引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理系統(tǒng)范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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一、緒論

檔案是各企事業(yè)單位在依法行政和開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是各單位的核心信息資源與重要資產(chǎn)，檔案管理工作是維護(hù)自身經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益的重要工作之一。隨著中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)吉林有限公司（以下簡(jiǎn)稱“吉林移動(dòng)”）信息化建設(shè)的日益發(fā)展應(yīng)用范圍越來越廣，文件種類日益繁多電子文件數(shù)量劇增，這些變化推動(dòng)了文件檔案管理由傳統(tǒng)紙質(zhì)模式向現(xiàn)代數(shù)字檔案管理模式的演進(jìn)。

檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)研制與功能設(shè)計(jì)嚴(yán)格在國(guó)家有關(guān)檔案工作和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，針對(duì)吉林移動(dòng)的檔案業(yè)務(wù)管理工作，結(jié)合當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)一套檔案綜合信息管理系統(tǒng)。系統(tǒng)提供了基本覆蓋檔案各項(xiàng)工作的全部功能，包括檔案接收、檔案管理、檔案利用、開放檔案鑒定、多全宗管理、特種載體檔案管理、全宗檢索、查閱利用等功能模塊。

二、檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

（一）檔案管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)

檔案管理系統(tǒng)要有不同層面的隔離，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)層、數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)層、表現(xiàn)層之間分離。界面層支持Client/Server和Browser/Web Server/RDBMS體系結(jié)構(gòu)，可根據(jù)用戶要求定制主頁及其內(nèi)容，適合不同單位個(gè)性化要求。

（二）檔案管理系統(tǒng)安全管理架構(gòu)設(shè)計(jì)

檔案管理系統(tǒng)是通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)中心并配備與之相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，在數(shù)據(jù)中心和網(wǎng)絡(luò)管理基礎(chǔ)上，通過將各方面資源的整合構(gòu)建一個(gè)信息完備，資源豐富的資源中心，依托這個(gè)檔案資源中心可以為各部門提供服務(wù)支持并進(jìn)行信息共享，各部門網(wǎng)絡(luò)通過瀏覽器基于B/S模式訪問吉林移動(dòng)檔案數(shù)據(jù)中心的相關(guān)資源。

1.檔案管理系統(tǒng)安全需求分析

建立完整的系統(tǒng)管理和安全體系是非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，這個(gè)體系涉及以設(shè)備為中心的信息安全，技術(shù)涵蓋網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)；涉及以用戶（包括客戶，內(nèi)部員工和外部相關(guān)機(jī)構(gòu)人員）為中心的系統(tǒng)和安全管理，包括用戶的身份認(rèn)證、授權(quán)、審批等；涉及信息傳輸?shù)谋Ｃ苄?、完整性、不可抵賴性；涉及?jì)算機(jī)病毒的防范等等。為了解決這一復(fù)雜的信息系統(tǒng)的安全，必須對(duì)其可能涉及的所有系統(tǒng)和安全風(fēng)險(xiǎn)有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)。

2.安全系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

吉林移動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的安全解決方案時(shí)應(yīng)遵循以下原則：

（1）安全可靠原則：吉林移動(dòng)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)服務(wù)于辦公需要，為了保障平臺(tái)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，必須有一套完整的安全保障措施，確保信息及系統(tǒng)的安全。

（2）易操作性：安全措施要由人來完成，如果措施過于復(fù)雜，對(duì)人的要求過高，本身就降低了安全性。另外，采用的措施不能影響系統(tǒng)正常運(yùn)行；

（3）適應(yīng)性、靈活性：安全措施必須能隨著網(wǎng)絡(luò)性能及安全需求的變化而發(fā)展，要容易適應(yīng)、容易修改；

（4）多重體系保護(hù)原則：任何安全保護(hù)措施都不是絕對(duì)安全的。應(yīng)建立多重保護(hù)系統(tǒng)，各層保護(hù)相互補(bǔ)充，當(dāng)一層保護(hù)被攻破時(shí)，其它層仍可保護(hù)信息安全；

（5）有針對(duì)性的適度安全原則：吉林移動(dòng)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有較高的安全性要求，要盡量考慮安全機(jī)制的合理性。對(duì)重點(diǎn)信息資源，一定要實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)保護(hù)。在保證安全的前提下，應(yīng)盡量減少安全機(jī)制的規(guī)模和復(fù)雜性，使之具有可操作性，避免安全措施過于復(fù)雜而導(dǎo)致安全制度難以執(zhí)行。應(yīng)作到有針對(duì)性的等級(jí)保護(hù)，根據(jù)系統(tǒng)的安全級(jí)別制定相應(yīng)的安全保護(hù)措施。

三、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)總結(jié)

截至目前，吉林移動(dòng)檔案安全管理服務(wù)體系一期建設(shè)完成省公司機(jī)關(guān)及直屬單位數(shù)字檔案全宗5個(gè)，擁有數(shù)字檔案12大類34824件，其中檔案21972，約占檔案總量的63%，月均歸檔檔案約1000件，借閱檔案約30件次。通過按照不同門類、不同載體、不同保管期限、不同密級(jí)保護(hù)進(jìn)行了科學(xué)管理，完善了案卷級(jí)、文件級(jí)的檢索體系同時(shí)制定了檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，形成了門類齊全、制度完善、網(wǎng)絡(luò)健全、安全有序的檔案安全管理服務(wù)體系。

通過建設(shè)吉林移動(dòng)檔案安全管理服務(wù)體系實(shí)現(xiàn)了以下建設(shè)成果：

（一）堅(jiān)持一個(gè)原則，服務(wù)企業(yè)全局

我們?cè)诮ㄔO(shè)吉林移動(dòng)檔案安全管理服務(wù)體系時(shí)堅(jiān)持以改善檔案管理服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、規(guī)范化、自動(dòng)化管理為基本原則，通過對(duì)公司內(nèi)部文件、合同、工程等方面的檔案管理，著力為公司全局的經(jīng)營(yíng)、管理及決策提供準(zhǔn)確、高效的服務(wù)。

（二）夯實(shí)二個(gè)基礎(chǔ)，促進(jìn)健康發(fā)展

吉林移動(dòng)的每一個(gè)功能出發(fā)點(diǎn)都以中華人民共和國(guó)《檔案法》和《保密法》中相關(guān)法律條文為基礎(chǔ)，通過認(rèn)真解讀“檔案管理”與“檔案保密”二者緊密關(guān)聯(lián)而又相輔相成的關(guān)系，從而使各項(xiàng)業(yè)務(wù)服務(wù)與安全管理互為補(bǔ)充，推動(dòng)系統(tǒng)整體向良性、健康、可持續(xù)方向發(fā)展。

（三）聚焦三大領(lǐng)域，提升支撐能力

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檔案管理系統(tǒng)；BS系統(tǒng)；CS系統(tǒng)；現(xiàn)代化管理

目前我公司使用的檔案管理系統(tǒng)V5.0版分為BS版本及CS版本。檔案管理系統(tǒng)以CS版本為基礎(chǔ)，BS版本主要提供與之配套的WEB部分功能。BS版本，即瀏覽器版本，提供給項(xiàng)目部的檔案人員，進(jìn)行錄入檔案數(shù)據(jù)、上傳電子原文，系統(tǒng)V5.0版BS版本不提供打印輸出功能。CS系統(tǒng)提供給專職檔案人員，進(jìn)行錄入、打印卷內(nèi)目錄等報(bào)表、移交清冊(cè)的統(tǒng)計(jì)等移交統(tǒng)計(jì)收進(jìn)統(tǒng)計(jì)、設(shè)置項(xiàng)目的錄入界面與授權(quán)。

一、BS系統(tǒng)體系

（一）BS系統(tǒng)簡(jiǎn)介。

當(dāng)前BS結(jié)構(gòu)作為企業(yè)信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)已基本成熟。在結(jié)構(gòu)上，BS系統(tǒng)采用三層分布式，它是以BS應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，縮小了整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)量，為客戶機(jī)提供便利。該結(jié)構(gòu)省去客戶機(jī)與數(shù)據(jù)庫(kù)互動(dòng)的過程，客戶機(jī)可以直接調(diào)用服務(wù)器的應(yīng)用邏輯，然后由邏輯替代客戶機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存取。從而減少向服務(wù)器發(fā)SQL請(qǐng)求的次數(shù)，提高了服務(wù)器性能。在BS系統(tǒng)的三層分布式中，整個(gè)系統(tǒng)由三部分組成：應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器及客戶機(jī)?？蛻魴C(jī)主要負(fù)責(zé)處理與用戶之間的交互和應(yīng)用服務(wù)器的交互。而應(yīng)用服務(wù)器的職責(zé)則是處理應(yīng)用邏輯，接收客戶機(jī)方應(yīng)用程序的請(qǐng)求，然后通過轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)再與數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器交互，將結(jié)果傳達(dá)到客戶機(jī)方的應(yīng)用程序中。

（二）BS系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的重要作用。

項(xiàng)目應(yīng)用檔案BS系統(tǒng)大大提高了工作規(guī)范性及工作效率。通過給項(xiàng)目開放檔案室數(shù)據(jù)，項(xiàng)目檔案人員可瀏覽到全公司相應(yīng)類別檔案館藏，對(duì)比其他項(xiàng)目檔案著錄項(xiàng)，規(guī)范錄入本項(xiàng)目檔案。同時(shí)，相對(duì)項(xiàng)目傳統(tǒng)的利用Excel錄入檔案數(shù)據(jù)而言，效率明顯提高了很多。BS的批量編輯功能是一個(gè)亮點(diǎn)，它最多可執(zhí)行20條目錄同時(shí)批量編輯，對(duì)于錄入相同著錄項(xiàng)或改寫相同著錄項(xiàng)，這一功能非常實(shí)用。BS的檢索功能也值得一提，通過查詢界面，利用錄入框中的相應(yīng)條件，即可查詢到相應(yīng)文件，如果不知道文件字號(hào)，可在題名框中輸入最有可能在題名中出現(xiàn)的文字即可顯示查詢結(jié)果，方便快捷。在BS系統(tǒng)中還可進(jìn)行庫(kù)房日常溫濕度記錄，需要的時(shí)候打印輸出記錄即可。此外BS系統(tǒng)還可實(shí)現(xiàn)檔案預(yù)約借閱功能，簡(jiǎn)化了檔案管理工作流程。

