引論：我們為您整理了13篇檔案管理實踐范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
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隨著我國科學技術不斷進步發展，教育領域逐漸普及了信息技術。高職學校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關的辦公軟件來對高職學校學生的檔案實行文字輸入以及數據處理。因此，高職學校需要構建多個含有各種功能作用的數據儲存庫，通過這個數據儲存庫來記錄存儲學校中教職工以及學生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數據能力、統計數據能力以及整理數據能力，在高職學校的檔案管理工作中，大部分學校都使用電子檔案管理來替代了傳統的紙質檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學校檔案管理的效率。為了達到新時代背景下對教育事業的標準要求，各個高職學校應當根據自身的實際情況來對電子檔案管理的有效方法進行深入探索，促進高職學校的良好發展。
一、電子檔案的優點
（一）將工作效率提升在使用傳統的紙質檔案管理的時候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數量龐大、信息繁雜的檔案信息內容中逐一尋找所要修改的學生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復雜，同時，在反復翻找的過程中，紙質檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學生的名字，就能馬上找到該學生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計算機的網絡環境足夠安全就能完成一系列的相關操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當今時代的發展從現階段我國的社會經濟以及科學技術的發展情況為角度進行分析，可以發現，計算機網絡信息技術地飛速發展是社會進步發展的一個必然趨勢，計算機網絡信息技術也逐漸應用于高職學校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學以及多媒體技術教學，教師的辦公室也逐漸實現了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時展腳步，使高校的檔案管理符合當今時代的發展，高職學校應當積極在檔案管理工作中應用電子檔案，從而使高職學校的檔案管理工作能夠和學校中的現代化教學技術維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學校一體化教學及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質量以及水平傳統的紙質檔案管理無法實現永久保存，但是這一目標隨著電子檔案管理的到來得以實現。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質管理，使用紙質管理來歸類以及儲存學生的檔案，由于受到外部環境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質檔案，從而導致檔案管理人員不得不定期將檔案轉移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計算機就能實現快速存檔，并且沒有外部環境因素的限制，檔案管理人員只要確保計算機網絡的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實現，并且能夠使學生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學校的檔案管理質量提高。除此之外，由于社會的快速發展，國家越來越注重職業教育領域的發展，從而將高職學校招收學生的人數擴大。因此，高職學校中的學生數量呈現一個逐年攀升的趨勢。學生的數量增加，在一定程度上增加了對學生信息進行記錄的檔案管理所需的紙張數量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學校在檔案管理的工作中應用電子檔案。當電子檔案管理的方式逐漸在高職學校的檔案管理工作中展開以后，使紙質檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時，使用電子檔案管理的方式來對高職學校學生的檔案信息進行管理還可以節能環保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節省了紙張資源，與我國當前提倡的綠色發展理念相符。最重要的一點，電子檔案管理的方式使紙質檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學校的檔案管理保存以及儲存的穩定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統的紙質檔案管理模式轉變為電子檔案管理模式的過程中，高職學校應當加快完善自身檔案管理制度的速度，及時對其進行科學、合理的調整，積極建立一個屬于本校的電子檔案管理系統，并且采取相應的措施來確保這套系統具有一定的完整性以及有效性，從而構建出高職學校的電子檔案管理制度。但是，觀察現階段中的高職學校檔案管理工作可以發現，在高職學校的檔案管理系統以及制度中依然存在很多不足，相關制度不夠健全。例如，檔案定位準確度不高，相關管理人員的權限以及責任分配明確性不足。在大部分高職學校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統不匹配，假如在檔案管理的工作中發生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關不利狀況時，由于檔案管理制度不夠健全，導致相關工作人員無法對以上情況進行及時有效的處理，最終對高職學校造成較為嚴重的損失。在一定程度上降低了高職學校的檔案管理工作效率以及質量。
（二）電子檔案對計算機設備的依賴性比較強因為電子檔案是基于計算機網絡技術來實現對學生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關檔案信息的時候，必須使用一些計算機硬件以及軟件使達到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進行檢索時，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統的網絡環境以及運行狀況所影響，在這個過程中，一旦計算機的硬件或者軟件的系統出現故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學校檔案管理中的實踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會的進步發展，電子檔案逐漸在各大高職學校的檔案管理工作中普及應用，相關的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應用得到落實，從而使高職學校的檔案管理工作的質量以及效率得到一定程度的提升，高職學校的領導以及相關管理人員需要發揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學校的檔案管理工作中發揮的作用具有一定的認知以及了解。除此之外，高職學校的領導以及相關管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實以及應用，加大對高職學校檔案管理人員的培訓力度，使高職學校的檔案管理人員能夠對檔案管理工作的重點內容以及管理精神有正確的了解以及認知。同時，高職學校還應當加大對檔案管理工作人員的監督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標準，通過這樣的方式來提升高職學校檔案管理人員對高職學校檔案管理工作的積極性以及規范性，繼而使在高職學校的檔案管理工作中應用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對電子檔案的認知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學校應當積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認知進一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學校完成電子檔案的實踐工作。第一，高職學校的相關負責人應當將自身具備的帶頭作用發揮出來，積極了解電子檔案的相關理論知識以及技能知識，并且主動參加相關的培訓，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學校必須將電子檔案在學校內部的宣傳力度加大，讓學校的教職工能夠對電子檔案管理有一個正確的認識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學校的檔案管理工作質量以及效率提升。
