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篇1
自2012年以來，三明醫保事業在不斷探索中前行，通過“三醫聯動”，醫保事業迎來了新格局。截至目前，三明市醫保基本情況如下：全市共有參保人數263.52萬人，其中城鎮職工42.27萬人，城鄉居民221.25萬人，生育保險參保人數22.65萬人。2019年市中心檔案室共收集、整理、分類、歸檔各類業務檔案330卷。全市檔案從業人員均為兼職人員，共有11名，其中中級職稱3名，初級職稱1名。
（一）醫保檔案涉及人員范圍廣。醫保檔案自每個人出生之日起，伴隨其一生，因此，對個人而言，醫療保障部門檔案是否全面對參保單位和參保人員影響較大。參保種類可分為城鎮職工基本醫療保險、生育保險、城鄉居民基本醫療保險、靈活就業人員基本醫療保險。醫療保險基本待遇享受分為干部保健、門診特殊病種、住院報銷、異地就醫、異地安置、特殊用藥備案等。醫療保險稽核類有現場稽核、有對手工報銷材料進行審核、復核等等。因此，醫療保障部門的檔案在其他社會保險類檔案中是與人民群眾聯系最多、利用最廣，與人民生命健康關系最密切的檔案類型。
（二）醫保檔案的組成類型多。組成醫保檔案的有醫保中心形成的文書檔案及相關的合同協議；參保人員的信息登記表、相片、身份證復印件，與單位簽訂的合同等相關材料；住院患者報銷的各種發票、住院清單、疾病證明書等相關憑證；醫院、藥店、診所等定點醫療機構的開通申請書、信息變更表、賬目沖銷報告等相關附件；生育保險參保人員的信息登記及待遇申請表等相關資料；駐醫院服務站辦理業務時收集的新生兒登記表、門診特殊病種登記表、特殊用藥備案表、異地就醫申請表等；醫療保險稽核科到定點醫療機構現場稽核記錄本、稽核人員到外傷參保人員事故發生所在地和就醫地進行稽核的筆錄本、對待遇審核科工作人員手工報銷材料進行審核、復核的反饋單等。
（三）醫保政策的不斷深入。醫保政策的制定是隨著經濟社會的發展與參保人員的需要而不斷發展變化的，因此，不同時期的醫保檔案有著不同的特點和側重點。具體表現為：每年住院報銷目錄與比例的調整與變化，參保單位及靈活就業人員的繳費基數基本上是每年一調，以及個人賬戶劃撥比例的調整，城鄉居民醫療保險每年的繳費也在逐年增加（從最初的每年每人20元到2020年每人280元），審批材料的報送等進行不斷更新，還有辦理業務所提供的材料也在不斷發生變化（以人民為中心，讓群眾少跑路，最多跑一趟為前提，醫療保障部門時常調整提供材料的種類），這些政策上的調整，導致醫保檔案材料在不同時期有不同的側重點。
二、三明市醫保檔案存在的問題
（一）對醫保檔案規范化管理工作重視程度不夠。醫療保障部門的檔案承載著與醫保相關的一切信息，與參保單位、參保人、定點醫療機構、醫保中心關系密切，也是地方政府制訂醫保政策依托的基礎數據與材料的主要來源。從醫保檔案業務人員的配備、檔案室建設的水平及年度檔案工作的考核等情況看來，醫療保障部門的業務檔案與三明醫改差距較大。
（二）信息化建設水平不高。檔案管理的日常工作都是以紙質檔案為主，檔案軟件只用簡單的“陽光文檔”軟件，僅能對檔案進行錄入和自動生成案卷目錄、卷內目錄及簡單查詢等功能。檔案室的硬件設備未及時更新，室內只是簡單配備了檔案柜、打印機、計算機、滅火設備、溫度計。從檔案室建設標準要求來看，檔案室還應配有相應的密集架、防磁柜、溫濕度調控系統、防盜監控系統等。
（三）檔案從業人員素質不高。沒有檔案專業的人從事醫保檔案管理工作，市中心與管理部都沒有專職的檔案管理人員，都是兼職人員，平時以其他工作為主，檔案工作為輔。
三、三明市醫保檔案管理規范化路徑
針對三明市醫保檔案內容多、變化快、利用多等特點，為保持三明市醫保檔案的統一性與可持續性，必須制定統一規范的管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案人員崗位責任制度、檔案設備的維護和使用制度、業務檔案管理流程制度、業務檔案立卷工作流程制度等。各項制度既要體現檔案管理的專業特點，又要保持醫保業務開展的方便，且做到最大化服務參保人員。
（一）建立統一的醫保檔案歸檔辦法。各科室及各管理部要按照各自工作情況，以方便檔案查閱、利用為前提，根據《福建省社會保險業務檔案管理辦法（試行）》《福建省醫療保險業務檔案管理若干制度》，制訂《三明市醫療保險管理中心業務材料歸檔工作流程操作規程》，規定由業務科室在第二年度上半年對本科室上一年度的材料進行收集、分類、整理、組卷、打碼，然后移交給檔案室，對其進行編寫卷內目錄、填寫備考表、擬寫案卷題名、歸檔驗收、編制檢索工具、編制案卷目錄、裝盒、填寫檔案盒、上架。
（二）建立檔案借閱與利用制度。為了提高醫保檔案提供利用水平，也為了更方便服務參保單位和人民群眾的查閱，醫療保障部門要加強檔案的日常管理，每一份檔案的借閱和利用都要進行登記，特別是服務效果好的、利用率高的檔案要及時讓借閱者對其進行評價，確保醫保檔案有借有還，防止醫保檔案的遺失及損壞。
（三）加強醫保檔案的電子信息化建設。醫療保障部門需不斷提升醫保檔案的信息化管理水平，以信息技術對醫保檔案收集、整理、歸檔、利用全流程進行改造升級。電子檔案與紙質文檔相比，具有易保存、方便借閱和歸檔，存儲空間大、物理條件要求低的特點，在調閱和檢索等方面有很強的便利性。利用“e三明”“微信”“云閃付”等平臺搭建“城鄉居民醫保繳費”平臺，利用“閩政通”網上辦事大廳平臺，方便參保人員在線辦理業務。
（四）提升檔案從業人員素質。應加強檔案從業人員的檔案管理知識培訓及檔案專業知識培訓，加強檔案管理崗位責任意識和道德修養培養，促使其認真學習醫學、法律和信息化技術等相關知識。讓醫療保障部門的工作人員充分認識到醫保檔案工作的保密性、重要性，確保醫保檔案的真實性、完整性、安全性、可用性，認真將檔案管理工作做好，使醫保檔案工作有序進行。醫療保障部門要形成醫保檔案工作和崗位責任管理相結合的考評機制，提高醫保檔案管理效率。
（五）加強檔案庫房建設。建立醫保檔案專用庫房，嚴格檔案室庫房的建設標準，要求配備必要的防火、防水、防盜、防霉、防潮、防塵、防光、防高溫紫外線、防有害生物以及照明等設備，并將各項指標落實到位。
四、三明市醫保檔案分類的探討
三明市醫療保障部門的業務檔案分類是在國家、省有關社會保險業務檔案管理要求的基礎上，根據三明市醫保檔案利用與科室工作方便的原則，將醫保檔案分為七大類：一是社會保險管理類，保管期限分為永久、100年、50年、10年，其中基本醫療保險單位登記材料期限為永久、基本醫療保險參保關系轉入申請材料及附件期限為100年、基本醫療保險關系轉出材料期限為100年、職工醫療保險個人賬戶資金繼承審批材料期限為100年、職工醫保退休人員審批表及附件材料期限為100年、參保單位基本醫療保險變動月報材料期限為100年、居民基本醫療保險參保人員匯總表期限為100年、參保人員放棄補繳申明材料期限為50年、參保人員異地聯網申報材料期限為50年、基金購買健康保障服務協議、合同協議審批單期限為10年。二是醫療保險費征繳類，如退休人員補足25年醫療保險費審批表及附件材料，保管期限為100年。三是醫療保險待遇類，如門診特殊病種確認表和疾病診斷證明書，保管期限為10年。四是生育保險待遇類，如生育保險待遇登記表及相關附件材料，保管期限為10年。五是醫療保險稽核監管類，保管期限為30年，其中定點醫療機構、零售藥店信息更改申報材料期限為永久、定點醫療機構功能新開通審批材料期限為永久、定點醫療機構退出或暫停醫保定點申請材料期限為永久、定點醫療機構開通全省聯網定點的申請材料期限為永久、稽核情況匯總表期限為30年、醫療機構變更結算、沖銷費用的申請、報告材料期限為30年。六是醫療保險耗材類，保管期限為30年，其中公立醫療機構第四批醫用耗材采購現場議價、專家意見及配送承諾書期限為30年、單位耗材產品信息調整材料期限為30年、藥品（耗材）聯合限價采購品規調整登記表期限為30年。七是醫療保險業務統計報表類，保管期限為10年、30年、永久，其中城鎮職工基本醫療保險、生育保險、居民醫療保險年報表期限為永久、城鎮職工基本醫療保險、生育保險、居民醫療保險季報、月報表期限為10年。
【參考文獻】
[1]朱秀紅.創新醫保檔案管理的幾點看法[J].辦公室業務,2020(13):106-107.
