引論：我們?yōu)槟砹?3篇財(cái)會(huì)檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

信息化財(cái)會(huì)檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，同時(shí)還涵蓋了通過計(jì)算機(jī)和其他磁性介質(zhì)或光盤保存起來的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財(cái)會(huì)檔案的存儲(chǔ)領(lǐng)域，但由于磁性介質(zhì)太過依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對(duì)使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會(huì)計(jì)電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以直接進(jìn)行翻閱，而需要一定的計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實(shí)現(xiàn)查閱，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時(shí)還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財(cái)會(huì)檔案由于實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表制作等提供了便捷，有效保證了財(cái)會(huì)檔案的高效利用，并且積極促進(jìn)了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)了財(cái)會(huì)檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財(cái)會(huì)檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因?yàn)橥ㄟ^文件形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或其他專門的存儲(chǔ)介質(zhì)上的財(cái)會(huì)檔案，常常會(huì)受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運(yùn)行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機(jī)會(huì)，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數(shù)據(jù)恢復(fù)到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。電子化財(cái)會(huì)檔案的優(yōu)勢(shì)眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進(jìn)其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財(cái)會(huì)檔案管理的關(guān)鍵。

二、完善信息化下財(cái)會(huì)檔案電子化管理的策略

（1）構(gòu)建完善的信息化財(cái)會(huì)檔案管理制度。當(dāng)前，隨著財(cái)會(huì)檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)對(duì)內(nèi)部基礎(chǔ)資料進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范，制定了相應(yīng)的財(cái)會(huì)檔案管理流程及方法，但在頒布的財(cái)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則中雖對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實(shí)際卻沒有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)要求，加快構(gòu)建一套行之有效的會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全完整性。（2）加快財(cái)會(huì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)進(jìn)程。過去的財(cái)會(huì)檔案室中不存在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這樣在賬務(wù)查賬過程中，只能通過傳統(tǒng)滯后的方式，先在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中調(diào)出賬務(wù)，找出所需憑證號(hào)，然后再到檔案室中找尋有關(guān)憑證資料，如果檔案室與財(cái)務(wù)辦公場(chǎng)所之間相隔較遠(yuǎn)，那么就會(huì)帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設(shè)施建設(shè)，針對(duì)檔案管理實(shí)際所需優(yōu)化配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)施，綜合財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財(cái)會(huì)電子檔案的利用率。與此同時(shí)，針對(duì)檔案保管地點(diǎn)和財(cái)務(wù)人員查詢地點(diǎn)之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關(guān)硬件設(shè)施配備齊全后，若能研發(fā)出和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對(duì)接的財(cái)會(huì)電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財(cái)務(wù)人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調(diào)取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構(gòu)建專門的財(cái)會(huì)檔案管理信息平臺(tái)。在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎(chǔ)上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)、連貫性弱以及管理不夠規(guī)范等問題，可構(gòu)建一個(gè)專門的財(cái)會(huì)檔案管理信息平臺(tái)。該平臺(tái)的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實(shí)現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴(yán)格保密，權(quán)限清晰，將財(cái)會(huì)電子檔案貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)全過程，并且財(cái)會(huì)電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據(jù)，逐步摒棄了各類業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)。現(xiàn)階段，已經(jīng)有企業(yè)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了融合，身份認(rèn)證系統(tǒng)得到推廣與應(yīng)用，簽名和公章實(shí)行電子化，很好的推動(dòng)了財(cái)會(huì)電子檔案的信息化管理。（4）構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設(shè)置防火墻等手段，以防范計(jì)算機(jī)硬件隱患問題，確保系統(tǒng)安全有效運(yùn)行；此外，還應(yīng)對(duì)工作流程、文件信息、信息保管方式進(jìn)行規(guī)范化管理，提高會(huì)計(jì)信息傳遞的及時(shí)性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責(zé)任務(wù)是加強(qiáng)流程的監(jiān)管，這對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的安全性提供了重要保障，同時(shí)還保證了系統(tǒng)內(nèi)生成的財(cái)會(huì)電子檔案真實(shí)完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學(xué)性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應(yīng)積極構(gòu)建完善的財(cái)會(huì)電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置專門的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權(quán)限體系，通過雙機(jī)熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并安排專業(yè)的人員做好日常維護(hù)管理工作。（5）提高財(cái)會(huì)人員素質(zhì)及思想認(rèn)識(shí)。財(cái)會(huì)檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)功能外，同時(shí)還必須具備使用計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確高效計(jì)算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業(yè)人才，投身于電子檔案的管理，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整性。此外，推行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須高度認(rèn)識(shí)對(duì)財(cái)會(huì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，同時(shí)還要督促相關(guān)制度的構(gòu)建。當(dāng)前，依舊有部分推行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，在財(cái)會(huì)檔案資料管理上按手工管理時(shí)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，所以提高財(cái)會(huì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹立磁性介質(zhì)檔案資料的管理意識(shí)，成為了迫切需要解決的任務(wù)。（6）通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)信息標(biāo)準(zhǔn)化。隨著財(cái)會(huì)信息化進(jìn)程的加快，財(cái)會(huì)信息需要專門統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這是目前不容小覷的問題，財(cái)會(huì)信息標(biāo)準(zhǔn)化關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。通過數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，促進(jìn)了各軟件內(nèi)數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換。運(yùn)用XBRL可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)整合，集中各項(xiàng)財(cái)會(huì)信息，能對(duì)不同技術(shù)、不同平臺(tái)及不同軟件下形成的商業(yè)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行自由交換及安全提取，重組底層的元數(shù)據(jù)生成新的財(cái)務(wù)報(bào)表，達(dá)到現(xiàn)代化會(huì)計(jì)制度及其表格要求，通過高效的工具促進(jìn)報(bào)表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞及儲(chǔ)存，防止了各類問題的發(fā)生，如財(cái)務(wù)軟件相同但版本不同或財(cái)務(wù)軟件不同都必須提供數(shù)據(jù)接口等問題，所以對(duì)于企業(yè)而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數(shù)據(jù)間的安全轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。XBRL技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用，不斷拓寬了電子化財(cái)會(huì)檔案數(shù)據(jù)的范圍，同時(shí)還全面歸納匯總了標(biāo)準(zhǔn)接口達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)會(huì)信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

三、結(jié)語

信息化財(cái)會(huì)檔案和傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)檔案具有緊密的聯(lián)系，相互配合協(xié)作，直接反映了企業(yè)未來財(cái)會(huì)規(guī)范化的方向。所以我們應(yīng)全面突出財(cái)會(huì)信息化的功能作用，加強(qiáng)財(cái)會(huì)檔案電子化管理。檔案管理人員應(yīng)緊跟信息化時(shí)代的發(fā)展步伐，積極探索各類先進(jìn)高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術(shù)含量，全面反映檔案的潛在價(jià)值，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇2

一、會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)分析

會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)是基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展而來的，計(jì)算機(jī)技術(shù)與會(huì)計(jì)核算的結(jié)合產(chǎn)生了會(huì)計(jì)電算化，計(jì)算機(jī)技術(shù)取代了原來的手工記賬、報(bào)賬、信息處理等工作，使得財(cái)務(wù)工作變得更加簡(jiǎn)潔，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，而財(cái)務(wù)檔案管理工作也變得更加規(guī)范起來，工作效率得到了提升。會(huì)計(jì)電算化主要具有幾個(gè)方面的特點(diǎn)，一個(gè)就是它對(duì)數(shù)據(jù)信息處理方式進(jìn)行了革新，在會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的應(yīng)用之下，財(cái)務(wù)核算實(shí)現(xiàn)了人機(jī)交互管理的新模式，具體的使用過程非常簡(jiǎn)單，只要將數(shù)據(jù)成功輸入到核算機(jī)制之中，通過財(cái)務(wù)軟件作用的發(fā)揮就可以直接對(duì)會(huì)計(jì)分錄進(jìn)行計(jì)算與處理了，最后在機(jī)制憑證審核完成之后對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行輸出，這樣會(huì)計(jì)報(bào)表就制作完成了。另外，原有的財(cái)務(wù)檔案是由人工管理的，其具有可視性的特點(diǎn)，而電算化檔案只能在相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理平臺(tái)進(jìn)行觀看查閱，如果安全措施不到位，那么財(cái)務(wù)信息就容易被別人隨意入侵修改。財(cái)務(wù)檔案管理工作人員也需要符合會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用要求，需要具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，熟練掌握會(huì)計(jì)核算工作內(nèi)容，同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作也需要學(xué)習(xí)了解，這樣才能確保財(cái)務(wù)檔案的安全性，達(dá)到較好的檔案管理效果。

