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（二）人事檔案既是真實反映職工個人經歷的依據，也是人力資源管理與開發的重要依據，更是單位及有關部門選賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔與使用人才的重要依據。人事檔案工作是醫院人力資源管理的重要組成部分。

二、現行人事檔案管理工作中存在的主要問題

（一）管理手段陳舊，不利于人事檔案的規范管理

在數字化、網絡化浪潮的推動下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應現代化的要求。

1.管理較為分散。由于部分單位檔案管理人員及場所的條件限制，較為普遍地存在“多^分散管理”的現象，人事檔案、工資檔案由人力資源部門管理，科技檔案由科技管理部門管理，有些單位的工資檔案是由財務部門管理的。

2.手工操作歸檔。手工操作的檔案材料既不利于檢索利用，更容易被人為破壞，而且人、財、物的消耗相對較大，大量檔案卷宗存檔導致成本與支出加大。且形成的檔案也缺乏嚴肅性和多樣性。

（二）管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用

1.現行人事檔案管理工作中過多的注重保管而忽視了對人事檔案的開發利用。

2.對人事檔案的頻繁查閱極易造成磨損和意外丟失。

三、利用人事信息管理系統實現對人事檔案的科學管理，為醫院發展提供人才信息服務

（一）數字化為人事檔案信息的綜合提供了物質實現條件基礎

1.目前人事檔案與其他管理方式中的個人信息存在著較多的交叉或重復，合理整合人事檔案、科技檔案、工資檔案的內容，既可以優化人事檔案信息，也有利于節約管理成本，更有利于人事檔案的綜合性開發。

2.充分發揮目前醫療衛生系統內部已運行成熟的醫院信息化系統（HIS），在不增加投資的情況下，有效地使用現有資源，提高服務性能。

（二）利用現代信息化管理手段，實現人員信息資源共享，建立結構完整、操作便捷、系統穩定、安全性能較高的人事檔案管理系統

1.計算機管理檔案具有協作性、開放性，能夠更加便捷的進行及時更新、查閱，同時還可利用計算機判別、診斷、篩選的功能進行檔案鑒定工作。

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1.基礎信息數據不夠完整。由于人員結構復雜，醫院只對部分有編制的人員具有檔案管理權，大量編外人員實行人事，其人事檔案則由人社部門指定的機構代為管理。這就造成醫院所掌握人員信息不夠完整，而醫院的人事管理工作是針對包括人事職工在內的全院職工而言，每次需要查閱非在編人員檔案信息時只能由人事檔案工作人員去相關機構查閱，這極大阻礙人事檔案管理信息化進程，也極耗費的人力、物力和財力。同時，由于醫院檔案管理缺乏行之有效的規章制度，工作人員在收集信息過程中欠缺一定的規范性，難免會出現疏漏現象，容易造成信息數據的不完整。2.諸多信息數據源對接困難。在醫院人員管理過程中，人事部門所掌握的信息主要涉及工作人員個人基本信息、教育經歷、工作經歷、黨團關系、工資表等信息，而其他信息則掌握在其他相關部門。如醫務處對醫療人員能開展的手術級別、手術并發癥發生率、對口支援情況、外出進修情況等信息，護理部掌握著各護理單元中護理人員的考核情況、服務評價等信息，繼續教育部門掌握著醫務人員的不同類型的考試考核頻次、考核結果等信息，質控部門掌握著各個科室質量管理情況，院感部門掌握著各個科室的感控情況，科研處掌握著職工的科研信息，另外還有職工管理過程中產生的其他信息掌握在其他部門。這些都是醫院工作人員評價的重要依據，卻分散在各個部門，沒有實現信息交流，聯通互動，造成人員信息完整度差，各種信息數據也很難實現對接，進一步增大了這些信息的利用難度。3.基礎配備不到位。在人員配置方面，醫院人事檔案管理人員往往是超負荷工作，很難達到每一千人配備一個專職檔案管理員的標準，同時，人事檔案管理人員長期習慣于傳統檔案管理方式，檔案管理信息化的理念不夠強，而且很少掌握信息統計和整理的方法和技術；在硬件設施方面，各種檔案信息的采集整理需要不同的工具來進行，采用不同的載體來儲存，而醫院往往鮮少在這方面進行全方位資金支持；在軟件系統方面，雖然信息資源得到了一定程度的收集整理，但是在信息整合以及檢索和開發利用上缺乏行之有效的系統支持，由于不同醫院的具體情況各不相同，目前并沒有一個適用于不同需求的檔案管理系統，因此軟件系統就需要根據各自實際進行開發，而這往往需要很長時間的探索和試用才能夠實現。

三、大數據為醫院人事檔案管理信息化提供依托

1.大數據帶來人事檔案信息來源渠道增加。在醫院管理過程中，會產生大量與人員有關的信息數據。如醫德考評會體現醫務人員的醫德品行狀況，進修培訓情況會體現工作人員的技能水平提升情況，理論考核、技能考核等可以體現工作人員的理論掌握水平和操作能力，科研課題、情況會體現工作人員的科研水平，院內外評先評優、社會兼職等可以體現工作人員的社會價值，等等這些信息的大量產生，都可以作為完善人事相關檔案信息的來源，會極大豐富醫院人力資源數據，作為實現全方位評價人才的重要依據，為人力資源管理提供相應參考價值。2.大數據有助于實現人事檔案信息實用價值。大數據帶來的人事檔案信息的豐富，會是醫院管理的巨大無形財富。通過匯集、整合各種信息數據，形成全面豐富的人事檔案信息數據庫，變被動整理檔案材料為主動挖掘檔案信息價值，主動為人力資源管理和開發提供服務。例如可以將個人手術視頻、個人典型病例報告、科研專項進展等個性化內容納入職工個人人事檔案，更加側重對專業技術、科研教學等信息的收集，豐富人事檔案內涵。通過利用大數據技術，醫院將不同種類信息數據進行處理，進行數據分析，能夠深入挖掘人事檔案的價值，有效利用各種檔案信息資源，對醫務工作者實現更全面的評價，從而實現適才適用，以至于更精準的開發人才資源，更好地服務患者，更大程度的去造福社會。

四、大數據視角下實現醫院人事檔案管理的信息化舉措

1.樹立大數據信息管理理念。醫院應樹立為培養人才服務的檔案觀，以大數據視角推進醫院人事檔案管理信息化的頂層設計，從醫院人才發展規劃角度而不僅僅是人事檔案管理角度來實現人事檔案管理信息化。通過進行頂層設計，提高人事檔案管理的地位，實現人事、醫務、護理、繼教、科研、質控等多個部門協同合作，將人事檔案管理信息化納入到醫院信息化建設的過程中，以大數據的視角，來增強各個部門大數據信息管理意識，推動檔案管理方式創新，加快檔案管理信息化進程。2.形成聯通互動及時更新的大數據平臺。面對龐大的數據源，醫院應當在醫院內網中構建數字化大數據系統平臺，發揮醫院信息科職能的同時，引進專業的大數據信息管理團隊，研發適合醫院實際情況的信息系統，使各部門、科室產生的各種文字、圖片、影像等資料得到及時的匯集整理，構建科學合理、分類明確的數據庫。利用好醫院已有的信息系統，通過技術升級，將醫院現有的HIS系統、HRP系統、OA系統等實現數據抓取甚至實現對接，將極大豐富人事管理信息。同時需要注重信息收集的方式的優化，加快將紙質材料轉換為電子檔案的步伐，通過疊加專有電子水印和電子簽章保持檔案信息的完整性和真實性，提升提取信息的時間效益。另外，人員信息數據及時更新也十分重要，相關部門需配備專職信息統計人員，及時整理和上傳各種數據。同時，在信息檢索研發方面，要做好意見征求工作，提高信息屬性和檢索字段的實用價值，在將相關信息做好保密工作的同時，使查詢條件更具靈活性，輸出報表更符合實際需求，以便于醫院及相關部門實現更加便捷有效的人員信息檢索和利用。3.完善支持保障措施。在人員支持方面，應組織人事檔案管理人員以及各部門相關信息統計人員進行專業培訓，或去有先進經驗的醫院參觀學習，增加溝通交流和技能提升的渠道，不斷掌握新技術和新知識，提升相關人員的信息管理能力和水平，加快構建新型人事檔案管理團隊，提升人事檔案管理隊伍的層次。在硬件支持方面，醫院應加大資金投入，為檔案管理部門配備數據記錄必要的計算機、刻錄機、復印機、數碼相機、微縮相機、掃描儀和存儲服務器等設備，同時為信息科配備大容量的伺服器，為軟件信息系統提供最大程度的支持。在制度建設方面，醫院應制定統一的檔案管理規程，嚴格按照操作規范來錄入、修改、和歸檔、更新信息，將制度化和標準化建設貫穿到醫院人事檔案管理信息化的全過程中，從制度上減少隨意篡改、刪除檔案的可能性，重視考核和追責，確保人事檔案在信息化過程中仍能安全有序。在信息安全方面，應加強人事檔案信息的保密性管理，嚴格權限設置，實現信息系統操作記錄歸檔和定期審核，提高風險防范意識，嚴肅流程管理和交接制度；另外，需要通過提高數據庫的防護水平，及時做好數據備份和防火墻提升等工作。

