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2.1正確認識并提高領導的重視程度，加大投入

隨著醫院的發展，圖書檔案管理的規模也不斷擴大，工作人員所要面對的信息量也大大的增加，傳統的手工管理與實體管理已經不能滿足現代化發展的需要。因此，醫院必須加強員工對圖書檔案管理現代化的認識，首先要不斷的提升員工自身的素質，員工作為醫院發展的最重要的因素，其素質的提高直接關系著醫院的未來；其次要在醫院建立起和諧、溫馨的工作環境，只有在一個良好的環境中，員工才能真正的投入到工作中去，并真正的做到為醫院服務；最后，醫院也要給足提供檔案信息化建設的經費，眾所周知，醫院的發展與資金一直掛鉤，只有有了足夠的資金，才能真正的提高醫院的辦事效率，從而不斷的促進醫院的發展。總之，在促進醫院圖書檔案信息化建設的過程中，領導的重視是關鍵，加大投入已獲得足夠多的網絡設備是基礎。

2.2不斷加強工作人員的信息化建設意識，完善網絡信息技術知識

在醫院圖書檔案信息化建設的過程中，員工發揮著異常重要的作用，因此，必須充分發揮工作人員的作用，努力的實現檔案管理的信息化，本文從以下幾個方面論述如何加強工作人員的信息化建設意識。首先，在醫院內部，要積極的轉變員工的傳統觀念，進而推動檔案信息化建設的進程；其次，醫院還要不斷的加強工作人員技術方面的學習，只有擁有超強的技術，才能在工作的時候得心應手；最后，由于信息化內容的不斷變化，醫院必須培養出一批全能的工作人員，以適應檔案工作管理的新要求。近年來，網絡得到了飛速發展，在醫院圖書檔案管理中，網絡已經成為促進其發展的必不可少的因素，完善網絡信息技術知識，是醫院、員工的共同心愿。除此之外，還要建設一個比較完備的信息管理及共享系統，實現檔案管理的統一化協調管理，使檔案通過網絡信息技術能夠被人們廣泛的應用。

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2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

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目前，影響數字檔案信息安全最大的瓶頸問題就是標準的不健全，造成這一問題原因主要有：首先，從橫向上看，部門與部門、單位與單位之間的藩籬，影響標準的統一性。國家檔案局雖然出臺了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《全國檔案信息化建設實施綱要》、《電子文件歸檔及電子檔案管理規范》等文件標準，但總體來看，這些標準要求相對比較寬泛，缺乏可操作性，并允許各單位根據實際情況進行再次開發設計，降低了統一的規范性要求。不少單位就自搞一套，而相互間兼容性又不夠，導致數字檔案管理系統的通用性、共享性較差，無法實現單位間檔案信息的無縫交流，甚至出現“信息孤島”現象，如若該單位發生災害等情況時，檔案信息很難恢復重建，嚴重影響數字檔案信息的安全。其次，從縱向上看，不少單位為追求上項目、造聲勢，開發出管理軟件沒有充分考慮信息技術發展帶來的影響，一些看似當前管用、可用的管理系統，若干年后很難保證還可以繼續使用，若要重建或并入其它系統，原有檔案信息的格式多種多樣，很難保證在新系統中全部繼續可用。

3數字檔案信息網絡系統自身的安全漏洞

各種信息網絡系統都不同程度地存在有一些漏洞，給信息管理帶來安全隱患，數字檔案網絡系統也不例外，其自身的安全漏洞嚴重影響著數字檔案信息的安全。其一是網絡通信協議的安全漏洞。多數檔案信息網絡是依托開放的網絡平臺，所使用的網絡通信協議如TCP/IP協議等，也是大家所熟悉的，但這些協議大多帶有安全漏洞。其二是各類軟件的安全漏洞。檔案信息網絡所采用的系統及應用軟件，在開發過程中不可避免地都會存在一些漏洞，有些甚至被故意安置一些后門，這些后門和漏洞極易被黑客所利用，造成對數字檔案信息的擴散、盜取、篡改等，嚴重時可導致整個系統的崩潰與癱瘓。其三是感染病毒。為方便信息查詢和利用，檔案信息網絡系統都提供有用戶登錄功能，有的還能自行下載保存檔案信息，這也為計算機病毒的傳播提供了便捷途徑，加之有些系統的防病毒措施不完善，很容易造成病毒的快速傳播，給數字檔案信息系統造成較大的安全威脅。

