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1.1 明確校內自主招標歸檔內容

招標檔案的內容，是指在招標過程中形成的文字、圖紙、圖表、光盤等[3]不同原始材料的記錄，我校自主招標檔案的內容較多，總結如下：

1.立項報告及學校批復；2.相關職能部門的招標申請表；3.招標公告；4.招標文件（含補充文件或澄清文件）；5.商家投標登記表；6.評標文件（含評審專家表）；7.標函開封記錄表；8.評委投票表及計票表；9.評標報告（含專家情況一覽表、評標結果登?表、綜合評審意見）；10.中標通知書；11.資料移交表；12.合同或復印件；13.其他補充（或更正）的材料。以上各條目均需編好頁碼裝訂成冊，和投標商家的投標書一起作為一個招標項目的歸檔資料存檔。

每個招標項目按兩件卷宗歸檔（有的項目附帶圖紙），還需在學校南大之星檔案管理系統中登記目錄上傳。其中，招標申請表等重要材料需掃描再上傳至檔案管理系統中。

1.2 做好校內招標檔案的分類管理

招標檔案材料的整理，主要是指將招標檔案以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，實現有序管理的過程[4]。所有檔案材料一般采用標準A4紙打印，但工程、裝飾、維修等項目的設計圖紙可根據實際情況收集。

根據我校招標工作目前的實際情況，整理招標檔案有如下兩種分類方法：

1.按時間先后來分。就是按每一年度分類歸檔，即按照自然日期的先后順序編號整理。將同一年度的招標資料立卷歸檔后，送交學校檔案室，提交卷內目錄和備考表。例如前面列舉的我校近幾年的招標檔案歸檔情況就是按照年度劃分整理的。這種分類方法很方便日后檔案查詢。目前我校主要是采取這種管理方法，形成一條主線。

2.按招標內容來分。就是以招標文件資料的內容為標準.按照其內容所反映的問題將檔案劃分成各個類別，將同一類招標項目的所有資料整理歸檔 [5]。 例如我校招標資料的內容分成ABC幾類：A類主要是基建工程和維修改造，B類主要是設備儀器采購；C類主要是物業保安及其他服務或特定種類的招標。這種分類方法貫穿于第一種分類之中。

以上兩種方式在實際操作中有機結合在一起，沒有絕對分開，至于其他的管理方式我校暫時沒有形成。

2 科學管理招標檔案，做好校外招標檔案管理

根據相關法律法規，我校招投標中心招標的范圍有限，不論是基建工程及維修改造類、設備采購類和其他服務類，只要超過超過一定金額的都必須進入湖北省或黃岡市公共資源交易中心進行招標，學校本身沒有造價咨詢機構無法進行工程招標；該進入政府采購的一律進入政府采購的籠子，這也為學校招標工作規避了風險，提高了效益。

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既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義,還要充分認識高校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不充分,就會影響檔案信息服務工作的深入開展。檔案現代化建設的好壞是衡量高校現代化水平高低的標尺,搞好檔案現代化建設,能促進高校的全面發展。在提高認識的基礎上,要切實轉變觀念,強化檔案意識,要以科學發展觀指導高校檔案現代化建設。加強檔案意識,增強服務意識,使檔案工作與時俱進。認真執行檔案法,強化法制教育,增強法制觀念,把檔案法制建設納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規和本校檔案管理制度的貫徹執行過程中,努力做到“三納入”,即在工作中,做到檔案工作納入學校的規劃和計劃、納入學校的各項管理制度、納入有關人員的職責范圍,并給予檔案工作以各方面的支持。

2.依法治檔,建章立制

法制化是做好檔案管理工作的基礎,要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進,才能適應新形勢,開創檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發揮應有的作用。

3.加強業務,提高能力

檔案管理工作水平的高低、質量的優劣,取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時,還應要求檔案員真正堅持“業務精通,愛檔如珍,維護歷史,兢兢業業,服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設,一方面積極參加檔案業務培訓,學習檔案專業知識理論,另一方面建立檔案工作網絡,選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員,運用現代化管理知識和先進技術設備提高管理水平,使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐,為學校教學、科研和其他工作服務。因此,加強檔案人員的業務能力(下轉第133頁)(上接第132頁)培養、提高檔案工作者素質,是加速檔案科技進步、推動檔案事業發展的關鍵。

4.穩定隊伍,改善條件

要采取切實措施,建立一支有較好政治、業務素質的相對穩定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業人員,與教學、科研、圖書管理人員同等對待,按有關規定,認真做好專業技術職務聘任工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調動。檔案部門的經費,應列入學校預算,統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備,從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備,以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設,應列入學校基本建設規劃,逐步改善工作條件,維護檔案的完整與安全。

5.注重收集,科學管理

學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據,搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎,也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集整理,一方面,要根據事業單位檔案管理的要求,抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔,定期對文件材料進行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,要強化文書管理,抓好學校活動所形成的文件材料的收集,使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料,檔案人員應及時查詢,保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復印文件材料時,對有價值且需要歸檔的文件材料應當留下原件,以備日后歸檔。同時,要按照檔案管理的要求,在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫,做好檔案的編目、檢索、編研工作,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統、完整地提供檔案利用工作的需要。

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一、高校科研檔案管理的重要性

1. 高校科研檔案是高校科研歷程的直接反映

科研檔案是一所高校進行過科研活動最直接的證據，也是高校科研活動最真實的記錄，還能反映一所高校的整體水平，很多高校都是通過自己學校的科研成果而名聲大噪，而且在進行科研活動的時候還能將一些有潛力的科研人員和科研愛好者培養成科學界的精英，這些精英就會對學校或者社會做出貢獻，間接地推動科學的發展。

2. 科研檔案是促進科研工作進步的基礎

科研檔案是一些科研成果的結合體，是科研人員智慧的結晶，特別是在科研項目后續的發展中，這些科研檔案起著至關重要的作用，它可以在以后進行科研活動的時候少走彎路，促使科研活動成果更加準確，縮短研發的時間，進而實現學校效益與名聲的雙贏。

二、高校科研檔管理現存的問題

1. 科研檔案管理制度不完善

完善的科研檔案管理制度是高校進行科研檔案管理的前提，但是現在很多高校都沒有完善的科研檔案管理機制，所以在科研檔案管理上就會缺乏相應的約束機制，在這樣的情況下就不能有效地展開高校科研檔案的管理工作，就會造成很多相關部門因為職責不明確而出現各部門之間相互推諉的情況，致使高校的科研檔案始終處于一個混亂的狀態，不能進行系統的歸檔。[1]

2. 高校科研人員對科研檔案管理的認知不足

科研人員是科研檔案形成的關鍵人物，因為科研檔案是科研人員在進行科研活動的過程中對一些數據進行記錄而形成的一些資料的匯聚，但是現在很多科研人員都沒有認識對科研檔案管理工作的重要性有一個系統的認識，不能及時地將科研數據進行歸檔整理，也沒有將科研資料遞交到檔案管理部門，還有很多的科研人員為了圖方便直接用資料的復印件來代替一些資料的原件，造成一些原文件在復印過程中的丟失，這樣就會降低科研檔案的質量，為以后的科研工作造成困擾。

3. 科研檔案不完整、資料不齊全

因為科研檔案不是一瞬間形成的，它需要一個漫長的積累過程，但是由于現在高校中從事科研活動的人大多數是學校的老師，他們除了從事科研活動之外還肩負著教學的任務，這就造成他們在進行資料登記的時候很容易出現遺漏、重復的現象。再加上他們工作比較繁忙，有很多時候不能對課題進行嚴格的審查和監督，造成很多的核心技術資料不完整，還有就是檔案員不參與科研工作只負責檔案的管理，對于很多科研活動的過程他們并不是很了解，為此就不能鑒別出一些有材料的價值，很有可能在整理的時候把一些有價值的材料排除在外，也有可能會記載一些沒有參考價值的資料，所以檔案的記錄、歸檔工作就只能靠科研工作者自己來完成，這樣就出現了很多的問題，例如一般性的材料較多，重要性的材料較少；復印件多，原始材料少；口述內容多，光盤、錄像資料少等。[2]

