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1　行政執法檔案的安全管理存在諸多隱患。行政執法檔案管理分散，職責分工交叉重疊。部分行政執法檔案處于多頭管理的狀態，或保存在機關及事業單位檔案室，或保存在其內部機構等；一些行政執法機關的下屬單位也成為行政執法檔案的保管機構。很多保管單位不能對相關的執法檔案內容進行及時補充，使行政執法檔案依據性缺失。一些行政執法檔案由于結案時間拖后，造成后續材料散失、不完整。產生問題的原因：一方面，行政執法權限不清晰，職能交叉；另一方面不少單位辦公場地緊張，沒有條件設立獨立的檔案-室，一些單位更忽視了檔案安全保管設施的配置。

2　檔案移交和歸檔混亂。檔案的保管是一種責任，作為國家機關，應該按照法律規定，對檔案進行歸檔和移交。由于沒有規范標準，大連市49個一級行政執法立檔單位中，在立卷歸檔時間上就存在多種情況，有的在2個月內歸檔，有的1年內歸檔，有的1年以上才歸檔。在移交方面，一級立檔單位沒有移交或部分移交行政執法檔案的占43％。產生問題的原因，主要是由于領導不重視檔案的歸檔、移交，工作人員沒有依法管理檔案觀念所致。

3　檔案整理方法不統一。一是表現在檔案排列方面，有完全單獨排列的，有完全作為文書檔案屬類排列的，也有單獨排列與作為文書檔案屬類排列并存的；二是表現在檔案的裝訂方面，有裝盒的，有組卷的，有的單位裝盒與組卷并存。產生問題的原因在于檔案管理規則及適用方法多元化。

行政執法檔案有效管理的途徑

要使行政執法檔案科學有效管理，必須建章立制。大連市檔案局自2005年以來，多次與市法制辦協調，促成《行政執法檔案管理辦法》列入大連市《全面推進依法行政五年規劃》。在起草《行政執法檔案管理辦法》過程中，市檔案局聯合市法制辦召開3次專門會議，針對其中的重要環節進行研究。在市政府各工作部門及各區市縣政府(先導區管委會)范圍內書面征求意見及在網上公開征求社會公眾的意見過程中，針對各方面提出的案卷的裝訂，歸檔文件目錄及卷內文件目錄的書寫，案卷的整理、排列、編號及保管期限，案卷的鑒定等27處意見，認真進行商討和反復修改。在2007年年底市政府第58次常務會議上，以政府規章的形式通過了《大連市行政執法檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)。

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檔案是在社會實踐中形成的，其內容是對社會實踐活動的內容、過程及結論的原始記錄，而非自然界的產物。

（二）歷史性

檔案是過去形成的而非正在形成或尚未形成的東西，也就是所謂的“讓過去告訴現在”、“讓歷史告訴未來”。檔案將過去、現在和未來聯系在一起，維系人類社會的時空統一性和整體連續性。

（三）原始記錄性

原始記錄性是檔案的本質特征，是檔案區別于其他事物的本質所在。這也從根本上決定了檔案管理方法上的取向。我們管理檔案時，無論采取何種方法，都不可改變成傷害檔案的

本質特征。檔案管理的核心只能是充分實現檔案對以往歷史事實的原始記錄價值。

二、醫院行政檔案管理

（一）醫院行政檔案的定義

醫院行政檔案，即醫院行政管理檔案，又稱文書檔案，是在醫院的行政管理活動中，由各種行政性公文（如請示、決定、通知、通報等）轉化而成的檔案。這種檔案是在醫院管理和組織活動中形成并被保存下來的檔案，它是一所醫院保持連續工作必須查考的憑據，是做好醫院行政管理工作的必備工具。

（二）醫院行政檔案的形成條件

1.辦理或處理完畢的文件才能成為檔案。所謂辦理完畢，是指完成了收文和發文處理程序，已經發出或承辦完畢的公文。對于辦畢文書，要經行政管理人員嚴格界定。辦畢文書的界定原則是：

（1）對于不必辦復的公文，如決定、通知、調查報告等，在印發完成或有關領導閱知、有關部門傳閱辦理后無其他意見的，即為辦理完畢；（2）對于回復性質的公文，如請示、問函等，只有當醫院收到結論性文書（復文）后，才視為辦理完畢；（3）對于一些需要長期貫徹執行的公文，如醫院規章制度、醫院長期計劃等，當完成了定稿和印發行文后，也屬辦理完畢公文。

2.只有對醫院日后工作具有一定查考利用價值的文件，才有必要成為檔案對于辦畢公文，要根據有關規定和實際工作情況，確定其價值，決定其“去”、“留”、”存”、“亡”，一般有4種結果：立卷歸檔、清遲、銷毀和暫存處理。因此，要對辦畢文件進行認真鑒別挑選，將辦理完畢和具有查考、保存價值的公文，立卷歸檔保存。

3.按照一定規律保存起來的文件，才能最后成為檔案檔案的特點和優點之一，就在于它不是一份份孤立的、雜亂的文件，而是具有內在聯系的文件體系。所以，未經整理的、雜亂無序的文件，尚不是科學意義上的檔案。所以說，文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。

（三）醫院行政檔案的管理要求

1.充分發揮檔案室的作用醫院檔案室是對醫院除病案之外的所有檔案進行集中管理的場所。檔案室的地位主要表現在以下兩個方面：一方面，檔案室是醫院具有參謀和咨詢作用的部門，是醫院領導和各行政科室的助手，是提高醫院行政工作效率和工作質量的必要條件，是醫院管理工作和業務職能得以延續的重要手段。另一方面，檔案室是做好檔案管理工作的基礎。

因此，應充分認識到醫院檔案室的重要性，重視檔案室的建設，為實現醫院檔案管理的規范化、標準化、科學化奠定基礎。

2.加強檔案工作人員的培養，充分發揮檔案管理人員的主觀能動性當前，制約醫院檔案管理水平的主要因素是人才不足。檔案管理工作對檔案工作人員素質提出了很高要求。醫院領導和行政管理部門應加強對檔案工作人員的培養和教育，不斷豐富他們的專業素質和職業道德水平，提高工作的積極性和主動性，充分發揮工作的主觀能動性。

3.“檔案工作人員，均屬檔案專業技術人員，其業務能力的考核、技術職務的評定和晉升，應按國家有關規定執行，并實行檔案專業技術職務聘任制（或任命制），檔案專業技術人員享有醫藥衛生專業技術人員同等待遇。檔案工作隊伍要保持相對穩定。”在實際工作中，醫院管理者應在職稱晉升、待遇、培訓等方面為檔案人員創造條件，提供機會，以激勵檔案人員的工作，促進檔案管理水平的提高。

4.加強檔案信息化建設，提高工作效率近年來，隨著辦公自動化（OA）的普及，使用計算機制作文件的醫院越來越多。大部分醫院將文件打印成紙制文件，經正式簽署后歸檔保存，原電子文件仍保存在各形成部門。也就是說，電子文件多處于分散保存狀態，沒有完全歸檔。醫院應重視電子文件的收集，努力實現其統一管理。

三、醫院行政檔案的歸檔范圍

（一）黨政管理方面

凡是本部門黨、政、工、團，包括紀撿、人事、保衛、財會、基建、生產、科研、外事

等單位和臨時機構形成的具有保存價值的收、發文（電）和內部形成的會議文件、會議記錄、

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一、檔案管理工作需要從“全”字入手

(一)建檔要全面

文化市場管理檔案工作牽涉到行業內廣大用戶，需要構建健全的綜合管理建檔。行業內有典型行業經營群體和代表性經營業戶都需要進行建檔。這樣，一個區域中的文化市場檔案管理工作才能夠有效的構建起來。

(二)收全放寬

檔案材料不但是收進與發出的紅頭文件，而且也是一系列記錄數據的材料。在文件材料歸檔擬定過程中，應結合實際情況，擴大歸檔范圍。唯有這樣做，才可以將文化市場綜合執法的整個過程反映出來。

(三)類別要全面

一個地區的文化市場管理檔案要包括很多種，如:影響檔案、文書檔案、技術檔案、專業型檔案等。在檔案載體上，既需要有傳統紙質型的，也有現代錄像、照片、視頻等類型的。

二、加大力度建設信息安全人才隊伍

文化執法檔案信息管理工作必須要由專業的人負責，因此確保檔案信息整體安全和有效，應強化建設信息安全人才隊伍。首先，要吸納大量的綜合型檔案管理人才，進而從整體上提高檔案信息管理人員的素質素養。其次，要強化檔案管理人員安全意識和思想道德素質，進而使檔案管理人員可以積極的、主動的進行檔案信息管理工作。三是，制定完善的激勵機制，進而加強檔案管理人員管理檔案的水平，并積極的學習各項新技術，從而為檔案信息的安全管理奠定堅實基礎。

三、檔案管理要搞活“用”字

(一)因人利用

結合檔案建檔管理需求，將各個年份的文化市場經營門戶種類、經營狀況和行業分布等數據信息，統一的規劃入檔，便于有關工作人員的有效使用。

(二)嚴加管理和使用

建立文化市場行政處罰案卷，應結合具體法律條例規定，反復檢驗，最好咨詢相關法制部門，在他們的建議和指導下，真正做到依法建檔。若是特殊類型的檔案，嚴加使用，更不允許建檔。

