引論：我們為您整理了13篇企業文件檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
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企業文件檔案管理工作經過實踐經驗，總結了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業檔案室保管。我國企業文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經不適應現代企業的發展要求，束縛了企業文件檔案工作的發展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業密切相關真實的歷史，記錄了本企業的發展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。我國的文件管理業經歷了一個漫長的發展過程。社會進入了一個嶄新的發展時代，國家經歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰。科學安排大力倡導開拓創新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結檔案工作的好經驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，掌握現代化管理技能，利用現代化整理檔案。才能使經濟效益和社會效益更加完美的結合，突出檔案資源建設和服務全局的重要性。
3電子文件檔案的管理
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1、實行技術負責人負責制，逐級建立健全施工文件管理崗位責任制。配備專職檔案管理員，負責施工資料的管理工作。工程項目的施工文件應設專門的部門（專人）負責收集和管理。2、建設工程實行施工總承包的，由施工總承包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總承包單位。3、可以按照施工合同的約定，接受建設單位的委托進行工程檔案的組織和編制工作。4、按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設單位進行工程竣工驗收。5、負責編制的施工文件的套數不得少于地方城建檔案管理部門要求，但應有完整的施工文件移交建設單位及自行保存。
二、施工文件檔案管理的主要內容
施工文件檔案管理的內容主要包括：工程施工技術管理資料、工程質量控制資料、工程施工質量驗收資料、竣工圖四大部分。
（一）工程施工技術管理資料：工程施工技術管理資料是建設工程施工全過程中的真實記錄，是施工各階段客觀產生的施工技術文件。主要內容包括：
1、圖紙會審記錄文件2、工程開工報告相關資料（開工報告表、開工報告）3、技術、安全交底記錄文件4、施工組織設計（項目管理規劃）文件5、施工日志記錄文件6、設計變更文件7、工程洽商記錄文件8、工程測量記錄文件9、施工記錄文件10、工程質量事故記錄文件11、工程竣工文件
（二）工程質量控制資料：工程質量控制資料是建設工程施工全過程全面反映工程質量控制和保證的依據性證明資料。應包括原材料、構配件、器具及設備等的質量證明、合格證明、進場材料試驗報告，施工試驗記錄，隱蔽工程檢查記錄等。
（三）工程施工質量驗收資料：工程施工質量驗收資料是建設工程施工全過程中按照國家現行工程質量檢驗標準，對施工項目進行單位工程、分部工程、分項工程及檢驗批的劃分，再由檢驗批、分項工程、分部工程、單位工程逐級對工程質量做出綜合評定的工程質量驗收資料。但是，由于各行業、各部門的專業特點不同，各類工程的檢驗評定均有相應的技術標準，工程質量驗收資料的建立均應按相關的技術標準辦理。
（四）竣工圖：竣工圖是指工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。它是真實、準確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構筑物等詳細情況的技術文件，是工程竣工驗收、投產或交付使用后進行維修、擴建、改建的依據，是生產（使用）單位必須長期妥善保存和進行備案的重要工程檔案資料。竣工圖的編制整理、審核蓋章、交接驗收按國家對竣工圖的要求辦理。承包人應根據施工合同約定，提交合格的竣工圖。
三、施工文件的立卷
立卷是指按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷。
（一）立卷的基本原則：施工文件檔案的立卷應遵循工程文件 的自然形成規律，保持卷內工程前期文件、施工技術文件和竣工圖之間的有機聯系，便于檔案的保管和利用。
1、一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件按單位工程立卷。2、施工文件資料應根據工程資料的分類和“專業工程分類編碼參考表”進行立卷。3、卷內資料排列順序要依據卷內的資料構成而定，一般順序為封面、目錄、文件部分、備考表、封底。組成的案卷力求美觀、整齊。4、卷內資料若有多種資料時，同類資料按日期順序排列，不同資料之間的排列順序應按資料的編號順序排列。
（二）立卷的具體要求
1、施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷，竣工驗收文件按單位工程、專業組卷。2、竣工圖可按單位工程、專業等進行組卷，每一專業根據圖紙多少組成一卷或多卷。3、立卷過程中宜遵循下列要求：案卷不宜過厚，一般不宜超過40mm，案卷內不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。
（三）卷內文件的排列：文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前，請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙在后。
（四）案卷的裝訂：案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》統一折疊成A4幅面，圖標欄外露在外面。
四、施工文件的歸檔
歸檔指文件形成單位 完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規定移交相關管理機構。
（一）施工文件的歸檔范圍：對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。
