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（一）嚴格執行信息化標準要求。數字化校園建設投入較大，影響較為廣泛，信息化標準要求較高。因此，構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統，必須符合和遵守國家、教育部頒發的各類標準以及高等學校制定的信息化標準要求，滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統計要求，以便規范地進行業務數據的采集、存儲、傳輸、應用。須嚴格參照教育行業數據標準進行規范設計，如《教育管理信息高等學校管理信息》等。采用純B/S模式實現目前主流的技術與開發語言，基于WEB的多層體系結構進行開發，流程化界面和向導式操作應具有良好的可擴展性，依照安全要求設計合理的安全架構。（二）滿足接入高校三大平臺的相關要求。人事檔案管理系統接入數字化校園，須集成到高校的三大平臺，滿足信息門戶集成、公共數據平臺集成、統一身份認證集成等功能。需要為門戶開發對應的集成表現界面，并提供由該頁面鏈接進入人事檔案管理系統相應框架的功能。可根據高校需要，從系統數據庫中抽取出需要共享的數據到公共數據中心，完成數據層的集成。須為信息門戶單點登錄開發相應的接口程序，支持現有的高校統一身份認證系統。
二、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的應用
（一）人事檔案管理部門應用基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行信息化管理。1.全面、準確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統，人事檔案管理部門原有的人事檔案數據信息可以導入系統之中，后續可單獨及批量追加信息，如教職工的專業技術職務、行政職務等的晉升、變更；并根據需要定義各種信息項目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統，上傳人事檔案相關材料，如各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎證書圖片等數字檔案，經人事部門審核后存入管理系統。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進了人事檔案信息更全面、準確的收集。2.根據人員類別進行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要，對教職工進行分類管理，基于高校數字化校園的人事檔案管理系統可根據教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據實際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術合同、臨時合同等的分類，并可在各類別間進行變動，如在職變更為退休，在職變更為調動等，從而實現一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準確、有序規范。3.合同檔案管理。在基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統中，可導入所需的合同內容、格式，并可完成勞動合同的簽訂、變更、續簽、終止和解除等工作；系統可上傳保存合同數字圖片；篩選符合相應條件的人員，批量打印合同、續簽合同、解除合同通知書等等。可在系統中靈活設置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過系統進行合同基數統計核算，使合同管理高效、完善、及時、準確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數字化校園的人事管理系統與人事檔案管理系統對接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數據匯總工作。5.進修培訓檔案管理。教職工培訓信息檔案可批量導入系統，也可單個錄入，可自定義參加培訓人員姓名、編號、培訓內容、培訓單位、培訓起止時間等，教職工可登錄系統上傳培訓結業鑒定表等相關數字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運用系統按年度、項目匯總進修培訓檔案信息，進行統計分析。6.自動生成各類人事檔案相關表格。錄入到系統中的人事檔案數據形成檔案目錄，職務職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉入、轉出，可制作生成名冊表、轉遞通知單等。7.統計分析。可對系統中教職工的相關檔案信息進行統計，如學歷、學位、職稱、年齡、工齡等各種信息結構、變動情況的統計數據、圖表，生成相關報表等。（二）其他教職員工對基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行相關應用。根據不同人員類別，在系統中設置不同的應用權限，設定不同的操作及查閱范圍。1.校領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況，及時、準確地掌握相關信息，為學校工作決策提供參考。2.部門領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎等數字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關。3.教職工。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、年度考核結果等檔案情況；上傳更新圖文數字檔案材料，如學歷、學位、職稱、進修培訓等。
三、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的維護管理
制定基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的相關維護管理制度，以確保系統安全、高效運行。（一）維護計算機及網絡等硬件設備，保證系統正常運行。定期檢查維護計算機及網絡硬件設備，及時發現、維修處理硬件設備問題。做好設備故障處理預案并有效落實。（二）維護系統數據信息。對基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的運行狀況進行嚴格的管理監控。按不同的人員管理類別，合理設置不同的應用權限。及時更新數據信息，及時審核教職工上傳的新的檔案信息材料，嚴格把關，確保檔案材料信息真實可靠、充實全面、實時更新。（三）維護系統安全。加強防火墻保護屏障。定期、不定期升級殺毒軟件、查殺計算機病毒、木馬等。根據人員類別的變動情況，及時變更系統中的類別管理，確保按人員類別進行使用權限的實時更新。
【參考文獻】
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一、實現人事檔案管理數字化的必要性
一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來替代，干部檔案數字化后能使檔案信息資源準確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過授權的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個人成長的歷史軌跡，記載著一個人的身份、黨團組織關系、學歷、經歷、職稱、政審及個人能力等等的許多情況。是一個人真實的歷史寫照。對于在科學研究、政治生涯中有所造詣的人來說，人事檔案查借閱越是頻繁，相對檔案紙張磨損程度越高。實現檔案的數字化管理，可以有效保護原始檔案的磨損，延長載體的損壞年限。因此，實現人事檔案管理的信息化是十分必要的。
二、實現人事檔案管理信息化的舉措途徑探析
如何實現人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對人事工作起著積極的作用，提供準確、全面的人事信息資料，推動人事工作的向前發展，是值得人們深思的問題。現就闡述些許見解，具體如下幾個方面：
（一）領導重視，大力支持檔案信息化
首先，人事檔案管理實施信息化，需要單位領導的高度重視，正確認識和評價實現信息化管理的重要性，對人事檔案管理人員的培訓及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設備等。其次，對人事檔案部門信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設計、標準要求，到具體的質量保證措施、崗位工作說明、安全保密規定等，通盤考慮，盡量做到量化管理、精細管理。
（二）從嚴從實、實現檔案數字化管理
在人事組織管理部門，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過程，要經過審核，定期地對人事檔案資料的及時性和真實性進行清理，對一些缺項、缺頁的檔案資料進行補充，規范檔案管理的監管工作，落實人事檔案資料的完整和真實，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門開展任免、調動、工資待遇、出國（境）審批等工作，紀檢監察、編史修志等工作，近些年辦理社會養老保險和個人辦理房產、遺囑等公證也越來越多地用到干部檔案，可見，干部檔案的作用已經不可小覷，在檔案數字化過程中，要繃緊從嚴從實、保密安全這根弦，嚴格數字檔案制作管理，嚴禁違規連接互聯網，嚴防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對真實和安全。使紙制檔案與數字檔案一一對應。真實、全面反映每個人的歷史面貌。
（三）提高素質、保質保量檔案數字化
強化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識，培養良好的服務態度，提升工作人員的專業知識，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環節，是保障人事檔案管理全面有序地開展，將檔案管理數字化有效地發揮智能化的檢索及各項功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對計算機的軟件操作及信息管理技能熟練，對不熟悉或不了解相關知識的人員勤培訓，重實踐，加大力度，請專家及有經驗的人員來進行講座或親身實操示范，加強檔案信息管理中出現的各種問題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識和掌握科學的人事檔案管理能力，盡職盡責，為單位提供人事檔案的真實信息和人員狀況，培訓出一批高素質的檔案管理人才。
（四）嚴格把關、工作有序檔案數字化
干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網絡時代，干部檔案造假、信息不實的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺。由此，在實現檔案數字化時應嚴格把關，做到檔案出庫、進庫都要造冊登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現漏洞。檔案出庫要登記造冊，逐本核對，填寫交接單；進行數字化加工前，仔細整理編碼，逐份材料，逐頁編號，尤其第四大類學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、學籍、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時，每份檔案按大類、按順序進行，不得損壞紙質檔案，切勿漏掃。做到精、細、全。
三、結束語
實現人事檔案管理的信息化，是社會發展的必然趨勢，是社會生產力信息化發展的重要標志，也是社會發展對人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動態管理人事檔案，在信息數據庫中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時方便廣大人民群眾在檔案信息庫中有效地查詢，最大限度地為社會發展，構建和諧社會輸送人才。
參考文獻：
[1]李曉玲.對人事檔案管理的信息化網絡化的相關思考[J].辦公室業務.2013（03）.
