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近年來，雖然檔案工作得到較快的發展，檔案管理現代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現代化的步伐。
1檔案工作現代化的必要性
實現檔案工作現代化是社會主義市場經濟對檔案工作的要求。在建設社會主義市場經濟的過程中，要從總體上提高現代化水平，必須摸清國際國內的動態，了解過去和現狀，以及今后的發展趨勢，才能確定今后努力的目標和方向。而要做到這一點，就要求檔案部門能迅速、準確地提供現代化所需的檔案材料。面傳統的管理方法則無法滿足這種需要，春有采用現代化手段，才能在較短時間內，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時提供利用。所以，實現檔案工作現代化，是適應我國實現現代化，趕超世界先進水平的必然要求。
實現檔案管理工作現代化是檔案事業發展的需要。隨著檔案事業的不斷發展，檔案的種類和數量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業的發展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。面科學技術的發展，特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用，能為實現檔案工作現代化提供可靠的物質基礎。
2檔案管理工作現代化的主要內容
新時期檔案管理現代化是一個相對的、運態的、發展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內容。新時期檔案管理現代化是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理現代化理論和工作體系正逐漸形成和發展。
2．1檔案工作技術現代化
它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現工作手段的現代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統計工作，并把電子計算機與現代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來，將會有效地實現檔案管理自動化。
2．2檔案工作組織與管理現代化
檔案事業的建設和檔案工作的組織與管理，經系統論、信息論、控制論等現代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構高效化，管理工作現代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。
2．3檔案干部知識化
由于設備的現代化和管理的科學化，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在檔案專業有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應檔案工作現代化的需要。
2．4檔案資源信息化
在信息時代，信息化已成為各行各業現代化的與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統加工和計算機網絡和傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現代化的出路在于信息化，可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現代化的核心內容，將不斷推動檔案管理現代化的發展。
2．5檔案保護現代化
傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。
2．6檔案管理標準化
檔案管理標準化也是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡和溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。
3檔案工作現代化的作用
利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節約利用者查閱檔案的時間，提高服務質量。
利用計算機和現代通訊設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。
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檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求，檔案信息數字化、網絡化是時展的要求。數字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時間、空間的限制，在任何地點、時間只需有一網的電腦，就可以進入檔案管理系統查閱所需要的檔案信息。檔案信息數字化、網絡化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段，而且還能提高檔案的管理效率。
1.檔案工作的信息化
一是隨著社會的發展，公民的知情權在很大程度上得到提高。檔案信息的開發更多地關注現實和大眾需求，檔案工作者要有信息意識，應具備對信息真偽進行準確鑒別、區別對待的能力。二是現代傳媒技術的發展使檔案信息的傳播形式呈現出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應高速的信息傳播和應用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術條件下對信息的有效檢索、評價、使用和傳播的能力。三是現代傳播手段給檔案信息傳播帶來了很大的便利，但網絡黑客技術、病毒、木馬等安全隱患一直存在。檔案工作者必須樹立信息安全意識，在傳播過程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免丟失信息造成信息遺漏。四是隨著公眾的檔案意識和信息意識的增強，利用檔案信息的用戶不再局限于專業人員和政務系統工作人員，因此信息傳播內容要具備廣泛性與實用性。
2.檔案信息的數字化
檔案信息化建設作為一個系統工程，而檔案信息的數字化則是這個系統工程中的基礎部分，沒有檔案信息的數字化，檔案信息化建設就無從談起。
