引論：我們?yōu)槟砹?3篇電子化檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、檢索速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，節(jié)省檔案管理人員時(shí)間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能夠?yàn)楣芾頉Q策提供可靠的信息
檔案是一種資源，地方的發(fā)展和單位所開(kāi)展的業(yè)務(wù)都被檔案真實(shí)的記錄。制定決策時(shí)，除了要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，還要借鑒和參考以前的決策，通過(guò)對(duì)之前決策的分析和對(duì)比，制定幾個(gè)可選方案，優(yōu)中選優(yōu)，從而選出最佳的可行性方案，同時(shí)也可以有效避免錯(cuò)誤決策的重復(fù)出現(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)改變了以往翻查大量紙質(zhì)檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時(shí)間，降低出錯(cuò)率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。
（三）有利于為科研工作提供智能化服務(wù)
計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案電子化在快速分析方面的優(yōu)勢(shì)尤為突出，此外，在進(jìn)行綜合研究上，也表現(xiàn)出其獨(dú)特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時(shí)間，但可以為今后的工作帶來(lái)巨大的效益。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得遠(yuǎn)程服務(wù)成為可能，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，信息二次編著的時(shí)間也大幅減少，信息服務(wù)變得更加智能化和人性化，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率也明顯提高。
2 檔案管理電子化的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)
檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業(yè)務(wù)發(fā)展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用，在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。
檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備中，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷，可以隨時(shí)從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)，便于查詢(xún)利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進(jìn)行綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，電子檔案隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿(mǎn)足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。
但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴(yán)格以及成本高昂等特點(diǎn)。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務(wù)。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統(tǒng)的保管，是一種對(duì)過(guò)程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產(chǎn)之前就采取控制措施，能有效的預(yù)防影響電子文件安全的因素，確保其真實(shí)、完整、可讀。
3 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及主要問(wèn)題
（一）對(duì)檔案管理電子化的重視程度不足
首先是規(guī)范化問(wèn)題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度作為制約，這就導(dǎo)致有的檔案管理者在處理電子檔案時(shí)存在隨意性，造成檔案的錯(cuò)誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時(shí)間投入，一些單位沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，不能夠?qū)⒃O(shè)備配備齊全，或者設(shè)備達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒(méi)有定期更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，也會(huì)給檔案管理帶來(lái)不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發(fā)展。
（二）缺乏專(zhuān)業(yè)的電子化檔案管理人才
檔案電子化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)素質(zhì)，還要具備一定的電子技術(shù)能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規(guī)范管理，還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)。然而目前，具備全面能力及素質(zhì)的檔案管理人員還相對(duì)缺乏。
4 提高電子化檔案管理水平的途徑
（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立電子化管理意識(shí)
新的檔案載體呈現(xiàn)出的特點(diǎn)，要求檔案管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，在實(shí)體檔案管理方法的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關(guān)制度，對(duì)電子檔案的管理加以約束。其次，加強(qiáng)檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對(duì)電子檔案的重視程度，使檔案管理者習(xí)慣使用電子設(shè)備處理龐大的檔案數(shù)據(jù)。提高檔案管理者電子檔案保管意識(shí)，改變傳統(tǒng)的檔案保管理念，做好備份、維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)等工作，時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進(jìn)檔案管理電子化的進(jìn)程。
（二）強(qiáng)化電子化硬件建設(shè)，確保電子化管理的實(shí)現(xiàn)
實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業(yè)人員掌握應(yīng)有的現(xiàn)代化管理理念與技術(shù)，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設(shè)備和工具。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，極大的提高了工作效能，實(shí)現(xiàn)了檔案資料管理的無(wú)紙化和科學(xué)化辦公，為檔案管理的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。為了強(qiáng)化和加快檔案管理的電子化發(fā)展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)方面的投入，改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性，購(gòu)置一些有助于檔案信息化建設(shè)的硬件，并及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，保證電子設(shè)備的運(yùn)行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數(shù)據(jù)應(yīng)用及時(shí)和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實(shí)處。
（三）培養(yǎng)檔案管理電子化的創(chuàng)新型人才
檔案管理電子化對(duì)檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應(yīng)用，因此建立復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也是檔案管理電子化的重要環(huán)節(jié)。從管理單位角度，應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、檔案軟件等方面信息化技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力。檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與教育培訓(xùn)，不斷更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。
（四）增強(qiáng)電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性
電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。增強(qiáng)檔案管理人員綜合分析處理數(shù)據(jù)、維護(hù)檔案信息的能力，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等方面的知識(shí)。其次，是提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性，及時(shí)更新維護(hù)，注意檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，處理檔案的電腦不得連網(wǎng)，不得隨意插入U(xiǎn)盤(pán)等，避免病毒的侵害。
5結(jié)語(yǔ)
篇2
一、應(yīng)用信息電子化的文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類(lèi)、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、應(yīng)用信息電子化的文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高
對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法
文書(shū)檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提幾點(diǎn)方法。
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
四、結(jié)束語(yǔ)
文書(shū)檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。
參考文獻(xiàn)：
[1]徐莉：淺談文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)管理[J]．平頂山師專(zhuān)學(xué)報(bào)，2001，5