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人事檔案信息；數字化管理；
人事檔案記載著人的生平，包括學習經歷、工作經歷、政治面貌等，對人事檔案進行合理管理可以有效保證信息資料的完整性。傳統的人事檔案管理方式為手工管理，為了做好一份人事檔案資料，管理人員常常需要花費大量時間進行資料收集，期間還要做好各種記錄工作。這樣的人事檔案管理工作效率較低，且不利于紙質資料的保存。現代化科學技術的發展為人事檔案管理提供了新的管理方式，即人事檔案信息數字化管理。人事檔案信息數字化管理是以信息技術為核心的檔案管理，對于提高人事檔案管理的工作效率有著重要意義。然而，目前我國的人事檔案信息數字化管理仍然面臨不少問題，阻礙了我國人事檔案的進程。
一、人事檔案信息數字化管理面臨的問題
1.計算機環境和技術問題。
人事檔案信息數字化管理對計算機核心技術的依賴性較高。首先，要加強對人事檔案信息的環境管理。信息技術和計算機軟件對外部環境有一定要求。如空氣濕度不能太過，否則易產生漏電現象，拷貝資料用的U盤容易受灰塵等影響，有可能造成無法讀取數據的后果等。其次，科學技術更新換代的速度非常快，計算機軟件必將經常更新。然而軟件技術的更新卻有可能與硬件設施不匹配，從而導致原有數據的流失，不利于人事檔案管理。
2.信息安全性問題。
信息技術的安全性問題一直存在于發展中。自科學技術不斷發展以來，衍生出了各種安全問題，如網絡黑客、計算機病毒、惡性插件等。這些計算機技術問題都會使計算機上的數據信息泄露或被竊取，不利于保障人事檔案資料的保密性。當然，人事檔案信息數字化管理中的信息安全問題與人員的安全管理意識也相關。人事檔案管理人員只看到數字化管理對工作效率的提高，卻忽略了對信息管理的重視，導致人事檔案信息數字化未得到妥善的信息安全管理。
3.檔案信息數字化管理人員的素質低。
人事檔案信息數字化管理對管理人員有三方面的要求：專業知識、業務技能以及計算機操作技能。與傳統的人事檔案管理相比，第三項要求是現在的管理人員普遍缺乏的技能，而新時期人事檔案的管理工作相關的業務技能和專業知識也產生了相應變化。然而，就總體情況而言，管理人員的素質并未隨著新型管理方式的發展而提高，我國現階段的人事檔案信息數字化管理人員的素質仍然有待提高。
二、人事檔案信息數字化管理對策
1.建立適當的人事檔案信息數字化管理操作系統。
人事檔案信息數字化管理的操作系統由計算機硬件設施和軟件組成，硬件和軟件的匹配度高才能促使操作系統更加完整。因此，在對人事檔案信息數字化管理的操作系統進行選擇時要充分考慮到各方面因素，主要包括以下幾點。第一，選擇該操作系統時，計算機中原有的數據和信息是否會被刪除。計算機操作系統的不同很有可能改變信息的格式等，使數據無法讀出或者缺損。為防止這類情況發生，必須充分考慮數據是否會缺失等問題。第二，該操作系統本身是否具有安全性，是否有自帶的惡意插件或病毒以及對信息的保密程度如何等。對存有安全隱患的軟件和系統堅決不予考慮，否則將會導致本計算機數據的流失，且選擇的操作系統應該對信息具有較強的保密性，使人事檔案信息不易被復制和盜用。
2.提高人事檔案信息數字化管理人員的整體素質。
有關部門應該通過加強培訓的方式提高管理人員的專業素質。首先，培訓內容包括新時期人事檔案管理的專業知識、業務技能以及計算機操作技能。計算機技能培訓應該是培訓的重中之重，要求管理人員必須通過培訓切實掌握扎實的應用計算機的能力。為提高培訓的效果，相關部門可以采用實踐操作的方式對信息管理人員進行考核。有效的培訓活動能夠為人事檔案信息數字化管理培養出優秀的人才隊伍。其次，培訓過程中要著重提高人事檔案信息數字化管理人員對信息安全的重視，使人事檔案信息數字化管理人員認識到信息安全對人事檔案管理工作的重要性，要求管理人員在實際操作中能夠自覺防范網絡病毒，保障信息管理的安全。
三、結語
人事檔案信息數字化管理目前存在的主要問題為計算機環境要求更加嚴密，計算機軟件和硬件更新換代的速度快、信息安全收到威脅以及管理人員素質有待提高。人事檔案信息數字化管理能夠有效減少人事檔案管理工作的時間，提高檔案管理的質量，必須予以重視，選取適當的人事檔案信息數字化管理操作系統并通過培訓提高管理人員的綜合素質，為人事檔案信息數字化管理提供優秀的人才隊伍，促進人事檔案管理工作的發展。
作者：黃金勇 單位：國家新聞出版廣電總局七〇五五甲臺
參考文獻
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二、國有企業人事檔案數字化管理的重要性
(一)提高企業人事檔案管理工作效率，簡化人事管理工作程序
在企業人事檔案管理過程中，應用數字化的信息技術可以有效地提高人事檔案管理工作效率。人事檔案管理是一項復雜的工作，實行人工管理極易出現差錯，因此簡化人事管理工作程序，實施人事檔案管理數字化是時展的必然趨勢。過去國有企業人事管理工作中，相關的人事檔案材料信息只能在紙質檔案中查找；而實施人事檔案數字化管理，通過查找檔案關鍵詞，可以及時、準確地找到所需要的人事檔案信息，較傳統的人事檔案管理只能通過不斷查找、翻閱紙質檔案，人事檔案數字化管理可以實現人事檔案的高效管理和利用，不僅可以有效地節省檔案材料的查找時間，還可以有效地提高人事管理工作的效率。在繁復的人事檔案管理工作中，利用數字化技術可以實現自動獲取檔案信息、自動進行檔案數量的統計等功能。
(二)提高國有企業人員利用率，提供有針對性的人力資源信息
首先，根據國有企業每個崗位的不同工作內容和職責，以及每個崗位建立起來的優秀人才模式，優先選擇那些具備工作能力強、個性特征良好、團隊意識高等素質的與工作要求匹配程度高的在崗員工，實現精準匹配，充分發揮員工的個人潛力。其次，針對每一個員工的人事檔案都采取與之相對應的算法，通過收集各個崗位優秀員工的各種信息，針對他們的優點，給不同的崗位都建立一個優秀的人才模型。為了避免職位信息不對稱及面試官招聘的影響，可以利用職位的優秀人才模型和應聘者的匹配度來篩選和達成職位的精確匹配。運用數字化技術還可以通過對每個員工的人事檔案進行大數據分析，幫助其找到最適合自己的崗位，提高國有企業人員的利用效率，在一定程度上減少員工不能勝任工作崗位的問題。實施國有企業人事檔案數字化管理后，可以篩選出剩余的人力資源，企業可以對這些資源進行重新調配，可以使企業人事檔案的基本信息更加完備。針對來應聘的人員，可以進行有效的信息咨詢，更加高效地、有針對性地利用企業人力資源，在一定程度上切實提高人才選拔的效率，對人力資源的配置也有一定的裨益。
(三)加強人事檔案存儲的安全性，提升人事檔案管理的可信度
利用數字技術對企業人事檔案進行管理，可以在一定程度上避免任意篡改檔案信息的現象。教育和年齡是當今就業狀況的重要因素，有些人員在個人檔案中填寫虛假信息，利用數字技術能夠在互聯網上共享信息，可以自動識別人事檔案信息的真假，為人事檔案管理工作者服務。數字化人事管理相對于傳統的人事管理方法來說更具準確性和安全性，能夠及時方便地篩選出不實的信息。而傳統的人事檔案管理，紙質檔案材料如果保存得不好，極易造成檔案受損害，保管紙質檔案材料需要占據大量的空間，尋找檔案材料需要花費很多的時間和人力，并且容易出現錯誤。這種人事檔案管理方式不僅自身存在很大的缺陷，在一定程度上還阻礙了國有企業及下屬部門的發展。因此對人事檔案實行數字化，將檔案信息轉換成計算機識別的專用碼，可以實現檔案數據信息的方便查找和快捷利用，不僅可以快速查找到所需的檔案信息，而且還可以根據用戶的需要進行管理；同時在搜索關鍵詞時，還可以將相關的所有信息內容呈現出來，準確全面，最大限度地提高人事檔案的利用效率。
三、國有企業實施人事檔案數字化管理的具體措施
實施國有企業人事檔案數字化管理必定是任重而道遠的，如何有效地實行人事檔案數字化管理，筆者提出以下兩方面的具體措施。
(一)組建良好的管理團隊
一個好的管理團隊會讓數字化管理事半功倍。首先，要做好團隊培訓。為切實提高人事檔案管理隊伍的科學管理能力和專業化水平，應明確從業人員的資質，制定培訓計劃，分層、分類別開展專業學習和專業輪流制培訓。另外，要加強梯隊建設，建立傳導機制。應建立實時知識寶庫，補充管理內容，編制國有企業專項人事檔案培訓教材，精確提高人事檔案管理人員和相關專業人員的專業素養和能力要求，建設一支高質量的管理人員隊伍。這個管理團隊要加強人員數字化知識的系統學習和相關工作培訓，使人員熟悉各項數字化操作和大數據的管控技術等。
