引論：我們為您整理了13篇檔案管理知識范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

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1.2檔案工作基礎設施、技術手段落后

近年來，隨著國家對高等教育投入資金的增加，高校教學設施配備、實訓基地建設等取得了長足的進步，但由于檔案管理部門的工作不受重視，導致檔案管理工作需要的一些現代化設備難以及時兌現，檔案管理部門也往往被設置在高校不起眼的位置，檔案庫房面積和各項指標達不到要求，高校檔案工作的開展受到很大的阻礙，這自然也會打擊檔案工作人員工作的積極性和主動性。與此同時，部分高校依然采用傳統的手工檔案管理方法。計算機是高校現代化檔案管理工作必備的設施，盡管計算機辦公已經成為高校日常管理的常態，高校的財務部門、教學部門等早就配備了各種高性能的計算機設備，甚至一個辦公室配備多臺。但檔案室的計算機通常使用其他部門淘汰下來的，性能大打折扣。而且其他諸如掃描儀、刻錄機、服務器等設備都十分短缺，導致高校檔案工作的效率大打折扣。

1.3檔案隊伍整體素質不高

正是由于高校檔案管理的重要性得不到重視，高校很少招聘專業的檔案專業人才來負責檔案管理工作，往往是從其他部門抽調部分行政人員，或者由其他工作人員進行兼職，盡管在數量上可以保證高校檔案工作的需要，但由于絕大多數工作人員都不是檔案管理專業出身，缺乏基本的檔案管理技能學習和訓練，有的檔案管理人員不知道應該收取什么資料，有的不知道如何寫案卷標題，有的不知道如何利用計算機來進行檔案資料的查詢和搜索等，嚴重影響了高校檔案工作的質量。雖然有些高校配備了齊全的檔案管理需要的計算機等設備，但由于工作人員知識老化、素質不高，不懂得如何使用，導致計算機成為單純打字的工具，不能充分發揮計算機的高效率的優勢。特別是隨著知識經濟的興起和計算機技術的不斷發展，高校檔案管理工作的國內、國際交流日益頻繁，高校嚴重缺乏既懂檔案管理專業知識，又會熟練使用計算機、懂得外語的復合型人才。

1.4檔案信息開發利用工作相對落后

高校檔案是高校師生在多年的發展過程中所形成的寶貴的知識和智慧資源，具有無可比擬的價值。如果高校檔案沒有被充分的加以利用，再有價值的資源也會成為無用之物，對于高校檔案工作者而言，不僅要加強高校檔案的收集、整理和歸納，更重要的是充分發揮高校檔案的價值，提高其利用效率。目前高校檔案信息資源大多屬于被動式服務狀態，檔案管理者缺乏主動服務意識，依然是傳統的"等客上門"的服務模式，師生有需要時才來檔案室查詢相關的資料，這遠遠不能發揮高校檔案工作的優勢。同時檔案工作人員忙于日常的檔案裝訂工作，沒有時間和精力來編研和開發檔案資源，即便開發出一些編研產品，也往往深度不夠或者缺乏應用性而流于形式，檔案管理工作為高校科研、教學的服務效果差，社會效率和經濟效率差強人意。

2知識經濟時代提高高校檔案管理工作的建議

2.1樹立新的檔案管理意識

知識經濟時代，提高檔案管理意識、更新檔案管理觀念，是提高檔案管理工作效率的前提和基礎。首先，樹立檔案的開放意識。在現代社會，檔案已經從部分群體的特權向全體公民開放，縱觀世界各國的高校，都有意識的將檔案資源開放給師生和社會公眾使用，只有少數涉及機密的檔案資源才進行封存保管。我國高校的檔案管理者和工作人員也應該樹立開放的檔案管理意識，根據服務者的實際需求，提高檔案工作的開放性和服務性。其次，樹立檔案實效意識。知識經濟時代，社會發展日新月異，生活工作節奏加快，高校檔案管理工作也應該順應信息社會發展需要，提高檔案工作的時效性，及時進行檔案的收集和整理，搶時間、爭效益，根據服務對象的要求，第一時間將開發出來的檔案信息傳播出去，提高檔案服務的價值。第三，樹立檔案服務的競爭意識。知識經濟時代，高校之間的競爭主要是科研實力和教學質量的競爭。作為高校科研和教學的重要服務部門，高校檔案管理部門也要樹立競爭意識，通過優勝劣汰，引入競爭機制，給予檔案管理人員以壓力和動力，提高其工作積極性和主動性。

2.2推進高校檔案管理的現代化

隨著高校在校生人數的不斷增多，以及高校服務社會能力的提高，現代高校在發展中形成了大量的文件、視頻等資料，傳統的手工檔案管理方法不僅效率低下，而且很容易出現檔案資料丟失或者殘缺等問題。因此，高校要加強計算機技術在檔案管理中的應用，加快檔案信息資源的數字化、網絡化進程，從檔案資源的產生到歸檔都進行計算機操作，實現檔案管理的信息一體化，實現一次輸入、反復利用的效率，大大提高工作效率，也讓檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，進行更深度的檔案產品開發，以適應知識經濟的需要。同時，為方便利用傳輸和聯網，可以將館藏一些紙質檔案轉換為電子文件，以機讀目錄、卡片。通過建立檔案信息數據庫，充分發揮計算機的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現代化的基礎工作。另外，檔案管理工作要充分發揮網絡的優勢，將有價值的檔案信息公布在網上，提高檔案服務的廣泛性，同時也是帶動檔案收集、整理等工作的有效方法。

2.3大力開發檔案信息資源

提高高校檔案的利用價值是高校檔案管理的主要目的。高校檔案管理部門要加強檔案信息資源的開發力度，實現高校工作的應有價值。為了真正了解用戶的檔案需求，高校檔案部門必須加強市場調研，更多地與師生進行交流和溝通，及時了解學校教學和科研工作的重點，只有這樣，高校檔案部門才能合理地確定檔案信息資源的開發主題和入編內容，有的放矢地開展編研工作，最終向各種不同用戶提供與之需求相吻合的、高質量的檔案信息編研成品，以實現高校檔案信息資源開發利用的社會效益及經濟效益。此外，為了提高編研質量，高校檔案部門也可走聯合編研，共同開發信息資源的路子。為了彌補高校檔案部門人手少，編研力量不足，專業水平有限的不足，高校檔案部門可以采取"走出去，請進來"的方式，開發檔案信息產品。高校檔案部門既可以采取檔案系統內部進行縱向聯合的方式，又可采取檔案部門與校內外科研部門、經濟部門等跨系統的橫向聯合方式，來共同進行檔案信息編研開發，使開發出來的產品更具針對性、時效性。

2.4檔案部門要做好宣傳工作

高校檔案部門除了要千方百計地做好推廣服務工作，直接服務于本校教學和科研等工作以外，還應通過多種途徑強化宣傳工作，不斷增強人們的檔案利用意識。高校檔案部門要做好宣傳工作，一方面可采取舉辦陳列展覽或利用校報、校內閉路電視、校園廣播、校園網向本校人員進行檔案宣傳，又可以利用報紙、廣播、電視和互聯網等社會上的大眾傳播媒介，大力開展對檔案和檔案工作的宣傳，在普及檔案知識和加強公眾檔案意識方面多作努力，逐漸改變人們對檔案工作的神秘感和陌生感，擴大檔案工作的社會影響，增加檔案部門的透明度，培養人們自覺利用檔案信息的意識，教會人們怎樣利用檔案，交給人們打開檔案信息寶庫的鑰匙。另一方面要加強對館(室)藏內容的揭示和報道，讓全社會認識到檔案工作的重要性和對自身的價值。

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一、知識管理在圖書檔案管理中的功能

1.知識管理概述

（1）內涵。隨著知識經濟的發展，知識已經成為當今社會具有一定價值性的資源，其也成為一種管理方式。知識社會發展中，知識本身具有價值性，對企業發展產生一定作用，現階段，很多知識都決定著企業的生存發展。隨著社會競爭的加大，企業為了能夠占據一定的競爭地位，就需要擁有更多知識資源，并對其及時更新，對此，企業需要做好知識管理工作，圍繞知識，通過對知識資源的整合利用建立完善的知識競爭體系，獲取競爭優勢，推動企業實現持續發展。總之，知識管理符合社會發展趨勢，新形勢下，企業需要有效利用知識管理，提高競爭。（2）特征。知識具有流動性以及共享性，重視這兩個特性，充分利用集體智慧，進而提高組織創新和應變能力，促使組織能夠在激烈的市場競爭中占據一定地位，并鼓勵組織員工，使組織員工能夠提高自覺性與能動性，組織要重視組織及人才，在內部營造學習氛圍。（3）核心。知識管理的重點就是收集分析各種信息以及知識，并將其共享出來，實現知識創新，同時能夠提高知識的附加值，進而提高組織創新能力。知識管理核心就是建設能夠運用并創造知識的組織，作為組織重要資源，知識能夠為組織提高競爭力，組織通過對知識資源進行嚴格管理，并通過知識共享使知識的價值充分發揮出來，豐富組織知識資源，進而建立知識共享新機制。組織利用知識管理創新經營管理，提高管理效率和質量。

2.知識管理功能

現階段，我國圖書檔案管理部門在檔案管理工作中引入了知識管理方法，以實現創新管理，進而對我國圖書檔案管理事業的發展起到推動作用。知識管理功能主要表現在以下兩方面：（1）有利于顯現個人知識圖書檔案管理受到市場競爭的影響，其已經不存在固定性，檔案管理人員較高的流動性使得組織無法實現平衡發展，因此，需要注意組織內部資源保存和信息分享工作，這是圖書檔案管理的基礎工作。知識管理的典型特點就是能夠顯現知識，建立科學規范的知識制度需要管理人員密切配合，共同協作，而這就需要管理人員具備豐富的知識，營造良好的學習環境，管理人員需要提高自身素養，積極參與培訓學習，將發展目標集中到圖書檔案管理工作中，管理時，要注意總結和歸納經驗，并與其他管理人員展開交流溝通，及時找到問題解決方法，建立統一的檔案管理組織，提高競爭力。（2）有利于挖掘潛在資源在實際操作時，知識管理的主要對象不是知識本身，其還涉及了知識管理中建立的管理體制，其在實際進行時，最終目的是能夠使用知識，提高知識利用率。也就是說，知識管理中，管理工作者需要提高知識利用率，對此，需要在實際管理時挖掘檔案中的潛在資源，將知識擴展開來，實現創新應用，挖掘新知識，而這就需要管理人員憑借知識管理知識來管理檔案資源，擴大檔案容量，進而在現有檔案中將潛在知識挖掘出來，提高相關知識利用率。

