引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理數(shù)字化范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學計算、數(shù)據(jù)處理、實時控制，輔助設(shè)計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。總之，檔案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更為有效地為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為今后一個時期檔案發(fā)展的必然趨勢。
（二）數(shù)字化檔案
數(shù)字化檔案管理是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點主要有以下幾個方面。
1.數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在。數(shù)字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。離開了計算機及相應(yīng)的軟件，數(shù)字化檔案就無法生存、傳遞、識別。
2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。
3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復雜得多。
二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢及要求
（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢
檔案數(shù)字化的實質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)，其優(yōu)勢包括以下幾個方面：
1.擴大經(jīng)濟效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。
2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。
總之，檔案數(shù)字化是大勢所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務(wù)。
（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求
檔案數(shù)字化所要實現(xiàn)的就是為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，其主要目標：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲問題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺，使有效意義的動態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價值。其主要要求是：
1.科學性。檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具有科學性。從實際出發(fā)，通過對檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優(yōu)先對具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數(shù)字化。
2.系統(tǒng)性。在進行檔案信息資源數(shù)字化時，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應(yīng)保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機聯(lián)系。
三、推進檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對策
數(shù)字化檔案管理在具體設(shè)施過程中，必須依托高新技術(shù)的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的，它的顯著特點是完全依賴現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。
（一）予以科學規(guī)劃
檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，必須立足于長遠的科學規(guī)劃，為此要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長時間實行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。
（二）進行成本核算
目前，將傳統(tǒng)的載體進行數(shù)字化費用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數(shù)字文件進行管理和維護，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績效。如果不加強核算，則有可能導致數(shù)字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。
（三）建立雙套制管理機制
由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎(chǔ)相對薄弱，數(shù)字化過程中有很多問題待解決，因此在相當長的一段時間內(nèi)企業(yè)的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。
篇2
一、“數(shù)字化”是檔案管理工作的必由之路。
檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求。檔案信息數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。辦公自動化要求檔案管理數(shù)字化，信息化建設(shè)始終保持以應(yīng)用為導向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極吸引新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。此外，檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性， 社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
二、“數(shù)字化”檔案管理的主要障礙。
（一）電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。
（二）辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據(jù)了解，目前很多單位都采用了以電子計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級主管部門設(shè)計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標準化、規(guī)范化、實現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。
（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
（四）數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費。
三、“數(shù)字化”檔案管理采取的措施。
（一）加強對檔案工作者的培養(yǎng)與培訓。一是徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動和運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發(fā)利用。二是加強檔案工作者對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓，學習與檔案信息化相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。三是強化檔案工作者訓練，加強培訓，對檔案工作者分層次進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。
（二）正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設(shè)備進行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了儲存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應(yīng)的紙質(zhì)檔案。
（三）加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進設(shè)備；積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入工作計劃，列入考核范圍；各級領(lǐng)導，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導，每年要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現(xiàn)況，提出要求、下達任務(wù)，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題；領(lǐng)導要重視和加強本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，以先進帶動后進，發(fā)揮優(yōu)勢，彌補檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長補短，共同提高；宏觀上要有總體的指導思路，實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動作上實現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。
參考文獻：
[1] 葛紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考[J].檔案學通訊，2011（1）.