(二)制定相關的制度規范
做好企業人事檔案管理工作是非常重要的，而數字化所涉及的互聯網技術也具有一定的風險。國有企業人事檔案數字化管理是國有企業信息安全構建的重要構成部分，是確保人事檔案安全的前提。人事檔案管理工作流程比較復雜，檔案材料內容多樣。人事檔案利用得不好會導致相關工作的疏漏和隱患，不利于國有企業人事檔案管理工作未來的發展，使檔案信息的安全受到更為嚴峻的挑戰。另外，建設團隊也要加強相關系統的防御措施，從源頭上避免外部入侵的可能性，確保人事檔案信息的安全。因此，要制定檔案信息保管、利用的相關規章制度，提出防止檔案信息泄露和流失的策略。企業內各部門應建立完善的網絡防御和安全體系，要求相關網絡安全人員嚴格執行制度規定，定期檢查檔案信息安全情況，防止外來入侵。只有如此才能保證人事檔案信息始終處在一個安全的環境中，保證企業各部門工作的正常開展以及企業的正常運行。綜上所述，對國有企業人事檔案實行數字化管理對于企業人事檔案管理工作具有重要的意義，其重要性表現在可以簡化人事管理工作程序，精準的數字化管理可以更好地分配社會工作崗位，為我們的工作帶來便利；同時對國有企業引進特需人才提供幫助，可以極大地推動國有企業的整體發展，助力國民經濟的發展，為企業未來人事管理工作的持續發展奠定基礎。
參考文獻：
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[2]沈帆.人事檔案工作新思維——人事檔案數字化在人事管理中的重要性分析[J].辦公室業務，2020(8)：171，173
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一、人事檔案在醫院管理工作中起著極其重要的作用
對于一家醫院來說，人事檔案是醫院人才隊伍建設的重要依據，也是醫院人才隊伍現狀的重要體現，是制訂醫院人才的培養及引進計劃，保證醫院的可持續發展的基礎。人事檔案與職工個人的組織關系、工資待遇等緊密相連，因為反映職工的身份、學歷、職稱而具有法律效用。在醫院的檔案管理工作中，人事檔案是重要的組成部分，是醫院職工晉升及考核的重要依據。工齡計算、工作調動、轉正定級、職稱評審以及辦理各種社會保險等都需要人事檔案。
二、醫院人事檔案管理存在的問題
1.工作量大。
醫院科室多員工多，信息量大，檔案管理專職工作人員卻很少，甚至往往由其他崗位人員兼職擔任。然而在進行員工信息統一維護更新工作時，檔案錄入工作耗時長，專業要求高，工作量很大，如果僅依靠一兩名兼職人員的管理，很難達到錄入的及時性、完整性和準確性。
2.難以及時更新。
由于工作量大，專職管理人員匱乏，就會出現員工信息更新滯后。主要反映在員工信息動態變化缺少空間和不能體現員工的個性與常態的工作動態過程與創新這兩個方面。對員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學歷、職稱、科室調動等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動態化管理，老辦法已經不能適應當親醫院管理的需要。
3.管理系統信息化滯后。
目前各大醫院使用的人力資源管理系統，可能有部分檔案功能，但也僅實現了從紙質檔案向以Word或Excel格式的電子存檔的量變。系統難以對人員數據信息實時同步更新和及時地維護，人員數據信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經常出現碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對人力資源的開發與利用。總之，信息系統的自動化一定程度內減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。
三、建設員工參與的檔案自助管理平臺
醫院人事檔案管理改革新方向——建設員工參與的檔案自助管理平臺。
1.建設員工參與的檔案自助管理平臺。
筆者所設想的員工參與的檔案自助管理平臺，就是讓把事關員工的信息輸入、修改、補充等檔案初始工作，交還給員工本人。在醫院人事檔案信息化自助平臺上，首先單位給每個職工一人一個賬號，讓他們自己設置密碼、登錄；再請他們自己完善個人信息，經人事部門審核通過后保存；基礎信息的完整錄入后，可生成一個對應員工個人的職業生涯檔案庫，縱向上可以看出一個員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對整個職工群體進行統計與比對。
2.把簡單的檔案卡片完善為電子檔案庫。
通過這樣一個檔案自助管理平臺，可以把簡單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網頁式的檔案數據庫的邁進提升，把每個員工的信息，都設計成豐滿的個人檔案庫，如檢索員工學習經歷時，不再是單一的學歷現狀，而可以查詢他歷年來學歷的提升變化。
3.使廣大職工參與到自己的信息完善工作中。
建設需要員工主動參與的檔案信息化自助建設系統在激活員工的主人翁意識的同時，也大大降低了人事部門專員的工作壓力。通過系統平臺，把員工醫德、科研、技能培訓與工作創新都做出較為科學的比對，讓人事部門在醫院檔案信息系統平臺能全面的認識自己的員工，讓員工自己在完善信息的過程中發現不足，及時改進與提升。
4.個人檔案的隱私性與安全性得到保障。
每一個員工使用與工號相對應的賬號登入系統后可以維護或增加個人職稱、學歷、繼續教育等方面的信息，經人事科審核后才能正式入庫。使用一個賬號只能查看對應的自己的個人信息，且修改或增減都必須經過人事科審核，這就保障了信息的保密性和可信度。
5.加強監管力度。
通過構建完善的檔案信息自助平臺的過程，人事部門對各項信息進行了審核、、整理、歸納、綜合、分析與運用。檔案信息的完善有助于提高醫院職能科室部門的管理質量，有助于他們有針對性地促進醫院與員工的不斷提升。
四、結語
建設醫院人事檔案信息化員工自助建設系統與平臺這一理念具有前瞻性，它是以科學的方法、發散性的思維、集體的智慧來解決工作問題的一種方式。這種新興事物可以調動員工的積極性、責任心，發揮其個人對于自身了解的優勢，又可以顯著減輕檔案工作者的工作量，對促進醫院的發展有著重要的積極的推動作用，應該引起廣大醫院管理者的重視。
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該系統是針對我院人事檔案管理而開發的一套系統。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統的紙質為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進行管理，既浪費人力也浪費物力，制約了我院信息化建設的發展。數字化人事檔案管理系統項目在啟動之初，通過廣泛調研，制訂了詳細的功能目標和框架，力求使得學院的數字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統將人事檔案數字化后將有助于學院信息化建設的發展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實現學院的跨越式發展。
1 數字化人事檔案管理系統功能描述
數字化人事檔案管理系統主要用于對學院人事檔案進行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學院的人事檔案管理水平，提高學院的辦公效率。系統用戶類型分為：普通用戶、管理員。權限定義如表1所示。
整個系統分為 Web 模塊和后臺數據庫服務器模塊（見圖1）。
本文檔描述后臺數據庫設計和前臺Web 部分的功能規范。
通過 B/S（瀏覽器/服務器）結構實現的Web 部分系統除數據庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。
通過 SQL Server 2005 企業版實現的后臺數據庫服務器模塊。
