引論：我們?yōu)槟砹?3篇科技檔案管理學(xué)范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
當今世界已進入知識經(jīng)濟和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。
一、檔案管理工作的困難和重點
1、大多數(shù)人對檔案管理工作的重視不夠
許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數(shù)人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導(dǎo)致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢。其實檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。這需要我們認真審視，正確看待檔案管理工作，承認其重要性。檔案管理工作是整個單位工作的基礎(chǔ)和根基，正是這項工作有條不紊的進行，才為整個單位工作的順利進行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關(guān)個人資料，還記錄了單位和公司的相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，所以加強對檔案工作的重視程度是十分有必要的。
2、檔案交接制度不嚴謹
每年，巨大的檔案變動、更新、調(diào)取和維護工作確實是檔案工作的重點和難點。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時。如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導(dǎo)致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復(fù)雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。在交接時，交接雙方都應(yīng)認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負起重要責任，告知調(diào)取和變動檔案的人員相關(guān)規(guī)定，敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴重后果和所應(yīng)負起的法律責任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。
3、許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務(wù)
很多人由于缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應(yīng)付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時明確的告知檔案持有人有關(guān)檔案的相關(guān)事項，明確檔案持有人的責任和不重視檔案可能造成的不良后果，告知前來調(diào)取和填寫檔案的人員應(yīng)該如何填寫，并告訴他們應(yīng)認真誠實的填寫相關(guān)檔案，如果不認真對待就會造成嚴重的后果，想要彌補就會變得很麻煩。
4、當前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化
多年來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導(dǎo)致信息的丟失。當前的檔案管理工作急需引進現(xiàn)代化和信息化較強的技術(shù)來應(yīng)帶這種局勢，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。電子信息技術(shù)借助電子管理技術(shù)和相關(guān)程序應(yīng)用，以電子計算機為硬件設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為先導(dǎo)，能夠有效的提高檔案管理工作的實效性，加強檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用性和各類工作的效率。電子信息技術(shù)能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術(shù)可以省去檔案室的存在，將大量數(shù)據(jù)和檔案存儲在電腦中，保存完好，節(jié)省了人才財力的同時，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。
二、檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展
1、強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序
強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風(fēng)。同時在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個單位都應(yīng)配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術(shù)的應(yīng)用。
2、檔案交接嚴格按程序進行
檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時應(yīng)嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。
3、健全檔案管理制度
健全檔案管理制度時應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險。首先應(yīng)加強檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。
4、建章立制，有章可循，規(guī)范操作
如今，不同的單位在檔案管理工作上的規(guī)定和標準各不相同，甚至許多單位缺乏規(guī)定和標準，這大大降低了檔案管理工作的標準化程度，造成工作效率低、檔案質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象，這大大減弱了檔案的存取與調(diào)配的效率，也影響了檔案管理信息化發(fā)展進程，更降低了檔案的應(yīng)用。所以，建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標準化的檔案管理工作流程，這個流程應(yīng)符合實際工作的需要。統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認真遵守，規(guī)范其操作流程，認真細致的工作。做到有章可循。在調(diào)取、更新和存儲檔案時更應(yīng)該加強規(guī)范性，避免錯誤的發(fā)生。
三、結(jié)語
檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強對其管理，更新檔案管理的理念，實現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。每一位檔案管理工作者應(yīng)自覺肩負起自身的責任，做到工作上一絲不茍，思想上始終以單位利益為重，在日常工作中應(yīng)該加強宣傳，告知檔案持有人檔案工作的重要性。檔案管理工作人員應(yīng)加強自身的文化水平，能熟練的掌握電子信息技術(shù)，將電子信息技術(shù)有效的應(yīng)用到自身的工作之中，提高工作效率，完善檔案管理的安全性和熟練性。在檔案管理的道路上，我們還有很長的路要走，我們需要加強信心，不斷進取。
【參考文獻】
[1] 張公諸。質(zhì)量管理學(xué)[M].上海：高等教育出版社
篇2
一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導(dǎo)致機關(guān)機密、獨有知識產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術(shù)或機密。占有這些資料就是占有機關(guān)的技術(shù)或機密。因此，機關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的流失而影響機關(guān)單位的生存與發(fā)展。
(二)檔案是機關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會各界關(guān)注的焦點。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機構(gòu)和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法。可見檔案納入社會信用系統(tǒng)是必不可少的因素。
(三)檔案是機關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機關(guān)文化是從機關(guān)的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發(fā)展規(guī)律。
二、當前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財務(wù)檔案保存在財務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學(xué)化水平低
隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運用現(xiàn)代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。
三、檔案管理科學(xué)化的若干對策
檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時俱進，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進機關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應(yīng)加強檔案執(zhí)法隊伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。