4存儲介質的選擇及保存環境不當

數字信息存儲技術快速發展，使得存儲介質的存儲容量不斷翻新，而不同類型的檔案信息對介質的要求也不一樣，因此存儲介質的選擇成為了其中的關鍵。如何選擇存儲介質，也沒有絕對的標準，為了能使數字檔案信息長期安全地保存，應根據數字檔案信息自身的特殊要求，正確選擇符合實際、質量過硬的存儲載體。但有些單位在選擇存儲介質時，沒有全面考慮檔案信息的自身要求，更多由于受經濟承受能力的制約，選擇一些所謂"質優價廉"的產品，對存儲在其中的檔案信息造成極大威脅。存儲數字檔案信息的載體多為光電介質或磁電介質，這些載體對環境的適應力較差，受溫度、濕度、磁場強度等外部因素影響較大。因此，保存數字檔案信息的載體對物理環境的要求比傳統檔案保存環境更加苛刻，應滿足恒溫、恒濕、避免腐蝕性氣體、遠離靜電及磁場干擾等條件。但不少單位缺少這樣的環境條件，只能將這些載體置于普通環境中，這就加快了其老化速度，容易出現各種故障，使存儲在其中的信息讀取不出來。

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首先應當加強針對電子檔案的專項的同步式管理，加強管理手段和相關政策制定的健全程度。在實踐的檔案和相關技術文件收集過程之中還應當加強對檔案的存儲和管理，對于一些原件，也應當進行妥善的保管，雖然電子檔案的相關技術當前發展相當先進,但是需要注意的是網絡環境并不是非常的安全，所以如果出現有電子檔案受到破壞的情況，則會帶來巨大的損失。所以，還應當加強檔案信息安全管理的同步管理控制，同步的建設相關措施，嚴格的進行項目的審核與研究，同時還應當在技術的發展過程之中增強資金的投入力度，依靠技術的支持，依靠規范化的管理和運行，這樣可以在最大程度之上降低網絡環境不安全性所帶來的不良影響，使得檔案信息安全管理和保密技術的發展真正意義上發揮出應有的效應。所以，還應當加強對檔案信息安全管理工作的分析。需要注意的是當前檔案信息安全管理是相關項目建設的重點和難點，在實踐的工作之中應當結合傳統工作的經驗，認真的進行歸納和總結，并且樹立起良好的工作意識和思想觀念，最鯰使得檔案信息安全管理的發展進入到一個嶄新的階段之中。不斷的加強對原始數據信息的積累，實現檔案信息安全管理工作的改進和相關項目的完善。對于相關技術文件，還應當進行一定程度上的修改和補充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等等，在存儲的過程之中應當嚴格的遵循方便后期修改的基本原則，而對于一些合同性的文件，則應當保證其存儲格式的科學性，保證后期查閱資料的方便與快捷，這一點是當前檔案信息安全管理的基本原則。

