引論：我們?yōu)槟砹?3篇高校科研檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
據(jù)國(guó)家檔案局的規(guī)定：“科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文字材料。”[3]高校科研檔案作為高校科研工作的衍生物，是凝結(jié)廣大高校科研工作者智力勞動(dòng)的結(jié)晶，具備著一定的學(xué)術(shù)價(jià)值，具備以下特點(diǎn)4:
1、歷史階段性與成套性的矛盾統(tǒng)一
高校科研檔案作為高校廣大師生從事科研活動(dòng)的原始證據(jù)，它記錄和表達(dá)了當(dāng)時(shí)的科研工作狀況。與其他類型的教學(xué)檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價(jià)值。它真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地再現(xiàn)了高校科研工作的片段或整個(gè)過程、發(fā)展軌跡。科研檔案管理，可以體現(xiàn)出一個(gè)學(xué)校的學(xué)術(shù)研究水平。與此同時(shí)，科研檔案是圍繞著某個(gè)科研項(xiàng)目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關(guān)的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又依靠總體的科研程序和科研內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)科研活動(dòng)的文件整體。
2、現(xiàn)行性與保密性的矛盾統(tǒng)一
有學(xué)者指出所有檔案都與原單位有密切聯(lián)系階段，具有現(xiàn)行性的特點(diǎn)，所以說，科研檔案在進(jìn)入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍然具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用。而與此同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息日益成為一種重要的戰(zhàn)略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權(quán)和相關(guān)利益。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性。總之科研檔案，是現(xiàn)行性和保密性的統(tǒng)一，對(duì)于高校檔案管理工作提出了更高的要求。
3、科研檔案專業(yè)性與管理人員知識(shí)單一性的矛盾統(tǒng)一
科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業(yè)務(wù)內(nèi)容和職責(zé)，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。我國(guó)高等學(xué)校科研門類多、學(xué)科多、覆蓋廣，同時(shí)各專業(yè)載體和媒介具有一定獨(dú)特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對(duì)相應(yīng)的科技檔案工作內(nèi)容，在搜集、保管環(huán)節(jié)均提出了不同的要求。而我國(guó)的科研檔案管理人員自身知識(shí)結(jié)構(gòu)存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實(shí)的檔案管理技能，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識(shí)；第二種是理工科出身，他們具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但他們不了解檔案管理知識(shí)和技能。
二、高校科研檔案管理存在的問題5
根據(jù)筆者了解和掌握的情況，結(jié)合杭州市多所本科院校調(diào)研的基礎(chǔ)上，高校科研檔案管理還存在以下問題:
第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高校科學(xué)技術(shù)研究的效果。多數(shù)科研人員在科研過程中，重視結(jié)果輕過程，重得獎(jiǎng)輕積累，他們認(rèn)為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關(guān)。個(gè)別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術(shù)檔案據(jù)為己有，造成檔案歸檔難。
第二，重視程度不夠，歸檔意識(shí)淡漠。6多數(shù)高校的科研檔案工作并沒有得到應(yīng)有重視，檔案管理人員的歸檔意識(shí)較差，不能及時(shí)準(zhǔn)確地把材料歸檔，在科研實(shí)際工作中沒有明確歸檔內(nèi)容、范圍，各種規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有落到實(shí)處。
第三，管理機(jī)構(gòu)不完善，管理人員不穩(wěn)定。我國(guó)大多數(shù)高校都設(shè)立檔案館等管理結(jié)構(gòu)，卻主要是針對(duì)文書檔案而言。科研檔案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現(xiàn)問題互相推諉責(zé)任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識(shí)；大部分出生理工科，多數(shù)是兼職，檔案專業(yè)知識(shí)和技能欠缺，也沒有充分的時(shí)間和精力從事科研檔案管理工作。
第三，檔案保管條件差，管理設(shè)備陳舊。我國(guó)高校的科研檔案單獨(dú)設(shè)立科研檔案室的較少，在實(shí)際檔案管理中，紙質(zhì)檔案多電子檔案少，傳統(tǒng)設(shè)備多現(xiàn)代化管理工具少。多數(shù)高校科研檔案并沒有進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現(xiàn)象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。
第四，科研檔案利用率不高，開發(fā)效益低。目前不少高校科技檔案管理存在重建設(shè)輕利用、重管理輕開發(fā)的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻(xiàn)資料堆放在檔案室中漸漸陳舊。科研檔案本身具備著經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，而目前高校科研檔案的利用處于真空狀態(tài)。
三、加強(qiáng)高校科研檔案管理的對(duì)策
上述科研檔案管理的現(xiàn)狀和問題，需要高校管理者統(tǒng)籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國(guó)外科研檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為加強(qiáng)科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個(gè)方面入手：
一、增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立健全檔案管理制度
首先，應(yīng)該要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，增強(qiáng)科研檔案意識(shí)，把科研檔案工作納入學(xué)院工作的議事日程，加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳，使科研工作者增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成良好的科研檔案管理氛圍。
其次，應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發(fā)制度等。制定規(guī)范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現(xiàn)狀，予以有力制度保證。
再次要明確科研檔案管理內(nèi)容，采取最優(yōu)管理模式。應(yīng)采取多元化視角和文件連續(xù)體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性、長(zhǎng)久可用性為主要目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的社會(huì)價(jià)值。7
二、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)
在信息化、數(shù)字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔(dān)多重任務(wù)，既是科研證據(jù)的收集者保管者、社會(huì)記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識(shí)的構(gòu)建者。科研檔案工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，成為復(fù)合型管理人才，有必要掌握一些相關(guān)法律知識(shí)，如專利法、合同法等等。同時(shí)，還要學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的數(shù)字信息化，切實(shí)提高檔案管理水平和工作效率。
三、轉(zhuǎn)變工作思路，提高科研檔案的社會(huì)效益
在信息共享時(shí)代，高校科研檔案工作應(yīng)該擴(kuò)大社會(huì)服務(wù)職能，體現(xiàn)科研檔案的社會(huì)價(jià)值，發(fā)揮科研檔案的作用和價(jià)值。高校科研檔案管理者必須轉(zhuǎn)變思想觀念，站在情報(bào)信息管理的高度，來重現(xiàn)認(rèn)識(shí)和構(gòu)建高校科研檔案工作。應(yīng)該借鑒國(guó)外檔案管理的方法，吸納客戶關(guān)系管理理念，采用基于客戶服務(wù)的科研文件管理思想，積極開發(fā)和利用科研檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
四、積極主動(dòng)上門，加強(qiáng)科研檔案的動(dòng)態(tài)管理
科研檔案管理應(yīng)該建立在動(dòng)態(tài)的全員參與基礎(chǔ)上，而非純粹的靜態(tài)控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發(fā)，加強(qiáng)校內(nèi)外科研技術(shù)合作，邊保存邊開發(fā)，使高校科研檔案管理工作在良性循環(huán)的模式下運(yùn)行。
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4 林光斌.從辯證思維角度分析高校科技檔案工作「D].成都理工大學(xué)碩士學(xué)位論文.2011,5
篇2
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學(xué)術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認(rèn)為應(yīng)堅(jiān)持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學(xué)技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價(jià)值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅(jiān)持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強(qiáng)調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價(jià)值,但是它反映了學(xué)校科學(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當(dāng)妥善保存。因此,在確定學(xué)術(shù)檔案的歸檔范圍時(shí),一定要兩者兼顧,堅(jiān)持雙重性質(zhì)并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:
（一）科研項(xiàng)目檔案
科研項(xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等。科研成果的多少是高校科研實(shí)力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過程中，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)，重視科研成果的與獲獎(jiǎng)，輕視科研檔案資料的平時(shí)累積工作，認(rèn)為這是檔案部門的事，與己無關(guān)。
（二）高校科研人員檔案意識(shí)缺乏。他們認(rèn)為自己的科研成果為什么一定要?dú)w檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎(jiǎng)勵(lì)后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動(dòng)上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實(shí)行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡(jiǎn)易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復(fù)印件多，原件少。這些問題嚴(yán)重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價(jià)值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。
三、對(duì)加強(qiáng)高校科研檔案管理工作的幾點(diǎn)見解
（一）建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國(guó)務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達(dá)到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。（二）加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映一所高校的科研能力。重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的研究時(shí)間較長(zhǎng)，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術(shù)進(jìn)步和新的成果，這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔，然后每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題份年度補(bǔ)倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對(duì)項(xiàng)目研究人員、學(xué)校和國(guó)家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識(shí)。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會(huì)使高校科研檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國(guó)檔案學(xué)家謝倫伯格認(rèn)為:“檔案部門進(jìn)行各種努力的目的,就是把有價(jià)值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題。“檔案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時(shí)間,又浪費(fèi)人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開始使用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴(yán)重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。
同時(shí),高校的科研檔案保管的是一批學(xué)者和科研人員的學(xué)術(shù)成果,它是體力和腦力勞動(dòng)的結(jié)晶,包含著一定的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。這就決定了高校科研檔案開發(fā)利用的特殊性,在對(duì)高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動(dòng)與知識(shí)產(chǎn)權(quán),學(xué)會(huì)正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權(quán)的后果。
為在實(shí)際利用中避免侵犯作者的知識(shí)產(chǎn)權(quán),可進(jìn)行這樣幾項(xiàng)工作:
(1)對(duì)科研檔案中享有著作權(quán)的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權(quán)目錄標(biāo)記,以提醒利用者注意。
(2)對(duì)科研檔案中有著作權(quán)的作品應(yīng)限制在合理的范圍之內(nèi)利用。
(3)在利用有著作權(quán)保護(hù)的學(xué)術(shù)檔案時(shí),使用者如不是在合理的范圍之內(nèi)利用,應(yīng)與著作權(quán)所有者簽訂著作權(quán)許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)高校科技人員的檔案意識(shí)，做好高校科研檔案的平時(shí)收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現(xiàn)代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發(fā)揮應(yīng)用的積極作用。
參考文獻(xiàn)：
篇3
科研項(xiàng)目檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄，它記載和反映了科學(xué)研究活動(dòng)的全過程和具體成果.這部分檔案是科研檔案的主體部分，主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等文件；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)資料及審批材料；推廣應(yīng)用階段中的推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書、生產(chǎn)鑒定材料，擴(kuò)大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)方案，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等.
