引論：我們?yōu)槟砹?3篇建設單位檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
二、建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設滯后。
3.在檔案館現(xiàn)代化建設中，人是最關鍵的因素，網(wǎng)絡化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網(wǎng)絡化建設和建設單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。
三、建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設的構想
1.建立建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構，從行政和技術兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃建設單位檔案館自動化網(wǎng)絡化建設，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應該制定出網(wǎng)絡化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網(wǎng)絡化工作進行實質(zhì)性領導，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設。標準化是自動化網(wǎng)絡化的前提。建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業(yè)務工作、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協(xié)調(diào)組織的領導下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。
3.開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡建設的重要組成部分，是網(wǎng)絡的信息資源。要加強網(wǎng)絡建設，必須加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫的建設要以國際、國家標準為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當然數(shù)據(jù)庫的建設應與網(wǎng)絡建設配套進行。
4.培養(yǎng)網(wǎng)絡化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業(yè)務的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結構，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡及相關技術。還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網(wǎng)絡化工作。
信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰(zhàn)，建設單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡化，大力進行網(wǎng)絡資源建設，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務，使檔案館的服務走向全方位現(xiàn)代化。
摘要：建設單位的檔案管理是建設單位管理工作中的重要部分。依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應當今時代的發(fā)展。隨著信息技術的發(fā)展，利用計算機和網(wǎng)絡技術管理建設工程檔案已經(jīng)成為提高建設單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設單位檔案網(wǎng)絡化的基礎條件以及存在的問題，勾畫出建設單位檔案網(wǎng)絡化建設的架構，并列出建設單位檔案網(wǎng)絡化的必要條件所需措施。
關鍵詞：建設單位檔案管理網(wǎng)絡化
篇2
0 前言
建設單位檔案管理系統(tǒng)是建設單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統(tǒng)應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。
隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網(wǎng)絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗不足，管理水平也不高，但建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化的條件已經(jīng)成熟。
1 建設單位檔案管理的網(wǎng)絡化條件已經(jīng)具備
（1）網(wǎng)絡硬件的發(fā)展。
20世紀90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設單位來看，二十世紀90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網(wǎng)。我國通訊技術的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設提供了前所未有的條件。
（2）建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
2 建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設中存在的問題
（1）由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
（2）雖然經(jīng)過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設滯后。
（3）在檔案館現(xiàn)代化建設中，人是最關鍵的因素，網(wǎng)絡化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求――不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網(wǎng)絡化建設和建設單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。
3 建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設的構想
（1）建立建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構。 建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構，從行政和技術兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃建設單位檔案館自動化網(wǎng)絡化建設，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應該制定出網(wǎng)絡化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網(wǎng)絡化工作進行實質(zhì)性領導，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
（2）加強標準化建設。標準化是自動化網(wǎng)絡化的前提。建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業(yè)務工作、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協(xié)調(diào)組織的領導下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。
（3）開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡建設的重要組成部分，是網(wǎng)絡的信息資源。要加強網(wǎng)絡建設，必須加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫的建設要以國際、國家標準為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當然數(shù)據(jù)庫的建設應與網(wǎng)絡建設配套進行。
（4）培養(yǎng)網(wǎng)絡化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業(yè)務的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結構，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡及相關技術。還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網(wǎng)絡化工作。
