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3 、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4 、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5 、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

二、歸檔制度

1 、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2 、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。

4 、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5 、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6 、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

7 、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。

8 、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。

三、檔案保管制度

1 、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2 、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3 、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4 、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5 、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6 、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7 、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8 、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9 、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10 、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

四、檔案借閱制度

1 、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2 、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

3 、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4 、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。

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轉換國有企業經營機制、建立現代企業制度是企業為適應社會主義市場經濟體制需要而采取的重大舉措。建立現代企業檔案管理制度是企業改革的一項配套措施，是企業檔案工作保持健康發展的必然階段。因為企業制度的創新與現代企業檔案管理制度的建立是雙方需求和互相補充的。

1.企業改革需要檔案管理制度的創新。在企業改革過程中，無論是轉變經營機制，還是建立現代企業制度，檔案為企業調整組織和產業結構，對外經濟合作、清產核資，進入市場成為具有獨立法人權力競爭者提供重要的信息和依據。

2.社會主義市場經濟體制的建立，也對檔案工作提出更新更高的要求，為檔案事業進一步發展創造了機遇。經濟體制的改革，使我國從傳統的計劃經濟過渡到有計劃的商品經濟，繼而進入市場經濟。由于企業是市場的主體，企業改革是經濟體制改革的中心環節，轉換經營機制是企業改革的重點，這便預示著企業檔案工作在管理體制和工作機制等方面也必將進行一場深刻的變革。

3.現代企業制度的建立對檔案工作也提出了新的要求。如果企業檔案工作還停留在目前管理狀態，將很難有大的發展。因此，作為企業科技信息管理的組成部分，檔案部門要積極探索檔案工作發展的新思路，著手進行改革，實現檔案管理制度的創新。

二、現代企業檔案管理制度的特征

何為現代企業檔案管理制度，目前還沒有明確的表述，這里試對其基本特征做些描述。

1.經營機制的轉變，將企業推向市場，為了增強市場競爭能力，企業內部的各個部門都要高速運轉，要求檔案以情報、信息的形態出現，比較強的表現在為企業現實活動服務等方面。檔案利用的周期普遍縮短，發生作用的機遇有很大提高，利用方式要求簡便，快速靈活。

2.企業經營范圍的拓寬，使得多種經濟成分并存。現代企業制度的建立，也使企業在生產經營管理中不斷采用新的管理模式和方法，新的檔案成分便與之俱生，檔案的歸檔范圍發生很大變化，需要檔案人員廣泛收集，科學管理，有效地提供利用。

3.統一指導、分級保管是現代企業檔案管理制度的根本原則。企業的商品經濟屬性和獨立的法人地位確定后，企業便擁有包括國家在內的出資者投資形成的全部法人財產權，檔案作為企業自身生產、經營活動的真實記錄，從內容上看，是企業各種實踐活動的結晶，是企業產品更新換代，擴大再生產，增強企業競爭機制不可缺少的信息財富。

4.現代企業檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實行對內以價值計算服務水平，對外走經營之路，向實現檔案信息商品化過渡。

5.現代企業檔案管理制度的基本條件是檔案部門能夠真正獨立地擁有和行使監督、指導、檢查的權利。在市場經濟體制下，檔案資料信息的屬性和流向趨于復雜，檔案的收集保管與利用的矛盾也日益突出。

綜上所述，在社會主義市場經濟體制下，現代企業制度的建立，是企業成為自主經營、自負盈虧、自我約束、自我發展的具有法人權力的經營實體。因此，與之相適應的現代企業檔案管理制度的基本特征便可以表述為：統一指導、分級管理、職能獨立、講求效益。

三、如何建立現代企業檔案管理制度

現代企業檔案管理制度是現代企業制度的內容之一，因此，建立現代企業檔案管理制度，應遵循企業生產經營以經濟效益為中心的原則，把企業自主經營、自我約束機制同企業檔案統一指導、分級管理結合起來，既做到檔案信息資源的合理布局，又實現檔案工作科學化、標準化管理。具體來說有以下幾點：

1.調整組織結構，設立宏觀指導檔案工作的職能管理部門，其任務包括：(1)負責貫徹實施國家和上級有關法律、法規、方針政策。(2)制定并完善企業檔案管理制度和相應的制約手段，對企業檔案工作進行指導、監督、檢查。(3)制定本企業檔案行業標準，并組織實施。(4)加強檔案管理現代化培訓，全方位提高檔案人員素質。(5)開展檔案科學研究，積極探索、總結、交流企業在加強管理、深化改革、促進檔案工作持續發展的新思路和新成果。(6)加強檔案宣傳出版工作。(7)加強檔案科研項目的立項、研究、申報、評比、獎勵、推廣體系。

2.調整檔案館（室）布局結構，實行分級保管。檔案的布局結構是關系到檔案信息資源能否合理配置和最大限度開發利用的重要因素。所以，調整布局結構事關重大，“牽一發而動全身”，是建立現代企業檔案管理制度的難點，必須解放思想，打破傳統觀念的束縛，正確理解和分析“集中統一管理全部檔案”的含義，樹立檔案直接為企業生產經營服務的觀念，為檔案能夠充分發揮作用創造條件。企業檔案實行分級保管的范圍應該以獨立法人實體單位為界限。

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第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。

中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。

第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：

（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制訂本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；

（三）指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

（四）監督、指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。

第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。

第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。

第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。

第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。

第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。

第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。

第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。

第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》做好檔案的處置工作。

國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。

第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。

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二、 現代企業檔案管理的四大原則

（一）真實性原則

企業檔案管理的作用之一就是為企業的發展提供可參考信息，在當下激烈的商業競爭下，一個企業能否做出正確合適的決策取決于現代企業檔案管理能否為企業提供正確無誤的真實信息。因此，確保信息的真實性是現代企業檔案管理的原則之一，在企業進行檔案管理的過程中，務必要將信息進行過濾篩選，核實其來源的可靠性與真實性。

（二）系統性原則

要保證檔案管理工作的高效性，現代企業檔案管理就必須保證其組織架構完整且完善，這也就是系統化原則的體現。這種系統化原則能夠使得現代企業檔案管理工作更加高效、清晰和規范提高企業查找、讀取和保存信息的效率，從而提高企業運作效率。

（三）全面性原則

在市場經濟的全新格局之下，現代企業所需要處理和管理的信息范圍極為廣闊，當下互聯網技術日益發達，互聯網逐漸接入到商業社會之中，這讓企業的貿易范圍也實現了前所未有的擴張，在這種大環境下，企業面臨著信息范圍廣泛、信息成分復雜的嚴峻挑戰，這使得企業檔案管理不再僅僅局限于過去單純的檔案收集和整理，其要對各種各樣的信息進行全方位的收集和管理。

