引論：我們?yōu)槟砹?3篇歷史檔案工作計劃范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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科學(xué)技術(shù)進步有力地推動了經(jīng)濟社會的發(fā)展，也推進我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，讓檔案充分發(fā)揮其積極作用，是推動我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)發(fā)展的有力舉措。

2.適應(yīng)信息化社會發(fā)展的需要

信息在現(xiàn)代社會發(fā)展中的作用日益突出。檔案是一個國家文獻信息的重要組成部分，也是社會信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。現(xiàn)代化的檔案管理有利于發(fā)揮信息促進經(jīng)濟社會發(fā)展的積極作用。比如，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案局限于記錄文字、圖形等信息，而現(xiàn)代化的手段能夠使檔案以聲音、視頻、動畫等方式呈現(xiàn)，信息內(nèi)容更加豐富全面。

3.檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要

現(xiàn)代化的管理和操作手段，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了有利條件，通過合理配置檔案信息資源，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、系統(tǒng)化，拓展了檔案的服務(wù)范圍。同時，現(xiàn)代化的管理手段在檔案分類、查找、傳輸?shù)确矫鎯?yōu)勢明顯，大大提高了檔案收集整理和開發(fā)利用的能力，促進了檔案管理效率的提升。

二、當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題

1.縣級檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化的認識需要加強

當(dāng)前縣級檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化的認識主要存在三種誤區(qū)：一是部分縣級檔案管理人員現(xiàn)代化意識薄弱，認為檔案管理現(xiàn)代化沒有必要。這部分縣級檔案管理人員在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，積累了較豐富的經(jīng)驗，取得了一定的成績，認為傳統(tǒng)的檔案管理方法足以應(yīng)對檔案管理事務(wù)，因此對現(xiàn)代化的檔案管理存在抵觸情緒。二是不少縣級檔案管理人員將檔案管理現(xiàn)代化等同于購置計算機、刻錄機、微縮機等現(xiàn)代檔案管理設(shè)備；而且在檔案設(shè)備使用過程中，一些檔案管理人員不會使用這些設(shè)備，造成設(shè)備閑置浪費。三是一些檔案管理單位不夠重視檔案管理現(xiàn)代化。主要體現(xiàn)在檔案管理人員的培訓(xùn)問題上工作不到位。隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)手段的不斷更新和涉及知識領(lǐng)域日益多元化，受縣級檔案管理人員工作經(jīng)驗以及專業(yè)知識的局限，在相關(guān)培訓(xùn)跟不上檔案管理現(xiàn)代化對人員知識技能的要求時，檔案管理人員就難以利用現(xiàn)代化的檔案管理方法提高工作效率。

2.檔案資源共享度不高

檔案信息資源是國家基本信息資源的重要組成部分， 能否實現(xiàn)檔案信息資源共享， 是檔案及檔案管理工作主動適應(yīng)新常態(tài)的重要舉措。然而， 各級各類檔案館（室） 檔案資源數(shù)字化、信息化工作量大，而且專項經(jīng)費缺口也大， 導(dǎo)致館存量檔案在信息化工作中舉步維艱，館增量檔案信息化工作任重道遠。

3.檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)有待改進

檔案管理涉及的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)滯后、不統(tǒng)一，客觀上影響了我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進程的推進。一是檔案管理相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)滯后。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)手段的日益發(fā)展和運用，現(xiàn)行的檔案整理、著錄標(biāo)準(zhǔn)、分類方法及有關(guān)規(guī)定，沒能及時跟上現(xiàn)代技術(shù)和社會發(fā)展的步伐。特別是當(dāng)前云計算、云存儲等不斷被應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，而檔案管理對有關(guān)云計算、云存儲的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定并沒有及時制定出臺。三是檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化欠缺。由于歷史原因，一些檔案管理部門業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不強，案卷質(zhì)量較差，存在各類檔案著錄細則不一致，以及立卷、編目等規(guī)范不統(tǒng)一的情況，影響了檔案管理效率。

三、縣級檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作的建議

1.現(xiàn)代化電子信息技術(shù)與檔案管理工作有機結(jié)合

現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的內(nèi)容就是利用計算機技術(shù)進行檔案管理工作，計算機作為全新的信息載體，能在磁盤和硬盤中建立電子信息檔案，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案。此外，計算機還具有運算速度快、查找能力強、儲存空間大等多項優(yōu)點，因此，使用計算機進行檔案管理工作能顯著提高檔案工作的工作效率。現(xiàn)代化電子信息技術(shù)與檔案管理工作有機結(jié)合后，還能創(chuàng)建全面、綜合、快速、有效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系。通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系能將檔案信息資源上傳至縣級檔案局官方網(wǎng)站，人們可以通過網(wǎng)站查閱檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。如此一來，不但為縣級市民提供了便利，還能促進檔案信息資源的開發(fā)，進而促進縣級地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展。

2.培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理工作的人才

現(xiàn)代化的檔案工作人員不但要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)能力，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)其他相關(guān)的先進知識和先進成果，使自身能力能緊跟時代的發(fā)展步伐。現(xiàn)代化檔案管理工作人員應(yīng)具備以下三個方面的能力：第一，全面掌握計算機的使用能力，掌握計算機的使用能力是現(xiàn)代化檔案管理工作人員的基本能力，也是促進自身發(fā)展的必要條件。第二，業(yè)務(wù)能力較強，工作人員要將自己樹立為“活檔案”，才能更好地幫助人們解決問題。第三，掌握專業(yè)的知識，由于檔案工作中設(shè)計專業(yè)知識范圍較廣、內(nèi)容較多，因此要求檔案管理的工作人員必須掌握專業(yè)的知識，以及其他相關(guān)專業(yè)的基本知識。

3.完善檔案管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)

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1.1 促進單位用工管理水平的發(fā)展

對每個單位來說，人事檔案管理工作中使用信息化技術(shù)可以有效的提升人事檔案管理的質(zhì)量和效率，同時也為員工辦理各種必要的手續(xù)提供更多的便利，舉例來說，可以根據(jù)個人人事檔案來辦理公積金和養(yǎng)老保險等，在工資調(diào)整和計算工齡的時候也可以有更加準(zhǔn)確的參考依據(jù)。同時對員工的人動也可以提供更多的依據(jù)，從而對人事管理工作的順利開展提供更多的優(yōu)勢條件。

1.2 為選拔人才提供更加充分和有效的依據(jù)