二、檔案管理現狀分析

信息時代下，檔案管理實現了電子化發展，原有的紙質檔案存儲轉變為信息存儲，其不僅能夠使檔案信息實現真正共享，同時也能夠確保信息真實，便于檔案閱讀和提取。電子化管理檔案可以為社會大眾提供更加便利的服務，建立信息化檔案管理系統可以提高管理效率，將管理科學性發揮出來，被人們所采用，真正實現為社會服務的目的。但是，當前檔案管理也存在一些問題，管理人員本身素質不高，對電子信息技術不夠了解，一般檔案管理人員年齡普遍偏大，這類人本身缺乏專業訓練和專業知識，對電子系統相對陌生，在檔案存儲和管理上相對困難。同時，實際管理中，檔案工作基礎設施不完善，沒有及時更新，設備老舊，導致工作效率和管理質量較低。

三、圖書檔案管理中知識管理的具體應用

1.檔案信息管理應用

檔案信息管理應用主要體現在顯性知識和隱性知識應用。（1）顯性知識應用。檔案中涉及的思想、史實就是顯性知識，這些知識能夠被用戶直接接受，將其作用發揮出現需要進行組織管理。首先，檔案管理者需要利用專業知識將檔案信息分類，并根據類別為用戶提供，讓用戶全面了解相關的知識信息。檔案信息涉及面廣，包含的知識比較多，用戶在了解這些顯性信息后會自行加工創新，將圖書檔案價值充分發揮出來。其次，拓展圖書檔案傳播渠道，知識管理中，不僅需要收藏保管相關信息，還需要重視檔案價值，并利用其價值，實現知識創新，這就需要加強圖書檔案的傳播共享，利用互聯網、沙龍等渠道加大傳播流動。（2）隱性知識應用。隱性知識是在個人經驗和個人思想、信念等基礎上形成的一種知識，圖書檔案中所包含的隱性知識無法單純用語言傳播，因此，需要對其進行組織管理，將其轉換成顯性知識，實現知識的交流和共享。

2.檔案實體管理應用

知識管理能夠促使人們對圖書檔案價值重新認識，作為知識載體，圖書檔案屬于戰略資源，其不僅記錄了歷史信息，和各種資源憑證，同時也需要開發利用。圖書檔案管理需要注意將實體管理轉移到信息和知識管理上，改變傳統的人工管理方式，采用先進的新技術進行管理，進而在其中應用知識管理，有效開發利用圖書檔案信息，完善檔案實體管理。（1）流程知識管理。首先，拓展檔案信息收集范圍，豐富的館藏對于圖書檔案管理十分重要，當前館藏中，主要為文書檔案，但是隨著電子技術的發展，電子文件也需要予以重視，此外，還需要主義收集口述、實物等檔案及其資料。其次，對檔案進行合法鑒定，加強檔案的鑒定工作，對各種檔案進行分類鑒定，普通檔案可以采用宏觀鑒定法，特殊檔案采用直接鑒定法，便于圖書檔案的管理和開發應用。再次，圍繞知識單元整理檔案，知識管理中，圖書檔案管理重點在于知識和信息，對其分類整理，在知識單元基礎上篩選檔案，用計算機存儲分類，通過數據庫和系統檢索功能為用戶提供使用服務。最后，合理配置資源，在檔案管理中應用知識管理，要平衡好價值檔案和檔案效益關系，通過現有經驗和分配理論對圖書資源進行合理分配，提高檔案管理效益。此外，圍繞用戶提供知識服務，將用戶作為核心進行檔案實體管理，提供知識服務，將圖書檔案中的知識深入挖掘出來，并提供檢索渠道，便于用戶獲取知識，同時為用戶提供知識創新服務。（2）知識管理技術應用。知識管理中，現代信息技術為其提供了保障，知識管理技術也就是計算機技術的應用，其能夠使紙質檔案實現數字化、電子化管理，在信息技術基礎上對檔案進行管理，運用數據庫、網絡、人工智能等技術管理檔案知識，提高檔案管理效率。

3.檔案機構管理應用

（1）知識服務與組織文化結合。組織文化在一定程度上能夠激勵、約束組織成員，其會在成員活動中外化出來，在組織文化中融入知識服務，能夠使檔案部門形成新的知識服務理念，提高員工服務素質，強化員工專業素養，并推動知識共享。（2）開展知識共享合作活動。圖書檔案管理部門通過與其他部門的溝通合作能夠提高彼此的合作意識，并在合作中將彼此的知識管理經營分享出來，提高知識管理服務質量，同時，能夠滿足內部人員的檔案信息需求，確保組織運行正常。（3）實現技術管理模式。信息技術在檔案機構管理中的作用也十分突出，其能夠實現數字化的檔案管理，利用計算機和網絡技術建立網絡聯盟，實現機構的信息化管理。例如建立辦公自動化系統、檔案信息管理系統等，不僅能夠提高管理效率，同時也能夠減少資源浪費現象。知識管理系統通過存儲利用大量數據，為知識共享目標奠定了技術支持，同時也提高了檔案機構的創新水平。

四、圖書館檔案管理知識管理應用優化措施

1.加大力度投入人才和技術

信息時代下，要想提高圖書檔案管理水平，就需要提高檔案管理人員素質，豐富管理人員知識，更好的應用知識管理方法，提高檔案管理水平。在進行檔案管理時，相關部門需要為管理人員提供學習培訓機會，積極參與繼續教育活動，并建立文化氛圍，為人員提供情景演練機會，使管理人員能夠在后續工作中將知識管理模式主動加入到管理工作中，通過信息技術使知識管理和檔案管理實現有機結合。同時，管理人員利用培訓學習能夠提高專業水平，使其能夠靈活運用知識管理內容，完善檔案管理工作。同時，檔案管理人員需要提高服務意識，轉變工作觀念，建立社會服務理念，多學習他人長處，彌補自身不足，努力提升自己。此外，相關部門需要重視對圖書檔案管理設備的更新維修、管理保養，引進先進的管理系統和電子設備，加大技術投入，建立檔案信息管理系統，為檔案管理工作提供堅實的技術保障和基礎設施保障，進而使圖書檔案管理實現信息化發展。

2.建立知識學習空間

知識社區運行時，其可以被看作是人才庫，該社區內人才流動快，庫內人才基本是在動態飽和狀態中，同時，網絡社區建設導致管理人員能夠使各種人才聚集，為該社區的運行收集更多具有專長的人才。通過建立網絡人才社區，為各種專業人才的隱性和顯性知識傳播奠定了基礎。而在網絡社區平臺中，專業人才也可以按照本身觀點探討相關知識信息，使各種知識能夠在社區中實現傳輸共享，進而構成知識傳輸鏈。總之，隨著各種知識社區的建立，各個社區通過相互交流溝通擴大了知識的傳播范圍，使知識社區范圍哭到，為管理人員實現創新發展起到積極的作用，同時也為知識傳輸交流起到了推動作用。3.創新檔案管理模式在圖書檔案管理中引入知識管理理念和方法，管理人員可以憑借先進的技術和管理方法來管理圖書檔案，在管理時，管理人員需要處理圖書館業務信息和系統作業。知識管理模式的應用能夠將圖書檔案使用者情況直接顯示出來，進而建立智能化圖書館，并在此基礎上對市場動態情況以及方向有所掌握。總之，相較于傳統圖書檔案管理方式而言，知識管理理念和技術應用在最大程度上能夠創新管理模式，推動管理服務的開展，為管理者了解并掌握使用者信息需求提供幫助，進而使檔案管理能夠市場新動向充分挖掘出來，提高圖書檔案管理服務質量。

4.建立知識信息庫

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1、知識管理是經濟、社會發展的需求

隨著時代、經濟的進步，我國經濟發展也進入一個新的階段，知識在經濟發展中發揮著更加重要的作用，而醫院檔案管理也在這種新形勢下發生著變化，由以前的人工管理到紙質的文件管理再到計算機電子信息管理，以后醫院檔案管理還會有新的管理模式出現，如果醫院一直保持傳統的管理模式，總有一天會被社會所淘汰的。其次，醫院也是一個帶有盈利性質的組織，并不是慈善機構，也需要賺取一定的利益的，在這方面醫院與企業有著相似的地方，那么醫院也就帶有市場經濟的特征，所以應用知識經濟管理是適應社會發展的需要。

2、知識管理是醫院進步發展的需要

現在部分醫院甚至還存在紙質檔案管理，不管是對患者來說還是對醫院來說這種模式有著很多的不便之處，不管是在工作人員的排班上還是在患者的就診上都存在很多的不足，而且醫院也是需要盈利的，并且醫院之間還是有一定的競爭的，醫院的消費者是廣大患者，醫院是救治患者、為患者解除病痛的地方，它需要在有限快速的時間內，為患者安排就醫，如果引進知識管理，就可以快速為患者安排當值醫生，同時增進工作人員的經驗交流，提高醫護人員的知識和時間能力，更好地為患者服務，在得到患者的信賴后才能更好地促進醫院進步發展。

三、促進在醫院檔案管理中知識管理應用的措施

1、在思想上破除陳舊的觀念，樹立新的知識管理理念

醫院要想改革首先就是思想上的轉變，沒有思想轉變作為前提，任何實際行動都是失敗的，而這種思想轉變是一種自然而然地過程，目前，也有一些醫院也開始引進知識管理，而醫院檔案管理任務繁重，想要快速轉變也是需要一個過程的，首先就是搜集信息，輸入信息，其次就是分類整理，在其中還要明確知識是為了服務人們而存在的，同時醫院也是一種服務廣大人民的機構，那醫院要做的就是靈活應用這種服務，將這種服務貫穿于醫院檔案系統及工作人員的思想中。在思想轉變過程中，廣大醫護人員樹立新的知識管理理念，學習計算機信息管理知識，學會接受新事物，為醫院及個人進一步發展出力。

2、在行動上引進知識管理模式，并創立層次化、結構化的檔案管理方式

在知識管理實踐的應用上首先要解決的就是技術與人才問題，醫院檔案管理的改變要想實現紙質檔案向電子檔案轉變，需要的首先是引進適當的電子設備，更新醫院系統，醫院在這方面還要引入相應的技術管理人才，負責信息搜集、分類、管理、更新等。其次，醫院要在新引入的系統中輸入醫院相關人員的信息，而信息分類可以先按科室分，分為內科、外科、神經科等等，然后在科室內部檔案按照醫院內部人員的工作經驗進行分類，同時醫院還可以在對應的科室樓層安裝電子顯示器，主要顯示目前科室當值人員名單和未來幾天內的值班情況。對患者檔案管理可以采用一卡通的形式，在每位患者就診時給予一張電子卡，里面記錄就診日期、科室、主治醫生、病癥、服用藥品名稱及計量等，不管是哪位患者，只要有卡，醫院就可以顯示其檔案信息記錄，在一定程度上可以明確醫院與患者的職責，減少不必要的爭端。這種方式就是知識管理模式下層次化、結構化的檔案管理。