篇3
一、新時(shí)期檔案管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)
辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行,這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài),那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式,要綜合系統(tǒng)地提供有價(jià)值的檔案信息,必須有一個(gè)“去粗取精,去偽存真”的過(guò)程,使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性,用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。因此,檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
二、檔案管理電子化的益處
所謂檔案信息電子化,就是以檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象,用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有:
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能,提高利用率。目前,大多數(shù)基層檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一,開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間,提高檔案信息的時(shí)效性。檔案管理電子化,編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3.檔案管理電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén),就擴(kuò)大了社會(huì)影響,拓寬了服務(wù)范圍,檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。
4.檔案管理電子化,可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段,但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向,超前拿出對(duì)策,以便使檔案管理工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求。
三、現(xiàn)有的檔案管理方式不能滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理工作的需求
1.檔案軟件沒(méi)有信息管理功能,缺乏通用性,已經(jīng)不能滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理工作的需求。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一,規(guī)格各異,各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用,并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程。
2.現(xiàn)有的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是,層次不一,規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量不高,特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng),系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案管理電子化。
4.現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮,越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán),現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平,不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看,許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案管理的電子化了。
四、檔案管理工作所應(yīng)采取的對(duì)策
1.做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō),通過(guò)采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
篇4
1.1 沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)
由于目前我國(guó)的檔案信息管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式?jīng)]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有建立數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，使得其在層次、規(guī)范上具有較大的差異性，從而導(dǎo)致其開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，不能真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。
1.2 缺乏通用性，不能對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的信息管理
眾所周知，我國(guó)檔案管理電子化興起的時(shí)間還比較短，因此，還存在著較多的問(wèn)題，其中缺乏通用性就是其存在的問(wèn)題之一。同時(shí)，由于目前各公司和單位所使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、規(guī)格不統(tǒng)一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實(shí)現(xiàn)共享。而且，目前也沒(méi)有一個(gè)軟件能夠使其既能夠應(yīng)用于文件檢索，又能夠?qū)λ形臋n進(jìn)行統(tǒng)一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來(lái)了巨大的困撓，也使得我國(guó)檔案管理的電子化發(fā)展受到了極大的阻礙，給其發(fā)展帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。
1.3 缺乏標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理工作
檔案信息管理要想實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但是由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不規(guī)范、檔案質(zhì)量不高，尤其是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性較差，因此，每個(gè)檔案管理系統(tǒng)只能根據(jù)自身的需求對(duì)其進(jìn)行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
2 相應(yīng)的解決對(duì)策及路徑
2.1 建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度
為了未來(lái)能夠更好地發(fā)展電子檔案管理制度，建立一個(gè)統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務(wù)。為了建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個(gè)方面：首先，應(yīng)該規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的電子檔案制作、收集及歸納的標(biāo)準(zhǔn)，讓每一個(gè)需要進(jìn)行檔案管理工作的企業(yè)和單位都能夠有標(biāo)準(zhǔn)可依，從而按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理和工作；其次，要對(duì)所制作的電子檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、歸納以及總結(jié)，使其能夠方便人們的使用和查詢(xún)；最后要安排專(zhuān)人對(duì)其進(jìn)行保管，以防其因工作的調(diào)整、計(jì)算機(jī)的損壞、工作的交移過(guò)程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問(wèn)題，確保檔案資料的完整性。
2.2 建立電子檔案的資源共享平臺(tái)
建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺(tái)就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問(wèn)題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺(tái)，并按部門(mén)或者檔案的類(lèi)型對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、整理，并按分類(lèi)的結(jié)果編寫(xiě)檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對(duì)不同等級(jí)設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，在為查詢(xún)者提供便利、提高工作效率的同時(shí)，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。
2.3 加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)
對(duì)于當(dāng)前的電子檔案管理工作者主要有兩個(gè)來(lái)源，一是擁有專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)、技能的人才所擔(dān)任的，另一種是企事業(yè)單位現(xiàn)有的電子檔案管理人員。對(duì)于擁有專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)、技能的人才，一般需要單位從外部進(jìn)行招聘，并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的短期培訓(xùn)，使其了解本企業(yè)單位的實(shí)際情況，并很好的適應(yīng)工作的需要；對(duì)于現(xiàn)有的電子檔案管理人員，要加大培訓(xùn)的投入力度，讓其能夠掌握系統(tǒng)、全面的電子檔案管理所需的基本知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問(wèn)題。
2.4 做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作
篇5
檔案管理電子化具有以下優(yōu)點(diǎn)：1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率；2.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性；3.檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén)，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高；4.檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。