二、基于會(huì)計(jì)電算化下的財(cái)務(wù)檔案管理工作的完善策略

1.完善財(cái)務(wù)檔案管理的軟硬件設(shè)施

基于會(huì)計(jì)電算化下的財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展，主要選擇具有檔案管理功能的計(jì)算機(jī)軟件，確認(rèn)其管理功能是否健全，同時(shí)還需要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全維護(hù)，為電算化檔案管理營(yíng)造一個(gè)更加安全的運(yùn)行環(huán)境[1]。在計(jì)算機(jī)的應(yīng)用過程中，還需要采取定期的殺毒處理，避免財(cái)務(wù)檔案信息被隨意篡改。在財(cái)務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施上，也應(yīng)該配備相關(guān)的先進(jìn)設(shè)備，，比如激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)等，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)信息載體的質(zhì)量的提高，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，需要選擇整潔，溫度濕度都比較合適的地方，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的保存期限，確保檔案的完整性。

2.提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

會(huì)計(jì)電算化下的財(cái)務(wù)檔案管理屬于人機(jī)交互的管理模式，人們能夠?qū)τ?jì)算機(jī)的安全性進(jìn)行自主的控制，因此，財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)在財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展就顯得尤為重要了[2]。一方面需要根據(jù)具體的職位要求對(duì)工作人員的崗位進(jìn)行劃分，對(duì)不同崗位的工作職責(zé)進(jìn)行明確的規(guī)定，使得每一位財(cái)務(wù)檔案管理人員都能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髫?fù)責(zé)。另外，就是需要注重對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，將軟件操作、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)安全等知識(shí)作為培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容，提高管理人員的電算化核算水平，培養(yǎng)更多的復(fù)合企業(yè)發(fā)展需要的復(fù)合型人才，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升。

3.建立完善的會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制

基于會(huì)計(jì)電算化背景下，為了增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范性，就需要實(shí)現(xiàn)相關(guān)管理機(jī)制的不斷完善，對(duì)不同管理環(huán)節(jié)的制度加強(qiáng)重視[3]。一方面，為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷歸檔制度，財(cái)務(wù)檔案管理人員需要對(duì)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)報(bào)表等數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的打印，根據(jù)審計(jì)部門提出的具體要求去進(jìn)行賬簿的打印，處理結(jié)束后立卷，形成紙質(zhì)的檔案。另一方面，需要對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案管理制度進(jìn)行確立，在對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行備份的時(shí)候，最好選擇質(zhì)量合格的磁盤進(jìn)行信息的存儲(chǔ)，對(duì)存儲(chǔ)磁盤與備用內(nèi)容進(jìn)行分開存放，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)還需要注重后期的保養(yǎng)，要滿足電子檔案防光、防塵的要求。在存放之前還需要對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類，按照不同的類別進(jìn)行編號(hào)儲(chǔ)存，將建檔的詳細(xì)日期以及檔案的主要內(nèi)容進(jìn)行明確的標(biāo)注，也可以制作成小卡片的形式，這樣方便后期對(duì)檔案的查找，減少不必要的時(shí)間上的浪費(fèi)。對(duì)財(cái)務(wù)檔案的借用也需要形成完善的管理機(jī)制，財(cái)務(wù)檔案中包含的信息內(nèi)容是非常復(fù)雜廣泛的，檔案中記錄的信息非常重要，不能隨意的進(jìn)行借用，否則容易造成信息的無故泄露[4]。所以，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的借閱的時(shí)候，需要根據(jù)一定的借閱步驟去規(guī)范的進(jìn)行操作，企業(yè)內(nèi)部人員如果需要借閱財(cái)務(wù)檔案，則需要先去財(cái)務(wù)部門進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)過審批允許之后再進(jìn)行借閱。如果是企業(yè)外部人員需要借閱檔案，則需要持有企業(yè)開具的介紹信或者相關(guān)的審批文件才能成功借閱，通過遵守這樣的借閱制度，能夠大大的提升財(cái)務(wù)檔案管理的安全性，有效的避免了信息泄露問題的發(fā)生。基于會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，財(cái)務(wù)檔案管理工作中還需要注意對(duì)檔案進(jìn)行定期的備份，形成比較完善的檔案?jìng)浞莨芾碇贫龋?cái)務(wù)檔案管理人員需要對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行定期的備份，將所有的備份檔案單獨(dú)的儲(chǔ)存在一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)之中，對(duì)檔案?jìng)浞莸闹饕獌?nèi)容、備份時(shí)間等信息進(jìn)行完整的記錄，加強(qiáng)管理，防止出現(xiàn)備份檔案損壞的問題。

三、結(jié)語

在財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展中需要不斷的適應(yīng)新時(shí)代的要求，進(jìn)行工作上的改革創(chuàng)新，會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的應(yīng)用推廣，滿足了財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)新的要求，同時(shí)也面臨著很多新的挑戰(zhàn)，新時(shí)期，財(cái)務(wù)檔案管理工作需要不斷提升自身的安全性，積極培養(yǎng)更多優(yōu)秀的會(huì)計(jì)電算化管理人才，完善管理制度，使得財(cái)務(wù)檔案管理過程中的軟硬件都符合會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展要求，這樣會(huì)計(jì)電算化就能夠發(fā)揮出更大的效用了。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁艷.淺析實(shí)行會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)檔案管理[J].群文天地,2012,12:117.

[2]張惠霞.探析會(huì)計(jì)電算化條件下的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理[J].財(cái)會(huì)研究,2012,21:51-53.

篇3

高校檔案是高等院校活動(dòng)的直接記錄，是學(xué)校科學(xué)研究、教學(xué)評(píng)價(jià)、教師晉升、教代會(huì)、學(xué)代會(huì)、畢業(yè)生報(bào)考第二學(xué)歷、補(bǔ)辦畢業(yè)證書等教學(xué)活動(dòng)直接的信息資料來源，隨著改革開放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，高校檔案管理已成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。

高校檔案除了具有反映學(xué)校管理的文書檔案之外，還包括教學(xué)活動(dòng)中形成的教育專業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)檔案和科研活動(dòng)中形成的科技檔案，以及產(chǎn)業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案等等。高校日常工作有其固有的自然規(guī)律，所以形成的檔案系統(tǒng)而又完整。學(xué)校的教育工作是圍繞著培養(yǎng)人才而展開的，從新生入學(xué)到畢業(yè)，都要經(jīng)過基礎(chǔ)課、專業(yè)課、教學(xué)實(shí)踐課、畢業(yè)設(shè)計(jì)及論文答辯和嚴(yán)格的考核，同時(shí)還有貫穿始終的思想政治教育，以上內(nèi)容形成了一套系統(tǒng)而又嚴(yán)密的教育培養(yǎng)程序。檔案是由人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中所形成的文件轉(zhuǎn)化來的，用以傳遞信息，指導(dǎo)人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。作為一種知識(shí)，它可以滿足人們的精神需要，也可以指導(dǎo)人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，使人們創(chuàng)造出更豐富的物質(zhì)精神財(cái)富。

高校檔案是記錄和傳承學(xué)校辦學(xué)歷史的主要載體，是反映一所大學(xué)的文化內(nèi)涵、辦學(xué)特色不可缺少的部分，反映了全校師生各個(gè)不同層面的活動(dòng)，是時(shí)間與空間的匯合，更是學(xué)校創(chuàng)造與發(fā)展的凝聚。在我國(guó)高等教育實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的新形勢(shì)下，高校檔案工作是不可缺少的一部分，要抓住機(jī)遇，以創(chuàng)新求發(fā)展，充分開發(fā)利用檔案資源，對(duì)傳承和培育豐富的大學(xué)文化，推動(dòng)校園文化建設(shè)發(fā)揮了重要作用。如果沒有檔案，我們的工作就不可能在傳承中發(fā)展，在前進(jìn)中創(chuàng)新。

