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3、是合理使用先進的現代化辦公設備的需要。隨著科技的發展，各級組織部門都購進了相當的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發不及時，應用水平較低，現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現代化的信息管理網絡系統，充分利用現有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進組織工作的科學化和現代化。

二、干部檔案管理多媒體信息網絡系統的作用

1、為領導和相關部門提供全方位的干部信息。干部信息數據庫及多媒體信息網絡系統建立以后，我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解干部的傳統方式。

2、使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質量。干部檔案管理多媒體信息網絡系統提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解一個干部，走出在本部門業務范圍內，從一個側面了解干部的局限性，在信息共享的基礎上提高對干部認識的深度和廣度。使用這套系統，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統，短時間內就可以高質量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。

3、可以使干部任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統方式，使用這套系統可以采集干部工作、學習、深入生產一線的聲像，結合干部考核中形成的文字材料，通過網絡和各種多媒體設備把動態影像、聲音和相應的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現實表現方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質和口頭表達能力等，使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領導干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。

三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網絡系統應注意的幾個問題

1、要采用規范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統一的信息系統和使用標準規范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發了全國組織干部人事管理信息系統《信息結構體系》，它是為實現干部信息的標準化及大范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級數據無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準，減少轉換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。

2、要用先進的電子信息技術來構建整個信息系統。建立多媒體信息網絡系統要涉及到很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。

應用干部檔案管理多媒體信息網絡系統，首先要建立起干部信息數據庫，包括文字信息數據庫和多媒體信息數據庫，這是整個信息系統的源泉。數據庫的內容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內的應用。多媒體數據庫是難點，圖像和視頻數據有著容量大、不易管理、調用速度慢等特性，如果簡單的以文件方式存放，滿足不了數據量日益增多時的調用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠看，必須采用先進的分布式多媒體數據庫，以保證多媒體數據的應用。

要使干部多媒體信息系統達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數據源的采集到后期制作都應該保證較高的質量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機，音頻和視頻可以采用先進的數字杜比和DVD技術，在為領導提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內的適應性。

網絡是實現信息共享的前提條件和物質基礎。只有建立一個優質、高效的網絡系統，才能實現系統建設的高投入與高產出，為各級領導和組織工作提供優質、高效和全方位的信息服務。現階段比較先進的組網技術有ATM和千兆位以太網，在小型局域網中，十兆以太網以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網絡建設中還要考慮利用Internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區委組織部相連，形成一個組織系統廣域網，實現組織工作信息大面積共享。

3、應該有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統。第一，先建成系統的基本框架，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、高速網絡系統的建立等。三個環節可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，干部信息的采集與報送工作應當規范化、制度化，把其當成干部管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。

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廣義的多媒體一般理解為多種媒體的綜合，指能夠同時采集、處理、編輯、存儲和展示兩個或以上不同類型信息媒體的人-機交互式信息交流和傳播媒體，這些信息媒體包括文字、聲音、圖形、圖像、動畫和活動影像等。多媒體的本質仍然是計算機信息、數字信息，這是它與普通紙張、錄音機、電影膠片、錄像帶上的信息的根本區別。

1.2多媒體技術

多媒體技術簡單來說是指運用計算機進行綜合處理多媒體信息的技術，包括對文字、數據、圖形、圖像、動畫、聲音等多種媒體信息進行綜合處理和管理，使用戶可以通過多種感官與計算機進行實時信息交互的技術，又稱為計算機多媒體技術，通常簡稱多媒體技術。真正的多媒體技術所涉及的對象是計算機技術的產物，而其他的單純事物，如電影、電視、音響等，均不屬于多媒體技術的范疇。多媒體技術極大地改變了我們使用計算機的方式，它是我們可以更便利地學習、娛樂和交流。多媒體技術在教育、工業、農業、軍事、商業、建筑、娛樂、金融等各個領域中都有非常廣泛的應用。人們在多媒體技術的基礎上開發出了許多實用的多媒體系統，如多媒體檔案管理系統、多媒體資產管理系統、圖書資料檢索系統等，產生了巨大的經濟效益和社會效益。而在信息檢索，產品展示等方面所涉及的內容，如多媒體數據庫技術和圖像、語音、文字的識別技術、圖像和聲音的數字化技術、多媒體數據壓縮與還原技術等等，在檔案數字化建設中都有著舉足輕重的作用。

2多媒體技術在檔案管理中體現的優點

2.1多樣性

即信息媒體的多樣性。它將音視頻處理、文字處理甚至網絡通信技術融為一體，將聲音、圖像、文字、動畫等結合傳遞信息，為利用多媒體技術管理檔案奠定了基礎。

2.2交互性

用戶可以與計算機的多種信息媒體進行交互操作從而為用戶提供了更加有效地控制和使用信息的手段。現在的交互手段相當豐富，觸摸技術和語音控制都已經相對成熟，觸摸屏幕上的圖形、表格或提示標志或是用語音發出簡單指令，就可以從得到所需要的各種信息。這樣，消除了一部分使用障礙，能夠被更廣大的人群所使用。同時，也為檔案的檢索帶來了便利，這是人們獲取信息和使用信息變被動為主動的最為重要的特征。

2.3集成性

集成性是指以計算機為中心綜合處理多種信息媒體，它包括信息媒體的集成和處理這些媒體的設備的集成，它能夠對信息進行多通道統一獲取、存儲、組織與合成。利用這一優點，我們在保存電子檔案的時候就可以對照片、圖像配上解說，讓人一目了然。

2.4實時性

實時性說明聲音、動態圖像（視頻）隨時間變化而變化，當用戶給出操作命令時，相應的多媒體信息都能夠得到實時控制。多媒體技術還有很多優點，例如數字化存在，便于保存，可以通過網絡傳輸，擁有理想的用戶界面等就不過多贅述。

3多媒體技術在檔案管理中需要的技術支持

用戶需求是多媒體信息管理系統出現的必然．而迅速發展的信息技術則為多媒體信息系統的出現提供了可能。多媒體信息系統要求有較高的信息技術支持。這些支持技術主要包括：

3.1硬件支持

3.1.1存儲技術。存儲介質發展迅速，從最早的軟盤發展到現在的光盤、硬盤，容量和速度都有了巨大的飛躍。傳統的磁性存儲介質的容量早已不能滿足多媒體系統的要求，如今以光盤、硬盤等存儲介質為主流，其中常見的硬盤可達到4TB甚至更大的容量，對于存儲全文文本、圖形圖像、語音信息和視頻資料等電子檔案應當說已經足夠，存儲技術的發展較好地滿足了多媒體技術對存儲電子檔案的要求。

3.1.2I/O設備。要形成電子檔案，首先需要進行采集，自然就需要高質量的電子設備，如今像照相機、掃描儀、攝像機、錄音機等設備，技術均已經相當成熟，為圖像、語音的輸入輸出提供了快速有效的手段，使檔案工作人員能夠更加方便地、直接生產和獲取電子檔案。

