引論：我們?yōu)槟砹?3篇工程檔案的管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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工程檔案管理是整個(gè)工程建設(shè)過程最基礎(chǔ)的工作，主要是通過對(duì)工程建設(shè)的每一細(xì)節(jié)進(jìn)行記錄，并且收集確認(rèn)工程建設(shè)過程中的重要資料。一般來(lái)說，在工程建設(shè)前要通過決策、設(shè)計(jì)、審批、確立等環(huán)節(jié)，隨后是工程的施工、竣工、驗(yàn)收等部分，然而這些都需要進(jìn)行準(zhǔn)確、真實(shí)、詳細(xì)的記錄，為工程的預(yù)算等具體實(shí)施提供參考材料，例如在工程建設(shè)的設(shè)計(jì)中，記錄其設(shè)計(jì)過程、設(shè)計(jì)結(jié)果會(huì)影響項(xiàng)目的預(yù)算。同樣，對(duì)工程建設(shè)中的所使用的材料也需要詳細(xì)的記錄。為以后的施工積累經(jīng)驗(yàn)，而且還能對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整或變更。
2工程檔案對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量的影響
2．1工程檔案代表了工程建設(shè)質(zhì)量的好壞
現(xiàn)如今對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量評(píng)價(jià)摒棄了傳統(tǒng)的依靠現(xiàn)場(chǎng)檢查和工作人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)這種方法。根據(jù)《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》中要求:工程質(zhì)量驗(yàn)收合格必須滿足工程檔案驗(yàn)收合格及工程觀感質(zhì)量驗(yàn)收合格。由精確的數(shù)據(jù)與直觀的圖表所形成的工程檔案直接反應(yīng)了工程施工質(zhì)量的高低，對(duì)評(píng)定工程的質(zhì)量等級(jí)更具有科學(xué)性和說服力，從而取代了傳統(tǒng)的方式。
2．2工程檔案管理是保證建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段
工程檔案反應(yīng)的是建筑工程施工的管理水平，而建設(shè)工程施工的管理水平最直接的體現(xiàn)就是建設(shè)工程質(zhì)量的好壞，也就是說工程檔案管理是確保建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段。工程檔案管理，能夠時(shí)刻提醒要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工程建設(shè)，不能存在糊弄、敷衍的情況，同時(shí)還可以作為一種監(jiān)控手段對(duì)在建工程實(shí)行實(shí)時(shí)控制，保證建設(shè)工程質(zhì)量。
2．3工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
工程檔案管理是工程項(xiàng)目施工質(zhì)量的重要保障，作為關(guān)鍵部分的工程檔案管理則成為質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程檔案是一個(gè)文件資料體系，工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案的完整化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、真實(shí)化。工程檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的監(jiān)控主要表現(xiàn)在對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的施工組織和原材料質(zhì)量的控制。也就是通常所說的“人、材料、機(jī)械、方法、環(huán)境”五大因素。工程檔案管理通過對(duì)這些因素的控制，保證了建設(shè)工程質(zhì)量，成為工程項(xiàng)目質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
3做好建設(shè)工程中的檔案管理的措施
3．1積極開展檔案知識(shí)培訓(xùn)
對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其成為掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)的復(fù)合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學(xué)到的知識(shí)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況制定出適合企業(yè)的檔案管理方法對(duì)企業(yè)全員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化，才是提高企業(yè)檔案管理水平的重要手段。
3．2嚴(yán)格推行持證上崗制度
應(yīng)嚴(yán)格推行持證上崗制度，通過學(xué)習(xí)及檢驗(yàn)，對(duì)符合要求的人員頒發(fā)證書，并給與一定的獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)對(duì)檔案管理的積極性、主動(dòng)性。
3．3完善辦法制度
辦法制度是企業(yè)管理的一種機(jī)制，是加強(qiáng)企業(yè)管理的重要手段，對(duì)于加強(qiáng)工程檔案管理也起著同樣的作用。通過制定相關(guān)的辦法制度，明確規(guī)定檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、檔案管理工作人員及相關(guān)人員的職責(zé)、哪些檔案該歸檔、如何歸檔、什么時(shí)間歸檔、歸檔的質(zhì)量以及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲等。
3．4強(qiáng)化對(duì)檔案的宣傳和利用
一是檔案管理部門要積極開展多種形式的宣傳活動(dòng)，如開設(shè)檔案相關(guān)課程、辦展覽等，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優(yōu)點(diǎn)，以直觀的方式使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到利用工程檔案能夠解決很多問題。二是建立閱覽室，簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案查詢服務(wù)。三是充分利用現(xiàn)代化手段，建立方便快捷的數(shù)字檔案，通過檔案信息化達(dá)到資源共享。
3．5實(shí)現(xiàn)工程施工與檔案管理的同步進(jìn)行
在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，工程施工與檔案管理的應(yīng)同步進(jìn)行。檔案管理人員不應(yīng)該只坐在辦公室內(nèi)等資料，而是要參與到項(xiàng)目建設(shè)的過程中，了解并掌握施工的進(jìn)展情況，才能對(duì)收集到的工程檔案進(jìn)行質(zhì)量鑒定，從而保證檔案資料的準(zhǔn)確性和可靠性。
3．6檔案管理科學(xué)化增強(qiáng)
隨著科技的發(fā)展，工程建設(shè)過程中，檔案的形成不再是人工填寫，而是依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的檢測(cè)結(jié)果，利用計(jì)算機(jī)編制而成，提高了數(shù)據(jù)、圖表的準(zhǔn)確度及清晰度。通過掃描技術(shù)，形成數(shù)字檔案，建立信息化檔案。充分利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案利用率，加強(qiáng)了對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。更有利于工程檔案對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)管作用。
3．7加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)
企業(yè)檔案的領(lǐng)導(dǎo)部門要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的檢查指導(dǎo)工作。企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個(gè)企業(yè)檔案管理工作的核心機(jī)構(gòu)。通過不定期的到建筑施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檢查指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，有助于提高現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理水平。同時(shí)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況及時(shí)修訂完善企業(yè)的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業(yè)檔案管理的整體水平，一舉兩得。
4結(jié)語(yǔ)
總而言之，工程的建設(shè)離不開工程檔案的管理，檔案的管理是保證工程建設(shè)質(zhì)量的必要前提，是工程安全實(shí)施的關(guān)鍵，并且在一定程度上提高了工程建設(shè)的效率和質(zhì)量。
參考文獻(xiàn):
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Keywords: municipal engineering; File management
中圖分類號(hào)：TU99 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
前言
城建檔案工作線長(zhǎng)、面廣、點(diǎn)多、事雜，看似平凡卻并非易事。其中每年的市政工程報(bào)建、驗(yàn)收，都須跟蹤服務(wù)，項(xiàng)項(xiàng)對(duì)接，件件入檔，繁復(fù)瑣屑的工作憑的是求真務(wù)實(shí)、精益求精的精神。而對(duì)于市政工程檔案的后期服務(wù)(主要是施工方對(duì)已備案的檔案查找個(gè)別要件，復(fù)印蓋城建檔案館的印章之后另有它用)、年度統(tǒng)算、審核、統(tǒng)一收費(fèi)與檔案的分類整理、編制條碼、建檔入庫(kù)則環(huán)環(huán)相扣，不能有半點(diǎn)疏漏，否則，市政工程檔案的收集便功虧一簀。如何做好市政工程檔案管理，以下分別對(duì)市政工程檔案的作用以及存在問題進(jìn)行了闡述，提出措施，以期提高社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。
一、市政工程檔案的作用
市政工程檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和市政設(shè)施管理的重要依據(jù)。隨著城市現(xiàn)代化建設(shè)速度的加快，城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也在不斷地更新和發(fā)展，所有的規(guī)劃都必須建立在現(xiàn)有市政設(shè)施基礎(chǔ)之上，而這一切的來(lái)源就是市政工程檔案。市政工程中類似給水、排水、燃?xì)?、城市防洪及照明設(shè)施等隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，為使城市景觀更加優(yōu)美，市政工程現(xiàn)在大部分實(shí)現(xiàn)了地下建設(shè)。如果沒有準(zhǔn)確、系統(tǒng)的市政工程檔案，維護(hù)工作無(wú)異于盲人摸象，根本不可能得到有效開展?？梢哉f市政工程檔案是城市建設(shè)科學(xué)資源儲(chǔ)備的寶庫(kù)，是各種隱蔽工程的眼睛，是工程維修和城市管理者高效應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的有力依據(jù)。只有以市政工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能避免浪費(fèi)和損失。
市政工程檔案是保證市政工程質(zhì)量的重要組成部分。市政工程檔案是工程前期規(guī)劃審批、工程建設(shè)質(zhì)量控制、以及工程后期改、擴(kuò)建的依據(jù)。在向國(guó)際大都市邁進(jìn)的過程中，許多城市越來(lái)越重視市政工程檔案的質(zhì)量。為加強(qiáng)市政工程建設(shè)的管理，國(guó)家早就出臺(tái)了相關(guān)法規(guī)和政策，明確規(guī)定了工程檔案在工程建設(shè)中的重要地位，將檔案驗(yàn)收列入了工程驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)，促進(jìn)工程質(zhì)量的提高。
市政工程檔案是城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累，是進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的手段。建筑物實(shí)體和市政工程檔案構(gòu)成了城市建設(shè)活動(dòng)的主要成果。衡量一個(gè)城市市政工程技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)之一，應(yīng)當(dāng)是它擁有高質(zhì)量的市政工程檔案資料數(shù)量，這就在一定程度上標(biāo)志著他擁有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。高質(zhì)量的市政工程檔案可以真實(shí)全面地反映市政建設(shè)的全貌，可以極大地提高市政管理的水平，最大限度地提高建設(shè)效率。