高校檔案中的財(cái)會(huì)類檔案是指財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字材料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資清冊(cè)等材料。

二、高校財(cái)會(huì)檔案的管理辦法

財(cái)會(huì)類檔案按財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）自2008年9月1日起實(shí)施[1]。《辦法》分為總則、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理、檔案的利用與公布、條件保障、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰、附則七章，共四十三條。在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定，各單位形成的會(huì)計(jì)檔案，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)有會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時(shí)需直接主管人、主管領(lǐng)導(dǎo)以及上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)無誤后簽字。《高等學(xué)校財(cái)會(huì)檔案管理工作規(guī)范》中規(guī)定，高校財(cái)會(huì)檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一的管理，以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。[2]根據(jù)上述規(guī)定，高校的財(cái)會(huì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一的管理。《高等學(xué)校財(cái)會(huì)檔案管理工作規(guī)范》與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》[3]中規(guī)定的保管期限對(duì)照表：

表1-5中，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《高等學(xué)校財(cái)會(huì)檔案管理工作規(guī)范》中有關(guān)高校財(cái)會(huì)檔案名稱已全部列出，而表中只有“決算報(bào)表”、“上級(jí)有關(guān)部門財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件材料”、“涉及外事會(huì)計(jì)賬薄”、“涉及外事會(huì)計(jì)憑證”和“財(cái)會(huì)檔案移交保管清冊(cè)”的保管期限為永久是相同的。

三、高校財(cái)會(huì)檔案管理的改進(jìn)措施

1.財(cái)會(huì)檔案管理人員應(yīng)具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)

加強(qiáng)人們對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理工作的重視，一個(gè)重要渠道就是充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，只有當(dāng)人們認(rèn)識(shí)到檔案有用即有價(jià)值，才能提高人們對(duì)檔案的重視程度，才能加強(qiáng)人們對(duì)檔案的管理力度。其實(shí)這是一件相輔相成的事，意識(shí)決定于對(duì)價(jià)值的認(rèn)識(shí)，反過來價(jià)值又增強(qiáng)了人們的意識(shí)。[4]由于人們對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠的情況下，管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理人才的建設(shè)，配備一支具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)的檔案管理隊(duì)伍，以開發(fā)檔案價(jià)值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導(dǎo)，積極開發(fā)，主動(dòng)服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會(huì)到檔案的價(jià)值，從而加強(qiáng)其對(duì)檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。

2.配備專人管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)檔案的有效管理

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)。依據(jù)法規(guī)，考慮實(shí)際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會(huì)計(jì)檔案，是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的有效性的根本保證。

3.加強(qiáng)財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的溝通

財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價(jià)值的開發(fā)，而且溝通對(duì)于檔案資料收集移交范圍及時(shí)調(diào)整確定具有不可估量的作用。[5]只有溝通，財(cái)會(huì)部門才能及時(shí)收集應(yīng)收集的資料，只有溝通，檔案管理部門才能了解財(cái)會(huì)部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。

4.財(cái)會(huì)檔案管理工作應(yīng)根據(jù)財(cái)會(huì)制度體制的調(diào)整及時(shí)調(diào)整

加強(qiáng)檔案管理，財(cái)會(huì)制度體制的調(diào)整不能忘了財(cái)會(huì)檔案管理制度的調(diào)整，會(huì)財(cái)檔案管理工作應(yīng)始終作為財(cái)會(huì)人員職能的一部分。加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)不能忘了檔案知識(shí)、檔案意識(shí)的培育，只有建立了合理及時(shí)的管理制度，及具備了充分檔案意識(shí)檔案技能的財(cái)會(huì)人員，才能有了實(shí)行檔案管理的基礎(chǔ)。同時(shí)學(xué)校檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)介入，加強(qiáng)同財(cái)會(huì)部門的合作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。

參考文獻(xiàn)：

[1]會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）[z].

[2]高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范 [z].

篇4

企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享模式必然導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)體系、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境發(fā)生變化，引導(dǎo)企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、特別是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行變革。

一、會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境：基于財(cái)務(wù)共享模式下的變化分析

一般認(rèn)為，財(cái)務(wù)共享是成立專門內(nèi)部機(jī)構(gòu)（即財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，F(xiàn)inancial Shared Service Center，以下簡(jiǎn)稱 “FSSC”），在企業(yè)內(nèi)部提供標(biāo)準(zhǔn)化、高效率的財(cái)務(wù)服務(wù)――基于企業(yè)集中處理規(guī)模化交易的成本效應(yīng)。吳一平（2009）進(jìn)一步認(rèn)為，除了提供基于規(guī)模成本效應(yīng)的事務(wù)性處理功能為主的服務(wù)外，財(cái)務(wù)共享所提供的服務(wù)內(nèi)容還應(yīng)包括以提高價(jià)值為主的專業(yè)建議，如稅務(wù)、資金管理等。財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)用具有廣泛意義，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，還可以使企業(yè)集團(tuán)優(yōu)化資源配置、提高系統(tǒng)效率、提高客戶滿意度并強(qiáng)化核心能力等（張瑞君、陳虎、胡耀光、常艷，2008）。

2005年，由于急劇擴(kuò)張帶來的管理壓力，國(guó)內(nèi)大企業(yè)集團(tuán)中興通信等開始推行財(cái)務(wù)共享模式，財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念開始風(fēng)行。財(cái)務(wù)共享模式在企業(yè)財(cái)務(wù)組織中的推行，為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，特別是會(huì)計(jì)檔案管理――環(huán)境帶來重要變化。

1.從會(huì)計(jì)檔案的管理體系上看，財(cái)務(wù)共享模式的建立往往導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理體制重心從原來依賴經(jīng)營(yíng)實(shí)體的屬地化財(cái)務(wù)管理體系變遷到依賴FSSC構(gòu)筑的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，在新體系尚不完善的情況下，推行財(cái)務(wù)共享模式可能會(huì)對(duì)傳統(tǒng)的屬地化財(cái)務(wù)管理體系、特別是屬地化會(huì)計(jì)檔案管理體系形成沖擊。

2.國(guó)內(nèi)大部分FSSC建立的財(cái)務(wù)共享模式大多借鑒西方模式，即依賴建設(shè)影像系統(tǒng)遠(yuǎn)程提供的影像資料（電子會(huì)計(jì)檔案）進(jìn)行操作，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在形成影像資料后受重視程度降低，其收集、整理、保管方式及時(shí)間安排，以及與FSSC生成的記賬憑證是否匹配裝訂等問題既受國(guó)內(nèi)相關(guān)法規(guī)管理，也受企業(yè)建立共享模式后的成本預(yù)算約束。財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理在完整性、合規(guī)性方面受到考驗(yàn)。

3.從會(huì)計(jì)檔案形成過程上看，會(huì)計(jì)檔案形成鏈條正在加長(zhǎng)。推行財(cái)務(wù)共享模式的大企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理模式從橫向的屬地化財(cái)務(wù)管理體系過渡到縱向的FSSC標(biāo)準(zhǔn)化流程管理體系，會(huì)計(jì)檔案的形成從單純?cè)趯俚刈兂蓮膶俚匾恢毖由斓紽SSC，過程長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、鏈條長(zhǎng)，其間介入多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，而各崗位和職責(zé)可能分別隸屬于FSSC或?qū)俚刂黧w，存在交叉現(xiàn)象，使原來基于屬地主體的管理責(zé)任開始模糊，甚至隨著財(cái)務(wù)變革和共享模式建立過程出現(xiàn)缺失。屬地化管理可以輕易發(fā)現(xiàn)剔除的風(fēng)險(xiǎn)問題往往到會(huì)計(jì)檔案歸檔或歸檔環(huán)節(jié)后才發(fā)現(xiàn)，甚或一直無法發(fā)現(xiàn)。

4.會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制和責(zé)任主體發(fā)生變化，F(xiàn)SSC作為會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的最終主體參與到會(huì)計(jì)檔案形成過程中，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量承擔(dān)整體責(zé)任，會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制已經(jīng)成為FSSC加強(qiáng)內(nèi)部控制并滿足外部監(jiān)管要求的重要環(huán)節(jié)。

