引論：我們?yōu)槟砹?3篇高校數(shù)字檔案范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
高校檔案館作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，集合了教學(xué)、科研、黨政、宣傳、管理、外事、基本建設(shè)等各種門類的信息，是高校信息資源的聚集地。隨著高校教育改革的深入進(jìn)行，高校檔案在學(xué)校越來(lái)越多的方面起到至關(guān)重要的作用。在技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)下，建設(shè)數(shù)字化檔案館是當(dāng)前高校檔案工作的迫切任務(wù)和必由之路。高校要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，對(duì)館藏檔案進(jìn)行普遍、全面的數(shù)字化處理，建立各類數(shù)據(jù)庫(kù)，在文檔一體化建設(shè)的前提下進(jìn)行檔案收集，在網(wǎng)絡(luò)化背景的基礎(chǔ)上提供檔案的開(kāi)放和利用。
一、數(shù)字檔案館的含義
數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，是存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。其主要功能包括數(shù)字檔案的接收、采集、管理、利用和系統(tǒng)維護(hù)。
二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問(wèn)題
1、數(shù)據(jù)不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程中至關(guān)重要。從整體來(lái)看，大部分高校仍未能解決數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，檔案館系統(tǒng)基本上都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不規(guī)范，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。
2、技術(shù)條件受限
從技術(shù)條件來(lái)看，數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要多項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)支撐，這是一項(xiàng)涉及超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字檔案標(biāo)引技術(shù)、多媒體信息處理技術(shù)、基于內(nèi)容的檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)與分析處理技術(shù)、自然語(yǔ)言理解技術(shù)等內(nèi)容的系統(tǒng)工程。然而，目前大多數(shù)高校數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出不成比例。建設(shè)數(shù)字檔案館所需的硬件設(shè)備、軟件投入巨大，數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用對(duì)于建設(shè)者還有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，所以很多高校并不具備建設(shè)數(shù)字檔案館的條件。
3、電子文檔的歸檔難問(wèn)題突出
隨著計(jì)算機(jī)無(wú)紙化辦公的發(fā)展，學(xué)校各部門大都采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，在工作過(guò)程中形成了大量的電子文件，根據(jù)不同的任務(wù)目標(biāo)、不同的業(yè)務(wù)，使用不同的管理軟件，輸出各種類型的文件格式，造成歸檔不便。
4、檔案信息數(shù)字化的對(duì)象問(wèn)題
檔案館保存的檔案歷史悠久，不同檔案的價(jià)值不同、保管年限不同、開(kāi)放利用時(shí)限不同、保密程度不同，檔案館必須按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)劃分哪些檔案信息可以數(shù)字化、哪些檔案信息目前不需要或暫緩數(shù)字化。
5、檔案管理人才培養(yǎng)問(wèn)題
目前很多高校的教師學(xué)歷水平呈逐年上升趨勢(shì)，但是在檔案管理崗位出現(xiàn)“偏科”，檔案、信息處理復(fù)合型人才相對(duì)缺乏，影響了檔案信息數(shù)字化進(jìn)程。任何一個(gè)數(shù)字檔案館工作的正常運(yùn)行都離不開(kāi)一支知識(shí)結(jié)構(gòu)、儲(chǔ)備合理完善的隊(duì)伍，為了這支隊(duì)伍的建設(shè)需要，應(yīng)著手培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，培養(yǎng)和提高他們的技術(shù)知識(shí)、設(shè)備使用情況已經(jīng)人員自身政治素質(zhì)，促使這支隊(duì)伍成為具備靈活運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)技能，能夠開(kāi)發(fā)檔案信息化項(xiàng)目和產(chǎn)品的隊(duì)伍。
三、高校數(shù)字檔案館建設(shè)思路
如今高校校園網(wǎng)覆蓋校園各個(gè)區(qū)域，整個(gè)校園基本實(shí)現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)當(dāng)中形成了各個(gè)門類的檔案實(shí)體憑證，建立了與檔案實(shí)體相關(guān)聯(lián)的各類信息資源庫(kù)，這些給數(shù)字化檔案館的建設(shè)提供了契機(jī)。
1、加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)
擁有先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施是建設(shè)數(shù)字檔案館先決條件。目前高校應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需求建設(shè)完善基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備、檔案系統(tǒng)管理軟件、存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、攝像機(jī)、掃描儀、光盤記錄設(shè)備等。其次，綜合管理系統(tǒng)平臺(tái)也是數(shù)字檔案館為了適應(yīng)時(shí)展而應(yīng)具備的基本功能。
2、數(shù)字檔案館資源庫(kù)建設(shè)
傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字化主要使用計(jì)算機(jī)及相關(guān)技術(shù)管理檔案資源，建成各類專題全文數(shù)據(jù)庫(kù)，即檔案資源庫(kù)。一般包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，元數(shù)據(jù)庫(kù)，內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)。具體來(lái)說(shuō)，有以下幾種專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)：（1）教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。主要包括教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)大綱，教學(xué)檢查及評(píng)估，教學(xué)改革，專業(yè)發(fā)展規(guī)劃，教材選擇與建設(shè)，教學(xué)管理?xiàng)l例等教學(xué)方面的數(shù)據(jù)資源，學(xué)生學(xué)籍管理，學(xué)生學(xué)位管理，學(xué)生成績(jī)管理，學(xué)生教學(xué)評(píng)價(jià)管理，學(xué)生專業(yè)證書(shū)考試管理等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)有關(guān)的數(shù)據(jù)資源。（2）文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。文書(shū)檔案是在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢且具有保存價(jià)值的文書(shū)轉(zhuǎn)化而成。文書(shū)檔案既是一個(gè)單位過(guò)去發(fā)展歷程的縮影， 又是現(xiàn)在管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個(gè)行政管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。（3）科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。主要包括科研成果管理、科研項(xiàng)目管理、科研基地管理和科研人才管理四個(gè)方面的資源。
3、制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和安全管理體制
數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，包括檔案管理制度、檔案保密制度、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化。數(shù)字檔案信息的安全管理維護(hù)，主要是指維護(hù)數(shù)字檔案館的資源安全、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全、物理安全、信息安全保密等。網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行是基本前提，重點(diǎn)是做好計(jì)算機(jī)病毒的防御，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全綠色。實(shí)行嚴(yán)格的權(quán)限管理和管理員制度，以保證系統(tǒng)有較高的安全性與可靠性。對(duì)于非公開(kāi)的檔案信息要做到局域網(wǎng)訪問(wèn)，斷絕與外網(wǎng)的連接。采用防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)字化加工、電子文件接收等過(guò)程中的安全保密管理工作。
4、檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
高校應(yīng)提高對(duì)培養(yǎng)檔案優(yōu)秀管理人才的重視，數(shù)字檔案館是集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、操作系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、多媒體技術(shù)等于一體的現(xiàn)代高科技項(xiàng)目，需要信息采集、處理并數(shù)字化的人才；計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的科技人才；檔案信息分析、研究與咨詢的專業(yè)人才。所以高校在對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)要有針對(duì)性，既有專業(yè)人員，又有復(fù)合型人才。
數(shù)字檔案館是高校檔案館未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要按原則、分步驟，有理有序、循序漸進(jìn)的進(jìn)行。高校要在建設(shè)數(shù)字檔案館的過(guò)程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，從而更好地為師生服務(wù)。
篇2
1 天津市獨(dú)立學(xué)院檔案管理與建設(shè)的現(xiàn)狀分析
針對(duì)天津市的十所獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)情況進(jìn)行調(diào)查，并對(duì)其檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析。調(diào)查結(jié)果表明，檔案管理作為一項(xiàng)暫時(shí)看不到效益的基礎(chǔ)工作，不被學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視，并且工作基礎(chǔ)薄弱。從調(diào)研情況看獨(dú)立學(xué)院檔案工作存在以下共性問(wèn)題。
缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學(xué)歷史不長(zhǎng)，公眾的檔案意識(shí)不足。從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到各系、處室等部門對(duì)檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨(dú)立學(xué)院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進(jìn)行檔案臨時(shí)管理，流動(dòng)性大，不利于檔案的建設(shè)與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業(yè)出身，同時(shí)還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規(guī)范。由于檔案意識(shí)薄弱，又沒(méi)有制度制約，責(zé)任不清，檔案材料不能統(tǒng)一整齊歸檔，有的落在個(gè)人手中，有的工作人員覺(jué)得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎(chǔ)上變動(dòng)，為以后檔案的收集帶來(lái)了困難。
獨(dú)立學(xué)院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫(kù)房設(shè)備還不完善，有的沒(méi)有專門的庫(kù)房，有的也是一個(gè)小庫(kù)房，也都沒(méi)有購(gòu)買干濕機(jī)器對(duì)庫(kù)房的干濕度控制，庫(kù)房條件相對(duì)簡(jiǎn)陋。軟件方面，沒(méi)有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質(zhì)檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來(lái)不便，檔案自動(dòng)化管理程度不高。
總體而言，檔案資料是獨(dú)立學(xué)院在其發(fā)展過(guò)程中直接形成的原始記錄，是學(xué)院發(fā)展中最重要的載體之一，是衡量教學(xué)質(zhì)量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學(xué)評(píng)估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現(xiàn)狀看，獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀總體形勢(shì)不容樂(lè)觀。
2 構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案館對(duì)策
1、建立規(guī)章制度，強(qiáng)化管理，提高工作效率
一是獨(dú)立學(xué)院應(yīng)該有檔案管理專門部門，強(qiáng)化管理工作。二是根據(jù)《高校檔案管理辦法》建立檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實(shí)體分類法，以及一系列安全管理、服務(wù)借閱等制度，細(xì)化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做到依規(guī)辦事。
2、加強(qiáng)專兼職檔案人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，提高檔案工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作者的素質(zhì)是檔案管理與建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具有一支技術(shù)強(qiáng)和穩(wěn)定的專、兼職檔案管理人員隊(duì)伍，在日常工作要加強(qiáng)專、兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓(xùn)，每年舉辦檔案員評(píng)比活動(dòng)，組織學(xué)院有關(guān)方面對(duì)各部門檔案的整理情況進(jìn)行評(píng)比，評(píng)選檔案工作先進(jìn)個(gè)人，調(diào)動(dòng)工作人員積極性，同時(shí)也是展示優(yōu)秀檔案整理標(biāo)本，互相促進(jìn)學(xué)習(xí)的平臺(tái)。
3、加快獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)
