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新時期高?？焖侔l展，對高校檔案管理的要求也越來越高，如何提升高校檔案管理隊伍的思想道德素質成為不可回避的問題。
一、遵循發展規律：提升高校檔案管理隊伍思想道德素質的基本要求
檔案管理隊伍思想道德素質的提升必須遵循思想道德素質發展和提升的一般規律。具體而言主要有：
1.環境、教育、主體三因素綜合互動規律。環境因素是影響人的思想道德素質形成發展的外在條件。當前檔案管理人員一方面由于受社會環境因素的負面影響，造成認識的“社會性偏差”，致使工作中出現功利化傾向；另一方面由于學校管理體制落后、領導重視不夠、檔案管理方式落后等因素影響，造成了高校檔案管理人員不受重視、工作不被認可，嚴重削弱了檔案管理人員工作積極性。教育因素對人的思想道德素質的形成發展起組織引導作用，主要表現在能夠按照社會發展的需要對主體施加有針對性的影響，從而對檔案管理人員的思想道德素質形成發展起定向器和催化劑的作用。主體因素對人的思想道德素質起著能動的決定性作用，體現了人的主體能動性。
環境、教育、主體三因素綜合互動主要體現在三者之間的關系上：（1）環境與教育的互動。一方面，環境因素制約和影響著教育者的思想道德素質狀態，并決定教育內容和教育方法。另一方面，教育對環境具有反作用，教育者不僅可以改造環境，而且可以有意識地促進環境中積極因素對人的思想道德素質的形成發展，避免消極因素產生消極影響。因此，在提升高校檔案管理人員思想道德素質的時候，既要認識環境因素的制約和影響，又要善于改善和營造良好的教育氛圍，發揮教育引導作用。（2）環境與主體的互動。一方面，環境因素對主體的主觀能動性發揮狀況起著制約作用；另一方面，主體的主觀能動性又對環境施加影響，可以選擇和改造環境因素。（3）教育與主體的互動。一方面，教育對主體思想道德素質的形成、發展起著主導的影響作用，引導和促進新的思想道德素質形成發展。另一方面，主體的能動作用對教育因素又有反作用。受教育主體可以影響教育者，還可以影響教育內容和教育方法，使之適應思想道德素質的普遍要求。因此，應充分尊重受教育主體的主體性，充分調動受教育者的積極性，這是有效提升高校檔案管理人員思想道德素質的關鍵。環境、教育、主體因素綜合互動，為提升高校檔案管理隊伍思想道德素質建構了動力機制。
2.主體性、能動性、超越性相互作用的生成規律。首先，主體性是影響能動性發揮的決定因素，反映了思想道德素質提升的主體要求。主體性分為角色主體性、實踐主體性和認知主體性，從不同角度反映了主體的道德覺悟程度、道德知識水平和道德認識能力。沒有主體性，就沒有思想道德素質提升的主動性。其次，能動性是主體性發揮狀況的真實反映，反映了思想道德素質提升的主體水平?！暗赖掠杉骸保數赖鲁蔀橹黧w一種自覺自愿的需要，高校檔案管理人員道德素質的提升才是可能實現的。最后，超越性是主體性和能動性發揮的理想目標，反映了思想道德素質提升的主體內在追求。超越性是道德自我的一種高追求，實現善和美的協調統一。對于高校檔案管理人員而言，在平凡的工作中實現價值、在無私的奉獻中贏得尊重、在真誠的服務中享受樂趣，這就是道德超越性的體現。
3.思想道德素質形成與人的身心發展、社會實踐相適應規律。一方面，思想道德素質形成與人的身心發展相適應。作為成年人，高校檔案管理人員思想道德素質已具備一定基礎，其發展主要就是高層次的思想道德素質的進一步完善、成熟、不斷發展的過程，即世界觀、人生觀、價值觀、政治觀、道德觀等的完善。另一方面，思想道德素質的形成發展與其社會實踐相適應。隨著社會實踐活動空間不斷擴展、內容不斷更新、方式不斷變換，影響思想道德素質發展變化的環境因素、教育因素也發生改變，使得人的思想道德素質無時無刻不受著影響，無時無刻都在發生著變化。思想道德素質發展變化與其社會實踐活動相適應，因此要用發展的眼光來分析檔案管理人員思想道德素質的提升。
二、加強制度建設：高校檔案管理隊伍思想道德素質提升的重要保障
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（一）國有林場森林資源檔案管理工作
國有林場承擔著國家天然林保護、三北防護林建設和生態公益林建設等重大項目的建設任務，文書檔案管理工作成效直接影響和制約著林場的建設和發展。森林資源檔案是森林資源管理的一項重要基礎工作，它記錄了整個森林資源消長變化的全過程，把準確數據反映到簿、表、卡、冊、圖上。為進一步加強森林資源檔案管理工作，有效地發揮森林資源檔案在林地權屬中的重要作用，要不斷提高森林經營水平，保證森林資源檔案管理的科學性。
（二）林權改革檔案管理工作
集體林權制度改革正在各地全面推進，為確保改革成果，提高改革質量，國家林業局、國家檔案局近日出臺《關于加強集體林權制度改革檔案工作的意見》，就林改檔案管理工作作出進一步部署。意見指出，檔案管理是林改過程中一項極其重要的基礎工作，完整、準確、系統的林權改革檔案是林改工作的客觀反映和重要的歷史見證，是鞏固改革成果、維護林地權利人的合法權益及穩定完善農村林地承包關系的重要保證。
（三）退耕還林檔案管理工作
退耕還林工程是一項政策性強、涉及面廣、群眾參與度高、費用巨大的生態工程，檔案管理工作非常重要。要牢固樹立“無檔則亂”的檔案管理意識，把規范建檔工作與工程建設同步進行，切實為工程順利實施提供可靠依據。完善檔案管理的各項規章制度，每個鄉確定專職檔案管理員1名，負責退耕還林資料的收集、整理。按照工程實施流程，編制退耕還林檔案全宗示意圖，并按工程建設環節將規劃設計、種苗供應、施工作業、檢查驗收、政策兌現、工程管理流程劃分為永久、長期、短期3個不同期限，為退耕還林檔案整理提供具體的依據?？h級與鄉鎮分別建立專門的退耕還林檔案室，配備微機，實行紙質檔案和電子檔案雙向管理，做到文字、電子和實際工程操作相對應，規范圖、表、卡、證、合同5類資料管理，既保持原始資料的完整，又為檔案查閱提供便利，基本實現檔案管理的現代化。
（四）林業生物災害檔案管理工作
