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設備檔案是高校在設備購置、管理、使用過程中形成的各種記錄，隨著設備檔案的不斷增加，設備檔案管理工作也發生了很大的變化。但目前高校設備檔案管理還存在工作網絡不健全、工作流程粗放、管理制度存在漏洞、管理隊伍建設滯后等諸多問題，嚴重阻礙了設備檔案的規范化和科學化的管理，影響了教育教學科研設備的有效利用。本文將從設備檔案管理的實際出發，積極探索構建高校設備檔案管理體系，以期更好地服務于高校檔案建設工作，完善高校檔案管理系統，實現高校檔案管理體系的全覆蓋。

1高校設備檔案及管理工作的特點

1.1多單位協同

一臺教學科研設備從廠家到校園，需經過設備使用單位的申請、國有資產管理部門的論證、招投標中心的招商以及安裝調試，這中間涉及了高校的好幾個部門，在針對設備的各環節各流程工作中，就要產生諸多的記錄，這些記錄就是圍繞該設備而形成的檔案。設備檔案需要多方協同合作，才能做好設備檔案管理工作。

1.2設備檔案形成的周期長

在檔案界，對文件生命周期理論研究、傳播較為廣泛，對于檔案生命周期理論的研究則較少。其實，設備檔案也是隨著設備的幾個階段而不斷變化的。一臺設備在不同時期，它的價值也呈現不斷減弱的態勢，到最后失去功能，完成使命。因此，面對設備檔案的長周期，需要檔案管理部門和設備使用部門的工作人員進一步解放思想，提高自己的設備檔案管理能力，做好設備檔案的管理工作，做到收集全面、內容豐富，不遺漏、不缺項。

1.3設備檔案的成套制明顯

1993年，教育部制定出臺的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》明確提出，設備檔案必須以件、臺為單位開展設備檔案的建檔工作，要以圍繞設備管理形成的成套制開展建設工作。很多高校在設備檔案管理中，也明確提出了以設備成套制開展收集歸檔工作。我們在調研中，訪問了很多高校檔案館網站，有的高校也明確提出了設備檔案要圍繞設備開展收集歸檔工作。山西醫科大學設備檔案管理辦法指出：作為學校固定資產的各種國產、進口的高、精、尖、稀的儀器設備說明書等文件材料，均須歸檔。若文件材料有一式兩套，一套歸檔、一套隨機使用。若僅有一套、使用部門又確需經常使用的，由使用單位復制一套，原件存檔，復制件隨機使用。從這些管理辦法來看，設備檔案的成套制要求明顯。針對設備檔案的成套性和專指性，我們可以借鑒人事檔案管理一人一檔的管理辦法，一臺設備一套檔案，將設備在生命周期里形成的檔案材料，進行成套歸檔，并遵循形成規律，確保全過程覆蓋，保證設備檔案完整、準確和系統化。

1.4設備檔案管理工作量大

辦學條件、資源占有一直是衡量高校辦學水平的一項重要指標，目前高校發展快速，針對社會的人才需要，各高校開辦了很多新專業，形成了新學科，隨著專業學科的更新、學生規模的擴大，對設備的需求也逐年增強，特別是對實驗室設備的需要更是越來越高，再加上設備種類的日益增加，各高校面臨眾多的設備，設備管理工作越來越繁重，其產生的設備檔案也越來越多，面對如此繁重的工作任務，高校檔案管理一定要加強與設備使用單位的聯系，加強對設備使用人員的檔案技能培訓，為做好設備檔案的收集整理工作奠定基礎。

2高校設備檔案管理體系構建的原則

2.1規范管理

很多高校設備檔案由設備所在單位使用者進行管理，管理方式陳舊，往往還是沿用傳統的手工管理模式，設備使用者熟悉設備，但缺乏檔案相關知識，不懂檔案管理業務。而檔案館設備檔案管理人員有檔案方面的專業技能，但對設備不熟悉，對設備的運行、技術參數等更是不懂，因此，高校的設備檔案一直存在很多問題，高校設備檔案體系構建就應該采取二級管理模式，進一步明確各單位在設備檔案管理中的職責和任務，從而進一步規范設備檔案管理，提高設備管理管理工作的工作效率。