參考文獻：

[1]吳倩.醫院人事檔案信息化管理[J].蘭臺內外，2018(11)下:68.

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隨著我國科學技術的不斷進步，信息技術的發展更是突飛猛進，信息技術已經應用到各領域中，信息化水平的運用還在不斷深化和拓展。人事檔案管理只有盡快進入信息化時代，在管理體制、管理理念、管理方法、管理技術等方面要做出相應變革才能適應社會進步和經濟快速發展的新時代的要求。

1 信息時代背景下人事檔案管理的新要求

1.1 檔案信息數字化

信息時代的一個重要標志就是計算機技術的發展以及被廣泛的應用到各領域中，社會進步后就需要有新的檔案管理模式，可以對人事檔案進行更科學的、更完善的管理。為了滿足信息時代人事檔案管理的新需求，首先要對原有的檔案資料進行全面的數字化轉型，即借助電子手段將紙質人事檔案轉變為數字式的人事檔案，以數據庫的形式進行存儲。

1.2 檔案信息傳輸網絡化

由于人事檔案中含有大量的個人隱私信息，所以人事檔案管理的一條重要原則就是保密原則，在人事檔案管理制度中保密制度被定為基本制度，可見人事檔案對保密性的要求是極高的。但是原始的人事檔案都是以紙質的形式進行記錄、保存，因此在移交過程中要經過多人傳遞存在安全隱患，而且若在移交過程中出現泄密行為，很難確定具體責任人。人事檔案管理信息化后，加密后通過網絡就可以完成移交工作，大大減小了泄密的風險。

1.3 檔案制訂標準化

在當今的信息時代下，信息資源共享是其中的主要內容，但是要達到信息共享有一個必要的前提就是信息標準化，也就是說所有信息資源在記錄、傳遞時使用統一的標準。人事檔案的傳統管理中缺乏規范性，導致社會人才信息整合困難。信息時代背景下需要將信息進行整合，采取的手段就是制定統一的檔案標準，借助人事檔案管理系統軟件對人事檔案進行管理標準化的管理，實現信息共享。

2 信息時代背景下人事檔案管理的發展趨勢

2.1 人事檔案的信息數字化管理

由于計算機技術在檔案管理領域的應用，信息時代的人事檔案管理必然會向檔案信息數字化的方向發展。人事檔案向的數字化管理方向發展的前提是建設出完善科學的管理系統軟件，因此在確定人事檔案信息數字化系統的基本框架之后，要謹慎選則安全系數高且相對完善的人事檔案應用軟件。人事檔案信息按照規定將信息錄入，要確保信息錄入正確、完整，注重后期制作的質量控制，并充分考慮滿足應用軟件的實時升級需要。

2.2 人事檔案網絡化管理

在信息時代互聯網技術得到大力發展，將互聯網技術引入檔案管理體系中將使人事檔案的管理變得更安全，更便捷。人事檔案管理的基本制度—— 保密制度在網絡化的管理中仍然要被高度重視，只有具有檔案保管權力的相關部門才能獲得調閱權限，還要保證信息在異地共享的過程中的安全。人事檔案管理的網絡化要依靠現代化的管理手段實現，因此對管理者素養的要求就要提高，要求管理者必須掌握扎實的檔案管理基礎知識，同時具備熟練的軟件操作能力。

3 完善人事檔案信息管理體制的策略

在信息時代的背景下檔案管理必然向數字化與網絡化發展，為了避免人事檔案在管理上出現問題，就必須從多方面加強控制，相關部門的人員組成以及相關規章制度都要進行優化。對人事檔案管理進行全過程監督，制定科學的績效考評機制。

3.1 實施專人負責制

在信息時代的背景下人事檔案管理工作要求檔案管理人員掌握更多專業技能，例如掌握必要的信息化管理知識，具有檔案保護等具體操作能力。一名檔案工作人員身兼數職不利于檔案管理，因此對檔案的錄入、檢閱、存放、流通等各流程要安排專業能力過硬的檔案管理人員專職負責，將職責劃分清晰，無論哪一環節出現問題都能確定責任人。

3.2 提高檔案管理人員素質

當前我國有許多的人事檔案管理部門將退休員工返聘使其繼續工作，這種行為導致檔案管理部門人員結構單一，不能及時注入新鮮血液，一味以老方法開展工作影響現代化建設進度。要優化人員組成，有計劃的引進人事檔案管理的專業人才，對原有檔案管理人員定期進行職業培訓，全面提高工作能力。

3.3 完善內部管理模式

科學、完善的管理制度可以對人事檔案管理部門日常工作進行監督，提高檔案管理人員的工作水平以及效率，完善的管理體系也是提高檔案信息管理效率的前提。根據管理制度制訂適合本單位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根據具體情況制訂詳細的工作流程，依照流程進行檔案信息化管理。

3.4 制定內部考核機制

要有公平的評價機制和考核機制才能確定檔案管理人員在工作中的表現，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改進的，因此，要根據人事檔案管理的特點制定一套獎懲制度。對工作認真，有突出貢獻的工作人員在精神以及物質上進行雙重獎勵，給予“優秀工作者”的稱號以及一定數額的獎金；對工作能力差，態度不認真，工作出現失誤的工作人員進行罰獎金、批評，造成嚴重后果者給予處分或追究法律責任。

3.5 經費實行全面管理

在檔案管理信息化的同時也要注重財務方面的問題，人事檔案信息管理計劃必須是全面的，將管理過程中出現的一切費用都納入預算管理。以收支平衡為原則編制預算表，按照上級部門的撥款安排支出。

4 結語

人事檔案管理在信息時代必將發生巨大變化，為了能適應需求現存的人事檔案管理模式要及早開始改革。借鑒其他檔案的信息化管理經驗建設符合人事檔案管理特點的管理體系。目前科學技術發展迅速，所以要關注科技科學技術的發展及時掌握最新的科技知識，將更多的科技融入到檔案管理中不斷提高檔案管理的信息化水平。以科學發展觀為指導，將人事檔案管理向著更深層次的數字化、標準化、集成化的方向發展。