（四）有效性原則

現代企業的檔案管理中一定要遵循信息有效性原則，這種有效性通常被分為兩種，信息的時間有效性和價值有效性。互聯網時代下，信息通常都具有極高的時效性，許多信息都是通過互聯網進行實時，因此對于現代企業檔案管理而言，在信息采集和信息管理上務必保證時間有效性，這樣才能高效進行貿易。第二個則是價值有效性，在互聯網時代的海量信息下，存在大量的無效信息需要在檔案管理工作中進行有效的排除。

三、 現代企業檔案管理工作中存在的問題

（一）現代企業對于企業檔案管理工作的重視程度不高

由于企業檔案管理工作并不能夠為企業直接生成經濟效益，許多現代企業對于企業檔案管理的重視程度并不高，認為在企業管理中，這項工作的存在必要性不大。這種問題的產生歸根結底是企業對于現代企業檔案管理的認識不夠清晰和深刻，不明確這項工作的職責所在及其重要性。

（二）企業檔案管理的工作理念和工作方式落后于時代

許多企業在檔案管理工作上缺乏與時俱進的工作理念和工作方式，當下，我國已經步入互聯網時代，過去傳統的企業檔案管理制度早已落伍，不再適用于當下復雜且海量的信息處理及采集，并且多數檔案管理人員身兼數職，并不能夠全身心地投入到檔案管理工作中，隨著人事調動，其所管理的檔案也將發生變動。除此之外，許多企業在當下社會仍舊采用落后的紙質檔案管理，這種檔案管理對于如今的海量信息而言效率極低，對企業檔案管理造成極大的不便。由于當下許多企業對企業檔案管理工作的不重視，導致企業檔案管理工作缺乏一定的安全保障。

四、 現代企業檔案管理工作的相應對策

（一）加強企業對于檔案管理工作的重視程度

企業需更加重視現代企業檔案管理制度，完善整個檔案管理系統，建立有效的工作機構，加強企業內部對于該項工作的認知和學習，明確其職能和重要性，是企業內部從上到下充分意識到企業檔案管理對于企業發展的重大意義，通過這樣的手段促使企業完善企業檔案管理的制度，提高企業檔案管理的工作效率。

（二）加強對于相關人員的專業訓練

企業需要加強對于檔案管理人員的專業訓練，定期舉行檔案管理相關的基礎知識培訓以提升相關工作人員的專業素養，使其明確自身職責所在，掌握現代企業檔案管理的知識和技能，相關人員務必專職專崗，保證其工作效率。對于企業的老職工，因主要以企業檔案管理的技術轉化為主，例如：對他們進行相關的計算機培訓，使其掌握現代所需的計算機檔案管理技能。而對于新入職的管理人員，則首先需要對他們進行最基礎的企業檔案管理知識的培訓，使其明確其中的專業性理論知識，可以采用一幫一的模式，讓具有工作經驗的老職員帶新職員，形成互幫互助的模式和學習風氣，全方面提升企業檔案管理人員的專業素養。

（三）采用現代化信息化的辦公技術，提升工作理念

隨著時代的不斷發展，企業檔案管理的工作理念和工作方式也需要與時俱進，過去對于企業檔案管理單一的認識已經落伍，檔案管理部門需要具備與時代同步的工作理念，采用先進的信息化辦公方法，將容易腐朽丟失且浪費資源和空間的紙質檔案管理轉化為高效便捷的計算機檔案管理，加強對檔案管理人員的計算機培訓，運用科學的手段工作，提高檔案管理的效率。

（四）加強企業檔案管理的安全性

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企業檔案資料是長期在生產經營、科技活動、黨政工作等活動中，不斷積累的原始記錄，也是企業的寶貴財富，應該通過科學檔案管理制度和檔案工作者的辛勤勞動認真保管好。因此，健立有效的檔案制度，防止由于人為因素等多方面的原因，致使企業檔案管理制度在某些方面失去了應有的效力，造成了檔案工作滑坡，甚至出現不應有的損失，是促進檔案事業穩定健康發展的需要，也是企業檔案部門面對的現實問題。

一、企業檔案管理制度建設存在的問題與原因

首先，檔案管理制度難以奏效的直接原因是企業領導與檔案部門工作人員思想認識不到位。雖然檔案部門對加強制度建設，保障檔案工作順利開展有了一定程度的認識，但還沒有真正從思想深處得以轉變，并貫徹到每一個崗位、每一個工作環節中去。在領導方面在管理中自律意識較差，往往把規章制度只作為制約其下級而非對自身的制約。有時只看到眼前的短期利益，未把檔案工作作為加強單位基礎管理工作的一件大事長期落實下去。在檔案人員方面，缺乏工作的積極性和責任感，加之制度制定時不夠完善，執行難以配套、銜接，導致制度不能較好執行或執行困難。從檔案部門出現的問題和發生的事件看，絕大多數并非偶然，與制度中的漏洞不無關系。同時檔案管理監督作用疲軟也是造成管理制度執行難的一個重要原因，即使是發現問題，由于怕曝光，怕影響單位榮譽，怕影響關系，最終是不了了之。其次，企業單位內部管理機制不健全、不合理是檔案制度難以實施的內在因素，導致文件材料收集歸檔不及時。有的單位雖然建立了檔案管理制度，但由于與檔案工作相配套的制度沒有建立，致使檔案工作的各項制度難以落到實處，直接影響檔案工作的質量和效益。有的單位檔案管理制度自成體系，但是在企業各部門中不能執行，形成只有檔案部門執行檔案制度的局面，直接影響制度效力的發揮。還有的監督考核體系不健全。相當數量的基層部門沒有監督考核制度，一些單位雖已納入經濟責任制，但由于所占比例太小，有的與個人利益不掛鉤，使檔案管理制度形同虛設。第三，企業有章不循，違章操作，管理不嚴，是當前檔案管理制度難以奏效的主要因素。各級檔案部門已制定了不少管理制度，但往往把檔案管理機制簡單理解為多少項業務管理制度的相加和匯總，并沒有真正認識到管理制度是一種機制，因此出現了制度制定是一回事，執行監督檢查和考核又是另一回事的現象。如檔案鑒定不及時現象就普遍存在，但對不及時進行鑒定造成檔案保管費用的增加怎樣處理就無具體限定，致使責、權、利脫節，使檔案管理的最終目標無法得到較好實現。同時檔案管理制度雖多，但未體現內部管理上相互制約的原則，總認為違反了制度沒有造成惡劣后果，更沒有構成犯罪，沒有必要嚴厲懲戒，甚至片面地認為對違反管理制作的人和事進行懲戒，打擊了工作積極性，面子上過不去，只要下不為例就行，或者給一點經濟處罰了事。這種行為的結果只能使潛在的隱患越來越大。