二、CS系統(tǒng)體系

（一）CS系統(tǒng)簡(jiǎn)介。

CS模式體系的結(jié)構(gòu)分為兩層：一是在客戶機(jī)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上添加了用戶界面與業(yè)務(wù)邏輯的客戶端程序。二是利用網(wǎng)絡(luò)結(jié)合了數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)器端。CS結(jié)構(gòu)能夠合理地將任務(wù)分配到服務(wù)器端及客戶端，大大降低了系統(tǒng)的通信開銷，充分發(fā)揮了服務(wù)器端與客戶端硬件環(huán)境的優(yōu)勢(shì)。在早期軟件系統(tǒng)中，客戶端需要安裝專用的軟件。CS結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)在于其能夠充分發(fā)揮客戶端的處理能力，大部分工作可以先經(jīng)客戶端處理然后提交給服務(wù)器，從而使客戶端的響應(yīng)速度快，便于操作。

（二）CS系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的重要作用。

CS系統(tǒng)較BS系統(tǒng)具有更強(qiáng)大的功能。在BS系統(tǒng)錄入檔案數(shù)據(jù)后，在CS系統(tǒng)可打印卷內(nèi)目錄、案卷目錄等各類表報(bào)，實(shí)現(xiàn)移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等統(tǒng)計(jì)功能，免去了制作大量表格的麻煩。機(jī)關(guān)檔案管理人員可給項(xiàng)目設(shè)置用戶并授予相應(yīng)權(quán)限，從而通過網(wǎng)絡(luò)檢查檔案數(shù)據(jù)錄入是否規(guī)范，指導(dǎo)項(xiàng)目完成檔案數(shù)據(jù)錄入及更改。較傳統(tǒng)的指導(dǎo)、答疑方式節(jié)省了專職檔案人員的時(shí)間，從而使專職檔案人員有更多的時(shí)間從事檔案開發(fā)利用工作。在檔案年報(bào)管理方面，在系統(tǒng)中填寫年報(bào)數(shù)據(jù)后，利用數(shù)據(jù)上傳功能，即可將數(shù)據(jù)上傳至上級(jí)檔案管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)接收，無需報(bào)送紙質(zhì)報(bào)表，極大地提高了工作效率、簡(jiǎn)化的工作流程。

三、BS系統(tǒng)與CS系統(tǒng)的比較

企業(yè)管理檔案信息的兩種常見模式是CS系統(tǒng)與BS系統(tǒng)，他們各有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，同時(shí)適用的業(yè)務(wù)范圍也不相同。在系統(tǒng)的投入成本上，BS系統(tǒng)由于只有一次投入成本，之后的投入只在服務(wù)器端的特點(diǎn)，它的投入成本比CS系統(tǒng)少很多。在系統(tǒng)的安全維護(hù)上，BS系統(tǒng)相比于CS系統(tǒng)略顯不足，因?yàn)锽S系統(tǒng)的前臺(tái)效率不高，表現(xiàn)力低下所以安全系數(shù)并不高。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身發(fā)展?fàn)顩r及業(yè)務(wù)需求來選擇適合的檔案管理模式。通常來說，CS系統(tǒng)適用于業(yè)務(wù)量較大且復(fù)雜的企業(yè)，因?yàn)镃S系統(tǒng)能使企業(yè)在檔案管理上更快捷更有效。而BS系統(tǒng)則適用于有眾多異地分支機(jī)構(gòu)的集團(tuán)及企業(yè)或者業(yè)務(wù)量小且邏輯簡(jiǎn)單的企業(yè)，因?yàn)锽S系統(tǒng)能簡(jiǎn)化網(wǎng)絡(luò)模式，減少投資成本開支。筆者公司檔案部門用的是CS及BS，BS主要用于錄入，CS用于管理管理。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案綜合管理系統(tǒng)的使用能夠提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。它是檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程中的里程碑，是檔案現(xiàn)代化管理模式的必然發(fā)展趨勢(shì)。

作者：金鑫 單位：中鐵大橋工程局集團(tuán)第二工程有限公司

【參考文獻(xiàn)】

[1]范豫峰.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展[J].蘭臺(tái)世界,2013(z2):52.

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在國(guó)內(nèi)，第一種情況基本上已經(jīng)處于淘汰的地步，主要因?yàn)椋?/p>

第一，在OA中包含的檔案管理功能實(shí)用性比較差，而且不能根據(jù)檔案業(yè)務(wù)管理的發(fā)展進(jìn)行持續(xù)的升級(jí)；第二，OA中包含的檔案管理對(duì)一般的文書檔案管理尚能滿足，但若包含企業(yè)所產(chǎn)生的其他檔案(如圖紙、聲像等)，OA中的檔案管理系統(tǒng)將不能勝任；第三，OA平臺(tái)一般都采用將文件存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的方式，這樣便于文件流轉(zhuǎn)的控制，但是帶來的負(fù)面效果是數(shù)據(jù)庫(kù)因此而變得很大，隨著檔案數(shù)量的日積月累很快數(shù)據(jù)庫(kù)就會(huì)出現(xiàn)不能支持系統(tǒng)的情況；第四，由于OA專業(yè)軟件公司的主要開發(fā)文件的流轉(zhuǎn)過程，對(duì)于科技檔案不熟，如果要做的話，OA專業(yè)軟件公司就必須花很大的精力去了解各種需求，通常情況下，OA專業(yè)軟件公司不會(huì)花這么大的力氣去做這樣的功能。類似的情況也同樣出現(xiàn)在PDM軟件供應(yīng)商，PDM的軟件供應(yīng)商只做圖紙的檔案管理。

由于上述原因，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)二者相結(jié)合的方式。

二、檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的實(shí)施順序

但是企業(yè)在信息化建設(shè)過程中應(yīng)該先上檔案管理系統(tǒng)還是先上OA系統(tǒng)呢?或者是兩者同時(shí)上呢?筆者認(rèn)為，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該提前于OA系統(tǒng)建成。

首先，對(duì)于大多數(shù)企業(yè)而言，兩個(gè)系統(tǒng)完全可以分開實(shí)施，待OA系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定之后在進(jìn)行兩個(gè)系統(tǒng)之間的接口工作。大多數(shù)企業(yè)的檔案類型都多種多樣――既有固定的文書檔案，也有會(huì)計(jì)類、科技類檔案資料，對(duì)于規(guī)模稍大的企業(yè)來講，每年的實(shí)物檔案(榮譽(yù)檔案)也是非常重要的檔案資料之一，都需要進(jìn)行系統(tǒng)的管理。而OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的檔案僅僅只限于文書檔案，如果檔案管理一定要等到OA系統(tǒng)建成之后再進(jìn)行考慮的話，就等于是所有其他類型的檔案的電子化進(jìn)程都要等著文書檔案的前期電子化進(jìn)程完成之后再進(jìn)行，無意中浪費(fèi)了時(shí)間成本。

其次，文書檔案的管理在各種檔案類型的管理中是比較簡(jiǎn)單的檔案類型，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子檔案管理時(shí)相對(duì)容易，尤其是國(guó)家檔案局頒布文書檔案管理新規(guī)則后，用軟件對(duì)文書檔案進(jìn)行管理更加簡(jiǎn)單易行。但是其他類型檔案的數(shù)字化過程就不是這么容易的事情了，眾多的檔案類型中，歸檔與收集管理最復(fù)雜的當(dāng)數(shù)科技檔案，科技檔案與企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)息息相關(guān)(貿(mào)易型企業(yè)除外)，通常包含企業(yè)的核心技術(shù)，是企業(yè)中最受重視的檔案類型。科技檔案的信息化收集來源廣泛，主要來源于企業(yè)的PDM系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，在具體整理時(shí)，還將細(xì)分為基建檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案等。鑒于其廣泛的來源和諸多的類型，在一個(gè)大企業(yè)的內(nèi)部(如各個(gè)分廠之間)傳統(tǒng)的紙質(zhì)科技檔案的管理方式都有可能不同，如果將其全部統(tǒng)一規(guī)范起來進(jìn)行數(shù)字化的管理將更是一個(gè)比較漫長(zhǎng)的過程。

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會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)是通過掃描儀的掃描，將紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)化成電子式的會(huì)計(jì)檔案，然后再用OCR技術(shù)將會(huì)計(jì)檔案的電子化影像建立精確的索引，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，最后采用容量大的存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行長(zhǎng)久的保存。

借助現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以將會(huì)計(jì)檔案的信息進(jìn)行分享，提高會(huì)計(jì)檔案保管與其他環(huán)節(jié)的工作效率。比如，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)還可以根據(jù)實(shí)際的需要，提取相關(guān)的管理數(shù)據(jù)，然后對(duì)其進(jìn)行加工、處理、生成有關(guān)管理信息。

二、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中與金融系統(tǒng)有關(guān)的兩個(gè)特點(diǎn)

2.1形成過程的嚴(yán)密性

每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，都是要取得憑證的。會(huì)計(jì)人員在接到原始憑證的時(shí)候，要對(duì)其合法性、真實(shí)性、合理性進(jìn)行一系列的審核，并根據(jù)原始憑證填制記賬憑證，在根據(jù)原始憑證和記賬憑證來登記賬簿，接著是根據(jù)賬簿來定期地在銷存軟件中形成了有機(jī)整體，所以說，會(huì)計(jì)檔案的形成過程是十分的嚴(yán)密的，會(huì)計(jì)檔案管理系嚴(yán)密性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了其他的一般的管理系統(tǒng)。

2.2記載事物的連續(xù)性強(qiáng)