1.2健全檔案信息安全管理相關制度和規定

除了上述分析到的電子檔案的同步管理之外，在實踐之中還應當充分的結合現有的資源情況制定出健全并且完善的檔案信息安全管理控制制度，以保證工作的開展可以真正意義上達到有章可循的標準。需要注意的是網絡環境的完善需要實現制度和法規的健全，所以還應當建立起一個完善的信息控制系統，對其中的各個子系統以及資源等進行全面的完善，同時還應當保證相關政策和制度的制定可以充分的符合當前網絡環境的基本狀況，保證工作幵展的健全程度和制度制定的完善程度，構建出一個和諧的網絡技術環境。最后還需要注意的是針對檔案信息安全管理相關制度和政策的完善還應當加強信息技術、信息人才以及相關投資方面的建設，在當前的環境之下，網絡是一個相對開放的平臺，所以應當加強其中相關條例的制定。在實踐的工作幵展過程之中不僅應當結合當前工作的基本趨勢，提出計算機信息系統保密技術的防范措施，同時還應當對今后的管理方案和管理的政策等進行研究，旨在更好的促進實踐工作的改革。而在信息技術的安全層面之中也應當保證政策制度的制定者可以結合安全管理的現狀，制定出可行的措施方案，只有這樣才能夠真正意義上建設出安全的、和諧的、可靠的、穩定的網絡技術環境。

1.3加強檔案信息安全管理中的保密工作

加強保密工作是真正意義上促進檔案信息安全管理水準持續改進的關鍵點。在實踐的網絡工作過程之中不少檔案是可以進行瀏覽的，常見的諸如個人簡歷以及人事檔案等等，但針對公司項目檔案或保密檔案等應當充分的結合我國保密法之中的相關規定，進行有效的加密，因此應對檔案進行分門別類，進行專項的技術管理，同時還應當設置工作的標準化方案，以保證檔案信息安全管理的基本的保密性。此外針對檔案的保密程度也應當進行嚴格的而劃分，一些較為貴重的檔案資料應當避免進入到網絡之內，最后，結合檔案信息安全管理的保密程度不同，還可以釆取不同的安全標準化協議，以達到最佳的控制和管理的效果。

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近年來隨著計算機網絡技術的發展，我國的檔案管理模式基本上分為兩種：實體檔案信息管理和電子檔案信息管理。下面針對不同的檔案信息管理模式，對其現狀和存在的問題進行分析。

1.實體檔案信息管理

實體檔案信息管理是長期以來一直沿用的管理方法。實體檔案信息管理需要大量的檔案館庫做支撐，但是我國目前的檔案館庫多是20世紀80年代的建筑，特別是在經濟發展相對緩慢、生活貧困的地區，其中不少檔案館庫及設施在漫長的歲月演變中變得破敗不堪，檔案庫房的功能大大減弱，這對檔案信息的存放和保管構成了嚴重的威脅。不僅檔案館庫等建筑設施的狀況影響檔案信息的安全，在檔案信息管理中同樣存在嚴重的安全漏洞。主要表現在以下幾方面：首先，字跡不清晰。受到歷史條件的制約，以前很多紙質檔案書寫所用的材料不符合規范，形成大量的鉛筆、圓珠筆字跡，再加上時間久遠，檔案保護不當，造成檔案字跡模糊不清晰。其次，檔案信息保護環境不良。在檔案存放和保管過程中，由于存放環境的惡劣導致檔案的破壞屢見不鮮。最后，檔案的自然損壞嚴重。檔案信息的自然損壞主要是歷史原因所致，由于存放時間比較久遠，記錄檔案信息的載體經過漫長的時期發生了不同程度的損壞，導致所記錄的檔案信息隨之發生損壞。

2.電子檔案信息管理

隨著經濟發展水平的不斷提高，特別是計算機、互聯網和信息技術的出現和應用，為檔案信息管理提供了新的管理手段和方法。電子檔案信息管理不僅保證了檔案管理的高效性，還節省了檔案信息管理的經濟成本。但是由于受到技術發展水平的限制，電子檔案信息管理受到網絡黑客的攻擊和威脅，電子檔案信息管理工作同樣面臨嚴峻的安全問題，主要存在以下兩方面問題。