3.1.3內部配置。為了更快速的采集、編輯、整理電子檔案，計算機作為其中不可分割的主要設備，其配置的要求應當強大、快速、合理。包括CPU（APU）、顯卡（GPU）、內存、硬盤、外設等參數都應當能夠完美支持多媒體技術的順利發揮。

3.2軟件支持

3.2.1數字信息處理技術數字信息處理技術主要包括模擬信息與數字信息的相互轉換，圖像、視頻的編碼與解碼技術，這些技術的發展使得文字、圖像、動畫、視頻、聲音成為計算機能夠處理的數據，是其他后期處理技術的基礎。

3.2.2數據壓縮技術。近年來，電子檔案中多媒體數據文件逐年上升。多媒體技術可以說是所有計算機領域中信息量最大的領域。多媒體數據中的聲音、動畫、視頻、高分辨率圖像等，在未壓縮的情況下，其數據量十分龐大，例如。一張24位真彩色5寸（1050X1500）照片，分辨率為300dpi，那么大約占據4.5M存儲空間。而視頻數據量則更大，一分鐘PAL制式（352×240分辨率，24位色彩，25幀/秒）數字視頻的不壓縮的數據量約為362.55M。可以看出多媒體數據形成的電子檔案是多么龐大，媒體數據壓縮技術要靠軟、硬件合作實現，靠該技術，海量的多媒體數據可以得到大幅度的壓縮，讓各類存儲介質可以收錄更多的檔案，因此對多媒體數據進行壓縮是十分必要的。

3.2.3多媒體數據庫技術（MMMD）傳統的數據庫管理技術，一般比較適合結構化數據，而在多媒體技術中，由于處理的對象變成了文本、圖像、視頻、聲音等非結構化數據，用傳統的數據庫模型難以對其進行描述和體現。如今，面向對象的數據庫理論與技術逐漸興起，為開發多媒體數據庫提供了依據，它將所有的概念實體都模型化為對象，自然地描述文本、圖像、語言等非結構化的數據，在傳統的數據庫基礎上增加的若干種數據類型可以更好地管理多媒體數據，在利用多媒體技術管理檔案的領域相當適用。

4多媒體技術在檔案管理中的作用

這里我們探討多媒體技術的目的主要是為了幫助檔案管理人員簡化繁重的檔案整理工作和智能化檔案檢索工作,多媒體技術幫助我們理解復雜的信息．通過其交互性，可以讓檔案管理系統以多媒體形式向檔案管理人員或是使用檔案的人員提供所需的各種信息,其在檔案管理中的作用主要有：

4.1大容量的信息存儲功能

利用多媒體技術來管理檔案與傳統的檔案管理方式相比,最大的優勢就在于存儲的數據量更大。各種電子檔案,如圖像、動畫、聲音、視頻等的數據量非常大，因此多媒體技術必然要針對數據量的問題制定出相應的策略，事實上我們也確實看到其多媒體存儲技術一直在向更大、更快、更廣的方向發展。在如今的檔案管理中，以光盤為載體的多媒體存儲介質已經占據了主流地位，其具有的存儲量大、存儲類型廣泛、檢索迅速、永不失真等優點被全面發揮。

4.2更便捷的信息檢索功能。

檔案管理的一個原則就是要便于檢索和查詢，通常來說檢索與查詢分為基于關鍵詞和基于內容兩類。前者常用于符合媒體對象的檢索，后者則更適合用于多媒體檢索。基于內容的檢索是對媒體對象的內容及上下語義環境進行檢索，如圖像中的形狀、顏色、紋理，視頻中的鏡頭、場景、運動，聲音中的音調、音色、音強，它突破了傳統檢索技術的局限，直接對圖像、視頻、聲音內容進行分析，抽取特征和語義，利用這些內容特征建立索引并進行檢索，它通常包括媒體庫、特征庫、知識庫，能夠滿足用戶多層次的檢索需求，并且檢索速度更快，還能進行相似性檢索。將這一功能利用在檔案管理中，就可以更準確找到需要的電子檔案。

4.3簡化了檔案的匯編工作

多媒體技術給文件匯編工作帶來了巨大的影響，它借助計算機的編輯功能，將大量的多元化信息加以整理和排列組合，制作出來的電子匯編檔案攜帶方便、內容充實、生動有趣、功能多樣、檢索快速，較之以往的紙質檔案，電子匯編檔案不論是查閱還是印用都更加方便。

4.4減少了冗余的電子檔案

利用多媒體技術，可以對視頻、聲音等檔案進行編輯、剪接和重組，減少無用的部分，例如某些活動中，攝像或錄音可能從活動準備階段就進行工作，但是攝錄的內容并非全部都有意義，利用多媒體技術可以把這部分無意義的內容進行編輯，減少檔案的數據量，對于聲音文件還能進行降噪、配音編輯等操作，讓重要的內容更加清晰，這樣檢索也能更加精確。

4.5修補和復原破損的檔案

檔案管理中會整理出很多具有重要意義的照片、圖像、歷史手稿等珍貴檔案，但是某些重要歷史檔案因歷盡滄桑，會出現許多破損，利用多媒體技術可以對局部區域內有數據丟失或損壞的數字圖像按照某種特定規則進行修復，使其恢復圖像的完整性。利用這種技術可以對這些破損的原件進行技術修復，更好地保護原件。

4.6利用展示技術進行宣教

多媒體技術被廣泛地利用在各種展示活動中，同樣，運用這種功能我們可以更形象的向社會宣傳檔案和檔案工作，利用圖形或是3D技術、配上文字和配音解說，做成一個內容全面的檔案收藏情況介紹，讓更多的人能夠更直觀地了解檔案管理工作的基本情況，既節省開支，又能形象地進行宣傳和教育。

5多媒體技術在檔案管理工作中面臨的挑戰

多媒體技術雖然已被廣泛地應用，但整體上仍處于發展階段，要想達到普及，從價格到技術都還需要探討。多媒體技術的功能深廣復雜，卻并非全部都與檔案管理工作密切相關，而且有些技術尚不夠完善或成熟，還有許多問題需要解決。

5.1保管存放成本高

目前檔案管理中最常用的存儲介質是光盤，價格低，個體小，存儲容量也讓人滿意，但是當這些小個體的存儲介質不斷增加，所需要的空間也就大大增加了，這無疑給檔案管理增加了巨大的成本，不僅僅要擴大房間，購置櫥柜，增加硬件條件來保存這些介質，還需要定期采購新的介質進行重新備份，以免某些存儲介質達到了使用年限或是其他原因造成檔案丟失。

5.2安全性仍有漏洞

這里的安全性是包括多方面的。其一是存儲，這也是最重要的，檔案因其存在才有意義，電子檔案存儲在硬盤、光盤、磁帶等介質中，極易被介質的使用壽命和質量所左右，而例如氣候、個人使用習慣等因素也很容易造成電子檔案的丟失或是損毀。另一方面是保密性，檔案中有很多資料都是需要嚴格保密的，在調取檔案的過程中，如果有人居心不良，利用網絡技術或是傳播病毒，可以輕易地搜索或是破壞電子檔案。而且一個電子檔案可以同時發送給多個終端，這個問題對于電子檔案保密工作帶來了非常大的威脅。

