引論：我們?yōu)槟砹?3篇高校檔案信息安全范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來(lái)了新的生機(jī)，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢(xún)?cè)跒樯鐣?huì)提供廣泛信息服務(wù)的同時(shí)，也給高校檔案的信息安全帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過(guò)程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過(guò)外包實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對(duì)學(xué)生培訓(xùn)不夠和對(duì)數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)、加工場(chǎng)地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問(wèn)題；有的高校檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的機(jī)要保密培訓(xùn)，在工作實(shí)踐中，對(duì)已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門(mén)對(duì)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。

1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒(méi)有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。

目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，對(duì)于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專(zhuān)門(mén)的法規(guī)。

2.高校檔案數(shù)字化沒(méi)有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

目前，沒(méi)有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，來(lái)保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。

3.高校檔案數(shù)字化評(píng)估、防范少，檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護(hù)混為一談。人員崗位職責(zé)不明確，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關(guān)計(jì)算機(jī)上使用與檔案數(shù)字化無(wú)關(guān)的軟件，難免帶來(lái)病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護(hù)的水平上，不能主動(dòng)防御和動(dòng)態(tài)保護(hù)檔案信息安全。

4.高校檔案專(zhuān)業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。

在檔案信息開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護(hù)衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作者的要求也越來(lái)越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中，專(zhuān)業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。

法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲(chǔ)、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱(chēng)，包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過(guò)科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動(dòng)各方面人員應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。在數(shù)字化進(jìn)程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強(qiáng)法制管理，充分運(yùn)用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項(xiàng)工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進(jìn)而提高檔案管理部門(mén)對(duì)檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門(mén)一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴(yán)格執(zhí)法，切實(shí)起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對(duì)高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問(wèn)題，上級(jí)有關(guān)部門(mén)要進(jìn)一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺(tái)有效的專(zhuān)門(mén)的法律依據(jù)。同時(shí)，高校也要根據(jù)自身的實(shí)際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對(duì)數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)對(duì)保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面；二是應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會(huì)面向公眾，為社會(huì)提供必要的服務(wù)，所以要制定字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等；三是應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及信息交換平臺(tái)、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù)；四是信息安全標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及安全級(jí)別管理、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標(biāo)準(zhǔn)；五是管理標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。

3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。

數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術(shù)來(lái)保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)多種多樣，歸納起來(lái)主要有：軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等，這些都會(huì)對(duì)信息安全構(gòu)成隱患，但只要有防范意識(shí)，絕大部分風(fēng)險(xiǎn)都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種：一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān)，從而防止發(fā)生不可預(yù)測(cè)的、潛在破壞性的侵入。它可以通過(guò)監(jiān)測(cè)、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對(duì)外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行狀況，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機(jī)密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測(cè)病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪問(wèn)控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中規(guī)定了訪問(wèn)控制的權(quán)限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫(xiě)、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強(qiáng)制性訪問(wèn)控制引入了安全管理員的機(jī)制，增加了安全保護(hù)，可防止用戶(hù)無(wú)意或有意地使用自主訪問(wèn)的權(quán)利。五是安全審計(jì)技術(shù)。通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪問(wèn)情況記錄日志，并對(duì)日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而對(duì)資源使用情況進(jìn)行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。

數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對(duì)象的安全管理，它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運(yùn)行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動(dòng)態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動(dòng)包括建立機(jī)構(gòu)、制定計(jì)劃、開(kāi)展培訓(xùn)、落實(shí)措施、檢查效果和實(shí)施改進(jìn)等過(guò)程。學(xué)校檔案部門(mén)必須成立一個(gè)安全管理工作組，負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)控整個(gè)檔案數(shù)字化信息安全管理活動(dòng)，對(duì)檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估；不定期對(duì)人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)，有效地遏制來(lái)自外部和內(nèi)部的攻擊，增強(qiáng)安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。

5.高素質(zhì)的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。

人員管理是高校數(shù)字化檔案信息安全工作中最關(guān)鍵的部分，也是最難的部分。應(yīng)對(duì)各個(gè)時(shí)期的安全風(fēng)險(xiǎn)，有效管理參與人員應(yīng)建立在以下兩個(gè)假設(shè)之上：一是人人都可能帶來(lái)不確定的安全風(fēng)險(xiǎn)因素，人人都肩負(fù)著保證信息安全的職責(zé)。在對(duì)外部非授權(quán)用戶(hù)制定防護(hù)措施時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的管理、培訓(xùn)、監(jiān)督和審計(jì)工作。二是參與人員分工不同，每類(lèi)人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計(jì)劃中，應(yīng)明確主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者和利用者的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。

篇2

高校檔案是國(guó)家檔案資源的一個(gè)重要組成部分。它主要記載的是有關(guān)高校教學(xué)管理、科研、以及其他的各項(xiàng)活動(dòng)方面的信息。檔案記載的信息內(nèi)容可以是多方面的，既可以是文字形式的也可以是聲音或者是圖像等。這些信息內(nèi)容對(duì)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展有積極的作用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還不發(fā)達(dá)的過(guò)去，高校對(duì)這些檔案的管理還是過(guò)多地依賴(lài)人力來(lái)完成。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，高校的檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的管理方式。數(shù)字化的管理可以有效地對(duì)高校中檔案資源進(jìn)行管理和利用，極大地提高管理效率。但是數(shù)字化管理給檔案管理帶來(lái)方便的同時(shí)也帶來(lái)了一系列信息安全方面的問(wèn)題。這些安全方面的問(wèn)題能否及時(shí)解決直接影響到檔案管理工作效率的高低。然而對(duì)檔案信息安全方面進(jìn)行管理并不是一件容易的事情。首先，檔案信息本身就具有一定的保密性，容不得在管理過(guò)程中泄露行為的產(chǎn)生。其次，在開(kāi)放部分檔案信息的過(guò)程中要做好檔案的管理工作，不能讓部分人對(duì)其信息進(jìn)行篡改。因此要想保證檔案信息的安全性和真實(shí)性就必須對(duì)信息化的管理系統(tǒng)進(jìn)行安全升級(jí)，避免網(wǎng)絡(luò)遭受黑客以及病毒的侵害。縱觀國(guó)內(nèi)高校對(duì)檔案信息安全的管理現(xiàn)狀，大部分的高校管理者對(duì)信息安全方面不重視。在管理的過(guò)程中不是信息管理系統(tǒng)經(jīng)常性地出現(xiàn)故障，就是檔案信息的外泄，這直接影響著檔案管理工作正常有序的進(jìn)行。因此，有必要加大對(duì)信息安全管理方面的研究，探索出能夠確保管理工作正常進(jìn)行的有效措施來(lái)。

二、高校檔案信息管理方面存在的安全問(wèn)題

作為現(xiàn)代化的一種管理工具，計(jì)算機(jī)有著強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和分析能力。并且在管理活動(dòng)中有著其他設(shè)備無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)高校的檔案信息進(jìn)行開(kāi)放性和共享性的處理是高校現(xiàn)代檔案管理的主流方式。信息化的管理給高校師生帶來(lái)極大方便的同時(shí)也出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全方面的問(wèn)題，這些安全問(wèn)題增大了檔案信息外泄的可能性。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)條件下高校檔案信息外泄的可能性比較大，人們往往會(huì)采用安裝一些殺毒軟件和防火墻，加大對(duì)訪問(wèn)文件的加密程度以及設(shè)置一些必要的訪問(wèn)權(quán)限等措施來(lái)對(duì)服務(wù)器上的信息進(jìn)行保護(hù)。但是有些用戶(hù)在查閱檔案信息時(shí)習(xí)慣于將部分信息臨時(shí)保存在瀏覽器的臨時(shí)文件夾中，這樣一些黑客以及病毒總是會(huì)利用這些漏洞來(lái)入侵客戶(hù)機(jī)上的檔案信息等。因此，我國(guó)高校檔案信息管理方面還是存在著很多安全方面的的問(wèn)題，具體來(lái)說(shuō)這些問(wèn)題表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）管理人員的保密意識(shí)不夠

當(dāng)前高校的檔案管理方式逐漸由手工管理向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變。無(wú)論是哪種形式的管理方式，管理人員都應(yīng)有較強(qiáng)的保密意識(shí)。特別是在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下，檔案信息外泄的可能性更大。另外從檔案信息本身來(lái)說(shuō)，它就具有一種保密性。但是在部分高校的檔案管理工作中，管理人員不遵守檔案館中的工作制度和保密制度，會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)或者是熟人的要求下私自改動(dòng)檔案資料。另外對(duì)于一些不適宜對(duì)外開(kāi)放的檔案資料，管理人員有意或者無(wú)意中會(huì)將用戶(hù)名以及口令進(jìn)行外泄造成保密的資料泄露。另有管理人員由于工作上的粗心大意，將檔案資料隨意擺放造成信息的意外泄露等。

（二）數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不完善

近年來(lái)，各大高校的檔案數(shù)量和內(nèi)容激增，這給檔案管理工作帶來(lái)了一定的壓力，并且對(duì)高校教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展產(chǎn)生了一定的影響。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用不僅提高了檔案管理的效率，而且增強(qiáng)了不同高校之間信息共享的力度。針對(duì)檔案管理的特殊要求，需要管理人員正確地處理檔案信息的開(kāi)放與保密的關(guān)系。隨著來(lái)自網(wǎng)絡(luò)方面對(duì)檔案信息的竊取程度的增強(qiáng)，高校檔案信息的安全成為檔案管理人員需要處理的一個(gè)迫切問(wèn)題。為此各大高校在校園內(nèi)部建立起了檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅可以讓管理人員方便地對(duì)這些檔案信息進(jìn)行有效管理，而且在一定的程度上可以規(guī)避那些來(lái)自網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案信息的攻擊和竊取。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是各個(gè)高校依據(jù)自身的檔案管理規(guī)模和需要建立起來(lái)的，這些數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)論是在數(shù)量規(guī)模方面還是在數(shù)據(jù)庫(kù)的類(lèi)型、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等方面都存在著技術(shù)上的問(wèn)題。在數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)的過(guò)程中，各大高校的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，他們?cè)诮◣?kù)時(shí)是根據(jù)高校當(dāng)前的需求來(lái)實(shí)施的。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，高校的管理人員存在著急功近利的思想，建立的數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型較為單一、規(guī)模較小以及標(biāo)準(zhǔn)化程度較低等。當(dāng)前，各大高校檔案室的數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型多屬于條目數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)功能不全，缺少必要的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，不能滿(mǎn)足師生的多樣化的需求。同時(shí)還有部分高校的數(shù)據(jù)庫(kù)在建設(shè)的過(guò)程中存在著技術(shù)上的漏洞。

（三）管理人員的綜合素質(zhì)低

與傳統(tǒng)人工管理檔案方式不同的是，當(dāng)今檔案信息化的管理需要具有較高綜合素質(zhì)的管理人才。這些綜合素質(zhì)要求檔案管理人員既要具備管理檔案的基礎(chǔ)知識(shí)和基本的業(yè)務(wù)能力外還要掌握各種相關(guān)軟件管理的操作技能。同時(shí)他們還需要知道怎樣來(lái)對(duì)這些系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)來(lái)提高檔案信息的安全。當(dāng)今我國(guó)高校的檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低。他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，管理理念較為陳舊。尤其是在數(shù)字化的管理時(shí)代，檔案的管理基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化和數(shù)字化管理。管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)應(yīng)用比較陌生，更談不上對(duì)相關(guān)的通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的了解和運(yùn)用。管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的缺乏和不會(huì)熟練利用計(jì)算機(jī)造成了高校檔案信息的安全形勢(shì)不容樂(lè)觀。

