引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理論文范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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一、病歷檔案管理的重要性
病歷檔案是一種特殊的檔案，它既有檔案的共同屬性—原始性、真實性和準(zhǔn)確性。又有自己的專業(yè)特殊性：一是病歷檔案的完整性與連續(xù)性。以一個患者的治療過程所形成的全部文字、數(shù)據(jù)及圖像材料構(gòu)成一個立卷單位。二是病歷檔案的直接責(zé)任者為若干醫(yī)療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗均由醫(yī)生完成，除此而外的任何單位或個人均無法成為病歷材料的責(zé)任者。三是一個病人入院到出院即構(gòu)成一件病歷檔案。四是病歷檔案產(chǎn)生和形成很快、數(shù)量大，是臨床、教學(xué)、科研和醫(yī)院管理不可缺少的資料，是醫(yī)療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據(jù)，也是溝通協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系、體現(xiàn)患者的知情權(quán)和醫(yī)療權(quán)的重要手段。依據(jù)病歷檔案，醫(yī)師可迅速正確診斷與治療患者，醫(yī)院亦可據(jù)之申請醫(yī)保給付、理清法律責(zé)任等。
二、病歷檔案的依法管理
病歷檔案的依法管理應(yīng)該包括兩個方面的內(nèi)容,即病歷形成過程中的依法管理和病歷形成后的依法管理。
2.1病歷形成過程中的依法管理。病歷是病人接受醫(yī)務(wù)入員病情詢問、檢查、診斷、治療、護理以及疾病發(fā)生、發(fā)展和轉(zhuǎn)歸等診療過程的原始記錄,能為醫(yī)療教學(xué)、科研和醫(yī)療管理提供重要的信息資料,在某些涉及人身傷害、健康保險的刑事、民事案件審理及發(fā)生醫(yī)療糾紛時,病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據(jù),特別當(dāng)最高人民法院在《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》中明確規(guī)定醫(yī)療糾紛的民事訴訟實行舉證責(zé)任倒置后,病歷更是醫(yī)院或醫(yī)務(wù)人員證明自己無過錯的主要和重要的證據(jù)材料。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷是醫(yī)務(wù)人員對病人診治過程的書面記載,因此,病歷書寫的主體必須是有關(guān)法規(guī)規(guī)定的人員。顯然這里的醫(yī)務(wù)人員指的是取得醫(yī)師執(zhí)業(yè)證書并對病人實施診治的人員,不是病人的經(jīng)治醫(yī)師或未參加病人檢查、治療的醫(yī)務(wù)人員不得書寫病歷。病歷的內(nèi)容應(yīng)該符合客觀、真實、準(zhǔn)確的要求，在臨床醫(yī)療中許多醫(yī)務(wù)人員也為病人書寫了病歷,但由于缺乏與病歷相關(guān)的法律問題的知識導(dǎo)致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷,如醫(yī)師“敷衍了事,未仔細(xì)詢問病史,憑主觀臆斷編造病史或為使其診斷成立,故意歪曲事實”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等,這樣的病歷無論是作為醫(yī)療、教學(xué)、科研的原始資料還是作為訴訟的證據(jù)其價值和作用都大打折扣。衛(wèi)生部在《病歷書寫基本規(guī)范》第三條中明確指出:“病歷書寫應(yīng)當(dāng)客觀、真實、準(zhǔn)確。”病歷記錄的客觀、真實準(zhǔn)確,表面上是對病歷內(nèi)容的要求,實質(zhì)上是對醫(yī)務(wù)人員的執(zhí)業(yè)要求。這體現(xiàn)在《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》第二十三條、第三十七條的規(guī)定中:醫(yī)師“不得隱匿、偽造醫(yī)學(xué)文書及有關(guān)資料”,否則要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷的書寫應(yīng)按規(guī)定時限完成并符合相關(guān)衛(wèi)生法規(guī)、規(guī)章的要求醫(yī)師每天要診治許多病人,如若不是每次診治后及時記錄,則有可能造成記憶的遺漏或混淆,萬一有醫(yī)療糾紛發(fā)生或訴訟發(fā)生再去補寫,其真實性和可信度必將受到懷疑,因此,病歷及時完成是保證病歷公證性的前提。《病歷書寫基本規(guī)范》對各種情況下病歷書寫時限做了詳細(xì)明確的規(guī)定,如規(guī)定:“住院志、入院記錄應(yīng)當(dāng)于患者入院后24小時內(nèi)完成;24小時內(nèi)出、入院記錄應(yīng)當(dāng)于患者出院后24小時內(nèi)完成;24小時內(nèi)入院死亡記錄應(yīng)當(dāng)在患者死亡后24小時內(nèi)完成;首次病程記錄應(yīng)當(dāng)在患者入院8小時內(nèi)完成;死亡記錄應(yīng)在患者死亡后24小時內(nèi)完成”等等,這些對病歷書寫時限的具體規(guī)定是病歷書寫時必須遵守的。除時限問題外,《病歷書寫基本規(guī)范》還具體規(guī)定了以下幾個方面的內(nèi)容:①病歷的涂改、修改的規(guī)定:“書寫過程中出現(xiàn)錯字時,應(yīng)當(dāng)用雙線劃在錯字上,不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡”;“上級醫(yī)務(wù)人員有審查修改下級醫(yī)務(wù)人員書寫的病歷的責(zé)任。修改時,應(yīng)當(dāng)注明修改日期,修改人員簽名,并保持原記錄清楚、可辨,醫(yī)囑不得涂改,需要取消時,應(yīng)當(dāng)使用紅色墨水標(biāo)注‘取消’字樣并簽名,這些規(guī)定,解決了我國病歷書寫中長期存在的對于如何進行涂改的不統(tǒng)一、不規(guī)范的作法,明確了什么是病歷的的合法涂改,為判斷病歷涂改的合法與否提供了標(biāo)準(zhǔn)。②體現(xiàn)在病歷中有關(guān)知情同意的規(guī)定:“特殊檢查治療等醫(yī)療活動應(yīng)當(dāng)由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時,應(yīng)當(dāng)由其法定人簽字;患者因病無法簽字時,應(yīng)當(dāng)由其近親屬簽字,沒有近親屬的,由其關(guān)系人簽字;為搶救患者,在法定人或近親屬、關(guān)系人無法及時簽字的情況下,可由醫(yī)療機構(gòu)負(fù)責(zé)人或者被授權(quán)的負(fù)責(zé)人簽字”、“因?qū)嵤┍Ｗo性醫(yī)療措施不宜向患者說明情況的,應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況通知患者近親屬,由患者近親屬簽署同意書,并及時記錄。”這方面的規(guī)定與我國的相關(guān)法律法規(guī)相銜接、相一致。