4. 高校的檔案管理設備落后

很多高校現在只重視科研項目的開發，把大量的經費投資在了科研項目上，很少把經費投在檔案管理設備上，造成很多的檔案不能及時的歸檔，特別是現在網絡信息技術如此發達，很多地方的檔案都已經開始實行電子化管理，但是由于高校把大部分經費放在了科研項目上導致電腦、互聯網系統不健全，科研人員不能通過網絡進行資料的查找和利用，降低了科研檔案的使用價值，再加上現在檔案管理人員的業務素質不強，不能很好地進行計算機的操作，不能適應現代化的科研檔案管理模式，這些問題都給科研活動的進行造成了一定的影響。

三、加強高校科研檔案管理工作的措施

1. 完善科研檔案管理制度

科研檔案管理工作落實的前提條件就是要有完善的科研檔案管理制度，想要建立完善的科研檔案管理制度首先是要參考我國檔案管理的有關規定對科研人員和科研檔案管理人員的交接工作進行明確的規定，還要對檔案的利用、借閱進行相關規定，避免檔案在借閱過程中發生遺失，二是完善科研工作的獎勵辦法，鼓勵科研人員將科研成果及科研檔案及時地上報到科研檔案管理部門，上級部門要對有貢獻的科研人員進行獎勵，逐漸提高他們對科研檔案的歸檔意識。三是明確保密規定，科研成果是一個學校科研水平高低的體現，是一個學校的知識產權，所以高校要對科研成果進行保密，直至科研成果的，這樣才能讓科研人員放心地將自己的成果上報，才能將科研檔案移交到檔案管理部門。所以，我們要建立完善的科研檔案管理制度，這樣才能推進科研檔案管理工作朝著制度化、規范化邁進。[3]

2. 提高科研人員的歸檔意識

想要改變高校科研檔案管理的現狀，并不是只靠單純的建立完善的科研檔案管理制度就能解決的，還要提高科研人員自覺歸檔的意識，讓科研人員認識到科研檔案對科研工作的重要性，知道科研檔案屬于學校而不是個人，學校還要加大相關法律法規的宣傳工作，讓科研人員了解到，進行科研檔案整理是科研人員必不可少的工作。同時還要加強科研人員與檔案管理人員之間的溝通，提高檔案管理人員的業務水平，讓檔案管理人員在自己整理資料的時候也能分辨出有價值的資料，避免遺漏資料或者記錄過多無價值的資料的情況。還要增強檔案管理人員的服務意識和對高科技的使用技能，以便能夠及時地為科研人員提供資料，這樣才能更好地促進高校科研工作的進行。[4]

3. 加強檔案管理設備的投入，實現網絡化管理

在網絡技術盛行的高科技時代，辦公自動化成了學校的新寵兒，所以高校要盡快地建立科研檔案的信息檢索系統，這樣不僅能提高檔案的使用效率，激發科研人員對工作的熱情，還能讓越來越多的人知道該校的科研成果，提高學校的知名度，吸引更多的學子和科研人員加入該校。

結束語

總之，科研工作是高校非常重要的工作，科研檔案又是一個學校科研水平高低的反映，所以高校要加強對科研檔案的管理工作，逐步建立起完善的科研檔案管理制度，科研人員和檔案管理人員也要不斷地解放思想、與時俱進，不斷地提高歸檔意識和業務水平，只有這樣才能發揮科研檔案真正的價值，才能為高校的科研活動和教學質量做出應有的貢獻。

【參考文獻】

[1]柯翠英. 高校科研檔案管理問題探討及對策[J]. 科技創業月刊，2010，10（08）：14-12 .

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1.2制度不嚴，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是，許多高校沒有制定相關基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規范、制度甚至只有大致框架，沒有細則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現在經費保障問題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設備和經費支持，但學校每年用于檔案的專項費用很少，使基建檔案管理缺少必要的設施和設備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。

1.3歸檔的基建檔案質量不高。從已歸檔的材料中發現，基建檔案的材料普遍質量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍低，在已歸檔的基建檔案中，一般學校只能做到“目錄級”的管理，即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄，而沒有相應的電子文件。還有的學校因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步

1.4檔案載體不豐富。按規定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應的材料，給學校造成不可彌補的損失。

2完善高校基建檔案管理的對策

2.1更新觀念，重視高校基建檔案管理。首先，進一步增強檔案部門的服務意識。檔案提供利用是檔案工作的中心內容，也是檔案管理工作最為活躍的一個環節。但基建檔案的利用率卻不是很高，其中，很大的一個原因就是基礎工作薄弱，被動服務，直接制約了檔案利用工作的開展。檔案部門工作人員社會競爭意識不強，參與意識淡薄，檔案利用工作僅僅停留在等待利用者上門查詢，停留在收集保管檔案上，缺乏主動性，從而使利用工作相對滯后。其次，廣泛宣傳營造良好的外部環境。使得大家能主動配合工作取得高校基建檔案管理的良性循環。

2.2制定和實施符合高校特點的基建檔案管理制度和保障措施

2.2.1完善日常的高校基建檔案管理制度，是做好基建檔案管理的基礎。首先，要制定詳盡合理的基建檔案歸檔方法。以往，各個高校的基建檔案歸檔范圍都是根據建設部門的《城建檔案管理規定》實施細則來規定，認為這樣做，收集的材料比較齊全，但收集的材料太多，因此，高校的基建檔案管理者應從本校的實際出發制定基建檔案歸檔范圍，這樣，既減少了歸檔收集時的工作強度，又使檔案能在利用范圍內較齊全規范。其次，實行部門立卷制度是做好高校基建檔案管理的關鍵之一，可以提高部門歸檔意識，擴大檔案宣傳力度，增強立卷部門的責任感，整理的案卷質量也較高。除了部門立卷之外，進行立卷改革也相當重要，把檔案實體由傳統的以“卷”為單位改為以“件”為單位進行歸檔，這樣做，更為靈活簡便。最后，制定基建檔案接收移交制度，可以改變檔案館對基建檔案管理的被動局面，從而主動有效地指導、監督基建檔案及時規范歸檔，將工作變被動為主動。

2.2.2建立特殊時期的高校基建檔案管理辦法。除了日常的高校基建檔案管理，還有一些特殊時期（如學校的合并時期）的基建檔案管理也應加以考慮。學校在合并期間的基建檔案管理應從思想上重視，制度上保證。國家對合并過程中的檔案管理有明確規定，要求“堅持集中統管原則，確保安全保密”。遵循基建檔案實體和人財物“相對集中管理”的辦法，對于相鄰學校的合并，應當創造條件實現基建檔案實體的相對集中和人財物的高度融合；對于遠距離合并的學校，可以從實際出發，按相對集中的思路進行融合。具體做法可視情況而定，但在運行機制上應實現規范統一。

2.2.3保障制度（措施）的制定和實施。重大制度的落實，還需有配套的相關保障制度或措施，才能發揮其應有的作用，保障制度的制定和實施，同樣離不開領導的支持。一是經費保障制度。二是將檔案管理納入部門考核，是一種變壓力為動力的可行辦法。三是高校檔案館參加高校基建項目的驗收。高素質工作人員是良好的工作質量的基本保證，基建檔案管理人員的素質是高校基建檔案管理的關鍵點之一。

高校的部門立卷制度給檔案工作帶來了一定的成效，在進行高校基建檔案部門立卷時，一定要確定基建檔案管理工作的兼職檔案員。在學校的基建部門設立一位基建檔案管理兼職檔案員，并建立起一個高效的基建檔案管理工作網絡。要確保基建檔案兼職檔案員具有一定穩定性和一定的基建檔案工作時間。因為，基建檔案與別的檔案部門不同，它的難度之一，是涉及的部門和人員較多，只有確立一位盡職的基建檔案兼職檔案員，才能確保高校基建檔案得到規范的管理。配備的兼職檔案員應具有較高的思想道德品質、扎實深厚的文化素養、嚴謹的思維能力和熟練的專業技能。此外，基建檔案員還應具有一定的穩定性。學校還應該為檔案員提供學習培訓的機會，不斷提高檔案員的理論和業務水平。

