引論：我們?yōu)槟砹?3篇人事檔案數(shù)字化管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
（一）嚴(yán)格執(zhí)行信息化標(biāo)準(zhǔn)要求。數(shù)字化校園建設(shè)投入較大，影響較為廣泛，信息化標(biāo)準(zhǔn)要求較高。因此，構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，必須符合和遵守國家、教育部頒發(fā)的各類標(biāo)準(zhǔn)以及高等學(xué)校制定的信息化標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統(tǒng)計要求，以便規(guī)范地進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、存儲、傳輸、應(yīng)用。須嚴(yán)格參照教育行業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范設(shè)計，如《教育管理信息高等學(xué)校管理信息》等。采用純B/S模式實(shí)現(xiàn)目前主流的技術(shù)與開發(fā)語言，基于WEB的多層體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行開發(fā)，流程化界面和向?qū)讲僮鲬?yīng)具有良好的可擴(kuò)展性，依照安全要求設(shè)計合理的安全架構(gòu)。（二）滿足接入高校三大平臺的相關(guān)要求。人事檔案管理系統(tǒng)接入數(shù)字化校園，須集成到高校的三大平臺，滿足信息門戶集成、公共數(shù)據(jù)平臺集成、統(tǒng)一身份認(rèn)證集成等功能。需要為門戶開發(fā)對應(yīng)的集成表現(xiàn)界面，并提供由該頁面鏈接進(jìn)入人事檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)框架的功能。可根據(jù)高校需要，從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中抽取出需要共享的數(shù)據(jù)到公共數(shù)據(jù)中心，完成數(shù)據(jù)層的集成。須為信息門戶單點(diǎn)登錄開發(fā)相應(yīng)的接口程序，支持現(xiàn)有的高校統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)。
二、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用
（一）人事檔案管理部門應(yīng)用基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理。1.全面、準(zhǔn)確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，人事檔案管理部門原有的人事檔案數(shù)據(jù)信息可以導(dǎo)入系統(tǒng)之中，后續(xù)可單獨(dú)及批量追加信息，如教職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)等的晉升、變更；并根據(jù)需要定義各種信息項目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統(tǒng)，上傳人事檔案相關(guān)材料，如各類學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱、獲獎證書圖片等數(shù)字檔案，經(jīng)人事部門審核后存入管理系統(tǒng)。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進(jìn)了人事檔案信息更全面、準(zhǔn)確的收集。2.根據(jù)人員類別進(jìn)行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要，對教職工進(jìn)行分類管理，基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據(jù)實(shí)際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術(shù)合同、臨時合同等的分類，并可在各類別間進(jìn)行變動，如在職變更為退休，在職變更為調(diào)動等，從而實(shí)現(xiàn)一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準(zhǔn)確、有序規(guī)范。3.合同檔案管理。在基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)中，可導(dǎo)入所需的合同內(nèi)容、格式，并可完成勞動合同的簽訂、變更、續(xù)簽、終止和解除等工作；系統(tǒng)可上傳保存合同數(shù)字圖片；篩選符合相應(yīng)條件的人員，批量打印合同、續(xù)簽合同、解除合同通知書等等。可在系統(tǒng)中靈活設(shè)置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過系統(tǒng)進(jìn)行合同基數(shù)統(tǒng)計核算，使合同管理高效、完善、及時、準(zhǔn)確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數(shù)字化校園的人事管理系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)對接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數(shù)據(jù)匯總工作。5.進(jìn)修培訓(xùn)檔案管理。教職工培訓(xùn)信息檔案可批量導(dǎo)入系統(tǒng)，也可單個錄入，可自定義參加培訓(xùn)人員姓名、編號、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)單位、培訓(xùn)起止時間等，教職工可登錄系統(tǒng)上傳培訓(xùn)結(jié)業(yè)鑒定表等相關(guān)數(shù)字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運(yùn)用系統(tǒng)按年度、項目匯總進(jìn)修培訓(xùn)檔案信息，進(jìn)行統(tǒng)計分析。6.自動生成各類人事檔案相關(guān)表格。錄入到系統(tǒng)中的人事檔案數(shù)據(jù)形成檔案目錄，職務(wù)職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，可制作生成名冊表、轉(zhuǎn)遞通知單等。7.統(tǒng)計分析。可對系統(tǒng)中教職工的相關(guān)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、年齡、工齡等各種信息結(jié)構(gòu)、變動情況的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、圖表，生成相關(guān)報表等。（二）其他教職員工對基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)應(yīng)用。根據(jù)不同人員類別，在系統(tǒng)中設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限，設(shè)定不同的操作及查閱范圍。1.校領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況，及時、準(zhǔn)確地掌握相關(guān)信息，為學(xué)校工作決策提供參考。2.部門領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱、獲獎等數(shù)字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關(guān)。3.教職工。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、年度考核結(jié)果等檔案情況；上傳更新圖文數(shù)字檔案材料，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、進(jìn)修培訓(xùn)等。
三、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)管理
制定基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)維護(hù)管理制度，以確保系統(tǒng)安全、高效運(yùn)行。（一）維護(hù)計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。定期檢查維護(hù)計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備，及時發(fā)現(xiàn)、維修處理硬件設(shè)備問題。做好設(shè)備故障處理預(yù)案并有效落實(shí)。（二）維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息。對基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀況進(jìn)行嚴(yán)格的管理監(jiān)控。按不同的人員管理類別，合理設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限。及時更新數(shù)據(jù)信息，及時審核教職工上傳的新的檔案信息材料，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案材料信息真實(shí)可靠、充實(shí)全面、實(shí)時更新。（三）維護(hù)系統(tǒng)安全。加強(qiáng)防火墻保護(hù)屏障。定期、不定期升級殺毒軟件、查殺計算機(jī)病毒、木馬等。根據(jù)人員類別的變動情況，及時變更系統(tǒng)中的類別管理，確保按人員類別進(jìn)行使用權(quán)限的實(shí)時更新。
【參考文獻(xiàn)】
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一、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的必要性
一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來替代，干部檔案數(shù)字化后能使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過授權(quán)的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個人成長的歷史軌跡，記載著一個人的身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、政審及個人能力等等的許多情況。是一個人真實(shí)的歷史寫照。對于在科學(xué)研究、政治生涯中有所造詣的人來說，人事檔案查借閱越是頻繁，相對檔案紙張磨損程度越高。實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，可以有效保護(hù)原始檔案的磨損，延長載體的損壞年限。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化是十分必要的。
二、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的舉措途徑探析
如何實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對人事工作起著積極的作用，提供準(zhǔn)確、全面的人事信息資料，推動人事工作的向前發(fā)展，是值得人們深思的問題。現(xiàn)就闡述些許見解，具體如下幾個方面：
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，大力支持檔案信息化
首先，人事檔案管理實(shí)施信息化，需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，正確認(rèn)識和評價實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要性，對人事檔案管理人員的培訓(xùn)及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設(shè)備等。其次，對人事檔案部門信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設(shè)計、標(biāo)準(zhǔn)要求，到具體的質(zhì)量保證措施、崗位工作說明、安全保密規(guī)定等，通盤考慮，盡量做到量化管理、精細(xì)管理。
（二）從嚴(yán)從實(shí)、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理
在人事組織管理部門，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過程，要經(jīng)過審核，定期地對人事檔案資料的及時性和真實(shí)性進(jìn)行清理，對一些缺項、缺頁的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充，規(guī)范檔案管理的監(jiān)管工作，落實(shí)人事檔案資料的完整和真實(shí)，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實(shí)際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門開展任免、調(diào)動、工資待遇、出國（境）審批等工作，紀(jì)檢監(jiān)察、編史修志等工作，近些年辦理社會養(yǎng)老保險和個人辦理房產(chǎn)、遺囑等公證也越來越多地用到干部檔案，可見，干部檔案的作用已經(jīng)不可小覷，在檔案數(shù)字化過程中，要繃緊從嚴(yán)從實(shí)、保密安全這根弦，嚴(yán)格數(shù)字檔案制作管理，嚴(yán)禁違規(guī)連接互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對真實(shí)和安全。使紙制檔案與數(shù)字檔案一一對應(yīng)。真實(shí)、全面反映每個人的歷史面貌。
（三）提高素質(zhì)、保質(zhì)保量檔案數(shù)字化
強(qiáng)化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識，培養(yǎng)良好的服務(wù)態(tài)度，提升工作人員的專業(yè)知識，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環(huán)節(jié)，是保障人事檔案管理全面有序地開展，將檔案管理數(shù)字化有效地發(fā)揮智能化的檢索及各項功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對計算機(jī)的軟件操作及信息管理技能熟練，對不熟悉或不了解相關(guān)知識的人員勤培訓(xùn)，重實(shí)踐，加大力度，請專家及有經(jīng)驗的人員來進(jìn)行講座或親身實(shí)操示范，加強(qiáng)檔案信息管理中出現(xiàn)的各種問題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識和掌握科學(xué)的人事檔案管理能力，盡職盡責(zé)，為單位提供人事檔案的真實(shí)信息和人員狀況，培訓(xùn)出一批高素質(zhì)的檔案管理人才。
（四）嚴(yán)格把關(guān)、工作有序檔案數(shù)字化
干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎(chǔ)，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代，干部檔案造假、信息不實(shí)的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺。由此，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化時應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，做到檔案出庫、進(jìn)庫都要造冊登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現(xiàn)漏洞。檔案出庫要登記造冊，逐本核對，填寫交接單；進(jìn)行數(shù)字化加工前，仔細(xì)整理編碼，逐份材料，逐頁編號，尤其第四大類學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時，每份檔案按大類、按順序進(jìn)行，不得損壞紙質(zhì)檔案，切勿漏掃。做到精、細(xì)、全。
三、結(jié)束語
實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是社會發(fā)展的必然趨勢，是社會生產(chǎn)力信息化發(fā)展的重要標(biāo)志，也是社會發(fā)展對人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動態(tài)管理人事檔案，在信息數(shù)據(jù)庫中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時方便廣大人民群眾在檔案信息庫中有效地查詢，最大限度地為社會發(fā)展，構(gòu)建和諧社會輸送人才。
參考文獻(xiàn)：
[1]李曉玲.對人事檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化的相關(guān)思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（03）.
