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一、前言

隨著社會經濟的快速發展，社會中各個領域都得到了一定的發展，其相應的檔案管理工作越來越重要，并且受到了各級領導的重視。在風電建設工程中加強檔案管理工作也是勢在必行的環節，為了有效增強工程檔案管理工作的能力，一定要加強管理制度的應用，并且對工作人員的專業素質進行提高，進而確保工程檔案管理的規范化。

二、風電建設工程檔案管理的特點

風電建設工程檔案主要就是指建設期間的一些歷史記錄，其可以真實的反映風電建設工程施工的全過程。在工程建設階段，檔案資料可以為相關建設工作提供一定的參考與指導；在工程竣工移交之后，其還可以為相關管理維護、風電工程正常工作以及發揮投資效益等方

面提供可靠的保障；隨著社會經濟的不斷發展與進步，其還可以為工程擴建提供相關的參考依據。因此，一定要加強風電建設工程的檔案管理工作，這樣才可以取得相應的經濟效益。因為風電建設工程在實施過程中會產生大量的專業技術資料以及管理文件，主要有文字記

錄、圖表、圖紙以及聲像資料等，根據相關實踐經驗表明，只有嚴格按照國家檔案管理制度以及風電行業的相關特點開展檔案管理工作，才可以確保其管理工作的規范化與價值性。

在風電建設工程檔案管理中主要包括以下特點：一是，風電建設工程涉及的領域比較多，參與的管理單位與施工單位也比較多，進而導致相關工作人員的流動非常大；在施工階段需要存檔的資料一定要進行及時的收集，要不然也就無法達到歸檔的完整性。二是，風電建設工程是一項涉及多學科、多專業以及具有較強技術性的系統，在開展檔案管理工作的時候，一定要實現規范整理、科學分類，并且相關工作人員一定要具備相應的專業知識與技能。三是，竣工檔案的編制工作是一項非常復雜，并且要求非常嚴格的工作，一定要確保相關工作人員具有強烈的事業心與責任感，進而可以自覺按照國家以及風電行業檔案管理規范執行具體操作，樹立良好的敬業精神。四是，檔案管理工作的相關人員一定要對現代化辦公設備以及專業技術進行合理的應用，并且對相關文件、文檔以及圖紙資料進行一定的處理。

三、風電項目檔案工作的現狀

1、傳統觀念過重

就風電機構而言，對于項目檔案管理并沒有像工程建沒一樣給予同樣的重視和關注，大部分的單位認為只要工程質量做得好，過程中無紕漏，施工完畢沒問題，設備使用運作好，就是重中之重，這種傳統的觀念，從根本上就忽視了風電項目檔案存在的重要性和必要性，覺得項目檔案只不過就是起到了對文字的記載和對資料的保存作用，并沒有對項目檔案的作用有更深入的理鰓，

2、管理介入較晚

目前我國的風電項目檔案，通常都是設計單位繪圖完，建設單位興建完，施工單位運作完，監理單位檢查完之后，才向檔案管理部門提交相應的檔案資料，這就使得檔案管理部門只能很被動地接受檔案材料，并不能從最開始就介入到工程之中去，甚至到最后竣工完也不能進行相對應的檢查，也更不能起什么監督和監理作用，以至于在后續所產生的各種問題中，也只能處于旁觀的位置，并不能真正地發揮出項目檔案最為重要的作用。

3、項目要件不全

由于在風電項目檔案的形成過程中，并不是所有的人員都具有專業的素質和能力，這就會造成在部分環節和過程中，資料相對不健全，檔案內容不完善，要件相對不規范，施工記錄不詳細，設計編號不完整，技術方面依據}己載不足，圖紙標記相對紊亂等等，這些項目要件不全，就會進一步導致施工中各個環節的相對脫節，就會對整個工程造成不良的影響，甚至會造成巨大的損失。

4、人員素質參差不齊

就目前來說，風電項目檔案工作人員，并不是全是檔案專業對口的畢業生，也有一些相對年齡較大，學歷相對較低，能力相對不高，素質相對不強的人員在從事項目檔案的記錄和整理工作，而絕大多數的工作人員在上崗前也并沒有接受過相對正規和專業的培訓和訓練，很多的員工都是在依據自己摸索出來的經驗來開展工作，這也勢必會造成項目檔案記錄的各種漏洞和不足。

四、規范風電項目檔案管理的措施

1、改變觀念

要想提高風電項目檔案工作管理水平，首先要改變風電檔案管理在整個企業的領導層面，施工方面，監理機構，到檔案的管理人員存在的陳舊觀念.提高對于風電項目檔案管理的認識和深入了解，在最開始從思想上，就要強化對于項目檔案的關注和重視，提高對于項目檔案內部的認識。

2、領導重視

檔案工作一定要爭取得到單位分管領導及部門領導重視與支持。工程前期文件、管理性文件的收集除了有可能在前期工作人員手中，還有可能在上級或有關主辦單位那里，與有關單位進行聯系或從前期工作人員索取資料都需要得到領導支持。對于各參建單位檔案管理工作指導，包括對各施工單位下發檔案制度，參與各階段工程質量監督檢查以及添置必須的檔案用具等都需要得到領導支持。

3、及時介入

為了加強對于項目檔案的管理，就更應該讓工作人員從一開始的項目設計人手，就逐步介入跟進，加強對于設計、建沒、監督、監理、后續等工作的檔案記錄，直觀、動態地反映出整個風電工程的各項指標和依據.為以后工作的開展保存第一手完整、齊備、真實、可靠的資料。

4、建立并且完善檔案管理網絡與制度

在風電建設工程中，為了實現對檔案資料的統一管理，一定要成立一支由建設單位、設計單位、施工單位以及監理單位共同組成的檔案管理領導小組，進而建立相應的檔案管理網絡，對檔案管理網絡中的相關成員展開相應的職責劃分。與此同時，參與建設的相關單位一定要成立相應的檔案管理部門，并且安排專門人員進行管理。當完成檔案管理網絡的建設之后，組織相關成員開展會議，對國家以及風電行業檔案管理的法律法規進行學習，結合風電建設工程中實際存在的問題展開討論，進而提出有效的解決措施。在實際工作中，一定要根據工程建設情況制定相應的規章制度，確保其具有相應的可操作性，并且嚴格落實業主與監理、現場委托單位、施工與安裝的檔案分級管理制度，進而確保檔案管理工作的全面展開。

5、增強各級資料人員的素質水平

在檔案管理工作中，各級資料人員的責任心以及業務水平發揮著非常重要的作用。因為在風電建設工程中參與的單位比較多，因而其各級單位的管理水平之間也就存在著一定的差異。針對這樣的情況，一定要對相關資料管理人員展開定期的業務培訓，提高工作人員的責任感，進而讓相關工作人員更加深入的了解檔案管理工作的開展。在加強檔案管理工作的過程中，在工程建設初期就要要求各參與單位根據合同內容，制定詳細的竣工資料目錄，主要包括案卷編號與案卷題名，同時一定要交予監理單位進行相應的審核，以此來實現對檔案資料的有效管理。除此之外，在整理竣工檔案的時候，一定要嚴格遵守相應的規范標準，確保收集的時候不會出現漏項，并且保證案卷提名正確以及分類科學，進而才可以為相應的指導與管理工作提供可靠的依據，加強檔案管理工作。

6、加強檔案業務指導與檢查

為做好與工程項目相關文件的歸檔工作，解決各參建單位在工程文件材料編制、整理和歸檔工作中存在的各種問題，我們組織各參建單位分管檔案的領導、有關工程技術人員和檔案人員進行檔案業務學習，提出具體的檔案收集、整理、移交、驗收等工作要求。在工程建設過程中，針對工程人員檔案意識不高的問題，檔案管理部門還加強對工程資料員的工作指導與培訓。一方面幫助一線檔案工作人員學習和理解有關標準和規范，掌握業務技能，提高業務水平；另一方面促使工程項目檔案工作人員相對穩定，有助于了解工程動態，了解資料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。另外，我們還定期在建設工地現場開展檢查工作，對工程各參建單位應該歸檔的資料進行檢查，查漏補缺、糾偏糾錯，確保工程資料管理制度化、程序化、規范化。

五、結束語

總而言之，隨著風電建設工程規模的不斷擴大，其檔案管理工作的重要性越來越突出。在風電工程建設過程中，只有確保各級領導建立正確、客觀的質量觀念，加強對檔案管理工作規范化的認識，嚴格落實相關管理制度，才可以確保檔案資料能夠真實反映風電工程的建設情況。因此，加強風電建設工程檔案規范化管理勢在必行。

