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――檔案信息數字化。人事檔案信息數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其他環節都建立在此基礎之上。傳統介質檔案的管理是以紙質檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質的信息轉變為數字化信息，即一方面要把以前形成的傳統檔案通過電子掃描轉化為數字形式，另一方面要在日常工作中全面推行無紙化辦公，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。
――檔案信息網絡化。以往的人事檔案服務主要是以面對面的形式為主，即服務對象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續，這樣不僅效率低，而且也給管理人員和借閱人員帶來諸多不便。實現以網絡為基礎的信息化管理以后，借閱者可通過網絡提交借閱申請，管理人員通過網絡審核后即可按規定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務對象無疑帶來了極大的方便。
――檔案檢索自動化。在傳統檔案管理方式中檢索是依賴大量的檔案檢索卡片進行的，走進閱覽室首先看到的是一大排的卡片柜，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息，甚至有時還無法找到所需要的檔案資料，如此的效率必然是很低的。通過客戶端從數據庫中進行檢索，其速度、效率是傳統檢索工具無法比擬的。
――檔案利用一體化。檔案利用一體化是將上述三個方面整合起來，使檔案管理的各項活動一環緊扣一環，成為一個連續的整體，以便獲得更高的效率。實現檔案利用一體化的基礎是建立一個統一的計算機系統，包括硬件和軟件。
如何設計信息化
人事檔案管理信息化的實現，必須考慮到人事檔案管理的實際問題。根據問題按照企業的具體情況，分析研究，找到切實可行的解決辦法。
功能設計
人事檔案管理系統從功能設計上要求具有組織機構管理、人員信息管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、人事檔案室基礎設施管理、零散材料收集（接收、轉遞）管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關統計查詢管理等功能。
具體地講，組織機構管理就是根據企業具體情況進行分級管理；人員信息管理指的是人員的基本信息，主要包括姓名、性別、出生日期、身份證號、檔案編號等；人事檔案目錄管理是指人事檔案管理的主要內容，包括檔案材料類號、同一類別中的序號，形成材料時間、份數、頁數、備注等，這些信息的維護可以自動生成檔案目錄直接打印出來；人事檔案的轉遞管理包括轉遞類別（轉入、轉出）、轉遞日期、對方單位名稱、轉遞原因、轉遞編號、轉遞方式（專人、機要）、經辦人、檔案轉遞單的自動生成打印、回執日期、回執人等；人事檔案的查（借）閱管理是指做查（借）閱記錄，包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數、查（借）閱人、查（借）閱原因、經辦人、批準人、歸還日期等，系統還應具有查（借）閱到期自動提醒功能；零散材料收集（接收、轉遞）管理是指做好檔案整理前的重要工作，主要內容可以與檔案目錄管理內容合并記錄；檔案整理記錄及缺失材料登記管理就是要定期整理，包括整理時間、整理人，同時應按照員工的實際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關部門收集，收集后應增加材料補齊時間；相關統計查詢管理包括人員查找、內容查找、模糊查找等各類查詢功能，統計功能包括人員統計、檔案數量和材料統計、查（借）閱統計等功能，等等。
系統設計
在設計系統時，應考慮各方面的問題，主要有：
――代碼管理。盡量采用標準的代碼方式管理，這樣既能保證計算機高速運行，又容易與其他系統軟件兼容。
――檔案材料內容處理。由于人事檔案屬于機密，其內容不能隨意泄露，對于檔案材料的具體內容可以采用電子掃描的方式進行錄入，以保持材料的原貌。這就對人事檔案管理人員的計算機掌握水平提出了比較高的要求。
――與人力資源管理系統的銜接。人力資源管理系統主要包括組織機構管理、人員信息管理、薪酬管理、社保管理、時間管理、招聘管理、績效管理、培訓管理等功能，其中，組織機構管理、人員信息管理中的許多內容與人事檔案管理系統相通，兩個系統存在共同維護的需要，故在設計人事檔案系統時應考慮通過技術手段，直接使用人力資源管理系統中的組織機構和人員信息，這樣既能保證人力資源管理和人事檔案管理達到資源共享，又能避免兩套系統數據維護出現不一致的情況。
――系統軟件的網絡連接。人事檔案管理與人力資源管理一般是不同的崗位，需要不同人員進行管理。兩套系統既要實現數據共享，又要求分開使用，尤其是人事檔案管理系統要求在人事檔案辦公室中操作。由于人事檔案屬于保密范圍，如果系統與網絡相連將涉及商業秘密問題，如果不通過網絡連接就很難做到數據同步性，這就給人事檔案系統使用單機版還是網絡版造成了矛盾，而解決該矛盾的方法是雙版合用，平時維護檔案信息時使用單機版，數據更新和備份時使用網絡版。
統籌兼顧信息化
人事檔案管理信息化建設涉及企業的管理體系、檔案人員的技術素質、資金投入等多方面的問題，需要統籌兼顧、全面考慮。
領導高度重視。加強企業人事檔案信息化建設，首先離不開企業領導的關心和支持，并在資金、設備、人員等方面予以必要的投入，從各方面關心檔案信息化工作的進程。企業各級領導尤其是主管檔案工作的領導，應經常過問此工作、了解現狀、提出要求、下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助其解決工作中出現的困難和問題。
人員適時培訓。人事檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員的高素質。因此，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統的檔案管理技術，還必須能熟練運用計算機以及其他現代化辦公設備進行電子文件的制作、使用和維護。這就需要對檔案管理人員進行繼續教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。
設施務必跟進。軟硬件基礎設施是人事檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源電子化轉換、信息存貯以及開發利用的基礎所在。這就要求企業應該投入足夠的資金添置必要的計算機硬件設備和應用軟件，同時還應加強網絡配套建設，這樣才能為檔案信息的轉換、傳輸和資源共享提供必要的技術保障。
建立標準規范。標準規范是人事檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理以及檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等。一方面，企業人事檔案管理要采用適應信息化的新規章、新標準，另一方面企業自身也要加快人事檔案信息化管理規范的制訂和使用，包括推行無紙化辦公和電子文件歸檔、計算機管理和檔案檢索等。
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一、人事檔案信息化建設的內涵與作用
1.人事檔案信息化建設的內涵