林業生物災害管理是一個有效地組織協調可利用一切資源、應對生物災害事件的過程。其根本目的就是通過對生物災害進行系統的監測和分析，進一步改善災害應急管理周期中減災、準備、響應和重建等方面的措施，以盡最大可能通過有效的組織協調來保障生態安全，并將經濟財產損失降到最低程度。就林業生物災害管理而言，具體內容包括監測預警、檢疫御災、應急救災，災害發生前的各種計劃、物資資金準備等備災措施，災害發生后的救災工作和災后恢復工作，以及避免和減少災害發生的促進森林健康的措施。
檔案管理要做到規范，按時歸檔，應從以下4個方面認真開展工作：一要提高對檔案工作的認識。檔案是歷史的真實反映，檔案管理工作是一項十分神圣的事業，任何社會形態、任何單位、個人都離不開檔案，一定要增強檔案工作的責任感和使命感，努力把檔案工作搞好。二要加強對檔案工作的管理。檔案工作就是服務，“規范、完整、優質、便捷”是檔案工作的指導思想，要按照這一指導思想，加強檔案管理工作，重視檔案的上等升級，提高檔案管理水平。三要加強學習，不斷提高檔案管理人員素質。四要加強對檔案工作的組織領導。各單位要明確分管領導抓檔案工作，幫助解決檔案管理工作中存在的問題，要穩定檔案工作隊伍，為檔案工作創造良好的條件，逐步實現檔案工作的規范化、現代化管理。
（五）林業檔案管理工作中的保密工作
林業檔案保密工作包括林業檔案管理過程和林業檔案利用過程中的保密工作，林業開放檔案也必須做好必要的保密工作。在日常的檔案借閱過程中要做到4：在經過主管領導的同意后，對所借閱的檔案進行認真細致的登記造冊，注明借閱的時間、檔案的具體信息、借閱人以及歸還時間；未經主管領導同意不能擅自調閱相關檔案，尤其是財務檔案的管理，必須經過主管領導、財務人員及檔案管理員的共同在場才能調閱，其他工作人員不得擅自進入檔案室，不得損毀、丟失屬于國家所有的檔案，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案，不得涂改、偽造檔案，不得擅自出賣或者轉讓檔案，不得倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人，不得攜運或者復制檔案出境。如果違反以上規定之一的，若情節構成犯罪的則依法追究刑事責任。
二、加強文書檔案管理的基本途徑
（一）提高文書檔案管理人員的政治素質和業務素質
由于文書工作直接與文件打交道，在有效范圍內必須遵守和執行，因此，黨政領導要加強對林場文書人員的管理和教育，建立健全保密制度，促使文檔管理人員從政治的高度來認識文書檔案管理的嚴肅性和時效性，熱愛檔案管理事業，樹立科學發展觀，對事業負責。通過自學、參加培訓、實地參觀等形式，學習《文書學》《檔案管理學》《檔案法》《機關檔案工作業務建設規范》等，對基礎理論知識和檔案管理規則有比較系統地掌握，堅持崗位實踐，熟悉業務技能，適應新時期文書檔案管理工作需要。
（二）運用比較先進的手段及時處理文件，分類歸檔
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圍繞學校中心工作、上級常規督導評估，堅持以服務為主題，以檔案規范化為重點，力爭在檔案管理業務和服務質量等各個方面都取得比較大的進展。
三、具體工作
(一)加強宣傳與學習，將檔案法規范制度落在實處
1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規及檔案知識，增強管理干部及教師檔案意識;指導處室兼職檔案員的檔案業務管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業務學習，接受檔案專家指導，掌握檔案專業技能，提高檔案管理員的綜合素質，使檔案管理工作不斷推進。
(二)積極推進檔案管理規范化管理，提高工作效率
1、按照學校工作的實際需要立檔案櫥，即常規檔案、督導檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎工作統一標準，進行規范管理。
3、做好來文登記，及時、準確地傳達上級文件精神、工作安排等事項。
4、認真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數據庫。
5、利用檔案進行登記，使檔案利用規范用效。
(三)做好檔案實體基礎工作、利用服務工作
1、接收年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規范、利用方便。
2、整理年度的中小學辦學水平評估檔案，分類歸入常規檔案，裝盒入庫，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經領導批準后銷毀。
4、學校合并時，他校(原中心小學和成教中心)移交的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
5、結合我校實際，對本學期新收文件材料進行統計。為了便于管理和運用分三類：職能處室類、小學類、中學類等進行統計，即便于迎查又利于查詢服務。
6、做好檔案的借閱工作。實行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內部檢查、評估、評比工作，為迎接督導評估做好檔案工作方面的準備。
8、建立處室(級部)活動與檔案室通制度，學校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發利用檔案信息資源，廣開服務渠道。
10、配合學校的各項管理工作，以積極主動熱情的服務態度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。
(四)其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學校檔案工作中的大事雞、組織機構嚴格餓、文件匯編等常規性編演材料的同時，運用現代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。
2、向兄弟學校學習先進經驗，積極業務培訓、不斷提高檔案業務管理水平。