資金的運(yùn)轉(zhuǎn)是一個(gè)無休止的過程，她的具體的內(nèi)容的表現(xiàn)形式是多種多樣的。會(huì)計(jì)為了完整地反映和監(jiān)督資金的運(yùn)轉(zhuǎn)全貌，必須系統(tǒng)、連續(xù)地予以記錄、計(jì)算、分析和評(píng)價(jià)。所以，會(huì)計(jì)工作中所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案本身就具有連續(xù)性，從會(huì)計(jì)憑證到會(huì)計(jì)賬簿，再到進(jìn)銷軟件中的財(cái)務(wù)報(bào)表，時(shí)間上依次連接，內(nèi)容上組成了一個(gè)連續(xù)不斷的整體。

三、什么是金融系統(tǒng)

金融管理系統(tǒng)是關(guān)于資金流動(dòng)、集中和分配的一個(gè)綜合體系。是一個(gè)由連接資金盈余者和資金短缺者的金融市場(chǎng)和金融中介機(jī)構(gòu)一起構(gòu)成的有機(jī)體。廣泛被家庭、公司、政府為了執(zhí)行金融決策而使用的機(jī)構(gòu)，囊括了股票、證券和債券的市場(chǎng)，當(dāng)然還涵蓋了保險(xiǎn)公司和金融中介機(jī)構(gòu)。金融系統(tǒng)的資金是通過金融系統(tǒng)從資金盈余者流向資金短缺者的。

四、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在金融系統(tǒng)中的應(yīng)用

（1）在金融系統(tǒng)建設(shè)中，要形成的文件數(shù)量是很多的，而且系統(tǒng)建設(shè)必備文件又不是同于一般的技術(shù)文件。在系統(tǒng)建設(shè)的每一個(gè)階段，為了總結(jié)和協(xié)調(diào)的需要，要產(chǎn)生很多詳細(xì)的技術(shù)文件，而且還得在這些文件的基礎(chǔ)上總結(jié)系統(tǒng)建設(shè)的每一個(gè)階段的必備文件。（2）著眼于成本差異分析的傳統(tǒng)管理會(huì)計(jì)理論已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，金融系統(tǒng)決策者所要考慮的不僅是數(shù)據(jù)化的指標(biāo)核定，更加需要著眼于成本的分析與執(zhí)行者行為的結(jié)合。金融系統(tǒng)的性質(zhì)決定了它是一個(gè)盈利性的系統(tǒng)，通過資金的安全性、流動(dòng)性和效益型的三者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)凈利潤(rùn)的最大化。膨脹不斷的經(jīng)濟(jì)使業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)信息量大大增加，所以，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)變成了金融系統(tǒng)內(nèi)部管理機(jī)制首要選擇。（3）會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)具有用戶管理的功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)管理用戶的維護(hù)，比如說是新增系統(tǒng)用戶，對(duì)系統(tǒng)用戶信息進(jìn)行修改過著刪除，這些都是可以用在金融系統(tǒng)上面的，金融系統(tǒng)是一個(gè)中介機(jī)構(gòu)，里面有證券、債券、保險(xiǎn)等的市場(chǎng)，設(shè)計(jì)道德用戶也是很多的，所以在這一點(diǎn)上，利用會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的用戶管理功能可以對(duì)金融系統(tǒng)里面的大批量的用戶信息進(jìn)行保護(hù)。（4）機(jī)構(gòu)維護(hù)也是會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)不可忽視的作用。它可以讓用戶按照ABIS中的機(jī)構(gòu)隸屬關(guān)系，從而來進(jìn)行增加機(jī)構(gòu)的操作，或者是用于機(jī)構(gòu)信息的修改以及機(jī)構(gòu)撤并后機(jī)構(gòu)的刪除和隸屬關(guān)系變更后的維護(hù)。（5）會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)可以提供一定的統(tǒng)計(jì)功能，便于管理。用戶可以根據(jù)范圍、檔案的種類或者是保管的狀態(tài)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，計(jì)算出檔案的記錄數(shù)。而金融系統(tǒng)里面是有資金盈余者的資金流向資金短缺者的一方，中途肯定時(shí)候金額的交易，那么利用窺覬檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能可以更為清楚地記載交易的數(shù)量和情況。

五、結(jié)語

本文大概講述了會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在金融系統(tǒng)中的應(yīng)用，只有將會(huì)計(jì)檔案好、管理系統(tǒng)的功能和優(yōu)點(diǎn)真正運(yùn)用到金融系統(tǒng)當(dāng)中，才能真正地發(fā)揮其作用。

參考文獻(xiàn)

篇5

一、人事檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀和開發(fā)前景

人事檔案管理系統(tǒng)從技術(shù)基礎(chǔ)上來區(qū)分，主要有兩種。第一是傳統(tǒng)的檔案管理方式，完全依靠人力進(jìn)行檔案信息錄入、檔案管理和保存、檔案分類和廢舊檔案的處理等。第二種就是現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，是基于電腦軟件和現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的一整套人事檔案管理工具。也可以說是傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)版。

當(dāng)前國(guó)內(nèi)眾多企事業(yè)單位中，有效的人事檔案管理系統(tǒng)尚未普遍建立。而且有很多中小企業(yè)覺得人事部門是事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)才需要的，這也是觀念上的誤區(qū)。在今天現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的需求中，進(jìn)行人力資源的有效管理已是必然趨勢(shì)，通過現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)來落實(shí)有效的人力資源開發(fā)和管理，也成為迫切的需要。當(dāng)前很多專業(yè)的程序開發(fā)機(jī)構(gòu)已經(jīng)設(shè)計(jì)推出了幾款新型的人事檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)的現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)建立提供了參考和支持。

二、人事檔案管理系統(tǒng)的功能需求

（一）數(shù)字化

數(shù)字化是指人事檔案管理系統(tǒng)在系統(tǒng)組建、功能模塊設(shè)置、系統(tǒng)信息錄入存儲(chǔ)、內(nèi)容的隨機(jī)調(diào)閱、機(jī)密內(nèi)容的加密和調(diào)閱權(quán)限設(shè)置、信息拷貝和安全性保護(hù)、系統(tǒng)防火墻設(shè)置和漏洞修復(fù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)改動(dòng)記錄等方面都要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化操控和自動(dòng)化處理。一方面方便對(duì)人事檔案管理進(jìn)行日常操作和隨機(jī)調(diào)閱，一方面確保建立在數(shù)字信息平臺(tái)基礎(chǔ)上的系統(tǒng)安全和智能防護(hù)能力經(jīng)得起考驗(yàn)，不會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失，引發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)。

（二）安全性

對(duì)于像我們殯葬管理所這樣的事業(yè)單位來說，從目前全國(guó)各地的就業(yè)形勢(shì)來說，還是一個(gè)很有吸引力的單位，也可以說是眾多人才爭(zhēng)搶的重點(diǎn)。其實(shí)不只是事業(yè)單位，任何企事業(yè)單位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有嚴(yán)格的保密措施和安全防護(hù)。如果人事檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容可以隨意更改，不留痕跡，無法修補(bǔ)漏洞，那就會(huì)直接影響人力資源管理、崗位升遷調(diào)動(dòng)、職位刪減和機(jī)構(gòu)組合和工資發(fā)放、福利待遇發(fā)放等很多內(nèi)容。

出于保護(hù)內(nèi)部人員的檔案信息，避免違規(guī)操作、失誤操作和惡意操作引起信息刪減、覆蓋、更改以及系統(tǒng)漏洞、系統(tǒng)升級(jí)換代或軟硬件設(shè)施病毒侵害、故障侵害造成檔案系統(tǒng)無法正常工作或數(shù)據(jù)庫(kù)損毀，一定要注重人事檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)和保密措施。

（三）現(xiàn)成的模塊化設(shè)計(jì)和先進(jìn)人力資源管理理念的融合

企事業(yè)單位的人力資源調(diào)整和變動(dòng)有的時(shí)候是很頻繁的。就像我們殯葬管理所，也經(jīng)過了一系列的人動(dòng)，在人力資源管理的政策、方案等方面也在逐漸向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。為了迎合單位的這種需要，就要求人事檔案管理系統(tǒng)能顧在秉承當(dāng)前和未來人力資源管理發(fā)展趨勢(shì)的前提下，以更加易于操作和功能組合的模塊化設(shè)計(jì)來滿足各項(xiàng)功能的需要。

比如檔案錄入模塊中的個(gè)人賬目分類管理、個(gè)人信息分類管理，按照時(shí)間、特定的崗位、職能、部門或工資水準(zhǔn)、入職時(shí)間和學(xué)歷等標(biāo)準(zhǔn)來劃分的信息歸類設(shè)計(jì)，可直接進(jìn)行打印填報(bào)的表單設(shè)計(jì)等，包括符合人力資源管理各項(xiàng)需要的各類型數(shù)據(jù)匯總分析報(bào)表，都應(yīng)該在系統(tǒng)建立的時(shí)候就準(zhǔn)備好，方便企事業(yè)單位更快速的開展人力資源開發(fā)管理工作。

換句話說，要將現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理需要的人事檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行靈活、規(guī)范、可操作的模塊組合，讓企業(yè)在現(xiàn)代人力資源管理理論支持下開展個(gè)性化的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，滿足企業(yè)個(gè)性化發(fā)展需求。

三、人事檔案管理系統(tǒng)在實(shí)踐工作中需要注意的問題

（一）落實(shí)人事檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限分級(jí)制度

在事業(yè)單位內(nèi)，人事調(diào)動(dòng)和人事資料的調(diào)閱、打印、錄入、存儲(chǔ)、更改等各項(xiàng)內(nèi)容，事關(guān)重大。在一定程度上說，人事檔案管理關(guān)系著單位所有人員的切身利益，因此更應(yīng)該將針對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)的所有動(dòng)作納入分級(jí)權(quán)限管理和監(jiān)督體系中，避免有、假公濟(jì)私和惡意篡改資料等行為。

