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檔案管理論文:企業(yè)檔案管理論文
企業(yè) 檔案工作作為企業(yè)管理的一部分,必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要,樹立新的觀念,建立新的體制,實(shí)行新的管理制度。企業(yè)檔案工作和其他方面的工作不同,不是只局限于某一領(lǐng)域的活動,也不僅僅是檔案部門或檔案工作人員的事情,而是需要企業(yè)所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項(xiàng)事業(yè)。企業(yè)沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望,檔案工作也是如此。因此,檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路,開拓檔案管理的各項(xiàng)功能,并積極探索和體現(xiàn)觀念、機(jī)制、管理的創(chuàng)新。
一、觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益
(一)要管好檔案、用好檔案,首先要熟悉檔案。隨著星星的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,生產(chǎn)品種也從原來單一的冷柜到冰箱、空調(diào)、便潔寶、電腦、數(shù)碼、光電等高端科技產(chǎn)品,為接收和管理好這一類科技檔案,檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動請教有關(guān)技術(shù)人員,深入生產(chǎn)車間,熟悉了解生產(chǎn)經(jīng)營工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數(shù)”。
(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念,在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計(jì)檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評價(jià)。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計(jì)試制到品牌的創(chuàng)立,無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上,比如,星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠,發(fā)展到現(xiàn)在年產(chǎn)值幾十億元的規(guī)模,其創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、歷程,是難以用金錢買得到的無價(jià)之寶。檔案財(cái)富是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后,就會千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn),就會下決心做好檔案工作。
(三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識觀念。在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄,記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術(shù),如各種設(shè)計(jì)資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。
(四)要確立檔案具有實(shí)用效益的觀念。檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物,它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。檔案資產(chǎn)的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的,今年十月份,綜合檔案室及時(shí)為星星家電產(chǎn)業(yè)總公司技術(shù)中心提供冰箱蒸發(fā)器所有技術(shù)資料,以賈祥勝、洪立忠為主的研發(fā)小組利用了原有技術(shù)檔案作參考,攻克了“冰箱蒸發(fā)器改為嵌入式”的自主創(chuàng)新項(xiàng)目,創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益203萬元,該項(xiàng)目榮獲椒江區(qū)企業(yè)科協(xié)“金點(diǎn)子”活動一等獎(jiǎng)。十一月上旬,由集團(tuán)投資在洪西路立交橋北邊利用原廠房改建臺州市星星機(jī)械交易市場,施工過程中碰到廠區(qū)區(qū)域、房屋結(jié)構(gòu)不明等難題,進(jìn)展緩慢,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人憂心如焚,檔案室得到求援消息后迅速調(diào)出原北廠區(qū)總平面圖、所有廠房建筑圖紙,他們高興地說:“這些廠房已有十幾年歷史,沒想到檔案室能提供這么完整的資料。”確保了該市場在明年元旦前竣工的計(jì)劃。從上述可看到,檔案資料只要管理好,利用好,就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
二、體制創(chuàng)新,使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展
現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責(zé)明確,政企分開,管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,就必須對企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。
(一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。無論哪個(gè)企業(yè),精干是一個(gè)必然趨勢,企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要,檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新,其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個(gè)中心機(jī)構(gòu)在行政上受集團(tuán)總部的領(lǐng)導(dǎo),業(yè)務(wù)上歸地方檔案行政管理部門監(jiān)督指導(dǎo)。其主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)集團(tuán)總部及所屬各子公司、各級各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,星星集團(tuán)下有十余個(gè)子公司、在全國各地有11家銷售公司,通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施聯(lián)網(wǎng),從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享,真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。
(二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的需要,轉(zhuǎn)換機(jī)制,高效運(yùn)行,創(chuàng)造較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,要激活機(jī)體,堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率,充分發(fā)揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一。
(三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)各自的實(shí)際出發(fā),星星作為一家大型的民營企業(yè),回顧多年來的檔案工作實(shí)踐,領(lǐng)導(dǎo)支持固然非常重要,但具體活動的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案專業(yè)人員的不懈努力。目前看來,適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門、各子公司,不夠規(guī)范,降低了利用率,制度創(chuàng)新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創(chuàng)新集團(tuán)檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo),以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任,評價(jià)檔案活動效果的方式、方法,按月考核,年終進(jìn)行總結(jié)評比,職責(zé)明確,獎(jiǎng)罰分明,從而調(diào)動全體專兼職檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。
三、管理創(chuàng)新,提升檔案工作
(一)企業(yè)發(fā)展了,企業(yè)的檔案管理工作亦應(yīng)上水平、上檔次、上規(guī)模,檔案工作的規(guī)范化形成和廣泛參與,要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識,堅(jiān)持依法治檔,確?！凹薪y(tǒng)一管理”?！凹薪y(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo),為了提高集團(tuán)本部及各子公司兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平,今年三月下旬,集團(tuán)辦公室特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理的培訓(xùn),對集團(tuán)各部門及各子公司近四十名兼職檔案員進(jìn)行為期三個(gè)月的輪流培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作,每周五、周六安排二名兼職檔案員到集團(tuán)綜合檔案室參訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解,授課內(nèi)容分別為:文書、科技、會計(jì)檔案等基本知識,培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未理裝訂的資料,面對面、手把手地指導(dǎo)她們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn),效果顯著,也為公司明年檔案管理上省級達(dá)標(biāo)奠定了良好的基礎(chǔ)。
(二)辦公自動化后,將出現(xiàn)無紙辦公,企業(yè)每個(gè)崗位都能形成電子文檔,這就要求每個(gè)員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序,了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后,企業(yè)各部門對檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用,對信息的利用和保密等問題,通過新的管理制度和管理方法來解決。(三)檔案工作既是集團(tuán)公司重要基礎(chǔ)工作之一,也是國家檔案的重要組成部分。為了規(guī)范集團(tuán)檔案工作,必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè),大力開發(fā)利用集團(tuán)檔案信息資源;提高整體管理水平,以便更好地為集團(tuán)公司和各子公司的生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)?？傊?企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要,檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識,敢于創(chuàng)新、敢于開拓,與企業(yè)發(fā)展同步。
檔案管理論文:民營企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理論文
隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，民營企業(yè)的產(chǎn)業(yè)規(guī)模已經(jīng)達(dá)到前所未有的水平。民營企業(yè)檔案，主要是指民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基建以及各項(xiàng)管理活動中形成的、對企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。加強(qiáng)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，對民營企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。
一、民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件
1.確定民營企業(yè)檔案的管理模式原則。
不同類型民營企業(yè)應(yīng)該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關(guān)鍵是哪種更適合本企業(yè)當(dāng)前的要求。在確定具體管理模式時(shí)建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。一般而言，中小型民營企業(yè)可以實(shí)行單級管理，大型企業(yè)集團(tuán)可以實(shí)行以法人為基礎(chǔ)的多級管理。例如上海新黃浦（集團(tuán)）公司，屬混合型大型民營企業(yè)集團(tuán)，總公司檔案部門對總部形成的檔案實(shí)行綜合管理，對各子公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協(xié)議書”，明確規(guī)定檔案所有權(quán)歸總公司，日常則由其代管。其次，檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實(shí)體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進(jìn)性，至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業(yè)中有不少高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，這種企業(yè)可實(shí)行檔案信息化管理。。檔案管理手段要與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計(jì)算機(jī)輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動化系統(tǒng)或內(nèi)部局域網(wǎng)的企業(yè)，大量電子文件的生成會促進(jìn)企業(yè)文檔一體化管理；而尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的民營企業(yè)可采取手工管理或計(jì)算機(jī)輔助管理的方式。
2.配備檔案管理人才，制定科學(xué)的歸檔范圍和管理制度。
目前，民營企業(yè)大多重經(jīng)營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內(nèi)很難見到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒有專人負(fù)責(zé)檔案工作，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應(yīng)的電子檔案管理人才是民營企業(yè)電子檔案建設(shè)不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時(shí)代的需要。民營企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用,包括電子文件歸檔、計(jì)算機(jī)管理和檢索,以及庫房的管理等。民營企業(yè)要將規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究,重新審查、整理和進(jìn)一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。
3.保障民營企業(yè)檔案的信息安全。
為了保障計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，可采取以下防范措施：及時(shí)，訪問控制。具體是入網(wǎng)訪問控制，即控制哪些用戶能夠登錄到服務(wù)器并獲取網(wǎng)絡(luò)資源，并控制訪問時(shí)間和在哪個(gè)網(wǎng)站入網(wǎng)；權(quán)限控制，控制用戶訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源，指定用戶對上述資源執(zhí)行僅能只讀，無改寫、刪除等操作；防火墻控制，用以阻止網(wǎng)絡(luò)黑客訪問某個(gè)機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)的屏障。第二，信息加密。信息加密技術(shù)是保護(hù)網(wǎng)內(nèi)的數(shù)據(jù)、文件、口令和控制信息的傳輸，確保不宜公開的電子文檔的非公開性。要在發(fā)收兩端用軟件進(jìn)行加密、解密工作，在指定的用戶或網(wǎng)絡(luò)通過密鑰支持解密而獲得原始數(shù)據(jù)。具體來說，通信雙方交換彼此密鑰，并存放在安全處，需要對方發(fā)消息時(shí)，用密鑰進(jìn)行加密，在收到數(shù)據(jù)后，用對方的密鑰解密。第三，網(wǎng)絡(luò)與硬件載體安全。建立備份與恢復(fù)系統(tǒng)，即使出現(xiàn)信息丟失，只要啟動該系統(tǒng)，可恢復(fù)丟失信息的原貌。預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件，自動殺毒。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等存儲介質(zhì)，必須使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測，確認(rèn)無病毒后方可使用。
4.提升企業(yè)檔案實(shí)體與企業(yè)信息整體管理水平。
首先要強(qiáng)化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機(jī)構(gòu)對企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一整理和開發(fā)利用。對企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理是當(dāng)前國有企業(yè)轉(zhuǎn)制而成民營企業(yè)的檔案管理模式的主流，但在具體實(shí)施中往往有差異?？梢詫?shí)行集中統(tǒng)一式的綜合管理，也可以實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的建設(shè)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強(qiáng)化文檔一體化管理。指在企業(yè)內(nèi)對文件、檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，一般多見于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門除管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個(gè)職能部門對企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時(shí)予以管理，對網(wǎng)上傳遞的電子文件實(shí)行邏輯歸檔，相應(yīng)紙質(zhì)文件適時(shí)另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進(jìn)程同步進(jìn)行，有利于推動檔案現(xiàn)代化管理。
二、民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的目標(biāo)
1.為民營企業(yè)營造先進(jìn)的企業(yè)文化提供條件。
在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)和文化一體化是必然趨勢。經(jīng)濟(jì)競爭正在逐漸演變成為更加隱蔽的企業(yè)文化建設(shè)的競爭，而企業(yè)檔案本身是企業(yè)文化的一種體現(xiàn)，因而可直接服務(wù)于企業(yè)建設(shè)。隨著我國加入wto，國際化的市場競爭使得中國民營企業(yè)面臨著來自各方面的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，正是這種挑戰(zhàn)，使得
我們民營企業(yè)家逐漸認(rèn)識到企業(yè)文化是增強(qiáng)企業(yè)凝聚力和競爭力，保持企業(yè)發(fā)展的重要法寶。民營企業(yè)檔案的建設(shè)，使得企業(yè)的發(fā)展史、大事記、實(shí)物、專利、榮譽(yù)、社會評價(jià)，通過信息高速公路向外界展示。企業(yè)檔案是以物質(zhì)的形式存在著，但是許多內(nèi)容卻是具有無形資產(chǎn)和精神產(chǎn)品的性質(zhì)和作用，對于一個(gè)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展和企業(yè)人文文化的塑造具有不可替代性，并且企業(yè)文化可以物化為企業(yè)的生產(chǎn)力而最終體現(xiàn)為企業(yè)的物質(zhì)產(chǎn)品。它的多重屬性在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的發(fā)展、企業(yè)文化氛圍的營造及企業(yè)人文精神的塑造、企業(yè)品牌的打造和宣傳方面具有不可替代的作用。2.民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理為企業(yè)發(fā)展提供信息保障。
市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的重組、兼并、轉(zhuǎn)制都是不可避免的，因此一個(gè)企業(yè)在其發(fā)展過程中必須重視和建立完備的企業(yè)檔案，一些重要的生產(chǎn)資料和固定資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定、價(jià)值估算、價(jià)值分割等必須依據(jù)企業(yè)檔案的一些原始資料才行，同時(shí)企業(yè)在改組和合并時(shí)必然涉及對原有產(chǎn)品的品牌和注冊名稱的相對價(jià)值的估算，一些企業(yè)的股份改制必然對原有和新的注冊品牌進(jìn)行評估，甚至一些企業(yè)對自身的品牌還要進(jìn)行一些相關(guān)的公證和請求品牌保護(hù)。一個(gè)企業(yè)在發(fā)展中由于種種原因會出現(xiàn)資產(chǎn)的借用、轉(zhuǎn)讓、抵押等經(jīng)濟(jì)活動，企業(yè)檔案本身就是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，它不可避免地要參與企業(yè)的借用、轉(zhuǎn)讓、抵押等經(jīng)濟(jì)活動，因此企業(yè)檔案不僅對各種參與借用、轉(zhuǎn)讓、抵押的企業(yè)資產(chǎn)具有估算、監(jiān)管的作用，甚至自身也會成為企業(yè)借用、轉(zhuǎn)讓、抵押的一個(gè)組成部分。我們可以看出，在一個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動中，企業(yè)電子檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的必備要件之一，在企業(yè)融資、借貸中發(fā)揮著不可替代的作用。企業(yè)的科研活動也會形成大量的檔案，其中許多內(nèi)容就是電子檔案，這些電子檔案不僅對從事科研很有用途，而且科研人員和相應(yīng)其他項(xiàng)目的科研人員在以后的企業(yè)科研活動中都會再次利用電子檔案，這些電子檔案保管的狀況對民營企業(yè)的經(jīng)營和科研具有十分重要的意義。