獨(dú)立學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)，是隨著信息化發(fā)展，計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用，“電子政務(wù)”開(kāi)展，順應(yīng)時(shí)展而產(chǎn)生的。加快數(shù)字檔案建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)方式是獨(dú)立學(xué)院檔案工作在大數(shù)據(jù)的生態(tài)背景下面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化建設(shè)將分散的以不同形式記載的檔案、地區(qū)不同的檔案信息以數(shù)字的形式存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)的方式連接，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享與最大化的利用。
4、創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平
在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，不少檔案館已經(jīng)開(kāi)通微博、微信公眾平臺(tái)，利用此平臺(tái)提供檔案相關(guān)政策解讀、檔案原件展示、檔案服務(wù)咨詢、檔案利用等服務(wù)，并取得了不錯(cuò)的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺(tái)主要介紹其館藏資源、編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內(nèi)容，同時(shí)也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺(tái)使公眾能隨時(shí)隨地獲取檔案相關(guān)信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務(wù)，同時(shí)也是對(duì)檔案工作起到宣傳作用。
5、基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，構(gòu)建檔案館APP移動(dòng)服務(wù)
互網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和覆蓋，數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展的當(dāng)下，移動(dòng)數(shù)據(jù)終端設(shè)備為檔案的服務(wù)、利用提供了新的方式，檔案服務(wù)應(yīng)順勢(shì)而為，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢(shì)，創(chuàng)新服務(wù)方式。檔案APP與微信公眾平臺(tái)、微博等相比，能夠形成更專業(yè)化、專題化的檔案服務(wù)體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進(jìn)行更新維護(hù)，但其更具有長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。獨(dú)立學(xué)院檔案館更應(yīng)該抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展機(jī)遇，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，構(gòu)建檔案館APP移動(dòng)服務(wù)。
總之，管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的步伐，為獨(dú)立學(xué)院的持續(xù)發(fā)展服務(wù)，為師生提供高質(zhì)量快捷的服務(wù)。在全國(guó)檔案數(shù)字化發(fā)展的背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”是一個(gè)發(fā)展機(jī)遇，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，不斷升級(jí)檔案館（室），創(chuàng)新檔案服務(wù)。
篇3
一、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的重要意義和作用
從廣義講，數(shù)字檔案館建立在檔案館自動(dòng)化的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)著錄、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等活動(dòng)，不僅能使本地和聯(lián)機(jī)用戶查詢利用直接形成于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)字檔案，而且還可以利用經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理的傳統(tǒng)館藏的數(shù)字化信息，它是連接了眾多檔案信息源（包括文件形成部門構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)）的廣義信息系統(tǒng)，既是用戶與信息源的接點(diǎn)，也是信息源與信息源的節(jié)點(diǎn)。高校數(shù)字檔案館建設(shè)的重要意義和作用主要表現(xiàn)在加強(qiáng)校內(nèi)檔案信息資源的共享、實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化的無(wú)縫鏈接、提升職能部門管理的規(guī)范化和加強(qiáng)高校信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和多元化幾個(gè)方面。
二、高校數(shù)字檔案館的現(xiàn)實(shí)條件
1.信息資源重復(fù)保存，不利于節(jié)約開(kāi)支。已經(jīng)形成的某些信息資源存在著重復(fù)保存現(xiàn)象，造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，像學(xué)生的電子論文在檔案館和圖書(shū)館都有保管，視頻、音頻資料在檔案館和音像室也有重復(fù)保管等，隨著數(shù)量的增多，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息資源的整合、分配、集中管理與永久保存等問(wèn)題。
2.信息資源保管部門無(wú)條件開(kāi)展深層次的整合與挖掘。學(xué)校檔案館、院系檔案室的工作人員主要職能是收集和保管檔案、文獻(xiàn)和資料，主要職能是開(kāi)展檔案的分類、整理、保存、保護(hù)、提供館內(nèi)查檔服務(wù)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，在跟蹤學(xué)校動(dòng)態(tài)發(fā)展和利用信息化技術(shù)開(kāi)展編輯、研究、匯總、分析等方面有很大的局限性；盡管校史館在開(kāi)展編史修志和歷史展示方面做出了大量的成績(jī)，但由于人員少、信息技術(shù)支持有限等原因還很難從學(xué)校發(fā)展的各個(gè)方面來(lái)開(kāi)展全面的、系統(tǒng)的信息資源挖掘、利用和展示的工作。
3.信息資源分散管理，不利于系統(tǒng)化開(kāi)發(fā)。據(jù)調(diào)查，大多數(shù)高校多年來(lái)形成的各類信息資源中，具有憑證和查考價(jià)值的紙質(zhì)文檔如歷次校級(jí)會(huì)議記錄、重大活動(dòng)記錄、重大科研項(xiàng)目報(bào)告與實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等具有憑證和參考借鑒作用的文字材料大都以檔案的形成保存在檔案館；近年來(lái)開(kāi)展信息化建設(shè)與應(yīng)用形成的各類學(xué)生學(xué)籍信息、科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)及研制過(guò)程記錄等都以電子數(shù)據(jù)形式保存在學(xué)校計(jì)算機(jī)與信息中心的服務(wù)器；各類聲像、多媒體信息則保存在宣傳部和音像資料室；各院系的資料室也存有相當(dāng)部分的資料，特別是校慶、系慶等重大活動(dòng)所編輯、匯總和展示的各綜合性成果都未進(jìn)行系統(tǒng)化管理；這無(wú)疑造成信息資源利用的不便性，致使真正有用和急用的信息難以獲得。
4.已形成的數(shù)字信息資源沒(méi)有永久保管基地。學(xué)校各部門信息化應(yīng)用形成的數(shù)字化信息資源，校慶、系慶等重大活動(dòng)統(tǒng)計(jì)、匯總、編研和開(kāi)發(fā)各類綜合信息，校史館編撰的各類圖書(shū)、資料，以及回憶錄、名人事跡等綜合性資料和學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展重大決策過(guò)程中所參考的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和綜合分析數(shù)據(jù)等，分散在學(xué)校多個(gè)部門，尚未開(kāi)展系統(tǒng)管理、持續(xù)積累和永久保管，也未制定專門的收集、保管和存儲(chǔ)制度、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。
三、大數(shù)據(jù)視域下高校數(shù)字檔案館建設(shè)的總體模式和策略――宏觀角度和微觀角度（技術(shù)層面、安全層面、人才層面）
1.宏觀方面。高校數(shù)字檔案館數(shù)字化建設(shè)的項(xiàng)目思路、研究?jī)?nèi)容、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、項(xiàng)目人員等情況進(jìn)行了重點(diǎn)調(diào)研，確定工程建設(shè)方案（1）研究校內(nèi)信息資源的保存、管理和分布現(xiàn)狀，針對(duì)高校內(nèi)部信息資源的利用與開(kāi)發(fā)、展示需求，確定數(shù)字記憶基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)方案；（2）研究高校數(shù)字化檔案館的規(guī)劃方案，基于校內(nèi)IT資源狀況，確定軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)的建設(shè)方案和系統(tǒng)應(yīng)用與實(shí)施的策略；（3）開(kāi)展信息資源積累、開(kāi)發(fā)與整合，一方面，將已有的保存在館的紙質(zhì)信息資源進(jìn)行數(shù)字化加工、編研、開(kāi)發(fā)和整合；另一方面，將已形成的大量的數(shù)字化信息資源進(jìn)行綜合處理，實(shí)施集中管理、永久保存、研究開(kāi)發(fā)和有效利用。（4）研發(fā)數(shù)字記憶網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)字資源管理軟件系統(tǒng)：針對(duì)收集、整理、處理、整合、管理展示、和利用等的需求，開(kāi)發(fā)數(shù)字資源管理信息系統(tǒng)和信息平臺(tái)，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理的集成服務(wù)平臺(tái)。（5）制定管理制度與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，包括從收集、整理、分類、組織、存儲(chǔ)、編研、開(kāi)發(fā)、、展示和提供利用等全過(guò)程的業(yè)務(wù)工作規(guī)范和數(shù)字資源組織、存儲(chǔ)、管理、的格式規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。
2.微觀方面：
（1）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)。海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)一般包括直接附加DAS技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)NAS技術(shù)、存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)SAN技術(shù)、內(nèi)容尋址存儲(chǔ)CAS技術(shù)等幾個(gè)方面。對(duì)于影像數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)方面，東北大學(xué)檔案館館藏檔案掃描采集后的影像數(shù)據(jù)技術(shù)值得采用，單個(gè)多頁(yè)無(wú)損Tiff格式文件：此類文件保留了原始圖像的清晰度，最大程度的還原了檔案的原貌，并且多頁(yè)圖像可以在一個(gè)圖像文件中保存，便于管理利用，但是由于Tiff格式文件不便于網(wǎng)頁(yè)瀏覽，所以系統(tǒng)在客戶端通過(guò)網(wǎng)頁(yè)瀏覽圖像時(shí)，將自動(dòng)對(duì)Tiff格式圖像進(jìn)行切分和有損壓縮處理生成多頁(yè)多個(gè)臨時(shí)的JPG格式文件：此類文件在不影響原始圖像清晰度的情況下進(jìn)行了有損壓縮，圖像格式標(biāo)準(zhǔn)化、輕量化，便于網(wǎng)上查詢?yōu)g覽利用。大部分館藏檔案為單卷多頁(yè)，為進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)的便于管理和流水化作業(yè)，采用支持多頁(yè)存儲(chǔ)的JTIF（JPEG Tagged Interchange Format，24位彩色，YUV 4U4U4）格式存儲(chǔ)，可同時(shí)將多頁(yè)的檔案掃描進(jìn)入一個(gè)圖像文件的不同頁(yè)面中，可避免發(fā)生圖像不容易確定歸屬的問(wèn)題。JTIF格式支持8位灰度、24位彩色。
JPEG格式是國(guó)際上通行的標(biāo)準(zhǔn)。JPEG是the Joint Photographic Experts Group（聯(lián)合圖像專家組）的縮寫，是用于連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像壓縮的一種標(biāo)準(zhǔn)，是一種高效率的24位圖像文件壓縮格式，同一幅圖像，用JPEG格式存儲(chǔ)的文件是其他類型文件的1/10～1/20，是互聯(lián)網(wǎng)上通用的圖像傳輸資源。
（2）安全戰(zhàn)略。對(duì)于高校數(shù)字檔案館而言，應(yīng)自行對(duì)館藏各種數(shù)據(jù)資源進(jìn)行及時(shí)全面的更新、維護(hù)、備份，以保證數(shù)據(jù)長(zhǎng)期、可靠的有效保存。
要建立一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)保障體系，保證關(guān)鍵數(shù)據(jù)、關(guān)鍵應(yīng)用平臺(tái)的安全以及各個(gè)館際間業(yè)務(wù)部門的安全，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)的安全高效運(yùn)轉(zhuǎn)。網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)一般包括，多層次的防火墻設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)防毒軟件、密鑰技術(shù)等防范能力；同時(shí)要構(gòu)建一個(gè)良好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)行環(huán)境，比如，要具備防火、防潮、防水、防盜能力，有一個(gè)恒溫、恒濕、防靜電的機(jī)房環(huán)境，更適合在大數(shù)據(jù)下的海量存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。
（3）人才戰(zhàn)略。大數(shù)據(jù)視域下的高校數(shù)字檔案館建設(shè)，要求檔案工作人員不僅僅是要懂得檔案管理的內(nèi)容，還要懂得計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，具備現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的相關(guān)技能，最好還要懂得網(wǎng)站技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及多媒體等技術(shù)的多料人才。因此，檔案部門應(yīng)該積極組織檔案工作者進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，進(jìn)行交叉學(xué)習(xí)，計(jì)算機(jī)專業(yè)的檔案工作者要學(xué)習(xí)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和知識(shí)，檔案學(xué)專業(yè)的檔案工作者也要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，互通有無(wú)，這樣才能推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)的步伐和進(jìn)程。
數(shù)字檔案館建設(shè)也存在著很多不足和問(wèn)題，需要我們進(jìn)一步去探索和實(shí)踐，相信，隨著技術(shù)手段的不斷進(jìn)步，人才隊(duì)伍建設(shè)的不斷提高，安全保障系數(shù)的增高，高校數(shù)字檔案館建設(shè)一定會(huì)在大數(shù)據(jù)視域下不斷完善和進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)：
[1]謝海洋.數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)技術(shù)初探[J].檔案學(xué)研究，2005，（03）.