（四）資金缺乏，硬件設(shè)施落后

數(shù)字化的檔案管理需要投入大量的資金來(lái)購(gòu)置相關(guān)配套設(shè)施，尤其是一些硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)等。雖然各大高校在數(shù)字化管理的前期投入了較多的資金購(gòu)置了網(wǎng)絡(luò)信息處理方面的硬件設(shè)備，并且建立起校內(nèi)的局域網(wǎng)，但是由于電子設(shè)備的更新速度較快，需要在后期投入較大的資金來(lái)對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，以滿(mǎn)足檔案信息的安全的需要。特別是檔案管理實(shí)行數(shù)字化管理以后，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可能遭受內(nèi)外部的非法訪問(wèn)以及病毒的侵襲。并且隨著技術(shù)的進(jìn)步網(wǎng)絡(luò)病毒種類(lèi)、數(shù)量越來(lái)越多，傳播的速度和危害性也越來(lái)越大。因此要想維護(hù)檔案信息的安全就要投入大量的資金對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行更新和升級(jí)。然而高校一方面出于對(duì)檔案管理工作的不重視，另外一方面高校的經(jīng)費(fèi)數(shù)量有限，學(xué)校寧可花費(fèi)大量的資金進(jìn)行教學(xué)領(lǐng)域的科研活動(dòng)，也不愿意投入資金在這些設(shè)備的維護(hù)和更新上。久而久之檔案館中的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)都處于一個(gè)停滯的狀態(tài)。內(nèi)外部的非法訪問(wèn)和病毒入侵檔案管理系統(tǒng)的頻率越來(lái)越高。檔案館中的一些設(shè)備成為了擺設(shè)，不能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。這對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)，不僅造成了大量資金的浪費(fèi)而且嚴(yán)重阻礙了檔案管理的正常進(jìn)行。

三、高校檔案信息安全管理策略

（一）提高管理水平、增強(qiáng)保密意識(shí)

檔案管理人員的職業(yè)道德對(duì)檔案工作的開(kāi)展會(huì)產(chǎn)生一定的影響，尤其是在正確處理保密與開(kāi)放的關(guān)系上。這就需要對(duì)管理人員進(jìn)行職業(yè)道德的培養(yǎng)和教育。首先，讓管理人員學(xué)習(xí)和理解檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)道德原則和道德規(guī)范。讓他們知道在自己的本職工作中該做什么不該做什么，確實(shí)為維護(hù)檔案信息的安全負(fù)責(zé)。其次，增強(qiáng)他們的職業(yè)道德情感。讓管理人員能夠在日常的管理工作中意識(shí)到自己工作的重要性，進(jìn)而對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生熱愛(ài)之情。在熱愛(ài)本職工作的同時(shí)對(duì)工作高度負(fù)責(zé)，為維護(hù)信息安全作出自己的貢獻(xiàn)。最后，在管理工作中要求他們堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，在檔案管理中做到一視同仁。無(wú)論是自己的熟人或者是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)查閱檔案都要按照工作流程來(lái)進(jìn)行，不能因?yàn)槿饲榛蛘呤菣?quán)利而失去了工作的原則。

（二）加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的力度

高校的數(shù)字化檔案的管理離不開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。在過(guò)去高校的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建立是根據(jù)高校自身的實(shí)際和條件來(lái)進(jìn)行，建立起來(lái)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)在標(biāo)準(zhǔn)、種類(lèi)和功能上都與其他高校成熟的系統(tǒng)有著較大的差距。因此，在加大建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的同時(shí)還要考慮系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能等方面的內(nèi)容。目前，高校的檔案管理部門(mén)中的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)采用的程序無(wú)非就是DataBase、FoxPro 、FoxBASE等。這些程序只是對(duì)一般的操作系統(tǒng)的延伸，并沒(méi)有起到實(shí)質(zhì)性的改變。他們?cè)趩螜C(jī)狀態(tài)下能夠滿(mǎn)足各種管理上的需要。但是對(duì)于信息種類(lèi)較多、數(shù)量較大的情況下這些程序就會(huì)顯現(xiàn)出不足之處。因此，在建設(shè)新的數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，可以考慮采用在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行并且能夠支持多種操作系統(tǒng)、多種運(yùn)行平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。同時(shí)這樣的管理系統(tǒng)在保留原有系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上還能夠與Web站點(diǎn)建立鏈接。在選擇建立數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型的時(shí)候可以?xún)?yōu)先考慮SQLServer、Infoemix等。

（三）完善檔案管理人才隊(duì)伍

高校檔案信息安全的管理最終還是要靠人才來(lái)實(shí)現(xiàn)的。管理人員的素質(zhì)的高低直接影響著信息安全的管理。因此，各大高校要根據(jù)自身的管理人才隊(duì)伍以及信息安全的現(xiàn)狀來(lái)加大對(duì)人才的培養(yǎng)力度。首先，要對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行摸底考核，摸清他們的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。在掌握了員工的基本情況的基礎(chǔ)上，可以對(duì)部分的員工進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。安排管理人員集中學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和相關(guān)的信息技術(shù)。同時(shí)針對(duì)檔案管理人員在計(jì)算機(jī)方面薄弱的現(xiàn)象舉辦計(jì)算機(jī)知識(shí)和應(yīng)用技能的專(zhuān)題講座，讓他們接受系統(tǒng)的通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，進(jìn)一步增強(qiáng)他們利用數(shù)字化進(jìn)行管理的能力。其次，在人才的聘用方面要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，要根據(jù)檔案管理的需要聘用一些既有豐富的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又有熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)的能力。再次，在檔案館中實(shí)行崗位責(zé)任制，明確每個(gè)人的權(quán)利和責(zé)任。讓管理人員在自己的職責(zé)范圍內(nèi)行使自己的權(quán)利和義務(wù)。一旦信息出現(xiàn)安全方面的問(wèn)題就要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。最后，還要在檔案管理工作中實(shí)行績(jī)效考核，定期有專(zhuān)人對(duì)所有員工進(jìn)行知識(shí)和技能的考核。實(shí)行工資與考核結(jié)果相掛鉤的薪酬體制。同時(shí)對(duì)于多次考核不合格的員工可以進(jìn)行解聘。

（四）加大資金投入、及時(shí)更新設(shè)備

高校中的檔案對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著積極作用。因此，學(xué)校要充分重視對(duì)檔案信息安全管理。針對(duì)學(xué)校資金投入不夠的現(xiàn)象，學(xué)校要在努力爭(zhēng)取財(cái)政支持的前提下，充分發(fā)揮檔案資源的作用，在滿(mǎn)足學(xué)校師生需求的情況下，適當(dāng)?shù)叵蛏鐣?huì)開(kāi)放。在為社會(huì)服務(wù)的同時(shí)收取一定的費(fèi)用用來(lái)對(duì)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和更新上。學(xué)校要在保證其他活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的基礎(chǔ)上適當(dāng)?shù)叵驒n案管理傾斜，充分利用有限的資金來(lái)對(duì)檔案館中的硬件設(shè)備進(jìn)行定期地維護(hù)和更新，進(jìn)而確保檔案信息的安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

高校檔案的管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，它與學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)同時(shí)進(jìn)行并且為教學(xué)活動(dòng)所服務(wù)。在檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上我們不僅要好好利用檔案資源，同時(shí)還要做好對(duì)檔案信息的安全管理。

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篇3

1 高校電子人事檔案安全威脅

1.1 物理威脅

物理威脅是指物理環(huán)境因素對(duì)高校電子人事檔案信息管理系統(tǒng)物理介質(zhì)造成的威脅。物理安全管理是信息化檔案管理系統(tǒng)安全管理工作的核心內(nèi)容之一。高校電子人事檔案信息管理系統(tǒng)在長(zhǎng)期運(yùn)行過(guò)程中，可能因?yàn)樵O(shè)備故障、意外災(zāi)害導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)中斷和電子檔案數(shù)據(jù)丟失；骨干網(wǎng)絡(luò)單獨(dú)核心交換設(shè)備故障導(dǎo)致整個(gè)信息管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)癱瘓；關(guān)鍵服務(wù)存儲(chǔ)設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失與服務(wù)中斷，種種物理因素都會(huì)嚴(yán)重威脅高校電子人事檔案的安全。

1.2 網(wǎng)絡(luò)威脅

網(wǎng)絡(luò)威脅主要是來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)的威脅，是高校電子人事檔案信息管理系統(tǒng)面臨的主要威脅，也是信息化安全管理工作的重點(diǎn)。病毒、木馬、黑客行為都會(huì)對(duì)高校電子人事檔案構(gòu)成威脅，開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，任何掌握黑客技術(shù)，別有用心的網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)都可能侵入高校電子人事檔案管理系統(tǒng)，竊取、篡改資料，給高校電子人事檔案管理工作帶來(lái)了嚴(yán)重的安全威脅。

1.3 信息安全威脅

信息安全威脅是高校電子人事檔案面臨的最嚴(yán)重的威脅，高校電子人事檔案系統(tǒng)可能存在著各種漏洞，受病毒、木馬和黑客攻擊，可能導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中數(shù)據(jù)泄露或者數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)被竊取，暴露高校電子人事檔案中涉及到的個(gè)人隱私信息，可能給學(xué)校和個(gè)人帶來(lái)不可估量的損失。

1.4 管理安全威{

高校電子人事檔案管理系統(tǒng)是一種高校人事檔案的管理工具，為了保障高校電子人事檔案安全性，需要加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)的物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全管理工作，高校電子人事檔案的安全管理工作需要在完善、科學(xué)的安全管理體系下開(kāi)展，才能夠有效應(yīng)對(duì)各種安全威脅。

2 高校電子人事檔案信息安全管理對(duì)策

2.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理

為了提高高校電子人事檔案信息安全性，要進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)，保證高校電子人事檔案管理系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)的安全，提高系統(tǒng)運(yùn)行可靠性，減少系統(tǒng)運(yùn)行故障幾率。要求建設(shè)高校電子人事檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)選擇更高運(yùn)行安全系數(shù)的芯片，提高芯片接口安全系數(shù)。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)隱私信息的防竊密工作，通過(guò)加密、入侵檢測(cè)、防火墻、監(jiān)控預(yù)警、內(nèi)外網(wǎng)物理隔離等方式，提高高校電子人事檔案外網(wǎng)訪問(wèn)的安全性。計(jì)算機(jī)病毒有破壞性、隱匿性和傳播性特點(diǎn)，嚴(yán)重威脅網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，計(jì)算機(jī)病毒防范是高校電子人事檔案安全管理的關(guān)鍵內(nèi)容。防范計(jì)算機(jī)病毒和木馬，需要加強(qiáng)病毒和木馬的技術(shù)預(yù)防與檢測(cè)，所有計(jì)算機(jī)都要安裝能夠提供實(shí)時(shí)病毒庫(kù)更新的殺毒軟件。運(yùn)行計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息管理操作時(shí)，涉及到的文件、電子郵件、USB存儲(chǔ)介質(zhì)需要進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)病毒及時(shí)隔離和刪除，避免病毒進(jìn)入計(jì)算機(jī)或者傳播。

2.2 提高計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)安全性

計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)安全性是高校電子人事檔案管理信息安全性的基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)自身的漏洞也可能為不法分子所利用，趁機(jī)進(jìn)入高校電子人事檔案管理系統(tǒng)，竊取隱私信息資料。現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)普遍存在安全漏洞，因此安全部門(mén)以及操作系統(tǒng)需要設(shè)置專(zhuān)用安全通道，為計(jì)算機(jī)提供升級(jí)、漏洞補(bǔ)丁、圍墻、程序修改等安全服務(wù)。檔案管理工作人員也要養(yǎng)成良好的安全習(xí)慣，安裝殺毒軟件和安全管理程序，定期殺毒，不登錄高風(fēng)險(xiǎn)網(wǎng)站，不隨意安裝簽名不明軟件，不隨便打開(kāi)匿名郵件，同時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查，電子人事檔案專(zhuān)機(jī)管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限管理系統(tǒng)，提高高校電子人事檔案信息安全性。

2.3 數(shù)據(jù)安全管理

電子人事檔案存儲(chǔ)密度高，和傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔相比，管理、檢索更加方便，但是二者之間只是存儲(chǔ)形式、管理使用方式的差別，安全管理工作有很多內(nèi)容都是相同的。電子人事檔案同樣需要進(jìn)行物理隔離，設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)管理，同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行加密甚至硬件加密，并設(shè)置嚴(yán)密的用戶(hù)權(quán)限管理體系，訪客對(duì)開(kāi)放檔案數(shù)據(jù)只有讀取權(quán)限，防止篡改。電子檔案的備份更加方便，通過(guò)備份冗余管理，能夠有效避免物理破壞造成的數(shù)據(jù)丟失，重要電子人事檔案雙機(jī)備份，必要時(shí)同時(shí)設(shè)置紙質(zhì)檔案電子檔案，避免電子檔案丟失、篡改。

