引論：我們?yōu)槟砹?3篇人事檔案日常管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

先介紹檔案服務(wù)成功的實(shí)例。由于注重提升檔案服務(wù)能力，順利地完成了省賦予的“解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險”的政策實(shí)施。2013年3月15日福建省財政廳等兩部門下發(fā)《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險的實(shí)施辦法》。縣級轉(zhuǎn)發(fā)，并對年齡認(rèn)定、勞動關(guān)系認(rèn)定等檔案材料的要求作了細(xì)化。其中，屬于人事檔案材料的有本人招工（干）登記表、履歷表、工資表等十份左右原始檔案。屬于文書檔案的有調(diào)動表、職工花名冊、工資名冊等。歷史原因，部分本應(yīng)歸人事檔案的材料竟移位到文書檔案（檔案館）。以教育系統(tǒng)為例，我們考慮到上述實(shí)際，把操作步驟具體定為：先到縣教育局人事檔案室查找個人原始檔案，再到縣檔案館查找補(bǔ)充。全縣本系統(tǒng)第一輪百余人報名，確定上報省部門審核23人，僅獲批3人。縣報送嚴(yán)格依照原始檔案，省審批也準(zhǔn)確、完整地依據(jù)縣送原始檔案（復(fù)印件）并及時反饋，故檔案服務(wù)水準(zhǔn)不容置疑，檔案服務(wù)能力倍受尊重。求助檔案服務(wù)、努力補(bǔ)充查找原始檔案，成為社會共識。當(dāng)事人對上級人事政策理解不深、有關(guān)部門操作經(jīng)驗不足，似乎與檔案服務(wù)能力沒有關(guān)系。但“至善乃止”。如果檔案員主動學(xué)透相關(guān)人事政策文件精神，提升檔案服務(wù)主導(dǎo)能力，引導(dǎo)其完整地查找檔案材料，而不是依其要求被動提供材料，檔案服務(wù)能力精益求精，該項人事政策必落實(shí)透徹。啟示一：檔案員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，甚至要了解一些非檔案專業(yè)的知識（如人事政策的某些要求），只要有利于檔案服務(wù)能力的提高，相關(guān)知識都可以學(xué)習(xí)。啟示二：亡羊補(bǔ)牢，尤未晚矣――人事檔案員帶領(lǐng)其前往縣檔案館補(bǔ)充查找，檔案館檔案員更熱情地協(xié)助該補(bǔ)充查找，促使其盡快補(bǔ)辦成功。無形之中，檔案員的檔案服務(wù)能力得到了提高。

再介紹一個檔案服務(wù)不盡如人意的實(shí)例。是有關(guān)“清退的公辦、民辦、代課教師”的統(tǒng)計、待遇問題，由于各種原因?qū)е聶n案服務(wù)能力拖累人事政策實(shí)施的情況。2011年之后，教育部、省教育廳先后下發(fā)了關(guān)于解決上述人員待遇的文件，市教育局下發(fā)了補(bǔ)充通知，不可謂不重視。統(tǒng)計時間跨度大，節(jié)點(diǎn)是1962年前后、1979年前后、1998年前后，對原始檔案的需求相當(dāng)嚴(yán)格和浩大。縣（區(qū)）教育部門進(jìn)行了實(shí)際操作。但是，兩年、三年眼看過去，相應(yīng)人員的統(tǒng)計、待遇仍未塵埃落定。一個重要的原因，是部分基層單位檔案缺失嚴(yán)重，無法準(zhǔn)確摸底統(tǒng)計。檔案服務(wù)能力的弱化引發(fā)了相關(guān)人員及其家屬的強(qiáng)烈不滿，也給上級及時決策造成了困難。據(jù)悉，有的學(xué)校僅保有1990年之后的檔案材料，檔案缺失程度令人咋舌；大部分學(xué)校檔案材料從改革開放起源。縣一中建有專門的校史館大樓、檔案材料可以追溯到解放前，這類單位少之又少。人事檔案、文書檔案性質(zhì)的材料都呈稀缺狀態(tài)。檔案如此缺失，怎么能指望相關(guān)人事政策順利實(shí)施、有關(guān)人員待遇政策及時落實(shí)？

人事檔案與文書檔案的關(guān)系，筆者概括為：互相補(bǔ)充，各有長短。保管期限、管檔單位不同：人事檔案全部是在專門的人事檔案室永久保管，不用擔(dān)心材料到期、銷毀；文書檔案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交檔案館之前多由各職能辦公室附帶保管，有時會出現(xiàn)難以查找甚至已遭銷毀的情況。人事檔案較單純（以個人為立卷單元，更穩(wěn)定，易查找），由《干部人事檔案管理細(xì)則》規(guī)范；文書檔案較綜合（比較包羅萬象、材料豐富，但可能較難查找），由文書檔案管理法規(guī)規(guī)范。

可見，要做好人事政策等工作，就要提升檔案服務(wù)能力；要提升檔案服務(wù)能力，就要努力提高檔案查找（檢索）的能力；要提高查檔能力，就要求檔案員充分認(rèn)識和發(fā)揮人事檔案室和檔案館各自特有的長處，彌補(bǔ)各自的不足。如，部分人士因身份問題、歷史問題，其人事檔案散失，就只好到檔案館查找線索；上級人事政策文件要求提供多種檔案材料時，也可能要求人事檔案室、檔案館共同提供檔案服務(wù)。上文所述補(bǔ)充材料的例證，即人事檔案室保管的材料沒有其工資信息，人事檔案員就必須引導(dǎo)其另行到縣檔案館查找文書檔案。人事檔案員的積極引導(dǎo)，文書檔案員的熱情再接待，該同志如愿以償找到了工資材料原件。這里體現(xiàn)的是：人事檔案與文書檔案的互補(bǔ)互助，人事檔案員與文書檔案員的通力合作，檔案員對提升檔案服務(wù)能力的自覺性。通過實(shí)際工作中對檔案服務(wù)對象的積極引導(dǎo)、熱情接待，潛移默化，檔案員的檔案服務(wù)能力得到了提升。

以上兩個事例，也一定程度上回答了日常檔案管理中“如何提高檔案服務(wù)能力”的問題。

一是：要加強(qiáng)身心修養(yǎng)，增強(qiáng)體魄，提高道德水準(zhǔn)。上述兩例，都是時間性較強(qiáng)的中心工作，要求在規(guī)定期限內(nèi)完成大量查檔工作，保障人事政策的按時實(shí)施。這就要求檔案員有在短時間內(nèi)進(jìn)行高強(qiáng)度勞動的強(qiáng)健身體和道德勇氣，同時不能收取加班費(fèi)。檔案員面對這種政策性、應(yīng)急性的檔案服務(wù)，必須多一點(diǎn)義務(wù)思想、雷鋒精神，不斤斤計較經(jīng)濟(jì)待遇，以高質(zhì)量完成檔案服務(wù)為唯一追求。這是提升檔案服務(wù)能力的主體保證。

二是：要重視協(xié)調(diào)人際關(guān)系，包括與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，與其他部門的關(guān)系。基層人事檔案室無法配備多名專職檔案員，比如筆者所在的人事檔案室，就長期只有一名專職檔案員。新頒布的人事政策往往對檔案服務(wù)要求甚為緊迫。怎么辦？除主動加班加點(diǎn)，就只好請局領(lǐng)導(dǎo)臨時安排協(xié)助查檔人員。檔案服務(wù)過關(guān)，緊接著是干部、財務(wù)部門的流水作業(yè)，這就要與這些部門協(xié)調(diào)時間安排。良好的協(xié)調(diào)能力，是提升檔案服務(wù)能力的劑。

三是：要引進(jìn)現(xiàn)代化管理手段。本室正在進(jìn)行的非在職人員基本情況電子材料錄入取得初步成果，加快了檢索速度。利器在手，何愁服務(wù)能力不提升？

一正一反，兩個檔案服務(wù)的例子，體現(xiàn)了提高檔案服務(wù)能力的必要性及部分實(shí)現(xiàn)途徑。追本溯源，提高檔案服務(wù)能力，不是空中樓閣，要從平時抓起、從檔案的管理環(huán)節(jié)抓起。