(三)用多種形式傳遞檔案信息

將文化市場業戶經營信息、行政處罰信息和文化市場信息等以多種形式傳遞給廣大社會公眾，形成依法治理、依法行政的格局，規范行政執法檔案的管理，從多方面上加強行政檔案的管理。

四、檔案管理要注重“改”

(一)上下兩級共同發力

由政府直接牽頭，縣鄉財政預算中列入檔案管理經費，并配置專門的檔案管理人員，對文化市場檔案集中管理，由專門的人員負責規劃、監督文化市場檔案工作。

(二)穩定檔案干部人員

文化市場檔案干部需要結合我國頒布的有關于檔案管理法律條例，并盡可能提高檔案管理人員的薪資待遇，并拓寬檔案管理人員的晉升渠道，由于工作實際需要確實要提拔檔案干部，應征得上一級檔案行政管理部門的同意后，并適當的補充檔案管理干部。

(三)改進檔案工作方式

轉變以前單一的重指導輕服務的做法，向著強化法治推行監督檢查和做好有效轉化服務形式工作，向著分析問題與解決問題，加強水平，促進檔案管理現代化建設方向轉變。并且，應及時轉變工作作風，深入進行調查分析，對檔案中出現的各種問題及時解決，并深入探索管理文化市場檔案的新方法。

五、建立健全的檔案信息法制管理加大力度

對檔案信息管理進行法制建設，為強化檔案信息安全管理做好各方面工作。由于只有在行政執法的狀況下，才能減少檔案管理中存在的安全隱患。一是，政府應出臺與檔案信息安全管理相關的法律條例，進而強化建設檔案信息管理法制水平。二是，檔案信息安全是一個較為復雜的問題，因此還應該在制度與組織上采用一系列的措施。因此，既需要建立健全的管理制度，也需要制定出應急處理檔案信息安全保障機制，進而盡量減少威脅檔案信息安全的一系列行為，最大程度上做好預防檔案新威脅工作。

六、檔案管理可以從“收”字著手

(一)大力宣傳與推廣

要在強化推廣與宣傳與檔案管理有關的法律法規定下，達到提高全民檔案管理意識的目的，明確檔案管理工作與文化市場管理工作二者的關系。要加大力度宣傳利用檔案創造的社會與經濟效益事例，引起社會公眾的廣泛注重，激發個人或者部門對管理檔案的欲望和熱情。在普及檔案知識教育下，消除傳統檔案管理的不足，真正提高檔案管理質量。可以說無論對于任何工作的開展，宣傳這一環節工作尤為重要，想要切實的提高文化行政執法檔案管理水平，勢必要加大力度宣傳與檔案管理有關的理論知識，使更多的檔案管理人員真正意識到檔案管理的重要性，由此在自身工作中可以負責任的、認真的進行每項工作，最大限度上提高自身的工作能力。

(二)建立完善的檔案管理制度

文化市場綜合執法應結合單位具體狀況構建完善的檔案管理制度，最好建立形式多樣的檔案歸檔制度，將歸檔的文件材料面放寬些，規定更加具體些，以達到促進文化市場發展的目的。對于典型的經營群體檔案信息、培訓記錄、綜合性材料等等都應保存好，分類進行歸檔，便于后續的使用。同時，還需要構建完善的獎懲制度，在工作中表現優異的檔案管理人員應給予獎勵，獎勵形式包括物質獎勵和精神獎勵，以物質獎勵為主，進而提高管理人員工作的積極性。反之，對于表現差的職工應給予懲罰，情況嚴重者應給予開除處分，從而給其他工作人員一個警示的作用。

(三)經常檢查和指導

縣級檔案行政管理部門應該定期或者不定期到文化市場行政執法大隊對檔案建設管理工作進行監督與指導，主管局也要經常去監督與指導文化市場檔案工作，第一時間內發現問題，并采用相應的對策妥善解決問題。同時文化市場行政執法機構中還需要做到明確權責，唯有明確權責，才能扭轉權責不清這一局面，才能在出現問題后找到相應的負責人，從整體上加強檔案管理質量。

七、確保檔案信息管理系統的安全性

為了保證文化執法檔案信息的安全有效，應確保檔案信息管理系統的有效性與安全性。一方面，應定期或者不定期掃描網絡設備，應充分利用黑客掃描工具，保證檔案網絡信息的有效與安全。而還需要記錄下這些掃描的信息，進而便于管理人員監督與檢查。另外，在客戶端與局域網服務器中安裝上查殺病毒的軟件，進而保證系統的安全。同時，使用多種網絡安全產品來管理系統，進而從根本上消除網絡給信息管理系統帶來的威脅。

八、做好建設檔案信息基礎設備工作

想要確保文化執法檔案信息的有效與安全，必須要對檔案信息管理基礎設施進行大力建設。首先，在選擇計算機硬件與軟件設備中，以高質量為標準，購買和安裝硬件設備質量高的產品。而因為文化執法檔案信息中有很多數據，因此要結合檔案信息的特征來相應具體的存儲介質，并備份數據信息。其次，要做好管理和維護檔案信息傳輸設備工作。為了可以更加高效的進行這項工作，應安排專人維護與管理這項設備，并且負責管理設備所處于的環境，進而保證設備可以安全有效的運作。

總而言之，想要提高文化市場行政執法檔案管理質量，就必須要對檔案信息中的安全問題妥善解決，進而為保障檔案信息管理工作順利進行。想要解決這一問題，既需要建設好檔案信息管理基礎設備設施，也需要加大力度建設信息安全人才隊伍，并健全與檔案信息管理有關的法律規定。唯有做好各方面的措施，才能從根本上規范行政執法檔案的管理。

［參考文獻］

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目前，隨著時代的進步，信息化科技時代也逐漸到來，計算機技術也走進了行政領域的管理當中。因此，本文首先探討行政檔案管理中信息化技術的應用步驟，其次對行政檔案管理應用信息化技術的應用優勢進行闡述。

一、行政檔案管理中信息化技術的應用步驟

1.收集整理

這是信息化技術檔案管理當中的基礎內容。在對行政檔案進行收集的過程當中，需要工作人員具備過硬的專業知識以及具有科技的技術水平，不斷學習，并且積極進取，對于資料的收集和整理的工作認真做好，掌握最新資料，是一項十分重要的工作內容。由于信息化技術對工作人員而言是輔助其做好工作的工具，即便再為先進，也需要好的工作人員將其有效應用，掌握資料并將資料準確輸入計算機，才能使得信息化技術在行政檔案管理中發揮最大作用。

2.歸納和分類

這是信息化技術檔案管理當中的核心內容。有時候信息檔案管理人員在進行檔案搜集的時候，沒有對資料進行認真核實和選擇，導致所收集的資料存在不完整的現象。因此，需要檔案工作人員抱著認真負責的態度，對資料進行篩選、分類、加工和整理，這是實現信息化技術檔案管理的要求。只有做好基礎工作，才能有條理地將資料分類輸入計算機。

3.查詢和提取

這是信息化技術檔案管理當中的根本目的。以上所述的工作內容，是為了能夠將收集到的資料信息輸入到計算機中，方便需要的時候對其進行查找和提取。由于利用計算機調閱檔案資料，能夠更高效率地、更準確地查找資料，真正意義上實現節約人力資源、節約空間、節約時間。

二、行政檔案管理應用信息化技術的應用優勢

1.提高檔案案卷質量

采用信息化技術，能夠使歸檔的資料格式以及紙張都保持統一的字體。因此，這樣能夠確保歸檔資料的格式以及字體等統一，如此一來不需要工作人員進行手寫，保證了資料信息的規范、整潔，便于閱讀。

2.提升工作效率，節約人力資源

傳統的檔案管理，主要是利用人工的方式對檔案實行收集、整理、保管和查閱，需要消耗大量的人力資源與時間，并且工作效率低下。而現在人們生活、工作節奏越來越快，顯然傳統的管理手法已經無法適應。因此，將信息化技術運用在行政檔案管理當中，在很大程度上提升了檔案的存儲量，并且還減少了人力資源，提升了工作效率，促進檔案信息化轉換為實際生產力。

3.時間和地域的優勢

利用信息化技術管理檔案能夠不受地域地限制進行工作，由于傳統的行政檔案管理需要在檔案庫房進行，并且只能在特定的時間約定條件下進行，但是利用信息化技術，工作人員可以通過互聯網進行信息處理，在一定程度上為工作人員帶來極大便利。

4.空間優勢

傳統的行政檔案管理工作都需要在庫房進行，從而使得庫房的占有量增加，導致浪費許多可以利用的空間，同時由于繁多的檔案，在需要和尋找時也耗費時間精力，為工作人員帶來極大不便。但是利用信息化技術管理，不但能夠使得服務器的空間優化，節約人力資源，并且在很大程度上改變了管理的模式，提升了工作效率。

5.信息可共享可復制

在行政檔案管理中運用信息化技術，能夠實現需要的人員對檔案進行共享，并且能夠“多人共同一個文件”，這在傳統的檔案管理當中是難以實現的。并且利用信息化技術，還具有復用性，如建立電子檔案，能夠對其進行多次利用，并且不會受到破損，而傳統的檔案容易經過多人翻閱，或外界因素遭到破損。

綜上所述，信息化技術在行政檔案管理工作當中，應用日漸廣泛，尤其隨著時代的進步，科技創新的水平不斷提高。因此，一個單位或是企業的進步，其檔案管理工作勢必將通過信息化技術提升整體業務水平。