三、法律知識缺乏造成醫(yī)患糾紛
我國正逐步進入法制社會，依法行醫(yī)是每個醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該自覺遵守的準(zhǔn)則。每個醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻血法》、《母嬰保健法》等等,針對醫(yī)務(wù)人員所立的各項法律、法規(guī)。用各種法律條例規(guī)范自己的職業(yè)行為與道德規(guī)范，提高自己遵法的自覺性，這樣有利于保護自己和醫(yī)院不受損失。例如，從對車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個別醫(yī)生自我保護意識不夠，遇到車禍病人不分主次，一律診斷為“車禍”。是司機酒后駕車撞傷病人還是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞車，應(yīng)從病歷記載中有所反映。應(yīng)考慮病歷記載對肇事雙方負(fù)責(zé)，對醫(yī)生本人負(fù)責(zé)，更應(yīng)對醫(yī)院負(fù)責(zé)。以便為交警，司法部門調(diào)查立案提供可靠的證據(jù)，并為當(dāng)事的雙方爭得法律上的主動。
參考文獻
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（1）檔案載體多樣化：檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的表現(xiàn)形式多樣化,隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動化的普及,檔案不僅以文字的方式出現(xiàn),而且更多的是以人們在辦理公務(wù)和一般事物或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件檔案形式出現(xiàn),如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過計算機來完成。
（2）檔案收集的豐富化：收集是檔案管理工作的起點和開端,是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)"隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實時進行的;在檔案正式形成和收到的同時,都可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳輸,為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),廣泛采集有關(guān)站點的數(shù)據(jù)信息,不僅節(jié)約了時間,而且在盡可能大的范圍內(nèi)豐富了檔案的內(nèi)容。
（3）檔案服務(wù)多樣化：由于檔案內(nèi)容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務(wù)對象的擴大等,傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式已不適應(yīng)新時期檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來。互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實現(xiàn)了信息資源的共享,通過計算機管理服務(wù)、光盤存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽傳播服務(wù),服務(wù)對象可多途徑地獲取檔案信息,節(jié)省了時間,提高了利用效率。
（4）檔案管理人員專業(yè)化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn),不僅僅是對知識和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,同時必須具有豐富的管理學(xué)理論和一定的管理經(jīng)驗。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔(dān)著信息資源開發(fā)、加工和提供利用的任務(wù)。其日常的業(yè)務(wù)工作已越來越依賴于自動化的檔案系統(tǒng),檔案工作不再是滯后、被動的,而成為關(guān)系全局的重要部分之一。因而,在知識經(jīng)濟時代,為了適應(yīng)全新的計算機網(wǎng)絡(luò)下的檔案工作,檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識,培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。
二醫(yī)院檔案實行網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容
（一）文書處理過程和歸檔實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。
（二）病歷檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴大和新技術(shù)、新項目的開展，各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗，找出問題，及時改進,進一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。
（三）人事檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著社會信息化進程的加快，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。（四）醫(yī)院圖書館實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著圖書館業(yè)務(wù)的拓展，業(yè)務(wù)檔案作為知識的結(jié)晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經(jīng)驗和認(rèn)識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，最大限度地實現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。