篇2
1、教師檔案意識不強，領導重視程度不夠
長期以來，在中小學教育過程中還是認識不到檔案管理在學校建設中的重要性和必要性，使得學校檔案管理嚴重滯后于其它各項工作，學校領導大多對學生檔案不夠重視，總認為學生檔案在學校工作中無足輕重，學生只要學習上出類拔萃，分數令人滿意就行。所以必然就會出現學生檔案工作沒安排、沒要求的紕漏。而廣大教師檔案意識也較為淡薄，誤認為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個人工作之外，忽視學生檔案管理對學校工作的促進作用，對學生的學籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開，就統統丟棄，有時學校想找點班級資料都成問題，查找不到也詢問不到，而領導對此做法也只是睜只眼閉只眼。
2、檔案人員業務水平不高，檔案管理分工不明
一般中小學的檔案管理人員是教師兼職或臨時配備的，沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業務不了解，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是被動的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒有及時整理歸檔，臨到用時才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學校行政內務、上級下發文件文案、教師集體或個人檔案、學生類別檔案統統歸于一處，毫無頭緒，根本就談不上什么檔案的規范化管理。
3、檔案資料收集不完整，利用率較低
由于受多種因素制約，大多數學校只重視學生的考分和社會效應，對檔案管理方面的認識不足，學校領導班子大多也只是注重抓眼前教學工作而忽略了對學校長遠發展有利的檔案管理工作，造成學校檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高的局面。中小學校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問題有：一是檔案資料收集不全，學生檔案資料雜亂無章，尤其對優秀課堂教學、課題研究成果等有保存價值的材料沒有歸檔；磁盤、光盤、照片、實物貧乏。二是檔案室只負責把自認為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調信息難度較大。有時想找點學生的成長記錄或獲獎資料，還得到處打電話、捎口信讓學生從家里帶來（而有的學生已經畢業）。三是缺少必要的監管機制，造成資料收集不及時、隨意歸檔、缺失散失等現象，甚至有些學校因工作人員工作調動，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問題直接影響了學校檔案管理的系統性、完整性、連續性和規范性，使得檔案的價值大打折扣，根本就談不上有效利用。
二、增強時代感，改進中小學校檔案管理工作的思考
1、加強領導，增強檔案意識
領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，學校領導要把檔案管理納入學校發展和管理的重要內容來抓。學校檔案管理工作是教育部門的一項長期任務。中小學校要將其作為一項重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項工作成為全體教職工的自覺行動，而且還要大力宣傳學校檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使之成為中小學校常規管理與建設的一項重要任務。
篇3
本文結合國內外相關理論研究成果和我國檔案分類實踐面臨的問題，談談對檔案分類的實質與作用、規則、標準等問題的新認識，希望對我國的檔案分類理論研究和實踐發展有所貢獻。
一、檔案分類的實質
檔案分類的實質是通過再現文檔之間的“歷史邏輯關聯”和文檔內容之間的“主題邏輯關聯”，建立“檔案有機體”、構建“檔案信息體系”，提高檔案資源的品質和可用性。
一種信息資源的品質和可用性程度不同，會對這種信息資源的價值實現和存在產生決定性的影響。因為，沒有一個國家或組織會愿意不計成本地長期保存某種低質的、可用性差的信息資源。檔案作為一種重要的社會資源，不論是對政府機關還是企業事業單位及各種其他社團組織來說，都具有非常重要的證據意義和信息價值，同時也是人類社會歷史記憶、集體記憶的重要組成部分。檔案管理的重要社會使命之一就是要通過有效、科學的管理，為人類社會的存續和健康發展提供高品質的、可用性強的檔案資源。誠然，分類作為一項檔案業務管理活動，并不是唯一可以提升檔案資源品質的業務管理活動，除此之外，其他檔案管理工作也對提升和保障檔案資源的品質和效用具有重要影響作用。然而，從檔案資源的組織化、條理化、有序化的管理要求來說，如果沒有合理、科學的檔案分類，那么其他檔案業務管理工作的成效也無法得到很好體現。
檔案分類的主要工作內容包括：檔案實體分類和檔案內容（信息）分類兩個層面的業務工作內容。其中，檔案實體分類，又稱“全宗內檔案分類”，是“按檔案在來源、時間、內容和形式上的異同，分門別類，構成有機體系。是檔案整理中介于區分全宗與立卷之間的一個環節”。這種解釋的最主要思想成就，就是說明了檔案實體分類的根本性目的——構建檔案有機體。從目前的檔案管理基本對象來說，檔案實體主要包括兩種基本存在形態，一種是通過模擬方式記錄的物理形態的檔案實體，另一種是通過電子方式記錄的數字形態的檔案實體。
盡管這兩種“實體”有所區別，即與“載體”或“存儲介質”之間的關聯度不同（前者是“終生定居式”的，后者是“臨時寄居式”的），但這兩種形態“檔案”的分類目標是基本一致的，即都是通過主要采用歷史的方法，再現文檔之間的歷史聯系，在分門別類的基礎上，使檔案資源成為一種“有機體系”。由于數字形態的檔案同特定的存儲介質之間存在可分離性，所以電子文檔之間的歷史關聯可以通過相互鏈接的方式，以多種歷史的邏輯關聯形式呈現出來，更能反映文檔之間的多種歷史的有機聯系性。所以，從根本意義上說，傳統形態的檔案有機體系的建設，因受“載體與其記錄內容不可分離性”的影響，只能采用“線性方式”將文檔之間的歷史聯系中比較主要的“關聯性”再現出來；而數字形態的電子檔案，由于其“記錄內容”可以不依賴特定的載體（或介質）而存在，并且相同的文檔可以同時存儲于不同的介質中而不影響其“真實性和完整性”，所以有條件根據不同的業務需要和管理需要，呈現文檔之間的多種歷史有機聯系。
西方國家通常把“文件與檔案分類（classification）”界定為“在文件和檔案環境下，按照分類系統中邏輯結構的慣例、方法和程序規則，對文件進行鑒別和排列的過程”。其實，他們所說的“分類系統中邏輯結構”的確立前提，也是指對文檔之間的歷史的邏輯關聯性的呈現，并且通過“慣例”總結、方法確立和業務“程序規則”的建立等方式，將文檔之間的歷史的邏輯聯系再現出來。值得注意的是：西方檔案學理論中對檔案本質的認識比較重視“文件有機體”：而我們國家的檔案學理論對檔案本質的認識強調抽象意義上的“原始記錄”。由此也使中、西檔案分類理論的研究呈現出互有側重思想成果。我國的檔案分類理論整體框架比較完整，對檔案分類理論的宏觀性研究較多；西方的檔案分類理論比較注重方法、規則和程序、慣例層面的研究，注重可以指導文件和檔案分類實踐的“分類系統”、“分類體系”和“分類方法”的實用性研究。可以說各有優勢，只有相互借鑒，取長補短，才是完善和發展我國檔案分類理論之道。
檔案內容（信息）分類，應屬于信息內容組織與管理范疇，其實質是依據用戶的需要，快捷、準確滿足用戶對檔案信息的業務需求和信息需求的目標價值取向，將檔案內容依照一定的邏輯規則和方法加以分門別類，形成具有嚴密邏輯結構的檔案內容主題關聯體。由于用戶需求的多樣性、動態性影響，所以基于此種需求導向的檔案內容分類所構建的檔案信息分類體系也同樣具有類似的特征。