參考文獻：

[1] 李敏：《風電建設工程檔案規范化管理》，《浙江檔案》，2013年05期

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關鍵詞 建設工程 檔案 規范化 管理

一、工程檔案的重要性及其與工程質量的關系

一方面，從工程檔案與工程質量的關系上看，工程檔案與工程質量之間有著密切的關系，工程檔案是工程質量的依據，工程質量離不開工程檔案， 二者相互依存。工程檔案管理包含于工程質量管理之中，工程質量是對包含工程檔案在內的監督管理。另一方面，從建設工程質量的形式來說，任何一個建設工程都有立項、可行性論證、勘察、設計、材料供應、施工、監理、驗收的過程，每一個步驟和環節都有它的質量標準，其活動過程和內容都有真實的記錄。其記錄、竣工圖經過整理、立卷、歸檔、形成建設工程檔案，是反映工程內在質量的重要內容。而工程實物體的質量是反映工程技術人員的精心實施，其外表很直觀，很容易被人們發現和重視，但工程建設項目檔案的內在質量就不容易被人們簡單地發現其質量缺陷，通常是在利用檔案信息時發現與實際情況大不一致時，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建設檔案質量與工程施工質量同等重要，二者不能忽視某一個方面，缺一不可。

二、工程建設檔案質量管理應注意事項

基本建設項目由于施工周期長，條件復雜，環境多變，工序繁多，檔案形成的時間也相當長，檔案管理容易忽視，檔案質量的控制也比較困難。如果不能全面、準確、完整、系統地收集、整理和保存建設工程檔案，將會給今后檔案的利用帶來不利影響。為了加強建設工程檔案管理這個薄弱環節，消除由于管理不善形成的檔案與施工不符、資料殘缺等通病，必須在建設工程整個過程中加強檔案質量管理。工程建設檔案質量管理應注意事項主要有以下幾點。

1.工程準備階段的文件材料，由責任方按照實際反映情況，不能由任何個人和單位偽造，手續印章必須齊全。

2. 工程監理單位要記錄工程活動中發現的質量問題及其處理情況、措施、實施過程、處理后的檢測結果和鑒證情況。

3.主要原材料構配件的合格證、檢驗報告應按國家“產品質量法”及相關技術標準核實是否一致，產品的種類、規格、批號出廠日期是否過期，國家規定復檢的產品是否現場進行了復檢。

4.施工現場的工程地質情況，地基地質與地質勘察的下臥持力層地質的強度是否一致，開挖后的情況記錄。驗基要對該工程地質情況簡要描述。按規定該簽章的個人和單位要完善手續。

三、工程檔案的歸檔和驗收

建設工程檔案最關鍵的環節是工程竣工時檔案的歸檔和驗收。要嚴格按照《基本建設項目n案資料管理暫行規定》、《基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》的要求進行竣工檔案驗收。施工單位在工程竣工時要做好施工記錄、檢驗記錄、交工驗收記錄和簽證等，整理好變更文件和按規定編制好竣工圖。工程竣工驗收前，由主管部門和建設單位組織檢查

竣工圖的質量。建設工程竣工檔案質量標準總的要求是“完整、齊全、圖物相符、規格統一、紙質優良。”竣工時檔案檢查是工程檔案質量保證的關鍵，經過預檢、中間檢等跟蹤管理，在征集建設工程竣工檔案時有了一定的基礎；但仍不能掉以輕心。要對前期收集、整理、驗收的檔案再次復查，最后在各單位會簽的基礎上正式驗收歸檔。對結尾工程形成的檔案材料和竣工驗收中存在的需整改的遺留問題，在限期改正之后，及時給予檢查驗收，以保證建設工程檔案竣工驗收工作善始善終。

四、加強建設工程檔案規范化管理的建議

1.規范建檔，奠定基礎。在建檔過程中，要嚴格按規范在“全”、“準”、“嚴”上下功夫。“全”是指要盡可能使工程檔案齊全完整，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項目齊全，確保工程檔案資料的歸檔率。“準”就是根據工程檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規定時限內將應歸檔的文件材料全部歸檔，確保工程檔案資料的完整率。“嚴”就是在工程檔案組卷上，嚴把工程檔案質量關，不合格的工程檔案資料嚴禁進入工程檔案室，對現有庫房內不合格的工程檔案資料，按照國標要求重新裝訂、整理、排架，實行微機打印卷皮，對不同門類、不同載體、不同保管期限的工程檔案分別排列，統一編號，保證工程檔案案卷合格率。同時，在工程檔案形成過程中，項目檔案管理人員要嚴格執行《工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，制定歸檔范圍及保管期限表，統一工程檔案管理工作標準，尤其要做到工程檔案資料與工程項目建設同步進行，盡可能保證工程項目檔案的真實性、準確性、完整性，使公路工程檔案管理工作逐步走向制度化、規范化。

2.把握關鍵，科學管理。為確保工程檔案管理的科學性和安全性，筆者認為應該做好以下工作：一是抓工程檔案歸檔時間。對已取得的資料，工程檔案管理人員要及時同有關人員聯系，做好交接手續，本著誰主管誰負責的原則，加強指導，盡快整理，及時立卷歸檔；二是嚴格庫房管理，認真履行工程檔案收進、移出手續。將工程檔案收進移出情況詳細記錄在案，避免工程檔案遺失，并按照規定編制室藏工程檔案存放索引，櫥俱設置存取工程檔案標識，使各類工程檔案一目了然。定期組織工程檔案人員進行庫房工程檔案資料保管情況的排查，發現問題及時采取措施，認真做好工程檔案室溫濕度記錄制度，確保庫房保持適宜的溫度和濕度，防止工程檔案發生霉變；三是抓好工程檔案基礎工作。對工程檔案的搜集、分類、打號、編目、裝訂工作要做到及時、準確、全面，達到規范化管理目標；針對工程建設項目涉及面廣、牽扯單位多、檔案管理人員素質參差不齊的實際，克服“等、靠、要”的思想，實行工程建設與檔案管理同步進行，建立項目檔案登記制度，做到每路一表，詳細記錄項目監督、檢查、指導情況的全過程，實現工程檔案全方位管理；四是明確竣工工程檔案資料的編制要求。工程檔案管理人員要深入工地開展調研，探索總結工程檔案文件材料收集、整理、立卷、歸檔經驗，明確工程檔案的收集、整理、分類、編目規則、交接手續、歸檔套數以及音像、會計等類工程檔案資料的整理標準，并對參建單位印章的刻制、單位名稱的確定、公文用紙的標準作詳細要求，從源頭上保證工程檔案案卷質量。

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桂林市防洪及漓江補水樞紐工程（以下簡稱水利樞紐工程或工程）由斧子口、小溶江、川江等3座控制性水利樞紐組成，工程建設任務是，以城市防洪和漓江生態環境補水為主，結合發電、灌溉，實現水資源綜合利用。工程總用地面積37024畝，淹沒房屋446616平方米；規劃搬遷人口7764人。該工程總庫容4.38億立方米，工程概算投資40.47億元。為桂林市建國以來投資最大的水利樞紐工程。

檔案工作是一門管理科學，是一個系統工程。為了做好樞紐工程檔案收集管理工作，從工程建設開始，我們就以科學發展觀為指導，在不斷加強檔案管理的科學化、信息化、制度化建設上下功夫，努力推進工程檔案建設與工程建設同步，做到檔案管理資料全面、詳細、系統、科學。

1 樞紐工程檔案的形成過程，努力做好全面、詳細、系統

工程檔案是反映工程建設真實面貌的一項重要工作。產生于整個工程建設的全過程，從工程項目的提出、可行性研究、設計、規劃、招（投）標、征地拆遷、移民安置、施工、監理，到竣工驗收、試運行（使用）等過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，是工程建設的重要依據和寶貴財富。這些看似零亂，五花八門且不同類別專業而又互相交叉的文件資料，實際上它是緊緊圍繞著一個系統工程建設項目進行的，所形成的文件材料之間既以不同的工作階段、不同門類相區別，又與工程建設總體程序和內容緊密銜接，全面反映了工程建設的全過程。各個設計、施工階段，各專業互相滲透，缺一不可。在工程建設過程中，這種有規律的自然形成的文件材料各具有一定的成套性，相互之間又有緊密的關聯性。作為工程項目的建設單位。一是在工程建設初期就高度重視檔案管理工作，向有關設計、監理、施工單位下發工程檔案收集、分類、歸檔、編制的具體要求；二是更新觀念，強化意識，把檔案工作納入工程建設目標管理，把檔案資料收集管理與支付工程建設進度款掛鉤，與建設文明工地相結合，確保工程檔案資料收集與工程建設同步，形成領導重視、各部門、各參建單位關心、檔案管理人員認真負責的良好氛圍，為工程建設檔案資料收集形成做到全面、詳細、系統打下良好的基礎。