參考文獻

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要做好人事檔案管理的信息化建設，可以從很多方面入手，加強人事檔案體系的管理和規范，從硬件上講，應該配備非常完備和統一的管理設備，進行計算機檔案的儲備和記錄，對檔案進行分類，編號整理和信息檢索處理，一邊更好快捷的查詢，采用高容量的儲存載體，提高檔案信息的絕對精確記載和分類整理；利用光盤存儲系統進行記錄，使得檔案工作更加快捷和條理化；同時，建立比較完備的檔案管理機制，明細相關責任，保障數據的安全和權威，使得檔案管理業務流程技術更加細化，每個環節都進行安全措施的保障，對于電子文件也是一樣的進行處理和加密保護；最后，建立非常專業的復合型管理人員，不僅熟悉檔案的電子文件信息著錄，歸檔，傳遞和安全利用，同時加強管理人員學習意識，積極參與信息化培訓，加強專業知識也業務水平，提高工作技能，即使的了解檔案工作的應用，提高工作技能，高水平的完成完成對于檔案工作地記錄，歸納和查詢業務。總是，人事檔案的信息化管理最重要的就是三個方面，基礎設備，專業人員技能和管理體質，這三個方面提問也只是檔案工作中最重要的載體，直接影響著檔案工作進程。

三、人事檔案管理的重要性

人事檔案的工作在日常的工作和生活非常的重要，可以證明一個人的從上學到工作地各個階段的不同發展軌跡，工作經理的記錄，它能直接反映一個員工的最基本的信息和詳盡的個人情況，是非常重要的記錄，可以直接看出一個人的人生發展情況，也是用人單位審核一個人的最基本的材料和信息，也是能直接了解一個員工的詳盡職業情況。所以人事檔案的管理是一個單位行政人力資源中，最重要人才儲備記錄。隨著時間的推移和社會的發展，檔案的存在形式也在發生很大的變化，為了保留集體和個人的最全面，最原始和最真實的歷史全貌，檔案的發展狀況也在不斷的更新和變革中，不僅要求檔案的保存要系統和全面，同時要求管理必須詳盡和真實完整，不能有分散，混亂，泄漏和損失。貫徹以人為本的思想理念也是檔案學管理的很重要的一個環節，專業高素質的管理習題，可以更好的發揮檔案在企事業單位的價值和功能，有利于加大對復合型人才的培養力度，加強用人考核機制的管理和提高員工的信息技能培訓。加強人事資源信息管理，可以充分的調整人力資源在單位中的職能劃分和工作考核查詢，為公司和員工的發展都起到很非常直觀清晰的記錄，在信息化發展飛速的當今社會中，一個公司人才的儲備是直接關系一個公司的前途和發展，最重要的問題，人才是公司最核心的力量，人才的分類，細致和精確的記錄是公司最重要的無形資產。

四、針對人事檔案管理信息化出現問題的應對之策

面對人事檔案管理中很多弊端和問題，應該選擇怎么樣方法，第一，應該進行檔案規范化管理，完善管理體制的全面性，將檔案工作融入管理工作的日常生活中，加強管理工作在制度上，人員上都能得到很好的管理力度，實行非常規范化管理，把管理工作提高單位很高層次上，加強管理人員專業素質。提高管理人員的管理水平，對各個部門的人事檔案進行歸檔，審查和登記，聘請高學歷的人事管理人員，提高安防意識，加強檔案部門完全措施，即使進行防火，防盜，使得檔案管理室更加有保障；要求管理人員要主動手機整理員工的個人資料，不斷的深化經濟和政治體質的變革，認真的整理和細致的鑒別檔案的真實性，對于不真實的檔案進行刪除，保證檔案的絕對真實有效；最后對檔案進行現代化的數據庫整理，數據分析，不論是紙質還是電子版的都要進行分類整理和詳盡的記錄，充分地利用網絡技術手段，對于檔案進行管理。

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1 引言

我國人事檔案信息化管理工作目前正處于發展中階段，普遍存在的問題是：擁有檔案管理技能的人員不懂得使用電腦，懂得電腦操作的人員又缺乏檔案管理技能。同時檔案信息管理的應用軟件與實際情況不符，缺少與之相適應的應用軟件，這樣以來就會使得整個管理系統缺少統一性。開發出來的新軟件，由于工作人員的能力有限，還不能完全熟練使用。這些問題在人事檔案管理工作中經常可以看到。因此為了很好的解決管理工作中遇到的這些問題，就需要工作人員嚴格要求自己，努力學習新知識，從而提升個人的工作能力，以此也進一步推動了人事檔案管理工作的發展。

2 人事檔案管理信息化建設的意義

2.1 有利于人事檔案管理效益的提升

以前的人事檔案管理工作主要是以實體管理為中心而展開的，一般都是人工收集、整理檔案資料，這樣以來需要消耗大量的人力物力，比如說以往我們查找檔案時，首先工作人員在目錄里查找出所要找的檔案位置，隨后再按照目錄上的位置去查找所需要的檔案，這種查找檔案的方式需要花費一定的時間才能完成。然而檔案管理進人信息化時代之后，檔案管理工作逐漸變的高效化、自動化。檔案信息只要錄人數據庫之后就可以重復使用，同時檔案管理部門內部還可以進行相關檔案信息的檢索。當擁有人事檔案信息庫之后，在互聯網上就可以查找出相關的檔案信息，當有關部門想查找人事資料時，就可以按照一定的規章制度在網絡上查找相關的信息資料，這樣以來促進了檔案管理工作的發展，同時進一步提升了檔案信息的使用率。

2.2 提升人事檔案管理人員的工作效率

人事檔案管理工作進入信息化時代之后，檔案管理工作者從此告別了耗時耗力的人工管理時期，從而節省出時間來學習計算機知識、學習檔案管理法規、軟件編程和文件管理。從而提升每一位檔案管理者的綜合素質及專業水平，管理者不僅掌握軟件開發技能，而且又具有先進的檔案管理知識，以此成為新世紀的綜合性人才。

2.3 有利于原始檔案的保護

原始檔案是檔案管理工作的重要保護對象，它是檔案信息中的重要資料。一般而言原始檔案都是記錄在紙張上，人事檔案也不例外，所以人事紙質檔案的管理在整個人事檔案管理工作中顯得尤為重要。特別是人事檔案的查詢頻率相對較高，在整個工作中經常會因人事調整而查找人事檔案。由于查詢頻率較高，紙質檔案就會出現嚴重的損壞，對檔案信息的管理造成嚴重的影響。當檔案信息化管理之后這種情況就很少發生。因為所有檔案的信息資料都會錄入數據庫，工作人員只需在數據庫中檢索想要的檔案信息即可，這樣將避免查詢者和原始檔案接觸，進一步保護了原始檔案。

3 人事檔案信息化管理工作中的問題

3.1 硬件設施不健全

一些偏遠落后的地區目前還沒有條件建立信息化檔案管理系統，有些地區有了電子檔案可是沒有實現網絡共享，這樣以來使得我國信息化檔案管理普及程度不高。在信息網絡不斷發展的今天，有些部門的人事檔案信息管理依舊使用人工管理檔案，π畔⒒管理不重視，沒有配套的管理設施，尤其缺少計算機、掃描儀、互聯網等，這樣以來嚴重阻礙了人事檔案信息化建設的發展。

3.2 信息化管理制度不完善

一些部門為了自身的利益沒有及時的公布人事信息資料，還有些部門建立的信息數據庫只有在內網中查詢，出現的這些問題都是由于人事檔案信息管理不規范。要想使得信息管理規范化，就必須制定一套相對科學的信息管理機制，這樣以來會加快檔案信息化建設的速度，杜絕有些部門自主管理信息檔案，不與外界進行檔案信息交流，從而使得信息化檔案管理工作發展緩慢。

