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集團法務合同管理實用13篇

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集團法務合同管理

篇1

首都機場集團公司年均簽約數量約在300至400份之間,總額上百億人民幣,涵蓋股權投資、金融、采購、建設、委托管理、資產租賃、土地管理、中介服務等多個領域。

在這些數字的背后,是合同管理的復雜性日益加劇。在開發合同管理系統之前,首都機場在合同管理上遇到了“三重門”。第一重,是管理效率。傳統的手工管理合同方式,由于涉及的部門眾多,合同類型復雜,需要管理的合同要素也各不相同,容易面臨文檔管理困難,進度控制困難,信息匯總困難,缺少預警機制,信息不集中,實時性不強,各部門協作、業務流程組建、監控制度執行效率不高等問題。在系統建設前,集團審核一個合同的周期至少要2個月。第二重,是透明與規范程度不夠。在紙質合同流轉的過程中,無論是業務部門,還是監督部門,比如規劃、財務、法務等部門都無法清晰準確的了解到當前合同處在哪個審批流程環節,更無法獲知這個合同審批流轉的過程是否符合合同管理制度的要求。在信息不透明的前提下,更無法談規范。第三重,是合同風險控制不足。風險管理需要強調事前、事中、事后的閉環管理。在傳統的合同管理模式下,風險管理的歸口管理部門(法務部)沒有途徑及時獲得合同執行過程中和合同終結后的信息,存在很大的隱患。

如何防范合同中面臨的法律風險,進而向合同管理要管理效率?李純是首都機場集團法律事務部總經理,在她看來,作為集團法律事務信息管理系統的核心部分,合同管理系統不僅要實現文本管理電子化的過程,還要將合同的靜態分散管理變為動態全過程管理、建立公司合同管理法律風險防范機制,對合同管理全過程各階段中的風險點進行識別及預先控制。

實現合同管理一體化

2010年4月中,首都機場集團開始了針對合同管理系統的外部調研,形成了合同系統設計思路,明確系統建設內容和時間表。

盡管在系統建設之前,首都機場集團已經有了比較完備的合同管理流程,但是從管理的成熟度向IT的成熟度轉化,仍然是一個很大的挑戰。首都機場集團的合同管理系統,在國內沒有同行業的經驗可以借鑒,李純提出的“自下而上,簡潔實用,從服務的角度來做系統”的思路得到了很多業務部門的支持,尤其是合同金額比較大,合同數目比較多的業務部門。

2011年4月8日,首都機場合同管理系統正式上線。項目組走訪收集系統問題,完善系統功能,進行驗收準備工作。4月15日,系統終驗通過。在系統正式上線以后,首都機場建設集團堅決停止了紙質合同的審核――“強迫”大家真正使用系統,充分發揮IT系統的“威力”,大大解決了原來合同管理遇到的問題。

篇2

二、河南能源化工集團物資采購管理與招標法的一致性

河南能源作為一家國有企業集團,其國有控制權的性質,決定了其不能按照小型企業的物資采購模式管理。其性質指示物資采購作為招投標的一種類型,必須嚴格按照《招標法》以及《招投標法實施細則》的規定進行物資采購。1.更加公開、公平、公正的管理模式。《招標法》第五條規定“招標投標活動應當遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則”。河南能源在2014年電子采購平臺成立前,通常采用的是邀請招標的模式,雖符合招投標法的總體規定,但真正的公開、公平、公正方面存在欠妥之處。具體體現在:河南能源通用類物資采購由具體使用物資單位,根據自身物資需求情況,通過考察存在潛力的供應商邀請其參與投標,其只是在部分范圍能公開,但在這種招標模式下,雖不違背招投標的邀請招標的有關規定,但真正的公開尚不到位。實施公開的物資采購招標,不但能避免“暗箱操作”行為,增加采購的透明度,堵塞物資采購漏洞,而且能直接享受有競爭帶來的大幅度的成本降價,減少流通環節對價格的影響。從物資采購管理制度上直接避免違規行為,不僅是對自身企業建設的完善,并且也是對企業員工保障。2014年河南能源電子采購平臺成立,真正的公開環境上升到更高的境界。河南能源電子采購平臺公開簡稱“中原云商”,是河南能源物資采購的公開平臺,除涉及專利類型設備外,所有物資采購均應當在電子平臺上公開招標。至此,按照《河南能源物資采購管理制度》的規定,河南能源所有物資采購招標公告在平臺上進行,同時,按照法律法規的規定在政府指定的媒介上同步。2.物資采購程序的合法性。物資采購程序的合法性,保障物資采購實體權利能夠實現。《招標法》第二十四條規定“招標人應當確定投標人編制投標文件所需要的合理時間;但是,依法必須進行的項目,自招標文件開始發出之日起至投標人提交投標文件截止之日止,最短不得少于20日”。河南能源《河南能源物資采購管理制度》第十三條第三項規定“公開招標自招標文件開始發出(即招標文件開始發售)之日起至投標人提交投標文件截止之日不得少于20日,其中出售標書的時間不得少于5日。在招標文件具備對外發售條件的前提下招標文件發售期的首日可與招標公告公布的首日為同一日”。物資管理制度的規定與招投標的一致性,充分體現了采購程序的合法化,并避免了企業集團法律風險的發生。其次,河南能源物資采購管理規范招標行為比招標法更加明細,比如,在規避招標方面,物資管理制度列舉了一系列諸多違背法律法規的行為。3.電子招標法律規定保障電子采購平臺有序開展。河南能源電子采購平臺根據《電子招標投標辦法》的法律法規開展物資采購,根據法律規定的:“數據電文形式與紙質形式的招標投標活動具有同等法律效應”,肯定了電子采購平臺的確立,并依據確立電子簽名的法律效力,規范電子簽名行為,保障了電子采購平臺合法有序的開展。