引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案學(xué)論文范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
（二）規(guī)范文風(fēng)文德。檔案學(xué)理論只有不斷地推陳出新且被檔案實(shí)際工作者所接受，才能發(fā)揮其對(duì)現(xiàn)實(shí)的檔案工作實(shí)踐的指導(dǎo)作用。因此，檔案學(xué)研究者應(yīng)努力培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅、嚴(yán)格的科學(xué)工作作風(fēng)，不盲從、不迷信、不附和、不武斷，獨(dú)立思考，大膽創(chuàng)新，善于提出新問題，勇于開拓新領(lǐng)域，探求新知識(shí)，并大力提倡運(yùn)用清新質(zhì)樸、通俗易懂的文字深入淺出地剖析檔案工作現(xiàn)狀，揭示檔案工作規(guī)律，預(yù)測檔案工作發(fā)展趨勢(shì)。切忌人云亦云，因循守舊，故弄玄虛，用晦澀、難懂的語言把簡單問題復(fù)雜化。檔案學(xué)研究者還應(yīng)加強(qiáng)文德修養(yǎng)，自尊、自信、自強(qiáng)、自律，淡泊名利，謙虛好學(xué)，不抄襲剽竊，不，把做人與做學(xué)問有機(jī)地結(jié)合在一起。
（三）規(guī)范檔案術(shù)語概念。建議有關(guān)部門應(yīng)盡快組織專家對(duì)現(xiàn)有的檔案術(shù)語概念進(jìn)行審查清理，在詞形、語義、專指性、配套性等方面嚴(yán)格把關(guān)，剔除那些內(nèi)涵模糊、外延過大、語義陳舊、專業(yè)化程度較低的所謂術(shù)語概念，重新建立一套符合檔案專業(yè)特色的、符合檔案學(xué)發(fā)展需要的術(shù)語概念，使檔案學(xué)者們?cè)诮y(tǒng)一的術(shù)語概念基礎(chǔ)上進(jìn)行學(xué)術(shù)交流和探討。
二、健全檔案科研管理體制，研究檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略。目前我國檔案學(xué)研究中出現(xiàn)的許多問題很大程度上就是由于檔案科研管理體制不健全而造成的。因此，適應(yīng)社會(huì)和檔案學(xué)發(fā)展需要，改革檔案科研管理體制，已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。檔案科研管理體制的改革要與我國檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則及檔案工作改革的精神相一致，抓大放小，充分調(diào)動(dòng)各級(jí)檔案科研機(jī)構(gòu)和檔案科研工作者的積極性。改革的主要目標(biāo)是建立全國統(tǒng)一的檔案科研管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定國家檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略，確立檔案科研布局，協(xié)調(diào)各檔案學(xué)研究機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，組織全國性檔案學(xué)優(yōu)秀成果的鑒定、轉(zhuǎn)讓、評(píng)獎(jiǎng)工作。在此前提下，有計(jì)劃地逐步改變我國檔案學(xué)會(huì)條塊分割的分布狀態(tài)，使之完成社會(huì)化的轉(zhuǎn)變，成為在各級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)下的非官方機(jī)構(gòu)，并注重促進(jìn)學(xué)術(shù)民主。
與此同時(shí)，要逐步改變目前的檔案學(xué)研究方式，重建檔案科研系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，實(shí)行檔案學(xué)研究集約化，優(yōu)化配置檔案科研資源。檔案學(xué)研究集約化的微觀主體是以檔案學(xué)研究者為最小單位的，檔案學(xué)研究者的創(chuàng)新性是檔案學(xué)研究集約化的物質(zhì)載體，其提高和改進(jìn)的途徑主要在于通過各種方式強(qiáng)化檔案科研人才的素質(zhì)。檔案學(xué)研究集約化的宏觀主體是以國家為最大規(guī)模的，國家的檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略是檔案學(xué)研究集約化的核心力量，檔案學(xué)的整體水平能否提高，關(guān)鍵在于國家的檔案科研政策是否正確。而要實(shí)現(xiàn)二者的結(jié)合，就必須建立檔案科研共同體，即建立以學(xué)術(shù)帶頭人為核心的檔案科研小組（課題組）或檔案科研開發(fā)群體。通過檔案科研共同體，將不同部門、行業(yè)、地區(qū)的檔案科研機(jī)構(gòu)和科研工作者，特別是將從事理論工作的研究者和從事實(shí)際工作的研究者有機(jī)地結(jié)合在一起，集中資源，取長補(bǔ)短，高質(zhì)量地完成檔案科研課題，并可避免或減少低水平重復(fù)研究。檔案科研共同體的大量出現(xiàn)是實(shí)現(xiàn)檔案學(xué)研究集約化的基礎(chǔ)和基本任務(wù)。
另外，要研究檔案學(xué)學(xué)科發(fā)展政策，制定檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略。檔案學(xué)發(fā)展政策研究大體包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是從總體上對(duì)檔案學(xué)的學(xué)科發(fā)展進(jìn)行考察，研究需要制定什么樣的政策，才能保證檔案學(xué)理論體系的合理發(fā)展，才能使其同檔案工作實(shí)踐相適應(yīng)、相協(xié)調(diào)：二是針對(duì)檔案學(xué)的具體領(lǐng)域或具體方面的發(fā)展，研究需要制定什么樣的政策，才能保證該領(lǐng)域或該方面具有更大的發(fā)展活力。具體來講，就是要研究各類檔案學(xué)研究機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)與合作政策，檔案學(xué)研究經(jīng)費(fèi)的劃撥政策，檔案學(xué)研究的國際交流與合作政策，檔案學(xué)理論研究隊(duì)伍的建設(shè)政策等。檔案學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略是檔案學(xué)發(fā)展的長遠(yuǎn)性、全局性藍(lán)圖，是對(duì)檔案學(xué)未來發(fā)展目標(biāo)及其實(shí)現(xiàn)途徑的規(guī)定和謀劃。它以長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)來規(guī)劃當(dāng)前的行動(dòng)方案，要求既要重視對(duì)事關(guān)檔案學(xué)發(fā)展大局的熱點(diǎn)問題和重要領(lǐng)域的研究，又要注意檔案學(xué)理論的整體發(fā)展。制定檔案學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略一定要結(jié)合檔案學(xué)的學(xué)科發(fā)展規(guī)律，緊跟現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，尤其要與我國檔案學(xué)研究系統(tǒng)的總體規(guī)劃相適應(yīng)。
三、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論工作。近20多年來，我國檔案學(xué)術(shù)評(píng)論有了一定的發(fā)展，不少雜志都先后刊發(fā)了篇數(shù)不等的述評(píng)文章，其中不乏上乘之作。這自然是一個(gè)良好的開端，是一種可喜的現(xiàn)象。但是，我們也應(yīng)該看到，檔案學(xué)術(shù)評(píng)論所受到的重視與應(yīng)受到的重視，還有不小的差距；檔案學(xué)術(shù)評(píng)論所發(fā)揮的作用與應(yīng)發(fā)揮的作用，也有不小的距離。也就是說，檔案學(xué)術(shù)評(píng)論還沒有被擺上應(yīng)有的位置，研究水平還比較后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案學(xué)發(fā)展的需要。
為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論工作，當(dāng)前我們應(yīng)下大力氣重點(diǎn)抓好以下幾個(gè)方面的工作：第一，提高對(duì)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論重要性的認(rèn)識(shí)。首先，檔案學(xué)理論研究者要正確認(rèn)識(shí)檔案學(xué)術(shù)評(píng)論在檔案學(xué)研究中的地位和作用，了解檔案學(xué)術(shù)評(píng)論的內(nèi)容和范圍，進(jìn)而明確開展檔案學(xué)術(shù)評(píng)論的必要性和迫切性，并把檔案學(xué)術(shù)評(píng)論當(dāng)作義不容辭的職責(zé)，切實(shí)加以重視。中國檔案學(xué)會(huì)及地方各級(jí)檔案學(xué)會(huì)要把檔案學(xué)術(shù)評(píng)論列入各自的工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，定期或不定期地組織召開包括檔案學(xué)術(shù)評(píng)論在內(nèi)的專題座談會(huì)和學(xué)術(shù)討論會(huì)。檔案學(xué)會(huì)會(huì)員及其他檔案工作者要刻苦鉆研檔案學(xué)理論，積極撰寫檔學(xué)術(shù)評(píng)論文章，藉此交流經(jīng)驗(yàn)，逐步完善檔案學(xué)術(shù)評(píng)論的內(nèi)容，把檔案學(xué)術(shù)評(píng)論當(dāng)作一門分支學(xué)科來建設(shè)。第二，開辟檔案學(xué)術(shù)評(píng)論園地。目前我國既沒有檔案學(xué)術(shù)評(píng)論刊物，也沒有哪一種檔案雜志設(shè)置檔案學(xué)術(shù)評(píng)論專欄，這顯然不利于檔案學(xué)術(shù)評(píng)論活動(dòng)的開展。從長遠(yuǎn)來看，創(chuàng)辦一種以檔案學(xué)術(shù)評(píng)論為主要內(nèi)容的雜志是十分必要的。在當(dāng)前，各級(jí)各類檔案雜志應(yīng)開辟學(xué)術(shù)評(píng)論專欄，增加理論研究的比重，這對(duì)提高刊物的質(zhì)量，擴(kuò)大其在社會(huì)上的影響也是不無益處的。第三，建立檔案學(xué)術(shù)評(píng)論隊(duì)伍。這支隊(duì)伍應(yīng)以檔案專業(yè)教師為主體，因?yàn)檫@部分研究者為了教學(xué)的需要，大都對(duì)檔案學(xué)進(jìn)行了一定程度的研究，理論造詣相對(duì)較深。有中級(jí)以上職稱的檔案實(shí)際工作者也要結(jié)合工作實(shí)踐，積極參與檔案學(xué)術(shù)評(píng)論，對(duì)檔案理論界的一些觀點(diǎn)和現(xiàn)象大膽質(zhì)疑，發(fā)表自己的見解。檔案專業(yè)學(xué)生是檔案研究的后備軍，應(yīng)重點(diǎn)加以培養(yǎng)。各檔案專業(yè)教學(xué)點(diǎn)應(yīng)在課程設(shè)置時(shí)安排檔案學(xué)術(shù)評(píng)論的教學(xué)內(nèi)容。攻讀檔案學(xué)碩士、博士學(xué)位的研究生更要把檔案學(xué)術(shù)評(píng)論當(dāng)作一門專業(yè)主干課來學(xué)習(xí)、研究。