（三）加強安全管理對檔案進行安全管理是電子檔案管理中尤為關鍵的一個環節，但是，由于互聯網具有開放性較強的特點，而電子檔案管理是基于互聯網的一項信息技術，從而也將面臨著黑客技術以及計算機網絡病毒的威脅。因此，高職學校必須高度重視學校電子檔案管理的相關安全管理工作，使檔案內容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實施的時候，首先高職學校的檔案管理人員應當在建設電子檔案的過程中，對計算網絡的安全性進行檢查[2]，在確保計算機不存在病毒的情況下才能進行建檔。其次，高職學校一定要安裝正版的、具有極強防護功能的殺毒軟件，實時監測計算機的安全性，及時找出存在的安全隱患并且處理，及時更新計算機的硬件設施以及軟件程序。最后，高職學校應當積極安裝防火墻，避免發生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應對各種突況的準備，檔案管理人員應當定時對電子檔案進行備份。通過以上的方式來加強對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現問題。對自身的電子檔案設備開展定期的檢查以及維護工作，使設施中存在的隱患以及故障得到及時的發現以及解決。同時，必須要求高職學校檔案管理中負責電子檔案技術的工作人員對電子檔案管理系統中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學習相關技術，提高自身的技術水平，從而對電子檔案管理系統中存在的漏洞開展真正的修復工作，最終使電子檔案管理系統的風險得到一定程度的降低。除此之外，相關的電子檔案管理人員應當對電子檔案的相關管理軟件進行及時的維護、升級以及更新，使電子檔案的應用能夠更加符合高職學校的需求。高職學校應當積極對電子檔案管理的硬件設施進行及時的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴重的設施淘汰，積極購入與現階段信息技術發展相符合的新型設施，使電子檔案管理的設施能夠達到電子檔案運行系統的標準，繼而實現電子檔案管理在高職學校檔案管理工作中的實施應用。
（四）健全檔案管理機制對于高職學校的發展而言，做好檔案管理工作是促進學校高效發展的一項至關重要的環節，為了能夠將電子檔案的管理工作做好，高職學校的檔案管理人員必須結合電子檔案的相關特點來健全電子檔案的相關管理機制，從而使電子檔案的管理質量以及管理效率得到進一步的提升[3]。第一，高職學校應當規定，每過一個特定時間就要對電子檔案進行歸檔，同時還要對電子檔案的質量進行嚴格的審查檢驗，一旦發現存在問題應當立即進行解決處理，使檔案能夠及時歸檔；第二，高職學校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認知，從而有效地制定規范的電子檔案管理機制以及相關的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業性；第三，高職學校必須嚴格地監督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學校的電子檔案管理工作。
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一、病案的概念
病案是在醫療活動過程中，醫務人員對病人的健康狀況、疾病的發生發展情況以及診療經過所做的、以不同載體形式記載并由醫療機構集中歸檔保管的診療記錄。病歷是醫務人員對患者疾病的發生、發展、檢查、診斷、治療和轉歸等醫療活動過程的記錄，也是對采集到的資料加以歸納、整理、綜合分析，按規定的格式和要求書寫的患者醫療檔案。
病歷：是指病人在診治過程中，還未經病案人員加工整理的醫療記錄；病案：是指經過病案人員整理過的醫療記錄，病案是醫藥衛生檔案，是國家檔案的重要組成部分。《醫療機構病歷管理規定》：門診病案的保存期不得少于15年。住院病案的保存期不可少于30年。
病史：是對病人疾病發生發展史的描述，是病案記錄的重要組成部分；現代醫學對病人的診療記錄稱為：病案、病歷、病史。
二、病歷和病案管理
醫務人員在醫療活動過程中形成的醫療記錄一般稱為病歷。病歷和病案是有區別的。病案管理學涉及多個相關學科，包括組織管理學，心理學、流行病學等，但不包括行為管理學。病案管理學是一個實用性較強的邊緣學科。不屬于基礎學科、管理學科、檔案學科等。
病案檔案管理人員的職責與功能是滿足院內、外及社會需求，提供信息服務、提供各級各類信息和統計報表，參與醫院管理和貫徹執行國家有關法律法規及本單位病案管理的各項規章制度。但不具有審批申報病案表格，監控病案記錄內容、項目格式的設置，提出表格印刷、樣式的要求。病案檔案室保存有大量的病案，而且貯存量與日俱增，因此室內至少應有5年以上貯存常用病案的空間。病案檔案管理人員對病案保護工作的意義在于最大限度的保護病案的完整性，而不是方便性、適用性和耐用性。
三、完善病歷管理措施
病歷既是臨床實踐工作的總結，又是探索疾病規律及處理醫療糾紛的法律依據。病歷對醫療、預防、教學、科研、醫院管理等都有重要作用。對病案的管理，建立從上至下的檔案管理制度制，及時解決管理環節中存在的問題，加強病案的收集、整理工作，有效地為臨床工作和廣大的病員服務。
一是規范病歷書寫行為，提高病歷書寫質量。各醫療機構嚴格按照衛生部、國家中醫藥管理局的《醫療機構病歷管理規定》對病案進行管理。住院病歷必須有取得執業醫師（助理執業醫師）的專業技術人員按照《病歷書寫基本規范——（2010年3月）衛生部》的住院病歷書寫標準及時書寫。各醫療機構均建立有病案室，并落實專人負責對病歷書寫質量進行審核，對病歷書寫質量較差的人員，給予處罰和通報。
二是嚴格登記，做好病歷的保管。病人出院后及時填好病歷首頁，寫好出院記錄，交相關人員及病案室，并做好登記建冊手續。相關人員及病案室將上交的病歷進行初始分類編號，按序號排列上架，妥善保管，不得丟失，確保住院病歷的完好率。同時做好病案室防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防霉等工作，及時更換防蟲、防霉藥物。經常檢查庫房內各種安全措施，及時排除隱患，確保病案室安全。
三是嚴防病歷丟失，是病案管理的核心。患者在醫療機構住院期間，病歷由病區負責保管。患者離院后，病案室負責全院病歷收集、整理和集中統一保管；除涉及患者疾病診治和護理的醫務人員及病歷質控人員外，其他任何機構和個人不得擅自查閱患者的病歷；實行借閱登記制度，借閱病案要辦理借閱手續，按期歸還，要求妥善保管和愛護借用病歷，不得涂改、轉借、拆散和丟失；醫保及上級行政部門借閱，需出具采集證據的法定證明及執行公務者的有效身份證明經醫院核實，方可借閱或復印病歷；醫院醫護人員因工作需要查閱病歷者在病案室辦理相關借閱手續后，方可借閱相關病歷；對死亡及有醫療爭議等特定范圍內的病歷，需經醫院醫務科批準后借閱；病區和病案室不準擅自接待無相關證明手續的機構和個人查詢患者的病歷資料；借閱病案應在三周內歸還；病歷復印嚴格按照衛生部《病歷復印管理規定》執行等。