3.民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理能為企業(yè)的合法權(quán)益提供憑證。
企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證，是維系企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護(hù)神。在解決債權(quán)、債務(wù)和企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動糾紛問題過程中，企業(yè)檔案這一原始憑證顯得尤為重要。隨著市場經(jīng)濟(jì)及法律的完善，企業(yè)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值將會越來越明顯，檔案作為法律憑證作用越來越重要。企業(yè)檔案對提升企業(yè)整體水平、維護(hù)企業(yè)自身利益、規(guī)避市場風(fēng)險(xiǎn)、發(fā)展企業(yè)文化、保持企業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。
檔案管理論文:企業(yè)內(nèi)部控制檔案管理論文
一、背景
1.理論研究
自從企業(yè)內(nèi)部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業(yè)檔案，一些管理專家也都提出內(nèi)控管理機(jī)制中必須要加強(qiáng)檔案管理。如法國管理學(xué)家亨利?法約爾認(rèn)為對“管理機(jī)器”加以考察可以評估并指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行改進(jìn)，他所指的“管理機(jī)器”即為“包羅現(xiàn)在、過去和將來的記錄系統(tǒng)”，這里的記錄系統(tǒng)可以理解為企業(yè)檔案系統(tǒng)。而另一位管理學(xué)家盧卡?帕西奧利也強(qiáng)調(diào)必須關(guān)心內(nèi)部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并長期存檔，以及定期核查以便內(nèi)部控制”，這是早期企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制的雛形?？梢娫诮?jīng)典管理學(xué)家們眼中，完整的企業(yè)記錄和檔案系統(tǒng)是企業(yè)極為重要的管理依據(jù)和控制手段。當(dāng)前，有學(xué)者對檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究現(xiàn)狀進(jìn)行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(wǎng)(CNKI)數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，檢索出有效中文文獻(xiàn)18篇，相關(guān)書籍1本；以EBSCO數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，檢索出有效英文文獻(xiàn)12篇，相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)2部；加上我國頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡稱《基本規(guī)范》)以及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，共計(jì)35份文獻(xiàn)。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案，強(qiáng)調(diào)組織的檔案管理對組織內(nèi)部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規(guī)范》的相繼頒布，近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系的研究還處于探索階段，研究成果數(shù)量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。
2.實(shí)踐發(fā)展
自2001年以來，國內(nèi)外相繼出現(xiàn)了一系列大型上市公司的會計(jì)欺詐事件，如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等，這些都反映了企業(yè)控制的嚴(yán)重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國頒布了薩班斯法案，該法案對于檔案材料的真實(shí)性、完整性都做了強(qiáng)制性要求，同時(shí)還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時(shí)性。我國各界也逐漸認(rèn)識到，作為市場經(jīng)濟(jì)的主體，企業(yè)只有提高內(nèi)部控制能力，使企業(yè)的各項(xiàng)活動和資源都能夠處于可控、優(yōu)化狀態(tài)，才能提高其核心競爭力。2008年，我國財(cái)政部會同證監(jiān)會、審計(jì)署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會制訂了《基本規(guī)范》，隨后越來越多的企業(yè)也開始執(zhí)行并制定適用、有效的內(nèi)部控制制度。通過閱讀可以發(fā)現(xiàn)，《基本規(guī)范》中多個(gè)條款與企業(yè)檔案管理直接或者間接相關(guān)，檔案管理作為企業(yè)信息控制的關(guān)鍵，在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業(yè)也逐漸認(rèn)識到了這一點(diǎn)。如中國長城資產(chǎn)管理公司將檔案作為一個(gè)重要的控制點(diǎn)，建立了以“三鐵(即鐵規(guī)章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內(nèi)部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長城公司各項(xiàng)工作在合規(guī)合法的前提下高效運(yùn)轉(zhuǎn)。我公司在制定《內(nèi)部控制手冊》時(shí)，也將相關(guān)的檔案管理制度納入其中。
二、檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制的相互關(guān)系
《基本規(guī)范》第五條提出企業(yè)建立與實(shí)施有效的內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)包括五大要素，即內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。其中“信息與溝通是企業(yè)及時(shí)、地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通”，這里的信息包含了企業(yè)檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務(wù)功能。可見，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制是緊密相關(guān)、不可分割的。
1.檔案管理對企業(yè)內(nèi)部控制的作用
企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價(jià)值，即具有參考作用和憑證作用。在企業(yè)內(nèi)部控制過程中，這一作用的發(fā)揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業(yè)各項(xiàng)活動中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用。可以說，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，檔案管理負(fù)責(zé)信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務(wù)的循環(huán)運(yùn)行，參與到企業(yè)管理的各個(gè)階段，是企業(yè)信息控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案既是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄和憑證，也是專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，在企業(yè)創(chuàng)新、企業(yè)管理和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)中具有不可替代的作用，并為規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和企業(yè)職工利益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)紛爭提供信息支持?？梢?，企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效運(yùn)行，離不開完善的檔案管理工作。
2.企業(yè)內(nèi)部控制對檔案管理的影響
企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制能夠有效記錄并監(jiān)控企業(yè)所有活動信息，這對于企業(yè)檔案管理也具有積極的影響。首先，企業(yè)內(nèi)部控制強(qiáng)化了檔案管理的規(guī)范性。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求，檔案人員需對現(xiàn)有流程進(jìn)行梳理，對現(xiàn)有記錄的合理、合規(guī)性進(jìn)行重新確認(rèn)，對遺留問題進(jìn)行調(diào)整處理，對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進(jìn)行核對清理，進(jìn)而確保各項(xiàng)信息的。其次，企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)一步確保了檔案信息的真實(shí)性和完整性。由于檔案的特殊性，內(nèi)部控制過程中的檔案管理需設(shè)置兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，保障歸檔文件材料的原始性、完整性和真實(shí)性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時(shí)，要認(rèn)真履行查、借閱手續(xù)，確保檔案文件材料在此過程中不會發(fā)生更改、破損、丟失等情況。再次，企業(yè)內(nèi)部控制完善了檔案管理流程。企業(yè)內(nèi)部控制要求企業(yè)的文件材料及其信息自產(chǎn)生時(shí)就要處于有效的控制管理狀態(tài)，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的全過程、系統(tǒng)控制管理，保障文件和檔案之間的連續(xù)性。同時(shí)由于信息是內(nèi)部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動歸檔逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃託w檔。總之，企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制工作之間是一種良好的促進(jìn)和循環(huán)關(guān)系。做好企業(yè)檔案管理工作就能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控能力的提高，而企業(yè)的內(nèi)控機(jī)制又反過來完善企業(yè)檔案管理工作。
三、企業(yè)內(nèi)部控制過程中檔案管理的強(qiáng)化措施
企業(yè)內(nèi)部控制是一個(gè)依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，應(yīng)該對檔案管理采取相應(yīng)的強(qiáng)化措施，從而為企業(yè)內(nèi)部控制提供信息保障，促進(jìn)內(nèi)部控制工作的有效運(yùn)行。
1.加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)
我國有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提供了依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，而《基本規(guī)范》為企業(yè)內(nèi)部控制的合理性開展提供了指導(dǎo)和方法。通過分析檔案管理法律法規(guī)和內(nèi)部控制基本規(guī)范可以發(fā)現(xiàn)，兩者具備相關(guān)性，企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)需要檔案管理的支持，然而《基本規(guī)范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時(shí)在我國已頒布的涉及企業(yè)的法律中，也都沒有對檔案工作的明確規(guī)定。但是隨著企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展，我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關(guān)部委制定的針對上市公司內(nèi)部控制的規(guī)章中，逐漸對檔案管理提出相關(guān)要求。在全國政協(xié)十一次會議上，曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關(guān)于在國家涉及企業(yè)的法律法規(guī)中對檔案管理作出明確規(guī)定”的提案，建議有關(guān)部門在制定、修改有關(guān)企業(yè)法律法規(guī)時(shí)，具體明確企業(yè)必須建立業(yè)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)檔案，設(shè)立合理的保管期限，建立企業(yè)檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業(yè)檔案管理內(nèi)容。明確企業(yè)檔案的重要性，加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)，這既是內(nèi)部控制與檔案管理的相互影響與促進(jìn)，也是從國家層面出發(fā)，建設(shè)企業(yè)內(nèi)控與檔案管理長效合作機(jī)制的必然措施。
2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案制度建設(shè)，完善檔案管理體系
企業(yè)檔案管理體系是由多種要素構(gòu)成的工作系統(tǒng)，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統(tǒng)、主要業(yè)務(wù)內(nèi)容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設(shè)備設(shè)施等要素。其中檔案工作制度是企業(yè)關(guān)于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作細(xì)則，它是開展檔案管理的行動指南和業(yè)務(wù)尺度，是運(yùn)行和控制檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內(nèi)容作為一個(gè)制度體系予以重點(diǎn)列出，并指出其構(gòu)成內(nèi)容包含“檔案工作規(guī)章”、“檔案管理制度”、“檔案業(yè)務(wù)規(guī)范”三項(xiàng)內(nèi)容，說明企業(yè)檔案制度的重要性。目前，我國大多數(shù)企業(yè)的檔案制度相對完善，但隨著時(shí)間的推移以及內(nèi)部控制工作的發(fā)展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產(chǎn)生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細(xì)則，權(quán)責(zé)分明，確保檔案的真實(shí)、完整，保障檔案工作的高效、規(guī)范。同時(shí)，還要建立有效的檢查措施，定期對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，在實(shí)踐中自始至終對制度加以落實(shí)，從而滿足企業(yè)內(nèi)部控制度對檔案管理的要求。
3.轉(zhuǎn)變檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)工作流程重組
企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)職能活動的產(chǎn)物，是隨著企業(yè)各項(xiàng)職能活動的開展而產(chǎn)生的。對企業(yè)內(nèi)任何一個(gè)部門而言，它所產(chǎn)生的檔案是其各項(xiàng)行為活動的原始記錄，是其職能作用和工作績效的有力憑證，而內(nèi)部控制正是針對企業(yè)各項(xiàng)活動開展的風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)和審計(jì)監(jiān)督。因此，各項(xiàng)活動中所產(chǎn)生的檔案是否完整系統(tǒng)，檔案管理是否科學(xué)有序，將直接影響到內(nèi)部控制工作的有效性。在傳統(tǒng)管理環(huán)境下，企業(yè)檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制，這也正是在內(nèi)部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，就應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的靈活性、多樣性，將企業(yè)檔案管理的范圍擴(kuò)展到企業(yè)文件材料形成之時(shí)，對檔案工作流程重組，構(gòu)建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理。即打破對現(xiàn)有文件管理的思維定勢，從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業(yè)職能活動同步進(jìn)行，控制監(jiān)督歸檔前的文件管理活動，實(shí)現(xiàn)對文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時(shí)還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業(yè)務(wù)部門配合，做好企業(yè)重要活動檔案的跟蹤工作，及時(shí)收集易散落的文檔，真正使企業(yè)內(nèi)控在良好的檔案信息記錄習(xí)慣和充足的檔案資源基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)。
4.提高人員參與意識，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作
檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的地位非常重要，而一個(gè)企業(yè)的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業(yè)的檔案意識。首先，對于企業(yè)管理層而言，要充分認(rèn)識到檔案在企業(yè)內(nèi)部控制中所起的關(guān)鍵性作用。由于企業(yè)檔案的形成、產(chǎn)生和最終歸宿均在企業(yè)內(nèi)部，對外無明顯產(chǎn)品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業(yè)內(nèi)控的發(fā)展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業(yè)活動中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對于檔案管理人員而言，其對檔案現(xiàn)象的認(rèn)知水平，是決定企業(yè)檔案管理水平的重要因素。因此要加強(qiáng)檔案管理人員對檔案工作內(nèi)容和檔案工作相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的認(rèn)識，提升檔案管理思想，學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)制度和相關(guān)檔案管理知識，理解其職能在內(nèi)部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內(nèi)職責(zé)，并促使檔案工作促進(jìn)并支持企業(yè)內(nèi)部控制的有效進(jìn)行。，對于其他業(yè)務(wù)部門的工作人員而言，也要具備檔案意識，而這主要依靠檔案人員向企業(yè)員工進(jìn)行宣講來實(shí)現(xiàn)。要使業(yè)務(wù)部門的工作人員認(rèn)識到檔案是其各項(xiàng)行為活動的原始記錄，檔案管理與其職能活動的開展以及內(nèi)部控制工作的進(jìn)行都是緊密相關(guān)的。提高業(yè)務(wù)部門工作人員的檔案意識，有助于推進(jìn)檔案管理與企業(yè)職能活動的同步運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理，從而促進(jìn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)控體系中順利開展。
四、結(jié)語
總之，隨著《基本規(guī)范》的實(shí)施，越來越多的企業(yè)開始運(yùn)行內(nèi)控體系，制定適用、有效的內(nèi)部控制制度，規(guī)范內(nèi)部控制工作的程序、方法和要求，明確各機(jī)構(gòu)在內(nèi)部控制過程中的職責(zé)權(quán)限。在這一新的形勢下，檔案管理作為企業(yè)管理活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，也是內(nèi)部控制工作的重要信息基礎(chǔ)，只有不斷地完善和進(jìn)步，才能滿足企業(yè)內(nèi)部控制的需求，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制體系的長期有效運(yùn)行。
作者：張潔麗 劉棟 單位：中國重型機(jī)械研究院股份公司 中交二公局第二工程有限公司
檔案管理論文:社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理論文
一、當(dāng)前社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作存在的問題
規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理是社區(qū)醫(yī)生了解轄區(qū)居民個(gè)人健康狀況的基本資料，基本的就業(yè)，救濟(jì)，社保等群眾服務(wù)工作，都要以社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案為基礎(chǔ)。建檔是社區(qū)建設(shè)的重要組成，它記錄社區(qū)的發(fā)展，客觀反映社區(qū)面貌。但是當(dāng)前社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作存在以下幾個(gè)問題。
1.健康檔案利用率低
當(dāng)前，居民個(gè)人健康檔案的管理多數(shù)是統(tǒng)計(jì)成紙質(zhì)的檔案信息，之后再錄入到電腦中。受到信息化程度的制約，居民的各種健康信息和電子檔案不能做到數(shù)據(jù)之間的相互轉(zhuǎn)化和更新，各級就診機(jī)構(gòu)之間因?yàn)槿狈ο嗷ブg的溝通，健康檔案管理的許多變化也就不得而知了，不能做到健康檔案的及時(shí)更新，這樣就成為了“死檔案”，也就失去了其應(yīng)有的功能。
2.居民對健康檔案的認(rèn)可度不高
基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目是從09年開始實(shí)施了，而建立健全居民的個(gè)人健康檔案是基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目的重要內(nèi)容。但是就檔案管理的實(shí)際工作來看，居民對健康檔案的認(rèn)可度不高，依從性差，部分居民還保留傳統(tǒng)的“健康就是沒病”心理。因此他們對居民個(gè)人健康檔案的建立不太認(rèn)可，大部分居民都是經(jīng)過檔案管理工作人員勸說后來同意建檔。經(jīng)過詢問調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多數(shù)居民不愿建檔的主要原因，是擔(dān)心其個(gè)人和家庭信息的泄露?；诖?，工作人員可以和居民溝通講解健康檔案的優(yōu)點(diǎn)，打消居民內(nèi)心的顧慮。