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[中圖分類號]G271；R197.1 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-01

1 衛生行政檔案概述

行政檔案指的是國家行政機關在法律規定的職權內，開展領導和管理工作時形成的歷史記錄。這些檔案資料反映了國家行政機關的歷史面貌，是提高工作效率、改善工作質量的基礎和保障。為了方便管理和利用，一個機關的全部檔案會組成一個卷宗，由專門機構進行管理，各種檔案會按照組織機構、年代進行分類，從而保持文件之間的歷史聯系。

衛生行政檔案涉及人事、財務、醫療衛生服務、公共衛生服務、衛生監督執法等內容。利用這些檔案信息，能夠為社區服務、醫療資源分配等決策提供依據，具有重復利用、不可再生的特點。正因如此，對檔案管理人員提出了較高的要求，一方面要求其具有高超的管理技術；另一方面要不斷提高自身能力，只有這樣才能發揮出檔案的應用價值，指導各項工作的開展。

2 衛生行政檔案管理中的問題

2.1 檔案建設不完善

從目前衛生部門的職能表現可以看出，行政指揮傾向明顯，例如行政干預、行政控制等。但部門領導的公共衛生意識不足，缺少宏觀的衛生觀念，醫療衛生服務工作的開展，大多依照上級文件，沒有調研基層衛生情況，因此，服務工作和實際狀況可能不符。由于衛生服務信息的收集不到位，相關檔案資料缺乏，導致領導決策存在盲目性，甚至浪費衛生資源。

2.2 檔案利用水平差

從檔案管理人員的角度看，由于自身業務水平低，存在有檔難用的問題。如，檔案室內的檔案資料常年原封不動，一些有價值的資料也沒有翻動；從表面上看檔案數量不斷增加，管理人員對其進行分類存放，但卻是為了應付檢查而為之，實際上造成了資源閑置和浪費。有學者的研究認為，檔案利用水平差，和宣傳不到位、認識程度低有關。在歐美發達國家，衛生行政檔案宣傳工作開展地有聲有色，能夠走進人們的視野。

2.3 檔案管理效率低

在信息技術時代，對檔案進行電子化改造是必然的趨勢，按照目錄查找檔案已不能適應當前的工作需求，會降低檔案管理效率。計算機和網絡技術具有高效、便捷、及時的特點，用于檔案的保存、查詢、管理等具有諸多優勢。然而當前衛生部門的信息化建設不完善，體現在缺乏共享平臺、編碼不統一，各自為政的局面，不利于檔案數據的開發和利用。

3 提高管理人員素質的措施

3.1 樹立正確的政治意識

檔案管理工作具有一定的機密性，因此管理人員必須政治合格。要想做到這一點，就應該學習黨的十精神，理解各項制度方針，保證自己的思想、行動和黨的發展一致；采用辯證唯物主義觀點和方法處理問題，落實國家提出的行政事業單位檔案建設管理工作原則；同時分析自身單位的實際情況，以促進各項管理制度的完善，為檔案管理工作創造有利的環境。

3.2 具有主動奉獻的精神

行政機關的檔案管理人員和疾病防治、衛生監督等領域的管理人員，是不一樣的，因為領導更加注重一線行政管理人員，從而會提高行政管理效率和效能，滿足新形勢的發展需求。這在一定程度上要求檔案管理人員要具有奉獻精神，正確對待不同分工帶來的角色差異，不產生消極怠工的心態，保證干一行、愛一行，切實為檔案管理工作貢獻自己的力量。從另一個角度看，主動奉獻要求管理人員加強服務意識，落實各項制度要求，并提升其自身水平、培養綜合素質。

3.3 豐富專業理論知識

對于檔案管理人員而言，應該具有扎實的檔案專業理論知識，這是開展日常管理工作的基礎。同時也不能故步自封，應該接觸和檔案相關的文化知識、操作技能，如，公共衛生、社會管理、衛生管理、圖書分類學、圖書館學等。努力形成復合型人才，是當今時展賦予的使命，也是提高檔案管理質量的必要條件。

3.4 掌握信息技術技能

分析衛生行政檔案工作的現狀，可知，各項工作均轉向數字化領域，包括衛生資源統計、疾病統計、醫院管理、人力資源管理等。而衛生資源共享平臺的構建，對管理人員的信息技術水平提出了高要求。管理人員只有熟練操作計算機，掌握各項辦公技能，了解不同軟件的功能作用，才能實現無紙化辦公的目標，做好檔案數據的保存、調用、統計、分析、管理等工作。另外，云計算平臺的發展異常火熱，能夠避免數據丟失、篡改、系統損壞等現象，但該平臺的應用前提是要求管理人員科學使用電腦，嚴格按照云計算的操作要求，開展數據的輸入、輸出、傳輸、存儲等工作。掌握先進的技術和原理，學習計算機和網絡技術知識，并能夠處理一些常見的系統故障，保證檔案運用的安全性，提高管理工作的效率。

4 結 語

衛生行政檔案管理工作的開展，能夠為社區服務、醫療資源分配等決策提供依據。當前管理工作存在的問題，集中在檔案建設不完善、利用水平差、管理效率低。因此，管理人員的應該樹立正確的政治意識，具有主動奉獻的精神，豐富專業理論知識，掌握信息技術技能。

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1.1檔案管理是住房公積金行政執法的依據和憑證。由于住房公積金行政執法活動開展時間不長，并且沒有形成一個統一的制度，因此之前的執法記錄很可能為后來的執法活動提供參考和依據，同時通過檔案記載可以體現行政執法的過程，而且行政執法活動的過程越復雜、行政執法檔案材料記載的越詳細則參考性也越強，行政執法檔案不僅能夠為行政執法活動本身提供參考，而且可為住房公積金管理中心的管理人員提供日常管理的依據，如形成的檔案材料可以反映一個行政執法人員的工作記錄，為執法人員業務考評、人事考核、獎懲等提供一定的依據，而且經過匯總后的材料可以為領導層提供行政執法效能評價、社會效益分析等，除此之外也是行政執法活動責任歸屬的憑證和依據。

1.2檔案管理是住房公積金行政執法規章制度制定的參考。住房公積金行政執法活動剛剛起步，因此無論是國家還是各級地方的住房公積金管理部門都沒有制定出成熟的規章制度，在這樣的背景下檔案管理往往是使執法體系不斷完善的重要參考。

2.住房公積金行政執法檔案的特點

2.1專業性。住房公積金行政執法檔案是在住房公積金行政執法活動中形成的記載性文件，由于住房公積金行政執法活動本身具有很強的專業性，因此導致這些相應的檔案材料的內容、適用法律法規、材料形成過程以及側重點都與其他專業的檔案有不同之處，體現出很強的專業性特點。

2.2程序性。一個住房公積金行政執法檔案的形成過程需要嚴格按照一定的程序來完成，包括立案、調查取證、案件合議、送達告知書、聽證、作出行政執法決定書、行政復議、直到結案的全過程，每個過程都需要有詳細的記錄，經過匯總成一個整體后才能最終形成住房公積金行政執法檔案，

2.3現實性。住房公積金行政執法檔案與經濟和社會之間具有緊密的聯系，一方面可以為社會各階層人士在對行政執法過程有異議的情況下提供查考作用，提高社會監督力度的同時也可增進與社會的溝通，提高其社會效益，另一方面在檔案形成后一經利用就能得到一定的經濟收益，因此體現出其現實性。

2.4真實性。行政執法檔案中記載了執法活動中的各個要素，如時間、地點、相對人、違法既定事實以及執法的法律法規依據、行政執法責任人、調查取證過程等，材料的記錄形式無論是文字還是影音，都要具有真實性，記錄人員要對其真實性負責。

3.住房公積金行政執法檔案管理的內容

3.1收集檔案資料。將不同時間、不同執法活動行程的分散的執法檔案接收后進行歸集，集中到檔案室進行保存和保管。

3.2鑒別。對收集上來的檔案材料進行鑒定，分析材料的保存和使用價值，根據價值上的差異分為永久保存、定期保存以及無需保存等檔次，以便提高檔案的整體質量。

3.3科學分類。將收集來的檔案按照行政審批類、案件類等分類方法以及密級程度、要求存檔時間等進行分類、編號以及排列，便于日后的檢索和查閱。

3.4保管。按照“九防”的要求對檔案材料進行保管和保存，防止檔案在保存過程中丟失和損壞，保證檔案的原真性和完整性。

3.5檔案使用管理。在有關人員利用檔案的過程中，要從借閱開始直到歸還的整個過程進行規范化管理。

4.住房公積金行政執法檔案管理的建議

4.1培養住房公積金行政執法檔案管理專業人才。由上文可知，住房公積金行政檔案具有專業性的特征，因此就要求相應的檔案管理人員具備足夠的專業水平，在實際工作中，由于住房公積金的檔案管理人員都是由其他崗位的人員來兼任，導致其業務水平較低，無法勝任越來越重要的行政執法檔案管理工作，因此首先就要加強對檔案管理人員的專業知識培訓工作，其次要掌握住房公積金行政執法方面的專業知識，只有這樣才能使檔案管理與行政執法有機結合在一起。

