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一、科技檔案的特點與重要性
科技檔案具有專業性強、種類多樣、成套性、現實性的特點。首先，不同專業形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業門類繁多、類型復雜，多樣化特點鮮明；第三，科技檔案圍繞一個科研項目進行，有規律地形成一系列成套的相關科技文件資料；最后，科技檔案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。
在生產領域、科學研究、工程設計、基礎建設、或企業管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發展的催化劑，是知識形態的生產力，同時它也是一個單位實力的重要組成部分，是項目成功的金橋。
二、科技檔案規范化管理的內容分析
根據科技檔案管理的特點，在實踐中必須明確任務要求，從科技檔案規范化管理的內容著手進行分析。
1.建檔管理規范化
科技文件材料歸檔管理對提升管理的有效性至關重要。由于材料自身的形成規律各不相同，為了達到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發條件對其進行規范化管理[1]。
2.科技檔案信息資源的應用
不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內容，必須保證信息資源的內容面向社會和大眾，所有的服務方式都必須重視科技檔案的開發和利用建設。根據實際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時發現問題，總結問題，進而達到檔案管理的規范化[2]。
3.管理崗位與制度規范化
科技檔案管理除了包括常規性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責任落實到人，才能做好管理。不同單位受自身發展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對人事進行調整，有些科研項目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進行電子化檔案管理過程中，人員操作不規范，信息錄入不全面，沒有統一標準，也沒有校對，則又會使科技文件資料出錯。為了提升管理的有效性，必須遵循在規范化的發展理念，提供內容真實、詳盡的科技成果材料，從而推動科技成果轉化。
二、科技檔案的管理方式及利用服務
規范的管理目的在于更好地提供利用服務。重視科技檔案管理，加強利用服務，從而促進科技生產活動。
1.加強業務建設
科技檔案業務建設是根本，檔案開發利用的效果直接反映了檔案資源規范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對基礎性業務的重要性，要求相關工作人員做好日常管理工作，禁止出現內容單一、管理不規范的情況，要不斷豐富館藏，擴大進館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準確和完整[3]。
2.提升管理人員的素質
科技檔案管理現代化是規范化管理的前提，管理人員應接受專業的培訓后再上崗。在當前管理實踐中，有些管理人員對檔案管理的規范制度欠缺了解，有些科研人員對檔案意識淡薄，資料保存不全。或者只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應用現代管理學方面的知識，在最短的時間內，優化自身知識結構和能力水平。同時要積極學習計算機和網絡技術，將電子化、網絡化現代辦公技術和檔案管理結合起來，進而達到優化管理形式的目的。
3.創新服務方式
科技檔案管理也需要不斷創新，與時俱進，提供服務利用更要充分體現以人為本、以最大化利用為目的，利用現代信息技術建立檔案管理中心，充分利用網絡技術、實現無紙化科技檔案管理，可設置專業的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數據管理中心，通過電子檔案數據中心對其進行分類處理，進一步提高科技檔案管理效率和實現檔案信息資源的共享。可根據實際情況，設計信息訪問權限，設置免費電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關科技人員提供豐富的在線資源，同時提升了單位時間內利用效率。通過可實行的在線服務方式來提高檔案資源的利用服務，從而實現檔案資源管理上的創新，并不斷擴展應用領域，把科技檔案管理工作提高到一個新的層次。
4.擴大服務領域
隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各個領域中有關鍵性的作用，包括工作、學習和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實踐中必須不斷擴大服務領域。科技的方案管理已經逐漸滲透到各個領域，在社會中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會在很多程度上限制各個服務領域的發展需要。在知識經濟的發展背景下，為了實現信息化管理，必須建立實體管理中心，將檔案管理落到實處，使檔案管理更好的面向社會服務。
結束語
科技檔案管理正逐漸滲透到各個領域，為了突出其本質作用，在實踐中根據其發展情況，對資源進行有效的利用和分析。在信息化技術的影響下，實現檔案管理創新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發揮檔案管理的功能，實現資源共享，進而推動科技檔案管理事業的可持續發展。建立規范的科技檔案管理流程，為后續管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實踐，從現有的發展趨勢入手，不斷突破，不斷擴展科技檔案的應用范圍，充分利用檔案信息的指導性作用，讓大家及時了解動態進展。科技檔案的有效管理與利用，將對社會發展起到推動化作用。
參考文獻
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二、對于加強配電網工程項目檔案管理的建議
1）要清楚了解目標責任制，強化檔案管理意識。首先，要完備崗位職責，讓領導、檔案室負責人、專職檔案人員各施其職，嚴格遵守自己的職責；其次，強化檔案人員的超前控制意識。其要主動參加配電網工程項目文件管理的各個環節中，弄清楚本單位生產運作情況和文件資料形成的有關信息；再者，要積極宣傳檔案法制，這樣可以使得工作人員與用戶增強溝通，互相體諒，從而建立良好的工作關系。
2）對配電網工程項目要做好早布置、早落實的措施。要對配備檔案人員、建設庫房、添置設備等做出具體的要求，從而確保項目檔案管理和工程施工一同打下良好的基礎。要對項目文件歸檔標準、項目檔案分類標準等建立規范的準則；檔案管理部門在工程立項前就要與工程相關部門交涉，確定管理的要求，并把檔案工作作為工程管理的內容之一，收集好前期文件、材料。