人事檔案的管理有收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用等八個環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都關(guān)系到檔案服務(wù)能力的提高。這里試析人事檔案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它們與檔案服務(wù)能力的關(guān)系。

收集能力。筆者平時注重主動出擊，養(yǎng)成定時專項通知催收材料的習(xí)慣，各種登記表格也力求完善，便于到時即刻準(zhǔn)確再次催收。所有通知、表格都收藏在U盤。常年專項催收通知分別與錄用人員材料、轉(zhuǎn)正人員材料、年度考核材料等常規(guī)材料有關(guān)。每年的相應(yīng)時間即通過寬帶教育網(wǎng)專線發(fā)出專項通知，收集進(jìn)度全部登記在專門表格，期限到達(dá)立即以手機(jī)短信催欠，保持相對高壓。這樣，檔案收集的能力就比較強(qiáng)勢，基本能保證檔案材料不“欠收”，為檔案服務(wù)能力的提升打下了物質(zhì)基礎(chǔ)。

篇2

Keywords: personnel file; Problem; measures

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，是企業(yè)長期發(fā)展的重要因素，而人才是企業(yè)發(fā)展的核心力量。人事檔案管理作為企業(yè)日常管理中的一部分，直接影響著人力資源的可持續(xù)發(fā)展，研究人事檔案工作有著重要的意義。

人事檔案是人事工作的重要組成部分，是歷史全面地記載個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績等信息的載體，合理使用人事檔案信息，有利于管理者安排各類人才在合適的工作崗位上充分發(fā)揮工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，是知人用人的重要依據(jù)，也是企業(yè)改革改制、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、人力資源戰(zhàn)略開發(fā)等方面的重要依據(jù)和信息庫。

人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護(hù)企業(yè)人力資源管理，促進(jìn)人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障。然而，當(dāng)前很多企業(yè)的人事檔案管理出現(xiàn)了諸多問題，阻礙了人力資源健康、持續(xù)的發(fā)展。現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在：

1.審核把關(guān)不嚴(yán)。社會經(jīng)濟(jì)的繁榮使得市場上的人才流動量增大，很多用人單位在招聘員工時并未打算長期聘用，只是為了緩解一時之急。造成了用人單位對于人事檔案的審核工作不嚴(yán)，少數(shù)企業(yè)則直接跳過檔案審核，對于檔案資料也是抱著可有可無的態(tài)度。

2.材料不實(shí)或信息不準(zhǔn)。人事部門未按規(guī)定對材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別,從而給“造假”行為提供機(jī)會，很多求職者為了謀求工作機(jī)會，而在自己的檔案上填寫不真實(shí)的信息，這對于企業(yè)在今后的人力資源管理上將帶來很大的實(shí)際問題。

3.管理者素質(zhì)不高。現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致對檔案知識的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的需要。

4.檔案收集不當(dāng)。管理意識的薄弱使得大多數(shù)企業(yè)招工時對于求職者的檔案資料沒有認(rèn)真審閱，大量的檔案沒有完全收集到企業(yè)的人力資源部門進(jìn)行保管。而在考察職員工作業(yè)績、能力時，管理者也未能完善人才建檔工作，使得檔案收集不當(dāng)，“拋檔、棄檔”問題嚴(yán)重。

5.人事檔案管理手段滯后和基礎(chǔ)設(shè)施差，保管條件落后，管理水平較低。現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計算機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。目前，很多部門的人事檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，設(shè)備簡陋，技術(shù)落后，耗費(fèi)大量的時間和精力，還難以完全做到檔案完整、精確、美觀、實(shí)用。

6.人事檔案信息資源的開發(fā)利用不充分。保存檔案的最終目的是為了“用”，而在現(xiàn)實(shí)中，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，檔案的利用范圍小，利用率低。

目前部分企業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)代化管理水平不高，制約著檔案作用的充分發(fā)揮，已不適應(yīng)新形勢下企業(yè)人事檔案管理工作的要求，這就亟需當(dāng)前企業(yè)人事管理部門在檔案管理工作上改進(jìn)和創(chuàng)新。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度

加強(qiáng)對人事檔案管理，要切實(shí)從思想意識上提高對人事檔案重要性的理解。結(jié)合實(shí)際情況，在檔案管理部門的指導(dǎo)下，制定一套管理辦法，如檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、查閱、保管、建立人才庫制度。針對檔案管理人員的聘用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過競爭選拔的方式擇優(yōu)錄用，通過競爭環(huán)節(jié)讓管理者上崗就業(yè)。

2. 狠抓培訓(xùn)，提高素質(zhì)

對于檔案管理工作者而言，提高自身內(nèi)在知識水平，積累豐富的管理經(jīng)驗是保證工作順利開展的前提。這就要求人事檔案管理人員積極提升自己的專業(yè)知識，實(shí)現(xiàn)知識創(chuàng)新，盡可能使檔案管理人員專業(yè)化。同時，采取“請進(jìn)來，走出去”的辦法加大對管檔人員進(jìn)行政治和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，用新的理論知識武裝頭腦，開闊眼界，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，并要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊伍，加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，要有能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)的精神。

3.注重收集，規(guī)范管理

在整理人事檔案時，要注重收集檔案材料，拾遺補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)缺少的材料要及時向交接單位索要或詢問本人，如有丟失應(yīng)主動與單位聯(lián)系，及時補(bǔ)齊。人事檔案內(nèi)容復(fù)雜，案卷內(nèi)常有材料的收入取出，如工資調(diào)整、年度考核、調(diào)配錄用、職稱晉升材料等不得拖延，要及時傳遞歸檔，保證歸檔材料完整齊全，維護(hù)人事檔案的安全，定期總結(jié)經(jīng)驗，研究解決檔案接收過程中存在的問題。另外，干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)的法律、法規(guī)和黨的組織干部人事等工作的政策、規(guī)定。

篇3

醫(yī)院主要是為大眾提供安全、優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，對如何提高醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)藥業(yè)務(wù)的發(fā)展成為管理人員關(guān)注的重點(diǎn)，而忽視了其他方面的工作，特別是醫(yī)院的行政后勤等方面的工作。因此，導(dǎo)致了各個科室對個人檔案意識不重視，對歸檔和檔案利用的意識都不強(qiáng)烈，缺乏這方面的動態(tài)信息，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案不能全面反應(yīng)工作人員的真實(shí)工作情況。由于在管理上沒有對人事檔案進(jìn)行足夠的重視，因此，帶來的直接后果就是對此工作投入大大減少，基礎(chǔ)設(shè)施陳舊落后，主要的收集，整理歸類等工作都沒有做到真正的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化，因此造成了檢索困難、校對費(fèi)時費(fèi)力、保管困難等情況。

各個醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身醫(yī)院的實(shí)際情況選擇一個適合的人事檔案管理制度。因為人事檔案在不同的渠道、部門和時間移送給檔案管理部門，由于差異性導(dǎo)致移送材料的不規(guī)范。另外，隨著人事制度的不斷發(fā)展，人員的流動，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案都變得相當(dāng)簡化。要想提高人們對醫(yī)院人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識，需要在日常管理工作中將人事檔案管理工作納入到平日的決策議事日程中來，另外可以安排一個專門負(fù)責(zé)監(jiān)督單位人事檔案管理工作的團(tuán)隊，進(jìn)一步明確各級單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的責(zé)任。單位對人事檔案工作制定出每年相應(yīng)的財政預(yù)算，利用制度化的預(yù)算體系建立人事檔案管理工作的配套設(shè)備，設(shè)置專門的檔案室和檔案柜，在檔案保管中保護(hù)措施上應(yīng)多下功夫，最好是將原件進(jìn)行掃描，以便更好的保護(hù)原始檔案，避免原始檔案在不可抗力的因素下丟失或受損。

強(qiáng)化人事檔案信息化管理和現(xiàn)代化的建設(shè)，主要是提高人事檔案的管理效率，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，通過一系列的技術(shù)處理，將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，讓紙質(zhì)和電子版的并存，使得人事檔案管理效率不斷向新臺階邁進(jìn)。建立完善的人事檔案管理制度可以使得人事檔案管理更加的規(guī)范化、程序化和專業(yè)化。