篇4
一、云計(jì)算概述
根據(jù)業(yè)內(nèi)共識(shí)，云計(jì)算是一種通過(guò)網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一組織和靈活調(diào)用各種ICT信息資源，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模計(jì)算的信息處理方式，是一種可以隨時(shí)隨地方便而按需地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)可配置計(jì)算資源（如網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)、應(yīng)用程序和服務(wù)）共享池的模式。云計(jì)算的基本原理是將多個(gè)成本相對(duì)較低的計(jì)算實(shí)體通過(guò)網(wǎng)絡(luò)整合成一個(gè)具有強(qiáng)大計(jì)算處理能力的系統(tǒng)，以服務(wù)的形式將軟件、平臺(tái)、基礎(chǔ)架構(gòu)等提供給用戶。用戶所處理的數(shù)據(jù)并不存儲(chǔ)在本地，而是保存在互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)中心里面，并且云計(jì)算服務(wù)提供商提供大量專業(yè)人員對(duì)數(shù)據(jù)中心進(jìn)行專業(yè)化管理，維護(hù)硬件、安裝和升級(jí)軟件、防范病毒和各類網(wǎng)絡(luò)攻擊。
二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)概述
隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，建設(shè)高校數(shù)字檔案館已是高校信息化的必然趨勢(shì)。高校數(shù)字檔案館是信息時(shí)代高校檔案館新的存在形式，是信息時(shí)代保存高校記憶的重要方式。目前，國(guó)內(nèi)一些知名大學(xué)已經(jīng)在檔案信息化建設(shè)方面取得了顯著成效。例如，南京大學(xué)檔案館從1983年就開(kāi)始在國(guó)內(nèi)首次采用計(jì)算機(jī)管理科技檔案信息。先后自主研究和開(kāi)發(fā)了多套檔案管理軟件，其中“南大之星”檔案管理軟件已為湖北省內(nèi)多所高校檔案機(jī)構(gòu)使用。上海交通大學(xué)檔案館聯(lián)合多個(gè)單位開(kāi)發(fā)和研制的《上海交通大學(xué)數(shù)字檔案館》項(xiàng)目，于2008年順利通過(guò)了由上海市檔案局組織的成果鑒定，標(biāo)志著全國(guó)高校第一個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)成功。
近年來(lái)，高校數(shù)字檔案館建設(shè)取得了可喜的進(jìn)展，但也存在一些亟待解決的問(wèn)題。一方面，一些高校檔案意識(shí)薄弱，檔案管理理念滯后，未意識(shí)到高校建設(shè)數(shù)字檔案館的必要性。另一方面，在高校數(shù)字檔案館建設(shè)中，設(shè)備技術(shù)支持、專業(yè)人員配備、后期擴(kuò)容維護(hù)等方面經(jīng)費(fèi)投入很大，不是所有高校都具備建設(shè)數(shù)字檔案館的實(shí)力。
三、云計(jì)算應(yīng)用于高校數(shù)字檔案館建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
從建設(shè)成本方面看，高校無(wú)需投入大量資金購(gòu)置、安裝、管理維護(hù)數(shù)字檔案館建設(shè)中所需的設(shè)備，只需配備接入云平臺(tái)的簡(jiǎn)單用戶終端，由云端統(tǒng)一管理軟硬件資源，高校檔案館可按需使用云端ICT資源，按量支付服務(wù)費(fèi)用，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)成本的降低。
從信息存儲(chǔ)方面看，云存儲(chǔ)為高校數(shù)字檔案館日益增多的館藏資源提供海量存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式要避免客戶端和服務(wù)器的瓶頸，而云存儲(chǔ)應(yīng)用靈活而先進(jìn)的分布式算法，在存儲(chǔ)量和分布式規(guī)模增加的時(shí)候盡量保證檢索的效率。
從資源共享方面看，云計(jì)算實(shí)現(xiàn)了ICT資源的集成，高校檔案館能夠共享云平臺(tái)上的服務(wù)器、存儲(chǔ)空間等，使用統(tǒng)一規(guī)范的應(yīng)用軟件系統(tǒng)，避免各高校“孤島”式檔案信息化建設(shè)帶來(lái)的ICT資源重復(fù)建設(shè)。
從利用服務(wù)方面看，數(shù)字檔案館的云服務(wù)平臺(tái)能實(shí)現(xiàn)多種服務(wù)形式的開(kāi)展，如個(gè)性化服務(wù)、知識(shí)服務(wù)等，充分體現(xiàn)以用戶為中心的服務(wù)思想。高校檔案館借助云服務(wù)平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)為校內(nèi)各部門及社會(huì)提供多元化檔案服務(wù)，不斷提升高校檔案利用服務(wù)工作水平。
四、云計(jì)算環(huán)境下高校數(shù)字檔案館的構(gòu)建
（一）系統(tǒng)功能需求分析。需求分析是基于云計(jì)算的數(shù)字檔案館設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)與實(shí)施的重要依據(jù)。需求分析的準(zhǔn)確性、科學(xué)性是影響基于云計(jì)算的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程成功的重要因素。
1.收集功能。檔案收集是高校檔案館面向校內(nèi)各個(gè)檔案形成部門開(kāi)展的主要工作，也是高校檔案館信息資源不斷豐富和積累的源頭。在進(jìn)行需求調(diào)研時(shí)需要確定：高校檔案館與其他各部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程、任務(wù)分工方式；高校檔案館接收其他部門電子信息的約定（例如移交途徑、格式等）；檔案收集工作與館內(nèi)其他業(yè)務(wù)工作之間的信息流關(guān)系；檔案接收處理過(guò)程中產(chǎn)生的所有信息，哪些需要記錄、跟蹤、管理等。
2.管理功能。為了改變目前一些高校各類檔案信息單獨(dú)建立數(shù)據(jù)庫(kù)文件、檔案信息檢索及利用等方式比較落后的現(xiàn)狀，應(yīng)對(duì)高校檔案館內(nèi)各檔案門類之間的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化管理；將各類檔案信息按照各部門的權(quán)限進(jìn)行配置，實(shí)現(xiàn)館內(nèi)全部檔案信息的集成化管理和權(quán)限范圍內(nèi)信息資源的共享。
3.保存功能。云環(huán)境中數(shù)字檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案長(zhǎng)久的安全保存，包括數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存以及安全的海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間。高校檔案館保存的是學(xué)校的歷史、文化、記憶，檔案信息的安全保障是至關(guān)重要的。同時(shí)，隨著數(shù)字資源的不斷增多，高校檔案館應(yīng)適應(yīng)高校檔案工作未來(lái)發(fā)展需求，不斷擴(kuò)展數(shù)字資源存儲(chǔ)空間，從而確保能夠不間斷地記載學(xué)校歷史，傳承學(xué)校文化。
4.利用功能。高校檔案館應(yīng)將學(xué)校發(fā)展過(guò)程中形成的重要信息資源進(jìn)行系統(tǒng)化整合、編研，為學(xué)校各級(jí)部門提供多元化利用服務(wù)，提高檔案服務(wù)工作水平。云環(huán)境中高校數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)以較低的用戶端設(shè)備要求，滿足利用者對(duì)檔案信息的快速、準(zhǔn)確、全面的查詢要求，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放檔案信息的共享和網(wǎng)絡(luò)化利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息智能編研、深度挖掘，實(shí)現(xiàn)參考咨詢服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)等多種服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)用戶統(tǒng)計(jì)管理、權(quán)限管理、日志統(tǒng)計(jì)等功能。
（二）基礎(chǔ)架構(gòu)。筆者曾經(jīng)在《基于云計(jì)算的數(shù)字檔案館建設(shè)與服務(wù)研究》一文中根據(jù)云計(jì)算服務(wù)體系結(jié)構(gòu)，設(shè)計(jì)了基于云計(jì)算的數(shù)字檔案館基礎(chǔ)架構(gòu)，該架構(gòu)同樣適用于云環(huán)境中高校數(shù)字檔案館的建設(shè)。高校可以結(jié)合自身需求對(duì)各層服務(wù)進(jìn)行選擇及調(diào)整，以便服務(wù)于本校檔案工作，但總體框架不脫離該基礎(chǔ)架構(gòu)。
1.基礎(chǔ)設(shè)施層。該層提供數(shù)字檔案館所需的計(jì)算、存儲(chǔ)等資源來(lái)裝載相關(guān)應(yīng)用。該層利用虛擬化技術(shù)實(shí)現(xiàn)一臺(tái)物理機(jī)上運(yùn)行多個(gè)虛擬機(jī)。例如，虛擬化技術(shù)將服務(wù)器資源邏輯切分，形成虛擬資源池，為高校數(shù)字檔案館提供檔案存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)人璧南鄳?yīng)資源，并且有利于進(jìn)行檔案數(shù)字資源的備份、移動(dòng)和復(fù)制。
2.平臺(tái)層。該層是一個(gè)應(yīng)用程序的共享平臺(tái)，可運(yùn)行多種應(yīng)用程序的所有負(fù)載，支持現(xiàn)有應(yīng)用程序的整合并且高效地構(gòu)建新應(yīng)用程序，實(shí)現(xiàn)高校檔案館對(duì)應(yīng)用程序的有效控制，包括檔案接收、虛擬庫(kù)房管理等。例如利用多租戶技術(shù)，能讓一個(gè)單獨(dú)的應(yīng)用實(shí)例為高校內(nèi)多個(gè)檔案移交部門服務(wù)，并且對(duì)各部門移交的數(shù)字資源保持良好的隔離性和安全性。
3.應(yīng)用層。該層提供可擴(kuò)展服務(wù)接口，根據(jù)用戶需求提供相應(yīng)的應(yīng)用接口，實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)應(yīng)用層的訪問(wèn)。例如，該層整合了平臺(tái)層所提供的應(yīng)用軟件，由于支持公開(kāi)協(xié)議（如HTML4、HTML5），高校檔案館只需配置一個(gè)簡(jiǎn)單用戶終端接入網(wǎng)絡(luò)后就能訪問(wèn)該層的應(yīng)用，無(wú)需安裝和升級(jí)軟件，按需求量服務(wù)，按服務(wù)計(jì)費(fèi)，從而節(jié)省數(shù)字檔案館建設(shè)成本。
4.終端用戶層。云環(huán)境中高校數(shù)字檔案館的用戶終端不需要強(qiáng)大的運(yùn)算能力即可響應(yīng)用戶操作，保證用戶的良好使用體驗(yàn)。用戶可以利用多種終端設(shè)備接入網(wǎng)絡(luò)，直接訪問(wèn)應(yīng)用層，獲取相應(yīng)服務(wù)。例如，使用移動(dòng)終端設(shè)備比如手機(jī)、平板電腦等接入網(wǎng)絡(luò)后，即可獲取高校數(shù)字檔案館云平臺(tái)提供的各種服務(wù)。
近年來(lái)興起的云計(jì)算技術(shù)給數(shù)字檔案館的建設(shè)帶來(lái)了新機(jī)遇，也給高校數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了新思路。云環(huán)境中高校數(shù)字檔案館建設(shè)方案的實(shí)現(xiàn)，在技術(shù)上沒(méi)有太多障礙，但實(shí)施起來(lái)是一項(xiàng)長(zhǎng)期且艱難的工作任務(wù)，但可以肯定，云計(jì)算技術(shù)的迅速發(fā)展將對(duì)高校檔案信息化進(jìn)程產(chǎn)生越來(lái)越大的影響。
【參考文獻(xiàn)】
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篇5
1 影響高校檔案信息安全的因素
1.1 網(wǎng)絡(luò)級(jí)因素
網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行系統(tǒng)的物理設(shè)備存在著不同程度的安全隱患，包括主機(jī)硬件系統(tǒng)本身的安全漏洞、不穩(wěn)定性、意外損壞及外界環(huán)境（如地震、閃電、風(fēng)暴等）對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行可靠性的影響。
1.2 數(shù)據(jù)級(jí)因素
數(shù)據(jù)級(jí)因素包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存貯、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換以及各類電子文件的保管和異地存貯等，主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題。
1.3 應(yīng)用級(jí)因素
檔案管理信息系統(tǒng)的用戶管理層次的不規(guī)范性，操作人員安全配置不當(dāng)，用戶安全意識(shí)不強(qiáng)，口令選擇不慎以及用戶將自己的帳號(hào)隨意轉(zhuǎn)借他人或與別人共享等造成檔案信息泄密、原始信息被篡改等均屬應(yīng)用的因素。
1.4 計(jì)算機(jī)病毒
計(jì)算機(jī)病毒是一種能夠修改別的程序，且把自身的復(fù)制品包括進(jìn)去的可執(zhí)行的計(jì)算機(jī)程序，“傳染”性很強(qiáng)，具有破壞程序、刪除文件甚至破壞系統(tǒng)的能力。它通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播，其傳播速度、傳播范圍和破壞性等方面都是其它媒體傳播病毒所不能比擬的。由于每個(gè)單位或部門的檔案信息都是通過(guò)局域網(wǎng)接入INTERNET的，網(wǎng)絡(luò)的共享性和開(kāi)放性，使用的TCP/IP協(xié)議的缺陷和操作系統(tǒng)的安全漏洞等決定了網(wǎng)上信息的安全存在不足。另外軟件的設(shè)計(jì)也存在安全隱患，都會(huì)遭到病毒的侵蝕，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓。
1.5 人為的惡意攻擊
俗稱黑客行為，是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所面臨的最大威脅。它們可以分為以下兩種：一種是主動(dòng)攻擊，即以各種方式有選擇地破壞數(shù)據(jù)的原始性和完整性；另一種是被動(dòng)攻擊，它是在不影響網(wǎng)絡(luò)正常工作的情況下，進(jìn)行截獲、刪除、竊取、破譯以獲得重要機(jī)密信息。這兩種攻擊均可對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)造成極大的危害，并導(dǎo)致信息的機(jī)密數(shù)據(jù)泄漏。
2 確保高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全的措施
2.1 提高安全意識(shí)
俗話說(shuō)“防患于未然”，為確保我們的計(jì)算機(jī)不受到惡意侵害，我們要設(shè)的第一道防線便是要增強(qiáng)我們的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。要定期對(duì)檔案員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)培訓(xùn)，要熟悉面臨的各種安全威脅，要定期檢查安全升級(jí)和軟件補(bǔ)丁，不要將未保護(hù)的移動(dòng)設(shè)備接入網(wǎng)絡(luò)，不要輕易嘗試來(lái)歷不明的軟件等。
2.2 網(wǎng)絡(luò)級(jí)安全策略
確保支撐系統(tǒng)運(yùn)行物理設(shè)備的安全是網(wǎng)絡(luò)安全的根本。其包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)布線、網(wǎng)絡(luò)連接、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)環(huán)境的構(gòu)建、設(shè)備的選型及其各個(gè)環(huán)節(jié)安全策略的考慮。人們往往會(huì)根據(jù)需要采用適當(dāng)?shù)姆阑饓υO(shè)備及網(wǎng)絡(luò)管理軟件來(lái)確保局域網(wǎng)的內(nèi)外用戶的訪問(wèn)權(quán)限和網(wǎng)絡(luò)上數(shù)據(jù)包的檢測(cè)與過(guò)濾；選用可靠的硬件安全設(shè)備保證整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，如磁盤陣列等設(shè)備的采用來(lái)保證一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障而不會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓問(wèn)題等等。
2.3 數(shù)據(jù)級(jí)安全策略
數(shù)據(jù)級(jí)安全主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題。針對(duì)影響數(shù)據(jù)安全的各種因素，在建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統(tǒng)來(lái)確保應(yīng)用系統(tǒng)的安裝和運(yùn)行，目前主流的操作系統(tǒng)有Unix、Windows和Linux，他們各自有其優(yōu)越性，安全問(wèn)題也各有特點(diǎn)，關(guān)鍵是如何選擇滿足用戶實(shí)際需求的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。當(dāng)然考慮檔案原數(shù)據(jù)的存放規(guī)則和保管策略也是非常重要的問(wèn)題之一，需要一定的保管制度來(lái)約束。這些都是檔案應(yīng)用系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行的根本保障。
