引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理步驟范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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[中圖分類號]G258.2;G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）20-0-01

1 圖書館檔案管理信息化建設(shè)的重要性

所謂圖書館檔案管理信息化建設(shè)，是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)圖書館自身建設(shè)和發(fā)展要求，開發(fā)和管理圖書館各項信息資源，為圖書館用戶提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的過程。這能最大程度地滿足不同讀者對圖書信息資源的需求。圖書館檔案管理信息化建設(shè)的重要性是其相較于傳統(tǒng)的圖書館檔案管理模式來說的，其重要性主要表現(xiàn)在以下4個方面。

一是隨著信息時代的不斷發(fā)展，圖書館檔案信息的需求也越來越高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在著信息流通量不高、處理不及時、查詢繁瑣、檔案信息易丟失、文件歸檔工作量大等弊端，導(dǎo)致檔案信息不能及時被搜集、整理和歸檔。其檔案信息處理和檢索的及時性、靈活性和準確性也無法滿足龐大的讀者需求。而檔案管理信息化系統(tǒng)利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能高效處理和檢索檔案信息，其速度和準確性都會大大提高，通過網(wǎng)絡(luò)終端，讀者可直接快速查找到所需要的數(shù)字化文件內(nèi)容，不必像過去那樣從一卷卷的文件中翻找。

二是傳統(tǒng)的圖書檔案管理模式中，一方面需要很大的室內(nèi)面積來儲存檔案，同時還需要對應(yīng)的借書室、閱覽室以及采編室等辦公場所，這在很多單位和學校中很難完全滿足;另一方面對于龐大的圖書檔案信息，需要專業(yè)的圖書管理人員對圖書檔案信息進行采集、整理、歸檔、查詢和維護等，對人力、物力和財力的要求較高，一般單位很難配備這么充足的專業(yè)管理人員。而圖書館檔案管理信息化系統(tǒng)只需要一個很小的空間甚至幾臺電腦加服務(wù)器和存儲設(shè)備，就可以實現(xiàn)儲存功能，不需要浪費大量的人力、財力和物力，還可以提高檔案管理工作效率，創(chuàng)造更好的社會效益和經(jīng)濟效益。

三是傳統(tǒng)的各個圖書館檔案管理單位之間都是相互分開的，一般都是半封閉型和館藏型的，如果想要實現(xiàn)信息共享非常困難。而檔案管理信息化系統(tǒng)可以很好地解決這個問題，它一方面可以讓圖書檔案信息實現(xiàn)由半封閉型、館藏型向開放型、開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變，為廣大讀者提供了一個信息共享的平臺，同時也為科學研究和知識普及等提供智能化服務(wù)。另一方面，對每一位讀者來說，在信息化系統(tǒng)平臺上獲得的信息會更加廣泛，信息量會更大，可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，更能體現(xiàn)出檔案信息化系統(tǒng)的人性化和個性化特點。

四是在圖書館檔案管理信息化普遍發(fā)展的今天，很多圖書館采取將傳統(tǒng)服務(wù)延伸拓展到現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)上，極大地提升圖書館的現(xiàn)代科技含量和服務(wù)功能。能夠大大縮短檔案形成和利用周期，避免歸檔過程中容易出現(xiàn)的不及時、不齊全等現(xiàn)象。在一些部門和管理層中，決策是否正確，管理措施是否得當，都要依靠完整的、準確的信息來保障，圖書館檔案管理信息化系統(tǒng)避免了人工查找和判斷的錯誤，可用準確完整的檔案信息支持決策和管理。

2 圖書館檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵步驟

2.1 建立健全完善的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)和設(shè)施

強大的圖書館檔案管理信息化系統(tǒng)需要一套完善的信息化網(wǎng)絡(luò)和設(shè)施來提供足夠的支撐和保障，從硬件到軟件，從內(nèi)部到外部。從硬件方面來說，檔案信息化管理需要大量的設(shè)備進行支撐，例如電腦、服務(wù)器、掃描儀、打印機等。從軟件方面來說，選擇適合自身辦公特點的圖書檔案管理軟件和管理平臺是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺數(shù)據(jù)庫、與辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。例如，利用各種搜索引擎從網(wǎng)絡(luò)上查詢并獲得各種信息;利用各種導(dǎo)航系統(tǒng)為讀者快速獲取信息提供服務(wù)等。單位要將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費列入年度財務(wù)預(yù)算，對檔案保管數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化要有一個特定的預(yù)算等因素，增加經(jīng)費投入。

2.2 建立完善的檔案信息化管理標準和體系

不同的圖書館的檔案管理工作都存在一定的差異性和共同點，各圖書館檔案管理信息化建設(shè)都要根據(jù)自身發(fā)展的特點和工作內(nèi)容建立完善的檔案信息化管理標準和體系?？蓪n案管理信息化建設(shè)涉及到的大量的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備、信息應(yīng)用系統(tǒng)、資源管理、安全系統(tǒng)和人員培養(yǎng)等諸多方面進行規(guī)范管理。

2.3 提高檔案信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)

一是要求檔案信息化管理人員要有檔案管理方面專業(yè)的知識，主要包括對檔案信息真實性的辨別能力，對檔案信息重要性的評估能力，對檔案信息的整理加工能力等。二是要有一定的計算機應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)信息處理能力，才能保證各種檔案信息的完整性和準確性。

3 結(jié) 語

目前，圖書館檔案管理信息化建設(shè)是圖書館發(fā)展的主要方向和動力，需要各個方面的支持。圖書館管理人員首先應(yīng)認識到管理信息化建設(shè)的重要性，然后再根據(jù)工作特點和發(fā)展方向采取合適的建設(shè)平臺和方式，把握好關(guān)鍵步驟，才能更好地做好圖書檔案管理工作。

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近年來，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變。 

一、建設(shè)檔案管理信息平臺的背景 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進檔案管理水平的全面提升，充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)企業(yè)、服務(wù)職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責。堅持以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以開發(fā)利用檔案信息資源、促進企業(yè)發(fā)展為目的，不斷加強檔案基礎(chǔ)信息、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊伍等六項基礎(chǔ)性建設(shè)，著力打造公司檔案信息共享交換網(wǎng)絡(luò)平臺。將檔案信息化建設(shè)納入公司信息化建設(shè)的總體布局，以建立健全“一站三庫”（即檔案信息網(wǎng)站、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫）為重點，以“分步實施、突出重點、資源共享、安全保密”為原則，有序推進傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進程，建立檔案信息化的長效發(fā)展機制，逐步實現(xiàn)管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用和服務(wù)水平。  二、實現(xiàn)數(shù)字化檔案室的目標

1.數(shù)據(jù)采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。積極推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)，采取數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段，逐步實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率與質(zhì)量。

2、實現(xiàn)數(shù)據(jù)保存功能：通過在線NAS、移動硬盤、藍光刻錄等多種技術(shù)手段，對采集到的各類檔案信息在備份的基礎(chǔ)上進行永久保存，完成公司數(shù)據(jù)備份。

3、實現(xiàn)數(shù)據(jù)利用功能：依托OA網(wǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數(shù)據(jù)分析服務(wù)，同時有目的、有重點的搜集、整理、數(shù)字化部分企業(yè)文件資料，面向企業(yè)，服務(wù)企業(yè)，不斷探索數(shù)字檔案室為企業(yè)服務(wù)的新路子。

4、實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理功能：實行系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)分類、排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用身份認證、保密、訪問控制等技術(shù)確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個系統(tǒng)信息的安全。

5、實現(xiàn)檔案宣傳功能：充分利用數(shù)字檔案室綜合保管的，反映公司成長歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數(shù)字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網(wǎng)公開宣傳，進一步發(fā)揮檔案信息資源作用。

檔案管理信息平臺主要應(yīng)用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統(tǒng)管理。其中數(shù)字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎(chǔ)目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

檔案管理信息平臺是一個覆蓋整個公司的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應(yīng)用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。  三、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段  認真執(zhí)行國家檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等一系列技術(shù)標準，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)共享。1. 全宗內(nèi)檔案分類科學，編號規(guī)范  檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案室全部檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學管理與開發(fā)利用的原則。  全宗內(nèi)要統(tǒng)一的分類方案，根據(jù)檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內(nèi)文書檔案類別設(shè)置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機構(gòu)）分類；會計檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應(yīng)符合國家檔案局有關(guān)文件的規(guī)定；其它專門檔案的分類符合本系統(tǒng)主管部門與檔案管理部門確定的標準；全宗內(nèi)檔案的編號排列按統(tǒng)一標準，以卷為單位整理時，檔號編制為全宗號--目錄號--案卷號；以件為單位整理時，檔號設(shè)置按國家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.明確類目設(shè)置  一級類目按卷根據(jù)資料與檔案的特點，共設(shè)置為6個。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業(yè)務(wù)檔案、基建類檔案。