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，它記載和反映科研管理活動(dòng)的歷史過程和經(jīng)驗(yàn).包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。其中，上級(jí)管理部門下發(fā)的科研文件在科研文書檔案中又占主要地位，包括各級(jí)各類的項(xiàng)目申報(bào)文件、各種項(xiàng)目立項(xiàng)文件和成果獲獎(jiǎng)文件。另外，高校自己制定的有關(guān)科研工作的一些規(guī)章制度文件和每年一度的項(xiàng)目匯總等文件，這些都是平時(shí)使用和查閱頻率較高的文件，這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
（三）科研成果檔案
一所高校科研實(shí)力的高低直接取決于科研成果的數(shù)量，而且近年來高校科研實(shí)力的增強(qiáng)，使其科研成果得到不斷增加，所以需要對(duì)這部分科研成果進(jìn)行規(guī)范化的管理，避免由于管理不善而導(dǎo)致科研成果的缺失，為以后工作中查找和利用帶來諸多的不便。
二、高校科研檔案管理創(chuàng)新的具體措施
（一）強(qiáng)化科研檔案的開放性
科研檔案開放性的實(shí)現(xiàn)，即需要加強(qiáng)對(duì)科研檔案的開發(fā)利用工作，這就需要高校科研檔案管理人員首先需要加強(qiáng)對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)，其次要做好科研工作者的工作，使其能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，努力提升科研檔案的完整性。科研檔案的開發(fā)利用工作，需要檔案管理人員和每個(gè)科研工作者的共同參與與配合。
（二）強(qiáng)化科研檔案的可延續(xù)性
高校在校學(xué)生是我國(guó)科研工作潛在的力量，向高校學(xué)生開放科研檔案，不僅能及早地教育學(xué)生養(yǎng)成科研意識(shí)、科研檔案意識(shí)，而且能為他們?cè)谛Ｆ陂g及今后從事科研工作打下良好的基礎(chǔ)。科研檔案來自教師在教學(xué)科研中的科研實(shí)踐，其內(nèi)容、方法與教師的教學(xué)內(nèi)容、研究方法、方向關(guān)系密切。學(xué)生在課堂上聽了教師對(duì)他的研究課題和主攻方向的介紹后，再從科研檔案中尋找教師的相關(guān)科研成果、科研實(shí)踐路徑，可以更好地理論聯(lián)系實(shí)踐，使他們較早地進(jìn)入該領(lǐng)域該專業(yè)的學(xué)術(shù)前沿。
（三）強(qiáng)化科研檔案的輻射面
為了更好的提高科研檔案的價(jià)值和實(shí)際意義，需要進(jìn)一步對(duì)科研檔案的輻射面進(jìn)行拓展，這就需要高校科研檔案管理工作人員需要加強(qiáng)與國(guó)內(nèi)外其他高校的聯(lián)系，吸收和借鑒對(duì)方科研檔案管理中的成功經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)還要提供服務(wù)，增強(qiáng)國(guó)內(nèi)外其他高校對(duì)本校科研檔案動(dòng)態(tài)的了解。這樣使各高校之間建立了友好互術(shù)的關(guān)系，不僅可以有效的推動(dòng)高校檔案管理水平的提升，而且也能夠更好的促進(jìn)高校科研工作者的積極性，從而增強(qiáng)本校的科研實(shí)力。
（四）完善配套手段，提高科研檔案的科技含量
首先，科學(xué)完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源。科研檔案的檢索工具編制越完整、越科學(xué)，用戶查詢檔案所用時(shí)間就越短，查全率、查準(zhǔn)率就越高，就能把信息及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地傳遞出去，方便用戶利用，適用于科研工作。
篇4
科研檔案是指在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。而高校科研檔案是高校教學(xué)科研部門師生員工在從事科學(xué)研究過程中開成的具有保存價(jià)值和開發(fā)利用價(jià)值的原始記錄。科研檔案詳細(xì)記載了科研人員在科研中的研究思想、研究方法和研究成果，反映了高校的科研領(lǐng)域和研究水平，也是高校服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的能力重要標(biāo)志之一。高校科研檔案的作用是一所高校實(shí)力的憑證；對(duì)科研研究提供借鑒參與作用；既是學(xué)校尊重知識(shí)、尊重人才的表現(xiàn)，又是倡導(dǎo)科研人員、師生具有進(jìn)取意識(shí)，樹正氣、興學(xué)風(fēng)，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的有力措施；是考核科研人員的科學(xué)依據(jù)。然而科研檔案的特征：來源的廣泛性；內(nèi)容的專業(yè)性和形式的多樣性；形成的周期長(zhǎng)、數(shù)量大；協(xié)作項(xiàng)目多，學(xué)科綜合性強(qiáng)。
本文圍繞新建本科院校自身實(shí)際情況，結(jié)合科研檔案的管理現(xiàn)狀和已有經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合科研檔案的管理現(xiàn)狀和已有經(jīng)驗(yàn)，對(duì)本科院校科研檔案存在問題和對(duì)策進(jìn)行探討。
一、高校科研檔案管理存在的問題
1、收集歸檔難、收檔不及時(shí)、收檔不全
許多高校對(duì)從事科研工作的老師缺乏有效的管理，科研檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，他們往往認(rèn)為，科研成果是自己辛勤勞動(dòng)的成果，形成的科研成果材料屬于自己，把它交給科研管理部門，自己以后查找利用不方便；因?yàn)椋S多科研項(xiàng)目在鑒定結(jié)題后不及時(shí)歸檔，科研檔案大多停留在科研材料和結(jié)題材料的簡(jiǎn)單收集。
課題歸檔，往往只重視課題的申報(bào)，立項(xiàng)和鑒定結(jié)項(xiàng)，而對(duì)于中間研究階段往往忽略了。平時(shí)忙于科研管理的其他工作，如項(xiàng)目的申報(bào)、科研成果的獎(jiǎng)勵(lì)、課題的鑒定結(jié)項(xiàng)等工作，而忽略了科研文件檔案的及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案的質(zhì)量難以保證，數(shù)量難以保證，嚴(yán)重影響科研檔案的完整性，不能給后人的科研活動(dòng)起到很好的借鑒作用。
高校的科研人員和師生歸檔意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為歸檔不安全，認(rèn)為在自己手里用起來更方面，從而造成許多科研成果都沒有及時(shí)歸檔，歸檔的難度增大。
2、案卷質(zhì)量差
加強(qiáng)高校科研檔案管理應(yīng)采取的措施；建立健全科研檔案管理的規(guī)章制度；制定科學(xué)的歸檔體系，堅(jiān)持科研部門和課題組立卷制度，建立系統(tǒng)的檢索體系，堅(jiān)持科研部門和課題組立卷制度；開展編研工作；加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專兼職檔案人員的素質(zhì)。
二、科研檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)
許多高校科研檔案的利用目前只停留在記錄、保存階段，重保管，輕利用，不能充分發(fā)揮地方高校科研檔案的服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的價(jià)值，只把科研檔案當(dāng)作一種歷史材料保存。另外，高校科研檔案只停留在資料歸檔的層面上，檔案管理人員很少參與到科研成果轉(zhuǎn)化工作中，缺乏科研檔案信息化建設(shè)，不能充分進(jìn)行“產(chǎn)、學(xué)、妍”結(jié)合，削弱了高校科研工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)的影響力。
三、高校科研檔案管理方法探討
1、在科研檔案管理部門設(shè)立專門的檔案室
一般教師的科研材料都是移交學(xué)校科研管理部門，和科研管理部門收集其它材料放在一起，我們不妨嘗試一種新的管理模式，在科研管理部門中設(shè)立專門的科研檔案室，同時(shí)讓科研管理人員來管理科研檔案。一方面，科研檔案一律移交科研檔案室保管，將歸檔目錄上交到校檔案室進(jìn)行統(tǒng)一編目，這樣就使科研檔案在形式上納入了校級(jí)檔案系統(tǒng)，而檔案實(shí)體保存在科研檔案室。另一方面，由于檔案室具有相對(duì)的獨(dú)立性和特殊性，利用科研管理人員來收集、管理科研檔案既有科研檔案的歸檔質(zhì)量、保密性相對(duì)較好，又方便了科研人員對(duì)科研檔案的查閱、利用。
2、設(shè)立專職的科研檔案管理人員
可以設(shè)立專職的檔案管理人員，在業(yè)務(wù)上受學(xué)校檔案部門指導(dǎo)，經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練，既具備檔案工作基礎(chǔ)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理法律法規(guī)，又身處基礎(chǔ)管理組織中，以管理人員的身份直接參與科研管理工作，既熟悉情況又便于開展工作，是實(shí)現(xiàn)科研檔案集中統(tǒng)一管理的骨干力量。
3、加強(qiáng)宣傳科研檔案的重要性，提高科研人員的檔案管理意識(shí)
根據(jù)高校科研人員科研檔案管理意識(shí)淡薄的問題，有針科研檔案管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的書籍，使科研人員、科研檔案管理人員提高法對(duì)性地進(jìn)行檔案知識(shí)宣傳，開展形式多樣的宣傳，多看一些檔案法律法規(guī)知識(shí)，制觀念，認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作對(duì)高校的重要意義，對(duì)促進(jìn)高校科研工作起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與到科研檔案的歸檔工作，在思想上重視科研檔案工作，主動(dòng)履行科研檔案歸檔的職責(zé)。進(jìn)一步提高高校科研管理部門、檔案管理部門、科研人員對(duì)科研檔案重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)歸檔意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變老師將科研成果視為私人的傳統(tǒng)觀念，嚴(yán)格執(zhí)地《檔案法》第十條規(guī)定關(guān)于“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，必須按照埃塞俄比亞，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有”，進(jìn)一步明確科研檔案管理人員的法規(guī)觀念。
四、做好科研檔案保密工作，確保科研成果檔案不泄密
首先，要完善科研檔案保密工作管理制度，加強(qiáng)對(duì)科研檔案保密工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。使科研檔案保密工作的運(yùn)作有章可循。其次要緊緊抓住科研檔案保密工作的管理環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)要害部門的管理工作。一是對(duì)科研檔案的定密、傳閱、使用、存放、歸檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的管理負(fù)責(zé)制。二是堅(jiān)持貫徹檢查制度。由專職科研檔案保密員定期對(duì)本單位或部門的科研檔案保密工作巡視檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改措施；由主管領(lǐng)導(dǎo)定期對(duì)科研保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。三是加強(qiáng)對(duì)要害部門的管理，由主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科研保密工作做出強(qiáng)調(diào)和部署，由科研檔案部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案、機(jī)要、傳真等要害部位進(jìn)行安全專項(xiàng)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，防止和杜絕泄密事件。
總之，高校科研檔案部門和管理人員無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)方面，都要做好科研檔案的管理工作，促進(jìn)高校科研基礎(chǔ)性建設(shè)，增強(qiáng)高校科研整體實(shí)力，促進(jìn)科研成果的利用。
參考文獻(xiàn)
[1]柯翠英.高校科研檔案管理問題探討及對(duì)策[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2009，（2）
篇5
0 引言
高校是教學(xué)、科研和培養(yǎng)人才的重要基地，高校科研檔案集教學(xué)、科研、管理于一體，是高校完成歷史使命，為社會(huì)發(fā)展提供人才、智力支持的豐富的信息資源。做好新時(shí)期高校檔案創(chuàng)新服務(wù)工作，進(jìn)而為促進(jìn)教育事業(yè)及經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展服務(wù)。
1 規(guī)范檔案管理，建立科研檔案服務(wù)機(jī)制
