引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理信息化建設(shè)范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
一、檔案信息化管理是時(shí)展的必然趨勢(shì)
高校作為教育的最高層次，承擔(dān)著培養(yǎng)高素質(zhì)人才的歷史使命，豐富有效的教育教學(xué)活動(dòng)，是高校日常工作的重要組成部分。具體來(lái)說(shuō)，高校教育檔案包括關(guān)于上級(jí)部門(mén)開(kāi)展教育工作的指導(dǎo)性、指令性文件，當(dāng)期教學(xué)計(jì)劃、各學(xué)科教學(xué)大綱，重點(diǎn)課程建設(shè)資料，教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)觀摩、課堂教學(xué)質(zhì)量分析資料，以及學(xué)員管理、課堂教育、考試考查等各方面的資料。高校教育檔案工作對(duì)于高校發(fā)展有著積極的意義。通過(guò)對(duì)高等教育檔案信息資源的搜集與整理，可以記錄高校教育活動(dòng)的軌跡，從中探索高校教育的發(fā)展規(guī)律，積累高校教育工作的重要成果和寶貴經(jīng)驗(yàn)。高校教育檔案信息化建設(shè)，是指在教育檔案管理活動(dòng)中，通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)教育檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，并提供相應(yīng)的信息資源利用服務(wù)。隨著我國(guó)高等教育的進(jìn)一步發(fā)展，高校教育活動(dòng)愈發(fā)的豐富與多樣化，教育檔案管理愈發(fā)的繁瑣復(fù)雜，通過(guò)更加便捷的工具來(lái)推動(dòng)和加強(qiáng)高校教育檔案管理已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)代表著科技發(fā)展的方向，其功能十分完善、強(qiáng)大，已經(jīng)能夠滿(mǎn)足高校教育檔案建設(shè)的基本需求。將現(xiàn)代信息技術(shù)引入到高校高等教育檔案建設(shè)中來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的轉(zhuǎn)變，是高校教育檔案發(fā)展的重大變革。
二、高校教育檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
檔案信息化建設(shè)是傳統(tǒng)檔案走向現(xiàn)代檔案的重要標(biāo)志，也是高校教育檔案改革與發(fā)展的重要途徑。當(dāng)前高校教育檔案信息化建設(shè)中，存在以下問(wèn)題，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
1.高校教育檔案信息資源缺乏系統(tǒng)性
教育教學(xué)活動(dòng)是高校最重要的工作內(nèi)容之一，是由高校各個(gè)部門(mén)和高校教師、輔導(dǎo)員分工協(xié)作、密切配合共同完成的系統(tǒng)工程。在這一過(guò)程中，參與各種教育教學(xué)活動(dòng)的部門(mén)中都產(chǎn)生了大量的檔案信息資源，如何將這些繁瑣復(fù)雜的信息資源及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地錄入到高校檔案管理系統(tǒng)中，使之成為一個(gè)系統(tǒng)完整的高校教育檔案體系，成為高校教育檔案信息化建設(shè)中亟待解決的問(wèn)題。
2.高校教育檔案信息化建設(shè)投入不足
目前，我國(guó)高等教育已經(jīng)步入了發(fā)展的快車(chē)道，但在具體的發(fā)展實(shí)踐中，各高校也面臨著諸多困難，需要使用經(jīng)費(fèi)的地方也非常多，相對(duì)來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入比例相對(duì)較低，用于檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)也十分有限，無(wú)法購(gòu)置好的軟件及硬件設(shè)備，使高校教育檔案管理落后于學(xué)校發(fā)展的步伐。
3.高校檔案工作人員整體素質(zhì)有待提高
人是高等教育檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。高校教育檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求――在具備傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)能力基礎(chǔ)上，要具有一定的檔案信息化管理意識(shí)和先進(jìn)的理念，還要掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，各高校檔案工作隊(duì)伍雖然整體素質(zhì)已經(jīng)有所提升，基本保障了檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行，但檔案管理工作人員卻很少能夠比較深入、全面地理解高校教育檔案信息化建設(shè)的重要意義，自然也就很難積極主動(dòng)地參與到高校教育檔案信息化建設(shè)工程中來(lái)，影響了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。
4.高校教育檔案信息資源的利用率較低
高校教育檔案是高校有效教育教學(xué)活動(dòng)的記錄，是高校發(fā)展成果的凝結(jié)。從高校發(fā)展的角度來(lái)講，高校教育檔案信息資源對(duì)于高校下一階段的工作有重要的啟示作用；從學(xué)生個(gè)人而言，這些檔案信息資源對(duì)于學(xué)生的終身發(fā)展也有著積極的意義。但從目前的實(shí)際情況來(lái)看，雖然現(xiàn)代信息技術(shù)為高校教育信息資源的檢索和利用提供了便利條件，但高校教育檔案的利用率仍然偏低，這在一定程度上也阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
三、高校教育檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)策略
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，應(yīng)從以下幾方面入手：
1.制定并完善高校教育檔案信息化建設(shè)制度
“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。”高校教育檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范和約束建設(shè)行為。制度就是規(guī)矩，是高校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理部門(mén)和工作人員要嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理制度，并在此基礎(chǔ)上制定適合本校、本部門(mén)的檔案管理制度，對(duì)高校教育檔案信息資源的搜集、整理、錄入、保存、查詢(xún)等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)定，推出相關(guān)適應(yīng)信息時(shí)代的便于操作的相關(guān)制度，使高校教育檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。
2.加大對(duì)高校教育檔案信息化建設(shè)的投入
高校教育教學(xué)管理部門(mén)要提高檔案管理意識(shí)，要強(qiáng)化“以史為鑒、以檔案為鏡”的檔案建設(shè)觀念，重視高校教育檔案信息化建設(shè)，從政策上和財(cái)政上給予傾斜，加大高校教育檔案信息化建設(shè)的投入力度，從軟硬件兩方面支持高校教育檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，高校檔案部門(mén)也要善于運(yùn)用資金，加強(qiáng)對(duì)資金使用的監(jiān)管，并通過(guò)有效規(guī)劃提高資金使用的效率，爭(zhēng)取“花少錢(qián)，辦實(shí)事”，推動(dòng)高校教育檔案信息化建設(shè)工作。
3.提高高校教育檔案工作人員的素質(zhì)
重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，創(chuàng)設(shè)機(jī)會(huì)開(kāi)展校內(nèi)各部門(mén)之間以及各高校之間教育檔案工作人員之間的業(yè)務(wù)交流，使他們就工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題及新的解決方法進(jìn)行積極的探討和研究，引導(dǎo)和幫助他們更新觀念，強(qiáng)化教育檔案信息化建設(shè)意識(shí)。并且要主動(dòng)吸收高素質(zhì)人才加入到高校教育檔案隊(duì)伍中來(lái)，為教育檔案工作隊(duì)伍注入新鮮血液。同時(shí)，還可以嘗試引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，從客觀上營(yíng)造一種氛圍，使教育檔案工作人員努力學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平，從而打造一支素質(zhì)優(yōu)良的檔案工作隊(duì)伍。
4.提高高校教育檔案信息資源的利用率
“以使用促發(fā)展”。近年來(lái)，對(duì)高校教育檔案信息資源的利用需求不斷增加，服務(wù)對(duì)象也由在校學(xué)生擴(kuò)大至歷年畢業(yè)生，服務(wù)內(nèi)容也從最初的便于教育教學(xué)管理，擴(kuò)大到提供選課參考、學(xué)歷認(rèn)證等方面，這些都為教育檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了新的助力。高校教育檔案信息化建設(shè)要關(guān)注這一變化，加強(qiáng)對(duì)資源的整合與分析，提高信息資源質(zhì)量，強(qiáng)化檔案服務(wù)理念。以上措施都將有力地推動(dòng)高校教育檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。
四、結(jié)語(yǔ)
高校教育檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的重要舉措，將極大地促進(jìn)高校檔案工作現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、公開(kāi)化和服務(wù)化，對(duì)于學(xué)校教學(xué)、教務(wù)管理提供更多的支持。要充分認(rèn)識(shí)到高校教育檔案信息化建設(shè)的重要意義，為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。
篇2
檔案資料通常來(lái)源較為分散，難免出現(xiàn)各個(gè)相關(guān)單位或管理部門(mén)移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無(wú)差異化的信息。因此，對(duì)于繁雜冗余的大量檔案資料，進(jìn)行科學(xué)的篩選、管理，合理的對(duì)具有重要價(jià)值的信息進(jìn)行選擇、發(fā)掘，就成為了一項(xiàng)重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過(guò)程繁瑣、主觀性強(qiáng)，浪費(fèi)大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足信息化時(shí)代的需要。過(guò)去的檔案管理制度對(duì)檔案移交、文件信息匯集、資料報(bào)送等操作要求周期長(zhǎng)、操作滯后，造成檔案信息老化、價(jià)值缺失、資料不全甚至無(wú)據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。
近年來(lái)，國(guó)家大力推進(jìn)信息化辦公進(jìn)程，然而在部分檔案管理部門(mén)，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足，檔案管理流程繁復(fù)，造成檔案信息服務(wù)效率低下。
1.3 人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變