3.3 檔案管理者的職業素養低

管理者在整個檔案管理工作中占據著主導地位，管理者的職業素養也是檔案管理工作的重點，目前我國幾乎沒有經過專業培訓的檔案管理人員，大多數檔案管理員都屬于臨時雇傭，沒有接受系統性的專業培訓。基于此，大部分管理員的職業素養相對較低，在檔案管理工作中經常會出現錄入錯誤的檔案信息，這為整個人事工作及檔案管理工作造成嚴重的后果。

4 人事檔案管理信息化存在問題的對策

4.1 構建人事檔案信息數據庫

對于從事人事檔案管理工作的部門來說，在人事檔案管理信息化建設的過程中，需要對基礎設施加大建設力度，在檔案管理部門積極推廣、普及計算機、網絡知識，最大限度地提升檔案管理的信息化水平。在開展人事檔案管理信息化建設工作時，需要對計算機、網絡等現代技術進行充分的利用，積極建設檔案目錄數據庫、多媒體數據庫等，進而最大限度地推進人事檔案數字化進程。

4.2 制定規章制度，保護人事檔案

在組織開展人事檔案信息化建設工作時，需要從行政立法的角度，建立健全規章制度，借助獎懲機制確保檔案信息化建設的順利進行，同時不斷推動檔案信息化法制建設進程。在組織開展人事檔案信息化建設工作時，需要集中力量制訂檔案信息化標準體系，并對其進行宣傳，同時人事檔案管理部門需要對檔案管理系統加大管理力度，為了確保檔案數據信息的安全性需要安排專人進行保管，并對人事檔案的電子文檔進行監督和指導，確保電子文檔的真實性、有效性和完整性。另外，對檔案管理人員加大安全培訓力度，通過定期、不定期的方式對檔案管理人員進行安全教育培訓，幫助其樹立安全意識，避免發生泄密、失密等現象。

4.3 培養高素質的人事檔案管理隊伍

每一位檔案管理工作人員來說，檔案管理的信息化建設需要具備較高的業務水平，因此，檔案管理人員需要加強專業知識學習，不斷豐富自身的專業知識，同時積極學習與人事檔案管理有關的知識，同時積極將現代化技術應用到檔案管理工作中，使自己成為一個既懂檔案管理業務，又懂計算機的檔案管理人員。另外，需要對檔案管理人員加強思想政治教育，幫助他們提高自身的政治覺悟水平，強化其責任心。

5 結語

在開展人事檔案管理工作的過程中，通過信息化建設可以提高人事信息管理水平，在一定程度上可以不斷提高人才信息的社會服務質量。人事檔案信息化建設是一項復雜的任務，在新的歷史形式下，需要檔案管理人員正確看待時代環境，借助現代信息技術對人事檔案實施信息化管理，提高檔案管理水平。

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（二）目前正在實施中的績效工資改革需要大量的人事檔案統計信息

正在進行中的績效工資改革要求每個單位要制訂符合本單位實際情況的績效工資實施方案。這個方案既不能超出財政部門清理津補貼的標準和人社部門批復的績效工資總額，又要使績效實施后本單位人員的收入水平不低于以前的水平，基本性績效和獎勵性績效的分配要符合政府部分的分配比例，這都需要人事檔案管理提供準確人事檔案統計信息尤其是收入情況信息。

（三）剛剛完成的教職工基礎信息采集工作對檔案管理

的歸檔材料提出了新的要求教職工基礎信息采集是自上而上布置下來的，里面涉及到大量的人事基本信息、工資信息、社會保障信息、專職教師的相關信息。其中對于專職教師的信息在目前的人事檔案歸檔材料中還是一個空白。因為這個平臺是一個動態管理的資料庫，缺少的這部分信息需要在今后的工作中逐步的收集資料進行完善。

（四）住房補貼的摸底調查工作

住房補貼的摸底調查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后參加工作的新職工的每年每月的工資情況，參加工作時間的確認、本人應享受的住房面積，調動工作的人員還要原單位出具是否享受過福利分房的證明。這些信息的準確性直接涉及到教職工的切身利益，需要人事檔案管理和信息統計工作來提供大量的資料。

（五）職稱的評定

教職工最為關心的職稱的評定工作由于2011年新職稱評審辦法的實施發生了很大的變化，對教職工原職稱的取得和聘任時間都需要準確的確認，這也需要人事檔案管理和信息統計工作來提供準確的資料。

二、目前高校人事檔案管理和信息統計工作存在的問題

（一）缺少專職的人事檔案管理和信息統計人員，信息統計和分析工作難于開展

人事檔案材料的整理和歸檔管理是一個耗時耗力的工作，需要有專人靜下心來做這項工作。目前高校的檔案管理基本上都是人事管理部門的人員兼職來做，而人事管理工作也很多，難以有足夠的精力來做檔案工作，既懂人事檔案管理又具備一定統計知識人員都是難得，對人事檔案統計信息進行綜合分析更是無從談起。

（二）人事檔案管理信息化水平低，信息統計工作難以滿足日常的工作需要

目前高校的人事檔案歸檔情況并不樂觀，經常出現調動人員回原單位找檔案中缺少的資料的情況。檔案信息化水平很低，信息統計工作無法滿足目前的管理需要。

（三）人事檔案管理和信息統計的規章制度不健全

各高校對人事檔案管理和信息統計工作不夠重視，相應的規章制度建設也得不到應有的重視，對從事此項工作的人員也沒有相應的激勵制度，難以激發工作人員的積極性，這也導致了鮮有人員愿意從事這項寂寞的工作。

（四）人事檔案利用服務的方式還是傳統和被動的

長期以來檔案管理給人的印象都是“保管員”，似乎什么人都能做這個工作，提供服務的方式也是查詢、摘錄，簡單的匯總。這種服務方式已難以滿足管理的需要。

三、如何做好高校人事檔案管理和信息統計工作

（一）提高對人事檔案管理和信息統計工作重要性的認識

在單位設立專職崗位、專職人員來做此項工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、輕統計分析”的思想。

（二）加大檔案管理和信息統計的投入，提高檔案管理和信息統計的信息化水平

傳統的檔案管理偏重于歸檔和材料的整理，一般需要的工具很簡單，象剪刀、膠水、裁紙機、打眼機等就可以了，而隨著檔案管理信息化的發展，計算機、打印機、掃描儀、管理軟件等工具也是必不可少的，目前無論是硬件設施（設備、工具）還是軟件（人員、培訓）等的投入，都難以滿足工作的需要。

（三）建立健全人事檔案管理和信息統計工作制度

完善檔案歸檔整理和信息統計分析的動態管理制度，完善考評機制，調動從事此項工作人員的積極性。

（四）改變人事檔案管理和信息統計服務的方式

提升服務層次改變傳統和被動的服務方式，主動征求各部門對人事信息需求，滿足他們從人事檔案中提取符合各自需要的信息的需求，充分發揮人事檔案管理在統計、數據分析和預測等方面作用。目前高校的檔案管理普遍存在著歸檔材料多，例如個人的工資檔案每年一張表，別說上千人的高校就是幾百人的高校每年歸一次也是件頗為耗時耗力的工作，而此項工作是一個長期性的工作，需要長效管理，及時更新，為信息統計和分析提供基礎資料。同時，要完善考核制度，以激發檔案管理和信息統計工作人員工作的積極性，變被動的管理為主動的管理，提高檔案利用的效率。

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1人事檔案管理問題

人事檔案來源于基層的各項人力資源管理活動，它是國家在人事管理、機構設置、社會管理活動中形成的，記錄和反映干部職工學習經歷、工作經歷、社會經歷和表樣獎勵等等，是以個人為單位、可以有效查閱、依據的原始記錄，又是在干部任用時的重要依據。在新形式下，在社會發展進程中，越來越多地需要建立健全個人人事檔案中各項數據的變化，系統地、全面地體現干部職工的個人成長軌跡，并從中發現個人價值，進行大數據的匯總，進行資源的有效整合。