三檔案管理實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)化的建議和方式
1、領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。
檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認(rèn)識；調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化完全可以實現(xiàn)。
2、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)
網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展,硬件先行。硬件建設(shè)要有前瞻性,要建立一套先進的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)。考慮到醫(yī)院檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應(yīng)用為主,在選擇技術(shù)和產(chǎn)品時應(yīng)選擇具有一定的先進性、可即時擴展且易于維護的。醫(yī)院普遍建立了微機局域網(wǎng)絡(luò),但微機局域網(wǎng)的建立要立足高起點,富于規(guī)劃,不但方便內(nèi)部信息的交流,還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。
建立醫(yī)院局域網(wǎng)。因為局域網(wǎng)適用范圍小，網(wǎng)絡(luò)獨立性強，故其安全性最高。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡(luò)信息。
3、人員素質(zhì)的提高是必備條件。
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2.案卷資料記錄不完整
目前計生檔案管理工作中從工作人員、工作工具到工作方式水平都處于較差階段，檔案的編目不夠齊全，記錄資料不完整，沒有詳細(xì)的工作標(biāo)準(zhǔn)約束檔案記錄工作，使得檔案記錄混亂，時間混亂，存檔方式隨意。檔案的文件管理也是管理工作的重要內(nèi)容之一，但是當(dāng)前大多數(shù)的檔案管理部門的文件裝訂都是我行我素，不按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)裝訂，文書填寫字跡潦草隨意，缺少監(jiān)督，不利于計劃生育工作的進行。
二、加強計生檔案管理工作的對策
隨著我國計劃生育工作的越來越深入，基層計生檔案管理工作也應(yīng)該越來越完善，在新的形勢下我們應(yīng)該加強計生檔案管理工作，不斷地滿足越來越龐大的數(shù)據(jù)記錄工作的需求，提出有效的計生檔案管理工作建議，提高工作效率。
1.端正基層檔案管理人員的工作態(tài)度
基層檔案管理工作人員，首先要準(zhǔn)確地進行自我定位，檔案管理工作關(guān)系到我國計劃生育的大計，要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，端正工作態(tài)度，認(rèn)真工作，切不可敷衍了事。
2.信息化辦公，實現(xiàn)檔案管理工作的無紙化辦公
我國的人口基數(shù)大，需要記錄越來越多的數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的手工檔案管理工作已經(jīng)遠遠不能滿足計生檔案管理工作的需求。計算機技術(shù)越來越發(fā)達的今天，我們要充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)強大的功能，來解決我們現(xiàn)在面臨計生檔案管理工作中遇到的問題，把傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到無紙化辦公已經(jīng)不再遙遠，引進先進的管理理念，針對現(xiàn)在檔案管理工作中不適應(yīng)的一些工作方式進行變革。計生檔案管理部門的工作人員要不斷地學(xué)習(xí)新技能，提高自身的業(yè)務(wù)水平，才能使計生檔案管理工作更上一層樓。
3.建立有效機制，規(guī)范計生檔案管理
各個計生部門要圍繞計劃生育工作的各種要求指標(biāo)，有針對性地加強檔案管理工作。針對檔案記錄的資料不完善、弄虛作假等問題要實行相應(yīng)的懲罰措施，在日常的管理工作中要加強計生檔案管理工作的檢查監(jiān)督、考核評價工作，切忌形式主義。并把計生檔案管理工作的要求落到實處，形成部門的制度，工作人員要嚴(yán)格按照工作標(biāo)準(zhǔn)制度工作。只有建立有效的工作機制才能使計生檔案管理工作形成新的管理模式。
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第一，人事檔案材料的誠信度不高。近年來，企事業(yè)單位加快了產(chǎn)權(quán)制度和人事制度的改革，流動人員大幅度增加，結(jié)果導(dǎo)致配套管理措施跟不上，人事檔案材料造假時有發(fā)生，誠信度大大降低，這已經(jīng)成為當(dāng)前人事檔案管理制度無法發(fā)揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領(lǐng)會就是誠實信用，這也是檔案存在的基本價值，所以真實性是人事檔案賴以生存的前提，也是它得以發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，是認(rèn)識檔案的生命。
第二，當(dāng)前人事檔案存在內(nèi)容質(zhì)量不高的問題。優(yōu)秀的人事檔案應(yīng)該全面、真實地記錄著人各方面的發(fā)展，應(yīng)該是人最具說服力的正面材料，但是事實證明，當(dāng)前的人事檔案管理部門沒有及時更新和補充人事材料，材料內(nèi)容空話、套話較多，多為“過去式”的材料，信息量嚴(yán)重不足，從材料中根本無法判斷出人的個性特征，無法滿足用人單位的需求，大大降低了人事檔案的價值。
第三，當(dāng)前人事檔案管理方法落后，管理手段陳舊。信息技術(shù)的發(fā)展改變了人類生活和工作的方式，而人事檔案管理部門仍然處于手工填寫、記錄人事信息的階段，缺乏基本的管理設(shè)備和手段。傳統(tǒng)人事檔案管理水平有限，究其原因，可以歸結(jié)為以下幾點：其一，缺乏對人事檔案管理的認(rèn)識，重視程度不高。傳統(tǒng)觀念中認(rèn)為，人事檔案是“神秘”的，記錄的是個人思想和隱私等內(nèi)容，人事檔案的作用是供組織上考察了解個人所用的，所以檔案材料多是關(guān)于個人整治、歷史、家庭、社會關(guān)系等內(nèi)容的記載，而忽視了個人德能勤績的歸檔，所以無法全面真實地反映出一個人的性格與成長經(jīng)歷。另有一些管理人員不重視人事檔案，真假材料不去鑒別，導(dǎo)致材料的真實性受到影響。其二，部分人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，檔案管理意識薄弱，沒有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理，也是造成檔案管理問題的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事檔案管理