3）加強對于項目檔案的電子影響資料收集整理，促進項目檔案管理信息化進程。大力實施、推行工程檔案管理系統的應用，檔案專員在工程施工前就自覺與工程建設單位溝通協調，把工程項目的文件、材料圖紙等電子化，減少檔案專員的重復工作，從而提高工作效率。將從前的手工整理圖紙資料的管理方式轉化成無紙化收集、流轉、歸檔、整編檔案，從而達到工程信息與技術成果共享，促進項目檔案信息化的進程。
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【Keywords】 information management； land archive management； application； mode
【中圖分類號】G270.7 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0189-02
1 引言
國土檔案是我國重要的國家資源，其對于我國領土的合理利用具有重大影響，同時也關系到我國經濟計劃的制定。傳統的檔案管理模式，需要耗費大量的時間，對檔案進行處理，并且出現錯誤的概率較高，加大了我國國土檔案的管理難度。而利用信息化管理，能夠通過計算機對檔案進行記錄、分類、歸檔，加強了國土檔案的保密性，提高了國土檔案的管理效率。
2 信息化與國土檔案管理
國土檔案對我國經濟的發展至關重要，利用信息化技術對其進行管理，能夠提高管理效率。社會的發展，科學技術的進步，信息化時代的到恚使得計算機成為人們日常工作生活的主要工具。信息化主要是操控電子設備，利用信息技術，來進行社會的各項活動，從而去滿足需求。將信息化管理，應用到國土檔案管理當中，能夠提高工作效率，節省工作時間，降低錯誤的發生率，有利于我國對國土資源的合理分配與利用。從20世紀開始，信息化開始發展，并且逐漸被應用到各個領域，帶動了經濟的發展[1]。而國土檔案信息化管理，也越來越受到國家的重視。信息化國土檔案管理，主要是對檔案進行保管、整理、分類、利用以及開發。信息化管理，在國土檔案管理中的使用，降低了管理成本，節省人力財力，有利于國土資源的開發。傳統的國土檔案管理方式，需要大量的人力資源，管理成本較高，并且在分類統計的環節容易發生錯誤，檔案資料查找起來比較困難。采用信息化管理方式，能夠幫助解決以上問題，符合信息網絡化時代的發展需求。
3 國土檔案信息化管理的內容與管理機制
3.1 國土檔案信息化管理的內容
國土檔案信息化管理，主要是對網絡、應用軟件、檔案資源、工作流程進行管理。信息化管理在國土檔案管理中的應用，主要是利用計算機技術，對檔案資料進行整理、分類、存儲等，并通過對應的程序進行快速的查找。其能夠體現出，信息網絡技術強大的資源整合能力，快速地實現智能分類處理。信息化管理在國土資源中的應用，利用了計算機技術、通訊技術、網絡技術等，將現代化社會先進的科學技術，進行整合使用，從而去提高國土資源管理的效率。信息化管理是現代網絡計算機技術的體現，隨著電子技術的發展，信息化技術會不斷地進行完善升級，使用效率也會不斷提高。計算機網絡的出現，為國土資源檔案管理提供較大便利，降低之前國土檔案管理的難度。國土檔案的信息化管理，通過計算機能夠實現檔案信息的共享，以及快速準確的進行查找。注重信息化管理應用軟件的開發，能夠減輕工作人員的工作壓力，幫助解決檔案管理中更多的難題。配套應用軟件的使用，提高了計算的準確率，有利于檔案信息的整合。
3.2 國土檔案信息化管理的機制
對于信息化管理在國土檔案管理中的應用，應該重視工作人員工作機制的改革。樹立檔案管理人員新的思想觀念，從被動的機械化操作，轉變為積極的正面競爭，從而去改變員工的工作態度，提高檔案管理工作的效率。國土檔案信息化管理機制，主要是建立合理的獎懲制度，對員工進行合理的激勵，從而去調動員工的積極性，提高整體的執行能力，確保國土檔案管理工作的有效性。競爭機制是新的管理模式，對國土檔案管理具有較大的影響，其與責任制相關聯，從而加強對工作人員的制約。競爭機制，能夠激發員工的潛力，引進優秀的人才。國土檔案管理部門，需要建立綜合素質較高的團隊，具有專業的國土資源管理知識，以及豐富的實際操作經驗，能夠進行高度的分析，精準的概括，具有創新性精神的多功能人才。與傳統管理方式的工作人員相比，高素質的檔案管理團隊，具有新時代的思想，懂得計算機信息技術的使用，具有創新開拓性思維，能夠充分利用信息化技術解決問題[2]。國土檔案管理工作，人力資源并不缺乏，而是缺乏積極性的信息化人才。國土檔案信息化管理的機制調整，能夠促進員工之間公平的競爭，提高人員的綜合素質，滿足新時代下國土檔案信息化管理的要求。 4 信息化管理方式在國土檔案管理中的應用
4.1 檔案的收集整理歸類
我國是領土大國，國土檔案資源信息量較大，檔案的收集整理歸類需要更加的嚴謹。信息化管理在國土檔案管理中的應用，對于檔案的收集、分類、整理，是其最基本的工作內容。對于國土檔案的管理，工作人員需要注意最新資料的收集，并且及時進行電腦記錄，通過計算機技術進行處理，初步進行合理分析。國土資源檔案的收集，一定會存在無效的信息，需要反復的進行篩選核對，將無效的信息進行清理。需要注意的是，對信息的遺漏，及時的進行檢查，對于漏記的信息進行補充，從而確保國土檔案的完整性，再進行分類存儲。信息化管理，能夠簡化檔案收集整理分類的流程，利用計算機代替人工進行操作，從而去提高工作效率。
4.2 掃描美化處理
利用信息化技術，對檔案進行掃描美化處理，主要是對檔案資料進行分揀、歸類、拆分、裝封、校驗等，再M行解封、裝訂、編目，美化修整等操作。檔案的分揀，需要將其進行掃描錄入案卷；對封裝案卷進行拆封，對其進行檢查，填寫對應的單據，將檔案資料分頁裝入塑料封袋中，在將其移到掃描流水線；利用高速掃描儀對檔案資料進行整體的掃描錄入，并通過計算機對其圖像進行控制；觀察核對檔案資料與填寫的表單是否對應，檢查資料的圖像是否完整；將檔案資料從塑料封袋中取出，再進行裝封，并將資料中的表單遞交給檔案管理員；管理員進行檔案的計算機錄入，建立對應的編目，以及數據庫；依據檔案管理標準，對檔案的圖像進行去污、結構調整等操作，利用信息技術，提高檔案管理的質量。
4.3 數字簽名加密
信息化管理在國土檔案管理中的應用，主要體現在數字的簽名加密。對于國土檔案資料的信息化處理，需要按照相關準則進行加密，滿足國土資源部“金土工程”對檔案的要求。信息化管理，能夠使得國土檔案管理具有標準性與規范性。國土檔案的數字簽名加密，主要是在國土檔案電子文檔中加入數字簽名認證，從而去對國土檔案進行保密，防止其被竊取查看，保證國土檔案的安全。數字簽名加密，可以采用上百種加密算法，安全系數較高，工作人員需要對檔案進行最高級別的數字加密，從而去保證其不被其它技術破譯，使得資源被盜。我國對于國土檔案的加密，主要是進行兩個層次加密。一層是檔案文件只能在專門的應用軟件中打開，并且需要權限才能進行復制下載。另一層是檔案的原始文件，只能在固定的服務器上打開，若是其它服務器，即使采用專門的軟件，也無法打開檔案。通過信息化管理，實現對國土檔案的數字簽名加密，為檔案的安全性提供保障，捍衛了我國的主權。
5 結語
綜上所述，利用信息化管理方式，對國土檔案進行管理，主要是利用計算機技術，對檔案進行收集、整理、歸類等。信息化技術的應用，代替人工進行操作，降低了工作的錯誤概率，提高國土檔案管理的有效性。信息化管理方式在國土檔案管理中的應用，主要包括對檔案進行數字簽名加密，掃描美化處理，以及檔案的收集整理歸類。
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一、當前高校人事檔案管理存在的問題