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二、檔案數(shù)字化管理的特點
過去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統(tǒng)檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：
（一）提供拷貝
在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。
四、檔案數(shù)字化管理的重要作用
檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進行數(shù)字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時進行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進行統(tǒng)計和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統(tǒng)計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節(jié)省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統(tǒng)化。所以，在社會快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數(shù)字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數(shù)字化的管理過程當中，對相關(guān)的信息進行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關(guān)的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒，而數(shù)字化管理則不用擔心這些問題。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統(tǒng)計這個環(huán)節(jié)當中，主要依靠高科技產(chǎn)品進行自動化的統(tǒng)計，可以節(jié)約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統(tǒng)比較復雜，在相關(guān)的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當?shù)牟僮鳎@樣才能保證信息的安全。
五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理
在檔案數(shù)字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個很復雜的產(chǎn)物，如果操作不當就會對學校或者學生造成很大的損失，所以在進行數(shù)字化的信息管理的時候，要嚴格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強高校檔案的內(nèi)部管理，對學校內(nèi)部工作人員進行定期的培訓，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進行數(shù)字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統(tǒng)進行升級管理，請專業(yè)的維修人員進行專業(yè)的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進行。
（二）規(guī)范操作，減少損失
以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強防范意識。
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一、檔案管理現(xiàn)象
檔案是國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄， 它承載著人類活動的大量信息， 具有記載、延續(xù)人類文化的功能。作為檔案管理與利用對象的檔案資源是經(jīng)過特定歷史時期的逐漸積累而形成的具有原始記錄性和憑證性 近年來，隨著《檔案法》 及其相關(guān)法規(guī)的頒布、實施，檔案工作的透明度大為提高，國家檔案事業(yè)得到全面發(fā)展，在國民經(jīng)濟和社會信息化的社會潮流面前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式為滿足 而是要求在更大范圍內(nèi)、 更高程度上實現(xiàn)檔案資源的社會共享。
二、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的發(fā)展
技術(shù)的大變革，帶來了新的產(chǎn)品、新的產(chǎn)業(yè)和新的市場，同時也帶來了市場份額的重新分配。“云計算”這個概念也進入人們的生活中。云計算是隨著處理器技術(shù)、 虛擬化技。Internet和電子商務(wù)的應(yīng)用，正打破歷史和地緣造成的差異，為每個民族和個人創(chuàng)造了走向新生活的無窮的、平等的機會。在Internet日益大眾化普及化、一批網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營型的公司（如亞馬遜網(wǎng)上書店、Dell電腦公司）涌現(xiàn)并成功運作的背景下，鑒于Internet交易成本低、覆蓋面廣，將從根本上改變客戶對方便、速度、價格和服務(wù)的期望，傳統(tǒng)經(jīng)營向網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營轉(zhuǎn)變是必然趨勢。
三、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢
網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化計劃具備獨到的優(yōu)勢，服務(wù)便利化和快捷化是其顯著特點。面對各個單位或者整個一個單位系統(tǒng)的檔案，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理在人力、服務(wù)水平上面都有很大的進步，且能提高辦事效率。數(shù)字時代信息資源共享都是以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為業(yè)務(wù)平臺進行運作的， 因而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中信息資源的整合與共享，往往需要一個能集合并能整合多類多來源信息資源，提供多來源信息高效檢索利用的網(wǎng)絡(luò)公共信息服務(wù)（共享）平臺信息服務(wù)（共享）平臺是信息集成 共享和交互的承載物，通過平臺，可以集成分散的信息資源，并為信息消費者定位 交換和獲取信息，從而為用戶提供集成、 便利的信息服務(wù)環(huán)境， 目前在很多國家和社會領(lǐng)域的信息共享工程建設(shè)中，都在致力于建設(shè)各色的公共信息服務(wù)（共享）平臺。通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)，對于數(shù)字化檔案管理能有效提高辦事效率、工作效率和使工作便捷化這三個方面，相關(guān)從業(yè)人員四分之三以上的被調(diào)查人員持肯定意見，只有不到十分之一的人認為在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于這部分調(diào)查人當中有一些屬于年齡相對較大，對于計算機技術(shù)掌握相對較少的人群，而數(shù)十年的工作經(jīng)驗使得他們對于自己整理的相關(guān)檔案的查閱有相對比較高的記憶，所以他們認為通過網(wǎng)絡(luò)化管理需要有一定的計算機操作能力，而相比較學習計算機，他們認為過去的檔案管理方式更能適應(yīng)。
四、網(wǎng)咯數(shù)字化技術(shù)的不足
萬事萬物都具有兩面性，雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)具有無可厚非的優(yōu)勢，同時，它也存在一定的不足，運用不當也會造成一些負面影響。網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用水平相對較低，目前大多數(shù)單位所使用的網(wǎng)絡(luò)管理平臺都屬于比較成熟的管理平臺，但是對于大多數(shù)單位而言，其應(yīng)用的范疇卻很少，甚至很多單位僅僅使用了最簡單的功能，這種做法造成了資源的浪費。若要實現(xiàn)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中制定的“依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國檔案工作信息網(wǎng)”的目標，應(yīng)在檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)發(fā)展階段推進數(shù)據(jù)標準化進程，提高數(shù)據(jù)的標準化程度，為檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。尤其令人擔憂的是，這種非標準化的數(shù)字檔案還在與日俱增，如若允許這種現(xiàn)象持續(xù)發(fā)展下去，檔案信息資源共享恐怕只是一種奢望，其嚴重后果最終或?qū)е聶n案信息化建設(shè)舉步艱難。在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中就存在網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入和資料的泄露，對于單位安全存在一定的隱患，這也是很多單位在檔案管理方面沒有實施網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理的重要因素。
五、如何完善數(shù)字化檔案管理
前面就一些基本問題做了分析和陳述，而關(guān)于如何更好地利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)，完善數(shù)字化檔案管理則是重點。