四、努力改善檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境。檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境泛指檔案學(xué)研究系統(tǒng)之外的與檔案學(xué)研究系統(tǒng)直接或間接發(fā)生聯(lián)系的一切要素和條件，主要有：向檔案學(xué)研究系統(tǒng)給予政策支持的政策環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)輸入科研人才的教育環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)劃撥科研經(jīng)費(fèi)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)提供有用理論、技術(shù)和方法的知識(shí)環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)輸送組織與管理技術(shù)的實(shí)踐環(huán)境，接受與檢驗(yàn)檔案學(xué)理論的檔案工作實(shí)踐環(huán)境，以及普及與推廣檔案學(xué)研究成果的中介機(jī)制等。
應(yīng)該肯定，改革開放以后檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境較前有了很大的改善。社會(huì)檔案意識(shí)逐步增強(qiáng)，檔案學(xué)是一門獨(dú)立學(xué)科已為不少人所接受。但是，不利于檔案學(xué)發(fā)展的外部環(huán)境依然存在。例如，檔案學(xué)的學(xué)科地位始終得不到應(yīng)有的重視，檔案科研經(jīng)費(fèi)一直缺乏穩(wěn)定的來源，許多帶有規(guī)律性的檔案科研成果被束之高閣，等等。
針對(duì)上述問題，筆者認(rèn)為當(dāng)前我們應(yīng)采取以下措施：
第一，加強(qiáng)宣傳，深化研究，努力提高檔案學(xué)的學(xué)科地位。不僅要宣傳《中華人民共和國檔案法》、檔案工作基本知識(shí)，而且要宣傳檔案學(xué)及其知識(shí)體系，使大家明白建立與完善檔案學(xué)研究系統(tǒng)、優(yōu)化其外部環(huán)境既是檔案學(xué)學(xué)科發(fā)展的需要，也是經(jīng)濟(jì)、科技、文化及社會(huì)生產(chǎn)力整體發(fā)展的需要；檔案學(xué)的發(fā)展離不開各方面的支持與幫助，社會(huì)各項(xiàng)工作的發(fā)展也需要檔案科學(xué)理論指導(dǎo)下的檔案服務(wù)；檔案學(xué)只有與經(jīng)濟(jì)、科技、文化協(xié)調(diào)發(fā)展，才能為社會(huì)提供最佳服務(wù)。以此喚起社會(huì)各界對(duì)檔案學(xué)的理解、重視與支持。各級(jí)檔案學(xué)會(huì)要積極鼓勵(lì)、動(dòng)員廣大會(huì)員參加社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)優(yōu)秀成果評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，以擴(kuò)大檔案學(xué)的社會(huì)影響。檔案學(xué)研究者要刻苦鉆研檔案學(xué)理論，不斷深化檔案學(xué)研究內(nèi)容，努力提高檔案學(xué)的科學(xué)水平，使檔案學(xué)在現(xiàn)代科學(xué)中真正占有一席之地。
篇2
檔案學(xué)高等教育擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)檔案專業(yè)人才的重要責(zé)任，同時(shí)，檔案學(xué)高等教育的發(fā)展水平也是衡量一國檔案事業(yè)發(fā)展水平的重要指標(biāo)。筆者選取了武漢大學(xué)信息管理學(xué)院檔案與政務(wù)信息學(xué)系和加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)圖書、檔案與情報(bào)研究學(xué)院，作為中加檔案學(xué)高等教育的兩個(gè)典型機(jī)構(gòu)進(jìn)行比較研究。分析中加在檔案學(xué)高等教育方面的異同與優(yōu)劣，使我國檔案高校明確自身優(yōu)缺點(diǎn)，進(jìn)行調(diào)整完善，以更好地適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
武漢大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)前身可追溯到1934年湖北私立武昌文華圖書館專科學(xué)校設(shè)立的檔案管理特種教席，為我國檔案學(xué)教育之濫觴。目前，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院檔案與政務(wù)信息學(xué)系在教學(xué)水平、科研實(shí)力、教育層次等方面，均走在全國檔案學(xué)教育的前列，是中國檔案學(xué)高等教育的極佳典型。1961年，不列顛哥倫比亞大學(xué)創(chuàng)辦了圖書館學(xué)院；1981年，圖書館學(xué)院與歷史學(xué)院合作開始招收檔案專業(yè)碩士研究生，開了整個(gè)北美地區(qū)檔案專業(yè)碩士教育的先河。1984年，圖書館學(xué)院正式更名為“圖書、檔案與情報(bào)研究學(xué)院”。目前，哥倫比亞大學(xué)設(shè)置了種類豐富的檔案學(xué)研究生培養(yǎng)項(xiàng)目，包括檔案學(xué)碩士、檔案學(xué)碩士(原住民研究方向)、檔案與圖書館學(xué)雙碩士、哲學(xué)博士(檔案學(xué)方向)等，且為檔案工作人員提供進(jìn)修教育，成為北美地區(qū)檔案學(xué)高等教育的典范。此外，2009年，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院成為iSchools聯(lián)盟第31位成員，這是唯一一家來自發(fā)展中國家的成員機(jī)構(gòu)，不列顛哥倫比亞大學(xué)也是該聯(lián)盟的成員之一。因此，二者在檔案專業(yè)成立的背景、現(xiàn)實(shí)科研水平等方面都具可比性。
2中加檔案學(xué)高等教育現(xiàn)狀比較
2.1培養(yǎng)層次。
武漢大學(xué)信息管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)，培養(yǎng)層次分為博士、碩士、本科教育三個(gè)層次。2003年，經(jīng)全國博士后管理委員會(huì)批準(zhǔn)，武漢大學(xué)建立了“圖書館、情報(bào)與檔案管理”博士后流動(dòng)站，招收檔案學(xué)博士后高級(jí)研究人員，形成了一個(gè)完整的檔案人才教育培養(yǎng)體系。完整的教育體系有利于學(xué)生形成扎實(shí)的專業(yè)功底，同時(shí)，也可能由于教學(xué)內(nèi)容較為集中，導(dǎo)致學(xué)生的知識(shí)結(jié)構(gòu)范圍相對(duì)狹窄。
不列顛哥倫比亞大學(xué)圖書、檔案與情報(bào)研究學(xué)院的檔案學(xué)人才培養(yǎng)層次起點(diǎn)較高，從培養(yǎng)碩士研究生開始，向上延伸至博士層次。學(xué)院招收所有正規(guī)大學(xué)任意學(xué)科背景的本科畢業(yè)生進(jìn)入檔案專業(yè)學(xué)習(xí)，但學(xué)生成績?cè)诒究破陂g至少在“B+”以上，同時(shí)，還招收外籍學(xué)生，為國外培養(yǎng)檔案人才。
通過比較，我們可發(fā)現(xiàn)，兩個(gè)學(xué)院在培養(yǎng)層次上存在較大差異。我國三個(gè)層次的培養(yǎng)模式，其中，以培養(yǎng)本科學(xué)生為主體，主要原因是我國各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)數(shù)量眾多，且社會(huì)整體檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，人才需求量大。而加拿大的檔案學(xué)高等教育起點(diǎn)高，且可為國外培養(yǎng)專業(yè)人才，與加拿大總體教育水平高密不可分。
2.2培養(yǎng)目標(biāo)。
武漢大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)在不同培養(yǎng)層次其培養(yǎng)目標(biāo)亦不相同：在本科階段的教育中，要求學(xué)生“能在國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，以及各種信息機(jī)構(gòu)從事檔案管理、信息管理和信息服務(wù)”，側(cè)重于培養(yǎng)學(xué)生的“技能”：在研究生階段，則要求學(xué)生“具有獨(dú)立從事研究、敦學(xué)或擔(dān)任專門技術(shù)工作的能力”，注重學(xué)生“教學(xué)”與“科研”能力的培養(yǎng)。不列顛哥倫比亞大學(xué)在碩士階段，則主要培養(yǎng)學(xué)生“能夠高效地計(jì)劃、實(shí)施和提升檔案館保存、組織和有效利用社會(huì)記錄信息的能力”，注重對(duì)檔案從業(yè)人員工作技能的培訓(xùn)；在博士培養(yǎng)階段，主要以培養(yǎng)“學(xué)術(shù)型”人才為目標(biāo)，“能夠從理論和方法論角度豐富檔案專業(yè)核心知識(shí)，通過研究創(chuàng)新貢獻(xiàn)于信息學(xué)領(lǐng)域及其學(xué)科的發(fā)展”，意在提升檔案學(xué)教育的發(fā)展水平。