2.積極塑造典型，發(fā)揮以點帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點，進行重點指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。
3.積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)
檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關(guān)單位，現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時機，深入到各機關(guān)單位現(xiàn)場指導(dǎo)。政府部門有必要主動服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機關(guān)單位檔案工作走上標準化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。
4.積極提供檔案中介服務(wù)
通過檔案社會化服務(wù)的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進檔案管理科學(xué)化。
(二)機關(guān)單位自身層面
1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關(guān)單位應(yīng)認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動抓好檔案工作。
2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機制
只要符合國家檔案法規(guī)，實行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發(fā)。建立檔案管理機制，關(guān)鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時展、社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無用處，缺少價值。
3.科學(xué)利用信息化手段
在機關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門要充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。
總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強機關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進機關(guān)管理的高效化。
參考文獻：
[1]張雪艷.檔案管理科學(xué)化探究[J].蘭臺世界,2007(6):24.
篇3
會計檔案是由會計的憑證、賬簿及報表等組成的專業(yè)的會計核算的材料，它記錄并反映了經(jīng)濟業(yè)務(wù)來往的過程，并為其提供佐證。每個企事業(yè)、機關(guān)等單位在會計核算中，都無時無刻的產(chǎn)生著經(jīng)濟的活動往來及財務(wù)的收與支的變化。經(jīng)濟活動的往來與財務(wù)賬目的收支變化，都需要通過會計工作來記錄和反映，這是個由憑證到賬簿、再從賬簿到報表的連續(xù)的過程，也是一項復(fù)雜且要求細致嚴謹?shù)墓ぷ鳌嫏n案是會計工作所產(chǎn)生的專業(yè)的材料，是由會計核算總結(jié)出的會計資料，也是單位、企業(yè)等階段的會計工作過程的客觀體現(xiàn)。它由會計憑證、賬簿、財務(wù)報告及其他的專業(yè)資料組成，但不包含單位的財務(wù)的預(yù)算、制度等文件材料。近年來，因為我國一直沒有確立統(tǒng)一的會計檔案管理制度，同時也未明確國家檔案由哪些部分構(gòu)成。所以，國家財政部及檔案局在1984年聯(lián)合公布了《會計檔案的管理辦法》。這一《辦法》的制定，不僅加強了對檔案的科學(xué)化管理，還確立了統(tǒng)一的會計檔案管理工作制度，最終對發(fā)展社會主義經(jīng)濟做出了貢獻。由于計算機不斷在會計核算中被廣泛運用，紙質(zhì)記錄的方式作為重要的媒介在《辦法》里有所規(guī)定，但并未禁止采用磁帶、磁盤等其它的具有磁性的介質(zhì)記錄會計檔案。
由于會計檔案的管理工作是會計工作重要的組成部分，所以必須遵循會計工作的相關(guān)管理制度。因為檔案的管理辦法是由國家統(tǒng)一制定的，而檔案的行政管理部門又是會計檔案的主管部門。所以應(yīng)該依據(jù)《辦法》的規(guī)定，并結(jié)合當?shù)氐膶嶋H，對會計檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，并負責對各地的下級主管部門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時對其進行監(jiān)督和檢查。而那些持有會計檔案資料的單位，則需要對會計檔案的管理負責。通過增強對管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立起對會計檔案收集、立卷、歸檔等相關(guān)的管理制度，從而做到科學(xué)化的管理。盡量做到會計檔案能被妥善的保管、有序的存放；避免其受到毀損、散失及泄密。
二、會計檔案的作用
會計檔案對發(fā)展社會主義經(jīng)濟具有非常重要的作用。第一，從微觀方面，增強對基層的企事業(yè)單位內(nèi)部的管理，不僅可以提升經(jīng)濟水平的發(fā)展，還可為社會效益的發(fā)展提供大量的原始數(shù)據(jù)作為依據(jù)；第二，它為國家的經(jīng)濟建設(shè)制定計劃及做出決策，并從宏觀上，為國民經(jīng)濟的管理及監(jiān)督，提供穩(wěn)定真實的會計數(shù)據(jù)為依據(jù)；第三，它還為打擊各種經(jīng)濟領(lǐng)域的不法現(xiàn)象提供了有力的證據(jù)，因而保護了國家財產(chǎn)不至于流失；第四，成為財政、經(jīng)濟的發(fā)展歷史的可靠的研究史料。所以，會計檔案的管理工作好壞與否，都可能會直接影響到國民經(jīng)濟的運行、公正經(jīng)濟秩序的確立，甚至還會影響到各項財政政策的貫徹和實行。
三、會計檔案的管理現(xiàn)狀
(一)忽視收集與管理
當前，我國的會計行業(yè)開始意識到要對會計憑證、帳簿、報表等資料要進行妥善保管，因而開始依據(jù)國家相關(guān)法律規(guī)定著手建立檔案，但是像經(jīng)費的申請報告、財會活動情況的分析等其他和會計工作息息相關(guān)的資料卻被忽視，得不到完善的管理。文書的管理部門通常在接到這種文件資料時，都是轉(zhuǎn)交給財務(wù)部門，而又由于財務(wù)部門認為這些只是些文書的檔案材料，忽視了對它們收集和管理，最后當領(lǐng)導(dǎo)需要調(diào)閱或利用時，卻怎么也找不到。
(二)檔案整理不規(guī)范
國家的財政部門及檔案的管理機構(gòu)都明確做出這樣的規(guī)定:財務(wù)會計部門每年要依照檔案管理制度將各單位積累的會計材料完整、規(guī)范的整理分類入檔。而之前，有很多單位的會計檔案是由財務(wù)部門來管理的。所以經(jīng)常出現(xiàn)整理的不標準、編排編號不科學(xué)等問題。而在對活頁的帳簿進行處理時，也是各行其事，處理方式不能完全統(tǒng)一。甚至，有的單位將會計資料用麻袋裝上捆綁好，就丟棄到一邊，常年不過問。這些都對檔案的管理與利用產(chǎn)生了不利的影響，更不能促進實現(xiàn)檔案整理的標準化及規(guī)范化。
(三)檔案管理制度不健全
一些單位不按照國家的相關(guān)規(guī)定，不結(jié)合實際建立并完善有關(guān)會計檔案管理的各項規(guī)章制度。而有些單位則制定了規(guī)章制度，卻不能嚴格的照章辦事。不移交過期的會計檔案;不按時鑒定清理到期的檔案;不對應(yīng)銷毀的檔案進行報批;借閱手續(xù)不完備等等。因而造成檔案數(shù)量的與日俱增，使有利用價值和沒利用價值的檔案混淆，不僅加大了人力、物力等方面的負擔，還為查找和利用帶來了不便。
(四)財會人員缺少職業(yè)道德
會計檔案中，會計信息要以國家法律、法規(guī)為依據(jù)來進行管理，起著可以作為憑證的作用，并具有法律效力。會計的核算記錄必須真實可靠，如果核算信息不準確，也就失去了會計檔案所起到的真實憑據(jù)的作用，從而造成企業(yè)利潤的虛漲，財政收入的虛增，國民經(jīng)濟則會被過度分配，最終影響到國家宏觀調(diào)控政策制定的準確性。當前，某些財務(wù)會計工作人員，不能堅守工作原則和遵循相關(guān)的制度，導(dǎo)致了財務(wù)的管理出現(xiàn)混亂。更有缺乏職業(yè)道德的從業(yè)人員，甚至采取一些不法手段，故意偽造、篡改記錄的憑證、開具假發(fā)票、建立假帳等，從中套取現(xiàn)金，謀取私利；也有的通過加大開支，虛列條目，達到偷稅、漏稅的目的。這不僅破壞了我國正常的經(jīng)濟秩序，也使我國的經(jīng)濟發(fā)展的真實面貌難以體現(xiàn)。
三、會計檔案的科學(xué)管理
(一)收集齊全，統(tǒng)一管理
會計主管部門應(yīng)將與會計業(yè)務(wù)相關(guān)的會計資料收集并整理齊全，妥善保管起來，以利于工作的開展。這些財會工作的資料主要包括：方針、政策、預(yù)決算、工作總結(jié)等，在與文書部門的相互配合下，集中的對材料進行保管。除了可依據(jù)歸檔制度來收集，還可在歷任的會計那進行資料的收集，包括已經(jīng)離職的人員。資料被檔案部門接收后，要將憑證、帳冊等同報表一同編目存放在指定的地方，同時要排列整齊，方便調(diào)閱。尤其要在財會檔案的數(shù)量很多的部門，更要讓專人負責保管。
(二)健全制度，加強監(jiān)督
每個單位都要建立起與會計檔案管理相關(guān)的整套制度，包括了對其的收集、保管、鑒定、借閱及利用。以便讓工作人員做到有章可依。而檔案管理部門則要做到定時監(jiān)查、鑒定會計檔案，銷毀去除那些超過保管期、沒有保存價值的會計檔案，對那些有價值的進行妥善保管，以保證會計檔案的完整及安全。