“檔案信息化建設”的第一次正式提出是在2000年全國檔案工作會議上， 隨后檔案信息化建設便在全國蓬勃開展起來。《檔案信息化建設導論》一書將“檔案信息化”定義為： 在國家檔案行為管理部門的統一規劃和組織下， 在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術， 對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。也就是說，各高校要在各級領導及相關部門的高度重視下， 統一組織和規劃，采取一切有效措施和途徑，充分應用計算機技術、現代通信技術和網絡技術等信息技術，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（ 非保密性的人事檔案信息） 進行整理、開發、管理并提供利用服務， 實現高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉化，它具有整體性、動態性、條件性等基本特征。人事檔案信息化建設涉及的內容很多， 而且會隨著時代的發展而不斷豐富和變化。
2002年國家檔案局中央檔案館頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中指出檔案信息化建設一般包括檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化建設人才隊伍建設和檔案信息安全保障體系建設六個部分，這對全國檔案信息化建設提出了具體的要求，人事檔案信息化建設是檔案信息化建設中的重要組成部分，人事檔案信息化建設自此被指明了方向，全國人事檔案信息化管理實踐全面開展。
2014年人事檔案管理新規范及加強干部選拔任用工作監督等規定出臺。為當前人事制度改革以及檔案信息化建設打下了更加堅實的基礎。
2.人事檔案信息化建設的作用
人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，對單位考察和識別干部選拔優秀人才，加強機關單位干部隊伍建設，促進工作、監察、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計算機檢索系統中采用現代計算機網絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發展為智能檢索及網絡檢索，實現檔案信息傳遞網絡化。另外，人事檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效率。并且，與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。
隨著信息技術迅猛發展和廣泛應用，人事檔案信息化的重要性日益凸現出來。人事檔案事業的發展只有朝著信息化的發展目標邁進，才能改變人事檔案利用的種種局限，使人事檔案管理從封閉走向開放，實現人事檔案的現代化管理，也只有實現人事檔案信息化，才能不斷發揮人事檔案的價值，提高人事檔案工作的社會地位，實現人事檔案事業的跨越式發展。
二、在加強文檔一體化建設的基礎上加強人事檔案信息化管理
1.完善文檔一體化管理業務規范人事檔案管理信息系統的建設需要投入相當大的人力、物力、財力。鑒于系統建設是一項技術密集、資金密集、勞動密集的工作， 檔案管理部門要建立信息系統并非易事， 因此在系統設計過程中，要確保字段設定嚴格執行標準化和規范化，這是文檔一體化和資源共享的基礎，也是今后在網絡上進行數據交換的根本保證。從文書處理用紙、文件傳閱單，到立卷的卷皮、卷盒及各種裝具， 一律采用國家統一規格產品，同時要統一編號。
2.加強文檔一體化軟件的統籌規劃
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1 高校人事檔案信息化管理的重要性及基本內容
1.1 人事檔案信息化管理重要性
人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，高校人事檔案是人事部門對個人管理的重要憑證和開展各項工作的基礎，一般來說，高校對人員的考核調動等活動或者人才選拔和干部選拔都需要人事檔案作為基礎，人事檔案管理對高校師資隊伍的建設和教學、科研項目、黨政管理的開展都具有十分重大的作用。人事檔案管理實現網絡信息化具有重要意義，信息化可以使檔案管理從原始的手工方式轉變發展成為只能自動化檢索和管理。網絡信息化可以使高效人事檔案管理工作效率提高，使檔案更易于保存、查詢、修改、分類等，通過網絡信息化可以提高檔案利用率，降低檔案管理的成本。
1.2 人事檔案信息化管理基本內容
一般來說，檔案實現信息化需要遵從一定的程序和內容規范，高校人事檔案管理的信息化同樣需要遵從一定的內容規范。首先，需要根據人事信息建立一個花名冊，以花名冊為基礎建立建立一個人事檔案的框架。以院系為單位，每個院系編制獨立的編號，以下姓名依姓氏首字母為序。其次，在設置好的花名冊框架之下，逐個錄入人員信息，信息的內容包括編號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評定時間、參加工作時間及進入本單位時間、學歷情況等。再次，設置好紙質檔案之后，開始實現信息化，將紙質檔案的分類并依此按順序錄入系統。最后，高校人事檔案實現信息化之后，對于后期的管理，包括職務和工資等項目的變動，打開系統查詢后進行修改登記即可。
2 當下高校人事檔案信息化管理存在的問題與制約因素
信息化管理意識落后，且開發成果不多，社會影響力低。傳統意識得不到改變，人事檔案管理的信息化進程就會放慢。在人們的傳統意識里，人事檔案管理工作就是檔案的保存，很少意識到人事檔案潛在的巨大價值。另外高校領導層絕大多數處于中年期甚至年齡更大，他們較少接觸到網絡，多對網絡的認識不足，也導致高校人事檔案信息化程度不高。受限于高校規模、實力、觀念意識等客觀因素，大部分高校人事檔案信息資源的開發工作還處于一個較低的水平，開發成果少。
人事檔案內容信息量少，缺乏個性。目前高校人事檔案多千人一面，信息面單薄，缺少對個人的“德”、“能”、“勤”、“績”的記載。個人信息記錄不全面，多官方語言，不能客觀地反映個人的真實情況。
信息化程度不高，資源共享程度低。多數高校人事檔案管理部門主要采用手工檢索查閱，尤其是當前檔案管理人員的計算機知識和互聯網知識較為薄弱，信息化程度不高，即使有的檔案人員或多或少地了解一些計算機知識，但大多只會一些簡單的操作，對于信息化的復雜技術顯得力不從心，更談不上研究與開發，而先進的管理設備只是檔案管理達標和升級考核的擺設而已，沒有發揮其科學管理功能。
3 如何做好高校人事檔案信息化建設
（1） 提高人事檔案信息化管理的現代化意識。網絡信息化是個較新的概念，管理人員需要改變傳統意識，改變陳舊的局面，不斷吸取新觀念和知識，勇于進取。用全新的、開放的思維接受社會的發展和改變，將高效人事檔案工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變。
（2） 注重高校人事檔案的信息安全。通常來說，網絡信息技術為人事檔案管理提供了諸多便利，但是鑒于網絡技術的特點，同樣具有一定的危險性，比如信息安全等問題。信息安全隱患主要存在的問題有：新老版本的不兼容和不可識讀性、存儲材料的易損性、操作失誤、信息泄露丟失等。針對這些問題，一般需要從3個方面進行改善。① 在人事檔案的管理和調閱時，明確保密級別和用戶權限。② 保證數據安全，建立安全機制，進行專門的安全保密設計。③ 電子檔案的保存客觀環境需謹慎，在檔案變動前后及時做好備份。
（3） 有步驟、分重點地推薦高校人事檔案信息化建設。高校人事檔案信息化管理不是短期就可以完善的，所以實現檔案信息化需要有步驟、分重點地進行。首先，根據高校自身的特點和信息化實現程度，制訂與之相適應的具體分層分期實施方案。其次，確保網絡安全設施齊全后，搭建系統運行平臺，設置保密等級和用戶權限。再次，隨著人事的變動，逐漸積累檔案數據資源。最后，在確保信息正確安全的前提下，開放檔案共享信息。
（4） 加強高素質檔案管理人才的培養的途徑可以是高水平人才的引進，也可以是內部培訓，挖掘人才。① 對現有檔案管理人員進行培訓，選拔中青年、有潛力的管理人員進行培訓，切實提高其現代管理、信息技術和信息服務方面的素質和能力。② 引進急需的信息技術和信息化應用的專業人才，包括有工作經驗的社會人才和相關專業高層次人才。③ 整合IT行業的信息化人力資源，聘請專家、顧問幫助提供技術支持和人才培養。
主要參考文獻
[1] 王宜奮. 信息化背景下的高校人事檔案管理缺陷與對策[J]. 吉林教育，2010（7）.