通過培養(yǎng)目標(biāo)的對(duì)比分析，我們發(fā)現(xiàn)，兩國雖然都認(rèn)為檔案專業(yè)是實(shí)踐性很強(qiáng)的學(xué)科，但加拿大更注重培養(yǎng)學(xué)生的應(yīng)用能力，因而，直到博士層次才主要培養(yǎng)學(xué)生的學(xué)術(shù)能力；而我國則始終貫徹“理論與實(shí)踐相結(jié)合”，因而，設(shè)置了不同的培養(yǎng)層次來貫徹這一專業(yè)教育理念。
2.3課程設(shè)置。
課程設(shè)置是反映檔案教育培養(yǎng)目標(biāo)的重要指標(biāo)。為了便于比較，本文選取了兩個(gè)學(xué)院檔案學(xué)碩士課程進(jìn)行分析，課程設(shè)置詳情見下表。
武漢大學(xué)根據(jù)時(shí)展的要求不斷調(diào)整教學(xué)內(nèi)容，例如，設(shè)置了《電子政務(wù)原理與應(yīng)用》、《數(shù)字檔案館原理與技術(shù)》等課程。學(xué)院設(shè)置了4個(gè)研究方向，包括：檔案學(xué)理論與應(yīng)用；電子文件管理；政府信息資源管理；檔案管理現(xiàn)代化。研究生課程的設(shè)置分為必修課、選修課和補(bǔ)修課三類，應(yīng)修學(xué)分不少于28學(xué)分，學(xué)科通開課不少于8—10學(xué)分，研究方向必修課不少于4學(xué)分(至少2門)，其余為選修學(xué)分。
自1981年設(shè)置檔案學(xué)課程以來，不列顛哥倫比亞大學(xué)緊密結(jié)合本國檔案工作發(fā)展的現(xiàn)狀，不斷調(diào)整課程的設(shè)置。學(xué)院要求學(xué)生應(yīng)完成48學(xué)分的課程，其中，24分為核心課程，24分為選修課程，以及一些0學(xué)分的課程和實(shí)踐活動(dòng)(例如參觀)等，有研究興趣的學(xué)生可以選擇寫畢業(yè)論文。在畢業(yè)論文的要求上，中加兩國存在較大差異，在我國，完成碩士畢業(yè)論文并通過答辯，是獲得碩士學(xué)位的必要條件，而加拿大則可以根據(jù)學(xué)生的興趣來進(jìn)行選擇是否寫畢業(yè)論文。
武漢大學(xué)信息管理學(xué)院與不列顛哥倫比亞大學(xué)圖書、檔案與情報(bào)研究學(xué)院檔案學(xué)碩士課程設(shè)置
通過兩個(gè)學(xué)院碩士課程的比較，我們還可以發(fā)現(xiàn)，兩個(gè)學(xué)院課程設(shè)置，均具有濃厚的院系背景色彩，武漢大學(xué)設(shè)置了許多與政務(wù)信息相關(guān)的課程，而哥倫比亞大學(xué)則設(shè)置了圖書館學(xué)相關(guān)課程。
2.4師資隊(duì)伍。
根據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，近年來，我國檔案學(xué)專業(yè)教師在數(shù)量與質(zhì)量上都有了較大改善：從職稱結(jié)構(gòu)上來看，2000年至2008年，全國具有“正高級(jí)”職稱的檔案學(xué)專業(yè)教師數(shù)量逐年增加，由52人增至84人，增長約61.5％；從學(xué)歷結(jié)構(gòu)上看，2000年至2008年，具有博士研究生學(xué)歷的檔案學(xué)教師數(shù)量大幅增加，由2000年的26人增至2008年的129人，增長近4倍。
武漢大學(xué)信息管理學(xué)院擁有較強(qiáng)的師資隊(duì)伍，經(jīng)調(diào)研，目前，檔案系共有教師10名，擁有“正高”、“副高”職稱的教師占整個(gè)師資隊(duì)伍的80％，擁有博士學(xué)位的教師占60％。不列顛哥倫比亞大學(xué)除了擁有12名檔案專職教師外，還擁有26位兼職教師，共29人擁有蹲士學(xué)位，占師資隊(duì)伍的76％以上。兼職教師來自當(dāng)?shù)匾恍┬畔C(jī)構(gòu)或大學(xué)圖書館、城市檔案館，擁有非常豐富的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)。通過調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)，不列顛哥倫比亞大學(xué)師資隊(duì)伍中一個(gè)非常突出的特 色——教師的國籍構(gòu)成多樣化，分別來自加拿大、美國、英國等，這在一定程度上，也促進(jìn)了多國文化與檔案信息資源的溝通與交流。
3啟示
我國檔案學(xué)教育具有多層次的培養(yǎng)模式，有利于系統(tǒng)地培養(yǎng)檔案人才，這是我國的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，也存在問題與不足，應(yīng)進(jìn)行一定的改革。
3.1在培養(yǎng)目標(biāo)定位準(zhǔn)確化的前提下，分類型培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。美國檔案工作者協(xié)會(huì)(“SAA”)在1982年和2004年，分別開展了對(duì)檔案工作者職業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的調(diào)查，并根據(jù)得出的結(jié)果指導(dǎo)檔案研究生教育和檔案就業(yè)工作的開展，使美國的檔案學(xué)高等教育取得r良好的教育效果，成為世界范圍內(nèi)檔案學(xué)教育的典范。而我國與加拿大都沒有檔案工作機(jī)構(gòu)為高校檔案學(xué)教育進(jìn)行類似的實(shí)際調(diào)研，并指導(dǎo)其制定培養(yǎng)目標(biāo)，這是兩國檔案學(xué)教育的共同缺陷。
我國檔案學(xué)高等教育分為本、碩、博三個(gè)層次，其中，本科教育是整個(gè)培養(yǎng)體系的基礎(chǔ)，碩士、博士階段均以培養(yǎng)學(xué)生科研能力為主。在本科教育階段，教師就應(yīng)指導(dǎo)學(xué)生明確自己的職業(yè)規(guī)劃，對(duì)本科畢業(yè)后希望直接從事檔案工作的學(xué)生，增加其專業(yè)技能性課程的比重，并為學(xué)生積極提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)；而對(duì)有研究興趣的學(xué)生，在本科教育的后期，就要注重他們研究能力的培養(yǎng)，為他們開設(shè)基礎(chǔ)研究理論與方法的課程。不可否認(rèn)，當(dāng)前，我國檔案學(xué)研究生大都處于導(dǎo)師助手的位置，在導(dǎo)師確定的研究課題下，負(fù)責(zé)基礎(chǔ)性的研究工作，不具備“獨(dú)立從事研究工作的能力”，顯然，不符合碩士、博士階段的培養(yǎng)目標(biāo)，這也是制約檔案學(xué)基礎(chǔ)理論發(fā)展的瓶頸。
3.2課程設(shè)置在堅(jiān)持特色化的基礎(chǔ)上，適當(dāng)增加相關(guān)學(xué)科的內(nèi)容。不列顛哥倫比亞大學(xué)檔案學(xué)課程體系中，特別是專業(yè)核心課程，體現(xiàn)了濃厚的“檔案”特色，如，設(shè)置了《檔案古文書學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)管理與著錄》等課程。由于其檔案學(xué)專業(yè)是由圖書館學(xué)院與歷史學(xué)院合作建立而成，因此，課程和培養(yǎng)項(xiàng)目的設(shè)置還體現(xiàn)了不同學(xué)科之間的交叉與融合。該校檔案與圖書館學(xué)雙碩士項(xiàng)目中，要求學(xué)生完成檔案、圖書館學(xué)兩個(gè)學(xué)科的基礎(chǔ)課程，培養(yǎng)學(xué)生適應(yīng)文檔一體化、圖書與檔案管理一體化工作需要的能力，使之成為“復(fù)合型”人才。
篇3
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。
1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
(1)綜合類:主要有上級(jí)教育主管部門下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡報(bào)等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料;每學(xué)期評(píng)教評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
(2)教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點(diǎn)課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評(píng)審意見;學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
(4)教學(xué)研究類:各類教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請(qǐng)書、實(shí)施計(jì)劃、成果及總結(jié)以及獲獎(jiǎng)的申報(bào)材料和獎(jiǎng)狀;獲院級(jí)以上的教學(xué)成果類的申報(bào)材料及獎(jiǎng)狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
2教學(xué)檔案的特點(diǎn)
教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn):
(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng),使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學(xué)檔案來源于上級(jí)主管部門和學(xué)校兩級(jí)教務(wù)教學(xué)活動(dòng),即有上級(jí)和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時(shí)還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
(3)歸檔時(shí)間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的,歸檔時(shí)間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。
