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檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等數字技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它具有科學計算、數據處理、實時控制，輔助設計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政府網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高效率，提升檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。總之，檔案數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術，使檔案工作更為有效地為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務，已成為今后一個時期檔案發展的必然趨勢。
（二）數字化檔案
數字化檔案管理是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數字化檔案的特點主要有以下幾個方面。
1.數字化檔案依賴于數字化設備而存在。數字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數據庫與網絡系統。離開了計算機及相應的軟件，數字化檔案就無法生存、傳遞、識別。
2.數字化檔案的不穩定性。數字化文件的不穩定性決定了數字化檔案的不穩定性。
3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成數字化文件的內容，使得數字化檔案的組成和結構要比紙質文件復雜得多。
二、檔案數字化與數字化檔案管理的優勢及要求
（一）檔案數字化與數字化檔案管理的優勢
檔案數字化的實質是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網上資源打下了堅實的物質基礎，其優勢包括以下幾個方面：
1.擴大經濟效益。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。
2.提高辦公效率。數字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。
總之，檔案數字化是大勢所趨。檔案數字化從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務。
（二）檔案數字化與數字化檔案管理的要求
檔案數字化所要實現的就是為經濟建設和社會發展提供優質、高效的服務，其主要目標：一是解決傳統檔案的存儲問題；二是檔案館創建自身網絡平臺，使有效意義的動態鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內提供最大的利用價值。其主要要求是：
1.科學性。檔案信息資源數字化應具有科學性。從實際出發，通過對檔案的分析、篩選，確定數字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優先對具有專業特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數字化。
2.系統性。在進行檔案信息資源數字化時，只有系統地、連續地將檔案信息資源數字化，才能充分發揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內容的內在邏輯，都應保持檔案外在的連貫、完整與內在的有機聯系。
三、推進檔案數字化與數字化檔案管理的對策
數字化檔案管理在具體設施過程中，必須依托高新技術的支持。數字化檔案不是在傳統檔案系統內部產生的，它的顯著特點是完全依賴現代化通訊網絡基礎而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數字檔案化與數字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。
（一）予以科學規劃
檔案數字化是一個系統工程，必須立足于長遠的科學規劃，為此要抽調檔案、信息等部門的人員組成規劃小組，研究制定檔案數字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數字化，哪些檔案需要優先數字化，哪些檔案又需要長時間實行數字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。
（二）進行成本核算
目前，將傳統的載體進行數字化費用較高，并且傳統檔案數字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數字文件進行管理和維護，數字化后電子文件的保存需要持續的管理，都需一定的經濟投入，所以必須思考投入產出績效。如果不加強核算，則有可能導致數字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。
（三）建立雙套制管理機制
由于目前傳統載體的檔案管理基礎相對薄弱，數字化過程中有很多問題待解決，因此在相當長的一段時間內企業的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應的傳統載體檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整和真實，并最大限度地發揮檔案信息的支撐作用。
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一、數字化檔案管理概述
根據檔案所有權形式可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。在外國通常分為公共檔案和私人檔案。對不同所有權的檔案，要按照檔案法規的規定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國家所有的檔案，要按規定向國家檔案館移交。屬于集體或個人所有的檔案，其所有權的轉讓，一般要在自愿、 合法基礎上進行， 檔案所有者可向國家檔案館捐贈、出售或寄存。
在數字化檔案的管理中，檔案信息的安全無疑是非常重要的。傳統檔案的保管工作著重強調的是如何使檔案載體延長壽命，因為載體與所記錄的信息是“從一而終”，不可分離的，有了載體就有了可用的信息。對于電子檔案管理來說，載體的保管和信息的保護同樣重要。電子檔案的安全不僅僅是技術的問題，電子檔案的安全至少包含三類措施：技術方面的安全措施、管理方面的安全措施和相應的政策法規。電子檔案的安全首先取決于電子環境的安全，主要從網絡、計算機、存儲器、應用系統和病毒等方面實施安全部署。在實際應用過程中，保障電子檔案安全的內容主要包括四個方面：
（1）實體安全，是指保護網絡基礎設施、計算機、存儲設備以及其他媒體免遭地震、水災、火災、有害氣體和其他環境事故（如電磁污染等）的破壞。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。
（2）運行安全，指為保障系統功能的安全實現提供一套安全措施（如風險分析、審計跟蹤、備份與恢復、應急措施），建立系統的安全防范體系，以保障檔案信息被處理、存儲和訪問過程中的安全。
（3）信息安全。指防止信息資源被故意或偶然的非授權泄露、更改、破壞或使信息被非法系統辨識、控制和否認，以確保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。
（4）管理安全。指采取有關的法律法令和規章制度以及安全管理手段，加強管理人員的安全意識和操作規范，確保網絡系統和檔案數據的安全。另外，要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。因此，對所保存的數字化載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可讀性。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。必須建立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、拷貝和遷移等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。
數字化檔案的有效保存與維護是一項極其重要而復雜的工作。因而，在數字化檔案的保存與維護過程中，應充分考慮環境、設備、技術、人員及數字化檔案的特點等綜合條件，制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保數字化檔案的安全可靠，使數字化檔案能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。
二、數字化檔案管理的特點
數字化檔案的管理思路已遠遠超出了傳統檔案的管理思路，其管理范圍已擴展到電子文件的形成之初，電子信息的網絡化歸檔、數字檔案的存儲、鑒定、開放、編研、利用甚至是刪除（即檔案的銷毀）等電子信息整個生命周期的全過程。其管理手段將是把嚴格的人工管理制度與現代化的信息技術有效地結合起來，形成聯系造成的、具有即時校驗、碎石糾錯和及時 反饋的網絡化高效工作模式。
數字化檔案的存儲介質也不再局限于紙、縮微、磁帶等，而是更多地采用數字化存儲手段，如光盤、磁盤、網絡化存儲設備，并根據需要將模擬與數字的存儲方式合理地結合起來，保證檔案信息的原始性、憑證性、有效性和完整性。數字化檔案的利用也不再拘泥于“到檔案館查閱檔案”的機械模式，網絡化檔案目錄及全文資料的檢索方式將成為利用者足不出戶地全面認識檔案、了解檔案和利用檔案的基本方式。
數字化檔案的管理是對傳統檔案管理理論的發展、完善和擴充。數字化檔案的管理可采用“目錄全文一體化管理”方式。“目錄全文一體化管理”是將數字化檔案分門別類，整理成方便檢索的目錄信息，并通過電子原文關聯掛接、存取訪問的現代技術手段，實現數字化檔案目錄信息與檔案內容信息的一體化管理。
這種方案的提出是一個逆向思維的形成過程，即立足于檔案利用者的需求，結合并反嘎巴檔案管理者的工作需要，對數字化檔案的形成者提出合理要求，將“目錄全文一體化管理”思想貫穿與數字化檔案形成的全過程。
檔案工作者要充分利用現代化的管理手段，通過網絡開展檔案的指導、鑒定、歸檔與管理工作，將工作重點投入到分析檔案利用者的需求、檔案資源的挖掘與編研、提前介入電子信息的形成過程中，將工作模式由“被動接受”轉為“主動挑選”，將真正有價值的電子信息轉化為社會需要的檔案資源。
