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啟示二：設置寄存者召回檔案的條件。出于館方編研利用的需要，協議第三條規定“寄存檔案無適當理由不被寄存者隨意召回”，并設置三個召回的條件。一是“提前6個月通知館方”；二是“償付寄存費用”；三是“館方保留收取用于接收、編目、保存和利用服務的全部或部分費用的權利。”之所以在協議中設置這些門檻，主要出自于有計劃開發檔案價值和依法依規向可靠的有關方面和人員提供利用的需要，不至于因為檔案被提前召回而使館方正在進行的諸如辦展之類的開發利用檔案服務突然中斷，減少不必要的管理成本付出。

啟示三：明確寄存檔案利用限制性規定。一種情況是對檔案利用的限制。“凡協議注明或被寄存者確定為的檔案，形成時間少于50年的，一般都作為禁查范疇”，第七條規定“館方應采取特別收藏措施，防止任何其他人接觸到這些檔案，除非檔案被寄存者特許利用。”另一種情況是對利用者公開出版學術研究成果的限制。第八條規定，應遵循1988年修訂的版權設計專利法，研究學者在撰寫的出版物中對寄存者檔案和手稿部分的引用或復制要注明出處，對一些敏感問題的公布首先應尋求寄存者或其人的同意。

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一、深化農經檔案管理的重要性分析

進入新世紀以后，隨著我國社會經濟體制不斷改革和農村社會經濟不斷向前發展，我們已經迎來了全面建成小康社會的新時代，加快推進社會主義現代化建設就需要密切關注三農問題。現階段，農村各項工作面臨著全新的機遇和挑戰，新農村建設、現代農民職業教育以及農業現代化建設的任務十分繁重。新時期，對農村各項工作提出了全新的要求和變化，在實際工作過程中要求我們做到規范化和制度化。在最近幾年農經檔案管理中，很多地區部門逐漸健全和完善了農村各項工作的管理制度，認真做好農村財務會計管理、土地承包、土地流轉和農村財產和資產管理等工作，在農經檔案管理過程做出的積極的努力，對推動基層農經管理部門檔案管理質量的提升有著十分重要的促進作用。但是，我們還應該清晰的認識到，現代農村工作十分的復雜，涉及到很多方面的工作內容，因此，在對農經檔案進行管理過程中一定要做到與時俱進，這是農村管理過程中一個比較落后的環節。農經檔案管理是財務管理的真實記錄，是農村財務管理規范化的重要體現，同時也會給后人留下可以參考的珍貴材料，能夠切實促進農村財務審計工作的有效開展。這就要農村地區廣大的工作人員應該充分認識到農經檔案管理的重要性，通過各種途徑進一步拓展自身發展空間。

二、農經檔案管理存在的問題分析

1.檔案室建設落后，硬件設備投入較少從總體發展情況來看，多數農經管理部門的檔案室空間狹小、潮濕，很多儲存檔案的設備都已經嚴重老化，很多硬件設備幾乎都沒有更換過，上級部門只是重視農經工作下放，卻沒有注重對農經管理部門的資金投入。對于經管理部門來說，其自身有限的資金多數都應用到部門建設建設中，對檔案室建設的資金投入力度較小。由于檔案室內相應設備建設標準較低，檔案經常處于高溫、高濕的環境下，并出現了發霉、變質和蟲蛀等安全問題。檔案室的硬件設備早已經不能滿足現代農經檔案管理的需求。

2.業務資料損失，農經檔案搜集難縣級的農經管理部門對檔案管理的重要性認識不足，再加上最近幾年，很多職能部門合并，工作人員流動以及檔案管理意識淡薄，使得檔案材料在移交過程中出現了丟失和無處保管的現象，很多重要的農經業務材料無法查找，這就給規范農技檔案管理帶來了巨大的困難。

3.制度建設不足，檔案管理人員不專業在各個鄉鎮隨雖然已經建立的檔案管理制度，但是這些的制度已經不能適應現代農村社會的發展的需求，其未能緊跟時展的潮流合理對制度建設完善。在很多村鎮都沒有指定農經檔案管理人員的責任和權限，導致了應該存檔的農經工作材料收集不完整，檔案分類不科學，立卷不規范。同時，在農經管理部門的檔案管理人員多數都是兼職的行為，其在工作過程中，因為沒有接受專業的教育和培訓，一直都是依照領導的指示進行檔案存檔和管理，對整個檔案管理的業務流程不充足，在一些地區還存在檔案自己管理的混亂現象，使得農經檔案管理工作停滯不前。

三、深化農經檔案管理，促進農村經濟發展

1.建立完善的農經檔案管理機制首先，統一指揮和部署。實際的農經辦公室和檔案部門應該聯合起來，依據國家相應法律法規，以及土地承包、流轉、經營和農村集體財產和資產管理的實際情況，綜合各方面意見出臺關于深化農經檔案管理規范化工作流程和建設實施意見，強化領導，統一指揮和部署，全面樹立檔案意識；其次，統一監督和檢查。每年需要在全市范圍內進行一次檔案檢查和部門互相檢查，對合格的單位給予鼓勵和獎勵，對不合格的，存在的問題的單位，應該通過各種途徑提升其自身的檔案管理能力，逐漸推進檔案規范化管理。

2.改善農經檔案管理條件首先，要保證與獨立的及空間充足的檔案專用檔案室；其次，要引進具有一定保存能力的檔案保存設備；最后，要保證檔案室的防水、防潮、防光照和防蟲蛀等安全措施。同時，還要進一步加強對檔案室的管理，每年要求農經管理部門安排專項資資金根據需要配置的設備添加相應的檔案現代化管理技術和設備。

3.保證農經檔案的安全和完整首先，應該明確集中保存原則。農經管理部門所形成的農經檔案必須由本單位保存完整，并由專職人員對這些檔案進行管理，任何人都不能將其據為己有，禁止分散保管；其次，要及時明確檔案管理的范圍和時間限度。農經工作開展過程中，會形成很多材料，內容十分豐富，這就需要檔案管理部門制定科學檔案的歸檔規范，按照分類存檔和定期存檔的原則對檔案進行管理，盡量保證檔案材料的完整性和系統性；最后，要全面明晰檔案崗位的職責。農經檔案管理人員應該熟悉本部門的全部檔案，并做好各種檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔和日常管理工作，切實落實好各項檔案管理制度。

參考文獻：

[1]翁貞林，阮華.新型農業經營主體：多元模式、內在邏輯與區域案例分析[J].華中農業大學學報（社會科學版），2015（，5）：32-39.