盡管兩種意義上的檔案分類存在著較大的區別，但是有一點必須加以強調：檔案實體分類所再現和確立的、反映文檔之間有機的、歷史邏輯聯系的文件體系，在任何情況下，都是檔案內容（信息）分類所要達成目的或實現目標的前提與基礎。換言之，通過檔案實體分類所“固化”和“確定”的文檔之間的有機的歷史邏輯關聯，是我們正確理解、判斷和全面認識有關文檔“整體價值”的必要前提；失去了這種“歷史關聯”，我們將無法真正認識和把握檔案文件的利用價值。基于此種認識，我們才得出了上述結論，同時我們也反對將兩種“分類”對立起來的看法和觀點。誠然，我們也反對將兩者完全混同的思想認識。
能夠有效再現文檔之間歷史的有機關聯性，并能夠通過一定的邏輯形式予以呈現的檔案實體分類，是我們確立檔案實體有機體，建立科學的檔案分類系統的重要保證。基于用戶需求導向的檔案內容（信息）分類，必須嚴格遵守邏輯分類要求，發現檔案內容之間的“主題關聯”，構建反映檔案內容（信息）之間主題聯系的邏輯分類體系。檔案實體的歷史邏輯關聯是理解和判斷檔案利用價值、整體使用價值的重要前提。檔案實體分類的目的就是通過有效維護和再現這種歷史邏輯關聯，提升檔案資源的品質和可用性；而檔案內容（信息）的分類，則可以通過體現用戶多樣性、動態性需求的文檔內容之間“主題邏輯關聯”的信息分類體系，來滿足用戶的需求。
檔案分類有兩個層次，即認識性分類和管理性分類。檔案的認識性分類即檔案種類的劃分；檔案的管理性分類即檔案機構及其工作人員在檔案管理實踐中，對檔案實體和檔案的內容信息所進行的分類。檔案的實體分類和檔案內容信息的分類，不僅含義與所指不同，其作用特點和要求也明顯不同。檔案實體分類是指針對檔案本身即實存或理化意義上的檔案所進行的分類，其作用與目的是建立檔案存放保管時的秩序與體系。檔案內容信息的分類是對檔案所記述的內容信息所進行的分類，其作用和目的主要是對檔案內容信息進行條理化的加工、處理，為人們對檔案內容信息的利用提供盡可能多的途徑、角度，為充分開發檔案信息資源，實現檔案內容信息的價值與作用創造條件。
二、檔案實體分類規則
檔案實體分類規則的確立，不能片面強調形式邏輯規范的要求，也應充分考慮到檔案有機體的歷史生長特點，辯證地開展檔案實體分類實踐，維護每個全宗檔案有機體的歷史真實面貌。
根據我國的檔案實體分類理論的要求，“分類作為一種基本的認識方法和管理方法，必須具有邏輯性，符合基本的邏輯規則”。這些形式邏輯規則包括：嚴整性規則（子類的外延之和等于母類的外延）、同一性規則（每一次具體的劃分只能使用一個分類標準）、排他性規則（同位類之間不能相互交叉、重疊）。這些形式邏輯規則的遵守，對保證檔案實體分類體系的整體邏輯聯系，確實非常重要。但是，我們應當清楚地認識到，檔案實體作為一個社會組織社會實踐活動的產物，是一種歷史的、有機的文件體系。每個全宗的檔案都不是一種按照嚴格的“純邏輯規則”形成的文件體系，其中不免有這樣或那樣的非邏輯的“產物”，這也是“歷史的東西”所具有的一種特征。如果人為強制地加以“拆分”，則會“損傷”全宗內文件有機體的“整體完整性”。所以，不能像對待檔案內容（信息）分類那樣，要求檔案實體分類一定要嚴格遵守“邏輯性”或“形式邏輯規則”的要求，而應予以客觀地對待，并采取相對靈活的分類方法來區分檔案文件所屬的類別。
例如，某企業的檔案實體分類方案中，依據企業的職能活動特征，在“產品管理”類目下設立了“項目開發”和“項目建設”兩個二級類目，可以說是符合“形式邏輯規則”嚴整性要求的，但在“項目建設”的類目下僅設置了“設計管理、材料設備管理、施工管理、統計管理和項目工程驗收”等5個三級類目，如果從邏輯上分析，明顯確立一個三級類目，即“供應商評估”。但是，這并沒有影響該企業檔案實體分類的質量，原因其實很簡單，就是該企業并沒有在職能活動中形成記錄和反映“供應商評估”方面的文件。再如，有的組織在編制檔案分類方案的過程中，設置了“特種載體檔案”類，這與其他一級類目的劃分標準（職能分類標準）是不一致的，似乎也違背了“形式邏輯規則”中的“同一性規則”。但是，檔案實體分類的目的之一就是“方便檔案實體的安全保管”，而不同載體檔案的保管條件要求是不同的，所以按載體的特殊保管要求，在分類方案中增加“特種載體類”是沒有問題的。此外，在類目名稱的選擇方面，有時我們所使用的類目名稱，如果從“概念的外延”角度來考察會存在“交叉”問題，但又沒有辦法找到更合適的類目名稱表達“詞匯”。每當這種情況出現時，比較好的處置方法就是通過“類目注釋”的方式來分別予以說明。所以，形式邏輯規則所要求的“排他性”，在具體實踐中，決不可機械地運用，而應充分考慮實際情形，做好相應的變通處理。歷史與邏輯即有統一性，同時也不能在兩者之間劃等號，因為邏輯的東西往往已經抽調了歷史的東西中那些“枝節和末梢”了！
三、檔案實體分類標準
檔案實體分類標準的選擇應注意強調其選擇和確立的客觀性及其對檔案實體形成規律與特點的有效表達性，不能因圖一時方便而錯誤地將不具有客觀性和穩定性的屬性、特征作為檔案實體的分類標準選擇和確定檔案實體的分類標準，必須遵從檔案有機體的歷史形成規律和主要特點，不可主觀地、人為地簡單從事，更不能將錯誤的分類標準選擇思想制度化、規范化。
從我國檔案實體分類實踐的具體歷史情況來說，主要存在兩種錯誤的傾向必須堅決予以糾正。其一是不考慮各個立檔單位檔案有機體的特殊歷史形成性，片面地強調構建統一的“檔案實體分類體系”；其二是將“價值判斷結果一一保管期限”作為組織全宗中“文書檔案”實體分類的主要標準來使用和推廣。這兩種做法均違背了檔案實體分類的規律性要求和國際上通行的檔案實體分類慣例。分析其癥結，主要體現在：
第一，錯誤地將各個立檔單位的檔案認定為完全符合邏輯的產物，忽視了各個立檔單位檔案有機體形成的多樣性和特殊性。檔案人，尤其是檔案管理規范的制訂者，務必要清醒地認識到：各個立檔單位的檔案全宗都是歷史的、“自然生長”的文件有機體系，具有各種樣態，整理和劃分全宗及全宗內的檔案實體必須堅持尊重歷史的態度和原則，不可想當然地進行。
第二，錯誤地將僅適用于檔案內容（信息）分類的規則和思想，運用到檔案實體分類實踐中。如前所述，檔案內容分類是為了體現檔案信息之間的“主題關聯”性，所以可以打破全宗界限，按照形式邏輯規則來組織檔案資源的信息分類，構建便于用戶使用的檔案信息邏輯體系；而檔案實體分類的目的是為了重現檔案文件的歷史有機聯系性，建立檔案有機體。如果在實踐中忽略這兩者的區別，則會“張冠李戴”，人為地制造檔案實體管理的混亂。
第三，錯誤地把保管期限當成檔案實體的“客觀屬性和特征”，并把它應用于指導各立檔單位文書檔案實體分類。其實，凡具有基本檔案學常識的人都知道，作為檔案實體分類標準使用的“檔案屬性和特征”必須符合兩個基本條件要求：一是客觀性要求，二是穩定性要求。“檔案保管期限”就是人們對檔案保存價值分析、判斷結果的標記，它帶有明顯的“主觀色彩”，具有“不穩定性”的特點。每個時代的鑒定檔案保存價值的標準都具有很大的人為性特征，所以檔案的“保管期限特征”并不是一種“客觀的、穩定的”特征，它會隨著人們的認識能力、鑒定業務水平和社會環境的不同而發生變化。
基于上述認識，如果有關部門能夠及時調整不當的做法，則會及時糾正失誤，使檔案分類重新回到正確的軌道上來，相反，如果繼續把失當的做法和規范要求當成所謂的“制度創新成果”，諱疾忌醫，則會給中國檔案分類實踐造成更大的損失。一種錯誤的思想理論如果尚停留在認識層面，其對現實檔案實體管理活動還不會產生太大的負面影響：但如果將其“制度化、標準化”甚至以一定的“強制力”予以在檔案實體分類實踐中推廣，則無疑會給檔案資源的科學管理和檔案資源體系的建設造成嚴重負面影響。改革的結果不一定都是好的、合理的，檔案行政管理部門應對各種“改革的產物”進行科學論證，并按照“七分研究三分制定”的要求，審慎地注意改革成果的實踐應用。
參考文獻：
[1]馬林青.基于職能的文件分類研究述評[J].檔案學通訊，2011（1）.
