引論：我們為您整理了13篇檔案智慧化管理范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
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檔案數字化，就是把紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數字信息，以實現不同載體形式檔案的數字化管理和檔案信息資源的數字化共享。檔案數字化工程目前主要是紙質檔案數字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數字信息，從而實現利用計算機進行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內容。
1.1檔案目錄的數字化
（1）檔案的目錄統一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內容。
（2）卷內目錄填寫規范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規范化簡稱；日期標準格式為：20010101，同一條目內時間取文件最后形成時間。
1.2實體檔案的圖文信息數字化
王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進行數字化采集，從而實現圖文信息的計算機存儲、調閱、分析。
1.3日常檔案管理業務的數字化
將檔案的業務指導內容，審核意見，審核結果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機軟件管理的方式進行數字化。
2實施過程是紙質檔案數字化工程的核心（圖1）
（1）設立專用的檔案儲藏室，定做專業的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進行數字化存檔。紙質檔案數字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲目錄建庫數據掛接數據驗收數據備份。在整個流程中要注意幾個關鍵點。
以作者所在項目為例，相關建設合同簽訂了123份，每份合同都根據紙質版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數字化工程籌備階段就對紙質檔案數字化工程各步驟的具體細節多次進行預演推敲；就各操作環節中容易出現問題的節點建立了工作流程、管理制度、技術標準；在實際工作中嚴格按工作流程規則操作，按技術標準驗收。認真填寫紙質檔案數字化轉換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數字化工作計劃有序、操作流程清晰、責任分工明確、驗收嚴格把關。
（2）掃描、編輯處理及存儲。數字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復雜。首先，在掃描時嚴格按文件分類掃描，根據紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應參數，掃描過程中及時調整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當，同時生成jpg或pdf等相應格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質量最關鍵的技術部分，因此要對影像文件進行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節約存儲空間。處理完成后的影像文件要進行存儲。
3數據的存儲與安全是實現數字化的最終保障
當今任何一種計算機的存儲技術都還不能實現100%的可靠性，在檔案數字化應用中可能會遇到突發性的災害，因人為過失、計算機故障、存儲介質損壞等各種原因，基礎數據都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎數據要采取多介質、多地點的存儲與保管方式。在此基A上還要建立數據備份制度，定期對基礎數據進行及時地備份。對備份數據同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確保基礎數據的高度安全性。
4王村新城檔案數字化管理取得的成效
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關鍵詞 ： 社會保障；改善民生；建設法制化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）03-0318-02
作者簡介：張薊紅（1976-），女，河北承德人，研究方向為人事檔案信息化。
0 引言
社會保障是一種對民生加以改善的比較基本的制度。黨在十的報告中曾明確指出要加強對社會的建設，將改善民生作為社會工作的重點內容之一。在進行民生改建事業構建過程中，也要求各個部門之間要進行相互的協作，在這一構建過程中，社會保障的檔案記錄過程起著重要的作用，本文基于對我國的社會保障局的檔案管理進行現狀分析，從而對社會保障檔案管理進行法制化建設的實施路徑加以探討。
1 社會保障建立法治檔案管理的基礎探析
對社會保障管理檔案進行立法的建立基礎主要是社會檔案保障管理相應的法律依據。因為對社會檔案保障管理在立法方面的建設，主要還是在社會立法保障以及對檔案進行管理立法的交叉范圍內。因此在這一過程中的法律依據主要有在社會保障這一方面的法律以及法規，同時對地方性的立法以及一些具有規范性的相關文件。通過立法的角度進行分析，在我國進行社會檔案保障管理方面的立法基礎主要有以下幾方面組成。
1.1 國務院中各部委相關方面檔案制定以及社會保障局方面的規章 社會檔案在保障管理方面會涉及到人力資源以及國家檔案局還有社會保障局和民政部幾個部門，一些相關的規定也是圍繞著這幾個部門展開的。部門中相關的規章比較多，本文重點就兩方面展開探析，一是由國家檔案局加以實施，通過國務院審批的《檔案法實施辦法》，這一法規對社會檔案在保障管理方面進行立法有著重要的意義。另一項法規就是由人力資源以及社會保障部還有國家的檔案管理局一同制定并實施公布的《社會保險業務檔案管理規定》，這是目前在我國唯一的一部有關于社會檔案保障管理方面的部門規章，是各個地方在進行社會保險的檔案管理方面法制性建設的依據。
1.2 省以及自治區和直轄市有關社會保障法制性建設地方性的法規 在進行社會保障檔案管理方面相關建設的時候，在省自治區以及直轄市都是有著明確的檔案調理的；在對社會進行救助方面，每一個省以及自治區和直轄市都專項制定了“最低生活保障的辦法”以及“社會救助辦法”這些規章制度。對社會保險進行制定的管理方面，各個省份以及自治區還有直轄市也相應的制定了“失業保險加以實施方法”，在進行各個地方的社會檔案保障管理立法建設方面這些地方性立法也提供了比較重要的依據。
2 社會保障在立法管理建設方面現狀分析
在黨以及政府方面的文件中對于社會保障的表述有著并不統一的特性，但是通常會將社會保障以及社會救助還有社會福利作為比較基礎的相關制度。本文就這幾方面的制度進行討論，對社會保障在進行法制性建設管理方面的現狀加以分析。
對社會保障檔案進行管理的工作是在社會保障工作中比較重要的部分，對其制度化方面的建設相對是比較晚的。浙江省是對社會檔案保障管理工作比較重視的，也是比較早在這方面加強建設的省份，其早在十五計劃開始之前，就有了“關于加強社會保障檔案工作的意見”這樣的制定內容。十七大將對民生加快改進步伐作為社會建設的工作重心之后，國家級檔案局就了關于加強民生的檔案管理方面工作意見，在全國范圍進行對社會保障在檔案管理方面法制性的建設，中央以及地方政府也都相應的有這一方面立法活動，在民政局以及辦公廳都有相關的一些法規建設。地方性的各級政府相繼了關于本地區對最低的生活保障方面檔案管理的建設辦法。社會保障部門以及人力資源，在國家檔案局《社會保險業務檔案管理》實施之后，地方性各級政府分別推出有關對社會保險業務方面進行規范的檔案管理的建設文件。
社會保障的建設過程是一個具有比較廣闊包含內容的體制，并對社會保障以及社會救助和社會福利這幾大領域進行體系構建。社會保險主要包括五險以及新農合還有新農保這些方面的內容。社會救助是對低保以及五保還有災害救助方面的內容進行構建。社會福利主要是對老人以及婦女兒童還有殘疾人提供一定的福利。不過，就目前的中央以及地方政府的一些聯合性社會檔案在保障管理方面的法規性文件分析，主要有幾方面內容的構建，首先就是對最低保障方面檔案管理進行構建。我國的國家性檔案局在相關最低保障生活方面的通知中，就曾明確的對最低生活保障檔案加以分級進行管理，采用主要將基層作為主導，分級的進行負責，出臺相關法律法規的管理細則以及實施辦法。目前浙江以及上海還有甘肅多地都已經推出了這一方面的相關文件。其次就是要將社會保險在業務領域方面的檔案加以管理。人力資源以及社會保障局推出《社會保險業務檔案管理規定》以后，極大程度地推動了各個地方政府對相關方面立法加以推行的積極性。比如北京還有河北和青海很多省份都就社會保險方面的業務檔案提出了實施辦法，以及管理方案。
3 對社會管理檔案進行完善立法管理的途徑分析
社會保障在檔案管理方面進行法制化的建設是可以通過各個部門之間進行相互協作，從而完成推進作用的，下面本文就具體對社會管理檔案進行完善立法管理途徑進行分析。
3.1 認識內涵，構建基礎 認識內涵主要是對社會保障檔案方面內涵要認清。我國的中央政府對于社會保障方面的命名并沒有比較明確的法規，以及比較規范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的勞動保障廳以及檔案局聯合制訂了浙江省方面的社會保障管理辦法，對有關養老保險以及醫療保險還有失業保險方面業務的辦理，通過文字以及影像多種形式進行管理記錄。在這樣的對保障檔案方面的建設，是混淆了保險同保障的概念，這樣檔案的構建，很大程度上是將進行社會保障的管理范圍縮小了，因此加強對社會保障方面的內涵認識，是對檔案管理進行立法的重要前提，也是實施法制化基礎建設的前提。
3.2 規劃統籌，避免分割 對統籌的規劃主要就是中央對國家檔案局進行統籌的規劃，相應的出臺一些法規條例對一些救助方面的檔案加以管理規范，在進行社會救助方面管理檔案建設時應該避免出現分割立法的現象。現在很多立法在低保檔案進行管理方面都是有著比較靈活的方法的，但是大部分檔案并不包含其他社會救助方面的內容，也就使得出現了分割立法的形式，因此要加強對統籌的規劃，盡量避免分割的出現。