3、加強對庫房規范化管理，嚴格實現“十防”制度(防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作，為檔案的保管和安全創造良好的環境。
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（二）管理體制。制訂了檔案工作的領導與檔案人員崗位責任制，制定和完善了檔案工作管理目標制度，狠抓了薄弱環節，全鎮檔案工作已經逐步納入了制度化，保證了檔案工作的順利開展。按要求制定了文書、業務部門立卷歸檔制度、擬定了文件材料歸檔與歸檔范圍、制定了檔案人員崗位責任制、檔案保管、報名制度、檔案利用和統計制度。
（三）制度建設。一是加強檔案法規學習。我鎮認真組織學習、貫徹《檔案法》、《省檔案管理條例》，積極開展檔案法規宣傳活動。二是完善了制度體系，根據檔案管理的要求，結合我鎮工作實際，先后完善了《檔案工作人員責任制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等，對檔案管理各個環節進行了規范。三是嚴格考核兌現。將檔案管理作為全鎮工作的重要內容，納入單位和個人績效考核，確保檔案管理各項制度落實到位。
二、工作開展情況
（一）收集歸檔。我鎮文書、科技、聲像電子檔案均由檔案室統一整理歸檔，專業檔案由各股、室、所按照整理要求歸檔，層層審核保管，歸檔文件材料符合歸檔要求標準。按《年鑒》、《年鑒》（2014）組稿要求，搜集、整理并按時提交文稿和圖片資料，突出反映了我鎮的新情況、新舉措、新經驗，反映了我鎮良好的精神風貌。此外，按照《蘆山強烈地震抗震救災志》編纂方案要求，及時搜集、整理相關信息。
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科技創新是動力，實現檔案管理的創新是檔案工作跨越式發展的支點。現代化的檔案管理要求必須以科技創新的思想和觀念來開展，檔案信息數字化是檔案管理事業發展的趨勢。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式鏈接，具有可共享、動態易控、可變依賴等新型載體的特征。傳統的紙質檔案信息與載體不可分割。未來的檔案管理必然是運用高科技知識型的，那么科技創新必然是動力。在今后的檔案管理過程中，技術創新將成為最直接的動力。
三、管理創新
在檔案的管理模式當中，要適應社會發展的需要，創新是檔案管理工作的重中之重，它不僅在政策制度、指導思想、工作模式上體現出來，還體現在檔案人員業務素質上，只有結合自己的崗位邊學習邊操作才能有效地實現管理創新。檔案管理工作是一項具有管理性、服務性和政治性的工作，從收集、整理、鑒定、保管、檢索到利用，都有著自己的管理對象、管理手段、管理理論和管理原則。當前隨著數字化、信息化的飛速發展，利用現代化設備管理檔案已成為一種趨勢。為適應現代化技術的需要，國家檔案局于2000年6月頒布了《歸檔文件整理規則》，在傳統檔案管理的工作方式上，兼顧了計算機管理和手工管理兩種方式，這是檔案管理的一種創新。檔案管理越來越需要創新，需要及時按照上級的一些新思想、新要求及時修訂完善檔案工作方面的管理規則。
四、管理體制創新
管理體制是規定各部門的管理范圍、權限職責、利益及其相互關系的準則，管理體制創新是檔案管理工作的保障，它對管理效率有著直接的影響，是實現檔案管理創新的有效途徑，對檔案管理事業蓬勃發展起著決定性的作用。所有創新活動都有賴于制度創新的變革和持續激勵，并最終以制度化的方式長久地發揮自己的作用。建立健全檔案管理的各項規章制度，明確檔案工作的發展方向、目標，定期對檔案人員進行業務培訓，統一業務指導，充分發揮檔案人員的組織協調溝通能力。
五、服務創新
服務創新是檔案管理的核心，也是檔案工作的橋梁。受舊的工作理念的影響，很多檔案工作者安于現狀，觀念保守，缺乏民主意識，認識不到檔案信息的重要性，“重藏輕用”、“看攤守業”的心態較重，工作重心只是圍繞如何保管和收藏檔案資料。提供檔案利用服務是檔案部門的職責，這就要求我們檔案工作者緊跟時展，改進工作作風，寓管理于服務中，不斷提高自身素質，努力具備廣博的知識，熟練掌握現代化科技手段和先進管理技術，開發具有特色的信息，提前作出有目的的選題，制成形式各樣的編研文獻，讓利用人能夠最快捷的得到最有價值的檔案信息。轉換服務角色，完善服務方法，主動服務，及時、準確、熱情、全面地為檔案利用者提供服務。
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二、做好文書以及電子文件的處理工作
工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化。在現今的網絡工作環境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統紙質文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存。
三、嚴格公文的制發
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的，可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時也決定了日后檔案質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎提高公文質量，首先是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排。二是要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。
四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
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檔案管理課程內容主要包括基礎理論知識和實踐操作兩大部分。結合崗位能力分析，合理確定知識目標和能力目標，以理論教學為基礎，課內實踐教學為重點，以具體檔案管理工作任務為主線，使理論教學與實踐教學緊密結合。以實踐為主線設計教學內容，及時的實踐操作，既加深了學生對理論知識的理解，同時又充分激發了學生主動參與課堂教學的積極性。