人事檔案的內(nèi)容比較多，涉及的面也比較寬，所以它也成為了反映個人信息的一個有效的依據(jù)，人事管理活動中，人事檔案管理也是其中非常重要的一項內(nèi)容，因為檔案信息所涵蓋的內(nèi)容比較多，同時顯示內(nèi)容的時間跨度也非常大，所以如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會造成很多的不便，這樣也不利于檔案管理工作效率的提升，而在人事檔案管理工作中合理的應(yīng)用信息化技術(shù)就可以將紙質(zhì)文檔變成電子文檔，這就為記錄和檢索提供了更多的優(yōu)勢條件。這樣一來也可以將員工的檔案信息更加便利的及時的應(yīng)用到單位正常運行中，管理者在工作的過程中完全可以根據(jù)單位的需要和員工的實際情況進行人才選拔和人員調(diào)動。

1.3 簡化工作流程，提高人事檔案管理效率

在以往的很長一段時間內(nèi)，我國的人事管理一直都處在封閉的狀態(tài)中，人事檔案材料也大多以紙質(zhì)的形式來保存，這種工作方式會使得人事檔案的管理流程很復(fù)雜，同時需要完成的工作內(nèi)容也非常的多，不容易查找到需要的檔案信息。還容易造成優(yōu)秀人才被埋沒的狀況，在工作中實施了檔案信化之后可以對人事檔案信息進行采集確認和生成以及歸檔，之后再進行利用，這樣就使得檔案管理人員在工作中不需要完成大量的人工工作，同時在這一過程中也可以隨時的抽調(diào)需要的人事檔案，同時也在這些檔案中發(fā)現(xiàn)有潛質(zhì)的優(yōu)秀人才。

2 加強人事檔案信息化的必要性

人事檔案管理是各單位日常管理工作的重要組成部分，人事檔案管理的信息化在單位管理中發(fā)揮著日益重要的作用。人事檔案管理為各單位提供重要的人動數(shù)據(jù)，為單位做出各項經(jīng)營決策提供重要的參考依據(jù)。提升人事檔案管理工作信息化水平，有利于合理、高效優(yōu)化人員配置，完善各職能部門人事數(shù)據(jù)，真實、快速、準(zhǔn)確地記錄人事數(shù)據(jù)，并建立起寶貴的人事數(shù)據(jù)資料庫，從而提升人事檔案管理工作效率，使人事檔案管理工作水平更上一個新臺階。當(dāng)前，我國許多單位在人事檔案管理上面臨各種問題，受各種瓶頸的制約，人事檔案管理水平長期止步不前，不利于對專業(yè)人才數(shù)據(jù)的掌握，缺乏優(yōu)秀的人才作為支撐，最終導(dǎo)致發(fā)展?fàn)顩r出現(xiàn)困境。

3 當(dāng)前我國人事檔案工作信息化中存在的問題

3.1 專業(yè)信息化檔案管理人員缺失

我國信息化水平不斷提高，同時我國人事檔案管理過程中存在的一些硬件方面的問題也逐漸得到了解決，但是在信息化檔案管理的專業(yè)人才方面還是存在著非常大的缺失，在我國的很多單位中都處在新老交替的階段，老員工在工作中不能嫻熟的應(yīng)用信息技術(shù)，但是在自己的崗位上還沒有退休，這就導(dǎo)致很多新的管理人員一直無法上崗，這樣的狀態(tài)就使得人事檔案信息化管理無法很好的得以發(fā)展和實現(xiàn)。

3.2 信息化管理制度缺乏

雖然我國的一些單位在人事檔案管理的過程中已經(jīng)使用了信息化的管理方式，但是在相關(guān)制度的建設(shè)方面還是存在著很大的不足，這樣也就使得檔案信息化管理無法得到一個強大的制度支撐，人事檔案工作的過程中也會呈現(xiàn)出非常大的隨意性，所以也容易導(dǎo)致各種問題。

4 加強人事檔案管理工作信息化需要注意的事項

4.1 必須轉(zhuǎn)變思想觀念，把信息化

管理作為人事檔案管理的重要手段單位和檔案管理人員一定要把思想觀念從過去傳統(tǒng)的檔案管理模式中轉(zhuǎn)變過來，緊跟時代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對人事檔案進行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，為單位的發(fā)展提供有力的人力資源支撐。

4.2 建立健全人事檔案信息化管理制度，使檔案信息化管理更加科學(xué)、規(guī)范、合理

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二、做好文件的收集工作

文件材料收集是立卷歸檔工作的重要基礎(chǔ)工作。文件材料收集工作的好與壞，直接關(guān)系到檔案的齊全完善問題。

文件材料收集工作是一項涉及面廣、難度大、時間性強的工作，也是一項艱苦細微的工作。注重文件材料的收集工作，做到平時收集和年終收集相結(jié)合，重點收集和一般收集相結(jié)合，文號檢查與登記檢查相結(jié)合，把文件收集齊全，保證立卷質(zhì)量。所以，必須從形成抓起，做到隨時收集。具體方法是要做好：一是處理完畢的文件要隨時收。在個人手里不能保存文件，以免散失或影響他人使用；二是經(jīng)常用的文件要履行借用手續(xù)定期收，在貫徹執(zhí)行過程中經(jīng)常用的一些條例、辦法等法規(guī)性文件，可以履行借閱手續(xù)定期收回。這樣可以使借用文件者產(chǎn)生一種責(zé)任感，能注意文件的管理防止散失；三是單位發(fā)文，在蓋章時當(dāng)時收，特別是業(yè)務(wù)部門起草承辦的，以單位名義發(fā)的，在蓋章時一定連同底稿一次收齊，堅持?jǐn)?shù)次就會形成規(guī)律，收到明顯效果；四是內(nèi)部形成的各種材料，要注意掌握線索有針對性的收。內(nèi)部形成材料發(fā)現(xiàn)線索以后，就應(yīng)及時點名去收集，以免形成打埋伏，留后手不交；五是常規(guī)性的文件材料要逐項收。如領(lǐng)導(dǎo)會議記錄、各種統(tǒng)計報表、各種關(guān)系信和存根等年年都有的常規(guī)性文件材料，在立卷前一定要逐項收集齊全；六是立卷前要全面收。在立卷前，要按照具體歸檔范圍，對各種文件材料進行全面收集，部門借用的文件材料，也應(yīng)收回放好卷再借用；七是在立卷過程中，發(fā)現(xiàn)不全要反復(fù)收。通過分類、組卷及卷內(nèi)文件排列等程序，發(fā)現(xiàn)文件材料不全的，還應(yīng)反復(fù)收集達到齊全完整為止。

三、搞好檔案整理工作

提高立卷質(zhì)量就要搞好檔案鑒定、分類、立卷整理，我們在這個方面主要做了兩項工作：一是科學(xué)編制檔案分類方案。根據(jù)規(guī)范要求，結(jié)合本單位檔案形成的特點，分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、項目工程類、基建類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類，每個大類按年度、問題分類，做到了分類科學(xué)、細致、便于運用。二是合理組卷，在組卷時，我們堅持逐份文件分析，具體研究每份文件分到哪個類更合理，組在哪個卷更確切，在同一卷內(nèi)的文件排在哪個位置更符合規(guī)范要求等等。