3.3 三步戰略，循序推進 第一步就是對平行的單項部門法規進行制定，也就是社會保險相關的業務在檔案管理方面的規定，社會在業務救助相關的檔案規定，社會福利方面檔案滾利規定，通過各地方政府統一構建。第二步就是要把相關內容記錄在社會保障方面的基本法中，在實施頒布的社會保險法中就有明確規定，對社會人員進行繳費檔案的管理要有明確的登記記錄以及支付結算方面的憑證。在社會保險的檔案建立方面提供了比較完善的法律依據。第三步主要就是要在前兩步構建基礎之上，當時機成熟時，由國務院對社會保障進行統一的在社會保障檔案立法方面管理的建設工作。
4 結語
基于對社會保障多方面建設現狀中存在的問題加以分析，本文就這一方面建設提出相應的民生改善方法，對社會保障管理檔案的法制性作用加以分析，總結出相應的辦法，希望可以有助于我國社會對檔案進行法制性建設的立法實施。
參考文獻：
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一、監護檔案計算機單機管理的作用與局限性
縱觀我國職業健康監護檔案管理工作的開展來看，大致經歷了3個發展階段，即全紙質管理階段、計算機管理階段和網絡信息系統管理階段。作為全紙質管理階段向網絡信息系統管理階段的過渡期，計算機單機管理階段在檔案管理發展中具有重要意義，但同時也存在一些有待解決的問題，接下來筆者就監護檔案計算機單機管理的作用與局限性進行簡要分析和探討。
1.監護檔案計算機單機管理的作用
計算機單機管理與傳統的全紙質管理相比，在硬件設施上得到了很大的提升，實現了部分環節的自動化，一方面減少了管理人員的工作量，節省了大量的人力資源；另一方面則提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro軟件程序建立數據庫索引系統是1999年開始應用的管理方法，該系統將1976年以來的數以萬計的監護檔案錄入計算機，采用一人一號一檔終身使用，并在此基礎上用數據庫命令來進行條件索引，方便使用者對所需的檔案進行查找，索引的關鍵詞有很多，比如說姓名、部門、單位、職業病危害因素以及體檢時間等。與此同時，該系統還可以滿足使用者的諸多需求，例如，對紙質檔案資料的調閱、對勞動者健康情況變化進行動態觀察等。除此之外，使用者若想將該系統中的體驗人員的一般情況批量導出，只需要核對一般信息接著錄入體檢結果便可，這樣一來，大幅度減少了體檢資料錄入的工作量，提高了整體效率。
2.監護檔案計算機單機管理的局限性
計算機單機管理雖然在一定程度上實現了管理工作的自動化和智能化，但在某些方面仍然過于依賴紙質檔案，有一部分工作依舊需要手工操作來完成。這就導致了這種管理模式或多或少會存在一些不足之處。歸納起來，這些不足之處大致體現在以下幾個方面：（1）盡管利用計算機技術可以使體檢人員盡快得到體檢號碼，但是秘籍架里人工提取檔案或建新檔案的效率低，從而必然會導致體檢人群中在檔案室中滯留；（2）由于體檢人員在獲取檔案之后，需要到監護門診進行問診、檢查以及開具各種檢查單等工作，所以大量的人群會集中在監護門診中，導致人員擁擠，目前，監護門診環節已經成為了體檢中最受關注的問題；（3）在體檢之后，企業健康監護檔案管理人員需要對各個員工的檢查單進行手工整理、粘貼、錄入，由于人員較多，所以管理人員的工作量也往往較大，這樣一來，難免會出現由于人工失誤而導致的差錯出現，同時，整體工作效率也無法得到全面提高；（4）由于是單機管理，所以醫生所用的Excel表格與檔案室的Fox pro數據庫兩者是相互分離的。因此，對于體檢原始資料的查詢，只能通過紙質檔案里查詢到；（5）監護檔案計算機單機管理時期，對于身份的識別有賴于每個檢查環節核對身份證和照片，繁忙之中難以杜絕冒名頂替的現象發生。
二、職業健康監護檔案信息化管理的優勢
在信息技術不斷發展的今天，信息化管理已經成為了職業健康監護檔案管理的必然趨勢。與全紙質管理和計算機單機管理相比，信息化管理具有諸多優勢，主要體現在以下幾個方面：
1.全面提升了職業健康監護的工作效率
自從信息化管理系統研制成功并投入使用之后，基本上可以將計算機單機管理過程中存在的問題有效解決，尤其是在工作效率的提升上，其優勢更為明顯：（1）改變了傳統全紙質管理模式，使得檔案的存放空間進一步縮小，提檔歸檔的事時間和人力也得到了大幅度節約；（2）體檢流程得到了優化，體檢人員在領取到體檢任務之后，需要前往不同的科室進行檢查，有效緩解了單一流程的瓶頸效應；（3）對于體檢人員的攝像信息會在第一時間傳達到各個科室內，以此來有效防止冒名頂替的問題發生，確保了體檢資料的真實性；（4）在檔案管理中，加入了條形碼和掃描儀等設備的應用，以此來確保各項檢查工作可以以最短的時間切換到所需的工作界面，大大縮短了體檢時間，提高了工作效率；（5）對與體檢人員相關的檢查結果的整理和錄入，直接由負責檢查的醫師完成，不僅提高了工作效率，而且還確保了檢查結果的準確性；（6）檔案室和各個檢查室的工作均錄入或傳輸到信息化系統中，受檢者的一般信息和歷次體檢結果完整保存并動態續加新內容。
2.信息化管理符合職業健康監護的工作要求
對于為企業提供職業健康監護技術服務的衛生部門來說，其主要任務就是對出具的個體報告進行統計和保管。在信息化管理系統模式下，職業健康監護工作應該具備以下幾項功能：（1）不同人員在操作權限上具有一定程度的限制，工作人員只能根據自己的權限開展管理工作；（2）針對每一位工作人員，都有各自的用戶名、密碼和簽字識別，這些資料都是其他人無法修改的；（3）與體檢人員相關的體檢時間、報告生成時間等信息都是系統自動生成的，具有極強的時效性；（4）檔案的建立是按照體檢者的姓名和身份證號為依據的，實行一人一檔終生使用制度，這樣做的目的主要是為了避免體檢者由于工作變動而導致的檔案資料不連貫的問題發生；（5）對于體檢者的檢查報告，通常以PDF的形式打印出來，并進行存檔，不能對其進行更改或編輯。這樣一來，便提高了健康檔案工作的嚴謹、客觀和真實性，達到了維護勞動者和企業雙方權益的目的。
3.對檔案室工作人員的業務素質提出了新要求
與傳統的全紙質檔案管理模式相比，檔案信息化管理對管理者的業務素質也提出了更高的要求，首先，管理人員必須對熟練操作電腦，并且能夠利用辦公軟件對健康檔案進行整理和統計，否則，無法利用Excel開展檔案管理工作。其次，對企業單位批量在崗定期體檢，依據監護醫師制定的體檢項目方案，轉化為信息系統里新的體檢計劃分組，對體檢名單進行分組之后，將其編號后導入管理系統中。再次，動態掌握體檢進度、體檢項目完成情況，及時反饋到企業，以便企業督促員工按時完成體檢，提高受檢率。最后，對上、轉、離崗體檢，以及特殊工種取證體檢這些常規的非批量體檢，檔案室工作人員要掌握不同工種所接觸的職業病危害因素類別，根據職業病危害因素選擇相應的體檢項目，即時掛號、劃價、攝像、打印導診單。只有將以上工作全面掌握，才能夠提高檔案管理水平，提高檔案使用率。
三、結語
綜上所述，職業健康監護檔案管理是企業發展中的一項重要管理工作，是企業對員工身體健康狀況進行全面了解的重要依據。近年來，隨著計算機技術和網絡技術的不斷普及與推廣，實現健康監護檔案管理信息化也成為了企業發展中的一項重要工作。實現管理信息化，不僅可以提高健康監護檔案的利用率，將其作用最大限度的發揮出來，而且還可以從整體上提高企業的管理水平，更好的促進企業的可持續發展。
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1、提升高校辦學質量
目前高校都逐步強化了職業化教育的辦學理念和辦學實踐，而增進高校教育的職業化特質則需要與企業展開深度合作。然而，由于高校與企業分屬于不同的組織類型，且受到不同體制環境的影響，使得校企合作更多體現在形式建構領域，而在深度互動和互利雙贏上卻做得不夠。為此，通過挖掘高校的科研檔案資源來助力企業的技術創新和管理創新，便能在雙贏的基礎上提升高校的辦學質量。
2、助力地方經濟發展
高校所在區域的地方經濟發展，主要依托于產業經濟的發展推動。如，物流產業、旅游產業、電子商務產業等。通過調研發現，許多地方產業發展存在著各自為陣的發展態勢，而未能在循環經濟視角下獲得范圍經濟效應。為此，通過利用高校的科研檔案資源、專家檔案資源，便能在智力和人力支持下幫助地方產業經濟走上一條綠色、健康的發展道路。
3、培養共生環境生態
盡管高校在隸屬關系上存在著不同的類別，但其在具體的區域內辦學，必然會受到該區域社會經濟政治環境的影響，而且在拓展高校辦學空間的潛在要求下，高校管理層也需要主動與地方政府接觸。可見，培養環境共生的生態，對于高校而言是至關重要的。高校通過突出檔案管理的社會化職能，便能為實現環境共生建立起良好的社會聲譽。
二、高校檔案管理的社會化職能分析
結合本人的工作體會，可以從以下兩個方面進行分析：
1、助推社會主體的發展
實現高校檔案管理的社會化職能，不能只見物不見人，其根本仍在于轉換高校檔案管理思路，并在高校管理層的牽頭下積極建立與社會各類主體的聯系。本文以科研檔案管理為視角，那么社會主體也主要指向了企業。正如上文所提到的，通過將高校科研檔案資源在知識產權保護的基礎上，與企業技術創新、管理創新實踐相結合，則能為企業帶來知識紅利。但這里也需要明確，即高校檔案管理若要切實助力社會主體的發展，其本身也需要進行信息重構。
2、實現社會化辦學目標
貫穿本文的中心思想便是，突出高校檔案管理的社會化職能將實現雙贏的目標。那么雙贏在高校這一側便體現在，促進高校借助社會辦學資源來提升人才培養質量。之所以能夠實現這一目標歸因于：首先，高校檔案管理的社會化助力社會主體發展，進而社會主體將愿意與高校建立在教學上的深度合作；其次，高校通過與社會主體間建立起基于?n案信息交互的人員往來，便能優化師資隊伍的知識結構；再次，通過與當地社會經濟發展建立深度互動，來倒逼高校專業設置和教學體系的優化和整合。
從以上兩個方面所做的職能分析中可以看出，需要在辯證視角下來理解高校檔案管理的社會化職能。而且，實現高校檔案管理的社會職能，構成了高校開放式辦學的重要支撐力量。
三、實踐措施
根據以上所述，以科研檔案管理為例，實踐措施可從以下四個方面來進行構建。
1、充分理解企業對檔案信息的需求特點
高校在實現檔案管理的社會化職能時，其本質也屬于供給側結構性改革。眾所周知，高校科研檔案內容主要以公開發表的論文、已申報的專利，以及課題結題等信息為主。這些信息分屬于不同的學科范疇，且所基于的問題導向也不盡相同。因此，無法直接與企業的需求結構相對接。因此，高校專業所在院系的教學團隊，應與企業接觸充分理解企業對檔案信息的需求特點，然后再針對專業教師的科研檔案信息進行資源重構。