2.教學內容與檔案工作標準規范、實際崗位對接在課程教學過程中，適當引入檔案工作行業標準、制度等，一方面增強學生規范操作意識和嚴格按制度辦事的意識，另一方面增強了學生對實際檔案工作的認識，實現檔案管理課程教學和實踐與實際崗位的對接。如開展檔案統計工作，借助學校檔案全文數據庫平臺，以檔案館統一編制的《檔案室保存檔案情況統計表》、《檔案文件級數量統計表》等為基本材料，組織學生開展檔案統計課內實訓;組織學生討論學習《某某省示范數字檔案室建設測評標準》，掌握數字化檔案室建設的基本要求，實現課堂教學、實踐與標準規范、實際崗位的有機結合。
二、基于崗位分析的檔案管理課程教學模式構建
企業檔案管理崗位分析檔案管理課程教學提供了方向和基礎。按照教育部“繼續推行任務驅動、項目導向等學做一體的教學模式”的精神，構建基于企業真實檔案工作流程的任務驅動教學模式非常必要。
1.以檔案管理典型任務分析為前提開展教學合理設計并明確工作任務，是任務驅動教學的前提。企業檔案管理工作主要由八個工作環節組成，各環節之間既相互密切聯系又相對獨立，有各自的操作程序和要求。根據企業檔案工作流程，可設置系列工作任務。同時，企業檔案室多為綜合檔案室，保存的不僅有文書檔案，還包括人事檔案、會計檔案、設備檔案及各類業務檔案。結合企業調研和與企業一線檔案人員的交流，整理分析出企業檔案管理工作的10個典型任務。
2.以崗位任務設置為主線開展教學
任務驅動教學法強調以任務帶動整個教學過程，以任務的完成推動教學目標的實現，任務是教學活動的主線和核心。任務驅動教學法運用于檔案管理課程教學，教學環節設計除明確檔案管理典型工作任務以外，還包括任務準備、任務分析、任務過程管理、任務評價、延伸鞏固等。任務準備是開展任務驅動教學法實施的條件保障，教師在課前準備中要認真制訂可操作的任務實施方案，做好檔案文件、工具和設施、有關參考資料等準備工作，以檔案實訓室為主要教學場地，以真實的檔案文件和創設接近真實的教學環境，增強任務的真實性。師生通過共同討論、示范等形式開展任務分析，明確任務的目標、操作步驟和要求，引導學生進入工作情境。加強任務過程管理，學生獨立或以小組的形式實施任務，自主討論、思考完成任務的思路和方案，在探究中完成工作任務。例如在檔案分類任務中，學生根據所學知識要點，認真梳理檔案分類工作步驟，具體分析每份檔案的內容、來源和形式等特點，根據檔案分類表確定每份檔案所屬類別并進行歸類。在學生分類過程中，教師主要起引導點撥的作用。學生任務完成后，應及時進行任務評價，重結果評價更要重過程評價，注重學生完成任務過程中的態度、參與程度、分析解決問題能力、情感意志等的評價。鼓勵開展學生自我評價和互相評價，教師適時進行點評，促進學生在評價中相互交流，取長補短，自覺進行自我總結和反思。為穩固和提升學生課堂掌握的能力，還需在課后加強延伸鞏固。學生實現檔案管理知識、操作技能的主動建構后，引導學生帶著任務完成課后練習、參觀檔案館(室)、邀請行家專家作專題講座、參加實訓實習等，鞏固檔案知識和技能，并進一步體驗檔案工作職場，感受職場文化。
3.以學生為主體開展教學
以任務驅動開展檔案管理課程的教與學，為學生提供體驗實踐的情境，充分體現學生的主體地位。課堂教學以學生實踐操作為重心，學生帶著任務去學習，通過自己的親身實踐去學習和體驗檔案管理工作，變被動學習為主動學習。應充分體現學生主體性地位，引導學生主動參與教學活動的各個環節，形成學生為主體、教師為主導的教學模式。從教學實踐來看，隨著角色的轉換，學生的學習積極性、主動性得到充分發揮，操作中碰到的問題得到及時反饋，學生從被提問者成為了主動提問者，學生的課堂參與度得到極大提高。
4.以教學資源庫建設為保障開展教學
任務驅動教學法改變了傳統僅注重知識傳授的簡單教學模式，為確保每項任務的順利開展，教師都要作大量的準備工作，只有建立和完善檔案課程教學資源庫，才能有效保障各項檔案管理任務在課程教學上的實施。檔案管理課程教學資源庫的建設，主要包括收集各類檔案文件資料、企業檔案管理有關制度和檔案管理行業標準、檔案工作案例、各類檔案和檔案工作圖片與視頻、檔案管理相關軟件(如檔案綜合信息管理軟件、電子數據質檢系統、光盤校驗軟件等)、檔案館(室)網站目錄、檔案用具設備設施等。通過建立完善檔案教學資源庫，為任務驅動教學法的實施提供資源保障，確保任務驅動教學的有效順利實施。
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國外有文件管理和檔案管理之別，科研文件管理的目標是基于證據的科研決策支持與科技項目治理和科技創新支持，而科研檔案管理的目標是維護科學家、科研機構或基金會和學科科學史和科技活動記憶；前者強調服務于形成者和形成機構及現實，后者強調服務于社會和未來。檔案管理是文件管理的重要內容之一，文件管理是檔案管理的基礎和前提。被國際社會廣泛推薦的文件管理思想是ISO 15489-2001，科研文件管理也不例外3。根據ISO15489第四條，文件管理可以給機構帶來以下的受益：文件是重要的機構資產，為法律訴訟提供保護和支持，包括對與機構活動證據存在與否相伴隨的風險管理提供的保護和支持；保證宏觀管理與微觀管理的一致性、連貫性和效率，促進績效的提高；滿足法律和規章在檔案化、審計和監督活動方面的要求；保護機構的利益，保護員工、客戶和當前及未來受益人的權利；維護機構記憶、個人記憶或社會記憶。
我國也有文件管理和檔案管理之別，科研文件的管理目的是文件的形成和流轉及支持日常業務活動；科研檔案管理的目的是維護檔案的歸檔保存，保存的目的和用途并不明確?？蒲袡n案管理的指導思想是服務于科研管理，為科研管理服務和為形成者及形成機構保存備查，很少考慮如何服務于現實業務活動，對政府外的公民利用限制重重，極少提供對外利用，這在計劃經濟時代對控制科研檔案的歸屬與保存十分有效，但對于市場經濟和知識經濟時代的科研檔案管理與利用而言，為管理而管理的指導思想卻不再有效，由于缺少從科研業務活動需求出發的客戶服務意識，檔案的收集困難重重；由于缺少對文件全生命過程質量的控制，檔案的質量難以保證。