4.2加快住房公積金行政執法檔案制度化建設的進程。與業務檔案不同，行政執法檔案的相關制度較為缺乏，因此必須加快其制度化建設，首先對行政執法和檔案管理兩項工作落實相關責任人，細化每個崗位的職責，使行政執法與檔案管理工作相互促進、相互監督，其次要制定行政執法檔案的歸檔保存制度，明確各類執法文書資料的期限、裝訂標準及注意事項等，為檔案文書的科學分類提供制度性參考；最后，要建立健全檔案管理制度，對檔案借閱、審批、使用等進行規范，以確保檔案的完整性。

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依法行政；行政管理；執法

計劃經濟時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業務指導來完成，檔案要想發揮行政管理職能則必須依據行政命令才能實行。所以在計劃經濟時期，指令性的業務指導有效推動了檔案事業的健康發展。在計劃經濟時期，人們雖然也將其理解為業務指導，但都意識到這種類型的業務指導帶有明顯的強制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進行，帶有一定的強制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當中，在計劃經濟時期全部行政機關都帶有這樣的特點。我國實行改革開放已經30多年了，當前已經發展為社會主義市場經濟時期，政府式的行政管理已與當前發展的時代不相適應。因此，依法行政得到了人們的認可。在這種變化當中，首當其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務。當前人們也高度重視依法行政的實施，重新認識到檔案行政管理職能，計劃經濟時期的指令性業務指導已與當前時展不相適應，因此務必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔著業務指導與法規的制訂工作。但由于受到傳統意識的影響，人們的日常行動還沒有體現這種認識，特別是在當前的基層，指令性的業務指導依然占有較為重要的成分。

一、法定的檔案行政管理職能簡釋

依據《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責管理本地的檔案事業，同時具有指導與監督當地機關、團體、企業事業單位檔案工作的責任。”從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負責與檔案工作有關的工作和事。而管理不重視結果，重點關注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導一個系統一個單位的檔案管理工作，主要是提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學管理內部檔案實體。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務工作，但卻得不到相關部門的認可。

二、如何才能做好檔案行政管理工作

（一）檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當中的依法包括《檔案法》，但還包括關系到檔案事務的一切法律法規。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內容和要求原則化嚴重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應用一切關系到檔案事務的法律法規，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統計數字顯示，在河南省與“檔案”有關的法律法規就有17部之多。這些與檔案管理有關的法律法規全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發揮這些涉及到檔案事務法律法規的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現的“不到位”問題。

（二）檔案行政管理必須遵循分級管理的原則。依據《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統一領導，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據法律規定去落實，不然就有可能出現“越位”現象。如在實際工作過程中，在業務考核指標中把村級建檔工作下發到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規定，沒有遵守自身行政管理職能的規定，屬于管理中的“越位”。而應該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎，對鄉鎮、民政部門的檔案機構工作進行指導與監督。也可以這樣認為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據，同時結合與檔案管理工作有關的法律法規開展規范性管理。真正做到分級管理，實現對檔案管理部門的指導與監督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現“越位”現象。在當前的檔案行政管理部門當中，都設置有業務指導與法規科，要求業務指導部門不適宜再沿用當前名稱，可以改為檔案管理指導處與檔案指導處，主要工作就是在檔案管理工作中進行指導、獎勵、培訓、宣傳、教育等，不再帶有強制性特點。法規處的主要職責是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執法監督等，制訂檔案業務標準、規范、政策等文件，還具有一定的強制性特點。

（三）增加機構，加強內部監督。要想實現依法行政的目的，首先要做好內部監督工作。在一定條件下，可以設置檔案執法處，也可以稱為“檔案執法隊”，主要負責強制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規處的主要職責就是檔案行政監督、審核執法隊處理一些案件的情況、制訂業務標準等，負責監督同級檔案館的工作、監督下一級檔案部門的工作、進行行政監督等。檔案管理指導處的主要任務就是執行一些非強制性指導命令。

參考文獻：

[1]楊凱.淺議轉變檔案行政管理職能的動因[J].檔案管理.2013(01).

篇8

 

我國實行改革開放已經30多年了，當前已經發展為社會主義市場經濟時期，政府式的行政管理已與當前發展的時代不相適應。因此，依法行政得到了人們的認可。在這種變化當中，首當其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務。當前人們也高度重視依法行政的實施，重新認識到檔案行政管理職能，計劃經濟時期的指令性業務指導已與當前時展不相適應，因此務必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔著業務指導與法規的制訂工作。但由于受到傳統意識的影響，人們的日常行動還沒有體現這種認識，特別是在當前的基層，指令性的業務指導依然占有較為重要的成分。

 

一、法定的檔案行政管理職能簡釋

 

依據《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責管理本地的檔案事業，同時具有指導與監督當地機關、團體、企業事業單位檔案工作的責任。”從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負責與檔案工作有關的工作和事。而管理不重視結果，重點關注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導一個系統一個單位的檔案管理工作，主要是提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學管理內部檔案實體。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務工作，但卻得不到相關部門的認可。

 

二、 如何才能做好檔案行政管理工作

 

(一)檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當中的依法包括《檔案法》，但還包括關系到檔案事務的一切法律法規。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內容和要求原則化嚴重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應用一切關系到檔案事務的法律法規，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統計數字顯示，在河南省與“檔案”有關的法律法規就有17部之多。這些與檔案管理有關的法律法規全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發揮這些涉及到檔案事務法律法規的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現的“不到位”問題。

 

(二)檔案行政管理必須遵循分級管理的原則。依據《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統一領導，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據法律規定去落實，不然就有可能出現“越位”現象。如在實際工作過程中，在業務考核指標中把村級建檔工作下發到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規定，沒有遵守自身行政管理職能的規定，屬于管理中的“越位”。而應該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎，對鄉鎮、民政部門的檔案機構工作進行指導與監督。也可以這樣認為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據，同時結合與檔案管理工作有關的法律法規開展規范性管理。真正做到分級管理，實現對檔案管理部門的指導與監督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現“越位”現象。

 

在當前的檔案行政管理部門當中，都設置有業務指導與法規科，要求業務指導部門不適宜再沿用當前名稱，可以改為檔案管理指導處與檔案指導處，主要工作就是在檔案管理工作中進行指導、獎勵、培訓、宣傳、教育等，不再帶有強制性特點。法規處的主要職責是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執法監督等，制訂檔案業務標準、規范、政策等文件，還具有一定的強制性特點。

 

篇9

2檔案行政管理管什么

《檔案法》第六條規定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。”從這里可以看出，檔案行政管理管理的對象或者說管理的標的物是社會檔案事務，而不是管理某一項具體的實體檔案或檔案工作。它管理針對的是事，而不是針對某一個單位、某一個部門，更不是針對某一個人。簡單地說，可以理解為，檔案行政管理管理的是與檔案相關的各種工作和事務。管理的重點不只是關注結果，更關注過程。過去，我們在實際工作中，由于沒有真正弄清檔案行政管理的含義，錯誤地將檔案業務指導等同于行政管理，將檔案工作的重點放在指導某一個系統、某一個單位，更多地將重點放在指導檔案工作人員如何整理檔案甚至具體的檔案實體整理方面，放棄了行政管理的主要職能。因此，必然會出現檔案行政管理部門開展工作難度大，為別人服了務而不被認同和理解的局面。

3如何才能做好檔案行政管理工作

篇10

在計劃經濟時代，檔案行政管理一直是以指令性的業務指導為主的管理模式，檔案行政管理的職能是以行政命令式的檔案業務指導來實現的。不可否認，指令性的業務指導行政管理模式在計劃經濟時代，對檔案事業的發展起到了關鍵的作用。在那時，雖然稱之為“業務指導”，但這種“指導”帶有指令性，這種指令性具有行政強制性，因而，它在某種程度上，就是“法”，就是“命令”，必須堅決執行，檔案工作和業務建設主要是靠行政規范性文件和行政命令式的業務指導強制執行的。這并不是檔案行政管理部門獨有的特征，而是計劃經濟時代，一切行政機關共有的行政特征。

隨著改革開放與社會主義市場經濟的發展，政府行政管理的方式發生了改變。指令性的管理模式漸漸地退出，取而代之的是依法行政。對于這種變化，應該說檔案部門還是很敏感的。在指令性管理向依法行政轉變的初期，就制定頒布了《檔案法》，為檔案行政管理機關轉變管理職能依法行政奠定了法律基礎。

隨著依法行政的實施，檔案行政管理職能由計劃經濟時代指令性的業務指導為主的管理模式逐漸向社會主義市場經濟時代的依法行政為主的管理模式轉變，行使檔案行政管理職能的部門，也由業務指導一個部門分為業務指導和法規兩個部門。但是，受傳統思維和習慣的影響，這種轉變基本上停留在口頭和表面上，尤其在基層，指令性的業務指導為主的管理模式依然大行其道。