2、具體掌握企業技術和管理創新的短板
在與企業進行接觸時，還需要掌握企業在技術創新、產品研發，或者組織架構調整的長期愿景和近期所遇困境。只有在問題導向下來進行檔案信息資源重構，才能提升高校檔案管理的供給側優勢。為此，這里就需要夯實企業一線調研的績效。所以建議，高校應組建校企聯席會議制度，并在該會議召開的地點分別設置在高校專業所在院系和企業方。通過這種長效機制做保障，不僅能優化科研檔案供給質量，還能引導教師建立符合實踐需要的研究方向。
3、高校多部門協同對科研檔案資源進行整合
在對高校科研檔案資源進行整合時，需要發揮多部門協同的工作優勢。在組織建設上，需要將專業所在院系、科研處、圖書館、學報編輯部等部門納入其中，在職能定位上則需要重點發揮院系、科研處的職能。圖書館依托自身的電子檔案信息采集能力，可以為科研檔案電子資源重構提供技術支持。而且，之后所開展的檔案信息線上交互活動，也需要借助圖書館的信息平臺來實現。學報編輯部借助自身的職能優勢，可以為具體的科研信息提供文獻梳理工作。
4、開展線上信息交互線下人員往來活動
為了實現檔案社會化管理對高校人才培養的助推作用，這里還需要開展線上信息交互和線下人員往來的活動。不難知曉，在本文以上的論述中已經提及，這里需要強調的是：高校在實現其它類別檔案管理的社會化職能時，應深刻理解檔案信息背后人力資源的主體作用，且正是依靠了這種主體作用才真正實現了檔案管理的雙贏目標。
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目前，以物聯網、大數據、云計算、新媒體和增強現實為代表的信息技術迅速發展和深入應用，顯現出技術支撐傳統行業發展已經到了一定的高度。
在技術進步的推動下，檔案學理論與實踐存在兩個發展的要求或趨勢：其一，檔案信息資源管理逐步由傳統的人工模式和實體模式向平臺化、知識化、智能化等自動模式和虛擬模式方向推進；其二，檔案工作業務流程由基本層面檔案的收集、管理與服務向更高層面的信息獲取、信息分析、知識服務和智慧服務的方向延伸。這兩個趨勢必然帶來檔案學理論與方法研究范式的轉型以及檔案管理組織結構模式的演變。
然而，各個領域社會實踐的不斷深化與檔案管理理論方法創新滯后的矛盾十分突出，主要表現在信息平臺升級而應用跟進滯后、信息資源泛在而處理能力不足等方面。
1.1 信息平臺升級，應用跟進滯后。目前，檔案學研究與檔案信息服務的物質基礎、支撐條件和核心內容逐漸向知識?Y源、技術資源和理論創新的大方向轉移。
傳統的檔案服務模式主要是檔案管理部門自身通過實體檔案的借閱、展覽、編研和咨詢等利用形式來實現自身的價值。這種實體化的檔案服務模式已經逐漸遠離當前經濟社會發展對在線化服務的現實要求。多元化、多樣化、共享化、體驗化和情境化的檔案信息服務呈現出呼之欲出的態勢。沒有信息技術的支撐，這樣的檔案信息服務是很難開展起來的。
1.2 信息資源泛在，處理能力不足。其一，資源的泛在性正在淡化檔案收集管理業務的邊界性。立檔單位的職能活動已與各類資源存在愈來愈多的交集，這些資源包括基礎資源、科技資源、人文資源、擴展性資源和個性化資源以及支撐這些資源配置的網絡、軟件和硬件所構成的硬件資源、軟件資源等。檔案收集管理范圍和所涉及的領域愈來愈寬。
其二，資源的泛在性正在削弱檔案部門機構對原生性資源的壟斷性。從用戶的角度看，信息資源可以從多渠道獲取。信息可近性原理和用戶最小努力原則表明，用戶在泛在的信息空間中將存在更大的自由度，去選擇更便利的途徑以獲取所需的信息資源。因此，檔案工作面臨的挑戰將逐步轉向信息資源供給能力的競爭上。
其三，資源的泛在性正在顛覆檔案信息服務場所的固定性。信息資源的泛在性第一個表現是信息載體和信息環境的泛在性，由此產生了泛在網絡、泛在知識、泛在計算、泛在智能、泛在學習、泛在研究、泛在管理、泛在服務等新的變化。就泛在學習而言，已經出現了無處不在的學習，或者說任何人在任何地方、任何時刻均能通過多樣的時空、多樣的方式獲取多樣的信息進行學習。泛在網絡也極大地影響了科學研究、管理服務等活動。正因為如此，秉承傳統信息資源服務優勢的同時，拓展檔案服務空間，形成新的泛在網絡服務優勢，就成為檔案工作的新任務。
其四，資源的泛在性正在暴露檔案信息服務能力的薄弱性。信息資源泛在性第二個表現是信息服務的長期性、可得性、直接性、移動性、交互性、融合性、情境性、體驗性和主動性，信息服務的智能化水平愈來愈高。在檔案管理服務部門之外，已經形成了廣泛的信息獲取能力、可靠的信息傳遞能力和高效的信息服務能力。檔案信息服務能力面臨更加嚴峻的挑戰。因此，面對新壓力，探索新模式，不斷提升檔案信息服務能力，才能跟進時展步伐。
在平臺化和泛在化特征愈來愈突顯的社會情境下，擺在檔案工作者面前的是如何適應新的要求，轉變傳統的檔案學思維模式，探索新的理論和應用模式，重新考察具有檔案特色的核心理論，用新的視角和理念探討檔案學新的理論與方法，進行理論方法和應用的再創新。其重要意義在于面對這種多元化的信息技術與信息服務格局，通過理論與方法的創新，給更高層次的檔案學研究與檔案信息服務提供支撐，創造新優勢和獲取新發展。然而，從現有的檔案學研究成果來看，還沒有成熟的理論和方法能夠把資源、技術、管理和服務有機地結合起來，形成系統化的理論和應用體系。
筆者認為，造成檔案工作相對滯后性和能力不足的主要原因在于檔案工作思維模式相對滯后和創新動力相對不足兩個方面。檔案學研究應當注入跨界融合模式，以更加開放和共享的理念，加強檔案學理論、方法、技術和應用的交叉協同創新與跨界融合創新，逐步形成新的理論和技術應用框架。在此基礎上，開展檔案管理能力提升工程建設，是適應時代要求和獲得自身發展的重要路徑。
平臺升級和資源泛在特性在智慧城市建設中表現得尤為突出。為此，本文結合智慧城市檔案管理云平臺體系建設，探討跨界融合模式推進檔案信息化建設的基本問題。
2 確立檔案管理平臺功能的中心性定位
智慧城市建設是一個系統工程，也可以說是一個復雜巨系統，或者說是一個生態系統的建設。智慧城市建設的核心是通過先進的信息技術手段對信息進行全面感知和智能處理，以實現管理上的協同化、精準化和服務上的智慧化、智庫化[1]。
智慧城市建設包含的要素非常廣泛，涉及智能建筑、智能社區、智能園區、智能家居、智能交通、智能醫療、公共安全、節能環保、電子政務、電子商務等方方面面的信息資源建設、業務平臺建設和服務體系建設[2]。
從智慧城市建設以信息流為主線的目標設計來看，檔案信息化建設應是其中的重要工作之一。因此，檔案部門在智慧城市建設中，具有其不可或缺性[3]。同時，具有檔案管理中心、數據監管中心和信息服務中心的三個中心職能。
2.1 智慧城市的檔案管理中心定位。IBM公司于2009年提出了智慧城市建設的一般框架，該框架突出了兩個重要的支撐要素，也就是云計算平臺和數據處理服務。
從智慧城市的信息集成性來看，基于跨部門和跨平臺的協同環境，完成各類業務信息的標準化處理、集中統一收集和管理是其重要任務之一，檔案管理部門應當成為這一重要任務的主要承擔者。因此，需要將數字檔案信息資源體系作為智慧城市信息資源體系的重要組成部分，確立檔案管理中心的角色定位。
檔案管理中心具有數字檔案信息資源體系的“總庫”地位，并具有維護信息的原生性和集成性的重要職能。檔案管理中心通過建立網絡化的“歸檔”為入、“利用”為出的機制，拓展中心職能，逐步發展成為智慧城市信息資源匯入和輻射的信息總樞紐。
從云計算平臺和數據處理服務的關系上來看，數據處理服務依托云計算平臺貫穿于智慧城市運行中縱向和橫向的各個層面，既包括數據感知、數據傳輸、數據析取、數據存儲、數據訪問等基礎性數據獲取與處理功能，也包括與業務層密切相關的數據分析與建模、可視化與決策支持、語義與元數據等數據智能處理功能。通過數據處理服務，面向應用層的各種類型應用，如城市規劃、健康保險、交通運輸、公共安全、環境保護、公共事業、醫療衛生、教育培訓、信息公開和應急服務等提供高質量的數據支撐，從而實現社會化、智能化、便利化的智慧管理與智慧服務[4]。
在數據感知層、數據資源池層、數據處理業務層、數據支撐應用層和社會化智慧服務功能層等五個層次的智慧城市建設框架之中，檔案管理工作所處的層次和角色如何進行定位，將是一個非常現實的問題。
在一般認識上，檔案工作處在數??支撐應用層和社會化智慧服務功能層之間，各機關團體、企業和事業單位在自身的職能工作活動中形成的記錄，機關檔案部門和各級各類檔案館按照歸檔范圍和進館要求，進行檔案的收集與管理。在此基礎上，再面向各級各類的職能工作部門和面向社會開展檔案提供利用工作。
智慧城市檔案信息資源管理中心在技術層面上可以采取智慧城市檔案管理云平臺建設的思路。在智慧城市建設的總體框架下，建設兩級檔案管理中心，其支撐平臺是智慧城市檔案管理云平臺。
一級中心是在數據支撐應用層中增加與各類應用相對應的檔案管理中心，即云檔案室；另一級中心是在數據支撐應用層之上建設檔案管理中心，即云檔案館。兩級檔案管理中心依托“地區云”平臺，形成智慧城市檔案管理云平臺體系。
智慧城市檔案管理云平臺體系可以看作智慧城市檔案信息資源的云端策源地和云端聚集地，是在“地區云”基礎設施建設和統一的規范標準建設的基礎上，通過橫向與縱向的融合設計，搭建的智慧城市檔案管理云環境。智慧城市檔案管理云平臺體系是聯結智慧城市各個領域業務信息平臺的樞紐性節點平臺共同構成的平臺體系，具有智慧城市線上線下（O2O）并重的檔案管理職能。
檔案工作既要明確這一最基本的定位，也要面向智慧城市建設，按照檔案開放和信息公開原則以及縱深切入到底和橫向延伸到邊的原則，把共享與開放的檔案信息資源管理與服務作為工作的出發點，進行制度設計和應用設計。據此開展跨界融合的智慧城市檔案管理云平臺建設，重塑組織和業務流程，形成新型檔案信息化體系，使檔案管理部門成為原生性信息的保管利用中心，才能適應云計算平臺上的智慧服務對檔案工作的新要求，充分發揮檔案管理部門在智慧城市建設體系中的獨特作用。
2.2 智慧城市的數據監管中心定位。從智慧城市的信息保障性來看，對智慧城市建設中各類業務平臺中的信息流，除保證其規范化和標準化，更重要的是確保信息的原始性、真實性、可靠性、完整性、系統性和安全性。這需要在電子文件形成的前端和電子文件效用完成以后的末端，整個電子文件形成的生命周期，進行有效的和可信的控制。而這一點，正是檔案部門的重要使命。
從智慧城市的數據安全性來看，需要開展基于智慧城市大數據的檔案監管工作。智慧城市建設過程中除了空間信息和數字化信息，還將會持續涌現各類海量的感知信息和網絡信息，這些信息共同構成了智慧城市大數據[5]。智慧城市大數據反映了智慧城市建設和運行過程中各單位以及民生工作的真實面貌，需要納入檔案業務指導與監管的工作范疇。