檔案服務(wù)機(jī)制是指檔案部門為社會(huì)服務(wù)的內(nèi)在工作方式和方法。高校檔案管理部門應(yīng)在不斷完善傳統(tǒng)的管理服務(wù)的同時(shí)有針對(duì)性的進(jìn)行一些特色服務(wù)；改變使得檔案信息管理滯后的服務(wù)方式，采取網(wǎng)上服務(wù)和主動(dòng)服務(wù)相結(jié)合的方式使得檔案信息獲得超前服務(wù)；使得管理的文檔資源得到充分的利用，需要采取各種各樣的宣傳方式，比如內(nèi)部或公開的出版物、公開的新聞報(bào)道等；為了促進(jìn)文檔資源更好的服務(wù)學(xué)生和教職員工，需要實(shí)行相關(guān)的服務(wù)措施比如：代查代檢、代復(fù)制、文獻(xiàn)傳遞等；使得信息成果得到高效的利用，需要更深層次的研究和分析成果；為提高服務(wù)的效率需要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)；為檔案管理積累資金需要適當(dāng)采取有償服務(wù)；適當(dāng)進(jìn)入市場(chǎng),積極參與科研成果的轉(zhuǎn)讓。
1.1 建立檔案館(室)網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。目前，國(guó)內(nèi)許多檔案館（室）采用便利的因特網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上服務(wù)，這樣的方式對(duì)于可以更加方便的搜集和共享社會(huì)和單位提供檔案資源。
檔案工作者為了達(dá)到信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，需要基于互聯(lián)網(wǎng)快速的建設(shè)更加的完整和系統(tǒng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫；為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的自動(dòng)化管理，檔案信息的法制化管理。就要在建立健全電子文件全文數(shù)據(jù)庫的同時(shí)，在因特網(wǎng)上按時(shí)監(jiān)管處理好電子文件以備利用。
1.2 “電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”具備廣闊的覆蓋面積，豐富多彩的內(nèi)容，很高的實(shí)用性等相關(guān)的優(yōu)點(diǎn)。因?yàn)樗慕⒛軌蚴沟秒娮游臋n數(shù)據(jù)管理中心統(tǒng)一監(jiān)管和處理授權(quán)給網(wǎng)站的各單位的歸檔電子文件，與此同時(shí)，各單位可以共同分享該網(wǎng)站上加密的或者是有限制的電子文件，使得電子文件的查詢、利用服務(wù)變得更加的便利，促進(jìn)了資源共享。
1.3 電子文件的自動(dòng)上傳收集。當(dāng)前檔案管理部門工作的不可小看的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是如何收集整理在單機(jī)上形成的電子文檔。相比較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集整理，他們的最大區(qū)別在于，目前檔案部門早已摒棄了浩海如煙的紙質(zhì)文檔收集整理，而是在互聯(lián)網(wǎng)上設(shè)置電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，采取下載和上傳的方式完成文件的電子文件形式的傳輸，這樣的方式能以最快的速度收集實(shí)時(shí)的文檔，并快速的歸檔于檔案館(室)的服務(wù)器,
1.4 開展在線服務(wù)。當(dāng)下是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用飛速發(fā)展的時(shí)代，它在各個(gè)領(lǐng)域都不斷地改變著人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境。現(xiàn)在各種各樣的信息系統(tǒng)和信息網(wǎng)絡(luò)能夠及時(shí)滾動(dòng)的轉(zhuǎn)達(dá)準(zhǔn)確、有效、全面的信息使得人們獲得實(shí)時(shí)的信息。因此手工式的檔案收集管理、利用服務(wù)方式完全落后于現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式。檔案部門僅僅是利用電腦，在網(wǎng)頁上匯編好專題，設(shè)置好相關(guān)的數(shù)據(jù)庫查詢窗口和提供相關(guān)服務(wù)的電子郵箱就可以使得利用者與檔案館（室）以電子郵件的通訊方式交流信息，實(shí)時(shí)對(duì)文檔資料的真實(shí)性和價(jià)值性提供咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。
篇6
已成為影響學(xué)校綜合實(shí)力的重要因素。
2013年底，教育部提出了關(guān)于深化高等學(xué)校科技評(píng)價(jià)改革的意見。意見中指出高等學(xué)校是國(guó)家創(chuàng)新體系的重要組成部分，科技評(píng)價(jià)是高校科技管理的重要手段，也是宏觀管理和資源配置的重要依據(jù)，具有突出的導(dǎo)向作用。意見中指出的高校實(shí)施的科學(xué)分類評(píng)價(jià)辦法，主要是建立科學(xué)合理、各有側(cè)重的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。若要建立一套這樣的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，高校科研檔案的管理就顯得非常重要，完善的科研檔案管理將為之提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
隨著高校科研能力的不斷提升，科研工作中形成的具有保存價(jià)值的材料數(shù)量也大幅度上升，其管理中也隨之出現(xiàn)了許多不盡人意的地方。因此，就需要我們協(xié)調(diào)好各方面的工作，建立健全制度，提高科研檔案的管理質(zhì)量。
1 科研檔案的種類
一般高校的科研檔案是在學(xué)校及學(xué)生的科學(xué)活動(dòng)中形成的，經(jīng)過一定的整理形成具有價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的數(shù)據(jù)和載體的歷史記錄。高校科研檔案具有專業(yè)性、成套性和載體類型多樣化等特點(diǎn)。
1.1 科研管理檔案 科研管理檔案指在科研管理工作中所形成的文字、圖表、數(shù)據(jù)和聲像等各種形式的材料。主要包括：學(xué)校頒布的有關(guān)科研工作的規(guī)章制度、科研項(xiàng)目和成果統(tǒng)計(jì)報(bào)表、經(jīng)費(fèi)來源情況以及學(xué)術(shù)活動(dòng)材料來
源等。
1.2 科研項(xiàng)目檔案 科研工作是高校發(fā)展的生命線，高校教師從申請(qǐng)到完成一項(xiàng)科研課題，需要經(jīng)過從課題立項(xiàng)、論證到課題研究、鑒定，最后課題結(jié)題的過程，是一個(gè)系列的整體過程。
2 科研檔案管理面臨的主要問題
高校科研檔案與其他門類檔案的特點(diǎn)有所不同，這就導(dǎo)致在高校科研檔案的管理中會(huì)出現(xiàn)一些問題，例如：歸檔材料不齊全、歸檔不及時(shí)等。同時(shí)，檔案管理人員的素質(zhì)和信息化建設(shè)的程度也對(duì)檔案管理質(zhì)量有著嚴(yán)重的影響。
2.1 科研檔案歸檔不完整、不及時(shí) 目前，科研檔案管理制度普遍不夠完善，因此高校相關(guān)部門對(duì)檔案工作的重視程度也不夠。高校的教學(xué)科研人員和師生員工歸檔意識(shí)不強(qiáng)，很多科研人員認(rèn)為歸檔不安全，覺得檔案放在自己手里使用更加便捷，從而造成許多應(yīng)歸檔的材料沒有歸檔，導(dǎo)致歸檔的難度越來越大，嚴(yán)重影響高校科技?xì)w檔的收集和整理，使科技檔案資源沒有充分記錄和反映科研項(xiàng)目的活動(dòng)全貌，也無法反映一所高校的整體學(xué)術(shù)水平，更無法有效地開發(fā)利用高校科研檔案資源。
2.2 科研檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不足 現(xiàn)階段，收集整理的科研檔案中文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像少。科研檔案存檔后利用率低，有些存檔沒有意義，大部分檔案只存不用。總體來說，大部分高校科研檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不足，這是導(dǎo)致科研檔案的利用率不高的重要原因。
2.3 科研檔案管理人員綜合素質(zhì)不高 由于科研檔案的歸檔工作缺乏制度保證，高校在科研管理機(jī)構(gòu)設(shè)定崗位的時(shí)候，沒有將歸檔工作列入個(gè)人的崗位職責(zé)，這就導(dǎo)致部門科研管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，不能主動(dòng)完成歸檔工作。而且，大部分科研管理人員都是兼職完成歸檔工作的，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案價(jià)值及其對(duì)高校發(fā)展所起的作用沒有足夠的認(rèn)識(shí)，這會(huì)對(duì)檔案的管理質(zhì)量造成一定的影響。
3 改善科研檔案管理現(xiàn)狀的幾點(diǎn)構(gòu)想
普遍來說，現(xiàn)階段各個(gè)高校科研檔案的管理存在很多問題，導(dǎo)致檔案歸檔不及時(shí)，利用率低。因此，探尋改進(jìn)高校科研檔案管理的方法，提高科研檔案的管理質(zhì)量和利用率是非常重要的。
3.1 分級(jí)管理模式 在科研檔案管理中，學(xué)校由于管理部門人手少，任務(wù)重，從而影響檔案歸檔的質(zhì)量，造成科研文件材料殘缺不全。
因此，學(xué)校應(yīng)考慮制定提高檔案管理質(zhì)量的相關(guān)規(guī)章制度，從校級(jí)、院級(jí)、個(gè)人三級(jí)入手[1]，加強(qiáng)校級(jí)和院級(jí)管理，提高個(gè)人歸檔積極性。首先，學(xué)校應(yīng)重視科研檔案的管理工作，給予一定的人員支持、政策支持和經(jīng)費(fèi)支持。其次，二級(jí)學(xué)院應(yīng)配合學(xué)校做好科研檔案管理工作，在學(xué)院設(shè)置專人負(fù)責(zé)檔案的催交、收集和整理。第三，讓教師認(rèn)識(shí)歸檔的重要性，并積極參與其中。為了督促教師認(rèn)真對(duì)待科研檔案歸檔工作，可以考慮把科研檔案收集工作與教師的績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)合起來[2]。
3.2 信息化建設(shè) 大部分高校的科研檔案都存在重檔輕管、只存不用或者利用率低的問題，主要原因在于絕大多數(shù)的科研檔案都是紙質(zhì)檔案，不利于完成統(tǒng)計(jì)分析等工作。因此，加強(qiáng)科研檔案的信息化建設(shè)[3]，可以把死檔案變?yōu)榛顧n案，從而實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用，促進(jìn)高校科研水平的提升。當(dāng)然，在進(jìn)行信息化建設(shè)的同時(shí)，也要注意保證科研檔案的保密和有效利用的兼顧。
篇7
一、高校科研檔案管理的重要性
1. 高校科研檔案是高校科研歷程的直接反映
科研檔案是一所高校進(jìn)行過科研活動(dòng)最直接的證據(jù)，也是高校科研活動(dòng)最真實(shí)的記錄，還能反映一所高校的整體水平，很多高校都是通過自己學(xué)校的科研成果而名聲大噪，而且在進(jìn)行科研活動(dòng)的時(shí)候還能將一些有潛力的科研人員和科研愛好者培養(yǎng)成科學(xué)界的精英，這些精英就會(huì)對(duì)學(xué)校或者社會(huì)做出貢獻(xiàn)，間接地推動(dòng)科學(xué)的發(fā)展。
2. 科研檔案是促進(jìn)科研工作進(jìn)步的基礎(chǔ)
科研檔案是一些科研成果的結(jié)合體，是科研人員智慧的結(jié)晶，特別是在科研項(xiàng)目后續(xù)的發(fā)展中，這些科研檔案起著至關(guān)重要的作用，它可以在以后進(jìn)行科研活動(dòng)的時(shí)候少走彎路，促使科研活動(dòng)成果更加準(zhǔn)確，縮短研發(fā)的時(shí)間，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)校效益與名聲的雙贏。
二、高校科研檔管理現(xiàn)存的問題
1. 科研檔案管理制度不完善
完善的科研檔案管理制度是高校進(jìn)行科研檔案管理的前提，但是現(xiàn)在很多高校都沒有完善的科研檔案管理機(jī)制，所以在科研檔案管理上就會(huì)缺乏相應(yīng)的約束機(jī)制，在這樣的情況下就不能有效地展開高校科研檔案的管理工作，就會(huì)造成很多相關(guān)部門因?yàn)槁氊?zé)不明確而出現(xiàn)各部門之間相互推諉的情況，致使高校的科研檔案始終處于一個(gè)混亂的狀態(tài)，不能進(jìn)行系統(tǒng)的歸檔。[1]
2. 高校科研人員對(duì)科研檔案管理的認(rèn)知不足
科研人員是科研檔案形成的關(guān)鍵人物，因?yàn)榭蒲袡n案是科研人員在進(jìn)行科研活動(dòng)的過程中對(duì)一些數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄而形成的一些資料的匯聚，但是現(xiàn)在很多科研人員都沒有認(rèn)識(shí)對(duì)科研檔案管理工作的重要性有一個(gè)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，不能及時(shí)地將科研數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔整理，也沒有將科研資料遞交到檔案管理部門，還有很多的科研人員為了圖方便直接用資料的復(fù)印件來代替一些資料的原件，造成一些原文件在復(fù)印過程中的丟失，這樣就會(huì)降低科研檔案的質(zhì)量，為以后的科研工作造成困擾。
3. 科研檔案不完整、資料不齊全