2.2集中管理與分散管理的處理

構建高校設備檔案管理體系的首要原則就是要堅持規范管理的原則。集中統一管理是高校檔案管理的基本原則，但設備檔案，有其自身的特點，設備在使用過程中，一些設備技術性能方面的隨機檔案、檔案購置情況等材料都經常會使用，需要這類材料隨機存放。針對這類問題，檔案部門就要多思考，有的學校采用復印的方式，正本歸檔移交檔案館管理，復印件隨機管理，方便利用。有的學校則是設備的隨機檔案由所在單位進行歸檔管理，其隨機檔案目錄移交檔案館，檔案館負責管理目錄，在一定時期就目錄開展檔案檢查，督查各單位做好設備檔案的管理工作，確保設備檔案的完整。這些措施和方法，都有一個前提原則，要處理好集中管理與分散管理的原則，實現設備檔案的最大價值。

2.3有利于提高設備檔案的利用價值

一個新的設備檔案管理體系的構建，一定要在改革創新上發力，特別是要針對設備檔案查找利用困難的問題，進一步提高設備檔案的利用價值，方便利用為前提。檔案管理的目的是進一步發揮好檔案的價值，為此，高校設備檔案的構建堅持利用第一的原則，整合設備檔案資源，一臺設備建立一套檔案，實行設備檔案的專套制，特別是對于一些引進的高、專、精設備檔案，一定要整合檔案資源，將配置論證的前期、采購、安裝以及使用維護記錄等檔案管理整合為一套檔案，形成全覆蓋該設備的生命全周期檔案，進一步方便利用，并在設備管理人員流動、變化時，通過這一全套設備檔案，可以讓后來者很快熟悉設備，提高了設備檔案的利用價值。

3高校設備檔案管理體系構建的策略

3.1構建高校設備檔案二級管理機制

3.1.1建立設備檔案館、設備使用單位二級管理模式能很好地解決設備檔案管理中的薄弱環節，確保高校設備檔案的有序開展。檔案館負責學校設備檔案的總體管理，具有指導、考核、檢查的職能，在設備使用單位成立設備檔案分室，設備檔案分室可以設置在設備所在學院的實驗中心，負責本單位的設備檔案管理工作。二級單位設備檔案分室負責本單位設備檔案的收集、整理以及利用，具有主體責任的行政負責人作為第一負責人，設備檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作由設備管理人員負責具體實施，設備檔案的編目、錄入、保管以及設備檔案的利用等工作由設備檔案分室負責。其案卷目錄一式二份分別保存在儀器設備檔案分室和檔案館。

3.1.2建立二級管理機制，檔案館可以切實履行指導、督促的責任，對規范設備檔案管理，發揮設備的有效價值做出應有的探索和實踐。針對一些設備使用單位檔案管理人員不到位、管理條件不達標的，檔案館可開展代管業務，確保設備檔案管好用好。在重大設備開箱驗收時，檔案館檔案人員要全程參加設備開箱驗收，對隨機的技術文本材料進行驗收，并在安裝驗收后，及時整理、立卷、歸檔。對于完成歷史任務，準備退役、報廢、退出教學科研工作的設備的報廢轉讓等工作，檔案館也要履行好管理責任，認真鑒定，妥善處理。

3.1.3確保高校設備檔案的二級管理機制正常運行，健全的規章制度是必要保障。要依據高校設備檔案的特點和設備檔案管理工作的特征，并結合所在學校設備檔案管理工作的現實，制定制度規范，進一步指導設備檔案收集、整理、利用等全過程的管理活動，并強化考核評價，對出現問題的單位和個人該追責的一定要追責，形成人人重視、人人參與設備檔案的良好局面。