2.3 智慧城市的信息服務中心定位。從智慧城市的信息窗口性來看。政府信息公開是智慧城市建設中一個重要的內容。2007年國務院頒布的《中華人民共和國政府信息公開條例》明確規定，檔案管理部門是政府信息公開查閱的重要場所。
從智慧城市的信息服務性來看。智慧城市建設的根本目的在于惠及民生和促進社會經濟的高質量發展。因此，增強咨詢服務能力是智慧城市建設中的重要任務之一。檔案管理部門一旦擁有智慧城市建設中的各類原生信息資源，利用各類智能手段和方法增強咨詢服務能力也就成為責無旁貸的重要工作任務。
3 確立檔案管理平臺建設的嵌入性定位
3.1 智慧城市綜合平臺的業務性嵌入。智慧城市建設的目標之一是跨領域整合各類行政業務，實現行政事務的協同化，通過開放的單一窗口實現便利化服務，提高整體工作效能和辦事效率。因此，檔案管理平臺建設不能孤立進行，需要嵌入各類業務信息的遷移和多種業務平臺整合之中，同步開展建設工作。
其一，管理層面的體系化嵌入。智慧城市建設雖然涉及面很廣，但也有整體布局和分層、分級、分區域、分專業、分系統、分部門的具體規劃。我國檔案管理機構的設置與智慧城市建設具有體制上的一致性，可以依托基層檔案管理部門按照立檔?撾壞鬧腔鄢鞘薪ㄉ璺槳附?立基層的智慧城市信息資源管理中心。在此基礎上，按照各級各類檔案事業管理機構的層級關系和指導關系建立省區市和國家層面的檔案信息資源管理中心。
其二，制度層面的適應性嵌入。智慧城市檔案管理云平臺建設要充分利用智慧城市綜合平臺，以政務信息公開和檔案開放原則，通過檔案管理的體制機制改革與創新，完善檔案信息化管理制度、檔案業務管理制度、各種類型的專業檔案工作制度和各類檔案開放利用工作制度。
其三，技術層面的標準化嵌入。檔案管理服務平臺建設要采取遵從智慧城市建設的技術規范與標準體系原則，實現與智慧城市各類業務平臺所具有的諸如大數據挖掘、云計算、復雜事件響應與處理等功能模塊的對接。
其四，平臺層面的網絡化嵌入。智慧城市檔案管理云平臺建設可以納入“地區云”建設規劃，按資源共享、協同共建的原則，利用“地區云”建設的各類資源，包括網絡資源、技術資源、計算資源、存儲資源、環境資源等進行建設。
在檔案管理體制、機制、標準和規范協同化建設的基礎上，開展網絡化嵌入設計。將檔案管理平臺專業化地接入智慧城市綜合管理平臺，建立智慧城市檔案管理云平臺體系。逐步實現智慧城市電子文件與電子檔案的在線動態管理，包括在線收集、在線歸檔、在線整理、在線存儲、在線鑒定、在線保管、在線統計、在線編研、在線檢索、在線利用和在線咨詢服務等，為開展智慧城市檔案信息資源的網絡化建設與管理服務提供平臺保障。
通過檔案管理云平臺體系建設，形成跨界融合與開放共享并重的智慧城市檔案管理新模式。通過管理和技術上的再創新，使智慧城市檔案管理云平臺在泛在網絡環境下，在智慧城市生態體系之中，成為智慧城市建設的檔案信息資源管理中心，聯結智慧城市各個領域業務信息平臺的樞紐平臺，進而發展成為智慧城市大數據檔案管理的策源地和集聚地，并逐步上升為智慧城市信息資源匯入和輻射的信息樞紐。
3.2 檔案網絡信息安全的前端性控制。加強可信電子文件安全管理制度建設和技術平臺建設，進行前端控制是檔案安全體系建設的重要內容。
目前，各類技術平臺和業務平臺在角色管理、身份識別、權限設置、訪問控制、加密控制、容災備份、入侵防火墻等技術層面的應用已相對成熟，與網絡安全技術相關的規章制度、標準和規范也都比較健全。但是，有了數據安全和信息安全，并不等于電子文件和電子檔案質量有了保證。因為，電子文件和電子檔案除信息內容，還包括電子文件全生命周期過程中所產生的各類背景信息和關聯信息，這些信息和電子文件自身內容一起構成了電子文件有機整體。
因此，需要建立統一的元數據標準進行前端控制，以增強電子文件安全管理的可信性、真實性、完整性、系統性、準確性和成套性。只有這樣，才能保證檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用的質量。
4 確立檔案信息資源建設的體系化定位
傳統的檔案管理主要側重于實體檔案管理，“互聯網+”環境下電子文件與電子檔案管理的相應機制沒有建立起來[6]。還存在標準規范對接、軟硬件對接、網絡對接、數字資源對接等方面的現實問題。
具體表現為：其一，適用于智慧城市建設的檔案信息資源加工處理的原則方法、制度規范和標準化工作上存在差距；其二，適用于云計算和大數據的檔案管理軟件和硬件系統不完善；其三，與智慧城市各級各類業務管理系統互聯互通的檔案管理平臺建設較為乏力；其四，數字檔案信息資源的存量建設不足、增量建設不力，其完整性、準確性、系統性和成套性的質量控制也不盡如人意等。
筆者認為，以體系化定位進行檔案信息資源建設的模式創新和模式轉換，是解決上述問題的重要途徑。體系化建設的基本思路是樹立大資源觀，將技術與平臺、載體與數據共同納入檔案信息資源的管理框架并加以綜合管理。
4.1 確立各類技術和平臺的信息資源屬性。無論是從理論上還是從實踐上，檔案信息資源建設都是檔案管理的基礎性工作。在信息技術廣泛而深入應用的今天，數字檔案信息資源建設更是檔案管理基礎性工作中的重中之重。
從數字化發展的角度來看，數字資源對信息技術和信息平臺的依賴性愈來愈強。從檔案載體發展來看，信息網絡技術的迅速發展和廣泛的應用，依賴于各種信息平臺的全媒體檔案載體類型和載體形態占的比重越來越大，有些載體類型和載體形態中的數據難以甚至不能轉化為實體檔案形態加以收集、保管和利用。這已經成為傳統檔案信息資源體系建設的瓶頸問題。因此，應確立各類技術和平臺的信息資源屬性，將技術和平臺作為數字檔案信息資源的重要組成部分進行建設。
4.2 確立各類載體和數據的信息資源屬性。智慧城市大數據具有跨界生成性和分布存儲性，這對檔案的集中統一管理原則來說是一種挑戰。
智慧城市大數據檔案管理可以運用云計算平臺，用整體遷移上云的方法，在物理分散的情況下實現邏輯上的集中管理。這樣，既在邏輯上堅持了檔案集中統一管理的原則，又在空間上節省了擴建檔案保管場所和新建檔案管理信息化平臺的成本。
對于在大數據基礎上產生的數字檔案資源，按照數字檔案收集管理的相關規定，將其中反映職能工作活動面貌的數字資源歸檔，實行雙套制和雙重備份制管理，形成大數據檔案、數字檔案、實體檔案和實物檔案并存的信息資源體系。
4.3 確立存量資源數字化與應用的聯動性。檔案信息資源體系化的建設，存量檔案信息資源的數字化建設是基礎。
首先，標準聯動。存量檔案信息資源的數字化加工，要以統一的標準和規范為基礎，進行地方與行業檔案信息化標準和規范的建設工作，在信息資源的標準與規范方面做到無縫對接。
其次，技術聯動。結合智慧城市檔案管理云平臺建設的規劃和目標，開展積極有效和扎實的檔案數字化加工工作。同時，充分運用物聯網、移動互聯網、增強現實、大數據、云計算等信息技術手段，條件成熟時融合廣播網和電視網等技術，將存量的檔案數字資源進行知識化和智慧化加工處理，??現實體檔案與數字檔案在各類終端設備上的一體化管理，形成存量資源與應用聯動的檔案信息資源體系。
4.4 確立增量數字資源線上線下的互補性。將檔案信息資源管理平臺無縫接入智慧城市的各類業務平臺體系之中，利用電子文件前端控制和電子文件全生命周期質量控制的規范與標準，在實現增量資源線上管理的同時，探索線上與線下相協調檔案管理新模式，形成線上和線下互補的電子文件與電子檔案一體化管理體系。
5 確立檔案管理制度設計的融合性定位
在智慧城市建設背景下，泛在的信息空間正逐步確立，云計算服務平臺、移動計算服務平臺、多網融合信息服務平臺以及物聯網信息服務平臺等得到了更加深入的應用，而且這些應用具有跨界融合性。
智慧城市背景下的檔案信息化建設，應以跨界融合性思維，從宏觀和微觀兩個層次開展。在宏觀上，從國家和地區層面制定相應的政策，鼓勵和支持圍繞智慧城市建設，開展檔案管理體制和機制融合創新，同步完善檔案法規和信息技術應用的標準規范。在微觀上，按照智慧城市建設所屬行業，分級、分類、分領域、分行業、分專業地深度融入，開展平臺化的檔案管理典型示范與應用推廣工作，達到統籌規劃和全面實施的目的。
檔案管理制度融合創新的具體舉措是強化體制與機制、政策與法規、標準與規范、創新與示范等設計方面的系統性、導向性、一體化和聯合性。
5.1 體制與機制的系統性設計。開展檔案管理云平臺體系建設，要以管理制度、體制機制、業務標準的融合對接為基礎進行。一方面，智慧城市背景下檔案管理的體制和機制改革與創新，應作為政府主導的系統工程進行頂層統籌的政策設計、制度設計、規劃設計、方案設計、管理設計。另一方面，為適應智慧城市建設的新要求，認真研究智慧城市建設過程中的各類要素及其相互關系，以供給側結構性改革的原則和方法為指導，進行體制和機制再創新。通過政策與制度的融合對接，建立和完善智慧城市背景下檔案信息化建設的制度體系、技術體系和方法體系。
5.2 政策與法規的導向性設計。
5.2.1 支持數字資源的平臺化建設。目前，檔案信息存儲與傳遞的媒介形式因技術進步而發生了一系列的變化，承載電子文件和電子檔案的各類業務平臺在信息的表現形式和管理方式方法等方面也發生了一系列的變化。
為適應這一變化以及適應未來網絡發展新趨勢，提高電子文件和電子檔案管理的質量，國家檔案局和相關機構相繼出臺了一系列的檔案管理法律和法規性文件。如國家檔案局在頒布的第1號令、第5號令、第6號令、第8～第11號令中，從檔案信息資源建設的角度，對新的檔案載體形態及其支撐技術的管理問題均作了原則性要求。
這些要求涉及設施與安全、歸檔平臺、數據質量檢查、載體質量檢查、網上交接、脫機存儲、成套數量、安全利用、不同載體歸檔互聯、元數據與背景信息歸檔、電子檔案和紙質檔案的數字化副本歸檔、電子文件備份中心、企業電子文件歸檔和社區電子文件歸檔等多個方面，對有效地開展數字資源的平臺化建設工作提供了依據。
從智慧城市檔案管理云平臺體系建設的角度看，上述規定也有許多值得改進和補充的地方。建議根據泛在網絡發展和信息媒介演進的新需求，進行系統化的補充和完善，加大對數字資源的平臺化建設的支持力度。
5.2.2 支持跨界合作的信息化建設。在檔案信息化專項建設方面，國家相繼出臺了檔案數字化和信息化建設的相關政策，鼓勵探索采用信息技術平臺和網絡平臺開展檔案管理工作，提供信息服務和存儲服務[7]。如，2002年11月25日，國家檔案局中央檔案館的《全國檔案信息化建設實施綱要》；2010年6月17日，國家檔案局的《數字檔案館建設指南》；2014年7月14日，國家檔案局的《數字檔案室建設指南》；2016年5月26日，國家檔案局辦公室關于征求《企業數字檔案館（室）建設指南（征求意見稿）》意見的通知等。