信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰(zhàn)，建設單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡化，大力進行網(wǎng)絡資源建設，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務，使檔案館的服務走向全方位現(xiàn)代化。
篇3
建設單位檔案管理系統(tǒng)是建設單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統(tǒng)應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。
隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網(wǎng)絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化的條件已經(jīng)成熟。
一、建設單位檔案管理的網(wǎng)絡化條件已經(jīng)具備
1.網(wǎng)絡硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網(wǎng)。我國通訊技術的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設提供了前所未有的條件。
2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
二、建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設滯后。
3.在檔案館現(xiàn)代化建設中，人是最關鍵的因素，網(wǎng)絡化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網(wǎng)絡化建設和建設單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。
三、建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設的構想
1.建立建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構，從行政和技術兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃建設單位檔案館自動化網(wǎng)絡化建設，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應該制定出網(wǎng)絡化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網(wǎng)絡化工作進行實質(zhì)性領導，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設。標準化是自動化網(wǎng)絡化的前提。建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業(yè)務工作、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協(xié)調(diào)組織的領導下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。
3.開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡建設的重要組成部分，是網(wǎng)絡的信息資源。要加強網(wǎng)絡建設，必須加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫的建設要以國際、國家標準為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當然數(shù)據(jù)庫的建設應與網(wǎng)絡建設配套進行。
4.培養(yǎng)網(wǎng)絡化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業(yè)務的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結構，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡及相關技術。還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網(wǎng)絡化工作。
信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰(zhàn)，建設單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡化，大力進行網(wǎng)絡資源建設，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務，使檔案館的服務走向全方位現(xiàn)代化。
篇4
項目檔案管理工作本身也是一項包含很多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程，它包括建立檔案管理體系、內(nèi)、外業(yè)資料收集、分類、歸檔等許多方面。作為項目建設業(yè)主單位，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，責無旁貸地負有領導、協(xié)調(diào)和督促的責任，必須自始至終予以高度重視。
本文結合中江高速公路和江鶴高速公路（二期）這兩個項目建設中檔案管理工作的幾點體會，談談項目建設單位應如何做好檔案管理工作。
一、加強領導，精心組織，建立高效的檔案管理工作體系
檔案管理工作必須領導重視，全員參與，盡早建立完善的檔案管理體系。
公司領導十分重視檔案管理工作，始終把檔案管理作為項目建設管理工作的重要組成部分，統(tǒng)籌規(guī)劃，規(guī)范管理。為確保內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量，項目從籌建開始，公司就指定由分管技術工作的總工程師牽頭成立了項目檔案管理工作領導小組，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)整個項目建設期間的檔案管理工作。各參建單位的檔案管理工作同樣實行項目經(jīng)理分管、專（兼）職檔案員負責的管理體制。明確參建各方在檔案管理方面的責任，要求各施工單位必須配備足夠的人力、物力抓好檔案管理工作，監(jiān)理單位則必須監(jiān)督檔案文件材料的形成質(zhì)量。只有領導重視，層層落實，才能使項目檔案工作取得較好的成績。
另一方面，我們依靠上級主管部門或行業(yè)管理單位，在他們的指導下積極開展工作。就檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，我們及時向上級單位的檔案管理部門反映，他們多次派員深入現(xiàn)場了解情況，并給予及時指導和支持。實踐證明，領導的重視和支持是項目檔案管理工作最強有力的保證。
二、檔案管理工作必須與項目建設同步進行
檔案管理工作必須與項目建設同步進行，這是檔案管理工作的基本要求。
由于歷史的原因，中江高速公路和江鶴高速公路（二期）這兩個項目均持續(xù)時間較長，這給項目檔案管理工作帶來了較大的困難。管理單位和人員更換頻繁，許多前期產(chǎn)生的資料收集起來相當困難。為此，公司專門抽調(diào)人手，花費大量人力、物力去有關單位收集、整理了與這兩個項目有關的內(nèi)、外業(yè)資料，較好地保存了早期文件，這給后來的竣工文件編制工作等打下了良好的基礎。
此外，中江高速公路和江鶴高速公路（二期）不僅參建單位眾多，而且，管理模式不同，建設期限也不同，這給項目檔案管理工作也造成了一定的困難。中江高速公路采取施工總承包模式，項目業(yè)主對工程建設各方面的控制通過對監(jiān)理單位和總承包單位的管理來實行。江鶴高速公路（二期）則由業(yè)主直接進行施工招標和管理工作，但開工遲于中江高速公路一年多。為此，我們根據(jù)項目特點，分別建立了各自的檔案管理體系。在中江高速公路項目建設中，我們在檔案管理工作中依靠監(jiān)理單位和總承包單位開展工作，以合同和有關法規(guī)為依據(jù)，以各項管理制度為手段，加強協(xié)調(diào)管理。在江鶴高速公路的項目建設中，我們則建立了以項目業(yè)主為主的垂直檔案管理體系，對檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)均予以高度重視，對發(fā)現(xiàn)的問題及時處理。由于主觀重視，措施得當，基本上保證了這兩個項目的檔案管理工作與項目建設同步進行。
三、統(tǒng)一標準，規(guī)范做法，嚴格要求，確保檔案的內(nèi)、外在質(zhì)量
1、加強業(yè)務培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)
為了提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)，公司加強了檔案業(yè)務培訓工作。我司多次邀請省檔案局有關領導和專家對項目竣工文件的收集、歸檔整理及竣工文件編制進行了分階段性的崗位培訓。我們還組織了資料員到兄弟單位參觀學習、交流，使全線檔案管理人員業(yè)務能力不斷提高。
2、及時制定標準，規(guī)范做法，確保內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量