2法定的檔案行政管理職能簡釋

檔案依法行政的核心是依法行使檔案行政管理職能。必須明確，檔案行政管理機關只能在憲法和法律、法規的范圍內活動，凡是超過法律規定的檔案行政權力和檔案行政行為都是非法和無效的。因此，正確理解和行使檔案行政管理法定的職能尤為重要。對縣級以上的檔案行政管理部門的主要職能，《檔案法》第六條作了明確規定，《檔案法實施辦法》第八條又進一步具體規定：“縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門依照《檔案法》第六條第二款的規定，履行下列職責：（一）貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針政策；（二）制定本行政區域內的檔案事業發展計劃和檔案工作規章制度，并組織實施；（三）監督、指導本行政區域內的檔案工作，依法查處檔案違法行為；（四）組織、指導本行政區域內檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。”對這些職能可歸納為兩種行政行為：一是抽象行政行為，即制定規章制度和方針政策；二是具體的行政行為，即對有關部門監督、指導、依法查處檔案違法行為。這里的“監督”，是指通過對法律、法規、規章實施情況的檢查，督促有關方面依法做好檔案工作。“指導”是指通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作。[1]作為檔案行政管理部門實施的具體的檔案行政行為來說，“監督”指的是檔案行政監督檢查；“指導”指的是檔案行政指導，而不是指令性的業務指導。檔案行政監督檢查屬于強制性行政行為，檔案行政指導屬于非強制性行政行為。

檔案法規規定的檔案行政管理的監督和指導職能，還有一層含義，就是上級檔案行政管理機關對下級檔案行政管理機關進行監督和指導的職能。這里的“監督”，是上級檔案行政管理機關對下級檔案行政管理機關及其工作人員的行政執法情況進行監督檢查，并及時糾正其違法或不當的執法行為的一種內部監督的法定職能。這種職能就是檔案行政執法監督，它的實施是多樣的，常用的有規范性文件備案審查、執法爭議協調、行政執法檢查，實行行政執法責任制、行政執法情況報告制等，其中，檔案行政執法檢查是最重要的檔案行政行為之一。但它不屬于行政執法，而屬于行政監督。這里的“指導”則仍是行政指導，上級檔案行政管理機關對下級檔案行政管理機關的行政指導不具有任何強制性。

檔案法規規定檔案行政管理部門負有對同級檔案館、下級檔案館和下級檔案行政管理部門進行檔案行政監督檢查和查處檔案違法案件的職能。

檔案法規還規定了檔案行政管理部門一些具體的行政職能，如，對出賣、轉讓、贈送屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案的審批等，對在利用檔案館的檔案中有損毀、丟失屬于國家所有的檔案行為的處罰等，這些具體的行政職能有：行政處罰、行政強制、行政許可、行政確認等。

3檔案行政管理的檔案法定范圍

檔案行政管理職能是有限的，檔案行政管理的檔案法定范圍是有邊界的，超出這個范圍就有違法之嫌。檔案行政管理的檔案法定范圍就是《檔案法》中規定的檔案范圍，《檔案法》第二條規定：“本法所稱的檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治……活動直接形成的對國家和社會有保存價值的……歷史記錄。”也就是說，檔案行政管理部門管理的檔案范圍是“對國家和社會有保存價值的”檔案。這里，要注意兩個問題：一是檔案法定定義，不同于檔案的學理定義，它比檔案的學理定義的范圍要小。二是如何確定對國家和社會有保存價值的檔案范圍。按照《檔案法實施辦法》第二條規定：“《檔案法》第二條所稱對國家和社會有保存價值的檔案，屬于國家所有的，由國家檔案局會同國家有關部門確定具體范圍；屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。”那么，屬于國家所有的檔案是由國家檔案局或國家檔案局會同國家有關部門通過制定具有規章性質的辦法與標準，明確這類檔案的具體范圍。如，國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》及附件《文書檔案保管期限表》等，國家檔案局與最高人民法院共同制定的《關于人民法院訴訟檔案保管期限的規定》等。對于非國家所有的檔案具體范圍的確定，是由各省、自治區、直轄市檔案行政管理部門根據本地區的實際情況，制定檔案規范性文件，具體劃定本地區非國有檔案的范圍。如，《江蘇省非國家所有檔案管理辦法》等。

由于檔案行政管理的管理范圍只在“對國家和社會有保存價值的”檔案方面有效，因而，只有那些產生和保管“對國家和社會有保存價值的”檔案的國家機構、社會組織以及個人才是檔案行政管理相對人的范圍。這個范圍說明不是所有的產生檔案的領域和這些領域產生的所有檔案都是檔案行政管理部門管理的范圍。這個范圍是檔案行政管理部門依法行政行使職能的前提，這個前提必須清楚。對超出這個范圍而行使的檔案行政行為要慎重，否則，就有違法之嫌。

4檔案行政管理職能的辨析

4.1檔案業務指導職能辨析。檔案業務指導職能是計劃經濟時代指令性的業務指導管理模式的產物，隨著全面推進依法行政的深入，取而代之的是檔案依法行政職能。計劃經濟時代指令性的檔案業務指導職能已經壽終正寢，尤其是在檔案法規已經明確檔案行政管理職能的情況下，按照依法行政對行政機關是“法無授權不可為”的最基本要求，指令性的檔案業務指導就不再是合法的檔案行政管理職能，如果還要堅持行使這種職能，就有違法之嫌了。指令性的檔案業務指導基本上包含了檔案行政管理的所有職能，包括制定標準規范、監督、指導和執法等職能。依法行政下的檔案業務指導實際是行政指導，其內涵縮小職能弱化，檔案行政指導并不等于指令性的檔案業務指導。檔案行政管理部門的檔案行政指導主要是業務上的輔導、咨詢和政策的闡釋，對被指導單位不具有任何強制性，被指導單位沒有義務必須服從檔案行政指導，檔案行政指導表現出來的更多是服務。但是，由于種種原因，指令性的檔案業務指導職能并沒有退出歷史舞臺，依然盛行，尤其是對檔案業務指導和檔案執法的含義的理解上。檔案業務指導依舊是指令性業務指導的含義，要說有變化只是把執法的內容分了出來，而執法卻被理解為單純的查處檔案違法行為。由此，也就衍生出一些錯誤的觀念與認識。有檔案執法與檔案業務指導平行說、[2]檔案執法是業務指導保障說、[3]檔案業務指導是檔案執法基礎說，[4]硬是將檔案行政執法與檔案業務指導這兩個不是一個歷史時期的問題、不是同一性質的管理模式問題拉到一起。在檔案行政執法是檔案業務指導保障的思想驅使下，使檔案行政執法職能淪為保障檔案業務指導職能實施的輔助手段，使檔案行政執法失去了本來面貌，失去了應有的職能。造成這種情況的原因是：從《檔案法》頒布到《全面推行依法行政實施綱要》的實施，檔案行政管理部門并沒有完全實行行政職能的轉變。

4.2檔案行政執法職能辨析。轉變職能，就是檔案行政管理職能要轉到依法行政上，依法行政的核心是行政執法。檔案行政執法是行政執法的一部分，按照行政法學的說法，它有廣義和狹義之分。廣義的檔案行政執法，就是檔案行政機關為貫徹、執行法規而采取的一切行政行為，既包括檔案行政管理機關為貫徹、執行法規，而制定的規范性文件的行為，即抽象行政行為。也包括檔案行政管理機關依法針對特定的人和事，而直接采取的削弱權利、加重義務的行政處理行為，即具體行政行為。還包括檔案行政管理機關采取的檔案行政指導、行政獎勵等非強制性行政行為。狹義的檔案行政執法，指檔案行政管理機關的具體行政行為。主要有檔案行政監督檢查、行政許可、行政處罰、行政強制、行政確認等強制性行政行為。而檔案界一般認為的檔案行政執法，則僅指對具體違法行為的查處。此認識顯然有誤。

  檔案行政指導必須堅持合法、準確的原則，不能把檔案行政指導變成檔案行政誤導，檔案行政指導沒有法律約束力。但是，如果產生檔案行政誤導，造成行政相對人受損害時，檔案行政管理機關必須承擔相應的法律責任。

4.3檔案行政管理監督與指導職能的辨析。《檔案法》中規定的“監督”和“指導”是檔案行政管理部門日常行使的主要法定職能。檔案行政監督檢查屬于強制性行政行為，主要是解決機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案工作做不做的問題，解決這些機構必須依法建立檔案工作、歸檔保存應當保存的檔案、確保檔案的安全等，解決“面”上檔案工作最基本的問題，是最低要求。檔案行政指導屬于非強制性行政行為，主要是解決機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案工作會不會做、做得好不好的問題。對于會不會做的問題，主要是通過業務上的輔導、咨詢，提供多種檔案管理方法供其選擇而不能強制實行。檔案行業標準基本上都是推薦性標準，如《歸檔文件整理規則》就是推薦性標準。對于做得好不好的問題，實際是解決“點”上的問題，通過如機關檔案工作規范化管理認證等辦法來實現，起示范引導作用，是最高的發展方向。這些都是自愿的，不能強制實行。