1、NAS設(shè)備近兩年開始流行，可靠穩(wěn)定的性能，特別優(yōu)化的文件管理系統(tǒng)和低廉的價格使NAS市場得到了一定的增長。NAS作為一個網(wǎng)絡(luò)附加存儲設(shè)備，采用了信息技術(shù)中的流行技術(shù)-嵌入式技術(shù)。嵌入式技術(shù)的采用，使得NAS具有無人值守，高度職能，性能穩(wěn)定，功能專一的特點。
2、通過元數(shù)據(jù)存儲檔案信息， 提高檔案信息資源的可靠性。 檔案是人類歷史的記錄， 檔案的原始憑證性是檔案區(qū)別于圖書、 情報的重要屬性。檔案信息資源共享平臺不僅需要提供檔案信息， 并且要保證檔案信息的永久保存， 使檔案信息共享平臺成為檔案信息資源的重要備份。隨著對數(shù)字保存實踐活動的開展， 人們認識到要實現(xiàn)對數(shù)字信息的保存， 就要記錄很多關(guān)于資源本身、 資源硬件和軟件環(huán)境等的信息， 對于滿足長期保存需要的元數(shù)據(jù)研究開始提上日程。為確保信息長期使用的元數(shù)據(jù)元素又稱為 “保存元數(shù)據(jù)” 。通過保存元數(shù)據(jù)， 檔案保管人員能夠得到足夠的信息從而在長期保存數(shù)據(jù)流方面采取恰當?shù)男袆樱?并保證被保存對象在技術(shù)不斷更新的情況下被重復檢索使用。
3、在網(wǎng)絡(luò)化不斷提升的過程中，應(yīng)該對檔案的分類進行更細劃分，尤其在絕密程度上，應(yīng)該增加級別，并設(shè)置訪問權(quán)限，有利于單位安全管理。在網(wǎng)絡(luò)化管理方面，筆者認為各個單位應(yīng)該努力提高管理水平，在人員培訓方面，應(yīng)該積極的與外界相關(guān)技術(shù)單位進行交流和學習，盡快提高從業(yè)人員的實際操作水平。
參考文獻：
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（2）真實性
對于房地產(chǎn)檔案來說，檔案信息的真實性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中也應(yīng)該加以遵循，及時糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強。
（3）便捷性
通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所實現(xiàn)的數(shù)字化檔案管理取代了傳統(tǒng)手工保存和管理檔案的模式，這其中一個很大因素就是因為數(shù)字化技術(shù)為房地產(chǎn)檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發(fā)利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時間和空間的限制進行相關(guān)信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時進行檔案信息的查詢?yōu)g覽，并且不會相互干擾。
（4）可讀性
數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的運用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲、轉(zhuǎn)換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識別和理解，同時保證檔案信息的完整性和真實性，進而保證了檔案的實際價值。
二、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化的應(yīng)用策略
1.加強創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才的培養(yǎng)
首先進行檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)的調(diào)整，培養(yǎng)一支具有先進檔案管理意識和理念的高水平專業(yè)的創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才隊伍，以便對各種專業(yè)設(shè)施的維護、維修和升級，促進專業(yè)設(shè)備的順利安全運行。同時通過相關(guān)數(shù)字化技術(shù)知識的培訓，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數(shù)字化檔案管理過程中的相關(guān)知識。技能和流程，進而提升管理人員的業(yè)務(wù)能力，促進數(shù)字化技術(shù)的運用和建設(shè)。
2.加強檔案資源的規(guī)范以及標準體系的建立
只要保證了規(guī)范和完整的房地產(chǎn)檔案信息，那么數(shù)字化技術(shù)的運用才能得到更好的利用，進而實現(xiàn)數(shù)字化管理的真正價值和意義。同時還要統(tǒng)一房地產(chǎn)檔案管理的標準和規(guī)范，進而充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的價值，否則一些不標準和規(guī)范的檔案管理將會對房地產(chǎn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的阻礙。
3.建立健全的數(shù)據(jù)系統(tǒng)
檔案數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統(tǒng)的資料功能齊全，進而才能為管理人員提供更快捷的管理服務(wù)。首先系統(tǒng)的開發(fā)人員將各種房地產(chǎn)檔案導入到數(shù)據(jù)庫中，同時也重新錄入原有的檔案資源，并根據(jù)實際檔案變動和增加及時更新和擴展數(shù)據(jù)庫信息，保證檔案的完整性、實效性和齊全性。而且在相關(guān)部門制定決策的時候，該數(shù)據(jù)系統(tǒng)也能為其提供一些真實、全面的有利依據(jù)，進而促進相關(guān)政府部門更好的提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。此外，還需要在該數(shù)據(jù)系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，也就是進行檔案的編目，以分層級的方式繼續(xù)擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數(shù)據(jù)化工作做好，存儲好重要的檔案資源，在將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化信息的同時也需要運用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形式加以存儲，因為在信號轉(zhuǎn)換的時候，檔案信息會因為各種因素的共同作用以及技術(shù)限制，可能會出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，所以要綜合運用這兩種檔案方式進行檔案管理。
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[中圖分類號]R197.3；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02
醫(yī)學檔案是醫(yī)院最關(guān)鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫(yī)學檔案信息的價值以及其在醫(yī)學研究等方面的應(yīng)用，得到了越來越多人的關(guān)注。對于新時期的醫(yī)學檔案管理工作，醫(yī)院必須要積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建醫(yī)學檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案的開發(fā)、利用與服務(wù)的信息化，這對促進醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展來說具有重要意義。
1 現(xiàn)代醫(yī)學檔案的特點分析
第一，數(shù)量和類型逐漸增多。現(xiàn)代人的生活條件和醫(yī)療條件得到了改善，致使醫(yī)學檔案不管是數(shù)量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫(yī)學檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對其工作效率產(chǎn)生了很大影響，工作內(nèi)容變得更加復雜，工作范圍也逐漸擴大。
第二，醫(yī)學檔案的來源和內(nèi)容越來越廣。隨著時代的發(fā)展，人們的健康理念也在逐漸加強，醫(yī)學服務(wù)體系的日益完善，使醫(yī)學檔案的來源方式也呈現(xiàn)出了更加多元化的局面，其內(nèi)容也更為豐富。醫(yī)學檔案自身的跨越性長、時間跨度大、綜合性較強，其與其他諸多專業(yè)學科之間有著較為緊密的聯(lián)系。
第三，載體形式日益多元化。醫(yī)學檔案管理從過去的紙質(zhì)管理發(fā)展到如今，即便是電子化信息化技術(shù)已經(jīng)得以較多的應(yīng)用，但因為醫(yī)學檔案自身存在的特殊性，紙質(zhì)檔案依舊在醫(yī)學檔案中占據(jù)了較多的比重。另外，以縮微醫(yī)學檔案、聲像醫(yī)學檔案等其他不同類型的醫(yī)學檔案也越來越多，醫(yī)學檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。
第四，社會需求逐漸增多。在現(xiàn)代社會中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代人的信息需求量也越來越大。對醫(yī)學檔案信息來說，其與現(xiàn)代人的實際生活聯(lián)系緊密，社會需求量也持續(xù)增多。另外，生活水平的提升與生活節(jié)奏的加快讓社會對醫(yī)學檔案的需求也越來越高。醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)中的各項工作幾乎都在很大程度上涉及醫(yī)學檔案，其種類多、強度大、需求廣，需要進一步促進醫(yī)學檔案管理工作的變革。
2 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學檔案管理中應(yīng)用的必要性
2.1 順應(yīng)時代的需要