2.4 計(jì)算機(jī)病毒木馬防范

計(jì)算機(jī)病毒和木馬嚴(yán)重威脅著高校電子人事檔案的安全，可能會(huì)造成信息泄露、丟失，防范計(jì)算機(jī)病毒和木馬是電子人事檔案管理系統(tǒng)的重要工作內(nèi)容。防范計(jì)算機(jī)病毒和木馬，首先需要加強(qiáng)病毒的技術(shù)預(yù)防以及檢測(cè)工作，要求所有計(jì)算機(jī)都需要安裝殺毒軟件，運(yùn)行電子人事檔案管理系統(tǒng)，調(diào)用管理和查看答案信息時(shí)，需要掃描所有文件和電子郵件，及時(shí)清理病毒木馬，同時(shí)養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)使用習(xí)慣，減少病毒木馬接觸機(jī)會(huì)。

3 結(jié)語(yǔ)

電子人事檔案管理系統(tǒng)在高校人事檔案管理工作中的應(yīng)用顯著提升了高校人事檔案管理和人事檔案資源利用水平，但是也帶來(lái)了一系列信息安全問(wèn)題，需要采取一系列措施有效解決，才能夠保證高校電子人事檔案信息安全。

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一、高校檔案信息化管理的必要性

信息化時(shí)代的來(lái)臨給人們的生產(chǎn)生活帶來(lái)了極大的便利，包括在檔案的管理工作上。現(xiàn)如今，社會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，信息的多元化要求檔案在管理上需要用到信息技術(shù)。檔案的信息化管理不僅能夠準(zhǔn)確地直觀到檔案的信息，還能方便檔案信息的其他利用。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)校是培育人才的地方，做好檔案方面的安全管理工作非常重要。近些年來(lái)，各大高校都在檔案的安全管理上做了很大的工作，在取得一定成效的同時(shí)也造成了一些問(wèn)題的出現(xiàn)。

（一）安全管理檔案的意識(shí)不夠

目前，絕大多數(shù)高校都處于求進(jìn)步的重要發(fā)展階段，其側(cè)重點(diǎn)大多都放在師資力量、人才培養(yǎng)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，對(duì)于收入甚微的檔案管理工作過(guò)于疏忽，導(dǎo)致檔案管理工作一直都被擱置在所有工作的邊緣。從而出現(xiàn)松散、混亂的現(xiàn)狀，其安全問(wèn)題一直都得不到重視。更嚴(yán)重的是有些地方高校沒(méi)有專(zhuān)門(mén)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案的管理直接隸屬于教務(wù)處或者校辦等部門(mén)。對(duì)于檔案的管理沒(méi)有一個(gè)健全可靠的體系，沒(méi)有相應(yīng)的管理制度，也沒(méi)有制定一系列可行的方案。

有些領(lǐng)導(dǎo)仍然在用過(guò)去的舊觀念、舊思想去指導(dǎo)管理檔案的工作，對(duì)于信息化背景下管理檔案的新形勢(shì)沒(méi)有絲毫研究，只重視檔案庫(kù)房、紙質(zhì)檔案的實(shí)體管理，毫不理睬電子檔案的技術(shù)管理。這種現(xiàn)象在一些地方高校是非常普遍的。

檔案管理的工作者存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，由于分工和責(zé)任不夠明確，總是出現(xiàn)相互推諉的狀況。信息安全是做好一切工作的前提，管理檔案的工作人員不能僅僅只將檔案的實(shí)體管理作為檔案管理的重點(diǎn)，而應(yīng)該對(duì)整理檔案過(guò)程中的信息安全問(wèn)題有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。

（二）對(duì)檔案的管理投入不夠

社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的各個(gè)方面都應(yīng)該緊跟時(shí)展的步伐。尤其是教育行業(yè)更應(yīng)該做好與時(shí)代接軌的工作。安全管理檔案是高校的一大責(zé)任，在這個(gè)飛速發(fā)展的信息化時(shí)代，學(xué)校應(yīng)該在過(guò)去實(shí)體管理檔案的基礎(chǔ)上結(jié)合信息管理。目前，很多高校都已經(jīng)認(rèn)識(shí)了這一點(diǎn)。可是只有認(rèn)識(shí)，卻沒(méi)有行動(dòng)。在具體的做法上沒(méi)有跟進(jìn)。一些高校沒(méi)有意識(shí)到檔案安全管理的重要性，于是將檔案室設(shè)置在偏僻的地方，投入很少、規(guī)模較小，再加上有外來(lái)人員頻繁的出入，造成檔案被毀或是被盜的幾率大大上升，檔案的安全性得不到保證。

（三）管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案管理是一項(xiàng)連續(xù)性、政策性、系統(tǒng)性極強(qiáng)的工作，需要管理人員具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)。近年來(lái)，隨著信息化逐漸滲透于檔案工作之中，要求檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)越來(lái)越高。可是目前，在很多高校檔案管理者中，有極大一部分人的思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)還沒(méi)有達(dá)到管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)。很多人都認(rèn)為管理檔案是一門(mén)技術(shù)含量低、人人都可以干的輕松活，不需要專(zhuān)業(yè)的技能，也無(wú)需培訓(xùn)。這種錯(cuò)誤的觀念就導(dǎo)致了檔案的管理水平一直處于較低的狀態(tài)。

三、高校檔案安全管理的對(duì)策

高校檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性和全局性的工作。在不同的社會(huì)發(fā)展階段，檔案的安全也會(huì)受不同因素的影響。具體應(yīng)該結(jié)合不同的實(shí)際情況來(lái)采取措施。信息化背景下，高校可以從以下方面來(lái)做好檔案的安全管理工作。

（一）更新觀念，提高認(rèn)識(shí)

意識(shí)決定行動(dòng)，更新觀念，提高認(rèn)識(shí)是安全管理檔案的基礎(chǔ)，也是檔案管理工作應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的關(guān)鍵。各大高校應(yīng)該充分地意識(shí)到，檔案信息的價(jià)值越高，面臨的風(fēng)險(xiǎn)和威脅就會(huì)越大。檔案的安全管理是保證各高校一切信息安全的前提。做好安全管理檔案的工作，首先必須要增強(qiáng)安全管理檔案的意識(shí)，尤其是對(duì)電子檔案。現(xiàn)在，各高校的檔案不僅僅只是文字信息，而是由聲音、圖片和文字組成的綜合性信息。信息的載體不單純是紙張，還有錄像、錄音、照片和電子文檔等等。各高校檔案的管理不能只依靠信息部門(mén)，各部門(mén)都應(yīng)該出一份力，共同做好安全管理檔案的工作。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該保持一份預(yù)見(jiàn)性，提高對(duì)于突發(fā)事件的處理能力，防止或者減少檔案事故的發(fā)生。

（二）規(guī)范管理，健全制度

“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”。很多事情的順利完成都是在一定的規(guī)則之下。在檔案的安全管理方面要想規(guī)范，就必須要健全制度。為了能夠適應(yīng)信息化時(shí)展的節(jié)奏，學(xué)校在高校檔案的管理上應(yīng)該頒布一些能夠幫助管理檔案的規(guī)章制度。首先，高校應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際，在以往檔案管理機(jī)制的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善和修訂。例如，電子檔案的歸檔制度、圖片資料安全管理方面的制度等等。第二，應(yīng)該推行統(tǒng)一管理檔案的系統(tǒng)，制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣便于檔案的收集、利用和管理。

（三）提升管理人員的素質(zhì)和水平

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1.房地產(chǎn)平面圖

房地產(chǎn)平面圖是一種反映房屋、土地現(xiàn)狀的專(zhuān)業(yè)圖。房地產(chǎn)平面圖是由測(cè)繪專(zhuān)業(yè)人員按國(guó)家規(guī)定的房產(chǎn)測(cè)量規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和程序勘測(cè)和繪制出反映城市房屋和土地的分布、占有、使用等方面情況的專(zhuān)用性圖紙。

2.房地產(chǎn)有關(guān)證明和文件

有關(guān)證明文件是城市房地產(chǎn)行政管理部門(mén)在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.房地產(chǎn)卡片

房地產(chǎn)卡片是對(duì)房地產(chǎn)權(quán)利人的情況、房屋所有權(quán)、土地使用權(quán)狀況以及產(chǎn)權(quán)來(lái)源等情況扼要摘錄而制作的一種卡片。它按房地產(chǎn)產(chǎn)籍地號(hào)(丘號(hào))順序,以一處房屋坐落中的每幢房屋為單位而填制的。

4.房地產(chǎn)登記簿冊(cè)

房地產(chǎn)簿冊(cè)是房地產(chǎn)權(quán)屬登記、發(fā)證中根據(jù)工作需要而分類(lèi)編制的各種表冊(cè)的總稱(chēng)。房地產(chǎn)產(chǎn)籍資料的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)該是一致的,并應(yīng)及時(shí)進(jìn)行異動(dòng)管理。

二、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特點(diǎn)

1.專(zhuān)業(yè)性

權(quán)屬檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專(zhuān)業(yè)部門(mén)。權(quán)屬檔案是專(zhuān)業(yè)性材料。房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作特別是權(quán)屬登記工作,面廣量大,政策性強(qiáng),形成的檔案材料專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。權(quán)屬檔案在內(nèi)容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別,內(nèi)容上反映房地權(quán)屬狀況和房地位置和面積大小,文件名稱(chēng)采用房地產(chǎn)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)多,形式上,結(jié)構(gòu)規(guī)范,多為表格式、填寫(xiě)式。

2.動(dòng)態(tài)性

權(quán)屬檔案的動(dòng)態(tài)性是權(quán)屬檔案最顯著的特點(diǎn)。權(quán)屬檔案形成后,房地產(chǎn)權(quán)屬和房地情況并不是固定不變的,隨著產(chǎn)權(quán)人的變化,房屋的損壞倒塌,城市建設(shè)的發(fā)展,房地產(chǎn)市場(chǎng)的活躍,房屋的買(mǎi)賣(mài)、交換、繼承、贈(zèng)與、分析等權(quán)屬轉(zhuǎn)移不斷發(fā)生,房屋的拆除、翻改、擴(kuò)建日趨頻繁,土地分割、合并等房地變更又不可避免。因而房地產(chǎn)權(quán)屬處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中,具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。目前,權(quán)屬檔案因產(chǎn)權(quán)變更引起異動(dòng)的每年約有20%。隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋現(xiàn)狀的變更,權(quán)屬檔案體系中的圖、檔、卡、冊(cè)必須作相應(yīng)更改,檔案目錄甚至于檔案材料要作動(dòng)態(tài)注記,檔案必須及時(shí)補(bǔ)充新材料,以確保檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性和完整性。產(chǎn)權(quán)的動(dòng)態(tài)性,使權(quán)屬檔案成為“活”檔案。

3.真實(shí)性

權(quán)屬檔案是產(chǎn)權(quán)沿革的歷史記錄,這種記錄必須與實(shí)際相符,記載的產(chǎn)權(quán)人,產(chǎn)權(quán)范圍必須清楚,能在產(chǎn)權(quán)審核和排解產(chǎn)權(quán)糾紛中起憑證和參考作用。真實(shí)性是權(quán)屬檔案的生命,也是發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)效用的基礎(chǔ)和前提。

4.完整性

權(quán)屬檔案的完整性體現(xiàn)在兩個(gè)方面,一是房地結(jié)合,二是圖、檔結(jié)合。

5.價(jià)值性

房地產(chǎn)屬于不動(dòng)產(chǎn),價(jià)值高,在單位和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中占有重要地位。因此,權(quán)屬檔案屬于財(cái)產(chǎn)檔案。6.法律性

由記載房屋所有權(quán)歸屬的憑證材料組成的權(quán)屬檔案,具有法律效力,是房地產(chǎn)管理部門(mén)和人民法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。鑒于上述特點(diǎn),特別是權(quán)屬檔案的專(zhuān)業(yè)性和動(dòng)態(tài)性,表明權(quán)屬檔案應(yīng)由房地產(chǎn)管理部門(mén)統(tǒng)一管理并單獨(dú)進(jìn)行保管。權(quán)屬檔案不宜與文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案等其他門(mén)類(lèi)檔案相混淆。

三、高校房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的現(xiàn)狀

我校檔案管理基本上都是停留在紙質(zhì)文件、圖紙的狀態(tài)。房產(chǎn)部門(mén)的主要工作是檔案整理、編寫(xiě)卷宗、存儲(chǔ)入庫(kù)、備查立卷等。許多檔案資料處于長(zhǎng)期閑置的狀態(tài),沒(méi)有及時(shí)整理歸檔,更沒(méi)有很好的利用。管理人員的管理觀念比較保守,習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作方式來(lái)處理文本信息、處理房產(chǎn)檔案信息。這是因?yàn)榉慨a(chǎn)管理人員多數(shù)不是專(zhuān)業(yè)對(duì)口的管理人員,沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn),對(duì)檔案知識(shí)和技能不熟,只是對(duì)收集、整理、立卷、歸檔等一系列工作進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、分類(lèi)、建檔,而沒(méi)有及時(shí)準(zhǔn)確完整的進(jìn)行更新;而且管理人員經(jīng)常變動(dòng)也造成檔案管理資料的保存不連續(xù)不持久,使房產(chǎn)檔案殘缺、間斷,一些數(shù)據(jù)丟失,導(dǎo)致房產(chǎn)檔案失去了歷史資料的功能和用途。