二級類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進行有效的管理，方便其他部門進行借閱，針對歷史檔案進行管理，電子化，流程化部門檔案。 

3. 檔案整理要求  全宗內(nèi)所有檔案應(yīng)收集齊全，經(jīng)系統(tǒng)整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質(zhì)量必須符合《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》的要求，要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系，參照文件材料的不同價值，便于利用和保管。

3.1文件材料的種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；

3.2同一問題、同一會議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)一起整理；

3.3跨年度的會議、活動、案件等形成的文件一般歸入結(jié)束年度整理；

3.4產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷；

3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應(yīng)與分類方案相統(tǒng)一，文字說明材料齊全、準確；

3.6文件材料的制作和書寫材料必須達到永久保存。  四、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)  1硬件方面：添置計算機、服務(wù)器、高速掃描設(shè)備、數(shù)碼相機等設(shè)備，服務(wù)器配置應(yīng)滿足海量數(shù)據(jù)存貯，快速檢索利用的要求；除進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外，還應(yīng)加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數(shù)字化的力度。

序號 內(nèi)容 型號 配置 單位 數(shù)量

1 服務(wù)器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1

2 臺式計算機 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7

3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺 1

4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺 1

5 激光打印機 HP P1606dn 自動雙面/有線網(wǎng)絡(luò)打印 臺 1

6 噴墨一體機 OfficeJet J4660 打印、復(fù)印、傳真、掃描5合一 臺 1

7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺 1

8 A4掃描儀 明基 5560C 開機即掃，無預(yù)熱 臺 1

9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺 1

10 數(shù)碼相機 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺 1

11 備份設(shè)備 西部數(shù)據(jù) DX4000 12TB（含硬盤） 套 1

12 移動硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個 3

2軟件配置：

a、服務(wù)器操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2008 Advance Server

b、服務(wù)器數(shù)據(jù)庫： MySQL5.0以上

c、客戶端操作系統(tǒng)：Windows XP

d、客戶端應(yīng)用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0

注：數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、WEB服務(wù)器、索引服務(wù)器可以安裝在一個物理服務(wù)器上；安裝系統(tǒng)前確認服務(wù)器上已經(jīng)安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務(wù)正常運行。

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1 電子檔案管理是必然趨勢

傳統(tǒng)的檔案管理方式是用紙本方法進行管理，記載檔案信息也是通過紙和筆，檔案上的資料都是人一筆一劃寫上去的，也體現(xiàn)了檔案的價值，在那個時代，沒有先進的技術(shù)，一切都要靠人力物力來解決，紙本檔案也和當時社會相適應(yīng)。但是，在電子信息飛速發(fā)展的今天，紙本檔案就不能適應(yīng)當前社會的發(fā)展節(jié)奏，檔案管理創(chuàng)新管理模式采用電子檔案管理方式，電子檔案管理方式和傳統(tǒng)的紙本管理方式相比，電子檔案具有優(yōu)越性。電子檔案管理方式有很多優(yōu)點，同時也給用戶帶來了極大的方便，在紙本檔案的時代，查閱檔案信息需要大量的時間，消耗人力物力，而現(xiàn)在，查閱檔案信息一般在電腦上操作，只需要幾秒鐘的時間，電子檔案管理和紙本檔案管理相比提高了工作效率，也促進了社會的發(fā)展，是人類發(fā)展歷史的變革，同時也是時代的進步。雖有有了方便快捷的電腦檔案管理，但是傳統(tǒng)的紙本檔案管理也不能放棄，而且還要管理的更好。

2 電子檔案的管理措施

2.1 優(yōu)化電子文件管理流程

每一件事情在發(fā)展過程中都是按照順序進行，檔案管理的相關(guān)活動也要按照相關(guān)順序完成，電子文件的管理流程和傳統(tǒng)的手工管理文件流程不一致，不是對手工流程的模仿復(fù)制粘貼，要有電子文件的特點，善于利用計算機的處理系統(tǒng)，高效的處理數(shù)據(jù)文件，要積極構(gòu)建科學合理的高效管理流程。

2.2 建立文件處理系統(tǒng)

文件管理是文件處理系統(tǒng)的核心，文件處理系統(tǒng)直接決定著電子文件的技術(shù)特點和管理問題，而最后解決方法也要回歸于文件處理系統(tǒng)上。在完整的電子文件處理系統(tǒng)中，處于核心位置的是文件管理，文件處理對于管理電子文件起到重要的作用。嚴格來說，電子文件管理系統(tǒng)是一個制度，在這個制度下，進行文件處理與管理工作。文件管理系統(tǒng)也是電子文件管理活動整體的承擔者，能保證文件管理順利進行。同時在進行電子文件管理時要建立一套科學標準的管理制度。

3 電子檔案管理和紙本檔案共同發(fā)展

電子檔案符合當今信息時代的發(fā)展，和紙本檔案相比，有著獨一無二的優(yōu)越性，但是紙本檔案也有獨特價值，并且這種價值是電子檔案無法替代的。要想了解紙本檔案的價值，首先要了解檔案的價值。檔案具有歷史價值和社會價值，檔案是在社會歷史發(fā)展變化下而產(chǎn)生的，檔案通過多種的形式記錄歷史的發(fā)展，為學者研究歷史提供有效的資料；檔案也是當代社會真實的反映，記載社會的發(fā)展節(jié)奏和發(fā)展規(guī)模，記錄檔案的工具有很多，并隨著社會變化而變化，檔案是一種記錄工具，因此具有記錄屬性，同時檔案也具有原始性，記錄的原始信息是無法替代的，在信息時代下紙本檔案的作用減弱并逐漸被電子檔案取代，但是，紙本檔案的價值仍存在，紙本檔案的價值不會因為紙本作用的減弱而消失，具有原始價值還具有法律效力。紙本檔案的存在意義重大，我們要學會保護和管理。

4 對紙本檔案的保護和管理

從紙本檔案資料管理開始，檔案管理系統(tǒng)是一種全世界通用的系統(tǒng)，即使現(xiàn)在己經(jīng)被電腦給取代了，但是對紙本資料的管理還是需要加強，對它的管理和保護仍然十分重要?；旧?，傳統(tǒng)紙本檔案的管理有十三個步驟：點收～整理～登記～分類～立案～歸件～編目～裝訂～調(diào)卷～清點～防護～轉(zhuǎn)移～銷毀。不過隨著時間的推移，現(xiàn)在已經(jīng)把上面的十三個步驟縮減成六個步驟，即：收集、分類、歸檔、裝訂、調(diào)閱、銷毀。即便縮減成六個步驟，也完全可以把紙本檔案管理好，只要我們按著這六個步驟實施下去，就基本上能保證該檔案的完整性，剩下的便是物理保護。人們知道紙本檔案是由紙張、紙材料、字跡三者結(jié)合在一起的。它的壽命與內(nèi)外部諸多因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，就其內(nèi)部因素來講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責任心，外部保存環(huán)境條件，包括借閱人員的愛護和對各種突發(fā)事件的防范措施。也就是說外部保護環(huán)境，例如檔案儲存的溫度、濕度、陽光等都很重要。檔案庫房的管理一定要嚴格按照檔案庫房管理的國家標準執(zhí)行。工作人員不能只注重庫房溫濕度，而忽略了室外溫濕度，室內(nèi)室外溫度濕度要每日對比，認真做好記錄，最好是將每日溫濕度記錄做成趨勢圖，以便分析和掌握最適合檔案保管的溫度，從而延長檔案存放壽命。另外陽光每日照射時間也要很好地把握，光線不能直射檔案紙本，否則會加速檔案老化。檔案需要陽光但不需要強烈的直射陽光，光線強烈時一定要加防護窗簾遮擋光線。庫房一定要通風良好，通風良好也是保證檔案不發(fā)霉退色的前提之一，紙本檔案的保護與管理重要的一條就是責任心。作為一名良好合格的檔案管理人員，高度的責任心很重要。在檔案保管過程中，如果檔案保管的外部環(huán)境良好，而缺乏責任心也是不行的，工作也不會做到位。要知道一旦這項工作有所閃失，損失是無法彌補的，后果不堪設(shè)想，因為檔案具有原始性和唯一性。檔案工作人員要具備處置突發(fā)事故的能力，對于火災(zāi)、洪水等災(zāi)害要防患于未然；對于四防安全工作（即防火、防電、防盜、防自然災(zāi)害）要做到深入細致，把事故消滅在萌芽，一旦發(fā)現(xiàn)，也要有處理事故的能力，這才是一個合格的檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)。