從檔案的收集、整理、歸檔到移交檔案室管理以及對檔案的日常保養(yǎng)工作等一系列業(yè)務(wù)流程都要制定出嚴(yán)格的制度，檔案管理的每一步都要嚴(yán)格依照制度執(zhí)行，如對于檔案的借閱查閱要嚴(yán)格執(zhí)行檔案登記制度，以防止檔案泄密和篡改。對檔案管理執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，要嚴(yán)格按照所定制度追究其相應(yīng)的責(zé)任。

三、總結(jié)

篇4

檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績。由于歷史原因和習(xí)慣勢力的影響，檔案材料中的個人經(jīng)歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結(jié)論多，內(nèi)容多是套話、官話，言之無物，大同小異；而對個人能力及業(yè)績的現(xiàn)實(shí)材料卻不能及時收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊伍的最新素質(zhì)，所以，可利用的價值不大。

2、管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統(tǒng)的管理辦法。

由于各項制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對檔案材料收集重視不夠，產(chǎn)生了有失真材料的出現(xiàn)。同時過去高校人事檔案管理長期處于一種封閉狀態(tài)，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊伍不穩(wěn)定，只是人事檔案長時間沒有收集整理也無人問津。在材料方面，有的認(rèn)識部門也沒有審查、核實(shí)、嚴(yán)格把關(guān)，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現(xiàn)了失實(shí)甚至虛假的內(nèi)容，給今后的工作帶來很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機(jī)整體，也大大降低了他的使用價值。

3、檔案意識淡漠

由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識淡漠，對檔案工作的重要意義和作用認(rèn)識不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷發(fā)展對教職工學(xué)歷學(xué)位要求不斷提高，教師外出進(jìn)修、培訓(xùn)、攻讀學(xué)位、出國留學(xué)的機(jī)會不斷增多，在此過程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)生登記表等人事檔案的材料應(yīng)及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象，影響了檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

4、材料缺漏嚴(yán)重

隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發(fā)展，對人才的關(guān)注成為高校求生存求發(fā)展的重心。于是紛紛吸納了許多高學(xué)歷、高職稱的人才，但在日常管理中發(fā)現(xiàn)，引進(jìn)的這些人當(dāng)中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團(tuán)）材料，就是差年度考核表、學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)職務(wù)申報表、工資變動表等。究其原因，就是由于近幾年機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，造成對檔案業(yè)務(wù)知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴(yán)重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機(jī)關(guān)、獎勵審批機(jī)關(guān)，不知道將材料移送管檔部門，認(rèn)為應(yīng)由本單位保管；還有的單位甚至對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內(nèi)容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動的方式進(jìn)行收集，即檔案管理人員坐等相關(guān)職能部門將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。

5、管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于組織人事干部平時工作繁忙少有時間參加專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，造成管理人員業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規(guī)范，存在著不該進(jìn)而進(jìn)檔、該進(jìn)而不進(jìn)檔，用紙規(guī)格和書寫工具也不夠規(guī)范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達(dá)到某種目的，進(jìn)行改檔或偽造人事檔案等，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性，給人才的評價與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價值。

二、加強(qiáng)高校人事檔案收集工作的對策

1、加大宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎(chǔ)性工作，同時也是一項與全體教職工切身利益息息相關(guān)的工作。把人事檔案管好，用好是一項非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對目前教職工檔案意識淡漠的現(xiàn)狀，我們必須進(jìn)一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進(jìn)行宣傳，主動把與教職工切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性，同時也可以在校內(nèi)各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩(wěn)定。人事檔案部門定期對他們進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，責(zé)成他們負(fù)責(zé)本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個人前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，以喚起教職工們對檔案工作的意識，讓檔案工作為高校教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。

2、加強(qiáng)檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對教職工的考察、考核、學(xué)歷、學(xué)位、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動，檔案未隨著人員流動轉(zhuǎn)移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時：一方面應(yīng)做到內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，在收到從外單位調(diào)入的人員檔案時，要認(rèn)真清理、核實(shí)，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計與外單位聯(lián)系，及時追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料。另一方面，檔案收集工作應(yīng)變被動為主動。被動收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動出擊，把收集工作做得更細(xì)、更好，做到主動與校內(nèi)各部門聯(lián)系，收集各種相關(guān)材料，形成人事檔案材料收集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完整。

3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員自身素質(zhì)

為保證人事檔案工作能夠適應(yīng)高校的快速發(fā)展，就需要建立一支具有高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識。在短時間內(nèi)要提高高校檔案管理人員的素質(zhì)，從各種渠道引進(jìn)具有檔案管理經(jīng)驗的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強(qiáng)計算機(jī)知識及人事檔案管理系統(tǒng)軟件知識的學(xué)習(xí)與掌握。隨著人事檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員還要加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識，又可以適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠為高校的檔案管理與服務(wù)水平的提高提供保證。面對二十一世紀(jì)的檔案工作，為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，必須拓寬知識面，學(xué)習(xí)技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面要繼續(xù)開展崗位培訓(xùn)工作：按照先培訓(xùn)后上崗，先培訓(xùn)后轉(zhuǎn)崗的原則，把培訓(xùn)的著力點(diǎn)放在提高檔案人員工作能力和工作技能上；要把崗位培訓(xùn)工作納入科學(xué)化、制度化和規(guī)范化發(fā)展的軌道。要積極開展檔案人員繼續(xù)教育，繼續(xù)教育是對在職專業(yè)技術(shù)人員的知識、技能進(jìn)行補(bǔ)充、增新、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對提高專業(yè)技術(shù)人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平有著重要意義。在加強(qiáng)檔案員的政治思想教育和職業(yè)道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”；選配工作有責(zé)任心、事業(yè)心強(qiáng)的人員來充實(shí)學(xué)校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)。一方面學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案工作，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

4、加大投入，建立檔案信息化建設(shè)的支撐體系。

篇5

在我們通常熟知的管理學(xué)理論當(dāng)中，其中一項非常重要的內(nèi)容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內(nèi)部組成的各個部分內(nèi)容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態(tài)，從而最終實(shí)現(xiàn)整體性的功能。對于人事檔案管理單位來說，隨著現(xiàn)代社會激烈競爭壓力的增大，通過一定的和諧管理理論手段，并不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會貫通在自己工作當(dāng)中，使人力資源在管理能力和服務(wù)水平上得到較快發(fā)展和提升，對于有效解決突出問題、構(gòu)建和諧勞動關(guān)系具有重要的促進(jìn)作用。具體來講，和諧管理理論的內(nèi)容主要體現(xiàn)在兩個方面：首先，所謂和諧管理，需要將各個要素進(jìn)行不斷優(yōu)化升級，才能夠促進(jìn)整體和諧的充分實(shí)現(xiàn)。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關(guān)理論知識，對其進(jìn)行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準(zhǔn)備。在和諧理論管理中，其所謂的系統(tǒng)輸出，簡單來講就是在一定條件下，在還沒有對原先的自身精神狀態(tài)進(jìn)行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務(wù)狀態(tài)表現(xiàn)出來的過程。其次，在和諧管理理論知識構(gòu)成中，其具體內(nèi)容包含的利益價值，實(shí)際上是一種精神內(nèi)在體現(xiàn)和效果的外在表現(xiàn)。人事檔案管理單位在其具體的工作職責(zé)中，對其單位的組成成員進(jìn)行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質(zhì)手段和相關(guān)的生存手段提供給員工使用，與此同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現(xiàn)其自身價值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對其精神境界的提高也起到一定的促進(jìn)作用。

三、人事檔案管理中和諧管理理論的應(yīng)用

在日常的檔案管理工作中，通過對管理學(xué)中和諧管理理論的以及其所存在的問題等進(jìn)行綜合分析后可以看出，為了在一定條件下發(fā)揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以對和諧管理理論的重視和應(yīng)用。