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人事檔案是對個人經歷、出生、學歷、職稱、工資、考試及工作表現等諸多情況進行的記錄，是國家、組織、企事業單位必不可少的重要工具。這些歷史記錄以文字資料、表格及其他各種形式進行保存，與每一職工的切身利益息息相關，不僅可以作為人事管理的重要憑證，同時也是開展各項工作的基礎，在人事工作中具有不可或缺的重要意義。通過人事檔案可以實現對干部的識別和選拔，有利用加強干部隊伍建設。近年來，隨著社會和經濟的發展，人事檔案使用效率不斷增加，在這種情況下，傳統的人事檔案管理模式已越來越無法適應當前人事檔案發展的需要，所以加強人事檔案管理信息化建設具有十分重要的意義。
（二）有利于工作效率的提高
在傳統人事檔案管理工作中，其保存介質以紙質材料為主，材料收集、整理和利用都是管理人員通過手工操作來完成，不僅工作強度較大，而且效率較低。人事檔案管理信息化實現后，通過計算機來對每個人的信息進行管理，錄入電腦的信息進行可以反復的查閱和利用，信息檢索方便快捷。而且利用計算機來對人事檔案進行管理，可以直接利用計算來實現對信息的分類、提取、分析和加工。同時數字檔案更易于保存、查詢，不僅有效的提高檔案管理工作的效率，而且對檔案利用率的提高也具有非常重要的意義。
（三）人事檔案管理信息化是必然趨勢
在檔案行業發展過程中不難看出，信息化是檔案管理工作發展的必然趨勢和方向。通過對信息化技術的應用，從而確保人事檔案的信息更加準確、詳盡，可以更方便的實現對各類信息的編輯和管理，給存儲和檢索帶來了較大的便利，加快了資源共享的實現，有利于人事檔案管理工作效率及服務質量的提升。
二、人事檔案管理的信息化建設的策略
（一）加強對人事檔案管理的信息化意識
長期以來人事檔案工作都具有較強的封閉性，在信息化技術快速發展下，應加快檔案人員思想觀念的轉變，強化檔案管理的信息化意識，從而加快推動人事檔案信息化管理的實現。利用計算機來實現對人事檔案信息進行收集、整理、存儲和利用，確保檔案信息共享的實現。在人事檔案信息化建設過程中，電子檔案作為檔案信息化建設的重點內容，通過檔案信息化，可以更好的實現檔案信息資源的有效利用，可以更好的為人事部門提供更優質的服務。通過建設全面、便捷的人事檔案信息化管理模式，能夠更好的滿足當前人們對檔案的服務性需求。提高了檔案檢索的速度，而且檔案所包含的內容也進一步擴展，實現了無紙化閱檔。
（二）增強人事檔案信息化管理的安全保密工作
信息技術為檔案的管理提供了高效快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患，我們要正確運用好計算機的加密功能，對通過數據庫的數據根據使用權限進行系統的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系。認真搞好電子檔案的備份與維護工作，及時更新。要確保個人信息的真實、完整，不被竊取、泄露、隨意傳播和滅失，就要重視信息安全的技術保障。切實加強檔案工作的安全性研究，要正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系，確保檔案資料的安全完整。而且由于人事檔案具有高度保密性的特點，在設計管理信息系統時，要充分考慮其安全性與保密性。
（三）重視人事檔案管理信息化人才培養
隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業務素質上提出了更高的要求，管理人員要加強專業的學習，注重業務能力的培養，不斷拓寬自己的知識面，加強計算機及人事檔案管理軟件的學習，定期舉辦各類崗位培訓班，邀請專家、學者講學座談，及時了解現代科學和檔案學領域發展的新成果、新動態，更新檔案人員的知識結構，提高檔案工作人員的工作技能，促進檔案人員服務意識的增強。掌握現代信息管理技術，努力成為既熟悉檔案業務知識，又懂得計算機管理技術的雙重型人才。用科學的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳的工作效益。
（四）不斷健全人事檔案信息化的管理制度
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一、人事檔案電子信息化管理呈現的現狀
（一）現代化辦公設備欠缺。現階段，大多數的機關事業單位數字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規范，甚至有些機關人事單位檔案室存在堆積物的現象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴重的脫節。由于檔案的調閱和查訪沒有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設備的欠缺沒有讓人事檔案電子信息資源進行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源進行有效的利用。
（二）檔案檢索效率低。現在的人事檔案電子信息化管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有完全實現計算機的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質問題。人事檔案電子信息化管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業知識和技能，這樣可以有效地利用數字化檔案管理設備。但目前階段的老員工，對網絡化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關事業單位擁有了自己的信息化數字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，從而對信息化檔案管理無法順利進行。因此，機關人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識體系，提升自己的工作效率，達到電子信息化的檔案管理水準。
二、人事檔案電子信息化管理的對策
（一）創建電子信息化的數字檔案管理系統。網絡信息技術的發展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來檔案管理的發展趨勢。對于人事檔案電子信息化的管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內容比較多，因此，就需要人事單位建立一個高校的電子信息化管理系統。我們可以根據人事單位的實際情況，結合自身的優勢，創建電子信息化的數字檔案管理，把檔案、系統、光盤備份等進行相關的處理，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全，避免相關的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創建一個有利的環境，這有利于人事單位工作的順利進展。
（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網絡控制的電子信息化的檔案管理系統，我們要充分發揮其優勢，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對信息信息化的檔案管理進行系統性上的提升，還可以通過增加系統內部的儲存量，從而為人事資源的信息補充創造空間。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產品的結構和硬件的組成要依據嚴格的標準，這對電子信息化的人事檔案管理的系統的功能奠定了更新的基礎。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統的數據有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產品，這對系統的維護性能具有相當的優勢，對人事檔案電子信息化管理系統的重視，實現其在線升級的功能，可以使系統網絡具有開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統有了更強大的發揮空間，這有利于人事資源的高效利用。
