引論：我們為您整理了13篇檔案管理機制范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
1 更新觀念，樹立檔案管理全員參與意識
檔案管理工作不僅是辦公室人員的工作，也需要各部門人員的參與，共同完成相應的管理工作。首先，一定要提高領導意識與領導責任。檔案管理水平和領導重視程度有著一定的關系，所以，一定要加強領導的檢查與監督，積極參與到檔案管理工作當中，不僅要提供一些自身工作檔案，還要加強在人力、財力、物力等方面的投入與支持。其次，檔案管理辦公室的工作人員一定要負起責任，加強檔案建設與管理工作。檔案管理辦公室的工作人員一定要積極配合領導工作，加強各類檔案的整理與記錄，并且進行及時記錄與歸檔，并且進行相應的編號。最后，一定要加強各部門的協調配合，組織全員進行積極的參與。在開展檔案管理工作的時候，不僅是檔案管理一個部門的責任，也需要其它部門的協助，這樣才可以收集更多的資料信息，并且在進行整理的時候，也可以借助其它部門的力量，有效提高工作效率，促進檔案管理工作的高效、合理。
2 建設以人為本激勵機制
激勵實質就是滿足人的需求，促進人積極的開展相關工作。在制定激勵機制的時候，一定要使其符合工作需求，才可以誘發人的行為動機，實現調動積極性的目標。大部分檔案管理工作人員從事的工作都是一些很少讓人知道的幕后工作，相關領導與管理人員一定要遵循“以人為本”的原則，關心與關注工作人員的生活、工作、思想等，真正為工作人員解決一些實際問題，盡可能維護工作人員的親身利益，在檔案部門的內部，一定要加強“尊重知識、鼓勵創新、尊重人才”理念的宣傳，樹立良好的工作風氣，盡可能調動工作人員的積極性與工作熱情。除此之外，在檔案管理工作中，也可以適當的引入情感激勵、競爭激勵、強化激勵等方式，以此來促進與調動相關工作人員工作的積極性，保證檔案管理工作的全面展開，促進檔案事業的可持續發展。
3 建立規章制度，全面開展檔案管理
在對檔案進行管理的時候，一定要制定檔案保管機制，安排專門人員進行管理，保證檔案的完整性與科學性；建立檔案保密機制，不可以隨意擴大檔案的應用范圍，保證檔案管理人員不會泄漏檔案信息；嚴格檔案借閱機制，只有在領導批示的情況下，才可以進行檔案借閱手續的辦理；明確檔案鑒定機制，設立鑒定小組，對檔案保管年限與等級等展開相應的鑒定，同時對鑒定后需要進行銷毀的檔案，一定要辦理相應的批準手續；設立檔案移交機制，不斷健全檔案的移交手續與程序；設立檔案立卷歸檔機制，保證有價值文件與相關材料的有效保存，不會出現遺失、破損的情況。在進行立卷的時候，一定要保證書面材料的規范，正確排序，明確目錄與頁碼，同時對保管期限進行明確的劃分，保證案卷裝訂的整齊、美觀。在進行檔案移交的時候，一定要保證移交目錄的準確，并且進行相應的核對，簽字確認。
4 強化檔案部門文化建設
在開展檔案管理工作的時候，一定要加強檔案部門凝聚力的提高，這樣才可以促進檔案管理工作的全面落實。在提高檔案部門凝聚力的時候，不僅和物質條件有關，與文化條件、精神條件等均有一定的關系。在檔案部門文化建設過程中，一定要注意以下內容：其一，加強檔案部門特色文化、價值觀、精神的培育；其二，樹立社會主義榮辱觀，建立積極、向上、健康的部門形象；其三，制定具有部門特性的目標與發展戰略；其四，構建以人為本的規章制度；其五，構建檔案管理工作人員參與決策的機制；其六，創建輕松、和諧的工作環境，讓工作人員進行良好的溝通與交流，進而增進彼此的關系；其七，加強對檔案管理工作人員的培訓與教育，不斷提高工作人員的專業知識水平與業務技能，促進檔案管理工作的全面落實，構建檔案管理長效機制，促進檔案事業的可持續發展。
5 規范操作，開展標準化運行
在開展檔案管理工作的時候，一定要加強檔案分類，嚴格按照檔案類型開展相應的管理工作，并且規范每一個環節的操作，實現檔案管理工作的標準化。在開展檔案管理工作之前，一定要對檔案進行鑒別與分類，保證檔案資料信息的準確性與科學性，剔除一些沒有價值、重復的信息，進而為檔案的后續管理工作提供了便利條件。在進行規范操作的時候，一定要加強對以下內容的注意：其一，必須保證外形統一。在建立檔案的時候，一定要保證其外形的統一，進行統一的裝訂，采用統一的紙張等，保證檔案形式符合相應規范標準的要求；其二，保證檢索符號的統一。在分析檔案內容的時候，一定要保證其檢索符號的統一、規范；其三，保證名稱的統一。在進行檔案裝訂的時候，一定要進行科學的分類，并且進行相應的命名，規范每類檔案的收集范圍與命名原則；其四，保證編制統一。也就是根據案卷排列的順序進行統一的編排，比如，根據年度、項目、月份等進行案卷的編排。在檔案管理工作中，只有加強對操作的規范，才可以保證相關工作的標準化完成，進而實現檔案管理機制的完善與創新。
6 結束語
總而言之，檔案工作在社會各領域中發揮的作用越來越突出，為了實現信息資源的有效利用與共享，一定要加強對檔案管理工作的重視，并且結合以往的工作經驗，制定科學、合理、高效的檔案管理機制，隨著社會的不斷發展，科學技術水平的不斷提高，根據實際情況，進行一定的完善和創新，進而實現檔案管理工作的全面落實，促進社會與經濟的進一步發展。
參考文獻
篇2
制度化是一個單位工作步入規范化、科學化的前提，建立健全二級學院檔案管理規章制度是保障二級學院系檔案管理規范化的核心。在檔案工作隊伍網絡比較完善的高校，每一個二級學院通常會有一位檔案工作負責人，一般由學院的行政副院長或黨支部書記兼任，有一位兼職檔案員，通常由學院辦公室主任或行政秘書兼任。在上述檔案工作負責人和兼職檔案員的崗位職責中大多只是簡單地言明負責學院檔案工作，通常連當事人自己都不太清楚究竟具體應該做些什么工作？學校每年對每位職工進行工作考核時也往往沒有將其兼任的檔案工作職責列入考核的范疇，學院檔案工作長期以來形同虛設，各學院檔案管理各行其是。經過實踐與學習，我們認為要做好二級學院的檔案工作，首先應該抓檔案制度建設，建立健全二級學院檔案管理規章制度，使院系檔案管理工作有章可循、有法可依，這是保障二級學院檔案科學管理的重要條件。二級學院檔案既要有國家檔案局和高校檔案館要求的規范性，又要突出本學院的特色，從而為形成和提煉本校的辦學特色提供堅實的支撐。具體來說，二級學院檔案管理規章制度主要包括：二級學院檔案管理辦法、二級學院檔案分類方案、二級學院檔案歸檔范圍與保管期限表、學院檔案室管理規定、專兼職檔案員的檔案職責等。制定二級學院檔案管理規章制度時要避免簡單地照搬高校檔案館的相關規章制度，要在遵守《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》等國家及地方檔案管理相關法規制度的前提下，結合本學院的工作實際做具體的補充、細化和完善工作，擬定出適合本學院實際的檔案管理規章制度。
三、創新與拓展二級學院檔案管理培訓研究
高校二級學院兼職檔案員的專業背景往往多元化且素質參差不齊，大多數沒有接受過正規的檔案管理專業訓練，對檔案及檔案價值的認識不一。針對二級學院檔案管理人員普遍非專職化、專業化特點，結合二級學院行政、黨務、教學和科研工作的特點，并考慮各崗位人員的職責與工作規律，創新與拓展二級學院檔案管理培訓研究是保障二級學院檔案管理質量的關鍵。毋庸置疑兼職檔案員的知識、能力和素質等直接關系到二級學院檔案管理的質量和管理目標的實現，而各崗位工作人員檔案工作技能的好壞直接影響到兼職檔案員檔案整理的工作量。因為二級學院的檔案通常是由兼職檔案員直接接收各崗位工作人員整理與移交的本崗位形成的文件材料經有序整理匯集而成，因此對二級學院工作人員進行檔案管理培訓時，第一，要拓展培訓對象，最好二級學院系各個崗位的工作人員都能參加培訓，甚至在學院進行幫忙的學生助理也應該納入培訓的范疇；第二，在培訓內容方面除了使其掌握檔案管理的一般知識外，更重要的是提高其對院系檔案價值的認識，改變大家普遍對檔案認識不足甚至集體無意識狀態，讓全體師生員工意識到，自己就是學校檔案的形成者之一。一個時代一個學院教師學生在教與學、科學研究、服務社會中形成的集體記憶，反映在日常工作中的一份份文件、一張張照片、一個個科研項目和基建項目等檔案上，這些檔案承載著這個時代這個學院發展面貌的真實記錄，是傳承與熔鑄學校精神的重要信息源；第三，定期組織二級學院兼職檔案員及其他工作人員到學校檔案館或省市檔案館參觀學習，開闊其視野，更新、補充和拓寬其知識結構；第四，學校檔案館應加強二級學院檔案培訓模式、培訓內容、人員組織等內容的創新性研究，形成卓有成效的培訓方式及規范的培訓教程；第五，探索制定有效的績效政策，例如將完成檔案工作的情況與單位年度考核掛鉤，有效地激勵兼任檔案人員開展檔案工作的積極性。