二、市政工程檔案管理存在的問題和措施
市政工程檔案質(zhì)量問題。隨著城市建設(shè)的發(fā)展，市政管理日趨科學(xué)化規(guī)范化，城市管理者對(duì)市政工程檔案的管理也越來(lái)越重視。但目前很多地區(qū)和單位市政工程仍然存在著重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象，與此相伴的便是市政工程檔案資料的不規(guī)范、不齊全，甚至還出現(xiàn)了造假現(xiàn)象，大大影響了市政工程和工程檔案的質(zhì)量。
市政工程檔案管理問題。建設(shè)單位存在著對(duì)市政工程檔案工作不重視的情況，造成檔案管理機(jī)制的不健全。市政工程檔案管理分散，缺乏一套完整的現(xiàn)代化信息管理機(jī)制，對(duì)工程建設(shè)的約束力也在不斷地弱化。另一方面，檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)訓(xùn)練，管理水平低，服務(wù)意識(shí)差，工作往往處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)。歸檔手續(xù)不完備，影響到工程文件使用的合法有效性。簽字不全、漏蓋章，代人簽字等現(xiàn)象，以及一些隨意性的修改時(shí)有發(fā)生，如果不加以甄別、規(guī)范，將會(huì)給今后市政檔案的利用帶來(lái)不便，甚至造成損失。
市政工程檔案利用問題。目前在一定程度上還或多或少地存在著忽視市政檔案利用的問題。某些城市，由于沒有在工程開工前查閱市政工程檔案或者南于市政工程檔案不齊全，地下管線在施工中被挖斷，造成局部地區(qū)停電、停水、停氣的事故不斷，有時(shí)甚至釀成火災(zāi)、水淹、爆炸等災(zāi)害，給人民生活造成極大不便，同時(shí)也影響了城市環(huán)境和社會(huì)形象。這種現(xiàn)象隨著城市的大規(guī)模建設(shè)日益惡化，而且隨著時(shí)間的推移問題將更加嚴(yán)重。
三、提高市政工程檔案管理質(zhì)量的對(duì)策
要建立健全市政檔案管理機(jī)制。市政工程建設(shè)由于工程量大，涉及方方面面，往往一個(gè)項(xiàng)目是由參加建設(shè)的各方共同完成的，其檔案工作因此也較為復(fù)雜，從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交整個(gè)過程需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購(gòu)等多單位密切合作，才能形成較為完整的檔案。因此，理順機(jī)制，明確職責(zé)，是做好市政工程檔案工作的基本保障。
要建立健全相應(yīng)法規(guī)和內(nèi)部管理制度。市政工程檔案管理要從源頭抓起，建設(shè)工程伊始，就要在每個(gè)工程項(xiàng)目管理部設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)該項(xiàng)工程的檔案工作，并要求檔案工作與工程項(xiàng)目的建設(shè)同步進(jìn)行。城市管理部門檔案室應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目管理部的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促、檢查，確保市政工程檔案的收集工作與市政工程建設(shè)同步進(jìn)行，并依據(jù)相應(yīng)規(guī)定，將工程檔案工作作為市政工程驗(yàn)收的考核內(nèi)容，檔案驗(yàn)收要具有實(shí)行一票否決權(quán)，未按要求提交規(guī)范齊全的市政工程檔案的建設(shè)工程，或提交的檔案質(zhì)量不符合要求的市政工程，有關(guān)部門將不予驗(yàn)收，承建單位要負(fù)主要責(zé)任并限期整改直至達(dá)到歸檔要求。在日常城市建設(shè)中，對(duì)因未利用已有市政工程檔案而盲目開工建設(shè)，對(duì)城市造成不良影響的，給市民帶來(lái)不便的建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)追究施工單位主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。通過上述措施，可以提高市政工程檔案意識(shí)，提高市政工程檔案的利用率質(zhì)量，進(jìn)而達(dá)到提高市政工程質(zhì)量的目的。
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Abstract: The construction project archives construction technical data archiving management in general can be divided into: construction technology and management of data, general situation of the project, the construction organization design, construction project approval form, technical disclosure records, project completion report; engineering quality control data, drawing, design change, negotiate records summary, positioning, line acceptance record, record of concealed work and construction diary, raw materials, components and fittings certificate, construction project document filing and trial ( test ), the test report of construction project completion acceptance, test records, construction contract and discuss the design change content.
Key words: construction engineering; archive; management measures
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
引言：近年來(lái)，我國(guó)城市建筑事業(yè)的飛速發(fā)展，建筑工程項(xiàng)目的不斷增加，在快速的發(fā)展中保持著良好的走勢(shì)，與此同時(shí)，也形成了大量的工程檔案。建筑工程檔案是建筑過程中形成的原始有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映資料。它記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線等建設(shè)活動(dòng)。是建設(shè)項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建活動(dòng)中形成的檔案。在對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門應(yīng)有的職責(zé)。
一、工程檔案的內(nèi)容
1、前期文件資料。主要包括政府機(jī)關(guān)部門批準(zhǔn)的立項(xiàng)、征地、拆遷安置等文件；工程勘探報(bào)告；測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件等；規(guī)劃、消防、抗震等有關(guān)部門的審批文件資料；工程勘探、施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)呈鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件；工程有關(guān)的照片等。
2、工程施工階段文件。樁基、土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底、定位測(cè)量、放線驗(yàn)收記錄及材料出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)報(bào)告等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)雨則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證時(shí)文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件；施工技術(shù)總結(jié)等。
3、竣工圖。主要包括平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；室外給水、排水、熱電等管網(wǎng)綜合圖；工程竣工圖；電氣（電力、電視系統(tǒng)等）綜合竣工圖；設(shè)計(jì)說明書、采暖通風(fēng)空調(diào)節(jié)器工程竣工圖、燃?xì)夤こ炭⒐D、電梯工程竣工圖、幕墻工程竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、消防工程竣工圖、智能化竣工圖等。
二、建筑工程檔案的特點(diǎn)
1、獨(dú)立性。即一個(gè)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出最重要的特點(diǎn)。
2、真實(shí)性。工程檔案是該項(xiàng)目工程實(shí)體的一面鏡子的真實(shí)寫照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，檔案材料就是工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。
3、實(shí)用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。
三、工程檔案管理需解決的的問題
1、檔案材料報(bào)送不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到90℅左右，較差的單位情況就不同了，很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有地下管線，園林綠化、道路等檔案材料寥寥無(wú)幾。
2、缺乏統(tǒng)一的管理。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理到位。有的單位則不然，工程檔案由非檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
四、工程檔案管理的實(shí)施方法
1、在思想上在重視工程檔案管理工作。建設(shè)工程中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將竣工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。其中主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，施工單位對(duì)工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，施工過程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查及時(shí)按日記錄施工過程中存在的問題，到最后施工單位建筑工程檔案很有可能一塌涂，大量的缺資料使得工程竣工后無(wú)法歸檔備案缺乏真實(shí)性，所以工程檔案資料 最好應(yīng)定期或不定期檢查，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。
2、建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)在明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料收集、整理，以保證工程自項(xiàng)目開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)。
3、把好竣工驗(yàn)收資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮作用。及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。
4、加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和相關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作中也發(fā)生了翻天覆地的變化，從而提高檔案管理人員的素質(zhì)水平也尤其重要。要提高檔案管理人員的現(xiàn)代管理素質(zhì)。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員，真正樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔案如珍，維護(hù)歷史服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面要注意檔案人員的繼續(xù)教育，積極組織他們參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，著力選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)好先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
