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1.1 中醫醫藥檔案管理為中醫診療活動提供信息化服務
中醫是我國醫學活動的主要組成部分。雖然西方醫學的傳入，對我國醫學發展有重要的推動作用，但是，中醫仍然占據我國醫學診療活動的主體。在中醫診療過程中，醫生會根據病患的需要給予相應的處方，在中醫處方中，中藥是主體。我國中藥發展的歷史是非常久遠的，90%的中藥理論都源于古老的醫書。例如《本草綱目》、《傷寒雜病論》、《黃帝內經素問》、《醫林改錯》、《古今圖書集成醫部全錄》、《圣濟總錄》等等上百部醫學著作。這些理論在不同的時代，由不同的醫學泰斗創立，是我國現代中醫學的基礎。中藥的特性、品質、作用在這些著作里都有明確的記載。隨著時代的進步，醫藥信息也發生著明顯的變化，在多方面增加了種類和用途。醫藥檔案管理將這些珍貴的信息進行了整理和分類，把醫藥檔案形成了一個系統化的信息庫，為整個中醫診療服務提供了全面的信息依據。
1.2 中醫醫藥檔案管理對學術研究有參考作用
我國是中醫學起源和發展的國家。中醫學在全球經濟合作的前提下，已經得到世界各國的認同。在很多中醫院都有國外的專家和留學生進行中醫學習。早在1995年，我國的中醫學就得到新加坡醫學界的廣泛重視，新加坡先后選派了多名醫生來我國學習中醫學，并進行學術交流活動。醫藥檔案中記載的中醫醫藥使用過程的數據和資料，對學術研究起到重要的作用。醫學學術研究是嚴格和謹慎的，在具體藥品的性能和使用上，都要有明確的使用效果和優勢。中醫醫藥檔案在這方面有明確的記載，這些記載為醫學學術研究提供了重要的參考，避免了研究時對醫藥問題的懷疑和忽視。加強中醫檔案管理對于醫學學術研究和交流具有重要的作用。
1.3 中醫醫藥檔案管理是中醫文化積累和沉淀的途徑
我國中醫院在各級城市都占據著醫療事業的主體地位。每一個中醫院都以中醫治療的穩定性為優勢。中醫醫院的文化建設是中醫醫自身提升的主要內容。中醫醫院與西醫醫院處于一定意義的對抗局面。要突出中醫醫院的優勢必須要積累中醫醫院的文化底蘊。中醫醫藥檔案管理在醫院文化建設上具有重要作用。中醫醫藥檔案管理注重藥品的制作過程記載，使用情況記錄，正負面的影響作用，這與中醫醫學理念是必然的吻合。中醫醫院要想在激烈的市場競爭中處于優勢地位，必須要建立一種符合人們醫療需要，符合人們心理需要的醫院文化，讓人們對中醫醫學充滿信心。中醫醫藥檔案管理是積累中醫文化的重要途徑。
2 中醫醫藥檔案管理的重要意義
2.1 保障了中醫診療事業發展的豐厚基礎
中醫醫藥檔案管理涵蓋的內容是非常豐富的。中醫醫藥檔案記錄了中醫方法診治病患的總的過程。記錄的內容包含了中醫應用過程、應用理論、應用結果。同時，記錄了不同的病患在不同的階段的病情反映。這些記錄有的用文字表明，有的特殊病例用影像表明。中醫診療活動具有長期性和穩定性。中醫治療活動必須要依靠豐富的醫學常識。隨著自然環境的變化，很多新的病種發生在人類群體中，中醫治療也必然要根據新的病情調整治療方案。在調整的過程中，要追溯歷史和發展具體方法。中國醫藥檔案在診療技術開發上具有指導性作用。醫生可以根據既往的記載找尋病種的規律，從而探求一套新的治療方法。
2.2 建立中醫醫藥使用制度的需要
醫藥檔案管理涉及的部門有醫藥管理部門、醫藥企事業單位、從事藥品制作、研究、設計的部門等多個單位。醫藥檔案必須要保證記錄的準確性、系統的完整性和安全性。醫藥檔案管理由國家檔案行政部門負責，統籌規劃、組織協調。醫院的規章制度建設是一項長期的復雜的工程。對于中醫院來講，醫藥使用制度建設是一個新的課題。因為，中醫醫藥不同于其他醫藥種類，中醫醫藥的使用非?？季?。中醫醫藥注重質量、成色、年限等等。在藥品的制作工藝、使用方法、保存方法上具有嚴格的要求。中醫醫院的醫藥使用制度是維護中醫醫藥使用理論的重要保障。醫藥檔案管理的效果決定了醫藥使用制度的程度。中醫醫藥檔案管理是中藥在診療方面的中醫體現，在醫療理念上，醫學方法選擇上，醫療過程上都具有重要的意義。做好醫藥檔案的檢查和監測，是建立醫藥使用規范化、科學化的基礎。
2.3 傳承祖國醫學思想的重要反映
中醫是我國古代文化中一顆璀璨的明珠。我國醫學思想在幾千年中都受中醫思想的領導。在新的時代，中醫治療在救治病患中，起到重要的作用。中醫醫藥檔案管理是保存中醫文明成果的重要舉措，對于提高中醫理論與實踐的結合具有重要的推動作用。中醫醫藥檔案的管理，可以在很大程度上集中反映中醫醫藥對人類健康的促進作用，對人類生命學研究發展的作用。中醫醫藥體現了中華醫學的文化精髓。對醫學思想的發展有重要的指導意義。
總之，醫藥檔案管理是我國醫療衛生事業的基礎性工作。醫藥檔案是否科學規范影響到醫療衛生工作的效果。加強醫藥檔案管理工作，提高醫藥檔案的管理水平，是社會主義醫藥事業的必然要求。中醫作為我國醫學發展的根源，中醫醫藥管理是中醫發展的重點工作。做好中醫醫藥檔案管理工作，就是為我國傳統醫學奠定堅實的基礎，為實現祖國醫藥事業的全面發展提供文化層面的保障。
參考文獻
[1]陳暉，等級醫院評審對醫院檔案建設的促進作用[J]，中醫藥管理雜志，2006年第11期。
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一、優化了檔案隊伍結構和知識結構
在當前信息化環境下，在各行各業都加快了信息化建設的進程，信息技術得以在各領域不斷的滲透和拓展，在這種大背景下，檔案行業也加快了信息化建設，利用信息化技術來加快檔案管理數字化的實現。在傳統的檔案管理工作中，由于是對紙質載體的檔案進行管理，這就導致使用過程中會對檔案自身帶來較大的不利影響，不利于檔案的開發利用。但在檔案數字化管理模式下，檔案的載體開始向多樣化的發展，各種磁性介質、光盤、照片、錄像帶等都成為檔案的歸檔材料，這些載體在使用過程中不易損壞，相對于紙質載體來講具有較多的優勢。特別是在數字化管理模式下，有效的促進了檔案管理人員對自身知識結構的更新，使其不斷的強化自身的專業知識和技能，通過培訓來更好的掌握各種新技術和新方法，從而在檔案數字化管理工作中能夠更好的實現對各種新技術的應用。在檔案數字管理規模下，各檔案部門在吸納人員時更注重對吸引具有針對性的專業型人才，特別是經過檔案專業系統教育，能夠熟悉掌握計算機和信息技術的人才。同時檔案部門也加大了培訓和再教育的力度，加強了對檔案數字化管理需求下人才的培養，使現有檔案管理人員在培訓中不斷強化自身的專業知識，同時還要對計算機技術和數字通信技術進行掌握，能夠對電子檔案管理技能熟練深怕，從而提高檔案管理者的知識結構，對改善檔案管理者隊伍的結構，確保檔案管理人員整體素質的提升。
從這些方面可以充分的看出來，檔案管理數字化不僅對檔案隊伍結構進行了優化，而且也加快了檔案管理人員知識結構的更新速度。
二、促進現代管理技術應用，提高了工作效率
檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會發展各歷史時期進展的全過程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識，使檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。數字化管理如利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。
一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產生分類不準的現象，影響案卷質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。
二是用傳統的文書立卷方法立卷，當發現立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內文件從新排序，卷內文件目錄也要重新填寫，重新編號，重新裝訂。而利用計算機立卷發現文件遺漏時，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。
