引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案合同管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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1.有關(guān)項(xiàng)目檔案要求的條款。各部門簽訂的合同中，必須要結(jié)合合同內(nèi)容，編寫具體條款，明確合同執(zhí)行完畢時(shí)合同乙方應(yīng)向甲方提交的項(xiàng)目檔案的范圍、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間以及對(duì)所提交的項(xiàng)目檔案的整理、歸檔責(zé)任。這項(xiàng)條款使合同乙方單位在簽署合同時(shí)，就對(duì)檔案要求有了概念，也明確了檔案的有關(guān)要求，避免了合同結(jié)束時(shí)，就合同執(zhí)行中產(chǎn)生的資料的歸檔問題發(fā)生扯皮現(xiàn)象。
2.有關(guān)檔案保證金的條款。在合同中設(shè)立有關(guān)檔案保證金的條款，預(yù)留項(xiàng)目檔案質(zhì)量保證金。這筆預(yù)留款的多少，由制定合同的各有關(guān)部門來確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質(zhì)量保證金捆綁在一起，通常在合同價(jià)款的10％左右。這項(xiàng)條款加入了經(jīng)濟(jì)制約手段，把項(xiàng)目檔案的編制和提交作為工程實(shí)施的一項(xiàng)內(nèi)容，不完成就無法拿到完整的工程款，強(qiáng)制合同乙方單位及時(shí)認(rèn)真完成。
通過合同會(huì)審流程中加入檔案審核的環(huán)節(jié)，強(qiáng)化了各部門的檔案管理意識(shí)，在全公司范圍內(nèi)建立了通過合同簽訂環(huán)節(jié)控制檔案管理的概念，避免了合同資料歸檔時(shí)的扯皮現(xiàn)象，促進(jìn)了工程檔案歸檔工作。隨著公司員工檔案意識(shí)的不斷加強(qiáng)，經(jīng)協(xié)商，檔案部門、合同管理部門在修訂合同管理程序時(shí)，直接將檔案有關(guān)要求條款寫入公司通用合同范本的專用條款中。也就是說，按照公司合同范本，公司簽訂的每一份合同，都有關(guān)于資料要求的不可省略的專用條款，省去了檔案部門的審核過程，在簡(jiǎn)化合同會(huì)審流程的同時(shí)，達(dá)到了通過合同簽訂環(huán)節(jié)強(qiáng)化檔案管理的目的。
二、強(qiáng)化合同執(zhí)行過程中的檔案管理
工程開展過程中，對(duì)工程資料進(jìn)行及時(shí)收集、整理和編制對(duì)于保證工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性至關(guān)重要，西氣東輸檔案部門注重合同執(zhí)行中的過程管理，強(qiáng)化過程培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查工作，及時(shí)了解工程資料產(chǎn)生、收集、編制情況，督促參建單位竣工資料編制工作。
1.加強(qiáng)項(xiàng)目檔案編制管理培訓(xùn)工作。根據(jù)實(shí)際需要，檔案部門在工程整體開工前、分段開工前、工程進(jìn)展中可組織開展靈活多樣的各類檔案培訓(xùn)。培訓(xùn)中明確項(xiàng)目檔案編制要求及各方責(zé)任，下發(fā)項(xiàng)目檔案編制手冊(cè)、表格模板等，指導(dǎo)項(xiàng)目檔案表格的填寫方法等。做到項(xiàng)目開工之初，各參建單位就清楚項(xiàng)目檔案的編制要求和方法。
2.不定期開展項(xiàng)目檔案編制現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、檢查工作。參建單位因?yàn)楣て诿Α⑷藛T緊張等多方原因，項(xiàng)目檔案管理工作容易滯后，必須要有外力推動(dòng)參建單位實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案編制工作與工程建設(shè)同步的目標(biāo)。檔案部門積極主動(dòng)開展工作，將檔案指導(dǎo)、檢查、督促工作延伸到工程一線。在西氣東輸工程開展過程中，檔案部門開展了大量的沿線竣工資料編制檢查、指導(dǎo)工作，通過現(xiàn)場(chǎng)檢查、指導(dǎo)，不僅能隨時(shí)了解各單位檔案收集、編制工作的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)存在問題使之得到及時(shí)糾正和整改，還可提高項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)檔案管理的重視程度，配備足夠人力、物力進(jìn)行項(xiàng)目檔案編制工作，保證項(xiàng)目檔案編制進(jìn)度。
3.通過竣工資料監(jiān)理周報(bào)制度，強(qiáng)化工程檔案過程控制。西氣東輸工程橫跨新疆至上海十一個(gè)省、市、自治區(qū)，工程檔案過程監(jiān)控難度大，檔案部門充分發(fā)揮監(jiān)理職能，建立“竣工資料監(jiān)理周報(bào)制度”，要求監(jiān)理對(duì)所轄區(qū)段參建單位竣工資料工作定期檢查、巡回指導(dǎo)和監(jiān)督，每周匯總區(qū)段參建單位竣工資料編制情況，形成竣工資料監(jiān)理周報(bào)，上報(bào)到工程和檔案管理部門。通過監(jiān)理單位對(duì)參建單位竣工資料日常管理、時(shí)時(shí)監(jiān)督，加強(qiáng)參建單位對(duì)檔案、竣工資料的管理力度，從而實(shí)現(xiàn)了檔案部門對(duì)西氣東輸全線竣工資料的過程控制。
在合同執(zhí)行過程的跟蹤管理中，檔案部門會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案編制工作嚴(yán)重滯后或忽視項(xiàng)目檔案管理的情況，通過協(xié)商工程管理部門，采取延遲支付合同進(jìn)度款措施，強(qiáng)制項(xiàng)目檔案管理薄弱的參建單位重視項(xiàng)目檔案編制工作，確保工程資料收集及時(shí)、編制整理規(guī)范，建立了全線竣工資料編制管理工作與工程建設(shè)同步的良好局面。
三、通過財(cái)務(wù)付款程序，嚴(yán)把合同付款關(guān)
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關(guān)鍵詞：項(xiàng)目合同；合同檔案；管理
1 前 言
合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點(diǎn)問題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開發(fā)利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。
2 合同檔案的有效管理
2.1合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看，在一個(gè)法人單位，不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；受內(nèi)外因素的影響，合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而給歸檔部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立。”如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對(duì)合同建立臺(tái)賬并進(jìn)行編號(hào)登記，作為追索合同文本的憑據(jù)，有助于提高合同收集歸檔率。
對(duì)一個(gè)企業(yè)單位而言，較為科學(xué)有效的方式是建立臺(tái)賬并實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯(lián)供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證；第三聯(lián)可由合同部門作為專項(xiàng)資料保留。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息，又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式，并通過制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2.2 合同檔案的整理
合同檔案按“先問題再時(shí)間”的原則組卷。案卷內(nèi)反映同一個(gè)問題的合同文件應(yīng)排列在一起。如果合同文件數(shù)量多，可按問題組成幾個(gè)卷，按時(shí)間順序或問題重要程度排列。劃分合同保存期限時(shí)，要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。
例如，對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言，合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo)；可見，盡管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀點(diǎn)看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
2.3 合同檔案的管理
在國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機(jī)構(gòu)等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對(duì)合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開發(fā)的需要，與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。
另外，在保管方式上，以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮，往往指定合同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識(shí)有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動(dòng)，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力，使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次，實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由計(jì)劃部對(duì)合同檔案文本實(shí)行集中管理，統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。當(dāng)然，機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。
3 對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理
對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn)，容易被忽視。事實(shí)上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對(duì)其變更與解除也應(yīng)慎而處之。
《合同法》規(guī)定，當(dāng)事人協(xié)商一致的，可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的，依照其規(guī)定。必要時(shí)還需對(duì)履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書面說明，雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。
4合同檔案信息資源的開發(fā)
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一、建筑工程管理中創(chuàng)新模式的發(fā)展及應(yīng)用
1.1 建筑企業(yè)工程管理的創(chuàng)新觀念
時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步推動(dòng)了建筑行業(yè)的高速發(fā)展，為了順應(yīng)時(shí)展的潮流，建筑企業(yè)就應(yīng)不斷改革創(chuàng)新管理模式，采用最新的項(xiàng)目管理體制，確定現(xiàn)代化的項(xiàng)目管理目標(biāo)，包括質(zhì)量管理、成本管理、進(jìn)度管理、安全管理四大目標(biāo)[1]。管理過程中應(yīng)該充分落實(shí)合同中的條款，確保四大管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，并且通過先進(jìn)的項(xiàng)目管理思想合理的協(xié)調(diào)好四個(gè)目標(biāo)之間的關(guān)系，可以通過集成管理、范圍管理來進(jìn)行，并借助網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)、掙值法等來進(jìn)行控制。目前天津市在進(jìn)行建筑工程管理時(shí)已經(jīng)開始使用項(xiàng)目管理技術(shù)來進(jìn)行有效的控制，并取得了顯著效果。
2.2 不斷創(chuàng)新建筑企業(yè)管理體制