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為實現企業文件與檔案管理在不同階段與時期對文獻資源的信息共享與信息交換，減少重復輸入數據的操作，同時規范各個子系統的數據接口，要求企業加強對現行文件與檔案管理工作中對計算機技術的應用，開展技術研究，致力于開發出一套執行一體化管理的軟件系統。將歷史性的文件進行有效地的研究，真正將內部的文獻進行良性管理，使自己的建設事項能夠在計算機的整體控制下能夠被整合起來，使企業內部文件的真實性與完整性不斷提升。
一、整體的技術分析研究
1.企業文件管理技術分析。企業文件對計算機技術的應用始于管理信息系統（Managing Information System，MIS）在企業內部的建立。這一系統有兩個方面的含義：
（1）這個管理信息系統得以建立，要依托在企業職能管理系統的基礎之上。MIS的建立，一般來說，先要選取較為優良的會計電算化軟件進行運用，把握其中的重點事項進行有效地研究，使建設性的管理系統能夠不斷強化，在進行會計事項的正確流程演繹過程中，一定要注意對其中的各項數據進行有效地關注，把握在原始憑證、票據中的數據的真實性與完整性，在進行整體性的數據輸入過程中，一定要將整體性的數據庫建立起來，把握對其中較為優良的建設環境的完善，真正將會計電算化內部的整體環節進行完善鞏固。
（2）真正將企業發展建設過程中的籌資事項、投資建設與建設中造價事項進行綜合施用，使其中的建設能夠不斷進行強化，把握對企業經濟活動中的各個重要的事項能夠在網絡化的信息建立過程中不斷完善。
2.計算機在檔案管理中的運用。加強檔案管理的具體實施原則，將內部的人力資源、經濟業務的檔案數據進行有效研究分析，使其數據能夠在滲透過程中，保持一致性。主要分為以下三類：
（1）利用計算機進行檔案檢索工具的編寫。這項工作首先要按照著錄項目構建存儲數據庫，將數據庫進行完善的建立，但是一定要注意各項數據都是真實的、完善的，在進行提取施用過程中，要按照相應的目錄進行有效提取，使其能夠為今后的經濟、人力資源發展方向提供條件。
（2）借助計算機開展檔案檢索。對原件進行提取檢索過程中，要利用計算機中的各個細節進行利用和掌握，真正將內部的信息進行有效建立與提升。在此過程需要使用計算機進行檢索操作。
（3）借助計算機完成檔案管理中的各種數據與情況的管理與統計，在進行統籌管理過程中，將入庫與出庫的各個數據事項能夠建立起來，把握較為精準的統計、審核的狀態，進行自行建立，使其中的數據進行有效排列組合，并且不斷進行自我的完善強化，為今后企業的發展提供較為優良的建設條件。
二、兩者聯合施用的技術分析
企業文件和檔案管理在不同階段與時期對文獻資源的信息共享與信息交換，減少重復輸入數據的操作，同時規范各個子系統的數據接口，要求企業加強對現行文件與檔案管理工作中對計算機技術的應用，開展技術研究，致力于開發出一套執行一體化管理的軟件系統。現如今，有不少企業已經通過自主開發或購買而配備了一體化的文檔管理系統軟件，實現了對企業文件與檔案的綜合性管理。此階段與第一階段主要區別就是在檔案管理子系統上建立了一個端口，把握較為優良的管理辦法，在進行管理過程中，使計算機能夠建立完善有效的系統數據庫，使真正能夠使數據提升的建設事項不斷強化，真正將企業內部的建設理念進行滲透，使其數據能夠不斷完善地進行滲透建設。
三、企業文件的電子文件管理事項研究
對于電子文件的理解有許多種解釋，在進行有效地認識過程中，應該建立起較為完善的系統，使電子文件能夠在生成過程中，將內部的各項數據進行完善地體現，并且要真正認識電子文件的特點，就必須弄清其與機讀文件的差別，兩者間的主要區別見下：
1.生成的環境不同。機讀文件指能被計算機的輸入裝置讀取的文件。機讀文件的讀取通常分為兩種，其一，指信息從某個存儲區讀至另一個存儲區；其二，指計算機系統從某一類型的記錄媒體，比如磁盤，讀取信息。因此，識別與復制是機讀文件主要的特點。
2.管理模式不同。對機讀文件進行管理的模式是對企業文件與檔案手工管理程序與方法的模擬，沒有本質變化，而對電子文件進行管理的模式則是基于管理方法與現代計算機技術高度整合的基礎。
3.存在的具體形式不一樣。電子文件就是依據網絡技術中的高科技技術進行系統連接，在進行遠程傳輸過程中，能夠不斷進行自我的強化，并且電子文件的時效性、準確性都是較高的，是能夠體現完整性與真實性的屬性的。
4.管理者構成不一樣。原有文件管理事項中，主要就是由管理人員進行數據的管理，把企業內部的檔案及原有的各項零散數據進行整合，在控制過程中，由獨立的管理人群進行建立分析；但是目前的電子文件主要就是以計算機維護管理人員進行管理建設，真正將企業的數據建設事項進行了有效地統計，使整體性的數據能夠不斷進行提升。
四、結語
正文對三個階段進行的劃分，并不是簡單的依次替代，而是依據類型進行的區分。因為，在現代企業對計算機技術的應用并未完全到位的背景下，這三個不同的階段傾向于長期并存。對計算機技術進行全面的提升，真正將創新的技術進行有效利用，在進行企業公司內部的自主創新事項進行研究，把握經濟市場中的有效元素，使計算機能夠進行對企業內部的整體事項都進行有效地滲透。
參考文獻：
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從目前企業經營管理來看，企業檔案管理和企業文件建設是經營管理的重要內容，其重要性主要表現在以下幾個方面：
2.1 企業檔案的規范管理為企業后期的生產經營、決策、創新、訴訟提供了重要依據
在企業經營管理中，有許多重要數據和原始憑證需要及時保存，特別是生產數據和財務數據等，不但關系到企業后期的生產經營，同時也為企業的決策和意外因素導致的財務訴訟以及其他訴訟提供原始材料支撐。從這一點來看，企業檔案的規范管理是企業經營管理的重要內容，對企業的整體運營有著直接或間接的影響。只有重視企業檔案管理工作，才能保證企業檔案管理取得實效，進而為企業的經營管理提供可靠保障，保證企業的經營管理水平不斷提高。
2.2 記錄了企業的成長發展歷程
企業的檔案資料，是企業發展歷史的全面反映，同時也是企業發展歷程的集中體現。加強企業檔案資料的管理，不但能夠使企業檔案資料管理更加科學規范，同時還能提高企業檔案資料管理的實效性，為企業的經營管理提供可靠支持。從這一點來看，鑒于企業檔案是企業成長發展歷史的重要見證，加強并完善企業檔案管理工作，對企業經營管理而言具有重要意義。同時，依托企業檔案管理衍生出的企業文件建設工作，也對企業的發展起到了重要的支持和促進作用。
2.3 企業檔案是企業文化的重要載體
從目前企業檔案中記錄的信息來看，企業檔案不但包含了企業經營管理過程中的所有信息，同時也包含了企業經營管理中的重要經歷和細節特征。對于企業來講，檔案已經成為了企業文化的重要載體，通過檔案這一有效手段，企業的各種信息數據得以保留，對企業的發展有著直接的影響和促進。同時，企業檔案的發展也催生出企業文件建設這一概念，在這一理念的指導下，企業對檔案文件的認識更深一步，對檔案管理和文件建設的重視程度得到了持續加強。