四、高校房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理信息化的應(yīng)用

住房制度改革以后,住房由原來(lái)的福利分配逐漸向社會(huì)化、商品化轉(zhuǎn)變。房屋產(chǎn)權(quán)的變動(dòng)情況越來(lái)越復(fù)雜,房屋的買(mǎi)賣(mài)、繼承、贈(zèng)與等行為都使房屋產(chǎn)權(quán)發(fā)生變化。房產(chǎn)檔案應(yīng)該全面、及時(shí)地反映房屋產(chǎn)權(quán)變化的過(guò)程。房產(chǎn)檔案作為房屋產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的原始記錄,必須隨著房屋及房屋所有權(quán)人的變動(dòng)而變動(dòng)。但是因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案管理的信息化程度不高,信息變更速度慢,房產(chǎn)檔案的查詢(xún)和使用都很不方便。針對(duì)以上情況,建立一套符合學(xué)校特點(diǎn),又方便快捷的房屋檔案管理軟件來(lái)提高管理效率是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。房產(chǎn)管理信息化就是就是要把房屋的有關(guān)數(shù)據(jù)、信息、圖紙等存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)里,建立房屋信息數(shù)據(jù)庫(kù),存儲(chǔ)各種形式的圖形和屬性數(shù)據(jù),把圖形數(shù)據(jù)和屬性數(shù)據(jù)之間以有效的數(shù)據(jù)組織方法聯(lián)系起來(lái),對(duì)數(shù)據(jù)的變動(dòng)及時(shí)的更新,以方便于查詢(xún)和數(shù)據(jù)整理。

系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫(kù)中的房屋的區(qū)位、權(quán)益、實(shí)物等數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的共享和資料的歸檔和查詢(xún)。為了方便查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)可以把數(shù)據(jù)分成公有住房管理、房改售房管理、辦公用房管理、商服用房管理等幾個(gè)模塊。這幾個(gè)模塊下還可以設(shè)定文件、編輯數(shù)據(jù)、工具、系統(tǒng)管理、打印等小模塊。文件模塊是對(duì)表格的操作、編輯模塊完成常規(guī)的編輯、工具模塊提供繪制所需的工具。系統(tǒng)管理模塊是對(duì)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)進(jìn)行管理。為了能夠方便查詢(xún),保證數(shù)據(jù)的即時(shí)性,有必要建立一個(gè)平時(shí)用的工作庫(kù),各種數(shù)據(jù)的修改、輸入、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)都在這個(gè)庫(kù)里進(jìn)行。

五、結(jié)束語(yǔ)

房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合,是新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)開(kāi)發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源,必將極大地提高檔案資源的開(kāi)發(fā)能力和利用效率,使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面更加完善。

篇6

檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來(lái)了新的生機(jī)，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢(xún)?cè)跒樯鐣?huì)提供廣泛信息服務(wù)的同時(shí)，也給高校檔案的信息安全帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過(guò)程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過(guò)外包實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對(duì)學(xué)生培訓(xùn)不夠和對(duì)數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)、加工場(chǎng)地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問(wèn)題；有的高校檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的機(jī)要保密培訓(xùn)，在工作實(shí)踐中，對(duì)已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門(mén)對(duì)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。

1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒(méi)有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。

目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，對(duì)于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專(zhuān)門(mén)的法規(guī)。

2.高校檔案數(shù)字化沒(méi)有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

目前，沒(méi)有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，來(lái)保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。

3.高校檔案數(shù)字化評(píng)估、防范少，檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護(hù)混為一談。人員崗位職責(zé)不明確，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關(guān)計(jì)算機(jī)上使用與檔案數(shù)字化無(wú)關(guān)的軟件，難免帶來(lái)病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護(hù)的水平上，不能主動(dòng)防御和動(dòng)態(tài)保護(hù)檔案信息安全。

4.高校檔案專(zhuān)業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。

在檔案信息開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護(hù)衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作者的要求也越來(lái)越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中，專(zhuān)業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。

法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲(chǔ)、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱(chēng)，包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過(guò)科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動(dòng)各方面人員應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。在數(shù)字化進(jìn)程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強(qiáng)法制管理，充分運(yùn)用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項(xiàng)工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進(jìn)而提高檔案管理部門(mén)對(duì)檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門(mén)一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴(yán)格執(zhí)法，切實(shí)起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對(duì)高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問(wèn)題，上級(jí)有關(guān)部門(mén)要進(jìn)一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺(tái)有效的專(zhuān)門(mén)的法律依據(jù)。同時(shí)，高校也要根據(jù)自身的實(shí)際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對(duì)數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)對(duì)保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面；二是應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會(huì)面向公眾，為社會(huì)提供必要的服務(wù)，所以要制定字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等；三是應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及信息交換平臺(tái)、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù)；四是信息安全標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及安全級(jí)別管理、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標(biāo)準(zhǔn)；五是管理標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。

3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。

數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術(shù)來(lái)保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)多種多樣，歸納起來(lái)主要有：軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等，這些都會(huì)對(duì)信息安全構(gòu)成隱患，但只要有防范意識(shí)，絕大部分風(fēng)險(xiǎn)都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種：一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān)，從而防止發(fā)生不可預(yù)測(cè)的、潛在破壞性的侵入。它可以通過(guò)監(jiān)測(cè)、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對(duì)外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行狀況，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機(jī)密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測(cè)病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪問(wèn)控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中規(guī)定了訪問(wèn)控制的權(quán)限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫(xiě)、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強(qiáng)制性訪問(wèn)控制引入了安全管理員的機(jī)制，增加了安全保護(hù)，可防止用戶(hù)無(wú)意或有意地使用自主訪問(wèn)的權(quán)利。五是安全審計(jì)技術(shù)。通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪問(wèn)情況記錄日志，并對(duì)日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而對(duì)資源使用情況進(jìn)行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。

數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對(duì)象的安全管理，它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運(yùn)行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動(dòng)態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動(dòng)包括建立機(jī)構(gòu)、制定計(jì)劃、開(kāi)展培訓(xùn)、落實(shí)措施、檢查效果和實(shí)施改進(jìn)等過(guò)程。學(xué)校檔案部門(mén)必須成立一個(gè)安全管理工作組，負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)控整個(gè)檔案數(shù)字化信息安全管理活動(dòng)，對(duì)檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估；不定期對(duì)人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)，有效地遏制來(lái)自外部和內(nèi)部的攻擊，增強(qiáng)安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。

篇7

大數(shù)據(jù) 檔案信息化 對(duì)策

2014年3月，國(guó)家首次將“大數(shù)據(jù)”發(fā)展建設(shè)寫(xiě)入《政府工作報(bào)告》，隨后的國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議中6次提及大數(shù)據(jù)運(yùn)用，大數(shù)據(jù)的重要性不言而喻。大數(shù)據(jù)充分利用優(yōu)質(zhì)共享的信息知識(shí)和創(chuàng)新資源，不斷降低社會(huì)信息成本，通過(guò)基于大數(shù)據(jù)精準(zhǔn)分析和科學(xué)決策，將有力支撐教育文化、健康醫(yī)療、電子商務(wù)、工業(yè)制造、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)等行業(yè)。高校檔案作為教育文化行業(yè)大數(shù)據(jù)的重要來(lái)源，其信息化發(fā)展迫在眉睫，逐步增加數(shù)據(jù)量、改善檔案館管理模式、提高管理效率，是大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。

1高校檔案信息化管理的內(nèi)涵

高校檔案主要包括學(xué)校在從事招生、教學(xué)、科研、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。以往高校檔案資料基本上以紙質(zhì)形式歸檔，隨著信息化技術(shù)的推廣，高校日益重視校園信息化建設(shè)，檔案信息化建設(shè)也包括其中。學(xué)校檔案記錄著學(xué)校各項(xiàng)工作，是評(píng)估和衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)。目前，很多高校對(duì)檔案信息化管理建設(shè)加大投入，改善軟硬件設(shè)施，逐步推出了紙質(zhì)和電子的雙軌制管理要求，檔案資料的電子化，大大提高了檔案管理工作效率，提高了檔案資源的利用率，增強(qiáng)了檔案資料的服務(wù)功能。

2高校檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的必要性

2.1高校檔案信息化建設(shè)是時(shí)展的需要

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件的推廣，高校檔案信息化建設(shè)也隨之發(fā)展到一個(gè)新的階段，傳統(tǒng)的資料檢索、查詢(xún)、存檔模式逐步被現(xiàn)代化管理模式取代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用大大提高了工作效率，檔案信息化管理是高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.2高校檔案信息化建設(shè)可以拓寬檔案的服務(wù)功能

借助于信息化技術(shù)的發(fā)展，很多軟件公司推出了針對(duì)檔案管理的軟件，例如，北大之星，STA-集成化檔案管理系統(tǒng)等等，軟件的使用提高了工作效率，而且提高了服務(wù)水平。只要獲得用戶(hù)名和密碼，便可以查詢(xún)所需資料。具有悠久歷史的大學(xué)，其發(fā)展背景資料可能用于影視創(chuàng)作，工科院校的現(xiàn)代工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)可以應(yīng)用于實(shí)踐生產(chǎn)，等等。這些服務(wù)都得益于檔案的信息化管理。

2.3高校檔案信息化建設(shè)提高檔案管理效率

隨著高校信息化的發(fā)展，辦公OA系統(tǒng)日趨成熟，日常管理工作基本上在系統(tǒng)上操作，提高了效率，節(jié)約了成本。在檔案管理中文件歸檔方式也日趨信息現(xiàn)代化，例如，學(xué)校各部門(mén)的兼職檔案員可以利用軟件，將收集的部門(mén)資料上傳至檔案管理軟件中，隨后檔案館管理人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核提交，自動(dòng)生成電子檔案和紙質(zhì)檔案。此外，檔案管理人員利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)時(shí)收集具有保存價(jià)值的資料，其電子化形式也給工作人員帶來(lái)了便利。這和傳統(tǒng)的管理模式相比，工作效率很大提高。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的特殊背景之下，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的核心作用，政府、高校、社會(huì)都應(yīng)該積極參與，相互協(xié)調(diào)溝通，從高校自身重視、增加資金投入、加強(qiáng)員工培訓(xùn)、加強(qiáng)信息安全等多方面進(jìn)行改進(jìn)，努力推動(dòng)我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)的新進(jìn)程。

3.1提高檔案重要性認(rèn)識(shí)，順應(yīng)國(guó)家大數(shù)據(jù)發(fā)展

目前，大數(shù)據(jù)主要應(yīng)用于商業(yè)、工業(yè)、醫(yī)療等方面，隨著其功能的凸顯，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐步應(yīng)用于教育事業(yè)，發(fā)達(dá)國(guó)家尤為明顯。例如早在幾年前，大數(shù)據(jù)分析已經(jīng)被應(yīng)用到美國(guó)的公共教育中，成為教學(xué)改革的重要力量。為了順應(yīng)并推動(dòng)這一趨勢(shì)，美國(guó)聯(lián)邦政府教育部2012年參與了一項(xiàng)耗資2億美元的公共教育中的大數(shù)據(jù)計(jì)劃。可見(jiàn)大數(shù)據(jù)分析對(duì)教育的重要性。這些大數(shù)據(jù)資料的正是來(lái)源于檔案館中學(xué)生的學(xué)籍檔案、招生檔案中，看似普通的資料，通過(guò)數(shù)據(jù)分析的結(jié)果確可以得出驚人的判斷，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作，促進(jìn)國(guó)家大數(shù)據(jù)的發(fā)展。

3.2增加高校檔案管理資金投入，改善辦公條件

檔案管理信息化建設(shè)需要具備一定硬件條件，各高校應(yīng)相應(yīng)國(guó)家號(hào)召，積極加大檔案管理資金投入，完善檔案館辦公室建設(shè)，配備電腦、打印機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)等數(shù)碼物品。同時(shí)，引用專(zhuān)業(yè)管理軟件，提高工作效率，增長(zhǎng)檔案信息量。