因?yàn)榭蒲袡n案不是一瞬間形成的，它需要一個(gè)漫長(zhǎng)的積累過程，但是由于現(xiàn)在高校中從事科研活動(dòng)的人大多數(shù)是學(xué)校的老師，他們除了從事科研活動(dòng)之外還肩負(fù)著教學(xué)的任務(wù)，這就造成他們?cè)谶M(jìn)行資料登記的時(shí)候很容易出現(xiàn)遺漏、重復(fù)的現(xiàn)象。再加上他們工作比較繁忙，有很多時(shí)候不能對(duì)課題進(jìn)行嚴(yán)格的審查和監(jiān)督，造成很多的核心技術(shù)資料不完整，還有就是檔案員不參與科研工作只負(fù)責(zé)檔案的管理，對(duì)于很多科研活動(dòng)的過程他們并不是很了解，為此就不能鑒別出一些有材料的價(jià)值，很有可能在整理的時(shí)候把一些有價(jià)值的材料排除在外，也有可能會(huì)記載一些沒有參考價(jià)值的資料，所以檔案的記錄、歸檔工作就只能靠科研工作者自己來完成，這樣就出現(xiàn)了很多的問題，例如一般性的材料較多，重要性的材料較少；復(fù)印件多，原始材料少；口述內(nèi)容多，光盤、錄像資料少等。[2]
4. 高校的檔案管理設(shè)備落后
很多高校現(xiàn)在只重視科研項(xiàng)目的開發(fā)，把大量的經(jīng)費(fèi)投資在了科研項(xiàng)目上，很少把經(jīng)費(fèi)投在檔案管理設(shè)備上，造成很多的檔案不能及時(shí)的歸檔，特別是現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)，很多地方的檔案都已經(jīng)開始實(shí)行電子化管理，但是由于高校把大部分經(jīng)費(fèi)放在了科研項(xiàng)目上導(dǎo)致電腦、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)不健全，科研人員不能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料的查找和利用，降低了科研檔案的使用價(jià)值，再加上現(xiàn)在檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)，不能很好地進(jìn)行計(jì)算機(jī)的操作，不能適應(yīng)現(xiàn)代化的科研檔案管理模式，這些問題都給科研活動(dòng)的進(jìn)行造成了一定的影響。
三、加強(qiáng)高校科研檔案管理工作的措施
1. 完善科研檔案管理制度
科研檔案管理工作落實(shí)的前提條件就是要有完善的科研檔案管理制度，想要建立完善的科研檔案管理制度首先是要參考我國(guó)檔案管理的有關(guān)規(guī)定對(duì)科研人員和科研檔案管理人員的交接工作進(jìn)行明確的規(guī)定，還要對(duì)檔案的利用、借閱進(jìn)行相關(guān)規(guī)定，避免檔案在借閱過程中發(fā)生遺失，二是完善科研工作的獎(jiǎng)勵(lì)辦法，鼓勵(lì)科研人員將科研成果及科研檔案及時(shí)地上報(bào)到科研檔案管理部門，上級(jí)部門要對(duì)有貢獻(xiàn)的科研人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，逐漸提高他們對(duì)科研檔案的歸檔意識(shí)。三是明確保密規(guī)定，科研成果是一個(gè)學(xué)校科研水平高低的體現(xiàn)，是一個(gè)學(xué)校的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，所以高校要對(duì)科研成果進(jìn)行保密，直至科研成果的，這樣才能讓科研人員放心地將自己的成果上報(bào)，才能將科研檔案移交到檔案管理部門。所以，我們要建立完善的科研檔案管理制度，這樣才能推進(jìn)科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化邁進(jìn)。[3]
2. 提高科研人員的歸檔意識(shí)
想要改變高校科研檔案管理的現(xiàn)狀，并不是只靠單純的建立完善的科研檔案管理制度就能解決的，還要提高科研人員自覺歸檔的意識(shí)，讓科研人員認(rèn)識(shí)到科研檔案對(duì)科研工作的重要性，知道科研檔案屬于學(xué)校而不是個(gè)人，學(xué)校還要加大相關(guān)法律法規(guī)的宣傳工作，讓科研人員了解到，進(jìn)行科研檔案整理是科研人員必不可少的工作。同時(shí)還要加強(qiáng)科研人員與檔案管理人員之間的溝通，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓檔案管理人員在自己整理資料的時(shí)候也能分辨出有價(jià)值的資料，避免遺漏資料或者記錄過多無價(jià)值的資料的情況。還要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和對(duì)高科技的使用技能，以便能夠及時(shí)地為科研人員提供資料，這樣才能更好地促進(jìn)高校科研工作的進(jìn)行。[4]
3. 加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的投入，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)盛行的高科技時(shí)代，辦公自動(dòng)化成了學(xué)校的新寵兒，所以高校要盡快地建立科研檔案的信息檢索系統(tǒng)，這樣不僅能提高檔案的使用效率，激發(fā)科研人員對(duì)工作的熱情，還能讓越來越多的人知道該校的科研成果，提高學(xué)校的知名度，吸引更多的學(xué)子和科研人員加入該校。
結(jié)束語
總之，科研工作是高校非常重要的工作，科研檔案又是一個(gè)學(xué)校科研水平高低的反映，所以高校要加強(qiáng)對(duì)科研檔案的管理工作，逐步建立起完善的科研檔案管理制度，科研人員和檔案管理人員也要不斷地解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，不斷地提高歸檔意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，只有這樣才能發(fā)揮科研檔案真正的價(jià)值，才能為高校的科研活動(dòng)和教學(xué)質(zhì)量做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]柯翠英. 高校科研檔案管理問題探討及對(duì)策[J]. 科技創(chuàng)業(yè)月刊，2010，10（08）：14-12 .
篇8
Design and Implementation of Management Platform of Scientific Research Archives in Colleges Based on Java
MIAO Xing-hua, CHEN Lu
(Taizhou Polytechnic Institute, Taizhou 225300, China)
Abstract: The paper introduces how to design and implement management platform of scientific research archives in colleges on the basis of Java. Based on the analysis of the system requirements, the system’s design goal, design of system function modules and database design are debated. Finally several key problems in system implementation are discussed also.
Key words: scientific research files; function models; database; design
科研檔案是科研人員在從事科學(xué)研究過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的科技資料，是高職院校檔案中的重要組成部分，是科研活動(dòng)的真實(shí)記錄。近年來，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校對(duì)科研工作的重視程度也不斷提升，科研檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化將直接影響科研管理的整體水平和工作效率。
1系統(tǒng)需求分析
1.1開發(fā)背景與目標(biāo)
當(dāng)前高校的科研檔案管理機(jī)制，多數(shù)還只是一個(gè)上傳下達(dá)的行政性管理機(jī)構(gòu)。其主要工作仍然局限于傳統(tǒng)的對(duì)科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)、科研成果登記鑒定、報(bào)獎(jiǎng)等的被動(dòng)管理，很少進(jìn)行科研信息、科技服務(wù)信息的搜集、加工和傳遞等方面的工作。在人們?cè)絹碓搅?xí)慣于利用網(wǎng)絡(luò)獲取所需的服務(wù)的新形勢(shì)下，高校科研管理需要更新觀念，變革科研管理人員思維方式，強(qiáng)化“管理就是服務(wù)”的服務(wù)職能，必須樹立信息觀念，擴(kuò)大信息來源，加強(qiáng)信息管理，提供信息服務(wù)，加強(qiáng)與社會(huì)的全方位聯(lián)系。同時(shí)，高校科研項(xiàng)目與成果的規(guī)范化、信息化管理，對(duì)于提升高校綜合實(shí)力也有著極其重要的意義。由此可見，提高管理效率、減輕科研管理的工作量，降低科研管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，開發(fā)和運(yùn)用科研檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，是科研管理部門急需解決的問題。
本文設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的基于java的高校科研檔案管理平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱平臺(tái)），是針對(duì)我院科研檔案管理的實(shí)際情況而研制的。該平臺(tái)服務(wù)于我院的科研管理工作，可以實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)科研信息，提供科研信息檢索渠道，為我院的各級(jí)科研機(jī)構(gòu)、科研人員提供便利，為輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科研管理決策提供有力的信息支持，有助于我院整體科研工作水平的提高。
通過該平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)我院科研工作的網(wǎng)絡(luò)化管理，形成一個(gè)新的科研數(shù)據(jù)中心和科研管理溝通平臺(tái)，全面、實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確提供學(xué)校的有關(guān)科研信息，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)科研決策提供輔助支持，為學(xué)校教師開展科研活動(dòng)提供方便快捷的服務(wù)，為全院科研信息交流提供良好平臺(tái)，使科研管理人員從事務(wù)性的工作中脫離出來，將更多精力投入到課題策劃、成果推廣中去，全面提高科研服務(wù)水平。1.2系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)及運(yùn)行環(huán)境
本系統(tǒng)基于J2EE基本技術(shù)體系，采用B/S應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，表現(xiàn)層則采用JSP頁面、靜態(tài)HTML、AJAX等多種表現(xiàn)形式，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器系統(tǒng)、Web服務(wù)器系統(tǒng)和應(yīng)用服務(wù)器系統(tǒng)可以運(yùn)行于包括Windows NT/2000/XP、Unix和Linux等多個(gè)操作系統(tǒng)平臺(tái)。普通科研人員、科研秘書、管理員等各級(jí)用戶通過Internet即可登陸并使用系統(tǒng)，克服了時(shí)間、地域的限制，大大提高了科研管理的效率。
系統(tǒng)運(yùn)行硬件支持環(huán)境：Web服務(wù)器一臺(tái)、客戶端Web瀏覽器若干臺(tái)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器一臺(tái)。系統(tǒng)運(yùn)行軟件支持環(huán)境：Web服務(wù)器（Windows XP + Tomcat 6.0.16）、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器（Windows XP + Access 2003）。
2系統(tǒng)設(shè)計(jì)
2.1功能模塊
本文設(shè)計(jì)的科研檔案管理平臺(tái)主要分十大功能模塊：科研機(jī)構(gòu)管理、人員管理、科研項(xiàng)目管理、科研成果管理、科研考核管理、 學(xué)術(shù)活動(dòng)管理、技術(shù)服務(wù)管理、項(xiàng)目申報(bào)和評(píng)審、網(wǎng)站管理、系統(tǒng)維護(hù)等。
1)科研機(jī)構(gòu)管理：本平臺(tái)所設(shè)科研機(jī)構(gòu)包括院系所、研究機(jī)構(gòu)、重點(diǎn)研究基地等三類，可以列表顯示這些機(jī)構(gòu)的基本情況、人員構(gòu)成、在研項(xiàng)目以及已經(jīng)取得的成果等。對(duì)于普通科研人員僅給予瀏覽的權(quán)限，各單位的科研秘書可以編輯各機(jī)構(gòu)的基本情況，而對(duì)于機(jī)構(gòu)的人員構(gòu)成、項(xiàng)目情況及成果情況則由系統(tǒng)根據(jù)相應(yīng)的功能模塊中的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成。
2)人員管理：本平臺(tái)設(shè)定的人員有三類：科研人員（指從事科研工作的人員）、科研秘書（指各科研機(jī)構(gòu)的科研管理人員）以及管理員。該模塊可以實(shí)現(xiàn)人員新增、人員列表、人員檢索等功能。人員列表和人員檢索功能中，不僅可以顯示人員的基本信息，同時(shí)可以顯示該人員所有的項(xiàng)目和成果信息，這些數(shù)據(jù)從項(xiàng)目和成果管理模塊中自動(dòng)獲取。管理員可以對(duì)人員的信息設(shè)定修改權(quán)限，科研人員只能修改自己的基本信息，科研秘書可以修改本機(jī)構(gòu)人員的信息，管理員則擁有最高權(quán)限。系統(tǒng)初始運(yùn)行時(shí)，由管理員設(shè)定初始賬號(hào)、密碼、所屬機(jī)構(gòu)等人員的基本信息，然后由科研人員本人通過普通用戶的身份登錄，輸入屬于自己的信息。人員庫建立后，可以及時(shí)掌握學(xué)校科研人員的基本情況，并可以相應(yīng)的生成學(xué)校的專家?guī)斓取?/p>