（二）進(jìn)行人事檔案管理系統(tǒng)的信息審核

為確保人事檔案管理系統(tǒng)的信息沒有進(jìn)行違規(guī)操作更改，應(yīng)該以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和領(lǐng)導(dǎo)帶頭制建立定期和不定期的信息審核制度。通過權(quán)限分級(jí)，逐級(jí)逐層次開展信息審查，對(duì)比操作記錄來查看核對(duì)，規(guī)避信息遺漏和違規(guī)操作。

（三）建立人事檔案管理系統(tǒng)和人力資源管理規(guī)劃協(xié)同機(jī)制

人事檔案管理系統(tǒng)除了更加細(xì)化各項(xiàng)信息的錄入存儲(chǔ)和分析之外，要充分利用系統(tǒng)建立的各項(xiàng)數(shù)據(jù)表單來輔助落實(shí)人力資源管理的長(zhǎng)期規(guī)劃和近期調(diào)動(dòng)。切勿將人事檔案管理系統(tǒng)僅當(dāng)作一個(gè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)來應(yīng)用，而是要憑借其強(qiáng)大的功能和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析能力為長(zhǎng)遠(yuǎn)的人力資源開發(fā)和管理服務(wù)。

四、結(jié)語

人事檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)代化人力資源管理的重要輔助工具，企事業(yè)單位要加快落實(shí)人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，盡快實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)的改良優(yōu)化，為強(qiáng)化人力資源利用率，降低人力資源消耗和浪費(fèi)，對(duì)動(dòng)人才計(jì)劃，解決人才安置問題和離退休人員的勞保問題等提供有力的輔助。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張麗，戴躍洪.基于B/S結(jié)構(gòu)的人力資源管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].成組技術(shù)與生產(chǎn)現(xiàn)代化，2005；3

篇6

一、檔案管理現(xiàn)狀

在高科技應(yīng)用性、使用性、功能性越來越強(qiáng)大的新時(shí)代里，很多企業(yè)中均已借助高科技的力量來推動(dòng)發(fā)展速度。檔案管理也已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)抄錄模式上轉(zhuǎn)變成現(xiàn)今的電子數(shù)字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式中的不足，同時(shí)還能夠大大減少紙質(zhì)抄錄的工作量，一定程度上節(jié)省了紙張費(fèi)用，以及存儲(chǔ)資料文檔所占的庫(kù)房空間，減少人力。

然而由于很多企業(yè)中對(duì)電子數(shù)字化軟件系統(tǒng)的操作能力非常低，對(duì)辦公程序存在不懂、不熟悉的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲(chǔ)等各環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，例如：對(duì)所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會(huì)使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級(jí)檔案管理部門對(duì)信息處理結(jié)果其不滿意，很難完成接收與認(rèn)同，進(jìn)而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴(yán)重到檔案信息不能及時(shí)歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

因此，為了更好的使企業(yè)檔案管理人員能夠熟練接收此項(xiàng)工作，并保證操作能力、技術(shù)能力以及管理能力，我國(guó)相關(guān)部門與計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)公司共同針對(duì)此種現(xiàn)象進(jìn)行更深一步的研究，經(jīng)過不斷努力研發(fā)出一項(xiàng)具有專業(yè)性質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)管理統(tǒng)一化、維護(hù)自動(dòng)化的檔案管理系統(tǒng)，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統(tǒng)軟件具備高效、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)單、實(shí)用等優(yōu)點(diǎn)。基于此，我們更應(yīng)該對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢(shì)及功能加以了解。

二、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多優(yōu)勢(shì)

1.提高工作效率

檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源；如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，省去了對(duì)其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關(guān)文件輸出時(shí)也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報(bào)歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級(jí)管理部門，節(jié)省了人力和時(shí)間。

2.能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

應(yīng)用一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個(gè)文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費(fèi)時(shí)間，也浪費(fèi)資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)開目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對(duì)事件的來龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等。

3.更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機(jī)分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。

三、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多功能

1.收文登記

文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統(tǒng)，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成編號(hào)，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數(shù)據(jù)可提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中保存，方便以后查詢及入檔時(shí)調(diào)取；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統(tǒng)中調(diào)出對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充打印。

2.發(fā)文登記

可以各個(gè)部門一個(gè)總號(hào)或多個(gè)號(hào)；軟件系統(tǒng)可以按年度自動(dòng)對(duì)發(fā)文進(jìn)行編號(hào)；發(fā)文登記之后，可打印發(fā)文登記簿，發(fā)文登記簿既可以自動(dòng)銜接上次結(jié)束時(shí)的行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可以分期分批統(tǒng)一打??；登記時(shí)內(nèi)容在備選項(xiàng)中進(jìn)行選擇即可，如“主送”“抄送”“標(biāo)題”等；發(fā)文檔案數(shù)據(jù)同樣可以到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行調(diào)取。

3.組建檔卷

可依據(jù)本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度―機(jī)構(gòu)（問題）―保管期限”分類法、“保管期限―年度―機(jī)構(gòu)（問題）”分類法、“年度―保管期限―機(jī)構(gòu)（問題）”分類法等；檔案文件進(jìn)行輸入時(shí)，對(duì)于收文和發(fā)文，只需搜索相應(yīng)序號(hào)，即可調(diào)出將相應(yīng)文件；會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其他文件手工輸入即可；檔號(hào)為系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生，檔號(hào)格式可以自定義輸入。

4.公文查詢

可對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢；可指定一個(gè)或多個(gè)匹配條件進(jìn)行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內(nèi)容，由系統(tǒng)自動(dòng)記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統(tǒng)軟件的功能強(qiáng)大，優(yōu)勢(shì)明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應(yīng)用，謹(jǐn)慎行事，方能讓檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務(wù)。

篇7

為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺(tái)下的圖書檔案管理系統(tǒng)，用戶接入到圖書檔案管理系統(tǒng)，必須使用終端，通過網(wǎng)絡(luò)接入。在這個(gè)過程中，終端呈現(xiàn)異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網(wǎng)、電信網(wǎng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)中的任何一網(wǎng)，可以通過WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統(tǒng)CATV、Ethernet和OAN中任何一網(wǎng)，隨著時(shí)代和科技的發(fā)展也可能使用其他網(wǎng)絡(luò)，其網(wǎng)絡(luò)方面的特征呈現(xiàn)異構(gòu)化、多樣化；②終端類型和型號(hào)都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構(gòu)造的不同和復(fù)雜化；終端和網(wǎng)絡(luò)的異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現(xiàn)在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網(wǎng)絡(luò)方面；④計(jì)算復(fù)雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來看，需要注意以下幾點(diǎn)：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個(gè)角度來說，手機(jī)和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設(shè)備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關(guān)，另一方面關(guān)系著用戶瀏覽信息資源時(shí)屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現(xiàn)為顯示時(shí)的效果明顯不同，如顯示時(shí)的清晰細(xì)膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無法進(jìn)行調(diào)節(jié)。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能完全不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質(zhì)量的高低，其對(duì)于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時(shí)對(duì)多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來的影響，對(duì)于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當(dāng)用戶不依賴于視覺的時(shí)候影響則不大。從音效效果方面來看，需要注意以下幾點(diǎn)：①終端硬件不同，其發(fā)聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發(fā)聲的效果也可能不同，例如一臺(tái)筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨(dú)立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產(chǎn)的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時(shí)間、不同技術(shù)所生產(chǎn)的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設(shè)備、設(shè)置、播放內(nèi)容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數(shù)字音頻技術(shù)指標(biāo)采樣率、壓縮率、比特率、量化級(jí)，分別控制單位時(shí)間內(nèi)波形采樣的數(shù)據(jù)數(shù)量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數(shù)據(jù)一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進(jìn)制的數(shù)據(jù)描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對(duì)于部分終端來說，音效效果是可以調(diào)節(jié)的，但依然存在音效無法調(diào)節(jié)的終端。④音頻效果的程度所帶來的影響，對(duì)于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當(dāng)用戶不依賴于聽覺的時(shí)候影響則不大。從網(wǎng)絡(luò)的角度來看，①目前大部分的電視網(wǎng)依然是單向的，也就是說存在單向和雙向的問題，雖然隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，單向和雙向的問題最終會(huì)被解決，但是目前一段來說其依然是問題的一部分。②網(wǎng)絡(luò)不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網(wǎng)登陸和使用服務(wù)有兩種模式，其一是通過以點(diǎn)播為基礎(chǔ)的短信息服務(wù)，需要利用短信服務(wù)的平臺(tái)來傳輸信息，由于其平臺(tái)經(jīng)常是第三方提供的，因而實(shí)時(shí)性往往較差；第二種方式則是通過GPRS網(wǎng)絡(luò)，這種方案的缺點(diǎn)是覆蓋率較差、傳輸速度低、費(fèi)用高，但可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)。從計(jì)算復(fù)雜度方面來看，終端之間的差異很大，以電視網(wǎng)的機(jī)頂盒和電視機(jī)來說，即使運(yùn)行一個(gè)非常簡(jiǎn)單的動(dòng)畫也會(huì)非常困難，而相同的困擾在計(jì)算機(jī)上往往不存在，換句話說計(jì)算復(fù)雜度高的資源無法在部分終端上運(yùn)行，但同時(shí)部分終端上如果使用計(jì)算復(fù)雜度低的文件則也會(huì)浪費(fèi)資源。從某種程度上來說，不同的終端適合使用的信息資源在內(nèi)容、格式等方面是完全不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無法支持對(duì)應(yīng)的操作，則后續(xù)的操作無法進(jìn)行，同時(shí)可用空間較小也會(huì)在一定程度上降低運(yùn)算速度。對(duì)于可用空間的大小，不同的用戶可能會(huì)有不同的定義，部分用戶可能對(duì)終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對(duì)最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時(shí)候會(huì)有自己期望的行為和操作。

1.2用戶行為研究

用戶的行為，①指用戶使用云平臺(tái)下圖書檔案管理系統(tǒng)的行為，其根據(jù)用戶的身份、目的、習(xí)慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進(jìn)行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對(duì)圖書檔案管理系統(tǒng)的管理，如計(jì)費(fèi)等；既包括其行為的種類、參數(shù)，同時(shí)還應(yīng)該包括其行為所導(dǎo)致的結(jié)果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過行為表現(xiàn)出來，可以通過用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調(diào)整，以便更精確地認(rèn)識(shí)和了解用戶。