對紙質檔案進行數字化處理主要有三種方式：第一種是通過計算機人工錄入；第二種是通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制成文本文件；第三種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內容，由數碼照相機或掃描儀按頁拍照或掃入計算機制成圖形文件。前兩種方式占據空間小，是一種真正意義上的全文數字化，但紙質檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時采用前兩種方式就會暴露出如下致命弱點：采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不能馬上勝任此項工作，差錯率大且核對困難，投入大，收效慢；用OCR字符識別的準確率低，尤其對于手寫體字跡或印刷質量稍差的字跡；而第三種方式實現容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓，即可操作機器，且工作可以定量化，差錯率相對較低，即便有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發現。如果能采用先進的高速掃描機，那么對檔案信息數字化無疑是如虎添翼。另外，還因為圖像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內容的同時，也能看到紙質檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。對于實物檔案則可以通過用數碼相機對實物進行拍照， 以數字圖像的形式存儲到計算機存儲設備中。
對于聲像檔案的數字化主要包含兩方面內容：一是將普通攝像機拍攝的模擬視頻信號可以通過專門的視頻采集設備將之數字化，并加工成數字視頻檔案；二是指通過數碼攝像機拍攝下來的錄像，本身就是數字視頻，輸入到計算機直接就可以通過視頻編輯軟件加工成數字化視頻檔案。
通過運用計算機技術與多媒體技術，所有的檔案信息都能以數字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化；而且更有前景的是數字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。
3.數字化檔案信息的管理
我國各級各類企業檔案部門開展檔案管理數字化的實踐與探索始于20世紀90年代，隨著計算機、信息網絡技術的發展，檔案管理信息化的應用技術和水平也隨之不斷發展和提高，大致可以歸納為三方面的發展方向。第一、檔案文件目錄信息檢索系統的建立與應用。檔案文件目錄信息檢索系統的應用，應該說是計算機技術與檔案工作的最早結合點。由于檔案館（室）的庫藏檔案數量巨大，檔案的利用頻繁，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案部門利用計算機技術進行檔案目錄或專題文件級目錄著錄，以達到快速檢索的目的，檢索工具的數字化帶來的優勢盡顯無遺。第二、“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門嘗試利用計算機技術實現文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時到文件辦結歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程。“文檔一體化”操作管理軟件與傳統手工操作相比，避免應歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質量。第三、檔案工作數字化管理系統的建設。我國檔案工作數字化管理起步時間較晚，目前還是以針對上述檔案信息檢索系統和文檔一體化數據庫系統的管理為主，停留在檔案工作數字化管理的初級階段，數字化管理的優勢和潛能并未充分發掘出來。檔案工作作數字化管理系統實際上是一個可以涵蓋檔案行政管理和業務管理、檔案信息開發利用工作等諸方面的大型的系統工程，如檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作輔助管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動化、檔案庫房保護技術現代化、檔案數據庫設計與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業務環節，也是檔案管理智能化、自動化的具體體現，更是檔案管理數字化全面實現的基礎。
4.檔案信息利用網絡化實現信息的高度共享
檔案信息只有在傳遞過程中才能體現出它應有的價值，以往信息存在于一次文獻即檔案原件或經過處理的二次文獻范疇內。人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數字化后以數字形式存在時，數字網絡系統就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能。數字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多向傳遞，形成傳遞網絡，而且通過因特網可以方便地進行遠程傳遞，不受時間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時間任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。
檔案信息傳輸平臺應首先構建的是檔案館局域網也可稱為內網，一般的要求是在遵循統一的通信協議前提下，通過網絡連線將各個部門和所屬各單位檔案部門的計算機資源整合在一起。各部門和各單位的個體計算機通過網絡共享網絡信息資源，同時為檔案館核心數據庫提供檔案信息。其次是構建外網、公眾網等，可使檔案信息通過數字網絡系統進入信息交流的大動脈——互聯網，實現檔案資源的共享。
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一、信息化與檔案的關系
1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。
2．信息化是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發展最終將人類聯貫在一起，構成一個全球化的信息共同體。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。