4.4檔案行政管理職能的“越位”和“缺位”現象。由于檔案行政管理部門沒有實現職能轉變，也沒有厘清職能，造成履行職能上的一些“越位”和“缺位”現象。表現為：其一，對于民生、專門、民營企業、農村等檔案工作，一方面，在檔案業務指導管理模式下，對做好這些工作顯得力不從心，舉步維艱。另一方面，對這些檔案工作，國家、國家檔案局和有關部委頒布了大量的法律、行業規章和規范性文件作出了具體的要求和規定。據對《法律圖書館》（law-lib.com/）的不完全統計，從《檔案法》頒布至今，國家檔案局頒的行業規章和規范性文件有36部，國家檔案局與各部委合頒的行業規章和規范性文件有24部；部委頒布的行業檔案規章和規范性文件有139部，共199部。其中，大部分是民生和專門檔案范疇的。這些法律法規既是檔案行政管理機關依法行政的依據，也是監管的內容。檔案行政管理機關本應通過自己或者聯合有關部門依法行使檔案行政監督檢查等職能的方式來督促做好這些檔案工作，但是，在這方面幾乎是空白。其二，上級檔案行政管理機關本應對下級檔案行政管理機關及其工作人員的行政執法情況進行監督檢查，通過這種行政執法檢查糾正其違法或不當的執法行為，并促進其依法行政的實施。但是，這方面也幾乎是空白。其三，檔案行政管理部門負有對同級檔案館和下級檔案館、檔案行政管理部門進行檔案行政監督檢查和查處檔案違法案件的職責。但是，這方面的檔案行政執法還幾乎是空白。如果說，“局館合一”的體制是造成對同級檔案館的檔案行政執法空白的理由，那么，對下級檔案館、檔案行政管理部門的檔案行政執法空白就沒有理由了。面對如此多的空白，頗值得深思。

5對檔案行政管理機關內部職能劃分的思考

要實現依法行政職能的轉變，最終要落實到調整、厘清、明確檔案行政管理部門內部的職能上。

5.1在現有的機構內按照依法行政的職能重新劃分職責。現在，大部分檔案行政管理機關都內設有業務指導和法規部門，業務指導部門最好改變名稱，可改為“檔案管理指導處或檔案指導處（科、股）”，履行檔案行政指導、行政獎勵、培訓、宣傳教育等職責，主要行使非強制性的行政職能。法規處（科、股）履行檔案行政監督檢查、行政處罰、行政執法監督等職責，負責制定檔案業務標準、規范、政策等，主要行使強制性的行政職能。

5.2增加機構，加強內部監督。加強內部監督是保障依法行政，切實履行法定職責的必要環節。在條件允許的情況下，應增設檔案執法處（科、股），或者統稱“檔案執法隊”，專門履行強制性的行政職能，其中，對查處違法案件沒有決定處置權。法規處（科、股）則主要履行檔案行政監督、審批檔案執法隊查處的檔案違法案件、制定業務標準等職責，履行對同級檔案館和下級檔案部門的行政監督檢查、查處檔案違法案件和行政監督等職責。“檔案管理指導處（科、股）”履行檔案行政指導等非強制性的行政職能。

5.3縣級檔案行政管理機關的職能劃分。由于縣級檔案行政管理機關人員比較少，大部分未設法規部門，面對這種情況，也只有“一套人馬”行使不同性質的全部行政職能。當然，業務指導股應改名為“監督指導股”，但需要清楚地分清不同性質的行政行為職能，在一次實施行政行為時，不能實施兩種不同性質的行政行為。也即在實施檔案行政指導時不能同時實施檔案行政監督檢查等。否則，就有“釣魚執法”之嫌。這只是權宜之計，長遠辦法，只要條件成熟，應將強制性的行政職能與非強制性的行政職能分開。

注：本文為2007年國家社會科學基金項目《檔案法立法思想與立法原則研究》的階段性成果，項目批準號為07btq027

參考文獻：

[1]郭樹銀主編.中華人民共和國檔案法實施辦法釋解［m］.北京：中國法制出版社，2000.38.

篇11

就檔案行政管理部門以往依法監管檔案事務和檔案行政相對人來說，檔案行政管理部門做得并不好，是方法簡單，效果一般。主要的監管方法就是實施檔案行政監督檢查（簡稱“行政檢查”），也就是我們檔案部門常說的檔案執法檢查。就是這單一的方法其效果也不理想，存在很多問題。特別是市縣檔案行政管理部門存在的問題就更多。據對河南檔案執法檢查現狀調研，一般一個縣（市、區）的“檔案行政管理部門每年大約只對其八分之一的單位進行了檔案行政執法。顯然，這個執法力度，是很不夠的。從實地調研和平時掌握的情況看，全省縣（市、區）級檔案行政管理部門的檔案行政執法確實是個軟肋，個別縣（市、區）檔案行政管理部門有時一年連一次檔案行政執法都沒有”。[2]即便是對很少一部分被檢查的單位，“但面對違法事實，在履行法定職責時，往往過多考慮到單位與單位之間、個人與個人之間的關系，礙于情面，在實施行政處理時，常常是避重就輕、厚此薄彼，處理結果也往往不盡如人意，大多以責令整改為主，致使個別單位出現改了又改的現象，檔案行政處理停留在淺層次上”。[3]很顯然，這些現象的存在離“嚴密的檔案法治監督”和應有的“檔案法治治理能力”都有很大的距離。

要改變上述現狀，落實國家檔案局提出的檔案治理法治化的目標，就應當加強對檔案行政監管的研究，實施科學有效的監管，將科學監管落實到檔案行政管理部門具體的檔案行政行為中，以增強檔案治理能力。而科學有效的監管既是檔案治理能力提升的體現，也是檔案治理法治化的重要標志。同時，也是實現檔案治理法治化的重要研究課題之一，本文就此做一些探索，以期為我國檔案治理法治化和治理能力建設提供借鑒和參考。

2 實施科學有效監管的方法與途徑

實施科學有效監管的方法與途徑應當從以下三個方面入手：

2.1 分類監管。一般來說，檔案行政管理就是對產生與管理檔案的組織機構的檔案事務進行監管。“檔案事務由管理體制、組織機構架構、運行模式及物質保障等形式性要素和管理制度、歸檔范圍、保管期限、利用服務、安全設施等實質性要素構成。”[4]但是，由于產生與管理檔案的組織機構千差萬別，有黨政機關、事業單位、國有企業，也有社會團體組織、民營企業，等等，由于這些組織機構的性質不同，其檔案工作的內容也不相同，因此，對它們既不能夠，也不可能用某種相同的單一方式進行監管，應當進行分類，選擇不同的監管方法，以適應不同類別的組織機構的特性。

2.1.1 對于黨政機關、事業單位以及國有企業檔案事務的監管，要全方位地從嚴監管。也就是要對其檔案管理體制、組織機構、運行模式及人財物保障、檔案管理制度、歸檔范圍、檔案保管期限、檔案利用服務、檔案安全設施等方面按照檔案法律法規、檔案標準規范進行全面嚴格的監管。對于黨政機關、事業單位以及國有企業的檔案事務之所以要全方位地從嚴監管是因為其形成的檔案不僅對當地社會具有保管利用價值，對國家也具有保管利用價值;而且其檔案工作和檔案管理所需經費是由公共財政負擔的。因此，“對國家機構形成的檔案及檔案工作的監管要嚴于對社會組織形成的檔案及檔案工作的監管，這既合情也合理”。[5]

2.1.2 對于民營企業和其他社會團體組織機構則重點監管那些涉及國家利益、社會安全和民生的組織機構的檔案事務。對于這部分組織機構檔案事務的監管，也應當分為兩類：其一，對于那些由公共財政支持的社會組織機構的監管基本上涉及其整個檔案事務，對其檔案事務的監管內容應當是全面的，可近似于對黨政機關、事業單位以及國有企業檔案事務的監管。對其監管內容應包括檔案事務的各個要素，既有實質性要素也有形式性要素。之所以對這部分組織機構檔案事務的監管要實施近似于對黨政機關、事業單位以及國有企業檔案事務的監管，是因為它們形成的檔案不僅對當地社會具有保管利用價值，對國家也具有保管利用價值，而且其檔案工作和檔案管理所需經費是由公共財政支持的。其二，是對非公共財政支持的社會組織機構的檔案事務的監管，對其的監管不應當涉及全部檔案事務。對其檔案事務的監管內容則應是重點的，而非全面的。主要應當注重對實質性要素的監管，而對形式性要素不做強制性的統一要求，甚至可以不管。之所以對其注重對實質性要素的監管，是因為它們涉及國家利益、社會安全和民生。對它們的監管，主要應當限定在法律法規所規定的義務性、禁止性條款上。對其在檔案事務上是否履行了其應盡的義務，是否有違反禁止性條款的行為發生進行監督。只要其不違反禁止性條款的規定，履行了義務，具體如何實施形式性要素，則是其自己的事情，?n案行政管理部門無需監管，也無權監管。因為，隨著社會主義市場經濟體制的建立，許多企業與社會組織已經采用了不同的檔案管理體制、組織機構架構、運行模式。檔案行政管理部門既無力也不應當要求其采用與政府機關相同的形式要素。如果非要強制其按相同的形式要素來管理檔案工作，則實際上是一種亂作為。

2.1.3 對于其他一般民營企業和其他社會團體組織機構，則應當采取一般的宣傳、培訓、指導等的監管方式。對民營企業和其他社會團體組織機構檔案事務的監管，傳統的宣傳、培訓等共性的監管方法仍然行之有效。當然，這些監管工作并不一定非要檔案行政管理部門來做，這些監管工作可以“通過政府購買服務的方式，由高校、檔案學會協會、檔案館、檔案中介等專業機構提供。檔案行政管理機構需要做的是，做好宣傳、培訓的計劃、內容、標準與要求等，選擇合適的專業機構，并對其履約情況進行嚴格監督”。[6]