二、電子檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題
由于電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，導(dǎo)致其內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門(mén)在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。所以，電子檔案管理中容易出現(xiàn)以下問(wèn)題：
（一）原始性問(wèn)題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。電子形式生成的虛擬的檔案，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的；
（二）真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案極易失真。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡；
（三）完整性問(wèn)題。電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；
（四）安全性問(wèn)題。電子檔案的易更改性為非法操作提供了便利，檔案人根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
三、電子檔案管理的對(duì)策及建議
為了幫助大家做好電子檔案的管理工作，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，我提出以下一些對(duì)策和建議：
（一）建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的檔案整理軟件，由當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)建立統(tǒng)一的電子檔案模板，統(tǒng)一文件類(lèi)型，統(tǒng)一文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行對(duì)策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和軟件。當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)也應(yīng)定期派專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)的接收和管理；
（二）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性；
（三）及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性，當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀；
（四）加強(qiáng)電子檔案的保管。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響，電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專(zhuān)用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案，配備專(zhuān)業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備；
（五）做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作。備份技術(shù)是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的技術(shù)手段。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)；
（六）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過(guò)驗(yàn)證用戶(hù)信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問(wèn)、閱讀權(quán)限，安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來(lái)防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改；
（七）處理好檔案管理的投入問(wèn)題。電子檔案的應(yīng)運(yùn)而生是現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，然后現(xiàn)代化的辦公就要求有現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案工作要適應(yīng)新的形式、滿(mǎn)足計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公條件下的信息接收、處理、存儲(chǔ)和利用，就必須有相應(yīng)的現(xiàn)代化的設(shè)備投入；
篇6
一、應(yīng)用信息電子化的文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類(lèi)、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、應(yīng)用信息電子化的文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高
對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法
文書(shū)檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提幾點(diǎn)方法。
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
四、結(jié)束語(yǔ)
文書(shū)檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。
參考文獻(xiàn)：
[1]徐莉：淺談文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)管理[J]．平頂山師專(zhuān)學(xué)報(bào)，2001，5
篇7
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
doi：10.19311/ki.16723198.2016.25.035
1城管檔案管理的定義
城管檔案管理是一項(xiàng)圍繞著城市管理活動(dòng)由單位工作人員通過(guò)文字、圖片、數(shù)據(jù)、聲像等形式呈現(xiàn)出來(lái)的具有保存價(jià)值的文件資料。城市管理關(guān)系到城市市容市貌的建設(shè)，在城市發(fā)展中起到尤為重要的作用，準(zhǔn)備地記錄和輸入城市管理中的相關(guān)數(shù)據(jù)、文字、聲像對(duì)一座城市的發(fā)展來(lái)說(shuō)具有舉足輕重的意義。城管一線(xiàn)工作人員對(duì)城市基層商販、亂擺亂放的狀況最為了解，95%以上的檔案資料都是由一線(xiàn)人員在工作中采集出來(lái)的，對(duì)具有保存價(jià)值的材料實(shí)行現(xiàn)代化和電子化管理，對(duì)促進(jìn)今后城市管理水平意義非凡。
2城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性及意義
2.1城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性
首先，在所有領(lǐng)域逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、電子化、現(xiàn)代化管理已是一種時(shí)展趨勢(shì)。城市管理作為維護(hù)和規(guī)范城市發(fā)展的重要部門(mén)，實(shí)現(xiàn)其檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展是十分有必要的。其次，加強(qiáng)文明城市建設(shè)中，城管作為一種非常重要的角色，對(duì)道路兩旁的衛(wèi)生、商販及門(mén)店門(mén)前產(chǎn)品的擺放具有規(guī)范管理和監(jiān)督的職能。城管工作繁雜，信息備注點(diǎn)多，若只是采取紙質(zhì)化管理，其工作效率慢，保存時(shí)間不長(zhǎng)久，資料備查也不方便，現(xiàn)代化和電子化城管檔案管理更方便快捷。最后，對(duì)于大批數(shù)據(jù)的處理與核對(duì)，采用電子化管理能夠提升工作效率和質(zhì)量。
2.2城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的意義
2.2.1是機(jī)關(guān)工作備查依據(jù)
城管單位檔案管理能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)工作提供備查依據(jù)，主要體現(xiàn)在以下兩方面：（1）可查城管工作和歷史情況的記錄。城管檔案記錄了一座城市的發(fā)展與演變，從城管檔案中能查到城市歷史發(fā)展?fàn)顩r，為國(guó)家城市建設(shè)的發(fā)展提供資料和數(shù)據(jù)支持。（2）成為訴訟案件的證據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)往來(lái)更為頻繁，人們的法律意識(shí)也逐漸提高，當(dāng)出現(xiàn)一些相關(guān)訴訟案件時(shí)間，可從城管檔案中調(diào)取。因此，城管檔案管理并不是城管的次要工作，應(yīng)當(dāng)作為機(jī)關(guān)單位行政工作的一部分來(lái)抓，必須要引起領(lǐng)導(dǎo)和全員的重視，統(tǒng)一思想，在人財(cái)物方面給予最大的投入，確保城市檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。
2.2.2為城市發(fā)展指引方向
城管檔案管理作為國(guó)家檔案管理的重要組成部分，資料的真實(shí)性能夠折射出某一歷史時(shí)期該城市向世人呈現(xiàn)出來(lái)的物質(zhì)文明程度。從某種意義上來(lái)說(shuō)，城市檔案管理是城市文明的一張底片，它印證了城市的發(fā)展與蛻變，也為城市日后的發(fā)展指引了方向。它要求現(xiàn)代城管人員要從以前的資料中汲取有效的管理經(jīng)驗(yàn)，并從中找到適合現(xiàn)代化發(fā)展的管理方法，推進(jìn)文明城市的發(fā)展與時(shí)代的進(jìn)步。與之前城管檔案存在區(qū)別的是現(xiàn)在采用的現(xiàn)代化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的管理手段，所有資料可保持性強(qiáng)，數(shù)據(jù)也足夠準(zhǔn)確，能夠?yàn)槌鞘鞋F(xiàn)代化發(fā)展留下美好的印記。
3我國(guó)城管檔案管理建設(shè)存在的問(wèn)題
3.1檔案搜集不完整
檔案的收集與管理是城管工作非常重要的一部分，完整的、全面的、有效的檔案材料能夠反映出城市發(fā)展程度。如今中國(guó)處于高速發(fā)展的狀態(tài)，國(guó)家對(duì)各級(jí)政府的辦事效率和執(zhí)行力度提出了更高層次的要求，此時(shí)城管檔案資料收集不足與上級(jí)要求間存在的矛盾逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，它影響了城管檔案的利用效果。城管檔案材料收集不足主要表現(xiàn)在兩方面：（1）檔案門(mén)類(lèi)不齊全，以紙質(zhì)檔案為主，圖片、聲像形式的材料過(guò)少，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化城市管理的需求。（2）執(zhí)法業(yè)務(wù)門(mén)類(lèi)不齊全，即許多工作人員對(duì)自己的崗位職責(zé)和工作范圍不清楚，一些材料在辦事時(shí)為及時(shí)錄入檔案和更新，導(dǎo)致材料不完整、更新速度慢、可利用性低。