(1)檔案信息在查詢利用過程中面臨安全威脅

由于目前經濟發展水平的限制，電子檔案信息管理并沒有形成統一的機制。因此導致電子檔案信息系統平臺不一致，在管理上無法達到統一規范，造成電子檔案信息管理網絡環境不穩定，極易遭受網絡攻擊。目前并沒有專門為電子檔案信息管理建立的安全可靠的局域網，也沒有針對檔案信息安全管理的完善的法律法規，這種管理上的不到位致使電子檔案信息在利用的過程中受到網絡環境的影響和損害。

(2)電子檔案信息管理系統功能不夠強大

電子檔案信息是一種重要的信息資源，一個單位檔案信息的失竊可能會給一個企業帶來巨大的經濟損失，一個國家的檔案信息泄漏，嚴重的會引發國與國之間的矛盾或戰爭。盡管國家對電子檔案信息管理十分重視，并且出臺了涉及國家秘密的信息系統審批管理相關法律法規，但是由于受到各種條件的限制，不少地區的電子檔案信息管理系統功能并不能達到國家相關規定的要求，從而使檔案信息安全面臨極大風險。具體到系統的登錄權限、身份識別、數字認證、指紋識別等功能都有待進一步的完善和提高。

三、檔案信息安全管理措施探析

1.增強檔案實體管理

檔案實體管理是一種重要的管理形式，針對檔案實體管理中出現的問題，應著力發揮國家的財政支撐作用，對不符合標準的館庫及時進行修整，對庫房的防護功能定期進行檢查和確認，確保檔案信息管理硬件環境的安全。

2.營造電子檔案網絡安全環境

眾所周知，檔案信息具有嚴格的保密性，是十分重要的信息資源。這就要求我們一定要營造一個安全的電子檔案網絡環境。首先對于網絡應用的硬件和軟件系統要進行有效的保護，防止網絡黑客及病毒的襲擊是不容忽視的，要不斷研究和升級防范網絡黑客攻擊的技術，將檔案信息的安全隱患降到最低。其次還要對電子檔案的網絡系統功能進行完善和升級，對網絡系統的登入采用先進的指紋識別技術，進行嚴格的身份驗證，從而建立強大的網絡系統。

3.加強行政保護

檔案信息來源于社會生活和社會生產，為國家經濟建設和經濟活動的開展提供必要的信息支持。隨著國家經濟建設的不斷發展，檔案信息的發展與傳播步伐也越來越快，并逐漸對社會生活的各個領域產生不可估量的影響和作用。首先國家要重視并宣傳檔案信息的重要性，使人們普遍樹立檔案信息的保密意識，其次還要采取一定的行政手段，制定相關的法律法規，約束和規范檔案信息安全管理，特別要對電子檔案網絡安全管理系統制定嚴格的規范，從而在制度保障的前提下建立強大的檔案信息安全系統。

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在企業的技術創新中，企業的檔案管理不僅僅是需要調控整體的技術性設施的信息資源管理，針對檔案管理的信息資源的開發與傳播進行綜合性控制，這樣在調控資源建設中最大限度的為企業的發展提供準確、超前的資料信息，這樣在調控檔案信息的服務體系中進行管理與控制，這樣在調控中從而提升管理層面的控制，提高企業的現代化的管理水平。

企業技術創新中的檔案信息服務的發展方向

檔案信息化的建設服務是為了在特定的信息化管理中進行的檔案信息化控制的服務措施性建設，在檔案信息化服務當中，不僅需要調控企業發展的各個途徑的服務性建設，還能為企業的發展檔案管理提供系統化的信息管理，這樣提供系統化的信息服務。檔案的信息化管理不僅僅需要在調控資源建設中運用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調控信息資源建設，增強服務手段，并進而開拓服務領域，增強服務水平，提高整體的服務質量，為技術創新的服務體系創造有效地服務支撐，把握檔案管理的信息化服務方向。

1檔案信息數據庫開發服務。在企業的文獻管理檔案服務工作中，檔案的信息化調控不僅僅是擁有了服務的信息資源，還可以根據企業的整體性建設進行綜合性的調整，這樣建立有系統、完整的專題的數據庫，在信息資源建設中設立一定的平臺，為用戶提供特色的服務管理。在檔案管理中將有價值的檔案信息進行管理，這樣在檔案建設中不僅僅需要加強對信息資源的檢索控制，更重要的是企業的信息提供一個平臺，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。