四是病案計算機無紙化病歷是發展方向。如何安全有效地管理這些龐大的歷史病案資料并能滿足快速查詢的需求，建立一套完整的、自動化的、擴展性強的醫療病案信息管理系統十分必要。病案資料的收集是病案管理工作的第一步，對于住院病案工作流程應始于住院登記處，并不是掛號室、病案室和醫生工作站。按著資料的來源排列的病案稱為SOMR（資料來源定向病案），按病案的形成方式還有IMR（一體化病案）、POMR（問題定向病案）等。病案加工是將資料中的重要內容轉換為信息，一般采用索引形式。目前，電子化、自動化的醫療系統，是利用現有的網絡來實現對電子病案庫的訪問的，這樣可以更大限度地發揮電子影像系統的效益，另一方面也大大拓展了系統的功能，從而加快信息的流轉，提高工作效率。根據目前醫院已經建立起的OA網絡基礎，可以充分利用現有網絡實現對數據的跨部門、跨地區的資源共享及統一的管理。目前國家衛生部正在實施建設醫療信息網工程及中國醫院信息系統工程，用計算機管理病案，實現電子病案正是這些工程的基礎，是病案管理變革的必經之路。
參考文獻：
[1]胡光闊.病案數字化影像管理系統在醫院中的應用[J].中國醫學教育技術.2011，（01）：69-71.
[2]林昕.電子病歷系統設計與實現[D].成都：電子科技大學，2011.
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1.1加強對鄉土文化檔案的收集一般來說，一個地區雖然蘊含豐富的鄉土文化檔案資源，但這些檔案往往沒有實現集中統一管理，檔案的安全和完整得不到有效保障，檔案作用也難以得到充分發揮。加強鄉土文化檔案的收集力度，可以采取很多方法。可以用開展課題研究的方式進行，例如，學校于2000年提出《走進沙地——蕭山某中校本課程的開發與實施研究》課題，并明確了相應的子課題，集中全校力量投入到鄉土文化的研究之中，收集并積累了大量反映鄉土文化的檔案資料，再把這些檔案資料按照一定規范和要求進行歸類整理，使這些檔案成為開展鄉土文化傳承的重要資料。還可以通過豐富多樣的活動組織學生收集檔案，學校以校學生會為主體，通過參觀訪談、田野調查、考證研究等手段，組織學生深入田間地頭、廠礦企業、民居民宅，收集大量的鄉土文化檔案，不斷豐富本校的鄉土文化檔案資源。
1.2加強對鄉土文化檔案的研究學校主動邀請教育科研機構和高校專家對研究工作進行指導，并邀請本地區的鄉土文化專家參與進來，以他們的專業視角推動研究工作的開展。具體方式是邀請專家利用檔案資料舉辦鄉土文化講座與座談、撰寫鄉土文化方面的文章、為學生授課并組織學生參加鄉土文化讀書會，通過多種渠道教會學生研究鄉土文化的方式方法，激發他們傳承鄉土文化的興趣。專家還與本校教師編撰了《鄉土文化研究》一書，通過檔案資料對鄉土文化作深入挖掘、探究和詮釋，多角度展示蕭山區的地理、物產、人文和風俗，推動鄉土文化傳承工作進程。
1.3加強對鄉土文化檔案的宣傳展示第一，建設校內鄉土文化展示場館。在區教育局和當地街道的支持下，學校在校內辟出專門場地，建立了一座建筑面積達650平方米的鄉土文化館，在館內舉辦鄉土文化展覽。展覽通過大量實物、書籍、圖片、視頻等檔案，全面展示蕭山區的鄉土文化。此外，學校還在文化館展示學生自主學習研究的成果、舉辦鄉土文化節等，都取得了良好效果。如今，文化館已成為蕭山區開展鄉土文化教育與研究的重要平臺。第二，編纂校本教材。學校利用鄉土檔案資料編纂《鄉土文化》一書作為校本課程的教材，并以教材為藍本組織常態化的鄉土文化綜合實踐活動，引導學生走進本土、融入本地，不斷接受鄉土文化的熏陶和浸潤。
2若干建議
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項目檔案貫穿于工程建設的始終，包括從建設項目的立項、審批、招投標、勘測、采購、施工、監理到竣工驗收全過程活動中形成的各類檔案，它形成的周期長、來源廣、內容繁雜。為加強總承包工程項目中對項目文件的控制和管理，避免項目檔案材料的流失，確保項目檔案的完整、準確、系統，檔案管理工作必須“超前介入”到工程總承包項目每階段工作中，特別是前期準備工作中。項目檔案管理的“超前介入”，能夠使檔案人員掌握主動性，了解整個工程項目建設的情況；掌握項目文件產生、流轉的規律；監控項目文件的流向；及早制定有關項目檔案管理的標準、制度；及時對參建單位、項目部各部門文件資料的收集、整理進行指導，從而對保證項目檔案的完整、準確、系統提供保障。項目檔案管理人員剛到馬鞍山總承包項目部時，項目還沒有最后核準，許多部門的人員都沒到達，他們覺得檔案工作介入太早，沒有多少事可做，認為檔案管理工作主要集中在工程后期。在完整經歷了整個工程后，才深刻體會到工程初期項目檔案管理超前介入的重要性，檔案管理的前期介入為今后高質量地向業主移交完整準確的檔案提供了有力保障。要做好項目檔案管理的“超前介入”，首先，要爭取項目領導對項目檔案管理工作的重視，將項目檔案管理納入到項目管理中，及早設立項目檔案機構，及早配置項目檔案人員，及早建立檔案庫房；及早制定項目檔案管理標準并納入項目管理標準體系。其次，要有業務能力較強的檔案專業人員的及時介入。總承包工程項目檔案管理工作是一項以項目管理為中心的專業性和服務性的工作，它既有項目管理的技術基礎工作的特點，又有自身獨立的工作對象、內容及工作方法。由于工程參建單位眾多，涉及面較廣，檔案工作人員不僅肩負著項目文件的收集、保管和利用，還要及時準確地傳遞各單位（業主，監理，設計，施工，設備廠家等）的技術文件，成為文件流轉的樞紐；還要協調各單位的文件管理，及時指導和培訓各參建單位的檔案工作人員。項目檔案負責人在工程前期，要能參與工程項目的開工啟動會，了解工程項目的總體安排和規劃，以便及時收集工程前期文件并做出相應的檔案管理工作計劃；要能參與合同、協議的評議和簽訂，把有關工程檔案資料各項具體要求（歸檔責任，歸檔時間，歸檔份數，檔案編制質量要求等）納入協議條款中，借助合同、協議的約束力爭取檔案管理工作的主動權；要能及時與業主、監理檔案主管充分溝通，了解他們的具體要求，以便提前制定檔案管理細則，統一歸檔要求，統一文件編號辦法，統一工程用各種表格，避免各參建單位檔案管理各行其是。
3項目檔案管理的“全過程控制”
項目檔案管理的“全過程控制”，是指對總承包工程的不同時期，不同階段產生的各種有價值的文件材料在承辦、運轉、收集、積累及整理歸檔中始終處于受控范圍，確保檔案的真實、準確、系統完整。其工作內容包括：前期準備，中間檢查，竣工審查驗收。3.1前期準備首先要加強總承包檔案人員自身的業務學習，提高管理水平。總承包專職檔案人員必須熟悉工程設計，施工，管理等方面的基本知識，了解電廠的主要系統，熟練掌握火電企業檔案分類表，通曉工程檔案形成的階段性特點，從而高效率地開展檔案管理工作。其次要要求各參建單位配備專職檔案管理人員，并進行系統的檔案培訓。在熟練掌握檔案管理的國標、行標及總承包項目部制定的檔案管理制度下，統一標準和要求。實行幫監結合，制定出獎罰措施。可以先由總承包檔案管理人員幫助建立一個示范性文本，使其后續文件材料的分類整理有參照標準，達到規范統一。另外，要根據現場條件，建立符合《檔案館建筑設計規范》要求的庫房，并配備相應的設施。如：空調，去濕機，溫濕度計，滅火器材等。訂制適量的各種規格的檔案管理工具和耗材。如：資料柜，檔案盒等。3.2中間檢查在馬鞍山工程項目建設中，同樣存在檔案意識淡薄的現象，認為檔案工作不直接產生經濟效益，而且瑣碎繁雜，在緊張繁忙的工程施工中，大家對工程質量和進度的重視影響到對文件材料的控制管理不能與生產同步；另外，由于各參建單位檔案人員業務素質參差不齊，有的甚至是臨時聘用的未通過檔案上崗培訓的人員，對文件材料的編制要求、分類管理等知之甚少，極易造成文件內容不完整，文件格式不規范，文件編號不統一等現象，為今后檔案整理和驗收留下大量隱患。因此，中間檢查工作占據著極其重要的地位，能及時發現問題，采取糾偏措施。在馬鞍山總承包工程中，檔案“中間檢查”工作的具體措施是：制定對各參建單位檔案工作的指導、監督和檢查的工作計劃。每月定時組織監理專工、技術專工和檔案專工對參建單位技術資料的歸檔整理進行核查。具體來說，根據各標段項目劃分表中的各分項工程、分部工程、單位工程的進展情況進行核對，制作出文件材料中間核查表，及時發現問題并提出整改措施，列出檢查結論（完整率、準確率、預立卷合格率等）；監理專工和技術專工從案卷內容的齊全完整，真實有效上把關，以確保主要施工技術記錄，質量檢驗記錄，出廠證件及檢驗材料等原始產生的文件材料完整有效。檔案專工從案卷質量是否符合檔案管理各項標準上把關，以確保文件為原件，簽署完備，字跡圖表規范等，同時檢查是否按要求正確進行預立卷分類編目等。對檢查后發現的問題以整改通知單的形式下發，并以整改報驗單的形式提出整改措施，以便復查。總之，總承包方檔案管理人員只有經常“走出去”檢查監督各參建單位的檔案管理工作，強化中間檢查，才能保障將來“坐下來”較好地審查驗收各單位的竣工檔案，按時向業主移交，確保高質量通過竣工檔案基建達標和檔案專項驗收。