引論：我們為您整理了13篇檔案數字化的重要性范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

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（一）改變了目前文本檔案與聲像檔案分開管理的界限

多媒體技術在檔案管理中的應用，可以使檔案信息中的圖、文、聲像等各種檔案實體有效的集中管理，是檔案管理能夠視聽一體化，使得各種檔案信息都能以非常生動活潑的形勢保存并且再現，使得檔案信息的管理和表現形式更加豐富，而且在很大程度上度改變了檔案信息內容單一、表現乏味的狀況，并且有效改變了目前檔案信息中文本和聲像檔案分開管理的界限。

（二）使得檔案實現無紙世界成為可能

利用多媒體技術可以有效將檔案信息進行數據壓縮、存放在光盤、U盤等快捷內存中，這些內存設備可以海量的存儲各種各樣的檔案信息，從而使得檔案管理實現了無紙化管理，如果給檔案管理加以寬帶、網絡的傳遞應用，那么各個地方之間、各級管理之間都可以通過信息聯網，從而在很短的時間內就可以傳遞大量的檔案信息，大大提高了檔案信息的有效利用，而且增強了各個地方、各級領導、企業內部上下級之間的交流溝通，在很大程度上提高了檔案信息管理和傳遞的效率。

（三）實現聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人工工作量

多媒體技術具有非常強大的圖像、聲音編輯功能，可以高保真、高效率、非常機密的將聲像檔案錄入、播放輸出以及多種檢索再現服務等等從而有效實現了聲像檔案的快速查詢，進一步減少了文件往來傳遞的時間，節省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式對檔案信息進行組合打印輸出，進行主題關鍵詞的檢索，自動進行文件組卷等等，使檔案管理人員有效的從繁瑣單調的工作中解放出來。多媒體技術在檔案管理中的有效應用使檔案管理在很大程度上實現了數字化管理，數字化管理可以有效的將所有的檔案管理信息數字化，自動進行分類、整理、保存、再現，這些管理方式都非常快捷方便，而且檔案信息資料的收集也變得非常方便，所以，多媒體技術在檔案管理中的應用，能夠有效加強檔案數字化管理，大大減少了人工管理的工作量，也保證了蛋糕信息管理的質量和安全。

（四）增加了檔案信息的保密性

多媒體技術在檔案管理中的有效運用大大提高了檔案信息的保密性，使得檔案信息更加準確，多媒體技術利用掃描儀，把文本、圖像等檔案信息為可以被電腦接受處理的數據，而且有效的利用多媒體技術可以避免因復印對檔案原件資料的損壞，最重要的是，多媒體技術有效的避免了檔案文件在復印過程中可能導致的信息泄密和進入其他文件查閱的情況。

（五）提高檔案信息管理能力

多媒體技術在很大程度上簡化了檔案管理的歸檔程序，這是提高檔案信息管理能力，加強檔案數字化管理的重要途徑之一。作為檔案管理工作起點得歸檔工作，一直以來都得到非常的重視。每年，綜合檔案室都要收集大量相關的檔案資料并且進行有效的分類管理和整合存儲，文書處理部門和各檔案業務部門立卷歸檔指導的工作量非常之大，任務繁重，大部分檔案管理人員都將大量時間和精力花在檔案資料歸檔工作上。而多媒體技術的廣泛應用，有效的加強了檔案管理的數字化管理，簡化了繁雜的立卷歸檔工作，如今，多媒體技術的應用下，文書處理部門隨時隨地都可以快速的將各種文件資料檔案通過信息網絡傳遞給綜合檔案室，綜合檔案室管理人員再根據具體情況，利用計算機中的數字化程序對文件資料進行準確、高效的分類、整合以及歸檔，從而高效的完成檔案管理工作。傳統的檔案分類、立卷、編目、移交以及統計等冗雜繁瑣的工作通過多媒體技術都可以快速、高效的完成，大大提高了檔案管理的工作效率，促進了檔案管理的數字化管理，也在很大程度上減少了文書處理部門、檔案業務部門的相關管理人員的工作量，從而給檔案管理提供一個全方位、高質量的信息服務。

二、未來多媒體技術在檔案數字化管理中的應用前景

（一）多媒體檔案虛擬現實系統

未來的檔案管理必定已經在很大程度上實現了數字化管理，其檔案管理方式應該采取真實和虛擬并存的方式，其中，虛擬檔案管理應該采用數字模擬物品以及真實場景的三維模型展示。而且保存真實檔案的庫房不允許人隨意進入，但是虛擬現實技術可以讓操作者完全處在真實的幻覺空間中，操作者也只有戴上特制的眼鏡才能看到真實的檔案資料，因為檔案管理的虛擬完全三維化，所以操作者置身其中就像是處在一個看得見、摸不著的世界，這些虛擬環境和真實情景幾乎一樣，有非常高的真實性，不被人懷疑，這樣虛擬檔案數字化管理可以有效減少檔案資料的不安全因素和信息被毀壞、盜竊的危險。

（二）多媒體保安監控系統

多媒體技術在檔案管理中的有效應用，促進了檔案管理保安監控系統的研究發展，除了原有的功能，保安監控系統還可以進行圖像處理、語音報警、信息存儲和查詢等等，其中報警處理是多媒體保安監控系統的核心部件，報警就會導致一系列的連鎖反應，同時產生相應的語音提示、自動具體報警信息和值班信息，并且提供警報出現的具置，從而采取有效的措施，保證檔案信息的安全性和完整性。

（三）多媒體檔案信息檢索系統

多媒體技術將數字音頻、數字視頻以及通信等多種先進的技術與計算機融合在一起，有效的實現了檔案數字化管理，它具有強大的功能，使檔案信息檢索系統不僅具有多媒體形式的信息，而且能夠以非線性的結構組織信息。

三、結束語

總之，多媒體技術對檔案數字化有著非常重要的作用，我們應該重視多媒體技術在檔案數字化中的重要地位，認真分析多媒體技術在檔案管理的現狀，它有效的改變了目前文本檔案與聲像檔案分開管理的界限，使得檔案實現無紙世界成為可能，全面實現了聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人工工作量，而且在很大程度上增加了檔案信息的保密性，提高了提高檔案信息管理能力。并且用理智的思維和長遠的眼光看待多媒體技術在檔案數字化應用的前景，多媒體技術在檔案管理中的廣泛應用，可以有效實現多媒體檔案虛擬現實系統、多媒體保安監控系統以及多媒體檔案信息檢索系統等等，所以，我們應該將多媒體技術在檔案管理中的應用研究放在工作的重要地位，加大對多媒體技術應用的研究投資，盡可能快的實現多媒體技術在檔案管理的最大化的應用，從而為實現檔案數字化做好一切準備工作。