1.資歷材料空虛
因為受到歷史原因的影響，在檔案材料中，涉及個人經歷與資歷的記載都更加偏向于政治。例如，某個人參與了各種政治運動或者獲得什么榮譽獎勵等。在檔案材料中，內容大多都是套話以及官話，大多數檔案材料都大同小異。并且對于個人的經歷的現實性材料記載較少。例如，關于個人的業務能力、專業特長等方面的材料收集較少。這些抽象以及虛化因素的存在，就促使高校人事檔案形成了一種陳舊的經歷資料，難以對高校師資人員的素質能力進行真實、客觀的反應。
2.實績材料有所欠缺
從當前高校人事檔案的收集范圍來看，以下幾方面的材料還沒有得到有效的收集[1]，（1）個人工作表現、（2）后備干部登記、（3）專業人才登記、（4）定期業績考核、（5）重要學術研討活動。之所以會存在著這一局面，第一是因為觀念較為陳舊，手段不夠先進，第二，方法使用不當，缺少內外結合的定期收集、第三，在整理前與整理后的隨時補充工作不到位。這樣一來就導致了檔案缺少個人實績材料，導致個人的信息一致沒有得到有效的更新。
3.未能制定有效的管理機制
在高校人事管理系統中，人事檔案是其中的一個重要環節，對整個管理系統的功能發揮有著直接的影響。人事檔案對高校師資人才的利益有著直接的影響，所以必須要對師資人員各方面情況進行反映。因此，就需要加強對檔案工作的領導。然而許多高校的領導對這項工作的重視度不夠，也沒有制定相應的管理機制來對工作人員的管理進行規范，并且沒有動態監督考核以及獎懲制度，導致檔案管理人員的工作積極性不夠，責任心不強，極大的影響了檔案管理工作的嚴肅性。
二、人事檔案管理方式的分析
要想提升高校人事檔案管理的效率，解決當前高校 人事檔案管理中所存在的各項問題，就需要高校與時俱進，要突破傳統的檔案管理方式。傳統的檔案管理工作就是圍繞檔案材料進行收集、鑒定來進行的，管理工作就相當于保存檔案。這種管理方式很難適應時代的發展，很難適應高校的發展，故此就需要對傳統的人事檔案管理進行改革，要實現對人事檔案的信息化管理[2]。
要想實現檔案的信息化管理，就需要建立符合高校人事檔案信息產生規律的計算機管理系統。系統的功能一定要與高校的人事制度相適應，要能夠為高校的人事工作提供服務。系統要具有查詢以及檢索和統計等功能，還需要具有安全的防泄密功能。
為了保證系統的功能得以實現，就需要按照以下幾方面的原則來確立系統的數據項目，（1）及時、（2）準確、（3）有用。“及時”的原則就是指能夠及時的反應當前人事管理工作中的最新動態情況。因為在高校干部人事工作中，會產生經常性的變動，教師的離職與任職等，都需要進行及時的更新，要將其錄入到人事檔案管理系統當中。“?嗜貳痹?則，也就是一定要確保檔案信息的真實可靠，對于一些雖然有用，但是卻很難掌握標準的數據信息，就不應該將其錄入到計算機管理系統之中。“有用”的原則就是要根據高校人事工作的具體需求，來選擇一些頻率較高的數據。
根據上述幾個原則，那么高校人事檔案信息管理系統就需要包括下面幾個數據項目：
1.現實信息項目
這個數據項目也是高校計算機管理系統中最為基本的一個部分，也是反映高校師資人才的現實情況的數據群，包括：教師的姓名、年齡 、學歷以及職務等等。
2.歷史信息項目
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知識服務檔案管理模式主要是指對企業內部用戶的檔案進行合理有效的管理，這項服務管理模式最早是根據企業要求而產生的。檔案管理模式對于服務行業尤為重要，特別是像中國電信、中國聯通、中國移動等信息服務行業，此類公司的用戶量較大，而且信息保密性要求較高，日常檔案管理工作尤為繁重，這就需要有更加合理科學的檔案管理工作模式來滿足客戶需求，提高檔案管理工作效率。檔案管理的優劣對企業的未來發展也會產生重大影響。
1 基于知識服務的檔案管理模式的提出背景
1.1 時展潮流提出的要求
知識經濟的興起順應了時展的潮流，是時展的重要標志。知識經濟不同于傳統經濟，它是知識、信息技術的結合體，直接依賴于知識和信息的生產、使用、分配。知識管理充分發揮了知識在經濟中的自身作用，通過知識創新、知識應用不斷順應知識經濟對“空前關注知識的價值”的要求，進而成為重要的管理范式，順應了時代的發展潮流。
想要實現知識管理戰略，就需要各個部門，尤其是檔案管理信息部門通過檔案管理知識為企業提供各類信息服務，滿足客戶檔案管理要求，發揮知識信息的價值。
1.2 市場競爭壓力帶來的要求
在激烈的市場競爭條件下，想要獲得市場優勢，在激烈的競爭中獲得可持續發展，就需要充分利用戰略性、非模仿性、獨特性的資源。這種獨特性的資源主要是指企業內部的知識。這類知識是企業長期發展過程中產生的，通常和企業的戰略、管理、文化密不可分，既有通過文檔管理存在的顯性知識，也有隱性知識。因此，需要通過檔案管理的不斷創新優化來挖掘企業檔案資源，利用檔案知識促進企業的可持續發展，推動企業健康合理發展，最終實現企業的競爭戰略服務。
1.3 用戶不斷增長的知識需求
傳統檔案管理自身存在許多弊端，由于技術、管理等方面的落后，難以滿足客戶對檔案信息管理的需求。因此，要不斷創新檔案管理模式，提高檔案管理效率，不斷滿足客戶對檔案管理的需求。要以用戶為中心，需求為導向，提高企業檔案信息的重視度，要將檔案信息、知識作為企業重要的無形資產，提高檔案信息、知識的管理要求，不斷積累企業檔案信息、知識，通過檔案知識積累、檔案知識評價、服務、組織服務以及企業人力資源管理、制度完善、技術運用來滿足用戶對檔案信息、知識的需求。
2 基于知識服務的檔案管理模式與傳統檔案管理的區別
由于知識服務性的檔案管理模式以知識管理模塊為編碼進行的檔案管理，能夠通過知識編碼進行科學合理的工作，進而建立完善高效的用戶信息檔案。與傳統檔案管理不同，知識服務檔案管理模式在管理過程中主要以知識性檔案為主，以個人資料、信息文件、內部資料、外部信息為主要管理對象，而傳統檔案管理則是在企業經濟活動過程中產生的各類文檔、文案；另外，在資源管理方面，知識服務檔案管理能夠將各種資源進行科學合理的整合，而傳統檔案管理則將檔案和資源進行分類整理，不能實現資源的有效整合；再次，在服務理念方面，兩者也有很大的區別，知識服務型檔案管理以用戶為中心進行資源管理，而傳統檔案管理則主要以檔案機構為主，簡單的從事檔案管理，知識服務型檔案管理的目的是在提供知識信息的基礎上滿足客戶需求，幫助客戶解決問題，提供較為系統完善的檔案管理知識，而傳統檔案管理主要是為用戶提供信息開展工作；知識服務型檔案管理的核心主體是專業團隊，而傳統檔案管理的主體是單個員工。
3 基于知識服務的檔案管理模式研究
基于知識服務的檔案管理模式的主要理論依據是知識編碼和人性化服務。
3.1 知識編碼
知識編碼是基于知識服務的檔案管理模式的主要理論依據。通過知識編碼能夠將知識更加標準的變現出來，而且能夠將檔案中相關知識進行整合，實現信息共享和交流，能夠有效的提高知識的顯性程度，將隱形的知識轉化為顯性，實現檔案知識的有序化。在此基礎上，能夠實現知識的分類，進而形成較為完善的知識庫，這樣在運用過程中，可以通過計算機或者人工智能輸入將數以萬計的知識信息進行篩選，找出需要的信息知識，為決策者提供信息服務。與此同時，為了更加方面知識的查詢和整理記載，還建立了專門的“不透明”知識案例庫，案例庫主要以圖表記錄為主，通過案例庫圖表能夠清晰的將業務流程中的知識表現出來，這樣將圖表、信息進行統一整合，形成圖文結合的信息知識庫。只有以知識編碼為基礎，檔案管理模式才能真正促進經濟增長，才能為市場經濟的發展做出貢獻，不然只會“一場空”。