2 樞紐檔案管理過程中，努力做到科學化、信息化、制度化

為確保樞紐工程檔案收集完整、整理有序、甄別正確、保管有方，并便于今后利用。項目業主要制定了嚴格的工程檔案管理制度，努力推進檔案管理的科學化、信息化、制度化建設。

2.1 不斷提高樞紐工程檔案科學化管理水平

收集、歸檔、整編、保存是檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的基礎工作，同時也是提高檔案科學管理水平的前提條件。在工程建設期間，我們嚴格按照“流程控制”方法，對檔案進行收集、分類、立卷、整編。再利用管理軟件建立檔案管理系統，將工程建設檔案統籌起來，使檔案工作在工程設計建設之初就建立起來，包括每一張設計圖紙和每一份來往文件。對于入檔文件采用科學規范的標準，嚴格把好檔案歸檔的質量關，不合格的檔案材料不得入檔。要保證歸檔文字清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備。歸檔圖紙按要求折疊，歸檔竣工圖必須加蓋竣工圖章，施工、監理等有關單位簽字、審核。在施工工地設立專門工程檔案庫房，購置系列檔案柜，設置干濕溫度計，優化硬件設備，提升檔案庫房的保管環境。確保歸檔檔案處在良好的環境不受損害。確保整理入庫的檔案資料全部符合檔案管理要求。

2.2 加快樞紐工程檔案信息化管理進程

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崮頭水庫位于長清區馬山鎮崮頭村南,始建于1959年,控制流域面積100平方公里,總庫容1305(改建后1530)萬方,興利庫容373(改建后676)萬方,是一座以防洪、灌溉、涵養水源、改善生態為主的中型水庫。水庫下游是104省道和華東輸油管道,涉及三個鄉鎮15萬人,地理位置十分重要。由于該庫的前身是小攔河壩,經過三次較大的施工,施工質量較差,在運行中出現大壩裂縫、壩基滲水等問題,給下游人民生命財產安全帶來嚴重威脅。為此,我局于2000年5月編制了崮頭水庫安全鑒定報告,并通過省水利廳組織的專家評定。同年9月,國家水利部大壩安全管理中心批準為三類險壩。2001年10月編制了可行性研究報告,省計委進行了批復。2002年5月,省水利廳審查批復了初步設計。

在申請立項工作中,市、局領導多次明確指示,一定要做好立項過程中產生的檔案資料的整理歸檔工作,確保檔案資料的系統性、連續性和完整性。在組建工程建設處時,同時設立了工程檔案管理領導小組,由處主任任組長,有關科室負責人任成員,并明確了一名專職、四名兼職檔案管理員,具體負責工程項目資料的整理歸檔工作。對立項、設計、施工中形成的報告、批復、圖紙、合同、標書、帳冊、備忘錄、協調文件及領導視察活動等資料悉數歸檔。

在一線跟班作業的技術人員,堅持做好施工記錄,工程階段驗收以后,即將記錄移交檔案室歸檔。對一時難以判定的材料,先整理歸檔,三個月后經主任或分管主任審查后再決定取舍。利用磁帶、光盤、膠卷、實物等多種形式,盡量全面、系統地記錄工程建設原貌,展現建設風采。

水利工程一般都是國家重點工程,其建設規模大、時間長、要求嚴,在施工中還會創造許多新工藝、新技術,如不及時記錄、收集、歸檔,對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。而詳細、全面地記載施工過程,并及時收集歸檔,沒有領導的高度重視,沒有施工一線技術人員的認真負責,沒有檔案管理人員的勤奮敬業,是不可能做到的。

2健章立制,確保檔案管理規范化、標準化

為規范檔案資料的管理,工程建設處根據國家《檔案法》、《保密法》及水利部《科學技術檔案管理暫行規定》等有關法規,制訂了《檔案員崗位責任制》、《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案保密制度》等規章制度,對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴格規定。為提高工程檔案管理水平,建設處采取走出去、請進來的辦法,派人赴其他水庫學習檔案管理經驗,到檔案局參加檔案業務培訓,并請檔案業務專家指導、幫助建檔立冊。

為改善檔案保管條件,我們注重加強了檔案室的建設,配備了鐵制櫥、滅火器、吸塵器、空調、裝訂裱糊等一系列設備,保證檔案管理達到防盜、防鼠、防蟲等八防要求。同時,還配備了計算機、錄像機、照相機等現代化管理設備,基本上實現了檔案管理與利用的現代化,使各類檔案資料條目清楚,存放有序,管理規范,從未發生過檔案資料的丟失、損壞、泄密等現象。

為做好檔案管理工作,工程檔案管理人員不斷加強業務學習,注重提高業務素質和工作能力,增強責任心和榮譽感,在工作中注意遵循檔案材料形成規律,保持材料之間的有機聯系,力爭將水利工程建設的檔案管理達到高標準的管理水平。特別在工程檔案移交工程管理單位使用以后,要注意從計算機管理入手,利用網絡和多媒體技術,豐富信息資源,建立專題數據庫,逐步實現檔案管理的自動化、現代化,減輕管理人員的工作強度,提高存檔質量和工作效率。

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Key words: heating enterprises; files of engineering construction

中圖分類號：G275.9文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）

供熱工程建設檔案管理是供熱企業在管網、鍋爐等供熱工程前期準備、工程實施、竣工驗收等各個階段過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，對工程質量起著監督和驗證的作用。

供熱工程建設檔案點多面廣，資料分散，收集填寫及整編都存在一定的困難，因此，科學地進行檔案管理，多層次、多方位、多形式向供熱企業和社會提供可利用資料，是實現供熱工程建設檔案自身價值的重要途徑，也是檔案工作的根本目的。

一、供熱工程建設檔案資料的特點

一般供熱工程建設項目投資大、周期長、環節多，所形成的檔案有以下特點: 一是檔案資料數量大、種類多。供熱工程建設是一項復雜的系統工程，從項目立項、核準到開工、建設和項目竣工，周期較長，期間所產生的文件包括勘測設計、招標投標、土木工程、設備安裝、管網敷設等資料，形成數量巨大、種類繁多的供熱工程建設檔案。二是檔案資料綜合性強。供熱工程建設涉及牽涉到水、電、消防、市政、生態環境、土木工程及土地征用等各個方面，使形成的供熱工程建設檔案綜合性高、專業性強。三是檔案資料保存價值高。供熱工程建設檔案產生于供熱工程項目建設的參建各方，涉及到質量評定、階段驗收和竣工驗收以及日常管理中不可替代的重要依據，也是在工程建成后進行運行、維護管理期間不可缺少的參考資料。

二、供熱工程建設檔案管理存在的問題

1、檔案管理的意識不強，各項規章制度執行不到位

當前，由于企業及施工各方對檔案意識相當薄弱，檔案管理人員對形成的原始資料不注意及時存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱工程建設檔案管理規章制度不健全，實施細則未及時跟上，缺乏完善的約束機制，造成執行不到位，而供熱工程建設一般牽扯多方，且各自相互獨立，容易出現檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現象。

2、檔案管理人員配備不足且素質不高

檔案管理的前提是人才管理，要想提高工程檔案質量，要求檔案管理人員具有較強的專業知識，而一些小型供熱企業和施工單位往往只重視供熱工程項目的經濟效益，而對供熱工程建設檔案管理不重視，配備的檔案人員少，而且從事工程項目資料管理的人員大多是臨時抽調、沒有經過專業培訓的人員，他們身兼數職、不穩定，又不了解其專業知識、工作程序、行業標準，對檔案資料的收集、整理、歸檔等環節不規范、不標準，使檔案不能真正反映建設項目的實際情況，在工程竣工、移交上帶來很多不必要的麻煩。

3、檔案歸檔不及時且質量不高

有的供熱工程建設長達數年, 其中征地、環境保護批復等重要文件辦理周期較長，而檔案文件的收集整理工作又具有持續性、階段性和成套性，部分供熱企業對重點供熱工程建設過程中形成的資料未及時收集和妥善保管，檔案資料不能按規定及時移交和定期整理歸檔，遠遠滯后于工程建設的進度。一些鍋爐、管網等工程項目的竣工圖歸檔不完整，修改不到位，造成竣工圖與工程實際不相符；數據誤差時有發生，相關責任人審核簽署時經常漏缺不全，有些工程圖紙編制不規范、標識不統一，極易導致竣工圖出現誤差和失實。等到工程項目完工后需辦理竣工驗收手續時，又重新組織大量的人力、物力,突擊補充檔案資料，而此時由于周期過長，致使檔案資料的真實性、完整性、準確性受到影響。