二、加強企業檔案管理制度建設的思考和建議

一是進一步建立健全規章制度。企業要根據國家檔案局下發的有關規范、條例，必須制定一個周密可行的制度，對企業單位檔案的目標和原則、管理制度的主要內容作出了比較全面的規定，同時對企業單位建立健全檔案管理制度提出基本要求。《企業檔案管理規定》指出，企業檔案部門是具有雙重職能的機構，也是對企業檔案工作進行指導、監督和檢查的機構，企業檔案部門要按照這一原則和要求，督促企業單位全面落實。另一方面，全面評價企業單位檔案管理的總體有效性，對企業檔案管理、制度完善和落實環節上存在的（下轉第65頁）（上接第62頁）問題和漏洞，有針對性地提出解決辦法和措施，要進一步加強對單位檔案部門監督指導工作。二是改變重制度建設、輕落實執行的狀況。從檔案管理制度與單位各項制度相互銜接方面再度進行體系重構，對檔案各項規章制度進行全面清理補充，保證檔案制度之間、檔案管理與單位制度之間的有機連接。在落實檔案管理制度的同時，加強檔案監督體系，強化監督執行力度，真正發揮監督管理的作用。加強自身建設，搞好職工的思想教育，增強執行管理制度的自覺性。對企業單位全體職工進行檔案工作重要性教育，增強檔案意識。在加強教育的同時，檔案人員要與有關人員多交流，掌握工作動態，使之牢固樹立“重檔建檔”意識，自覺糾正工作中的偏差，克服有法不依、有章不循的不良陋習。另外，要努力提高檔案干部隊伍的素質。把好用人關，把德才兼備的人放到檔案崗位上，保持檔案人員的穩定；加強新業務、新規范、新技能的學習，促進業務知識、業務修養、業務技能的提高，確保業務操作的順利進行；提高檔案工作人員的責任心，牢固樹立正確的人生觀和世界觀，充分發揮人的主觀能動性，為基層檔案管理制度的貫徹和工作的順利開展奠定基礎。

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首先我們先來了解一下企業檔案管理是什么涵義？包含哪些方面？企業的檔案管理內容主要是由兩部分組成，一部分是企業檔案的行政管理工作內容，另一部分便是企業檔案業務監視工作內容。前者一般是指對于企業的檔案工作實施統籌的規劃，統一制度，監督，指導，組織協調等。后者一般是指對于企業文件材料的形成，積累，整理和歸檔的管理，監督，和指導，以及企業檔案的收集，整理，保管，統計和鑒定以及對于企業檔案信息資源的開發利用等。其實用最簡潔的話概括，企業文檔管理主要包括以下幾個方面：收集歸檔，借閱，獲取資源，修改銷毀四個方面。

1.檔案收集歸檔

企業的檔案從材質上主要分為兩類紙質文檔以及聲像文檔。對于不同材質的檔案進行收集歸檔的時候需要注意的事項是有所不同的，應當區別對待。但是在很大的方面是具有共同性的。

比如各類文檔在收集歸檔的時候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必須立即追查歸檔；另外如果文件如已抽查應有主管部門的管理人員的簽字作為認證，文件的處理手續必須是完備的，如果發生了遺漏現象應當立即退回主管部門補齊；與本檔案無關的文件或者不應該隨這次的檔案而歸檔的文件，應當立即退回主管部門；貴重的物品應當退回經辦部門，在經過指定保管部門的簽收后，才能將文件歸檔處理；還要建立，健全立卷歸檔的制度，要確定檔案建立的范圍，時間和保管的期限；對于一些殘缺不齊的檔案，應當積極采取措施，將檔案收集齊全。

除了完整性之外，檔案歸檔的時候另一個非常重要的問題便是有序性。只有當所有的文檔以一定的規則進行分門別類的才能夠方便以后進行查閱。這種規則可以按照公司的規定或者管理者自身的習慣來進行。在各個不同的類別之下再根據員工，時間，重要性等不同的小類來進行分別存放。這樣查閱起來就顯得很方便。

最后，檔案的清潔和維護也是一項很重要的內容。管理檔案的人員應當隨時擦拭檔案架以防止蟲蛀腐蝕，對于紙質文檔來說要主要保持檔案室的干燥，而對于那些聲像檔案就要保證底片，膠片庫的溫度和濕度要保持在適宜的水平以防止這些材料的清晰度下降，同時磁帶庫要注意避開較大的磁場而且盡量注意不要用鐵皮柜，此外對于一些年代較久的底片膠片等在取用的時候要盡量保持手部的清潔。

2.檔案的借閱

公司的檔案為了方便公司員工查閱資料，是企業的公共資源，因此大家在借閱的時候都應該注意愛護檔案，要確保檔案的完整性，不能夠私自涂改，勾畫，剪去，拆散或者損毀。同時為了防止檔案的丟失等問題的出現，各部門的經辦人因業務的需求要調用檔案的時候，應當填寫“調卷單”，經過該部門的部門經理同意之后向檔案的管理人員借閱，同時在檔案歸還的時候，管理人員核查無誤之后進行歸檔“調卷單”由管理人員留存。這樣如果將來檔案出現了什么問題也有據可查。同時為了避免責任不清的問題，借閱者不能夠將檔案相互之間私自收受。

另外由于企業的檔案會涉及到商業秘密，因此對于外單位的借閱，應該持有單位的介紹信，經過總經理的批準之后才能借閱，而且不能夠離開檔案室，在經過總經理的批準之后才能夠將所抄摘的內容帶出。但是當政府的有關部門依法執行公務需要查閱公司的檔案的時候，公司就要給予配合和協助，這是作為公民的基本義務。

在企業的檔案管理當中，如何從儲存的檔案當中獲取有效地資源是公司要解決的一個重要的問題。如果只是簡單的存放，那么便失去了檔案管理的根本意義，獲取信息需要的是專業的團隊，能夠從歷年公司的存下來的數據當中進行分析，挖掘出我們需要的曲線圖，更要有總結判斷能力，能夠對已經發生的事情的原因，影響因素進行分析，從而指導以后的工作。