為了提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，采用科學(xué)的工程管理方法，并且在項(xiàng)目管理過程中應(yīng)該建立明確的責(zé)任制度。合理協(xié)調(diào)工程各利益相關(guān)方之間的關(guān)系，不斷深化改革傳統(tǒng)的管理模式中的不足之處，不斷使用先進(jìn)的、創(chuàng)新性的管理模式。除此之外，建筑企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)合同管理和企業(yè)內(nèi)部管理，采用SWOT分析法來提高企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力[2]。通過管理模式的創(chuàng)新來提高建筑企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，降低工程成本、提高工程質(zhì)量、縮短工期、降低風(fēng)險(xiǎn)。
2.3 建筑企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新管理
科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了建筑施工技術(shù)的改革創(chuàng)新，建筑企業(yè)為了更好地進(jìn)行工程管理，就應(yīng)不斷推進(jìn)信息化管理模式來不斷提高企業(yè)的工程管理效率和質(zhì)量。目前，天津市的許多建筑企業(yè)已經(jīng)開始使用project軟件、夢(mèng)龍軟件等信息技術(shù)來進(jìn)行項(xiàng)目管理。因此，建筑企業(yè)應(yīng)該大力使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)來促進(jìn)建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在提高技術(shù)能力、管理能力的同時(shí)應(yīng)注意信息技術(shù)、管理軟件的學(xué)習(xí)，不斷提高建筑工程的信息化管理。
二、建筑工程合同檔案管理
2.1、提高合同檔案管理的重視程度
為了進(jìn)一步提高建筑工程合同檔案的應(yīng)用效果，首先應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，不斷加強(qiáng)合同檔案管理意識(shí)。這就要求單位各部門的領(lǐng)導(dǎo)不斷強(qiáng)化自身的合同檔案意識(shí)，提高對(duì)合同檔案管理重要意義的認(rèn)識(shí)程度。并且要求合同檔案管理部門認(rèn)真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發(fā)合同檔案管理人員的工作熱情和責(zé)任意識(shí)。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報(bào)工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實(shí)際工作中，要對(duì)合同檔案工作做出近期和遠(yuǎn)期的工作任務(wù)，并制定工作計(jì)劃。
2.2、配備專業(yè)的合同檔案人員
為了提高合同檔案管理效率，應(yīng)該配備專職的合同檔案人員，創(chuàng)建一支專業(yè)化、職業(yè)化的合同檔案管理團(tuán)隊(duì)。建立一支高素質(zhì)水平、高技術(shù)水平、高素質(zhì)職業(yè)修養(yǎng)的合同檔案管理團(tuán)隊(duì)。與此同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該鼓勵(lì)合同檔案人員勤勉務(wù)實(shí)的精神，為建筑工程創(chuàng)建一支強(qiáng)有力的合同檔案管理隊(duì)伍。我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門專職人員的培訓(xùn)工作。讓之有充分的機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)黨和政府部門制定的有關(guān)政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關(guān)的法律法規(guī)，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識(shí)與理論來充實(shí)自己、提高自己，開闊思維，適應(yīng)新世紀(jì)社會(huì)對(duì)合同檔案管理人員的高要求。在學(xué)習(xí)知識(shí)的同時(shí)，也應(yīng)該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻(xiàn)、嚴(yán)于律己、認(rèn)真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。
2.3、 加強(qiáng)對(duì)兼職人員的培訓(xùn)和績(jī)效考核
單位應(yīng)該定期對(duì)合同檔案兼職人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業(yè)技能，并且能夠?qū)⑦@些技能運(yùn)用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應(yīng)和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應(yīng)該建立健全責(zé)任制度和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績(jī)效制度來進(jìn)行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。
2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)
財(cái)務(wù)部門應(yīng)將合同檔案部門所需經(jīng)費(fèi)列入到單位的財(cái)務(wù)計(jì)劃中，并將其落實(shí)到實(shí)處。其次，單位應(yīng)該抓住拆遷機(jī)會(huì)，通過合同檔案管理來加強(qiáng)硬件設(shè)施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫(kù)房配置防盜門窗、加濕器、去濕機(jī)等硬件設(shè)施，從這些方面來落實(shí)合同檔案的管理工作。
2.5、提高合同檔案管理工作的現(xiàn)代化水平
城建合同檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代合同檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對(duì)城建合同檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制城建合同檔案管理軟件，建立數(shù)字合同檔案和多媒體合同檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
2.6、 加強(qiáng)對(duì)建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作
加強(qiáng)對(duì)建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作是建筑工程業(yè)合同檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以確保建筑工程業(yè)合同檔案發(fā)揮其重要作用。可以通過配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業(yè)科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發(fā)科技合同檔案的重要內(nèi)容，并且通過不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，更好進(jìn)行建筑工程科技合同檔案的開發(fā)和利用。
2.7、 加快合同檔案信息化建設(shè)步伐
信息技術(shù)的不斷發(fā)展為建筑工程業(yè)合同檔案的信息化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。建筑工程合同檔案管理應(yīng)不斷引進(jìn)先進(jìn)的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學(xué)創(chuàng)新管理機(jī)制，并將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到建筑工程業(yè)合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)。
三、合同管理
為了確保建筑工程的順利展開，目前在進(jìn)行項(xiàng)目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項(xiàng)目管理的核心環(huán)節(jié)[4]。天津市緊跟先進(jìn)的工程管理發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新完善合同管理，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的工程管理。合同管理是一項(xiàng)具有復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性的系統(tǒng)工程，因此在合同管理過程中不應(yīng)該進(jìn)行程序化管理，而應(yīng)該講究管理藝術(shù)，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進(jìn)行合同管理。目前，已經(jīng)產(chǎn)生了先進(jìn)的合同管理軟件，在進(jìn)行合同管理時(shí)應(yīng)不斷推廣使用合同管理軟件，促進(jìn)工程管理的現(xiàn)代化水平。
合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應(yīng)認(rèn)真收集、整理、分類、登記、保存、編號(hào)、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學(xué)性和規(guī)范性。除此之外，還應(yīng)對(duì)合同的履行情況進(jìn)行認(rèn)真的分析評(píng)價(jià)，不斷總結(jié)教訓(xùn)、積累經(jīng)驗(yàn)，為更好地進(jìn)行今后的工程管理奠定基礎(chǔ)，不斷提高合同管理的現(xiàn)代化、信息化水平。
結(jié)束語：文章中筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)天津市建筑企業(yè)的工程管理的創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)行了簡(jiǎn)要的介紹，并對(duì)合同管理以及檔案管理進(jìn)行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！
參考文獻(xiàn)：
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Key words: project contract archives
任何一項(xiàng)工程都要有業(yè)主委托設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工，各方之間的責(zé)任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯(lián)系和相互制約的機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)工程的目標(biāo)。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強(qiáng)工程施工合同的歸檔管理和開發(fā)利用成為工程施工檔案管理部門面對(duì)的重要課題。合同管理是項(xiàng)目管理的核心，其始終貫穿于項(xiàng)目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進(jìn)工程中各方維護(hù)自身的利益，確保市場(chǎng)上各種工程活動(dòng)的協(xié)調(diào)有序地運(yùn)行。
一、對(duì)工程合同檔案的理解
工程合同是工程施工單位、承包人、建設(shè)單位、發(fā)包人完成某項(xiàng)工程項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、建筑、安裝工作、建設(shè)單位接受工作成果并支付報(bào)酬的書面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應(yīng)該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存。合同檔案內(nèi)容包括投標(biāo)、中標(biāo)書、信件以及數(shù)據(jù)、合同書、電傳、電報(bào)、傳真、電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換等，其中市政工程承包合同實(shí)際包括勘察、設(shè)計(jì)、建筑、安裝合同。
二、工程合同檔案管理的任務(wù)
在工程建設(shè)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，我們要培養(yǎng)工程合同意識(shí)，使工程各方都認(rèn)識(shí)到如果不簽訂合同將不利于自身和市場(chǎng)的發(fā)展。首先，在合同簽訂之前施工單位應(yīng)對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行分析和合同文本審查，評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，然后進(jìn)行工程合同的策劃，為報(bào)價(jià)、工程預(yù)算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。其次，當(dāng)合同簽訂后，應(yīng)該對(duì)于合同實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，收集合同實(shí)施過程中的信息資料，然后對(duì)此進(jìn)行分析，提出合同實(shí)施方面的意見、建議，建立合同實(shí)施的保證體系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加強(qiáng)工程合同檔案管理質(zhì)量