篇3
針對電子檔案的不同載體形成，吉化公司檔案館緊緊圍繞公司辦公自動化的開展，將電子文件的使用與管理、遠程網絡服務作為新型檔案資源進行管理，將管理和服務制度進行細化，從源頭開始，制定了職責明確、高效便捷的規章制度。為此吉化公司專門印制了《電子檔案管理手冊》，明確了收集、管理、使用、運行、服務、保密、安全等一系列制度和要求，作為企業檔案館、二級企業部門檔案室、專兼職檔案管理人員的三級檔案操作規范的執行標準。特別是在音像檔案的收集管理利用上，吉化公司實行三級管理聯動制度，凡屬在公司內發生的各種重大活動，由所在單位檔案部門隨時進行拍攝錄制，及時上報給上一級管理部門，制作內容全部上傳公司檔案館，達到多點采集，集中管理，多點利用，統一標準，使檔案信息資源在保證及時共享的同時，有了更適合發展和建設的制度保障。
二、管理措施創新促進基礎工作建設
吉化公司檔案館在加強基礎建設的同時，注重特殊載體檔案管理措施的創新。公司檔案館經常向公司領導匯報特殊載體檔案的管理狀況，及時宣傳這部分檔案為企業發展創造的社會價值和經濟價值，引起領導的重視。近年來，公司領導對庫房改造、設備更新給予大力支持，特別是將新館建設列入企業發展規劃，并進入建設之中。特殊載體檔案的管理更加規范，條件更加完善，利用更快捷準確高效。
吉化公司領導十分支持檔案工作思路的創新，促使檔案工作不斷出新。比如對特殊載體檔案的管理條件的標準制定上，檔案工作沒有先例可查，吉化公司檔案館借鑒相關行業標準，建立起更加適合本企業管理的標準和硬件保證。從過去的拍攝、制作、審查、播發，最后再到歸檔、管理、開發、利用，這是信息再生過程從繁瑣復雜中解脫的過程。通過三級聯動，簡化了程序，推移了檔案工作的前沿，明確了原有的影像的拍攝就是檔案的形成，制作審查就是檔案的整理，播發利用與檔案的存檔管理同步進行，不僅讓檔案工作提速，同時也減少了工作環節，也對檔案的深層次服務提出更高的要求。
在創新工作上，吉化公司檔案館緊跟時代步伐，隨著各種特殊載體檔案的增加，檔案管理手段也在不斷提升。檔案信息庫的建立，使得企業檔案在服務上更便捷，管理更科學有序，資源共享成為現實，特別是在信息化提升的同時，提出要熟練使用E6系統進行多種方式查詢，由一般向“查全率、查準率”的優質服務轉變，由簡單服務向“增值服務”提升，加強了檔案管理的軟、硬件管理手段。由于發展的需要，公司給予了大量的投入，購置了專業的影像編制、攝制設備、大容量的檔案管理終端，確保了檔案創新工作的不斷深入和持續發展。
吉化公司檔案館在將以往紙質檔案數字化處理過程中，采取多種形式進行數字化處理，采取新的輸入系統、多方聯動、創新工作方式，在較短時間里完成館藏檔案50%的數字化目標，為數字化檔案館做好了數據資源準備。
吉化公司檔案館注重人才培養，每年要讓檔案工作者有一定的時間進行創新培訓學習和經驗交流，創建一個良好的學習氛圍，鼓勵創新工作。吉化公司檔案館對那些在檔案創新工作中能夠經常有新方法、新思路、新成果的檔案工作者給予獎勵，有創新成果者，可在年度評先爭優中作為一個重要條件加分，特別是對有突出創造才能的檔案工作者在職稱晉升，職務任免中作為加分條件。建立起這樣的一個獎勵機制，激勵檔案工作者在創新工作上不斷有新的創造，也是檔案工作經常保持在一種活力的狀態中，讓我們的工作經常出新。
三、管理手段創新提升檔案服務能力
為了讓各種專項服務能常用常新，吉化公司檔案館專門建立了一個策劃實施團隊，參加公司生產辦公例會，了解各部門日程安排，掌握新項目發展脈絡，參與各項工作服務，讓檔案工作各個部門都能在企業發展建設中動起來，有用武之地。
吉化公司檔案館在籌建“建設與保障”的一個大型回顧展中，將企業發展歷史劃分了幾個大的段落，在相關資料的征集過程中，從上到下進行動員，廣泛收集，采取了有償征集與無償捐贈相結合的方式，特別是在實際操作過程中，本著走出去摸底排查，請進來“口述歷史”的方法，讓這部分檔案的館藏數量不斷增加，也為企業檔案增添了一個新門類——口述檔案。
篇4
進行國企檔案管理工作創新性改革要求國企各個部門積極配合，檔案管理的工作宗旨、工作技術、工作隊伍三個方面都要跟隨時展進行創新。第一，加強對檔案管理工作的重視與管理。國企領導應當加強對檔案管理工作的重視與支持，幫助改善目前檔案管理人員簡陋的工作環境，投入更多專項資金與先進技術支持檔案管理工作進步與創新。國有企業要加強對檔案管理工作人員的培訓與管理，首先要建立一支素質較高、結構合理、知識全面的復合型并且相對穩定的人才隊伍；其次要對工作人員實行考核制度與獎懲激勵制度，對工作考核不合格的工作人員及時進行懲罰措施，并定期組織企業員工參觀先進企業檔案管理流程，學習目前流行的檔案管理工作經驗并積極推廣，讓公司員工能夠在學習中養成檔案管理規范意識。第二，提升國企檔案管理工作水平。國有企業倡導建立合理、科學的檔案管理制度約束管理行為，在檔案收錄、檢索等工作方面進行創新性變革，檔案管理工作可以實行“三位一體”管理制度，這種管理制度要求管理方法與管理流程進行對應，信息收集嚴格符合檔案管理流程要求，各個環節相互牽制、相互輔助、相互呼應，能夠合理化國企檔案管理平臺建設，提升國企檔案管理信息實用度，對國企進行企業改革起到推動作用。在進行檔案管理時也應該注意收錄檔案的質量與信息的完整性，在進行檔案收集后需要對檔案信息進行挑選，將不符合收錄要求的檔案信息重新修改，將繁雜、冗長的檔案信息進行刪減后收錄。真正能夠收入國企檔案的應該是能夠反映國企人事狀況、經濟發展狀態的真實信息，能為國有企業發展提供更多經驗與參考信息，有效幫助提高國有企業檔案質量。相關工作人員應該及時更新檔案信息防止信息遺漏，保證及時、準確將企業信息計入檔案，不能貪圖數據美觀就迫于壓力私自修改信息，要保證國有企業檔案信息的真實客觀性。第三，結合現代信息技術創新國企檔案管理工作。普通電腦軟件的信息收集與處理能力已經不能適應新常態下的國企檔案管理需求，檔案管理應該及時進行信息技術革新才能保證檔案管理工作效率。國企可以將計算機、掃描儀等現代設備進入檔案管理系統，讓公司報表、文字檔案能夠高效轉化為可視化電腦數據，能夠減少人工數據抄錄可能出現的紕漏。大型國有企業可以與軟件公司合作開發自身檔案管理操作系統，在軟件設計時充分考慮本企業檔案特點實行個性化設計，保證檔案系統能夠為企業其他系統提供穩定、高效的檔案信息，公司還應該做好檔案管理系統的信息安全工作，防止外部人員鉆空子盜取企業內部信息。利用網絡信息技術實現檔案管理系統與企業經營決策系統協同互動，提升企業管理經營科學性與正確性，實現國有企業現代化創新管理。
根據以上分析可以發現，目前國有企業對檔案管理工作缺乏重視與支持，檔案管理隊伍水平與技術運用能力都較為低下，為使國有企業在新一輪的改革重組中有效的參與市場競爭，實現國有企業自我發展和經濟效益的最大化，必須加快國企檔案管理工作信息化改革與隊伍建設，讓國有企業檔案管理工作為國企創新改革更好服務。
作者:宋玉芬 單位:天津渤海輕工投資集團有限公司
參考文獻：
篇5
（二）檔案管理工作基礎薄弱
檔案管理工作的基礎比較薄弱，其中有很多有效的資源無法得到充分的開發，對于檔案管理工作應該建立一定的管理機制，以提升檔案管理人員的業務素質。通過一定的制度規范和機制的創設，提升檔案管理工作的社會責任感，明確檔案管理工作的工作內容，積極的開發檔案基礎工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎性，為檔案管理工作人員的業務能力的發展創設良好的環境，積極的促進檔案管理工作現實發展。
二、干部人事檔案管理人員激勵機制構建
（一）加強檔案管理人員職業技能培訓，增強職業吸引力
檔案管理工作應該注重對檔案管理人員的職業技能進行有效的培訓，通過對先進的檔案管理技術培訓，提升對檔案資源的整合能力。在意識上明確檔案管理人員工作認知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業的吸引力。重視啟發式的激勵機制，通過績效考核和獎勵機制，對檔案管理工作人員的主動性和積極性有所調動。鼓勵檔案管理人員積極的進行創新，提升業務能力，實現檔案管理的現代性發展。
（二）調整薪酬分配制度，提升福利待遇
檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵機制不健全，通過有效的獎勵機制的創設，讓檔案管理工作人員的業務能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現突出的員工進行積極的獎勵。通過薪酬制度的調整實現對檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎上，加大獎勵制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認真主動的態度去投入到工作中去。通過獎勵和晉升制度，促進檔案管理人員積極的進取，主動的學習，加強信息交流培訓力度，自覺的提升自身的業務能力和職業素養。
（三）注重文化交流，實現人文關懷
檔案管理工作接觸的工作內容比較單一，因此應該注重對檔案管理人員的人文關懷，促進員工之間的工作交流。通過增加人文關懷等方面內容，提升檔案管理人員的職業歸屬感。構建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵機制，實現獎懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業務需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。
篇6
不動產包含的內容比較廣泛，其中包括了土地、房產、礦產、農林資源等等，以往不動產登記分別由不同部門負責實施。因此，在實施過程中，登記流程、登記機制、相關材料都各有標準，并不統一，隨著新的不動產登記制度實施，當前我們在進行不動產登記制度時，統一由國土部門負責實施。對不動產登記檔案管理工作來說，由于以往登記實施的標準和流程都不一致，因此其檔案資料管理難度較大，無論是信息錄入，還是檔案整理，都有較大工作量。所以，需要在規范化標準基礎上，對整個不動產登記檔案資料進行整理。事實上，不動產登記檔案管理工作在整合過程中面臨巨大整合壓力。首先，原涉及不動產登記的各個部門都有相關機構，而目前只是進行業務整合，并沒有對部門機構進行統一整合，這就使得不動產登記工作量加大，但人員并沒有增長。其次，業務整合難度大，缺乏可供借鑒的經驗。盡管通過了相關業務整合文件，但是從根本上看不動產登記制度尚在實施初期，因此缺乏必要的檔案管理經驗。最后，原有檔案資料信息整合難度大。不動產登記檔案管理涉及的內容眾多，且歷史資料較為復雜，在實施不動產統一登記制度之后，也需要對以往的相關檔案資料進行統一匯總、整理，但客觀上講，想要有效整理這一信息，難度極大。晉江市國土資源局在實施新的不動產登記管理制度時，在停止實施舊的登記制度的同時，提出簡化不動產登記資料，優化檔案信息管理工作開展的效率和質量。而2016年4月18日之前合法合理頒布的各類不動產權屬證書仍然有效，這客觀上反映了晉江市不動產登記制度實施過程中，對相關檔案資料工作的有效調整。
3不動產登記檔案信息管理工作的作用價值
實施不動產登記制度的主要原因在與隨著我國經濟發展不斷成熟，當前各種不動產資源交易頻繁，這就使得不動產權屬更換頻繁，因此需要通過實施相應的登記制度，通過檔案資料信息，實現對權屬人權益的有效保護，而不動產登記檔案就是該項工作實施的客觀產物，通過有效開展不動產登記檔案信息管理工作，能夠有效記錄不動產的交易情況及相關信息，從而為不動產交易提供最客觀、最全面的憑證，這就為不動產正常流轉提供了充足保障。此外，不動產登記檔案是證明不動產物權所屬最具權威的資料。不動產的物權具有排他要求，因此在某一具體不動產上，不能存在互相排斥的多個物權。所以，從法律上明確了不動產登記檔案中所記載的內容具有唯一和具有法律證據效力的特點。因此，我們可以將不動產登記檔案作為不動產交易過程中，信息查詢的權威來源。同時，不動產登記檔案中的信息就成為解決不動產交易糾紛和矛盾的最客觀數據。最后，有效開展不動產登記檔案信息管理工作也是現階段我們在資源節約型社會建設的客觀要求，目前無論是申報土地開發，還是相關資源開發，都要經過統一的不動產申報，通過系統化整理相關資料，能夠為整個申報工作提供有效依據，避免低效開發現象的出現。
4構建不動產登記檔案信息管理機制的具體策略
事實上，不動產登記檔案并非全新內容。隨著我國不動產登記制度改革不斷推進，原有不動產登記制度中，較為分散的登記現象得到一定改善。只是其以往存在過程中，都是以單一的形式出現。隨著不動產統一登記制度的實施，構建不動產登記檔案信息管理機制就極為必要，這不僅關系到不動產登記制度實施效果，同時也關系到人們的具體權益。因此我們必須在結合時代特點基礎上，積極探索構建符合時代特點、滿足機制建設要求的檔案信息管理機制。以晉江市不動產檔案信息管理機制創新為例：首先，要豐富檔案館藏場所，構建物質檔案管理與電子檔案管理相一致的管理機制。在統一規范的基礎上，要確保及時將各項信息實現電子化錄入，便于管理和查詢。其次，要對不動產登記檔案信息所涉及的內容進行分類，統一由門戶網站進行對外公布。開設規劃與建設用地管理、地籍測繪管理、土地利用管理、地質礦藏管理各子版塊，并針對不動產登記及檔案管理所涉及到的各項資料內容進行公示，在實現便捷工作的同時，實現信息的公開化和最大化利用。此外，晉江市在福建省內率先構建不動產信息化平臺建設，通過將實景三維模型應用到不動產統一登記，實現檔案信息管理機制便捷運行。最后是增加網絡公示和查詢，延伸不動產信息服務，實現不動產檔案管理融入信息化時代建設。
5結語
不動產登記檔案資料是確保該工作開展質量的重要依據和前提。新的不動產登記制度由國土部門統一負責指導開展，而其中涉及的內容較多，信息量較大，整個不動產登記檔案信息管理開展難度較大。因此，必須結合現代信息技術的有效應用，更新檔案信息管理思路，構建符合時代特征、能有效推動不動產登記制度發展的信息管理新機制。
作者:柯燕萍 單位:福建省晉江市國土資源局
參考文獻:
篇7
1.1 法定職責與任務的一般性規定。法定職責與任務的一般性規定，是指檔案法律法規和規章中有關機關檔案工作的原則性規定。這些一般性規定，是對機關檔案工作職責與任務的最基本要求，是各機關檔案工作必須執行的一般性要求。
1.2 法定職責與任務的特殊性規定。是指專業法律法規和專業規章中對系統內、專業內機關檔案工作的一些原則性規定。是對系統內、專業內機關檔案工作職責與任務的特殊性要求，也是系統內、專業內各機關檔案工作必須執行的特殊性要求。
1.3 職責與任務的行政性規定。職責與任務的行政性規定，是指國家檔案行政主管部門和上級業務、行業主管機關對機關檔案工作職責與任務的具體要求。這些要求相對于法律法規和規章來說，對機關檔案工作的規定性要求更具體，更符合本機關和本行業檔案工作的實際情況。
對于一個機關來說，在確定本機關檔案工作的職責與任務時，要充分了解上述三方面規定。原則上系統內、專業內無行政性規定的，以法律法規和規章中一般性和特殊性規定為準。系統內、專業內有行政性規定的，原則上以行政性規定為準，因為這些專業、行業的行政性規定更符合系統內、專業內機關檔案工作實際，更具有針對性。但鑒于有些行政性規定形成時間的原因，難免會產生行政性規定滯后于法律法規和規章一般性、特殊性規定的情況，這就需要在行政性規定的基礎上，以法律法規和規章的一般性、特殊性規定作補充，來完善本機關檔案工作的職責和任務。當行政性規定與法律法規和規章的一般性、特殊性規定相沖突時，應當請示上級業務主管和行業主管機關給予答復，上級業務主管和行業主管機關無答復的，應以法律法規和規章的一般性、特殊性規定為準。
2 立機制
按照《檔案法》、《機關檔案工作條例》有關規定精神，機關檔案工作應實行統一集中管理機制，即在一個機關內，對其內部機構及其所屬單位的檔案工作實行統一管理，對機關各類載體的檔案實行集中管理。統一集中管理機制包含四個方面的含義：
2.1 統一管理網絡。就是在一個機關內形成對檔案工作實行統一領導、統一管理機構的有效管理格局。實行統一領導，就是機關內要明確一位領導統一主管機關檔案工作，并在此基礎上，組建機關檔案工作領導小組，統籌機關檔案工作發展規劃和任務；解決檔案工作所需的人、財、物等實際問題；協調機關內部各部門和所屬單位的檔案工作。統一管理機構，就是機關內要建立統一的檔案管理機構――機關綜合檔案室，明確其職責和任務，防止機關內檔案工作機構重疊，工作各自為政情況的發生。
2.2 統一管理制度。制度是管理機制有效運行的保障，沒有統一的管理制度，再好的管理機制也很難有效地運行，可見，統一的檔案管理制度對機制的運行是多么的重要。具體到一個機關來說，就是由機關綜合檔案室根據檔案法律法規、行政規章和黨的方針、政策，制定統一的檔案管理規章制度，以機關正式文件形式，供機關內設機構和所屬單位執行。
2.3 統一監督指導。對機關內部和所屬單位檔案工作進行監督指導，是《檔案法》賦予機關檔案部門的職責，是必須履行的職責。只有認真履行監督指導職責，才能夠實現對機關檔案工作的有效組織和管理。
