引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理與檔案服務(wù)范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
一、信息化條件下的檔案管理的意義
當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)成為了檔案管理信息化的有力保障，由于通信技術(shù)逐漸成熟，已經(jīng)對(duì)人們生活的方方面面產(chǎn)生了重要的影響，同時(shí)人們也在逐漸步入信息化時(shí)代。信息化條件下的檔案管理工作主要通過對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息資源的快速采集、總結(jié)和利用。在檔案管理工作中，專業(yè)的檔案管理部門通過先進(jìn)的電子化方法，實(shí)現(xiàn)信息資源的合理分類和高效處理，同時(shí)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為輔助，讓用戶所享受的服務(wù)質(zhì)量更高[1]。當(dāng)今時(shí)代，信息化條件下的檔案管理工作面臨著更加艱難的挑戰(zhàn)，只有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作信息化的重要意義，加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作，嚴(yán)格監(jiān)控檔案管理工作的過程，才可以保證檔案系統(tǒng)具有良好的安全穩(wěn)定性，保障電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。在信息化條件下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)從根本上認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要作用，建立起正確的檔案信息化管理的理念，要認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的完成不僅需要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)還要依靠許多相關(guān)部門之間的協(xié)作和交流。信息化條件下管理人員在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，要注意對(duì)工作的反思和總結(jié)，從而能夠獲得寶貴的經(jīng)驗(yàn)，幫助從事檔案管理工作人員建立起正確的信息化管理理念，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，使信息化管理工作的機(jī)制更加完善，使檔案管理工作人員具備更高的從業(yè)素質(zhì)，確保人們能夠得到優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作服務(wù)[2]。
二、信息化條件下檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案工作方面
由于檔案工作對(duì)專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化條件下的檔案管理，需要對(duì)檔案整體進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。傳統(tǒng)的檔案歸檔和記錄大多以紙質(zhì)和人工的方式進(jìn)行，同時(shí)還有歷史遺留下來的問題，基于這些影響因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進(jìn)行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質(zhì)量不理想，對(duì)信息系統(tǒng)軟件安裝有著一定的阻礙作用，檔案的信息化和自動(dòng)化管理較難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，一些檔案館和檔案室僅實(shí)現(xiàn)半信息化的管理，這對(duì)全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理有一定程度上的制約。綜上，檔案工作方面存在的問題束縛了信息化條件下檔案管理工作的發(fā)展。
（二）檔案管理的信息化特點(diǎn)
信息化技術(shù)的發(fā)展速度較快，因此在檔案管理工作方面，常遇到信息化管理技術(shù)滯后的問題。大部分檔案管理工作在開展過程中未充分結(jié)合檔案管理程序的標(biāo)準(zhǔn)性和信息技術(shù)的特點(diǎn)，大量檔案在歸檔時(shí)利用磁盤或光盤存儲(chǔ)，這種方式存在許多不足，使得檔案管理工作難以跟上現(xiàn)代化高速發(fā)展的步伐[3]。
（三）檔案信息系統(tǒng)
在信息化條件下，旨在將檔案信息系統(tǒng)建設(shè)為能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀的目錄檔案系統(tǒng)。當(dāng)下我國(guó)的檔案信息系統(tǒng)有很多層次，但是大多都達(dá)不到檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)規(guī)范性、專業(yè)性和開放性的要求。
三、信息化條件下檔案管理的問題和對(duì)策
（一）數(shù)字信息的檔案管理
數(shù)字信息量較大，其中一些數(shù)據(jù)被積累儲(chǔ)存在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，一些被定期銷毀，還有一些被轉(zhuǎn)移到臨時(shí)載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統(tǒng)，可能會(huì)造成較大的損失。在以往的檔案管理過程中，已經(jīng)形成了以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行檔案管理的管理體系和業(yè)務(wù)流程，在文件歸檔到檔案系統(tǒng)當(dāng)中的時(shí)候，數(shù)字信息不能歸納到一般的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，因?yàn)閿?shù)字信息容易在周轉(zhuǎn)過程中缺失，導(dǎo)致電子文件在檔案管理過程中缺失。因此，為了解決數(shù)字信息的檔案管理過程中所出現(xiàn)的問題，可以采用“雙套制”策略。雙套制策略指的是對(duì)檔案信息用兩種不同的方式記錄并保存。電子檔案所占空間小、信息儲(chǔ)存量較大且能夠快速查找，但是由于電子檔案的特殊記錄形式，導(dǎo)致電子檔案的安全性和穩(wěn)定性存在一定的問題，例如會(huì)出現(xiàn)原稿被改動(dòng)或者格式問題無法識(shí)別的情況；而紙質(zhì)檔案因?yàn)橐约堎|(zhì)的方式進(jìn)行記錄，所以會(huì)占據(jù)較大的空間，承載的內(nèi)容也較有限，同時(shí)查找起信息來也較麻煩，但是紙質(zhì)檔案記錄的信息真實(shí)可靠，能夠保存較久。因此充分考慮到電子檔案和紙質(zhì)檔案均為優(yōu)缺點(diǎn)并存的記錄方式，“雙套制”的檔案管理方式較符合現(xiàn)代信息化條件下檔案管理工作的要求。
（二）電子檔案的管理與存儲(chǔ)
信息化時(shí)代的到來，讓電子文件的數(shù)量也大大地增加，對(duì)非文本數(shù)據(jù)的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內(nèi)容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統(tǒng)的手動(dòng)式管理模式，減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動(dòng)量，同時(shí)提高了檔案管理工作的搜索效率，給人們帶來了極大的便捷，但是，檔案管理的電子文件真實(shí)性、存儲(chǔ)時(shí)期和規(guī)范性還需進(jìn)一步加強(qiáng)。在建設(shè)檔案目錄中心和檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，要利用法規(guī)對(duì)電子文件的格式進(jìn)行規(guī)范化管理，盡量使檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范。同時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件進(jìn)行篩選，篩選出關(guān)鍵的信息進(jìn)行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費(fèi)，收集一些不必要的信息[4]。
四、信息化條件下的服務(wù)創(chuàng)新
（一）在網(wǎng)絡(luò)上建立起檔案信息查詢網(wǎng)站
目前，為了能夠讓人們更多地了解到企業(yè)和單位的最新發(fā)展情況，許多單位、企業(yè)等都開通了自己的網(wǎng)站；一些高校也利用網(wǎng)絡(luò)建立了本校的網(wǎng)站，將本校的師資信息、校園環(huán)境信息等在網(wǎng)站上，方便學(xué)生等對(duì)高校的了解。與此同時(shí)，這些網(wǎng)站不僅信息，還建立了專業(yè)的團(tuán)隊(duì)對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保信息能夠更好地向人們展示。檔案館或者檔案室也應(yīng)該學(xué)習(xí)這種現(xiàn)代化的手段，積極地開通網(wǎng)站服務(wù)，使得檔案信息具備快速搜索查找功能，能夠給客戶提供更加便捷的服務(wù)。檔案管理工作可以借助網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和專業(yè)化。
（二）開展檔案工作在線服務(wù)
當(dāng)今時(shí)代下，人們?cè)絹碓阶⒅貢r(shí)效性，因此，人們?cè)诶脵n案信息的過程中，也對(duì)時(shí)效性提出了要求。傳統(tǒng)的檔案信息的利用方式有許多不足之處，比如人們需要檔案管理工作人員查找某些信息的過程中，檔案管理工作人員往往需要在檔案室進(jìn)行查找，再將檔案復(fù)印或者拍照，這種傳統(tǒng)的查找方式在時(shí)間和空間上有一定的限制，不具備較高的時(shí)效性，因此無法滿足人們的需求。此時(shí)，檔案管理工作必須改變查找手段，例如通過郵箱、郵件和窗口問答等方式為檔案信息查詢者提供網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)，提高檔案信息的時(shí)效性。
（三）創(chuàng)新服務(wù)
人們對(duì)檔案信息的需求日益增加，檔案室要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需要，對(duì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)要進(jìn)行相應(yīng)地創(chuàng)新，為人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。
五、結(jié)束語
在信息化條件下，檔案管理工作可以適當(dāng)借鑒國(guó)外較先進(jìn)的檔案信息化管理工作體系，同時(shí)結(jié)合自身需求，建設(shè)出符合我國(guó)國(guó)情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學(xué)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)質(zhì)共享，為人們提供更好的服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]黃躍曼.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)模式探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(24):123-123.
篇2
近年來，隨著我國(guó)城市的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、城市的開放、開發(fā)和投資環(huán)境的改善及人民生活水平的提高，人們對(duì)地下管網(wǎng)的設(shè)施也越來越重視。地下管網(wǎng)是現(xiàn)代城市基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，是城市賴以長(zhǎng)期生存和快速發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，經(jīng)常被稱為城市的“生命線”。因?yàn)楦鞣N地下管網(wǎng)較地上建構(gòu)筑物的空間體量要小若干個(gè)數(shù)量級(jí)，且集中敷設(shè)在城市道路許可的地下有限空間區(qū)域內(nèi)，因此，在規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)搶修時(shí)，對(duì)城市地下管網(wǎng)敷設(shè)情況的把握要有極高的精確性，并準(zhǔn)確地測(cè)出所建項(xiàng)目的三維位置，進(jìn)而保證施工作業(yè)的安全性。但是，城市地下管網(wǎng)一般建在城市道路或綠化帶的下面，建成后難以再進(jìn)行核實(shí)，隱蔽性極強(qiáng)，由此為核實(shí)所建項(xiàng)目區(qū)域地下管網(wǎng)的敷設(shè)帶來了極大的困難。所以，為了確保城市地下管網(wǎng)的質(zhì)量和安全，就要對(duì)城市地下管網(wǎng)檔案進(jìn)行管理科學(xué)的管理，通過城市地下管網(wǎng)檔案管理機(jī)構(gòu)提升施工單位對(duì)地下管網(wǎng)檔案的意識(shí)。本文就城市地下管網(wǎng)檔案管理與服務(wù)的策略進(jìn)行了研究，旨在能為有關(guān)方面提供參考。
2.城市地下管網(wǎng)檔案管理與服務(wù)所面臨的問題
2.1 建設(shè)施工單位檔案意識(shí)較低
目前國(guó)內(nèi)建筑施工項(xiàng)目采取的是分包制，不同工作程序被分包給不同工種的承包單位。與建筑施工、建筑設(shè)計(jì)和室內(nèi)裝潢不同的是，地下管網(wǎng)的敷設(shè)相對(duì)工期短，工作內(nèi)容單一，其工作的精細(xì)度往往不受施工單位的重視，施工作業(yè)缺少前期的科學(xué)與合理的規(guī)劃。而工程監(jiān)理職責(zé)所屬的“三控、兩管、一協(xié)調(diào)”，即控制工程建設(shè)的投資、建設(shè)工期、工程質(zhì)量；進(jìn)行安全管理、工程建設(shè)合同管理；協(xié)調(diào)有關(guān)單位之間的工作關(guān)系卻沒有包括對(duì)地下管網(wǎng)敷設(shè)相關(guān)工作的控制與監(jiān)管。由此，出現(xiàn)了施工與監(jiān)管的漏洞。根據(jù)筆者的調(diào)研，大部分從事地下管網(wǎng)敷設(shè)的承包機(jī)構(gòu)很少在施工前去城建機(jī)構(gòu)查閱施工地的地下管網(wǎng)敷設(shè)情況，一方面他們認(rèn)為查閱相關(guān)地下管網(wǎng)檔案時(shí)間長(zhǎng)、花費(fèi)高，為了節(jié)省作業(yè)時(shí)間，提高作業(yè)效率，可不用事先勘察施工地的地下管網(wǎng)敷設(shè)情況；另一方面他們認(rèn)為施工工人經(jīng)驗(yàn)豐富，能夠準(zhǔn)確預(yù)判管網(wǎng)的敷設(shè)情況。而多數(shù)誤挖地下管網(wǎng)事故正是由于這些施工單位過于相信經(jīng)驗(yàn)，野蠻施工，檔案意識(shí)偏低而引發(fā)的。
2.2 城市地下管網(wǎng)檔案管理鮮有相關(guān)法律規(guī)范作為保障
地下管網(wǎng)檔案管理機(jī)構(gòu)想要介入建設(shè)工程的評(píng)價(jià)與監(jiān)管行列，困難較大。同時(shí)，大部分城市因無地下管網(wǎng)檔案管理專項(xiàng)法規(guī)等管理手段，管理無強(qiáng)制性，地下管網(wǎng)檔案信息難收集、不準(zhǔn)確、未更新，進(jìn)而導(dǎo)致部門出臺(tái)的規(guī)范、制度相互矛盾，事故發(fā)生相互推諉責(zé)任，造成了不良的社會(huì)影響。
3.城市地下管網(wǎng)檔案管理與服務(wù)自身存在的問題
3.1 檔案收集難，監(jiān)管制度存在空白點(diǎn)
其一，城市地下管網(wǎng)基本情況不清。由于市政公用管網(wǎng)與非市政公用管網(wǎng)分屬不同管理機(jī)構(gòu)，各個(gè)機(jī)構(gòu)分別管理其所屬的地下管網(wǎng)檔案，因此幾乎沒有一個(gè)城市能夠提供一張全面準(zhǔn)確的地下管網(wǎng)位置全景圖；沒有一個(gè)管網(wǎng)單位能夠全面準(zhǔn)確地掌握所屬行業(yè)地下管網(wǎng)信息分布信息及精確位置。因此，城市建設(shè)缺乏統(tǒng)一的地下管網(wǎng)檔案綜合信息平臺(tái)，其提供的信息服務(wù)尚存在空白點(diǎn)，極易導(dǎo)致因?yàn)榈叵鹿芫W(wǎng)信息掌握不全而引發(fā)施工事故。
其二，缺乏有效監(jiān)管，城市地下管網(wǎng)檔案入館難。各種地下管網(wǎng)檔案信息分屬于不同部門管理，分散存檔，地下管網(wǎng)檔案信息難以集中，管理交叉重疊性較大，管理空白點(diǎn)較多，風(fēng)險(xiǎn)性較高。據(jù)筆者不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)大約有70%的城市地下管網(wǎng)沒有基礎(chǔ)性城建檔案資料，像北京、廣州這樣的國(guó)內(nèi)一線城市，地下管網(wǎng)歸檔率不足50%。
其三，城市地下管網(wǎng)檔案信息化進(jìn)展偏慢，差異明顯。目前能夠提高城市地下管網(wǎng)檔案管理與利用效率的方法就是進(jìn)行檔案數(shù)字化及數(shù)字化之后的關(guān)聯(lián)。但是由于經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和對(duì)地下管網(wǎng)認(rèn)識(shí)上的差異，全國(guó)各地地下管網(wǎng)普查工作和信息化建設(shè)表現(xiàn)出不均衡的發(fā)展態(tài)勢(shì)，僅有少數(shù)城市開展過地下管網(wǎng)普查工作，大多數(shù)城市并沒有建立全局性的地下管網(wǎng)管理信息系統(tǒng)。即便開展了地下管網(wǎng)普查工作的城市，也未必能實(shí)行動(dòng)態(tài)更新，不能真實(shí)反映城市地下管網(wǎng)的現(xiàn)狀，利用效果較差。
3.2 檔案從業(yè)者專業(yè)素質(zhì)不高，服務(wù)質(zhì)量難以滿足用戶需求
其一，檔案利用程序繁瑣，過程較長(zhǎng)。利用地下管網(wǎng)檔案的程序較為繁瑣，通常需要施工單位持相關(guān)證明與資質(zhì)證明到指定機(jī)構(gòu)利用檔案，從提出利用需求到利用結(jié)束，所花費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，因此部分施工單位為了圖省事，而選擇不查驗(yàn)檔案，直接貿(mào)然施工。
其二，利用方式單一，成本高。目前地下管網(wǎng)檔案提供利用的方式只能是進(jìn)館利用，部分檔案管理機(jī)構(gòu)能夠提供相關(guān)檔案的復(fù)制服務(wù)，但是成本相對(duì)較高，如利用的檔案數(shù)量、門類較多，將無形中增加了施工單位的作業(yè)成本。
篇3
企業(yè)檔案；管理創(chuàng)新；服務(wù)模式
1.檔案創(chuàng)新和服務(wù)理論概述