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引言

高校檔案管理是高校從事學校各項事務的管理活動中所形成的具有不同表現形式的歷史記錄，像紙質文件、聲音、圖像等信息和資料，為學校以后活動和發展提供歷史參考依據。高校的檔案管理工作是高校進行管理的基礎，對于高校的其他管理工作具有不可替代的作用。然而，當前很多高校檔案管理還是以實體檔案管理和信息檔案管理為主，以文件和計算機技術為主要表現形式，但是這種管理模式在高校實踐應用過程中效果并不明顯，難以適應高校的發展要求。知識管理通過將系統內知識進行循環應用促進知識的再生，在高校檔案的管理工作中能夠有效滿足廣大師生以及學校事務的需求，推進高校的傳統檔案管理向現代知識管理轉變，做好高校檔案管理以及整體的學校管理水平。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

(一)高校檔案管理工作的滯后性

隨著高校對于信息化建設的更加重視，高校在檔案保存方面也呈現出多種形式，不僅包含了傳統的書面紙質檔案，當然，更多的是電子信息檔案。檔案信息載體的多樣性對于高校的檔案管理提出了更高的要求———如何更好地這些多樣性的檔案信息載體進行有效管理。但是，在很多高校的檔案管理中，還存在著滯后性，沒有對多種形式的檔案進行整理和分類，造成了很多原始檔案文件的流失，使得實際的高校檔案管理工作效果并不理想。

(二)高校檔案的管理意識不強

當前，高校的檔案管理工作主要內容還是對文件材料的簡單分類和歸檔，由于當前高校檔案管理工作沒有得到足夠的重視，檔案管理工作人員沒有從思想上高度重視高校檔案，對檔案的管理專業技術方面也沒有得到提高，這就使得高校的檔案管理會經常因為歸檔不及時或者是存放位置的錯誤使得資料文件出現積壓，電子文件和多媒體信息沒有按照要求完整和及時進行歸檔，有時甚至還會出現文件資料丟失的情況。

二、高校檔案應用知識管理的運用程序

(一)知識獲取

獲取知識是高校檔案知識管理的第一步，高校的檔案管理無論是從內還是對外只有不斷獲取新鮮知識、實用的知識才能提升高校檔案知識化管理的水平。對于高校檔案管理知識獲取來說，一方面要吸收“實體”知識，包括教育部門的指示、高校教師的信息、教學條款等多種形式的檔案;另一方面要吸收“隱性”知識，像可以通過觀察、模仿和溝通交流對高校教師的思維模式、教學特點等進行通過實體的形式和狀態進行保存，豐富檔案內容儲備。

(二)知識共享

在高校檔案知識管理中，知識共享可以說是知識管理中最為重要的流程。知識的共享可以先從檔案的內部分布進行知識和信息實踐開始，逐步累積和轉化，可以將高校檔案管理的范圍從檔案部門擴大到整個學校。檔案管理部門可以讓管理人員將所掌握的知識和經驗個大家實現知識共享，進一步加深檔案知識的積累。

(三)知識存儲

高校的檔案管理需要對檔案資料文件進行存儲，由于資料信息具有海量數據，檔案管理對于海量數據信息不可能完全進行“消化”，因而需要有選擇地對數據信息進行篩選。高校檔案管理可以對有保留和存儲價值的資料和文件進行保留，是作為永久保存、長期保存還是短期保存需要通過知識存量分析做出決策，建立知識標準化存檔。像有的教學公開課，可以進行過程實錄，制作成檔案文件，為以后教師學習和培訓提供樣本。

三、基于知識管理提高高校檔案管理能力的策略

當前，知識管理已然成為我國高校檔案管理工作的發展趨勢，知識管理在高校檔案管理過程中的逐步推廣運用將會極大提升我國高校的檔案管理能力，滿足高校教學和學生以及社會人士的需求。以下將基于知識管理，對如何提高高校檔案管理能力提出相關策略:

(一)建立良好的高校檔案組織文化

高校檔案知識管理的主要工作是通過檔案管理人員完成的，因此，高校檔案管理人員要通過不斷學習和積累經驗，吸收和獲取新知識，利用學校現有的資源和條件，建立良好的高校檔案組織文化。在高校檔案管理的過程中，檔案管理人員需要將自身工作和集體工作進行有機結合，在為高校檔案建設和管理的奉獻中也能夠獲得更多的學習機會，有利于加強彼此的合作交流，從而促進檔案知識的更新。同時，高校也要為檔案管理人員提供更好的知識共享平臺，為高校檔案管理人員知識管理技能的提高創造良好的條件。比如說，可以通過利用網絡技術，讓高校檔案管理人員能夠在電腦或者手機上能夠實現檔案知識的實時信息共享，像檔案管理人員可以建立微信群，對于高校接收的上級通知、學術交流活動、高校藝術大賽等活動信息在微信群以圖片或者是手機辦公軟件形式等進行，從而讓高校檔案管理人員在準備活動或者活動總結能夠有參考依據。

(二)構建高校檔案知識管理信息系統

知識管理的目標是為了更好提供服務，構建高校知識管理信息系統則能夠將學校的各部門、各班級的檔案創新成果進行分享交流，降低知識管理成本。高校可以建立基于知識管理的檔案庫，將學校內的教師和學生檔案信息、學校資金規模、學校部門介紹、學校重要活動通知等可以通過模式識別、優化算法和人工智能的方式對高校各類檔案信息和知識進行保存，并且借助校園網減少部門層級之間、不同部門之間的檔案分類工作，有效融合其他信息資源。在高校的檔案知識管理中，要充分利用檔案知識，對其潛在的價值進行充分挖掘而后再轉化成教學資源。高校作為知識產生和匯聚的重要“源泉”，為學生和教師學習和掌握各種知識信息打下了堅實的基礎。知識管理對于檔案的要求就是要充分開放，讓更多的學生和老師通過檔案的內容和知識提升自身的教學水平和學習能力，更好地位廣大的教師和學生提供服務。同時，對于檔案知識還要及時進行更新優化，實現檔案內容的二次利用，構建更為齊全的高校檔案知識管理信息系統。

(三)推進高校檔案知識管理服務升級

在高校檔案的知識管理過程中，不僅要加強檔案服務系統的建設，還要進一步提升高校檔案管理人員的管理水平。檔案管理人員的素質直接影響到高校檔案管理工作的質量和效率，因此，必須要加強高校檔案管理人員的建設，提高高校檔案知識管理服務水平。高校的檔案管理工作隨著科學技術的發展也相應提出了更高的要求，為了適應檔案管理知識的需求，檔案的知識管理的形式也在不斷發生變化。高校的核心競爭力在于教師的教學專業素養的提升，在對檔案知識管理的過程中，要結合管理形式的變化不斷進行創新。盡管知識本身并不能創造價值，但是通過檔案的知識創新，能夠進一步拓寬原有檔案的視野，融入主觀能動性，使得檔案管理能夠煥發出新的“生命力”。結語綜上所述，當前高校的檔案管理工作還存在著一定的問題，像管理方式落后、服務水平低下、管理意識不強等，嚴重影響了高校檔案管理工作的發展。因此，必須要通過知識管理在高校檔案管理的應用，改變過去傳統的檔案管理方式，提升高校檔案管理人員管理素養和管理技術，結合高校檔案管理的特點，實現高校檔案管理工作的更大跨越。

參考文獻:

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在市場經濟多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業的發展越來越重要。企業檔案不但要記錄歷史，還要服務現實，企業檔案已出現數字化管理新模式。借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。當前進行了檔案信息化建設的企業，企業檔案工作備受冷落，大多只是實現了簡單的檔案信息目錄網上檢索，傳統檔案管理模式無法適應知識經濟發展要求，遠沒有實現真正的檔案信息化，只有轉變觀念，改革傳統檔案管理模式，認識進行檔案信息化建設的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發揮檔案應有的作用。

企業檔案機構地位低下。企業領導對檔案工作認識不足，重視支持不夠： 許多國有企業的檔案機構與人員被大幅裁減，檔案保管基礎設施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業務經費嚴重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠遠低于其他部門工作人員，檔案機構在企業組織體系中地位下降，嚴重挫傷了檔案人員的職業自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業檔案工作的開展。

企業檔案管理滯后于信息化發展。企業檔案管理滯后于信息化發展，許多企業檔案機構和人員面對新出現的電子文件，采取回避措施，傳統的檔案實體管理模式卻難以適應信息化發展，固守傳統的檔案實體管理模式，導致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當。

企業檔案信息缺乏系統管理。伴隨著大規模是企業重組和企業合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構來集中統一的管理本業的檔案，由于產權關系不明確，導致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業中由于管理不嚴，導致檔案材料被盜，如果企業檔案部門不進行根本性的變革，企業“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應現代企業發展的要求。

二、知識管理與企業檔案管理

知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經濟的發展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標是運用知識。知識管理是為了有效地提高企業的競爭力，而綜合企業內部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創新，實現知識的增值；利用企業所蘊含的集體智慧提高企業的應變和創造能力。在知識管理經營管理模式下，增強企業組織對環境的適應能力，企業的發展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用，知識管理有了強大的生命力和廣闊的發展前途。知識管理思想的內涵，可以概括為知識管理是對企業產生的知識進行管理通過獲取、存儲、學習、傳播、共享，運用這些知識服務于企業的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經濟社會中，知識管理將為企業創新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業的知識，實現將合適的知識在合適的時間給合適的人。可以隨時隨地地找到最需要的知識，企業經主要依靠知識來贏得競爭的優勢，最終實現成本最小，而收益最大。

企業檔案在知識管理中的作用。企業檔案是企業活動的忠實記錄，企業的隱性知識占據了企業知識資源的主體，企業檔案忠實的記載了企業員工在從事生產、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業知識資源的核心組成部分，而企業檔案就認識、經驗教訓的總結，積累了大量的企業顯性知識；企業檔案有助于實現企業知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實現的。有知識為人們所運用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進行知識的使用和交流。知識應用范圍擴大，價值實現也擴大了企業檔案幫助保護企業知識產權；企業檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的時候的過程、內容、結果，是在市場經濟和科學技術發展下的必然產物，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產權的所有者，當發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效地保護知識產權。企業檔案可以提供尋找相關領域專家的線索，企業檔案為企業員工培訓提供教材，當企業組織結構龐大、員工人數眾多時，知識管理系統記錄了與企業相關的內容，企業外部知識培訓使企業員工能迅速融入本企業，學習并遵守公司的各項規章制；企業檔案反映企業文化，企業檔案形成和產生于企業家和企業員工各種企業活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業檔案不僅具備知識特征，還是企業一種重要的知識資源，已成為許多企業戰略行為和價值觀的一部分。