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XX檔案局的指導下，積極開展村級檔案工作，取得了良好的效果，推動了全鄉檔案工作躍上了一個新的臺階。

不斷探索積極進取

XXX年“撤、建、并”時，成立了XXXX鄉，因地質結構脆弱，頻繁發生泥石流自然災害，政府辦公地居無定所，被戲稱為“流亡政府”，由于對檔案工作的重視不夠，鄉級檔案工作無人問津，現存檔案零亂不堪。到XXXX年，鄉政府辦公樓遷址后，各項工作逐漸步入正軌，得到領導重視，開始了鄉村兩級檔案工作。歷時XX年，鄉級檔案整理結束，而村級檔案工作卻舉步唯艱，很多反映農村基層發展變化的檔案信息資源，對推動農業和農村經濟發展的作用不明顯。主要原因是村干部報酬偏低，每月工資在XX元左右，村支“兩委”班子不穩定，干部調整頻繁，集體經濟薄弱，檔案保管條件差，村級檔案曾一度淪為村干部的私有產物，雖明確了村兼職檔案員，但工作力不從心，不僅影響了村級檔案的完整與安全，而且從一定程度上妨礙了群眾利益，影響了農村發展和穩定。

XXXX鄉村級檔案工作始于XXX年。為探索發展路子，改變行政管理體制，抓住了退耕還林機遇，全鄉大面積實施退耕還林，共實施XXXXX余畝。退耕后農戶享受錢糧補助，補助糧食歸農戶所有，補助資金由政府統籌，年補助資金XX萬，每年以XXX萬作為村干部報酬，調動了村干部工作積極性，全面實行“村為主”管理，為村級檔案工作創造了條件。從種意義上說，XXXX年的村級檔案工作，只是一個新的起點，就是收集零散材料。

隨著退耕還林的實施，各類矛盾由此而生，群眾對檔案的利用需求也越來越強烈，特別是相續退耕還林后，大量基礎設施建設，涉及群眾利益的問題不斷增多，村級檔案工作提升到了一個重要的位置。為解決這些問題，鄉政府投入了資金建鄉檔案室，配備了檔案裝具，改善了檔案工作條件，提高了承載能力和服務功能。

提升素質強化業務培訓

XXXX年，市人民政府出臺了《六盤水市村級檔案管理暫行辦法》，為村級檔案工作指明了航向，XXXX檔案局針對村級檔案制定了詳細的實施辦法，納入目標管理體系并作為一項考核內容推進。

為進一步搞好我鄉村級檔案工作，鄉成立了村級檔案工作領導小組。黨政領導負總責，把村級檔案工作擺上了重要議事日程。建立了村級檔案管理網絡，明確了村文書兼任村檔案管理員，切實擔負起村級檔案工作的重任。鄉黨委、政府把村級檔案工作列為“村為主”考核的一項內容，與其他工作一起安排、一起考核。

要搞好村級檔案工作，提高村級檔案管理員業務水平尤為重要。為此，由鄉政府出資金，為村級購置必須的檔案裝具，積極開展村級檔案管理員業務培訓，邀請XXXX檔案局的業務人員到現場指導。通過培訓，使村級檔案員的業務水平得到了進一步提高。

抓好試點穩步推進

為使村級檔案工作做細、做好，我們采取了先搞試點，總結經驗，逐步鋪開的方法。在全區農村基層組織現場會在我鄉壩子村召開之前，利用兩個月時間，選派業務能力強的工作組到壩子村指導、協助他們建村級檔案，對村級檔案進行集中整理，分類、立卷、歸檔、裝訂、編目。經過努力，壩子村檔案試點工作達到了預期目的，受到參加現場會的領導和業務部門的一致好評。試點完成后，我們及時總結經驗，組織各村支書、主任、駐村干部、村檔案管理員到試點村參觀，學習經驗，積極推動此項工作。

試點工作結束，分派力量到村協助、指導工作，明確時限，整體推進。全鄉X個行政村，自XXX年XX月開始，歷時XX個月，將村級檔案全部整理結束，共建村級檔案279卷。

建章立制完善管理

為進一步提高村級檔案工作水平，保證村級檔案工作逐步進入規范化、制度化管軌道，把村級檔案工作作為一項長期性的工作抓好抓實、抓出成效，精心組織，周密部署，認真實施，切實做到“一個加強、兩個強化、三個把關、四個到位”。

“一個加強”，就是加強領導。鄉成立領導小組，各村相應成立領導小組，將村級檔案工作納入鄉、村兩級領導議事日程，列入工作計劃和“村為主”目標管理，隨時幫助解決工作中遇到的困難和問題。

“兩個強化”，即一是強化崗位職責，將檔案工作落實到人，做到定人員、定任務、定時間、定質量；加強指導，嚴格監督，確保各項任務落到實處。二是強化協調，形成緊密配合、協調作戰、齊抓共管的工作格局。

“三個把關”，即一是把好文件材料齊全完整關。二是把好案

卷質量關。按照“分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的標準，每個案卷要求做到“全、細、準、美”（“全”指檔案材料的收集上要全，“細”指在鑒定上要細，“準”指在分類上要準，美指在裝訂上力求美觀）。三是把好制度健全關。要求各村普遍建立符合實際的檔案保管、檔案立卷歸檔、檔案保密、檔案利用、檔案借閱、檔案防火安全等

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由于現實種種原因，農村經營管理檔案工作還處于混亂狀態，農經工作資料還有不重視、甚至少數人不當回事的現象。

2.1對農經工作檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員、尤其是一部分老農經人員有不重視農經工作檔案資料的慣性心理。甚至有部分農扣部門的領導、干部對檔案工作的認識存在誤區，一個認識誤區是：認為這些資料‘我’要用的，如果‘你’拿去存檔了，‘我’要用就不方便，用起來去查檔案好麻煩的！認為檔案就是保管著就行，自己是領導、是干部就放在自己柜子里，要用時拿出來用一下，過后又自己鎖著。要么隨便整理一下就可以了，自己認為不要丟失，不要泄密就行了。這種想法和做法使得應該及時存檔的資料長久的滯留在其身邊，本應存檔的資料長時間未入檔。另一個認識誤區是：對于當年本應該移交存檔的材料抱著敷衍的態度，也就是只移交一部分材料，使存檔資料收集不齊全。這種現象導致檔案管理工作質量下降，即影響了檔案管理工作也無形的有影響了工作人員的工作積極性。

2.2檔案管理人員專業技能不高

農經工作的檔案管理人員往往是兼職的，沒有專業的檔案管理知識，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案意識有些淡薄。加之自身本職工作事情多，他們（她們）日常的工作往往比檔案工作顯得更重要，檔案工作就是兼著干的，對檔案工作的管理顯得精力上投入不足，這樣就影響了檔案管理的質量。管理人員在思想意識上提不起來，檔案管理這項工作自身的重視程度就不夠。極個別的檔案管理人員對日常事務中的資料，只是放人檔案盒子里，沒有按年度及時整理歸類、歸檔、并裝訂，這種容易造成遺失情況的現象似乎還未引起重視，同樣是嚴重影響檔案管理質量。

2.3檔案管理硬件設施差

對農經檔案管理必備的硬件設施差，現實工作中農經檔案室要么兼用要么偏狹窄空間小。因硬件設施差或設備不配套，時間長了就會引起檔案材料霉變、甚至蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整，影響保管質量。

3完善農經檔案管理工作的對策

3.1健全農經工作檔案管理制度

上級部門應對農村經濟經營管理的檔案管理工作建立對應的檔案制度。體現如下的要求：

3.1.1　合理、科學。為適應新需要，建立檔案管理制度要符合農村經營管理工作實際和檔案管理工作實際。

3.1.2　簡明、實用。建立的檔案管理制度具有適應農經工作的操作性，分類方便實用、簡便易行、可操作性要強，以更好的發揮檔案管理的作用。

3.1.3　制度要有約束性。領導對檔案工作的重視程度直接影響著檔案工作制度的順利執行，而檔案管理人員是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。