3.2 人性化服務
人性化服務是知識服務型檔案管理的重要因素，其主要強調人性化的服務，通過人性化的服務為客戶提供優質滿意的檔案服務，做到以人為本，體現服務的人性化需求，用心關心用戶，將客戶的需求當做自己的最終服務目的，在工作中充分體現知識服務型的人文關懷，以高標準的服務提供高質量的檔案管理服務，在滿足客戶需求、保障客戶滿意度的基礎上不斷提高工作效率，最終實現企業經營效益，樹立企業形象。
人性化服務是企業贏得市場的重要保障，因此企業要不斷加強個性化服務，提高企業人文素質。在此基礎上要將這種人性化服務嵌合到知識編碼的理論中去，將其融為一體，作為檔案管理模式的理論，進而改變傳統的檔案管理模式，將人性化的服務同知識服務型檔案管理模式有機的結合，在技術優勢的引導下，展現服務特色，能夠更好的實現企業價值，為社會提供優質服務。
4 基于知識服務的檔案管理模式的推廣意義
4.1 可以提升企業核心競爭力
將檔案視為信息資源和知識資產進行管理，強調充分實現檔案的知識價值；應用先進的技術，創新和拓展檔案管理的各項業務環節，進而能夠提供更好的信息、服務，滿足客戶的需求，推動自身的持續健康發展，從而可以大大提升企業的核心競爭力。
4.2 可以提高檔案工作的地位與作用
強調檔案管理與業務流程相結合，為業務活動提供檔案信息、知識服務，使檔案管理由后臺性、輔的工作變為前臺性、支撐性的工作，可以大大提高檔案工作的地位與作用。
4.3 對于公共機構檔案管理也有啟示與參考價值
知識服務型的檔案管理模式能夠堅持以用戶需求為導向，以用戶為中心，為滿足用戶需求而不斷提高自身服務質量。而且此種模式對行政事業單位的檔案管理理念也有啟發作用，對日后行政事業單位的檔案管理技術具有指導意義和參考價值。
5 結語
隨著社會的進一步發展，檔案管理工作在日常生活中的作用將越來越重要，這就要求在各個企業內部要切實重視在檔案管理工作方面對檔案管理模式的實施，通過實施，進而逐步提高檔案管理工作的有效性。
參考文獻：
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科學技術的進步給人們的的生活帶來了便利，同時這種科技上的變革也給社會的進一步發展帶來了新的機遇與挑戰，特別是計算機行業的興起和網絡技術發展加速了信息化時代的到來，使數據信息急速膨脹，現代社會的發展離不開電子產品，電子產品是存儲資料的最佳設備，使數據時代有了爆炸式增長。檔案管理要緊跟時代步伐，與數據相結合，這樣方便快捷省時省力的方式需要推崇并要不斷完善，尤其是現在檔案管理工作正在急速增多。那么管理方式的變革迫在眉睫。
1 大數據時代的到來對檔案管理有何要求
現在的檔案管理盡管已經步入了信息化，但是還是無法跟上時代的步伐，大數據的到來給檔案管理工作帶來的了新的發展機遇，現在很多商家都在掛板住著這一新興的科技，因此現在檔案管理工作盡管很落后但也在不啾涓鎩
1.1 改變檔案管理的觀念
現在我國的檔案管理還比較傳統，而大數據時代下的檔案管理有兩個特點，一個是把檔案信息的范圍擴大了，不只是單純的個人檔案，有一些需要保存的文件、資料和數據等都算到了檔案中，也就是說把這些文件都數據化與網絡信息相聯系，形成電子檔案的模式，這樣檔案的整體范圍就擴大了，另一種是服務的觀念在改變，要以人為本，牢牢地把握好大眾的服務需求，讓前來辦理檔案的人們滿意舒心是現在檔案管理服務的宗旨。
1.2 提高檔案管理的技術水平
大數據的檔案管理是以技術為依托的，只有技術得以提高，檔案管理才能跟得上時代的發展步伐。傳統的檔案管理是以紙質檔案的存儲為主，檔案管理人員不需要懂任何的網絡技術，但大數據下的管理就不同了，這樣的檔案管理是在云計算的基礎上進行的，將數據技術與信息相結合，建立完整的數據系統。大數據的管理對技術手段有以下幾種要求：
1.2.1 數據的存儲量
現代社會是信息化社會對數據的存儲容量有著一定的要求，因為存儲的容量是有限的，信息的數量卻是無限的，這樣就給存儲技術帶來了極大的挑戰。同時，現在的數據形式是多種多樣的，有很多的形式還在等待著人們的挖掘，數據結構的多樣性帶來了便利的同時，也給存儲技術帶來了新的挑戰，它加大了存儲的難度，給存儲材質的選擇分類帶了極大的難題。
1.2.2 存儲的數據要確保安全
科技的進步給人們帶來了便利的同時也帶來了很多的難題，加大了存儲的容量，卻也增加了信息資源的丟失率，經常有信息泄露的情況發生，讓人們產生了極大的困擾。還有就是計算機也不是萬能的，它也會死機，出現一系列的故障，這時，計算機中存儲的數據就可能存在著丟失的風險，這樣的情況在生活中是經常能夠見到的。設備上有些丟失的資源還能進行彌補，可以進行備份，而資料在存儲的過程中需要整理與查閱，這一過程也極有可能發生泄露，即使再小心也是不能避免的，這些細節都可能被人利用。
1.2.3 數據的查閱
數據資源的查閱需要在計算機上進行，要求計算機的檢索功能集全，本身的配置要好，信息的處理能力要強，還有及時的更新，是查閱的人能及時的獲得他們想要的信息，現在的電腦反應能力還達不到這個要求，存在等待時間過長的問題，效率低下，搜索引擎的完善是必然的。
2 大數據時代下檔案管理方式的變革建議
2.1 要有明確的目標和標準
檔案管理在運用大數據時必須要弄清楚到底想從大數據中得到什么，否則就要花費大量的時間來分析數據。檔案資源太豐富，如果沒有明確的目標，就算沒有走入迷途至少也會覺得非常迷茫。因此，首先要定義使用大數據的目標和標準，之后再使用能夠解決特定問題的大數據工具。
2.2 規范檔案的管理制度
每一個國家的建設都離不開制度的約束，有科學合理的制度才能使這個社會穩健運行，同樣的檔案管理也離不開制度的約束，因此變革的第一要務就是要建立適合大數據時代下檔案管理的制度，規范管理中的操作行為，讓工作中的每個環節都能有條不紊的進行，從數據的采集、整理、上傳到計算機中每個環節都要嚴格的按制度進行，做到有章可循有法可依，讓社會的檔案管理更加的科學化合理化。
2.3 檔案管理要多方聯合發展
在大數據時代下，信息資源復雜，分類困難，檔案之間的流通存在困難，環節過多無法快速地進行資源-的傳輸，中間的環過于繁瑣，還可能使資源缺失，因此要采用計算機把檔案進行整合，這樣檔案信息在電腦上就可以完整的進行，只要進行搜索就可以得到我們想要的信息，形成一個完整的信息庫，這樣可以減少流程，節約了時間成本，讓各個機構的配合更加的默契，形成一種習慣，這樣就可以達到資源共享，促進我國檔案事業的整體發展。
2.4 提高檔案管理人員的技術水平和服務意識
文中提到大數據時代對科技有很高的要求，因為檔案的管理已經智能化信息化，因此管理人員及開發人員的技術水平都要有所提升，不斷的學習，相關部門要時常組織進修，提升工作人員的整體素質，只有不斷學習，掌握現代先進的信息技術和數據分析技術提升專業素養，在為客戶服務時才能更好的為客戶解答疑問，讓客戶因為我們的服務心情愉悅，達到客戶滿意是我們的追求，有了這樣的信念，才能更好的滿足客戶需求，為檔案事業的發展貢獻自己的一份力量。
3 結論