在大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的新形勢(shì)下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動(dòng)性較低，部分管理人員服務(wù)意識(shí)差，工作缺乏熱情和責(zé)任感，難以在實(shí)際工作中樹(shù)立正確的工作態(tài)度，無(wú)法真正積極的投入到工作當(dāng)中。很多檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作，難以很好的端正服務(wù)心態(tài)。這些思想上、專(zhuān)業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問(wèn)題，影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開(kāi)展。
2 檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今形勢(shì)的需要，也是檔案管理的必然趨勢(shì)。檔案資料涉及的所需信息來(lái)源廣泛、文件內(nèi)容復(fù)雜、檔案管理過(guò)程復(fù)雜繁瑣，建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。傳統(tǒng)的檔案收集、整理以及信息服務(wù)，都需要人工方式進(jìn)行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復(fù)資源、需更新信息等等，時(shí)刻需要耗費(fèi)人力進(jìn)行及時(shí)處理，不僅工作量巨大，還極容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏或問(wèn)題。將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，引入自動(dòng)化辦公流程，建立電子檔案管理機(jī)制，能夠彌傳統(tǒng)人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過(guò)軟件操作進(jìn)行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡(jiǎn)化操作環(huán)節(jié)，有利于服務(wù)質(zhì)量的提升
信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡(jiǎn)化傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的相關(guān)環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復(fù)雜、過(guò)程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無(wú)須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)所需信息進(jìn)行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機(jī)制
檔案管理工作機(jī)制的健全，是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重中之重，決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先，要保障檔案管理制度與實(shí)際工作運(yùn)行條例的建立和健全。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)，制定相應(yīng)的電子管理制度，與其他信息化管理?xiàng)l例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的政策落實(shí)。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)各部門(mén)的組織配合，形成部門(mén)之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，積極應(yīng)對(duì)電子檔案管理的新形式，主動(dòng)提出問(wèn)題、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，共同解決問(wèn)題。對(duì)電子檔案文件應(yīng)制定新的政策細(xì)則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面的績(jī)效評(píng)估機(jī)制應(yīng)當(dāng)予以加強(qiáng)，有意識(shí)的提高信息化建設(shè)方面所占的績(jī)效比例，以鼓勵(lì)檔案管理信息化建設(shè)的積極推進(jìn)。
3.2 提高管理人員素質(zhì)
檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，意味著對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)、擺正心態(tài)，夯實(shí)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。同時(shí)，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對(duì)新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試，為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議；對(duì)管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解，將工作細(xì)則落實(shí)到切實(shí)操作中。
加強(qiáng)管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責(zé)任感和服務(wù)熱情。?魍車(chē)牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側(cè)重于檔案的保管而非檔案信息的服務(wù)。隨著檔案管理信息化的建設(shè)，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質(zhì)檔案資料的管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務(wù)變得更加重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動(dòng)熱情的服務(wù)精神。
3.3 加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程
篇3
【中圖分類(lèi)號(hào)】R-1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學(xué)的飛速發(fā)展，信息化管理登陸了各行各業(yè)。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫(yī)院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎(chǔ)上研究開(kāi)發(fā)的。醫(yī)院檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導(dǎo)，大容量資料庫(kù)作為支持而建設(shè)的，可以為院內(nèi)日常工作提供大量的便利。本文對(duì)醫(yī)院檔案信息化與檔案管理細(xì)則進(jìn)行探討如下。
1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性
醫(yī)院具有人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進(jìn)行檔案管理，不僅浪費(fèi)了人力資源，還容易因?yàn)楣ぷ髁看蠖斐扇藶殄e(cuò)誤，利用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)檔案管理軟件，對(duì)資源進(jìn)行錄入、儲(chǔ)存、并提供搜索、管理等功能可以節(jié)省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個(gè)流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是跟隨時(shí)代腳步的必要進(jìn)程，是具有時(shí)代特色的一種先進(jìn)管理辦法，其建設(shè)并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)越性
2.1 適應(yīng)大量檔案信息形成的當(dāng)代醫(yī)院。當(dāng)代醫(yī)院檔案信息日產(chǎn)生量十分驚人，筆者分析，其主要來(lái)源與兩種途徑[3]：①醫(yī)院日常、行政事務(wù)。醫(yī)院屬于單位，每日內(nèi)部產(chǎn)生的檔案量很多，來(lái)自上級(jí)傳達(dá)的文件、通知、報(bào)表等。各科室考勤、評(píng)優(yōu)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)，甚至各講座、研究出席情況、會(huì)議文件等都?xì)w屬于醫(yī)院日產(chǎn)生的檔案之中。②醫(yī)療業(yè)務(wù)流程。每一名患者從入院掛號(hào)開(kāi)始直到病愈出院都會(huì)產(chǎn)生形形的檔案信息，醫(yī)院人流量巨大，每日因患者產(chǎn)生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產(chǎn)生的大量檔案信息單純采用傳統(tǒng)檔案管理方法很難完成，而醫(yī)院信息化檔案管理方法則可以輕松通過(guò)計(jì)算機(jī)將每日復(fù)雜繁多的檔案信息進(jìn)行管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理方案具有明顯優(yōu)勢(shì)。
2.2 醫(yī)護(hù)人員以及患者對(duì)信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內(nèi)各部門(mén)工作人員也帶來(lái)了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過(guò)程，防止紙質(zhì)檔案容易損壞等問(wèn)題；第二方面節(jié)省檔案室空間，大量的書(shū)面檔案的儲(chǔ)存勢(shì)必占用有限的院內(nèi)空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會(huì)缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤(pán)，節(jié)省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時(shí)可以調(diào)用，并且檢索過(guò)程簡(jiǎn)單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書(shū)面檔案的時(shí)間，減輕了工作量。醫(yī)院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內(nèi)工作人員所需，屬于公眾需求，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理，更是具有顯著優(yōu)越性，所以其建設(shè)勢(shì)在必行。
3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以及檔案管理內(nèi)容
3.1 辦公自動(dòng)化以及檔案信息化。日常院內(nèi)信息流通采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規(guī)劃化流程，采用辦公軟件進(jìn)行自動(dòng)化檔案流轉(zhuǎn)、儲(chǔ)存、歸檔等操作，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化。并在每日工作結(jié)束后，檔案人員進(jìn)行日常檔案整理維護(hù)，可保證檔案庫(kù)的正常運(yùn)作，雖然每日需要進(jìn)行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時(shí)也提升了辦公效率，節(jié)省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進(jìn)入院內(nèi)就診開(kāi)始，便將該患者納入院內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將病人資料送達(dá)院內(nèi)有需求的各處，在病人就診結(jié)束后，將病人資料自動(dòng)化歸入檔案庫(kù)，將之儲(chǔ)存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項(xiàng)人事檔案都經(jīng)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，方便進(jìn)行迅速、準(zhǔn)確的查閱，并且可將日常工作分門(mén)別類(lèi)，使用查閱統(tǒng)計(jì)、處理報(bào)表、變更檔案、維護(hù)系統(tǒng)等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯(cuò)誤的產(chǎn)生。