3.1.4　制度要體現嚴肅性。農經檔案管理工作好壞體現了農經檔案管理制度的執行情況，農經檔案工作制度在執行的過程中，應該有上級部門的檢查和業務指導，應提供交流平臺。如果平普拉塔的、抱著不思進取的思想還以老套路管理農經檔案，那再有完善的制度也只會是空殼。

3.2加強農經檔案化采用信息化管理

探索新的管理模式，使農經檔案工作更科學、更實用。信息化是當今社會發展的一大趨勢，應盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高農經檔案工作的效率和水平。

3.3提高檔案管理人員素質

要加強農經檔案工作隊伍建設。一是讓兼職的檔案管理人員接受專業知識培訓，進一步熟悉檔案管理工作的各個環節和基本要求，真正掌握科學管理檔案的原則和方法，這樣既提高工作效率又提高工作質量，同時也提升了服務；二是上級部門應創造條件使檔案管理人員相互間有交流空間，有切磋工作經驗、進行有效溝通的平臺。三是領導要注意對農經檔案管理人員作正確引導，在工作上應體現關心、理解、支持，以充分發揮檔案管理人員的積極性和創造性，不能聽之任之、放任自流、不管不問；四是農經檔案管理人員應選擇政治思想可靠、作風正派、責任心強的人員，要注重自身政治水平的提高；五是通過參加培訓的方式或自學方式提高農經檔案管理工作水平、規范檔案管理工作、提高服務質量。

3.4強化服務意識，提高管理水平

農經檔案管理人員要樹立正確的服務性觀念。要端正服務態度，吃得苦、耐得氣，樹立創新意識，提高服務質量。使農經檔案資料充分地為農村工作服務，這也是農經檔案管理工作者義不容辭的責任。

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社區和農村檔案不僅反映社會最基層的管理，而且反映與人民群眾生活息息相關的各種信息，為處理糾紛、化解鄰里矛盾、開展司法調解、解決下崗再就業、繁榮社區和農村文化、促進居民村民健康、落實最低生活保障、打擊違法犯罪、保證社會穩定，維護社區居民和農村村民的合法權益，為廣大社區居民、農村村民積極參與自我管理、提升社區與農村管理水平，完善社區與農村各項服務功能，改善民計民生，推進城鄉基層民主政治建設、促進社區與農村物質文明、精神文明進步和建設社會主義和諧社會發揮了重要的作用。社區、農村檔案是社區居民委員會、農村村民委員會行使管理職能，服務人民群眾活動中形成的原始記錄，這些檔案資料貼近百姓，具有較強的服務針對性。

二、現行《檔案法》缺乏對社區、農村檔案管理的規范

當前，社區、農村檔案管理中還存在一些問題。由于各地區經濟社會發展的不平衡，社區、農村檔案的積累和所發揮的作用差異很大，有不少社區、農村對檔案工作認識不高，特別是一些落后地區的社區和偏遠農村尚未建立檔案工作，多憑腦子記，嘴巴說，形成的一些文件材料也都散存在個人手中。初步建立檔案工作的，由于檔案工作人員兼職的多，且流動性大，經常變換工作崗位，造成檔案業務工作薄弱，加之缺乏資金的投入，使已形成的檔案資料不能很好地收集和提供有效地利用，難以在社區、農村科學發展中發揮檔案應有的作用。

同時，社區和農村檔案工作與經濟社會發展的形勢和要求還不適應，面臨著一些困難。如縣級檔案部門人員較少，農村檔案工作的業務指導力量薄弱。據統計，全國縣級檔案局(館)平均不足10人，有的地方從事業務指導的只有一到兩人。鄉鎮機關一般只有一名檔案員，還大多身兼數職。面向農村的檔案信息服務和業務指導、技術培訓的力量嚴重不足。在全國還有相當一部分經濟欠發達地區，村級建檔的任務還很艱巨，檔案保管的基本條件都還不具備。隨著國有企業改革和政府機構改革的深化，企業剝離出來的社會職能和政府轉移出來的服務職能，如職工福利、社會保障和社會化服務等事務，都由社區組織來承接，社區承擔的職能越來越多，形成的檔案也就越來越多。由于缺乏檔案行政管理部門的監督和指導，社區、農村檔案管理還存在一定的混亂現象，如歸檔范圍界定不清，應當歸檔的文件材料得不到及時歸檔，檔案管理方式五花八門，不能很好地提供利用服務等。

對于社區和農村檔案管理存在的問題，現行《檔案法》缺少有效的監管規定。縱觀現行《檔案法》，全文對社區檔案的管理沒有規定，對于農村檔案的管理，也僅在《檔案法》第六條第三款提到“鄉、民族鄉、鎮人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。”而對于社區和農村檔案機構的建立與運轉、社區檔案人員的配備、村委會和居委會在檔案工作方面的職責以及檔案利用與服務等方面都沒有提出明確的要求。隨著社區建設和農村發展，檔案工作迫切需要在上述諸多方面取得突破，以更好地服務于社區建設和農村發展。檔案工作的這一迫切需求也尤其需要得到《檔案法》的支持和保障。

三、修改《檔案法》應與相關法律相銜接。對社區、農村檔案管理提出明確的要求

一是與《中華人民共和國城市居民委員會組織法》和《中華人民共和國村民委員會組織法》相銜接，明確規定居委會和村委會在檔案管理方面的職責。根據《中華人民共和國城市居民委員會組織法》和《中華人民共和國村民委員會組織法》的規定，城市居民委員會和農村村民委員會是基層群眾性自治組織。基層群眾性自治組織在自我管理中形成大量的檔案資料，這些檔案資料不僅是基層群眾性自治組織自我管理的記錄，也是法律要求公開的信息，既是接受居民、村民監督、查詢的憑證，又是有關政府機關調查核實的依據。管理好這些檔案對于城市居民委員會和村民委員會的建設，維護居民、村民的合法權益將起到重要的作用。建議修改《檔案法》時明確規定村民委員會、居民委員會應當指定專人按照有關檔案管理規定管理所形成的檔案，并根據法律法規及有關規定提供利用服務，同時接受鄉、民族鄉、鎮人民政府和街道辦事處檔案機構和工作人員的監督和指導。這樣才能確保檔案安全和科學的管理，充分發揮檔案的作用。

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一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用

醫院工作人員眾多，按照規定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫院的人事檔案是醫院基礎工作內容的一部分。一般而言，醫院可據此進行業務考核和工作調動。人事檔案中，針對醫院工作人員真實的歷史工作表現、工作實際等有翔實的記錄。同時，醫院會根據歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態信息進行補充（具體包括工作任務、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照。現階段，人事檔案有紙制及電子數據兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規定實施管理。