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具體表現(xiàn)在一是檔案管理機構(gòu)不健全。部分單位檔案管理組織機構(gòu)不健全或認為檔案管理不重要，至今沒有爭取到機構(gòu)編制，也沒有設(shè)置檔案管理機構(gòu)，甚至有些基層單位還沒有專人管理檔案。二是檔案管理責(zé)任意識淡薄。一些基層單位對檔案管理在思想認識上有誤區(qū)，主要領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理人員兼職管理，時間精力擺布不到位，導(dǎo)致檔案管理混亂，音像資料和原始文件保存不完整等。三是檔案管理力量薄弱。一些單位缺乏人手，沒有專職人員管理檔案，由辦公室或者離退休老同志兼職幫助管理，責(zé)任意識淡薄，對檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂、保存等不到位，導(dǎo)致一些重要檔案資料整理歸檔不及時，檔案管理工作明顯滯后。

（二）檔案管理工作還不夠科學(xué)規(guī)范

一是檔案管理秩序混亂。一些基層單位由于長期缺乏科學(xué)有效的管理方法和手段，一些規(guī)章制度不夠規(guī)范，檔案資料收集歸檔等缺乏有效制約考核，造成了管理秩序混亂。二是檔案整理不規(guī)范。部分基層單位對檔案管理工作不夠重視，對新進工作人員、調(diào)入人員或者退休人員的檔案沒有及時歸檔，同時缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案目錄與實際內(nèi)容很多不符，給查找利用帶來不便，也造成了檔案資料的遺失遺漏等問題發(fā)生。三是檔案管理手段落后。由于體制的問題，檔案管理員一直沒有專職的，大部分都是兼職，一些年齡較大的同志被單位領(lǐng)導(dǎo)安排擔(dān)任檔案管理員或者檔案管理人員變動頻繁或者青黃不接，同時一些老同志計算機水平較低，不知道如何運作計算機操作檔案管理系統(tǒng)軟件，往往造成工作被動，檔案管理系統(tǒng)形同虛設(shè)，無法推廣使用，導(dǎo)致檔案管理工作不能保持系統(tǒng)性和完整性。四是檔案管理基礎(chǔ)性工作還有待加強。檔案室硬件設(shè)施不齊全，部分單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后陳舊，辦公室和檔案室混用，甚至還沒有專用檔案室；有些檔案室達不到“八防”要求，引起檔案資料霉變、蟲蛀，影響檔案美觀整潔完整；有些單位設(shè)備配置、檔案裝具都達不到標(biāo)準(zhǔn)要求，甚至有些單位的檔案室還沒有最基本的檔案裝具。

（三）檔案管理人員的整體素質(zhì)還有待提高

一是檔案管理思想更新不及時。許多檔案人員對新時期新形勢下，對檔案工作崗位的價值缺乏認知，思想上沒有與時俱進，對干好檔案工作缺乏使命感、責(zé)任感。二是檔案管理員業(yè)務(wù)技能較差。一些檔案管理員對檔案工作的法律法規(guī)、政策和規(guī)章制度等知識知之甚少，缺乏檔案專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，檔案管理工作基礎(chǔ)不扎實，還不能適應(yīng)檔案管理的需要，檔案管理整體質(zhì)量不高。三是檔案管理員不夠?qū)I(yè)。不少基層單位缺乏專業(yè)的方面檔案管理人員，檔案管理還處于邊干邊摸索的階段，對一些檔案管理的專業(yè)術(shù)語和概念相互混淆，迷糊不清，制約了檔案管理工作水平提升。

（四）檔案管理保障服務(wù)能力有待提升

一是檔案管理信息化建設(shè)落后。一些基層單位、部門包括兼職檔案管理員對檔案信息化建設(shè)工作的重視程度不夠，認為做好紙質(zhì)文件材料的歸檔工作就可以了，導(dǎo)致本單位、本部門形成的電子檔案建立不及時、疏于管理，電子檔案流失嚴(yán)重，直接影響檔案信息化建設(shè)進程。二是檔案管理數(shù)字化建設(shè)滯后。電子文件檔案形成后沒有及時輸入檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用率低，無法做到資源共享，不能滿足社會對檔案信息資源的需要。三是檔案管理員不適應(yīng)工作。隨著計算機的普及，辦公自動化設(shè)備的應(yīng)用，視聽型檔案資源不斷涌現(xiàn)，一些檔案管理人員素質(zhì)不能適應(yīng)這種變化需要。

二、檔案管理的有關(guān)對策

（一）切實加強領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認識

搞好檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一是充實機構(gòu)，落實責(zé)任。明確管理檔案工作，指定專人負責(zé)全部檔案日常工作及年度目標(biāo)考核，研究解決檔案工作中存在的問題。二是配齊配強檔案管理隊伍。通過公開招聘、內(nèi)部交流、提拔任用等形式，選拔文化程度高、思想素質(zhì)強、文字能力水平高、計算機操作熟練、業(yè)務(wù)能力精通的工作人員充實檔案管理隊伍。三是加強檔案管理宣傳工作。通過組織學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，提高檔案法制意識、責(zé)任意識、大局意識，在全社會形成良好的檔案管理工作環(huán)境。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化軟硬件環(huán)境

一是加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大檔案管理建設(shè)經(jīng)費的投入，配齊各種檔案設(shè)施設(shè)備。二是注重提升素質(zhì)能力。要加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)。堅持以個人自學(xué)為主，向書本學(xué)、向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)，立足崗位，在學(xué)中干，在干中學(xué)，不斷提升檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理水平。要強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。采取“走出去”的方式，組織檔案管理員到檔案管理先進單位、先進地區(qū)以及本地本部門檔案館跟班學(xué)習(xí)，實現(xiàn)理論與實踐的有機結(jié)合；采取“請進來”的方式，邀請檔案管理專家、學(xué)者到單位舉辦檔案管理知識講座，對全體同志進行檔案業(yè)務(wù)知識授課，提升檔案管理知識普及率。要強化信息化培訓(xùn)。適應(yīng)檔案管理信息化的要求，加大對檔案管理員信息化方面培訓(xùn)，最大限度減少檔案信息的泄密，確保檔案管理的安全系數(shù)。

（三）建立健全管理體系，提高科學(xué)管理水平

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二、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“j”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

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從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3、結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地（下轉(zhuǎn)70頁）（上接68頁）點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作

不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄、對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