結(jié)束語

綜上所述，在信息化條件下，檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立電子檔案系統(tǒng)，更加全面科學的管理檔案。在如今，電子檔案在檔案管理工作中占據(jù)重要的位置，電子檔案創(chuàng)造的價值引起人們關(guān)注，為了使檔案管理工作更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息時代的發(fā)展要求，就要建立更有效的檔案管理信息系統(tǒng)，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。但是在發(fā)展電子檔案的同時也不能忽視傳統(tǒng)的檔案管理，傳統(tǒng)的紙本檔案管理也具有社會意義，在我國檔案事業(yè)發(fā)展的情況下，電子檔案管理和紙本檔案管理要統(tǒng)一發(fā)展。

參考文獻

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2 檔案管理與知識管理的聯(lián)系

2.1 管理流程類似

在企業(yè)內(nèi)部實施的各項管理在流程上都很相似，大致可以概括為檔案的收集、整理和保管這三個步驟。這三個步驟對于檔案管理和知識管理來說都是缺一不可的，這兩者之間表現(xiàn)的差異主要在于除了上述三個步驟之外，在其他實施管理步驟上的差異。

2.2 管理目的接近

不管是檔案管理還是知識管理，其自身的根本目的都是促使企業(yè)得到更好的發(fā)展。在實施檔案管理的過程中是通過對檔案信息的整理和收納，為人們進行檔案查詢工作提供一定便利。而對于知識管理來說其根本目的在于管理人員通過自身知識素養(yǎng)，對企業(yè)內(nèi)部存在的相應(yīng)信息進行管理，借以滿足相應(yīng)信息自身知識層次的提升。另外在企業(yè)內(nèi)部采用檔案管理或者知識管理還可以在本質(zhì)上提升企業(yè)自身競爭力度，對企業(yè)的繼續(xù)發(fā)展有著不可忽視的作用。

2.3 管理對象重疊

檔案管理的對象是檔案文件，知識管理的對象是知識。有知識性意義的東西，才能納入檔案管理，而能夠納入知識信息檔案管理的，都不外乎以紙質(zhì)的書面形式或是以電子檔案形式而存在。知識可來源于日常各項活動中形成的文件與檔案，也可來源于通過收集整理方式得來的各種紙質(zhì)數(shù)據(jù)庫等。也就相當于文件檔案也是屬于知識的范疇，也是知識管理工作中的重要管理對象。文件檔案是檔案管理和知識管理的管理對象相重疊部分，可見檔案管理與知識管理的管理對象是相近且有重疊的。

2.4 管理技術(shù)相同

在兩種不同的檔案管理方法中，運用的管理技術(shù)卻是相同的。由于這兩種方法都要順勢時代的發(fā)展需要。隨著計算機技術(shù)的普及，人們對信息化、數(shù)字化的要求不斷提高。檔案管理作在對相關(guān)案卷進行整理、錄入、保管的時候，大多都采用計算機工作的方式。這樣不僅提高工作效率更能有效地減少一些錯誤的發(fā)生。知識管理工程中，也在越來越多的利用大的信息環(huán)境，對先進的技術(shù)應(yīng)用程度也在不斷地提升，進而滿足人們對知識層面的各種需求，可見這兩種管理方法所運用的管理技術(shù)是相同的。

3 檔案管理與知識管理相差相異

3.1 人們通常運用的檔案管理，主要是相關(guān)的檔案管理工作人員對一些紙質(zhì)的案卷進行整理和保管。是一項較為單一的工作，所需要的知識含量不一定非常豐富，但是知識管理方法則是進行理論化和概念化的工程，包含著更高層面的東西在其中。

3.2 信息化不斷發(fā)展的今天，電子檔案的管理得到了充分的運用。傳統(tǒng)的檔案管理著重強調(diào)對文本本身的管理，而知識管理則更加重視對檔案文件中所包含的信息和知識的管理，二者的側(cè)重點不同。

3.3 傳統(tǒng)的檔案管理主要是強調(diào)對檔案文件的整理和保管，使其具有長遠的存在性，以方便個人和企業(yè)對相關(guān)文件的查閱，這一工作相當于博物館的管理工作，目的是要使其長久的保留。而知識管理則不同，強調(diào)的是對檔案文件中的知識部分和信息內(nèi)容進行有效地利用，側(cè)重應(yīng)用性。這是兩者之間較為深層次的差異。

篇5

一、學校檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不健全。在目前的學校檔案管理工作中，制度不健全是存在的一個主要問題。就管理現(xiàn)狀而言，制度不健全主要體現(xiàn)在兩個方面：第一是檔案管理的責任制度存在缺陷，在實際管理的過程中往往會發(fā)生責任遺漏的情況。檔案管理要想獲得較高的效果，必須要對檔案分門別類地進行處理，但是目前存在的分類混亂嚴重影響了責任的落實。第二是在管理檔案的時候，級別劃分存在問題。在一般管理中，根據(jù)檔案的價值會進行不同等級地劃分，而等級不同，采取的管理也會存在差異。目前，等級劃分的衡量標準缺陷嚴重，所以檔案價值的判斷有失標準。

（二）管理標準不統(tǒng)一。管理標準不統(tǒng)一也是目前學校檔案管理工作存在的主要問題。標準的不統(tǒng)一主要是因為檔案管理缺乏執(zhí)行統(tǒng)一標準的環(huán)境。就目前的管理現(xiàn)狀而言，檔案管理的流程和步驟劃分模糊不清，所以在具體的管理中很難利用統(tǒng)一的標準進行管理。再者，檔案管理的目標建設(shè)也缺乏先導(dǎo)性，所以在實際管理工作中缺乏統(tǒng)一的目標，目標缺失導(dǎo)致的管理混亂也是管理標準得不到統(tǒng)一的重要原因。簡而言之，目前學校檔案管理工作標準的不統(tǒng)一，基本來源于管理環(huán)境的混亂，所以要實現(xiàn)標準統(tǒng)一，需要從管理環(huán)境入手。

（三）管理人員隊伍素質(zhì)不高。管理人員隊伍的素質(zhì)不高，對于管理的標準化和規(guī)范化影響也非常巨大。由于管理人員素質(zhì)不高，所以對待檔案管理的態(tài)度存在著輕視，正是由于這種輕視使得檔案管理的價值沒有充分地發(fā)揮出來。再者，檔案管理人員在實際工作中缺乏科學的管理理念和管理方法，也會存在檔案分類或者分級的錯誤，更有甚者，會因為操作的問題造成檔案資料的毀壞，這種現(xiàn)象的存在使得檔案管理很難得到進一步的提高。

二、學校檔案管理工作標準化、規(guī)范化的管理策略

（一）強化管理制度，實現(xiàn)制度規(guī)范化。要實現(xiàn)學校檔案管理工作的標準化和規(guī)范化，必須建立規(guī)范化的制度，從目前的管理現(xiàn)狀來看，規(guī)范化的制度需要從兩方面來確立：第一，要建立健全管理責任制度。在管理中，要將工作進行分級和分類，然后根據(jù)工作人員的現(xiàn)狀進行設(shè)置或者是部門的劃分，通過這樣的方式，使得工作人員有明確的管理范圍，從而可以實現(xiàn)責任的全面落實。第二，要詳細檔案的分級制度。在管理實踐中發(fā)現(xiàn)，檔案的重要性存在著差別，所以在實際工作中要對檔案進行分級處理，通過級別的統(tǒng)一，然后采取統(tǒng)一的管理方式，進而實現(xiàn)管理的標準化和規(guī)范化。

（二）打造統(tǒng)一的管理標準。打造統(tǒng)一的管理標準對于檔案管理的標準化和規(guī)范化而言具有重要的作用。要實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一，需要做好兩項工作：第一是對檔案管理的流程和步驟進行明確地劃分。在不同的管理階段和管理層次，檔案管理會存在差異，所以對檔案管理的過程進行步驟劃分，更有利于在各個過程中實現(xiàn)標準化和規(guī)范化。第二是在檔案管理的過程中，要確定統(tǒng)一的管理目標。在管理目標確定的情況下，管理的標準更容易明確。簡而言之，要實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一，需要強化管理目標。