5.除紙質(zhì)媒介外，會(huì)計(jì)檔案的形成、保管、調(diào)閱環(huán)節(jié)還出現(xiàn)了電子媒介會(huì)計(jì)檔案。生成電子會(huì)計(jì)檔案可以為會(huì)計(jì)檔案信息存儲(chǔ)、利用等方面創(chuàng)造條件，但也產(chǎn)生了諸如新內(nèi)控防范點(diǎn)設(shè)置、會(huì)計(jì)檔案完全數(shù)據(jù)化（影像化）難度、電子文檔存儲(chǔ)利用合法合規(guī)性、大量自動(dòng)或半自動(dòng)生成的過多集成、系統(tǒng)、清賬憑證等新問題。

二、環(huán)境變遷條件下會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)與內(nèi)涵

（一）會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境發(fā)生的變遷，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作呈現(xiàn)以下特點(diǎn)

1.從工作地點(diǎn)上看，由于財(cái)務(wù)共享模式建立是變橫向的屬地財(cái)務(wù)管理體系為縱向的FSSC標(biāo)準(zhǔn)化流程管理體系，為符合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的會(huì)計(jì)檔案裝訂、完整性等要求，并滿足企業(yè)基于共享模式下紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并行情況的內(nèi)控要求，紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案會(huì)從屬地流向FSSC所在地，完成其空間轉(zhuǎn)移過程，無論其轉(zhuǎn)移發(fā)生時(shí)間是會(huì)計(jì)檔案發(fā)生當(dāng)期還是以后各期。

2.從工作范圍上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案從屬地流向FSSC所在地的過程還伴隨發(fā)生會(huì)計(jì)檔案收集整理、數(shù)據(jù)化（影像化，掃描）、流轉(zhuǎn)過程管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、成檔等多項(xiàng)工作。會(huì)計(jì)檔案管理的工作范圍與從前局限在成檔后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理相比，又向前延伸到會(huì)計(jì)檔案成檔前的多個(gè)環(huán)節(jié)；從以前僅僅局限于某屬地，進(jìn)一步延伸到FSSC提供財(cái)務(wù)共享服務(wù)的全范圍。

3.從工作內(nèi)容上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅是事后收集整理，以及由此延伸出來的標(biāo)準(zhǔn)制訂和執(zhí)行監(jiān)督工作，還包括組織、協(xié)調(diào)會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)會(huì)計(jì)檔案中可能體現(xiàn)、包含的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行甄別、處理、控制，包括會(huì)計(jì)檔案信息的整合及多角度、全方位、長(zhǎng)距離的充分、有效利用，包括會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)保管模式、標(biāo)準(zhǔn)的研制與革新。

4.從政策條件配合上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理觀念、歸檔手段、存儲(chǔ)方式等的改革要求與現(xiàn)行相對(duì)滯后的法律法規(guī)要求存在一定差距，仍需要一定時(shí)期的磨合；政策方面對(duì)財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵、方式、范圍、觀念、要求等方面缺乏認(rèn)識(shí)，短期內(nèi)難以突破和創(chuàng)新。

5.會(huì)計(jì)檔案介質(zhì)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介為主轉(zhuǎn)向紙質(zhì)和電子媒介并重，從屬地化紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)走向紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)并行且日趨分離。由于財(cái)務(wù)共享模式下工作的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，日趨分離的會(huì)計(jì)檔案并行流轉(zhuǎn)流程實(shí)際上成為會(huì)計(jì)稽核體系和會(huì)計(jì)檔案管理工作重構(gòu)的客觀條件。

（二）財(cái)務(wù)共字模式下，會(huì)計(jì)欄案管理工作的內(nèi)涵

根據(jù)對(duì)財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境變遷的認(rèn)識(shí)，以及會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了實(shí)質(zhì)變化。財(cái)務(wù)共享環(huán)境下的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作應(yīng)該跳出傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理觀念，從會(huì)計(jì)檔案的縱向流程和成檔鏈條上的多環(huán)節(jié)、多崗位角度考慮，從風(fēng)險(xiǎn)控制、質(zhì)量保證和會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)三方面重新確定會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵。

1.財(cái)務(wù)共享模式下，原來屬地財(cái)務(wù)管理體系下的會(huì)計(jì)稽核責(zé)任被取消并由FSSC取而代之，F(xiàn)SSC核算會(huì)計(jì)依賴影像系統(tǒng)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行局部會(huì)計(jì)稽核，進(jìn)入FSSC的各種紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性，其與相關(guān)影像資料是否保持一致，是否遵循統(tǒng)一的法律法規(guī)或內(nèi)部規(guī)定，對(duì)原來不相一致的業(yè)務(wù)處理和會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)重新標(biāo)準(zhǔn)化等問題成為財(cái)務(wù)共享模式下需要面對(duì)的新的內(nèi)控防范點(diǎn)，不加以防范可能會(huì)影響核算整體質(zhì)量并造成支付風(fēng)險(xiǎn)。

因此，風(fēng)險(xiǎn)控制成為財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)涵的第一項(xiàng)，主要解決隨會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)進(jìn)入FSSC的外部風(fēng)險(xiǎn)。

2.財(cái)務(wù)共享模式是基于流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)模化處理，以求節(jié)約成本。大量存在均衡性、標(biāo)準(zhǔn)化差異的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)入FSSC進(jìn)行處理，其處理結(jié)果和質(zhì)量是否能保持基本一致、并且在對(duì)外輸出時(shí)不影響核算質(zhì)量及內(nèi)控監(jiān)管成為需要考慮的重要問題。質(zhì)量保證就是希望通過標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化手段控制在FSSC內(nèi)部流轉(zhuǎn)的會(huì)計(jì)檔案的加工處理質(zhì)量，防止處理偏差，防范自身操作失誤可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)，最終保證財(cái)務(wù)共享整體服務(wù)質(zhì)量。

因此，質(zhì)量保證是財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)涵的第二項(xiàng)，主要解決FSSC內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案處理質(zhì)量瑕疵、失誤或不一致性的風(fēng)險(xiǎn)。值得一提的是，財(cái)務(wù)共享模式下出現(xiàn)的紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并存情形，使保證雙方品質(zhì)和一致性并得到政府行業(yè)管理部門認(rèn)可成為日后推廣以電子會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱為主、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱為補(bǔ)充的檔案使用模式的基礎(chǔ)。

3.剔除和控制會(huì)計(jì)檔案外部風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部質(zhì)量問題后需要考慮的是集中化管理會(huì)計(jì)檔案服務(wù)質(zhì)量和感知如何提升、延伸和革新會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)和規(guī)范管理等問題，具體包括紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)、備份、日常保管、調(diào)閱及遠(yuǎn)程調(diào)用、整合利用，以及原有存儲(chǔ)模式革新和低碳化問題等。

會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)屬于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作范圍，但結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理工作電子化、低碳化、遠(yuǎn)程調(diào)閱和決策支撐等行業(yè)變化新趨勢(shì)，這項(xiàng)工作被賦予新的內(nèi)涵。

究其實(shí)質(zhì)，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作其實(shí)就是財(cái)務(wù)共享實(shí)施過程中各類會(huì)計(jì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化及檔案信息綜合利用，是基于會(huì)計(jì)檔案生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)形成的會(huì)計(jì)稽核和內(nèi)控系統(tǒng)。

三、未來之路：基于共享模式的判斷

20世紀(jì)80年代，西方經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢，為追求成本節(jié)約，福特汽車在歐洲設(shè)立第一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。從那時(shí)起，財(cái)務(wù)共享模式成為全球絕大多數(shù)跨國(guó)公司、500強(qiáng)企業(yè)節(jié)約成本的重要工具，經(jīng)濟(jì)全球化及網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)推動(dòng)了這一趨勢(shì)不斷增強(qiáng)。

中國(guó)企業(yè)推行財(cái)務(wù)共享模式對(duì)節(jié)約企業(yè)成本、增強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管控力度等方面也有很大好處，但由于傳統(tǒng)管理理念以及特殊的發(fā)票管理體制等原因，中國(guó)企業(yè)推行財(cái)務(wù)共享模式的同時(shí)也面對(duì)國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、特別是會(huì)計(jì)檔案工作更加嚴(yán)格的管理，構(gòu)成了中國(guó)推行財(cái)務(wù)共享模式不可避免的成本。