5、加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，定期對(duì)施工技術(shù)人員加強(qiáng)編制檔案材料的培訓(xùn)，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。施工單位應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行督促，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)編制檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。
6、利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對(duì)電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用，各部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對(duì)檔案利用，籍以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)好類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)容文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號(hào)；對(duì)外來(lái)文件記錄與公司的模版文件記錄按照文件和記錄的來(lái)源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然形成（特定）的編號(hào)。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號(hào)原則）。
篇5
Key words： hydraulic engineering files；security management
中圖分類號(hào)：TU714 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）14-0169-02
0 引言
檔案安全管理，是對(duì)檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，使其處于安全狀態(tài)。在水利工程建設(shè)中由于技術(shù)較復(fù)雜，參建單位較多，交叉往來(lái)的工程技術(shù)文件數(shù)量龐大，產(chǎn)生了大量的檔案資料，因此提高水利工程建設(shè)中檔案管理的安全意識(shí)，加強(qiáng)水利工程檔案的安全管理，具有重要意義。
1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，為做好檔案工作提供堅(jiān)強(qiáng)保證，強(qiáng)化措施，充分認(rèn)識(shí)檔案工作在的重要地位和作用，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，把檔案管理工作為一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)抓，把推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展作為重要職責(zé)，加大對(duì)檔案工作的支持力度，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更為良好的條件，提供更為有力的保障。進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理，促進(jìn)檔案管理水平上一新的臺(tái)階，對(duì)檔案管理人員及相關(guān)人員提出檔案安全管理要求，牢固樹立安全管理意識(shí)，認(rèn)真抓好檔案工作的落實(shí)。
1.1 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，做好宣傳教育 水利工程建設(shè)中的檔案管理客觀上對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案管理工作人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該更全面。不僅要懂文書檔案，還要懂工程技術(shù)檔案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。因此，為達(dá)到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障，另外還要做好檔案安全管理的宣傳教育工作，不斷增強(qiáng)檔案安全管理意識(shí)。
1.2 實(shí)行檔案安全責(zé)任制，責(zé)任到人 認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》及檔案管理規(guī)章制度，將檔案安全工作列入議事日程和工作計(jì)劃，確保檔案安全管理工作責(zé)任的落實(shí)，及時(shí)的對(duì)水利工程建設(shè)中的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔工作，嚴(yán)格審批制度，對(duì)于借閱的檔案進(jìn)行登記。制定檔案管理安全責(zé)任制，明確責(zé)任，明確各部門分管檔案工作的責(zé)任人，把檔案安全管理納入績(jī)效考核指標(biāo)，檔案資料歸檔和安全管理一并進(jìn)行考核。
1.3 制定安全應(yīng)急處置預(yù)案，加強(qiáng)應(yīng)對(duì)措施 建立健全檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案。根據(jù)實(shí)際情況，制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案并加以不斷完善，隨時(shí)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件。
2 加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理
檔案庫(kù)房確定明確責(zé)任人，負(fù)責(zé)庫(kù)房安全工作，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局的《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》要求，堅(jiān)持貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染及照明管理和檔案保管狀況方面工作。庫(kù)房布局合理，檔案排列有序，柜子的排列避免陽(yáng)光直射，并保持通風(fēng)良好，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的技術(shù)管理，達(dá)到檔案存儲(chǔ)要求的溫濕度，即：溫度控制在14℃-24℃，相對(duì)濕度45%-60%，配備溫濕度自動(dòng)記錄儀器，掌握檔案室內(nèi)溫濕度變化情況，對(duì)檔案室定期進(jìn)行清潔，使檔案室清潔衛(wèi)生，配備消防器材，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。定期進(jìn)行檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，做好檢查記錄，要不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護(hù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理設(shè)備，防止檔案的損壞，發(fā)現(xiàn)問題或存在的安全隱患應(yīng)即使向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取相應(yīng)的處理措施。
3 加強(qiáng)電子檔案的安全管理
隨著社會(huì)信息化建設(shè)的快速發(fā)展，電子檔案越來(lái)越多，電子文件以紙質(zhì)文件無(wú)法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動(dòng)，充分體現(xiàn)出信息利用的價(jià)值。但在現(xiàn)階段電子文件也有其技術(shù)上所不可避免的缺點(diǎn)，即其安全性如何來(lái)保障，文檔的安全成為信息安全的最核心內(nèi)容，因此要特別注重加強(qiáng)電子檔案的安全管理，確保電子檔案的安全性和保密性，做好電子文檔的復(fù)制、傳輸和使用工作，確保檔案不丟失、不遺漏，在電子文檔安全防護(hù)領(lǐng)域，利用電子文檔加密技術(shù)對(duì)文檔進(jìn)行管理，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及操作系統(tǒng)的安全管理，及時(shí)對(duì)電子檔案使用的軟件進(jìn)行升級(jí)，在加強(qiáng)檔案實(shí)體安全的同時(shí)，要確保檔案信息內(nèi)容的安全，自覺做好檔案安全保密工作，消除安全隱患，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生。
安全保管好檔案是檔案部門重要的責(zé)任，決不能有絲毫麻痹。確保檔案資料的安全是檔案部門的重要職責(zé)。水利工程檔案全面具體的記錄了工程建設(shè)的全部過程，不僅為工程建成后日常運(yùn)行管理提供有效依據(jù)，還為以后的水利施工建設(shè)積累了寶貴的參考資料，是重要的史料資源，因此要做好水利工程建設(shè)中的檔案安全管理工作，確保每一份檔案的安全，堅(jiān)決杜絕泄密事件的發(fā)生。切實(shí)做好水利工程檔案的安全保管工作，使水利工程檔案更好的為水利建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
篇6
（二）下發(fā)分局基建檔案管理暫行辦法，做到工程建設(shè)檔案管理有章可循
根據(jù)單位工程建設(shè)任務(wù)重，檔案管理工作復(fù)雜，及時(shí)下發(fā)（分局基建檔案管理暫行辦法）共五章四十四條，系統(tǒng)規(guī)范工程建設(shè)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理、改建、擴(kuò)建和維修等方面檔案管理工作，明確工程項(xiàng)目各個(gè)階段檔案管理的職責(zé)和操作規(guī)則，為新機(jī)場(chǎng)空管工工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理提供基本依據(jù)，也成為檔案管理人員學(xué)習(xí)基本材料。
（三）及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)應(yīng)急培訓(xùn)
在檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立后，指揮部對(duì)專兼人同進(jìn)行摸底，發(fā)現(xiàn)很多兼職人員檔案理論基礎(chǔ)薄弱，經(jīng)驗(yàn)不夠。馬上組織力量進(jìn)行專題培訓(xùn)。請(qǐng)檔案專職人員講課，請(qǐng)上級(jí)和地方工程管理檔案專家講解，對(duì)專兼職人員外派培訓(xùn)，組織檔案人員到工程檔案管理先進(jìn)單位交流學(xué)習(xí)，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，指揮部專業(yè)兼職檔案管理人員素質(zhì)明顯增強(qiáng)，在后來(lái)工作中，對(duì)出現(xiàn)不同問題的處理能力明顯增強(qiáng)，對(duì)工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到了積極的促進(jìn)作用。
（四）在工程建設(shè)檔案管理中引入PDCA管理循環(huán)
空管安全工作有一套質(zhì)量管理體系，在質(zhì)量管理中，一線人員普遍熟悉PDCA管理循環(huán)原理和作用。加上檔案管理人員都來(lái)自一線，指揮部領(lǐng)導(dǎo)把現(xiàn)代PDCA管理循環(huán)引入到檔案管理中。一是做好檔案管理計(jì)劃。明確此次空管工程建設(shè)項(xiàng)目多，大小系統(tǒng)多，涉及面廣東，規(guī)定檔案收集范圍，收集時(shí)間，及達(dá)到的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)施階段，根據(jù)各個(gè)項(xiàng)目的階段性計(jì)劃，分步驟量化指標(biāo)。在檢查階段，對(duì)計(jì)劃完成情況及時(shí)檢查。在指揮部檔案管理小組自查基礎(chǔ)上，再請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一檢查。在針檢查出來(lái)的情況，進(jìn)行系統(tǒng)分析，對(duì)階段性檔案管理完成好的項(xiàng)目組，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，好的做法，在指揮部?jī)?nèi)進(jìn)行推廣。對(duì)沒有達(dá)到階段目標(biāo)的項(xiàng)目組，下發(fā)通報(bào)，并下達(dá)整改通知，進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，同時(shí)對(duì)存在的問題自動(dòng)轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)。引入PDCA循環(huán)后，檔案管理呈現(xiàn)出目標(biāo)清晰、操作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)提高等良好局面。
（五）全過程監(jiān)督管理是做好空管建設(shè)檔案管理重要經(jīng)驗(yàn)
以某新機(jī)場(chǎng)建設(shè)為例，空管工程建設(shè)項(xiàng)目，從2005年預(yù)可研開始，到2012年建設(shè)投入運(yùn)行，歷時(shí)七年，在這漫長(zhǎng)過程中，工程建設(shè)檔案管理全過程參與。