3.2構建高校設備檔案的歸檔工作機制

3.2.1明確歸檔范圍。構建設備檔案歸檔機制，首先要明確本校設備檔案的歸檔范圍，即哪些要歸檔，哪些不歸檔，一定要有一個明確的規范。設備檔案，是指該設備從到校后，包括采購、安裝調試、使用維護以及轉讓報廢等環節中形成的所有的記錄，其載體有實物類、圖紙類、文字類、電子類等多種類型。檔案收集機制就是要確保圍繞設備所產生的這些檔案收集完整。

3.2.2注重檔案鑒定。在設備檔案歸檔工作中，還應強化鑒定，不能片面追求材料的完整性，而將一些沒有利用價值的材料歸入檔案里，既浪費了時間，又浪費了有限的庫房。在設備檔案鑒定工作中，還應該圍繞設備，根據設備檔案的形成規律，注意各個環節，并保持設備檔案的內在聯系，做到各環節流程的閉合。既然一臺設備具有從申請、采購、使用到報廢一個設備生命周期，那么采購階段的材料，如采購合同、采購申請、設備的技術指標就是收集的重點，在調試安裝階段的驗收記錄、固定資產入庫清單，在設備使用階段的維修、維護記錄和事故記錄等都是收集的重點，應確保收集的完整性。

3.2.3規范檔案收集整理。在設備檔案的歸檔中，收集是基礎。在此基礎上，還要科學地整理，使檔案有序化，這樣才能提供利用，發揮檔案的功能。在設備檔案的整理工作環節，一定要嚴格按照科技檔案整理規范開展整理工作，嚴格把關設備檔案的鑒定，將不符合技術要求的檔案返工重做，要堅持設備檔案的有機聯系開展整理。另外，在整理中應堅持有利于利用的原則，將設備檔案成套整理，特別是設備在論證階段和后期的索賠階段的材料成套整理，進行系統管理，將重要的檔案排在前面，按其重要程度排列裝盒入庫，有利于今后的查找利用。

3.3構建高校設備檔案信息網絡工作機制

3.3.1科學建立設備檔案數據庫。設備管理，很多高校也運用了信息化管理平臺，建立了設備數據庫，讓高校設備檔案管理的利用邁上了一個新臺階。通過設備數據庫，可以非常快捷地查找到設備的使用單位和使用人，能清楚知曉設備的購置時間和技術參數，為設備檔案的利用奠定了基礎。而設備檔案管理平臺應該與之整合，形成資源共享的局面。

3.3.2明確設備檔案管理責任。在設備檔案網絡工作機制下，管理責任更加清晰。在設備安裝調試階段，就明確各單位的任務。可以根據設備金額的大小劃分管理責任，超過20萬的設備，隨機文件移交檔案館，并錄入信息系統。對在使用過程中形成的記錄則由使用單位錄入系統。在局域網系統里，實現本單位設備檔案的共享共建。

3.3.3建立高校設備檔案的信息網路工作機制。這是高校檔案部門和資產管理部門共同的任務，需要運用現代化的管理手段開展設備檔案的管理，這對傳統的設備檔案管理提出了新要求，按照一物一檔的要求，將設備各信息細化，簡化工作流程，提高工作質量，為高校的人才培養發揮設備檔案應有的作用。高校設備檔案管理體系構建是一項大課題，需要各高校在實踐工作中不斷探索和努力，積累經驗，構建具有本校特點和特色的設備檔案管理體系，讓二級管理機制落到實處，進一步明確各方面的責任和任務，全面加強高校設備檔案管理的應用價值，提高設備檔案管理工作的效率，從而更好地發揮高校設備檔案二級管理機制的作用，讓高校的設備資源進一步增產、增質、增效。

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作者:韓靜 單位:寧夏醫科大學檔案館館員