三、對供熱工程建設檔案管理的建議

1、加大宣傳和培訓力度，增強檔案意識

為了實現供熱工程建設檔案的有序管理，增強企業檔案意識，要進一步加強工程檔案宣傳培訓，將相關制度、歸檔文件范圍、分類標準、整理流程到各個參建單位，并進行有針對性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準確，提高他們做好供熱工程建設檔案管理的自覺性和責任感，及時將工程建設過程中形成的資料歸檔并送交專門檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。

2、強化管理、完善標準，不斷建立健全供熱工程檔案管理制度

加強對檔案工作的集中統一管理是供熱工程檔案完整規范的重要保證，為此應根據國家及行業的有關法律法規，結合供熱工程建設情況，不斷建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都做出明確規定，實現檔案管理規范統一、有章可循。同時應成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作，將檔案管理工作納入工程建設目標管理, 并將其納入有關部門的職責范圍，明確責任指標，嚴格考核，確保工程檔案的規范性和完整性。

3、加大監管力度，及時搜集檔案

為實現工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、準確性，需做好工程檔案事前介入、事中控制、事后把關工作，使其滲透于工程建設各階段、各環節中。檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，跟蹤提供業務指導，確保工程竣工后的竣工圖、竣工驗收材料及施工期間的工程檔案資料準確齊全，嚴格把好施工中形成的所有工程資料的質量關，尤其是工程的關鍵部位、隱蔽工程等檔案資料，必須給予適時的檢查和指導，發現問題及時解決。

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水利工程檔案能夠詳細記錄水利工程建設的全過程，并把所有建設施工的企業、材料、設計圖等歸納分類保管起來，保證工程建設的信息資源完成，具有實用價值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進的管理方法是水利工程檔案管理的核心內容，要遵循水利工程的特點和規律，將檔案有序化建檔，統一管理，提高檔案的可利用價值。

檔案管理的標準化和規范化是水利工程?n案管理的目標，要達到這一目標就必須將檔案管理與水利工程建設保持同步，甚至要優先于工程建設，通過點滴資源的整理和應用，能夠為項目決策、項目施工、項目監理和項目維護提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設和后期管理的全過程，所以每一個小的參數的準確性都是項目成敗的關鍵，因此在檔案管理中，細節尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發現問題，及時找到解決問題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質量與效率。

2 水利工程檔案管理過程中存在的問題

目前水利工程檔案管理工作在諸多的水利工程項目中都已經納入計劃之中，并且成立了專門的檔案管理室，有效地提高了工程項目建設信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程檔案管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全導致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問題時有發生。

2.1 水利工程檔案管理質量問題

水利工程檔案的質量與水利工程的質量具有直接的聯系，水利工程檔案是質量監督與檢查的重要參考依據，通常水利工程都是由若干個子工程構成，根據施工進度，每完成一項工程都需要進行質量等級評定和驗收，這時水利工程檔案則是重要的評定依據，然而一些工程的水利工程檔案完全不可用，這主要是由于檔案與工程建設不同步，往往都是工程完成后，集中對工程檔案進行采集和分類，這導致檔案內容與工程建設的內容不完整，工程施工數據不準確，這加大了工程的質量評定難度。同時，檔案的分類與案卷形式不規范，在對工程進行針對性分析時，檔案無法起到有效的參考價值，甚至一些施工單位不能及時上報檔案材料，導致部分工程無法找到評定依據。

2.2 水利工程檔案管理人員配置問題

水利工程與其他工程在施工過程和施工管理上有很大的差別，而水利工程檔案管理人員必須要求對水利工程的施工建設足夠熟悉，能夠將檔案科學分類，根據項目的施工過程進行有序的管理。而現實檔案管理人員往往都是臨時抽調的非專業人員，他們的工作具有被動性特點，都是由施工企業將檔案移交過來，才開展檔案的分類和管理，沒有積極參與到工程項目建設之中，這往往會導致出現內容缺項、漏項等問題，對一些隱蔽工程難以找到有效的檔案與其對應，嚴重影響了工程的質量驗收。

2.3 水利工程檔案管理規范性問題

水利工程檔案的管理與領導的重視程度有直接的關系，由于領導的重視程度不夠，對于檔案管理規定宣傳不夠，下級部門貫穿不到位，導致工程檔案流向不明確，檔案管理不連續問題的出現。加之水利工程人員流動比較大，參與單位眾多，對于檔案的調用沒有明確的制度約束，導致借出的檔案無法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問題都是由于水利工程檔案管理不規范所造成的，所以提高水利工程檔案管理水平必須從流程和制度上建立科學的和強制的體系才能提高水利工程檔案管理水平。

3 提升水利工程檔案管理水平的方法

水利工程檔案管理的水平直接關系到工程的建設、監理、評級與后期的應用與維護，所以提升水利工程檔案管理水平要循序漸進，逐步完善水利工程檔案管理體系，并在工作中不斷創新、不斷發展，使水利工程檔案管理工作發揮其應有的價值。本文提出提升水利工程檔案管理水平的方法是從實際應用的角度出發，首先，完善水利檔案管理制度和流程，建立規范化的水利檔案管理體制；其次，加強檔案管理的重視力度，建立層級負責的檔案人員管理組織結構；最后，提高檔案管理的技術水平，將計算機技術、網絡技術應用到檔案管理中，提高檔案管理的效率。

3.1 建立水利工程檔案管理規范化體制

水利工程檔案管理的規章制度和管理辦法是提高水利工程檔案管理水平的重要指導，要建立符合工程檔案自身發展規律的規范化體制，從檔案管理的操作、監督和使用三個方面建立具體的申報審批制度，保證檔案的及時采集與整理歸檔，并有效地進行監督。在使用過程中，必須主管部門領導審批才能夠調用水利工程檔案，對檔案進行跟蹤，按照檔案使用期限及時收回檔案，保證檔案不會丟失。

3.2 建立層級責任制檔案管理組織結構

檔案管理要由專門的部門進行管理，由工程項目的主要領導具體抓檔案管理業務，通過層級的責任任務分配，提高檔案管理的統籌安排水平，檔案管理要上下級逐層監督，保證檔案的完整性和有效性，在項目竣工后能夠通過施工檔案與工程一一對應，為工程項目的質量保駕護航。此外，要加強檔案管理人員能力水平的培養，使其檔案管理水平與實際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項目建設在同一水平線上，能夠真實地展現水利工程建設的全過程。

3.3 建立信息化檔案管理體系

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建筑施工企業工程項目多、施工工期長、涉及面廣,工程檔案從現實材料到立卷歸檔有一個漫長的周期,檔案工作成效和質量難于保證,也拉長了建筑企業從工程開工到工程竣工的經濟周期,影響了建筑企業的經濟收益。如何有效開展工程項目施工現場的檔案工作,促進建筑企業合情合理合法獲取最大限度的經濟效益,是困擾建筑施工企業管理工作的難題之一。結合在建筑企業的工作實踐,筆者認為,要做好工程項目施工現場的檔案管理工作,爭取企業經濟效益,必須準確把握和執行法律法規及管理規范,切實做到“及時學習領會”、“認真貫徹落實”、“切實嚴格執行”三個方面。

一、及時學習領會好法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益提供信息支持

建筑施工企業有其特殊的行業特點,加之建設工地分散、點多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業開展檔案管理工作的難度不小,給企業爭取經濟效益增加了難度。

建設項目的報建、開工、施工、結算、驗收等各個環節,以及建設工程竣工資料的編制、結算的確認、建設項目的創優申報都離不開工程資料。工程項目的質量保修、經濟糾紛的處理與解決,建筑施工企業的生存、發展和壯大,同樣離不開工程資料。建設項目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對于建筑施工企業的生產管理全過程,都起到至關重要的憑證和證據作用。如果工程項目施工現場的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時、歸檔不完整等等,勢必造成工作重復,影響工期,增加工程成本。

檔案法律法規和管理規范,是政府和建設、檔案主管部門對建筑企業檔案管理工作的強制要求,同時也是企業開展檔案工作的指引。法律法規和行業規范,可以使檔案管理工作規范化和常規化。因此,學習好、領會好檔案法律法規和行業規范,是做好建筑施工企業檔案工作的關鍵。對于每一個檔案管理文件或行業規范的出臺,我們都要認真研讀,加強理解,準確領會把握規范、制度和管理文件的主要內容及其精神要點。企業和檔案工作人員只有正確領會、透徹理解了法律法規和管理規范的實質,才有可能正常開展工作。