(三)提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)
由于財會工作的專業(yè)性、政策性非常強，而財會人員又受到商品經(jīng)濟主導(dǎo)的市場經(jīng)濟的影響，經(jīng)受了各種腐蝕和誘惑的考驗。所以，為了維護我國的經(jīng)濟的正常的發(fā)展記錄的完整，會計人員及檔案管理者應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)。堅持履行自己的職責，堅守黨的原則，并且遵紀守法，規(guī)范的執(zhí)行會計檔案工作的各項制度，做到廉潔與公正。會計人員及檔案管理者，應(yīng)該不斷提高自身的修養(yǎng)，各級領(lǐng)導(dǎo)更要對其反復(fù)進行思想道德、紀津責任等方面的教育，還可以通過將崗位職責的考核與獎懲制度掛鉤，最終促使從業(yè)人員的政治思想素質(zhì)及職業(yè)道德修養(yǎng)得到提升。
四、會計檔案的利用
會計檔案應(yīng)該既可以為本單位所利用，也可以為上級單位所利用。但在調(diào)閱時，要嚴格遵照程序辦理相關(guān)手續(xù)。當本單位的人員調(diào)閱時，要獲得會計主管人員的同意；而外單位的人員借閱時，則要由調(diào)閱單位先開具正式的介紹信，然后注明要調(diào)閱的會計檔案的內(nèi)容，最后得到單位領(lǐng)導(dǎo)及會計主管的批準后，才可辦理調(diào)閱的手續(xù)。調(diào)閱時，只能瀏覽與所調(diào)閱的內(nèi)容相關(guān)的資料，而不能瀏覽與所調(diào)閱的內(nèi)容無關(guān)的資料。而且，檔案的原件禁止被借出，更不能拆掉原卷（宗）冊。當外單位來調(diào)閱會計檔案時，對于其想抄錄及復(fù)制的內(nèi)容，都要讓會計主管來簽署意見，最后得到本單位的領(lǐng)導(dǎo)批準同意即可。特殊情況下，只要得到本單位的負責人的批準，即可為其提供查閱及復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。所以，各個單位應(yīng)該建立起規(guī)范的有關(guān)會計檔案的查閱、復(fù)制的登記制度，從而為合理利用會計檔案提供依據(jù)。
參考文獻:
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1提高對農(nóng)業(yè)科技檔案的認識
隨著“科技是第一生產(chǎn)力”廣泛宣傳，科技檔案管理工作也顯得日益重要。農(nóng)業(yè)科技檔案是記述和反映在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過程中的科學(xué)研究、生產(chǎn)服務(wù)、技術(shù)培訓(xùn)記錄等活動，經(jīng)過檔案人員整理并歸檔保存的有價值的重要科技文件資料。具體說，農(nóng)業(yè)科技檔案就是科技人員在生產(chǎn)、科研及技術(shù)推廣活動中衍生出來的成果，是農(nóng)業(yè)科技檔案的重要組成，具體包括文字資料、計算圖紙、圖片（照片）、音像資料、實物標本等。農(nóng)業(yè)科技檔案的主要特點是，工作大部分都是在田間地頭第一線上進行，因此所研究的數(shù)據(jù)內(nèi)容和分類也較復(fù)雜，而且農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的周期比較長、數(shù)據(jù)采集量大，從生產(chǎn)開始到中期、末期，所有數(shù)據(jù)都得記錄、所有圖片都需要保存，這就使農(nóng)業(yè)科技檔案的形成、積累有了一定的難度，同時農(nóng)業(yè)檔案的收集、保存工作做得規(guī)范與否，直接關(guān)系到農(nóng)業(yè)科技檔案的完整性和有效性。只有把農(nóng)業(yè)科技檔案管理的基礎(chǔ)工作做好，才能充分發(fā)揮科技檔案的作用，使之更好地為科技發(fā)展提供服務(wù)。要根據(jù)實際工作情況，制訂出詳細可行的農(nóng)業(yè)科技文件及檔案的歸檔范圍，讓檔案管理者清楚地明白上報歸檔的材料是什么、要求是什么，認真對農(nóng)業(yè)科技檔案進行收集、保存和利用，使農(nóng)業(yè)科技成果更好地被交流和利用，為科研工作提供高質(zhì)量的信息資源[1]。
2農(nóng)業(yè)科技檔案科學(xué)管理的主要標志
按照“走上去，走下去”“引進來，放下去”的理念積極鼓勵大專院校與農(nóng)業(yè)企業(yè)進行合作，甘當農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化的“紅娘”，大部分科研院所都有很多的科技成果掌握在手中沒有進行轉(zhuǎn)化，而一些農(nóng)業(yè)企業(yè)空有資金和場地，但是亟需一些科研成果，因此把科技成果盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，是一項迫在眉睫的大事。通過轉(zhuǎn)化科技成果可使農(nóng)業(yè)企業(yè)增加效益，使科研院所的成果進行生根發(fā)芽，這個轉(zhuǎn)化目標可以通過提高農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率來實現(xiàn)。農(nóng)業(yè)科技檔案作為科研工作的歷史記錄，是許許多多科研工作者的心血和知識積累的精華，有較高的分析研究價值。在生產(chǎn)過程中，依據(jù)檔案中的記載數(shù)據(jù)，需要不斷地總結(jié)經(jīng)驗，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，使農(nóng)業(yè)科研工作更加規(guī)范化和科學(xué)化。
2.1收集完整、整理科學(xué)、統(tǒng)計簡便，便于快速查找
科研部門保管的科技檔案，能反映出本單位技術(shù)活動的基本面貌，項目負責人在申請時提出計劃，明確項目組科研人員形成積累有關(guān)科研項目文件材料的任務(wù)，并責成專人負責科研項目文件材料的收集、整理、立卷。項目組的科研人員從一開始的項目申報、項目立項、項目結(jié)題，在科研活動的每個階段過程中，都積極地參與，要按照歸檔范圍，認真收集、整理所形成的科研項目文件材料（包括一些文字、圖片、實物、音像資料），并進行科研材料的建檔歸檔，及時交給項目文件管理人員。在工作中要應(yīng)做到對科研項目檔案內(nèi)容、數(shù)量、編號、期限等做到統(tǒng)計簡便，各類檔案原則上按檔號存放，保證統(tǒng)計精確性，建立統(tǒng)計制度，編制必要的、切實可行的檢索工具。
2.2科學(xué)保管、存放安全，建有規(guī)范檔案管理制度
科研檔案應(yīng)按期進行檢查，按照檔案管理“八防”（防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜）做好工作。嚴禁存放與保護檔案無關(guān)的各類雜物品，防止受到自然破壞，最大程度地延長檔案的“使用壽命”。科技檔案的核心內(nèi)容是科技成果，大部分都具有自主知識產(chǎn)權(quán)，很多檔案都具有機密性，因此在存放過程中密字文檔必須有加密措施，紙質(zhì)文檔加鎖放置在柜中儲存。文檔傳遞、查閱、借閱要必須要有登記、簽字手續(xù)，必須在規(guī)定時間內(nèi)歸還，防止因時間長造成檔案的遺忘或遺失。在處理廢舊文檔的時候，要先充分考慮其的安全性，嚴格按規(guī)定程序處理。
2.3現(xiàn)代化查詢、檢索系統(tǒng)，建有檔案管理的安全
程序“精、準、廣、快”是信息社會人們對科技檔案信息需求的基本特點，運用先進技術(shù)手段管理檔案是實現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的必然趨勢。科技計劃檔案數(shù)量多、面廣、專業(yè)性強，需要不斷完善服務(wù)方式和手段。現(xiàn)代社會是科技發(fā)展飛速的社會，科技檔案管理者要借助先進的科技手段，充分利用信息處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建起快捷、實用的查詢檢索系統(tǒng)，來滿足農(nóng)業(yè)科研工作者對技術(shù)檔案的檢索需求，提高檔案服務(wù)效率、質(zhì)量和利用率。
2.4信息數(shù)字化、配備現(xiàn)代化設(shè)備，保證數(shù)字真實可靠
科技人員在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中通過生產(chǎn)積累了大量的真實、可行的資料，這些資料大部分都以紙質(zhì)材料的形式進行保存，存放這些資料需要消耗很大的物力和財力，尤其是存放空間的選定，同時還在注意保管和存放。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，尤其是計算機的廣泛應(yīng)用，檔案工作也由傳統(tǒng)手工操作朝著自動化方向發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案的形式也由最初的紙質(zhì)文本、實物向電子文檔、圖片和數(shù)據(jù)等形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化目前用的效率最高的是掃描法，經(jīng)文字識別、校對后，轉(zhuǎn)化為可編輯的數(shù)字化檔案，便于廣大科技人員查詢使用[2]。
篇5
一、醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的意義
對于醫(yī)院而言，基建檔案具有三重意義：第一，基礎(chǔ)意義，像其他檔案所起到的作用一樣，基建檔案首先起到的是對于客觀事實忠實地予以記錄的作用，是對于當時發(fā)生的客觀事實的佐證，故其起到了證據(jù)的基礎(chǔ)作用；第二，建設(shè)意義，醫(yī)院基建檔案所記錄的內(nèi)容是醫(yī)院進行基礎(chǔ)建設(shè)時的方方面面，如果醫(yī)院進行基礎(chǔ)設(shè)施的增減或者進行擴建，基建檔案則是進行此類建設(shè)的基礎(chǔ)，否則工程建設(shè)便無法正常展開；第三，文化意義，醫(yī)院基建檔案在一定程度上代表了人們對于醫(yī)院從設(shè)計到施工到落成的全過程的記憶。因此，對于醫(yī)院基建檔案管理科學(xué)化的意義應(yīng)當有以下三個：