數據庫中存儲了數字化人事檔案管理系統中所有的信息和數據，為保證穩定性和良好的并發訪問能力，采用SQL Server 2005 企業版來實現。
2 數字化人事檔案管理系統功能設計流程
2.1 數據庫設計
數字化人事檔案管理系統按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學科門類信息表、專業信息表、干部職務信息表、任職情況表、用戶權限表、教職工基本信息表、學歷學位信息表、職稱信息表、考核結果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。
2.2 登錄
客戶端輸入系統域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進入系統登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。
3 數字化人事檔案管理系統功能定義
3.1 后臺管理
3.1.1 添加數據
單擊后臺管理主界面左側“添加”標簽，進入后臺管理添加數據模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何添加學科專業信息為例進行功能定義，其他數據的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學科專業信息功能說明：
輸入學科門類代碼，輸入學科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學科門類信息添加；選擇學科門類名稱必選；輸入專業代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業信息添加。添加成功后，系統將跳轉至瀏覽專業信息界面。
3.1.2 修改數據
單擊后臺管理主界面左側“修改”標簽，進入后臺管理修改數據模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何修改教職工學歷學位信息為例進行功能定義，其他數據修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學歷信息功能說明：
選擇教工號，修改學歷編號，修改學歷名稱，修改學歷獲得日期，修改所學專業，修改學習形式，修改畢業時間，修改畢業學校，修改學位名稱，修改學位獲得日期，修改學位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學歷學位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學歷學位修改。修改成功后，系統將跳轉至瀏覽教職工學歷學位信息界面。
3.1.3 瀏覽數據
單擊后臺管理主界面左側“瀏覽”標簽，進入后臺管理瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。
3.2 前臺管理
3.2.1 修改普通用戶密碼
單擊前臺主界面左側“修改”標簽，進入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：
輸入原密碼，輸入新密碼，確認新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。
3.2.2 瀏覽數據
單擊前臺主界面左側“瀏覽”標簽，進入前臺瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進行功能定義，其他數據瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：
分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設置瀏覽教職工職稱信息的權限！”在單行文本框中輸入頁數，單擊“GO”按鈕跳轉至指定頁。
本系統于2011年12月投入實際操作，從設計、開發上來看可實現人事檔案管理數據的微機化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數據不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實現了人事檔案管理工作的規范化、信息化，使人事檔案管理駛入科學化、制度化的軌道，對學校人事檔案管理工作具有重大意義。
今后我們將繼續探索數字化在人事檔案管理工作中的應用，把紙質人事檔案材料的掃描件融入該系統，實現人事檔案計算機管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。
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（一）人事檔案管理現狀
傳統的急救中心人事檔案管理方式主要以手工操作為主，這樣不僅增加了管理人員的工作難度，還會導致人事檔案的混亂，不利于統一管理。計算機在人事檔案管理工作中的應用范圍較窄，只是簡單的登記工作人員的基本信息。對于計算機設備的應用相對較少，僅存在于中心人員信息登記工作中，所以為了全面提升中心人事檔案管理的效率，需要將數字化信息技術全面融入其中，現今，在一些較為大型的城市中，醫療機構人事檔案管理逐步采用數字化的方式進行檔案信息的錄入―管理―查詢。從總體的趨勢上看，數字化檔案管理體系處于快速發展階段。
（二）落實數字化檔案管理的重要性
因為急救中心的工作人員流動性較大，所以中心的人事檔案管理比較復雜，特別是中心不同科室、不同工作人員之間需要進行信息交流，進一步增加了管理工作難度。進行數字化檔案管理不僅能夠讓人事檔案管理的效率得到全面的提升，而且還能讓信息的錄入以及整體的查詢更加便捷。因此，構建數字化人事檔案管理系統十分必要。
二、人事檔案的數字化管理模式
（一）創建科學的人事檔案信息數據庫
要想完成急救中心人事檔案的數字化管理，我們應該創建科學的人事檔案信息數據庫，然后利用云數據完成相關信息的儲存。為了更好的提升人事檔案的數字化管理水平，我們可以嘗試把HIS管理技術融入到管理工作中，充分發揮紙質檔案與信息化檔案的作用。當前大部分醫療機構的檔案管理都已經趨于自動化，紙質檔案占據的比例越來越小，數字化管理的信息備份能夠確保系統更新后相關檔案依然保存完好。在進行數據信息的圖案采集過程中，需要先建立一個整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統中的word和excel進行圖文處理，讓檔案數據更加清晰化、具體化。對于不同信息文件的份數以及頁數一定要與電子檔案進行全面的對應，從而達到良好的設計效果。其次，還要做好信息系統交互界面的處理工作，其檔案信息在經過前臺處理之后，一般較為規范。然后后臺系統維護人員要及時對檔案信息進行上傳并進行良好的維護，保證查詢人員能夠快速準確地查詢到信息數據。這樣，人事檔案信息數據才能得到全面的建立。
（二）人事檔案的查詢系統設計
在設計數字化系統時，我們首先應該不斷完善中心人事檔案系統的設計工作，我們應該學會把數字化服務運用在急救行業人事檔案管理工作中，然后根據實際變化不斷更新人事檔案內容。而急救中心人事檔案管理在創建查詢系統時，應將其便利、反應靈敏作為本質，為檔案管理提供便利，使管理人員依據自身需要完成具體的管理工作。在查詢系統中需要具有豐富字段。
（三）不斷更新數字化檔案的具體內容
在急救中心人事檔案管理工作中，我們應該全面落實人事檔案的管理工作。通常情況下，人事檔案涉及到的內容較廣，其管理工作也較為繁瑣。因此，在進行數據信息的處理過程中，需要對其不同的數據進行持續性的更新，尤其是對于人員職稱、職務、學歷、獎懲的變化情況以及人員進出情況等都要進行持續性的更新。因此，在進行信息系統的管理過程中，需要建立自動化服務站，及時對不同的信息數據進行刷新，從而提升檔案的整體管理效率。
（四）使用新型的分級管理方式
急救中心的人事管理工作需求在不斷變化，因此我們??該嘗試使用新型的分級管理方式，這樣就能按照用戶的不同等級進行相應的管理，針對不同科室的不同情況分類統計各項人事數據，并登記在冊。這樣，數字化檔案的管理就不會出現任何的紊亂，同時在信息的錄用、檢閱以及刪除的過程中，需要對云數據中的相關信息進行同步操作，從而達到良好的管理效果。