(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行。
3教學(xué)檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的,應(yīng)該由自己來管理,擔(dān)心材料會(huì)遺失,或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對(duì)上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級(jí)的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對(duì)檔案材料只要用時(shí)有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費(fèi)不足有些系部連一個(gè)像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級(jí)檔案管理、存檔部門職責(zé)不明,歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強(qiáng)對(duì)系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對(duì)系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對(duì)系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對(duì)性與實(shí)用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
(2)檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長效機(jī)制,以此為檔案管理日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對(duì)統(tǒng)一;一般用計(jì)算機(jī)打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊(cè),以利長期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實(shí)習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談?dòng)涗洝⒙犝n記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、各種考試試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對(duì)本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號(hào)、卷號(hào)(盒號(hào)),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級(jí)和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對(duì)所有教學(xué)檔案進(jìn)行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進(jìn)柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進(jìn)行預(yù)立卷,并按時(shí)間先后順序排列。
(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度,縮短勞動(dòng)時(shí)間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻(xiàn)
篇4
1.2檔案社會(huì)學(xué)的研究對(duì)象
檔案社會(huì)學(xué)研究中的一個(gè)重要問題，就是要把這個(gè)最基本的研究對(duì)象弄清楚。否則，研究活動(dòng)就會(huì)誤入歧途，走偏方向。保自澄認(rèn)為：“檔案社會(huì)學(xué)的研究內(nèi)容和任務(wù)大致有以下幾個(gè)方面：
（一）檔案、檔案工作產(chǎn)生、發(fā)展、變化的社會(huì)基礎(chǔ)和條件。
（二）檔案和檔案工作發(fā)揮作用的范圍、程度和效果的社會(huì)原因，以及檔案、檔案工作的社會(huì)作用。
（三）檔案工作者在社會(huì)生活中的地位、作用，以及檔案工作者的社會(huì)心理和智慧才能發(fā)揮的社會(huì)影響。
（四）檔案、檔案工作和檔案工作者之間相互關(guān)系、相互作用的研究。”保自澄強(qiáng)調(diào)的是檔案、檔案工作、檔案工作者與社會(huì)生活之間的關(guān)系。陳智為指出：“檔案社會(huì)學(xué)的研究對(duì)象，可初步歸納為以下幾個(gè)方面：一、檔案的文化特點(diǎn)與文化表現(xiàn)。二、檔案來源的社會(huì)性。社區(qū)檔案、家庭與個(gè)人檔案．以及各種載體形式的檔案。三、檔案的社會(huì)價(jià)值及其實(shí)現(xiàn)，檔案的提供利用與開放，檔案的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。四、檔案面向社會(huì)的窗口—檔案館；檔案館與圖書館、博物館的關(guān)系。五、檔案事業(yè)的公共關(guān)系。六、檔案工作與社會(huì)意識(shí)；檔案工作與社會(huì)環(huán)境。七、檔案社會(huì)輿論。八、檔案立法。九、國際檔案社會(huì)。”陳智為強(qiáng)調(diào)的是檔案學(xué)與社會(huì)學(xué)的交界處。筆者更加傾向于保自澄所提出的檔案社會(huì)學(xué)的研究對(duì)象，認(rèn)為檔案社會(huì)學(xué)研究對(duì)象大致分為以下四個(gè)方面：一是檔案的社會(huì)屬性。“檔案就是人們社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄。是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段，即有文字、和國家之后而必然出現(xiàn)的社會(huì)產(chǎn)物。無論是古今中外哪個(gè)國家，哪個(gè)社會(huì)都必然會(huì)出現(xiàn)檔案這一社會(huì)現(xiàn)象，也無論是通用文書檔案，還是專業(yè)檔案（包括科技檔案）的出現(xiàn)也都是社會(huì)現(xiàn)象，前者是社會(huì)政治活動(dòng)的產(chǎn)物，后者是社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)的產(chǎn)物。”我們可從上述言論中得出，檔案的來源是具有社會(huì)性的。一個(gè)國家的政治體制、意識(shí)形態(tài)、經(jīng)濟(jì)條件等因素直接影響著檔案的形成。總體上說，研究檔案來源的社會(huì)性，除了要了解社會(huì)這個(gè)宏觀因素外，還要研究立檔單位、檔案員等微觀因素的社會(huì)屬性。二是檔案的社會(huì)價(jià)值及其實(shí)現(xiàn)。“檔案是在社會(huì)歷史發(fā)展中形成的,它對(duì)社會(huì)歷史的發(fā)展具有重要的作用和價(jià)值。人類保存和利用檔案正說明檔案具備特有的社會(huì)作用和價(jià)值。”檔案的社會(huì)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)與檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)密不可分。檔案越齊全完整，就越能滿足不同層次的社會(huì)需求，也就越能體現(xiàn)它的社會(huì)價(jià)值。檔案的社會(huì)價(jià)值還與檔案管理人員的管理水平、編研能力以及對(duì)檔案宣傳的能力直接相關(guān)。檔案管理人員的管理水平越高，就越能提供方便快捷的服務(wù)；編研能力越強(qiáng)，就越能拓寬檔案工作的服務(wù)渠道。三是檔案工作的社會(huì)影響。從檔案的社會(huì)功能來看,檔案能夠折射出政治的、歷史的、文化的等諸多現(xiàn)象。檔案工作不僅能為政治、歷史、文化等領(lǐng)域服務(wù)，還能夠?yàn)檎巍v史、文化等領(lǐng)域保存檔案，留下史料。研究檔案工作在不同領(lǐng)域的社會(huì)影響，也是研究檔案社會(huì)學(xué)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。四是檔案工作者的社會(huì)地位。研究檔案工作者的社會(huì)地位，可以分別從兩個(gè)層面去研究。一是，從宏觀的角度分析檔案工作者隊(duì)伍整體的社會(huì)地位。具體地說就是，在不同的政治制度、社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)和文化發(fā)達(dá)程度中，去研究檔案工作者的構(gòu)成、層次及影響力。二是，從微觀的角度分析個(gè)別檔案工作者的社會(huì)地位。當(dāng)代，一批優(yōu)秀的檔案工作者涌現(xiàn)出來。如：軍旅檔案人劉義權(quán)“、最美”基層檔案人周珍、優(yōu)秀干部信息管理工作者劉珍娥等提高了檔案工作者的社會(huì)地位，擴(kuò)大了檔案工作的影響力。通過研究不同行業(yè)、不同地域檔案工作者的社會(huì)地位，可以分析出檔案工作在不同行業(yè)、不同地域的重要性。
1.3檔案社會(huì)學(xué)的研究方法
從研究方法上來看，檔案學(xué)沒有專屬于自己的原生性的研究方法。傳統(tǒng)的檔案學(xué)借鑒的是歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)等學(xué)科。檔案社會(huì)學(xué)的研究方法除了要保留傳統(tǒng)的檔案學(xué)的研究方式外，還應(yīng)借鑒社會(huì)學(xué)的研究方法。筆者認(rèn)為研究檔案社會(huì)學(xué)要掌握以下幾種主要方法：一是定量研究和定性研究。定量研究與定性研究是檔案社會(huì)學(xué)研究的基本方法之一。定量研究側(cè)重于、且較多地依賴于對(duì)事物的測量和計(jì)算。定性研究側(cè)重于和依賴于對(duì)事物的含義、特征、隱喻、象征的描述和理解。[10]將定量研究與定性研究相結(jié)合，既依賴于對(duì)事物的測量，又側(cè)重于事物的含義和特征。二是調(diào)查研究和文獻(xiàn)研究。調(diào)查研究的方式指的是采用自填式問卷或結(jié)構(gòu)式訪問的方法，系統(tǒng)地、直接地從一個(gè)取自總體的樣本那里收集量化資料，并通過對(duì)這些資料的統(tǒng)計(jì)分析來認(rèn)識(shí)社會(huì)現(xiàn)象及其規(guī)律的社會(huì)研究方式。此種方法對(duì)于研究檔案工作的社會(huì)影響及檔案工作者的社會(huì)地位有著重要的意義。他可以從利用者、社會(huì)人士的角度去了解檔案工作和檔案工作者，利用問卷、訪問的方式直接地了解檔案工作的社會(huì)影響和社會(huì)地位。