這些政策文件的出臺對檔案信息化建設起到了積極的推動作用。建議在跨界合作的信息化專項工程建設領域強化政策扶持，推進檔案信息化向縱深發展。
5.3 標準與規范的一體化設計。目前，智慧城市建設中各類信息標準和規范存在一定的差別，與之相適應的檔案信息化建設標準和規范尚沒有完全統一。標準和規范的不一致性，將會導致智慧城市建設過程中各類數據之間的兼容性問題。
1999年以來，國家相繼出臺了數字檔案管理相關標準與規范，如，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1―1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T38-2008）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54-2014）、《檔案關系型數據庫轉換為XML文件的技術規范》（DA/T57-2014）和《電子檔案管理基本術語》（DA/T58-2014）等。這些標準與規范是開展智慧城市檔案管理云平臺體系建設的基礎。
檔案管理部門可以利用現有的標準化協作平臺，參與智慧城市信息資源標準和規范的制定過程，改進和完善檔案信息化建設的標準和規范，逐步形成一體化的標準與規范體系。
5.4 創新與示范的聯合性設計。建議國家檔案行政管理部門與相關部委聯合推出智慧城市檔案信息化項目庫。通過項目庫提供相應的項目建設資金，帶動信息化建設項目研究、應用與示范，并在一定的范圍內開展項目的創新應用推廣工作。
建議各省（區、市）檔案行政管理部門探索創新與示范聯合推動的管理模式，為智慧城市檔案信息化建設工作提供新動力。
6 確立檔案服務體系建設的共享性定位
6.1 確立技術共享支撐服務的理念。運用云計算所倡導的設施即服務、軟件即服務、平臺即服務的理念，確立技術共享支撐服務的思維模式，充分利用智慧城市建設中的各種媒體形態和傳播渠道，推進檔案信息服務的便利化。
運用技術共享支撐服務理念，構建線上線下聯動的服務系統，實現各類終端的線上檔案瀏覽、檢索和借閱。同時，豐富各類專題展覽、全媒體立體展示大廳等載體形式，實現線下檔案的利用體驗。
6.2 確立網絡共享便利服務的理念。建立“互聯網+跨界聯合”的檔案信息資源協同開發與服務新模式。便利化服務是智慧城市建設的重要目標之一，其基礎是通過綜合平臺跨界集成各類業務，實現一站式服務。
傳統的檔案信息資源開發與信息服務模式，主要是檔案管理機構自身基于館藏并按照社會需求而開展起來的。這種檔案信息資源開發與服務的模式難以滿足智慧城市建設的便利化服務要求。因此，確立“互聯網+跨界聯合”思維，建立和完善檔案信息資源網絡化協同開發與服務新模式就成為必然選擇。
“互聯網+跨界聯合”服務模式具有兩個重要的推動作用，即服務模式的優化和服務優勢的強化。通過模式優化和優勢強化，使檔案信息資源的網絡化開發和智慧化服務更為有力。
優化檔案服務模式可推進傳統檔案信息服務實現六個轉變。即變檔案信息資源開發與服務的孤軍奮戰為聯合作戰、變臺協作為跨平臺協同、變單渠道信息來源為多渠道信息來源、變單向信息服務到交互信息服務、變被動服務到主動服務、變有限服務到泛在服務等。
強化檔案服務優勢可進一步增強檔案信息服務的四個優勢。即跨界聯合的專業互補優勢、服務主體與服務對象交互的自媒體優勢、信息資源的共建共享的信息集成優勢以及技術與平臺資源作用發揮的綜合優勢等。
6.3 確立知識共享智慧服務的理念。其一，開展檔案內容的智慧化組織工作。在智慧城市建設中，信息資源共建共享是其重要內容之一，而信息資源內容的組織則是其重中之重。智慧城市檔案管理云平臺作為智慧城市原生信息資源的中心平臺，更應當率先開展檔案內容的智慧化組織、管理與服務工作。信息資源內容的組織需要以用戶為導向，以需求為牽引，以知識化為核心，以技術為支撐，以智慧服務為目標進行。
其二，開展檔案知識管理團隊建設工作。檔案內容的智慧化組織需要構建穩定的團隊開展工作。團隊建設可以在檔案館原有編研力量的基礎上，通過培訓學習、經驗交流和實戰訓練等方式逐步形成。通?^團隊化知識組織與知識服務，不斷提高檔案信息資源知識化和智慧化組織與加工處理的能力，滿足智慧城市建設對檔案信息服務的精細化及便捷化要求。
其三，開展檔案知識服務平臺建設工作。與數字化辦公平臺、可視化公共平臺等相對接，以動態和可視化的方式呈現檔案信息內容所反映的對象[8]，提升檔案服務質量和水平。
7 確立檔案人才隊伍建設的協同性定位
一是確立制度設計的協調性。與體制和機制創新相結合，人事制度改革相配套和區域人才培育項目相協調，建立和完善人才隊伍建設的政策體系和制度體系。激勵檔案工作人員積極投身于智慧城市檔案管理云平臺建設中，全面提高自身的創新意識和信息技術應用能力，使更多的信息技術應用人才脫穎而出。
二是確立教育資源的互補性。多渠道開展現有檔案人員的信息技術應用能力培訓和繼續教育，充分利用智慧城市建設中的各類政策資源、行業資源、產學資源、技術資源、網絡資源和智力資源等各類資源，聯合開展各種類型的繼續教育活動，全方位提高檔案人員的信息技術應用能力和水平。
三是確立培引使用的交流性。確立需求驅動、政策激勵、跨界聯合、協同共建的人才培引政策，強化信息技術應用人才隊伍建設的力度，用交流的理念吸引各領域信息技術與網絡優秀人才加入到智慧城市檔案管理云平臺建設之中，形成跨界聯合與交流互動的高層次檔案信息技術應用人才培引使用機制。
四是確立能力培養的多元性。通過政策引導，支持檔案工作人員參與跨界融合的學術交流、技術交流、經驗交流、參觀學習、現場訓練、訪問互動、業務指導、決策咨詢、項目管理等活動，使檔案專業技術人員開闊視野、貼近實際，不斷提高信息技術應用的針對性和實踐性。
五是推進成長環境的網絡化。建議實施互聯網+檔案人才行動工程計劃項目。通過全媒體信息和技術共享形式，構建檔案人才隊伍建設的自我成長、培育引進、互動提高的在線模式，發揮“互聯網+”的倍增效應，快速提升檔案信息化人才隊伍的整體能力和水平。
篇6
互聯網的飛速發展，使得信息的透明程度越來越大，智能化程度越來越高。檔案管理顯得越來越重要，智慧技術和智慧管理已經成為新的發展趨勢。
一、新技術發展與數字檔案館的局限性
數字檔案館的產生，解決了傳統檔案存儲的很多問題，比如存儲的數量限度，傳播的途徑及安全性等等都有了很大的提高。給檔案的管理工作帶來了革命性改變。但是數字檔案館受很多因素的制約，有一定的局限性。在理念上，數字圖書館只是改變了外在的條件，但沒有在管理方面實現真正的革命，只是依托信息化實現了檔案本身的改革，并沒有在管理檔案實體上有革命性的進展。在技術上，數字檔案館相比傳統檔案館，建立了多元化的享用中心，達到了信息鏡像化，使大眾利用起來更便捷，但是不能幫助管理人員對檔案開展業務工作和信息篩選，無法按照檔案信息用戶的思維進行檔案的管理。在資源上，數字檔案館信息資源受到傳統檔案館檔案信息基礎的限制。它的核心資源是數字化的檔案信息，還有原生態的電子檔案。難以突破傳統檔案館既有的局限性。
解決這個問題需要新思路，還需要研發新技術。檔案部門在鞏固數字檔案館的同時，還需要提升它的建設成果。采用云計算、物聯網等新技術，建立智慧檔案館，并探討如何實現檔案管理的智能化。將檔案信息化建設推向新階段。
二、智慧檔案的服務方向
智慧檔案館是在互聯網、云計算等新技術的基礎上構建的一個智能模塊，這個模塊可以實現管理的多元化，豐富檔案資源，還具有自動感知和處置檔案信息能力的功能，是一個提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。
智慧檔案館能夠在數字檔案館的基礎上，利用現代化的各種高科技，如采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術，把物聯網、互聯網和移動互聯網等網絡都聯通起來，并時時采集檔案的環境信息、檔案變化的動態信息。使智慧檔案館在信息提取方面擁有絕對的智能化，并能隨時對檔案的資源進行反饋，對客戶實現智能服務。
這里能最大化地發掘數字檔案的資源和傳播優勢，在數字檔案館信息化的基礎上，運用更發達的通信技術和科技手段，對檔案的資源進行分析整合，并感知動態的檔案信息。在對檔案進行收集整理的時候，對用戶的需求做出智能響應和智能支持。為檔案館中人與人之間的交流和溝通提供了更便捷和人性化的基礎條件。
三、智慧檔案管理的特點
智慧檔案館的智能化，不僅要在數字檔案館的基礎上進行技術革新，還要在管理方面樹立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，讓檔案的使用范圍更加廣泛。建立資源多元化，感知更全面，綜合處置能力更強的檔案室，建立更先進的檔案管理體系。使檔案的處理工作在一個綜合處理平臺就能完成。
（一）資源多元化，檔案資源作為智慧檔案館的基礎。決定著智慧檔案館智能化程度的高低，資源越多，涉及的信息越廣，各個媒體和網站的信息都可以成為智能檔案館的信息構成。智慧檔案館的資源多元化，還體現在它的管理模式上，由于資源面廣，不同的檔案有時需要不同的管理方式，所以資源多元化又造成了管理多元化。
（二）感知更全面，感知是一種預測能力，是智慧管理第一要求。在智慧檔案管理方面，既需要高科技的手段進行自動化管理，也需要管理人員擁有高端的管理策略。在將互聯網和檔案實體聯系起來的同時，也需要對檔案內容和檔案管理信息進行交互式的信息交換和通訊。通過RFID 技術，可以實現對檔案實體的感知、檔案內容信息的感知、檔案管理信息的感知。對檔案內容的感知，通過識別數據，整合檔案資源信息來抽取和挖掘檔案的內容信息。對檔案管理狀況的感知，這主要是人為因素，通過管理人員的管理能力，管理技巧來智能化檢測和評價檔案的管理狀態。
（三）綜合處置能力更強。智慧檔案的管理先進之處在于它具有完善的處理應對和反饋機制。將檔案信息的需求特征通過解析和識別，對應相應的管理策略，利用管理人員的管理經驗，對感知到的檔案信息進行評價，進一步獲得對檔案信息的處置能力。提高了檔案信息的保障機制和查全率。對檔案管理業務工作需求的應對與處置，在檔案實體和管理信息上得到了綜合的分析。
建設智慧檔案館是一個長期的過程，更是一項復雜的工作。在技術方面，管理方面的軟件方面都會遇到諸多問題。技術的發展和推進，讓智慧檔案館的建設有了一定的基礎保障，但在管理方面還缺乏很多政策支持和理論支持，法律規范也不是很完善，沒有統一的標準和規范，在很多方面都不是很完善。
參考文獻：
[1] 許德斌. 智慧城市新環境下的智慧檔案[J]. 山西檔案,2014（05）:72-74.