(1)進(jìn)一步提高人事檔案工作的科學(xué)化水平。在日常的管理工作中，提高對人事檔案管理機(jī)構(gòu)工作的要求，并不斷完善人事管理機(jī)構(gòu)的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過程中，做到合理和準(zhǔn)確，并將和諧管理理論知識運(yùn)用到人事檔案管理的日常工作中來，對人事檔案管理機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行有效保障，降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開展。通過這種途徑可以有效的將外界準(zhǔn)確及有效的信息提供給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，從而幫助他們較好的開展人事任免工作和獎懲措施。

(2)進(jìn)一步加大人事檔案管理中的信息化進(jìn)程，在具體的實(shí)施過程中要充分運(yùn)用和諧理論知識，在工作過程中可以構(gòu)建電子檔案的數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮人在主觀能動性上的先天優(yōu)勢，在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人事檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計算機(jī)硬件的影響較大。因此，在日常工作管理當(dāng)中，要不斷的合理的運(yùn)用電子計算機(jī)技術(shù)，從而在具體的工作中能夠和現(xiàn)代化辦公設(shè)備相協(xié)調(diào)。通過運(yùn)用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層對員工做出正確的決策和分析。

(3)在日常工作中，要不斷的加強(qiáng)在人事管理中的程序交接流程的規(guī)范，在人事檔案管理的交接過程中，具體內(nèi)容需要更加的嚴(yán)謹(jǐn)，自身也存在著一種巨大的責(zé)任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴(yán)格按照相關(guān)程序來進(jìn)行，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的完美交接。

(4)在和諧管理理論的推動下，要不斷的加強(qiáng)人事檔案管理的日常保存工作。在人事檔案管理的保存工作中，需要將其具體的原則內(nèi)容充分貫徹進(jìn)來。保存工作中=要根據(jù)單位的實(shí)際情況來進(jìn)行分析，從而做到與其相關(guān)管理制度和規(guī)范制定的合理性和準(zhǔn)確性。通過以往的實(shí)踐我們就能看出，通過科學(xué)準(zhǔn)確的人事檔案管理保存工作，對單位職工以及領(lǐng)導(dǎo)能夠起到重要的監(jiān)督作用，從而引導(dǎo)他們更好地開展人事檔案管理日常工作，更好地發(fā)揮好人力資源的優(yōu)勢。

篇6

1 新建單位人事檔案管理不規(guī)范的種種表現(xiàn)

一些新建單位在人事檔案管理工作中，由于監(jiān)管不嚴(yán)，在交接、經(jīng)辦、管理和使用過程中存在諸多弊端，不僅影響了人事檔案管理的嚴(yán)肅性，也給實(shí)際工作帶來了許多不應(yīng)有的麻煩，具體表現(xiàn)為：

1.1 交接手續(xù)不嚴(yán)肅。新建單位人員調(diào)入頻繁、數(shù)量較多，如果人事管理部門工作人員檔案管理意識及保密意識不強(qiáng)，極易出現(xiàn)他人代交檔案，甚至調(diào)入人員本人遞交檔案或者檔案未密封轉(zhuǎn)遞等現(xiàn)象，違背了人事檔案管理的嚴(yán)肅性原則。

1.2 信息核實(shí)不認(rèn)真。有些檔案在轉(zhuǎn)遞過程中未嚴(yán)格按照檔案管理的要求密封，特別對那些由本人遞交上來的檔案，有的超過了轉(zhuǎn)遞期限，有的材料不完整，有的甚至存在人為涂改跡象。如果對調(diào)入單位的人事工作人員不嚴(yán)格審查核實(shí)，勢必影響檔案的完整性和正確性。

1.3日常管理不規(guī)范。由于是新建單位，人事檔案管理人員工作經(jīng)驗不足，方法不得當(dāng)。有的甚至連最起碼的保密意識都沒有，譬如隨意將看過、用過的人事檔案放在辦公桌上，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、審查就將人事檔案借給外單位查閱等等，這樣極易造成失、泄密事件。

1.4 硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。有些新建單位未對人事檔案管理工作給予足夠重視，有的沒有設(shè)立專門的檔案庫房，有的沒有專職的管理人員，有的甚至連專用檔案柜、除濕器、碎紙機(jī)等必要的設(shè)備都沒有，人事檔案與其他行政檔案歸在一起保存，庫房鑰匙不是由專人保管，而是人人隨手可拿，沒有絲毫的保密觀念。

1.5管理人員政審不嚴(yán)格 人事檔案管理人員沒有經(jīng)過嚴(yán)格政審即走上工作崗位，有的政治素質(zhì)低，有的保密意識差，有的原則性不強(qiáng)，不該外傳的機(jī)密外傳，不該說的話亂說等等，有的甚至利用職務(wù)之便篡改、偽造自己的人事檔案，弄虛作假，以權(quán)謀私。

2 加強(qiáng)新建單位人事檔案管理的必要措施

人事檔案管理是一項嚴(yán)肅的工作，一旦管理不善，發(fā)生失泄密事件，就會損害職工的切身利益，挫傷工作的積極性。規(guī)范新建單位人事檔案管理工作，應(yīng)從源頭入手，抓好環(huán)節(jié)管理，主要應(yīng)做好以下幾方面的工作：

2.1 做好人員政審工作。這是一項源頭性的工作。由于崗位的特殊性，必須選拔政治上過硬、思想上端正、原則性強(qiáng)、保密意識高、工作一絲不茍的同志從事人事檔案管理工作。對那些思想素質(zhì)低、保密意識差、不堅守工作原則的工作人員要堅決調(diào)離。

2.2 搞好人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。人事檔案管理人員應(yīng)為專職，對于一些合署辦公的新建單位，也應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)此項工作。走上工作崗位之前，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化保密意識，嚴(yán)肅工作紀(jì)律，端正工作態(tài)度，能夠以嫻熟的業(yè)務(wù)技能、良好的職業(yè)規(guī)范勝任此項工作。

2.3 配好相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。新建單位應(yīng)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，在條件許可的情況下設(shè)立專用的人事檔案管理庫房，即使條件有限，也要設(shè)立專用的保密檔案柜。配備除濕器、溫濕度表、碎紙機(jī)等必要設(shè)備。

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二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)。1.原始記錄性、安全性。紙質(zhì)檔案因其材質(zhì)特征，很難做到修改后不留痕跡，這在很大程度上確保了檔案的真實(shí)性與原始性，對于檔案信息的保護(hù)更加安全，具有第一手材料的價值。2.憑證性。質(zhì)檔案作為現(xiàn)今使用最廣泛的記錄載體，其所具備的法律效應(yīng)和憑證作用是無可替代的。雖然電子簽名、電子檔案已得到法律的認(rèn)可，但電子檔案是以計算機(jī)為載體保存的，而計算機(jī)容易受到病毒、黑客等的破壞，使得司法部門對其憑證作用依然持謹(jǐn)慎態(tài)度。（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點(diǎn)。1.紙質(zhì)檔案保管成本偏大。紙質(zhì)檔案保管需要極大的空間，而且保管條件要求嚴(yán)格。檔案庫房需要防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，同時還有符合檔案存放的承重要求，這使得檔案庫房的建設(shè)成本較之一般建筑偏高。同時紙質(zhì)檔案在進(jìn)入檔案庫房前，還需要經(jīng)過去酸、消毒、除塵等工序，日常保管需要定期進(jìn)行防蟲、防潮處理，人工及設(shè)備成本較高。2.紙質(zhì)檔案易損壞，不易傳播。紙質(zhì)檔案因材質(zhì)原因，受溫度、濕度、光照、時間等因素影響，容易出現(xiàn)紙張老化變脆、發(fā)霉等現(xiàn)象，且紙質(zhì)檔案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易傳播。3.查閱檢索耗時長。雖然我們在紙質(zhì)檔案整理時，已經(jīng)對其進(jìn)行編目有序存放，但在查詢的過程中還是比較費(fèi)時費(fèi)力，如果要多次查閱則更為不方便。

三、鐵路人事檔案管理的改革方向

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2. 勞動人事部門：我們選擇了社會保險處、勞動就業(yè)處為調(diào)查樣本，其死亡人員人事檔案數(shù)量大，存在底子不清、收集不全、未及時歸檔等情況。無移交綜合檔案館、無銷毀情況。縣級勞動人事部門普遍存在應(yīng)該接收國有企業(yè)、國有改制企業(yè)、非國有企業(yè)的人事檔案資料收集不齊全的問題，相當(dāng)部分未能及時登記、分類、編目，沒有做到有序排放和有效監(jiān)管，存在“生者與死者檔案混裝”的情況。同時，多數(shù)縣級勞動人事部門對死亡人員情況不夠了解，對檔案的數(shù)量、來龍去脈等底子不夠清晰。