1.1企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究綜合國(guó)內(nèi)外關(guān)于檔案管理創(chuàng)新的研究，總結(jié)出檔案管理創(chuàng)新指的是依據(jù)于社會(huì)變化和市場(chǎng)變化趨勢(shì)，對(duì)人才，業(yè)務(wù)和技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，注重以知識(shí)創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新，以滿足企業(yè)檔案管理的發(fā)展需求，并且能夠滿足用戶檔案服務(wù)需求，最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)服務(wù)目標(biāo)。這個(gè)過程，就是檔案管理信息資源創(chuàng)新的過程。①創(chuàng)新首先是檔案管理理念的創(chuàng)新。首先是改革常規(guī)傳統(tǒng)的檔案工作管理理念，要重新樹立新意識(shí)和新思想。一是服務(wù)大局的理念；二是改革與開放的理念；三是競(jìng)爭(zhēng)與協(xié)作的理念。②檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新。檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新指的是，對(duì)于新形勢(shì)下的企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)與規(guī)律要進(jìn)行積極探索，同時(shí)要逐步建立起有利于檔案開發(fā)和利用的創(chuàng)新管理機(jī)制，還可對(duì)檔案工作者的積極性進(jìn)行深入挖掘，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新。具體內(nèi)容是：一是建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡(luò)；二是建立科學(xué)的崗位目標(biāo)責(zé)任制；三是獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分提高檔案管理工作者的積極性與熱情；四是建立健全企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。
1.2企業(yè)檔案服務(wù)模式現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理模式，應(yīng)依據(jù)于檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，在利用者不斷變化需求的基礎(chǔ)上，做到服務(wù)理念的及時(shí)更新，服務(wù)內(nèi)涵的及時(shí)深化，服務(wù)范圍的及時(shí)拓展，同時(shí)引進(jìn)新成果和改善服務(wù)手段，這是現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理模式的主要內(nèi)容。①檔案服務(wù)模式要?jiǎng)?chuàng)新內(nèi)容：一是創(chuàng)新服務(wù)職能；二是創(chuàng)新服務(wù)方式；三是創(chuàng)新服務(wù)主體；四是創(chuàng)新服務(wù)手段；五是創(chuàng)新服務(wù)環(huán)境；六是創(chuàng)新服務(wù)質(zhì)量；七是創(chuàng)新服務(wù)條件；八是創(chuàng)新服務(wù)群體合作方式。②我國(guó)目前檔案模式創(chuàng)新的具體措施：一是對(duì)網(wǎng)站功能進(jìn)行完善，開展網(wǎng)上利用服務(wù)；二是普遍建立電子文檔中心；三是在整合資源的基礎(chǔ)上，共享檔案信息資源。
2.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新
2.1創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念企業(yè)檔案管理工作要想保持活力和升級(jí)，就要不斷創(chuàng)新，尤其在信息化和現(xiàn)代化的今天，企業(yè)檔案管理工作必須要開拓創(chuàng)新和與時(shí)俱進(jìn)，在進(jìn)行各項(xiàng)檔案管理工作過程中，充分融入新觀念和新方式，能更好的服務(wù)與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新首先是思想觀念的創(chuàng)新，具體要求是：（1）要樹立檔案工作服務(wù)大局的認(rèn)識(shí)觀。新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，黨和國(guó)家的中心任務(wù)就是以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為主要目標(biāo)，這要求企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)該以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展為工作重點(diǎn)，要以服務(wù)大局為檔案工作的基本定位，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效開發(fā)與利用，全面系統(tǒng)的為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和長(zhǎng)效發(fā)展做出貢獻(xiàn)。（2）改革傳統(tǒng)的檔案管理思想。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的另一手段是，要加大對(duì)檔案工作的改革力度，管理工作中的守舊和自我封閉的思想要予以剔除，同時(shí)建立一個(gè)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)，并符合企業(yè)檔案管理自身發(fā)展的運(yùn)行管理機(jī)制，并且在做好安全保密的前提下，可以適當(dāng)擴(kuò)大企業(yè)檔案管理工作的開放范圍，使企業(yè)檔案工作能走進(jìn)企業(yè)內(nèi)部工作人員實(shí)際工作中，這不僅使檔案的社會(huì)服務(wù)化功能可以充分發(fā)揮，還能夠增強(qiáng)檔案管理在企業(yè)管理中的影響力。
2.2創(chuàng)新檔案管理機(jī)制（1）首先建立檔案信息資源收集網(wǎng)站。建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡(luò)，主要是因?yàn)樵谏鐣?huì)全面發(fā)展和信息化不斷提高的背景下，檔案管理工作由于涉及面廣和信息量大等特點(diǎn)，如果僅僅依靠檔案管理工作部門的日常工作，并不能全面，及時(shí)準(zhǔn)確的收集到檔案相關(guān)資料信息。因此，可以建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡(luò)，對(duì)社會(huì)各個(gè)部門和各個(gè)單位力量充分利用，形成多種渠道，有效收集檔案信息。（2）企業(yè)檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度要建立健全。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理，在管理機(jī)制上進(jìn)行時(shí)重點(diǎn)，因此可以對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行深入研究，在充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作者積極性的基礎(chǔ)上，要建立以工作目標(biāo)管理為中心的檔案部門考核機(jī)制，建立此考核機(jī)制不僅是對(duì)檔案工作質(zhì)量和完成情況進(jìn)行考核，其最終目標(biāo)還是推動(dòng)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。另外，還要在建立工作規(guī)章制度管理機(jī)制的前提下，對(duì)檔案工作的最終目標(biāo)，還有兼職檔案員在檔案工作中的責(zé)任都要做到明確規(guī)定，還要對(duì)評(píng)價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式方法進(jìn)行綜合考慮，從而制定出科學(xué)合理的考核方法，對(duì)檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行總評(píng)。
3.檔案管理功能服務(wù)模式創(chuàng)新
3.1我國(guó)當(dāng)前的企業(yè)檔案服務(wù)模式創(chuàng)新的具體措施
3.1.1完善網(wǎng)站功能目前各大企業(yè)在檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新中，普遍開展網(wǎng)上利用服務(wù)，并對(duì)網(wǎng)站功能進(jìn)行完善。這是隨著檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)的建立鞏固，企業(yè)檔案部門將充分利用網(wǎng)站，進(jìn)行自己網(wǎng)頁的制作，并且還對(duì)上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行積極組織，不僅使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與政府網(wǎng)站緊密相聯(lián)，還能實(shí)現(xiàn)檔案信息的完善檢索功能。
3.1.2建立電子文檔中心建立電子文檔中心，主要是對(duì)各單位的電子文檔進(jìn)行集中歸檔，然后通過建立的檔案網(wǎng)站，可以對(duì)登錄用戶提供有限制性和非保密性文件查詢利用等功能服務(wù)，這在發(fā)揮信息中心和信息公開場(chǎng)所作用的同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)電子文檔的自動(dòng)上傳收集和整理的功能，最終實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享的目的。它的優(yōu)點(diǎn)在于包括較為廣泛的覆蓋面，內(nèi)容豐富的檔案和利用率較高。而且，建立電子文檔中心的另一優(yōu)勢(shì)還在于，能有效減少中小企業(yè)因必須購買網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，所帶來的經(jīng)濟(jì)壓力。
3.2創(chuàng)新檔案服務(wù)能力（1）檔案信息服務(wù)能力的創(chuàng)新。在企業(yè)檔案服務(wù)模式中，檔案信息服務(wù)占有重要地位。對(duì)檔案信息服務(wù)能力進(jìn)行創(chuàng)新，要求對(duì)檔案信息資源進(jìn)行主動(dòng)開發(fā)，對(duì)于檔案服務(wù)項(xiàng)目和專題服務(wù)可做到超前策劃。其中在主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)時(shí)，要清楚檔案的的家底，還要有精準(zhǔn)的服務(wù)方向，要了解自己企業(yè)員工需要的檔案信息服務(wù)屬于什么類型，而檔案部門能提供什么類型的信息服務(wù)，此外還要積極研究，加工和開發(fā)檔案信息，可以主動(dòng)為各企業(yè)單位提供經(jīng)過提煉的，深層次和高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)信息；并根據(jù)自己內(nèi)部員工需求和社會(huì)需求，對(duì)檔案文化產(chǎn)品進(jìn)行精心策劃。（2）檔案部門遠(yuǎn)程服務(wù)能力的創(chuàng)新。為了滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求，檔案信息服務(wù)需要有更高的標(biāo)準(zhǔn)。因此，在實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)模式中，可充分融入信息技術(shù)，為檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)方便快捷的目的，提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。與此同時(shí)，在加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的時(shí)候，可以充分利用信息技術(shù)，還可充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，可以有效提高檔案部門遠(yuǎn)程服務(wù)能力的重要力量。
3.3深化層次編研企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，還包括檔案資料的編研。其中，檔案資料主要針對(duì)的是企業(yè)日常工作和實(shí)際的數(shù)據(jù)及運(yùn)行需要等諸多方面的內(nèi)容，因此，要進(jìn)行檔案資料的編研，就需要對(duì)檔案原始信息進(jìn)行充分優(yōu)化，以及全面系統(tǒng)的整理原始數(shù)據(jù)，特別是注意有價(jià)值信息的匯總處理與分類處理，這不僅確保了檔案資料編研工作的順利進(jìn)行，還與企業(yè)整體利益相符，有利于企業(yè)良好穩(wěn)定的發(fā)展。基于此，在進(jìn)行深化檔案資料層次編研工作時(shí)，要注意三個(gè)方面的內(nèi)容。（1）由于檔案資料具有數(shù)量繁多，內(nèi)容龐雜和種類多樣等特點(diǎn)，深化層次編研時(shí)，要以優(yōu)先級(jí)的方式進(jìn)行檔案資料的編研處理。（2）要考慮到企業(yè)檔案資料是與企業(yè)切身利益密切相關(guān)的，在深化層次編研時(shí)，可聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案專家協(xié)同進(jìn)行，這對(duì)檔案資料編研的合理性與科學(xué)性可形成有效保證。（3）在具體編研處理的過程中，對(duì)于企業(yè)檔案資料庫中，應(yīng)定期編研匯總那些來自企業(yè)管理部門和國(guó)家行業(yè)協(xié)會(huì)的指導(dǎo)性文件。
4.結(jié)語
文章對(duì)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式進(jìn)行研究探討，主要是在企業(yè)實(shí)施信息化建設(shè)的新形勢(shì)下，把握住信息管理和知識(shí)管理中的主要目標(biāo)，同時(shí)要求企業(yè)檔案管理者，不斷研究新問題和新方法，并及時(shí)更新檔案管理工作，建立健全檔案管理的服務(wù)模式，最終使檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展相協(xié)調(diào)，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)跨越式發(fā)展的總體戰(zhàn)略目標(biāo)。
【參考文獻(xiàn)】
［1］李秀云.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式分析[J].技術(shù)與市場(chǎng)，2013（06）.
篇4
1.科學(xué)合理的體制是管理工作進(jìn)行的依據(jù)，具有一定的指導(dǎo)作用。在檔案管理的體制制定上，要注意體制內(nèi)容的精簡(jiǎn)性，體制效果的高效性，體制范圍的廣泛性。檔案的管理工作要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)目標(biāo)：一是提高檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)。首要目標(biāo)就是順利完成自己的任務(wù)。必須制定出科學(xué)先進(jìn)的檔案管理體制，指導(dǎo)管理工作的順利運(yùn)行，將現(xiàn)代科技的成果與管理工作充分結(jié)合，提高管理的質(zhì)量和效率。二是要盡量降低檔案管理的資金投入，合理配置各種資源，包括人力資源和管理設(shè)備資源，實(shí)現(xiàn)低投入、高收益。
2.促進(jìn)檔案管理整體工作的規(guī)范化。建立完善的檔案管理體制，必須在整體上進(jìn)行規(guī)范化管理，檔案的歸檔工作要有明確的條件標(biāo)準(zhǔn)和限制范圍；對(duì)檔案的借閱必須有制度上的規(guī)定，借閱人員必須有借閱證件或借閱證明，保證檔案的安全；在檔案的立卷工作上，也必須有合理的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案的質(zhì)量和規(guī)范；對(duì)庫房的管理要尤其注意。
3.制定合理的獎(jiǎng)懲制度。各部門要形成完善的工作目標(biāo)責(zé)任制度，保證每個(gè)工作人員都做好自己的本職工作。實(shí)行合理的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)在工作中表現(xiàn)比較好的員工，進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；對(duì)在工作中失誤較多，表現(xiàn)有待提高的員工，進(jìn)行適當(dāng)?shù)木嫣嵝眩粚?duì)于嚴(yán)重泄密的人員，實(shí)行必要的懲罰。
（二）檔案管理的手段創(chuàng)新。現(xiàn)代科技不斷發(fā)展，各種科學(xué)技術(shù)設(shè)備的更新?lián)Q代速度越來越快，很多原來的設(shè)備在工作效率和質(zhì)量上都嚴(yán)重欠缺，傳統(tǒng)的管理手段和管理形式不再適應(yīng)新時(shí)代的要求，阻礙了檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展，所以，必須在檔案管理的手段上加大創(chuàng)新，將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的工作中，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)操作簡(jiǎn)單，把復(fù)雜的工作程序簡(jiǎn)單化，提高了工作效率，其工作質(zhì)量也比人工操作更為精細(xì)，在提高工作效率的同時(shí)，保證了工作的質(zhì)量。雖然利用現(xiàn)代科技需要一定的資金投入，但是，現(xiàn)代科技在某些工作上代替了人力勞動(dòng)，也節(jié)省了很多人力資源，減少了勞動(dòng)力的支出。因此，在檔案的管理工作中，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技和人力勞動(dòng)的優(yōu)勢(shì)，讓機(jī)器成為人的輔助工具，對(duì)于原來比較復(fù)雜麻煩的操作，盡早淘汰，改用精簡(jiǎn)的管理手段，檔案管理工作人員要有與時(shí)俱進(jìn)的精神，多學(xué)科學(xué)知識(shí)，適應(yīng)現(xiàn)代科技環(huán)境，盡量用科學(xué)先進(jìn)的手段，提高工作效率和管理水平。
（三）提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。
1.為了提高工作人員的整體素質(zhì)，首先要改變工作人員的思想觀念。一個(gè)人的思想觀念，決定著他做事的方向，因此，要特別注意對(duì)檔案管理工作者科學(xué)思想觀念的培養(yǎng)，提高他們現(xiàn)代化的管理意識(shí)，讓知識(shí)和創(chuàng)新更好地為檔案管理工作服務(wù)。有了科學(xué)先進(jìn)的思想觀念，工作人員就能在檔案管理的創(chuàng)新工作上大膽前進(jìn)，大膽嘗試，使整個(gè)檔案管理工作中充斥著一種活躍的氣氛，為創(chuàng)新工作的進(jìn)行，提供優(yōu)良的環(huán)境。
2.在工作人員的錄取和選擇上，加強(qiáng)篩選的力度。為了提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，在應(yīng)聘的環(huán)節(jié)就應(yīng)該注意到，在保證應(yīng)聘者工作態(tài)度的基礎(chǔ)上，要盡量選擇富有創(chuàng)新意識(shí)，敢于挑戰(zhàn)的人員，優(yōu)選電子檔案信息管理專業(yè)或其他計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)的人員。在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下，每個(gè)公司和單位都急需具有先進(jìn)科技含量的專業(yè)人員，檔案管理人事部門行業(yè)努力為自己爭(zhēng)取更多的專業(yè)人員，為以后提高員工整體素質(zhì)做好基礎(chǔ)工作。
