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人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。

1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的

不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案

管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。

2醫院人事檔案管理的設想

隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。

2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫院

人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。

2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源

干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

2.3.1建立衛生技術人員業務檔案建立衛生技術

人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。

2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式

管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理

系統建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。

2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔

案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

2，5加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金

投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。

人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績。總之，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫院的戰略規劃，認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。

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人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。

1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的

不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案

管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。

2醫院人事檔案管理的設想

隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。

2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫院

人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。

2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源

干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

2.3.1建立衛生技術人員業務檔案建立衛生技術

人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。

2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式

管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理

系統建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。

2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔

案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

2，5加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金

投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。

人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績。總之，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫院的戰略規劃，認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。

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1拓寬了人事管理工作的渠道

人事檔案是組織人事部「]在工作生活中形成的，記載和反映個人經歷、德才表現等情況，以個人為單位集中整理保存起來供備查使用的文件材料。隨著改革開放、社會主義市場經濟的發展，人們越來越認識到，人才是最活躍、最有價值的因素，是世界上最寶貴、最有決定意義的資本。一個單位的發展，引進急需人才，如果只局限在本部門、本單位、本系統這樣狹窄的范圍相空間里，是不行的。人才的需求，要沖破區域界限，擴大選才的領域，單靠傳統的人事檔案管理辦法已無法解決。因此，人事檔案作為人才信息資源的重要組成部分，其采用現代化手段大力開發利用已勢在必行

建立人事檔案網絡，為各級黨政機關、企事業單位選人、用人提供了綜合分析和決策的依據。隨著信息時代的發展，檔案資源管理系統功能的完善與實現很大程度上依賴于先進技術乎段的使用，計算機具有高效、快捷的信息處理功能，能以極快的速度輸入，存貯和輸出信息，能夠進行邏輯推理和判斷而計算機應用與網絡規模的擴大，為人事管理工作的選人用人，不僅提供基礎和保障，而且為實現人才資源的優化配置提供了便捷手段。人事檔案是一個人的個人經歷、勞動態度、思想品德、培訓學習和業務技能等情況的綜合反映。它有助干組織人事部門根據每個人的不同特點，提出培養教育和合理使用的建議，做到“因才施教，和“量才錄用”，調動每個人的積極性。而建立人事檔案網絡信息，既能對已有人才資源進行綜合的定最定性分析和篩選，義能對所需人才進行縱向橫向分析比較和選擇，實現優化人才資源配置，達到個體選優，群體的整體優化組合.在獲取較多的數據信息.中，為組織和領導提供完整、詳實的資料信息，作為科學決策的依據，它是人事管理的好助手。因此，那種被動的、手工式的提供利用方式必將逐步被主動的、現代化的服務方式所代替。

2提高了人事管理工作的效率

建立“網絡人事檔案館”，將會促進人事管理工作高效、迅猛地發展。人事檔案是證明個人有關事實的憑證。由于人事檔案形成于不同的歷史時期，不僅客觀地記錄了個人以往的情況，而且還保留著真切的歷史標記。因此，它可以為人事管理工作提供可靠的線索和憑證。現代化的網絡管理和信息為人事管理工作提供及時、全而、有效的信息服務，不僅提供數據和信息，而且提高了工作質量和速度。若想了解某個人某些方面的情況、有關的信息和資料，只要幾分種就會呈現在我們面前。這就比手工勞動幾夭乃至更長時間才能搜集、整理到的數據信息快捷得多。不但節省了大量的內查外調人力、財力和時間，而且還可以得到全面、詳實、客觀的資料供參考、選擇和利用。因此，“網絡人事檔案館”的建立，不僅加速了人事檔案管理標準化，規范化、科學化的發展，而民可以大大提高人事工作的效率

隨著人事制度的改革發展，干部的聘任、輪崗以及全員雙向選聘、競爭上崗，這些都使干部、職工的動態管理更加錯綜復雜。人事檔案網絡的使用，不但提高人事管理工作的效率，而且也使一些問題和矛盾解決變得簡單方便。同時也為人才結構的日趨合理，知識的不斷更新，以及人才的終身培訓提供了科學的信息資源，為千部的動態管理奠定了扎實的基礎。