然而時代在進步，隨著微電子技術，計算機技術，通信技術等現代化的信息技術手段在企業檔案管理中的逐步深入應用，使得傳統的企業檔案管理的很多理念都受到了沖擊，迫切需要探索更加科學更加先進的檔案管理辦法。利用掃描儀等電子儀器將紙質檔案徹底的數據化，建立相關的數據庫方便查找，已經不是一件新鮮的事情了。而“辦公自動化”和“辦公無紙化”概念的提出，更是將檔案管理信息化變成了家喻戶曉的事情。

3.信息化檔案管理

企業檔案信息化就是是指企業依據法律，依靠科學的思想和管理組織方法，借助網絡技術、信息技術等高科技技術，對企業的檔案進行信息化處理使得信息的收集，處理。整合，資源發掘，傳輸和應用數字化，網絡化，從而實現了企業內部的資源共享，這樣便提高了企業檔案資源的利用率，為企業和社會提供檔案信息服務。

數據共享是企業檔案信息化管理的一個重要的特點也是最大的優點。傳統的檔案管理并不能做到這一點，而實現了數據的共享便使得企業的各部門的配合的效率大大提高。除此之外文檔一體化的管理是企業檔案信息化管理的一個發展方向。如何使得生產活動，文書處理和檔案的管理工作有效的銜接在一起，提高企業的信息處理能力，實現檔案信息的無縫交接使我們在進行企業檔案信息化的過程當中必須要時刻注意的問題。只有把信息化管理檔案和企業的其他組織活動聯系在一起才能真正的發揮信息化檔案的魅力。

4.總結

檔案管理工作一方面可以讓企業的高層管理人員及時的了解企業的整體情況，可以為企業的決策提供有說服力的一句；另外還有利于社會上的人對于企業經營的成果的認同，為企業與其他有關方面進行進一步的合作提供讓人信服的證據。在我們國家經濟快速發展的歷史背景之下，做好檔案管理工作，不斷地探索和嘗試新的檔案管理手段，創新性的更新檔案的管理觀念，同時全面而又真實的反應企業的發展狀況和經營成果，對于實現企業經營戰略，不斷地提高企業管理效率具有非常深遠的影響。因此做好檔案管理工作能夠促進經濟社會的全面發展，不斷地提高企業的市場經濟力。

參考文獻：

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1 “超前管理”理論

“超前管理”理論是一種前端控制手段，是以文件生命周期理論為基礎，將以往檔案管理的起點，進行前移，針對文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔等各個活動，而實行全過程的管理與監督控制。它把文件從形成、收集、積累、鑒定、歸檔，一直到保存或銷毀的各個不同的階段，均看作是一個完整的過程。而在這一過程中，文件的形成應為前端，積累、鑒定、歸檔、整理和編目等具體管理活動則為中端，永久保存或銷毀是后端。而將過去分環節的階段性管理，調整成為協同管理，從而確保了歸檔科技文件的真實可靠、完整安全。

“超前管理”的含義即前端控制，是指將檔案管理的重點前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活動、文件的生成背景及其機構的職能。簡而言之，就是對整個管理過程中的目標、要求和規則，進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現的，或部分實現的管理功能，均盡量在這一階段實現。

“超前管理”不僅是檔案管理工作的源頭，更是對可能成為檔案的文件的質量控制。是旨在提高管理效率的一種科學理念，其實質就是對檔案的質量控制。目的即要使檔案在剛形成時，就處于受控狀態，并及時糾偏、糾錯，使檔案在形成、收集、整理、歸檔等環節中，實現對檔案形成內容和質量的全過程控制。它已被越來越多地應用到檔案管理理論中去。

2 企業科技檔案超前管理制度

（1）企業科技檔案超前管理制度含義：指從制度控制的角度，實行全程標準化、規范化管理，通過明確科技文件資料在形成、積累、整理、歸檔全過程中的各項要求，從而實現企業科技文件資料的規范管理、有序控制。

（2）建設企業科技檔案超前管理制度的意義：它是構建企業科技檔案工作制度體系的重要一環，也是整個企業科技檔案制度體系的開端。它是一種確保提高企業科技檔案質量的利用效益，實現企業科技檔案全過程管理的有效手段。不僅有利于優化檔案管理流程，而且還有助于提升管理水平與服務質量，以及和工作效率，促進企業開發利用科技檔案信息資源。

（3）其建立的核心基礎：企業科技檔案超前管理制度得以建立的核心基礎，應是制定出統一、規范、有效的科技文件管理制度。科技文件是科技檔案的來源。科技文件的形成、積累、鑒定、整理、歸檔等幾項的工作，緊密相連，共同組成科技文件工作。科技文件是科技檔案的前身，科技檔案是科技文件的轉化形式，二者之間既有聯系又有區別。兩者之間的差異，致使科技檔案超前管理的各個方面（如內容、人員、制度）必然不同于通常意義上的科技檔案管理。因此，企業科技檔案部門要熟知科技檔案的前身形態--科技文件的形成過程和運動規律，在明確科技文件工作管理職責的基礎上，適當地將科技檔案工作向前延伸，做好對科技文件形成與積累工作的指導、監督和檢查，實施超前管理。科技文件的運轉程序并非積累過后就終止了，具有保存價值的科技文件，必須按照科技檔案工作的要求，經過整理與歸檔，最終歸屬于科技檔案部門，它并非簡單的物理移位的轉移。此兩項“檔案化”程序工作，雖是以科技部門和人員為主體而承擔的業務，但企業科技檔案部門也需實施超前管理，承擔協助和指導的職責。科技文件的最后一個環節是歸檔。歸檔的結束，使得科技文件完成了向科技檔案的轉化。科技檔案部門至此即完成了以檢查、監督、協助、指導為主要內容的科技檔案超前管理，而后便開始科技檔案諸項的管理。對于一些能從源頭上進行控制的工作環節，如科技文件的收集、鑒定工作，可以在科技文件管理階段得以實現。此外，歸檔范圍、保管期限表等要素的確定，也應提前到科技文件管理階段。

（4）企業科技檔案超前管理制度具體內容：主要應涉及三方面：文件流轉過程中可能涉及的部門（機構）、相關人員，以及企業科技文件自身流程及相關的制度（即文件形成、積累、鑒定、整理、歸檔的運動