（五）適當提升管理人員的綜合素質
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1.1 有利于提高醫院的檔案管理工作的效率
隨著信息化時代的來臨，醫療體制的不斷發展和改革，醫院的人事檔案作為記錄人才的信息的主要載體早已漸漸的進入了網絡化的時代。數字信息化的人事檔案管理，不僅對于醫院的相關工作的管理、調動以及工作的安排等方面提供了極大的便利，而且也有利于提高醫院的人事部門的工作效率。并且信息化的人事檔案管理也有利于醫院的醫護人員的原始檔案數據的保存以及查詢等，這樣利用相應的數字化的人事檔案管理的相應措施，就可以不用再像傳統的人事檔案管理那樣存在保存原始檔案難、人工管理查詢難等問題。其實目前很多醫院仍然還是采取傳統的以人工為主要方式的檔案管理方式、以紙質為主要材質的存儲模式，這切實都會存在紙質受潮、發黃、霉變等問題，因此這些檔案通常是比較難以保存的，并且通常要耗費很大的人力和時間去做定期的查找和檢查，這種種問題在無形中就增加了很多的管理的成本[1]。
1.2 有利于促進醫院內部的信息資源的共享
將數字信息化運用到醫院的人事檔案管理中，有利于促進醫院內部的檔案的相關信息的共享，并且有利于提高各部門之間的開放性。數字信息化運用到醫院的人事檔案管理中在檔案的管理中能夠促進醫院的檔案管理方式的現代化的推進，通過相應的信息數字化的技術以及網絡技術，建立相應的醫院人事檔案管理的數據庫和相關的平臺，這樣就能與現在的人們的智能化、網絡化的生活方式相接近。通過人事檔案管理的數據庫和相關的平臺促進醫院內部的信息的共享。另外在接受傳遞方面，也有利于提高信息的時效性。
2 數字信息化在醫院人事檔案管理中存在的一些問題
2.1 對于醫院的人事檔案管理不夠重視
由于醫院都是以醫療工作為中心，所以在對于醫院的人事檔案的管理這一方面并沒有給與一定的重視。所以，由此帶來的對于人事管理這方面的投入也就相應的有些不足。其實這對于醫院的人事檔案管理的信息化是非常不利的。首先，由于醫院對此不夠重視，所以直接導致了醫院的人事檔案的管理的硬件設施和數據信息處理的資金投入不足。其次，由于醫院方面對這一問題的不重視直接導致了醫院的人事檔案管理人員對于人事檔案管理這一工作本身的不夠重視。大多數的人事檔案管理的工作人員都是簡單的整理、收集相關的檔案資料等日常性的工作，并沒有真正的對醫院的檔案進行數據處理或者數據統計建設等工作，這些都是非常不利于醫院的數字信息化的人事檔案的管理的。另外，如今大多數的醫院的人事檔案的管理的工作人員往往都是身兼數職，他們大多數并沒有真正的把醫院的人事管理這一工作認真的對待。當然這與我國傳統的檔案管理方式是分不開的，因為他們認為檔案管理就是簡單的對檔案進行擺放、整理等[2]。
2.2 對于醫院的人事檔案的管理缺乏相應的制度
人事檔案作為一個人的基本信息和經歷的主要載體，相關部門應該對于人事檔案做好相應的保密工作。雖然有《檔案法》等相關的法律法規的頒布，但是人事檔案的機密性現在還是一個大問題。所以醫院的相關管理部門應該對此加以重視，加強數字信息化下醫院人事檔案管理的保密性措施的建設。
3 將數字信息化更好的運用到人事檔案管理中的措施
3.1 加強樹立將數字信息化運用到人事檔案管理中的意識
隨著如今的信息化時代的來臨，將數字信息化運用到人事檔案管理中是大勢所趨。特別是如今的醫院的管理模式大多都已經實現了信息化、網絡化，大多數醫院的管理已經漸漸向著現代化的管理模式不斷邁進。這就需要醫院的相關管理人員樹立起將數字信息化運用到人事檔案管理方面的意識。只有在這方面引起足夠的重視，才能夠漸漸地體現出信息化管理在醫院人事檔案中的巨大價值。
3.2 注重引進相關專業的檔案管理人才
真正能夠將信息化運用到醫院的人事檔案管理中去，這需要引進相應專業的檔案管理人才。因為他們不僅需要掌握相關專業的檔案管理知識，還需要熟悉現代計算機網絡技術。對于現今的大多數醫院來說，由于在職人員比較多，所以醫院的人事檔案管理都是一項比較繁多的、量大的工作。當然在引進相關的專業的檔案管理人才的同時，也要注意全面的對工作人員進行綜合考核。由于醫院人事檔案管理工作的特殊性，所以對于相應的工作人員來說，必須要具有較好的職業道德素質和較強的責任感以及保密意識。在醫院的人事檔案管理方面，也要注意將數字信息化、網絡技術、數據庫的建立與處理等更好的結合起來，做好醫院的人事檔案信息管理建設[3]。
3.3 加強醫院人事檔案管理中的相應的硬件和軟件等設施的建設
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高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學、行政等日常工作中形成的真實的反映教職工的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。對于個人而言，是人一生真實軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護、管理對于個人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統手工的借閱與保存，而這種傳統的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應現代人事檔案工作的需要。
2 高校人事檔案管理現狀
2.1 改進傳統管理方式，提高工作效率
現階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。
2.2 加強人事檔案數據庫系統的應用性
目前各個高校在構建人事檔案數字化平臺的過程中，著重發力點都限于對人事檔案中關鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數據庫中，少之又少。一方面是由于這是一項極其龐大的數據工程，另一方面在這個過程中產生的風險性對于高校的人事檔案館是一個不小的挑戰。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質原始檔案材料進行數字化和信息化管理，有必要搭建學院人事檔案數字化平臺。而數字化平臺中的數據庫副本利用，有效的阻止了傳統查詢紙質檔案中發生的篡改、丟失、破壞的現象的發生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據，所以建立數字檔案迫在眉睫。
3 我院建立人事檔案管理數字化平臺的意義
長春職業技術學院目前現有在庫教師人事檔案全部為紙質材料。管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到我院各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。
3.1 數字化管理平臺的建立是實現了從手工檢索到計算機檢索的轉變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。
人事檔案數字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數字化平臺，向管理員發出申請，檔案人員同意授權后，根據檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質檔案的接觸頻率，有利于紙質檔案的保護，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經過領導授權――下庫查詢――檔案復印――領導審核，大約20分鐘時間。我院人事處辦公地點將于現在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時間最快也在35分鐘左右，如果沒有設有人事檔案數字庫，在此基礎上浪費的人員精力和管理物力將無法估計。而人事檔案數字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統處理并發線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實現了一人多處理線程的可能。