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1.2視頻圖像數字化
在近幾年的藝術檔案工作中，視頻元素已逐漸成為藝術檔案中不可缺失的重要組成部分。因此，藝術檔案管理人員如能掌握視頻信息的修復技術，可以利用專業視頻的采集卡錄入，通過計算機將模擬信號轉換成電子數字信號，并且能夠采用premiere等軟件來修補損害的視頻片段，然后通過后期的編輯合成，最終刻錄成為CD、VCD等等格式的光盤，這樣就會使視頻中的數據具備更大的價值，并且按照檔案管理要求的格式將數據存儲在脫機載體上，如此以便長期的存放，最終克服掉了錄像不能長期保存的問題。
1.3文檔檔案數字化
對于文檔的保護來說數字化檔案存在著很大的優越性。因為母本文件在經受復制和其他的處理中，就會遭受到空氣的氧化、光敏等等因素的影響，最終會導致檔案的質量變得越來越差，因為原件檔案的受損會使珍貴歷史檔案文獻遭受到巨大的傷害，對文化的傳承和記錄等等造成無法彌補的損失。所以應該利用掃描儀將母本進行錄入，通過這樣的方式來使母本得到復制，保障母本的完整性，即便是母本發生損害也有相對應的副本。
1.4信息傳遞數字化
信息網絡的構建和信息的共享因為檔案數字化的處理而得到了更好的展現，使之發展成為一個快捷的平臺，因為檔案數字化的推進，使各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享和網絡平臺的鏈接得到了更好的促進，最終帶給信息傳遞一定的數字化，保障了信息傳遞的方便快捷，同時還可以保障信息傳遞的質量。
2數字化檔案的利用
2.1戲劇的傳承
傳統戲劇的傳承，主要就是依靠老師對學生進行傳授、幫助和帶引。近些年，一些劇院的著名老藝人相繼退休，不再登臺演出，而青年演員沒有老藝人成熟的經驗和技能，這對劇院的發展無疑是一個很大的問題。要想應對這樣的現狀，檔案室應該做出相應的舉措，要挽救這種現狀，所以就應該利用數字化處理過后的視頻光盤等資料讓青年演員從中學習，帶給青年演員更多的啟發和思考，而且能夠令青年演員隨時調用檔案資料，讓青年演員通過反復的視聽來對前輩的唱腔韻味進行琢磨和體會，最終培養他們的演出技巧和能力。
2.2劇目的復排
對于劇院的一些經典大劇來說，常常會用到眾多的演員，而且具有非常大的場面，所以這就需要有一個十分困難的復排工作。而利用檔案數字化處理的數據光盤便可以輕松的解決這個難題，數據光盤中包括了很多的內容，無論是演員和樂隊，前臺還是幕后，燈光、服飾、道具、效果都一應俱全的呈現在劇院工作者面前，能夠達到一應俱全、一目了然的效果，劇組只需要照樣學樣即可，便可以在很短的時間內使排練具有更加理想的效果，這樣既能夠省時也能夠省力，還可以節約演出成本，為劇院創造更大的效益。
2.3對外交流發展
無論是對外媒體進行宣傳的資料，還是向上級單位進行日常工作的匯報、藝術材料的申報以及兄弟單位之間的藝術交流等，只要具備了藝術檔案都會變得更加簡單便捷，而且還在時間上有了很大的節省，并且能夠在人力財力方面得到很大的調整和改善，提升了作用力和工作效率，增強了劇院的對外影響力，而且為劇院創造了更多的收益，增加了文化單位的社會效益。
3數字化電子檔案管理
3.1整理歸檔要求
首先應該對具有歸檔條件的數字化文檔和符合檔案管理要求的文檔按照一定的格式存儲到可以長期保存的脫機載體上。然后將歸檔的數字化文件進行檢索工具的編制，并且按照序號、題名、責任者、文號、每份文件機讀時間和位置等等內容進行說明和記錄，要使歸檔數字化文件的著錄符合國家檔案著錄的相關規定和要求。對于文字處理技術下的數字化文件要注明文件的存儲格式以及屬性。接著利用掃描儀對文檔進行掃描進而得到圖象電子文件。如果啟用非標準壓縮算法，則應該收集相關的軟件。若使用視頻設備來得到動態圖象文件，那么壓縮算法和軟件就應該派上用場。若是采用音頻設備來得到文件，則應該收集文件的屬性標識和相關軟件。
3.2與紙質檔案的并存
首先要保存和紙質等文件內容一樣的數字化檔案的時候，應該對紙質文檔和數字化文檔進行有效的標識，這樣容易使其區分開來。在對數字化文檔和紙質或者其他載體的文件進行歸檔的時候，一定要對其內容，相關說明以及描述進行充分的說明，使之具備一致性。還有對有價值意義的電子文件進行保存的時候，一定要做好紙質等硬性的拷貝，如此使電子文件和紙質文檔一起入檔。還有就是在計算機辦公的狀態下產生的數字化文檔一定要對其進行嚴格的保護，不能使其受到非正常的改動。
3.3數字化檔案的安全問題
對于數字化檔案的安全應該確保檔案實體的安全和檔案機密的安全。首先我們來看檔案實體安全的維護。對于歸檔檔案應該做出防寫處理。不能對涂層進行擦、劃、觸摸等等記錄。載體應該直立放置，避免載體遇到塵土，防止載體變形。對于數字化檔案的存放溫度應該保持在14度到24度之間，而且濕度要保持在45度到60度之間。還要使其遠離磁場，要使其隔離有害氣體，并且能夠定期的進行檢查。其次我們來介紹一下檔案機密的安全。數字化檔案使用者應該按照規定使用檔案，同時應該注意檔案的保密性。數字化檔案上網或者聯網的時候應該符合國家或者單位的保密要求，能夠對保密文檔做出有效的防范措施和監管保障。保密文件的銷毀應該連同不可擦除的載體一并進行銷毀。對于數字化檔案的銷毀來說，要先辦理審批手續。非保密文檔可以進行邏輯刪除。
4結語
如今是一個數字化的時代，藝術檔案數字化能夠為文化單位、藝術團體帶來更大的推動力，面對充滿發展前景的未來只有抓住機遇，迎接挑戰，做好藝術檔案管理工作，為藝術事業貢獻自己的力量，讓藝術事業走向更加具有發展性的未來。
作者:張晨瀅 單位:上海市普陀區文化館
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照片檔案；數字化；掃描；分辨率
一、照片檔案數字化的重要性
照片檔案數字化是保存照片檔案的必然要求。在照片檔案數字化之前，照片檔案都是通過傳統的光學照片來進行保存的，這些傳統的照片檔案時間一長就會出現褪色、失真等諸多問題，大大影響了檔案保存的質量。為了能夠讓照片檔案得到更好的保存，就必須要對其進行數字化掃描。
二、掃描分辨率選擇的注意事項
1.要選擇最合適的分辨率所謂的分辨率指的是單位長度內圖像所包含的點數或像素，通常情況下可以用每英寸點數來表示，也就是dpi。如果一個圖像包含點數越多，就說明它能夠保存的圖像信息越復雜細膩，同時也需要耗用更大的空間來進行儲存。如果點數少的話，存儲面積會減少，但是相應的圖像也會變得比較粗糙。掃描人員在確定掃描分辨率的時候要進行合理的選擇，如果分辨率不夠導致照片掃描后相當模糊，那么就起不到檔案保存的效果，但是也并不是圖像越清晰就越好，還必須考慮到存儲空間的問題。另外，分辨率的選擇還要考慮到打印設備的選擇，如果打印分辨率低于掃描的分辨率，那么是無法得到更好的打印效果的。所以在選擇分辨率的時候要綜合考慮各種情況，選擇最適合的分辨率來進行掃描。
2.要選擇符合規定的分辨率由于國家檔案局在檔案行業相關標準中已經對紙質檔案的數字化掃描分辨率進行了一系列的規定，所以在進行掃描的時候就要參考國家的相關規定，明確地按照規定的要求來進行掃描。
3.注意掃描設備等的選擇由于照片檔案的掃描最重要的一點就是要保持真實地反映原始照片的情況，所以在掃描的過程中對于掃描設備的選擇也是十分重要的，掃描設備要能夠做到掃描照片的真實情況，在色彩等方面和原始檔案照片保持一致。值得注意的是，除了掃描設備以外，顯示器和電腦顯卡的因素掃描者也要考慮進去，因為有的時候這些設備會影響到色彩的顯示，如果顯示器不能夠準確地顯示色彩的話，那么根據顯示器上的錯誤色彩來進行調節，必將南轅北轍，距離原始照片的真實性反而會越來越遠。所以說在選擇顯示器和顯卡的時候也要注意一下，要先校正一下，看看它們是否能夠將輸入的圖片真實地顯示出來。
三、掃描分辨率選擇的方法
1.掃描前選擇適當的掃描分辨率掃描人員在進行掃描之前首先要做的事情就是根據要求來選擇合適的分辨率，掃描照片的時候有一定的分辨率計算公式，掃描者可以通過打印照片的物理尺寸大小和打印所需要的分辨率，以及原始照片的尺寸來選擇分辨率。分辨率公式可以設定為：掃描分辨率=（打印照片的物理尺寸×打印的分辨率）/（原始檔案照片大小×n），其中n的數值由打印機的情況來決定，如果打印機是連續色調輸出設備，那么n的數值可以選擇為1，但是如果打印機是非連續色調輸出設備，這種情況下就要選擇n的數值為4了。掃描照片的時候除了按照固定的標準來進行以外，有的時候還可以根據實際工作需要得到的效果來進行選擇。例如掃描從一寸到十二寸的一組照片的時候，可以統一一下，以滿足最終輸出的尺寸作為標準來選擇需要的分辨率，即可以統一成滿足十二英寸照片的圖片文件分辨率為標準。這樣的話，掃描一寸照片的話，照片的尺寸大小在2.5cm×3.5cm，這時候可以選擇掃描分辨率為2200dpi，而相應的圖片文件分辨率為3058×2249pixel，而掃描照片尺寸在12英寸×10英寸的十二英寸照片的時候，可以選擇分辨率為240dpi，而得出的圖片文件分辨率為3000×2500。這樣就能使得不同大小的照片掃描出來的數字化文件的尺寸大小保持一致，可以方便以后進行統一管理。
2.掃描中合理使用掃描儀和相關軟件在使用掃描設備的時候要注意選擇最佳的圖片掃描區域，盡量選擇大面積而且無雜質的區域作為掃描的區域，以求在掃描的時候能夠得到更好的掃描效果。對照片檔案的數字化掃描要完成得更加完美，還必須要在進行分辨率選擇的同時慎重使用掃描軟件的各種功能，要利用掃描軟件的操作來配合分辨率的選擇，這樣才能掃描出真正符合要求的照片。在使用掃描軟件的時候要注意，有些掃描設備及其軟件中配備有一鍵掃描和智能修復等功能，在掃描的過程中不要胡亂地使用類似的功能，而要配合自己所選擇的掃描分辨率來合理運用，因為如果選擇了這些自動功能的話，往往反而使得效果達不到預期的要求。尤其是對于色彩翻新、去除雜點、背光補償等功能，由于檔案照片要保持原始照片的真實性，所以掃描者在選擇這些項目的時候要特別注意，不能因為胡亂的選擇而破壞了原始照片的真實面貌。
3.掃描后調節最終效果在掃描完成之后，掃描者要根據照片檔案的實際情況來進行最終的調節，在進行這一步的時候尤其要注意細心謹慎，要注意觀察是不是已經將照片上的各種細節都掃描下來了，尤其在影響影像層次、細部存留參數這兩個方面要進行相應的調整，盡可能地使得原始檔案照片的真實面貌被保留下來。對照片檔案來說，保持照片的真實面貌是最重要的，所以要盡可能地保持這一點。掃描者在掃描之后要觀察一下照片的長寬比例等，看看是不是和原始檔案照片一致，有的時候甚至還可以保留住照片的外延邊界，這樣的話就更加能夠確保照片的真實面貌得到保留。掃描者要注意切不可對存檔用的檔案照片進行改變顏色、移位遮擋等處理。
四、結論
照片檔案數字化掃描看似簡單，但是如果要真正做好的話并不容易，掃描者要仔細選擇掃描分辨率，并不斷積累掃描經驗，以求能夠更好地掃描照片，為檔案管理作出自己的貢獻。
參考文獻
[1]卞咸杰.照片檔案數字化掃描分辨率的選擇與確定[J].檔案管理，2011（，4）：44-46.