既然不可避免，就要努力轉(zhuǎn)化。可能路徑有：

（一）擴(kuò)大處理規(guī)模

在財(cái)務(wù)共享的基本模式下，進(jìn)一步整合與會(huì)計(jì)檔案各環(huán)節(jié)相關(guān)聯(lián)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，在綜合平衡寄送、存儲(chǔ)、溝通的成本基礎(chǔ)上，建設(shè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化處理平臺(tái)，通過規(guī)模效應(yīng)平衡與會(huì)計(jì)檔案處理工作相關(guān)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作成本；而在規(guī)模基礎(chǔ)上的標(biāo)準(zhǔn)化形成國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)后，大型企業(yè)FSSC會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)處理能力甚至可以考慮對(duì)外承接更多會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化處理工作，加快回收建設(shè)FSSC所投入的成本。

（二）增加處理事項(xiàng)

在財(cái)務(wù)共享的基本流程上，綜合利用會(huì)計(jì)檔案的生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)增加提取或處理審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)控制、其它業(yè)務(wù)管理等部門所需要的基礎(chǔ)信息或事項(xiàng)并進(jìn)行初步加工，作為上述部門日常管理和發(fā)現(xiàn)問題的數(shù)據(jù)來源，減少上述部門日常基礎(chǔ)檢查工作成本及頻繁調(diào)用會(huì)計(jì)檔案導(dǎo)致的成本。比如在檔案形成后進(jìn)行檔案稽核，不僅可以檢查以前環(huán)節(jié)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作質(zhì)量和存在的問題，還可以通過統(tǒng)計(jì)手段和標(biāo)準(zhǔn)化方式提取、記錄、整理會(huì)計(jì)檔案中體現(xiàn)的、不同業(yè)務(wù)處理可能存在的問題、瑕疵或征兆，尋找業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并定期出具檢查結(jié)果報(bào)告提供給相關(guān)職能部門進(jìn)行共享。

在中國(guó)特定國(guó)情下推行的財(cái)務(wù)共享模式，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作從原來橫向、屬地化處理特征轉(zhuǎn)化為縱向、流程化處理特征，并與縱向處理流程各環(huán)節(jié)進(jìn)一步融合。無論從形式還是內(nèi)涵上看，會(huì)計(jì)檔案管理工作都已發(fā)生變化，需要以新的眼光審視和積極把握。在財(cái)務(wù)共享模式剛剛起步的今天，最需要的就是盡快探索并推出基于新環(huán)境、新內(nèi)涵的會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

【參考文獻(xiàn)】

［1］ 上海國(guó)家會(huì)計(jì)學(xué)院.成為勝任的CFO

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提到創(chuàng)新，每個(gè)時(shí)代都賦予著不同的內(nèi)涵，最根本的一條是“吐故納新，標(biāo)新立異”，一部人類文明史，就是一部人類不斷創(chuàng)新，不斷進(jìn)步的歷史，沒有創(chuàng)新就沒有整個(gè)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，只有創(chuàng)新才能給人類帶來活力，只有創(chuàng)新才能使社會(huì)繁榮，只有創(chuàng)新才能使檔案管理步入一個(gè)暫新的時(shí)代，做為一名現(xiàn)代的大慶石油檔案管理人，我們應(yīng)該不斷突破舊觀念的束縛，不斷戰(zhàn)勝自我，肯定自我，以大慶人精神、鐵人精神，以及檔案法和相關(guān)的科學(xué)知識(shí)鞭策自己，不斷在檔案管理領(lǐng)域探索嘗試，開拓進(jìn)取，只爭(zhēng)朝夕，一往直前，用進(jìn)取精神、奮斗精神和創(chuàng)造精神的復(fù)合精神，構(gòu)鑄新時(shí)期檔案管理的創(chuàng)新精神，充分發(fā)揮新時(shí)期檔案管理員的最少保守，最具活力，最有奮斗精神。在檔案管理的實(shí)際工作中，求知、求實(shí)、奉獻(xiàn)。只有這樣才能成為創(chuàng)新的主體和先鋒；為投身新時(shí)期檔案管理做好充分準(zhǔn)備。

二、 新時(shí)期檔案管理人才，必須提高創(chuàng)新能力

提高檔案管理能力，是做檔案管理創(chuàng)新人才的重要基礎(chǔ)，“萬仗高樓平地起”，靠的是堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，一個(gè)人的創(chuàng)新能力不是與生俱來的，而是建立在一定的知識(shí)儲(chǔ)備基礎(chǔ)上的，知識(shí)積累到一定程度才能達(dá)到，由量變到質(zhì)變的飛躍，這是一種驚奇、是一種沖動(dòng)、是一種希翼。

日本著名企業(yè)家大橋武夫先生，在二戰(zhàn)后，面對(duì)企業(yè)的瀕臨倒閉，而他卻潛心研究中國(guó)的《孫子兵法》積累知識(shí)，推陳出新，用《孫子兵法》制定企業(yè)重振的用人規(guī)劃，把歷史的檔案歸納起來，去指導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展，最后獲得成功。古人云：“書是自有黃金屋”，這就是知識(shí)積累豐富了，知識(shí)功底扎實(shí)了，特別是掌握和學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理科學(xué)技術(shù)知識(shí)，對(duì)檔案管理的創(chuàng)新，才有了基礎(chǔ)的保證。創(chuàng)新能力的高低，一是取決于知識(shí)的積累；二是個(gè)性的發(fā)展；創(chuàng)新是體現(xiàn)獨(dú)特性而不是普遍性，是突破常規(guī)，而不是墨守成規(guī)。是標(biāo)新立異，而不是因循守舊。所以作為新時(shí)期檔案管理人員，要真正成為檔案管理的創(chuàng)新人才，就必須大膽來試驗(yàn)、探索，敢為人先，發(fā)揮我們的特長(zhǎng)潛能，展示個(gè)人的特色和風(fēng)格。為爭(zhēng)做檔案管理的創(chuàng)新人才奠定基礎(chǔ)。

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電子環(huán)境下，計(jì)算機(jī)是財(cái)務(wù)檔案的重要工具，必須利用專業(yè)的軟件和系統(tǒng)來保證管理的質(zhì)量。電算化環(huán)境下財(cái)務(wù)檔案需要重視的問題，主要有以下幾個(gè)方面：

1.針對(duì)外部的管理問題。首先，在管理中因?yàn)橛?jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)提高其傳輸與操作安全性，一方面應(yīng)提高口令的安全性，不僅僅要設(shè)置開機(jī)密碼也應(yīng)對(duì)某些訪問權(quán)限進(jìn)行口令和安全密碼的設(shè)置，以保證電子財(cái)務(wù)檔案被訪問時(shí)的安全。同時(shí)應(yīng)建立多級(jí)權(quán)限制度，即在檔案讀、寫權(quán)上設(shè)置多級(jí)權(quán)限，不同的工作人員對(duì)檔案的訪問與讀寫都有其特定的權(quán)限，不能越權(quán)對(duì)檔案進(jìn)行訪問與改寫等。還應(yīng)建立電子表格對(duì)歸檔檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行系統(tǒng)化管理，方便外部對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問并查詢相關(guān)信息。其次，對(duì)電算化系統(tǒng)的安全性進(jìn)行強(qiáng)化。網(wǎng)絡(luò)的安全是保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)闹匾A(chǔ)，電算化中財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，所以必須提高其數(shù)據(jù)的安全性。另外，還需借助計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，如防火墻，隔離電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與外部訪問區(qū)，使電子檔案系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立。限制外部非法訪問對(duì)電子檔案的干擾。也需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密或者限制訪問權(quán)限，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行強(qiáng)化，以防止意外數(shù)據(jù)故障、惡意破壞對(duì)數(shù)據(jù)的影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者錯(cuò)誤。最后，是對(duì)病毒的控制措施。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中病毒是影響計(jì)算機(jī)安全的重要形式。所以在電算化環(huán)境中為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全與數(shù)據(jù)安全必須及時(shí)對(duì)殺毒軟件病毒庫(kù)進(jìn)行升級(jí)，才能更好地進(jìn)行全面防護(hù)。