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在??前各行各業(yè)發(fā)展過程中，文書檔案管理工作的重要性不斷突顯出來。在實際工作中，文書工作與檔案工作之間存在十分緊密的聯(lián)系，因此在文書檔案管理工作中，需要正確處理好文書工作和檔案工作兩者之間的關(guān)系，確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。但在日常文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作之間缺乏有效的銜接，在管理體系和制度方面也不完善，這對文書檔案管理工作的規(guī)范性帶來了一定的制約，不利于文書檔案管理水平的提升。

（二）文書檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

近年來文書檔案管理工作的重要性越來越突顯出來，這也對文書檔案管理人員的整體素質(zhì)提出了更高的要求。但在當(dāng)前很大一部分單位文書檔案管理工作中，部分文書檔案管理人員綜合素質(zhì)都不高，不僅檔案管理人員專業(yè)技能有所欠缺，而且工作中存在較強的隨意性，缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。在當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提高的新形勢下，需要文書檔案管理人員努力提高自身的綜合素質(zhì)，更好的促進文書檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

（三）對文書檔案管理工作不重視

當(dāng)前在各行業(yè)中文書檔案管理工作中普遍得不到重視，這主要是由于人們對文書檔案的重要性缺乏有效的認識，因此在實際工作中，人力、物力和財力投入普遍不足，這就對文書檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率帶來了較大的影響，很難發(fā)揮出文書檔案的真正效率和價值。

2 提高文書檔案管理工作的強化措施

（一）重視文書與檔案工作的銜接效果

文書檔案管理水平的高低與文件的質(zhì)量具有直接的關(guān)系，因此在實際工作中，需要重視文書工作與檔案工作之間的有效銜接，從而為文書檔案管理水平的提升創(chuàng)造良好的條件。這就需要在日常工作中在重視文書檔案的宣傳工作，使人們對文書檔案管理工作的重要性有一個深入的認知，準(zhǔn)確對文書材料進行歸檔和立卷，實現(xiàn)文書與檔案工作的一體化發(fā)展。嚴(yán)格對文件進行審核，及時對文件材料進行收集，為文書檔案工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

強化文書檔案的制度化建設(shè)，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護存儲文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時俱進，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等。現(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強制度的實效性。

（三）采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)

在文書檔案現(xiàn)代化管理過程中，應(yīng)當(dāng)注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現(xiàn)代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應(yīng)當(dāng)加大資金技術(shù)投入，強化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購買相關(guān)軟件和設(shè)備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設(shè)置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部保護密碼等，這些技術(shù)的應(yīng)用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技?g的應(yīng)用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數(shù)據(jù)信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統(tǒng)。可見，現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備在文書檔案管理中的應(yīng)用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實提高文書檔案的開發(fā)利用價值，最終促進單位的可持續(xù)發(fā)展。

（四）打造高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍

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一、歷史文化檔案編研工作的意義

（一）編研工作是檔案工作的重要組成部分。是檔案部門系統(tǒng)、廣泛地向社會提供利用服務(wù)的一項重要的基礎(chǔ)性工作。2004年，中央和國務(wù)院曾頒布了《關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，從國家政策層面上首次明確了文化檔案編研工作的戰(zhàn)略地位，強調(diào)“信息資源作為生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在社會資源結(jié)構(gòu)中具有不可替代的地位”。

歷史文化檔案是檔案的重要內(nèi)容之一，歷史文化檔案的編研，也是檔案編研工作的主要內(nèi)容之一，在檔案編研工作中具有十分突出位置。余姚是省歷史文化名城，歷史文化底蘊深厚，素有“文獻名邦”之稱，近年來，市檔案管理部門在社會各界的大力支持下，興起歷史文化檔案編研熱潮，目前編研歷史文化檔案已達100多種、200多冊。

（二）歷史文化編研工作是保護歷史文化檔案史料、方便利用的有效措施和途徑。歷史文化檔案大部分為孤本，如余姚市檔案館、博物館、五桂樓藏書樓收藏的“四先賢”等歷史文化名人的一些文稿和其它檔案資料，包括現(xiàn)代從海內(nèi)外收集的，絕大多數(shù)為孤本，在開展利用服務(wù)時，直接提供原件，容易破損，影響檔案質(zhì)量和壽命，導(dǎo)致這部分檔案不能對外開放。

而以編寫檔案史料的方式提供利用，可以使這些資料長久保存，又不影響它的開放利用。如王陽明的詩，目前分散在各種原始檔案中，且都是孤本，不利于利用，于是近年編研出版了《王陽明詩集》，在內(nèi)部發(fā)行，便于利用。

（三）開展歷史文化檔案編研工作，對于建設(shè)歷史文化名城具有重要作用。余姚歷史文化淵遠流長，檔案資料十分豐富。余姚是七千年前的河姆渡文化遺址的發(fā)源地，曾是遠古時期長江流域中華文明的搖籃;秦時建縣，明清時期形成的姚江文化，更是在中國文化思想史上具有重要地位，期間出現(xiàn)了王陽明、朱舜水、黃梨洲等杰出思想家，連同嚴(yán)子陵成為中國文化史上具有重大影響的余姚“四先賢”;抗戰(zhàn)時期，作為全國十九個革命根據(jù)地之一四明山抗日革命根據(jù)地，形成了獨特豐富多彩的革命文化。

這些歷史文化檔案，從上世紀(jì)九十年代后期就規(guī)劃編研出版《姚江文化叢書》，已陸續(xù)編研了二十余種檔案資料，如《姚江傳統(tǒng)建筑》《姚江文化史》《姚劇劇作選》《浙東抗日根據(jù)地革命文化史料》《姚江名人》《姚江風(fēng)俗》等，對余姚的歷史文化名城的軟件硬件建設(shè)起到了積極作用，特別是《姚江傳統(tǒng)建筑》對于傳統(tǒng)歷史特色街區(qū)的設(shè)計和名人建筑的復(fù)原，提供了大量真實的資料。

（四）開展歷史文化檔案編研工作，對于加強愛國主義教育也具有十分重要的意義。檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。通過編研，檔案可以提高社會利用率，擴大公眾認知度，很多檔案材料還通過再編研、再創(chuàng)作成為愛國主義教育題材。

根據(jù)河姆渡遺址發(fā)掘過程中所形成的檔案資料，編研成《河姆渡遺址》，并根據(jù)這個編研材料設(shè)計了河姆渡遺址文化遺址展覽，已成為省愛國主義教育基地;根據(jù)《浙東革命文化史料》《余姚文史資料?余姚解放四十周年專輯》等編研資料，在2015年4月革命老區(qū)梁弄鎮(zhèn)重新復(fù)原了抗日革命根據(jù)地的舊貌，已成為全國愛國主義教育基地;又如余姚姚劇團根據(jù)王陽明和嚴(yán)子陵的編研資料，撰寫了《王陽明》《嚴(yán)子陵》劇作，在省內(nèi)公演，王陽明的“真三不朽”，嚴(yán)子陵的“高風(fēng)亮節(jié)”，被形象地展現(xiàn)出來，引起了強烈反響，被推薦為余姚中小學(xué)生愛國主義教育教材。