3.3加強(qiáng)員工培訓(xùn)教育，創(chuàng)新管理模式。

高校檔案信息化建設(shè)目的旨在提高管理效率，充分發(fā)揮檔案的利用功能。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案資源更應(yīng)該充分發(fā)揮其作用，給教育決策提供依據(jù)，給高校自身發(fā)展提供參考。為了能夠更好服務(wù)好校園建設(shè)，檔案館工作人員積極參加培訓(xùn)教育，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理方法，汲取其他高校的成功管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合學(xué)校自身情況，制定合理的管理模式。同時(shí)，加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)資源共享性。此外，各大高校，特別是由特色的高校建立特色館，并定期針對(duì)校內(nèi)外開(kāi)放，提高學(xué)校知名度，推動(dòng)教育事業(yè)的發(fā)展。

3.4加大檔案安全管理力度，保證檔案信息安全

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，世界各國(guó)都把信息安全放在第一位，檔案資料對(duì)于每一所高校亦非常重要，必須要保證信息安全。我們要做到以下幾點(diǎn)：第一、構(gòu)建強(qiáng)有力的法律安全保護(hù)體系，加大安全保護(hù)力度。作為檔案館管理人員要具有信息安全意識(shí)，嚴(yán)格遵守學(xué)校檔案管理規(guī)定。隨著網(wǎng)絡(luò)廣泛運(yùn)用，檔案工作人員更是要提高社會(huì)安全警惕性，把信息安全放在首位。第二、創(chuàng)建安全的信息化體系環(huán)境，建立高效的信息安全預(yù)警機(jī)制；高校檔案館保管了整個(gè)學(xué)校的資料，反映了各個(gè)部門(mén)的工作。所以高校應(yīng)加大投入，建立多重技術(shù)保障措施，例如購(gòu)買(mǎi)正版軟件，設(shè)置加密、指紋驗(yàn)證等權(quán)限訪問(wèn)；工作人員在操作軟件時(shí)及時(shí)開(kāi)啟木馬防火墻等措施，預(yù)防病毒侵入，保證檔案資料的安全。

4結(jié)語(yǔ)

促進(jìn)高校檔案的信息化管理，不僅是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的必然趨勢(shì)，更是提高檔案管理效率的重要舉措。檔案的信息化管理規(guī)避了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端，揚(yáng)長(zhǎng)避短，在信息化安全的前提下，充分發(fā)揮其作用，提供決策依據(jù)，達(dá)到高校檔案信息化的真正目的。

作者：王樹(shù)嫻 單位：南京鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院

篇8

檔案信息化可以從以下幾方面理解：一要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化；二要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；三要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享；四要引發(fā)檔案管理模式的變革。

二、高校檔案管理的作用與檔案信息化管理的必要性

（一）高校檔案管理的作用

1、在教育評(píng)估方面的作用

開(kāi)展高等教育評(píng)估是提高高校教育質(zhì)量的一項(xiàng)重要舉措。然而，評(píng)估教育質(zhì)量與檔案利用密不可分。豐富系統(tǒng)的檔案材料，全面準(zhǔn)確的檔案信息，是高校開(kāi)展教育評(píng)估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。

2、在教學(xué)改革中作用

高等教育體制改革、教學(xué)改革、高校教職工隊(duì)伍管理改革是普遍的、越來(lái)越深化的、涉及我國(guó)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重大活動(dòng)。不管改革從哪一方面下手，進(jìn)行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關(guān)。比如，全國(guó)教育資源的整合配備，高等教育發(fā)展規(guī)劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專(zhuān)業(yè)增加或更新；課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃安排、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過(guò)程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數(shù)據(jù)，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上的方案論證、修改，以確保改革穩(wěn)步推進(jìn)和最終成功。

3、在科學(xué)研究工作中的作用

高校為培養(yǎng)出社會(huì)急需、專(zhuān)業(yè)對(duì)口、就業(yè)率高的人才，離不開(kāi)科研工作。一所高校能否具備高精尖科學(xué)研究水平，也是衡量該校教育水平、教育質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。高校科學(xué)研究工作首先得力于本校科技檔案的利用。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。科技檔案是具有潛在利用價(jià)值的生產(chǎn)力要素。充分發(fā)掘利用高校科技檔案資源，將高校科技檔案中的先進(jìn)科技成果，直接為發(fā)展高校科學(xué)研究工作，為積累高校科技實(shí)力，為國(guó)家科技發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步服好務(wù)，與企業(yè)合作，走出一條產(chǎn)學(xué)研良性互動(dòng)廣闊大道，都依賴(lài)于高校科技檔案價(jià)值全面、系統(tǒng)與深入發(fā)揮。

（二）檔案信息化管理的必要性

1、高校檔案信息化管理是信息時(shí)展的需求

2008年9月1日，由國(guó)家教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定了高校檔案信息化建設(shè)與數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行的重要性。高校檔案信息化管理是響應(yīng)無(wú)紙化辦公模式的推廣，響應(yīng)數(shù)字化校園建設(shè)，適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。在信息時(shí)代，高校如何充分利用信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理的工作效率，創(chuàng)新高校檔案管理工作模式，是高校檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)解決和關(guān)注的問(wèn)題，促進(jìn)高校檔案信息化管理，對(duì)于實(shí)現(xiàn)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著十分重要的意義。

2、有利于檔案永久保存

近年來(lái)，高校發(fā)展規(guī)模越來(lái)越大，形成的檔案數(shù)量和門(mén)類(lèi)日益增多，過(guò)去以紙質(zhì)檔案為主的管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)高校發(fā)展的新要求。越來(lái)越多的紙質(zhì)檔案，不僅整理裝訂的過(guò)程中需要大量的人力物力，儲(chǔ)存起來(lái)要占用很多庫(kù)房，還會(huì)受儲(chǔ)存環(huán)境、蟲(chóng)蝕及火災(zāi)等諸多因素的影響，很多檔案難以做到永久保存。只有運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立以硬盤(pán)、光盤(pán)等多種載體的多元化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理新模式，才能確保檔案信息的完整與安全。

3、有利于檔案信息資源的高效利用

有效查詢(xún)和利用檔案信息，是檔案管理的核心目的。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，將極大提高檔案信息的利用效率和價(jià)值。如果實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上共享，檔案利用者將不受時(shí)間和空間的限制，只需要一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，即可進(jìn)入高校檔案管理系統(tǒng)，查詢(xún)自己權(quán)限范圍之內(nèi)的所需要的檔案信息，這將使得檔案編研、檔案查閱、利用等工作變得更為方便快捷，能更好地發(fā)揮檔案管理在現(xiàn)代高校建設(shè)中的重要作用。

4、有利于科學(xué)歸檔和建檔

傳統(tǒng)的檔案歸檔方法，往往是今年歸去年的檔，時(shí)間拖得比較長(zhǎng)，難免會(huì)造成資料的損壞或遺失，檔案的信息化管理，校內(nèi)各有關(guān)部門(mén)可隨時(shí)在檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上傳送或編輯、錄入檔案，這樣檔案管理人員就有更充足的時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)整理、篩選、分析和歸檔，既保證了檔案質(zhì)量，又避免了因時(shí)間延誤等原因造成的檔案的不完整。

三、高校檔案信息化管理的主要問(wèn)題

（一）缺乏檔案信息化管理意識(shí)和技能

有些高校對(duì)于檔案信息化管理的重視程度不夠，不了解檔案信息化管理的重要性，相應(yīng)地學(xué)校層面對(duì)于檔案信息化就缺少資金和政策上的支持，導(dǎo)致檔案管理人員積極性不高；同時(shí)也存在一些檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，仍然墨守成規(guī)，停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的模式下。另一方面，檔案管理人員更新緩慢，既懂計(jì)算？機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又懂檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員很少，缺乏檔案信息化管理所需的技能。

（二）信息安全問(wèn)題和保密問(wèn)題

檔案信息化管理都是電子檔案的形式，其一，電子文件易復(fù)制、易篡改，在檔案的形成、傳輸、存儲(chǔ)的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自身的一些問(wèn)題可能會(huì)導(dǎo)致信息的流失，如一些系統(tǒng)故障、軟件錯(cuò)誤、病毒、人為惡意破壞等；其二，紙質(zhì)檔案上的單位蓋章和領(lǐng)導(dǎo)簽字具有法律效力，其真實(shí)性、合法性比較容易鑒別，而電子檔案由于其易復(fù)制、易修改的特點(diǎn)，其真實(shí)性、合法性的鑒別受一定條件的制約。在實(shí)際工作中，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全保障體系尤為重要，同時(shí)還得依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)文件作為原始憑證。高校檔案信息中包含可公開(kāi)提供給師生瀏覽查閱的資料性檔案信息，也包含涉及機(jī)密和按照相關(guān)規(guī)定不能公開(kāi)的信息，可公開(kāi)查閱的信息在校園網(wǎng)上師生通過(guò)普通注冊(cè)就可以瀏覽，機(jī)密信息根據(jù)保密級(jí)別一方面以紙質(zhì)存檔，另一方面可存于計(jì)算機(jī)但是必須使用特殊密碼或者賬號(hào)進(jìn)行查詢(xún)。因此要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類(lèi)，切實(shí)做好信息安全保護(hù)工作。

四、高校檔案信息化管理的對(duì)策

（一）提高高校師生檔案信息化意識(shí)，加強(qiáng)檔案信息化管理的人才隊(duì)伍建設(shè)

要加強(qiáng)對(duì)高校師生的現(xiàn)代檔案概念、檔案的利用價(jià)值和作用以及檔案法律法規(guī)等的宣傳力度，使廣大師生對(duì)檔案信息化建設(shè)有全面深入的了解，充分認(rèn)識(shí)檔案信息在實(shí)際工作和學(xué)習(xí)中的重要作用。要做好對(duì)各部門(mén)專(zhuān)兼職檔案員及全校師生電子文件歸檔辦法、如何利用檔案方面的培訓(xùn)，讓全校師生有機(jī)會(huì)切實(shí)參加到檔案信息化建設(shè)之中，提供豐富有價(jià)值的信息資料，并能夠充分利用檔案信息平臺(tái)，推進(jìn)學(xué)校的檔案信息化管理。

篇9

“大數(shù)據(jù)”是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，被快速地應(yīng)用于諸多行業(yè)，并且得到人們的普遍認(rèn)同，它推動(dòng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速到來(lái)。高校檔案管理工作必須適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案工作的新特點(diǎn)，采取有效措施，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的新轉(zhuǎn)變，以更好地發(fā)揮高校檔案信息資源價(jià)值。

一、大數(shù)據(jù)及其特點(diǎn)概述

（一）大數(shù)據(jù)提出及發(fā)展

2011年麥肯錫首次提出大數(shù)據(jù)的概念，在《大數(shù)據(jù)：創(chuàng)新、競(jìng)爭(zhēng)和生產(chǎn)力下的一個(gè)前沿領(lǐng)域》一文中并提出了自己對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)，他認(rèn)為大數(shù)據(jù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了多個(gè)領(lǐng)域的滲透，并對(duì)各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生了深刻的影響。此后，在美國(guó)政府的推動(dòng)下，《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》一文出現(xiàn)在公眾面前，掀起大數(shù)據(jù)熱潮，人們對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)逐步深入化、普及化。

（二）大數(shù)據(jù)特點(diǎn)

隨著大數(shù)據(jù)概念的提出，人們對(duì)大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)進(jìn)行了廣泛的研究，綜合人們既有的研究成果，大數(shù)據(jù)主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)特點(diǎn)：信息量極其豐富，從大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息單位可以看出，從TB到P再到ZB級(jí)，這種增長(zhǎng)趨勢(shì)并沒(méi)有出現(xiàn)停滯的跡象；信息資源類(lèi)別多樣化，大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源類(lèi)別從傳統(tǒng)的相對(duì)單一的圖文類(lèi)型向多樣化轉(zhuǎn)變，涵蓋音視頻、網(wǎng)頁(yè)資源信息、位置信息等，幾乎涵蓋了所有的類(lèi)型；信息資源整合大，隨著信息資源的日益豐富，人們獲取信息的難度增大，但通過(guò)整合獲取的信息價(jià)值得到大幅度提升；處理速度得到快速提升，處理速度得到了秒級(jí)時(shí)效。