3．信息資源開發利用要服務于客觀發展需求。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息一知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。
4．信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，也是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。
二、準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化
1．從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規范化、通用化，并有很強的包容性。
2．文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
3．歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
4．檔案信息化建設與檔案管理現代化還應該堅持以下四項原則。
(1)前瞻性：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。
(2)協作性：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館(室)來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
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檔案管理現代化的本質是加快檔案管理工作的改革，使之更加適應現代社會發展的要求，因此要求檔案管理實現觀念、裝備、人員上的現代化。檔案管理部門必須強調現代化檔案管理的意識，不斷探索實現檔案管理的現代化的有關途徑。
一、檔案管理現代化概述
檔案管理現代化是現代管理科學的指導下，運用現代管理方法和手段，對檔案系統進行管理的一種新模式。這種新模式借助現代管理的技術與設備，依靠掌握現代化檔案管理的人員得以實現。傳統的檔案管理方式缺乏完善的管理體系和制度，且大多數管理工作依靠人工完成，因此導致檔案管理的效率較低。在檔案管理的現代化進程中，要重點解決這些問題，在檔案管理運用信息化、科技化、智能化的管理模式。當前，計算機技術已經進入檔案領域，但是并未發揮出應有的作用，需要進一步強化計算機在檔案管理中的應用。檔案管理現代化不但可以實現無紙化檔案管理，還可以增強儲存信息的數量和準確性。工作人員在查找、篩選檔案時，更加迅速、準確。檔案管理現代化是一種必然的趨勢，各級行政部門和檔案單位必須采取一些有效措施，加快檔案管理現代化的速度，使檔案管理工作與時展接軌。
二、實現檔案管理現代化的有關措施
（一）強化檔案管理的現代化意識
實現檔案管理的現代化，必須樹立現代化管理的思想意識，這樣才能指導檔案管理工作向著現代化發展。當前，很多檔案管理人員思想觀念相對滯后，因此，首先要求管理人員解放思想，轉變傳統的工作理念，樹立創新意識。這要求檔案管理人員要沖破舊思想的束縛，改變原有的工作格局，不斷強化現代化的管理意識。當前檔案事業的現代化建設發展較慢，這與管理者本身忽視檔案管理的重要性不無關系[1]。因此，本單位領導要提高檔案管理的地位，加強相關宣傳使全體管理者從思想上重視檔案管理工作。在宣傳中促進管理人員接受現代化的管理理念，從根本上改變檔案管理現代化建設的現狀。
（二）推行規范化、標準化、信息化的檔案管理
在檔案管理領域的標準化、規范化，需要檔案事業主管機關會同標準化主管機關或部門共同協調完成。制定標準化檔案管理的相關原則、工作模式、評價方法等，是完成檔案管理標準化建設的基礎和保障。相關單位及部門要確定出科學、統一的工作規范、技術規范，同時加強監督作用保證其貫徹落實并執行[2]。
保證檔案管理的規范化、標準化是實現檔案管理現代化的基礎。因此，應該盡快實現檔案管理工作的標準化[3]。首先，要求技術方法的規范和統一；其次，要求設備、設施的規范化。規范化、標準化管理的最終目的是確保檔案保管及利用價值，因此，管理者要實現檔案管理的最大化，同時使檢索利用檔案信息更加便捷。
信息化是知識經濟時代的主要特征，也是加快檔案管理現代化進程的有效途徑。信息管理只有借助信息化存儲和數字化的處理才能真正復合現代社會的要求，因此，必須促進信息化在檔案管理中的應用。檔案工作中要積極計算機技術和信息化管理手段，從而提高檔案整理、編目、檢索等工作的效率。
（三）提高檔案工作隊伍的總體素質
檔案現代化管理的核心內容是計算機技術的應用，這時實現檔案現代化管理的必經之路，因此，必須強化檔案工作人員的計算機操作技術。每一個管理人員必須能熟練掌握現信息技術，運用計算機以及各類現代辦公設備，并能獨立完成電子文件的制作、設備日常維護等工作。相關單位可以通過加強計算機技術培訓的方法，提高管理人員的計算機操作水平。由于檔案管理人員的計算機基礎不同，可以分層次對其進行培訓，如基礎知識培訓、高級理論培訓、檔案專業操作培訓等。通過培訓可以使每一個管理人員都具備較高的業務素質，從而提高整個工作隊伍的現代化管理水平。
同時，還要積極引進高技能專業人才，從而提高工作隊伍的整體實力。相關單位及部門應該制定嚴格的人才選拔制度，選拔適合本崗位的專業人才。同時完善考核制度和獎勵制度，鼓勵檔案管理人員在工作上不斷創新，從而激發整個檔案管理系統的工作活力。
三、結束語
我國檔案管理應以《檔案法》為核心。國家要不斷完善體系內相關法律建設，使檔案管理實現應有的社會職責。檔案管理的現代化需要行政主管部門與各級管理部門的密切配合、通力合作，從而實現推動檔案事業健康發展的目的，進而進一步加快我國檔案管理的現代化進程。
參考文獻：
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一、檔案的現代化管理內涵及具體要求
檔案現代化管理實在傳統的檔案管理的基礎上發展起來的，充分利用新的計算機技術等科學技術的信息管理。檔案的現代化管理是以現代管理科學為指導，應用現代化的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，對檔案管理的傳統方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現系統化，定量化，信息化，智力化。