3.現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案管理的工作方式發(fā)生了變化，由傳統(tǒng)的人力操作向電腦操控的方式轉(zhuǎn)變，這就要求檔案管理工作人員掌握基本的電子檔案管理程序。各企業(yè)和單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員的技能培訓(xùn)，提高他們的科學(xué)知識(shí)，電子操作能力，并鼓勵(lì)工作人員自覺學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，提高員工的整體素質(zhì)。
二、檔案服務(wù)模式
篇5
（二）人事檔案既是真實(shí)反映職工個(gè)人經(jīng)歷的依據(jù)，也是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，更是單位及有關(guān)部門選賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔與使用人才的重要依據(jù)。人事檔案工作是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分。
二、現(xiàn)行人事檔案管理工作中存在的主要問題
（一）管理手段陳舊，不利于人事檔案的規(guī)范管理
在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化浪潮的推動(dòng)下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。
1.管理較為分散。由于部分單位檔案管理人員及場(chǎng)所的條件限制，較為普遍地存在“多^分散管理”的現(xiàn)象，人事檔案、工資檔案由人力資源部門管理，科技檔案由科技管理部門管理，有些單位的工資檔案是由財(cái)務(wù)部門管理的。
2.手工操作歸檔。手工操作的檔案材料既不利于檢索利用，更容易被人為破壞，而且人、財(cái)、物的消耗相對(duì)較大，大量檔案卷宗存檔導(dǎo)致成本與支出加大。且形成的檔案也缺乏嚴(yán)肅性和多樣性。
（二）管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用
1.現(xiàn)行人事檔案管理工作中過多的注重保管而忽視了對(duì)人事檔案的開發(fā)利用。
2.對(duì)人事檔案的頻繁查閱極易造成磨損和意外丟失。
三、利用人事信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的科學(xué)管理，為醫(yī)院發(fā)展提供人才信息服務(wù)
（一）數(shù)字化為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實(shí)現(xiàn)條件基礎(chǔ)
1.目前人事檔案與其他管理方式中的個(gè)人信息存在著較多的交叉或重復(fù)，合理整合人事檔案、科技檔案、工資檔案的內(nèi)容，既可以優(yōu)化人事檔案信息，也有利于節(jié)約管理成本，更有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。
2.充分發(fā)揮目前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部已運(yùn)行成熟的醫(yī)院信息化系統(tǒng)（HIS），在不增加投資的情況下，有效地使用現(xiàn)有資源，提高服務(wù)性能。
（二）利用現(xiàn)代信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)人員信息資源共享，建立結(jié)構(gòu)完整、操作便捷、系統(tǒng)穩(wěn)定、安全性能較高的人事檔案管理系統(tǒng)
1.計(jì)算機(jī)管理檔案具有協(xié)作性、開放性，能夠更加便捷的進(jìn)行及時(shí)更新、查閱，同時(shí)還可利用計(jì)算機(jī)判別、診斷、篩選的功能進(jìn)行檔案鑒定工作。
篇6
二、地質(zhì)資料檔案社會(huì)化服務(wù)的現(xiàn)狀
伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展和在全國(guó)各行業(yè)中的應(yīng)用，“數(shù)字國(guó)土”正被逐漸推廣。《圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫》項(xiàng)目改變了地質(zhì)資料的存儲(chǔ)方式，人們可以更為方便的對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行查閱。國(guó)務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》頒布后，國(guó)土部門首先對(duì)涉密資料進(jìn)行逐步清理。建立、建全地質(zhì)資料網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系；成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質(zhì)資料的社會(huì)化服務(wù)提供了充分的政策依據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
三、地質(zhì)資料檔案社會(huì)化服務(wù)存在問題及解決對(duì)策
篇7
Keywords： Embeddedness Theory; Archives Management; Archives Service; Management Mode
1 引言
專業(yè)分工的逐漸細(xì)化是社會(huì)發(fā)展的基本趨勢(shì)，但隨著技術(shù)進(jìn)步和應(yīng)用進(jìn)程的加快，以及工業(yè)化和信息化融合的深化，產(chǎn)生了分工細(xì)化與融合泛化兩極發(fā)展的趨勢(shì)。
在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，專業(yè)分工的逐漸細(xì)化與專業(yè)服務(wù)的日趨多元化，也帶來了生產(chǎn)者與消費(fèi)者對(duì)專業(yè)工具和手段的依賴化、專業(yè)需求的多元化和生產(chǎn)與消費(fèi)界限的模糊化趨勢(shì)。從競(jìng)爭(zhēng)的角度看，競(jìng)爭(zhēng)與合作的對(duì)立也不斷向競(jìng)爭(zhēng)合作的統(tǒng)一，即“競(jìng)合”方向演化。從社會(huì)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)角度看，具有植根性的文化軟實(shí)力作用也在不斷強(qiáng)化。這些跡象已經(jīng)表明，社會(huì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)中各要素相互間的“嵌入性”問題已經(jīng)逐漸成為一門顯學(xué)。
19世紀(jì)末，一些思想家曾經(jīng)提出“鑲嵌”、“植根”等思想，而在理論上明確“嵌入性”（Embeddedness）概念的是匈牙利政治經(jīng)濟(jì)學(xué)家卡爾?波蘭尼（Karl Polanyi）。該學(xué)者在1944年出版了《大轉(zhuǎn)型：我們時(shí)代的政治經(jīng)濟(jì)起源》（The Great Transformation-The Political and Economic Origins of Our Times）一書。該書指出，在非市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，經(jīng)濟(jì)不是一個(gè)獨(dú)立領(lǐng)域，而是嵌入在社會(huì)和文化結(jié)構(gòu)之中，具有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的社會(huì)嵌入性。后來，一些經(jīng)濟(jì)學(xué)家認(rèn)為，即使是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，經(jīng)濟(jì)仍然嵌入在社會(huì)和文化結(jié)構(gòu)之中，各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)仍然受到其所處的社會(huì)結(jié)構(gòu)的限制和影響。也就是說，無論是非市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)還是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，嵌入現(xiàn)象始終存在，只不過社會(huì)環(huán)境不同，嵌入的程度也不同。
所以，得出的結(jié)論是，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)受非經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的影響，這種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與非經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的交互作用就是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的社會(huì)嵌入性[1]。經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的社會(huì)嵌入性必然帶來活動(dòng)成本，也會(huì)帶來活動(dòng)資本，需要在經(jīng)濟(jì)學(xué)分析中加以研究。應(yīng)當(dāng)說，嵌入理論通過對(duì)經(jīng)濟(jì)學(xué)的批判，把經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會(huì)學(xué)、組織理論等有信服力地聯(lián)系在了一起，帶來了社會(huì)網(wǎng)絡(luò)理論和社會(huì)資本理論的研究新潮，并共同構(gòu)成了新經(jīng)濟(jì)社會(huì)學(xué)。
通過對(duì)“嵌入性”理論的粗淺觀察，我們看到，卡爾?波蘭尼發(fā)現(xiàn)了一個(gè)原本存在卻被人忽視了的客觀現(xiàn)象，即專業(yè)領(lǐng)域獨(dú)立的時(shí)代已經(jīng)逐漸成為過去，交叉融合、協(xié)同創(chuàng)新與互動(dòng)發(fā)展的時(shí)代正向我們逼近。從檔案管理的角度看，檔案、檔案管理和信息服務(wù)活動(dòng)同樣受非自身活動(dòng)的影響，同樣具有社會(huì)植根性和依附性，或社會(huì)嵌入性。所以，不能僅停留在單一研究檔案管理自身現(xiàn)象的階段，需要與社會(huì)結(jié)構(gòu)的演進(jìn)相結(jié)合，將知識(shí)嵌入性、認(rèn)知嵌入性、結(jié)構(gòu)嵌入性、組織嵌入性、業(yè)務(wù)嵌入性、政治嵌入性、社會(huì)嵌入性、文化嵌入性和網(wǎng)絡(luò)嵌入性等原理和應(yīng)用納入檔案學(xué)研究范疇，豐富和完善檔案管理的理論體系和方法體系。
在檔案管理專業(yè)領(lǐng)域，“嵌入性”問題并非現(xiàn)在才有，只不過在理論上還沒有對(duì)實(shí)踐中的這一客觀事實(shí)加以歸納和總結(jié)。
例如，在組織性嵌入方面，文書立卷歸檔制度中明確指出檔案管理部門應(yīng)對(duì)文書立卷進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，文件的平時(shí)歸卷和年終定卷由現(xiàn)行組織的文書工作人員負(fù)責(zé)。在業(yè)務(wù)性嵌入方面，檔案工作采取納入議事日程、納入年度預(yù)算、納入年度計(jì)劃，參加重要工作、參加項(xiàng)目課題、參加項(xiàng)目驗(yàn)收、參加設(shè)備驗(yàn)收，與任務(wù)下達(dá)同步、與進(jìn)度檢查同步、與成果鑒定同步、與考核獎(jiǎng)勵(lì)同步等的“三納入、四參加、四同步”制度。在社會(huì)性嵌入方面，設(shè)立檔案接收征集職能機(jī)構(gòu)，建立檔案移交工作制度，構(gòu)建檔案接收征集網(wǎng)絡(luò)，開展檔案接收征集活動(dòng);檔案利用服務(wù)工作也要面向和滿足社會(huì)發(fā)展、國(guó)家建設(shè)和人民群眾的需求，開展借閱服務(wù)、閱覽服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、咨詢服務(wù)、宣傳服務(wù)、證明服務(wù)、目錄服務(wù)、文獻(xiàn)服務(wù)和開放服務(wù)，等等。
檔案管理和檔案信息服務(wù)中應(yīng)用嵌入性理論和方法，應(yīng)根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)和檔案用戶的特點(diǎn)，進(jìn)行理論和方法的平移和再創(chuàng)新方能得以有效實(shí)施。就目前的工作情況來看，先從構(gòu)建嵌入性檔案社會(huì)組織網(wǎng)絡(luò)，建立嵌入式檔案信息研究開發(fā)團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和手段的應(yīng)用能力，進(jìn)行嵌入式檔案信息利用需求調(diào)查研究，開展嵌入式專業(yè)服務(wù)和科學(xué)決策服務(wù)等方面入手，層層展開、逐步深入和加以推進(jìn)更為合適。
2 嵌入性理論應(yīng)用的必要性
長(zhǎng)期以來，檔案管理與檔案信息服務(wù)還存在管理服務(wù)機(jī)制與模式制約，檔案管理部門與社會(huì)各領(lǐng)域還沒有有效地融入，檔案工作者的專業(yè)化素質(zhì)和能力還不夠高，檔案開放式主動(dòng)服務(wù)效果和質(zhì)量不盡如人意等系列問題。信息網(wǎng)絡(luò)社會(huì)所帶來的信息服務(wù)泛在化、信息需求多元化以及社會(huì)網(wǎng)絡(luò)組織滯后性等現(xiàn)象使這些問題更為突出。
2.1信息服務(wù)的泛在化。服務(wù)的泛在化主要指服務(wù)無所不在。由于信息網(wǎng)絡(luò)和智能工具的普及和深入應(yīng)用，信息環(huán)境發(fā)生了根本性變化，數(shù)字信息的可獲得性迅速增強(qiáng)，信息服務(wù)也迅速從專門機(jī)構(gòu)的主導(dǎo)性業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化為一般機(jī)構(gòu)的增值性業(yè)務(wù)[2]。信息用戶獲取、利用、生產(chǎn)、、管理、存儲(chǔ)和擁有信息的來源與渠道更加廣泛、成本更加低廉、手段更加靈活、查閱更加便捷、交流更加透明、時(shí)空更加可近。形形的搜索引擎、智能應(yīng)用等，因其具有“在身邊”、“在眼前”、“在指尖”等信息可近性優(yōu)勢(shì)，愈來愈多地被用戶接受。圖書情報(bào)與檔案部門面臨用戶離自己愈來愈遠(yuǎn)的困惑和壓力，這種形式迫使信息管理與服務(wù)部門改變自己并跟進(jìn)時(shí)代。就檔案管理部門來講，拓寬檔案管理與服務(wù)的視野，以更加開放的姿態(tài)融入社會(huì)信息工作與生活之中，發(fā)展共建共享型檔案社會(huì)組織信息網(wǎng)絡(luò)，才能更有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值、提升檔案工作的社會(huì)影響力。
2.2信息需求的多元化。需求的多元化主要體現(xiàn)在三個(gè)層面：其一，需求主體的多元化。信息網(wǎng)絡(luò)化的高速發(fā)展，人們對(duì)各種信息利用意識(shí)不斷增強(qiáng)，需求主體隨之呈現(xiàn)多元化景象。從機(jī)構(gòu)組織上看，政府、企業(yè)、高校、研究院所等為科學(xué)決策和知識(shí)創(chuàng)新，對(duì)信息數(shù)量和質(zhì)量的需求強(qiáng)度增加;從角色群體上看，工人、農(nóng)民、知識(shí)分子等受個(gè)人發(fā)展空間期望值增長(zhǎng)的影響，對(duì)信息的需求更廣泛。其二，需求客體的多元化。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及使信息生產(chǎn)和信息利用界限模糊化，導(dǎo)致各領(lǐng)域的信息爆炸性增長(zhǎng)。政策信息、科技信息、文化信息、教育信息、醫(yī)療衛(wèi)生信息、運(yùn)營(yíng)管理信息、法律法規(guī)信息、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息、農(nóng)業(yè)信息等交織演進(jìn)構(gòu)成了需求客體的多元化局面。其三，需求媒介的多元化。信息載體和傳播的媒體已超出傳統(tǒng)實(shí)物載體范疇，虛擬載體與新傳播媒體逐漸成為主流，且技術(shù)進(jìn)步將為人們提供更多的、更便捷和更直觀的需求媒介。
總之，面對(duì)需求的多元化發(fā)展態(tài)勢(shì)，單品種、單渠道的信息服務(wù)自然無法適應(yīng)，客觀上提出了嵌入式信息服務(wù)的新要求。將嵌入理論和方法應(yīng)用于檔案管理與服務(wù)，突破自我封閉的局限，建立新型的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化檔案工作模式，是促進(jìn)檔案管理與服務(wù)方式多元化，滿足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代用戶不斷增長(zhǎng)和日趨廣泛的信息需求的必然選擇。
2.3網(wǎng)絡(luò)組織的滯后性。高度發(fā)達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到社會(huì)生活的各個(gè)層面，人們?cè)谔摂M的社會(huì)環(huán)境中工作、學(xué)習(xí)和生活已經(jīng)成為常態(tài)。但是，現(xiàn)實(shí)的社會(huì)生活與虛擬的社會(huì)生活之間沒能很好地互動(dòng)發(fā)展，甚至一些情況下，人們更缺乏對(duì)現(xiàn)實(shí)的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效的組織和參與，人際關(guān)系變?nèi)酰M織間的合作趨于不穩(wěn)定。
就目前的情況看，社會(huì)組織信息網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)滯后化現(xiàn)象，面對(duì)面的信息交流在逐漸減少，虛擬信息網(wǎng)絡(luò)的開放性和現(xiàn)實(shí)社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的封閉性共存，產(chǎn)生了新的網(wǎng)絡(luò)組織性鴻溝與障礙。應(yīng)當(dāng)說，虛擬網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不管多么發(fā)達(dá)，仍然是一種工具，現(xiàn)實(shí)的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)仍然是工作和生產(chǎn)活動(dòng)的重要載體，這一點(diǎn)往往容易被人們忽視。社會(huì)組織信息網(wǎng)絡(luò)的滯后性主要表現(xiàn)在社會(huì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的失衡性，也就是專業(yè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)沒能很好嵌入到各種類型的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)組織之中。
與社會(huì)網(wǎng)絡(luò)組織結(jié)構(gòu)失衡性并存的還有服務(wù)文化觀念的脫域性、社會(huì)網(wǎng)絡(luò)關(guān)系的斷裂性、信息組織與信息服務(wù)的漂浮性、社會(huì)參與機(jī)制的不健全性、民間社會(huì)服務(wù)組織的松散性、服務(wù)體制和機(jī)制制度設(shè)計(jì)的局限性等方面[3]。社會(huì)網(wǎng)絡(luò)組織的滯后性帶來的主要問題是信息管理與服務(wù)方式的僵化，客觀要求檔案部門要強(qiáng)化社會(huì)參與意識(shí)，用嵌入性思維突破管理體制和主觀意識(shí)的制約，強(qiáng)化社會(huì)網(wǎng)絡(luò)組織的協(xié)同作用，與廣泛的社會(huì)資源相互支撐，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化配置，提升檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值。