3.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)建檔困難
當(dāng)前，居民的居住環(huán)境相對閉塞，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)駐居民生活小區(qū)開展建檔工作，需要取得物業(yè)公司的支持。而且老人、小孩受騙的情況時(shí)有發(fā)生，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)人員很難敲開居民的大門。在加上一部分社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員對于居民檔案工作的認(rèn)識不夠，依然保持著傳統(tǒng)觀念，加上社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)在人手受限的情況，居民健康檔案的建設(shè)工作進(jìn)展緩慢。
二、規(guī)范化管理的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)
1.加大投入，建立統(tǒng)一的健康檔案信息化平臺
建立統(tǒng)一的健康檔案信息化平臺,實(shí)行民政、公安、衛(wèi)生計(jì)生、物業(yè)管理等多方溝通合作,切實(shí)利用檔案信息的各種資源。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理要圍繞為居民服務(wù)這個(gè)宗旨,要讓居民切實(shí)感受到檔案管理工作所帶來的便利。建立健康檔案的目的就在于更好地了解和掌握所轄范圍內(nèi)居民的基本健康狀況，更好地為居民服務(wù)。2006年衛(wèi)生部已將社區(qū)精神衛(wèi)生服務(wù)列入基本公共衛(wèi)生服務(wù)精神內(nèi)容,實(shí)施重性精神疾病醫(yī)院、社區(qū)連續(xù)管理和治療并建立健康檔案措施。2013年，國家衛(wèi)生計(jì)生委、國家中醫(yī)藥管理局聯(lián)合發(fā)文，將中醫(yī)藥健康管理服務(wù)納入基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目。所有這些項(xiàng)目都應(yīng)記錄在居民健康檔案內(nèi)。所以建立統(tǒng)一的信息化平臺已是大勢所趨,紙質(zhì)檔案不利于查找和進(jìn)行檔案動態(tài)管理,降低了檔案的使用價(jià)值。通過制定統(tǒng)一的信息化發(fā)展規(guī)劃，制定各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，編制一套切實(shí)可行的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)信息化建設(shè)管理軟件，實(shí)現(xiàn)對城鄉(xiāng)居民健康檔案信息的動態(tài)管理和本地區(qū)范圍內(nèi)的信息交換和共享，可實(shí)現(xiàn)健康檔案的靈活運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)為居民提供連續(xù)性、綜合性、協(xié)調(diào)性衛(wèi)生保健服務(wù)的目的，逐步使居民養(yǎng)成預(yù)防為主的保健理念，降低居民就醫(yī)費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)建立健康檔案的初衷。
2.加大宣傳力度,提高居民對建立健康檔案重要性的認(rèn)識
充分發(fā)揮廣電、報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等媒體作用,結(jié)合各種衛(wèi)生日，開展形式多樣的宣傳活動,提高居民健康和建檔意識。不但讓群眾成為健康教育和健康促進(jìn)的參與者和受益者,而且要提高他們對健康體檢以及健康檔案的依從性,及時(shí)把體檢資料和健康信息反饋給社區(qū)醫(yī)護(hù)人員。
3.加強(qiáng)人才培養(yǎng)
社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的功能定位是“六位一體”，包括預(yù)防、保健、健康教育、醫(yī)療、康復(fù)、計(jì)劃生育技術(shù)指導(dǎo)。它的服務(wù)特點(diǎn)是貼近群眾，解決廣大居民的基本公共衛(wèi)生和醫(yī)療服務(wù)。為適應(yīng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的這一功能，“全科醫(yī)生”便成為一種需求。而社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)全科醫(yī)師比較缺乏，不能滿足居民需求。建立居民健康檔案的渠道之一就是門診就診，由全科醫(yī)生建立。而全科醫(yī)生人手有限，往往只顧了醫(yī)療，而忽略建檔。要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高社區(qū)醫(yī)師的建檔、檔案為我所用的意識。
作者：武依然 單位：石家莊市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心
檔案管理論文:煤礦安全生產(chǎn)檔案管理論文
一、搞好檔案工作首先企業(yè)必須重視
企業(yè)中很多人不了解檔案管理在企業(yè)管理和安全生產(chǎn)中的重要作用，因而檔案意識薄弱，對檔案管理工作重視不夠。有的人甚至認(rèn)為檔案管理可有可無，可強(qiáng)可弱，對企業(yè)的安全生產(chǎn)和各項(xiàng)工作影響不大，因而導(dǎo)致檔案管理工作在企業(yè)中處于邊緣化狀態(tài)。由于長期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作在很大程度上沿襲了過去的思維習(xí)慣和行為方式。在企業(yè)所有制形式多元化，產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)不斷變動和調(diào)整，管理體制發(fā)生重大變化的新形勢下，如果部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)仍然缺乏應(yīng)有的檔案意識，對檔案管理重視不夠，就難以保障強(qiáng)化檔案管理所必需的設(shè)施、設(shè)備和人員配備等條件。如果檔案管理人員也普遍存在對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，對自身崗位定位不準(zhǔn)的問題，滿足于“看好門、管好物，交什么、收什么”的管理方式，強(qiáng)化檔案管理就會成為一句空話。企業(yè)檔案管理應(yīng)該服從、服務(wù)于中心工作，積極主動地與安全生產(chǎn)和企業(yè)各項(xiàng)工作緊密配合，實(shí)現(xiàn)檔案管理與企業(yè)管理的有機(jī)融合。但由于多方面原因?qū)е聶n案管理與中心工作存在脫節(jié)現(xiàn)象，檔案管理人員對服務(wù)中心工作缺乏主動性，滿足于看門守?cái)偟眠^且過，很多有利用價(jià)值的檔案資料束之高閣無人問津。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，做好科技檔案的收集
檔案資料中的科技檔案就包括了生產(chǎn)礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料。檔案管理部門有責(zé)任收集、保存生產(chǎn)礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料，并為有關(guān)部門和人員的分析、利用提供服務(wù)。從保障安全生產(chǎn)的角度來說，檔案管理工作理應(yīng)與企業(yè)同時(shí)誕生和同步發(fā)展，同時(shí)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中產(chǎn)生的包括礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料在內(nèi)的不少值得保存的資料，無法收集保存到檔案部門，其中流失和散存于個(gè)人手中的為數(shù)不少。在采取得力措施盡可能廣泛地收集礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料的基礎(chǔ)上，保護(hù)好和利用好現(xiàn)有檔案資源，認(rèn)真總結(jié)分析檔案查閱的規(guī)律和特點(diǎn)，針對直接服務(wù)于安全生產(chǎn)、利用率較高的礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料的特殊重要性，創(chuàng)新工作思路、工作內(nèi)容和工作手段，拓展服務(wù)方式，更加注重開發(fā)利用，激活休眠中的檔案資源，提品質(zhì)案信息資源的利用率，使有價(jià)值的檔案資料進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策視野，不斷提升檔案工作的影響力，為企業(yè)安全生產(chǎn)提供更為專業(yè)、具體、周到的服務(wù)。企業(yè)檔案工作創(chuàng)新要有融入企業(yè)多方位管理的“大檔案”思想，一是檔案管理工作必須與企業(yè)各項(xiàng)工作“互聯(lián)”，解決企業(yè)檔案工作的“孤島”問題；二是企業(yè)檔案工作者必須從社會和企業(yè)的大視野中，重新認(rèn)識自己的工作性質(zhì)，跳出檔案圈子看檔案。改變過去與企業(yè)其他部門缺少交流、溝通，導(dǎo)致很多人都不了解檔案工作的狀況。今后檔案部門必須加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系和溝通，把檔案管理工作融入企業(yè)主體，作為企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分，與相關(guān)部門互相配合，共同策劃。同時(shí)，檔案工作者要學(xué)會換位思考，站到檔案利用的角度重新認(rèn)識自己的工作。目前仍然存在的檔案分類繁瑣、查閱手續(xù)復(fù)雜、規(guī)章制度不合時(shí)宜和服務(wù)方式不適應(yīng)等問題應(yīng)該引起高度重視，通過推行工程建黨工作與工程計(jì)量工作相結(jié)合的做法來保障重點(diǎn)工程檔案的及時(shí)歸檔，積極主動加以整改。
三、積極作好檔案宣傳工作
加大對檔案工作的宣傳力度，使各級領(lǐng)導(dǎo)、中層干部到全體職工都充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，認(rèn)識到檔案管理與各項(xiàng)工作特別是安全生產(chǎn)的密切關(guān)系，在工作中更好地支持檔案管理工作，從而增強(qiáng)全員檔案意識。要通過深入宣傳，把檔案管理的重要性上升到企業(yè)生產(chǎn)安全、員工生命安全和干部政治安全的高度，促使各級干部和檔案管理人員進(jìn)一步提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，更加重視發(fā)揮檔案工作在企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營管理中的作用。檔案管理的最終目的就是為企業(yè)安全生產(chǎn)和各項(xiàng)工作提供利用，所以檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識，在保管好檔案資料的基礎(chǔ)上，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，尤其要特別注重收集事關(guān)安全生產(chǎn)的礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料，使檔案資料更多地為企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理工作服務(wù)。同時(shí)還要積極開展編研活動，對檔案信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方位、有實(shí)效、有價(jià)值的信息。針對企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營管理中存在的問題，要主動地為相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供專業(yè)、專題服務(wù)，在確保檔案資料收集齊全完整的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，熱情接待基層單位和專業(yè)人員查閱、利用相關(guān)檔案資料，使檔案資料在企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營管理中發(fā)揮更大的作用。
四、提品質(zhì)案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、加強(qiáng)繼續(xù)教育
檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提品質(zhì)案管理人員的信息化意識。信息時(shí)代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。要不斷提品質(zhì)案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，
1.要進(jìn)一步提品質(zhì)案意識。
要正確貫徹落實(shí)國家檔案法和有關(guān)的規(guī)定，提高和增強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目參加人員的檔案意識和法律觀念?？梢酝ㄟ^擬定一系列規(guī)章制度的辦法，通過用制度的方式約束、監(jiān)督、指導(dǎo)檔案管理人員。
2.要建立保障檔案數(shù)字化制度。
明確目標(biāo)，通過建立數(shù)據(jù)庫的方式把檔案工作納入與工程建設(shè)同步發(fā)展的軌道,將其寫進(jìn)工程管理規(guī)章制度之中。通過電腦數(shù)據(jù)匯總,建設(shè)指揮部很快將整個(gè)工程的案卷目錄編排和打印出來。一方面,大大加快了檔案室整理、編目的工作效率。另一方面,電腦保存的案卷和卷內(nèi)文件2個(gè)層次的條目數(shù)據(jù),可一次輸入,多次輸出,既能滿足業(yè)主、使用單位、建設(shè)單位的要求,還能滿足城建系統(tǒng)不同格式的打印需求,為工程檔案的移交提供了極大的方便,同時(shí)也為檔案的利用打下了基礎(chǔ),為集團(tuán)創(chuàng)建檔案目錄中心提供了原始數(shù)據(jù)。
3.要建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。
針對重點(diǎn)工程施工情況復(fù)雜的特點(diǎn),建設(shè)單位要制訂與工程建設(shè)同步發(fā)展、相互促進(jìn)與制約的檔案管理機(jī)制。要健全檔案管理規(guī)章制度,任何檔案工作的開展都必須嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》及行業(yè)內(nèi)的檔案管理辦法。
4.要不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保管理活動記錄的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。
檔案管理論文:無紙化檔案管理論文
1無紙化檔案管理面對的新挑戰(zhàn)
1.1從業(yè)人員對無紙化檔案管理認(rèn)識水平不到位。
很多檔案從業(yè)人員受傳統(tǒng)檔案模式的束縛，在他們看來，只有紙質(zhì)的檔案才算是真正的檔案，而不接收無紙化的檔案；有些檔案部門只是將無紙化檔案當(dāng)作是檔案的補(bǔ)充資料或者是副本來管理，也并未將其視為真正的檔案來管理。如果這是認(rèn)識一直存在，那么等到檔案進(jìn)行無紙化時(shí)代時(shí)，有些檔案管理部門將不會接收到任何檔案信息。檔案管理人員對無紙化檔案管理存在兩種極端的現(xiàn)象，一是因?yàn)闊o紙化檔案生成速度非?？?，其管理也非常容易，檔案管理人員就過分的依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備，對一些重要的信息沒有進(jìn)行復(fù)印，如果計(jì)算機(jī)中毒或者出現(xiàn)其他故障，很可能的所有的檔案信息都會消失，造成嚴(yán)重的損失；另一是有些檔案管理部門雖然利用計(jì)算機(jī)來管理檔案，但是幾乎每份檔案都要復(fù)印打印一份，這失去了計(jì)算機(jī)管理檔案的價(jià)值，既產(chǎn)生了浪費(fèi)，又不會給檔案管理人員增加了工作量，尤其是歸檔管理。
1.2無紙化檔案信息無法保障可讀性。
無紙化檔案信息不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息，雖然方便了管理，但是有些因?yàn)橛布蛘哕浖膯栴}出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。通常紙質(zhì)檔案如果外表出現(xiàn)問題，檔案信息有時(shí)并未受到任何影響，但是無紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤表面完好無損，但是可能因?yàn)橛布?、軟件或者程序發(fā)生了變化，而出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。近些年來，信息技術(shù)的發(fā)展有目共睹，相關(guān)人員不斷發(fā)展新編碼來替換傳統(tǒng)的編碼，為檔案多使用編碼相對要滯后一些，再加之，這種更新?lián)Q代的速度也以超高過了檔案所使用的計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度，這就產(chǎn)生了很多的矛盾。
1.3難以判斷檔案是否具有原始性。
檔案的價(jià)值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認(rèn)其真實(shí)有效，如果在這期間出現(xiàn)了改動的現(xiàn)象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價(jià)值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)，因?yàn)闊o紙化檔案都是存在計(jì)算機(jī)中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時(shí)都會出現(xiàn)更改的現(xiàn)象，對于無紙化檔案來說，我們沒有辦法像紙質(zhì)文件一樣利用一定的標(biāo)準(zhǔn)來保障其原始性。因此如何保障無紙化檔案的原始性是目前有關(guān)人士需要解決的主要問題。
1.4邏輯檔案與實(shí)體檔案歸檔存在問題。
無紙化檔案生成之后，對其進(jìn)行實(shí)體歸案還是邏輯歸檔這是需要慎重選擇的，如果是實(shí)體檔案歸檔，就是將保存檔案的磁盤或者其他硬件交給有關(guān)部門，這種歸檔方式相對誰來比較麻煩，但是具有一定的安全性；如果選擇邏輯歸檔，就是將保存檔案的告訴相關(guān)部門，這樣就不用改變原來的檔案存放的位置，雖然如果按照這種方式歸檔，檔案、歸檔者以及接受檔案的部門距離相差會非常遠(yuǎn)，但是只要通過簡單的操作即可，非常簡單方便，但是卻沒有辦法保障無紙化檔案的安全。
2解決無紙化檔案管理挑戰(zhàn)的措施
2.1更新觀念，迎接挑戰(zhàn)。
無紙化檔案的出現(xiàn)也就是近幾年的事情，對大多數(shù)人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認(rèn)識。檔案部門要加大宣傳力度，強(qiáng)化依法治檔意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時(shí)歸檔和無紙化檔案的安全管理。
2.2研究無紙化檔案的特性，制定切實(shí)可行的措施，保障無紙化檔案的安全與完整。
無紙化檔案具有信息的非人工識別性、對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點(diǎn)。信息非人工識別性，是指電子文件是由計(jì)算機(jī)處理和生成的數(shù)字化的信息形態(tài)，人工無法直接識別，必須由相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉(zhuǎn)換成人工能識別的形式。所謂對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲都是通過電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內(nèi)容存儲的位置可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。所謂信息的易改性，是指對電子文件內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。
2.3針對電子文件的特點(diǎn)，制定采取保障電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護(hù)措施。
保護(hù)電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點(diǎn)：一是防磁，二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是防止機(jī)械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。對電子文件“信息生命”的保護(hù)主要包括以下幾點(diǎn)：一是保障電子文件的持續(xù)可讀性，二是防電腦病毒，三是控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全，四是備份處理，異處保存。
2.4制定一系列配套的法律法規(guī)、規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
為了保障無紙化檔案的完整、、安全和電子文件管理的高效和科學(xué)，必須有相關(guān)的法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)來支持，其中包括與電子文件和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的法律、制度，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密論證和驗(yàn)收要求，以及各種密級電子文件的計(jì)算機(jī)著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，另外，還包括計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的兼容性標(biāo)準(zhǔn)等。
3結(jié)語
綜上所述，可知無紙化檔案管理在發(fā)展的過程中，的確存在著很多問題，其中最重要的是解除無紙化檔案原始性的問題，因?yàn)闄n案只有具有原始性，才擁有法律效力，否則就失去價(jià)值，而無紙化檔案在生成以及使用的過程中，都很容易被更改，破損其原始性，因此如何保護(hù)其原始性成為無紙化檔案管理的重點(diǎn)。
作者：李力力 單位：泰來縣人民醫(yī)院
檔案管理論文:民辦高校畢業(yè)生就業(yè)檔案管理論文
一、民辦高職院校畢業(yè)生檔案的歸屬
民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒有落實(shí)就業(yè)單位的學(xué)生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導(dǎo)中心派人送至即人才交流中心進(jìn)行登記編號，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內(nèi)可以進(jìn)行免費(fèi)存放。
二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序
1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。
2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。
3.對于自謀職業(yè)、出國留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別
民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。