律）（如表1）。

（5）它與企業科技檔案管理制度的銜接問題：企業科技檔案超前管理是企業科技檔案管理工作的源頭，是與企業職能活動同步進行的。就是把科技文件工作與科技檔案工作協調起來，對企業各項活動過程中，所產生的大量科技文件資料進行有效管理，是對可能成為檔案的文件的質量控制，并形成質量閉環。簡而言之：即強調從文件形成伊始，直至其最終成為檔案的全過程管理控制，這兩個制度內容的相互呼應是制度銜接的關鍵問題，制度在內容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實施的效果。因此，在其制定和執行過程中，不僅要考慮自身的情況，還必須考慮其與企業科技檔案管理制度的有效銜接問題，使之成為一個協調的制度體系。文件歸檔制度與檔案管理制度中的收集環節是連接兩個階段工作的接口，處理好這一環節的交接工作，是文件從各部門移交至檔案部門的關鍵一環。此外，超前收集與超前利用，在理論上，它們符合檔案管理和文件收集“全程跟蹤”的思想，在實踐中，把“收集”、“利用”作為服務，其中心內涵均在于“超前”，而完美地結合起來。

（6）實施企業科技檔案超前管理制度，應從以下方面入手：（a）提高相關人員的整體業務素質：企業各部門相關人員（即參與文件形成、管理的部門和檔案管理部門）是實現制度有效對接的主體。其包括：一是有關的科技、生產人員，二是有關的科技管理人員。他們是科技文件和檔案形成和產生，最具有影響力的決定性因素。在很大程度上，均決定著制度能否正常地實施。應加大繼續教育力度，采取脫產、業余等多種形式培訓，有計劃、多層次地安排與之相關的業務，以及科技文件管理等具體科目，提高他們的業務，以及管理科技文件的整體水平。企業科技檔案人員必須在提高業務素質的同時，主動了解企業整體情況，抓住工作中的重點和難點，超前指導、及時檢查，確保科技檔案的完整、準確。（b）從組織機構和人員上落實管理：企業應依據實際情況，建立相應的科技檔案管理工作網絡，統一領導，分級管理，實現科技檔案的全面質量控制。（c）分解制度指標，納入責任制：將制度的指標層層分解，做到“三納入”。即要納入他們的職責范圍、納入科技工作計劃管理，納入科技工作程序，使科技文件的形成、積累、流通、整理、歸檔等制度化。應依據企業實際，明確他們在科技檔案全程管理中的責任與義務，還要實行量化考評，并將考評結果納入績效考核體系。（d）選擇行之有效的管理方式：要依據專業特性，因地制宜，制定出切實可行，且可操作性強的業務流程，進行合理分工，明確界定在管理的各個節點上，相關人員的業務范圍和工作職責。（e）加強標準化和規范化：要按照國家標準來制訂，才能有助于制度執行的標準化、規范化。必須遵循企業文件自身的特點、流程、規律，結合本企業實際，應明確科技文件在形成、積累、流通、整理、歸檔全過程中的各項要求，實行全程標準化、規范化管理，是確保實現超前管理制度的保障。（f）營造齊抓共管的氛圍：為充分調動積極性、主動性和創造性，應盡力營造有利于團結協作的輕松、和諧及愉悅的工作氛圍，在使崗位責任制明晰化的同時，引導相關人員自覺地形成積極配合，共同奮進的合力。（g）實現企業各部門之間的資源共享：企業應充分發揮內部各部門自身的優勢，整合并優化資源配置，促進企業實現信息化的進程。

3 企業執行檔案管理制度普遍存在的問題

（1）有章不循，有章難循：某些企業的檔案管理制度雖早已建立，卻形同虛設，無人重視，故很難發揮出自身應有的作用。（2）程序不完善，執行力欠缺：某些企業制定程序不完善，只以檔案室的名義印發，而未納入企業的整體管理系統，也未列入有關人員的崗位責任制和工作程序，導致制度不能得到保證有效地落實。（3）修訂、補充和完善未及時，導致制度滯后：應在實踐檢驗的基礎上，不斷修改、補充和完善，確保制度更合理、規范，以趨于完善。（4）缺乏檢查、監督和控制機制：應建立、健全和完善與制度相匹配的嚴格檢查、監督與考核的制度，并切實落實，以確保各項制度的有效執行。

4 結語

綜上所述，在理論研究的基礎層面上借鑒，檔案超前管理制度現已初有成果，但在企業科技檔案超前管理制度建設的具體操作實踐，以及研究方面，仍很不樂觀，存在著一定的局限性和差異性，還有待于進一步深入開展。在企業科技檔案管

理制度建設過程中，建立、健全和完善一套完整、系統，且科學實用的企業科技檔案超前管理制度，應是一項重要的系統工程，其任重而道遠，迫切地需要堅持不懈的長期努力，才能得以實現。

參考文獻：

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對于我來說是不平凡的一年，這一年我從大學畢業后非常幸運的來到了三環中化。一開始從事硫酸生產工作，面對新的工作環境、新的工作崗位，我沒有因為遇到困難和考驗而退縮，而是在陌生的領域里積極探索并迎難而上。我努力學習硫酸專業知識，在工作中我積極主動、認真負責、服從上級分配、聽從指揮，平時與同事們和睦相處，真正做到了工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。我除完成自己的工作外，還積極參加公司和硫酸廠組織的各項活動，我在“共慶祖國61華誕”演講比賽中榮獲三等獎。同時，我非常熱愛團隊工作，通過競選成為硫酸團支部宣傳委員，協助硫酸團支部書記做好團支部各項工作，為把硫酸團支部建成一個團結活潑、充滿朝氣的群體而努力。

從6月份，公司倡導創建“誠信自律”班組活動以來，我與班組人員一同認真學習公司創建“誠信自律”班組的有關內容。經過學習和內部試運行，我認真編寫了硫酸廠生產工段一班“誠信自律”班組申報材料以及班組詳盡的規章制度，通過一年來不斷的學習、改進，我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對公司局域網上刊登的文章進行深入學習，時刻了解公司工作動態，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。在廠領導的大力支持下，我堅持正確的宣傳原則，對在生產崗位中涌現出的典型事跡、安全生產、質量控制進行了宣傳報導，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風貌和工作中取得的優秀成績，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負責人，我認真排版校對，在自己負責的范圍內避免稿件的失誤，因表現突出，我在宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進個人”。

7月1日，我通過應聘進入行政部檔案管理員工作崗位，主要負責公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現給大家一個真誠、理性、執著、堅毅的我。平時我認真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎，我一直努力希望能在較短的時間內熟悉各項檔案管理的工作，在以后的工作中我會明確工作的程序、方向，在具體的工作中形成了一個清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點，發揚優點，再接再厲把工作做的更好。