3.4 建立具有醫(yī)院特色的資料庫(kù)以及信息交互平臺(tái)。醫(yī)院特色的資料庫(kù)是指結(jié)合當(dāng)?shù)厍樾我约搬t(yī)院情況建立完善的資料儲(chǔ)存系統(tǒng)，例如地方醫(yī)院及小型衛(wèi)生單位可將片區(qū)居民信息以及工作日常等進(jìn)行納入，方便地區(qū)工作的開(kāi)展；綜合醫(yī)院則全面納入各患者就診記錄、醫(yī)院研究科室成果、院內(nèi)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)等，方便醫(yī)院發(fā)展。而信息交互平臺(tái)則是利用多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解除地域的束縛，吸收更多的當(dāng)代新技術(shù)項(xiàng)目，與多方進(jìn)行資源共享以及交流，贏得共同發(fā)展。提升全院醫(yī)療服務(wù)水平以及醫(yī)療技術(shù)水準(zhǔn)，為院內(nèi)工作人員提供豐富的學(xué)習(xí)資料。
3.5 檔案庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)安保措施。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化在管理系統(tǒng)中的深入運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網(wǎng)絡(luò)潛在威脅多種多樣，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施以及資料庫(kù)保全措施勢(shì)在必行，需求不斷的技術(shù)研發(fā)，不斷升級(jí)安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程加快，未來(lái)勢(shì)必實(shí)現(xiàn)信息高度共享，采取必要的隱私保護(hù)措施、應(yīng)用安全措施，訪問(wèn)控制措施以及數(shù)據(jù)加密措施是必要的。
4 小結(jié)
醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理是受大勢(shì)所趨所必須完成的進(jìn)展性任務(wù)，其可大量節(jié)省人力資源，提高工作效率，并促進(jìn)交互[4]。盡管其有諸多優(yōu)勢(shì)，但是醫(yī)院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運(yùn)用時(shí)如不采用先進(jìn)安保措施進(jìn)行輔助，必將導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以筆者認(rèn)為，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是必要的，但是在建立、完善、使用過(guò)程中的安全性問(wèn)題需要格外謹(jǐn)慎。
參考文獻(xiàn)
[1] 厲紅霞，張景華.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].西部中醫(yī)藥，2012，25（05）：43-44
篇4
二、改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程
檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實(shí)改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級(jí)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)著力思考和著手解決的問(wèn)題。
1.拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會(huì)大眾提供服務(wù)。檔案管理部門(mén)和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅(jiān)持檔案為社會(huì)大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，改變過(guò)去那種重保管輕利用，片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價(jià)值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開(kāi)放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對(duì)狹窄的局面；揭開(kāi)檔案神秘的外衣，將廣大的社會(huì)公眾迎進(jìn)檔案室的大門(mén)。
近些年來(lái)，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過(guò)去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時(shí)，切實(shí)掌握相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，從檔案實(shí)體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變。現(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級(jí)檔案部門(mén)，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代所需，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會(huì)大眾提供檔案服務(wù)上來(lái)。
2.提高檔案信息管理水平
隨著先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進(jìn)，計(jì)算機(jī)管理軟件為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)管理在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用管理過(guò)程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中一筆巨大的文化財(cái)富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但可為社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個(gè)不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對(duì)性地進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過(guò)軟件的整合和開(kāi)發(fā)利用，形成對(duì)檔案電子文件功能的有益積累和對(duì)檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。
3.加強(qiáng)工程檔案信息管理
工程建設(shè)的過(guò)程是工程檔案的形成過(guò)程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門(mén)來(lái)實(shí)施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無(wú)疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門(mén)分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門(mén)利用工程檔案的條件。
篇5
(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長(zhǎng)。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換DPF電子文件，然后掛接入庫(kù)，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立OA系統(tǒng)或類(lèi)似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過(guò)接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門(mén)文書(shū)人員可以通過(guò)使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫(kù);文件管理功能完成對(duì)文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要?dú)w檔的文件可以存放到不歸檔文件庫(kù)中，需要?dú)w檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專(zhuān)職檔案人員有3人，每個(gè)人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案時(shí)，需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)卷號(hào)再去庫(kù)房查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，專(zhuān)職檔案人員無(wú)論是自己負(fù)責(zé)的檔案，還是他人負(fù)責(zé)的檔案，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢(xún)，檔案人員選取最佳的查詢(xún)方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對(duì)借閱檔案者，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。
用戶(hù)可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對(duì)電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢(xún)，找到所需的檔案目錄，同時(shí)對(duì)電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢(xún)和利用不需要經(jīng)過(guò)檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個(gè)用戶(hù)的權(quán)限即可。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄網(wǎng)上對(duì)電子檔案查詢(xún)和利用的情況，隨時(shí)可以進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)。如果用戶(hù)需要借閱檔案實(shí)體，可以直接到檔案部門(mén)去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實(shí)體;也可以通過(guò)網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請(qǐng)，檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請(qǐng)后，用戶(hù)再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行控制。