3. 機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織：死亡人員人事檔案未統(tǒng)一歸口管理，沒有移交綜合檔案館和銷毀檔案的情況。市級機(jī)關(guān)中，有的主管部門除本系統(tǒng)副處級以上干部人事檔案組織部門統(tǒng)一管理外，系統(tǒng)及直屬單位科級干部人事檔案自行管理，其他人事檔案則由直屬單位自行管理，新錄用人員人事檔案則多由人才交流中心托管。縣級機(jī)關(guān)中，除部分區(qū)、縣機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織人事檔案由組織部門統(tǒng)一保管外，大部分區(qū)、縣機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織人事檔案由組織部門和勞動人事部門管理，干部檔案在同級組織部門，職工檔案在同級勞動人事部門，流向與歸屬情況各不一樣，管理存在漏洞，甚至出現(xiàn)“無頭檔案”的現(xiàn)象。

4. 國有企事業(yè)單位：除了由黨委政府任免的干部檔案由組織部門保管外，一般職工人事檔案或自行保管，或部分由主管部門保管，或由人才交流中心托管，無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。

5. 國有改制企業(yè)：移交情況不一，管理情況各異，沒有銷毀情況。有的行業(yè)主管部門管理改制前相關(guān)人事檔案，因無人申報而對死亡人員情況不知曉，對死亡人員數(shù)量、情況無法統(tǒng)計，登記、管理不到位一直未移交。有的企業(yè)保存改制前的人事檔案，清理與整理不到位，登記和分類不及時，部分沒有保存死亡人員人事檔案，改制期間調(diào)離、解聘、退休人員其檔案隨人走。也有的企業(yè)改制前的人事檔案包括死亡人員人事檔案在改制期間已移交勞動人事部門，而改制后沒有建立人事檔案，或?qū)⒄衅溉藛T檔案打捆保管，沒進(jìn)行裝袋、整理，數(shù)據(jù)不清楚。

6. 非國有企業(yè)：部分企業(yè)自行保管人事檔案，但多數(shù)沒有保管死亡人員人事檔案；部分企業(yè)委托專業(yè)機(jī)構(gòu)托管人事檔案。據(jù)查，非國有企業(yè)多數(shù)人事檔案建立欠規(guī)范，欠完善，無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，甚至少數(shù)沒有建立人事檔案。無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。此外，個別縣由鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動保障站負(fù)責(zé)管理當(dāng)?shù)胤菄衅髽I(yè)人員人事檔案。

7. 高校：由學(xué)生部自行保管學(xué)生檔案，管理較規(guī)范，底子清楚。無移交情況，無銷毀情況，極少數(shù)死亡學(xué)生檔案被死亡學(xué)生家屬提走。

8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事業(yè)單位委托、企業(yè)委托、個人委托托管的人事檔案，數(shù)量大，沒有移交、銷毀情況。因為很難掌握死亡人員信息，委托管理往往僅限于簡單存放、保管，所以對于死亡人員人事檔案的情況底子不清，無法準(zhǔn)確統(tǒng)計，不少生者、死者人事檔案未分開。

9. 社區(qū)、居委會：從選取的調(diào)查樣本來看，很少建立和保存死亡人員人事檔案，少數(shù)存有或建立了人事檔案，但都不存在移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。當(dāng)轄區(qū)內(nèi)有人員死亡情況時，一般是報送當(dāng)?shù)嘏沙鏊膳沙鏊?fù)責(zé)戶籍薄（卡）上核銷，并登記管理。個別社區(qū)試點(diǎn)保存縣勞動人事部門移交過來的企業(yè)退休職工人事檔案，但是否死亡情況不清楚。個別縣由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理村委會、社區(qū)的人事檔案，但這些人事檔案普遍存在資料少、內(nèi)容缺、不齊全、不規(guī)范的問題。

二、存在的主要問題及原因分析

1. 重視不夠與認(rèn)識不足，檔案管理要素欠缺保障。調(diào)查顯示基層單位普遍重視不夠，認(rèn)識不足，更多地是強(qiáng)調(diào)人少、錢少、事多等客觀因素，投入人事檔案工作的力度不夠，而死亡人員人事檔案工作更是被邊緣化。拿被調(diào)查單位的檔案員來說，檔案員更換頻繁，不懂業(yè)務(wù)的有之；檔案員兼職過多，疲于應(yīng)付的有之；檔案員履責(zé)不力，責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)為“人死賬亡”無關(guān)緊要的也有之。有的死亡人員人事檔案被拆卸檔案外殼，單獨(dú)存放在類似雜屋的房間，沒有任何保管保護(hù)措施；有的死亡人員人事檔案被“束之高閣”置之不理，部分已有發(fā)黃、褪色、發(fā)霉、丟失等現(xiàn)象。

2. 政策體制與利益等因素，致使檔案管理主體分散、各自為政、歸屬流向不一。一是體制改革、企業(yè)改制人為地形成了“人檔分離”，此類人事檔案的歸屬與流向已失范，容易出現(xiàn)“無頭檔案”乃至丟失現(xiàn)象。二是多頭保管加之聯(lián)系機(jī)制未建立，造成信息溝通不暢，死亡情況無人申報無人查實(shí)，死亡登記不及時，管理跟進(jìn)不到位。尤其勞動人事部門“生者與死者檔案混裝”普遍存在。三是雖然改制有政策，但也存在因利益難以貫徹落實(shí)的情況。如有的企事業(yè)單位改制期間，存在改制單位缺乏移交托管經(jīng)費(fèi)沒有按政策移交托管，后多由主管部門代管系統(tǒng)內(nèi)改制單位職工人事檔案。

3. 日常指導(dǎo)與監(jiān)管缺位，檔案業(yè)務(wù)水平參差不齊。部分組織、人事部門更多重視對在職、在世的人事檔案建立、整理、審核等，而忽視了對死亡人員人事檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。而檔案行政部門由于上級沒有政策和要求，平時很少介入其中。死亡人員人事檔案工作的業(yè)務(wù)水平令人堪憂。一是檔案資料收集不齊全。主要原因是檔案資料移交和接收不及時。一般來說，如果對死亡人員人事檔案不催不要，檔案或材料就會長期滯留在單位或個人手里，不能及時歸檔，容易散失；二是日常管理不善。具體表現(xiàn)為檔案裝訂、分類、編目、利用等不夠規(guī)范，分開存放、流轉(zhuǎn)登記、統(tǒng)計檢查等工作不落實(shí)，管理粗放隨意；三是整理質(zhì)量不高。尤其是企業(yè)死亡人員檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，內(nèi)容不完整，建檔欠規(guī)范；四是檔案信息化程度低。由于缺乏相關(guān)意識，或是受客觀因素制約，相關(guān)單位只把人事檔案的目錄、個人信息錄入電腦，而檢索、查閱仍采用手工操作。個別單位雖建立了人事檔案信息庫，但存在信息更新不及時的問題。

4. 現(xiàn)有制度少且約束有限，無章可循、無規(guī)可依的問題突出。在調(diào)查的9種類型單位中，僅組織部門有《干部檔案工作條例》等依據(jù)。然而組織部門普遍沒有按要求及時移交綜合檔案館。據(jù)組織部門反映，難以落實(shí)的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁雜。有綜合檔案館的同志認(rèn)為組織部門檔案難存放，或是不想管了才會考慮移交，并且移交的隨意性大，手續(xù)難到位。現(xiàn)實(shí)中，各級、各行業(yè)經(jīng)過調(diào)研形成人事檔案管理制度的很少。調(diào)查對象中僅一家自行制訂了制度，其中涉及死亡人員人事檔案工作的只有“死亡人員檔案，每年進(jìn)行一次清理，重新編號，另行歸檔”一句。由于大多無章可循、無規(guī)可依，死亡人員人事檔案管理往往流于形式，既無工作內(nèi)容、目標(biāo)任務(wù)，也無原則手續(xù)、操作流程，更無職責(zé)權(quán)限，責(zé)任追究，久而久之便形成了被動應(yīng)付的局面，多滿足于“用時記得起，閑時擱一邊”的現(xiàn)狀，這不僅使得工作無所適從，也使得檔案面臨安全隱患。