5.3真實性無法保證

電子檔案本身為數據資料，在形成的時候，工作者很難留下一些認證痕跡，而且相關的負責人員也沒有辦法在電子文件的材料磁盤上面簽字確認，即使留下了痕跡，在現在的黑客技術面前也不易起作用，這種情況下，電子檔案很容易在使用中被別有用心的人修改，所以很大程度上影響了電子檔案的真實性和可靠性。如果說有人對電子檔案中部分資料進行了修改，工作人員和負責人也無從知曉，調查極為困難。

5.4多媒體網絡技術

多媒體網絡技術是未來的趨勢，也是需要解決的一個難題，為了讓文本、圖片、視頻、聲音可以暢通得進行網上提取和傳遞，網絡速度和帶寬都應當達到一個較高的水準。目前推出的多媒體系統還并不能完全滿足檔案管理的實際需要，因此多媒體網絡技術的發展和突破必然引人關注。除上述幾點外，多媒體技術還存在著許多需要解決的問題，其中包括：信息介質的高保存壽命、多媒體系統的兼容性等等。

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多媒體技術(Multimedia Technology)是利用計算機對文本、圖形、圖像、聲音、動畫、視頻等多種信息綜合處理、建立邏輯關系和人機交互作用的技術。真正的多媒體技術所涉及的對象是計算機技術的產物,而其他的單純事物,如電影、電視、音響等,均不屬于多媒體技術的范疇。多媒體技術中的媒體主要就是利用電腦把文字、圖形、影象、動畫、聲音及視頻等媒體信息都數位化,并將其整合在一定的交互式界面上,使電腦具有交互展示不同媒體形態的能力。它極大的改變了人們獲取信息的傳統方法,符合人們在信息時代的閱讀方式。 多媒體技術的發展改變了計算機的使用領域,使計算機由辦公室、實驗室中的專用品變成了信息社會的普通工具,廣泛應用于工業生產管理、學校教育、公共信息咨詢、商業廣告、軍事指揮與訓練,甚至家庭生活與娛樂等領域。

二、多媒體有以下幾個主要特點:

(1)集成性 能夠對信息進行多通道統一獲取、存儲、組織與合成。

(2)控制性 多媒體技術是以計算機為中心,綜合處理和控制多媒體信息,并按人的要求以多種媒體形式表現出來,同時作用于人的多種感官。

(3)交互性 交互性是多媒體應用有別于傳統信息交流媒體的主要特點之一。傳統信息交流媒體只能單向地、被動地傳播信息,而多媒體技術則可以實現人對信息的主動選擇和控制。

(4)非線性 多媒體技術的非線性特點將改變人們傳統循序性的讀寫模式。以往人們讀寫方式大都采用章、節、頁的框架,循序漸進地獲取知識,而多媒體技術將借助超文本鏈接(Hyper Text Link)的方法,把內容以一種更靈活、更具變化的方式呈現給讀者。

(5)實時性 當用戶給出操作命令時,相應的多媒體信息都能夠得到實時控制

三、多媒體技術的應用

近年來,多媒體技術得到迅速發展,多媒體系統的應用更以極強的滲透力進入人類生活的各個領域,如游戲、教育、檔案、圖書、娛樂、藝術、股票債券、金融交易、建筑設計、家庭、通訊等等。其中,運用最多最廣泛也最早的就是電子游戲,千萬青少年甚至成年人為之著迷,可見多媒體的威力。大商場、郵局里是電子導購觸摸屏也是一例,它的出現極大地方便了人們的生活。近年來又出現了教學類多媒體產品,一對一專業級的教授,使莘莘學子受益匪淺。正因為如此,許多有眼光的企業看到了這一形式,紛紛運用其做企業宣傳之用甚至運用其交互能力加入了電子商務,自助式維護,教授使用的功能,方便了客戶,促進了銷售,提升了企業形象,擴展了商機,在銷售和形象二方面都獲益。

可以這樣說,凡是一個有進取心的企業,都離不開這一最新的高技術產品。首先多媒體的運用領域十分廣泛,注定了它可在各行各業生根開花。其二,隨著計算機的普及,新一代在計算機環境中成長起來的年輕人,已經習慣了這一形式,作為一個有發展眼光的企業,是不會放棄這一未來的消費主體的。其三,由于多媒體信息技術在國外已經非常普及,面對日益國際化的市場,只有跟上國際潮流。

四、檔案管理應用多媒體技術的主要內容

在檔案信息管理中應用多媒體技術,將會改變舊有的工作方式,使傳統的檔案信息管理手段發生根本性的變化。因此,實現檔案信息館藏數字化、信息共享化和網絡服務化,應做好以下工作。

1)建立檔案信息庫

在原有檔案館館藏的基礎上,可以通過計算機用二進制編碼的數字形式對檔案信息加以存儲、處理,建立檔案信息庫。在建立檔案信息庫之前,要進行檔案信息數字化準備,同時構建多媒體平臺軟件,通過處理前準備子系統、數字化處理子系統、數據存儲子系統和數字化信息輸出子系統建構一套完整的檔案信息數字化處理系統,對檔案信息進行加工、制作,相互聯結,形成一個系統的工作流程,并使之有條不紊地進行管理,從而控制信息的啟動、運行、停止,協調各種媒體間運行的時間順序,進行同步或時序控制。該系統提供操作界面的生成,添加交互控制、數據庫管理等,支持各應用系統的運行并提供高效的運行環境。其次,將要進行數字化處理的檔案信息分門別類,并針對不同需要對檔案實體采取相應處理方式,避免資源浪費,從而提高信息存儲及信息傳輸的效率,滿足用戶對信息管理及數據使用的不同要求,同時對環境資源以及多媒體系統資源進行監測和管理。

2)編制檢索程序

目錄信息數字化是檔案信息數字化的前提,只有建立檔案目錄數據庫,才能將數量龐大的數字化檔案資源管理得井井有條,發揮計算機強大的檢索功能。

首先,要正確劃分需要處理的檔案信息的種類,并對不同類型的信息分類進行數字化處理,建立強大的檢索查詢系統,以保證能迅速、快捷、準確、全面、系統提供檔案信息,實現檔案數字化的目的。

其次要建立檔案著錄標引及檔案機讀目錄。通過檔案著錄來揭示其主題內容、載體的物質形態、參考價值,并注明檔案來源、出處、管理狀況,在完成檔案編目的同時,對檔案特征進行分析、選擇、登錄。機讀目錄的建立實現了計算機檢索,所著錄的條目信息被有序存入到數據庫中,按一定的數據模型將相互關聯的檔案信息以特定的方式組織起來,構成數據集合,給檔案目錄數據的管理提供技術條件。