應(yīng)用嵌入式理論開展檔案管理和檔案信息服務(wù)工作，通過網(wǎng)絡(luò)交流、需求互動(dòng)、專業(yè)跟進(jìn)、協(xié)同互補(bǔ)等制度設(shè)計(jì)，是改進(jìn)檔案管理模式，形成集群優(yōu)勢(shì)，提升服務(wù)能力的重要發(fā)展路徑。
3 嵌入式網(wǎng)絡(luò)形成動(dòng)力分析
社會(huì)網(wǎng)絡(luò)成員愿意互相嵌入的動(dòng)因主要是在知識(shí)、技術(shù)、物質(zhì)、社會(huì)等資源上存在供需不均衡性或稱供需位勢(shì)差，即擁有資源的能力和獲取資源的需求存在一定的位勢(shì)級(jí)差。只有存在資源供需位勢(shì)差，才可產(chǎn)生互相嵌入和形成系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)以實(shí)現(xiàn)資源共建共享的動(dòng)機(jī)。
3.1知識(shí)資源供需位勢(shì)差。知識(shí)主體通過消化吸收、傳播應(yīng)用、更新創(chuàng)造等活動(dòng)，積聚資源并形成特有優(yōu)勢(shì)，形成知識(shí)主體勢(shì)能。知識(shí)勢(shì)能是指某一時(shí)期或時(shí)點(diǎn)，一方知識(shí)主體與另一知識(shí)主體相對(duì)的知識(shí)水平或狀態(tài)，能夠反映特定知識(shí)主體占有特定知識(shí)資源優(yōu)勢(shì)的程度[4]。知識(shí)位勢(shì)是指擁有一定深度和廣度知識(shí)的主體所具有的能量態(tài)勢(shì)，表征主體積累的知識(shí)存量在組織中的位勢(shì)或稱勢(shì)能[5]。知識(shí)勢(shì)差表示不同知識(shí)主體在某一特定時(shí)期同類知識(shí)上知識(shí)位勢(shì)的差距。知識(shí)勢(shì)差能夠表征不同主體之間知識(shí)支配能力的差異，其包含橫向勢(shì)差和縱向勢(shì)差兩種類型。知識(shí)勢(shì)差中存在知識(shí)數(shù)量與知識(shí)質(zhì)量?jī)芍匾蛩亍ＶR(shí)的數(shù)量是指知識(shí)廣度，即知識(shí)多元性;知識(shí)的質(zhì)量是指知識(shí)深度，即知識(shí)主體在某單一知識(shí)面所處的位置。
社會(huì)網(wǎng)絡(luò)中不同主體的生活環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、教育環(huán)境不同，擁有的知識(shí)資源也不同，知識(shí)資源分布具有不均衡性。同時(shí)，不同專業(yè)領(lǐng)域積聚的知識(shí)結(jié)構(gòu)存在專業(yè)化趨向，存在知識(shí)位勢(shì)差。知識(shí)存量的廣度和深度直接影響著知識(shí)位勢(shì)，它們的知識(shí)差異引發(fā)各個(gè)主體之間的交互，促進(jìn)其知識(shí)轉(zhuǎn)移、知識(shí)擴(kuò)散等。在知識(shí)嵌入活動(dòng)中，社會(huì)網(wǎng)絡(luò)中各成員擁有知識(shí)的質(zhì)和量是有區(qū)別的，存在相對(duì)高位勢(shì)的知識(shí)成員和相對(duì)低位勢(shì)的知識(shí)成員。成員知識(shí)存量越豐富，知識(shí)位勢(shì)高的成員向外界傳播知識(shí)的可能性越大，越有可能成為知識(shí)源;知識(shí)位勢(shì)低的成員吸收知識(shí)的可能性很大，成為知識(shí)接受方[6]。知識(shí)勢(shì)差的影響存在一定的閾限。知識(shí)勢(shì)差過小，知識(shí)流量相對(duì)不足且轉(zhuǎn)移動(dòng)力較弱。知識(shí)勢(shì)差過大，一定程度上限制主體吸收學(xué)習(xí)能力。因此，適當(dāng)?shù)闹R(shí)勢(shì)差，一方面促進(jìn)知識(shí)流動(dòng)，加強(qiáng)知識(shí)轉(zhuǎn)移效果，另一方面有利于增強(qiáng)主體對(duì)知識(shí)的吸納能力。
知識(shí)資源供需位勢(shì)差是運(yùn)用嵌入性理論開展檔案管理和檔案信息服務(wù)的主要?jiǎng)恿χ弧＞退闹R(shí)而言，相對(duì)于圖書、情報(bào)和相關(guān)資料，檔案信息資源更具有知識(shí)的顯在性、原始性、稀缺性、專業(yè)性、獨(dú)具性、連續(xù)性和不可替代性等特點(diǎn)。檔案形成于各專業(yè)領(lǐng)域職能活動(dòng)之中，由社會(huì)工作和生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中解決現(xiàn)實(shí)問題的指導(dǎo)文件而來，本身就是知識(shí)運(yùn)用于實(shí)踐生成的新知識(shí)產(chǎn)品。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)在基于檔案信息資源的知識(shí)化服務(wù)中具有獨(dú)特優(yōu)勢(shì)和地位。但是，應(yīng)當(dāng)看到檔案管理部門對(duì)檔案知識(shí)資源的挖掘與服務(wù)的意識(shí)還不夠強(qiáng)、專業(yè)還有局限、能力還不夠高，專業(yè)化的知識(shí)位勢(shì)差別還沒有真正形成，知識(shí)服務(wù)的動(dòng)力顯現(xiàn)出自身的不足，這正是我們需要著力研究和解決的現(xiàn)實(shí)問題。
3.2技術(shù)資源供需位勢(shì)差。技術(shù)位勢(shì)差主要表現(xiàn)為待嵌入的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)各節(jié)點(diǎn)成員單位相互之間所存在的技術(shù)差距。技術(shù)供需位勢(shì)差可以產(chǎn)生相互嵌入的期望，如果技術(shù)勢(shì)差適中，信息服務(wù)機(jī)構(gòu)占有一定的技術(shù)高位勢(shì)的情況下，嵌入的可能性就會(huì)明顯增大。當(dāng)然，技術(shù)勢(shì)差過高或過低均會(huì)因?yàn)榍度腚p方對(duì)技術(shù)的消化吸收能力過于懸殊反而會(huì)影響嵌入的可能性。技術(shù)勢(shì)差還表現(xiàn)在技術(shù)革新的時(shí)間差方面，如果嵌入的各方在技術(shù)更新速度方面比較一致，則嵌入的可能性也會(huì)明顯增加[7]，反之，相互嵌入的可能性會(huì)減少。
檔案專業(yè)化技術(shù)服務(wù)主要依靠檔案中技術(shù)資源的系統(tǒng)化組織和強(qiáng)化現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用水平，增強(qiáng)服務(wù)的科技含量?jī)蓚€(gè)方面形成一定的位勢(shì)，通過嵌入式管理模式的創(chuàng)新，為現(xiàn)實(shí)的科研、生產(chǎn)服務(wù)。
3.3物質(zhì)資源供需位勢(shì)差。物質(zhì)資源供需位勢(shì)差主要表現(xiàn)為社會(huì)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)成員單位所擁有的物質(zhì)資源供需的不均衡性和差異性。物質(zhì)資源供需位勢(shì)差是組織聯(lián)盟、集群網(wǎng)絡(luò)、人際網(wǎng)絡(luò)等社會(huì)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)形成的動(dòng)因之一。一些學(xué)者認(rèn)為所擁有的物質(zhì)資源構(gòu)成的不同環(huán)境具有不同的認(rèn)知體系和價(jià)值觀體系。行動(dòng)者因其具有獲取對(duì)自身有利的資本和物質(zhì)利益期望，會(huì)傾向于認(rèn)同合作對(duì)象的認(rèn)知體系和價(jià)值觀體系，從而達(dá)成相互嵌入意愿，形成聯(lián)盟式或集群式社會(huì)組織信息網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)然也有例外，因?yàn)槿藗兂镔|(zhì)利益以外，還有權(quán)力、地位、身份、榮譽(yù)、信仰和操守等非經(jīng)濟(jì)動(dòng)機(jī)[8]，這些不一定會(huì)因物質(zhì)利益的追求而改變。“道不同不相為謀”，認(rèn)知體系和價(jià)值觀體系不同，則難以產(chǎn)生相互嵌入的動(dòng)機(jī)。
物質(zhì)資源供需位勢(shì)在應(yīng)用嵌入式理論開展檔案管理與檔案信息服務(wù)中的動(dòng)力作用雖不明顯，仍可以從普遍認(rèn)知體系和價(jià)值觀體系出發(fā)，構(gòu)建嵌入式檔案社會(huì)組織信息網(wǎng)絡(luò)。實(shí)際上，各級(jí)各類的檔案館與高等院校共建大學(xué)生社會(huì)實(shí)踐基地、與中小學(xué)共建愛國(guó)主義教育基地和舉辦公益性檔案夏令營(yíng)活動(dòng)、與部隊(duì)聯(lián)合開展國(guó)防愛國(guó)主義教育活動(dòng)等，就是從社會(huì)責(zé)任感、使命感、核心價(jià)值觀、創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力等普遍的價(jià)值取向出發(fā)構(gòu)建起來的。我們可以在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用嵌入式理論，拓展專業(yè)領(lǐng)域，共建信息網(wǎng)絡(luò)，開展更廣泛和更深層次的檔案信息服務(wù)。
3.4社會(huì)資源供需位勢(shì)差。與物質(zhì)資源和人力資源對(duì)應(yīng)的還有社會(huì)資源。按嵌入性理論，社會(huì)資源是組織和個(gè)人所處的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，以及社會(huì)網(wǎng)絡(luò)關(guān)系之上形成的信任、互惠與合作等無形資源。不同的社會(huì)組織在擁有社會(huì)資源上存在位勢(shì)差距。經(jīng)濟(jì)學(xué)界認(rèn)為，充足的社會(huì)資源可以拓寬資源獲取渠道、降低權(quán)益資本成本，但對(duì)社會(huì)資源的過分投入也可能成為額外的負(fù)擔(dān)[9]。
檔案管理部門作為社會(huì)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，在建立確保檔案安全保密的檔案安全體系、建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系等“三個(gè)體系”建設(shè)中，要求將包括組織和個(gè)人在內(nèi)的社會(huì)資源納入到檔案信息資源視野。檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)需要覆蓋社會(huì)的各個(gè)層面，構(gòu)建更廣泛的社會(huì)共建共享的檔案管理與服務(wù)利用有機(jī)體系，充分發(fā)揮信任、互惠與合作等無形社會(huì)資源優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理與服務(wù)能力。
以上是對(duì)嵌入期望和嵌入動(dòng)力的主要因素所進(jìn)行的分析。當(dāng)然，嵌入的可能性還會(huì)受其他方面因素的影響。例如情境關(guān)系、組織關(guān)系、私人關(guān)系、地緣關(guān)系、血緣關(guān)系、社會(huì)關(guān)系、國(guó)際關(guān)系、受限領(lǐng)域、競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系以及價(jià)值取向、政治、政策、制度等方面。
檔案作為反映工作職能活動(dòng)面貌的最原始的歷史記錄，其所包含的信息和知識(shí)具有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、精練、專業(yè)、真實(shí)、可靠等獨(dú)特的資源優(yōu)勢(shì)，其中的部分資源具有不可再生性，所包含的一些重要的歷史印跡、活動(dòng)軌跡、憑證信息、重要數(shù)據(jù)等具有不可替代性，這些均是檔案知識(shí)資源在供需位勢(shì)上的獨(dú)占和獨(dú)有特點(diǎn)。但是，這些優(yōu)勢(shì)還是一種資源稟賦優(yōu)勢(shì)，為有效開展嵌入式管理和嵌入式服務(wù)工作，仍需深度挖掘檔案知識(shí)資源并系統(tǒng)地構(gòu)建相應(yīng)的管理與服務(wù)技術(shù)平臺(tái)體系，使檔案信息資源供需位勢(shì)差在所要嵌入的各專業(yè)領(lǐng)域均有適當(dāng)?shù)奶岣撸拍苁惯@種獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)得以在社會(huì)網(wǎng)絡(luò)中最大限度地發(fā)揮。
4 嵌入性理論應(yīng)用原則
4.1嵌入條件性分析。任何理論的應(yīng)用都需要在一定的條件下進(jìn)行，在檔案管理與服務(wù)應(yīng)用中也非必須無限嵌入。檔案管理與服務(wù)工作中應(yīng)用嵌入式理論的主要根據(jù)是基于檔案具有一定的社會(huì)植根性和社會(huì)依附性這一判斷，強(qiáng)調(diào)檔案工作在一定程度上應(yīng)與社會(huì)政治、制度、經(jīng)濟(jì)和文化進(jìn)行融合，在發(fā)揮檔案管理社會(huì)功能的同時(shí)推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。也就是說，檔案工作的開展不能孤立、封閉地進(jìn)行，也不能將檔案工作抽象化和理想化。站在社會(huì)學(xué)與檔案學(xué)的學(xué)科本位之上，用更寬的視野，在更大的空間中，將社會(huì)多環(huán)境變量的影響納入檔案工作理論和實(shí)踐研究框架，進(jìn)行具體化考察，并進(jìn)行一定的拓展性研究[10]，才能夠更加客觀地分析檔案事業(yè)所處的社會(huì)地位，豐富和完善檔案管理與服務(wù)理論和方法，提升檔案工作水平和檔案社會(huì)服務(wù)能力。
上述討論強(qiáng)調(diào)的“一定條件”和“一定程度”意指檔案工作對(duì)嵌入性理論的應(yīng)用不能走極端，強(qiáng)調(diào)的是適度性，也就是要避免嵌入不足和嵌入過度的問題。嵌入性理論應(yīng)用研究的重點(diǎn)在于明確自身檔案管理工作所處的社會(huì)環(huán)境，正確認(rèn)識(shí)社會(huì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和功能，進(jìn)行選擇性嵌入設(shè)計(jì)。
嵌入不足和嵌入過度均源自關(guān)系錯(cuò)位，即沒有把檔案自身工作實(shí)際與所處的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效的融入和結(jié)合，沒有把立足本位和把交叉協(xié)同、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)作為統(tǒng)一體，對(duì)所處的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的結(jié)構(gòu)與功能調(diào)查分析不足，沒有對(duì)嵌入的模式、機(jī)制、交互作用和功能發(fā)揮進(jìn)行具體設(shè)計(jì)，從而不能充分發(fā)揮應(yīng)有的效用。嵌入不足主要表現(xiàn)為過度強(qiáng)調(diào)本位，融入層次和深度不足;嵌入過度主要表現(xiàn)為過度脫離本位，融入層次和廣度寬泛。
4.2嵌入性應(yīng)用原則。為了克服嵌入性理論應(yīng)用的局限性，需遵循一定的原則，包括鄰近性、認(rèn)同性、對(duì)等性、互補(bǔ)性和規(guī)范性等五個(gè)方面。
鄰近性原則。嵌入對(duì)象的選擇應(yīng)以服務(wù)對(duì)象本地性、職能活動(dòng)鄰近性、工作網(wǎng)絡(luò)一體性、服務(wù)需求經(jīng)常性、社會(huì)關(guān)系和諧性、利益趨向互補(bǔ)性、工作目標(biāo)確定性、價(jià)值鏈條穩(wěn)定性、專業(yè)分工明確性等為首要條件。
認(rèn)同性原則。嵌入對(duì)象的選擇應(yīng)在思想、行為、能力、目標(biāo)、規(guī)范、制度、管理和效益等方面取得相互認(rèn)同、信任、接納、和諧和一致的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
對(duì)等性原則。即沒有隸屬關(guān)系，地位相等，相對(duì)獨(dú)立、各具特色、、互為條件、互相配合、相互制約、互補(bǔ)包容、理叉、有限融合。
互補(bǔ)性原則。能夠形成互補(bǔ)、互利、互換、各負(fù)其責(zé)、資源共享、各取所需、相互協(xié)調(diào)、相互影響和相互學(xué)習(xí)機(jī)制，具有整體共同克服和解決面臨的挑戰(zhàn)和問題能力的戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系。
規(guī)范性原則。進(jìn)行必要的制度和規(guī)范設(shè)計(jì)，形成網(wǎng)絡(luò)組織各成員共同認(rèn)可的行為準(zhǔn)則。
5 嵌入式管理機(jī)制分析
嵌入性理論探討的是客觀存在的社會(huì)植根性現(xiàn)象，有一定的原生性和自發(fā)性，但有意識(shí)地構(gòu)建嵌入式管理機(jī)制，將檔案工作融入所處的社會(huì)環(huán)境之中，才能充分發(fā)揮檔案部門與社會(huì)各領(lǐng)域的交流、協(xié)同、互動(dòng)功能，合力助推檔案工作的發(fā)展。
嵌入機(jī)制可分為社會(huì)空間嵌入、技術(shù)空間嵌入和業(yè)務(wù)空間嵌入等三個(gè)方面的機(jī)制，還包括認(rèn)知空間、文化空間、虛擬空間、物理空間等方面的嵌入機(jī)制。以下僅對(duì)檔案工作的社會(huì)、技術(shù)和業(yè)務(wù)空間的嵌入式管理機(jī)制進(jìn)行討論。
5.1社會(huì)空間的嵌入。社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的有效融入是運(yùn)用嵌入性理論創(chuàng)新檔案管理工作和開展檔案信息服務(wù)的重要保障。由于檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)與政府機(jī)構(gòu)、高等院校、科研院所、社團(tuán)組織、經(jīng)濟(jì)實(shí)體之間存在著更為密切的關(guān)系，各級(jí)各類檔案行政管理部門和檔案業(yè)務(wù)管理部門在社會(huì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中擁有比圖書情報(bào)部門更有利的資源和優(yōu)勢(shì)。檔案管理部門可以運(yùn)用嵌入性理論，強(qiáng)化融入社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的意識(shí)，積極拓展與社會(huì)網(wǎng)絡(luò)交流互動(dòng)的渠道，構(gòu)建并鞏固和加強(qiáng)與社會(huì)組織結(jié)構(gòu)中的個(gè)體、群體和網(wǎng)絡(luò)在信息資源共建共享中的共生關(guān)系，則可以更加密切檔案管理組織與檔案信息用戶之間的協(xié)同關(guān)系，建立和增強(qiáng)與檔案用戶之間的交互性、互補(bǔ)性、參與性、共建共享性和相互依存性，逐步形成新型的檔案管理機(jī)制和檔案信息服務(wù)模式。
社會(huì)空間嵌入的有效方式是構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)組織信息聯(lián)盟，形成檔案管理集群網(wǎng)絡(luò)。一般來講，聯(lián)盟組織之間擁有的信息和資源具有可替代性和不對(duì)稱性，聯(lián)盟組織具有熵減性和競(jìng)爭(zhēng)性，網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)具有斷裂性，聯(lián)盟動(dòng)機(jī)具有觸發(fā)性和交流性等特點(diǎn)。同時(shí)，按人與人、組織與組織之間相互交流的強(qiáng)度觀察，組織之間存在弱聯(lián)系和強(qiáng)聯(lián)系。一般說來，組織內(nèi)部和群體內(nèi)部多存在強(qiáng)聯(lián)系，不同群體、不同組織之間多存在弱聯(lián)系;正式或同類組織多存在強(qiáng)聯(lián)系，非正式或跨類組織多存在弱聯(lián)系。