過去的醫(yī)學檔案管理往往是手工作業(yè)的方式，以紙質(zhì)檔案為主要載體。近年來，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，醫(yī)學檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發(fā)展。即便是計算機在醫(yī)學檔案管理中已經(jīng)有了非常普遍的應(yīng)用，但其具體功能依舊集中于存儲目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實現(xiàn)用戶自行使用計算機對檔案信息進行檢索或者提供其他相關(guān)服務(wù)的能力。所以為了順應(yīng)時展的要求，醫(yī)學檔案管理工作也要堅持與時俱進，大力推進數(shù)字化建設(shè)。
2.2 提高工作的質(zhì)量
把醫(yī)學檔案從過去紙質(zhì)的管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的數(shù)字化管理模式，可以在很大程度上促進醫(yī)學檔案管理工作質(zhì)量的提升。過去的醫(yī)學檔案管理一般是在檔案管理人員根據(jù)相應(yīng)的管理規(guī)范所進行的，這樣的管理模式可能會由于工作人員自身業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)能力的差異，而造成醫(yī)學檔案管理工作的效率和質(zhì)量存在差異。而借助于數(shù)字化技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代的信息管理模式，其最主要的工作內(nèi)容可以說是計算機代勞，計算機根據(jù)已經(jīng)編制好的程序完成相關(guān)工作，能有效避免人工作業(yè)時可能出現(xiàn)的失誤。
2.3 提高檔案利用率
應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展醫(yī)學檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優(yōu)勢在于促進醫(yī)學檔案管理工作效率的提升，進一步完善醫(yī)學檔案信息管理系統(tǒng)，提升醫(yī)學檔案的利用率。選擇現(xiàn)代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對一部分保密文件也能夠借助設(shè)置密碼的辦法來設(shè)置權(quán)限，進一步簡化了授權(quán)與查找的流程，最終實現(xiàn)醫(yī)學檔案信息Y源的共享。
3 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學檔案管理中的應(yīng)用
3.1 融傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化于一體
數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學檔案管理工作中，可以說是傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新與改革，過去的醫(yī)學檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學檔案管理的前提和基礎(chǔ)。數(shù)字化醫(yī)學檔案管理能夠極大地促進檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數(shù)字化管理模式和過去人工管理模式既有區(qū)別，也有聯(lián)系，隨著檔案管理工作的改革，醫(yī)院要意識到數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理手段的融合是醫(yī)學檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢，把互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和各種高效的數(shù)字化技術(shù)有機結(jié)合起來，讓醫(yī)學檔案管理能夠煥發(fā)出新的活力，在醫(yī)院管理系統(tǒng)甚至于其他相關(guān)領(lǐng)域中發(fā)揮作用，最終實現(xiàn)醫(yī)學檔案管理工作的重組建設(shè)。
3.2 加強硬件設(shè)施的投入
數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設(shè)施作為工作開展的前提與基礎(chǔ)，醫(yī)院方面要加強對硬件設(shè)施的資金投入，確保硬件設(shè)施的建設(shè)和完善具備一定的科學性與預(yù)見性，在醫(yī)院發(fā)展的過程中要“一步一個腳印”的構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，為數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學檔案管理工作中的應(yīng)用提供更大的發(fā)展空間。同時，還應(yīng)對醫(yī)學檔案信息材料予以有效保存，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護性和先進性。在現(xiàn)代醫(yī)院中已經(jīng)建立了局域網(wǎng)，可在某一范圍內(nèi)實現(xiàn)信息共享，在這種形勢下，數(shù)字化技術(shù)必然能夠在醫(yī)學檔案管理中得以更加全面的應(yīng)用。
3.3 整合醫(yī)學檔案數(shù)字化的原始資源
數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學檔案管理中的有效應(yīng)用的基本前提是數(shù)字化資源，缺乏資源的醫(yī)學檔案信息化建設(shè)管理工作就如同無根之水，不能真正發(fā)揮出有效的作用。醫(yī)學檔案數(shù)字化管理工作必須要從兩個方面出發(fā)：一是對醫(yī)院醫(yī)學檔案資源的數(shù)字化管理，二是對社會化資源的開發(fā)管理。醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)學檔案資源的信息化建設(shè)，是按照醫(yī)療機構(gòu)的實際情況和發(fā)展方向所構(gòu)建的全面數(shù)據(jù)資料庫，并提供醫(yī)學檔案的檢索查詢功能，另外，對相應(yīng)的病例和學術(shù)論文進行信息化處理。在這樣的前提下，才能對所掌控的檔案信息實施全面立體化的索引，進而提供更具有針對性的查閱與下載功能。社會化資源的開發(fā)管理，是對部分擁有較高學術(shù)價值的醫(yī)學檔案進行收集整理，盡可能地對醫(yī)療信息予以過濾、整合，確保醫(yī)學檔案資源更加高效的應(yīng)用。
3.4 創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理的組織模式
現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展和社會主義建設(shè)的逐漸推進，醫(yī)療機構(gòu)、醫(yī)學檔案作為與現(xiàn)代人實際生活密切相關(guān)的一個重要因素也得到了發(fā)展，不管是從行政管理、學術(shù)研究亦或是確保普通百姓的合法權(quán)益等方面來說，醫(yī)學檔案管理工作都是至關(guān)重要的。要構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理的組織模式，建立一個和現(xiàn)代社會發(fā)展相符合的醫(yī)學檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布的角度進行創(chuàng)新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統(tǒng)等基礎(chǔ)系統(tǒng)實施創(chuàng)新；三是站在社會組織機構(gòu)的角度實施創(chuàng)新。唯有循序漸進的開拓發(fā)展，才能確保數(shù)字化技術(shù)更為有效地應(yīng)用于醫(yī)學檔案管理工作中。
3.5 加強檔案數(shù)字化的安全保障措施
近年來，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學檔案管理工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，但與此同時，醫(yī)院也必須要注重其安全防范。醫(yī)院信息技術(shù)工作人員和檔案管理人員必須要主動樹立安全防范意識，通過有針對性的信息安全技術(shù)確保數(shù)字化醫(yī)學檔案在開發(fā)利用過程中的安全性，對醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)給予充分的保護，如設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)加密或者設(shè)置登陸動態(tài)口令等方法有效避免醫(yī)學檔案信息資源的泄露。醫(yī)學檔案如果被泄露必然會引起非常嚴重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動學習數(shù)字化技術(shù)，掌握一定的安全防范技術(shù)措施，確保醫(yī)學檔案的高效利用。
4 結(jié) 語
隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學檔案管理工作中的應(yīng)用已成為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢。但數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，并非是短期內(nèi)能夠得以全面推廣的，它還需要一個發(fā)展與延伸的過程，醫(yī)院檔案管理人員必須要主動樹立信息化、數(shù)字化的管理理念，把數(shù)字化資源更加科學地應(yīng)用到各項工作中去。唯有逐漸推進醫(yī)學檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，才能真正提升醫(yī)學檔案管理工作的實效性，并開辟出一條具有自身特色的數(shù)字化醫(yī)學檔案管理之路。
主要參考文獻