2.4 集中統一管理全部檔案。對機關形成的全部檔案實行集中統一管理，是《檔案法》、《機關檔案工作條例》對機關檔案工作的最基本要求，也是有效組織和管理機關檔案工作，充分發揮機關檔案作用的自身內在需求。因此，對于一個機關，無論產生形成多少門類和載體的檔案，都應按照要求由機關綜合檔案室實行集中統一管理。
要有效地組織和管理好機關檔案工作，就必須有強有力的組織管理和協調機制，來保證機關檔案工作各項職責與任務的有效實施。實踐證明，如果沒有一個強有力的組織管理和協調機制，僅靠機關檔案部門和檔案員自身的努力，是做不好機關檔案工作的，也很難實現對機關檔案工作的有效組織和管理。
3 建機構
建立與機關規模、職能活動相適應，設置合理的檔案工作機構，是有效組織和管理好機關檔案工作，保障管理機制有效運行的核心動力和重要推手。
3.1 建立機關檔案工作領導小組。建立機關檔案工作領導小組，明確領導小組職責，是實現本單位檔案工作統一領導、統籌規劃、有效組織和管理的基本保證。機關檔案工作領導小組的主要職責有以下幾個方面：一是定期召開機關檔案工作協調會議，研究解決機關檔案工作中遇到的問題；二是負責機關檔案工作發展規劃、計劃、規章制度的審核，組織檔案法規、方針政策和業務規范文件的學習、貫徹和落實；三是負責機關檔案鑒定、銷毀和受限檔案利用的審批工作；四是監督檢查本機關文件歸檔和檔案的接收、移交工作；五是負責本機關檔案工作內調外聯工作。
3.2 設置機關綜合檔案室。機關綜合檔案室是對機關檔案工作實行有效組織和管理的具體執行部門，是機關檔案工作法定職責與任務的具體承辦機構，也是集中保管機關全部檔案的保管場所。設置機關綜合檔案室包括以下幾方面內容：一是明確機關綜合檔案室職責與任務。二是選擇合適檔案保管和辦公場所。三是配置相應檔案保管保護設施和設備。機關應根據保管檔案的需要，配置足量的檔案柜架；根據機關檔案工作需要，配置必要的檔案保護和數字化設備，以利于綜合檔案室工作開展。四是配置專兼職檔案員。機關專兼職檔案員是機關綜合檔案室職責和任務的具體執行者，配備好檔案專兼職工作人員關系到機關檔案工作職責和任務能否落實好、實現好的關鍵所在。
4 定制度
機關檔案工作制度是機關有關檔案工作的工作規范和準則。具體到一個機關，主要包括三方面內容：
4.1 綜合性檔案工作制度。綜合性機關檔案工作管理制度是指對機關檔案工作總體性進行綱領性規范的原則性規定。主要包括三方面的內容：一是本機關檔案工作領導體制、管理機制、發展規劃等方面的原則性規定。如，機關檔案工作發展規劃、機關檔案工作實行統一集中管理原則等。二是機關綜合檔案室和內設機構職責任務、管理權限及專兼職檔案員任職要求方面的原則性規定。如，專兼職檔案員任職條件、綜合檔案室職責等。三是對機關檔案工作內容、范圍、形式及相應保障措施的原則性規定。如，機關檔案工作規范化管理標準、檔案災害應急方案等。綜合性檔案工作制度都是一些原則性規定，其具體的措施需要在業務性檔案工作制度中完善和細化。
4.2 業務性檔案工作制度。業務性檔案工作制度包括一般性規定和專門性規定兩個方面。一般性規定也就是平時說的機關綜合檔案室七項制度，即，文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定制度、檔案統計制度、檔案保密制度、檔案移交制度。專門性制度是指針對機關檔案工作各環節工作的一些具體性規定，如，檔案庫房管理制度、電子文件歸檔制度、會計文件歸檔制度等，此類制度是對綜合性檔案工作制度的具體細化和補充。各機關可根據本機關業務的不同，制定出符合本機關檔案工作實際的各種管理制度，以利于機關檔案工作的規范化管理。
4.3 輔檔案工作制度。輔檔案工作制度是指為保證機關檔案工作有效組織和管理的一些行政性規定。如，檔案員崗位責任制、機關檔案工作目標任務考核辦法等。
制定機關檔案工作制度是有效組織和管理機關檔案工作的重要手段，是機關檔案工作形成持續發展長效機制的重要保證。實踐證明，沒有有效的制度約束機制，就談不上對機關檔案工作的有效組織和管理。
5 規范化
實行規范化管理是有效組織管理機關檔案工作應有之義，是組織管理好機關檔案工作的內在要求。
5.1 工作管理制度化。用統一的管理制度來覆蓋機關檔案工作的各個管理環節，使之成為機關各項管理制度的有機組成部分，是機關檔案工作規范化管理的重要前提，也是形成機關檔案工作規范化管理約束機制的重要保證。
5.2 工作環節程序化。工作環節程序化是實現機關檔案工作規范化管理的關鍵措施。工作環節程序化，就是將機關檔案工作各個工作環節，按照其內在的邏輯關系，編制成具有相對確定程序的過程。對機關檔案工作實行程序化管理，并不是一蹴而就的事，要在充分調研分析各工作崗位任務、職責權限以及本崗位與其他崗位關系基礎上，繪制各崗位程序化運行圖，并編制運作說明，使各崗位檔案員清楚自己的工作任務、職責權限，明白自己的管理行動線路，了解自身崗位與其他崗位之間的協作事項，通力合作，只有這樣，才能將機關檔案工作程序化管理貫徹到底。
5.3 工作質量標準化。工作質量標準化就是將機關檔案工作各個環節用統一的標準來衡量，使所做的每一項工作都有章可循，協調統一。一個機關如果沒有統一的質量標準來衡量，各內設機構自行其是，會造成工作上的混亂。如，各內設機構歸檔電子文件格式不統一、著錄項目不一致等，就會導致電子檔案檢索和利用上的困難，使原來的工作成為無效的勞動。由此可見，盡管機關內各部門的工作環節和工作內容不同，但其衡量工作的質量標準必須是相同的。要對機關檔案工作實行規范化管理，就必須通過制定和貫徹各種標準，使機關內各部門的分工合作有一個統一的準則和依據，成為其不可缺少的紐帶。
6 勤督導
篇8
一、文書檔案管理中存在的問題
（一）不穩定的機體特征導致文書檔案易流失。文書檔案管理的困難不僅在于難“理”、更在于難“留”。由于現代化辦公自動化系統在較前的歷史時期還未普及，紙張是文書檔案最常見、也是最主要的物質載體。但紙張本身的物理與化學特征均較不穩定，易遭受各類不可逆的毀損滅失風險。從物理特征來看，文書檔案易遭受水漬（浸泡）、火燒、風化等；從其化學特征來看，文書檔案易遭受酸堿侵蝕及其他各類化學腐蝕。
還需注意到的是，手寫檔案不僅載體易滅失，墨跡本身也面臨著消亡風險。無論是鋼筆書寫抑或是碳素筆寫就，其著墨本身便存在著暈染致字跡模糊、墨水風干、墨水凝華、墨水蒸發等的可能，無論是字跡渲染抑或是變淡，都不利于文書檔案記載內容的識別、確認與精讀。
（二）繁浩的文書數量導致檔案檢索較困難?？v然圖書館學與檔案管理學已經為管理和檢索文書檔案提供了恰切的指引與方法，也具有較高的可行性，但其仍然存在以下兩個方面的問題。
第一，在按照非自動化索引法進行非稻菘獗嗯諾姆槳趕攏人工編排、檢索會在較大程度上遲滯檢索與工作效率。大家似乎都有這樣的經驗，到圖書館借閱書籍，閱讀并理解索引編排方法需要一段時間、將自己所要找尋的書目對號入座需要一段時間、找到自己書目所在的索引區需要一段時間、在堆疊的各式相近書籍中找尋到自己所需要的書目又得花費一定的時間，如此通過經驗對照，該論點不言自明；這僅是檢索過程，回照初始的人工編排，更加可想而知。
第二，人工編排、取閱后復原易疏誤造成檔案混亂。仍是借書還書的例子，我想我們都有如是的經驗，即，將書目歸還柜臺后，下次再借閱相同書籍時，發現書目并不在同一檢索區；甚或借閱其他不同類型書籍時，發現上次所借書籍竟在附近書架。這大抵是由于復原工作疏誤造成的，如此會造成一定程度的檔案混亂，若聯結成片甚至成為常態，則檔案的檢索、管理工作將會陷入無序狀態。
二、文書檔案現代化管理機制的構建
（一）引入數據庫技術進行自動化索引與管理。為了克服上述的檔案易毀損滅失以及檔案難高效檢索兩方面的困難，引入現代化的檔案管理技術是可行的一條出路，其中，最為核心的管理技術當屬數據庫管理，與之相匹配的文書檔案管理目標是實現自動化檢索。
篇9
（一）選拔人才依據。在進行人才選拔時，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當事人當前各方面的表現外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過對人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關于人才的學習經歷、政治立場、能力評價、獎懲情況等相關信息，為選拔人才提供依據。此外，通過高效而優質的人事檔案管理，還能為人才業績考核等工作提供有效支持。所以說，人事檔案材料的完整性和規范化的管理工作，關系到每一個員工的前途和切身利益，關系到單位的長遠發展，關系到對于人才的公正評判。