2檔案信息咨詢分析與情報研究服務。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務管理模式，還需要對企業的檔案管理建設進行有效的技術性調控，這樣在基礎性情報管理中結合自身的發展情況，進行不同層次的進行研究與開發，對基礎性的調控進行項目的跟蹤研究、聘雇研究或者發展研究等，提出相應的對策，參與到企業管理隊伍里來。

3為檔案管理提供培訓服務。在檔案管理信息化建設中加強檔案的技術創新能力，作為企業整體的檔案服務部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓工作，還能利用電子定期的為企業提供一定的信息技術或者信息理論等方面的培訓工作，進而提高檔案培訓人員的素質水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進行調控，還能掌握一定的社會地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進行科學性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業自主創新和實施品牌的傳略服務。

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這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。

1.1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性

市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才世界秘書網版權所有,的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。

1.2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性

人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。

1.3利用者對人事檔案需求的多樣性

市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。

1.4人事檔案管理方式和服務方式的開放性

市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。

二、檔案管理改革新模式特點

2.1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式

市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。

這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。

2.2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理

由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。

流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。

2.3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢

即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。

今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。

企事業職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業破產、兼并出現之后，企業干部任用上出現招聘廠長、經理，企業干部自己可自由擇業，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。

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1.1定義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。

1.2內涵

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。

2、檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

3、加強檔案信息化管理的措施

《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

3.1加強基礎設施建設

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。3.2檔案信息資源建設

3.2.1檔案的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。

3.2.2加強檔案目錄數據庫建設

我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。

3.3檔案信息化人才的培養

從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。提高檔案業務人員的管理水平。

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而且軟件管理系統智能化、數字化水平較低，此外，由于缺乏足夠的靈活性，難以很好地適應機構調整對于檔案管理工作提出的要求，用戶查詢檔案信息的效率較低企業配置的軟件應用水平較差，實際管理過程中極易導致重要的檔案信息數據丟失。

3）管理軟件現代化程度不高

導致檔案查詢及使用軟件過程中出現難以查詢，或查詢信息錯誤等狀況。由此可見，亟需進一步深化檔案管理信息平臺的應用，加快構建統一、標準的檔案管理信息平臺，以解決這些問題。

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1.2.1電子文件對于信息具有不可識別的特點。電子文件在對檔案進行記錄時，一般記錄的形式以符號代替，人們不能用肉眼直接進行識別，需要用技術進行解碼和分析，可是傳統紙質文件中的信息是直接用文字和圖片進行記錄，可供人們直接進行閱讀。

1.2.2信息具有動態的特點。電子文件和傳統的紙質檔案中有著相同的物理特性，但是形式上存在一定的差異，即閱讀和記錄的形式不同，儲存信息的方式也有所不同，在信息媒體記錄下的電子文件和紙質文件存在一定差異，它是根據邏輯的形式建立起來的，用鍵盤進行存儲、修改和記錄的操作，按照不同需要完成不同的表述，形成信息化的檔案管理模式。

1.2.3信息具有可控性和容易丟失的特點。電子文件相比紙質文件，直接運用計算機對文件檔案進行處理和修改，一是為了創新傳統的檔案管理模式，使檔案的整理和分類工作更加便捷和高效，二是由于電子文件極易發生刪減、丟失甚至損毀的狀況，所以文件的安全性和可靠性低于紙質文件。