篇5
1.2來源分散。不同普通教育，成教為社會(huì)組織、全民參加。成教學(xué)歷有四種主要形式，分別是成人高考（學(xué)習(xí)形式有脫產(chǎn)、函授、夜大）、高等教育自學(xué)考試（自考）、廣播電視大學(xué)（電大現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放教育）和遠(yuǎn)程教育（網(wǎng)絡(luò)教育）。成人高校多辦學(xué)點(diǎn)并存的辦學(xué)模式，使得學(xué)生來源和分布分散，使學(xué)生學(xué)籍檔案形成的時(shí)間規(guī)律性不強(qiáng)，來源不一，導(dǎo)致學(xué)籍資料的產(chǎn)生和形成比較分散。
1.3異動(dòng)頻繁。成教招生對(duì)象主要是已經(jīng)走上工作、生產(chǎn)崗位人員，對(duì)他們所不具備的履行崗位職責(zé)所必需的文化知識(shí)、專業(yè)技術(shù)和實(shí)際能力的教育。成教學(xué)生大多數(shù)容易受家庭、工作、社會(huì)等因素的影響，容易出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)點(diǎn)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、退學(xué)等異動(dòng)情況，具有極強(qiáng)的不穩(wěn)定性，故學(xué)籍流動(dòng)性特別大，學(xué)籍異動(dòng)頻繁等特點(diǎn)，更加凸顯學(xué)籍檔案管理工作的重要性和復(fù)雜性。
2成教學(xué)生檔案管理存在的問題
成人高校聯(lián)合辦學(xué)點(diǎn)多，學(xué)生數(shù)量大且來源分散，特別是異動(dòng)頻繁待特點(diǎn)，給管理工作帶來一系列的問題，目前管理人員素質(zhì)跟不上時(shí)展的要求，對(duì)教學(xué)點(diǎn)管理不夠規(guī)范，管理手段基于過去，管理效益、效率低，主要表現(xiàn)在：
2.1檔案管理人員素質(zhì)不高。目前成教檔案管理人員結(jié)構(gòu)失調(diào)，具備高學(xué)歷的少，具備檔案專業(yè)背景的少，掌握全面的檔案理論的少。檔案管理中普遍存在因循守舊、滿于現(xiàn)狀，管理水平低下，缺乏創(chuàng)新意識(shí)等通病。缺少既掌握現(xiàn)代管理思想，具備堅(jiān)實(shí)檔案專業(yè)理論基礎(chǔ)和高超專業(yè)技能，又掌握計(jì)算機(jī)基本知識(shí)，并能將二者有機(jī)結(jié)合起來的復(fù)合型人才。
2.2管理不夠規(guī)范。成人高校因校外多教學(xué)點(diǎn)并存，往往存在管理不夠規(guī)范的現(xiàn)象。管理思想難以統(tǒng)一，成一種無形的隔閡，工作難以形成默契。雖然高校建立健全檔案管理制度，例如：《成教檔案管理辦法》、《文件材料的收集與歸檔辦法》、《檔案保管制度》等，但管理制度能夠在每個(gè)教學(xué)點(diǎn)真正執(zhí)行的不多。一些檔案管理工作流程在教學(xué)點(diǎn)能真正全面運(yùn)用的不多。
2.3管理手段滯后。存在許多成人高校檔案管理依然停留在起步階段，使用傳統(tǒng)的人工管理，管理方式落后，或采用單機(jī)版進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助管理，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，數(shù)據(jù)的完整性和一致性差，數(shù)字化程度低，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，工作效率低。或是采用基于單一的C/S（客戶端/服務(wù)器）模式，應(yīng)用較小的局域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，與其它用戶交互能力差、可擴(kuò)展性差，不容易進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，維護(hù)困難等。
篇6
哲學(xué)認(rèn)為，事物都是以特定的結(jié)構(gòu)形式存在的。每一種事物都有其特有的結(jié)構(gòu)特征，事物若失去其自身的結(jié)構(gòu)形式，該事物也就必然失去其自身的功能和屬性。事物的結(jié)構(gòu)是由組成它的各個(gè)要素（或因素）按照一定的規(guī)則（即要素之間的相互聯(lián)系、相互作用、相互制約的內(nèi)在聯(lián)系）有秩序、分層次地結(jié)合成一定的組成形式而實(shí)現(xiàn)的。人們認(rèn)識(shí)事物，其實(shí)就是要弄清事物組成要素、結(jié)構(gòu)、功能與價(jià)值及其本質(zhì)屬性，其中結(jié)構(gòu)具有非常積極的意義。對(duì)于檔案結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)，檔案學(xué)教材已有所涉獵，主要從檔案的實(shí)體構(gòu)成和檔案的構(gòu)成要素兩條途徑進(jìn)行闡述。“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構(gòu)成檔案的兩個(gè)基本要素”[2]屬于后者。前者主要的目的在于說明檔案館、室的檔案與單份文件的區(qū)別，強(qiáng)調(diào)檔案的實(shí)體結(jié)構(gòu)，可以為文件的整理和檔案館（室）藏提供理論依據(jù)。后者是對(duì)檔案或文件自身構(gòu)成要素的概括，雖然它并不說明文件和檔案實(shí)體的館藏意義，但這一認(rèn)識(shí)對(duì)檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據(jù)，特別是電子文件的出現(xiàn)，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元?jiǎng)澐郑瑸殡娮游募恼硖峁┝藦?qiáng)有力的理論武器。
近年來，對(duì)檔案結(jié)構(gòu)已有人發(fā)表文章進(jìn)行專門的探討，一種觀點(diǎn)認(rèn)為“檔案的結(jié)構(gòu)是以知識(shí)單元的歷史聯(lián)系為依據(jù)的文件載體排列方式”。[3]劉新安等在文章《檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成》中認(rèn)為，檔案是由“文件實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”共同構(gòu)成。[4]本文是在過去檔案界對(duì)檔案結(jié)構(gòu)認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)該問題的進(jìn)一步的探討，給出數(shù)學(xué)模型的基本形式，并以此為基礎(chǔ)解釋檔案學(xué)理論和檔案工作中的相關(guān)問題。
2檔案結(jié)構(gòu)的數(shù)學(xué)模型
檔案的結(jié)構(gòu)是一個(gè)比較復(fù)雜的問題，而且隨著檔案實(shí)踐的發(fā)展日趨復(fù)雜，尤其電子文件的出現(xiàn)，使得檔案信息與載體既可合二為一，又可一分為二，因此檔案的構(gòu)成也必然要考慮到檔案的信息和載體兩個(gè)方面。我們可以將其歸納為：A=F(C+I)。
其中，A代表檔案，C代表文件的載體，I代表文件載體所承載的信息，“+”表示文件載體與文件信息之和。F是檔案工作者賦予文件載體和文件信息的整理行為，即整理的原則和方法。以上公式告訴我們，檔案是我們按照特定的原則將文件的信息和載體進(jìn)行有效組合生成的物質(zhì)。其基本含義可從以下幾方面理解和分析。
2.1任何一種文獻(xiàn)，都是由載體C和信息I而構(gòu)成的，檔案是文獻(xiàn)中的一種，是文獻(xiàn)的下位類概念，它也應(yīng)該由信息和載體構(gòu)成，充分揭示了檔案與文獻(xiàn)的從屬關(guān)系。檔案與一般文獻(xiàn)（圖書、期刊、報(bào)紙等）的主要區(qū)別在于兩點(diǎn)：其一，公式中C和I嚴(yán)格界定為文件的載體和信息，文件是人類社會(huì)活動(dòng)的伴生物，它具有原始的歷史記錄性，將文件進(jìn)行整理生成檔案以后，這種屬性不但沒有削弱，反而得到了進(jìn)一步的加強(qiáng)，這是一般文獻(xiàn)不可比擬的。其二，就一般文獻(xiàn)而言，整理過程不是構(gòu)成文獻(xiàn)的必要條件，即經(jīng)過整理的和沒有經(jīng)過整理的文獻(xiàn)都是文獻(xiàn)，但就檔案而言，我們知道文件轉(zhuǎn)化為檔案必須具備三個(gè)必要條件，其中之一即是對(duì)文件的整理。正如《檔案管理學(xué)》教材所論述：“檔案的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)之一，就在于它已經(jīng)不是一份份孤立的文件，也不是一批批雜亂的文件的堆積，而是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件體系，它反映了各種活動(dòng)和事件的原貌。所以未經(jīng)整理的、雜亂無序的零散歷史文件，雖然也屬于檔案，但從檔案的一般特點(diǎn)來說，它并不是典型的、科學(xué)意義上的檔案。”[5]換言之，孤立和雜亂的文件經(jīng)過整理才成為具有結(jié)構(gòu)特征的檔案。
2.2A=F(C+I)中的F是文件轉(zhuǎn)化為檔案的基本條件，依上所述，主要指對(duì)文件實(shí)體和文件信息的整理原則。在數(shù)百年的檔案實(shí)踐過程中，整理原則也隨之發(fā)生過幾次重大變化。從最早的二元主義的序列原則（即在收文和發(fā)文二元下以時(shí)間先后進(jìn)行文件排序）到事由原則，再到后來的來源原則、自由來源原則，一直到上個(gè)世紀(jì)80年代中后期，我國檔案學(xué)者何嘉蓀、馮惠珍教授提出主、客體全宗的理論，可以說都是對(duì)檔案整理理論的探討。由此可見，F(xiàn)隨著檔案實(shí)踐的不斷發(fā)展和人們對(duì)檔案實(shí)踐認(rèn)識(shí)的深化而變化，使之具有新的內(nèi)涵。文件和檔案的整理是檔案實(shí)踐的核心內(nèi)容，貫穿于文件運(yùn)動(dòng)的全過程（單份文件卷類全宗館藏），它使散亂的文件具備了有機(jī)的結(jié)構(gòu)特征。所以公式中的F不是檔案的結(jié)構(gòu)自身，但它是搭建檔案結(jié)構(gòu)的基本原則和方法。