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一、傳統人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強

傳統人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定。這一規定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統管理方式控制下，“以檔謀私”現象屢屢出現。欲從行政部門、國有企事業單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質檔案”現象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業辦理調轉、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位;也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現象的屢屢出現,使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。由于傳統的人事檔案管理無法適應我國經濟的高速發展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現一些新情況和新問題。

（三）社會主義市場經濟進程中呈現“棄檔族”

過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現在這一轉軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據不完全統計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業，檔案現在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業，不關心員工人事檔案

與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業經理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調查表明，不關心員工人事檔案的企業占了調查總數的80%。在政府機關或國有企事業單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的。”如今，企業必須在市場上尋找最優秀的人才，以應對激烈的競爭。但現有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態。目前，眾多跨國公司、民營企業、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發現或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現在有著更多不同的形式:有的企業是建立在人事信息管理系統之中，有的企業干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經濟的發展和各種所有制市場參與者的大量涌現，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進的原因

人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施。由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。

二、對新型人事檔案管理制度的設想

（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質

在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務，而且帶有很強的政治性。出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業都應在法律規定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。

個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

（三）發揮好人事檔案管理工作服務作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容。比如《人事檔案管理暫行規定》第七條明確:“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。”為了適應服務人事工作的需要,《規定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容。”這些服務內容是今后人事檔案管理的很重要內容,也是發揮檔案作用，促進經濟發展的有效途徑。

(四)執行“收支兩條線”

為了保證規定落到實處，應當收取少量服務費，必須嚴格執行物價部門批準的標準，并接受群眾監督。但是要堅決執行“收支兩條線”，收取的服務費要如數上繳政府財政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對行政事業費的管理措施，對企業則無法執行，這也從另一個側面說明了企業是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務變成了企業行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業者的后顧之憂，讓人們安居樂業，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

[1]胡偉.淺談人事檔案的特點和作用[J].科技，2004,(10).

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1.3人事檔案管理方法醫院人事檔案管理有紙質檔案和電子信息檔案兩種存檔形式。隨著信息技術的不斷發展，現代人事檔案管理越來越注重信息化檔案建設。由于信息化檔案在信息儲存、查詢、統計和數據分析等方面顯示出更多優勢，醫院人事檔案管理向信息化轉型已經成為必然選擇。隨著醫院市場競爭機制的引入，人才資源已經成為重要競爭砝碼。醫院人事檔案管理，在很大程度上是強化對人才信息的管理，人力資源信息管理為醫院人才利用發揮更重要作用。人事檔案管理方法眾多，每一所醫院人事檔案管理又有個性化。我院為省級三級甲等醫院，人事檔案管理比較規范，根據醫院統一部署，結合我院實際，建立了一整套管理方案，在檔案信息搜集、整理、歸檔、錄入、儲存、查詢等方面，都有相關制度制約。在對學科人才信息管理方面，對博士生導師簡況表、博士后工作登記表、被縣處級以上黨政機關評為專業拔尖人才的材料、科研工作和個人表現評定材料、創造發明科研成果鑒定材料、著作等材料，都要進行細致科學管理。

2人事檔案在醫院人事制度改革中的作用

2.1為人才選拔提供信息參考我院為綜合性大型醫院，有雄厚的技術力量，為提升醫院整體管理經營水平，需要建立一支高素質的干部隊伍。人事檔案管理可以為人員選拔提供較為完善的材料。有關人員的年齡狀況、知識結構、學術水平、思想覺悟、主要工作經歷和業務能力等相關檔案信息，都能夠成為干部任用的重要材料參考。醫院領導非常重視人事檔案管理，讓人事檔案管理成為醫院市場競爭重要力量支撐。如醫院中層領導，在選聘時，需要查看檔案材料，部分中層干部還需要競聘上崗，這都與檔案管理有一定關聯。