總結一年的工作，盡管有了一定的進步，但在一些方面還存在著不足。比如有創造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進。在以后日子里，我將更加認真學習，努力使思想覺悟和工作效率全面進入一個新水平。

最后，誠摯的感謝部門領導和同事在工作中對我的幫助和關心，我將會在以后的工作中更加努力。發揮出自己的滿腔熱情,依靠自己的勤學苦練,在自己平凡的崗位上創造一個個不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻自己的全部智慧和力量。

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（二）現代企業制度的建立對檔案工作也提出了新的要求，如果企業檔案工作還停留在傳統管理模式下，將阻礙其發展。作為企業科技信息管理的組成部分，檔案部門要積極探索檔案工作發展的新思路，著手進行改革.實現檔案管理制度的創新。

（三）制定檔案管理制度，是為了加強檔案管理工作，提高檔案管理質量，更好地為社會、為民眾、為企事業服務，檔案管理制度的強弱直接影響到檔案管理的效率和效能。

二、結合實際，建立現代企業檔案管理制度體系

檔案管理制度的建設是科學規范開展檔案工作、加強企業信息檔案資源建設工作的首要環節。因為制度是基礎保證和根本保障，它使各項工作有章可循、有法可依。現代檔案管理制度體系的建設應包含檔案工作規章、檔案管理制度、檔案業務規范和重點檔案工作制度等方面的內容。其中檔案工作規章包括各級、各部門檔案工作人員責任及文件形成歸檔責任制度、檔案工作規定、資產與產權變動檔案處置辦法、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等方面；檔案管理制度具體又涵蓋了檔案管理辦法、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度等制度內容；檔案業務規范則又囊括了檔案整理規范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規范、檔案全宗管理辦法等內容；而重點檔案工作制度則包含了軍工電子固定資產投資項目檔案管理規范、檔案工作協作組工作規則等等。

筆者所在的中電海康集團有限公司是2014年在總部中國電子科技集團公司“加快安全電子產業發展”的號召下由中國電子科技集團公司第五十二研究所下屬全資子公司浙江海康集團組建而成的安全電子產業子集團，公司建立伊始，公司領導就十分注重制度體系建設工作。中電海康檔案管理辦公室更是積極配合公司制度建設工作，結合檔案工作的特點難點，在貫徹公司制度建設的總體部署和要求的前提下，檔案工作人員勤做功課，積極調研，認真完成《中電海康集團有限公司檔案管理辦法》，其中包含了檔案管理人員工作職責、檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等等規范，奠定了檔案管理工作的基礎，初步在制度建設和執行環節層面上打造了閉環管理平臺。隨后各專兼職專業檔案管理人員結合自身工作實際經驗，相繼出臺《文書檔案管理細則》、《會計檔案管理細則》、《科研檔案管理細則》《儀器設備檔案管理細則》等等制度規范，進一步強化責任落實，嚴格工作標準，使檔案管理工作很快上了一個新的臺階。后續我公司檔案管理部門將進一步完善檔案管理制度建設，從強化企業檔案資源建設角度出發，積極學習、研究先進企業的檔案資源建設經驗，制定出適合我公司發展要求的企業檔案資源建設制度，推進公司檔案資源建設工作的開展，如《企業檔案資源開發與利用制度》、《檔案資源建設管理制度》、《檔案資源建設達標升級考核測評辦法》等制度，最終建立健全一整套科學規范、可操作性強的現代檔案管理制度，夯實公司檔案管理工作的基礎。

三、如何優化創新檔案管理制度體系

（一）制度創新戰略――走實用化之路

沒有永久不變的制度，只要是符合本單位實際情況的，可以進一步提高效率的就是好制度。制度創新的成果要經得起實踐的考驗。在檔案館看來有效可行的制度，未必在基層單位檔案室能順利推廣和應用。檔案人員一定要深入學習和研究本單位的當前發展戰略和中長期發展規劃。制度創新著眼點在于組織內部。機制與制度是密切相關的。機制是由制度內化而來的，檔案管理制度是否符合本單位運行規律，這是檔案管理機制創新能否實現的關鍵。

（二）管理創新戰略――走復合化管理模式之路

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作者：宋曉燕(威海市劉公島景區綜合執法大隊264200)

辦公檔案管理對于企業的發展與進步具有總結與引導性作用，企業可以從檔案記錄中對企業的發展方向進行分析，發現在過去的發展路途中所存在的不足之處進行改善[1]。而傳統的辦公檔案管理制度，容易發生檔案丟失或損壞的不良現象。辦公檔案現代化管理制度的應用，極大的提升了檔案管理水平，確保了檔案的安全。

一、辦公檔案現代化管理的優勢

1.顯著提高辦公檔案的健全性

在現代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會丟失或者損壞，需要進行雙份保存，即紙質保存與電子保存。在傳統的辦公檔案管理中，通常僅僅只會采用紙質保存方法。當企業的經營時間過久時，就有可能導致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現象。而采用現代化辦公檔案管理制度則具有更強的管理優勢，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會導致檔案字跡模糊，是一種先進的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平[2]。

2.提高查找效率

采用現代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時間。企業所需要保存的檔案數量較為龐大，在傳統的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費大量的時間與經歷進行尋找。而現代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數據庫，利用計算機技術，在辦公檔案數據庫中進行搜索，極大的降低了尋找檔案的時間。不僅如此，還能對企業的辦公檔案進行詳細的分類，按照不同類型的辦公檔案進行存放。現代化辦公檔案管理模式是一種優質管理模式，值得推廣。

3.現代化辦公檔案管理更具規范化

現代化辦公檔案管理管理基礎就是規范化與標準化，基于這兩項原則再對辦公檔案進行進一步的分類與歸納。而傳統的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質檔案為主，整理難度較大。而采用現代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設立規范化管理模式，按照不同標準將辦公檔案進行整理。而在現代化辦公檔案管理工作中，當檔案需要轉移時，需要選擇適當的轉移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進行辦公檔案管理時，必須設立相應的管理規范，避免出現交叉狀況[3]。

二、辦公檔案現代化管理的重要性

現代社會不論是生活還是生產節奏都明顯加快，而企業辦公檔案管理效率的提升是社會發展的必然結果。為了滿足企業需求，符合企業發展的節奏，現代化辦公檔案管理制度起到了至關重要的作用。就目前而言，現代化管理技術已經滲透到各個領域當中，現代化管理技術可以利用先進的科學技術與管理觀念加快行業的發展。而現代化辦公檔案管理的進步，是企業辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統的辦公檔案管理面貌，呈現出一副新的管理容貌。采用現代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個新的領域。在傳統的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內容僅僅是將企業的相關辦公文件進行保存，而在現代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業所需要的檔案，對企業過去的發展做出相應總結，幫助企業更上一層樓。