（一）專門性作用。保存醫(yī)院基建檔案，發(fā)揮其原本作用。醫(yī)院常常面臨著基建檔案滅失的情況，從而難以在擴建、裝修、轉(zhuǎn)型過程中很好地與原本基本建設(shè)相一致。對于紀檢檔案的科學(xué)化管理，有利于該檔案的保存，并且科學(xué)化管理主要指向一套完整并且詳細的基建檔案，加以儲存和科學(xué)化管理，有利于其原本作用的完全發(fā)揮。
（二）綜合性作用。提升醫(yī)院綜合化建設(shè)的水平。醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理是手段的創(chuàng)新，在面臨員工不注重保存檔案、隨意丟棄或者恣意破壞、僅僅注重提取而不注重放回的背景下，實現(xiàn)管理手段的科學(xué)化能夠培養(yǎng)醫(yī)院的員工意識和員工素養(yǎng)，實現(xiàn)對人的提升作用；另外，醫(yī)院綜合化建設(shè)并不僅僅指醫(yī)院功能的提升、醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的完善以及醫(yī)院服務(wù)水平的提高，而且指醫(yī)院形成了一個在功能上綜合化、具有相當自給自足性的整體，因此紀檢檔案的科學(xué)化管理是其中的重要一環(huán)。
（三）生態(tài)性作用。實現(xiàn)醫(yī)院檔案科學(xué)化管理的整體生態(tài)圈建設(shè)。基建檔案應(yīng)該與其他n案相輔相成、互相作用才能形成醫(yī)院檔案整體的生態(tài)意義上的和諧，在所有種屬的醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院基建檔案遠不如其他受到重視的程度高，這一方面與其本身發(fā)揮作用的時間線較長（醫(yī)院建設(shè)后很長一段時間才會重新修整），另一方面也與醫(yī)院基建檔案發(fā)揮直接作用較少而發(fā)揮間接作用較多有關(guān)。因此，實現(xiàn)科學(xué)化管理，按照發(fā)揮作用的先后以及大小，在某一方面有需要之時對于某個檔案進行提取和利用之時便將該檔案提取出，并且在單一檔案無法起到相應(yīng)的證明、激感的作用時實現(xiàn)檔案的相互促進，進而進一步建設(shè)起生態(tài)圈。
二、醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的措施
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[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2012）22- 0085- 01
1 科技檔案管理與科技發(fā)展的關(guān)系
科技檔案是對科技活動信息的有效保存，能夠在科技發(fā)展當中提供指導(dǎo)性作用，而對于科技檔案進行有效管理也能夠很好地保障科技活動的可持續(xù)發(fā)展，因此兩者之間有著極為緊密的聯(lián)系。一般而言，這種聯(lián)系包括著如下幾個方面。
（1） 科技檔案管理能夠確保科學(xué)技術(shù)得以很好的保存。科學(xué)技術(shù)是一種知識形態(tài)，其必須借助于一定的載體加以保管，從而在無數(shù)次的重復(fù)運用后，對經(jīng)濟社會帶來極為有效的改革。科技檔案就是保管科學(xué)技術(shù)的載體總和。人們在進行科學(xué)活動之時，最早形成的是關(guān)于科技創(chuàng)新的一系列理論思想，在逐步將這些思想進行實踐操作后，才能形成最終的科技成果。就抽象意義上的科技思想而言，其大多是以文字的形式被保存下來，而這些文字資料就形成了科技檔案。顯然，對于科技檔案的管理不僅能夠完整地保存科技成果形成的基石性思想理念，而且對這些科技檔案的有效分析也能夠確保人們可以對科技發(fā)展趨勢有著清晰的理解。
（2） 科技檔案管理可以保障開發(fā)的科技成果得以有效的保管。由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展具有逐步發(fā)展的特征，也就是不斷根據(jù)對科學(xué)技術(shù)的理解而發(fā)展，不具有突然變化的特質(zhì)，因此在發(fā)展過程中就必須確保在不同時期所取得的科學(xué)技術(shù)認識能夠得到很好的保存，這是科技檔案的最主要成果。而對科技檔案進行有效的管理，則能夠保證科學(xué)技術(shù)在研發(fā)過程中能夠不斷地被積累與分析，從而對科技發(fā)展前景進行合理的預(yù)測，體現(xiàn)出科技檔案管理對于科技進步的促進作用。事實上，從科學(xué)研究自身的模式來看，現(xiàn)有的科技成果、文獻等對科技進一步發(fā)展具有直接指導(dǎo)作用，只有不斷對現(xiàn)有文獻資料進行解讀、分析，才能夠確保科學(xué)技術(shù)的不斷更新進步。
總的來說，科技檔案管理工作與科學(xué)技術(shù)進步之間的聯(lián)系是通過科學(xué)技術(shù)內(nèi)容所體現(xiàn)。科技檔案自身具有很高的使用價值，而對于科技檔案的管理則有效地將這種價值從理論層面上升到實踐層面，帶來科學(xué)技術(shù)的不斷進步。也就是說，科技檔案是科學(xué)技術(shù)在一段時間內(nèi)沉淀的產(chǎn)物，而科技檔案管理則是發(fā)展科學(xué)技術(shù)的有效工具，兩者的緊密結(jié)合最終帶來了科學(xué)技術(shù)的可持續(xù)發(fā)展。由于科技檔案資料自身具有客觀性，因此針對科技檔案管理工作的主觀能動性進行強化，則可以極大地提升科學(xué)技術(shù)的不斷進步水平。
2 當前科技檔案管理存在的主要問題
2.1 對科技檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重視程度不夠
我國關(guān)于科技檔案的規(guī)定各省、地市均不統(tǒng)一，使科技檔案管理工作無法規(guī)范地進行，給科技檔案的管理工作帶來了一定的障礙。因為這個原因，目前有部分組織，不管是組織領(lǐng)導(dǎo)還是科技檔案管理工作人員，對于科技檔案管理的現(xiàn)代化都不是很重視，對科技檔案管理的投入不足。科技檔案管理現(xiàn)代化化必須以引進先進的科技檔案管理技術(shù)手段為前提，需要大量的資金投入。資金短缺無疑極大束縛了現(xiàn)代化的進展。
2.2 缺乏科技檔案更新意識
通常情況下，在組織進行科技檔案編制與管理的初期，人們對于科技檔案管理的認知十分重視，能夠保障科技檔案構(gòu)建的完備性。然而，隨著工作的持續(xù)性開展，人們對于科技檔案更新的意識出現(xiàn)了一定的滯后狀況，這主要是因為運營方面的正常開展已經(jīng)成為人們所主要關(guān)注的方面，而核心工作團隊及經(jīng)濟業(yè)務(wù)的穩(wěn)定發(fā)展，也使得科技檔案更新處于一個較為緩慢的過程中。這種更新意識的缺乏在企事業(yè)組織發(fā)展過程中出現(xiàn)危機時往往難以從科技檔案管理層面給予組織足夠的幫助。
2.3 缺乏相應(yīng)的科技檔案管理高水平的人才
科技檔案管理從傳統(tǒng)的管理手段走向現(xiàn)代手段的是一個較為復(fù)雜的過程，除了必須有足夠的資金支持外，還必須有優(yōu)秀的技術(shù)人才支撐。科技檔案工作在組織中屬于后勤類，工作挑戰(zhàn)性不強，對于職工晉升來說并不是多么必要的籌碼，因此，科技檔案管理工作難以吸引到優(yōu)秀的人才。科技檔案管理水平的提升、進程需要的人才必須是同時具備科技檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代技術(shù)知識的復(fù)合型人才。有的組織不知道購買什么樣的科技檔案管理設(shè)備，也有的組織“跟風(fēng)”購買了先進設(shè)備卻缺乏熟練的操作人員，沒有起到應(yīng)有的作用。
3 提升科技檔案管理水平的對策
3.1 著力提高對科技檔案管理信息化的重視程度
某些組織由于對科技檔案管理工作不重視，導(dǎo)致資金短缺、人才匱乏，對提高科技檔案管理水平產(chǎn)生不利影響。組織的領(lǐng)導(dǎo)要著力提高對這一工作重要性的認識，加強組織領(lǐng)導(dǎo)。組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認識到科技檔案工作是組織必不可少的一部分，事關(guān)每個職工的切身利益。領(lǐng)導(dǎo)要充分發(fā)揮引領(lǐng)作用，制定科技檔案管理信息化標準和細則，制定信息化的戰(zhàn)略，對信息化過程進行全程掌控。與此同時，對于信息化進程的投入要予以適當增加。科技檔案管理工作的信息化需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，首先就是必須充足的資金支持。
3.2 提高科技檔案管理工作的標準化和規(guī)范化水平
篇7
（一）提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)
高校學(xué)籍檔案實現(xiàn)科學(xué)管理的首要環(huán)節(jié)就是進行完善的人力資源管理，注重對學(xué)籍檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，提高其科學(xué)管理意識，具體來說，主要有以下幾個方面：首先是在意識層面對管理人員加以培養(yǎng)，使管理人員認識到學(xué)籍檔案管理工作的重要意義，愿意全身心投入到學(xué)籍檔案管理工作中，為組織貢獻創(chuàng)新性管理方法，使學(xué)籍檔案管理更加有效率。其次是在技能層面，注重培養(yǎng)管理人員的專業(yè)技能，包括使用信息化工具的能力、熟悉辦公軟件等。同時也應(yīng)該培養(yǎng)管理人員的溝通技能，使其了解到學(xué)籍檔案管理部門與其他部門的密切關(guān)聯(lián)性，在進行學(xué)籍檔案記錄時需要得到其他包括教務(wù)處在內(nèi)的其他部門的支持，注重與其他部門的溝通工作。
（二）實現(xiàn)管理信息化