2.2為工資改革提供重要憑證醫院人事檔案管理還為工資改革提供重要憑證。國家事業單位工資分配改革制度頒布后，醫院根據上級安排，要為工資改革做好準備。因為工資改革涉及每一個職工的切身利益，而工資核實主要參考依據來自檔案材料。醫院人事檔案管理可以提供每一個人的基本情況、學歷、工作經歷、技術職稱、工資演變、獎懲考核等情況，為工資分配等級劃分提供重要依據。特別是學歷和年度考核等情況要與套改工資掛鉤，這對提升全體職工工作積極性有重要影響。

2.3為職稱評定提供信息支持醫院人事檔案管理為職工職稱評定提供重要信息支持。由于工資和專業技術職稱掛鉤，職稱對職工的重要性可想而知。在醫院職稱評聘過程中，需要人事檔案管理提供相關信息。專業技術職稱評聘有一定比例限制。在技術崗位設置時，醫院本著對醫院發展有利的原則，結合人才戰略的實施，對人才資源開發投入更多精力，積極推進職稱工作的各項改革，建立競爭機制，實行按崗聘任。根據人事檔案提供相關信息，判斷個人實際能力競聘上崗。特別強調了日常考核成績的重要性，細化考核內容和考核標準，體現公平、公開、公正原則。醫院在崗位競聘中，人事檔案發揮重要作用。如人事檔案中的各種考核信息數據、學歷學位材料、業務成果等，都能夠形成相互映襯的效果，為職稱評定提供重要參考。一份完整的檔案材料，可以從不同角度展示一個人的實際能力和過往成績，為競聘更高職稱崗位提供幫助。

2.4為用工制度改革架設橋梁人事檔案管理為醫院用工制度發揮重要連接作用。我院2010年就開始了用工制度改革，在編職工的檔案材料都由醫院人事檔案室管理，流動人員人事檔案由本市人才交流服務機構管理。醫院現有人員的人事檔案材料生成呈現動態性。人才服務機構檔案材料是原始數據信息，這些檔案需要不斷更新，這就需要醫院人事檔案管理部門為其提供更新數據，不然，社會人才服務機構存放的人事檔案材料就會滯后。醫院在人員任用時，需要查閱其原始檔案材料，醫院人事檔案管理人員需要到社會人才服務機構去調取相關材料，這樣就讓醫院人事檔案管理和社會人才服務機構有更多業務合作與往來。在相互交換意見基礎上，取得一致意見，問題就可以得以有效解決。醫院人事檔案管理部門和社會人才服務機構的通力合作，也為醫院用工制度改革提供便利條件。

2.5為評先樹優提供數據信息醫院人事檔案管理包含豐富信息，這也為醫院開展評先樹優活動提供一定數據信息。醫院有激勵制度，每年都要開展評先樹優活動，以此激發職工工作積極性，而相關評選數據自然由人事檔案管理幫助提供。如評選“市級先進工作者”，醫院要制定相關評選標準，人事檔案管理部門要提供相關信息數據進行評選，參評人工作成績、學術研究成果、年度考核情況等，都應該是重要參考條件。

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一、傳統人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強

傳統人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定。這一規定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統管理方式控制下，“以檔謀私”現象屢屢出現。欲從行政部門、國有企事業單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質檔案”現象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業辦理調轉、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位;也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現象的屢屢出現,使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。由于傳統的人事檔案管理無法適應我國經濟的高速發展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現一些新情況和新問題。

（三）社會主義市場經濟進程中呈現“棄檔族”

過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現在這一轉軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據不完全統計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業，檔案現在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業，不關心員工人事檔案

與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業經理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調查表明，不關心員工人事檔案的企業占了調查總數的80%。在政府機關或國有企事業單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的。”如今，企業必須在市場上尋找最優秀的人才，以應對激烈的競爭。但現有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態。目前，眾多跨國公司、民營企業、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發現或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現在有著更多不同的形式:有的企業是建立在人事信息管理系統之中，有的企業干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經濟的發展和各種所有制市場參與者的大量涌現，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進的原因

人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施。由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。