知識管理是企業檔案工作創新的方向，知識管理是知識經濟時代的要求，知識管理順應了知識經濟時代的要求，知識管理的技術支撐是現代信息技術。在整個社會生產系統中，知識產品的生產居于主導地位，作為知識經濟時代的管理模式，其對企業檔案工作創新的意義有： 知識管理的根本目是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，知識管理的出發點是知識是企業的戰略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應用、創新。它可以促使人們重新認識企業檔案的價值，促使人們重新視定義企業檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業檔案管理的技術方法。以知識管理思想指導企業檔案工作，企業檔案管理從傳統的手工操作方式走出來，通過挖掘企業檔案的知識價值，采用先進的信息技術，為企業創造價值，提升企業核心競爭力。

知識管理對企業檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能，強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業完善和優化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產生和控制過程中，完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，利用檔案館豐富的數字化資源，重要手段則是數字化檔案館的建設，運用先進的信息技術與手段，文檔信息數字化工作是數字化檔案館建設的另一主要內容；知識管理要求企業提高檔案管理技術，對檔案管理來說，更依靠上數據，電子商務等現代信息技術在企業中的應用，檔案信息化離不開企業信息化，對檔案信息資源的深入開發，必須建立健全適應信息化要求的電子文件形成、流轉、處置和監控制度，納入企業整體信息化建設之中；知識管理要求檔案知識實現智能化服務，實現檔案知識智能化服務，可以通過企業知識庫的構建、知識導航的提供、知識的咨詢等手段來實現；知識管理要求檔案工作者提高素質，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質，檔案知識管理的關鍵因素是人才，掌握現代企業管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。

三、知識管理背景下構建企業檔案管理模式

面對機遇和挑戰，檔案工作只有主動去適應知識經濟的發展、積極為知識經濟發展服務，才能促進檔案事業的快速發展，發揮檔案工作在知識經濟時代應有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規律，因此企業檔案實施知識管理是自身的要求；企業檔案實施知識管理是現實的要求，通過大家參與達成共識的知識資源優化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式；企業檔案實施知識管理是提高企業競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規范化、統一化、創新化。

構建檔案知識資源管理模式的目標。管理的思想也在信息化的浪潮中發生了轉變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結構進行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設計、設立標準模板；實現知識資源支持領導決策，要充分了解分析領導或管理決策的事項及過程，設計、設立訂閱機制，委托專業人員或專家收集知識或信息資料；知識資源及時支持員工學習。構建相應分類的關聯知識資源庫，配備相關知識的文件類到關聯知識庫中，設立員工自學考試內容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業務、事務工作，內容及過程，按業務、事務過程環節及環節內作業程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。檔案知識資源管理依托網絡，用信息來實現，在應用系統中對知識資源分層級設立安全訪問權限。

檔案知識資源管理模式構建方案包括檔案知識資源應用功能系統、資源庫委托收集、整理系統、資源庫委托收集整理系統、知識資源庫管理系統。知識資源管理組織建設方案其組織結構可以設計為知識資源管理團隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進和組織建設的要求。檔案知識資源管理方案實施步驟要開展進行調查研究，它包括管理制度方面的調查研究、硬件方面的調查研究、技術方面的調查研究、人才方面的調查研究；制定實施目標，明確實施要素，建立保障系統，實施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。

企業實施檔案知識資源管理的條件。企業實施檔案知識資源管理的條件，一定的網絡基礎設施是實現網絡化的前提。技術是檔案知識資源管理順利進行的保證，網絡基礎設施的建設情況是關系著檔案知識管理信息能否在網絡上的關鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進行得關鍵因素，此人才問題關系到檔案知識資源管理的成敗。

因此要轉變觀念，創新工作方法，推進檔案數字化建設，強化隊伍建設，提高檔案管理人員素質，統籌協作，共同促進檔案知識資源管理的發展。

參考文獻：

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[5]李兆明.業檔案工作處于困境的原因及對策，北京檔案，2005，9

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一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性

計算機技術的發展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。這個世界是一個非線性的、動態性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網絡環境中，為適應知識管理的需要，必須率先實現由靜態的保管信息狀態到成為動態知識元的過渡，即實現檔案信息知識化。

1、知識管理是適應知識經濟發展要求的必然選擇

“知識管理”原是基于企業對知識創新需要而發展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經濟時代，知識因素參與經濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發展只有融入到知識經濟中，才能充分發揮檔案信息的潛在價值，實現全方位效益。知識經濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案信息管理活動的首要目標。信息技術的發展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內容的創新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優質的服務理念引發了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網絡化管理應運而生，這些環境和機制的轉變都是檔案信息管理適應知識經濟發展所做出的調整與選擇。

2、檔案工作自身的發展呼喚建構知識資源管理的創新體系

傳統的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務機制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經濟形態中充分利用和開發檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發揮檔案信息作為知識資源的作用，側重于將知識從來源、生產、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，檔案信息資源對推動經濟發展和促進科技創新極為重要，其科學管理和有效使用，對科學決策、資源共享、產品開發、提高效率都產生著積極影響。調節檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經濟發展相適應的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發展的迫切要求。

二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析

檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。

2、從知識管理的現有研究成果分析

知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析

目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現是：伴隨著信息技術、網絡技術的發展，傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發。現實的困境迫使我們尋找檔案信息事業發展的新出路。

4、從二者管理的目標和動機分析

檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發利用”。內容信息的開發利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發生作用，實現價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。

知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發掘組織的隱含知識，實現隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現知識共享，鼓勵知識創新，實現知識的增值，從而提高組織的競爭力。

檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發檔案的信息內容，為各項工作服務，更為重要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現知識共享和知識創新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。

知識經濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統檔案信息管理的創新。

三、知識管理對檔案信息管理的創新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造

業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術

知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數字化文件的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰。傳統的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰。但是，信息技術在組織生產、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使檔案管理從傳統的實體管理向運用信息技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。

所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動知識管理水平的提高。

四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

提供優質、高效的檔案知識服務，實現檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門和外界聯系的紐帶。信息技術的發展為檔案管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫，提供知識導航，知識咨詢等方式實現。在日益發展的網絡環境下，這種服務的方式將更容易實現，在內部，可以通過構建內部網來實現知識的傳遞和共享。內部網是建立在網絡互聯的基礎上，實現將內部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構建相應的外部網，實現和用戶、市場的知識交流。內部網的用戶可以直接訪問此系統，而外部網和萬維網的用戶則可以通過檔案管理機構的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務子系統，從而獲得有效的檔案知識服務。

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檔案管理；知識管理；關系

在當前，知識管理還未被正式定義。但是在社會經濟快速發展、現代管理知識不斷更新過程中，知識管理已經被當成一種創新的管理意識，并逐步在社會管理中發揮著重要作用。檔案管理工作，主要是對文獻資料、數據、影響信息進行收集和管理，并讓這些信息資源能夠具備價值[1]。知識管理在管理目標、管理流程方面和檔案管理類似，但二者也有存在差異之處。只有充分認識二者的關系，才能促進這兩種管理方式的共同發展，才能將它們在社會管理中的作用充分發揮出來，更好地為社會服務。

一、檔案管理和知識管理的相通之處

從某種角度而言，檔案管理和知識管理在某些方面存在相通之處，主要表現在以下三點：

（一）管理對象的重疊性。

檔案管理是對一些重要的文件、檔案進行管理，而知識管理的對象，是知識。知識包含的內容比較廣泛，一些研究者將知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識可以來源于一些文件、檔案，隱性知識包括圖書、數據庫、期刊等。由此可知，文件、檔案屬于知識管理的范疇，知識管理和檔案管理在管理對象方面，具有重疊性。

（二）管理目標的相近性。

檔案管理的管理目標，主要是為社會政治、經濟、文化發展等方面服務的，通過為各類社會組織提供檔案服務，是管理的基本目標，也是檔案管理的最終管理目的。知識管理的管理目標是，讓知識能夠產生價值，為企業服務，提高企業的競爭力。由此可知，檔案管理和知識管理都是為用戶提供知識服務的，實現知識的價值，是二者的最終目的。

（三）管理流程的類似性。

通常情況下，人們將檔案管理的工作過程，分為保管、統計、利用、接受、收集以及鑒定這六個步驟[2]，檔案管理在進行文件管理或檔案管理時，需要實施這些步驟，才能實現檔案管理的目的。而知識管理的管理過程，幾乎和檔案管理的過程類似，都是需要按照一定的步驟，才能完成管理工作，讓知識信息發揮一定的價值。

二、檔案管理和知識管理的差異性

檔案管理和知識管理具有管理對象、管理目標、管理流程上的相近之處，但它們在管理中，還有一定的差異性，具體表現在以下幾個方面：

（一）管理層面。

檔案管理是一項專業的管理活動，同時還包括著相關管理技術，而知識管理不僅是一項管理活動，具備一定的管理技術，還包括更高層面的管理體系和管理理論。

（二）管理深度。

檔案管理是對檔案、文件的實體進行管理，而知識管理不更側重對文件、檔案包含的知識進行管理。

（三）管理范圍。

檔案管理主要局限于檔案、文件的管理，而知識管理不僅包含著這些內容，同時還要對管理圖書的外部信息、外部知識進行管理。

（四）管理重點。

檔案管理主要著重確保文件的真實性、可靠性，確保檔案、文件能夠長遠保存，確保檔案、文件的憑證價值；而知識管理，更加注重保管檔案、文件及相關知識能夠具有使用價值，更加注重文件的情報性價值等。

（五）管理特征。

檔案管理更加注重對文件、檔案進行程序化、規范化管理，知識管理更加注重，要營建一個具備創造性、寬松性特點的管理體系。

三、檔案管理和知識管理的互相作用

從上述文段中不難看出，檔案管理和知識管理不僅具有相近性，還有差異性，但是二者之間，可以互相促進，這是毋庸置疑的。

（一）知識管理可以提升檔案管理

1.知識管理可以拓寬檔案管理范圍。

傳統的企業檔案管理，將檔案、文件和圖書情報嚴格區分開來，大大限制了檔案管理的范圍。同時，傳統的企業檔案管理，比較拘泥于對歷史記錄的保管，忽視了對企業提供現實作用，這也限制了檔案管理發揮作用的領域。而知識管理強調，將企業的各類生產、經營活動中出現的知識容納在一起，形成一個新型的知識資源體系，并服務于企業的各項創造活動。因此，檔案管理就被融進了一個更廣闊的空間內，能夠和企業的各項業務直接結合，在企業活動中，發揮其應有的作用，這便大大提升了檔案管理的管理范圍。

2.知識管理能夠提升檔案管理的價值。

傳統的企業檔案管理，比較重視保管，而忽視利用，只是通過借閱、復印等手段，為企業提供檔案服務，這種模式，不能滿足職工對各種信息的需求，也無法使檔案管理為企業的生產經營活動提供服務。而知識管理強調運用數字化、現代化管理手段，為用戶提供深層次的信息資源，發揮知識的價值，進而提高企業的競爭力。知識管理對知識創造性職能的關注，能夠大大提高檔案管理的價值。