（三）提升人事檔案管理人員的素質。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執行者和操作者，這對檔案管理工作的質量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質。例如，對老員工進行現代化設備的學習，針對電子信息化的檔案管理進行相關的培訓工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現代化設備知識的學習和操作水平，進而了解其工作現狀。此外，還可以建立相關的激勵機制，鼓勵檔案管理人員對自身素質進行提升，以保證工作的開展需求，從而實現人事檔案電子信息化管理從管理型向服務型邁進。
三、結束語
綜上所述，信息技術的發展，對人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術支持，這使人事檔案的管理打破了傳統的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢發展，這種管理方式順應了時代的趨勢，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質量，我們要不斷優化與創新電子信息化的人事檔案管理系統，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務于我們。
【參考文獻】
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1 當前醫院人事檔案信息化管理開展過程中出現的問題
在實施信息化檔案管理工作前制約人事檔案管理發展建設的因素主要來自以下三個方面。
1.1 信息量冗雜
醫護人員就業前背景調查檔案，工作履歷檔案，人事調配檔案，重大醫療事故檔案等等，龐大的信息量讓工作人員整理困難的同時，還極易在工作交接中造成信息丟失，導致信息不完整、信息不準確。此外信息量冗雜給需要查閱檔案信息的工作人員也造成很大的麻煩。首先是時間浪費，查閱檔案要去檔案室，去了檔案室后要找到不同科室的專屬檔案柜，然后再在檔案柜中翻找；其次是紙張浪費，工作人員和醫護人員的多次翻閱極易造成檔案資料磨損，甚至在不小心時會有撕破現象，檔案的重新記錄不僅造成人員勞動力浪費，還會造成紙張浪費。最后是勞動力浪費，工作人員記錄檔案，工作人員歸置檔案，工作人員重置、完善檔案等，特別死重置完善檔案，需要原先檔案的基礎上重置一份，是一項很大的工作量，造成工作人員勞動力的浪費。
1.2 管理人員工作不到位
人事檔案管理是一個枯燥、乏味的工作，工作人員必須整天跟資料打交道，并且大量時間都花費在查找和翻閱中。長期以來，很容易讓工作人員產生懈怠情緒和懶散態度。此外，很多管理人員和工作人員對檔案管理認識度不夠，很多工作人員沒有意識到檔案管理保密程度的重要性和檔案間接效益性能，只以為醫護人員和領導需要查閱資料時能夠翻閱出來，并保證資料的完整性就過關了，這種認識直接導致醫院人事檔案管理工作發展緩慢，跟現代化社會要求嚴重脫節。
1.3 檔案管理機制不健全
檔案管理機制不健全主要反映在檔案管理人員收集資料、歸檔資料被動，工作人員工作流程不細致，工作人員工作不規范，針對檔案管理工作人員獎懲制度不健全等四方面內容。管理人員工作量大，工作內容不容易具體劃分區域，工作流程單一以及領導對檔案管理重視度不高等多方面因素造成檔案管理機制不健全和工作人員實施過程敷衍等現象。
2 醫院人事檔案信息化管理工作開展的意義
2.1 有利于提高檔案管理工作人員工作效率
人事檔案信息化促使信息管理有傳統手工操作、翻閱和查找向自動化、智能化和網絡化轉變，能夠幫助工作人員快速搜索信息、查閱信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了傳統手工速度慢、正確率低、歸置繁瑣等特征。效能最為顯著的性能之一—資源共享極大方便了不同部門之間的資源傳遞，節省了大量的時間、物力和財力。為工作人員提升本身技術素質和服務素質提供了可能性。
2.2 有利于保護人事紙質檔案
人事紙質原發檔案的作用是不言而喻的。它的客觀性和難更改性特征賦予了它必須存在特性。人事檔案信息化管理可在計算機批下專欄專門放置醫護人員原發資料。在需要查閱原發資料時首先查閱計算機記錄原發資料，在出現疑問和不確定的情況下再翻閱紙質原發檔案資料，降低紙質檔案翻閱次數，可在一定程度上保護原發紙質檔案。
2.3 有利于完善檔案管理建設
檔案管理建設主要包括人力建設、制度建設、設施建設三方面內容。人事檔案信息化大量引進計算機設施，在一定程度上跟進了社會設施發展程度；對于人力建設，又分為人力資源分配建設和人力綜合素質建設兩方面內容，信息化檔案管理可有效降低人力資源浪費，提升人力資源效率，為工作人員提升綜合素質提供了時間保證，而隨著工作人員綜合素質的提高，對于人力資源的劃分則又提供了技術保障；制度建設分為獎懲制度、工作流程制度、行為規范制度三種。隨著工作人員工作內容的具體劃分，獎懲制度的界限相對于傳統工作模式要好劃分很多，獎懲守則也要詳細很多，根據不同的工作任務和工作難易程度劃分獎懲等級，簡單明了、爭議度降低，還能增加工作人員的積極性。行為規范制度是對工作人員的日常工作行為提供行為標準，防治工作人員工作效率低、工作任務不明現象發生。
2.4 有利于增加管理人員工作積極性
檔案管理信息化在提升工作人員綜合素質，降低人員浪費的同時，還可有效增加管理人員工作積極性。原因在于信息化管理擴大了信息搜索實現內涵，實現了信息分析強化，確保了人盡其才，人盡其用。可以說是提升了工作人員工作效率，降低了工作人員勞動強度，增加了工作人員的技術競爭力，加強了工作本身的挑戰度和誘惑力，從而增加了管理人員和工作人員的工作積極性。
2.5 有利于醫院人才的管理和利用
當前醫院人才的流動量大，通過醫院人事檔案信息化管理，大大的提高人力資源部對人才情況的及時掌握，有利于對人才的及時評價、利用，從而調動人才工作積極性，推動醫院業務技術的快速發展。
3 醫院人事檔案信息化管理工作具體實施策略
3.1 吸取新時期計算機應用人才
在新時期招收檔案管理工作人員時，將計算機應用技術作為衡量錄用人才標準之一。此方式不僅可逐步收納新世紀計算機應用人才，進而提升檔案管理人員計算機應用整體素質，還間接為醫院收納了計算機應用導師，尋找到了針對檔案管理部門管理人員的計算機培訓人才，幫助醫院對現任管理人員做計算機應用培訓。我院可將檔案管理人員做前輩和后輩劃分，實行互相課堂培訓，前輩教導后背檔案管理要點，后輩教導前輩常見計算機應用方式。
3.2 計算機整理檔案信息
醫院派出一批專業人員通過使用計算機技術對檔案信息進行加工、整理、歸納、傳遞和存貯。存貯好檔案信息后，在對其進行保密設施建立，加強信息保密管理（諸如增加人事信息保障系統，人員查閱保障系統等），可有效提升檔案信息保密度。
3.3 提高領導和管理人員對檔案管理認識
在增加工作人員技術素質的同時，還應提高領導和管理人員對檔案的管理認識。檔案管理認識包括制度認識、保密認識、效能認識、和其他管理制度的聯系認識等。對檔案管理的認識度決定其發展方向和發展目標，正確的檔案管理認識是加強檔案管理建設的基礎，也是提升管理人員綜合素質需要。
4 結束語
總的來說，信息化管理的實施能夠確保人事檔案資源得到充分應用，同時也能夠有效提升醫護人員的工作效率，對于醫院的發展具有關鍵的推動意義，是未來醫院人事檔案管理的重要開展方向。
參考文獻
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人事檔案；信息化管理；對策
企業在人事管理活動中，會產生人事檔案。人事檔案內容主要包括個人的學歷、工作經歷、獲得獎項以及工作績效等，多以個人的姓名為檔案名稱。人事檔案是企業事業單位進行人力資源管理的重要資源，是國家檔案完整性的必要基礎。檔案管理具有重要的作用，在信息時代背景下，信息技術在人事檔案管理中的應用，能夠提高資源管理的有效性，因此，信息化管理得到了有效的應用與發展。
一、人事檔案信息化管理的作用
（一）促進檔案信息時效性的提高，推動制度的革新。
在傳統的人事管理工作中，多采用實體管理方式，這種方式在信息的搜集以及整理上比較困難，后期的檔案編排管理也需要人工完成。而人事檔案管理的信息化，能夠顯著提高檔案管理的質量水平和工作時效性，能夠推動企事業單位人事制度的不斷改革，首先是從思想層面更新員工的理念，在人才選拔工作中有效應用信息技術，能夠明顯提高選拔的效率。同時，在考核機制中有效應用信息技術，能夠不斷提高人力資源的管理水平，提高人才創新積極性。通過實時性的信息更新，能夠實現對員工的有效監督，進而有助于改善員工的工作積極性。