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2 實現房地產檔案轉型不動產檔案數字化管理的重要性
在經濟快速發展的今天，房地產已經成為了我國經濟的支柱性產業，房產交易數量自2002年以來一直保持在高位，同時還在不斷擴大，同時房地產交易的方式也發生的重大改變，傳統的房地產檔案管理模式已經無法適應新形勢下房地產業的發展形勢。不動產檔案數字化管理可以很好的克服傳統的房產檔案的很多缺陷，信息取得方面、信息傳輸、信息分析的處理速度大幅度提升。同時不動產檔案登記時可以采用數字化的方式，記錄更多的信息，比如圖像甚至是視頻資料。在檔案保存方面，由于是數字化的檔案，只需要建設完備的數據儲存設備既可。完全不需要像傳統的房產檔案那般，需要保存大量的紙質檔案，同時還要注意檔案的分類、整理、儲存，傳統的管理方式查詢檔案也是一件非常繁瑣的工作。而數字化的檔案管理工作，只需要設置好管理邏輯，就可以自動進行不動產檔案的分類、整理、儲存，檔案調取也極為方便。這些優勢能夠不斷推動不動產檔案的管理水平提升，推動不動產檔案管理的發展，更好的為國家掌握詳實數據、為房地產企業發展提供正確、科學的信息提供幫助，為我國房地產事業發展提供最專業、最規范、最方便的數據服務。
3 提高不動產檔案數字化管理水平的有效策略
3.1 加強不動產檔案數字化管理的認知
近年來，雖然不動產檔案管理方式方法在不斷改進和完善，但是進度不快，效果并不是很明顯，一個很主要的原因就是不動產檔案管理人員以及各地地稅房地產管理部門沒有對不動產檔案數字化管理的認識不足，重視程度不夠。很多的相關人員及部門，將不動產檔案數字化管理僅僅視為簡單的文案處理工作，忽視了這項工作成果對于國家和房地產行業的重要作用。因此，在實際的管理實施過程中，沒有對信息采集和分類工作抱有足夠嚴謹的工作態度，使得信息收集過程形式化過重，嚴重破壞了信息的完整與準確，從而降低了使用價值，也耽誤了工作時間，影響效率。
3.2 提升管理人員的業務能力和專業水平
應當正確認識的是，不動產檔案數字化管理已經早已超越了傳統的手工勞動范疇，而發展到了知識型技能型的工作。我國缺乏不動產檔案數字化管理的相關專業人才，管理人員只要具有相當的級別才會有相應的檔案管理專業的人員，其余人員也沒有經過嚴格的識別與培訓，有的是其他人員富余的崗位補充過來的人員，這些人對于不動產檔案數字化管理的重要性認識不足，也沒有相關工作經驗及技能，無法有效開展相關工作。
數字化管理不動產檔案，是一項復雜的工作，涉及到的工?N多、專業多，對于專業能力和技術能力有著很高的要求。數字化管理不動產檔案的相關人才，必須要有全面系統的知識框架、強大的觀察能力與數據處理能力，同時還要有縝密的思維以及細致的工作作風。管理部門必須要培養一支專業素質高、思想觀念好、文化水平高的卓越的不動產檔案數字化管理人才。這些人才還要熟練掌握各種自動化辦公設備的應用。相關單位和企業應當重視培養專業的不動產檔案數字化管理人才，目的就是要培養一支專業、敬業、精業的團隊。
3.3 其他措施
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一、“數字化”是檔案管理工作的必由之路。
檔案數字化是信息時代的必然要求。檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。辦公自動化要求檔案管理數字化，信息化建設始終保持以應用為導向，以數據為基礎，以網絡建設為中心，積極吸引新技術，完善各種應用系統并向網絡化發展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數字檔案信息，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。此外，檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性， 社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
二、“數字化”檔案管理的主要障礙。
（一）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展。
（二）辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據了解，目前很多單位都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄人造成了一定的困難。
（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
（四）數字化檔案的利用率不高，給企業的現代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。
三、“數字化”檔案管理采取的措施。
（一）加強對檔案工作者的培養與培訓。一是徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發利用。二是加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術、現代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。三是強化檔案工作者訓練，加強培訓，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。
（二）正確處理傳統與現代化的關系。正確處理紙質檔案與電子檔案的關系，紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備進行再轉換，雖然存儲量大、節省了儲存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存儲介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案。
（三）加大檔案現代化管理的投入。應投入大量的精力關心和支持這一工作，創造條件投入資金、配置先進設備；積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入工作計劃，列入考核范圍；各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，每年要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現況，提出要求、下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題；領導要重視和加強本系統內的交流與合作，以先進帶動后進，發揮優勢，彌補檔案現代化管理上的差異，取長補短，共同提高；宏觀上要有總體的指導思路，實現發展戰略上的創新，微觀動作上實現管理內涵和技術手段的創新。
參考文獻：
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1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數字化建設的內容
1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、有重點地抓好數據庫建設
目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、檔案數字化建設的步驟
1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考資料
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二、檔案數字化管理的特點
過去傳統的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統的檔案管理方式顯然是無法滿足現狀的，因此必須在過去傳統的管理模式中，創建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術的快速發展，檔案數字化已成為高校檔案管理的一種發展趨勢，各種新型產品正不斷被研發出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統的檔案管理存在很大的區別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點都是傳統檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統檔案對于現代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優勢，使其優越性得到展現。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：