3.2 數字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。
數字化管理平臺中記錄的真實信息，方便對高校教職工進行統計分析，為學院的評優、評職提供了快速、高效的查詢方式和現代化的渠道。為配合高校建設，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數字化，信息化建設工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數字化信息鏈。
3.3 數字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發展的要求，使高校人事管理各項事務日臻科學化和規范化。
該數字化平臺將集全校教職員工檔案數字化管理（數字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統計管理（統計、檢索人員有關信息）、文件檔案管理（起草有關人事、工資文件，收集、整理、保管有關文件）、薪酬分配（根據國家單位有關政策和規定核算人員工資）、為管理領導提供所需的有關文件、統計信息、人員情況、參考意見為一體，根據學院人才成長的規律和學校的任務，對學院各級各類人員個性化和職業化的進行規劃與組織。
3.4 我院建立人事檔案數字化平臺可行性分析
我院人事檔案數字化平臺的項目從得到了院里領導的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項目組組長是具有多年人事工作經驗及其項目領導經驗的中青年領導，能夠保證項目運行和實施，并且有能力解決項目過程中困難和風險。項目組成員的配置以青年教師為主，集中了計算機類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業務經驗的行政人員。項目立項前，項目組成員進行了反復的論證和實踐考察及其專家咨詢，指定了科學的、詳實的可行性分析及其項目實施方案。并對項目實施過程中可能預見的風險做出了解決的預案。對項目組的成員進行專業化的培訓，使得整個項目能過效率專業的進行。
人事檔案數字化平臺中的師資信息化平臺的基礎模塊設計已經完成，并且在人事處工作中正常運行了一年，在此次項目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經開展兩個月項目運行中，呈現出極佳的運行狀態。數字化檔案信息系統已經進入系統設計程度。
參考文獻：
[1]王魯等.高校師資信息管理系統.云南省教委信息中心，1996.
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數字時代檔案管理工作已從過去紙質、人工管理模式逐步轉變為數字化、電子化處理模式，以歸檔環節為例，在結合信息數字化處理模式進行檔案分類、資料歸檔時，可按不同類型將規劃業務檔案分為不同信息模塊，并按照各自時間線進行排序。即，對于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進行相關數據的錄入后，以傳統案卷方式整理歸檔，并注明“傳統處理”字樣；而對此后年份生成的檔案，則可根據國家及省市相關部門對檔案管理的規定，統一轉化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進行相關數據錄入后，備注“簡化處理”字樣，由此極大程度簡化了歸檔流程，也為日后調檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎。此外，通過運用這種數字化檔案處理模式，單位檔案系統內每新增一個卷宗，卷內文件目錄便可自動生成，檔案管理人員只需掛接對應原文，系統便能自動檢測原文是否漏掛。由此，不僅能夠保證檔案的完整性，有效節省整理、錄入和歸檔時間，同時這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，有益于單位檔案管理工作質量的整體提高。但要注意的是，檔案數字化建設必須根據單位業務檔案卷宗相對固定、對象不同等特點，綜合考慮是否應用卷宗整理“自動化模式”。
二、推動單位人事檔案數字化建設的可行路徑
人事檔案管理必須確保內容的絕對真實與全面，這就要求在建檔初期，不僅要強化檔案信息錄入，在原有基礎上認真清查、核對信息，及時剔除無效、虛假信息，清除虛假材料，同時還要擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲存，建立與需求對口的人才數據庫，為社會企業及相關單位提供最全面、準確的信息憑據。而實踐中，如何有效推動并實施檔案數字化建設，筆者總結工作經驗，提出了以下幾點思路：（1）強化檔案數字化管理意識，夯實管理人員專業基礎。這就要求人事檔案管理人員在夯實檔案管理專業知識的基礎上，還要全面學習并掌握當下信息數字技術，樹立數字化管理意識，積極參加檔案管理學術交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學化的管理技術知識指導檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用等系列工作的開展。同時，要基于數字化建設的工作實際，設定明確、可行的人事檔案崗位職責，健全人事檔案資料安全管理權責機制和檔案資料安全個人責任制，以確保檔案資料的安全儲存。此外，還要端正單位各職能部門對人事檔案管理工作重要性的認識，強化行政、后勤等職能部門相關人員的檔案意識，以保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實處。（2）健全檔案管理流程標準，提高內部調檔查閱的效率。人事檔案數據來源非常廣泛，推行跨系統查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，工作實踐中可結合單位實際，建立與之相匹配的綜合業務檔案數據庫，以實現人事檔案的動態、實時更新與維護。比如，可將各類數據進行綜合歸檔管理，保障跨系統電子數據的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設置人員權限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內部檔案使用效率的同時，亦進一步完善人事檔案規范管理，提高單位整體的行政服務效能。（3）以實際需求為導向，加大數字化設施投入。人事檔案數字化建設離不開先進的信息錄入系統和管理系統，也離不開穩定、齊全的工作設備。這就要求各單位要結合實際發展需求，及時配置相應的信息錄入設備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內存電腦、雙面打印機等，以保障數字化建設工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際和單位業務主導為依據設計人性化、科學化的檔案數字管理系統，充分發揮數字技術的智能、高速等特性，以實現人事檔案管理的現代化、自動化、網絡化和文檔一體化目標，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發檔案價值。
三、結語
普及信息數字化管理是社會各企業及單位檔案管理實現自動化、高效化目標的有力手段和有效工具。在這一發展形勢下，人事檔案管理應進一步加強信息數字化建設力度，與時俱進，同期開展一系列革新舉措，以適應市場大規模的人才需求，助力社會經濟蓬勃發展。但要注意的是，信息技術雖為工作帶來了快捷與高效，但同時也存在檔案信息外泄、個人隱私被公開等潛在風險。因此，在數字化建設工作開展過程中，各單位及檔案管理人員應增強安全管理意識，強化對數字信息技術安全的定位，及時發現并解決網絡系統共享、信息資源公開等程序上的缺漏，以保障人事檔案規范化、制度化等管理目標的實現。
參考文獻
[1]韓春紅.基于干部人事檔案數字化有關問題的探究[J].濟南職業學院學報，2015，（1）：119-121.