（二）不斷改善紙質檔案的保護水平，提高資源利用率。
人事檔案是企事業單位中應用比較多的一種檔案形式，在員工考核、人事調動等環節中具有重要的應用作用。人事檔案的信息化管理為用人單位提供了有效的查詢途徑，能夠不斷改善人事檔案管理水平，同時可以有效減少紙質檔案所面臨的損壞。信息化管理提供了一個有效的查詢方式，可以從數據庫中很快查詢到所需要信息，進而能夠提高工作的效率，降低資源的管理成本，提高資源的利用率。
二、信息化管理在人事檔案存在的挑戰
（一）基礎設施配備不完善。
人事檔案的信息化管理，能夠顯著提高人事檔案的管理水平，需要高水平的信息技術作支持，因此，需要完善的基礎設施配備。部分單位檔案信息化管理的基礎設施配備，存在嚴重不足，功能種類比較匱乏，嚴重制約著信息化管理水平的發展。
（二）未形成有效的監督制度。
在不少企事業單位中，尚未建立起有效的監督制度，未形成有效的認識，在人事檔案信息化管理工作實施中，出現不少差錯，不利于工作的有效實施。部分檔案管理人員并未認識到人事檔案信息化管理的重要性，也沒有合理運用法律監督等方式，提高檔案管理的安全性，使得實際的檔案管理監管工作中存在有阻礙作用。
（三）數據庫建設不完善。
部分企事業單位的人事檔案信息數據庫建設不完善，由于不了解認識檔案信息數據庫建設的具體內容，因此在數據庫的具體建設中，數據信息的完整性比較低，或者信息數據的后期維護工作存在差錯等問題時有發生。同時，信息數據庫的建設中還有不少安全風險，例如計算機病毒、網絡黑客等多種網絡風險，未形成有效的風險防范機制。
（四）檔案管理存在重錄入輕管理現象。
在人事檔案的信息化管理中，常常會出現重錄入輕管理現象，數據管理普遍流于形式，未能及時發現問題、解決問題，導致信息數據存在更新不及時、不準確等現象。另外檔案管理人員的專業素質水平直接影響到檔案信息化管理的正確實施與否，不少檔案管理人員缺少必要的專業知識，不具備所需的計算機操作技術，不利于人事檔案信息化管理的有效實施。
三、人事檔案信息化管理的改善對策
（一）完善基礎設施的建設。
在企事業單位中，管理者應該重視人事檔案管理工作，加大對基礎設施的建設水平。基礎設施的完善程度是信息化管理實施的必要前提，同時也是基本的技術載體，企事業單位應該在加大基礎設施建設力度的同時，不斷促進基礎設施的維護，同時不斷促進檔案信息化管理的優化。
（二）建設完善的數據管理系統。
在利用信息技術的基礎上，有效應用信息技術的優勢，構建出完善的檔案信息數據管理系統，同時利用網絡技術實現對數據管理系統的實時監測與維護，不斷促進數據管理系統的優化。企事業單位應該針對人事檔案進行分類處理，并根據信息內容進行主題分組，以便提高檔案信息的及時處理速度。
（三）推進數據庫建設水平。
在人事檔案的數據庫建設中，應該保證人事檔案內容的完整性基礎上，構建內部檔案信息管理平臺。通過對相關設備穩定程度以及性能的實時監測，促進數據庫建設水平的提高，進而不斷優化數據庫建設，構建出高效的數據庫服務系統，提供多種人事檔案管理功能。
（四）提高檔案管理人員的素質水平。
采用多種培訓方式，不斷促進管理人員素質水平的提高。企事業單位應該積極舉行相關的培訓活動，同時針對培訓效果，制定相應的考核機制，提高企事業檔案管理人員的培訓積極性。企事業單位的檔案管理人員應該樹立起正確的檔案管理意識，培養專業素質，提高自身的管理水平。
四、結束語
信息技術在各個領域得到了廣泛的應用，對人們的生活方式造成了較大的影響。事業單位的人事管理不斷向信息化管理推進，提高了檔案管理的質量水平，具有重要的應用價值，相關人士應該積極探索有效改進策略，不斷促進檔案信息化管理水平的提高。
作者：鐘明娟 單位：山東省高密市社會保險事業管理中心
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二、人事檔案信息化管理現狀
隨著數字化、網絡一體化的發展，檔案管理也逐漸步入了數字化管理時代。為了促進檔案信息化管理的發展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規范》，并制定了電子文件研究項目。上海市的檔案多媒體全文數據庫管理系統和深圳市的數字檔案館系統工程的研究與開發項目都是我國發展檔案數字化建設的里程碑。
由于我國信息資源數字化的技術不高，在人事檔案的信息化建設過程中沒有統一的標準進行規范，使得我國不能很好的開展檔案數字化建設。鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入是當下我國信息化建設的兩個重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點，而光學字符識別掃描輸入則是受干擾性較強、圖像質量偏低等缺點。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實踐推廣。
為了學習國外先進的經驗，更好的建設屬于我國的檔案數據化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數字化研究與發展”的學術報告，推動我國檔案信息化、數據化建設。目前我國數據檔案館的研究比較多，而對于檔案數字化建設的原則問題等研究較少，無法形成系統性的研究。
我國在上海、深圳、北京等一線城市進行了檔案管理數字化的試點工作，鼓勵企業和科研機構積極開發數字化檔案管理的工具，將文書檔案轉為文檔，并以數字形式進行歸檔和存儲，其中世紀科怡的檔案管理系統、索易文檔影像管理系統等都是較為成功的數字化檔案管理工具。鑒于目前的數字化檔案管理技術水平，檔案管理數字化系統一般通過圖像的方式將檔案進行存儲和歸檔，既可以利用現有檔案，又可以為今后技?g提高時的檔案文本轉換提供了基礎。目前國內在信息資料的數據化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網、萬方數據、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。
三、人事檔案信息化管理中存在的問題
1.人事檔案信息化建設缺乏總體規劃
人事檔案信息化建設宏觀規劃一般是指由國家、省、市等完成的有關人事檔案信息化建設的規劃，人事檔案信息化建設微觀規劃則指的是有企業、機關等進行的人事檔案信息化建設規劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設的總體規劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實到實踐中。例如我國公務員系統的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規劃的不足使得人事檔案處于自流狀態。
2.標準化、規范化工作有待提高
我國目前執行的人事檔案管理條例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時代的發展和進步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設，雖然很多的省市也對人事檔案信息化進行了管理，但是由于沒有統一的標準和規范，只能著眼于某一個單位或是專業心態，嚴重制約了我國人事檔案信息化管理的發展。
3.信息化程度不高，資源共享程度不夠
我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計算機技術水平偏低，只能進行一些簡單的操作，不能應對復雜的技術操作，更不要說進行人事檔案信息化管理的研發和創新了。我國傳統的人事檔案管理一般以業務進行劃分科室的職能，每個科室負責單獨的部分，這種方式可以明確責任的分工卻造成了人事部門內的信息分散，不能夠實現信息的及時共享，限制了信息的流通，造成了時間和資源的浪費。
4.人事檔案保密和安全受到挑戰
人事檔案信息化管理是現代檔案管理發展的必然趨勢，是檔案管理發展和進步的關鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設取得了初步的成效，比如辦公局域網、業務運行網等各種計算機應用系統的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計算機完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對人事檔案的安全性也產生了極大的威脅，網絡安全問題一直是網絡發展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網絡的癱瘓。人事檔案信息化的網絡安全問題一般包含內部網絡物理安全問題、內部網絡結構的安全問題、內部網絡系統應用安全問題三種。