工程合同管理對(duì)材料的收集是管理的基礎(chǔ)工作，對(duì)此，工程施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的聯(lián)系，檔案管理人員也要跟隨施工進(jìn)度在在收集時(shí)做到有的放矢，保證材料收集的連續(xù)性與完整性。收集的材料除了要完整，還應(yīng)該確保其正確。因而工程監(jiān)理還應(yīng)該檢查合同內(nèi)容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書寫是否規(guī)范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業(yè)檔案部門留存的建設(shè)工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強(qiáng)合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。
3.2建立健全合同檔案管理機(jī)制
21世紀(jì)是法制的社會(huì)，在工程建設(shè)過程中我們應(yīng)該簽訂合同，明確了發(fā)包人和承包人在工程中的權(quán)利和義務(wù)，因而企業(yè)要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達(dá)到維護(hù)各方權(quán)益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關(guān)鍵問題是如何依法履行。我們應(yīng)該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》、《建筑法》，規(guī)定合同雙方應(yīng)認(rèn)真履行各自的權(quán)利和義務(wù)，任何一方無權(quán)隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規(guī)定，都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。這樣充實(shí)完善檔案案卷，科學(xué)地規(guī)范檔案法規(guī)，更進(jìn)一步地加強(qiáng)檔案法規(guī)建設(shè)。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責(zé)任單位及責(zé)任人員和歸檔時(shí)限。合同管理人員要認(rèn)真履行自己的職責(zé)，保證縱企業(yè)各層次關(guān)系明確，在企業(yè)《工程技術(shù)資料管理辦法》中應(yīng)明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門和人員產(chǎn)生激勵(lì)作用，確保建設(shè)工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時(shí)性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應(yīng)學(xué)會(huì)用現(xiàn)代的科學(xué)理論完善工程合同檔案管理，進(jìn)行動(dòng)態(tài)性、實(shí)時(shí)性的管理，及時(shí)全面地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并要做好必要的保密工作，維護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益。
3.3建立健全合同管理網(wǎng)絡(luò)體系
建筑安裝施工企業(yè)具有跨地區(qū)跨省市、施工點(diǎn)多面廣、施工基地遷移頻繁等特點(diǎn)，因而在工程合同管理中往往會(huì)存在一些問題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設(shè)類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則實(shí)行公司和分公司兩級(jí)管理，另外可建立起一個(gè)與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及管理模式相適應(yīng)的、信息暢通的、完整的、穩(wěn)固的合同管理網(wǎng)絡(luò)體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網(wǎng)絡(luò)體系就要求合同管理員經(jīng)常咨詢和查看各級(jí)合同檔案管理的工作狀況，每個(gè)季度各級(jí)合同檔案管理員將這段時(shí)期的檔案管理變化情況報(bào)道給公司合同管理員，加強(qiáng)雙方之間的聯(lián)系。第二，每年各級(jí)合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺(tái)帳一并移交公司經(jīng)營(yíng)部門，然后由公司交企業(yè)檔案部門留存。因?yàn)橥暾钠髽I(yè)建設(shè)工程施工合同管理網(wǎng)絡(luò)是信息暢通的渠道，輔以計(jì)算機(jī)的應(yīng)用則更快捷、容量大。第三，企業(yè)檔案部門收到工程合同后應(yīng)該按合同臺(tái)帳、合同編號(hào)進(jìn)行一一的對(duì)照，發(fā)現(xiàn)有缺的要及時(shí)進(jìn)行追回。接著企業(yè)檔案部門還要對(duì)檔案進(jìn)行分類，按照責(zé)任者、文件題名、時(shí)間、保管期限、文件字號(hào)、密級(jí)、檔案號(hào)制成檔案的二次文獻(xiàn)輸入計(jì)算機(jī)并組卷歸檔。
三、結(jié)束語
工程建設(shè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動(dòng)力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設(shè)的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質(zhì)量，以更好的為工程各方創(chuàng)造利益，為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
篇5
1 建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的可行性分析
建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項(xiàng)目檔案的質(zhì)量要求、管理職責(zé)、違約責(zé)任，通過履行合同條款實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的工作機(jī)制。筆者認(rèn)為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：
1.1 從法定依據(jù)分析。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規(guī)定“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任”。[1]另外，由于合同是聯(lián)系業(yè)主和參建單位的橋梁和紐帶，項(xiàng)目實(shí)施的過程也是合同履行的過程，項(xiàng)目檔案管理作為項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，理應(yīng)通過合同的訂立和履行來實(shí)現(xiàn)。因此，通過強(qiáng)化合同管理來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理具有法定依據(jù)。[2]
1.2 從業(yè)務(wù)需求分析。項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)的歷史見證，業(yè)主和參建單位都期望進(jìn)行規(guī)范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業(yè)技能不能滿足項(xiàng)目檔案科學(xué)管理的需要，需要建設(shè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。而建設(shè)單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項(xiàng)目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔(dān)負(fù)起項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔責(zé)任，雙方互補(bǔ)性強(qiáng)，容易對(duì)合同中的檔案管理?xiàng)l款達(dá)成共識(shí)。
1.3 從預(yù)期效果分析。建設(shè)項(xiàng)目的合同涵蓋設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購(gòu)、環(huán)保、地質(zhì)勘測(cè)等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設(shè)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實(shí)現(xiàn)無縫管理。不會(huì)導(dǎo)致無主檔案或責(zé)任缺失的情況發(fā)生，有利于項(xiàng)目檔案的齊全、完整和有效管理。同時(shí)，因合同具有法律約束力，可以有效規(guī)避傳統(tǒng)管理模式缺乏管控手段的弊端，預(yù)期效果明顯。
2 建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的基本框架
2.1 規(guī)范招標(biāo)文件，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理打好基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)管理模式下，因多數(shù)招標(biāo)文件很少涉及檔案管理的具體內(nèi)容，導(dǎo)致在合同中增加檔案管理?xiàng)l款時(shí)，遭到合同乙方的抵制。為此，經(jīng)與相關(guān)部門充分溝通和協(xié)調(diào)，在項(xiàng)目招標(biāo)書中增加了檔案管理的具體要求，投標(biāo)方需對(duì)檔案管理?xiàng)l款進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)應(yīng)答，作為中標(biāo)單位簽訂合同的依據(jù)，避免了在合同簽訂和履行中出現(xiàn)推諉“扯皮”現(xiàn)象，為項(xiàng)目檔案合同化管理提供了依據(jù)，奠定了基礎(chǔ)。
2.2 固化參建單位職責(zé)，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的載體，合同約定的內(nèi)容直接影響項(xiàng)目檔案管理的效果，因此，合同內(nèi)容既要全面，又要突出重點(diǎn)，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權(quán)責(zé)明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個(gè)方面：
2.2.1 質(zhì)量要求。為確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，合同條款應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理、驗(yàn)收、歸檔工作提出具體的質(zhì)量要求：①項(xiàng)目檔案載體及字跡材料要求；②項(xiàng)目檔案的歸檔范圍；③項(xiàng)目檔案的整理規(guī)范；④項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容及評(píng)分細(xì)則；⑤項(xiàng)目檔案的歸檔要求。
2.2.2 管理職責(zé)。合同條款在確定參建單位的管理職責(zé)時(shí)，應(yīng)總分結(jié)合，職責(zé)明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，便于參建單位各司其職，各負(fù)其責(zé)，共同做好項(xiàng)目檔案管理工作。由于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行投資、進(jìn)度和質(zhì)量控制，在監(jiān)理合同中明確并落實(shí)監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案工作中的監(jiān)管職責(zé)，是實(shí)現(xiàn)對(duì)文件材料實(shí)時(shí)監(jiān)控和全過程管理的關(guān)鍵所在。[3]具體來講，建設(shè)單位負(fù)責(zé)前期依據(jù)性文件及竣工驗(yàn)收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察設(shè)計(jì)文件的收集整理，施工單位負(fù)責(zé)竣工技術(shù)文件的收集和整理，供貨單位負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)資料、安裝調(diào)試、軟件研發(fā)、功能測(cè)試等文件的收集和整理，監(jiān)理單位除負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的收集整理外，負(fù)責(zé)匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊(cè)。