(四)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作也實(shí)行了可控。對(duì)過(guò)期檔案需鑒定銷(xiāo)毀的，可以直接利用計(jì)算機(jī)管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷(xiāo)毀子系統(tǒng)，通過(guò)銷(xiāo)毀申請(qǐng)自動(dòng)得到過(guò)期檔案的目錄，并打印銷(xiāo)毀申請(qǐng)。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷(xiāo)毀申請(qǐng)的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鑒定銷(xiāo)毀申請(qǐng)的處理意見(jiàn)對(duì)其進(jìn)行處理：更改過(guò)期檔案的密級(jí)和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷(xiāo)毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫(kù)中;如果選擇銷(xiāo)毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷(xiāo)毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷(xiāo)毀數(shù)據(jù)中供列表查詢(xún)。
2 應(yīng)用檔案管理軟件存在的主要問(wèn)題
(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對(duì)于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握WEB技術(shù)，IP技術(shù)及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等計(jì)算機(jī)專(zhuān)門(mén)技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專(zhuān)門(mén)人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴(lài)其他部門(mén)人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識(shí)，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒(méi)有人維護(hù)、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。
(二)對(duì)檔案信息安全不容樂(lè)觀
在公司檔案逐步數(shù)字化的過(guò)程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)并存，而由于我們對(duì)數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問(wèn)題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對(duì)安全。
(三)電子檔案的真實(shí)性鑒別有一定的難度
紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過(guò)光、電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤(pán)、光盤(pán)上，不能在載體上直接讀取，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)等專(zhuān)用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺(jué)。
(四)電子檔案的法律效力問(wèn)題
通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
(五)信息化進(jìn)程有待加快
雖然我單位檔案案信息化工作已開(kāi)展多年，建立了各門(mén)類(lèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但庫(kù)存檔案還有一部分沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡(jiǎn)單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。
3 解決問(wèn)題的途徑
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項(xiàng)重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強(qiáng)全社會(huì)利用檔案的意識(shí)
首先，檔案人員要抓住有利時(shí)機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過(guò)舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類(lèi)檔案活動(dòng)，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，重視檔案工作，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍
檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開(kāi)發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專(zhuān)業(yè)人才。所以在這個(gè)歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時(shí)代的要求。有的同行認(rèn)為，信息時(shí)代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識(shí)創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。
篇6
1．2城建檔案信息化建設(shè)中的人才隊(duì)伍
檔案信息化人才作為城建檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其個(gè)人素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技能水平的高低，直接影響到檔案信息化建設(shè)成功與否。因此，可以說(shuō)檔案信息化人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。各級(jí)檔案部門(mén)在構(gòu)建檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該高度重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，從而為檔案信息化管理提供更好的服務(wù)。
2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
2．1加強(qiáng)對(duì)檔案信息化硬件設(shè)施的建設(shè)，提高城建檔案管理信息化質(zhì)量
目前我國(guó)絕大多數(shù)的城建檔案館所擁有的硬件設(shè)備嚴(yán)重落后，制約了城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展與落實(shí)。因此，應(yīng)以硬件建設(shè)為突破口，提高城建檔案信息化質(zhì)量。主要可從以下兩點(diǎn)入手:首先，改造檔案館舍。在檔案存儲(chǔ)中，必須擁有一個(gè)安全的保管場(chǎng)所，使其重要的信息資源能夠得以長(zhǎng)久保護(hù)。其次，為檔案管理環(huán)境工程配備相應(yīng)的輔助工具。為了更好滿(mǎn)足檔案信息的存儲(chǔ)要求，應(yīng)配備相應(yīng)的檔案消毒設(shè)備與空氣凈化設(shè)備，以達(dá)到保護(hù)檔案信息的目的。
2．2加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的軟件建設(shè)，提升城建檔案管理信息化水平
為了更好地加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)，不僅要從硬件設(shè)施入手，更應(yīng)該從軟件建設(shè)著眼，提升城建檔案管理的信息化水平。首先，做好檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案信息資源網(wǎng)
絡(luò)是檔案信息資源開(kāi)發(fā)與應(yīng)用的基礎(chǔ)，也是檔案信息資源進(jìn)行交換、共享、傳遞的必要前提。因此，在實(shí)際建設(shè)中，檔案工作人員應(yīng)該以互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)為起點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其次，提高信息化檔案軟件處理信息技術(shù)的水平。就城建檔案信息資源的種類(lèi)來(lái)看，城建檔案信息中不乏圖片、圖形、聲像等信息資源，而這類(lèi)的信息資源在存儲(chǔ)處理中具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。因此，應(yīng)針對(duì)城建檔案信息資源的根本特點(diǎn)，提高檔案應(yīng)用軟件信息處理技術(shù)水平。同時(shí)，也應(yīng)該重點(diǎn)考慮從應(yīng)用軟件的承載形式、預(yù)覽功能以及對(duì)今后電子文件的處理等多個(gè)方面進(jìn)行完善。
2．3加強(qiáng)對(duì)檔案信息化專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，強(qiáng)化城建檔案管理信息化水平
檔案工作人員個(gè)人素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平的高低，直接影響到檔案信息化管理水平的高低。尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，要想做好檔案信息化建設(shè)，更應(yīng)該引進(jìn)一批專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、職業(yè)道德素質(zhì)高的檔案計(jì)算機(jī)人才，從而滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的根本需求。也正因如此，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)，城建檔案部門(mén)在日常檔案信息化管理、建設(shè)中，更應(yīng)該以培養(yǎng)復(fù)合型人才為重點(diǎn)，引進(jìn)一支管理型人才隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員信息化意識(shí)的培養(yǎng)，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展需求。
篇7
二、專(zhuān)注法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的機(jī)關(guān)檔案信息化管理
開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)就需要保持規(guī)范化的管理，能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一的規(guī)范，滿(mǎn)足統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓電子文件歸檔，傳統(tǒng)載體檔案逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，并通過(guò)數(shù)字化的傳遞、保管和利用等工作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、有序化的要求。在檔案的信息化建設(shè)之中，各個(gè)機(jī)關(guān)都需要執(zhí)行電子文件管理、檔案數(shù)字化相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，這樣才能保證數(shù)字檔案資源的規(guī)范性、長(zhǎng)期可讀性、格式統(tǒng)一性的要求，方便后續(xù)的存儲(chǔ)與共享，最終推動(dòng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用融入規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。對(duì)于具有保存價(jià)值的電子文件，在機(jī)關(guān)檔案管理中應(yīng)該實(shí)施集中化管理，完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，監(jiān)理文件管理指標(biāo)體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的電子文件管理。在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化加工之前，應(yīng)該得到檔案行政管理部門(mén)的認(rèn)可，并且能夠在業(yè)務(wù)的指導(dǎo)與監(jiān)督下進(jìn)行操作。此外，機(jī)關(guān)還應(yīng)不斷完善獲取檔案信息的能力，改變以往重藏輕用的觀念，注重增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息服務(wù)功能，使檔案信息的作用得到最大限度地發(fā)揮，從而提高機(jī)關(guān)檔案管理的信息化水平。