大數據時代的來臨，對檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰，檔案行業需要努力抓住這個機遇，同時也要嚴肅對待挑戰，隨著大數據技術的發展和完善，大數據必有廣闊的應用前景，檔案管理在大數據時代將獲得巨大的突破，檔案信息資源中蘊藏著的巨大知識寶藏將會真正得以開發和利用。并且隨著信息技術與互聯網技術的不斷發展，社會組織的海量信息衍生了巨量的數據，大數據時代的到來，給檔案管理工作中檔案資源的收集、存儲、挖掘、編輯、檢索等環節帶來了巨大的發展機遇和挑戰。在此背景下，加深對大數據的認識和分析，加強對大數據技術的應用，是提升當下乃至未來檔案管理的重要應對策略。
參考文獻
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1.及時進行檔案驗收工作，避免檔案積壓、便于檔案管理
我國電力項目建設中檔案管理方式的改進首先要從大量的電力項目建設檔案積壓問題入手。隨著建筑工程建設的完工，相關部門在對工程竣工進行驗收時，我國電力項目建設的檔案驗收工作也要與其保持一致，同時進行，避免因檔案驗收不及時造成檔案積壓，從而對檔案的標準化、規范化帶來不利影響。建設單位應該自覺依照國家有關規定，組織相關的工作人員形成檔案驗收小組，對工程項目建設的竣工報告、協議、合同等相關文件進行歸檔，并檢驗所歸檔的文件是否真實、準確、系統、齊全，以及歸入檔案的文件是否為原件、相關手續是否經過雙方簽字生效，檔案的文件質量是否符合有關要求等。如果在檔案管理中有不符合要求的文件，應及時下發整改通知，并限其在規定的時間完成整改工作，使檔案工作落實到實處、分類清晰、組卷科學，便于在日后的檔案管理中，利于保管及使用。
2.加強檔案工作人員的培訓，使其更好的完成檔案的管理工作
由于電力體制的不斷改革與深化，電力項目建設的參見單位多數以臨時的兼職人員作為檔案管理人員。由于其對工程的具體規章制度、相關合同等工作任務不清晰，加之對檔案的收集、管理等方面的各項工作都還不了解，沒有經過相關的工作培訓就直接作為電力項目建設檔案管理工作的臨時上崗人員，不但自身缺乏對檔案工作的敏感度和專業性，并且對電力項目建設檔案管理工作的認識度不高，也就大大降低了對本職工作的重視度，不能充分履行自己的崗位職責，給電力項目建設工程的檔案管理帶來一定的阻礙和困難。因此，加強檔案工作人員的培訓，提高電力項目建設檔案管理兼職人員的專業性以及對項目建設檔案管理的敏感性。在項目建設施工之前，應通過多種形式對檔案管理工作的相關人員進行培訓，無論是專職的檔案管理人員還是臨時聘請的兼職人員，都應同時強化對檔案管理工作的專業基礎和實際工作中的基本技能，加強檔案管理工作人員的綜合素質，確保工程的檔案驗收和歸檔工作準確、無誤。
3.對檔案管理引用合同制，保證建設項目檔案的齊全、完整
近年來，隨著我國社會主義市場經濟的迅速發展和逐步完善，我國對規范社會主義市場經濟秩序做出了相應的重要舉措，其中，合同制在我國的社會主義市場經濟體制中得到了廣泛應用，并成為甲乙雙方相互約束的強有力法律依據。因此，在電力項目建設過程中，對檔案的管理工作同樣引用合同制是確保建設項目檔案齊全、完整的強有力保證。在參建單位進行工程競標并簽訂各項協議、合同的同時，應將確保項目建設工程的檔案管理工作準確、無誤、按時完成，保證歸檔文件完整、齊全等一并列入到合同當中，以法律手段嚴格約束雙方履行合同內容，共盡合同義務。保證檔案的按時移交及歸檔文件的真實性、準確性，確保檔案質量。對不能履行合同規定的一方，如出現檔案資料收集不全、質量較差、不符合國家相關標準等現象，應按照合同規定，扣除相應款項及懲罰措施。通過合同制來保證建設項目檔案齊全、完整，進而為確保檔案工作有效完成提供強有力的法律保障。
結語：
電力項目建設中的檔案管理工作，功在當代、利在千秋。隨著我國社會主義市場經濟的發展，目前我國建筑業的工程量正逐年增加，這大大促進了我國電力項目建設的發展，同時也為我國電力項目建設中的檔案管理工作帶來巨大的壓力和困難。因此，如何改進我國電力項目建設中檔案的管理方式，是緩解電力項目建設中檔案管理壓力和困難的重要舉措。筆者通過以上對電力項目建設中檔案管理工作的改進方式提出了一些自己的見解和想法，雖然還有很多不足之處，但是希望通過我們共同的努力與學習、思考與探究，不斷創新出更加全面的電力項目建設檔案管理方式，對我國當前電力項目建設行業的檔案管理工作有所幫助。
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目前，建筑設計單位對開展的本單位科研項日和新業務、新技術不甚了解，工作處于被動服務狀態，信息意識淡薄，信息渠道僅局限于本單位，忽略管理單位，導致信息溝通不順暢，檔案利用率低、利用價值不大。盡管檔案利用已在建筑設計等相關行業中起了重要作用，但是，還有相當部分的檔案信息沒能得到開發利用。
2.建筑設計檔案管理的方式方法
2.1立足檔案服務，提升檔案利用開發技術創新手段
信息時代，檔案管理部門和檔案工作者，應努力開拓創新，以科學的管理方法將過去封閉式管理模式向開放式管理模式發展，應用計算機技術和網絡技術，滿足資源共享的需要，提高檔案信息的利用效率。在實際的檔案管理中，檔案工作服務方式要創新、檔案管理理論要創新、檔案服務工作內容要創新、檔案服務機制要創新。
2.2拓寬檔案編研范圍，發揮檔案信息作用
檔案管理要“上門辦公”，拓寬編研范圍、內外結合、聯合編研。改變原有局促的“室藏格局”。因而，一線檔案管理人員必須提高認識，徹底打破自編自傳編研思想的束縛，拓寬路子，聯合編研。要加強縱向溝通，與建筑設計科研單位、建筑企業的聯合。這樣既有利于豐富編研資料的內容，又有利于通過信息的傳播利用，促進系統內的科研工作發展。還要加強同行單位檔案室之間的橫向聯合，借鑒經驗，可使資料互補，以達到編研選題具有廣泛、綜合和全面性的目的。如與組織人事、史志、黨史等部門聯合編寫有關資料，既可彌補編研力量之不足，又可補充編研所需經費，還可提高編研資料的利用價值和利用率。
2.3進一步改進、開發檔案管理的信息化工作方法
目前，大多數檔案對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，使現代化設備不能物盡其用，造成相當一部分檔案信息未被系統地、深層次地開發利用。為此，檔案管理應該努力實現檔案信息電子化，建立建筑行業的特殊數據庫，提高利用率、檢索率。
2.4進一步加強檔案管理人員人才培養
檔案管理隊伍是建筑學科科技檔案管理的主力軍。檔案管理人才的培養和隊伍建設是開發檔案的前提。尤其是單位和檔案管理部門都應重視人力資源的挖掘和培養，努力造就一批高素質的復合型檔案人才。
同時，基礎檔案管理人員也要積極主動地編制各種途徑的檢索工具和編研成果，及時快捷地為建筑行業提供可靠的依據，最終通過檔案的收藏數字化、傳遞網絡化、操作信息化、信息存取自動化，達到廣泛應用建筑行業的目的。
為此，檔案管理人員要在實踐中始終堅持求真務實的態度，勤奮學習，勇于探索，使科技檔案更好地為建筑設計研究、建筑工程發展服務。
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圖1表示：根據行政科、人事科工作的特殊需求，向檔案管理部門提出申請，并出具書面證明、身份證明，檔案管理員對材料進行審查核實，并對借閱人申請的內容進行審查，決定檔案信息能否提供，最后再進行提供利用。這種管理方式明顯存在著局限性。
1.從利用上看，檔案材料的利用存在一定的局限性，只能給行政、人事科工作的特殊需求者提供服務。不能滿足大多數利用者的需求，影響檔案的利用率。
2.從管理上看：檔案利用者為了得到檔案材料，必須親自到檔案室查閱，從利用途徑上受到了限制。