2.4 應(yīng)用級(jí)安全策略
應(yīng)用級(jí)安全主要取決于檔案部門所采用的應(yīng)用系統(tǒng)的用戶模型的定義模型和使用規(guī)則。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的用戶模型分多個(gè)層次、多個(gè)角色、多種功能或多種形式混合使用，來(lái)分別定義用戶權(quán)限。系統(tǒng)常常按功能權(quán)限劃分為系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)操作和數(shù)據(jù)瀏覽等3大類用戶：每類用戶角色的定義可以按照各業(yè)務(wù)職能的實(shí)際需求，對(duì)其操作權(quán)限和操作功能進(jìn)行定義，如單位領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案工作人員、兼職檔案員（學(xué)校歸檔單位）等。但不論采用哪種用戶模型，要求應(yīng)用級(jí)的安全至少包括兩項(xiàng)功能：一是對(duì)系統(tǒng)中各個(gè)功能模塊的操作權(quán)限的定義，另一個(gè)是對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分層管理和操作權(quán)限的定義。
3 保障高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全的方案
3.1 網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的安全方案
一是要制定安全防范措施。如在硬件上，要配備智能UPS（不間斷電源設(shè)備），防止斷電造成數(shù)據(jù)丟失和文件損壞。二是要嚴(yán)格遵守工作制度和操作規(guī)程，保障操作安全、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全。三是要建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，充分考慮軟件、硬件性能，合理設(shè)置網(wǎng)絡(luò)和軟件安全運(yùn)行環(huán)境參數(shù)，及時(shí)備份數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。四是要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全管理技術(shù)的研究和應(yīng)用，如防火墻技術(shù)、防改技術(shù)、防病毒技術(shù)等，快速排除各類故障。五是制定規(guī)范的管理制度，健全系統(tǒng)管理體制，通過(guò)法律的手段，嚴(yán)厲懲治破壞公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的行為。
3.2 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全技術(shù)方案
采取的主要方法是物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。最理想的方案是數(shù)字檔案館的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間要實(shí)行物理隔離，內(nèi)網(wǎng)和專網(wǎng)之間要實(shí)行邏輯隔離。在具體操作中，要注意應(yīng)用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防病毒、CA論證、加密傳輸、VPN、漏洞檢測(cè)和監(jiān)測(cè)預(yù)警、備份恢復(fù)等一系列安全技術(shù)[4]。
3.3 防火墻安全解決方案
防火墻是設(shè)置安全策略，控制（允許、拒絕、檢測(cè)）出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)包，它本身具有較強(qiáng)的抗攻擊能力，可以實(shí)現(xiàn)以下幾種安全功能：一是限制未被授權(quán)的用戶進(jìn)入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，過(guò)濾掉不安全的數(shù)據(jù)包；二是防止入侵者接近本系統(tǒng)的防御設(shè)施；三是限定內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶訪問(wèn)特殊站點(diǎn)；四是為監(jiān)視Internet安全提供方便。服務(wù)器通過(guò)特定的端口對(duì)外提供服務(wù)，如Web服務(wù)的8089端口等，避免了外界用戶對(duì)服務(wù)器其他端口訪問(wèn)的可能性。如果檔案館需要數(shù)據(jù)服務(wù)器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認(rèn)證及用戶規(guī)則來(lái)限制，這樣除了經(jīng)過(guò)已認(rèn)證的用戶外，所有本局域網(wǎng)以外的用戶在訪問(wèn)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時(shí)都需要通過(guò)防火墻進(jìn)行過(guò)濾和篩選，使用時(shí)可以通過(guò)對(duì)客戶端IP地址或者網(wǎng)卡的MAC地址進(jìn)行判斷和識(shí)別，以及通過(guò)對(duì)可疑數(shù)據(jù)包的檢測(cè)進(jìn)行過(guò)濾，以保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。這種方式是用防火墻的路由模式來(lái)實(shí)現(xiàn)的。檔案館內(nèi)部的PC統(tǒng)一使用內(nèi)部定義的網(wǎng)址如192.168.X.X，通過(guò)防火墻的NAT功能訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)，外界不能直接訪問(wèn)到檔案館內(nèi)部的PC，減少被攻擊的可能性。
3.4 檔案管理信息系統(tǒng)的安全方案
數(shù)字檔案信息的錄入和維護(hù)主要依靠管理信息系統(tǒng)所提供的各項(xiàng)功能來(lái)完成，由于用戶角色的不同，權(quán)限的差異，要求應(yīng)用系統(tǒng)能夠提供一套完整的用戶安全管理策略，以保證檔案信息的完整性和安全性。其主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是要采用成熟先進(jìn)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行結(jié)構(gòu)；二是對(duì)系統(tǒng)用戶按照工作需要進(jìn)行角色和等級(jí)的區(qū)分；三是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全管理級(jí)別如保密、開(kāi)放等狀態(tài)按照檔案法規(guī)定和實(shí)施細(xì)則進(jìn)行多級(jí)安全管理，以區(qū)別不同類型用戶的訪問(wèn)。
3.5 設(shè)備故障的安全防范
數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無(wú)法保持原有的有續(xù)的存貯狀態(tài)的危害極大。因此要求系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施、數(shù)據(jù)的異地備份等管理策略。當(dāng)發(fā)生計(jì)算機(jī)設(shè)備故障時(shí)，是以保護(hù)數(shù)據(jù)為主要目的還是兼顧數(shù)據(jù)和運(yùn)行系統(tǒng)二者的安全？可以根據(jù)自己的工作需要和資金分配情況進(jìn)行選擇。如果是以保護(hù)數(shù)據(jù)為主要目的而采取的較為經(jīng)濟(jì)的方法往往是“冷備份”機(jī)制，其缺點(diǎn)是不同步，占用存貯空間較大，優(yōu)點(diǎn)是操作簡(jiǎn)單，恢復(fù)起來(lái)較快，但最新數(shù)據(jù)會(huì)丟失；如果系統(tǒng)為雙機(jī)“熱備份”機(jī)制，就可以比較好地保證系統(tǒng)應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)相對(duì)較為安全。“熱備份”的優(yōu)點(diǎn)是投資大，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)，系統(tǒng)運(yùn)行不間斷，當(dāng)一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障時(shí)，另外一臺(tái)能夠及時(shí)替代其工作，不至于由于系統(tǒng)維修而耽誤業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展。
4 結(jié)束語(yǔ)
隨著數(shù)字化教育基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，數(shù)字化檔案館已成為高校檔案館的發(fā)展的趨勢(shì)。數(shù)字檔案館的安全問(wèn)題引起了人們的高度重視。數(shù)字檔案館在建設(shè)初期采取防火墻、防病毒、漏洞掃描和入侵檢測(cè)等常用方法的同時(shí)，提高檔案館相關(guān)人員安全防護(hù)意識(shí)、加強(qiáng)管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全的知識(shí)水平、提供必要的安全技術(shù)培訓(xùn)，也顯得尤為重要。
【參考文獻(xiàn)】
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篇6
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步，高校正邁入數(shù)字化管理時(shí)代。檔案數(shù)字化是指將不同載體形式、不同記錄方式的檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的數(shù)字形式，形成可供保管與利用的數(shù)字信息資源庫(kù)。[1]對(duì)檔案室檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，有利于保護(hù)檔案實(shí)體、方便檔案借閱查詢。筆者認(rèn)為高校的檔案室數(shù)字化迫在眉睫。
一、 高校檔案室檔案數(shù)字化的必要性和意義
1.高校檔案室檔案數(shù)字化是國(guó)家信息化建設(shè)的必然要求
國(guó)家檔案局于1996年把電子文件研究項(xiàng)目列入科技計(jì)劃，1999年完成了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，同時(shí)要求各級(jí)檔案部門積極地開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)的研究和實(shí)踐。[2]因此，高校檔案室必須做好檔案數(shù)字化建設(shè)的工作，以迎合國(guó)家信息化建設(shè)的方針政策。
2.高校檔案室檔案數(shù)字化有利于推動(dòng)高校檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展
在傳統(tǒng)的檔案文件管理時(shí)代，檔案室的工作主要以接收、保管、查閱紙質(zhì)檔案為主。這一工作方式有極大的封閉性，容易產(chǎn)生“重保管、輕利用”的工作思想。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件對(duì)文件進(jìn)行收發(fā)、歸檔、鑒定、銷毀、利用，使整個(gè)過(guò)程快捷、準(zhǔn)確，節(jié)省了大量的人力物力財(cái)力，大大提高了檔案室的工作效率，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。[3]
3.高校檔案室檔案數(shù)字化有利于提高檔案工作者的社會(huì)地位
傳統(tǒng)的檔案工作者，大多從事于比較機(jī)械的手工勞動(dòng)，檔案工作者的效率比較底下，這在一定程度上影響了公眾對(duì)檔案工作人員的評(píng)價(jià)。檔案部門要想提高自己的社會(huì)地位，必須提高自身的數(shù)字化水平。此外，檔案工作者必須更新利用檔案管理理念，有效利用和共享技術(shù)手段和方法，發(fā)揮其增值作用，從而提高檔案工作者的社會(huì)地位、實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。
二、高校檔案室檔案數(shù)字化的條件
1.信息時(shí)代的發(fā)展為檔案室檔案數(shù)字化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)
隨著經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普遍使用，我們已生活在信息時(shí)代。這一時(shí)代為人們的生活、工作等各個(gè)方面提供了便利，在一定程度上打破了時(shí)空的限制，提高了人們的生活水平。正是由于計(jì)算機(jī)和掃描儀、復(fù)印機(jī)等各種軟硬件的使用，才使檔案室檔案數(shù)字化成為可能。同時(shí)，在社會(huì)信息化的背景下，對(duì)檔案室檔案進(jìn)行數(shù)字化的改革，正是順應(yīng)時(shí)代的潮流而必須實(shí)現(xiàn)的轉(zhuǎn)變。
2.高校檔案室檔案的增多使其數(shù)字化迫在眉睫
近年來(lái)，各高校為培養(yǎng)更多的人才都在實(shí)施擴(kuò)招政策。一方面，它使更多的學(xué)生能夠邁入高等學(xué)府享受更高的教育；另一方面，它給學(xué)校各方面帶來(lái)了競(jìng)爭(zhēng)壓力。原有的檔案庫(kù)房已不能滿足逐年增多的檔案文件，這促使檔案室工作人員作出相應(yīng)的更改。檔案室檔案數(shù)字化通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容的數(shù)字化掃描，在提供利用時(shí)，以查找電子檔案為主，這樣可以改變?cè)袡n案的存放方式，能夠節(jié)省檔案存放空間，容納更多的檔案文件。
3.檔案室紙質(zhì)檔案的存在是數(shù)字化的必要準(zhǔn)備
檔案室紙質(zhì)檔案的存在是數(shù)字化的前提，任何需要進(jìn)行數(shù)字化處理的信息都要以傳統(tǒng)文件為載體。在數(shù)字化處理過(guò)程中，對(duì)文字、圖片等用掃描儀將其轉(zhuǎn)化成BPM圖像文件格式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，然后制作成可永久保存的光盤，建立數(shù)字檔案管理體系，也就是“雙套制”管理的模式。這樣既保證了原始檔案的原始生態(tài)和永久保存，又方便了科研人員的查閱與研究的需求，也為今后的資源共享打下了基礎(chǔ)。[4]
三、高校檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1.完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)施
建立檔案室檔案數(shù)字化，首先需要完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)施。這主要包括三類：一類是數(shù)字檔案信息采集設(shè)備，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、圖紙檔案等的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，包括掃描儀和計(jì)算機(jī)等設(shè)備；一類是數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)與管理，包括服務(wù)器、磁盤陣列、關(guān)盤等設(shè)備；一類是檔案綜合管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的管理與利用功能，包括檔案著錄、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案信息等功能。[5]其中，在數(shù)字化信息采集過(guò)程中，要根據(jù)不同信息載體形式，選擇通用性好、存儲(chǔ)容量大、存儲(chǔ)質(zhì)量好的存儲(chǔ)格式，這有利于信息的流通，同時(shí)減少信息的流失。在數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)過(guò)程中，制作成可永久保存的CD-R光盤，便于對(duì)檔案文件的長(zhǎng)久查閱利用。在實(shí)現(xiàn)檔案信息的管理與利用時(shí)，應(yīng)選擇合適的檔案綜合管理系統(tǒng)軟件。在服務(wù)器軟件領(lǐng)域，存在著以各種版本的UNIX 和LINUX為代表的優(yōu)秀者，它們既有穩(wěn)定性、安全性的特點(diǎn)，又具有價(jià)格低廉的特點(diǎn)，因此可以作為檔案綜合管理系統(tǒng)軟件的首選。
2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
在數(shù)字化過(guò)程中，對(duì)檔案室檔案進(jìn)行分類，整理成學(xué)籍、成績(jī)、論文、科研成果等數(shù)據(jù)庫(kù)，更方便用戶的查閱利用。
學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案室工作人員可以根據(jù)網(wǎng)上招生的錄取數(shù)據(jù)，收錄每屆學(xué)生的基本情況，形成學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這一數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，有利于高校和用人單位鑒別學(xué)生的畢業(yè)證和學(xué)位證。
學(xué)位論文和科研成果檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。結(jié)合每年畢業(yè)生提交學(xué)位論文電子版機(jī)會(huì)，將紙質(zhì)論文和電子論文數(shù)據(jù)庫(kù)一并歸檔，并及時(shí)采用掃描等方式補(bǔ)錄以往學(xué)位論文全文，建立齊全的學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)。