一是預(yù)可研、規(guī)劃、設(shè)計(jì)階段，檔案管理提前介入，體現(xiàn)一個(gè)“早”。在空管工程建設(shè)指揮成立前，當(dāng)時(shí)檔案管理部門就提出具體意見，明確規(guī)定分兩步走，有關(guān)涉及空管建設(shè)前期的檔案管理工作，由單位檔案管理部門臨時(shí)抽調(diào)人員負(fù)責(zé)，指揮部成立后，由指揮部成立相應(yīng)小組負(fù)責(zé)，過程的銜接由單位檔案管理部門負(fù)責(zé)。單位檔案人員對(duì)前期的檔案管理采取個(gè)別輔導(dǎo)，過程跟蹤，及時(shí)收集整理整理，成熟一批，整理一批。
二是有了專門檔案管理小組。單位檔案管理部門專職人員介入時(shí)，體現(xiàn)一個(gè)“實(shí)”。檔案管理人員和指揮部專職人員經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行及時(shí)的指導(dǎo)，加強(qiáng)與各項(xiàng)目組檔案兼職人員溝通交流，及時(shí)提醒他們注意工程檔案材料的收集工作，對(duì)已竣工的檔案資料，完成一項(xiàng)，復(fù)查一項(xiàng)。
三是對(duì)存在問題的整改體現(xiàn)一個(gè)“嚴(yán)”字，在檢查過程中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，堅(jiān)持原則，嚴(yán)格要求，提出具體整改通知，規(guī)定完成整改的時(shí)間及質(zhì)量要求。
四是在項(xiàng)目檔案基本完成后，及時(shí)組織全面審核檢查，體現(xiàn)一個(gè)“全”字。在空管項(xiàng)目建設(shè)基本完成后，單位檔案人員和指揮檔案小組人員，組成聯(lián)合檢查，主要為局方組織竣工檢查打基礎(chǔ)。這次檢查，涉及項(xiàng)目多，檢查內(nèi)容多，時(shí)間跨度大的特點(diǎn)。
新機(jī)場(chǎng)空管工程建設(shè)檔案共有：綜合類：25卷，招投標(biāo)類129卷，基礎(chǔ)類17卷，設(shè)計(jì)類46卷，施工類194卷，監(jiān)理類，20卷，校飛試運(yùn)行2卷，共計(jì)：433卷。通過大家共同努力，新機(jī)場(chǎng)空管建設(shè)工程檔案順利通過竣工驗(yàn)收，受到單位的表?yè)P(yáng)。
（六）做好工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，供后面建設(shè)參考
新機(jī)場(chǎng)空管工程建設(shè)完成后，檔案管理部門對(duì)此工程建設(shè)檔案管理工作進(jìn)行全面總結(jié)。一是要求各專職兼職檔案管理人員寫出檔案管理工作報(bào)告，對(duì)完成情況進(jìn)行自我評(píng)價(jià)。二是由單位檔案管理部門，系統(tǒng)總結(jié)建設(shè)過程中檔案管好工作的基本經(jīng)驗(yàn)，對(duì)存在問題認(rèn)真分析，提出改進(jìn)措施，對(duì)后續(xù)空管建設(shè)的檔案管理提出具體要求。
二、小結(jié)
1.建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)重視是做好空管工程建設(shè)檔案管理工作前提。
2.有明確法規(guī)規(guī)范是做好空管工程檔案管理的基本依據(jù)。
3.有一支專業(yè)檔案管理隊(duì)伍是做好空管工程檔案管理的基礎(chǔ)。
4.科學(xué)管理制度（PDCA管理循環(huán)）是做好空管工程檔案管理的手段。
篇7
Keywords: construction engineering quality engineering archives measures
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷發(fā)展，工程項(xiàng)目建設(shè)也愈來(lái)愈得到了深入的發(fā)展，如何加強(qiáng)工程檔案資料管理工作是提高工程質(zhì)量的一項(xiàng)非常重要的工作。工程檔案做為建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，是工程質(zhì)量的直接反映。工程檔案管理是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是提高工程質(zhì)量的重要手段；對(duì)提高建設(shè)工程中建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各方面人員的檔案意識(shí)，促進(jìn)工程檔案管理進(jìn)一步融入工程質(zhì)量保證體系具有較強(qiáng)的參考價(jià)值。
一、工程的質(zhì)量控制直接影響工程檔案的管理
建設(shè)工程檔案是一個(gè)靜態(tài)的概念，而建設(shè)工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。一般來(lái)說。這一過程的目的和結(jié)果都是建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對(duì)這一過程進(jìn)行深入清晰的研究，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，工程檔案管理實(shí)際上不是一個(gè)單獨(dú)的、孤立的行為，而是工程項(xiàng)目管理的一部分。更進(jìn)一步，我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā)，工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。
建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量控制，控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機(jī)械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來(lái)看，建設(shè)工程資料員是工程建設(shè)中不可缺少的技術(shù)人員。要經(jīng)過專門培訓(xùn)后持證上崗，而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來(lái)看，所有建筑材料的檢測(cè)報(bào)告、出廠合格證、使用說明等是建設(shè)工程質(zhì)量保證資料的主體從“機(jī)械”的因素來(lái)看，機(jī)械設(shè)備的使用和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度是施工組織設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容：從“方法”的因素來(lái)看，對(duì)施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環(huán)境”的因素來(lái)看，我們往往要對(duì)開工前、施工中和竣工后的環(huán)境進(jìn)行拍照和錄像，反映場(chǎng)地環(huán)境的變化；上述幾個(gè)方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi)，所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。
二、工程檔案的管理以及監(jiān)控措施
2.1與工程建設(shè)同步,進(jìn)行全程監(jiān)控
2.1.1及時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高工作質(zhì)量
一切工程合同中都對(duì)其檔案的移交進(jìn)行了明文規(guī)定,施工單位作為檔案的最直接的接觸方,施工單位能否適應(yīng)檔案管理相應(yīng)的要求以及標(biāo)準(zhǔn),樹立檔案意識(shí)等都會(huì)對(duì)檔案的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。有些單位僅僅較為重視入廠安全,卻缺乏檔案管理方面的培訓(xùn)。因此,必須及早對(duì)相關(guān)監(jiān)理人員進(jìn)行培訓(xùn),樹立檔案思想,這樣才能夠確保資料能夠收集齊全并且質(zhì)量較好。同時(shí),對(duì)施工單位相關(guān)人員開展文件整理、檔案管理、交工技術(shù)等培訓(xùn),加強(qiáng)建檔以及歸檔意識(shí),熟悉其歸檔要求、收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)等。
2.1.2資料分發(fā)時(shí)必須加強(qiáng)監(jiān)控
工程在施工過程中,承建方的資料室在工程竣工以及檔案驗(yàn)收中起著十分重要的作用,同時(shí)負(fù)責(zé)圖紙以及其他資料的發(fā)放。未來(lái)確?？⒐r(shí)所需檔案高質(zhì)量,相應(yīng)的管理者應(yīng)當(dāng)親自參與監(jiān)控資料分發(fā)的工作,分發(fā)前首先將需歸檔部分保存之后再分發(fā),特別是像詳勘這些數(shù)目有限的資料,必須妥善保管。這樣才能夠在保持圖紙清潔的同時(shí)使歸檔資料比較齊全。
2.1.3立項(xiàng)時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)資料監(jiān)控
工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、勘察之前,相應(yīng)的管理部門并沒有成立,自然就缺少檔案管理者。而工程準(zhǔn)備時(shí)相關(guān)材料往往比較分散,部分文件在其文書相關(guān)部門,部分文件放置在規(guī)劃部,并沒有經(jīng)過應(yīng)有文書處理程序,同時(shí),投招標(biāo)以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對(duì)上述比較分散的相關(guān)資料進(jìn)行及時(shí)收集,久而久之,會(huì)使收集上述文件的難度加大,甚至可能導(dǎo)致文件丟失。所以,在工程項(xiàng)目立項(xiàng)的前期,就應(yīng)當(dāng)及時(shí)介入檔案的收集以及整理,由專人負(fù)責(zé)。
2.1.4對(duì)新設(shè)備的檢驗(yàn)加強(qiáng)監(jiān)控
新設(shè)備到貨后,隨之會(huì)有相應(yīng)的圖紙資料,值得注意的是,進(jìn)口設(shè)備對(duì)應(yīng)的外文資料往往是與其設(shè)備一起放置,而國(guó)產(chǎn)設(shè)備所提供的使用手冊(cè)又不足,這些環(huán)節(jié)時(shí)常會(huì)出現(xiàn)漏洞。缺乏細(xì)致認(rèn)真的態(tài)度,就可能丟失設(shè)備資料。所以,必須建立合理的設(shè)備開箱檢驗(yàn)相關(guān)的制度并且貫徹執(zhí)行,對(duì)開箱權(quán)限予以明確。
2.2完善制度,明確責(zé)任
對(duì)建設(shè)工程進(jìn)行檔案管理是很必要也十分重要的,管理過程應(yīng)當(dāng)是有目標(biāo)、有計(jì)劃、有落實(shí)、有責(zé)任的活動(dòng)。所以,承建單位必須建立由副經(jīng)理或者總工程師領(lǐng)導(dǎo),質(zhì)量生成或者工程檔案部門負(fù)責(zé)專管,下面的各級(jí)主管相應(yīng)的分片領(lǐng)導(dǎo),由檔案管理者以及項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),由施工管理者來(lái)具體落實(shí),并且對(duì)各級(jí)各類人員的權(quán)責(zé)予以明確規(guī)定。對(duì)于大型的工程項(xiàng)目部門一定有現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理員,對(duì)于中型或者小型項(xiàng)目部門,應(yīng)當(dāng)有兼職人員對(duì)資料進(jìn)行收集以及整理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)適時(shí)對(duì)檔案工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn),提高其業(yè)務(wù)水平以及工作質(zhì)量。依照檔案資料管理的重點(diǎn)在現(xiàn)場(chǎng)的特點(diǎn),加強(qiáng)建立完善的工程檔案編制、收集、歸檔以及整理的制度。
2.3發(fā)揮合同的法律效應(yīng)
檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參與起草合同的相應(yīng)管理工作,將文件材料的歸檔以及積累當(dāng)作合同中的重要內(nèi)容獨(dú)立為一條款,明確要求竣工文件材料相應(yīng)的驗(yàn)收時(shí)間、質(zhì)量以及份數(shù)、副本內(nèi)容、歸檔范圍,使相應(yīng)的承建單位也對(duì)檔案管理有足夠的認(rèn)識(shí)與重視,這樣以來(lái),就以法律形式保證了歸檔工作的落到實(shí)處。
三、工程檔案管理是促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段
工程檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強(qiáng)制性，這種強(qiáng)制性往往與建設(shè)行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項(xiàng)目竣工審查程序的一個(gè)部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個(gè)內(nèi)容。這一系列的行政行為，以加強(qiáng)工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質(zhì)量的效果。