2、信息媒體時代對傳統檔案信息管理帶來的挑戰

2.1社會環境給傳統檔案帶來的挑戰。檔案信息管理最開始是為了查閱者提供檔案資料，經過專門的管理人員對檔案進行管理，使寶貴的資料得以保存，傳統的管理模式將紙質檔案不被損壞作為保護重點，紙質的保存方法成為了信息化時代中的缺點，管理者除了保護資料之外，還要盡量使資料的保密性得到保證，所以很少有人能接觸到這些資料。這樣的管理模式雖然有不足，但是對于資料的保護是很有益的。隨著信息化的時代出現，使人們對信息的需求量不斷增加，為了滿足人們的需求，這就需要我們對檔案進行管理，這些檔案會幫助人們找到自己需要的信息，但是又要保證信息的秘密性，這就對檔案管理工作提出了要求，需要將信息化引入到檔案管理工作之中，利用網絡的方式進行檔案的整理和對歸檔，更好的適應時代變化。在信息化時代中更注重的是檔案的分享和傳遞，這就是信息時代的要求。傳統的檔案管理方式具有一定的隱蔽性，這和信息化社會的要求不相符，在檔案管理中將信息化加入進來，可以大大的滿足人們的需要。

2.2社會的信息化發展。人們對于信息化的應用越來越廣泛，在各個領域都有所涉及，信息化的應用使我們的生產和生活更加便利和快捷，信息化的普及也逐漸應用到社會的服務領域，社會服務促進檔案管理模式不斷進行創新，服務信息化可以使用戶從被動的地位上升到主動的位置，建立信息化的服務之后，可以直接要求服務部門提供相應的服務，傳統的管理模式使用戶處于被動的位置，將信息化和檔案管理相結合之后，就可以使用戶在網上直接獲得自己想要的信息。由于社會的信息化發展，使人們的要求變得越來越高，傳統的檔案管理模式并不會滿足人們對于資料的需求，并且傳統的管理方式使服務的質量受到影響，為檔案管理帶來了巨大的挑戰。

2.3信息化管理檔案方式的出現。隨著社會信息化的不斷發展，使電子檔案應運而生。從信息化的服務層面來看，電子化管理模式對檔案管理的創新起到了基礎性作用，為檔案管理從傳統模式轉入信息化模式起到了推動作用。電子檔案的管理模式產生的影響：第一，將傳統模式轉化為媒體服務，將電子檔案中單一的方式轉化為媒體，第二是傳統的定期模式轉為隨時模式，建立了檔案之后，客戶可以不定時的在電子檔案中進行查找資料，第三，可以將專業的服務和休閑服務結合在一起，不管是方案的對象還是查找者所要查找的目的都是不一樣的。

3、進行電子檔案管理的建議和意見

3.1使思維方式得到轉化和更新。電子檔案是檔案管理中的重要組成部分，但是很多人卻將這種方法只是作為檔案管理的輔助措施，這樣會在不久之后，使檔案管理面臨危機，電子檔案的重要性需要一個漫長的時間來進行建立，并且需要轉變傳統的管理模式，在紙質檔案管理的基礎之上，和信息技術相結合建立電子檔案管理模式，這樣才可以時檔案管理更加規范化。

3.2檔案管理應依賴科學技術解決檔案中存在的問題。很多事例證明：計算機的安全問題無法得到基本上的解決，最為有效的辦法是從系統編輯和工作人員的管理中進行解決，使檔案管理在技術上得到保障，實施的方法有：一是對電子檔案進行物理方面的保護。第一，注意防磁，因為電子檔案的空間中存在著很多磁場，應使錄磁介質和磁鐵表面保持一定的距離。第二，使環境的溫度得到控制，最為適宜的溫度是18攝氏度，而適合的濕度是百分之四十，第三是防止機械受到損傷。二是建立一套有效的防災措施。最為有效的措施是建立檔案的備份機制，備份機制可以滿足多方面的要求。進行備份之后就可以避免物理故障的發生，將軟件技術和人工的方式相結合，有效的解決因操作產生的問題，使電子檔案形成多層防護模式。三是可以加強保密措施來保障檔案的安全性。四是增加密碼的保密性管理。密碼是信息技術中保密的常用方法，這一方式尤為重要。