（二）實現人力資源的最佳配置。每一個員工的特質都不盡相同，其特長也存在著千差萬別。只有實現了對人力資源的最佳配置，才能確保將每一個員工安排到最適合他的崗位上。要想實現對人力資源的最佳配置，就必須對每一個員工的人事檔案材料認真收集，細致整理、全面分析、準確評價。隨著時間和環境方面發生的變化，員工的崗位變動和優勝劣汰更是在所難免，此時人事檔案管理就顯得更加重要。
二、人事檔案管理弊端
現階段，我國在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現今的社會形勢存在著脫節。尤其是不少單位已經普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場經濟不斷飛速發展的今天，積極地引進人才，對于一個單位的發展來說是至關重要的。然而，由于當今人才流動的頻繁，檔案來源比以前要廣泛得多，也要復雜得多，再加上檔案所記載的對象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說比以前要紛繁復雜許多。
（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學起乃至今后工作中伴隨學習、升遷等成長過程中形成的記錄材料。基層單位人事檔案管理是根據傳統的方式方法進行的。它大多數記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現相對個人工作能力、個性特點的相關內容。同時，隨著市場經濟提倡多元化人才交流，員工對成長過程中所形成的材料對個人影響的重要性缺乏認識，基層單位也沒有專業或專職檔案管理人員，缺乏必要的保管設施及專業的管理技能，而導致人事檔案材料歸檔不及時、缺項、缺失，影響了檔案的完整性以及時效性。檔案材料不完整、管理落后是現今基層人事檔案管理中普遍存在的問題。
（二）管理者綜合素質偏低。開展信息化的檔案資源管理是時展的趨勢，要求管理者務必熟練操作計算機，使用相關網絡技術及各種檔案管理的軟件，學會發掘更多檔案信息的價值等。但從實際現狀來看，基層檔案管理者的綜合素質偏低，根本無法應用現代化的網絡技術與信息軟件進行辦公，僅僅只是憑借自身的經驗開展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說展開信息化的建設。
（三）檔案管理形式多種多樣?；鶎訂挝坏臋n案資料主要以紙質為主。隨著信息技術的普及應用有些單位也開始向電子化檔案發展。但是在基層單位檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，檔案材料沒有進行有效整合，各個部門分別按各自的方式方法管理對應的材料，很少進行交流與數據共享，一旦需要查找某個員工的相關資料，那么就需要花費更多的時間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進行信息化管理的，也沒有充分發揮出信息技術的作用。所以，要使基層人事檔案規范化、標準化管理落實到實處還有很多工作要做。
三、檔案管理對策
（一）全面檔案內容。人事檔案的不全面性主要是因為舊的管理體制所限，人事人員都是按照傳統方式來記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專業、崗位不確定性以及人才頻繁流動也是造成檔案資料不全面、缺失、時效性差的原因。基層單位應加強對人事檔案管理重要性的認識，檔案管理人員要專職、專業培訓。要及時收集、追蹤個人檔案資料。檔案內容的收集應該加強員工的個人能力包括組織能力、協調溝通能力、合作精神、創新意識以及心理素質等方面資料，這些能反映一??人的綜合素質，而不是僅限于學歷程度及政治表現。除了這些內容的收集，還需要將當事人平時的工作業績、工作情況以及他們在活動中的表現予以考核的情況也要及時歸檔。為全面、完整地體現員工的個人檔案內容，還要將他們在學術與技術上的成果予以記錄歸檔。
（二）積極開展數字檔案的建設。隨著信息技術的普及應用，我國各單位檔案資料也開始向數字化檔案方向發展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數字化基礎設施落后的影響外還存在著一些問題。首先，檔案信息資源沒有進行有效整合。其次，沒有充分發揮出信息技術的作用。單位在使用信息技術進行檔案管理時，通常只利用到檔案管理系統最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數據的整理、分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息化管理技術強大的功能就是數據分析功能，所以才能在各個領域得到廣泛應用。為此，要提高信息化、數字化建設的意識，加大基礎設施投入，建立標準化、規范化的管理制度和措施，加強檔案管理人員的綜合能力及安全意識是基層單位迫切需要做的工作。
（三）?M行人事檔案方面的業務建設。如今，在市場經濟不斷發展完善的國情下，人事檔案管理也必須同市場經濟體制相得益彰，來更好地為市場經濟機制服務。人事檔案就是在市場經濟機制下，尤其是在全員聘任制已普遍開展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠信可靠的人事檔案托管機構，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負擔，節省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優化。
除了以上三點之外，我們還應當積極加強人事檔案的保密性方面的建設，堵住在檔案管理環節中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。
篇10
1計算機檔案管理的基本功能
1.1推動檔案信息的數字化
在傳統的紙質檔案中，由于數量巨大，而且管理十分復雜，無論是在整理、收集上都是十分艱巨的任務，在最后的歸檔階段成為最大的麻煩，復雜且容易出現錯誤。對于日后的查詢也不是特別的方便，隨著計算機的出現，計算機電子檔案管理法成為一種必然，在保存上、收集上都更加方便。電子檔案可以隨時修改，但這一點既是優勢，也是劣勢。在人力資源錄入上，存在錯誤可以及時修改，但也可能被不良人員進行暗箱操作?？傊?，計算機檔案管理方式實現了管理的數字化和信息化，最大限度的提高了檔案的使用效率，并且降低了成本支出，可以滿足更多的要求，因此從整體上具有更多的優勢。
1.2推動檔案管理智能化
隨著計算機管理的出現，檔案管理過程中的大量信息得以快速處理，檔案管理涉及多個方面，只有智能化的計算機管理才能推動檔案管理。檔案管理在各方面的需求也不斷增加，采用不同的信息管理軟件，只通過一次錄入就可以完成檔案的保存等工作，也使得大量的信息檔案得以進一步的開發。智能化是檔案管理的一種重要手段，也是計算機出現的一種必然現象。未來，我們要將人工管理和智能化管理結合起來，這樣才能發揮其最大的作用。最后，通過智能化的建設可以實現檔案信息的共享化，推動檔案信息共享化。目前的檔案管理水平已經實現了信息檢索網絡化。計算機管理融合了現今網絡的特點，將物聯網技術和智能終端等技術結合起來，使得其功能更加強大，使用范圍更加廣泛，現今的計算機檔案管理已經實現了單機檢驗和在線檢索等基本功能，資源共享更深一種簡單的技術。
2影響計算機檔案管理的主要因素
2.1數字檔案的準確性受到挑戰
計算機電子檔案雖然存在一個優勢，就是對于錯誤的檔案可以隨時修改，但由于檔案通過一定的方式可被其他人所見，這使得正確的檔案也可能被修改，出現一些檔案失準的現象。并且這一現象對于當事人和對于管理人都是一種負擔。同時，在計算機檔案管理過程中，需要大量的人工錄入、傳輸，目前狀態下是不可避免的。在大量的工作中，很容易出現錯誤。在這一過程中，也很容易受到來自網絡的計算機病毒的侵蝕。一旦信息丟失，就很難再找回，這是電子檔案丟失的主要原因，雖然檔案的保存更加方便，但丟失也是一種不可避免的事情。檔案的管理受到網絡安全的挑戰，如何能夠確保計算機檔案管理的安全性，使信息更加準確，則成為這一時期檔案管理的主要問題。
2.2檔案管理人員綜合素質影響