首先,建筑施工企業的檔案工作人員要及時知悉檔案法律法規的頒布和行業規范的實施,及時開展工作。其次,企業在具體執行法律法規和行業規范過程中,要結合企業的實際,落實貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報送的資料必須及時報送,應該備案的資料必須及時備案。由我司總承包施工建設的廣東電信廣場,在多年的施工建設過程中,先后經歷了三次工程檔案歸檔標準的變更。每一次工程檔案歸檔標準變更后,項目部都及時組織檔案工作人員學習領會和理解新標準,并根據新標準的要求進行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標準變更的順利過渡和實施,檔案管理工作中減少了大量的重復工作,為企業節省了不少的人工成本,爭取到了可觀的經濟效益。

二、認真貫徹落實好法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益提供政策保證

做好建筑施工企業檔案管理工作,在學習領會檔案法律法規和行業規范的基礎上,還必須抓緊抓好檔案法律法規和行業規范在實際工作中的貫徹落實。建筑施工企業和檔案工作人員要把握好重點,了解檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規范的目的和要求,認真做好檔案法律法規和行業規范的傳達貫徹和落實工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規和行業規范作為開展工作的依據。在施工現場的具體工作實踐中,要使檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規范的目的和要求真正體現、落實在管理的每一個環節,力爭工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進下一階段的工程施工創造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業爭取時間、創造效益。

貫徹落實檔案法律法規和行業規范,建筑施工企業和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業生產管理這一中心,結合施工現場的實際條件,充分發揮人的能動性和積極性。要克服工作中的困難,嚴格貫徹落實檔案法律法規和行業規范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質量。要力爭施工現場工程資料一次合格,減少重復工作,為工程竣工后的項目創優、工法申報、企業資質申請等工作打好基礎,為企業創造間接利潤,獲取經濟效益。

貫徹落實檔案法律法規和行業規范,不僅要依靠發揮檔案工作人員的工作能動性和積極性,還要有檔案組織機構的推進和監督。設立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業的生產管理基本上在施工現場進行,90%以上的工作量可以在施工現場完成。另一方面,建筑施工企業有其便利條件,就是按照施工現場人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現場都配備了專職的資料員。按照一人兩職責的要求,將專職資料員設置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時,按照檔案法律法規和管理規范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國有大型建筑企業,我司設立了專門的綜合檔案室,負責工程資料及工程檔案工作的開展、推進和監督工作。在人員設置上,綜合檔案室只設專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現場的資料員)。這也是我司結合企業具體實際,貫徹國家檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業業務工作的特點和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復工作。實踐證明,我司的做法,較好地促進了施工現場的資料收集和工程檔案管理工作,為企業節約了大量的人工成本,間接創造了經濟效益。

三、切實嚴格執行好檔案法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益保駕護航

工程資料的準確性,對于工程施工過程及生產管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯誤,對于施工企業將會是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業要在及時學習領會、認真貫徹落實的基礎上,至關重要的一點,就是必須切實嚴格執行檔案法律法規和行業規范。也只有這樣,法律法規和管理規范的威力及作用才能充分發揮,否則就會成為一紙空文。因此,起著推動和監督作用的檔案管理部門,要對工程資料嚴格把關,做好審核工作,并將相關資料及時歸檔。建筑企業要根據建筑形勢的發展變化,根據檔案管理的工作要求以及施工現場的實際,不斷調整工作方式方法,針對工作中出現的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。

切實嚴格執行檔案法律法規和管理規范,為企業爭取經濟效益,一是要注意處理好生產管理與檔案工作的關系。建筑企業的生產管理與企業開展檔案管理工作是異途同歸的兩個方面,兩者相得益彰、互為促進。以檔案法律法規和管理規范為工作依據,做好、管好施工現場檔案資料管理工作,正確處理好企業生產管理與檔案工作管理的關系,不僅不會削弱企業生產管理的力度,而且有助于促進企業的生產管理工作,促進企業“向管理要效益”。

二是要注重發揮好工程檔案資料的真實憑證的作用。施工現場的檔案管理工作,要以檔案法律法規和管理規范為依據,為工程項目管理提供準確數據,及時有效地為企業生產、經營和管理服務。工程檔案資料具有參考借鑒價值,對工程技術的推廣和應用有啟迪助推作用。如,在生產管理過程中甲乙雙方就工程量產生意見分歧或發生經濟糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業“作證”,作為甲乙雙方確認工程量的證據,為企業爭取經濟效益。

三是要高度重視信息技術環境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規和管理規范學習和貫徹落實,抓好檔案工作隊伍的教育管理和檔案崗位責任制的落實。對于特殊的工程項目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強對檔案工作人員的保密意識教育,增強人員責任意識,不斷推進檔案管理工作制度化和規范化,切實做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業爭取經濟效益。

四是要加強與建設主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質監、安全、建協等部門的溝通和聯系。按照各專項工程的要求,以檔案法律法規和管理規范為標準及依據,分類做好消防、城建等分項資料,及時收集整理歸檔,為工程項目的分步分項驗收及早做好準備工作,減少因分步驗收緊急做資料趕任務而發生的加班工資,減少人工費用。

在現行的建筑企業運作機制下,企業檔案管理特別是施工現場的檔案管理工作不能循規蹈矩、墨守成規,必須在學習領會好、貫徹落實好、高效執行好檔案法律法規和行業規范的基礎上,及時解決施工現場檔案管理工作中的實際問題,不斷深化創新管理方式方法,推進管理工作逐步發展完善,一定會扭轉施工現場檔案管理工作的被動局面,建筑企業獲取最大經濟效益的目標一定會得以實現。

參考文獻:

[1]陳作明.檔案學研究中若干問題的思考[J].浙江檔案,1996,(9).

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1．1工程參建單位技術人員和檔案人員的檔案意識淡薄

在施工過程中，由于某種需要當技術人員對原設計方案進行更改時，有的領導和職工缺乏檔案意識，不注意將變更文件及時納入企業的工作計劃，或歸檔后分類、組卷不規范，未能納入領導的議事日程，造成部分工程建設檔案管理混亂、散失或丟失情況，嚴重影響了事后的查找利用。

1．2企業檔案管理人員管理不到位．編研開發力度不強

有的工程監理單位只看重工程質量的監理，而忽視了對檔案管理的監理。一些電力項目參建單位對竣工圖的編制不夠重視，造成施工、監理單位都沒有及時收集、變更單隨意修改、簽字不合要求，這些都為檔案管理和利用帶來了麻煩。不重視檔案編研、信息開發利用工作，沒有充分發揮檔案在企業發展中的作用。

1．3檔案人員的業務素質不夠高

有些企業檔案人員身兼數職，抽不出時間學習檔案業務知識，甚至有些單位也不愿意提供檔案人員參加業務培訓的機會，以致一些基層單位的檔案人員業務素質參差不齊，不能適應現代企業制度下檔案管理工作發展的需要。電力建設項目檔案工作是一項以項目管理為中心內容的專業性和服務性的工作，是電力企業基本面貌和工程建設全過程的綜合反映，是實現電力建設科學管理不可缺少的技術基礎工作。因此，要做好檔案收集和管理工作，加強電力企業檔案管理的新對策。

2提高檔案人員的素質，保證檔案資料收集的完整性

2．1全面提高檔案人員的綜合素質

檔案部門要引進計算機，信息、外語專業人材，采取接收其他專業與檔案專業并重原則，使其他專業人才和檔案專業人才知識互補，適應信息化的需要。為適應新的形勢，檔案人員要自覺學習，理解工程檔案相關的政策、規定及相關的業務知識，使檔案管理人員成為既有專業知識，又熟悉計算機。實現高速、高質量的檔案信息收集、開發、傳遞工作。檔案人員要早期介入工程建設活動，時時了解工程建設動態，參與工程建沒項目的單項工程驗收、評審活動。按檔案的要求對工程中所產生資料把好質量關，及時發現問題并及時提出修改意見，積極主動、有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。電力企業檔案人員只有真正融入企業管理，主動關心企業發展，以知識與創新為導向，不斷更新知識，檔案工作才能與企業同步發展。同時檔案管理人員要努力學習法律法規，增強職業道德修養，處理好保護企業利益和信息開放兩者之間的關系

2．2加強檔案編研工作．發揮檔案的基礎作用

檔案部門應始終堅持以人為本，服務基層為宗旨。積極創造條件，改進服務方式，以適應市場的需要。為了滿足眾多利用者的各種需求，有選擇地加強檔案編研工作。建立功能健全的檢索工具，實現計算機檢索、配置照相機、攝影服務等方便利用者。企業檔案只有搞好開發利用，為企業取得明顯經濟效益，才能充滿生機和活力。檔案工作通過網絡做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。

3建立和健全檔案管理制度，確保檔案工作有序發展。

由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣，各施工單位歸檔工作的工作制度不一樣。必須建立一套科學、合理，適用和操作性強的項目檔案管理制度，使檔案工作有序進行，從組織領導，管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。進一步加強《檔案法》的宣傳，提高依法冶檔的自覺性。根據電力企業發展的需要，制定企業檔案管理制度，做到統一標準、統一規范、統一管理。用規范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量。