在應(yīng)用嵌入性理論構(gòu)建檔案信息組織社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的過程中，從理論和應(yīng)用層面構(gòu)建高質(zhì)量的信息橋和完善廣泛的弱聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化弱聯(lián)系與強(qiáng)聯(lián)系之間的共生關(guān)系，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)，疏通信息交流渠道，及時(shí)修補(bǔ)斷裂的節(jié)點(diǎn)，形成良性的網(wǎng)絡(luò)組織信息可持續(xù)發(fā)展生態(tài)環(huán)境。
檔案部門應(yīng)根據(jù)社會(huì)空間的有效嵌入要求，充分運(yùn)用先動(dòng)和跟進(jìn)兩種推進(jìn)方式，先行建立和打破路徑依賴，創(chuàng)建更多的弱聯(lián)系通道，促進(jìn)檔案社會(huì)組織信息聯(lián)盟的成長(zhǎng)，使以網(wǎng)絡(luò)為主體的網(wǎng)絡(luò)組織間信息聯(lián)盟活動(dòng)得以有效開展，提升檔案社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息組織的整體優(yōu)勢(shì)。
5.2技術(shù)空間的嵌入。目前，檔案信息化工作已經(jīng)進(jìn)入了快速發(fā)展的階段，各種現(xiàn)代信息技術(shù)手段在檔案管理工作中不斷地得到運(yùn)用，在虛擬的信息空間之中開展檔案管理工作與檔案信息服務(wù)工作的比重在不斷增加。因此，技術(shù)空間的進(jìn)一步嵌入有利于提高檔案管理的效率和信息服務(wù)的績(jī)效。
在嵌入性理論的指導(dǎo)下，檔案工作者應(yīng)當(dāng)密切追蹤和跟進(jìn)新技術(shù)的應(yīng)用，將檔案信息網(wǎng)絡(luò)的節(jié)點(diǎn)延伸到社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)層面，借助各種新媒體技術(shù)豐富和完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在檔案信息資源無障礙聚合、協(xié)同化開發(fā)、個(gè)性化管理、知識(shí)化組織、可視化供給、泛在化推送、全景化宣傳和全程化融入等方面提升至新的高度。
技術(shù)空間的嵌入具有雙向嵌入的特點(diǎn)。一方面，檔案信息網(wǎng)絡(luò)可以無縫嵌入到政務(wù)網(wǎng)絡(luò)、物聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)、廣播電視網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)之中，通過有效的融合開展深層次的檔案管理與檔案信息服務(wù)工作;另一方面，將現(xiàn)有的信息技術(shù)和相關(guān)應(yīng)用嵌入到檔案管理信息化平臺(tái)之中，如利用嵌入式系統(tǒng)、互操作系統(tǒng)和結(jié)果融合[11]等技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行有效的集成、對(duì)用戶需求偏好進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘、對(duì)用戶信息需求進(jìn)行自然語言的檢索、對(duì)用戶的潛在需求進(jìn)行感知、對(duì)用戶的情境進(jìn)行判斷并以此將檔案信息定向推送，更好滿足檔案信息用戶的需求。
5.3業(yè)務(wù)空間的嵌入。業(yè)務(wù)空間的嵌入主要體現(xiàn)為檔案工作全面參與各專業(yè)領(lǐng)域具體業(yè)務(wù)工作并進(jìn)行有效融合，從管理制度、組織體系、創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)和信息平臺(tái)等方面建立良性業(yè)務(wù)雙向互動(dòng)關(guān)系，形成工作制度和管理規(guī)范。業(yè)務(wù)空間的嵌入包括業(yè)務(wù)部門嵌入、業(yè)務(wù)人員嵌入、業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)平臺(tái)嵌入四個(gè)方面，通過全面嵌入，構(gòu)成檔案部門介入的新型業(yè)務(wù)工作組織信息體系。
傳統(tǒng)的被動(dòng)式或訂單式的檔案信息服務(wù)方式，按照客戶提出的需求開展檔案工作，會(huì)產(chǎn)生多數(shù)檔案部門所面臨的共同困境，如業(yè)務(wù)拓展不順、客戶需求不明、用戶行蹤不定、用戶資源流失的問題。
構(gòu)建業(yè)務(wù)空間嵌入式管理模式，可以變買賣式、訂單式、合同式、外包式的檔案管理模式為伙伴式、融合式、合作式和共生式檔案管理模式。通過嵌入式用戶需求挖掘和延伸用戶需求開展檔案管理與服務(wù)活動(dòng)，深入服務(wù)對(duì)象系統(tǒng)的專業(yè)和業(yè)務(wù)腹地，系統(tǒng)參與其業(yè)務(wù)工作流程，在把握用戶顯性需求的同時(shí)深度挖掘用戶的潛在需求，延伸客戶需求和創(chuàng)造新的需求，形成新的嵌入式、零距離的服務(wù)模式[12]，就可以建立相互間的信任、共生、共贏和依賴關(guān)系，變短線為長(zhǎng)線，保障相互之間的可持續(xù)和健康穩(wěn)定發(fā)展，也會(huì)增加和拓展新的機(jī)會(huì)，獲得多邊共贏的良好效果。
業(yè)務(wù)空間的嵌入，可以使檔案工作者與所涉及專業(yè)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)工作保持密切聯(lián)系，及時(shí)了解和掌握業(yè)務(wù)進(jìn)展以及存在的熱點(diǎn)和難點(diǎn)問題，把握需求、明確分工、規(guī)范流程，對(duì)口服務(wù)，提高檔案的收集、管理、服務(wù)的水平和質(zhì)量。
當(dāng)然，業(yè)務(wù)空間的嵌入應(yīng)以檔案部門在知識(shí)資源、技術(shù)資源、物質(zhì)資源和社會(huì)資源建設(shè)方面取得一定成效為前提進(jìn)行，否則，這種嵌入可能因一廂情愿而得不到真正實(shí)施。
6 嵌入式檔案信息服務(wù)
嵌入式檔案信息服務(wù)包括嵌入式專業(yè)服務(wù)、嵌入式專題服務(wù)、嵌入式知識(shí)服務(wù)等多個(gè)方面。
6.1嵌入式專業(yè)服務(wù)。嵌入式專業(yè)服務(wù)就是建立參與用戶專業(yè)活動(dòng)的檔案信息服務(wù)。從社會(huì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的考察出發(fā)，把個(gè)體、群體和組織網(wǎng)絡(luò)的生態(tài)關(guān)系作為一種動(dòng)力，研究用戶專業(yè)活動(dòng)的信息需求行為，建立新的工作機(jī)制，通過互動(dòng)與合作，開展檔案信息服務(wù)。
較早把嵌入性理論引入信息資源服務(wù)模式研究范疇的是圖書館學(xué)領(lǐng)域。1993年，美國(guó)學(xué)者托馬斯?達(dá)文波特和拉里?普魯薩克（Thomas Davenport & Larry Prusak）在《公司資料庫的產(chǎn)生》（Blow Up the Corporate Library）一文和比利時(shí)學(xué)者米歇爾?鮑文斯（Michel Bauwens）在《網(wǎng)絡(luò)圖書館員宣言》（The Emergence of the “Cybrarian”）一文中分別使用了“嵌入式”概念[13]，提出了圖書館員要走出圖書館進(jìn)入行業(yè)領(lǐng)域和開展網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的理念[14]。
自此以后，國(guó)內(nèi)外圖書情報(bào)界的學(xué)者們圍繞“嵌入式服務(wù)”分別提出了“嵌入式館員”、“嵌入式學(xué)科館員”、“嵌入式圖書館服務(wù)”[15]等理念并展開專題研究，分別提出了諸如物理嵌入、組織嵌入、虛擬嵌入、目標(biāo)嵌入、功能嵌入、流程嵌入、系統(tǒng)嵌入、時(shí)空嵌入、能力嵌入、情感嵌入、協(xié)同嵌入、社會(huì)嵌入、數(shù)字嵌入[16]和嵌入式服務(wù)的思路并對(duì)其實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行系統(tǒng)化探索。
目前，有關(guān)嵌入式檔案信息服務(wù)的研究還沒有開展起來，也沒有關(guān)于檔案信息嵌入專業(yè)服務(wù)方面的探討。檔案信息資源和圖書情報(bào)信息資源在開發(fā)、利用和服務(wù)方面具有一定的相通性，因此，可以借鑒圖書情報(bào)領(lǐng)域在嵌入式服務(wù)方面已有的研究成果，以社會(huì)網(wǎng)絡(luò)組織結(jié)構(gòu)為載體，探索各類空間集合中開展嵌入式信息服務(wù)的機(jī)制和模式，介入專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行全過程需求分析、行為判斷、偏好挖掘、信息交互、共建共享并以此為基礎(chǔ)開展個(gè)性化和情境化信息服務(wù)，以提升檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和水平。
在有效嵌入社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，深度挖掘社會(huì)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)的信息需求，有效利用社會(huì)網(wǎng)絡(luò)關(guān)系的信息通道和社會(huì)網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)交互的動(dòng)力引擎，構(gòu)建更加廣泛的檔案信息資源管理體系和服務(wù)體系，提升檔案信息共享服務(wù)能力。同時(shí)，拓展檔案的收集和征集工作范圍，豐富檔案館藏，形成新的檔案資源優(yōu)勢(shì)和檔案服務(wù)能力。
6.2嵌入式專題服務(wù)。專題信息服務(wù)是檔案服務(wù)利用工作的一個(gè)重要組成部分。傳統(tǒng)的檔案專題服務(wù)一般是圍繞領(lǐng)導(dǎo)、各部門和群眾需要，通過開發(fā)檔案信息資源，規(guī)劃和設(shè)計(jì)檔案服務(wù)項(xiàng)目，對(duì)檔案信息進(jìn)行研究、加工和開發(fā)，以各類編研成果、匯編成果、科研成果等形式開展專題檔案信息服務(wù)。檔案專題服務(wù)的性質(zhì)是通過考察檔案用戶的當(dāng)前信息需求，定向研究并提供檔案研究成果的主動(dòng)式信息服務(wù)，相對(duì)于被動(dòng)式服務(wù)有很大進(jìn)步。然而，定向并不代表個(gè)性化、專業(yè)化、互動(dòng)化、雙向性、復(fù)用性和共建共享性，其服務(wù)的深度、廣度、質(zhì)量、水平和績(jī)效存在先天不足。
嵌入式專題檔案服務(wù)是以全過程參與用戶專業(yè)領(lǐng)域的管理活動(dòng)、科學(xué)研究和生產(chǎn)實(shí)踐為基礎(chǔ)，整合社會(huì)網(wǎng)絡(luò)中的各類人力、財(cái)力、物質(zhì)資源和技術(shù)力量，以雙向嵌入方式，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、協(xié)調(diào)互動(dòng)、相互支撐、共建共享和合作創(chuàng)新，而開展的專題檔案研究與服務(wù)。
其實(shí)，類似的檔案信息服務(wù)在實(shí)際的檔案工作當(dāng)中也不乏其例，只不過因缺乏相應(yīng)的制度設(shè)計(jì)而顯現(xiàn)出其臨時(shí)性、突擊性或應(yīng)急性特征。從這個(gè)意義上講，嵌入性專題服務(wù)具有持續(xù)融入用戶情境需求的定向信息服務(wù)特點(diǎn)，這一服務(wù)功能的發(fā)揮將帶來檔案信息服務(wù)模式的變革。
嵌入式專題檔案信息服務(wù)還具有全過程融入用戶情境需求的特點(diǎn)，不同的工作活動(dòng)因其具有不同的規(guī)律，應(yīng)具有不同的合作流程、參與流程和檔案專題信息服務(wù)流程。例如，面向機(jī)械工業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)的檔案信息專題服務(wù)，其服務(wù)流程按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系要求，一般應(yīng)跟蹤決策、設(shè)計(jì)、定型生產(chǎn)、持續(xù)改進(jìn)等各階段，其中設(shè)計(jì)階段又分為初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)和工作圖設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)，融入其情境信息需求，開發(fā)信息資源和開展信息服務(wù)。
6.3嵌入式知識(shí)服務(wù)。把嵌入性看成檔案知識(shí)化功能的重要特性之一，將檔案信息的知識(shí)組織、加工、處理和服務(wù)嵌入社會(huì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)中，可以更全面地認(rèn)識(shí)知識(shí)的社會(huì)價(jià)值，更好地開展知識(shí)服務(wù)。
開展嵌入式檔案知識(shí)服務(wù)應(yīng)突破檔案知識(shí)載體認(rèn)識(shí)的局限，在知識(shí)的內(nèi)容和形式兩方面進(jìn)行拓展。即將書本、頭腦、個(gè)體、網(wǎng)絡(luò)、方案、工具、軟件、硬件、封裝、演進(jìn)、靜態(tài)、動(dòng)態(tài)、專業(yè)、泛在、抽象、具象等涉獵的知識(shí)納入檔案知識(shí)組織體系并嵌入到構(gòu)建的檔案社會(huì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)之中。同時(shí)，充分利用社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的交互、匯聚和融合的特征[17]對(duì)知識(shí)體系進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)和組織，構(gòu)成新型的嵌入式檔案知識(shí)網(wǎng)絡(luò)或檔案人際知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。這種嵌入式知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，以社會(huì)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)為單元，以社會(huì)網(wǎng)絡(luò)關(guān)系為通道，以網(wǎng)絡(luò)交互作用為動(dòng)力，進(jìn)行增值化組織、傳遞、交流和共享，增強(qiáng)知識(shí)服務(wù)的專業(yè)性、親和性、可信性、交互性、共建性、分享性、多贏性、后效性和成長(zhǎng)性，形成檔案知識(shí)生產(chǎn)與服務(wù)的自適應(yīng)良性循環(huán)生態(tài)環(huán)境。
7 結(jié)語
關(guān)于嵌入性理論的應(yīng)用問題，圖書情報(bào)界借鑒哲學(xué)和經(jīng)濟(jì)學(xué)界的研究成果，較早開展了研究，也形成了較為系統(tǒng)的研究成果，而在檔案工作中的應(yīng)用研究還沒有開展起來。本文對(duì)嵌入性理論產(chǎn)生的背景、在檔案管理中應(yīng)用的必要性、應(yīng)用的原則、嵌入式檔案管理機(jī)制和嵌入式檔案信息服務(wù)等方面的內(nèi)容進(jìn)行了初步探討。
嵌入性理論在檔案管理與服務(wù)中的應(yīng)用涉及面比較廣，既有檔案業(yè)務(wù)管理問題，也有檔案行政管理問題，以及檔案人才隊(duì)伍、檔案職業(yè)教育、檔案信息網(wǎng)絡(luò)、檔案法律規(guī)范、機(jī)制體制建設(shè)等方面的問題。從嵌入性理論應(yīng)用研究的內(nèi)容上看，包括過程嵌入、網(wǎng)絡(luò)嵌入、增值嵌入、集成嵌入、組織嵌入、結(jié)構(gòu)嵌入、文化嵌入等，以及嵌入、脫嵌、再嵌入、雙重嵌入、雙向嵌入和疊加嵌入等嵌入性原理在檔案管理中應(yīng)用問題。這些內(nèi)容和問題研究的空間還很大，有待相關(guān)學(xué)者進(jìn)一步開展討論并期待在這些領(lǐng)域或方向上有更加系統(tǒng)和高質(zhì)量的研究成果出現(xiàn)。
篇8
（一）有助于提升養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作成效。養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案主要是記錄老年人在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)中的生活細(xì)節(jié)，同時(shí)也記錄了養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)工作開展的具體內(nèi)容與成效，此類檔案能有效反映我國(guó)養(yǎng)老事業(yè)的發(fā)展與改革，能不斷發(fā)現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)存在的一些問題并及時(shí)解決。檔案是養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)客觀掌握該機(jī)構(gòu)發(fā)展規(guī)律的主要依據(jù)之一，這是對(duì)老年人各項(xiàng)生活活動(dòng)的真實(shí)記錄，因此，不斷提升養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的工作水平與服務(wù)質(zhì)量，不僅能提升工作成效，還能在一定程度上推動(dòng)我國(guó)養(yǎng)老事業(yè)的發(fā)展。
（二）有助于體現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)水準(zhǔn)。從養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的角度來分析，積極開展檔案管理工作，不僅能體現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)水準(zhǔn)，同時(shí)更重要的是體現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的綜合特色。真實(shí)、客觀、完整、內(nèi)容豐富、特點(diǎn)鮮明的養(yǎng)老服務(wù)檔案，以及科學(xué)、合理、規(guī)范、高效的工作理念能有效提升養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的聲譽(yù)。另外，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案還能為各項(xiàng)相關(guān)工作的開展提供重要的參考依據(jù)，一定程度上推動(dòng)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的改革與發(fā)展。
（三）有助于深入了解老年人生活狀況。從老年人的親屬角度來分析，親屬可以通過老年人的個(gè)人檔案來了解老年人當(dāng)前的生活狀況。檔案準(zhǔn)確、真實(shí)、完整地記錄了養(yǎng)老機(jī)構(gòu)老年人的生活過程，并且檔案的唯一性與原始性，讓廣大家屬能夠及時(shí)了解老年人的生活近況，提供了方便快捷的服務(wù)。
二、養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范化實(shí)現(xiàn)措施