檔案管理是一項復雜的過程，并且管理人員的薪資待遇并不高，這項工作的發展空間小，因此其受歡迎程度不高。在具體的工作中，就會表現為管理不認真，管理過程散漫，存在人為的檔案錯誤，對檔案的保護也不夠。使得我國檔案管理雖然已經進行了多年，但管理效果并不盡如人意，而且管理觀念上更新也較慢，部分管理人員缺少有檔案文件缺乏“保存”和“歸檔”意識，還沒有正確區分電子檔案和紙質檔案的真正區別，沒有重視到如何來保存電子檔案，也沒有對其進行正式的歸檔與保存，導致信息很輕易的就被其他人獲取。在原始檔案和電子檔案的保存上，認為原始檔案需要保護，但電子檔案只需要錄入就算完成任務，這恰恰給檔案管理帶來了災難。另一方面，在正確的輸入下，可以很方便的調出需要的檔案，但由于錄入人員不認真，導致信息有誤，這樣比紙質檔案更難找到。理念上的落后就會造成查找不方便等問題，因此計算機檔案管理的影響因素就會成為電子信息時代檔案管理的一種阻礙。
2.3檔案管理標準不統一
近年來，計算機檔案管理效率已經得到提高，并且還在快速的發展，憑借這一發展勢頭，計算機檔案將成為一種全新的管理方案。但事實上，我國各個地方的檔案管理并為采用統一的手段，缺乏統一的標準，對應的檔案管理問題也是不斷的出現。在檔案開發上，就存在一個較為突出的問題，那就是檔案管理部門不能提供統一的標準，在很大程度上，管理的數據庫結構存在差異，檔案數據格式不兼容因此很難實現統一的管理，一定程度上降低了管理效率。所謂的國家管理并未出臺，也缺少相關的指導意見。檔案管理的核心就是資源共享，不能實現資源共享就會使得其檢索受到影響，數據交換乃至建立全國性計算機檔案管理網絡的制約瓶頸。
3計算機檔案管理的控制措施
3.1強化數字檔案的信息基礎設施建設
基礎管理的加強是計算機檔案管理的前提，也是目前需求解決的問題之一。加強基礎管理才能確保檔案信息的準確性、完整性和可靠性。也是未來計算機智能化和數字化的重要條件，管理理念上，要重視電子檔案的管理，與紙質檔案一樣需要進一步的加強。相關部門應加大對于檔案管理的重視程度，加強對于檔案管理人員的培訓，投入人力的同時也要投入財力，使管理人們認可檔案管理。通過手工錄入、掃描錄入等形式，實現紙質檔案向電子檔案的轉變，這樣可以確保其準確性，并且減少工作人員的壓力，為工作效率的提高奠定了基礎。
3.2推進計算機檔案數據庫規范化建設與管理
要確保計算機檔案管理的規范化，就要加大管理力度。全面整合各類檔案信息資源，促進檔案信息資源總量增加，質量提高，并且實現結構優化。另外，還需要加強對于電子檔案共享平臺的建立，建立多種的平臺供管理者參考，推進服務機制創新，建立長效的管理機制，使檔案管理能夠提上日程，在這一管理方案下，我國電子檔案的管理水平才會穩步上升。最后，根據檔案管理需求，應遵守標準統一，并且正式管理的方式，從而推進傳統的載體檔案的數字化和電子化進程。對于網絡管理中存在的具體的問題，還要根據互聯互通的方式將紙質檔案和電子檔案之間的結合更加緊密，建立與完善當下計算機管理的數據庫，不要忽視紙質檔案的作用，而是要發揮其在電子檔案轉化中的作用。
3.3完善計算機檔案管理制度
針對我國目前檔案管理意識上存在的問題，應進一步的完善的計算機管理的工作的規章制度，包括計算機的相關資料。文檔和數據上的基本數據，在計算機上的整理合歸檔備案。對計算機檔案管理人員進行考核與評價，禁止檔案管理人員泄露機房內的數據和資料，不得以任何一種方式將信息以及相關的有效文件隨意傳播。在涉及到網絡問題上，還應該做到妥善存放，尤其是針對非本市戶口人員的檔案，要確保其真實性，還要進行正確的查閱。實現完全的制度化的管理方案，才能確保檔案管理的高效性。
3.4強化計算機檔案管理人才建設
由于計算機檔案管理也是一項具有復雜性和專業性的工作，因此需要一只專業性的隊伍。從學歷上來看，檔案管理人員的學習可以滿足工作需求，但在相關的技能培訓和理念轉變培訓上依然缺乏。應從信息技術發展角度要求管理人員，使其信息技術的掌握能力得到增強。增加檔案管理人員的薪資水平，并且增加社會對這一職業的認識程度，引入更多的年輕人來加入這一行列，更好的促進檔案管理的高效性。并且對相關人員進行必要的培訓，使其技術水平上得到提高。也可以考慮結合本地區和外部地區的人才，形成一種團體優勢，解決人才匱乏的問題。提出檔案管理中的共性問題，實現共同解決。針對檔案管理人才的培養上，還可以從高校內部建立檔案管理等相關專業，或者開設相關的培訓班，培養一批專門負責此類工作的人員，可以使檔案管理工作與部門其它更有發展的工作聯系在一起，給與員工更大的發展空間，使其從主觀上喜歡上這份工作。
4總結
檔案信息是信息系統管理中不可缺少的部分，在社會發展中占據主要的地位。在管理過程中，需要正確認識檔案管理的作用，并且要關注其管理流程，提高管理技術和管理重視程度，減少電子檔案管理中的問題，確保其高效性。對于管理部門來說，應致力于分析影響計算機檔案的因素，并且通過各種途徑來解決問題，采用計算機檔案管理的統一規劃，建立完善的管理制度，并且要強化計算機檔案管理人才，總之要不斷的改進計算機檔案管理水平。
參考文獻
[1]梁程琳.計算機檔案管理系統的應用領域及安全維護路徑思考[J].佳木斯職業學院學報，2015（08）.
[2]陳少梅.計算機檔案管理的思考及實踐分析[J].辦公室業務，2013（11）.
[3]方金艷.計算機檔案的保護方法淺析[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2010（4）.
篇11
一、質檢機構文書檔案的重要性
文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，已經逐漸發展成為質檢機構檔案資料不可或缺的重要組成部分，是記載質檢機構創立、建設、改革與發展歷史，反映決策與管理工作真實面貌的重要的信息資源和精神財富。因此，質檢機構需要加強自身的文書檔案管理工作。
二、質檢機構文書檔案管理存在的主要問題
（一）思想不重視。由于質檢機構的工作性質主要是從事產品質量檢驗檢測工作，因此，質檢機構往往對于技術標準、檢驗報告、設備檔案、資質證書等“偏技術類”的檔案十分重視，但是對于文書檔案的歸集、整理、保存和利用等卻不甚重視，甚至在有的地市質檢機構還是一片無人問津的空白之地。
（二）歸集不齊全。由于文書檔案立卷歸檔的范圍較為廣泛，因此，往往存在著歸集不齊全的問題。文書檔案的管理工作首先是從本單位各個部門在公務活動中產生、形成的各類文書資料開始的，但是由于質檢機構的工作人員普遍存在著對于文書檔案不重視的現象，因此，往往很多時候，各個部門的工作人員時常會“忘記”把重要的文書資料移交至檔案管理人員手中，導致重要的文書資料未能歸檔。
（三）素質有欠缺。主要是指檔案工作人員的培訓工作有待于進一步加強。質檢機構作為一個技術含量較高的行業，其實非常重視培訓工作，但是由于對于文書檔案管理工作長期不重視的原因，質檢機構檔案管理人員往往沒有經過檔案專業培訓就直接接手文書檔案管理工作，對于檔案的分類、立卷等專業的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領，更不能及時地更新文書檔案的管理理念，跟不上現代化檔案管理的步伐。
（四）管理不規范。由于質檢機構對于文書檔案的不重視以及檔案管理人員對于文書檔案專業知識的掌握等原因，造成了質檢機構文書檔案的管理普遍存在著不規范的現象，比如：沒有按照國家檔案局令第8號 、《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）等有關規定的要求，以“件”為單位對文書檔案進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等整理工作，而是單純地按照本單位的慣用做法和檔案管理人員的理解進行整理。另外一個比較突出的現象就是對于文書檔案的借閱沒有嚴格的批準、登記、歸還等程序，比較隨意，容易造成失密、丟失等不良后果。
三、加強質檢機構文書檔案管理的對策措施
（一）做好宣傳工作，提高單位對文書檔案工作的重視程度。單位各個部門和工作人員對于文書檔案工作的重視是做好文書檔案管理工作的必要前提，沒有各個部門的配合，就難以確保各類文書資料及時、齊全地歸集到檔案管理人員的手中。因此，檔案管理工作人員要積極主動的做好文書檔案工作的匯報和宣傳工作，通過多種形式的活動向單位領導和工作人員宣傳文書檔案對于單位工作的支持與服務作用，積極爭取大家對于文書檔案工作的理解、重視和支持，為做好文書檔案的管理工作奠定良好的基礎。