3加大基建檔案的數字化建設步伐

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這些通病使得各項工程驗收困難、時間長甚至無法進行；工程結算工作困難甚至引起經濟糾紛；工程的質量難以得到保證，綜合驗收通不過，房屋驗收合格證無法取得，工程質量沒有得到保障，嚴重的甚至會被列為違建、勒令拆除。

2.1工程建設的質量沒法保證

工程的建設是一個連續、有序的施工過程，而且是一環扣一壞的，每道工序都需要有資料的支撐，下一個工序開展必須取得上一工序的檢驗合格證明文件，脫離了工程資料的保證，工程質量就沒法得以保證。

2.1.1邊勘察，邊設計，邊施工

在很多高校的工程建設過程中，為了節約時間，往往先不進行勘察工作，在沒的勘察報告的情況下，就先開始進行施工圖設計并組織施工，邊施工邊勘察。這樣的“三邊”工程，違反了建設程序，很容易造成施工過程中存大量的方案、圖紙等各種各樣變更，給施工管理，造價控制，工程資料管理增加了難度，且違反建設規范，直接影響到工程的質量安全。

2.1.2檢測、檢驗報告未出結果，進行下一道工序施工

施工過程中，樁基礎施工完成后，需取得檢測報告后方可進行承臺以上的結構施工。一此高校往往為了加快施工進行，允許施工單位一邊進行上部結構施工，一邊做檢測。這種做法當出現檢測不合格時，按規范必須進行加倍抽檢，這時上部結構已施工，已無法進行加倍抽檢。此時，有些高校鋌而走險，通過做假等手段硬把工程建設搞下去，這會給工程質量帶來極大的安全隱患，工程的質量完全得不保證。

可見，做好工程資料也是工程施工過程質量、安全控制的保障和依據。

2.2工程驗收困難、時間長甚至無法進行

由于趕工期，高校基建管理工作的領導通常會向監理單位提出“狠抓工程進度，一切都要把進度放在工作的首位”的指導思想，對工程資料檔案的管理工作重視不夠。這會使用工程資料嚴重落后于工程建設的進度，工程的資料工作只能采取后補方式進行了。往往一個工程下來，各單位的管理人員常會發生變化，時間長后補充資料的難度會加大，甚至無法進行，工程資料的無法整理，竣工驗收工作也因此變得困難、漫長甚至無法進行。

2.3工程結算工作困難或引起經濟糾紛

受聘于業主的結算公司主要是根據業主提出的工程結算資料進行計算、審核，結算工作一切都建立在工程資料的基礎上。結算的資料主要包括招投標文件、施工圖紙、開工報告、設計變更、竣工報告、竣工圖紙、工程簽證單、罰款通知單、工作聯系函、材料品牌的進行確認等涉及資金的相關函件。工程資料與工程建設脫節后，往往會造成上述工程結算資料的丟失，一旦丟失，補資料相當困難。因為多大數工程的結算都是在工程完工并通過竣工驗收后才開展的，這往往需要很長時間，時間一長，很多東西都會被遺忘，如補工程設計變更，工程簽證單等沒有相關的證據材料，再要當事的管理人員簽名確認，是十分困難的事情。這會給工程結算工作帶來巨大的困難，涉及金額大的還會引起工程糾紛，需要進行仲栽或法院訴訟才能解決。

3、高校如何做好工程檔案管理工作

3.1必須要高度重視工程檔案管理工作

首先，高校領導要加強了解和學習工程檔案的相關知識，認識工程檔案管理的重要性，從學校層面高度重視工程檔案工作，然后基建處領導要為工程檔案管理工作專門成立工程檔案管理室，檔案管理室應符合文件檔案的必要環境要求，而且位置相對穩定、獨立，要配備專人負責工程檔案管理工作，購置電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀等檔案管理設備，購置了、檔案皮、檔案盒卷內目錄、備考表等檔案管理材料。最后，還應加大檔案資料編制與管理的宣傳力度，讓各部門加強對該項工作的支持與理解，并積極配合開展工作。

3.2建立健全的管理制度是做好檔案管理工作的前提和基礎

工程檔案管理工作任務重責任大、要求高，只有建立健全工程檔案管理制度，才能明確工程檔案管理的目的、內容和要求，切實提高檔案管理人員的積極性和主動性，才能提高工程檔案管理的質量，才能保證工程的檔案資料管理有法可依，若發生任何問題都有證可循。

基建處應建立健全檔案收集制度、文件收發制度，圖紙簽發制度、檔案借閱制度、檔案監督制度、責任追究制度、檔案驗收制度等檔案管理各項規章制度，制定檔案管理工作的各項具體實施細則和工程資料員工作守則，而且這樣制度的內容詳細、具體，明確到工作的每一個細節，才能讓建設工程的檔案資料管理具有實用性、操作性。

3.3加強從業人員素質培訓是做好檔案管理工作的保障

工程檔案管理人員要不斷地學習建設工程檔案相關的法范制度，增強工程檔案管理意識，深刻認識工程檔案管理工作的重要性，不斷加強業務學習，多與其他高校工程檔案管理人員進行交流學習、定期進行培訓學習，注重提高自己的業務素質，提高工作能力，增強責任心和榮譽感，在工作中注意遵循檔案材料形成規律，保持材料之間的有機聯系，使工程建設的檔案管理達到高標準的管理水平。

同時，檔案室人員應該對現場資料員加強指導。另外，檔案室人員還應對監理單位、施工單位的現場資料員進行指導與培訓。

4、結語

工程的資料是工程建設全過程的真實載錄，是建設工程質量的直接反映，是工程質量確認、辦理驗收、結算的唯一的權威憑證和依據，也為及日后維修、擴建、改造等工作提供了重要依據。做好工程檔案管理工作必須提高對檔案管理的重視度，建設健全的管理制度，加強加強從業人員素質培訓。

參考文獻：

[1] 錢愛華. 高校建設工程檔案存在的質量問題與對策[J].巢湖學院學報,2011,(2)

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檔案管理也被稱之為檔案工作。檔案的管理工作涉及到高校教學的各方各面，無論是教學管理，還是教學實踐都會產生許許多多的檔案，檔案對于高校的科學研究以及各項決策都起著非常重要的借鑒作用，是高校管理事業中非常重要的組成部分。隨著高等教育的不斷發展，高校檔案的管理工作也進入了一個全新的階段，在這個階段之中對于檔案管理工作的要求也不斷地提高，這就需要我們檔案管理人員不斷地提高，與時俱進，然后推動高校檔案管理工作的不斷提高和發展。

一、在高校檔案管理工作中存在問題

在檔案管理工作之中，高校的檔案管理意識在不斷地增強，各個部門對于檔案管理工作的重視也在不斷地提高，工作人員的素質也得到比較明顯的提高，但是從整體上來看，在高校檔案管理工作中還存在著一些問題。

1.檔案管理體制建設不健全。雖然說高校的檔案管理工作是按照檔案法的要求進行的，加強對于檔案的管理，并且按照國家檔案館的標準建設，但是還是存在一部分高校因為各種各樣的原因沒有對檔案管理工作進行管理工作，在制度建設上的步伐緩慢，無法跟上時代的發展，在高校檔案管理工作的投入不足，直接導致了高校檔案管理工作的低效率。除此之外還有一部分的高校檔案整理歸檔不及時，造成了檔案的不齊全，嚴重影響了高校檔案管理工作的效率。