什么是最優化模式比較
國外在管什么的認識上將科研文件和檔案看成是機構的資源與資產，歸檔文件的質量標準包括其真實性、完整性、可靠性、長久可用性。廣泛采用的文件連續體模式具有多元化和集成化的管理視角，有利于過去、現在和未來的科研活動數字資源與資產的最大限度共享和利用。對科研檔案來源的認識存在多元的視角，有多種多樣的來源認識。
國內在管什么的認識上已開始從管理數據和資料轉向將文件和檔案看成科技管理的信息資源和科技資源，歸檔紙質文件的質量標準是完整、準確和系統（DA/T2-1992《科學技術研究課題檔案管理規范》4.4.3.1），電子文件歸檔的質量標準是真實性、完整性和有效性（GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》，7.2.1）。廣泛采用的是文件生命周期模式，僅從檔案視角出發為文件歸檔而進行管理，缺少對正在形成和將要形成的科研文件的管理規劃，缺少將科研文件的形成與捕獲納入科研活動資源配置及其優化管理中，無系統和全面的文件管理規劃，難以適用于電子化環境下的電子文件和數字檔案的管理與利用，收集難，歸檔質量保證難。對科研檔案和科研文件來源的認識比較單一，只有科學技術研究活動來源，而不包括社會科學研究活動的來源。
如何管的最佳實踐比較
國外在如何管方面的最佳實踐經驗是檔案化管理，將文件、檔案管理納入社會法制體系建設、民主化與信息化社會建設戰略框架之中，科研文件和檔案的管理成為科研活動規范化、科學化、信息化建設的內容及其有機組成?？蒲形募囊幏痘芾硎菍W術規范與學術道德規范的要求，被納入基于證據的科研項目治理與科研機構治理，科研檔案的利用被納入科研資源長久保存與網絡化共享的數字化工程建設內容。
國內在如何管方面采用歸檔管理規定，仍然以傳統的行政管理手段為主，由于檔案在各行業及各種管理活動中的需求不同，有關檔案歸檔的政策法規各自為政，甚至相互矛盾。
國際檔案化管理的方法與中國歸檔管理的方法有本質的區別，前者與文件處置規劃相聯系，在文件形成之前就將應該記錄什么的要求納入業務活動過程，參與規定應該形成什么和保存什么及如何支持業務活動反映業務活動者的社會責任，后者與檔案保管期限相聯系，僅關心對已經形成的文件的歸屬，關心的本不是業務活動者對其活動的社會責任性，而是文件形成管理機構管理者的社會記憶。前者采用的將檔案看成具有可持續價值的文件，建立文件全生命期動態管理機制，后者則將檔案看成是歷史記錄，采用非文件全生命管理的階段生命周期靜態管理機制。
國外針對數字化工作背景下文件鑒定采用的宏觀鑒定法和職能鑒定法。宏觀鑒定方法的特點是價值判斷的標準是背景而不是內容。職能分析強調的是政府治理而不是政府管理與領導，強調公民與政府間的對話及相互關系，各種因素和各個方面的記錄及記憶。鑒定的結果實施文件處置計劃，滿足法律、信息、財務、責任、證據、文化等機構內外服務的需求。文件處置計劃需要考慮為什么保管、保管給誰用、什么地方用、什么時候用、保存多長時間合法等問題，進行保存什么和不保存什么的風險分析和成本核算，文件處置過程及保管期限表的制定與實施要進行質量控制、文件記錄、跟蹤管理和審計。文件保存的目的有三方面：（1）業務需求；（2）法令規章對機構的責任要求；（3）文化目的。
國內采用傳統手工工作環境下處理紙質檔案的直接鑒定法和內容鑒定法。鑒定的結果為實施歸檔保存期限規定，滿足管理者和社會的歷史和文化需求。保存的用途主要在兩個方面：（1）證據作用；（2）信息作用。沒有對文件處置過程的質量管理與成本核算和審計。
國外采用文件處置規劃管理手段比國內檔案歸檔保管期限管理手段具有以下優點：采用統一的集成化的文件處置規劃管理文件包括檔案，不管文件在生命周期內的存在形式如何，不管文件的生命是長或是短；文件概念包含具有可持續價值的文件，可持續價值強調文件對事務處理、憑證和記憶的作用，這一價值觀統一了文件檔案化及其保存的方法，不管文件是保存一剎那，還是保存千年。
國外科研檔案管理經驗的借鑒
國外科研檔案管理的經驗在三個方面值得我們學習借鑒。
在為什么管的服務思想上，應該吸納客戶關系管理理念，采用基于客戶服務的科研文件管理概念和廣義科研檔案概念。這一指導思想的優勢在于科研文件和檔案管理易于被納入整個社會學術民主化、法制化與信息化建設的框架。
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一、檔案管理及檔案管理科學化的內涵
探討提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇必須首先分析檔案管理和檔案管理科學化的理論內涵。檔案管理指檔案管理是指以各類型檔案實體與檔案信息為基本對象，對其進行統一管理并利用檔案信息為各檔案信息使用方提供必要服務支持的工作，就其本質來說，它是一項管理性、服務性和政治性的工作。檔案管理工作的好壞是衡量一個部門工作效率和管理水平的一個重要指標。檔案管理科學化指的是部門的檔案管理工作要在科學理論和科學方法的指導下進行和不斷向前推進，并且要有科學制度保障檔案管理工作向規范化、制度化、信息化推進，最大限度地提高檔案管理的質量和效益。
二、提高檔案管理科學化水平的必要性
1. 提高檔案管理科學化水平是水務局順應時展的必然要求
我黨歷來重視堅持與時俱進，水務局的檔案管理工作也要與時俱進，順應時展的要求，目前檔案管理工作的作用和地位越來越重要，直接影響著部門決策的制定和管理水平的提高。而且目前水務局面臨著越來越重的檔案管理任務，為了進一步促進水務局管理水平的提高，使其檔案管理工作與時俱進，必須要提高檔案管理科學化水平。同時由于信息技術的日新月異，當今時代已經是信息全球化的時代，信息技術的廣泛運用為檔案管理帶來了新的載體、渠道和樣式，給檔案的收集、館藏、應用及傳播等都帶來了深刻變革。信息技術給檔案管理工作提供了新的管理模式和新的機遇，檔案工作系統化、數字化、網絡化以成為檔案管理的發展趨勢。但是信息化也為檔案管理帶來了新的挑戰，例如，如何從技術上提高檔案的安全性、穩定性和可靠性，如何保證檔案的完整性、真實性和準確性都是水務局需要面對的挑戰。水務局必須要站在信息技術發展的前沿，與時俱進，不斷用新的信息技術改進檔案管理工作的同時加強對檔案的有效管理。