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社保檔案涉及的信息量非常多，內(nèi)容甚是廣泛，不僅包含每位公民的基本信息，還包含著許多文書方面的信息，管理信息預(yù)測征管系統(tǒng)可以更好的完善每一項信息工作。當社保檔案管理系統(tǒng)健全之后，每位公民的姓名、年齡、參保時間、家庭住址以及工作狀況等基本信息都能夠在信息后臺被檢索，并且我們還可以很快的查詢到社保到期日期，及時的提醒我們按時投保，使我們的社保檔案管理更加方便，使每位公民的實際信息能夠更加妥善的保存。
（二）機構(gòu)內(nèi)控管理
實現(xiàn)數(shù)字化社保檔案管理系統(tǒng)體系，可以將經(jīng)辦機構(gòu)的信息有效的保存到檔案中，并且可以有效的記錄公民在機構(gòu)中社保的選擇情況，真實有效的記錄每筆業(yè)務(wù)的來源與去向，在對機構(gòu)賬務(wù)進行審計時，我們可以更快的查詢每筆業(yè)務(wù)的實際信息，數(shù)字化技術(shù)為實現(xiàn)健全的管理體系做出了巨大的貢獻，并且可以有效的提供技術(shù)性的保障，能夠最大化的實現(xiàn)內(nèi)控管理的效率和質(zhì)量。
（三）經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督
無論我們提出何種的社保檔案管理技術(shù)，都需要對其進行事后監(jiān)督，并且有必要為其設(shè)立經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門，數(shù)字化技術(shù)的研發(fā)沒有正式的運行到社保檔案管理工作中，所以該技術(shù)中存在的問題需要切實的發(fā)現(xiàn)。通過設(shè)立經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門，可以有效的預(yù)防數(shù)字化技術(shù)在社保管理工作中的問題，提前發(fā)現(xiàn)問題，進而由經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門完善問題，有效的保障社保管理工作的展開。
二、數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用策略
（一）建立健全的社保檔案管理制度
我國的社保檔案管理制度是根據(jù)各省級以及各市級規(guī)范而制定的，各省市的制定具有一定的差別性，沒有形成統(tǒng)一的制度。這在很大程度上限制了地區(qū)之間的交流，更在一定程度上限制了人才之間的交流。所以，我們需要根據(jù)我國社保實際狀況出發(fā)，由我國社保部門建立健全的社保檔案管理制度，讓全國的制度形成一個有機統(tǒng)一的整體，能夠依照一個標準予以執(zhí)行，使仁和地區(qū)的工作機構(gòu)在查閱公民社保狀況時的速度更加快速。
（二）引用信息技術(shù)管理方式
信息技術(shù)工作是當今社會的潮流，其可以更好、更快的幫助我們完成工作。我國的社保檔案管理數(shù)量在隨著社會的發(fā)展不斷加大，只有引用信息技術(shù)管理方式進行工作，未來才可以實現(xiàn)全國社保檔案管理的統(tǒng)一化。其能夠改變傳統(tǒng)手工操作記錄模式浪費時間、人力、物力成本的缺點，有效提升社保機構(gòu)的工作效率。同時，運用信息技術(shù)管理模式，能夠讓社保工作跟上時代的步伐，通過計算機技術(shù)為每位人民服務(wù)，促使社保檔案管理現(xiàn)代化。
（三）實現(xiàn)社保文檔的資源共享
將社保檔案管理信息化的首要條件就是建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，集中的為其設(shè)置一個電子文件，并且在該網(wǎng)站上提供非限制性電子文件查詢，可以有效的實現(xiàn)社保文檔的資源共享，規(guī)范社保檔案信息系統(tǒng)中每個數(shù)據(jù)接口的管理制度，實現(xiàn)現(xiàn)有文件與檔案信息之間的切換，這樣可以有效的降低社保檔案信息的重復率，在很大程度上節(jié)約人力物力，并且為社保檔案管理機構(gòu)帶來更多的便利。
（四）加強專職隊伍建設(shè)
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所謂房產(chǎn)檔案數(shù)字化，就是指在房產(chǎn)檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。
為了更好地分析房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化工作，本文擬從數(shù)字化管理的原則、具體實施以及對數(shù)字化管理的思考三個方面加以闡釋。
1.數(shù)字化管理的原則
1.1實用性原則
所謂實用，是指在數(shù)字化管理過程中，應(yīng)采用性能穩(wěn)定、與現(xiàn)有房產(chǎn)運行系統(tǒng)相兼容的技術(shù)與設(shè)備，以最大限度地滿足房產(chǎn)檔案館（室）現(xiàn)有業(yè)務(wù)和未來發(fā)展的需求。實用性原則的本質(zhì)要求乃在于新建系統(tǒng)能夠長久穩(wěn)定地運行、使用。
1.2安全性原則
安全是數(shù)字化檔案建設(shè)不可忽視的重要方面.甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當，導致應(yīng)該保密的房產(chǎn)檔案信息外漏或必要的房產(chǎn)檔案信息毀損，使房產(chǎn)權(quán)利人因此而遭受合法權(quán)益損失的，檔案館要承擔必要的民事及行政責任。而客觀上，由于存儲電子文件的計算機軟盤、光盤等化學磁性材料壽命較短，不易長久保存以及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代可能產(chǎn)生電子文件存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換等問題。電子檔案本身又具有不穩(wěn)定性的特點口。為此，必須采取一系列的措施，使系統(tǒng)無論是硬件還是軟件都具有免受自然災(zāi)害和人為破壞的能力，防止房產(chǎn)檔案的散失、泄密。
1.3真實性原則
真實是電子檔案的基本要求。在數(shù)字化管理過程中，如果未及時發(fā)現(xiàn)并糾正虛假或錯誤的檔案信息，可能會引起不必要的房產(chǎn)權(quán)屬爭議，加劇糾紛當事人的矛盾，并可能導致檔案管理部門承擔民事、行政責任。因此，在實踐中，必須貫徹真實性原則，從錄入、運行、維護等各階段嚴格要求.建立權(quán)、責、利相結(jié)合的制度，避免產(chǎn)生失真檔案。
2.數(shù)字化管理的具體實施
2.1數(shù)據(jù)庫選擇
建立產(chǎn)權(quán)數(shù)字化檔案館（室）是一項龐大、復雜的系統(tǒng)工程。為此，對于房產(chǎn)權(quán)屬電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，應(yīng)盡量采用最為先進的存貯系統(tǒng)。針對產(chǎn)權(quán)電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性存貯系統(tǒng)的同時，建立完善的光盤庫備份和恢復系統(tǒng)，以保持當前電子數(shù)據(jù)庫的光盤復本。光盤備份，恢復系統(tǒng)采用智能化調(diào)度機制，可實現(xiàn)定時、定量（全備份，增量備份）的自動化操作。另外，與其它靜態(tài)的檔案不同。產(chǎn)權(quán)檔案隨時因房產(chǎn)權(quán)屬的改變而發(fā)生增量變化，應(yīng)構(gòu)建一個動態(tài)的電子檔案系統(tǒng)。通過在數(shù)字化檔案館系統(tǒng)中內(nèi)置權(quán)屬檔案異動的動態(tài)更新機制，可為房產(chǎn)測繪應(yīng)用和房產(chǎn)管理應(yīng)用提供相應(yīng)的系統(tǒng)接口，在線跟蹤房產(chǎn)的權(quán)屬變化（轉(zhuǎn)讓、變更、抵押，查封、滅失等等），動態(tài)更新電子檔案的狀態(tài)和內(nèi)容，保證了電子檔案與房產(chǎn)權(quán)屬現(xiàn)狀的嚴格同步和一致。
2.2人員培訓
人員培訓主要包括兩個方面：一是針對選擇的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對員工進行培訓；二是數(shù)字化管理的職責劃分，即分清誰是權(quán)屬檔案微機數(shù)字錄入員、掃描員、審核員、備份員，并明確其相應(yīng)的工作內(nèi)容、責任后果。
2.3錄入、掃描及備份
對相應(yīng)人員進行培訓后，就進入了由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的生產(chǎn)運行程序。
第一道工作程序：房屋權(quán)屬檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態(tài)度，熟練的打字基礎(chǔ)，對所輸入的每一卷房屋權(quán)屬檔案的內(nèi)容不得有絲毫的疏忽和大意，確保所輸產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容的真實性、可靠性、完整性。
第二道工作程序：房屋權(quán)屬檔案資料掃描。房屋權(quán)屬檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房屋權(quán)屬檔案中每一頁資料，不得造成因在這個工作程序中，房屋權(quán)屬檔案資料得不到應(yīng)有的完整保護而丟失或散失，給房屋權(quán)利人造成不可彌補的損失。
第三道工作程序：對錄入、掃描的全過程進行檢查。房屋權(quán)屬檔案資料每一個信息歷經(jīng)錄入、掃描以后，就進入檢查階段。檢查階段是至關(guān)重要的階段，是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的最后一道關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檢查人員要對房屋權(quán)屬檔案中每―個信息的真實性負總責，并對圖片的歪斜程度進行必要的調(diào)整。
第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。此時的房屋權(quán)屬檔案已經(jīng)是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的載體與信息的一體化，其生命具有了明顯的整體性。因此，在保管紙質(zhì)檔案時，要更多地關(guān)注其整體存在。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態(tài)度。每天房屋權(quán)屬檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性.為數(shù)據(jù)丟失后的補救工作打好堅實的基礎(chǔ)。