2.高校檔案管理基礎建設相對落后。現如今國家對于高等教育重視程度的提高，使得高等教育的建設也在進行之中，這同時也為檔案管理工作帶來了一些新的內容，對于基礎建設的要求也不斷的提高。與高校發展的要求相比較，存在一部分的高校檔案管理工作中的基礎建設投入相對不足，缺乏一些能夠安全保存檔案的專門庫房，一些基礎性的防火、防盜、防蟲等的必要的措施不足，現代化的一些軟件硬件設備落后，使得高校檔案管理工作的現代化發展緩慢，非常容易造成高校檔案的丟失及損毀，影響了高校檔案管理水平的提高。

1.3高校檔案管理人員素質有待提高。首先，高校檔案管理人員數量不足，檔案專業技術人員比較少，在專職檔案員中擁有專業技術職務的工作人員比較少。其次，高校檔案管理人員的專業素質普遍來說比較低，不能夠滿足和適應新時期對于檔案管理工作的新的要求，高校對于檔案管理人員雖然進行一定的調整，將文化結構以及職稱結構進行了改善，使其工作人員都具有大專以上學歷，但是隨著高校檔案工作范圍的拓展，這些工作人員的專業素質還不能滿足工作的需要。最后缺乏復合型的專業性人才，制約了檔案現代化的進程，影響了檔案管理工作的發展。

二、加強高校檔案管理工作的幾點對策

加強高校的檔案管理工作，首先需要從建設力度入手，建立高素質的工作隊伍，具體的來說就是需要做好以下幾點：

1.加強高校領導對于檔案管理工作的重視程度。檔案管理對于高等院校來說是非常重要的，它能夠見證學校的發展，既能夠承載高校以前的發展，又標志著高校未來的發展。想要加強高校檔案管理工作首先就要從提高領導的重視程度開始，要讓高等院校的領導們認識到辦好學校的前提就是認識到檔案管理工作的重要性，檔案管理工作的好壞能夠直接的影響到高等院校領導的決策。現代的當務之急就是改變高等院校領導認為檔案管理工作可有可無，只是一個擺設、形同虛設的有錯誤有偏差的看法，并且將高校的檔案管理工作納入到學校發展之中。

2.加強高校檔案的現代化管理工作。由于各種原因造成了高等院校的檔案管理的現代化進程緩慢，想要加強高校檔案管理工作就要加強檔案的現代化管理工作，積極主動的創造條件，不斷地提高高校現代化檔案管理工作的水平，爭取讓檔案管理工作與高校的辦公自動化水平同步的發展，同時對于檔案進行數字化處理，以便逐漸的推動高校的檔案信息化管理進程，同時還應該制定比較完善的制度比如說檔案保存制度、檔案保密制度、立卷歸檔制度等制度。另外，還要做好高校的數據庫建設，按照網絡時代的要求，將學校的各類檔案進行詳細的分類，在計算機上進行檔案的歸檔和檢索，掌握并且了解計算機電子檔案的操作規則，了解計算機系統的安全防護，提升高校檔案管理人員的信息化和現代化的意識，讓搞笑的檔案管理工作也能夠與時俱進，

3.加強隊伍建設，提高管理人員素質。上文中提到，現如今高校檔案管理人員的素質也是在加強高校檔案管理工作中遇到的比較大的問題，檔案管理人員的素質在檔案工作的取得的成效方面起著決定性的作用。想要提高檔案管理人員的素質主要應該從三方面入手，一方面就是健全管理人員對，建立專職于兼職相結合的檔案管理隊伍，按照國家的要求和規定裴丁比較穩定同時具有較高的專業素質的管理人員，確保高校檔案管理工作的順利進行，并且再根據自身的需要適當的增加或減少工作人員，保證工作的穩定性；另一方面就是要不斷加強業務培訓，有計劃、有目的的對于高校檔案管理人員進行業務培訓，使之能夠了解和掌握檔案館中各種材料的鑒別、保管、整理、分類等不斷地提高管理人員的專業的整體素質，提高高校檔案管理工作人員的現代化意識，積極的進行觀念的更新，并且充分的領互聯網技術對于檔案進行分類，利用校園網的優勢，實行網絡辦公，實現“無紙化”。最后一方面就是建立健全競爭激勵機制，對于工作任務進行細化，責任能夠分配到每一位工作人員身上，實行量化考核，充分的調動起高校檔案管理工作人員的積極性，為工作人員營造一個積極向上的工作環境，有利于加強高校檔案管理工作。

三、結束語

由于時代和高校建設的要求，必須要重視高校檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度，使用現代化的手段提高管理人員的專業組織，加快高校檔案管理工作的現代化進程，加強高校的檔案管理工作，為高校的發展提供助力。

參考文獻：

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高校檔案具有非常重要的作用，它真實地反映了學校各個時期的面貌，對于學校行政管理、教學科研、維護學校或師生員工的利益、編史修志等，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科學技術領域的尖端成果檔案對發展教育事業，服務與經濟建設具有很高的開發和利用價值。

1 高校檔案管理工作對高校發展的重要作用

首先，高校檔案形成于高校的招生、教學、科研、管理等活動過程之中，高校檔案管理工作對高校教育事業的發展具有重大的促進作用，它是保持高校管理、建設工作連續性的重要前提，可以為高校黨政管理工作提供查考憑證，為高校教學改革和科學研究提供參考依據，為教學評估工作提供基礎數據，為宣傳教育提供生動素材，為編史修志提供材料資源。

其次，高校檔案館或檔案室就是專門收集、鑒定、整理這些文件材料，使之成為有序的檔案信息資源，并加以科學保管、提供利用的專門機構。通過高校檔案管理工作分散的、單一的、孤立的文件材料，轉化為集中的、統一的、系統的檔案資料，再通過科學地編輯研究，將其蘊含的信息提取出來，組成豐富的檔案信息資源體，為高校管理、建設、科研、評估等工作提供強有力的信息儲備。

最后，高校管理工作是高校檔案工作的基礎，而高校檔案工作又能體現高校管理工作的水平。高校管理工作中形成的文件材料質量高低、規范與否，歸檔是否科學，是高校檔案管理工作賴以生存和發展的基礎，沒有這樣一個基礎，高校檔案工作就無從做起，可以說，高水平的高校管理工作可以成就高水平的高校檔案管理工作，高水平的高校檔案管理工作能夠推動高校管理工作的發展。

2 目前高校檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案管理重要性認識不夠

長期以來，我們對檔案工作的認識存在誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是學校的主要工作，不能給學校創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此，一些學校領導往往容易忽視檔案管理工作，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。

2.2 檔案管理手段落后，檔案信息利用率不高

隨著高校辦學條件的改善和計算機技術在學校各項工作中的廣泛推廣和應用，高校檔案部門都配置了現代化管理設備，購置了檔案管理軟件，實現了微機化管理。但從檔案管理系統的數據處理形式、管理對象、功能實現程序等方面看，不少學校是將計算機管理系統功能目標和運行機制確立在對本檔案館內部案卷級和文件級的目錄編制。統計與檢索等基礎性管理上，檔案數據庫大多是條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫。隨著高等教育事業的不斷發展，這種狀況無法滿足用戶的多種需求。

2.3 歸檔文件收集不全，檔案種類單一，進館檔案整理不規范

有些學校由于認識上的偏差，不能及時將應該歸檔的文件收集歸檔，如有些學校的檔案，只有請示，沒有批復，或者只有批復，而沒有請示，不能反映某一事件的前因后果。還有一些學校只重視文書檔案，而忽視了科技檔案、聲像檔案和實物檔案，而且進館檔案整理不規范。

3 加強高校檔案管理工作的對策

3.1 健全制度，實現檔案管理規范化

檔案管理工作是以檔案為管理對象的專業性管理工作，高校檔案管理規范化是學校整體管理規范化的重要組成部分，它要求學校組織機構的各層級、各部門及專兼職檔案人員從檔案的收集、鑒定、整理、保管到信息開發和利用服務等各個環節都按照規定的程序和標準進行，保證檔案收集齊全、整理規范、保管安全、檢索利用便捷高效，同時對教學、科研等各項管理的規范化起推動和促進作用。根據高校檔案的相關法規制度，結合各高校工作實際制訂單位內部統一使用的各項檔案工作制度和辦法，用以規范檔案工作，確保齊全完整地收集歸檔材料。