3)科研項(xiàng)目管理：科研項(xiàng)目指已經(jīng)立項(xiàng)后的項(xiàng)目，包括不同來源、不同級(jí)別、橫向縱向等各類項(xiàng)目。主要由新增項(xiàng)目、檢索項(xiàng)目、列表項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)管理等子模塊組成。項(xiàng)目管理的權(quán)限設(shè)定類似人員管理，但經(jīng)費(fèi)管理的權(quán)限僅對(duì)管理員開放。
4)科研成果管理：科研成果一般可以分為科研論文、著作、鑒定成果、專利、獲獎(jiǎng)等。平臺(tái)提供輸入界面，由科研人員分門別類輸入這些數(shù)據(jù)。
5)科研考核管理：科研考核主要是通過建立科研工作量化指標(biāo)和設(shè)置崗位考核指標(biāo)，通過對(duì)科研項(xiàng)目、科研成果、科研獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)術(shù)交流等信息的綜合分析，計(jì)算科研人員和科研機(jī)構(gòu)的科研工作量。考核管理只對(duì)管理員開放。
6)學(xué)術(shù)活動(dòng)管理：學(xué)術(shù)活動(dòng)指學(xué)校主辦或者參與的學(xué)術(shù)會(huì)議、發(fā)表的會(huì)議論文、國(guó)內(nèi)國(guó)外的學(xué)術(shù)交流等。本模塊主要完成三個(gè)功能，一是科研處主動(dòng)在網(wǎng)上最新學(xué)術(shù)活動(dòng)的通知，二是科研處根據(jù)各科研機(jī)構(gòu)上報(bào)的學(xué)術(shù)活動(dòng)計(jì)劃定時(shí)學(xué)術(shù)活動(dòng)通知，三是科研處在每個(gè)學(xué)期統(tǒng)計(jì)各科研機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)活動(dòng)的開展情況，作為學(xué)院考核各科研單位的依據(jù)。
7)技術(shù)服務(wù)管理：技術(shù)服務(wù)主要是指學(xué)校為地方企事業(yè)單位等解決的技術(shù)難題。本模塊主要完成三個(gè)功能，一是科研處主動(dòng)在網(wǎng)上最新技術(shù)服務(wù)需求，二是各科研機(jī)構(gòu)上報(bào)各自在每個(gè)學(xué)期的技術(shù)服務(wù)情況，三是科研處每學(xué)期統(tǒng)計(jì)各科研機(jī)構(gòu)技術(shù)服務(wù)開展情況，作為學(xué)院考核各科研單位的依據(jù)。
8)項(xiàng)目申報(bào)和評(píng)審：通過平臺(tái)可以完成校級(jí)項(xiàng)目的在線申報(bào)、項(xiàng)目中期檢查、項(xiàng)目結(jié)題評(píng)估評(píng)審等工作。
9)網(wǎng)站管理：此項(xiàng)功能僅由管理員使用。
10)系統(tǒng)維護(hù)：對(duì)于管理員來說，在系統(tǒng)維護(hù)模塊中可以進(jìn)行數(shù)據(jù)初始化、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、數(shù)據(jù)清除、用戶維護(hù)、數(shù)據(jù)庫維護(hù)等工作，而對(duì)普通用戶來說，則只能維護(hù)自己的個(gè)人信息。2.2數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)是本平臺(tái)的核心部分。大量的數(shù)據(jù)都存放在數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)不合理會(huì)嚴(yán)重影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。在開發(fā)前應(yīng)先規(guī)劃好每個(gè)數(shù)據(jù)表，不但要使其關(guān)聯(lián)合理，而且每個(gè)數(shù)據(jù)表中的字段設(shè)計(jì)也要合理、規(guī)范。
本系統(tǒng)采用Access作為數(shù)據(jù)庫，使用鏈接字符串與數(shù)據(jù)庫相連，數(shù)據(jù)庫的名稱是kygl.mdb，根據(jù)實(shí)際處理的數(shù)據(jù)情況和系統(tǒng)的功能在數(shù)據(jù)庫內(nèi)創(chuàng)建了人員信息表(tzy_ryxx)、科研機(jī)構(gòu)表(tzy_kyjg)、科研項(xiàng)目表(tzy_kyxm)、論文表(tzy_lunwen)、著作表(tzy_shu)、研究報(bào)告表(tzy_report)、專利表(tzy_zhuanli)、獲獎(jiǎng)情況表(tzy_hjqk)、科技服務(wù)表(tzy_kjfw)、學(xué)術(shù)交流表(tzy_xsjl)、通知公告表(tzy_notice)等用來存放科研檔案管理的基本數(shù)據(jù)。
3系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
3.1基本界面
平臺(tái)的首頁如圖1所示。
圖1系統(tǒng)首頁
除了平臺(tái)的首頁外，不同權(quán)限的用戶在用戶區(qū)登錄后將進(jìn)入各自可操作的頁面。如科研人員登錄后將進(jìn)入科研人員頁面，可進(jìn)行個(gè)人基本信息維護(hù)、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目查看、獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)等。
3.2 ActionForm類
ActionForm類是Struts框架的核心組件之一，是Struts的關(guān)鍵視圖組件。ActionForm本質(zhì)上是一種JavaBean，是專門用來傳遞表單數(shù)據(jù)的DTD(Data Transfer Object,數(shù)據(jù)傳遞對(duì)象)。它包括用于表單數(shù)據(jù)驗(yàn)證的validate()方法和用于數(shù)據(jù)復(fù)位的reset()方法。本系統(tǒng)利用ActionForm Bean在視圖組件和控制器組件之間傳遞HTML表單數(shù)據(jù)，通常每個(gè)HTML表單對(duì)應(yīng)一個(gè)ActionForm Bean，HTML表單中的字段和ActionForm Bean中的屬性一一對(duì)應(yīng)。利用ActionForm Bean的Validate()方法對(duì)用戶輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行合法性驗(yàn)證。
表單驗(yàn)證是ActionForm的主要功能之一。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，需要采取4個(gè)步驟：1)重寫validate()方法；2)在資源文件Applica? tionResources.properties中設(shè)置可能的驗(yàn)證錯(cuò)誤的標(biāo)識(shí)；3)要在配置文件struts-config.xml中，把元素的validate屬性設(shè)置為true（默認(rèn)已經(jīng)是true），并添加元素以指明資源文件的存放路徑；4)在相應(yīng)輸入頁面的相應(yīng)位置加入錯(cuò)誤標(biāo)記< html:errors>，以輸出可能的驗(yàn)證錯(cuò)誤。
3.3 Action類
Action類是用來處理業(yè)務(wù)邏輯的一個(gè)類，負(fù)責(zé)單個(gè)事件的流程控制。在收到相應(yīng)的請(qǐng)求后，ActionServlet會(huì)為該請(qǐng)求選擇適當(dāng)?shù)腁ction，在必要的時(shí)候會(huì)創(chuàng)建一個(gè)Action實(shí)例，調(diào)用Action的perform()方法。如果ActionServlet不能找到有效的映射，它會(huì)調(diào)用默認(rèn)的Action類(定義在配置文件中)；如果找到了有效映射，ActionServlet將適當(dāng)?shù)腁ctionMapping類轉(zhuǎn)發(fā)給Action，這個(gè)Action使用Ac? tionMapping找到本地轉(zhuǎn)發(fā)，然后獲得并設(shè)置ActionMapping屬性。
4結(jié)束語
基于Java的高校科研檔案管理平臺(tái)集科研管理和信息服務(wù)為一體，適用于高校的科研管理部門，具有科研機(jī)構(gòu)管理、人員管理、科研項(xiàng)目管理、科研成果管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)管理、技術(shù)服務(wù)管理等多項(xiàng)功能，既實(shí)現(xiàn)了科研管理的自動(dòng)化，又利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)信息，方便了教師的研究，方便了工作人員各種表格的填寫，大大提高了工作效率，使學(xué)院的科研管理水平上了一個(gè)新的臺(tái)階。
參考文獻(xiàn)：
篇9
借助于檔案，我們就能夠更好地去了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。在加速科技進(jìn)步的進(jìn)程中，檔案管理應(yīng)不斷豐富高科技實(shí)用信息，不斷拓寬檔案的利用范圍，不斷集中各方面信息，加以利用，形成良性循環(huán)。因此積極探討高校檔案工作的新思路，以科學(xué)的態(tài)度加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的管理非常重要。下面就針對(duì)如何加強(qiáng)對(duì)高等院校科研檔案的科學(xué)管理，談幾點(diǎn)個(gè)人淺見。
1 對(duì)科研檔案的管理，要抓住幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)
首先，科研檔案管理人員，必須在服務(wù)意識(shí)、文化素質(zhì)、科研管理方式和方法等方面要有所創(chuàng)新，才能適應(yīng)科技創(chuàng)新型社會(huì)發(fā)展的新要求。要加強(qiáng)科研檔案管理人員的自身建設(shè)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，樹立開放服務(wù)意識(shí)和為科研服務(wù)的觀念，開闊思路，著眼于由內(nèi)轉(zhuǎn)向外，擴(kuò)大科研檔案資源共享范圍。盡可能參與科研活動(dòng)，適時(shí)了解和掌握科研第一手資料，從源頭做起，確保科研檔案質(zhì)量。增強(qiáng)工作的責(zé)任感，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的敬業(yè)精神和良好的職業(yè)道德，面向本單位、面向社會(huì)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、為學(xué)校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。從而提高科研檔案工作在社會(huì)上的聲譽(yù)和地位，只有這樣科研檔案工作才能夠開創(chuàng)新局面，做出新成績(jī)。
其次，要增強(qiáng)科研人員的檔案意識(shí)，使人們充分認(rèn)識(shí)科研檔案的價(jià)值。高校科研人員是科研檔案形成的主體，其檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高校科研檔案的管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。所以要求科研人員都要把科研材料歸檔看作是自己的義務(wù)，是自己工作中不可缺少的一部分，也是為科研檔案的發(fā)展創(chuàng)造良好的必要條件。
再有，實(shí)行現(xiàn)代化管理。科研檔案管理現(xiàn)代化是科研檔案管理規(guī)范化的重要手段。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，僅靠原始的手工操作，難以滿足高校科研發(fā)展的需要。科研檔案規(guī)范化管理必須依據(jù)現(xiàn)代管理理念，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、光盤、復(fù)印機(jī)，多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。
2 規(guī)范高校科研檔案的管理模式．保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)
作為高校科研檔案信息的管理者，既要注重對(duì)檔案信息資源自由閱覽、下載、復(fù)制、轉(zhuǎn)載的合法權(quán)利的保護(hù)，同時(shí)也要對(duì)非法利用行為進(jìn)行控制。嚴(yán)格遵守有關(guān)科技保密的規(guī)定，正確劃分密級(jí)，合理確定使用范圍，從而保證科技機(jī)密和檔案的安全，維護(hù)本單位和科研人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。注重保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益，正確處理管理利用與保密的關(guān)系，避免不必要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛和損失。