3.3竣工審查驗收隨著工程的推進，項目經過設計、施工、安裝、調試幾個階段，各參建單位分包的各標段的工程都即將竣工或已經竣工，這時對各參建單位的工程檔案進行驗收成為總承包方檔案工作的重點。在馬鞍山總承包工程中，當第二臺機組也順利通過了168h滿負荷試運行并通過業主驗收后，我們依照《火力發電廠基本建設工程啟動及竣工驗收規程》的規定，聯合業主、監理檔案負責專工對各參建單位的工程檔案進行預驗收。首先下發通知，要求各參建單位檔案自檢，并提交自檢報告，再由總承包檔案專工對其重點檔案進行抽查，及時提出整改意見，并限期完成。最后還要檢查整改后的閉合情況，由檔案主管簽字確認，確保各參建單位檔案的順利歸檔和移交。對接收的竣工檔案及自身形成的工程管理文件進行匯總整理，統一分類、編目、編制檢索工具，編制檔案整理情況說明等。在項目正式通過竣工驗收后的三個月內，總承包方應根據《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，編寫項目檔案驗收申報材料，填寫申請項目檔案驗收申請表，按程序向當地檔案主管部門申報，完成建設項目檔案驗收；最后，按總包合同向業主及相關單位辦理檔案移交。移交時應明確檔案的內容、案卷數、圖紙張數等（含電子版）并進行清點，簽字等交接手續。
4項目檔案的“網絡化管理”
馬鞍山電廠擴建工程作為較大的總承包項目，其參建單位多，產生的文件材料數量大，流轉時間要求緊迫，必須要求總承包單位和各參建單位的所有文件材料上網運行，以各單位網站為節點，構建自總承包單位到各參加單位縱向溝通、橫向鏈接的信息網絡體系，開發具備文件瀏覽、查詢、表格填錄、文件編輯、刪除、恢復更替等各項功能的動態管理系統，實現區域信息共享。在該項工程中，我們使用了較先進的工程管理軟件“POWERON”。若通過該項目管理系統與業主要求使用的檔案管理軟件的“無縫連接”，就能了解項目建設全過程的文件形成情況，保證項目文件材料收集的完整、準確、系統，保證電子文件的及時歸檔；同時利用用戶權限管理對文件材料進行預歸檔，開通網絡查詢系統，就能為項目建設提供便利的檔案查詢利用，也能為檔案工作人員節約了大量人力，物力和時間。最后，還能通過對檔案信息資源的整合，提出對今后總承包項目有借鑒的各專題報告、優化設計方案等重要成果。這里最重要也急需解決的一個問題是，如何較好地做好軟件系統之間的“無縫連接”,這受到項目建設時限、項目管理軟件和檔案管理軟件開發時間周期及用戶應用水平等多種因素限制，當這兩個都很優秀的系統軟件的“連接”不夠完善時，往往會使檔案管理工作回到以單機版檔案管理軟件進行輔助管理的簡單方式，失去了在網絡環境下對項目檔案進行管理的巨大優勢。目前，網絡版檔案管理軟件已逐漸取代單機版的檔案管理軟件，使檔案人員可以通過計算機在網絡環境下，在線完成檔案的收集、整理、編目、移交和提供利用，提高檔案管理工作效率。因此，建立一個能將工程管理與檔案管理緊密結合起來的統一工程管理信息平臺，成為總承包工程項目“網絡化管理”的當務之急！
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1.重視程度不夠
農業檔案管理工作在我國相關部門管理中受到的重視程度不夠，與我國農業地位不相符，我國是農業大國，具有悠久的歷史，而且在基層也有龐大的農業科技服務群體，但是各級政府部門對農業科技檔案的管理工作缺乏科學認識，甚至在有些地方政府沒有設立專門的檔案管理部門。這些都表明了我國農業科技檔案管理工作做得遠遠不夠。
2.管理機制不健全
我國農業科技檔案管理機制落后，管理手段單一。主要表現在：信息科技迅速發展，很多機關單位都已實現計算機辦公，而農業科技檔案依然沿用傳統的紙質保存，不僅效率低，還存在安全隱患；其次沒有形成合理的檔案管理制度，對于農業科技檔案的使用規章不明確，使用制度不統一。這些管理工作的落后，嚴重制約了農業科技檔案管理工作的發展，也難以使農業科技檔案有效服務與農業科技活動。
3.檔案管理人員工作素養不高
隨著農業科技檔案管理工作的進一步展開，對相關工作人員的綜合素質的要求也越來越高。目前我國農業科技檔案管理人員普遍存在以下問題：首先是工作人員文化素養偏低，部分工作人員沒有掌握基本的計算機操作能力；其次是缺乏專業的檔案管理技術人員，在職的農業科技檔案管理工作人員中，檔案學科專業出身的工作人員較少，很多都是其他專業的；最后就是工作人員缺乏工作創新意識。很多工作人員的意識停留在人工操作水平階段，缺乏創新意識。
二、改變農業科技檔案管理工作現狀，促進農業科技檔案開發利用
農業科技檔案主要為農業生產工作服務，各個農業部門的工作對檔案的需求越來越多，利用頻率也在不斷加大。因此，相關部門要做好農業科技檔案管理工作，使之更好地服務與農業生產。第一，檔案管理工作要向深層次轉化，工作人員要樹立為農業生產服務的意識，有傳統的封閉性向開放型轉變，由被動服務向主動服務轉變。第二，根據農業科技部門的工作需求，做出相應的檔案調整，比如根據查閱文獻的需求，編選相關的參考文獻，為農業科技活動開展時需要查閱資料提供便利；第三；利用現代化技術進行檔案管理。事實表明，隨著現代信息量的增加，傳統的紙質的檔案歸檔和人工操作管理已經遠遠不能適應現代化的農業科技活動了。
三、做好農業科技檔案編研工作，開發農業科技資源
在農業科技檔案中涉及到大量關于農業生產活動的信息資料，因此，對這些檔案進行深層次的編研和加工，挖掘出其中蘊含的有效的農業信息，對于提高農業科技生產效率，具有深遠影響。比如，對農業生產活動影響最大的就是天氣因素。每年的農業生產結果都與當年的天氣有關，天氣會影響作物的生長，收割，還會影響林業和漁業的生產活動。其中，科技人員對新培育的一種農作物，從種植到收割，需要經歷幾個月的時間，在這個過程中還會涉及到施肥、除草和生長情況以及產量的記錄等，因此，形成的檔案信息量會非常大。據此，檔案管理工作人員可以利用這些農業生產特點進行檔案文獻編研，將這些信息進行歸檔，才能最大化地發揮農業科技檔案的利用率。編研文獻的途徑很多，檔案管理工作人員需要深入到農業科技生產活動中，積極參與，才能真正開發出有效的農業資源，同時，也豐富了農業科技檔案的內容。
四、采用聯合服務形式，促進農業科技成果的轉化
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二、水庫科技檔案管理存在的問題及相應措施
（一）科技檔案設備不完善，投資少
雖然我國在水庫工作方面投入了一定的資金，但是在科技檔案設備這一方面的投入量卻有一定的有限程度，導致了科技檔案設備不完善，管理工作效率效益不高的現象。其實水庫科技檔案的管理工作和管理設備都需要資金做強力的后盾，這樣才能提高科技檔案的管理水平，使管理更加的合理標準化和科學化。
（二）科技檔案管理人員專業知識匱乏，自身素質有待加強
很多水庫的科技檔案管理人員一般都是用非檔案專業管理人員代替，這些工作人員沒有豐富的專業知識，也沒有經過專業的培訓，因此缺乏管理的專業知識技術，對科技檔案知識進行一般的收集整理、歸納存放等，電子科技檔案也是如此，致使科技檔案管理問題成為一個難題，無法充分發揮科技檔案的作用。
（三）有關部門管理意識薄弱，科技檔案管理人員責任不強
管理人員對科技檔案的管理工作不給予高度的重視，思想觀念還停留在傳統上面，只覺得科技檔案的管理工作沒有任何意義，就是對資料進行收集整理，歸納存放而已，而且又沒有任何經濟價值。除此之外有關部門的管理意識不強，沒有對有關項目的各種資料進行管理，同時也沒有加強對資料的收集整理、歸納存放，等到項目工作完成后，才把大量且凌亂的資料拿給科技檔案管理人員。國家針對這些現象，應該加強對管理工作人員的培訓和對有關部門進行責任制，落實責任人，明確管理人員及有關人員的工作職責，嚴格要求按照“同步管理”的有關要求開展工作。
三、科技檔案在實踐中的利用
對科技檔案進行管理保存，其根本目的在于水庫對它的利用。由于科技檔案的利用價值非常高，運用范圍非常寬廣，我們就只選取幾個方面進行說明。
（一）在水庫大壩安全鑒定工作的利用價值
第一點就是要查閱科技檔案的資料，對水庫的歷史和工作運行有個全方面的了解熟知，提供了安全鑒定工作的可靠依據。第二就是很節約時間和資金，因為有了水庫大壩的各方面齊全的資料，就不需要有關工作人員再去勘測計量等，這樣既節約了時間，有節約了資金。
（二）在生活生產的利用價值
相關的技術人員可以調出科技檔案中的水情檔案各方面的資料進行認真的分類歸納總結，從而設計出灌溉用水使用的科學方案，從而滿足人們在生活生產對水的需求。并針對現有的科技檔案資料進行討論，可以對用水的調度設計方案不斷的修改，從而把它的利用價值全部發揮出來。