2.2.3 違約責(zé)任。為提高參建單位對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度，合同應(yīng)設(shè)立檔案質(zhì)量保證金條款。根據(jù)投資規(guī)模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗(yàn)收時(shí)檔案綜合評(píng)定分?jǐn)?shù)在90分以上（含90分），竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)全額退還檔案質(zhì)保金；如果檔案評(píng)定分?jǐn)?shù)在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質(zhì)量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評(píng)定分?jǐn)?shù)在60分以下，則沒收全部檔案質(zhì)保金，將其中一部分作為聘請(qǐng)專業(yè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整理的經(jīng)費(fèi)。
2.3 強(qiáng)化項(xiàng)目法人管理義務(wù)，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供組織保障。建設(shè)單位作為項(xiàng)目建設(shè)的法人代表，是項(xiàng)目檔案管理工作的組織核心，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作負(fù)有組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)的總體責(zé)任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、環(huán)保、供貨等單位進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查等，合同條款應(yīng)明確項(xiàng)目法人的權(quán)利義務(wù)：
①審閱監(jiān)理周報(bào)，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)通過監(jiān)理周報(bào)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。②編制項(xiàng)目檔案管理手冊(cè)，將有關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制成冊(cè)，通過多種形式對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高項(xiàng)目專兼職檔案人員業(yè)務(wù)技能。③邀請(qǐng)行業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案部門或檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)項(xiàng)目檔案的管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，加強(qiáng)過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收。根據(jù)合同條款中檔案驗(yàn)收評(píng)分細(xì)則，對(duì)項(xiàng)目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、編目整理情況、安全保管情況逐項(xiàng)打分，確定檔案驗(yàn)收等級(jí)。
2.4 嚴(yán)格落實(shí)質(zhì)量保證金支付會(huì)簽制度，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供管控手段。為增強(qiáng)檔案質(zhì)量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質(zhì)保金支付會(huì)簽制度，即向參建單位支付檔案質(zhì)量保證金，應(yīng)履行項(xiàng)目主管部門、財(cái)務(wù)部門、檔案部門三方會(huì)簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進(jìn)行款項(xiàng)支付。[4]檔案質(zhì)量保證金是項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中摸索的行之有效的方法，對(duì)提高參建單位對(duì)檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識(shí)，提升檔案部門在項(xiàng)目建設(shè)中的話語權(quán)，提升項(xiàng)目檔案管理水平具有重要意義。
3 項(xiàng)目檔案合同化管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題
為讓合同化管理模式切實(shí)取得成效，真正體現(xiàn)出傳統(tǒng)管理模式不具有的法律約束力、經(jīng)濟(jì)管控力等優(yōu)勢(shì)，在實(shí)施過程中應(yīng)處理好以下幾個(gè)問題：
3.1 加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的順利實(shí)施，需要同很多部門進(jìn)行充分的溝通和協(xié)調(diào)，在取得理解和支持的基礎(chǔ)上，積極促進(jìn)建設(shè)流程的再造，例如：在項(xiàng)目招標(biāo)書的編制中增加檔案部門會(huì)審職責(zé)，在合同簽訂中增加檔案部門會(huì)簽環(huán)節(jié)，在竣工驗(yàn)收中強(qiáng)化檔案部門的組織管理職責(zé)，在檔案質(zhì)保金支付中賦予檔案部門“一票否決權(quán)”，提高檔案部門在項(xiàng)目管理中的話語權(quán)，以增強(qiáng)管控手段的有效性。
3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設(shè)工程檔案質(zhì)量，容易產(chǎn)生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，[5]在項(xiàng)目檔案的形成、收集、積累、整理、驗(yàn)收、移交歸檔等工作中做到有據(jù)可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規(guī)范、有序，為合同化管理順利實(shí)施保駕護(hù)航。
3.3 量化考核指標(biāo)。在項(xiàng)目檔案合同化管理中應(yīng)改變“做多做少一個(gè)樣，做好做壞一個(gè)樣”的“大鍋飯”考評(píng)機(jī)制，完善正向激勵(lì)措施，量化考核指標(biāo)。例如：將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果作為建設(shè)單位檔案部門年度績(jī)效考核的加（減）分項(xiàng)目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關(guān)人員盡職盡責(zé)做好項(xiàng)目檔案管理工作。
3.4 推行項(xiàng)目檔案管理后評(píng)價(jià)。建設(shè)單位檔案部門應(yīng)積極推行項(xiàng)目檔案管理后評(píng)價(jià)制度，在竣工驗(yàn)收后審視各個(gè)工作環(huán)節(jié)和做法的利弊得失，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)一步改進(jìn)工作方法，優(yōu)化工作流程，完善作業(yè)模式，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制的運(yùn)行活力。同時(shí)，將項(xiàng)目檔案管理后評(píng)價(jià)同合同爭(zhēng)議解決結(jié)合起來，在實(shí)踐中摸索管控分歧和解決爭(zhēng)議的有效途徑和方法，并逐步優(yōu)化、完善合同條款，促使項(xiàng)目檔案合同化管理模式日臻完善。
結(jié)論：實(shí)踐證明，建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項(xiàng)目檔案管理中的話語權(quán)，通過合同管理強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，目標(biāo)明確、措施具體、管控有力，為項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理提供一種新的思路和模式。
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篇6
一、合同檔案建立的必要性
著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時(shí)代的財(cái)富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時(shí)展潮流，增強(qiáng)法制觀念，積極參與到國(guó)際大平臺(tái)中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高自身發(fā)展實(shí)力。但合作的同時(shí)，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對(duì)同一類的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對(duì)合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)糾紛時(shí)需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。
二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容
（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對(duì)組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時(shí)間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時(shí)間。合同檔案有自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有些合同的履行時(shí)間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，如重大項(xiàng)目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長(zhǎng)的時(shí)間。根據(jù)合同履行的時(shí)間，決定了合同檔案收集時(shí)間需要根據(jù)實(shí)際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個(gè)合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭(zhēng)議解決等與合同項(xiàng)目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個(gè)方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對(duì)合同檔案的分類首先離不開對(duì)合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)科目進(jìn)行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨(dú)門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價(jià)值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長(zhǎng)期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時(shí)，因?yàn)槭聦?shí)情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變?cè)械暮贤瑑?nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對(duì)其進(jìn)行編號(hào)以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。
三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議
（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立。”因此，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點(diǎn)，公司可以在蓋章時(shí)就對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，方便了合同的收集工作。或者實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同的重視。應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強(qiáng)管理者的管理意識(shí)。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強(qiáng)對(duì)合同保管員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識(shí)；第三，要加強(qiáng)全公司對(duì)合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實(shí)可以避免合同發(fā)生問題時(shí)，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識(shí)薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對(duì)項(xiàng)目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時(shí)查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)工作，加大信息管理意識(shí)，營(yíng)造良好的信息管理氛圍。