1.3用戶偏好研究

用戶偏好，指用戶在考慮服務(wù)或者商品的時(shí)候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認(rèn)知和心理感受權(quán)衡后的綜合結(jié)論，是用戶個(gè)性化的體現(xiàn)。在云計(jì)算平臺(tái)下的圖書檔案管理系統(tǒng)中，其可以作為個(gè)性化服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，①由終端、網(wǎng)絡(luò)等帶來的與視頻、音頻、可用空間等有關(guān)的偏好信息，此偏好信息用于確認(rèn)用戶偏好的信息資源的模態(tài)類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時(shí)對(duì)于不同終端參數(shù)設(shè)置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內(nèi)容方面的信息，包括學(xué)科、方向、難度等，這種偏好主要來源于用戶原有的背景如職業(yè)、專業(yè)、知識(shí)層次等，并隨著用戶的發(fā)展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經(jīng)的網(wǎng)絡(luò)、所在的位置等；④用戶ID,用以唯一地標(biāo)識(shí)和區(qū)別用戶。

2用戶模型研究

2.1用戶基本信息模型

根據(jù)對(duì)用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網(wǎng)絡(luò)信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識(shí)層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時(shí)候確定用戶的基礎(chǔ)信息，同時(shí)用戶ID對(duì)于整個(gè)系統(tǒng)來說是唯一的，也就是說所有用戶的ID是沒有重復(fù)的，是“獨(dú)一無二”的；②身份、年齡、知識(shí)層次三項(xiàng)可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續(xù)用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過組別確定用戶的權(quán)限的確認(rèn)。其二是終端信息包括終端ID、終端參數(shù)等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統(tǒng)的終端的身份，通過檢索對(duì)應(yīng)于終端的數(shù)據(jù)表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數(shù)及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數(shù)包括的是顯示參數(shù)、音效參數(shù)、計(jì)算復(fù)雜度參數(shù)、可用空間參數(shù)，顯示參數(shù)和音效參數(shù)分別是用戶提供的其習(xí)慣使用的顯示、音效參數(shù)的設(shè)置，而計(jì)算復(fù)雜度參數(shù)需要通過終端ID判斷用戶終端的具體計(jì)算復(fù)雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統(tǒng)運(yùn)行的時(shí)候通過其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數(shù)是可以缺省的，在缺省的狀態(tài)下，系統(tǒng)依然可以通過終端ID獲得終端的類型及基礎(chǔ)的參數(shù)范圍，再根據(jù)參數(shù)范圍進(jìn)行其他的判斷，同時(shí)由于計(jì)算復(fù)雜度參數(shù)和可用空間參數(shù)不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網(wǎng)絡(luò)信息如網(wǎng)絡(luò)類型、常見位置等，其中①電視網(wǎng)的單雙向問題可能會(huì)帶來新的問題需要給予重點(diǎn)關(guān)注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)服務(wù)的位置；③網(wǎng)絡(luò)ID，用以唯一地標(biāo)識(shí)和區(qū)別網(wǎng)絡(luò)。關(guān)于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個(gè)部分組成的，但是其是一個(gè)整體，可以通過數(shù)據(jù)庫(kù)表示出來，其中的每一條記錄都只說明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過某種網(wǎng)絡(luò)接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)置以及由此而來的各種參數(shù)，每個(gè)用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個(gè)子模型，可以通過一個(gè)數(shù)據(jù)表體現(xiàn)，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網(wǎng)絡(luò)信息表三個(gè)數(shù)據(jù)表的組合來實(shí)現(xiàn)。

2.2用戶行為模型

用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態(tài)等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數(shù)、狀態(tài)參數(shù)三個(gè)部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態(tài)變化的原因，同時(shí)可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時(shí)也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數(shù)用于說明用戶行為的細(xì)節(jié)，是用戶行為有機(jī)的補(bǔ)充；③狀態(tài)參數(shù)，用于表明經(jīng)過用戶的行為之后用戶的變化。

2.3用戶偏好模型

用戶偏好模型是用戶服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，其主要包括3個(gè)方向，其一是對(duì)所獲取資源的模態(tài)傾向性，是與終端相關(guān)的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數(shù)屬性是范圍；其二則是對(duì)信息資源內(nèi)容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識(shí)層次、專業(yè)等；其三則是用戶通常所在的位置區(qū)域，可以用于以就近原則對(duì)其提供服務(wù)。

3關(guān)鍵技術(shù)分析

3.1用戶模型應(yīng)用研究

從用戶登陸并使用系統(tǒng)服務(wù)的角度看用戶模型，用戶通過終端接入計(jì)算機(jī)網(wǎng)、電信網(wǎng)和電視網(wǎng)三網(wǎng)中的一網(wǎng)，可以利用一體化標(biāo)識(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接到系統(tǒng)，通過終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過終端所在的位置、IP等可以獲得對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息（網(wǎng)絡(luò)信息模型），通過用戶ID和密碼登陸系統(tǒng)進(jìn)而系統(tǒng)可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調(diào)用用戶偏好模型可以根據(jù)用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應(yīng)的記錄則找到對(duì)應(yīng)用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過程中會(huì)有所操作記錄下用戶ID、相關(guān)操作及對(duì)應(yīng)參數(shù)則可以將信息添加到用戶行為模型，根據(jù)用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關(guān)的參數(shù)則可以獲得對(duì)應(yīng)信息據(jù)此可以修改和完善其他模型。對(duì)于用戶模型的應(yīng)用，本文認(rèn)為：①對(duì)于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對(duì)信息資源模態(tài)的偏好，又要涉及到用戶對(duì)信息資源內(nèi)容的偏好，同時(shí)還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時(shí)候首先要根據(jù)終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型判斷終端和網(wǎng)絡(luò)的特性，獲得支持的模態(tài)的信息，獲得顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算復(fù)雜度、可用空間等信息，再根據(jù)這些信息和模態(tài)結(jié)合結(jié)合用戶的偏好以集合的形式進(jìn)行交的運(yùn)算進(jìn)而縮小可以接受的信息資源的模態(tài)范圍并將其作為用戶即時(shí)信息資源模態(tài)的偏好，再通過用戶偏好模型內(nèi)容傾向類偏好可以獲得用戶對(duì)信息資源內(nèi)容的偏好。②顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算復(fù)雜度、可用空間等的變化會(huì)帶來很多不同的情況，需要形成對(duì)應(yīng)的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運(yùn)營(yíng)商等商家的利益，同時(shí)必須符合法律法規(guī)并受到相關(guān)部門的監(jiān)管。在實(shí)踐的過程中，可以設(shè)置相應(yīng)的閾值來劃分對(duì)應(yīng)的范圍，根據(jù)閾值與當(dāng)前值差別的組合來判斷當(dāng)前所處的情況，當(dāng)差距過大或者達(dá)到閾值的時(shí)候可以按照對(duì)應(yīng)的既定策略采取行動(dòng)，如在許可的情況下重新生成對(duì)應(yīng)的信息資源、只發(fā)送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型需要相互結(jié)合，是一個(gè)有機(jī)的整體，在使用的時(shí)候相互輔助；同時(shí)用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個(gè)有機(jī)整體，其通過用戶ID彼此關(guān)聯(lián)。用戶ID在整個(gè)模型中是唯一的，其作用是唯一地標(biāo)識(shí)一個(gè)用戶，以便與其他用戶區(qū)別。

3.2用戶模型的初始化與完善

本文認(rèn)為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個(gè)方面獲得：①用戶注冊(cè)的信息②利用調(diào)查研究等方式從側(cè)面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實(shí)質(zhì)是首先獲得用戶基礎(chǔ)信息模型，然后再?gòu)挠脩艋A(chǔ)信息模型獲取數(shù)據(jù)，以基礎(chǔ)信息模型數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)結(jié)合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數(shù)據(jù)。本文認(rèn)為用戶模型的信息完善與補(bǔ)充，是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)和修正的動(dòng)態(tài)反饋過程，通過機(jī)器學(xué)習(xí)對(duì)參數(shù)的重新估計(jì)和修正提高了預(yù)測(cè)的精度，進(jìn)而提高服務(wù)的質(zhì)量，可以為個(gè)性化服務(wù)推薦打下基礎(chǔ)。其實(shí)質(zhì)是通過訓(xùn)練來逐漸完善用戶行為模型，再根據(jù)用戶行為模型逐步完善用戶基礎(chǔ)信息模型和用戶偏好模型。具體的實(shí)現(xiàn)上，本文認(rèn)為①用戶行為模型可以作為執(zhí)行單元，學(xué)習(xí)單元通過用戶行為模型提供的信息根據(jù)用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進(jìn)知識(shí)庫(kù)，執(zhí)行單元格局知識(shí)庫(kù)中的知識(shí)執(zhí)行任務(wù)，再將執(zhí)行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學(xué)習(xí)的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過定義兩個(gè)序列、兩個(gè)狀態(tài)之間的相似度來代表和判斷行為模式之間、狀態(tài)之間的相似程度；模型工作的時(shí)候，計(jì)算序列相似度來判斷行為和狀態(tài)的變化。

篇8

當(dāng)前，檔案管理系統(tǒng)同辦公、業(yè)務(wù)等管理系統(tǒng)之間通常獨(dú)立運(yùn)行，各系統(tǒng)之間所形成的數(shù)據(jù)信息，難以直接寫入檔案管理系統(tǒng)中，多個(gè)系統(tǒng)間缺乏有效的通訊平臺(tái)。因此，通過構(gòu)建接口通訊平臺(tái)，可以有效整合各系統(tǒng)之間的信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置，同時(shí)，還有助于降低重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。就檔案管理系統(tǒng)而言，接口通訊平臺(tái)的搭建主要涉及到各系統(tǒng)之間如何開展數(shù)據(jù)導(dǎo)入、通信，解決各自信息孤島問題。