二、當(dāng)前歷史文化檔案編研工作存在的問題

（一）檔案保管的分散性。歷史文化檔案資料的豐富性和多樣性，決定了當(dāng)前檔案資料館藏的分散特點，但對于編研工作來講，不利于綜合開發(fā)利用。

余姚素有“東南名邑”之稱，歷史文化積淀十分豐厚，但沒有集中收集館藏，分別散藏在市檔案館、博物館、史志辦、黨史辦、政協(xié)辦、梨洲文獻館、文化館、圖書館及一些民間編研機構(gòu)、學(xué)會、協(xié)會和個人收藏愛好者手中。這對編研工作帶來了負面影響，如確定專題編研時，先要做大量協(xié)調(diào)工作，對各類分散的檔案進行調(diào)查摸底，還要辦理借閱手續(xù)等。

另外，由于各類收藏檔案側(cè)重面不同，還存在著檔案的安全問題，這將給編研工作帶來較大影響。

（二）檔案編研的功利性。檔案編研是一項十分嚴(yán)肅、十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎袚?dān)著“存史”的職責(zé)，真實性和嚴(yán)謹(jǐn)性是最為重要的原則，也是編研材料的價值所在。但是，一些單位和部門存在著為編研而編研，為出書而出書的偏向，如為召開某某名人學(xué)術(shù)研討會，為紀(jì)念某某名人幾十周慶典活動，由于編研工作時間倉促，收集查閱資料有限，草草出書，同時又請名家題詞，領(lǐng)導(dǎo)寫序等，帶有明顯的功利性，影響了編研成果的質(zhì)量。

（三）編研工作者知識的單一性。檔案編研工作者一般是單位在編人員，他們歷史文化知識豐富，工作勤懇，任勞任怨，年齡普遍較大，對歷史文化檔案編研工作作出了巨大貢獻。但隨著當(dāng)前科技的迅速發(fā)展，特別是信息化、數(shù)字化技術(shù)在檔案中的應(yīng)用，要求檔案編研工作者不僅要掌握檔案相關(guān)知識，掌握一些歷史、社會、經(jīng)濟方面的知識，還應(yīng)掌握相應(yīng)的外語及計算機知識，才能更好更有效地開發(fā)檔案信息資源。他們單一性知識又在一定程度上制約了編研工作的發(fā)展。許多編研者不善于利用數(shù)字化技術(shù)查找和編研檔案資料，也不懂外文，來查閱外籍人士對我國歷史文化的研究，如日本人對王陽明的“心學(xué)”“良知”的研究非常系統(tǒng)，著有大量學(xué)術(shù)論文;朱舜水在反清復(fù)明失敗后，東渡日本講學(xué)多年，他的“實學(xué)”思想在日本有巨大的影響，形成了大量豐富的檔案材料，由于不懂日文，一些編研工作者只能望文興嘆。

（四）編研工作的重復(fù)性。由于檔案保管的分散性和編研工作的功利性，又導(dǎo)致了編研工作的重復(fù)性。如對余姚市革命文化史料，不同部門曾出現(xiàn)過多次編研活動，形成了多個編研材料，如《余姚革命文化史料選編》《浙東抗日革命根據(jù)地史料選編》等，內(nèi)容大同小異。雖然文化和學(xué)術(shù)講究百花齊放、百家爭鳴，但對歷史文化檔案的編研工作由于其真實性和嚴(yán)謹(jǐn)性的特點，應(yīng)有序開展，不宜重復(fù)編研，否則就會浪費有限的資源和財力物力。

三、歷史文化檔案編研工作新途徑

（一）統(tǒng)一規(guī)劃，增強歷史文化檔案編研工作合力。由于歷史文化檔案收藏的分散性，對歷史文化檔案的編研應(yīng)由權(quán)威部門統(tǒng)一規(guī)劃，還應(yīng)根據(jù)文化建設(shè)發(fā)展需要，根據(jù)歷史文化檔案特色，統(tǒng)一編制編研計劃，整合所有歷史文化檔案，整合編研人員力量，分階段實施，提升編研材料的質(zhì)量，擴大編研成果的影響力。

如余姚自上世紀(jì)90年代開始，就對歷史文化檔案的編研工作制訂了規(guī)劃，由市政府出面協(xié)調(diào)，確定《姚江文化叢書》編研25冊，分別由檔案局、政協(xié)辦、史志辦、黨史辦、文化局等單位和部門落實，檔案材料實現(xiàn)共享，該叢書已基本編研完畢，對檔案的利用工作發(fā)揮了較大影響。

（二）精確選題，突出地方歷史文化特色和亮點。歷史文化檔案的編研，其目的是如何讓檔案更好為社會利用，更好地為文化建設(shè)、經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會發(fā)展服務(wù)。因此歷史文化檔案的編研，一定要注重選題，選題上既要堅持有創(chuàng)意，突出特色，又要注重實用。

近年來，余姚編研了一大批具有地方特色的“精品”，除《姚江文化叢書》25冊以外，還編研出了《認識黃宗羲》《河姆渡遺址》《余姚文史資料》（30多輯）、《余姚名人》，及反映抗戰(zhàn)文化的《紅色記憶》《古邑紅旗揚》等，這些編研材料專題性強，有深度，具有一定的史料價值，體現(xiàn)了地方文化特色，有利于促進余姚文化建設(shè)和歷史文化名城建設(shè)，在社會各界均產(chǎn)生了良好的影響。

（三）采用先進技術(shù)，提高檔案編研現(xiàn)代化工作水平。隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，社會生產(chǎn)方式和生活方式發(fā)生了重大變化，人們對檔案的利用和需要已不滿足于過去在檔案室查閱復(fù)印一下資料的手工方式，數(shù)量大，時效性強，專題性和準(zhǔn)確性要求提高，這也要求歷史文化編研過程中采用計算機編目檢索技術(shù)、檔案編研材料數(shù)字化處理手段，實現(xiàn)編研材料的網(wǎng)絡(luò)化。編研材料的網(wǎng)絡(luò)化，是指一定區(qū)域內(nèi)，符合條件的檔案室、檔案館、博物館、文化館、圖書館等建檔單位，都可通過計算機網(wǎng)絡(luò)來查閱編研材料，以提升檔案編研工作水平，提高檔案編研材料的社會利用效率，更好地達到檔案編研工作服務(wù)社會、服務(wù)發(fā)展的目的。