篇7
一、信息化管理全面化
與傳統的數字檔案館管理方法不同，智慧檔案館在現代城市發展背景下將檔案館資源的信息化管理逐漸轉變為業務的全方面信息化管理，借助現代智慧城市生態化建設的理念與信息技術特征實現了檔案館管理的全面信息化，無論是從檔案具體資源的管理、檔案信息基礎設施建設、檔案館業務流程等方面都做出了很大程度的改進，進一步提升檔案館的運行效率，為生態城市建設提供更加有利的參考，為智慧城市整合消費者的廣泛與需求提供更優質的服務；另外，城市智慧檔案館能夠捕獲檔案使用者的行為習慣，并形成文件形成者、檔案工作者與使用者相互之間的橋梁，便于智慧檔案館的不斷完善。
系統架構中的檔案感知與獲取系統、全面檔案館管理系統、檔案智能服務系統、檔案文化社區系統是整個技術系統架構中最重要的四個方面，實現了與數據庫的相互交互以及智慧圖書館功能實現的具體目標。
二、信息資源庫的精細化
智慧檔案館實現了信息資源的全面整合，因此對檔案館內部信息系統的構建提出更高的要求，一方面隨著城市發展速度的不斷加快，各種新資源的出現使得檔案館資源的來源與種類逐漸增多，資源的來源已經不僅僅局限與傳統數字檔案館，而且將資源的范圍擴展到現代計算機云數據中心、各類社交媒體、電子商務館，這些資源的獲得能夠為社會發展提供更好的推力，智慧檔案館將所有資源進行統計并統一安排，能夠滿足智慧城市建設下的各種需求，為人類的持續進步提供動力，并為后代子孫構建資源提供全面的信息參考；另一方面，從檔案館數據整理、保管、處理與檔案利用方面來看，智慧檔案館的建設并不僅僅包括接收庫的信息資源，而且還要建立支撐檔案館運作的相關基礎設施、行政辦公、財務管理、技術保障等所有業務構成，同時還要根據智慧檔案館理業務特點實現各個部分的精細化管理，滿足現代智慧檔案館系統運營的要求。
三、業務實現的感知化
智慧城市建設利用現代物聯網實現了人、物體、系統、數據庫的互通互聯與智能化聯動，實現了系統的分析、判斷與感知功能。智慧檔案館在技術系統上也應該具有這樣的智慧特征以及實現和人類智慧相統一的管理體系。
（一）數據感知器
主要是系統中用來實現數據集成、遷移、交換等的感應系統，利用現代計算機智能數據處理中心實現數據庫之間的同步、轉換。
（二）系統和數據之間的感知器
系統和數據庫相互之間的智能處理與自動感知系統，利用專用的信息化組件、數據整合設備、語義處理等技術實現相互之間數據的自動存儲與高效訪問。
（三）系統感知器
系統與系統之間進行的智能交互與業務協同行為，支持系統不同部門的業務協同與流程的優化，整體上提升了檔案館的運行效率。
（四）行為感知器
人與系統形成自動溝通與自動匹配過程，系統通過智能感知系統獲取人的行為，并進行分析與處理，使得系統與人的契合度更高。
智慧檔案館利用現代物聯網與計算機數據自動化處理技術，將靜態的物體、數據等擬人化，進而轉變為能夠進行主動思維的對象，使得檔案館逐漸從平面系統升級為立體系統，從被動的服務主動轉變為系統自動服務過程，實現了基礎設施、系統工具、系統工作的整體向自動化、智能化方向發展。
四、信息服務的知識化
隨著數字檔案館的快速發展，檔案館資源的數量也呈現出日趨上升的趨勢，云計算技術的使用使大數據能夠有效整合，并且能深層次挖掘大數據的價值，為社會發展提供服務。未來檔案館的發展將擺脫以“件”或者“卷”為單位的檔案資源收集與保存，而更加體現檔案在形成中的相關特征，通過記載人們在日常業務活動中形成的既定特征與業務開展的具體背景，分析或者進一步挖掘其中蘊含的深層次的內容，為社會發展提供更充足的經驗、知識及方法。智慧城市中大數據的發展理念與計算處理方法使得傳統檔案館的建設逐漸實現了全面數字化，提供信息資源檢索目錄以及關鍵詞索引，為大數據資源存儲中數據的調用提供有力的幫助，并且精確了資源的搜索，實現了資源的分享與利用。并且，利用數字化管理的數據分析、語義挖掘、智能處理等有效利用，能夠進一步提升檔案館的信息服務能力，達到一個更高、更深的層次。智慧檔案館在建立立體數據倉庫與數據挖掘系統的基礎上，面向管內組織運作提供資源的綜合查詢與社會發展輔助決策支持，向社會公眾提供開放性的服務，并且實現了個性知識的智能化退訂與知識定制服務。
五、結語
智慧城市的發展帶給我們更加便利的生活，對經濟的快速發展與社會可持續發展有重要意義，而智慧檔案館的建設則在智慧城市便利的基礎上為我們提供了更優質的服務以及更深刻的文化熏陶。相信醉著智慧城市的不斷發展，必將不斷結合新的技術環境，形成更多的服務形態與更加多元化的技術系統。
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智慧城市建設將改變我們的生存環境，也是轉變城市發展方式、提升城市發展質量的客觀要求。通過建設智慧城市，及時傳遞、整合、交流、使用城市經濟、文化、公共資源、管理服務、市民生活、生態環境等各類信息，提高物與物、物與人、人與人的互聯互通、全面感知和利用信息能力，極大提高政府管理和服務能力，提升人民群眾物質和文化生活水平。
2 智慧城市建設中，檔案部門的角色定位
智慧城市的總體架構（參見圖1）自下向上分為“感、傳、支、用”四個層，即感知層、傳輸層、支撐層、應用層，同時建設安全保障體系、標準規范體系、運營管理體系作為支撐。筆者認為，智慧城市建設本質上就是以網絡為基礎，運用信息和通信技術手段感測、分析、整合各項關鍵信息，更好地服務大家。其中，最重要的就是數據的互聯、共享和安全。
圖1：智慧城市總體架構
2.1 是智慧城市建設的管理者和參與者。可能有人要問為什么這些工作都要檔案部門來參與呢？首先，檔案部門是政府機構建立的基礎，是智慧城市建設的重要的管理者和參與者。2007年《中華人民共和國政府信息公開條例》（國務院第492號）規定了檔案館作為政府信息公開查閱的場所，[4]各省轄市根據其精神，檔案館統一掛“×××政府信息公開查閱中心”的牌子，設置政府信息公開查閱場所，檔案是智慧城市建設不可缺少的重要的公共信息資源。另外，作為政府信息公開的管理者和參與者，在規劃智慧城市建設中所形成的數據分析、初步可行性研究、階段性報告、可行性報告等，應由檔案部門統一收集整理并歸檔保存，為日后向決策層領導、各部門管理人員提供決策支持。
2.2 是智慧城市建設的基礎部門。在智慧城市的建設中，政府部門起到了決定性的作用。檔案信息資源是一個政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府機構賴以建立的基礎，是智慧城市建設不可缺少的重要的公共信息資源之一。搭建智慧城市的公共服務平臺必須整合政府傳統組織內部的數據，還要整合政府跨部門之間的數據，特別是對各政府內部公文、檔案、圖表、數據信息化的改造，是智慧城市建設必不可少的一步。由于大部分檔案應用系統是基于局域網或政務內網的，因此，檔案部門的作用就是把分散在各系統中的原始的信息資源進行集中整合，形成統一的信息資源體系，“九九歸一”，建成一個統一的大數據庫。并對大數據進行收集、存儲和科學管理，使數據高度集中和融合，建立數據中心和共享平臺，使數據具有“智能”的技術能力，才能為信息共享提供條件，服務傳統行業。其核心就是要構建統一權威的公共信息服務體系和平臺，實現一站式信息服務。只有保障了基礎數據在“前端”的真實性和安全性，才能為之后智慧城市建設提供基本保證。
3 檔案部門在智慧城市建設中存在的問題
3.1 統一標準缺失。單從檔案部門內部來看，全國各個檔案部門雖然已經建設了規模大小不等的數據庫，但都各自為政，缺乏統一性和整體性，而且標準化程度低。更不要說不同行業、不同機構之間的信息化建設了，都各有計劃。在其他應用終端上，從政府到行業再到企業，各自也都有自己的標準，相互間的兼容性差，這樣就造成宏觀上把握不清，信息孤島與重復建設現象嚴重，相關資源不能整合應用，檔案數據無規范化控制，存在安全隱患。
3.2 相關法規制度建設存在著嚴重的滯后性。主要表現在信息立法和檔案法律法規沒有有機的整合。在上世紀90年代中期，隨著大量CAD文件的面世，國家質量技術監督局推出了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》。1999年，為規范電子文檔的歸檔與管理中的問題，國家檔案局又頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，2000年，為了解決計算機在輔助檔案管理中存在的問題，國家檔案局又頒布了《歸檔文件整理規則》。2002年，針對公務活動中電子文件的形成、積累、保管、利用等方面存在的問題，國家檔案局對《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》進行了修正，在此基礎上，又分別在2003 年和2005年出臺了第三部和第四部檔案信息化部門規章。[5]但有關電子文件采集的元數據標準、電子文件鑒定保存的技術規范依然空白。數字檔案長期保存工作往往是在國家檔案機構系統內部進行，企業、高校、研究機構、政府其他部門的參與有限，跨部門、跨領域的長期保存合作機制尚未建。
3.3 安全管理的滯后性。主要表現在很多檔案信息網絡管理人員、應用人員缺乏安全意識，有些檔案工作者沒有受過正規的網絡安全培訓，對信息網絡的安全重視不夠，使檔案信息安全管理缺乏針對性和執行力。同時，缺乏既懂檔案工作又掌握智慧城市專業知識，又對信息安全領域熟悉的人才。從專業結構看，檔案從業人員主要來自文史學科為基礎的相關專業，致使在技術層面上無法提供有力的安全支撐，在信息環境的發展中，標準化管理、計算機輔助管理、規章制度管理明顯滯后于檔案信息化發展的步伐。
4 改進措施
4.1 技術層面
4.1.1 加強對計算機檔案管理系統的管理，確保系統安全。智慧城市建設的關鍵是信息的整合和共享，就是通過計算機和網絡把所有數據都放在一個敞開的公共信息資源平臺上，大家按需應用。因此，只有平臺安全才能保證數據安全，一旦平臺被惡意破壞，數據就面臨流出的風險。所以，必須提高數據的安全保障，檔案信息作為政府的基本行政工具，檔案部門應從“源頭”抓起，保障數據安全。進一步完善安全防范措施，除采用身份識別、數據備份、訪問控制、防火墻技術外，還需采取專用核心密碼加密系統進行數據加密，多種安全防范措施并用。及時發現和消除隱患，確保計算機和檔案的安全，在有安全保障的前提下才能使有密級的信息在網上安全傳輸和共享。其次，提高檔案管理計算機網絡的安全性。檔案管理計算機網絡必須采取強有力安全措施，以克服網絡面臨的威脅。這些安全措施分為技術措施（如權限設置、個人身份鑒別、防火墻、建立數據備份系統等）和管理措施（如建立健全網絡管理體制、建立完善網絡管理規章制度、加強網絡運行進程中的監控與管理等）。
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1智慧檔案管理系統的層次