（1）明確用人單位建檔和管檔機制。企事業(yè)單位應(yīng)該將人事檔案管理當(dāng)做人力資源管理的重要任務(wù)來抓，牢固樹立以人為本的管理理念，建立適合市場經(jīng)濟發(fā)展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業(yè)單位人才管理的一項基本義務(wù)和職責(zé)，轉(zhuǎn)變管理機制，實現(xiàn)“誰建誰管、建檔權(quán)、管理權(quán)、使用權(quán)協(xié)調(diào)統(tǒng)一”，從而促進人事檔案信息的有效運用，從而為國家人才培養(yǎng)提供可靠地人才信息保障。
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（二）藝術(shù)檔案對發(fā)展藝術(shù)事業(yè)有重要作用
藝術(shù)檔案中記錄著豐富的藝術(shù)活動資料，通過藝術(shù)檔案的查閱和學(xué)習(xí)，藝術(shù)工作人員能對藝術(shù)思想進行創(chuàng)新，創(chuàng)造出更符合傳播群眾藝術(shù)文化的藝術(shù)活動，促進藝術(shù)事業(yè)的不斷發(fā)展，提高藝術(shù)人員的專業(yè)技能和創(chuàng)新思維，使他們能創(chuàng)造出更好的文藝作品。
二、加強藝術(shù)檔案管理工作的措施
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（2）煤礦企業(yè)建設(shè)相關(guān)檔案。包括煤礦企業(yè)新建、改建、擴建工程項目的報建和審批資料，煤礦建設(shè)原始資料和圖紙；煤礦安全生產(chǎn)許可證申辦與報批資料，相關(guān)部門組織的安全評價、安全認(rèn)證、安全材料；各類生產(chǎn)、安全設(shè)施設(shè)備采購、安裝、使用狀況資料，井下避險工程建設(shè)檔案；企業(yè)日常值班調(diào)度情況、計劃安排情況、安全檢查落實情況。
（3）企業(yè)安全文化建設(shè)相關(guān)檔案。包括企業(yè)安全意識的宣傳、安全知識的教育、安全生產(chǎn)宣傳培訓(xùn)計劃;企業(yè)負(fù)責(zé)人、管理人員及班組長、員工安全培訓(xùn)記錄;日常安全宣傳培訓(xùn)記錄及總結(jié);特種作業(yè)人員培訓(xùn)、考核、復(fù)審、持證上崗記錄等。
（4）企業(yè)員工自身相關(guān)檔案。包括企業(yè)職工體檢、職業(yè)病防治檔案，職業(yè)安全衛(wèi)生設(shè)施及實施計劃；參加各類保險的名單和資料，發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)，其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù);勞動防護用品制度落實情況;職工的身體、心理健康、個人習(xí)慣及所受到處罰和獎勵情況。
（5）煤礦生產(chǎn)安全事故相關(guān)檔案。包括企業(yè)發(fā)現(xiàn)隱患的登記及應(yīng)急排險記錄，隱患整改的組織、跟蹤與驗收的活動資料；發(fā)生事故的原因分析、搶救、處理過程中形成的材料，對事故和相關(guān)責(zé)任人的處理情況，對上報告、向社會公布的相關(guān)資料。
2安全檔案對于煤礦安全生產(chǎn)作用重大
（1）安全檔案是企業(yè)安全管理的基礎(chǔ)。企業(yè)是安全生產(chǎn)的責(zé)任主體，安全檔案詳實記錄煤礦企業(yè)從建井到開采、從設(shè)備安裝到使用狀態(tài)、從人員管理到人員培訓(xùn)、從安全制度建設(shè)到安全文化建設(shè)等方方面面最基礎(chǔ)、最原始的資料，是企業(yè)開展安全生產(chǎn)工作、落實安全生產(chǎn)主體責(zé)任的基礎(chǔ)。
（2）安全檔案是職能部門安全監(jiān)管監(jiān)察的重要手段。企業(yè)安全檔案，便于檢查人員查閱企業(yè)安全資料，有重點地勘察企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營現(xiàn)場，有效地了解和掌握企業(yè)在自身生產(chǎn)經(jīng)營活動中全員、全過程、全方位安全管理的狀況，從而有事實、有依據(jù)、有針對性地監(jiān)督指導(dǎo)企業(yè)安全生產(chǎn)工作。
（3）安全檔案是強化企業(yè)安全文化的有效措施。安全檔案詳細(xì)記錄了事故發(fā)生的原因、經(jīng)過及造成的嚴(yán)重后果，這些真實、鮮活的文字、圖片信息，具有很強感染力和觸動力，對于普及安全知識、營造安全文化氛圍、培養(yǎng)公民的自救能力、避免安全事故的發(fā)生等都有更好的宣傳教育效果。同時，根據(jù)安全檔案記錄，可以詳細(xì)掌握企業(yè)員工安全培訓(xùn)情況，有重點的加強特殊行業(yè)、特殊人群的安全教育培訓(xùn)。
（4）安全檔案是明確事故責(zé)任的重要依據(jù)。安全生產(chǎn)事故給國家和人民群眾造成巨大的經(jīng)濟損失和生命財產(chǎn)損失，其嚴(yán)重的后果決定了我們必須深刻分析事故原因、明確事故責(zé)任、處理相關(guān)責(zé)任人。安全檔案提供了事故發(fā)生前最真實、最原始、最有說服力的證據(jù)，對于人們重建安全事故的原貌、總結(jié)事故經(jīng)驗，探尋事故發(fā)生規(guī)律等意義重大。
（5）安全檔案為企業(yè)安全理念創(chuàng)新提供支撐。近年來，煤炭企業(yè)緊跟時展、不斷更新安全理念，采用新技術(shù)、新設(shè)備、新工藝和新材料，積極抓好礦井安全技術(shù)改造工程，抓好落后產(chǎn)能的淘汰，更新改造老設(shè)備，努力提高煤礦生產(chǎn)機械化和信息化水平，建設(shè)智慧礦山。這些理念的創(chuàng)新總是建立在前人的研究成果上，自然都離不開安全檔案信息的支撐。
3加強和改進煤礦安全檔案工作的對策建議
（1）強化歸檔工作。煤礦安全檔案形成涉及部門多、內(nèi)容豐富、內(nèi)涵復(fù)雜，載體形式多樣，檔案管理呈現(xiàn)多元化，這就需要從源頭上強化文件歸檔管理工作。各煤礦企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識安全檔案歸檔工作的重要性，明確分工領(lǐng)導(dǎo)，明確職能部門，配備專職檔案管理員，形成有領(lǐng)導(dǎo)、有機構(gòu)、有人具體抓的工作機制。確定安全檔案收集范圍，有的放矢，對不同部門、不同類型檔案歸檔時間、歸檔方法提出不同的要求，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門將檔案分類、分層次、分時間、分內(nèi)容統(tǒng)一收集歸檔，規(guī)范管理，防止檔案散失。