（1）先進的技術設備推進了檔案管理工作的現代化。一定水平的設備、技術，是現代化的物化表現，是現代化程度最直接、最集中的體現。實施現代化管理要作好規劃，使檔案管理在各個環節都采用現代化設備和技術。在檔案設備配置現代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發揮現代化設備、技術的效用。
（2）檔案信息化是檔案管理工作現代化的價值體現檔案自身的文化價值社會價值經濟價值也才能得以體現。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現。檔案信息化需要開發大量的數字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數字化。信息時代作為信息系統的重要組成部分的檔案信息的數字化成為檔案發展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現信息資源共享，發揮檔案信息的規模優勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。
（3）檔案的現代化管理對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經濟文化發展。
（4）電子文件大量產生，現代科技的日新月異。不斷涌現各種新型的信息載體，（圖文聲像）這就需要檔案工作者能及時收集整理鑒定保管。電子文件越來越多，電子文件和電子檔案的管理將會在未來的檔案學研究中扮演越來越重要的角色。電子文件種類多，范圍廣，電子文件歸檔和電子檔案長期保存問郵展日益突出。確保電子文件的原始性，真實性可靠性等安全技術（如加密技術，簽署技術，消息認證，身份驗證防火墻等）顯得特別重要。
（5）檔案的現代化管理還體現在管理方法的現代化上。檔案的現代化管理依托的是先進的技術設備，與傳統的檔案管理有很大不同，這就需要我們以開放的思想和心態，不斷引進相關學科的新技術，新方法，新理論，改善，完善，充實檔案管理，讓檔案管理充滿活力和生機，緊隨現代化步伐，推陳出新，探索一條通往現代化檔案管理的新路。
（6）檔案管理網絡化是檔案管理現代化的一個重要標志。計算機的應用，網絡化的發展是信息時代檔案管理標志。要不斷提高檔案管理工作網絡化水平，同時要結合辦公自動化，逐步建設和完善建設檔案部門內部的局域網（內網），依托黨政公務網建設區域性檔案目錄信息網（專網），以國際互聯網構架公共檔案信息網（外網），最后構建形成區域性的，以至全國性的檔案工作信息網。
二、檔案現代化管理基本條件
檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統的手工管理方法，在新的形勢下產生了一系列問題，檔案管理的現代化已成為一種必然趨勢。
（1）科學的管理理念和機制，具體包括先進的管理理念、合理的管理體制及其作為兩者間橋梁的協調銜接工作。
（2）數據準備，具體包括檔案著錄標引工作、檔案標準化工作。
（3）設備技術條件，一是要選擇適用的計算機技術裝置，二是檔案現代化管理專業人員的配備。
但檔案管理中使用現代化條件與設備比其它行業略落后一些。因此，提高檔案管理現代化水平是適應社會發展的必由之路。“現代”的概念和科技的水平也是不斷前進的，我們的目標是要實現與國際先進水平接軌，要實現這一目標就必須創新觀念，實現檔案工作的持續健康發展。
三、檔案的現代化管理對檔案管理工作者的要求
（1）增強現代化意識。增強現代化意識，就是在實現檔案管理現代化、發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要樹立與現代化建設目標、規模和方法相適應的思想和觀念、樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，與社會進步相適應。在管理科學理論的指導下，從實際出發，總結經驗，大膽探索和改革，全面推進科學管理，形成和強化現代化管理意識。
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（二）檔案現代化管理系統的工作流程如下：1、檔案數據的收集，2、檔案數據的前處理；3、檔案數據的錄入；4、檔案數據的存儲管理；5、檔案數據的加工處理；6、檔案檢索；7、檔案信息的輸出。
二、檔案管理的現代化要求
（一）先進的技術設備推進了檔案管理工作的現代化。一定水平的設備、技術，是現代化的物化表現，是現代化程度最直接、最集中的體現。實施現代化管理要作好規劃，使檔案管理在各個環節都采用現代化設備和技術。在檔案設備配置現代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發揮現代化設備、技術的效用。
（二）檔案信息化是檔案管理工作現代化的價值體現檔案自身的文化價值社會價值經濟價值也才能得以體現。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現。檔案信息化需要開發大量的數字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數字化。信息時代作為信息系統的重要組成部分的檔案信息的數字化成為檔案發展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現信息資源共享，發揮檔案信息的規模優勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。
（三）檔案管理的現代化對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經濟文化發展。
三、加快數據準備，促進檔案現代化管理邁向新臺階
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（一）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
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一、檔案管理現代化的意義
要想實現檔案管理現代化，首先應明確檔案管理現代化的重要意義，這包含以下兩個方面的基本內容。
1.檔案管理現代化的內涵。對檔案管理現代化的理解，應從思維方式現代化和管理方式現代化兩個方面去把握。所謂思維方式現代化，是指以全新的觀念、超前的思想意識，按照檔案學發展的客觀規律，應用現代科學技術的原理和方法，對檔案工作進行正確的評估、判斷和決策；所謂管理手段現代化，是指應該利用電子計算機技術、微縮技術及其它先進技術和設備，對檔案工作的各個環節實施有效控制、高效管理。具體來說，就是要使檔案工作跟上科技發展的水平，實現“五化”，即思維超前化、技術自動化、組織網絡化、體系多元化、結構綜合化。