篇4
一、本科教學評估方案與高校教學檔案。
(一)本科教學評估方案與高校教學檔案的關系。
在高校教學水平評估方案中，一級指標有七項，其中與教學檔案明顯相關的指標占了三項，分別是：
1 專業建設與教學改革。包括專業、課程與實踐教學三個方面。這部分內容廣泛，是評估材料中的重點和難點。它主要反映專業的總體布局與結構是否合理。專業的設置是否適應社會的需要；改革教學方法與手段的效果：實踐教學內容的科學性和取得的效果等。
2 教學管理。包括管理隊伍與質量監控兩個二級指標。管理隊伍的情況可以從人事檔案中收集。質量監控部分主要就是觀測教學規章制度的建設與執行、各主要教學環節的質量標準和教學質量的監控。
3 教學效果。包括基本理論、技能、畢業論文、思想道德修養、體育、社會聲譽、就業七個二級指標。主要觀測學生基本理論與技能的實際水平、學生創新精神與實踐能力、論文質量、學生體質健康標準、畢業生就業率等。這部分內容比較復雜，涉及多個檔案體系，教學檔案是其中主要一個材料來源。
(二)本科教學評估體系下教學檔案的細化。
對照本科教學評估指標體系中關于教學檔案的指標，筆者根據實際工作情況，將院系教學檔案細化為如下四個方面。
1 基本教學文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和專業建設與教學改革的部分指標。對應的教學檔案具體包括教學計劃、教學大綱、教學進程安排、教師授課計劃書、教學任務書、教學日志及考勤表、課表等。
2 日常工作文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和教學效果指標。對應的教學檔案具體包括學籍管理、調課管理、學期各類教學總結、各類考試管理和其他日常文件。
3 主要教學環節文件：涵蓋教學評估方案中專業建設與家偶爾改革的部分指標和教學效果兩個指標。對應的教學檔案包括理論課程排課管理、教學改革、教材管理、實踐教學管理、畢業論文管理。
4 教學質量管理文件：涵蓋教學評估方案中專教學效果及教學管理兩個指標。對應的教學檔案包括包括教師教學質量監控管理、各類成績管理。
二、本科教學評估下的“高校院系教學檔案分類管理”運行機制研究
(一)教學檔案分類管理的原則。
1 真實性原則。教學檔案是歷史的原始記錄，必須真實、客觀、可信，因此，必須遵循檔案自然形成的規律進行分類，科學選擇分類方法，合理設置分類項目，從而使教學檔案能夠系統的反映出教學活動的本來面目。這是教學檔案分類管理的首要原則。
2 系統性原則。由于教學檔案是在處理教與學的各種活動中逐漸形成的，它的成分較多，縱橫關系錯綜復雜，因此，在進行教學檔案分類的時候必須遵循一定的邏輯規則，尤其要注意分類標準的一致性和縱橫關系的明確性。如我們在對教學檔案進行分類時縱向可以根據學年進行分類，橫向可以按照檔案職能進行分類，一旦確定分類方法以后，每次分類就都遵循同一標準進行，而不能第一次以學年縱向、職能橫向分類，第二次以職能縱向、學年橫向分類。這是教學檔案分類管理的根本性原則。
3 實用性原則。也是教學檔案分類管理的終極目標。教學檔案是為教育教學、科研和管理服務，它能夠提供詳盡完備的原始材料，發揮檔案的查考和憑證作用，所以在對教學檔案進行分類時就必須考慮其實用性。如根據學年進行教學檔案分類時，我們不能忽視檔案本身的職能特點而生搬硬套進行分類，而要注意檔案的可用性。
(二)教學檔案分類管理的一般方法。
在教學檔案分類管理的原則指引下，筆者認為可以采用如下方法對教學檔案進行分類。
1 按教學檔案的職能進行分類。教學檔案是一個復雜的整體，各種教學檔案的內容、性質、成分、形式各不相同，各有特點。據此，筆者根據本科教學評估方案，具體分析教學檔案的構成，針對不同檔案的特點，提出了按照教學檔案的職能進行分類的方法。按照教學檔案職能進行分類就是在本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面。
2 按學年――學期進行分類。在高校實行學年制具有悠久的歷史，早在12--13世紀大學的初建階段，就實行學年制的分科教學制度。我國高校經歷了學分制―學年制一學年學分制這樣一個過程。目前高校多數實行學年學分制這樣一種教學管理制度。它保留了學年制的整齊劃一等特點，為教學檔案按照年度進行分類提供了依據。按學年分類即意味著按學期分類，按學期分類其實是按學年分類的細化。現在高校分為春季和秋季兩類招生，然而無論哪一類別的招生，一個學年都要分為兩個學期，相應的教學檔案就可以在學年之下再根據不同的學期進行分類。
(三)本科教學評估下的“院系教學檔案分類管理體系”的具體措施。
在理清了本科教學評估與教學檔案的關系后，秉著教學檔案分類管理的原則和方法，筆者建立了如下的“院系教學檔案分類管理體系”。
首先，根據筆者提出的職能分工的要求，將本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面作為分類體系第一級別，分別予以編號，為1(基本教學文件)、2(日常工作文件)、3(主要教學環節文件)、4(教學質量管理文件)。
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1 關于分類層次的問題
在分類的層次方面，分類可以是多層次的，也可以是單層次的。多層次方面，例如大類、屬類、小類等；單層次方面，例如大類下面不再設下位類而直接統率案件，當然，這要根據同一類別的檔案數量多少來決定。在分類的過程中，為了實現檔案檔案的保管和利用的便利性，首先應該對規劃管理檔案的內容和數量的整體狀況進行了解，以此來判斷其是否有必要記性層次地分類，如D2和D3可以不必伸展下位類，對C類檔案中的總體規劃C2類，檔案數量較少且專項規劃就是綜合總體規劃的配套方案，建國至50年代僅形成幾十卷，所以C2也可以不必設小類。
2 關于信息分類和實體分類的問題
檔案整理工作中的分類實質上屬于實體分類，其工作方式就是對具體的文件材料實現分類和組卷的目的。具體的來講，實體分類其主要目的在于對于檔案的實體保管，所以說，這方面，實體分類不適合有太多的層次。而信息分類則不
同于試題分類，它不受限于檔案實體的局限，信息重組的部分只涉及只對隱含其中的同類信息。信息分類的目的主要是為了便于信息的檢索，在這個方面，規劃局可以根據實際需求建立多種檢索體系，通過計算機管理模式不斷伸展和細化實現信息的分類。根據以往的經驗，筆者認為，實體分類一般兩級便可滿足需求，而信息分類則不受限制，因為信息分類的類目越是詳細就越能體現其精準性的特點，當然，著對檔案分類人員的素質要求也會相應的提高。
3 關于檔案的保管
從目前的管理方式來看，規劃管理檔案還是按照屬類分類流水的方式來進行排架的，這對庫房就提出了空間上的要求，涉及到庫房空間預留的問題。我們都知道，屬類設置的越詳細，預留的空間就越多，這樣，倒架的風險也會大大提升。要先解決這個問題，最好的辦法就是減少屬類的類目，或者改變傳統的庫房管理模式，進行創新。否則，無法準確掌握庫房的預留空間，使頻繁的倒架將再所難免。這個時候，在檔案進行分類管理的過程中，引入計算機就顯得非常有必要了，之所以這么說是因為在計算機管理的前提條件下，可以實現直接進行文件級檢索的效果，無需再經過案卷這個級別。可以將檔案工作人員從檔案組卷的煩瑣工作中解放出來，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在規劃管理檔案的管理中由于屬同一類檔案中的幾個部分可以按小卷立卷，立為3或4個小卷，雖然它們不合并在一起，但在計算機中卻建立了虛擬的關聯，保持了各小卷之間的有機聯系，這是“簡化整理。深化檢索”的創新嘗試，對于提高整理工作質量和效率具有重要意義。再次，在規劃管理檔案檔號的編制方面，檔案管理工作還應該能夠做到以下幾個方面：首先，應該堅持簡練的原則，以此來減少工作量和工作中的差錯率。其次，還應該堅持穩定性的原則。近幾年來，規劃局的各業務部門的業務環節和處室職能經歷了多次變化，而規劃檔案的的類目并沒有與時俱進，這就造成了相應的滯后性，但是檔號的設置不會因機構設置的變動而變動，它是相ξ榷ǖ模并且與建設部《城建檔案分類大綱》始終保持著一致，所以規劃局的檔案整理工作可以秉承這個原則在工作中進行方法的創新。而要想實現這個目的，其必須要具備強化檔案信息資源建設為主，基礎業務為輔的意識，處理好檔案基礎業務建設和檔案信息資源建設投人的比例，加大對檔案信息資源建設的投入，以適應電子信息時代的特點和需要。投入要本著部門匹配，比例適當的原則，合理劃分工作量份額，安排好整理工作與檔案信息庫建設的工作。此外，在加強檔案信息資源建設和利用的同時，有必要再對立卷改革進行深化，簡化整理，深化檢索。在檔案計算機管理使信息檢索達到全面、迅速的時候，可以適當削減“案卷”的概念。
可以說，創新是一個民族進步的靈魂，更是一個國家興旺發達的不竭動力。科學的決策是提高效率的關鍵。建立數字城建檔案館，服務于城市規劃管理建設，城市規劃管理檔案的整理工作將直接影響城市規劃管理水平，在今后的過程中，我們一定要堅持以結果為導向創新檔案管理方式，這樣才能使規劃局能夠更好的服務于城市建設。
參考文獻
[1]謝志玲.城市規劃檔案管理的發展創新初探[J].河南建材，2011，01：169-170.