（一）提供拷貝
在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節省了大量的人力以及財力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關的技術支持。
四、檔案數字化管理的重要作用
檔案數字化管理是一種現代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質記載的信息轉變為數字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數字智能化的管理模式能把相關的檔案按照不同的類別進行數字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節約時間，提高工作效率。利用數字化的管理模式搜集的數據，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節約了時間，提高了工作效率，這便是現代數字智能化管理模式的優點。再次，數字智能化的管理模式可以隨時進行數據更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統的紙質記載信息需要大量的人工進行統計和整理，現在的數字智能化的管理可以利用高科技的電子產品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統化。所以，在社會快速發展的今天，高校檔案管理采用數字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現在的數字化管理模式當中，利用科技化的電子產品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數字化的管理過程當中，對相關的信息進行數字化的編碼，使相關的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統紙質文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質資料環境的干燥、清潔等，要防止火災的發生，防止被水淹沒，而數字化管理則不用擔心這些問題。現如今，數字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統計這個環節當中，主要依靠高科技產品進行自動化的統計，可以節約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數字化的管理模式可以使數字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統比較復雜，在相關的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸的過程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當的操作，這樣才能保證信息的安全。
五、如何規范檔案數字化管理
在檔案數字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產品的使用，電子科技產品是一個很復雜的產物，如果操作不當就會對學校或者學生造成很大的損失，所以在進行數字化的信息管理的時候，要嚴格規范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強檔案數字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學校內部資料，就必須完善相關的管理體系，加強高校檔案的內部管理，對學校內部工作人員進行定期的培訓，提高內部人員的操作能力。在進行數字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網絡世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統進行升級管理，請專業的維修人員進行專業的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數字化的管理順利地進行。
（二）規范操作，減少損失
以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網絡的安全，加強防范意識。
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所謂檔案數字化具體指的是通過數據庫技術、壓縮技術、掃描技術等手段，把傳統與當前的社會組織、個人的經濟、技術、宗教等活動所形成的對 國家與社會有較大利用價值，可以供社會共享的，將紙質、聲像以及歸檔保存的檔案，都組織成一個有序的結構，借助0與1數字編碼表達出檔案信息庫。待經過數字化處理以后，不僅能夠大大提高計算機檢索信息的速度，而且也節省了不少檔案儲存空間，這樣一來，大大緩解了庫房擠壓的壓力，減少檔案因多次使用而出現磨損的現象，這樣一來，極大的發揮了檔案信息存儲的優勢，增加網絡信息資源，與此同時，還要加大對檔案信息資源的開發和利用，這樣一來，更好的為檔案部門的特色服務打下牢固基礎。
1.事業單位檔案數字化管理的概述
1.1檔案數字化的主要原因
近些年以來，隨著現代化信息技術的迅猛發展，獲取信息、處理各種事務以及人們日常交往等諸多方面對網絡通信技術、計算機技術、其他現代化先進的新興技術的依賴性越來越大。現代人們在進行各種各樣的活動時，信息的處理與信息的獲取是不可或缺的有機組成部分，作為重要的一種信息來源，檔案開始逐漸的受到越來越多人的重視和青睞，所以，為了促進檔案資源利用率的提高，為了盡快實現檔案資源的信息共享，為了推動檔案資源信息傳遞的加快，實現事業單位以往傳統檔案的數字化工作就顯得越來越迫切以及必要。除此之外，在事業單位的檔案實現數字化以后，能夠切實的保存好檔案的原件，在日常的運用當中通過數字化的檔案資料，便能夠大大的促進原始檔案的可靠保存。
1.2檔案數字化的內在涵義
按照《現代漢語詞典》，可以將“數字化”當中的“化”具體解釋成“轉變為某種狀態或者某種性質”，而所謂的“數字化”則指的是“轉變為數字”的意思，具體而言，“檔案數字化”的意思在字面上可以理解成“檔案轉變為數字”，能夠把檔案數字化解釋成：把記錄方式不同以及載體形態不同的檔案信息借助于計算機設施處理、轉化以及錄入等多種多樣的形式，將聲音、圖像和文字等相關信息切實的轉變成由1與0組成的一系列數碼序列，進而將這些數碼序列在光盤、磁盤等物理載體上進行存儲的整個過程。
1.3檔案數字化的主要內容
從總體上來看，檔案數字化的主要內容通常包含著不同的兩個層次，其中，一方面是檔案目錄的數字化，檔案目錄數字化的主要目標是對檔案目錄數據庫加以構建，其中尤為關鍵的便是檔案著錄標引的規范化，同時對檔案目錄數據庫結構進行科學的選定；另一方面便是檔案全文的數字化，一般檔案全文的數字化能夠借助于掃描錄入的方式，把檔案全文根據其原貌逐項逐頁的以圖像文件的形式加以存儲，同時為其編制出有序的目錄索引，或者通過光學字符的技術識別以后，以文本的格式對檔案的內容進行存儲。在檔案數字化的整個過程當中，應當按照檔案自身所具備的諸多特點把這兩種不同的方式有機的結合起來。
1.4檔案數字化所存在的諸多風險
就電子檔案而言，電子檔案的完整性與電子檔案的真實性是其作為電子檔案的形式所存在的重要條件，甚至可以說是最為重要的條件，檔案數字化所存在的風險主要有以下幾個方面：
1.4.1人為修改所造成的風險
通常數字檔案的可操作性會使諸多人為因素在電子檔案完整性及真實性上發揮著不可或缺的作用。在當今電子檔案的使用過程當中，極有可能通過無意的行為或者有意的行為摧毀、更改或者增刪電子檔案的本質要素，而數字檔案所具備的可操作性的顯著特點則大大的決定了一旦數字信息被改變，那么必將難以辨別，不留痕跡，人們通常很難借助于表面現象發現電子檔案信息所發生的一系列變化，而且也不能逆向的恢復電子檔案信息，所以電子檔案管理所面臨的難題之一便是電子檔案信息的完整性。為了將這一難題加以解決，通常可通過設局加密文件加密技術。
1.4.2信息遷移所帶來的風險