3.2 加強隊伍建設，提高檔案工作人員素質

首先，檔案工作人員要有很高的政治意識、大局意識和責任意識。檔案管理人員直接保管著重要機密，應具有堅定、正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，忠于黨的事業和人民的利益。其次，檔案工作人員要有很高的業務素質。為此，各高校應廣開進人渠道，制定優惠政策，積極引進政治素質高、業務能力強、學歷層次高、具有現代科學技術知識和技能的檔案專業人員，逐步建立起一支數量充足，年齡、學歷、職稱結構合理，專業技術覆蓋面廣的高素質、復合型檔案人才隊伍。最后，檔案工作人員要通過業務培訓和學習全面掌握檔案管理的專業知識，提高業務水平和工作能力。

3.3 加強宣傳，提高認識，明確職責，落實責任

檔案管理工作是一項長期性和基礎性的工作，檔案管理部門要加強對檔案工作的宣傳力度，使更多的人了解檔案工作的內容、性質及檔案利用產生的效用，提高對檔案工作的認識，按照《檔案法》的規定，實行檔案集中統一管理，在工作過程中自覺增強檔案管理的責任意識。領導重視，把檔案管理工作納入整體發展規劃之中，加強專兼職檔案隊伍建設。

3.4 注重發揮現代技術手段，實施檔案信息化建設

現代社會已進入信息化、數字化發展時期，快速、高效是現代社會的重要特點之一，計算機和網絡已廣泛應用于各部門的日常管理工作中。為適應知識經濟和電子信息技術迅速發展的新形勢，保證高校檔案工作為高校改革與發展和社會建設提供高質量的服務，高校檔案管理也要運用新的技術。

參考文獻：

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［3］秦建華.高校檔案管理工作探討［J］.機電兵船檔案，2007.

How to Do Well in the File Management of College

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1. 高校教學檔案管理工作的必要性

1.1高校教學檔案具有的特點

高校教學檔案有著許多特點，其中之一就是周期性。由于高校教學工作的開展大致分為學期制或學年制兩種方式，這使得高校教學檔案具有周期性的特點，高校教學管理一般由系部完成，因此，教學檔案的歸檔，整理應按學期或學年構建，形成周期性的檔案。周期性的檔案有利于管理和查詢，能夠有效地減少對檔案進行時的操作時間。同時，高校教學的內容比較廣泛，社會科學，自然科學等都是高校教學的內容，對于不同專業的的人才高校有著不同的方案，因此也就建立了不同的檔案，所以這就造就了高校教學檔案專業化的特點。高校教學檔案還具有內容廣，形式多，服務性強的特點。

1.2加強管理高校教學檔案的意義

高校教學檔案是高校教學質量評估的一項重要的途徑，對于高校教學有著不可估量的促進作用，它是教學，科研，管理的重要參考資料，具有極強的保存價值，在為學校教學的正常，順利開展提供保障的同時也為教學質量評價，教學評估，學位評估提供真實可靠的歷史依據。同時高校教學檔案具有不可置疑的真實性，是連接過去，現在和未來的紐帶，對于高校教學質量有著十分重要的實踐意義和指導意義。其次，高校教學檔案是高校辦學水平和學生資格審核的重要依據，許多考核方式都是通過高校教學檔案，評估考核過程中各項指標最直接、最具體、最生動的標準主要是教學過程中所記錄的大量數據及信息，而這些數據及信息很大程度上要靠日常的教學檔案來保存的。因此，加強高校教學檔案的管理具有十分重要的作用。

2. 高校教學檔案管理過程中存在的問題

2.1高校教學檔案管理意識不夠強烈

在對高校教學檔案進行管理的時候存在許多問題，比如說高校教學檔案管理意識不夠強。一些高校在工作中沒有形成科學的檔案管理理念，沒有很好地意識到高校檔案管理工作是高校教學活動最基本的信息記錄，是高校教學成效最直接的反映，這也就導致了在高校教學檔案管理過程中出現了信息丟失的情況。由于缺乏管理意識，一些高校在教學過程中對教學日志、實習計劃、教學安排、成績管理等重要環節都漠不關心，這就使得教學管理工作落實不到位，再加上行為得不到規范，這就導致了教學管理檔案亂散的現象出現，這樣對高校教學檔案的管理是十分不利的。

2.2高校教學檔案管理制度不夠完善

一個完好的管理系統必然要有一個完善的管理制度，然而現在許多高校的教學檔案管理都沒有完善的制度。管理制度不夠完善，這就導致了許多檔案管理工作得不到很好的落實，受不到良好的監督。由于沒有完善的管理制度保障，一些高校的教學檔案就不能很好地發揮其權威性，逐漸地就很難對教學質量起到促進作用了。

2.3高校教學檔案管理的方法不夠先進

隨著現代化技術的普及，科技越來越先進，一些高校的教學檔案管理工作跟不上時代的步伐，不能適應現代化信息技術發展的需要。一些高校對教學檔案管理的方法滯后，導致效率低下，缺乏規范化管理。在信息資源共享上存在比較大的差距，這就導致了教學檔案管理工作做的不夠好。

3. 加強高校教學檔案管理工作的措施

3.1提升高校的教學檔案管理意識

提升高校教學檔案管理意識對于高校的教學檔案管理工作有著重要的作用，若一個高校沒有很好的教學檔案管理意識，那么教學檔案將得不到很好的保留。為了讓教學檔案更好更真實地體現學生的記錄，必須加強高校的教學檔案管理意識，落實到每個高校的每個教師上，定期對教師進行責任意識培養，塑造良好的檔案管理觀念，讓每個教師把教學檔案管理當成是一種責任，如此一來高校的教學檔案管理工作將會得到很好的改善。

3.2完善高校教學檔案管理制度

一個完善的制度對與管理制度的實施起著中流砥柱的作用，要提高高校教學檔案管理工作水平就要建立健全教學檔案工作的各項制度和規章，通過完善的制度約束高校的行為，規范高校教學檔案管理步驟，從而不斷提高教學檔案管理工作的效能和質量，最大化地實現檔案管理工作制度化、規范化、信息化的目標。建立了完善的管理制度，就能更好地發揮教學檔案服務教學、促進教學的作用。

3.3提升高校教學檔案管理技術

隨著科技的發展，網絡越來越普及，人們可以通過網絡共享資源。為了更好地加強高校教學管理檔案建設，高校教學檔案管理也應該向那個方向發展，提高教學檔案管理工作的信息化水平，利用網絡實現信息共享。因此，高校應該致力于提高教學檔案管理的電子化、網絡化程度，完善網絡教學檔案管理信息庫，這樣一來，高校的教學檔案管理工作既得到了提升，又簡化了操作，節約了時間，又實現了資源共享。由此可見，不斷提高教學檔案管理工作的網絡化水平和信息化水平，對加快教學檔案的建設有著十分重要的作用。

總結：加強高校教學檔案管理是一件意義重大的任務，對于提升教學質量有著重要的作用。同時，加強教學檔案管理工作也是提高教學質量的需要。高校應該充分利用現代化技術，與時俱進，同時又必須從思想上認識到加強教學檔案管理工作的重要性，如此一來，才能避免出現以上檔案管理工作中出現的問題，充分使教學檔案對教學建設起到巨大的作用。

參考文獻：

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2.制度不到位，職責不明確。目前，大多數高校雖制定出科研檔案歸檔辦法，但沒有建立健全的科研檔案管理規章制度和對課題組進行檢查的約束機制，未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責，管理部門的人員只能是要求課題負責人把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但主辦人交與不交根本無法控制，他們拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔要求也只能在口頭上作一些說明、解釋而不能強求，監管力度非常小，這使得高校的科研檔案管理工作時常處于半失控狀態之中，從而造成科研管理工作與科研檔案管理工作嚴重脫節，“四同步”管理原則無法從根本上得到貫徹落實。