（2）強化制度保障。制度管根本、管長效，要保證安全檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)并形成良性循環(huán)，就必須建立和健全各項規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化。深入學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，把檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，逐步建立、健全檔案管理制度，完善檔案歸檔、檔案借閱、檔案保管、檔案保密等制度，明確企業(yè)發(fā)生重大事項、召開重要會議、引進重要設(shè)備、重大技術(shù)改革等都需要有檔案人員全程參加。明確檔案人員的職責(zé)，并將檔案管理和工作人員崗位責(zé)任制落實情況納入考核內(nèi)容，做到職責(zé)明確，規(guī)范管理。
（3）強化隊伍人員素質(zhì)。①各煤礦企業(yè)要高度重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加大培訓(xùn)教育力度，建立教育培訓(xùn)的運行機制，制定切實可行的培訓(xùn)計劃，努力提高檔案管理人員的政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)；②在培訓(xùn)過程中，要注重實效，結(jié)合企業(yè)實際情況，運用檔案管理的新技術(shù)、新知識、新技能，有針對性地開展培訓(xùn)教育工作，使檔案管理人員認(rèn)清檔案管理的發(fā)展趨勢、自身的不足、努力方向。
（4）強化現(xiàn)代技術(shù)手段運用。①推進檔案管理信息化建設(shè)。目前，各煤礦企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了辦公自動化，安全檔案工作如果利用計算機等技術(shù)，便可收到事半功倍的效果；②推進檔案數(shù)字化建設(shè)。通過數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容存在移動存儲介質(zhì)里，能夠永久保存；③可以建立數(shù)據(jù)庫，編制檔案檢索工具和檢索系統(tǒng)，為檔案查詢利用提供了便利，也有利于對各種數(shù)據(jù)和情況進行分類與統(tǒng)計；④信息資源得到了共享，檔案利用率大大提高。
4切實抓好安全管理檔案的綜合利用
（1）促進安全生產(chǎn)自我約束和持續(xù)改進工作機制的形成。煤礦企業(yè)按照國家安全生產(chǎn)法律法規(guī)的要求，進行對照檢查，對自身必須落實的各項安全生產(chǎn)管理工作“底數(shù)清、情況明”。再通過把這些項目內(nèi)容進行“對號入座”，促使企業(yè)內(nèi)部安全生產(chǎn)管理工作在機構(gòu)、人員、責(zé)任、制度、經(jīng)費、教育、措施等方面自覺落實，由此加強安全生產(chǎn)管理基礎(chǔ)，規(guī)范安全生產(chǎn)行為，完善安全生產(chǎn)條件。
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（一）轉(zhuǎn)變管理理念
想要采用科學(xué)化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分的認(rèn)識到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學(xué)化管理的重要性，從而樹立起科學(xué)化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進行科學(xué)的檔案管理。采用科學(xué)化的管理，首先需要進行一定的資金投入，進行檔案室和管理設(shè)備的重建，并且開發(fā)使用軟件設(shè)備管理。加大檔案管理使用的設(shè)備和軟件投入，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的自動化管理，從而節(jié)約檔案管理的時間。
（二）轉(zhuǎn)變管理方式
傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動時才會進行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開展科學(xué)化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務(wù)。檔案的管理不單單要進行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運用，在企業(yè)單位中加強計算機建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲空間。
（三）提升管理人員素質(zhì)
提升科學(xué)化檔案管理水平的重要任務(wù)之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果。現(xiàn)代化的檔案管理任務(wù)重，管理程序復(fù)雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學(xué)化管理的技術(shù)等，比如利用計算機來整理檔案，對檔案進行準(zhǔn)確的分類和歸檔等。對于計算機的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理等，在進行檔案管理時需要對管理人員進行素質(zhì)培訓(xùn)，提升其管理能力，從而促進檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。
（四）健全科學(xué)化檔案管理制度
每個單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責(zé)任化制度，符合科學(xué)化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責(zé)任和任務(wù)，并且實行互相監(jiān)督，多方面的進行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格的執(zhí)行管理制度，使得科學(xué)化的檔案管理順利發(fā)展。
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2全面發(fā)展理念
檔案管理應(yīng)立足于社會各項事業(yè)的全面發(fā)展需要來進行檔案信息資源建設(shè)和檔案信息服務(wù)，而非針對傳統(tǒng)的政治與行政管理、歷史研究與編史修志等服務(wù)領(lǐng)域來展開檔案信息資源建設(shè)與信息服務(wù)。在具體工作對象上，應(yīng)面向最廣大人民，而非傳統(tǒng)的政府工作人員、研究者的需要展開檔案管理工作。為此，要求檔案管理將服務(wù)范圍擴大到整個社會各項建設(shè)事業(yè)。后者以保障和促進最廣大人民全面發(fā)展為基本宗旨的國家與社會建設(shè)目標(biāo)要求將滿足最廣大人民工作和生活對檔案的需要作為檔案工作的基本出發(fā)點與根本目標(biāo)。