項目建設初期，公司就及時下發(fā)了《廣東省公路建設有限公司高速公路竣工文件編制辦法》等上級單位關于建設項目檔案管理工作的文件，并結合中江高速公路和江鶴高速公路（二期）的具體情況，規(guī)范了文件格式、題名、編號等，明確了各施工單位竣工資料管理的職責和編制要求，健全了本項目內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量保證體系，為項目檔案管理工作的順利開展奠定了基礎。
3、高度重視資料的及時收集工作
項目建設過程中，如果不及時收集各種內(nèi)、外業(yè)資料，將給以后的編制竣工資料工作造成很大困難。為此，各施工單位應在平時及時整理好質(zhì)檢資料，建設各方應設專人負責資料的收集和整理工作。該項工作應做到及時、完整、準確且格式統(tǒng)一，過程當中應加強協(xié)調(diào)、檢查工作。
4、堅持定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改
為了做好檔案管理工作，公司非常重視內(nèi)業(yè)資料的檢查和整改。除了堅持月度檢查外，還會同總監(jiān)辦、總承包單位不定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時指出并幫助施工單位整改，把問題消除在萌芽狀態(tài)。對施工單位提交的竣工資料，我司及時指定技術人員進行審查把關，確保施工文件齊全、規(guī)范。
5、配備完善的檔案管理設施，實施電子化管理
四、檔案管理工作中必須重視的幾個環(huán)節(jié)
1、設計單位必須同步提供電子版設計文件
根據(jù)交通部2004年《公路工程竣（交）工驗收辦法》的歸檔分類要求，高速公路建設項目的竣工文件劃分為類，即：1、可行性研究及前期綜合文件；2、設計基礎文件、 設計文件；3、財務決算、工程結算文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、監(jiān)理文件；7、竣工圖文件；8、科研文件等。
其中，竣工圖的編制是高速公路項目檔案管理工作中極其重要的一環(huán)，它是項目建設的真實反映，是后來查詢、利用者了解項目建設情況的重要工具。竣工圖編制工作的總體要求是真實、準確，如實反映設計變更情況，與施工實體必須完全相符；有關變更必須手續(xù)齊備，依據(jù)充足；圖紙質(zhì)量必須規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔，字跡線條清晰、耐久，標注位置合理。
在竣工圖編制工作開展前，能否從設計單位取得完整的施工圖電子版設計文件，就成為做好這項工作的關鍵。
為此，在項目設計合同洽談中，項目建設單位須約定由設計單位同步提供完整的全套電子版設計文件，這既方便在日常施工中開展設計變更管理工作，同時，也將為日后的竣工圖編制工作打下良好的基礎。
2、應在有關施工合同中保證檔案資料的及時交付
前已述及，中江高速公路采取施工總承包模式，項目業(yè)主不與各施工標段直接簽署施工合同，項目業(yè)主對工程建設各方面的控制通過對總承包單位和監(jiān)理單位的管理來實行。總承包單位和部分分包單位之間由于合同糾紛，在一定程度上不僅對工程進度、質(zhì)量造成了不利影響，也影響了檔案管理工作的進展。具體表現(xiàn)為，個別標段由于與總承包單位之間存在合同糾紛，就以內(nèi)業(yè)資料相要挾，拒不上交給業(yè)主，影響了整個檔案驗收工作的及時進行，這是今后值得注意的地方。為此，我們認為，在有關施工合同中，應將內(nèi)業(yè)資料等檔案材料是否及時上交給業(yè)主單位，與該標段的計量支付工作聯(lián)系起來。對拒不提交資料者，應果斷地暫停其計量支付工作。只有這樣從合同條款上保證資料的及時歸檔、收集，才能使檔案管理工作高效、規(guī)范、有序地向前推進。
篇5
榮譽檔案；建筑設計；管理措施
建筑設計單位的榮譽檔案是指單位和職工在工程設計、科技研發(fā)以及各項管理工作中因取得突出成績而獲得的具有保存價值的獲獎文件、榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的總稱。它真實記錄了單位事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，具有較高保存價值，是檔案的一種特殊載體。
一、建筑設計單位榮譽檔案的特點
（一）榮譽檔案帶有鮮明的行業(yè)特色，由各級住房城鄉(xiāng)建設部門、勘察設計協(xié)會、土木建筑學會等評選出的優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應用等，是建筑設計單位榮譽檔案的主要構成部分，約占到全部榮譽檔案的八成以上。
（二）榮譽檔案是使用頻率最高、價值利用最多的檔案類型，與文書檔案、人事檔案、圖紙檔案等經(jīng)常“沉睡”在檔案柜中不同，榮譽檔案基本是“活動”的檔案，無論是對外宣傳、對內(nèi)教育、職稱評定，還是生產(chǎn)經(jīng)營投標、編寫單位歷程，均發(fā)揮著重要的作用。尤其是在參與工程項目投標時，優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案類的獲獎證書、獎牌等榮譽檔案作為單位實力和業(yè)績的憑證，經(jīng)常會跟隨設計人員“奔赴”各個開標現(xiàn)場，成為競標的重要得分內(nèi)容。
（三）榮譽檔案利用價值有一定的時效性，這里的“時效性”主要是指工程技術類獲獎證書在單位投標時的利用價值。建設單位在招標時，一般會要求設計單位提供近三年或近五年獲得的榮譽。因此，這類榮譽檔案越新，其利用價值便越高，超過五年的獲獎證書，在生產(chǎn)經(jīng)營上的價值便不再突出，就可以與其他榮譽檔案或普通文書檔案一樣“束之高閣”了。
二、榮譽檔案管理工作中存在的問題
（一）對榮譽檔案重視不夠?qū)е鹿芾砘靵y。對建筑設計單位而言，圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案等幾大塊的管理相對比較規(guī)范，分別由相應部門收集整理，并有專人負責。而榮譽檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門管理，更不會安排專人負責。獲獎文件、獲獎證書大多作為文書檔案保管，由辦公室收集整理；而獎牌、獎章、獎杯、錦旗等實物類檔案則比較分散，往往由獲獎部門或個人隨意存放。
（二）榮譽檔案歸檔意識不強，導致收全率欠缺。生產(chǎn)一線各部門對于層次或級別比較高的獎，有時不愿將取得的榮譽成果拿給集體分享，不主動按時上交應歸檔的文件材料，而是留在自己部門使用，在檔案移交上意識比較淡薄。對于職工個人獲得的各種榮譽，許多人認為與單位無關，從來沒想過要移交單位，或?qū)@獎證書復印件交給單位登記保管。職工歸檔意識不強，檔案管理部門又無法掌握全院范圍內(nèi)的獲獎情況，導致在榮譽檔案的收集上不可避免地存在遺漏。
（三）榮譽檔案種類繁多、材質(zhì)不一，導致整理保管困難。榮譽檔案從載體上來看，既有文書類，也有實物類；從材質(zhì)上看，有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等；從形狀和樣式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性，決定了榮譽檔案在種類上的多元化，從而也相應加大了榮譽檔案收集、整理和存放的難度。目前專門設置榮譽檔案室或檔案專柜的單位并不多，文書類榮譽檔案一般存放在文書柜內(nèi)，或與其他檔案混存；實物類榮譽檔案則是見縫插針，隨意擺放，時間比較久遠的獎牌、獎杯等往往會字跡模糊、銹蝕嚴重；借用頻繁的獲獎證書，折疊、磨損嚴重，不利于檔案的長久保存和利用。
三、加強榮譽檔案管理的主要措施
（一）加強宣傳，引起重視。要強化榮譽檔案的歸檔意識，通過多種途徑向職工普及檔案法實施辦法等有關知識，使各個部門和廣大職工能夠主動將獲得的榮譽及時提交到檔案管理部門。要強化榮譽檔案收集意識，檔案管理人員要轉變被動等待歸檔的觀念，全面了解各類榮譽的評選情況，掌握評選時間，跟蹤評選進度，在榮譽檔案發(fā)放的第一時間，主動走出去收集應歸檔的文件材料、證書、獎牌等，既要保證材料的齊全，又要維護檔案的有機聯(lián)系和歷史的真跡，解決榮譽檔案歸檔不全的問題。
（二）完善制度，落實責任。要明確管理部門，安排專人負責，做好榮譽檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設，確保各類榮譽檔案及時完整歸檔和安全、有效利用。要強化檔案管理人員的服務意識，積極主動開展工作，切實擔起責任，樹立檔案資源共享的服務理念，使榮譽檔案真正發(fā)揮其特有的價值。
（三）明確流程，加強管理。實施標準化管理，從資料收集、整理到最后歸檔，從文件、實物內(nèi)容的分類、編號、案卷目錄編制直至入庫，嚴格按照國家標準執(zhí)行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏，保證齊全完整，提高榮譽檔案管理的過程質(zhì)量。具體應做好以下幾個方面的工作：
1.明確收集范圍。可從頒獎單位和獲獎對象兩個不同角度確定榮譽檔案的收集范圍，主要有以下幾個方面：一是政府或行業(yè)主管部門頒給單位的綜合類榮譽；二是單位獲得的工程技術、科研類榮譽；三是上級黨委、工會、團委、婦委會等黨群組織頒發(fā)的榮譽；四是單位參加上級或行業(yè)組織的各類文體活動、競賽活動獲得的獎杯、獎牌等；五是客戶、兄弟單位、社會團體贈送的錦旗、牌匾等；六是職工個人在設計、科研、管理等工作中獲得的獎項，職工個人獲得的榮譽，其原件仍由個人保管，檔案管理部門可采取征集復印件或拍攝照片的方式進行保存。
2.做好分類登記。為便于管理和使用，可根據(jù)材質(zhì)分三類進行登記：一是文件類，主要登記標題、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期等；二是證書類，可根據(jù)證書上的內(nèi)容登記受獎單位（人員）、項目名稱、獎項類別、等級、頒獎單位、落款時間等；三是實物類，包括牌匾、獎杯、獎章、錦旗等，登記內(nèi)容與證書類相似，單獨登記是為了便于日后的整理歸檔。