在信息化全球化的今天，學(xué)籍檔案管理也應(yīng)該與時俱進，采用現(xiàn)代化的先進信息技術(shù)，提高辦事效率。信息化的學(xué)籍檔案管理主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是學(xué)籍檔案記錄的信息化，另一方面是學(xué)籍檔案管理的信息化。首先在學(xué)籍檔案記錄方面，以往手動的記錄方式帶來的弊端主要有記錄速度慢、更新不方便、字跡易褪色難以保存等，而利用計算機軟件對學(xué)籍檔案進行記錄，形成數(shù)據(jù)庫，則不僅提高了效率也可以克服傳統(tǒng)方式造成的檔案難以保存的缺陷。其次在學(xué)籍檔案管理方面，傳統(tǒng)的管理方式是對學(xué)籍檔案做標記，在使用時從大量檔案中手動尋找，浪費時間的同時也為加大了工作量。而利用信息系統(tǒng)建立學(xué)籍檔案管理平臺，在使用檔案時可以直接在平臺上搜索，利用電腦對目標檔案進行查找，節(jié)省人力的同時也實現(xiàn)了準確高效的管理目標。
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為此，依據(jù)本部門的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗，理解相關(guān)文獻，對以用戶為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。
（一）提高檔案意識
有意識才會有自覺的行為，才會有目的的行動。首先，我們需要提高相關(guān)工作人員的檔案意識，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫(yī)學(xué)科技檔案的利用價值有明確的認識。檔案管理部門要更新服務(wù)模式，努力開發(fā)醫(yī)學(xué)科技檔案資源，并建立相應(yīng)的平臺（如數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務(wù)。此外，檔案室還應(yīng)積極主動地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價值發(fā)揮到最大化。
（二）完善管理體制
所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求，建立健全檔案服務(wù)機制，豐富檔案利用服務(wù)手段和方法，為各類人群提供多樣和個性化的服務(wù)。我國各檔案室為人們提供的服務(wù)主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當代人們獲取信息的習(xí)慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務(wù)工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。
（三）加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)
無論是保存、管理還是利用，基礎(chǔ)建設(shè)都很關(guān)鍵。加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)也是提高醫(yī)學(xué)科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應(yīng)采用多種手段強化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認為應(yīng)該從以下幾個方面加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)。
1．優(yōu)化檔案室環(huán)境安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學(xué)檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務(wù)。在合適的地方為用戶們提供打印、復(fù)印等服務(wù)也可以為有需要的檔案利用者提供便利。
2．增加館藏資源儲量隨著醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實踐中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)科技檔案資源已經(jīng)遠遠不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應(yīng)注重資源共享，引進代表國內(nèi)先進水平的重要檔案資料供研究者使用。
3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率檔案資源數(shù)字化、信息化是未來醫(yī)學(xué)科技檔案發(fā)展的必然趨勢。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關(guān)信息的時間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)遠程檢索和利用檔案室內(nèi)的資•395•源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。
4．對檔案進行科學(xué)合理的分類科學(xué)分類可以使用戶的檢索更加準確快速。檔案室應(yīng)充分了解各個檔案的內(nèi)容，并從多角度對其進行分類。對于醫(yī)學(xué)科技檔案，應(yīng)根據(jù)專業(yè)、學(xué)科的差別對其進行詳盡的分類，并以此為基礎(chǔ)，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時間浪費。
（四）調(diào)整檔案編研體系
提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節(jié)奏對于醫(yī)學(xué)科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學(xué)檔案的潛在利用價值，并根據(jù)當時的醫(yī)學(xué)研究發(fā)展情況，適時提出相關(guān)編研課題。在此基礎(chǔ)上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應(yīng)具備高度的實用性，可以對醫(yī)學(xué)科研和醫(yī)療實踐進行指導(dǎo)。
（五）重視人才培養(yǎng)
信息時代的到來帶來了知識大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會的方方面面，知識型管理人才是強化醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎(chǔ)。隨著檔案信息化的進程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術(shù)的發(fā)展狀態(tài)，不斷擴充自己的知識面，全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學(xué)科技檔案的管理水平。醫(yī)學(xué)科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能更好地建立和利用醫(yī)學(xué)科技檔案數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。
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1醫(yī)學(xué)科研檔案的特點
1.1專題突出，成套性強
醫(yī)學(xué)科研工作的研究對象一般都是一個專題。圍繞一種疾病的治療；一種流行病，傳染病的預(yù)防；一種新藥的篩選、研制等專題開展，每個專題都是一個完整的科研過程，所形成的檔案也是一套完整的，不可分割的。由于醫(yī)學(xué)科研檔案的這個特點，在檔案利用過程中多為成套利用，分類時必須保持每個專題檔案的完整性、成套性，使之始終成為一個有機的整體。
1.2形成周期比較漫長，具有較強的連續(xù)性
醫(yī)學(xué)科研檔案的形成周期與科研項目的執(zhí)行周期密切相關(guān)，醫(yī)學(xué)科研連續(xù)性強，研究周期長，醫(yī)學(xué)課題立項到結(jié)束的時間相比較一般科研項目要長，一般的研究項目在2～3年，重大項目在3～5年或更長時間。針對一個項目的資料，涉及的內(nèi)容隨著課題時間的長度增加而增多，資料在項目執(zhí)行期間的歸檔連續(xù)性強。檔案的保存時間則更具應(yīng)用的價值而不同，一般保存至少30年，重要資料則永久保存。
1.3學(xué)科突出，專業(yè)性強
醫(yī)療臨床研究有內(nèi)外科、婦兒科之分，基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)則講究病理分析和藥理分析。因此必須注重專業(yè)區(qū)別，分專業(yè)歸檔，體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性。
1.4學(xué)科協(xié)作性、綜合性強
醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是多學(xué)科的綜合研究。由于疾病發(fā)生、發(fā)展的原因是復(fù)雜的，因此許多研究課題必須匯集多個學(xué)科進行綜合研究，聯(lián)合攻關(guān)。在分類時既要保持各個學(xué)科的相對獨立性，又要保持完整性和綜合性。
1.5載體形式多樣，數(shù)量較大
醫(yī)學(xué)研究比較復(fù)雜，不同學(xué)科采用的研究方法不同，同一學(xué)科不同的研究課題采用的技術(shù)方法也不相同，直接記錄的實驗結(jié)果的載體，如：各種標本、病歷、化驗單、儀器檢測結(jié)果等材料也是多種多樣，因此，每一科研課題形成的醫(yī)學(xué)科研檔案往往載體形式多樣，數(shù)量較大。
2管理措施
針對醫(yī)學(xué)科研檔案的上述特點，要做好醫(yī)學(xué)檔案管理工作，必須認真做好以下幾項工作：
2.1加強制度建設(shè)，建立健全檔案管理規(guī)章制度