首先，建立高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)科研檔案的統(tǒng)一管理制度，保證真實(shí)、完整全面地記錄所有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的獲取、維持、轉(zhuǎn)讓等社會(huì)活動(dòng)過程，以合理利用及科學(xué)地管理知識(shí)成果。對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)記載過程的文件進(jìn)行歸檔保存，集中統(tǒng)一管理，建立一種正常的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的應(yīng)用秩序，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，以利于科學(xué)技術(shù)的推廣利用。其次，確定課題負(fù)責(zé)人歸檔責(zé)任制，由課題負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔。做到下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件、材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成的情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收鑒定課題檔案材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷，建議保管期限、密級(jí)的確定，填寫科研檔案簡(jiǎn)介等，科研檔案部門要根據(jù)歸檔范圍，規(guī)范收集歸檔工作流程，并且要提前介入，超前控制，確保科研檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安壘。檔案工作者負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)和管理，保護(hù)原有檔案的完整性，保密性，確保科研資源和知識(shí)產(chǎn)權(quán)不流失，不受侵犯。
3 實(shí)現(xiàn)科研檔案規(guī)范化
科研檔案管理現(xiàn)代化是科研檔案管理規(guī)范化的重要手段。科研檔案規(guī)范化管理必須依據(jù)現(xiàn)代管理理念，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化。這是達(dá)到科研檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，首先，必須做到科研文件的形成、歸檔的規(guī)范化。具體是科研項(xiàng)目的申報(bào)書、合同書、委托書、項(xiàng)目的審批文件、方案論證等文件；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、調(diào)研報(bào)告、查新報(bào)告、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；鑒定、驗(yàn)收階段中的工作報(bào)告、研究報(bào)告、、著作、鑒定證書等，成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段中的成果登記證書、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)書、成果應(yīng)用證明，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。歸檔的案卷，要求做到內(nèi)容真實(shí)、字跡工整、圖樣清晰，有利于長(zhǎng)期保存。其次，要明確立卷歸檔的重點(diǎn)．在實(shí)際工作中注意區(qū)分文件和資料，特別注意區(qū)分內(nèi)容、形式、作用等相似的資料，減少檔案資料的重復(fù)和冗余，不該歸檔的文件不能混入，同時(shí)注意防止應(yīng)該歸檔文件的散失。此外，還要注意案卷裝訂的質(zhì)量，利于分類檢索，便于檔案規(guī)范化管理。
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1.科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等。科研成果的多少是高校科研實(shí)力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
2.科研項(xiàng)目檔案
主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
3.科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
二、高校科研檔案的應(yīng)用
1.高校科研檔案是開展科學(xué)技術(shù)研究的必要條件
科研工作具有繼承性、創(chuàng)造性和反復(fù)性的特點(diǎn)，沒有繼承就沒有發(fā)展，沒有借鑒就不可能創(chuàng)新。任何一門科學(xué)技術(shù)的發(fā)展或一項(xiàng)科研課題的開展，都離不開借鑒利用原有成果和經(jīng)驗(yàn)，這是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的一條規(guī)律。但要繼承和借鑒，就要有科技儲(chǔ)備。科研檔案作為科研活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是積累科技經(jīng)驗(yàn)和儲(chǔ)備科技資源的一種重要手段，并且具有原始性和不可替代性。
在科研活動(dòng)中利用科研檔案，可以對(duì)科研人員的思想、觀點(diǎn)和研究方法產(chǎn)生積極的影響；可以在了解歷史、現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，推知發(fā)展趨勢(shì)；在科研中直接利用有些科研數(shù)據(jù)，可以減少重復(fù)勞動(dòng)，避免人、財(cái)、物、時(shí)間的浪費(fèi)；可以縮短研究周期、加快科研速度、提高科研水平。尤其是現(xiàn)代科學(xué)研究，各門學(xué)科互相滲透、互相依存，如果沒有充足檔案、資料作為參考依據(jù);科研活動(dòng)必然寸步難行。
2.高校科研檔案是科技信息交流和科研成果推廣應(yīng)用的重要工具
科研檔案真實(shí)地記錄和反映了前人科學(xué)思想、科學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研過程和科研成果，包含豐富的第一手科技信息，是重要的科技資源。作為科技研究表達(dá)和存在的一種主要形式，科研檔案是進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、信息傳遞、科技協(xié)作以及科技成果轉(zhuǎn)讓、推廣與應(yīng)用的工具。同時(shí)，作為科學(xué)技術(shù)的有機(jī)組成部分，科研檔案也是一種潛在的生產(chǎn)力，通過科學(xué)管理與利用，便可以轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力。在許多情況下，可利用科研檔案直接創(chuàng)造價(jià)值，為社會(huì)增添財(cái)富。
3.科研檔案是科研管理的依據(jù)和憑證
從科研檔案形成的過程及其結(jié)果看，它是從當(dāng)時(shí)直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來的，并非在使用之際臨時(shí)編造的，它客觀地記錄了以往的科研情況，是令人信服的歷史證據(jù)。科研檔案是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)的決策離不開對(duì)歷史和現(xiàn)實(shí)情況的準(zhǔn)確把握，而科研檔案便是學(xué)校科研工作客觀現(xiàn)實(shí)的真實(shí)反映，它無疑可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的數(shù)據(jù)。
4.科研檔案是對(duì)科教人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力考核與職稱評(píng)聘的重要依據(jù)
一套完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的科研檔案，可以反映出科教人員的基礎(chǔ)理論水平、基本技能及綜合能力的高低，體現(xiàn)科學(xué)創(chuàng)見能力的高低。對(duì)于集體研究項(xiàng)目，還可從科研檔案中衡量每位科研人員的工作態(tài)度、協(xié)作精神及貢獻(xiàn)大小。所以，科研檔案為完善對(duì)科研人員的考核和獎(jiǎng)勵(lì)以及評(píng)職晉級(jí)提供了科學(xué)依據(jù)。
三、如何加強(qiáng)高校科研檔案管理和應(yīng)用
1.建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序
為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國(guó)務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達(dá)到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。
2.規(guī)范高校科研檔案的現(xiàn)代化管理
科研檔案管理規(guī)范化是科研檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。科研檔案規(guī)范化管理必須依據(jù)現(xiàn)代管理理念，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。
3.建設(shè)高校科研檔案管理的信息化環(huán)境
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高校科研檔案管理是指高等學(xué)校在科學(xué)技術(shù)研究過程中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科技儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源。它真實(shí)地記述了科研、生產(chǎn)活動(dòng)的過程和成果及有關(guān)科研人員的科技思想、方法和經(jīng)驗(yàn)，具有原始記錄的基本屬性，同時(shí)具有法律憑證、促進(jìn)交流、提供資源再開發(fā)利用物質(zhì)基礎(chǔ)等作用。
2高校科研檔案管理的歸檔范圍
對(duì)于高校科研檔案管理必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以利開發(fā)利用。目前，根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定(1987)》高校科研檔案管理包括五個(gè)階段，即科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用。
2．1科研準(zhǔn)備階段
許多檔案工作者會(huì)忽略此階段的檔案收集，往往此階段的資料又存在一些重要信息。如:項(xiàng)目申報(bào)通知，項(xiàng)目申報(bào)書(含經(jīng)費(fèi)預(yù)算)、項(xiàng)目審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書、合同等文件。
2．2研究實(shí)驗(yàn)階段
各種載體的重要原始記錄(各類錄音或錄像資料、照片，電子或紙質(zhì)筆記等)，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，計(jì)算材料，專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料，設(shè)計(jì)文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來往技術(shù)文件等，同時(shí)，應(yīng)注意收集項(xiàng)目的年度進(jìn)展報(bào)告。
2．3總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段
工作總結(jié)，科研報(bào)告，科研成果(專利、論文、專著)，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況、決算材料、驗(yàn)收材料的整套文件。
2．4成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段
成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料、獲獎(jiǎng)證書、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。
2．5推廣應(yīng)用階段
推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，轉(zhuǎn)讓合同，用戶反饋意見等。根據(jù)教育部令第27號(hào)文件:《高等學(xué)校檔案管理辦法》科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月歸檔。
3科研檔案的規(guī)范化管理
3．1完善科研檔案管理制度
目前，高校科研檔案管理大多數(shù)是參照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》要加強(qiáng)科技檔案管理，保證科研檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整，各高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際，制定屬于本單位的《檔案管理辦法》。辦法應(yīng)該明確科研檔案管理的總則、科研檔案歸檔范圍、歸檔材料細(xì)節(jié)整理要求、各部門職能分工、歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間截點(diǎn)、歸檔后管理及保管期限。
3．2實(shí)現(xiàn)科研檔案管理信息化