正是因為數字信息讀寫的軟件和硬件始終處在不斷的發展當中，需要對數字信息進行長期性的保存，只要不斷的隨著信息技術的迅猛發展來對信息技術平臺進行不斷的遷移，從而使得舊技術環境當中所形成的數字檔案信息能夠在現代化全新的讀寫技術當中依舊能被讀出來，在數字信息遷移的進程當中，往往極有可能會導致信息的丟失，在不同程度上造成電子檔案完整性與真實性的破壞。
1.4.3網絡攻擊所帶來的風險
由于數字信息有著較強的流動性，這便使得數字檔案在使用當中不斷的遇到更多網絡攻擊的風險，進而對數字檔案的完整性與真實性帶來直接的影響。一方面，網絡協議的開放性以及因特網信息傳輸的廣域性，使得因特網時常面臨十分嚴重的諸多不安全因素。以往傳統的計算機設備的使用，較多的都是數據的共享，并且促進軍事部門、開發機構、政府研究機構和高等院校的科學研究方面的工作。當時，能夠入網的單位和機構往往被一致認為是可信任的、可靠的，然而當美國國家科學基金會將互聯網中不得進行任何商業活動這一限制取消后，大大的增加了互聯網的機構，從而使得很多不法分子想方設法的闖入到互聯網當中，對競爭者的商業數據進行恣意盜用，造成了資源的破壞，這便使得信息安全問題更為突出。在此類狀況下，入駐互聯網的數字檔案也無法避免的被網絡黑客所攻擊；另一方面，由于因特網是資源共享的，除了處理信息與存儲信息以外，還需要對信息加以傳輸，這便使得因特網受到攻擊的可能性大大增加。網絡攻擊技術主要有：網絡偵查，也就是在進行攻擊前需要竊取互聯網中的有關信息，一旦網絡偵查獲得成功，那么便會嚴重的威脅到正在傳輸中的以及系統中的電子檔案；拒絕服務攻擊，也就是服務器無法正常的工作及運行；程序攻擊，也就是木馬程度或者病毒的植入等等，進而使得電子檔案的保存系統不能順利進行；緩沖區溢出攻擊等。在以前的檔案管理中，最為常見的攻擊形式就是緩沖區溢出的安全漏洞，甚至緩沖區溢出漏洞會占據絕大多數的遠程網絡攻擊，此類攻擊能夠使匿名的因特網用戶趁機獲取主機的全部控制權或者部分控制權。
2.紙質檔案和電子檔案共存的基本現狀
從最初的人類發明了紙張后，紙質檔案就開始替代了其它的載體檔案，是檔案管理的主宰體。然而，隨著紙質檔案的不斷發展以及推廣和使用，充分證明了它的優勢所在。其中這種優勢主要體現在以下幾點：第一，直讀性。人們直接利于視覺就能夠給讀取檔案信息。第二，易取性。有了紙張后，這便成為了傳遞信息的主要載體，這主要是由材質的易取性所決定的，與此同時，也更好的解決了紙質檔案長時間占據館藏檔案的主體地位。第三，便捷性。和其它檔案存儲類型相比，紙質檔案不僅重量輕，而且所占用的空間也較小，同時，存儲的信息量也是非常大的，這樣一來，便利人們的攜帶。第四，穩定性較強。和電子檔案相比較來說，紙質檔案信息不容易讓他人修改與備份，表現出了較強的穩定性。
上述這幾點都是利用紙質檔案存儲的優勢，從而人們更加偏愛這種存儲方式，使紙質檔案長期的發展下去。但是，每一張事物都具有兩面性，既有好的一面，也有不好的一面，所以，紙質檔案存儲也勢必會存在一定的問題。其中，紙質檔案的存儲存在的缺陷是由本身的物理特性所決定的，主要體現在以下幾點：第一，有較強的易燃性。我們所使用的紙張都是由植物的纖維生產得到的，所以，有很強的易燃特性。這樣一來，防火安全也就成為了紙質檔案管理首要解決的問題，但是，它所消耗的成本是非常大的，而且過于持久。第二，耐用性能較差。耐用性指的是在搬運紙質中保持原有品質的程度。但是，由于人為搬運的疏忽，很容易使紙質檔案難以長時間的保存下去。第三，紙質檔案字跡褪色速度較快。這是由字跡色素的穩定性所決定的，另外，和制造的干濕程度與酸堿程度都有密切的聯系。而字跡是人們獲得檔案信息的主要來源，一旦字跡被破壞，那么檔案信息也不夠完整。所以，人們在管理紙質檔案時，最重要的是保存字跡免受其它因素影響。當前，字跡褪色快是影響檔案實際使用價值最主要的威脅之一。由此看來，人們所高度關注的重要任務就是保存好紙質檔案的字跡。第四，對周圍環境要求偏高。在檔案管理室內，重點強調防火、防潮、防蟲等工作，而這些也都是持久保持紙質檔案應該必須滿足的環境條件。因此，對檔案存儲室建設、實施配置、管理等都要求非常高。第五，檔案查閱要到現場。長期以來，傳統檔案存在一定的局限性，并不能實現空間上的流動，所以，人們在查閱相關的紙質檔案時，就必須要到檔案保管室，同時，同一檔案在同一時間只能供一人使用，所以，無論是在時間還是在空間上都給檔案使用者帶來了極大的不變。然而，如果是電子檔案，那么完全不存在此類弊端，在時間和空間上都可以隨時使用。通過上述的論述，我們必須要進一步加快檔案信息化建設，克服到檔案管理室查閱信息的弊端。可以說，無紙化辦公是一大型檔案辦公改革。
對于無紙化辦公來說，主要指的是利于網絡與計算機在網上進行辦公，這樣一來，勢必會產生大量的電子檔案，從而逐漸取代紙質檔案而快速發展起來。由此看來，紙質檔案在逐漸被電子檔案所替代。然而，我們對數字化檔案運行的結果加以展望。第一種結果，大量的電子檔案應該及時做好歸檔工作。將電子檔案進行集中管理，就應該建立電子檔案集群，等同于傳統檔案管理室。第二種結果，數字化的檔案管理表現出較強的虛擬特性，所以，我們不可以和讀紙質檔案一樣，在不借助其它設備就可以查閱到相關的檔案信息資料。因此，由于長期受紙質檔案管理的影響，因此，在短時間內很難改變紙質檔案閱讀的習慣。第三種結果，電子檔案代替紙質檔案是發展的必然結果。人們不能確保電子檔案可以持久的適應新設備的需求，所以，存在過多的顧慮。第四種結果，電子檔案穩定性不強，例如：電子檔案的信息很容易被他人修改或者是復制，黑客又成為攻擊電腦的主要對象。和紙質檔案相比較來說，我們在保管電子檔案還需要付出更多的代價，所以，電子檔案的使用特性需要經歷一個較長的時期，所以，檔案管理人員在收集與管理電子檔案過程中，也必須相應的保管好某些紙質檔案。
總體來說，在一較長的發展階段內，紙質檔案和電子檔案共同存在的局面是發展的一種必然趨勢。受兩方面因素影響，即電子檔案和紙質檔案。對于電子檔案來說，計算機與網絡存在已經成為事實，所以，很多電子檔案應該及時進行歸檔整理，這已是電子檔案的來源的唯一途徑。另外，館藏紙質檔案數字化，勢必會產生很多相關的電子檔案。從紙質檔案方面來看，已經形成的紙質檔案不會因電子檔案的存在就會銷毀，這是因為人們還沒有不理性到這種程度，并且這也是現實生活所不允許的。另外一方面，人們還沒有對電子檔案的保證性有充足的認識，因此，人們在搜集和整理電子檔案時，更要不斷的搜集和整理、保管紙質檔案。這屬于一種雙保險對策。所以，對于紙質檔案或者是電子檔案來說，人們都應該引起足夠的重視。傳統檔案的形式為紙質檔案，因此，一定會長期存在下去；而對于電子檔案來說，是近幾年新興的一種檔案存儲形式，正有所起步，依然處在初級發展階段，所以，人們必須給與足夠的關注。
3.當前的事業單位檔案的數字化管理工作中存在的諸多問題
3.1有關檔案數字化的硬件缺少
從硬件使用方面來考慮，實現檔案數字化管理應該要有基本的三類設備，即信息采集設備、信息存儲設備、信息利用設備。但是，從當前的發展情況來分析，檔案數字化硬件還是比較缺少的。
3.2關于檔案數字化軟件開發比較落后
從我國當前檔案管理室使用的軟件來看，其中，有些是缺少信息管理功能的，而另外一些是不具備信息通用功能的。當前，我國各地區的檔案管理部門使用的計算機型號并不相互一致，規格偏多，然而，對于自主研發或者是從市場中購買的軟件不具備通用的功能，到目前為止，還沒有出現不僅可以應用到文件檢索，而且又能用于檔案信息管理的軟件。
3.3缺少一個統一的檔案數字化管理標準
檔案數字化管理要實現規范化與標準化管理，然而，因長期受歷史因素的影響，檔案室存檔業務的數字化特性非常差，例如：信息的收集、存儲、管理等質量都偏低，尤其是目前檔案目錄、細則等的相容性都非常差。除此之外，軟件的移植性也不是很強，檔案技術標準、工作程序標準都沒有將計算機信息處理技術加以全面考慮，大多數歸檔都是以磁盤和優盤的形式，然而，對當前的檔案管理、分類等相關規定都完全不能適用。所以，使得檔案數字化缺少一個完善而統一的標準，只是著眼于某個系統進行研究，沒有得到全面推廣和使用，因此，這將對檔案數字化的發展產生了深遠影響。
3.4檔案管理人員的整體素質偏低
由于當前事業單位的檔案管理人員的素質不是很高，想要真正實現檔案數字化管理，必須要提升事業單位檔案管理人員的素質，擁有較高的技術水平，既要滿足一般計算機的操作，同時又要滿足特殊計算機的操作。然而，從當前的發展情況來看，我國的大多數檔案管理室缺少高素質的技術人才，因此，復合型人才就更缺少了，由此看來，當前事業單位檔案人員的數字化水平是非常低的。雖然從國外引進了先進的技術，但是并沒用充分發揮出其內在的作用，所以，我們也就更談不上實現檔案管理的數字化了。
4.常見問題的處理措施
4.1非掃描件與掃描件的區分