2.檔案管理現代化的必要性。首先，實現檔案管理現代化是科技發展的必然要求。計算機技術、網絡技術、聲像技術、電子通訊技術等新科技、新手段在社會生活各個領域越來越廣泛的應用；各種新載體、新介質的檔案資料形式，給檔案工作提出了新的問題、新的挑戰，檔案工作必須適應時展，適應科技發展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，必須實現檔案管理現代化。
其次，實現檔案管理現代化，是現實的迫切需要。從檔案管理工作的現狀來看，目前的檔案保護條件和管理手段還存在著許多不足和嚴重的問題。據一份抽樣調查顯示，建國初期形成的檔案，由于載體材料差，加上保護手段等因素影響，已有相當一部分檔案出現褪變，褪變嚴重的，已失去了字跡，成了無字檔案。由此看來，檔案本身也向管理現代化提出了急迫的要求，迫切需要用現代化的管理手段提高管理保護水平。
實現檔案管理現代化，是減少勞動強度，提高管理效率的必由之路。傳統的手工操作管理方式，不但效率低下，且勞動量相對較大，檔案資料中的各種有害物質，也直接影響了檔案管理人員的身體健康。實現檔案管理現代化，是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動和有害的工作環境中解放出來，且大大地提高了工作效率。
二、檔案管理現代化的主要技術標志――信息化
現代化的技術標志是信息化，信息技術是當代技術的前沿，看一個國家或地區檔案管理現代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。數字化、網絡化是實現檔案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然興起的數字檔案館的開發研究和建設，涉及信息技術的方方面面，因此可以說，數字檔案館是檔案信息化管理的集中體現。
以有序的信息空間和開放的信息環境為特征的完整意義上的數字檔案館，不是封閉的檔案館信息網絡，而是包含在辦公自動化系統、計算機輔助設計和管理系統、公共信息數據管理系統等更為廣闊的大系統中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數字資源構成的、具有強大服務功能的跨機構、跨地域的信息系統，是繼數字圖書館之后，在網上扮演重要角色的又一知識網絡，是國家的數字信息基礎工程。
數字檔案館不僅僅是館藏檔案的數字化，也不只是停留在整個檔案工作流程的計算機化，而是代表了網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標準規范與法規的制定和推行、軟、硬件基礎設施的構建、應用系統的開發、數字資源的建設、人才隊伍的培養等方面的內容，是一個與軟件工程、網絡工程、計算機工程、信息組織工程等密切相關的系統工程。
三、檔案現代化管理對檔案工作人員的要求
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Keywords file management; modernization of archives work; study;
中圖分類號：G27文獻標識碼：A 文章編碼
引言
檔案的現代化管理，主要是通過系統的理論以及現代化的科學管理方式，來對相關的工作進行指導，并且采用先進的管理技術和設備，充分的發揮相關人員的積極性以及主動性、創造性等，對檔案的管理工作進行革新，力求加快實現系統化以及定量化的管理。但是，在實際工作的進展過程當中，還存在有一些方面的問題需要進行解決，例如缺乏高級的管理專業人員、檔案的標準化程度不能夠符合實際的需求等，這些存在的問題都是阻礙相關工作進一步前進的關鍵環節，所以，在實踐當中還需要提出具體可行的措施方案，來對相關的檔案管理工作進行進一步的加強和提升。
檔案管理現代化的含義
在檔案的現代化管理當中，主要是運用現代化的手段、技術以及相關的設備等，充分的發揮其技術上的優勢，將傳統的檔案管理工作變得更加的智能化、信息化以及定量化，進而對相關的工作進行加強，提升工作的效率和工作的質量。例如，利用相關的計算機技術，將檔案進行輸入和輸出等，同時，還可以針對相關的檔案進行刪除、修改、打印、統計、查詢以及插入等，針對檔案的鑒定工作，也可以利用新型的技術和手段等，來實現。在檔案的現代化管理當中，與傳統的管理方式相比，其具有速度快、應用能力較強、存儲的信息量大并且占用的空間極小等優勢，大大的提升了檔案信息的工作效率以及工作的質量，同時，也是相關工作的發展必然趨勢。
檔案管理現代化存在的問題
在檔案的現代化管理工作的進展當中，存在有一些問題，常見的即是檔案的標準程度較低、缺乏專業技能強的管理人員等。
（1）檔案的標準化程度較低。進行現代化的檔案管理工作，其相關檔案的標準化，是一個必要的條件，同時，也是開展相關工作的基本要素之一。我國的檔案標準化工作是從上個世紀八十年代末開始實行的，根據相關標準化的文件的制定，形成了一套標準化的體系。但是，由于檔案的復雜性較高，所以，我國的檔案主要特點是分散式的管理，由于一些歷史性的原因，檔案的管理走的是一條各自為政的路線，各個單位根據自身的實際狀況來選擇相應的技術以及設備等，水平自然也是參差不齊，沒有一個統一的標準。就目前而言，許多相關的檔案系統的應用，沒有按照國際的慣例標準來設計，并且在功能至上比較單一、標準化的程度比較低，同時針對相關的數據設計等方面也不是非常的完整，缺乏較強的共享性。按照目前的這種狀況繼續發展的話，必將會對相關的檔案管理工作造成極大的困難，無法很好的推動和促進其發展和進步。
（2）缺少高級的專業管理人員。現代化的檔案管理工作，其中的操作人員主要是分為管理輔助人員、檔案管理的專業性人員以及高級的檔案管理人員等。高級的檔案管理人員具有較強的專業知識以及實踐操作的能力，同時，還能夠根據實際的情況來制定出科學的發展規劃，并且兼具極強的協調能力和決策的能力。但是，在目前的工作當中，此類人員較為缺乏，再加上相關工作對于檔案管理的高級人才要求不斷的提升、需求量越來越大，就更進一步的加劇了相關人才的缺乏狀況，所以，全面的提升相關檔案管理專業人才的職業素質以及專業的技能，是相關工作當中的重點和要點。
改進的方案措施
根據上文的詳細闡述和分析，可以對目前檔案管理的現代化工作的進展過程之中主要的問題有著詳細的了解和掌握，接下來，將針對上述的問題和不足之處，提出切實可行的改進方案和措施，力求為相關工作的進展提供參考的依據，同時也力求為檔案管理工作的進步做出積極的貢獻。