（二）加強溝通協調，做好文書檔案的歸集工作。要做好文書檔案工作，檔案工作者一定要經常性地到深入到本單位各個部門的實際工作中去，主動了解各個部門尤其是主要業務部門和與文書檔案管理工作密切相關的重要部門正在或者將要進行的新的工作。同時，還要根據本單位的實際工作，主動思考檔案工作要怎樣圍繞單位的中心和重點工作進行，怎樣才能收集到能夠展示單位歷史和現狀、促進單位未來發展的各類資料，以及如何做好資料的收集和整理工作等方面的問題。
（三）完善工作機制，搭建文書檔案管理體系。近年來國內質檢機構的規模在不斷擴張，一些省級質檢院所的團隊規模都已經突破了五百人。在這樣規模的質檢機構中，要想做好文書檔案的管理工作，尤其是收集工作，單純依靠檔案管理工作人員的宣傳與協調是難以實現的。最有效的辦法還是要完善工作機制，在各個部門設置專職或者兼職的檔案管理崗位，負責本部門文書檔案、技術標準、檢驗報告等各類檔案的收集、整理、移交等工作。
（四）加強人員培訓，提高文書檔案管理工作者的綜合素質。文書檔案工作者的素質、能力與水平對于做好文書檔案的管理工作起著十分重要的作用。而且文書檔案管理工作不僅要求管理人員具有扎實的基礎知識，還要求他們知識面要廣，包括文、地、史、哲、理、數等方面的基本知識。因此，一定要高度重視對文書檔案管理人員的培訓，為他們提供交流與學習的機會。
（五）完善規章制度，嚴格按照規定做好文書檔案的管理工作。建立有效的管理機制和程序，嚴格按照規章制度做好文書檔案的收集、整理、歸檔、借閱等各項工作。同時，一定要通過多種方式，在本單位做好文書檔案管理制度的普及、宣傳工作，尤其是各個部門專職（或兼職）檔案管理工作人員的培訓，讓各個部門專職（或兼職）檔案管理工作人員對于文書檔案的歸檔范圍、整理方式、移交時間、保管期限等要素有充分的了解和掌握。
綜上所述，文書檔案管理工作在質檢機構的工作中起著越來越重要的支持與服務作用，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性。實行全面科學化的文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準。這就要求相關部門必須重視文書檔案管理工作，強化文書檔案管理水平，加強部門間的協調與合作，實現文書檔案管理的規范化、標準化，切實地提高文書檔案管理工作水平，從而充分發揮文書檔案的功能，為單位履行工作職責提供可靠的保障與有效的服務。
參考文獻：
[1]曾為華. 淺談文書檔案管理.城市建設理論研究.2012（14）
篇12
1 檔案收集整理概述
和其他的文件形式不一樣的是檔案收集管理工作要復雜的多。對于檔案收集來說，其最終目標是指導多種工作的開展，進一步查考歷史事件。要想推動檔案收集整理工作有效開展，必須保障檔案材料的真實性、完整性。檔案收集工作就是把各個部門的有參考價值的檔案材料歸檔，檔案整理工作就是把歸檔的檔案材料分門別類。檔案部門通過對檔案的形式和日期的把握，把檔案材料進一步分類、整理、歸檔，使其在以后的工作中發揮查考作用，有利于各個部門順利開展工作。
2 檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值分析
2.1 提高檔案意識
我國現在的很多檔案管理人員缺乏足夠的檔案意識，在收集檔案時會出現檔案丟失現象和檔案不完整的現象，這樣一來，有關部門的工作開展缺乏完整的檔案信息，不利于順利開展工作。在管理檔案時，管理人員的檔案管理意識不足主要有以下幾個體現：第一，檔案管理人員在收集檔案和整理檔案時不夠完整，很多單位領導外出參加的會議紀錄和文件資料沒有及時收集，導致檔案材料的不完整性；第二，在日常工作時，很多部門重要的交流內容沒有及時歸檔，導致檔案信息不完整性；第三，在有關部門開展工作時，很多資料和證件收集不完整，導致出現了檔案管理的多種問題。綜合來看，檔案管理人員必須樹立正確的檔案管理理念，提高個人檔案意識，通過共同努力，推動檔案管理工作有效開展。
2.2 完善檔案管理制度
檔案的收集和整理工作難度比較高，工作量大，有關部門和機構要加大重視力度，向檔案管理人員宣傳檔案收集工作和檔案管理工作，進一步提高檔案管理人員的檔案意識。另外，在日常檔案管理工作中，通過加大對檔案和文件的重視力度，了解其對單位和部門各項工作開展的重要意義。而對于相關機構來說，充分和自身發展狀況相結合，進一步完善檔案管理制度，使檔案管理人員可以按照檔案具體內容和形式合理整理檔案。對于相關機構來說，必須加大制度建設力度，進一步完善相關的檔案管理制度，從制度的角度加強管理，使檔案管理人員可以按照制度來對相關資料進行區分，進一步提高其質量和效率，另外，通過完善檔案管理考核制度，進一步把工作落實到個人，提高檔案收集整理的效率。
2.3 提高檔案收集效率
現階段的檔案形式和內容比較復雜，呈現出多樣化趨勢，檔案的收集和整理工作也存在一定的難度，所以導致檔案管理工作難度增加。在這一背景下，各個領導要充分重視檔案收集管理工作，督促各個部門進行溝通，加強交流，以此推動檔案收集和管理工作的順利開展。因為缺乏合理的檔案管理標準，加上缺乏統一的管理模式，所以導致檔案管理工作出現混亂的局面。由于缺乏合理的管理機制約束檔案管理工作，導致檔案整合工作難以和標準相結合。對于檔案管理人員來說，要充分了解自身工作義務，通過多種途徑收集檔案信息，加強和各個部門的溝通和交流，及時上交需要歸檔的材料，對于一些配合不積極的部門要及時催促其上交檔案材料，保障檔案的完整性，為后續相關部門工作開展提供參考依據。
2.4 優化傳統服務模式
檔案管理人員要有一定的服務意識，通過多種途徑實現和檔案需要者的溝通交流。通過計算機技術和網絡技術的應用，實現線上和線下兩種服務方式的有機結合，而對于檔案人員來說，要樹立真誠的服務態度，掌握互聯網技術，為檔案信息需求者提供服務，提高資源共享率。通過不同檔案的狀況分析，整理檔案和篩選檔案內容，意識到檔案的作用，發揮其重要價值。除此之外要按照檔案的整理保存狀況，編印相關的檔案參考資料，使人們的日常檔案查詢具有一定依據?？傊?，只有加大對檔案收集和整理工作的重視力度，才可以提供優質的環境，提高檔案服務水平。
2.5 提高檔案管理人員的從業水平
在我國的檔案管理人員中，高素質的人員比重較少，這必然會導致檔案管理過程出現問題。具體來看，有以下幾個方面的措施：第一，相關的檔案機構要和檔案管理工作實際相結合，進一步制定合理的規章秩序；第二，要及時約束檔案管理人員的不合理行為，培養檔案管理人員的職業道德，提高個人專業技能；第三，通過加大培訓力度，開展相關的培訓活動，使檔案管理者樹立檔案管理理念，切實提高檔案管理工作效果；第四，通過和檔案管理過程相結合，制定檔案管理工作懲罰機制，鼓勵在n案管理工作中表現突出的檔案管理者，提高其工作積極性。
2.6 制定檔案職業道德規范，提高從業者的道德水準
現代化的理性發展導致檔案從業人員必須提高自身水平，實現職業行為的規范化，所以必須建立行業的職業道德體系，對于檔案部門來說，要通過制定規章制度和守則不斷落實從業者的職業道德，一方面要考慮檔案職業道德規范強制性的應用，還要關注各個檔案管理人員的內心世界，在他們的內心深處并不希望過辦公室和檔案室兩點一線的生活，他們迫切希望和社會生活接軌，通過和社會各界的交流，充分實現個人價值，增強個人的責任感和社會滿足感。另外，通過和社會生活的接軌，檔案管理人員可以意識到檔案管理行業的意義所在，有利于更好的搏一搏規章制度辦事，不斷落實檔案職業道德規范。
2.7 健全管理體制，充分發揮網絡價值的作用
通過和各個單位各個部門的管理體系相結合，設置合理的組織機構。要想建成完整的檔案材料，首先要具備完整的管理體系，使各個層次都有人負責，實現從上到下結構和同層次結構的有機結合，有利于開展檔案收集工作。另外，對于專職檔案管理者來說，要加大和不同部門之間的溝通交流力度，使各個部門有專門的負責人控制檔案材料收集和上交工作，一方面可以拓寬檔案收集的范圍，另一方面也有利于檔案收集工作順利進行。通過和自身單位的實際狀況相結合，建立完善的網絡管理系統，實現從上到下的完整的檔案傳遞網絡，為檔案收集工作奠定基礎。通過網絡價值的作用，利用合理的網絡檔案的移交行為，為檔案收集管理工作奠定基礎。
3造詞 結語
由于我國社會水平不斷提高，管理理念不斷發展，政府和關部門要加大對檔案管理工作的重視力度才可以實現更好的發展。檔案管理人員要努力做好檔案收集工作，按照檔案的時間和類型整理好檔案。通過和檔案管理實際狀況相結合，制定出有效的檔案管理方案，保障檔案管理的有效性，進一步提高有關部門和單位的檔案管理水平，提高檔案信息利用率和共享率。
篇13
文章編號：1009-0118（2012）06-0190-02
一、引言