相關檔案數字化技術規范當中對非掃描件與掃描件的區分為根據具體要求將相同案卷中的非掃描件和掃描件區分開來。區分普法性文件的基本原則為：要剔除重份文件和無關文件，可以不掃描有正式件文件的原稿。在數字化開展之前，事業單位應當切實的對其他單位的做法進行熟悉和了解，對同時才能在草稿、定稿以及正本的檔案加以數字化掃描規定的具體范圍為僅僅掃描正本，而若不存在正本，那么就對定稿進行掃描，既沒有定稿也沒有正本的則掃描草稿。然而，經過大量的實踐可以得知，修改稿、草稿、定稿和正本等均是完整形態檔案的一個有機組成部分，不可以將檔案前后形成的關系人為割裂。缺乏修改稿和草稿也便無法形成最終的正本，它們應當全部被劃分為掃描件。對于我國諸多事業單位的現狀，處理的對策主要包括：（1）只要是屬于文件內容的修改稿、草稿、定稿以及正本等都必須進行編號掃描；（2）不剔除與檔案內容無關和重份文件，如果沒有進行編號則不能夠采取掃描措施。
4.2檔案的裝訂和拆卷
現階段，根據裝訂的方式來劃分，通常可以將檔案分為兩類，其中，一類是2001年之前所立檔的文件，這些文件基本上都是根據三點一線裝訂加以案卷級整理組卷的，因而也被稱作“老規則”檔案；而另外一類則是2001年實施國家檔案行業標準以后所實行的文件級的整理方法，也就是每一份檔案在進行三點一線的裝訂以后裝盒，以便于避免裝訂案卷和立卷等諸多復雜的環節，簡單的來說就是人們經常提到的“新規則”檔案。
對于檔案的數字化，在對掃描標準加以確定后，切實進行具體的掃描工作之前，進行拆卷掃描與否已經成為當前一個無法避免的重要問題。目前經常采用的做法是無論屬于“新規則”檔案，還是“老規則”檔案，在選擇哪個數字化掃描前均需要拆卷，并且將裝訂物拆除，而在結束掃描以后再進行重新裝訂。針對此類問題，需要我們立足于檔案的保護，若要進行裝訂或者拆卷，因為相關操作人員的責任心以及熟練程度等一系列問題，往往難以真正的做到在原來裝訂的位置和原來打孔的位置加以裝訂，這便給檔案的壽命產生不同程度的影響，與此同時還會破壞檔案的保護。
在我國事業單位的數字化工作過程當中，許多單位基本上都對檔案進行了再次裝訂和拆卷的工作，切實的明確了掃描后重新裝訂、必須拆卷掃描等做法，其中優點在于：（1）非常明顯的是，檔案拆卷以后掃描的畫幅質量并非優于不拆卷。比如很厚的一卷檔案，在對后部分或者前部分掃面時也許影響不是太大，而對中間位置的文件進行掃描時，通常很難完整的掃描其內容；對于內容和裝訂線比較接近的文件，如果不拆卷也無法有效的將內容完整的加以掃描；（2）借助于對檔案的拆卷，能夠將案卷當中頁碼順序較為混亂的不良狀況加以重新的更正，從根本上保證了文件的連續性；（3）如果檔案拆卷以后不采取再次裝訂措施，而僅僅是根據原來案卷的順序進行存放，即使仿真復制檔案原件或者檔案利用等較為便捷，然而從保護檔案方面而言，仍然存在著一定的安全隱患，散放保存檔案，極易由于人為竊取或者整理人員的疏忽大意而導致內容的缺失及混亂；（4）雖然看起來拆卷以后再重新裝訂比較費力費時，但是拆卷以后的檔案在進行掃描時無論使用平板掃描儀，還是使用高速掃描儀，均能夠大大的節省為防止漏光而采取人工翻頁處理的精力以及時間，并且其速度也會得以明顯的提高。
4.3材料和密級文件的控制管理
事業單位檔案工作的底線及生命線就是檔案安全，檔案安全也是檔案部門的第一要務和基本任務，在數字化工作開始時期各個事業單位便著重強調檔案數字化必須重視檔案數據信息和檔案實體的安全。要想切實的將這一要務加以落實，從根本上確保文件以及密級文件的控制管理，那么就應當及時的制定行之有效的相關管理辦法，真正的做到：（1）嚴格的要求整理人員對秘密文件、機密文件和絕密文件填寫密級文件登記表，并且對這些檔案的文件標題、案卷號、目錄號、全宗號等內容加以詳細登記，然后再由相關部門組織進行必要的鑒定，最后確定是否需要進行數字化。
4.4涉及人名的檔案數字化
通常涉及人名的檔案大體上可以劃分為兩類：（1）有關人事處分、獎勵以及任免等文件當中所涉及到的部分人員名單；（2）一個單位或者團體眾多人員的名冊和名單等。根據檔案內容重要性的程度、檔案利用率高低進行提供利用以及方便查詢，處理的措施主要包括：在目錄著錄項當中，請所應用軟件系統系統公司加入“人名索引”一項，對表彰獎勵、職稱評定、人事任免等所涉及到個人利益的資料和文件，要求數字化加工公司在文件標題錄入應當錄入的人員名稱，比如“題名”項字段已經錄滿，那么就應當在“人名索引”項加以補充，以便于保證所有人員的查準率和查全率切實達標，進而從根本上實現真正的有效利用。
4.5對案卷文件與檔案卷內目錄不符的處理
在我國事業單位的數字化進程當中，往往難以避免的會遇到案卷文件內容和檔案卷內目錄不符的狀況，究其根本原因可以發現，一方面是由于立檔單位工作大意，另一方面則是事業單位早期檔案條目著錄疏忽而導致的。如果在進行數字化時期沒有及時的修正此類錯誤，那么最終便無法達到數字化目的，并且也會逐漸失去檔案數字化管理的意義。因此，具體的處理措施是：借助于檔案數字化流程過程當中的整理環節來進一步修正和校對數字化檔案，對無目錄而有文件的應當對目錄進行補充，對無文件而有目錄或者檔案缺頁、缺失的狀況，數字化公司應當對檔案登記備查表進行如實的填寫，由保管部與管理中心相關人員加以認可和簽字，同時在掃描檔案原件時把備查表掃描于缺失內容的部位，以便于在對該卷檔案進行查閱時，能夠對不完整和缺失的情況做到一目了然，并且更好的體現出檔案信息的完整性。
數字化工作，不但要實現檔案內容的電子化，便于檔案的利用和查閱，而且還應當通過數字化更細致的完善及整理工作方法，呈現出更為完整、更為詳細的情況信息，這也是確保數字化工作不同全宗、不同時期檔案數字化工作以及檔案數字化工作前后統一的必要手段。
5.強化當前事業單位檔案數字化管理的有效舉措
5.1歸檔和文書處理過程數字化管理的實現
日常事業單位的一項基本性工作就是文書工作，文書工作質量的好壞及管理執行的優劣會對整體檔案的成果帶來直接的影響。因此，為了能夠更好的與當前事業單位工作的迫切需求相適應，我國的事業單位會無法避免的收到有待于處理的大量電子文件，比如文書文件的預處立卷的整理等等。除此之外，發文處理過程同樣也能夠借助于網絡加以進行，可以由擬稿人員把稿件輸入到計算機當中，再經過辦公室審核、簽發人簽發、辦公室修改、辦公室蓋章及分發以及信息中心歸檔，以此便能夠大大的節省實踐的時間，還能夠有效的將辦公作業人員的工作量和負荷強度減輕。
5.2開發適宜的數字化檔案應用硬件和軟件設施
事業單位要想促進數字化檔案管理進程的加快，進而促使檔案管理能夠切實的踏入組織管理效率化的重要運行軌道，那么就要求事業單位可以具備與單位自身管理和作業相適應的軟件設施和硬件設施，只有這樣才可以正確的引導數字化檔案的作業和辦公。比如內部局域網、各種通信子網、寬帶網、信息高速公路以及相配套的各種軟硬件設備，比如數據庫管理系統、操作系統的建設和應用，高性能服務器、大容量儲存設備、路由器、交換器的使用等等。
5.3制定科學有效的管理體系機制
事業單位應當針對數字化檔案管理工作的具體特點，制定和建立一個與自身單位辦公以及實際管理需求相適應的檔案管理機制，因此，這便需要事業單位可以全面的保證網絡檔案使用安全機制、檔案使用制度、工作制度、檔案保密機制等可以相互聯系，以此來實現一體化的檔案建設文檔。眾所周知，數字化檔案管理更為重視的是信息安全，只有真正的保證信息資源安全程度，才可以從根本上促進系統軟硬件功能的發揮，從而為辦公作業效率化的實現提供前提，最大限度的防止機密檔案的竊取或者丟失、數據的惡意篡改、系統非法訪問的入侵，實現真正的信息安全。
5.4加強檔案信息安全程度
必須保證事業單位重要文件數據和檔案信息的網絡使用安全，只有這樣才可以確保文件數據及檔案信息的使用價值免受破壞和影響，促使事業單位再次突破檔案數字化建設的進程。所以，檔案數字化模式下的檔案管理應當立足于實際，將后續防護墻的維護和訪問設置、殺毒軟件的安裝、電腦的殺毒和軟件的更新、重要數據及檔案的備份等諸多工作做好，以便于最大限度的避免因發生意外情況而發生無法挽回的被動局面。除此之外，還必須將檔案文件的保密工作做好，嚴格的要求可以例行數字化檔案的管理機制，其最終目的是保證檔案數字化建設可以切實的遵章辦事，盡可能的促進檔案信息安全保密程度的提高，進而將意外事件及人為破壞文件等不良情況的發生率減少的最小，全面的確保重要文獻、檔案以及系統的使用安全。
6.事業單位檔案數字化管理所面臨的挑戰
6.1檔案管理技術與安全問題方面的挑戰
6.1.1檔案管理技術是不斷發展、堅持不懈的重要技術
把檔案數字化管理技術加以集成和綜合應用是檔案數字化管理的一大特點。在建設事業單位的檔案管理信息化階段，應當積極的對電子檔案進行構建，還需要在集成和整合等方面狠下功夫。
6.1.2安全管理不可忽視
事業單位的檔案信息保密與安全有著較高的要求，有很多檔案信息是必須加以嚴格控制機使用的，因此事業單位應當不斷的加強檔案數字化的安全管理。通常事業單位可以采取的策略可劃分為技術保證與制度管理兩大方面，事業單位在今后的檔案數字化建設過程當中，應當及時的建立一套有效的管理制度體系，與此同時還應當由與之相應的技術策略來對檔案的數字化管理進行自動控制，以便于使檔案的安全管理更加的嚴密。