[參考文獻]

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近年來，我國能源產業發展規模日益擴大，我國電力事業發展速度持續加速，電力企業的發展也相應擴大規模，電力企業發展的過程中電力檔案管理作用也越來越明顯，電力檔案管理的價值在電力企業發展與運行中也越來越重要。電力檔案的發展逐漸滲透到了電力企業發展的每一個環節和角落，對于信息網絡技術發展而言是一種全新的管理方向，電力企業檔案管理的有效性對電力企業的發展穩定性影響很大，管理者通過對檔案的分析，可以看出電力企業發展存在的問題，并及時采取相應措施予以解決。檔案編研工作是對電力檔案的一種信息化的整理，目前電力部門檔案工作中需要針對電力檔案數字編研提出具體的執行方式，這也是目前亟待解決的難題。信息時代前提背景下，電力企業的檔案數字化編研必須根據不同檔案內容的載體形態、不同記錄方式、檔案信息的電子掃描數據、數據庫存的共享與轉化、電子數據的刻錄與貯藏等開展相應的檔案管理工作，持續化發展電力檔案事業，強化現代化管理的價值，實現電力企業檔案管理與電力企業本身持續發展的緊密結合。

二、電力檔案數字化編研需要注重的細節

在實際工作中我們體會到， 除了做好電力檔案電子資料的錄入、清理、存檔、保管這些基礎工作外， 還要抓好以下兩個環節：

第一、網絡安全對信息數字化的影響這一環節 檔案的管理者一項重要的工作就是要維護和保證檔案信息的安全與完整。計算機技術的廣泛應用于發展，保證了網絡化共享與信息安全技術的開展，電力企業的檔案管理向著網絡化與信息化轉型，對電力企業的發展起到了非常大的幫助。電力企業檔案管理必須注重對檔案資料收集原文件的了解，詳細掌握檔案中各種數據的詳細情況，檔案數據中包括一些具體信息，比如聲音、視頻、文字、照片等多種信息與數據的儲存，檔案管理人員要運用計算機技術將這些收集到的數據進行儲存與網絡化共享，保證電力企業內部的每一位員工都可以通過網絡獲得這些資料，利用這些資料詳細的掌握電力企業內部的發展狀況，對一些發電設備和電力系統做出維修的預測，對電力管理制度有了全新的認識。

第二、電力部門檔案人員在編研過程中， 即使請有關的業務人員配合進行， 也需要檔案人員具備一定的專業知識的基礎。在與業務人員進行充分的交流過程中， 通過閱讀和分析業務技術報告和總結， 才能恰當選擇反映專業特點和內容的編研題目及適合的類型， 共同完成對檔案信息的深層次加工， 逐步提高開發利用檔案信息資源的能力， 最大限度地發揮檔案自身的使用價值。如檔案人員在工作中要熟練掌握各項安全工作規定及分局運行、修試、工程安裝工作的基本原理、工藝流程。當然， 這并不是要求檔案人員要成為電力專家， 但應該做到“耳熟能詳”。

三、電力檔案數字化編研的重要性

3.1加強電力檔案數字化編研與電力企業生產的關系

不斷加強電力檔案數字化編研發展，提高員工的重視程度，加強電力檔案數字化編研的積極發展，提高電力企業數字化檔案的靈活操作性，保證信息化的電力企業檔案可以幫助企業內部員工了解電力設備與企業運行的正常發展狀況，為電力企業的健康發展提供有力的信息支持，為電力企業的健康發展做出信息支持。檔案管理數字化的編研要與電力企業生產關系緊密結合，要保證電力企業內部員工遵守各項電力檔案的管理規范，嚴格按照制度管理電力檔案，對涉及電力企業關鍵性因素的電力檔案發展情況做出詳細的工作計劃。比如： 電力建設與改造項目工程的大項投資、重大改造、企業機構重大調整、高層領導調整任用等， 以及與員工個人利益相關的調資、晉級、職稱評定等都在門戶網站平臺上公開， 從而增強企業民主管理、民主決策的透明度。如采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術， 編輯出版一系列具有濃郁電力企業特色的宣傳品， 制作宣傳圖板陳列在活動室， 編制專題性統計分析， 使有關材料做到圖文并茂， 色彩鮮艷， 生動直觀， 新穎好看。

3.2加強電力檔案管理的技術創新

提高電力檔案數字化編研重要性的認識，將新時期電力檔案管理工作推向一個新的高度。數字檔案管理系統技術先進、功能完備、運行穩定， 可以極大滿足檔案工作要求。紙質檔案受保管條件、保管環境的制約， 容易出現墨跡受潮而使檔案材料文字字跡不清， 會極大地限制檔案信息的利用。數字檔案管理系統有效推動電力系統電子文件的及時歸檔和有效管理， 改變了手工管理紙質檔案的傳統模式， 解決了傳統檔案管理中手工勞動量大、檔案借閱難的問題， 實現了紙質文件和電子文件歸檔的同步管理， 提高了檔案的歸檔效率、檢索效率和資源共享水平。

四、加強電力檔案數字化編研發展的幾點建議

4.1建立有效的領導管理模式

領導應當明確自己的職責，切實加強對數字化檔案管理體系建設的組織管理，建立一套行之有效的檔案管理制度，以綜合檔案數字化管理為基礎，建立數字化檔案管理網絡，使整個系統形成一條線，一環連一環，真正使組織領導機制得到強化。

4.2建立數字化檔案管理體系的保障機制

建立電力企業數字化檔案的管理體系保障機制，主要目的是為了提高數字化檔案的管理效率，降低電力企業內部的管理風險，增加生產的安全性。要建立一支數字化檔案管理專業隊伍，培養專業化的操作人才和專業知識較為豐富的實際操作性員工，才能保證數字化檔案管理體系的健全。電力企業的各級領導必須要積極發展數字化檔案管理的培訓工作，加大對數字化檔案管理系統建設的資本投入，全面的采用數字化與信息化技術改善檔案管理的發展狀況，提高內部員工的信息化檔案管理意識，保證電力企業內部生產與日常維護的正常運轉。培訓中要針對不同人群給予不同特長的培訓，幫助檔案部門建立獨特的培訓機制，經常性的舉辦數字化檔案管理講座，幫助員工加強自我的電力檔案數字化編研工作能力，獲取業務知識。

4.3加強網絡安全管理

對于網絡安全問題的總體構建應該從病毒的防治、防止惡意攻擊、解決信息存貯和傳輸安全問題、操作系統安全問題以及災難恢復和數據備份等方面來進行。對于病毒的防治，應該結合檔案部門的具體情況，在工作站、文件服務器、互聯網網站安裝防毒軟件，進行多層次防御。對于防止惡意攻擊，目前比較有效的解決方式有兩種：防火墻設置和安全島設置。從功能和實現原理上看，防火墻技術更為大眾化，不會給檔案管理部門帶來較大的經濟負擔。

參考文獻：

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1.2檔案管理效率更高傳統的檔案方式就是從檔案的收集、整編開始一直到提供給單位利用都是手工完成的，然而隨著社會的發展信息量越來越大，所以對于檔案管理來說難度與復雜性也都有了更大的難度，因此從前的傳統管理方式已經不再適用。如今的數字檔案促進了檔案信息化的發展，實現了檔案管理的自動化與網絡化，不再像從前那樣每次使用檔案都要有很多的程序，實現信息化檔案管理之后只需要一次錄入檔案，便可以多次使用，信息化管理的最大優點就是檔案共享，大大的提高了工作效率。其次，對檔案的檢索與查詢也更加方便，在查詢時有多種方式可以選擇，查詢者可以根據自己的要求選擇組合查詢、分類查詢、模糊查詢的查詢方式，很大程度的減輕了工作人員的負擔。數字檔案在檔案信息化建設中發揮了重要作用，通過計算機對檔案進行管理，不僅為工作帶來了便利性，而且還可以自動產生催還記錄，可以有效解決借閱者逾期不還的問題。

2數字檔案在檔案信息化建設中存在的問題

2.1檔案信息未能全面實現資源共享人們對于所需要信息的要求是全面、快速、標準、有效，但是在實際中卻存在一些問題導致檔案的橫向聯系堵塞，由于系統之間的溝通比較少，所以也就沒有統一的規范，直接導致檔案信息交流存在一定的困難。面對這種問題必須加強檔案之間的橫向交流，對于信息化建設之中涉及到的相關標準要經過共同的研究進行制定，多方面采取意見，并且尊重大家提出的建議，主要規范檔案管理過程中責任者的行為。根據所指定的標準統一實施，使網絡化的信息資源最終形成一個信息系統，實現檔案信息資源共享。

2.2數字化檔案管理標準規范性不夠隨著檔案管理的信息化程度逐漸加深，信息化各為其政、各取所需，沒有形成一個完整的統籌局面，對于檔案的管理工作不能做到全面考慮，導致很多數字檔案在信息化時都是走一步算一步，并沒有長遠的計劃，檔案管理人員針對檔案之中存在的問題往往都是采取邊發現邊解決的方式，信息化建設沒有統一的標準。另外，由于檔案管理的不規范，造成使用格式與數據都不統一，影響信息的接收與傳送。

3解決數字檔案在檔案信息化建設中存在問題的建議

3.1調整館藏機構推動數字化檔案建設發展由于一直以來對于檔案的管理都不受重視，所以發展受到了很大的影響，關于檔案的保存也一直沿用傳統的方式，但是對于當今社會來說信息量大并且信息復雜性大，所以從前傳統的檔案管理方式已經不再適用。必須根據社會的需求以及各個行業對于檔案管理的需求進行檔案管的結構調整，推動數字化檔案建設的發展，利用科學技術的成果對檔案管理進行信息化建設。與傳統檔案管理的模式相比，數字檔案館的功能更加強大、服務手段更加全面、并且對于信息的處理質量也要好很多，最重要的是對于信息的管理以及調用等效率都更高。進行數字化檔案館的建設可以打破使用者與檔案之間時間與空間的限制，在索取信息時可以更加快速方便的找到所需要的信息。總之，調整館藏機構推動數字化檔案建設的發展可以實現信息的共享，在進行信息化管理之后不僅可以獲取自身檔案館的館藏信息還可以獲取網絡中大量信息，對于信息的獲取更加方便。

3.2重視檔案信息化與法制化建設為了規范檔案的信息化管理，應該根據相關的規章制度要求加快檔案法制的信息化建設，以實際之中所遇到的情況作為依據，參考群眾的建議制定電子文件與規章制度，利用具有強制性的規章制度作為約束機制，從而提高信息化的建設水平。另外，還有宣傳與檔案相關的一些重要信息，完善檔案管理的標準體系，在檔案管理部門的員工應該認真學習并且熟知檔案管理局制定的信息化標準，從而提高檔案部門內部對于檔案管理的重視。另外，檔案管理局所制定的標準只是一個依據，在實際中對于檔案檔案管理的要求還應該以實際工作情況為主，結合部門本身的特點制定適合自身運行的制度。通過逐級的發展使我國檔案管理法制性越來越高，使檔案的發展更加迎合社會，促進我國信息化管理體制的發展，使其不斷走向國際。

3.3重視信息化人才的培養對于檔案的信息化管理來說不僅要具備充足的檔案管理知識，還要熟知計算機以及所使用軟件的操作方法與結構，并且對于現代化技術也要有所了解。所以檔案部門應該建立一支技術能力與職業素質兼備的信息化隊伍，檔案部門可以通過對內部工作人員定期進行培訓的法師提高他們對信息化處理的工作能力，還可以通過引進新型設備是方式增強本身的硬件實力。

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2 實現房地產檔案轉型不動產檔案數字化管理的重要性

在經濟快速發展的今天，房地產已經成為了我國經濟的支柱性產業，房產交易數量自2002年以來一直保持在高位，同時還在不斷擴大，同時房地產交易的方式也發生的重大改變，傳統的房地產檔案管理模式已經無法適應新形勢下房地產業的發展形勢。不動產檔案數字化管理可以很好的克服傳統的房產檔案的很多缺陷，信息取得方面、信息傳輸、信息分析的處理速度大幅度提升。同時不動產檔案登記時可以采用數字化的方式，記錄更多的信息，比如圖像甚至是視頻資料。在檔案保存方面，由于是數字化的檔案，只需要建設完備的數據儲存設備既可。完全不需要像傳統的房產檔案那般，需要保存大量的紙質檔案，同時還要注意檔案的分類、整理、儲存，傳統的管理方式查詢檔案也是一件非常繁瑣的工作。而數字化的檔案管理工作，只需要設置好管理邏輯，就可以自動進行不動產檔案的分類、整理、儲存，檔案調取也極為方便。這些優勢能夠不斷推動不動產檔案的管理水平提升，推動不動產檔案管理的發展，更好的為國家掌握詳實數據、為房地產企業發展提供正確、科學的信息提供幫助，為我國房地產事業發展提供最專業、最規范、最方便的數據服務。

3 提高不動產檔案數字化管理水平的有效策略

3.1 加強不動產檔案數字化管理的認知

近年來，雖然不動產檔案管理方式方法在不斷改進和完善，但是進度不快，效果并不是很明顯，一個很主要的原因就是不動產檔案管理人員以及各地地稅房地產管理部門沒有對不動產檔案數字化管理的認識不足，重視程度不夠。很多的相關人員及部門，將不動產檔案數字化管理僅僅視為簡單的文案處理工作，忽視了這項工作成果對于國家和房地產行業的重要作用。因此，在實際的管理實施過程中，沒有對信息采集和分類工作抱有足夠嚴謹的工作態度，使得信息收集過程形式化過重，嚴重破壞了信息的完整與準確，從而降低了使用價值，也耽誤了工作時間，影響效率。

3.2 提升管理人員的業務能力和專業水平

應當正確認識的是，不動產檔案數字化管理已經早已超越了傳統的手工勞動范疇，而發展到了知識型技能型的工作。我國缺乏不動產檔案數字化管理的相關專業人才，管理人員只要具有相當的級別才會有相應的檔案管理專業的人員，其余人員也沒有經過嚴格的識別與培訓，有的是其他人員富余的崗位補充過來的人員，這些人對于不動產檔案數字化管理的重要性認識不足，也沒有相關工作經驗及技能，無法有效開展相關工作。

數字化管理不動產檔案，是一項復雜的工作，涉及到的工?N多、專業多，對于專業能力和技術能力有著很高的要求。數字化管理不動產檔案的相關人才，必須要有全面系統的知識框架、強大的觀察能力與數據處理能力，同時還要有縝密的思維以及細致的工作作風。管理部門必須要培養一支專業素質高、思想觀念好、文化水平高的卓越的不動產檔案數字化管理人才。這些人才還要熟練掌握各種自動化辦公設備的應用。相關單位和企業應當重視培養專業的不動產檔案數字化管理人才，目的就是要培養一支專業、敬業、精業的團隊。

3.3 其他措施

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關鍵詞 地勘單位 文書檔案 數字化

文書檔案是地勘單位的重要信息資源，對地勘單位的發展有著重要的意義。隨著地勘單位開發項目的不斷增多，傳統的文書檔案管理模式已越來越不適應社會及地勘單位發展的需要，文書檔案的整理及儲存工作成為地勘單位的一項重點及難點工作。地勘單位文書檔案數字化的建設不僅能夠有效解決傳統文書檔案管理中的問題，而且能夠在很大程度上提高管理效率，是地勘單位加強文書檔案管理工作的必然選擇。

一、地勘單位文書檔案管理現狀及數字化建設重要性分析

（一）地勘單位文書管理現狀

從目前來看，紙質文書檔案仍然是我國大部分地勘單位進行文書檔案管理的方式，但是這種傳統的管理方式存在的問題及不足是比較明顯的。一是管理難度大，由于紙質文書檔案在管理過程中非常容易受潮、破損及遺失；二是由于紙質檔案資料多，要合理存放，需要比較大的空間，管理成本比較高；三是比較容易出現安全問題，由于部分地勘單位沒有建設專門的檔案室，致使文書檔案儲存比較亂，很容易出現存放安全問題。

（二）文書檔案數字化建設的重要性

結合目前地勘單位發展的需要及傳統文書檔案管理工作存在的問題，地勘單位加強文書檔案數字化建設就顯得尤為重要。一是文書檔案數字化管理是對傳統管理方式的變革，可以縮短與現代化的、數字化檔案管理之間的差距；二是實現數據化管理可以在更大程度上提高文書檔案的管理水平、使用效率以及加強對文書檔案的保護。三是是貫徹落實國家檔案局、中央檔案館印發的有關“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”文件要求的體現。總的來說，隨著社會經濟水平的提高，文書檔案數字化建設的重要性和必要性日益突顯，已經成為檔案管理部門高度重視的一個問題。

二、地勘單位文書檔案數字化建設的具體方法

（一）地勘單位文書檔案數字化管理系統的建立

要實現地勘單位文書檔案數字化管理，就要從建立文書檔案數字化管理系統開始。首先，地勘單位應該運用新型的數據設備，提高檔案數據庫的先進性，提高檔案數據庫的利用效率。其次，數據庫管理人員要通過認真的輸入檢驗以確保

文件資料錄入的準確性。此外，要重視對文書檔案原文件的數字化處理工作，充分利用掃描儀、數碼相機等新型數字化設備進行處理，逐步完善數據庫內的文文書檔案內容。

（二）系統網站的建立

地勘單位文書檔案管理系統建立后，管理人員就要進行局系統網站的建立工作。首先，管理人員要結合網站資源的管理與共享方式，以提高地勘單位文書檔案的管理效率。其次，在注冊局系統網站的過程中，管理人員應與相關政府網站進行連接，實現網絡資源共享，提高地勘單位文書檔案資源的利用效率。此外，應該逐步實現文書檔案的網上現行文件查閱方式，以不斷提高地質礦產勘查部門的政務工作服務水平。

（三）文書檔案監管體系的建立

有效的監管措施是提高文書檔案管理工作效率的有效保障，因此，地勘單位在建立局系統網站后就要建立相應的監管體系。首先，要加強對文書檔案資料信息錄入的監管。其次，在文書檔案數字化建設過程中，要加強電子文件的利用與收集工作。此外，文書檔案管理人員在實際工作過程中，針對固有檔案管理軟件的實際使用情況及出現的問題及不足，對檔案管理系統進行不斷的優化與改善。

三、地勘單位文書檔案數字化建設注意要點

（一）加強對原文件的保管工作

由于在進行文書檔案的管理過程中，尤其是在進行電子化掃描的過程中，需要把檔案拆開，如果不注意就很容易l生文書檔案的丟失或破壞等情況，因此一定要加強對原文件的保管工作。掃描時要正確設置掃描參數，以確保掃描圖片的質量。

（二）重視文書檔案質量檢查工作

質量檢查工作是保證文書檔案資料質量的有效途徑。文書檔案質量檢查應包括數字化前文書檔案整理的檢查、對數字化后的數據質量、圖像質量檢查，從完整性、排序正確性、圖像文件原貌保持性及清晰度等方面進行檢查，以確保文書檔案資料數字化后的有效性。

（三）做好文書檔案保密與保管工作

在檔案數字化過程中，做好文書檔案的保密與保管工作是非常重要的，對于一些不能對外公開或泄密的文件，應安排專門的檔案工作人員進行掃描，同時，在紙質檔案掃描而形成電子文件的過程中，應安排專門人員負責保密與保管監管工作工作。此外，要安排專業的檔案管理人員進行該項工作，以確保工作的效率。

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1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等[2]，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析

從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。

再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等[3]。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。

第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現[5]。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻：

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1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析

從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應天職業技術學院

參考文獻：

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Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）

“十二五”期間，檔案數字化建設已經被提到了議事日程，如何最大化實現城建檔案的價值，快速提供城建檔案信息，是我們思考的問題。

城建檔案數字化發展的重要性

城建檔案數字化發展是時展的需要，隨著城市的不斷擴張 ，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統的檔案保存方式，而必須創新城建檔案管理方法，提高管理時效性。目前，各地城建檔案館接受進館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質檔案居多。隨著城市建設發展，各地城建檔案館每年歸檔的數量與日俱增，使很多城建檔案庫房陷入了緊缺的困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。紙質檔案在查閱時易損壞，特別是年代久遠的紙質檔案，紙張易發黃變碎，若發生火災或水災等，檔案將會遭到滅頂之災。城建檔案系統開發的不完整，在深度和廣度上有一定的局限，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內部進行，不能實現遠程查閱，資源無法共享，這些問題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。

城建檔案數字化建設，能有效地使紙質檔案轉化為數字檔案信息，存儲于服務器上，可使檔案資料在發生天災人禍時不致于遭到毀滅性的破壞；其次，能改善檔案的利用方式，可實現異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時查看自己需要的檔案文件，是傳統檔案管理走向數字化管理的必由之路。

城建檔案數字化建設中存在的矛盾和問題

（一）面對當前的形勢，城建檔案管理任務重，人員少，工作標準要求高。

檔案管理人員年齡結構老化，具有建筑和計算機數字化的專業人員又不愿意到城建檔案館工作，現有職工老齡化程度高。在接受新事物上，頭腦反應慢，知識不易掌握。其中最重要的薄弱環節就是從事城建檔案工作的人員，因沒有系統地學習過城建檔案工作管理知識，或半路出家，對城建檔案工作不熟悉，隨著科學技術發展，計算機數字化網絡管理進入了城建檔案管理領域，原來從事檔案工作多年的專業人才已不適應新的環境和要求了，這些情況嚴重影響了城建檔案事業的發展。

（二）城建檔案數字化發展趨勢認識不明確。

建設領域中，有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認識不足，對城建檔案數字化發展趨勢了解認識不到位，對城建檔案數字化不重視，在城建檔案數字化設備配置上，資金投入不足，存在著重建設，輕檔案的思想還比較嚴重，只注重工程施工技術，施工工期和工程質量等方面的問題。卻對建設工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視程度不夠，沒有建立一套規范的管理機制，來保障建設檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套，不完整，對檔案數字化轉換，在一定程度上受到了影響和制約。

三、城建檔案數字化發展

（一）城建檔案數字化建設需政府支持，領導重視，把好城建檔案接收關。

城建檔案的科學歸檔是實現城建檔案數字化發展的基礎，開展城建檔案的接收和征集工作，豐富和優化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結構，進一步加大對重點工程，城市基礎設施，城市地下管線等工程檔案的收集力度。加大硬件投入，積極爭取與城建檔案事業發展需要的計算機、掃描儀、數碼設備、保溫、除濕、防火、防盜等現代設備配置，為城建檔案數字化發展打下堅實基礎。

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一、社會保險檔案管理工作的作用分析

（一）社會保險檔案信息具有重要的使用價值和參考價值。社會保險檔案管理具體而言就是對參保單位和個人參保情況的詳細記錄，主要有個人的文字信息、數據圖表以及參保單位的詳細資料。社會保險檔案管理信息具有較強的真實性、專業性，能夠真實有效地反映個體和單位的參保情況，可以直接作為原始信息資源被參保單位或個人使用，同時也是社會個體享有社保福利的重要依據，社保檔案管理信息具有較高的使用價值和參考價值。

（二）社會保險檔案管理工作是社會保險事業發展的重要基礎。近些年來，我國不斷加大對社會保險事業的投入力度，而與其相關的社會保險檔案管理工作也日趨完善和規范化。我國針對社會保險檔案管理工作制定了具體的法律法規，對社保檔案管理年限進行了具體的規定，并且細化社會保險檔案管理材料，針對不同類型、不同項目的參保人，實行差別收費。這在很大程度上說明了我國對社會保險事業的重視力度，并且其配套服務也日趨完善和規范，正確認識了社會保險檔案管理工作對社保工作開展的重要性和必要性。

二、社保檔案管數字化管理的必要性分析

隨著社會經濟的不斷發展，我國對民生事業的投入力度不斷加大，社會保險業務量大幅增長，而與之配套的社保檔案管理的工作量也急劇增加，對社保檔案管理工作提出了更高的要求。社保檔案管理工作是社保事業開展的基礎，它貫穿于社會保險業務的全過程，保障社保工作順利進行。同時隨著社保檔案管理工作量的不斷增加，傳統的檔案管理模式已經無法滿足社保檔案管理工作的需要，建立一套高效率、規范化、容易儲存和利用的社保檔案管理信息系統迫在眉睫。就當前而言，社保檔案實行數字化管理極大地提高了工作效率，使社保檔案信息的使用、儲存以及查詢都更加地方便快捷。

三、社保檔案數字化管理構建的保障措施

社保檔案具有較高的社會使用價值，對我國民生事業的順利發展具有重要作用。相關政府部門應正確認識到社保檔案管理的重要性，不斷加大對社保檔案的管理力度，使其為我國民生政策的制定提供堅實的數據支持。并且我國已經全面進入信息化社會，信息技術、數字技術在檔案管理工作中也得到充分的利用，極大地提高了我國檔案管理工作效率。因此社保檔案數字化管理的構建符合檔案管理工作的發展要求，下文將對社保檔案的數字化管理的實行提出具體的幾點保障措施。

（一）加大對社保檔案管理的投入力度。社保檔案數字化管理體系的構建是在一定的物質基礎上實行的，需要引進先進的信息化設備。因此相關部門一定要加大對社保檔案管理的投入力度，為數字化管理體系的實行奠定堅實的物質基礎。只有有了充足的活動資金，才能合理配置社保檔案的管理部門，配備足夠的檔案管理人員，為社保檔案數字化管理奠定組織基礎。

（二）建立完善的系統風險防范措施。檔案的數字化管理所生成的電子信息，既然和網絡相連接，就存在著一定的風險，這種風險不是主觀的，而是客觀存在的。社保檔案管理者要樹立風險觀念，積極主動地制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。所以，要在檔案實施數字化管理全面分析的基礎上，積極地制定詳盡的風險防范措施，盡最大努力把風險掌控在一定范圍之內，并且及時發現和消除潛在的風險隱患，切實提高社保檔案數字化管理體系的安全性與可靠性。

四、結語

綜上所述，社保檔案是我國民生檔案管理的重要組成部分，直接關系到參保民眾的社會福利，同時也是我國社會保險事業順利發展的重要基礎，對我國民生事業的發展也具有重要的促進作用。近些年來，隨著社會保險事業的不斷發展，社保檔案管理工作迎來新的挑戰，變革傳統的管理方法和管理模式迫在眉睫。社保檔案管理相關單位應積極引入信息化技術，推行數字化社保檔案管理，提高社保檔案管理工作效率，為我國社會保險事業發展奠定堅實的基礎。

【參考文獻】

[1]劉彥紅.淺析社保檔案的數字化管理[J].現代商業，2014（2）：77.

[2]郝薇.社保檔案數字化管理的架構探討[J].華章，2012（35）：323.

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其次，傳媒企業集團的數字化檔案建設工作中缺乏檔案管理意識。傳媒企業集團中，很多資料、對外簽署的合同對未來傳媒信息的多層面分析、研究、項目開發等都具有十分重要的意義和實際的價值。但是在實際的管理工作中，管理部門缺乏這方面的工作管理意識，造成重要資料不全、遺失等無法挽回的結局，為以后的檔案管理工作帶來相當大的難度也是文化研究上的重大損失。

再次，傳媒企業集團的數字化檔案建設工作中存在重視硬件建設、輕視軟件開發的現象。隨著網絡信息技術在工作中的多方面應用，已經意識到信息技術的優勢所在。在集團的檔案管理工作中，過度地重視硬件的購置，網站、網絡的建設。但是對于涵蓋傳媒企業集團特色的軟件開發上重視程度不夠，沒有落實限制檔案利用的條框，不適用網絡建設的規定等，導致沒能充分地利用數字化檔案的優勢，沒能有效地提高檔案的管理效率。

最后，傳媒企業集團的數字化檔案建設工作中隊伍管理意識薄弱。傳媒企業集團的工作性質決定了工作內容和工作形式，導致整個企業集團的工作重心傾向于日常的采編、節目生產等工作，缺乏對檔案工作的整體管理，沒有形成管理檔案的團隊和相應的檔案管理軟硬件設備。

2傳媒企業集團的數字化檔案建設的方法和策略

2.1建設傳媒企業集團的數字化檔案建設工作要提高企業集團領導的思想認識。建設數字化檔案對于企業集團的發展是非常重要的，領導需要對企業的發展負責，優先樹立科學的、合理的思想認識，做好思想建設才能加強頂層規范設計，由上而下由科學的檔案管理思想指導，徹底貫徹執行。在具體的實施中，發現問題，反饋思想，從而優化傳媒企業集團的數字化檔案建設工作的指導思想。在領導層中加強檔案管理的重要性認識，加強對管理部門的管理，做好對檔案數字化建設的監督，對每一份資料和檔案都要負責，精心、盡心做好檔案數字化管理工作。

2.2建設傳媒企業集團的數字化檔案建設工作要建立全面的規章制度。全面的規章制度是企業集團數字化檔案管理具體工作的執行標準。建立健全的規章制度是企業集團實現檔案數字化管理高效完成的保障。可以使企業集團從宏觀角度和微觀角度同時實現對數字化檔案建設的綜合管理。在具體的實施中，工作人員能夠明確檔案信息的采集、存儲、管理、利用，對所有存檔的電子文件進行注錄、編輯等具體實際操作中的規范。實現全面的規章制度建設能夠確保數字化檔案建設的成功完成，每一份資料和檔案的正確整理和入檔，企業中檔案的安全管理和有效使用。

2.3建設傳媒企業集團的數字化檔案建設工作要重視度檔案數據庫的完善。傳媒企業集團中建立有本企業特色的數據庫，能夠很好地實現在網絡信息資源的平臺上實現檔案信息的公司內部共享。在具體的實施中，逐步增強數字化檔案室的效能。加強檔案管理工作人員電子文件的收集、歸檔的實際操作能力，電子文件是檔案數字化數據庫的主要組成部分，是檔案管理工作中的主體部分。加強電子文件的管理，可以從根本上保證并提高檔案管理的效率。在注重電子文件的數量的同時更要重視電子文件的質量，保證文件的完整性和可利用性。真正實現檔案數據庫建設的價值。完善檔案數據庫建立在規范的管理模式的基礎上，無規矩不成方圓，檔案管理是企業集團內部管理的重要內容，在數字化的檔案管理中要采用統一的格式便于整理，統一的索引標準便于檔案的查找，統一規格的數據描述便于進行資料的整理、對比和分析。建立數字化檔案建設的標準能夠很好地實現檔案的有效管理和應用。

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[中圖分類號]F426.61 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0063-01

檔案管理在電力企業發展中起著重要作用。隨著科學技術的發展，社會全面步入信息化時代，企業也對此予以高度重視，紛紛改變陳舊落后的管理經營模式。電力企業想要贏得市場競爭的主動權，就必須重視改進檔案管理模式。本文就如何做好電力企業檔案信息化管理進行分析研究。

1 電力企業檔案管理中存在的問題概述

電力企業的檔案管理信息量極大，其中包括文字、圖像、聲音、影像等，涉及多個部門的方方面面，管理的內容較為重要性。紙質檔案管理是傳統的電力企業檔案管理模式。在這種陳舊落后的管理模式下，員工或單位的管理人員頻繁地借閱檔案，容易對檔案原件造成損害，影響檔案的長期保存，且檔案存放占用空間大，不利于企業管理人員的隨時閱覽。新形勢下，電力企業管理相關部門要足夠重視電力企業檔案的管理工作，積極推進檔案數字化管理的實現，提高檔案管理工作質量和工作效率，促進電力企業的穩定發展。

2 實現電力企業檔案數字化管理的必要性

電力企業檔案利用率越來越高，企業經營者和管理人員對檔案的翻閱也越來越頻繁。電力企業檔案對于企業的正常運轉有著十分重要的作用，受工作環境的限制，管理人員對檔案的管理受到限制，，無法實現快捷方便管理，不利于企業的正常運轉，在一定程度上對企業經濟的發展造成了阻礙。此外，傳統電力檔案管理自動化水平低、收集整理不規范，紙質形式在一定程度上限制了檔案管理的流動性。只有滿足企業管理人員對檔案方便、快捷、準確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業更好更快地發展。在信息化現代，多媒體得到廣泛應用。這就要求電力部門打破傳統檔案管理模式，適時抓住機遇，加快建設和完善檔案管理工作，實現公文信息快速運轉的檔案數字化管理，適應現代社會市場的發展，保證電力企業經濟的快速發展。

3 如何有效實現電力企業檔案數字化管理

3.1 提高電力企業數字化管理的重要性意識

數字化檔案管理不僅可以加強電力企業對檔案的管理力度，發現檔案管理中存在問題，及時采取有效措施進行改進，還可以進一步提高電力企業檔案管理水平。檔案管理是一項繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對檔案進行分類、存檔時容易混淆，且需要進行防潮、防火、防蟲工作，占用存儲空間大，不易于收集和管理。而檔案數字化管理符合現代先進管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩定性與健全性。此外，數字化管理的替代可以延長紙質檔案的壽命，還可以實現資源共享，適應節約型社會的發展要求。一方面，跟進多媒體時代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進了電力企業在全球信息化時代的發展。

3.2 建立健全電力企業數字化數據管理庫

數字化管理技術是采用數字化進行存儲的一種方法。數字化信息主要存儲在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導致檔案庫房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長與社會、經濟和科技的迅猛發展有關，為了更好地統籌管理，建立健全的電力企業數字化數據管理庫是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業檔案目錄數據庫開始，給電力企業檔案進行分門別類，標上“套”“冊”等分號，寫上相應的檔案名稱，這樣在查找檔案時，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊數，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時間數據庫，時間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計算機網絡對錄入的時間及內容進行保存，系統自行將信息收集傳輸到檔案時間數據庫，進行統計整理，方便管理人員對信息進行管理的同時，也能夠區分新舊檔案，便于提取信息。

3.3 做好對企業檔案管理人員的全面培訓工作

電力企業領導應重視檔案數字化管理工作。只有具備了檔案管理的意識，才能使企業產生更好的經濟效益。為促進電力企業的穩健發展，電力企業部門應培養一支高素質的專業管理隊伍。為提高各部門人員的檔案管理意識，貫徹檔案數字化管理知識，電力企業單位負責人可定期組織召開相關會議，使管理人員對數字化檔案管理認識更深刻，認識到數字化檔案管理的重要性，同時也有助于提高檔案工作人員的積極性和自覺性。此外，還要提高檔案管理人員的業務素質，只有掌握業務工作流程、熟悉電子操作、具備良好道德素質、責任心強的復合型人才從事檔案工作，才能更好地發揮電力企業檔案數字化管理的重要作用。

主要參考文獻

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一、高職院校文書檔案數字化管理的重要性

高校檔案數字化管理能夠憑借儲存技術、互聯網技術、計算機技術、掃描技術、多媒體技術等將文書檔案轉化為多種數字化形式，從而方便檔案信息的存檔與提取。為了順應時展的潮流，高職院校檔案管理有必要引入數字化管理模式，將傳統紙質檔案與數字化檔案結合起來，更好地發揮各自的優勢。

（一）數字化檔案管理是完善檔案管理的有效措施。改變傳統文書檔案的管理模式，建立數字化檔案管理系統是檔案領域未來發展的總趨勢。高職院校選擇開放的數字化管理模式能夠實現檔案的科學化、數據化管理，更為高效地實現檔案儲存與利用，對于完善目前的檔案管理體系具有重要的積極作用。

（二）數字化檔案管理是強化信息安全性的必然選擇。當今社會，人們越來越重視信息的安全性，尤其是進入網絡時代以來，信息的安全性更是得到了全社會的高度關注。檔案信息作為記錄高職院校各項事業的重要依據，其信息的安全問題理應擺在檔案管理的首要位置。文書檔案數字化管理能夠借助最先進的互聯網加密技術實現對檔案信息的保護，合理分配信息使用權限，有效提升加強信息的安全性。

二、高職院校文書檔案數字化管理的作用

（一）提高了文書檔案管理的工作效率。科技進步催生了辦公自動化和無紙辦公的理念，檔案管理也勢必要向著新理念發展。數字化檔案管理能夠借助掃描技術、計算機技術、互聯網技術等高新技術的強大數據處理功能和存儲功能將文書檔案準確、完整地反映出來，并且更加及時地歸檔、更為快捷地調取，從而減輕檔案管理人員的工作強度，提升檔案管理的工作效率。

（二）加強了文書檔案的文獻質量。文書檔案是高職院校檔案中的重要部分，但一直以來，文書檔案缺乏相關部門的重視，大多只是交給檔案管理人員捎帶監管，加之紙質材料移交困難，交接幾次后，很多文書檔案都散落在不同的部門或個人手中，部分珍貴檔案甚至會隨著相關人員調動而遺失，檔案的連續性、完整性得不到保證。文書檔案的數字化管理能夠通過計算機建立起來的檔案管理平臺合理分配管理權限，有效解決檔案交接問題，提高文書檔案的質量，實現文書檔案的永久保存。

三、做好高職院校文書檔案數字化管理的路徑研究

（一）轉變觀念，提高認識。文書檔案的數字化管理是一項浩大的工程，需要高職院校各個部門的積極配合才能完成。一方面，高職院校領導要開拓思路、更新觀念，將文書檔案數字化管理提到議事日程上來，為檔案的數字化建設提供良好的發展環境，如購置設備、擴建館舍，增加必要的資金投入，升級檔案安全保護系統等等。另一方面，檔案管理工作者自身要提高檔案管理意識，樹立做好檔案數字化的信心，認識到這項工作的緊迫性與使命性，認真做好收集整理、鑒別歸檔、保管移交等具體工作，確保檔案的完整、有效。

（二）應用先進技術，做好檔案加工。1.應用計算機技術做好檔案信息的檢索、處理、整合。隨著科技的發展，計算機的信息處理功能日益強大，大容量、高速度的計算機能夠快速對檔案信息進行檢索、歸檔等，極大地減輕了檔案工作人員的勞動強度。同時，存儲在計算機中的檔案信息還能夠實現統計、打印、傳遞、編目等多種功能，一次輸入、多樣化輸出，擴大了檔案信息的利用方式，提高了信息的利用效率。2.利用微縮技術翻拍、留存、傳遞檔案信息。微縮技術就是將文件按照一定比例縮小，通過感光材料拍攝下來，制成微縮復制品，進而完成存儲、傳遞、使用的一項技術。文書檔案的微縮復制品不僅能夠客觀反映檔案的載體和內容的原貌，還具有規格一致、保存時間永久、利用形式多樣化等優點，極大地減少了大量翻閱文書檔案的時間，方便了信息利用者。3.利用信息化軟件提升檔案管理效率。利用信息化軟件能夠實現管理工作各環節的統一和協調，不僅可以提供快速便捷的查閱服務，還可以擴大橫向、縱向查閱范圍，極大提高了檔案管理效率。以MIS軟件為例，這一軟件以Delphi程序的開發和應用為前提，在Windows系統中MIS軟件具有信息交互功能和服務可視化功能、超強的數據管理和網絡信息處理功能，是專門處理檔案管理的專業化技術軟件，有效提高了檔案管理工作效率。

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一、人力資源檔案數字化管理的意義

首先，在人力資源檔案中涵蓋了企業內全體職員薪資、業績、行為規范等重要個人信息資源，而其數字化管理是推進企業科學經營和管理的第一步。其次，人力資源檔案數字化管理能相對過去以紙制品為檔案管理將更加安全有效的保。過去的紙質檔案，由于自身較脆弱，在長時間保存上存在很多問題，并且因為檔案過多容易造成難以整理，查找麻煩等現象。但利用數字化管理技術，人力資源檔案資料可以轉換為數字信息，保存將更加的安全，并且減少了存儲檔案所占用空間，便于整合以及查找，提高HR工作的效率。人力資源檔案資料數字化管理將令信息的存儲、查詢、整合建立在快速、高效、穩定的基礎上，使人力資源檔案管理更加的科學，也完全符合了社會發展的趨勢，擁有查閱權限的管理者，查閱起來更加便捷，減少了查閱時間，并且避免了過去查閱檔案時出現損壞或遺失信息的情況。

二、人力資源檔案數字化管理存在的問題分析

目前很多企業人力資源檔案管理數字化存在著不少問題：第一，以往的紙質檔案過多難以快速的數字化。在國內部分企事業雖然實現了務信息化和交流信息化，但以往的年代較久遠的資料積累過多，這些數量巨大、繁雜的人力資源檔案直接影響了數字化整合的速度。第二，人力資源檔案資料的安全性問題。由于所有人力資源檔案都可以通過網絡查詢，這樣就加大了被黑客或商業間諜攻擊、盜竊的幾率。很多企業在人力資源檔案實行數字化管理的同時，沒有意識到網絡信息安全的重要性，導致黑客和商業間諜可以較輕松的偷竊公司的人事檔案信息。并且很多企業的人力資源工作者的警惕性也較松懈，對于賬戶、密碼設置的較隨意，提高了賬戶、密碼被盜和破解的幾率。

三、信息安全背景下人力資源檔案數字化管理的有效方式

第一，信息安全是人事檔案數字化管理是否有效的重要因素，所以首先，在保證信息安全的基礎上開發人力資源的專屬管理系統。管理平臺的建設可通過Web、內部局域網，并且需要注意的是管理權限的設置，實現與企業財務信息管理系統類似的數字化管理方式，以保證人事信息的安全性。并且還要相應的建設人力資源數字化管理系統的防火墻，以抵御外部黑客的攻擊。在完善了人力資源管理系統后，更加可以利用其開發網絡招聘，這樣不但極大的提高了企業人才招聘的范圍，并且降低了人才招聘的成本，也提高了招聘時間的靈活性，為人才的儲備建立了良好的基礎。

第二，人才信息數據庫。現代企業的運營目標不再單一的是利益，更加是培養人才的基地，所以準確的對企業內部人才進行分析、培訓和分配能夠極大的提高企業自身人力資源的有效利用率，降低人才流失和浪費人力資源的現象。所以在人力資源檔案數字化管理中應設置符合企業發展需求的人力資源整合、分析數據庫，將企業所有人員的信息全部輸入數據庫中。通過人資數據庫，可以根據企業所有職位員工的個人基本信息、以往工作情況等進行分析，從而更加有效的分配企業職員，提高工作效率的同時，也為企業的職員規劃了更好的發展方向。

第三，建立考核信息管理模塊。職員的績效考核信息很大程度上直接說明了職員的工作態度和效果，是企業管理者了解職員工作情況和企業運營情況的重要依據，并且還反映出了企業運營的執行力和職員的合作能力。職員績效考核的數據信息也是企業采購預算的依據之一，比如：一線生產職員的壞件率等數據，在反映了一線職員的技術水平的同時，也可以作為檢測原材料質量的參考之一

第四，建立薪資管理模塊。很多企業的職員薪資待遇等情況是重要機密，因為較高的薪資待遇可以提高職員的工作效率和工作態度，增加職員的忠誠度，減少人才的流失，而薪資信息的整合、分析也可以成為企業人力資源管理以及企業未來發展策略的重要參考依據，數字化管理的薪資信息能夠更為全面和準確的分析這類龐大的信息資源。

四、人力資源檔案數字化管理需要注意的問題

人力資源檔案實現數字化管理固然有很多有利的地方，但也需要注意兩個方面。首先，人事職員要處理好檔案管理系統和檔案原件之間的聯系，即使人事信息全部轉為數字化，但人事檔案的原件仍然是企業的寶貴資源，實現了數字化管理并不表示可以輕視檔案原件，隨意處置或者丟棄檔案原件。企業還是需要妥善的保管和整理人力資源的原始檔案，并且在整理和保管的同時進行分門別類，如：企業職員的入黨申請書、證明信件等重要資料，而且部分重要的原始檔案應當呈送相關的檔案室儲藏。第二，人力資源檔案數字化管理工作應實現標準化。標準化管理工作是檔案信息長久有效的重要前提，數字化管理并不是從紙質到計算機的硬件變化，更是工作內容和方式的進步，不標準的管理工作，將直接降低人力資源檔案信息的有效價值，影響了企業信息化發展的腳步。因此，企業自身應當把研究國際人力資源檔案信息化管理的標準加入到未來發展的規劃中，令企業與國際接軌，可以及時的改進和彌補自身人資檔案數字化管理的不足之處，這也是未來全球信息一體化發展的趨勢。

五、結語

總之，信息化和數字化的管理，是企業未來發展的必然方向，而由于國內相關的技術起步較晚，在實現先進的管理技術時，特別是當出現新技術代替舊技術的情況時，自然會出現種種問題，這就需要管理層和人事職員的不斷學習和改進，以保證新技術的安全落實。