公路檔案是指在公路勘測設計、建設施工、養護生產和科研管理等活動中形成的具有保存利用價值的各種圖紙、圖表、文字資料、影片影像、照片、錄音等材料。記載著公路事業在各個時期制度、法規、道路狀況、建設使用等情況，是公路工程施工質量管理、竣工驗收；以及后續的使用、養護、改建、擴建工作的真實、重要的依據。公路工程檔案是公路事業發展的基礎，是我國檔案資源的重要組成部分。作為其重要成員之一的基層公路工程檔案是縣級、鄉級公路建設中所形成的一種有價值的客觀事實的歷史記錄，它是廣大基層群眾致富的重要基礎設施，事關百姓生活的根本利益。其不僅承載著對公路工作者勞動的歷史記錄和創新思維的智慧結晶，對公路工作得以繼承、延續、發展的真實反映，也是公路工作不斷更新技術、提高管理的重要依據，而且對于交通事業的發展、國民經濟的發展計劃的實施，甚至對歷史的研究起著至關重要的作用。隨著公路事業的不斷發展，基層公路工程檔案管理越來越受到重視。因此，如何做好基層公路工程檔案的管理工作，加快基層公路工程檔案的建設，是目前公路工程檔案事業發展面臨的一個亟需解決的重大問題。
二、基層公路檔案的管理現狀
由于受社會發展現階段物力、技術等多方面的制約，傳統的紙質檔案依然是現有的基層公路工程檔案的主要載體，隨著時間的推移，紙質檔案逐漸老化的問題日益突出。目前基層公路工程檔案日常歸檔工作仍處于人工整理、編目方式，傳統的管理方法依然沒有得到改變。其次是一些單位和領導往往只注重對工程進度和質量的重視，檔案意識不強，認為檔案工作只是事后的一種文字整理工作，與工程造價、進度、質量等無關，造成對檔案材料整理的漠視。最重要的是由于公路工程參建單位多，各單位各自使用自己的檔案管理軟件，造成檔案信息無法形成有效的資源共享，已有的檔案信息化建設缺乏系統的整合，難以為各單位提供更好的服務。
三、檔案管理特點
(一)內容廣泛
基層公路工程檔案的形成包括項目立項、選址、工程可行性研究、環境影響評估、建設用地規劃、建設工程規劃、工程招投標、動(拆)遷等前期立項中產生的文件材料；在水文、地質勘測、方案設計、工程設計等設計勘測中形成的文件材料；在測量資料、原材料質保單及復試資料、試驗資料、施工原始記錄、工程質量評定表、監理大綱、監理實施細則、監理月報、竣工圖等工程施工的文件材料；工程總結、工程決算、工程竣工報告和鑒定書、竣工項目一覽表等竣工驗收產生的文件；在改、擴建、大中修等養護活動中形成的文件。
(二)一致性
基層公路工程檔案隨著公路建設發展而發展。當對原有公路設施進行改、擴建時。在改、擴建中，原有公路工程的實物結構、形狀、設計標準、質量狀況等都會隨之發生變化，因此，為了保證公路工程檔案的完整、準確、齊全，與外場實物一致，必須根據實際情況不斷對原有公路檔案進行修改、補充。確保該工程檔案的完整、準確和齊全，為以后養護提供真實的參考依據。
(三)完整性
每項相對獨立的公路工程建設都會形成一套具有保存價值的全部文件材料。無論公路工程因何種原因（路線、樁號、修建年度等）劃分成若干個分別建設，公路工程檔案都是以一個工程項目為基本單位進行整理的。各獨立的工程項目產生的文件材料盡管有所區分，但其內在聯系是相互配套的，它是一條公路建設的各個階段技術活動的歷史進程的真實、系統地反映，通過統一的整理就形成了一套完整的公路工程檔案，做到一路一檔。
(四)長效性
公路工程檔案中最基礎的原始數據有地質、地形、水文、路基等資料，其檔案材料的參考、利用具有長期使用性和重復使用性，對于修建好的公路工程在今后的路網改造、擴建、升級建設中會不斷地被循環利用。
四、做好基層公路工程檔案管理對策
公路檔案事業的發展相對來說還處于相對落后的局面，從全局看很不平衡，還不能滿足公路建設發展的要求。導致的原因從客觀條件上看，有現實的社會發展所局限；從公路檔案管理部門自身角度而言，主要有人員素質不高，積極性、主動性不強，思想觀念相對落后等因素的影響；這對公路檔案管理工作的發展存在明顯制約作用。因此，為了做好基層公路工程檔案管理工作，應該加強以下幾個方面的工作：
(一)從思想上對檔案管理工作加以重視
作為一個部門的檔案，是其發展的真實寫照，是一種不可再生的資源。其特有的基礎性、服務性、條件性、效益性不能很好地體現在單位的直觀效益上。因此，在只注重經濟效益的大環境下，容易導致對檔案工作的漠視，最直接的表現就是對檔案資金的投入少，這勢必在很大程度地影響檔案工作的開展。為了做好檔案工作，必須強化檔案意識、加大宣傳力度，提高大家對公路檔案重要性的認識，營造良好的檔案氛圍?；鶎庸方ㄔO的工作已經進入了跨越式發展，因此，其檔案管理工作面臨著新的挑戰，檔案工作只有投入沒有產出等不正確的認識應該加以改正了。公路檔案管理人員為了基層公路的現代化建設也必須從思想上加以轉變了，對基層公里檔案的管理加以重視，使基層公路檔案的管理工作在新的社會環境中發揮應有的作用。
(二)建立基層公路檔案管理機制
根據《建設工程文件歸檔整理規范》、交通部《關于印發的通知》等規范和文件規定，基層公路工程檔案資料按工程籌備、設計、招投標、施工、監理、交工驗收等階段進行分類整理，使得檔案材料的載體和與之形成的部門之間遵循文件材料的自然形成規律，保持文件材料之間有機聯系以便于保管和利用。形成檔案的文件保管期限長短排序，整理其成套性和完整性，不允許有任佩人為的更改，嚴格按照“三合一制度”科學組織、合理分類、規范整理?？⒐D要按照工程實際發生情況單獨成套組卷，每份加蓋檔號章。
(三)建立基層公路檔案現代化化建設
隨著科學技術的迅猛發展，公路工程檔案管理業面臨一個更新換代的大變革時期，公路工程檔案的載體逐漸向電子文件轉變了，檔案工作由此產生了產生巨大的影響。檔案的管理、保管保護、利用的觀念、體制和工作方式也都在經歷重大變革。公路檔案部門必須適應現代化電子文件歸檔管理的時代潮流，逐步加強檔案工作的可持續發展，實現歷史公路檔案與未來公路檔案的有機連接，探索具有中國特色的基層公路檔案數字化建設道路。為此，應該逐步加強基層檔案在數字化建設方向的布局，加快推進基層公路檔案數字化的進程，建立互通兼容系統，使電子檔案在通用標準下順暢轉換，納入公路建設管理部門信息化建設的總體計劃。
(四)建立基層公路檔案隊伍水平
基層公路工程檔案的關系是個系統的工程，要想搞好公路檔案工作，最重要的是要創造良好的氛圍，充分發揮檔案工作者的想象力和創造力，充分調動廣大檔案工作者的積極性和創造性，讓廣大的勞動工作者的價值在公路檔案工作中得以充分體現，形成不斷涌現的思想和人才迅速形成。具體體現在：首先是必須對檔案隊伍的發展進行遠期的預測和規劃。隨著國民經濟發展和社會的進步，不斷發展的基層公路檔案工作對其管理人員的素質要求不斷變化著，為了適應新時期基層公路檔案工作的實際需要，我們必須堅持動態的調整新形勢基層公路檔案人才的培訓和教育，以更實現事業要發展，人才是關鍵的戰略目標。其次是加強檔案人員的政治素質教育，讓他們的思想覺悟和政治水平得到提高，使他們具備一定的理論水平、政策水平和分析處理問題的能力，以適應新形勢發展的要求。再次是經常給基層檔案人員提供學習、培訓、繼續教育、參加各種相關的交流會、學術討論會的機會，從而達到積累知識、開拓視野，增強綜合素質的目的，進而實現他們能夠獨立開展工作、提高業務水平的能力。教育他們要愛崗敬業，要堅持實事求是，要耐得寂寞，忠于職守，樂于奉獻，做到遵守良好的職業道德，做到全心全意為人民服務。最后是提倡創新精神，創新是一個民族的靈魂，是各項事業發展的動力。近年來，面對時展的要求，因循守舊、墨守成規的工作方法必須踏浪前行，與時代同腳步；尤其隨著科技的發展，檔案的各種載體也逐漸呈現多樣化的趨勢，這就要求檔案人員要勇于探索、敢于創新，培養銳意進取的精神。在思路上創新，在工作方法上創新，做到在工作中發現問題，分析問題，以提高工作質量為目標，使得檔案管理水平正逐步提高，并且實現與資源、環境的承載能力相協調可持續。
五、結束語
綜上所述，基層公路檔案作為我國檔案資源事業的重要組成部分，對基層公路檔案管理的規律和特點做到正確認識，整理檔案文件的成套性和完整性，逐步加強基層檔案在數字化建設方向的布局，加快推進基層公路檔案數字化的進程，建立互通兼容系統；堅持動態的調整新形勢基層公路檔案人才的培訓和教育，勇于探索、敢于創新，培養銳意進取的精神，努力實現檔案管理的創新與突破，不斷加強對公路檔案管理工作學習科學發展觀，樹立科學發展觀，落實科學發展觀，服務科學發展觀，逐步建立和完善公路檔案管理體系，為全面建設小康社會做出應有的貢獻。
參考文獻：
［1］盧全均,徐金平.公路工程檔案歸檔與整理［J］.中國檔案,2005,(10).
［2］汪繼寧.公路工程檔案質量剖析與管理控制［J］.中國檔案,2003,(9).