2.4開放性管理
所謂開放性管理，是指按照法律法規(guī)的規(guī)定，以公開方式對房產(chǎn)信息查閱、變更所進行的管理。其主要包括兩方面內(nèi)容：一是權(quán)利人對房產(chǎn)信息的公開查閱。根據(jù)建設(shè)部《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》第七條規(guī)定，“房屋權(quán)屬登記機關(guān)對房屋權(quán)利的記載信息，單位和個人可以公開查詢。”但是，需要注意的是，公開查閱并不是無限制的查閱，其只能在權(quán)限范用內(nèi)查閱，未經(jīng)特別委托許可，原則上不得查閱他人的房產(chǎn)信息，為此，《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》第八條、第九條對此進行了詳細規(guī)定。二是權(quán)利人對房產(chǎn)信息的變更。變更與查閱的性質(zhì)不同，其直接涉及了當事人的權(quán)利義務(wù)內(nèi)容，因此，必須嚴格遵循法定程序，審查當事人的變更請求，并要求當事人提供相關(guān)的原始憑證，否則，由于房產(chǎn)檔案管理部門的疏漏而對權(quán)利人造成的損害，房產(chǎn)部門要承擔賠償責任。
3.數(shù)字化管理的思考
房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理已勢在必行，然而，變革之余，重新審視、反思，卻仍然會發(fā)現(xiàn)數(shù)字化管理的諸多弊端。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的真實性、穩(wěn)定性、可靠性及原始性相比，電子檔案要遜色不少，并且，由于以下三方面的事由，可能影響檔案的運行管理：一是錄入錯誤，即由于錄入員的粗心等原因而導致的檔案信息錯誤；二是病毒侵入，導致電子檔案信息殘缺不全。三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性，其真實可靠性遠不如紙質(zhì)檔案，隨時都可能被非法修改。當然針對如上弊端，我們也可以采取如下措施進行預(yù)防：一是加強培訓，提高檔案工作人員的素質(zhì)并幫助其樹立責任心，從主觀上避免疏忽大意，并要建立責任追究制度。二是加強電子檔案的使用管理.安裝殺毒軟件，減少外來軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑，建立完善的光盤庫備份和恢復系統(tǒng)，以保持當前電子數(shù)據(jù)庫的光盤復本。三是設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限，更改文件屬性，不與他人共享文件資源，減少無關(guān)人員的接觸機會。盡管瑕不掩瑜，數(shù)字化管理的弊端并不能根本性地阻礙改革的步伐，但是，房產(chǎn)檔案的重要性，需要我們慎之又慎，在完善數(shù)字化管理的同時，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式絕不能完全拋棄。更為理智的做法是，取長補短，將紙壓檔案與電子檔案管理結(jié)合起束，共同為房產(chǎn)事業(yè)服務(wù)。
參考文獻：
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一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵
信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標準化規(guī)范化的操作越來越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及計算機技術(shù)，實現(xiàn)了對以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對價值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲數(shù)字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對檔案進行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對檔案信息進行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。
二、數(shù)字化檔案管理的特點
（1）經(jīng)濟效益高。社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。
三、提高檔案數(shù)字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。單位領(lǐng)導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應(yīng)該要加強自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。（2）加強檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進一步加強對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規(guī)范，積極促進檔案數(shù)字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現(xiàn)檔案管理與時代和信息科技的同步發(fā)展。
檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動性也更快。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。
參考文獻
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一、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢分析
大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院檔案管理面臨新機遇，其數(shù)字化趨勢也越來越明顯，同時也給檔案管理工作也帶來新機遇，推動傳統(tǒng)檔案管理方式變革和完善，主要表現(xiàn)在以下方面：
（一）重視信息技術(shù)的利用。醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢離不開信息技術(shù)的利用，實際工作中應(yīng)該結(jié)合檔案管理需要，注重信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、掃描技術(shù)等的應(yīng)用。進而推動檔案管理數(shù)字化，滿足管理工作需要，推動管理工作順利進行。
（二）方便資料存儲和管理。利用電子掃描技術(shù)可以將醫(yī)院檔案資源進行數(shù)字化處理，進而減少檔案資料存儲和占用空間，方便檔案信息資料的存儲。同時構(gòu)建數(shù)據(jù)庫和查詢系統(tǒng)，管理人員需要調(diào)用檔案資源時，只需要輸入編碼就可以搜索并查詢檔案資料。給醫(yī)院檔案資料的使用帶來便利，大大方便醫(yī)院檔案資料的存儲和管理。
（三）有利于保證資料安全。推動醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢，有利于保障檔案資料的安全。例如，在對醫(yī)院檔案進行數(shù)字化處理之后，能夠避免紙質(zhì)檔案受到潮濕、火災(zāi)、鼠害等影響，保證醫(yī)院檔案資料的安全。醫(yī)院檔案資料數(shù)字化處理之后，可以采用密鑰技術(shù)、訪問限制技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，能夠有效避免非法訪問，防止受到不法攻擊，進而確保檔案數(shù)據(jù)資料的安全。
（四）促進管理水平的提升。在信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的支持下，有利于檔案管理人員有效開展檔案管理的各項工作。進而推動檔案管理數(shù)字化，保證檔案資料安全，方便檔案資料查詢，有效提升檔案管理水平，為醫(yī)院各項工作的有效開展創(chuàng)造便利。
二、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的有效對策
為順應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢，有效提升醫(yī)院檔案管理工作水平，結(jié)合實際需要可以采取以下對策。
（一）增加管理數(shù)字化的資金投入。加大資金投入，購買計算機、掃描設(shè)備，注重對這些設(shè)備的維護和更新，使其處理良好性能和工作狀態(tài)，并確保滿足各項工作需要。合理進行資金預(yù)算，重視資金使用的管理和監(jiān)督，保證各項資金落實到位。另外還要確保管理人員的薪酬到位，激發(fā)他們的熱情，提高計算機技術(shù)、掃描技術(shù)的應(yīng)用水平，推動檔案管理數(shù)字化。
（二）整合信息資料實現(xiàn)資源共享。要明白醫(yī)院檔案數(shù)字化工作的優(yōu)勢，更新觀念，重視現(xiàn)代管理理論的學習，順應(yīng)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢。要強化對醫(yī)院檔案管理信息化、現(xiàn)代化、科技化的認識，重視信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、掃描技術(shù)的應(yīng)用，整合醫(yī)院檔案信息資源，最終實現(xiàn)數(shù)字化管理的目的。進而有利于檔案信息資源共享，為醫(yī)院各項工作開展創(chuàng)造條件。