四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業(yè)生進(jìn)入國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機(jī)構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點(diǎn)：
1.在不能搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。
2.個(gè)別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再決定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來回調(diào)離，好做到一步到位。
4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。
五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補(bǔ)辦辦法
一是畢業(yè)生還沒畢業(yè)，檔案不可能調(diào)走，當(dāng)畢業(yè)生找到工作單位時(shí)，一般公司會把員工檔案統(tǒng)一存在當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心，不過學(xué)校一般建議學(xué)生檔案不要交由企業(yè)管理，以防離職時(shí)候被企業(yè)扣留。學(xué)生可以選擇將檔案掛靠在學(xué)校所在地的人才交流服務(wù)中心，期限為兩年。二是畢業(yè)生找到工作時(shí)，必須要及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，將檔案放回原籍人事局或人才交流服務(wù)中心。三是若畢業(yè)生更換工作單位，所在單位可發(fā)函將檔案調(diào)出。如果超過擇業(yè)期仍未落實(shí)工作，注意這些學(xué)生的檔案將被打回原籍過程中容易丟失。四是檔案由學(xué)生本人保管超過兩年時(shí)就會變成黑檔。五是建議民辦高職院校學(xué)生盡快補(bǔ)辦存檔手續(xù)，未超過擇業(yè)期的畢業(yè)生去人才市場補(bǔ)辦，超過擇業(yè)期但年齡未超過35歲的按非普通高校畢業(yè)生身份重新辦理，檔案在本人手上需要盡快向相關(guān)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢，若檔案曾經(jīng)被打開，需要將相關(guān)資料向有關(guān)部門核實(shí)，補(bǔ)齊代管費(fèi)。綜上所述，目前我國民辦高職院校畢業(yè)生量大面廣，所進(jìn)的就業(yè)單位大部分是民營企業(yè)，檔案管理、檔案去向、檔案歸屬、檔案作用、檔案的重要性等系列工程，管理起來都很困難，并且民辦高職院校畢業(yè)生是一個(gè)正在集中進(jìn)入社會的龐大群體，也是企業(yè)發(fā)展后備力量。民辦高職院校畢業(yè)生對檔案管理的認(rèn)識不足，同時(shí)也是目前檔案管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。民辦高職院校檔案管理意識應(yīng)從在校生抓起，高度重視畢業(yè)生檔案的重要性，讓學(xué)生在校內(nèi)就了解個(gè)人檔案的重要性，提高學(xué)生檔案管理的意識。對學(xué)生采取開設(shè)專題講座、讓學(xué)生積極參與，共同做好民辦高職院校檔案工作。
作者：鄭瑩瑩 單位：惠州經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院
檔案管理論文:行政事業(yè)單位檔案管理論文
1目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
1.1行政事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視
國家對檔案管理工作有明文規(guī)定，制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)供相關(guān)行政單位進(jìn)行學(xué)習(xí)與貫徹，但是實(shí)際工作中行政事業(yè)單位對相關(guān)的法律規(guī)定并沒有引起足夠的重視，在工作中對檔案管理工作認(rèn)識不夠，而且貫徹力度不到位，這樣就導(dǎo)致一些檔案工作在實(shí)際工作中并沒有發(fā)揮正常的作用，這樣長期不重視檔案管理工作，容易導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，影響企業(yè)的發(fā)展。
1.2檔案管理工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱
目前行政事業(yè)單位中檔案管理工作相對基礎(chǔ)比較薄弱，雖然一些單位已經(jīng)建立了檔案的管理制度，但是在實(shí)際工作中卻沒有真正去落實(shí)這些制度，許多檔案在整理過程中不夠規(guī)范，沒有按照要求進(jìn)行檔案歸整，這樣經(jīng)常會出現(xiàn)嚴(yán)重的組卷混亂現(xiàn)象。同時(shí)行政事業(yè)單位沒有進(jìn)行有效的檔案鑒定與監(jiān)督工作，許多工作未能夠按照相關(guān)的法定程序進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而引發(fā)一些工作上的問題。
1.3檔案管理的設(shè)施比較落后
行政事業(yè)單位因?yàn)闆]有對檔案管理的意識不夠強(qiáng)烈，進(jìn)而導(dǎo)致單位內(nèi)部的檔案管理部門的現(xiàn)代化設(shè)施不夠齊全，設(shè)施趨于落后狀態(tài)，比如說，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫房簡陋，有些儲藏室內(nèi)竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡陋，未能實(shí)現(xiàn)三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都會影響到行政事業(yè)單位的檔案管理工作。
1.4檔案管理工作人員整體素質(zhì)有待提高
行政事業(yè)單位中檔案管理工作中出現(xiàn)問題的原因還有管理人員自身的素質(zhì)和專業(yè)水平不高，一些管理人員經(jīng)常會進(jìn)行變動，導(dǎo)致檔案管理部門即使對員工進(jìn)行培訓(xùn)，但出現(xiàn)工作調(diào)整時(shí)，都會影響到整個(gè)檔案管理工作的正常運(yùn)行。
2行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思路與對策研究
2.1建立比較健全的檔案管理制度
為了保障檔案管理工作更加明確，具有創(chuàng)新性，應(yīng)該要建立比較合理的、科學(xué)的檔案管理制度，根據(jù)行政事業(yè)單位實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行制度建立，同時(shí)要確保檔案管理制度可操作、實(shí)用、簡明，能夠在實(shí)際的檔案管理工作中發(fā)揮作用；要保障制度在約束的地位上是平等的，這樣能夠有效約束領(lǐng)導(dǎo)與職員的工作行為，使單位上下嚴(yán)格按照制度進(jìn)行工作，保障制度的執(zhí)行力度；建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，這樣能夠在檔案管理工作中對員工的工作進(jìn)行公平的、嚴(yán)肅的管理，保障制度在執(zhí)行和管理工作中發(fā)揮其重要的制約作用，保障獎(jiǎng)懲分明。
2.2加強(qiáng)管理，使檔案管理的水平有所提高
為了保障檔案管理工作有序開展，應(yīng)該要對單位進(jìn)行一定力度的宣傳，使員工進(jìn)行相關(guān)工作的學(xué)習(xí)，進(jìn)而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提品質(zhì)案管理的水平。所以，行政事業(yè)單位要建立一支完善的領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，定期檢查和指導(dǎo)檔案管理工作，并且要根據(jù)單位發(fā)展情況，制定合適的考核機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實(shí)行動態(tài)的管理，使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而能夠提品質(zhì)案管理工作質(zhì)量，確保檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。
2.3引進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，有效提高工作質(zhì)量
隨著信息化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)無疑為各個(gè)行業(yè)的發(fā)展注進(jìn)了一股活力，因此在檔案管理工作中進(jìn)行信息化管理能夠有效提品質(zhì)案管理的工作質(zhì)量，同時(shí)也是社會發(fā)展的客觀需要。利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開發(fā)與利用，延長檔案的使用壽命，同時(shí)能夠提品質(zhì)案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創(chuàng)新性。為了在檔案管理工作中進(jìn)行信息化技術(shù)管理，首先行政事業(yè)單位各個(gè)部門之間的信息傳遞要保障及時(shí)與，這樣能夠保障檔案管理的時(shí)效性；然后給單位各個(gè)部門配置先進(jìn)的設(shè)備，這樣在進(jìn)行檔案資料輸入時(shí)，能夠更加便捷，并且可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文字、圖片與數(shù)據(jù)資料之間的轉(zhuǎn)化，進(jìn)而保存紙質(zhì)和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新，可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會提供更多的檔案信息服務(wù)，這樣能夠保障資料信息共享，進(jìn)而能夠提品質(zhì)案的使用效率和工作質(zhì)量。
2.4做好行政事業(yè)單位的檔案保密工作
行政事業(yè)單位的檔案資料十分重要，因此要對資料進(jìn)行保密工作，首先在進(jìn)行庫房選址和建造問題上，要根據(jù)國家規(guī)定進(jìn)行建筑物設(shè)計(jì)和施工，要將庫房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保障庫房的門窗是牢固的；同時(shí)加強(qiáng)庫房的管理，安排專業(yè)人士進(jìn)行庫房看管和巡視，無關(guān)人員禁止入內(nèi)；在管理庫房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業(yè)技能、能夠區(qū)分開保密檔案與保管檔案的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。
3結(jié)語
綜上所述，行政事業(yè)單位在檔案管理上存在著一些較為明顯的問題，這些問題如果不加以解決就會導(dǎo)致檔案管理沒法科學(xué)進(jìn)行歸檔和在必要時(shí)提供信息，因此在管理上行政單位必須加以創(chuàng)新和改善。
作者：蔡麗華 單位：邵武市水利局水利管理站
檔案管理論文:新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理論文
一、事業(yè)單位檔案管理的原則及檔案管理創(chuàng)新意義
事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的組成部分，其檔案是事業(yè)單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進(jìn)行管理：
（1）規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即事業(yè)單位檔案管理方法應(yīng)該規(guī)范、靈活，在遵循相關(guān)規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點(diǎn)對檔案檔案進(jìn)行靈活管理，以此保障檔案管理方法的實(shí)用性；
（2）職責(zé)、權(quán)益兼顧原則，即事業(yè)單位檔案管理制度中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及工作人員的工作職責(zé)及權(quán)益都有明確的范圍確定，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責(zé)任到人；
（3）制定、執(zhí)行并重原則，即事業(yè)單位檔案管理制度的制定要保障合理、科學(xué)和系統(tǒng)，并確保其執(zhí)行效率，促進(jìn)檔案管理制度在實(shí)踐過程中的不斷完善；
（4）靜態(tài)、動態(tài)相結(jié)合原則，即事業(yè)單位檔案管理要在保持其科學(xué)穩(wěn)定的同時(shí)與時(shí)俱進(jìn)，與國際接軌，在時(shí)展的大背景下創(chuàng)新檔案管理體制與方法，提品質(zhì)案管理的科學(xué)化水平。毋庸置疑，在社會發(fā)展的新時(shí)期對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，對于滿足新時(shí)期事業(yè)單位改革具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。
首先，通過對事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育與培訓(xùn)，能強(qiáng)化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準(zhǔn)的檔案資料的詳細(xì)數(shù)據(jù)，提升了事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化水平，進(jìn)而大大提升了事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化水平；，通過對事業(yè)單位檔案管理工具及管理人員等方面的優(yōu)化，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過程中的問題，能不斷的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理體制在理論及實(shí)踐上的完善，是推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理走向現(xiàn)代化的重要途徑。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題
1.檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱
由于有些事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識，對國家相關(guān)法律學(xué)習(xí)和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機(jī)制、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執(zhí)行落實(shí)方面有待欠缺，缺少專人負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也未真正督促落實(shí)，使得檔案整理不規(guī)范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應(yīng)歸檔文件資料的現(xiàn)象比比皆是，不僅違背了事業(yè)單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費(fèi)。
2.檔案管理方式陳舊，缺乏創(chuàng)新
通常情況下，要保障事業(yè)單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，在事業(yè)單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門對于檔案信息的管理缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，傳統(tǒng)的檔案處理流程也無法對重要的檔案信息進(jìn)行及時(shí)整理、裝訂和歸檔，同時(shí)由于缺乏對現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的利用，缺乏對檔案管理方式的創(chuàng)新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。
3.檔案管理設(shè)施落后，檔案資源開發(fā)
利用不夠科技及時(shí)代的發(fā)展，使得現(xiàn)代信息化技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域，但是由于我國較多的事業(yè)單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備合理的應(yīng)用到檔案管理中來。有些單位的檔案管理室條件較差，設(shè)備配置不齊全，軟硬件設(shè)施更新不及時(shí)，一些現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足。現(xiàn)代化的檔案管理僅對相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)保存，并未實(shí)現(xiàn)信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。正由于事業(yè)單位檔案管理設(shè)施的落后，也造成了單位檔案資源開發(fā)利用效率不高的局面。對于檔案資源的開發(fā)利用，有些事業(yè)單位并未重視起來，僅將檔案管理停留在檔案的收集、整理及保管的工作上，對于后期檔案資源的利用力度不夠，一些能為單位帶來有效參考價(jià)值及系統(tǒng)服務(wù)的檔案資源并未在合適的條件下發(fā)揮出作用，使得檔案管理一直處于較為被動的狀態(tài)中。
4.檔案管理人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
對于事業(yè)單位的檔案管理工作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對于檔案管理工作的效率有重要影響?？v觀當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員隊(duì)伍現(xiàn)狀，一方面，部分事業(yè)單位的檔案管理人員并非專職管理人員，其身兼多職，對檔案管理工作難以應(yīng)付，缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)也工作責(zé)任心，在頻繁的工作變動中，致使檔案管理工作穩(wěn)定性受到消極影響。另一方面，有些事業(yè)單位中在職的檔案管理人員，其本身缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加之單位未進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得有些檔案管理人員并不十分了解檔案工作的具體程序，對于檔案文件的整理、分類及劃分保管等問題出現(xiàn)錯(cuò)誤，檔案的立卷、歸卷及移交工作也難以順利完成，進(jìn)而使得單位檔案管理質(zhì)量低下。
三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路
1.創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理能力
一項(xiàng)完善的管理制度通常都是保障工作效率的重要基礎(chǔ)，基于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問題，創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套適合于事業(yè)單發(fā)展實(shí)際的檔案管理制度已顯得極為迫切。首先，事業(yè)單位應(yīng)該在單位檔案管理的特點(diǎn)基礎(chǔ)上建立與之相適應(yīng)的科學(xué)合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創(chuàng)新方向及內(nèi)容，重點(diǎn)對單位檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置及崗位設(shè)置進(jìn)行制度規(guī)定，對制度中的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，不斷與時(shí)俱進(jìn)。其次，要堅(jiān)持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創(chuàng)新中，其制度既要對檔案管理人員約束，也要對單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束，以此保障檔案管理的獨(dú)立性與規(guī)范性。，要在檔案管理制度中確保獎(jiǎng)懲分明，對于檔案管理工作中高度負(fù)責(zé)的職工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進(jìn)行懲罰，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。
2.創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，提品質(zhì)案管理水平
在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢下，不斷發(fā)展的事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出檔案信息的作用，就應(yīng)該采用科學(xué)的現(xiàn)代信息手段對檔案信息進(jìn)行高效管理。為此，事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，并在確保單位內(nèi)檔案信息傳遞且及時(shí)的條件下，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)向社會提供有用的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，以此提品質(zhì)案管理的質(zhì)量。
3.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提品質(zhì)案利用效率
在我國各領(lǐng)域中，檔案利用效率低下的現(xiàn)象是一個(gè)極為普遍的現(xiàn)象，事業(yè)單位檔案同樣也不例外。因?yàn)槭聵I(yè)單位對檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因?yàn)闄n案利用率較低，而又因影響到事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視起檔案開發(fā)利用工作，通過檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新，而促進(jìn)檔案利用率的提升。具體而言，事業(yè)單位可以通過內(nèi)部局域網(wǎng)，增強(qiáng)網(wǎng)站的信息檢索功能，并模仿數(shù)字化圖書館的建立方式，提品質(zhì)案服務(wù)手段。除此之外，事業(yè)單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務(wù)系統(tǒng)，為用戶提供在線服務(wù)功能，以此促進(jìn)檔案利用率的提升，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升。
4.創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力
隨著事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化趨勢的增強(qiáng)，事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也亟待強(qiáng)化。為了提升事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，筆者認(rèn)為應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合單位自身檔案管理實(shí)施的現(xiàn)狀，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實(shí)體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機(jī)制。通過對管理人員方案管理技術(shù)知識的培訓(xùn)，引導(dǎo)其進(jìn)行基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)，以及各種檔案管理理論與是實(shí)踐知識學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化其自身專業(yè)技能，以推動檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。