四、結(jié)語
在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識(shí)到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理。
【參考文獻(xiàn)】
篇7
一、引言
合同管理貫穿電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的始終，是一項(xiàng)重要的管理工作。尤其在當(dāng)前的背景下，世界金融危機(jī)的長(zhǎng)期影響仍將持續(xù)，國(guó)家拉動(dòng)內(nèi)需的方針不會(huì)改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實(shí)際上，良好的合同管理可以避免、預(yù)防或減少各種糾紛，促進(jìn)工程建設(shè)有序開展，實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)濟(jì)效益。
本文將具體分析合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用，總結(jié)進(jìn)行合同管理的措施和方法重點(diǎn)，并從責(zé)任成本的角度，探討電力企業(yè)合同檔案管理的實(shí)施思路和改進(jìn)策略。具體而言，本文將結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，分析其合同管理的概念、特點(diǎn)，以及合同管理在責(zé)任成本管理中的地位和作用，結(jié)合責(zé)任成本管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，闡述實(shí)施合同管理的工作要點(diǎn)和應(yīng)用實(shí)施，建立可持續(xù)的創(chuàng)利和創(chuàng)譽(yù)運(yùn)行機(jī)制。
二、合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用分析
一般而言，合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。對(duì)于電力企業(yè)來說，總合同是主合同，是一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的根本大法。為履行主合同，在實(shí)施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認(rèn)單據(jù)。因此，電力企業(yè)合同管理除了對(duì)合同文本進(jìn)行管理，還要對(duì)書面原始證據(jù)進(jìn)行保存和管理。項(xiàng)目目標(biāo)分解過程中，派生出的各種經(jīng)濟(jì)合同包括勞務(wù)、購(gòu)銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進(jìn)行積極的管理。總體來看，合同管理對(duì)于電力企業(yè)而言具有以下特點(diǎn)：一是合同標(biāo)的以獨(dú)立工程項(xiàng)目為中心，多結(jié)構(gòu)、多層次的特點(diǎn)明顯。二是項(xiàng)目的邀約條件存在差異，地域性和行業(yè)性特征明顯。三是合同標(biāo)的內(nèi)容復(fù)雜、金額較大，合同具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性特點(diǎn)。四是合同簽訂后，各種要素必須按計(jì)劃到位，計(jì)劃性嚴(yán)格。
合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）合同管理是進(jìn)行成本管理的核心
電力企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施全都是通過一系列承發(fā)包合同來實(shí)現(xiàn)。通過對(duì)承包的內(nèi)容、范圍、工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、索賠條款等條款的制定和履行和對(duì)管理目標(biāo)責(zé)任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責(zé)任成本管理工作需要建立有效的合同管理機(jī)制。
（二）合同管理在具備紐帶作用
責(zé)任成本管理實(shí)際上貫穿了項(xiàng)目的全過程，責(zé)任單元的責(zé)任預(yù)算以合同文本形式實(shí)現(xiàn)，是合同管理的基礎(chǔ)，也是制約合同雙方行為的準(zhǔn)則，是聯(lián)系的紐帶。
（三）合同管理能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益
合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環(huán)境關(guān)系，與承包人的切實(shí)利益相關(guān)，電力企業(yè)可以結(jié)合工程特點(diǎn)利用合同權(quán)利組織施工，提供符合約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，對(duì)其違約行為進(jìn)行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進(jìn)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的分?jǐn)偂?/p>
三、從責(zé)任成本的角度談合同管理的工作和要點(diǎn)
責(zé)任成本，即按照責(zé)任者的可控程度歸集責(zé)任者所應(yīng)負(fù)擔(dān)的成本。責(zé)任成本管理指的是將直接發(fā)生成本和費(fèi)用歸結(jié)到各生產(chǎn)單位和業(yè)務(wù)部門，將其作為責(zé)任單元，并采取合同形式逐級(jí)進(jìn)行承包的方法。責(zé)任成本管理包括設(shè)計(jì)和施工方案優(yōu)化、變更索賠管理、管理費(fèi)用控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)前，電力企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識(shí)淡薄、經(jīng)營(yíng)運(yùn)作不規(guī)范、履約不力等管理責(zé)任缺陷造成。因此，企業(yè)在實(shí)施責(zé)任成本管理過程中，要能夠以企業(yè)合同檔案管理部門為中心，以項(xiàng)目合同管理為重點(diǎn)，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處于可控狀態(tài)，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。從責(zé)任成本的角度看，合同管理的工作和要點(diǎn)如下：
（一）加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)
要加強(qiáng)電力企業(yè)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，使其掌握合同管理知識(shí)，并在此基礎(chǔ)上建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)。實(shí)際上，合同管理涉及工程招投標(biāo)、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業(yè)內(nèi)部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經(jīng)濟(jì)合同。因此，要針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，采取外培內(nèi)訓(xùn)相結(jié)合的方式，加強(qiáng)施工技術(shù)、工程造價(jià)等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)過硬的檔案合同管理人員，在實(shí)踐中提高綜合素質(zhì)，將企業(yè)合同管理工作有效地組織起來，形成管理網(wǎng)絡(luò)，覆蓋施工企業(yè)各個(gè)層次。同時(shí)，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業(yè)應(yīng)該確保簽訂嚴(yán)密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎(chǔ)。在施工項(xiàng)目投標(biāo)階段，合同管理部門要會(huì)同有關(guān)部門對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，分析合同難點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)，形成書面報(bào)告，有效指導(dǎo)投標(biāo)報(bào)價(jià)。在合同簽訂階段，要再次對(duì)合同文本進(jìn)行研究，對(duì)發(fā)現(xiàn)業(yè)主開脫責(zé)任的條款等問題反復(fù)論證，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。
（二）對(duì)合同履行情況要進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤
在履行階段，合同檔案管理部門要嚴(yán)格按照合同要求，明確各方的責(zé)任義務(wù)，由各責(zé)任人具體控制，對(duì)費(fèi)用與控制指標(biāo)經(jīng)常進(jìn)行對(duì)比，對(duì)超標(biāo)情況及時(shí)反饋并查找原因。企業(yè)檔案合同管理部門要從宏觀角度對(duì)管理過程中的各種問題及時(shí)予以指導(dǎo)。
（三）加強(qiáng)索賠管理
項(xiàng)目履約中，要認(rèn)真分析研究合同，把準(zhǔn)變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強(qiáng)分包、分供合同的管理。同時(shí)，要及時(shí)組織項(xiàng)目竣工清算與結(jié)算，集中管理資金和財(cái)務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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篇8
1．負(fù)責(zé)辦理人事檔案接收手續(xù)，保留存檔人員原工作身份，人事檔案調(diào)出甲方時(shí)按原工作身份介紹到新的檔案接收單位（存檔人員為非北京戶籍人員的，與乙方解除聘用關(guān)系后，檔案不得在北京市內(nèi)調(diào)轉(zhuǎn)，其檔案須轉(zhuǎn)回原籍人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或變更新的委托單位，重新簽訂存檔合同）。
2．保管人事檔案，負(fù)責(zé)向有關(guān)組織、單位出具檔案中已記載的材料。
3．負(fù)責(zé)按檔案記載以及國(guó)家和北京市有關(guān)規(guī)定為乙方提供相關(guān)人事服務(wù)和管理。
4．甲方在未得到乙方的書面通知時(shí)，不得應(yīng)存檔個(gè)人要求改變存檔合同、調(diào)轉(zhuǎn)人事檔案或出具有關(guān)人事證明。
5．甲方不負(fù)責(zé)其它管理及保險(xiǎn)責(zé)任。
三、 乙方管理責(zé)任
1．應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定為存檔人員辦理各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)。
2．負(fù)責(zé)收集存檔人員在乙方工作期間形成的檔案材料，及時(shí)交甲方歸檔。
3．乙方對(duì)聘用的應(yīng)屆大中專畢業(yè)生在見習(xí)期（一年）滿后應(yīng)及時(shí)到甲方領(lǐng)取轉(zhuǎn)正定級(jí)表，做出考核鑒定意見后，送交甲方辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)。
4．存檔個(gè)人到甲方辦理各種手續(xù)時(shí)，乙方應(yīng)為其向甲方出具介紹信。
5．乙方應(yīng)按甲乙雙方協(xié)議規(guī)定支付人事費(fèi)。如發(fā)生欠費(fèi)，須在甲方提供相關(guān)服務(wù)或檔案要求轉(zhuǎn)出時(shí)補(bǔ)齊費(fèi)用。
6．乙方與存檔個(gè)人解除聘用關(guān)系后，乙方應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)，按甲方規(guī)定的書面格式通知甲方，同時(shí)出具存檔人員聘用期間的工作鑒定，交回此合同并注明存檔人員存檔費(fèi)繳納截至?xí)r間。
四、 本合同自雙方簽字之日起生效。
五、 本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。
甲方：_________________
（簽字蓋章）
乙方：_________________
（簽字蓋章）
篇9
1．重工程建設(shè)輕檔案管理。工程項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)是用有限的投資在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)建成符合設(shè)計(jì)要求的工程，使之盡快發(fā)揮效益。在工程建設(shè)過程中，業(yè)主一般把控制工程投資、進(jìn)度和質(zhì)量作為工作的中心任務(wù)，對(duì)工程檔案資料的收集、整編等工作往往重視不夠，甚至擔(dān)心工程檔案管理會(huì)影響進(jìn)度，重工程建設(shè)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。