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1、引言
隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對員工檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點。
2、系統功能分析
本系統主要任務是對檔案進行分類和分柜管理，還可進行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權限管理功能。其功能主要有如下幾項：
(1)密碼和權限管理功能，不同權限的用戶具有不同的操作權利。
(2)應用程序與數據卡服務器連接配置功能，用于在應用程序中配置SQL Server 2000數據庫服務器名和檔案管理系統數據庫名。
(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。
(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號、檔案柜名稱、備注。
(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、檔案柜號、檔案人姓名、檔案人工號、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁數、附件件數、附圖張數。
(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。
(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。
(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。
(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。
(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。
3、系統主要窗體詳細設計
3.1 檔案管理窗體設計
檔案管理窗體是檔案管理系統的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會顯示在樹狀檢視元件TreeView對象的檔案分類節點下。雙擊檔案分類名，程序自動從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動填寫為檔案分類記錄中的對應字段值。與創建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對應“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。
3.2 數據記錄組合查詢窗體設計
本系統具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開“數據記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數查找條件記錄。參數查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對象中刪除該記錄。添加好參數查找條件后單擊“查找”按鈕，執行查詢操作。也可以單擊“全部數據”按鈕來提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對象，與ImageList搭配使用，在每一個列表項前可以顯示圖標。查找條件列表使用了ListView控件對象，它可以實現資源管理器右半邊的四種顯示方式。
3.3 檔案借用和歸還窗體設計
當“檔案借用和歸還管理”窗體開始時，檔案編號文本框處于不可編輯狀態，單擊“增加”按鈕，檔案編號文本框處于可編輯狀態。在檔案編號文本框中輸入想借用的檔案編號，并且自動啟動過濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會自動填寫檔案名稱字段值。此時才可以單擊“保存”按鈕來增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號在檔案信息表中不存在，當然也就沒有借用檔案之說了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。
4、結語
該檔案管理系統給預拌混凝土企業的管理工作帶來了極大的方便，為企業檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個部門的工作效率、技術水平和管理服務水平。
參考文獻
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文博檔案分類標準的制定，是當前文博事業在現代文化事業背景下發展的客觀要求。文博檔案與文物標本的內在性質本質相同，是現代博物館發展的基礎組成部分。他為博物館的藏品保管、陳列宣傳以及科學研究等多方面提供了基礎的信息內容，已然成為研究的基礎以及社會歷史發展的軌跡。為充分、全面的發揮出文博檔案的內在價值，需要探索分類管理的基礎標準，建立分類管理的基礎體系，實現文博檔案的資源優化，發揮出潛在的資源優勢。
在文博檔案的管理內容當中，屬于檔案管理的基礎要求。文博檔案作為基礎管理檔案，應該實現歸檔立卷、分類整理以及檢測利用，避免檔案資源的基礎流失。同時，分類標準的確立，應該確定信息化技術的充分運用，強調檔案的完整性指標。文博檔案的建立，有助于文博系統形成一體化的管理模式，緩解文博檔案管理混亂、利用率不高的問題。具體針對性的開展工作，對為文博檔案的分類管理奠定基礎。
文博檔案分類標準的建立，需要滿足社會發展的宏觀需求。在長期的社會實踐與發展中，文物考察與探索模式正在形成，并且傳播范圍以及影響程度較為深入。基于此，在全面掌握計算機應用標準的前提之下，建立文博檔案專業化的分類管理體系，包括分類語言、著錄格式、分類體系等全方面的綜合控制，滿足信息的存儲要求，提高文博檔案的利用率，發揮出內在利用價值[1]。
二、文博檔案分類方法探索
文博檔案分類的標準化能夠為社會知識資源的整合帶來索引層面的便利，因此在針對各大文博管理過程中，實現檔案分類的理論探索，對于弘揚社會文化，保持國家知識資源查詢和使用的便利性和合法化，進而實現對國家歷史文化遺產的積極有效的保護，實現人類在社會范圍內的只是共享活動。正如錢學森先生所提及的那樣：“從系統工程的技術角度來看，情報資料、圖書、文獻和檔案都是一種信息，這種系統工程的目的是信息的存儲、信息的檢索和提取信息的傳輸和顯示。”[2]在文博檔案的分類中，主要以組面分類法為通用技術。
組面分類法，就是在概括與分析的基礎之上，輔之以合成原理的編制分類的手段，采用簡單的概念組成的復合類目的方式，取代詳盡無遺地列舉類目的方式，進而實現文博檔案資料查閱的一種特殊方式。組面分類法在查閱檔案的過程中，通常以類表的方式加以展現，通過不同知識范疇中的概念顯示，并能夠在組配技術的引導和支撐下，實現具體類目的有機查閱的便利。組面分類法突出數字化管理的些許特征，例如將表格中的不同類目分成不同的組面，并在一定的分面公式的推算和評估下，以此構成文博檔案的文化主題。形成這種分類格局的重要原因，主要在于分類表的自身體制。分類表在組面中通過各種復分表的組成，從而實現結構上的簡潔有序，各個分面在組成分類體系的過程中，大大增強的文博檔案管理系統在使用和索引上的靈活性和兼容性。
組面分類法在應用過程中，能夠解決在內容復雜的難題。由于文博檔案不但內容龐雜，而且類型和體例上都呈現出千姿百態的差異性，因此在這種分類的系統中，文博檔案通常在類表上得以明確的劃分。在這些卷帙浩繁的文博檔案類表中，通常的分類包括：主題分類表、質地分類表、時代分類表、地區分類表、人名分類表以及等級分類表等等[3]。其中主題分類表、時代分類表和人名分類表是當前文博管理工作中，最為通用的三大類。
首先，主題分類表在文博檔案的歸化中用途范圍最廣。主題分類表在文博檔案的分類中，充當著主力軍的作用和價值，依據反映不同層面的知識內容和一定的分類邏輯，能夠很快實現文博檔案在分類體系中的位置。在檔案管理評估中，通過概念劃分的方式，采取歸納與綜合的思維導向策略，并能夠有機整合多多益善的知識資源。在編制技術上，主題分類表能夠實現對類目設置邏輯思維的高度關注，又能夠密切注意標記符號和文獻體例的生效價值，因此在各種分類體制中最受歡迎。
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1 測繪檔案分類和歸檔工作
首先測繪活動中存在一部分技術性較強的技術總結、驗收報告、成果圖、展點圖、技術設計書和文件材料等測繪資料。這些資料涉及的專業比較廣，形成過程也比較的復雜，所記錄的介質種類也比較的多。基于以上特點，如果忽略對測繪資料的管理和收集工作，那么就比較容易造成測繪資料的失真與不規范。對生產和管理活動以及測繪科技方面的資料收集是測繪科技歸檔的基礎，對測繪檔案的歸檔、積累、整理和形成有著重要作用。在將測繪資料歸檔之前，各個單位要進行分類系統的整理，而且還要對檔案管理部門進行嚴格的驗收。檔案管理人員還要參加測繪科研項目驗收，進一步的了解項目的情況，明確檔案的歸類范圍、內容的檢定和手續的移交。在移交測繪材料的過程中，管理人員還要注意成果最終版本、移交期限等是否經過了歸檔份數、整理份數和項目鑒定驗收的要求。在進行歸檔的過程中，工作人員要在合理的時間范圍內，按照相關的法律法規進行歸檔。其次對于通用格式、數據成果形成單位、數據采用標準、管理部門責任和有關資料在利用、保管、運輸和銷毀等的要求，都需要工作人員按照標準嚴格執行。資料的收集與歸檔工作主要包括依法匯交的成果數據副本、基本測繪成果數據、出版發行的產品數據和相關的專用軟件與設備參數等。對于需要入館和上架的測繪資料，管理人員要及時的進行分類、登記、制作檢索卡片以及編入檔案目錄，進而方便今后的查找與上報。對于需要編入檔案信息庫的數據，檔案管理人員要對錄入設備有熟練的掌握，進而做好軟件的分類歸檔并對比較重要的信息進行備份保存。