三、對死亡人員人事檔案管理的建議

1. 高度重視提升認(rèn)識。各級各類單位要以對黨和人民負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)的高度來重視死亡人員人事檔案工作。一是要保證有專人負(fù)責(zé)。死亡人員人事檔案工作是單位人事工作、檔案工作的一項重要內(nèi)容，具有很強(qiáng)的政治性、原則性、業(yè)務(wù)性，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，納入單位工作總體規(guī)劃。二是要切實(shí)將檔案工作與其他日常工作同部署、同推進(jìn)、同檢查、同考核。在現(xiàn)行體制下，死亡人員人事檔案工作多由政工、人事部門承擔(dān)，其工作職責(zé)、任務(wù)要求等必須明確，并且有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)督促檢查。三是要宣傳學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，提升人員的檔案意識和整體認(rèn)識水平，營造一個良好的、給力的人事檔案工作氛圍。同時鼓勵、支持專業(yè)人員參與學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過“走出去、請進(jìn)來”以及學(xué)習(xí)先進(jìn)、學(xué)用結(jié)合等方式，了解相關(guān)工作的規(guī)律，掌握專業(yè)知識與技能，不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。

2. 實(shí)施歸口統(tǒng)一管理。將死亡人員人事檔案全部歸口至國家綜合檔案館保管，成立“死亡人員人事檔案管理中心”，對各類死亡人員的檔案進(jìn)行資源整合，集中管理，建立死亡人員人事檔案數(shù)據(jù)庫。單位檔案室、專業(yè)檔案館、專業(yè)機(jī)構(gòu)等管理的死亡人員人事檔案可依法移交至綜合檔案館“死亡人員人事檔案管理中心”，實(shí)施歸口統(tǒng)一管理，有利于防止政出多門、人為過失，有利于檔案工作“三個體系”建設(shè)。此外，勞動人事部門管理的人事檔案較多，死亡人員人事檔案也會越來越多，檔案管理責(zé)任重大，有必要成立行業(yè)直屬并接受檔案行政部門指導(dǎo)的專業(yè)檔案館，實(shí)行專人專管，專門管理。

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1.轉(zhuǎn)變檔案管理思想，以服務(wù)公司為基本宗旨

公司內(nèi)的每一個員工都應(yīng)該完善或建立屬于自己的人事檔案，只有把歷史資料和現(xiàn)有資料相結(jié)合才能真實(shí)完整的反應(yīng)一個人的資歷，發(fā)揮人事檔案對人力資源的重要作用。人事檔案管理人員每天面對大量的信息、數(shù)據(jù)和表格，必須認(rèn)真仔細(xì)核對、收集、整理，最后完善每一個員工的人事檔案。因此，人事檔案管理人員應(yīng)以為公司服務(wù)為基本宗旨，重視人事檔案的收集、整理過程，加強(qiáng)對人事檔案的管理，嚴(yán)格要求自己，才能更好的完成本職工作。

（二）完善人事檔案管理制度，充實(shí)人事檔案管理依據(jù)

俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”，一個企業(yè)如果沒有系統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案管理就缺失了準(zhǔn)則，工作將無法順利進(jìn)行。人事檔案管理制度是完成人事檔案管理工作的重要依據(jù)，也是人事檔案管理人員的工作標(biāo)準(zhǔn)。在人事檔案管理工作中，大量基礎(chǔ)性工作都是零碎的，如何使這些工作變成有序的、讓分散的東西統(tǒng)一起來，這就需要制定符合公司實(shí)際情況的人事檔案管理制度，明確檔案歸檔方法、檔案歸檔要求、檔案查借閱手續(xù)、檔案檢查管理辦法等，讓日常人事檔案管理工作提升到制度層面中來。人事檔案制度的完善使檔案管理人員有章可循，做到及時、整理規(guī)范、轉(zhuǎn)遞清楚、查借閱手續(xù)齊全，還可以避免人事檔案材料丟失、泄密、涂改、造假等一系列現(xiàn)象的出現(xiàn)，確保每一個公司員工的人事檔案內(nèi)容齊全、規(guī)范。

（三）以收集鑒別、歸納總結(jié)等方法建立人事檔案管理基礎(chǔ)

人事檔案的收集整理。人事檔案材料眾多，如個人履歷、自傳、鑒定材料、考核材料、學(xué)歷技術(shù)職務(wù)材料、整理審查材料等，檔案管理人員應(yīng)熟知人事檔案材料的主要內(nèi)容，并根據(jù)資料屬性分類整理，將同一類型材料裝訂在一起，并做好目錄，方便查找和使用。

人事檔案的審核。主要的審核應(yīng)由人事檔案管理人員的直接領(lǐng)導(dǎo)參與負(fù)責(zé)，首先應(yīng)審核新收檔案的完整性，與交接單相對應(yīng)，嚴(yán)審是否有內(nèi)容的缺失，若有，應(yīng)及時登記并與交接人對接缺失原因。其次應(yīng)審核已接收資料整理是否規(guī)范，是否做到賬目與實(shí)物相符，是否及時更新檔案內(nèi)容，組卷方式是否合理，內(nèi)容是否真實(shí)，確保檔案的真實(shí)性和完整性。

人事檔案日常管理。企業(yè)應(yīng)建立人事檔案查借閱登記簿，列明查借閱日期、查借閱原由、查借閱人、歸還日期，嚴(yán)格辦理查借閱手續(xù)，確保檔案的安全。在檔案轉(zhuǎn)遞上，要明確做到按規(guī)定辦理，做到各人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)檔函不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)，避免人事檔案流失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

二、以現(xiàn)代化為媒介，促進(jìn)人事檔案的管理

現(xiàn)今社會，隨著科技的進(jìn)步，人事檔案管理軟件也如雨后春筍般出現(xiàn)，大中型企業(yè)的發(fā)展速度日益加快，尤其是勞動密集型企業(yè)，人員眾多，人事檔案管理軟件不僅可以滿足企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，更能滿足大量人員調(diào)動需求。管理軟件具有手工表格無法比擬的優(yōu)勢，大量人員信息可以建成人才數(shù)據(jù)庫，使用者只需將人事檔案資料的更新到軟件上，查找方便，各部門之間設(shè)置好權(quán)限還可以實(shí)現(xiàn)資源共享。在程序上設(shè)定好類別、權(quán)限、檔案調(diào)入調(diào)出的管理，方便快捷。

三、加強(qiáng)人事檔案對企業(yè)發(fā)展的作用

（一）為企業(yè)選人用人提供依據(jù)

企業(yè)在錄用、選拔、調(diào)動員工時，首先要對員工的基本信息進(jìn)行考察、比較，如果不能熟知員工的各項信息，就不能確定這些人員是否滿足公司所提供的崗位要求。現(xiàn)在有些企業(yè)的個別崗位都對從業(yè)人員是否有類似的工作經(jīng)驗有明確要求，而真實(shí)、準(zhǔn)確的人事檔案則為企業(yè)提供了重要的決策依據(jù)和參考。

（二）為企業(yè)的績效、考核提供依據(jù)

員工的績效、考核很大程度上都是和獎金、薪資掛鉤的，企業(yè)應(yīng)給予員工怎樣的薪資待遇，員工為企業(yè)產(chǎn)生多少效益，這些都要以員工個人的工作成績?yōu)橐罁?jù)，也就是說，在人事檔案中員工的日常考核結(jié)果、員工在一年中所獲得的各種獎懲經(jīng)歷等都是人力資源管理部門對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等綜合分析的依據(jù)，也是職務(wù)晉升和聘用、職稱評聘、資格考察、選派人才掛職鍛煉、任期考核等等的依據(jù)。

（三）為員工的職業(yè)發(fā)展提供依據(jù)