（三）在水庫規范管理的利用價值
眾所周知，水庫建立以后，對水庫管理必須要連續進行，而科技檔案也必須隨之連續，因此科技檔案管理工作是水庫管理工作的重要組成部分。科技檔案的管理工作順利開展，有助于水庫管理工作的標準化、科學化、合理化，從而提高水庫工作的管理水平。
四、水庫科技檔案管理與利用問題的解決措施
（一）加強管理工作人員的自身素質，提高他們的綜合能力
第一，有關部門領導應該加強對科技檔案管理工作人員的培訓，提高他們專業知識的水平，例如，讓他們熟悉熟知《水利科學技術文件材料歸檔范圍和保管期限表》等。第二，科技檔案管理人員必須加強自身素質，不進要求具備豐富的專業知識，還要自覺的學習有關方面的專業技術。第三，由于科技檔案管理需要用到計算機做管理工具，因此這就要求科技檔案管理工作人員必須加強對計算機操作的學習。第四，有關部門的領導還應該要求工作人員對有關水庫工程的水利方面基本知識的學習，這樣有助于準確無誤的找出檔案使用者需要的資料。第五，還應該加強系統內部管理人員的交流培訓，借鑒優秀的管理方法，摒棄不科學的管理方法，從而滿足實現水庫對科技檔案的工作需要。
（二）完善管理制度，落實責任人
有關部門的領導應該加強管理意識，投入相應的資金在階級檔案管理的工作上，定期的對設施設備進行維修維護；同時還要樹立管理人員的管理意識，完管理制度，配置專門的管理人員對科技檔案進行管理，落實責任人，明確工作人員的職責范圍，除此之外，還要嚴格要求相關工作人員必須確保科技檔案與工程項目的“同步管理”。
（三）利用現代化技術，提高科技檔案的管理水平
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在眾人眼中醫院就是一個救死扶傷的單位，實則不然，醫院在履行醫療救助職責的同時，還會進行教學和課題研究。而后者的開展不僅能促進本醫院的業務成長，還能為社會提供更多的醫務工作者。此時，就對檔案管理提出了更高的要求。實踐表明，正是因為長期以來未能充分挖掘檔案管理的功能，導致諸多文檔資源無法構成醫院核心競爭力的組成元素。
鑒于以上所述，筆者將就文章主題展開討論。
一、醫院檔案管理的功能定位
若要充分發揮檔案管理的功效，首先就需要解析其的功能定位。筆者認為，在遵從一般檔案管理的功能外，病歷檔案還具有自身特殊的功能。為此，以下將從兩個方面進行討論。
（一）一般定位
1.匯總整理資料。與一般檔案管理一樣，管理人員需要將已發生醫療活動的文檔資料進行匯總和整理。匯總和整理的目的在于妥善管理這些敏感信息，從而避免造成患者隱私的外泄。同時，作為本單位醫療活動的記錄，將在匯總和整理過程中，形成醫院寶貴的歷史資料。
2.提供業務資料。當各業務科室針對某一患者進行診斷時，其不僅需要借助以往的治療案例進行對比；若是復診病人，還需要根據他以往的治療記錄給予比較。因此，這時檔案管理還涉及到提供業務資料的功能。當然，這依賴于檔案的標準化管理模式。
（二）特殊定位
特殊功能的形成歸因于醫院社會職能的多元性，其不僅扮演著眾人熟悉的救助職能，還承擔著臨床應用型課題和教學任務。此時，在以案例教學為導向，以及將以往治療經驗融入課題研究中時，檔案管理的特殊功能便產生了。
1.輔助科研。不可否認，并不是任何醫院都能承擔起科研任務。但至少存在這方面的需求，即使在與醫科大學或其它科研機構進行合作研究的情況下，將本單位病歷檔案作為問題載體，也將促進自身業務的提升。
2.輔助教學。諸多醫院都會接受實習生，甚至部分醫院就屬于教學、科研、臨床為一體的大型機構。這時的檔案管理就能在充實教學人員的授課內容，以及進行專題講座提供關鍵的案例支撐。
二、醫院檔案管理的實踐
盡管解析出病歷檔案管理的諸多功能，但在現實中似乎只是滿足了一般。究其原因是多方面的，但缺乏組織建設、制度建設和信息化建設的狀況下，這種功能缺位的存在也就并不奇怪了。為此，以下將圍繞著上述三項建設進行實踐探討。
（一）檔案管理組織建設實踐
作為獨立的職能部門，在醫院組織結構設計中實則已經考慮到了組織建設問題。但隨著目前諸多醫院逐漸步入內涵發展的道路，以往的組織結構已難以適應當下的信息化管理要求呢。因此，在現有組織基礎上應增設信息化管理科室（或專職人員），從而為各項功能的發揮提供技術支持。同時，檔案管理的職能隸屬關系應給予明晰，從而在實施匯總、整理、信息挖掘等功能時，能得到相對獨立的決策權。
（二）檔案管理制度建設實踐
無論醫院檔案管理的功能如何重要，它本質上都體現為一個服務部門。抓住這一點，就要求該部門首先應與各業務科室建立起互動、交流的長效機制。為此，制度建設的切入點就在于，促使檔案人員履行跨部門的協同工作。期望通過這種方式，來不斷獲取各業務科室以及教學、科研的需求需求信息，從而為挖掘檔案資源提供方向。同樣，各業務科室將病歷資源及時送報和歸還，也應在制度約束下來進行。
（三）檔案管理信息化建設實踐
目前，大部分醫院都開展了檔案的信息化管理模式。借助信息化平臺，不僅加速了部門的服務效率，也在準確性上得到的顯著提升。然而，當下仍需開展一項工作。那就是根據本醫院的要求，運用數字化管理形式來為檔案進行編號和歸類（如使用條形碼技術）。這樣一來，就能全方位的履行醫院檔案管理的各項功能。
綜上所述，以上便構成筆者對文章主題的討論。不難看出，本文在獨特的視角下對文章主題進行了有益的探索。
三、小結
根據本文的探討，醫院檔案管理的功能定位可區分為：一般和特殊。實踐表明，特殊仍處于缺位狀態。因此，在實踐中應圍繞著：組織建設、制度建設、信息化建設展開工作。
參考文獻：
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“互聯網+”內容豐富，其思維的本質特征表現在“融合”方面，其功能主要是“效率”。因此，在檔案管理中實踐“互聯網+”思維，或通過對其思維的轉化、落實到實際管理工作方面，需要增加“融合”性推進措施，提高管理“效率”。另一方面，實踐該思維，需要增加匹配性的人員培訓、機制完善。
1 從“融合”層面運用
“互聯網+”思維實踐運用中，主旨在于通過其思維，將檔案管理與其它資源進行融合，既包括以信息技術為基底的技術工具融合；也包括“互聯網+”思維與其他思維融合。實踐技術工具融合，要求在現有檔案管理電子化完成的基礎上，引入“信息傳輸”所必需的其他技術工具。比如，電子郵件及其類似形式。由于檔案管理中的軟件平臺操作系統屬于固定化系統，需要從技術方面采取一些措施。比如，制作可分割、可直接劃分為多個“文檔”的系統平臺，然后，將其與其它新媒介進行融合式推進。
在思維融合方面實踐，需要從檔案管理出發，將系統思維、“互聯網+”思維、以人為本思維進行融合。比如，在實踐檔案管理中，始終以“人”的管理為核心，引入系統思維，將各個部分資源進行有效融合。在與其他資源融合方面，可實踐多種可利用資源的融合，并使其得到科學配置；其實質是將檔案管理作為一個“項目”實施具體管理，并關注每個項下設置，從而在整體―部分原理之上，實現設備資源、人力資源、信息資源、技術資源融合。在“融合”實踐方面，具體是在電子檔案管理平臺，設置查詢、共享、傳遞、數據統計等各個頁面功能，將其融合到一個系統之中，利用技術之便達到專業平臺的操作。然后，將這種專業化的操作平臺，與其他技術工具實施融合，如內部網絡間的融合，類似QQ、微信之類手機平臺工具的融合。在這個方面因涉及檔案管理高效化利用，所以，在實際的融合路徑中，建議從檔案管理的現實情況出發，借助技術工具實踐App制作，可直接委托信息公司完成制作事宜，并將其安裝在其管理人員及應用人員的手機之中，通過任務式分發提高融合的最大化。
2 從“效率”層面運用
“互聯網+”思維實踐的最終目的即是達到對檔案管理的高效化利用。為了達到目標，除了上文所說的媒介融合、思維融合、操作平臺融合之外；需要突顯出檔案管理中的管理“效率”。檔案管理屬于人力資源管理，其特征在于人才信息資源的利用，技術工具融合、管理思維融合能夠滿足其外在制度化、流程化、專業化實踐。為了效率進一步提高，需要對檔案管理的信息資源本身進行革新，促進效率提升。我國檔案管理的利用率并不在技術之弊，而是來自于“應用程序化不足”“執行力度較弱”；可以借用資源融合簡化程序、提高執行監督。