2人事檔案管理信息化問題

傳統的人事檔案管理緊緊將個人的資料以紙質形式存在于檔案袋中，在翻閱或查找時需要大量的人力物力。由于長時間的翻閱和管理條件的限制，造成紙質檔案損毀或字跡模糊不清。這就需要在今后的檔案管理工作中加強人事檔案的信息化管理。（1）在檔案形成初期，用電子設備將信息錄入到存儲設備中進行存檔，即使紙質出現問題，還有電子檔案可以進行查閱。可以使干部任免更加科學化、人性化，拓寬了用人視野，適應新形式下的用人需求。（2）由于信息系統的全球化，在查詢人事信息、進行干部任免、到齡退休等工作時，可以最大限度地縮短翻閱時間，提升工作效率。尤其是在跨區域查詢時，按照一定編號可以對人事檔案進行查閱，減輕距離帶來的壓力。

3人事檔案管理信息化人才配備需求

在發展人事檔案管理和信息化相匹配的工作中，需要管理者具有專業素質，可以在管理、保護紙質檔案同時進行科學化、系統化的電子管理水平，并可以很好地將二者融合。要在借鑒本行業成功經驗基礎上不斷創新，在不斷加強自身隊伍建設基礎上提升人事檔案管理能力，加強信息化管理力度，從而達到人事檔案管理信息化的質的飛躍，為更好地加強管理奠定基礎。

4人事檔案管理與信息化匹配措施

（1）以電子信息技術構建整個系統，建立多媒體網絡平臺，構建用人數據庫，以優質、安全網絡構建發展空間，提供高效服務。

（2）一人一檔，紙質檔案與電子檔案相符。將干部職工檔案進行拍照登記，始終保持紙質檔案與電子檔案相符，在新增加檔案同時，電子檔案相應生成。按照表格形式，進行分級管理，使資料一目了然、便于檢索。在電子檔案管理系統和紙質管理體系相融合基礎上，加強視頻圖像檔案的積累，在有效條件下，進行專門設備存儲，保證視覺、聽覺、紙質三位一體化管理。

（3）加強存儲設備管理，優化管理資源，提升存儲系統，加強系統安全。為確保紙質檔案和電子檔案的管理，提高其安全性，可根據管理內容多少提升存儲設備，進行量化管理，定期對存儲設備進行維護、更新，不斷與時展相結合，從而達到信息存儲的可控性和發展性。

（4）在人事檔案管理中，加強人為因素的控制，并將這種可控性保持在一定程度內，在過程中保質保量。檔案資料從形成到歸檔，其中經歷學習、單位等等，在多個部門協調工作中，要加強領導，明確職責，加強監控，專人負責，最大程度保證人事檔案可靠性，以防止出現檔案管理不善問題，造成不可挽回的損失。

5人事檔案管理信息化為信息共享提供服務

人事檔案管理在基于服務基礎上進行資源整合，在大數據前提下，提高了資源的整合利用率，開發人事檔案的信息化管理是發展的必然。在檔案管理中，發現隱藏的數據，并為基層工作提供有效服務，加強數據的流通，有的放矢。

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人事檔案管理；管理系統信息化

在我國，信息公開化已經越來越多的融入到各項活動中，政府在信息發展中起到宏觀的指導作用，公眾對信息的整體性、全面性要求越來越突出。尤其是人事檔案的管理。

1 人事檔案管理問題

人事檔案來源于基層的各項人力資源管理活動，它是國家在人事管理、機構設置、社會管理活動中形成的，記錄和反映干部職工學習經歷、工作經歷、社會經歷和表樣獎勵等等，是以個人為單位、可以有效查閱、依據的原始記錄，又是在干部任用時的重要依據。在新形式下，在社會發展進程中，越來越多地需要建立健全個人人事檔案中各項數據的變化，系統地、全面地體現干部職工的個人成長軌跡，并從中發現個人價值，進行大數據的匯總，進行資源的有效整合。

2 人事檔案管理信息化問題

傳統的人事檔案管理緊緊將個人的資料以紙質形式存在于檔案袋中，在翻閱或查找時需要大量的人力物力。由于長時間的翻閱和管理條件的限制，造成紙質檔案損毀或字跡模糊不清。這就需要在今后的檔案管理工作中加強人事檔案的信息化管理。

（1）在檔案形成初期，用電子設備將信息錄入到存儲設備中進行存檔，即使紙質出現問題，還有電子檔案可以進行查閱。可以使干部任免更加科學化、人性化，拓寬了用人視野，適應新形式下的用人需求。

（2）由于信息系統的全球化，在查詢人事信息、進行干部任免、到齡退休等工作時，可以最大限度地縮短翻閱時間，提升工作效率。尤其是在跨區域查詢時，按照一定編號可以對人事檔案進行查閱，減輕距離帶來的壓力。

3 人事檔案管理信息化人才配備需求

在發展人事檔案管理和信息化相匹配的工作中，需要管理者具有專業素質，可以在管理、保護紙質檔案同時進行科學化、系統化的電子管理水平，并可以很好地將二者融合。要在借鑒本行業成功經驗基礎上不斷創新，在不斷加強自身隊伍建設基礎上提升人事檔案管理能力，加強信息化管理力度，從而達到人事檔案管理信息化的質的飛躍，為更好地加強管理奠定基礎。

4 人事檔案管理與信息化匹配措施

（1）以電子信息技術構建整個系統，建立多媒體網絡平臺，構建用人數據庫，以優質、安全網絡構建發展空間，提供高效服務。

（2）一人一檔，紙質檔案與電子檔案相符。將干部職工檔案進行拍照登記，始終保持紙質檔案與電子檔案相符，在新增加檔案同時，電子檔案相應生成。按照表格形式，進行分級管理，使資料一目了然、便于檢索。在電子檔案管理系統和紙質管理體系相融合基礎上，加強視頻圖像檔案的積累，在有效條件下，進行專門設備存儲，保證視覺、聽覺、紙質三位一體化管理。

（3）加強存儲設備管理，優化管理資源，提升存儲系統，加強系統安全。為確保紙質檔案和電子檔案的管理，提高其安全性，可根據管理內容多少提升存儲設備，進行量化管理，定期對存儲設備進行維護、更新，不斷與時展相結合，從而達到信息存儲的可控性和發展性。

（4）在人事檔案管理中，加強人為因素的控制，并將這種可控性保持在一定程度內，在過程中保質保量。檔案資料從形成到歸檔，其中經歷學習、單位等等，在多個部門協調工作中，要加強領導，明確職責，加強監控，專人負責，最大程度保證人事檔案可靠性，以防止出現檔案管理不善問題，造成不可挽回的損失。

5 人事檔案管理信息化為信息共享提供服務

人事檔案管理在基于服務基礎上進行資源整合，在大數據前提下，提高了資源的整合利用率，開發人事檔案的信息化管理是發展的必然。在檔案管理中，發現隱藏的數據，并為基層工作提供有效服務，加強數據的流通，有的放矢。

6 實行人事檔案信息化的跟蹤問效

在發展過程中，不斷增強個人信息的完善程度，不斷對數據進行綜合整理，并進行數據回訪，保證其數據的真實性，全面、系統、準確地反映個人生存狀態。

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2.1創建完善的人事檔案管理信息化工作機制

持續優化并合理規范的人事檔案工作機制以及工作流程，令其同信息化工作的具體需求合理適應。為此，應繼續創建優質的內控體制以及責任追究管理制度，做好嚴格管控，進而確保檔案收集、歸檔管理的高效性以及全面完整性。并可在查閱的階段中，提升檔案資料應用的可靠安全性。針對檔案管理工作各個環節存在的問題，可履行問責管理機制，保證人事檔案管理工作的可靠有序性。再者，伴隨檔案信息技術的快速發展，應有效的更新當前管理工作方式以及具體的機制，進而提升人事檔案工作的人性化服務水平以及綜合控制力。