三、完善機(jī)關(guān)室藏檔案的數(shù)字化加工
篇8
醫(yī)院；檔案管理；信息化
前言
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在開(kāi)展各種醫(yī)療活動(dòng)中所形成的具有保留價(jià)值意義的原始資料，在新時(shí)期，隨著信息技術(shù)的飛速進(jìn)步，醫(yī)院的信息化程度越來(lái)越高，在醫(yī)院管理工作中，信息系統(tǒng)的作用也越來(lái)越明顯，但是對(duì)于醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，還比較落后，這就對(duì)醫(yī)院檔案資源的開(kāi)發(fā)和有效利用造成一定影響，因此，在新環(huán)境下，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)前醫(yī)院思考的重要問(wèn)題。
1.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵
對(duì)于醫(yī)院檔案資源，主要由會(huì)以、文件、報(bào)表、記錄、病歷檔案等組成，具有原始記錄、隨時(shí)查詢(xún)、價(jià)值保留等功能，同時(shí)醫(yī)院檔案信息還有資源量大、涉及面廣、種類(lèi)多、使用頻率高等特點(diǎn)，醫(yī)院檔案資源是保證醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、科研、臨床試驗(yàn)等工作順利進(jìn)行的重要資源，此外醫(yī)院檔案信息還是體現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平、醫(yī)院管理水平的重要依據(jù)，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理有十分重要的作用。在新環(huán)境下，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化已經(jīng)成為社會(huì)各行業(yè)發(fā)展的主要方向，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，能充分發(fā)揮醫(yī)院檔案資料的優(yōu)勢(shì)，并且還能通過(guò)檔案信息系統(tǒng)，將檔案信息分類(lèi)、編目、排序、檢索等融為一體，這極大的提高了醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，這對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的“無(wú)紙化”有極大的作用。
2.現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
2.1從業(yè)人員檔案信息化觀念低
長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院一直將醫(yī)療服務(wù)放在首要位置，對(duì)檔案管理不太重視，即便在信息化建設(shè)極其重要的今天，也有很多醫(yī)院沒(méi)有從根本上改變對(duì)檔案管理的態(tài)度，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理并不能為醫(yī)院增加經(jīng)濟(jì)效益，因此，對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)投入的人力、財(cái)力、物力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理仍處于落后的紙張管理狀態(tài)，由于從業(yè)人員檔案信息化觀念比較差，使得醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)十分緩慢。
2.2醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)更新慢
在經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使下，有很多軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)在對(duì)醫(yī)院信息管理系統(tǒng)進(jìn)行軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)，都集中在醫(yī)療、財(cái)務(wù)管理等方面，對(duì)于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)并不是很重視，這就導(dǎo)致醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理軟件比較落后，從而嚴(yán)重的限制了醫(yī)院檔案管理信息化水平的提高。對(duì)于當(dāng)前醫(yī)院檔案管理軟件進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理軟件的發(fā)展速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)水平的發(fā)展，加上現(xiàn)代醫(yī)院對(duì)檔案的利用率越來(lái)越高，使得現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理軟件已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足醫(yī)院發(fā)展需求。
2.3缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理，其最重要的一個(gè)標(biāo)志就是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，不管是檔案收集，還是檔案整理，或者是檔案錄入、歸檔，都應(yīng)該有明確的目標(biāo)，這樣才能最大限度的保證檔案資料的完整，才能避免重要信息的遺漏，確保檔案資源的真正價(jià)值。但是從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理情況看，還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，醫(yī)院各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系比較少，同時(shí)醫(yī)院各個(gè)部門(mén)之間都有獨(dú)特的特點(diǎn)，檔案規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)都有一定的差異，使得檔案管理難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，這就對(duì)檔案的收集、整理造成很大影響。
2.4缺乏專(zhuān)業(yè)性人才
對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)，不僅要求相關(guān)管理人員能熟練的操作計(jì)算機(jī)，還需要管理人員能準(zhǔn)確的處理檔案信息，精通檔案管理的各種業(yè)務(wù)。就目前而言，醫(yī)院檔案管理人員中存在老齡化發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院檔案管理人員大多是從其他后勤部門(mén)轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，也無(wú)法熟練的操作計(jì)算機(jī)，從而嚴(yán)重的影響到醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。
3.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
3.1強(qiáng)化從業(yè)人員檔案管理意識(shí)
對(duì)于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，強(qiáng)化從業(yè)人員檔案管理意識(shí)是十分重要的，一般而言，領(lǐng)導(dǎo)管理者在醫(yī)院有很高的權(quán)威，因此，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)管理者要不斷提高自身對(duì)檔案管理的重視力度，要將檔案管理與醫(yī)療服務(wù)放在同一地位，并為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的支撐，以此促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的早日完成。
3.2做好檔案管理軟件開(kāi)發(fā)工作
注重醫(yī)院檔案管理軟件的更新升級(jí)是提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要工作，因此，醫(yī)院必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的重視力度。由于檔案管理軟件更新升級(jí)需要花費(fèi)很多資金，所以醫(yī)院要適當(dāng)?shù)脑黾訉?duì)檔案管理的資金投入，醫(yī)院在選擇軟件開(kāi)發(fā)公司時(shí)，要盡量選擇專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、權(quán)威性高的軟件開(kāi)發(fā)公司，并將檔案管理系統(tǒng)和醫(yī)院行政辦公系統(tǒng)聯(lián)系在一起，這樣才能更好的發(fā)揮檔案系統(tǒng)的作用。
3.3建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
標(biāo)準(zhǔn)化管理對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)有十分重要的作用，因此，醫(yī)院要結(jié)合自身的實(shí)際情況，從檔案管理出發(fā)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，從而促使醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。在檔案利用方面，除了管理人員，只有擁有權(quán)限的人才能使用，醫(yī)院要逐步完善檔案管理機(jī)制，以此提高檔案管理質(zhì)量。
3.4提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)
人才對(duì)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展有十分重要的作用，對(duì)醫(yī)院而言，人才的重要性也是不言而喻，為全面提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)步伐，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培養(yǎng)，不斷提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，確保從業(yè)人員能以積極的態(tài)度面對(duì)檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的全面進(jìn)行打下良好基礎(chǔ)。
4.總結(jié)
檔案管理信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院的全面發(fā)展有十分重要的作用，因此，在新環(huán)境下，醫(yī)院要強(qiáng)化從業(yè)人員檔案管理意識(shí)、做好檔案管理軟件開(kāi)發(fā)工作、建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，以此不斷提高醫(yī)院檔案管理信息化水平。