（1）加強檔案管理的標準化建設。加強和改進相關檔案管理的標準化建設是此項工作當中的重要環節。檔案的現代化管理，是建立在現今的技術以及嚴格的標準之上，而在信息時代當中，更加需要使用一種統一式的管理模式以及標準來對相關的工作進行加強，進而達到協調管理的目的和效果。針對各種類型的檔案，制定出具有針對性的標準，并且形成一套標準化的體系嗎，這樣才能夠突出不同檔案之間的聯系和區別，突出特點和性質，進而推進工作的進步，加強管理。
（2）加快復合型人才的培養。除了相關的制度和體系的建設，對于檔案管理的專業人才的培養，也是相關工作的重點和要點。現代化的檔案管理，不僅需要工作人員具有極強的專業技能，還需要有著豐富的實踐經驗和理論知識，同時兼具寫作、信息技術以及經濟方案的技能。將復合類型的人才培養作為檔案現代化工作的核心內容來進行，加強和改進存在的不足，更新相關的知識結構、培養人才的技能和專業的知識，加快檔案管理現代化的步伐，力求促進此項事業健康的發展和進步。
（3）強化管理的意識。針對相關設備的資金投入，需要大力的加強，同時，針對相關的檔案管理工作，還需要加強其中工作的協調性以及合作交流，發揮各自的優勢和長處。各級部門和單位，需要按照標準來進行建設，規范相關的綜合檔案室，購置必要的檔案柜以及器材等，相關的領導還要定期的對管理工作進行監督，對實際的工作狀況進行了解，做到及時的發現問題并且解決問題。
結束語
綜上所述，根據對檔案現代化管理的詳細分析和闡述，論述了相關工作當中存在的不足之處，并且提出了合理化的建議，力求更好的推動檔案管理工作的進步和發展。
參考文獻
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（二）檔案管理人員綜合素質低。目前我國很多的檔案管理人員沒有接受過專業的培訓和學習，缺少管理方面的專業知識，同時對檔案管理工作的概念也沒有明確認識。在管理過程中，由于沒有現代化的管理理念，導致很多管理資料不能及時整理造成缺失甚至損壞。還有的檔案管理人員雖然有專業的技能，但是缺乏應有的責任心，沒有嚴謹的工作態度，使檔案在一定程度上混亂沒有規律性，為后期的查閱及使用造成困擾。雖然部分石油企業已經采用了現代化的檔案系統，如數據庫 E6系統，但是管理人員的專業技能并不能對此進行熟練操作。
（三）檔案管理方式落后。當前我國的檔案管理工作人員在進行檔案管理的過程中往往采取傳統的檔案管理方式，無論是在知識上還是方式上都存在著明顯的落后。首先，傳統的紙質文件方式，給檔案信息的建立和查閱都造成了一定的麻煩，這樣會使很多重要的檔案難以被發現。其次，在管理的手段和方式上也存在著問題，很難實現資源共享，比如業務交叉時，相同內容的電子檔案對接困難。不能共享，也不能覆蓋或者替換。所有工作都要手動檢查、添加，增大了工作量，無法適應現代化的檔案管理操作需要。
二、實現檔案管理現代化的措施
（一）加強檔案管理人員的綜合素質。要想提升檔案管理的現代化水平，首要目標就是提升檔案管理人員的綜合素質，只有提高了人員的綜合素質，才能使檔案管理得到進一步地發展。首先，從理論與技能方面加強對管理人員的培訓，提升檔案管理人員的基本技能。同時也要提升管理人員的計算機技能，熟練的操作計算機能夠運用科學化的手段進行檔案管理；其次，提升檔案管理人員的職業道德素養。要定期的開展政治理論和職業道德理論的相關培訓，在潛移默化中提升他們的自身素質；最后，要結合檔案管理人員的實際工作水平和部門特點，適時對相關的培訓內容進行調整，為檔案管理人員能夠不斷掌握新的業務知識進行教育培訓，以科學化、現代化為目標，不斷提高檔案管理工作者的能力水平。
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一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題
首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應喲內個將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。
第三，知識經濟將為擔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅以為著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。
第四，知識經濟時代，對檔案工作蛇的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員一方面要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。
二、加快檔案管理工作現代化進程
（一）分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的，就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有卷宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
（二）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
（三）分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
（四）要加強檔案信息素質教育， 加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。
（五）要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。
（六）要強化服務意識，拓寬服務領域。要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務餓軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。
（七）培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。
總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，加快檔案管理工作的現代化，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟時代的發展中大顯身手。