6.2數字化工作人員和建設資金投入的挑戰
人才問題與檔案數字化建設有著直接的關系，當前我國事業單位面臨著嚴峻的人才挑戰。事業單位的檔案數字化的建設是與新技術、新知識的普及密切相關的，因此，事業單位今后應當高度的重視各類相關人才的培養和引進。除了人才挑戰以外，我國事業單位也面臨著檔案數字化建設的建設資金投入問題，不可否認的是，事業單位的檔案數字化建設所必不可缺的物質基礎就是建設性資金，因此，事業單位要想促進檔案數字化建設的順利進行，那么就必須積極的拓展資金渠道，并且提高資金的利用率。
總而言之，在當今網絡時代的大背景下，我國事業單位應當切實的滿足新時期網絡信息時代的多樣化要求，不斷的加強檔案信息化和檔案數字化建設，只有這樣才能夠逐漸的將以往傳統的紙質管理檔案工作負荷擺脫，充分體現檔案的價值，提高檔案的功能，真正意義上促進信息的管理、采集的實現以及檔案信息服務職能的轉化，從而提高事業單位的數字化檔案管理水平。
【參考文獻】
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對于檔案信息本身來說，無論是傳統的檔案存儲，還是現代化的數字檔案，安全問題都是首要問題。由于現代化的數字檔案是傳統檔案與現代化技術的結合，所以影響檔案信息安全問題的因素較多，這些因素的出現，對數字化檔案信息安全造成了不同程度的影響。以下是對數字檔案信息安全問題的具體分析。
2.1數字檔案信息的安全管理。
檔案信息安全管理問題是決定數字檔案信息安全的直接因素。如果安全管理方面存在缺陷，例如制度的不完善、標準不統一、管理措施無效等，必然會失去數字檔案信息的基本保障。所謂的數字檔案信息安全管理主要包括管理制度、標準、管理措施，不僅如此還包括數字檔案信息歸檔流程等，相關流程不規范也會使數字檔案信息安全問題受到威脅。
2.2計算機故障問題。
由于數字檔案信息的歸檔及利用均以計算機為載體，所以計算機本身的不確定因素會影響數字檔案信息安全問題，其中計算機故障問題是影響數字檔案信息安全的主要問題，其中計算機故障又包括硬件故障與軟件故障。以下是對兩種故障的具體分析。
2.2.1硬件故障。
計算機硬件條件良好時數字檔案信息安全問題的基本保障，當計算機硬件發生故障時，數字檔案信息的存儲、查詢、利用等就會受到較大的影響，其在一定程度上導致檔案信息的丟失或損害，影響了檔案信息的完整程度，大大降低了數字檔案的使用質量與效率，為使用者造成較大的不便。
2.2.2軟件故障。
計算機的軟件是處理數字檔案信息的必要條件，一旦計算機軟件出現故障亦或是性能無法滿足現階段數字化檔案信息系統的要求，檔案信息的處理能力就會大大下降，工作質量與效率也會隨之下降，而數字化檔案信息本身也無法發揮最大作用。計算機軟件故障直接影響數字化檔案信息系統的操作，但是與計算機硬件故障相比較，其發生故障的幾率較小。
3探究數字化檔案信息安全管理相關策略
前文已述，管理問題直接影響著數字化檔案信息安全，故而要確保檔案信息的安全，首先要從管理策略方面抓起。以下是對數字化檔案信息安全管理相關策略的具體分析。
3.1加強數字化檔案宏觀管理。
加強數字化檔案的宏觀管理檔案數字化工作是一項技術性、專業性、綜合性很強的工作，必須加強領導，統一思想，建立健全組織機構，比如建立專門的檔案數字化、信息化、網絡化協調組織機構，組織國家檔案信息網絡的總體設計與技術攻關，加強檔案信息網絡一體化的宏觀管理。檔案數字化工作要納入科學管理體制，作為機關管理工作的一部分，制定相應的工作分工范圍及管理權限。
3.2完善相關管理制度。
在完善管理制度時，要綜合考慮各種因素對數字化檔案信息安全的影響。在人員安全管理方面，要設立具體的安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓制度等。對已經存儲的數字信息均應進行密級分類，對敏感信息與機密信息應當加密并脫機存儲在安全的環境中，防止信息被竊聽、變更與毀壞。在系統安全運行方面，要做好機房出入控制、環境條件保障管理、自然災害防護、防護設施管理、電磁波與磁場防護等工作。設立操作安全管理、操作權限管理、操作規范管理、操作責任管理、操作監督管理、操作恢復管理、應用系備份管理、應用軟件維護安全管理等制度。從技術上防止文件被人為地修改，增強電子文件的憑證性和可靠性。
3.3計算機安全管理。
由于計算機故障對數字化檔案信息安全造成較大的損害，所以要做好計算機安全管理工作。應根據數字化檔案信息系統的實際情況選擇性能良好的的計算機硬件和軟件。在選擇計算機硬件和軟件的過程中應注重計算機的品牌和服務器，全面對計算機硬件的兼容性和可擴展性進行一定的審核，這樣做的目的是為了避免當計算機系統在升級時數字化檔案信息的相關數據丟失。不僅如此，還要定期更新軟件，選擇更有利于處理數字化檔案信息的軟件，確保最大程度上發揮數字化檔案信息的優勢。
3.4信息技術安全管理。
依靠數字化檔案信息安全管理人員在強度安全管理是不夠的，還需要現階段科學信息技術援助。為了保證數字化檔案信息數據的安全，在數字化檔案信息安全管理工作中可以運用一些先進的科學信息技術來提高數字化檔案信息安全。例如，可以設置信息的訪問認證，防病毒系統，同時也對數字化檔案信息相關機密數據進行加密操作，以數據加密的形式，可以有效地防止數字化檔案信息數據被一些木馬病毒和被非法網站入侵，進行安全管理對保護數字化檔案信息安全是非常有效的。
3.5提高管理人員的專業素質。
管理人員的專業素質對數字化檔案信息安全管理來說至關重要，故而提高管理人員自身專業素質也是安全管理中的重要策略。相關的工作人員利用電子設施在網絡環境中開展對應的相關工作，對相關的數字檔案實現有效地管理，也就是個相關人員自身的能力大小對相關的數字檔案工作的安全性有著比較大的影響。這就要求在具體的工作中，相關的數字檔案管理人員要熟悉管理方面的相關專業理論，還要在具體的工作中樹立其較強的管理安全意識，不斷充實自己，提高數字化檔案安全管理的實踐工作技能。一旦工作中內部成員想要泄露檔案信息，相關的管理人員就要切實提高警惕，有效的增強風險思想，確保信息在實際的工作中受到嚴密的保存;與此同時，有關的組織機構還要組織針對性的人員培訓活動，有效地提高相關管理人員的安全理念，以此達到萬無一失。除了以上幾種管理策略之外還存在著其他管理策略，例如規范數字化檔案信息歸檔存儲流程，確保數字化檔案信息的真實性與完整性，進一步確保數字化檔案信息安全。
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隨著信息時代的快速發展，各種電子技術以及信息技術的不斷應用，使得我們的工作以及生活方式都發生了很大的改變。各種工作的發展都逐漸傾向于智能化、數字化、網絡化。檔案管理也是這場變革中的一部分。企業的檔案管理逐漸轉變成為數字化的檔案管理。傳統的檔案大多數都是紙質的資料和信息，管理方式也大多是人工管理，工作效率比較低，而且也容易出錯。隨著數字化檔案在企業管理過程中的逐漸普及，數字化檔案的應用和管理也成為企業管理中的一個重要組成部分。在數字化檔案的歸檔、管理以及應用中，其安全性是一個十分關鍵的問題。本文淺述企業的數字化檔案在安全應用方面存在的問題以及相應的應對措施。
1 企業數字化檔案在應用管理中存在的安全問題
數字化檔案指的是以計算機等電子設備作為管理的手段，將傳統的紙質檔案進行改進，形成的一種電子檔案，基于網絡對各種檔案進行收集、整理、儲存、共享。在企業數字檔案的應用中存在的安全問題主要有以下幾個方面。
（1）網絡安全問題。網絡安全問題指的是數字檔案的各種網絡載體，即物理設備在運行過程中的安全問題，這種安全問題包括很多方面，比如網絡布線、連接、局域網的構建、網絡設備的選擇等都有可能會帶來網絡安全問題。這種網絡安全問題是企業數字化檔案管理中比較常見的問題，一般是通過設置防火墻以及權限、采用可靠的硬件設備等措施來對數字檔案管理和應用過程中潛在的危險進行控制。網絡安全是整個數字檔案系統能夠安全運行的一個關鍵，也是重要的基礎，在數字檔案的應用管理中占有十分重要的地位。
（2）數據安全問題。數據安全問題指的是各種數字檔案中包含的信息數據的安全。包括很多方面，比如數字檔案的操作系統、數據庫管理系統、數據備份、格式的轉換、電子文件的保管等，各種數字檔案的收集、整理、應用以及管理的過程中，為了防止數據在這些環節中出現問題，防止存儲介質老化失效從而導致數據的丟失，應該要加強數據安全的管理。數字化檔案面臨的一個十分重要的問題就是數據丟失，對于這個問題也是企業數字檔案管理中應該要加強的一個方面。在數字檔案應用管理中，操作系統以及數據庫的安全管理主要是取決于各種軟件的穩定性以及安全性，但是在建立網絡化檔案管理信息系統的過程中也要考慮上述兩個方面的安全性，首先要考慮到操作系統的種類，當前數字檔案的應用和管理中常用的系統一般有Unix、Windows、Linix，這三種系統各有優缺點，在實際的選擇過程中應該要根據企業的需求進行實際的選擇，為數字檔案的安全應用提供基礎的保障。