1）系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)與交換。就辦公、業(yè)務(wù)等管理系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，結(jié)合程序定義及內(nèi)容存儲(chǔ)情況，實(shí)現(xiàn)了電子檔案與文件發(fā)文時(shí)期、單位、編號(hào)、名稱等詳細(xì)信息的自動(dòng)化寫入，并完整儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)表內(nèi)。就電子檔案及文件而言，其全文及圖像是依據(jù)程序定義規(guī)則，分別存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)表中，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)即時(shí)歸檔。其中，收文是在檔案或文件辦結(jié)過程中歸檔；發(fā)文是在檔案或文件過程中定時(shí)歸檔；自動(dòng)歸檔是就每時(shí)每刻所產(chǎn)生的新數(shù)據(jù)于事先設(shè)定好相應(yīng)的時(shí)間進(jìn)行自動(dòng)化歸檔。

2）數(shù)據(jù)挖掘與利用。借助于辦公、業(yè)務(wù)等系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)，通過組合、抽取等方式，以原數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，重新進(jìn)行挖掘，以確保數(shù)據(jù)的完整性與格式統(tǒng)一性，提高數(shù)據(jù)利用效率與標(biāo)準(zhǔn)化程度，繼而提高系統(tǒng)可重用性，提高系統(tǒng)綜合效率與信息化水平，最大限度地減少重復(fù)性投入，提高系統(tǒng)運(yùn)行與工作效率。

3）保障數(shù)據(jù)安全與系統(tǒng)穩(wěn)定性。就系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸過程而言，需確保系統(tǒng)同辦公、業(yè)務(wù)等其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全與完整性。一方面，應(yīng)保障數(shù)據(jù)傳輸時(shí)的安全性，確保其內(nèi)容不會(huì)暴露或遭到截留，要求系統(tǒng)能夠有效存儲(chǔ)數(shù)據(jù)；另一方面，保障數(shù)據(jù)的完整性，切忌傳輸中存在數(shù)據(jù)丟失、缺失等問題。

2 系統(tǒng)接口通訊平臺(tái)的設(shè)計(jì)與構(gòu)建

2.1 設(shè)計(jì)思路

當(dāng)前，檔案管理系統(tǒng)接口通訊平臺(tái)設(shè)計(jì)包括如下

方法。

1）聯(lián)機(jī)傳輸歸檔。將各系統(tǒng)數(shù)據(jù)加以整合，共同存儲(chǔ)于檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，將電子公文數(shù)據(jù)直接寫入系統(tǒng)中，以防數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或缺失問題，將數(shù)據(jù)加以集成，還需要設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口。其中，接口程序是通過登錄系統(tǒng)，利用“歸檔”按鈕實(shí)現(xiàn)操作的。點(diǎn)擊至后會(huì)啟動(dòng)相應(yīng)的接口程序，系統(tǒng)將自動(dòng)同子系統(tǒng)及其他功能模塊相連接，將數(shù)據(jù)寫入對(duì)應(yīng)程序中。

2）數(shù)據(jù)傳輸與歸檔。鑒于空間、時(shí)間方面存在的差異性，各部門所采用的信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)源不同，因而導(dǎo)致數(shù)據(jù)類型及訪問方式存在差異，致使各系統(tǒng)之間難以實(shí)現(xiàn)資源共享。為使不同系統(tǒng)之間可以互通互聯(lián)，可通過系統(tǒng)集成方法，對(duì)各部門系統(tǒng)加以整合，實(shí)現(xiàn)其無縫連接，也可將原有系統(tǒng)整合到檔案管理系統(tǒng)中，對(duì)系統(tǒng)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)重新構(gòu)建。后者需耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力，因此，本文采用系統(tǒng)集成方式，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的無縫連接。

2.2接口技術(shù)的應(yīng)用

本文接口通訊平臺(tái)主要采用的接口技術(shù)如下。

1）Web Service技術(shù)。該技術(shù)可以直接為系統(tǒng)提供相應(yīng)的接口，并對(duì)系統(tǒng)接口的函數(shù)加以調(diào)用，將辦公、業(yè)務(wù)等系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接歸檔于檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，并對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，使各系統(tǒng)孤立的流程與數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了互通，使檔案管理系統(tǒng)成為開放式集成化系統(tǒng)。

2）中間件技術(shù)。本文檔案管理系統(tǒng)采用的是三層結(jié)構(gòu)體系，構(gòu)建過程中利用面向?qū)ο蠓绞?，包括?shù)據(jù)層、中間層、應(yīng)用層架構(gòu)。其中，應(yīng)用層往往獨(dú)立開，以便減少客戶端負(fù)擔(dān)，便于系統(tǒng)升級(jí)與更新；數(shù)據(jù)層為系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)庫(kù)，可對(duì)各種資源文本、影像資料進(jìn)行存儲(chǔ)，并提供數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)功能，提供訪問其他數(shù)據(jù)庫(kù)的接口功能；應(yīng)用層主要對(duì)應(yīng)的是客戶端瀏覽器，用戶可借助于瀏覽器接收數(shù)據(jù)和發(fā)送請(qǐng)求；中間層主要服務(wù)后臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面管理與流程的綜合控制，并對(duì)工作流進(jìn)行定義，利用J2EE與系統(tǒng)，提供Web信息功能，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行即時(shí)管理。就接口角度來看，中間層技術(shù)采用標(biāo)準(zhǔn)化語言，對(duì)電子文件進(jìn)行描述與封裝，使各系統(tǒng)之間能夠識(shí)別來自不同數(shù)據(jù)源的信息，并結(jié)合所需集成系統(tǒng)，利用相應(yīng)的通信協(xié)議，采用有效的方式，將系統(tǒng)所需實(shí)現(xiàn)服務(wù)加以集成。此外，該技術(shù)還確保了信息傳輸?shù)陌踩浴?/p>

3）XML文件。就系統(tǒng)所需歸檔資源及數(shù)據(jù)進(jìn)行選取，將數(shù)據(jù)組織為滿足系統(tǒng)需求的XML文件，并將所需歸檔文件分別放入指定文件夾中，并對(duì)系統(tǒng)的歸檔接口程序加以調(diào)用。

2.3接口對(duì)接模塊功能設(shè)計(jì)

對(duì)系統(tǒng)接口對(duì)接模塊進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，需要結(jié)合各系統(tǒng)接口問題，即數(shù)據(jù)庫(kù)到系統(tǒng)之間的信息傳輸問題。在此需要設(shè)計(jì)通用型接口，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)及辦公等系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)化歸檔于檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，也可為系統(tǒng)提供必要的歸檔數(shù)據(jù)，以供業(yè)務(wù)、辦公等系統(tǒng)用戶查詢，充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用。接口對(duì)接模塊采用的是Web Service技術(shù)，以及XML、FTP 數(shù)據(jù)交換方式。功能設(shè)計(jì)圖如圖1所示。

圖1 接口功能設(shè)計(jì)圖

在接口模塊功能開發(fā)中，最關(guān)鍵是要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的通信，利用Web Services服務(wù)，為系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的瀏覽器接口，用戶可利用微軟MS IE，對(duì)文件加以傳輸。Web Services利用XML文件，將檔案資源信息進(jìn)行形式化描述，針對(duì)各事務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行定義。利用XML格式對(duì)信息進(jìn)行格式化描述和封裝，與此同時(shí)，考慮到各系統(tǒng)對(duì)于XML文件支持情況，利用Java服務(wù)器的系統(tǒng)，可支持XML文件，因此，采用XML文件對(duì)信息進(jìn)行封裝，以確保其可操作性。

篇9

目前在我國(guó)，檔案管理工作已經(jīng)開始廣泛應(yīng)用電子信息技術(shù)，再加上電子檔案與文件越來越多，更的促使了電子檔案管理工作的快速發(fā)展。從整體來看，我國(guó)的電子檔案管理著三個(gè)特點(diǎn)。即過于依賴計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)系統(tǒng)存在分離性以及電子檔案管理的不穩(wěn)定性等。首先，過于依賴計(jì)算機(jī)在指目前我國(guó)的電子檔案信息資源大都是以計(jì)算機(jī)為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)與管理手段，也就是說電子檔案是要借助于計(jì)算機(jī)才能實(shí)現(xiàn)有效管理的，而并非用傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)進(jìn)行管理使用。若沒有計(jì)算機(jī)，電子信息就無法保存、管理以及應(yīng)用。為此，當(dāng)前我國(guó)的電子檔案管理工作是必須要依靠計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行的。其次，電子檔案在保存的過程中是以某些有規(guī)律的數(shù)字編碼來實(shí)現(xiàn)的，當(dāng)要使用電子檔案時(shí)，還必須要借助計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案信息的還原與顯示。這樣以來，就使電子檔案管理系統(tǒng)與結(jié)構(gòu)是存在分離現(xiàn)象的。第三，電子檔案是借助于計(jì)算機(jī)才實(shí)現(xiàn)有效管理的，并通過網(wǎng)絡(luò)來傳遞信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。而由于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身的不穩(wěn)定性，使得電子檔案在生成、存儲(chǔ)、共享的過程中，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，或者因?yàn)橛?jì)算機(jī)自身硬件問題導(dǎo)致信息丟失。這些都給電子檔案管理系統(tǒng)帶來了很大的不穩(wěn)定性。除此之外，目前我國(guó)的電子檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行中還存在著一定的問題，例如對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的摒棄，只是大力發(fā)展電子檔案，而忽視了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的重要性與必要性。再者，電子檔案管理的安全性問題沒有得到很好的解決，在拷貝或存儲(chǔ)電子檔案時(shí)不能做到有效安全防范，對(duì)于一些重要的資料文件來講，這是非常不安全的。因此我們要不斷的改進(jìn)，促使其更好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

3實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化發(fā)展的措施我國(guó)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的研究時(shí)間并不長(zhǎng)，由于起步較晚，所以管理制度還不夠完善，而且管理工作中存在著較多的問題，為了實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化發(fā)展，必須采取有效的措施，對(duì)工作中的問題進(jìn)行改善以及妥善的解決。下面筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，提出了一些改進(jìn)的措施，具體內(nèi)容如下：