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1.1 檔案管理手段落后。目前，我國的檔案管理還比較落后，很多檔案管理部門沒有電腦等現代化管理設備對信息進行集中存儲處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設施也不具備。管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費時費力，效力低下，而且影響到檔案的長期安全保存和迅捷方便使用。因此，檔案管理工作要向現代化管理邁進，是當務之急的一項改革。
1.2 管理從業人員素質不高。目前，我國專科學校檔案管理的工作人員普遍素質比較低，大多數以前都不是學檔案管理的，沒有高學歷，對自身工作的認識也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學習本職工作的積極性，創新更無從談起。有的工作人員就是高等專科學校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時工，專業人才相當匱乏。檔案管理還是過去計劃經濟體制下的工作的延續，相對比較呆板，沒有活力，領導也不是很重視，導致高等專科學校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高等專科學校檔案事業的發展。
1.3 對檔案工作重視不夠。這個問題普遍存在，領導和教職工的檔案意識都比較淡薄。例如：形成的材料處室上交不及時，造成年度立卷歸檔工作不能按時完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個人的手中，都嚴重影響了學校檔案的系統性和完整性。
1.4 資源不足和浪費。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導，勢必造成檔案文獻資源的極大浪費。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求。
2 進一步強化檔案意識，妥善確立檔案工作目標
2.1 強化檔案意識，規范檔案管理。檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。學校應通過檔案法律、法規的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環。
2.2 增強檔案意識，建立高等專科學校檔案領導體制。檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立相應的檔案工作領導體制以及與學校整體發展相適應的檔案工作機構。
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醫院檔案管理作為醫院管理的一個組成部分，其發展的狀況可以反應醫院的整體面貌，實現醫院檔案管理現代化.做為我們基層醫院就必須做到：
1 進行醫院檔案管理現代化的知識培養，了解醫院檔案管理現代化的具體內容
醫院檔案管理現代化是指利用現代化科學技術手段和科學方法進行檔案管理，提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，以適應對現代化醫院檔案工作的要求。這就要求醫院在這方面下功夫，采取多種方法，培養和提高醫院檔案工作者對現代化檔案管理知識的認識，醫院應投入一定的資金和人力，提供場所和條件，讓醫院檔案工作者系統地、全面地學習現代化科學管理方面的本領。
2 引進現代化的管理技術和新設備，利用進行信息管理
計算機是現代化管理方式不可缺少的工具，醫院應從實際出發，力爭采用計算機管理，形成網絡系統，實現檔案管理的自動化、現代化。用計算機儲存醫院的各種業務及行政檔案，方便使用者及時查找、閱讀。也加快了工作效率。由計算機編印出文件的分類，主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統，無論是對醫院本身查找資料，還是對其他查閱檔案的人都會快捷而準確。所以，引進現代化的技術和設備是現代化醫院檔案管理所必需的一個條件。
3 建立一套科學的檢索系統，做到檔案管理要規范化、標準化
首先，科學的檢索系統是快速查閱檔案的基礎，投放力量，苦心鉆研一套適合我院檔案的檢索系統，熟練掌握，按內容進行分類、排列好順序，根據各種歸類的標準裝訂成卷，在編寫目錄時，注重理論與實踐相結合，才能保證檔案利用率的提高。
檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有法可依，有章可循，在檔案管理的各個環節，各個步驟，從收集、整理到最后，都要存入微機，都要做到條理清晰，保證檔案完整，避免漏洞。
醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。
4 注重培養一支懂得現代化科學管理醫院檔案的隊伍，提高現代化管理水平還未素質
一個現代化醫院檔案管理系統，必須具備有現代化管理水平的檔案管理者。否則，現代化醫院管理無法實現。醫院檔案工作者在現代化管理檔案的工作中，不僅要具備自己檔案管理專業知識的培養，還要懂得現代化科學管理檔案的實質內涵和特點。隨著醫院檔案管理現代化程度的不斷提高，檔案室勢必會以計算機為核心，還有打印、復印機。不單純是保存檔案，還要妥善整理檔案，科學地查閱檔案。
5 要注重對現代化各類信息的收集和整理
醫院檔案管理的現代化要盡早地進入網絡信息系統，通過上網，擴大信息來源，聯系更多的信息內容，挖掘各種渠道，豐富自己的檔案管理經驗，多借鑒社會其他領域和其他層次的各方面信息，發現不足之處，立即修正。對已淘汰的信息及時清整，對缺點盡量盡早彌補，注意積累各種信息的反饋，并明確地記錄和儲存。在工作中遇到困難，不斷解決矛盾，改進工作，對信息的內容進行篩選，不可局限于自己醫院的檔案收集，要放開眼界，通過網絡走開放式管理。
6 拓寬醫院檔案的服務領域，是現代化醫院檔案管理的發展趨勢
在以前醫院檔案管理的工作實踐中，醫院檔案最多地是為醫務人員服務，沒有競爭意識，被動地查閱檔案，局限一一個狹小的領域，沒有長遠的發展計劃。而現在社會在發展，這就要調整醫院檔案的服務方式，由被動變主動，網上舉辦的一些醫學檔案信息展覽，為醫務人員、患者及社會公眾服務，要多角度多層次地為整個社會提供檔案內容，既可提高社會效益也可以提高經濟效益，這是現代化檔案管理的一個重要內容。
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一、檔案管理現代化的含義