“互聯網+”思維中的“效率”功能運用，要求將現有的檔案管理中的“信息資源”實施重新分割與組合。以人事檔案管理為例，實際的電子檔案在錄入系統中因其“姓名、年齡、籍貫……”等太過煩瑣；所以，對于一般的基本資料需要實踐信息資源的重組，利用“身份證模式”直接掃描上傳。針對其工作經驗，則需要按照年份，進行“互聯網+”思維下設的“系譜”方法進行細致羅列；還應該利用系統平臺查詢之便，將信息資源中的“檔案利用率”進行數據統計，從而實現“應用頻率表格”制作，以圖譜顯示方式進行排列，使其利用得到優化。完成信息資源融合之后，必要按照所采用的系統，進行程序化編排，使其利用達到“一站式”應用。針對執行力度較弱的問題，應用“互聯網+”思維進行解決；具體操作中可以通過系統打卡實施監督；并在檔案管理人員、工作人員之中成立半自主化討論小組，組織以“電子檔案管理”為專題的討論會，不斷增加檔案管理工作中實際遭遇難題的探討，從實踐提煉經驗改善其不足之處。
3 配套建設
目前電子檔案的管理思維基于紙質檔案模式，只是形式上的更新。為了達到“融合”效果，提高管理“效率”，建議在技術融合、信息資源融合后，按照現有檔案管理流程設置，增加針對崗位方面的專業化培訓；同時，需要增加電子檔案系統操作訓練，計算機應用維護及一般故障排除訓等。從技術層面可以引入技術人才，實施針對機構自身檔案資源管理融合后的系統開發；如App開發、掃描功能開發、系統簡化。最好按照電子計算機原有構建模式，利用多個App組建一個以檔案管理為核心的App網絡；最終推動其實現“一鍵式”檔案管理，使“互聯網+”思維達到最終的高效化實踐。
在管理方面實踐“互聯網+”思維，應逐漸導向人才資源利用中心，⒂肴瞬潘具備的知識、能力進行對接式全面評估。雖然會花費較多時間，但有必要將人事檔案管理、文獻檔案管理進行一些必要的對接；并把各個類型的檔案管理實施“融合”，從而以人為主體的資源、以信息為主體的資源“融合”。擴大信息化的檔案管理系統范圍，從交叉、關聯中，實現知識與人才資源復用“效率”提高。美國高校在這個方面經驗較多，人力資源管理發達，尤其是作為互聯網發明者，目前已實現了不同類型檔案管理的交叉與融合；因此從該方面可增加研究并提高“互聯網+”思維的應用能力。
需要注意制度化革新需要落實到運行機制的實踐層面，進而提升改革后的執行力，強化監督效果。在這個方面，應該按照上文中的運用實踐，從中摘錄出具體的技術指標、管理項，并將每個指標明確列入到每個對應項下；再按照這種思路出發，制定與其匹配的評估體系。以當前現代企業的評估考核體系構建經驗與實證結果觀察，必要采用三表法，提高考核的精準性。具體的方法是設計三欄表格，左右兩欄加下設橫欄；通常左邊為考核指標，右邊為評估內容填寫，下欄為數據的表格制作、圖表的趨勢圖譜，以及附錄性質的文字說明。在這種評估體系之下，可以將原來的結果評估，擴展到包含有過程評估與自我評估、互評等多種方式共用方面；以此增加檔案管理中的績效管理與崗位監督；并且能夠滿足內部監督與外部監督的當前需求。另外，就是以制度、運行機制為主要依據，在人力資源管理部門設置與信息化檔案管理相適應的知識培訓、技能操作訓練，以及團隊建設；重點挖掘管理潛力，提高知識復用水平。
4 結論
本次探討后認為在運用“互聯網+”思維的過程中，重點在于思維轉用，并在經驗總結與方法提煉路徑選擇下透過體系建設，將各方面的匹配措施進行資源整合，從而獲得融合后效率的最大化提升。希望在未來的學習與工作經驗中，可以針對該主題收集更多的資料，在材料增加的廣度、深度方面，更好地完成檔案管理中對“互聯網+”思維深度運用的細致研究。
參考文獻
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2．缺乏有專業技術的檔案管理人員
目前我國大多數醫院的檔案管理缺乏專業人才，工作人員在專業素質方面缺乏實踐鍛煉，缺乏系統的理論知識，由于種種原因導致檔案管理工作人員的文化程度參差不齊，趕不上飛速發展的科技時代步伐。醫院對在職工作人員的培訓往往只關注醫療技術人員，對檔案管理人員的繼續教育工作不夠重視。
3．檔案管理制度不健全
在現代醫院管理中，盡管各級醫院都程度不同地制定了一些檔案管理方面的規章制度，但不夠完善。在考核過程中，基本沒有把檔案管理納入應該考核的范圍，各級醫院大都是根據自己的意識和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，造成檔案管理細節方面存在漏缺的現象。
二、提高醫院檔案管理工作的策略
1.強化檔案意識加強宣傳組織工作
領導重視是做好檔案管理工作的前提，是醫院檔案實現數字化管理的重要保障。只要醫院的領導重視起檔案管理工作，有了強化檔案管理的意識，加大宣傳力度，完善組織系統，形成協調一致的規劃，把檔案管理與醫院的發展連接在一起，與醫院業務技術方面的工作一塊抓，使各個崗位工作人員都來配合醫院統一的檔案管理工作，使全體員工都能充分認識檔案管理的重要價值和存在意義。
2.注重法制意識加強《檔案法》的學習與貫徹
在平時工作中養成依法歸檔的習慣，大力宣傳檔案工作的重要性，促進全體工作人員對檔案管理法制意識的認識，醫院檔案管理工作也應該實行統一領導、分級管理的原則，必須完整保護檔案，便于今后的查找和利用。
3.形成檔案管理的網絡化建設
建立醫院檔案三級網絡管理模式，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理應統一領導、整體協調，統一操作、專業保管，有專人負責監督各職能部門的檔案工作，強化醫院檔案收集和利用工作。
4.改善檔案室硬件設施的配置
各地要根據醫院和工作中的實際情況，適當逐步配備專業的計算機、攝像機、照相機、打印機和掃描儀等數字化設備，并采用最先進的專用軟件進行檔案管理系統的構建，更好地輔助醫院檔案管理過程中立卷、編目、檢索、統計等各項工作的有效開展。
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1.檔案管理工作的要點與弊端
1.1認識上的混淆
建設工程方面的檔案管理不同于一般人事檔案管理。人事檔案只需要進行人事調查、收集、整理與分類的工作，而建設工程的資料無論是在管理對象方面還是管理范圍方面都與人事檔案管理有很大的區別。
對于一項建設工程而言，主要的檔案管理工作可以氛圍記錄與文件兩大類別。記錄包含了工程從設計初期開始，所有的培訓工記錄、設計記錄、招標投標記錄、會議記錄、臺賬記錄、總結記錄、材料采購記錄等內容，總之就是工程建設過程中，發生的所有活動都要詳細記錄在案。文件的檔案管理包含自制文件以及外來文件，主要是工程過程中發生的文件形式的簽訂內容，例如招標合同、勞動合同、各類審批文件等內容。建設工程的檔案管理除了有這些文字形式的資料之外，還有大量的圖片、影像資料，這些資料是用來記錄工程建設過程中的施工進度、施工中質量問題、以及工程介紹的。
1.2檔案管理人員不專業
工程的檔案具有較強的專業性，對工程項目一無所知的人是沒有辦法對資料進行有效管理的。因為在工程的資料收集方面，需要管理者親身進入到施工現場拍攝圖像資料，并且還需要與整個工程各部門進行有效溝通，保障資料的完整性與及時性。
現如今，工程的檔案已經基本實現的電子化與信息化，因此檔案管理人員除了要擁有對工程設備的了解與對施工流程的明確，還需要具備一定的計算機操作能力，要求能夠有效運用計算機軟件對工程的檔案進行管理。但就目前工程檔案管理水平來看，專業化人員并不多，有檔案管理工作的員工已經年齡偏大，無法快速接受新的檔案管理手段；而新招聘的年輕員工又缺乏對工程項目建設的有效認識，因此從全局來看，檔案管理人員方面存在著知識結構老化、專業知識匱乏的狀況。
1.3機構設置不完善
工程建設應設有專門的檔案管理部門來進行資料的收集、核對以及管理工作。目前許多的工程為了節約經費，只是讓人事部門或是工程監管部門來完成工程的檔案管理工作。這些部門并不具備專業化知識。并且工程各部門也應及時將自己部門的活動狀況整理成資料形式上報給檔案管理部門，若是由非專業的人員 管理檔案，就無法進行有效管理，容易造成檔案的遺失或是混亂，致使工程無法有效使用這些資料，造成日后在審批以及驗收時出現問題。
1.4檔案管理手段落后
目前的檔案管理工作大多是紙質形式，在保存與交接上容易造成檔案的損壞。且一些紙質檔案需要經常性的使用到，像是工程設計方案、前期的批復性文件等，紙質檔案在工程各部門之間進行交接，一來浪費時間，二來容易造成檔案的遺失。
2.建設工程檔案管理的實踐與創新
2.1檔案管理模式方面
檔案管理工作要建立健全完善的管理體制，在工作上加強創新，保障在管理過程中有法律可依。近幾年，一些工程項目已經將質量責任終身制引入到檔案管理工作中。這種做法的優勢在于讓工程項目負責人嚴把質量關，從源頭上保障施工質量，降低事故發生幾率。同時，終身制的職責能夠讓各部門領導在制定給部門項目活動是更加嚴謹，提高了檔案編制與檔案報送的責任意識，讓各部門主管自覺將檔案保送到檔案管理部門中去。這種模式上的創新讓工程項目的負責人與資料收集人員在簽子時感受到責任感，從而更加細致的完成檔案管理工作。這樣一來，傳統檔案管理中“重建設、輕檔案”的現象能夠有效緩解。