從建設(shè)工程檔案管理的實(shí)踐來(lái)看，首先是由市建設(shè)局把關(guān)，在建設(shè)工程取得《施工許可證》之前，建設(shè)單位一定要與市城建檔案館簽訂《報(bào)送建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任書》，并填寫《建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任人登記表》，從一開始就把建設(shè)工程檔案的要求、責(zé)任告知建設(shè)單位，要求他們明確分管領(lǐng)導(dǎo)和專門資料人員，對(duì)工程資料終身負(fù)責(zé)，提高他們的檔案責(zé)任意識(shí)；第二步是對(duì)建設(shè)工程檔案實(shí)行專人負(fù)責(zé)、全程跟蹤、經(jīng)常性業(yè)務(wù)指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改：第三步是工程竣工前對(duì)建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格發(fā)《建設(shè)工程竣工檔案初驗(yàn)認(rèn)可證》方能舉行竣工驗(yàn)收會(huì)，由市工程質(zhì)量監(jiān)督站查驗(yàn)資料備案后，再完整向市城建檔案館報(bào)送移交建設(shè)工程竣工檔案并取得《建設(shè)工程竣工檔案合格證》，然后才能去辦產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)：此外，還由市建設(shè)局統(tǒng)一組織建設(shè)工程檔案編制執(zhí)法檢查，加強(qiáng)工程檔案收集編制的原始性、真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性管理。這一系列與建設(shè)行政職能相融合的措施。通過建設(shè)工程檔案管理促進(jìn)了建設(shè)工程質(zhì)量的提高。
在建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)過施工單位的建筑用料與技術(shù)說明文件不符的情況，我們及時(shí)向建設(shè)單位反映，防止了。以次充好”事件發(fā)生：還發(fā)現(xiàn)過隱蔽工程中以空心墻代替實(shí)心墻等“偷工減料”行為，并得到了及時(shí)制止。建設(shè)工程檔案管理對(duì)工程質(zhì)量的促進(jìn)作用得到了建設(shè)單位(業(yè)主單位)高度認(rèn)可。
建設(shè)工程從立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、材料配送，到主體和配套施工，到最后裝飾裝修、綠化亮化，到竣工驗(yàn)收后投入使用，這是一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的周期。建設(shè)工程檔案不僅把這個(gè)過程真實(shí)地記錄下來(lái)了，把這個(gè)過程完整地鏈接起來(lái)了，也把這個(gè)過程作為歷史記憶長(zhǎng)久保留了下來(lái)。
對(duì)于建設(shè)工程檔案管理的重要性及其實(shí)現(xiàn)途徑是需要我們研究思考并高度重視的；在條件成熟的情況下，從行政和立法層面加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量會(huì)有更積極的作用。 我們應(yīng)該以眾多的建設(shè)工程質(zhì)量事故為教訓(xùn)，以我們加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理的成效為動(dòng)力，以高度地責(zé)任感和緊迫感來(lái)推進(jìn)建設(shè)工程檔案管理工作，為提高建設(shè)工程質(zhì)量、確保人民生命財(cái)產(chǎn)安全、建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)做出切實(shí)的努力。
參考文獻(xiàn):
篇8
一、 工程檔案資料的內(nèi)容
1.綜合性文件資料：包括上級(jí)批準(zhǔn)文件、計(jì)劃任務(wù)書、規(guī)劃、征地、消防、環(huán)保、工程地質(zhì)、水文、等審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料等。
2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工資料： 包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)、監(jiān)理、工程例會(huì)紀(jì)要、混凝土、砂漿等配合試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
3.竣工圖：主要包括總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖、給水、排水工程竣工圖、強(qiáng)電弱電工程竣工圖、通風(fēng)、及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
二、 工程檔案管理的意義
工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是建設(shè)項(xiàng)目全過程的原始、真實(shí)記錄，是寶貴的信息資源，在城市建設(shè)活動(dòng)中起著非常重要的作用。
1.工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行城市技術(shù)建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的手段。工程檔案真實(shí)地記錄了建設(shè)生產(chǎn)活動(dòng)的全過程，它是儲(chǔ)備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)的工具和手段。如果一個(gè)城市它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料，在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，城市建設(shè)會(huì)很多困難。
2.工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工件的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃就是對(duì)城市、或城市中的各種要素，根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色、各方面的動(dòng)態(tài)變化因素進(jìn)行全面的、綜合的、科學(xué)的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的預(yù)測(cè)和設(shè)想。在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。
3.工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)。由于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，城市立體化程度越來(lái)越高，地下、地上、空間利用率越來(lái)越高，除現(xiàn)有的各種管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來(lái)越多，面對(duì)這些工程的維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建，單靠所謂的活檔案---人的記憶是不行的。工程檔案是城市建設(shè)科學(xué)資源儲(chǔ)備的寶庫(kù)，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費(fèi)和損失。
4.工程檔案是城市防災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)后重建的重要依據(jù)。2008汶川大地震后的城市基礎(chǔ)設(shè)施的搶修、重建，工程檔案發(fā)揮了重要作用。
實(shí)踐證明，如果能合理、充分利用工程檔案，就可以對(duì)城市進(jìn)行合理開發(fā)，保證工程建設(shè)的合理設(shè)計(jì)、施工，充分發(fā)揮投資效益。
三、工程檔案的特點(diǎn)
1.單一獨(dú)立性。即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。
2.真實(shí)性。工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。
3.實(shí)用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。
四、 工程檔案管理需要解決的問題
1.檔案材料不完整是建筑工程存在的主要問題。很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無(wú)幾。
2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。
五、 如何做好工程檔案的管理
1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對(duì)工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。業(yè)內(nèi)資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)本行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。
2.建立健全檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理、措施。
3.加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)是也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性，在工作中靈活運(yùn)用，要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
4.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作，嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行會(huì)面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求。
當(dāng)前，我國(guó)的建筑市場(chǎng)面臨嚴(yán)峻的打打挑戰(zhàn)和激烈的競(jìng)爭(zhēng)，管理體制必將漸近改革，建筑工程檔案管理也會(huì)涌現(xiàn)新情況，同時(shí)也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
篇9
Keywords: highway engineering; file; management
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
在對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，建筑工程檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
公路工程檔案是反映交通發(fā)展的重要的歷史記錄，是各級(jí)公路管理狀況的鏡子，是工程建設(shè)的見證，是工程質(zhì)量的反映?？梢哉f，對(duì)公路工程檔案管理工作的重視，就是對(duì)工程建設(shè)本身的重視。因此，重視和加強(qiáng)公路工程檔案管理工作，對(duì)公路建設(shè)事業(yè)有著極為重要的意義。
一、思想上要重視工程檔案管理工作
工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對(duì)建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。
二、建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)
為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
三、嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)
工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
四、公路工程檔案收集要系統(tǒng)完整
公路工程收集整理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性、繁瑣乏味的工作,牽涉的部門很多,覆蓋的范圍很廣。因此需要本系統(tǒng)本單位領(lǐng)導(dǎo)職工的共同努力。我們要改變檔案工作長(zhǎng)期封閉的局面,摒棄“檔案工作無(wú)關(guān)緊要”的舊觀念,創(chuàng)新發(fā)展,開拓視野,全力以赴地搜集相關(guān)的檔案信息。單位各部門、各科室的每個(gè)職工均負(fù)有搜集上交相關(guān)數(shù)據(jù)文件的職責(zé),部門領(lǐng)導(dǎo)要周密部署,明確專人負(fù)責(zé)工程的文件、具體數(shù)據(jù)、聲像資料的收集歸檔整理工作,對(duì)每個(gè)公路工程都不放過,要把施工中形成的報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、圖紙、合同、招投標(biāo)書賬冊(cè)、協(xié)調(diào)活動(dòng)、會(huì)議記錄等資料收集歸檔,做到應(yīng)收盡收,應(yīng)納盡納,確保歸檔文件、數(shù)據(jù)和聲像資料的完整性。從領(lǐng)導(dǎo)到職工都要增強(qiáng)“檔案意識(shí)”,通過強(qiáng)有力的輿論宣傳,發(fā)動(dòng)全體領(lǐng)導(dǎo)職工,抓實(shí)抓好檔案管理,營(yíng)造“公路工程檔案、人人有責(zé)”的濃厚氛圍,激發(fā)大家收集整理檔案的工作熱情,為檔案工作的完整提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個(gè)結(jié)合:1、是辦公室收發(fā)文件時(shí)把關(guān)收集與檔案管理人員專項(xiàng)收集相結(jié)合。2、是日常收集與每年年底歸檔整理時(shí)查漏補(bǔ)缺相結(jié)合。通過領(lǐng)導(dǎo)職工的共同努力,將公路工程檔案收集得更為齊全完整,在今后的公路建設(shè)中,把最系統(tǒng)的、最有價(jià)值的檔案信息傳遞給使用者,更好地為我國(guó)道路交通現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