檔案工作現代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行、管理方法和手段，以達到預期目的面對我國檔案事業建設與發展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是項耗資巨、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，重視培養一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現檔案信息化，推動檔案工作的改革。
在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。
二、檔案管理現代化的形式
1.檔案管理將實現無紙化、虛擬化
隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸， 無紙化辦公將變為現實， 傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過網上收發， 報告可以通過網上傳輸。這樣既簡化了文件收發過程中的手續， 又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展給辦公自動化帶來的變革， 同時也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。
2.檔案管理將實現縮微化、數字化
所謂檔案信息數字化， 就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為1、0代碼， 變成電子文件。實行檔案信息數字化后， 可通過計算機進行智能化檢索， 檢索速度快、范圍廣。這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力， 克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用， 對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消化， 能有效地進行技術處理， 使原始面貌還原。
3.檔案管理將實現信息化、網絡化
我國于1999年就建立了安全電子郵件認證站， 為電子文件提供認證服務。這一技術的發展應用， 為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快， 二是傳播范圍廣， 三是傳播不走樣， 四是傳播成本低， 這已被全世界廣泛認同。隨著電子文件和網絡建設的逐步完善， 人們信息共存共享， 資源充分利用的局面將形成，遙遙兩相識， 天涯若比鄰將不再是夢想。檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。
4.檔案管理將實現多元化、智能化
現在新的管理模式下， 將實現文檔一體化， 所有的檔案信息都會被計算機自動接收， 并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。人們要求查閱檔案， 只要說一句話或者用手輕輕觸摸一下指示屏， 檔案信息就會不遠萬里， 遠涉重洋地展現在你的面前。實現檔案管理自動化、智能化， 不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史， 使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來， 而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能， 展現檔案的自身價值， 提高檔案工作者的社會地位。
5.檔案管理將實現社會化、市場化
隨著檔案管理現代化步伐的加快， 檔案管理必將進入社會化、市場化。其一， 檔案資源實行市場化管理， 有利于檔案共存共享的實現。其二， 檔案資源實行市場化管理， 有利于檔案的開發利用。其三， 檔案資源實行市場化管理， 有利于檔案事業的健康發展。隨著國家政治體制改革的不斷深化和經濟市場化步伐的不斷加快， 社會各界對檔案經濟資源的依賴程度也將不斷提升。
三、實現檔案管理現代化的措施
1.加強標準化建設
檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現，遵循標準，推進標準。
2.實現管理現代化
增強檔案管理現代化意識，管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識，就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法，使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。
3.加快復合型人才培養
加強繼續教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優化檔案現代化管理人員的知識結構，培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現代化的進程中，檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質，還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。
4.強化管理意識，加大投入力度
關心和支持檔案管理現代化工作，投入大量資金和精力配置設備，培養人才，把檔案現代化管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。領導要重視和加強檔案管理工作的交流與合作，發揮各自優勢，彌補檔案現代化管理上的差異，從而提高檔案的現代化管理工作。檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算。
四、結論
綜上所述，檔案管理的現代化只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升單位的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰并存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理之路，一定會使得檔案管理現代化更加科學化、規范化。
參考文獻