根據(jù)《《中華人民共和國檔案法》等法律相關(guān)的規(guī)定，構(gòu)建由院長、檔案管理委員會、檔案管理機構(gòu)、兼職檔案員組成的檔案行政管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強化其行政監(jiān)督、指導(dǎo)的管理職能。按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，制定文件材料歸檔范圍及保管期限、檔案的接收、管理、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度及各部門檔案管理細則，幫助相關(guān)部門實行預(yù)立卷制度，確保檔案管理完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效。
2.2加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高服務(wù)意識
醫(yī)學(xué)科研檔案的建立和完善對醫(yī)學(xué)科研工作有著十分重要的意義，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著檔案管理水平。因此醫(yī)院應(yīng)在優(yōu)化檔案管理人員的政治素質(zhì)和理論素質(zhì)外，加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采用多種形式提高檔案管理人員的專業(yè)知識和計算機操作技能，有計劃的組織檔案管理人員進行知識更新和繼續(xù)教育。由于醫(yī)院科研檔案管理工作的特殊性，應(yīng)當鼓勵檔案管理人員學(xué)習(xí)一些醫(yī)學(xué)科研知識，熟悉科研活動各類文件的形成規(guī)律，根據(jù)醫(yī)學(xué)科研檔案的來源及特點，進行分類、整理、歸檔，從而提高醫(yī)學(xué)科研檔案的管理水平，在醫(yī)學(xué)科研檔案資源利用中，要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，由于醫(yī)學(xué)科研檔案管理人員全面掌握了本單位的科研項目信息，所以應(yīng)該主動向科研工作者提供多方面、多層次和有實效的醫(yī)學(xué)科研信息，避免因選題不當造成科研勞動浪費，最大限度的發(fā)揮檔案的價值和作用，更好地為醫(yī)院的科研工作服務(wù)。
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一、高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案的新特點
高校會計檔案是指高校在行政教學(xué)、科學(xué)研究、成果轉(zhuǎn)讓、后勤服務(wù)等經(jīng)濟活動中直接形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，以及會計核算網(wǎng)絡(luò)化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)儲存介質(zhì)及打印出的帳、表等史料和證據(jù)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校會計檔案與傳統(tǒng)會計檔案相比，檔案內(nèi)容有了新的內(nèi)涵和外延，管理效能有了新的提升和質(zhì)的飛躍，形成了獨具特色的現(xiàn)代會計檔案。
(一)載體多樣性
隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)會計電子檔案介質(zhì)材料日益豐富，主要有磁介質(zhì)、光介質(zhì)和電介質(zhì)等儲存介質(zhì)，磁介質(zhì)有軟磁盤和硬磁盤等，光介質(zhì)有只讀光盤、一次寫光盤等，電介質(zhì)有存儲芯片等。
(二)環(huán)境依賴性
傳統(tǒng)的會計檔案不需要計算機軟、硬件的支持，可以直接查閱到會計檔案信息，而網(wǎng)絡(luò)會計電子檔案是以數(shù)字編碼序列的形式存在的，肉眼不能直接看到其信息，必須由相應(yīng)的計算機程序解碼，轉(zhuǎn)換成可識讀格式，顯示在屏幕上或打印在紙上。網(wǎng)絡(luò)會計電子檔案文件從制作、處理、傳輸?shù)酱鎯Χ际峭ㄟ^IT技術(shù)來實現(xiàn)的，離開計算機操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件，就無法對會計電子檔案文件進行寫、讀及其他管理，且隨著網(wǎng)絡(luò)會計管理系統(tǒng)的升級，還存在系統(tǒng)軟件兼容性問題。
(三)保管特殊性
網(wǎng)絡(luò)會計檔案載體的物理特性決定了保管特殊性。電子檔案載體保管環(huán)境與紙質(zhì)保管環(huán)境有較大區(qū)別，磁盤、光盤等電子檔案載體的適宜保管溫度為17℃-20℃、濕度為35%-45%，且要求存放場所無有害氣體，遠離強磁場。
(四)安全隱蔽性
會計電子檔案在網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng)中比較容易修改且不易被發(fā)現(xiàn)，在儲存介質(zhì)中比較容易受光、電、磁等干擾而導(dǎo)致會計電子檔案數(shù)據(jù)失真。這些安全隱患在網(wǎng)絡(luò)會計工作中，非常隱蔽，難以及時發(fā)現(xiàn)。
(五)資源共享性
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用提高了會計文檔的多方位檢索速度，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上遠距離傳送，實現(xiàn)會計檔案共享。在會計檔案電子文件中心內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)，利用者可以不受時空限制，隨時隨地訪問會計檔案電子文件中心，查閱高校網(wǎng)絡(luò)會計電子檔案。
(六)管理高效性
會計檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)資源共享和計算機強大數(shù)據(jù)處理能力對會計檔案進行科學(xué)的分類、編目、保管、檢索等，協(xié)助高校管理者利用會計數(shù)據(jù)對本校經(jīng)濟活動進行系統(tǒng)分析與比較，為高校決策者提供詳實可靠的第一手會計資料。
二、高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案管理中的主要問題
網(wǎng)絡(luò)信息時代，高校在網(wǎng)絡(luò)會計建設(shè)過程中往往“重會計財務(wù)管理輕會計檔案管理”，對會計檔案工作中出現(xiàn)的新情況新問題不能及時研究并采取相應(yīng)措施，仍以傳統(tǒng)保管理念和方法籠統(tǒng)保管紙質(zhì)會計檔案和電子會計檔案，給高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案管理帶來了一些新的問題。
(一)高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案保管不安全
一些高校沒有按照電子文件保管要求來保管高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案，給會計電子檔案帶來安全隱患。一是沒有按照電子文件載體特性來保管會計電子檔案。既沒有按照光磁介質(zhì)檔案溫濕度保管環(huán)境保管會計電子檔案，也沒有考慮到電子文件載體不能接觸磁場和不能受擠壓的要求。二是沒有按照電子文件的備份要求多備份會計電子檔案。有的高校僅保存1套會計電子檔案；有的高校僅本地保存2套會計電子檔案，而沒有異地保存1套會計電子檔案。三是沒有按照電子文件定期復(fù)制的要求復(fù)制會計電子檔案。會計電子文件入庫后，沒有按照磁性載體每滿2年、光盤每滿4年轉(zhuǎn)存1次的要求進行復(fù)制。
(二)高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案制度不完善
一些高校在推進會計信息化工作的同時，制定了許多會計信息化管理制度，但卻忽視了網(wǎng)絡(luò)會計電子檔案方面相應(yīng)制度的起草與制定。主要缺少如下制度：一是沒有制定網(wǎng)絡(luò)會計電子文件歸檔制度；二是沒有制定網(wǎng)絡(luò)會計電子檔案保管制度；三是沒有制定網(wǎng)絡(luò)會計電子檔案利用制度等。這些會計電子檔案管理制度的缺失，容易造成網(wǎng)絡(luò)會計電子檔案的丟失或殘缺不全，影響整個高校會計信息化事業(yè)的又好又快發(fā)展。
(三)高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案人員信息化管理水平不太高
目前，高校會計檔案管理人員主要有三種情況，第一種情況是由會計專業(yè)人員兼任會計檔案管理人員；第二種情況是由檔案專業(yè)人員任會計檔案管理人員；第三情況是由既不是檔案專業(yè)人員也不是會計專業(yè)人員任會計檔案管理人員。上述三種人員知識結(jié)構(gòu)相對比較單一，在信息化專業(yè)方面是空白或知之不多，不可避免地制約著高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案信息化的發(fā)展進程。
三、高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案的科學(xué)管理
科學(xué)的高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案管理是高校會計信息化建設(shè)工程的重要保障。新形勢下，加強網(wǎng)絡(luò)會計檔案載體保管、管理制度建設(shè)和人才培養(yǎng)是做好高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案科學(xué)管理的重要舉措，對推進高校會計檔案信息化建設(shè)有重大的現(xiàn)實作用。
(一)加強電子檔案保管，提升高校網(wǎng)絡(luò)會計電子檔案保管水平