四、總結(jié)
綜上所屬，新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)是創(chuàng)新，只有從管理制度、管理方法、管理建設(shè)及管理人才等方面加大創(chuàng)新力度，才能改變當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作效率低下的現(xiàn)狀，也才能保障事業(yè)單位檔案管理工作更好的服務(wù)于人民大眾。
作者：王璠 單位：鄖陽師范高等專科學(xué)校
檔案管理論文:地質(zhì)勘查單位檔案管理論文
一、地質(zhì)勘查單位檔案管理工作中存在的問題
1）檔案管理制度有待進(jìn)一步規(guī)范、健全。
主要表現(xiàn)為檔案管理職責(zé)分散、不明確，不同單位的檔案管理可謂是各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一，存在著嚴(yán)重的檔案資料重復(fù)保存且利用率低下問題，需從制度上加以解決。
2）檔案管理工作水平有待提高。
目前，我國部分地質(zhì)勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開發(fā)和利用。
3）檔案管理工作開展欠缺協(xié)調(diào)、合作。
部分地質(zhì)勘測單位的檔案管理工作人員與同單位負(fù)責(zé)其他工作人員之間欠缺協(xié)調(diào)、合作，沒有更好的利用協(xié)調(diào)、合作支持檔案管理工作開展，導(dǎo)致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。
4）檔案管理工作未與地勘行業(yè)建設(shè)實(shí)現(xiàn)同步規(guī)劃、發(fā)展。
任意一個(gè)地勘單位都有自己的近期、遠(yuǎn)期規(guī)劃，規(guī)劃涉及地勘單位的未來規(guī)模、發(fā)展技術(shù)水平、形成何種人員結(jié)構(gòu)等都會做出詳細(xì)規(guī)劃；而這些規(guī)劃中卻很少涉及單位的檔案管理，導(dǎo)致單位的檔案管理工作水平落后于地勘事業(yè)發(fā)展，勢必會影響地勘單位整體管理工作水平的提高。
5）監(jiān)督、指導(dǎo)工作不到位問題。
本級檔案管理部門工作離不開上級檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，起到把關(guān)下屬單位檔案管理的作用。但在實(shí)際工作過程中，由于欠缺上級部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，本級檔案管理部門不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正工作過程中存在的問題，導(dǎo)致本級檔案管理部門工作水平難以得到有效提高。
6）管理經(jīng)費(fèi)不足問題。
部分地勘單位由于經(jīng)濟(jì)效益不高影響，可用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，這樣用于檔案管理的設(shè)施、設(shè)備就難以及時(shí)得到更新，嚴(yán)重限制單位檔案管理工作水平的提高。
7）工作人員隊(duì)伍素質(zhì)問題。
較高的地勘單位的檔案管理工作水平，離不開高素質(zhì)的檔案管理工作人員，特別是工作人員高水平的專業(yè)素質(zhì)支持。存在部分地勘單位檔案管理工作由其他工作人員兼職現(xiàn)象，這些“兼職”人員的檔案管理專業(yè)素質(zhì)勢必不高，加之這些人員的頻繁調(diào)動、調(diào)整也會進(jìn)一步影響到單位的檔案管理工作。
8）不能得到有效開放和利用問題。
新時(shí)期的我們必須充分發(fā)揮檔案及其管理工作作用，使檔案能真正的為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展服務(wù)，而這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)離不開檔案的開放和利用。開放恰恰是地勘單位檔案管理工作的短板，原因一方面是數(shù)字化檔案工作相對滯后，不能很好支持檔案開入工作，另一方面則是受到管理觀念落后影響不能大膽進(jìn)行檔案開放、利用工作。
二、地質(zhì)勘查單位檔案管理工作問題對策與建議
（一）建立、健全檔案管理制度，拓展檔案歸檔范圍
通過建立科學(xué)的檔案管理體系來進(jìn)一步健全地勘單位檔案管理工作規(guī)章制度，是提高地勘單位檔案管理工作水平的關(guān)鍵。伴隨社會的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，必須建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，必須建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理體系。比如，在地勘單位內(nèi)部建立專門的檔案科室，明確檔案管理工作職能，以及將檔案管理工作與單位其他工作共同納入到單位發(fā)展規(guī)劃、制度制定和考核范圍之中。
（二）做好檔案收集、整理、歸檔工作
文件收集是檔案歸檔的重要環(huán)節(jié)，收集人員要與各部門定期進(jìn)行溝通聯(lián)系，建立良好的協(xié)作關(guān)系，做到重要文件、材料不分散、遺失，能夠完好無缺的歸檔。
（三）促進(jìn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理
為保障地勘單位檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，首先要增強(qiáng)地勘單位領(lǐng)導(dǎo)、職工的檔案管理工作意識，領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理工作意識尤為重要。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)重視是地勘單位檔案管理工作順利開展的前提和基礎(chǔ)，必須視作為地勘單位重要的工作內(nèi)容來抓，地勘單位檔案管理工作與其他工作同樣重要，同樣需要制定相關(guān)發(fā)展規(guī)劃來促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。
（四）加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)
上級檔案管理部門有責(zé)任、有必要對下級部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；首先，在做好本級檔案管理工作基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)對下級檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，工作效果的堅(jiān)決予以表彰，不符合相關(guān)要求、規(guī)范的堅(jiān)決予以通報(bào)、批評，并限期整改；其次，逐步擴(kuò)大對下級檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)范圍，除對工作進(jìn)行成果監(jiān)督外，還要嘗試監(jiān)督其工作過程，保障檔案管理工作的規(guī)范化操作。
（五）加大檔案管理投入，保障管理質(zhì)量
各級地勘單位都應(yīng)該有計(jì)劃的加大檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入，目的在于確保地勘單位檔案管理工作的順利開展和工作水平的順利提高。無論是硬件條件還是軟件條件都需要一定經(jīng)費(fèi)的投入。檔案管理專用設(shè)施是檔案管理工作的硬件條件，例如檔案消毒滅菌機(jī)、防磁聲像柜、除濕機(jī)、移動密集架等對檔案具有極強(qiáng)的保護(hù)作用，而檔案管理系統(tǒng)則是軟件條件，它也是檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵條件。
（六）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員專業(yè)素質(zhì)
檔案管理事業(yè)發(fā)展水平高低，很大程度上取決于人才專業(yè)素質(zhì)水平的高低，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響檔案管理工作的水平。鑒于此，有必要將專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)納入地勘單位檔案管理人才培養(yǎng)計(jì)劃之中，旨在建立一支高水平的地勘單位檔案管理人才隊(duì)伍，為地勘單位檔案管理工作水平的提高、我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展提供保障。特別是伴隨我國改革開放政策的深入，社會環(huán)境已經(jīng)發(fā)生很大變化，越來越多的檔案開放、利用需求在產(chǎn)生，要求檔案管理必須向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，借網(wǎng)絡(luò)的開放性特點(diǎn)為更多人提供服務(wù)，這些都離不開檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的支持，特別是較高信息技術(shù)素質(zhì)的支持，因此必須加大地勘單位檔案管理工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，以及嘗試招聘正規(guī)高等院校、專業(yè)的檔案管理畢業(yè)生來充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍；總之，多措并舉加強(qiáng)地勘單位檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，為高水平的地勘單位檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。
作者：金麗雙 單位：山東省第六地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院
檔案管理論文:信息化廣播電視檔案管理論文
1廣播電視行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀
1.1管理人員存在問題
由于缺乏對廣播電視檔案管理人員的管理，有些單位在工作中并未設(shè)置管理崗位，很多崗位都是由辦公室人員兼職的；再加上檔案的管理形式和管理手段落后，員工缺乏主動的工作的意識，執(zhí)行能力不強(qiáng)，所以，在工作過程中，經(jīng)常存在調(diào)理不清、工作混亂的情況。另外，各部門之間總是各自為政，相互不聯(lián)系，很容易造成人才和物品的浪費(fèi)，削弱了其市場競爭能力，阻礙了其各種效益的發(fā)揮。
1.2不重視檔案管理工作
在廣播電視系統(tǒng)內(nèi)部，并沒有將檔案管理工作納入具體的工作中。我國相關(guān)法律已經(jīng)明確指出，在實(shí)際工作中，要加大檔案管理工作的力度，但是，在實(shí)際工作中，總會出現(xiàn)前后觀念不一的情況，而且工作人員的法制意識不夠強(qiáng)烈，行業(yè)內(nèi)部的檔案管理只限制在文件處理內(nèi)容中，并沒有按照國家的要求形成檔案管理，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。
1.3檔案管理制度不健全
從我國廣電檔案管理的角度來看，管理制度不健全是目前檔案管理工作中存在的較大問題。在正常的工作中，一個(gè)單位不僅要形成各種檔案管理，而且內(nèi)容也是需要集中管理的，這是檔案管理最基本的原則。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，廣播電視行業(yè)受各種因素的影響，檔案管理缺乏有效的約束制度，與實(shí)際要求相差很遠(yuǎn)，而有的部門并沒有任何制度可以遵照執(zhí)行，檔案管理流程也沒有按照相關(guān)的規(guī)章制度制訂，各自為政的現(xiàn)象比較普遍。
2提升廣播電視檔案管理的辦法
2.1確定工作重心，加強(qiáng)信息化建設(shè)
廣播電視檔案管理與文書檔案相比，具有一定的鮮活性，與現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)的結(jié)合比較緊密，常被利用的內(nèi)容也比較多。鑒于此，要將廣播電視檔案管理納入到重要的管理內(nèi)容中，堅(jiān)持貫徹國家的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一集中管理。同時(shí)，還要加快檔案信息化建設(shè)的步伐，收集和整理原生電子文件，加強(qiáng)單位內(nèi)部業(yè)務(wù)技術(shù)的整合，做好檔案信息化的規(guī)劃管理工作，不斷分封媒體資源，加強(qiáng)資源整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，加大服務(wù)力度，為檔案的高效利用提供一定的幫助。
2.2重視檔案管理人才的培養(yǎng)
檔案管理作為廣播電視系統(tǒng)的核心部分，要想提升其管理效率，就要從根本上加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。按照國家的相關(guān)要求，努力配備相關(guān)的專職檔案管理人員，從根本上保障管理人員的穩(wěn)定性。另外，要結(jié)合文件的數(shù)量，確定專職管理和兼職管理人員。檔案的種類復(fù)雜，廣播電視行業(yè)的檔案管理不能按照傳統(tǒng)檔案的管理方式執(zhí)行，它需要與數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)容聯(lián)合在一起，加大對人員的培養(yǎng)力度，建立一支高效的檔案管理隊(duì)伍，這對廣播電視檔案管理行業(yè)的發(fā)展有非常重要的作用。
2.3落實(shí)有關(guān)檔案管理的全部規(guī)定
廣播電視相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理方面的工作，設(shè)立專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，同時(shí)，各個(gè)管理部門也要承擔(dān)相關(guān)文件、材料的歸檔工作，負(fù)責(zé)本部門的檔案管理。另外，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，檔案管理部門要加強(qiáng)收集、整理資料，明確管理原則和管理體制，按照要求管理檔案，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，健全組織機(jī)構(gòu)，為檔案管理工作提供更多的保障。
3廣播電視檔案管理的創(chuàng)新舉措
3.1體制建設(shè)的創(chuàng)新
從整體情況出發(fā)，要不斷完善廣播電視檔案管理體制，明確檔案管理各個(gè)部門的規(guī)章制度，健全檔案管理體系，制訂檔案管理的期限表，定期檢查檔案管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，規(guī)范檔案管理的要求，嚴(yán)肅處理不按規(guī)定移交檔案的人員。另外，還要加強(qiáng)檔案管理內(nèi)部人員對職責(zé)和義務(wù)的認(rèn)識，加強(qiáng)檔案管理自身的運(yùn)行規(guī)范，定期開辦研討會，增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)、干部和職工的檔案管理意識。在這個(gè)大前提下，要努力落實(shí)檔案管理工作，為廣電檔案管理開發(fā)工作提供必要的條件。
3.2服務(wù)宗旨的創(chuàng)新
對于廣播電視檔案管理工作，要堅(jiān)持“服務(wù)群眾”的宗旨，增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)意識，不斷發(fā)展廣播電視事業(yè)，做出品質(zhì)的節(jié)目。如果在工作過程中稍有不慎，就會導(dǎo)致巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，當(dāng)廣播電視檔案管理借出時(shí)，需要填寫借用資料的編號，確認(rèn)送回時(shí)間，避免出現(xiàn)丟失或誤用的情況。鑒于此，可以采用電子掃碼技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對素材的多方位管理。另外，要加強(qiáng)對《檔案法》的宣傳，提高其宣傳力度，采用形式多樣、內(nèi)容新穎的宣傳方式，努力提升工作人員對檔案管理的認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的發(fā)展。
3.3人員素質(zhì)提升的創(chuàng)新
在廣播電視檔案管理工作中，要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)，以便其能更好地適應(yīng)社會主義市場的發(fā)展要求。同時(shí)，要摒棄過去檔案管理中的不科學(xué)觀念，將科學(xué)發(fā)展觀作為重要的指導(dǎo)思想，努力做好檔案管理工作，切實(shí)解決工作中存在的問題。另外，還要樹立嚴(yán)格的檔案管理工作意識，增強(qiáng)管理人員的職能意識，使管理過程能夠與時(shí)俱進(jìn)，以創(chuàng)新的思維應(yīng)對創(chuàng)新的知識面，實(shí)現(xiàn)管理過程的發(fā)展。同時(shí)，還需要堅(jiān)持以人為本的理念，加強(qiáng)新觀念、新意識的應(yīng)用，采用創(chuàng)新的思維，發(fā)展檔案管理，建立完善的學(xué)習(xí)和考核機(jī)制，并嚴(yán)格落實(shí)持證上崗制度。檔案管理工作人員還需要具備一定的業(yè)務(wù)技能，不斷提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷吸收年輕的工作人員，給檔案管理工作注入新的生命力，而檔案管理工作人員要加強(qiáng)對文化、技能的學(xué)習(xí)，認(rèn)清檔案管理的工作內(nèi)容，不斷提升服務(wù)品質(zhì)。
4發(fā)展趨勢
隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化發(fā)展已經(jīng)逐漸進(jìn)入了廣播電視行業(yè)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，這也是我國檔案管理工作的重要內(nèi)容。在未來的發(fā)展過程中，廣播電視檔案管理行業(yè)將會向信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展。信息化的發(fā)展需要與IT技術(shù)聯(lián)合在一起，高效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是其傳播和發(fā)展的重要內(nèi)容，這就意味著，廣播電視的數(shù)字化發(fā)展決定了信息化發(fā)展的趨勢，同時(shí)，也提升了廣播電視檔案管理被重視的程度。所以，在管理過程中，要增加有關(guān)廣播電視檔案管理的資金，增強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)，更新陳舊的設(shè)備，以保障廣播電視檔案管理工作的高效性和穩(wěn)定性。另外，要加大在軟件方面的投入，落實(shí)相應(yīng)的管理體制，努力實(shí)現(xiàn)專業(yè)化和現(xiàn)代化建設(shè)的要求，加大廣播電視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度，加強(qiáng)崗位建設(shè)，努力提品質(zhì)案管理人員的工作素質(zhì)和能力。對于廣播電視檔案管理，在工作過程中，要堅(jiān)持以人為本的合作理念，而過去的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代行政檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，不會為企業(yè)帶來任何物質(zhì)財(cái)富。從檔案管理本身出發(fā)，檔案管理的目的就是為后續(xù)工作提供科學(xué)的經(jīng)驗(yàn)和的依據(jù)。因此，在管理過程中，要加強(qiáng)以人為本的工作理念的落實(shí)，將管理過程落到整個(gè)檔案管理中，以服務(wù)群眾為中心，將廣播電視檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)落到廣播電視檔案管理的總體內(nèi)容中。
5結(jié)束語
綜上所述，廣播電視檔案管理工作是廣播電視整體工作的重要組成部分，它是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是維護(hù)歷史真實(shí)的重要工作，對廣播電視行業(yè)的發(fā)展起著重要的作用。因此，要做好相關(guān)方面的工作，為促進(jìn)廣播電視行業(yè)的繁榮發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
作者：方惠華 單位：清新廣播電視臺
檔案管理論文:基層計(jì)劃生育檔案管理論文
1實(shí)現(xiàn)基層現(xiàn)代化計(jì)劃生育檔案管理勢在必行
在新的歷史時(shí)期背景下，需要對計(jì)劃生育檔案管理工作進(jìn)行一定的調(diào)整和改善，即將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于計(jì)劃生育檔案管理工作中。這樣的調(diào)整和改善的意義主要體現(xiàn)在三方面。及時(shí)方面，將現(xiàn)代化管理理念應(yīng)用于該工作中，既可以提高基層計(jì)劃生育檔案管理的質(zhì)量和保障其真實(shí)性，還可以提升基層計(jì)劃生育檔案管理的水平；第二方面，現(xiàn)代化的管理技術(shù)，可以提品質(zhì)案管理的效率，因?yàn)橥ㄟ^應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)可以減少檔案管理的任務(wù)量和節(jié)約資源，從而實(shí)現(xiàn)了資源的合理優(yōu)化配置；第三方面，現(xiàn)代化管理系統(tǒng)可以切實(shí)的反饋基層計(jì)劃生育管理工作，從而促進(jìn)計(jì)劃生育管理水平和質(zhì)量的提高。由此可見，將現(xiàn)代化科技應(yīng)用到基層計(jì)劃生育檔案管理工作中已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢。
2計(jì)劃生育檔案管理存在的不足
2.1計(jì)劃生育檔案管理工作意識薄弱。
在現(xiàn)實(shí)社會中，由于檔案管理崗位的工作人員專業(yè)知識的薄弱，對檔案管理工作的認(rèn)識不到位，因而導(dǎo)致計(jì)劃生育檔案管理工作得不到重視，使得計(jì)劃生育檔案管理工作程序科學(xué)性和程序性不強(qiáng)。尤其是涉及到崗位和工作請辭等方面的問題時(shí)，工作人員對檔案的移交、審查、清理、簽字等工作流程認(rèn)識不夠清晰，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案的混亂和檔案數(shù)據(jù)的丟失以及檔案分類不夠明確。
2.2基礎(chǔ)計(jì)劃生育工作效率低，檔案管理體系有待完善。
檔案管理工作的管理體制是否完善與工作效率有著直接的關(guān)系。如果在檔案管理工作中，信息內(nèi)容登記過程中沒有相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范，會導(dǎo)致一些重要信息的丟失，從而嚴(yán)重影響了檔案信息的真實(shí)性和有效性，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。
2.3計(jì)劃生育檔案管理內(nèi)容的真實(shí)性低。
由于計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性得不到充分肯定，進(jìn)而使得檔案管理工作者在完成工作任務(wù)時(shí)不夠認(rèn)真，責(zé)任心不夠強(qiáng)，登記的內(nèi)容隨意性增加，檔案內(nèi)容的真實(shí)性不夠高，這樣嚴(yán)重阻礙了計(jì)劃生育檔案管理工作的進(jìn)步。