2. 提高檔案管理科學化水平是推動水務局檔案管理順利進行的必然要求
目前水務局檔案管理工作在檔案管理工作者的努力下已經取得良好的成績，但是仍然存在一些問題需要解決。這些問題主要表現在：首先，缺乏先進的檔案管理理念指導檔案管理工作；其次，檔案管理信息化水平還有待提高，檔案還需要用電子檔案的形式儲存，目前水務局的電子檔案管的電子信息檔案只占全局檔案的53%，還需要進一步加強電子檔案館的建設；最后，檔案管理人員素質還需進一步提高，例如水務局目前還有40%以上的員工還不能完全熟練操作信息化檔案管理。提高檔案管理科學化水平是水務局解決這些問題，推動檔案管理順利進行的必然要求。
三、提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇
1. 樹立先進的檔案管理理念，創建科學的檔案管理機制
先進的檔案管理理念是實現檔案管理科學化的指導思想，是推動檔案管理工作系統化、科學化、先進化的基礎。檔案管理工作要在先進的檔案管理理念指導下開展。與此同時水務局要創建科學的檔案管理機制，這是提高檔案管理科學化水平的關鍵和制度上的保證。水務局需要構建制度健全、管理規范的檔案管理機，并且完善檔案管理工作責任制，重視發揮檔案工作的作用。具體到檔案管理部門，檔案管理工作者要增強責任感和使命感，使整個檔案工作規范化、制度化、標準化。
2. 提高檔案管理信息化水平
隨著信息技術的迅速發展，信息技術已經滲透到各行各業。檔案管理信息化是檔案工作不斷進步、 提高科學化和現代化水平的重要措施。因此水務局需要加大對檔案管理的投入，加強檔案管理信息化的基礎設備建設，要運用現代電子計算機，提升檔案的電子化、自動化水平，并建立計算機檔案管理系統，完善電子檔案，建立電子檔案室。 應用現代通訊技術，實現檔案信息傳遞網絡化。運用現代信息技術促進對檔案信息的有效控制。在提高檔案管理信息化的過程中出來加強硬件設備之外還要加強系統建設，建議職工檔案管理信息系統，完善檔案管理數據庫的建設?？傊?，水務局需要通過提高檔案管理信息化推動檔案管理工作的科學化。
3. 提高檔案管理人員的素質
檔案管理工作具體還是由檔案管理人員來進行操作的，因此檔案管理人員素質的高低制約著檔案管理工作的科學化水平。檔案管理工作需要一批高素質、現代化的檔案管理人才，并且由于檔案管理向信息化、科學化的發展和檔案管理本身的復雜性和系統性，這些都給檔案管理人員提出了更高的要求。水務局檔案管理人員在新形勢下必須要進一步提高自身素質。水務局可以聘請檔案管理方面的專家加強對檔案管理人員的培訓，在培訓過程中根據檔案工作者的部門不同、能力不同，提高培訓的系統性、針對性和專業性。并以現代化的技術要求為標準，注重對檔案管理人員的知識和技能培養，使他們能夠更好適應與檔案管理現代化、科學化的要求。同時還需要引進檔案管理方面的高素質人才，為檔案管理注入新鮮的血液，進一步提高檔案管理的科學化水平。
四、結語
提高檔案管理科學化水平是水務局在新形勢下所面臨的重要課題。水務局的檔案管理科學化水平直接關系到全局的工作效率和管理水平。提高檔案管理的科學化水平，使檔案管理規范化、制度化和信息化有助于全局的工作效率和管理水平的提高。因此本文在深刻了解檔案管理和檔案管理科學化內涵的基礎上分析提高水務局檔案管理科學化水平的必要性，并著重探討了提高水務局檔案管理科學化水平的路徑選擇。希望本文的研究對于水務局以及其他部門、單位提高檔案管理科學化水平有借鑒意義。
參考文獻
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1.對學校檔案進行綜合管理
第一，要建立綜合檔案室，將文書檔案、教學檔案、政教檔案、科技檔案、會計檔案、聲響檔案、基建檔案、榮譽檔案等進行統一管理，讓學校檔案與學校發展同步進行。
第二，要用活檔案，服務學校，注重檔案的開發利用工作，邊整理邊開展服務，而學校檔案實行綜合管理又有利于全面，系統地提供利用，能起到省時省力的效果。
第三，要在各項工作中充分利用檔案資料集中后的豐富檔案信息資源，體現檔案信息的整體優勢和潛在價值。
第四，要確保年度歸檔文件按時歸檔，做到收集齊全完整，分類明確，排列科學合理，編目清晰，實現學校檔案管理的系統化和規范化。
加強學校檔案綜合管理，首先要在思想上重視。領導要把檔案工作擺到議事日程上，做到思想發動，組織落實和目標管理“三到位”。思想到位是指，針對有些教職員工對檔案意識不強，輕視檔案管理的傾向，加強對學校檔案管理人員的愛崗敬業教育，幫助解決實際問題和困難。組織到位是指，要通過各項組織落實措施，使學校檔案工作有人管，有人抓，每個科室部門，要有明確分管領導，確定學校檔案管理人員，逐步形成比較健全的檔案管理網絡。
目標到位是指，要通過目標責任制考核，將檔案工作納入學校的發展規劃和年度工作目標以及有關人員的崗位職責，使學校檔案管理工作做到有布置，有檢查，有總結，有表彰。
2.要提高教職工的素質。要加強學校檔案綜合管理，適應新時期教育事業發展需要，必須采取各種切實可行的措施，大力提高學校檔案人員的隊伍素質，總的要求是：政治強、業務精，作風好，重學習，顧大局。學校管理的目的在于保證提高教學水平，教書育，更好地為國家培養合格人才。
檔案專業人員必須有高度的政治責任感，不論遇到什么困難，指導思想不變，為教育教學服務的宗旨不變。
3.檔案人員要更新觀念，解放思想，大膽實踐，勇于創新，是學校檔案目前要解決的問題。要改進學校檔案管理手段，特別是隨著科技的發展，解決好，由紙質檔案向電子檔案的轉化。我們不能安于現狀，墨守成規，因為這是不符合時展的要求，也不符合學校檔案工作的實際。
因此，我們要與時俱進，站在時代的前列，認清學校檔案管理發展方向；掌握和了解學校檔案工作現狀，確定發展的路子；大力倡導和鼓勵愛崗敬業，勤奮鉆研的精神，立志崗位成才，立足崗位出成果；積極培養和發掘既懂政治又懂業務，一專多能的檔案管理人才。