5.信息化人才隊伍建設滯后
隨著人事檔案信息化管理的發展，檔案管理對管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，還要具備極高的信息化技術。由于我國檔案管理人員的整體素質偏低，雖然檔案部做了人才引進，但是計算機高技術人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設問題主要包含以下三個主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業人才嚴重欠缺、全員信息化素質有待提高。如果檔案信息化人才隊伍建設的問題不能夠很好的解決將嚴重阻礙我國人事檔案信息化的發展和進步。
四、促進人事檔案管理信息化的方法和對策
1.建立社會化開放式管理新模式
檔案隨著人的變動而變動是目前我國人事檔案的管理制度，每個人的檔案都是唯一的，且會伴隨人的一生。雖然這傳統的人事檔案管理有其優點，但是隨著時代的發展和進步，這種檔案管理制度已經不能適應我國人事檔案的管理需求。當今社會上，人才不再是屬于某一個地區或是單位，而是屬于全社會的，人才的流動以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個人的流動和自由為基礎，實現檔案關系和勞動關系的分離、人事檔案的社會化管理、人力資源的最優組合。開放式人事檔案管理的發展，使得人事檔案信息化管理更加完善。
2.建立人事檔案信息數據庫
鑒于人事檔案信息化管理的復雜性，人事檔案管理系統需要更加的科學、高效和先進。首先，需要加強基礎設施建設現代化，基礎設施是建立人事檔案信息數據庫的前提，先進設備的引進可以提高檔案系統數據的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數據庫，數據庫的建立需要有統一的標準來實現不同區域和專業的人力資源工程，數據庫內容包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時間、工作時間、從教時間、畢業院校、等信息。數據庫的建立不僅提高了數據的利用效率，?可以減少重復性操作，使得結構更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規，安全保密問題是建立人事檔案信息數據庫的重中之重，建立相應的法律法規可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。
3.形成全網絡化管理
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只有堅持人事檔案信息化管理,服從和服務于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業務處理提供及時、有效、準確的信息服務;才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進辦公自動化、實現信息共享和知識管理,提供先進的技術、手段和方法。
1 醫院人事檔案信息化建設的優點
(1)傳統的醫院人事檔案管理模式,往往會在檔案利用中出現“死檔案”的現象,也就是我們在利用檔案的時候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時卻因為檢索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理醫院的人事檔案就不同了,由于計算機的運算速度快,存儲信息量大、計算精度高,可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來,節省時間,提高工作效益,對數據查詢又快又準。
(2)利用計算機管理醫院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。
(3)利用計算機管理醫院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上,大大節省了資源。按傳統的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2 醫院人事檔案信息數據化
人事檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等組成。而其中系統設置和數據維護是關鍵。因此,首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統,利用計算機管理醫院人事檔案。可以實現醫院人事檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式,由磁介質交換轉變為網上傳輸,逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換,實現資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據,運用信息維護系統,將人事檔案的信息錄入微機,建立完整、準確的全國醫院人事檔案信息通用數據庫。我們知道檔案數據庫是個動態變化的過程,要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數據,確保信息的準確、真實。為了查詢的便捷,可以將信息數據庫進行分類,盡力爭取人事檔案的數據化。我們不定式可以按信息數據庫的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數據。通過數據庫建設進行人員信息的查詢、統計、整理、分析等,改變了過去傳統的手工和理,向信息現代化管理方式轉變,大大的提高了醫院人事檔案利用工作的效率和質量,為利用者提供信息服務。檔案信息化建設是醫療事業管理及辦公標準化、規范化、系統化、自動化得以實現的基礎。實現檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復勞動,節省大量人力和時間,以進行企業檔案信息資源的開發工作,提高檔案的現代化管理水平。加強醫院人事檔案信息化建設,推進人事檔案現代化管理水平管理,是我國社會主義現代化的需要,是信息化時代的需要,因此,檔案信息化建設是基療事業發展的必由之路。
3 健全與完善醫院人事檔案信息管理系統
信息化是當今經濟和社會發展的大趨勢,醫院人事檔案部門也要積極創造條件,利用檔案信息資源,為醫院各項工作理好地服務。建立健全人事檔案管理系統主要從以下幾個方面去思考:
(1)建立一個高標準的人事檔案信息管理系統,必需選用一套科學的、合理的軟件系統。
現在研究系統開發的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學合理的人事檔案信息系統,才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。
(2)強化領導的現代化意識,加大對檔案管理工作的投入實現人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作。
各級領導一定要提高認識,加強對此項工作的領導和大力支持,充分認識建立人事檔案信息系統建設的目的就在于不斷促進管理的科學化和現代化,并且對此項工作高度重視,千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創造有利條件,保證人事檔案信息現代化建設工作健康順利的發展。
(3)加強學習,建立一支高素質人事檔案管理隊伍
要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質檔案管理人員作保證。因此,加強對檔案管理人員政治素質和業務素質的培訓,提高管理水平有工作能力,認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識,掌握現代信息管理技術,努力使自己成為既熟悉檔案業務知識,又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才,熟悉醫院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強自身素質的培養,要努力學理論、學業務、學技術,以適應醫院建設和發展的需要。