3.單獨整理歸檔。因建筑設計單位的榮譽檔案有其獨特的行業(yè)特點和利用價值，使用比較頻繁，將此類檔案單獨整理歸檔十分必要。如獲獎文件，若按普通文書對待，將之與其他文件資料按年度整理歸檔，就會使這類榮譽檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里，造成使用不便。因此，將榮譽檔案作為特殊門類進行管理，更便于保管和利用。尤其是實物類榮譽檔案，其由一件件物品組成，載體和形態(tài)各異，其存放的柜架需區(qū)別于文書檔案，應陳列于直觀易見、便于放取處，既利于對外展覽，又利于查找利用。有條件的建筑設計單位最好能開辟一個榮譽檔案陳列室，以確保這類檔案的長久保存和使用。
4.做好檢索利用。為了充分發(fā)揮榮譽檔案的價值和作用，要適應檔案信息化發(fā)展的需要，目錄編制與計算機管理同步進行，在系統(tǒng)化整理基礎上，編制好以全宗為單位的榮譽檔案分類目錄，按年度和分類項目進行編目造冊。同時要做好借用登記工作，既充分發(fā)揮其價值，又確保榮譽檔案的按時完整返還。綜上所述，榮譽檔案管理一定要規(guī)范化，加強檔案的收集、整理和統(tǒng)一管理，確保檔案資源得到有效的保護和利用。同時，建筑設計單位要積極創(chuàng)造條件，建立一定規(guī)模的榮譽檔案陳列室，以更好地發(fā)揮其價值和作用。
參考文獻：
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篇6
1 建設單位工程檔案管理工作現(xiàn)狀
1.1 主管部門領導及檔案人員不夠重視，工程竣工檔案質(zhì)量不高
《中華人民共和國檔案法》雖然一九八八年實施以來，人們的檔案管理意識有所提高，但一些建設單位的主管部門及領導“重建設，輕檔案”，對檔案管理工作在認識上存在誤區(qū)，認為檔案工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏正確的認識，對工程竣工檔案的移交工作重視程度不夠；同時檔案人員在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德和辦事細心的工作態(tài)度，導致工程竣工檔案缺失，一旦建設項目竣工使用后城建檔案館催要工程資料時就突擊整理工程竣工檔案資料，這就是工程竣工檔案質(zhì)量不高的重要原因。
1.2 缺乏制度約束，竣工檔案資料不完整
一些建設單位由于缺乏檔案管理工作的相關制度，沒有專門的檔案管理部門及人員，導致檔案管理不規(guī)范。在項目建設中，檔案的管理工作通常由項目管理人員兼職，而項目管理人員只重視項目的質(zhì)量、進度管理，而忽略檔案的管理，將一些工程檔案資料隨意亂放，一旦工程結束調(diào)離崗位，資料也就不了了之，使檔案資料缺失；還有一些項目管理人員在項目實施過程中，一人多崗，工作任務繁重，沒有時間檢查、整理日常的工程檔案資料，導致工程竣工檔案不完整。
1.3 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低，檔案管理不規(guī)范
建設單位項目管理人員十分注意工程技術管理人員的“高配”，尤其重視專業(yè)技術能力，但對項目建設的檔案人員卻沒有專業(yè)要求，往往用非專業(yè)的人員來“湊合”。因此，盡管一些建設單位對檔案傾注了很大精力，一些資料員也盡心盡力，但由于不懂得建設項目的實施程序、不懂得檔案管理的專業(yè)知識、也不懂得及時收集、檢查設計單位、施工單位、監(jiān)理單位的檔案資料，其工作成果很難達到專業(yè)水準和國家規(guī)范要求，導致工程竣工檔案不規(guī)范。
2 工程竣工檔案管理的有效措施
2.1 思想上重視是做好工程竣工檔案管理工作的前提
思想上重視要從領導做起，只有領導重視、管理人員重視、檔案員重視才能形成“合力”，認真督導檢查，定期或不定期地進行評比，避免檔案工作的大量堆積，確保建設項目實施過程中各個檔案部門都積極主動地做好檔案管理工作。
2.2 建立健全檔案管理制度是做好工作的基礎
工程建設項目規(guī)模大、周期長、資料多，特別是涉及建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等多家單位，所以要想工程竣工檔案規(guī)范化、標準化，僅靠檔案主管部門或建設項目管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，建立健全檔案管理制度是必要的，也是必須的。要明確項目領導責任制和各級崗位責任制，將工程檔案管理納入項目建設管理程序。同時，在與施工單位、設計單位、監(jiān)理單位簽訂合同時，將檔案資料的收集整理工作列入合同條款，并與合同價款支付掛鉤，使工程竣工檔案管理工作從項目立項開始，貫穿于項目管理全過程，與工程建設同步進行。
2.3 加強工程檔案人員的業(yè)務培訓，配備能勝任的工作人員
建設單位是工程竣工檔案移交工作的負責人，要組織參建單位項目管理人員、技術人員、檔案人員參加業(yè)務培訓，使工程人員了解檔案的管理知識，檔案人員了解工程建設程序和專業(yè)知識，學習檔案業(yè)務、管理理論、工作方法、計算機使用等相關知識，提高思想認識和業(yè)務水平，同時深入施工現(xiàn)場，對建設項目實施過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等進行收集、整理、歸檔，確保檔案資料的有效性、安全性、完整性，使工程竣工檔案管理工作規(guī)范、有序、優(yōu)質(zhì)地完成。同時，在工程項目建設過程中，現(xiàn)場的管理機構中要有一位負責人分管檔案資料工作，配備能勝任工作需要的檔案管理的專門機構和人員，特別要注意設備、地下管網(wǎng)、煤氣、通信、供水等資料的收集整理工作，確保建設項目交付使用后，工程竣工檔案資料的完整性。
3 建設單位做好工程竣工檔案管理工作的意義
3.1 工程竣工檔案是工程建設項目全過程的最原始、最真實的記錄，是進行工程維修、改建、擴建、組織生產(chǎn)的寶貴的信息資源。管理工程的人員會變化、會調(diào)動、要衰老、甚至死亡，而工程竣工檔案則是城市建設領域資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程竣工檔案為依據(jù)，才能對工程項目進行科學的改、擴建和管理，才能克服盲目性，避免不必要的浪費和損失。
3.2 工程竣工檔案體現(xiàn)一個城市的建設規(guī)模和經(jīng)驗。城市建設的成果有建筑實體和工程竣工檔案兩部分，工程竣工檔案詳實地記錄工程建設項目的全過程，體現(xiàn)建設者的思想水平、技術水平和一個時期的建設水平，是城市建設規(guī)模和經(jīng)驗的總結。對城市的發(fā)展規(guī)劃和現(xiàn)代化建設起著積極的重要的作用。
4 小結：
檔案工作是維護歷史真實面貌，功在當代，利在千秋的重要事業(yè)。建設單位的項目管理人員都要全面提高做好工程竣工檔案的思想認識，樹立為建設項目服務的正確理念，努力提高專業(yè)技術水平，積極主動地做好工程竣工檔案的管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。
參考文獻：
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[3]周景偉;知識經(jīng)濟時代高校檔案管理研究[D];大連理工大學;2002年
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篇7
我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設的任務有兩個：一是事業(yè)單位目前存在的檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫的建設。具體來說，主要是加強對現(xiàn)有檔案資源的錄入、入庫和檢驗，以及對特殊檔案如使用較為頻繁、非常重要以及容易遭到破壞的檔案進行特殊處理。二是對事業(yè)單位電子檔案的管理以及對電子文件資源的錄入。目前我國大部分事業(yè)單位都存在大量的電子文檔，要實現(xiàn)檔案管理的信息化，就要對這些電子文檔進行有效保存。
二、目前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在的問題
1.檔案管理者對檔案管理信息化建設的認識較為膚淺
目前我國部分事業(yè)單位的檔案管理者因為對檔案管理信息化建設工作的認識不夠明確，導致在實際的檔案管理信息化建設中出現(xiàn)各種問題，妨礙了檔案管理工作的正常有序開展。
2.資金短缺導致檔案管理信息化建設存在不足
因資金短缺導致的檔案管理工作出現(xiàn)問題主要表現(xiàn)在兩個方面，一是部分事業(yè)單位本身存在資金缺乏現(xiàn)象，因此無法對檔案管理信息化建設工作提供良好的硬件及軟件環(huán)境，致使檔案管理信息化建設工作出現(xiàn)問題。二是部分事業(yè)單位的領導及管理者對檔案管理信息化建設工作不夠重視，所投入的資金自然也相應較少，使得檔案管理信息化建設工作出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。
3.管理軟件及管理人員中存在的問題
管理軟件欠缺，一方面表現(xiàn)為部分事業(yè)單位沒有與信息化建設相匹配且操作方法簡單、功能齊全的管理軟件；另一方面表現(xiàn)為部分事業(yè)單位在管理及使用軟件方面存在問題。管理人員中存在的問題主要是一些人員的軟件操作水平不高，對信息化的了解不夠?qū)I(yè)，對檔案管理的信息化建設工作只停留在最初級的錄入、查找等階段。