4.要熱愛檔案事業。檔案事業是造福子孫后代的大事業，為了能給后代留下一份寶貴的文化遺產，檔案工作者應該有一種歷史責任感。踏踏實實工作，甘于清貧，淡泊名利，獻身學校檔案事業。學校檔案是學校發展軌跡的載體，是學校管理的依據手段和基礎，抓好學校檔案管理工作是提高學校管理工作，提高辦學效益的重要措施。因此，我們一定要做好一下幾個方面的工作:
(1)提高教職工的整體認識，切實把學校檔案管理工作作為一項重要工作來抓。
(2)明確學校檔案管理的重點，不斷促進學校檔案管理的規范化、制度化、科學化。
(3)全面推行電子檔案，盡快實現學校檔案管理信息化，現代化。檔案之所以珍貴，是因為檔案真實、可靠，是因為檔案是最原始的歷史記錄。因此，堅決維護檔案的真實性，維護歷史真跡也是我們檔案工作者義不容辭的職責。
5.要建立學校綜合檔案室，這是檔案事業發展的必然產物。推行學校全部檔案綜合管理，既體現了集中統一管理原則，又有利于學校統籌安排人、財、物，完善學校檔案管理體制，改善學校檔案管理條件，更有利于學校作用的發揮，便于學校檔案信息資源的綜合開發利用，為學校各項工作服務提供便利。
總之，開發檔案信息資源，提高檔案利用效率，充分發揮檔案管理在學校中的價值是一項長期而持久的工作，需要我們檔案工作者多角度、多方位、多渠道的持之以恒的努力工作，才能真正為學?？焖侔l展提供優質服務。
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檔案以歷史資料的形式進行記錄，其歷史性較為明顯，檔案管理作為檔案作用充分發揮的重要手段，它有利于促進醫院有序發展?，F如今，大多數醫院對檔案管理尚未形成規范認識，并且工作人員的專業水平較低、責任意識較弱，導致檔案管理工作一直處于無序的發展狀態，因此，急需人事檔案管理工作者加強學習思想政治知識。
醫院在社會發展的新階段，進行人事檔案管理時，要強化思想政治工作，有針對性地對管理人員進行新知識和優秀文化傳授。與此同時，創新管理模式，加強思想政治教育，以此提高管理工作者的思想政治素養，為人事檔案管理工作有序開展提供高素質人才支持。
二、人事檔案管理中滲透思想政治工作的具體措施
（一）健全醫院領導機制。要想實現思想政治工作的良好滲透，首先要健全醫院領導機制，以黨的正確思想為工作指導思想，以黨政工作為基本的工作依據，日益提高思想政治工作的重要地位。與此同時，重視黨政工作者的崗位選拔，完善選拔機制、規范選拔流程、健全考核制度。擴大宣傳范圍，以此提高醫院員工對人事檔案管理的關注度以及重視程度，在此基礎上，健全領導機制，為思想政治工作的順利進行給予有力保障。
（二）完善規章制度。完善醫院各項規章制度是建立健全領導機制的前提和保障。規章制度頒布后，思想政治工作能夠有章可循，一定程度上能夠避免出現無序的工作現象。此外，當人事檔案管理工作者發生思想變化時，要視情況進行工作調整，這不僅能夠加強制度的全面性，而且還能促進思想政治工作規范運行。醫院完善規章制度以后，人事檔案管理中滲透思想政治工作會減少阻礙，并且員工能夠依據制度規范工作行為，優化工作質量，此外，員工會增加對醫院的認同感，為醫院發展積極貢獻才智。
（三）創新工作理念。醫院內部開展思政工作時，檔案管理者要堅持人本理念，充分、全面了解工作者的思想變化以及實際情況，當工作者在生活中或者工作中遇到現實困難時，管理者要積極主動地給予關心和幫助，及時解決工作者的困惑，這不僅能夠增進雙方友誼，而且還能促進工作者端正工作態度。在傳統工作理念要求下，管理者與工作人員間要明確上下級關系，各部門間獨立運行現象顯著，缺乏系統性的思想政治工作嚴重制約了檔案管理工作的順利進行。創新工作理念，注重觀察員工的思想變化，提高員工的工作能力，這不僅能夠營造良好的工作氛圍，還能促進管理工作可持續開展。
（四）豐富培訓形式。人事檔案管理工作要想提高管理水平、優化管理結果，務必豐富培訓形式，以此促進思想政治工作有效滲透、提高工作人員的工作能力、提高醫院的經濟效益。首先，可以通過聘請專業人士來本院進行思想政治引導，使檔案管理人員形成規范的思想意識和政治認識。其次，醫院為檔案管理人員組織系統性思想政治培訓，鼓勵思想政治意識和行為端正的老員工對新員工進行培訓，這不僅能夠減少新員工和老員工的距離感，還能優化培訓效果。然后，定期舉行講座，為管理人員提供充足的交流空間和學習時間，從而能夠調動員工工作的積極性，并且員工能夠及時發現自身存在的不足，積極借鑒和學習先進的思想政治經驗。最后，在學習理論的同時，及時進行實踐檢驗和指導，這不僅能夠為員工奠定堅實的理論基礎，還能增加員工的工作經驗，促進檔案管理價值充分發揮。
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檔案工作的日新月異以及由此帶來的對于高校的文明、環境、倫理、價值的挑戰，越來越凸顯出檔案事業科學發展的迫切性。以科學理論為指導思想依據來對檔案管理工作進行改善，保證檔案管理工作能夠順利良好進行。其內涵就是以科學理論指導檔案管理，以科學管理模式進行檔案的管理工作，保證科學制度技術措施的良好有序保證。
一、準確把握新形勢下和新要求是做好檔案工作的前提
要充分認識檔案工作在經濟建設、文化建設和社會建設中發生著深刻的變化，不斷賦予檔案工作新的內涵，開闊思路，更新觀念，由于高校檔案工作是一項基礎性的管理工作，又是一項服務性工作，從認識到實踐都在發生著深刻的變化，所以在高校它是一項默默無聞、是一個服務他人的配角工作。時代在前進，實踐在發展，人類活動也在不斷創新、發展，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，也必須根據時代和實踐的發展要求，要求社會科技創新、體制創新、知識創新，因此，做好檔案工作的前提是提高全校的檔案意識，樹立正確的檔案觀念。服務學校發展和科學決策，提升發展軟實力，這一檔案工作的重要任務，得到了空前的重視和強調，這是檔案工作的重要追求，也是檔案工作者面臨的新形勢和新要求。各部門要進一步增強做好檔案工作的意識，分管領導要切實扛起檔案工作領導責任，積極創造檔案事業發展條件，充分發揮檔案部門職能作用，更好地為經濟建設服務、為社會事業服務、為民生發展服務。
二、正確認識檔案工作的功能以及對高校的重要作用