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人事檔案信息；數(shù)字化管理；
人事檔案記載著人的生平，包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌等，對人事檔案進(jìn)行合理管理可以有效保證信息資料的完整性。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式為手工管理，為了做好一份人事檔案資料，管理人員常常需要花費(fèi)大量時間進(jìn)行資料收集，期間還要做好各種記錄工作。這樣的人事檔案管理工作效率較低，且不利于紙質(zhì)資料的保存。現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為人事檔案管理提供了新的管理方式，即人事檔案信息數(shù)字化管理。人事檔案信息數(shù)字化管理是以信息技術(shù)為核心的檔案管理，對于提高人事檔案管理的工作效率有著重要意義。然而，目前我國的人事檔案信息數(shù)字化管理仍然面臨不少問題，阻礙了我國人事檔案的進(jìn)程。
一、人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題
1.計算機(jī)環(huán)境和技術(shù)問題。
人事檔案信息數(shù)字化管理對計算機(jī)核心技術(shù)的依賴性較高。首先，要加強(qiáng)對人事檔案信息的環(huán)境管理。信息技術(shù)和計算機(jī)軟件對外部環(huán)境有一定要求。如空氣濕度不能太過，否則易產(chǎn)生漏電現(xiàn)象，拷貝資料用的U盤容易受灰塵等影響，有可能造成無法讀取數(shù)據(jù)的后果等。其次，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的速度非常快，計算機(jī)軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設(shè)施不匹配，從而導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。
2.信息安全性問題。
信息技術(shù)的安全性問題一直存在于發(fā)展中。自科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展以來，衍生出了各種安全問題，如網(wǎng)絡(luò)黑客、計算機(jī)病毒、惡性插件等。這些計算機(jī)技術(shù)問題都會使計算機(jī)上的數(shù)據(jù)信息泄露或被竊取，不利于保障人事檔案資料的保密性。當(dāng)然，人事檔案信息數(shù)字化管理中的信息安全問題與人員的安全管理意識也相關(guān)。人事檔案管理人員只看到數(shù)字化管理對工作效率的提高，卻忽略了對信息管理的重視，導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)字化未得到妥善的信息安全管理。
3.檔案信息數(shù)字化管理人員的素質(zhì)低。
人事檔案信息數(shù)字化管理對管理人員有三方面的要求：專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能以及計算機(jī)操作技能。與傳統(tǒng)的人事檔案管理相比，第三項要求是現(xiàn)在的管理人員普遍缺乏的技能，而新時期人事檔案的管理工作相關(guān)的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識也產(chǎn)生了相應(yīng)變化。然而，就總體情況而言，管理人員的素質(zhì)并未隨著新型管理方式的發(fā)展而提高，我國現(xiàn)階段的人事檔案信息數(shù)字化管理人員的素質(zhì)仍然有待提高。
二、人事檔案信息數(shù)字化管理對策
1.建立適當(dāng)?shù)娜耸聶n案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)。
人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)由計算機(jī)硬件設(shè)施和軟件組成，硬件和軟件的匹配度高才能促使操作系統(tǒng)更加完整。因此，在對人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇時要充分考慮到各方面因素，主要包括以下幾點(diǎn)。第一，選擇該操作系統(tǒng)時，計算機(jī)中原有的數(shù)據(jù)和信息是否會被刪除。計算機(jī)操作系統(tǒng)的不同很有可能改變信息的格式等，使數(shù)據(jù)無法讀出或者缺損。為防止這類情況發(fā)生，必須充分考慮數(shù)據(jù)是否會缺失等問題。第二，該操作系統(tǒng)本身是否具有安全性，是否有自帶的惡意插件或病毒以及對信息的保密程度如何等。對存有安全隱患的軟件和系統(tǒng)堅決不予考慮，否則將會導(dǎo)致本計算機(jī)數(shù)據(jù)的流失，且選擇的操作系統(tǒng)應(yīng)該對信息具有較強(qiáng)的保密性，使人事檔案信息不易被復(fù)制和盜用。
2.提高人事檔案信息數(shù)字化管理人員的整體素質(zhì)。
有關(guān)部門應(yīng)該通過加強(qiáng)培訓(xùn)的方式提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，培訓(xùn)內(nèi)容包括新時期人事檔案管理的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能以及計算機(jī)操作技能。計算機(jī)技能培訓(xùn)應(yīng)該是培訓(xùn)的重中之重，要求管理人員必須通過培訓(xùn)切實(shí)掌握扎實(shí)的應(yīng)用計算機(jī)的能力。為提高培訓(xùn)的效果，相關(guān)部門可以采用實(shí)踐操作的方式對信息管理人員進(jìn)行考核。有效的培訓(xùn)活動能夠為人事檔案信息數(shù)字化管理培養(yǎng)出優(yōu)秀的人才隊伍。其次，培訓(xùn)過程中要著重提高人事檔案信息數(shù)字化管理人員對信息安全的重視，使人事檔案信息數(shù)字化管理人員認(rèn)識到信息安全對人事檔案管理工作的重要性，要求管理人員在實(shí)際操作中能夠自覺防范網(wǎng)絡(luò)病毒，保障信息管理的安全。
三、結(jié)語
人事檔案信息數(shù)字化管理目前存在的主要問題為計算機(jī)環(huán)境要求更加嚴(yán)密，計算機(jī)軟件和硬件更新?lián)Q代的速度快、信息安全收到威脅以及管理人員素質(zhì)有待提高。人事檔案信息數(shù)字化管理能夠有效減少人事檔案管理工作的時間，提高檔案管理的質(zhì)量，必須予以重視，選取適當(dāng)?shù)娜耸聶n案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)并通過培訓(xùn)提高管理人員的綜合素質(zhì)，為人事檔案信息數(shù)字化管理提供優(yōu)秀的人才隊伍，促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。
作者：黃金勇 單位：國家新聞出版廣電總局七〇五五甲臺
參考文獻(xiàn)
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二、國有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理的重要性
(一)提高企業(yè)人事檔案管理工作效率，簡化人事管理工作程序
在企業(yè)人事檔案管理過程中，應(yīng)用數(shù)字化的信息技術(shù)可以有效地提高人事檔案管理工作效率。人事檔案管理是一項復(fù)雜的工作，實(shí)行人工管理極易出現(xiàn)差錯，因此簡化人事管理工作程序，實(shí)施人事檔案管理數(shù)字化是時展的必然趨勢。過去國有企業(yè)人事管理工作中，相關(guān)的人事檔案材料信息只能在紙質(zhì)檔案中查找；而實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理，通過查找檔案關(guān)鍵詞，可以及時、準(zhǔn)確地找到所需要的人事檔案信息，較傳統(tǒng)的人事檔案管理只能通過不斷查找、翻閱紙質(zhì)檔案，人事檔案數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效管理和利用，不僅可以有效地節(jié)省檔案材料的查找時間，還可以有效地提高人事管理工作的效率。在繁復(fù)的人事檔案管理工作中，利用數(shù)字化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)自動獲取檔案信息、自動進(jìn)行檔案數(shù)量的統(tǒng)計等功能。
(二)提高國有企業(yè)人員利用率，提供有針對性的人力資源信息
首先，根據(jù)國有企業(yè)每個崗位的不同工作內(nèi)容和職責(zé)，以及每個崗位建立起來的優(yōu)秀人才模式，優(yōu)先選擇那些具備工作能力強(qiáng)、個性特征良好、團(tuán)隊意識高等素質(zhì)的與工作要求匹配程度高的在崗員工，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)匹配，充分發(fā)揮員工的個人潛力。其次，針對每一個員工的人事檔案都采取與之相對應(yīng)的算法，通過收集各個崗位優(yōu)秀員工的各種信息，針對他們的優(yōu)點(diǎn)，給不同的崗位都建立一個優(yōu)秀的人才模型。為了避免職位信息不對稱及面試官招聘的影響，可以利用職位的優(yōu)秀人才模型和應(yīng)聘者的匹配度來篩選和達(dá)成職位的精確匹配。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)還可以通過對每個員工的人事檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，幫助其找到最適合自己的崗位，提高國有企業(yè)人員的利用效率，在一定程度上減少員工不能勝任工作崗位的問題。實(shí)施國有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理后，可以篩選出剩余的人力資源，企業(yè)可以對這些資源進(jìn)行重新調(diào)配，可以使企業(yè)人事檔案的基本信息更加完備。針對來應(yīng)聘的人員，可以進(jìn)行有效的信息咨詢，更加高效地、有針對性地利用企業(yè)人力資源，在一定程度上切實(shí)提高人才選拔的效率，對人力資源的配置也有一定的裨益。
(三)加強(qiáng)人事檔案存儲的安全性，提升人事檔案管理的可信度
利用數(shù)字技術(shù)對企業(yè)人事檔案進(jìn)行管理，可以在一定程度上避免任意篡改檔案信息的現(xiàn)象。教育和年齡是當(dāng)今就業(yè)狀況的重要因素，有些人員在個人檔案中填寫虛假信息，利用數(shù)字技術(shù)能夠在互聯(lián)網(wǎng)上共享信息，可以自動識別人事檔案信息的真假，為人事檔案管理工作者服務(wù)。數(shù)字化人事管理相對于傳統(tǒng)的人事管理方法來說更具準(zhǔn)確性和安全性，能夠及時方便地篩選出不實(shí)的信息。而傳統(tǒng)的人事檔案管理，紙質(zhì)檔案材料如果保存得不好，極易造成檔案受損害，保管紙質(zhì)檔案材料需要占據(jù)大量的空間，尋找檔案材料需要花費(fèi)很多的時間和人力，并且容易出現(xiàn)錯誤。這種人事檔案管理方式不僅自身存在很大的缺陷，在一定程度上還阻礙了國有企業(yè)及下屬部門的發(fā)展。因此對人事檔案實(shí)行數(shù)字化，將檔案信息轉(zhuǎn)換成計算機(jī)識別的專用碼，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的方便查找和快捷利用，不僅可以快速查找到所需的檔案信息，而且還可以根據(jù)用戶的需要進(jìn)行管理；同時在搜索關(guān)鍵詞時，還可以將相關(guān)的所有信息內(nèi)容呈現(xiàn)出來，準(zhǔn)確全面，最大限度地提高人事檔案的利用效率。