（四）努力提高編研人素質(zhì)，提升檔案編研成果質(zhì)量。檔案編研工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性和知識性較強的工作，檔案編研人員應(yīng)具有良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，應(yīng)忠于職守，盡職盡責(zé)，確保檔案安全，自覺遵守檔案法律法規(guī)。檔案編研工作的專業(yè)性、技術(shù)性特點，要求檔案編研人員除了具備系統(tǒng)扎實的檔案學(xué)的基本理論、基本知識和基本技能外，還需要有淵博的歷史文化知識和地方文獻知識脈絡(luò)，及分析問題解決問題的能力，同時還要掌握一定的計算機技術(shù)水平和一定的外文知識，利用現(xiàn)代化的檔案檢索工具來吸納中外檔案材料，豐富歷史文化檔案編研材料，增強編研工作的實效性，提高編研成果的水平和質(zhì)量。

總之，歷史文化檔案編研工作是檔案工作的重要組成部分，是一項功在當(dāng)世，利于后代的偉業(yè)，也是一項持久的建設(shè)工程。作為檔案編研工作者，一定要加強學(xué)習(xí)，提升自身素質(zhì)，勤奮工作，勇于探索，克服編研工作中存在的問題和困難，努力編研出更好、更多的歷史文化檔案材料，努力為文化建設(shè)服務(wù)，為社會服務(wù)。

【參考文獻】

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一是強化領(lǐng)導(dǎo)到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計劃，與各項業(yè)務(wù)工作同部署、同推進、同考核。同時，為加強檔案的管理與利用，專門成立了以分管局長為組長檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，相關(guān)科室負責(zé)人、崗位業(yè)務(wù)人員組成檔案網(wǎng)絡(luò)體系，對全局形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度，層次分明、健全完善、運轉(zhuǎn)高效的檔案管理機構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)常調(diào)度，及時了解解決工作中出現(xiàn)的困難和問題，并在人、財、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺階打下良好基礎(chǔ)。

二是責(zé)任落實到位。嚴(yán)格實施檔案工作責(zé)任制，把檔案工作納入目標(biāo)管理，實行主管領(lǐng)導(dǎo)、政工科長、檔案管理人員三級責(zé)任連帶責(zé)任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書，明確工作目標(biāo)，落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，形成了分管領(lǐng)導(dǎo)負總責(zé)、政工科長日常抓、專職檔案員具體抓，一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責(zé)任運行機制。

三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負責(zé)全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責(zé)任心強、熱愛檔案工作的兼職檔案員，具體負責(zé)本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

2 加強建設(shè)，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平

該局嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，切實加強制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理隊伍建設(shè)，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。

一是加強制度建設(shè)。嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》和《山東省檔案管理條例》等法律、法規(guī)，建立完善了以崗位責(zé)任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計為主要內(nèi)容的《乳山市機關(guān)事務(wù)管理局檔案管理規(guī)定》、《乳山市機關(guān)事務(wù)管理局檔案分類大綱》及其它9種規(guī)章制度，并把各項檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據(jù)、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。

二是加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)檔案室建設(shè)規(guī)模的要求，累計投資10多萬元，建立了兩個專門的檔案室，設(shè)置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個，安裝豪華型移動密集架4組、防磁柜1臺、溫濕度計1個、電腦2臺、復(fù)印機1臺、打印機1臺、碎紙機1臺，掃描儀1臺等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設(shè)施保障。安裝了窗簾、防盜門，防盜窗、滅火器等設(shè)施，保證了檔案的安全，嚴(yán)格達到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創(chuàng)造了扎實的物質(zhì)條件。

三是加強檔案管理隊伍建設(shè)。該局高度重視加強檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識培訓(xùn)及文書檔案歸檔培訓(xùn)，累計培訓(xùn)人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班，組織人員認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案管理規(guī)范》及檔案利用等方面熱藎提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠利用政府系統(tǒng)辦公系統(tǒng)軟件，接收上級來文、內(nèi)部公文制發(fā)，以及文書檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用。

3 突出重點，充分發(fā)揮好檔案管理工作的作用

在檔案利用上，該局突出重點，積極發(fā)揮檔案管理工作的作用，為機關(guān)事務(wù)各項工作的開展提供保障和依據(jù)。

篇10

我國各地（市）廣播電視臺在檔案信息化管理方面存在較大差異。一些一線城市廣播電視臺檔案管理信息化工作起步早，進程快，效果好。如北京、上海、廣東等地檔案信息化工作早在20世紀(jì)80年代已經(jīng)開展。而地（市）廣播電視臺在2000年國家全面推進檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署后才開始啟動，這幾年基層廣播臺和電視臺合并改革之際，導(dǎo)致這些二線、三線地（市）基層臺在音像檔案管理信息化方面普遍受到合并改革、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)存儲等因素的制約，從而影響了該地（市）廣播電視宣傳事業(yè)的發(fā)展。

基層廣播電視臺音像發(fā)展信息化工作進程中，首先要解決兩大問題：

一是解決存儲數(shù)字化進程問題。與傳統(tǒng)存儲介質(zhì)相比，數(shù)字化存儲具有存儲量大、安全性高、格式統(tǒng)一、便于查詢等優(yōu)勢。實現(xiàn)音像檔案的數(shù)字化存儲，有利于用戶迅速檢索并下載需要的任何鏡頭或片斷，適應(yīng)了當(dāng)前廣播電視機構(gòu)數(shù)字化生產(chǎn)的需要，提高了業(yè)務(wù)部門的工作效率，并大大增加了節(jié)目資料的價值。

二是解決傳輸網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展問題。對于基層廣播電視臺來說，音像檔案的信息化功能不能僅局限于資料的存儲，更重要的是為廣播電視節(jié)目的生產(chǎn)服務(wù)。廣播電視媒體檔案管理系統(tǒng)必須是一個能與節(jié)目制作網(wǎng)相關(guān)聯(lián)、全面的網(wǎng)絡(luò)管理體系。目前，基層廣播電視臺也已經(jīng)開始積極探索新路徑與新模式。

2 推動基層廣播電視臺音像檔案信息化管理工作的對策

2.1 加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是音像檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是音像檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。廣播電視媒體作為新聞宣傳部門，承擔(dān)著各地市的對內(nèi)、對外宣傳任務(wù)，積累了獨具特色的新聞宣傳、重大事件聲像檔案，是各地市經(jīng)濟和社會發(fā)展珍貴的歷史記錄。把音像檔案硬件建設(shè)與信息化建設(shè)結(jié)合起來，配齊檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備，對音像檔案工作需要的電子設(shè)備隨時更新，為音像檔案等專業(yè)檔案配置相應(yīng)的檔案管理軟件。基層臺主管領(lǐng)導(dǎo)要積極支持檔案信息化建設(shè)，在各地臺辦公用房緊張的情況下，保證音像檔案庫房使用，配齊所需軟硬件設(shè)備，保證音像檔案工作快速發(fā)展所需的各項經(jīng)費，為音像檔案信息化積極創(chuàng)造良好條件。