[2]肖欣玲.人事檔案信息數字化保存問題研究[J].科技展望，2015，（14）：125.
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1.2人事檔案信息數字化依賴于軟件技術的不斷更新
同存儲載體問題對比來說，數字化檔案信息的讀取以及檢索應用等技術性問題更加重要。這是由于我們需要借助于配套適應的設備、工具軟件以及操作系統方能完成數字化檔案信息的轉換處理，令其變化成為人們較為常用的信息內容。伴隨現代技術的不斷更新發展，計算機系統持續的換代升級，在磁性介質或是光盤之中存儲的信息便存在不能讀出的可能性，而新舊軟件同樣存在不能轉換的問題。這樣一來使得人事檔案信息數字化保管存儲面臨了更加嚴峻的考驗與挑戰。
1.3人事檔案信息數字化存儲維護問題
人事檔案信息數字化體現出了易于改變性的特點，較易被人為的修改、備份、移動、再次編輯或是粘貼等，同時不會留下任何痕跡，這樣一來便會導致對數字化檔案信息的真實準確性無法確認。另外，數字化檔案在傳輸以及存儲階段中較易引發信息丟失的問題。該類現象均對數字化檔案信息的維護管理真實性增加了更大的困難。
1.4人事檔案信息數字化存取安全性問題
基于計算機系統、網絡平臺會受到較多外來因素或是自身因素的影響，容易發生惡意攻擊事件，感染病毒的機率大大增加。另外，存儲載體也易于感染病毒，因此對于人事檔案信息數字化存儲保管的安全性形成了更大的考驗與挑戰。
2人事檔案信息數字化保存科學對策
2.1優選合理的人事檔案信息數字化保存載體
巧妙融合傳統管理模式人事檔案管理機構在實踐管理工作中，選擇應用的數字化信息存儲載體之時，首先應考量的問題是數據信息不可更改性，整體可靠性以及技術壽命等多重問題，而不應一味的看重處理速度或是存取便捷性。應注重檔案信息載體的可靠保存，同時持續的應用新技術手段令載體快速適應計算機系統的定期換代更新。另外，人事檔案信息數字化保存應積極融合傳統管理存儲模式。也就是說檔案信息之中非保密性的內容可進行數字化管理存儲，而保密性的內容仍舊可采用傳統的存儲模式進行管理。這樣一來不但可顯著提升檔案信息應用效率，還可確保重要信息內容的完整與安全。
2.2提升人事檔案信息數字化保存載體標準
從技術角度來講，人事檔案信息數字化保存載體應全面提升技術標準，首先應體現轉移安全性。在人事檔案信息數字化處理后將由原來的技術環境轉變到新型環境中，同時存儲介質也發生了變化。該階段中應確保其原始數據信息的可靠真實性以及全面完整性，預防由于軟件或硬件磨損而導致出現安全隱患問題。在技術需要換代更新的階段中，應確保完成數字化處理的檔案信息可靠安全的由原有的存儲介質安全的轉移至新存儲介質之中，預防由于存儲介質發生改變而導致信息內容不良丟失或是發生變異。當人事檔案信息數字化保存或是進行拷貝的過程中，應配備安全標準性高的軟件以及硬件工具，杜絕被模仿，進而確保仿真安全性。輸入板技術可有效預防轉移技術內在的轉移時機無法合理把握，進而不能存儲管理較復雜的數字化檔案信息的問題，應用該技術可全面克服轉移階段中存在的不足。當然這并不代表轉移的替代，該技術更適合在文獻或是數據庫長效保存管理中的應用。轉換處理并不單純的指代格式的變化，還涵蓋程序以及字符、應用系統的轉化。目標在于在復雜的介質混合環境中，能夠完成諸如紙張、磁性介質或是膠片介質之間的信息數據安全保存。當然應用轉換處理技術也包含一定的不足問題。例如，需要投入較高的成本費用，轉換過程可能會令數字化信息出現結構或是內容的不完整現象，致使用戶對于數字化信息檔案內容的真實性存在質疑。典藏技術主要是針對應用年代久遠的計算機軟件、硬件以及相關設施進行收集匯總，應用他們讀取這些技術設備儲存的材料信息。該技術缺陷在于需要投入較高成本且耗費大量的經濟資源，因此應用該技術過程中，在保持安全性的基礎上還應根據自身現實狀況體現實用性。
篇12
（二）人事檔案管理的信息服務性內涵。信息時代信息載體的管理與利用體現了信息服務的主動形式，傳統被動的人事檔案管理模式隨著信息載體與信息渠道的變化而改變。當前信息載體不再僅僅局限于文獻型載體，信息渠道也更為多元化，新時期的人事檔案管理必將強調對檔案價值的開發與利用，突出人事檔案管理的信息服務性內涵。
二、信息時代對人事檔案管理的新要求
（一）基于計算機技術的數字型檔案要求。計算機技術的廣泛應用是信息時代的主要標志之一，傳統的人事檔案管理模式已不再適應社會發展需要，信息時代對人事檔案管理的首要要求是促使原有的紙質型檔案向數字型檔案轉變，即依托電子手段構建人事檔案的數字信息體系，建設人事檔案的信息數據庫。
（二）基于互聯網通信技術的網絡化要求。人事檔案的保密原則是人事檔案管理的重要原則，人事檔案涉及個人隱私信息，檔案保衛保密制度是人事檔案管理的基本制度，從某種程度上形成了傳統人事檔案利用價值的弱化與利用形式的單一。
（三）基于人才信息整合的統一標準要求。信息時代具有鮮明的信息資源共享性，而信息共享的前提是信息的標準化。傳統人事檔案管理的規范性缺失，使社會人才信息資源整合的基本條件薄弱。信息時代背景下的信息化整合手段，力求在系統軟件的支持下完成人事檔案信息形成、轉化與存儲的統一運行標準，實現網絡化查詢與統計，便于整體調用。
三、信息時代的人事檔案管理發展方向