三、我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效策略
1.加強對檔案管理者的思想意識教育
例如，開展座談會并提交心得報告，定期舉行教育會，購買相關書籍并指導其進行閱讀等，使事業(yè)單位領導及檔案管理人員在思想上對這一工作的價值有清晰而準確的認識，從而對這一工作加以重視，在平時的檔案管理工作中做到兢兢業(yè)業(yè)。
2.加大檔案管理信息化建設的資金投入力度
一方面，可在財政預算中適當擴大檔案管理信息化建設的資金比例，不斷完善檔案管理信息化建設所需要的各項設備，為檔案管理信息化建設工作提供有力的物質(zhì)保障；另一方面，可根據(jù)自身的實際情況，向國家財政申請專項信息建設資金支持，并將其應用于信息化建設項目中去，不斷完善檔案管理信息化建設的軟件及硬件設備，促進檔案管理信息化建設工作的有效進行。
篇8
二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題
檔案信息不易保存，安全性不高。現(xiàn)有檔案多采取紙質(zhì)載體，因為紙張在溫度高、濕度大環(huán)境中長期保存極易受損，所以往往紙質(zhì)檔案使用壽命都很短。在信息化社會中，檔案信息利用率不斷增高，無形中增大了檔案的磨損度，降低了使用壽命，同時也給檔案管理帶來安全隱患。事業(yè)單位相關部門在檔案信息提供利用過程中，丟失數(shù)據(jù)和檔案信息泄密的現(xiàn)象也時有發(fā)生。
檔案信息材料分散，管理流程復雜。事業(yè)單位檔案信息名目繁多，而且來自不同部門的相關信息間各自獨立，多采用一事一信息。這就給檔案信息管理帶來了很大的困難，導致檔案信息存儲比較分散、零亂，重復率還很高，大大降低了檔案信息的使用率，并導致大量的重復勞動。
在現(xiàn)有檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案信息收集后要經(jīng)過校對、分類、排序，編寫檔案目錄等復雜的業(yè)務流程。如果出現(xiàn)有新檔案需要插入到已排好次序的檔案中時，該業(yè)務流程將重新進行一遍。這種操作流程耗費大量人力和時間，致使檔案不能及時整理歸檔。同時，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出錯。
檔案信息收發(fā)不及時，使用率偏低。事業(yè)單位檔案信息在提供利用過程中多采取人工層層傳遞形式，難以合理、高效、準確地實現(xiàn)檔案信息的利用，更別說能及時為使用者提供全面、及時、準確的信息，為科學決策提供重要的依據(jù)了。
在現(xiàn)有檔案管理模式下，查閱庫存檔案也是一個非常復雜的工作流程。首先要查找檔案信息目錄，然后到檔案庫中查找對應的檔案架，最后在檔案架內(nèi)查找本檔案。一旦檔案人工存放出現(xiàn)錯誤，查找檔案就好比海底撈針。這種檔案管理方式極大地降低了檔案信息的使用率，影響了事業(yè)單位的工作效率，也達不到檔案的合理有效利用。
三、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設的方法和建議
提高事業(yè)單位管理人員綜合素質(zhì)。隨著科學技術不斷發(fā)展，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)十分重要。一是要加強檔案管理人員業(yè)務技能。檔案管理人員作為檔案數(shù)字化建設的執(zhí)行者，其數(shù)字化思想，數(shù)字化操作水平，直接影響到檔案管理數(shù)字化建設的水平。二是增強檔案管理人員安全意識。在數(shù)字化檔案提供利用過程中，運用好信息層級加密管理，劃分好各個部門使用權限。同時，要及時對檔案信息進行外部備份處理，例如使用光盤加密備份、移動硬盤加密備份等等，增加檔案信息的使用壽命和安全系數(shù)，還能防止由于意外原因造成的檔案信息丟失。
完成檔案信息數(shù)字化處理，系統(tǒng)化管理。檔案信息數(shù)字化處理時進行檔案信息數(shù)字化建設的一個重要基礎與前提。目前事業(yè)單位檔案信息數(shù)字化主要是通過掃描儀、照相機、錄像機等硬件設備將紙質(zhì)檔案轉換為數(shù)字化檔案存儲到電腦中。再通過檔案管理人員的修正、分類、整合，將分散的數(shù)字化檔案轉化為系統(tǒng)化的檔案信息庫，完成時間、內(nèi)容、部門等多種分類檔案信息目錄。同時，通過硬件設備智能化處理，完成檔案信息修改、插入智能化排序。最終將紛亂復雜的紙質(zhì)檔案信息轉化為電子化、智能化、信息化的檔案信息系統(tǒng)。
建立實時、高效的網(wǎng)絡檔案管理平臺。利用網(wǎng)絡技術與檔案信息系統(tǒng)相結合，以網(wǎng)絡化、數(shù)字化為主旋律，打造局域網(wǎng)絡檔案管理平臺。網(wǎng)絡檔案管理平臺便于保存、修改和查詢，并且可以通過網(wǎng)絡及時、全面、方便的將檔案信息傳遞給使用者。
網(wǎng)絡檔案管理平臺既可以完成對歸檔文件的錄入、收集和整理功能，又可以由不同部門不同層級的使用者根據(jù)用戶權限通過登入網(wǎng)絡來進行檢索，調(diào)用檔案信息庫查出所需查閱的目錄和相關的檔案信息等，并進行各種操作。這樣既減少了各個部門使用者的等待時間，也提高了檔案管理人員的服務水平，減輕了檔案管理人員的工作強度。
（作者單位：保定市衛(wèi)生監(jiān)督所）
單位：保定市衛(wèi)生監(jiān)督所
姓名：劉亞
論文：事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設
篇9
一、事業(yè)單位中人事檔案管理存在的問題
(一)檔案管理電子化程度低
檔案的電子化管理不僅能夠簡化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，但是現(xiàn)階段大部分行政事業(yè)單位并沒有實現(xiàn)人事檔案的電子化管理，這類問題主要集中表現(xiàn)在檔案管理軟件以及硬件設施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業(yè)單位相關領導的足夠重視，還需要事業(yè)單位其他部門的主動配合以及相關軟硬件配套設施的支持，只有獲得相應的設施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開展。但是目前很多行政事業(yè)單位缺乏對檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時對于檔案管理的建設工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業(yè)單位并沒有針對檔案電子化管理建設工作建立獨立的部門管理體系，用于檔案建設的資金無法支持正常的建設工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業(yè)單位并沒有將資金的使用效率發(fā)揮到最大，這些問題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設發(fā)展效果。
(二)檔案電子化管理工作人員不足
任何集體要想實現(xiàn)長久的發(fā)展都離不開相關人才的支持，同樣事業(yè)單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業(yè)單位內(nèi)部不僅缺少對檔案電子化工作的資金支持更缺少相關的專業(yè)人才儲備，缺乏具備理論和實踐經(jīng)驗的專業(yè)檔案管理人才。現(xiàn)階段很多事業(yè)單位內(nèi)部負責檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創(chuàng)新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業(yè)單位中并沒有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負責相關的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業(yè)的檔案管理知識，更缺乏專業(yè)的檔案管理培訓經(jīng)驗，在檔案管理工作上認識不足，這樣無疑降低了檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。因此，檔案管理人才的缺乏已經(jīng)成為制約事業(yè)單位檔案電子化管理工作的關鍵因素。
(三)檔案資源開發(fā)與利用不足
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術的不斷發(fā)展，電子化管理工作涉及的范圍也越來越廣泛。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權限并且對單位內(nèi)部員工的相關資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導向，檔案管理工作的流動性需求也隨之明顯提升。現(xiàn)階段要想破解檔案管理工作的流動性需求就必須要加快推進檔案管理電子化建設工作，以此提高對檔案資源的利用效率。然而根據(jù)目前事業(yè)單位發(fā)展的普遍情況來看，在電子化建設過程中往往會出現(xiàn)難以滿足檔案管理工作流動性需求的問題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質(zhì)量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進檔案管理的發(fā)展。