3.2檔案利用不充分
由于城管單位將檔案管理看作次要工作，對(duì)檔案管理不重視，導(dǎo)致檔案管理制度不完善。一些應(yīng)當(dāng)執(zhí)行和登記的材料未能及時(shí)錄入，不少市民對(duì)城管工作的認(rèn)識(shí)存在偏差，因此收集到的材料利用率也不高，很少有人定期查閱檔案，了解城市發(fā)展的階段性成果。大多數(shù)檔案材料作為開(kāi)具證明而查閱，在復(fù)議、訴訟程序的案件中很少用到，在涉及城市發(fā)展的文件中也很少提及，使城管檔案材料的收集與錄入失去了其應(yīng)有的意義。
3.3信息化發(fā)展不平衡
信息化發(fā)展是需要一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，將信息化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理滲入到每個(gè)部門(mén)同樣需要一段時(shí)間。隨著大學(xué)生下基層的人數(shù)增多，一些小城市的城管單位也配置了計(jì)算機(jī)，對(duì)其工作內(nèi)容和有效材料進(jìn)行錄入和登記，但材料收集不足、檔案門(mén)類(lèi)不齊全、計(jì)算機(jī)軟件更新慢等這些因素都限制了我國(guó)城管單位的工作力度。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化、電子化的管理模式，是時(shí)展的需要，是城市管理工作的需要。
4城管單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略
4.1健全檔案管理制度
在城管單位檔案管理部門(mén)應(yīng)加大《檔案法》的宣傳力度，建立行之有效的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理部門(mén)人員的工作內(nèi)容和作風(fēng)，加大執(zhí)法力度，按照規(guī)定做事，杜絕任何舞弊行為。除此外，在錄入檔案時(shí)避免檔案的隨便變更，應(yīng)在每天計(jì)算機(jī)上設(shè)置密碼和編號(hào)，對(duì)其登錄信息由后臺(tái)監(jiān)督，允許對(duì)材料內(nèi)容采取階段性更新，但盡量不要在原始材料上更改，這樣就失去了檔案管理的目的和真實(shí)性。
4.2提高檔案管理水平
提升政府單位的服務(wù)意識(shí)是近年來(lái)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一直在抓的工作重點(diǎn)，要求機(jī)關(guān)單位不僅要做實(shí)事，而且要有工作成果。城管單位檔案管理工作是檢驗(yàn)一線(xiàn)人員業(yè)務(wù)能力的標(biāo)準(zhǔn)之一，同時(shí)能夠記錄城市發(fā)展成果，是一件非常有意義的事情。作為檔案管理人員，應(yīng)在提升服務(wù)理念的同時(shí)，挖掘和發(fā)揮檔案管理的強(qiáng)大信息功能。除此以外，要求檔案管理工作者要有創(chuàng)新意識(shí)，擴(kuò)展信息渠道，推進(jìn)政務(wù)公開(kāi)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，促進(jìn)城市管理綜合檔案得到有效利用，讓市民了解和認(rèn)識(shí)城管執(zhí)法內(nèi)容，能夠真正的做到公平公正。
4.3完全實(shí)現(xiàn)信息化管理
完全實(shí)現(xiàn)信息化辦公，需要幾方面的因素：（1）硬件支持，即需要獨(dú)立的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享與上傳；（2）軟件支持，即需要城管單位內(nèi)部系統(tǒng)的支持，實(shí)現(xiàn)文字、圖片、聲像的上傳和保存；（3）優(yōu)秀的檔案管理人才，內(nèi)部培養(yǎng)或從外部招聘該類(lèi)人才。在城管單位完全實(shí)現(xiàn)信息化管理仍需一段時(shí)間，但從我國(guó)目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展與政府單位軟硬件的配備來(lái)看，完全實(shí)現(xiàn)檔案信息化、電子化、數(shù)據(jù)化的管理是勢(shì)在必行的。
4.4構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
檔案管理的工作內(nèi)容非常繁雜和瑣碎，若采用紙質(zhì)檔案管理，一是材料查收困難，二是材料保持時(shí)間短，三是可損壞性強(qiáng)，但利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和信息化管理，不僅能夠節(jié)約工作時(shí)間，而且提高了檔案管理人員的工作效率，發(fā)揮了檔案管理的作用。構(gòu)建城管檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主要包括兩部分：一是外部系統(tǒng)，即實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公與信息共享，讓廣大市民了解和熟悉城管崗位職責(zé)和內(nèi)容；二是內(nèi)部系統(tǒng)，即支隊(duì)機(jī)關(guān)與直屬大隊(duì)能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享和監(jiān)督。
4.5培養(yǎng)檔案管理人才
出色的檔案管理人員一定要能夠靜下心來(lái)，具有仔細(xì)、認(rèn)真、堅(jiān)忍的工作態(tài)度，能夠?qū)D文、聲像、電子資料儲(chǔ)存和備份好，以備不時(shí)之需。出色的檔案管理人員可從外部引進(jìn)，也為現(xiàn)在的大學(xué)生提供良好的就業(yè)機(jī)會(huì)，或從內(nèi)部培養(yǎng)，集中學(xué)習(xí)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提供業(yè)務(wù)技能，并能夠在實(shí)踐中加以應(yīng)用，達(dá)到理論知識(shí)和實(shí)踐能力的有機(jī)結(jié)合，為城管單位培養(yǎng)出符合現(xiàn)代化發(fā)展的應(yīng)用型人才。
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2.文件和文字信息得到充分交流與共享。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、文書(shū)檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)
1、檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫(xiě)性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。文書(shū)電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷文書(shū)檔案的原始性，并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。
2、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問(wèn)題日益突出。目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶(hù)侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。
3、文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書(shū)檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書(shū)檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
4、電子文件兼容問(wèn)題。隨著信息化得普及，電子文件的問(wèn)題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問(wèn)題丞待解決。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
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一、行政單位檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的必要性分析
1、有助于提升檔案的服務(wù)功效。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，能夠增強(qiáng)檔案信息使用的便利性，提升其服務(wù)功效。相對(duì)于原有的檔案管理形式，電子化管理不僅節(jié)約成本，并且傳遞形式也有了突破性創(chuàng)新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具備的優(yōu)勢(shì)，一是極大拓寬了檔案管理的工作服務(wù)廣度，二是提高了其信息的實(shí)際利用效率，對(duì)于檔案管理相關(guān)部門(mén)的服務(wù)功能發(fā)揮提供了絕佳的條件。
2、有助于降低檔案的管理成本。通過(guò)傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，對(duì)檔案信息進(jìn)行采集以及編制和出版都有很高的成本。在運(yùn)用電子化管理模式之后，能夠快速降低投入成本，多次產(chǎn)出。通過(guò)多次開(kāi)發(fā)以及使用檔案信息，可以降低檔案管理因經(jīng)費(fèi)不足而存在的限制，減少其加工信息的工作成本，實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的跨越式成長(zhǎng)。
3、有助于提高檔案的利用時(shí)效性。從文字采集到形成二次文獻(xiàn)的信息，在傳統(tǒng)模式下所需要耗費(fèi)的工作時(shí)間較長(zhǎng)，造成信息延后、失效，對(duì)檔案信息的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值造成影響。對(duì)其進(jìn)行電子化管理能夠直接通過(guò)機(jī)讀的方式形成檔案，并通過(guò)計(jì)算機(jī)功能進(jìn)行信息加工，迅速有效的生成二次文獻(xiàn)。如此對(duì)提升檔案管理的實(shí)際工作效率具有非常重要的影響。
二、行政單位檔案管理電子化建設(shè)的有效路徑
1、建立健全檔案管理電子化的體制。通過(guò)自上到下建立健全、統(tǒng)一的檔案電子化管理體系，從而規(guī)范其在制作以及收集和歸檔上的時(shí)效、程序以及方法等內(nèi)容。第一，需要制定突出行政單位自身特點(diǎn)的電子化檔案利用、保密以及保管制度。第二是將電子文件、電子檔案的利用、管理歸檔統(tǒng)一輸出到辦公網(wǎng)絡(luò)一體化管理系統(tǒng)中，從而完成局域網(wǎng)內(nèi)行政單位的信息共享。第三，深挖電子檔案建設(shè)的課題探討，一是研究傳統(tǒng)文檔的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)信息化，二是分析怎樣更安全、快捷、有效的利用和管理電子檔案。
2、強(qiáng)化電子檔案的具體收集管理。建立完善的檔案數(shù)字庫(kù)，通過(guò)建立檔案數(shù)字庫(kù)內(nèi)計(jì)算機(jī)相關(guān)目錄檢索，來(lái)完成紙質(zhì)檔案例如圖像掃描、手工輸入以及OCR識(shí)別等多種方式轉(zhuǎn)變成電子化信息資源。對(duì)于電子化檔案建設(shè)，一定保證信息的真實(shí)性和可靠性，并實(shí)行安全保管，對(duì)需要保密管理的信息做好保密工作，如進(jìn)行加密、防讀、權(quán)限控制等加密處理，以此保證檔案管理的電子化管理順利實(shí)施。