學(xué)生成績(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。學(xué)生在每學(xué)期都有期末考試，待學(xué)校收錄期末考試成績(jī)時(shí)，檔案室可借機(jī)匯總建立學(xué)生成績(jī)檔案庫(kù)。
3.提高檔案室工作人員的專業(yè)素質(zhì)
為提高檔案室工作人員的專業(yè)素質(zhì)，可定期對(duì)檔案室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，并實(shí)施定期考核適度。另外，可有計(jì)劃地分期分批選送檔案業(yè)務(wù)骨干到高等院校進(jìn)修。同時(shí)，在招聘檔案人才時(shí)，除考慮檔案文書(shū)知識(shí)外，更要注重具備軟件開(kāi)發(fā)能力的人才，調(diào)整檔案人員專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)組成，更好地為高校檔案數(shù)字化服務(wù)。
四、結(jié)語(yǔ)
高校檔案室檔案數(shù)字化已成為高校檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。面對(duì)這一機(jī)遇，我們必須不斷改革和創(chuàng)新，遵循合理的原則、設(shè)立科學(xué)的目標(biāo)、采取正確的方法、逐步走向完善，盡早實(shí)現(xiàn)檔案室檔案管理的現(xiàn)代化，使檔案室工作的各個(gè)環(huán)節(jié)以更高的效率為學(xué)校的教學(xué)、科研管理和其它各項(xiàng)工作服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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篇7
隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案數(shù)量的激增，越來(lái)越多的大學(xué)圖書(shū)館檔案的收集，整理和利用作為一個(gè)基本的工作任務(wù)，并取得了顯著的成功。但也有很多大學(xué)圖書(shū)館忽視了建立自身檔案特色的建設(shè)，這應(yīng)該引起我們的注意。本文主要討論高校圖書(shū)館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中的一些方法和原則。
1 概述
1.1 高校圖書(shū)館檔案的重要性 高校圖書(shū)館檔案管理工作是高校圖書(shū)館工作的重要組成部分，它是保存高校圖書(shū)館活動(dòng)和工作最直接最原始的記錄載體，從館建之日起它就已經(jīng)有了記錄，隨著高校的圖書(shū)館的發(fā)展而一起發(fā)展，最準(zhǔn)確而客觀真實(shí)地反映記錄了高校圖書(shū)館每個(gè)歷史階段的發(fā)展軌跡，對(duì)圖書(shū)館的管理工作有著極高的參考和利用價(jià)值。
1.2 高校圖書(shū)館檔案的特點(diǎn) 一般來(lái)說(shuō)，高校圖書(shū)館檔案分文件和文書(shū)檔案，其各自的特點(diǎn)不同。
文件檔案是由學(xué)校上級(jí)政策對(duì)圖書(shū)館的日常工作和管理，政策，和法律文件，包括中央，省，高校當(dāng)局和其他有關(guān)單位的上級(jí)下發(fā)的各種文件的。文件有一定相對(duì)的統(tǒng)一性，具有一定保密功能。文書(shū)檔案則來(lái)源于高校圖書(shū)館本身，是學(xué)校教職員工在圖書(shū)館開(kāi)展日常工作和舉行各種日常活動(dòng)產(chǎn)生并積累的，其保留有一定目的性。其包括各種載體的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議決定、從事資源，產(chǎn)權(quán)登記、重要的電話記錄，發(fā)送和接收消息，珍貴照片，錄音帶，以及具保護(hù)價(jià)值的各種文稿。
具體的說(shuō)，高校圖書(shū)館檔案具有以下兩個(gè)特點(diǎn)：
內(nèi)容豐富，文書(shū)檔案內(nèi)容包羅萬(wàn)象，既有圖書(shū)館的人事、財(cái)務(wù)以及文件等日常工作檔案，還包括圖書(shū)館的文獻(xiàn)采購(gòu)、文獻(xiàn)典藏、情報(bào)交流、課題跟蹤、讀者信息以及借閱登記內(nèi)容等業(yè)務(wù)工作檔案。
保存時(shí)間長(zhǎng)，如圖書(shū)館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案就屬于永久性保存檔案。
1.3 紙質(zhì)檔案保護(hù)難、查找難、共享難現(xiàn)狀 高校圖書(shū)館館藏豐富眾多，頻繁查詢及借閱紙質(zhì)檔案，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、丟頁(yè)、頁(yè)面污染等情況。紙質(zhì)檔案查找起來(lái)非常不便，如果需要批量查找更是困難；更麻煩的是，查找出來(lái)的檔案還要放回原來(lái)的位置，否則會(huì)給下次查找造成更大的困難。由于高校圖書(shū)館檔案工作的內(nèi)容包括的比較廣泛，像重點(diǎn)學(xué)科及課題跟蹤檔案以及文獻(xiàn)典藏檔案和借閱檔案，如果需要查詢檔案，就必須到圖書(shū)館來(lái)，并由圖書(shū)館工作人員協(xié)助查找，所以紙質(zhì)檔案的共享也是一個(gè)問(wèn)題，這種低效的重復(fù)勞動(dòng)不利于高效辦公，降低了工作效率。
2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的作用和實(shí)現(xiàn)途徑
2.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的作用 檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，資源開(kāi)發(fā)，包括兩個(gè)主要方面的任務(wù)，首先，現(xiàn)有的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和收集重要文件檔案，圖片，音頻，視頻文件，數(shù)字，其二，目前的電子歸檔及電子檔案管理。
數(shù)字文件可以有效地保護(hù)原始檔案，可以提高文件的使用模式。紙質(zhì)檔案數(shù)字化代替原來(lái)的使用，保護(hù)原始檔案。不再受“孤本”限制，該文件可以提供給所有需要的人分享。數(shù)字圖像文件異地轉(zhuǎn)移，使異地存取使用可能通過(guò)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)得到實(shí)現(xiàn)。擴(kuò)大使用檔案空間，讓更多人了解檔案使用檔案。數(shù)字檔案還有“時(shí)間”不再受限制的優(yōu)勢(shì)，使用者隨時(shí)獲得他們所需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開(kāi)放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時(shí)間上網(wǎng)利用檔案信息資源。
數(shù)字文件可以有效地保護(hù)原始文件：替代原有的使用，保護(hù)原始檔案；數(shù)字拷貝下來(lái)，輸出盤，磁帶則永久保存，它將給這些檔案因不可抗拒的自然災(zāi)害時(shí)不致受到嚴(yán)重的損害；恢復(fù)檔案材料模糊褪色的字跡和修復(fù)損毀的不完整的圖片文件。
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化是檔案館走向數(shù)字檔案館的唯一途徑。二十一個(gè)世紀(jì)數(shù)字檔案館無(wú)疑是發(fā)展的方向，不論是什么樣的類型和層次的檔案館，雖然到目前為止其具體組成，組織和管理模式仍處于探索中，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。
2.2 紙質(zhì)文檔數(shù)字化外包服務(wù)必要途徑 高校圖書(shū)館如果自己進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化這項(xiàng)工作，需要投入大量人力參與工作，投入資金購(gòu)買專業(yè)的掃描儀、修圖軟件等，此外，數(shù)字化后的文件管理也需要專業(yè)的軟件支持。隨著外包公司的專業(yè)化發(fā)展，外包公司所倡導(dǎo)的文件生命周期管理解決方案已經(jīng)延伸到包括文件采集、分發(fā)、存儲(chǔ)、檢索、流轉(zhuǎn)、共享、輸出等在內(nèi)的各環(huán)節(jié)，完全符合了高校圖書(shū)館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的要求。并可以大大降低高校自己做紙質(zhì)檔案數(shù)字化的成本。因此數(shù)字化外包已成為目前高校紙質(zhì)文檔數(shù)字化的必要途徑。
篇8
一、構(gòu)建數(shù)字化檔案館的必要性和緊迫性
高校檔案數(shù)字化主要利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等技術(shù)，將高校各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務(wù)，使高校檔案原始資料得到充分和及時(shí)利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規(guī)范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發(fā)生；相比較傳統(tǒng)檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財(cái)力成本。在在檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之后，是檔案上的內(nèi)容會(huì)被進(jìn)行掃描和整理，再將數(shù)字化的資料進(jìn)行歸類，通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備錄入到學(xué)校的數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，這樣就能夠在短時(shí)間內(nèi)迅速實(shí)現(xiàn)查找和搜索。減少了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案服務(wù)質(zhì)量，便于檔案無(wú)限制存儲(chǔ)，提高了檔案利用率，節(jié)約了成本，節(jié)省了空間，方便了維護(hù)，還能實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)和資料共享。通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案信息的開(kāi)發(fā)、處理、傳遞和廣泛利用，充分發(fā)揮數(shù)字檔案效用，提高檔案的利用價(jià)值。因此，高校檔案部門應(yīng)該充分發(fā)揮高校的優(yōu)勢(shì)，積極創(chuàng)造條件建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)時(shí)收集各類電子文件及各種有保存價(jià)值的數(shù)字化檔案材料，同時(shí)要在網(wǎng)上、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用。
二、高校圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)的原則
（一）效益性。之所以要進(jìn)行圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是為了實(shí)現(xiàn)便捷、高效的收藏、管理、存儲(chǔ)和利用檔案信息資源。基于此，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，效益性原則是必須要堅(jiān)持的，統(tǒng)籌兼顧，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，降低檔案數(shù)字化建設(shè)的成本，最大限度地提升資金的利用效率，并保證在整個(gè)圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，資金具有良好的充足性，最終充分的發(fā)揮檔案數(shù)字化對(duì)高校圖書(shū)館，乃至是對(duì)高校的重要作用。
（二）一致性。高校圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、龐大、系統(tǒng)的工程，涉及的學(xué)科比較廣泛，由于建設(shè)周期長(zhǎng)，建設(shè)中，載體、形式、門類以及數(shù)量都具備多樣性及巨大性，需要多個(gè)部門及多領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)人才的支持，由此一來(lái)，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，就必須保證涉及到的部門及人員協(xié)同一致，在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的指引下，完成檔案數(shù)字化建設(shè)工作。
三、高校圖書(shū)館數(shù)字化檔案建設(shè)的途徑與措施
（一）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入。高校圖書(shū)館在進(jìn)行檔案信息收集時(shí)，依據(jù)自身工作專業(yè)性、服務(wù)性以及學(xué)術(shù)性的特點(diǎn)，將收集范圍適當(dāng)?shù)脑黾樱ＷC信息收集的全面性、多樣性，同時(shí)，對(duì)于收集完成的信息進(jìn)行有效的整理和存儲(chǔ)。高校圖書(shū)館檔案數(shù)字化的建設(shè)需要與國(guó)家的法律法規(guī)相符合，并實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，保證分類的科學(xué)性，主題標(biāo)引的準(zhǔn)確性。對(duì)高校圖書(shū)館檔案進(jìn)行管理時(shí)，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學(xué)性，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性與安全性。
（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。高校圖書(shū)館在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，需要利用信息技術(shù)，檔案編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等均需要利用此項(xiàng)技術(shù)，同時(shí)，檔案收集和登記也需要利用信息技術(shù)。通過(guò)信息技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜立卷程序簡(jiǎn)單化，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，可以將數(shù)字化資料傳送給各個(gè)部門，各部門依據(jù)自身的要求完成檔案管理。在檔案領(lǐng)域中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用促使數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越深入，并且應(yīng)用效率也越來(lái)越高，傳統(tǒng)單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務(wù)管理層次也更加深入。
（三）充分開(kāi)發(fā)利用資源。開(kāi)發(fā)與利用是為檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的，通過(guò)檔案數(shù)字化資源的開(kāi)發(fā)與利用，促進(jìn)圖書(shū)館及其他各項(xiàng)工作的發(fā)展，也因此使得檔案的作用充分發(fā)揮。檔案數(shù)字化建設(shè)中，依據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，提升了檔案信息的查詢速度，促使使用者隨時(shí)隨地利用圖書(shū)館檔案信息資源，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。
（四）加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)。人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和數(shù)字化技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)；高校檔案部門要重視打造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的人才隊(duì)伍。要加強(qiáng)檔案工作人員的理論知識(shí)培養(yǎng)，確保他們具備扎實(shí)的檔案專業(yè)理論知識(shí)；同時(shí)要注意提高他們計(jì)算機(jī)技術(shù)等數(shù)字化檔案處理能力；要定期組織高校中那些具有發(fā)展?jié)摿Φ那嗄隀n案管理人才去積極參加專題講座、學(xué)術(shù)交流以及業(yè)務(wù)研討會(huì)等盡快提升他們掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的水平和能力