二、醫院人事檔案歸檔管理的現狀

現階段，關于醫院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現存的干部人事檔案中，關于干部綜合能力、素質的績效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫院實施考核。通常，檔案中的考核材料應該比較完善，包括個人的德、能、勤、績四項的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵員工方面發揮的作用非常小，與預期效果相差甚遠。此外，在醫院人事檔案中，難以完整地了解個人的績效情況。其中，僅僅存在一個人的某一階段的業績成果，而不能提供個人量化考核動態信息。在醫院人事檔案管理中，對于績效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發和利用不能正常進行。同時，醫院的人事檔案管理在績效管理方面較為欠缺，主要是因為其缺少科學的管理方法。隨著時代的發展，人事管理對檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會打亂檔案管理的秩序。

三、加強人事檔案歸檔管理工作的具體方法

人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應從檔案材料收集、歸檔和驗收把關上加強管理，以確保檔案的查、借、用、轉等程序更加規范。

（一）檔案材料的收集要全面翔實。目前，關于加強人事檔案的歸檔管理，應注重人員績效方面的材料收集管理。醫院的主要工作內容是臨床工作，按照此工作性質，業務、行政管理等部門分別擁有醫務人員的績效材料。為了收集材料的全面翔實，應按期驗收績效考核文件材料，并根據人員的教學、醫務、護理工作立卷和移交材料，確保二級管理單位上報檔案材料的全面翔實。同時，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規范，應針對負責課題兼職檔案人員，進行技術培訓，提高責任心，認真負責地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。

（二）檔案材料整理要各負其責，協力合作。在績效檔案歸檔工作中，具體有項目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個環節，涉及不同部門。對于這些環節的整體運作，應該由各部門各負其責，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責范圍，課題組也有相應的職責權限，兩個組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對于課題文件材料的積累，應該由醫務人員負責，人事檔案室和課題組應進行督促、指導。歸檔的績效檔案文件材料也有嚴格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實，且沒有缺處；第三，文字不得出現涂改痕跡；第四，確保承辦單位準確，個人簽字清晰，形成材料的時間有效。

（三）檔案材料的歸檔要嚴格把關驗收。醫院檔案管理室應嚴格把關。以科研課題為例，課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制較為適合。一旦科研項目完成或部分完成，歸檔時間應確定，一般為項目結題或鑒定后不超過20天，且由課題組負責人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應由課題兼職檔案員負責匯總，對于文件材料應進行系統整理、立卷，并按時移交。醫院綜合檔案室在收到科研項目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對象不明確的。對于退回的應及時進行補辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質量，對于醫院人事檔案管理，應加快推進其信息化建設進程。

四、結語

綜上所述，醫院的人事工作中，離不開人事檔案。醫院設置檔案管理室，應提供更規范的檔案管理服務。為此，醫院管理者應從服務的角度出發，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領導在人才選拔和干部任用上有可靠依據。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務工資、職稱等人事管理工作非常有利，應該得到醫院人事檔案人員的重視。

【參考文獻】

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聲像檔案是指在社會活動中形成的，以影像、聲音為主，輔以文字說明的具有保存價值的歷史記錄，也稱為聲像資料。其主要是以照片與底片、影片、唱片、錄音帶等不同材料為載體，將有重要意義的事件以最直觀的形式記錄下來并予以再現，具有現時性和不可重復性。

一、聲像檔案歸檔與保存管理存在的問題

由于過去物質和技術條件所限，產生的聲像資料很少。隨著社會的發展及辦公條件的改善，數碼相機、攝像機的使用越來越廣泛，隨之產生了大量的聲像文件。如何對聲像檔案進行歸檔與保存，是其有效管理與利用的首要問題。

1.攝錄人員對聲像檔案的歸檔意識薄弱。或者對聲像檔案的性質并不了解，導致未能得到妥善的歸檔保存；或者在數碼、影音設備使用過程中，因存儲空間不夠等原因，將原有聲像資料在沒有備份的情況下進行覆蓋、刪除，造成聲像檔案大量流失；或者部分聲像檔案未及時移交檔案部門統一保存，因無相應的記錄和說明導致歸檔困難。另外，檔案人員的變動和機構調整，也會造成聲像檔案的失控或流失。

2.檔案部門在聲像檔案收集上難以控制。拍攝多為業務部門，檔案部門對其拍攝時間、內容及照片、錄像數量沒辦法進行相應的控制措施，聲像檔案的歸檔往往處于被動地位，滯后于業務活動，且多數情況下收集到的聲像檔案僅為不完整的一部分。因此，不能全面完整反映當時業務活動的原貌，失去了聲像檔案的歷史意義。

3.聲像檔案歸檔范圍不明確。目前多數單位在歸檔材料類別中均有聲像檔案的類別，但對于哪些范圍內的聲像檔案應該歸檔沒有明確規定，這在很大程度上影響了攝錄人員將聲像資料主動歸檔的積極性。

二、聲像檔案歸檔與保存中的數字化管理引入

如何保管好聲像檔案的完整性，最大限度地延長聲像檔案的壽命，是擺在檔案人員面前的一項重要課題。隨著計算機技術、網絡技術與現代通信技術的快速發展，聲像檔案的數字化管理，是檔案現代化建設的大勢所趨，有利于實現聲像檔案的應有價值，也是人類社會發展的必然結果。

1.照片檔案歸檔的數字化管理創新。對原有已歸檔的紙質照片檔案，如果數量較多，可以用掃描儀分批進行掃描，并標注說明，包括時間、事件背景、人物、地點。而作為檔案保存的數碼照片，原則上不要進行處理，照片上的原始數據，不僅是拍攝時間與光線條件的記錄，還可以起到原始憑證作用。另外，數碼照相機拍攝的照片檔案，可以直接用數據線傳輸進電腦，存儲在硬盤盤上，并可編寫程序對其進行管理及利用。

以電子文檔形式保存的照片檔案，電子文檔即是照片也是底片，可以根據用戶的需要，隨時進行打印。同時，對于破舊或由于保管不善造成損壞的老照片，也可以使用Photoshop圖形處理軟件進行修復和處理，以達到最佳效果。調看電子照片檔案，次數再多也不會對圖像效果有任何損耗。

2.磁帶、錄像帶、光盤等其他聲像檔案的數字化管理創新。對于原有的磁帶、錄像帶等，可以通過計算機技術，轉換成數字化模式，進行數字化處理，并存儲入硬盤，可以長久保存。在歸檔的過程中，可根據其所反映的內容或專題來進行，使同一內容或同一事物的照片歸入同一類中。

聲像檔案的數字化管理形成了聲像電子檔案，可以隨時進行歸檔，方便快捷。在接收到電子文檔的同時，就可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號或相應的分類號和檔案號，在歸檔的同時，即可進行電子檔案的主題詞標引、著錄。技術條件允許時，還可以方便地編制多角度、全方位的檢索工具，便于檢索查詢。用戶查閱時，只需給出文件號或主題詞，即可以檢索出相應的文件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

聲像檔案資料轉化為電子文檔后，利用計算機可對電子檔案信息資源進行信息整合和加工處理，克服手工信息加工模式時間長的缺陷，縮短信息整合加工的時間，提高了檔案信息利用的時效性；與紙質照片檔案相比，電子檔案信息傳遞更快捷、更方便。