（一）養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理制度的完善性。根據(jù)我國(guó)當(dāng)前頒布的《檔案法》與《人事檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定與要求，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員要善于分析當(dāng)前機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀，掌握當(dāng)前養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)存在的一些現(xiàn)實(shí)問題，并且還需要考慮到我國(guó)養(yǎng)老事業(yè)未來發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)建立養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理制度并不斷進(jìn)行完善，尤其是在細(xì)則實(shí)施方面一定切實(shí)進(jìn)行。養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理制度的完善要有明確歸檔的范圍，對(duì)檔案的生成過程進(jìn)行細(xì)化，最大限度保障檔案的安全性與完整性，逐步提升養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的整體水平。
（二）養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的個(gè)性化。養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)要最大限度保障檔案的個(gè)性化特征，通過不斷豐富養(yǎng)老檔案的內(nèi)容，能有效實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。對(duì)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行豐富的過程中，首先必須考慮到養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，另外還需要充分重視養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展趨勢(shì)，要從不同的角度，全方位去探索，建立較為完善的老年人生活、健康、心理以及病理等方面的檔案，通過這些資料進(jìn)一步反映老年人在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)當(dāng)中的實(shí)際生活狀況與心理狀態(tài)。注重養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的個(gè)性化，為養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供有價(jià)值的參考資料。
（三）養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作機(jī)制的健全。養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)必須建立健全的檔案管理工作機(jī)制，保障檔案管理各個(gè)工作部門能夠有效協(xié)調(diào)地合作，進(jìn)一步提升檔案管理工作的成效。首先，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)需要建立檔案管理工作的協(xié)調(diào)機(jī)制。基于養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)各個(gè)部門的實(shí)際情況，有針對(duì)性地分配專業(yè)人才做好收集整理工作，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定，及時(shí)將檔案資料上傳到檔案管理部門，同時(shí)辦好交接手續(xù)。其次，考核評(píng)價(jià)機(jī)制的完善。要定期對(duì)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理部門的工作人員實(shí)施工作考核，將考核結(jié)構(gòu)與部門的利益相互結(jié)合，讓考核的依據(jù)公正客觀，并且成為職員升職的主要依據(jù)之一。最后，加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督力度，最大限度避免檔案資料出現(xiàn)遺漏等問題。
（四）養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)管理隊(duì)伍素質(zhì)的培養(yǎng)。要做好養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的規(guī)范工作，需要一支素質(zhì)高能力強(qiáng)的管理隊(duì)伍。因此，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理部門需要加強(qiáng)工作人員檔案知識(shí)與技能培訓(xùn)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，讓每一個(gè)崗位都有專業(yè)的人才進(jìn)行操作。首先，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理部門需要對(duì)檔案分管進(jìn)行明確，并且同時(shí)部署檔案與業(yè)務(wù)，并將之納入新一輪的檔案工作計(jì)劃與考核范圍中，最大限度保障檔案管理工作能夠有序有效地開展。其次，崗位職能培訓(xùn)。有針對(duì)性地進(jìn)行崗位培訓(xùn)工作與繼續(xù)教育，不斷激發(fā)工作人員的管理思維，進(jìn)一步掌握檔案管理的相關(guān)技能。最后，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員自身要加強(qiáng)專業(yè)水平的提升，通過各方面渠道加強(qiáng)檔案管理方面的學(xué)習(xí)，提升自我工作能力，為養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
三、結(jié)語
綜上所述，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案是老年人在養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)中的原始憑證，能有效反映老年人的實(shí)際生活狀況與身體狀態(tài)，同時(shí)能為養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)積極開展各方面的工作提供有效資料與歷史依據(jù)。因此，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作必須得到我們的重視，加快檔案管理規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)穩(wěn)定發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
篇9
1.1紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)與裝訂規(guī)范問題
傳統(tǒng)的公文規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是利用紙為媒介，也可以使用印刷紙或者復(fù)印紙，一般常用紙張的型號(hào)為A4紙；但也有B5紙?jiān)诠闹谐霈F(xiàn)。在裝訂時(shí)，從規(guī)范上來說是從紙的左側(cè)裝訂，在裝訂時(shí)不要出現(xiàn)漏頁、壞釘或者脫落的現(xiàn)象。對(duì)于紙張質(zhì)量一般沒有明確的規(guī)定，因此，有些公文容易出現(xiàn)質(zhì)量差、耐折度低的特點(diǎn)，這樣的質(zhì)量容易使公文保存時(shí)間不長(zhǎng)，就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。
1.2公文版設(shè)計(jì)與附件要求規(guī)范問題
公文版的設(shè)計(jì)規(guī)范，有利于促進(jìn)“公共服務(wù)中心文檔一體化”的實(shí)現(xiàn)，也有利于公共服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是，在公共服務(wù)中心的日常工作中，秘書往往沒有足夠的重視。不去關(guān)心公文中存在著的文字內(nèi)容的錯(cuò)誤，也沒有秘書去關(guān)心公文的抄送內(nèi)容和抄發(fā)單位；這些問題的出現(xiàn)，容易給文件的歸檔管理帶來很大的麻煩，也加大了公共服務(wù)中心對(duì)公文檔案操作的難度。雖然，在我國(guó)對(duì)于公文的附件也做出了相應(yīng)的規(guī)定，但是，在公文制發(fā)過程中，在公共服務(wù)中心還需要正確處理。
1.3檔案的規(guī)范程序與文種利用問題
我國(guó)的相關(guān)規(guī)范，已經(jīng)具體的規(guī)定對(duì)公文檔案的管理要求，但在實(shí)際工作中，秘書人員還是常常出現(xiàn)將“決定”和“意見”、“通知”與“通告”這樣相近的詞混淆。其中，在公共服務(wù)中心的公文中，混淆率最高的是“請(qǐng)示”與“報(bào)告”，在許多場(chǎng)合中，本應(yīng)該使用“請(qǐng)示”，卻使用了“報(bào)告”；在應(yīng)該使用“報(bào)告”的情況下，卻使用了“請(qǐng)示”，出現(xiàn)最嚴(yán)重的是，還出現(xiàn)將這兩個(gè)文種互相結(jié)合的現(xiàn)象，但是在日常工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣的狀況，就可能留下隱患。
1.4公文原稿與規(guī)范編號(hào)問題
在公共服務(wù)中心，對(duì)公文進(jìn)行處理的過程中，要進(jìn)行原稿的收集和整理工作。在公文辦理的過程中，還存著公文的辦理過程的規(guī)范，例如在進(jìn)行歸檔時(shí)，只有公文的定稿，并沒有保留原稿或者修改稿。這從某種程度上來說，應(yīng)該說修改稿并不完善，特別是那些經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，這些公文對(duì)歷史，具有很高的存檔價(jià)值。另外，對(duì)于需要?dú)w檔的材料，要及時(shí)進(jìn)行復(fù)印，這樣會(huì)保證在公文檔案管理工作中，避免出現(xiàn)失誤。
2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理的處理措施
針對(duì)公共服務(wù)中心秘書工作的檔案管理工作的問題，進(jìn)行分析，需要積極采取積極地的措施進(jìn)行解決。
2.1秘書對(duì)檔案管理要樹立質(zhì)量管理意識(shí)
在公共服務(wù)中心中，為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要提高對(duì)檔案管理工作的管理意識(shí)。只有提高了管理意識(shí)，才能在對(duì)待公文檔案工作的環(huán)節(jié)，管理檔案的工作人員，都要求他們要樹立穩(wěn)定的檔案管理模式上，檔案的管理質(zhì)量必須是第一觀念，同時(shí)，嚴(yán)格要求自己，做好自身的檔案管理工作，對(duì)秘書崗位的責(zé)任和義務(wù)都要明確。
2.2秘書與檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
在秘書工作中，對(duì)檔案管理，要熟悉我國(guó)的相關(guān)法律和規(guī)范，例如，對(duì)公共服務(wù)中心的《檔案法》等的管理規(guī)范，在公共服務(wù)中心的機(jī)關(guān)公文進(jìn)行處理時(shí)，常常需要遵循相關(guān)規(guī)范所制定的公文格式、原則、收發(fā)程序、行文規(guī)則以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。這就要求秘書要認(rèn)真的學(xué)習(xí)，并熟練掌握，才能保證檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
2.3公文檔案管理要建立組織機(jī)構(gòu)
在公共服務(wù)中心中，要實(shí)現(xiàn)公文的全過程管理，就需要通過理順公共服務(wù)中心的管理體制，健全組織機(jī)構(gòu)以及建設(shè)優(yōu)秀的隊(duì)伍等方式來加強(qiáng)管理。秘書工作和檔案管理要求秘書必須具備專業(yè)性和技術(shù)性，使他們成為優(yōu)秀的秘書人員。
2.4公文檔案管理與公文辦理程序
篇10
1.目前檔案工作公共服務(wù)能力建設(shè)存在的問題
1.1思想觀念意識(shí)淡薄
①檔案工作公共服務(wù)意識(shí)淡薄。長(zhǎng)期以來,由于受封閉思想的影響,許多檔案館一直把為黨政職能服務(wù)作為自身服務(wù)的主要方向,服務(wù)的對(duì)象主要是政府機(jī)關(guān)及各種學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu),傳統(tǒng)的“機(jī)關(guān)衙門”作風(fēng)和“機(jī)要重地”的思想意識(shí)尚未根本消除。這一定位使檔案館整體活動(dòng)難以產(chǎn)生相應(yīng)的旨在服務(wù)廣大群眾的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，這是目前許多檔案館存在的通病。
②公共服務(wù)能力欠缺，服務(wù)效果不佳。檔案部門長(zhǎng)期以來公共服務(wù)意識(shí)淡薄,檔案館在為社會(huì)提供利用的手段、途徑上還存在著很大的欠缺,被動(dòng)服務(wù)還是許多檔案館的主要服務(wù)方式。由于服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、服務(wù)內(nèi)容不充實(shí)和服務(wù)水平不高等原因,導(dǎo)致我國(guó)檔案館的利用率普遍比較低。利用率低下、利用效果不滿意,這反映了檔案館服務(wù)效果不理想的現(xiàn)實(shí)狀況。
1.2檔案工作隊(duì)伍建設(shè)和管理等軟件建設(shè)有待改進(jìn)
由于受體制、編制等因素影響，檔案館急需的科技、專業(yè)人才無法進(jìn)入，造成專業(yè)人才緊缺，年齡結(jié)構(gòu)老化，不能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的需要，直接影響檔案業(yè)務(wù)工作的深入開展。此外，同級(jí)財(cái)政預(yù)算只能保證檔案館日常工作的開展，而檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)費(fèi)、功能建設(shè)費(fèi)、檔案保護(hù)費(fèi)等卻不能給予保證，造成檔案館舍與設(shè)備陳舊，館藏檔案檢索利用方式老化，館房面積不足。
1.3檔案場(chǎng)地資源、檔案結(jié)構(gòu)等硬件建設(shè)滯后
①館藏結(jié)構(gòu)單一，檔案資源地方特色不突出。目前許多綜合性檔案館普遍地存在著館藏結(jié)構(gòu)單一、含金量低的現(xiàn)象,館庫內(nèi)大量充塞的是反映公務(wù)性活動(dòng)的文書檔案,缺少民眾日常生活密切相關(guān)的專門檔案、私人檔案。
②檔案接收進(jìn)度不能與時(shí)俱進(jìn)。許多檔案館近幾年雖然加快了檔案接收進(jìn)度,但是,在館藏檔案總量不斷增長(zhǎng)的同時(shí),檔案的信息量、含金量卻沒有隨之同步增長(zhǎng)。
2.加強(qiáng)檔案館公共服務(wù)能力建設(shè)的對(duì)策
2.1轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化公共服務(wù)意識(shí)
服務(wù)意識(shí)的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新是檔案館增強(qiáng)公共服務(wù)能力的前提和基礎(chǔ)。必須加強(qiáng)社會(huì)服務(wù)意識(shí),充分認(rèn)識(shí)檔案館是公共文化事業(yè)機(jī)構(gòu),公共服務(wù)是檔案館的基本職能,檔案館的建設(shè)要充分體現(xiàn)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)的特征。同時(shí)要加強(qiáng)全社會(huì)對(duì)檔案館公共服務(wù)的認(rèn)知度,利用多種途徑加強(qiáng)宣傳,并開展有效的公共關(guān)系活動(dòng),將現(xiàn)代檔案館的理念、檔案館提供的服務(wù)以及檔案館正在發(fā)生的巨大變化告訴社會(huì)、告訴公眾,積極實(shí)踐,讓社會(huì)了解檔案,讓檔案走進(jìn)社會(huì),使社會(huì)公眾改變對(duì)檔案館的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí),樹立起良好的、新型的檔案館形象,把檔案館建設(shè)成為廣大民眾求知、尋史、休閑的必去場(chǎng)所。
2.2堅(jiān)持以人為本，充實(shí)館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)
為了有效地改善目前綜合檔案館的館藏結(jié)構(gòu)，必須將“以人為本”作為行動(dòng)的導(dǎo)向。豐富的館藏資源和優(yōu)質(zhì)的館藏結(jié)構(gòu)是檔案館提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的資本。要改變館藏檔案內(nèi)容不豐富、結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象,就必須加強(qiáng)檔案接收和征集工作,充實(shí)館藏資源,優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。為此,檔案館應(yīng)結(jié)合本地區(qū)的歷史、自然風(fēng)貌、物產(chǎn)、著名的事件和人物、民俗、、名勝古跡、民間藝術(shù)、名特優(yōu)新產(chǎn)品等方面的情況,積極收集相關(guān)的檔案與資料。
2.3創(chuàng)新服務(wù)方式，拓寬服務(wù)渠道，加大檔案資金投入
①利用多元化手段提供服務(wù)。積極主動(dòng)地從利用者角度來開展多元化的公共服務(wù)是提高檔案館公共服務(wù)能力的最好體現(xiàn)。充分發(fā)揮窗口作用。主要是充分發(fā)揮“調(diào)閱利用窗口”和“現(xiàn)行文件服務(wù)窗口”這兩大服務(wù)窗口的示范作用,進(jìn)一步提高窗口的服務(wù)質(zhì)量。這兩大窗口是檔案館的形象窗口,提高它們的公共服務(wù)能力是提高整個(gè)檔案館公共服務(wù)能力的關(guān)鍵。
②簡(jiǎn)化查閱手續(xù),降低社會(huì)公眾邁進(jìn)檔案館大門的“門檻”。與一般的圖書資料不同,檔案具有保密性,不同密級(jí)的檔案,其利用范圍是不同的。用戶如果想查閱利用某一檔案,需要出具合法的證明和辦理相關(guān)的手續(xù)后方可進(jìn)行。
③建設(shè)檔案便民查閱中心，為提升服務(wù)能力提供高效平臺(tái)。創(chuàng)新檔案公共服務(wù)模式是提升檔案公共服務(wù)能力的根本。將原先分散在各部門的專業(yè)檔案在檔案中心進(jìn)行資源整合、歸類和優(yōu)化，建立檔案查閱超市，實(shí)行便民服務(wù)式的窗口服務(wù)，并通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)、傳真等形式提供各部門未進(jìn)館檔案的代查服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)“進(jìn)一家門查找”、“蓋一個(gè)章證明”、“上一個(gè)網(wǎng)瀏覽”的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化和社會(huì)化的一體化服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
[1]倪紅.以人為本,增強(qiáng)檔案公共服務(wù)能力.上海檔案,2007(1).