檔案管理并不是一成不變的，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，電子檔案也已成為趨勢(shì)，對(duì)于該些檔案的處理，需要高校科研部門與時(shí)俱進(jìn)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。學(xué)校科研處應(yīng)有功能完善的科研信息管理系統(tǒng)，并對(duì)該系統(tǒng)的維護(hù)落實(shí)到人。構(gòu)建完善的科研管理信息體系，首先需要管理機(jī)制的建設(shè)，加強(qiáng)信息化管理的規(guī)劃。信息管理系統(tǒng)日新月異，在舊有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上不斷完善是必要的，新建的系統(tǒng)也必須要有“先行一步”的預(yù)知感，能夠彰顯人性化并做到短期內(nèi)不落后。科研信息系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)每個(gè)科研檔案管理人員都擁有自己的賬號(hào)，隨時(shí)登陸以便能對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，實(shí)現(xiàn)科研檔案多渠道、多方式的管理軌道。一個(gè)合格的科研信息管理系統(tǒng)，應(yīng)實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理的數(shù)據(jù)化，各項(xiàng)指標(biāo)有據(jù)可查;科研資料管理標(biāo)簽化，檔案資料進(jìn)行分類整理，做出詳細(xì)目錄;資料信息整理標(biāo)準(zhǔn)化，一是對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目做統(tǒng)一順序整理，二是按照綜合利用信息化要求，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)標(biāo)簽的錄入建庫;科研檔案交接、查閱記錄的信息化，規(guī)范完整的交接、移交記錄，建立必要的查閱審批授權(quán)制度，做好科研檔案保密管理和查閱記錄。［1］
3．3提高科研人員歸檔意識(shí)
在很多的一段時(shí)間里，高校科研項(xiàng)目管理的過程中，高校只對(duì)項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目成果評(píng)定等環(huán)節(jié)非常重視，對(duì)科研項(xiàng)目數(shù)量和到賬經(jīng)費(fèi)特別看重，而忽略了科研檔案的收集和歸檔。目前，科研檔案歸檔工作已經(jīng)慢慢得到重視，但仍有部分科研人員對(duì)科研檔案的管理的意識(shí)薄弱。對(duì)于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來說，他更多的精力在于項(xiàng)目的研究與結(jié)題，而忽視了項(xiàng)目由申報(bào)到結(jié)題的資料整理，待項(xiàng)目結(jié)題時(shí)該項(xiàng)目的前期資料已經(jīng)遺失。由于高校科研項(xiàng)目多、人員雜，僅僅依靠科研處的少數(shù)工作人員，根本無從掌握項(xiàng)目現(xiàn)實(shí)的研究階段，更無法完成每個(gè)項(xiàng)目的資料歸檔。還有部分科研人員將科研成果看做自己的私有財(cái)產(chǎn)，許多具有歸檔價(jià)值的資料，如獲獎(jiǎng)證書、專利證書、論著等均不愿上交或移交檔案時(shí)拖拖拉拉，有所保留。檔案工作的“三參加”(即檔案工作納入到企業(yè)計(jì)劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制中)在科研檔案管理工作中同樣適用。科研檔案工作就應(yīng)該納入高校工作計(jì)劃、納入校領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入到每一位科研人員的崗位職責(zé)中。明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)為判定高校科研實(shí)力與核心競(jìng)爭(zhēng)力的主要標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)采取各種形式加強(qiáng)對(duì)科研檔案工作重要性的宣傳。［2］強(qiáng)化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識(shí)，高校應(yīng)該實(shí)現(xiàn)資料歸檔的各級(jí)責(zé)任人，以實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目歸檔的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。項(xiàng)目立項(xiàng)之時(shí)，應(yīng)要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交《科研項(xiàng)目責(zé)任書》，該文件中應(yīng)明確項(xiàng)目組成員及個(gè)人分工(含檔案管理人)。各二級(jí)學(xué)院應(yīng)有專職科研秘書，對(duì)各學(xué)院科研教師全面掌握，督促各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在時(shí)間截點(diǎn)內(nèi)交材料，并統(tǒng)一項(xiàng)目盡量做到有一式兩份的檔案，一份交校科研處，一份留在二級(jí)學(xué)院，二級(jí)學(xué)院應(yīng)該小型科研資料檔案室。校科研處在全校科研材料歸檔方面責(zé)無旁貸，應(yīng)配專職人員對(duì)全校科研檔案進(jìn)行管理，對(duì)項(xiàng)目全過程材料進(jìn)行整理，保護(hù)材料完整性，注意材料裝訂細(xì)節(jié)，在科研系統(tǒng)對(duì)歸檔材料作登記，并定期交校檔案室。科研檔案管理人員是科研檔案工作的主體，能否充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重大意義和所承擔(dān)的重任，能否及時(shí)督促科研人員歸檔，是確保檔案整體質(zhì)量、提高科研檔案內(nèi)在價(jià)值和利用率的關(guān)鍵一環(huán)，也是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技服務(wù)的一個(gè)必要前提。［3］
3．4提高科研檔案利用率，保證科研檔案完整性
針對(duì)目前情況而言，使用率和完整性都較好的是縱向項(xiàng)目，尤其是國(guó)家級(jí)、省級(jí)項(xiàng)目，這些材料在科研教師職稱評(píng)定、再次申請(qǐng)項(xiàng)目、獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)等時(shí)候，尤為重要，科研教師對(duì)縱向項(xiàng)目的檔案收集也相對(duì)認(rèn)真，相比之下，橫向項(xiàng)目的檔案管理就較為欠缺。橫向項(xiàng)目沒有固定的申報(bào)書、合同等，這就需要科研處對(duì)橫向項(xiàng)目所需要的材料進(jìn)行規(guī)范，提倡教師使用格式合同，填報(bào)格式一致的責(zé)任書，監(jiān)督教師定期進(jìn)行中期檢查，對(duì)符合驗(yàn)收條件的項(xiàng)目應(yīng)敦促其盡快結(jié)題。對(duì)于經(jīng)常有科研項(xiàng)目的教師而言，對(duì)于該些步驟較為熟悉，并不需要科研秘書的再三叮囑就可完成檔案收集，但是，對(duì)于一些項(xiàng)目不是太多，忙于教學(xué)，并對(duì)科研檔案整理缺乏耐心的教師而言，往往對(duì)以上步驟產(chǎn)生誤會(huì)、厭倦、反感，覺得職能部門“多此一舉”，往往因此不斷找借口，基層秘書及工作人員不好再三“得罪”該些教師，最終將導(dǎo)致科研項(xiàng)目的不完整。由不同時(shí)間段出現(xiàn)的分散資料到一個(gè)完整的科研檔案的出現(xiàn)，并不是一個(gè)人努力的結(jié)果，它需要一個(gè)團(tuán)隊(duì)付出精力，需要制度來規(guī)范團(tuán)隊(duì)中每一個(gè)人的行為，為此，科研處應(yīng)制定相關(guān)條例，對(duì)不能按時(shí)提交材料的項(xiàng)目進(jìn)行處理，例如，未能交《責(zé)任書》就不能立項(xiàng)，未能交《驗(yàn)收表》就不能辦結(jié)題手續(xù)，未能辦結(jié)題手續(xù)就要預(yù)留響應(yīng)百分比的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等。古語云，溫故而知新，科研檔案的整理和再次利用，將迸發(fā)出更多創(chuàng)作的火花。
作者:歐建韶 單位:電子科技大學(xué)中山學(xué)院科技與研究生處
參考文獻(xiàn):
篇12
一、高校醫(yī)學(xué)科研檔案管理的重要性
1.醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。醫(yī)學(xué)科研檔案直接反映高校醫(yī)學(xué)研究水平層次、國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)地位、人才、設(shè)備、學(xué)科發(fā)展主攻方向、整體醫(yī)療、科研、教學(xué)發(fā)展規(guī)模、科研輻射范圍等情況。醫(yī)學(xué)工作者特別是中醫(yī)藥高校科研工作者搞科研，“傳承”與“發(fā)揚(yáng)”緊密關(guān)聯(lián)，通過繼承前人科學(xué)研究的成果，吸取有益的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并在此基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新和發(fā)展，這些都離不開利用檔案資料的信息資源。因此，科研檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。
2.醫(yī)學(xué)科研檔案是保持醫(yī)學(xué)研究延續(xù)性的有力工具。醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是建立在前期工作的基礎(chǔ)上，吸取和借鑒已有的成果，優(yōu)化科研設(shè)計(jì)，以前人未解決的醫(yī)藥關(guān)鍵問題為研究對(duì)象，開展更深層次的研究。在醫(yī)學(xué)的科研活動(dòng)中，必須要有完整準(zhǔn)確的科研檔案作為支撐，以便科研人員最大限度地利用科研檔案這一繼承、借鑒、傳遞和交流的工具，指導(dǎo)醫(yī)學(xué)研究向著高層次發(fā)展。做好對(duì)科研檔案信息的挖掘和利用，有利于把新的科研成果加以推廣、應(yīng)用于臨床，讓精神財(cái)富轉(zhuǎn)化為物質(zhì)財(cái)富，對(duì)提高醫(yī)院科研水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，保障人民群眾的健康具有重要的意義。
3.醫(yī)學(xué)高校科研檔案是人才考核、職稱晉升的重要依據(jù)。醫(yī)學(xué)科研檔案不僅記錄了科研活動(dòng)的最終成果，同時(shí)也記載著科研活動(dòng)的研究過程、科研人員承擔(dān)的科研任務(wù)、科研項(xiàng)目完成后發(fā)表的學(xué)術(shù)論文以及獲得的成果獎(jiǎng)勵(lì)等信息。因此，醫(yī)學(xué)科研檔案的系統(tǒng)性、客觀性、完整性、真實(shí)性和連續(xù)性，能夠幫助高校考核部門對(duì)科研工作人員各方面的素質(zhì)深入了解。高校在人才考核、職稱晉升的過程中，除了參考醫(yī)療、教學(xué)量化考核指標(biāo)以外，醫(yī)學(xué)科研檔案更是作為對(duì)科研人員考核的重要依據(jù)。
4.醫(yī)學(xué)高校科研檔案有利于推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。在產(chǎn)、學(xué)、研一體化的今天，科研成果最重要的是要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，要推動(dòng)科技事業(yè)的進(jìn)步，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。一套完整的醫(yī)學(xué)科研檔案不僅可以真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄該項(xiàng)目的研究過程，更重要的是在社會(huì)醫(yī)學(xué)科技的轉(zhuǎn)化和推廣中起著重要作用。因此，加強(qiáng)醫(yī)學(xué)高校科研檔案的管理，不僅僅是對(duì)醫(yī)學(xué)科研成果的轉(zhuǎn)化，更是對(duì)一種巨大的社會(huì)資源的積累與利用。以我校為例，校市合作和產(chǎn)學(xué)研基地建設(shè)有力推進(jìn)，先后與清遠(yuǎn)、陽江、中山、東莞等市政府簽訂合作協(xié)議，建立中藥規(guī)范化種植基地16個(gè)，輻射帶動(dòng)種植面積20多萬畝，新增產(chǎn)學(xué)研基地14個(gè)，簽約橫向項(xiàng)目394項(xiàng)，合同總額7426.25萬元，使得校市產(chǎn)、學(xué)、研合作邁出堅(jiān)實(shí)步伐，這些成果，都離不開我校對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案的密切跟蹤和有效管理。
二、高校醫(yī)學(xué)科研檔案管理普遍存在的問題
1.醫(yī)學(xué)科研檔案管理意識(shí)有待增強(qiáng)。目前高等醫(yī)學(xué)院校檔案管理工作普遍存在科研人員缺乏歸檔意識(shí)的現(xiàn)象，通常認(rèn)為科研檔案是自己多年科研工作的心血和結(jié)晶，把自己的研究成果視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，許多珍貴資料不愿上交，一方面怕歸檔后得不到有效保存；另一方面則擔(dān)心以后要做進(jìn)一步的研究時(shí)查閱不方便。這些都直接影響了科研檔案的內(nèi)在質(zhì)量，既不利于后續(xù)研究的創(chuàng)新，也不利于國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。
2.醫(yī)學(xué)科研檔案管理制度執(zhí)行不得力，科研材料歸檔不完整。醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作與科研項(xiàng)目申報(bào)、科研成果申報(bào)工作相比，不能引起醫(yī)科院校領(lǐng)導(dǎo)重視，盡管有一些具體的管理制度和辦法，但缺乏切實(shí)有效的制約手段，還未能實(shí)現(xiàn)有效的管理，導(dǎo)致科研檔案材料通常具有如下特點(diǎn)：（1）存檔材料多為成果性材料，缺乏過程性材料；（2）一般性材料較多，缺少創(chuàng)新性的關(guān)鍵技術(shù)材料；（3）歸檔材料類型單一，多數(shù)為紙質(zhì)文檔，其他載體的材料少；（4）人才培養(yǎng)、教育技術(shù)教育、教育教學(xué)研究、人文社科類等科研項(xiàng)目收集較難。在科研成果歸檔工作中，盡管《檔案法》明確規(guī)定：“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。”但實(shí)際上項(xiàng)目負(fù)責(zé)人交與不交管理人員無法控制。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對(duì)歸檔也只能在口頭上作一些要求說明、解釋而不能強(qiáng)求，監(jiān)管力度不夠大。造成很多管理制度形同虛設(shè)，執(zhí)行和落實(shí)力度都不足。