2．檔案管理質(zhì)量不高。部分項(xiàng)目施工期長(zhǎng)達(dá)數(shù)年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，受工期長(zhǎng)、人員變動(dòng)大的影響，在工程項(xiàng)目施工期間業(yè)主往往只注重工程施工進(jìn)度，對(duì)建設(shè)過程中形成的資料沒有妥善保管。檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔，待工程完工時(shí)才組織力量突擊收集，增加了工程項(xiàng)目檔案資料收集的難度，難以保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。
3．檔案收集過程的混亂。部分單位為趕工期和進(jìn)度，只重視工程驗(yàn)收是否過關(guān)，在工程實(shí)施過程中忽視檔案資料的收集，放松了項(xiàng)目文件的日常管理工作。由于不能做到檔案工作與工程進(jìn)度同步管理，專業(yè)檔案人員難以做到全程跟蹤和指導(dǎo)，因此往往造成檔案資料的收集、整理不及時(shí)、不合要求，待工程竣工驗(yàn)收時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案管理不善的問題，形成被動(dòng)局面。
二、問題存在的原因分析
工程檔案管理是工程管理的重要內(nèi)容，在工程建設(shè)的各環(huán)節(jié)都是檔案形成的過程，既有按計(jì)劃周期形成的資料，也有各建設(shè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的階段性材料，還有根據(jù)工程建設(shè)的臨時(shí)性事項(xiàng)產(chǎn)生的文檔。工程檔案管理不善的主要原因包括以下幾個(gè)方面：
1．重視程度不夠。部分建設(shè)單位檔案管理意識(shí)淡薄，注重工程有形建設(shè)，忽視檔案資料的作用，沒有把工程檔案管理納入工程建設(shè)和管理之中。重建設(shè)輕檔案，使檔案管理不能與工程建設(shè)同步進(jìn)行。
2．責(zé)任落實(shí)不到住。部分參建單位責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，不能嚴(yán)格執(zhí)行工程檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，對(duì)工程檔案管理崗位及其職責(zé)落實(shí)不到位，使得工程檔案無法得到有效收集和整理。
3．人員素質(zhì)不高。部分參建單位檔案管理人員多為兼職人員，缺少水利工程檔案管理知識(shí)，對(duì)水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉，使得水利工程檔案管理質(zhì)量較差，無法達(dá)到國(guó)家規(guī)定的檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
三、解決問題的合同承包制檔案管理模式
采用合同承包制管理水利工程檔案模式，是將已經(jīng)列項(xiàng)擬建的重點(diǎn)水利工程檔案管理納入設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同體系，將檔案管理工作委托給專業(yè)檔案部門進(jìn)行全過程管理。該模式包括以下特點(diǎn)：
1．對(duì)工程檔案管理工作實(shí)行合同制。在工程建設(shè)招標(biāo)時(shí)，將工程檔案管理任務(wù)單列一項(xiàng)，業(yè)主(甲方)以招標(biāo)或委托方式與專業(yè)檔案館或檔案管理機(jī)構(gòu)(乙方)簽訂合同，由專業(yè)承包單位按合同對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范管理，以合同形式明確規(guī)定雙方的權(quán)利、義務(wù)和法律責(zé)任。合同簽訂后，乙方立即為甲方組建檔案機(jī)構(gòu)(如檔案室)并開展工作。檔案室的職能包括：制定整個(gè)工程的檔案管理規(guī)章制度、辦法；對(duì)工程參建各方的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督；對(duì)建設(shè)管理單位(甲方)產(chǎn)生的檔案進(jìn)行有序管理，使整個(gè)檔案管理工作從開始階段就走上規(guī)范化道路。
2．對(duì)工程實(shí)行檔案管理目標(biāo)合同制。在簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等項(xiàng)目合同的同時(shí)，將檔案管理納入設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位合同管理之中，明確規(guī)定各自檔案管理職責(zé)及要求，規(guī)定工程檔案驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，采用經(jīng)濟(jì)手段強(qiáng)化工程檔案管理工作，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)合同履行過程的管理。在檢查合同執(zhí)行情況時(shí)，同時(shí)檢查檔案管理情況。針對(duì)合同執(zhí)行過程中存在的問題，采取有效措施加以改進(jìn)。建設(shè)單位對(duì)各項(xiàng)工程招標(biāo)時(shí)，要有檔案人員參加編制標(biāo)書及合同條款，并在編制標(biāo)書時(shí)對(duì)檔案管理特別是竣工資料的要求做出具體規(guī)定。開標(biāo)后，這些規(guī)定以合同方式加以明確。工程開工前，接受委托的檔案部門要為建設(shè)管理單位編制符合該工程實(shí)際的檔案管理規(guī)定并及時(shí)下發(fā)給各參建單位，明確檔案資料的歸檔范圍和移交辦法。在工程建設(shè)中，各參建單位必須以檔案管理目標(biāo)合同為依據(jù)開展工作，并服從檔案管理部門的管理、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。
四、合同承包制管理水利工程檔案模式的優(yōu)點(diǎn)
采用合同承包制管理水利工程檔案，是水利工程檔案管理的一種新模式，對(duì)水利工程參建單位具有十分重要的意義。其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1．節(jié)省時(shí)間。工程建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)開工之初，建設(shè)管理單位剛成立，工作千頭萬緒，受委托的檔案管理部門可在工程開工之初建立起全方位的檔案管理體系，使檔案管理工作與工程建設(shè)齊頭并進(jìn)。工程項(xiàng)目竣工之時(shí)，工程項(xiàng)目檔案收集、整理完成，為工程竣工驗(yàn)收提供完整系統(tǒng)的檔案資料。工程項(xiàng)目交付使用時(shí)，工程檔案就及時(shí)移交給工程項(xiàng)目的管理單位，使工程項(xiàng)目運(yùn)用過程中問題能得到及時(shí)有效解決。合同承包制管理檔案能與工程建設(shè)同步進(jìn)行，不會(huì)因工程檔案工作滯后，給工程建設(shè)帶來不利影響。
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當(dāng)下正處于信息化時(shí)代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應(yīng)用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢(shì)，能夠有效地提高管理的效率，滿足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來，電子檔案管理會(huì)被更加廣泛的應(yīng)用于管理工作中，所以對(duì)電子檔案管理的安全加強(qiáng)重視具有重要的意義。
一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較
電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應(yīng)用，例如應(yīng)用電子信息技術(shù)等形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)以及管理。在應(yīng)用電子檔案的過程中，不會(huì)再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一些專門的管理軟件進(jìn)行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。
（一）歸檔時(shí)間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時(shí)間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時(shí)間，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)把文件向檔案的管理部門進(jìn)行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認(rèn)證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對(duì)于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實(shí)施前做好具有標(biāo)準(zhǔn)性的表格等材料，以方便各部門之間的發(fā)放工作以及回收。
（二）管理方式不同。電子檔案管理應(yīng)用電子編碼的技術(shù)，將各個(gè)不同的檔案文件貼上不同的標(biāo)簽進(jìn)行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復(fù)雜的特點(diǎn)。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因?yàn)樵谶M(jìn)行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。
（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會(huì)造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專門的文件管理部門，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進(jìn)行存儲(chǔ)。而傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對(duì)于保護(hù)環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)于檔案的保存更具有困難性。
（四）查詢方式不同。對(duì)于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進(jìn)行正常的查詢。例如，查詢者只有經(jīng)過申請(qǐng)注冊(cè)的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會(huì)員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門提出申請(qǐng)，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢(shì)。首先，應(yīng)用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因?yàn)樵跉w檔的時(shí)間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時(shí)間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，例如應(yīng)用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時(shí)間，采用專門的軟件對(duì)檔案的數(shù)據(jù)做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對(duì)紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻(xiàn)。由于減少了對(duì)紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對(duì)樹木的砍伐，有效地保護(hù)了森林資源，具有更加重要的意義。同時(shí)，采用電子檔案管理的方式能夠降低對(duì)訂書釘、印刷和筆墨等材料的應(yīng)用。