人事檔案伴隨著員工個人的職業(yè)生涯，對員工個人具有同樣重要的意義。一個人從學(xué)校走進(jìn)工作崗位，不僅是他人生的重要轉(zhuǎn)變，也是未來將會有何發(fā)展的開端。隨著工作年限的增長，員工個人的職位晉升、職稱評定、工作調(diào)動等都離不開人事檔案。人事檔案還是員工辭退、退休、離職之后，劃定工作年限的重要依據(jù)。

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1.2 為規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略提供支持 企業(yè)制定科學(xué)的人力資源整合規(guī)劃，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內(nèi)容是真實(shí)反映企業(yè)全體人員的全方位信息，包括以往與現(xiàn)階段。人事檔案科學(xué)化的管理，能夠為企業(yè)科學(xué)合理的預(yù)測人才的需求數(shù)量級類型，為人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供支持，促進(jìn)人力資源開發(fā)。

2 當(dāng)前人事檔案管理存在的問題分析

2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視人事檔案管理。目前部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理，認(rèn)為檔案管理是企業(yè)內(nèi)部的小工作，對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責(zé)任意識差。由于上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接導(dǎo)致了檔案管理部門對自身所肩負(fù)的責(zé)任認(rèn)識不夠明確，使工作觀念產(chǎn)生了偏離，不認(rèn)真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業(yè)沒有專業(yè)的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進(jìn)行兼任，極大地降低了檔案的權(quán)威性。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強(qiáng)的專業(yè)知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項復(fù)雜、繁瑣以及連續(xù)性較強(qiáng)的工作，否則就會對檔案管理的質(zhì)量和管理水平的提高產(chǎn)生影響。有的企業(yè)分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進(jìn)行檔案資料的日常維護(hù)及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔(dān)負(fù)多方面的工作，例如企業(yè)文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負(fù)荷工作狀態(tài)，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。

2.3 人事檔案管理的科學(xué)信息化水平低 人事檔案管理工作內(nèi)容多、要求高、任務(wù)重，僅就檔案信息管理信息化建設(shè)而言，諸如標(biāo)引著錄、數(shù)據(jù)錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當(dāng)艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統(tǒng)，但在實(shí)際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發(fā)揮其應(yīng)有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數(shù)據(jù)化以及科學(xué)化的廣泛應(yīng)用，部分企業(yè)的人事檔案管理在計算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進(jìn)行錄入，而資料檢索、調(diào)閱則進(jìn)行手工操作，導(dǎo)致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費(fèi)時間長，耗費(fèi)人力多，降低了檔案管理工作的效率。

3 改革人事檔案管理的建議

3.1 強(qiáng)化人事檔案管理意識 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到人事檔案管理的意義，其是企業(yè)的一項隱形財富。各企業(yè)在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊伍的相對穩(wěn)定，提高管理人員的責(zé)任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政治教育、專業(yè)知識與技能的學(xué)習(xí)以及完善定期交流與培訓(xùn)進(jìn)修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任要明確，在管理工作過程中，做好監(jiān)督與管控工作，加強(qiáng)定期、不定期的深入管檔工作進(jìn)行督查，同時強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責(zé)令迅速整改到位。

3.2 規(guī)范、完善制度和程序 要進(jìn)一步系統(tǒng)檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范地利用多種方式確保信息的準(zhǔn)確性、完整性以及及時性；檔案信息整理歸檔根據(jù)材料的內(nèi)容、時間以及屬性等條目，優(yōu)化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質(zhì)檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴(yán)格落實(shí)制定的更新計劃，檔案管理工作要根據(jù)企業(yè)人員的流動實(shí)況制定相關(guān)的每周、每月或者季度更新方案。

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目前，我國客運(yùn)管理所人事檔案管理工作問題頻現(xiàn)，這些問題直接制約了客運(yùn)管理所自身的發(fā)展，對其未來經(jīng)營、管理以及銷售等都帶來了極大的制約和生存發(fā)展。具體而言包括：

1.合作不積極，協(xié)同不配合

其主要體現(xiàn)在現(xiàn)有的客運(yùn)管理所在實(shí)際檔案管理過程中缺乏良好的協(xié)調(diào)，各個管理所內(nèi)部的部門都建立了相應(yīng)的獨(dú)立的人事檔案管理部門，并且彼此之間缺乏足夠的溝通與交流，導(dǎo)致現(xiàn)有的客運(yùn)管理所整體的檔案管理效率下降，并且因為各個部門之間都擁有屬于自身的檔案管理人員，直接帶來的是實(shí)際的人力資源管理的脫節(jié)與沖突。

2. 觀念不先進(jìn)，效率不明顯

目前客運(yùn)管理所的檔案管理受制于過去計劃經(jīng)濟(jì)的影響，依然秉持傳統(tǒng)的計劃管理理念與管理方式，他們沒有切實(shí)有效的結(jié)合自身的實(shí)際情況以及社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，進(jìn)行相應(yīng)的管理方式以及體制的轉(zhuǎn)變，由此使得其自身的人事檔案管理部門的工作效率較低，沒有較好的滿足現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際管理需求。

3.定位不明確，服務(wù)不到位

客運(yùn)管理所其本身沒有充分認(rèn)識到自身的定位，沒有意識到自己的社會責(zé)任，他們的服務(wù)方式以及定位尚停留在傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟(jì)時代，缺乏足夠的服務(wù)意識，無法結(jié)合現(xiàn)有的企業(yè)人力資源管理需求，實(shí)現(xiàn)有效的“保管員”的角色的意識形成，從而在一定程度上影響了企業(yè)人事檔案管理的工作質(zhì)量。

4.結(jié)構(gòu)不合理，素質(zhì)跟不上

客運(yùn)管理所檔案管理最終是落實(shí)在人，因此在管理人才的素質(zhì)直接決定了管理內(nèi)容以及管理效率，決定了管理成果。但是，現(xiàn)有的客運(yùn)管理所，其本身并不重視相關(guān)人才的素質(zhì)建設(shè)以及應(yīng)用，而且管理人才的結(jié)構(gòu)也不合理，無法滿足新時期客運(yùn)管理的檔案管理需求。

5.制度不完善，收集不齊全

在制度設(shè)計上，目前客運(yùn)管理所本身的人事檔案制度沒有與市場接軌，沒有有效地結(jié)合現(xiàn)有企業(yè)自身的實(shí)際日常管理需求，使得在實(shí)際的人才招聘中無法尋找到合適企業(yè)發(fā)展的人力資源，并且在實(shí)際的歸檔、存檔以及整理過程中的檢索與查詢的不完整，導(dǎo)致了無法真正物盡其用，不能真正反映出企業(yè)現(xiàn)有的實(shí)際人力資源狀況。并且，在管理中由于硬件設(shè)備的滯后，更多的是依賴于人工手動的管理，而沒有真正采用現(xiàn)代人力資源管理信息系統(tǒng)，從而制約了實(shí)際的人力資源管理效率以及人力資本的收集。

二、建立客運(yùn)管理所人事檔案管理體制與模式路徑初探

當(dāng)前的客運(yùn)管理所人事檔案管理工作的改革必須知識經(jīng)濟(jì)時代為背景、積極拓展管理職能、史新人事檔案管理的觀念，本文著重從客運(yùn)管理所檔案管理工作的自身定位、依法治檔和多方協(xié)調(diào)分別闡述客運(yùn)管理所檔案人事管理的新型的體制與模式問題。

1.準(zhǔn)確定位

客運(yùn)管理所必須要明確自己的檔案管理定位，要認(rèn)清社會發(fā)展形勢，依據(jù)市場化的發(fā)展管理需求，滿足新時期客運(yùn)管理所人力資源發(fā)展需求，明確自己和企業(yè)的職能定位。切實(shí)有效的利用人事檔案管理，將現(xiàn)有的檔案管理服務(wù)于自身企業(yè)的發(fā)展需求，提升員工之間的流動性以及檔案查詢和記錄效率，對其進(jìn)行分門別類，能夠有效地體現(xiàn)與反應(yīng)現(xiàn)有客運(yùn)管理所實(shí)際的人力資源狀態(tài)，為企業(yè)的發(fā)展提供良好的人力資源儲備。