二、事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設
事業(yè)單位在人事檔案管理的過程中，需要注重電子化的建設，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質(zhì)量的基礎上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個方面進行了分析：
(一)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設速度
事業(yè)單位要想加快檔案管理的建設工作就必須要提高對檔案管理系統(tǒng)的重視，對此單位內(nèi)部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當前檔案管理工作的主要建設方向，重視檔案管理工作的針對性和具體性建設內(nèi)容。事業(yè)單位要在充分調(diào)查研究的基礎上，加快檔案管理系統(tǒng)的智能化和先進化建設，提高系統(tǒng)和檔案管理工作的融合度。另外事業(yè)單位還要對檔案管理系統(tǒng)進行加密處理，防止人員信息的泄露。
(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設
為了確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位必須要重視檔案管理的軟硬件設施建設，加強對電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內(nèi)部各方人員對軟硬件設施建設的支持，提高檔案管理電子化設備的配備水平。同時，單位內(nèi)部還要安排專門的機構和人員負責相關的檔案管理工作，推動檔案管理部門的層次化以及細致化建設，規(guī)范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設工作的資金能夠用在實處，發(fā)揮其應有價值，從整體上提高檔案管理工作的實力。
(三)引進檔案管理電子化專業(yè)人才
根據(jù)目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題，吸收和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才已經(jīng)成為目前提高檔案管理工作質(zhì)量的重要手段之一。對此事業(yè)單位內(nèi)部要建立完善的人才培養(yǎng)機制，對檔案管理人員進行定期和不定期的培訓，還要建立相應的考核制度，考查其相關的專業(yè)知識和實踐技能。另外事業(yè)單位還可以通過人才引進的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質(zhì)，推進檔案管理工作的快速發(fā)展。
三、結語
綜上所述，在事業(yè)單位的人事檔案管理之中存在諸多問題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開發(fā)與利用不足。因此，應當提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設以及引進檔案管理電子化專業(yè)人才。
參考文獻：
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篇10
一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
事業(yè)單位，就是不以盈利為目的，提供各種社會服務為直接目的的社會組織，事業(yè)單位在社會的發(fā)展過程中是一個不能忽視的組織。首先，這個組織并非以盈利為目的，所有的專職人員的選拔都是公平公正的，另外，其經(jīng)費的提供等方面都是社會上提供的，所有的任何盈利費用也會采取捐款措施。當然，談到事業(yè)單位檔案管理，也是個不可忽視的問題。檔案管理在每一個單位都存在，當然也不局限在事業(yè)單位。檔案管理是有一定的工作基礎的，工作單位有一定的工作經(jīng)驗和人員儲藏才能有檔案管理的基礎，但是談及到現(xiàn)在檔案管理信息化的現(xiàn)狀，首先就是事業(yè)單位對檔案管理信息化建設的不重視性。可能是由于信息化管理剛剛進去人們的視線中，所以事業(yè)單位的管理層并沒有真正的意識到信息化管理對事業(yè)單位的檔案建設有多大的利益，于是出現(xiàn)了實際工作中疏于管理和指導檔案管理的現(xiàn)象。除此之外，檔案管理在事業(yè)單位的另一個問題就是檔案管理沒有專職的人員進行管理，檔案管理缺少人才選拔，沒有競爭自然沒有人意識到崗位的重要性，所以經(jīng)常會出現(xiàn)檔案管理室缺少專職人員的現(xiàn)象。還有，就是專職檔案管理人員沒有團隊意識，對學習的熱情不高。既然檔案管理要向信息化靠攏，那么這些專職人員就應該本著一顆虛心好學的心進行信息化的學習和培養(yǎng)。
二、信息化檔案管理在實行中遇到的瓶頸問題
（一）檔案管理缺乏系統(tǒng)性的管理體制
檔案管理信息化本來就是在原本的檔案管理體質(zhì)上的一種改革，所以要能讓整個管理體制上有一個系統(tǒng)性的調(diào)整，也能增加檔案管理的效率和速率。而如今，信息化檔案管理遇到的瓶頸問題之一就是沒有一個系統(tǒng)性的體制管理，在登記和歸納等方面沒有系統(tǒng)的人事安排和電子信息的預留，而且，由于事業(yè)單位的工作性質(zhì)，可能會對檔案管理不重視，檔案的整體質(zhì)量也不高。建立一個系統(tǒng)性的體制進行全面的多方面的實施和應用，才能使事業(yè)單位的檔案管理越來越趨于信息化。
（二）檔案軟件差異性
雖說信息化檔案管理不局限于電腦操作，但是也不能脫離電腦操作。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，開發(fā)的軟件不能互用，也就是說沒有一個統(tǒng)一的既適用于文件檢索又可以應用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)。不同的事業(yè)單位的檔案軟件系統(tǒng)都是不同的，那么若想將事業(yè)單位進行全面化的信息化管理，如果系統(tǒng)不同，如何做到統(tǒng)一管理呢。而且，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷的出版信息編輯成果。這一問題的出現(xiàn)也大大的阻礙了事業(yè)單位檔案的信息化管理。
（三）檔案信息管理人員素質(zhì)有待提高
由于事業(yè)單位的工作性質(zhì)的限制，檔案管理室的建設并不像其他的工作地點那樣好，所以，檔案管理人員就會對檔案管理信息有漠不關心。實現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。而就現(xiàn)在的事業(yè)單位的檔案部門人員來看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才。很多人不會操作較復雜的現(xiàn)代化電子設備，甚至有現(xiàn)代文盲。所以，盡管采用很多的現(xiàn)代化設備，如果不能充分的發(fā)揮作用，檔案電子信息化的實現(xiàn)恐怕又要遙遙無期了。
（四）檔案管理技術沒有創(chuàng)新
不僅對于事業(yè)單位的檔案管理，在當今社會中，很多的職業(yè)和技術都需要創(chuàng)新，創(chuàng)新才能有新的發(fā)現(xiàn)，才能有新的發(fā)展。很顯然，在現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理中，檔案的管理并未有太大的創(chuàng)新，檔案的技術標準，組織工作程序未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是在光盤上或一些軟硬盤上進行，顯然，現(xiàn)行的檔案管理和分類方法及一些相關規(guī)定已經(jīng)不能完全適應。
三、如何在事業(yè)單位中進行現(xiàn)代化信息化檔案管理
事業(yè)單位中進行現(xiàn)代化電子信息化管理已經(jīng)成為了一種趨勢，就是說在現(xiàn)代化發(fā)展的過程中，將檔案管理與電子信息化相結合會有很大的效益出現(xiàn)。所以探索出如何在事業(yè)單位中進行現(xiàn)代化信息化管理很有必要。
（一）事業(yè)單位管理層的重視
不論在現(xiàn)在還是過去，一個單位中的運行都會有一定的階級，當然，要想將一個項目或一件事情很好的貫徹和落實，該單位的領導層必不可少。所以，對于事業(yè)單位的信息化檔案管理來說，事業(yè)單位的領導層要從意識上重視檔案管理信息化建設。第一，要有足夠的資金支持，支持購買一些現(xiàn)代化先進的電子設備，還有進行人才培訓等。這是為信息化建設保障物質(zhì)提供基礎。第二，要從心底中存在事業(yè)單位信息化的理念。領導要有這樣的現(xiàn)代化信息觀念，才能真正的影響到其手下工作的職員，才能更好的利用資源提供幫助。只有這樣，事業(yè)單位的領導層才能放遠目光，積極的促進檔案信息化管理建設。
（二）健全事業(yè)單位的檔案管理安全保密制度
事業(yè)單位的檔案管理對于事業(yè)單位來說至關重要。因為事業(yè)單位不是以盈利為目的的單位，所以它主要是為了服務社會而存在。所以，其保密制度是事業(yè)單位檔案管理信息化工作的核心要素。倘若進入到信息化電子檔案管理，就要對整個計算機系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性做一定的工作。一定要小心謹慎黑客或是一些病毒的攻擊。另外，對于計算機或是檔案管理中的電子設備自身的軟硬件安全問題也要提高警惕，保證內(nèi)部資源傳播的安全性，減少不必要的損失。除此之外，要保證內(nèi)部資料的機密性，比如要在電子檔案室門口設立一些防盜鎖都是十分必要的。