3)檔案全文信息的數字化

檔案信息數字化,其真正目的是將檔案全文信息公布在網上,發揮檔案信息網絡的現實意義,排除地域界限,使用戶足不出戶就能借助網絡查閱檔案,獲得信息。

在實現檔案信息數字化時,對傳統載體的檔案進行數字化轉換有三種主要方式,一是使用掃描錄入方式將其文字或圖像逐頁存儲,并編制目錄索引;二是采用文本形式存貯,輔

之以全文檢索數據庫;三是將上述兩種方式相結合,用戶可對文本存貯的檔案全文庫進行全文檢索。

參考文獻:

[1] 凡小芝.計算機多媒體技術.清華大學出版社.2008

[2]孫淑揚.檔案自動化管理的現狀與發展.檔案學通訊.2007

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一、多媒體技術在檔案信息化建設中的意義

社會的巨大變革，給檔案事業的建設與發展帶來了新的挑戰，使檔案在種類、載體、管理技術和方法以及檔案的利用上都發生了很大變化，除原有的檔案外，新增加了中外合資、個體、私營企業的檔案，甚至還有非政府機構以及社會中介組織形成的檔案。由于現代信息技術的發展以及信息量的急劇膨脹，傳統的信息收集、整理加工、傳播途徑已不能滿足人們日益增長的信息需求。隨著信息技術的迅猛發展，檔案信息化建設、數字檔案館的形成已成為檔案事業發展的必然趨勢，并引起檔案界的普遍關注。同時，由于多媒體技術具有較強的直觀性、信息量大、易于接受和傳播迅速等特點，使其得以在檔案領域中大量運用并得到不斷擴展。多媒體技術在檔案管理中的應用，使檔案管理有了突飛猛進的發展，為檔案信息提供了現代科學技術手段，對提高管理、開發、利用檔案信息資源的能力，最大化發揮檔案信息量的價值，推動檔案管理理論和檔案管理技術及方法的轉變，都具有重要的現實意義。

二、多媒體技術在檔案信息化建設中的應用

1.建立檔案信息庫

檔案信息數字化對于建立檔案信息庫的作用十分重大。檔案數字化是檔案信息化建設的重要內容，實現檔案數字化能有效地保護檔案原件和改善檔案的利用方式，還能充實各檔案館網站的內容。目前我國大多數已上網的檔案館網站，普遍存在網上信息資源貧乏、簡薄、信息加工深度不夠，指引性信息多，實質性信息少的通病。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數字化。

2.編制檢索程序

目錄信息數字化是檔案信息數字化的前提，只有建立檔案目錄數據庫才能將數量龐大的數字化檔案資源管理得井井有條，發揮計算機強大的檢索功能。首先，要建設檔案目錄信息“數據倉庫”或叫“數據超市”，包括檔案目錄數據、專題目錄數據、各類資料目錄數據、歷史檔案目錄數據、現行文件目錄數據等檔案目錄的計算機輸入、多媒體制作和建立完善計算機檢索體系，以保證能迅速、快捷、準確、全面、系統地提供檔案信息，實現檔案數字化的目的。

其次，檔案著錄標引及檔案機讀目錄的建立。建立檔案著錄標引及檔案檢索自動化即電子檢索，是檔案自動化管理的核心內容。它對開發檔案信息資源提出了新的更高要求。要實現電子檢索，重要的是必須輸入大量經過規范化處理的數據。通過檔案著錄來揭示其主題內容、載體的物質形態、參考價值，并注明檔案的來源、出處、保管狀況，在完成檔案編目的同時對檔案特征進行分析、選擇、登錄。既便于檔案管理人員進行有序管理，也便于用戶對檔案的查找與利用，從而適應科學管理檔案和檔案數字化處理技術的需要；機讀目錄的建立實現了計算機檢索，所著錄的條目信息被有序存入到數據庫中，按一定的數據模型將相互關聯的檔案信息以特定的方式組織起來，構成數據集合，給檔案目錄數據的管理提供了技術條件。

三、多媒體檔案信息處理中應注意的問題

隨著網上辦公、網上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現信息網絡化奠定堅實的基礎。

1.加強網上檔管理理論研究。為了更好地開展網上工作,保證提供系統、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術形成的電子文件,歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統編輯上網的理論研究等等。

2.加強檔案部門網上辦公先進設備的配置。現階段檔案部門設備十分落后,現代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業的投入。再就是要把檔案事業推向市場,讓檔案體現其經濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經營,增加社會對檔案事業的投入。總之,要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進的管理設備。

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計算機；多媒體技術；檔案管理；應用；方法

引言

計算機是世界第三次科技革命的產物，當前已經走入了千家萬戶之中，人們已經進入了高度發達的信息化時代，計算機已經成為人民群眾日常生活中的重要工具，拓展了人們的視野，讓生活變得更加豐富多彩。在這樣現代化的社會里，傳統落后的檔案管理工作已經不能滿足要求，應該充分應用計算機多媒體技術，實現更好的發展，取得更大的進步。

一、計算機多媒體技術對于檔案管理的作用

檔案信息顯示了某個社會組織或個人的完整、確實的社會經歷，對每個人的人生都具有重要意義，如果運用計算機多媒體技術進行信息化管理，將會產生很大的積極作用。

（一）大幅度提高工作效率

將多媒體技術應用到檔案管理中，徹底改變了過度依賴人工的傳統落后管理模式，能夠減少很多人工失誤，從而在很大程度上規范了相關信息，使得使用者的查詢工作變得更加快速和便利，進一步增強了信息的準確性及實效性，節約了人工成本，大幅度提高工作效率。

（二）實現資源共享

計算機多媒體技術能夠打破空間及時間的限制，縮小地域差距，真正實現了檔案的異地管理，便于用戶的查詢和使用，達到了資源共享的目標。

（三）有利于保存和保護信息

在以前，主要是運用的紙質檔案材料，雖然紙質的也有其優點，比如更加直觀，但也具備著占用空間大、成本高、不易保存等問題。如果借助計算機多媒體技術，運用磁盤等介質來存儲信息，就能有效防止檔案被損毀，并且存儲量更大，也節約了很多費用和空間，并且還能對一些保密檔案信息設置一些權限，很好地進行了保護。

（四）優化資源配置

在以前，檔案管理工作需要人為的收集和整理信息，由于信息量龐大，耗費了很多的精力和資源，并且工作效率還很低下，已經不能跟上時展的需要。計算機多媒體技術擴充了信息存儲量，大幅度地提高了工作效率，讓人力、物力、財力等資源更好的發揮出作用，實現了優化資源配置的作用。

二、當前計算機檔案管理存在的問題

（一）相關設備配置不足

我國檔案管理部門很少能夠創造經濟效益，致使很難有充足資金投入到改善工作之中，而且當前很多管理者的思想守舊，只注重當前利益，不注重在設備方面進行資金和技術的投入，致使檔案管理工作止步不前。