三是人工立卷歸檔時，經常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領導的簽字。使用計算機立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現文件積壓現象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作。
三、有效保護了原紙質檔案，改善了利用方式
漫長的社會發展歷史和悠久的檔案存儲歷史，使我國現存的檔案和書刊，種類眾多，其價值不可估量，如古老的文化遺產和元朝、明朝、清朝及民國時期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻。這些古老的珍貴文獻和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設法延長其保存期限。過去的材質和現行的紙質材料，都難以達到這一目的，但數字化管理，如利用計算機掃描技術對這些文獻作數字化處理，制作數字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現天災人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到了保護作用。
在當前檔案數字化管理工作中，在紙質檔案的基礎上形成數字化副本，這樣就避免了紙質檔案孤本的諸多弊端，而且提高了檔案的利用率，一份檔案可以同時提供給多人進行使用。同時檔案管理的數字化，可以使檔案使用者不再受制于時間和空間的限制，可以通過局域網或是廣域網實現數字檔案文件的異地傳輸，實現檔案的異地調閱和利用。檔案使用者只需要通過一網的計算機就可以查閱到自己所需要的檔案信息，進一步對檔案的利用空間進行了拓展，而且檔案使用者也不再受掉于時間的限制，可以隨時實現對檔案資源的利用。
四、結束語
隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，我國檔案管理數字化的優勢不斷發揮出來，并在實際工作中取得了較好的成效，但在檔案數字化管理工作中還存在著一些不完善的地方，所以需要我們充分的認識到檔案管理數字化的重要意義，在日常工作中不斷加強檔案數字化建設，在工作中不斷創新，從而利用新技術和新方法來加快推動檔案數字化的發展，為檔案信息化建設奠定了良好的基礎。
參考文獻
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作為醫院基建中的一項重要材料，基建檔案的重要性在近期得到了有關方面的高度重視。該項課題的研究，將會更好地提升基建檔案的有效管理水平，從而保證醫院基建的順利進行。本文從介紹基建檔案特點著手該課題的研究。
二、基建檔案的特點
1.基建涉及的部門多，情況復雜。醫院每一次做出建設一個工程的決定，就要和很多部門打招呼。先是要在城建部門獲得批準，之后進行規劃設計，通過環保和消防部門，實地進行勘察，聯系承包單位，進行物資采購，對工程進行監督等環節非常多，涉及到的單位也多，經手的人員更是成千上百。由于情況復雜，單位人員較多，辦事的人員更是素質參差不齊，沒有及時上交檔案的意識，各人員的文化程度，辦理業務的水平也不近相同，基建的檔案不能及時收齊，材料存在缺失。
2.基建的項目時間長，材料丟失嚴重?；ǖ墓こ桃涍^提出方案，成立項目，審核批準，實地勘察，施工建設，完成項目等環節。在實際的過程中常常遇到問題影響進程，例如資金周轉不靈，設計方案的變更等。這樣就使得需要很長的時間確認，檔案在這期間就容易丟失，但是負責人員眾多，項目分散，一時找不到責任人。
3.基建的項目專業性強，容易發生誤差?；ǖ墓こ躺婕暗胶芏嗟膶I性知識，很多資料也是專業術語，有工程的設計圖紙，預算的資金分析報表，合同的簽訂書，承包商的投保書等各種文字、照片、圖標等不同題材的資料。收集人員沒有經過專門的訓練，不熟悉工程的運作，很容易出現錯誤，把重要的資料丟掉。
三、基建檔案在醫院管理中的作用
1.對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義
醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。
2.為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據
基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。
3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富
隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。
四、當前醫院重點工程基建檔案存在的問題
1.重點工程基建檔案收集不全
有的工程缺工程改動聯系單，有的工程項目缺監理審核，一是工程內業檔案資料收集、積累不及時，造成檔案殘缺不全，例如，有的工程缺材料及出廠合格證，有的缺質檢認定書等。二是工程檔案資料收集、積累過程中存在無人負責的混亂狀況；各種文字材料、表格的內容填寫不齊全、不規范、表達不確切，有的圖紙質量偏差。有的工程圖紙會審意見和設計變更通知單較多，但竣工：圖上沒有作相應的修改和注明變更年號碼，使竣工圖紙失去準確性。三是竣工圖用舊圖代替，造成歸檔質量沒保證。
2.書寫材料不規范。
重點工程檔案材料是反映該項目建設各個環節的真實原始記錄，具有永久保存的價值。但卻存在著圓珠筆書寫，以復印件充數的現象。而材料的質量往往也得不到保證，醫院基建檔案歸檔材料不規范。一些文件、圖紙有的被污損，有的書寫材料不規范，有隨意涂改或材料污損等，使基建檔案的案卷質量大打折扣。
3.竣工圖整理不規范
竣工圖是基建工程檔案的重要組成部份，是基建檔案的核心。有的單位以施工圖代替竣工圖，是不能真實反映工程竣工后的實際狀況的。以施工圖繪制竣工圖還存在圖面不清，變更內容不準確等問題，有的竣工圖以復印件代替藍圖等，這為以后利用留下隱患?？⒐D必須與實際施工中變更圖相結合整理繪制而成的圖紙。
4.移交不及時
竣工驗收后，施工單位往往不能及時遞交竣工圖，致使基建工程檔案遲遲不能立卷歸檔。有些醫院的基建工程哪怕是省重點工程，其基建檔案也往往要在其竣工驗收后幾年中才能收集完全。這種現象很可能導致一些原件歸檔材料失落、破損，為基建工程檔案的完整收集增加了難度。
五、做好醫院基建檔案管理的對策
1.按基建程序控制好基建檔案的每一個收集環節
基建檔案從工程建設項目的提出、調研、可行性研究、評價、決策，到計劃的審批，基建部門的檔案工作人員就應及時地建檔立案，注意檔案資料的積累，以保證資料的質量。因為工程建設周期長、須收集資料多，且涉及面廣、事后難以核實，因此，基建檔案資料收集必須與工程建設同步進行。要求檔案管理人員對工程項目的各個細節、各個環節進行跟蹤收集，要對工程項目的流程非常熟悉，對工程進展情況心中有數，對各種資料進行核實，對不符合規范的要及時更正、完善、補充，保證文件材料的可靠性、完整性、準確性。工程竣工后，所歸檔的基建技術資料一定要完整、齊全。從項目的建議書、立項報告、可行性研究、方案階段的文件等前期一系列事宜，到工程的整個設計、施工、竣工驗收等所有技術、管理資料都要一一收集齊全。
2.立卷歸檔科學管理
建立電子信息平臺，資源共享。隨著計算機的普及應用，基建檔案管理在新形勢下也應加大硬件投入，引進現代化管理技術。我們可以將三級目錄全部錄入計算機，能極大地方便檔案的整理、檢索等多項工作，提高工作效率。還可以要求設計單位在交付施工檔案的同時，提供電子化檔案，這可以為數據錄入節省大量的時間和精力。