（三）檔案管理方式的轉變
在電子化滲入到檔案管理之前，事業(yè)單位的檔案管理模式十分簡單單一，而且，其管理并不是十分嚴苛，而將其與電子信息化結合之后，檔案管理的方式就會有必然的改變。首先，在數(shù)據(jù)處理，公文處理和檔案管理方面要有機的結合，實現(xiàn)文檔一體化，自動的完成各類檔案資料的統(tǒng)計工作，繪制出各類統(tǒng)計報表。其次，要將記錄和檢索的方式進行電子版的轉變，原來是很簡單的紙質(zhì)版的記錄登記和檢索，而電子版要采用以電腦為基礎的環(huán)形工作區(qū)域。所以要將檔案指導，編研下作從有形實體向虛擬網(wǎng)絡轉變。而且，信息技術重建檔案管理的運行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境等也越來越來越不適應電子化信息管理，所以從管理體系到組織機構，這些內(nèi)容都是需要變革的地方。只有從多個方便進行全面的改革變新才能真正適應電子信息檔案管理。
四、結語
事業(yè)單位的檔案管理是國家和社會的寶貴的歷史資源，因此，加強檔案管理的信息化工作，是事業(yè)單位面臨的重大課題之一。事業(yè)單位應該從根本上進行改變，認識到信息化改革的重要性，檔案管理部門也應該從根本上得到認識，學會人才培養(yǎng)和管理，進行協(xié)調(diào)的電子檔案管理，從戰(zhàn)略高度上重視和加強事業(yè)單位檔案管理工作，以檔案管理信息化來促進事業(yè)單位的不斷進步，使事業(yè)單位更好地服務社會。
參考文獻：
篇11
在我國目前的事業(yè)單位檔案信息化管理中，許多事業(yè)單位并沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，依然按部就班的遵循以前傳統(tǒng)的管理模式和管理方法，存在許多問題，例如：存放不當、檢索工具不全、手工抄寫失誤等問題，導致檔案管理工作繁瑣異常，需要耗費大量的人力、時間和精力。而且傳統(tǒng)的檔案管理需要不斷地投入資金來增添設備，譬如加蓋、修繕庫房，還要防止出現(xiàn)鼠類破壞、蟲蛀、氧化、霉變等問題。傳統(tǒng)的管理方式相比起計算機管理，存在較大的弊端和差距。
1.2缺少相關專業(yè)技術人才
在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設中，需要大量相關的專業(yè)性高技術人才。然而，許多事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)技能并沒有達到所需要的標準，其綜合素質(zhì)仍有待提高。例如：許多檔案管理工作人員對計算機技術缺乏足夠的認識，這使得他們在知識貯備和專業(yè)技能方面都存在很多的不足。同時，由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務態(tài)度也有待于進一步提高。
1.3檔案管理信息化缺少安全性
將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案的過程極其復雜而且工序繁瑣，在這個過程別容易丟失信息，使檔案的完整度大大減少。而且極易出錯，大大增加了檔案的錯誤率。將檔案轉化為電子版以后，對檔案的保護程度不足，致使檔案容易被他人盜取。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的途徑
2.1加大對檔案管理信息化的推廣
事業(yè)單位需要加大對檔案管理信息化的推廣，可以向工作人員展示計算機精度高、存儲信息量大、運算速度快，能夠?qū)⑷妗蚀_的檔案信息資源快速地展示出來的特點，讓檔案管理工作人員充分認識到信息化管理的優(yōu)勢，明白這樣管理可以大大提高他們的工作效率，可以極大程度地避免傳統(tǒng)檔案管理模式可能出現(xiàn)的問題。同時事業(yè)單位需要高度重視檔案管理的信息化建設，加大資金投入力度。
2.2加強對專業(yè)技術人員的培訓
針對事業(yè)單位檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和業(yè)務水平有待提升的問題，需要加強對工作人員相關專業(yè)技能的培訓，例如：可以通過聘請專家開展檔案管理講座，對日常工作中應該注意的問題展開多方面的詳細的講解，加強檔案管理工作人員解決問題的能力，拓寬檔案管理工作人員的視野。而且，由于科學技術、計算機技術的飛速發(fā)展和快速的更新?lián)Q代，還要對工作人員進行要定期培訓和考察，讓他們能及時掌握最先進的技術。在事業(yè)單位檔案管理工作的進行中，檔案管理工作的單調(diào)性與復雜性難免會使一些工作人員產(chǎn)生懈怠的心理，想要使管理的工作熱情度進行一定程度的提高，就要建立相應合理的獎懲制度，可以在定期的考察時采取合理有效的獎懲措施，提高工作人員的積極性，推動檔案工作的可持續(xù)性發(fā)展。而且，檔案管理工作人員的工作素質(zhì)是對會計工作有著重要影響的一項內(nèi)容，管理工作需要交由細致認真的人來進行，認真的工作態(tài)度才能夠減少錯誤的產(chǎn)生。
2.3加強對檔案信息的保護
篇12
2.1全面提升檔案管理效率。事業(yè)單位完善檔案管理信息化建設可以全面提高檔案管理工作的效率，進一步壓縮檔案管理成本，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料的充分有效利用。首先，傳統(tǒng)檔案管理媒介主要是紙張，需要專業(yè)的工作人員收集數(shù)據(jù)信息資料，檔案管理成本較高，檔案安全性較低，檔案錯誤情況較多。采用信息化的管理方式，全面借助網(wǎng)站平臺進行檔案信息的管理，不僅極大的降低了檔案管理難度，而且提高了檔案管理的效率。首先，檔案管理主要借助硬盤和云存儲方式，提升了數(shù)據(jù)信息存儲的容量，可以全面提高檔案信息量。其次，采用計算機進行文字等資料編輯和錄入，不僅降低了檔案管理難度，而且提高了檔案整理效率，拓展了檔案數(shù)據(jù)存儲方式。第三，進一步突破了時空對檔案的限制，管理人員可以隨時進行管理，可以更好為用戶服務，全面提高了檔案管理實用價值。2.2進一步加強信息化水平。促進檔案管理工作信息化建設可以進一步加強事業(yè)單位的信息化建設水平。事業(yè)單位在信息技術飛速發(fā)展的今天，必須把信息技術引入到科教文衛(wèi)事業(yè)當中，實現(xiàn)檔案管理的信息化，可以間接的提高事業(yè)單位工作效率。首先，信息的傳播主要依靠網(wǎng)絡進行的，以電子文檔為主進行存儲，要求事業(yè)單位日常辦公也必須使用電子文檔，這樣不僅提高了事業(yè)單位的日常辦事效率，而且也極大的提高了事業(yè)單位的信息化水平。其次，信息化的關鍵點在于共享，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)資料的共享，也就意味著信息的實時傳遞，這樣更有利于信息和數(shù)據(jù)的交換，可以全面提高事業(yè)單位的工作水平，進一步提高事業(yè)單位工作人員的素質(zhì)，促進事業(yè)單位取長補短。第三，依靠信息系統(tǒng)進行檔案存儲，更方便事業(yè)單位內(nèi)部使用檔案數(shù)據(jù)資料，使相關人員在查閱檔案時更加方便，從而極大的提高了事業(yè)單位檔案管理人員和工作人員辦事效率。
3檔案管理信息化的主要措施
3.1提高檔案管理人員的信息素質(zhì)。提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)和知識水平，對于檔案管理工作而言，有著不可估量的重要價值。提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)應當從以下幾方面做起：首先，為檔案管理人員樹立信息化發(fā)展的主流意識，更新檔案管理工作觀念，促進檔案管理人員主動的提高信息技術的應用能力。其次，加強對檔案管理人員的信息技術培訓，提高檔案管理人員的信息技術水平，有計劃的為檔案管理人員進行信息技術知識和實際能力的培訓。第三，注重對檔案管理人員的信息技術水平進行考核，制訂檔案管理的信息技術標準，要求檔案管理人員努力達到與崗位適應的操作水平。第四，建立必要的獎懲機制，鼓勵檔案管理人員形成信息技術創(chuàng)新的動力，引導檔案管理人員圍繞工作實踐鉆研信息技術。3.2加強檔案管理信息化硬件建設。必要的是硬件設施是事業(yè)檔案開展信息化管理的基礎，隨著現(xiàn)代云計算和大數(shù)據(jù)的應用，必要的硬件設備是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎。首先，為了保證檔案數(shù)據(jù)資料在網(wǎng)絡環(huán)境的高效使用，必須加強硬件設備的建設，為事業(yè)單位檔案管理配備性能較為良好的服務器系統(tǒng)，實現(xiàn)中央控制和各終端的有效連接。其次，加強大對事業(yè)單位檔案管理工作的資金投入，按照相關的發(fā)展規(guī)劃，在保證資金到位的前提下，加快實現(xiàn)檔案管理的信息化進程，推進檔案管理信息化的建設速度。第三，逐步的將高水平的電子計算機設備滲透到事業(yè)單位檔案管理日常工作中，實現(xiàn)檔案管理錄入存儲的信息化操作，依靠信息設備實現(xiàn)檔案管理信息化的新常態(tài)。