2.2做好人事檔案信息化工作數據庫建設

為提升信息化工作水平，應進一步加強數據庫建設，以人事機構為信息樞紐，借助安全可靠的計算機系統、掃描裝置、縮微技術、多媒體系統，全面發揮技術引導以及職能作用。可借助網絡系統的綜合優勢進行高效的信息錄入、合理的檔案歸檔、安全的保管存儲、快速的信息搜索、精準的查閱、可靠的備份、及時的維護以及銷毀，實現全過程的信息化。實踐工作中，各單位應積極創建技術一流、功效明顯、便捷人性化的信息化服務網絡系統，確保人事檔案資源的進一步深入開發應用，以符合不同階層、不同機構人員應用信息進行統計查詢的綜合需要，真正提升實踐工作效率。

2.3提升人事檔案信息化建設可靠安全性，創建完善的人才管理機制

優質的人事檔案信息化工作，需要創建合理可靠的安全規定，細化各項執行標準，進一步創建健全的安全保障系統。例如，針對檔案信息數據制定合理、操作性強的信息備份以及恢復制度，確保信息儲存以及應用的可靠安全性。另外，應做好相關工作人員的安全教育培訓，提升他們的信息保密以及安全責任意識。另外，應優先選擇操作可靠、通用性較強且可靠穩定，具有良好安全保障機制的人事檔案操作系統，選擇正版殺毒工具，定期做好系統的備份以及病毒查殺，及時快速的更新軟件補丁，營造安全有序的人事檔案信息化工作環境。人才始終是信息化建設工作的核心要素。人事檔案信息化工作為持續優化、不斷完善的過程，因此，應創建完善的人才管理機制，做好相關工作人員的培訓教育，使他們形成良好的職業素養，擁有扎實的理論功底，掌握豐富的科技知識，并形成不斷開拓創新的精神，真正激發核心潛能，為人事檔案工作的信息化建設貢獻應有力量。

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1.信息化建設對人事檔案管理的作用

（1）促進信息資源利用最大化。

傳統的人事檔案管理都是以紙為載體，很容易就出現損壞或者遺失，不利于傳遞，也不利于攜帶。人事檔案管理信息化建設之后，各種人事信息資源都是以數字信號的形式出現，而不再是過去的實物形式，這樣一來，使得使用和傳輸的效率大大加快。而且人事檔案管理信息化還配備有功能齊全的諸多輔助軟件，可以實現人事資源共享，系統化地分析整理現有人事信息資源，為單位領導的人事決策提供更為科學的參考依據。

（2）提高工作效率。

眾所周知，人事檔案管理工作是較為繁瑣細致的，很多都是基于經驗的重復勞動，需要占用大量的時間來進行管理。人事檔案信息系統可利用影像特性，將采集到的個人信息和相片直觀清晰地呈現出來，同時能圖文并茂看到其自然狀況，以便檔案利用者全面了解和掌握所查對象的整體情況。人事檔案管理信息化能夠使人事檔案管理人員從日常瑣碎的事務中解脫出來，工作效率大幅度上升。

2.人事檔案管理信息化建設存在的問題

2.1軟硬件基礎設施不齊備

很多單位沒有專門的檔案館（室），人事檔案由組織或人事部門分管，經費常常不能及時到位，即使到位也不能專款專用，這就造成所需的一些基礎設施不能配備齊全，給推進檔案信息化建設增加了難度。

2.2數據庫不能及時得到維護，信息量有限質量不高

目前，對于人事檔案信息系統的開發，很多部門都很熱衷系統建設，或是利用自身計算機專業優勢研制開發，或是干部人事部門自行開發，或是組織部門聘請計算機專家或信息中心聯合開發，而對于系統的后期數據庫的建立、維護，數據的準確性，全面性卻往往被忽視。導致數據庫信息有限質量低下，也嚴重影響了數據庫的查全率和查準率，降低了人事檔案管理信息系統的使用率和可信度。

2.3人事檔案信息管理缺乏高素質人員

現代信息技術條件下，人事檔案信息化對管理人員的素質要求更高。從總體上來看，我國人事檔案信息化管理人員隊伍在文化程度、專業素質和實踐操作等方面參差不齊，人事檔案管理的整體素質普遍偏低，管理水平不高，人員隊伍的穩定性差。缺乏檔案管理專業復合型人才的培養與培訓，特別是，兼備檔案管理專業知識和計算機網絡通信技術才能的人才更是匱乏，遠遠不能滿足新形勢下的人事檔案信息化管理事業快速發展的需要。

3.人事檔案的信息化管理方法

3.1 完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業人力資源建設提供更好的服務，為企業人事檔案管理的信息化奠定基礎。

3.2 其次要增強檔案信息化管理的安全意識

信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。目前，有些單位在進行檔案信息化建設時，安全意識不強，會造成檔案信息的丟失和泄密，帶來很大的損失。因此在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數據的數據根據使用權限進行系統的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系，既要克服求穩怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設界限、隨隨便便的麻痹思想。

3.3 建立完善的信息網絡

在競爭如此激烈的今天，網絡變得更受人們青睞，其原因是人們可以利用網絡系統去更快更好的組織和處理工作，并將工作做得更全面，更有效率。此外，網絡還可以為人們提供全方位的信息服務，例如說人事檔案的記載，由于存在人員復雜，時間跨度長短不一，數據錯誤等弊端，所以在進行信息化檔案管理之前，首先要建立一個完善的信息網絡，以保證信息的正確性與完整性，盡管這在實施過程中會比較困難，因為信息量大，需要的人員量也隨之增多，花費的時間更是不可估量，但其意義是十分重大的，它可以為檔案管理信息化奠定發展的基石，使之更快、更好的實現。

3.4 建立人事檔案管理信息化的人才機制

實現人事檔案管理信息化建設，信息化人才是關鍵。人事檔案管理信息化是一個不斷優化的動態過程，高素質檔案管理人員必不可少。在檔案管理信息化的建設過程中，需要既要有良好的職業素養、扎實的理論和科技知識，并具備較強的開拓創新意識、能夠全面了解和自覺貫徹相關的法律、法規、制度與標準，尤其需要能夠把深刻理解人事檔案管理的工作流程的綜合的、全面的高素質人才。在日常的人事檔案信息管理過程中，能夠科學管理好、維護好本部門的局域網、網絡設備、數據庫、網站、軟件系統，推動應用好系統的各項功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統安全、穩定運行。

3.5檔案利用制度

1、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復印、傳真件）及委托查閱申請書。

2、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。

3、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。

4、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。

5、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。

4.結語

在信息時代，我們必須充分利用信息化的優勢創新我們的服務手段。檔案管理的服務創新是不可避免的趨勢，并且是一項龐大且復雜的系統工程，我們不僅僅要進行管理設備的更新、管理機制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的變革；以人為本，不斷提高管理隊伍素質，進而提高檔案信息的服務水平。改變了傳統的管理模式，使檔案與現代信息技術有機結合。（作者單位：湖北中醫藥高等專科學校 ）

參考文獻

[1]沈瀟.淺析檔案管理信息化管理探索[J].管理探索，2007，4.

[2]范軍豪.加強高校檔案管理創新工作的點滴思考[J].教育教學論壇，2010，（18）.