五、公路工程檔案的軟件、硬件建設(shè)
要做好公路工程檔案工作,必須堅(jiān)持以人為本,加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。既要抓“軟件“——隊(duì)伍的建設(shè),又要抓”硬件“——辦公設(shè)施的建設(shè),兩手抓,兩手都要硬。首先,要加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)。打造高素質(zhì)的檔案管理人員的培訓(xùn),通過培訓(xùn),強(qiáng)化檔案人員的信息意識(shí)、經(jīng)濟(jì)意識(shí)、保密意識(shí)和現(xiàn)代化意識(shí),不斷提高檔案人員職業(yè)操守和業(yè)務(wù)技能。檔案員作為國(guó)家財(cái)產(chǎn)的保存者、守護(hù)者,應(yīng)本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù),開展深層次的研究,發(fā)揮檔案的價(jià)值,為實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)功能盡到自己的責(zé)任。新時(shí)期的檔案工作者應(yīng)具有較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好風(fēng)范與氣質(zhì),應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識(shí),提高自身的修養(yǎng),陶冶自身情操,以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德,贏得社會(huì)公眾的敬重從而提高檔案工作在社會(huì)中的地位,采取“走出去,請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的辦法,到外地兄弟單位學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),取長(zhǎng)補(bǔ)短,不斷改進(jìn)。其次,要加大對(duì)檔案管理的硬件投入。
要加快檔案室硬件的建設(shè),檔案室要配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機(jī)、滅鼠藥、除濕機(jī)等,改善檔案保管條件,做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮等工作。要加強(qiáng)檔案室軟件的配備完善,通過購(gòu)置照相機(jī)、錄像機(jī)、電腦、掃描儀和專用軟件,實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)多樣化,信息交流網(wǎng)絡(luò)化,與時(shí)代同步,有效改善檔案管理環(huán)境。再次,在軟硬件建設(shè)逐步完善的基礎(chǔ)上,要嘗試和推動(dòng)檔案管理信息化和現(xiàn)代化。改變“重藏輕管”的傳統(tǒng)檔案管理觀念,充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性,使他們拋開顧慮,大膽工作,不斷創(chuàng)新,銳意進(jìn)取,運(yùn)用信息資源管理理論和先進(jìn)的電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段,最大程度上開發(fā)和利用檔案,服務(wù)于交通事業(yè)和社會(huì)其他部門。
六、及時(shí)做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。
參考文獻(xiàn)：
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篇10
目前檔案管理的難點(diǎn)，制約著建設(shè)工程乃至整個(gè)建筑企業(yè)的發(fā)展，因此，建筑企業(yè)要通過提高檔案管理意識(shí)、實(shí)行現(xiàn)代化管理水平、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，以及完善檔案管理工作制度等措施，方可實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而為建設(shè)工程提供良好的檔案管理環(huán)境。
一、 房建工程建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)
一般房建工程項(xiàng)目投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外部協(xié)作復(fù)雜，所形成的檔案有如下特點(diǎn)：
（一） 數(shù)量大、種類多
房建工程是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，它由多個(gè)子項(xiàng)或?qū)ｍ?xiàng)工程項(xiàng)目組成。從項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、核準(zhǔn)到開工、投資建設(shè)，再到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，長(zhǎng)達(dá)5～10年不等。長(zhǎng)時(shí)間所產(chǎn)生的文件包括勘測(cè)設(shè)計(jì)、招投標(biāo)管理、配套供電交通、土木工程，設(shè)備安裝，管道線路鋪設(shè)、裝飾裝修等資料，并經(jīng)文字、圖紙、圖表、聲像、照片、實(shí)物標(biāo)本等形式記載，形成數(shù)量巨大、種類繁多的工程建設(shè)檔案。
（二） 價(jià)值高
房建工程檔案收集來(lái)源于工程各子項(xiàng)的參建各方，在工程建設(shè)過程中，涉及質(zhì)量評(píng)定、材料進(jìn)場(chǎng)核定、事故理賠審定、天氣情況、各階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是在工程建成后進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)管理中不可缺少的參考資料。
（三） 綜合性強(qiáng)
房建工程建設(shè)涉及面廣，它牽涉到市政綠化、土木工程、電力、交通、通訊、消防等各個(gè)方面，從而形成的房建工程檔案專業(yè)性、綜合性強(qiáng)。
二、 房建工程檔案管理的常見問題
從上世紀(jì)90年代中期開始，在我國(guó)住房建行業(yè)中，陸續(xù)推行項(xiàng)目經(jīng)理制、招標(biāo)投標(biāo)管理制、合同管理制及工程監(jiān)理制，房建工程檔案管理也取得了重大進(jìn)步，但房建工程檔案管理目前還存在以下問題：
（一） 管理規(guī)章制度不健全且執(zhí)行不到位
房建工程檔案管理點(diǎn)多、面廣、量大牽涉單位多，且各單位相對(duì)獨(dú)立。由于工程建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全其實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上缺乏完善的約束機(jī)制加上檔案管理不重視，造成執(zhí)行不到位，出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞或者是不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。
（二） 重工程建設(shè)，輕檔案管理
為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，業(yè)主和參建單位在工程建設(shè)過程中往往只注重工程的形象工程建設(shè)進(jìn)度而忽視建工檔案資料的作用，檔案管理意識(shí)淡薄從而未把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，尤其是在施工階段面臨工期短、施工任務(wù)繁重等情況下，只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整理等工作，使工程檔案管理與工程建設(shè)未能按時(shí)完成。
（三） 檔案歸檔不及時(shí)且質(zhì)量不高
房建工程建設(shè)長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性，受工程建設(shè)參建單位多，工期長(zhǎng)、人員變動(dòng)大等因素影響，各單位對(duì)建設(shè)過程中形成的資料未及時(shí)收集和妥善保管，檔案資料不能及時(shí)移交和定期整理歸檔。若到工程項(xiàng)目完工需辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時(shí)，再來(lái)組織大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，導(dǎo)致工程竣工檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制。
（四） 檔案管理從業(yè)人員配備不足且素質(zhì)不高
因?qū)こ探ㄔO(shè)檔案管理不重視，發(fā)包單位或施工單位配備的檔案從業(yè)人員配額少且多為兼職人員，人員穩(wěn)定性不強(qiáng)，而且對(duì)建工檔案征集與收集、整理、保管與維護(hù)等要求掌握不全，使得工程檔案管理質(zhì)量較差，無(wú)法達(dá)到國(guó)家規(guī)定的建工檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
（五） 檔案現(xiàn)代化管理水平不高且信息資源未共享
在實(shí)際工作中，各建設(shè)單位不同程度地存在著重視紙質(zhì)文件的歸檔，忽略電子文件的收集歸檔，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理，工程檔案信息未實(shí)現(xiàn)共享。
三、 應(yīng)對(duì)房建工程建設(shè)檔案管理問題的措施
（一） 加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)
為加強(qiáng)對(duì)房建工程建設(shè)檔案的有序管理，在工程項(xiàng)目開始時(shí)，就應(yīng)對(duì)來(lái)自各參建單位及人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，從而增強(qiáng)工程各人員的檔案意識(shí)，爭(zhēng)取各方面的支持與配合，提高他們做好房建工程檔案管理的自覺性和責(zé)任感，爭(zhēng)取他們的重視和支持，擺脫檔案管理的處于被動(dòng)的局面。
（二） 完善制度，規(guī)范檔案管理
一要根據(jù)國(guó)家及建設(shè)部門的相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合房建工程的實(shí)際情況完善制度，建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對(duì)組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都應(yīng)明確規(guī)定，有章可循；二要制定房建工程檔案管理工作約束機(jī)制，將其納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核；三要提高執(zhí)行力，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理規(guī)定，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎(chǔ)。
（三） 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
一方面配足檔案人員，保證檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。條件允許的，應(yīng)配備專業(yè)人員專門管理；條件不允許的，也要設(shè)法提高檔案工作者積極性和工作熱情，使其安心工作。另一方面，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要包括三方面的培訓(xùn)：首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，使檔案人員對(duì)工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識(shí)，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次對(duì)工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；最后，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案專業(yè)人員進(jìn)行工程文件編制的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，提高各方專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。
（四） 加強(qiáng)電子文件管理，開發(fā)檔案信息資源。
首先，有一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、儲(chǔ)存、查詢、統(tǒng)計(jì)等操作的檔案管理軟件；其次加快紙質(zhì)檔案信息的錄入速度，推進(jìn)檔案信息資源共享，建立檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)；最后要加強(qiáng)電子檔案的管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)重要檔案的全息機(jī)檢，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為房建工程管理服務(wù)。