2 內容方面的分類
2.1 按照載體形式的不同進行分類
測繪檔案主要包括全國性測繪檔案、地域性測繪檔案和專業性的測繪資料。地域性測繪檔案和全國性測繪檔案都是按照國家的統一規定，進行分級管理和歸口負責的制度，并且由各個專業部門按照規定對專業測繪資料進行自行管理。我國對檔案的有關規定為測繪系統的建立提供了檔案編制、歸檔范圍和檔案分類等依據。
2.2 根據載體的不同進行分類
圖紙檔案主要是包括紙質的圖表、照片文字說明、卡片、測繪記錄和成果成圖等，電子檔案則是需要通過計算機進行處理和編輯的測繪檔案，并且還需要通過硬盤、磁盤和光盤等進行保存。
2.3 根據記錄的內容進行分類
根據所記錄內容的不同可以將測繪檔案分為生產技術檔案、儀器設備檔案、教學科研檔案、測繪管理檔案和基本建設檔案。
2.4 根據檔案的性質進行分類
根據檔案的性質可以將測繪檔案分為特業測繪檔案、專業測繪檔案、基本測繪檔案和現勢資料測繪檔案。另外，常用的測繪檔案分類還包括專題分類、作者分類、職能分類、時間分類、區域分類、型號分類、外形分類和項目分類等。
3 加強測繪檔案分類管理的重要性
3.1 國土資源的基礎資料
目前，我國已經大范圍的開展了林業、土地等的詳查工作，測繪檔案則是不同時期土地資源開發現狀的記錄。測繪檔案能夠使組織人員實地的進行調繪，進而準確的反映出土地資源的變遷和利用的現狀。
3.2 測繪是經濟規劃的科學依據
科學的規劃是經濟建設的基礎，它必須根據能夠反映真實情況的測繪資料檔案，使布局更加的符合自然條件和經濟發展的需要，進而達到合理、經濟、事半功倍的效果。我國一些重點的建設項目在選址、布局設計、線路選擇等方面都是以測繪資料為依據，并在考證、研究和調查的基礎上進行建設的。在對測繪檔案的充分利用上，科學合理的利用了地理優勢。
3.3 能夠確保勘定界限的可靠性
我國決定用5年的時間來勘定各個省、市縣的界限，進而確定各個行政區的范圍。影響勘定界限的因素有很多，其中包括生產生活過程中形成的環境，歷史記錄等因素，但最重要的還是依靠測繪檔案，它對勘界的地圖有著詳細的記載，為界限的勘定提供了比較有價值的參考資料。
3.4 測繪檔案是對歷史的真實記載
測繪檔案是社會、歷史、經濟發展的記錄，是不同地域進行歷史編纂的重要依據。很多記載都對各地的歷史進行了直觀、具體的描述，這些地形圖為以后研究經濟、社會、歷史有著重要的作用。為了使測繪資料能夠更好的為社會服務，測繪生產單位在提交測繪資料之前要向上級上交測繪資料的目錄或者是副本，進而實行統一的管理，以防測繪檔案資料的丟失，確保測繪資料的安全可靠，使其具有實際的參考價值。
4 結語
測繪檔案管理部門要利用現代的多媒體技術和計算機技術建立完善的檔案分類系統，進而提高檔案的質量，進一步的規范測繪檔案管理。測繪檔案不僅是一般的文檔資料，而且還涉及到經濟、軍事和政治等多個方面，所以我們要使測繪檔案的分類與管理向規范化、標準化、信息化方面發展，進而促進社會的發展。
參考文獻：
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檔案數據庫；全宗原則；指導作用
1檔案分類理論對檔案數據庫建設的導向作用
從某種意義上而言，任何一項管理工作都要按照相應地順序以及管理活動進行有目的性的管理與創新。檔案管理也不例外，實施有效的管理規范是為了更好地將檔案信息進行整合，分類并加以充分利用，使其檔案有序化。這種有序化的管理方式不僅僅體現在檔案實體的管理上，更加注重其檔案實體的信息化建設與管理。將檔案信息從繁雜的諸多類別中加以區分，具體到每一種檔案信息的大小及種類上，依據不同的大小、層次實施分類管理。檔案分類理論作為檔案數據庫建設的影響因素之一，對整個檔案的發展也有著不可估量的重要作用。在實際檔案理論分類中邏輯主義分類方式和歷史主義分類方式是比較常見的兩種理論形式。具體來講，邏輯主義就是將檔案通過一般的分類標準進行嚴格地分類，如按照歷史管理年限或是檔案密集管理程度等。而歷史主義的分類形式多以現實存在發生的某種事物狀態進行界定來對檔案進行有效的分類。這種分類形式相對比較客觀，完全接近于檔案發展的現狀，能夠真實地反映出檔案的發展狀態。具體以全宗原則的方式對檔案實體進行管理，可以將檔案進行全方位的全宗分類。兩種分類方式各有其特點：邏輯主義分類思想主要是借助于某一事物形態的具體特征進行分類，相比較而言，靈活性比較大。而歷史主義分類方式完全強調的是檔案最原始的屬性特征，將其進行數據庫的整合分類，這種方式的分類方法有助于對檔案的理解與認識。事實上，從檔案自身發展需要而言，這兩種分類方式在檔案數據庫建設中都被相互使用，彼此互補，其目的就是為了更好地推動檔案建設事業的發展。
2檔案數據庫在檔案管理中的應用現狀
隨著經濟建設的不斷創新與發展，檔案事業在建設發展中的地位越來越突出，傳統的檔案發展模式已經很難適應時代社會發展的需要，所以必須加以創新，利用現代信息技術對檔案進行管理與維護。現階段而言，數據庫的建設是比較常用的一種管理方式，它能將傳統的紙質檔案信息轉化為存數字化信息的管理模式，即將檔案實現虛擬化，從而使檔案信息與實體相分離，從這個層義上來講就是將檔案信息更好地實現網絡共享，便于使用者進行復制、收集、整理以及使用，一定程度上促進了檔案管理事業的發展。但與此同時，還要注重檔案管理人員業務素質的提升以及管理水平能力的有效發揮。現階段檔案管理工作人員結構相對老化，缺少對信息技術的了解與掌握，不能將檔案信息進行很好地錄用以及管理，一些操作人員在檔案登記過程中往往因為對計算機的不熟悉而導致輸入錯誤、或是缺失，數據庫的建立不能很好地發揮效用，當檔案信息頻繁增加時，傳統的分類管理方式難以適應其發展，所以，檔案管理者必須加強對數據庫建設的使用與掌握，能夠將多種檔案信息進行合理的分類，規劃。
3全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設的指導作用
第一，全宗原則作為檔案分類的主要方法之一，對整個檔案數據庫建設有著極其重要的影響和作用，是人們通常長時間的經驗總結得出來的一種切實有效的分類原則。它能為檔案數據庫的建立提供一個良好的信息記錄，確保其檔案數據的真實。第二，全宗原則在檔案數據庫建立中有著不可替代的重要作用，它能最大限度地保障檔案數據的真實性。從全宗的定義我們可以了解到，它不僅僅可以作為一個單獨的個體存在于檔案管理中，還能作為檔案信息的整體對其檔案進行管理規劃，突出的主要特點就是最大限度地保護了檔案信息的真實性。這也是它不同于其他圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數據庫的建立是檔案管理發展的必然趨勢，也是檔案信息進行管理的有效手段，所以必須引起足夠的重視。檔案數據庫的建立可以充分體現全宗原則的宗旨，實現管理層次上的分級管理與維護。第三，通常情況下，檔案數據庫的建立不僅僅涉及到建設者、管理者、擁有著與維護者之間的利益，更要與整體檔案管理目標保持一致。全宗原則的理論原則更是這種目標的集中體現，它有助于協調檔案數據庫各方面之間的關系，更能為其提供強有力的理論支持，使其資金、作用得到良好的發揮。
4電子文件管理理論為檔案數據庫的未來發展提供技術支持
電子文件檔案管理是檔案數據庫建設發展的主要趨勢，從某種意義上而言，電子文件管理具有真實、完整、實用的意義。其生命周期從形成到保管，再到銷毀都將是一個完整的運動過程，對其檔案進行全方位監控與管理，通過這種形式對其檔案信息進行管理可以實現動態查詢。在檔案數據庫中如何將電子文件管理進行有效的發揮及使用，是當前數據庫檔案管理亟待解決的重要問題。電子文件管理與傳統檔案管理不同，電子文件檔案管理側重于事前對其文件進行管理與規劃，依據整個電子文件管理的特點進行目標管理與維護，然后將檔案信息進行有效整合，充分發揮每個檔案信息在管理中的重要作用。這不僅僅要充分考慮到文件數據的結構優化，更要考慮到對整個檔案管理活動的影響。從電子文件檔案管理的特征來看，為了保證數據的真實有效，必須做好事前數據信息的控制與管理。換句話而言，就是檔案數據庫不能像傳統的紙質檔案管理那樣，自檔案信息接收開始，就要對電子文件進行管理，然后定期進行審查檢閱，將各個環節的檔案數據進行歸檔，為該文件提供一個可靠的存檔環境。美國當代著名的電子文件管理專家戴維•比爾曼指出“必須根據文件保管系統的功能需求、文件種類以及業務活動的證據性需求，提前界定著錄信息。在電子文件環境中，對元數據予以明確規定，有助于設計和實施在文件生成之際自動截獲元數據的系統，確保文件在轉載、傳輸過程中相伴產生的元數據的完整。”元數據通過描述信息資源的屬性，用于識別、評價、追蹤資源，從而實現對信息資源一體化的組織和有效管理。根據對電子資源管理的需要，元數據可以分為描述型、管理型、技術型和使用型、保存型。事實上，電子文件是多種不同類型信息的一個集合概念，對于不同類型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的屬性集。元數據最基本的功能通過數據元素集定義資源對象的各類屬性，這些屬性的大量實例可以表達為關系型數據庫中的表，或者以XML等形式進行置標，從而能夠利用數據庫系統或各類應用軟件進行管理。可見，以元數據為中間對象，可以利用數據庫實現電子文件的有效管理。
參考文獻