（二）電子檔案存在安全威脅

計算機多媒體技術雖然為檔案管理工作帶來了很多便利，但也存在著安全威脅。當對檔案信息進行整理時，通過借助互聯網來保存，形成電子檔案，這就可能遭受黑客或病毒的攻擊，致使信息被惡意篡改或盜取。

（三）缺乏專業技術人才

要想在檔案管理工作中應用計算機多媒體技術，就要擁有符合條件的專業技術人員。但當前我國非常缺乏這方面的專業技術人才，很多工作人員的文化水平都有待提高，專業知識掌握的不牢固、不準確，對計算機應用知識知之甚少，從而導致人才匱乏，工作無法取得實質性進展。

三、加強計算機多媒體技術在檔案管理中的應用的有效方法

（一）解放思想，樹立新觀念

當今是信息化時代，計算機和互聯網高度普及，因而檔案管理者也要解放思想，樹立新觀念，重視計算機多媒體技術的重要性，并落實到實踐行動中去。檔案管理工作人員要深入思考，扭轉傳統觀念，注重實踐應用，借助先進的計算機技術手段，不斷提升工作效率，為客戶提供更為優質的個性化服務。

（二）加大軟硬件的投入力度

對于所有的單位和人員來說，檔案信息都具有非常重要的意義。要想建立完善的檔案信息管理系統，就需要很多資源的支持，因此各單位要按照自身實際情況，在硬件設備和軟件配套上加大投入力度，加快建設網絡化的檔案信息，不斷增強電子檔案的安全性能，充分發揮計算機多媒體技術在檔案管理中的積極作用。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理部門的領導者要轉變思想意識，與時俱進，提高對新技術運用重要性的認識，運用各種有效的措施，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質。要定期對檔案管理工作人員進行學習培訓，聘請專家開展講座，選派優秀人員外出深造，不斷提高全體工作人員的計算機應用能力和專業知識水平，還要引進高技術人才，促進檔案管理工作不斷向前發展。

四、結語

綜上所述，在當今信息化不斷進步的時代，檔案管理工作要深刻認識到自身存在的問題，注重革新，應用最新的計算機多媒體技術，不斷提高工作效率，實現資源優化配置，為用戶共享信息資源，提供更加優質便捷的服務。

參考文獻：

[1]楊敬宏.淺談新時期計算機在檔案管理中的應用[J].科技創新與生產力，2014（2）：32-34.

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1 建立干部檔案多媒體信息網絡系統的必要性 

是干部信息規范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具管理干部信息，從而提高信息的規范程度與利用效率。 

是合理使用先進的現代化辦公設備的需要。隨著科技的發展，各級組織部門都購進了相當的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發不及時，應用水平較低，現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現代化的信息管理網絡系統，充分利用現有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進組織工作的科學化和現代化。 

2 干部檔案管理多媒體信息網絡系統的作用 

為領導和相關部門提供全方位的干部信息。干部信息數據庫及多媒體信息網絡系統建立以后，我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解干部的傳統方式。 

使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質量。干部檔案管理多媒體信息網絡系統提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解一個干部，走出在本部門業務范圍內，從一個側面了解干部的局限性，在信息共享的基礎上提高對干部認識的深度和廣度。使用這套系統，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統，短時間內就可以高質量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。 

可以使干部任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統方式，使用這套系統可以采集干部工作、學習、深入生產一線的聲像，結合干部考核中形成的文字材料，通過網絡和各種多媒體設備把動態影像、聲音和相應的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現實表現方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質和口頭表達能力等，使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領導干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。 

3 建立和使用干部檔案管理多媒體信息網絡系統應注意的幾個問題 

要采用規范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統一的信息系統和使用標準規范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發了全國組織干部人事管理信息系統《信息結構體系》，它是為實現干部信息的標準化及大范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級數據無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準，減少轉換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。 

要用先進的電子信息技術來構建整個信息系統。建立多媒體信息網絡系統要涉及到很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。 

應用干部檔案管理多媒體信息網絡系統，首先要建立起干部信息數據庫，包括文字信息數據庫和多媒體信息數據庫，這是整個信息系統的源泉。數據庫的內容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內的應用。 

要使干部多媒體信息系統達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數據源的采集到后期制作都應該保證較高的質量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機，音頻和視頻可以采用先進的數字杜比和dvd技術，在為領導提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內的適應性。 

網絡是實現信息共享的前提條件和物質基礎。只有建立一個優質、高效的網絡系統，才能實現系統建設的高投入與高產出，為各級領導和組織工作提供優質、高效和全方位的信息服務。現階段比較先進的組網技術有atm和千兆位以太網，在小型局域網中，十兆以太網以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網絡建設中還要考慮利用internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區委組織部相連，形成一個組織系統廣域網，實現組織工作信息大面積共享。 

應該有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統。第一，先建成系統的基本框架，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、高速網絡系統的建立等。三個環節可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，干部信息的采集與報送工作應當規范化、制度化，把其當成干部管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。 

要全員參與，以應用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統的應用，涉及到很多工作領域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統的建設工作包括括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育等。 

準確、完整、規范的信息資源是整個系統的生命，在系統的建設和應用過程當中，要重視信息資源的采集、開發與利用，不能只購置先進的硬件設備而忽略信息資源及系統的應用。要以應用為主線，開發選用一些實用的應用程序，充分利用現有信息資源。拓寬應用范圍，提供更深層次的信息服務，使信息系統真正成為組織工作中必不可少的重要組成部分。 

篇7

一、研究目的和意義

國家教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》（2008年9月1日起施行）中規定“高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管（第三章檔案管理中第二十一條）”、“高校檔案機構的管理職責是……編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源……組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作……利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能……(第二章機構設置與人員配備第八條)”。

要達到上述規定要求，傳統的檔案管理技術與模式已經呈現出很大局限性，不能充分適應當今時代檔案管理人員對信息的展示、處理、查詢、維護等信息管理習慣和公眾接受信息的習慣。縱觀目前各大高校檔案館或檔案室，在部門立卷、實物展示、檔案宣傳、開放利用等方面，多媒體管理技術或者難覓蹤跡，或者僅起到少部分展示功能，這完全與信息時代不相匹配。隨著信息化技術的飛速發展，檔案信息越來越多地涵蓋了更多內容，由原來單一的文字之外，還包含了圖像、聲音、視頻等多媒體信息。但是，縱觀各大高校檔案館或檔案室，對多媒體技術的應用仍然主要停留在對多媒體檔案的初步采集上，尚缺乏更深層次的應用。因此，在檔案管理中如何充分利用多媒體技術，使檔案管理利用進入到更高層次的發展階段是高等院校的迫切任務。