房建工程項(xiàng)目檔案與一般生產(chǎn)技術(shù)檔案有所區(qū)別，它是由多個(gè)單項(xiàng)工程形成，周期長(zhǎng)、投資大，環(huán)節(jié)多，在整個(gè)工程建設(shè)中形成的檔案數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)。作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，只有通過發(fā)包單位及承建單位做到領(lǐng)導(dǎo)重視，人員落實(shí)，檔案管理制度健全，管理網(wǎng)絡(luò)建立，過程控制和全程跟蹤有效，即可保證搞好房建工程檔案管理工作，從而滿足住房建設(shè)快速發(fā)展要求。
四、總結(jié)
工程檔案管理要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來(lái)抓，搞好建設(shè)工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，在促進(jìn)企業(yè)自身現(xiàn)代化管理的同時(shí)，更好地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)和發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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篇11
一、檔案管理的基本要求
檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。檔案管理人員在收到歸檔的文件材料后，應(yīng)及時(shí)登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、驗(yàn)收、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應(yīng)符合建設(shè)部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的要求。歸檔的文件資料，其內(nèi)容必須準(zhǔn)確、齊全完整、真實(shí)反映整個(gè)建設(shè)活動(dòng)的過程。歸檔的材料應(yīng)字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個(gè)人簽章的，其簽章手續(xù)應(yīng)完備，并應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水耐久性強(qiáng)的材料書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫，歸檔裝訂的文件材料應(yīng)有案卷封面和卷內(nèi)目錄。
二、目前工程檔案管理普遍存在的問題
（一）工程檔案資料管理制度不健全, 職責(zé)沒有落實(shí)到位。
目前，部分工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有設(shè)立工程檔案管理組織，沒有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些建設(shè)單位雖然制訂，但也不健全。同時(shí)，沒有采取積極有效的措施，把檔案資料規(guī)范管理工作落到實(shí)處。日常工程建設(shè)管理中只注重抓工程施工建設(shè)，抓“形象工程”，只注意安全生產(chǎn)、工程質(zhì)量，而忽視了屬于內(nèi)勤服務(wù)范疇的檔案資料管理工作。
（二）管理經(jīng)費(fèi)投入不足, 保管條件較差。
建設(shè)單位中，只有少數(shù)單位有獨(dú)立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案“六防”措施上更是難以落實(shí)，不利于檔案資料的安全保管。
（三）管理人員專業(yè)知識(shí)不強(qiáng), 業(yè)務(wù)水平不高, 管理欠規(guī)范。
建設(shè)單位工程檔案資料管理人員只有少數(shù)幾個(gè)是專職人員，并經(jīng)過檔案部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而大部分檔案資料管理人員是臨時(shí)調(diào)抽，并身兼數(shù)職，有的由負(fù)責(zé)施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒參加過正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，平時(shí)又忙于應(yīng)付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)上花時(shí)間、下功夫，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺，管理很難做到規(guī)范。往往出現(xiàn)工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設(shè)進(jìn)度相脫節(jié)情況，檔案整理歸檔處在相對(duì)滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規(guī)范管理，呈現(xiàn)零散狀態(tài)，隨著資料的堆積，整理歸檔勢(shì)必跟不上去。
（四）工程檔案沒有被充分利用。
工程檔案深層價(jià)值的挖掘，利用幾乎很少單位能做到。很多檔案中該體現(xiàn)的匯總、分析、統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)都沒有實(shí)現(xiàn)。建設(shè)單位建設(shè)的各類似工程不能通過檔案給其他待建工程提供參考，許多項(xiàng)目經(jīng)歷的事件僅存在于事件發(fā)生當(dāng)時(shí)及事件當(dāng)事人的頭腦中，無(wú)法從事件中提煉經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。如幾個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)類似的工程變更，這說明工程變更僅在項(xiàng)目本身作了縱向管理，卻沒有在建設(shè)單位進(jìn)行橫向的比較管理。
三、科學(xué)精致的流程圖保障檔案管理的完整性、高效性以基本建設(shè)程序?yàn)橹骶€，建立工程檔案管理流程。（詳見附文一）。
四、利用好工程檔案、體現(xiàn)檔案價(jià)值
工程檔案不僅是告訴別人我們做了些什么，還應(yīng)是通過錄入、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析后，對(duì)項(xiàng)目管理起到促進(jìn)作用。利用工程檔案來(lái)控制工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)流程及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)范性，利用檔案來(lái)監(jiān)督、促進(jìn)工程的建設(shè)。
利用工程檔案，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的查閱方式外，更符合時(shí)展、更便捷的是利用工程檔案信息化產(chǎn)生的信息，來(lái)使用工程檔案。
1、可以建立工程檔案管理信息平臺(tái)，根據(jù)建設(shè)單位的實(shí)際情況及對(duì)檔案管理的預(yù)期效果，委托軟件開發(fā)公司，引進(jìn)適合的軟件系統(tǒng)，建立工程檔案管理信息平臺(tái)。
2、除專業(yè)的軟件管理系統(tǒng)外，也可利用日常辦公軟件，例如excel、word等，進(jìn)行工程檔案管理電子化，便于工程檔案利用。
（1）、以項(xiàng)目為單位，從項(xiàng)目的立項(xiàng)到財(cái)務(wù)審計(jì)完成為止，以資金發(fā)生時(shí)間為順序，建立項(xiàng)目資金費(fèi)用表格。填報(bào)項(xiàng)目的年度投資計(jì)劃、財(cái)務(wù)年度預(yù)算、月度產(chǎn)值、資金實(shí)際支付情況（包括工程變更的預(yù)算費(fèi)用）、工程審計(jì)情況等內(nèi)容，為項(xiàng)目的資金計(jì)劃編制、成本控制、進(jìn)度情況、各類報(bào)表的填報(bào)以及加快工程審計(jì)及財(cái)務(wù)審計(jì)提供基礎(chǔ)性資料，便于項(xiàng)目的參與者了解項(xiàng)目的資金等情況。
（2）、建立重要文件的電子版本。
相關(guān)職能部門的批復(fù)意見：對(duì)于項(xiàng)目項(xiàng)建書批復(fù)、選址意見、用地預(yù)審意見、建設(shè)用地許可、可研批復(fù)、交評(píng)意見、初步設(shè)計(jì)批復(fù)、概算批復(fù)、施工圖審查意見、用地批準(zhǔn)書、中標(biāo)通知書、工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程界定表、工程移交單等相關(guān)職能部門的批復(fù)意見進(jìn)行掃描存檔，以增加檔案的安全性及方便項(xiàng)目其他工作人員查閱使用。
各類報(bào)批文本、圖紙、合同、招投標(biāo)文件、變更聯(lián)系單、單位發(fā)文等作為項(xiàng)目管理中的重要組成部分，在保存紙質(zhì)版本的基礎(chǔ)上，同時(shí)保存一份電子稿，以增強(qiáng)檔案的安全，便于項(xiàng)目前期調(diào)整使用和作為其他項(xiàng)目報(bào)批、管理的參考。
五、建設(shè)單位工程檔案管理的幾點(diǎn)思考
（一）需要領(lǐng)導(dǎo)的重視。
工程檔案管理是個(gè)系統(tǒng)性的工程，只是項(xiàng)目管理的一部分，雖重要，但卻很難產(chǎn)生階段性、象征性的效果，故需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要投入大量人力、物力、財(cái)力在項(xiàng)目建設(shè)中，進(jìn)行工程檔案管理，隨著工程建設(shè)，完成工程檔案歸檔。
（二）需要各方有互助共贏意識(shí)。
工程檔案管理不是一個(gè)人的事情，不是專職檔案管理人員全心全意就能達(dá)到很好效果，需要各方共同提高認(rèn)識(shí)，共同努力，相互協(xié)作完成。
（三）需要各方承擔(dān)起響應(yīng)責(zé)任。
建立工程檔案的監(jiān)督檢查制度，使參與項(xiàng)目的每個(gè)人都承擔(dān)起相應(yīng)的檔案歸檔、錄入的責(zé)任，要保證檔案原始、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。在項(xiàng)目考核中，應(yīng)將工程檔案管理情況作為一項(xiàng)考核內(nèi)容。
（四）需要提高工程檔案的法律地位。
將工程檔案歸檔、移交作為部分合同款支付的必要條件，且在招標(biāo)及合同中明確工程檔案歸檔的份數(shù)、時(shí)間、質(zhì)量等要求，強(qiáng)化參建第三方的檔案管理責(zé)任。
六、課題研究不足之處
1、由于人力、技術(shù)所限，未對(duì)工程檔案管理信息化進(jìn)行系統(tǒng)研究。
2、本課題僅就市政工程進(jìn)行了工程檔案管理流程編制。
附文一
篇12
XXX項(xiàng)目部文件資料管理的目標(biāo)是：規(guī)范、有效的文件資料及時(shí)、準(zhǔn)確、齊全、方便的服務(wù)于工程，為竣工檔案移交奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
XXX項(xiàng)目部秉承業(yè)主的文件資料管理原則，即事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有標(biāo)準(zhǔn)，工作有檢查。
XXX項(xiàng)目部鄭重承諾：嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家、行業(yè)、業(yè)主、企業(yè)的有關(guān)要求，規(guī)范信息文檔管理，認(rèn)真貫徹執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，齊全完整收集歸檔資料，按期、高質(zhì)量移交竣工檔案。
二、 組織機(jī)構(gòu)
（一）信息文檔管理組織機(jī)構(gòu)
XXX項(xiàng)目部根據(jù)工程的施工特點(diǎn)，建立分工明確、合理有效的工程信息資料管理職能體系。信息資料部是施工文件管理統(tǒng)一歸口單位，負(fù)責(zé)項(xiàng)目部對(duì)內(nèi)、對(duì)外的所有施工技術(shù)文件的管理，直接受項(xiàng)目部生產(chǎn)經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。信息資料部共設(shè)7個(gè)崗位，分別是：部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)、圖紙變更管理員、文檔管理員、技術(shù)資料管理員、翻譯以及網(wǎng)絡(luò)工程師。項(xiàng)目部所屬的各部室及各專業(yè)施工隊(duì)伍設(shè)專職或兼職信息資料員，負(fù)責(zé)本部室、本單位的信息資料管理工作。
（二）信息資料部管理職責(zé)
1、文件資料管理職責(zé)
(1) 結(jié)合工程特點(diǎn)，建立合理有效的項(xiàng)目部信息文檔管理組織機(jī)構(gòu)，明確管理職責(zé)，確定工作目標(biāo)，并在項(xiàng)目施工過程中保證組織機(jī)構(gòu)有效運(yùn)轉(zhuǎn)；