A=F(C+I)，F(xiàn)是一種法則，文件實(shí)體和文件信息的有機(jī)組合經(jīng)過F法則變換成為“典型的、科學(xué)意義上的”檔案。F變換以建立檔案文件之間的內(nèi)在聯(lián)系、搭建檔案文件的有機(jī)結(jié)構(gòu)為目的。荷蘭手冊(cè)的作者認(rèn)為：“一個(gè)全宗是一個(gè)有機(jī)整體，……它按照一定的規(guī)則成長著、形成著、并且變化著……”。[6]英國檔案學(xué)家詹金遜也認(rèn)為：“它是一種生長的結(jié)果，正像一棵樹一頭動(dòng)物一樣，也是一種有機(jī)體。……因此，它的各部分之間，也有著對(duì)它本身的意義不可或缺的結(jié)構(gòu)、關(guān)節(jié)和自然聯(lián)系”。[7]
2.3A=F(C+I)中的C+I對(duì)于新的檔案實(shí)踐，尤其是電子文件、檔案實(shí)踐，具有非常重要的意義。在傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)的檔案實(shí)踐活動(dòng)中，一份文件的載體與信息是不可分的，文件信息相對(duì)于它的載體，其“貞節(jié)”程度可謂“從一而終”，所以文件、檔案的整理也是載體和信息一并進(jìn)行的，不可能各自獨(dú)立進(jìn)行。這一時(shí)期，實(shí)際上C+I可以用一個(gè)字母表示。但自上個(gè)世紀(jì)80年代中期《中國檔案分類法》問世以后，對(duì)傳統(tǒng)的文件的結(jié)構(gòu)和整理理論提出挑戰(zhàn)。《中國檔案分類法》雖然名為檔案分類法，但它卻不能直接用于檔案室和檔案館實(shí)體的分類，《中國檔案分類法》實(shí)質(zhì)上是對(duì)檔案信息的組織方法，而不是對(duì)檔案室和檔案館實(shí)體檔案的分類方法。由此人們第一次認(rèn)識(shí)到，檔案實(shí)體的整理和檔案信息的組織是可以分離的。正是由于這一原因，在上個(gè)世紀(jì)80年代中后期的檔案管理學(xué)教材中，提出檔案由文件載體和文件信息兩大要素構(gòu)成，順理成章，將檔案的分類也劃分為實(shí)體分類和信息分類。何嘉蓀教授在他主編的教材和與傅榮校博士合作的專著中將檔案的實(shí)體整理和信息整理稱之為“實(shí)體控制”和“智能控制”。
近年來，電子文件的大量涌現(xiàn)直接影響到檔案的整理理論和技術(shù)。電子文件的信息對(duì)載體的依賴不比當(dāng)年，電子文件的信息相對(duì)獨(dú)立，以至于電子文件在線傳輸時(shí)，其載體往往是不被考慮的，非到文件信息脫機(jī)保存時(shí)文件的載體才被重視。實(shí)際上，電子文件的整理過程已經(jīng)演化為以著錄為依托，以檢索為手段的情報(bào)信息處理過程，它與電子文件脫機(jī)以后的實(shí)體保存并沒有必然的內(nèi)在聯(lián)系，它們可以分別獨(dú)立進(jìn)行。因此文件C+I的兩元表現(xiàn)形式，對(duì)于新的檔案實(shí)踐具有特殊的積極意義。對(duì)于脫機(jī)以前的電子文件的整理可表示為A=F(I)，而脫機(jī)以后的實(shí)體的分類保管亦可表示為A=F(C)，它們?cè)试S遵循不同的整理原則F，而且可以各自具有不同的結(jié)構(gòu)。在目前以紙質(zhì)文件為主導(dǎo)的檔案整理中，實(shí)體整理（即檔案室、館的整理）以載體的排列為目的，按照歷史原則（即檔案文件之間的歷史聯(lián)系）進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)由文件案卷全宗館藏的實(shí)體結(jié)構(gòu)；按照《中國檔案分類法》對(duì)檔案信息的分類，則遵循邏輯原則，形成與檔案實(shí)體不同的檔案信息的特殊結(jié)構(gòu)。
3A=F(C+I)的異化及其意義
A=F(C+I)概括了一般檔案室和檔案館的紙質(zhì)檔案的結(jié)構(gòu)關(guān)系，它具有普遍的適用性，但它也可以出現(xiàn)以下幾種異化形式，并且與檔案工作實(shí)踐中的特殊情況相對(duì)應(yīng)。
3.1A=(C+I)：即在特殊條件下，沒有經(jīng)過任何整理（公式中F不存在）的文件依然可以成為檔案，而不能再將它們稱為文件。盡管沒有經(jīng)過整理的文件不是“典型的、科學(xué)意義上的”檔案，但畢竟還是檔案，而且在檔案實(shí)踐中也是可能出現(xiàn)的。例如，檔案征集是檔案收集工作的組成部分，檔案室和檔案館征集到的零散文件，雖然它們沒有經(jīng)過必要的整理，我們依然將它們稱之為檔案。檔案的征集雖然在檔案的收集工作中不占主流，但卻是檔案館的經(jīng)常性的業(yè)務(wù)活動(dòng)，以至于大多省級(jí)檔案館都設(shè)有專門機(jī)構(gòu)來進(jìn)行檔案征集工作。A=(C+I)是A=F(C+I)異化后的特殊形式，也對(duì)應(yīng)著一定的檔案實(shí)踐活動(dòng)。在何嘉蓀教授和傅榮校博士合著的《文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究》一書中，將這一現(xiàn)象概括為“文件運(yùn)動(dòng)過程中的跳躍”現(xiàn)象。
其實(shí)這一現(xiàn)象在以往的檔案學(xué)研究中一直沒有給予科學(xué)解釋。在檔案學(xué)教材中，我們一方面強(qiáng)調(diào)文件轉(zhuǎn)化為檔案的三個(gè)必要條件，必要條件之一就是沒有經(jīng)過整理的文件不是檔案，另一方面又認(rèn)為文件一經(jīng)歸檔進(jìn)入檔案室和檔案館就成為檔案，那么征集到檔案館、室的零散文件沒有經(jīng)過必要的整理，我們將它稱為檔案呢，還是文件呢？如果依照必要條件判斷，它未經(jīng)整理是文件，可是它又是檔案館的日常業(yè)務(wù)之一，而且我們將這項(xiàng)活動(dòng)不叫做文件征集，而稱為檔案征集，在檔案學(xué)教材中也將這部分內(nèi)容設(shè)在檔案工作的收集環(huán)節(jié)講授，因此形成悖論。我們給出的檔案結(jié)構(gòu)模型的異化形式可以給它適當(dāng)?shù)慕忉尅?/p>
3.2A=F(C+X)是檔案結(jié)構(gòu)模型的另一種異化形式，即在文件形成檔案的過程中側(cè)重于考慮文件載體，而淡化其中信息之間的有機(jī)聯(lián)系及其表現(xiàn)形式（信息I異化為X)，這種現(xiàn)象在現(xiàn)實(shí)的檔案實(shí)踐中也時(shí)而顯現(xiàn)。例如：織布廠的樣品室中的產(chǎn)品樣本，其本身就具有檔案的性質(zhì)，它以實(shí)物的形式記錄企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)活動(dòng)。據(jù)筆者調(diào)研，甚至有不少企業(yè)干脆將布的樣本裁減成照片大小裝入像冊(cè)保存在檔案室中，將其視為樣品檔案。如果將這些布的樣品視為檔案，樣品中的信息就已經(jīng)發(fā)生了異化，它不再是一般意義上的文件信息，其中信息的表現(xiàn)形式既不是文字的，也不是圖表的，甚至也不是聲相的，但是這些樣品仍然具有檔案屬性。其實(shí)這些樣本與開發(fā)它們時(shí)所形成的產(chǎn)品檔案相互對(duì)應(yīng)，換言之，二者所含的信息盡管表現(xiàn)形式不同，但實(shí)質(zhì)上具有同一性，它們是以不同的信息形式表現(xiàn)同一個(gè)產(chǎn)品的信息，共同記錄和反映企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)活動(dòng)，應(yīng)該說二者所包含的信息具有內(nèi)在的必然聯(lián)系，但是對(duì)樣品“檔案”和產(chǎn)品檔案卻采取了不同的整理方式，且分別保管。這種情況屬于重視載體的特殊性，淡化信息之間的有機(jī)聯(lián)系。此種情況在檔案工作實(shí)踐中絕非個(gè)別現(xiàn)象，檔案室和檔案館中將不同載體的檔案淡化它們信息之間的相互聯(lián)系，各自整理分別保管習(xí)以為常。特殊載體的檔案尤其是實(shí)物檔案往往需要特殊的整理方法，同時(shí)形成它們的特殊結(jié)構(gòu)。
3.3A=F(X+I)與以上討論的問題相反，即重視檔案文件信息的結(jié)構(gòu)而淡化文件的載體。當(dāng)我們對(duì)檔案的處理重點(diǎn)針對(duì)它的信息，而很少關(guān)注它的載體形式時(shí)，則檔案結(jié)構(gòu)的模型異化為A=F(X+I)（此時(shí)載體C已經(jīng)異化為X）。這個(gè)表達(dá)式最為典型的現(xiàn)實(shí)意義是我們目前最為關(guān)注的虛擬檔案和檔案的虛擬整理。在虛擬檔案和檔案的虛擬整理中，整理的對(duì)象主要是針對(duì)文件的信息，使之能更好的適應(yīng)人們的需求，至于電子文件的載體，在文件脫機(jī)保管以前，其載體只具有技術(shù)方面的意義，幾乎與整理沒有關(guān)系。電子文件即使是脫機(jī)以后，它的整理保管與紙質(zhì)文件的整理原則也不會(huì)完全一致，甚至大相徑庭。
值得注意的是，對(duì)電子文件的整理由于主要是針對(duì)它的信息而忽略其載體，所以整理的原則和整理以后所形成的檔案結(jié)構(gòu)（信息結(jié)構(gòu)而非實(shí)體結(jié)構(gòu)）都將發(fā)生重大變化。歷史性原則（即按文件的來源、內(nèi)容、時(shí)間和形式等建立的文件之間的歷史聯(lián)系）和邏輯性原則今后會(huì)成為電子文件整理并重的兩大原則，由此引發(fā)電子檔案的結(jié)構(gòu)也必將突破紙質(zhì)的實(shí)體檔案結(jié)構(gòu)的固有模式。例如，根據(jù)“電子文件真實(shí)性的永久保管國際研究項(xiàng)目”(IflterPARES)研究成果，一份完整的電子文件構(gòu)成要包括：載體、內(nèi)容、物理和智能格式、活動(dòng)、人員、檔案鏈、背景等7個(gè)基本要素，[8]與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，顯然文件的微觀結(jié)構(gòu)發(fā)生了重大變化。從宏觀上講，傳統(tǒng)的全宗也不一定再是檔案結(jié)構(gòu)中的最高層次。美國檔案學(xué)者塞繆爾斯(Samusls)提出的“文獻(xiàn)戰(zhàn)略”應(yīng)用于傳統(tǒng)的檔案實(shí)踐中顯然是困難的，但在電子文件領(lǐng)域的應(yīng)用前景是樂觀的。塞繆爾斯(Samusls)的“文獻(xiàn)戰(zhàn)略”觀念對(duì)傳統(tǒng)的檔案的收集、整理、鑒定、檢索以及檔案的結(jié)構(gòu)形式等方面從理論到實(shí)踐都將產(chǎn)生深刻的影響。