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數據備份。按照制度要求做好日常備份按照要求向牧場報送數據備份。硬件維護。每臺硬件設備必須指定專人使用和維護。每天上班，首先檢查服務器及不間斷電源（UPS）是否運行正常。檢查網絡設備是否運行正常，檢查電線、開關、插座是否有漏電現象。認真打掃機房衛生，重點清除服務器、UPS、客戶機、網絡設備機體表面與周邊灰塵。檢查客戶機能否正常啟動。保持機房內衛生，重點注意防塵。每天下班后，在確保信息系統正常運行的前提下，應關閉與系統無關的電子設備。操作系統維護。每天檢查服務器、客戶機操作系統是否運行正常。安裝統一的正版殺毒軟件，并按照要求定時對殺毒軟件進行升級，確保系統無病毒。因工作需要而使用外來存儲器時，必須在指定的機器上進行查毒、殺毒或格式化處理，確認無毒后方可使用。軟件維護。每天檢查牛場管理軟件是否運行正常，發現問題及時處置，并做好記錄，及時上報牧場信息中心。每次升級，由牧場信息中心統一下發升級包進行升級，禁止私自升級。升級前須做好數據備份，升級后及時填寫備份記錄和升級記錄。客戶機按照使用人崗位和權限安裝應用軟件，禁止安裝游戲軟件。

3檔案數據的管理

原始單據。指定專人負責原始單據分類、存檔，檢查確認每張原始單據已經過相關部門負責人簽字確認。對原始單據進行編號、分類、排序、歸檔。每月10日前完成對上月原始單據的裝訂、編號、排序、存放。信息中心必須加強原始檔案的保管工作，任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞原始單據。數據管理。指定專人負責數據輸出。按照牧場、牧場規定和要求，及時統計、報送各項數據。未經牧場場長同意，禁止向無關單位或個人報送數據。指導、協助各生產技術部門完成牛只信息的查詢、輸出。外單位調閱數據檔案，必須經場長批準，并要求在信息主管處作備案記錄。電子備份的數據檔案，不得帶出公司。信息中心必須加強數據檔案的保管工作，任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、備份光盤。

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（二）多媒體技術與檔案信息化建設的關系

當前，檔案建設面臨著巨大的機遇和挑戰。隨著經濟建設的腳步不斷加快，檔案種類和類型的增加，傳統的檔案管理技術方法以及傳播形式與途徑已經呈現落后的狀態，不能滿足社會發展需要。而多媒體技術擁有信息儲存量大、形象直觀以及傳播渠道廣等優點，可以為檔案信息化的建設帶來很大的便利，為檔案信息化的管理與建設提供先進的技術和科學的手段，發揮檔案信息的最大價值，對于提高檔案信息化管理的水平和質量有著推波助瀾的作用。

二、多媒體技術在檔案信息化管理中的難題

（一）檔案信息傳輸中的知識產權

實現檔案信息數字化，以及網絡資源的共享是檔案建設的最終目的。然而，網絡傳輸這種新的信息傳播技術雖然打破了傳統的信息傳輸格局，超越了時間和空間的限制。同時，也為數字化產品帶來了侵權的風險。檔案是知識產權的表現形式之一，是受到版權保護的。社會的發展讓人們逐漸開始重視知識產權，所以檔案信息化管理工作務必要注重對著作權的保護。在實際工作中，確定館藏檔案的著作權和所有權人，作品在網絡上進行傳播之前必須取得著作人的授權，否則未經著作權所有人同意任意使用檔案便屬于侵權行為。

（二）檔案規范化管理的原則

只有制定和實施檔案管理的工作規范和標準才能切實的提高檔案管理工作的質量與效率，也是實現檔案信息數字化目的的現實需要。實現檔案信息數字化，必須堅持管理規范化的原則，按照相關的標準對檔案進行保管、傳送、使用等工作。加強人員的素質建設，實現部門、崗位與個人之間的權責關系明確，避免出現檔案保管不完整、不規范及其價值被浪費的情況。