3公平服務(wù)理念
公共服務(wù)均等化是公共性的本質(zhì)訴求。作為公共服務(wù)的組成部分，檔案服務(wù)均等化旨在消除檔案服務(wù)中的歧視現(xiàn)象，即檔案管理必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案開放制度，對應(yīng)該開放的檔案適時開放，并允許各類社會公眾基于自身需要自由地利用。在向公眾提供開放檔案服務(wù)時，必須遵循同樣的原則、政策與標(biāo)準(zhǔn)，不搞差異化服務(wù)，即使是檔案信息的核心利用群體，也不可以享有特別權(quán)利。面向公眾個人提供檔案服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)與面向社會組織提供檔案服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)是統(tǒng)一的，在具體服務(wù)過程中，對各類利用者提出的利用要求或限制必須是等同的。
二在公共管理下的檔案管理模式
檔案管理模式屬于方法論的范疇。在公共管理的視角下，檔案管理主要有以下幾種模式可供參考：
1文檔集成式
文檔集成式檔案管理是將文檔管理通過集成化的技術(shù)形成系統(tǒng)的管理規(guī)范，并運用系統(tǒng)的管理模式對醫(yī)院檔案進行管理。文檔集成式檔案管理的核心是各文檔管理過程之間的協(xié)調(diào)性。目前，文檔管理多是由文書部門和檔案部門分開負(fù)責(zé)的，其中文書部門主要負(fù)責(zé)文件管理部分，而檔案部則主要負(fù)責(zé)檔案管理部分，兩個部門獨立工作，使文檔的完整性得不到充分的保證，影響了檔案管理的質(zhì)量。而文檔集成式管理則能夠?qū)⑽募芾砗蜋n案管理統(tǒng)一到一個系統(tǒng)當(dāng)中，從而保證了文件檔案的完整性和開放性。
2資源管理式
隨著社會和信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了越來越多的電子檔案，檔案管理也逐漸傾向于信息檔案管理。因此，大力開發(fā)信息資源，對于未來檔案管理工作的發(fā)展具有十分重要的意義。由此可見，檔案管理工作也應(yīng)轉(zhuǎn)向信息資源的方向，將信息資源體系作為檔案管理的基礎(chǔ)。
3公眾參與式
公眾參與模式是最能體現(xiàn)檔案管理向公共管理方向發(fā)展的具體表現(xiàn)之一。在公共管理的視閾下，公平、公開應(yīng)該是首要的發(fā)展方向。檔案管理服務(wù)的對象是廣大的人民群眾。所以，只有讓公眾也一起參與進來，才能更好的提高檔案管理工作。首先，公眾要對檔案管理工作評價，如發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，可以及時反映給檔案管理的相關(guān)人員，并且由相關(guān)人員進行改正。公眾參與到檔案管理中，不僅能夠提高檔案管理的有效性，同時還能增加檔案管理的公開度和公平度。
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當(dāng)前我國的文化館職能的不斷更新和豐富，文化館的檔案工作也正由原來的檔案管理向檔案信息中心轉(zhuǎn)變，因而如果文化館的檔案工作人員還抱著原來的工作方式和態(tài)度來參與到文化館的檔案工作中來是不夠的，且隨著文化館檔案管理信息化程度的不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力必須要有所增強。首先就檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)而言，文化館要加強對檔案工作人員的道德宣傳和教育，提高檔案工作人員的道德素養(yǎng)。檔案工作與一般的服務(wù)性工作不同，它的效益是通過服務(wù)對象利用檔案后所取得的經(jīng)濟效益和社會效益來實現(xiàn)的；且文化館的檔案多是與我國的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)有關(guān)，是珍貴的歷史資料，檔案工作者不能盲目的向利用者提供檔案資料；再有文化館的檔案管理工作是十分復(fù)雜和繁瑣的，需要對所有的非物質(zhì)文化做詳細(xì)和準(zhǔn)確的記錄與編排。因此文化館的檔案管理工作是頗為特殊，且意義非凡的，對檔案工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)和教育是必要的。其次，是檔案管理技術(shù)和知識的培訓(xùn)。隨著文化館館藏資源的不斷豐富，以及與管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的普及，文化館的檔案管理人員單靠基礎(chǔ)的文化科學(xué)知識是不夠的，還需要具備更加豐富而專業(yè)的檔案管理知識，并且能夠較為熟練的運用現(xiàn)代電子計算機設(shè)備和通訊設(shè)備來進行檔案的管理。因此文化館需要定期組織檔案工作人員進行專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，從整體上提高檔案管理員的業(yè)務(wù)能力，確保檔案管理工作人員的配置與設(shè)備相配套，進而有效提升文化館檔案管理的工作質(zhì)量。
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（二）重視不足，缺乏專職專業(yè)化人才
醫(yī)院的核心工作內(nèi)容是醫(yī)療，大部分工作都是圍繞業(yè)務(wù)工作展開。檔案管理工作并沒有得到醫(yī)院足夠的重視，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員大多不是專職人員，也不是檔案管理專業(yè)出身的專業(yè)人員，經(jīng)常由機關(guān)職能科室工作人員兼任。對于從業(yè)人員的培訓(xùn)和考核也相對缺乏，業(yè)務(wù)知識的獲得往往靠以老帶新、口口相傳。
（三）門類繁多，尚欠管理體系和機構(gòu)
醫(yī)院檔案內(nèi)容相對繁雜，涵蓋了多個門類，但是由于缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的機制和機構(gòu)，導(dǎo)致檔案管理范圍不明確，內(nèi)容界定不清晰。例如人事檔案由人事科管理，黨員檔案由黨委辦公室管理，病志檔案由醫(yī)務(wù)科管理，科研培訓(xùn)檔案由科教科管理等，形成多科室管理的格局，致使檔案管理各自為政，不能有效的整合在一起，不利于檔案的利用和開發(fā)。
（四）投入不足，為醫(yī)院發(fā)展貢獻不夠