2.2 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。廣播電視臺音像檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)是信息化管理工作的重要基礎(chǔ)之一，是科學(xué)管理信息化工作的前提。加強廣播電視臺檔案員對音像檔案管理電子軟件的應(yīng)用培訓(xùn)，使音像檔案員達到規(guī)范操作。加強電子文件形成管理學(xué)習(xí)，歸檔前必須符合錄入標(biāo)準(zhǔn)格式，為歸檔錄入嚴(yán)格把關(guān)。建立機讀目錄，達到文件級檢索。實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。加強對音像電子文件收集整理、鑒定、著錄、歸檔等工作，需歸檔紙質(zhì)文件，通過掃描轉(zhuǎn)化為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的電子文件，保證電子文件的齊全完整。基層廣播電視臺每年移交進館的音像電子檔案質(zhì)量，要符合進館標(biāo)準(zhǔn)。每年紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔管理，要全部達到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 開發(fā)信息資源建設(shè)。 檔案信息資源開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志。基層廣播電視臺也應(yīng)從實際出發(fā)，開發(fā)音像檔案管理系統(tǒng)。一是加快建立健全音像檔案管理規(guī)章制度，完善音像檔案管理體制。按照音像檔案管理的要求，結(jié)合實際，制定切實可行的檔案管理辦法。二是完善音像檔案的收集、整理、編目、借閱等一系列規(guī)章制度，嚴(yán)格按照規(guī)定抓好落實，確保音像檔案的完整收集、科學(xué)管理和合理使用，避免造成資源流失，使具有廣播電視專業(yè)特色的音像檔案管理進一步制度化，促進檔案規(guī)范化管理程度不斷提升，檔案信息資源合理有序開發(fā)，實現(xiàn)檔案信息資源共享效益。

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二、堅持正確的立卷歸檔原則

“以我為主”是我們必須堅持的立卷歸檔原則，這一點不能有絲毫的猶豫與彷徨。所謂“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。堅持正確的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，我們應(yīng)該予以高度重視。檔案工作的實踐中，我們深刻地認識到，相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。

三、切實提高案卷裝訂質(zhì)量

提高案卷裝訂質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證。不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的重要因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

1.提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵問題。絕密檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。

2.做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害程度來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。

3.明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案。要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊。檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的。這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕。防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

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2 教育考試檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

二十一世紀(jì)是信息時代，尤其是隨著計算機技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，教育考試檔案管理工作迎來前所未有機遇和挑戰(zhàn)。由于信息化的進步和發(fā)展，教育考試檔案管理水平相較以往有了很大的進步，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）除了以往的紙質(zhì)材料檔案，現(xiàn)在又增加了對數(shù)字化檔案的收集、保管和利用。對于一些沒必要長期保護或者保存價值不高的檔案，一般采用電子檔案進行保存，這樣既能夠節(jié)省檔案存儲空間，也能滿足后期查閱的需求。

（2）目前對于教育考試檔案的管理基本已經(jīng)實現(xiàn)計算機管理，建立起基本的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)需要查閱相關(guān)的教育考試檔案時，通過關(guān)鍵詞搜索便能快速定位到檔案的位置，這些優(yōu)勢都是傳統(tǒng)教育考試檔案管理中所不具備的。

（3）近些年來，教育考試檔案的利用率不斷增加，對檔案信息資源的開發(fā)和利用也在不斷的積極開展中，這樣才能充分發(fā)揮出教育考試檔案的價值。例如對教育考試檔案進行簡單的統(tǒng)計工作，能夠發(fā)現(xiàn)教育考試管理過程中的一些新問題，針對出現(xiàn)的問題制定相應(yīng)的解決方案，可以在一定程度上促進教育考試事業(yè)的發(fā)展。

信息化背景下，教育考試檔案管理較之以往有了明顯的進步，對教育考試事業(yè)的發(fā)展起著重要的推動作用。但不可否認的是，目前的教育考試檔案管理仍然存在一些問題，這些問題阻礙著教育考試管理的進一步發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，管理制度不完善。在舊的管理制度下，檔案整理之后便進行封存，資料收集完不完整、準(zhǔn)確與否都是次要的，這種本末倒置的管理制度制約了教育考試工作的有效管理。其次，由于教育考試檔案的管理職責(zé)劃分不清，導(dǎo)致很多電子檔案分散在不同部門和個人手中，當(dāng)部門的人事關(guān)系發(fā)生變化或者管理不善等情況發(fā)生時，一些文件資料往往無從獲取，這將為教育考試管理工作帶來很大的困擾，教育考試檔案的管理制度需要進一步完善。

第二，教育考試檔案管理工作人員素質(zhì)不高。很多從事檔案管理工作的人員并沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，或者只是在入職之前進行了簡單的崗位培訓(xùn)，對于如何提升檔案管理水平認識不足，也無法通過教育考試檔案管理工作促進教育考試的管理水平。另外，檔案的信息化建設(shè)和管理對管理人員的計算機水平有較高的要求，但是很多管理人員計算機技術(shù)多數(shù)僅限于簡單的應(yīng)用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。

第三，在檔案建設(shè)與管理過程中存在重視收集，輕視利用的弊端。重視信息統(tǒng)計過程，一旦信息歸檔就認為萬事大吉。由此導(dǎo)致檔案管理長期停滯不前，尤其是在信息化和智能化方面的投入遠遠不足，相關(guān)軟硬件設(shè)施建設(shè)不到位，沒有引入檔案管理軟件或者信息化管理系統(tǒng)長期不更新。檔案網(wǎng)絡(luò)共享機制還需進一步加強，許多部門都有對教育考試檔案的利用需求，由于檔案資源沒有實現(xiàn)信息共享，相關(guān)部門的查閱效率和辦事效率較低，費時費力。

3 信息化背景下的教育考試檔案管理對策

信息化背景下，教育考試檔案的管理工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代潮流，采用更加先進的管理辦法和管理理念對教育考試檔案進行管理，以更好地促進教育考試事業(yè)的發(fā)展。

3.1 加強管理人員隊伍建設(shè)

教育考試檔案管理人員負責(zé)具體管理工作的開展，作為各項改革和具體措施的實行者，直接影響到教育考試檔案管理工作水平。因此應(yīng)該建立起一支具備扎實專業(yè)知識和較強處理問題能力的管理隊伍，在組建過程除了吸納檔案管理人員，更應(yīng)該注重對計算機系統(tǒng)、行為心理學(xué)等專業(yè)背景的人才的引進。因為信息化時代下，檔案管理工作人員不僅需要檔案管理方面的知識，還需要懂得一些計算機技術(shù)，這樣才能更好地為教育考試事業(yè)服務(wù)，做好信息化時代下的教育考試檔案管理工作。除了吸納優(yōu)秀人才，還需要對現(xiàn)有的人才隊伍進行培訓(xùn)，逐步提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力，從而提高教育考試檔案管理水平。