現代化辦公檔案管理不僅推動著企業檔案管理事業的發展，對于計算機、互聯網等科學技術也有著推動作用[4]。在現代化辦公檔案管理制度中，除了需要現代科技的支持，更重要的是現代管理理念的支持。在現代檔案管理理念中，處于核心地位的是現代化辦公檔案管理辦法。科學、合理的辦公檔案管理辦法能夠使得辦公檔案獲得事半功倍的工作效果，對于提升企業辦公檔案管理水平有巨大意義。

三、辦公檔案現代化管理應用

1.充分實現辦公檔案現代化

選擇現代化辦公檔案管理制度，可以充分體現出辦公檔案的現代化。首先，應當以現代科學理論為核心，辦公檔案工作人員在組織工作時，需要根據企業自身的特色，對企業辦公檔案進行規律性、規范性的整理。想要實現現代科學化的管理方法，不僅僅需要結合現代科技設備，還需要將現代化辦公檔案管理理念進行充分的宣傳，讓現代化辦公檔案管理理念充分溶于員工的心中。將現代化管理理念應用于辦公檔案管理系統中，對于企業辦公檔案的發展具有歷史性意義，能夠顯著提升辦公檔案的管理效果，提高工作效率。

2.加強對辦公檔案現代化管理人才的培養

現代化辦公檔案管理的實施，離不開專業人才的建設。在選擇辦公檔案管理人員時，需要綜合多方面進行思考與選擇。首先，進行辦公檔案管理的工作人員必須具有專業的檔案管理知識，能夠熟練的操作現代化管理系統，并且具有科學、合理的管理觀念。其次，應當盡量選擇經驗豐富的管理人員。由于現代化辦公檔案管理工作與傳統的辦公檔案管理工作內容相差較遠，除了需要將檔案進行保存外，還需要具有分析與統計的能力[5]。而經驗豐富的檔案管理人員，能夠更加合理的將辦公檔案資料進行分析與整理，能夠發現企業在過程發展中的不足之處，盡早解決，促進企業的快速發展。最后，應當定期對管理人員進行培訓。在這個信息化快速發展的時代，現代化管理具有較快的發展速度。為了能夠獲得最新的現代化管理技術，企業應當定期設立現代化管理技術培訓，避免工作人員出現滯后的狀況。只有保證了現代化辦公檔案管理人員具有專業的管理技術水平，才能保障辦公檔案工作獲得更好的發展，進而促進企業的進步。

3.加大對現代化辦公檔案管理的投入力度

企業應當加大對辦公檔案現代化管理的重視度，加大對其的投入力度。不論是財力還是物力，為了能夠更好的完成現代化辦公檔案管理工作，應當全方位的加大投入力度。通過完善現代化辦公檔案管理制度，加強對企業辦公檔案管理的建設，才能確保辦公檔案管理工作發揮其應有的價值，為企業的長遠發展奠定基礎，同時還能夠為企業指引正確的前進方向，讓企業能夠朝著健康的方向發展。

結束語：

辦公檔案現代化管理制度是一項較為復雜的管理制度，與傳統的辦公檔案管理制度內容相差甚遠。企業應當重視現代化辦公檔案管理制度，將現代化管理制度充分應用到企業的日常運作當中，進而幫助企業在激烈的市場競爭中，抓住適合企業大力發展的機會。采用現代化辦公檔案管理制度，能夠最大程度的減少工作人員的工作量，提高辦公檔案管理工作效率。同時，在應用辦公檔案現代化管理時，應當選擇專業能力較強的人才進行管理，才能夠使現代化辦公檔案工作獲得更佳的效果。綜上所述，現代化辦公檔案管理制度能夠幫助企業獲得更好的發展，展現出辦公檔案工作所有的價值，發揮出檔案管理人員自身的潛力，是一項優質的管理制度。

參考文獻：

[1]唐鳴鳳.論辦公檔案的現代化管理及應用[J].消費導刊，2010，08（11）：113.

[2]劉寶珍，王洪新.淺析企業檔案現代化管理的實現要點[J].黑龍江檔案，2010，02（16）：35.

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1.2油田企業檔案保護管理技術不全面

現如今油田企業檔案管理電子化已經是必然趨勢，在國際上存在各種各樣的檔案保護管理防護技術與手段，我國油田企業也在積極的引進這類技術。我國原有的檔案保護技術不全面，缺少在檔案問題方面的安全技術，在查殺油田企業檔案系統本身的漏洞技術方面也存在著不足，對油田企業檔案系統破壞很大，所以引進專業化檔案保護管理技術的改革迫在眉睫，需要利用專業的數字技術來進行檔案保護與管理，全面保護我國油田企業的檔案安全。

2.探究油田企業檔案保護管理的手段與措施

2.1建立健全我國油田企業檔案保護管理的制度

穩定的檔案保護管理機制必須要有健全的管理制度作為保證，由企業內部專門的管理機構進行檔案保護管理，對檔案管理的工作人員制定有效的管理制度，在執行過程中嚴格遵守規章制度，這樣才能使檔案保護管理的可靠性大大增強。油田企業應該設立專門的技術部門負責檔案系統內部的安全管理與漏洞維護，并建立檔案保護管理培訓班，對檔案保護管理人員進行檔案保護意識的培訓工作，使得檔案保護管理達到與國際同步的水平，健全檔案保護管理制度有利于對企業內部檔案管理人員形成制度上的約束，推動檔案保護管理機制的建設。雖然健全檔案保護管理制度有利于企業檔案的安全，但是更重要的是專業技術的合理運用，配合檔案管理技術員嚴格的技術審核，使我國油田企業的檔案安全管理可靠而穩固。

2.2全面完善我國油田企業檔案保護管理技術

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1.轉變觀念，提高企業對檔案管理的重視度

企業管理者及檔案人員要轉變傳統的企業經營管理，將提高檔案管理工作的科技建設和創新發展納入企業的工作重點內，充分意識到檔案管理工作對企業發展的重要意義。企業管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領導要發揮引導作用，要與時俱進，利用現代化的管理手段和科學技術來技術調整和完善企業內部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎設施建設，完善管理設備，建立科學化、創新化、信息化、現代化的企業檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業素質，加強與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進的管理經驗，增強自身的工作責任感。