3.科研檔案的過程管理未受重視。高校科研管理部門是科研課題主管部門與課題組、課題組與檔案管理部門之間的橋梁與紐帶，是來源性文件和成果性文件的匯集點，在科研檔案建設中本應發揮主導作用。但是在高校科研管理工作評估中往往把科研課題級別、經費、成果鑒定或獲獎成果、成果轉化和推廣情況等作為衡量高校科研水平的重要標志和考核高校科研管理工作的重要指標，因此這些立項、經費及成果管理等受到高校科研管理部門的高度重視，成為高校科研管理工作的重點和核心，而科研檔案的過程管理往往由于其長期性、事務性、瑣碎性的特點而不受重視，從而造成科研管理過程中科研檔案建設力度不夠。

二、加強高校科研檔案管理工作的對策

1.加強宣傳，提高各級人員檔案意識。要使科研檔案工作順利開展，必須堅持廣泛、深入、持久的檔案法規宣傳，通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規及檔案知識，使各級領導、科研管理部門和科研人員提高檔案法制觀念，認識科研檔案管理工作的重要意義，尤其認識到科研檔案管理工作對保證和促進高校科研工作所起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作。尤其讓科研人員明確“負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應盡的職責和義務，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔積累科研檔案資料的義務，主動履行科研檔案歸檔的職責。

2.加強學習，提高科研檔案管理人員綜合素質。提高科研檔案管理人員整體素質是做好科研檔案管理工作的前提。科研檔案管理人員不僅要有端正的工作態度，高度的責任感，還要能不厭其煩、主動加強與課題負責人的聯系，認真檢查、指導和督促課題負責人收集、整理各類科研材料并及時歸檔。這就需要科研檔案管理人員具備較高的思想政治素質、科研管理素質和豐富的檔案管理知識。為此，檔案管理部門應注重加強科研檔案管理人員的檔案法規學習，并定期組織其參加業務知識和計算機網絡化培訓，幫助科研檔案管理人員及時掌握新形勢下科研檔案管理規范程序。

3.強化管理，建立健全的科研檔案管理制度。建立健全的科研檔案管理制度是科研檔案管理工作走向規范化的關鍵。高校科研管理部門和檔案管理部門應明確職責，密切配合，履行各自的職能，建立健全適應新形勢下的科研檔案管理制度，對科研檔案的歸檔時間、保管期限、歸檔范圍、整理要求、保密規定等要做出明確規定。在制度中真正落實“三納入”即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納入科研人員的工作職責范圍；同時做到“四同步”，即下達科研任務與提出科研文件材料的歸檔同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步，上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科技檔案歸檔情況同步。如要求結題的項目須持科研檔案員開具的歸檔情況證明才能召開結題鑒定會，評優的項目須持科研檔案管理員開具的歸檔情況證明才能參加評優。此外，還要制定科研檔案保密及知識產權保護的相關規定，強調須嚴格遵守保密法規，在利用時限定使用范圍，對于一些有產權的，要保護其產權不受侵犯，還要保證他們隨時都能便捷地利用到所需的科研檔案，從而使科研人員放心地將檔案材料移交到檔案部門。同時，在制度中還要制定一些制約措施，如把個人科研檔案的歸檔情況與年終工作實績考核掛鉤。

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1 高校檔案管理的現狀

1.1 檔案意識薄弱

長期以來，由于人們檔案意識不強，在工作過程中，上至領導下至一線員工，“重工作、輕檔案”的意識還在相當程度上存在，認識不到檔案工作的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

檔案意識薄弱，還導致很多高校沒有綜合檔案室，各科室只負責把自己科室自認為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監督機制，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失現象相當嚴重。這就對高校檔案管理造成了不可彌補的損失。

1.2 管理手段落后

目前的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有主動對檔案資料進行分析、編研，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，信息化程度不高，難以充分實現檔案的利用價值。在當今國家高等教育事業和計算機信息技術迅猛發展的形勢下，這種傳統落后的檔案管理狀況使高校檔案工作陷入十分尷尬的境地。

1.3 管理隊伍素質較低

由于對檔案工作重視程度不夠， 高校檔案隊伍總體素質不高。高校檔案工作人員大都使用編外人員，即使有些高校配有專職的檔案管理人員，但大都年紀較大或是工勤人員轉崗而來，缺乏基本的知識和技能。真正科班出身、從事檔案管理工作的人少，受過全面檔案管理專業培訓的工作人員少，懂計算機、網絡技術等現代管理手段的人少。另外，檔案管理人員在職稱、待遇及工作時間等方面，和專職教師相比有著較大的區別，也導致許多高層次、高素質人才不安心或不愿從事這項工作。

2 提高檔案科學化管理的措施

2.1 健全制度，更新觀念

健全檔案制度是搞好檔案工作的重要保證。高校要大力宣傳《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法律，依法建檔。制定明確的崗位目標責任制，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進、出及時，真正實現資源共享。只有制定和建立各類檔案管理制度，形成檔案管理制度體系，才能確保檔案科學化管理工作的有效實現。

更新觀念是做好檔案管理的前提和有力保障。改變追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務的思想，主動地把檔案工作重點與學校工作中心結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，樹立開放意識，改變長期封閉的局面，增強服務意識，打造檔案工作的新形象。

2.2 實現檔案管理信息化

檔案管理信息化是指，在檔案資源的各項管理過程中，利用信息系統進行加工和通過計算機網絡進行保存傳輸，將原有的不同載體的檔案資源轉化為數字信息，并在此基礎上實現檔案資源的合理配置與社會共享。

檔案管理信息化，是高校檔案管理的必然趨勢，也是提高高校檔案管理的科學化水平的重要措施。主要體現在兩個方面：一方面提高檔案工作效率，克服以往檔案工作人工操作的落后性，如利用計算機進行檢索，檔案的縮技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術等高科技手段，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面是推進文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題，通過計算機技術對文件信息的生成、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，使檔案室成為一個信息供應中心。

2.3 提高檔案管理人員的素質

由于現代化的檔案管理工作是以計算機為手段，通過網絡來進行，這就對檔案管理人員的素質提出了較高的要求。對于高校來說培養出一支高素質的檔案管理人員隊伍，實現檔案管理的信息化、系統化、科學化已經勢在必行。為了讓高校中的檔案管理人員能夠適應檔案事業發展的步伐，必須對他們進行相應的業務培訓與管理意識培訓。通過相關的知識學習、技能培養，讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規制度和最新的行業標準，熟練的掌握計算機操作技術、網絡技術、數據庫技術、信息檢索技術等方面的專業知識，而且還能夠在網絡環境下進行信息處理工作。在新形勢下，高校檔案管理人員不僅應是文獻史料的管理者，更應是文獻信息的開發者。

2.4 提高檔案的安全意識

檔案信息具有一定的保密性，需要加強檔案信息系統安全防范規劃，做好安全防范措施。電子檔案上網后， 必須從進入、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻擊可以采取防火墻、安全等技術實現；防止內部成員泄露，在管理技術上要做到信息安全存放。 同時，逐步完善檔案信息安全管理體制。在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要增強安全意識，防止失密、泄密事件發生。非公開的檔案信息一律不得上外網；在因特網上提供已公開的檔案目錄查詢服務，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全保護措施，確保檔案信息系統的安全運轉。

總之，檔案管理的科學化是知識經濟時代檔案管理發展的必然趨勢，新的世紀是檔案事業發生深刻變革的世紀。新技術的發展使檔案管理工作便利與難度并存，作為高校的檔案管理工作者應該充分利用科技力量的強大優勢，更新觀念，提高自身素質，推動檔案工作的創新與發展，為學校和社會的發展提供更好的服務。