（三）培養(yǎng)和建設(shè)具有標準化和專業(yè)性的管理隊伍。要實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，專業(yè)的管理隊伍打造不可缺少。而專業(yè)化的檔案管理隊伍打造需要進行兩個方面的培養(yǎng)。第一是進行檔案管理理論的培養(yǎng)，使管理人員對檔案管理的重要意義和價值有更加深刻的認識，從而在工作中能夠重視檔案管理，認真對待管理工作。第二是對管理人員進行實際管理的培訓(xùn)，包括對檔案資料的分級、分類、存儲以及具體的實施方法等。通過專業(yè)化的操作，可以盡可能地避免操作失誤帶來的分類分級錯誤或者是檔案資料損毀問題?？傊脤I(yè)化隊伍實施檔案管理，其標準性和規(guī)范性必然會得到提升，管理的效率和質(zhì)量也會得到提高。

三、結(jié)語

學校檔案管理是校園管理工作的一項重要內(nèi)容，通過提高檔案管理的效率和質(zhì)量，可以使得檔案資料的價值得到更大的發(fā)揮，而檔案價值發(fā)揮可以幫助學校進行更為合理的發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)。所以說，深入地分析校園檔案管理工作存在的問題，然后進行標準化和規(guī)范化的策略研究，可以實現(xiàn)校園建設(shè)的科學化。

【參考文獻】

[1]張麗娟.探究檔案管理工作的規(guī)范化和標準化[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2015（A5）：215-216.

篇6

一、管理基建檔案的重要性

在很大程度上，檔案信息都可以記載真實的工程發(fā)展狀態(tài)。作為歷史性的記載資料，電力基建檔案應(yīng)當體現(xiàn)出自身的重要價值。電力基建涉及到多類型的電力建筑物，在基建進程的各環(huán)節(jié)中都需要配備齊全的手續(xù)，例如產(chǎn)權(quán)證、工程設(shè)計規(guī)劃、審批圖紙以及相關(guān)文件?；n案可以反映出真實的基建項目質(zhì)量，在檔案中收錄了各項文件以及圖紙。依照電力基建的檔案，相關(guān)人員就可以查證項目開工和竣工對應(yīng)的時間，在這種基礎(chǔ)上也可以明確基建項目的總體面積、建筑物總面積、預(yù)期的年限等。由此可知，妥善保管電力基建相關(guān)的項目檔案，利于后期查看檔案，同時也提供了后期工程開發(fā)以及維護的參考資料。

從基建工程來看，檔案形成于各階段的基建過程中，這種過程包含了各步驟的電力建設(shè)。實質(zhì)上，電力檔案包含了聲像、圖紙以及相關(guān)的文字。相比于其他類型的項目，電力領(lǐng)域的基建工程通常都會耗費較長時間，參與方也較多。例如：與基建相關(guān)的部門就包含了建設(shè)單位、工程勘察單位、設(shè)計及施工單位、項目監(jiān)理單位。通常情況下，電力基建都會消耗3年至5年才能夠建成。作為檔案材料，電力檔案可以用來記載全程性的建設(shè)信息和數(shù)據(jù)。

相關(guān)人員如果能夠妥善保留項目檔案，那么也更加便于后期開發(fā)新的電力設(shè)施。在后期階段中，電力設(shè)施還會繼續(xù)增值。一般來看，電力基建只是作為基礎(chǔ)工程，后期還會繼續(xù)拓展總的建設(shè)規(guī)模。如果能夠參照原始圖紙來決定后期擴建的具體內(nèi)容，那么將會節(jié)省更多成本，同時也節(jié)省了珍貴的電力建設(shè)資源。

二、具體完善思路

如果要有序管理基建檔案，那么根本點就是健全配套性的檔案保存和管理機制。檔案部門只有設(shè)置了更完善的配套機制，才可以妥善應(yīng)對電力基建檔案在具體管理中的各種問題。應(yīng)當明確的是：檔案管理并非單一性的歸檔操作，這種管理涉及多樣的復(fù)雜環(huán)節(jié)，同時也包含了各環(huán)節(jié)中的技術(shù)操作。電力基建保存下來的檔案通常較多，因此需要擬定體系化的成套規(guī)定，只有這樣才可以在根本上提高基建檔案的整體質(zhì)量。截至目前，相關(guān)部門已經(jīng)擬定了管理檔案所需的配套規(guī)范，檔案管理人員有必要從嚴遵循這些規(guī)程。詳細而言，完善電力基建中的檔案管理應(yīng)當考慮如下要點：

（一）提高整體的管理水準

最近幾年，電力體系正在深化改革，與之相應(yīng)的檔案管理也不斷深入。從管理的角度看，電力基建工程中的檔案管理人員通常并不專業(yè)，因而也沒能掌握各流程的檔案管理要點。針對檔案收集、基建檔案的保存、組卷和整理等，相關(guān)人員通常也很難予以掌握。要克服這種困難，電力企業(yè)就有必要強化針對性的管理培訓(xùn)，為檔案人員提供日常的培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中，檔案人員就能夠熟識現(xiàn)存的法規(guī)，掌握日常管理所需的技術(shù)。這樣做，可以從根本上提升整體的檔案管理水準。

（二）引入新式的管理技術(shù)

推行科學化的基建檔案管理，電力企業(yè)應(yīng)當引入檔案管理的新式技術(shù)。這種基礎(chǔ)上，不斷更新現(xiàn)有的管理方式。信息化形勢下，電力檔案也不再停留于單一的紙質(zhì)檔案，而是逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。例如：在檔案管理時，可以借助計算機來加快整體的檢索速度。同時，企業(yè)也可以選擇針對性更強的檔案選編方式。在檔案管理這個領(lǐng)域中引入先進手段，這樣做符合了新時期的技術(shù)進步趨勢。

（三）落實配套的標準

檔案管理的全程都需要加以規(guī)范約束，電力基建相關(guān)部門需要擬定嚴格的規(guī)定，以此來約束日常的檔案管理。依照工程進展的階段性狀態(tài)，企業(yè)可以設(shè)置相應(yīng)的流程規(guī)定。只有健全了配套的檔案管理規(guī)程，才能夠形成有序的約束，切實確保檔案管理活動的正常展開。

三、結(jié)論

相比于其他行業(yè)，電力行業(yè)具備獨特性，因此尤其有必要重視電力基建。針對基建工程，應(yīng)當妥善保留相應(yīng)的檔案信息，這樣做才可以為后期驗收以及擴展性的建設(shè)提供參照。基建檔案包含了較多層次的內(nèi)容，檔案管理也應(yīng)當依照特定步驟和程序。嚴格依照程序，做好各步驟的檔案存放以及日常管理。重視基建檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)當不斷摸索檔案管理的經(jīng)驗，服務(wù)于電力基建項目總體質(zhì)量的提升。

參考文獻

[1]王芳.規(guī)范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（23）：102+106.

篇7

作為醫(yī)院為職工和患者服務(wù)的一個重要部門，單位的檔案管理工作，要以簡便快捷的方式，從多層面、全方位、多層次地記述單位相關(guān)人事和醫(yī)院進步革新以及發(fā)展的新動向、新內(nèi)容，作為檔案管理的相關(guān)人員，要緊跟時展變化的步伐，用全新的思想觀念和全新的科技開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。隨著時代的發(fā)展，行業(yè)內(nèi)部的檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和硬件建設(shè)得到了極大的改善，通過人員培訓(xùn)和硬件和軟件條件的升級，進一步加強了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息資源建設(shè)；行業(yè)檔案部門對部門檔案信息的全面升級使其服務(wù)功能不論是傳統(tǒng)的服務(wù)還是新拓展的服務(wù)領(lǐng)域得到不斷地加深和拓寬。當然，高科技技術(shù)對醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平提出了更高的要求，醫(yī)院檔案管理工作人員必須從認識自身的實際出發(fā)，不斷進取，從思想上、業(yè)務(wù)上不斷提高水平和開拓創(chuàng)新的能力。