(4)重視人事檔案信息系統的維護。
人事檔案信息系統是一個動態的系統,需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統發揮最大作用,那么對其核心部分的數據庫建設必須做到:
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一、高校的領導和檔案管理人員要轉變和更新觀念。一方面，學校領導要重視人事檔案工作，加大投入，為人事檔案信息化管理提供財力支持。另一方面，檔案管理人員要樹立人事檔案信息服務意識，主動、及時地為學校的各項工作提供優質服務，學習和研究現代化管理技術，適應人事檔案信息化管理的需要。
二、政府和立法機構要修改和完善人事檔案管理制度。人事檔案信息化建設，需要健全的規章制度和相應的法律保護，因此，要加強法律法規和規章制度的建設。人事檔案管理工作的特殊性決定了法律法規的重要性。高校相關部門必須及時按照國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》，根據社會和學校的改革發展對人事檔案管理工作的需求，結合自身工作的需要和特點制定人事檔案工作發展規劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案管理工作有章可循，科學規范。
三、開展人事檔案信息的數據化，要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理高校人事檔案，實現人事檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式由磁介質交換轉變為網上傳輸，逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。依靠計算機系統強大的存儲、檢索、匯總、統計等功能，我們可以將人事檔案中關鍵的信息作為數據錄入計算機中，通過成熟的檔案管理軟件實現數據的存儲、檢索和分析。隨著條件的成熟，我們可以利用網絡技術，開發出具有B/S架構的檔案管理系統，對整個學校的人事檔案進行系統、統一的管理。各類管理人員只須維護好與自己工作對應的部分人事檔案信息，統一存儲在服務器上提供全校范圍內的信息利用。要以檔案的原始材料為依據，信息錄入要完整、準確，培養時時更新意識，要派專門檔案管理人員及時對數據庫進行更新和核準。運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的人事檔案信息數據庫。同時，高校要采取積極有效的措施，構建通信穩定、數據傳輸快速、可靠性高的校園局域網，建立人事檔案信息網絡；保證計算機硬件及軟件系統的更新換代。
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二、傳統人事檔案管理概述
1.基礎工作管理淺述
通過調查我們能夠發現，大部分企業人事部門在進行傳統檔案的基礎工作時，主要存在三個問題，一個是：“偏”，這里所說的“偏”是指人事檔案中涉及到領導者組織能力以及實際的業績比較少，反而更多的側重干部的歷史狀況。第二個問題是：“老”，也就是說檔案中歷史問題反應的比較多，但是對實際的情況的分析比較少。另外一些干部在最近一段時間的思想動態、學術水平等涉及的比較少，這就會導致相關的工作人員不能充分的了解干部的發展情況，不具有時效性。還有一個問題是“假”，就是說一些工作人員在記錄檔案的時候，隨意的捏造事件，這些事件沒有經驗認證，造成檔案的真實性受到很大影響。
2.傳統人事檔案分類工作淺述
盡管在1990年我國的政府就已經對檔案進行了明確的分類，但是部分企業在對檔案進行分類的時候并沒有嚴格的按照這個分類進行，這就造成相關的工作人員對檔案進行整理或者是使用的時候不是十分便捷。另外，在過去的一段時間中，相關工作人員受到陳舊觀念以及人力、物力、財力的制約，對人事檔案進行管理的時候主要使用的方式就是記錄紙版檔案信息，由于這個工作是完全由人力完成的，因此如果有人要想使用檔案，在尋找和翻閱的時候都要親力親為，不僅耗費的時間和人力比較多，具有的效率也不高，最重要的是查詢檔案的準確度得不到保證，所以說改善傳統的人事檔案管理已經成為當前社會的發展趨勢。
三、人事檔案信息化管理存在的優勢
1.對信息進行輸入的時候更加便捷
使用信息化技術對人事檔案進行管理的時候，能夠在很大程度上減少人們的勞動。在這種情況下如果委員會中出現人事調動，相關的人事檔案記錄人員使用計算機就能實現人員的登記管理。這種方式不僅記錄的比較及時，還能使檔案的準確性得到充分的保證，在很大程度上避免了傳統檔案管理中缺檔斷檔的現象。
2.使用信息化對人事檔案進行管理能夠實現搜索功能
使用信息化的方式對人事檔案進行管理便于工作人員對其進行搜索，員工對其進行管理的時候就會更加便捷。另外，如果委員會中的干部要對委員會成員進行人事處理，就能通過計算機對每一個成員的能力進行了解，進而制定出適合員工發展的培訓計劃以及工作內容，讓委員會中的人員配置更加的合理。其工作效率也能得到充分的保?C。
3.信息化管理具有一定的保密功能
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（一）人檔捆綁管理模式
是“計劃經濟時期”的管理模式。所有從業人員均為“單位人”，由詳細記錄每個人從業情況構成其人事檔案主體；由所在單位人事部門管理；實行一人一檔制度，人員流動以檔案流動先行；檔案決定從業人員的可流動性、身份及“待遇”。
（二）人檔靈活管理模式
是“經濟轉型前期”的管理模式。針對民營企業、外資企業的出現，從業人員的流動性增加，出現了“臨時工”人事檔案，只記錄個人部分情況；在不同單位有不同的檔案，出現一人多檔的“特例”。
（三）人檔分離管理模式
是“經濟轉型期”模式，采用聘任制，人事檔案由人才交流中心托管，人檔分離管理。雖然不同時期有不同的管理模式，起到了相應的管理作用，但隨著我國改革開放的深入發展，更需要適應于經濟發展的、新的人事檔案管理模式，即信息化管理模式。
二、人事檔案管理工作的現狀分析
現代醫學技術的發展突飛猛進，與之相對應的醫院內涵建設得到了無限延伸與發展，硬件設施、軟件服務、人才梯隊、文化建設、人文關懷、歷史傳承等無不面面俱到。相反，由于人事檔案不能在短時期內體現出價值，不能直接為醫院帶來經濟效益，因此領導重視不夠，特別是在管理方式、科學管理水平、規范化及利用率、人性化管理等方面，導致管理工作嚴重滯后，成為了所有醫院的普遍現象。而由于人事檔案管理落后，導致人事檔案信息不能很好地為醫院建設所利用，對醫院人才建設帶來的隱性負面影響也越來越突出，主要表現為以下幾點：
（一）檔案的規章制度不夠完善
醫院人事檔案管理制度不健全，是各大醫院普遍存在的現象。在醫院檔案信息化建設的過程中發現“有檔無人，有人無檔”的現象比比皆是。而且，由于醫院檔案管理模式過分的強調保密性原則，人事檔案的查詢、調遣門檻高，利用僅僅局限于政審、調資、年終考核、辦理退休幾個方面，對于人事檔案的利用率極低，這樣的管理模式也使得人事檔案信息化建設步履維艱。
（二）人事檔案管理方式比較落后
長期以來，有關人事檔案信息基本基于紙質檔案的建立與歸檔管理，沒有儲存電子文檔。即使配備計算機，但一般僅用于目錄的存儲與檢索，做一些簡單的利用，信息存儲量少，實用性較差。此外，由于在檔案信息特別是個人檔案信息的利用上，主要依靠紙質檔案的歸檔和查閱，因而利用效率尤顯低下。大量的紙質文檔，不僅給保存帶來不便，也增加了因查閱而出現失散的可能。
（三）資料信息收集不及時、不全面，檔案資料不完整
在日常工作中醫院每年都有晉升專業技術職稱、學歷繼續教育、調整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫院多個部門，材料時間不一，收集難度較大，因此，人事資料信息收集往往不夠及時，不夠全面，從而導致人事檔案資料不夠完整。
（四）檔案資料利用度不夠，社會利用效率低
醫院的人事檔案資料是醫院廣大醫務、科研和管理人員長期從事實踐活動的結果，但目前對檔案資料的使用價值重視不夠，對檔案如何為醫院的醫療、科研、管理服務的目的不明確，人事檔案資料利用領域比較狹小，多數檔案僅具保存價值，不能很好地發揮檔案信息資源服務于社會。
三、人事檔案信息化管理的必要性
（一）有利于人事檔案資料的充分利用