（三）建立醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)庫。建立醫(yī)院人事檔案、病例檔案管理數(shù)據(jù)庫，為各項工作有效開展創(chuàng)造便利。重視人事檔案、病例檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，發(fā)揮醫(yī)院信息系統(tǒng)、資源規(guī)劃系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)的作用，構(gòu)建功能多樣，結(jié)構(gòu)合理的檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。應(yīng)用掃描技術(shù)和信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，推動紙質(zhì)檔案的信息化轉(zhuǎn)換。采集檔案圖像，確保資料完整，建立數(shù)據(jù)表。并對數(shù)字化后的檔案信息資源進行編號，方便檔案資料查詢。重視檔案信息系統(tǒng)交互界面設(shè)計工作，方便檔案信息的檢索與查詢，便利檔案資源添加、刪除、修改等各項工作，進而有效滿足檔案管理數(shù)字化的需要。
（四）合理設(shè)計檔案資料查詢系統(tǒng)。重視檔案信息的檢索、加工和更新，促進檔案管理效率的提升，確保管理系統(tǒng)內(nèi)容豐富，實用性強。完善查詢系統(tǒng)設(shè)計，向管理人員和使用人員提供字段查詢功能，掌握人事和病例信息，滿足檔案信息資源使用需要。系統(tǒng)要為使用者和管理者設(shè)置多種查詢機制，方便各項工作開展。對檔案信息系統(tǒng)的編輯模式進行設(shè)置，提高所涉關(guān)鍵詞查詢條件的靈活性。并向用戶提供檔案錄入查詢、調(diào)離查詢、資料寫入和刪除查詢，促進管理效率的提升。
（五）注重提高管理人員綜合素質(zhì)。引進檔案管理理論扎實，信息技術(shù)操作技能高，責任心強的工作人員，充實醫(yī)院檔案管理隊伍。加強檔案管理人員教育、管理和培訓，提高他們的計算機技術(shù)、掃描技術(shù)水平，嚴格遵循管理規(guī)章制度，提高責任意識和奉獻精神，滿足醫(yī)院檔案管理數(shù)字化需要。
三、結(jié)語
總之，隨著信息技術(shù)和計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢越來越明顯。在這樣的背景下，應(yīng)該認識其重要作用，結(jié)合檔案管理工作需要采取相應(yīng)措施，推動管理創(chuàng)新。進而更好地順應(yīng)檔案管理新趨勢，實現(xiàn)提高醫(yī)院檔案管理水平的目的。
【參考文獻】
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篇11
一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢
（一）提高經(jīng)濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細、即時準確的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應(yīng)用新技術(shù)手段，通過網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質(zhì)資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質(zhì)檔案篡改的行為。（五）檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過程還可以不經(jīng)過現(xiàn)場通過有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。
二、數(shù)字化檔案管理的意義
（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發(fā)展。隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發(fā)展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務(wù)社會。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統(tǒng)、全面且具有權(quán)威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進與之相關(guān)的計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和檔案管理水平的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。切實把數(shù)字化建設(shè)作為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，加強檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務(wù)水平。用信息技術(shù)來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務(wù)。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
篇12
一、城建檔案管理數(shù)字化的意義
（一）實現(xiàn)便捷高效的管理
傳統(tǒng)的城建檔案管理主要是紙質(zhì)資料的管理，在管理中不僅需要大量的管理人員而且效率低下。在對紙質(zhì)資料的管理中，資料必須依照相應(yīng)的順序規(guī)定進行歸類整理，而且紙質(zhì)資料在存放過程中需要大范圍的存儲空間，并且在長期的保存中，容易造成資料的破損。而在信息技術(shù)的發(fā)展下，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為資源的共享提供了一個便捷的途徑。因而在城市化進程的推進下，城建檔案管理模式也應(yīng)隨著社會的進步加以創(chuàng)新。隨著人們生活方式的變化，人們對信息資料的便捷化、高效化要求進一步增加，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理也不再適應(yīng)人們獲取信息的需求。因此，實現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化是時展的要求。
（二）實現(xiàn)規(guī)范化的管理
在傳統(tǒng)的城建檔案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的過程中不免會出現(xiàn)失誤，造成檔案的破損或遺失，并且在傳統(tǒng)的檔案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不當就會影響管理的科學性。因而，人工化的管理模式不利于城建檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)，并且在缺乏統(tǒng)一有效的管理中，檔案資料管理在利用上也會出現(xiàn)許多問題，影響檔案資料的及時獲取，增加管理成本。
（三）便于城建檔案的開發(fā)利用
城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅能實現(xiàn)高效規(guī)范的管理，還有利于城建檔案的開發(fā)利用。因為城建檔案不僅是城市建設(shè)的重要依據(jù)，還能為城市管理等提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)理論支持，因而數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，對城建檔案資料的開發(fā)與應(yīng)用會有新的突破。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)對城建檔案網(wǎng)站進行訪問，對各項信息進行查詢，從而提高了城建檔案的利用率，并且用戶在應(yīng)用的過程中還可以對資料進行擴充，從而豐富城建檔案資料內(nèi)容。
二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
（一）管理信息的缺失
在城建檔案管理中會因為信息網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，信息資料相對比較穩(wěn)定，基本不會發(fā)生改變。但利用數(shù)字化的管理模式，在管理的過程中不論是軟件的問題、硬件的問題、網(wǎng)絡(luò)的問題還是人為因素，都會影響檔案資料的穩(wěn)定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴重影響城建檔案的完整性，給后期的利用造成不便。
（二）管理信息的泄露
城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對外公布的資料外，大部分資料是要進行嚴密管理的。但利用數(shù)字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會對城建檔案管理信息系統(tǒng)造成攻擊，對信息進行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對于紙質(zhì)檔案資料的管理，數(shù)字化的城建檔案資料的管理更應(yīng)重視信息的安全。
（三）初期建設(shè)難的問題
在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的初期需要將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，因而在初期的建設(shè)中需要對所有資料進行整理，并做好信息錄入工作。在系統(tǒng)建設(shè)的初期，對于信息網(wǎng)站的建立、搜索引擎和各項條目的制作都需要投入大量的人力、財力。在實現(xiàn)數(shù)字化管理的過程中，不同的城市建設(shè)管理單位所用的數(shù)字化管理模式會存在一些差別，因而管理會難以統(tǒng)一，以致于影響后期資料的利用。
三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施
（一）合理的規(guī)劃
對于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)來說，初期的工作至關(guān)重要，只有在初期合理計劃，做好充分的準備，后期的工作才能有條不紊地進行。因而，在初期的工作中要進行合理的規(guī)劃，在紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案的時候，應(yīng)做好相關(guān)的調(diào)查工作，對具體的檔案數(shù)量及檔案類型作詳細地了解。在整理的過程中，應(yīng)按照相應(yīng)的標準，將資料進行分類，整理出具體的條目，從而在制作搜索引擎的時候能依據(jù)條目呈現(xiàn)具體的檔案資料。