2.多方協(xié)調(diào)

鑒于現(xiàn)有客戶管理所檔案管理的分散化，小型化，要對內(nèi)部的各個檔案部門管理進(jìn)行整合，進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，并且切實(shí)有效地協(xié)調(diào)各個部門之間的溝通以及交流，讓他們可以更好地對現(xiàn)有企業(yè)彼此之間的人事狀況進(jìn)行交流，并且定期展開人事檔案管理的調(diào)查。同時，建立企業(yè)檔案協(xié)會。建立企業(yè)人事檔案協(xié)會可以發(fā)揮較大的作用：其一能及時傳達(dá)檔案行政管理部門的檔案管理工作的精神；其二能加強(qiáng)各企業(yè)人事檔案管理部門之間的經(jīng)驗交流、及時有效地企業(yè)檔案工作中的新問題、難問題；其三能匯集檔案管理方而專家加強(qiáng)指導(dǎo)，提高企業(yè)人事檔案管理部門人員的理論素養(yǎng)和管理水平，從而推動企業(yè)檔案管理工作的開展。

3.依法治檔

進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國的企業(yè)都在不斷地轉(zhuǎn)型，從過去的計劃經(jīng)濟(jì)逐步轉(zhuǎn)變而市場經(jīng)濟(jì)，由此對于企業(yè)的檔案管理也提出了新的要求。客運(yùn)管理所檔案管理必須要結(jié)合市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，依據(jù)現(xiàn)有的企業(yè)發(fā)展需求，逐步實(shí)現(xiàn)依法治檔，建立一套良好的管理制度，做到有法可依、有法可查、有法可督，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的客運(yùn)管理所檔案查詢、管理、采集的流程化。

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在改革開放年代，人事制度在選人擇業(yè)中發(fā)揮了重大作用，為促進(jìn)人才市場的培育和發(fā)展提供了政策依據(jù)。建議在確定屬于基礎(chǔ)性的、為公共利益服務(wù)的人事檔案公共服務(wù)范疇之后，應(yīng)將圍繞人事檔案管理派生出來的、屬于特定服務(wù)的、非公共服務(wù)范疇的人事業(yè)務(wù)劃歸為人事業(yè)務(wù)，作為人事檔案公共服務(wù)的補(bǔ)充部分，由人才交流機(jī)構(gòu)（或者叫人事事務(wù)所）根據(jù)國家有關(guān)政策法規(guī)，接受用人單位或個人委托，提供相關(guān)服務(wù)。人才交流機(jī)構(gòu)為自收自支的公益型事業(yè)單位，提供的人事業(yè)務(wù)為有償服務(wù)。具體而言，人事業(yè)務(wù)（有償服務(wù)）可以包括：

1.代辦職稱評審業(yè)務(wù)：專業(yè)技術(shù)職稱初定、專業(yè)技術(shù)職稱申報評審、專業(yè)工作年限證明等；

2.代辦轉(zhuǎn)正定級手續(xù)：高（中）等學(xué)校畢業(yè)生見習(xí)期考核鑒定表等；

3.出具各類證明：工齡核定（購買房改房專用）、經(jīng)濟(jì)適用房購房申請、內(nèi)地的中國居民赴港工作同意書、教師資格申請人思想品德鑒定表、《上海市居住證》人員人事檔案核實(shí)情況表、工作履歷證明（辦理非轉(zhuǎn)農(nóng)）等；

4.出具各類公證信息：出生公證、學(xué)歷公證、親屬關(guān)系公證等；

5.查（借）閱人事檔案：因公出國（境）政審手續(xù)等。

三、設(shè)立社區(qū)化管理中心，管理戶籍衍生業(yè)務(wù)

依托于人事檔案管理而派生的集體戶籍掛靠業(yè)務(wù)，曾經(jīng)作為畢業(yè)生就業(yè)落戶、人才引進(jìn)、人才流動等管理工作的重要配套環(huán)節(jié)，為各類人才解決后顧之憂發(fā)揮過重大作用。基于建立人事檔案管理中心的大前提下，建議對此類業(yè)務(wù)逐步梳理剝離，由所屬地社區(qū)成立戶管中心，實(shí)現(xiàn)人戶一致的大社區(qū)化管理，從而提高服務(wù)的專業(yè)性，降低戶籍、婚姻、教育等相關(guān)服務(wù)的管控難度。剝離的戶籍管理業(yè)務(wù)可以包括：

1.集體戶口遷入初審：人才引進(jìn)程序、出具《同意落戶證明》等；

2.集體戶口遷出；

3.常住人口登記卡日常管理；

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《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號令）首次將學(xué)生檔案納入高校檔案類別，使高校開展學(xué)生檔案管理有了規(guī)章依據(jù)，但對具體如何操作并沒有明確規(guī)定。所以，有必要修訂業(yè)務(wù)規(guī)范，以使學(xué)生檔案的日常管理規(guī)范有序。成教生檔案最終將充實(shí)到個體人事檔案中，作為用人單位對畢業(yè)生學(xué)歷進(jìn)行認(rèn)定的依據(jù)材料，因此，《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號文印發(fā)，以下簡稱《規(guī)定》）中的相關(guān)規(guī)定可以作為修訂成教生檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的主要依據(jù)。根據(jù)此《規(guī)定》，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況修訂《成教生檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確成教生檔案的歸檔范圍及歸檔時間、載體要求等。成教生檔案歸檔范圍：報考登記表或網(wǎng)絡(luò)報名信息卡、入學(xué)考試各科成績表、學(xué)生（學(xué)員、學(xué)籍）登記表、學(xué)習(xí)成績單、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予材料、畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件等。為保證歸檔材料的完整性、維護(hù)歸檔材料的嚴(yán)肅性以及利于整理和長期保管，可以明確如下收集歸檔要求：①材料產(chǎn)生之日起一個月內(nèi)歸檔；②歸檔材料填寫規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備；③歸檔材料一般為原件，如果是復(fù)印件，必須注明復(fù)制時間，并加蓋檔案材料復(fù)制單位公章；④材料載體使用16K型或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文用紙，材料左邊留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求。完整的成教生檔案管理包括建檔和轉(zhuǎn)遞兩個方面。建檔即通過收集、編目等方式，為每個成教生建立完整的個人檔案。具體包括以下環(huán)節(jié)：收集審核材料入袋編目。收集材料，即向各相關(guān)人員催收產(chǎn)生的材料；審核即檔案管理人員對收集到的材料進(jìn)行內(nèi)容、形式等方面的核對，這一環(huán)節(jié)要求檔案管理者將存有錯誤的材料及時退回材料產(chǎn)生源頭，并要求重新完成后移交歸檔；材料入袋，即將收集到的材料裝入相應(yīng)的個人檔案袋；編目，即將放入檔案袋的材料名稱、份數(shù)等相關(guān)信息填寫到案卷目錄紙上。由于成教生在各學(xué)習(xí)階段會產(chǎn)生不同的檔案材料，所以，“收集審核材料入袋編目”這個過程會重復(fù)多次。轉(zhuǎn)遞是指通過郵局、快遞等物流方式將學(xué)生檔案移交給畢業(yè)生人事檔案保管單位，或直接交給學(xué)生由其自行帶回其人事檔案保管單位。需要注意的是：在檔案轉(zhuǎn)遞前，必須將檔案袋封口，即對材料袋進(jìn)行密封，貼上封條，在封口上加蓋騎縫章。在對檔案袋進(jìn)行封口前，要再一次核對所收集到的材料與目錄登記信息是否一致，以便保證歸檔材料的完整性。檔案轉(zhuǎn)遞工作需要注意轉(zhuǎn)遞手續(xù)的完備性，填寫學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并及時查收回執(zhí)，以方便今后可能出現(xiàn)的檔案去向信息查詢。由學(xué)生自行攜帶檔案時，學(xué)校還需向?qū)W生強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)：①為維護(hù)材料的嚴(yán)肅性，檔案袋不能私自開封；②必須交給本人人事檔案保管單位，以充實(shí)個人人事檔案，為用人單位開展學(xué)歷認(rèn)證等工作提供依據(jù)材料。