參考文獻

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2008年9月14日，經過長達幾年修改的新《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），由教育部部長周濟和國家檔案局局長楊冬權聯合，從2008年9月1日起實行。這是高校檔案工作中的一件大事，也是我國檔案界的一件大事。《辦法》第一次提出了學生類檔案的概念，并且把學生類檔案納入高等學校檔案管理的范圍，而且單獨設類，充分體現了“以人為本”的思想，十分明確地指明了學生類檔案管理的必要性和重要性。

二、高校學生檔案的內容

新的《高等學校檔案管理辦法》明確規定學生類檔案包括：高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

我院根據新的《高等學校檔案管理辦法》和學院學生檔案管理工作實際，規定了在校生的歸檔材料包括：

（1）高考材料（報名表、體檢表、政審表、高考成績、中學學籍、獎懲材料等）。

（2）入學通知書及準考證。

（3）入學登記表。

（4）軍訓鑒定表。

（5）在校期間受院級（包括院級）以上表彰、獎勵登記表及各種紀律處分決定。

（6）學生的黨、團組織材料（入團志愿書、入黨申請書、入黨志愿書、預備黨員考察材料等）。

（7）學年鑒定表。

（8）畢業生登記表、畢業生體檢表、學生成績表、就業報到證通知單（副聯）等有關材料。

（9）招生錄取大表。

三、高校學生檔案管理工作存在的問題

學生檔案管理旨在對學生在校期間。以及在畢業生追蹤調查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查閱、借閱服務及畢業學生檔案的轉遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，高校學生檔案未能得到應有的重視，致使檔案材料收集不全，質量不高。不能準確全面地反映高校學生的全貌，甚至出現檔案丟失等現象。當前高校學生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：

（1）學生檔案不受重視，管理體制不完善。學生檔案是學校檔案的一個分支，在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監督和指導，學生檔案管理沒有建立完善的考核機制和相關制度，學生檔案管理工作缺乏領導重視，管理體制明顯不完善。

（2）學生檔案的收集整理不規范。目前學生檔案一般由學生管理部門（學生處）進行統一管理，而學生檔案的整理和移交由院系來完成。由于學生管理部門（學生處）和院系均沒有配備專職人員，加上學院缺乏監督檢查和業務指導，導致學生檔案在收集整理過程不規范，如歸檔文字材料紙張規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、出現錯別字、材料缺失等等。

（3）學生檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備。因檔案的收集不及時，整理、服務環節跟不上，容易產生相關部門相互推諉，有時學生查一個檔案跑幾天，服務質量和水平有待提高。

（4）畢業學生檔案的轉遞、管理等工作不盡完善。在國家對高校畢業生實行統分統包的時候，高校畢業生檔案通常由學校檔案部門在學生畢業離校后統一寄往生源所在地人事局或有人事任用權的用人單位，隨著高校畢業生就業制度改革，高校畢業生自主擇業，國家不再對高校畢業生進行統包統分，畢業生的檔案是由人才市場、人才交流中心待管，待畢業生落實就業單位后再將其檔案轉至就業單位。由于轉遞環節復雜，容易導致一些學生檔案丟失，給學生的就業帶來了不良影響。

四、做好高校學生檔案管理的建議

（1）首先要統一認識，加強領導。學院領導、院系領導及廣大教職工都要強化檔案意識，自覺支持和做好學生檔案工作。要把學生檔案工作納入議事日程，把學生檔案建設當作全校一項基礎性的工作常抓不懈。同時加強管理。將學生檔案管理工作納入有關職能部門的目標管理，在布置、檢查和總結學生管理工作的同時，布置、總結和檢查學生檔案工作；另一方面，學院要認真落實檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，做到人員到位、經費到位、設備到位。

（2）加強對高校兼職檔案人員的培訓，兼職檔案人員應當重視觀念更新，練就過硬的業務技能，拓寬視野、豐富知識，從而提高入檔質量，使檔案工作經驗得到不斷的充實。

（3）加強學生檔案材料的收集，做好平時收集與重點收集和集中收集相結合，明確收集學生類檔案收集范圍，做好各部門收集協調工作。學生檔案的管理應有一個指定的歸口部門進行統一管理，院系要指定專人負責，統一要求，保證學生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規格要統一，書寫要規范、字跡工整。檔案收集和整理過程中，要將檔案袋內有關材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內，材料名稱要求填寫完整。

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一、職業素養對高校檔案管理的重要性

職業素養的提高對高校檔案管理來說，有利于提升檔案管理人員在工作中的責任心。也就是說，高校檔案管理人員只有具備了強烈的工作責任感，才會更加自覺地遵守規章制度，并且充分發揮自己在工作中的才能，做好自己的本職工作，真正推動高校檔案檔案管理的健康、可持續發展，有效端正檔案管理人員的工作態度，真正做到以人為本、愛崗敬業，切實做到檔案管理工作，為檔案管理事業和高校的發展做出應有的貢獻。

二、高校檔案管理人員提升職業素質的有效途徑

1.樹立正確的思想觀念

高校的檔案管理工作人員需要不斷轉變傳統意義上的保守觀念，然后結合高校實際確立一套符合時代要求、高效、優質、快捷的服務觀念。經過這種觀念的轉變，充分發揮自身的主觀能動性，更好地明確好服務方向，樹立科學的服務態度，不斷健全服務的具體方法，從事保證服務質量的不斷提升。

2.提升工作人員的服務意識

對于檔案管理工作人員來說，其工作的價值就在于是否能夠真正為工作決策提供實際性的服務，如果不能保證服務的質量，就很可能會失去檔案管理工作的重要作用和價值。從某種意義上講，檔案管理是一項重要的服務工作與管理工作，因此要求工作人員了解并熟練掌握科學的服務意識以及高超的工作技能。由此可見，檔案管理工作人員的工作質量、工作效率、工作態度以及工作成果都在很大程度上影響著檔案管理工作的質量。

3.加強檔案管理人員的專業技能

現代化社會是電子化的信息時代，并且便利的信息交流使得信息量編的越來越大。從事檔案管理的工作人員就需要拓展自身的知識面，不斷提升自身的業務技能。第一，制定業務技能的學習計劃，然后朝著既定的方向努力；第二，學習計算機技術的具體操作，靈活運用網絡與多媒體，快速掌握現代化的管理技術；第三，做好檔案管理最基礎性的工作，然后建立并不斷健全借閱、保管制度，真正保證日常工作的有序進行，例如著錄、整理、收集、鑒定等工作。

4.注重檔案管理人員的職業道德建設與發展

在高校檔案管理工作中，要想保證檔案管理工作的質量就需要管理工作人員具備良好的職業道德與專業素質，這樣一來就需要是實踐當中不斷加強對他們的職業道德教育。另外，在理論上認為，不管是主觀世界還是客觀世界，都需要建立在社會實踐的基礎之上，因此，檔案管理工作者需要在通過自己努力的同時，不斷加強自身的實踐學習加強自身的道德觀念，從而不斷提升作為檔案管理人員的職業道德修養，在實踐中不斷提升檔案管理人員的職業素養。

三、提升檔案管理人員自身職業素養的有效方法

1.確定好自己的角色定位，正視自我

首先，從事檔案管理工作的人員需要真正認識到自己的實際水平與能力，然后做好自己的本職工作。要想切實保障檔案管理工作的質量，就需要對自己有較為全面客觀的正確評價。另外，角色定位的實質上是要求工作人員能夠依照自己的實際需求，確立自己的發展目標與方向。由此可見，檔案管理人員只有在工作中樹立科學的職業觀，才能真正旅行好自己的工作職責，實現自身職業素養的不斷提高。

2.進行自我批評與教育

要想切實提升高校檔案管理工作人員的職業素養，可以通過自我批評和自我教育的方法來實現。在實踐當中，工作人員需要依照職業畫的道德要求，還需要對自己的日常言行與思想定期進行檢查與反省。在工作中做到嚴于律己，真正在每一個工作環節中展現出自身的良好職業素質，通過自身高度的政治責任感，更好地履行高校的檔案管理工作，進一步推動高校教育教學的有序進行，充分發揮檔案管理在高校發展中的重要作用。