參考文獻(xiàn)：
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篇9
一些企業(yè)基礎(chǔ)條件比較差，不論是在技術(shù)方面還是資金方面都達(dá)不到社會(huì)同行業(yè)企業(yè)的平均水平，外加企業(yè)內(nèi)部高技術(shù)檔案管理人才缺失，導(dǎo)致這部分企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化的設(shè)備及工作人員對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行支撐，影響企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)力度，影響企業(yè)檔案信息化管理的同時(shí)，也會(huì)影響企業(yè)的正常發(fā)展。因?yàn)槿鄙俳y(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致許多企業(yè)都在盲目建設(shè)信息化檔案管理設(shè)施。從我國(guó)整體發(fā)展情況來(lái)看，在企業(yè)的檔案信息化建設(shè)方面缺乏統(tǒng)一性的規(guī)劃以及組織協(xié)調(diào)措施。因?yàn)槠髽I(yè)的檔案管理信息化建設(shè)章程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性規(guī)定，使企業(yè)的檔案管理信息化運(yùn)行效率低，影響企業(yè)正常運(yùn)行。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不是孤立建設(shè)體，是需要與企業(yè)其余管理方向相互結(jié)合的，其中文書(shū)處理以及生產(chǎn)活動(dòng)管理等，都是比較常見(jiàn)的管理模式。因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理信息化建設(shè)在機(jī)制上存在較大的問(wèn)題，影響了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)與其余管理環(huán)節(jié)的正常溝通。
二、完善企業(yè)檔案管理信息化的措施
（一）制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。想要提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量，首先要保證其基礎(chǔ)建設(shè)（標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與章程）落到實(shí)處，并且這也是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要制度保證，只有在明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范監(jiān)督下，才能全面提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。企業(yè)可以構(gòu)建檔案管理綜合性信息管理機(jī)構(gòu)，提升工作人員的責(zé)任意識(shí)，不斷強(qiáng)化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)機(jī)構(gòu)管理職能的重要性，提升員工工作積極性，進(jìn)而保證檔案管理質(zhì)量。不斷完善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)制度及管理體系，在基層管理體系的基礎(chǔ)之上來(lái)強(qiáng)化體系的綜合執(zhí)行能力，讓企業(yè)檔案管理工作有法可依，在遇到各種問(wèn)題時(shí)有相應(yīng)的規(guī)章制度管理，提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性。
（二）建設(shè)原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)必須要遵循相關(guān)規(guī)定，才能保證建設(shè)速度及質(zhì)量。首先應(yīng)當(dāng)遵循實(shí)用性原則，因?yàn)槠髽I(yè)開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)的目的就是要讓企業(yè)檔案管理信息共享，進(jìn)而提升企業(yè)管理質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)利益，促使企業(yè)走向科學(xué)化發(fā)展。其次要秉承有效化與逐步推進(jìn)原則，因?yàn)槠髽I(yè)的檔案管理信息化建設(shè)不是可以在段時(shí)間內(nèi)完成的工作，需要企業(yè)投入大量的資金與人力，所以企業(yè)必須要抓住機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理和檔案管理工作的同步運(yùn)行。最后要秉承全面發(fā)展與經(jīng)濟(jì)效益原則。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)就是盈利，所以檔案信息化管理的最終目的也必然是為企業(yè)贏取更大的利潤(rùn)，如果進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，則企業(yè)必須要將檔案管理工作和長(zhǎng)期效益目標(biāo)相互結(jié)合，保證企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作并不是獨(dú)立運(yùn)行的，所以其余部門(mén)必須全力配合該系統(tǒng)的建設(shè)，和企業(yè)其余建設(shè)項(xiàng)目、建設(shè)目標(biāo)相互協(xié)調(diào)，保證信息與需求同步運(yùn)轉(zhuǎn)及相互協(xié)調(diào)發(fā)展，為企業(yè)未來(lái)更好更快的發(fā)展保駕護(hù)航。
篇10
（二）信息化建設(shè)體系不夠規(guī)范和完善
無(wú)規(guī)矩不成方圓，檔案信息化管理需要有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，目前，雖然出臺(tái)了一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，但仍難以滿(mǎn)足檔案信息化良好有序、快速的發(fā)展。檔案管理所采用的相關(guān)技術(shù)沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也無(wú)疑加大了檔案管理信息化建設(shè)的難度。
（三）基礎(chǔ)設(shè)施不完善
由于歷史的和現(xiàn)實(shí)的原因，我國(guó)信息化發(fā)展的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，難以滿(mǎn)足檔案管理信息化建設(shè)的要求。信息化建設(shè)對(duì)高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的要求很高，現(xiàn)有的寬帶通信很難滿(mǎn)足網(wǎng)上流量的需求，因此，網(wǎng)上傳輸?shù)乃俣认鄬?duì)較慢。而且，由于區(qū)域性的經(jīng)濟(jì)差異，我國(guó)某些地方計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及力度不夠，部分地區(qū)仍未實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化與局域網(wǎng)的建設(shè)，真正的數(shù)字化管理要實(shí)現(xiàn)還有很長(zhǎng)的路要走。
二、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)工作策略研究
（一）更新管理者的觀念，增強(qiáng)其信息化管理的意識(shí)
檔案管理現(xiàn)代化的靈魂石管理觀念的現(xiàn)代化。只有思想上重視起來(lái)，一切問(wèn)題就解決了一半。即便有很好的檔案保護(hù)設(shè)施，而管理人員沒(méi)有現(xiàn)代化的觀念，那也不能稱(chēng)之為檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。因此，為加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，相關(guān)工作人員需樹(shù)立依靠科學(xué)管理和科技進(jìn)步的思想觀念，建立符合時(shí)代潮流的檔案意識(shí)，變檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)、開(kāi)放式服務(wù)，從而更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。
（二）強(qiáng)化檔案資源的建設(shè)
相關(guān)部門(mén)積極介入電子文件管理工作，大力應(yīng)用信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，完善充實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案管理工作逐步數(shù)字化，探索規(guī)范化的管理方式。
（三）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)
借鑒已有的成果和經(jīng)驗(yàn)，將檔案與互聯(lián)網(wǎng)、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)連通，完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，擴(kuò)大現(xiàn)代信息設(shè)施覆蓋面，積極推廣相關(guān)管理軟件。制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，使檔案信息化建設(shè)有章可循。加強(qiáng)對(duì)相關(guān)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力，從而加快推動(dòng)我國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)。
（四）加強(qiáng)檔案管理信息化的安全性模式
眾所周知，檔案管理工作自身具有的服務(wù)直接決定了現(xiàn)代檔案管理部門(mén)需要快速地深入挖掘檔案信息，從而能夠?qū)崿F(xiàn)了檔案信息內(nèi)容的資源共享。我們需要保障檔案管理內(nèi)容的安全性，管理人員必須要在日常不斷強(qiáng)化了自身的安全觀念，對(duì)自身的檔案內(nèi)容有著一定客觀判斷，增強(qiáng)保密程度，維護(hù)部門(mén)檔案信息的安全。
篇11
一、高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
（一）檔案管理思想落后，管理意識(shí)淡薄
檔案管理是高校開(kāi)展信息資源管理的重要組成部分，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就需要實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率。但是由于部分高校的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，缺乏全局觀念和戰(zhàn)略眼光，所以不夠重視檔案管理，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加之從事檔案管理的工作人員管理意識(shí)淡薄，在管理手段和管理模式方面還比較落后，檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，所以不利于高校開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)。
（二）管理機(jī)制的不協(xié)調(diào)