（二）檔案管理能夠促進知識管理

1.檔案管理有利于知識的沉淀和積累

企業知識資源中，隱性知識所占的比重較大，且發揮著重要作用。然而，隱性知識存在于職工的大腦中，難于管理。據相關研究得知，對隱性知識可以運用兩種方式進行管理：第一是將隱性知識“社會化”，第二是將隱性知識“外部化”。隱性知識“社會化”后，依然是“隱性知識”，例如，職工流動量較大時，組織的隱性知識資源也容易流失。于是，將隱性知識“外部化”是較為常用的管理方式。所謂的“外部化”，指的是通過記錄將隱性知識物化在檔案中。檔案管理，側重企業在開展各項生產經營活動中將職工的工作情況真實地記錄下來，成為企業的知識資源。而通過將職工的工作情況，利用文件、檔案的形式記錄下來，就是將隱性知識物化在了文件中，通過這一系列的過程，就實現了組織知識的積累和沉淀。

2.檔案管理能夠促進知識的傳播

知識的傳播，主要依靠語言和書面兩種形式。語言交流，比如口頭說話、會議交流、電話交流等；書面交流，主要是利用文件形式進行交流。語言交流，有著簡單、隨意的優點，通過對相關問題進行探討，就能促進知識的創新。然而語言交流，由于受到時空的限制，容易失真，不利于組織知識的積累和沉淀；書面交流也有著過于正式、不便于及時對相關問題進行討論的弊端。但是利用現代技術進行書面交流，一方面，可以不受時空局限，能夠快速傳播，另一方面，有著避免信息失真、傳播范圍廣的優勢。由此可見，文件管理，有利于促進知識的傳播和交流。

3.檔案管理有利于知識的挖掘

檔案管理要遵循的最高原則，是“來源原則”[3]。在當前的信息時代，來源指的是，文件的形成者、形成過程、形成活動等，通俗來講，就是文件由誰、在什么背景下、為了怎樣的目的、利用了什么結構形式，才形成了文件。這些來源，能夠將文檔記錄在組織內部，同時還蘊含著更深的背景，這些內容和背景，能幫助人們更好地理解知識，也能幫助人們探尋相關的知識線索。由此可知，檔案管理有利于挖掘知識。檔案管理和知識管理之間，有著共通之處，也有著差異性，同時二者之間是相輔相成的。了解檔案管理和知識管理間的關系，能夠促進二者的有效結合，促進這兩種管理理念的共同發展，對于更好地讓題目發揮自身在組織中的作用，也具有重要意義。

作者：張虹玲 單位：吉林省第二地質調查所

參考文獻：

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0、前言

在改革開放和社會經濟全面發展的新形勢下，城建檔案工作發生了深刻的變化。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對機遇與挑戰，城建檔案館如何適應社會需求，開拓創新，是擺在我們面前的首要任務。

一．知識管理理念對城建檔案管理的創新

知識管理作為知識經濟催生的一種全新的管理理念與管理方法,應用的領域十分廣泛,知識管理的理論、實踐與城建檔案工作更有密不可分的關系。雖然知識管理首先是在企業管理中得到推崇和實行,但作為融合多種學科成果、富有前瞻性的學科理論,其影響已快滲透到社會的各個層面。城建檔案工作承擔著保存城市珍貴記憶、促進城市信息資源的合理利用、促進城市可持續發展的重要使命。因此,城建檔案工作要對知識管理理論有清晰的認識,將這種全新的理念融入其工作領域,在知識經濟時代提升自身工作的價值,為城市發展發揮更大的作用。

二、知識管理對城建檔案管理的理論創新

隨著經濟全球化和信息超載的涌現,知識管理必將滲透到社會的各個層面。檔案管理作為知識管理的重要組成部分,只有正面迎接知識變革所帶來的機遇和挑戰,才能擺脫固步自封的局面,真正實現檔案事業的可持續發展。

2.1城建檔案管理原則的創新

無論是國家、社會,還是個人都要遵循一定的原則,遵守特定的規矩。城建檔案的管理伴隨著城建檔案的形成而產生,其管理過程中的原則也是已被固化了的,但是,被大眾認可的或者固化的原則只有跟上時代的步伐、及時創新、查缺補漏才會不被社會所淘汰。①幵放性原則。要建立一個開放的城市建設檔案的知識管理平臺,讓參加城建檔案管理的人員能把他們獲取的新知識添加到城建檔案知識管理系統的平臺中去,與此同時城建檔案管理系統也可以吸收、利用外部的知識資源來豐富城市建設檔案管理系統的知識庫。②發掘性原則。城市建設檔案信息管理者應該意識到知識管理在城建檔案信息管理系統的產品以及其服務的價值創造中所發揮的關鍵作用,所以城建檔案管理者需要明確已有的城建檔案相關知識的價值,并挖掘出來更多有用的價值。

③激勵性原則。城市建設檔案管通過建立包括知識運行機制、績效機制及獎懲機制等知識管理激勵系統,對不同類型、不同層次的檔案管理人員實行不同的激勵方式和激勵策略。從而進一步提高城建管理工作的水平。

④共享性原則。城建檔案管理工作者在交流、共享城市建設相關知識的過程中也能更進一步深化自己的知識,獲得很多有用的、最新的城建檔案管理知識。

2.2城建檔案管理內容的創新

知識管理對城建檔案管理內容的創新即是對城建檔案知識的管理理念的創新、對城建檔案知識的獲取途徑的創新、對城建檔案知識的共享途徑的創新等。深入到知識管理領域的城建檔案管理內容會更加豐富。

①知識創新管理

知識創新管理是對人及信息資源進行動態管理的一個過程?。其目的是要尋找人的知識創新能力與信息處理能力的最好組合,以實現在管理過程中最大程度地傳播和共享知識及信息;提高組織創新及應變的能力,實現組織的發展策略。

知識創新管理主要在以下幾個方面:①城建檔案知識的規劃組織以及與城市建設有關的知識管理政策的制定;②有關城市建設的知識資源的識別、審核、信息資源體系的構建和城建檔案信息系統的維護;③城建檔案知識資源的幵發及創新,包括城建檔案知識管理系統的建設和城建檔案知識資源的潛在價值的開發;④城建檔案知識管理成果評價,即城建檔案知識信息管理系統的評價和知識信息服務體系的評價。

②知識服務管理創新

城建檔案管理在知識服務管理方面的創新主要是通過信息技術幵發使資源數字化和服務方式的網絡化;各種資源的構建使內容創新化;專業知識學科的拓展及對信息資源的廣泛了解使服務手段智能化;對不同對象的深層次了解使服務對象個性化。知識服務管理的創新有助于城建檔案管理人員深入理解城建檔案知識服務的內涵及本質,從而實現城建檔案管理由一般傳統的服務轉向知識型、先進性。

③人力資本管理創新

人力資本管理建立在人力資源管理的基礎之上,將部門中的人作為資本來進行投資與管理,并根據不斷變化的人力資本市場情況和投資收益率等信息,及時調整管理措施,從而獲得長期的價值回報。現代社會對人力資本管理體系的要求能提供最新發展的趨勢和解決問題的最新方法方面的信息。

知識管理的核心是人力資源管理,而人力資源管理的核心又是人力資本管理。人力資本管理建立于員工與企業價值最大化的基礎上的。人力資本管理更關注人員的可持續發展。其可以通過培訓及激勵等多種方法來提高他們的價值。

城建檔案在人力資本管理方面可以釆取運用招聘的內涵,如發掘人員的增值潛力和附加值;進行適合的教育培訓,提高必要專業的知識技能,使其有更好的創造能力;通過績效指標和考核的管理方式進行定期的分析來不斷調整人力資本的投資策略。

④知識產權管理創新

隨著無紙化辦公設計以及計算機技術、網絡技術在檔案領域的普遍應用,城建檔案的記錄、存儲和利用方式有了很大的改變。當前的城建檔案管理日益趨向數字化管理。城建檔案館在應用數字化檔案時,需要建立數據庫進行科學管理。我們提倡城建檔案管理信息和資源的共享,加強各地城市建檔案館之間的資源交流。與此同時,們城建檔案工作者在建設數字檔案館的同時,積極應用知識管理參城建檔案知識的產權的管理,建立新型的城建檔案信息體系。

2.3城建檔案管理職能的創新

城建檔案的管理職能不僅包括對城建檔案實體進行的一系列管理活動,而且還包括行政管理職能。對于城建檔案的管理職能的創新也必須兼顧這兩方面,缺一不可。

①城建檔案管理的內、外化

所謂城建檔案管理的內化是指城市建設的領導高層利用一切可能的資源及機會推廣知識管理的機制所在,使城建檔案建設內化?。通過向城建檔案管理人員闡明知識管理對城市建設檔案管理組織及個人的價值,使得參與城市建設管理的人員認識到知識管理對組織及他們個人的發展的幫助,從而產生運用知識管理與傳統的城建檔案管理相結合的理念。這樣才能提升城市建設檔案管理工作,知識管理內化為城建檔案管理知識。城建檔案管理知識的內化包括對城市建設相關學習的輸入、整合、分析及存儲。

城建檔案管理知識的外化是指內化的知識信息的應用,并與外部知識整合的過程氣包括城市建設相關知識的傳播、應用到實際的城市建設中。實質就是一個知識創新、知識資本產出的過程。城市建設檔案管理系統的知識外化包括內部的知識外化和外部的知識外化,即內部知識整合與外部知識整合。

②城建檔案管理媒介

媒介就是把與某一研究領域相關的人和知識聯系起來,通過群件、內部網、工作流和文件管理系統進行明確、固定的知識匹配和傳送氣現階段,城建檔案信息管理的資源的信息化管理出現了如電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案工作如何適應城建檔案管理系統的體制改革等一系列問題。這就要求采用電子化及網絡媒介等手段實現對城市建設檔案資源的管理,為社會提供實用的城市建設檔案資源信息査閱及咨詢服務,同時也可以通過媒介收集社會公眾提供的最新的城市建設資源和信息,從而達到城建檔案管理職能的創新,有傳統的比較單一的職能發展成互動互利的管理系統。

③城建檔案知識共享

城建檔案信息管理系統有城市建設檔案及信息的累積延續性較強、相應的前置性強、內容和數據龐大、專業技術性高及可利用性強,利用率高等特點?。而現階段的城建檔案信息資源比較分散,不利于查詢和利用及管理維護,違背了城市建設檔案集中保存管理的原則;此外,各個城市的城建檔案管理資料的不均收藏的狀況導致很多城建檔案的信息資源被壟斷、閑置或無法查詢、利用效率低下。