2.內(nèi)部管理的問題。第一，應(yīng)強(qiáng)化歸檔制度。管理人員應(yīng)充分地學(xué)習(xí)電算化的管理知識(shí)，使之明確管理特征。強(qiáng)化計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)檔案的保管作用。對(duì)各種文件的歸檔應(yīng)健全制度，明確各種檔案與數(shù)據(jù)的歸檔要求，以及標(biāo)準(zhǔn)文件，讓各種數(shù)據(jù)與文件歸檔都按照規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，從而保證檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)相關(guān)部門也應(yīng)配合檔案管理的制度，設(shè)置管理規(guī)范，并嚴(yán)格對(duì)制度與規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查， 一旦出現(xiàn)問題應(yīng)進(jìn)行必要的責(zé)任追究。還要對(duì)管理規(guī)范在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，動(dòng)態(tài)化地對(duì)制度進(jìn)行調(diào)適。第二，強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)備份的管理。在電算化環(huán)境下，數(shù)據(jù)往往是實(shí)時(shí)化出現(xiàn)的并被保存的，而因?yàn)橛?jì)算機(jī)特性，如果出現(xiàn)故障則會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，所以在財(cái)務(wù)檔案管理中應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)化的備份處理，在賬務(wù)管理與報(bào)表系統(tǒng)中都應(yīng)明確實(shí)時(shí)化備份的要求，即根據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不同性質(zhì)進(jìn)行備份，而整體數(shù)據(jù)的備份不應(yīng)少于每年12次。經(jīng)過備份的數(shù)據(jù)應(yīng)存放在固定的硬盤中，并進(jìn)行封存，并妥善保管，保證其不會(huì)受到外部環(huán)境的影響而出現(xiàn)物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財(cái)務(wù)電子檔案在保存中應(yīng)選擇質(zhì)量較高且穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)，因?yàn)榻橘|(zhì)的質(zhì)量會(huì)直接影響數(shù)據(jù)保存的質(zhì)量，也會(huì)影響數(shù)據(jù)的調(diào)用與再處理，所以只有質(zhì)量穩(wěn)定的介質(zhì)才能保證檔案質(zhì)量。管理人員也應(yīng)對(duì)存放時(shí)間較長(zhǎng)的“檔案”進(jìn)行定期的維護(hù)，及定期復(fù)制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保存。在電算化環(huán)境下，所有的數(shù)據(jù)也是從紙質(zhì)文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現(xiàn)金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結(jié)。如果因?yàn)榇蛴』蛘邨l件限制，所形成的現(xiàn)金與銀行賬目可以利用活頁(yè)定制為賬冊(cè)進(jìn)行保存。而對(duì)于一般的賬目應(yīng)做到清楚分類并進(jìn)行檔案化管理，并按照月、季、年進(jìn)行分類與匯總，并對(duì)其電子檔案進(jìn)行標(biāo)記。第五，應(yīng)培養(yǎng)和設(shè)置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財(cái)務(wù)知識(shí)也需要其具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，應(yīng)注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責(zé)任有，按照制度與規(guī)范向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的各個(gè)崗位人員催收相關(guān)的電子數(shù)據(jù)與報(bào)表。進(jìn)行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負(fù)責(zé)保存計(jì)算機(jī)檔案與系統(tǒng)檔案等，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化管理，方便查詢與處理；保證財(cái)務(wù)檔案的安全性。不能擅自對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)出與寫入。系統(tǒng)管理制定明確的權(quán)限。限制管理人員的權(quán)限，保證直接管理人員對(duì)檔案的安全性負(fù)責(zé)，不會(huì)因?yàn)樽陨淼臋?quán)限而導(dǎo)致內(nèi)部出現(xiàn)舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應(yīng)進(jìn)行備案，進(jìn)行登記與記錄，保證文件改動(dòng)是在權(quán)限范圍內(nèi)。同時(shí)，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，檔案人員要提高專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身的檔案管理水平。

（作者單位：云南省德宏州人民醫(yī)院）

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一、干部人事檔案管理存在的主要問題

管理是檔案工作的手段，開發(fā)利用檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用，才是檔案工作的目的。干部檔案是我國(guó)人事檔案的主體，時(shí)展要求人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。自第三次全國(guó)干部檔案工作會(huì)議召開至今，干部檔案已增加了考核、任免、工資調(diào)整和職稱評(píng)聘等方面的內(nèi)容，檔案的使用價(jià)值和利用率得到了明顯提高。但還存在一些問題，并在一定程度上制約了人事檔案的提供利用。主要表現(xiàn)在：

（一）材料不齊全，手續(xù)不完備。

材料是檔案管理工作的對(duì)象，是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。沒有材料，就沒有檔案管理工作。人事檔案是個(gè)人在各個(gè)時(shí)期各個(gè)地方所形成的有關(guān)材料的集合體。要發(fā)揮人事檔案的依據(jù)作用，材料齊全、內(nèi)容充實(shí)、能全方位地反映一個(gè)人的歷史與全貌是首要條件。隨著我區(qū)交通事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，人才流動(dòng)空前活躍，影響了干部檔案資料的連續(xù)性。

（二）檔案材料失真，嚴(yán)肅性削弱。

真實(shí)性是人事檔案的生命，是人事檔案賴以生存的前提，是發(fā)揮其有效作用的基礎(chǔ)。內(nèi)容失真的檔案材料會(huì)給人事工作造成嚴(yán)重的后果。由于有的單位的組織（人事）部門在審查材料時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，致使一些虛假的材料順利進(jìn)入個(gè)人檔案。

三、加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的措施

新時(shí)期的干部人事檔案不僅能全面反映干部整體素質(zhì)，為選拔任免干部、調(diào)整工資、解決待遇等工作提供依據(jù)，而且能為有關(guān)部門編史、修志、撰寫人物傳記提供大量珍貴的史料，能為開發(fā)人才資源提供準(zhǔn)確可靠的信息。要使干部人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，更好地開發(fā)干部人事檔案的信息資源為組織人事工作服務(wù)，就必須做好以下工作：

（一）增強(qiáng)全民檔案意識(shí)。

檔案意識(shí)已成為制約我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，不增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展就難以落到實(shí)處。要增強(qiáng)全民檔案意識(shí)，首先，要認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，進(jìn)一步完善檔案法律體系。法律是增強(qiáng)全民檔案意識(shí)的有力武器，只有加強(qiáng)立法、完善法律體系，才能促進(jìn)全社會(huì)檔案意識(shí)的形成，規(guī)范干部檔案工作，推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）增強(qiáng)職能部門的責(zé)任意識(shí)。

干部人事檔案具有權(quán)威性，重在真實(shí)可靠。真實(shí)是檔案的生命，確保干部人事檔案的真實(shí)性是干部檔案工作的意義所在，也是干部人事檔案材料形成部門的神圣職責(zé)。職能部門責(zé)任意識(shí)的強(qiáng)弱直接關(guān)系到干部檔案材料的質(zhì)量，要維護(hù)干部人事檔案這片凈土，就必須從形成干部人事檔案材料的源頭抓起。干部檔案中所出現(xiàn)的一些問題與職能部門的干部不無關(guān)系，如有的檔案材料未能歸檔，材料手續(xù)不完備，甚至有的檔案材料內(nèi)容失真等問題，與有的職能部門干部的責(zé)任意識(shí)息息相關(guān)。干部檔案材料來源于各職能部門，因此，增強(qiáng)職能部門的責(zé)任意識(shí)是確保干部檔案材料真實(shí)的重要前提，尤其是組織人事部門的干部更要增強(qiáng)辦事的責(zé)任意識(shí)。