3 企業檔案管理與企業文件建設存在的問題
雖然企業檔案管理與企業文件建設對于企業發展而言非常重要，但是受到企業管理機制、管理手段和管理理念等因素的制約，企業檔案管理和企業文件建設還存在較多問題，主要表現在以下幾個方面：
3.1 企業檔案管理與企業文件建設，沒有建立起良好的管理機制
通過了解發現，企業檔案管理與企業文件建設，雖然得到了一定程度的重視，但是在具體的管理過程中，并沒有建立起良好的管理機制，導致企業檔案管理工作和企業文件建設不能全面有效的開展，最終對企業的經營管理工作產生較大影響。因此，企業在檔案管理和文件建設過程中，只有建立起良好的管理機制，才能達到提高檔案管理和企業文件建設水平的目的。
3.2 企業檔案管理與企業文件建設，缺乏強有力的管理手段
在目前企業檔案管理與企業文件建設中，所采取的管理手段相對陳舊，不但沒有形成對現代化管理手段的全面應用，也沒有在管理手段上進行有效創新，最終導致企業檔案管理與企業文件建設在整體效果上難以滿足實際需要，制約了企業檔案管理和文件建設的發展。因此，企業要想加強檔案管理和企業文件建設效果，就要在管理手段上進行不斷創新，確保管理手段有較強的針對性。
3.3 企業檔案管理與企業文件建設，在管理理念方面需要不斷更新
檔案管理與企業文件建設是企業經營管理過程中的重要內容，同時也是關系到企業經營管理實效的重要手段，只有在管理理念上進行不斷更新，并及時引入先進的管理理念，才能保證企業檔案管理與企業文件建設取得積極效果。但是從目前企業檔案管理與文件建設理念來看，目前的管理理念相對陳舊，不但談不上創新，能否滿足目前的管理需要都是未知數。因此，管理理念的更新迫在眉睫。
4 企業檔案管理和企業文件建設的具體措施
基于企業檔案管理和企業文件建設的重要性，在企業經營管理中，應對檔案管理和企業文件建設的作用和地位有正確認識，并根據企業的經營管理特點和實際需要，制定具體的檔案管理和文件建設措施，具體應從以下幾個方面入手：
4.1 企業檔案管理和文件建設應建立起良好的管理機制
為了保證企業檔案管理和企業文件建設能夠取得積極效果，在企業檔案管理和文件建設過程中，應根據企業實際建立起具有較強針對性的管理機制，使檔案管理和文件建設能夠融入企業經營管理過程中。其中檔案分類管理和文件按重要性保管都是先進管理機制的具體體現。因此，企業檔案管理和文件建設應提高其實效性和針對性。
4.2 企業檔案管理和文件建設應采取現代化的管理手段
結合企業檔案管理和文件建設的實際需要，在具體管理中，應采取現代化的管理手段。例如，在檔案管理中，應建立電子文件數據庫，將所有紙質文檔掃描轉化成電子文檔。同時還要根據文件形式建立電子文件庫和紙質文件庫，使文件建設能夠滿足企業的現實需要，達到降低企業檔案管理和文件建設難度的目的，提高檔案管理和文件建設的整體效果。
4.3 企業檔案管理和文件建設應積極更新管理觀念
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建筑施工企業在開展檔案管理工作時，要對于相關的檔案管理行為進行規范化操作，通過制定一個統一的標準來執行，可以有效地提高管理效率，實現規范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經營管理、行政管理、生產技術、科研技術、設備、會計、工程建設、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業檔案管理方面的規章制度，收集整理企業各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應的檢索目錄。
3信息化建設
企業的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業技術進步和發展的重要信息資源，也是提高企業競爭力的關鍵。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。隨著辦公自動化系統的應用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統的應用，可以實現對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統可以實現對權限的有效分配，實現了檔案保密的功能。
檔案管理工作中，紙質文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數字化轉換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。
4做好檔案服務
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業的經營生產提供服務。在檔案信息管理的過程中，也要重點關注對檔案信息的開發與利用。對建筑施工企業來說，檔案信息中包含了很多技術方面的信息，是企業施工過程中技術和經驗的匯總，是企業智慧的結晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業技術創新提供科學依據。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關部門，也可以提高企業的市場競爭力，提高業務部門的業務開展效果。檔案管理工作的服務對象是整個企業，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業各個部門對檔案資料的需求。
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多媒體工具的運用和標準化工作流程的的制定，提高了電力企業檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進行培訓。
2.1建立學習考核制度
有效提高檔案管理的準確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎的電力工程建設知識，對多媒體工具的熟練運用以及標準化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統的培訓與考核機制。首先，應制定檔案室職員的學習規劃，請專業的教師團體對檔案員工進行培訓，或科室內部培訓。給科室員工制定詳細的課程表、授課時間、及所學內容的規劃，做到每一位職員都有學習新知識的機會與時間。其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學習規劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進一步激勵職員學習的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習，定期對員工進行考核，并記錄到員工績效。對于學不會和不肯學，以及積極性不高學不好的員工進行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學不會、學不好、不肯學的員工都需要管理人員進一步探索。
2.2提高電力企業建設工程檔案管理的意識
檔案管理對于電力設施的運行，改建，設備升級，企業自身經濟效益有著至關重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。對于企業經濟效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權益、做到賬目透明、如何記錄企業真實的精神面貌、工作作風等，電力建設工程檔案提供了有效憑據。從電力設施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設工程檔案提供了有效依據。只有從根本上認識了這一點，電力工程企業才會真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業的負責人有效重視。必須在全企業樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中。提高認識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網絡。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統一各單位檔案管理的標準，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設備廠商，每一個材料供應商。在電力建設工程開始，就要統籌各方，建立統一的檔案管理網絡，細化責任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進度，做到有效管理。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標準化。
2.3如何應對電力施工過程中的不同步
在電力工程進行中，各施工單位的工作進度，難易程度都各不相同，加之建設工期較長，施工單位眾多，工期不能統一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負擔。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關工作，細化到每一工程，做到一工程一驗收。時刻追蹤各項工程的進展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環節，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。
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檔案管理工作內容包含了記錄企業上下、生產前線或后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關財政收入和支出的財務檔案；行政文書和企業印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案；工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案；記錄相關產品研究資料的研發檔案等。一言蔽之，檔案資料載錄著企業發展的各個印記，是企業展現其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰的咨詢手冊，也是制定未來發展戰略規劃的指南針。同時，每一檔案都各有其收錄與管轄范圍，且中心內容已各不相同，但卻都與企業發展與運作密不可分，必須予以高度重視，采取規范化管理，借以嚴謹的發展觀推動企業檔案管理整體水平的提高。
二、企業檔案管理工作中常見問題
結合筆者多年工作經驗，現代企業檔案管理工作過程中的常見問題主要集中在下述幾方面：其一，是檔案利用方面。由于社會經濟發展迅速，社會改革不斷推進，從而衍生出社會各界對檔案的要求亦不斷提高，因此企業在檔案收集工作中遇到的問題越來越明顯，尤其檔案收集與利用之間脫節嚴重。例如，企業在進行運營或執行方案研討時，通常較少、甚至從不在以前存留下的類同檔案，或是已探討的檔案中尋找方案或依據，由此導致大量事宜進行重復研究，不僅在人力、物力與財力上造成了浪費，同時亦有礙于方案的及時執行，從而影響單位整體運作。其二，是隊伍建設方面。隨著檔案管理信息化程度不斷縱深發展，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。但大多企業在市場經濟的調控和競爭之下，一直都將發展戰略重點投放在經營上，對待檔案管理工作的態度普遍徘徊在一種“可有可無”的形態中，導致愿意投身檔案管理事業的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業培訓而致使業務能力無法適應檔案管理工作的發展需求。
三、完善企業檔案規范化管理的工作策略
（一）健全檔案歸檔制度規范。檔案規范化管理是企業檔案管理工作開展的重中之重，對其管理制度的制定必須予以嚴格審視，參照實際情況與需求可能性，以及權衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度應對檔案管理工作的每一環節作出明確的分工指引，如具體的工作細則、詳細的管理要求、人性化的獎懲措施、完善的應急預案等。此外，還應對檔案的復印、備份以及保密等手續予以嚴格限定，以提高檔案管理人員的警惕性，降低工作失誤風險。
（二）提高管理隊伍素質。因檔案資料收集與管理是一項專業性較強的工作，新上崗的人員必須接受一定時期實習才能完全勝任，對此，企業要根據檔案管理工作實際，配備相應的檔案收集人員，并確保其工作相對穩定，以為企業檔案管理工作的長足穩定儲備人才資源。工作實踐亦證明，保障企業檔案收集人員工作的連續性與穩定性，不僅有利于企業對檔案管理隊伍的培養，更有助于檔案管理人員工作效能的發揮。
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現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
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信息時代的到來，改變了企業的管理方式，從傳統的完全紙質化到如今的電子無紙化，企業檔案的管理發生著巨大的變化。企業檔案也已經成為企業信息資源和資產的重要組成部分，是企業建設、運營、發展的重要記錄，對于企業的發展建設起著至關重要的作用。但是，中國企業對于這方面的應用探索還不長，企業電子檔案的實際管理中仍然存在諸多問題，因此筆者結合自己的實際經驗，給出一些思考和建議。
一、企業電子檔案管理問題
（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關程序設計的過程中，檔案管理方面的專業人員沒有參與其中，單純從軟件設計工作人員角度出發來進行程序的設計，立足在一些基本表面的問題，比如邏輯上的歸檔問題，信息的分總問題，可以說考慮的范圍是相對局限，不夠周全的。而由此設計出來的自動化辦公軟件，在一些現實問題上的解決措施有待改進。
（二）文件、檔案系統分屬兩個系統。文件、檔案系統分屬兩個系統，由此導致信息的歸類出現一定出入，在后期信息的應用過程中也會出現一定的紕漏。結合一些公司的實際情況，在信息的分類上有一定出入，但是模式化的系統分類無法滿足現實的需要，對于信息的應用、管理都會有著出入。
（三）電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規則之下，兩者的工作無法有效統一結合。
（四）電子檔案儲存載體安全度無法保證。檔案對于公司來說是有一定價值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲存一般分成兩種，一類是直接通過硬盤儲存器，另一類是利用網絡進行儲存，比如最近比較熱門的云儲存，兩者的安全性都無法完全保證。硬盤儲存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會對公司產生諸多不利影響；如果是通過網絡存儲，盡管可以通過網絡很好的備份存儲，但是一些重要的信息仍會會被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。
（五）相關工作人員的綜合素質結合度不高。電子無紙化的檔案管理減少了相關工作人員的工作量，但是對于其素質技能的要求有所增加。企業電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對于相關軟件的應用，自動化辦公系統管理達到熟練的程度，同時工作的責任心也是重要的保障。但是，在現實的情況下，一些資質比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無法把理論更好地結合于實際，對于工作的認識不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責任心。
二、針對企業電子檔案管理問題的解決措施
（一）電子檔案監控嚴格化。首先，關于電子檔案的形成監控問題，工作人員應該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說是信息庫的建立，這是一個至關重要的步驟，來保證后期信息利用有價值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監控，以科學、完整、嚴密的制度來規范監控過程，保證監控的效果，比如文件管理制度和體系的科學化、嚴格化，管理內容和執行的有效化等等。
（二）提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于公司的發展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，比如通過網絡云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環節都采取一定的監控和監管，最好把每一項責任落實到個人，確保權責明確，以及采取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。
（三）提高電子檔案甄別的技術。電子文件進入網絡運行之后，其復制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時也增加了其中的風險，比如關于電子檔案真偽的問題，提高其中的甄別技術有著現實的必要，因此在電子文件辦制的時候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應用。這樣可以避免使用者和顧客對于文件進行篡改，危害企業的利益。
（四）優化電子檔案的鑒定技術。在文件進行歸檔之前，一般需要先進行文件的鑒定，其目的是為了區別文件的價值，根據實際的需要來給出相應的標準，避免統一標準化的分類不利于公司對于信息的應用。在一定有效分類之后，可以方便企業選擇應用，方便公司管理，更好地為公司創造價值。
（五）優化電子檔案歸檔。現階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態，實行“雙套制”，但是實際過程中由于電子文件的法律約束力不高、技術問題大導致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優化電子檔案的歸檔問題，一方面需要著手建立和運用計算機網絡環境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續發揮實體檔案的作用，發揮實體檔案和電子檔案結合的作用，實現檔案信息在現代社會信息平臺上的有效運轉。
（六）提高相關工作人員的素質。不管外部條件如何改善，軟件設施如何改進，相關的工作人員作為工作過程中的主體，需要發揮出主觀能動性，因此，提高相關工作人員的素質仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對員工進行相關的專業化的培訓，另一方面需要提高相關工作人員的工作責任心，同時結合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。
三、結束語
企業電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個環節有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發現問題才能更好地解決問題，才能讓整個過程在實踐中不斷改進，讓電子無紙化的企業電子檔案發揮出現實價值，促進企業的發展。
參考文獻：
[1]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].北京：清華大學出版社，2006.
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一、加強精神文明建設中照片檔案的收集、整理和保存工作
精神文明建設照片是精神文明建設文字檔案的補充，是一種特殊載體的檔案，精神文明建設照片檔案的收集范圍主要記錄本單位開展文明單位建設活動、群眾文體活動、上級領導關懷、取得的重要工作成果和重大事件等，這種以攝影為主要反映方式的、具有保存價值和反映本單位精神風貌的照片是精神文明建設檔案的重要組成部分。精神文明建設照片的整理可按照片檔案全宗檔案編目要求編號，單獨存放和整理。都應對每張照片單獨編號，并對拍攝照片背景信息進行文字說明，文字說明至少應包括拍攝年度和具體時間、地點、人物和事由，概括揭示照片影像所反映的全部信息，不能簡單的利用重命名的方式對拍攝照片標記后刻錄保存，
要做數碼照片數據備份和數據恢復工作 ，確保數碼照片檔案管理的信息安全，數碼照片的保存也可刻錄成光盤、磁盤脫機保存，可以用備份和數據恢復的方法保證檔案管理系統在遭受到病毒等攻擊時，原始數據不被丟失或損壞，從而避免文件被毀壞造成的巨大損失。
照片檔案是企業精神文明建設不可缺少的重要組成部分，照片檔案可以真實的將事情發生的場景展示給大家，比文字更具有直觀性，是企業活動的真實記載，是企業宣傳的窗口。
二、加強精神文明建設檔案管理系統，實現檔案電子化
檔案信息化建設是新時期檔案工作的一項重要任務，是檔案事業發展適應時展的必然趨勢。電子檔案系統是實現各類電子文件歸檔、整理、編目、查閱、統計、備份和系統日志記錄功能的自動化管理系統，把檔案中各類檔案紙質實體轉化成電子文件加以管理，紙質檔案數字化后，使紙質檔案與電子檔案完全一一對應，就可用數字化產品代替原件提供利用，從而起到不動原件、保護原件的作用。
一是將檔案管理信息數據網絡化，形成一個完整的信息系統，發揮檔案整體最大信息效益；二是加強電子檔案管理系統檢索功能，只有建設具有齊全完整的電子檔案管理系統，才能真正達到完全通過電子件利用檔案，而檔案的檢索功能才能使檔案管理系統發揮最大利用效果。三是加強電子檔案管理系統的安全管理，通過跟蹤日志、備份數據、建立防火墻和更新防病毒軟件等技術手段保障系統安全。
三、工作創新是新時期精神文明建設檔案工作的需要
創新是社會發展的必然要求，適應新時期精神文明建設新要求，在變革中求發展，在發展中求創新，才能推動精神文明建設檔案管理工作科學、規范發展。開拓創新是引導社會前進的強大力量，是我們適應新形勢、認識新事物的思想武器，作為精神文明建設信息資料收集、保管存放和開發利用的檔案部門，面臨著管理現代化、需求多樣化、信息網絡化等多方面挑戰，如果忽視檔案管理工作的創新，檔案工作就會落后于新形勢的發展，無法為文明單位的發展提供有價值的參考資料，無法滿足新形勢下精神文明建設的新要求。
要想工作有創新必須有新舉措，加強對檔案管理者培訓的創新工作，每年要對檔案人員進行一次業務培訓，鼓勵檔案管理者參加各種繼續教育課程學習，通過培訓全面了解檔案工作面臨的新形勢、新任務、新要求。
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一、企業聲像檔案管理工作存在的問題
1.思想認識上的模糊。企業在思想認識上存在兩大誤區：一種是在日常工作中，部分領導和有關人員根本不了解什么是聲像檔案，誤以為只有上級來文和紅頭文件才是檔案，在各種公務活動中形成的照片、光盤、磁帶首先在思想認識上就未引起重視，所以在完成公務活動后，不進行歸檔保存。第二種是一部分攝錄人員認為在公務活動中誰拍的照片就歸誰，是自己的“知識產權”，應用完畢后怎樣處理屬于個人行為。由于思想上的模糊，導致部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，隨著人員的變動和機構的變遷，造成聲像檔案的失控和流失。
2.檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案具有較強的實效性和特殊的歸檔管理要求。例如照片檔案主要由底片、照片以及文字說明組成。如不及時歸檔。隨著時間的流逝，攝影人員自己也難以追憶齊全和表述準確。一張照片如果沒有文字說明材料，其使用價值就大為遜色，甚至失去利用價值。原底片是照片檔案的最原始材料，也是照片檔案的重點部分。但是企業有積存照片未歸檔，且多數照片、底片已分家或無底片，文字說明更難說清。
3.管理制度不健全，聲像檔案未實行集中管理，甚至歸檔了的聲像檔案由于管理制度不到位，檔案人員缺乏責任感，使部分聲像檔案在借閱過程中丟失。
4.保管條件差，聲像檔案難以長久保存。聲像檔案是一種特殊的文字材料，是一種特殊載體的專門檔案。因而其保管條件比紙質檔案要求更高更嚴格，但一些企業不具備恒溫、恒濕、防磁等保存要求，致使一些磁帶受損，照片變黃褪色，底片粘邊變質，失去了應有的保存價值和利用價值。
這些問題的存在，很大程度上影響了企業檔案信息資源的開發和利用，甚至會給企業造成不必要的損失。
二、加強企業聲像檔案管理工作的建議