3、全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。進(jìn)行電子化檔案管理，還需要全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。打造技術(shù)水平高、現(xiàn)代管理水平強(qiáng)的高素質(zhì)工作人才。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化體系建設(shè)，其核心力量就是具備一支計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)水平過(guò)硬的隊(duì)伍，其隊(duì)伍技術(shù)水平對(duì)電子化管理水平的高低有著直接性的影響。同時(shí)還要對(duì)他們展開(kāi)有針對(duì)性的政治教育和思想教育，塑造員工積極的事業(yè)觀以及奉獻(xiàn)精神。并對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的流動(dòng)規(guī)律和成長(zhǎng)進(jìn)行深入研究，加強(qiáng)檔案管理人員和機(jī)構(gòu)的工作活力，例如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制等。
4、加強(qiáng)部門(mén)間的溝通與交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。伴隨現(xiàn)代信息化時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)于信息的需求也在不斷遞增，檔案館無(wú)法對(duì)擁有的全部檔案信息進(jìn)行完整的利用、保存和整理。這就需要將檔案管理相關(guān)部門(mén)各自為政的局面打破，促進(jìn)各個(gè)管理部門(mén)的相互連接，發(fā)展其橫向聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，滿(mǎn)足社會(huì)更廣范圍的需求。
5、注重檔案信息深層次的開(kāi)發(fā)。檔案管理相關(guān)部門(mén)在運(yùn)用硬盤(pán)光盤(pán)存儲(chǔ)、掃描系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行電子化收集、保存和整理之后，需要注重對(duì)相關(guān)檔案信息展開(kāi)更深層次的研究和開(kāi)發(fā)。通過(guò)準(zhǔn)確、及時(shí)的收集社會(huì)反饋的相關(guān)信息以及利用結(jié)果之后，明確信息變動(dòng)的狀態(tài)，以此保證檔案管理相關(guān)部門(mén)能夠做出有效的決策，并能夠更好的服務(wù)于大眾。
結(jié)語(yǔ)：社會(huì)發(fā)展需要信息化和數(shù)字化的檔案信息建設(shè)，為此我們一定要提高對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的認(rèn)識(shí)水平和重視程度。不僅要正視目前電子化發(fā)展中產(chǎn)生的弊端，更應(yīng)該通過(guò)創(chuàng)新的觀念、高素質(zhì)人才、創(chuàng)新的制度和管理系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)行政單位進(jìn)行檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高速、有效發(fā)展。
參 考 文 獻(xiàn)
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網(wǎng)絡(luò)建檔是社會(huì)進(jìn)步和信息系統(tǒng)發(fā)展的需要，另外，過(guò)去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲(chǔ)檔案和提取檔案等方面都存在著很多問(wèn)題，而相對(duì)于過(guò)去的紙質(zhì)檔案，建立電子檔案則體現(xiàn)出更多的優(yōu)越性：
1.保存壽命長(zhǎng)，不易損壞
檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤(pán)、優(yōu)盤(pán)等電子存儲(chǔ)介質(zhì)內(nèi)，不會(huì)因?yàn)橄窦堎|(zhì)檔案一樣因?yàn)樘鞖狻⒆匀粸?zāi)害和存放時(shí)間等的影響而發(fā)生破損、丟失的情況，即使經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間電子文檔里面的信息依然能完整無(wú)缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現(xiàn)問(wèn)題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補(bǔ)，打破過(guò)去紙質(zhì)檔案袋的“唯一存在”，也就增強(qiáng)了醫(yī)院人事檔案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于電子設(shè)備存儲(chǔ)空間很大，對(duì)于醫(yī)院人事檔案的信息可以覆蓋個(gè)人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時(shí)更新，及時(shí)地補(bǔ)充和修改個(gè)人存檔信息，一改過(guò)去檔案“塵滿(mǎn)面”無(wú)人問(wèn)津、有檔無(wú)人有人無(wú)檔等導(dǎo)致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時(shí)鮮性，讓醫(yī)院及其他用人單位可以通過(guò)檔案了解個(gè)人的實(shí)時(shí)情況以適當(dāng)評(píng)估調(diào)用，個(gè)人也會(huì)因?yàn)闄n案的這種時(shí)鮮性而警惕，更加嚴(yán)格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。
3.提取檔案方便
以前的人事檔案是放在一個(gè)專(zhuān)門(mén)檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個(gè)人的已屬不易，更不用說(shuō)查找某些細(xì)節(jié)信息了，更何況很多檔案由于年代久遠(yuǎn)，查找目錄存在不全、不準(zhǔn)確、甚至丟失的問(wèn)題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過(guò)管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問(wèn)題，它有清晰明了的查詢(xún)目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
4.共享性
將檔案袋保存在醫(yī)院的檔案室里，個(gè)人的信息只被這所醫(yī)院擁有，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立的電子檔案則體現(xiàn)出鮮明的共享性。
通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網(wǎng)上，跟各種醫(yī)藥科研網(wǎng)、醫(yī)學(xué)教育網(wǎng)以及人才網(wǎng)等一起共享信息，在這樣更寬的平臺(tái)上，對(duì)個(gè)人素質(zhì)的發(fā)展和醫(yī)院人事管理的提高都將起到很大的推動(dòng)作用。如果最終能實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的人事檔案共享，那對(duì)我國(guó)的人才優(yōu)化配置都將是十分有利的。
5考核評(píng)價(jià)公開(kāi)公平
在紙質(zhì)檔案內(nèi)的考核評(píng)價(jià)部分，一般是由單位上司或部門(mén)個(gè)人填寫(xiě)，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無(wú)從知道里面的內(nèi)容。醫(yī)院可以將電子檔案的這部分內(nèi)容掛在網(wǎng)上，考核評(píng)價(jià)結(jié)果予以公示，由全體工作人員來(lái)檢查核實(shí)或是由大家來(lái)一起考核個(gè)人的工作生活情況，給予評(píng)價(jià)。這樣的考核公開(kāi)公正公平，完全透明，可以更加真實(shí)的反映個(gè)人情況，保證了人事檔案的真實(shí)性。
當(dāng)然電子檔案并不是完美無(wú)缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫(yī)院檔案管理人員有較高的的專(zhuān)業(yè)能力。如何更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的電子化，我覺(jué)得可以從以下幾方面著手：
首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)立專(zhuān)門(mén)的微機(jī)室代替過(guò)去的紙質(zhì)檔案室來(lái)存放電子檔案，注意火電問(wèn)題，保持微機(jī)的正常工作以及網(wǎng)絡(luò)的通達(dá)。然后引進(jìn)適合本單位人事檔案的管理信息系統(tǒng)，確保各種檔案信息的錄入、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機(jī)還是信息系統(tǒng)都要有良好的升級(jí)環(huán)境，能確保醫(yī)院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時(shí)代步伐。
然后，醫(yī)院要分配專(zhuān)人來(lái)管理。管理人員必須具備很強(qiáng)的責(zé)任感，主動(dòng)地搜集補(bǔ)充醫(yī)院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時(shí)全面。還有就是專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，他們不僅要懂得人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要具備信息技術(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)，才能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高效地進(jìn)行電子檔案的管理工作。同時(shí)他們還需要具有良好的職業(yè)素質(zhì)，不隨意泄露他人的檔案信息，不會(huì)因?yàn)槠渌麊挝换騻€(gè)人的利惑而非法借閱、修改檔案。
其次，醫(yī)院應(yīng)該建立完善的檔案管理制度。強(qiáng)調(diào)《中華人民共和國(guó)檔案法》的總體要求，同時(shí)建立自己?jiǎn)挝坏南嚓P(guān)管理制度，一來(lái)可以使檔案管理更加的規(guī)范，防止不法分子以不正當(dāng)?shù)氖侄伪I取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經(jīng)不法分子利用將貽害無(wú)窮，要切實(shí)做好保密工作。在這方面醫(yī)院應(yīng)該重點(diǎn)做好監(jiān)督管理的規(guī)范工作，挑選專(zhuān)業(yè)能力和道德素質(zhì)都較高的管理人才來(lái)?yè)?dān)任，合理設(shè)置崗位，上機(jī)操作的各個(gè)部分分別設(shè)置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監(jiān)督，以確保檔案管理的安全、有效。
最后，要進(jìn)行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點(diǎn)、優(yōu)點(diǎn)、管理方法、對(duì)單位和個(gè)人的特殊要求等常識(shí)深入人心，增強(qiáng)醫(yī)院工作人員對(duì)個(gè)人檔案的重視意識(shí)，讓他們自覺(jué)地將自己的各種信息真實(shí)地提交給檔案管理員。讓醫(yī)院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫(yī)院對(duì)個(gè)人工作、服務(wù)態(tài)度、思想進(jìn)步等各方面的考核、監(jiān)督工作都積極開(kāi)展起來(lái)，這樣反過(guò)來(lái)也讓個(gè)人以更大的熱誠(chéng)和更積極地態(tài)度投入到工作中去。