3.1加強(qiáng)電子檔案的分類管理

隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的加快，電子檔案信息的數(shù)量越來越多，內(nèi)容也越來越廣泛，為了使檔案資料發(fā)揮出最大的價(jià)值，必須做好檔案分類工作，分類必須按照一定的要求，還要制定出統(tǒng)一規(guī)章制度，要以提高使用者方便性為原則，還要保證電子檔案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加強(qiáng)管理與約束，防止信息泄露問題的發(fā)生。另外，管理人員還要對(duì)特別重要的檔案文件進(jìn)行備份處理，以免其丟失而造成較大損失。

3.2提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性

電子檔案管理系統(tǒng)不但借助了多項(xiàng)電子設(shè)備，還利用了網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)傳播的速度比較快，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的共享，但是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性并不高，檔案管理部門一定要做好權(quán)限管理工作，還要健全監(jiān)督機(jī)制，避免不法分子竊取保密檔案現(xiàn)象的發(fā)生。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，極大資金的投入，還要引進(jìn)安全防盜技術(shù)，定期對(duì)計(jì)算機(jī)殺毒軟件進(jìn)行更新與維護(hù)，防止病毒的侵入。另外，管理人員還要建立完善的制度，加大內(nèi)部監(jiān)管力度，加強(qiáng)對(duì)員工的管理，做好內(nèi)部控制工作。

篇10

就目前我國(guó)辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，開展科學(xué)系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對(duì)檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來實(shí)施對(duì)文書檔案的管理，對(duì)于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)

文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來允許文書人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作?；谏鲜隹紤]，在設(shè)計(jì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統(tǒng)設(shè)定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網(wǎng)上預(yù)訂網(wǎng)上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統(tǒng)計(jì)檔案狀態(tài)設(shè)定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來將文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對(duì)文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書檔案進(jìn)行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。在此，對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統(tǒng)設(shè)定系統(tǒng)設(shè)定主要是對(duì)借閱人的管理以及文書檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。

4總結(jié)

文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要是以實(shí)際的文書檔案管理工作內(nèi)容為需求，本著優(yōu)化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設(shè)計(jì)了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務(wù)辦公室

參考文獻(xiàn)：

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篇11

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化減少了大量的人力，物力，財(cái)力，維護(hù)了日常的管理工作，大大地節(jié)約成本，為國(guó)家財(cái)政減少了很大的開支，因此檔案管理由傳統(tǒng)的形式轉(zhuǎn)變成創(chuàng)新型管理方式對(duì)企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。

2.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

2.1資料的收集與保存

檔案是企業(yè)的信息資源是企業(yè)生產(chǎn)，發(fā)展，經(jīng)營(yíng)時(shí)應(yīng)該真實(shí)記錄的資料，全面的收集資料對(duì)企業(yè)的管理起了重大的作用。檔案收集是全部檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，提高檔案的使用率就要提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全性，只有通過行之有效的檔案收集工作，建立完備的檔案管理收集保存的機(jī)制才能更好的發(fā)揮檔案管理的作用，才更好地體現(xiàn)檔案室的工作程度和質(zhì)量，才能形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，這樣才可以有效地開展收拾、鑒定、保管、編研等工作，檔案工作才能存在并得到發(fā)展。

2.2檔案的查詢

目前在信息化的時(shí)代信息是最重要的資源，網(wǎng)上檔案管理平臺(tái)較多用于登記、編撰檔案文件目錄等事務(wù)，網(wǎng)上查詢、借閱等功能應(yīng)用率不高，削弱了檔案信息化建設(shè)與管理的效能。伴隨著信息化的深入，企業(yè)在發(fā)展中對(duì)數(shù)字化越來越重視，檔案管理的核心內(nèi)容應(yīng)該是檔案信息資源的建設(shè)，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足企業(yè)檔案保管的需要，在查詢時(shí)管理員只要通過計(jì)算機(jī)操作便可以找到相應(yīng)的結(jié)果，從繁雜的檔案整理工作中解脫出來，提高檔案管理工作效率。所以信息化的時(shí)代檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須以查詢檔案方便快捷為主旋律，最近幾年檔案管理的信息化不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)建立了局域網(wǎng)，以前查找檔案、檢索檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力的狀況已經(jīng)明顯改善。檔案信息化管理不僅可以保存各類資料，而且數(shù)據(jù)一次錄入計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、備份，可方便以后利用查找。電子文件更容易管理不用擔(dān)心文件的丟失，提高了檔案管理的安全性和效率。

2.3功能的設(shè)計(jì)

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是符合時(shí)代特征的，它的總體任務(wù)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工檔案管理的系統(tǒng)化和自動(dòng)化，檔案管理為企業(yè)單位提供人員信息管理，考勤管理，檔案存取，員工考核，依據(jù)檔案出具各類證明材料等服務(wù)。檔案管理系統(tǒng)還可以錄入和維護(hù)企業(yè)員工人事資料，例如個(gè)人基本信息，家庭成員情況，工作經(jīng)歷，獎(jiǎng)懲情況，職稱評(píng)定情況，培訓(xùn)情況等等。

此外它還可以對(duì)部門進(jìn)行管理，主要記錄的信息有部門名稱，部門負(fù)責(zé)人以及部門聯(lián)系電話等，用于建立公司部門結(jié)構(gòu)信息，還可以增加部門，修改部門，刪除選擇部門。

3.企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

3.1.檔案管理系統(tǒng)的重要性

為加強(qiáng)檔案管理的進(jìn)程，首先要強(qiáng)化檔案管理的隊(duì)伍，更全面的提供檔案信息化服務(wù)，檔案管理的信息化是為工作量大而且種類多的工程服務(wù)的，它要求檔案管理工人員必須要具備扎實(shí)的理論知識(shí)，不斷擴(kuò)展其自身知識(shí)領(lǐng)域，對(duì)信息的意識(shí)提高，掌握基本的知識(shí)，與此同時(shí)還要增加業(yè)務(wù)的水平和計(jì)算機(jī)的操作技能，只有這樣才能更好的完成檔案管理的重任，滿足新時(shí)代對(duì)人類信息化技術(shù)使用的要求。為了對(duì)信息化知識(shí)深刻的理解，管理人員還應(yīng)該積極參加有關(guān)方面的講座，實(shí)踐是檢驗(yàn)真正知識(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，提高對(duì)信息的管理能力才能更好的解決所遇到的問題。

由于檔案與人們的生活密切相關(guān)，它包括了個(gè)人信息等資料，所以管理時(shí)要認(rèn)真核對(duì)信息，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和詳細(xì)性，這對(duì)推動(dòng)信息化工作的發(fā)展是有優(yōu)勢(shì)的，各地信息的共享和網(wǎng)絡(luò)的融合也會(huì)加強(qiáng)信息化管理的進(jìn)程。所以我們要充分認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的重要性，緊迫性。

3.2檔案管理的創(chuàng)新

現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案管理工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的制度，所以必須對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新的設(shè)計(jì)。大量的檔案基礎(chǔ)工作包括繁雜的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、檢索、信息加工等但是如果僅僅用手工完成是非常困難的，因此要對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，才能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程。各個(gè)部門要協(xié)調(diào)合作，因此必須創(chuàng)建檔案信息化管理工作運(yùn)維機(jī)制和制度，做到有章可循。

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一、傳統(tǒng)手工檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

現(xiàn)在，許多學(xué)校檔案管理工作仍然是傳統(tǒng)手工處理模式，流程主要有收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定與開發(fā)利用等。傳統(tǒng)手工檔案管理模式的主要缺點(diǎn)是無法保證檔案的及時(shí)歸檔與檔案的完整無損，尤其是在信息化程度比較高的信息社會(huì)，傳統(tǒng)模式給工作帶來了許多不便。檔案資料不及時(shí)收集，頃刻就可能損失，而確保檔案的齊全與完整是檔案工作的重中之重。傳統(tǒng)手工檔案管理模式下的分類、編目工作，由于受檔案工作者主觀意識(shí)和長(zhǎng)期習(xí)慣的影響，經(jīng)常會(huì)發(fā)生較大的偏差，尤其遇到檔案工作者經(jīng)常變動(dòng)的情況，問題更加嚴(yán)重。同時(shí)，傳統(tǒng)手工檔案管理下的編目工作，會(huì)導(dǎo)致檔案工作者大量的重復(fù)勞動(dòng)。檔案在利用上的問題更加突出，落后的檔案查詢模式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上信息化時(shí)代對(duì)檔案的要求。學(xué)校對(duì)檔案的管理，迫切需要網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化，可以大大縮短查檔時(shí)間，提高查全率與準(zhǔn)確率，從而提高工作效率。

二、基于Web的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)

基于Web的檔案管理系統(tǒng)使用業(yè)內(nèi)先進(jìn)的MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)作為基礎(chǔ)平臺(tái)，Apache作為研發(fā)平臺(tái)，采用PHP語言作為編程語言。MySQL＋Apache＋PHP被譽(yù)為網(wǎng)絡(luò)程序開發(fā)的黃金組合。選取這樣的開發(fā)工具，對(duì)于信息檔案的管理和存儲(chǔ)有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行縱向和橫向的信息檢索非常便利。嚴(yán)格的存儲(chǔ)方式有助于數(shù)據(jù)的保存，實(shí)現(xiàn)檔案資料的一致性和唯一性，方便系統(tǒng)的維護(hù)、操作和拓展，提高系統(tǒng)的工作效能。

三、基于Web的檔案管理系統(tǒng)模塊的闡述

做好相應(yīng)的模塊劃分是系統(tǒng)的首要任務(wù)?；趯W(xué)校檔案管理系統(tǒng)的需求，在規(guī)范化文檔內(nèi)容格式基礎(chǔ)上，將該系統(tǒng)劃分為如下部分：檔案檢索功能模塊、檔案管理功能模塊、系統(tǒng)管理功能模塊以及幫助信息模塊。