3.2 構(gòu)建考試檔案管理平臺

在教育考試檔案的管理工作中，對檔案信息平臺的功能進行系統(tǒng)地設(shè)計和規(guī)劃十分有必要。例如，在一些高校的教務(wù)處中每一位同學(xué)都有自己的考試成績信息，考試檔案信息平臺能夠與教務(wù)處通過內(nèi)部關(guān)聯(lián)而獲取這些信息，實現(xiàn)資源的共享。這樣一來，無論是教師、學(xué)生還是工作人員都能夠獲取到自己所需要的信息。因此，在信息平臺的建設(shè)過程中分類索引的建設(shè)是十分重要的，使不同身份的人員都能夠憑此完成身份的識別，對信息進行管理。另外，信息的查詢權(quán)限也應(yīng)當(dāng)設(shè)置好，保證信息的安全性，防止信息泄露而引起不必要的麻煩。要不斷加大對教育考試檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化，根據(jù)時代的發(fā)展和實際的需要進行一些新業(yè)務(wù)的增加和?f業(yè)務(wù)的刪減，使教育考試檔案管理平臺能夠提供更加快速、準(zhǔn)確、便利的服務(wù)。

3.3 加強教育考試檔案信息化制度建設(shè)

通過加強教育考試的信息化建設(shè)進一步完善教育考試檔案的管理制度。學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極地完善教育考試檔案的管理制度，尤其是隨著時代的發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)需要我們制定新的管理制度對檔案進行管理。對檔案的管理范圍和職責(zé)進行明確的制定和劃分，建立一套科學(xué)的、體現(xiàn)時代特點的現(xiàn)代化教育考試檔案管理制度。信息化制度的建設(shè)，首先要提高需要提高相關(guān)人員對檔案的認識，使工作人員和考生認識到檔案的重要性，調(diào)動起全員的積極性進行檔案管理信息化建設(shè)。其次，信息化建設(shè)需要投入大量的資金進行硬件的購置、系統(tǒng)和軟件的研發(fā)。最后，大力提高信息化檔案的利用率。在統(tǒng)計學(xué)有關(guān)原理的指導(dǎo)下開展工作，在信息收集和統(tǒng)計過程中應(yīng)對按照檔案性質(zhì)進行分類，便于在后期進行數(shù)據(jù)比對，加強數(shù)據(jù)的分析，為學(xué)校決策提供依據(jù)。

3.4 實現(xiàn)信息化檔案?W絡(luò)共享

篇13

1.1 檔案意識不強。由于基層事業(yè)單位對檔案收集、利用能力較差，加之人手不足、日常工作量較大，在日常工作中，大多數(shù)職工都存在著重視業(yè)務(wù)工作，輕視檔案工作，對自身業(yè)務(wù)工作形成檔案的意義和價值缺乏有效認識，不懂得利用檔案的價值。

1.2 歸檔材料欠缺系統(tǒng)性，完整性。一是由于平時檔案管理人員收集意識不強，導(dǎo)致應(yīng)該形成的業(yè)務(wù)文件材料沒有及時形成；二是業(yè)務(wù)科室對日常歸檔材料的積累和保管不夠重視，一些資料散存在個人手中，致使一些已經(jīng)形成并應(yīng)歸檔的文件資料未能歸檔。三是檔案管理人員少，流動性大，一些在崗人員不安心本職工作，直接響到檔案工作質(zhì)量的提高。最終造成歸檔材料系統(tǒng)性欠缺、完整性不強，案卷質(zhì)量不高。

1.3 缺少專職檔案人員，兼職檔案管理人員交接手續(xù)不嚴(yán)密。以乳山市疾病預(yù)防控制中心為例，檔案管理工作屬于辦公室職能，由于人員編制及工作量等原因，辦公室只能安排一人進行專職或兼職檔案管理。兼職檔案管理人員的離職或調(diào)動工作崗位時，未能按要求嚴(yán)格執(zhí)行交接程序，則必然導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明，界限不清。

1.4 檔案管理手段滯后。現(xiàn)階段各基層事業(yè)單位的檔案管理沒有單獨的計算機和檔案管理軟件。在手段上，查閱檔案信息仍采用手工查找，檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，不僅占地面積大，使用空間也不能較理想應(yīng)用。

2 提升管理手段，加強基層事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理

2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，強化檔案意識。

基層事業(yè)單位要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，把檔案管理工作納入重要議事日程，對檔案管理過程中存在的各種問題，及時解決。將檔案管理工作納入科室考核目標(biāo)，層層分解責(zé)任，責(zé)任到人，促進各科室積極配合做好檔案工作，切實增強檔案意識，自覺地把檔案工作納入到各項業(yè)務(wù)工作中。

2.2 提高檔案服務(wù)水平、創(chuàng)新檔案服務(wù)手段。

創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機制，必須打破去過那種看家守攤的傳統(tǒng)服務(wù)方式。因此檔案工作必須從完善服務(wù)措施入手，不斷提高檔案服務(wù)水平，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段，提高服務(wù)質(zhì)量。提高檔案服務(wù)水平實質(zhì)上就是要把檔案的各項服務(wù)功能挖掘和開發(fā)出來，樹立全心全意為人民服務(wù)的宗旨，把為最廣大人民的利益服務(wù)作為檔案工作的最終落腳點，把群眾滿意當(dāng)做標(biāo)準(zhǔn)，使廣大群眾真正感受到檔案工作方便快捷的服務(wù)，感受到檔案工作帶來的便利及重要作用。

2.3 加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高管檔人員素質(zhì)。

2.3.1 條件具備的基層事業(yè)單位要有專職檔案管理人員，認真做好檔案工作的人員配置、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、安全保密等各方面的工作。要嚴(yán)把檔案管理人員的入口關(guān)，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等各方面進行嚴(yán)格要求，進行管檔人員持證上崗，明確崗位職責(zé)，加強日常管理。通過檔案管理人員的規(guī)范化管理，不斷促進基層事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)。

2.3.2 加強檔案管理人員政治思想教育，使之成為能嚴(yán)格遵守各項規(guī)章制度，認真按照組織原則辦事，具有不怕苦、不怕累、不為名、不為利的奉獻精神。特別要重視對檔案員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因為當(dāng)前基層事業(yè)單位管檔人員專業(yè)人員少，專業(yè)素質(zhì)較低，制約檔案管理工作向更高層次發(fā)展。有條件的單位可選送比較優(yōu)秀的檔案管理人員到專業(yè)院校進行學(xué)習(xí)，同時選調(diào)專業(yè)素質(zhì)比較好的人員充實到檔案管理隊伍中來。