第四，圍繞當前的移動互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展趨勢，在取得事業(yè)單位的行業(yè)大系統(tǒng)開發(fā)前提下，盡可能的實現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的移動客戶端傳播，逐漸豐富事業(yè)單位檔案的信息化發(fā)展傳播渠道。3.3加強檔案管理信息化軟件建設。開展符合事業(yè)單位檔案管理實際需要，以及符合行業(yè)發(fā)展總體進程的事業(yè)單位檔案管理軟件系統(tǒng)，對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設有著更為重要的意義和價值。首先，應當根據(jù)事業(yè)單位的業(yè)務工作實現(xiàn)需要，建立可以互聯(lián)互通，共享信息服務，無障礙進行數(shù)據(jù)傳播的信息系統(tǒng)。其次，建立事業(yè)單位檔案管理信息化建設的綜合網(wǎng)站，進一步提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的服務水平，圍繞有效綜合性平臺，拓展事業(yè)單位檔案管理信息化的網(wǎng)站建設。第三，加強事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息保護系統(tǒng)的開發(fā)和升級工作，不斷提升數(shù)據(jù)檔案抵抗病毒和惡意攻擊的能力，保證檔案數(shù)據(jù)資料在網(wǎng)絡的安全傳遞，做好檔案數(shù)據(jù)資料的備份工作，在保證檔案數(shù)據(jù)安全前提下，做好檔案信息的服務工作。
4結論
實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，不僅符合檔案管理工作要求，而且也符合我國經(jīng)濟社會發(fā)展趨勢。為了做好檔案管理的信息化建設，就必須提前做好規(guī)劃，抓住有利時機，沉著應對信息技術帶來的挑戰(zhàn)，結合事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方式，做好事業(yè)單位檔案管理的轉型升級工作。
作者:周麗君 單位:通河縣清河鎮(zhèn)中心小學
篇13
1．2使用功能建筑設計單位工作所涉及的工程量大、項目建設復雜，需要以往的其他建設項目的原始數(shù)據(jù)，從實際工程資料中加以驗證，以保證設計的可靠性和說服性。所以，設計單位的檔案資料在使用功能方面具有較高的可重復利用性和參考價值。
2設計單位傳統(tǒng)檔案管理
設計單位的檔案資料是一種可以供相關人員長期查閱的信息資源，具有很高的使用價值，因為這些資料記錄了建設項目從立項準備到竣工驗收的全過程。
2．1歸檔內(nèi)容繁雜因為工程項目的建設周期一般都超過一年，項目所涉及的企業(yè)單位和政府主管部門也比較多，所以其累積的文檔資料極為豐富(如圖1所示)。同時，由于項目涉及的單位較多，檔案資料的溝通協(xié)調(diào)和歸檔過程也比較復雜。
2．2檔案材料變更快工程項目建造涉及到龐大的信息管理過程，存在各類設計、施工、質(zhì)量上的風險。在項目建設過程中經(jīng)常出現(xiàn)工程量的變化調(diào)整，需要設計方及時對原來的設計方案進行修改，這也一定程度上增加了檔案管理工作的成本。甚至于出現(xiàn)工程項目投資不足或者在建設期遇到政府政策性調(diào)整等情況造成項目停工維護。此時，設計單位就需要對相關資料及時收集補充。
2．3檔案應用程度高設計檔案記錄了設計工作的過程，具有長期的使用功能以及使用價值。無論在設計、施工以及竣工各個階段，設計成果必須及時提供給工程建設各方參考應用。因此，設計單位的檔案在平時的維護過程中，會被頻繁調(diào)取查閱，而后重新歸檔，這對于檔案管理工作也是一個挑戰(zhàn)。
3設計單位傳統(tǒng)檔案管理存在問題
3．1歸檔意識薄弱由于設計人員的日常工作量大且繁瑣，且其核心工作是設計圖紙和編寫相關文件，因此許多設計人員對文件的整理和歸檔不重視。這導致了檔案管理部門與其他相關部門之間的脫節(jié)，極大地影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員自身的技術缺乏以及態(tài)度的懶散造成了檔案管理的拖延與漏洞，嚴重影響了檔案處理的效率和使用價值。
3．2管理制度不完善設計單位涉及到的檔案資料主要是圖紙及技術設計說明等，這些資料共同構成整個建設項目設計階段、施工階段以及竣工階段的文件體系的基礎。在實際檔案管理過程中，文件的粗略分類管理一定程度上破壞了信息的完整性和系統(tǒng)性，影響了檔案查找的效率，使得檔案文件的循環(huán)利用遭到破壞。許多設計單位的檔案管理還停留在紙質(zhì)管理的方式，這種方式的存儲介質(zhì)單一，很容易因保管不善，造成紙質(zhì)數(shù)據(jù)的丟失，從而破壞了文件的完整性和有效性。同時，各項工程信息、工作任務單等資料依然采用手工紙質(zhì)檔案記錄，并沒有進行計算機的錄入，使得資料的集中管理［2］十分困難且花費的時間成本將加大。
3．3管理技術缺乏目前，我國建筑設計單位的檔案管理方式，正在由傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)化管理轉為現(xiàn)代化的信息管理，但是因為檔案管理部門相對地獨立于其他部門，且沒有受到企業(yè)足夠的重視，其管理人員自身沒有掌握新的技術，不具備先進的管理水平，制約了信息管理的發(fā)展。隨著工程項目體量的逐年增加，圖紙等相關文件也越來越多，將這些文件的集中存貯、科學分類進而有序地管理，就顯得十分重要。
4建筑設計單位檔案管理創(chuàng)新方法
隨著設計單位工作量的加大以及市場需求量的加大，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)落后于實際的文件資料，只有在原有的基礎上進一步對檔案管理進行創(chuàng)新。檔案管理工作越來越趨向于信息化、人性化、服務化的方向發(fā)展，必然對已有的檔案管理工作提出更高的要求［5］。檔案管理部門需要摒棄舊的管理理念，避免檔案管理工作中出現(xiàn)的漏洞，努力完成檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。整個設計單位所有的工程項目和相關文件的管理，要統(tǒng)一而有序。首先，擁有檔案數(shù)據(jù)信息化的共享平臺，使用者能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進行檢索和分析;其次，建立能夠跟蹤發(fā)圖進展和執(zhí)行狀況的渠道，爭取項目進度控制的主動;最后，規(guī)范工程項目的命名，建立具有系統(tǒng)性的檔案資料庫。(1)建立完善的檔案管理制度首先，要對檔案管理任務進行科學的分解，清晰地劃分每一個環(huán)節(jié)的責任人及其職責，并且制定相應的考評指標，避免出現(xiàn)推卸責任的情況，同時提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設施，指定嚴格的檔案室管理制度，工作人員對檔案要妥善保管，做到檔案的定期晾曬、檢查、修正。(2)用現(xiàn)代化信息技術為了實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化、共享化，充分提高設計單位對檔案管理的重視，設計單管理者應加大信息管理軟件和硬件的優(yōu)化，招聘相關的管理專業(yè)人才協(xié)同工作，最大限度地發(fā)揮檔案資料管理的水平，建立起現(xiàn)代化的檔案管理平臺。通過建立設計單位內(nèi)部使用的檔案信息網(wǎng)絡管理平臺，一方面，將傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部資料實行無紙化轉換，用電子簽名代替手工簽名［3］;另一方面，將外部的紙質(zhì)資料通過掃描等方式轉換成電子文檔，將這些資料進行合理的歸類。當接收到重要的檔案時，可以利用該平臺共享給各專業(yè)相關的人員。現(xiàn)代化信息技術管理系統(tǒng)的管理平臺與詳細分類如下圖2、圖3所示。在檔案的信息化和共享化的過程中，普遍存在檔案信息的安全性和準確性等問題，檔案管理人員需采取可靠的技術措施，做到及時防范、及時處理。任何訪問數(shù)據(jù)庫的人員必須經(jīng)過公司相關領導認定的授權文件及訪問權限才可進入。當使用者需要下載具有保密性質(zhì)的文檔時，應持有具有相關權限批準權的領導簽字的臨時下載權限書才可以下載使用。對于需要變更修改的文件，應該同修改前的版本一起保存，以形成可以備查的文檔歷史記錄。(3)建立知識管理服務在新的檔案管理模式下。設計單位檔案管理在進行檔案管理研究時候要充分考慮實際使用者的需求以及在行業(yè)內(nèi)推廣的需要。在信息的收集與檢索的過程中，運用知識樹的形式從面、線、點的層次出發(fā)，將各類設計單位的檔案和相關經(jīng)驗以及運用的新技術等文件進行體系化歸類，使單位人員及后續(xù)新進設計人員能夠便捷地獲取數(shù)據(jù)庫資料，并且廣泛推動了行業(yè)信息和知識的交流，可以全面提高企業(yè)內(nèi)部設計人員的專業(yè)素質(zhì)，為行業(yè)的進一步發(fā)展起到了一定的促進作用。(4)加強檔案管理人員的培訓人員作為管理系統(tǒng)的核心，起到至關重要的作用，必須重視檔案管理人員的培訓，在學習和實踐中提高檔案管理的技術和能力。在不斷發(fā)展的同時結合科學的信息化檔案管理手段，切實有效地做好檔案管理工作。具體的方法主要涉及計算機信息領域，全面了解計算機技術，充分利用現(xiàn)有的信息共享平臺進行數(shù)據(jù)資料的處理與更新，這些工作關系到檔案數(shù)據(jù)的及時性和準確性，因此不可以懈怠。