在具體操作方面，工程檔案的編制工作需要與各部門進行有效溝通，確保檔案資料的有效性，并且由于設計人員在工程設計時并不是經常深入到施工場所進行調查研究的，因此當地的地下管道、土質、土層結構等方面都會在施工過程中對施工造成一定影響。這樣一來，工程的施工圖紙就要進行細微的改變。在需要改變時，施工人員需要逐級上報給工程監理部門，監理部門在進行實地考察之后才能對圖紙進行修改。在檔案資料的管理中，在修改的地方要詳細標明，不能直接將修改后的設計圖放進檔案。
2.2創新協作機制
建設工程的檔案管理牽涉范圍很廣，因此需要施工方、建設方以及監理方協同合作，否則無法保證檔案編制工作的順利進行，其檔案報送工作也無法落實到位，因而無法保證建設工程質量。如今，我國市政工程和其他重點工程越來越多，針對此現象，主管部門不再局限于市建設局，而是交由其他分管部門分級、分散來進行建設管理。因此，各城鄉建設檔案館則要加強與各市政、重點工程的主管部門以及重點辦等單位的聯系，創設高效協作機制，并主動去了解市政工程或重點工程的相關信息，及時簽訂相關協議書。同時，要創新服務，使用個性化服務的方式，制定科學合理的工作機制和具體規范，從而保證市政工程和重點工程檔案管理工作不留死角，落實到位。
2.3優化存儲方式
對于項目業主而言，工程的檔案管理關系著日后在驗收以及審核方面的有效性。因此檔案的管理方式不能夠像傳統那樣采取紙質檔案，用保險箱來存放。隨著我國網絡化、信息化與電子化的不斷發展，檔案管理也應該朝著電子化的方向發展。辦公自動化技術能夠保障工程檔案被快速的檢索、調用、存儲與傳輸，同時還能夠保障檔案的安全性。
2.4嚴把質量檢驗關卡
在工程完工之后，質檢部門與項目業主需要對工程進行驗收工作。質監部門有專業的人才與設備進行檢驗，而對于項目業主而言，工程的檔案就是檢驗的有力依據。檔案的驗收包含了對檔案基礎管理的審驗、對檔案完整性以及系統性的審驗以及對檔案安全狀況的審驗。其中，第二點是驗收的重點，其它兩方面都是保障第二點有效實施的基礎。項目業主通過對工程檔案的嚴格把關，能夠了解在施工過程中工程項目的進度以及變動情況，系統性的了解整個施工過程，及時發現問題并勒令整改，以免在交付之后發現問題造成資金的浪費。
3.結語
建設工程的檔案管理是一項復雜且嚴謹的工作，需要工程建設部門與施工部門經過有效溝通之后共同制定出完善的管理計劃，抓住要點，通過不斷地實踐優化檔案管理。相信通過不斷的深入研究，檔案管理工作必將有效推動建設工程的持續發展。
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20世紀90年代以前，高校畢業生檔案基本上是由畢業生就業的相關單位、高校學生工作部門、招生就業等相關部門全面負責管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個各自獨立的管理體系。20世紀90年代末期開始，隨著我國經濟體制的進一步深化改革和我國高校就業體系的改革，同時根據高校各自的實際情況，各高校的畢業生檔案逐步轉入社會人事中心與學校檔案部門館進行統一全面管理。
2008年，國家教育部第27號令-《高等學校檔案管理辦法》的頒布，明確規定了學生檔案作為高校檔案管理之一門類進行統一管理，各高校都在籌備學生檔案的統一管理工作，這才真正意味著學生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標志著高校畢業生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業生檔案由各地人事中心檔案部門存放，留校畢業生檔案由高校檔案部門統一存放。
2 高校畢業生留存檔案管理中存在的問題
近年來，高校畢業生面臨的就業環境日趨復雜，高校畢業生在雙向選擇的就業形勢下，越來越多地到各種體制的單位就業。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業生本人在就業過程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態的意識，造成了高校畢業生檔案的大量遺留。
2.1 畢業生檔案內容匹配問題
在高校留存畢業生檔案管理工作中，檔案內容匹配錯誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個別現象，但是這類問題一旦發生卻不易及時發現，并且給下一步的畢業生檔案轉遞工作留下嚴重的隱患。隨著高校畢業生人數的逐年增加，高校畢業生檔案管理工作日益繁重，畢業生檔案在歸檔管理的過程總越來越多地出現材料不全、同一個畢業生的檔案材料分散保管、不同畢業生的檔案混淆的現象。
這種檔案內容陪陪錯誤是由于多種原因造成的。一方面是學生從入學到畢業的過程中檔案要進過多個管理機構、多人次管理，在這些管理環節的交接過程中，就可能出現交接檔案不完全、多次歸檔的現象。另一方面，在學生檔案由各院系轉往畢業生檔案管理機構的時候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級之間對學生檔案管理工作的互不聯系，導致了一個人的信息相似的檔案內容發生混淆、難以區分的現象。出現檔案內容匹配問題的學生檔案一旦歸檔，就很難發現問題，一般只有等到相關畢業生在檔案流轉規程中發現問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的畢業生檔案內容。
2.2 畢業生檔案缺乏統一規范
畢業生檔案缺乏統一規范的問題看似是檔案管理工作的表面形式問題，但正是這種形式上的不統一，造成了檔案管理過程中無法進行統一有效的管理。畢業生檔案缺乏統一規范的問題主要體現在一下兩點：一是材料手續不完備；二是材料規格不統一。
材料手續的不完備，主要是指畢業生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業生在校檔案是畢業生在入學后生成的一系列相關檔案，包括黨團材料、學籍材料、獎懲材料、課程成績材料、鑒定材料、學位授予材料等。由于沒有統一化的材料管理標準，使得畢業生檔案材料中不完備的現象時有發生，給畢業生檔案在下一級檔案管理機構的管理工作帶來不便。
材料規格的不統一，表現在各種畢業生檔案材料中缺乏統一的格式管理要求。目前，畢業生檔案已經由過去相對單一的檔案形式發展成多樣化的檔案形式，紙質檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業生檔案看起來雜亂、不美觀，同時，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質檔案在信息分配上的重復或者缺失、畢業生檔案無法統一辨識，都給畢業生檔案管理工作帶來不便。
3 高校畢業生檔案管理的規范化管理策略研究
針對目前高校畢業生檔案管理和利用的現狀，本人從畢業生檔案的主體與客體角度提出自己的應對策略，改善現有的畢業生檔案管理的不合理性與被動性，搞好資源整合，實現物盡其用，人盡其才。
3.1 加強對畢業生的宣傳教育，從思想上提高畢業生的檔案管理意識
畢業生作為國家的知識儲備資源，關系到國家、社會的發展大計，畢業生檔案是這些知識資源的另一種載體，它對畢業生是否能夠全面融入社會，知識能否轉化為國家的發展動力關系重大，因此我們應該利用社會宣傳媒體入電視、廣播、報紙等加強宣傳，讓全社會重視畢業生檔案，納入關注畢業生就業工作體系之中。
3.2 統一管理存放地，實現資源整合
現在異地存放體系對畢業生檔案管理極為不利，不利于畢業生檔案的明確去向，也不利于畢業生檔案明確轉遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國家應該從資源整合的角度來解決這個問題，把畢業生檔案重點納入地方人事中心進行統一管理，讓地方人事中心真體體現社會、國家、和地方人事資源的中心職責，把這項職責從高校檔案管理職責中解放出來，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業服務，以此推動高校教育事業和社會檔案管理工作的雙重發展。
3.3 更新管理觀念，變被動為主動
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一、電廠企業檔案管理的整體原則