三、國有企業(yè)實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理的具體措施
實(shí)施國有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理必定是任重而道遠(yuǎn)的，如何有效地實(shí)行人事檔案數(shù)字化管理，筆者提出以下兩方面的具體措施。
(一)組建良好的管理團(tuán)隊
一個好的管理團(tuán)隊會讓數(shù)字化管理事半功倍。首先，要做好團(tuán)隊培訓(xùn)。為切實(shí)提高人事檔案管理隊伍的科學(xué)管理能力和專業(yè)化水平，應(yīng)明確從業(yè)人員的資質(zhì)，制定培訓(xùn)計劃，分層、分類別開展專業(yè)學(xué)習(xí)和專業(yè)輪流制培訓(xùn)。另外，要加強(qiáng)梯隊建設(shè)，建立傳導(dǎo)機(jī)制。應(yīng)建立實(shí)時知識寶庫，補(bǔ)充管理內(nèi)容，編制國有企業(yè)專項人事檔案培訓(xùn)教材，精確提高人事檔案管理人員和相關(guān)專業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力要求，建設(shè)一支高質(zhì)量的管理人員隊伍。這個管理團(tuán)隊要加強(qiáng)人員數(shù)字化知識的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和相關(guān)工作培訓(xùn)，使人員熟悉各項數(shù)字化操作和大數(shù)據(jù)的管控技術(shù)等。
(二)制定相關(guān)的制度規(guī)范
做好企業(yè)人事檔案管理工作是非常重要的，而數(shù)字化所涉及的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也具有一定的風(fēng)險。國有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理是國有企業(yè)信息安全構(gòu)建的重要構(gòu)成部分，是確保人事檔案安全的前提。人事檔案管理工作流程比較復(fù)雜，檔案材料內(nèi)容多樣。人事檔案利用得不好會導(dǎo)致相關(guān)工作的疏漏和隱患，不利于國有企業(yè)人事檔案管理工作未來的發(fā)展，使檔案信息的安全受到更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。另外，建設(shè)團(tuán)隊也要加強(qiáng)相關(guān)系統(tǒng)的防御措施，從源頭上避免外部入侵的可能性，確保人事檔案信息的安全。因此，要制定檔案信息保管、利用的相關(guān)規(guī)章制度，提出防止檔案信息泄露和流失的策略。企業(yè)內(nèi)各部門應(yīng)建立完善的網(wǎng)絡(luò)防御和安全體系，要求相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全人員嚴(yán)格執(zhí)行制度規(guī)定，定期檢查檔案信息安全情況，防止外來入侵。只有如此才能保證人事檔案信息始終處在一個安全的環(huán)境中，保證企業(yè)各部門工作的正常開展以及企業(yè)的正常運(yùn)行。綜上所述，對國有企業(yè)人事檔案實(shí)行數(shù)字化管理對于企業(yè)人事檔案管理工作具有重要的意義，其重要性表現(xiàn)在可以簡化人事管理工作程序，精準(zhǔn)的數(shù)字化管理可以更好地分配社會工作崗位，為我們的工作帶來便利；同時對國有企業(yè)引進(jìn)特需人才提供幫助，可以極大地推動國有企業(yè)的整體發(fā)展，助力國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為企業(yè)未來人事管理工作的持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
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篇5
一、人事檔案在醫(yī)院管理工作中起著極其重要的作用
對于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設(shè)的重要依據(jù)，也是醫(yī)院人才隊伍現(xiàn)狀的重要體現(xiàn)，是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進(jìn)計劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。人事檔案與職工個人的組織關(guān)系、工資待遇等緊密相連，因為反映職工的身份、學(xué)歷、職稱而具有法律效用。在醫(yī)院的檔案管理工作中，人事檔案是重要的組成部分，是醫(yī)院職工晉升及考核的重要依據(jù)。工齡計算、工作調(diào)動、轉(zhuǎn)正定級、職稱評審以及辦理各種社會保險等都需要人事檔案。
二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
1.工作量大。
醫(yī)院科室多員工多，信息量大，檔案管理專職工作人員卻很少，甚至往往由其他崗位人員兼職擔(dān)任。然而在進(jìn)行員工信息統(tǒng)一維護(hù)更新工作時，檔案錄入工作耗時長，專業(yè)要求高，工作量很大，如果僅依靠一兩名兼職人員的管理，很難達(dá)到錄入的及時性、完整性和準(zhǔn)確性。
2.難以及時更新。
由于工作量大，專職管理人員匱乏，就會出現(xiàn)員工信息更新滯后。主要反映在員工信息動態(tài)變化缺少空間和不能體現(xiàn)員工的個性與常態(tài)的工作動態(tài)過程與創(chuàng)新這兩個方面。對員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學(xué)歷、職稱、科室調(diào)動等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動態(tài)化管理，老辦法已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)親醫(yī)院管理的需要。
3.管理系統(tǒng)信息化滯后。
目前各大醫(yī)院使用的人力資源管理系統(tǒng)，可能有部分檔案功能，但也僅實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案向以Word或Excel格式的電子存檔的量變。系統(tǒng)難以對人員數(shù)據(jù)信息實(shí)時同步更新和及時地維護(hù)，人員數(shù)據(jù)信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經(jīng)常出現(xiàn)碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對人力資源的開發(fā)與利用。總之，信息系統(tǒng)的自動化一定程度內(nèi)減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。
三、建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺
醫(yī)院人事檔案管理改革新方向——建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺。
1.建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺。
筆者所設(shè)想的員工參與的檔案自助管理平臺，就是讓把事關(guān)員工的信息輸入、修改、補(bǔ)充等檔案初始工作，交還給員工本人。在醫(yī)院人事檔案信息化自助平臺上，首先單位給每個職工一人一個賬號，讓他們自己設(shè)置密碼、登錄；再請他們自己完善個人信息，經(jīng)人事部門審核通過后保存；基礎(chǔ)信息的完整錄入后，可生成一個對應(yīng)員工個人的職業(yè)生涯檔案庫，縱向上可以看出一個員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對整個職工群體進(jìn)行統(tǒng)計與比對。
2.把簡單的檔案卡片完善為電子檔案庫。
通過這樣一個檔案自助管理平臺，可以把簡單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網(wǎng)頁式的檔案數(shù)據(jù)庫的邁進(jìn)提升，把每個員工的信息，都設(shè)計成豐滿的個人檔案庫，如檢索員工學(xué)習(xí)經(jīng)歷時，不再是單一的學(xué)歷現(xiàn)狀，而可以查詢他歷年來學(xué)歷的提升變化。
3.使廣大職工參與到自己的信息完善工作中。
建設(shè)需要員工主動參與的檔案信息化自助建設(shè)系統(tǒng)在激活員工的主人翁意識的同時，也大大降低了人事部門專員的工作壓力。通過系統(tǒng)平臺，把員工醫(yī)德、科研、技能培訓(xùn)與工作創(chuàng)新都做出較為科學(xué)的比對，讓人事部門在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)平臺能全面的認(rèn)識自己的員工，讓員工自己在完善信息的過程中發(fā)現(xiàn)不足，及時改進(jìn)與提升。
4.個人檔案的隱私性與安全性得到保障。
每一個員工使用與工號相對應(yīng)的賬號登入系統(tǒng)后可以維護(hù)或增加個人職稱、學(xué)歷、繼續(xù)教育等方面的信息，經(jīng)人事科審核后才能正式入庫。使用一個賬號只能查看對應(yīng)的自己的個人信息，且修改或增減都必須經(jīng)過人事科審核，這就保障了信息的保密性和可信度。
5.加強(qiáng)監(jiān)管力度。
通過構(gòu)建完善的檔案信息自助平臺的過程，人事部門對各項信息進(jìn)行了審核、、整理、歸納、綜合、分析與運(yùn)用。檔案信息的完善有助于提高醫(yī)院職能科室部門的管理質(zhì)量，有助于他們有針對性地促進(jìn)醫(yī)院與員工的不斷提升。
四、結(jié)語
建設(shè)醫(yī)院人事檔案信息化員工自助建設(shè)系統(tǒng)與平臺這一理念具有前瞻性，它是以科學(xué)的方法、發(fā)散性的思維、集體的智慧來解決工作問題的一種方式。這種新興事物可以調(diào)動員工的積極性、責(zé)任心，發(fā)揮其個人對于自身了解的優(yōu)勢，又可以顯著減輕檔案工作者的工作量，對促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展有著重要的積極的推動作用，應(yīng)該引起廣大醫(yī)院管理者的重視。
篇6