1創(chuàng)新策略之前提――思想觀念創(chuàng)新

對任何工作來說，思想觀念是干好工作的前提，只有從思想上重視起來，才能將工作視作生命的動力。思想創(chuàng)新不能只是一句空話，眾所周知，創(chuàng)新思想是行動的先導(dǎo)，它直接影響了實際工作創(chuàng)新及工作效果，但是如何創(chuàng)新思想是一個值得所有檔案管理工作人員重視的問題，思想創(chuàng)新需要解決以下三個方面的問題。一、對工作重要性的認識，自己所從事的工作是單位繁榮發(fā)展的一個基石，任何一個部門對單位的發(fā)展都是舉足輕重的，做好自己的本職工作是自己的責任和義務(wù)，一個單位要發(fā)展，肯定離不開檔案管理工作，從這個意義上來說，就像一臺機器的一個螺絲釘，機器的有效運轉(zhuǎn)，離開哪一個部件都不行。二、認識本職工作的重要性是思想創(chuàng)新的前提，接下來就是如何做好自己的思想創(chuàng)新，我們知道，創(chuàng)新不是憑空想象的，需要一定的基礎(chǔ)，更確切地說法是需要扎實的專業(yè)基礎(chǔ)，只有對自己所從事的職業(yè)的特點和特征進行深刻的認識，同時豐富自己的相關(guān)專業(yè)知識，才能認識到職業(yè)的需要所在，才能對職業(yè)的原理、發(fā)展前景、存在的問題、解決的方法等等有較為深刻的認識，才能做到創(chuàng)新的有的放矢，才能花較少的時間較好地解決較大的問題，這就需要自己經(jīng)常鉆研相關(guān)的專業(yè)知識，就拿檔案管理專業(yè)來說，現(xiàn)代計算機技術(shù)的革新對檔案管理數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生的登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用等工作需要計算機的相關(guān)技能，需要熟練掌握計算機數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，對機構(gòu)內(nèi)、外部的收發(fā)文、呈批件、簽報、文件管理、檔案管理、合同管理、事務(wù)通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，實現(xiàn)無紙化辦公，需要檔案管理人員熟練掌握word、Excel等辦公軟件的操作技能。從一定意義上說，只有在掌握相關(guān)知識的基礎(chǔ)上，才能進行管理工作的創(chuàng)新，這是檔案管理者必須認識的問題。三、思想的創(chuàng)新必須立足于本專業(yè)，但是創(chuàng)新的源泉往往存在于專業(yè)之外。隨著知識細分和新專業(yè)的出現(xiàn)，許多專業(yè)的發(fā)展出現(xiàn)了相互借鑒和移植的現(xiàn)象，所以說，思想的創(chuàng)新必須借助于管理者廣博的知識和深厚的科學技術(shù)底蘊，統(tǒng)計學、測量學、教育學、心理學等學科的知識是必不可少的，必要時候還要有哲學以及經(jīng)濟學方面的知識，以擴大和拓展檔案管理者的知識視野，作好創(chuàng)新的基礎(chǔ)工作和為創(chuàng)新儲備必要的技術(shù)支撐。

2創(chuàng)新策略之內(nèi)容――管理模式的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理模式是有效的，是經(jīng)過了時間檢驗的，也是實際管理工作中行之有效的方式。但隨著時代的發(fā)展，各種新問題和新情況的不斷出現(xiàn)，檔案管理工作需要緊跟時展的步伐，結(jié)合檔案管理工作的實際，不斷創(chuàng)新管理模式。以醫(yī)院檔案管理工作為例，我們可以從以下幾個方面來進行革新和創(chuàng)新，以期提高檔案管理工作的效率。一、檔案的收集和歸檔，我們可以從工作手段上改進立卷制度，創(chuàng)立一些行之有效的手段盡量簡化檔案部門傳統(tǒng)方式下長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，便于有條理的推進檔案管理工作。二、熟練掌握計算機數(shù)據(jù)庫的技能，滿足檔案管理資源的收集和存儲，充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量，滿足不同使用者的使用檔案資料的便捷性和豐富性以及實用性。同時必須在充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務(wù)。三、隨著現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理的方式必須與時俱進地創(chuàng)新，最為突出的特點是檔案實體和檔案信息分離，也就要求檔案管理人員學習計算機技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新知識，緊跟時代的步伐，健全檔案的電子管理。同時，對檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離，實現(xiàn)簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位，以便于保管、保護和統(tǒng)計；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙ο?，脫離實體便于做深層次加工、貯存，實現(xiàn)計算機檢索和在網(wǎng)上傳輸。

3創(chuàng)新策略之關(guān)鍵――管理人員的創(chuàng)新

“以人為本”是做好工作的核心，檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。主要從以下三個方面進行對管理人員的培養(yǎng)。一、人文關(guān)懷。人文關(guān)懷就是鼓勵和關(guān)愛管理人員，要做到讓檔案工作者要熱愛事業(yè)，并積極思考有關(guān)專業(yè)和素養(yǎng)方面的問題，培養(yǎng)檔案管理者勇于提出改進工作的意見和設(shè)想，不斷進行大膽而可行檔案工作的探索和創(chuàng)新。二、培養(yǎng)檔案管理者專業(yè)進修的意識和實際行動。培養(yǎng)檔案工作者熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎(chǔ)上敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，學結(jié)一切創(chuàng)造性的先進做法和成果，用求實創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實踐，有效地開創(chuàng)性地開展工作。

篇8

一、會計檔案管理的現(xiàn)狀

經(jīng)濟領(lǐng)域出現(xiàn)各種改革，改革的工作相當復(fù)雜，只有做好改革工作中的每一步，才能為單位經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展提供動力。會計檔案是公司財務(wù)工作的重要組成部分，記錄和反映的是一個單位經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，其中具體充分的數(shù)據(jù)可以作為單位改革及相關(guān)工作開展的重要參考。但是其中涉及到許多專業(yè)的知識和能力，需要從業(yè)人員有極高的職業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，要能在工作中不斷去學習和探索，所以對從業(yè)人員的能力也是提出了更高的要求。當下的會計檔案工作雖然有了一定的發(fā)展和進步，但是因為是財務(wù)管理過程中的收尾工作，往往被忽視，成為當下會計管理工作發(fā)展非常明顯的弱點。會計檔案管理有著非常重要的意義，是因為會計檔案管理的質(zhì)量決定著整個財務(wù)管理工作的質(zhì)量，而財務(wù)管理工作是單位工作的核心，決定著整個單位發(fā)展的趨勢和質(zhì)量。研究分析會計管理工作中出現(xiàn)的問題，提出相應(yīng)的解決措施，成為行業(yè)發(fā)展的需要。會計檔案管理是各種經(jīng)濟活動的核算材料匯總，所以可以從中了解到許多業(yè)務(wù)的詳細情況，成為檢查單位企業(yè)是否遵守相關(guān)的財經(jīng)紀律的主要參考資料，對于國家相關(guān)檢查工作的開展也提供了一定的便捷性。而且當下國家許多的經(jīng)濟方面的規(guī)定和政策，也會將企業(yè)的會計檔案作為重要的數(shù)據(jù)來源，使得制定出的經(jīng)濟政策能夠適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展。

二、會計檔案管理的問題

會計檔案管理工作受到廣泛重視的時間較短，處于發(fā)展的初級階段，所以發(fā)展中仍然有許多亟待解決的問題。經(jīng)過筆者的調(diào)查和研究，發(fā)現(xiàn)問題主要有以下幾方面：

(一)會計檔案的整理不符合標準

會計檔案資料不僅包括相關(guān)的賬單憑條等紙質(zhì)專業(yè)資料，還應(yīng)該有該單位一年的經(jīng)濟活動中的數(shù)據(jù)備份，但是單位在進行單位資料收集時，往往會忽視掉電子資料方面，造成整個會計檔案中的數(shù)據(jù)就存在不完整性。在會計檔案儲存時，也因為省事而不重視相關(guān)的標記備注，使得后期想要查詢相關(guān)數(shù)據(jù)時，增加了不必要的難度。有關(guān)人員在數(shù)據(jù)調(diào)閱時的相關(guān)規(guī)定也不完善，很多時候因為熟人關(guān)系便可以進行調(diào)閱，造成單位經(jīng)濟數(shù)據(jù)的泄露，也為不法分子的違反犯罪提供途徑。