所以,要發展城建檔案管理工作,其有效途徑就是建立城建檔案館之間及與社會之間的信息資源的共享。在城市建設系統檔案信息分類的基礎上,建立起涵蓋城建系統全部信息流和檔案類別的數字化框架,通過整合資源、幵放信息及查詢等途徑,把城市建設檔案和信息資源結合從而達到充分收集、歸檔、保存、高效利用及資源共享的目的。

三、知識管理對城建檔案管理的實踐創新

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1知識管理背景下檔案價值特性和體現

傳統意義上的檔案價值特性，依托檔案業務流轉，體現了檔案的記錄性特性。經過相關部門篩選后，用作資料使用，檔案的實用性價值才得以體現。在知識管理背景下，檔案價值發生了變化，如圖1所示，具有以下特性：①集成性和靈活性。檔案價值主要體現實用性方面，當主體利用檔案來解決相應的問題時，檔案才具備了使用價值。知識管理背景下，強調全過程管理，為循環往復的管理過程。不僅轉變了檔案使用價值實現的模式，也改變了檔案價值呈現的模式，使得檔案價值貫穿于知識流轉的全過程，具有集成化和靈活性特點。②多元化和共享性。在知識資源共享的背景下，檔案知識也具有開放性和共享性特點。對于檔案的利用，不再是單一的模式，多元化模式，能夠為不同的利用主體，提供相應的服務。利用主體按照自身的實際需求，來獲取相應知識，實現知識共享。依托知識共享，檔案價值的實現擺脫了時間和空間的限制，便利了使用者，實現了資源共享。③顯性化和增值性。知識具有顯性和隱性區分，檔案是顯性知識，能夠促進檔案增值，檔案價值的增值性可以加速檔案價值的顯性化。④知識化和永久性。知識管理背景下，檔案價值是以知識為著眼點，注重知識屬性，促使檔案價值體現。基于價值鏈分析，通過知識管理，實現價值鏈和知識鏈的無縫對接。如圖2所示，組織內外部知識均為知識獲取的主要來源和保障，通過獲取和處理利用等，形成知識鏈體系。檔案作為組織內外部知識固化的信息記錄，是隱性知識經過價值鏈的循環運動轉化為顯性知識的表現，所以說，組織內外部知識的流轉運動與檔案價值的實現密不可分，檔案參與知識管理，其價值體現在知識循環體系的各個環節。

2知識管理中檔案價值的形成機理

2.1檔案的社會需求

檔案價值遵循“沒有使用價值的事物是沒有價值的”規律，從知識價值角度來說，持有檔案價值二元論的研究學者認為，知識價值的實現是基于使用價值的實現，知識價值的實現載體為檔案價值。基于此，若想實現檔案價值，需要符合社會需求。當實物檔案被應用時，才能夠具備檔案價值，在此之前僅具備知識自身的價值，屬于非需求性價值。知識管理背景下，此規律被無限放大。隨著社會需求的變化，推動著檔案電子化和管理系統化發展。基于此，為了實現檔案價值，要從社會需求出發，滿足社會應用要求。

2.2檔案價值構成因素的相互作用

檔案主體、檔案以及檔案實踐活動為檔案價值實現的主要因素，處于檔案實踐環境下，各種因素的相互作用，實現了檔案價值。檔案實踐環境因素作用于檔案要素，若社會環境變化，檔案管理理論發生變化，則上述三要素也會發生改變，此類變化具有系統性，屬于全面塑造，對檔案價值理論，有著極大的沖擊影響。知識管理興起后，為了更好適應環境變化，檔案保管理論發生了變化，出現了電子化檔案保管模式。電子化檔案保管模式包括新來源觀、知識服務以及宏觀鑒定部分構成，通過優化檔案保管以及管理流程，更好的發揮知識價值。

2.3檔案主體的技術和技能

在檔案實踐活動中，檢驗檔案主體技術以及技能為檔案價值形成的檢驗性因素。從某種角度來說，檔案實踐活動相當于檔案使用和服務民眾的過程。在具體實踐的過程中，檢驗檔案主體技術技能，要以便捷和有效為基準。檔案價值的實現和具體體現，貫穿于檔案實踐活動，是否可以滿足檔案使用主體的需求，達到其使用期望，是檔案價值的核心部分。基于二元論觀點，可以將檔案價值分為信息價值、工具價值。檔案價值的體現在于其使用以及使用價值[1]。

3知識管理中檔案價值的發揮

3.1加強檔案管理部門建設

（1）做好人才隊伍建設。在知識管理中檔案價值的充分發揮，首要任務是做好檔案管理工作。基于此，需要加強檔案管理部門建設。在具體工作中，要做好檔案管理人員把關。檔案管理工作人員要具有較強的責任意識，能夠高效的完成檔案管理工作，認識到檔案的價值，充分發揮檔案的價值。（2）做好人員培訓。隨著檔案價值實現環境的改變，使得檔案價值的體現和實現，有了新的變化，這需要檔案管理人員能夠不斷更新檔案管理知識體系，樹立終身學習的意識，積極學習新技術和新知識，更好的適應檔案管理以及服務工作。在具體工作中，要注重組織檔案管理人員進行業務培訓，使其能夠掌握電子化檔案管理以及應用相關知識，進而充分發揮檔案價值[2]。（3）要建立獎懲機制。檔案價值的實現，在于其使用價值的實現。基于此，為了發揮出檔案價值，要從檔案采集和處理等全過程入手，做好嚴格的把控。這需要檔案管理人員具有責任心，能夠積極投入，參與檔案管理工作。因此，發揮獎懲機制的作用，對于工作表現較好的人員給予相應的獎勵，反之給予一定的懲罰，進而調動其工作積極性。（4）要加大資金投入力度。知識共享時代下，若想提高檔案資源的利用率，提升其利用價值，實施電子化管理模式，已經成為發展的必然。基于此，需要加大信息化建設，購置檔案管理必須的自動化設備以及用品，提高檔案管理工作的效率以及質量，進而提高服務質量。

3.2實施全過程管理

知識管理背景下，強調全過程管理，因此為了實現檔案價值，發揮其最大價值，實施全過程管理，有著必要性。以電子化檔案制作為例，要做好加工全過程的管理，保證加工的效果[3]。開展數字化加工，其具體工作包括檔案分類管理以及圖像處理等工作，在具體落實方面，要明確工作責任和內容，分工協作，保障檔案數字化加工得以有效開展。參與數字化檔案加工的全體人員，要嚴格按照技術標準以及工作規則，保證操作方法的規范性，進而保障檔案數字化加工的質量。當完成檔案數字化加工后，要從檔案接收、登記和掃描等環節入手，進行質量檢查。在檢查的過程中，要認真核對數據的錄入和關聯等，做好檔案質量的把關。只有保證了檔案資料的真實性，及時做好檔案收集和整理，實現即時調閱，才能夠提升檔案的使用價值，進而實現檔案價值。基于此，要做好檔案的全過程管理，保證其價值的實現。

3.3做好安全管理

知識管理中，檔案價值的實現，要保證信息的安全。若檔案管理出現安全問題，會降低檔案的價值，甚至會造成巨大的損失。基于此，做好安全管理，有著必要性[4]。在具體工作中，要完善檔案管理措施，健全數字化檔案審批制度，合理運用數字化技術，嚴格執行質量控制程序，按照規范要求，移交檔案成果，保證檔案原件以及數字化檔案資料信息的安全性。從檔案管理的全過程出發，做好嚴格的把控。落實安全措施，保證檔案資料的安全性。依托計算機技術，采取網絡監測以及鎖定控制等措施，保證信息服務的安全性。檔案管理人員要及時備份信息，做好數據加密。需要注意的是，要做好檔案分類標識，便于檔案資料的使用以及管理。只有檔案被使用了，其使用價值才能夠實現，進而實現其價值。

3.4營造良好的實踐環境

檔案價值的實現，需要良好的環境，通過檔案價值實現三要素的相互作用最終達到價值目標。基于此，在檔案實踐活動中，要注重營造良好的環境。檔案實踐環境的不同，對檔案使用者的要求也不同，檔案使用活動也不同，實現的價值自然差異。檔案主體的檔案技術應用水平，直接影響著檔案使用的效果，而檔案客體的具體形態以及狀態會影響主體檔案使用，因此為了提升檔案價值，檔案主體和客體均需要不斷地完善，同時還需要做好檔案自身的管理，提升檔案自身的價值[5]。

4結束語

綜上所述，知識管理背景下，檔案價值具有靈活性和共享性等特性。檔案價值的實現，是基于社會需求，依靠檔案使用的技能和技術，挖掘檔案自身的價值，開展檔案實踐活動最終實現。為了實現檔案價值，需要營造良好的檔案實踐環境，做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]霍燕.基于知識管理的企業檔案價值研究[D].天津師范大學，2016.

[2]王潔.基于知識管理的企業檔案信息開發和利用模式研究[D].山西大學，2016.

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知識服務檔案管理模式主要是指對企業內部用戶的檔案進行合理有效的管理，這項服務管理模式最早是根據企業要求而產生的。檔案管理模式對于服務行業尤為重要，特別是像中國電信、中國聯通、中國移動等信息服務行業，此類公司的用戶量較大，而且信息保密性要求較高，日常檔案管理工作尤為繁重，這就需要有更加合理科學的檔案管理工作模式來滿足客戶需求，提高檔案管理工作效率。檔案管理的優劣對企業的未來發展也會產生重大影響。

1 基于知識服務的檔案管理模式的提出背景

1.1 時展潮流提出的要求

知識經濟的興起順應了時展的潮流，是時展的重要標志。知識經濟不同于傳統經濟，它是知識、信息技術的結合體，直接依賴于知識和信息的生產、使用、分配。知識管理充分發揮了知識在經濟中的自身作用，通過知識創新、知識應用不斷順應知識經濟對“空前關注知識的價值”的要求，進而成為重要的管理范式，順應了時代的發展潮流。

想要實現知識管理戰略，就需要各個部門，尤其是檔案管理信息部門通過檔案管理知識為企業提供各類信息服務，滿足客戶檔案管理要求，發揮知識信息的價值。

1.2 市場競爭壓力帶來的要求

在激烈的市場競爭條件下，想要獲得市場優勢，在激烈的競爭中獲得可持續發展，就需要充分利用戰略性、非模仿性、獨特性的資源。這種獨特性的資源主要是指企業內部的知識。這類知識是企業長期發展過程中產生的，通常和企業的戰略、管理、文化密不可分，既有通過文檔管理存在的顯性知識，也有隱性知識。因此，需要通過檔案管理的不斷創新優化來挖掘企業檔案資源，利用檔案知識促進企業的可持續發展，推動企業健康合理發展，最終實現企業的競爭戰略服務。