(2) 根據(jù)國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)主及其他接口單位的要求，制定適用于本項(xiàng)目的信息文檔管理程序、制度；監(jiān)督信息文檔管理程序的實(shí)施，并持續(xù)修訂，保持更新；
(3) 依據(jù)業(yè)主及工程要求，制訂適用于本項(xiàng)目的信息文檔管理表式；在施工過程中監(jiān)督、審查表式的應(yīng)用；
(4) 根據(jù)業(yè)主的要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向業(yè)主提供有關(guān)的文件清單及相關(guān)文件，并適時(shí)更新，保證其持續(xù)有效性；
(5) 制訂適用于本項(xiàng)目的信息文檔培訓(xùn)計(jì)劃；在施工的不同階段實(shí)施有針對(duì)性的培訓(xùn)工作，包括信息資料管理人員專業(yè)培訓(xùn)、信息文檔管理程序的宣貫等；
(6) 負(fù)責(zé)所有合同要求設(shè)計(jì)文件、變更文件、文件資料、技術(shù)文件資料的接收、核對(duì)、標(biāo)識(shí)、記錄、出版、分發(fā)、修改更新、整理、保管、移交和處置，并對(duì)需處理的文件適時(shí)跟蹤，定期匯總；同時(shí)負(fù)責(zé)相關(guān)電子文件的整理、遞送和保存；負(fù)責(zé)項(xiàng)目部FU標(biāo)識(shí)章、受控標(biāo)識(shí)章以及作廢供參考標(biāo)識(shí)章的管理；
(7) 按照業(yè)主的要求，利用業(yè)主指定的數(shù)據(jù)接口提供施工文件管理、變更管理、圖紙功能信息、文檔管理方面的數(shù)據(jù)信息；
(8) 負(fù)責(zé)外文技術(shù)資料的中英文翻譯；負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)口譯工作；
(9) 負(fù)責(zé)施工項(xiàng)目文件包的管理工作；
(10) 協(xié)助完成EESR竣工文檔的管理工作，負(fù)責(zé)監(jiān)督和審查竣工文件的規(guī)范性；
(11) 負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目部其他部室、單位信息資料管理提供技術(shù)支持；
(12) 負(fù)責(zé)制訂和實(shí)施信息資料管理考核制度；
(13) 在施工的不同階段，組織有針對(duì)性信息資料檢查，負(fù)責(zé)各類資料的規(guī)范性審查；對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問題落實(shí)整改，制訂有效的預(yù)防措施；
(14) 配合業(yè)主及公司組織的各類信息文檔檢查工作。
2、檔案管理職責(zé)
(1) 工程開工前組建合理有效的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理為第一責(zé)任人的檔案管理首問制，加強(qiáng)檔案管理工作的力度；并適時(shí)保證組織機(jī)構(gòu)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)；
(2) 根據(jù)國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)主對(duì)檔案移交的管理規(guī)定，制訂適用于本項(xiàng)目的檔案管理程序，以及相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃；在施工的不同階段實(shí)施宣貫；
(3) 根據(jù)業(yè)主及公司的要求，與質(zhì)保部、技術(shù)設(shè)計(jì)部協(xié)商制訂系統(tǒng)、完整的檔案移交范圍、數(shù)量及質(zhì)量，并報(bào)業(yè)主、公司審核批準(zhǔn)，實(shí)施；根據(jù)審批的檔案移交范圍制訂項(xiàng)目部有關(guān)單位的檔案管理職責(zé)，明確分工，責(zé)任落實(shí)到部門、落實(shí)到人；
(4) 負(fù)責(zé)組織在施工過程中對(duì)歸檔范圍的文件資料的收集、保存實(shí)施監(jiān)督、審查；
(5) 系統(tǒng)工程竣工后，負(fù)責(zé)組織EESR文檔的整理、審核，辦理移交手續(xù)；
(6) 負(fù)責(zé)組織對(duì)竣工圖的整理、移交工作；負(fù)責(zé)竣工圖章的管理工作；
(7) 負(fù)責(zé)按照業(yè)主的要求，組織竣工檔案的整理、組卷及移交；同時(shí)按照要求對(duì)相關(guān)電子文件進(jìn)行整理、移交；
(8) 按照業(yè)主的要求，在指定的數(shù)據(jù)接口上錄入竣工文件、變更文件以及其它AA19位編碼文件數(shù)據(jù)，并及時(shí)更新；
(9) 配合業(yè)主及公司組織的各類檔案管理檢查、驗(yàn)收工作；
(10) 組織檔案管理專項(xiàng)考核工作。
3、信息管理職責(zé)
(1) 負(fù)責(zé)XXX項(xiàng)目部信息設(shè)備軟硬件的運(yùn)行和維護(hù)；
(2) 負(fù)責(zé)XXX項(xiàng)目部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及通訊系統(tǒng)的建立、運(yùn)行和維護(hù)；
(3) 負(fù)責(zé)組織信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入的監(jiān)督、檢查和技術(shù)指導(dǎo)；
(4) 負(fù)責(zé)保障按照業(yè)主要求的格式、接口、頻率提供有關(guān)數(shù)據(jù)。
三、文檔管理控制手段
XXX項(xiàng)目部為保證文檔管理目標(biāo)的100%實(shí)現(xiàn)，確保管理原則在工作中的貫徹，采取切合實(shí)際、行之有效的信息文檔管理控制手段。
（一）建立分工明確、合理有效的文檔管理組織機(jī)構(gòu)
根據(jù)本項(xiàng)目的特點(diǎn)，建立分工明確、合理有效的組織機(jī)構(gòu)，使有關(guān)部門在施工的各個(gè)階段便深入?yún)⑴c并跟蹤工程文件的控制與收集工作，承擔(dān)起多渠道形成文件的接收管理工作，保證工程建設(shè)期間文件收集的完整性，使文件資料的管理和檔案的收集與工程同步進(jìn)行。根據(jù)工程文件、檔案的數(shù)量龐大、種類繁多、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，設(shè)置專業(yè)結(jié)構(gòu)合理的崗位，配備與崗位要求相適應(yīng)的管理人員。
（二） 制訂有針對(duì)性的、操作性強(qiáng)的文檔管理程序
1、有效的前端控制
有效的前端控制是文檔管理的關(guān)鍵，因此在項(xiàng)目開工前期就根據(jù)工程特點(diǎn)，結(jié)合信息資料部的管理職能制訂文檔管理的各項(xiàng)程序，規(guī)范管理、明確職責(zé)，將文檔管理的工作內(nèi)容程序化、規(guī)范化，并在人員上崗前、在施工過程中、在竣工資料整理組卷時(shí)開展有針對(duì)性的培訓(xùn)和宣貫工作。
2、文件包管理的運(yùn)用
在竣工資料收集過程中，運(yùn)用有成功管理經(jīng)驗(yàn)的文件包管理辦法，符合檔案管理的工作原則，從開工前計(jì)劃、施工過程收集和檢查以及竣工后整理移交三方面保證了竣工資料的規(guī)范性、完整性和系統(tǒng)性。
（三）制訂文檔管理專項(xiàng)考核制度
工程文檔管理是工程建設(shè)管理的有機(jī)組成部分。XXX項(xiàng)目部將工程文檔管理工作納入工程目標(biāo)管理程序及工作計(jì)劃，納入工程質(zhì)量保證體系，納入有關(guān)部門技術(shù)人員的職責(zé)范圍、工作規(guī)范。同時(shí)根據(jù)制訂的文檔管理程序，將各項(xiàng)工作目標(biāo)化、量化，建立與之相適應(yīng)的監(jiān)督考核機(jī)制。在施工過程中定期組織考核，目的是監(jiān)督管理程序的貫徹和執(zhí)行，考核文檔管理人員的工作。有效的考核制度是管理程序貫徹執(zhí)行的有力保障。本工程將借鑒以往施工現(xiàn)場(chǎng)成功管理經(jīng)驗(yàn)，專門設(shè)立信息文檔考核專項(xiàng)備用金。與信息、文檔管理有關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)、人員，在工程初期統(tǒng)一交一定數(shù)量的管理保證金。管理保證金實(shí)行階段性返還和獎(jiǎng)勵(lì)制度，根據(jù)施工過程中組織的各項(xiàng)信息文檔檢查結(jié)果、崗位職責(zé)完成情況以及管理程序的貫徹執(zhí)行情況等多方面的因素，對(duì)有關(guān)人員、崗位進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，對(duì)工作優(yōu)秀者可成倍數(shù)獎(jiǎng)勵(lì)。
（四）結(jié)合工程情況組織文檔管理專項(xiàng)檢查
在施工的不同階段，信息資料部將協(xié)同項(xiàng)目部其它部門、單位組織建立專項(xiàng)的文檔管理檢查小組，對(duì)產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行系統(tǒng)的檢查。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總、研究、分析，監(jiān)督、審核整改，制訂必要的文檔管理預(yù)防、糾正措施。
（五）文檔管理應(yīng)用有效的信息管理系統(tǒng)
工程文件的特點(diǎn)是文件數(shù)量巨大、文件的相互關(guān)系繁雜、文件的版次多、多種文件介質(zhì)共存。
篇13
二、水利工程檔案同步管理的目標(biāo)任務(wù)
水利工程檔案是水利工程建設(shè)全過程的真實(shí)記載，是對(duì)工程建設(shè)全貌的客觀反映，實(shí)行同步管理是規(guī)范水利工程建設(shè)管理行為、實(shí)現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)的重要保障。實(shí)施同步管理能有效地規(guī)范水利工程建設(shè)行為，保證工程檔案的完整性、及時(shí)性和規(guī)范性。1.目標(biāo)任務(wù)明確在水利工程的前期工作中，應(yīng)把檔案管理列入議事日程，制定明確的目標(biāo)任務(wù)，落實(shí)專兼職檔案人員工作，從源頭抓起，有效地把水利工程檔案融入工程建設(shè)中去。鹽城市實(shí)施的市區(qū)飲用水水源鹽龍湖工程，自項(xiàng)目可研開始就制定了明確的檔案管理辦法，對(duì)檔案的收集、資料的形成、歸檔的合理性以及檔案分類號(hào)等都提出了一系列操作性強(qiáng)的辦法。由于目標(biāo)任務(wù)明確，鹽龍湖工程建設(shè)的檔案收集齊全、分類清晰、歸檔規(guī)范，順利通過了驗(yàn)收，并得到較高評(píng)價(jià)。2.工作流程規(guī)范水利工程建設(shè)“重施工、輕管理”的現(xiàn)狀導(dǎo)致了工程檔案的整編工作一般都集中到工程竣工驗(yàn)收前一段時(shí)間，時(shí)間緊，人手少，工作量大。為了應(yīng)付檢查，工程建設(shè)單位往往是匆忙組織人手突擊加工，檔案整編的隨意性較大，工作缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性、規(guī)范性，檢查后返工現(xiàn)象較多，既浪費(fèi)時(shí)間，影響工作進(jìn)度，又影響到檔案的整體質(zhì)量。如果從工程開工起，檔案管理部門及時(shí)介入，對(duì)參建單位檔案整編提出統(tǒng)一要求，規(guī)范運(yùn)作；在未裝訂前，監(jiān)管部門再次把關(guān)，一次成型，既節(jié)約時(shí)間，又提高了檔案的整編質(zhì)量，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收也會(huì)順利通過，為工程順利通過竣工驗(yàn)收奠定良好基礎(chǔ)。鹽城市在全國(guó)第一次水利工程普查工作啟動(dòng)前，就制訂了《鹽城市水利普查檔案管理規(guī)定》，對(duì)普查檔案整編統(tǒng)一格式和要求。同時(shí)，要求各縣（市、區(qū)）成立組織、落實(shí)人員、全程介入，從源頭上嚴(yán)要求、高標(biāo)準(zhǔn)，并貫徹始終。歷時(shí)兩年半的普查工作期間，多次組織檔案業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，制作專項(xiàng)檔案PPT課件，現(xiàn)場(chǎng)模擬部分案卷的實(shí)際操作，把理論與操作有機(jī)結(jié)合，檔案整編質(zhì)量高且實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)據(jù)庫(kù)，獲得了江蘇省水利廳專家組檔案專項(xiàng)驗(yàn)收優(yōu)良等級(jí)。3.資料形成及時(shí)水利工程建設(shè)從開工到竣工，期間每個(gè)階段都會(huì)形成大量的圖表、文字、音像檔案，在建設(shè)過程中必須細(xì)心收集。通榆河中段工程和北延送水工程均為國(guó)家重點(diǎn)水利工程，在中段工程檔案整編時(shí)，由于工程開工年代久遠(yuǎn)，跨度近10年，當(dāng)時(shí)對(duì)檔案的重視程度不夠，且檔案人員不斷變換，資料缺失嚴(yán)重，整編工作難度大，有些材料只能找到復(fù)印件，原件不知去向，重要的節(jié)點(diǎn)材料也難以找全，檔案的內(nèi)容不完整。但后期開工的通榆河北延送水工程，從項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、開工、建設(shè)到竣工，檔案監(jiān)管部門全程參與，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，安排檔案專職人員，分階段及時(shí)收集，材料完整且一律原件保存，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收為優(yōu)良等級(jí)。檔案監(jiān)管部門及時(shí)介入為工程檔案資料的齊全完整，以及整編的規(guī)范性提供了有力的基礎(chǔ)保障。