(二)管理人員的素質(zhì)仍有待提高

很多企業(yè)單位的會計檔案管理都被納入財務(wù)管理的小分支，沒有安排專業(yè)的人員進行管理，對會計檔案管理的重視程度不高。相關(guān)的管理人員也有許多沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的，對會計檔案管理的基礎(chǔ)知識了解不清，缺乏專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，導(dǎo)致整理出來的檔案不符合基本的標準和規(guī)定，安全性和完整性都達不到要求。雖然會計檔案管理屬于財務(wù)管理工作的組成部分，但是二者仍然有著很大區(qū)別，管理人員如果沒有扎實的專業(yè)素養(yǎng)作為支撐，很影響會計檔案的質(zhì)量。所以應(yīng)該引起負責人的重視，向著的方向更加專業(yè)發(fā)展了。

三、會計檔案管理的建議

基于會計檔案的眾多重要意義，相關(guān)的解決措施也至關(guān)重要。筆者經(jīng)過查詢相關(guān)的資料，分析研究具體的經(jīng)驗總結(jié)，得出以下幾點建議：

(一)人員素質(zhì)培養(yǎng)對負責會計檔案管理工作的人員要進行定期的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強相關(guān)人員對會計檔案管理工作的重視程度。也可以通過不斷改進培訓(xùn)的方式，改進教學的內(nèi)容和知識結(jié)構(gòu)來提高培訓(xùn)工作的質(zhì)量，使得管理人員擁有扎實的基礎(chǔ)知識支持和專業(yè)的實踐能力。

(二)專業(yè)方法落實

加強領(lǐng)導(dǎo)，堅持依法管理，要為相關(guān)工作的落實提供具體的配套措施，完善會計檔案管理中的規(guī)章制度。在具體的資料收集和銷毀步驟中，更要加強監(jiān)督和管理，保證收集數(shù)據(jù)的完整性，及銷毀數(shù)據(jù)的安全性，防止重要的經(jīng)濟數(shù)據(jù)外泄。在制定檔案時，要符合具體的操作措施的規(guī)定，比如文件的標注，以及文件安放的位置等。也要安排相關(guān)的人員進行定期的查詢，優(yōu)化每個細節(jié)步驟。

四、結(jié)束語

隨著國家的不斷發(fā)展和會計檔案管理工作的不斷推進，會計檔案對于單位經(jīng)濟、行業(yè)工作、國家發(fā)展等的重要意義成為社會共識。要想實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的雙贏，需要對會計檔案管理工作不斷研究、分析、完善和改進。文章也在人員素質(zhì)培養(yǎng)，會計檔案生成及管理的具體步驟等方面，提出了具體有力的措施作為參考，以往能進一步促進會計檔案管理的問題的解決，為經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展提供動力，推動國家的進一步發(fā)展，增強國家的綜合實力。

作者:劉偉 單位:衡水出入境檢驗檢疫局

參考文獻：

[1]張愛鳳.淺談深化會計檔案管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2013，16(6)：12-13.

[2]陳海英.淺談目前會計檔案管理中存在的問題及對策[J].中國科技博覽，2015(1)：308-308.

[3]蔡斯斯.淺談當前會計檔案管理中存在的問題及對策[J].大陸橋視野，2016(14).

篇9

一、試卷檔案管理存在的問題

目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問題。由于信息技術(shù)的發(fā)展，一部分試卷從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問題，高校對于紙質(zhì)試卷的管理是有經(jīng)驗的，但是在管理的過程中，還會出現(xiàn)紕漏。高校對于電子試卷的保管，還有一定的技術(shù)性問題。試卷檔案建立的目的是為了讓學校和老師充分利用，以便改善教學質(zhì)量和明確教學方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。

二、規(guī)范高校試卷檔案管理

1.試卷檔案管理制度應(yīng)該與時俱進

當今社會是信息化社會，因此學校要與時俱進，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續(xù)和縮短過程。過去我國的高校對于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個龐大的工程，涉及各個學院和各個系，過程十分繁瑣，浪費人力、物力和時間。所以，試卷檔案管理也要與時俱進，進行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時樹立科學的、先進的管理理念，有助于規(guī)范試卷檔案管理。

2.優(yōu)化試卷檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用功能

（1）教務(wù)系統(tǒng)信息的整合與利用

試卷管理是教務(wù)管理的職責之一。在教務(wù)管理中，有關(guān)試卷的內(nèi)容繁多，因此在查詢試卷有關(guān)信息的時候十分不易。但是在信息化時代，教務(wù)系統(tǒng)也要信息化，所以要整合教務(wù)系統(tǒng)中有關(guān)的試卷信息。根據(jù)試卷的年份、學院、班級、科目和老師進行整理。同時可以建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復(fù)記錄相同的信息，減少學校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。

（2）試卷檔案系統(tǒng)功能的設(shè)計與優(yōu)化

優(yōu)化試卷檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，可以降低重復(fù)錄入信息量，避免信息出現(xiàn)錯誤，而且數(shù)據(jù)庫的建立，可以節(jié)省查找數(shù)據(jù)的時間。科學合理地設(shè)計數(shù)據(jù)輸出路徑，設(shè)計查找條件，比如學院、科目、班級等。實現(xiàn)試卷檔案信息系統(tǒng)的升級和優(yōu)化，可以統(tǒng)一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致管理混亂的問題，方便抽查試卷信息。

3.簡化試卷歸檔程序

由于試卷的內(nèi)容十分多，所以根據(jù)不同的內(nèi)容進行歸檔也是十分復(fù)雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個學院及老師都有關(guān)系，因此在確定簡化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。

4.保證試卷檔案的真實性

試卷是檢驗學生學習成果和學校授課質(zhì)量的有效手段，所以試卷檔案管理就關(guān)系到學校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內(nèi)容必須是真實有效的。試卷需要及時回收，記錄試卷相關(guān)信息，并且保證在這一階段沒有人能更改有關(guān)信息。只有保證試卷檔案記錄的真實性，才能在調(diào)取檔案的時候輕易地找到。

5.簡化試卷檔案查詢程序

高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學質(zhì)量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調(diào)取查詢程序，減少不必要的手續(xù)。

三、高校試卷檔案管理的意義和重要性

高校試卷檔案管理是考核學校的管理能力的重要標準，也是學校的教學成果。試卷記錄的不僅僅是學生的成績，還有考核老師和學校之間的配合，這就間接地考核了學校各部門之間的配合能力和執(zhí)行能力。同時老師還可以根據(jù)試卷的測試結(jié)果，調(diào)整接下來的教學方向和重點，讓學生更容易接受老師所教的內(nèi)容。

高校建立科學合理的試卷檔案管理機制，可以提高學校的管理水平。高效節(jié)能的管理方法，可以極大地節(jié)省人力、物力和時間，同時可以保證試卷保存完整，簡化了查找試卷檔案的步驟和手續(xù)。只有認識到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發(fā)揮試卷檔案管理的作用。

參考文獻：

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1、城市規(guī)劃檔案信息化管理的必要性

城市在發(fā)展的進程中，需要進行合理的規(guī)劃，科學的布局和合理的規(guī)劃，能夠使得城市實現(xiàn)長遠可持續(xù)的發(fā)展。目前，我國現(xiàn)代城市化的進程在逐漸加快之中，這樣就使得城市建設(shè)的速度也相應(yīng)的加快，而在城市加快建設(shè)的同時，要想能夠使得城市規(guī)劃的更加合理，就需要合理的利用到檔案信息，檔案信息是城市進行科學規(guī)劃的主要參考依據(jù)。針對檔案實施有效的管理，就能夠?qū)崿F(xiàn)城市的合理和科學規(guī)劃。

現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化的程度逐漸提高，城市規(guī)劃檔案管理實現(xiàn)信息化也有其一定的必要性。有效的實現(xiàn)檔案的信息化，可以使得檔案信息更加的豐富，能夠有效的吸收到各種城市規(guī)劃的資料，從而對其進行匯總，這樣就能夠為數(shù)字檔案館的建設(shè)定點扎實的基礎(chǔ)，從而使得檔案管理事業(yè)可以進一步的發(fā)展。

2、城市規(guī)劃檔案的信息化管理內(nèi)容和步驟

2.1城市規(guī)劃檔案信息化管理的內(nèi)容

推進城市規(guī)劃檔案的信息化是檔案館的大勢所趨，借助于信息技術(shù)，能夠更加完善地改進管理手段和途徑。信息化建設(shè)的內(nèi)容如下所述：建立從輸入、存儲、管理和應(yīng)用于一體的電子計算機檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；使用目前日臻成熟的城市規(guī)劃檔案管理軟件，有序推進檔案管理的自動化和數(shù)字化；城市規(guī)劃檔案的各類信息資源需要經(jīng)由嚴密地職能和權(quán)限劃分，進而實現(xiàn)城市建設(shè)、規(guī)劃與管理系統(tǒng)內(nèi)的資源共享；系統(tǒng)需提供以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案信息化管理方式。