[1]張輯哲.維系之道———檔案與檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，1995.
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1企業合同檔案的基本特征
對風電企業來說，企業運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業合同檔案的基本特征，也是區別于企業其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業經濟活動和維護企業法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發揮應有的作用。
1.2憑證性
近年來，風電行業蓬勃發展，風電企業在推動自身經濟發展的同時，也加劇了行業內競爭的激烈程度。部分企業為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業生產經營活動的真實記錄，對企業應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規范性
規范性是企業合同發揮法律效力的必要條件，合同檔案的規范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的親筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發揮。因此，必須要嚴格按照相關的規定進行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業合同檔案管理分類的優化措施
2.1強化企業合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業經營業務的發展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業發展向適應。從企業發展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業實現健康和持續發展。
2.2加強合同檔案之間的聯系
企業合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。
2.3實施合同檔案的統一編號
為了便于進行合同檔案的管理，風電企業在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。
2.4定期進行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項動態的工作，隨著企業各項業務的不斷開展，也源源不斷的產生了許多新的合同檔案。因此，風電企業在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。
3優化企業合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業合同檔案管理分類的效率，與傳統的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優勢，這也是集分式分類方法在企業合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優勢得到完美的體現。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學區分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發揮著重要的作用。
4結語
在日趨激烈的行業競爭環境中，合同檔案成為關系到企業經營業務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規范化、科學化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應有價值的發揮。作為風電企業的管理者，應當重視合同檔案在企業經營發展中所發揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻
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［2］蔣怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企業破產法》第十八條為切入點［J］.特區法壇,2016(5).
篇11
1 穩中求變，以穩為主的修改思路
求變求改已經成為高校檔案實體分類工作的迫切要求，這一點為高校檔案實踐工作者所共識。在具體的修改思路上，筆者以為《分類法》的修改不宜大刀闊斧，更不能推倒重來，而只能在原有分類法的基礎上進行適應性修繕，同時注重未來高校檔案工作的發展趨勢，具備一定的前瞻性。
在檔案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理結果”，“在某些局部明顯不合理、不可用，可在原基礎框架內進行局部調整”。[2]已有的工作實踐表明，《分類法》所存在的問題集中于一些局部結構需要進行修改、刪減和增加，并不涉及《分類法》的全部。如果《分類法》進行徹底的改變，將影響檔案分類方案和檔號編制體系的前后對應，讓館藏檔案的整理缺乏連續性和系統性。
《分類法》的出臺，結束了之前高校檔案實體分類方案各自為政的局面，形成了較為統一的檔案分類體系和檔號編制模式，這也為高校之間的業務交流提供了統一的平臺。作為高校檔案工作最根本的法規制度，新的《高等學校檔案管理辦法》也基本延續了《分類法》的分類體系。因此，《分類法》“可以考慮在維護原有分類體系和檔號模式相對穩定不變的基礎上進行適度調整和補充”。[3]
2 文書檔案以“組織機構”為主的分類標準
《分類法》作為一部檔案實體分類法，并沒有單純地按照慣例采用來源原則作為分類標準，而“是想融組織機構分類法與問題分類法、實體分類法與信息分類法為一體”。[4]分類標準的雜糅，“容易形成同一類檔案按‘組織機構’和按‘問題’分類并存的混亂局面”。[5]
基于穩中求變的修改思路，《分類法》在分類標準上要尊重已有的分類體系成果，注重分類體系的延續性。在一級類目方面，《分類法》現有的一級類目不宜刪減，對于聲像檔案、實物檔案、學生檔案等則應從整體上納入《分類法》的一級類目體系之中。
現有的分類體系中，基建、設備、科研、產品等科技檔案的二級類目以項目或產品為單位進行劃分，符合科技檔案的成套性特點，應該予以保留和延續。在文書檔案方面，《分類法》雖然是按照問題標準來劃分，但是每個二級類目的組織機構指向卻相對明確。例如，XZ12表述為“人事”，其內容主要來源于人事處和離退休處兩個機構。這為文書檔案按照組織機構分類法來劃分提供了可能，可以利用一個二級類目或三級類目來具體對應相應的機構部門。這樣分類一方面可以做到歸類清晰，操作簡單；另一方面，也契合了高校推行的部門立卷制度，減少了實踐中因為不同組織機構公用同一個分類號而造成的工作不便。對于組織機構出現的合并、撤銷、新增等情況，可以采取就近歸類或微調分類體系的方式來解決。
3 堅持“年度號—分類號—案卷號”的檔號編制模式
《分類法》對檔號模式作出了明確的規定，即高校檔號由“年度號—分類號—案卷號”構成。這種分類體系符合高校檔案工作的實際，也為絕大多數高校所采用，為高校檔案工作交流提供了統一的技術平臺。以“年度”作為一級分類標準來組織館藏，有利于以年度為單位來管理和統計館藏檔案，符合高校“次年歸檔”的工作慣例。同時，將同一年度所有類別的檔案放置完畢后再排列下一年度的檔案有利于節省庫房空間，便于查找，不用倒庫，真正實現排架和檢索的雙向功能。
隨著高校檔案工作的發展，也出現了“分類號—年度號—案卷號”為主的檔號編制模式。這種“類別”檔號模式，便于對館藏檔案按內容進行管理，實現不同類別檔案之間的分離。在“年度”檔號模式已經廣為使用的現實狀況下，筆者建議堅持沿用。首先，“年度”檔號模式也能夠分庫保存館藏，實現按內容管理，只需對每個庫房放置檔案類別作出明確規定。其次，“類別”檔號模式無法兼顧多樣的實踐狀況。對于條件較為簡陋，甚至只有一個庫房的高校而言，“類別”檔號模式容易出現頻繁倒庫等弊端，實踐效果不及傳統的“年度”檔號模式。
4 法規制度層面的一致性修改
在《分類法》運行的20年里，廢止、修改和新增多部檔案法規制度，也就出現了《分類法》與有關法規制度不相適宜甚至相悖的情況。具體而言，首先表現在《高等學校檔案管理辦法》將“學生類”檔案作為一個單獨大類列入了高校檔案范疇。雖然，“學生類”檔案的列入引發了業界不小的爭議，但是作為《高等學校檔案管理辦法》的下位法，《分類法》在修改時理應將“學生類”列為單獨的一級類目加以體現，其具體的分類方法則應參照人事檔案的相關管理辦法。
《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》將保管期限由“三分法”改為“兩分法”，即由“永久、長期和短期”改為“永久和定期”，定期中再實行標時制，分為30年和10年。《分類法》在修改時需要將保管期限部分作相應的變更，以符合檔案工作的實際，在高校起到一種積極的引領作用。
5 “因地制宜”確立特殊檔案的分類體系
《分類法》對特殊檔案涉及較少，且內容較為簡略，已經無法適應現實工作的發展，需要給出更為明確的分類指導意見。
聲像檔案方面，《分類法》需要將“聲像載體檔案”的稱謂改為更符合約定俗成的“聲像檔案”。在具體的分類體系上，應該依據承載聲像檔案的不同載體來劃分，只有這樣才能便于排架入庫和組織館藏。《分類法》中聲像檔案現有的8個二級類目基本概括了聲像檔案的各種載體形式，符合實際工作需要，應該保持不變。至于其中數量較多的SX12照片和SX19光盤等檔案，各個高校可以根據自身的實際情況來研制更為細致的分類體系。