二、研究計劃和主要內容

（一）研究計劃：整個實施過程計劃經歷三個相互銜接而又交叉進行的階段：通過調研分析、理論探索，確定研究目標和內容，規劃和設計信息化時代基于多媒體技術的高校檔案管理模式階段；在高校檔案管理實踐中檢驗并不斷改進管理模式階段；項目總結及形成基于多媒體技術的高校檔案管理模式階段。具體實施計劃如下：1.項目的規劃和設計階段。主要進行項目的總體規劃與設計；調研分析我國各高校檔案管理工作的現狀、存在的問題，梳理、總結已有的工作經驗；初步規劃和設計基于多媒體技術的高校檔案管理工作模式等。2.高校檔案管理工作模式實踐、評價和完善階段。主要完成高校檔案管理工作模式的實踐；高校檔案管理工作模式形成性評價與改進；高校檔案管理工作模式的總結性評價與修訂。3.確立高校檔案管理工作模式和項目總結階段。主要進行總結項目研究取得的經驗和成果，形成項目研究報告；形成有推廣價值的高校檔案管理工作模式。

（二）研究的主要內容：主要歸納為以下四個方面。

1.部門立卷。在當前的部門立卷工作中，各大高校普遍使用培訓班或者說明書的方式。但是，無論采用哪一種培訓方式，效果都不佳。因此，利用多媒體技術制作視頻向導軟件開展培訓，能有效地解決以上問題，提高工作效率。多媒體技術制作視頻向導軟件，能快速指導檔案員進行文件的立卷，能達到一定的效果。步驟如下：(1)制作：利用攝像機將各種類別的立卷過程分別拍成多媒體視頻。再利用多媒體后期制作軟件premiere或edius、after effects進行后期處理制作成美觀大方，簡潔方便的視頻軟件，若視頻內容較多，可借助于office軟件中的powpoint進行各視頻內容鏈接，生成.exe文件，實現點播。同時，在制作視頻時，可將符合立卷要求的與不符合要求的操作進行對比示范，加深檔案員的印象，能在一定范圍內提高歸檔的質量。(2)使用：利用校園網，將多媒體視頻檔案向導掛接到校園網上，無需安裝其它播放軟件，也可使校內人員觀看。這樣使用起來十分的簡單方便。另外，利用多媒體QQ群，在線交流交答疑，可提高檔案員歸檔的效率和質量。2.實物展示。目前，由于實物檔案的載體各有不同，形狀不一，很多檔案館(室)都沒有充裕的空間和足夠的裝具來陳列，不得不將實物檔案放之高閣，導致實物檔案的利用率不高。針對這種情況，可利用多媒體技術用音頻、視頻等多媒體的表現形式，展示各種實物檔案及其背景信息。同時，通過網絡，利用者可以簡易地了解到整個實物檔案庫存的信息，為利用者提供便利。3.檔案宣傳。高校檔案是學校歷史發展的見證[1]。是學校管理與教學的真實歷史記錄，是豐富的資源庫。一般來說，現在各高校檔案管理都進入了信息化；也使用了檔案管理軟件。或此軟件是網絡版的，不僅僅檔案員可查看，其它校內教師或工作人員也可查看。但是查看的內容有限，只可查看常規的內容，不能看全貌。因此，充分利用多媒體技術，可將一些靜態的典型事例加工制作成動態的多媒體視頻。方便查詢者了解相關檔案信息。除此之外，也可購置多媒體的電子展廳，按不同主題將歷史印記用虛擬的參觀功能再現現實。進而擴大了檔案宣傳，增強了檔案的渲染力。4.開放利用。多媒體強大的網絡交互功能，提高了館藏信息的輸出力，為進一步規范高校檔案管理的服務體創造了條件。(1)充分利用多媒體技術，實現信息檢索技術個性化。針對不同類目的標識和索引，可以充分利用多媒體技術進行實現操作的便捷化。(2)利用QQ在線聊天視頻，實現檔案員之間強有效的交互功能。檔案員之間通過語音或視頻，能快速地解決檔案管理之間出現的問題。

三、研究的學術價值、應用價值及社會影響

（一）以石家莊學院檔案管理為例，探討在高校檔案管理中如何廣泛運用多媒體技術，改善檔案工作管理手段和信息環境，拓寬高校檔案管理服務功能等問題，因此研究工作在構建新型檔案管理模式方面有一定的理論價值。（二）本課題的研究實踐和成果推廣，不僅僅對石家莊學院的檔案建設與管理有促進作用，而且對高校檔案管理領域提高多媒體技術應用深度和層次方面具有較強的實踐推廣價值，并促進高校管理信息化進程。

四、研究遇到的問題及尚需深入研究之處

（一）人員的配備。因檔案員的工作較繁瑣，人員太少導致檔案管理效率不高，影響正常的運轉。（二）人員的綜合素質。檔案管理要經常實施、維護、內容更新，若檔案員的綜合素質跟不上，檔案管理的運作也會陷入尷尬的局面。（三）經費問題。利用多媒體技術制作各類音頻、視頻、向導軟件等需要投入較多的資金，若經費不到位，也會影響檔案管理的使用效果，降低檔案管理的使用檔次。

參考文獻：

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（一）改變了目前文本檔案與聲像檔案分開管理的界限

多媒體技術在檔案管理中的應用，可以使檔案信息中的圖、文、聲像等各種檔案實體有效的集中管理，是檔案管理能夠視聽一體化，使得各種檔案信息都能以非常生動活潑的形勢保存并且再現，使得檔案信息的管理和表現形式更加豐富，而且在很大程度上度改變了檔案信息內容單一、表現乏味的狀況，并且有效改變了目前檔案信息中文本和聲像檔案分開管理的界限。

（二）使得檔案實現無紙世界成為可能

利用多媒體技術可以有效將檔案信息進行數據壓縮、存放在光盤、U盤等快捷內存中，這些內存設備可以海量的存儲各種各樣的檔案信息，從而使得檔案管理實現了無紙化管理，如果給檔案管理加以寬帶、網絡的傳遞應用，那么各個地方之間、各級管理之間都可以通過信息聯網，從而在很短的時間內就可以傳遞大量的檔案信息，大大提高了檔案信息的有效利用，而且增強了各個地方、各級領導、企業內部上下級之間的交流溝通，在很大程度上提高了檔案信息管理和傳遞的效率。

（三）實現聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人工工作量

多媒體技術具有非常強大的圖像、聲音編輯功能，可以高保真、高效率、非常機密的將聲像檔案錄入、播放輸出以及多種檢索再現服務等等從而有效實現了聲像檔案的快速查詢，進一步減少了文件往來傳遞的時間，節省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式對檔案信息進行組合打印輸出，進行主題關鍵詞的檢索，自動進行文件組卷等等，使檔案管理人員有效的從繁瑣單調的工作中解放出來。多媒體技術在檔案管理中的有效應用使檔案管理在很大程度上實現了數字化管理，數字化管理可以有效的將所有的檔案管理信息數字化，自動進行分類、整理、保存、再現，這些管理方式都非常快捷方便，而且檔案信息資料的收集也變得非常方便，所以，多媒體技術在檔案管理中的應用，能夠有效加強檔案數字化管理，大大減少了人工管理的工作量，也保證了蛋糕信息管理的質量和安全。