三、聲像檔案數字化歸檔與保存的風險控制

由于國內外至今沒有聲像檔案歸檔、保存的規范和標準，因此很多單位采取與紙質檔案同樣的存儲方法來保存聲像檔案。聲像檔案歸檔時采取遷移或多次遷移聲像檔案來達到長期保存的目的，在遷移過程中常常伴隨著很多風險。同時，存儲硬件設備在歸檔過程中也存在著幾個需注意的問題。

1.數字化格式轉換的遷移風險。技術環境的變化主要體現在格式的轉換方面，格式的轉換對數字聲像檔案來說具有至關重要的影響，而通常的格式的轉換就是將文件由一種格式（多數為壓縮格式）壓縮為另一種格式，這里就需要先解壓縮，再進行壓縮。數字聲像檔案格式的轉換過程中，對檔案的真實性、完整性都可能造成嚴重的危害，面對這樣的風險，《電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）》做出規定：音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

以WAV為例，其屬于聲音文件的“源”，上述《規范》的規定也是考慮到了避免經過有損壓縮破壞文件的二進制數據流配置，進而破壞聲像檔案內容信息。然而作為聲音文件的“源”，WAV占用了極大的存儲空間，因此，在保存檔案時要綜合考慮檔案價值與存儲空間，根據不同情況做出不同選擇。然而，《規范》提出了聲像檔案的通用格式并不意味著檔案工作人員在存儲檔案時要將檔案全部轉換成一種格式。目前并沒有統一的格式規范，也沒有形成真正的國際標準，這就導致了一旦格式規范由某個組織或個人所專有，一旦這個組織或者個人消亡，則所有的數字檔案將成為不可解讀的無用信息。因此，采用專有格式存儲聲像檔案面臨數據丟失的巨大風險。

2.數字化硬盤存儲的設備風險。在硬盤式管理模式下，聲像信息都存儲在硬盤中，如果硬盤發生老化，就會導致聲像檔案數據的損失。一方面，可以對存儲聲像檔案的硬盤采用“自監測、分析及報告技術”，監測磁頭、磁盤、馬達、電路等，當監測對象出現安全值范圍以外的情況時，會自動發出警告，自動降低硬盤的運行速度，把重要數據文件轉存到其他安全扇區，甚至把文件備份到其他硬盤或存儲設備。因此，可以對硬盤潛在故障進行有效預測，提高數據的安全性。另一方面，可以采用驅動器健康檢測技術，讓用戶方便快捷地檢測硬盤的運轉狀況，通過讀取伺服位置錯誤信號來計算出盤片交換、伺服穩定性、重復移動等參數，并給出圖形供用戶或技術人員參考，可以對硬盤式聲像檔案進行備份，以移動硬盤的方式在合適條件下保存，并定期在獨立系統的計算機上進行檢測，確保檔案安全。

四、聲像檔案數字化歸檔與保存的措施建議

1.有計劃、有步驟地開展數字化管理工作。這是實現聲像檔案數字化的有效途徑。首先，對原有的聲像檔案材料進行數字化處理；其次，把數字化的聲像檔案材料實行信息資源網絡化管理。各單位可利用局域網，建立檔案館主頁，把數字化的聲像檔案放到局域網服務器上，直接通過網頁點擊來選擇和播放相應的聲像資料，設立相關聲像檔案資料庫查詢專欄，方便檢索；最后，加強計算機的防毒措施，對聲像檔案實行分級、分類管理。

2.提高檔案管理人員的業務素質。這是實現聲像檔案數字化的組織保證。要加快培養造就一大批既懂檔案理論基礎知識、又有較高專業素質和現代信息技術的復合型人才。“人才先行”是加快聲像檔案數字化、信息化進程的前提。由于歷史原因，企業檔案管理人員大多數不熟悉信息技術。為此，必須突出做好以下兩個方面的工作：首先，通過在職學習、脫產培訓和外出進修等各種方式，對檔案管理人員進行計算機操作技術的再教育；其次，繼續加強有關網絡技術以及與信息技術相關的專業英語學習，使她們盡快適應數字化、信息化工作的要求，是當前乃至今后相當長一段時期內，檔案管理人員繼續教育的重要內容。

參考文獻：

[1] 陳玲.創新聲像檔案的收集和歸檔模式[J].科技資訊，2009，(33).

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高校的檔案是高校發展歷程的物質載體，在大多數情況下，高校的教學、科研以及管理都會在高校檔案中有所記載，這對于高校今后的發展具有極為重要的作用，所以對于這類檔案的完整性和安全性也是極為重要的。對此，下文在基于筆者工作實踐基礎上，重點圍繞于高校檔案管理中存在的問題及其對策展開探究，力圖為做好此項工作貢獻自己綿薄之力。

二、檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作得不到重視。很多高校對于檔案管理都缺乏一定的重視，認為檔案管理就是一個走流程的過程，對于用于保存檔案的地點也是沒有任何的保密措施，甚至有的連基本的鐵門都未曾安裝。其次是用于保存檔案的工具相對落后或者保密性不足。紙質版的檔案通常會由于年份原因或多或少都會有遺失甚至是錯漏，電子版大多也會因為管理不當而遺失或者泄露。（二）檔案管理人員的專業不足。由于很多領導對于檔案管理的重視不足，所以相對的，在人員的招收上也是一個隨意的過程，往往這種情況就很容易造成檔案的安放錯亂，導致很多人員的檔案沒有得到及時的清理，也有很多人員的檔案的填寫不夠完整規范，造成大量虛假偽造的信息。很多檔案管理的人員一般而言都相對輕松，造成了他們自身很容易疏忽大意，又因為絕大多數情況下，沒有一個相對嚴格的管理，所以檔案的信息泄露也是極為容易。（三）檔案收集的不齊全。很多時候高校的領導者都對檔案不太關注，所以導致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虛假信息，缺乏一個系統的收集程序和一套完整的執行標準。這也導致很多檔案在收集這些信息的時候會出現錯漏，很多信息都收集的不齊全，不夠細致，甚至會出現一堆過期信息，導致在人才的選拔方面后知后覺。（四）檔案部門管理疏松。因為職業的特殊性，很多情況下，對于這部分人都沒有一個嚴格的管理程序，導致很大程度上，檔案的嚴密性，完整性，系統性都缺乏一個重要保障。對于高校來說，檔案的安全性要遠遠高于普通企業，但是這類單位在很大程度上對于檔案的保護卻要普遍低于普通企業。很多高校聘用的檔案管理人員在一定的程度上缺乏很大的積極性。這也直接導致檔案信息存在有很大的誤差，不能及時地對一些手續不全的材料退回相關部門進行補辦，也對檔案信息的采集工作有很大干擾，造成信息滯納，讓人們往往在這方面耗費大量的時間去錄入信息。（五）檔案的現代化、信息化不足。由于很多高校自身的局限性，大多高校的檔案管理相對還是很落后，甚至有的高校只是采用簡單的A4紙進行保存，這樣不單對檔案的嚴密性不足還很容易造成無用信息堆棧，重要信息遺漏，對于檔案的存放問題也造成極大的困擾，這就需科學和信息化的存儲了，可是即使有的高校有條件購買設備也沒有相應的技術人員進行操作，導致工作效率的低下，也導致檔案信息時效性嚴重不足。