該系統(tǒng)是針對我院人事檔案管理而開發(fā)的一套系統(tǒng)。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進(jìn)行管理，既浪費(fèi)人力也浪費(fèi)物力，制約了我院信息化建設(shè)的發(fā)展。數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)項目在啟動之初，通過廣泛調(diào)研，制訂了詳細(xì)的功能目標(biāo)和框架，力求使得學(xué)院的數(shù)字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統(tǒng)將人事檔案數(shù)字化后將有助于學(xué)院信息化建設(shè)的發(fā)展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實(shí)現(xiàn)學(xué)院的跨越式發(fā)展。
1 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能描述
數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)主要用于對學(xué)院人事檔案進(jìn)行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學(xué)院的人事檔案管理水平，提高學(xué)院的辦公效率。系統(tǒng)用戶類型分為：普通用戶、管理員。權(quán)限定義如表1所示。
整個系統(tǒng)分為 Web 模塊和后臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器模塊（見圖1）。
本文檔描述后臺數(shù)據(jù)庫設(shè)計和前臺Web 部分的功能規(guī)范。
通過 B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)的Web 部分系統(tǒng)除數(shù)據(jù)庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。
通過 SQL Server 2005 企業(yè)版實(shí)現(xiàn)的后臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器模塊。
數(shù)據(jù)庫中存儲了數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)中所有的信息和數(shù)據(jù)，為保證穩(wěn)定性和良好的并發(fā)訪問能力，采用SQL Server 2005 企業(yè)版來實(shí)現(xiàn)。
2 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計流程
2.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計
數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨(dú)立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學(xué)科門類信息表、專業(yè)信息表、干部職務(wù)信息表、任職情況表、用戶權(quán)限表、教職工基本信息表、學(xué)歷學(xué)位信息表、職稱信息表、考核結(jié)果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。
2.2 登錄
客戶端輸入系統(tǒng)域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。
3 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能定義
3.1 后臺管理
3.1.1 添加數(shù)據(jù)
單擊后臺管理主界面左側(cè)“添加”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺管理添加數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何添加學(xué)科專業(yè)信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學(xué)科專業(yè)信息功能說明：
輸入學(xué)科門類代碼，輸入學(xué)科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學(xué)科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學(xué)科門類信息添加；選擇學(xué)科門類名稱必選；輸入專業(yè)代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業(yè)名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業(yè)信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業(yè)信息添加。添加成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽專業(yè)信息界面。
3.1.2 修改數(shù)據(jù)
單擊后臺管理主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺管理修改數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何修改教職工學(xué)歷學(xué)位信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學(xué)歷信息功能說明：
選擇教工號，修改學(xué)歷編號，修改學(xué)歷名稱，修改學(xué)歷獲得日期，修改所學(xué)專業(yè)，修改學(xué)習(xí)形式，修改畢業(yè)時間，修改畢業(yè)學(xué)校，修改學(xué)位名稱，修改學(xué)位獲得日期，修改學(xué)位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學(xué)歷學(xué)位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學(xué)歷學(xué)位修改。修改成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽教職工學(xué)歷學(xué)位信息界面。
3.1.3 瀏覽數(shù)據(jù)
單擊后臺管理主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺管理瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。
3.2 前臺管理
3.2.1 修改普通用戶密碼
單擊前臺主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：
輸入原密碼，輸入新密碼，確認(rèn)新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。
3.2.2 瀏覽數(shù)據(jù)
單擊前臺主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入前臺瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：
分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設(shè)置瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限！”在單行文本框中輸入頁數(shù)，單擊“GO”按鈕跳轉(zhuǎn)至指定頁。
本系統(tǒng)于2011年12月投入實(shí)際操作，從設(shè)計、開發(fā)上來看可實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)的微機(jī)化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數(shù)據(jù)不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，使人事檔案管理駛?cè)肟茖W(xué)化、制度化的軌道，對學(xué)校人事檔案管理工作具有重大意義。
今后我們將繼續(xù)探索數(shù)字化在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，把紙質(zhì)人事檔案材料的掃描件融入該系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案計算機(jī)管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。
篇7
（一）人事檔案管理現(xiàn)狀
傳統(tǒng)的急救中心人事檔案管理方式主要以手工操作為主，這樣不僅增加了管理人員的工作難度，還會導(dǎo)致人事檔案的混亂，不利于統(tǒng)一管理。計算機(jī)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用范圍較窄，只是簡單的登記工作人員的基本信息。對于計算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用相對較少，僅存在于中心人員信息登記工作中，所以為了全面提升中心人事檔案管理的效率，需要將數(shù)字化信息技術(shù)全面融入其中，現(xiàn)今，在一些較為大型的城市中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理逐步采用數(shù)字化的方式進(jìn)行檔案信息的錄入―管理―查詢。從總體的趨勢上看，數(shù)字化檔案管理體系處于快速發(fā)展階段。
（二）落實(shí)數(shù)字化檔案管理的重要性
因為急救中心的工作人員流動性較大，所以中心的人事檔案管理比較復(fù)雜，特別是中心不同科室、不同工作人員之間需要進(jìn)行信息交流，進(jìn)一步增加了管理工作難度。進(jìn)行數(shù)字化檔案管理不僅能夠讓人事檔案管理的效率得到全面的提升，而且還能讓信息的錄入以及整體的查詢更加便捷。因此，構(gòu)建數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)十分必要。
二、人事檔案的數(shù)字化管理模式
（一）創(chuàng)建科學(xué)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫
要想完成急救中心人事檔案的數(shù)字化管理，我們應(yīng)該創(chuàng)建科學(xué)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，然后利用云數(shù)據(jù)完成相關(guān)信息的儲存。為了更好的提升人事檔案的數(shù)字化管理水平，我們可以嘗試把HIS管理技術(shù)融入到管理工作中，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案與信息化檔案的作用。當(dāng)前大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理都已經(jīng)趨于自動化，紙質(zhì)檔案占據(jù)的比例越來越小，數(shù)字化管理的信息備份能夠確保系統(tǒng)更新后相關(guān)檔案依然保存完好。在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的圖案采集過程中，需要先建立一個整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統(tǒng)中的word和excel進(jìn)行圖文處理，讓檔案數(shù)據(jù)更加清晰化、具體化。對于不同信息文件的份數(shù)以及頁數(shù)一定要與電子檔案進(jìn)行全面的對應(yīng)，從而達(dá)到良好的設(shè)計效果。其次，還要做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作，其檔案信息在經(jīng)過前臺處理之后，一般較為規(guī)范。然后后臺系統(tǒng)維護(hù)人員要及時對檔案信息進(jìn)行上傳并進(jìn)行良好的維護(hù)，保證查詢?nèi)藛T能夠快速準(zhǔn)確地查詢到信息數(shù)據(jù)。這樣，人事檔案信息數(shù)據(jù)才能得到全面的建立。