實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的電子化將使醫(yī)院人事管理具有更大的動(dòng)態(tài)性和靈活性，使醫(yī)院的發(fā)展更緊跟時(shí)代的需求，當(dāng)然也對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫(yī)院都應(yīng)該努力完善自己的人事檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，使其更加科學(xué)化，完備化。
篇11
[中圖分類(lèi)號(hào)]G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）10-0-02
在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國(guó)單位檔案管理工作均面臨重要的改革問(wèn)題，對(duì)于單位檔案管理人員來(lái)講，必須結(jié)合當(dāng)前時(shí)展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。
1 檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性
檔案中詳細(xì)記錄著單位的日常工作，對(duì)于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項(xiàng)重要管理任務(wù)。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲(chǔ)信息，顯著降低信息存儲(chǔ)占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過(guò)程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時(shí)可以從電子設(shè)備上將電子檔案抽調(diào)出來(lái)，并能及時(shí)依照實(shí)際工作需求，選擇相應(yīng)功能鍵從而選擇信息，有效實(shí)現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應(yīng)用能夠顯著提高信息選擇及存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性。最后還能隨時(shí)進(jìn)行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。
2 我國(guó)單位檔案管理中的弊端
我國(guó)當(dāng)前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過(guò)程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導(dǎo)致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風(fēng)險(xiǎn)。還有些工作人員只會(huì)上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設(shè)備發(fā)生故障將直接導(dǎo)致檔案信息丟失，給單位帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。從這一點(diǎn)上來(lái)看，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強(qiáng)化工作人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識(shí)，加大對(duì)檔案丟失及信息泄露防范的重視度。
以上重點(diǎn)分析的是電子檔案安全問(wèn)題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個(gè)原因則是技術(shù)問(wèn)題。一些單位不能與時(shí)俱進(jìn)，電子存儲(chǔ)設(shè)備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲(chǔ)破壞問(wèn)題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中，沒(méi)有及時(shí)更新軟件，也會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對(duì)電子檔案管理中存在的各種問(wèn)題，一方面需要提高管理人員的安全意識(shí)，另一方面需要加強(qiáng)電子檔案的設(shè)備管理，及時(shí)更新相應(yīng)設(shè)備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。
3 單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略
信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工具之一，基于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進(jìn)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。
3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)
檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及學(xué)習(xí)能力具有差異，在培訓(xùn)及教育工作中需要因材施教，可以針對(duì)檔案管理工作人員實(shí)際情況開(kāi)展多層次、多渠道的培訓(xùn)工作，嚴(yán)格遵循學(xué)以致用的基本原則。對(duì)于單位來(lái)講，首先需要給管理工作人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高工作人員的專(zhuān)業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時(shí)在工作人員技能培訓(xùn)中，要最大化地學(xué)習(xí)新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導(dǎo)工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對(duì)于單位來(lái)講，則需要實(shí)現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實(shí)相關(guān)責(zé)任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓(xùn)力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，掌握相應(yīng)管理技能，促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展。
檔案管理工作不僅涉及管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還涉及很多其他學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)以及心理學(xué)等知識(shí)，因此，在培訓(xùn)過(guò)程中不僅要重視對(duì)工作人員的管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，還要注重對(duì)其他學(xué)科知識(shí)的攝取，促進(jìn)其知識(shí)面的更新。另外，新形勢(shì)下培訓(xùn)的重點(diǎn)應(yīng)該是加強(qiáng)工作人員科技知識(shí)學(xué)習(xí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，對(duì)工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運(yùn)用，難以滿(mǎn)足新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，因此，必須加強(qiáng)培訓(xùn)，為檔案管理工作提供保障。
3.2 通過(guò)計(jì)算機(jī)管理檔案資料庫(kù)房
在檔案資料管理中，可以加大計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計(jì)算機(jī)技術(shù)在庫(kù)房資料管理中的應(yīng)用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫(kù)房管理的安全性。
3.3 實(shí)現(xiàn)檔案保存和查詢(xún)的電子化和現(xiàn)代化
在信息化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)也增加了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的手寫(xiě)檔案已無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代需求，在日益增長(zhǎng)的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)于工作人員來(lái)講需要具備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應(yīng)的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動(dòng)強(qiáng)度大，加之檔案數(shù)量越來(lái)越多，工作人員面臨著很大壓力，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時(shí)間。其信息化和智能化的特點(diǎn)，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，使整個(gè)檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進(jìn)資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使手工錄入和查詢(xún)均實(shí)現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過(guò)程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無(wú)誤后即可錄入，并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過(guò)程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時(shí)還能提高檔案資料的查詢(xún)速度。
3.4 構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
在檔案管理工作中，想要有效實(shí)現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進(jìn)程中，管理技術(shù)的動(dòng)態(tài)化發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。
4 結(jié) 語(yǔ)
單位需要對(duì)自身的檔案管理方式進(jìn)行不斷優(yōu)化，以滿(mǎn)足時(shí)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開(kāi)展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供參考。