二、對新型人事檔案管理制度的設想

（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質

在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務，而且帶有很強的政治性。出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。

（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業都應在法律規定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。

個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

（三）發揮好人事檔案管理工作服務作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容。比如《人事檔案管理暫行規定》第七條明確:“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。”為了適應服務人事工作的需要,《規定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容。”這些服務內容是今后人事檔案管理的很重要內容,也是發揮檔案作用，促進經濟發展的有效途徑。

(四)執行“收支兩條線”

為了保證規定落到實處，應當收取少量服務費，必須嚴格執行物價部門批準的標準，并接受群眾監督。但是要堅決執行“收支兩條線”，收取的服務費要如數上繳政府財政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對行政事業費的管理措施，對企業則無法執行，這也從另一個側面說明了企業是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務變成了企業行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業者的后顧之憂，讓人們安居樂業，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

[1]胡偉.淺談人事檔案的特點和作用[J].科技，2004,(10).

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（一）人事檔案內容失真真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

（三）人事檔案管理政出多門現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。

（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業單位，利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經濟體制改革的深入，非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業生要面向市場自主擇業，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率，這是一個具有重大現實意義的問題。

二、改革我國人事檔案管理的幾點建議

（一）提高檔案管理人員素質人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

（三）采用信息化管理手段信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心，除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業單位人員(包括改制破產的企事業單位置換身份后的人員)、大中專畢業生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。

參考文獻：

[1]陳小薇.對企業人事檔案管理存在問題初探[J].就業與保障，2006（2）.

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2.1信息化管理的意識薄弱長期以來我國的高校人事檔案管理工作主要采取的是手工操作模式，對于信息化建設的認識程度不夠，其主要表現為：一是高校人事檔案的存在比較分散，結合筆者多年的工作經驗分析，高校的人事處、教務處以及學生處都存有相關的人事檔案，可以說人事檔案存放的不統一，不利于檔案信息化的構建。同時高校的人事信息收集情況也存在大量的問題，由于當前高校基本實施的二級院校獨立管理的模式，造成高校對二級院校的人事檔案信息了解不清楚，檔案信息收集的不及時對檔案信息化系統的構建會產生深遠的影響。二是高校的人事檔案管理工作仍然處于傳統的手工管理模式，并且以紙質形式為主，沒有充分的利用計算機技術實現檔案信息的數字化。三是高校的人事檔案信息化硬件基礎相對比較匱乏。經過筆者對多所高校的基礎設備調查發現，高校對信息化建設的重視程度還是比較高的，高校檔案管理人員配置了電腦、打印機等基礎設備，但是掃描儀、照相機的配置率不高，而這些設備的短缺必然會影響人事檔案信息化的建設進程。

2.2人事檔案信息管理系統功能性比較差信息技術的不斷發展為高校人事檔案信息系統發展提供了重要的平臺支撐，基于信息技術的不斷發展，各個高校基本上都建立了人事檔案信息管理系統，但是就這些信息管理系統的運行效果看，其還存在不少的問題：一是高校檔案信息管理系統應用的數據庫比較簡單，造成不能及時的對一些數據進行處理，影響人事檔案的工作效率；二是人事檔案管理系統的應用性比較差，很多院校的管理系統沒有建立開放式鏈接功能，造成人事檔案管理系統的利用率比較差，比如信息管理系統應用的程序比較滯后，其不能兼容原始檔案信息，造成人們不能利用信息管理系統查詢需要的信息；三是人事檔案信息管理系統的建設標準存在滯后性，導致現有的信息管理系統無法兼容一些文件格式。

2.3信息安全保護措施不完善人事檔案在某種程度上講具有保密性，因為人事檔案中記載了大量的個人信息，實現人事檔案信息化管理就需要面臨信息安全的問題，通過采取一系列安全保護措施避免因網絡安全而出現個人信息泄露的事件。但是高校在人事檔案信息系統應用中往往會忽視安全工作：一是高校的管理者對安全的重視程度不夠，意識不到人事信息的重要性，因此他們不愿意在安全防護方面投入更多的資金；二是對人事檔案信息管理系統的安全性能的檢測、維護等工作落實不到實處，很多計算機網絡安全管理人員不嚴格按照相關的規范對計算機網絡進行必要的安全檢測，比如不及時根據網絡安全漏洞進行系統升級等。