2.4計(jì)劃生育檔案管理工作者的專業(yè)水平較低。
檔案管理工作人員的專業(yè)知識不完整和專業(yè)水平低均是導(dǎo)致檔案管理工作得不到發(fā)展的重要影響因素。由于工作人員得不到專業(yè)技能的培訓(xùn)，甚至出現(xiàn)一個(gè)工作人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，從某種程度上講，工作人員不能將全部精力集中到檔案管理工作中，同時(shí)也不能掌握檔案管理的信息內(nèi)容。
2.5計(jì)劃生育生育檔案管理水平和基礎(chǔ)設(shè)備均不健全。
在效率決定發(fā)展速度的今天，基層的計(jì)劃生育檔案管理仍然采用庫存的方式，然而隨著檔案數(shù)據(jù)的增加，檔案庫存的方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，還浪費(fèi)經(jīng)濟(jì)，大大降低了工作效率。同樣制約檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)因素是較低的管理水平，大部分的地方檔案管理不能缺乏高新技術(shù)的指導(dǎo)，無法將的管理手段應(yīng)用到計(jì)劃生育檔案管理工作中，從而一定程度上制約了檔案管理的發(fā)展。
3提高基層計(jì)劃生育檔案管理水平的基本措施
3.1提高現(xiàn)代化基層計(jì)劃生育檔案管理的意識。
我國計(jì)劃生育工作的重要組成部分之一是基層計(jì)劃生育檔案管理工作。因此從事計(jì)劃生育檔案管理的工作人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任意識和法制觀念，同時(shí)還要具有較強(qiáng)的思想道德修養(yǎng)和較高的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，政府部門可以分設(shè)專門的計(jì)劃生育網(wǎng)站，對從事檔案管理的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和提供必要的檔案管理資源。同為重要的是政府部門還要提供檔案管理工作人員與專家交流的機(jī)會，這樣可以有效的提高工作人員的現(xiàn)代化管理意識和水平。
3.2應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)合理分配計(jì)劃生育檔案管理資源。
高新技術(shù)的飛速發(fā)展，要想提高基層計(jì)劃生育檔案管理工作的效率，需要充分的利用網(wǎng)絡(luò)資源。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理方式可以實(shí)現(xiàn)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，從而使得資源的管理更加快捷、高效。而網(wǎng)絡(luò)資源技術(shù)的應(yīng)用是實(shí)施基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理的有效手段之一。如果將計(jì)劃生育的信息通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行整合，這樣可以達(dá)到資源共享的目的，這樣也可以有助于檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
3.3完善計(jì)劃生育檔案管理體系。
實(shí)現(xiàn)基層計(jì)劃生育檔案管理的現(xiàn)代化的另一個(gè)重要手段之一是建立完善的計(jì)劃生育檔案管理體系?；鶎佑?jì)劃生育檔案管理的工作需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行。因?yàn)楦鱾€(gè)地方存在一定的差異性，所以在制定計(jì)劃生育檔案管理制度時(shí)，需要做到聯(lián)系實(shí)際，依據(jù)不同地方的特色和工作特點(diǎn)，這樣做到相關(guān)的規(guī)章制度較大程度上應(yīng)用到實(shí)際工作中。
3.4計(jì)劃生育檔案信息登記時(shí)做到有章可循。
實(shí)事求是是基礎(chǔ)計(jì)劃生育檔案管理工作的基本要求，因?yàn)檫@樣可以有效的保障計(jì)劃生育檔案信息的真實(shí)性。工作人員在遇到比較模糊的信息時(shí)，需要經(jīng)過認(rèn)真核對后再填寫，嚴(yán)格禁止隨意填寫，這樣可以有效的保障檔案信息的真實(shí)性。
3.5提高計(jì)劃生育檔案管理工作人員的專業(yè)水平。
計(jì)劃生育檔案管理工作人員不僅要通過自身的學(xué)習(xí)不斷的提高自己的專業(yè)知識水平，還要積極抓住政府部門給提供的與專家交流的機(jī)會。通過專家的指導(dǎo)，可以有效的提高工作人員在實(shí)際工作中的應(yīng)變能力和提高基層計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)代化水平。除此以外，計(jì)劃生育檔案管理工作人員要提高自己的工作熱情和工作態(tài)度，做到工作中沒有隨意性和敷衍了事的現(xiàn)象出現(xiàn)。而且，每一個(gè)計(jì)劃生育檔案管理工作人員要有積極的態(tài)度和熱忱來對待檔案管理工作。同時(shí)還要在工作中勇于挑戰(zhàn)自己、敢于創(chuàng)新，積極解決工作中遇到的問題，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化作用一定的貢獻(xiàn)。基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理體系的構(gòu)建對發(fā)展計(jì)劃生育管理工作起到重要的作用。在計(jì)劃生育檔案管理工作中，不僅要樹立全局的觀念，還要建立起全國范圍內(nèi)的計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理體系，從而促進(jìn)計(jì)劃生育工作的發(fā)展。通過了解基層檔案管理存在的問題，探索出相應(yīng)的現(xiàn)代化管理措施，對基層計(jì)劃生育管理的發(fā)展又非常重要的意義。計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理體系的建設(shè)是一項(xiàng)長期工作，是一場持久戰(zhàn)，但是隨著實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累，人力資源的不斷擴(kuò)大、制度體系的不斷完善、工作責(zé)任意識的不斷增強(qiáng)，基層計(jì)劃生育檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的目標(biāo)也會很快得以實(shí)現(xiàn)。
作者：楊振春 單位：黑河市嫩江縣前進(jìn)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心
檔案管理論文:業(yè)務(wù)外包視角下文件檔案管理論文
1檔案業(yè)務(wù)外包實(shí)踐
為拓展檔案館業(yè)務(wù)，深圳市檔案館于2004年5月成立了全國首個(gè)文件檔案服務(wù)中心（下簡稱文檔中心）。它拓展了國內(nèi)早期文件中心的職能，承擔(dān)了文件移交單位從整理、鑒定到保管及提供利用的全過程工作，以及協(xié)助檔案行政管理部門對文件移交單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作等。隨后，各地也相繼開展了機(jī)關(guān)事業(yè)單位半現(xiàn)行文件集中管理工作，文檔中心在各地紛紛成立。2010年9月，國家檔案局副局長李明華在全國文件（檔案）管理中心工作座談會上指出：“統(tǒng)一集中管理各機(jī)關(guān)形成的文檔，是新形勢下創(chuàng)建機(jī)關(guān)檔案工作新格局的新思路、新嘗試。建立文檔中心，整合機(jī)關(guān)文檔資源，實(shí)行集約管理，適應(yīng)了社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，是檔案部門貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、推進(jìn)管理體制改革和工作機(jī)制創(chuàng)新的重要舉措，是提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和效率的迫切要求，是推動檔案事業(yè)安全、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的時(shí)代要求。”
2文檔中心業(yè)務(wù)外包實(shí)踐
目前，檔案界對文檔中心的定位不盡相同，對文檔中心定位的認(rèn)識也在發(fā)生變化。隨著理論與實(shí)踐的發(fā)展和成熟，學(xué)者和檔案部門對文檔中心定位的認(rèn)識逐步趨于統(tǒng)一，即其主要職能是負(fù)責(zé)行政中心內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、保管和向檔案館移交工作，承接了檔案行政管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能和機(jī)關(guān)檔案室的檔案保管職能，是處于機(jī)關(guān)事業(yè)單位和檔案行政管理部門的中間機(jī)構(gòu)，是一個(gè)特殊的政府性的檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)提供機(jī)構(gòu)。
2.1文檔中心與機(jī)關(guān)檔案室的業(yè)務(wù)外包關(guān)系
文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位不再設(shè)立檔案室，原來由機(jī)關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)的檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用及移交工作轉(zhuǎn)由文檔中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)。有些地方（如北京市海淀區(qū)）文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位甚至不再設(shè)立專職檔案人員，只配一名兼職人員負(fù)責(zé)歸檔文件收集工作，文檔中心負(fù)責(zé)歸檔文件從整理、編目到保管、利用的全過程工作。因此，文檔中心和各機(jī)關(guān)檔案室之間是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。
2.2文檔中心與檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)外包關(guān)系
文檔中心除了承接各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室的相關(guān)檔案管理工作外，還對集中辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位承擔(dān)著一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督職責(zé)。在文檔中心成立前，集中辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé)由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門負(fù)責(zé)，文檔中心成立后，檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到這些機(jī)關(guān)及事業(yè)單位以外。因此，文檔中心和檔案行政管理部門之間也是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。
3文檔中心法律地位和職能定位
3.1文檔中心的現(xiàn)實(shí)困境
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和完善，政府職能逐步轉(zhuǎn)變，“小政府、大社會”已成為機(jī)構(gòu)改革的發(fā)展方向和目標(biāo)。檔案行政管理部門由于專業(yè)優(yōu)勢，首先提出了創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理的思路并付諸實(shí)踐，于是文檔中心應(yīng)運(yùn)而生。也正是因?yàn)槠渥畛跤蓹n案行政管理部門首先提出，文檔中心一經(jīng)成立就成為檔案行政管理部門的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，與當(dāng)?shù)卣案鳈C(jī)關(guān)關(guān)系不大，隨之而來的是文檔中心在機(jī)構(gòu)定位、人員編制、管理職責(zé)、經(jīng)費(fèi)來源等方面問題長期未得到解決。如2012年，四川省瀘州市檔案局在總結(jié)文檔中心運(yùn)行情況時(shí)指出，文檔中心限于檔案部門自身下達(dá)和完成任務(wù)，各級黨委、政府對此項(xiàng)工作還不夠重視和支持，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位也不夠了解和主動。各地文檔中心實(shí)踐中存在的主要問題是：其一，由于文檔中心成立時(shí)定位過低，依附于檔案行政管理部門，沒有受到應(yīng)有的重視，人員編制普遍較少，財(cái)政經(jīng)費(fèi)不足，致使文檔中心開展各項(xiàng)工作顯得力不從心。其二，由于文檔中心事實(shí)上是檔案行政管理部門的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，檔案行政管理部門不僅要繼續(xù)做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)及檔案接收、保管工作，還要增援文檔中心所面對的機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作，工作量很大，常感力不從心。其三，各機(jī)關(guān)從檔案業(yè)務(wù)工作中解脫出來，體驗(yàn)到了文檔中心帶來的益處，但逐漸淡忘了自身責(zé)任，檔案意識有所減弱?？梢姡缃裎臋n中心管理模式的優(yōu)勢并沒有得到凸顯，文檔中心面臨的處境不僅給檔案行政管理部門帶來了巨大的壓力，而且不但文檔中心管理模式的優(yōu)勢沒能得到凸顯，長期下去，也將對機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作造成不利的影響。當(dāng)然，我們不能因此而否定文檔中心的創(chuàng)新管理思路，更不能倒退回原有的機(jī)關(guān)檔案室管理模式，我們要做的是分析其原因，并對文檔中心的法律地位、行政隸屬關(guān)系、工作職能、管轄范圍等進(jìn)行重新梳理和定位。
3.2文檔中心的法律地位
檔案界對文檔中心法律地位的認(rèn)知有以下幾種：及時(shí)，應(yīng)定位為檔案行政管理部門的下屬機(jī)構(gòu)，依附于檔案行政管理部門；第二，應(yīng)定位為政府的直屬機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門指導(dǎo)；第三，應(yīng)定位為獨(dú)立的企業(yè)法人。從目前國內(nèi)各地文檔中心實(shí)踐看，及時(shí)種觀點(diǎn)被檔案行政管理部門普遍認(rèn)可，如深圳市文檔服務(wù)中心、太倉市機(jī)關(guān)文檔管理中心、重慶市北碚區(qū)文檔中心等均為檔案局下屬機(jī)構(gòu)。然而這種實(shí)踐已經(jīng)給檔案行政管理部門帶來了尷尬。第三種觀點(diǎn)直接受歐美國家商業(yè)文件中心實(shí)踐的啟發(fā)，但忽視了國內(nèi)文件、檔案管理工作的實(shí)踐和背景，文件中心這種半現(xiàn)行文件管理模式可以借鑒，但不能照搬。國內(nèi)文檔中心的工作對象是機(jī)關(guān)檔案，文檔中心的成立是一種政府行為，不同于社會上的一般檔案服務(wù)外包企業(yè)，不宜直接推行社會化?；趯鴥?nèi)文檔中心與機(jī)關(guān)檔案室和檔案行政管理部門之間的業(yè)務(wù)外包關(guān)系分析，結(jié)合各地文檔中心實(shí)踐，本文比較認(rèn)同第二種觀點(diǎn)，即文檔中心為政府直屬機(jī)構(gòu)，擁有獨(dú)立法人資格，在業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門指導(dǎo)。其優(yōu)勢在于：一是文檔中心更能得到政府及各機(jī)關(guān)的重視，以便在人員編制、經(jīng)費(fèi)等方面得到更大支持；二是能夠厘清文檔中心、機(jī)關(guān)檔案室和檔案行政管理部門之間的職責(zé)，發(fā)揮文檔中心創(chuàng)新優(yōu)勢，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展；三是有利于強(qiáng)化文檔中心對各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的力度，更好地開展檔案接收、保管及提供利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。
3.3文檔中心的職能定位
依據(jù)文檔中心設(shè)立的背景及機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)踐，文檔中心的主要職能包括：統(tǒng)一接收、保管一定區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案；為文件形成單位提供檔案利用；向檔案館移交作為國家檔案保存的檔案；協(xié)助檔案行政管理部門對機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督等。此外，在涉及歸檔文件整理是否應(yīng)納入文檔中心職責(zé)范圍、文檔中心能否開展有償服務(wù)以及文檔中心服務(wù)范圍能否擴(kuò)大到行政區(qū)域內(nèi)所有機(jī)關(guān)事業(yè)單位等問題上，理論界和檔案行政管理部門尚未形成統(tǒng)一認(rèn)識，本文在分析檔案業(yè)務(wù)外包及文檔中心實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，認(rèn)為答案是否定的。首先，歸檔文件整理不應(yīng)納入文檔中心職責(zé)范圍。在實(shí)踐中，少數(shù)文檔中心不僅承擔(dān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的接收保管及統(tǒng)計(jì)利用工作，還擔(dān)負(fù)著移交單位歸檔文件的分類、整理、鑒定和數(shù)字化處理等前期工作。這種服務(wù)意識無疑是好的，但工作方式欠妥。因?yàn)椋募姆诸悺⒄沓哂幸欢ǖ膶I(yè)性，更離不開機(jī)關(guān)的具體業(yè)務(wù)，它需要文件整理人員熟悉機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，否則文件整理的基本原則就無法落實(shí)。如果文檔中心要做好這些工作，必須安排人員介入各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)前端控制，而文檔中心人員編制有限，顯然是做不到的。所以，歸檔文件分類、整理工作應(yīng)該由形成單位負(fù)責(zé)開展。其次，文檔中心不能開展有償服務(wù)。文檔中心的成立是政府行為，為全額財(cái)政撥款的非營利性單位，它不同于商業(yè)性的文件中心等社會化檔案業(yè)務(wù)外包企業(yè)。因此，文檔中心應(yīng)專注于集中式辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的保管及提供利用，不能以追求經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)。，文檔中心服務(wù)范圍不宜隨意擴(kuò)大。文檔中心成立的一個(gè)實(shí)踐背景是政府集中式辦公，除了出于機(jī)構(gòu)、人員精簡的考慮外，主要源于檔案保管及利用的集約化管理的需要。因此，文檔中心服務(wù)對象應(yīng)僅限于行政中心集中辦公的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，不應(yīng)隨意擴(kuò)大范圍。區(qū)域外的機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以考慮通過建立聯(lián)合檔案室等方式來實(shí)現(xiàn)檔案保管和利用的集約化效果。
作者；曹吉超 單位：蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心
檔案管理論文:成人教育電子學(xué)籍檔案管理論文
一、電子檔案的含義
電子檔案是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì):都是文件存在的一種方式、都具有物理實(shí)態(tài)的特征、都是形成者真實(shí)活動的記錄，有參考利用價(jià)值，需要存檔備查。但相比之下電子檔案在記錄方式上有許多獨(dú)特的特性:即電子檔案依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其信息存儲量大大高于過去的各種信息介質(zhì)。而且便于存放、方便快捷，極大地提高了工作效率，信息可以實(shí)現(xiàn)共享且不受地域的限制。
二、成人教育電子學(xué)籍檔案管理的作用
首先，計(jì)算機(jī)內(nèi)存容量滿足大，可以滿足由于招生規(guī)模擴(kuò)大而導(dǎo)致的學(xué)籍檔案數(shù)量迅速增加的需要。一臺配備電子檔案管理軟件的計(jì)算機(jī)就可以存儲歷年歷屆學(xué)生的學(xué)籍檔案，這樣就能夠安全高效地完成各級學(xué)生學(xué)籍檔案的日常管理。同時(shí)電子檔案管理通常情況下實(shí)行專人管理，檔案的保密性強(qiáng)，工作效率高。其次，由于電子檔案管理軟件具有搜索和查詢功能，管理人員可以隨時(shí)輸入查詢條件僅需幾分鐘甚至更短的時(shí)間就可以調(diào)取任何一個(gè)考生的信息。如果是傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行查詢往往需要數(shù)小時(shí)甚至更長時(shí)間才能找到，為管理人員節(jié)約了大量的時(shí)間和精力，既減少了檔案管理的成本，也大大提高了工作的效率。再次，利用計(jì)算機(jī)中某些軟件，可以對相關(guān)學(xué)籍信息進(jìn)行分析處理，對每個(gè)學(xué)生的信息進(jìn)行綜合處理，為學(xué)生加深對自身的了解、高校提高管理水平、用人單位找到更合適的員工和制定合理的用人計(jì)劃提供方便。
三、目前成人教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的問題
1、成人電子檔案管理重視程度不夠。
一部分成教管理工作人員對學(xué)籍管理工作認(rèn)識模糊，思想上只把成教當(dāng)成普教的附屬品;還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員僅將它看成創(chuàng)收的渠道。這種思想導(dǎo)致許多軟件和硬件的配備都不能滿足電子檔案的管理需要，硬件設(shè)施不夠完善，不能按崗配備專門人才及檔案管理混亂等。
2、成人電子檔案管理仍然存在手段落后和模式陳舊現(xiàn)象。
雖然目前很多成人教育都采用了電子檔案管理方法，但實(shí)踐中還有許多高校的成人教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用的是傳統(tǒng)手工操作，沒有采用電子檔案管理，沒有配備專門的電子檔案管理軟件。有一些學(xué)校的學(xué)籍管理的常規(guī)性工作雖然也一部分使用了計(jì)算機(jī)，但也僅僅是采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是打印的工具而已。這些手段明顯落后于形勢，跟不上時(shí)展的需要，從而必然阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。
3、電子檔案管理存在忽視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)的現(xiàn)象。