（二）制定科學、統(tǒng)一的標準
由于缺乏統(tǒng)一、科學的標準，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，會給后期的資料查找?guī)碓S多問題，影響具體的操作，并且難以實現(xiàn)真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)制定科學、統(tǒng)一的標準，使得紙質(zhì)資料在轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料的過程中，能按照統(tǒng)一的標準進行操作，從而進行統(tǒng)一的管理，無需將不同的格式進行轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)資料的有效共享。
（三）優(yōu)秀的管理人才
在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，優(yōu)秀的管理人才是尤為必要的。因為實現(xiàn)數(shù)字化的管理模式意味著與信息技術(shù)的發(fā)展相接軌，因而管理人員不僅要有相應(yīng)的檔案管理知識與能力，還應(yīng)具備一定的計算機操作技能，在管理過程中能熟練操作計算機。過去的紙質(zhì)資料管理，管理人員只要對資料進行分類管理，做好相應(yīng)的檔案資料擺放等工作，但數(shù)字化管理則要求管理人員能在日常工作中應(yīng)用計算機進行操作，熟悉檔案資料查找流程，能將各種數(shù)據(jù)進行歸檔，從而使得檔案管理更加高效。
（四）數(shù)字化管理模式的應(yīng)用與推廣
隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，在城建檔案管理中推行數(shù)字化的管理模式是時展的需要。因而，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)突出其建設(shè)的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設(shè)過程中，應(yīng)加大城建檔案管理數(shù)字化的建設(shè)力度，對數(shù)字化檔案管理模式進行推廣；應(yīng)充分發(fā)揮城建檔案管理部門的職能，通過城建檔案數(shù)字管理模式的應(yīng)用，主動建設(shè)數(shù)字化的檔案管理。城建檔案管理部門作為社會資源的集中部門，應(yīng)重視數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，著力建設(shè)一個檔案管理服務(wù)平臺，從而建立兩方面的資源管理模式，因為檔案的一部分資料是可以公開查閱的，而另一部分則是內(nèi)部資料，不便于對外開放。因而在建設(shè)中應(yīng)建立統(tǒng)一門戶，實現(xiàn)資源共享，而另一方面應(yīng)建立內(nèi)部的資源利用平臺，方便內(nèi)部資料的查找，并進行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應(yīng)對資料進行備份處理，防止因數(shù)字化資料的不穩(wěn)定造成資料的丟失。
總而言之，應(yīng)對數(shù)字化檔案管理模式進行推廣，并且履行好檔案管理部門的職責，提高城建檔案管理數(shù)字化水平。城建檔案管理的重要性是不言而喻的，隨著城市建設(shè)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，因而有必要應(yīng)用數(shù)字化管理模式對城建檔案資料進行管理。但城建檔案數(shù)字化管理建設(shè)仍存在一些問題，因而在建設(shè)的過程中應(yīng)采取有效措施加以解決，強化城建檔案數(shù)字化管理的建設(shè)，提高城建檔案管理水平。
參考文獻：
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所謂數(shù)字化檔案管理是指對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數(shù)據(jù)等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管并實施電子存取服務(wù)。數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設(shè)綜合實力的體現(xiàn)，是檔案館建設(shè)在信息時代的必然要求。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新一代的檔案管理將是數(shù)字化全息檔案管理的方式。
二、數(shù)字化檔案管理的重要性
檔案信息數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。計算機的廣泛使用，使大量的數(shù)字檔案信息形成，同時也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。
而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化檔案管理還能使資料能及時歸檔，盡快提供利用。同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。從而提高了辦公效率。
數(shù)字化檔案管理的落實將促使與之相關(guān)的計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工后，社會公眾(開放檔案)和各職能部門都能通過檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統(tǒng)檔案利用方式對檔案實體多次輾轉(zhuǎn)造成的時間浪費和重復勞動，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。實現(xiàn)資源共享，提高工作效率
檔案因經(jīng)常外借翻閱易產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進行數(shù)字化加工后，可通過電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護檔案實體的安全。
三、實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路
（一）管理人員的素質(zhì)需提高
隊伍素質(zhì)的提高是有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要準備。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增，使檔案信息分析成為一
項非常重要的工作。沒有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，就不可能實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)。檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，更要努力學習掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。堅持用新思路、新體制、新機制、新方式進行培訓，在短時間內(nèi)走出加快檔案數(shù)字化建設(shè)的新路子，不斷推進網(wǎng)絡(luò)信息共享，同時，堅持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。有針對性地對廣大檔案工作者進行檔案知識的再培訓、再教育，使廣大檔案工作者加強檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識的更新，樹立檔案數(shù)字化工作是第一要務(wù)的思想。從基本知識入手，全面細致掌握檔案工作中的每個環(huán)節(jié)和知識點，熟練運用現(xiàn)代化技術(shù)手段來管理檔案，早日實現(xiàn)數(shù)字化檔案室。
（二）數(shù)字化管理中需要個性化服務(wù)
數(shù)字化管理不能局限于單個檔案館管理系統(tǒng)，而是要集成全社會的資源構(gòu)成
強大的檔案管理資源體系，為用戶提供多樣化的動態(tài)性檔案管理服務(wù)。檔案管理要求根據(jù)用戶的實際任務(wù)搜集選擇各種信息，檔案管理強調(diào)利用自己獨特的檔案信息和能力為用戶創(chuàng)造價值，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實現(xiàn)價值；通過直接介入用戶課題的最關(guān)鍵部分來提高服務(wù)價值。檔案工作人員通過發(fā)揮自主的管理能力、研究能力和創(chuàng)新精神為用戶提供創(chuàng)新性的服務(wù)，做好個性化服。
（三）實現(xiàn)檔案信息與社會信息相聯(lián)結(jié)
要建立檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息與社會信息的聯(lián)結(jié)，這既是提高數(shù)字化檔案利用率的要求，也是加強檔案數(shù)字化管理軟件發(fā)展自身的要求。在檔案信息網(wǎng)上設(shè)立站點或網(wǎng)頁，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。
同一種檔案在數(shù)字化后可以生成不同的格式，在實際工作中，采用最多的就是TIFF和PDF兩種格式。其中TIFF格式主要用于存儲生產(chǎn)圖紙等輸出精度要求較高的圖像文件；而PDF格式一般用于存儲輸出分辨率要求不高或者多頁的文字內(nèi)容較多的文件。
采用服務(wù)器、磁盤陣列、光盤等多種存儲方式對數(shù)字化后的文件進行安全存儲，依據(jù)檔案的類別建好相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，以文件的檔號為掃描后的圖像文件命名，再將文件存儲到對應(yīng)的目錄下。規(guī)范文件名稱及存儲邏輯結(jié)構(gòu)，便于對加工好的文件進行組織和掛接利用。
參考文獻
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