3高校人事檔案信息化建設的具體對策

3.1強化高校人事檔案管理人員的信息化意識實現高校人事檔案管理信息化前提就是要強化人事檔案管理人員的信息化意識，提高他們對檔案工作的重視程度：一是高校的管理者要具有人事檔案信息化建設意識。信息技術的不斷發展，構建信息管理模式是新型高校發展的基礎與主要趨勢，一所高校的信息化建設水平很大取決于高校管理者對人事檔案信息化的重視程度，如果高校的管理者具有信息化意識，那么他們就會增加對高校人事檔案管理信息化建設的資金投入、制度完善等工作。二是提高人事檔案管理人員的信息化意識。檔案管理人員是檔案工作的具體操作者和使用者，如果他們沒有較高的信息化意識，那么無論學校的信息化建設水平多高，高校的信息化工作都不能取得理想的效果。當然高校的工作人員也要具有信息化意識，信息化建設離不開檔案信息的支持，如果高校人員不注重對相關檔案信息的收集，那么信息化建設也不能取得理想的效果。

3.2建立人事檔案網絡化管理體系隨著網絡技術的發展，高校基本上實現了信息化管理模式，高校的網絡基本上覆蓋了高校的各個環節，高校網絡已經融入到日常的教學活動中，因此穩定、全面的網絡覆蓋率為高校人事檔案信息化建設提供了重要的物質基礎，為檔案管理拓展了網絡資源共享平臺。首先高校要建立基于檔案信息的身份驗證系統。高校人事檔案管理系統要根據用戶的需求建立基于開放程度和開發范圍的控制系統，根據級別不同對其授權的范圍也要不同，比如對于一般人員只允許其具有查閱相關資料信息的權利，而沒有修改、輸入相關信息的功能。其次要合理設計人事檔案信息資源數據庫。數據庫的設計要遵循以下原則：規范數據庫的命名、控制字段的引用、庫表重復控制以及頭文件處理等。并且要保證數據庫的容量要符合高校的發展規模。最后加強學校內部不同院系之間的人事檔案信息共享程度，基于當前高校實施二級院校獨立管理的模式，導致二級院校之間的人事檔案信息的共享程度不高，因此高校要充分利用網絡技術實現人事檔案信息的共享。

3.3做好人事檔案數據資料的保密工作高校實施人事檔案信息管理在給高校的人事檔案管理工作帶來便利條件的同時，也給高校的檔案信息安全產生巨大的威脅，首先系統軟件的升級可能造成人事檔案電子信息的兼容問題，造成電子信息的不識別，影響用戶的正常使用，比如在傳統人事檔案信息轉化為電子數據時，其轉化的格式與高校的信息管理程序不兼容，這就導致人事檔案信息不被系統所識別。二是加強對高校檔案信息管理系統的安全技術防護措施。基于網絡環境的復雜性，一些網絡病毒、黑客等會侵犯高校的人事檔案信息系統，造成相關信息的泄漏或者丟失，為避免此種現象高校信息管理部門要通過設立防火墻、定期升級殺毒軟件以及做好加密技術等提高高校人事檔案信息管理系統的安全。三是做好人事檔案信息管理系統的網絡技術，高校的人事管理信息系統要杜絕與社會網絡相聯，從網絡源頭杜絕外來不良行為的入侵破壞。

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2.對人事檔案管理的內容缺乏特性

博物館人事檔案的內容仍然使用比較傳統的記載方式，存在單一的現象，不能很好的反映出職工各方面的才能和特長等特點，實際上博物館職工大都是受過專業教育的人員，都具有突出的專業才能和個性。傳統的人事檔案記載方式會模糊了這種個性特征，從人事檔案中很難清楚地了解）到每位職工全面的實際情況。