1.3 用戶不斷增長的知識需求

傳統檔案管理自身存在許多弊端，由于技術、管理等方面的落后，難以滿足客戶對檔案信息管理的需求。因此，要不斷創新檔案管理模式，提高檔案管理效率，不斷滿足客戶對檔案管理的需求。要以用戶為中心，需求為導向，提高企業檔案信息的重視度，要將檔案信息、知識作為企業重要的無形資產，提高檔案信息、知識的管理要求，不斷積累企業檔案信息、知識，通過檔案知識積累、檔案知識評價、服務、組織服務以及企業人力資源管理、制度完善、技術運用來滿足用戶對檔案信息、知識的需求。

2 基于知識服務的檔案管理模式與傳統檔案管理的區別

由于知識服務性的檔案管理模式以知識管理模塊為編碼進行的檔案管理，能夠通過知識編碼進行科學合理的工作，進而建立完善高效的用戶信息檔案。與傳統檔案管理不同，知識服務檔案管理模式在管理過程中主要以知識性檔案為主，以個人資料、信息文件、內部資料、外部信息為主要管理對象，而傳統檔案管理則是在企業經濟活動過程中產生的各類文檔、文案；另外，在資源管理方面，知識服務檔案管理能夠將各種資源進行科學合理的整合，而傳統檔案管理則將檔案和資源進行分類整理，不能實現資源的有效整合；再次，在服務理念方面，兩者也有很大的區別，知識服務型檔案管理以用戶為中心進行資源管理，而傳統檔案管理則主要以檔案機構為主，簡單的從事檔案管理，知識服務型檔案管理的目的是在提供知識信息的基礎上滿足客戶需求，幫助客戶解決問題，提供較為系統完善的檔案管理知識，而傳統檔案管理主要是為用戶提供信息開展工作；知識服務型檔案管理的核心主體是專業團隊，而傳統檔案管理的主體是單個員工。

3 基于知識服務的檔案管理模式研究

基于知識服務的檔案管理模式的主要理論依據是知識編碼和人性化服務。

3.1 知識編碼

知識編碼是基于知識服務的檔案管理模式的主要理論依據。通過知識編碼能夠將知識更加標準的變現出來，而且能夠將檔案中相關知識進行整合，實現信息共享和交流，能夠有效的提高知識的顯性程度，將隱形的知識轉化為顯性，實現檔案知識的有序化。在此基礎上，能夠實現知識的分類，進而形成較為完善的知識庫，這樣在運用過程中，可以通過計算機或者人工智能輸入將數以萬計的知識信息進行篩選，找出需要的信息知識，為決策者提供信息服務。與此同時，為了更加方面知識的查詢和整理記載，還建立了專門的“不透明”知識案例庫，案例庫主要以圖表記錄為主，通過案例庫圖表能夠清晰的將業務流程中的知識表現出來，這樣將圖表、信息進行統一整合，形成圖文結合的信息知識庫。只有以知識編碼為基礎，檔案管理模式才能真正促進經濟增長，才能為市場經濟的發展做出貢獻，不然只會“一場空”。

3.2 人性化服務

人性化服務是知識服務型檔案管理的重要因素，其主要強調人性化的服務，通過人性化的服務為客戶提供優質滿意的檔案服務，做到以人為本，體現服務的人性化需求，用心關心用戶，將客戶的需求當做自己的最終服務目的，在工作中充分體現知識服務型的人文關懷，以高標準的服務提供高質量的檔案管理服務，在滿足客戶需求、保障客戶滿意度的基礎上不斷提高工作效率，最終實現企業經營效益，樹立企業形象。

人性化服務是企業贏得市場的重要保障，因此企業要不斷加強個性化服務，提高企業人文素質。在此基礎上要將這種人性化服務嵌合到知識編碼的理論中去，將其融為一體，作為檔案管理模式的理論，進而改變傳統的檔案管理模式，將人性化的服務同知識服務型檔案管理模式有機的結合，在技術優勢的引導下，展現服務特色，能夠更好的實現企業價值，為社會提供優質服務。

4 基于知識服務的檔案管理模式的推廣意義

4.1 可以提升企業核心競爭力

將檔案視為信息資源和知識資產進行管理，強調充分實現檔案的知識價值；應用先進的技術，創新和拓展檔案管理的各項業務環節，進而能夠提供更好的信息、服務，滿足客戶的需求，推動自身的持續健康發展，從而可以大大提升企業的核心競爭力。

4.2 可以提高檔案工作的地位與作用

強調檔案管理與業務流程相結合，為業務活動提供檔案信息、知識服務，使檔案管理由后臺性、輔的工作變為前臺性、支撐性的工作，可以大大提高檔案工作的地位與作用。

4.3 對于公共機構檔案管理也有啟示與參考價值

知識服務型的檔案管理模式能夠堅持以用戶需求為導向，以用戶為中心，為滿足用戶需求而不斷提高自身服務質量。而且此種模式對行政事業單位的檔案管理理念也有啟發作用，對日后行政事業單位的檔案管理技術具有指導意義和參考價值。

5 結語

隨著社會的進一步發展，檔案管理工作在日常生活中的作用將越來越重要，這就要求在各個企業內部要切實重視在檔案管理工作方面對檔案管理模式的實施，通過實施，進而逐步提高檔案管理工作的有效性。

參考文獻：

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一、中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性與可行性

（一）中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性分析

中小銀行檔案管理系統的知識化升級具有內部推力與外部拉力的雙重動力。內部推力因檔案管理系統對業務的支撐力不足而產生，分散于各業務部門的檔案管理系統由于檔案資源的封閉性，在開發利用上沒有很好地開展橫向協作交流，[1]僅僅發揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉向服務型組織提供有效支撐。外部拉力因知識管理系統對檔案管理系統的比較優勢產生。知識管理系統具有功能全面及互動性強等優點，可充分發掘檔案資源的內在價值，而不僅僅是被動保存檔案。

（二）中小銀行檔案管理系統知識化升級的可行性分析

1.檔案與知識的內在聯系是知識化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識屬性，無論是實體檔案還是電子檔案均蘊含豐富知識；另一方面，知識具有多樣性，檔案是知識的重要子集，銀行知識資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識管理系統。

2.檔案管理與知識管理的內在聯系是知識化升級的理論基礎。檔案管理正處于由“分布式”“實體化”向“集中式”“電子化”模式轉變的階段。“集中式”使各業務部門的檔案有了橫向交流的機會，“電子化”則為檔案的知識挖掘提供了數據支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉向“檔案知識管理模式”。[2]檔案知識管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識管理，從而在循環中不斷提升銀行的管理水平。

3.檔案管理系統與知識管理系統的內在聯系是知識化升級的技術依據。維娜?艾莉的知識“波粒二相性”理論認為知識既具有實體性，又具有過程性。傳統的銀行檔案管理系統，側重從實體視角管理知識，主要管理可編碼化知識。但強調知識共享與創造的過程視角更加符合銀行日益復雜化的業務需求，知識管理系統則為過程視角的產物。

二、中小銀行檔案管理系統知識化升級的基本原則

（一）堅持集成化的設計原則

銀行的各項業務會產生不同類型的檔案，檔案管理、知識管理與業務流程管理具有密切聯系，為使三者緊密結合，“檔案知識管理”系統應與企業各種業務系統有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。[3]

（二）堅持以業務為驅動，以流程為依托

流程導向模式（BRK模型）認為檔案資源對業務流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統又內嵌于各個業務流程中，因此知識化升級必須堅持以業務為驅動，以流程為依托。

（三）堅持以用戶為中心，以需求為導向

檔案管理系統的知識化升級必須堅持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統的基礎上，逐步增加知識共享、知識推送等模塊，并堅持在后期運行中不斷進行系統優化。

（四）堅持以編碼化為主，人性化為輔

銀行業務具有高度標準化和穩定性等特點，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識，因此以知識編碼化為切入點，逐步推廣人性化的知識管理理念是中小銀行有效實施知識管理的藍圖。

（五）堅持自主集成為主，軟件外包為輔

隨著集成技術的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統的基礎上，逐步添加一些簡單的知識管理功能模塊，特別復雜的模塊則可外包給專業軟件公司。

（六）堅持開放性與安全性并重

銀行檔案具有高度機密性，所以系統必須建立嚴格的權限制度規范檔案開放，但知識管理的有效實施依賴于知識共享，只有充分共享各類知識資源，知識管理才會成為有源之水，因此系統升級必須堅持開放性與安全性并重。

三、中小銀行檔案管理系統知識化升級的路線與關鍵技術

中小銀行具有組織層級少、人員規模小、業務種類少等特點，所以現有檔案管理系統基本能支撐其業務活動，高跨度或直接引進的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進式的升級路線，即首先運用集成技術對現有的檔案管理系統進行無縫化連接，然后根據需求分析添加相應的知識管理模塊，同時逐漸推廣知識管理理念，并結合系統運行中出現的問題不斷改進現有系統，最終建成高效益、多功能、人性化的知識管理系統。在升級過程中，技術選擇至關重要，因此筆者根據知識化升級的實際要求，總結了檔案管理系統知識化升級的關鍵技術。具體如下： （一）中間件技術。中間件技術是最成熟的集成技術之一，廣泛應用于信息系統的集成領域。中間件介于應用系統和系統軟件之間，可銜接網絡上應用系統的各個部分，同時屏蔽了底層操作系統的復雜性，降低了程序設計的難度。[5]

（二）Web2.0相關技術。Web2.0相較于Web1.0的優勢在于更加以人為本，體現了人人參與的互聯網精神，這與知識管理的分享理念十分契合，Web2.0技術可極大提升組織的隱性知識管理水平。中小銀行適合采用以下技術：

1.Blog技術。Blog是一種在網絡上自由個人日志的網絡交流方式，其他用戶可以對相關日志進行評價，從而促進知識互動。

2.Wiki技術。Wiki是一種社會互動式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關類目，最終形成一個可不斷更新的知識目錄。

3.RSS技術。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識。

（三）J2EE技術。J2EE是Sun公司為企業級應用推出的標準平臺，它把各類不同的組件、服務架構及技術的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構的不同平臺之間存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技術。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強的兼容性與可擴展性，可以實現系統的跨平臺操作，具有開放的源代碼，易于系統的不斷完善和升級。

四、中小銀行檔案管理系統知識化升級的具體策略

（一）普及知識管理理念

檔案管理系統的知識化升級不僅是技術的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識管理的理念與方法。

（二）盤點知識，評估現狀

知識化升級的目的是幫助中小銀行建立科學有效的知識管理體系，在系統升級之前，必須要對包含檔案資源在內的知識資源進行盤點并評估組織的知識管理現狀，以便有效支撐知識化升級的持續推進。

（三）統籌規劃，協同推進

中小銀行檔案管理系統的知識化升級是需要各部門配合的系統工程，因此應建立相關領導小組負責知識化升級的統籌規劃，并制定部門間的協調機制以推進知識化升級工作。

（四）突出重點，全面推進

中小銀行應根據自身情況，堅持以檔案管理為重點，形成良好的檔案管理制度，實現組織知識的高度編碼化，并以此為切入點，全面推進知識管理。

（五）增強系統柔性

檔案管理系統的知識化升級是一項持續性工作，必須樹立長遠觀念，在知識化升級過程中合理增強系統柔性，提高系統兼容性，為今后檔案管理系統的持續升級打好基礎。

（六）選擇適合的升級技術

技術選擇是知識化升級成功的重要因素，因此在選擇技術時，不能僅考慮技術的先進性，還要充分結合成本、功能需求以及系統兼容性等因素，堅持以最優成本完成知識化升級。

五、檔案管理系統知識化升級的發展趨勢

檔案管理系統的知識化升級與信息技術和檔案理論的發展密切相關。一方面，由于檔案管理正經歷由實體管理向電子管理、知識管理的轉變，所以未來的檔案管理系統必將融合更多的知識管理功能；另一方面，隨著大數據、云計算以及物聯網等信息技術的深入發展，檔案管理系統將不斷融合最新的信息技術以提升其知識化水平，如可設計一種基于RFID技術的智能檔案管理系統，實現對檔案的自動化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數據技術以實現文件鑒定的智能化操作；通過云存儲技術實現檔案資源的異地存儲等。

注釋及參考文獻：

[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐擁軍.企業檔案知識管理模式―基于雙向視角的研究[J].檔案學通訊，2007（5）：50-53.