4規范電子文件歸檔

電力工程建設中的檔案管理人員一定要將文檔整理規范，同時要熟悉建設部門制定的《工程項目管理規范》、《工程項目監理規范》以及相關的管理標準和要求，清楚收集．歸檔范圍，才能在電力工程建設中把握住檔案工作的重點，對設計，施工、監理等各個環節的檔案工作開展規范，有效地組織、監督和指導。在工程建設過程中．各施工單位會產生大量的電子文件，為保證電子文件歸檔的完整率，要求施工單位在紙質文件歸檔的同時，相應電子文件同時歸檔。扎實做好工程檔案的收集工作。

5抓好項目工程檔案工作與工程建設管理

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高河礦井工程項目檔案管理存在的問題

(1)參建單位多，建設周期長，形成項目文件歸檔不齊全。一是高河礦井項目正式開工以后，建設單位，多個施工和監理單位進場，檔案管理主體因建設主體，參建單位的不同，呈現多元態勢，造成檔案來源復雜，管理難度大。二是建設項目周期長，高河項目從2003年開始籌備建設，2006年正式開工，2011年進合試運轉階段，從勘查、申報、審批到竣工驗收前后近10年時間，文件收集跨度時間長，中間多有變更，給檔案收集造成很大困難。三是檔案工作沒有與項目建設同步管理，建設單位建設期間各項批復文件和各專業技術資料，大多集中在各個責任部門;各施工單位只重視工程進度，平時不注重整理工程資料，驗收前突擊收集整理，缺少建設單位、監理單位把關。(2)礦井工程項目檔案整理規范不統一，部分規范陳舊，在實際運用中指導性有限。高河礦井項目竣工資料存在遵循國家標準《建設工程文件歸檔整理規范》GB/T50328－2001和檔案行業標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》DA/T28－2002兩個標準，管理規范的不統一這就給項目審計、質量評定、竣工驗收帶來隱患。在這兩個標準的基礎上，同時依據高河項目合同文件要求，采用以下煤炭行業及山西省標準:①礦建工程高河礦井項目礦建單位工程施工文件依照《煤炭建設工程質量技術資料管理規定與評級辦法》(煤規字1999第34號文)、《煤礦井巷工程質量檢驗評定標準》MT5009－94編制。②土建工程高河礦井項目土建單位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工資料管理規程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工質量驗收規程》DBJ04－214－2003編制。③安裝工程高河礦井項目礦井設備安裝文件按照《煤礦安裝工程質量檢驗評定標準》MT5010－95編制單位工程竣工資料，其他設備安裝文件依據其行業標準規范編制。有的規范都已經執行將近20年了，早已經不適應現在的煤礦項目建設實際情況了，礦建工程和安裝工程的規范中就缺少監理單位整理項目檔案的規范，必定給監理單位，施工單位在整理項目檔案資料時造成文件材料不齊全和檔案管理不完善的問題。(3)檔案工作人員素質良莠不齊，人員流動性大。在高河礦井項目檔案管理過程中涉及合作公司總工辦檔案管理人員，合作公司相關工程責任部門管理人員，監理單位人員和施工單位人員。高河礦井項目屬新建項目，各相關人員沒有經驗可借鑒，在項目檔案工作中走過不少彎路。很多檔案管理人員是臨時抽調人員，這些人沒有參加過檔案專業知識培訓，對檔案管理規范不熟悉，不能做到科學整理，歸檔和立卷，這就造成單位工程竣工資料質量低，影響了項目檔案的整理驗收。高河礦井項目由于建設周期長，監理單位和施工單位由于各自單位的原因，很多檔案管理人員流動性很大，很多人員工作一段時間，對檔案各項業務相對熟悉之后都被調離高河項目，新換的人員又得重新開始熟悉檔案各方面的專業知識，這給檔案工作帶來很大的不穩定性。

針對高河礦井工程項目檔案管理存在的問題采取的措施

(1)超前介入。為保證工程檔案工作與工程建設同步，在工程建設過程中，檔案人員自始至終參加工程建設全過程管理，努力做到提前介入，全程控制。在項目前期文件的管理上，檔案室與各工程管理部門共同梳理工作線索，劃定相關部門歸檔責任，歸檔范圍，各類文件歸檔的時間，使檔案管理的有關規定能夠緊密結合各職能部門管理工作實際，準確反映管理工作流程，在前期文件的收集上，堅持“早介入”、“早檢查”、“早動手”，緊緊跟蹤前期工作的進展，指導相關部門及時歸檔，同時做到隨時歸檔隨時整理，具備成卷條件的馬上歸檔組卷，并隨時根據后續資料補充調整，保證工程竣工時前期文件的齊全、完整。(2)納入合同管理。我公司在與設計、施工、監理等參建單位簽訂的合同或協議中列入了檔案工作的內容，采取預留5%相應工程款對其進行約束，采取工程完工檔案移交不及時或未移交按相應條款進行處罰。并對工程檔案的移交時間、整理質量和項目竣工圖的編制責任、編制質量和移交套數等，作了具體規定。(3)納入建設單位、工程監理、設計單位及質量監督全程控制。公司要求項目竣工圖需經監理單位監理人員審核，履行簽字手續;項目驗收前，監理單位需出具書面意見，要對檔案收集、整理歸檔等情況進行評價，質監站要對每個單位工程進行質量認證。通過各方人員的嚴格把關和審查，確保了歸檔資料符合程序標準和要求。(4)納入經濟責任制管理。按照每一實體工程造價5%的比例，預留檔案資料保證金，規定凡檔案資料不齊全的，扣除保證金;檔案工作與工程建設不同步的，不組織工程中間驗收、不進行月度工程結算;竣工工程資料不按要求歸檔或歸檔不符合要求的，停止該單位在礦井所有工程款的支付。經濟手段的制約，有力地推動和促進了項目檔案的收集歸檔工作，從而有效地保障歸檔文件資料及時性。(5)實行動態跟蹤監管。在礦井建設過程中，公司專職檔案人員經常到各責任部門和施工現場檢查工程檔案，督促、指導各施工單位在施工過程中形成的檔案資料，現場進行答疑解惑，保證資料的齊全、完整;公司檔案人員參加月末驗收和單位工程竣工驗收和工程資料例會，積極監督項目檔案工作，確保工程檔案與工程實體同步進行。(6)嚴格驗收程序。在單位工程竣工后，本公司嚴格執行竣工驗收管理規定，確保項目檔案的完整性、準確性、系統性、安全性。在組織每個單位工程竣工驗收時，均由潞安集團驗收組和我單位工程部門、計劃、財務等成員，以及設計單位、監理單位、質量監督單位成員一同參加、一同把關，不論工程還是檔案實行“一票否決”制，竣工驗收報告中無檔案人員簽字，就不能通過驗收、結算，直至工程和檔案均符合標準要求才能通過驗收。施工單位移交檔案均要經過監理、分管部門、質檢站、檔案人員進行多方審查，確保歸檔檔案符合程序和要求。(7)嚴把檔案移交關。本項目工程在嚴格執行竣工驗收程序和規定的同時，檔案人員嚴把工程檔案移交關。專業檔案人員系統地對每個工程檔案的完整性、準確性、系統性和安全性逐項進行認真檢查。檢查每個單位工程開工前的人員資質、管理制度等工程管理資料;檢查施工組織設計、圖紙會審、技術交底等工程技術資料;檢查設備、購配件等材料質量出廠證明文件等質量控制資料;檢查工程施工中測量、隱蔽、焊接等施工記錄資料;檢查分部分項檢驗批等工程驗收資料;檢查各類安全和主要功能各類檢驗、測試、系統運轉等核檢資料;檢查工程驗收質量評定等竣工驗收資料;檢查監理公司規則、細則、制度、報驗、造價控制等監理資料;檢查竣工圖是否符合程序和歸檔要求等。檔案人員嚴格的把關，保證了項目檔案的歸案質量。

本文作者：鄭超徐蘇云工作單位：潞安集團

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二、提高竣工資料歸檔的積極性

工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，項目經理對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。要認真進行督導檢查，引起各方面重視，爭取檔案工作與項目建設同步進行，在《經濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對分公司經理及項目經理的一項考核內容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰，為搞好檔案管理工作提供保證。

三、強化檔案材料編制工作

按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務要求。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。公路工程的行業特征決定了其檔案的特殊性，一道工序所需資料就能達10多張甚至20張，那么隨著施工的進展，一個分項下來，其數量之多而雜。如果不在資料產生源頭抓，等工程進展快結束時來收集，資料容易流失，此時編制假資料就會發生。因此，在檔案管理的產生、收集、整理中應把檔案嚴格分類，并把各種類別的產生人、收集人、整理人，分別給予明確，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。工程檔案生成后，制定嚴格的收集整理歸檔制度。檔案管理中千頭萬緒的問題自然就迎刃而解。