2.制度保障，建立健全的企業檔案管理制度

健全的企業檔案管理制度是提高企業檔案管理工作質量，促進企業檔案管理科學化和創新化發展的制度保障。企業在構建檔案管理相關制度時，要遵循《檔案管理整理規劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，確保企業所制定的檔案管理規章制度符合國家的制度要求，達到國家規定的標準，做到有法可依。同時，企業檔案管理制度的制定需要依據企業自身的生產服務要求，通過與企業各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發現不足即可進行針對性的更改，以確保企業檔案管理制度的科學化和創新化。

3.電子化發展，重視電子文件管理

網絡化和數字化的普及發展，促進了企業檔案管理工作的發展和創新，檔案管理模式也從傳統的方式向電子化模式轉變，即由傳統的可視記錄識別轉換為機器識別代碼型發展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統的紙質文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數據中，技術人員和檔案人員即可實現信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以巨大的優勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業信息集成系統中各個流程和管理模塊的設置和發展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統中的檔案信息通過利用計算機規定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設創新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現企業檔案的數字化、科技化、信息化、創新化發展。

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12缺乏健全的檔案管理制度

健全的檔案管理制度是檔案管理工作有章可循，有條不紊進行的根本保障，而目前國內許多企業的檔案管理制度存在諸多問題，主要表現為一方面是管理制度的不合理，另一方面是管理制度沒有根據企業的實際情況進行及時的更新。除此之外，檔案管理人員的不規范操作也是檔案管理制度不健全的主要表現之一。

13檔案管理的意識薄弱

檔案管理的意識薄弱問題主要集中在非公有制經濟體系中，也就是民營企業。因為民營自負盈虧的經營模式讓企業的經營者把更多的精力和資金投入到生產、經營和銷售中，將經濟效益最大化作為企業的最大目標。此外，民營企業的檔案管理工作模式具有很大的靈活性，進而削弱了有關部門對民營企業檔案管理的監督力度，進一步導致民營企業的經營者忽視檔案管理工作。

14企業檔案資料信息沒有根據實際情況進行及時更新

企業的發展情況是隨時變化的，員工數量的變化和管理層的人員變動等都需要及時在企業的檔案中體現出來，但是目前國內很多企業對員工特別是基層員工的增加、離職或者調動都缺乏管理效力，導致這部分人的檔案缺失或者遺留，從而使整個企業的檔案資料沒有得到及時更新。

15檔案管理的網絡信息化水平較低

在這個科技飛速發展的時代，特別當前大數據的廣泛運用背景下，網絡信息化管理企業檔案已經成為潮流和趨勢。但是目前國內許多企業尤其是民營企業的管理層并沒有意識到這一點，導致檔案管理模式依舊處于落后的傳統管理模式，或者有些企業已經開始運用網絡信息化進行檔案管理，但是由于投入不足，使檔案管理的信息化水平相對較低。

2企業檔案管理的措施和效果探究

21增強企業的檔案管理意識

檔案管理工作作為一個現代企業管理中不可或缺的組成部分，如果無法深刻體會到它對企業發展的重要影響，勢必會影響企業發展的后勁，使企業無法健康地持續發展。因此，企業，特別是企業的高層管理人員要意識到目前在企業檔案管理工作中的不足，積極主動地著手改善檔案管理工作的現狀。

22制定完善的檔案管理制度

制定一個完善的檔案管理制度主要有兩個方面的意義。首先，這可以體現出企業高層對檔案管理工作的重視，從而引起基層員工對檔案管理的重視，進一步帶動整個企業都參與到檔案管理工作中去；其次，檔案管理制度的制定使檔案管理工作變得有章可循，制度一旦設定后，就要求企業管理者和基層員工共同遵守，依章辦事。

23對檔案管理的模式進行改進

隨著科技的飛躍和社會的進步，陳舊落后的檔案管理模式已經無法適應和滿足新時期企業發展的需求，所以這就要求企業管理層要深刻認識到當前企業檔案管理工作中的不足，參照其他企業的先進經驗，對自己企業的檔案管理模式進行改進。當然，每個企業的實際情況不同，所以檔案的管理模式不可以照搬照抄，在借鑒其他企業的先進經驗時，要仔細考量這種模式是否符合自己企?I的實際情況，如果不符合，就堅決不能采用，如果有一些符合，那就在別人的經驗上加以改進。總而言之，企業應該擁有一個符合實際情況、可行性高且能夠滿足自己發展需求的檔案管理模式。

24提高檔案管理的信息化水平

互聯網技術和計算機技術飛速發展帶來的影響如今已經滲透到各行各業中，對一個現代企業來說，檔案管理的網絡信息化擁有許多優勢。一方面是大幅提升了檔案管理的工作效率，以往檔案管理人員如果要找一份檔案，只能通過檔案編號和年份進行手動翻查，這種方式不僅浪費時間，還可能出現查找錯誤，大大地降低了工作效率，而信息化檔案管理基本上都是通過一臺計算機操作的，通常在企業檔案管理的計算機系統都設置了高級查找和關鍵詞檢索的功能，當企業檔案的電子版數據庫完成建立以后，管理人員只需要通過口令密碼登錄該系統，然后就可以快速地進行檢索了，十分的方便和快捷。其次檔案的錄入通常使用掃描儀進行，這種儀器可以最大限度地保存檔案的原貌，避免了紙質檔案因為時間問題而產生的發黃、發霉和字跡不清等問題，以方便檔案在今后使用過程中的準確性。第三，檔案管理的網絡信息化可以增加檔案的保密性和安全性，企業檔案中不乏一些僅供內部使用的商業機密之類的文件，在信息化管理過程中，可以依據檔案的保密級別對檔案進行分級管理，不同級別的檔案設定不同的使用權限，大大降低了檔案信息外泄的風險。由此可見，實施檔案的信息化管理可以建立起很大的行業競爭優勢，所以提高檔案的信息化水平很重要。

25加大資金和人力投入

和許多其他管理工作一樣，企業檔案管理也需要大量的財力、人力和物力的支持。隨著企業的不斷發展，企業的檔案就需要持續及時的更新，如果沒有及時投入相應的資金進行支持的話，企業現有的設備和儀器以及人員配置就無法滿足檔案管理的實際需求，從而影響企業的發展。所以必須投入足夠的資金以維護和購買如打印機、掃描儀等設備，一方面幫助降低檔案管理工作人員的工作難度和強度，另一方面也是為持續變化的檔案管理工作提供可靠的技術支持。

26加強檔案管理員的培訓，提升他們的職業素養