（二）人事檔案的查詢系統(tǒng)設(shè)計
在設(shè)計數(shù)字化系統(tǒng)時，我們首先應(yīng)該不斷完善中心人事檔案系統(tǒng)的設(shè)計工作，我們應(yīng)該學(xué)會把數(shù)字化服務(wù)運(yùn)用在急救行業(yè)人事檔案管理工作中，然后根據(jù)實(shí)際變化不斷更新人事檔案內(nèi)容。而急救中心人事檔案管理在創(chuàng)建查詢系統(tǒng)時，應(yīng)將其便利、反應(yīng)靈敏作為本質(zhì)，為檔案管理提供便利，使管理人員依據(jù)自身需要完成具體的管理工作。在查詢系統(tǒng)中需要具有豐富字段。
（三）不斷更新數(shù)字化檔案的具體內(nèi)容
在急救中心人事檔案管理工作中，我們應(yīng)該全面落實(shí)人事檔案的管理工作。通常情況下，人事檔案涉及到的內(nèi)容較廣，其管理工作也較為繁瑣。因此，在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的處理過程中，需要對其不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行持續(xù)性的更新，尤其是對于人員職稱、職務(wù)、學(xué)歷、獎懲的變化情況以及人員進(jìn)出情況等都要進(jìn)行持續(xù)性的更新。因此，在進(jìn)行信息系統(tǒng)的管理過程中，需要建立自動化服務(wù)站，及時對不同的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行刷新，從而提升檔案的整體管理效率。
（四）使用新型的分級管理方式
急救中心的人事管理工作需求在不斷變化，因此我們??該嘗試使用新型的分級管理方式，這樣就能按照用戶的不同等級進(jìn)行相應(yīng)的管理，針對不同科室的不同情況分類統(tǒng)計各項人事數(shù)據(jù)，并登記在冊。這樣，數(shù)字化檔案的管理就不會出現(xiàn)任何的紊亂，同時在信息的錄用、檢閱以及刪除的過程中，需要對云數(shù)據(jù)中的相關(guān)信息進(jìn)行同步操作，從而達(dá)到良好的管理效果。
（五）適當(dāng)提升管理人員的綜合素質(zhì)
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1.1 有利于提高醫(yī)院的檔案管理工作的效率
隨著信息化時代的來臨，醫(yī)療體制的不斷發(fā)展和改革，醫(yī)院的人事檔案作為記錄人才的信息的主要載體早已漸漸的進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化的時代。數(shù)字信息化的人事檔案管理，不僅對于醫(yī)院的相關(guān)工作的管理、調(diào)動以及工作的安排等方面提供了極大的便利，而且也有利于提高醫(yī)院的人事部門的工作效率。并且信息化的人事檔案管理也有利于醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員的原始檔案數(shù)據(jù)的保存以及查詢等，這樣利用相應(yīng)的數(shù)字化的人事檔案管理的相應(yīng)措施，就可以不用再像傳統(tǒng)的人事檔案管理那樣存在保存原始檔案難、人工管理查詢難等問題。其實(shí)目前很多醫(yī)院仍然還是采取傳統(tǒng)的以人工為主要方式的檔案管理方式、以紙質(zhì)為主要材質(zhì)的存儲模式，這切實(shí)都會存在紙質(zhì)受潮、發(fā)黃、霉變等問題，因此這些檔案通常是比較難以保存的，并且通常要耗費(fèi)很大的人力和時間去做定期的查找和檢查，這種種問題在無形中就增加了很多的管理的成本[1]。
1.2 有利于促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的信息資源的共享
將數(shù)字信息化運(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中，有利于促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的檔案的相關(guān)信息的共享，并且有利于提高各部門之間的開放性。數(shù)字信息化運(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中在檔案的管理中能夠促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理方式的現(xiàn)代化的推進(jìn)，通過相應(yīng)的信息數(shù)字化的技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立相應(yīng)的醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫和相關(guān)的平臺，這樣就能與現(xiàn)在的人們的智能化、網(wǎng)絡(luò)化的生活方式相接近。通過人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫和相關(guān)的平臺促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的信息的共享。另外在接受傳遞方面，也有利于提高信息的時效性。
2 數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中存在的一些問題
2.1 對于醫(yī)院的人事檔案管理不夠重視
由于醫(yī)院都是以醫(yī)療工作為中心，所以在對于醫(yī)院的人事檔案的管理這一方面并沒有給與一定的重視。所以，由此帶來的對于人事管理這方面的投入也就相應(yīng)的有些不足。其實(shí)這對于醫(yī)院的人事檔案管理的信息化是非常不利的。首先，由于醫(yī)院對此不夠重視，所以直接導(dǎo)致了醫(yī)院的人事檔案的管理的硬件設(shè)施和數(shù)據(jù)信息處理的資金投入不足。其次，由于醫(yī)院方面對這一問題的不重視直接導(dǎo)致了醫(yī)院的人事檔案管理人員對于人事檔案管理這一工作本身的不夠重視。大多數(shù)的人事檔案管理的工作人員都是簡單的整理、收集相關(guān)的檔案資料等日常性的工作，并沒有真正的對醫(yī)院的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)處理或者數(shù)據(jù)統(tǒng)計建設(shè)等工作，這些都是非常不利于醫(yī)院的數(shù)字信息化的人事檔案的管理的。另外，如今大多數(shù)的醫(yī)院的人事檔案的管理的工作人員往往都是身兼數(shù)職，他們大多數(shù)并沒有真正的把醫(yī)院的人事管理這一工作認(rèn)真的對待。當(dāng)然這與我國傳統(tǒng)的檔案管理方式是分不開的，因為他們認(rèn)為檔案管理就是簡單的對檔案進(jìn)行擺放、整理等[2]。
2.2 對于醫(yī)院的人事檔案的管理缺乏相應(yīng)的制度
人事檔案作為一個人的基本信息和經(jīng)歷的主要載體，相關(guān)部門應(yīng)該對于人事檔案做好相應(yīng)的保密工作。雖然有《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)的頒布，但是人事檔案的機(jī)密性現(xiàn)在還是一個大問題。所以醫(yī)院的相關(guān)管理部門應(yīng)該對此加以重視，加強(qiáng)數(shù)字信息化下醫(yī)院人事檔案管理的保密性措施的建設(shè)。
3 將數(shù)字信息化更好的運(yùn)用到人事檔案管理中的措施
3.1 加強(qiáng)樹立將數(shù)字信息化運(yùn)用到人事檔案管理中的意識
隨著如今的信息化時代的來臨，將數(shù)字信息化運(yùn)用到人事檔案管理中是大勢所趨。特別是如今的醫(yī)院的管理模式大多都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化，大多數(shù)醫(yī)院的管理已經(jīng)漸漸向著現(xiàn)代化的管理模式不斷邁進(jìn)。這就需要醫(yī)院的相關(guān)管理人員樹立起將數(shù)字信息化運(yùn)用到人事檔案管理方面的意識。只有在這方面引起足夠的重視，才能夠漸漸地體現(xiàn)出信息化管理在醫(yī)院人事檔案中的巨大價值。
3.2 注重引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的檔案管理人才
真正能夠?qū)⑿畔⒒\(yùn)用到醫(yī)院的人事檔案管理中去，這需要引進(jìn)相應(yīng)專業(yè)的檔案管理人才。因為他們不僅需要掌握相關(guān)專業(yè)的檔案管理知識，還需要熟悉現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。對于現(xiàn)今的大多數(shù)醫(yī)院來說，由于在職人員比較多，所以醫(yī)院的人事檔案管理都是一項比較繁多的、量大的工作。當(dāng)然在引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)的檔案管理人才的同時，也要注意全面的對工作人員進(jìn)行綜合考核。由于醫(yī)院人事檔案管理工作的特殊性，所以對于相應(yīng)的工作人員來說，必須要具有較好的職業(yè)道德素質(zhì)和較強(qiáng)的責(zé)任感以及保密意識。在醫(yī)院的人事檔案管理方面，也要注意將數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫的建立與處理等更好的結(jié)合起來，做好醫(yī)院的人事檔案信息管理建設(shè)[3]。
3.3 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理中的相應(yīng)的硬件和軟件等設(shè)施的建設(shè)
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高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學(xué)、行政等日常工作中形成的真實(shí)的反映教職工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料。對于個人而言，是人一生真實(shí)軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質(zhì)的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護(hù)、管理對于個人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統(tǒng)手工的借閱與保存，而這種傳統(tǒng)的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案工作的需要。