三、高校檔案管理的對策及思考

（一）加強對于檔案管理的重視程度。提高對于檔案的管理，對于檔案的保存加大安保力度，對于存放檔案的地方要保持整潔，統一，對于檔案的嚴密性一定要多加防范，存放檔案的地方也要有多重防護。做好防水、防塵、防火、防盜措施。由于時代高速的發展，使得檔案信息更新也不斷加快，如何準確的保存檔案對于高校來說是一個巨大的挑戰。（二）嚴格挑選檔案管理人員。檔案是人才一個很隱私很重要的信息，這些檔案的妥善存放和嚴密性對人才來說都是一個很重要的保障，所以對于管理人員檔案的員工也要進行培訓，加強他們的防護意識。要求他們進行信息采集的時候能夠認真、細致，將各種信息都能準確地錄入。要求必要時采取一定的制度，嚴懲那些不太重視的人員。（三）全面完善檔案收集。建立一個完善的檔案管理體系，將檔案資料收集作為一個很重要的流程，讓檔案部門加強這方面的認識，對于每一個收集的資料都要有一定的責任感，對于檔案的存放也要有一定的秩序，讓檔案管理變得全面，客觀，動態性，對檔案的不同功能進行歸類，加強檔案信息的權威性、時效性、準確性、真實性。只有完善的管理體系才能規范檔案員工的行為，從而達到最大的工作效益。（四）加強檔案方面的管理。建立檔案與員工的交流通道，這使檔案能夠得到及時的更新以及能夠剔除一部分無用的檔案，使得檔案管理起來能夠有序高效，也使得資料更加真實有效。（五）實現檔案建的現代化和信息化。想要合理利用檔案，最大限度的發揮這個資源庫的作用，就必須要進行一個現代化的建設，將檔案通過高科技進行一個整合，不單只可以加強檔案的安全性和完整性，更加能極大的延長檔案的存放時間。充分的利用網路對于檔案信息的處理是相當必要的，加上部門的配合，技術人員的積極工作，就能不斷地提高工作效率，也能在有需要的時候準確、及時地傳輸檔案信息，加強檔案信息的時效性各高校在大力開發檔案目錄數據庫的同時，要加強對館藏開放檔案的全文掃描工作，依據破損、老化、利用頻繁檔案優先掃描的原則進行，并將其放在檔案館網站上加以利用，實行網上全文檢索。各高校要建立全校性的統一數據平臺，有效地解決檔案管理系統與其他各部門管理系統互不兼容的問題，消除信息孤島，實現校內檔案信息資源的共享和電子檔案的同步歸檔。

四、結束語

總而言之，高校檔案管理質量與高校發展息息相關，尤其是在高校不斷改革的今天，檔案在高校各項工作中的作用越來越明顯，所以，高校師生應當要對檔案管理工作予以充分重視，正視管理中存在的問題，并采取有效的對策進行改進與優化，以有效提高高校檔案管理水平。

作者:金愛新 單位:長春工程學院檔案館

【參考文獻】

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【關鍵詞】 檔案； 管理； 對策

Statements on problems and countermeasures about hospital archives management WANG Jia-xi,WANG Ying.The Fifth People's Hospital of Chengdu, Chengdu 611130,China

【Abstract】 Archives management is an important part of the hospital management, and it is an important job to keep the truth of the history. This article analyzes the problems in the archives management in our hospital and it gives countermeasures on how to improve the job of hospital archives management, which has practical guiding significance to the hospital management.

【Key words】 Archives; Management; Countermeasures

筆者所在醫院是一所有70多年歷史的綜合性三乙醫院，有病區26個，開放床位880張，2006年被市政府確定為成都西部區域醫療中心，有2個省市重點專科，近期將修建32 900平方米住院綜合樓，醫院正以良性態勢向前發展。在本院的發展過程中，積累了很多文字、音像、圖表等綜合檔案，它作為衛生檔案的一部分，承載了本院厚重的歷史。2008年4月8日《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》，衛生部和國家檔案局制定了《衛生檔案管理暫行規定》。衛生檔案是指各級衛生行政管理部門和各醫療、疾病預防控制、衛生監督、科研、血站、婦幼保健和社區衛生服務等機構（以下簡稱各衛生機構），在工作中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料［1］。本文所指檔案（下同）是醫院在人事、醫療、科研、教學、文秘、設備、基建、病案、財務管理以及其它各項活動中形成的文件材料，它在醫院發展過程中起著重要作用。如何科學管理這些檔案，逐步實現檔案管理規范化、信息化、為醫院發展提供更多具有價值的檔案資源信息至關重要。本文就本院檔案管理中存在的問題進行分析探討，提出相應的解決對策。

1 存在的問題

1.1 醫院領導重視不夠 很多領導認為，醫院的中心工作是抓醫療質量，醫院管理的重點是提高醫療技術水平，為患者提供更優質的服務，而檔案不能直接產生經濟效益，投資卻不少，覺得檔案工作有就行了，不必花什么精力［2］。究其原因主要還是認識不到位，認識不到檔案對醫院發展的潛在作用。

1.2 管理制度不健全，資料分散，存檔效率低下 沒有建立相應歸檔管理制度，造成檔案不同程度的分散在各科室；更缺乏對檔案資料的收集、整理、鑒定、統計，致使檔案資料不能及時有效匯總，檔案完整性達不到要求。從不同性質、不同部門的存檔情況看，存檔率不及80%，效率低下。

1.3 檔案人員專業素質滯后 （1）由于醫院檔案管理人員大多數都是兼職，因兼職太多，而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數人未經過正規的檔案專業培訓，缺少檔案管理意識，對檔案資料的收集、整理、鑒定、統計意識不強。檔案業務知識與技能不高。（2）在工作中關于檔案管理員的培訓教育相對較少，缺少不斷提高的機會。造成檔案管理水平滯后，日復一日，檔案管理被簡單認為就是保管資料而不被重視，難以適應檔案管理工作的新要求。

1.4 檔案工作管理職責不明，缺乏監督機制 檔案管理是一項長期的工作。醫院無相應的監督考核制度，未將檔案管理工作納入科室管理責任書之中；作為科室第一責任人的科室主任重心大都在科室經營、人才培訓上面，對歸檔材料的收集、整理缺乏認識，隨意性大。當崗位輪換時缺乏對檔案的交接；也無部門檢查督促，使很多重要的檔案流失。

1.5 檔案硬件、設備投入不足 由于醫療用房緊張，致使醫院檔案室用房緊張、狹小，造成檔案庫房、閱覽室、辦公室混在一起，檔案室的房屋設備陳舊，達不到防高溫、防潮、防蟲等能力，不符合檔案保管條件，導致部分檔案損毀等情況發生；科室缺乏專門存放檔案的地方，往往因陋就簡，就地長期堆放，更談不上分類整理，久而久之成為一堆廢紙，而失去利用價值。

1.6 檔案信息化建設利用不夠 隨著科學技術發展和計算機技術普遍和利用，醫院電腦管理信息系統的建立是一種必然的發展趨勢［3］。然而，醫院對檔案信息化建設投入不足，目前手工收集、檢索仍占很大比重，不利于檔案的利用和開發，影響了檔案管理水平的提高。