篇11
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，國(guó)際電信聯(lián)盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)是基于各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的一種全新的動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)體系，它將信息和通訊技術(shù)領(lǐng)域從任何人之間隨時(shí)隨地地連接擴(kuò)展到了任何人和物之間隨時(shí)隨地的互聯(lián)。[1]該技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個(gè)全新的平臺(tái)。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯(lián)互通和更深入的智能化。此概念一經(jīng)提出，便受到了世界各國(guó)的關(guān)注，有關(guān)“智慧”的理論研究與實(shí)踐探索如雨后春筍接踵而至。
近幾年來，檔案學(xué)領(lǐng)域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設(shè)計(jì)等內(nèi)容的熱潮，但是智慧檔案館的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構(gòu)建基礎(chǔ)層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的重要影響，進(jìn)而提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的全面感知型智慧檔案館的檔案實(shí)體管理與服務(wù)模式。
一、智慧檔案館的概念
我國(guó)對(duì)智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學(xué)界對(duì)“智慧檔案館”還沒有一個(gè)統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學(xué)者對(duì)智慧檔案館進(jìn)行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理領(lǐng)域的角度，認(rèn)為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。[2]畢娟認(rèn)為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術(shù)來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設(shè)實(shí)踐的角度出發(fā)，認(rèn)為智慧檔案館是應(yīng)用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過對(duì)設(shè)施設(shè)備的自動(dòng)監(jiān)控，對(duì)各類服務(wù)性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機(jī)地結(jié)合，營(yíng)造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]
雖然不同學(xué)者對(duì)智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認(rèn)識(shí)，即不是重點(diǎn)關(guān)注檔案信息資源的智慧管理，還是關(guān)注提供全面的泛在服務(wù)，智慧檔案館都離不開新的信息技術(shù)，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，它是實(shí)現(xiàn)智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進(jìn)，物聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)已經(jīng)成功應(yīng)用于物流倉儲(chǔ)、零售、交通、門禁管理等眾多領(lǐng)域，特別是在圖書行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供了大量可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。部分省市檔案館已經(jīng)進(jìn)行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報(bào)警系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等基礎(chǔ)上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識(shí)別技術(shù)，實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)檔案實(shí)體和數(shù)字檔案資源，實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體的區(qū)域追蹤定位、移動(dòng)終端管理、自動(dòng)盤庫等功能，創(chuàng)新構(gòu)建了檔案的安全防范體系。筆者認(rèn)為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用新興的智慧技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動(dòng)、立體互聯(lián)的深層智慧化服務(wù)。
二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實(shí)體管理
依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館形成了一個(gè)智慧的系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案、館舍、設(shè)備、用戶與檔案管理者隨時(shí)隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯(lián)服務(wù)。但是無論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、利用、統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)并對(duì)檔案實(shí)體保管環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將使檔案實(shí)體的保管更加安全，利用更加便利。
（一）傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理
20世紀(jì)80年代以前，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行維護(hù)和管理的技術(shù)都較為簡(jiǎn)單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項(xiàng)工作，如用手寫方式對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào)、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進(jìn)行檢索、手工調(diào)檔、手寫出具檔案證明等；同時(shí)采用較為簡(jiǎn)單的物理、化學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案實(shí)體的保管和保護(hù)，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]
隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，有效提高了檔案實(shí)體管理水平和檔案利用查找效率，基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案實(shí)體的目錄、全文等信息的收集、存儲(chǔ)和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術(shù)的應(yīng)用、流程的改進(jìn)大多是針對(duì)檔案虛擬信息的，由于檔案實(shí)體本身無法自動(dòng)發(fā)送和接受任何指令，因此在對(duì)這些虛擬信息進(jìn)行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實(shí)體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的都是檔案的虛擬信息，無法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實(shí)體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無法得知。
同時(shí)，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關(guān)檔案，如需借閱檔案實(shí)體，主要依賴檔案的分類擺放來進(jìn)行檔案實(shí)體的定位查找。然而，經(jīng)過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯(cuò)位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯(cuò)位放置的檔案，將耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。
另外，為了有效保障檔案實(shí)體的安全保管，目前多數(shù)檔案館會(huì)配備防火設(shè)備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動(dòng)化程度不高，很多還需要依賴人工管理實(shí)現(xiàn)，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨(dú)立運(yùn)行，無法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。
（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案實(shí)體管理
引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在所有檔案實(shí)體上設(shè)置一個(gè)帶傳感能力的電子標(biāo)簽，將會(huì)徹底解決檔案館中檔案實(shí)體與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯(lián)網(wǎng)中每個(gè)聯(lián)網(wǎng)節(jié)點(diǎn)都具有獨(dú)立尋址的能力，因此通過植入傳感節(jié)點(diǎn)的方式可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每一份檔案的實(shí)時(shí)感知和監(jiān)測(cè)。同時(shí)，通過建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)的無縫鏈接，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和檔案實(shí)體快速靈活地查找、準(zhǔn)確地區(qū)域定位、圖形化導(dǎo)航索取、快速查庫等智能化管理。
通過為每一份紙質(zhì)檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關(guān)信息的電子標(biāo)簽，檔案管理人員可以利用讀寫設(shè)備對(duì)檔案密集架上的檔案進(jìn)行盤查掃描，以檢測(cè)每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行比對(duì)更新，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯(cuò)位放置的問題。一旦出現(xiàn)檔案實(shí)體的錯(cuò)位放置，讀寫設(shè)備就會(huì)報(bào)警提示，并通過精確的位置引導(dǎo)信息找到錯(cuò)位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。
物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實(shí)體，借閱的過程將會(huì)變得更加方便與簡(jiǎn)捷。首先通過檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點(diǎn)去圖形化導(dǎo)航索取對(duì)應(yīng)檔案實(shí)體的物理位置并完成實(shí)體借閱。同時(shí)，由于每份檔案都具有獨(dú)一無二的電子標(biāo)簽，在通過讀寫設(shè)備完成檔案實(shí)體借閱的過程中，檔案實(shí)體的檔號(hào)、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息被自動(dòng)地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計(jì)工作提供了極大的便利。
另外，檔案資源不可再生的特點(diǎn)要求保管檔案的庫房環(huán)境必須符合相關(guān)的要求。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館中，可以將館內(nèi)的所有安全防護(hù)系統(tǒng)集成一體，形成一個(gè)統(tǒng)一的安全管理平臺(tái)。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點(diǎn)上增加更為復(fù)雜的深入感知能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺(tái)通過預(yù)先設(shè)定的程序?qū)旆繙貪穸取⒐饩€等環(huán)境情況進(jìn)行不需人工干預(yù)的智能化調(diào)節(jié)。例如，當(dāng)檔案實(shí)體處于溫濕度不合適的環(huán)境時(shí)，傳感器節(jié)點(diǎn)能夠自動(dòng)向?qū)?yīng)的管理節(jié)點(diǎn)發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導(dǎo)致檔案實(shí)體發(fā)生霉變或脆化等風(fēng)險(xiǎn)。管理平臺(tái)可以通過檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對(duì)檔案實(shí)體實(shí)施監(jiān)控，如果檔案實(shí)體未經(jīng)授權(quán)出庫，庫房門口的傳感探測(cè)器就能及時(shí)檢測(cè)并報(bào)警，同時(shí)管理平臺(tái)可以自動(dòng)以手機(jī)短信、E-mail等方式向預(yù)設(shè)的管理人員發(fā)送警報(bào)情況，從而便于管理人員能夠隨時(shí)隨地了解庫房情況。
因此，隨著傳感器節(jié)點(diǎn)的智能程度不斷提高，檔案實(shí)體被賦予了主動(dòng)思考和處理事務(wù)的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周圍環(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行信息交互，使得現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個(gè)被動(dòng)的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實(shí)體的橋梁作用。檔案實(shí)體的自我感知能力和簡(jiǎn)單信息處理能力，也是構(gòu)建未來智慧檔案館的關(guān)鍵基礎(chǔ)。
三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務(wù)模式
如果說傳統(tǒng)檔案館以對(duì)檔案實(shí)體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側(cè)重于服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務(wù)范圍、服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量也將越來越重要。[7]智慧技術(shù)的應(yīng)用催生了智慧服務(wù)的革新，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，其應(yīng)用架構(gòu)將發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，它提供的服務(wù)模式也會(huì)隨之發(fā)生改變。
（一）由靜態(tài)被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃?dòng)服務(wù)
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實(shí)體。檔案服務(wù)過程中，檔案實(shí)體更多時(shí)候呈現(xiàn)出的是一種靜態(tài)的、被動(dòng)地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。
而物聯(lián)網(wǎng)由傳感網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個(gè)重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點(diǎn)的檔案實(shí)體可以主動(dòng)地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實(shí)時(shí)更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時(shí)也可以隨時(shí)隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應(yīng)用對(duì)象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實(shí)的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。當(dāng)用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實(shí)體的相關(guān)信息時(shí)，檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)將對(duì)用戶尋找檔案實(shí)體的過程進(jìn)行引導(dǎo)，此時(shí)的檔案實(shí)體富有智慧，成為利用活動(dòng)中的主動(dòng)參與者。
（二）由水平單向服務(wù)過程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務(wù)過程
現(xiàn)階段的檔案館中，用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務(wù)關(guān)系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實(shí)體之間無法直接進(jìn)行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行中轉(zhuǎn)。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系則呈現(xiàn)為明顯的服務(wù)單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時(shí)記錄檔案的借閱信息。由于檔案實(shí)體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實(shí)體交互任何信息，從而導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進(jìn)行相互的聯(lián)系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系（比如用戶可以通過系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請(qǐng)借閱、網(wǎng)上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務(wù)（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。
而基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館中，用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網(wǎng)狀服務(wù)模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體都是具有計(jì)算能力的智慧節(jié)點(diǎn)，相互之間可以進(jìn)行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的檔案虛擬信息與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，從而加強(qiáng)了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實(shí)體之間的聯(lián)系。而用戶可以通過持有智能設(shè)備加入到該物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行順暢的信息交換，還可以通過手持設(shè)備和檔案上的傳感節(jié)點(diǎn)建立聯(lián)系、直接通信。當(dāng)用戶漫步在開架檔案旁時(shí)，不僅能夠?qū)崟r(shí)感知到附近檔案的主題內(nèi)容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點(diǎn)引導(dǎo)用戶快速高效地找到目標(biāo)檔案實(shí)體。
（三）由孤立的淺層檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務(wù)
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)體的信息存儲(chǔ)有限，且實(shí)體信息很難更新，無法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進(jìn)行用戶服務(wù)。其能夠?yàn)橛脩籼峁┑拇蠖嗍且粋€(gè)個(gè)孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯(lián)系為一個(gè)整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，因此，目前的檔案服務(wù)往往局限于淺層的資料服務(wù)。
然而基于物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的智慧檔案館中，每個(gè)檔案實(shí)體都被賦予了智慧能力。物聯(lián)網(wǎng)的感知和控制能力使得應(yīng)用對(duì)象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時(shí)各個(gè)智慧節(jié)點(diǎn)自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯(lián)網(wǎng)形成了一個(gè)有機(jī)的整體，相互之間可以進(jìn)行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內(nèi)容信息之外，還將產(chǎn)生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎(chǔ)上，能夠自動(dòng)分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識(shí)，對(duì)各節(jié)點(diǎn)之間的檔案知識(shí)進(jìn)行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價(jià)值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務(wù)。
四、結(jié)語
隨著檔案進(jìn)庫量和利用量的快速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的管理手段難以對(duì)所有檔案實(shí)體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理，服務(wù)模式也將比現(xiàn)階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的實(shí)際建設(shè)也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內(nèi)完成，但是筆者堅(jiān)信，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和復(fù)合型人才的培養(yǎng)與儲(chǔ)備終將促進(jìn)智慧檔案館的健康發(fā)展。
注釋及參考文獻(xiàn)：
[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.
[2]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國(guó)檔案，2013（2）：68-70.
[3]畢娟.智慧城市環(huán)境下智慧型檔案館建設(shè)初探[J].北京檔案，2013（2）：13-16.
[4]陶水龍.智慧檔案館建設(shè)思路研究[J].中國(guó)檔案， 2014（6）：67-69.
[5]許德斌.智慧城市新環(huán)境下的智慧檔案[J].山西檔案，2014（5）：72-74.
篇12
一、基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的本質(zhì)與意義分析
現(xiàn)如今的我國(guó)，已然逐步走向了知識(shí)經(jīng)濟(jì)，在企業(yè)的每一條生產(chǎn)鏈上，包括最初的生產(chǎn)加工，到最終階段的銷售，都充斥著相關(guān)的知識(shí)人員，而且在企業(yè)的發(fā)展當(dāng)中，生產(chǎn)人員所具備的工作經(jīng)驗(yàn)越來越多，對(duì)于企業(yè)效益地提高有著最為實(shí)質(zhì)的作用。檔案管理在企業(yè)的知識(shí)生產(chǎn)中，屬于一個(gè)十分重要的服務(wù)性內(nèi)容，而檔案則是企業(yè)知識(shí)生產(chǎn)的一部分內(nèi)容。與政府的檔案管理模式不同，企業(yè)無論在管理性質(zhì)還是在管理意義上，都是為了提高自身的整體效益，進(jìn)而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)水平。政府的檔案管理，則是為了更好地提供服務(wù)。但是，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代中，兩者卻有著一定的聯(lián)系。首先，兩者都是為了改進(jìn)自身的工作效率，使得檔案管理工作更加協(xié)調(diào)而完善。其次，兩者都需要以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)，對(duì)管理模式進(jìn)行各方面內(nèi)容上的改進(jìn)，包括制度、管理方法、管理人員的素質(zhì)。最后，兩者雖然工作性質(zhì)不同，但都在不同的層次上推動(dòng)著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐。
（一）內(nèi)涵