3.對人事檔案管理的硬件投入不夠

信息化程度比較低。隨著博物館工作的發展和科技的不斷進步。人事檔案管理應該逐漸信息化。但博物館仍然采用傳統手工的記錄方法對人事檔案進行管理。沒有充分利用先進的技術手段和措施，既使引入了微機操作，但是仍舊無法達到無紙化辦公程度，信息化程度不高，不僅影響了人事檔案管理，同時也降低了博物館工作效率。

二、加強博物館人事檔案管理工作的主要措施

1.領導重視領導應增強檔案意識

充分認識人事檔案管理工作在博物館管理工作中的重要作用。真正重視人事檔案管理工作。要將人事檔案工作列入工作計劃，擺在重要議事議程，定期提出任務要求和聽取工作匯報，完善檔案管理人員的工作職責。切實解決人事檔案工作中的實際問題，對人事檔案工作做到有部署、有檢查、有落實。

2.完善制度

根據博物館人事檔案工作的實際情況，不斷完善博物館人事檔案管理的制度建設，為使人事檔案管理工作有章可循，確保人事檔案的安全保密、合理利用、規范整理，應建立完善人事檔案收集、鑒別、歸檔、整理、查找、檢查、核對、傳遞等各項制度，努力形成一個完整的規章制度體系。在此基礎上，更要關注貫徹落實情況，要按照制度的要求及時將收集的人事檔案材料，從手續是否完備、表述是否準確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓，客觀真實的反映事實，保證人事檔案管理工作逐步制度化。

3.利用信息化技術人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求

也是提高檔案管理效率，實現人事檔案管理現代化必由之路。因此，人事檔案管理要不斷學習掌握現代化檔案管理理論和新技術的運用、開發新手段。及時快速將人事檔案信息以影象、數字化等形式予以保留。建立人事檔案數據庫，利用電腦、掃描儀、傳真機等現代化設備和先進技術，將檔案資料整理、錄入。通過處理后，原來的文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，一旦檔案發生變化時，可以隨時更新信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性。

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（二）是缺乏對于人事檔案管理設施的投入

在人事檔案管理工作的設備更新上，多是沿用了傳統的管理方法和管理模式，人事檔案管理工作相對于高速發展的科技化信息化水平明顯不適應。多數單位在從事人事檔案管理工作上，仍采用手工操作，并習慣于這種操作方式。單位對于人事檔案管理工作方面投入資金較少，不能夠實現設備和管理系統的快速更新，工作環境和工作條件的限制，直接影響了人事檔案管理工作上工作效率的提高。

（三）是缺乏對于人事檔案管理機制的創新

近年來人事制度改革不斷深入，行業人才流動較為頻繁，但在人事檔案管理工作的體制機制建設上，已經完全跟不上人事制度改革的腳步。尤其是在人才流動管理上缺乏機動性，這樣就很難保證人事檔案的真實性和確鑿性。更為嚴重的是出現各種檔案遺失、擅自棄檔、扣押檔案或偽造檔案現象，造成了人事檔案管理工作的混亂。

（四）是缺乏對于人事檔案管理人員的培訓

絕大多數單位從事人事檔案管理工作的都是兼職人員，對于檔案管理沒有經過系統專業的培訓，對檔案管理專業知識比較匱乏，這也成為制約人事檔案管理工作發揮作用的主要因素之一。同時對人事檔案信息的更新不及時或在信息更新中缺乏必備的基礎依據，導致在人事檔案管理工作中現實與記錄存在差別，這就直接違背了檔案管理的基本宗旨。

二、解決人事檔案管理工作問題的對策和建議

我國人事制度改革已經進入到不斷深化階段，人才強國戰略也正在穩步實施。切實解決好人事檔案管理工作中的現實問題，不但關系到社會經濟的長足發展，也會極大發揮出人力資源有時乃至促進社會的公平正義。要解決好人事檔案管理工作中的問題，就必須在全面分析這些問題的主要根源，并在此基礎上在思想上、環境上、機制上和素質上加大工作力度，使得人事檔案管理工作真正適應社會經濟的發展要求。