2 高校人事檔案管理現(xiàn)狀
2.1 改進(jìn)傳統(tǒng)管理方式，提高工作效率
現(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質(zhì)檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。
2.2 加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應(yīng)用性
目前各個高校在構(gòu)建人事檔案數(shù)字化平臺的過程中，著重發(fā)力點(diǎn)都限于對人事檔案中關(guān)鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數(shù)據(jù)庫中，少之又少。一方面是由于這是一項極其龐大的數(shù)據(jù)工程，另一方面在這個過程中產(chǎn)生的風(fēng)險性對于高校的人事檔案館是一個不小的挑戰(zhàn)。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機(jī)密性，涉及到各位教師的切實(shí)利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費(fèi)時費(fèi)力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質(zhì)原始檔案材料進(jìn)行數(shù)字化和信息化管理，有必要搭建學(xué)院人事檔案數(shù)字化平臺。而數(shù)字化平臺中的數(shù)據(jù)庫副本利用，有效的阻止了傳統(tǒng)查詢紙質(zhì)檔案中發(fā)生的篡改、丟失、破壞的現(xiàn)象的發(fā)生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據(jù)，所以建立數(shù)字檔案迫在眉睫。
3 我院建立人事檔案管理數(shù)字化平臺的意義
長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前現(xiàn)有在庫教師人事檔案全部為紙質(zhì)材料。管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機(jī)密性，涉及到我院各位教師的切實(shí)利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費(fèi)時費(fèi)力，效率極其低下。
3.1 數(shù)字化管理平臺的建立是實(shí)現(xiàn)了從手工檢索到計算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。
人事檔案數(shù)字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數(shù)字化平臺，向管理員發(fā)出申請，檔案人員同意授權(quán)后，根據(jù)檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質(zhì)檔案的接觸頻率，有利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)――下庫查詢――檔案復(fù)印――領(lǐng)導(dǎo)審核，大約20分鐘時間。我院人事處辦公地點(diǎn)將于現(xiàn)在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時間最快也在35分鐘左右，如果沒有設(shè)有人事檔案數(shù)字庫，在此基礎(chǔ)上浪費(fèi)的人員精力和管理物力將無法估計。而人事檔案數(shù)字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統(tǒng)處理并發(fā)線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實(shí)現(xiàn)了一人多處理線程的可能。
3.2 數(shù)字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。
數(shù)字化管理平臺中記錄的真實(shí)信息，方便對高校教職工進(jìn)行統(tǒng)計分析，為學(xué)院的評優(yōu)、評職提供了快速、高效的查詢方式和現(xiàn)代化的渠道。為配合高校建設(shè)，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優(yōu)化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數(shù)字化，信息化建設(shè)工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進(jìn)教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數(shù)字化信息鏈。
3.3 數(shù)字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發(fā)展的要求，使高校人事管理各項事務(wù)日臻科學(xué)化和規(guī)范化。
該數(shù)字化平臺將集全校教職員工檔案數(shù)字化管理（數(shù)字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統(tǒng)計管理（統(tǒng)計、檢索人員有關(guān)信息）、文件檔案管理（起草有關(guān)人事、工資文件，收集、整理、保管有關(guān)文件）、薪酬分配（根據(jù)國家單位有關(guān)政策和規(guī)定核算人員工資）、為管理領(lǐng)導(dǎo)提供所需的有關(guān)文件、統(tǒng)計信息、人員情況、參考意見為一體，根據(jù)學(xué)院人才成長的規(guī)律和學(xué)校的任務(wù)，對學(xué)院各級各類人員個性化和職業(yè)化的進(jìn)行規(guī)劃與組織。
3.4 我院建立人事檔案數(shù)字化平臺可行性分析
我院人事檔案數(shù)字化平臺的項目從得到了院里領(lǐng)導(dǎo)的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項目組組長是具有多年人事工作經(jīng)驗及其項目領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗的中青年領(lǐng)導(dǎo)，能夠保證項目運(yùn)行和實(shí)施，并且有能力解決項目過程中困難和風(fēng)險。項目組成員的配置以青年教師為主，集中了計算機(jī)類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗的行政人員。項目立項前，項目組成員進(jìn)行了反復(fù)的論證和實(shí)踐考察及其專家咨詢，指定了科學(xué)的、詳實(shí)的可行性分析及其項目實(shí)施方案。并對項目實(shí)施過程中可能預(yù)見的風(fēng)險做出了解決的預(yù)案。對項目組的成員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，使得整個項目能過效率專業(yè)的進(jìn)行。
人事檔案數(shù)字化平臺中的師資信息化平臺的基礎(chǔ)模塊設(shè)計已經(jīng)完成，并且在人事處工作中正常運(yùn)行了一年，在此次項目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經(jīng)開展兩個月項目運(yùn)行中，呈現(xiàn)出極佳的運(yùn)行狀態(tài)。數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)計程度。
參考文獻(xiàn)：
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數(shù)字時代檔案管理工作已從過去紙質(zhì)、人工管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化處理模式，以歸檔環(huán)節(jié)為例，在結(jié)合信息數(shù)字化處理模式進(jìn)行檔案分類、資料歸檔時，可按不同類型將規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案分為不同信息模塊，并按照各自時間線進(jìn)行排序。即，對于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入后，以傳統(tǒng)案卷方式整理歸檔，并注明“傳統(tǒng)處理”字樣；而對此后年份生成的檔案，則可根據(jù)國家及省市相關(guān)部門對檔案管理的規(guī)定，統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)錄入后，備注“簡化處理”字樣，由此極大程度簡化了歸檔流程，也為日后調(diào)檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎(chǔ)。此外，通過運(yùn)用這種數(shù)字化檔案處理模式，單位檔案系統(tǒng)內(nèi)每新增一個卷宗，卷內(nèi)文件目錄便可自動生成，檔案管理人員只需掛接對應(yīng)原文，系統(tǒng)便能自動檢測原文是否漏掛。由此，不僅能夠保證檔案的完整性，有效節(jié)省整理、錄入和歸檔時間，同時這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，有益于單位檔案管理工作質(zhì)量的整體提高。但要注意的是，檔案數(shù)字化建設(shè)必須根據(jù)單位業(yè)務(wù)檔案卷宗相對固定、對象不同等特點(diǎn)，綜合考慮是否應(yīng)用卷宗整理“自動化模式”。
二、推動單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)的可行路徑