主要參考文獻(xiàn)
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篇12
事業(yè)單位；檔案管理；信息化；現(xiàn)代化
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作需要走上信息化和時(shí)代化的道路。目前，中國(guó)的事業(yè)單位均面臨著深化改革的重要任務(wù)，檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講是必然的，因此事業(yè)單位中的檔案管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行及時(shí)更新，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的電子和現(xiàn)代化。
1檔案管理現(xiàn)代化和電子化的優(yōu)勢(shì)和特征
檔案對(duì)事業(yè)單位的全部日常工作實(shí)現(xiàn)了詳細(xì)的記錄，可以有效提升事業(yè)單位的工作效率，其管理有著十分重要的作用。因此若能夠進(jìn)一步提升檔案管理的水平，將檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程實(shí)現(xiàn)推進(jìn)，則代表著檔案管理的水平將會(huì)出現(xiàn)極大的進(jìn)步。檔案管理將脫離傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介。在信息的收集上，電子檔案更容易對(duì)檔案信息進(jìn)行接受和存儲(chǔ)，很好的避免了物理空間的占據(jù)。[1]在處理和檔案的選擇上，電子檔案同傳統(tǒng)檔案對(duì)比會(huì)更加便利和快捷。電子檔案隨時(shí)都能夠從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)，為工作所服務(wù)。并且在信息的選擇上，只需要將相應(yīng)的功能健進(jìn)行點(diǎn)擊就能夠?qū)Υ笈康臄?shù)據(jù)進(jìn)行處理，且具有準(zhǔn)確無(wú)誤的效果。在信息的加工上，若電子檔案需要綜合處理以及修改數(shù)據(jù)，則可以隨時(shí)進(jìn)行，但是紙質(zhì)檔案沒(méi)有如此方便的功能，在緊急情況下，傳統(tǒng)檔案無(wú)法滿(mǎn)足快速的社會(huì)發(fā)展需要。
2我國(guó)事業(yè)單位中檔案管理的現(xiàn)狀和缺陷
我國(guó)當(dāng)前的檔案管理辦法比較傳統(tǒng)，其中存在較多的弊端和不足。首先是規(guī)范化的問(wèn)題，我國(guó)當(dāng)前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式存在嚴(yán)重的不規(guī)范性。具體的表現(xiàn)方式有工作人員在處理電子檔案上。[2]電子檔案的體積較小，攜帶便利，但是某些工作人員意識(shí)不到檔案信息的重要性和機(jī)密性，在管理中大手大腳，將檔案實(shí)行隨意的處理，導(dǎo)致了檔案的遺失和泄露。某些工作人員只會(huì)將檔案進(jìn)行上傳，對(duì)檔案信息的規(guī)范管理和重要數(shù)據(jù)的備份管理技能掌握不足，極易導(dǎo)致電子設(shè)備在出現(xiàn)故障后，輕易的就將電子檔案丟失。且有著電子檔案的設(shè)備在出現(xiàn)遺失后，十分容易造成檔案信息的泄漏，造成國(guó)家和事業(yè)單位的難以避免的損失。對(duì)此提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和個(gè)人素質(zhì)十分重要，要保證對(duì)檔案管理的工作人員實(shí)施培訓(xùn)和教育，保證其可以對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，保持高度警覺(jué)，避免出現(xiàn)檔案丟失或是遺漏等情況。上述內(nèi)容中涉及的電子檔案安全性問(wèn)題，一方面是由于檔案管理人員的工作缺陷造成的；另一方面還可能有電子檔案管理中的技術(shù)問(wèn)題所導(dǎo)致的。有的事業(yè)單位缺乏與時(shí)俱進(jìn)的思想，對(duì)老化的電子存儲(chǔ)設(shè)備沒(méi)有實(shí)現(xiàn)及時(shí)的更換，導(dǎo)致了存儲(chǔ)在其中的電子檔案的損壞和故障的發(fā)生。有的事業(yè)單位的電腦配置十分落后，處理速度緩慢，這些極有可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理數(shù)據(jù)處理的效率。此外，計(jì)算機(jī)的軟件未進(jìn)行及時(shí)更新，造成檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)不同的錯(cuò)誤。為檔案的管理造成一定的麻煩。以上事業(yè)單位電子檔案管理中存在的各種缺陷，需要不斷強(qiáng)化和提升事業(yè)單位檔案管理人員的管理安全意識(shí)，對(duì)電子存儲(chǔ)的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新，充分做好備份工作，保證正常檔案處理工作的有序和穩(wěn)定實(shí)施。
3全面實(shí)現(xiàn)單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的方式
在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展中，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸變得普及，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，因此需要在本質(zhì)上實(shí)施改變，事業(yè)單位檔案管理工作是其開(kāi)展高效性和秩序性工作的必經(jīng)之路，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。
3.1建立并健全檔案管理制度，提升工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)
3.1.1建立并健全管理制度。事業(yè)單位在自身的改革中，實(shí)現(xiàn)了管理水平和手段的相應(yīng)提升，但是事業(yè)單位在實(shí)行檔案管理中，需要建立并健全管理制度。在管理制度的建立中，可以保證事業(yè)單位工作人員的明確自己的具體工作任務(wù)，盡職盡責(zé)的完成檔案管理工作。
3.1.2加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)的力度。加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)的力度，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變檔案工作人員的傳統(tǒng)思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化設(shè)備地進(jìn)行檔案的管理與存儲(chǔ)，并能利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案查詢(xún)、管理相統(tǒng)一，充分提高檔案工作效率。
3.1.3事業(yè)單位檔案管理人員要進(jìn)行定期考核。實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的定期考核，保證相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理工作重要性的充分了解，并實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)管理工作的掌握，由此為完善檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。[3]
3.2通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的庫(kù)房實(shí)現(xiàn)管理
借助計(jì)算機(jī)對(duì)檔案內(nèi)的資料實(shí)施管理，是檔案管理現(xiàn)代化和電子化的重要途徑。在基層事業(yè)單位管理制度的逐漸完善中，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)庫(kù)房資料實(shí)行管理。這樣會(huì)為工作人員對(duì)檔案保存期間的全方位管理帶來(lái)極大的便利，保證資料庫(kù)房安全性的全面提升。
3.3實(shí)現(xiàn)檔案保存和查詢(xún)的電子化和現(xiàn)代化
計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了普及，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)手寫(xiě)錄入和查詢(xún)檔案方法轉(zhuǎn)為電子化。在檔案的接手中，管理人員需要進(jìn)款的對(duì)檔案的內(nèi)容展開(kāi)整理，并在隨后實(shí)施錄入，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料內(nèi)容的統(tǒng)一保存。在電子錄入信息的過(guò)程中，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子形式，這樣不但更加有利于檔案的保存，同時(shí)還能為檔案資料的查詢(xún)帶來(lái)極大的便利。
3.4構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
檔案管理的現(xiàn)代化和電子化在轉(zhuǎn)型過(guò)程中，一定要充分形成專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。這樣既能方面事業(yè)單位中的管理人員對(duì)檔案的管理，還能將檔案的信息管理推向?qū)I(yè)化和網(wǎng)絡(luò)化道路。在科技化時(shí)代的發(fā)展下，任何科技管理技術(shù)都實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)發(fā)展。
3.5確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性
電子設(shè)備使用管理起來(lái)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障、丟失、被盜將對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)造成毀滅性的損失。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)必須作為重點(diǎn)作務(wù)，要高度重視。
3.5.1要提高檔案管理人員的安全意識(shí)。加強(qiáng)檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)安全教育，讓他們充分認(rèn)識(shí)到檔案信息安全的重要性，同時(shí)要讓他們學(xué)會(huì)如何使用與保戶(hù)電子信息設(shè)備，學(xué)會(huì)處理分析數(shù)據(jù)，維護(hù)檔案信息等方面的知識(shí)。
3.5.2要及時(shí)更新備份電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備。隨著電子科技水平的發(fā)展，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備也在不斷的更新，因此檔案部門(mén)要及時(shí)進(jìn)行設(shè)備更新與備份，應(yīng)用與最新電腦設(shè)備相匹配的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，防止因設(shè)備更新不及時(shí)而丟失檔案現(xiàn)象發(fā)生。這就要求檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理工作的投入力度，及時(shí)改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境，以保障檔案信息數(shù)據(jù)的完整保存。