二、高校檔案信息服務(wù)提升必要性

（一）高校檔案信息服務(wù)提升是順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代必然需求

大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)信息量龐大，數(shù)據(jù)信息類(lèi)型豐富，數(shù)據(jù)信息的密度卻相對(duì)偏低，信息處理速度快。大數(shù)據(jù)時(shí)代的這些特點(diǎn)，迫切需要高校檔案信息服務(wù)做出相應(yīng)的調(diào)整，采取有效的措施實(shí)現(xiàn)自身的新發(fā)展與提升，否則就難以順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，難以發(fā)揮高校檔案信息資源的價(jià)值。

（二）高校檔案信息服務(wù)提升是數(shù)據(jù)信息服務(wù)的時(shí)代需求

大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們的信息獲取觀念產(chǎn)生了重大轉(zhuǎn)變，社會(huì)需要信息供體轉(zhuǎn)變信息供給方式，樹(shù)立“數(shù)據(jù)為主”的信息服務(wù)觀念。高校傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)顯然已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)以“數(shù)據(jù)為主”信息服務(wù)理念，必須基于社會(huì)檔案信息服務(wù)需要，建立新型的檔案信息服務(wù)模式，順應(yīng)信息時(shí)代的需求。

（三）高校檔案信息服務(wù)提升是促進(jìn)自我發(fā)展的內(nèi)在要求

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息量巨大，資源類(lèi)型豐富，高校檔案信息服務(wù)面臨著新的發(fā)展形勢(shì)。高校檔案信息傳統(tǒng)服務(wù)已經(jīng)表現(xiàn)出一定的滯后性，服務(wù)面不廣，服務(wù)缺乏靈活性、便捷性，大大制約了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。高校檔案管理工作只有進(jìn)一步提升檔案信息服務(wù)水平，才能實(shí)現(xiàn)由內(nèi)而外的發(fā)展，提升檔案管理工作影響力。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案工作存在的問(wèn)題

（一）檔案工作理念滯后

大數(shù)據(jù)是一個(gè)全新的概念，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理工作首先面臨著一個(gè)思想理念滯后的問(wèn)題。高校檔案管理工作的傳統(tǒng)思想理念已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)展需要，必須從傳統(tǒng)思想中轉(zhuǎn)變出來(lái)，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作的新特點(diǎn)，擺脫慣性思維的影響與束縛，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作理念的新發(fā)展與新突破，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作需要。

（二）檔案信息供給力弱

大數(shù)據(jù)時(shí)代一個(gè)顯著的特點(diǎn)是信息數(shù)據(jù)資源豐富，這就要求高校檔案管理工作能夠具有較強(qiáng)的信息供給能力。目前高校檔案信息管理系統(tǒng)存儲(chǔ)與分析能力明顯不足，突出地表現(xiàn)在檢索效率低，高校檔案信息不僅查全率效率不高，查準(zhǔn)率也明顯不高；信息分析能力也是一個(gè)突出問(wèn)題，檔案利用形式傳統(tǒng)，基于信息分析與加工的新型信息供給能力有待提升。高校檔案工作迫切需要進(jìn)一步提升供給與服務(wù)能力，才能滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。

（三）檔案服務(wù)方式單一

高校傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式比較單一，主要以封閉式服務(wù)為主，服務(wù)消極現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏主動(dòng)性。服務(wù)方式的單一化使高校檔案工作陷入了“重視信息保管、淡化信息利用”的模式，高校檔案管理內(nèi)容單一，主要以文書(shū)的形式存在，造成館藏資源的單調(diào)化，服務(wù)對(duì)象狹隘，主要服務(wù)于高校黨政行政機(jī)關(guān)；檔案資源的獲取，需要實(shí)地借閱，而且審批程序復(fù)雜。高校檔案服務(wù)方式的單一化，大大制約了檔案工作效能提升，成櫬笫據(jù)時(shí)代制約高校檔案工作的重要因素之一。

（四）檔案信息安全隱患

大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案提出了新的要求，要求構(gòu)建開(kāi)放性的資源服務(wù)模式，推動(dòng)檔案資源的共享。在檔案信息資源開(kāi)放與共享的同時(shí)，帶來(lái)一個(gè)突出的問(wèn)題，那就是檔案信息資源的安全性問(wèn)題。目前基于檔案信息安全措施難以提供有效保障，盡管高校相繼開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，但是缺乏宏觀設(shè)計(jì)，導(dǎo)致建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息化程度不高，相應(yīng)的法律法規(guī)也相對(duì)滯后，明顯滯后于大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案工作安全需求。

四、“大數(shù)據(jù)”背景下高校檔案工作的轉(zhuǎn)變

（一）轉(zhuǎn)變檔案工作理念，提升信息服務(wù)意識(shí)

大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理工作要進(jìn)一步解放思想，樹(shù)立服務(wù)理念，以更好地發(fā)揮高校檔案管理資源價(jià)值。

1.樹(shù)立開(kāi)放型服務(wù)理念

大數(shù)據(jù)時(shí)代要求實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，這就需要高校檔案管理工作，根據(jù)高校檔案工作定位，做好檔案信息資源的歸類(lèi)與整理，樹(shù)立開(kāi)放理念，走出傳統(tǒng)的思想束縛，使檔案工作更好地服務(wù)于師生，推動(dòng)高校之間檔案資源的共享與互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源最大化效能。

2.樹(shù)立個(gè)性化服務(wù)思想

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息資源以爆炸的方式噴涌，這就需要高校檔案工作樹(shù)立個(gè)性化服務(wù)思想，進(jìn)一步提升服務(wù)意識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息數(shù)量巨大，提升了用戶(hù)信息獲取的難度，高校要通過(guò)個(gè)細(xì)化服務(wù)，進(jìn)一步提升高校檔案資源供給的針對(duì)性，滿(mǎn)足用戶(hù)個(gè)性化信息需求。

（二）加強(qiáng)檔案信息整合，提升信息收集能力

高校檔案工作的一個(gè)重點(diǎn)是提升信息收集能力，這是發(fā)揮檔案信息資源價(jià)值的前提與基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)背景下，高校必須將信息整合作為一項(xiàng)重要工作，不能優(yōu)化與提升檔案信息收集能力。

1.既有信息資源建設(shè)

高校檔案工作要進(jìn)一步強(qiáng)化既有檔案信息資源的歸檔，根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代要求，推動(dòng)檔案資源建設(shè)的信息化水平，完成傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源的電子化歸檔。電子歸檔過(guò)程中必須強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，質(zhì)量意識(shí)，從而能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，同時(shí)要確保檔案數(shù)據(jù)信息的信度，確保電子檔案的真實(shí)性。

2.新型信息資源整合

高校的快速發(fā)展，也產(chǎn)生了大量的新型檔案信息資源。高校要加強(qiáng)新型信息資源收集，提升信息資源采集的廣度與深度，尤其是要突破檔案資源以“行政檔案資源”為主的檔案資源采集思路，融入人物、文化、科研、歷史等豐富的檔案信息資源，還要關(guān)注媒體檔案信息資源建設(shè)，以更好地提升檔案信息收集能力。

（三）借助現(xiàn)代技術(shù)支撐，強(qiáng)化信息服務(wù)能力

大數(shù)據(jù)時(shí)代是技術(shù)滋生下的產(chǎn)物，因此高校檔案工作要強(qiáng)化信息服務(wù)能力，必須借助現(xiàn)代技術(shù)手段為支撐，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的增值與服務(wù)能力升級(jí)。

1.規(guī)范的數(shù)字化處理

大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案工作必須借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)規(guī)范的檔案資源數(shù)字化處理。新時(shí)期，高校檔案工作必須將檔案信息資源的數(shù)字化處理作為首要任務(wù)，對(duì)所有檔案完成數(shù)字化加工，提升檔案資源數(shù)字化加工的技術(shù)含量，為檔案信息資源共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.升級(jí)信息管理系統(tǒng)

高校檔案信息資源的價(jià)值提升需要一套與之相適應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，高校必須基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，對(duì)既有的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理系統(tǒng)，確保信息系統(tǒng)的存儲(chǔ)、分析能力，并且是信息管理系統(tǒng)具有相對(duì)的可擴(kuò)展性，以確保高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

（四）優(yōu)化安全措施，加強(qiáng)信息安全管理

安全是高校n案工作要解決的一個(gè)重要問(wèn)題，高校必須優(yōu)化安全措施，加強(qiáng)檔案信息安全管理。

1.提升安全技術(shù)

高校要發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，用先進(jìn)的技術(shù)構(gòu)筑起第一道安全防線。高校要充分利用先進(jìn)的信息安全技術(shù)，以安全及時(shí)為支撐，提升信息系統(tǒng)的安全防控能力，通過(guò)先進(jìn)的監(jiān)控技術(shù)、密碼技術(shù)、信息過(guò)濾技術(shù)等，從技術(shù)層面嚴(yán)防安全漏洞。

2.強(qiáng)化制度建設(shè)

高校檔案第二道安全保障是安全制度，高校要基于大數(shù)據(jù)時(shí)代安全問(wèn)題，加快安全制度建設(shè)，力求全方位地規(guī)范人們的行為，將因人為因素造成的安全危害降低到最低程度，確保高校檔案工作能夠做到有章可循，有制度可依。

總之，高校檔案工作轉(zhuǎn)變不僅是大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，也是自身發(fā)展的必然要求。高校檔案工作必須基于大數(shù)據(jù)時(shí)代特點(diǎn)與要求，進(jìn)一步提升工作主動(dòng)性，使檔案工作更好地發(fā)揮自身價(jià)值，促進(jìn)高校更好、更好發(fā)展。

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1.3信息化管理制度不夠健全。當(dāng)下，我國(guó)對(duì)檔案管理工作者的準(zhǔn)入制度（檔案管理工作者從業(yè)資格制度等）并未展開(kāi)全面的實(shí)施，對(duì)新進(jìn)檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)能力、信息安全素質(zhì)等方面的基本素質(zhì)如何，幾乎一無(wú)所知，各級(jí)檔案部門(mén)選拔培養(yǎng)檔案干部時(shí)缺乏明顯的專(zhuān)業(yè)指向性，只是依靠主管機(jī)關(guān)、主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)調(diào)入人員各項(xiàng)素質(zhì)要求的掌握。那些從事檔案管理工作時(shí)間較長(zhǎng)的老同志，他們的現(xiàn)代信息技術(shù)能力嚴(yán)重缺乏，其信息安全素質(zhì)低下。同時(shí)，有關(guān)信息安全技能方面的考核內(nèi)容，在檔案工作者技術(shù)職級(jí)晉升的各項(xiàng)考試中體現(xiàn)并不明顯，部分人事管理部門(mén)缺乏提高和激發(fā)檔案工作者自身信息安全素質(zhì)的主動(dòng)性和激勵(lì)機(jī)制。

2提高檔案工作者信息安全素質(zhì)的對(duì)策

2.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者敏銳感和責(zé)任感的培養(yǎng)。在現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐步地被各種新領(lǐng)域、新門(mén)類(lèi)、新載體檔案部分掩蓋，檔案管理工作者原本的素質(zhì)已經(jīng)不能滿(mǎn)足當(dāng)下工作的實(shí)際需要。在實(shí)際的檔案管理工作中，工作人員要認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)向前發(fā)展的不可逆轉(zhuǎn)性和必要性，作為從事基礎(chǔ)性檔案管理工作的人員需要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，學(xué)會(huì)將工作的著力點(diǎn)延伸到未來(lái)，堅(jiān)持“以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)”的原則。

2.2加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)的力度。從根本上加強(qiáng)對(duì)全體檔案管理工作者信息安全素質(zhì)教育的培訓(xùn)力度，可以從檔案管理知識(shí)和信息安全技術(shù)能力兩個(gè)方面著手培訓(xùn)，即分別根據(jù)檔案管理知識(shí)和信息安全技術(shù)能力的不同進(jìn)行相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)。與此同時(shí)，還要按照檔案管理工作者在工作崗位、工作職責(zé)、承擔(dān)任務(wù)上的差異展開(kāi)具體的培訓(xùn)事宜，培訓(xùn)的差異主要體現(xiàn)在培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容和考核方式與內(nèi)容上面。檔案管理工作者對(duì)信息安全技術(shù)的掌握并不是最終目的，是要以這些為工作手段，最終提高我國(guó)整體的信息檔案管理質(zhì)量。