四、建立健全工程檔案管理制度

要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設開始，就要向各施工項目分發《中華人民共和國檔案法》、交通部《關于公路工程竣工驗收辦法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》、《湖南省公路建設工程 竣工文件編制及檔案管理辦法》，同時發放本企業的項目文件歸檔制度說明，使檔案管理員在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規范的檔案管理行為來推動檔案管理的規范化，從而有效地控制檔案的歸檔質量。

五、開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。工程技術人員和施工人員對重點工程項目的管理、設計及施工組織的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術人員利用。對于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時準確地提供給工程技術人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作，從而保證工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。

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1 必須充分認識水利工程檔案的重要性，增強做好水利工程檔案工作的自覺性

水利工程檔案來源于水利工程建設的全過程，不僅在建設過程中如工程建設來往聯系、原材料鑒定、工程質量評定、質量問題分析、工程糾紛、工程竣工驗收等具有重要作用，而且在工程建設完成后的試運行、日常運行、管理工作中，也是不可或缺的真實依據和基礎條件。安全責任重于泰山。做好水利工程檔案工作，既是貫徹和落實工程質量終身負責制必然要求，又是維護工程質量與安全的重要措施。借助檔案的原始憑證作用，人們可以查尋、了解、掌握過去的資料與情況，從而明確責任歸屬，防止工程質量問題的發生。如果忽視水利檔案管理，造成檔案資料的缺失或不準確，將直接影響檔案參考利用和原始憑證作用的發揮。因此，在建設第一個水利工程項目時，不管是建設單位，還是施工、設計、監理等任何一個單位，都必須充分認識做好水利工程檔案管理工作的重要性，高度重視工程設計、報批立項、建設與竣工各個階段的原始資料的記錄、保存與管理工作，增強做好水利工程檔案工作的自覺性。正如主席所指出的，“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業”。所以，做好水利工程檔案工作，是一項基礎性工作，更是一項維護歷史的神圣使命和責任。

2 建立檔案管理組織機構，統一監督管理，形成工作合力

強化水利工程文件材料收集與歸檔的完整性、準確性、系統性，是做好水利工程檔案工作的重要保障。加強組織是做好水利工程檔案的基礎手段，才能實現水利工程檔案為工程以后的生產運行、業務管理、技術升級、結構改造提供重要的基礎信息保障，實現整個水利工程的安全、穩定運行。因此，要對水利工程檔案工作實行集中統一監督與管理，建立工程項目檔案工作領導負責制與相關或具體責任人的責任制，并按照集中統—領導、統一工作制度、分級分項管理的原則，成立水利工程檔案工作領導小組，負責統一協調、指揮、組織、監督檔案管理工作；按照所確定的責任制度，明確相關單位或部門負責人的檔案工作職責；建立符合標準要求的檔案室，設立專職檔案員，并明確要求各建設單位指定一名或數名專業技術人員擔任兼職檔案員，形成水利工程檔案管理工作領導組織網絡；在建立健全領導組織機構、明確工作職責的基礎上，還要對檔案員的檔案管理職責進行細化如各建設單位負責各自的工程材料文件的收集與歸檔工作，檔案室與各建設單位密切聯系、互相配合等，共同形成做好水利工程檔案工作的合力，使各水利工程檔案形成的相關單位納入統一控制范圍，確保檔案工作與工程建設同步。

3 建立“四納入”和“三參加”制度，從源頭強化檔案收集，確保水利工程檔案的完整性

檔案收集工作是做好檔案管理工作的基礎，沒有檔案收集工作，就沒有檔案管理的科學化、規范化，更沒有日后檔案的提供利用。水利工程各參建單位應建立檔案工作的“四納入”和“三參加”制度，強化源頭收集，確保水利工程檔案不丟失或損失。

3.1 “四納入”即將水利工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關領導和工程技術人員崗位職責；納入經濟責任制。

3.2 “三參加”即建設項目檔案人員要參加設備開箱；參加各單項驗收和項目總驗收；參加項目技改鑒定。

4 建立“四同步”和“三約束”機制，避免檔案工作在工程建設中被弱化，確保檔案工作落到實處

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1 把握科技檔案管理的特點

科技檔案的形成并不是在某個階段，而是工程從開始到結束的整個過程，科技檔案的建立能起到維護企業發展的重要作用，同時也是我國水利水電建設事業的珍貴財富。專業性是科技檔案管理建設的重要方面，建立程序、內容的鏈接、專業的交叉都必須建立在專業性的基礎上。除此之外類型和種類的多樣性也是檔案管理的特征，在建立檔案的各個階段、各個專業都是不可或缺的。在工程建設的勘察設計階段就應該開始檔案建立工作了，按照社會上存在的檔案建立規則來開展一系列的文件整理，這也說明了當前的科技檔案管理存在著一致性，和其他檔案管理相比，科技檔案在歸檔之后更具有現實性和實踐性，能夠對實際的工程建設進行指導。要想實現科技檔案的現代化管理，就必須結合實際工程的特點，在建立檔案的時候，使用任何對建檔有幫助的方法和技術，樹立檔案管理人員現代化管理的意識，進一步提高檔案管理的水平，發揮出檔案管理對工程建設的重要作用，促進企業的經濟發展。

2 加快水利水電科技檔案管理的現代化建設

檔案是企業發展的見證，能夠人們了解企業的歷史文化。在水利水電工程建設中經常會用到檔案，它能夠幫助施工人員查看到原來類似工程建筑的資料，為當前的工程提供依據，進一步保證工程建設的質量。下面我們就對如何加快科技檔案現代化管理進行闡述。

2.1 提高科技檔案管理水平

檔案管理工作十分復雜，其中涉及到的步驟很多，例如收集信息、編號、歸檔、保存等等，檔案管理人員必須做好每一步工作，否則就會影響到檔案管理的質量。為了能夠進一步加快當前水利水電科技檔案的現代化管理能力，第一，對檔案管理的各個流程實行科學化管理方法，采取先進的檔案管理軟件，提高檔案管理效率。第二，按照當前的檔案管理規范，對不同性質的文檔采取不同的歸檔方法，對一些保密性強的文件，應該做好特殊管理。第三，紙質的檔案由于隨著時間的增長會逐漸損壞，工作人員應該對這些文件進行妥善處理，在接手一批文件時就應該做好驗收工作。第四，檔案資料中會有竣工工程圖，在歸檔之前要查看各個部門是否都已經加蓋公章。第五，引進先進的檔案管理設備，加大檔案管理投入，提高檔案管理的環境，盡量減少對檔案的破壞程度，延長檔案歸檔年限，只有做好上述工作，才能夠實現科技檔案的現代化管理。

2.2 加快科技檔案管理進程

作為水利工程單位，科技文檔將逐步替代傳統的紙質檔案載體，加快科技檔案現代化管理的進程，一要建立統一的檔案管理平臺和網絡系統，實現檔案管理工作標準化管理，形成高效管理和開發利用檔案信息資源的網絡管理系統，達到檔案管理自動化、信息傳遞網絡化的目的，進而提高檔案的利用率。二要積極推進科技檔案數據庫建設和多媒體數據庫建設，以計算機技術的應用作為檔案管理工作技術現代化的中心，提高檔案檢索、內容查詢功能的實效便捷，實現檔案信息數字化、存儲海量化。三要嚴格按照《電子文件歸檔與管理規范》的要求，全面收集、安全管理、使檔案管理向著信息化方向發展。

2.3 完善科技檔案管理制度

（1）作為水利工程單位，應該根據國家水利部的《科學技術檔案管理暫行規定》有關法規為準繩，制定出本單位相關的規章制度，以確保其完整、準確、系統、安全和有效利用。（2）建立科技檔案統計臺帳，做到帳實相符；建立查、閱、借檔案利用效果登記表，做到查閱、借閱有登記，利用效果有記載。（3）規范檔案業務管理，制定切實可行的科技檔案分類大綱、保管期限，使檔案業務工作井然有序。

3 科技檔案在水利水電建設中的作用

3.1 激發水利水電科技檔案活力

（1）優化整合。針對水利水電科技檔案是水利活動真實、完整、準確記載的規律性，根據每個主題要求，收集整理工程資料，通過整理、分類、鑒定、保管、積極挖掘檔案內在價值，總結規律，對檔案進行提煉，使檔案信息不斷增值，使分散的檔案信息資源得以整合。（2）將整合的資源信息與電子網絡相結合，充分利用現代計算機技術對科技檔案進行現代管理。將整合的資源信息與電子網絡相結合，以確保整合后的檔案信息資源能夠以有效手段為本單位提供便捷、高效的檔案信息服務。（3）加強規劃。檔案的建立需要各個部門的配合，通過完善和協同各個部門之間的工作，規劃好檔案的管理方法，制定出合乎當前檔案管理的制度，并組織好其他部門和人員參與科技檔案的管理中。