1.檔案檢索模塊——按條件檢索檔案，檢索條件包括檔案名稱(模糊檢索)、檔案級(jí)別(精確檢索)、檔案描述(模糊檢索)。

2.檔案管理模塊——按部門結(jié)構(gòu)管理檔案(部門結(jié)構(gòu)可通過系統(tǒng)管理的部門管理設(shè)置)，具體操作包括檔案的上傳、查看、刪除。

3.系統(tǒng)管理模塊——主要實(shí)現(xiàn)部門管理、用戶管理、權(quán)限管理、檔案級(jí)別管理。

4.幫助信息模塊——主要提供系統(tǒng)相關(guān)幫助信息和系統(tǒng)屬性。

四、關(guān)鍵技術(shù)與系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

（一）基于Web的檔案管理系統(tǒng)核心技術(shù)。本系統(tǒng)選擇比較易于操作和配置的Win server2003數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，主流Web服務(wù)器Apache，PHP語言，MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)作為構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的平臺(tái)。

（二）檔案添加的實(shí)現(xiàn)。下面以新增檔案添加的實(shí)現(xiàn)為例：

1.設(shè)計(jì)輸入表框與變量的對(duì)應(yīng)關(guān)系：

if(empty($_POST["xingming"]))

echo "姓名不能為空"；

elseif(empty($_POST["xingbie"]))

echo "性別不能為空"；

elseif(empty($_POST["bumen"]))

echo "你沒有選擇部門"；

else{

if(empty($_POST["img"]))

$isimg=''daa''；

else{

$isimg=''dab''；

}

2.通過嵌入PHP變量集合，把錄入的數(shù)據(jù)傳給數(shù)據(jù)庫(kù)中相應(yīng)字段，新增一條記錄：

$title1=str_replace(''"''，"""，$_POST["xingming"])；

$xingming2=str_replace("；"，"；"，$xingming1)；

$xingming3=str_replace("''"，"´"，$xingming2)；

$aaa=str_replace(" "，"  "，$_POST["content"])；

$bbb=str_replace(''"''，''"''，$aaa)；

$cont=nl2br($bbb)；

$daquery="update $news set xingming=''$xingming3''，xingbie=''$ xingbie ''，bumen=''$ bumen ''，''time=''$ddd'' where id=''$id''"；

$daquer=mysql_query($query)；

echo "更新成功"；

3.校驗(yàn)完整性，以避免數(shù)據(jù)被錯(cuò)誤的添加。

if (document.formdaxm.danganxingming.value == "")

{

alert ("必須輸入檔案姓名! ")；

document.form1.xingming.focus()；

return false；

}

代碼的作用是檢測(cè)是否錄入了檔案姓名，否則就警示重新錄入。

（三）檔案管理模塊的實(shí)現(xiàn)。從數(shù)據(jù)庫(kù)中讀取指定條件的職工數(shù)據(jù)，各變量取出數(shù)據(jù)后顯示在輸出頁面：

echo"

$leng

$date

"；

篇13

1、建設(shè)背景

房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理是企業(yè)諸多管理工作中重要的組成部分，其管理內(nèi)容涵蓋了企業(yè)內(nèi)的文書檔案、工程檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等。工程檔案管理是其中的重中之重。企業(yè)開發(fā)項(xiàng)目由于其規(guī)模大、工期長(zhǎng)，在開發(fā)過程中形成的資料多；特別是其關(guān)聯(lián)和涉及的專業(yè)、部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此使企業(yè)對(duì)工程檔案的有效管理成為必要。

《建設(shè)部關(guān)于認(rèn)真貫徹國(guó)務(wù)院第279號(hào)令和建設(shè)部第78號(hào)令切實(shí)加強(qiáng)工程檔案管理工作的通知》（建辦[2001]103號(hào)）文中指出，工程檔案是工程建設(shè)過程和建設(shè)成果的真實(shí)反映，它對(duì)于加強(qiáng)工程質(zhì)量控制，追究工程質(zhì)量責(zé)任，懲治工作領(lǐng)域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴(kuò)建等，具有重要作用。

工程檔案包含了項(xiàng)目初期的報(bào)建資料、工程預(yù)算；項(xiàng)目中期的施工現(xiàn)場(chǎng)記錄；項(xiàng)目后期的竣工資料、工程結(jié)算以及項(xiàng)目的銷售合同等。

目前常規(guī)的操作方式是，施工方的資料員在項(xiàng)目竣工后將工程檔案移交到檔案館做備案。有些施工單位，對(duì)工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，等到需要移交檔案了，才開始匆忙整理，有的甚至連資料員都難以找到，給檔案整理帶來難度。而且一般施工單位沒有專職的檔案管理人員，所有的施工資料都分散在各個(gè)部門各個(gè)技術(shù)人員手中，隨著工程后期人員的相繼撤離，留下的人員對(duì)資料不熟悉，一些需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字的單證，終因難以召回當(dāng)事人，拖延資料整理的進(jìn)度。

鑒于上述原因，我們引入房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)每個(gè)項(xiàng)目委派檔案管理員，對(duì)工程檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)整理，實(shí)時(shí)歸檔，使得房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案管理不再受限于施工方，而是能夠自主控制、自主管理。

2、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的搭建構(gòu)想

從2010年起，試圖構(gòu)建一個(gè)以工程檔案管理為主，覆蓋房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部所有類型檔案，縱向是從工程立項(xiàng)開始直到項(xiàng)目竣工銷售結(jié)束為止的，綜合檔案管理的系統(tǒng)。做到所有數(shù)據(jù)由一線資料員實(shí)時(shí)錄入，由公司檔案管理員進(jìn)行組卷入庫(kù)的管理操作。同時(shí)入庫(kù)的檔案資料對(duì)公司各級(jí)人員按權(quán)限進(jìn)入開放利用。

3、什么是房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是建立在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)，提供數(shù)據(jù)訪問、交換與互操作能力，并通過這個(gè)平臺(tái)，為企業(yè)內(nèi)部檔案建設(shè)、管理利用提供支撐、保障、服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。

3.1房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)主要包括：

3.1.1文件管理：此平臺(tái)提供給一線檔案管理員，實(shí)時(shí)錄入已形成的工程資料；可實(shí)現(xiàn)多客戶端同時(shí)錄入。

3.1.2保存價(jià)值的資料在此平臺(tái)上，進(jìn)行組卷。

3.1.3檔案保管：為已組卷的檔案提供編號(hào)入庫(kù)服務(wù)。

3.1.4檔案利用：根據(jù)員工所在職位的權(quán)限，瀏覽對(duì)應(yīng)開放的檔案，并提拱利用服務(wù)。

3.2實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)

該系統(tǒng)的應(yīng)用就是要改變工程檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)工程檔案資料的實(shí)時(shí)整理，實(shí)時(shí)歸檔，保證了工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，防止工程檔案在施工過程中的缺失、遺漏。

3.2.1在系統(tǒng)的“文件管理”，各部門一線的資料員根據(jù)工程施工的進(jìn)度，時(shí)實(shí)的將施工資料按項(xiàng)目名稱及標(biāo)段進(jìn)行錄入，一些單證、圖表可以通過掃描上傳至系統(tǒng)。

3.2.2 公司的檔案管理員對(duì)“文件管理”中一線資料員錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定，對(duì)于具有保存價(jià)值的資料進(jìn)行組卷歸檔“遷移”到“檔案管理”中。

3.2.3在每個(gè)施工結(jié)點(diǎn)，如一個(gè)標(biāo)段結(jié)束時(shí)，一線資料員將紙質(zhì)檔案整理移交公司檔案室，公司檔案員將接收的紙質(zhì)檔案與系統(tǒng)中“檔案管理”內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一核對(duì)，帳實(shí)統(tǒng)一后，進(jìn)行檔案的入庫(kù)管理，為紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)入庫(kù)，同時(shí)在系統(tǒng)中“檔案保管”內(nèi)為每條數(shù)據(jù)錄入紙質(zhì)檔案在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的存放位置。

3.2.4經(jīng)過入庫(kù)管理的檔案可以開放給公司內(nèi)部人員利用，公司人員根據(jù)自己的崗位、級(jí)別擁有不同的利用權(quán)限，因工作原因需要超出自己權(quán)限利用檔案的，可以通過系統(tǒng)的“檔案利用”向公司檔案員申請(qǐng)檔案使用，利用申請(qǐng)會(huì)經(jīng)過該檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，反饋到公司檔案管理員處，管理員依據(jù)審批意見，對(duì)該檔案進(jìn)行開放使用。

3.3效益分析

3.3.1以往房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)檔案不重視，工程檔案都是由施工方整理后移交到檔案館備案，房企沒有主動(dòng)權(quán)，即使工程完工了，卻因施工方遲遲沒有補(bǔ)齊資料，而影響了工程的竣工驗(yàn)收；更有甚者，如果房企與施工方存在工程款結(jié)算問題，施工方常?？蹓汗こ虣n案，影響檔案移交，導(dǎo)致無法竣工驗(yàn)收?，F(xiàn)在，使用了檔案管理系統(tǒng)，房地產(chǎn)公司從工程初期就有資料員介入，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，增強(qiáng)了主動(dòng)性。

3.3.2過去由于房地產(chǎn)公司沒有自己的檔案室，公司人員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)總需要前往檔案館查找資料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的檔案管理系統(tǒng)，多數(shù)資料能從公司的檔案室查詢得到，省去了奔往別處的時(shí)間。

3.3.3檔案系統(tǒng)中文書檔案及會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)用

房地產(chǎn)企業(yè)除了工程檔案外，還有企業(yè)內(nèi)部的文書檔案以及會(huì)計(jì)檔案，因此該系統(tǒng)還附加了另外兩個(gè)端口，提供給行政及財(cái)務(wù)部門使用。

文書檔案可以通過系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的收發(fā)文、合同進(jìn)行掃描上傳，方便查詢利用。會(huì)計(jì)的憑證、帳本、報(bào)表等檔案，也可通過系統(tǒng)進(jìn)行管理及利用。