（三）檔案信息安全保障體系的建立

安全保障體系對于檔案信息化的建設有著關鍵作用。目前，我國的檔案信息安全保障體系不完善，相關的法律規范以及制度不健全。在管理工作中出現缺乏有效的安全技術，健全的管理體制等，給檔案信息化建設帶來不便。而隨著設備和技術軟件的發展，從事黑客等網絡不法事業的相關組織技術也在進步，檔案的安全受到極大威脅。檔案信息化管理的概念是動態的，不能以絕對的目光來看待檔案的安全性，應該時刻保持警醒，不斷的升級網絡技術、完善管理體制、更新管理辦法以及提高管理人員的素質，以確保信息數據的安全、保證檔案信息化建設穩定的前行。

三、多媒體技術在檔案信息化建設中的應用

（一）建立檔案信息庫

以現有館藏為基礎，通過計算機網絡技術建立數字化的檔案信息庫，對信息和數據進行存儲和管理。在建立檔案信息庫之前，必須要做好相關準備：構建一個檔案管理的多媒體平臺。建設子系統、數據存儲子系統以及數字化處理和數字化信息輸出子系統，完善檔案信息數字化管理系統。使檔案的加工、傳輸和利用等流程成為一個完整的體系，不再獨立分散；對于媒體之間工作時間進行控制，需要同步的媒體工作進行同步控制。系統應該滿足操作界面的生成、數據庫的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同應用系統和軟件的運行，提供安全的運行環境。還需要對數字化信息系統中的數據進行分類，不同的檔案需要采取不同的處理方式、不一樣的管理措施，避免一體化帶來的資源浪費，提高數據庫存儲和處理信息數據的工作效率，滿足不同用戶的不同要求。

（二）信息系統的檢索程序編制

檔案信息數字化的首要要求就是目錄信息的數字化，檔案目錄數據庫能夠實現檔案資源在數據庫中的條理性，是整個數據庫建設的基本。首先，要建設一個目錄信息的倉庫，完善相關的目錄數據、專題目錄數據以及各類資料文獻的目錄數據的輸入、媒體制作和檢索體系，實現準確快速的查找信息數據。其次，建立檔案的著錄標引和機讀目錄系統。其中檔案的著錄標引檢索自動化是檔案自動化管理的核心，對于檔案信息資源的要求很高。要實現檔案的著錄標引檢索自動化，首先要輸入大量的數據，以檔案著錄表現出相關信息數據的主旨和參考價值，注明檔案的出處與來源，保管現狀等。同時對檔案的特性做出分類、選擇和登入，為管理人員帶來工作便利的同時使用戶的查找也更加輕松。建立機讀目錄可以實現用戶在計算機上的檢索。將著錄的條目信息按照規范標準錄入到系統數據庫當中，以特定的模型為連線將它們組織串聯起來，形成一個個的集合，為檔案目錄的數據管理提供相關技術基礎。

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信息時代的到來，衍生出了以電子文件為載體的檔案，直接沖擊了傳統的紙質檔案管理模式，對檔案管理工作人員的專業素質提出了更高的要求。因此，檔案管理人員需要具備信息化的管理能力，能夠熟練的運用計算機對相關電子文件進行存儲、歸檔、保管等信息化檔案管理操作，實現紙質檔案和電子檔案的同步管理。這無疑需要檔案管理工作人員需要掌握基本的計算機操作能力，兼具其他學科的相關內容，在檔案信息化建設中貢獻自己的一份力量。此外，檔案管理人員還需要具備學無止境的精神，有良好的學習態度，積極參加多元化形式的學習，將實際的工作與所學的知識緊密結合在一起，養成工作學習化的良好習慣，不斷提高自身的專業素養和專業技能，拓寬自己的知識面和視野，注重綜合型人才的培養，提高自身的綜合實力和綜合素養，進一步促進我國檔案管理事業的發展。