[3]徐擁軍.“檔案知識管理”系統構建的原則與策略[J].檔案學通訊，2009（2）：58-62.

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知識經濟時代；地震檔案；管理模式

知識經濟時代是一種新的經濟形態，以知識運營為經濟增長方式，美國微軟公司的興起是知識產業的典型代表，開啟了計算機廣泛應用的新時代，同時也極大地刺激了經濟的增長，我們可以看到知識經濟時代的強大發展勁頭。在知識經濟時代的發展模式中，知識、科技型企業是經濟活動中最具發展力的經濟組織形式，代表了未來朝著大數據時展的趨勢。地震檔案管理工作與人民的生活、工作、生產息息相關，對地震規律的研究及地質活動的預測非常重要。為了確保相關信息數據的準確保存和科學分析，高效、準確的地震檔案管理平臺的建立是非常有必要的。本文將從地震檔案管理概念與知識經濟時代下地震檔案管理工作創新性兩方面對地震檔案管理工作進行探討。

一、地震檔案管理的概念及演變歷程

地震是由于地殼釋放巨大的能量所造成的地表震動，是一種常見的自然現象，由于其具有極大的破壞性，極短時間內就會給人類的生命、生活、生產帶來極大的危害，人類毫無反擊之力。因此，人們一直希望對地震進行有效的預測，盡可能減少地震所帶來的損失和傷害，地震檔案管理工作隨之產生。科學家們希望對地震過程的相關信息數據進行統計、分析，以便于了解地震前的地質狀況、發現相關規律，對地震做出準確的判斷和掌握。地震檔案監測的數據主要包括地震活動中的地質情況、地殼形變程度、重力、水質、地下水組成成分及含量等，對地殼的活動頻率、相互作用關系、能量轉化等性質進行分析。如果每個地方的地震數據按照時間發展順序被系統地整理出來，那么對地質工作者來講將是一項非常寶貴的資料，有利于科學家對地質活動規律的探索，對人民的生活安全和生產建設有著非常重要的意義。根據有關資料顯示，我國的檔案管理工作主要經歷了三個階段：第一階段，主要是采用紙質資料記錄的方式，所發生的地震災害信息被相關人員記錄在紙質檔案中，被放置在相關位置，占據一定的空間。因此，隨著記錄信息的增多，占據的空間就會越大，并且檔案的查找和翻閱非常不方便，給地質學家的研究和分析工作帶來極大的困難。第二階段，是計算機應用的初級階段，隨著計算機技術的飛速發展，其在各個行業發揮的功能也越來越明顯，初級階段各種應用軟件還不成熟，只是對檔案進行簡單的記錄和保存。因此，在這個時期出現了大量的電子檔案，有關檔案管理的應用軟件被逐漸開發。第三階段，數據資源系統化管理階段，檔案管理的相關軟件開發技術越發成熟，具有技術含量較高的數據分析功能，不僅可以儲存信息，還可以對存儲的信息進行計算、分析，做出科學的決策，使數據資源變得更加有價值。

二、知識經濟時代地震檔案管理的創新性

地震檔案管理工作是對地震過程的詳細記錄和分析，其中蘊含著非常寶貴的數據信息資源，是地質研究和地震預測的重要參考資料。我國的地震檔案管理起步較晚，與其他行業數據管理有一定的差距。但是，隨著計算機應用技術的快速發展，地震檔案管理工作也有了新的進展。在知識經濟時代的大背景下，地震檔案管理工作面臨挑戰，應積極改革，實現技術上的不斷創新。下面主要從工作方式、工作內容、工作人員三方面簡要介紹知識經濟時代背景下地震檔案管理工作的創新性。

（一）工作方式檔案管理的第一階段是紙質資料階段，其工作流程為：測量、記錄、整理分類、使用。在這個階段中主要的工作方式就是人工記錄并整理相關數據信息，純手工操作，速度慢，效率低，數據資料記錄內容簡單，不能滿足地質學家的研究要求，在一定程度上制約了地震研究工作的開展。隨著計算機技術的應用，地震檔案管理工作有了很大的進展，相關部門研制出了地震檔案管理軟件，大量的紙質數據資料被輸入到計算機中進行存儲，將紙質數據轉變成了電子數據，由純手工操作轉變為計算機操作，從此地震檔案計算機化管理時代開啟。使用計算機對地震檔案數據進行管理可以在短時間內存儲大量的信息，并且可以隨時進行瀏覽查看，或者進行相關的數據分析，非常方便，容易查找，同時還節省了空間和時間，避免了紙質資料管理階段的諸多弊端。同時，相關的數據分析結果為地質研究工作者提供了很好的數據信息和研究資料，有利于對地震活動規律的研究和預測。

（二）工作內容知識經濟時代下，知識是決定經濟發展的關鍵因素，同時也是決定科技發展的重要因素，信息是知識經濟時代的強大助推力。因此，不管在什么行業中知識和信息都是最為重要的兩大因素。地震檔案管理的初期采用紙質資料進行記錄，地質學家研究的主要內容僅局限于紙質版資料中記錄的相關內容。隨著記錄時間的增加，數據信息量變大，項目雜亂，信息龐雜，占據空間大，不便于整理和計算，給數據分析帶來了很大的困難。各種地震檔案管理軟件的出現極大地推動了地震檔案管理工作的開展，地震檔案的工作內容也由簡單的數據記錄轉化為數據的分析、統計，大量龐雜的數據經過計算機自動處理，可以直觀、形象地展示出數據所蘊含的規律，轉化為有研究價值和參考價值的寶貴財富。其主要創新性體現在很多方面，如計算機技術的應用使得地震檔案管理的存儲量大大增加，并且不同的研究機構之間可以共享信息，使得研究人員有豐富的資料進行參考。

（三）工作人員傳統的地震檔案管理工作中相關工作人員只需要對多測量得到的數據進行簡單的記錄，不需要具備其他方面的知識。然而，在知識經濟時代背景下，地震檔案管理工作的相關人員僅僅會進行數據記錄是不夠的，他們還需要具備計算機相關知識、數據分析知識、檔案管理知識和地震分析知識等多方面的內容。計算機等相關基礎知識可以幫助他們快速、熟練地進行數據的錄入和查看，數據分析知識可以幫助他們快速地進行數據信息運算和分析，以便于得到科學性結論，檔案管理知識可以使工作人員對業務有更深入的了解，提高工作效率和工作質量，地震專業知識可以使工作人員對分析得到的結果進行研究，對地震相關規律進行探索，便于進行地震監測和預防。在科學技術快速發展的今天，所擁有知識和技術越多的人，就越有可能贏得未來，因此，新的形勢下，對地震檔案管理的相關工作人員也有了新的要求，工作人員不能只局限于單一知識面，要掌握多方面的知識，提高專業業務素質和個人能力，才可以推動地震檔案管理事業的快速發展。

知識經濟時代的來臨為地震檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰，改變了傳統的紙質管理模式，使地震檔案管理朝著信息化、自動化、網絡化的方向快速發展。筆者相信，在科學技術快速發展的大背景下，只要地質學家和地震檔案管理的相關工作人員共同努力，一定可以將地震檔案工作做得更加出色，為人類造福。

參考文獻：

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1.構建企業檔案管理標準體系

實現企業檔案的有效管理，全面準確的梳理當前企業的檔案管理情況十分必要。根據企業檔案管理規定的相關要求及檔案分類的相關標準，對企業各類檔案進行歸類，確定需要修訂的檔案、能夠適應企業的發展的檔案等等，在促進企業發展的前提下，構建一個完整科學的企業檔案管理體系。在此體系的構建過程中，還要認真考慮企業文件管理的具體要求，以檔案管理體系作為企業未來檔案管理的指南針，科學規劃企業未來的發展前景，進一步推動我國企業檔案管理建設。

2.提高工作人員的自身素質

提高企業檔案管理人員的自身素質對于建立有效的檔案管理體系有重要的作用。一般來說，可以從三個方面加強企業檔案管理人員的自身素質，首先，要加強管理人員自身的知識積累和學習，把理論知識體系和實際的檔案管理工作有效的結合起來，增加工作人員的知識儲備，擴大知識面，進一步提高其工作素質，對企業的檔案管理工作起到積極的促進作用。其次，企業要注重對檔案管理人員的業務培訓，定期有效的業務培訓，能夠增強員工對企業的向心力，同時能夠增強工作人員的學習意識。最后，要注意培養企業檔案管理人員的信息化技術。適當的開展信息化培訓，增強工作人員的現代檔案管理知識，能夠有效的提高工作人員的管理檔案的質量和數量，進而提高工作效率，降低企業投資的成本，進一步推動檔案管理事業的發展。重視企業檔案資料的收集途徑、整理規范和妥善保管，開發企業檔案信息資源，提高利用率，是開發檔案信息資源的主要手段，克服檔案原件不被廣泛系統利用的缺點，做到多層次、廣角度收集，建立橫向與縱向收集工作網絡。

3.維護企業檔案的安全

對于企業來說，檔案的安全性和機密性對企業的發展有至關重要的影響。企業的檔案分為不同的密級，根據檔案的信息資源的重要程度來劃分。檔案利用保密制度，根據企業檔案管理的實際實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使利用工作有章可循，在大力開展檔案利用的同時，確保企業檔案在管理過程中的保密性，各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。