（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應(yīng)用了科學(xué)技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國(guó)雖然對(duì)于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當(dāng)下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應(yīng)該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴(yán)重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因?yàn)槿绻陂L(zhǎng)期使用的情況下其很可能會(huì)造成無法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會(huì)引發(fā)文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當(dāng)下有關(guān)的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護(hù)措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無法讀取的現(xiàn)象。例如應(yīng)用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護(hù)效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中或在實(shí)施共享的時(shí)候，對(duì)于數(shù)據(jù)的安全保護(hù)問題也是一項(xiàng)要考慮的問題。當(dāng)下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過程中很容易對(duì)其安全性產(chǎn)生威脅，所以應(yīng)該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強(qiáng)防范，例如應(yīng)用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應(yīng)用電子檔案管理對(duì)于工作人員提出了較高的要求。因?yàn)樵跉w檔程序中具有較復(fù)雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對(duì)于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。
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此階段主要解決系統(tǒng)應(yīng)該“做什么”的問題。用戶與系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員合作，確定該系統(tǒng)的總目標(biāo)，給出系統(tǒng)的功能、要求和條件，經(jīng)過認(rèn)真地分析研究，提出解決問題的方案，并且對(duì)可以利用的資源及成本、效益和開發(fā)進(jìn)度做出估計(jì)，進(jìn)行費(fèi)用、效果分析，然后選定最優(yōu)方案，并寫出實(shí)計(jì)劃交上級(jí)管理部門進(jìn)行審查。系統(tǒng)分析階段完成的標(biāo)志是可行性研究報(bào)告和開發(fā)計(jì)劃通過審批。系統(tǒng)分析階段是整個(gè)系統(tǒng)中關(guān)鍵的一環(huán)。系統(tǒng)分析階段的組織者即系統(tǒng)分析員是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中最重要的工作人員，一般來說，他們應(yīng)精通電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且還要精通文書檔案管理工作，但由于這樣的人才較少，所以，系統(tǒng)分析階段工作應(yīng)由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員以及文書檔案管理人員共同參加，以取長(zhǎng)補(bǔ)短.共同規(guī)劃出一個(gè)系統(tǒng)。系統(tǒng)分析工作由可行性研究和制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃兩個(gè)部分組成。
（一）可行性研究
文書檔案管理人員要根據(jù)文書檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提出要求，然后在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)可行性分析、對(duì)系統(tǒng)提出全面的要求。這是系統(tǒng)分析的第一步，包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：系統(tǒng)具備什么功能，確定系統(tǒng)的性能和使用范圍；進(jìn)行初步費(fèi)用估計(jì)及進(jìn)度估計(jì)；提出對(duì)安全性、可靠性、擴(kuò)充性等方面的要求。可行性分析階段重點(diǎn)考慮和解決的問題是：
（1）本單位對(duì)文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)的需要及其緊迫性。（2）自動(dòng)化管理系統(tǒng)建立之后能提高工作效率多少，建立一個(gè)系統(tǒng)需花費(fèi)多少人力、物力、財(cái)力，如何用較少的花費(fèi)建立一個(gè)能獲得最大經(jīng)濟(jì)效益的系統(tǒng)。（3）本單位及文書檔案部門現(xiàn)有條件如何，如文書檔案工作的基礎(chǔ)、資金、設(shè)備條件、人員技術(shù)條件等，能否在現(xiàn)有條件下順利地開發(fā)系統(tǒng)。（4）系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)將會(huì)出現(xiàn)哪些問題，是否具備了解決這些問題的條件。（5）對(duì)其他單位研制的系統(tǒng)或應(yīng)用系統(tǒng)的軟件進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)和比較，提出適于本單位的代選方案。
（二）制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃
（1）確定系統(tǒng)的目標(biāo)和功能。系統(tǒng)的目標(biāo)是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上確定系統(tǒng)的功能。系統(tǒng)的功能包括服務(wù)功能、建立功能和維護(hù)功能。其中系統(tǒng)的服務(wù)功能是指系統(tǒng)的應(yīng)用；建立功能包括系統(tǒng)初始化和建立數(shù)據(jù)文件或數(shù)據(jù)庫(kù)，并把數(shù)據(jù)裝入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)文件中，以便使用和處理；維護(hù)功能指對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、修改、插入、刪除的功能以及數(shù)據(jù)的保密和安全方面的功能。
（2）選擇硬件。要求硬件具有足夠大的存儲(chǔ)量，以存儲(chǔ)大量的文件檔案信息。具有較高的運(yùn)算速度，以滿足快速檢索的要求，特別是聯(lián)機(jī)檢索的要求，因?yàn)橐话懵?lián)機(jī)檢索系統(tǒng)要求每一提問的響應(yīng)時(shí)間應(yīng)在1秒鐘之內(nèi)，最多不超過5秒鐘；具有較強(qiáng)的比較和邏輯判斷能力；有靈活使用的漢字處理系統(tǒng)。此外，還要考慮計(jì)算機(jī)是否具有適應(yīng)環(huán)境的能力，如維修是否方便，是否有服務(wù)支持，是否具有擴(kuò)充內(nèi)存、變化組合的能力。
（3）軟件設(shè)計(jì)。要求軟件具有以數(shù)據(jù)管理為中心的操作系統(tǒng)或管理文件；具有可靠性、簡(jiǎn)明性、可移植性等特點(diǎn)；系統(tǒng)的應(yīng)用軟件應(yīng)對(duì)用戶使用語言的限制少，并且有自動(dòng)引導(dǎo)功能，輸出格式能讓用戶自由選擇。
（4）機(jī)房設(shè)置。要求能夠防塵、防靜電、隔音；有相對(duì)穩(wěn)定的濕度，一般濕度為50%―70%，室溫15―30℃。
（5）配備人員。應(yīng)配備系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設(shè)計(jì)員、著錄標(biāo)引員、操作員、硬件及軟件維護(hù)員等工作人員，要求其精通業(yè)務(wù)，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。
制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃必須是在文書檔案部門對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)際需要的前提下，根據(jù)本單位的經(jīng)費(fèi)、人員等多方面的情況，考慮國(guó)內(nèi)硬件生產(chǎn)、引進(jìn)的條件及本單位軟件設(shè)計(jì)的能力進(jìn)行開發(fā)，不能不顧客觀條件盲目開發(fā)，以致造成資金的浪費(fèi)。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)采用培訓(xùn)與調(diào)入相結(jié)合的辦法培養(yǎng)多層次的系統(tǒng)管理人員，并應(yīng)進(jìn)行人才儲(chǔ)備。
系統(tǒng)分析階段結(jié)束時(shí)，應(yīng)產(chǎn)生系統(tǒng)說明書和可行性研究報(bào)告。系統(tǒng)說明書是通過系統(tǒng)分析員同文書檔案人員不斷交流研究而對(duì)問題的看法達(dá)成一致后形成的文件。可行性報(bào)告又可稱為實(shí)施計(jì)劃報(bào)告，它應(yīng)對(duì)系統(tǒng)的實(shí)施方案進(jìn)行粗略描述，開發(fā)進(jìn)度、使用的資源、人員投入計(jì)劃及組織形式等。
二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段
此階段主要解決系統(tǒng)“如何做”的問題。它是系統(tǒng)的應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、代碼設(shè)計(jì)、程序語言的選擇、輸入輸出的形式和格式、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)的自動(dòng)選擇、操作費(fèi)用估算等。擔(dān)任系統(tǒng)設(shè)計(jì)的人員稱作系統(tǒng)設(shè)計(jì)員，主要由經(jīng)驗(yàn)豐富的軟件人員來?yè)?dān)任。
三、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段
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二、系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)
系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)主要包括應(yīng)用背景、項(xiàng)目目標(biāo)、解決方案設(shè)計(jì)、模塊功能分析四個(gè)方面。
1.應(yīng)用背景
此管理系統(tǒng)使得管理人員可以及時(shí)了解和控制庫(kù)存圖書檔案的準(zhǔn)確情況和數(shù)據(jù)。包括了對(duì)圖書、檔案入庫(kù)信息的登記和圖書出借信息的登記，并可查詢。
2.項(xiàng)目目標(biāo)
建立這個(gè)系統(tǒng)的目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)對(duì)新書的入庫(kù)、借閱以及還書信息等的計(jì)算機(jī)化管理，使得繁雜的庫(kù)存信息能夠被完整、高效的存取和查詢。
3.解決方案設(shè)計(jì)
根據(jù)前面分析的應(yīng)用背景和項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計(jì)，其系統(tǒng)總體方案設(shè)計(jì)流程如圖一所示。
4.系統(tǒng)模塊功能分析
該系統(tǒng)根據(jù)圖書入庫(kù)、借閱、查詢、管理的需要，依據(jù)系統(tǒng)總體方案設(shè)計(jì)流程圖所示，本系統(tǒng)所要設(shè)計(jì)的主要窗體模塊有五大功能模塊，分別是：
4.1圖書入庫(kù)信息管理模塊，用于管理圖書相關(guān)信息；包括新到圖書的登記入庫(kù)。
4.2圖書借還管理模塊，用于管理讀者借書和還書的操作；
4.3環(huán)境設(shè)置模塊，用于設(shè)置用戶的操作界面；
4.4數(shù)據(jù)管理模塊，用于處理數(shù)據(jù)庫(kù)的備份和恢復(fù)。
4.5圖書查詢模塊，用于圖書的庫(kù)存、借閱等信息的查詢。
在本系統(tǒng)中由于沒有打印機(jī)設(shè)備供試驗(yàn)，所以預(yù)先把報(bào)表打印改成報(bào)表預(yù)覽。
在系統(tǒng)主界面的設(shè)計(jì)中，包括在mdi窗體中允許顯示多個(gè)窗體，主窗體為這些子窗體提供工作空間，并設(shè)置下拉菜單可以對(duì)各功能模塊進(jìn)行調(diào)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書檔案管理的各種操作，如包括圖書信息管理、添加圖書信息、借閱、歸還的登記和查詢等信息管理的功能。主窗體界面樣式如圖二所示。
三、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
根據(jù)系統(tǒng)的工作原理與工作流程，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)主要有以下幾個(gè)步驟：
1.選擇數(shù)據(jù)庫(kù)
根據(jù)系統(tǒng)的分析和設(shè)計(jì)需求，我選用access2000數(shù)據(jù)庫(kù)來進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的邏輯設(shè)計(jì)。
2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)
首先，啟動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理器，建立一個(gè)新的數(shù)據(jù)庫(kù)，在該數(shù)據(jù)庫(kù)下建立數(shù)據(jù)表，輸入記錄。并建立各個(gè)表之間的聯(lián)系，其5個(gè)數(shù)據(jù)表分別是：圖書信息記錄表( books) 、本臺(tái)部門和員工基本信息記錄表(user) 、圖書類別信息記錄表（class）、圖書借閱信息記錄表(jy) 、 借閱歷史信息記錄表 (jyls) 。5個(gè)數(shù)據(jù)表的邏輯結(jié)構(gòu)分別根據(jù)系統(tǒng)的需要而設(shè)計(jì)。如圖書信息記錄表的結(jié)構(gòu)如表 1 如示。以圖書信息記錄表(books)為例，可以看出這張表有8個(gè)字段，每個(gè)字段的名稱分別是：圖書編號(hào)（數(shù)值型），圖書名稱，圖書類別，作者，出版社，是否出借（均為字符型），出版日期，登記日期（日期型），價(jià)格等相關(guān)信息。