會計網(wǎng)絡(luò)化給高校會計工作帶來高效、便捷的同時，也產(chǎn)生了各種各樣的新型會計電子檔案載體。會計檔案管理人員要根據(jù)新型會計電子檔案載體的特性，采取有針對性地保管方法。會計電子檔案要與紙質(zhì)檔案分開保管，并按照電子文檔的要求收集和保管會計電子檔案。一是歸檔載體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層；二是存放地點沒有強磁場和有害氣體；三是磁盤、光盤等電子載體要垂直放置，以防變形和重物擠壓；四是磁性載體每滿2年、光盤每滿4年轉(zhuǎn)存1次，原載體同進保留時間不得少于4年；五是會計電子檔案一式3份（含相關(guān)元數(shù)據(jù)及其說明材料），一份供查閱使用，一份本地封存保管，一份異地保管。
(二)加強檔案制度建設(shè)，完善高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案管理制度
建立健全高校會計檔案信息化管理制度是做好高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案工作的重要保障。高校應(yīng)充分重視制度建設(shè)，嚴格按照《會計檔案管理辦法》和財政部《關(guān)于全面推進我國會計信息化工作的指導(dǎo)意見》（財會【2009】6號）的要求，完善高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案內(nèi)控制度，積極推進高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。制度建設(shè)不僅要涉及庫房里的檔案管理，還要涉及網(wǎng)絡(luò)中的電子檔案管理，具體內(nèi)容包括：建立網(wǎng)絡(luò)會計檔案日常管理制度、網(wǎng)絡(luò)會計檔案調(diào)閱權(quán)限制度、網(wǎng)絡(luò)會計檔案責任追究制度、網(wǎng)絡(luò)會計檔案查閱制度、網(wǎng)絡(luò)會計檔案庫房管理制度等等。條件成熟的高校可以嘗試制定一套內(nèi)容更全、措施更實、效果更好的《高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案管理辦法》，甚至建設(shè)高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案安全體系，為高校會計網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)保駕護航。
(三)加強檔案人員系統(tǒng)培訓(xùn)，提升高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案人員業(yè)務(wù)水平
會計信息化工程建設(shè)，人才是關(guān)鍵。高校會計檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅懂會計專業(yè)知識，還要懂檔案專業(yè)知識；不僅要懂計算機知識，還要懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識。就目前而言，一般高校會計檔案管理人員中不具備這樣的復(fù)合性人才，高校也沒有開設(shè)這樣的專業(yè)。為此，加強會計檔案管理人員系統(tǒng)培訓(xùn)顯得尤為重要。這里所謂會計檔案管理人員系統(tǒng)培訓(xùn)是指將會計知識、檔案知識和IT技術(shù)知識融合在一起，有針對性地編寫會計檔案信息化培訓(xùn)教材，有計劃地對會計檔案管理人員進行全面培訓(xùn)。培訓(xùn)時既要注重提高檔案人員檔案管理、財務(wù)管理技能，又要引領(lǐng)檔案人員深入研究信息技術(shù)在會計檔案管理中的有效利用模式，不斷攀登高校網(wǎng)絡(luò)會計檔案信息化制高點。
參考文獻:
篇11
檔案管理；信息技術(shù)；服務(wù)理念
一、樹立以用戶為中心的服務(wù)理念
在檔案管理工作中，服務(wù)理念是檔案信息服務(wù)的思想基礎(chǔ)和工作指導(dǎo)。新時期下，檔案管理工作要摒棄傳統(tǒng)的服務(wù)思想，從全局出發(fā)，確立以用戶利益為中心，以檔案管理信息化、科學(xué)化、數(shù)字化發(fā)展為導(dǎo)向的服務(wù)理念。檔案管理要將服務(wù)理念貫穿于實際工作中，認真分析不同用戶的不同需求，提供多樣化的服務(wù)模式，并通過總結(jié)用戶對服務(wù)的反饋信息，改進服務(wù)方式，不斷提升用戶對服務(wù)的滿意度。同時，檔案管理工作要始終堅持主動服務(wù)的理念，轉(zhuǎn)變過去“坐等上門”的服務(wù)模式，積極了解用戶對檔案信息的需求動態(tài)，定期向用戶推送知識型檔案信息，拓展檔案信息服務(wù)功能和服務(wù)效率，以良好的服務(wù)態(tài)度改變當前檔案信息服務(wù)滿意度不高的現(xiàn)狀。
二、加強檔案館數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)
檔案管理工作要依托信息技術(shù)，建立起虛實結(jié)合的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，積極推進檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)，拓寬檔案信息服務(wù)渠道。首先，檔案管理部門要利用掃描、數(shù)據(jù)壓縮、光盤存儲等信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，建立檔案信息全文數(shù)據(jù)庫、新型多媒體數(shù)據(jù)庫、個性化需求數(shù)據(jù)庫等，提高檔案信息的利用效率。同時，檔案管理工作也可根據(jù)用戶需求，為客戶構(gòu)建“我的數(shù)字檔案館”，以便于用戶及時獲取個性化的服務(wù)。其次，檔案管理部門要深入挖掘檔案信息的利用價值，建設(shè)知識數(shù)據(jù)庫，使用戶能夠通過利用知識數(shù)據(jù)庫解決自身問題，拓展知識的獲取渠道。再次，檔案管理部門要與其他部門加強合作，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合實現(xiàn)檔案信息共享。為了拓展檔案數(shù)據(jù)庫的服務(wù)功能，檔案管理部門還可與圖書館、有關(guān)網(wǎng)站建立起合作關(guān)系，實現(xiàn)無縫連接，構(gòu)建起內(nèi)容豐富的聯(lián)合數(shù)據(jù)庫。
三、更新檔案管理設(shè)備與技術(shù)
檔案管理部門要配備齊全的硬件設(shè)施，包括計算機、檔案密集柜、掃描儀、復(fù)印機、空調(diào)等，為了確保檔案滿足長期安全保存的要求，還要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮濕等措施。同時，檔案管理部門要積極引入先進的技術(shù)平臺作為有力支撐，提高服務(wù)效率。如，引入信息集成檢索技術(shù)，該技術(shù)可在多數(shù)據(jù)庫、聯(lián)合數(shù)據(jù)庫中檢索所需信息，并對信息進行整合、加工，迅速地將最有價值、最符合用戶需求的信息提供給用戶。
四、實行用戶反饋與監(jiān)督機制
檔案管理工作要重視服務(wù)質(zhì)量的不斷提升，建立并實行用戶反饋與監(jiān)督機制，推動檔案管理持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作要充分發(fā)揮檔案用戶的外部監(jiān)督作用，簡化監(jiān)督流程，將用戶反饋的意見作為改進檔案工作的依據(jù)。為此，檔案管理部門應(yīng)當構(gòu)建信息服務(wù)質(zhì)量評價體系，優(yōu)選量化的評價指標，對服務(wù)時間、服務(wù)效果、用戶滿意度、信息利用度、服務(wù)系統(tǒng)操作響應(yīng)度、數(shù)據(jù)資源完整度等方面進行評價。檔案管理部門要將各項評價指標進行細化，以用戶滿意度評價為例，可分為以下四種評價方式，即非常滿意、滿意、不滿意、非常不滿意，并在各個評價結(jié)果下讓用戶提出合理性的建議，以便于檔案管理部門改進服務(wù)質(zhì)量。
五、建設(shè)高素質(zhì)檔案服務(wù)隊伍
檔案管理部門要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案服務(wù)隊伍，確保檔案服務(wù)人員具備完善的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)的服務(wù)技能以及良好的道德素養(yǎng)，為檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。首先，檔案管理部門要著重于培養(yǎng)知識型檔案服務(wù)人員，定期組織檔案服務(wù)人員參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的知識，擴充其知識面，并要求其掌握計算機網(wǎng)絡(luò)操作技能，能夠熟練應(yīng)用各種信息化操作系統(tǒng)。其次，檔案管理部門要組建檔案信息服務(wù)專家隊伍，讓專家隊伍研究有關(guān)檔案管理信息化、科學(xué)化建設(shè)的相關(guān)問題，并為用戶提供解決問題的方案，提升檔案信息服務(wù)的專業(yè)化水平。再次，檔案管理部門要落實考核激勵機制，對從事檔案工作的人員進行定期考核，考核內(nèi)容包括參與培訓(xùn)情況、業(yè)務(wù)技能、服務(wù)態(tài)度、工作成效等方面，將考核結(jié)果與人員職務(wù)升降、薪酬掛鉤，激勵人員不斷提高工作實績。
總而言之，新時期下檔案管理部門必須樹立起以用戶為中心的主動式服務(wù)理念，通過依托先進的信息技術(shù)，構(gòu)建起高效的檔案信息服務(wù)平臺，為用戶提供便捷、快速、個性化的檔案信息服務(wù)，不斷提高檔案管理工作成效。同時，檔案管理部門還要健全管理機制，重視服務(wù)反饋與監(jiān)督，將其作為推動檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的有力保障。
作者：張德慧 單位：鹽源縣人力資源和社會保障局
參考文獻
篇12