2.2 協同監管。檔案工作與各行各業的工作有著千絲萬縷的聯系，只靠檔案行政管理部門“單打獨斗”難以起到應有的監管效果，檔案行政管理部門單獨進行監管的精力十分有限，而且效果很一般，并且在許多方面檔案行政管理部門的監管都難以觸及。因而，應當采取協同監管的方式，形成合力，實施“大監管”。檔案協同監管體系建設的最終目標是通過營造良好的外部環境，鼓勵檔案事業有序健康發展，有效防范各種不利于檔案事業發展的因素，著力促進檔案事業各參與主體的規范及自律機制，推動我國檔案事業朝著更加專業和高效的方向發展。探索建立多主體間協同治理協同監管的運行方式和機制。具體來說，主要包括如下內容：

2.2.1 建立以檔案行政管理部門為主，聯合管理組織機構的監管協調機構，增強監管合力。以“專業分工、條塊分割”為特征的傳統檔案行政監管體制，暴露出各個部門壁壘、協調成本高和監管漏洞等諸多弊端，難以適應快速多變的信息化社會對檔案事務的監管需求。當前，順應信息化時代要求，強化檔案行政管理部門和不同行業行政管理部門之間的合作和協調，構建無縫隙、一體化的“整體型政府”已成為當前公共行政改革的新趨勢。[7]對檔案事務的監管也應順應這一趨勢，在進一步細化各個部門監管職責的基礎上，著力構建跨部門的協同監管體制。建立以檔案行政管理部門為主，聯合管理組織機構的主要部門（如國資委、工商局、民政局等）為成員的監管協調委員會，制定協調監管策略、方法，統籌協調監管檔案事務。盡快設立聯席會議，建立健全信息溝通共享機制、信息披露機制和違法違規行為協查機制，開展跨部門綜合執法，形成監管合力。

2.2.2 構建檔案行政管理部門與各行各業行政管理部門依法分工協同監管的模式。檔案事務的協同監管不僅需要檔案行政管理部門與各行各業行政管理部門多主體各司其職，共同參與，更需要各主體之間圍繞共同目標凝聚共識，依法依托統一協同的監管平臺，互聯、互通、互動、互助，形成有機的協同監管體系。第一，在建立以檔案行政管理部門為主，聯合管理組織機構的監管協調機構的基礎上，建立多種形式的協同監管交流協商機制。轉變檔案行政管理部門“單打獨斗”的傳統監管模式，通過多種形式的對話和協商，檔案行政管理部門與各行各業行政管理部門共同商討檔案事業發展中遇到的矛盾與問題，研究解決策略，促進檔案事業協同監管各主體間的充分溝通，彼此尊重，凝聚共識。第二，依法規范檔案行政管理部門與各行各業行政管理部門各自對檔案事務的監管邊界，明確各自的監管責任，積極主動地協同監管，特別是要注意管好檔案行政管理部門與各行各業行政管理部門監管檔案事務的結合部，消滅“?糲潞凇保?不留漏洞，不留空白地帶。第三，加強檔案行政管理部門與各行各業行政管理部門具體監管工作的互動互助。通過一定的溝通平臺，實現檔案行政管理部門與各行各業行政管理部門的有效互動，為對方和雙方檔案事務的結合部的監管范圍執法提供信息，互動幫助提高檔案事務監管執法的精準度。

2.2.3 積極鼓勵社會力量和公眾參與監管，充分發揮社會的協同監管作用。面對眾多的民營企業和其他社會團體組織機構的檔案事務，僅僅依靠檔案行政管理部門單一的監管主體，顯然很難監管到位。因此，應當積極鼓勵社會力量和公眾參與監管，通過檔案行政管理部門、社會第三方力（包括檔案學會、檔案中介機構等）和社會公眾“三位一體”監管機制進行合作協同監管，充分發揮社會的協同監管作用。

2.3 創新監管。科學監管的動力是開拓創新，對檔案事務監管的創新，主要應當從以下幾個方面進行。

2.3.1 改變監管理念，實施陽光監管。其一，建立檔案行政監管權力清單制度，公開監管權力與事項。凡是涉及檔案行政監管權力的，要在清單中一一列出，每一項監管職權都必須明確列出與之對應的職責，以及相關的責任追究內容，做到有權必有責，權責相對等，防止檔案行政監管權力的異化。凡是不涉及國家秘密和國家安全的，檔案行政管理部門都要把監管事項、內容、依據、標準等一一列出。按照政務信息公開的原則，充分向社會公開。并對監管對象按照公開的監管事項及時進行監管。其二，加強社會力量監督。要保證檔案行政監管權力清單的實施效果，還應當加強社會力量監督。要讓社會群眾參與到檔案行政監管權力清單制度的運行過程中來，增強社會群眾對檔案行政監管權力清單的認同感。加強輿論宣傳，積極營造社會群眾監督檔案行政監管職責履行的氛圍。拓寬社會公眾參與渠道，搭建各種平臺，鼓勵引導社會群眾參與監督檔案行政監管權力清單制度運行的全過程，形成全社會廣泛參與的監督格局，更促使檔案行政管理部門依法監管。

2.3.2 改革監管方式，采用多樣監管。一是激勵型監管。激勵型監管，是指檔案行政管理部門使用物質和精神誘因方式和手段間接引導檔案行政相對人為或不為一定的行為，以實現其既定的政策目標的行政活動方式。激勵型監管容易使被監管的檔案行政相對人接受而自愿實施特定行為從而實現監管目標。二是協商性監管。協商性監管是指為了實現檔案行政管理監管目標，“監管主體與被監管主體或第三方組織在對話協商的基礎上，共同制定監管政策和目標，并圍繞目標的實現以契約或其他形式明確各自權利義務且付諸實現的監管方式”。[8]協商性監管極好地體現了合作治理理念。協商性監管的優勢在于：各方主體能夠更為廣泛地直接參與;創造性地解決監管問題的機會;避免訴訟的潛在可能。三是行政指導。檔案行政指導是指檔案行政管理部門針對特定的檔案行政相對人采用輔導、協助、勸告、建議、示范、告誡等非強制性的方法或手段，促使檔案行政相對人為或不為一定行為從而實現一定的檔案行政目的的行為。相對于其他監管方式，被監管的檔案行政相對人對是否接受指導具有行為選擇上的自主性。檔案行政指導以其簡便、靈活的特點，充分發揮出補充替代、協商疏通、引導促進、預防抑制的作用，不但彌補了檔案法律法規的某些空白，而且充分調動了檔案行政相對人的積極性。

2.3.3 改善“技管”條件，推行智能監管。積極運用云計算、物聯網、大數據等現代信息化手段創新和加強檔案行政監管。搭建檔案行政管理部門與各行各業行政管理部門之間信息溝通平臺。加快檔案行政管理部門與各行各業行政管理部門之間的監管信息資源共享、互聯互通，全面整合各種檔案監管信息資源，為檔案行政監管提供強有力的技術支撐，以提高檔案行政管理部門的檔案治理能力。

篇12

去年以來，在市委的正確領導下，在省檔案局的大力支持下，全市各級檔案管理部門和廣大檔案工作者緊緊圍繞黨委、政府工作大局，開拓創新，扎實工作，推動全市檔案工作上了一個新臺階，主要體現為“四個更加”：

（一）檔案行政管理工作更加扎實。各級檔案部門緊緊圍繞政府工作大局，扎實做好檔案監督管理工作，主動為全市經濟社會發展服務。重點建設項目檔案管理穩步推進，社區建檔工作全面完成，積極引導家庭建檔，民生檔案工作有新突破；檔案館晉級工作扎實推進，清城區、佛岡縣已完成檔案館晉級任務；積極開展檔案目標管理工作，全市機關檔案工作規范化管理進程加快；以《檔案法》頒布二十周年為契機，廣泛開展宣傳活動，社會檔案法制意識大大提高，檔案法制建設不斷完善，為全市檔案工作納入法制化軌道提供了有力保障。

（二）館藏檔案資源更加豐富。各級檔案館大力開展重點檔案、特色檔案、歷史資料的接收進館工作，進一步豐富了館藏檔案。尤其是市檔案館不斷加大資源建設力度，舉行了“*市非物質文化遺產”、“*名人檔案”、《*廣播電視周報》等的接收進館儀式，實現了檔案資源建設的新突破。這種接受儀式有特色、有創新，既豐富了館藏，又擴大了檔案工作的社會影響力，收到了良好成效。據統計，*年，全市各級檔案館共接收各類檔案26488卷（冊）。

（三）檔案公共服務領域更加寬廣。全市各級檔案館積極探索拓展公共服務功能的新方式，用活用好館藏檔案資源，滿足當地黨委、政府和社會各界對檔案資料信息的需求。去年底，“*市檔案信息網”正式開通，標志著我市檔案館公共服務和信息化建設邁開了新步伐。為充分發揮檔案信息的作用，市檔案館還建立了多媒體檔案信息庫和名人口述檔案庫，為實現檔案信息資源共享創建了一個新平臺。此外，我市各級檔案館在走向公共型、開放型檔案館方面有了新開端，佛岡縣、清城區檔案館建立了愛國主義教育基地，市檔案館與*職業技術學院共建了社會實踐實訓基地。

（四）檔案信息資源開發成效更加突出。各級檔案部門按照檔案工作面向社會、服務中心的原則，除做好安全保管外，更加注重有效利用，大力開發檔案信息資源。去年，各級檔案部門編寫了一批有參考價值的編研材料，舉辦了一批有一定質量的檔案圖片展覽。同時，加快館藏檔案數字化、機讀目錄中心建設，為推動當地經濟建設和社會各項事業發展做出了積極貢獻。