成教學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求成人電子檔案管理人員不僅要有過硬的專業(yè)素養(yǎng)，而且要把握工作中的性和原則性。隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的不斷升級，要求電子檔案管理人員要不定期的參加系統(tǒng)培訓(xùn)。但是實(shí)踐中，許多地方高校普遍存在著忽視學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)的現(xiàn)狀，學(xué)籍管理人員存在著綜合素質(zhì)偏低、專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象。高校只有緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊和落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域，才能有效地加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)工作。
4、成人電子檔案管理存在著信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的一些難題
如學(xué)籍管理密鑰升級過于繁復(fù)、網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在。而且電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過計(jì)算機(jī)或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性等等。可以說，保障電子文件的真實(shí)性和原始性的技術(shù)難題很多，這些因素都制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。當(dāng)然，電子檔案當(dāng)前還處于發(fā)展的初級階段，需要不斷的改進(jìn)和完善。
四、成人教育學(xué)籍電子檔案管理的具體措施
1.成人教育學(xué)籍管理需要引進(jìn)一套規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)籍檔案管理軟件。
目前大部分高校使用的學(xué)籍檔案管理軟件是購買軟件公司開發(fā)的通用的檔案管理軟件，比較有實(shí)力的高校也可能根據(jù)本校的實(shí)際情況自行開發(fā)管理軟件。軟件公司開發(fā)的檔案管理軟件雖然設(shè)計(jì)的原理遵循了國家檔案實(shí)體分類法的規(guī)定，能夠基本適應(yīng)高校學(xué)籍檔案管理的需要，但是這類軟件更適用于文書檔案的管理。將其用于高校的學(xué)籍檔案管理比較牽強(qiáng)。而部分學(xué)校自行開發(fā)的軟件由于根據(jù)本校實(shí)際進(jìn)行設(shè)計(jì)，所以比較適合本單位檔案管理工作。但自行開發(fā)的軟件分類標(biāo)準(zhǔn)卻欠規(guī)范。兩種類型都各有利弊，如何揚(yáng)長避短?實(shí)踐中購買軟件的高?？梢栽谝M(jìn)軟件時(shí)與軟件公司進(jìn)行約定，要求開發(fā)人員根據(jù)本校實(shí)際，在原有通用軟件的基礎(chǔ)上做適當(dāng)?shù)男薷摹６袟l件自行開發(fā)軟件的高校，可以在基于本校工作實(shí)際的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照國家檔案實(shí)體分類法的規(guī)定制定分類標(biāo)準(zhǔn)，使其在適應(yīng)自身學(xué)籍檔案管理需要的同時(shí)，更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
2.配備專職的成人學(xué)籍檔案管理人員，并加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)。
首先，先進(jìn)的學(xué)籍管理軟件需要掌握信息技術(shù)知識并能熟練操作使用這些管理軟件的專職管理隊(duì)伍才能實(shí)現(xiàn)發(fā)揮作用。要保障成人學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，不僅要大力提高學(xué)籍管理人員的知識水平及管理能力，尤其要管理人員具有熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)施的能力。所以配備專職的成人學(xué)籍檔案管理人員至關(guān)重要。其次由于信息技術(shù)是不斷更新的，所以重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育也不容忽視。學(xué)籍管理人員必須及時(shí)學(xué)習(xí)新技能和新知識以提高他們的信息管理意識和水平，這樣才能更好地為本職工作服務(wù)。
3.成人電子學(xué)籍檔案管理需要建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)平臺以實(shí)現(xiàn)信息共享。
成人教育的學(xué)籍管理不僅部門自身需要查閱，各級教育主管部門也要在需要時(shí)對成人教育學(xué)籍檔案的相關(guān)信息進(jìn)行查詢。如何提高辦事效率，減少重復(fù)勞動和查閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間?這就需要建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)平臺以實(shí)現(xiàn)信息共享，實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案相關(guān)管理模塊與教育主管部門的對接。各部門可以根據(jù)工作需要直接調(diào)用學(xué)籍檔案中的信息。
4.成人電子學(xué)籍檔案管理要注意學(xué)籍檔案的安全性和保密性。
成人電子學(xué)籍檔案由于教育系統(tǒng)分布廣泛，多個(gè)校區(qū)和工作站或總校與各分校及各分校之間都要進(jìn)行相關(guān)信息的交流和傳遞，所以不可避免的具有一定的開放性。但是學(xué)籍檔案中又包含了很多如身份證號碼、聯(lián)系方式及家庭住址等涉及學(xué)生個(gè)人隱私的信息，這些信息的泄露會影響學(xué)生個(gè)人正常生活，為了避免學(xué)生的隱私信息不被不法分子利用，保護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，成人的電子學(xué)籍信息是需要保密的。這就要求管理軟件首先要具有一定的學(xué)籍信息安全與保密功能。另一方面學(xué)籍管理工作還要嚴(yán)格審查網(wǎng)上公布的信息，避免涉及學(xué)生隱私的信息泄露以保障成人教育學(xué)籍檔案信息的安全。
作者：徐松 單位：營口職業(yè)技術(shù)學(xué)院
檔案管理論文:高校畢業(yè)生人事檔案管理論文
一、高校畢業(yè)生人事檔案的重要性
（一）高校畢業(yè)生人事檔案管理對國家發(fā)展的重要性。
國家競爭的本質(zhì)在于人才的競爭，高校畢業(yè)生作為我國人才隊(duì)伍中重要的組成部分，對于推動國家的發(fā)展以及綜合國力的提升而言發(fā)揮著重要作用，在此過程中，高校畢業(yè)生人事檔案由于能夠?qū)Ξ厴I(yè)生的專業(yè)、學(xué)歷、品德、才干等作出反應(yīng)，因此可以作為實(shí)施人才競爭戰(zhàn)略工作中的重要依據(jù)。同時(shí)高校畢業(yè)生人事檔案本身就是我國檔案管理事業(yè)中不可或缺的內(nèi)容，因此，做好高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，無論是對于我國人力資源的發(fā)展還是對于我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展都發(fā)揮著重要作用。另外，高校畢業(yè)生人事檔案可以讓國家對高校畢業(yè)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、就業(yè)方向以及工作發(fā)展做出了解，這對于我國調(diào)整人才戰(zhàn)略、教育計(jì)劃以及促進(jìn)就業(yè)率的提升等可以發(fā)揮出參考作用。
（二）高校畢業(yè)生人事檔案管理對社會用人單位的重要性。
高校畢業(yè)生人事檔案管理對社會用人單位的重要性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是能夠讓企業(yè)更好的對人才做出選拔與分配，并更好的實(shí)現(xiàn)人盡其能。通過高校畢業(yè)生人事檔案，社會用人單位可以了解高校畢業(yè)生的學(xué)歷、在校表現(xiàn)、實(shí)習(xí)經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷，同時(shí)能夠了解學(xué)生的思想狀況與道德素質(zhì)，這些內(nèi)容能夠作為用人單位開展人才選拔時(shí)的依據(jù)并提供參考作用；二是能夠讓企業(yè)更好的掌握員工信息與狀態(tài)，從而為企業(yè)人力資源管理工作提供依據(jù)。通過高校畢業(yè)生人事檔案，社會用人單位能夠在了解員工專業(yè)素質(zhì)與綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上為員工合理安排工作崗位，并為員工的考核與晉升提供必要依據(jù)。同時(shí)，根據(jù)高校畢業(yè)生人事檔案所反映出的各類信息，社會用人單位可以針對崗位需求以及員工能力素質(zhì)來合理安排員工培訓(xùn)，從而促進(jìn)畢業(yè)生對自身工作的盡快融入以及職業(yè)能力的提升。
（三）高校畢業(yè)生人事檔案管理對畢業(yè)生自身的重要性。
高校畢業(yè)生人事檔案記錄著畢業(yè)生的各類信息，并且也能夠?qū)Ξ厴I(yè)生綜合素質(zhì)做出反映。一是在畢業(yè)生求職過程中，畢業(yè)生的人事檔案是社會企業(yè)事業(yè)單位人才招聘以及公務(wù)員考試錄用等方面都需要做出考察的重要內(nèi)容，在此過程中，畢業(yè)生人事檔案發(fā)揮著依據(jù)作用；二是在畢業(yè)生參加工作后的職務(wù)晉升、職稱評定、工齡計(jì)算以及保險(xiǎn)繳納等工作中，仍是檔案都發(fā)揮著憑證作用；三是高校畢業(yè)生人事檔案記錄著高校畢業(yè)生的職務(wù)、待遇以及福利等情況，所以可以作為畢業(yè)生對自身合法權(quán)益做出維護(hù)的重要憑證；四是畢業(yè)生人事檔案記錄著畢業(yè)生在學(xué)習(xí)以及工作中的各項(xiàng)考核數(shù)據(jù)，以此為依據(jù)，畢業(yè)生可以更好的認(rèn)識到自身的不足，并對自身素質(zhì)做出有針對性的提升，從而推動自身事業(yè)的發(fā)展。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理對策
（一）對高校畢業(yè)生人事檔案管理給予高度重視。
在高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中，重視意識是確保后續(xù)管理工作得以有序發(fā)展的重要基礎(chǔ)，因此，無論是高校、用人單位還是高校畢業(yè)生自身，都應(yīng)當(dāng)樹立重視畢業(yè)生人事檔案管理工作的意識。其中，高校領(lǐng)導(dǎo)對畢業(yè)生人事檔案管理工作的重視程度決定著高校畢業(yè)生人事檔案管理工作能否得到有序開展以及能否取得良好成效。對于高校領(lǐng)導(dǎo)而言，不僅要在意識方面認(rèn)識到高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的重要意義，同時(shí)要在行動上為高校畢業(yè)生人事檔案管理工作創(chuàng)造良好條件，并且要強(qiáng)化對畢業(yè)生人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)與把控。從行為實(shí)踐方面來看，高校領(lǐng)導(dǎo)要通過舉辦展覽、講座等方式來提品質(zhì)案管理單位以及學(xué)生對人事檔案管理重要性的認(rèn)識，同時(shí)有必要給予畢業(yè)生人事檔案管理工作足夠的資金支持，有必要重視高校畢業(yè)生人事檔案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作設(shè)施的完善，從而確保檔案管理機(jī)構(gòu)能夠從硬件、軟件兩個(gè)方面使畢業(yè)生人事檔案管理工作的有序開展得到保障；社會用人單位則應(yīng)當(dāng)對高校畢業(yè)生人事檔案的價(jià)值作出認(rèn)知，雖然在高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在偽造內(nèi)容或者內(nèi)容單一的問題，但是這并非普遍的現(xiàn)象，因此，用人單位應(yīng)當(dāng)將畢業(yè)生人事檔案當(dāng)作是對畢業(yè)生作出的了解，對人才進(jìn)行選拔與分配的必要途徑，從而促使畢業(yè)生自身能夠強(qiáng)化對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識；作為高校畢業(yè)生，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到畢業(yè)生人事檔案中的各類信息都與自身息息相關(guān)，其內(nèi)容所具有的真實(shí)性、性以及有效性能夠?yàn)楫厴I(yè)生的工作以及自我提升發(fā)揮出重要作用，所以，高校畢業(yè)生應(yīng)當(dāng)對人事檔案管理給予高度重視，并了解人事檔案管理流程與轉(zhuǎn)遞流程，從而避免自身人事檔案的丟失。
（二）對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作制度作出完善。
在高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中，對管理工作制度作出完善是推動高校畢業(yè)生人事檔案管理工作規(guī)范化的有效途徑與必要途徑。在此過程中，首先，高校要重視對畢業(yè)生人事檔案管理工作中的檔案構(gòu)建、檔案收集、檔案管理以及檔案歸檔等作出完善，并構(gòu)建補(bǔ)充制度，從而推動畢業(yè)生人事檔案的充實(shí)，確保體現(xiàn)出畢業(yè)生的各類信息。在此方面，高校畢業(yè)生人事檔案管理部門要在檔案收集工作中保持積極主動的態(tài)度，確保人事檔案信息的與及時(shí)收集，從而為高校人事檔案的良好利用構(gòu)建基礎(chǔ)。所收集的檔案內(nèi)容要具有完整、的特點(diǎn)，并重視體現(xiàn)出畢業(yè)生的專業(yè)能力、政治素質(zhì)以及思想品德。為了確保檔案收集工作取得良好效果，高校畢業(yè)生需要對檔案收集范圍做出嚴(yán)格的規(guī)定，同時(shí)要對高校畢業(yè)生檔案信息收集渠道做出拓展與暢通，在構(gòu)建追蹤收集制度的基礎(chǔ)上來確保人事檔案信息的及時(shí)收集與查漏補(bǔ)缺；其次，高校要重視對畢業(yè)生人事檔案的借閱制度與利用制度做出完善。高校畢業(yè)生人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)需要建立在高校畢業(yè)生人事檔案得以有效利用的基礎(chǔ)之上。在此方面，高校要對畢業(yè)生人事檔案的利用與借閱對象和范圍做出明確規(guī)定，對超出利用與借閱范圍的檔案或者對象，應(yīng)當(dāng)禁止利用與借閱。在利用與借閱手續(xù)方面，人事檔案的利用與借閱人需要出示單位介紹信與個(gè)人身份證明，并填寫審批表。高校畢業(yè)生人事檔案管理單位在對這些內(nèi)容做出核實(shí)的基礎(chǔ)上才能夠進(jìn)行檔案借閱。在構(gòu)建檔案借閱與利用審批制度的基礎(chǔ)上，高校畢業(yè)生人事檔案管理單位還應(yīng)當(dāng)制定有效的監(jiān)督機(jī)制，通過對檔案保管、借閱、利用過程作出監(jiān)督來避免在檔案的借閱與利用中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，從而避免檔案的丟失。對于違規(guī)現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定處罰措施，從而對檔案管理工作者行為做出制約。
（三）推動檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)的提高。
無論是在傳統(tǒng)的高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，還是在高校畢業(yè)生人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，高校畢業(yè)生人事檔案管理工作隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)都在很大程度上影響著高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，構(gòu)建一支具有較高專業(yè)素養(yǎng)的高校畢業(yè)生人事檔案管理隊(duì)伍對于提高高校畢業(yè)生人事檔案管理工作成效與質(zhì)量而言具有重要意義。在此過程中，首先要對檔案管理隊(duì)伍建設(shè)給予高度重視。通過在經(jīng)費(fèi)與編制等方面給予支持以及確保檔案管理工作者招聘、任用制度的合理化來提品質(zhì)案管理人員的工作積極性。特別是在招聘方面，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建嚴(yán)格的招聘指標(biāo)，從而從招聘關(guān)來確保檔案管理工作隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升；其次，檔案管理工作人員要對畢業(yè)生人事檔案管理工作所具有的重要性做出認(rèn)知，通過強(qiáng)化自身的責(zé)任心、學(xué)習(xí)意識來確保高校畢業(yè)生人事檔案管理工作成效的提升。尤其是在檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理工作人員要重視自身現(xiàn)代管理理論以及信息化技術(shù)能力的提升，從而推動畢業(yè)生人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展；三是高校畢業(yè)生人事檔案管理單位有必要強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)，并對檔案管理隊(duì)伍的構(gòu)成做出合理配置，從而構(gòu)建具有較高業(yè)務(wù)水平、綜合能力強(qiáng)、掌握一定信息技術(shù)能力的現(xiàn)代檔案管理工作隊(duì)伍，以適應(yīng)高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的發(fā)展。
作者：劉靜 單位：咸陽師范學(xué)院網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院
檔案管理論文:電子化醫(yī)院科研檔案管理論文
1科研檔案特點(diǎn)分析
醫(yī)院科研檔案特點(diǎn)主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：①形成周期長且強(qiáng)連續(xù)性?？蒲谢顒咏?jīng)歷的時(shí)間均比較長，涉及到的范圍較廣且內(nèi)容也比較多，資料較為復(fù)雜，從立項(xiàng)一直到完成科研課題均需要經(jīng)歷一個(gè)較長時(shí)間，為多次失敗和成功所獲結(jié)果；②學(xué)科突出且專業(yè)性強(qiáng)。醫(yī)院所開展的科研課題均是根據(jù)專業(yè)來實(shí)施，比如基礎(chǔ)研究中藥理、生化以及病理等。臨床研究中兒科、內(nèi)科、婦科以及外科等。醫(yī)學(xué)研究中針對不同的專業(yè)所開展的科研活動均有著各自的特點(diǎn)，對此在科研檔案的分類上也應(yīng)凸顯出其專業(yè)性特點(diǎn)；③項(xiàng)目協(xié)作較多且學(xué)科綜合性也比較強(qiáng)。隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步，各種邊緣學(xué)科以及交叉學(xué)科的出現(xiàn)，在醫(yī)學(xué)研究中大量創(chuàng)新技術(shù)也被廣泛地應(yīng)用，而這些也使得很多醫(yī)學(xué)科研課題并非某個(gè)獨(dú)立的專業(yè)或者學(xué)科就可完成，而是多個(gè)學(xué)科和專業(yè)共同聯(lián)合以及研究才可完成。對此，在這種形式下所進(jìn)行課題研究，不管是數(shù)量還是載體均比較大且多樣，同時(shí)綜合性也相對較強(qiáng)，而這也就要求在分類的過程中除了要確保各學(xué)科自身的獨(dú)立性，同時(shí)還要確保課題研究的整體性以及完整性。
2基于電子化實(shí)施醫(yī)院科研檔案管理的重要性
在醫(yī)院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學(xué)研究期間所形成的，具備一定的保存價(jià)值的聲像、文字、數(shù)據(jù)以及圖表等科技資料，真實(shí)且地記錄著科研活動的整個(gè)過程，為醫(yī)院檔案重要構(gòu)成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個(gè)方面的內(nèi)容：①科研項(xiàng)目的申報(bào)資料與審批資料；②科研過程的影像學(xué)資料、記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)以及實(shí)驗(yàn)圖片等形式資料；③科研鑒定、總結(jié)以及驗(yàn)收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用等。每個(gè)科研項(xiàng)目自申報(bào)、課題立項(xiàng)、執(zhí)行、成果鑒定、評獎(jiǎng)以及到應(yīng)用推廣均離不開管理。不管是在醫(yī)院社會服務(wù)上，還是在醫(yī)院內(nèi)部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠較大程度滿足醫(yī)院管理和醫(yī)務(wù)工作人員有關(guān)信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務(wù)聘任、科技決策、職稱晉升、科學(xué)研究以及技術(shù)交流等提供比較且真實(shí)的信息依據(jù)，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應(yīng)的科研信息給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，為其在選擇科學(xué)建設(shè)內(nèi)容和方向上提供合理的決策依據(jù)。加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動醫(yī)院學(xué)科發(fā)展以及提高醫(yī)院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫(yī)院科研水平的提高，醫(yī)院科研項(xiàng)目的增多，檔案的數(shù)量也相應(yīng)的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學(xué)地對科研檔案實(shí)施管理，需尋求一種現(xiàn)代化管理方式，即電子化管理。
3在電子化的基礎(chǔ)上所實(shí)施的醫(yī)院科研檔案管理
3．1信息管理系統(tǒng)的開發(fā)以及應(yīng)用
隨著科研項(xiàng)目的增多，醫(yī)院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發(fā)一種信息管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)具備錄入以及查詢科研項(xiàng)目有關(guān)信息的功能，不僅能進(jìn)行科研項(xiàng)目有關(guān)信息的錄入，同時(shí)還便于全院某學(xué)科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目類別、研究時(shí)間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當(dāng)科研項(xiàng)目立項(xiàng)以后，由科研部門管理工作人員把科研項(xiàng)目立項(xiàng)的有關(guān)文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關(guān)科研項(xiàng)目的信息錄入至信息管理系統(tǒng)，比如科研項(xiàng)目編號、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目類別以及具體研究時(shí)間等，同時(shí)也可把電子文檔中關(guān)于科研項(xiàng)目的信息導(dǎo)入系統(tǒng)中。此外，該系統(tǒng)還能隨時(shí)增添數(shù)據(jù)模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目有關(guān)信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個(gè)方面的內(nèi)容：①全院科研項(xiàng)目。針對科研項(xiàng)目研究時(shí)間長這一特點(diǎn)，為便于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理人員及時(shí)了解到科研活動的實(shí)施情況，該系統(tǒng)設(shè)置了相應(yīng)的查詢功能。只要輸入相應(yīng)的時(shí)間就可進(jìn)行有關(guān)信息的查詢，生成為該時(shí)間段科研項(xiàng)目信息的報(bào)表，以電子表格的形式將報(bào)表導(dǎo)出來，并直接發(fā)送給需要的有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，或者直接將其打印成報(bào)表；②學(xué)科科研項(xiàng)目。醫(yī)院學(xué)科評估、建設(shè)以及重要學(xué)科的申報(bào)，一般需提供某學(xué)科科研項(xiàng)目實(shí)施情況的有關(guān)信息，該系統(tǒng)具有某時(shí)間段某學(xué)科科研項(xiàng)目有關(guān)信息資料的查詢功能?；谝樵兊膶W(xué)科，輸入項(xiàng)目名稱以及起止時(shí)間，接著點(diǎn)擊學(xué)科項(xiàng)目查詢就可得到該學(xué)科有關(guān)報(bào)表。此外，其還具備電子報(bào)表導(dǎo)出以及打印的功能；③科研工作人員科研項(xiàng)目。若需將醫(yī)院職務(wù)評聘或者職稱評審等相關(guān)情況提供給科研工作人員時(shí)，利用該系統(tǒng)能及時(shí)查詢到某科研工作人員于某一段時(shí)間所開展的科研活動具體情況。