（四）增加了檔案信息的保密性

多媒體技術在檔案管理中的有效運用大大提高了檔案信息的保密性，使得檔案信息更加準確，多媒體技術利用掃描儀，把文本、圖像等檔案信息為可以被電腦接受處理的數據，而且有效的利用多媒體技術可以避免因復印對檔案原件資料的損壞，最重要的是，多媒體技術有效的避免了檔案文件在復印過程中可能導致的信息泄密和進入其他文件查閱的情況。

（五）提高檔案信息管理能力

多媒體技術在很大程度上簡化了檔案管理的歸檔程序，這是提高檔案信息管理能力，加強檔案數字化管理的重要途徑之一。作為檔案管理工作起點得歸檔工作，一直以來都得到非常的重視。每年，綜合檔案室都要收集大量相關的檔案資料并且進行有效的分類管理和整合存儲，文書處理部門和各檔案業務部門立卷歸檔指導的工作量非常之大，任務繁重，大部分檔案管理人員都將大量時間和精力花在檔案資料歸檔工作上。而多媒體技術的廣泛應用，有效的加強了檔案管理的數字化管理，簡化了繁雜的立卷歸檔工作，如今，多媒體技術的應用下，文書處理部門隨時隨地都可以快速的將各種文件資料檔案通過信息網絡傳遞給綜合檔案室，綜合檔案室管理人員再根據具體情況，利用計算機中的數字化程序對文件資料進行準確、高效的分類、整合以及歸檔，從而高效的完成檔案管理工作。傳統的檔案分類、立卷、編目、移交以及統計等冗雜繁瑣的工作通過多媒體技術都可以快速、高效的完成，大大提高了檔案管理的工作效率，促進了檔案管理的數字化管理，也在很大程度上減少了文書處理部門、檔案業務部門的相關管理人員的工作量，從而給檔案管理提供一個全方位、高質量的信息服務。

二、未來多媒體技術在檔案數字化管理中的應用前景

（一）多媒體檔案虛擬現實系統

未來的檔案管理必定已經在很大程度上實現了數字化管理，其檔案管理方式應該采取真實和虛擬并存的方式，其中，虛擬檔案管理應該采用數字模擬物品以及真實場景的三維模型展示。而且保存真實檔案的庫房不允許人隨意進入，但是虛擬現實技術可以讓操作者完全處在真實的幻覺空間中，操作者也只有戴上特制的眼鏡才能看到真實的檔案資料，因為檔案管理的虛擬完全三維化，所以操作者置身其中就像是處在一個看得見、摸不著的世界，這些虛擬環境和真實情景幾乎一樣，有非常高的真實性，不被人懷疑，這樣虛擬檔案數字化管理可以有效減少檔案資料的不安全因素和信息被毀壞、盜竊的危險。

（二）多媒體保安監控系統

多媒體技術在檔案管理中的有效應用，促進了檔案管理保安監控系統的研究發展，除了原有的功能，保安監控系統還可以進行圖像處理、語音報警、信息存儲和查詢等等，其中報警處理是多媒體保安監控系統的核心部件，報警就會導致一系列的連鎖反應，同時產生相應的語音提示、自動具體報警信息和值班信息，并且提供警報出現的具置，從而采取有效的措施，保證檔案信息的安全性和完整性。

（三）多媒體檔案信息檢索系統

多媒體技術將數字音頻、數字視頻以及通信等多種先進的技術與計算機融合在一起，有效的實現了檔案數字化管理，它具有強大的功能，使檔案信息檢索系統不僅具有多媒體形式的信息，而且能夠以非線性的結構組織信息。

三、結束語

總之，多媒體技術對檔案數字化有著非常重要的作用，我們應該重視多媒體技術在檔案數字化中的重要地位，認真分析多媒體技術在檔案管理的現狀，它有效的改變了目前文本檔案與聲像檔案分開管理的界限，使得檔案實現無紙世界成為可能，全面實現了聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人工工作量，而且在很大程度上增加了檔案信息的保密性，提高了提高檔案信息管理能力。并且用理智的思維和長遠的眼光看待多媒體技術在檔案數字化應用的前景，多媒體技術在檔案管理中的廣泛應用，可以有效實現多媒體檔案虛擬現實系統、多媒體保安監控系統以及多媒體檔案信息檢索系統等等，所以，我們應該將多媒體技術在檔案管理中的應用研究放在工作的重要地位，加大對多媒體技術應用的研究投資，盡可能快的實現多媒體技術在檔案管理的最大化的應用，從而為實現檔案數字化做好一切準備工作。

[參考文獻]

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當今社會是信息化時代，伴隨著計算機技術的快速發展和廣泛應用，計算機已經在各個領域中創造了提高效益的途徑，并逐漸的深入和改變著人們生活、學習和工作習慣。為了滿足社會現代化發展需要，人們將先進的計算機技術應用到檔案信息管理當中，這樣既可以解決傳統紙質管理模式中無法克服的各種問題，也實現了檔案管理的現代化、科學化、自動化管理，有利于促進檔案管理工作的進一步發展，推動檔案管理事業的健康發展。因此，為了實現檔案管理的現代化，計算機的應用勢在必行。

一、檔案管理引入計算機技術是檔案管理實現現代化的發展要求

當今社會是信息化時代，世界各國對計算機技術的應用日益廣泛，隨著現代化信息技術的快速發展和應用，給檔案管理帶來了巨大的沖擊，檔案信息管理面臨的各種挑戰日益增大，這就要求檔案管理進行改革，促進檔案管理事業的發展。將計算機技術引入到檔案管理中，提高檔案的信息化水平，實現檔案管理的現代化。在檔案管理中將計算機引入，具有明顯的優勢：

1.廣泛應用計算機技術。在日常的檔案管理工作中，計算機技術可以對大量的數據和信息進行存儲，同時還可以實現自動整理和歸類管理，當人們需要查找所需的信息時，只需要在建立的計算機系統中將相關的檢索信息輸入，計算機系統就可以快速的搜索出相關信息，這樣不僅為提高了檔案檢索的速度節約了大量時間，同時也可以保證信息檢索的質量。

2.滿足信息查找需求。由于電子檔案的大量產生，人們為了更好地將其運用，又將傳統的固態檔案錄入到計算機系統當中，這就建立了一個內容豐富數字檔案館，檔案館將先進的技術作為依托，促進了檔案管理工作的進一步發展。另外，相關技術人員利用互聯網建立了與檔案館類似的網站，滿足了人們對各種檔案信息快速查找的需求。