雖然大多數(shù)醫(yī)院都設(shè)立了檔案室，但往往處于邊緣地帶，資金投入不足，設(shè)備陳舊老化，空間狹窄擁擠，對檔案的保存和歸類造成不利影響，甚至造成檔案的損失。對檔案工作重視不足也造成了檔案管理工作流于形式，忽視了檔案的重要作用，對檔案資源的利用率偏低，使得檔案資源在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)中不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
二、醫(yī)院檔案管理的發(fā)展方向
（一）專人管理，管理人員專業(yè)化
設(shè)置專人專崗，將檔案人員納入醫(yī)院的人才引進和培養(yǎng)計劃。缺乏專職檔案管理人員的引進高素質(zhì)專業(yè)人才；已有專職人員的通過繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)等多種方式提高專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，建設(shè)人才梯隊，培養(yǎng)后備人才，使寶貴的工作經(jīng)驗得以傳承。建立健全檔案管理人員考評制度，提升檔案管理人員的工作積極性和從業(yè)意識。完善檔案管理的收集、分類、保存、借閱、查詢等各項規(guī)章制度，保證檔案管理工作的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，提高醫(yī)院檔案的管理水平。
（二）結(jié)合現(xiàn)代化科技手段，建立信息化管理方式
加大投入，設(shè)立符合現(xiàn)代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案室并配齊相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。在醫(yī)院醫(yī)療系統(tǒng)全面信息化的基礎(chǔ)上，充分利用現(xiàn)代化科技手段，建立信息化檔案管理方式，實行電子歸檔、電子查詢的管理辦法。將必要的檔案資料信息化，建立電子檔案，以達到節(jié)約資源，提高效率的目的。將檔案信息管理系統(tǒng)納入醫(yī)院整體的信息系統(tǒng)，做到無縫對接，便于檔案信息的收集、整理、匯總、統(tǒng)計和利用。隨著信息的載體不斷推陳出新，檔案的儲存方式也更加多樣化，例如電子病歷，以電子文本的形式保存，為醫(yī)院的無紙化辦公提供了一個可能性。
（三）結(jié)合工作實際，真正發(fā)揮應(yīng)有作用
將檔案管理工作做為醫(yī)院的一項重要工作來抓，納入目標(biāo)管理考核體系，明確責(zé)任，從制度上促進醫(yī)院各部門加強檔案管理工作，從而使檔案管理工作順利有序開展。順應(yīng)時展的大潮，結(jié)合醫(yī)院新時期的工作實際和工作需求，在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，以服務(wù)醫(yī)院發(fā)展和臨床工作為目標(biāo)，深入調(diào)研，及時地調(diào)整檔案管理的工作范圍和工作內(nèi)容，拓展工作的內(nèi)涵和外延。使檔案管理工作真正為醫(yī)院提供借鑒和參考，從而創(chuàng)造更好的社會和經(jīng)濟效益。
（四）以點帶面，形成檔案管理一體化
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二、電力工程建設(shè)檔案管理中存在的問題及原因
1.檔案管理工作效率不高、檔案管理工作效率指的是檔案管理工作中所動用的人力物力和檔案管理實際效用的比率。電力工程建設(shè)檔案因為其特殊性，經(jīng)常需要檔案管理工作人員進行異地奔波以及長時間的檔案歸檔工作，但實際上，檔案管理的效用卻沒有被完全地展示出來，因此，檔案管理工作的效率也不高。例如，對電力工程建設(shè)的設(shè)計方面進行建檔，要對參與工程設(shè)計的設(shè)計師進行資料搜集，還需要對工程設(shè)計的科學(xué)原理以及實際應(yīng)用的預(yù)測等資料進行搜集，這些資料的搜集需要檔案管理工作人員耗費很多時間，但目前的檔案管理工作卻缺乏一個成熟的程序以使這個步驟簡化，與此同時，搜集來的資料和檔案的利用率卻很低。
2.檔案管理方法落后。檔案管理方法是指在檔案管理過程中的檔案資料形成方法以及檔案儲存和調(diào)用的方法。目前大多數(shù)電力工程建設(shè)檔案管理還處于傳統(tǒng)管理的狀態(tài)，檔案管理資料多是紙質(zhì)的，這些資料規(guī)整起來十分耗費時間，查找起來也十分麻煩。另外，在工程建設(shè)的施工過程中，有很多能夠為以后工程建設(shè)提供借鑒的工作細(xì)節(jié)，往往因為無法快速形成紙質(zhì)檔案而被忽視，這直接降低了檔案的質(zhì)量。
3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理工作效率的高低，有很大一部分是由檔案管理人員的素質(zhì)決定的。檔案管理工作人員熱愛檔案工作，掌握多種檔案管理技術(shù)，將會使檔案管理的效率大大提升；工作人員能夠擺正檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，檔案的應(yīng)用性也會得以提高。但是，目前的電力工程建設(shè)檔案管理往往由企業(yè)中的老員工負(fù)責(zé)，這些員工的檔案管理思想還停留在對工程建設(shè)的文書管理方面，對檔案管理工作的意義理解不多，因此導(dǎo)致整個檔案管理工作的效果遲遲得不到提高。
三、提高電力工程建設(shè)檔案管理的方法
1.采用科學(xué)規(guī)范的管理制度提高檔案工作效率。檔案管理工作服務(wù)性低的另一個原因與檔案管理工作的規(guī)范性差有關(guān)系，工作規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)對任何一項工作來說都是必不可少的，因此，有必要對檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化水平進行調(diào)整。建立檔案管理工作規(guī)范一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責(zé)任感，另一方面對檔案管理工作的發(fā)展也有著積極的促進作用。而且，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化應(yīng)該體現(xiàn)在檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)中，在檔案管理過程中尤其應(yīng)該如此，如檔案的保存方式、檔案信息的流轉(zhuǎn)程序等，都要進行統(tǒng)一規(guī)定，避免出現(xiàn)由于不統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)所帶來的工作時間和精力的浪費。