2.3進(jìn)一步完善檔案信息管理制度。現(xiàn)在，我國(guó)的檔案信息管理制度處于基礎(chǔ)階段，頒布的涉及信息安全的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定中，幾乎沒(méi)有直接和檔案管理工作者信息安全素質(zhì)要求相關(guān)的內(nèi)容，現(xiàn)實(shí)工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題得不到針對(duì)性和規(guī)范性的解決，因此我國(guó)檔案管理工作者信息安全素質(zhì)現(xiàn)狀無(wú)法從根本上得到改變。現(xiàn)在根據(jù)我國(guó)檔案信息管理制度的現(xiàn)狀，完善和健全檔案信息安全的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，以及完善檔案管理工作者的準(zhǔn)入制度是很有必要的，同時(shí)還要根據(jù)我國(guó)檔案管理工作的實(shí)際情況，為檔案管理隊(duì)伍選拔一批具有較高綜合信息素質(zhì)水平的人員。在檔案工作者專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)調(diào)整的政策規(guī)定中，納入信息素質(zhì)考核的內(nèi)容，各級(jí)職稱(chēng)考試當(dāng)中必須要包括信息安全素質(zhì)方面的內(nèi)容，這樣對(duì)檔案管理工作者學(xué)習(xí)檔案信息管理內(nèi)容的積極性和主動(dòng)性，會(huì)起到一個(gè)很好的引導(dǎo)和監(jiān)督。

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（二）服務(wù)器環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。

服務(wù)器良好運(yùn)行，是財(cái)務(wù)信息安全的基礎(chǔ)。出于節(jié)約費(fèi)用，有些高校的財(cái)務(wù)服務(wù)器運(yùn)行環(huán)境很不理想，放置服務(wù)器的機(jī)房選擇或安排比較隨意，易受外部光照或受潮。機(jī)房防火、防潮、防塵、防磁、防盜、防斷電及恒溫設(shè)備或設(shè)施不足或配備不齊，容易導(dǎo)致服務(wù)器故障。

（三）內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。

財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化的步伐越來(lái)越快，有些高校還沒(méi)有建立起針對(duì)數(shù)字化處理的相應(yīng)內(nèi)控管理制度，以應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)管理手段的新變化。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理流程及崗位職責(zé)，還沒(méi)從制度上進(jìn)行規(guī)范。對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行攔截、轉(zhuǎn)移、偽造、隱匿、竊取、刪除、篡改等各種人為破壞及失職行為，不能有效控制與責(zé)任追究。

（四）感染病毒木馬風(fēng)險(xiǎn)。

計(jì)算機(jī)病毒是網(wǎng)絡(luò)安全最大的威脅因素，具有隱蔽性高、破壞力強(qiáng)、自我復(fù)制、清除難度大、難以防范等特點(diǎn)。高校財(cái)務(wù)由于業(yè)務(wù)需要經(jīng)常與外界進(jìn)行數(shù)據(jù)交換或信息上報(bào)，特別是多校區(qū)辦公，大量的會(huì)計(jì)信息必須通過(guò)公開(kāi)網(wǎng)絡(luò)在校區(qū)之間實(shí)時(shí)傳送，再加上瀏覽網(wǎng)頁(yè)、下載文件、收發(fā)E—mail、使用QQ等，使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)感染病毒木馬的機(jī)率大增。而計(jì)算機(jī)病毒的感染會(huì)威脅整個(gè)財(cái)務(wù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全。

（五）非法訪問(wèn)風(fēng)險(xiǎn)。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，一切的財(cái)務(wù)信息都被電子化，理論上都可以被訪問(wèn)到，除非在物理上斷開(kāi)鏈接。因此，高校在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，很難避免非法侵?jǐn)_。有些人可能出于某種目的，有意或無(wú)意地?fù)p壞網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，一旦侵入將會(huì)對(duì)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)造成極大破壞。

(六)數(shù)據(jù)備份風(fēng)險(xiǎn)。

在財(cái)務(wù)信息化程度越來(lái)越高的環(huán)境下，電子財(cái)務(wù)檔案是財(cái)務(wù)管理的主體，其安全的重要性可想而知。目前不少高校或多或少存在以下幾個(gè)問(wèn)題：1.對(duì)數(shù)據(jù)備份缺乏足夠的重視，沒(méi)有形成定期備份制度。2.數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)介質(zhì)單一，一旦數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)消磁或遭損壞，數(shù)據(jù)便無(wú)法找回。3.財(cái)務(wù)電子檔案由財(cái)務(wù)檔案人員兼管，紙質(zhì)檔案與電子檔案托管于一處，數(shù)據(jù)丟失后往往無(wú)從考證。4.數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)介質(zhì)存放環(huán)境不良，容易被消磁、受潮、染塵等。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的財(cái)務(wù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范

（一）做好對(duì)軟硬件的升級(jí)與更新。

財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)軟硬件的安全穩(wěn)定運(yùn)行是保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)。加大對(duì)軟件的升級(jí)改造與更新，彌補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，完善其內(nèi)控與管理功能；對(duì)硬件設(shè)備應(yīng)定時(shí)清潔與檢查，適時(shí)更新，做好日常維保工作。對(duì)需要配備的備份、加密等軟硬件，應(yīng)給予安裝與配備，以保證財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。

（二）建立良好的服務(wù)器環(huán)境。

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存放在服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)中，要保證數(shù)據(jù)的安全，需建立良好的服務(wù)器運(yùn)作環(huán)境，選擇合適的房間用作放置服務(wù)器的機(jī)房，機(jī)房應(yīng)遠(yuǎn)離水源、安裝好空調(diào)，鋪設(shè)防靜電地板，配備不間斷電源，滿(mǎn)足防火、防潮、防塵、防磁和防輻射及恒溫技術(shù)要求。機(jī)房應(yīng)安裝防盜門(mén)及防盜警報(bào)裝置，以防機(jī)房設(shè)備被盜。

（三）完善內(nèi)部控制。

只有制訂完善的管理制度和科學(xué)、合理的業(yè)務(wù)操作流程，明確崗位職責(zé)，規(guī)范內(nèi)部控制，才能夠保證高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的安全性和可靠性。完善內(nèi)部控制工作主要包括以下幾個(gè)方面：1.加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)，建立健全機(jī)房管理制度、計(jì)算機(jī)硬件使用與維護(hù)制度，計(jì)算機(jī)軟件操作及維護(hù)制度、數(shù)據(jù)安全與維護(hù)制度等，從制度上進(jìn)行約束工作人員行為。2.明確財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理流程及崗位職責(zé)，規(guī)定各崗位人員權(quán)限，各司其職，杜絕越權(quán)操作。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)和運(yùn)用的監(jiān)控，建立安全稽核機(jī)制。對(duì)系統(tǒng)參數(shù)和狀態(tài)，以及敏感資源進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)視和記錄。定期查看系統(tǒng)日志，對(duì)系統(tǒng)訪問(wèn)人員的身份與操作記錄，進(jìn)行安全檢查和評(píng)估。

（四）防范病毒及人為惡意破壞，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行。

1.病毒防范。計(jì)算機(jī)病毒對(duì)系統(tǒng)正常運(yùn)行及數(shù)據(jù)安全產(chǎn)生嚴(yán)重威脅，須建立完善的防病毒體系，將所有計(jì)算機(jī)和NT服務(wù)器都安裝殺毒軟件及網(wǎng)絡(luò)防火墻，啟動(dòng)實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)；定期升級(jí)病毒庫(kù)和查殺病毒，杜絕使用盜版軟件；嚴(yán)格執(zhí)行防病毒措施，禁止在工作機(jī)上安裝及玩游戲，軟件、U盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)等使用前須通過(guò)計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè)。2.人為破壞防范。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控，限制非法訪問(wèn)，防止竊取會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；加強(qiáng)系統(tǒng)的內(nèi)部控制，防止人為對(duì)系統(tǒng)的惡意破壞；嚴(yán)格密碼權(quán)限管理，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)行越權(quán)操作，防止會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)泄密、丟失或被非法篡改。

（五）做好數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)定期做好備份，備份可采用硬盤(pán)、磁帶、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，多種方式同時(shí)備份，配備專(zhuān)門(mén)的備份服務(wù)器，甚至還可以在校區(qū)間的服務(wù)器上做遠(yuǎn)程備份，即使某個(gè)校區(qū)的數(shù)據(jù)受到破壞，也能從另一校區(qū)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)萬(wàn)無(wú)一失。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，對(duì)備份數(shù)據(jù)的磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，按國(guó)家規(guī)定的檔案管理辦法進(jìn)行歸檔及存放，做好防磁、防火、防潮、防塵等工作，謹(jǐn)防外部因素對(duì)會(huì)計(jì)檔案的破壞。

篇12

“大數(shù)據(jù)時(shí)代”最早被麥肯錫公司提出的，自2012年開(kāi)始，“大數(shù)據(jù)”一詞被越來(lái)越多的人提起與應(yīng)用，人們用它來(lái)描述信息爆炸時(shí)代的海量數(shù)據(jù)，近年來(lái)已經(jīng)在商界、科技界廣泛應(yīng)用。但是理論界尚未對(duì)“大數(shù)據(jù)”形成統(tǒng)一的定義，但是一致認(rèn)為大數(shù)據(jù)不是簡(jiǎn)單的對(duì)數(shù)據(jù)量大小的描述，而是在數(shù)據(jù)量巨大，數(shù)據(jù)種類(lèi)龐雜的信息中通過(guò)數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析來(lái)獲取有效信息的一種觀念、技術(shù)和方法的統(tǒng)稱(chēng)。

與“大數(shù)據(jù)”定義不同，大數(shù)據(jù)的特征普遍得到業(yè)界共識(shí)，即大數(shù)據(jù)一般歸納為4V：數(shù)據(jù)量巨大（Volume），從TB級(jí)躍升到PB級(jí)甚至ZB級(jí)，而且在不斷增大；處理速度快（Velocity）主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)流和大數(shù)據(jù)移動(dòng)性，此特性要求必須在第一時(shí)間處理數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)種類(lèi)繁多（Variety），數(shù)據(jù)種類(lèi)不僅包括文檔、圖片等傳統(tǒng)類(lèi)型，還包括視頻、音頻、網(wǎng)頁(yè)、電子郵件等；數(shù)據(jù)價(jià)值高（Value），此特性是大數(shù)據(jù)運(yùn)用的真實(shí)意義所在，其價(jià)值具有稀缺性。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案工作的新特性

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，使人們對(duì)信息資源的認(rèn)識(shí)更進(jìn)一步，同時(shí)也提出了新的需求，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的大環(huán)境下，學(xué)校各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)均上線各自業(yè)務(wù)系統(tǒng)，作為這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的終點(diǎn)數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)也有了新的變化，同時(shí)對(duì)檔案管理工作也有了新的發(fā)展特征。

1、檔案數(shù)據(jù)量巨大

高校檔案記錄著高校在教學(xué)、科研等各種活動(dòng)中直接形成的、清晰的原始信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)（例如公文系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生成績(jī)系統(tǒng)）每時(shí)每刻都在產(chǎn)生著數(shù)據(jù)量，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生一切的具有保存價(jià)值的文件、音頻、視頻、圖片均屬于檔案收集范圍。因此，檔案數(shù)據(jù)量將大的驚人。同時(shí)，科技的進(jìn)步直接導(dǎo)致各種數(shù)碼設(shè)備的普遍使用，形成各部門(mén)各種活動(dòng)的照片視頻等，也構(gòu)成很大一部分?jǐn)?shù)據(jù)量。

另外，檔案數(shù)據(jù)還包括檔案本身的數(shù)字化建設(shè)數(shù)據(jù)，人工方式生成的數(shù)據(jù)。最普遍的就是將館藏實(shí)體檔案通過(guò)數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)，例如掃描、拍照，近幾年檔案數(shù)字化成都不斷增強(qiáng)，此部分檔案數(shù)據(jù)也在呈幾何級(jí)的速度增長(zhǎng)。

2、檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)

高校檔案涉及高校內(nèi)的眾多業(yè)務(wù)，包括教學(xué)、科研、活動(dòng)等，這些業(yè)務(wù)部門(mén)的不同業(yè)務(wù)和不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)是各不相同的，形成了檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的態(tài)勢(shì)。如文檔、圖片、照片、音頻、視頻等，形成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)共同存在的現(xiàn)象，而這些數(shù)據(jù)之間也并非毫無(wú)關(guān)聯(lián)，存在一定的內(nèi)在聯(lián)系。