3.從提供方式上看，檔案管理員始終處于一種被動地位，不能發現利用者的需求，以至于無法主動地提供服務。
4.從利用方式上看，檔案利用過程沒有評價機制，沒有意見反饋，檔案管理員與檔案利用者之間缺少溝通和互動的平臺[2]。
所以，傳統檔案利用管理方式是一種被動封閉的模式，導致檔案利用率不高，檔案的作用不能充分有效地發揮。
二、改變服務理念，促進交流合作
昌平區婦幼保健院檔案管理人員用科學發展觀武裝頭腦，積極實踐，努力工作，增強了檔案主動服務理念，定位檔案的職能作用，成為醫院檔案管理的關鍵[1]。傳統檔案管理方式主要是為院領導、辦公室、財務科、基建科、設備科、婦保科、兒保科等提供查找、借閱、復印各種材料提供服務。有一些檔案僅僅作為醫務人員科技成果資料的憑證來進行倉儲和保管。這種方式不符合信息資源共享和開放應用的要求。而網絡信息技術的出現，使檔案室傳統的檔案管理方式、服務方式必然發生改變。為滿足利用者的需求，必須拓展醫院內部交流、檔案職能和定位服務，改變服務理念，創新服務方式，進一步推動檔案利用管理工作上一個新臺階。
第一，在醫院內部以院刊等方式定期向職工公布檔案資料和近期的科技成果、有獎論文以加強各科室之間的溝通和交流。第二，加強科技信息的分類指導，把科技成果轉化成生產力，為科技創新提供信息支持平臺，從而更加有效地向同行提供信息資源。第三，在醫療、科研、科教、人事等方面為醫院領導提供可靠的參考資料，為醫院的科學發展提供決策依據。第四，將科技檔案、專業檔案、文書檔案等與醫院信息資源進行整合，使醫院檔案工作納入醫院整體的辦公自動化系統。實現檔案信息資源網上共享。
另外，昌平區婦幼保健院將一些非涉密的檔案信息公布在院內OA網上，在有效地整合信息資源的同時，對當前的檢索利用工作中的規章制度進行修改和完善，讓檔案信息為全體職工服務，以滿足開放式的檔案利用管理方式的需要。
三、網絡環境下的醫院檔案利用管理方式
我院的檔案利用在理念上進行了改變，放寬了服務范圍，面向廣大職工，在以往服務群體的基礎上增加了職工、門診科室、體檢科、醫保科、科教科、綜合辦公室等。而檔案利用也從以前的被動服務變為主動服務，并可以根據利用者的反饋意見，隨時提高檔案的服務水平。如圖2
1.根據不同需求者，把檔案利用者劃分為職工、門診科室和行政科室。這樣，就將以往檔案利用服務主要圍繞行政科室擴展到全院職工服務領域。
2.拓展醫院檔案利用管理方式，為加強檔案利用工作，檔案室增加了檔案推送服務和制定服務。推送服務是檔案員親自下到各科室，了解科室需求，主動提供檔案信息服務。制定服務是檔案員根據科室的特定主題，提供特定的檔案材料，經過身份的認證，通過院里OA網絡傳遞給利用者。這兩種方式不僅擴大了利用者的范圍還提高了醫院檔案定向的利用率。
3.通過醫院OA網留言等方式把上級領導、職工、門診科室、行政科室等部門的檔案利用需求和好的建議及好的方法等反饋意見收集整理，以便檔案管理人員及時改進服務方式和服務內容。
4.建立了嚴格的網絡信息保密審查機制，結合工作流程和特點，明確保密審查的責任，為醫院檔案利用管理方式有序運行創造了良好環境。
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二、改善城市房屋建筑檔案管理的措施
1.加強城建檔案法制建設
隨著城市建設的快速發展，檔案接收的任務也越來越重，在嚴重缺少經濟制約的條件下，需要對法律法規以及相應制度進行進一步的建設，并從制度上加強對城市建筑檔案的管理力度，確保檔案的整體水平與質量。近些年來，我國相繼推出了很多有關建筑方面的法律法規，如《中華人民共和國檔案法》、《城市建設檔案管理規定》等等，根據這些規律法規再充分結合當地城市的實際情況，就能實現對城市房屋建設的有效管理，同時隨著科學技術的不斷進步，人們應該把握住難得的機會充分利用計算機技術來完成人類無法完成的事情，利用這種高科技的手段能將管理的事物變得更加簡單，以往人工需要很長時間做完的工作計算機只需要幾分鐘，將計算機技術應用在城市房屋建筑檔案中就能建立起數字化檔案，對城市檔案管理有很大的幫助。
2.提高檔案歸檔的質量
在新形勢條件下，城建檔案工作者也要時刻明確自己的職責，不能只是等待建設單位主動移交檔案，這樣不僅檔案工作的效率不高同時也影響整個的工程建設，因此作為城建檔案的工作人員應該在思想上以及行為上都認真仔細，做到多動腦、多動手、愛崗敬業、勤奮刻苦，真正樹立起為人民服務的觀念，增強自身工作的積極性與主動性，再加上與相關建設單位的進一步溝通，才能真正掌握檔案資料收集與管理的具體情況，同時建設單位在簽訂責任書的時候，要進行相關信息的登記還要有固定的業務人員根據項目信息到施工現場去檢查并指導，讓服務工作做到有的放矢。城市房屋建筑檔案管理的分析與研究會涉及到很多方面的內容，因此對房屋建筑檔案的管理與研究要從不同的角度去考慮，只有做到精心細致的研究才能提高檔案管理的水平。項目工程文件的歸檔是以建設單位為主，要施工與監管相互分工才能實現全部文件的歸檔工作，建設單位與施工單位是合同的關系，因此工程檔案的管理不能依靠行政的方式，而是應該通過法律、合同以及相應計劃保證施工文件準確、及時的歸檔。還要多重視對檔案信息的開發工作，充分發揮出檔案信息資料的作用，這也是檔案工作最根本的宗旨，這需要城建管理部門以及管理人員更加適應時代的要求，充分發揮出工作的積極性與主動性，加強對信息資料的利用，采用現代的管理手段開展更加優質的服務，充分利用檔案信息資源來促進我國城市房屋建筑檔案的迅速發展，并發揮出信息資源的效益與作用。
3.提高業務管理與技能水平
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三是檔案數據制作必須符合標準化要求，即明確規定著錄上的必要項目和選擇項目、格式上的著錄項目及排列次序、檢索上語言的主題詞和分類表及對著錄標引結果審校的統一，做到著錄數據的準確性、一致性、完整性、穩定性、可靠性和適應性，使之不但揭示檔案的主題內容、科學價值、載體的物質形態，而且還揭示了檔案的保管狀態和檔案信息檢索的線索，指明檔案來源、出處和存放位置，既能幫助保管人員了解館藏情況和保管檔案，又能方便用戶從不同的角度查找利用檔案。
四是保障數字化檔案的安全，管理上建立健全安全管理制度體系，自覺遵守各項檔案數字化安全制度；技術上要以先進、有效、安全的技術作保障，如對加密的檔案通過對用戶分類、數據分類、審計功能和數據加密等方法來進行有效的保護，運用數據加密、數字簽名、數字水印等技術來加強數字化檔案著作權、隱私權的保護，并做好檔案數據的備份工作，做到一式兩份，以確保檔案信息安全。
五是定期對檔案軟硬件平臺進行升級，使用仿真、復制、再生性保存、遷移等技術方法，持續地保存數字檔案。
檔案信息網絡化
在信息化時代，傳統的檔案管理和服務方式與檔案的收藏量增加、載體形式多樣化、需求面擴大、利用系統性和時效性之間存在著矛盾。例如，我校在檔案數字化方面已做了大量的工作，與以前傳統的紙質檔案管理和手工操作方法相比已進步不少，能夠自動生成案卷目錄、卷內目錄，但至今使用的是單機版軟件，查找不方便，信息資源還不能共享。現在，社會各行各業對檔案信息資源高效利用和檔案部門提供全面檔案信息服務的要求，都要求檔案信息的網絡化。通過檔案信息網絡化管理體系，檔案信息的采集、核對、歸檔、立卷、保管和利用都可以通過網絡操作實現，滿足信息化社會對檔案信息“廣、快、精、準”的要求，實現檔案信息資源共享。