檔案管理工作是材料在工作使用中僅有憑證和參考價值，是推動學校發展和進步的重要力量。是學校尋求進步和發展的需要，是學校部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業素質和個人素養的依據，在學校發展中發揮著不可替代的重要作用。一般認為檔案工作在學校經濟發展、社會進步和培養人的全面發展過程中的功能和作用主要有：積累知識、傳承文明、創新倫理、資政育人、服務社會的功能。
服務社會功能則主要指檔案工作科學發揮自身的理論優勢、科學優勢、價值引導優勢和方法優勢等等，通過推動社會現實問題的解決，服務學校發展，調整工作結構、改進發展規劃，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要，促進學校檔案管理能力的提升。
在新的經濟社會發展和社會思想多元背景下，學校發展也必然要順應時代的要求，面對新形勢，發生新變革。通過吸取檔案管理工作必將會在其中發揮重要的角色。要優化檔案服務措施，方便使用。特別是創造條件，吸引優秀的年輕人加入檔案管理的隊伍當中來。在新形勢下，檔案管理是一門科學，管理更先進、更豐富，檔案工作者不僅要具備基本的操作技能，而且要掌握現代科技手段和先進的管理技術，要適應新的形勢和要求，不斷拓展和創新，提高檔案管理的科學化水平，更好地服務于師生員工。
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檔案工作技術現代化的核心和關鍵是檔案管理中計算機技術的普遍運用。這是因為計算機能應用于檔案管理工作的各個方面，能帶動其他新技術的應用和發展，并能控制各種現代設備的使用，促進檔案管理工作的全面發展。從1946年出現第一臺電子數字計算機至今，計算機技術的發展已經跨越了四代。第一代是電子管計算機，機器體積大、成本高、可靠性能比較低；第二代是晶體管計算機；第三代是中、小規模集成電路計算機；第四代是大規模集成電路計算機，從1970年開始投入使用。目前，電子計算機技術已進入第五代超大規模集成電路階段。計算機軟件技術、機器系統正在不斷完善，微型計算機日益普遍，計算機的應用普及到人類社會生活的每一個領域。電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數據，能夠進行邏輯推理和判斷，因而在檔案管理中有著廣泛的用途和明顯的效果。它可以大大提高檔案管理工作存儲、處理、控制檔案信息的能力，并由此推動檔案工作的全面改革和發展。計算機應用于管理系統，無論管理系統的類型、規模和水平怎樣，一般都應經過下列程序，計算機檔案管理系統的設計也應按照這些程序逐項進行。
1.1 計算機檔案管理系統具體課題的選擇計算機可以廣泛地運用于檔案管理系統的各個方面，而實際檔案部門一般應根據本身的具體情況（包括經費、檔案數量、檔案利用者、檔案工作人員素質等情況）決定建立怎樣的檔案計算機系統。
1.2 對確定的計算機檔案管理系統進行分析在項目確定之后，應圍繞項目進行深入調查研究，主要了解與計算機檔案管理系統有關的一些情況，并進行認真分析。
1.3 計算機檔案管理系統設計計算機系統設計一般包括兩個環節，應根據用戶對系統功能的要求和準備使用的計算機狀況，如機型、特點、功能等情況，確定本系統的設計原則。
1.4 程序編寫在系統框圖、功能模塊和數據結構確定以后，就進入了程序編寫階段。首先應根據檔案管理系統的要求，選擇采用計算機文件管理方式，或者選擇數據庫系統管理方式。
1.5 數據準備在檔案計算機管理系統中，數據的量是非常大的，需根據數據類型的要求收集有關數據，并按一定的格式整理出來，即按規定好的數據結構進行數據的讀寫。由于計算機只能識別規范的符號，所以應按檔案著錄標引規則開展這項工作。
1.6 程序調試程序編完后應進行認真的調試，要對各個模塊直至整個系統準備好的數據在編好的程序上進行調試，經過不斷修改、不斷完善，最后投入正式運行。在調試過程中，原來的手工管理系統仍應同時工作，以便對程序作進一步修改和校正。
2.計算機檔案管理系統的幾種具體形式
2.1 計算機檔案檢索系統檔案計算機檢索有很大的優越性，在檔案管理中最先運用計算機技術就是從檢索開始的。從20世紀80年代初，一些檔案部門就開始了檔案計算機檢索系統的試驗研制并取得豐碩成果。
2.2 計算機文檔一體化管理系統文檔一體化是機關檔案工作發展的一個趨勢。計算機文檔一體化管理系統能夠集文書處理與檔案管理為一體，具有文件處理階段的登記、檢索、注辦、催辦、機要文件清退、不歸檔文件清理、檔案材料歸檔功能，檔案管理階段的收集、分類、劃定保管期限、組卷、編目、檢索、統計、編制銷毀清冊等功能。通過正規的文件著錄，利用計算機輔助著錄系統，可以較快地完成檔案文件信息的輸入，加強文書處理部門與檔案部門的聯系，提高工作效率，減少人工操作和重復勞動。
2.3 計算機接待利用統計系統這個系統應具有查檔接待利用工作中各種登記管理功能，如借閱、催詢、預約、查找、利用統計等計算機自動管理；自動形成利用過程中產生的各種工作報表和統計表，可直接顯示或打印出來。同時，利用系統一般都具有利用者身份檢驗功能、多用戶系統，可供多個用戶同時使用，互不干擾。
3.檔案工作組織管理
現代化檔案工作從本質上看是一項管理工作。不僅要管理檔案，也要管理檔案機構。管理檔案人員只有運用科學的思想、方法對檔案工作進行組織管理，才能達到檔案工作的目標?，F在我國常見的管理包括：經驗管理，以個人或別人成功的經驗和教訓為依據進行管理；行政管理，以法律、法令、計劃、條例、會議為依據進行管理；科學管理，以管理科學理論為指導，采用現代科學方法和手段進行管理。上述三種管理有著內在聯系，經驗管理、行政管理過程中應加強科學管理方法的運用。
3.1 加強管理思想的現代化。檔案工作人員、尤其是組織領導者應根據社會發展和檔案工作的實踐，從指導思想上認識檔案管理現代化的重大意義，拋棄傳統管理中不科學、不合理的因素，代之以科學的組織管理思想。
3.2 注意管理方法的科學化。積極采用現代管理方法的優秀成果，改變單純的以行政手段進行管理的做法。在管理方法中把經濟方法、行政方法、法律方法、社會心理方法、政治教育方法等有機結合起來。