（一）是要提高思想認識，擺正人事檔案管理工作位置

要將人事檔案管理工作作為行業或單位的重要工作來對待，提高對人事檔案管理工作重要性的認識，與經濟工作、單位各項事務同部署、同檢查、同落實、同推進，與單位人事考核、資質評估等項工作充分結合起來，以發掘有用人才為根本推動人事檔案管理工作科學化信息化進程。

（二）是要加大投入力度，完善人事檔案管理工作設施

要根據現實工作需求，不斷加大管理資金投入，改善人事檔案管理工作的工作環境，增強科技化信息化人事檔案管理能力。充分將現代化設備與網絡技術應用到檔案管理工作中，制約人為因素對人事檔案真實性的影響，保證人事檔案管理工作的科學性和規范性。

（三）是要完善規章制度，強化人事檔案管理工作措施

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一、企業人事檔案管理中的路徑依賴

1.企業人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。

企業以追求最大利潤為價值取向，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為企業與員工是一種雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長此以往，這種現象不斷自我強化，導致了企業人事檔案管理制度不健全、缺乏科學性、先進性。加之現在還有很多企業的人事檔案管理仍停留在經驗管理和手工管理階段，這種方式制約人事檔案功能的發揮，越來越不能滿足現實工作的需要。

2.企業人事檔案內容簡單雷同，個人材料分散。

目前，仍有不少企業的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種計劃經濟體制下制定的企業人事檔案內容顯然已不適應新形勢的發展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創新熱情，失去了真正意義上的參考價值[2]。另外，長期以來，人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業績的材料在檔案中卻沒有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。

3.企業人事檔案管理不規范，利用率低。

有些民營企業是從家庭小作坊發展起來的，管理本來就不是很規范，人事檔案管理更是不規范。有的員工職務升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業主口頭上說了就算的現象，使員工的工資級別、職務任免等材料根本無法形成。由于企業人事檔案管理的不規范，產生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執行，對當前配置以及未來人力資源的供求造成負面影響。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規范[3]。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。這些原因相應地造成了企業人事檔案價值不高，利用率降低。

二、企業人事檔案管理的路徑選擇

企業不同于其他組織的最大特點就是它是以追求利潤為目標的經濟組織。企業是依法設立的以盈利為目的的從事生產經營活動的獨立核算的經濟組織。企業的一切管理工作都是以是否有利于企業獲得利潤為目標的。企業檔案管理的存在和發展必須來自其內在的、本質的需要。如果企業的人事檔案管理能夠滿足企業的這種內在需要，它就能生存和發展[4]。因此，針對企業的特點，應突破傳統人事檔案管理的路徑依賴，選擇信息化、現代化的新路徑。信息化是從原始靜態檔案管理到動態檔案信息化管理的革命，是人事檔案工作的深入，是工作方法的改變，也是人事檔案管理與時俱進、開拓創新的起點。這一路徑的選擇對企業人事檔案管理提出了新的要求。

1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業人力資源建設提供更好的服務，為企業人事檔案管理的信息化奠定基礎。

2.依托專業人才是信息化的有力保證

由傳統的檔案實體管理轉變為信息管理，只掌握傳統檔案管理職能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現人事檔案的信息化管理，企業必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數字化管理手段來管理人事檔案信息。對專業人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業務技能培訓，檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規律、分類方法及有關的技術；二是現代化信息技術培訓，培訓重點應放在數據的規范采集、軟件的正確運用及網絡知識的運用等方面。通過培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統平穩、正常的運行。只有這些相應人才素質的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實施檔案管理信息化工作，為企業服務。

3.建設人事檔案管理系統是信息化的重點

利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現網絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。人事檔案管理系統的主要功能如下圖所示：

人事檔案管理系統

數據復制

文件傳輸

報表管理

員工管理

系統安全

一方面，通過該系統能夠實現文件檔案管理一體化。在辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案人員在網上接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統隨時掌握文書，業務部門的管理動態，及時進行指導，從而實現檔案的超前性、預見性管理[5]。

另一方面，企業文書、業務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定就可以在企業局域網的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業生產建設提供了快捷、高質量的服務。