（五）做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進(jìn)力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價(jià)值。n案數(shù)據(jù)庫(kù)包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案數(shù)據(jù)資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲(chǔ)等與數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)的數(shù)字資源處理。數(shù)字檔案信息加工包括數(shù)字檔案信息整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)字檔案信息錄入、數(shù)字檔案信息集成等基本功能。數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的主要功能是將經(jīng)過(guò)加工處理的各類非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息轉(zhuǎn)換成能被數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)進(jìn)行處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息。這個(gè)功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導(dǎo)入功能加以實(shí)現(xiàn)的。
（七）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要重視檔案信息的安全保障。除了形成一套法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系外，還需有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動(dòng)控制。為了保證密級(jí)檔案的安全性，需設(shè)置安全密碼，為其上一把放心鎖。對(duì)于非開(kāi)放性檔案根據(jù)其性質(zhì)界定不同密級(jí)檔案的查閱人員范圍，設(shè)置不同的密碼和訪問(wèn)權(quán)限，普通密級(jí)的檔案密碼可提供給有查閱權(quán)限的人員，絕密級(jí)的檔案可不上網(wǎng)或只在本單位內(nèi)部的局域網(wǎng)上按查詢權(quán)限訪問(wèn)。為保證網(wǎng)站的正常運(yùn)行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護(hù)技術(shù)，如對(duì)“ 元數(shù)據(jù)”的研究、拷貝與遷移技術(shù)的應(yīng)用等。
參考文獻(xiàn)
篇9
1 基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化
基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：聯(lián)通行業(yè)或單位的電腦、打印機(jī)、掃描儀、wep等相關(guān)信息化辦公設(shè)備。這些是信息化的基礎(chǔ)，是檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)和發(fā)展的必備物質(zhì)條件。
基礎(chǔ)設(shè)施是工具，是為檔案數(shù)字化建設(shè)和應(yīng)用服務(wù)的。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)提供的手段和平臺(tái)，改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)處理模式和方式，從而提升業(yè)務(wù)的處理效能，提高檔案的利用率，是檔案界所不斷追求的。多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)告訴我們，要想走檔案現(xiàn)代化建設(shè)之路，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理應(yīng)用，就必須要有相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施。
2 檔案信息電子化
檔案由載體和信息兩部分組成，檔案的本質(zhì)是信息而不是載體，在建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)前，載體和信息是不可分的。隨著高校辦公自動(dòng)化的普及，網(wǎng)絡(luò)功能的擴(kuò)大，各部門產(chǎn)生了大量電子檔案，這些電子檔案就是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和資源，比如：招生信息、科研信息、教務(wù)信息等等。數(shù)字化的前提是要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)的信息來(lái)源有兩個(gè)路徑。一個(gè)是將館藏實(shí)體檔案全文內(nèi)容轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，也就是對(duì)館藏檔案加工掃描數(shù)字處理，形成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行二次、三次文獻(xiàn)加工；二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，接收現(xiàn)代辦公條件中新產(chǎn)生的電子檔案和數(shù)據(jù)庫(kù)。把大量的電子檔案信息資源收集后轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，或是直接拷貝建庫(kù)是檔案界值得借鑒的。近幾年，隨著網(wǎng)絡(luò)備份技術(shù)的提高，采用自動(dòng)化系統(tǒng)采集和數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案信息，是檔案收集的快車道。也就是將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件直接生成數(shù)字檔案，經(jīng)歸檔處理后可直接將其建庫(kù)存檔或放到web服務(wù)器上。
3 檔案管理規(guī)范化
檔案管理規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，只有建立了數(shù)字檔案資源在標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個(gè)方面的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案收集、整理、歸檔、上網(wǎng)和檔案系統(tǒng)建設(shè)等各個(gè)環(huán)節(jié)的統(tǒng)一規(guī)范，才能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有序流通。
首先要考慮檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式，并規(guī)定各種標(biāo)準(zhǔn)下的應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、硬件購(gòu)置等信息資源建設(shè)的規(guī)模。各高校應(yīng)結(jié)合自身的特點(diǎn)和需要，合理選擇相應(yīng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立現(xiàn)代化檔案信息系統(tǒng)，避免盲目的低水平重復(fù)建設(shè)。其次，應(yīng)建立數(shù)字檔案的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和檔案信息化操作的統(tǒng)一規(guī)范，主要包括傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化操作規(guī)范和現(xiàn)行電子檔案管理規(guī)范，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案系統(tǒng)的軟硬件規(guī)范和接口標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，使檔案信息管理的每個(gè)環(huán)節(jié)中的每一步都有章可循，每份數(shù)字檔案都有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全保密、互聯(lián)互通、資源共享，并將部分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范上升為法律法規(guī)，做到依法治檔。
4 檔案利用網(wǎng)絡(luò)化
檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用是傳統(tǒng)檔案工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，是網(wǎng)絡(luò)帶個(gè)人們的方便和快捷。我們?cè)诮n案管理系統(tǒng)的過(guò)程，學(xué)校各個(gè)部門在向檔案館遞交紙質(zhì)資料的同時(shí)，通過(guò)校園網(wǎng)將資料數(shù)據(jù)同步發(fā)送到檔案館的系統(tǒng)服務(wù)器上，檔案館根據(jù)這些案卷信息進(jìn)行整理、組卷編號(hào)入數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于有必要進(jìn)一步加工的內(nèi)容，可再做深入的技術(shù)處理，比如，制作音頻視頻、文字識(shí)別、索引目錄、鑒定篩選、加權(quán)加密等，最后放到網(wǎng)絡(luò)終端提供利用和服務(wù)。
數(shù)字檔案提供利用的方法無(wú)外乎三種，即提供拷貝、通信傳輸、直接利用。高校校園網(wǎng)為高校數(shù)字化檔案館提供了極好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，同時(shí)也為高校檔案網(wǎng)絡(luò)化利用提供了條件。文件制作與編制檢索工具基本上同步，文件制作與檔案管理采用同一系統(tǒng)軟件，以高性能計(jì)算機(jī)作為web服務(wù)器，通過(guò)校園網(wǎng)進(jìn)行電子檢索服務(wù)、互傳、互換信息。值得說(shuō)明的是在提供利用過(guò)程中，要切實(shí)采取安全措施，注意檔案的保密工作。首先，在提供利用方式上應(yīng)視利用者的情況而定，不能無(wú)原則地向所有利用者提供；第二，要確立數(shù)字檔案內(nèi)容的密級(jí)層次，進(jìn)行有效管理；第三，對(duì)網(wǎng)上傳輸?shù)臄?shù)字檔案內(nèi)容要進(jìn)行加密，并對(duì)所使用的密碼進(jìn)行隨機(jī)更換；第四，利用的系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力，避免由于操作失誤或掉電等其他自然因素帶來(lái)不可挽回的損失。
5 服務(wù)利用現(xiàn)代化
高校檔案館的職能主要體現(xiàn)在服務(wù)上，檔案是學(xué)校重要的信息資源，若要充分發(fā)揮其作用，最大限度的提供服務(wù)利用，充分發(fā)揮檔案館的服務(wù)職能，適應(yīng)社會(huì)信息化進(jìn)程的需要，必須要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念和服務(wù)模式，提高現(xiàn)代化的服務(wù)手段。
首先利用校園網(wǎng)達(dá)到網(wǎng)上檢索和利用，在是充分利用檔案管理系統(tǒng)，達(dá)到網(wǎng)上傳遞不的檔案信息。另外，根據(jù)需求建立常用數(shù)據(jù)庫(kù)，據(jù)我們學(xué)校檔案利用的信息統(tǒng)計(jì)，學(xué)籍檔案利用約占全館檔案利用的80%左右，行政和基建科研等僅占所有提供服務(wù)利用的20%。依據(jù)此情況，我們學(xué)校在已有的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上，把常用的數(shù)據(jù)庫(kù)拿出來(lái)，另外組建檔案館內(nèi)部辦公系統(tǒng)，形成內(nèi)部局域網(wǎng)，主要是為利用提供方便的，有：學(xué)生的成績(jī)單數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)歷認(rèn)證數(shù)據(jù)庫(kù)、英語(yǔ)四、六級(jí)考試成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)。該庫(kù)通過(guò)兩種方式收集。一是庫(kù)房已有的紙質(zhì)成績(jī)單通過(guò)高速掃描儀掃描成電子版，之后利用對(duì)成績(jī)單目錄的OCR識(shí)別，將電子版成績(jī)單與學(xué)生學(xué)號(hào)關(guān)聯(lián)建立數(shù)據(jù)庫(kù)庫(kù)；二是將教務(wù)處教務(wù)管理系統(tǒng)中的電子成績(jī)單則通過(guò)pdf打印機(jī)批量生成pdf文件，同時(shí)利用自動(dòng)化腳本程序?qū)df文件直接與學(xué)生學(xué)號(hào)關(guān)聯(lián)。最后將所有的電子檔案信息與已有的學(xué)生信息關(guān)聯(lián)，即可實(shí)現(xiàn)輸入學(xué)生名字或?qū)W號(hào)即直接打印出檔案信息，減少了原件反復(fù)復(fù)印的破損，同時(shí)也節(jié)省查檔時(shí)間。
總之，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化，可以極大地方便用戶查詢和讀者服務(wù)工作，是高校檔案工作的新出路，是新形式下高校檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，也是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息共享和有效快速利用的新途徑。
參考文獻(xiàn)
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篇10
所謂“數(shù)字化檔案館”是指以數(shù)字資源主要采集對(duì)象，實(shí)施檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、管理、維護(hù)及提供數(shù)字檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸、利用服務(wù)，并架構(gòu)于一個(gè)完整的標(biāo)準(zhǔn)化體系基礎(chǔ)之上的檔案館。它是傳統(tǒng)檔案館的延伸，是傳統(tǒng)檔案館利用現(xiàn)代化信息技術(shù)獲得自身發(fā)展的產(chǎn)物。只有實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息資源共享化、信息傳播網(wǎng)絡(luò)化及提供利用多元化，才能最大限度地發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校的改革和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
一、必要性與可能性
1.必要性
實(shí)體檔案館在發(fā)展過(guò)程因自身固有特性的原因遇到難以回避的問(wèn)題：
庫(kù)存空間不足，需要探求新的存儲(chǔ)技術(shù)；
查找利用困難，效率低下，需要尋求新的提供利用手段；
原件利用頻繁，易損毀，需要在提供利用與保護(hù)原件之間尋求平衡點(diǎn)；
各機(jī)構(gòu)形成了大量電子文件，檔案館需要對(duì)其進(jìn)行有效的管理與控制。
我校檔案館在整個(gè)學(xué)校工作中的地位是校史校情的宣傳、展覽，教學(xué)、科研成果的展示，學(xué)生信息的提供等，是展示學(xué)校現(xiàn)代化管理的一個(gè)窗口。要?jiǎng)?chuàng)建優(yōu)勢(shì)明顯、特色鮮明的國(guó)內(nèi)知名大學(xué)，不僅要求教學(xué)、科研一流，服務(wù)、保障也應(yīng)是一流的，數(shù)字化檔案館的建設(shè)是知名大學(xué)創(chuàng)建過(guò)程中必不可少的一環(huán)。與學(xué)校的其他服務(wù)機(jī)構(gòu)相比，我校的檔案館建設(shè)相對(duì)滯后，由于檔案館建設(shè)的滯后性，已經(jīng)或有可能造成危害或不良后果。隨著學(xué)生規(guī)模和教學(xué)、科研業(yè)務(wù)量的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量也急病劇嗇，對(duì)大量的文書(shū)、教學(xué)、科研、基建檔案實(shí)行數(shù)字化管理成為必然。實(shí)踐表明，這對(duì)節(jié)省檔案存放空間，提高檔案查找、檢索、復(fù)印效率，實(shí)現(xiàn)資源共享以提供教學(xué)、科研、服務(wù)師生應(yīng)用等，都起到了積極作用。國(guó)內(nèi)一些知名品牌大學(xué)檔案館建設(shè)已初有成效，全國(guó)很多一流高校在“十一五”期間建設(shè)了數(shù)字化檔案館，也有很多高校將數(shù)字化檔案建設(shè)納入了“十二五規(guī)劃”如：北京大學(xué)：將其館藏檔案進(jìn)行了數(shù)字化，并在網(wǎng)上公布，起到了宣傳校史校情的良好效果；浙江大學(xué)：多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)建立，并可提供網(wǎng)上查詢利用。浙江工業(yè)大學(xué)：數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)開(kāi)展，在其“十二五”規(guī)劃中，數(shù)字化建設(shè)是其主要內(nèi)容。
2.對(duì)于我院數(shù)字化檔案館建設(shè)的可能性做以下幾點(diǎn)陳述：
檔案館自身建設(shè)具有了一定的基礎(chǔ)；
學(xué)校整體數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供了良好的條件；
省內(nèi)其他學(xué)校在數(shù)字化檔案館建設(shè)中積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，可為我校建設(shè)所借鑒；
數(shù)字化檔案館建設(shè)是檔案界探討的一個(gè)熱點(diǎn)問(wèn)題，在國(guó)內(nèi)外均有成功的案例，并逐步形成了系統(tǒng)的理論。
二、建設(shè)目標(biāo)與功能定位
總體目標(biāo)：通過(guò)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案館管理的現(xiàn)代化、服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、信息的開(kāi)放化，使檔案館成為學(xué)校對(duì)內(nèi)服務(wù)、對(duì)外宣傳的一個(gè)窗口。建設(shè)多媒體檔案信息資源管理系統(tǒng)，并開(kāi)發(fā)利用好系統(tǒng)的各項(xiàng)應(yīng)用功能。
具體目標(biāo)如下：
館藏資源數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)對(duì)珍貴檔案的保護(hù)。
提供利用網(wǎng)絡(luò)化。建立檔案主頁(yè)和服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)在校園網(wǎng)內(nèi)（或Internet）上相關(guān)檔案信息的時(shí)時(shí)查詢與利用。
電子文件管理系統(tǒng)建立，實(shí)現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上接收與全文管理，建立檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。
三、建設(shè)步驟
1.硬件設(shè)施的投入
建設(shè)數(shù)字化檔案館，首先需要相應(yīng)合理軟硬件資金投入，在先期調(diào)研的基礎(chǔ)上，選擇性能和價(jià)格比相對(duì)高的產(chǎn)品，合理配置相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)的相互共享，在硬件方面包括：
數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備：主要有掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、縮微設(shè)備；
數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備：主要有光盤塔、磁盤陣列或磁帶庫(kù)；
接收、查詢利用設(shè)備：主要有服務(wù)器、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)輔助設(shè)備、計(jì)算機(jī)終端。
2.館藏檔案數(shù)字化
在進(jìn)行必要的硬件投入之后，從理論上講，可以開(kāi)始進(jìn)行館藏資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，但考慮到成本效益問(wèn)題，應(yīng)該分步驟進(jìn)行，具體來(lái)講可從以下幾個(gè)步驟入手：
（1）數(shù)字化對(duì)象的鑒選
即哪些檔案優(yōu)先數(shù)字化，一般來(lái)說(shuō)，珍貴的檔案、利用率較高的檔案應(yīng)作為數(shù)字化的首選，同時(shí)，那些對(duì)宣傳校史校情有重要作用的圖片，也應(yīng)該優(yōu)先數(shù)字化。
（2）數(shù)字化轉(zhuǎn)換
即通過(guò)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在轉(zhuǎn)換過(guò)程中，應(yīng)從利用的角度考慮分辨率的問(wèn)題。
（3）數(shù)字化存儲(chǔ)
這涉及兩個(gè)問(wèn)題，一是經(jīng)過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)換的檔案以什么格式進(jìn)行存儲(chǔ)，是圖像格式還是文本格式；二是對(duì)經(jīng)過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)換的檔案進(jìn)行著錄，采用什么方式進(jìn)行著錄，是MARC格式、HTML格式還是XML格式。
在檔案數(shù)字化過(guò)程中，充分結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)中的現(xiàn)狀與問(wèn)題注重檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)工作流程的優(yōu)化。
館藏資源數(shù)字化之后，如果不進(jìn)行有效的管理、建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，那么數(shù)字化也就失去了意義。應(yīng)該說(shuō)，館藏資源的數(shù)字化與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建立應(yīng)該是同步的。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)包括兩部分：一是數(shù)據(jù)庫(kù)，二是數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。
由于學(xué)校檔案類型的多樣性，在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，就必須建立多種數(shù)據(jù)庫(kù)，如：教師科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、人事數(shù)據(jù)庫(kù)、基建、設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)等。這些數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)考慮到與原有數(shù)據(jù)庫(kù)的兼容問(wèn)題。
在選擇數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的過(guò)程中，應(yīng)考慮到學(xué)校自身的狀況，先進(jìn)性和適用性相結(jié)合，對(duì)一些數(shù)據(jù)量較大的數(shù)字化檔案應(yīng)避免如FOXBASE等小型數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)開(kāi)發(fā)專用軟件，實(shí)現(xiàn)軟件技術(shù)同步發(fā)展。
四、建設(shè)關(guān)鍵、難點(diǎn)與前瞻
在完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換之后，選擇何種存儲(chǔ)格式，將成為一個(gè)難點(diǎn)，需要論證。特別是在后期電子文件接收系統(tǒng)建立、完善后，如何將原有的可能是圖像的格式與后來(lái)的文本格式進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，并且不會(huì)造成利用上的障礙，可能是在數(shù)字化檔案館建設(shè)過(guò)程中需要注意的一個(gè)問(wèn)題。
由于學(xué)校檔案可能涉及隱私問(wèn)題、著作權(quán)問(wèn)題等法律問(wèn)題，因而必須在安全保密問(wèn)題上采取有效措施，利用權(quán)限控制是一個(gè)可以采取的手段，但在學(xué)校范圍內(nèi)，這種手段仍有可能失控。
系統(tǒng)建設(shè)的成敗關(guān)系整個(gè)數(shù)字化建設(shè)的成敗，在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中應(yīng)多方取長(zhǎng)補(bǔ)短，注意與學(xué)校已有系統(tǒng)的結(jié)合，可與軟件公司合作開(kāi)發(fā)，重要的是培養(yǎng)自身的系統(tǒng)建設(shè)人才。
目前的大部分?jǐn)?shù)字檔案系統(tǒng)普遍注重的是業(yè)務(wù)層面的整理功能，利用功能則主要表現(xiàn)在在線查閱和借閱登記等，基本上是將手工整理檔案搬到了計(jì)算機(jī)上，這樣的數(shù)字檔案系統(tǒng)只能算是檔案輔助整理系統(tǒng)。在后期的工程中，應(yīng)著重使數(shù)字檔案系統(tǒng)成為檔案專家系統(tǒng)，增強(qiáng)系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)和分析的功能，開(kāi)拓更為專業(yè)、有效、簡(jiǎn)便、迅捷的查詢和利用手段，提升數(shù)字檔案館的整體水平。
小結(jié)
數(shù)字化檔案館是檔案館發(fā)展的方向，是科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案管理的要求。數(shù)字化檔案館建設(shè)勢(shì)在必行。高校有基礎(chǔ)、有能力走在全國(guó)數(shù)字化檔案館建設(shè)的前列，要充分發(fā)揮高校的優(yōu)勢(shì)，做好數(shù)字化建設(shè)工作，為學(xué)校發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
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篇11
一、高校檔案管理數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展、科技發(fā)展、高校發(fā)展的必然
第一檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，就是把紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，最終實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、同時(shí)設(shè)備技術(shù)操作簡(jiǎn)單，存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便，安全有效，并且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)備份，這將大大提高了檔案的安全性和完整性。第二建立了數(shù)字化檔案管理，可以把高校的校園網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、檔案管理系統(tǒng)、高校圖書(shū)管理系統(tǒng)等進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)就可以充分利用高校各個(gè)部門的多方資源，達(dá)到資源共享，更好的為高校師生服務(wù)，真正做到了讓檔案滲入到高校發(fā)展的領(lǐng)域，使廣大師生更好的認(rèn)識(shí)檔案、管理檔案、利用檔案。第三高校一直以來(lái)都是是社會(huì)科技發(fā)展的前沿領(lǐng)域，各種新技術(shù)、新科技、新設(shè)備都在這里可以很好的利用，高校的師資隊(duì)伍也是有著良好的教育和學(xué)歷背景，所以高校在接觸新知識(shí)，獲取新信息方面，有著得天獨(dú)厚的優(yōu)越條件，這給需要技術(shù)、需要計(jì)算機(jī)的數(shù)字化檔案管理提供了很好的產(chǎn)生背景。
二、數(shù)字化檔案管理對(duì)高校檔案產(chǎn)生的影響
第一，對(duì)高校檔案利用產(chǎn)生的影響。由于數(shù)字化檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)等多媒體來(lái)進(jìn)行檔案的管理，所以每一位查詢利用者只要有一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以不受任何時(shí)間、空間的限制，只要不是涉及加密文件就都可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱檔案信息，這就大大改變了傳統(tǒng)手工翻閱查詢檔案，費(fèi)時(shí)、且不容易查到等缺點(diǎn)，提高的檔案的利用率和減少了查閱檔案時(shí)間。第二，對(duì)高校檔案業(yè)務(wù)工作的影響。檔案要想規(guī)范管理、有效利用，最重要就是要加強(qiáng)對(duì)檔案的收集。
那么，怎么才能有效開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作？筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手：
第一、加強(qiáng)對(duì)檔案人員的各項(xiàng)培訓(xùn)。這個(gè)培訓(xùn)既包括檔案知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)又包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)。信息化背景下檔案信息化建設(shè)需要既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又了解自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而傳統(tǒng)的檔案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高檔案工作人員的工作積極性，要在工作中調(diào)動(dòng)他們?cè)敢鈱W(xué)習(xí)新的技術(shù)、新的科技手段來(lái)加強(qiáng)檔案的利用的思想，首先思想上要引起重視。第二、加強(qiáng)檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。數(shù)字化檔案工作是一項(xiàng)新技術(shù)、新信息的工作，要想開(kāi)展好這項(xiàng)新的檔案管理模式就必須學(xué)了必要的常規(guī)高校檔案管理制度和檔案管理辦法外，還要學(xué)習(xí)適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案信息化相關(guān)的知識(shí)，只有學(xué)習(xí)了必要的檔案知識(shí)，也掌握了信心化技術(shù)以后才能適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。再次基礎(chǔ)上還應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)檔案鑒別的學(xué)習(xí)，數(shù)字化檔案在保存過(guò)程中受著磁盤、光盤等載體的影響，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，雖然這種方式速度快、節(jié)省時(shí)間空間，但是也要考慮到在實(shí)際工作中收到技術(shù)的不同影響，有可能會(huì)產(chǎn)生信息的不全或者錯(cuò)誤，這就要求我們檔案管理人員對(duì)檔案的真實(shí)性有一定的鑒別能力。第三、加大對(duì)檔案資金的投入。高校的領(lǐng)導(dǎo)，尤其是負(fù)責(zé)分管檔案的主要領(lǐng)導(dǎo)要定期了解檔案工作，聽(tīng)取相關(guān)檔案負(fù)責(zé)人的工作匯報(bào)，學(xué)校要制定本校檔案管理辦法，用制度要管理檔案、用科技要提高檔案管理水平。其次要提供檔案的必要物質(zhì)支持，為學(xué)校檔案管理配置先進(jìn)設(shè)備，還要積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才作為檔案管理人員。充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，把加快學(xué)校數(shù)字化檔案工作作為一項(xiàng)重要的工作來(lái)開(kāi)展。第四、及時(shí)調(diào)整更新檔案信息。高校一般學(xué)生多、教師多、學(xué)校檔案類別多，一般包括行政、黨群、教學(xué)、科研、設(shè)備、基建、外事、人事等，所以學(xué)校管理對(duì)象、管理類別也是很繁多，每年學(xué)生招生人數(shù)、畢業(yè)人數(shù)，教職工的新近與退休、教學(xué)課程的增減、財(cái)務(wù)信息的更新、基建維修項(xiàng)目的增加、行政事務(wù)的開(kāi)展等，各項(xiàng)類別要想統(tǒng)計(jì)清楚，完整的了解這些情況，按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是每年各個(gè)部門上交檔案室后，通過(guò)查閱才能了解這些情況，而現(xiàn)在數(shù)字化檔案，各部門主要涉及的情況有所改變，通過(guò)計(jì)算機(jī)查詢就可以反映當(dāng)前的情況，但這就要求各部門要及時(shí)把更新改變后的情況及時(shí)更改。第五、加強(qiáng)檔案數(shù)字化保密保管。由于檔案的數(shù)字化載體的不同，它同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管條件，保密要求都有著不同的要求。一般傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要求檔案室有防霉、防蟲(chóng)、溫濕度計(jì)等要求，而且保密性一般是指檔案借閱要有登記、檔案管理人員要遵守相關(guān)的檔案保密法，不得隨便把檔案借閱給外人，超過(guò)檔案借閱期限必須歸還等等。而數(shù)字化檔案往往可能及時(shí)磁盤、光盤等等這些占用空間小、存儲(chǔ)空間大的數(shù)字文件，要對(duì)他們保管，一般就要更多的考慮系統(tǒng)的安全，系統(tǒng)的備份等。此外，由于數(shù)字化檔案可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查閱，所以就更應(yīng)該加大網(wǎng)絡(luò)的安全性，在錄入檔案的同時(shí)，要確保檔案信息不丟失、不能被非法篡改等。
隨著技術(shù)的發(fā)展、科技的創(chuàng)新，高校的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案建設(shè)在今后的高校檔案管理中的作用一定是會(huì)日益增加，檔案本身就是記錄歷史發(fā)展，是我們保存歷史、傳承歷史、證明歷史的依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在不容易收集、不利于保存、不方便查閱等缺點(diǎn)，已經(jīng)不能適應(yīng)于歷史的發(fā)展了，而數(shù)字檔案有著空間小、存儲(chǔ)多、查閱方便快速等優(yōu)點(diǎn)也被越來(lái)越多的高校所接受。但是這種新技術(shù)也對(duì)檔案管理人員的水平提出了新的要求。如何利用好這種新技術(shù)把檔案利用價(jià)值發(fā)揮的更好，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動(dòng)化水平，提高辦公效率，更好地發(fā)揮檔案資料的作用已成為檔案部門實(shí)現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問(wèn)題，這就要求高校檔案管理人員更要努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代要求，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和自動(dòng)化的需要，為社會(huì)發(fā)展提供良好的服務(wù)。
篇12
1.良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為支持