隨著信息社會的到來，企業的檔案工作也面臨著復雜的局面。而由于電力企業作為國民生活和經濟發展的基礎性，其檔案管理就尤為顯得重要而艱巨。電廠的檔案管理工作，首先應從檔案的基本概念和基本規律入手，要求檔案管理工作人員具備這些基本的理論素養。對歸檔的材料遵循最基本的整理原則，電廠檔案材料整理的基本原則是：尋找材料之間的形成規律，探索和保持材料之間緊密而有機的聯系，對文件材料做不同的價值區分，以便于保管和利用。同時，對聲像檔案進行嚴格管理。在時間上，應在攝錄工作完成后的一個月內歸檔。在材質上，必須是原版、原件，照片和其相應的底片應一并歸檔，應沒有污跡、水斑、磨損和未發生變質。
二、電廠企業對檔案文件的整理方法
在多年的實踐中，筆者所在企業摸索出一套符合企業自身發展的檔案整理方法。即以“件”為單位的、分別進行分類、排列、編號、編目等過程，并使之形成有序的聯系，以達到檔案管理的要求。
分類是檔案管理的基礎和關鍵。筆者所在企業的對檔案分類的主要要求是：對歸檔的材料根據年份、問題（主題、機構）、保存時間等幾個方面進行分類，一個全宗內（企業給立檔單位編制的代號）應采用統一、穩定的分類方案。在這個總體分類要求下，具體再進行細分。比如，凡企業內比較齊全、職責固定的機構，均采用“年度―機構―保管期限”的分類方法；企業里，簡單或職能交叉不便分類的機構，采用“年度―問題―保管期限”的分類方法；產生檔案文件數量少的、內設機構規模較小的，可采用“年度―保管期限”分類法等。
此外，筆者所在企業對檔案的保存期限做了劃分。凡是反映企業歷史面貌和重要職能活動的檔案文件以及對企業和國家建設有影響和長久利用價值的檔案材料，需要進行永久保存；記錄企業一般的生產活動，在一定長度時間內有參考價值的檔案文件，進行30年的定期保存和管理；在一定時間內對企業有一定參考和利用價值的檔案文件，劃為10年的定期保管。
從機構規模和時間性需求兩個方面對檔案文件進行厘定，解決文件的保存和主次等問題。一般來說，經過裝訂、分類等處理之后，歸檔章表現出一個規范、條理的面貌，其具體內容包括：全宗號、年度、保管期限、件號、類別、頁數等。在此分類原則下，再對歸檔文件進行逐件編目。對歸檔的文件目錄設置件號（填寫歸檔文件的排列順序號）、責任者（制發文件的組織或個人）、文號（文件的發文字號）、題名（文件標題）、日期、頁數等項目。此外，歸檔文件目錄要制作和編制目錄索引，索引的主要內容包括：保管期限、所在頁數、起止件號、備注等項目。最后，歸檔文件整理完畢，企業要求檔案管理人員按照年度分別填寫年度歸檔文件的整理說明。在這些說明中，企業檔案管理人員要說明年度歸檔文件的總數量，注明該年度歸檔文件補充、修改、移出等情況。此外，檔案管理人員還要注明歸檔材料的負責人。
需要注意的是，筆者所在企業對聲像檔案的分類基本按照“年度―問題”分類法，比如，“1行政管理”“2經營管理”“3生產業務”等。聲像檔案按載體形式分別分為：照片、影片膠片、錄音磁帶、錄像磁帶、計算機光盤等。其中后四種載體的聲像材料的母膠片或原帶、原盤與其拷貝片或復制帶、拷貝盤不分別設類、以相同編號的正、副本方式區別之。同時要求在錄音、錄像帶分類時要把永久性和周轉性的分開，機密性的和一般性的分開，不同版本（原版、復制版、播出版）分開。
經過這樣一個有序化的檔案整理過程，檔案呈現出有序、富有邏輯、可資利用的信息架構，從而讓檔案成為企業建設和發展過程中重要的依據和不可或缺的一部分。
三、電廠企業檔案數字化處理
在今天的大數據時代，檔案數字化是企業檔案管理和建設中的一個終極指向。檔案數字化是指“利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫”。筆者所在企業在檔案管理、整理方法上所做的大量工作均為檔案的數字化做了富有“技術含量”和富有“邏輯成效”的工作。主要如下內容：印刷品檔案的數字化、照片檔案的數字化、音像檔案的數字化、實物檔案的數字化等。同時要求，如果對室藏檔案無法一次性全面數字化，可以按照特殊載體優先、重要程度優先、共享性強優先等原則分步實施。
對檔案數字化設計了一系列的環節，主要包括：數據轉換、數據處理、數據存儲、數據掛接、數據驗收、成果管理等。在檔案管理模式的基礎上，筆者所在企業對檔案數字化做了進一步嚴謹的要求，以確保檔案數字化質量。比如，強調和規范檔案里面的相關目錄內容；在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物等。
一個基于良好方法論和數字化邏輯的檔案信息系統，是一個現代化的電力企業不可缺少的一環，也是電廠企業在信息化建設中的追求目標之一。電廠企業對檔案管理模式和數字化高度重視，并不斷探索，以努力適應和滿足企業制度和信息現代化的要求，助推電力企業更好更快地發展。
參考文獻：
[1]王雅琴.電力企業檔案管理：問題、成因與對策[J].現代企業教育，2011（9）
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一、準確區分社區公衛檔案的內容分類
社區衛生服務中心一般與基層醫院、衛生院實行“院站一體化管理”，社區公衛檔案納入社區衛生服務中心的總體分類方案和歸檔范圍。社區公衛檔案主要由疾病預防控制類、衛生監督類、婦幼保健類等組成，分別列入分類方案的一級類目設置。（一）疾病預防控制類包括：疫情、急性傳染病、免疫預防、艾滋病傳染性皮膚病、消毒與病媒、慢性傳染病、慢性非傳染性疾病、死因監督、人口監測、慢病監測、地方病、寄生蟲病、學生常見病、健康教育等。（二）衛生監督類包括：建立鄉鎮街道公共衛生站所的機構設置、職能、人員、經費等文件，衛生監測檢查員的聘任、培訓、考核材料，衛生監督所沒有歸檔保管的本地相對管理人名冊、經常性衛生監督檢查指導材料，群眾投訴舉報登記本和協查材料。（三）婦幼保健類包括：婦女保健、兒童保健工作材料。
二、嚴格社區公共檔案的整理質量
社區公共檔案的整理具體由各社區衛生服務中心的公衛科負責，公衛科長為第一責任人，具體整理工作由科室兼職檔案員負責，科室其他人員完成各自分管業務材料形成后的初步整理。按照《歸檔文件整理規則》的要求，社區公衛檔案首先區分年度，年度下按疾病預防控制類、衛生監督類、婦幼保健類分類，再區分內容按問題排列，按“件”整理裝訂。需要注意的問題：由于公衛檔案形成的特殊性，有些“件”頁數較多，如登記本（冊），為保持文件的內在歷史聯系，均應以一本（冊）為單位裝訂為一件，維持登記本（冊）的封面等原始面貌，每件內頁均打印頁碼，件內設置目錄以方便查找利用（特種載體另按要求整理歸檔）。
根據科室兼職檔案員較為熟悉業務工作的特點，歸檔文件的分類、整理、裝訂、排列、編號、編目、目錄的著錄一般由公衛科兼職檔案員負責，根據中心檔案室提供的EXCEL表格樣式進行著錄，著錄的標準同中心檔案室的要求一致。著錄完畢后由中心檔案員審核，并導入檔案室的專門檔案管理系統（龍宇數字化檔案管理系統單機版，如是網絡版就直接著錄到檔案管理系統中）。中心檔案室在檔案裝訂前負責對永久、30年保管期限的社區公衛檔案進行數字化處理。
三、強調社區公衛檔案的保管要求
鑒于社區公衛檔案內容的特殊性，上一年形成的檔案與下一年的工作密切相關，時常要查閱或參考，形成材料的科室利用檔案很頻繁。借鑒會計檔案形成后隔年移交的方法，社區公衛檔案采取在公衛科先暫存一年后，于次年一季度向中心檔案室移交統一保管。中心為公衛科配備標準檔案柜用于一年暫存期檔案的保管，明確檔案保管責任以及平時借閱利用登記制度，特別注意社區公衛檔案涉及到疫情、傳染病、艾滋病、死因、人口監測等管理，具有一定的保密性，一般只有本公衛科工作人員因工作需要可以借閱利用社區公衛檔案，其他人員利用須經得中心領導批準，按制度辦理借閱手續方可利用；強調社區公衛檔案一律不出借原件，以確保檔案的安全。
四、注重社區公衛檔案的業務指導及考核
市衛生局每年負責邀請市檔案局業務監督和指導人員對各社區衛生服務中心檔案員進行業務培訓和指導；每年要求中心檔案員完成省級檔案繼續教育培訓，不斷提高檔案業務水平。如有檔案員更換，則當年度必須參加省檔案管理崗位培訓取得上崗證。社區衛生服務中心的檔案員負責對公衛科檔案整理的監督和業務指導，對兼職檔案員進行業務培訓，以及年終對公衛科檔案工作的檢查評分。
市檔案局將社區公衛檔案工作列入社區衛生服務中心爭創市級“合格檔案室”的要求；市衛生局將檔案工作的考核列入對各社區衛生服務中心年度目標責任制的考核，尤以對公衛檔案的考核為重，與獎懲密切掛勾，年終評選系統檔案工作先進單位和先進個人；各社區衛生服務中心也將社區公衛檔案管理列入中心目標責任制考核的內容，形成環環相扣、層層負責的良好局面，促使社區公衛檔案得到較好的管理。