綜上所述，A=F(C+I)概括了一般情況下檔案結(jié)構(gòu)的基本模型，F(xiàn)表示使文件轉(zhuǎn)化為檔案的手段、方法和原則，它具有明顯的時(shí)代特征。檔案的實(shí)體整理從最早的序列原則到事由原則、來源原則、歷史性原則以及電子文件出現(xiàn)以后各國檔案學(xué)者提出的新的原則和方法，都是對(duì)F的時(shí)代特征的注釋，我們應(yīng)該相信，隨著檔案實(shí)踐的發(fā)展，F(xiàn)還會(huì)有新的含義。另外，F(xiàn)與文件的載體C和文件信息I明顯存在對(duì)應(yīng)關(guān)系，文件的載體不同（往往表現(xiàn)為I異化）整理的原則和方法也不同；同理，當(dāng)載體C發(fā)生異化，只對(duì)文件的信息I進(jìn)行整理時(shí)，也應(yīng)該采取新的整理原則和方法。更值得注意的是，F(xiàn)、C、I中任何一個(gè)要素的變化都會(huì)直接影響到檔案的結(jié)構(gòu)，因此，不同文件載體和不同文件信息表現(xiàn)形式的檔案實(shí)踐將會(huì)直接導(dǎo)致檔案結(jié)構(gòu)的多元化。
對(duì)檔案結(jié)構(gòu)較為系統(tǒng)的研究，目前尚未引起檔案界應(yīng)有的重視，成果較少，將檔案結(jié)構(gòu)模型化就更顯得困難，本文僅作為對(duì)該問題的初步探索，拋磚引玉，希望得到檔案界同仁的批評(píng)指正。
【參考文獻(xiàn)】
1、2陳兆吳，和寶榮.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（修訂本）.北京：中國人民大學(xué)出版社，1996:14
3桑毓域，翟惠媛.論檔案的結(jié)構(gòu)及其在實(shí)踐和理論上的作用.天津檔案，2002；1
4劉新安等.檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成.檔案學(xué)通訊，2003；5
篇7
2.建立專門管理機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)專業(yè)人才
檔案管理工作需要有較強(qiáng)的責(zé)任心和認(rèn)識(shí)提高，在此基礎(chǔ)上，需要醫(yī)學(xué)院校付出實(shí)際行動(dòng)，首先需要建立檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)有利于扭轉(zhuǎn)檔案管理混亂的狀況，通過檔案管理系統(tǒng)的平臺(tái)來統(tǒng)籌醫(yī)學(xué)院的檔案管理工作。其次，利用檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化管理系統(tǒng)的操作，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)充分規(guī)范檔案管理工作的操作內(nèi)容和步驟，加大檔案管理工作的規(guī)范性。最后，通過專業(yè)人才的加入，優(yōu)化檔案管理工作，提高效率和醫(yī)學(xué)檔案資料價(jià)值利用的有效性。檔案管理人才的培養(yǎng)需要建立在檔案管理系統(tǒng)之上，學(xué)校通過吸引人才計(jì)劃，提高檔案管理部門的地位，充分利用檔案管理系統(tǒng)服務(wù)學(xué)校人才培養(yǎng)和科研實(shí)驗(yàn)的作用價(jià)值。保證各類先進(jìn)文明理念從檔案管理資料價(jià)值體現(xiàn)出來。
3.做好檔案收集工作
3.1定期集中收集。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格制定年度立卷歸檔時(shí)間期限，督促指導(dǎo)各單位集中將在工作活動(dòng)中形成的各類檔案材料按照歸檔要求收集整理歸檔，確保各類檔案資料的完整、系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范，并按期向?qū)W校向檔案部門移交。要做好檔案資料的定期集中收集，還需要有完整配套的實(shí)施措施，檔案管理部門應(yīng)制定和及時(shí)調(diào)整適應(yīng)本校檔案管理的歸檔范圍、相關(guān)制度以及歸檔質(zhì)量要求，建立健全學(xué)校檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)，使學(xué)校檔案收集工作形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化管理體制。只有在全校專(兼)職檔案人員相互配合，密切協(xié)作下，才能為學(xué)校檔案收集工作提供可靠的保證。
3.2普遍收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合。由于高校各部門產(chǎn)生和形成的文件材料種類很多，為保證學(xué)校各類檔案資料收集齊全完整，應(yīng)采取普遍收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合的方法全面收集，防止遺漏。在普遍收集的基礎(chǔ)上，還必須突出重點(diǎn)，進(jìn)行收集。采取現(xiàn)場跟蹤，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)部門、重點(diǎn)事件、重大課題、重要人物等各類檔案材料的收集，對(duì)于應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔并簽字驗(yàn)收，有效地防止醫(yī)學(xué)院校重要檔案材料的丟失和遺漏，保證文件材料的齊全完整。
3.3加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理系統(tǒng)不僅僅包含了檔案目錄級(jí)別的開發(fā)，還需要增強(qiáng)檔案全文掃描的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過掃描檔案使用率較高的（統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)），易破損或老化的檔案資料，此類資料的優(yōu)先入庫，網(wǎng)上可以直接全文檢索，有利于檔案價(jià)值得到更好地利用和開發(fā)。高校互助平臺(tái)的建立也是未來檔案信息化建設(shè)的重要步驟和趨勢(shì)之一，通過各個(gè)醫(yī)學(xué)院之間的平臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源相互利用，有利于提高醫(yī)學(xué)檔案價(jià)值使用率，共享的價(jià)值大于相互孤立的檔案管理平臺(tái)。
3.4開展網(wǎng)上查詢服務(wù)。在學(xué)校的網(wǎng)站提供“檔案檢索查詢”和“網(wǎng)上咨詢”功能，或者通過微信平臺(tái)、微博平臺(tái)來增強(qiáng)互動(dòng)，從而有效提高檔案信息的利用和共建全面性、系統(tǒng)性的檔案管理工作。
篇8
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號(hào)、學(xué)位證書編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
篇9
1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視
就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有意識(shí)到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。
1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低
專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。
1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一
目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。
1.4收集資料不夠完整
外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解造成了會(huì)議文件未能及時(shí)歸檔。某些教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，容易抹殺個(gè)人的成績，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。
1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)
有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購置的，個(gè)別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。
2．加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策
2.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢(shì)教育教學(xué)改革的步伐。要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。
2.2加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)
為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平
檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理
學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書、勞動(dòng)工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。
建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估，有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績，辦出特色，辦出水平。
參考文獻(xiàn)：
[1]王莉.談高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)[J]鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)2003,16(4).