三、路徑選擇中應注意的問題

1.信息化檔案管理面臨的經費問題。

檔案信息的數字化、網絡化，管理服務的現代化，都需要不斷的更新設備和技術等。為此，企業在選擇進行信息化建設的過程當中，就得花大量的人力、物力、財力去解決這些問題。這就制約了一部分企業，尤其是中小企業去選擇信息化的新路徑，而“鎖定”在傳統的人事檔案管理上。

2.檔案保密和檔案安全受到挑戰。

信息網絡已經不斷的深入到各個領域。在網絡環境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素，檔案管理人員的檔案安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網頁上隨意信息，對的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術問題，當前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些勢必引起企業檔案管理現代化的高度重視，需加以研究解決。

總結

綜上所述，本文分析了我國企業現行人事檔案管理中的一些問題及原因，認為企業人事檔案管理應走信息化、現代化的路徑，并提出了路徑選擇中應注意的一些問題。我們認為，企業人事檔案管理，以網絡建設為依托，以各種先進技術為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發揮人事檔案的實際效能，為企業提供服務。

參考文獻：

[1]諾思.制度、制度變遷與經濟績效[M].上海：三聯書店，1994

[2]劉琴.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].檔案學通訊，2005，5：10-12

篇12

通過筆者近些年在人事部門的工作經驗，員工對人事檔案資料的運用主要表現在：①職工親屬關系證明。目前相關政府部門對材料的審核愈加嚴格，在人員死亡后的遺產公證時必須提供原始的親屬關系證明，這無疑要查閱個人的檔案資料。在現實中經常會出現由于以前對個人檔案資料重要性認識的不清晰而導致檔案資料缺失，無法直接從某個人的檔案資料中直接驗證，往往需要經過連帶關系人員的檔案資料拼湊方可進行驗證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規范，往往對提任人員以往的經歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調閱提任人員的個人檔案，從原料檔案數據中進行查驗，這時個人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個人的事業道路。③職工退休審核。目前社會保障部門在職工退休手續辦理時對年齡、工齡等涉及退休待遇的關鍵性問題審核嚴格，必須依據個人檔案中的原始資料進行確認。在現實中往往會出現職工對于參加工作時間提出疑問，如歷史造成的臨時工、行業等現象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經下放的職工下放時間的確認等，如個人檔案中沒有相關可以證明的原料資料，社會保障部門是無法確認其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時間確認的依據。

3人事檔案管理在現實中存在的不足

①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時仍不可避免地會對干部檔案有所偏重。②部分領導及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領導印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務性工作相等同，沒有意識到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識，導致“檔到用時方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識。在日常工作中對于取得的學歷、職稱考試、獎勵等資料沒有及時收集并提交給檔案專職人員，只是習慣性地自己保存，隨著時間的推移難免會出現資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時不夠重視，填寫隨意，對重要經歷、家庭關系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學化、信息化水平有待提高。隨著科學技術的不斷發展，計算機的應用范圍不斷擴大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發揮某些先進技術的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應用計算機技術。筆者所在單位目前已經建立并使用了多個版本的檔案管理信息系統，僅對企業的文檔資料、圖像和圖書資料等進行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個人信息資料主要依賴于人事部門基礎的人力資源管理信息系統，信息量隨著時間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數據庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動、工資調整等與反映個人成長變化經歷的信息反映到個人檔案中，會導致將來調閱個人檔案相關資料時信息的缺失。④人事檔案管理工作任務繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業在崗職工1170余人，企業內部退養職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務是非常繁重的。企業目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協同管理。隨著員工數量的增多、個人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時性管理，在現有專業人員配置的情況下無疑是困難重重。

4加強人事檔案管理的一些建議

篇13

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。

二、人事檔案管理存在的問題

人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負功能愈加顯現，在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發尷尬。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制，發展人事業務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。作者認為，人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。

內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

使用上，技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

三、筆者關于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化：

1、實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

2、改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。超級秘書網

3、分類管理。國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。

4、人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。

5、利用現代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻：