引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理具體流程范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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2.推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代化信息管理的發(fā)展創(chuàng)新

檔案管理創(chuàng)新需要緊跟時(shí)展，不斷向現(xiàn)代化信息管理發(fā)展，共享各種信息及資源，增加醫(yī)院內(nèi)部的溝通和交流，最大程度的展現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的意識(shí)。人事檔案在進(jìn)行信息化管理之后，促使各個(gè)部門便捷的傳遞資料，并且電子信息化管理具有很大的儲(chǔ)量、很快的速度以及準(zhǔn)確的計(jì)算，大大提高了工作效率。醫(yī)院要完善自身的人事檔案管理電子信息化系統(tǒng)，分區(qū)管理檔案信息，還要分開設(shè)置檔案室、計(jì)算機(jī)室以及辦公室，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)系。計(jì)算機(jī)室和檔案室均安裝防輻射的基礎(chǔ)設(shè)施，最大程度上減少電磁干擾和降低設(shè)備發(fā)生損壞。此外，檔案電子信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)就必然要求將以往儲(chǔ)藏的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為電子資源，即將人事檔案的具體信息全部輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)。

3.不斷推行醫(yī)院人事檔案管理新模式

隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展和醫(yī)院人員的流動(dòng)性增強(qiáng)，使得醫(yī)院工作復(fù)雜度提升不少，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的日常管理工作需要和不斷發(fā)展的要求。近些年來(lái)，一些醫(yī)院開始實(shí)施人事檔案的制度，這也是提升醫(yī)院人事檔案管理水平的重要途徑之一。實(shí)施人事檔案的制度首先要健全檔案管理制度，選擇有足夠資歷和誠(chéng)信度的人事檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行合作，并在合作過程中不斷完善有關(guān)內(nèi)容，確保人事檔案管理工作按照醫(yī)院的發(fā)展需要進(jìn)行。此外，也要保證雙方管理網(wǎng)絡(luò)的暢通，在保證不泄密的前提下，方便醫(yī)院更規(guī)范高效地實(shí)施人力資源管理工作。

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一、前言

文書檔案管理工作是各企業(yè)、公司檔案工作的核心內(nèi)容，文書處理整體工作質(zhì)量對(duì)檔案管理服務(wù)發(fā)揮著重要影響作用。優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作則離不開公文科學(xué)、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業(yè)的鐵通公司，只有秉承系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范原則，優(yōu)化文書處理，開展現(xiàn)代化檔案管理，才能真正提升實(shí)踐工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案工作有針對(duì)性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續(xù)發(fā)展中作出相輔相成的重要貢獻(xiàn)。

二、提升文書處理規(guī)范性，優(yōu)化檔案管理

良好的文書處理需要依據(jù)規(guī)范程序開展各項(xiàng)工作，針對(duì)遼寧分公司經(jīng)營(yíng)規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)豐富廣泛、涉及較多現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)實(shí)特征，文書處理工作更應(yīng)依據(jù)科學(xué)規(guī)律，統(tǒng)籌安排工作流程，推進(jìn)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的良好銜接、文件檔案在公司內(nèi)部的順暢流轉(zhuǎn)、共享傳遞，進(jìn)而綜合應(yīng)用于細(xì)化管理。遼寧公司應(yīng)由文書工作具體形式進(jìn)行處理流程的科學(xué)設(shè)計(jì)，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規(guī)范工作秩序。文書處理具體流程包括內(nèi)部發(fā)文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發(fā)文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現(xiàn)了各個(gè)工作環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系、互相滲透、有效制約與環(huán)環(huán)相扣。不同分公司對(duì)具體的檔案管理、文書處理環(huán)節(jié)則會(huì)呈現(xiàn)不同做法，而基本的處理環(huán)節(jié)卻不應(yīng)隨意的增減或省略，應(yīng)遵循客觀規(guī)律、流程安排進(jìn)行規(guī)范處理，只有這樣才能優(yōu)化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運(yùn)轉(zhuǎn)，并在公司內(nèi)部營(yíng)造良好的工作環(huán)境與暢通的工作秩序。

三、科學(xué)制發(fā)公文，優(yōu)化文書處理

公文是檔案形成的基礎(chǔ)，其制發(fā)科學(xué)性對(duì)于自身質(zhì)量與整體檔案水平均產(chǎn)生了至關(guān)重要的影響。因此制發(fā)實(shí)踐應(yīng)秉承科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)原則，摒棄注重公文內(nèi)容、忽視制發(fā)形式的不良意識(shí)。應(yīng)科學(xué)依據(jù)我國(guó)公文格式相關(guān)要求，針對(duì)行文目標(biāo)、發(fā)文權(quán)限、行文關(guān)系，合理選擇公文類別，體現(xiàn)文種應(yīng)用的合理時(shí)效性。其具體內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)文機(jī)構(gòu)、秘密級(jí)別、文號(hào)、簽發(fā)方、具體題目、主送方、內(nèi)容、印章、抄送機(jī)構(gòu)、時(shí)間以及附件等。同時(shí)應(yīng)注重的原稿公文的有效整理與科學(xué)收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對(duì)于經(jīng)過幾次修改的文稿均應(yīng)全面收納，良好保存。對(duì)于字號(hào)的編制，應(yīng)依據(jù)文件形式進(jìn)行統(tǒng)籌編制，不應(yīng)出現(xiàn)某某字或第的字樣，同時(shí)不應(yīng)編制字號(hào)虛位。對(duì)于主題詞內(nèi)涵的解析應(yīng)體現(xiàn)準(zhǔn)確規(guī)范性，即應(yīng)依據(jù)詞表規(guī)定進(jìn)行選擇，對(duì)于特殊應(yīng)用的自擬詞則應(yīng)用三角符號(hào)進(jìn)行清晰標(biāo)識(shí)。為體現(xiàn)公文制發(fā)的良好時(shí)效性，應(yīng)按行文公司負(fù)責(zé)人具體的簽發(fā)時(shí)期進(jìn)行編制。作為正文內(nèi)容的有效補(bǔ)充并提供一定參考依據(jù)，公文附件也不可缺少，不應(yīng)將其隨意略去。應(yīng)位于正文后進(jìn)行附件題目及順序的標(biāo)注，體現(xiàn)公文制發(fā)完整有效性，進(jìn)而為優(yōu)質(zhì)的文書處理打下良好的基礎(chǔ)。

四、人性化實(shí)施歸檔立卷，契合現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)

現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)要求，對(duì)于相似公文不應(yīng)重復(fù)歸檔立卷，同時(shí)應(yīng)實(shí)施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現(xiàn)檔案信息的廣泛利用價(jià)值、令其發(fā)揮優(yōu)質(zhì)應(yīng)用效果，體現(xiàn)立卷管理的規(guī)范整體性，便于工作人員的個(gè)性化檢索應(yīng)用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應(yīng)基于自身發(fā)展需求，面對(duì)龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學(xué)把握以我為核心的實(shí)踐工作原則，有效區(qū)別各類資料與文件，注重內(nèi)容、核心價(jià)值與具體形式的有效劃分，進(jìn)而明確核準(zhǔn)各類高度相似的資料與文件。同時(shí)應(yīng)確保卷宗處理的一致完整性，應(yīng)依據(jù)鐵通公司發(fā)展特征、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類別、經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)明確主次，樹立人性化管理目標(biāo)，將不應(yīng)歸檔文件合理篩除，并注重預(yù)防價(jià)值化文檔信息的不良丟失，進(jìn)而科學(xué)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)。

五、引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，提升工作效率

為顯著提升工作效率，應(yīng)科學(xué)引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)、信息化管理技術(shù)，創(chuàng)建文書檔案優(yōu)質(zhì)管理體系，實(shí)現(xiàn)前文后檔單次錄入、廣泛應(yīng)用的科學(xué)目標(biāo)。應(yīng)借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、自動(dòng)化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來(lái)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的快速、穩(wěn)定傳輸。同時(shí)可將檔案文書之中具有一定聯(lián)系、性質(zhì)同樣的工作做一體化連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與高效轉(zhuǎn)儲(chǔ)。再者，可引入多媒體實(shí)踐技術(shù)，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規(guī)范錄入、細(xì)化標(biāo)引、綜合統(tǒng)計(jì)與快速打印，進(jìn)而令工作人員可由機(jī)械化的操作管理中脫離出來(lái)，有精力從事更高技術(shù)含量的文書檔案工作，發(fā)揮核心服務(wù)價(jià)值。

六、結(jié)語(yǔ)

總之，基于文書處理、檔案管理科學(xué)重要性，互相作用影響特征，我們只有依據(jù)鐵通公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)特征，開展規(guī)范性文書處理、科學(xué)制發(fā)公文、實(shí)施人性化歸檔立卷、引入現(xiàn)代化檔案管理手段，才能優(yōu)化文書檔案管理實(shí)踐效果，提升工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理、文書處理為促進(jìn)鐵通公司的持續(xù)健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)保障。

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1 引言

1.1水利樞紐工程檔案管理的內(nèi)容

水利樞紐工程檔案管理的內(nèi)容是水利樞紐發(fā)電項(xiàng)目的全過程的記錄，包括立項(xiàng)、可研、初設(shè)、施工、竣工驗(yàn)收以及試運(yùn)行等各階段的資料。水利工程檔案的載體可以是文字文件、圖表和聲像資料等。

1.2水利樞紐工程檔案管理的重要性

水利樞紐工程的檔案管理為水利工程的建設(shè)施工提供決策資料，也為水利發(fā)電項(xiàng)目的正常運(yùn)營(yíng)安全提供保障。水利樞紐工程檔案管理對(duì)我國(guó)水利工程建設(shè)的科學(xué)管理具有基礎(chǔ)保障作用。要加強(qiáng)水利檔案資料的收集和整理，做好水利工地竣工驗(yàn)收，這樣才能有效提高水利工程檔案的“歸檔率”、“完整率”和“準(zhǔn)確率”。水利工程檔案對(duì)工程施工的質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、竣工驗(yàn)收以及水利工程項(xiàng)目以后的運(yùn)行管理提供了必要的依據(jù)。

2大藤峽水利樞紐工程概況介紹

大藤峽水利樞紐工程的開發(fā)目標(biāo)為防洪、航運(yùn)、發(fā)電、水資源配置以及灌溉等綜合利用。大藤峽水利樞紐壩址位于珠江流域西江水系黔江河段大藤峽峽谷出口的弩灘處，下距廣西桂平市黔江彩虹橋6.6km，壩址控制流域面積為198612km2。樞紐建筑物主要包括擋水建筑物、泄水建筑物、發(fā)電建筑物、通航建筑物、過魚建筑物和灌溉取水口建筑物。大藤峽水利樞紐庫(kù)區(qū)淹沒土地面積為283579.2畝（含水域122984.77畝），淹沒區(qū)搬遷安置人口現(xiàn)狀年（2011年）9757人。

3 大藤峽水利樞紐工程檔案管理的特點(diǎn)分析

3.1水利樞紐工程檔案管理種類繁多

由于大藤峽水利樞紐工程施工建設(shè)期較長(zhǎng)，這樣使得檔案收集管理周期變長(zhǎng)。水利工程檔案覆蓋了水利工程項(xiàng)目的整個(gè)過程和各個(gè)階段的資料記錄。大藤峽水利工程項(xiàng)目由多個(gè)單項(xiàng)工程組成，光可行性研究階段就有二十多個(gè)專題項(xiàng)目，這樣就使得水利工程檔案種類繁多。

3.2 水利樞紐工程檔案管理具有時(shí)效性和復(fù)雜性

大藤峽水利樞紐工程檔案管理要反映項(xiàng)目施工建設(shè)的整個(gè)過程，并為工程竣工驗(yàn)收和日后的運(yùn)營(yíng)提供依據(jù)和參考，這些檔案資料具有指導(dǎo)意義，需要長(zhǎng)久妥善保管。另外，水利樞紐工程檔案管理包括了建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)階段，涉及眾多部門和單位以及技術(shù)領(lǐng)域，具有設(shè)計(jì)內(nèi)容和工程結(jié)構(gòu)功能的復(fù)雜性。

4 水利樞紐工程檔案管理存在的具體問題

4.1 水利工程檔案管理制度不健全，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量低

水利工程的發(fā)展需要相應(yīng)的檔案管理制度，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的方式和載體。然而，由于水利工程檔案管理制度不健全，造成了檔案管理業(yè)務(wù)流程的不規(guī)范，如資料的收集整理不及時(shí)，歸檔不規(guī)范。這些導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量低，表現(xiàn)為檔案分類模糊，案卷形式不規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，部分文件內(nèi)容缺失，檔案檢索功能較弱，限制了檔案的使用。

4.2 缺乏水利工程檔案管理的專業(yè)人員

水利工程檔案管理需要專業(yè)性的人員，要懂水利施工工程、檔案管理專業(yè)、以及信息技術(shù)的復(fù)合型人才。否則，就造成水利工程檔案管理停留在表面，難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理。非專業(yè)的檔案管理人員容易造成檔案資料的缺失，審核不清，整理不規(guī)范，交接手續(xù)不齊全，這樣就降低了檔案管理的質(zhì)量。

4.3 水利工程檔案管理意識(shí)較弱

由于一些水利項(xiàng)目對(duì)檔案管理不夠重視，缺乏對(duì)檔案管理制度的落實(shí)和監(jiān)督，對(duì)于檔案管理部門也沒有投入足夠的軟硬件設(shè)備設(shè)施和配備專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍，將檔案管理作為了工程項(xiàng)目的附屬工作，正是這種輕視檔案管理的意識(shí)，使得檔案資料的整理不及時(shí)，凌亂堆放，在水利建設(shè)項(xiàng)目后期收集整理資料中導(dǎo)致原件收集困難和缺失，無(wú)法體現(xiàn)檔案管理的利用價(jià)值，影響了工程竣工驗(yàn)收。

5提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理的有效措施

要提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理質(zhì)量，確保水利工程項(xiàng)目的順利實(shí)施，應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。

5.1 健全水利工程檔案管理制度，提高管理質(zhì)量

要根據(jù)水利工程的特點(diǎn)不斷健全水利工程檔案管理制度，確保檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化。建立檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，明確檔案管理的責(zé)任，獎(jiǎng)罰分明，將檔案管理納入項(xiàng)目管理的議事日程，為檔案管理的開展創(chuàng)造制度保障，這樣才能提高檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)水平。

5.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

為了保障水利工程檔案工作的效率和質(zhì)量，應(yīng)配備專業(yè)人員。要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高相關(guān)的技能和知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型技術(shù)管理人才。要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，如分類、組卷等業(yè)務(wù)流程,并確保檔案資料的緊密性、延續(xù)性和完整性。

5.3 增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視大藤峽水利樞紐工程檔案管理，建立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)小組，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行考核，增強(qiáng)員工工作的責(zé)任意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理方面的資源投入，購(gòu)置先進(jìn)的辦公設(shè)備，提高工作效率。要制定員工的專業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃，提高員工的操作能力。要實(shí)時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)采取措施進(jìn)行解決，使得全體員工都重視檔案管理工作，各單位和工作人員獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，共同提高檔案管理水平。

5.4 提高檔案資源的開發(fā)利用水平

由于大藤峽水利樞紐工程檔案管理具有復(fù)雜性，必須通過先進(jìn)的技術(shù)和管理才能滿足實(shí)際服務(wù)需要。要購(gòu)置先進(jìn)的設(shè)備、管理軟件，以及引進(jìn)專業(yè)人才。要提高檔案資源的開發(fā)利用水平，通過數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，構(gòu)建水利工程檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，更好地收集整理和編制檔案文件。創(chuàng)新檔案編制方法，運(yùn)用信息技術(shù)整編檔案，科學(xué)地編排檔案數(shù)據(jù)，建立全面詳細(xì)的檔案數(shù)據(jù)查詢網(wǎng)絡(luò)，為大藤峽水利樞紐工程提供數(shù)據(jù)依據(jù)和參考，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

6 結(jié)論

通過對(duì)提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理的有效措施進(jìn)行分析，得出水利樞紐工程檔案管理能夠?yàn)樗こ痰慕ㄔO(shè)和安全運(yùn)營(yíng)提供資料。它是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)發(fā)展水利工程具有支持作用。要明確水利樞紐工程檔案管理的職責(zé)，加強(qiáng)水利樞紐工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化以及規(guī)范化，提高檔案質(zhì)量。因此，提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理質(zhì)量，能夠提高工程建設(shè)的安全性，確保工程施工的質(zhì)量和進(jìn)度，要優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)、整合檔案資源，創(chuàng)新檔案資源的管理方式，促使檔案管理的高效服務(wù)。

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1醫(yī)院檔案的定義以及分類情況

目前情況下，不少基層醫(yī)院的檔案管理工作存在著混亂的情況，造成這種局面的一個(gè)極為重要的因素便是醫(yī)院檔案的定義含糊不清，分類界定不明。所以，要改變當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理中存在的一些問題就必須從定義入手，對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的劃分以及界定，從而提升醫(yī)院檔案的管理水平以及能力。醫(yī)院的檔案主要是在醫(yī)療、科研、教學(xué)、保健、醫(yī)藥管理、行政管理等過程中形成的具備保存價(jià)值的以文字、圖像、聲象等作為載體的記錄。根據(jù)相應(yīng)的要求，醫(yī)院的檔案具體的劃分標(biāo)準(zhǔn)各不相同，一般可以分成病歷檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案等，在所有的這些中，病歷檔案是非常重要的檔案，其不僅僅是醫(yī)院醫(yī)療水平以及管理水平的具體體現(xiàn)，而且也是醫(yī)院避免醫(yī)療糾紛的重要憑證。人事檔案是醫(yī)院選撥以及任用人才的記錄，是醫(yī)院考核、培養(yǎng)、職務(wù)晉級(jí)的重要保證。科技檔案則是醫(yī)院的醫(yī)療成果鑒定以及推廣實(shí)施的重要的有效保障。基建檔案主要是指醫(yī)院在建設(shè)、管理、維修、擴(kuò)建等方面的真實(shí)的記錄形式，它不僅僅服務(wù)于醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，而且有助于醫(yī)院的醫(yī)療水平以及醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。所以，做好醫(yī)院的檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展等尤為重要。醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案包括一些具體的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、個(gè)人保險(xiǎn)的資料、獎(jiǎng)金、津貼等，主要是以書面的形式來(lái)進(jìn)行核算的資料，以及上級(jí)部門所發(fā)出的文件、法規(guī)制度的操作流程。其不僅僅反映了會(huì)計(jì)工作的有效控制，而且也為醫(yī)院建立完備有效地檔案管理提供了原始的、真實(shí)的數(shù)據(jù)。除了書面的表現(xiàn)形式，聲像資料也是醫(yī)院檔案非常重要的部分，其主要是指醫(yī)院在醫(yī)療活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)中依靠電子設(shè)備攝錄的形式來(lái)完成的具有重要價(jià)值的照片、磁盤、錄音帶、錄像帶等，其是醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)、科研活動(dòng)、教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)反映，是醫(yī)院眾多檔案的重要組成部分。

2目前基層醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1管理制度難以完善

目前檔案管理逐漸變得越來(lái)越復(fù)雜，已經(jīng)并非局限于查看、保密、存放和保管，并且包括電子檔案方面的管理，如何利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行共享，以及分級(jí)審查等內(nèi)容。因此，如果仍然采用以往的管理制度，勢(shì)必難以符合管理的迫切需求[1]。一些醫(yī)院在這方面開展過程中，特別是對(duì)于實(shí)物檔案等方面，普遍未予以及時(shí)有效的歸檔，缺乏相對(duì)完善的制度，這樣往往就會(huì)容易造成存在大量檔案材料，在實(shí)際進(jìn)行歸檔的時(shí)候往往就會(huì)不齊全，另外普遍容易出現(xiàn)重復(fù)歸檔。檔案一旦被整理之后，同樣無(wú)法進(jìn)行迅速地查找。

2.2硬件設(shè)施落后

在檔案管理具體開展的過程中，就硬件設(shè)施方面來(lái)說(shuō)，目前難以保障先進(jìn)性，并和現(xiàn)代化管理有出入[2]。現(xiàn)階段檔案管理的具體開展階段，存在著很多設(shè)施過于落后，陳舊和老化現(xiàn)象相對(duì)來(lái)說(shuō)就會(huì)比較嚴(yán)重，一些醫(yī)院甚至缺乏比較獨(dú)立的辦公室，這無(wú)疑不利于檔案的良好保存，使用一段之后可能就會(huì)容易出現(xiàn)一定的破損，容易影響壽命等方面，另外對(duì)于檔案保密來(lái)說(shuō)，同樣具有較大隱患。

2.3重視度缺乏

通常來(lái)說(shuō)檔案管理對(duì)于整個(gè)醫(yī)院來(lái)說(shuō)都具有十分重要的作用，通過檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)更好地服務(wù)于醫(yī)院。但是目前由于重視程度不足，在檔案管理上也缺乏足夠的意識(shí)，因而使檔案資源沒有達(dá)到預(yù)期的利用效果。另外對(duì)于檔案管理隊(duì)伍來(lái)說(shuō)，普遍難以做到完善，因此，實(shí)際工作效率就會(huì)大打折扣，一些原本有用的檔案資源沒有被充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，部分檔案資源甚至出現(xiàn)了閑置和丟棄，導(dǎo)致相當(dāng)一部分檔案資源的浪費(fèi)，因此，缺乏檔案重視的問題亟需解決。

2.4業(yè)務(wù)水平較差

對(duì)于檔案的各項(xiàng)管理而言，應(yīng)不斷完善檔案管理團(tuán)隊(duì)，使其具備一定專業(yè)性。然而一些醫(yī)院實(shí)際開展各項(xiàng)工作的過程中，并沒有較為完備的檔案管理團(tuán)隊(duì)，甚至均屬于部門轉(zhuǎn)崗而來(lái)，因而就本質(zhì)來(lái)說(shuō)也就非專業(yè)了。他們一方面專業(yè)知識(shí)比較缺乏；另一方面未受到過培訓(xùn)，因此，容易認(rèn)識(shí)程度不足，并且在一些具體的業(yè)務(wù)上，同樣容易一知半解。

3怎樣有效加強(qiáng)基層醫(yī)院檔案管理

3.1不斷完善檔案管理制度

在檔案管理具體開展階段，應(yīng)改變分散模式這一方法，大力推崇集中模式。醫(yī)院不同相關(guān)部門之間，需要進(jìn)行較為有力的協(xié)調(diào)，在資源方面也應(yīng)該進(jìn)行有效的整合。就檔案管理方面來(lái)說(shuō)，還需要不斷完善職能機(jī)構(gòu)，并且充分肯定檔案室的地位[3]。另外應(yīng)根據(jù)檔案工作具體情況，有機(jī)完善崗位責(zé)任制度，讓各環(huán)節(jié)具體的工作，都能夠充分實(shí)現(xiàn)有章可循。對(duì)各類檔案文獻(xiàn)，也應(yīng)該力求予以集中式管理，檔案管理的具體開展階段，應(yīng)力求實(shí)現(xiàn)綜合性，當(dāng)成一個(gè)獨(dú)立整體，然后通過較為統(tǒng)一規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，予以一定程度的系統(tǒng)整理。

3.2注重增加資金投入

基層醫(yī)院應(yīng)不斷加大資金投入力度，并且應(yīng)該及時(shí)引入現(xiàn)代化技術(shù)。就現(xiàn)階段檔案數(shù)量與種類方面，已經(jīng)持續(xù)得到增加，因此，檔案開發(fā)利用實(shí)際階段，如果僅僅依靠人工進(jìn)行管理，普遍難以實(shí)現(xiàn)迅速查找檔案，往往就會(huì)具有一定困難。所以，應(yīng)該通過計(jì)算機(jī)等較為先進(jìn)的手段，這樣才能有效開展檔案整理，管理能夠朝著現(xiàn)代化步伐前進(jìn)。

3.3加強(qiáng)開發(fā)利用

應(yīng)充分重視資源的開發(fā)，這樣才能充分利于后續(xù)較為良好的利用，并能夠充分避免重藏輕用的實(shí)際問題。作為檔案管理人員，應(yīng)力求能夠通過多種渠道，深入到實(shí)際工作中去，并力求較為合理的開發(fā)利用資源。并且還應(yīng)該秉承著較為積極樂觀的態(tài)度，有效組織編研活動(dòng)。在服務(wù)觀念方面，也應(yīng)該力求實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。另外在檔案具體進(jìn)行利用過程中，不可避免的就會(huì)出現(xiàn)反饋信息，應(yīng)重視這方面的管控。

3.4不斷提升檔案人員水平

檔案管理具體開展階段，人員培養(yǎng)相對(duì)來(lái)說(shuō)尤為重要，因此，應(yīng)該不斷提升管理人員水平。應(yīng)注重加強(qiáng)培訓(xùn)規(guī)劃，讓檔案管理方面人員，應(yīng)該定期深入到實(shí)際中去進(jìn)行參觀，積極有效地進(jìn)行有關(guān)的學(xué)習(xí)，并且彼此之間加強(qiáng)交流，并且應(yīng)該利用繼續(xù)教育手段，持續(xù)更新自我的知識(shí)，并且有效提升知識(shí)水平。

4結(jié)語(yǔ)

該文根據(jù)目前基層醫(yī)院實(shí)際情況，就怎樣落實(shí)檔案管理陳述自己觀點(diǎn)，旨在能夠?yàn)橥兴鶇⒖肌＞同F(xiàn)階段情況來(lái)看，很多醫(yī)院仍然采用人工管理這樣比較傳統(tǒng)落后的手段，無(wú)法真正將管理工作落到實(shí)處。特別是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化管理的普及，更要求人們應(yīng)該及時(shí)有效創(chuàng)建有力平臺(tái)，并不斷完善管理方式，這樣檔案管理才會(huì)達(dá)到預(yù)期目的。總之，醫(yī)院的檔案管理工作并不是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作，在思想上，醫(yī)院應(yīng)該首先提高重視程度，改變傳統(tǒng)的管理方法，盡可能地采用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作，從而為醫(yī)院的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

作者:范瑩 單位:吉林省白城中心醫(yī)院人事科

參考文獻(xiàn):

篇5

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展日新月異，稅收檔案工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)稅收檔案管理的有序發(fā)展，關(guān)鍵在于現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，能否輻射到稅收檔案管理之中，數(shù)字化技術(shù)是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的整體化發(fā)展技術(shù)，這些技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)稅收檔案管理工作效率的提升，可以進(jìn)一步構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理新次序，不斷提高稅收檔案管理的服務(wù)能力。

二、稅收檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

首先，稅收檔案管理的工作效率進(jìn)一步提升。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在稅收檔案管理過程中應(yīng)用之后，與原來(lái)的人員檔案歸檔、整理等方式來(lái)說(shuō)，電腦化的管理可以大大提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理人員工作量的大幅度降低，使得更多的稅收檔案管理人員從繁重的工作中解放出來(lái)。其次，稅收檔案整理的準(zhǔn)確性進(jìn)一步提升。稅收檔案管理具有嚴(yán)肅性，必要保證其客觀、準(zhǔn)確的記錄，相關(guān)資料保存必須萬(wàn)無(wú)一失，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用之后，人員整理檔案過程中的準(zhǔn)確性將進(jìn)一步提升。最后，實(shí)現(xiàn)稅收檔案資料保存的多元化。以前的檔案管理工作在整理紙質(zhì)檔案的時(shí)候，相關(guān)資料保存相對(duì)比較單一，隨著時(shí)間的推移，資料保存需要付出更多的精力和時(shí)間，同時(shí)在管理過程中需要進(jìn)一步構(gòu)建現(xiàn)代化的管理手段，將實(shí)現(xiàn)這些資料的有效保存，另外，一些其他形式資料可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)更好的保持效率，不斷推進(jìn)稅收檔案管理的多元化發(fā)展。

三、稅收檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施

1.管理人才數(shù)字化技術(shù)的培養(yǎng)。稅收檔案數(shù)字化管理主要就是解決的紙質(zhì)檔案管理過程中出現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)不齊，內(nèi)容不全，歸檔準(zhǔn)確度不高等問題，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理之后，稅收檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、齊全性、準(zhǔn)確性等大大提升，但是需要對(duì)相關(guān)人才進(jìn)行有效提升。這些管理人員僅有高尚的道德、優(yōu)良的職業(yè)準(zhǔn)則是不能勝任具體稅收檔案管理工作的，從事稅收檔案管理工作需要有相對(duì)專業(yè)的技能。就管理人才的培養(yǎng)應(yīng)該是一種系統(tǒng)化的管理，進(jìn)一步提升他們?nèi)粘；⒅笜?biāo)化、數(shù)字化、累積化、導(dǎo)向化的管理。不同類型的檔案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人員掌握相關(guān)的專業(yè)技能。現(xiàn)代化的數(shù)字化技術(shù)也是稅收檔案管理人員需必須掌握的專業(yè)知識(shí)，電腦、信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)稅收檔案管理的高效性以及零誤差，這樣的管理可以使管理人員更加方便地管理檔案。具體來(lái)說(shuō)，針對(duì)不斷優(yōu)化的信息、計(jì)算機(jī)等技術(shù)，組織稅收檔案管理人員及時(shí)學(xué)習(xí)，不斷更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)。多創(chuàng)造一些學(xué)習(xí)稅收檔案數(shù)字化技術(shù)，對(duì)應(yīng)該學(xué)習(xí)了解的大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等概念進(jìn)行有效掌握運(yùn)用。開展數(shù)字化技術(shù)學(xué)習(xí)的傳幫帶工作，讓那些具有一定數(shù)字技術(shù)水平的人員幫助其他管理人員。2.構(gòu)建稅收檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全屏障。稅收檔案管理需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問題提高認(rèn)識(shí)，因?yàn)楹芏喽愂諜n案信息都可能通過網(wǎng)絡(luò)泄漏出去，這樣的管理更多的需要管理部門進(jìn)行系統(tǒng)化的網(wǎng)絡(luò)安全措施應(yīng)用，不斷提升服務(wù)主機(jī)的安全性，全局性統(tǒng)一更新病毒庫(kù)，同時(shí)嚴(yán)格遵守稅收檔案調(diào)閱的相關(guān)規(guī)章制度，更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效開展。嚴(yán)格細(xì)化稅收檔案管理數(shù)字化在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳遞的級(jí)別，根據(jù)其信息的重要程度、核心程度設(shè)置不同的等級(jí)，這樣可以保證一些核心稅收檔案管理信息不泄漏。同時(shí)需要進(jìn)一步規(guī)范單位內(nèi)外網(wǎng)的使用制度，不能將內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行互通使用。數(shù)字化的管理可以實(shí)現(xiàn)電子化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，雖然紙質(zhì)的檔案資料也保存，在查閱的時(shí)候，一般都選擇電子化的查閱方式，這種方式更多方便、快捷，對(duì)于管理人員調(diào)取檔案資料也相對(duì)簡(jiǎn)單。大大提高的工作效率，然而這種借閱、審批流程需要嚴(yán)格管理，保證每一次借閱的記錄都可以查詢到。提供更加優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)安全條件，這樣的環(huán)境下，稅收檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)推進(jìn)。3.強(qiáng)化稅收檔案數(shù)字化推進(jìn)力度。稅收檔案的數(shù)字化發(fā)展需要進(jìn)一步構(gòu)建其相關(guān)紙質(zhì)資料的電子化系統(tǒng)，穩(wěn)步推進(jìn)原始檔案的整體化發(fā)展，組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)原始稅收檔案進(jìn)行拍照、掃描。數(shù)字化的稅收檔案管理需要在企業(yè)中將相關(guān)事宜辦結(jié)之后，及時(shí)進(jìn)行掃描進(jìn)入電腦，這種隨時(shí)變化稅務(wù)檔案管理不再需要進(jìn)行裝訂，只需要對(duì)其按照時(shí)間的先后順序進(jìn)行編號(hào)。一方面需要對(duì)原始資料的完整性進(jìn)行有效保存，另一方面需要進(jìn)一步加強(qiáng)這些資料電子化發(fā)展的推進(jìn)，研究一套符合檔案保存規(guī)律的措施和手段。具體的推進(jìn)措施：第一，以“件”為單位確定稅收檔案管理的基本要求。可以將處理的一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所涉及到的所有資料作為一“件”。第二，將檔案進(jìn)行有效分類。根據(jù)檔案管理的不同環(huán)節(jié)，將其進(jìn)行有效分類，目前的主要種類有：稅務(wù)登記、管理認(rèn)定、納稅申報(bào)、稅款征收、發(fā)票管理、會(huì)統(tǒng)核算、納稅評(píng)估、稅務(wù)稽查。4.推進(jìn)稅收檔案數(shù)字化發(fā)展的軟硬件建設(shè)。現(xiàn)代的稅收檔案數(shù)字化管理掃描的清晰度相對(duì)就是比較高，企業(yè)法人的簽字、相關(guān)部門的審核意見和公章相對(duì)都是比較清楚。在電腦上查閱這些稅收檔案，可以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的查閱，那些不全、申報(bào)的時(shí)候出現(xiàn)問題等，都是可以進(jìn)行事前檢查。稅收檔案數(shù)字化管理的這些優(yōu)勢(shì)需要通過其軟硬件的完善實(shí)現(xiàn)。首先需要提高稅收檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視程度。不斷強(qiáng)化部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)稅收檔案管理數(shù)字化工作的重視程度，這是現(xiàn)代稅收檔案數(shù)字化設(shè)施優(yōu)化的基礎(chǔ)和前提。其次，構(gòu)建系統(tǒng)化的管理制度。管理制度是一項(xiàng)工作有效開展稅收檔案數(shù)字化發(fā)展的必要條件，例如調(diào)閱稅收檔案管理的具體規(guī)定可以降低檔案的缺失率，使得更多的檔案管理具有規(guī)范化、系統(tǒng)化。進(jìn)一步構(gòu)建稅收檔案數(shù)字化管理的具體流程，保密管理制度，信息查詢和維護(hù)辦法等。最后，進(jìn)一步強(qiáng)化稅收檔案管理的設(shè)備更新，在條件允許的情況下，不斷優(yōu)化稅收檔案管理的硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案設(shè)施的數(shù)字化，不斷構(gòu)建符合大數(shù)據(jù)時(shí)代特征的稅收檔案管理設(shè)備。目前稅收檔案整理工作基本電腦等硬件設(shè)施都已經(jīng)配備齊全，大大提升了整理的工作效率。有時(shí)在網(wǎng)絡(luò)信息化硬件推進(jìn)的過程中需要進(jìn)一步強(qiáng)化，不斷提升網(wǎng)絡(luò)速度，優(yōu)化更加廣闊的網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，有助于稅收檔案整理工作。這些硬件建設(shè)都是需要加大政府的財(cái)政支持，不斷提高相關(guān)設(shè)備的政府采購(gòu)力度，更好地滿足稅收檔案管理的有序化發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

稅收檔案是政府對(duì)企業(yè)進(jìn)行稅務(wù)管理的有效依據(jù)，具有嚴(yán)肅性。同時(shí)隨著企業(yè)數(shù)量的增加，稅收檔案管理工作成倍增加，數(shù)字化管理工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)人才培養(yǎng)，完善網(wǎng)絡(luò)安全、有效推進(jìn)工作力度、優(yōu)化軟硬件建設(shè)，從而避免出現(xiàn)人為檔案管理誤差，提升工作效率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)稅收檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙利民.科技檔案數(shù)字化管理[A].煤礦自動(dòng)化與信息化——第21屆全國(guó)煤礦自動(dòng)化與信息化學(xué)術(shù)會(huì)議暨第3屆中國(guó)煤礦信息化與自動(dòng)化高層論壇,2011,06:145-146.

篇6

醫(yī)療保險(xiǎn)的檔案材料是一種信息資源，是記錄醫(yī)療保險(xiǎn)發(fā)展的一手材料，是對(duì)醫(yī)保經(jīng)辦部門日常工作記錄下來(lái)的真實(shí)內(nèi)容。醫(yī)保檔案材料作為我國(guó)基本醫(yī)療保險(xiǎn)的一項(xiàng)無(wú)形資產(chǎn)，在社會(huì)保障管理、人力資源管理等多領(lǐng)域發(fā)揮十分重要的作用。因此如何做好醫(yī)保的檔案管理成為各地醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要工作環(huán)節(jié)。本文主要從我國(guó)醫(yī)保檔案的共性特點(diǎn)和完善我國(guó)醫(yī)保檔案管理提出以下幾點(diǎn)思考。

一、我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)

在我國(guó)，由于歷史的原因，醫(yī)療保險(xiǎn)工作起步較晚，且醫(yī)保各環(huán)節(jié)的管理制度和法規(guī)均有待完善，再加上我國(guó)醫(yī)保參保范圍廣和醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域的特殊性，決定了我國(guó)醫(yī)保檔案管理具有以下幾方面特點(diǎn)：

第一，醫(yī)保檔案管理的內(nèi)容豐富、復(fù)雜。主要包括“醫(yī)、保、患、藥”四大塊內(nèi)容。“醫(yī)”，指醫(yī)保定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，具體包括醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)與醫(yī)保定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)簽訂的服務(wù)協(xié)議、住院費(fèi)用結(jié)算清單、報(bào)銷憑證、門診慢性病、特殊病種的認(rèn)定資料、轉(zhuǎn)外治療的審批備案表，等等。“患”，即參保患者，包括以下一方面內(nèi)容：參保者基本信息、醫(yī)保基金賬戶轉(zhuǎn)移和關(guān)系轉(zhuǎn)接、參保個(gè)人賬戶每月劃入金額明細(xì)單據(jù)等。“保”即醫(yī)保經(jīng)辦部門、醫(yī)保管理機(jī)構(gòu)。業(yè)務(wù)范圍：參保患者的檔案管理、參保單位基本情況、單位醫(yī)保基金征繳詳細(xì)情況以及醫(yī)保基金的支付檔案，等等。“藥”指定點(diǎn)零售藥房，包含與醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)簽訂的醫(yī)保服務(wù)協(xié)議、醫(yī)保定點(diǎn)藥店資格認(rèn)證資料、結(jié)算費(fèi)用清單和憑據(jù)，等等。由此可見，我國(guó)醫(yī)保事業(yè)檔案管理涉及面廣，內(nèi)容豐富，且專業(yè)性強(qiáng)。

第二，我國(guó)醫(yī)保檔案管理涉及面廣、工作內(nèi)容豐富、類別多。目前，職工醫(yī)保的包括內(nèi)容主要是城鎮(zhèn)機(jī)關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位、民辦非企業(yè)、單位里的社會(huì)團(tuán)體，等等。職工醫(yī)保輻射范圍廣、人員類別多，包括在職和退休人員、個(gè)體、建國(guó)前參加工作人員、離休干部、二級(jí)以上傷殘軍人、企業(yè)下崗工人等特殊人群均包含在內(nèi)，涵蓋范圍較廣。

第三，醫(yī)保檔案管理具有較強(qiáng)的實(shí)用性。醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)保存的參保者醫(yī)保檔案是其享受醫(yī)保報(bào)銷待遇的唯一依據(jù)和憑證，醫(yī)保參保患者享受醫(yī)保報(bào)銷主要經(jīng)過以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：首先要辦理醫(yī)保參保手續(xù)，按時(shí)交納醫(yī)保費(fèi)用，然后到定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)就診（包括門診和住院），發(fā)生治療和藥品等方面的費(fèi)用，最后醫(yī)保結(jié)算，享受醫(yī)保報(bào)銷待遇。操作過程中還包括調(diào)整繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)以及診療項(xiàng)目的報(bào)銷范圍和報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)等。以上所述工作環(huán)節(jié)均需要依據(jù)參保患者詳細(xì)、完整的個(gè)人信息資料，同時(shí)依據(jù)本地區(qū)所執(zhí)行的醫(yī)保政策才能完成。所以醫(yī)保檔案管理必須要做好詳盡、準(zhǔn)確，關(guān)系到廣大參保患者的切身利益。如果醫(yī)保檔案資料管理不當(dāng)，資料殘缺或者不準(zhǔn)確，將會(huì)引起諸多矛盾、糾紛，降低參保人員的滿意度。

二、完善我國(guó)醫(yī)保檔案管理的建議

第一，用科學(xué)的管理方法和管理工具，豐富醫(yī)保檔案管理的內(nèi)涵，強(qiáng)化監(jiān)管力度，構(gòu)建全民醫(yī)保檔案管理體系，并充分發(fā)揮其價(jià)值功能。各地醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要將工作職責(zé)落實(shí)到檔案管理的具體部門和管理業(yè)務(wù)人員，要按照“收集―整理―歸檔”程序，保證醫(yī)保文檔資料的完整性，避免出現(xiàn)丟失、缺頁(yè)等情形，要確保醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的完整率。

第二，要建立真實(shí)、可靠、可查詢的工作體系。醫(yī)保事業(yè)具有很強(qiáng)的政策性和專業(yè)性，當(dāng)前，醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的各級(jí)負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)人員均需加強(qiáng)管理意識(shí)，要從根源上解決問題，真正從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重要性，為確保醫(yī)保工作的有效推進(jìn)奠定基礎(chǔ)，對(duì)我國(guó)醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。醫(yī)保檔案管理人員要熟悉和了解各項(xiàng)方針政策、法律法規(guī)，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)醫(yī)保管理的現(xiàn)狀和存在問題，把醫(yī)保檔案管理納入檔案事業(yè)建設(shè)中，為全方位發(fā)展我國(guó)醫(yī)保檔案工作奠定政策上的基礎(chǔ)。

篇7

2必然性：檔案管理的終極追求與知識(shí)服務(wù)理念相契合

作為一種歷史較為悠久的管理活動(dòng)，檔案管理的追求經(jīng)歷了一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的變遷過程。通過開展檔案編纂或研究，封建時(shí)期，以服務(wù)王權(quán)為取向，近代時(shí)期，以服務(wù)社會(huì)為目標(biāo)。但無(wú)論如何，基于檔案內(nèi)容而“提供服務(wù)”這一本質(zhì)似乎從未改變。在20世紀(jì)90年代，順應(yīng)新的時(shí)代需求，檔案學(xué)提出了“后保管范式”，主張檔案管理由載體保管向信息管理轉(zhuǎn)變，“檔案工作者由實(shí)體保管者向信息和知識(shí)的提供者轉(zhuǎn)變”[5]。檔案后保管范式本質(zhì)上是“一種以來(lái)源為中心,以知識(shí)為中心的管理”[6]，其目的和核心就是實(shí)現(xiàn)“知識(shí)服務(wù)”。這種追求體現(xiàn)了檔案管理更加關(guān)注其信息資源價(jià)值，重視并強(qiáng)調(diào)應(yīng)用檔案顯性知識(shí)提供知識(shí)服務(wù)的理念。這不也正是知識(shí)管理的核心價(jià)值觀嗎？值得注意的是，在實(shí)踐層面，檔案管理的知識(shí)服務(wù)理念也正在悄然興起。如數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)、電子文件中心建設(shè)。數(shù)字檔案館（室）的本質(zhì)就是利用信息技術(shù)搭建起來(lái)的一站式檔案知識(shí)服務(wù)平臺(tái)，其以擴(kuò)大開放、便于利用、最大限度挖掘檔案價(jià)值、以多元手段服務(wù)用戶為重要特征，經(jīng)常采用的專題紀(jì)錄片、專題展覽、專題推送、在線參觀、在線利用等服務(wù)形式，實(shí)質(zhì)體現(xiàn)了知識(shí)服務(wù)的價(jià)值追求。又如，田灣核電檔案的知識(shí)服務(wù)思路。田灣核電站是中國(guó)著名的三大核電基地之一，其將核電檔案與設(shè)備、人員一起并列為公司工程建設(shè)和安全運(yùn)營(yíng)的三大支柱。田灣核電檔案注重圍繞檔案承載核心資源、展現(xiàn)技術(shù)特色、控制工程質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理進(jìn)行全方位管理、開發(fā)、利用，注重應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高文檔知識(shí)資源開發(fā)和深度利用，如建立了合理化建議庫(kù)、技術(shù)專利庫(kù)、科技論文庫(kù)、項(xiàng)目案例庫(kù)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)庫(kù)等各類型的直接服務(wù)于企業(yè)的知識(shí)庫(kù)。通過實(shí)施ECM，成功建設(shè)了企業(yè)級(jí)內(nèi)容中心和知識(shí)服務(wù)中心，致力于為公司管理創(chuàng)新、經(jīng)營(yíng)效益和可持續(xù)發(fā)展提供全方位的知識(shí)服務(wù)。可以說(shuō)，田灣核電檔案管理理念是一種實(shí)實(shí)在在的、緊密結(jié)合實(shí)際的、為企業(yè)帶來(lái)巨大收益的知識(shí)服務(wù)典型。美國(guó)馬里蘭大學(xué)教授布魯斯•W•德爾斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可謂一針見血：“文件管理的目標(biāo)在許多方面都與知識(shí)管理非常相似———都是在需要的時(shí)候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)。”[7]

3優(yōu)越性：檔案管理具有成熟的顯性知識(shí)服務(wù)處理技術(shù)與流程

根據(jù)知識(shí)管理理論研究及其相關(guān)的主要實(shí)踐活動(dòng)，有學(xué)者將知識(shí)管理分為行為學(xué)派、技術(shù)學(xué)派，經(jīng)濟(jì)學(xué)派和戰(zhàn)略學(xué)派四個(gè)主要流派，并進(jìn)一步指出，行為學(xué)派主要側(cè)重對(duì)隱含知識(shí)的學(xué)習(xí)、創(chuàng)造和靈活應(yīng)用。技術(shù)學(xué)派主要側(cè)重對(duì)顯性知識(shí)的積累、傳遞和方便提供。經(jīng)濟(jì)學(xué)派主要側(cè)重對(duì)顯性和隱含兩種知識(shí)的積累、學(xué)習(xí)并最終完成價(jià)值發(fā)現(xiàn)。戰(zhàn)略學(xué)派主要側(cè)重對(duì)顯性和隱含兩種知識(shí)的積累、轉(zhuǎn)化并最終完成包括價(jià)值發(fā)現(xiàn)在內(nèi)的各種戰(zhàn)略目標(biāo)。[8]顯然，檔案管理與上述技術(shù)學(xué)派非常相似。從具體處理技術(shù)來(lái)看，檔案管理作為一種信息資源管理活動(dòng)，在其悠久的歷史發(fā)展中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)知識(shí)管理中的顯性知識(shí)處理技術(shù)有重要的參考和借鑒意義，如重視基于歷史主義的來(lái)源原則、全宗思想、成熟的檔案實(shí)體分類和檔案內(nèi)容分類技術(shù)、編碼技術(shù)、檢索技術(shù)等等。另外，檔案管理注重“保存”的意識(shí)，也有利于知識(shí)的沉淀、積累以及后期的二次開發(fā)和利用。從具體處理流程來(lái)看，對(duì)比發(fā)現(xiàn)，知識(shí)管理（顯性知識(shí)）的一般流程與檔案管理的一般流程有較大的吻合度,階段相似度非常明顯。二者極其相似的環(huán)路閉合處理流程，并非巧合，而是基于共同的信息資源管理本質(zhì)，基于共同的對(duì)知識(shí)（信息）的整合、創(chuàng)新和利用的管理目標(biāo)。如上所述，知識(shí)管理的實(shí)施，必然涉及知識(shí)的產(chǎn)生/收集、加工、整理、存儲(chǔ)、評(píng)價(jià)和利用等環(huán)節(jié)，這些具體的處理環(huán)節(jié)在檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)發(fā)展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地處理信息，如何更準(zhǔn)確地檢索與利用信息，以及如何更長(zhǎng)久地積累信息，檔案管理的經(jīng)驗(yàn)不可謂不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解組織的知識(shí)基礎(chǔ)，而且長(zhǎng)期涉及組織知識(shí)，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構(gòu)建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當(dāng)前的，哪些信息是至關(guān)重要的、重要的或不重要的。”[9]如非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)工作、城市記憶工程、口述歷史等，這些工作中最重要的一部分就是需要對(duì)歷史中珍貴的隱性知識(shí)進(jìn)行顯性化，以實(shí)現(xiàn)永久流傳。在此，檔案表現(xiàn)出來(lái)的優(yōu)勢(shì)已經(jīng)相當(dāng)明顯。而且，檔案管理在知識(shí)（信息）流程化處理過程中表現(xiàn)出來(lái)的先天優(yōu)勢(shì)，可以讓檔案工作者在面對(duì)知識(shí)的任何時(shí)候想到的都是整個(gè)生命周期內(nèi)的知識(shí)處理與創(chuàng)新，而不是局部的單個(gè)的知識(shí)單元。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對(duì)海量的信息，這種整體相關(guān)思想對(duì)知識(shí)創(chuàng)新和利用更是至關(guān)重要的。

4艱巨性：知識(shí)服務(wù)要求先進(jìn)的技術(shù)與高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

檔案管理與知識(shí)管理在管理理念、管理對(duì)象本質(zhì)、管理技術(shù)、管理流程、管理目標(biāo)等方面雖有很強(qiáng)的相似性，并在顯性知識(shí)處理技術(shù)和流程化知識(shí)加工管理方法等方面為知識(shí)管理積累了可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)。但與此同時(shí)，由于二者產(chǎn)生的源流和時(shí)代背景差異巨大，知識(shí)管理仍然具有知識(shí)時(shí)代所賦予的諸多特色。就目前而言，檔案管理真正走向知識(shí)管理還面臨諸多挑戰(zhàn)，其中最為鮮明最為重要的無(wú)疑是技術(shù)與人才兩大因素。知識(shí)管理產(chǎn)生于信息技術(shù)飛速發(fā)展的信息時(shí)代，知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)建立于高度發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用，并以其為重要特征，如元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、文本挖掘、云計(jì)算、搜索引擎、信息安全、信息、信息推送等等。利用它們，從海量的信息中提取有價(jià)值知識(shí)，或主動(dòng)提供多元化綜合知識(shí)服務(wù)，常常是知識(shí)管理的重要手段。然而這些新技術(shù)在目前檔案部門較少得到實(shí)際應(yīng)用。事實(shí)上，目前檔案領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平令人擔(dān)憂。僅以電子文件為例，檔案管理領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)應(yīng)用尚不能保證其完整性、準(zhǔn)確性、有效性。現(xiàn)實(shí)狀況與理想需求之間差距不小。據(jù)2007年中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的調(diào)查，目前在文件形成機(jī)構(gòu)的調(diào)查中，已經(jīng)使用電子文件管理系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)占79.6%，然而，只有2%的機(jī)構(gòu)電子文件管理系統(tǒng)（或模塊）具有元數(shù)據(jù)捕獲和對(duì)電子文件真實(shí)性的認(rèn)證功能[10]。且不說(shuō)這些檔案信息化系統(tǒng)五花八門、水平參差不齊，電子文件的憑證價(jià)值尚難保證，何談知識(shí)服務(wù)呢？檔案管理人員的素質(zhì)也一直是檔案管理水平的重要制約因素。目前我國(guó)檔案職業(yè)的總體情況堪憂。與西方國(guó)家要求檔案職業(yè)人員具有扎實(shí)的專業(yè)背景與豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相比，我國(guó)檔案從業(yè)人員包含了大量的兼職人員，且無(wú)任何專業(yè)資格認(rèn)證或準(zhǔn)入制度，導(dǎo)致“檔案從業(yè)人員的素質(zhì)整體偏低，非專業(yè)化、非職業(yè)化現(xiàn)象普遍存在。大多數(shù)單位檔案工作兼職人員大量存在，從業(yè)者整體素質(zhì)不理想，文化水平較低；在部分單位，中專、高中以及以下文化水平的檔案人員占有相當(dāng)比例”。[11]這樣的職業(yè)群體顯然與提供知識(shí)服務(wù)的人才隊(duì)伍要求相差甚遠(yuǎn)。

篇8

1.2知識(shí)管理與檔案管理的聯(lián)系

1.2.1管理對(duì)象重疊

檔案管理所針對(duì)的管理對(duì)象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識(shí)管理所針對(duì)的管理對(duì)象則是廣義上的知識(shí)、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識(shí)的范疇當(dāng)中，是知識(shí)的重要組成部分，因此檔案管理和知識(shí)管理在管理對(duì)象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對(duì)象上的重疊致使知識(shí)管理和檔案管理具有相當(dāng)密切的相互聯(lián)系。

1.2.2管理目的相同

檔案管理的最終目的是使所管理的對(duì)象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會(huì)各界所使用，通過檔案管理的相關(guān)工作和活動(dòng)，為服務(wù)對(duì)象提供便利的檔案查閱和使用服務(wù)。知識(shí)管理的最終目的是讓知識(shí)的價(jià)值得到具體實(shí)現(xiàn)，提高服務(wù)對(duì)象的核心能力，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)的目標(biāo)和作用。所以，知識(shí)管理和檔案管理的管理目的都是為服務(wù)對(duì)象提供知識(shí)或者檔案方面的服務(wù)，滿足服務(wù)對(duì)象對(duì)知識(shí)和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務(wù)范圍。

1.2.3管理流程相似

當(dāng)今我國(guó)的檔案管理已經(jīng)不再受傳統(tǒng)檔案管理八環(huán)節(jié)的程序限制，還融合了全程監(jiān)理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識(shí)的積累、整合、評(píng)價(jià)、傳輸以及運(yùn)用和創(chuàng)新等一系列流程活動(dòng)，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現(xiàn)象。都有對(duì)管理對(duì)象進(jìn)行收集、甄別、整理、利用的程序和環(huán)節(jié)。

1.2.4管理手段相近

檔案管理與知識(shí)管理所采取的管理方式和手段也具有相當(dāng)程度的相近性。知識(shí)管理的管理手段多是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)其管理對(duì)象予以智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理。而目前我國(guó)的檔案管理也已經(jīng)改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動(dòng)當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助，融合了現(xiàn)代化信息技術(shù)，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理與現(xiàn)代信息化技術(shù)的對(duì)接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

1.3知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的含義

基于知識(shí)管理背景的當(dāng)今企業(yè)檔案管理模式是對(duì)融合知識(shí)管理觀念、方法，運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實(shí)現(xiàn)為服務(wù)對(duì)象提供更具實(shí)用性、便利性和效率性的個(gè)性化服務(wù)的新型管理模式的探索。知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對(duì)象，但是其服務(wù)方式卻從被動(dòng)轉(zhuǎn)向?yàn)橹鲃?dòng)，從實(shí)體材料管理轉(zhuǎn)向?yàn)閷?duì)信息加工處理。企業(yè)檔案管理在知識(shí)管理的背景下從某種意義上已經(jīng)轉(zhuǎn)化為以企業(yè)檔案和相關(guān)信息資源為管理對(duì)象的知識(shí)管理模式。

2知識(shí)管理背景下完善企業(yè)檔案管理模式的重要作用

知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式是一種結(jié)合知識(shí)管理與現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)的新型管理模式。是知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的完美結(jié)合，可有效修正傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理理論創(chuàng)新能力不足的弊端，還可以為知識(shí)管理實(shí)踐活動(dòng)提供基礎(chǔ)和途徑。

2.1改善當(dāng)前企業(yè)檔案管理模式的弊端

我國(guó)當(dāng)今企業(yè)的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業(yè)檔案管理工作沒有給予足夠的重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運(yùn)維開支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時(shí)，信息化進(jìn)程的加速導(dǎo)致大量電子類型文件集中出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法滿足當(dāng)今的管理需求。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)對(duì)于證明、責(zé)任、信息等方面的要求，合理使用現(xiàn)代化的先進(jìn)管理技術(shù)和管理理念，科學(xué)進(jìn)行資源的開發(fā)和利用，為企業(yè)的未來(lái)技術(shù)研發(fā)、增加生產(chǎn)、開拓市場(chǎng)、強(qiáng)化管理、擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模等需求和活動(dòng)提供理論支持和檔案服務(wù)。我國(guó)當(dāng)今多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)從手工管理為主時(shí)期，經(jīng)歷計(jì)算機(jī)為輔時(shí)期，到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)智能管理時(shí)期。檔案管理工作已經(jīng)開始使用智能化和網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)手段，但是仍然難以應(yīng)對(duì)當(dāng)前大量的電子文檔處理工作，無(wú)力滿足服務(wù)對(duì)象的個(gè)性化管理需求。企業(yè)檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時(shí)調(diào)整工作方式和服務(wù)理念，為企業(yè)檔案管理水平的提高提供相應(yīng)的技術(shù)基礎(chǔ)。

2.2改善當(dāng)前知識(shí)管理工作當(dāng)中的不足

我國(guó)多數(shù)企業(yè)的知識(shí)管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實(shí)踐較少的現(xiàn)象。另外，某些將知識(shí)管理付諸實(shí)際的企業(yè)也存在執(zhí)行力度不足，貫徹程度不夠的現(xiàn)象，甚至一定范圍內(nèi)出現(xiàn)停滯現(xiàn)象。企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領(lǐng)域存在相似甚至相同的現(xiàn)象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎(chǔ)。檔案管理是一種早已在各企事業(yè)單位普遍存在的工作內(nèi)容和形式，具有一定的認(rèn)可度和使用基礎(chǔ)，是知識(shí)管理的良好引入契機(jī)。知識(shí)管理可以依托檔案管理形式實(shí)現(xiàn)自身理論和實(shí)踐之間的結(jié)合，并以實(shí)踐情況為參考進(jìn)行自身理論的完善和修改。知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式也即將知識(shí)管理理念與檔案管理實(shí)踐進(jìn)行相互融合，并實(shí)現(xiàn)雙方共同進(jìn)步的最終目標(biāo)。

2.3實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理和企業(yè)檔案管理的共同發(fā)展

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理更注重對(duì)于相關(guān)記錄文檔的保存和管理，而輕視了對(duì)于相關(guān)記錄文檔資料的利用。使企業(yè)檔案管理偏離了價(jià)值的創(chuàng)造和開發(fā)目標(biāo)，在相當(dāng)范圍內(nèi)局限了自身價(jià)值的體現(xiàn)和發(fā)揮。知識(shí)管理則是將文檔資料等全部形式的知識(shí)進(jìn)行管理和利用，通過一系列整合處理過程，建立相對(duì)完整和獨(dú)立的知識(shí)資源框架和系統(tǒng)。結(jié)合知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理具有更為開闊的活動(dòng)空間，也對(duì)文檔資料的開發(fā)和利用具有更為積極主動(dòng)的推進(jìn)作用。因此，知識(shí)管理可以有效擴(kuò)展企業(yè)檔案管理的工作范圍，提高企業(yè)檔案管理工作的作用和價(jià)值，提高檔案管理部門與工作人員在企業(yè)當(dāng)中的地位和作用。而與此相對(duì)的，檔案管理明確地關(guān)注企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過程和結(jié)果，有效地進(jìn)行記錄和保存，預(yù)防相關(guān)信息的消失，其對(duì)文檔資料的整理和控制活動(dòng)對(duì)于知識(shí)的積累和整合十分有利，也為知識(shí)管理提供了資源基礎(chǔ)和實(shí)施途徑，其對(duì)文件流通方面的效率優(yōu)勢(shì)也可有效促進(jìn)知識(shí)的傳遞、交流和整理，對(duì)于知識(shí)的了解和認(rèn)識(shí)也具有很大益處，檔案管理對(duì)于重要文件和材料的原始保管和維護(hù)，在企業(yè)維護(hù)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及生產(chǎn)合作權(quán)益等方面具有重要作用。因此，企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，二者相互貫通并相互促進(jìn)，找到雙方的準(zhǔn)確結(jié)合契機(jī)，就可有效發(fā)揮兩者的自身優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮更大的作用，推動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。

3知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立措施

3.1更新現(xiàn)有企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)觀念

知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)模式的企業(yè)檔案管理的差別在于是否融合了知識(shí)管理理念和方式。因此轉(zhuǎn)變對(duì)于企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的固有認(rèn)知和觀念是建立新型以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的檔案管理模式的前提和關(guān)鍵，需要企業(yè)檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業(yè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效轉(zhuǎn)化。改變企業(yè)檔案管理工作只重保存輕視利用的現(xiàn)象，轉(zhuǎn)變檔案管理工作關(guān)注點(diǎn)，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式得以實(shí)施。

3.2使用信息化手段完善企業(yè)檔案管理模式

知識(shí)管理是基于現(xiàn)今社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)施途徑主要依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科技、現(xiàn)代通訊科技以及網(wǎng)絡(luò)傳播科技等技術(shù)手段。知識(shí)管理主要針對(duì)各類型獨(dú)立的文件或檔案進(jìn)行集中化處理，使之實(shí)現(xiàn)有序化、高效化管理，在其實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的全部過程當(dāng)中都不能脫離現(xiàn)代化信息技術(shù)或設(shè)備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設(shè)施，來(lái)保證以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理工作的順利實(shí)施，使之實(shí)現(xiàn)為服務(wù)對(duì)象提供高效服務(wù)的最終目標(biāo)。

3.3建立以知識(shí)管理為依據(jù)的企業(yè)檔案管理制度體系

以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式是一種對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式的更新和改造，通過檔案管理的原有結(jié)構(gòu)和工作資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)檔案管理效果的提升，使檔案管理的價(jià)值得以更好地實(shí)現(xiàn)的有效途徑和手段。這種以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式區(qū)別于以往的檔案管理模式，在管理對(duì)象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過去的實(shí)體文檔保管轉(zhuǎn)化為信息的管理。科學(xué)完善的企業(yè)檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩(wěn)過度和連接，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的服務(wù)價(jià)值。

篇9

一、企業(yè)檔案信息化管理的含義內(nèi)容及必要性

1.企業(yè)的檔案信息化管理內(nèi)涵

什么是企業(yè)的檔案信息化管理？通過字面理解很容易清除的知道，就是俗話說(shuō)的電子存檔，就是把企業(yè)的檔案按照一定的分類，存在計(jì)算機(jī)中。傳統(tǒng)的檔案管理，就是講紙質(zhì)的檔案，按照一定的內(nèi)容，進(jìn)行分門別類，然后把那些紙張放在特定的地方的一種管理方式。傳統(tǒng)的管理方法，第一，需要大量的人力物力，浪費(fèi)紙張；第二，不便于人們對(duì)資料的查詢，想要從那么多資料中找到想到的內(nèi)容，不是一件容易的事情；第三，儲(chǔ)存效果不好。由于是紙質(zhì)的檔案，因此容易受房間溫度濕度的影響，紙張腐爛，導(dǎo)致檔案消失。因此，在高新科技發(fā)達(dá)的今天，特別是對(duì)于像哈爾濱熱力公司那樣的供熱企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案管理的信息化非常必要，因?yàn)楣峁拘枰鎯?chǔ)的信息量較其他類型的公司更多更復(fù)雜。

2.企業(yè)檔案的信息化管理具體如何進(jìn)行

檔案的信息化管理具體是如何進(jìn)行管理的呢？具體分三個(gè)步驟，第一步，進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的錄入。要想規(guī)范化管理，首先要將收集到的檔案信息數(shù)據(jù)，利用掃描儀，或者網(wǎng)絡(luò)其他軟件，把這些數(shù)據(jù)錄入到電腦中，為后面的工作做好準(zhǔn)備工作，需要值得注意的是，錄入的過程要把控好準(zhǔn)確性，這是管理做關(guān)鍵的步驟。第二步，通過專門的軟件，對(duì)錄好的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和編排，這一步，要注意工作流程的規(guī)范，不能隨意讓外部人員進(jìn)行干預(yù)和改動(dòng)。為確保錄入檔案與現(xiàn)實(shí)記錄的一致性，一定還要注意電腦的自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)是兼容的；最后，為保證管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠準(zhǔn)確無(wú)誤的進(jìn)行，要試用查詢功能。

3.企業(yè)檔案信息化管理存在的必要性

一個(gè)企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)無(wú)形的資產(chǎn)，因此要做到很好管理，就需要運(yùn)用科學(xué)方法，利用高新科技。因?yàn)槠髽I(yè)檔案的存在形式有很多種，有文字說(shuō)明，圖表描述，聲像呈現(xiàn)等，他們是企業(yè)重要的信息和動(dòng)力源泉，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做各項(xiàng)重要決策時(shí)利用的依據(jù)，雖然對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，這是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，但是他的重要性是不可低估的，對(duì)檔案保管的好壞決定了一個(gè)企業(yè)生存與滅忙的關(guān)鍵，他們對(duì)于企業(yè)的興衰成敗有著不可預(yù)計(jì)的重要意義，因此。企業(yè)檔案的信息化管理工作時(shí)非常重要的。

二、供熱企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀及現(xiàn)存的問題

某熱力公司是哈爾濱一家大型供熱企業(yè)，公司有1個(gè)調(diào)度中心，1個(gè)物業(yè)公司，4個(gè)供熱分公司，3個(gè)熱力站及其他4個(gè)直屬獨(dú)立的基層機(jī)構(gòu)，有員工798人，為10多萬(wàn)居民，30過萬(wàn)人口供熱，面對(duì)如此紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)，若用傳統(tǒng)的檔案管理方法，那得需要多大的房子才能裝的下如此多的檔案，因此，像哈爾濱熱力公司的供熱企業(yè)都有一套完整的信息化檔案管理方案。但是不是所有的方法都占有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，其實(shí)這種管理辦法也存在許多現(xiàn)實(shí)問題.

1.檔案管理設(shè)備的陳舊及基礎(chǔ)設(shè)施的不完善

隨著時(shí)間的流逝，企業(yè)內(nèi)部許多設(shè)備老化陳舊，包括地下網(wǎng)管，計(jì)算機(jī)設(shè)備，存放檔案的庫(kù)房等，又因?yàn)榇蟛糠值墓崞髽I(yè)都存在巨額欠費(fèi)問題，企業(yè)流動(dòng)資金不足，導(dǎo)致新設(shè)備更新的配給不及時(shí)，許多檔案管理人員還在運(yùn)用運(yùn)行速度慢，內(nèi)存很小的電腦，給檔案管理的數(shù)據(jù)錄入工作帶來(lái)的麻煩，另又因?yàn)橛行┕崞髽I(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)還沒完全，因此，檔案的信息化管理受到以上兩個(gè)問題的影響，需要有待改善。

2.檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低

在中國(guó)，有個(gè)不成文的規(guī)定，許多企業(yè)都愛用老職工或即將退休的員工，進(jìn)檔案管理部門，覺得檔案管理工作時(shí)一項(xiàng)很清閑的工作，許多供熱企業(yè)也不例外。這樣的舉動(dòng)就會(huì)使得檔案管理人員普遍業(yè)務(wù)素質(zhì)降低。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，大部門檔案管理員工文化程度較低，會(huì)計(jì)算機(jī)操作的的人很少，又由于部門人數(shù)少，因此，一部分員工身兼數(shù)職，導(dǎo)致檔案的錄入和分類不能及時(shí)的完成，還有一個(gè)更重要的原因，檔案管理部門人員經(jīng)常受到調(diào)動(dòng)，總是出現(xiàn)新手，又不能及時(shí)的完成培訓(xùn)，對(duì)業(yè)務(wù)流程不熟，以上種種原因?qū)е缕髽I(yè)檔案的信息化管理受到極為嚴(yán)重的影響。

3.企業(yè)缺乏健全的管理體系和保護(hù)政策

檔案信息化管理的前提條件時(shí)必須有一套健全的管理體系，必須明確出臺(tái)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化方針，另外還需要有政策的保護(hù)，比如相關(guān)的法律文件，用來(lái)保障電子文件的安全存在，雖然現(xiàn)在企業(yè)還缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度，也還沒有出現(xiàn)信息安全技術(shù)的保障法律法規(guī)，但是，這些都是企業(yè)保障安全運(yùn)營(yíng)的必要工具。

三、企業(yè)面對(duì)檔案信息化管理出現(xiàn)問題應(yīng)采取的相應(yīng)措施

1.加快硬件軟件等設(shè)備的更新?lián)Q代

企業(yè)基本設(shè)施的不完善表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一個(gè)硬件設(shè)施的不足，二是軟件設(shè)施的更新不夠及時(shí)。面對(duì)設(shè)備的陳舊老化，企業(yè)應(yīng)第一時(shí)間應(yīng)更換各種機(jī)器設(shè)備，該修的修，該換的換，該更新的更新，面對(duì)某些企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不完善的軟件設(shè)施問題，企業(yè)應(yīng)及時(shí)修整網(wǎng)絡(luò)布置，確保信息的流暢，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全到位。

2.加強(qiáng)檔案管理部門人員的培訓(xùn)及人才的培養(yǎng)

其實(shí)檔案的信息化管理牽涉的技術(shù)能力很強(qiáng)，它不僅需要懂得計(jì)算機(jī)的人員，而且還需要素質(zhì)高的人員，在精通計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的同時(shí)，還需要懂得科學(xué)化的管理檔案。企業(yè)既然需要這種復(fù)合型人才，就需要對(duì)檔案管理部門的員工加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，同時(shí)還要注意努力培養(yǎng)專業(yè)的人才。

3.健全企業(yè)的檔案信息化管理體系增強(qiáng)保護(hù)措施

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視到檔案管理信息化的重要性，然后出臺(tái)相應(yīng)的政策來(lái)確保信息化管理的安全性，制定完善的管理工作流程，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，保證檔案管理工作能夠順利安全的進(jìn)行，其次，要加強(qiáng)員工對(duì)信息化安全性的意識(shí)的培訓(xùn)，只有法律法規(guī)的保障，才是信息化檔案管理安全性保障的后備力量。這是企業(yè)安全生產(chǎn)，長(zhǎng)久發(fā)展的必要條件。

四、總結(jié)

檔案的信息化管理建立在高新科技發(fā)展的基礎(chǔ)之上，社會(huì)在進(jìn)步，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的技藝能力在進(jìn)步，因此，總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案的信息化管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理工作的一場(chǎng)改革。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，這場(chǎng)改革有利于企業(yè)自身的發(fā)展，它提高了企業(yè)員工工作的效率，保障了企業(yè)檔案管理的有效性，面對(duì)這種新方法的出現(xiàn)，企業(yè)要做好準(zhǔn)備，不論是在思想上還是在行動(dòng)上，積極努力充分利用高新科技手段，整合資源的最優(yōu)化配置，為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)堅(jiān)固的保障。因此，企業(yè)只有做好信息化的檔案管理，才能保障企業(yè)的安全發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇10

醫(yī)院檔案是檔案事業(yè)的重要組成部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化資源管理對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤為重要。在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，醫(yī)院檔案信息化和醫(yī)院檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然要求。

一、醫(yī)院檔案信息管理的特征

醫(yī)院檔案信息管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理目標(biāo)的重要手段。明確醫(yī)院檔案信息的特點(diǎn)，有助于醫(yī)院管理者更加自覺、主動(dòng)地做好醫(yī)院信息管理工作。

（一）醫(yī)院檔案信息管理具有資源管理的特征。現(xiàn)代社會(huì)中，信息已成為無(wú)形的財(cái)富和重要資源。醫(yī)院檔案信息作為醫(yī)院的重要資源，日益受到醫(yī)院管理者的重視。作為醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)中的管理者和被管理者都是具有一定體質(zhì)、智力、知識(shí)和技能的人力資源。小生產(chǎn)狀態(tài)下的醫(yī)院管理是完全依靠醫(yī)院管理者的反映、認(rèn)識(shí)和記憶能力。但現(xiàn)代醫(yī)院管理規(guī)模之龐大、內(nèi)容之復(fù)雜、反應(yīng)速度之快捷都大大超出了醫(yī)院管理者自然能力所能駕馭的范圍。建立并依靠醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)開展醫(yī)院檔案信息管理，就成為彌補(bǔ)人力資源不足的重要手段。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、普及及應(yīng)用，醫(yī)院管理系統(tǒng)中的各部門實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享。所有醫(yī)院管理者都努力地去準(zhǔn)確獲取信息和及時(shí)利用信息，把醫(yī)院管理成功寄托在對(duì)信息的占有和使用上，正是看到了醫(yī)院檔案信息的資源價(jià)值所在。信息作為一種戰(zhàn)略資源正經(jīng)歷著由信息事務(wù)性管理向信息資源性管理的轉(zhuǎn)變。所以，醫(yī)院檔案信息管理也必然具有了資源管理的特征。

（二）醫(yī)院檔案信息管理具有質(zhì)量管理的特征。醫(yī)院檔案信息普遍地存在于醫(yī)院工作活動(dòng)之中，并隨時(shí)都在大量產(chǎn)生著新的信息。醫(yī)院檔案信息原本是溝通管理系統(tǒng)間各個(gè)環(huán)節(jié)和層次的橋梁和紐帶，它的價(jià)值和意義就是體現(xiàn)在有效的溝通中。但醫(yī)院的檔案信息質(zhì)量并不是自生自滅的自然流淌。所以，醫(yī)院檔案信息管理必然依賴于對(duì)信息的管理。對(duì)眾多的醫(yī)院信息給予去粗取精、去偽存真、合并歸類的處理，才能成為醫(yī)院管理所需要的高質(zhì)量的醫(yī)院信息，才能保證醫(yī)院管理的決策正確。反之，也就不能保證醫(yī)院管理的正常運(yùn)行。所以醫(yī)院檔案信息管理具有質(zhì)量管理的特征。

（三）醫(yī)院檔案信息管理具有自成體系的理論和技術(shù)的特征。隨著檔案信息管理作用的增強(qiáng)和技術(shù)的成熟，其獨(dú)立的理論和技術(shù)系統(tǒng)性正逐漸形成。醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)組建涉及到臨床醫(yī)學(xué)、醫(yī)院管理學(xué)、衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)、醫(yī)學(xué)工程等方面的學(xué)科知識(shí)，形成獨(dú)立的管理系統(tǒng)。而從事醫(yī)院檔案信息管理的人必須具有醫(yī)學(xué)、計(jì)算機(jī)、管理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等相應(yīng)的知識(shí)和技能，才能勝任此項(xiàng)工作。由此，醫(yī)院檔案信息就具有了自己的理論和技術(shù)特征。

二、醫(yī)院檔案信息的收集與管理方法

在實(shí)際工作中，由于種種原因，許多單位的檔案人員忙于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作，很少有足夠的時(shí)間詳細(xì)了解各業(yè)務(wù)部門的具體工作，這就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門給什么，檔案部門收什么，收來(lái)的文件用處不大等問題十分突出。因此，為了提高收集工作的質(zhì)量，檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通和聯(lián)系，并指導(dǎo)有關(guān)人員做好文件的歸檔工作。

（一）嚴(yán)格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定驚醒接受。檔案部門和業(yè)務(wù)部門要按照規(guī)定對(duì)應(yīng)歸檔文件驚醒認(rèn)真清點(diǎn)，在核實(shí)后無(wú)誤后辦理交接手續(xù)。

（二）建立相關(guān)制度，加強(qiáng)對(duì)零散文件的收集。一是將文件材料的形成納入有關(guān)部門的崗位職責(zé)，確保文件完整地移交檔案部門。二是對(duì)外出人員和開會(huì)人員，應(yīng)按規(guī)定將帶回的文件向檔案部門移交。

三、醫(yī)院檔案信息的應(yīng)用

檔案部門對(duì)收集的檔案需要進(jìn)一步的基本的分類、排列和編目，它是文件檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。只有把這一環(huán)節(jié)做好，才能發(fā)揮醫(yī)院醫(yī)院檔案信息的應(yīng)有用。

（一）全面完整地運(yùn)行系統(tǒng)

醫(yī)院檔案信息化管理的內(nèi)容相當(dāng)豐富。對(duì)于系統(tǒng)中的各模塊要有步驟、有計(jì)劃地全面啟動(dòng)并全面理順工作流程。特別要盡快轉(zhuǎn)變到新的網(wǎng)絡(luò)上來(lái)，這樣才能優(yōu)化工作流程，切實(shí)做到方便病人、方便臨床的應(yīng)用要求。

（二）合理利用檔案信息資源

1. 為醫(yī)院管理決策提供依據(jù)。決策是醫(yī)院管理的基本職能，科學(xué)的決策必須以全面反映客觀事物的信息資料為依據(jù)。因此，了解情況掌握信息是對(duì)醫(yī)院決策者的起碼要求，是正確決策的基本前提。醫(yī)院管理者只有充分掌握各種必要的醫(yī)院內(nèi)部和外部的有關(guān)信息，才能使自己的思想符合實(shí)際并作出正確決策。對(duì)于醫(yī)院管理者來(lái)說(shuō)，所有復(fù)雜的信息不可能依賴人腦的記憶，而必須是要通過醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)和其他渠道來(lái)提供。有了高質(zhì)量的醫(yī)院信息，才有助于醫(yī)院管理者的科學(xué)決策。因此，醫(yī)院檔案信息管理時(shí)時(shí)刻刻都在為醫(yī)院的正確決策提供著依據(jù)。

篇11

一、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的必然性與可行性

（一）中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的必然性分析

中小銀行檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級(jí)具有內(nèi)部推力與外部拉力的雙重動(dòng)力。內(nèi)部推力因檔案管理系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的支撐力不足而產(chǎn)生，分散于各業(yè)務(wù)部門的檔案管理系統(tǒng)由于檔案資源的封閉性，在開發(fā)利用上沒有很好地開展橫向協(xié)作交流，[1]僅僅發(fā)揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉(zhuǎn)向服務(wù)型組織提供有效支撐。外部拉力因知識(shí)管理系統(tǒng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的比較優(yōu)勢(shì)產(chǎn)生。知識(shí)管理系統(tǒng)具有功能全面及互動(dòng)性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，可充分發(fā)掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，而不僅僅是被動(dòng)保存檔案。

（二）中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的可行性分析

1.檔案與知識(shí)的內(nèi)在聯(lián)系是知識(shí)化升級(jí)的邏輯前提。一方面，檔案具有知識(shí)屬性，無(wú)論是實(shí)體檔案還是電子檔案均蘊(yùn)含豐富知識(shí)；另一方面，知識(shí)具有多樣性，檔案是知識(shí)的重要子集，銀行知識(shí)資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識(shí)管理系統(tǒng)。

2.檔案管理與知識(shí)管理的內(nèi)在聯(lián)系是知識(shí)化升級(jí)的理論基礎(chǔ)。檔案管理正處于由“分布式”“實(shí)體化”向“集中式”“電子化”模式轉(zhuǎn)變的階段。“集中式”使各業(yè)務(wù)部門的檔案有了橫向交流的機(jī)會(huì)，“電子化”則為檔案的知識(shí)挖掘提供了數(shù)據(jù)支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉(zhuǎn)向“檔案知識(shí)管理模式”。[2]檔案知識(shí)管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識(shí)化水平，還可以使銀行逐漸形成簡(jiǎn)單的知識(shí)管理，從而在循環(huán)中不斷提升銀行的管理水平。

3.檔案管理系統(tǒng)與知識(shí)管理系統(tǒng)的內(nèi)在聯(lián)系是知識(shí)化升級(jí)的技術(shù)依據(jù)。維娜?艾莉的知識(shí)“波粒二相性”理論認(rèn)為知識(shí)既具有實(shí)體性，又具有過程性。傳統(tǒng)的銀行檔案管理系統(tǒng)，側(cè)重從實(shí)體視角管理知識(shí)，主要管理可編碼化知識(shí)。但強(qiáng)調(diào)知識(shí)共享與創(chuàng)造的過程視角更加符合銀行日益復(fù)雜化的業(yè)務(wù)需求，知識(shí)管理系統(tǒng)則為過程視角的產(chǎn)物。

二、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的基本原則

（一）堅(jiān)持集成化的設(shè)計(jì)原則

銀行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)會(huì)產(chǎn)生不同類型的檔案，檔案管理、知識(shí)管理與業(yè)務(wù)流程管理具有密切聯(lián)系，為使三者緊密結(jié)合，“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)融合、充分集成，而不是作為一個(gè)單獨(dú)的、專門的系統(tǒng)存在。[3]

（二）堅(jiān)持以業(yè)務(wù)為驅(qū)動(dòng)，以流程為依托

流程導(dǎo)向模式（BRK模型）認(rèn)為檔案資源對(duì)業(yè)務(wù)流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統(tǒng)又內(nèi)嵌于各個(gè)業(yè)務(wù)流程中，因此知識(shí)化升級(jí)必須堅(jiān)持以業(yè)務(wù)為驅(qū)動(dòng)，以流程為依托。

（三）堅(jiān)持以用戶為中心，以需求為導(dǎo)向

檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級(jí)必須堅(jiān)持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步增加知識(shí)共享、知識(shí)推送等模塊，并堅(jiān)持在后期運(yùn)行中不斷進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化。

（四）堅(jiān)持以編碼化為主，人性化為輔

銀行業(yè)務(wù)具有高度標(biāo)準(zhǔn)化和穩(wěn)定性等特點(diǎn)，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識(shí)，因此以知識(shí)編碼化為切入點(diǎn)，逐步推廣人性化的知識(shí)管理理念是中小銀行有效實(shí)施知識(shí)管理的藍(lán)圖。

（五）堅(jiān)持自主集成為主，軟件外包為輔

隨著集成技術(shù)的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢(shì)，中小銀行較為可行的方式是以堅(jiān)持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐步添加一些簡(jiǎn)單的知識(shí)管理功能模塊，特別復(fù)雜的模塊則可外包給專業(yè)軟件公司。

（六）堅(jiān)持開放性與安全性并重

銀行檔案具有高度機(jī)密性，所以系統(tǒng)必須建立嚴(yán)格的權(quán)限制度規(guī)范檔案開放，但知識(shí)管理的有效實(shí)施依賴于知識(shí)共享，只有充分共享各類知識(shí)資源，知識(shí)管理才會(huì)成為有源之水，因此系統(tǒng)升級(jí)必須堅(jiān)持開放性與安全性并重。

三、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的路線與關(guān)鍵技術(shù)

中小銀行具有組織層級(jí)少、人員規(guī)模小、業(yè)務(wù)種類少等特點(diǎn)，所以現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)基本能支撐其業(yè)務(wù)活動(dòng)，高跨度或直接引進(jìn)的升級(jí)模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進(jìn)式的升級(jí)路線，即首先運(yùn)用集成技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫化連接，然后根據(jù)需求分析添加相應(yīng)的知識(shí)管理模塊，同時(shí)逐漸推廣知識(shí)管理理念，并結(jié)合系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題不斷改進(jìn)現(xiàn)有系統(tǒng)，最終建成高效益、多功能、人性化的知識(shí)管理系統(tǒng)。在升級(jí)過程中，技術(shù)選擇至關(guān)重要，因此筆者根據(jù)知識(shí)化升級(jí)的實(shí)際要求，總結(jié)了檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的關(guān)鍵技術(shù)。具體如下： （一）中間件技術(shù)。中間件技術(shù)是最成熟的集成技術(shù)之一，廣泛應(yīng)用于信息系統(tǒng)的集成領(lǐng)域。中間件介于應(yīng)用系統(tǒng)和系統(tǒng)軟件之間，可銜接網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)用系統(tǒng)的各個(gè)部分，同時(shí)屏蔽了底層操作系統(tǒng)的復(fù)雜性，降低了程序設(shè)計(jì)的難度。[5]

（二）Web2.0相關(guān)技術(shù)。Web2.0相較于Web1.0的優(yōu)勢(shì)在于更加以人為本，體現(xiàn)了人人參與的互聯(lián)網(wǎng)精神，這與知識(shí)管理的分享理念十分契合，Web2.0技術(shù)可極大提升組織的隱性知識(shí)管理水平。中小銀行適合采用以下技術(shù)：

1.Blog技術(shù)。Blog是一種在網(wǎng)絡(luò)上自由個(gè)人日志的網(wǎng)絡(luò)交流方式，其他用戶可以對(duì)相關(guān)日志進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而促進(jìn)知識(shí)互動(dòng)。

2.Wiki技術(shù)。Wiki是一種社會(huì)互動(dòng)式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關(guān)類目，最終形成一個(gè)可不斷更新的知識(shí)目錄。

3.RSS技術(shù)。RSS可以聚合多樣化的信息來(lái)源，并可自動(dòng)過濾無(wú)用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識(shí)。

（三）J2EE技術(shù)。J2EE是Sun公司為企業(yè)級(jí)應(yīng)用推出的標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)，它把各類不同的組件、服務(wù)架構(gòu)及技術(shù)的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構(gòu)的不同平臺(tái)之間存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技術(shù)。PHP是由Java語(yǔ)言和C語(yǔ)言混合而成的語(yǔ)言，具有極強(qiáng)的兼容性與可擴(kuò)展性，可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的跨平臺(tái)操作，具有開放的源代碼，易于系統(tǒng)的不斷完善和升級(jí)。

四、中小銀行檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的具體策略

（一）普及知識(shí)管理理念

檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級(jí)不僅是技術(shù)的升級(jí)，更是管理理念與方法的升級(jí)。因此在升級(jí)過程中，要不斷宣傳知識(shí)管理的理念與方法。

（二）盤點(diǎn)知識(shí)，評(píng)估現(xiàn)狀

知識(shí)化升級(jí)的目的是幫助中小銀行建立科學(xué)有效的知識(shí)管理體系，在系統(tǒng)升級(jí)之前，必須要對(duì)包含檔案資源在內(nèi)的知識(shí)資源進(jìn)行盤點(diǎn)并評(píng)估組織的知識(shí)管理現(xiàn)狀，以便有效支撐知識(shí)化升級(jí)的持續(xù)推進(jìn)。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)同推進(jìn)

中小銀行檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級(jí)是需要各部門配合的系統(tǒng)工程，因此應(yīng)建立相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)知識(shí)化升級(jí)的統(tǒng)籌規(guī)劃，并制定部門間的協(xié)調(diào)機(jī)制以推進(jìn)知識(shí)化升級(jí)工作。

（四）突出重點(diǎn)，全面推進(jìn)

中小銀行應(yīng)根據(jù)自身情況，堅(jiān)持以檔案管理為重點(diǎn)，形成良好的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)組織知識(shí)的高度編碼化，并以此為切入點(diǎn)，全面推進(jìn)知識(shí)管理。

（五）增強(qiáng)系統(tǒng)柔性

檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級(jí)是一項(xiàng)持續(xù)性工作，必須樹立長(zhǎng)遠(yuǎn)觀念，在知識(shí)化升級(jí)過程中合理增強(qiáng)系統(tǒng)柔性，提高系統(tǒng)兼容性，為今后檔案管理系統(tǒng)的持續(xù)升級(jí)打好基礎(chǔ)。

（六）選擇適合的升級(jí)技術(shù)

技術(shù)選擇是知識(shí)化升級(jí)成功的重要因素，因此在選擇技術(shù)時(shí)，不能僅考慮技術(shù)的先進(jìn)性，還要充分結(jié)合成本、功能需求以及系統(tǒng)兼容性等因素，堅(jiān)持以最優(yōu)成本完成知識(shí)化升級(jí)。

五、檔案管理系統(tǒng)知識(shí)化升級(jí)的發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)化升級(jí)與信息技術(shù)和檔案理論的發(fā)展密切相關(guān)。一方面，由于檔案管理正經(jīng)歷由實(shí)體管理向電子管理、知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變，所以未來(lái)的檔案管理系統(tǒng)必將融合更多的知識(shí)管理功能；另一方面，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的深入發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)將不斷融合最新的信息技術(shù)以提升其知識(shí)化水平，如可設(shè)計(jì)一種基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的自動(dòng)化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以實(shí)現(xiàn)文件鑒定的智能化操作；通過云存儲(chǔ)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的異地存儲(chǔ)等。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對(duì)策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐擁軍.企業(yè)檔案知識(shí)管理模式―基于雙向視角的研究[J].檔案學(xué)通訊，2007（5）：50-53.

[3]徐擁軍.“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)構(gòu)建的原則與策略[J].檔案學(xué)通訊，2009（2）：58-62.

篇12

檔案管理是以檔案信息資源為管理對(duì)象、以做好檔案信息資源保存和利用服務(wù)為管理目的、以檔案技術(shù)為載體的一項(xiàng)重要的管理性工作。檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)的重要基礎(chǔ)和主要構(gòu)成，檔案管理工作的質(zhì)量和效率決定了國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。進(jìn)入信息時(shí)代，檔案管理工作的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了巨大的變化，這對(duì)檔案管理提出了更高要求，檔案管理工作只有不斷創(chuàng)新，才能適應(yīng)當(dāng)前的新形勢(shì)：一是，信息內(nèi)容的豐富化。隨著人類社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，人們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)也在不斷深入，檔案信息資源的內(nèi)容得到了極大的豐富，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法跟上時(shí)展的腳步，只有追求創(chuàng)新并最終實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，才能滿足當(dāng)前檔案管理工作的新要求；二是，信息載體的信息化。信息技術(shù)是信息時(shí)代最重要、最先進(jìn)的科技研究成果之一，也是推動(dòng)包括檔案管理在內(nèi)的人類社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域變革的強(qiáng)勁動(dòng)力。充分利用信息技術(shù)，搭建檔案管理的信息平臺(tái)，是實(shí)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的技術(shù)優(yōu)勢(shì)；三是，信息服務(wù)的高效化。信息是信息時(shí)代最寶貴的資源，各個(gè)組織機(jī)構(gòu)都迫切希望利用檔案信息提高組織管理績(jī)效，這也對(duì)檔案管理的服務(wù)功能提出了更高要求。只有實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理、提高服務(wù)水平，才能更好地滿足不斷提高的信息服務(wù)需求。

二、檔案管理創(chuàng)新所面臨的困境

謀求發(fā)展就要付出代價(jià)，實(shí)現(xiàn)改革就要應(yīng)對(duì)阻力。正是因?yàn)楫?dāng)前檔案管理工作存在著一些問題和不足，才更加迫切地需要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新改革。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理創(chuàng)新需要面對(duì)以下幾方面阻力：

1.檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)

意識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)，這就要求，一方面，相對(duì)于行動(dòng)，意識(shí)應(yīng)當(dāng)更加客觀、成熟和完善。另一方面，意識(shí)應(yīng)當(dāng)先于行動(dòng)。具體到檔案管理領(lǐng)域，檔案管理部門及有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)具有創(chuàng)新檔案管理工作的意識(shí)，并能夠以此來(lái)引導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的行動(dòng)。但現(xiàn)實(shí)情況是，部分領(lǐng)導(dǎo)并沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的重要性和迫切性，在檔案管理創(chuàng)新進(jìn)程中只能是被“推著走”的；還有相當(dāng)一部分的檔案管理工作者也只關(guān)注自身職責(zé)范圍之內(nèi)的具體工作，從未跳出藩籬從更全面更深入的角度來(lái)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行思考，導(dǎo)致檔案管理陷入“行動(dòng)”帶著“意識(shí)”前行的尷尬局面。

2.檔案管理制度亟待完善

制度是檔案管理具體工作的標(biāo)準(zhǔn)和原則。檔案管理制度亟待完善，一方面，是當(dāng)前各個(gè)檔案管理部門大多都在沿用以往的檔案管理制度，這些檔案管理制度難以對(duì)新階段、新形勢(shì)下的檔案管理工作產(chǎn)生積極的指導(dǎo)作用；另一方面，是原有的檔案管理制度本身就存在一定的缺失，如，對(duì)檔案管理責(zé)任界定不清、檔案管理流程混亂，這樣就有可能導(dǎo)致的檔案管理不規(guī)范、缺乏計(jì)劃性以及檔案信息遺失等具體問題。

3.檔案管理資金投入不足

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)已經(jīng)步入了發(fā)展的快車道，政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育事業(yè)均取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，但因?yàn)槲覈?guó)仍處于并將長(zhǎng)期處于社會(huì)主義發(fā)展初級(jí)階段，建設(shè)資金仍嚴(yán)重不足，投入到檔案管理方面的資金也相對(duì)有限，在購(gòu)置信息技術(shù)設(shè)備和管理軟件，改善檔案管理的軟硬件條件方面存在較大困難，阻礙了檔案管理創(chuàng)新化發(fā)展的步伐。

三、檔案管理創(chuàng)新的有效策略

當(dāng)前不斷變化的社會(huì)形勢(shì)，使得檔案管理創(chuàng)新發(fā)展已經(jīng)成為一種必然選擇。針對(duì)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展所面臨的種種阻力，可以嘗試采取以下策略加以改進(jìn)：

1.創(chuàng)新管理意識(shí)

創(chuàng)新是民族進(jìn)步的永恒動(dòng)力。一方面，要強(qiáng)化檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)的創(chuàng)新意識(shí)。使其清醒地認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新發(fā)展是檔案管理不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì)，力求在管理上采取有效策略和手段，推動(dòng)整個(gè)檔案管理工作的創(chuàng)新；另一方面，要引導(dǎo)檔案管理部門員工準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的重要性。促使檔案工作人員要轉(zhuǎn)變?cè)械墓ぷ鞣椒ê妥黠L(fēng)，為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.創(chuàng)新管理技術(shù)

信息技術(shù)是檔案管理創(chuàng)新的重要技術(shù)支持。要切實(shí)提高信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，搭建檔案管理信息化平臺(tái)，在節(jié)省檔案資料存放空間、降低檔案管理成本、確保檔案信息的完整性與時(shí)效性的同時(shí)，提高檔案信息服務(wù)的效率，使檔案信息能夠創(chuàng)造出更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3.創(chuàng)新資金運(yùn)用

資金是檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的血脈。一方面，要盡量爭(zhēng)取發(fā)展資金。檔案部門要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)和服務(wù)功能，提高檔案部門的價(jià)值，力爭(zhēng)得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門更多的重視，為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展?fàn)幦〉礁嗟陌l(fā)展資金；另一方面，要高效利用現(xiàn)有資金。將有限的資金運(yùn)用到最重要的環(huán)節(jié)上去，盡量做到“花小錢辦大事”，有計(jì)劃性地改善檔案管理的現(xiàn)實(shí)條件。

篇13

一、什么是“344”制度

“344”制度是筆者對(duì)檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”等制度的一種簡(jiǎn)單、概括的說(shuō)法，是改善單位文檔控制系統(tǒng)的突破口，是加強(qiáng)單位檔案工作制度化建設(shè)的根本要求，更是文件、檔案工作全程管理機(jī)制化建設(shè)的總抓手。下面，筆者對(duì)“344”制度進(jìn)行更為詳細(xì)的解讀。

（一）對(duì)檔案工作“三納入”制度具體內(nèi)容的解讀。一是納入單位各項(xiàng)工作計(jì)劃；二是納入單位領(lǐng)導(dǎo)工作議程；三是納入單位規(guī)章制度、工作流程及有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

單位（這里指各級(jí)各類單位，以下簡(jiǎn)稱單位）檔案工作要納入全年總的工作計(jì)劃和中長(zhǎng)期規(guī)劃之中，開展重大活動(dòng)時(shí)檔案工作要納入工作方案之中，建設(shè)項(xiàng)目文件材料形成、積累與歸檔必須納入制度或合同之中，目的是加強(qiáng)對(duì)文件、檔案工作的超前控制、全程管理。納入計(jì)劃的檔案工作事項(xiàng)通過考核來(lái)評(píng)介優(yōu)劣并對(duì)檔案部門和檔案人員的工作進(jìn)行嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲。這是第一個(gè)納入。

第二個(gè)納入是指納入單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。根據(jù)檔案工作法律法規(guī)的有關(guān)要求，每個(gè)單位都有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，但分管領(lǐng)導(dǎo)不能是個(gè)擺設(shè)，要通過認(rèn)真貫徹《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《科學(xué)技術(shù)檔案管理?xiàng)l例》以及上級(jí)對(duì)檔案工作的有關(guān)規(guī)定，熟悉檔案工作，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。分管領(lǐng)導(dǎo)還要熱心解決實(shí)際問題，更要關(guān)心檔案人員的工作和生活。毋庸諱言，還有不少單位的領(lǐng)導(dǎo)有“分而不管”的現(xiàn)象，他既不去了解檔案管理具體事務(wù)，也不想方設(shè)法為檔案工作和檔案人員解決實(shí)際問題。我們認(rèn)為，在檔案事業(yè)的發(fā)展上，既要靠法治又離不開人治，所以，檔案工作做得好不好，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。檔案部門或檔案人員要學(xué)會(huì)（并善于）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，與領(lǐng)導(dǎo)有良好的工作溝通和互動(dòng)，主動(dòng)地訂閱檔案報(bào)刊、及時(shí)呈送本地檔案簡(jiǎn)報(bào)，經(jīng)常向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作開展情況、取得的成績(jī)和存在的問題，經(jīng)常把工作情況、計(jì)劃思路形成材料上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)；檔案部門的重要會(huì)議、工作和活動(dòng)，要爭(zhēng)取分管領(lǐng)導(dǎo)參與，讓分管領(lǐng)導(dǎo)能更加全面地了解檔案工作的重要性，深刻認(rèn)識(shí)自身的歷史責(zé)任，更多地解決檔案部門自身無(wú)法解決的問題，切實(shí)改善檔案工作各方面環(huán)境與條件。

第三個(gè)納入即納入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制、納入辦公室負(fù)責(zé)人的崗位責(zé)任制、納入專兼職檔案人員的崗位責(zé)任制之中，并最好與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤。在年終考核時(shí)，辦公部門負(fù)責(zé)人和檔案人員組成考核組對(duì)單位各職能部門或下屬單位檔案工作進(jìn)行考核或開展年檢。當(dāng)然，這種考核若能與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤、認(rèn)真實(shí)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，那就會(huì)促進(jìn)單位檔案工作平穩(wěn)、健康、可持續(xù)發(fā)展。此外，各級(jí)各類單位都制訂了各項(xiàng)工作制度或工作流程，檔案工作的有關(guān)細(xì)節(jié)有必要作為一項(xiàng)重要條款納入工作制度或工作流程之中。

（二）對(duì)檔案部門或人員“四參加”制度具體內(nèi)容的解讀。一是檔案部門或人員參加單位會(huì)議或重要活動(dòng)；二是參加科研課題審定會(huì)；三是參加基建項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)；四是參加設(shè)備開箱驗(yàn)收活動(dòng)。

關(guān)于第一個(gè)參加，有人會(huì)說(shuō)，檔案員哪有這么大的權(quán)力？是的，某個(gè)局的局務(wù)會(huì)議、班子會(huì)議或某某公司的董事會(huì)、班子會(huì)議等好多會(huì)議，檔案人員是不能參加的，但我們說(shuō)檔案工作歸口辦公部門管理，辦公室主任（或行政部經(jīng)理）參加了會(huì)議，同樣能起到對(duì)文件、檔案和檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)作用。一般說(shuō)來(lái)，單位辦公部門負(fù)責(zé)人會(huì)參與單位重大活動(dòng)、重要會(huì)議等，于是，辦公部門負(fù)責(zé)人會(huì)將掌握的情況與檔案人員溝通，檔案人員在其領(lǐng)導(dǎo)下跟蹤事情發(fā)展的全過程，這同樣可以做到了解情況、全程關(guān)注、超前控制，履行好檔案工作之職權(quán)。

其它三個(gè)參加，檔案人員必須到場(chǎng)并行使職權(quán)，對(duì)文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行把關(guān)、驗(yàn)收；科研檔案工作者不僅限于參加課題審定會(huì)，他應(yīng)當(dāng)把科研工作與計(jì)劃管理、課題管理和成果管理緊密結(jié)合。科研檔案也應(yīng)當(dāng)實(shí)行四同步制度；生產(chǎn)性企業(yè)的檔案部門和人員要參加新產(chǎn)品鑒定會(huì)。

單位引進(jìn)或購(gòu)置設(shè)備，開箱時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)通知單位檔案室及本部門兼職檔案員參加設(shè)備隨機(jī)資料驗(yàn)收，并準(zhǔn)確填寫開箱驗(yàn)收單，將收集到的開箱材料進(jìn)行登記造冊(cè)，及時(shí)向檔案部門辦理移交手續(xù)。開箱材料完成移交歸檔后，設(shè)備部門需要利用時(shí)，需向綜合檔案室辦理借用手續(xù)。

（三）對(duì)檔案工作“四同步”制度具體內(nèi)容的解讀。一是下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；二是檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成情況同步；三是驗(yàn)收與鑒定項(xiàng)目文件材料同步；四是上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目與檔案部門出具項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步。

“四同步”制度總的目的也是為了確保文件材料在每一個(gè)環(huán)節(jié)得到有效控制，防止文件、檔案材料失控、斷檔或散失。因此，各單位在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收工作時(shí)，同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，做到保證檔案工作的及時(shí)性、真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、保密性，確保檔案工作的有序開展。

二、如何貫徹執(zhí)行“344”制度

當(dāng)前，社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、科技、文化的迅猛發(fā)展為檔案工作提供了更為廣闊的拓展空間，也出現(xiàn)了更為復(fù)雜的生存環(huán)境。于是，檔案管理法制化成為做好檔案工作的重要保障。

要確保“344”制度的執(zhí)行，第一件事是要把這些要求納入單位關(guān)于檔案工作的總章程，如在《某某單位檔案管理規(guī)定（或辦法）》的總則中列入“344”各項(xiàng)條款。第二件事是把文件、檔案管理要求納入合同管理。

（一）納入有關(guān)項(xiàng)目檔案要求的條款。在各部門簽訂的合同中，必須要結(jié)合合同內(nèi)容，編寫具體條款，明確合同執(zhí)行完畢時(shí)合同乙方應(yīng)向甲方提交的項(xiàng)目檔案的范圍、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間以及對(duì)所提交的項(xiàng)目檔案的整理、歸檔責(zé)任；同時(shí)，為便于單位檔案數(shù)字化建設(shè)，避免重復(fù)投入，合同乙方應(yīng)向甲方在提交紙質(zhì)文本的同時(shí)提交數(shù)字信息。這項(xiàng)條款使合同乙方單位在簽署合同時(shí)，就對(duì)檔案要求有了概念，明確了檔案和檔案管理的有關(guān)要求，避免了合同結(jié)束時(shí)，就合同執(zhí)行中產(chǎn)生的文件材料的歸檔問題發(fā)生扯皮現(xiàn)象。

（二）納入有關(guān)檔案保證金的條款。在合同中設(shè)立有關(guān)檔案保證金的條款，預(yù)留項(xiàng)目檔案質(zhì)量保證金。這筆預(yù)留款的多少，由制定合同的各有關(guān)部門來(lái)確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質(zhì)量保證金捆綁在一起，通常在合同價(jià)款的10%左右。這項(xiàng)條款加入了經(jīng)濟(jì)制約手段，把項(xiàng)目檔案的編制和移交作為工程實(shí)施的一項(xiàng)內(nèi)容，不完成就無(wú)法拿到完整的工程款，強(qiáng)制合同乙方單位及時(shí)認(rèn)真完成。通過合同會(huì)審流程中加入檔案審核的環(huán)節(jié)，強(qiáng)化各部門的檔案管理意識(shí)，通過合同簽訂環(huán)節(jié)控制文件和檔案管理，避免合同文件材料歸檔時(shí)的扯皮現(xiàn)象，促進(jìn)工程檔案歸檔工作。說(shuō)到這里，筆者認(rèn)為，為了簡(jiǎn)化程序、強(qiáng)化合同管理，制定“項(xiàng)目”合同范本，單位簽訂的每一份合同，都有關(guān)于文件材料形成、積累和歸檔要求的不可省略的專用條款，省去了檔案部門的審核過程，在簡(jiǎn)化合同會(huì)審流程的同時(shí)，達(dá)到了通過合同簽訂環(huán)節(jié)強(qiáng)化文件、檔案管理的目的。

（三）嚴(yán)把合同付款關(guān)。財(cái)務(wù)部門在修訂合同付款程序時(shí)，把檔案部門加入合同付款審核流程，明確在每一份合同執(zhí)行完畢支付每一筆款項(xiàng)時(shí)，必須經(jīng)過檔案部門審核。檔案部門經(jīng)清點(diǎn)、驗(yàn)收合同文件資料完整歸檔后，簽字確認(rèn)，再進(jìn)入下一個(gè)付款審批環(huán)節(jié)。這樣，所有合同每次付款都經(jīng)過檔案部門，使得檔案部門能夠及時(shí)催交應(yīng)歸檔文件資料，督促文件資料歸檔工作順利進(jìn)行。

第三件事是要把文件、檔案管理要求納入單位各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程。如，會(huì)計(jì)檔案工作要納入單位財(cái)務(wù)管理制度中，納入財(cái)務(wù)工作計(jì)劃，納入財(cái)會(huì)人員的崗位責(zé)任制。在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收財(cái)務(wù)工作的同時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收財(cái)務(wù)檔案工作。又如聲像、電子檔案工作必須納入相關(guān)部門的管理制度中，與各項(xiàng)管理制度緊密結(jié)合，實(shí)行文件制作工作和建檔工作同步管理，即文檔制作人員接受任務(wù)與認(rèn)可聲像、電子材料的歸檔要求同步進(jìn)行。總之，單位工作制度有很多、單位各項(xiàng)工作流程不一樣，但要把文件、檔案管理要求納入單位各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程的做法是一樣的，目的就是要確保文件、檔案收集得齊全完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)、安全可靠。

第四件事是要建好臺(tái)賬，加強(qiáng)考核。檔案人員要專門準(zhǔn)備一個(gè)本子，專門記“344”制度是如何執(zhí)行的。最好是在工作的每一個(gè)步驟之后或在每做完一件事情之后，就立即將已產(chǎn)生或形成的材料收集起來(lái)，做到及時(shí)取證，形成檔案工作考核臺(tái)賬，保證有據(jù)可查，免得日久忘記遺漏。檔案工作不到位，檔案員有權(quán)行使否決權(quán)，可借助年終考核、項(xiàng)目驗(yàn)收、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制兌現(xiàn)等手段確保檔案工作擔(dān)當(dāng)起崇高而光榮的使命。

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠較好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來(lái)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，大多數(shù)單位檔案的擁有量和利用率高速增長(zhǎng)，因此，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理必須堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求，突出規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、現(xiàn)代化，不斷提高單位各類檔案質(zhì)量和不斷深化各類檔案信息的有效開發(fā)和合理利用，切實(shí)提高工作效率，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展。