人事檔案管理必須確保內(nèi)容的絕對真實(shí)與全面，這就要求在建檔初期，不僅要強(qiáng)化檔案信息錄入，在原有基礎(chǔ)上認(rèn)真清查、核對信息，及時剔除無效、虛假信息，清除虛假材料，同時還要擴(kuò)展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲存，建立與需求對口的人才數(shù)據(jù)庫，為社會企業(yè)及相關(guān)單位提供最全面、準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。而實(shí)踐中，如何有效推動并實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，筆者總結(jié)工作經(jīng)驗，提出了以下幾點(diǎn)思路：（1）強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理意識，夯實(shí)管理人員專業(yè)基礎(chǔ)。這就要求人事檔案管理人員在夯實(shí)檔案管理專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，還要全面學(xué)習(xí)并掌握當(dāng)下信息數(shù)字技術(shù)，樹立數(shù)字化管理意識，積極參加檔案管理學(xué)術(shù)交流，將檔案管理理論知識運(yùn)用到實(shí)際檔案管理工作中，以科學(xué)化的管理技術(shù)知識指導(dǎo)檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等系列工作的開展。同時，要基于數(shù)字化建設(shè)的工作實(shí)際，設(shè)定明確、可行的人事檔案崗位職責(zé)，健全人事檔案資料安全管理權(quán)責(zé)機(jī)制和檔案資料安全個人責(zé)任制，以確保檔案資料的安全儲存。此外，還要端正單位各職能部門對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識，強(qiáng)化行政、后勤等職能部門相關(guān)人員的檔案意識，以保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實(shí)處。（2）健全檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)，提高內(nèi)部調(diào)檔查閱的效率。人事檔案數(shù)據(jù)來源非常廣泛，推行跨系統(tǒng)查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，工作實(shí)踐中可結(jié)合單位實(shí)際，建立與之相匹配的綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，以實(shí)現(xiàn)人事檔案的動態(tài)、實(shí)時更新與維護(hù)。比如，可將各類數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合歸檔管理，保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設(shè)置人員權(quán)限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實(shí)體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內(nèi)部檔案使用效率的同時，亦進(jìn)一步完善人事檔案規(guī)范管理，提高單位整體的行政服務(wù)效能。（3）以實(shí)際需求為導(dǎo)向，加大數(shù)字化設(shè)施投入。人事檔案數(shù)字化建設(shè)離不開先進(jìn)的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開穩(wěn)定、齊全的工作設(shè)備。這就要求各單位要結(jié)合實(shí)際發(fā)展需求，及時配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、保險箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機(jī)等，以保障數(shù)字化建設(shè)工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實(shí)際和單位業(yè)務(wù)主導(dǎo)為依據(jù)設(shè)計人性化、科學(xué)化的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的智能、高速等特性，以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標(biāo)，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發(fā)檔案價值。
三、結(jié)語
普及信息數(shù)字化管理是社會各企業(yè)及單位檔案管理實(shí)現(xiàn)自動化、高效化目標(biāo)的有力手段和有效工具。在這一發(fā)展形勢下，人事檔案管理應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息數(shù)字化建設(shè)力度，與時俱進(jìn)，同期開展一系列革新舉措，以適應(yīng)市場大規(guī)模的人才需求，助力社會經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展。但要注意的是，信息技術(shù)雖為工作帶來了快捷與高效，但同時也存在檔案信息外泄、個人隱私被公開等潛在風(fēng)險。因此，在數(shù)字化建設(shè)工作開展過程中，各單位及檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)安全管理意識，強(qiáng)化對數(shù)字信息技術(shù)安全的定位，及時發(fā)現(xiàn)并解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開等程序上的缺漏，以保障人事檔案規(guī)范化、制度化等管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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1.2人事檔案信息數(shù)字化依賴于軟件技術(shù)的不斷更新
同存儲載體問題對比來說，數(shù)字化檔案信息的讀取以及檢索應(yīng)用等技術(shù)性問題更加重要。這是由于我們需要借助于配套適應(yīng)的設(shè)備、工具軟件以及操作系統(tǒng)方能完成數(shù)字化檔案信息的轉(zhuǎn)換處理，令其變化成為人們較為常用的信息內(nèi)容。伴隨現(xiàn)代技術(shù)的不斷更新發(fā)展，計算機(jī)系統(tǒng)持續(xù)的換代升級，在磁性介質(zhì)或是光盤之中存儲的信息便存在不能讀出的可能性，而新舊軟件同樣存在不能轉(zhuǎn)換的問題。這樣一來使得人事檔案信息數(shù)字化保管存儲面臨了更加嚴(yán)峻的考驗與挑戰(zhàn)。
1.3人事檔案信息數(shù)字化存儲維護(hù)問題
人事檔案信息數(shù)字化體現(xiàn)出了易于改變性的特點(diǎn)，較易被人為的修改、備份、移動、再次編輯或是粘貼等，同時不會留下任何痕跡，這樣一來便會導(dǎo)致對數(shù)字化檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確性無法確認(rèn)。另外，數(shù)字化檔案在傳輸以及存儲階段中較易引發(fā)信息丟失的問題。該類現(xiàn)象均對數(shù)字化檔案信息的維護(hù)管理真實(shí)性增加了更大的困難。
1.4人事檔案信息數(shù)字化存取安全性問題
基于計算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)平臺會受到較多外來因素或是自身因素的影響，容易發(fā)生惡意攻擊事件，感染病毒的機(jī)率大大增加。另外，存儲載體也易于感染病毒，因此對于人事檔案信息數(shù)字化存儲保管的安全性形成了更大的考驗與挑戰(zhàn)。
2人事檔案信息數(shù)字化保存科學(xué)對策
2.1優(yōu)選合理的人事檔案信息數(shù)字化保存載體
巧妙融合傳統(tǒng)管理模式人事檔案管理機(jī)構(gòu)在實(shí)踐管理工作中，選擇應(yīng)用的數(shù)字化信息存儲載體之時，首先應(yīng)考量的問題是數(shù)據(jù)信息不可更改性，整體可靠性以及技術(shù)壽命等多重問題，而不應(yīng)一味的看重處理速度或是存取便捷性。應(yīng)注重檔案信息載體的可靠保存，同時持續(xù)的應(yīng)用新技術(shù)手段令載體快速適應(yīng)計算機(jī)系統(tǒng)的定期換代更新。另外，人事檔案信息數(shù)字化保存應(yīng)積極融合傳統(tǒng)管理存儲模式。也就是說檔案信息之中非保密性的內(nèi)容可進(jìn)行數(shù)字化管理存儲，而保密性的內(nèi)容仍舊可采用傳統(tǒng)的存儲模式進(jìn)行管理。這樣一來不但可顯著提升檔案信息應(yīng)用效率，還可確保重要信息內(nèi)容的完整與安全。
2.2提升人事檔案信息數(shù)字化保存載體標(biāo)準(zhǔn)
從技術(shù)角度來講，人事檔案信息數(shù)字化保存載體應(yīng)全面提升技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，首先應(yīng)體現(xiàn)轉(zhuǎn)移安全性。在人事檔案信息數(shù)字化處理后將由原來的技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)變到新型環(huán)境中，同時存儲介質(zhì)也發(fā)生了變化。該階段中應(yīng)確保其原始數(shù)據(jù)信息的可靠真實(shí)性以及全面完整性，預(yù)防由于軟件或硬件磨損而導(dǎo)致出現(xiàn)安全隱患問題。在技術(shù)需要換代更新的階段中，應(yīng)確保完成數(shù)字化處理的檔案信息可靠安全的由原有的存儲介質(zhì)安全的轉(zhuǎn)移至新存儲介質(zhì)之中，預(yù)防由于存儲介質(zhì)發(fā)生改變而導(dǎo)致信息內(nèi)容不良丟失或是發(fā)生變異。當(dāng)人事檔案信息數(shù)字化保存或是進(jìn)行拷貝的過程中，應(yīng)配備安全標(biāo)準(zhǔn)性高的軟件以及硬件工具，杜絕被模仿，進(jìn)而確保仿真安全性。輸入板技術(shù)可有效預(yù)防轉(zhuǎn)移技術(shù)內(nèi)在的轉(zhuǎn)移時機(jī)無法合理把握，進(jìn)而不能存儲管理較復(fù)雜的數(shù)字化檔案信息的問題，應(yīng)用該技術(shù)可全面克服轉(zhuǎn)移階段中存在的不足。當(dāng)然這并不代表轉(zhuǎn)移的替代，該技術(shù)更適合在文獻(xiàn)或是數(shù)據(jù)庫長效保存管理中的應(yīng)用。轉(zhuǎn)換處理并不單純的指代格式的變化，還涵蓋程序以及字符、應(yīng)用系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化。目標(biāo)在于在復(fù)雜的介質(zhì)混合環(huán)境中，能夠完成諸如紙張、磁性介質(zhì)或是膠片介質(zhì)之間的信息數(shù)據(jù)安全保存。當(dāng)然應(yīng)用轉(zhuǎn)換處理技術(shù)也包含一定的不足問題。例如，需要投入較高的成本費(fèi)用，轉(zhuǎn)換過程可能會令數(shù)字化信息出現(xiàn)結(jié)構(gòu)或是內(nèi)容的不完整現(xiàn)象，致使用戶對于數(shù)字化信息檔案內(nèi)容的真實(shí)性存在質(zhì)疑。典藏技術(shù)主要是針對應(yīng)用年代久遠(yuǎn)的計算機(jī)軟件、硬件以及相關(guān)設(shè)施進(jìn)行收集匯總，應(yīng)用他們讀取這些技術(shù)設(shè)備儲存的材料信息。該技術(shù)缺陷在于需要投入較高成本且耗費(fèi)大量的經(jīng)濟(jì)資源，因此應(yīng)用該技術(shù)過程中，在保持安全性的基礎(chǔ)上還應(yīng)根據(jù)自身現(xiàn)實(shí)狀況體現(xiàn)實(shí)用性。
篇12
（二）人事檔案管理的信息服務(wù)性內(nèi)涵。信息時代信息載體的管理與利用體現(xiàn)了信息服務(wù)的主動形式，傳統(tǒng)被動的人事檔案管理模式隨著信息載體與信息渠道的變化而改變。當(dāng)前信息載體不再僅僅局限于文獻(xiàn)型載體，信息渠道也更為多元化，新時期的人事檔案管理必將強(qiáng)調(diào)對檔案價值的開發(fā)與利用，突出人事檔案管理的信息服務(wù)性內(nèi)涵。