（三）要加強(qiáng)自身建設(shè)。

新世紀(jì)干部檔案工作任重而道遠(yuǎn)。首先，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。干部檔案工作的政治性、政策性很強(qiáng)，要求檔案工作人員運(yùn)用馬列主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法，正確理解和自覺貫徹黨和國(guó)家的干部路線、方針政策，并用以指導(dǎo)工作實(shí)踐。檔案工作人員只有勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，才能樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，才能在錯(cuò)綜復(fù)雜的矛盾中排除各種干擾，堅(jiān)定立場(chǎng)，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。目前的首要任務(wù)是認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十六大精神，結(jié)合干部人事檔案工作實(shí)際，認(rèn)真實(shí)踐同志的“三個(gè)代表”重要思想。干部檔案是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識(shí)面廣，有檔案專業(yè)知識(shí)、歷史知識(shí)、人事工作知識(shí)、管理學(xué)、情報(bào)學(xué)、系統(tǒng)學(xué)知識(shí)及計(jì)算機(jī)應(yīng)用、縮微、復(fù)印等技術(shù)。要做好檔案工作，必須努力學(xué)習(xí)、掌握科學(xué)管理的原則和方法。在科技迅猛發(fā)展、日新月異的信息時(shí)代更要勤奮學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，拓寬知識(shí)面，掌握現(xiàn)代技術(shù)。解放思想，樹立創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，從思想觀念、工作思路、管理方式、方法上創(chuàng)新，變革一切不合時(shí)宜的觀念和做法，創(chuàng)造性地開展工作。

篇8

改革開放以來，我國(guó)確定了市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)為我國(guó)主要的經(jīng)濟(jì)模式，經(jīng)濟(jì)迅速增長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也意味著財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)型和發(fā)展。我國(guó)的財(cái)務(wù)工作從多種記賬方法逐漸統(tǒng)一到借貸記賬法，并隨著一系列的政策出臺(tái)，為我國(guó)的財(cái)務(wù)管理工作提出了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，也使會(huì)計(jì)工作能力和效率有了很大的提高。此外，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理也有了升級(jí)和革新，企業(yè)的財(cái)務(wù)組織開始擺脫了原油的狹隘職能，轉(zhuǎn)向以股東價(jià)值創(chuàng)造為基礎(chǔ)并參與公司戰(zhàn)略。企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型呈現(xiàn)出以決策支持為導(dǎo)向、面向經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)支撐、優(yōu)化財(cái)務(wù)組織、降低成本等特征，并逐漸重構(gòu)更加高效精簡(jiǎn)的企業(yè)財(cái)務(wù)組織。而財(cái)務(wù)共享模式正式在財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的指引下，形成的以信息技術(shù)為主要手段，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息共享的管理模式。

財(cái)務(wù)共享模式對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境的影響

會(huì)計(jì)檔案管理工作是企業(yè)財(cái)務(wù)工作中非常重要的一部分，根據(jù)國(guó)家規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿以及財(cái)務(wù)報(bào)告等專業(yè)材料，記錄并反映了單位的經(jīng)濟(jì)狀況，一般來說，一個(gè)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案都要進(jìn)行正式的立卷、歸檔以及保存的工作，以備以后的使用和查找，同時(shí)，要安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，保證檔案能夠被妥善的管理，防止造成失竊秘的情況。當(dāng)檔案已經(jīng)確定不再使用之后，我們要及時(shí)進(jìn)行銷毀。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理主要是依托于紙質(zhì)版，其管理難度和保存難度都比較大，而隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我們將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步運(yùn)用到了會(huì)計(jì)檔案的管理當(dāng)中，形成了目前的財(cái)務(wù)共享模式，同時(shí)，企業(yè)的財(cái)務(wù)工作量變得越來越大，很多企業(yè)建立的了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，這樣，大部分的財(cái)務(wù)職能就都集中到了一起，使財(cái)務(wù)工作效率大大的提高，同時(shí)，電子化和集中化的會(huì)計(jì)檔案管理，也極大彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案管理的不足。

財(cái)務(wù)共享模式的建立使企業(yè)的財(cái)務(wù)有了更加精細(xì)化的管理模式，為會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境帶來了很大的變化。首先，是管理體系的變動(dòng)，財(cái)務(wù)管理的集中使以往較為混亂的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榱艘载?cái)務(wù)服務(wù)中心為主體的新型管理模式，同時(shí)，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理也由分散變?yōu)榱思泄芾恚⒗秒娮訖n案的形式彌補(bǔ)了紙質(zhì)版檔案的不足。其次，是支撐系統(tǒng)的變遷，目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)形成了電子會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)，將以往紙質(zhì)版的檔案通過掃描或者是拍照的形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，其良好的可查找和處理性為會(huì)計(jì)的工作提供了極大的便捷。第三，就是流程管理變得越來越復(fù)雜。在財(cái)務(wù)共享的模式下，會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生鏈條變得越來越長(zhǎng)，同時(shí)，會(huì)計(jì)答案的形成也從單純?cè)诮?jīng)營(yíng)單位所在地延伸到了財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，這就使檔案管理工作的過程變長(zhǎng)，環(huán)節(jié)變多。第四，是責(zé)任主體的變更，從原來的單一財(cái)務(wù)部門的管理，到目前的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的共同管理，使財(cái)務(wù)責(zé)任的主體發(fā)生了變更，也就對(duì)監(jiān)理工作提出了更高的要求。

財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理的建議

針對(duì)目前的財(cái)務(wù)共享模式，我們要采取一些更好的手段，對(duì)會(huì)計(jì)的檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。我們要利用當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)關(guān)鍵的關(guān)節(jié)進(jìn)行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系統(tǒng)，不斷提高管理能力和水平，做好會(huì)計(jì)的檔案工作。

建立統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化的處理平臺(tái)。財(cái)務(wù)的共享模式從根底上將就是要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的統(tǒng)一化管理，并利用數(shù)字化和媒體化的技術(shù)實(shí)現(xiàn)更為便捷和快速的管理。這就要求我們要建立統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化的處理平臺(tái)，建立檔案的接受、傳遞和處理儲(chǔ)存為一體的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。目前，我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)型到電子檔案的管理上，但是由于各類企業(yè)的要求不一，所以，標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化的推進(jìn)并不夠深入。在接下來的工作當(dāng)中，我們要結(jié)合當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，推動(dòng)國(guó)家或者地區(qū)的檔案統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，并將這一標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)字化的管理系統(tǒng)充分的結(jié)合起來，不斷加深會(huì)計(jì)檔案管理工作水平。

建立系統(tǒng)化的管理制度體系。隨著我國(guó)對(duì)會(huì)計(jì)答案管理工作的越來越重視，逐步出臺(tái)了一系列的管理規(guī)定，對(duì)檔案管理進(jìn)行了統(tǒng)一的要求。但目前數(shù)字化的技術(shù)和手段不斷深入，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作形成了很大的沖擊力，也促進(jìn)了管理制度體系的建立。第一，是要建立會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度，所有的檔案要以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔工作，并進(jìn)行記錄和副本的保存，防止出現(xiàn)丟失的問題。第二，是要建立嚴(yán)格的使用手續(xù)制度，如果需要查看和使用檔案，要嚴(yán)格的落實(shí)手續(xù)制度，保證安全。第三，是要對(duì)檔案進(jìn)行定期的備份。

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（三）相關(guān)管理人員素質(zhì)比較差。從當(dāng)前情況看，在醫(yī)院很多財(cái)會(huì)檔案相關(guān)管理人員未接受過專業(yè)教育，導(dǎo)致其管理能力比較差，在工作過程中容易出現(xiàn)紕漏，最終給檔案管理工作造成影響。

二、加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的相應(yīng)措施

（一）提高檔案管理意識(shí)。為了保證醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案相關(guān)管理水平，一定要提升管理意識(shí)。首先，領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)財(cái)會(huì)檔案對(duì)于醫(yī)院的重要影響有一個(gè)正確的意識(shí)，提升檔案管理的意識(shí)，將財(cái)會(huì)檔案當(dāng)作財(cái)務(wù)管理工作中的一個(gè)重要內(nèi)容。另外，檔案管理人員自己也要提高檔案意識(shí)，檔案管理人員的任務(wù)并不只是對(duì)檔案進(jìn)行管理，還要對(duì)醫(yī)院中的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，要具有主人翁意識(shí)，做好財(cái)會(huì)檔案相關(guān)管理工作，對(duì)財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核以及鑒定，充分發(fā)揮其作用。