人事檔案完整的記錄了個人的學習經歷、工作經歷和職稱等相關信息，是人事部門決定聘用、職稱評審及人員調動的重要依據。加強醫院人事檔案信息化管理建設，有利于迅速查閱員工相關信息，為醫院制定合理人才規劃，實施績效管理和組織員工培訓等提供科學依據，最大限度的實現人事檔案資料價值。
（二）有利于提高檔案管理工作的效率
醫院人事檔案數量多，信息量大，通過引進專門的醫院人事檔案管理軟件，建立完善的數據庫，不僅有利于醫院人事檔案的信息化管理，而且有利于醫院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的數據庫對信息進行交叉查詢、統計和分析，節省翻閱紙質檔案的時間，提高檔案管理人員的工作效率。
（三）有利于對原始檔案資料的保護
傳統的博物館式的紙質檔案的管理方式，在人員檔案資料查詢時，需要翻閱原始的紙質檔案，不僅工作量大，查詢時間長，而且不利于原始檔案的保管，加快醫院人事檔案的信息化管理，可以減少對紙質檔案的翻閱，降低因人為操作不當對紙質檔案原件損害的幾率，延長紙質檔案的使用壽命。
（四）檔案信息儲存更全面、及時
快速建立醫院人事檔案信息資源數據庫，除了要加大數據庫信息完整、準確，提高數據庫的查全率和查準率；還要及時修改補充信息數據庫，確保數據庫信息更加全面和具體。以往的人事檔案提取需要耗時耗力地在檔案室進行查找。信息化資源就避免了這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。
四、人事檔案信息化管理的方法
（一）建立長期有效的信息化系統的管理制度
要保障人事檔案信息化系統運行的安全、規范，必須在人事檔案原有的規章制度上建立信息系統的規章制度，只有在這樣的制度約束下進行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開展。可制定信息系統科學的用戶權限使用制度，系統的維護要經常和定期的對系統進行維護和升級更新，平時也要有定期備份數據庫，做到有備無患。
（二）強化培訓，提高對人事檔案管理信息化的認識
單位應鼓勵檔案管理工作人員積極參加檔案相關管理部門組織的檔案和檔案信息系統的相關培訓，應組織與人事檔案材料收集密切相關科室和個人學習宣傳貫徹《檔案法》，平時應通過海報、網絡等形式及時傳達最新的檔案資訊，這樣干部職工檔案意識就會自然而然的增強，檔案資料收集率也得到提高，人事檔案管理人員在收到齊全檔案材料的同時也可以及時更新和維護信息系統的數據，從而使得人事檔案信息系統能及時主動地為醫院的人事、科研、教學等各項工作服務。
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1醫院人事檔案管理信息化建設的重要意義
1.1促進了工作效率的有效提升。信息化管理對于醫院人事檔案工作效率的提升有著十分積極的作用。以往翻箱倒柜找人事檔案的方式較為麻煩，且需要耗費很多的時間和人力。而信息化的人事檔案管理有著智能化、自動化的優勢，工作人員能夠以最短的時間搜索到符合標準的人選，節約了大量的工作時間[2]。比如工作人員可以利用電腦，通過檢索醫護人員的姓名、科室、職稱等。此外通過計算機，還能快速生成所需的數據表格與統計報表，根據具體的要求進行打印，同時也大大降低了出錯率[3]。信息化的醫院人事管理方式，也使員工資料的更新方式變得更加便捷，為保障人事工作的時效性以及準確性提供了有效的保證。1.2有利于紙質人事檔案的保護。醫院人事檔案有著十分重要的作用，但由于紙質檔案存在著難更改等客觀性的特征，這就意味著信息化檔案是必須存在[4]。信息化的人事檔案管理，可以通過電腦開辟專欄，將醫護人員原發檔案進行存檔，在需要的時候，首先通過電腦查詢原發檔案，遇到不確定的地方或者存在問題的地方，再去翻閱紙質人事原發檔案，這樣就大大減少了翻閱紙質檔案的幾率，在很大程度上保護了紙質檔案[5]。此外，通過計算機，可以保存大量的人事檔案資料，減輕了紙張浪費的問題，節約了大量的資源。此外，信息化的人事檔案管理，能夠充分借助網絡優勢，通過電子郵件形式傳輸相關的公務文件以及人事信息，推動醫院人事管理工作朝著規范化、現代化、智能化的方向發展。1.3有利于調動人事檔案工作人員的積極性。信息化的人事檔案管理能夠促進工作人員綜合能力的有效提升，激發工作人員的積極性。信息化的人事檔案管理能夠強化信息分析，有效提升了信息搜索的實現內涵，達到了人盡其才的目的[6]。信息化的人事檔案管理減少了工作人員的工作量，提高了人事檔案管理效率，同時也提升了檔案管理人員的綜合能力，給這項工作注入了新的活力，從而將檔案管理人員的工作熱情充分地激發了出來。
2醫院人事檔案管理目前存在的問題
2.1信息較為繁冗。醫院人事檔案涉及的內容極為廣泛，包括醫護人員個人資料檔案、工作經歷檔案以及人事調配等，這些檔案的信息量巨大，無形中增加了工作人員的工作量以及工作難度。由于人事檔案資料較多，因而在進行工作交接的時候，稍不留神就會導致丟失資料的問題，對信息的準確性與完整性產生了很大的影響[7]。繁冗的人事檔案資料給工作人員增加了很多的負擔。首先是浪費了大量的時間，檔案查閱需要前往檔案室，找到相應科室的檔案柜之后，還需要在大量的檔案中翻找自己所需的資料。其次是造成了紙張浪費的問題，經過多次翻閱之后，人事檔案很容易出現破損的問題，如果進行重新記錄，勢必需要消耗大量的紙張。最后是造成了勞動力浪費的問題，工作人員需要進行檔案的記錄、歸檔、完善以及重置，尤其是檔案的完善和重置，需要以原有檔案為基礎，再重置一份，因而耗費了大量的勞動力。2.2工作人員管理不到位。人事檔案的管理較為乏味枯燥，工作人員通常每天都需要重復同樣的工作，且需要花費大量的時間進行檔案的翻閱和查找。長此以往，工作人員很容易產生懈怠的情緒[8]。除此之外，還有一些工作人員還沒有認識到人事檔案管理工作的重要性，只是簡單地認為自己的工作就是在領導和醫護人員需要的時候，能夠及時將完整的資料找出來就足夠了，這種錯誤的認識對醫院人事檔案管理工作產生了較大的影響，同時也很難滿足社會發展的要求。2.3缺乏完善的人事檔案管理制度。不完善的檔案管理制度主要體現為，工作人員在進行檔案的收集和歸檔時較為被動，工作程序不夠細致，沒有按照相關的標準開展各項工作。管理人員需要負責很多工作，很難對其工作內容進行具體的劃分，同時管理者不重視人事檔案管理工作，也是一個非常重要的影響因素，這些都是導致人事檔案管理制度不完善的重要因素[9]。
3醫院人事檔案信息化管理的措施
3.1管理者要高度重視人事檔案管理工作。醫院的管理者要對醫院的人事檔案管理工作的信息化建設引起高度的重視，對人事檔案信息化管理的重要性有一個全面、深入的認識，使信息化在人事檔案管理中能夠充分發揮其優勢作用，通過多種方式創造有利的條件，促進醫院人事檔案信息化建設水平的全面提升，為醫院人事檔案管理工作的順利有序開展奠定良好的基礎[10]。3.2引進高素質計算機應用人才。醫院在招募人事檔案管理人員的過程中，應以計算機應用能力作為人才錄用的一個標準[11]。通過這種招聘方式，不僅能夠吸引更多高素質的計算機應用人才，同時對于檔案管理工作人員計算機整體應用能力的提升，也有著十分積極的意義，也為醫院收納了更多的計算機應用導師，找到了檔案管理部門管理人員的計算機培訓人才，這樣醫院的檔案管理人員就能得到更加專業的培訓，有效地提升了工作人員的專業素質。3.3積極應用現代化的人事檔案管理系統醫院應自上而下統一建立一套數據庫，以便各部門能夠共享各種資源信息。信息化的人事檔案管理系統，可以為醫院人事檔案資料的準確性與完整性提供有效的保障，推進醫院人事檔案信息化建設的進程[12]。3.4加強人事檔案信息化系統的維護。要確保人事管理檔案數據庫中信息的真實性，醫護人員的資料要符合實際情況。同時還要及時更新人事檔案的信息資料。人事檔案信息化系統涵蓋了很多方面的內容，包括醫護人員的個人資料、工作履歷以及醫院的實際情況等信息，工作人員必須對這些資料進行備份，并配備最先進的硬件設備，對數據庫的安全進行隨時維護，避免人事檔案信息化系統遭受攻擊而造成數據泄露的問題[13]。此外，還要將人事檔案的保密工作做好。3.5強化人事檔案管理人員的知識與技能培訓。強化人事檔案管理工作人員的業務培訓，為其提供進修學習的平臺和機會，同時還要積極引導人事檔案管理人員進行主動的學習，強化其自主學習的意識，以此促進工作人員專業能力的不斷提升。此外，還應強化人事檔案管理人員的思想認識，使其樹立正確的思想觀念，始終保持良好的信息化工作狀態，從而更好地適應醫院人事檔案管理工作的發展需要，努力打造一支專業的信息化人事檔案管理隊伍。