1.提高認識，加強對企業聲像檔案管理工作的宣傳。企業聲像檔案是企業生產、經營活動的真實記錄，具有很強的原始性和記錄性，同時聲像檔案又具有其他檔案無法替代的生動、形象的歷史記錄。完整的、規范的企業聲像檔案對提升企業形象、反映企業文化，更好地促進企業的良性發展具有重要意義。所以，企業要加強對《檔案法》、《企業檔案管理規定》、《照片檔案管理規范》的宣傳，提高對企業聲像檔案管理工作重要性的認識。一要向企業領導宣傳。抓住一切有利時機向領導宣傳有關法律法規和生動的企業聲像檔案的利用事例，爭取企業領導的重視和支持。二要向企業聲像檔案的形成和管理人員宣傳。宣傳企業聲像檔案的整理歸檔及管理要求，保證聲像檔案的妥善、長久保存。
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一、建立健全制度，規范檔案管理
企業檔案部門要把握信息化帶來的企業管理的新思維、新模式，樹立創新意識，運用先進的技術手段，實現企業檔案制度創新。建立健全適應企業信息化環境下的檔案管理制度，保證企業檔案工作在企業信息化環境下扎實有序發展，完善企業檔案的收集范圍，及時調整和擴展企業檔案信息的接收范圍，尤其對那些對企業可持續發展具有潛在價值的文字材料建立電子文件的歸檔辦法，完善企業文件材料的歸檔制度 建立數字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數據儲存及利用的安全。
二、更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源
對企業發展至關重要的檔案信息要格外予以重視，適當擴大檔案收集對象和收集范圍，不僅要收集與檔案關系密切的各種資料，對枚關企業生產經營決策的信息資料也要注意收集。同時，企業檔案的收集要充分利用現代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個方面加以拓展，檔案保管重點要轉向企業自身形成的材料和與企業經營有直接關系的文件。要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如：企業為了定價，就必須知道市場狀況：為了制定促銷策略，就必須了解產品銷售周期性及市場競爭狀況：為了發掘新產品，就必須全面了解生產廠家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業及時提供真實、詳細的檔案資料（數據、文字、圖表等），就會為企業的正確決策提供有力的支持，其為企業提供的服務就是高級的信息服務。
三、加強檔案人才隊伍建設，建設好檔案管理工作軟環境
社會的發展、科技的進步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領域和工作手段與工作方法帶來強烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質，是加速檔案工作利技進步、推動檔案事業利學發展的關鍵。為適應檔案管理信息化建設的需要，必須對在崗檔案工作人員不斷開展多渠道.多形式的崗位培訓，讓管理檔案的專業人員歷經時間積累和沉淀的能力，就會讓檔案為社會各界有效利用，并適應檔案信息化建設的要求。要確立檔案信息化建設所需人才隊伍建設的標準，明確培養目標和方向，完善檔案信息化人才隊伍培養的制度與機制，加快檔案復合型人才培養，對不合理的崗位設置應及時予以調整，對做出突出貢獻的檔案管理人員給予表彰獎勵：要挑選一批思想政治覺悟高，業務能力強，熱愛檔案事業，具有一定企業管理業務水平的人員充實到檔案隊伍中來。
四、加強理論知識學習，增強責任感和使命感
檔案工作者自身要不斷提升專業素質，開拓思路，勇于進取，超前介人企業管理流程，全方位參與企業信息化建設，將自身有機融人到信息系統中，使檔案工作與五處業設計、生產、施工、管理等工作流程想銜接，以加強對企業各種類型文件材料運行的監控。檔案工作者還要積極參與國際質量認證體系的貫標活動，實現文件、檔案的制度化、規范化管理，主動配合企業計算機人員，建立和完善企業檔案自動化系統。同時還必須積極主動地從各個渠道獲取及綜合處理各類信息，并編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告，供企業決策者分析和判斷，提高服務水平。
五、積極推進，盡快實現檔案管理數字化
檔案管理數字化是一項艱巨而又緊迫的任務。檔案工作者不能觀望等待，要主動出擊。首先，在行文不規范的企業中，盡快完善文件制度，為各種機讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準備：其次，根據企業館藏特點，結合行業通用標準，及時編制出索引工具，以實現檔案的自動化檢索功能。檔案是歷史的原始記錄，是人類社會的真實記憶。歷史的延續和社會的發展都在檔案中留下最可靠的印記和漸變。時間越久遠，檔案的歷史價值就越發突出，檔案也越顯珍貴。對于酬統檔案數字化過程的加速，也是劉這些傳統的有效保留和傳承。
六、加強橫向聯合，為檔案信息共享做好鋪墊