建筑工程項目分為很多種，其建筑工程規(guī)模的大小也不盡相同，而那些規(guī)模較小的建筑工程的技術(shù)檔案管理，可以采用普通管理方式，而那些規(guī)模比較大且又復(fù)雜的工程，其技術(shù)檔案管理則應(yīng)采用多重角度思考管理的方法。現(xiàn)階段，建筑工程技術(shù)檔案的傳統(tǒng)管理模式應(yīng)當從以下幾個方面分析：（1）、技術(shù)維。其主要包括信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。（2）、人文維。其包含了工程檔案管理制度以及組織文化。（3）、管理維。其主要包括了戰(zhàn)略規(guī)劃、人力資源管理、組織結(jié)構(gòu)。（4）、經(jīng)濟維。其主要包括了相關(guān)市場的開發(fā)、資金的投入使用以及產(chǎn)品服務(wù)等等。隨著新時代的來臨，建筑工程技術(shù)檔案的管理方式也越來越現(xiàn)代化，傳統(tǒng)檔案管理模式中優(yōu)秀的地方是值得繼承與發(fā)展的，但其老式的管理方法將會被時代所淘汰，其管理模式將會朝著越來越科學(xué)化的方向發(fā)展。本文對某個大型建筑工程的技術(shù)管理中存在的問題，進行了研究與分析，此工程采用手工的方法將檔案的目錄編制成word錄入到電腦中，其工作效率極為的低，如若需要尋找或分析相關(guān)的數(shù)據(jù)，都需要耗用很多的人力、時間。改傳統(tǒng)下的管理模式存在著許多的問題，其主要表現(xiàn)為以下幾個方面；（1）只意識到了保管的重要性，而忽視了其利用價值，過于的對技術(shù)檔案進行保管，導(dǎo)致技術(shù)檔案與“外界隔絕”，其相關(guān)的價值不能夠及時的被利用，偶爾進行利用，也只是提供有關(guān)技術(shù)文件資料的復(fù)印件或者原件，而缺乏對技術(shù)檔案內(nèi)容的深入分析與研究；（2）在全過程當中缺乏相應(yīng)的控制，在工程項目建設(shè)的過程中，有些檔案管理處在無關(guān)緊要的地位，不會提前進入工程的文件管理，對檔案信息數(shù)據(jù)的有關(guān)疑問也沒有提出建議與疑問的權(quán)利；（3）技術(shù)檔案在進行收集、整理資料，保存和被利用等整個過程中，也僅僅是關(guān)注到了技術(shù)檔案的經(jīng)濟價值，而忽視了對技術(shù)檔案管理的質(zhì)量以及效率的關(guān)注。
二、建筑工程技術(shù)檔案如何進行科學(xué)化管理的相關(guān)分析
通過上文對建筑工程技術(shù)檔案傳統(tǒng)管理模式優(yōu)勢與不足的研究與分析，我們可以通過上文我們可以了解到建筑工程技術(shù)檔案傳統(tǒng)模式中存在的問題以及優(yōu)勢，但是存在的不足并不會影響技術(shù)檔案管理將會向著科學(xué)化的方向發(fā)展。所以在技術(shù)檔案科學(xué)化管理過程中要加強重視項目管理，以促進技術(shù)檔案相關(guān)價值的發(fā)揮。
(一)進行全過程的控制
我國的建筑工程技術(shù)檔案不僅是工程施工過程中的一個項目，而是存在于整個工程的施工過程中。1.為了確保技術(shù)檔案內(nèi)容完整不缺，就要及時收集工程在施工過程中形成的有關(guān)技術(shù)文件，對此，可以采用甘特圖方法，檔案的收集要緊跟工程的進度，例如某個建筑工程的進度規(guī)劃在以=一月至十二月，一月上旬進行編輯設(shè)計任務(wù)書，一月下旬選擇建設(shè)地址，二月進行工程勘測，二月下旬和三月上旬進行組織設(shè)計，三月上旬計劃進行年度建設(shè)計摘要：技術(shù)檔案在建筑工程技術(shù)管理方面發(fā)揮著巨大的作用，而在工程領(lǐng)域中對于技術(shù)檔案管理方法一直都存有爭議。所以本片文章就簡單的研究與分析了技術(shù)檔案管理內(nèi)容，通過了解傳統(tǒng)管理的優(yōu)點與不足，進而從現(xiàn)代化管理的角度給出了科學(xué)合理的意見。關(guān)鍵詞：建筑工程；技術(shù)檔案；科學(xué)管理劃，三月下旬進行建設(shè)準備，四月至十二月進行工程施工，十二月完工進行驗收。采用甘特圖方法，在進行技術(shù)檔案相關(guān)資料的收集時，可以結(jié)合實際制定科學(xué)合理的管理方法以及發(fā)展方向。2.技術(shù)檔案中的相關(guān)文件。項目在進行申報的過程中，工程前期的技術(shù)文件起著至關(guān)重要的作用，其中包含的文件有對于項目的相關(guān)建議書、項目在批復(fù)過程中的相關(guān)文件、項目是否可行的有關(guān)報告、項目在進行評估過程中的形成的相關(guān)文件等等；在設(shè)計階段過程中形成的相關(guān)技術(shù)文件有:項目初步進行審批過程中形成的有關(guān)文件、征地拆遷以及后續(xù)安排的相關(guān)文件、招標投標過程中形成的文件等等。工程在進行施工的過程中以及完工后形成的相關(guān)文件，以某個工程作為案例進行分析，比如該工程在進行施工的過程中，首先要做的是審批開工報告，并及時記錄和整理施工過程中的相關(guān)資料，同時施工當中的有關(guān)工程的總結(jié)、竣工圖、工程的驗收等相關(guān)文件及資料也要進行收集與整理。
(二)加強對檔案管理的質(zhì)量控制
我國對檔案管理制定了相關(guān)的法律條例，但絕大多數(shù)都只是進行宏觀方面的規(guī)定。在實際的技術(shù)檔案管理過程中，對技術(shù)文件檔案提出了更高了要求與標準，如果缺乏對應(yīng)的規(guī)定，其控制效果將很難實現(xiàn)。1.有關(guān)需求特征的分析。在整個工程管理過程中技術(shù)檔案的管理都要以相關(guān)利益者的需要作為內(nèi)容，并將無縫服務(wù)理念貫穿整個工程過程中，進而提高信息資源的利用效率。同時要注重提高檔案管理者的服務(wù)意識，并及時跟蹤服務(wù)技術(shù)檔案形成的過程，一直到工程完工。2.完善反饋制度。要想技術(shù)檔案內(nèi)容完善，就要及時做好反饋信息的收集工作。其相應(yīng)的方法就是以技術(shù)檔案使用者的需要及愿望作為依據(jù)，進而不斷完善和提高技術(shù)檔案管理。
三、結(jié)束語
通過上文的論述，我們可以得知建筑工程技術(shù)檔案在實現(xiàn)科學(xué)化管理的過程中，要不斷的加強收集和整理施工過程中形成的有關(guān)技術(shù)資料及文件，并以需求的特點、制度反饋及計劃實行等作為出發(fā)點，以保障并提高技術(shù)檔案管理的質(zhì)量。通過上述文章的研究我們可以得知技術(shù)檔案在進行科學(xué)化管理中，由于不同的工程技術(shù)檔案在進行管理中的需求也不盡相同，所以上述的方法在其他工程管理應(yīng)用過程中，要考慮到實際情況，予以合理的應(yīng)用。
參考文獻
[1]李艷紅,劉萬瑞.建筑工程檔案管理的重要性分析及科學(xué)化管理措施[J].門窗,2014,10:150.
篇13
二、加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施
改造優(yōu)化檔案樓，實現(xiàn)了庫房、閱檔、辦公三分開，建筑面積達到3150.42平方米，其中庫區(qū)面積1795.3平方米，配備了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，使檔案整體布局更加合理、功能分區(qū)更加科學(xué)、檔案存儲更加有序。建立大型檔案展館――電力博物館，由1928年建成的南山電廠廠房改建而成的，是中國第一家依托發(fā)電廠房建立的電力主題博物館，也是河北省第一家電力博物館。電力博物館總建筑面積44000平方米，其展品涵蓋了中國有電以來的各個不同時期的電力圖書、實物、圖表等1000余件珍貴文物，系統(tǒng)地展現(xiàn)全國、京津唐、秦皇島的電力發(fā)展歷程。
三、執(zhí)行更高標準，嚴格規(guī)范管理
為使檔案工作更加科學(xué)化、規(guī)范化，依據(jù)國家和電力行業(yè)標準，編制了《國網(wǎng)秦皇島供電公司檔案管理制度》《國網(wǎng)秦皇島供電公司檔案管理辦法》《國網(wǎng)秦皇島供電公司檔案標準化手冊》《國網(wǎng)秦皇島供電公司歸檔范圍及保管期限表》《國網(wǎng)秦皇島供電公司檔案分類方案說明》等，以更加嚴格的標準指導(dǎo)檔案日常工作，打牢檔案管理的基礎(chǔ)，同時也是提升其管理手段的重要保證。為便于查找和利用檔案建立了檔案統(tǒng)計臺帳，檔案管理人員定期對檔案庫存及檔案借閱利用情況進行統(tǒng)計。為加強檔案的動態(tài)管理，充分發(fā)揮檔案的保存和利用價值，合理優(yōu)化庫存，成立了檔案鑒定委員會，并制訂了檔案鑒定銷毀管理制度，進一步規(guī)范檔案處置。近三年，國網(wǎng)秦皇島供電公司檔案完整率、準確率均達到100%。
四、加快數(shù)字化進程，檔案信息利用安全便捷
1.實施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略
國網(wǎng)秦皇島供電公司將檔案信息化建設(shè)納入公司信息化建設(shè)總體規(guī)劃和目標，與公司信息化建設(shè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。2011年公司全面啟用“協(xié)同辦公檔案管理系統(tǒng)”，使檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向數(shù)字化文件存儲、查閱轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)在線收集、管理、利用、數(shù)據(jù)維護、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)定等基本功能，實現(xiàn)文檔一體化管理。
2.推進歷史檔案數(shù)字化加工
由于產(chǎn)生時間較長、紙張種類多樣，建國初期以及時間更早的檔案有的已經(jīng)處于非常“危險”（字跡模糊、破碎）的狀況，如不及時加以挽救，很可能造成檔案的損毀。為了更好的保管歷史檔案，2016年開始，國網(wǎng)秦皇島供電公司開始全面啟動歷史檔案數(shù)字化加工處理及修復(fù)工作，截至2016年 11月，已完成文書檔案1949年至1998年永久、長期檔案案卷目錄1780卷，涉及文件22948件、文字180651頁；科技檔案完成10152條數(shù)據(jù)錄入和6223條文件材料及圖紙掃描工作，會計檔案條目全部錄入完成；文書檔案、照片檔案、實物檔案數(shù)字化率全部達到100%。
3.實現(xiàn)了檔案查詢檢索網(wǎng)絡(luò)化