2.采用信息化的檔案管理方式。電力建設(shè)工程檔案管理方式落是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式能夠以較快的速度和較小的空間實現(xiàn)對項目工程檔案的統(tǒng)一的、有結(jié)構(gòu)的管理，能夠使紙質(zhì)檔案資料和電子音像檔案資料結(jié)合。要實現(xiàn)全面的信息化檔案管理，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設(shè)備；其次，應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，并真正實施，設(shè)立專門的監(jiān)督部門對信息化過程進行全程掌控。
3.提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力。如果檔案工作人員的檔案管理工作水平不高，對檔案管理工作認(rèn)識不足，在工作中提不起“管理資料”的興趣、在工作中不夠認(rèn)真、不能及時處理問題，則檔案管理就面臨著巨大的風(fēng)險，因此，提高檔案管理工作人員職業(yè)能力是十分必要的。首先應(yīng)針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。
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2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認(rèn)識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計算機應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應(yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。”
2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應(yīng)注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設(shè)施的完善和維護，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)進行強化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
篇13
1.2社區(qū)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低
術(shù)業(yè)有專攻，盡管檔案管理看起來是一份很簡單人人都能完成的工作，但在實際操作中，卻并沒有那么簡單。檔案管理并不是簡單機械的將文件資料整理為檔案資料，而是一份極有“學(xué)問”的工作，在整理時必須顧及到方方面面。社區(qū)處于社會中，各種關(guān)系極其復(fù)雜，對上有千絲萬縷的關(guān)系線，對下也有各種等待處理的事情，因此，必須認(rèn)真對待社區(qū)檔案管理工作，提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)。但在實際工作中，由于資金投入或人員編制等因素，許多社區(qū)的檔案管理工作人員都是兼職人員，既沒有過硬的專業(yè)素質(zhì)，也沒有進行針對性培訓(xùn)，對檔案管理工作并不熟練，人員變換也非常頻繁。這些“臨時工”的頻繁交替，導(dǎo)致檔案工作在交接時出現(xiàn)各種問題，影響檔案管理的整體質(zhì)量水平。
1.3社區(qū)檔案的利用率低
由于檔案管理者不專業(yè)，在記錄檔案過程中，只是簡單地將文件資料整理成檔案資料，然后裝袋密封，整理成一摞摞的檔案資料。而這種資料在使用時卻顯得極為浪費，既是對紙質(zhì)資源的浪費，也是對查閱者時間的浪費。這種重保管而不重使用的心態(tài)，使檔案管理工作變得可有可無，降低了社區(qū)檔案管理機構(gòu)的工作地位。
1.4社區(qū)檔案管理的資金投入不足
社區(qū)檔案一般保存在社區(qū)居委會，因此社區(qū)檔案能否妥善保存取決于居委會的經(jīng)濟能力。而居委會的資金很大一部分來源于當(dāng)?shù)卣呢斦芸睿捎诟鞣N原因和政策，這些錢款基本很難真正落實到居委會處。這對于檔案管理工作來說，無疑是雪上加霜。缺乏資金支持，容易導(dǎo)致無處存儲檔案、缺少存檔用具等各種問題，最終造成檔案丟失。這不僅會威脅檔案庫的完整性與安全性，還會影響到社區(qū)的日常工作。
2加強社區(qū)檔案管理工作的建議
2.1提升社區(qū)檔案管理工作的意識
很多時候，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度決定基層的動作，因此，只有領(lǐng)導(dǎo)重視社區(qū)檔案管理工作，基層人員才能投入更多的精力在這一工作上。因此，社區(qū)檔案工作人員應(yīng)該有意識地展示社區(qū)檔案的重要性，引起領(lǐng)導(dǎo)重視。例如在社區(qū)宣傳專欄里宣傳、組織社區(qū)人員觀看影視資料等。通過這些方式，可使社會重視社區(qū)檔案管理工作，使居民了解社區(qū)檔案管理工作的急切性。
2.2提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)
一般來說，社區(qū)很難招聘到專業(yè)的檔案管理人員來管理社區(qū)檔案。因此，社區(qū)檔案管理人員大多屬于“兼職人員”，文化水平大不相同，價值觀念也略有差異，檔案管理能力更是參差不齊。在此情況下，若想讓這些人員更加專業(yè)，就必須對他們進行定期的檔案管理培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，激發(fā)他們的工作熱情，為社區(qū)提供專業(yè)人才，使檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。
2.3提高檔案利用率
時代在進步，社區(qū)檔案的管理模式也應(yīng)隨著時代的發(fā)展做出相應(yīng)改變，要在管理中修正錯誤，改正缺陷，打破傳統(tǒng)老舊的管理模式，發(fā)展新的管理道路。傳統(tǒng)的檔案管理，基本屬于人工式管理，人工收集、人工整理、人工記錄。這種人工的方式不可避免會帶來諸多問題，既耗費時間、人力，又容易出現(xiàn)各類錯誤，如漏頁、缺碼或分類不完整等。因此，隨著信息技術(shù)的進步，檔案管理人員必須摒棄這種傳統(tǒng)模式，善于利用計算機存儲檔案，實現(xiàn)社區(qū)全自動管理模式，這既能解放雙手，節(jié)省人力，又能提高工作效率，同時還有利于保護環(huán)境。部分社區(qū)存在只重量不重質(zhì)的現(xiàn)象，大量重復(fù)記錄檔案，使得社區(qū)檔案看起來厚厚一疊，利用起來卻毫無用處。檔案人員必須對社區(qū)檔案進行合理分類，分離出社區(qū)內(nèi)較有特色的專屬本社區(qū)的檔案，以指導(dǎo)社區(qū)的未來發(fā)展方向，取社區(qū)檔案之精華，去社區(qū)檔案之糟粕，使社區(qū)走上一條健全完善有自身特色的發(fā)展之路，也使眾人看到社區(qū)檔案的利用效果。