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一、人事檔案的意義

人事檔案通過記錄一個人在工作過程中的培養、選撥與任用情況，對其的經歷進行科學合理的記錄與評價，直觀的了解這個人的工作經歷、思想道德情況、工作能力、業績與表現等情況，幫助企事業單位更好的選撥與任用一些人員。人事檔案作為人事運用的一項主要依據，能夠有效的提升人員的利用率，發揮人員的最大工作能力。

二、傳統醫院人事檔案管理存在的問題

（一）醫院人事檔案管理制度不完善

在傳統的醫院人事檔案管理中，相關管理人員一般把目光放在部門的管理制度上面，忽視了對醫院人事檔案管理工作制度的完善與要求，導致對醫院人事檔案管理人員工作的要求、規范等都不能滿足需求。部分人員抓住這個漏洞，對醫院人事檔案進行了一定程度的處理，以達到滿足自身利益的目的。醫院人事檔案在交接的過程中，經常存在交接不及時、交接不規范、交接前后不核對等問題，使人事調動工作存在著較大的問題，這些問題產生的根本就是因為醫院人事檔案管理制度不完善，對醫院人事檔案管理工作人員要求不規范導致的。這些問題極大的影響了人事檔案的真實性與有效性，使人事資料不能及時的進行綜合處理，對醫院的人事審批工作造成了很大的困擾。

（二）醫院高層管理人員對人事檔案管理不重視

就我國目前的情況來看，醫院的高層管理人員一般會更關注與醫院的醫療技術、醫療設備等問題，以期能夠以更加完善的醫療條件，創造更加高的經濟效益。但是作為醫院正常運營的根本，人事檔案的管理工作卻沒有得到足夠的重視，這也極大的影響了醫院高效高質工作的開展，對醫院的長遠發展有著極大的制約作用。

（三）醫院人事檔案管理人員缺乏

在我國大部分醫院中，人事檔案管理工作一般都由其他部門的人員兼職負責，這對相關管理人員的工作量進行了極大的提升，勢必無法保證醫院人事檔案工作良好的開展。因此，配備專門的醫院人事檔案管理人員，科學、合理的對醫院人事檔案進行整理、歸檔。這些工作需要具備專門技術手段的人員進行工作，才能確保醫院人事檔案規范、科學、合理的管理。

（四）人事檔案管理設施缺乏

醫院高層管理人員在對資金進行決策的時候，一般會把目光放在能夠對醫院醫療技術、醫療設備革新的方面，很少會把資金投入到人事檔案管理設施的建設上面，這直接的導致了醫院人事檔案設施建設的落后，影響了人事檔案保存的壽命，這也使相關人員對人事檔案的有效性與安全性存在了質疑。

（五）管理方式落后

現在使用的人事檔案一般都是紙質檔案，歸檔、整理的過程也一般由管理人員進行手動操作，書寫記錄等工作較為繁瑣，直接影響了醫院人事檔案管理的效率，不能幫助醫院及時的做好人事調動與安排。

三、信息化管理醫院人事檔案

（一）信息化管理醫院人事檔案的意義

隨著社會科學的不斷發展，計算機信息技術的不斷改革，信息化技術也逐漸普及到人民群眾生活生產的各個領域。對醫院人事檔案進行信息化管理是必然的選擇，也是必要的選擇。傳統的醫院人事檔案管理存在著較大的問題，已經無法滿足社會生產生活的需要，只有進行信息化改革醫院人事檔案的管理工作，才能確保醫院的發展與時代接軌，提高醫院的管理水平，創造更大的經濟效益。

（二）信息化醫院人事檔案管理的方式

1、檔案資源信息化

通過對醫院人事檔案進行信息化處理，可以更便于人事檔案的保存與使用。傳統的紙質檔案較容易受到環境因素影響導致破損、遺失或是模糊等情況，而信息化檔案則沒有這方面的顧慮。信息化檔案保存往往只需要幾十kb或者幾百kb的內存就可以完善的記錄一個人的檔案信息，而傳統紙質檔案則需要專門的檔案柜進行保存，這對空間也有較大的需求。

2、檔案管理方式科學化

依靠現代管理學的相關管理方式，選擇符合現代社會發展進程的最佳管理手段，做好對檔案的科學管理工作。隨著科技的不斷發展，更多新穎的管理理念與管理手段將會更為廣泛的運作與醫院人事檔案信息化管理中，對醫院的發展會起到更好的促進作用。

2、醫院人事檔案標準完善

人事檔案信息標準完善主要是通過對人事檔案歸檔、整理等方面進行合理的安排，制定統一的醫院人事檔案信息化管理標準，依據未來行業的發展趨勢進行制定，使醫院人事檔案工作相關制度得到很好的完善。

4、建設數據庫體系

數據庫作為信息化醫院人事檔案的儲存場所，需要有完善的數據庫體系作為基礎。需要設置較為完善的項目作為數據庫的框架，以便調用人事檔案資料的時候有一個簡便的過程。主要應該包括目錄、珍貴資料數據庫、一般資料數據庫、多媒體數據庫等等。完善的數據庫體系，可以幫助調用者更好的選擇相應的人事檔案資料，提升了工作效率，也能方便管理人員進行維護與保存。

結束語：

隨著社會經濟的不斷發展，人事檔案的管理手段也要得到相應的提升。醫院傳統的人事檔案管理目前已經出現了較多的漏洞，不利于醫院人事調動工作的開展，對醫院的正常運營產生了一定的制約。通過信息化手段對醫院人事檔案管理升級，使醫院人事檔案管理工作更規范、更科學，也能夠極大的符合現今社會經濟的發展需求。因此，醫院人事檔案管理進行信息化升級工作是值得進行普及的。

參考文獻：

[1]滕苗苗.論醫院檔案信息綜合全方位管理[J].黑龍江史志.2010（07）.

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一、人事檔案管理信息化建設的意義

1、有利于實現人事檔案現代化管理

如今我們正處于信息時代，各類信息資源急劇增加，而信息資源的價值也顯得尤為重要，因此，實現人事檔案的信息化管理，是一項迫在眉睫的任務。因此，我們要順應時代潮流，逐步實現檔案管理由實體化管理向信息化管理的轉變，進而提高人事檔案管理工作的效率。

2、有利于實現人事檔案信息資源的共享

在二十一世紀這個信息瞬息萬變的時代，信息資源，這一各國必不可少戰略資源。因此，不斷加強人事檔案管理的信息化建設，有助于實現信息資源的共享，從而促進經濟和社會的快速發展，推動我國早日實現中華民族的偉大復興。

3、有利于開發和利用檔案資源

為人事工作服務是人事檔案存在的目的和意義，因此，為了滿足當今時代對檔案工作的各種需求，必須開發和建設多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式。隨著計算機信息技術在人事檔案管理工作中的應用，信息化管理模式逐漸誕生，這一模式大大提高了檔案信息資源的開發和利用效率，從而極大地促進了經濟的發展和社會的進步。

4、有利于方便對人事檔案信息的查閱

所謂人事檔案管理信息化，就是利用計算機整合、收集和管理紙質的檔案信息以及館藏的資料，這使得傳統的檔案管理方式轉變為現在的數字化和電子化的全新的方式，因此，人們平時可以更加便捷地查閱資料，而資料的利用價值也將變得更高，從而使得人事檔案管理的效率的到提高。

二、人事檔案管理信息化建設中存在的問題

1、檔案管理人員的綜合素質較低

人事檔案管理人員在檔案管理中十分重要，他們的素質的高低直接影響了檔案管理的質量。但是，在目前的人事檔案管理中，高素質的人員十分缺乏，這就使得人事檔案信息化管理存在一些問題，制約其發展。

2、信息化建設中的基礎化設施配備不完善

在進行人事檔案的信息化建設的過程中，不但要掌握足夠的信息資源，優質的硬件設施也是必不可少的，例如：掃描儀、計算機等，擁有良好的硬件設施是保證檔案信息化管理的一個重要保證，然而，在實際的檔案管理信息化建設中，技術設施都不完善，這就很大程度上制約了檔案管理信息化建設的進行。