（3）在數字檔案應用方面的安全問題。數字檔案應用方面的安全主要是在檔案應用過程中潛在的一些安全問題，是在實際操作中應該考慮的重要問題之一。這方面是否安全主要是取決于企業的檔案管理部門所采用的具體的應用系統中對于用戶模型的定義規則。數字檔案的管理信息系統中的用戶一般有很多層次、多種功能、也有很多角色。信息管理系統一般會將用戶分成幾類，不同種類的用戶對于數字檔案信息的查詢應用等有一定的權限，為了控制數字檔案的應用安全問題，需要對信息系統中的各個功能模塊都要進行一定的權限設置操作，也要對系統中的數據進行分層管理。以保證數字檔案在應用過程中的安全性。
2 企業數字化檔案安全應用管理措施
（1）加強網絡基礎環境的安全控制。網絡基礎環境的安全控制是保障企業數字檔案安全應用管理的一個重要措施，加強數字檔案系統的網絡基礎環境的安全建設，對于系統外部的各種不安全的因素可以進行有效的防范，在構建網絡基礎安全環境的過程中，一般采用的方法有幾種，如物理隔離、防火墻設置、身份權限設置等。
1）加強防火墻的設置。防火墻設置是安全管理的重要措施。防火墻本身對于外界的各種不安全的攻擊具有一定的抵御能力，在數字檔案的應用管理中加強防火墻的設置，可以限制一些沒有被授權的未知用戶的進入，防止外部的侵害者對檔案信息系統的入侵，為監視網絡完全提供更加便捷的服務。防火墻設置也是當前企業數字檔案應用安全管理中常用的措施，如果有的企業數字化檔案室需要服務器來指定用戶，則可以利用防火墻的用戶認證來進行限制，除去那些已經通過驗證的用戶，外來的用戶想要進入系統中時都要經過防火墻的過濾，可以對一些可以的數據包、外來的用戶等進行抵制，保護數字檔案系統的安全。
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在民營企業發展中，為了實現檔案信息的數字化管理，需要領導提高安全意識。在一些企業中，受思想觀念的制約，一些管理人員還在使用傳統的方式。工作人員未掌握先進文化知識，導致安全管理工作面對較大問題。為了制約該現象的產生，在民營企業發展過程中，需要做好積極宣傳與引導工作。如：利用電視、講座、廣播等方式實現教育宣傳工作，為企業員工傳授相關的法制知識。通過檔案信息安全管理工作的數字化宣傳工作，能夠讓企業人員增強安全意識，構建堅固的思想防線。在宣傳工作中，還要將利益發展和安全作為主體，保證能夠將數字化檔案信息安全管理工作完好發展。在工作具體執行期間，還需要根據數字化檔案信息安全工作執行期間的實際情況，實現統籌性規劃，分項目實施。在企業積極引導下，明確人員的責任和意識，保證專業人員都能積極參與到檔案信息安全管理工作中，從而實現民營企業數字化檔案信息的安全發展。
二、健全法律法規
加強法律法規的完善性，保證數字化檔案信息安全管理工作的規范執行。在該執行期間，需要從法律法規角度對其進行研究，基于信息化時展需要，為民營企業的檔案信息安全管理工作營造良好的發展氛圍。執行過程中，需要根據信息化發展要求、檔案信息的主要特征，為其制定完善的法律法規。在該體系執行時，不僅能加強民營企業數字化檔案信息管理工作的規范化，實現信息的開放性發展，還能保證民營企業檔案信息完整、真實使用。在現代化發展背景下，民營企業面臨較大的挑戰，為了提高檔案信息管理能力，還需要建立完善的管理制度，分析數字化檔案信息安全管理工作中存在的一些影響因素，保證制度的有效執行，保證在具體實施工作中，能夠將安全理念滲透到企業檔案信息管理工作中去。在實施工作中，還要為數字化檔案信息管理工作提供備份制度，其中，需要包括登記、異地使用制度等。不僅如此，還要促進數字化檔案開放工作的執行期間，保證能夠開放一些信息。還需要為檔案信息的數字化管理建立維護制度，促進管理工作流程的規范發展，保證工作中各個環節的人員職責都能充分落實，實現任務分布明確，職責合理等，在不同崗位上，遵循不同的工作事項和流程，這樣才能使檔案信息管理工作符合新時期的發展要求，維持民營企業的健康進步。
三、利用先進手段
在民營企業不斷進步與發展的背景下，為了提升數字化檔案信息安全管理水平，需要引進先進執行手段。先進手段的引入能夠為民營企業的檔案信息管理工作提供有效保障，在內部管理工作中，需要相關部門根據自身的發展條件，借鑒一些成功經歷，引入有效的數字化檔案信息安全軟件，促進信息安全設備的有效配置，保證企業在數字化檔案管理工作中，提高其中的技術含量。不僅如此，在具體執行期間，還需要根據企業建立的數字化管理系統化，分析運行的實際情況，對計算機的硬件和軟件進行優化選擇，提高其使用性能。在對計算機軟件與硬件進行選擇過程中，要重視計算機的品牌和服務器，以全方位的角度對計算機硬件的兼容性、可擴展性進行思考、嚴格審核，在該工作中，不僅能避免產生數據丟失現象，還能實現計算機系統的優化升級。并且，還需要為其設置信息訪問認證工作，開發防病毒軟件，為數字化檔案信息執行加密工作，這樣不僅能防止數據信息被非法侵入，還能促進數字化檔案信息的安全管理。
四、提高人員素質
提高工作人員的自身素質，增強工作人員的業務能力，能夠為數字化檔案信息安全管理工作提供保障。保障信息安全使用的主要因素是人，所以，提高工作人員的綜合素質與業務水平十分重要。在當前網絡發展環境下，為了促進數字化檔案信息管理工作的有效執行，工作人員的能力高低與其存在較大關系，因此，需要提高管理工作人員的文化知識，引導他們掌握先進技術的利用方式，學會對計算機進行熟練使用。還要認識到檔案信息管理知識的重要性，尤其在數字化發展趨勢下，要實現理論與實踐的充分結合，提高自身的安全意識，在工作中具備警惕意識，這樣才能對安全風險進行有效防范。基于該情況的分析，在民營企業逐漸發展時期，提高工作人員與管理人員的業務能力和自身素質十分重要。尤其在數字化發展趨勢下，不僅能為檔案信息管理工作提供保障，維護執行工作的安全性，還能提升民營企業的地位，進而使其獲得更高效益。
五、總結
對民營企業實現數字化信息管理工作，改變傳統的發展趨勢，保證其符合新時期的發展要求，一定要形成正確的管理意識，增強自身的安全理念和文化水平，在高速發展趨勢下合理利用數字化管理方式，保證能夠符合現代化社會發展的需求.
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加強法律法規的完善性，保證數字化檔案信息安全管理工作的規范執行。在該執行期間，需要從法律法規角度對其進行研究，基于信息化時展需要，為民營企業的檔案信息安全管理工作營造良好的發展氛圍。執行過程中，需要根據信息化發展要求、檔案信息的主要特征，為其制定完善的法律法規。在該體系執行時，不僅能加強民營企業數字化檔案信息管理工作的?范化，實現信息的開放性發展，還能保證民營企業檔案信息完整、真實使用。在現代化發展背景下，民營企業面臨較大的挑戰，為了提高檔案信息管理能力，還需要建立完善的管理制度，分析數字化檔案信息安全管理工作中存在的一些影響因素，保證制度的有效執行，保證在具體實施工作中，能夠將安全理念滲透到企業檔案信息管理工作中去。在實施工作中，還要為數字化檔案信息管理工作提供備份制度，其中，需要包括登記、異地使用制度等。不僅如此，還要促進數字化檔案開放工作的執行期間，保證能夠開放一些信息。還需要為檔案信息的數字化管理建立維護制度，促進管理工作流程的規范發展，保證工作中各個環節的人員職責都能充分落實，實現任務分布明確，職責合理等，在不同崗位上，遵循不同的工作事項和流程，這樣才能使檔案信息管理工作符合新時期的發展要求，維持民營企業的健康進步。
三、利用先進手段
在民營企業不斷進步與發展的背景下，為了提升數字化檔案信息安全管理水平，需要引進先進執行手段。先進手段的引入能夠為民營企業的檔案信息管理工作提供有效保障，在內部管理工作中，需要相關部門根據自身的發展條件，借鑒一些成功經歷，引入有效的數字化檔案信息安全軟件，促進信息安全設備的有效配置，保證企業在數字化檔案管理工作中，提高其中的技術含量。不僅如此，在具體執行期間，還需要根據企業建立的數字化管理系統化，分析運行的實際情況，對計算機的硬件和軟件進行優化選擇，提高其使用性能。在對計算機軟件與硬件進行選擇過程中，要重視計算機的品牌和服務器，以全方位的角度對計算機硬件的兼容性、可擴展性進行思考、嚴格審核，在該工作中，不僅能避免產生數據丟失現象，還能實現計算機系統的優化升級。并且，還需要為其設置信息訪問認證工作，開發防病毒軟件，為數字化檔案信息執行加密工作，這樣不僅能防止數據信息被非法侵入，還能促進數字化檔案信息的安全管理。
四、提高人員素質