檔案管理信息化建設(shè)需要對(duì)高校所有檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定完善的管理機(jī)制，對(duì)檔案管理進(jìn)行合理規(guī)劃，從而為信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。但是目前部分高校中，對(duì)于檔案管理不夠協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，沒(méi)有完善的管理體系，往往都是各自為政，呈現(xiàn)條塊的運(yùn)行模式，并且沒(méi)有資源共享的信息平臺(tái)，影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是因?yàn)楦咝](méi)有將檔案管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，在政策、資金以及技術(shù)等方面缺乏必要的支持。
（三）資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后
檔案管理信息化建設(shè)需要充分的資金作為后盾，在人員與技術(shù)方面給予大力的支持。但是有些高校由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，所以在資金方面的扶持力度不夠，沒(méi)有充足的資金去購(gòu)置設(shè)備，并且在技術(shù)以及人員方面不夠完善。有些高校雖然擁有基礎(chǔ)的信息化設(shè)備，但是還沒(méi)有形成網(wǎng)絡(luò)化，缺乏必要的技術(shù)支持，無(wú)法形成完整的信息網(wǎng)絡(luò)。
（四）管理人員綜合素質(zhì)不高
檔案管理人員是開(kāi)展檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，一切工作的運(yùn)行都需要管理人員來(lái)操作。檔案管理信息化建設(shè)需要檔案管理人員要具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)還能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理。但是在部分高校中，從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)不高，不僅專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，并且計(jì)算機(jī)操作不夠熟練，不利于檔案管理信息建設(shè)。
二、高校檔案管理信息化建設(shè)的途徑
（一）加強(qiáng)制度建設(shè)
根據(jù)現(xiàn)行檔案法要求，檔案歸檔由以往的檔案管理部門(mén)歸檔立卷轉(zhuǎn)變?yōu)橛筛餍形膯挝环謩e歸檔立卷，然后按規(guī)定時(shí)間向檔案館移交歸檔文件。在移交上，要紙質(zhì)文件和電子文件二種同時(shí)歸檔。這就要求高校要制定一整套完整切實(shí)可行的檔案管理規(guī)章制度，在制度中要明確規(guī)范各部門(mén)需要?dú)w檔的文件材料范圍，并要求各部門(mén)均安排一名兼職檔案員，兼職檔案員基本上要保證穩(wěn)定，做好本部門(mén)日常檔案收集保管工作，并由學(xué)校的檔案管理部門(mén)定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在檔案管理系統(tǒng)中給每個(gè)部門(mén)授以相應(yīng)的權(quán)限，各部門(mén)只能在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)完成本部門(mén)歸檔文件材料的網(wǎng)上著錄、查詢(xún)等。
（二）增加經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
學(xué)校要配備相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)、存儲(chǔ)器等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)軟件設(shè)施。檔案管理軟件要涵蓋對(duì)檔案信息的收集、存儲(chǔ)、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能，同時(shí)還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)的運(yùn)行，具有較強(qiáng)的安全控制能力，并具備同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力等。如果說(shuō)，僅僅是校園網(wǎng)與檔案館開(kāi)通并相連接，而檔案館沒(méi)有相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)軟件作支持。學(xué)校沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件設(shè)備的投入，那么校園網(wǎng)對(duì)于檔案信息化管理來(lái)說(shuō)就形同虛設(shè)了。
（三）建立檔案網(wǎng)站，開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化工作
館藏檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是信息化條件下有效利用館藏紙質(zhì)檔案信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度，直接影響著檔案信息資源的可利用性和共享性。館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)十分重大，工作量大，技術(shù)要求高。要加大人力、物力、財(cái)力保障，采用先進(jìn)信息技術(shù)和辦公手段，對(duì)館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進(jìn)行數(shù)字化，形成電子檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。通過(guò)檔案網(wǎng)站建設(shè)，館藏檔案的數(shù)字化工作，提高檔案的利用率并實(shí)現(xiàn)檔案館信息化建設(shè)的目標(biāo)。
（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)
檔案信息化建設(shè)，管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)是關(guān)鍵，對(duì)管理者的知識(shí)和能力、專(zhuān)業(yè)技能提出了新要求，要求管理人員要對(duì)計(jì)算機(jī)的操作技能掌握熟練，對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)要精通，對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)要加強(qiáng)，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們成為既具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又熟練掌握現(xiàn)代化信息操作技術(shù)的復(fù)合型人才。
（五）健全檔案信息安全保護(hù)機(jī)制
一方面，高校要制定合理嚴(yán)格的檔案信息安全保密制度，不斷培養(yǎng)和強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識(shí)和安全防范技能；另一方面，高校應(yīng)采取成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制，責(zé)任落實(shí)到人，建立嚴(yán)格的監(jiān)控機(jī)制，引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)策略。根據(jù)電子化檔案信息數(shù)據(jù)安全性的要求，在數(shù)據(jù)管理和使用上，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限；在數(shù)據(jù)管理中，要對(duì)數(shù)據(jù)采集、編輯、審核等進(jìn)行權(quán)限規(guī)定；在數(shù)據(jù)查詢(xún)利用上，要考慮查閱者所應(yīng)具備的資格、訪問(wèn)權(quán)限和查詢(xún)范圍。
三、結(jié)束語(yǔ)
高校檔案管理信息化建設(shè)是提高高校信息資源管理水平的重要途徑，對(duì)高校日常工作的開(kāi)展具有重要的作用。為了加快高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，需要強(qiáng)化高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，加大資金的支持，制定完善的管理機(jī)制，提高管理人員的綜合素質(zhì)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造有利的條件。
參考文獻(xiàn)
篇12
一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障
各組織、各單位，為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須領(lǐng)導(dǎo)在思想上要提高檔案信息化建設(shè)的重要意義，將檔案信息化建設(shè)作為重要的工作任務(wù)來(lái)抓。為了推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在硬件上要保障資金投入，包括計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器等。對(duì)于財(cái)力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購(gòu)置極缺的設(shè)備，采用逐年增購(gòu)的方式來(lái)逐步完善檔案信息化管理建設(shè)所需的硬件條件。
二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒒芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤(pán)作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時(shí)間長(zhǎng)容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無(wú)法辨識(shí)。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動(dòng)硬盤(pán)的形式進(jìn)行存檔。這種信息化變革，節(jié)約了紙張的同時(shí)也簡(jiǎn)化了檔案交接工作過(guò)程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。
三、優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專(zhuān)業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力
從事檔案工作的人員，是專(zhuān)業(yè)技術(shù)性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時(shí)要充分論證從業(yè)人員的學(xué)歷的專(zhuān)業(yè)性，還要定期的組織從業(yè)人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理建設(shè)的新知識(shí)、新方法。此外，因?yàn)闄n案信息化管理建設(shè)需要從業(yè)人員具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，因此要針對(duì)這一特點(diǎn)有針對(duì)性的對(duì)在崗職工安排計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)，努力將檔案工作隊(duì)伍培養(yǎng)成會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，滿(mǎn)足檔案管理信息化建設(shè)對(duì)人員的需要。
四、加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實(shí)檔案信息公開(kāi)
檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。通過(guò)檔案網(wǎng)站建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程在線檔案服務(wù)和信息公開(kāi)。當(dāng)前，一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護(hù)不及時(shí)，檔案管理工作信息不公開(kāi)、服務(wù)功能無(wú)人應(yīng)答回復(fù)，甚至一些欄目是空白。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時(shí)維護(hù)，互動(dòng)高效，提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)信息公開(kāi)。