3、缺乏統一規范的信息化管理標準

任何事都要有一個標準，認識檔案信息化建設也不例外，在實際工作中一定要有一定的參考標準，這樣才能提高工作效率和工作質量。但是在具體的檔案管理工作中，大多數單位都是考慮自身的利益，在管理中沒有一個統一的規范標準，這就造成了檔案信息網絡不通暢，不能夠實現檔案資源的共享。

三、如何加強人事檔案管理的信息化建設對策

1、提高工作人員整體素質

針對目前檔案管理人員整體素質偏低這一狀況，首先，要對他們進行專業的技能培訓，使他們能夠熟練地掌握在工作中使用的必要技能，并且樹立他們的意識，使他們端正工作態度，積極地去工作。另外，還可以適當地調整檔案管理人員的薪資，這樣一來就可以使那些高素質的人員愿意投身到檔案管理工作中。

2、配備先進的技術設備

先進的技術設備對于人事檔案信息化管理至關重要，它是信息化管理的基礎，也是開發和利用信息資源的基本條件，更是檔案信息傳輸和共享的主要媒介。所以，檔案管理信息化建設就一定要購買先進的技術設備，建立一套完整的網絡信息管理體系，從而使檔案管理信息化的工作效率得到進一步的提高。

3、統一信息化管理標準

標準對于做任何事情來說都很重要，所以在檔案管理中要根據實際情況制定一個統一的標準，這個標準一定要客觀合理化，這樣就可以使它成為工作人員奮斗的目標,從而提高員工工作效率，進而實現人事檔案管理的信息化建設。

4、提高人事檔案管理工作的服務水平

進行人事檔案管理就是為了更好地滿足于人們對檔案資料的需求，所以要不斷地提高管理人員的服務質量。這就需要利用計算機技術將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進行分類、提取和加工，并通過不同的載體來實現人事檔案信息資料的數字化存儲，然后通過計算機網絡平臺實現檔案信息資源的遠距離傳輸和交流，這樣就可以滿足人們對人事檔案信息的各種需求，從而也實現了檔案管理的真正目的。

四、結語

總而言之，新時期人事檔案工作的重心就是實現其信息化管理。所以這就要求檔案管理人員順應時代的發展，要認識到信息化的重要性，不斷地提高自身的專業知識，在工作中盡職盡責。單位也要重視檔案的管理，提高硬件設備，只有硬件設施和軟件設施都提高了，那么檔案管理信息化建設的水平才能不斷地提升。

參考文獻

[1]扈妍珺.人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策[J].工會論壇,2011（03）.

[2]孫冬云.人事檔案管理信息化的對策研究[J].信息技術,2012（05）.

篇13

在當今的信息化時代，網絡信息技術不斷發展，并在潛移默化中改變著人們的生活。人事檔案的管理是一種信息資源的管理，是人類社會活動和經濟活動的戰略資源，機關事業單位應該在信息技術的迅速發展過程中抓住契機，提高人事檔案的社會化和開放化管理。人事檔案管理的固有模式已經不能適應當前信息技術的發展，現代化建設的必要性已經日益凸顯出來。人事檔案的信息化建設是機關事業單位現代化建設的體現，同時也是我國政務信息化的表現。

二、檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案信息化建設缺乏系統規范。標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一。我國雖已有一些標準規范出臺，但難以滿足檔案信息化快速有序發展的需要。立足于全國的檔案系統，各地的信息化都各取所需，以本地區為中心，沒有形成協調高效的系統；一些檔案局的信息缺發長遠規劃，近期目標也不夠明確，只是遇到缺口時進行補充，而沒有提出全面系統有針對性的措施；不同地區的不同檔案信息局沒有統一的建設標準，使用的數據格式和標準各不相同，難以達成一致；檔案信息管理的全行業沒有方便快捷的檢索體統，使得檔案信息管理格局單一，給數據的傳輸和接收造成麻煩。

（二）檔案信息化建設的基礎設施不夠完備。高性能的軟件是檔案信息化建設基礎。我國較歐美等發達國家信息化程度較低，基礎設施建設程度較低，難以滿足檔案信息化建設的要求。我國各地的檔案管理機關的計算機、電信設備、網絡設施的普及率較低。檔案網站也沒有形成行業體系，較其他網站相比檔案網站與其他網站鏈接較少，專業性過強，搜索引擎少，查看網址困難，網站建設存在許多技術上的缺陷和不足。

（三）缺乏數字檔案且檔案資源結構不盡合理。目前為止，我國檔案的館藏資源以紙質資源為主，數字檔案資源較為匱乏，且結構單一。檔案資源也不僅僅是電子文件的收集與管理或紙質檔案數字化，它要實現檔案信息資源的高度共享，實現檔案信息資源網絡化。但是我國的檔案管理模式僵化，亟待轉變。

（四）我國檔案信息化管理缺乏專業性人才。檔案信息化管理需要的是同時掌握檔案管理知識和計算機系統操作的高復合型人才。檔案管理的從業人員需要掌握檔案管理學基礎理論和檔案管理知識，除此之外還要掌握計算機技術、網絡技術等現代信息技術知識。但是我國在這方面的人才培養程度較低，投入的力量較少，因此我國專業的檔案信息化管理人才較為缺乏。

三、檔案信息化建設存在的途徑

（一）檔案管理機關組織建立檔案室信息化協調機構。檔案管理機關可以從行政和技術兩方面指導和規劃檔案館（室）的信息化建設，制定一系列具有實際束縛力的規范和標準，尤其應該進行信息化建設和發展各階段的規劃制定。在制定規劃時，必須要樹立明確的近期目標，完成近期工作需要的檔案的制定；還要有長遠的規劃，立足檔案信息化工作的全局，來發展完善之前工作中的不足之處，不斷創新融入新的時代特色，破除傳統工作中自成一體、條塊分割、各自為政的混亂局面，打破傳統的思想觀念，真正的做到檔案資源信息共享，形成一個新型的統一領導、多層次、多功能、布局合理、相互結合的工作體系。一個完整有序的檔案館（室）信息化協調機構十大男信息化建設的關鍵。

（二）建設標準的檔案信息。檔案信息化建設必需要符合一定的標準。檔案管理機關應該召集有關的有權威的專業人士共同研究商議，制定與檔案有關的業務工作、技術方法和設備等方面的統一原則和規范，并根據國際國內的發展形勢，制定出各地區共同行使的標準。各地區在協調組織的統一領導下，共同運用高質量的應用軟件，建立標準統一化的檔案信息數據庫。

（三）開發已有資源，建立新的數據庫。檔案資源是檔案信息化的核心，規范化的數據采集方法、建立規范、準則、系統的基礎數據庫是檔案信息化建設的重要基礎，同時也是向數字化、網絡化、一體化轉化的重要基礎性工作。檔案資源信息化建設分為整體規劃和分層進行兩部分。首先要建立檔案的案卷級目錄數據庫、文件級目錄數據庫，再建立檔案全文數據庫，是檔案信息資源更加豐富詳盡。數據庫的建設要以國家標準為依據，集中人力物力財力構建標準化、通用性較好的數據庫。同時各地的檔案管理館（室）應該不斷創新，建立有自己特色的數據庫，來豐富當前的數據庫模型。

（四）培養檔案信息化建設的專業型人才。要加快培養掌握現代化信息技術、精通檔案管理業務的高層次信息人員。加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新在職人員的知識結構和業務水平。要讓從事檔案信息化管理工作的人員盡快掌握計算機技術及相關技術。對外還要努力引進計算機專業的人才，對他們進行相關業務知識的基礎培訓，使它們能夠快速適應檔案資源信息化建設的工作，為以后的檔案信息化建設工作儲備高水平的從業人員。國家還可以鼓勵各大高校開設相關課程，或者定期安排相關考試并設置相關獎懲制度，以提高從業人員的水平。

四、結語