在新時(shí)期的檔案管理當(dāng)中，事業(yè)單位首先需要依照知識(shí)服務(wù)的具體內(nèi)容，建立健全相關(guān)的管理制度，并以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，使得檔案管理系統(tǒng)朝著編碼化的方向發(fā)展，進(jìn)而形成科學(xué)的檔案管理流程，切實(shí)滿足檔案的主體用戶需求。基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式，其內(nèi)涵是以服務(wù)為核心，在單位的服務(wù)鏈上，加強(qiáng)單位與用戶之間的聯(lián)系，并根據(jù)對(duì)用戶檔案的有效管理，為他們形成更加有效的服務(wù)。因而，為了保持這種檔案管理模式的活力，事業(yè)單位需要經(jīng)常地對(duì)檔案管理制度和系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，以緊隨用戶的變化，產(chǎn)生更加切實(shí)的服務(wù)效益。基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式，無論在內(nèi)容上，還是操作方法上，都與傳統(tǒng)的檔案管理模式有著很大的區(qū)別，它所進(jìn)行的檔案管理，需要面對(duì)事業(yè)單位內(nèi)全部的檔案信息數(shù)據(jù)，包括了各個(gè)項(xiàng)目所產(chǎn)生的文字記錄、圖像、資料以及其他信息，因而基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理，又是一個(gè)對(duì)知識(shí)信息的整合過程。并且，基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理，需要切實(shí)考慮到對(duì)這些信息數(shù)據(jù)整合以后帶來的經(jīng)濟(jì)效益，以服務(wù)為基本的出發(fā)點(diǎn)，形成與用戶交流溝通的系統(tǒng)。事業(yè)單位通過對(duì)它的創(chuàng)新和完善，能夠確保自身的工作效益得到全面地優(yōu)化。而傳統(tǒng)的檔案管理則缺乏一定的目的性，主要是為了對(duì)檔案進(jìn)行管理而管理，所能產(chǎn)生的效益并不高。
（二）意義
基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的提出和應(yīng)用，對(duì)國(guó)內(nèi)各項(xiàng)事業(yè)單位來說，都是一個(gè)創(chuàng)新而有效的發(fā)展過程。事業(yè)單位對(duì)它的利用過程，都是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的運(yùn)用為基礎(chǔ)，對(duì)單位內(nèi)全部的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼加工，并根據(jù)單位與用戶之間的利益需求，建立起完善的管理體系。這種檔案管理模式的特點(diǎn)十分明顯，能夠?qū)鹘y(tǒng)的信息檔案積累工作完全地轉(zhuǎn)向?yàn)橛脩籼峁┩晟频闹R(shí)服務(wù)，其是在傳統(tǒng)的檔案服務(wù)上所進(jìn)行的拓展和完善，并且也在一定程度上健全了檔案管理的服務(wù)職能。但是，它也存在一定的缺點(diǎn)，即需要大量的人力資源，并且在操作過程中，也會(huì)對(duì)事業(yè)單位內(nèi)的其他資源的，形成較大的消耗量。因而，基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位形成用戶檔案信息的管理系統(tǒng)，并通過這一系統(tǒng)加強(qiáng)與用戶之間的聯(lián)系，進(jìn)而使得服務(wù)體系更加完善和合理，同時(shí)也能夠?yàn)閱挝坏捻?xiàng)目管理和決策提供方向依據(jù)。
二、基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式構(gòu)建
（一）事I單位需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行整體上的規(guī)劃和布局
在信息化時(shí)代，我國(guó)的事業(yè)單位，對(duì)基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的構(gòu)建，需要從管理基礎(chǔ)和管理目標(biāo)兩方面共同著手。在管理基礎(chǔ)的布局上，事業(yè)單位首先需要對(duì)現(xiàn)有的管理體制進(jìn)行優(yōu)化和完善，一個(gè)良好的檔案管理過程，必然離不開管理體制的科學(xué)有效。為此，事業(yè)單位可以對(duì)本單位的檔案管理部門進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化，對(duì)其進(jìn)行分層，將檔案管理的部分內(nèi)容分別形成不同的工作板塊，進(jìn)而使得整個(gè)檔案管理體系能夠科學(xué)高效地運(yùn)行。其次，事業(yè)單位需要以知識(shí)服務(wù)為檔案管理工作的基本出發(fā)點(diǎn)，設(shè)立明確而有效的管理制度。由于基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理機(jī)制，與傳統(tǒng)的檔案管理方法有著最為本質(zhì)的區(qū)別，它的工作內(nèi)容更多，且服務(wù)體系更為廣泛。因此，事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理部門內(nèi)的各個(gè)工作板塊，制定針對(duì)性的管理制度，確保每一個(gè)工作內(nèi)容，都有一定的工作人員負(fù)責(zé)。最后，由于檔案管理模式的管理目標(biāo)和方向發(fā)生了改變，因而事業(yè)單位也需要對(duì)管理流程進(jìn)行創(chuàng)新，以促使其跟上事業(yè)單位整體工作的發(fā)展和變化。檔案管理的流程，需要包括檔案信息搜集、檔案整理、檔案分析以及檔案的檢索，在知識(shí)服務(wù)的基礎(chǔ)下，事業(yè)單位還需要為檔案的檢索設(shè)置相應(yīng)的搜索引擎，以提高檔案的檢索效率。在對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)進(jìn)行有效地構(gòu)建以后，事業(yè)單位就需要明確自身的管理目標(biāo)，并以該目標(biāo)為導(dǎo)向，進(jìn)一步優(yōu)化管理模式。對(duì)于管理目標(biāo)的設(shè)置，事業(yè)單位要根據(jù)部門內(nèi)工作人員的實(shí)際狀況，以及單位當(dāng)前的事業(yè)開展需求，制定最為切實(shí)且能夠達(dá)到的管理目標(biāo)，否則會(huì)嚴(yán)重降低工作效益。
（二）對(duì)檔案管理原則進(jìn)行構(gòu)建
1、管理目標(biāo)原則。檔案管理的最基本功能在于提高事業(yè)單位的工作效率，為它的決策及管理形成依據(jù)。因而在企業(yè)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，需要以自身的工作效率優(yōu)化為目標(biāo)。雖然檔案管理的工作內(nèi)容，并不能為事業(yè)單位的工作產(chǎn)生直接的效益，但是，它可以從側(cè)面為事業(yè)單位制定具有一定價(jià)值的目標(biāo)，并在達(dá)到這一目標(biāo)的過程中，幫助單位事業(yè)工作得到迅速地完成。在基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式中，檔案管理的目標(biāo)要隨著外界的變化而不斷進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，只有這樣才能保障檔案管理目標(biāo)長(zhǎng)期具有較高的適用性，促使事業(yè)單位的工作進(jìn)程更加合理有效。總之，事業(yè)單位的檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)在時(shí)代的發(fā)展中，將先進(jìn)科學(xué)的目標(biāo)管理意識(shí)最為切實(shí)地貫穿到檔案管理的流程中，以充分調(diào)動(dòng)部門工作人員的工作積極性，提高檔案管理的整體效率。
2、協(xié)調(diào)系統(tǒng)原則。基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理過程，本身是通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息的管理過程。為了提高檔案管理的有效性，管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)管理制度、體制、組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理地協(xié)調(diào)，確保它們的工作處于科學(xué)有序的狀態(tài)，進(jìn)而形成明確的知識(shí)管理系統(tǒng)。為此，管理部門應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持協(xié)調(diào)系統(tǒng)的原則。首先，事業(yè)單位的檔案管理，應(yīng)當(dāng)與當(dāng)前工作的方向和內(nèi)容結(jié)合起來，為了更好地完成當(dāng)前的工作任務(wù)，事業(yè)單位必須重視檔案管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)的重要性，并將檔案管理工作與事業(yè)單位的整體工作流程完全地結(jié)合起來，進(jìn)而使得檔案管理內(nèi)容能夠符合其他部門的工作需求和進(jìn)展，凸顯出更好的經(jīng)濟(jì)效益與價(jià)值。其次，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視管理制度的規(guī)范作用，與部門內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)相協(xié)調(diào)，兩者相互促進(jìn)，使得檔案工作的工作體系趨于完善。最后，在協(xié)調(diào)系統(tǒng)的原則中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)考慮監(jiān)督體系的完善。雖然事業(yè)單位往往設(shè)有監(jiān)督部門，但其的權(quán)利范圍過于分散，而且監(jiān)督的重心也不在檔案管理上。為此，在檔案管理部門設(shè)置全新的組織結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)當(dāng)形成一定的監(jiān)督體系，并賦予這一體系監(jiān)督檔案管理流程的權(quán)利，進(jìn)而使得檔案的封存和數(shù)據(jù)搜集管理得到有效地監(jiān)督，變得更加完善。同時(shí)，很多檔案管理部門的工作人員，在進(jìn)行工作的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)由于自己的馬虎大意，而搞混一部分檔案，容易導(dǎo)致檔案的缺失。在這樣的狀況下，通過設(shè)置合理的監(jiān)督體系，檔案管理部門能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)這一問題，并進(jìn)行迅速地更正，提高了檔案管理服務(wù)的高效性。
3、優(yōu)化資源配置原則。基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式，主要通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的運(yùn)用而開展，因此，它需要事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門配置一定的物力和人力資源，而且在知識(shí)服務(wù)的引導(dǎo)下，檔案管理工作已然得到很大程度上地拓展，僅僅保持原先的人力是不夠的，還需要增加一定的管理人員，以實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理工作流程。同時(shí)，事業(yè)單位還需要對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)檔案資源進(jìn)行分類和整合。之所以要進(jìn)行分類，主要是由于新時(shí)期的事業(yè)單位工作項(xiàng)目和事務(wù)，所形成的信息記錄是相當(dāng)繁瑣地，管理檢索起來十分地不易，要想實(shí)現(xiàn)以知識(shí)服務(wù)為導(dǎo)向的工作性能，檔案管理部門必須對(duì)這些檔案資源進(jìn)行分類，以分別為不同的工作和決策提供有效的信息依據(jù)。而對(duì)檔案資源的整合，主要是由于事業(yè)單位的整體戰(zhàn)略規(guī)劃，需要實(shí)現(xiàn)對(duì)全部檔案資源的有效管理。而在傳統(tǒng)的檔案管理體系中，這些檔案資源的管理是十分分散的，存在相當(dāng)多的問題。為此，必然需要進(jìn)行合理地整合。在具體的整合過程中，事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案資源從生成對(duì)歸檔的整個(gè)流程進(jìn)行整合，同時(shí)也需要其他部門給予一定的支持和配合，進(jìn)而形成檔案資源的科學(xué)轉(zhuǎn)化流程，提高事業(yè)單位的整體工作效率。
三、基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式創(chuàng)新方法
隨著時(shí)代的變遷，我國(guó)的事業(yè)單位紛紛加大了對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新，并且也采用了一系列的科學(xué)方法。基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式創(chuàng)新，主要是以知識(shí)服務(wù)為核心，所展開的檔案管理方法創(chuàng)新。為了提高檔案管理的效率，管理部門應(yīng)當(dāng)在知識(shí)服務(wù)理念的指導(dǎo)下，采取針對(duì)性的管理辦法，以優(yōu)化檔案管理，提高部門的工作效率，并為檔案信息的用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（一）改變傳統(tǒng)的檔案管理理念
傳統(tǒng)的檔案管理工作，僅僅是為了管理檔案而進(jìn)行管理，并沒有完善的工作方向和目標(biāo)，而且缺乏一定的實(shí)效性。隨著以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)的檔案管理模式的建立，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，并將知識(shí)服務(wù)作為整體檔案管理工作的導(dǎo)向，以對(duì)事業(yè)單位的檔案管理體制和內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新和完善。同時(shí)，基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式，應(yīng)當(dāng)充分尊重檔案信息用戶的主體性，以為他們的服務(wù)為宗旨，積極進(jìn)行各方面內(nèi)容的完善。因此，為了滿足用戶的不同需求，管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)這些檔案內(nèi)容，以知識(shí)服務(wù)為選擇，進(jìn)行科學(xué)的整理總結(jié)，進(jìn)而使得檔案管理具有較高的靈活度，能夠適應(yīng)外界的變化，為客戶生成更好的信息服務(wù)。此外，新時(shí)期的事業(yè)單位檔案管理，其工作的有效性會(huì)對(duì)事業(yè)單位的主體工作形成直接的影響，因而事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對(duì)其的重視度，合理完善其的工作內(nèi)容，加強(qiáng)其與其他部門之間的聯(lián)系。
（二）對(duì)檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)和制度上的創(chuàng)新
新時(shí)期的檔案工作，所面對(duì)的檔案信息數(shù)據(jù)是相當(dāng)多地，而傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)和制度，都已經(jīng)不再適合這一工作的需要。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)n案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)和制度上的創(chuàng)新，具體的措施可以分為以下幾方面的內(nèi)容進(jìn)行：首先，適當(dāng)拓展信息數(shù)據(jù)的搜集范圍。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，管理部門所要搜集的內(nèi)容并不多，主要為當(dāng)前工作的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。而在新時(shí)期的檔案管理工作中，需要將事業(yè)單位相聯(lián)系的信息、非正式文件資源、事業(yè)單位的工作規(guī)劃以及客戶信息，進(jìn)行完善地搜集，因而它的搜集范圍是相當(dāng)廣泛的。其次，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的分類方法設(shè)置創(chuàng)新的方案。基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式，需要對(duì)檔案管理的不同板塊工作內(nèi)容進(jìn)行分類，分類依據(jù)主要為信息數(shù)據(jù)的類型和使用主體。這種全新的檔案分類方法，相比以往的檔案管理分類工作，更加科學(xué)高效，能夠改善傳統(tǒng)檔案分類不合理的狀況。最后，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的管理分析制度進(jìn)行創(chuàng)新。在搜集完一份數(shù)據(jù)信息以后，并不能直接將其進(jìn)行存檔，而應(yīng)當(dāng)優(yōu)先審核其的價(jià)值，因而需要運(yùn)用到一定的鑒定制度。而傳統(tǒng)的檔案鑒定制度過于籠統(tǒng)，所能產(chǎn)生的適用性十分低。在對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，需要設(shè)定明確的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案的價(jià)值得到正確地評(píng)定。
（三）以知識(shí)服務(wù)為核心，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人員及設(shè)備
基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式開展，需要以一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)，而且需要檔案管理人員具有相當(dāng)高的專業(yè)素質(zhì)。因此，事業(yè)單位要以知識(shí)服務(wù)為核心，引進(jìn)一些以計(jì)算機(jī)為主的先進(jìn)檔案管理，同時(shí)，為了較好地運(yùn)用這些設(shè)備，事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)嘏嘤?xùn)，如果培訓(xùn)的效率并不高，事業(yè)單位也可以考慮從外部引進(jìn)一些先進(jìn)的技術(shù)人員，以確保新時(shí)期檔案管理工作的有效性。同時(shí)，事業(yè)單位也可以科學(xué)地利用這些設(shè)備和技術(shù)人員，廣泛地搜集數(shù)據(jù)信息資料，積極做好數(shù)據(jù)信息的導(dǎo)入工作，并在數(shù)據(jù)信息形成切實(shí)的檔案資料后，合理鑒定檔案資料的價(jià)值，進(jìn)而直接有效地提高檔案管理工作效率。
結(jié)束語
總而言之，基于知識(shí)服務(wù)下的檔案管理模式，為新時(shí)期檔案管理工作的改革和創(chuàng)新提供了全新的思路，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對(duì)其地關(guān)注，以知識(shí)服務(wù)為基礎(chǔ)，積極采取針對(duì)性的方案和措施，進(jìn)而最為有效地改善檔案管理工作，提升整體的工作效率。
參考文獻(xiàn)：
[1] 嚴(yán)永官. 《社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)中的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理模式研究》課題通過評(píng)審[J]. 上海檔案. 2009（05）
[2] 薛君妍. 試論對(duì)檔案管理模式改革的若干建議[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2016（10）
[3] 楊愛麗. 如何做好電子檔案的管理與利用[J]. 民營(yíng)科技. 2014（11）
[4] 王艷霞. 淺談企業(yè)集團(tuán)檔案管理模式的選擇[J]. 機(jī)電兵船檔案. 2015（03）
[5] 王林娜. 檔案管理模式的分析與研究[J]. 河北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào). 2015（05）
篇13
一、學(xué)校檔案管理存在的主要問題
由于檔案工作效益的滯后性，使檔案的查考利用價(jià)值表現(xiàn)得還不那么明顯，檔案工作往往被人們所忽視。在實(shí)際工作中，一些學(xué)校對(duì)檔案工作缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，設(shè)備添置、經(jīng)費(fèi)開支等基礎(chǔ)性工作擺不上學(xué)校發(fā)展規(guī)劃。學(xué)校抓檔案工作也只是開開會(huì)，發(fā)發(fā)文件，領(lǐng)導(dǎo)原則地講上幾句重要性。多數(shù)學(xué)校還把檔案工作視為軟任務(wù)，認(rèn)為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，不了解檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)和任務(wù)，更不了解按照一定的原則、方法管理和研究檔案，充分開發(fā)和利用檔案資源。且檔案管理人員大多數(shù)是兼職，立卷歸檔不按時(shí)，拖拉現(xiàn)象較為普遍，檔案工作長(zhǎng)期處于難推動(dòng)、難管理的被動(dòng)局面。
二、檔案管理的途徑和措施
（一）做好檔案收集。檔案的收集是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。要對(duì)日常的教育教學(xué)活動(dòng)中形成的資料進(jìn)行搜集、整理、分類、歸檔，在合理把握檔案材料歸檔的范圍的基礎(chǔ)上制定相應(yīng)的檔案管理計(jì)劃，力爭(zhēng)做到對(duì)檔案的搜集有計(jì)劃性和實(shí)效性，使檔案材料反映出學(xué)校工作的全過程。在歸檔的過程中，應(yīng)按活動(dòng)的各個(gè)階段來搜集材料，使得相關(guān)材料準(zhǔn)確有序、合理連貫、清晰全面。
（二）健全工作機(jī)制。要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，從組織上保證檔案工作的順利開展，形成各職能部門齊抓共管的局面。研究解決檔案管理工作中所涉及的人財(cái)物問題，改善檔案管理?xiàng)l件和工作環(huán)境，使檔案工作與學(xué)校其他各項(xiàng)管理工作同步發(fā)展。規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。定期開展檔案知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)學(xué)校員工的檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)。
（三）完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)就要建立健全和真正實(shí)施，兩者相輔相成、互相促進(jìn)。要建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息從接受、整理、歸檔、著錄、存儲(chǔ)到開發(fā)利用全過程的科學(xué)管理，以檔案信息資料的共享來方便使用者。
（四）提升人員素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，要注重檔案工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升專業(yè)知識(shí)和相關(guān)學(xué)科知識(shí)，著力提高獲取、鑒定、評(píng)估、加工、提煉、交流、傳播、調(diào)查和營(yíng)銷檔案信息的能力。
三、提升檔案工作的服務(wù)職能
檔案信息來源于學(xué)校的各項(xiàng)工作，又服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作。服務(wù)是檔案工作的生命，離開了服務(wù)，檔案工作將失去存在的意義和發(fā)展的后勁。
（一）樹立服務(wù)意識(shí)。要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，從檔案工作實(shí)際出發(fā)，更新服務(wù)觀念，圍繞學(xué)校的中心工作和實(shí)際需求，主動(dòng)、及時(shí)地提供有效服務(wù)，做到學(xué)校各項(xiàng)工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務(wù)到哪里。要牢固樹立建檔為學(xué)校教育教學(xué)服務(wù)的宗旨，自覺把檔案看成學(xué)校管理的重要組成部分，通過學(xué)校檔案的建立、規(guī)范和應(yīng)用，更好地促進(jìn)學(xué)校工作的發(fā)展。
（二）提升服務(wù)質(zhì)量。建立健全職責(zé)明確、過程控制、預(yù)防為主、持續(xù)改進(jìn)的檔案管理模式，綜合考慮檔案管理業(yè)務(wù)密切相關(guān)的組織結(jié)構(gòu)、程序、過程和資源等各方面的因素，明確檔案管理過程的控制要求，建立預(yù)防和處理不符合要求的檔案管理業(yè)務(wù)的工作機(jī)制，一定程度上解決傳統(tǒng)的檔案管理中可能存在的管理不嚴(yán)、管理隨意性較大等問題。
（三）創(chuàng)新服務(wù)手段。信息載體的有效利用是信息時(shí)代背景下檔案服務(wù)的必要手段和步驟，要把信息化建設(shè)作為檔案管理工作的發(fā)展方向。一是提高查詢使用的科學(xué)化，對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔、整理，構(gòu)建管理信息庫和目錄查詢系統(tǒng)，方便檔案查詢。二是對(duì)重要紙質(zhì)檔案，通過掃描、錄入等方式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)檔案輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、電子歸檔，提高檔案的利用率。
（四）拓展服務(wù)領(lǐng)域。對(duì)檔案資料進(jìn)行重新開發(fā)、組合、整理，如利用檔案資料編寫校史和建立校史陳列室，組織新生參觀，向新生展示校風(fēng)、校貌及學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的軌跡，讓師生了解，激發(fā)其愛國(guó)愛校熱情；不定期圍繞學(xué)校德育工作的內(nèi)容和要求，組合選題，開拓德育教育新途徑，豐富校園文化內(nèi)容；還可以將教工中的各類先進(jìn)人物和事跡的材料，以櫥窗、校史室、報(bào)刊以及不同形式的報(bào)告會(huì)、研討會(huì)等進(jìn)行宣傳、表揚(yáng)，形成積極向上的良好氛圍。
檔案記錄歷史，影響未來，而連接二者邏輯關(guān)系的必要條件是檔案得到有效利用。學(xué)校檔案工作要始終圍繞學(xué)校中心工作，轉(zhuǎn)變觀念，拓寬視野，從規(guī)范管理入手，不斷提高服務(wù)能力，才能激發(fā)更大的生機(jī)和活力。
參考文獻(xiàn)：
[1] 周明圣主編.教育系統(tǒng)質(zhì)量管理體系 [M].北京：中國(guó)計(jì)劃出版社，2003：24.
[2] 王莉.談學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)[J]鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)2003，16（4）.