實物檔案方面，雖然“實物檔案”這一概念尚未得到學術界的統一認可，但是在現實工作中卻已經廣為使用，并且是展示高校辦學歷程的重要實物性證據，因此將實物檔案寫入《分類法》也就順理成章。實物檔案的分類標準和聲像檔案一樣，主要依據檔案載體的不同來劃分，以達到方便組織館藏的目的。高校實物檔案主要包括印章、題詞、字畫、獎牌、獎狀、錦旗等，內容涉及廣泛，其類目設置在注重實物檔案載體特性的同時要兼顧各個類別之間檔案數量的平衡，做到類目設置富有包容性和穩定性。
高校特殊檔案中還存在著一些內容特殊的檔案，例如，高校名人檔案、教工業務檔案等。與載體特殊檔案在高校基本普及所不同的是，這些內容特殊檔案的普及性有限，因此，在《分類法》中應該提及并給出原則性的分類方案編制方法，但無需給出詳細具體的分類體系。鑒于內容特殊檔案的特點，以所涉及的自然人或法人為標準進行分類較為切合實際。
6 電子文件分類方案與其實體檔案一致
《分類法》誕生于20年前，因此，其中并未涉及電子文件的相關內容，而隨著信息技術和檔案工作實踐的不斷發展，對這一問題的思考已不容回避。例如，傳統的光學照片有紙質底片，而數碼照片時代“底片”已經基本演變為紙質照片對應的電子文件，傳統“底片”基本退出歷史舞臺。
在電子文件真實性和法律憑證價值問題沒有得到解決之時，高校只能采取紙質檔案與電子文件同步歸檔的方法來組織歸檔。電子文件與紙質文件共同反映了某個具體的檔案信息，是同一信息的不同表現形式。《電子公文歸檔管理暫行辦法》第17條規定“歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理”。因此，在進行《分類法》修訂時，電子文件不能作為單獨的一級大類，其分類方法應與對應的檔案實體一致。具體而言，某個紙質檔案文件與其電子文件應該具有相同的檔號，不管這份電子文件是通過掃描、翻拍或系統自動生成等何種方式產生。對于沒有紙質檔案相對應的電子文件，其分類方法同樣應該依據電子文件的內容進行歸類，同時賦予相應檔號。
*本文系浙江省教育廳項目（編號：Y201329313）和浙江師范大學項目（編號：JYGL201225）的研究成果之一。
參考文獻：
[1]鄧紹興.高等學校檔案管理理論與實踐的重要成果——《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》評介[J].檔案學通訊，1995（1）：33.
[2]馮惠玲.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1999：74.
篇12
在現階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業的不斷發展使得傳統的檔案管理理念已經不能夠適應現代的檔案管理工作，時代的發展使得現階段檔案管理工作所涵蓋的行業、檔案內容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導致了檔案管理工作的復雜程度有所上升，為了能夠更好的應對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時俱進，通過不斷學習掌握先進的檔案管理理念。另一方面，經過大量的調查研究發現目前檔案管理行業的從業人員，有很大一部分的管理人員不具備專業的檔案管理專業學歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調動的方式組成了當前的檔案管理團隊，這種情況下也就直接導致目前的檔案管理團隊缺乏專業的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團隊的成員頻繁調動，這也就導致了雖然單位經常展開擔綱管理工作的培訓，但是檔案管理團隊的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。
1.2 檔案歸納整理工作存在的不足
在現階段的檔案歸納管理工作中，經過調查發現一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應的檔案歸納整理技巧，在調查過程中最為直接的表現就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應該對其進行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現了大量不必要的檔案文件，不僅占據了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經歷。
1.3 檔案分類工作存在的不足
在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
2 檔案管理工作的相關技巧
2.1 檔案管理的相關技巧
檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時代的發展自身也在發生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學習檔案管理技巧之前要充分的了解新時代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進的管理理念應用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全指的是作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。
2.2 檔案歸納整理技巧
在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。
2.3 檔案分類技巧
篇13
首先，要充分體現依法治檔的理念，中學學校檔案實體分類的體系結構、類目設置、序列編排要以《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施條例》等法規標準為依據，從實際出發，突出教學、學籍等檔案在中學學校檔案中的中心地位，強化行政、管理、安全、思政等各類型檔案的管理，使檔案工作科學、真實地反映學校管理工作全貌，全面系統反映新時期中學職能活動的新情況、新特點。
其次，要充分體現綜合性，學校檔案的分類體系是一項系統的工程，特別是面向中學具有普遍適用性的分類體系，涉及面廣，包括法律、法規、規章、技術標準、實施細則等多方面內容，并且要將檔案基礎標準、業務工作組織標準、管理工作程序標準和現代化設施技術標準準確應用到實踐中，使之符合高等學校檔案工作的現實需要和長遠發展。
再次，要確保具有操作性。我國檔案工作已經形成了以《檔案法》及其實施辦法為核心，各行業檔案管理規定為主干的法律體系，成為檔案工作的宏觀、原則、概括的導向，確立了檔案工作的基本目標。對于中學學校檔案工作來說，除了宏觀的導向外，還必須根據學校檔案工作的規律和特點建立具有操作性的工作規范，為中學學校檔案工作的開展提供微觀、具體、量化的保證。對于檔案分類來說，就是要在《中國檔案分類法》的指導下，堅持整體性、結構性、層次性、有序性、開放性的原則，擬定中學學校檔案的分類方法。
二、增強分類體系的科學性
科學性主要體現在兩個方面，一方面是從實踐的角度來看，要實事求是，符合學校檔案工作的實際；另一方面是從理論的角度來看，要遵循檔案基礎理論和形式邏輯原則。兩個方面要有機地結合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力爭實現分類表的全覆蓋。
首先要形成科學的概念體系。采用“學校檔案”這一具有綜合性的概念，學校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬學校檔案。中學學校檔案以中學全部檔案為對象，按照不同類型檔案形成的領域范疇以及特點，將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。
其次要把握檔案的形成規律和內容、特點，確定統一的實體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業務性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法――教育檔案分類表》（即信息分類）體系的協調。再次，確立科學的類目體系。類目設置必須有相對穩定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內不隨意改變，在類目名稱、檔號模式、標識符號等方面，力求做到準確、簡明、易懂、好記。
最后，類目排列，檔號結構的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到中學學校檔案記述和反映事物的本質屬性和非本質屬性的不同，嚴格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。
三、提高分類體系的適用性
首先，要具有適度的靈活性。中學具有多樣性的特點，不僅分初級和高級中學，還分普通中學和職業中學等。因此，中學學校檔案的分類體系在強調宏觀和總體原則統一的同時，采用多元、靈活的處理方法，照顧不同類型、規模、層次院校的特點。各校可以在總的分類體系基礎上，根據檔案工作的實際情況和發展水平，給各校在類目設置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。