1.1機構檔案信息管理層。機構檔案信息管理層主要是針對本單位的生產、銷售等活動資料進行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎工作，而這一道工作的質量直接影響后續工作的真實性、有效性以及意義價值。1.2機構檔案信息傳播管理層。是以基礎管理層為鋪墊，對檔案信息實施傳播的工作，將知識信息以及有使用價值的信息通過傳播渠道轉換成具有生產力的可利用信息，進而發揮檔案信息的價值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時性的特點，并對機構以及相關部門中應用檔案信息給予最大化的支持。1.3機構檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應用價值、信息管理方法、相關信息、競爭發展等多方面的分析，通過這個層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現實生活、生產中，體現價值，為實現某一目標而做出相應的信息決策、信息指導以及參考建議等。同時檔案信息能力管理層級還需要負責解決實際問題，如現實生活生產中對信息種類的需要，各類信息之間蘊藏的關聯與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機構信息對照以及信息應用價值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發揮應有的價值與作用。檔案信息管理系統的功能設計實際上可以根據各機構的應用需求而合理設計，以保證檔案信息在機構中能夠以有利用價值的地位出現，進而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔結構有保存價值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。
2智慧檔案管理系統的資源
2.1原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，其數字智慧檔案管理系統的層次與功能設計分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。2.2原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機構的發展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。
3智慧檔案管理系統功能設計分析
3.1安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。3.2檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。智慧檔案信息系統在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統檢索中關鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對有關檔案資源信息，選擇關聯度相對較高的檔案提共給用戶，使得檔案內容中與用戶所需更為接近化。系統中針對具有保密性的文章應設置專用的權限字段，利用針對性的開放模式，實施對某機構在某時間段進行保密信息開放，實現既能針對性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評介與互操作服務。在智慧檔案管理系統中，用戶評介、互操作功能的設計主要是為給用戶、系統之間提供交互平臺，實現用戶與系統或者系統于系統之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個幫助系統者的身份出現，對系統中出現的問題進行有效解答，同時也可以對系統提出問題，系統會自動將問題和答案收納于幫助系統中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統的幫助。
用戶評介與互操作服務功能還能夠使得檔案信息平臺及時收到用戶的反饋信息，進而對檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項功能還有另一個優勢，就是在檢索信息時，不一定輸入全部信息，只需要提供相關題目以及獲取方式即可，這一程序的實現需要系統互聯支持。
作者:王冬梅
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二、高校檔案電子商務的實現方式
（一）以網絡為溝通平臺
高校檔案電子商務系統的建立可以借鑒B2C電子商務模式的基本原理，以網絡為溝通平臺實現用戶與服務者之間的在線聯系。電子商務系統可以通過系統平臺，使教學、科研等日常辦理業務實現線上服務。用戶通過系統平臺可以進行檔案查詢預約、檔案查詢咨詢、檔案在線辦理等業務；管理人員則可通過平臺了解用戶需要，進行業務辦理，并借助平臺實現檔案存儲智能化、檢索智能化、應用的智能化等。
（二）線上下單線下服務
電子商務系統需要線上線下的通力合作。用戶通過系統平臺表達需求，檔案工作人員則需要通過信息審查、檔案查詢、檔案辦理、檔案審查等方式進行線下的服務。線上線下的有效配合是檔案在線業務順利辦理的保障。一方面，必須依托于安全、便捷的系統平臺實現線下下單的有效完成；另一方面，需要檔案工作人員提高互聯網業務辦理水平，有效完成線下的檔案核實、查詢、郵寄等后續工作。
（三）以快遞為物流手段
快遞等物流行業地快速發展為高校檔案電子商務模式的實現提供了便捷的條件。紙質版的檔案資料可以通過快遞郵寄的方式，在短時間內到達用戶手中，為用戶節省大量的經濟、時間成本，同時較大程度上提高了高校檔案的利用效率和效益。快遞郵寄方式還可以通過快遞訂單憑證作為信息查詢和保存的有效依據。
三、高校檔案電子商務需注意的問題
（一）安全隱私問題
高校檔案涉及用戶的私人信息，具有隱私性。高校檔案電子商務系統的建立要充分注意檔案信息的保密性，防止個人信息的泄露。一方面，確保辦理人的身份，可通過上傳個人身份證等方式，對申請人的身份進行核實；另一方面，簽訂隱私申明，對申請人的身份，檔案資料的使用進行約束，申請人只有確認同意隱私聲明，才能進行檔案后續辦理。
（二）系統設計問題
高校檔案電子商務系統的設計要具有便捷性、有效性、個性化的特征。首先，頁面的設計要充分體現用戶需要，辦理程序要簡單明了，減少程序層級，便捷用戶辦理。其次，要及時對用戶申請服務信息進行審核回復，提高用戶申請的有效性，并準確及時進行后續線下服務，減少線上辦理的“失誤率”。
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當前，在信息技術不斷發展和進步的時代背景下，為創新教學管理，提高教學水平，為學生學習和日常生活創造良好條件，設計智慧校園APP是十分必要的。通過APP平臺的應用，能夠實現教育教學信息資源共享，并且讓教育教學平臺具有移動化、物聯化、感知化和智能化特征，也為學校發展和學生學習進步創造條件。目前，學校都普遍注重推廣和應用現代信息技術，根據教學和學習需要，積極開展智慧校園APP設計工作，促進其功能充分發揮。這樣不僅能改進校園生活，還能促進教育教學質量提升，提供個性化服務，為整個社會培養更多的創新型人才。本文結合“互聯網+”的時代背景，就智慧校園APP設計與實現提出相應對策，希望能為具體工作開展提供啟示與參考。
1“互聯網+”背景下智慧校園APP的設計目標
智慧校園APP的設計目標在于，在“互聯網+”時代背景下，注重信息規劃和設計，把握設計要點，順利完成設計任務。同時還要注重智慧校園APP信息設計與規劃，促進數據信息共享，方便獲取數據資料，讓系統平臺的業務更加廣泛，為教師教學、學校管理和學生學習創造良好條件。因此，智慧校園APP設計中，應該構建完善的信息系統，確保系統先進，信息資源可靠，注重數據信息收集，構建完善的數據資料庫，為教學和管理活動開展創造條件。校園教育教學和服務活動能與現代信息技術融合，充分利用“互聯網+”所帶來的機遇，提高學校信息技術應用水平和教育教學管理效率。這樣不僅能順應信息化管理工作需要，還能在信息技術支持下，加速現代化和創新型人才培養步伐，為整個社會培養更多的優秀合格人才。
2“互聯網+17背景下智慧校園APP的設計措施
為順應“互聯網+”的時代要求，促進智慧校園APP設計水平提高，使其更好滿足教育教學、管理和學生學習需要，設計中需要采取以下措施，把握以下設計要點。
1）滿足師生需要。智慧校園APP設計前，應該注重與教師和學生的聯系和溝通，掌握他們的需求。在此基礎上，合理利用現代信息技術，把握工作要點，促進設計水平提升，讓智慧校園APP系統能有效滿足教師和學生需要，為他們的學習和生活創造良好條件。
2）具備智慧功能。設計過程中，為有效滿足教師和學生需要，APP應該具備智慧功能，不僅可以收集詳細全面的數據，還能實現數據共享，對數據資料進行有效利用。滿足廣大師生獲取數據信息的需要，推動校園教學和管理等各項服務的一體化。
3）落實專人負責。設計和管理中應該注重先進技術應用，把握設計要點。每個智慧校園APP工作平臺都應該由專業人員負責，細化工作流程，方便APP功能實現，為教學和管理工作的有效開展奠定基礎。
4）實現數據共享。重視APP移動終端建設，對APP信息工作平臺進行協調和處理，把握設計要點。同時還要重視數據收集和整理，完善數據信息資料，進而實現數據信息共享，為教學和管理活動開展提供參考。
5）創新機制體制。在上述系統設計的基礎上，還要注重機制體制創新，采用教與學相結合的方法，加大資金投入。要注重完善APP系統設計，有效滿足人才培養需要，也讓智慧校園APP更為有效的發揮作用。
3“互聯網+”背景下智慧校園APP的設計與實現
根據教育教學和學生學習需要，結合互聯網和云計算技術的應用，在智慧校園APP設計與實現中，可以采取以下有效對策。
1）智慧校園校園統一APP平臺。為促進APP有效發揮作用，滿足廣大師生需要，首先應該構建統一的APP平臺，對智慧校園APP進行有效組織和管理，促進其各項功能充分發揮。在統一APP服務平臺上，設有其他分支APP平臺的接入系統，提供接人申請后可以進行審批與管理活動，滿足廣大師生信息資料搜集、使用和評價需要。通常來說，根據智慧校園建設具體情況和師生日常生活需要，校園統一APP平臺包括教務教學、科研財務、檔案辦公、公共服務、生活輔助等多個平臺。
2）智慧校園教務教學APP平臺。設計中對教育教學資源進行優化整合，豐富資料儲備，促進資源共享，使其更好服務于教務教學的具體需要。隨著云計算、大數據和移動互聯網技術的發展和進步，系統設計時要注重創新，充分發揮互聯網便捷、快速等優勢與顯著特點。進而為廣大師生提供教學視頻、教學課程、教務、圖書借閱查詢等功能，讓廣大師生便捷、準確獲取所需要的信息，滿足教育教學工作需要。同時，教務教學APP平臺還能根據教育教學理論的創新發展，優化并更新內容，創新教學手段，營造良好的學習氛圍，也為學生打造全智能的教學與學習環境。
3）智慧校園科研財務APP平臺。學校的運行和發展，離不開科研財務工作開展。同時，科研財務工作內容復雜，為提高效率，有必要設計相應的APP平臺，促進工作水平提升。智慧校園APP設計時，必須將科研財務模塊納入其中，進而高效、準確的管理科研活動。在該系統支持下，不僅能為學校師生日常生活提供便利，還方便對科研信息的查詢。管理人員在開展管理活動時，可以將最新業務和信息資料傳輸至系統之中，不僅豐富信息儲備，還有利于資料查詢，及時跟蹤并掌握各項業務的最新動態，有效提升科研財務管理水平。
4）智慧校園檔案辦公APP平臺。智慧檔案也是辦理過程中不可忽視的內容，是重要的信息服務平臺之一，主要包括設備資產、個人信息、辦公系統等。在這些功能的支持下，能為師生提供便捷的辦公信息及檔案調取服務，有利于實現對檔案信息的綜合管理。師生通過該服務平臺還能對檔案信息進行在線查詢，高效、快速、便捷處理檔案信息資料，有效提升n案管理與服務水平。
5）智慧校@公共服務APP平臺。公共服務APP平臺主要為學校各項公共服務提供支撐，為各項公共服務活動開展創造便利。要對公共服務信息進行優化整合，例如，可以在公共服務APP平臺中設置迎新關愛、就業招聘、校園互動、校車服務、校園日歷查詢、學生事務申辦等服務平臺，進而強化公共服務體系的功能，實現這些業務的智能化服務及預訂，為公共服務工作水平提升創造條件。在該平臺的支持，能夠支持并改善廣大師生的生活節奏，不僅便利學生日常生活，同時還能提高學生的學習效率。在該平臺支持下，可以實現校園生活的智能化，為廣大師生帶來更為真實的感受，對提高學校師生的凝聚力，推動學校發展也具有一定作用。