3、利用檔案需求多樣化

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)既是檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生者也是檔案數(shù)據(jù)的利用者，在利用檔案數(shù)據(jù)方面設(shè)計(jì)教學(xué)管理、科研管理、校園文化等各個(gè)方面。首先，廣大師生對(duì)學(xué)校的政策、規(guī)定等信息的需求正在不斷增加；其次，作為不斷發(fā)展的高校，高校的宣傳活動(dòng)必不可少，而宣傳活動(dòng)中用到的歷史檔案、名人檔案和特色檔案也在不斷增多。由此可見(jiàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代不同使用者對(duì)各種類(lèi)型檔案的需求產(chǎn)生了多樣化的態(tài)勢(shì)。

4、高校檔案價(jià)值更加高精尖

大數(shù)據(jù)真正價(jià)值在于對(duì)海量數(shù)據(jù)的分析、挖掘，得出真實(shí)可靠的信息。高校檔案是記錄高校從事教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的的信息。并且在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種中間數(shù)據(jù)、重點(diǎn)數(shù)據(jù)均是利用者可利用數(shù)據(jù)，因此，在對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、挖掘之后產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)變成了高精尖的檔案數(shù)據(jù)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得檔案數(shù)據(jù)變得數(shù)量巨大、多源異構(gòu)、需求增多、數(shù)據(jù)高精尖化，給檔案發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇，同時(shí)也給檔案工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

1、大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)挑戰(zhàn)

檔案大數(shù)據(jù)化，使得高校檔案的數(shù)據(jù)必須具備大容量的存儲(chǔ)。對(duì)如此海量的檔案數(shù)據(jù)首先要將其保存下來(lái)，同時(shí)考慮到數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的特性，應(yīng)該將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)中，另外存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)并不是簡(jiǎn)單的存放，應(yīng)該彼此有關(guān)聯(lián)有機(jī)的進(jìn)行融合，因此不同存儲(chǔ)空間應(yīng)該有合理“連接器”。

2、檔案服務(wù)內(nèi)容、方式需革新

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案利用，走向了結(jié)論化、知識(shí)化和智能化，應(yīng)該改變以往簡(jiǎn)單查閱、復(fù)制等利用方式，檔案利用者也不僅僅是對(duì)檔案信息本身的需求，更希望從大量數(shù)據(jù)中經(jīng)過(guò)挖掘，得到自己想要的檔案信息。例如，隨著出國(guó)留學(xué)人員的日益增多，學(xué)生有了將中文成績(jī)單翻譯成英文成績(jī)單的需求，而并不是簡(jiǎn)單的對(duì)中文成績(jī)的復(fù)印。

3、檔案信息安全受到威脅

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案數(shù)據(jù)的安全受到了很大的威脅。各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的上線，并未遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，但是均需要與檔案系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接；同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值變得越來(lái)越高，越容易受到各種不法分子的共計(jì)；另外，在對(duì)結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)進(jìn)行融合時(shí)，可能會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息安全體系帶來(lái)較大沖擊。

4、對(duì)檔案從業(yè)人員提出較高要求

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案的收、管、用方面均有了新的時(shí)代特征，新的檔案管理業(yè)務(wù)對(duì)檔案從業(yè)人員提出了更高的要求，不僅要通曉檔案業(yè)務(wù)，更要具備計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，并且具備較高的學(xué)習(xí)能力，才能不斷跟隨時(shí)展，做好檔案工作。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作思路

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案工作要有新的工作思路，充分整合利用檔案資源，以服務(wù)為宗旨，不斷改進(jìn)工作方式，適應(yīng)時(shí)展要求。

1、建立數(shù)據(jù)規(guī)范，整合資源

高校各業(yè)務(wù)部門(mén)間的業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能采用不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，而產(chǎn)生不同格式的數(shù)據(jù)，大量異構(gòu)數(shù)據(jù)形成信息孤島，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的體系，消除信息孤島，形成資源共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下首要解決的數(shù)據(jù)問(wèn)題。

對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)合理整合，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)合理整合，努力實(shí)現(xiàn)對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的合并管理，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用才能成為可能，分析挖掘海量數(shù)據(jù)才能成為可能。

2、改善工作模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建立，各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔，對(duì)傳統(tǒng)的收、管、用，均提出了新的要求。

檔案的“收”要做到貫穿全流程，做到前端控制，提前做好各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)研，要針對(duì)不同數(shù)據(jù)類(lèi)別采取不同的處理方法，與檔案系統(tǒng)建立接口；檔案的“管”要做到全技術(shù)支持，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理已經(jīng)不可避免的涵蓋了計(jì)算機(jī)知識(shí)，同時(shí)海量的檔案數(shù)據(jù)處理也需要計(jì)算機(jī)技術(shù)處理，在檔案安全方面也需要做到備份與系統(tǒng)日志管理；檔案的“用”要做到全智能服務(wù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)不應(yīng)該是簡(jiǎn)單的存放在那里的“死”數(shù)據(jù)，應(yīng)該“活”起來(lái)，而“活”即是對(duì)數(shù)據(jù)的分析與挖掘，應(yīng)該具備智能化的服務(wù)，真正為檔案利用者服務(wù)。

3、增強(qiáng)檔案信息安全管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案安全性不言而喻，高校檔案工作需特別強(qiáng)調(diào)檔案信息安全。首先要以技術(shù)為支撐，加強(qiáng)檔案信息安全全程管理。包括身份認(rèn)證、單點(diǎn)登錄、密碼技術(shù)給數(shù)據(jù)加密、設(shè)置權(quán)限、做好備份機(jī)制、保留操作日志等。其次，要建立安全規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作有章可循。特別要做好檔案開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)和保密制度，在信息安全的前提下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享利用。

4、建立高質(zhì)量的人才隊(duì)伍

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作，已經(jīng)不是簡(jiǎn)單的把檔案收集起來(lái)，裝裝訂訂，檔案利用也不在是簡(jiǎn)單查閱、復(fù)印，檔案從業(yè)人員應(yīng)該以大數(shù)據(jù)的思維去管理檔案。這就對(duì)檔案從業(yè)人員提出了更高的要求，要具備專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)，還要有數(shù)據(jù)分析能力、數(shù)據(jù)建模分析能力和處理數(shù)據(jù)能力，最重要的是要具備較高的自學(xué)能力，緊跟不斷出現(xiàn)的時(shí)代要求，才能更好的做好大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作。

參考文獻(xiàn)

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篇13

檔案信息化管理是檔案工作不斷滿(mǎn)足社會(huì)信息化發(fā)展的一種必然的趨勢(shì)，有助于全面提升檔案工作。檔案信息化建設(shè)可以將檔案信息資源合理配置、科學(xué)管理，以滿(mǎn)足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需要。高校檔案信息化是在相關(guān)部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，是檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。

1 高校檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化的建設(shè)是否成功的關(guān)鍵要看檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，這是檔案信息化整體水平的一個(gè)重要體現(xiàn)，只有做好了檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能不斷的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步、健康、高效的發(fā)展。檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、路由器、存儲(chǔ)器、操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及其檔案數(shù)字化設(shè)備。對(duì)于檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的整體規(guī)劃則包括了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：檔案信息化的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)，信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)，關(guān)鍵在軟件。

1.2 檔案資源建設(shè)

1.2.1 遵守規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)行統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢(xún)、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，以國(guó)家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件的接收、歸檔、管理和利用。

1.2.2 檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案信息數(shù)字化是指為了使紙質(zhì)檔案、音像檔案等以傳統(tǒng)載體形式承載的檔案信息能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的提供利用，而利用高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等信息處理手段，將其進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理，形成數(shù)字信息，并以數(shù)字代碼方式存儲(chǔ)。檔案資源數(shù)字化是檔案信息資源建設(shè)的一個(gè)重要方面，也是檔案信息化建設(shè)迫切性所在。目前，大量電子文件的產(chǎn)生推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)，檔案現(xiàn)代化管理，其重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力收集到歸檔單位以前產(chǎn)生的、屬于歸檔范圍的電子文件，又要切實(shí)實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化的有效接軌，及時(shí)接收各歸檔單位新產(chǎn)生的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化。

1.3 檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關(guān)聯(lián)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責(zé)任者、分類(lèi)號(hào)、主題詞、內(nèi)容摘要等，還包括全文、圖像、聲音、影像等。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，其間涉及數(shù)字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲(chǔ)、保管、保護(hù)，檢索、傳遞、利用、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等全過(guò)程。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)主要做好以下三個(gè)方面的內(nèi)容：第一，要加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)；第二，要做好對(duì)重要檔案的數(shù)字化建設(shè)，不斷的建設(shè)出高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)；第三，要做好所有館藏檔案全部數(shù)字化。要明確數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)目的是為了檢索、建立檔案信息管理系統(tǒng)的需要。

1.4 服務(wù)體系建設(shè)

檔案信息服務(wù)體系建設(shè)是檔案信息化的服務(wù)方向。通過(guò)建立檔案信息共享通道和服務(wù)平臺(tái)，不斷的拓展檔案信息服務(wù)社會(huì)的渠道方式，不斷的減少“信息孤島”、不斷的強(qiáng)化檔案信息的資源共享機(jī)制，另外對(duì)于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)及其利用要不斷的更新，并且還要加快速度，不斷的建立出高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的一種新型的檔案服務(wù)體系。另外，強(qiáng)化檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作的自動(dòng)化，通過(guò)各個(gè)方面實(shí)行計(jì)算機(jī)的有效的管理、控制，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的有效的管理和控制，使用軟件系統(tǒng)來(lái)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等。建立以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)。檔案網(wǎng)站是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門(mén)聯(lián)系社會(huì)的重要窗口，是新時(shí)期檔案利用者實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷利用的有效渠道。

1.5 安全體系建設(shè)

對(duì)于檔案信息安全體系建設(shè)在檔案工作中，是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，決定了檔案事業(yè)中各項(xiàng)工作是否能順利的進(jìn)行。因此，對(duì)于檔案信息安全不能忽視，視其與檔案實(shí)體安全一樣重要，并且要采取相應(yīng)的措施來(lái)保證檔案信息的安全，保證數(shù)字檔案及其電子文件的內(nèi)容的真實(shí)性、長(zhǎng)久性和有效性。具有通過(guò)以下兩個(gè)措施來(lái)確保檔案信息安全：一是采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息存儲(chǔ)安全；二是內(nèi)部局域網(wǎng)要與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息利用安全。

2 高校檔案信息化建設(shè)實(shí)施的重要條件

2.1 經(jīng)費(fèi)保障

將檔案信息化建設(shè)作為檔案管理重要任務(wù)，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)落實(shí)。學(xué)校相關(guān)部門(mén)齊抓共管，共同推進(jìn)。要積極爭(zhēng)取學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算，確定一定的比例投入檔案信息化建設(shè)，確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。充分認(rèn)識(shí)到檔案館信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，加大經(jīng)費(fèi)投入，以保障信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

2.2 人才配備

錢(qián)學(xué)森說(shuō)過(guò)：“現(xiàn)代圖書(shū)館、檔案館、情報(bào)單位的工作人員應(yīng)該是信息專(zhuān)家或信息工程師，是信息系統(tǒng)的建設(shè)者，也是信息使用者的向?qū)Ш皖檰?wèn)。”檔案信息化建設(shè)而言，對(duì)于人才也提出了更高的要求，要不斷的選拔和培養(yǎng)出不僅具備精通的檔案管理能力，同時(shí)，還要求要熟悉掌握關(guān)于本單位的相關(guān)業(yè)務(wù)的流程；不僅要求熟悉掌握基本的計(jì)算機(jī)的管理知識(shí)，同時(shí)，還要能夠準(zhǔn)確的提供軟件開(kāi)發(fā)的需求，另外信息化建設(shè)的復(fù)合型人才還要具有能與計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員能熟練溝通的能力，同時(shí)還具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以及較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感的檔案管理人才。

在高校檔案信息化建設(shè)中的人才隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程中，我們必須不斷的優(yōu)化結(jié)構(gòu)，以便于日后能為檔案工作提供強(qiáng)有力的人才保障，并始終做到以人為本，把提高人才隊(duì)伍素質(zhì)作為首要任務(wù)去完成。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)具有長(zhǎng)期、全面和具體的特點(diǎn)，而在當(dāng)下，我國(guó)高校在檔案信息化建設(shè)方面普遍面臨著困難和挑戰(zhàn)，任重而道遠(yuǎn)。作為新時(shí)期的檔案工作者，必須與時(shí)俱進(jìn)，迎接挑戰(zhàn)，積極探索新思路新方法，開(kāi)創(chuàng)檔案工作新局面，更好地適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)于社會(huì)。