3．2科研檔案的電子化分析
（1）實(shí)現(xiàn)科研檔案電子化管理，必須要具備兩個(gè)條件，即硬件條件和軟件條件。
硬件條件就是要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)或者掃描儀。所用計(jì)算機(jī)其硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負(fù)片掃描儀來進(jìn)行掃描以得到電子化檔案。若為紙質(zhì)文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應(yīng)的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識，重視該項(xiàng)工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識，同時(shí)掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技能。
（2）規(guī)范科研檔案電子化。
結(jié)合本院實(shí)際情況和科研項(xiàng)目的具體情況，制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)，若有必要可附上相應(yīng)的說明。在管理中要求科研項(xiàng)目的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、申報(bào)資料、實(shí)驗(yàn)過程記錄情況、科研總結(jié)、實(shí)驗(yàn)圖片以及驗(yàn)收鑒定等應(yīng)以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應(yīng)的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來獲得該檔案電子文檔。此外，對科教部門所負(fù)責(zé)的科研立項(xiàng)相關(guān)文件、科研專利、獲獎(jiǎng)證書或者科研論文等均由科研管理者進(jìn)行負(fù)責(zé)掃描，且借助于PDF的格式進(jìn)行存檔。
（3）歸檔。
由科研檔案管理者對電子化科研檔案實(shí)施歸檔，并制作相應(yīng)的檔案目錄，規(guī)范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應(yīng)用。除此之外，每天還需對科研檔案實(shí)施備份，保障數(shù)據(jù)和檔案的安全。
（4）宣傳。
加強(qiáng)電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開展各種知識講座活動，或者借助于板報(bào)、網(wǎng)絡(luò)平臺等方式進(jìn)行宣傳，確?？蒲泄ぷ魅藛T明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。
4總結(jié)
綜上所述，基于電子化實(shí)施醫(yī)院科研檔案管理，相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式而言，不僅節(jié)省了大量的儲存空間，使科研檔案管理更為規(guī)范，同時(shí)在很大程度上也提高了其利用率。符合當(dāng)前醫(yī)院科研發(fā)展對于檔案應(yīng)用的需求，便于醫(yī)務(wù)人員對科研資料的查詢和調(diào)閱。以此進(jìn)一步提高了管理工作效率，方便修改各類科研檔案。在今后醫(yī)院科研檔案的管理工作中，還需加大檔案電子化管理研究的力度，充分利用當(dāng)前現(xiàn)有的各種科學(xué)技術(shù)，以此為科研活動的開展以及科研管理提供更為且合理的服務(wù)。繼而進(jìn)一步提高醫(yī)院整體素質(zhì)，推動醫(yī)院的健康發(fā)展，獲得較大化經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益。
作者：孫鳳英 單位：佛山市第四人民醫(yī)院
檔案管理論文:送變電工程企業(yè)檔案管理論文
一、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀
1.信息容量越來越豐富，利用價(jià)值越來越廣泛
工業(yè)企業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)和重要支柱，在建設(shè)社會主義和諧社會，推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高人民生活水平等諸多方面占有十分重要的位置和作用，而企業(yè)管理水平的高低優(yōu)劣，又直接關(guān)系到這個(gè)作用的發(fā)揮。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化日益深入人心，企業(yè)檔案所包含的信息容量越來越豐富，越來越龐大。同時(shí)，企業(yè)檔案的利用價(jià)值也越來越廣泛。如何有效地管理并充分利用好企業(yè)檔案這一強(qiáng)大的信息資源，為企業(yè)管理科學(xué)決策，開拓經(jīng)營，最終形成強(qiáng)大的市場競爭力具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
2.企業(yè)檔案呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)
（1）企業(yè)檔案信息具有動態(tài)性、政策性、依據(jù)性、預(yù)測性、反饋性、綜合性、經(jīng)驗(yàn)性、比較性、追蹤性等屬性。
（2）企業(yè)檔案的服務(wù)對象，主要是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策性依據(jù)，為企業(yè)提高產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)揮企業(yè)檔案的信息參謀助手作用。
（3）企業(yè)檔案一般不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，它主要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供信息，為生產(chǎn)及時(shí)線服務(wù)，如品牌、產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)量、質(zhì)量、技改創(chuàng)造發(fā)明、生產(chǎn)管理、市場經(jīng)營反饋、知識產(chǎn)權(quán)等作用。
3.信息時(shí)代對企業(yè)檔案提出了新的要求社會現(xiàn)代化程度的不斷提高，特別是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速普及，極大地促進(jìn)了社會的現(xiàn)代化進(jìn)程。在信息時(shí)代下，企業(yè)檔案工作只有緊跟社會發(fā)展步伐，才能適應(yīng)不斷變化的新形勢。同時(shí)，企業(yè)的發(fā)展對檔案的管理信息服務(wù)也提出了更高的要求，需要檔案部門能更、更迅速、更及時(shí)地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供各種信息服務(wù)。滿足企業(yè)日益發(fā)展的需要，必須提品質(zhì)案管理的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化。
二、企業(yè)檔案管理存在的問題
1.缺乏對企業(yè)檔案現(xiàn)代化足夠的重視
領(lǐng)導(dǎo)重視是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，而目前領(lǐng)導(dǎo)者和決策者還缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，沒有將檔案管理納入企業(yè)管理的重要內(nèi)容，擺上議事日程，并納入全員績效管理考核中，因而難以保障檔案管理工作健康、有序進(jìn)行，并充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和履職能力不高
長期以來，檔案管理人員的重要工作就是收集、整理和借閱。有的檔案員認(rèn)為，用戶來查檔案，本人能熱情接待，就是提供了檔案信息。這僅僅限于查閱范圍，那是很不夠的。在信息化時(shí)代，檔案管理人員不僅要當(dāng)好“文件保管員”，還必須掌握處理電子文件、電子檔案的技術(shù)，才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。
3.應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)尚未普及
當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)檔案數(shù)量急劇增長，檔案種類日益豐富，檔案利用頻率不斷增快。同時(shí)，范圍擴(kuò)大、深度加強(qiáng)，時(shí)效要求更高。以天津送變電工程公司為例，隨著我國電力事業(yè)的發(fā)展，智能電網(wǎng)、超高壓電網(wǎng)的不斷出現(xiàn)，新上工程項(xiàng)目增多，使工程檔案的數(shù)量急劇增加，導(dǎo)致檔案歸檔、保管、借閱的壓力非常大。因此，必須提品質(zhì)案管理的現(xiàn)代管理方法和技術(shù)應(yīng)用水平。
三、天津送變電工程公司檔案管理創(chuàng)新的實(shí)踐
天津送變電工程公司是具有國家一級資質(zhì)的電力工程總承包施工企業(yè)，主要承擔(dān)各電壓等級的輸變電工程，是華北電網(wǎng)、京津唐地區(qū)電力基本建設(shè)的骨干企業(yè)。多年來，為華北地區(qū)、天津市，特別是濱海新區(qū)的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和人民生活水平的不斷提高做出了貢獻(xiàn)。該公司十分重視科技進(jìn)步和信息化管理，不僅擁有多項(xiàng)在全市、全國經(jīng)驗(yàn)豐富的輸變電施工技術(shù)工藝和專利，而且在建筑試驗(yàn)、計(jì)量和檔案管理上均達(dá)到國家一級標(biāo)準(zhǔn)。2007年，獲得了國家檔案局頒發(fā)的企業(yè)檔案管理AAA級證書，是天津電力系統(tǒng)首批獲此資質(zhì)的基層單位之一。天津送變電工程公司的企業(yè)檔案管理工作所取得的成效，主要得益于三個(gè)方面的創(chuàng)新實(shí)踐：
1.樹立創(chuàng)新思維———企業(yè)管理者重視是關(guān)鍵
為適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，黨和國家十分重視企業(yè)管理信息化建設(shè)，并提出了具體的工作目標(biāo)，旨在推動企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場競爭力。在這一大的背景下，企業(yè)檔案管理迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。這就要求企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，在檔案管理工作中始終保持創(chuàng)新的意識，用創(chuàng)新思維去指導(dǎo)檔案管理工作。而隨著數(shù)字化、智能化電網(wǎng)的出現(xiàn)和推廣，對電力施工企業(yè)的檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求，也為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化提供了充分必要條件。面對這一新的形勢，公司的領(lǐng)導(dǎo)審時(shí)度勢，針對公司在檔案管理上存在的不足和問題，制定并實(shí)施了以下幾項(xiàng)改進(jìn)措施：
（1）建立三級檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制。
為加強(qiáng)檔案管理工作，公司確定一名副總經(jīng)理負(fù)責(zé)，以經(jīng)理工作部為具體主管部門；二級單位為各施工分公司；項(xiàng)目經(jīng)理部作為三級單位是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。
（2）確立企業(yè)檔案管理的總體目標(biāo)，制定中長期規(guī)劃。
以不斷超越、追求為目標(biāo)，運(yùn)用質(zhì)量管理（PDCA循環(huán)）的方法，不斷完善規(guī)劃，推動企業(yè)檔案管理的持續(xù)改進(jìn)和提高。
（3）制定企業(yè)檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)和辦法。
公司規(guī)定，將檔案管理工作作為“三標(biāo)一體”管理體系的一個(gè)重要子項(xiàng)，列入每年一度的審查考核，對檔案管理成績的項(xiàng)目部、分公司和機(jī)關(guān)部室予以加分獎(jiǎng)勵(lì)，在季度和年度考核時(shí)兌現(xiàn)。
2.建立創(chuàng)新管理平臺和流程———引入現(xiàn)代化管理手段是保障
為了改變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，順應(yīng)信息化時(shí)代的要求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，必須采用現(xiàn)代化檔案管理手段，建立創(chuàng)新管理平臺和流程。為此，公司采取了有效措施：
（1）加大硬件投入。
自2011年開始，每年都在預(yù)算費(fèi)用中增加了列支。幾年來共投入資金300多萬元，用于購置先進(jìn)設(shè)備、設(shè)施和檔案室改造。同時(shí)，增加了檔案庫房200平方米、增添現(xiàn)代檔案設(shè)備50余臺（件），有效支撐了企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新需要。
（2）積極推行文檔一體化流程管理。
在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時(shí)也反映出該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動管理要求的同時(shí)，也滿足了檔案管理的要求。企業(yè)在辦公自動化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、工程技術(shù)報(bào)告管理等系統(tǒng)，成功地將行政辦公、合同管理、工程領(lǐng)域的業(yè)務(wù)流程和文檔一體化工作流程同時(shí)嵌入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作流程中的文件，從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔全過程管理，以及檔案后續(xù)管理的目標(biāo)。通過建立創(chuàng)新管理平臺和流程，公司的檔案管理工作效率有了大幅度提高。以往每年4月底才能完成的上一年文檔歸檔工作，現(xiàn)在可提前3個(gè)月就能結(jié)束。而工程檔案的歸檔，也可在工程交工后很快完成。
3.確立服務(wù)創(chuàng)新意識———提高專業(yè)人員素質(zhì)是基礎(chǔ)
在信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。公司在檔案管理服務(wù)創(chuàng)新上的做法是：
（1）走出庫房，主動服務(wù)。
以往公司的檔案管理只是被動地處理催交、回收、整理、歸檔和借閱工作，建立創(chuàng)新管理平臺和流程以后，公司檔案管理人員在每項(xiàng)重點(diǎn)工程收尾階段，以及重要工作即將結(jié)束之際，都主動深入機(jī)關(guān)部室和分公司，協(xié)助他們進(jìn)行文件規(guī)整和收集，發(fā)現(xiàn)問題能及時(shí)處理予以完善，深受基層的歡迎，同時(shí)也提高了工作效率。
（2）創(chuàng)新服務(wù)方式，建立信息共享系統(tǒng)。
一方面充分考慮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和施工現(xiàn)場對信息利用的需求，提供面向施工一線的信息利用平臺，從而縮短了施工生產(chǎn)與檔案工作的距離；另一方面，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)。
（3）嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，改善工作條件。
當(dāng)今，各種信息資源歸檔，尤其是工程檔案的整理歸檔要求非常嚴(yán)格，標(biāo)準(zhǔn)越來越高，檔案管理人員的工作量也越來越大。而且由于檔案整理歸檔是一項(xiàng)十分繁瑣和枯燥的工作，很容易出現(xiàn)歸檔質(zhì)量問題。因此，公司在嚴(yán)格執(zhí)行國家及相關(guān)部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求基礎(chǔ)上，為減輕工作人員的手工作業(yè)量，提高歸檔質(zhì)量，陸續(xù)添置了必要的先進(jìn)設(shè)備和工具，使檔案管理人員能投入更大的精力和時(shí)間，用于如何科學(xué)保管、利用長期積累的大量信息資源方面，更好地為企業(yè)施工生產(chǎn)和未來發(fā)展服務(wù)。
作者：梁穎 單位：天津送變電工程公司
檔案管理論文:醫(yī)院信息系統(tǒng)人事檔案管理論文
一、醫(yī)院信息系統(tǒng)應(yīng)用于人事檔案管理的必要性
人事檔案是各個(gè)機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位，在對所屬人員進(jìn)行管理時(shí)所形成的，以個(gè)人為個(gè)體單位而進(jìn)行集中保存的一種特殊檔案。它主要用于對一個(gè)人進(jìn)行、歷史的考察，并對其進(jìn)行深入了解。同時(shí)，人事檔案也是黨組織進(jìn)行組織工作、人事工作中所不可或缺的重要參考資料。所以，加強(qiáng)人事檔案的管理，充分利用檔案的資源優(yōu)勢，可以更好地為醫(yī)院進(jìn)行人才選拔和合理使用人才，提供真實(shí)的及時(shí)手材料。醫(yī)院信息系統(tǒng)應(yīng)用于人事檔案管理，不僅有利于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，方便信息的存儲、檢索、提供利用，而且還會明顯提高工作效率和現(xiàn)代化管理。
二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的主要問題
1.對人事檔案管理的認(rèn)識不到位。
一些醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，本單位的主管業(yè)務(wù)是醫(yī)療，是硬任務(wù)；而人事檔案管理則是輔助性、服務(wù)性工作，屬于兼顧的范圍。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的認(rèn)識不足，此項(xiàng)工作往往被忽視。
2.人事檔案內(nèi)容陳舊、材料不齊全。
科室以及個(gè)人都沒有主動將各種進(jìn)修以及培訓(xùn)工作的業(yè)績、科研成果等個(gè)性化的材料進(jìn)行歸檔處理；個(gè)人業(yè)務(wù)能力及其工作表現(xiàn)等資料都相對缺乏；部分人事檔案材料較為陳舊，只是一些簡單的干部履歷、個(gè)人或其家屬的政治情況、入黨、入團(tuán)志愿書等材料，無法對醫(yī)院工作人員的真實(shí)情況進(jìn)行、歷史性地反映。
3.人事檔案的管理方式與手段相對落后。
有些醫(yī)院特別是一些基層醫(yī)院，人事檔案管理目前仍以手工操作為主。對其計(jì)算機(jī)的應(yīng)用只處于比較低水平的狀態(tài)，現(xiàn)代化的管理方式以及手段相對滯后。人事檔案被損毀、丟失或是涂改的現(xiàn)象仍然時(shí)有發(fā)生。有的檔案字跡難以識清，無法辨認(rèn)，未進(jìn)行修復(fù)和技術(shù)處理等。
4.人事檔案管理者主動服務(wù)意識淡薄。
在人事檔案管理工作中，普遍存在著“重管理、輕利用”的現(xiàn)象，仍然使用著傳統(tǒng)的工作模式。這種模式在對材料進(jìn)行收集的過程中，缺乏一定的主動性和及時(shí)性，只能被動地提供檔案資料，無法樹立起對檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用，主動為醫(yī)院提供各項(xiàng)檔案服務(wù)的意識。平時(shí)，對檔案用戶的要求了解和研究不多，檔案服務(wù)工作缺乏針對性和有效性，直接影響著檔案提供利用工作。
三、醫(yī)院信息系統(tǒng)在人事檔案管理中的應(yīng)用效果
將信息系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，就可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)更加方便地為醫(yī)院進(jìn)行各種信息存儲、加工、檢索等，更好地服務(wù)于人事工作。目前，醫(yī)院應(yīng)用信息系統(tǒng)對人事檔案進(jìn)行管理，主要是通過在計(jì)算機(jī)中輸入相關(guān)的人事檔案信息，并對其進(jìn)行檢索、查詢和輸出，在對人員素質(zhì)狀況以及人員知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行了解的過程中，可以為醫(yī)院提供更好地參考數(shù)據(jù)，以便在制定相應(yīng)政策時(shí)有更加豐富的科學(xué)依據(jù)。應(yīng)用信息系統(tǒng)對人事檔案進(jìn)行管理，可將人事管理和檔案存儲同時(shí)進(jìn)行。這樣，可以保障檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性，更進(jìn)一步提品質(zhì)案信息的性和完整性。此外，通過對人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，可以建立科學(xué)的人力信息資料庫，使得管理人員更快速、地獲得工作人員的基本信息，對工作人員的能力進(jìn)行的考察，更加方便地選拔人才。我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、保健、急救等為一體的三級甲等醫(yī)院，內(nèi)部具有良好的局域網(wǎng)建設(shè)，信息化管理系統(tǒng)可以通過局域網(wǎng)在20個(gè)以上的醫(yī)療單位進(jìn)行。隨著信息化建設(shè)的不斷深入，我院自身的科研水平得到了不斷地提升，而且醫(yī)院的運(yùn)營成本也大大降低了，這為醫(yī)院帶來了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
四、結(jié)語
隨著我國醫(yī)學(xué)科學(xué)和計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也在突飛猛進(jìn)之中。而將信息系統(tǒng)應(yīng)用于人事檔案管理工作中，不僅使得員工避免了復(fù)雜的工作流程，也使得員工的工作效率得到了較大的提高，員工的思想認(rèn)識不斷加深，使他們可以更好地服務(wù)于廣大人民。所以，我們相信在不久的未來，中國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)一定會更加蓬勃發(fā)展。
作者：王瑋 單位：吉林省人民醫(yī)院