四、程序設(shè)計(jì)和調(diào)試
在上面的各項(xiàng)工作完成之后，依次逐步實(shí)現(xiàn)各個(gè)功能模塊的界面，對(duì)其主窗體和各個(gè)子窗體進(jìn)行屬性的修改，接著添加菜單項(xiàng)，然后編寫所有代碼。在編寫代碼過程中，單獨(dú)調(diào)試每個(gè)窗體，最后將主控制調(diào)度程序和功能模塊程序聯(lián)結(jié)起來調(diào)試，完成整個(gè)系統(tǒng)。 以下簡(jiǎn)單例舉主窗體的設(shè)計(jì)過程：
1.主界面設(shè)計(jì)
主界面即登錄成功后所顯示的界面，主程序的設(shè)計(jì)步驟如下：
步驟一、新建工程文件，將工程文件保存為book.dpq，源程序存盤為main.pas，修改其caption屬性為“圖書檔案管理系統(tǒng)1.0”，name屬性值該為mainform。
步驟二、添加菜單項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)啟動(dòng)畫面， 向mainform中加入下拉菜單tmainmenu控件對(duì)象，雙擊該控件對(duì)象，在“操作”菜單項(xiàng)下，分別設(shè)置菜單條“新書入庫(kù)”、 “讀者信息管理”、“借書”、“還書”、“信息查詢”、“系統(tǒng)登錄”、“退出”。在“管理”菜單項(xiàng)下，分別設(shè)置菜單條“讀者類型管理”。雙擊菜單項(xiàng)“操作”中的菜單條“退出”，創(chuàng)建onclick事件，是系統(tǒng)具備退出功能。
主窗體界面的設(shè)置如上圖二所示。圖書入庫(kù)信息模塊包括3個(gè)子菜單、圖書入庫(kù)登記、入庫(kù)明細(xì)管理、圖書入庫(kù)查詢功能。圖書借閱信息模塊也包括3個(gè)子菜單、圖書借閱登記、出庫(kù)明細(xì)管理、圖書借閱查詢功能。部分子菜單窗體如下所示：添加圖書信息窗體，如圖四所示；借書信息窗體，如圖五所示；添加還書信息窗體 如圖七所示；查詢借書信息窗體，如圖八所示。
1.1步驟三設(shè)置屬性
1.1.1主窗體的屬性如表一所示
1.1.2主窗體的菜單項(xiàng)如表二所示。
1.2步驟四編寫代碼
主窗體初始代碼如下：
me. caption = me. caption & “－ [“ & strnowuser & ”] ”me.logout.caption = me.logout.caption
&“－ [“ & strnowuser & ” ] ” endsub
2.其它模塊設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，其他，如啟動(dòng)畫面的實(shí)現(xiàn)，用戶登錄密碼認(rèn)證窗體的實(shí)現(xiàn)，圖書管理功能的實(shí)現(xiàn)，在本系統(tǒng)中，還有借書模塊、還書模塊、添加讀者模塊、新書入庫(kù)模塊、借閱歷史查詢模塊，這些模塊的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的語言、界面風(fēng)格與以上設(shè)計(jì)相似，鑒于篇幅有限，本文在此不再詳述。
在設(shè)計(jì)本系統(tǒng)過程中使用到的需另外添加的“部件”有microsoft flexgrid control 6.0microsoft windows common controls-2 6.0
本系統(tǒng)還需要添加如下一些“引用”。
microsoft activex data objects2.5 library;
microsoft data formatting objects library 6.0(sp4)
microsoft data report designer v6.0
五、系統(tǒng)安全性問題
為了防止非法用戶對(duì)本系統(tǒng)的操作，本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了一個(gè)登錄界面， 用來讓合法用戶的進(jìn)入。在數(shù)據(jù)庫(kù)方面設(shè)計(jì)了一個(gè)表，用來實(shí)現(xiàn)用戶和密碼的數(shù)據(jù)源，來實(shí)現(xiàn)多用戶的進(jìn)入和操作。考慮到本系統(tǒng)的規(guī)模和其它方面的因素， 在數(shù)據(jù)庫(kù)方面本系統(tǒng)設(shè)置有相應(yīng)的權(quán)限。
篇13
發(fā)改委；檔案信息；設(shè)計(jì)；實(shí)現(xiàn)
隨著網(wǎng)絡(luò)和信息等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與成熟，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)逐漸邁進(jìn)信息化時(shí)代，人們?nèi)粘５墓ぷ鳌⑸詈蛯W(xué)習(xí)都在互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響下變得更加方便、快捷。同時(shí)，信息技術(shù)也越來越多地被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中，在各企業(yè)、機(jī)關(guān)單位、醫(yī)院、學(xué)校的信息管理工作中都以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托設(shè)計(jì)或引入了專門的信息管理系統(tǒng)來提升信息管理水平。本文針對(duì)發(fā)改委綜合檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)問題進(jìn)行了探討。
一、發(fā)改委綜合檔案信息的管理需求分析
作為一個(gè)肩負(fù)宏觀調(diào)控職能的重要部門，發(fā)改委積累了大量珍貴的檔案資料，并逐年遞增，傳統(tǒng)的管理方式十分不便于檔案信息的管理、存儲(chǔ)和查詢、調(diào)用，大大降低了檔案信息的利用率，沒有發(fā)揮出綜合檔案信息對(duì)發(fā)改委及我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定、健康發(fā)展的實(shí)際效用。因此，實(shí)現(xiàn)和推動(dòng)發(fā)改委綜合檔案信息管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化已然成為必然趨勢(shì)。發(fā)改委綜合檔案信息的管理主要會(huì)涉及到收發(fā)文、信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)和歸檔整理、借閱等環(huán)節(jié)，設(shè)計(jì)信息管理系統(tǒng)的目的是要節(jié)省檔案信息的存儲(chǔ)空間、延長(zhǎng)檔案信息保存的時(shí)間、方便信息查詢和調(diào)用等。設(shè)計(jì)的信息管理系統(tǒng)要能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、獲取和展示、轉(zhuǎn)存儲(chǔ)、備份等功能，同時(shí)還要保證檔案信息能夠在此信息管理系統(tǒng)和諸如OA一類的信息系統(tǒng)之間進(jìn)行雙向的信息傳遞。此外，鑒于計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新速度較快，設(shè)計(jì)的信息管理系統(tǒng)需要在保證系統(tǒng)本身先進(jìn)性的同時(shí)具備一定的開放性與擴(kuò)充性，以便隨著技術(shù)的發(fā)展和使用需求不斷更新和完善其功能。
二、綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路
首先，在辦公內(nèi)網(wǎng)的基礎(chǔ)上利用計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)計(jì)符合發(fā)改委實(shí)際狀況和需求的信息管理系統(tǒng)，把安全、高效和服務(wù)、共享作為綜合檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)建一個(gè)系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)體系。其次，加快發(fā)改委紙質(zhì)檔案信息資料的數(shù)字化腳步，為檔案信息管理系統(tǒng)提供原始的電子信息數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)，對(duì)于部分重要檔案要盡量實(shí)現(xiàn)全文的檢索和利用，進(jìn)而建立起基礎(chǔ)的電子檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，全面實(shí)現(xiàn)發(fā)改委綜合檔案信息的無紙化利用和信息網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，讓日后檔案信息的管理、調(diào)用、查詢、傳遞工作變得更加快捷、高效。再次，保證檔案信息管理系統(tǒng)完整性、科學(xué)合理性的前提下，既要保證其能夠與其他信息系統(tǒng)進(jìn)行相互間的信息發(fā)送與信息接收。同時(shí)鑒于發(fā)改委的特殊性質(zhì)，系統(tǒng)要具備對(duì)需要保密的檔案數(shù)據(jù)信息做壓縮加密處理和異地備份的功能。此外，為保證系統(tǒng)中檔案信息數(shù)據(jù)的完整性和延續(xù)性，要遷移歷史數(shù)據(jù)條目。最后，創(chuàng)建一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)文字、音頻、影像等多種類型檔案信息數(shù)據(jù)查詢、利用的綜合性檔案信息管理平臺(tái)，兼具專業(yè)性、完整性的同時(shí)要允許并容易對(duì)其進(jìn)行功能上的擴(kuò)展、改進(jìn)和完善。
三、模塊劃分
根據(jù)上文對(duì)發(fā)改委綜合檔案信息管理系統(tǒng)的需求分析，可將此系統(tǒng)程序按功能劃分成連接數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和基本數(shù)據(jù)管理、檔案整理、檔案數(shù)據(jù)管理及系統(tǒng)維護(hù)5個(gè)模塊。連接數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器這部分模塊的主要功能是確定用戶選擇的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，出于安全方面考慮，可設(shè)置第一次使用時(shí)用戶要提供服務(wù)器名、用戶名、密碼等正確信息后方可成功登錄系統(tǒng)，之后此次填寫的信息將會(huì)被記錄到注冊(cè)表當(dāng)中，以省卻日后登錄的麻煩。基本數(shù)據(jù)庫(kù)管理模塊主要的功能有保密級(jí)別、歸檔類別、部門和保管期限、數(shù)據(jù)修改、刪除操作等。檔案數(shù)據(jù)管理模塊的功能是檔案信息的錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)及銷毀等。檔案整理模塊則專為檔案鑒定與組卷而設(shè)計(jì)的。系統(tǒng)維護(hù)這一模塊的功能是數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出、打印，以及數(shù)據(jù)庫(kù)的恢復(fù)和備份。
四、體系結(jié)構(gòu)
將整個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)分成應(yīng)用服務(wù)器、用戶、數(shù)據(jù)3層。其中應(yīng)用服務(wù)器這層本文選取了MVC結(jié)構(gòu)，利用MVC結(jié)構(gòu)將交互管理系統(tǒng)分解成模型、控制和視圖3個(gè)構(gòu)成組件，裝有問題核心數(shù)據(jù)與邏輯計(jì)算關(guān)系和功能計(jì)算關(guān)系的模型組件需要利用JAVA類與EJB技術(shù)來實(shí)現(xiàn)；用于保證用戶和系統(tǒng)能夠進(jìn)行互動(dòng)操作的控制組件功能需要通過使用JAVA語言編寫的服務(wù)器端程序來實(shí)現(xiàn)，控制組件的主要目的是協(xié)調(diào)模型同視圖之間的工作；對(duì)于從模型處獲取顯示信息的視圖組件來說，同樣的信息可以通過不同的顯示形式和視圖展現(xiàn)出來，視圖組件功能的實(shí)現(xiàn)需要依靠JavaScript和JSP技術(shù)、HTML技術(shù)。需要說明的是，對(duì)于屬于用戶層的工作人員來說，不管是在單位還是其他地方，僅通過網(wǎng)絡(luò)就能得到此信息管理系統(tǒng)提供的業(yè)務(wù)邏輯層服務(wù)，雖然不需要再安裝客戶端軟件，但仍需要通過RMI通信協(xié)議。
五、結(jié)束語
鑒于以信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托可建立信息管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的信息化和現(xiàn)代化，所以，在發(fā)改委綜合檔案信息管理工作中也應(yīng)主動(dòng)探索，結(jié)合發(fā)改委檔案信息管理工作的實(shí)際需求進(jìn)行信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，包括功能模塊的劃分、體系結(jié)構(gòu)構(gòu)建等。
作者：羅瓦則 單位：四川省喜德縣發(fā)展改革和經(jīng)濟(jì)信息化局
【參考文獻(xiàn)】