2 醫院檔案管理的對策

2.1 高度重視檔案管理工作，將醫院檔案管理工作納入工作日程。加強對檔案管理工作的領導，并把檔案工作列入全院的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中；把檔案工作作為機關管理的一項重要內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核；同時，形成以院長或黨委書記掛帥，辦公室主任分管，檔案室具體負責，各科室協助抓的四級檔案管理網絡。同時醫院要在檔案設施上加大投入，設立文書檔案室、檔案閱讀室、檔案辦公室，要撥出一定經費，添加檔案柜、除濕機等專用設備，使檔案管理在硬件上有保障，適應醫院發展的需要。

2.2 加強醫院檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，完善《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》、《檔案管理人員職責》等，明確檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，使各科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。同時，制定《檔案人員崗位職責書》和考核，獎懲制度。

要改變檔案人員“管理就是保管”、“坐等上門”、“閉室自守”的傳統觀念，圍繞醫院各項工作需要，及時、準確地為利用者提供檔案。

2.3 在檔案管理中，要增強法制意識，依法管理已經成為該醫療行業的行為準則，無論從醫學方面的學術研究，還是到醫院的行政管理、法律糾紛，無不依賴于醫院的檔案管理工作。醫院檔案部門在促進檔案業務建設過程中，認真抓好《檔案法》及實施辦法以及配套的有關檔案工作的行政法規、條例的實施，并結合實際制定本單位的規章制度體系，使醫院各類檔案管理工作有法可依、有章可循；加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規條例的宣傳解釋上，這些說教式宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起大家的重視，如果以動態的圖表形式展現給大家，其效果更易于接受。

2.4 加大檔案管理人員培訓力度，提高檔案管理人員的業務素質。專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，積極參加檔案管理培訓項目，不斷“充電”拓寬視野，并把學到的知識通過醫院業務學習的平臺進行延伸，讓每個醫務人員都有檔案管理意識，了解所涉及工作領域的檔案管理現狀及發展動態，運用檔案學科新理論來指導和改進檔案工作。

2.5 加大對檔案室的硬件投入和技術更新，要努力實現檔案裝備技術現代化，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”，充分發揮檔案的作用，為領導決策、編史修志、工作查考、解決糾紛、達標升級、基建等方面提供了大量的依據和參考。用規范檔案保管方法準備等級醫院評審材料，使評審專家一目了然，非常清晰。醫院等級評審的意義在于“ 以評促改、以評促建、以評促管、評建結合、重在建設”。檔案工作者在今后擴大檔案收集范圍的同時，要充分利用等級評審的契機， 加強與各職能部門的聯系，反復宣傳醫院檔案建設在創建等級醫院中的重要作用，強化檔案材料的日常收集與整理［4］。

綜上所述，充分認識醫院檔案管理工作的重要性，科學管理檔案，進一步開發、利用，發揮檔案的最大效能，也是醫院發展的關鍵環節。

參 考 文 獻

［1］ 衛生部和國家檔案局.衛生檔案管理暫行規定，2008.

［2］ 豈艾蕪.淺談醫院檔案管理中存在的問題與對策.中國醫學創新，2010，7（2）：150-151.

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1.檔案管理現狀及存在的問題

1.1對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，因不能直接產生經濟效益和社會效益，所以不被看重。

1.2缺少專職人員

負責人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心，兼職檔案員沒時間熟悉人事檔案業務，更沒有時間學習和補充人事檔案專業知識和相關的業務知識，工作中難免出現紕漏。尤其在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。

1.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。

1.4檔案管理人員對檔案重要性認識不足

認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。

1.5人事檔案管理手段落后

在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。

2.提高檔案管理科學工作法的措施

2.1各級領導要重視支持檔案工作

檔案工作是企業各項管理工作的基礎，各級領導一定要重視支持檔案工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責的態度，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案工作重視到位、投入到位，對檔案工作人員關心到位。要定期聽取檔案工作匯報，及時研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創造良好環境；加大對檔案工作的經費支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質條件。

2.2收集收齊歸檔文件材料

做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準確、系統的基礎。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環節、各個部門的關系，對檔案形成的全過程進行動態監督與檢查，同時要不斷提高全員檔案意識，實現全方位的有效管理，采取各項有力措施，做好企業檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率才有可能達到高標準。

2.3建立健全企業檔案工作管理體制

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

2.4采用信息化管理手段

信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多，實現檔案管理計算機輔助管理勢在必行。

2.5強化檔案保管條件及措施

加強檔案保護，包括對紙質檔案、電子檔案的保護：一是對紙質檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。

2.6提高檔案人員素質

作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

2.7做好檔案管理工作,強化服務意識,提高服務水平是很有必要的

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向,端正服務態度,樹立創新意識,提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度,發揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會主義現代化建設服務,是我們檔案工作者義不容辭的責任。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。

【參考文獻】

［1］李多．市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學，2005．

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二、管理機制滯后

目前的人事檔案管理還是沿用長期以來行成的以“計劃管理”為核心的各項制度，“計劃”色彩濃厚，缺少應有的生機與活力，機制滯后，已不能適應干部工作發展的需要。另外，對離任審計，任前公示等材料應如何收集，收集時應注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實踐中缺乏可操作性。大部分工作人員沒有經過專業的知識培訓，對檔案的重要性，管理要求，檔案材料的收集，整理，歸檔，裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時，準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反應本人現實情況，導致人事檔案的不完整。

三、管理方法滯后

目前的人事檔案方法落后，方法繁瑣，不易操作，反應較慢，現代化管理水平不高。在檔案管理水平上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能合理應用。因此，必須圍繞新《條例》要求，適應形勢需要，更新觀念，強化檔案規犯化和信息化管理，進一步加強管理人員隊伍的培訓，為檔案工作提供更好的服務。

四、檔案渠道不暢，收集歸檔不及時

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1 由于我國的經濟發展越來越迅速，許多事業單位由于擴張的原因導致了人事檔案管理中的許多問題逐漸的明顯起來

1.1 過于傳統的管理方式

目前來看，即使我們修訂了相關的管理規定，但對于目前的信息社會來說是遠遠不夠的，過于傳統的管理方式已經是二十多年前形成的了，很多制度都和現在的社會發展脫節，單一的工作重點，沒有一個制度能夠把我們這個現有時代的新鮮信息添加進去，模式太過于陳舊。

1.2 沒有作為一項重要工作

嚴格的來說，對于人事單位檔案的管理，這應該是一項非常重要的工作，只有更加專業的管理單位才能勝任，但是由于很多事業單位對這項工作不夠重視，沒有意識到他的嚴重性，交托的管理單位并不是非常專業，其工作人員的檔案管理能力有很多欠缺，導致了檔案管理出現問題。

2 重視人事檔案安全管理問題

2.1 存在假檔

由于管理不夠嚴格，虛假檔案，檔案造假是經常會的一個現象，也是目前來說一個比較嚴重的問題。舉個例子，很多握有一些權勢人會利用檔案的造假來做一些不好的事，像學歷不夠高的把自身的學歷改高，把檔案中的年齡改大改小，還有更加嚴重的假檔，是為了在評審等中消滅證據修改證據等。