我國在2002年提出《全國檔案信息化建設實施綱要》，將檔案信息網絡化服務作為我國檔案事業發展的一項重要內容做出戰略規劃。2006年《檔案事業發展“十一五”規劃》，其指導思想便是以檔案信息化建設為重點，檔案信息化建設也被列為“十一五”規劃主要任務中的重要一條。《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十一個五年規劃綱要》、《中華人民共和國政府信息公開條例》和《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》同樣將檔案信息網絡化服務作為未來社會發展的重要內容將以闡述。
檔案信息網絡化建設主要包含網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備等網絡基礎設施建設，數據庫、網站等檔案網絡信息資源建設，用戶服務管理等檔案信息資源開發系統建設。建立檔案網站，檔案信息，提供檔案信息利用，是檔案信息網絡化建設的重點與核心。首先是需要建立檔案網站，使人們能夠在網上“看”到這個檔案部門，進而利用所提供的各種檔案信息。要認真考慮哪些檔案信息能夠上網，哪些不能上網；哪些信息是無償利用，哪些信息必須進行權限和費用等方面的控制使用，并提前進行相應的數字化處理。將準備好的檔案信息分類，系統有機地組織起來，確定以靜態頁面還是以數據庫形式，歸入相應的欄目。二是對網絡系統運行維護。隨著電子文件管理的逐步發展，對系統還會不斷提出新的要求，需要在使用過程中不斷地進行修改、升級、擴充。定期檢查已著錄標引的數據質量，不斷補充新的數據。三是要建立健全網絡檔案信息利用服務的管理體系，制定管理法規，并在工作中嚴格執行，有效監督，從制度上保障網絡檔案信息的安全性。要完善安全保障的技術措施，提高在網絡中的自我防范能力，可將內部網和外部網在物理上加以分隔，內部網還可以隔離成不同網段，以保證網絡檔案信息范圍，減少各部系統之間被正面攻擊的機會。利用防火墻過濾通過的數據包，拒絕那些試圖違反安全約束的包，保證網絡邊際安全。可以通過身份證明、數據加密、數字簽名等技術阻止計算機病毒的侵入。在檔案信息網絡化建設過程中，必須迎接各種挑戰，不斷地研究和解決新的問題，從而最大限度地提供共享的檔案信息資源，實現檔案信息服務便利化。
文檔信息一體化
在傳統檔案學中，以“歸檔”為界限，將同一事物按兩個時期分為“文件階段”和“檔案階段”，文件與檔案同源一體。長期以來，由于文件與檔案工作實現分塊管理，文件到檔案的轉化和銜接過程不順利，相互之間缺乏統籌規劃、順暢銜接和有效利用，數據要輾轉多次輸入，使得工作人員要進行大量的重復勞動，效率較低。文件和檔案工作之間不能及時地實現交流與反饋，部分割裂了文件與檔案之間本應該存在的聯系，檔案信息與原有的文件信息存在某些失真，典型表現如收集不齊全，標引深度不好掌握，目錄編制不科學，難以反映使用者的需求。信息化時代，由于采用了現代信息技術，電子文件從起草到歸檔管理的全過程可以在同一工具系統上完成，模糊了傳統文檔管理將“歸檔”作為文件與檔案的分界線，因此,檔案界提出了文件工作與檔案管理一體化即“文檔一體化”管理模式。
文檔一體化就是從文件處理和檔案管理全局出發，滿足連續性和整體性規律，通過信息技術將其有機聯系起來，按照統一的規范和標準，組成綜合的管理系統，對文件和檔案信息進行存儲、控制、加工、傳輸，實現從文件生成制發到檔案管理的全過程控制。采取文檔一體化模式，特別是使用文檔一體化信息管理系統，可方便做到一次輸入、多次輸出，并在從文件產生到運轉的每一個環節上體現出檔案管理現代化的要求，實現文檔實體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規范一體化，使檔案收集更加完整、系統、便捷、準確、安全，源頭上提高檔案信息的質量，保證檔案信息的真實性和可靠性。在信息化時代，利用多媒體、數據庫、網絡等信息技術可有效實行和實現文檔一體化，滿足檔案數字化、檔案信息網絡化和檔案信息服務的需要。
實現文檔一體化有兩種模式。一為部門內部文檔管理一體化，實現文件處理、登記、分類立卷、著錄標引同步完成。二為部門間結構和職能一體化，設置統一的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用各個環節聯系起來的實體性機構，配備專職人員，統一組織管理各機關文書、檔案工作。在實行文檔一體化過程中，首先要建立完善的組織結構，理順管理體制，保證文檔各管理部門能從橫向與縱向之間相互聯系，打下扎實的組織基礎，保證實現文檔工作的整體優化。二是要加強標準化與質量建設，應統一、強化和有效執行標準，確立質量第一的觀念，明確各自負責，制定和實施文檔工作制度和技術操作規范。三是檔案信息管理系統要與辦公自動化網絡化管理系統融合，統籌考慮，統一安排，同步建設，協調發展。四是要切實增加辦公設備的投入，不斷改善、配置和優化基本的辦公設施。總之，各個單位可根據自身情況選擇合適的文檔一體化模式和步驟，實現文檔部門管理工作的平滑結合。
檔案人員現代化
在信息化時代，檔案資源作為社會的基礎性原生信息源需要得到深入廣泛地開發和利用，檔案管理作為社會的基礎性管理工作應該在管理模式和方式上進行變革。需要把先進的技術管理手段應用到檔案工作中，用現代化管理理念駕馭信息技術，用信息技術提升現代管理，努力實現檔案現代化。檔案管理人員要認識到檔案管理的現代化是檔案管理內涵和手段的深刻變革，其內涵不僅是實物對象，其手段不是簡單的手工操作計算機化，其目標也不是單純的檔案知識館藏化，而是要用科學先進的檔案管理信息化方法，更加全面、方便、簡潔地服務社會。
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信托財務檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、財務報告及其他需要保存的會計核算資料。可以說信托財務檔案管理的這些內容與固有業務的財務檔案大體相同，但它的管理方式因為“單獨記賬、單獨管理”，以及不同的信托品種在期限上、業務核算規模上、涉及業務的種類上等各方面差異的存在，而變得更為繁瑣。
2 信托財務檔案管理的原則
信托種類、項目繁多，檔案管理的內容繁雜，要把信托財務檔案管理好，檔案管理者必須做到“綱目并舉、經緯分明”。只有在日常的管理中打下良好的基礎，做到條理清晰，才能在需要的時候做到“靈活機動、方便快捷”。
因此，在管理中，應以信托項目類型為“綱”，以信托項目名稱為“目”，以檔案資料類型為“經”，以時間順序為“緯”，“分散與集中”相結合，在保證每個信托項目檔案獨立管理的基礎上，保證信托項目按類有序保管，以便于調閱、查找。
3 信托財務檔案管理方式
根據信托業務的特點，結合財務操作的流程，制訂出“四分、兩集中”的管理信托財務檔案的方式。所謂“四分”：既“分人、分項、分類、分期”。 分人：信托項目數量繁多，期限長短不一，如所有檔案由一個人管理，并做到條目清晰，整理有序，恐為其難。因此，我們將審核憑證的財務人員作為檔案管理的最初的管理人員（一般為2-3人），每個“保管人員”直接接觸原始憑證、記賬憑證，并進行審核，因此在財務檔案形成的初期即可做到嚴格把關，保證檔案的有效、齊全；分項：每個保管人員根據“單獨立賬、單獨管理”的要求，對自己所管理的檔案根據信托項目的劃分進行分項管理，保證各信托項目財務檔案相互間的獨立性，防止不同信托財務資料的相互混淆，同時便于日常財務檔案的查找。分類：每個保管人員在分項目保管的基礎上，對保管的檔案應進行分類管理，主要分為業務資料和會計檔案。這里所指的業務資料如“信托合同、資產交易合同”等相關業務文件，在信托項目整體運作期限內，對信托項目財務操作具有影響，需要隨時調閱、參考，應單獨歸類管理。