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近十幾年來，我國城鎮化、城市化的不斷推進，大量催生我國建筑業蓬勃發展，作為我國經濟三大支柱產業之一，為我國經濟做出了巨大的貢獻。同時存在一些突出的問題和不足，例如建筑企業的檔案管理問題。建筑企業檔案管理是實踐、見證建筑企業發展、壯大的歷史軌跡，同時也是建筑企業發展的重要組成部分。如何管理好、建設好、規劃好建筑檔案堆建筑業的生存、發展、壯大具有非常重要的經濟文化意義。本文通過分析我國建筑企業檔案管理過程中出現的多種多樣的問題，并根據這些問題提出相應的解決對策。方便我國建筑企業更好的發展，為我們的生產、生活服務。
1建筑企業檔案管理的意義
1.1經濟意義
建筑業作為我國經濟三大支柱產業之一，對我國經濟做出了巨大貢獻，建筑企業檔案管理水平關系到建筑行業的發展，檔案管理是建筑企業的源泉。如果摒棄源泉的好壞就像在沙漠上行走，摒棄企業檔案管理來發展建筑企業經營無異于無源之水，企業的規范性、制度性、科學性管理就無法進行。因此，建筑企業檔案管理是前提條件，對建筑行業的生存發展、壯大具有非常重要的經濟意義。
1.2文化意義
一個強大、優秀的企業都有鮮明、獨特個性的企業文化核心。建筑企業的文化核心主要包括美感、責任、使命。一套詳細、科學、完整的檔案管理可以審核、明證過去從實地勘探、土地征用、施工合同簽訂、施工進程的情況、可以顯示過去的數據、圖表、來往文書、各類報告的真實性。能夠見證竣工驗收合格和聳立的建筑物。企業每位員工面對企業的發展歷程以及自己最終作品會產生使命、責任感。
2建筑企業檔案管理存在的問題和不足
2.1政府方面
很多企業檔案管理的具體行為實施者是企業本身或者其他途徑，企業檔案管理的技術化、規范化、專業化、信息化和政府機關、事業單位存在一定的差異。企業遵循法律、法規進行自己內部事務的管理和操作。但是各級城鄉和住房建設主管部門政府對建筑企業檔案管理的意識缺乏，存在事不關己、多一事不如少一事的處事方式。當工程出現重大質量問題的時候，互相推脫、互相扯皮，甚至逃避責任。
2.2建筑企業方面
建筑企業本身的特點決定這企業的特殊性。建筑企業涉及面廣、跨度大，強度大的特點使得企業的檔案工作、管理具有繁瑣性、持續性、復雜性和艱巨性、挑戰性。同時企業領導對檔案管理不夠重視，具體投入經費少之又少。主要表現在以下方面：
建筑企業檔案的收集難度大。一般來說，建筑企業檔案很難收集完整，第一，由于涉及的時間、地點、人物面廣等因素，在實際操作上檔案的整理、收集以及歸檔很有難度，第二，建筑企業部門之間、企業之間、企業和相關部門之間不能及時、有效的溝通也是造成檔案收集難度的因素之一。企業資料的不完整，甚至重要資料的不相稱。最后檔案不僅是對建筑物本身相關聯的一些顯而易見的收集，比如數據、圖表、文字等等。同時還存在一些隱藏的工作，比如地下、墻體內不可見的工作收集，這些不確定因素也增大了檔案收集的難度。
建筑企業檔案的管理水平、質量不高。建筑企業檔案管理者水平的差異，專業水準也不同，管理人員檔案意識不強。目前建筑業市場競爭十分激烈，檔案管理者經常跳槽，企業對管理者的管理不夠嚴厲。管理檔案質量不高，經常出現手寫、敷衍見、隨意改寫，沒有規范的制度，出現無序、林亂、繁雜的現象。
建筑企業對檔案管理的經費投入不夠。當前建筑企業呈現出“重建設，輕管理”，“重現在，輕未來”等目光短淺的現象，企業為了使利益最大化不擇手段。為了盈利，在建筑過程中違規行為頻頻出現。這些現象必然導致企業壓縮經費的開支，最終對檔案的管理和投入很少，使檔案管理者積極性、主動性下降。
3建筑企業對檔案管理的對策
3.1加大政府對建筑企業檔案管理的監督力度
各級住房和城鄉建設主管部門應該加大對建筑企業的監管力度，兩手都抓，兩手都要硬，政府要做好監管裁判的角色，同時要扮演指導、參與檔案管理運動員的角色。各級住房和城鄉建設主管部門要遵循《檔案管理法》、《建設工程質量管理條例》等法律法規依法行政、嚴格行政，在這些法律法規的框架下促進企業進行檔案管理的規范化。
3.2建筑企業加強學習，逐步提升檔案管理水平、質量
建筑企業要加強管理者的技術、技能的培訓工作，尤其是信息化管理者檔案管理的培訓。不管是建筑企業轉制檔案管理人員還是兼職檔案管理人員都應該加強自身的專業素養，逐漸提高檔案人員自身的管理水平，采取科學合理的方法收集、管理檔案。
建立、完善信息化檔案建設，發展電子化檔案，及時、準確更新檔案的數據信息，包括文字、圖像、聲音等無形的信息，保證可以長期、穩定、持續的保存檔案。加大對檔案管理經費的投入，包括設備、器材、場地的購買，更新。建立健全領導責任制，責任分明、分工明確，逐步落實工作，對檔案的獎勵和處罰分明。
3.3加強電子檔案安全管理，提高防范能力
在實際工作中必須要保證電子檔案的安全。充分認識電子檔案管理工作的重要性和必要性，從思想上把關，轉變觀念，落實各級責任制，提高檔案安全防護能力。針對長期保管的紅頭文件等重要文件，必須嚴格操作程序，嚴禁越權辦理，在儲存室做好技術處理工作。要在電子檔案管理系統中建立有效合理的操作權限管理體系，適當選用加密技術，保證電子檔案傳輸過程的安全。另外，加強用戶口令管理也是很有必要的。
4總結
總而言之，建筑企業檔案管理是一項繁瑣的系統工程，它具有艱巨性和長期性的特點，檔案管理人員必須有一定的耐心，有足夠的專業素養，檔案管理水平的高低，直接影響到建筑企業自身管理水平的高低。企業生存、發展、強大，必須要解決源頭之水，即檔案管理，只有這樣才能貢獻國民經濟，進而更好地服務于生產、生活。
參考文獻：