6）智慧校園生活輔助APP平臺。生活輔助APP也是非常重要的組成部分，設計中應該重視和關注。要充分發揮互聯網的優勢和特點，生活輔助APP設計前需要密切與學生聯系，確保平臺有效滿足廣大師生需要，提供詳細、準確、優質的服務。例如，可以設置義務報銷、物暖報銷、餐飲服務、住宿管理模塊，為廣大師生解決衣食住行方面的困難，有效滿足他們生活與學習需要。設計中應該保證平臺功能完善，為師生提供便利，讓他們獲得歸宿感，從而更為有效的滿足教師教學和學生學習需要。
4“互聯網+”背景下智慧校園APP的應用效果
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檔案機構信息管理系統應該根據自己機構的實際情況進行功能設計，這樣能夠保證檔案機構一方面保存本機構重要信息的功能，同時還擔負起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發和利用檔案資源。
2 智慧檔案管理系統的資源
智慧檔案管理系統建設的前提就是檔案資源庫的建設。數據庫所包含的資源是檔案機構提供服務和決策的基礎，數據庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務的深度和廣度。
2.1 原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。這兩種方式各有優劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。
2.2 原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。數字檔案移庫的方法包括數字遷移和數字仿真兩種：（1）數字遷移指的是將系統的軟件、硬件遷移到整個新的系統軟件中，從而可以保證數字資源在新的系統中能夠被識別和利用。（2）數字仿真是指一個計算機或者一個系統對另外一個計算機或者系統進行全部或部分模擬，也就是在新的系統中建設一個兼容原始數據、設備及管理軟件的允許環境。這兩種方式各有優劣，數字遷移技術是將數據整個升級到新的軟件中，但是在轉移過程中，容易造成部分數據和格式的丟失，造成信息失真。而數字仿真則不會出現這種情況，但是相當于在整個新的系統中開發出單獨的模塊來使用這部分數據，這在檔案信息利用過程中容易出現多種格式的數據模式。
2.3 新歸檔檔案。隨著機構的發展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。
3 智慧檔案管理系統功能設計分析
根據檔案工作流程，智慧檔案管理系統的功能應該包含安全認證、存儲、組織、檢索和擴展，其中擴展體現出來的是智能化特征，但是安全認證、存儲、組織、檢索這些環節是智能化服務的基礎，同時將一些新興的技術手段如RFID、語義關聯性、知識庫等運用到相關環節，最終實現檔案管理和使用的智能化。
3.1 安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權限保留在管理系統的最高權限。
3.2 檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。（2）建立規章制度保證什么文件什么人在什么時間應該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統的資源完整性，并建立相應的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。支持機構成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉換功能。
3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。系統應按照多種模式進行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統的檔案組織方式都是按照年代進行的。智慧檔案信息系統在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。
3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統的檢索要提供多樣檢索途徑，關鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應該包含主題、部門、領域、責任者和年代，關鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠將關聯度較高的檔案職能推送給用戶。
篇13
Song Daming1 Liu Xinlong1 Jianghongmei2
（1. Zhenjiang urban investigation and surveying institute， 2. Zhenjiang Urban Bureau of Land and Resources ，Zhenjiang， 212000）
Abstract： Based on GIS、Web、Database， Wisdom-tourism Platform combines Scenic propaganda and Scenic management and run them on the platform such as Web、PC、Mobile、Multimedia machine and so on. The article analyses platform requirements and gives the design scheme of the system.
Key words： Wisdom-tourism； Multi-platform；WebGIS； Three-Dimension
1.引言
近年來，隨著中國旅游產業的高速發展，我國旅游行業發生了巨大的變化，表現在景區規模不斷擴大，游客數量不斷增加等方面，旅游業已經成為我國拉動經濟增加、擴大就業渠道的重要服務產業之一。但隨之帶來的問題是，游客初到一個景區，受限于消息渠道，對景區景點及其周邊情形知之甚少，短期旅游時間難以獲取滿意的旅游體驗，而景區管理方缺乏對游客需求的了解，無法提供更優質的旅游服務。如何借助信息化技術，為游客提供便捷的吃、住、游、購服務，成為旅游管理人員日益關注的問題。
本文以鎮江市“智慧茶博園”旅游服務平臺建設為例，提出基于GIS的智慧旅游平臺設計與實現方案，通過互聯網、物聯網、云平臺、智能終端、三維景區等信息化手段，為游客游玩提供便利服務，為加快傳統旅游向智慧旅游轉型升級提供些經驗。
2.智慧旅游平臺總體設計
2.1 實現目標
“智慧茶博園”旅游服務平臺基于低空高分辨率航拍和無人機影像、精細三維模型和高真實感全景照片等數據基礎，結合三維建模、全景展示和增強現實等技術，在Web端、PC端、移動平臺和多媒體機等平臺上提供便捷、高效、自由、使用的旅游信息化服務，增強景區信息化與智慧程度，達到對景區的推廣和宣傳。
2.2總體技術路線
結合智慧旅游建設要求，制定了技術路線，如圖1所示
圖1 智慧旅游服務平臺技術路線
2.3系統網絡體系結構
智慧旅游平臺以物聯網為基礎，搭建通信運營商專線網絡方案，將中心應用服務器、備用服務器、客服中心建在茶博園，以互聯網或專線方式訪問系統平臺，網絡體系結構如圖2所示。
圖2 系統網絡體系結構
2.4數據庫建設體系結構
智慧旅游服務平臺的數據庫主要包括4個數據庫：基礎地理信息數據庫、POI信息數據庫、三維模型數據庫、全景數據庫。
基礎地理信息數據庫為平臺提供基本的道路、河流等空間信息，包括平面地圖、影像地圖、2.5維地圖。
POI信息數據庫包括景點、公共廁所、飯店，商店等地名地址信息，方便游客瀏覽、查詢使用。
三維模型數據庫為平臺提供三維實時交互數據，使游客在游玩之前體驗到模擬游覽，增強游客對景區的了解，方便游客確定游覽路線。
全景數據庫通過360度全景圖，真實地反映景點周圍環境，達到對現實的增強。
3.智慧旅游服務平臺功能
3.1景區門戶網站
智慧旅游服務平臺通過景區門戶網站，以音頻、視頻、文字、微博、論壇等多種形式，向游客立體地呈現景區優美的景色，在提高宣傳效果的同時，降低了景區推廣、運營成本。
3.2Web地圖門戶
Web地圖服務是系統的基礎功能，系統以Web地圖作為門戶向訪客提供GIS支持服務，訪客可以在圖上對感興趣的對象進行瀏覽查詢，并進行深入體驗。包括管理方、游客在內的所有訪客都是以Web地圖為入口進入系統，但系統會根據用戶的類型決定將要展示的圖層，例如面向管理方將顯示所有圖層，而面向游客只需顯示游客所關心的景點、酒店、餐飲場所等圖層。
3.3Web三維展示
智慧旅游平臺將制作的三維模型數據通過WebGL技術到互聯網上，游客通過鼠標操作進行漫游、縮放、鳥瞰景區全貌，模擬真實游覽路線，使游客對景區有一個相對準確的了解，并實現選擇好最佳的、或者最適合自身的游覽線路。憑借免插件Web的輕量、便攜和新穎的特點，提升擴散景區的宣傳效果。
3.4景區POI分布和信息查詢
智慧旅游平臺依據游客關注對象按照種類進行分類，分為景點、公共廁所、飯店、景區大巴停靠點、游客服務中心、商店等不同的類別，方便數據庫進行歸類統計、查詢和管理，并可在系統中快速可視化。
智慧旅游平臺提供三種查詢方式：精準查詢、模糊查詢、空間查詢。其中，模糊查詢按照景區POI種類進行查詢，空間查詢按照游客劃定的區域進行范圍查詢。通過查詢，游客能夠快速獲取POI的位置信息，展現查詢內容在景區的分布情況。點擊相關符號標記，可以快速查詢該POI的信息，包括名稱、詳細介紹、圖片以及全景圖片，獲得全方面的了解。
3.5游客檔案建立和管理
游客在智慧旅游平臺購買景區電子門票時，系統自動收集游客信息，包括游客年齡、性別、城市所在地。平臺根據游客檔案數據庫中的數據進行按類統計，包括游客年齡信息統計、游客城市所在地信息統計，景區以此統計可以有針對性的改進景區服務質量，提高景區旅游收入。
3.6公共設施管理
智慧旅游平臺構建公共設施檔案，并進行管理，包括新建、刪除、修改和查詢公共設施檔案。公共設施分為基礎設施、服務設施、安全設施。基礎設施包括路燈、消防栓、窨井、垃圾箱、路標等；服務設施包括停車場；安全設施包括各類傳感器、監控探頭、緊急報警裝置等。
公共設施檔案的基本信息包括：設施名稱、空間位置、設施所屬類別（基礎、服務、安全）、設施類型（路燈、窨井、垃圾箱、監控探頭等）、投入使用時間、使用年限、維修負責人、負責人聯系方式等信息。
3.7日常事件管理
游客在景區游玩過程中遇到問題需要幫助時，只需要通過移動端編輯一個事件氣泡，管理者的系統界面中實時出現氣泡提示信息，并且該氣泡事件的顯示是基于位置，管理員可以及時調派距離游客最近的工作人員提供幫助。
結論
目前傳統粗放式的旅游景區管理和宣傳方式已經不能適應信息化時代的發展，基于GIS的智慧旅游服務平臺可以提高景區管理部門管理、宣傳景區效率，使游客宏觀、全面地了解景區，節約游客獲取旅游資訊時間，降低景區管理、宣傳費用，智慧旅游將是未來旅游業重點發展領域。
參考文獻：
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