計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用及良好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是建設(shè)數(shù)字資源的前提。我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施近幾年發(fā)展迅猛,而近幾年,我國(guó)高校的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境也得到了極大的改善。我國(guó)高校鏈接internet的主渠道――cernet,已發(fā)展成為我國(guó)第二大互聯(lián)網(wǎng),自有光纖20000多公里,覆蓋全國(guó)31個(gè)省市200多座城市,獨(dú)立的國(guó)際出口帶寬已達(dá)1020M。
絕大多數(shù)高校建立了主干網(wǎng)為千兆以太網(wǎng),出口帶寬已經(jīng)達(dá)到或超過(guò)了100M的校園高速計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。但是,數(shù)字檔案的資源建設(shè)相對(duì)滯后,并存在布局不合理、覆蓋面不全、重復(fù)率較高、缺乏宏觀調(diào)控的問(wèn)題。據(jù)調(diào)查,目前我國(guó)某些高校數(shù)據(jù)庫(kù)已多達(dá)200多個(gè),而另外一些高校數(shù)據(jù)庫(kù)不過(guò)幾個(gè)。這種數(shù)字資源占有上的兩級(jí)分化,對(duì)許多高校教學(xué)科研工作產(chǎn)生了極大的制約。所以,數(shù)字檔案資源的建設(shè)有賴于良好的網(wǎng)絡(luò)通信條件。
2.網(wǎng)絡(luò)獲取數(shù)字化檔案資源成為主流方式
當(dāng)前,數(shù)字化獲取已經(jīng)成為教學(xué)科研人員的主流方式。美國(guó)國(guó)家基金會(huì)的報(bào)告指出,在自然科學(xué)和工程技術(shù)的許多領(lǐng)域,科研人員獲取最新信息的途徑首先是萬(wàn)維網(wǎng),然后是與影本和學(xué)術(shù)會(huì)議,此后才是科技期刊。對(duì)中國(guó)科學(xué)院研究人員的調(diào)查表明,多數(shù)研究人員主要依靠網(wǎng)絡(luò)獲取數(shù)字化資源。在高校,大多數(shù)教職人員和研究生傾向用電子期刊取代印刷型期刊,并且科學(xué)研究本身正走向E――Science,教學(xué)環(huán)境走向e―leaming,因而,高等學(xué)校必須因勢(shì)利導(dǎo),大力建設(shè)自己的數(shù)字資源體系。
3.高校自身適應(yīng)信息需求的發(fā)展變化
近年來(lái),我國(guó)高校規(guī)模不斷擴(kuò)大,綜合性愈來(lái)愈強(qiáng),學(xué)科門類愈來(lái)愈多。數(shù)字化也滲透在學(xué)校教學(xué)、科研、管理、公共服務(wù)以及學(xué)校生活等各個(gè)方面,核心工作圍繞著人才培養(yǎng)環(huán)境和科研環(huán)境的構(gòu)建而展開(kāi)。高校擴(kuò)招另一個(gè)直接影響就是教師隊(duì)伍總量與結(jié)構(gòu)取得顯著進(jìn)展,高校教學(xué)科研的信息需求迅速擴(kuò)大并呈現(xiàn)學(xué)科范圍大且每一學(xué)科信息資源需求量相對(duì)較少的局面,即用戶薄層問(wèn)題凸現(xiàn)。
4.硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的支持
隨著網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化的發(fā)展,一個(gè)相對(duì)比較完善的數(shù)字化檔案資源空間已經(jīng)開(kāi)始形成。
高校數(shù)字化檔案資源體系的建設(shè)除了必要的經(jīng)費(fèi)支持、良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、豐實(shí)的數(shù)字資源基礎(chǔ),還必須有先進(jìn)實(shí)用的應(yīng)用系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備。諸如電子書(shū)加工工具、數(shù)據(jù)庫(kù)制作與系統(tǒng)、異構(gòu)統(tǒng)一檢索平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)信息資源搜集與整合系統(tǒng)、個(gè)性化定制服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字參考咨詢系統(tǒng)等系統(tǒng)軟件,及數(shù)字化加工設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備、高性能服務(wù)器和交換設(shè)備等硬件,在國(guó)內(nèi)外已經(jīng)比較成熟并已商業(yè)化。
二、如何加強(qiáng)數(shù)字化檔案資源的建設(shè)
國(guó)外高校在信息化建設(shè)方面非常關(guān)注數(shù)字資源的提供,較少?gòu)?qiáng)調(diào)高度的系統(tǒng)集成;在數(shù)字校園實(shí)踐中十分關(guān)注學(xué)習(xí)活動(dòng)、協(xié)同科研以及校園綜合信息環(huán)境建設(shè),管理信息系統(tǒng)在數(shù)字校園中相對(duì)弱化;在數(shù)字校園應(yīng)用中注重提高學(xué)生和教師的整體信息素養(yǎng),增強(qiáng)對(duì)數(shù)字化教學(xué)、科研和生活環(huán)境的適應(yīng);在數(shù)字校園的研究中積極關(guān)注未來(lái)教育形態(tài),探索移動(dòng)通訊、網(wǎng)格計(jì)算、分布存儲(chǔ)等對(duì)教育形態(tài)的影響。
1. 數(shù)字化檔案的資源建設(shè)要總體規(guī)劃,分步實(shí)施;
高校需要仔細(xì)分析自身現(xiàn)狀,建立統(tǒng)一的數(shù)字資源導(dǎo)航系統(tǒng),穩(wěn)固基礎(chǔ)設(shè)施,后構(gòu)建應(yīng)用系統(tǒng)。由于網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)字資源數(shù)量多、分布散、魚(yú)龍混雜,收集、整理的工作量大,以個(gè)體為單位是很難進(jìn)行全面管理的。
2. 數(shù)字化檔案資源的建設(shè)要強(qiáng)化應(yīng)用,講求實(shí)效;
系統(tǒng)構(gòu)建之后,需要制定相應(yīng)的管理與技術(shù)規(guī)范,例如:首先要規(guī)定收集積累范圍,從記錄信息內(nèi)容上要收集積累哪些電子文件(可以參照本企業(yè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍),從類型上需要收集積累哪些電子文件。建立運(yùn)行機(jī)制和服務(wù)體系,進(jìn)行持續(xù)的人員培訓(xùn)來(lái)強(qiáng)化應(yīng)用、產(chǎn)生實(shí)效。領(lǐng)導(dǎo)層、全校師生和管理人員的信息觀念和素養(yǎng)、穩(wěn)定高效的技術(shù)隊(duì)伍和規(guī)范化的管理,這對(duì)于系統(tǒng)的應(yīng)用缺一不可。
3.數(shù)字化檔案的建設(shè)應(yīng)資源共享,多快好省;
互聯(lián)網(wǎng)具有跨越時(shí)間、空間的優(yōu)越性,數(shù)字資源借助互聯(lián)網(wǎng)更容易實(shí)現(xiàn)共建共享。但是,高校內(nèi)部的數(shù)字資源的合作共建,并沒(méi)有因此而加快步伐。除了觀念落后外。最主要的原因在于缺乏一個(gè)統(tǒng)一的、權(quán)威的、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)的職能機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃、協(xié)調(diào)、組織實(shí)施全省高校數(shù)字資源的共建。缺乏數(shù)字資源共享的社會(huì)氛圍,。共享能使自己受益”的觀念還沒(méi)有被接受,缺乏共建共享的機(jī)制。
4. 建立資源豐富的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),拓展應(yīng)用范圍;
注重?cái)?shù)據(jù)資源的共享和數(shù)據(jù)挖掘,各應(yīng)用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享可以避免系統(tǒng)之間的割裂和數(shù)字孤島。共享資源庫(kù)是各類應(yīng)用(尤其是教學(xué)與科研應(yīng)用)的基礎(chǔ),目前的一些研究已經(jīng)提出了不同應(yīng)用建立不同資源中心(如網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源中心)的概念,強(qiáng)調(diào)資源中心的資源共享不僅在校園內(nèi),而且需要拓展到校際。
5.采集數(shù)字化檔案資源,提供統(tǒng)一的訪問(wèn)平臺(tái);
網(wǎng)上信息是直接的、動(dòng)態(tài)的,網(wǎng)狀的,其類型繁雜,形式多樣,當(dāng)前每種電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù)都是一個(gè)具有相當(dāng)檢索功能的、各自能夠獨(dú)立待命對(duì)部分文獻(xiàn)加以揭示和控制的系統(tǒng)。當(dāng)越來(lái)越多的數(shù)據(jù)庫(kù)檢索瀏覽平臺(tái)成為用戶累贅的時(shí)候,人們希望尋求一種對(duì)眾多數(shù)據(jù)庫(kù)檢索瀏覽都適用的平臺(tái)口,在統(tǒng)一的界面中輸出檢索結(jié)果,讓用戶以最快的速度,查找到自己所需的原文獻(xiàn)。如何整合數(shù)字化資源使來(lái)自不同格式不同類型的數(shù)字資源實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接,為用戶提供一站式檢索服務(wù),已成為數(shù)字圖書(shū)館建設(shè)中的一個(gè)全新的課題。
三、結(jié)束語(yǔ)
通過(guò)以上論述我們認(rèn)識(shí)到,數(shù)字資源的關(guān)鍵在于充分共享, 它的建設(shè)更是各個(gè)高校創(chuàng)建自身品牌的重要手段,是各高校整體建設(shè)不可分割的一個(gè)部分,而數(shù)字檔案作為一個(gè)高校的重要資源,它的建設(shè)需要結(jié)合各高校發(fā)展的總體目標(biāo),揚(yáng)長(zhǎng)避短,構(gòu)建體現(xiàn)自身特色的應(yīng)用系統(tǒng)。基于網(wǎng)格技術(shù)的信息分布和資源整合也在不斷的研究和探討中,高校的數(shù)字資源整合任重而道遠(yuǎn)。
篇13
1 高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)
1.1 數(shù)字化檔案管理更為方便、快捷
通過(guò)將檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化管理之后，可直接存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤中，這樣不僅能夠極大的節(jié)約高校檔案的存儲(chǔ)空間，快捷、方便的存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)，便于高校對(duì)檔案進(jìn)行管理；另外通過(guò)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理檔案，可以有效提升檔案信息的安全性，最大程度的避免因人為或者自然因素而導(dǎo)致檔案損失的可能性。
1.2 提升檔案信息檢索的準(zhǔn)確性
通過(guò)計(jì)算機(jī)檔案管理，替換了傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)管理、統(tǒng)計(jì)、檢索方式，這樣不僅保證了檔案管理、統(tǒng)計(jì)、檢索的工作效率，同時(shí)還提升了高校檔案統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性。除此之外，數(shù)字化的檔案信息還有利于高校內(nèi)部之間更加快捷、方便的傳輸、交流，從而最大限度的提升高校檔案信息資源的有效利用率，促進(jìn)高校檔案資源發(fā)揮出真正的作用。
2 加強(qiáng)高校數(shù)字化檔案管理的構(gòu)想
2.1 加強(qiáng)數(shù)字化檔案的收集和積累工作
高校檔案數(shù)字化的收集工作必須采取統(tǒng)一的文檔一體化管理模式，只有這樣才能夠保證檔案數(shù)字化資料在背景、內(nèi)容以及原數(shù)據(jù)等基本信息的完整性，使檔案資料不至于因運(yùn)行環(huán)境等因素的影響而出現(xiàn)信息被破壞或者丟失現(xiàn)象；若要實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化歸檔管理，必須做到檔案與數(shù)字化文件的一體化管理，只有這樣才可有效提升檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的兼容性[1]。
目前，我國(guó)大部分高等院校都應(yīng)該建成了成熟的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，各個(gè)部門的文秘可以直接將相關(guān)文件資料輸入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，而各級(jí)部分則可以根據(jù)自己的權(quán)限在檔案信息網(wǎng)絡(luò)中分組傳、閱自己所需要的文件資料及處理意見(jiàn)，而在年末歸檔時(shí)只需要將檔案管理部門移交分類卷清單，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)按照規(guī)定格式直接上傳至學(xué)校建立的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中；在日常管理中，檔案管理人員可以隨時(shí)檢查、督促各個(gè)院系相關(guān)部門的電子資料歸檔情況，尤其的對(duì)于一些重要的電子檔案文件可及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行歸檔，再由檔案管理人員編輯歸檔之后將其集中下載至檔案室脫機(jī)存儲(chǔ)介
質(zhì)上。
2.2 進(jìn)一步完善數(shù)字化檔案館建設(shè)工作
高校數(shù)字化檔案館建設(shè)須從多方面著手，深入挖掘現(xiàn)有資源，并開(kāi)拓相關(guān)領(lǐng)域信息。一方面，各檔案管理部門根據(jù)實(shí)際出發(fā)，確定檔案建設(shè)的定位，服務(wù)對(duì)象及發(fā)展要求；另一方面，各單位根據(jù)自身實(shí)際出發(fā)使用好已有的軟硬件設(shè)施，建設(shè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)需求建設(shè)基于局域網(wǎng)平臺(tái)的檔案管理系統(tǒng)，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，最大程度的挖掘現(xiàn)有的資源[2]；還有就是建設(shè)一個(gè)檔案信息開(kāi)放式平臺(tái)，針對(duì)運(yùn)行和使用中發(fā)現(xiàn)的新的使用項(xiàng)目和需求做好長(zhǎng)期規(guī)劃，做好檔案管理中長(zhǎng)期規(guī)劃，適當(dāng)開(kāi)發(fā)、購(gòu)置適合本單位需要軟件及硬件設(shè)施，對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，發(fā)展的檔案信息系統(tǒng)才能更大程度地開(kāi)拓檔案信息系統(tǒng)的服務(wù)范圍，只有這樣才能更好地體現(xiàn)出其價(jià)值。
2.3 切實(shí)加強(qiáng)高校數(shù)字化檔案的利用率
目前，我國(guó)高等院校中已經(jīng)建立起成熟的校園網(wǎng)絡(luò)體系，這不僅為數(shù)字化檔案館提供了較好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，同時(shí)還為更好的開(kāi)展檔案信息服務(wù)工作提供最佳的發(fā)展空間。為了能夠有效提升高校數(shù)字化檔案的有效利用率，筆者建議：文件制作和檔案管理均采取相同系統(tǒng)軟件，編制檢索與文件制作實(shí)現(xiàn)同步管理，文件制度采取統(tǒng)一格式（如：文件中的作者、時(shí)間、題名、密級(jí)等），同時(shí)再加之檔案管理的部分編號(hào)（如：檔號(hào)），這樣在編制檢索時(shí)能夠隨機(jī)調(diào)出；通過(guò)校園網(wǎng)鏈接檔案館，這樣為學(xué)校管理、教學(xué)及科研利用檔案信息提供了嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與先進(jìn)的技術(shù)手段，可以實(shí)現(xiàn)不出門便可瀏覽、下載、上傳學(xué)校的檔案資料。
3 結(jié)語(yǔ)
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理中充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)已是未來(lái)檔案工作發(fā)展的必然發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理不僅符合時(shí)展要求，對(duì)于高校的科研、教學(xué)、黨政管理、產(chǎn)業(yè)及等其它各項(xiàng)活動(dòng)都具有十分重要的意義。在未來(lái)檔案數(shù)字化發(fā)展中，我們還需要堅(jiān)持不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，進(jìn)一步掌握現(xiàn)代信息整理與檢索技術(shù)，以此來(lái)更好的為高校檔案管理及現(xiàn)代化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)
服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