3.2 強化水利水電科技檔案的服務效能

（1）為了保證檔案的及時歸檔，建立起最全的檔案資料，檔案管理人員在服務方式和內容加以改進，提高催促的力度，積極建立檔案管理系統，開發檔案資源，建立期一個科學的檢索方式，方便用戶使用。（2）科技檔案的建立目的不僅僅是為了記錄工程建設的過程，更大的目標就是能夠被其他工程建設服務，作為檔案管理人員也應該積極地為建設人員提供檔案信息。同時還應該借鑒其他國家和地區的先進的檔案管理方式。（3）計算機技術在科技檔案管理當中的應用，改變了傳統的管理方式，這也是體現現代化管理的重要方面，根據檔案的特點建立起科學的管理方式，嚴格控制檔案的使用權限，特別是對一些保密的文件，對整個檔案使用的過程嚴格把關。

4 結束語

綜上所述，科技管理主要是對水利水電企業中的工程建設的詳細記錄，其中包括建設的思想、施工技術、施工經驗等方面，同時也是水利水電建設中重要的組成部分，是最原始的工程建設檔案。企業應該加強對科技檔案管理的重視，并作為企業發展中的一部分，這不僅能夠為企業獲得更好的經濟收益同時還能夠降低勞動成本，促進自身的發展。

參考文獻

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1.工程項目建設檔案管理未與工程建設同步管理

檔案管理工作滯后，應歸檔的文件材料沒有根據工程進度及時收集、整理，導致不齊全、不完整，不能按要求達到形成、積累、移交與工程建設同步。

2.工程項目建設檔案管理人員配備不足

風電項目工程建設時期普遍不配備專職檔案管理人員，一般為臨時兼職，導致兼而不顧。多數沒有接受專門的檔案業務培訓，檔案知識匱乏，對風電建設過程及風電行業檔案管理規范不了解，缺乏檔案管理意識；不了解風電工程項目的劃分，不知道各參建單位應該形成哪些檔案材料，收什么、找誰收都很模糊；無法指導、檢查和監督各參建單位檔案材料形成管理和質量控制。

3.缺少檔案的保護設施、設備

風電項目建設中側重項目建設，忽略檔案管理，多數單位沒有配備規范的檔案庫房和專用設備：如庫房、辦公和閱覽三分開、調控溫濕設備等。

4.風電項目工程檔案材料普遍存在不規范和缺失現象

風電工程的檔案材料不齊全。如：規劃許可證；原始地形地貌、關鍵部位、隱蔽工程及節點的照片；地質礦樣、項目報審材料、征地材料、紅線圖；招投標文件缺少部分評議標過程文件；執行強制性條文的實施計劃；管理臺帳、部分建筑安裝材料試驗和檢測報告、質量驗收簽證；設備材料的檢驗、保管、發放記錄等；

工程項目檔案材料原件不齊全、不規范。如項目建議書、租征地文件、圖紙會審、設計交底等都有復件；施工中使用的表格式文件不規范；施工原始記錄、隱蔽工程、質量驗評材料、檢驗報告、驗收簽證中填寫內容不完整；書寫材料不規范；簽字、蓋章不齊全、并有隨意涂改和事后編造現象、無簽署日期；竣工圖的編制不規范，竣工章加蓋部位有覆蓋原圖字跡現象、有代簽字現象。

5.檔案整理不規范

案卷題名擬寫不能簡明、準確揭示卷內文件的內容，案卷脊背粘貼及文件裝訂不牢固、不美觀，卷內頁碼編寫潦草，檔號編制不規范，如：把甲、乙兩個不同項目名稱的第一期工程檔案，當成同一期項目的兩臺機組來編制目錄代號，這必將導致甲或乙第二期工程的檔案目錄代號混亂，也給以后提供利用造成不便。

二、造成風電工程檔案管理不善的原因

1.地域問題

由于風力發電項目的選址一般在偏遠地區，交通不便，與內地溝通不暢，特別是檔案管理規范和要求的宣傳學習渠道不暢通，不能及時了解和溝通，是導致檔案管理滯后原因之一。

2.管理體系及管理制度不健全

工程建設單位組織管理體系不健全，沒有設置專門的檔案管理機構和檔案管理人員，沒有將檔案管理工作納入到項目建設的工作程序和議事日程中，沒有納入到各級領導及專業人員的崗位責任制。檔案管理規章制度不健全，執行不到位，缺乏完善的約束機制，也是造成風電項目工程檔案材料不齊全、內容不準確、整理不規范的原因之一。

3.各參建單位檔案責任意識差

參建隊伍龐雜，人員流動性大，且素質參差不齊。檔案管理意識淡薄，業務素質低和責任心不強，對工程檔案的重要性認識不夠，只重視建筑工程實體，對檔案工作敷衍塞責。

4.建設單位控制措施不到位

建設單位未將檔案管理要求納入合同管理，未制定檔案的歸檔范圍和要求，未對施工和監理單位的職責進行明確劃分，未對參建單位進行檔案業務指導，沒做到有效的事前策劃、事中控制、事后核查。

三、解決辦法與控制措施

1.健全管理體系

建立健全風電項目建設管理體系，并覆蓋建設的全過程、全方位。檔案管理工作實行統一領導、統一制度、統一管理的原則，把檔案管理工作納入各級領導及專業人員的崗位職責和工作程序，納入招投標、合同管理、工程監理、項目管理程序和工程質量管理體系，并建立考核機制，獎優罰劣。設置檔案管理機構和管理人員。建立檔案管理網絡并覆蓋各參建單位，明確職責，跟蹤收集各階段形成的文件材料，并負責對各參建單位文件材料形成、管理指導、監督。實現檔案工作與風電項目工程建設同步計劃、同步檢查、同步驗收。

2.建立完善的檔案管理制度

根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》DA/T28-2002、《風力發電企業科技文件歸檔與整理規范》NB/T31021及《風電工程達標投產驗收規程》，結合實際編制《風電項目工程檔案管理實施細則》。明確劃分建設單位、勘測設計單位、監理單位、各施工單位、設備供應單位、調試單位、及總包和分包單位的檔案文件材料的施、竣工文件的編制、收集、積累、整理、鑒定和移交中各自的責任和范圍；明確監理單位職責按《電力建設工程監理規范》將各參建單位形成的文件和案卷質量納入工程質量監控范圍，并負責對各參建單位整理和移交的檔案審查簽字確認。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及監理文件；明確收集范圍、收集時間；明確項目文件、竣工文件和竣工圖的編制質量和要求；明確竣工圖章的使用及竣工圖的審核；明確項目文件的整理、組卷、編目、編號、裝訂等要求；明確檔案的移交套數和移交時間。確保檔案齊全、完整、準確、系統。

3.配備與工程項目建設相適應的檔案管理人員與設施設備

配備具有一定的檔案專業知識和技能、大專以上學歷及中級以上專業技術職稱的檔案管理人員；熟悉風電項目建設的過程，掌握參建單位的職責范圍；有較強的責任感及嚴肅認真的工作態度；配備規范的庫房和設備。

4.事前策劃、過程控制、事后核查

建設單位首先在立項時就要明確歸檔范圍，在編制招標文件、合同簽訂時明確文件形成、歸檔和質量管理要求，明確各參建單位檔案管理人員的素質要求，并約定獎罰條款。加強對參建單位工程現場管理人員檔案業務的培訓和檔案法宣傳，使每個責任單位和責任人了解其職責、歸檔范圍和質量要求。使檔案文件材料形成過程和鑒定驗收中有統一的標準和依據。

建設單位在檢查工程質量、進度時，同步檢查檔案文件材料的形成、管理情況，在進行單項工程驗收時，同時驗收應歸檔文件材料的完整與質量，發現問題及時糾正。

監理單位要按照《電力建設工程監理規范》嚴格監督檢查施工過程文件、竣工文件編制和檔案整理質量。監理人員在對關鍵工序進行監理時，同時檢查有關原始記錄的形成情況和內容、數據的準確性。監理單位在進行工程質量評定時，同時評定文件材料的形成質量和完整性。

在設備安裝階段，建設單位的檔案管理人員對設備檔案及時控制。要參加設備開箱，隨時收集設備檔案。

在施工階段，各單位的檔案管理人員在收集紙質文件的同時要注重收集各種載體的檔案。如聲像、照片、電子文檔等。