五、注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用
檔案信息化管理建設(shè)必然涉及到安全性的問(wèn)題，要高度認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平提升，設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對(duì)于檔案網(wǎng)站用戶(hù)，要建立實(shí)名制準(zhǔn)入驗(yàn)證，拒絕非法訪問(wèn)和未授權(quán)訪問(wèn)。要根據(jù)用戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)，以授權(quán)不同的檔案信息查詢(xún)權(quán)限。對(duì)于重要檔案信息、機(jī)密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲(chǔ)存。
六、規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確
電子檔案信息在錄入時(shí)，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對(duì)，最大程度的減少電子檔案信息的錯(cuò)誤，力爭(zhēng)電子檔案信息錄入準(zhǔn)確、真實(shí)。為了便于開(kāi)展電子檔案信息的核對(duì)和錄入工作，檔案部門(mén)要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。
七、完善數(shù)字化檔案館建設(shè),開(kāi)拓檔案工作的新局面
數(shù)字化檔案館建設(shè)，是檔案信息化管理建設(shè)的另一項(xiàng)組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時(shí)代或者說(shuō)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的升級(jí)。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國(guó)能否成為檔案強(qiáng)國(guó)，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個(gè)組織、一個(gè)部門(mén)的事情，是多個(gè)組織、多個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實(shí)際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個(gè)平臺(tái)下通過(guò)同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開(kāi)拓檔案工作的新局面。
作者:孫冬玉 單位:黑龍江省雙鴨山市寶清縣八五二農(nóng)場(chǎng)辦公室
參考文獻(xiàn)：
篇13
二、當(dāng)代企業(yè)檔案管理信息化普及過(guò)程存在
的障礙和問(wèn)題
1.檔案管理信息化建設(shè)的阻礙
企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的投入較高、過(guò)程復(fù)雜、效益轉(zhuǎn)化慢，造成一部分企業(yè)在思想上覺(jué)得檔案管理不能轉(zhuǎn)化為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。致使企業(yè)只注重生產(chǎn)設(shè)備更新、產(chǎn)品銷(xiāo)售推廣， 而對(duì)于企業(yè)發(fā)展的檔案管理事業(yè)則置之不理更不要說(shuō)信息化了。這些企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)必需的設(shè)備不予配備或配備不齊， 信息文件的歸納不合理不便利用等。
2. 信息儲(chǔ)存工具的多樣化
在數(shù)字化的大環(huán)境下， 企業(yè)檔案的存貯正在逐步由紙質(zhì)的圖文檔案的模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化為主的模式。數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，以及輔助技術(shù)的逐步完善， 形成了電子文檔，管理模式和儲(chǔ)存工具都發(fā)生了質(zhì)的變化。然而信息儲(chǔ)存工具也會(huì)出現(xiàn)各種不可預(yù)料的情況，從而形成了企業(yè)檔案信息內(nèi)容的損失， 過(guò)多的信息損失，會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)運(yùn)行失效的狀態(tài)。
3.信息標(biāo)準(zhǔn)化
企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程必不可少的一步就是將現(xiàn)有的各個(gè)文字信息、圖片信息、視頻信息的格式統(tǒng)一起來(lái)。檔案管理的信息化是建立一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⑻幚硐到y(tǒng)，因此數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性十分關(guān)鍵，這就要求工作人員對(duì)數(shù)據(jù)錄入要完整無(wú)誤。隨著時(shí)代的發(fā)展企業(yè)管理信息化也在一步一步的深入中， 管理中對(duì)企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性也會(huì)不斷提高， 包括平時(shí)管理部門(mén)收集的各個(gè)項(xiàng)目的數(shù)據(jù)都有待于進(jìn)一步完善。
三、檔案管理信息化的建議
1.提高管理工作人員水平
通過(guò)企業(yè)培訓(xùn)和參觀學(xué)習(xí)其他企業(yè)工作模式等多種渠道、多種形式來(lái)開(kāi)拓檔案工作人員視野，增加檔案工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，加快企業(yè)管理的改進(jìn)速度以便更好地完成檔案管理工作。企業(yè)檔案管理部門(mén)收集了大量的企業(yè)各個(gè)部門(mén)的信息，是企業(yè)不可或缺的，將為提升企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展建設(shè)，作出不可估量的貢獻(xiàn)。
2.加強(qiáng)電子文檔管理
企業(yè)要根據(jù)需求去制定管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)則，對(duì)不同模式的儲(chǔ)存媒介的信息進(jìn)行統(tǒng)一的處理和歸納;還要注意對(duì)企業(yè)電子文件積累、收納等其他工作，要完整的、安全的保存諸多企業(yè)有價(jià)值的文件，而且要不斷加強(qiáng)文檔的接受、傳遞的同步更新;再次加強(qiáng)管理細(xì)則，預(yù)防損失企業(yè)文件。
3.建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)
隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，人們的生活方式有著極大的改變。原有的檔案管理模式已經(jīng)大大的脫離現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，信息化管理模式建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，讓檔案信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享化，提升效率實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，形成企業(yè)信息的共享新模式。企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)要有相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，減少企業(yè)信息共享和服務(wù)的不順暢，達(dá)到企業(yè)信息化檔案管理的應(yīng)有高度。
四、加強(qiáng)檢驗(yàn)檢疫口岸信息化建設(shè)
加強(qiáng)京唐港、曹妃甸綜合保稅區(qū)、秦皇島新港、黃驊港等口岸信息化平臺(tái)建設(shè)，爭(zhēng)取地方主管部門(mén)支持，早日與地方電子口岸實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。落實(shí)《冀晉蒙遼豫陜檢驗(yàn)檢疫快速通關(guān)合作備忘錄》，充分發(fā)揮河北海港口岸物流大通道作用，加快搭建數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)六省區(qū)進(jìn)出境貨物信息資源共享。做好“曹妃甸綜合保稅區(qū)監(jiān)管服務(wù)平臺(tái)” 和“口岸鑒定業(yè)務(wù)信息平臺(tái)”兩個(gè)信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用作用。
1.加強(qiáng)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)利用
促進(jìn)信息化與檢驗(yàn)檢疫工作深度融合。繼續(xù)組織開(kāi)展信息化項(xiàng)目需求申報(bào)和論證工作，提出開(kāi)發(fā)計(jì)劃。重點(diǎn)支持與檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)緊密結(jié)合、與強(qiáng)化監(jiān)管密切相關(guān)的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)。積極配合我局“兩類(lèi)示范區(qū)”建設(shè)工作，大力采用地理信息、互聯(lián)網(wǎng)、二維碼、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，做好“出口食品農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全示范區(qū)管理系統(tǒng)”的研究開(kāi)發(fā)工作，推動(dòng)示范區(qū)建設(shè)的良性發(fā)展。加快信息系統(tǒng)推廣作用。加快在研信息化項(xiàng)目的研究開(kāi)發(fā)和推廣應(yīng)用。積極做好總局統(tǒng)一開(kāi)發(fā)的各應(yīng)用系統(tǒng)以及我局自主開(kāi)發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)的推廣工作。同時(shí)結(jié)合實(shí)際，引進(jìn)我局業(yè)務(wù)工作急需的應(yīng)用系統(tǒng)。加快信息資源整合與共享。積極配合質(zhì)檢總局做好E-CIQ主干系統(tǒng)建設(shè)工作;配合做好我局“進(jìn)出口商品質(zhì)量安全信息平臺(tái)”、“風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)和預(yù)警平臺(tái)”業(yè)務(wù)建設(shè)工作;拓展“檢企信息服務(wù)平臺(tái)”功能，為我局實(shí)施“無(wú)紙化報(bào)檢、智能放行”的通關(guān)模式提供技術(shù)支持。
2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)與信息安全保障
加強(qiáng)信息安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)施全局系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)物理隔離改造，實(shí)行分級(jí)管理、重點(diǎn)保障。積極跟進(jìn)保定內(nèi)陸港、京唐港辦事處等新建辦公場(chǎng)所的網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃與建設(shè)，為順利搬遷和開(kāi)業(yè)奠定基礎(chǔ)。