二、信息時代對人事檔案管理的新要求
（一）基于計算機(jī)技術(shù)的數(shù)字型檔案要求。計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是信息時代的主要標(biāo)志之一，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不再適應(yīng)社會發(fā)展需要，信息時代對人事檔案管理的首要要求是促使原有的紙質(zhì)型檔案向數(shù)字型檔案轉(zhuǎn)變，即依托電子手段構(gòu)建人事檔案的數(shù)字信息體系，建設(shè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫。
（二）基于互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化要求。人事檔案的保密原則是人事檔案管理的重要原則，人事檔案涉及個人隱私信息，檔案保衛(wèi)保密制度是人事檔案管理的基本制度，從某種程度上形成了傳統(tǒng)人事檔案利用價值的弱化與利用形式的單一。
（三）基于人才信息整合的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求。信息時代具有鮮明的信息資源共享性，而信息共享的前提是信息的標(biāo)準(zhǔn)化。傳統(tǒng)人事檔案管理的規(guī)范性缺失，使社會人才信息資源整合的基本條件薄弱。信息時代背景下的信息化整合手段，力求在系統(tǒng)軟件的支持下完成人事檔案信息形成、轉(zhuǎn)化與存儲的統(tǒng)一運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化查詢與統(tǒng)計，便于整體調(diào)用。
三、信息時代的人事檔案管理發(fā)展方向
篇13
隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的發(fā)展更是突飛猛進(jìn)，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各領(lǐng)域中，信息化水平的運(yùn)用還在不斷深化和拓展。人事檔案管理只有盡快進(jìn)入信息化時代，在管理體制、管理理念、管理方法、管理技術(shù)等方面要做出相應(yīng)變革才能適應(yīng)社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新時代的要求。
1 信息時代背景下人事檔案管理的新要求
1.1 檔案信息數(shù)字化
信息時代的一個重要標(biāo)志就是計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域中，社會進(jìn)步后就需要有新的檔案管理模式，可以對人事檔案進(jìn)行更科學(xué)的、更完善的管理。為了滿足信息時代人事檔案管理的新需求，首先要對原有的檔案資料進(jìn)行全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，即借助電子手段將紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字式的人事檔案，以數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行存儲。
1.2 檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化
由于人事檔案中含有大量的個人隱私信息，所以人事檔案管理的一條重要原則就是保密原則，在人事檔案管理制度中保密制度被定為基本制度，可見人事檔案對保密性的要求是極高的。但是原始的人事檔案都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行記錄、保存，因此在移交過程中要經(jīng)過多人傳遞存在安全隱患，而且若在移交過程中出現(xiàn)泄密行為，很難確定具體責(zé)任人。人事檔案管理信息化后，加密后通過網(wǎng)絡(luò)就可以完成移交工作，大大減小了泄密的風(fēng)險。
1.3 檔案制訂標(biāo)準(zhǔn)化
在當(dāng)今的信息時代下，信息資源共享是其中的主要內(nèi)容，但是要達(dá)到信息共享有一個必要的前提就是信息標(biāo)準(zhǔn)化，也就是說所有信息資源在記錄、傳遞時使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案的傳統(tǒng)管理中缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致社會人才信息整合困難。信息時代背景下需要將信息進(jìn)行整合，采取的手段就是制定統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)，借助人事檔案管理系統(tǒng)軟件對人事檔案進(jìn)行管理標(biāo)準(zhǔn)化的管理，實(shí)現(xiàn)信息共享。
2 信息時代背景下人事檔案管理的發(fā)展趨勢
2.1 人事檔案的信息數(shù)字化管理
由于計算機(jī)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，信息時代的人事檔案管理必然會向檔案信息數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案向的數(shù)字化管理方向發(fā)展的前提是建設(shè)出完善科學(xué)的管理系統(tǒng)軟件，因此在確定人事檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的基本框架之后，要謹(jǐn)慎選則安全系數(shù)高且相對完善的人事檔案應(yīng)用軟件。人事檔案信息按照規(guī)定將信息錄入，要確保信息錄入正確、完整，注重后期制作的質(zhì)量控制，并充分考慮滿足應(yīng)用軟件的實(shí)時升級需要。
2.2 人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理
在信息時代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到大力發(fā)展，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理體系中將使人事檔案的管理變得更安全，更便捷。人事檔案管理的基本制度—— 保密制度在網(wǎng)絡(luò)化的管理中仍然要被高度重視，只有具有檔案保管權(quán)力的相關(guān)部門才能獲得調(diào)閱權(quán)限，還要保證信息在異地共享的過程中的安全。人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化要依靠現(xiàn)代化的管理手段實(shí)現(xiàn)，因此對管理者素養(yǎng)的要求就要提高，要求管理者必須掌握扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)知識，同時具備熟練的軟件操作能力。
3 完善人事檔案信息管理體制的策略
在信息時代的背景下檔案管理必然向數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，為了避免人事檔案在管理上出現(xiàn)問題，就必須從多方面加強(qiáng)控制，相關(guān)部門的人員組成以及相關(guān)規(guī)章制度都要進(jìn)行優(yōu)化。對人事檔案管理進(jìn)行全過程監(jiān)督，制定科學(xué)的績效考評機(jī)制。
3.1 實(shí)施專人負(fù)責(zé)制
在信息時代的背景下人事檔案管理工作要求檔案管理人員掌握更多專業(yè)技能，例如掌握必要的信息化管理知識，具有檔案保護(hù)等具體操作能力。一名檔案工作人員身兼數(shù)職不利于檔案管理，因此對檔案的錄入、檢閱、存放、流通等各流程要安排專業(yè)能力過硬的檔案管理人員專職負(fù)責(zé)，將職責(zé)劃分清晰，無論哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都能確定責(zé)任人。
3.2 提高檔案管理人員素質(zhì)
當(dāng)前我國有許多的人事檔案管理部門將退休員工返聘使其繼續(xù)工作，這種行為導(dǎo)致檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)單一，不能及時注入新鮮血液，一味以老方法開展工作影響現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)度。要優(yōu)化人員組成，有計劃的引進(jìn)人事檔案管理的專業(yè)人才，對原有檔案管理人員定期進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，全面提高工作能力。
3.3 完善內(nèi)部管理模式
科學(xué)、完善的管理制度可以對人事檔案管理部門日常工作進(jìn)行監(jiān)督，提高檔案管理人員的工作水平以及效率，完善的管理體系也是提高檔案信息管理效率的前提。根據(jù)管理制度制訂適合本單位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根據(jù)具體情況制訂詳細(xì)的工作流程，依照流程進(jìn)行檔案信息化管理。
3.4 制定內(nèi)部考核機(jī)制
要有公平的評價機(jī)制和考核機(jī)制才能確定檔案管理人員在工作中的表現(xiàn)，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改進(jìn)的，因此，要根據(jù)人事檔案管理的特點(diǎn)制定一套獎懲制度。對工作認(rèn)真，有突出貢獻(xiàn)的工作人員在精神以及物質(zhì)上進(jìn)行雙重獎勵，給予“優(yōu)秀工作者”的稱號以及一定數(shù)額的獎金；對工作能力差，態(tài)度不認(rèn)真，工作出現(xiàn)失誤的工作人員進(jìn)行罰獎金、批評，造成嚴(yán)重后果者給予處分或追究法律責(zé)任。
3.5 經(jīng)費(fèi)實(shí)行全面管理
在檔案管理信息化的同時也要注重財務(wù)方面的問題，人事檔案信息管理計劃必須是全面的，將管理過程中出現(xiàn)的一切費(fèi)用都納入預(yù)算管理。以收支平衡為原則編制預(yù)算表，按照上級部門的撥款安排支出。
4 結(jié)語
人事檔案管理在信息時代必將發(fā)生巨大變化，為了能適應(yīng)需求現(xiàn)存的人事檔案管理模式要及早開始改革。借鑒其他檔案的信息化管理經(jīng)驗建設(shè)符合人事檔案管理特點(diǎn)的管理體系。目前科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，所以要關(guān)注科技科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及時掌握最新的科技知識，將更多的科技融入到檔案管理中不斷提高檔案管理的信息化水平。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，將人事檔案管理向著更深層次的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、集成化的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