這些成績的取得，是全市檔案工作者艱苦奮斗，團結拼搏的結果，充分體現了檔案系統干部職工兢兢業業、默默奉獻的精神風貌。借此機會，我代表市政府向全市廣大檔案工作者表示誠摯的問候和衷心的感謝！

在肯定成績的同時，我們也要看到我市檔案工作還存在一些困難和問題：一是館舍和檔案保護設施設備還相對落后；二是檔案信息化程度不高；三是檔案事業經費不到位。對于這些困難和問題，全市各級檔案部門要進一步增強責任意識、大局意識，積極探索破解檔案工作發展難題的思路和對策，切實找準檔案工作服務科學發展、促進社會和諧的切入點，為全市經濟社會發展提供更好的服務，為我市爭當全省山區科學發展排頭兵做出應有的貢獻。

二、明確任務，狠抓落實，確保全面完成檔案館晉級工作任務

檔案館擁有豐富的檔案文化資源，是保管和利用檔案資料的基地。管好用好檔案資料功在當代，利在千秋。因此，推動檔案館升級、提高檔案館檔案保管和檔案開發利用水平刻不容緩。為提高檔案管理水平，省檔案局計劃用三年時間，在全省各級檔案館開展晉級活動，要求*市檔案館、英德檔案館、連州檔案館、清新檔案館、連山檔案館、連南檔案館、陽山檔案館年內晉升為省一級館。同時，按照我市創建全國文明城市工作要求，清城區檔案館要力爭兩年內晉升為國家一級檔案館。檔案館晉級工作標準高、要求嚴，是一項系統工程，而且時間緊、任務重，各縣（市、區）、各有關部門務必高度重視，做到全力以赴抓落實，確保如期完成晉級任務。

（一）要加強領導抓投入。各縣（市、區）、各有關部門要充分認識檔案事業是社會各項事業的一個重要組成部分，是一項保存歷史、服務現實、著眼未來的崇高事業，盡快把檔案館晉級工作擺上議事日程，進一步加強領導，加大投入，切實解決檔案工作中遇到的人、財、物等方面的問題，千方百計為檔案事業的發展創造良好的外部條件，為全市檔案館晉級工作提供有力保障。要進一步加強檔案館功能建設和檔案信息化建設，配備符合要求的設施設備，努力改善檔案的保管條件。對達不到檔案保管條件和危及檔案安全的，要采取有效措施盡快加以解決。要加大對檔案事業的投入。從目前我市的情況看，除市檔案館、英德市、清新縣、佛岡縣檔案保護專項經費基本得到保障外，其余各縣（市、區）均有不同程度的缺口資金，尤其是連州市、陽山縣、連南縣、連山縣缺口資金較大。希望各級政府要將檔案事業發展所需經費納入同級財政預算，確保省局規定的每卷2元以上的檔案保護專項經費落實到位，做到未達2元的要補足，達到2元的要納入財政預算。檔案部門要認真總結本地區本部門的工作情況，查準問題，找出差距，提出有力措施，切實改進工作。同時，要大力爭取分管領導對檔案工作的重視與支持，為檔案事業發展創造良好條件。

（二）要埋頭苦干抓落實。各級檔案局（館）班子要圍繞檔案館晉級任務，進一步增強責任感、緊迫感和使命感，切實負起責任，團結帶領檔案系統全體干部職工，發揚檔案工作者腳踏實地、甘當幕后、勇于奉獻的精神，堅定信心，精心組織，扎實工作，確保按期按質完成晉級任務。當前，尤其要盡快制訂可行性高、操作性強的晉級工作實施方案，迅速展開晉級各項工作。同時，要加強與各有關部門的溝通聯系，爭取支持與配合，凝聚合力，確保晉級工作順利開展。

（三）要創新措施抓服務。各級檔案館要在不斷拓展為社會服務的廣度和深度上下功夫，既要重視傳統載體、傳統領域檔案資源的建設，又要重視新型載體、新興領域檔案資源的建設；既要積極采取新技術、新手段搞好檔案工作的硬件建設，又要加快檔案工作的標準化、規范化建設，使檔案工作與時俱進，滿足各級領導和人民群眾不斷提高的檔案資料信息需求。要重點做好民生檔案、聲像檔案、口述檔案的指導和接收進館工作，緊扣社會熱點問題，充分挖掘館藏檔案的價值，積極拓展檔案館社會服務功能。要通過舉辦檔案展覽等形式，努力創造更多的服務方式，提供更多的檔案文化產品，提供更優質的檔案服務，為經濟建設與和諧社會構建貢獻力量。

篇13

1檔案行政管理的概念及特征分析

首先，行政檔案管理主要是以國家相關事業建設的需求為基本目標，有效指導、監督以及統籌全國和地方檔案的工作，因此，檔案行政管理是我國行政工作的重要組成之一。其次，檔案行政管理特點主要涉及以下幾方面：第一，檔案行政管理的執行性特征，行政機關屬于我國權利機關之一，所以，行政機關在國家管理過程中發揮著重要的作用，在實施行政管理過程中主要依照國家的政策和方針來具體實施；第二，檔案行政管理的政治性特征，依照思想，政府機關是為了保障人們的利益而實施建設的組織，所以，其重要使命是執行國家的權利，因此，具有國家機關的重要特征，具有政治性特征；第三，檔案行政管理具有服務性特征，檔案管理工作屬于服務性工作，主要體現在兩個方面，首先，檔案能夠順利實施并發展的重要前提和基礎是服務性特征，其次，檔案工作能夠充分發揮作用的重要屬性來自于服務性因素。

2檔案行政管理部門在人事檔案管理中的現狀

依照實際情況來分析，目前我國實施的人事檔案管理工作主要包括兩個方面：一方面是針對企業職工人事檔案管理工作；另外一方面是實施干部人事檔案管理工作。通過干部檔案管理工作和企業職工人事檔案管理工作兩個方式的主要目的是劃分個人的身份，因此在實施管理過程中難以實現統一的管理，嚴重時甚至出現管理分崩離析的現象，同時，涉及人事檔案管理的相關法律有待進一步完善，在實施流動人員人事檔案管理時，檔案行政管理部門管理制度存在一定的缺陷，因此需要加強管理力度，依照檔案管理實際情況來完善相關的法律和制度，從而提升人事檔案管理的有效性。

3檔案行政管理部門在人事檔案管理工作中的作用

3.1有效落實各項人事檔案管理工作

首先，在實施人事檔案管理工作過程中，人事檔案管理從業人員能夠充分發揮自己的作用，并在人事檔案管理過程中找準自己的位置，從而充分發揮自己的才能和作用，因此，在具體實施人事檔案管理時，行政檔案管理部門能夠對單位的檔案管理人員實施統一的管理，從而有效了解人事檔案的管理現狀和管理情況，并了解參與人事檔案管理人員的能力和技能水平，從而確保各項工作的有效展開和實施，為人事檔案管理工作的有效實施提供保障。其次，積極完善人事檔案管理工作，做好人事檔案管理工作不僅能夠為國家和黨保存文化財富，同時能夠確保各項檔案管理工作順利實施，而人事檔案管理工作主要是對一個人不同時期、不同階段客觀與真實的記錄，特別是一些專業型人才檔案，這些人才的人事檔案不僅對其個人發展起到關鍵性作用，同時對國家和單位發展起到關鍵性作用，由此可見，人事檔案屬于人文資源的一部分，具有一定的歷史價值和文字財富價值，因此要積極加強人事檔案管理工作力度。

3.2實施人事檔案管理工作的具體措施分析

在實施人事檔案管理過程中，不僅要實施個人人事檔案管理，同時要加強整個部門的管理力度，從而保障人事檔案主體部門的基本利益。首先，有效實施人事檔案管理的收集工作，在實施檔案管理過程中經常存在資料不齊等問題，嚴重時甚至出現幾張簡歷，因此難以體現出一個人人事方面真正的情況和歷程，因此會針對個人人事檔案的資料進行有效收集，從而及時補充和完善相關人員的人事檔案資料，有效豐富檔案管理內容；其次，有效實施人事檔案管理人員的培訓工作，行政管理部門會依照檔案管理需求來針對性開展人事檔案管理培訓工作，并定期開展相應的培訓活動，從而進一步加強人事檔案管理人員的專業能力和綜合水平，從而促進其解決問題和發現問題的能力，為人事檔案管理工作貢獻更多的能力和力量；最后，促進人事檔案管理方式的現代化，積極更新檔案管理設備，從而提升人事檔案管理的效率和質量，促進人事檔案管理人員工作效率的提升，從而充分發揮人事行政管理部門的作用，為人事檔案管理工作提供有效的保障。

4結語

檔案行政管理是我國行政工作的重要組成之一。在國家管理過程中發揮著重要的作用，依照國家的政策和方針來具體實施，對檔案管理人員實施統一的管理，從而有效了解人事檔案的管理現狀和管理情況，并了解參與人事檔案管理人員的能力和技能水平，從而確保各項工作的有效展開和實施，因此要積極加強人事檔案管理工作的力度，充分發揮檔案行政部門的管理作用，從而優化人事檔案工作的質量，提升人事檔案管理工作的效率，為人事檔案管理工作提供有效保障。

【參考文獻】

[1]楊海燕.高校人事檔案管理創新優化及其在人力資源管理中的作用分析[J].人力資源管理，2018（4）：226-226.