2.2 丟失檔案

以現有的檔案管理方式來說，丟失檔案的事情時有發生。檔案的材質通常都是使用紙張，并且檔案是由個人所在的事業單位所保管的，一旦個人不要這份檔案，檔案就會被發回其原有戶籍地保存。在檔案被保存的地方，很多時候會發生不可預測的一些自然或人為災難等，例如地震水災等，這時就會不可挽回的導致檔案的丟失并且是永久性質的。當然，由于管理單位的不重視看管檔案，也會造成不小心被盜賊拿走等情況。檔案的丟失對于事業單位和國家來說都是有著一些影響的，比如人事檔案不夠完整，許多信息丟失使檔案的意義消失等等，這些都應該是我們盡量避免發生的事情，所以我們一定要把改進人事檔案管理的工作提到日程上來。

3 如何解決

3.1 實行檔案規范化管理

事業單位的領導要認識到檔案管理制度的完善和改進是刻不容緩的，必須認識到問題的嚴重性。首先，這項工作要被排進日常工作中去，負責人要在很多方面對檔案管理工作進行支持，最為主要的就是在設備，工人和規定上對其進行支持。其次，檔案管理的工作設施以及環境需要加強，從軟件到硬件設備的建設都是需要進行改善。第三，對于檔案管理的基本工作人員，其專業方面知識的需要得到統一的培訓，提高個人專業素養，這樣才能更加專業的進行檔案管理工作。事業單位和員工都應該把目標放的更遠，單位在有條件的情況下應當請檔案管理部門專業的指導人員指導加強工作，把之前不規范的管理方式進行改進， 員工得到更好的培訓后也爭取能夠走出大門。

3.2 提升檔案管理水平

對于檔案管理工作來說，歸檔的檔案是需要進行周密審核的，我們首先要做到的就是不違背任何一條規定的進行檔案管理工作。想要從單位借走檔案查看，必須要得到這個單位的上級批準，并且要進行登記審核。其次，檔案管理工作是非常嚴格復雜的一項工作，工作人員的文化知識程度應該較高一些，在聘請時應該注意把關。最后，對于檔案的安全存放意識也要提高，濕度計，溫度計和滅火工具是必需品。存放檔案的房間各項設備要保證正常運行和衛生情況，即使檢查修理，對于有個別需要的檔案存放室，應當更具其需求提供相關的設施。

3.3 自主收集相關資料

作為一個合格的檔案管理人員，自主收集各項材料是必須的工作態度，這本身對于人事檔案管理工作來說就是最基本且不可馬虎的一項工作。收集也不是簡單的收集信息，還要對這些信息進行總結和歸類，并且讓每一條信息都有可靠的依據性。一旦發現存在問題的檔案資料，需要及時的進行更正，確保檔案的準確真實性等。

3.4 專業人員的互動

對于各個單位的檔案管理的工作人員來說，互相學習和幫助對于人事管理工作的創新都是有著很大作用的。

3.5 緊跟時代腳步，完善信息建設

對于現代化的檔案管理方式要加強學習，利用互聯網的先進技術對檔案進行管理，如果檔案信息不涉及到需要保密，可以通過互聯網進行檔案信息共享。

4 總結

想要把一個問題解決掉，方法絕對不是單一的，但是怎么樣才能選擇一個最便捷的解決方法呢？最重要的就是要把人事檔案工作的員工熱情調動起來，檔案管理工作中的各個問題，需要有心人去探索和發現，呆板的重復工作，沒有創新，只會讓檔案管理工作停滯不前，不斷地創新，讓法律在檔案管理工作方面越發的完整，把漏洞填補上，只有這樣，人事檔案的管理工作才能更好的進行，有一個更加健康的發展方向。

參考文獻

[1]姚光暉. 當前人事檔案管理存在的問題分析[J]. 中國城市經濟.2011，33（06）：23-24.

篇13

在新型農村社會養老保險檔案管理體系中，我國農村參保人數眾多，內容復雜，在農民的養老檔案中涉及到個人參保的詳細個人信息、農民交納的養老保險金額、個人的養老保險賬戶中基金的轉入轉出的管理以及保險關系因變動產生轉移發生接續等內容，都要全面細致地記錄在案，但由于農村人口流動大，情況較復雜，不及時將變動信息提供給社保經辦人員，造成檔案資料一次錄入或缺項，就從此不再有所更改的現象。在檔案信息采集過程中，檔案信息采集不全，使檔案管理資料不詳細，對農村居民養老保險檔案對象統計不全，管理規范和標準也不統一，對資料的歸檔口徑、分類標準、分級管理以及檔案管理的保存期限等事項，經辦人缺乏熟知程度，無規范、無要求地處置檔案資料。

三、加強新農保檔案管理工作的建議

1.制定法律法規，依法治檔新型農村社會養老保險檔案工作，要依據國家的法律法規，求真務實，統一標準，吉林省政府先后頒發了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》、《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》等文件，由社會保障局統一領導，各地區的鄉鎮領導負責，對檔案資料的收集渠道、方式及分類歸檔管理，設立規范管理的檔案管理庫，添置檔案柜、檔案袋及其他相關檔案整理工作的管理要件，進行集中管理并制定相關的檔案管理制度，包括檔案的查詢、保管及銷毀制度，都要有章可循，使檔案工作真正地服務于廣大農村民生。

2.加強宣傳力度，強化檔案管理人員的素質通過新農保的普及宣傳，參保人員更加了解新農保的政策及信息，知曉參保的重要性，促進新農保深入人心。吉林省社會保障局每年舉辦一次組織全省新農保業務檔案培訓，加強社會保障人員的素質，時間定為1-3天，旨在提高檔案管理人員素質，掌握熟練的檔案管理方法和操作技能，使檔案管理人員在管理意識中改變原有的觀念，明確自身所在位置的責任及重要性，意識到養老檔案管理是民生期盼的“放心屋”，提高管理好新農保的責任心，增加他們為民謀福的幸福感，為新農保資料內容完整做好服務工作。同時，減少檔案管理人員的調動頻率，保持檔案管理隊伍的穩定性。

3.加強現代化信息管理，實現檔案信息共享系統，提升檔案管理水平新型農村各具特點，人數多且分散，參保繳費的方式各有不同，且參保期限及享受的待遇保障周期相對較長。農村居民向城鎮流動頻繁，工作單位也處于變動之中，尤其是農村女性由于結婚嫁到男方所在地而將戶口進行遷移，養老保險檔案也隨之變動，提供的檔案信息變動情況不及時，要保證檔案資料完整、準確性，工作量很大。積極推崇通過與政務網絡連接，各地檔案資料通過數據信息平臺實現檔案管理的現代化，完成對農村居民的信息檔案的變更、增加及查詢等功能。檔案管理人員將真實有效的養老保險檔案輸入計算機，在檔案資料管理庫進行統一管理，實現養老信息辦公、資料存檔及對外查詢一體化，保密性強，安全性高，可以有效地防止不法分子對養老保險數據信息進行非法修改，以免農村居民的經濟受到損失。