[2]劉索珍.中職學(xué)校教學(xué)檔案管理工作初探[J]衛(wèi)生職業(yè)教育2005（17）.
篇10
想要科學(xué)、規(guī)范化管理檔案工作，開展檔案管理事業(yè)，就需要結(jié)合檔案管理工作自身特點(diǎn)和發(fā)展要求，結(jié)合信息化等一系列發(fā)展背景，從而選擇有利于開展檔案管理工作的方法和策略。
（一）豐富檔案管理工作理念，完善檔案管理工作機(jī)制
檔案管理科學(xué)化的重要體現(xiàn)就是管理工作機(jī)制完善，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理離不開完善的檔案管理機(jī)制。因此，這就需要我們改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，強(qiáng)化現(xiàn)階段所實(shí)施的檔案管理責(zé)任制度，優(yōu)化檔案管理運(yùn)行機(jī)制。同時(shí)有效結(jié)合具體發(fā)展需求，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，結(jié)合管理內(nèi)容，建立適合我國檔案管理工作順利發(fā)展和監(jiān)督完善的機(jī)制，通過科學(xué)管理檔案工作理念的不斷豐富和深化，從而逐步提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。
（二）加快檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，信息化推動(dòng)科學(xué)化
結(jié)合信息化發(fā)展要求，推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，這不僅是現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的客觀要求，還是檔案管理工作自身管理結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化升級(jí)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必經(jīng)之路。通過建立現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，最終能夠促進(jìn)檔案管理工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化、體系化方向發(fā)展。
（三）加強(qiáng)檔案日常管理工作，充分發(fā)揮利用檔案潛在價(jià)值
想要有效開展檔案管理工作，就要定期針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題，在檢查檔案時(shí)，重點(diǎn)確保檔案管理的完整性與規(guī)范性，要針對(duì)檔案管理要求，建立相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)存在的共性問題，一并解決。要持續(xù)有效規(guī)范完成檔案管理工作，重視檔案管理潛在價(jià)值，充分發(fā)掘、利用檔案管理潛在的固有價(jià)值。
（四）完善檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，有效提升檔案管理人才體系建設(shè)
在新的發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理工作作用更加重要，而信息化發(fā)展水平和速度不斷加快，就需要我們不斷完善檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，結(jié)合利用一系列現(xiàn)代化科技手段和檔案管理技術(shù)，結(jié)合新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)和要求，完善檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，形成固定有效的檔案管理人才體系建設(shè)。
篇11
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號(hào)、學(xué)位證書編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
篇12
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號(hào)、學(xué)位證書編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
篇13
學(xué)生在入學(xué)之后都會(huì)給新生進(jìn)行學(xué)籍注冊(cè)。以前，學(xué)生的學(xué)籍信息都是經(jīng)過人工手寫的，信息在謄錄的過程中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對(duì)功能是學(xué)校信息化管理的一種途徑。現(xiàn)在，學(xué)生在校園網(wǎng)上登錄自己的學(xué)號(hào)信息進(jìn)行查看，便可核對(duì)自己的學(xué)籍注冊(cè)信息。這樣可以保證每個(gè)學(xué)生注冊(cè)信息的正確，能夠保障學(xué)生的權(quán)益，減少老師的校對(duì)工作量。實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對(duì)功能，是未來幾年學(xué)校的學(xué)籍檔案管理需要加強(qiáng)的工作。學(xué)生入學(xué)時(shí)注冊(cè)的信息數(shù)據(jù)不是一成不變的。隨著家庭、戶籍、父母單位的變動(dòng)、電話的更改等多方面的變動(dòng)，學(xué)生的學(xué)籍信息也應(yīng)該做到及時(shí)地調(diào)整更改。為了能夠及時(shí)掌握學(xué)校學(xué)生信息的變動(dòng)情況，學(xué)校的學(xué)籍管理應(yīng)該實(shí)行期報(bào)制度:即各學(xué)校學(xué)籍管理部門要將前一階段學(xué)生變動(dòng)情況生成數(shù)據(jù)庫信息，每學(xué)年的第一學(xué)期和第二學(xué)期的開學(xué)前，將學(xué)生的學(xué)籍信息重新核對(duì)檢查，并將新的注冊(cè)信息報(bào)送到教育局相關(guān)的部門，進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)更新和維護(hù)。不但方便了學(xué)生信息的查詢，也方便了學(xué)校對(duì)學(xué)生信息的及時(shí)了解。
2學(xué)校要建立健全信息化管理制度
學(xué)校的管理需做到依法管理，才能有序地實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。在某些管理制度不健全的學(xué)校，會(huì)出現(xiàn)冒名頂替他人學(xué)籍信息的狀況，這會(huì)對(duì)被頂替的學(xué)生產(chǎn)生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學(xué)問題。在學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理中，學(xué)校應(yīng)該堅(jiān)持依法管理，規(guī)范管理。可制定相關(guān)的制度來“有法可依”，有些學(xué)校已經(jīng)制定了《信息采集錄入制度》《學(xué)生信息查詢制度》《協(xié)調(diào)與保障制度》等。學(xué)校應(yīng)該讓專門的人來負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的相關(guān)工作，建立健全學(xué)生學(xué)籍電子檔案的相關(guān)制度，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案應(yīng)該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫、更改和公開學(xué)生的個(gè)人學(xué)籍信息。學(xué)校也不能隨意調(diào)整學(xué)籍管理人員。如果由于特殊情況確實(shí)需要調(diào)整工作人員，也應(yīng)該上報(bào)教育局的相關(guān)部門。學(xué)籍管理要制定相關(guān)的制度，并且要嚴(yán)格依法實(shí)施。這是對(duì)學(xué)校的要求，也是對(duì)學(xué)生和家長的要求。在學(xué)生辦理轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、升學(xué)等手續(xù)時(shí)，家長應(yīng)該按照學(xué)校的正常程序辦理學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)移。學(xué)校建立健全的信息化管理制度能夠保證學(xué)生學(xué)籍信息的安全性;能夠推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn);能夠減少或避免學(xué)生學(xué)籍信息的遺漏等。
3設(shè)置專門的檔案信息管理人員
電子學(xué)籍檔案的信息化管理是一項(xiàng)實(shí)踐性極強(qiáng)的工作。每個(gè)同學(xué)的檔案都需要進(jìn)行信息化管理，這是一項(xiàng)復(fù)雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學(xué)校通過設(shè)置專門的學(xué)籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關(guān)的檔案管理工作。學(xué)籍檔案的信息管理人員要經(jīng)過培訓(xùn)，熟悉計(jì)算機(jī)電子技術(shù)，保證高效率地完成工作任務(wù)。要根據(jù)任務(wù)分配將學(xué)籍檔案的信息管理分配到相關(guān)崗位，具體的崗位負(fù)責(zé)不同的具體事務(wù)。針對(duì)學(xué)生的就學(xué)狀況，學(xué)籍管理人員應(yīng)及時(shí)地做好審核、轉(zhuǎn)檔、交接等相關(guān)工作。現(xiàn)階段，中學(xué)生的學(xué)習(xí)往往隨著家庭的變動(dòng)而變動(dòng)。父母的工作一旦變動(dòng)，學(xué)生就可能會(huì)出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)的狀況。關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍檔案問題，在學(xué)生開學(xué)的時(shí)候，學(xué)校的相關(guān)人員應(yīng)該給學(xué)生作相關(guān)的介紹。而在很多學(xué)校，這種學(xué)籍知識(shí)應(yīng)該讓學(xué)生有所了解，以免在轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)的情況下不知所以。專門的學(xué)籍檔案信息管理人員在工作時(shí)應(yīng)該做到以下幾點(diǎn):信息的管理人員要有責(zé)任心，學(xué)籍的錄入、整理和歸檔是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，管理人員應(yīng)該認(rèn)真、仔細(xì)、切不可馬虎;信息管理人員在經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)之后，能熟練操作計(jì)算機(jī)，保證工作的質(zhì)量;信息管理人員要對(duì)所有學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行分類，按照年級(jí)和學(xué)號(hào)進(jìn)行標(biāo)注，以便于查閱，必要時(shí)要備份信息;信息管理人員要對(duì)學(xué)校的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)常的維護(hù)。
4結(jié)語
教育是國家大計(jì)，是關(guān)乎國家人才培養(yǎng)的最關(guān)鍵手段。學(xué)校的教學(xué)管理和信息化管理必須得到重視。學(xué)生的學(xué)籍管理制度在目前的中學(xué)中還并不是十分健全，針對(duì)信息化管理這一塊，學(xué)校和教育的相關(guān)部門還有很多工作要做。
作者:甘露 單位:重慶市酉陽第二中學(xué)校