（二）對(duì)相關(guān)管理制度進(jìn)行完善。當(dāng)前，社會(huì)處于不斷發(fā)展之中，從財(cái)會(huì)檔案相關(guān)管理工作的具體情況看，要對(duì)相關(guān)管理制度進(jìn)行完善，確保其具有系統(tǒng)性和完整性，與醫(yī)院具體情況相符，不斷對(duì)其進(jìn)行強(qiáng)化，確保制度的成熟。工作人員要按照相關(guān)制度以及法律法規(guī)進(jìn)行操作，承擔(dān)自己的責(zé)任，在工作中端正態(tài)度。另外，還要確保將管理責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人以及每個(gè)崗位，對(duì)分工進(jìn)行明確，確保賞罰分明，從而保證各個(gè)部門都能有良好的工作質(zhì)量以及工作效率。

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二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理范圍及種類內(nèi)容

（一）會(huì)計(jì)檔案的管理范圍包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和有關(guān)會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

（二）會(huì)計(jì)檔案種類和內(nèi)容

1、按照內(nèi)容分類。（1）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。（2）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。（3）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，查賬報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、票據(jù)，存儲(chǔ)財(cái)務(wù)資料的光盤、磁盤、

U盤，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等其他應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算與管理資料，以及合同、章程、董事會(huì)紀(jì)要等與經(jīng)營(yíng)管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其他重要文件資料。

2、按照保管期限分類。會(huì)計(jì)檔案分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。各種會(huì)計(jì)檔案保管期限從年度終了后的第一天算起。

3、按照密級(jí)分類。分為秘密、機(jī)密、絕密三類。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的措施

（一）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。必須按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財(cái)務(wù)部門將本單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門暫保管

1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向單位的檔案管理部門移交。

（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。財(cái)會(huì)部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財(cái)會(huì)部門保管，不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案部門保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。

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1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及作用

1.1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：

（1）來源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。

（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。

（3）形成過程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。

1.2會(huì)計(jì)檔案的作用

會(huì)計(jì)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對(duì)外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營(yíng)的全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)成果都儲(chǔ)存在會(huì)計(jì)檔案中。其次，企事業(yè)單位對(duì)外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)也都來源于會(huì)計(jì)檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會(huì)計(jì)檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更加多樣化和復(fù)雜化，會(huì)計(jì)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用，保證為國(guó)家、社會(huì)、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。

2會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理工作中存在的問題

2.1對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠

有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。有的單位甚至由出納會(huì)計(jì)兼管會(huì)計(jì)檔案，這是不符合規(guī)定的。

2.2會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全

有些單位的財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營(yíng)方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會(huì)計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國(guó)在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競(jìng)爭(zhēng)力的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會(huì)計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.3會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下四個(gè)方面：第一，有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證，而是將會(huì)計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上，或長(zhǎng)時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；第二，裝訂會(huì)計(jì)憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁(yè)賬簿裝訂時(shí)無封面，也不按規(guī)定編好頁(yè)碼裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里；第五，會(huì)計(jì)檔案銷毀難，會(huì)計(jì)檔案越堆越多。

2.4會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

就目前一些部門和單位的實(shí)際情況看，存在一些財(cái)會(huì)檔案人員不堅(jiān)持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國(guó)家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國(guó)家宏觀決策、危害極大。

3完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

3.1統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案的保管工作。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國(guó)家機(jī)關(guān)，社會(huì)團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

3.2制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長(zhǎng)久保管，方便查找利用

3.3規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

3.4加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí)，一方面，提高會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

4結(jié)語

在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

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篇12

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。根據(jù)國(guó)家會(huì)計(jì)法律法規(guī)的要求，各學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。要使學(xué)校會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化，必須將會(huì)計(jì)檔案工作作為學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容，制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全檔案管理制度，如《會(huì)計(jì)檔案管理工作人員職責(zé)》、《會(huì)計(jì)檔案移交、銷毀制度》、《會(huì)計(jì)檔案查閱制度》等，制定檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用和銷毀等各項(xiàng)工作程序。使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案工作規(guī)范化。

2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員上崗培訓(xùn)。建議進(jìn)一步明確會(huì)計(jì)檔案管理兼職人員。會(huì)計(jì)檔案管理人員既要有豐富的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又要有檔案管理專業(yè)知識(shí)。因此，業(yè)務(wù)主管單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員尤其是首次接觸會(huì)計(jì)檔案管理的人員培訓(xùn)工作，使他們認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，只有當(dāng)他們認(rèn)識(shí)到檔案管理有價(jià)值，才能引起他們對(duì)檔案管理工作的重視，以為學(xué)校決策者提供決策有用信息為主導(dǎo)，主動(dòng)服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會(huì)到檔案的價(jià)值，從而強(qiáng)化對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，提升檔案管理的力度。

3.加強(qiáng)日常會(huì)計(jì)資料收集，保證會(huì)計(jì)資料完整。除隨會(huì)計(jì)憑證裝訂保存的會(huì)計(jì)核算原始憑證外，還有大量的與會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)密切相關(guān)的資料，這部分資料是會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部審計(jì)等所需的資料，人員的調(diào)入調(diào)出產(chǎn)生的工資變更，公積金、社保基數(shù)調(diào)整，職務(wù)晉升、薪級(jí)工資調(diào)整，年度預(yù)算追加等發(fā)生的會(huì)計(jì)資料。為保證會(huì)計(jì)資料的完整性，應(yīng)按業(yè)務(wù)內(nèi)容整理歸集為財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他會(huì)計(jì)資料，為日后會(huì)計(jì)核算、查詢和檢查提供真實(shí)的原始依據(jù)。

4.加強(qiáng)財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的溝通。財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價(jià)值的開發(fā)，而且溝通對(duì)于檔案資料收集整理移交范圍及時(shí)調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財(cái)會(huì)部門才能及時(shí)收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財(cái)會(huì)部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。在各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查中，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容之一。業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)根據(jù)年度工作安排，根據(jù)國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)對(duì)學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行考核，通過評(píng)優(yōu)爭(zhēng)先促進(jìn)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。

5.強(qiáng)化對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理工作。要提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用工作重要性的認(rèn)識(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視是基礎(chǔ)和關(guān)鍵，只有建立和落實(shí)工作責(zé)任制，明確每個(gè)人的工作職責(zé)，才能保證此項(xiàng)工作的落實(shí)。積極組織有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的法規(guī)，才能提高檔案管理人員對(duì)電子檔案開發(fā)利用工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證電子會(huì)計(jì)檔案管理工作具有較高的工作效率和工作質(zhì)量。

6.以人為本、提高開發(fā)利用能力。要選拔專職的電子會(huì)計(jì)檔案管理人員，對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。電子會(huì)計(jì)檔案管理人員要懂得檔案管理的基本知識(shí)，掌握會(huì)計(jì)學(xué)、管理學(xué)以及計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，熟練使用相關(guān)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件。在專職人員的使用過程中，要建立定期考核制度，確保工作人員有良好的會(huì)計(jì)職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能，保證電子檔案開發(fā)利用工作的順利開展。

7.改善硬件設(shè)施。良好的硬件設(shè)施，是順利開展電子會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用工作的重要物質(zhì)保障。對(duì)電子信息的分析、加工、整理，需要配

備專門的電子計(jì)算機(jī)以及適配的軟件系統(tǒng)；會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上查詢、對(duì)賬等功能的實(shí)現(xiàn)，需要配置大容量的服務(wù)器；為保證電子會(huì)計(jì)檔案信息的安全，安裝最新的防毒殺毒軟件并做到及時(shí)升級(jí)。

篇13

(一)會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

(二)會(huì)計(jì)賬簿類:總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬薄。

(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

二、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

(一)會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管;有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案;有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案;還有個(gè)別單位由于檔案箱不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，放在會(huì)計(jì)室的柜頂上或任意堆放。

(二)會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全;有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過多，無處存放。

三、會(huì)計(jì)檔案管理存在問題的解決措施

(一)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。由單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是單位，單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

(二)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。 裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。必須按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表” 。

(三)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門保管，不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案室保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。

(四)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門和財(cái)會(huì)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。

(五)加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

(六)完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際，制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)人員、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份

(七)加大會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

參考文獻(xiàn)

[1]《中華人民共和國(guó)檔案法》.