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隨著我國科學技術的不斷進步，信息技術的發展更是突飛猛進，信息技術已經應用到各領域中，信息化水平的運用還在不斷深化和拓展。人事檔案管理只有盡快進入信息化時代，在管理體制、管理理念、管理方法、管理技術等方面要做出相應變革才能適應社會進步和經濟快速發展的新時代的要求。
1 信息時代背景下人事檔案管理的新要求
1.1 檔案信息數字化
信息時代的一個重要標志就是計算機技術的發展以及被廣泛的應用到各領域中，社會進步后就需要有新的檔案管理模式，可以對人事檔案進行更科學的、更完善的管理。為了滿足信息時代人事檔案管理的新需求，首先要對原有的檔案資料進行全面的數字化轉型，即借助電子手段將紙質人事檔案轉變為數字式的人事檔案，以數據庫的形式進行存儲。
1.2 檔案信息傳輸網絡化
由于人事檔案中含有大量的個人隱私信息，所以人事檔案管理的一條重要原則就是保密原則，在人事檔案管理制度中保密制度被定為基本制度，可見人事檔案對保密性的要求是極高的。但是原始的人事檔案都是以紙質的形式進行記錄、保存，因此在移交過程中要經過多人傳遞存在安全隱患，而且若在移交過程中出現泄密行為，很難確定具體責任人。人事檔案管理信息化后，加密后通過網絡就可以完成移交工作，大大減小了泄密的風險。
1.3 檔案制訂標準化
在當今的信息時代下，信息資源共享是其中的主要內容，但是要達到信息共享有一個必要的前提就是信息標準化，也就是說所有信息資源在記錄、傳遞時使用統一的標準。人事檔案的傳統管理中缺乏規范性，導致社會人才信息整合困難。信息時代背景下需要將信息進行整合，采取的手段就是制定統一的檔案標準，借助人事檔案管理系統軟件對人事檔案進行管理標準化的管理，實現信息共享。
2 信息時代背景下人事檔案管理的發展趨勢
2.1 人事檔案的信息數字化管理
由于計算機技術在檔案管理領域的應用，信息時代的人事檔案管理必然會向檔案信息數字化的方向發展。人事檔案向的數字化管理方向發展的前提是建設出完善科學的管理系統軟件，因此在確定人事檔案信息數字化系統的基本框架之后，要謹慎選則安全系數高且相對完善的人事檔案應用軟件。人事檔案信息按照規定將信息錄入，要確保信息錄入正確、完整，注重后期制作的質量控制，并充分考慮滿足應用軟件的實時升級需要。
2.2 人事檔案網絡化管理
在信息時代互聯網技術得到大力發展，將互聯網技術引入檔案管理體系中將使人事檔案的管理變得更安全，更便捷。人事檔案管理的基本制度—— 保密制度在網絡化的管理中仍然要被高度重視，只有具有檔案保管權力的相關部門才能獲得調閱權限，還要保證信息在異地共享的過程中的安全。人事檔案管理的網絡化要依靠現代化的管理手段實現，因此對管理者素養的要求就要提高，要求管理者必須掌握扎實的檔案管理基礎知識，同時具備熟練的軟件操作能力。
3 完善人事檔案信息管理體制的策略
在信息時代的背景下檔案管理必然向數字化與網絡化發展，為了避免人事檔案在管理上出現問題，就必須從多方面加強控制，相關部門的人員組成以及相關規章制度都要進行優化。對人事檔案管理進行全過程監督，制定科學的績效考評機制。
3.1 實施專人負責制
在信息時代的背景下人事檔案管理工作要求檔案管理人員掌握更多專業技能，例如掌握必要的信息化管理知識，具有檔案保護等具體操作能力。一名檔案工作人員身兼數職不利于檔案管理，因此對檔案的錄入、檢閱、存放、流通等各流程要安排專業能力過硬的檔案管理人員專職負責，將職責劃分清晰，無論哪一環節出現問題都能確定責任人。
3.2 提高檔案管理人員素質
當前我國有許多的人事檔案管理部門將退休員工返聘使其繼續工作，這種行為導致檔案管理部門人員結構單一，不能及時注入新鮮血液，一味以老方法開展工作影響現代化建設進度。要優化人員組成，有計劃的引進人事檔案管理的專業人才，對原有檔案管理人員定期進行職業培訓，全面提高工作能力。
3.3 完善內部管理模式
科學、完善的管理制度可以對人事檔案管理部門日常工作進行監督，提高檔案管理人員的工作水平以及效率，完善的管理體系也是提高檔案信息管理效率的前提。根據管理制度制訂適合本單位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根據具體情況制訂詳細的工作流程，依照流程進行檔案信息化管理。
3.4 制定內部考核機制
要有公平的評價機制和考核機制才能確定檔案管理人員在工作中的表現，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改進的，因此，要根據人事檔案管理的特點制定一套獎懲制度。對工作認真，有突出貢獻的工作人員在精神以及物質上進行雙重獎勵，給予“優秀工作者”的稱號以及一定數額的獎金；對工作能力差，態度不認真，工作出現失誤的工作人員進行罰獎金、批評，造成嚴重后果者給予處分或追究法律責任。
3.5 經費實行全面管理
在檔案管理信息化的同時也要注重財務方面的問題，人事檔案信息管理計劃必須是全面的，將管理過程中出現的一切費用都納入預算管理。以收支平衡為原則編制預算表，按照上級部門的撥款安排支出。
4 結語
人事檔案管理在信息時代必將發生巨大變化，為了能適應需求現存的人事檔案管理模式要及早開始改革。借鑒其他檔案的信息化管理經驗建設符合人事檔案管理特點的管理體系。目前科學技術發展迅速，所以要關注科技科學技術的發展及時掌握最新的科技知識，將更多的科技融入到檔案管理中不斷提高檔案管理的信息化水平。以科學發展觀為指導，將人事檔案管理向著更深層次的數字化、標準化、集成化的方向發展。
參考文獻