3.推進基建檔案管理工作的數字化
先進的檔案管理條件是提高檔案利用率的基礎，它具有操作簡便，查詢搜索快捷，統計功能強大，存貯安全等優點，能提高工作效率和質量。作為處于科技前沿的醫院，應該率先實現檔案管理的現代化，采用先進技術，充分利用計算機網絡平臺，切實把綜合檔案室建成醫院的文件、文獻資料信息利用中心，把檔案管理從傳統的“手工勞動”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務。作為檔案中的重要的組成部分，醫院基建檔案的管理也應順應時代的需求，向信息化、數字化管理快步邁進。
六、結束語
通過對醫院基建檔案的重要性及有效管理的相關研究，我們可以發現，在當前各種條件下，基建檔案的重要性極為關鍵，有關人員應該從醫院基建工作的客觀實際出發，利用優勢因素，制定最為符合實際的基建檔案有效管理方案。
參考文獻：
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在醫院文化建設過程中，檔案資料是醫院文化建設過程的見證者和載體，它如實記錄下醫院在不同時期歷經的點點滴滴，通過沉淀和提煉，展現醫院厚重、濃郁的文化氣息，提升醫院軟實力，增強醫院的綜合競爭力，為醫院的不斷發展發揮重要推動作用。因此，在醫院文化建設過程中，醫院管理者一定要深刻認識到檔案管理工作對醫院文化建設的重要意義，在醫院文化建設過程中努力做好檔案管理工作，為醫院文化建設服務。
一、檔案管理工作對醫院文化建設的重要性
檔案管理工作承載著醫院文化建設的歷史重任，是醫院文化建設的寶貴信息源泉。檔案管理工作對醫院文化建設的重要意義主要體現在以下幾方面：
1.檔案資料能夠為醫院各項重大決策提供參考依據，使醫院決策更加科學化。在醫院發展過程中，檔案資料詳實地記錄著過往的豐富沉淀，醫院領導者通過檔案資料能夠詳細地了解到醫院過去或現在的狀態，為醫院當前和后續領導者做出科學決策提供有效的參考依據。在醫院文化建設中，檔案資料是寶貴的文化素材，把檔案中的文化積淀與醫院傳統特色相結合，將會打造出極具特色的高水準醫院文化體系。
2.醫院檔案資料能夠提升醫院文化層次，提煉醫院精神。醫院精神是醫院文化建設的核心內容和最終目的，它是醫院在長期積淀中形成的寶貴精神財富，為醫院的發展增添無形的動力。在醫院文化建設中，檔案資料完整、詳實地記錄著醫院文化建設整個過程，通過檔案資料如實地反饋醫院的優良傳統，與當今時代相結合，提煉出具有強大生命力、感召力和獨特色彩的醫院精神。
3.檔案管理工作為醫院職工優良職業道德的養成提供規范。醫院檔案資料為醫院員工職業道德素質的培養發揮著規范作用。規范醫院檔案管理工作，使檔案資料真實、有效、權威，能夠在醫院日常工作中切實維護各方的合法權益，減少醫療糾紛事件發生。同時，能夠幫助醫院查找原因，分析問題所在，及時改進，優化自身服務，提升患者滿意度，為醫院文化建設發揮積極影響作用。
4.醫院檔案為醫院以人為本的人事管理服務。醫院的文化建設是醫院在以人為本人事管理中的全體職工精神和理念的升華，人力資源是醫院寶貴的財富，通過對醫院職工進行檔案記錄，真實反映醫院職工的狀態，形成具有凝聚力的醫院文化。同時，人事檔案是合理配置醫院人力資源的重要依據，有利于對先進人才的培養和引進，促進包括醫院文化在內的醫院整體文化的發展。
5.醫院檔案承載著醫院歷史記錄，為醫院文化的發展提供新思路。醫院的文化設不斷歷經傳承，在文化建設中，通過檔案資料回溯醫院優良的歷史文化，為醫院文化提供深厚的歷史底蘊，繼承豐富的文化遺產，增強文化的感染力；同時，檔案資料為當前醫院文化建設指明新方向和新思路，增強醫院職工的擔當精神和自豪感。
6.以先進人物和事跡帶動醫院文化發展，檔案資料發揮著重要作用。醫院文化建設過程中，應樹立典型，發揮先進人物的模范作用，通過先進人物和事跡推動醫院文化建設工作。檔案資料詳實記錄著先進人物和事跡，以檔案資料為素材，加大宣傳教育活動力度，弘揚醫院先進文化，增強醫院凝聚力。
二、加強檔案管理工作，促進醫院文化建設的重要措施
檔案管理工作在醫院文化建設中承擔著重要的作用，做好醫院檔案管理工作，有效利用醫院檔案資源是醫院文化建設的關鍵。因此，醫院在檔案管理上應該做好如下幾方面的工作：
1.拓展檔案資源和素材，注重檔案管理宣傳工作，樹立醫院全體員工檔案意識。醫院在日常工作中要注重檔案管理工作，強化對檔案管理的領導，使檔案管理成為醫院管理工作的核心內容；同時，要采用有效措施優化檔案管理方式，探索和研究檔案管理工作中存在的問題，努力提升檔案管理水平。此外，要增強全體醫院職工檔案管理意識，使廣大醫院職工深刻認識到檔案管理工作對醫院建設和自身生活的重要影響，促進醫院檔案管理工作順利開展，為醫院文化建設蓄積能量。
2.努力提升醫院檔案管理工作從業人員的專業素質。醫院檔案管理人員自身的業務素質對檔案管理工作至關重要。眾所周知，醫院檔案管理工作專業性較強，它要求從業人員具備專業的檔案管理技能，同時要具備相關的醫學知識。鑒于此，醫院應該著力提升檔案管理人員的各項業務素質，定期對相關人員進行專業、系統的培訓，使檔案管理人員及時了解到檔案管理工作面臨的新趨勢，不斷增強自身檔案管理綜合素質，使醫院檔案管理工作做得更加出色，為醫院文化建設貢獻力量。
3.建立健全醫院檔案管理制度，利用現代信息技術拓展檔案管理方式，提升檔案管理質量和水平。由于部門眾多且較為分散，醫院檔案管理工作面臨著諸多難題，在實際檔案管理工作中，應該根據醫院自身的實際情況，建立與之適應的檔案管理制度，使檔案管理工作更加便捷、有效，為醫院開展文化建設提供有利條件。同時，醫院檔案工作應善于利用現代電子信息技術，推進計算機檔案網絡電子檔案管理進程，優化醫院檔案的服務方式，建立醫院電子檔案，使原始檔案通過生動、形象的電子圖片和信息呈現在人們面前，促進醫院檔案工作信息化，進而推動醫院文化建設。
總而言之，醫院檔案管理工作是醫院文化建設的重要依據，對醫院文化建設工作起著至關重要的作用。在醫院檔案管理工作中，要樹立檔案管理意識，結合醫院實際情況情況建立健全檔案管理制度，提升檔案管理工作的專業素質，積極利用現代網絡信息技術，實現檔案管理工作現代化、信息化，不斷豐富檔案管理內涵，利用檔案資源優勢為醫院文化建設服務。
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關于人事檔案管理制度很多高校目前還沒有相關的正式文件資料，在接觸人事檔案工作三年的時間里，我深刻的了解到人事檔案對于一個單位的重要性，它不僅與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，且具有法律效用，更是記載人生軌跡的重要依據，是個人身份、經歷、學歷、資歷、技術職稱、社會關系、獎懲等方面的重要證據。人事檔案還是社會公共信息中非常重要的一個組成部分，從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。另外，人事檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續、提供出國政審和涉外公正材料、出具報考研究生的相關材料等等。
那么具體什么是人事檔案，人事檔案中都記載哪些內容？據我查閱準確資料稱：人事檔案是人事管理活動中形成的，它記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是從個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵出發等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。
要說人事檔案的重要性，我想它的概念足已經證明它的重要性。。其實放大的說，人事檔案是與公民個人關系最為密切的一種檔案，特別是在社會主義市場經濟迅速發展的今天，勞動力市場的逐步完善，人員流動日益頻繁，用人單位和公民個人在人事檔案移交等方面的手續不斷增多，人事檔案的主動配合管理對人事手續的正常辦理和相關待遇的享受起到了尤為重要的作用。
但在現在的社會中仍有許多自由人認為檔案已經不再重要了，有它沒它都一樣，從來都不去關心個人檔案，甚至都不愿去搭理它。但事實是這樣嗎？許多大學生走出校園，踏入工作崗位后往往會遇到這樣的問題：雖然與單位簽訂了勞動合同，但是沒有到單位的人事部門辦理相關的就業手續，等到要去辦理的時候，又過了畢業派遣期限，致使個人的工資定級、職稱申報、社會保險等未能及時辦理而受到影響，這是因為他們在畢業后未及時辦理存檔和落戶手續而帶來的嚴重后果。再例如：從離職人員的角度來考慮此問題，在單位干滿了一年，只要是非本人意愿離職的，都可以領取到失業救濟金，但是前提是本人檔案中的所有材料都要齊全。如果個人沒有及時處理好人事檔案的管理問題，那面臨的不僅是失業救濟金無法領取，而且直接影響了工齡計算、職稱評定、出具以檔案為依據的證明等，應該說后果很嚴重。最后，等到我們達到退休年齡的時候，勞動局這時就需要審核我們的檔案，查看檔案中上學時的學籍材料，工作時所簽訂的勞動合同，是否符合正常退休的條件，如果少一樣也都無法辦理退休。
從以上的幾個例我們可以看出檔案對于我們個人的重要性，它是伴隨我們每個人一生的，在關鍵的時候它起著舉足輕重的作用，所以一定要保管好個人的人事檔案。那么，作為一個單位，人事檔案的管理工作更是至關重要的。。從宏觀意思以上講，加強對人事檔案重要性的認識，將可以促進個人和單位的穩定發展，對構建社會主義和諧社會有重要意義。
那么結合我所在單位的實際現狀，我想從以下幾點制度來加強管理單位的人事檔案。因為我粗略了解到，很多單位目前還沒有具體的相關檔案管理制度，我也是在多方面搜集資料，積極學習，并結合實際情況歸納一些切實可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鑒學習，目的是為了更好的加強管理職工們的人事檔案，給單位和個人的工作帶來方便、快捷、嚴密的管理體系。
第一，人事檔案保管與保密制度。管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內容。查閱人員要愛護人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料等等。
第二，人事檔案材料收集制度。人事檔案管理人員要嚴格按照相關規定，及時收集、登記、檢查人事檔案材料，如發現缺少材料或材料不符合要求，應及時主動向有關部門及本人索取。人事檔案材料形成部門要及時將材料送交人事處檔案室。送交的檔案材料，必須是辦理完畢的正式材料，必須完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，手續完備。其中由組織上形成的材料應有形成材料的時間、組織印章或領導簽字，個人撰寫的材料還應有形成的時間、本人簽字等等。
第三，人事檔案材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。
第四，人事檔案檢查核對制度。。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。另外，檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
（1）突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：
（2）對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
（3）發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。
第五，人事檔案的轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動、職務變動、學歷教育等等原因引起的，轉遞人事檔案時必須通過機要交通或派專人送取，并且轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
第六，人事檔案查（借）閱制度。任何人查閱他人檔案，都必須經主管領導批準，檔案管理人員，應根據領導批準查閱的內容，為查閱者提供相關資料，超出領導批準查閱范圍的，不得查閱；查（借）閱干部人事檔案的單位或個人，必須嚴格遵守保密制度和有關規定，嚴禁涂改、拆散、圈劃、抽取、增添、撤換、污損檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，要經主管領導批準，并嚴格履行登記手續，按期歸還。借用期間不得擅自轉借其他人。
綜上淺談，足以說明建立健全的保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵，所以在日常的人事檔案管理工作中，我們這些管理人員務必做到管理的規范化，標準化，準確化來積極的帶動現整個社會的人事檔案管理工作的規范化、科學化、現代化，來增強檔案管理工作的的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發展。
參考文獻：
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1、農機購置補貼是一項政策性很強的工作，要求我們必須重視加強檔案管理工作，才能保證農機購置補貼資金安全、規范、高效使用。
2、農機購置補貼檔案管理是農機購置補貼工作的重要環節，是檢查考核農機購置補貼政策貫徹執行情況的重要依據?？h級農機部門是農機購置補貼的具體實施者，他們形成的檔案是整個農機購置補貼檔案中的重點。
3、通過對農機購置補貼檔案的規范化管理，可以杜絕農機購置補貼存在的漏洞，促進農機購置補貼工作的成效，為明年的農機購置補貼工作打下堅實的基礎。
4、規范化、標準化、高質量的檔案管理工作可以促進農機購置補貼工作高效、有序運轉。由于農機購置補貼工作涉及的層次多、范圍廣，復雜性較強，更需要檔案管理工作規范、完整、準確。
5、農機購置補貼政策自2005年實施以來一直是一項按年度實施的長期的周期性工作。這就要求每一個農機購置補貼實施年度都要有當年的完整的補貼檔案，因此農機購置補貼檔案管理也具有周期性，每年度的檔案整理和歸檔工作就必須在有限時間內保證質量地完成好。
為了更好的推進農機購置補貼檔案管理工作的開展，需要把握好以下幾點
1、要由專人負責檔案的收集、整理與管理，明確檔案管理責任人職責，確保補貼檔案完整、準確、科學，要及時對農機購置補貼檔案資料進行整理，詳細核實補貼農戶信息和機具信息，將購機申請表、購機者身份證明復印件、購機補貼管理合同、購機補貼指標確認通知書、購機發票復印件、購機者清冊、鄉鎮農機管理站或村委會購機證明信等信息資料，購機者身份影像公示資料以及人機合照等進行了分類建檔，一機一檔，人機統一、手續齊備、資料齊全并全部備份；對補貼機具的檢查回訪記錄和農民投訴處理記錄等資料也要及時整理歸檔，配置標準的檔案盒，印制統一的檔案封面，使農機購置補貼檔案資料內容齊全，手續齊備，排列有序，便于隨時查閱和社會監督，增加工作的透明度。
2、農機購置補貼合同是農機購置補貼檔案的主要內容，合同的簽訂是隨時進行的，是不斷變化的，具有動態性，農機購置補貼檔案的內容也會隨著發生變化，這就要求檔案人員樹立歸檔意識，隨時隨地都要收集相關的檔案資料，自覺地做好農機購置補貼檔案的收集、管理工作，確保補貼檔案的時效性。
3、農機補貼檔案整理是一項繁雜而瑣碎的工作，特別是對于縣市來說，以小型機具數量居多，更需檔案人員做好檔案整理工作，便于結算，所以必須確保農機購置補貼檔案資料的準確、完整和真實性。
（1）為了防止出現系統不確認的情況，證明表出表時間要快，最好不要超出一個星期。
（2）證明表打印時，錄入信息要正確。信息不合格，會影響結算，尤其機具號碼和機具出廠編號，不能弄錯地方，銷售價格的填寫也不能弄錯，補貼機具一覽表和發票金額不一致會造成無法申報。
（3）機具配套的設備信息也要配套，出證明表時必須一起出，否則容易造成配套設備丟失現象，如果確認通知書和證明表信息不一致，會造成因查找相關錯誤信息耽誤了匯總時間。
（4）經常有經銷商在所有的補貼檔案中存在一兩份表沒有蓋章或者蓋錯章的現象，所以在蓋章時一定要仔細并認真核對，證明表正反兩面都要加蓋發票專用章或者財務專用章，公司的章不予認可。
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二是信息化。為了提高檔案管理效果和工作效率，檔案室利用津科檔案信息化管理軟件，為推進檔案管理信息化建設創造了先決條件。我們應用軟件對文書檔案實行文件集錄入，對業主檔案實行案卷級錄入，對建筑類實行文件級和案卷級兩級錄入，形成了紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制。同時，建立科學的檢索方式，實現了檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成了“活”信息，切實強化了管理效果。
三是安全化。檔案實行集中管理后，硬件條件要比原來基層管理要好得多，“十防”工作也落實到了實處，檔案管理的安全系數很高。更重要的是通過建立檔案查閱監督機制，嚴把了檔案查閱關。在檔案查閱這個環節上，不允許任何個人和本局與檔案業務無關的人員查閱檔案內容，是在檔案員的監督下進行。由于管理機制的進一步科學化和規范化，檔案的安全性、完整性和保密性得到了有效保證。
二、檔案在企業經營過程中主要發揮以下三方面作用
1.行政管理方面的作用，檔案是企業行政工作的工具之一，企業任何規章制度的出臺，都是建立在原有管理系統的基礎上，充分發揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。
2.項目運營方面的作用，檔案是企業業務活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管理的各個環節都會產生相應記錄，公司品質管理，項目的達標創優工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上，檔案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。
3.企業文化方面作用，檔案與企業文化緊密相連，檔案是企業發展的真實記錄和見證，檔案是企業文化的重要組成部分。通過企業的檔案我們能夠了解到企業的成長歷程，企業的核心價值觀，文化氛圍等。那一張張照片，一段段影像，一份份文件，一件件實物，讓員工產生了歸屬感、凝聚力和向心力讓客戶更感性的了解我們。
面對日益劇增的、動態的電子文件和對檔案信息的大量、及時的需求，忠誠的檔案“保管員”并不能充分實現現代檔案管理目標，檔案管理者必須成為概念、知識的提供者，即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者，才能滿足企業又好又快發展的需要。
三、做好檔案管理工作的途徑
1.強化意識，規范管理
提高公司員工檔案歸檔意識，文件材料辦理完畢后應及時歸檔，會避免時間長了材料遺失。檔案管理人員應提高管理意識，做好檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索和開發利用等工作。
2.提高素質，不斷改革
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（一）提高醫院人事管理質量。醫院人事管理質量的提升，不僅要對個人表現出的工作狀態、能力、成績進行監管，還要借助人事檔案，嚴格審查個人學歷、工作經歷、背景等，避免出現學歷造假、身份造假等情況，所以加強醫院人事檔案管理，對提高醫院的人事管理質量具有非常重要的作用。（二）增強醫院對人員的信息保護工作。人員的信息尤其是個人隱私信息是受法律保護的，在法律未允許的前提下不能隨便暴露，醫院人事檔案管理通過紙質、電子形式進行保存，對保護人員檔案信息的安全性加上了“雙保險”，最大限度地避免了因人員信息泄露而產生的嚴重后果。（三）為醫院完善整體的管理體系添磚加瓦。醫院人事檔案管理也是醫院整體管理體系中的重要組成部分，提升其管理效率和質量，本質上也是推動醫院整體管理體系的不斷完善，繼而促進醫院整體管理水平的不斷提升。而隨著檔案管理越發受到社會的高度重視，其在為醫院完善整體的管理體系的過程中也發揮著越來越重要的作用。
二、醫院人事檔案管理的對策
（一）進一步強化紙質檔案保存措施。1.加入防火、防水設備。目前，醫院人事檔案的安全管理措施并不到位，部分非常重要的檔案材料、對外合同、醫院重要人事資料等都被簡單放入柜子里鎖起來，一旦遇到火災水災，難保這些檔案材料不受損害。所以醫院檔案管理辦公室要對檔案保存的地方進行防火防水處理。2.及時清理，防止蟲蛀霉變。有些人事當時因為常年不動，已經嚴重積灰，極易出現蟲蛀霉變等情況。作為檔案管理員，必須要及時清理這些重要檔案，及時噴灑霧狀或放置固體的防蟲劑，同時要定期把檔案拿出來曬一曬，防止其出現霉變。（二）定期更新人事檔案信息。1.讓人員定期填寫最新的檔案信息。人員的某些信息，例如家庭住址、手機號碼等都是可以變換的，為保證檔案信息的真實性，醫院必須讓每名人員定期填寫最新的檔案信息，重點關注那些常變動的信息，如上述提到的家庭住址和手機號碼。2.必須修改超過年限的檔案信息。有些檔案信息由于長期封存，已經超過了保存年限，對于這些檔案信息，檔案員不能一刀切地把它們全部都處理掉，而是需要重新修訂一些比較重要的檔案信息，如果在修訂過程中發現有信息不符的地方，一定要及時詢問本人弄清楚信息，這樣才不會讓珍貴的檔案信息資源白白流失。（三）完善電子檔案管理手段。1.開發與電子檔案管理系統相配套的手機APP。電子檔案管理系統通常都是PC版的，但是隨著智能手機的大面積推廣和普及，醫院作為電子檔案管理系統的擁有者和使用者，必須要緊跟時代潮流，積極與軟件企業合作開發與電子檔案管理系統相配套的手機APP，這樣既可以方便檔案管理員的工作，又可以為檔案管理提供軟件層面的“雙保險”，一舉兩得。2.加強系統安全保護，防止病毒入侵。醫院人事檔案信息非常珍貴，這也會引起網絡黑客的注意，為避免這些重要的資料遭遇黑手，醫院必須要協同網絡管理部門加強對系統的安全保護工作，通過訂購專業的防病毒軟件、防火墻、建立內外網隔離系統等方式防止病毒入侵。
三、結束語
綜上所述，本文分析了醫院人事檔案管理的重要性以及相關的管理對策，人事檔案管理工作的重要性體現在提高醫院的人事管理質量、增強醫院對人員的信息保護工作以及完善醫院整體的管理體系三個方面，而基于其重要性，相關的管理對策也需要從紙質檔案保存、檔案信息維護以及電子檔案管理升級三個方面進行，多管齊下，從而使人事檔案管理工作邁上新臺階。
【參考文獻】
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病歷檔案是一種特殊的檔案，既有檔案的共同屬性-原始性、真實性和準確性，又有自己的專業特殊性：①病歷檔案的完整性與連續性；②病歷檔案的直接責任者為若干醫療工作者；③患者入院到出院即構成一件病歷檔案；④病歷檔案產生和形成很快、數量大，是臨床、教學、科研和醫院管理不可缺少的資料，是醫療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據，也是溝通協調醫患關系、體現患者的知情權和醫療權的重要手段。
2認真做好病歷檔案管理工作，為醫務工作者及患者提供更好的服務
2.1利用病歷檔案，服務于一線醫務人員病歷檔案管理的目的在于為醫、教、研等方面提供信息服務，有效開發病歷檔案資源能更好地為醫院醫療工作服務，通過對病歷檔案的層層開發，有效提高病歷檔案的開發利用價值。醫院病歷檔案管理水平的提高能為醫院的科研工作提供有價值的參考資料，增加醫院的效益，這里指的效益不僅僅指醫院的經意效益，更包括醫院的社會效益，只有醫院的社會效益不斷提高，才能為醫院的經濟效益提高提供強大的后盾。
2.2利用病歷檔案，服務于患者立足以患者為中心，更好的服務于患者，不斷的提高醫療和服務質量，調動患者參與意識，讓患者得到更高水平的治療。加強醫院病歷檔案管理可以滿足不斷增長的患方對病歷檔案的利用需求。隨著患方法律意識、維權意識和健康保健意識的不斷增強，患方就其個人在醫方診療過程中形成的病歷檔案的知情權和利用需求也在不斷增長。近年來患方利用病案信息進行維權、健康咨詢、院外會診等現象越來越多，醫院只有加強對病歷檔案的管理，才能滿足患方利用病歷檔案的合理需求，從而促進醫患關系更加和諧。
3加強病歷檔案管理的意義
加強醫院病歷檔案管理是有效規范醫務工作者依法執醫行為、指導醫院經營管理、提高醫院整體管理水平的有效保障。病歷檔案是醫院管理中最為重要的信息資料，通過加強對病歷檔案的管理，可以有效規范檔案形成責任人即醫務工作者的依法執業行為。病歷檔案可以客觀、準確、真實、及時地反映出醫院的醫療質量、護理質量、管理質量的現實水平，是醫院領導層進行決策和規劃發展的重要參考，是上級部門檢查和督促醫院各項工作的可靠依據，是醫療、護理業務工作質量、數量等量化統計的數據基礎。趨于完善、規范的病歷檔案管理是醫院提高整體管理水平，促進和指導醫院良性發展的有效保障。病歷檔案是醫院必不可少的管理環節和重要信息庫，是一個醫院治療成果和水平的重要體現，對醫院本身和患者來說都是非常重要的，這也是醫院醫療水平的最終結果體現，需要醫院上下共同努力維護。
4醫院檔案管理工作新思路
4.1隨著醫院管理向科學化標準化和現代化發展檔案工作已經成為醫院管理工作中不可或缺的一部分，醫院檔案工作人員對醫院的檔案工作進行全面而系統的管理，因此在檔案管理中起著領導和決策的作用。因此提高檔案管理人員的全面素質培養人們對檔案管理的意識培養創建一直有信念有理想、具備鉆研精神和創新精神的管理隊伍成為醫院檔案管理工作的當務之急。
4.2以前的醫院沒有獨立的檔案管理部門造成檔案管理工作非常被動段有自主權。因此完善醫院檔案管理體制、建設醫院檔案管理制度成為了醫院檔案管理工作的重點。醫院應逐步盡力檔案管理的專職機構實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變，這樣有利于檔案工作的順利進行。醫院還應把檔案管理工作納入科室管理責任書之中對主任實施績效考核，責任到人，有獎有罰，明確主任對檔案工作的職責，改進檔案管理工作的規范化和標準化。
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信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程，管理信息化是指在企業的各方面管理工作中充分利用現代信息技術，通過提高信息資源的管理和利用水平，在各種社會活動的功能和效率上的大幅地提高，從而使得企業的管理達到信息化水平，節約人力資源，跟上社會的發展步伐[1]。醫院檔案是醫院在日常工作中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各門類及載體的檔案，是醫院管理工作中的原始憑證，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動資料，因此，醫院檔案管理信息化顯的尤為重要。近年來，隨著我院檔案管理信息化的逐步推進，其優勢不斷表現出來，但隨之而來的也出現了一些問題，對此我們進行了認真的分析和總結，現總結如下。
1 醫院檔案管理信息化的特點及存在的問題
1.1醫院檔案管理信息化的特點 ①醫院檔案管理信息化是應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理，以提高醫院管理的工作效率；②醫院檔案管理信息化是用信息流來調控檔案物流，最終實現“無紙化”管理，促進醫院管理工作的不斷創新。
1.2醫院檔案管理信息化存在的問題 ①醫院檔案管理信息化需要投入大量資金進行基礎設施的建設，不止需要購買電子信息產品重要性，而且必須跟上電子信息產品更新換代的速度，定期進行維修、更換、升級等，這一點從根本上嚴重制約了醫院檔案管理信息化工作的發展；②醫院檔案管理信息化缺乏國家法律、法規、規章和標準的引導以及技術保障，電子文件的法律地位尚未確立，因此，信息安全技術問題，缺乏明確的管理性、業務性和技術性標準；③醫院檔案管理信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化，而現實的標準和規范不能滿足檔案信息化的快速發展，從而直接影響著檔案信息化建設的步伐[2]。
2 醫院檔案管理信息化的重要性
2.1有利于保護珍貴的檔案原件，改善歸檔方式 將醫院的各類檔案進行信息化手段處理后，可以有效地保護檔案原件，可以避免檔案原件被過多地直接使用，或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞，以達到保護檔案原件的目的，可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險，此外，大大改善了工作條件，信息改動時只需輸人指令就可以自動完成系統調整，有效地提高了工作效率。
2.2有利于檔案信息資源的檢索和利用 檔案信息資化采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供了快捷的電子信息查詢系統，比檔案原件更易于導航，可增強對原始檔案的應用程度和應用范圍，更有利于醫院各部門、各醫療科室按需瀏覽，并保持隨機存取，提高了檔案原件的利用率核心期刊。
2.3有利于改善檔案信息資源的管理模式 各類醫院檔案信息化處理以后，可以極大限度地提高檔案的運行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節省了大量的儲存空間，節省大量的人力、物力和財力資源，同時又保障了檔案的安全備份，真正做到了“有備無患”。
3 促進醫院檔案管理信息化的幾點意見
3.1加強檔案信息化配套工作的建設 要加大資金投入力度，保障檔案信息化建設所需的軟、硬件配套設施齊全，同時檔案信息化建設應與醫院的網絡建設同步進行，以檔案室為中心將院內的相關計算機進行內部聯網，將信息建立在統一的管理平臺上，方便使用者在任何一臺計算機上查看相關資料，在實現資源共享的同時也體現了數字化檔案管理的時效性，在完善檔案信息網絡系統的同時，逐步實現辦公自動一體化[3]。
3.2對檔案人員進行系統化、專業化的培訓 檔案人員要邊學邊實踐，不斷提高檔案信息化管理水平，才能應對檔案信息化出現的問題。醫院應組織檔案人員進行技術性的培訓，使他們不僅要掌握計算機理論知識和運用技能，使自己熟練使用各種現代化信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎重要性，還要讓檔案人員通過深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，在熟悉檔案室基礎上，熟練快速地為醫院提供檔案的利用。
3.3建立電子文件管理制度，保障檔案安全 電子文件管理規范化、制度化和標準化是檔案信息化建設迫切需要，因此，醫院要遵循國家標準和規范，吸收國內相關行業的管理標準和經驗，結合本院的實際情況建立健全有關電子文件管理的規范、標準、制度，如電子文件的收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度等，并嚴格按照制定的制度開展工作。此外，要根據電子文件的特點，執行相關技術標準，規范電子文件的數據格式，實現電子文件、電子檔案的全程管理，對檔案信息系統實時監控，防止電腦黑客的盜取、篡改檔案信息和破壞信息系統，防止電腦病毒入侵，確保醫院檔案信息管理的安全[4]。
總之，信息化處理在醫院檔案管理中具有十分重要的意義，因此，我們要充分利用信息化建設，讓醫院檔案管理工作進一步標準化、數字化、網絡化，為醫院的建設和發展發揮更大的作用。
【參考文獻】
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篇11
1加強全員的檔案管理意識
加強檔案法的學習，增強醫院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的模糊認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級干部檔案工作認識，才能使檔案工作順利開展。
2健全醫院檔案管理制度
醫院檔案管理制度內容十分廣泛，如檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院崗位責任制和考核辦法之中。由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜、部門眾多而又分散、專業性技術性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，因此，應建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫院整體角度看，醫院臨床醫技各科室、醫院行政管理及后勤等各部門、醫院各級領導、各科室干部和醫護技術人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫院全員檔案意識、積極配合檔案部門工作主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。
3拓展醫院檔案歸檔范圍
醫院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強有關內容的收集是檔案工作的新課題。如醫院經營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協議等應實行歸檔收集。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協議、合同也應進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。
4重視檔案資源的開發利用
檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，一方面，通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設；另一方面，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。
5加強病案的規范化建設
檔案管理必須強調制度化，病案是醫院檔案的重要內容。要加強對醫務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫務人員從思想上以予以重視，嚴格要求，養成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規章制度，加強病案書寫規范化的培訓，要實行專人負責。當前在病歷書寫中存在代上級醫師簽名的現象，反映了各級醫師對病案書寫的嚴肅性缺乏應有的認識，要強化管理抓落實。實行監督制度，對病歷實行抽查，有獎有罰， 要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業精神和態度，也反映了醫療質量的好壞。病歷質量低下，很可能由此引起醫患糾紛。
6積極制定相應的考核制度
檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴格把關，責任到人，還須建立相應的考核制度。筆者所在醫院將此內容納入科室管理責任書之中，將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科主任對科室檔案工作的管理責任，要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理，促進了檔案管理的規范化。
7實現醫院檔案管理現代化
充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用。利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現代化管理手段之一是計算機管理，將檔案內容按黨群工作、行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、儀器設備、財會等分門別類地輸入計算機，這具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查檔案材料費時費力的原始勞動，變得在幾分鐘甚至數十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解決，更是工作質量的飛躍。加大電子檔案管理相關規范的宣傳教育，可以使檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。
8實現檔案管理設施的標準化
地區醫院積極實現基礎設施標準化，辦公設備自動化，保管設施配套化，建立了人事檔案專用庫房，做到檔案庫房、閱檔室、辦公室“三室”分開，配備計算機，打孔切紙機和打印復印、擋描一體機及照相機等器材設備，并在檔案庫房添置空調、滅菌機、去濕機及滅火器等設備，嚴格執行防火，防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等六防措施，確保了檔案保管的安全，為檔案保存提供了更為舒適的環境。
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一、明確認識醫保檔案管理的重要性
醫療保險檔案是醫療保險經辦機構在醫療保險工作中形成的文字、圖表、照片、電子、數據等形式的具有保存價值的原始記錄，是醫療保險機構、參保單位和個人直接使用的原始資源，是整個醫療保險事業的真實記錄和歷史反映?！渡鐣ｋU業務檔案管理規定》中明確指出：社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔與保管期限》進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。社會保險業務檔案的保管分為永久和定期兩類，定期保管分為10年、30年、50年、100年，各種社會保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。社會保險業務檔案定期保管期限為最低保管期限。如參保單位登記材料保存期限為永久，參保人員登記材料保存期限為100年等等，各項保險待遇資料保存期限也作了詳細的規定。由此可見，加強醫保檔案管理工作是何等重要，作為管理人員一定要認識到它的重要性。
二、運用信息化管理、提高檔案管理工作的效能
傳統的管理方式是工作人員手工收集、整編、管理、利用，工作量大，效率低，費時費力。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理人員必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。加強檔案管理現代化措施，提高醫療保險檔案開發利用的效能。為實現檔案工作科學化、現代化、信息化，要改原始手工操作為計算機操作，利用檔案管理系統軟件程序，建立檔案電子文檔，利用計算機檢索檔案目錄，實現數字化管理，不僅減少工作量，也可為檔案查詢者提供更優質的服務。
實施檔案管理的信息化后，工作人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是單純的目錄打字員和檔案保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，既提高了工作效率，又提高了工作質量。
三、加強醫保檔案管理、為檔案再利用提供依據
業務檔案是政府部門寶貴的歷史資產，是行政績效的準確體現和長期記載，由檔案管理人員分類、編目，最終成為各級領導的決策依據，而文書檔案通常是領導決策的具體體現，所以檔案的信息化可以使領導更加準確及時地對檔案進行利用，為決策提供依據。檔案管理信息化以后，單位的歷史資產可以有條件地通過網絡向群眾提供利用，為群眾提供優質服務。醫療保險的檔案資料記錄和真實地反映了參保人員或居民的諸多信息，比如他們的健康信息、工作收入信息、家庭信息等等，對這些信息的深度挖掘和模式識別，不但可以更好地制定針對性的服務策略，提高參保人員的滿意程度，而且還有利于醫療保險行業的管理人制定有前瞻性的政策。值得注意的是，對參保人員的檔案資料的合理分析是應該的也是合法的，但在這個過程中要注意對參保人員的資料保密性的處理，否則不但會造成不好的影響，甚至要承擔相應的民事或刑事責任，所以一定要做好檔案的保密工作。
作為檔案管理人員，必須認識到檔案管理工作的重要性，不斷提高科學管理水平和服務工作的能力，逐步實現檔案管理工作規范化、科學化和現代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。
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各個參保者從辦理保險手續開始，到退休再到死亡，十幾年的參保繳費、待遇享受都必須構建健全的醫保檔案進行記錄。比如，參保資料即為參保人員的原始資料，其記錄了信息變更的準確情況，產生費用和繳費年限等信息，為醫保的日常正常管理奠定了理論基礎。在我們實際工作中經常遇到有的參保人員既參加了基本醫療保險又參加了商業保險，出現兩頭報銷的情況，參保人員當時不知道要將發票、醫療費用明細清單、住院出院小結等資料復印下來，事后就需要到醫保經辦機構來調閱檔案；還有的參保人員轉外診到外地大醫院治療，待病情穩定后轉到參保地進行康復性治療，而參保地醫院的醫生往往需要參照參保者當時在外地醫院的診斷、用藥情況作出新的診斷，這時也需要參保者到醫保經辦機構調閱檔案；參保人員辦理醫保退休手續需要調閱檔案等等。如果我們醫保經辦機構對這些重要的檔案保管不慎，勢必會影響到參保人員的利益，進而影響整個社會的和諧穩定。
1.2 醫保發展的歷史憑證
醫療保險即為一項有較廣覆蓋面全新的工作，具有較強的專業性和政策性，涉及大量的工作環節，業務管理復雜性較大。醫療保險檔案不但記錄了參保單位參保人員真實的基本信息，并且為各種醫療保險待遇與錄入計算機數據提供憑證。而且，醫療保險檔案在醫療保險制度的改革發展和不斷完善中更是起著舉足輕重的作用。醫保檔案是社保檔案的重要組成部分，是真實記錄醫保業務工作的重要資料，可以全面反映參保人履行繳費義務、享受醫保待遇的真實情況。由此可見，醫保檔案是以各種不同的形式真實而客觀的記載著醫療工作的每一個環節，是凝結全體醫保工作者智慧和經驗的結晶，是認識和把握醫療保險工作客觀規律的重要依據。
2 醫保檔案管理工作中存在的問題
2.1 管理不夠規范
作為一項新型的檔案管理工作，在醫保檔案管理的日常管理中，從上到下都缺乏對醫保檔案管理的意識，并且存在不規范管理的現象。醫保檔案作為一項不可再生資源，而醫保檔案工作人員缺乏對這一概念的深入認識，造成缺乏檔案管理知識，并且因為大多數領導忽視了這項工作，所以，醫保檔案管理工作缺乏足夠的投入，難以確保工作的順利進行，難以保證工作人員足夠的經費。大部分檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，他們的思想觀念、管理水平無法跟上時展的節奏；有些只是在口頭上表示要進行醫保檔案工作，但是到現在為止，具體的軟、硬件設施卻沒有落實到位，最終會影響整個醫保工作的有序進行。
2.2 管理技術較滯后
醫保業務的飛速發展要求工作方法進一步創新。原本采用手工進行醫保檔案管理的方式已經跟不上時展的要求，醫保檔案信息化管理被廣泛地采用。但是，網上檔案管理軟件眾多，各醫保部門使用的檔案管理軟件并不統一，這就增加了檔案管理的難度，而醫保政策在實際的檔案管理操作中又比較靈活，再加上沒有專業的人員進行指導交流，很多醫保檔案管理功能軟件并不適用于醫?，F狀。這種情況下，很多醫保部門往往通過自身的經驗來對眾多的醫保檔案進行管理，這勢必會埋下一些隱患。
2.3 人員配備不齊全
由于增加了醫保險種，進而增加了檔案數量。面對巨大的檔案數據，醫保部門中從事相關檔案管理工作的人員較為缺乏。醫保檔案存在復雜的內容，在貫徹執行醫保政策后，大量的檔案不僅要根據工作性質進行劃分，而且需要部分單位或集體進行參保，而在這些檔案中存在部分特殊的人員；醫院部門在龐大的醫保檔案面前，配備的管理人員嚴重不足，其中還有一些是兼職人員，所以，難以達到工作的實際需求。
3 強化醫保檔案管理工作的有效措施
3.1 建立工作制度
以真實、安全、完整，適應社會各方面利用醫保業務檔案信息的要求為原則，醫保部門必須建立收集、接受、整理、鑒定、歸檔等文件材料的相關制度，并完善借閱、利用、移交、銷毀制度，進而對上述一系列工作進行完善，做好管理和利用檔案管理的工作。必須抓好以下兩方面工作：第一，建立專用檔案庫房。根據相關要求，專用檔案庫房配置防潮、防光、防火、防高溫、防盜、防有害生物等設施設備，保證庫房滿足標準濕度與溫度，進而安全地管理醫保業務檔案。二是使用密集架。按照歸檔范圍，將標注保管期限的各科室所涉及的專業性文字材料、電子文檔、圖表等業務檔案全宗卷，上密集架歸檔，這樣做就保存了歷史記錄，保持了檔案連續性。三是加強歸檔文件材料的收集整理工作。按照“年度-險種-業務環節”的分類方法，將真實、合法、有效的材料收集齊全，進行分類、排列，再結合保管期限進行組卷，編頁號、目錄。
3.2 規范流程
人社局要按照國家檔案管理的要求建立業務檔案室，設置專職檔案管理人員，對檔案進行規范準確的整理、歸檔，確保檔案齊全、完整、準確、系統、全面；制定《醫療保險管理業務檔案管理工作制度》，把醫療保險文件材料的形成、收集、整理、歸檔和保管工作納入相關工作程序，列入相關人員的崗位責任，做到制度健全，措施到位、責任落實；建立健全責任，要將檔案管理工作任務分解落實到各自分管的業務科室及具體人員，把檔案管理列入各科室日常工作，確保新產生的業務檔案與業務經辦的無縫對接；進一步優化業務檔案立卷歸檔流程，使檔案整理歸檔職責清晰、移交順暢。
3.3 建立電子健康檔案
通過信息化的推動，逐步實現勞動保障資源與衛生資源、信息和服務的共享?？梢愿鶕t保參保人員的年齡層次不同，免費提供一般檢查、常規檢查，心電圖、胸片、B超和包含血糖、血脂、肝腎功能、腫瘤篩查在內的實驗室檢查項目服務，并根據體檢結果為每位參保人員建立電子健康?n案。同時，對建檔人員免費提供健康教育、咨詢服務。為醫保人員建立電子健康檔案，既能讓每位參保人員了解自己的身體狀況，對疾病進行提前防治，有效降低發病率，達到實現醫保跟蹤一生、服務一生的目的，同時，也為醫療保險運行情況分析提供了第一手原始資料。
3.4 加強人員培訓學習