3.科研材料集中統(tǒng)一管理難，歸檔質(zhì)量還有待進(jìn)一步提高。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，科技、教育事業(yè)的突飛猛進(jìn)，政府加大了在高校整合、拆分的投入和建設(shè)。以廣州大學(xué)城為例，大學(xué)城校區(qū)的投入使用（有些學(xué)校是主體遷入），辦學(xué)條件整體水平突飛猛進(jìn)的同時(shí)，現(xiàn)實(shí)的問題也相繼顯現(xiàn)，大學(xué)城的規(guī)劃使得高校及其附屬院校及機(jī)構(gòu)（醫(yī)藥院校的附屬醫(yī)院）分離太遠(yuǎn)，加大了建檔歸檔的難度，科研人員為方便研究利用，有意保留一些重要的關(guān)鍵性技術(shù)材料，導(dǎo)致材料收集不完整，難以集中統(tǒng)一管理。另外，科研檔案反映的是科研人員開展科研工作所取得的成就，其質(zhì)量的高低盡管在很大程度上取決于科研人員開展科研的質(zhì)量與水平，但也與檔案管理工作有著較為直接的關(guān)系。目前，科研檔案專項(xiàng)管理人員不能確保專人專管，大多數(shù)身兼多職，無法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)的監(jiān)控跟蹤與收集，造成科研過程中的材料流散缺失。然而，對(duì)于科研檔案質(zhì)量總的要求包括：研究水平在有一定高度，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，研究方法設(shè)計(jì)科學(xué)，材料齊全，格式規(guī)范，案卷歸類合理，標(biāo)識(shí)完善準(zhǔn)確。在實(shí)際當(dāng)中由于上述原因，無論是科研檔案的內(nèi)容質(zhì)量，還是案卷質(zhì)量，都存在著不夠規(guī)范、不完整的問題。
三、加強(qiáng)高校醫(yī)學(xué)科研檔案管理的建議
1.加強(qiáng)宣傳與交流，提高醫(yī)學(xué)科研人員的檔案意識(shí)。醫(yī)學(xué)科研材料的收集工作僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，還需要科研人員的理解、支持和配合。要做到這一點(diǎn)，關(guān)鍵是要提高科研人員對(duì)檔案工作的重要性、必要性和嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。因此，組織和開展高校醫(yī)學(xué)科研檔案協(xié)會(huì)學(xué)術(shù)交流與合作，積極開展科研檔案知識(shí)的宣傳活動(dòng)，通過知識(shí)講座、板報(bào)宣傳等多種形式，使科研人員明確科研檔案歸檔的范圍，強(qiáng)化其科研檔案歸檔意識(shí)，使他們真正認(rèn)識(shí)到將醫(yī)學(xué)科研材料毫無保留地交給檔案部門是自己應(yīng)盡的責(zé)任。
2.完善醫(yī)學(xué)科研檔案管理制度，提升醫(yī)學(xué)科研檔案管理水平。完善醫(yī)學(xué)科研檔案管理制度是提高醫(yī)院科研檔案管理水平的保障。高等醫(yī)學(xué)院校的科研管理部門、檔案部門和科研課題組成員應(yīng)密切配合，建立一套完善的《科研檔案歸檔制度》，進(jìn)一步明確歸檔范圍，保證科研文件和合同的完整性、系統(tǒng)性和時(shí)效性。高校的科研管理部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案及科研資料管理等有關(guān)規(guī)定，制訂詳細(xì)的歸檔范圍和歸檔的各種要求及相應(yīng)的檔案管理實(shí)施細(xì)則。一方面要充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，在利用傳統(tǒng)手段管理科研檔案的同時(shí)，加大經(jīng)費(fèi)投入，保障硬件設(shè)施建設(shè)，建立相配套的現(xiàn)代化設(shè)備，如辦公自動(dòng)化設(shè)備和專業(yè)軟件等，建立科研原始檔案數(shù)據(jù)庫、科研成果檔案數(shù)據(jù)庫、科研立項(xiàng)文件、論文、獎(jiǎng)勵(lì)等數(shù)據(jù)庫，利用檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)科研項(xiàng)目檔案歸檔說明、項(xiàng)目重要文件信息全文檢索，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理。
3.利用檔案法規(guī)加強(qiáng)統(tǒng)一管理，提高歸檔科研材料質(zhì)量。在實(shí)際歸檔工作中，加大對(duì)歸檔工作的重視，切實(shí)執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，根據(jù)規(guī)定制定適合自己的一套科學(xué)的管理制度、辦法和相應(yīng)的制約手段。普及檔案管理的信息化與現(xiàn)代化，對(duì)于高校與附屬機(jī)構(gòu)及醫(yī)院的項(xiàng)目檔案統(tǒng)一管理問題，可采用電子認(rèn)證的方法，對(duì)歸檔材料進(jìn)行掃描和認(rèn)證，統(tǒng)一上傳電子數(shù)據(jù)庫，以減少科研人員因提取、利用歸檔材料帶來的不便，提高科研人員提交檔案的自覺性。另外，根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》第九條：“凡重點(diǎn)科研項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收，按照專業(yè)分級(jí)管理的原則，其檔案應(yīng)由相應(yīng)的檔案管理部門審查驗(yàn)收。未經(jīng)檔案部門驗(yàn)收的科研項(xiàng)目，各級(jí)科技管理部門不予承認(rèn)。”建立完善的醫(yī)學(xué)科研人員考核評(píng)價(jià)體系，增加專職檔案管理人員，規(guī)范其職能范圍，把科研檔案的收集和管理納入考核范圍，各檔案管理部門對(duì)已獲得獎(jiǎng)勵(lì)或正在上報(bào)的科研成果，如檢查發(fā)現(xiàn)其檔案不符合要求，有權(quán)建議有關(guān)部門推遲或撤銷對(duì)該項(xiàng)成果的獎(jiǎng)勵(lì)。總之，應(yīng)強(qiáng)化科研人員在從事科研過程中檔案整理和存檔意識(shí)，激發(fā)其重視科研檔案的主動(dòng)性和積極性，切實(shí)提高高校醫(yī)學(xué)科研檔案質(zhì)量。
篇13
（二）高校科研檔案能夠提供給科學(xué)研究人員一定的參考意見，避免走過多的彎路，節(jié)省科研經(jīng)費(fèi)投入，能夠更快、更完善地研究出成果。另外，高校科研檔案也可以給新教師及科研人員特別是上進(jìn)的青年教師以幫助，為他們之后的科研活動(dòng)提供理論依據(jù)以及前人的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
（三）在高校檔案管理工作當(dāng)中，科研檔案的質(zhì)量與規(guī)模是高校不同時(shí)期科學(xué)研究水平的一種記錄，也是每一個(gè)高校自身科研實(shí)力的憑證。是否進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化的科研檔案管理，直接關(guān)系到科研管理的水平、質(zhì)量以及效率，并且對(duì)高校教學(xué)和科研工作的發(fā)展也有一定影響。
二、高校科研檔案管理工作存在的不足
盡管高校科研檔案管理工作受到了高校管理層的重視，但是由于正處于起步的初期階段，也存在多個(gè)方面的不足。
（一）科研檔案管理認(rèn)識(shí)未能完全到位
其一，管理層未能完全認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作對(duì)于高校的重要性，感覺科研檔案管理是可有可無的，也舍不得投入較多的經(jīng)費(fèi)，并且多數(shù)檔案管理人員都是兼任，沒有專業(yè)的檔案管理人員；其二，科研人員、檔案管理部門也缺乏對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)，檔案管理意識(shí)薄弱，沒有制定出符合全局發(fā)展的管理與規(guī)劃，常常出現(xiàn)各自為政的情況，導(dǎo)致科研材料不能夠全面、及時(shí)地收集，這樣對(duì)科研檔案的完整性也會(huì)產(chǎn)生影響。
（二）沒有健全的科研檔案管理制度，缺乏專業(yè)技術(shù)人員
就目前高校科研檔案管理人員的組成來看，大部分都是其他專業(yè)的人員兼任擔(dān)當(dāng)，也導(dǎo)致了對(duì)于科研檔案重要性缺乏認(rèn)識(shí)，能夠真正從事檔案管理工作的人員可以說是微乎其微。此外，絕大部分高校都沒有制定科研檔案管理制度，使得管理上缺乏系統(tǒng)性，沒有制度的約束，檔案管理人員也不知道自己應(yīng)該做什么、應(yīng)該收集什么，甚至是科研人員都不知道應(yīng)該將什么資料上交，也不愿意上交，這也導(dǎo)致了高校科研檔案管理工作一度處于混亂狀態(tài)。
（三）出現(xiàn)了重藏輕用的現(xiàn)象
在高校科研檔案管理當(dāng)中，重保管、輕利用，在檔案的收集上一直都是一個(gè)認(rèn)識(shí)盲點(diǎn)。很多高校都是憑借對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)或者是保持檔案的保密性，從而將科研檔案“鎖起來”，久而久之，檔案室成為檔案材料堆放的倉庫，這對(duì)于科研工作后續(xù)的開展以及為了社會(huì)而服務(wù)完全沒有幫助。而這一現(xiàn)象與檔案管理人員的信息意識(shí)、專業(yè)水平都有密不可分的聯(lián)系，并且也是開發(fā)利用能力欠缺的一種表現(xiàn)。這一現(xiàn)象的出現(xiàn)也使科研成果無法有效、全面地利用，科研檔案的社會(huì)效應(yīng)大幅度地降低。甚至是經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的擱置，失去檔案的時(shí)效性，科研檔案也會(huì)導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失現(xiàn)象出現(xiàn)。
三、高校科研檔案管理和利用的有效途徑
（一）理順程序，建立科研檔案的科學(xué)管理制度
針對(duì)國(guó)務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》當(dāng)中提到的歸檔要求，才能夠?qū)Ω咝？蒲袡n案管理工作進(jìn)行規(guī)范，才能夠防止科研檔案材料散落在外，不能及時(shí)收集的現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，檔案管理工作也需要結(jié)合到計(jì)劃、課題以及成果等諸多方面的管理，才能夠走上建檔與科研工作相互協(xié)調(diào)的道路之上，才能夠理順科研檔案的歸檔程序，掌握規(guī)律，確保能夠系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整的進(jìn)行高效科研檔案的收集，以此來確保科研檔案歸檔的效率以及質(zhì)量得以提高，并且讓高校科研檔案走上“正軌”。
（二）高校科研檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行現(xiàn)代化的規(guī)范管理
在現(xiàn)代化的科研檔案管理中，規(guī)范化是不可缺少的基礎(chǔ)。規(guī)范化的管理離不開現(xiàn)代化的管理理念作為理論支持，并且依托現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、光盤、復(fù)印機(jī)、多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實(shí)現(xiàn)高校科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。
（三）網(wǎng)絡(luò)化管理需要現(xiàn)代化技術(shù)的支持
現(xiàn)代化的科研檔案管理工作并非是傳統(tǒng)模式下的單一管理，而是需要滿足信息化時(shí)代的需求。而系統(tǒng)化的科學(xué)管理使得高校科研檔案管理的基礎(chǔ)在于科研檔案能夠推動(dòng)科研工作的進(jìn)一步發(fā)展。所以，在科研檔案管理當(dāng)中需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、復(fù)制技術(shù)等，才能夠提高檔案管理工作效率。在科研檔案管理當(dāng)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)，才能夠?qū)嶒?yàn)信息化的科研檔案管理。針對(duì)科研檔案，還可以開通網(wǎng)上咨詢?yōu)橛脩籼峁└鞣矫娴男畔⒎?wù)，以此來提升檔案服務(wù)質(zhì)量。此外，科研檔案資源網(wǎng)絡(luò)的共享，也是當(dāng)前高校科研檔案管理工作的重點(diǎn)。
（四）增強(qiáng)科研人員的歸檔意識(shí)
作為高校檔案部門以及科研部門都應(yīng)該讓科研人員認(rèn)識(shí)到歸檔工作對(duì)于科研的重要性，高校科研人員是科研檔案形成的主體，其檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高校科研檔案的管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階，同時(shí)也需要明確在科研檔案管理方面自己應(yīng)盡的義務(wù)以及享有的權(quán)利。科研人員在研究工作中付出了很多，也投入了很多，這些寶貴的科研成果是國(guó)家的財(cái)富，珍藏并發(fā)揮作用是每一位科研人員的義務(wù)和職責(zé)。
（五）合理的進(jìn)行高校科研檔案的開發(fā)與利用