2.2城市規(guī)劃檔案信息化管理的步驟

①技術(shù)配置階段，本階段主要的任務(wù)就是緊密依照檔案館現(xiàn)有的信息硬件設(shè)施，根據(jù)建設(shè)的進展情況，配備電子計算機及其相關(guān)輔機器、專用電腦桌椅、光盤和服務(wù)器等。②管理必須實現(xiàn)正規(guī)化和標準化，若這個前提不能達到，則檔案的信息化建設(shè)也就遙遙無期。③整合信息的階段，本階段主要與當代通訊技術(shù)、信息技術(shù)相互結(jié)合，對數(shù)字化的信息開展處理和檢索，當出現(xiàn)安全問題時，及時組織技術(shù)員工進行專業(yè)的排查和維護，及時發(fā)現(xiàn)問題，實現(xiàn)查詢的權(quán)限、范圍的限制與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機結(jié)合等。

3、城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1培養(yǎng)檔案管理的信息化人才，提高人才的綜合素質(zhì)

要想使得城市規(guī)劃的檔案管理能夠有效的實現(xiàn)信息化，就需要引進相應(yīng)的信息化人才，對檔案管理實施有效的信息化操作。就我國目前的城市規(guī)劃檔案管理工作人員來說，加強其綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)的高素質(zhì)管理人才隊伍有其一定的必要性。檔案管理部門應(yīng)該加強對城市規(guī)劃檔案管理工作人員的培養(yǎng)力度，使得工作人員能夠具備一定的信息化技術(shù)，并且熟悉各個方面的檔案管理內(nèi)容和制度，引進具備管理學以及城市學等方面知識背景的信息化人才，加強管理隊伍的建設(shè)，從而使得檔案管理能夠有效的實現(xiàn)信息化。

而要想使得城市規(guī)劃檔案管理信息化得到有效的建設(shè)，還需要對管理人員的政治以及業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)進行有效的提升，另外，還要對其服務(wù)能力進行有效的培養(yǎng)，從而使得檔案管理的信息化人才隊伍逐漸壯大，以構(gòu)建高水平的城市規(guī)劃檔案管理信息化。

3.2加強資金投入，強化檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)

針對檔案管理要進行多項資金的投入，積極的融合市場資金以及社會輔助資金，利用充足的資金來將檔案管理的信息化程度進行提升。而針對檔案管理進行信息化建設(shè)的過程中，也需要合理的應(yīng)用到相應(yīng)的硬件設(shè)施，為了能夠使得檔案管理信息化水平得到提升，就需要對所采用的硬件設(shè)施進行完善和優(yōu)化處理，加強城市的網(wǎng)絡(luò)覆蓋率，針對網(wǎng)絡(luò)信息資源進行合理的保護，采用高質(zhì)量的硬件系統(tǒng)，針對硬件系統(tǒng)進行跟蹤維護，并且要定期對硬件設(shè)施進行保養(yǎng)，只有這樣才能夠有效的實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)。

3.3緊密依照城市規(guī)劃檔案的發(fā)展戰(zhàn)略，提高管理的專業(yè)信息化

城市規(guī)劃檔案管理工作的開展，必須要緊跟時展的步伐，并且能夠符合信息化發(fā)展的具體要求，將檔案管理的職能進行合理的轉(zhuǎn)換，加強檔案管理與信息化建設(shè)之前的聯(lián)系，實現(xiàn)兩者的協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。在信息化高速發(fā)展的進程中，不斷的將數(shù)字技術(shù)以及計算機技術(shù)應(yīng)用到城市規(guī)劃檔案管理中，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)對檔案信息的高度檢索，提升檔案信息的利用率。建構(gòu)區(qū)域性的檔案管理中心，針對檔案信息實現(xiàn)高效共享，使得檔案信息能夠有效的被利用者所利用。切實有效的針對檔案管理硬件和軟件進行開發(fā)，從而使得信息化管理的程度可以大大提高。

3.4構(gòu)建城市規(guī)劃檔案的信息化中心

城市規(guī)劃檔案館推進檔案信息化管理的終極目的就是提升自身的經(jīng)營管理水準，進而為城市規(guī)劃工作提供第一手翔實的、精準的資料，確保城市規(guī)劃工作的科學性與合理性。為此，城市規(guī)劃檔案館要努力成為本市規(guī)劃的數(shù)據(jù)、信息存儲的主力軍，這也逐步成為檔案部門的關(guān)鍵職責。

城市規(guī)劃檔案實現(xiàn)信息化的同時，也會出現(xiàn)由于檔案自身的安全性和保密性而凸顯的限制性問題，諸如此類的缺陷理應(yīng)獲得及時的彌補。檔案館的管理者需樹立保存好檔案的數(shù)據(jù)和具備管理技術(shù)同等重要的理念，在存儲城市規(guī)劃管理信息的同時，確保每一條數(shù)據(jù)信息的完整性和精確性，以保障信息化可以高效的實現(xiàn)。

4、結(jié)語

綜上所述，城市規(guī)劃檔案管理實現(xiàn)信息化是城市發(fā)展和建設(shè)的必然結(jié)果。要想使得城市規(guī)劃檔案管理能夠有效的實現(xiàn)信息化，就需要嚴格的遵守相應(yīng)的管理步驟，并且了解相應(yīng)的管理內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，積極的采取各項措施，來不斷的提升檔案管理的信息化水平，針對檔案管理模式進行適當?shù)母倪M，并積極的結(jié)合社會發(fā)展的需求，實現(xiàn)檔案資源的高效共享，以此來保障城市現(xiàn)代化的長遠發(fā)展。

參考文獻

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檔案管理基礎(chǔ)工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應(yīng)付了事。在一些企業(yè)里對檔案的認識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對企業(yè)是非常重要的，基礎(chǔ)工作做的不好導(dǎo)致檔案無法調(diào)取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。

1.2檔案的分類不合理

很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象，分類標準太過單一。有些檔案在分類時致使簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內(nèi)容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標注不全，使得檔案缺頁或者排序不當造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現(xiàn)各種問題。

1.3檔案的編號缺失或不準確

檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進行編號，使得許多新的內(nèi)容無法準確表達。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設(shè)計目錄，使得很多檔案無法被準確定義，丟失的部分無法確定，已經(jīng)存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。

1.4檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員

在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結(jié)構(gòu)是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應(yīng)用，無法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學習快，探索性強，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。

二、如何加強檔案管理基礎(chǔ)工作的有效性

檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規(guī)范性準確性及有效性都有積極的意義。為了實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對待檔案管理的基礎(chǔ)工作。切實的落實好每一步。

2.1提高工作人員對檔案管理基礎(chǔ)工作的認識

在現(xiàn)實的工作中企業(yè)要加強對檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的培訓(xùn)，讓檔案管理人員清晰的認識到這份工作的重要，在觀念上強化基礎(chǔ)工作不容馬虎。在實際操作中也要做到準確規(guī)范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴格認真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求，在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業(yè)的正規(guī)程度。

2.2加強檔案管理的標準，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化

檔案管理中重要的就是對檔案進行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統(tǒng)一的標準，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細致，關(guān)鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準確性和便捷性。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫，加速檔案檢索速度。一個完善系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運行的保障。當然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理手段建立一套全面的檔案管理標準才能規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。有了較高標準的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認真，有利于提高檔案管理的查準率。標準一旦設(shè)立就要嚴格執(zhí)行，否則就形同虛設(shè)。

2.3強化檔案管理信息系統(tǒng)

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設(shè)置檢索信息時要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

2.4加大檔案管理的安全性

檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎(chǔ)工作做好了才能保證檔案管理準確嚴密。

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一、強化檔案管理制度的意義

1.1，加強制度建設(shè)，嚴格依法治檔，做好學校檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。

1.2健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，統(tǒng)一檔案管理標準，制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實施檔案信息化、標準規(guī)范化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。

1.3加強檔案管理標準化，是推行檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準的基礎(chǔ)，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

二、當前學校檔案管理急需完善的相關(guān)制度

檔案管理制度，是學校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認真落實。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實就不容易，必須認真執(zhí)行才能出成果。

2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設(shè)備管理措施。

2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。

2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續(xù)。

2.5檔案人員崗位責任制，主要包括每個檔案人員的職責、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲措施。