4結(jié)論
基層事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化和電子化是時(shí)展的需求，是社會(huì)進(jìn)步的需要。因此在未來(lái)的一段時(shí)間內(nèi)，檔案管理的現(xiàn)代化和電子化是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位改革和管理的主要任務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的建立和健全，運(yùn)用高科技手段武裝紫衫，強(qiáng)化對(duì)管理人員的培訓(xùn)和教育，保證事業(yè)單位檔案管理符合現(xiàn)代化和電子化的要求，為其更好的使用社會(huì)發(fā)展做出充分保證。
參考文獻(xiàn)
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篇13
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對(duì)于加強(qiáng)我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會(huì)文化與經(jīng)濟(jì)建設(shè)都有著重要的意義，但我國(guó)目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的狀況不容樂(lè)觀。目前我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不足，認(rèn)識(shí)不到檔案管理對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)建設(shè)的重要意義，缺乏對(duì)檔案管理工作的有效安排;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機(jī)制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實(shí)際操作缺乏規(guī)范性，影響檔案管理工作的質(zhì)量;檔案管理設(shè)備落后，技術(shù)更新緩慢，鄉(xiāng)鎮(zhèn)受制于發(fā)展速度與水平等因素，很多地區(qū)在檔案管理設(shè)備上不能及時(shí)有效地更新，甚至在檔案保護(hù)設(shè)備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質(zhì)量，還埋下了檔案因缺乏有效保護(hù)出現(xiàn)丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動(dòng)，交接工作復(fù)雜繁瑣，易出現(xiàn)漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術(shù)要點(diǎn)，加之缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效果不理想。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式
紙質(zhì)檔案管理，我國(guó)大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中人主要應(yīng)用紙質(zhì)檔案，對(duì)紙質(zhì)檔案的管理在管理過(guò)程中的很多環(huán)節(jié)相對(duì)較復(fù)雜，工作量也較大，這些都是由與紙質(zhì)檔案的載體紙張的特點(diǎn)決定的。紙質(zhì)檔案在使用中存在著一定的優(yōu)點(diǎn)，有與紙質(zhì)檔案不易修改，及時(shí)修改后也會(huì)留下痕跡，如果重新抄錄也很難時(shí)間內(nèi)完成，這也增加了紙質(zhì)檔案的真實(shí)性與可靠性。但與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質(zhì)檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隨著經(jīng)年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質(zhì)檔案的體積十分龐大，對(duì)檔案存儲(chǔ)空間也有很大的要求。
電子檔案管理，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)與信息化辦公技術(shù)在政府工作中廣泛得到應(yīng)用，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府也通過(guò)有效的改革措施，加強(qiáng)了辦公現(xiàn)代化信息化的建設(shè)，在檔案管理方面，也逐漸開(kāi)始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的錄入，通過(guò)電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過(guò)檔案管理系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)的操作來(lái)完成，相對(duì)紙質(zhì)檔案管理繁瑣的過(guò)程，具有更強(qiáng)便捷性。電子化的檔案管理也將是我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)。
三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠安全有效的實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存。紙張的易損性導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在保存的過(guò)程中容易出現(xiàn)腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無(wú)法辨認(rèn)，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應(yīng)用中，只需將檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入管理系統(tǒng)，并通過(guò)電子信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行有效保存，在保存中不會(huì)出現(xiàn)腐蝕或損壞的問(wèn)題。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠更方便實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計(jì)算機(jī)操作能夠更快的進(jìn)行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優(yōu)勢(shì)，同時(shí)計(jì)算機(jī)的信息處理能力也能夠更好的實(shí)現(xiàn)大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫(kù)中翻找的麻煩，只需簡(jiǎn)單的操作，就能將檔案調(diào)出進(jìn)行查閱，檔案的修改也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)輕松完成。
四、檔案管理紙質(zhì)到電子化對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的必要性
（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化是檔案管理信息化建設(shè)的要求
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案既是鄉(xiāng)、縣制訂計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作的依據(jù)，也是落實(shí)黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開(kāi)展農(nóng)業(yè)科研，發(fā)展農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)所必須的參考資料，對(duì)于豐富縣檔案館館藏也是一個(gè)重要的來(lái)源。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的重要性，在2000年的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中國(guó)家檔案局明確把信息化檔案建設(shè)作為“十五”期間的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)確定下來(lái)，隨后2002年了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與推廣作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，要求全國(guó)各級(jí)檔案部門(mén)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)落實(shí)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的電子化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)貫徹執(zhí)行國(guó)家加強(qiáng)信息化檔案建設(shè)的戰(zhàn)略方針的必然要求。
（二）檔案管理電子化是解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題的有效途徑
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展有著重要的意義，它真實(shí)準(zhǔn)確地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)在新時(shí)代變革中的各項(xiàng)決策、事務(wù)留下憑證和依據(jù)。然而我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實(shí)際工作中，存在著很多問(wèn)題，檔案管理電子化對(duì)于接解決我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的一些問(wèn)題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過(guò)簡(jiǎn)便的錄入操作，進(jìn)行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過(guò)管理權(quán)限的設(shè)定促進(jìn)檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規(guī)范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡(jiǎn)單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過(guò)程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時(shí)，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領(lǐng);除此之外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)檔案積存過(guò)多，檔案庫(kù)數(shù)量及存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對(duì)檔案管理的重視，將能夠有力的推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。