4 信托財務檔案的分期
檔案的管理在期限上分為三個階段――初級管理人員單獨管理一年、設立備查庫統一管理一年、最后歸入檔案庫進行整體管理。以會計年度為標準，每個保管人員所管理的檔案期限僅為一年，在年度終了后，整理所管理的檔案，上交檔案管理人員；“上一年度”的財務檔案因各類檢查、審計或委托人、受益人的要求等原因，調閱頻度較高，暫存備查檔案庫，由檔案管理人員統一保管一年，于下一年再轉入信托檔案庫與原有檔案進行集中管理。“兩集中”是指每個會計年度終了，集中交接財務檔案，進行統一管理，一方面是集中接收上年度各信托項目的檔案資料，轉入備查檔案庫，同時將原保管的前一年度的備查檔案轉入信托檔案庫，進行集中管理；另一方面是指每個信托項目檔案進入檔案庫后進行集中管理，檔案保管人員應將入庫的財務檔案，按照信托項目名稱及時間順序進行整理，使每個信托項目檔案都成為一個獨立的體系，同時將同一信托類型的檔案進行集中管理。
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房地產檔案是由房地產行政部門進行管理，文字材料、照片、圖表等文件材料可表明房屋的使用權，土地使用情況以及房屋的自然狀態等，是房地產產業的重要組成部分。房地產檔案的收集，標志著檔案管理工作的開始。在房地產檔案收集的過程中，要確保資料的完整，對產權登記、變更以及涉及產權活動的產權文件材料，整理要規范，信息要詳盡，以使房屋檔案能夠實現最大的利用價值[1]。隨著信息化時代的到來，房產檔案管理部門應轉變管理觀念，借助高科技建立新型的房產檔案管理體系，以完善房產檔案信息，規范房產檔案管理行為。房產檔案具有法律效力，是除房地產權屬證書外唯一能夠證明房地產產權歸屬，以及判別房地產產權處理的憑證。在處理房產紛爭中，房產檔案是重要的判決依據。房地產檔案與房屋產權是相互對應的，即一份產權對應一卷房地產檔案。由于部分大城市人口密集，房屋置換頻率高，產生的高達百萬份的房產檔案資料給房產檔案管理工作提出了更高的要求。我國房產檔案管理模式處于傳統與現代相融合的局面，房產檔案管理工作仍存在諸多有待完善的地方。
二、房產檔案管理現狀
1）管理體系不完善。目前，我國的房產檔案管理存在著管理分散，數據記載失真，使用較為隨意等問題，這些問題的出現對房產交易的順利進行以及房產檔案的有效利用造成了阻礙。解決這些問題的關鍵在于加強房產檔案管理力度，完善檔案管理體系，為房產檔案管理工作的良好開展提供理論依據[2]。房地產管理不僅是一項管理工作，同時也是一個多元化的管理模式，因此，管理部門構建一個完善的管理模式，對提高房產管理水平具有重要的作用。2）管理隊伍專業素質薄弱。房產檔案管理部門在對檔案進行收集之后，工作人員就會對檔案進行歸檔和管理，這需要檔案管理人員具備一定的專業知識以及相應的管理技能。但從目前檔案管理現狀上看，房產檔案管理人員遠不具備這些能力，這也是房產檔案管理存在管理上的缺失的主要原因之一。3）管理模式落后。由于房產的使用權、使用性質以及結構等會因居住需求發生改變，所以，檔案的內容也需要隨時變更，這無疑增加了房產管理工作的強度。因房產檔案文件的形式和規格不同，所以，采取的管理措施不能過于單一。隨著房產產業形勢的不斷轉變，房產檔案內容的不斷更新，給房產檔案管理模式提出了新的要求。現今，很多房產檔案管理人員因管理手段的局限性，多采用傳統的檔案管理手段，這不僅會影響檔案管理效率，而且也容易造成檔案數據缺失，降低房產檔案的利用效率。
三、解決房產管理現存問題的辦法
1）采用先進管理辦法，完善管理體系。為了適應現代房地產產業的快速發展，應對房產資料的變更，實行房產檔案管理的信息化，將有利于提高房產資料利用效率[3]。在建立和完善信息化房產檔案管理的過程中，要做好房產檔案收集以及房產檔案信息的存儲和更新工作，同時對數據庫做好安防措施，以防止信息外泄，危害到房產擁有者的利益。在應對房地產產權變動的問題上，房產檔案管理部門要加強房產信息的動態管理，即及時地對房產變更做好信息的更改工作。通過對房產檔案信息化的管理，可為房地產檔案管理工作的良好開展創造條件，有助于房產檔案服務工作的有效進行。2）提升管理人員的管理意識，打造高素質的管理團隊。房產檔案管理工作的有序開展，需要檔案管理部門提升管理意識，管理人員提升管理水平，在此基礎上，進行管理方式轉變，可促使房產檔案管理工作的有序進行。目前，一些房產檔案管理部門的上層人員對檔案管理工作的態度并不嚴謹，致使房產檔案管理工作不規范，管理較為混亂，因此，提升檔案管理人員的管理意識，認清檔案管理工作的重要性，將對房產檔案管理工作的良好開展起到積極的作用。與此同時，對專業人員進行知識技能培訓對提升房產檔案管理水平具有十分重要的作用。房產檔案管理人員管理水平的高低將決定檔案的利用效率。因此，房產檔案管理部門要定期組織檔案管理培訓活動，對在工作中出現的問題要予以重視并及時地進行解決。在房產檔案信息化管理的要求下，房產檔案管理人員要具備專業管理能力以及專業的管理知識，成為復合型人才，如此，才能使數字化房產檔案管理得到良好的實施。3）進行房產檔案管理模式轉型。在現代化的房產檔案管理中，房產檔案管理機構首先要對自身職能的轉變有清醒的認識，這種認識體現在兩方面，一是思想上轉變，二是行動上的轉變。房產檔案管理要向著科技型轉變與主動型轉變共同發展的方向轉變，針對市場的需求，將先進的管理模式引用到房產檔案管理上，以適應新形勢下的檔案管理要求。
四、房產檔案新模式構建的社會需求
隨著社會經濟的快速發展，房產檔案的社會價值愈來愈高，這與人們對房屋使用方向的轉變有很大的關系。為了滿足人們對住房的需求，保障性住房的出現一定程度上解決了人們住房困難的難題。在對保障性住房的房產檔案管理的過程中，要注意房產檔案資料的真實動態數據收集，這對保障性住房的社會價值體現具有重要的作用。房產檔案社會化開放式管理模式的出現，一定程度上彌補了傳統房產管理模式中存在的不足。傳統的保障性住房房產管理的個人信息收集是由該用戶所在社區專門的人事機構進行分管的，具有封閉性，雖然有力地保證了個人信息的不被泄漏，但房產檔案利用效率卻不高，實行網絡化管理困難。新的管理方式的出現雖然彌補了傳統房產檔案在管理上的不足，但卻容易出現信息泄漏的情況。為了使房產檔案管理更加規范和合理，將兩種檔案管理方式進行有機的結合，去其糟粕，取其精華，以實現房產檔案管理的規范化管理。
五、綜述
現代化信息技術對建立新型的房產檔案管理體系具有重要的作用。房地產信息化管理系統的建立，將有助于房地產收集的完整性，同時也能提升信息的利用效率。想要實現房地產信息化管理，首先要解決傳統房地產管理過程中存在的問題，針對管理水平低下，管理體系不完善等問題采取積極的措施，注重管理人員綜合素質的提升，從而為房產檔案信息化管理體系的構建提供技術支撐。房產檔案在房產交易活動以及處理房產糾紛問題中，是重要的依據，因此，房產檔案管理部門要認真履行自己的責任，做好房產檔案管理工作。
[參考文獻]
[1]張雯君.高校房產檔案管理新模式構建思考[J].現代商貿工業,2012.