三、檔案管理員與檔案管理的關(guān)系及素質(zhì)要求

3.1檔案管理對管理人員的要求。隨著學校的檔案業(yè)務(wù)不斷地更新和拓展，特別是信息時代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，同時還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識，以及計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

3.2檔案管理員素質(zhì)決定檔案管理的質(zhì)量。學校檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。

3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質(zhì)。檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備的素質(zhì)是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的。《檔案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。

3.4檔案管理人員必備的素質(zhì)要求。具有較高的政治素質(zhì) ，高尚的職業(yè)道德、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L；能堅持依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)；具有大膽的創(chuàng)新精神；能夠嚴守強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平；加強業(yè)務(wù)學習，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式及時更新檔案管理知識，掌握過硬的業(yè)務(wù)技能，具備多元化知識和技能。

四、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的差異

4.1傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時候常常找不到，傳統(tǒng)檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。

4.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過程中比傳統(tǒng)檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，其電子檔案文件即可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，比如360云盤，學校各部門的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤，方便學校各個部門之間、科室各個工作人員查閱使用，大大提高工作效率。

五、提高學校檔案管理的措施

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基建工程項目檔案是指建設(shè)項目在立項、審批、招投標、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項目前期文件、施工過程文件、項目竣工文件和項目竣工驗收等基本建設(shè)工程全過程形成的記錄和依據(jù)。

1 基建工程檔案的驗收的原則

（1）檔案驗收是項目工程檔案的最后關(guān)口，只有把好驗收關(guān)，才能最終確保工程項目檔案質(zhì)量?；üこ添椖繖n案的移交、驗收與評價是項目建設(shè)程序中的重要環(huán)節(jié)，是項目檔案管理與企業(yè)檔案管理存在的最大區(qū)別?；üこ添椖繖n案驗收是全面考核項目檔案完整、準確、系統(tǒng)、有效情況，檢驗項目檔案管理是否與項目建設(shè)同步的重要手段。按國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會2006年聯(lián)合的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》的規(guī)定，對工程建設(shè)竣工資料驗收和管理作出了明確的規(guī)定和要求。

（2）檔案驗收的重點在于內(nèi)在質(zhì)量，項目檔案的內(nèi)在質(zhì)量主要是指項目文件材料的形成及其收集的質(zhì)量，檔案核心價值的體現(xiàn)全依賴于項目檔案內(nèi)在質(zhì)量的優(yōu)劣。項目檔案的內(nèi)在質(zhì)量主要反映在歸檔的文件準確、齊全、系統(tǒng)和成套性；歸檔文件材料用紙質(zhì)量和規(guī)格符合要求；項目文件的書寫材料耐久有效、字跡清晰；竣工圖繪制準確，簽字手續(xù)完備，能真實反映項目竣工時的實際情況；案卷分類、組卷合理，卷內(nèi)文件材料排列有序，質(zhì)量符合檔案規(guī)定的質(zhì)量要求。

（3）檔案驗收工作是檔案管理的壓軸部分?；üこ添椖繖n案驗收作為檔案管理的最后一步，對檔案的真實性、可靠性等方面進行驗收，有助于對工程項目中的各種糾紛問題處理提供相應(yīng)的依據(jù)。

2 基建工程檔案驗收過程中存在的問題以及相應(yīng)的對策

基建工程檔案的驗收對于檔案內(nèi)容以及管理質(zhì)量的提升具有十分重要的意義。在進行基建工程檔案驗收的過程中，還存在一些問題。對于這些問題要采取相應(yīng)的措施進行解決，以提升檔案驗收工作的效率。

（1）在實際的工程建設(shè)中，“重建設(shè)、輕檔案”的思想在項目建設(shè)負責人和工程技術(shù)管理人員中普遍存在，影響了項目檔案資料的齊全完整、真實可靠。工程項目的主管部門與檔案管理部門之間溝通、銜接脫節(jié)，未能實現(xiàn)同步管理，因此在工程項目竣工驗收的過程中，往往會忽視檔案部門，導(dǎo)致檔案部門的資料收集不夠全面。

針對這個問題，首先完善檔案管理體制建設(shè)，推行全過程檔案管理機制。認清項目檔案對建設(shè)項目的重要作用，加強對建設(shè)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理體制。檔案管理部門應(yīng)將檔案管理工作關(guān)口前移，提前介入，工程開工前，檔案管理部門提前介入檔案管理工作，會同工程項目管理部門做好各參建單位的檔案交底，詳細說明工程項目檔案文件收集、整理、歸檔、移交要求。通過檔案交底增強相關(guān)人員的檔案意識，使其了解文件形成應(yīng)注意的事項、文件歸檔范圍、質(zhì)量要求和編制要求，配合檔案人員做好收集工作。此外，通過檔案交底，檔案人員與各參建單位建立良好的工作關(guān)系和溝通渠道，為工程建設(shè)過程中同步管理和監(jiān)督管理奠定基礎(chǔ)。另外在對參建單位進行檔案交底的同時與其簽訂工程檔案移交協(xié)議，明確參建單位的檔案工作要求，并定期組織承包商召開協(xié)調(diào)會議，解決檔案歸檔過程中存在的問題，制定檔案移交工作計劃，有序推進檔案歸檔工作，避免參建單位在工程竣工后移交不齊全、不及時。

（2）基建工程的檔案管理部門對于工程建設(shè)的參與度不夠。在當前的檔案驗收過程中，一個常見的問題就是檔案管理部門在工程建設(shè)中的參與度不夠，對于整個基建工程項目缺乏相應(yīng)的了解，沒有全局性眼光，導(dǎo)致在檔案的驗收時，效率不高。

針對這個問題，檔案管理部門應(yīng)在實際的工作中加強

項目工程建設(shè)中的參與度，檔案部門管理人員以及工作人員要積極地深入到工程建設(shè)的現(xiàn)場中，對工程建設(shè)過程中的檔案人員制度落實情況、已采取的措施、項目現(xiàn)場文件保管條件、項目文件收集進度及方式的落實情況、項目文件材料整理情況等進行檢查和有效控制，使工程檔案收集整理中常見的問題在檔案文件形成過程中得到有效規(guī)避或提前整改，從而提高移交檔案管理部門的檔案質(zhì)量水平。

（3）檔案管理部門偶爾參與到基建工程的驗收工作時不夠規(guī)范。當前有的基建工程檔案管理部門已經(jīng)意識到參與到基建工程中的重要性，因此加強了工程的參與度，但是在參與的過程中，由于檔案管理人員本身缺乏相應(yīng)的技術(shù)知識，因此在參與的過程中，也沒有起到良好的效果，沒有為檔案驗收工作帶來充分的信息。

針對這個問題，檔案管理部門參與到基建工程的驗收工作中時，首先，檔案管理人員要加強與各方的溝通和協(xié)調(diào)，保持各種檔案管理工作能夠順利開展。其次，在工程項目竣工驗收的過程中，相關(guān)部門、參建單位都要參與到檔案驗收工作中來，檢查工程各階段形成的文件是否真實、可靠、齊全、完整。對于檔案收集過程中存在的問題要進行及時的溝通和處理。最后，還要不斷加強專（兼）職檔案人員培訓(xùn)，近年來，在檔案管理中，隨著檔案的類型以及內(nèi)容逐漸變得復(fù)雜，如何做好新人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交接，保證檔案工作質(zhì)量不滑坡，成為擺在檔案人員面前的共同挑戰(zhàn)。為此，每年應(yīng)舉辦面向相關(guān)部門、各參建單位檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，針對檔案管理制度、歸檔范圍、分類標準、保管期限、檔案移交辦法等內(nèi)容進行詳細講解，確保檔案人員了解制度要求，嚴格按制度要求做好檔案工作。提升檔案人員隊伍的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，從人才基礎(chǔ)上保障工程檔案工作的工作質(zhì)量與效率。基建工程項目檔案管理，不僅需要專業(yè)化的檔案管理人才，也需要綜合性的人才。

3 結(jié)語

基建工程項目檔案管理對于工程建設(shè)而言具有十分重要的意義，是為工程管理提供各種依據(jù)的重要步驟?；üこ痰臋n案管理是貫穿于工程的所有過程的，從工程開始一直到工程竣工驗收，都要加強檔案管理。工程檔案的驗收是檔案管理的最后步驟，也是為工程提供正確信息的關(guān)鍵。在進行檔案驗收的過程中，對于存在的問題要加強處理，提高驗收的效率，保證檔案為企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)服務(wù)。

參考文獻

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