3.始終堅持職業素養的培養與提升

從本質上講，自我修養是一項長期化的艱巨工作，如果在檔案管理人員不能長期堅持職業素養的培養與提升工作，就很有可能在這個過程中受到腐敗思想的侵蝕。因此，從事高校檔案管理的工作人員在培養和替身自身職業道德素養方面要做到持之以恒，從而使檔案管理充分發揮對高校以及社會的服務作用。真正做到為現實服務、對歷史負責。

結語：綜上所述，在現代化社會中，檔案管理的工作范圍相對較廣，尤其是高校檔案管理人員需要加強自身修養，不斷提升自身的業務素質、身心素質、政治素質，實現自身職業素養的提升。這樣一來，才能不算更新和發展自身的知識結構、開拓視野。因此，在實踐當中，高校檔案管理人員需要真正了解好玩掌握職業素養對高校檔案管理的重要性、結合實際制定提升高校檔案管理人員職業素質的有效途徑，最后采取切實可行的措施不斷提升每位管理人員的綜合能力，在日常工作中創造出更優異的成績。

參考文獻：

[1] 張俊英.知識經濟條件下檔案人員職業素養探討[J].包頭職業技術學院學報，2009（03）.

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1 創建健全的檔案管理系統

對于檔案資料來講，其是各個高校的重要信息資源，可以詳盡的體現高校的發展經歷，同時通過各類形式客觀的記錄高校管理及教學的各個環節，是教職人員及學生智慧、經驗及勞動的結晶，是認知及掌握高校發展規律的基礎依據，是學校的重要資源。檔案的管理工作涉及的范圍較廣，部門較多，需要得到全體人員的配合。唯有人員統一思想、提高檔案管理意識，才能夠確保檔案的管理質量。應定期舉辦培訓、講座等活動，讓教職人員意識到檔案管理工作的重要性。

需要加大檔案集中管理的力度，由組織層面確保檔案工作的順利實施，進而保證高校檔案的完整性、全面性及精準性。始終遵循“統一標準、統一領導、分層管理”的準則，創建檔案領導隊伍，協調檔案管理工作。由高校的副校長負責整體管理檔案工作，創建檔案室，選取專人進行管理。在高校內的各個院系、財會機構、教務處、圖書館等加設專職的檔案人員，創建高校檔案管理系統，將檔案的管理工作落實到各個環節內。另外，需要進行明確分工，使人員明確自身的責任及職能，讓檔案的管理工作更加標準化、系統化及科學化。調動高校內全體人員共同參與到檔案的管理工作中，利用全方位、全員收集檔案信息的方法，保證檔案內容的真實性及客觀性，同時不斷擴大檔案的涉及范圍，深入挖掘高校內的信息，充實檔案資料。

2 增強高校檔案管理的信息化水平

伴隨著當前科學技術水平的不斷發展，信息化建設獲取了較大成功，其是高校進行檔案管理的客觀需求，同時也是高校開展檔案管理的重要標志。促進高校的檔案館建設網絡化、信息化、數字化的檢索系統，變成了當前各個高校進行檔案管理工作的首要事情。高校的檔案管理工作內容較多、強度較大、重復性較高，而將信息技術同高校的檔案管理工作結合在一起，能夠推動高校的檔案管理步入正軌，進一步發展。增強高校檔案管理的信息化水平能夠極大提高檔案管理的工作質量及效率，并且還可以借用信息通訊技術把檔案數據盡快傳遞給領導階層，科研部門等，為人員查閱檔案提供的方便，使領導通過親身體會感受到檔案的重要性，主動培訓檔案的管理部門開展工作。

各個高校需要加大資金的投入力度，保證檔案管理的硬件設備符合相關要求。各個高校需要把光纖數字技術、網絡監控技術、芯片技術等同檔案的收集、存儲、分析、整理、保管、應用等工作結合在一起，進而增強檔案的存儲功能，提高傳遞速率，優化管理質量，全面發揮檔案的經濟效益。高校檔案的管理工作還需要由以往單機管理模式轉變成網絡管理方法，由文件目錄、卷宗等形式演變成全信息管理。應用“紙質檔案”及“網絡檔案”相結合的方法，進而增強信息建設的速率，提高檔案的管理質量。

3 不斷改進并完善檔案的管理標準

如果缺少嚴格的法規標準，就很難確保高校檔案管理的順利實施。作為高校的檔案管理從業者，需要嚴格遵照我國相關標準法規開展工作，并且結合學校的自身特點，創建符合自身發展的檔案管理模式及方法，其也是確保檔案管理質量的基礎。加大檔案管理標準的建設力度，推動高校的檔案管理工作更加科學化、標準化。由進行檔案管理真實情況出發，創建相應的檔案管理標準，并且建立完善的檔案采集、歸納、保管、應用、管理、保密等標準，從而保證高校內各個文件實現歸檔一體化的目標，同時依據高校的不斷發展，對內容及條目進行改進與完善。在創建高校檔案的管理標準期間，還需要創建相應的配套考核制度，將責任劃分到人頭，將檔案的管理工作同員工的自身利益相掛鉤，明確人員的崗位責任，進而提高檔案的管理質量，為高校的進一步發展奠定基礎。

4 提高檔案管理團隊的建設，增強管理人員的專業能力及綜合素養

增強檔案管理從業者的綜合素養及專業能力是促進高校提高檔案管理質量的關鍵。對于檔案的管理工作來講，其質量同從業者之間存在密切的關聯。想要保證檔案管理從業者能夠同檔案管理的要求相吻合，就需要不斷提高從業人員的素養。需要盡快在高校內部的檔案管理團隊中宣傳管理知識，轉變當前的知識結構，加大新技術、新知識、新思想的培訓力度。需要利用多種方法，增強檔案管理從業人員的專業技能及綜合素養。創建全面的檔案管理團隊，專業設定檔案管理小組。同時利用培訓的方法培養一批專業水平較高的管理人員，保證檔案的管理工作順利實施，穩步發展。需要持續加大培訓力度，嚴格遵照“管理標準、業務熟練、素養良好、服務優質”的原則開展工作，從而確保人員知識水平及業務結構可以與高校對檔案的管理需求相吻合。另外，檔案的管理人員自身也需要不斷進行學習，增長自身的知識儲備，豐富自身的見識，全面掌握工作的內容及發展。高校內部檔案的管理從業者需要具備良好的職業素養及責任心，并且遵守保密協議。在道德品質方面，應保證從業者盡忠職守、按崗敬業、服務熱情、并且不貪圖名利、愿意為他人服務，進而提高高校檔案管理工作的質量及效率，促進高校更好的進行發展。

5 全面應用檔案的信息化資源，提高檔案的服務質量

對于高校的檔案來講，其是高校內部全體教職人員智慧與勞動的結晶，保證檔案信息的采集、分析、整理、保存、累積質量，其目的在于充分挖掘檔案資源，為工作者提供更方便的服務。高校內部的檔案管理部門需要重點關注服務內容，深入對檔案的使用進行探索，緊密圍繞高校的工作重心，提高檔案的服務質量。檔案的管理從業者需要主動問詢用戶對檔案類別信息的需求，掌握學校在不同階段、時期的科研、教學情況。依據自身院校的檔案應用情況，分析規律，主動為高校各項工作提供優質的檔案服務。

6 總結

總而言之，對于高校的檔案管理工作來講，其同學校的發展之間存在密切的關聯，相關工作人員應不斷轉變自身的觀念，創建健全的檔案管理系統，增強高校檔案管理的信息化水平，不斷改進并完善檔案的管理標準，提高檔案管理團隊的建設，增強自身的專業能力及綜合素養，全面應用檔案的信息化資源，提高檔案的服務質量，從而為促進高校進一步發展貢獻自身的價值。

參考文獻

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