3.加強電子檔案管理。當前，在檔案管理工作中，由于建立了計算機系統，管理人員在計算機系統中將大量的紙質文件信息錄入進去，將其轉化成電子文件，這時管理人員只需要對電子文件進行管理就可以了，這樣不僅大大的降低了工作人員的工作量，還提高了工作效率，實現了檔案管理的現代化、智能化。人們在日常生活、學習和工作中，利用計算機獲得各種所需信息，促進了電子檔案的快速發展。隨著社會的快速發展，各種檔案越來越多，這就必須要求引入計算機技術來對各種檔案進行科學、高效的整理和管理，采用先進的管理手段，有效的提高檔案管理的工作效率。

二、將計算機信息處理與檔案信息管理相結合的創新

近幾年，隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，我國檔案事業發生了較大的變化和改革，檔案管理得到了進一步發展。其中檔案管理人員的綜合素質具有較大的提升，但是在檔案的信息化管理方面卻滯后于技術的發展。檔案管理作為一個復雜的系統性工作，不僅要保管各種檔案材料，提高檔案材料的利用，盡可能的保持歷史原貌，同時還要注重對檔案信息的開發與再利用，提高對信息的服務意識。而在信息的處理和管理方面，計算機技術具有非常大的優勢，通過利用計算機技術對傳統的管理模式進行改革和變動，進而實現檔案的現代化、自動化管理。

1.實現多媒體信息演示系統開發方式的工具化。一些檔案館利用計算機技術建立了一些效果不錯的多媒體信息演示系統，如利用者借閱引導、檔案館指南等。但是也可以發現，這些系統大多數都是專門性開發，軟件不具備通用性，每次在進行系統的制作室時，都需要再次投入人力，這就造成制作難度增加。如果將這些開發軟件具有通用性，實現軟件的工具化，那么只需要對一些參數進行少量修改，隨機填充一些相關內容，就可以制作出一個全新的多媒體演示系統，從而節約了大量的人力、物力、財力，實現方便快速安裝具有廣闊的應用前景。

2.實現多媒體檔案信息處理的標準化和長久化。多媒體信息技術的設備具有的兼容性相對較差，在進行信息的存取和交換的時存在較多問題。當前已經在制定和論證一些多媒體檔案信息采集和存儲方面的相關標準。然而目前形成的體系與實際需要還有著很大的距離。對于多媒體檔案信息的長久保存在這方面的工作缺乏相關的載體篩選，面對數量龐大、種類多樣的光盤等介質，對它們的研究非常少，沒有一個標準的結論。這些工作投入大、周期長，相關的檔案管理者要引起重視，認真研究分析，制定出有效的措施解決。

3.通過多媒體技術實現檔案管理功能的更新。計算機技術已經從內部信息的多媒體處理轉化成了處理功能的多媒體化。如利用語音的方式將各種文字信息錄入到計算機系統當中，同時通過計算機技術也能夠將簡單的字符轉化成圖像、影像或者語音的形式。另外還有超媒體技術等將這些技術應用到檔案管理當中，不僅僅實現了檔案信息錄入的方便快捷，同時還能夠將計算機進行擬人化，加強了檔案人員與計算機的聯系，使檔案管理邁入了一個新的階段。

三、總結

隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理信息化得到了快速的發展。在檔案管理中引入計算機技術，是信息時代對檔案管理的要求，也是檔案管理自身發展的必然趨勢。檔案管理通過引入計算機技術，實現檔案管理的現代化、智能化、自動化，提高了檔案管理的工作效率，計算機技術在檔案管理中起到的作用將會越來越大，因此檔案管理者要不斷學習和吸收新技術，改革傳統檔案管理模式，使檔案現代化不斷邁入新的臺階。

參考文獻：

[1]王莎.試析計算機技術在檔案管理應用中的作用[J].黑龍江科技信息，2014，05：123.

篇10

1計算機技術的優勢

當今信息時代的突出表現就是計算機技術在社會各個領域的廣泛應用，它給檔案工作帶來了眾多的便利，但是也形成了巨大的沖擊，檔案管理工作的現代化面臨的各種挑戰日益增大，加強計算機技術的應用已經迫在眉睫，它的幾個優勢主要表現為：

1.1先天優勢

計算機技術為檔案管理提供了諸多先進的掃描、打印和復印設備，它們的廣泛應用大大提高了檔案管理工作的質量，通過將檔案文檔的內容進行歸納分類，將紙質檔案分頁掃描，可以實現紙質檔案內容的數字化存檔，高質量的掃描儀能夠保證檔案內容高清有效，完整存儲。檔案卷宗的基本信息在通過工作人員核對后錄入到數據庫系統中，就可以實現數據庫信息與檔案卷宗的相互印證，提高檔案卷宗的信息化轉化效率，保證檔案卷宗的完整存儲流程。在查閱過程中，可以利用計算機來登錄工作網站，可以快速瀏覽搜索相關的檔案文件，可以通過打印和復印等外設產品實現文檔的調閱和打印，避免在翻閱傳統的紙質檔案時所引起的損毀或者丟失。電子檔案的存儲可以通過縮微技術和光盤技術來實現，避免因為計算機信息系統出現故障所造成的電子文件丟失。

1.2信息化優勢

檔案的收集、錄入和存儲涉及到眾多類比的信息資料，它的工作繁重而且安全級別要求高，當傳統的檔案管理工作遇到爆炸性的信息量時，繁重的錄入和歸檔工作會使得工作人員不堪重負，很容易出現錯亂現象，也容易給保存帶來安全隱患。而計算機技術為代表的信息技術被廣泛應用到檔案管理工作后，人們可以更加便捷高效地運用其來管理電子檔案，可以將傳統的紙質版檔案信息錄入到信息系統中，這樣就建立了分類齊全、內容豐富的數字化檔案館，而先進的信息化技術為檔案管理工作提供了便捷的條件，促進檔案管理工作向著更高層次發展。而在檔案的歸檔和分類階段，可以根據檔案文件或者卷宗內容建立信息檢索目錄，制成檔案管理的信息文獻卡，這樣可以實現對于檔案每個卷宗的信息集合，也能將每一個文件或者卷宗的內容和形式特征進行歸納、選擇和登錄。

1.3管理優勢

當前，計算機信息管理工作中，檔案管理人員可以充分利用計算機技術來實現檔案的數字化建設和無紙化辦公，由于在前期階段，管理人員將大量的紙質版檔案文件錄入到信息系統，就建立了完整的電子檔案。當檔案管理者或者使用者需要查找相關的檔案信息時，只需要在計算機系統中查詢相關的檢索信息或者關鍵字，就可以快速查詢到相關信息，為檔案管理工作節省了大量的人力和物力，同時也保證了檔案信息檢索的質量。而根據企業或者事業單位的實際需要，檔案管理人員可以及時調整檔案管理系統的分類、檢索和存儲設置，創作出符合企業或者事業單位需要的信息系統，從而保證計算機信息系統能夠滿足企業的檔案管理的需要，能夠保證利用最短的時間、最高的效率來實現檔案管理的更新換代，方便人們在日常的工作、生活和學習中，能夠及時利用計算機技術來獲取到各種有益的信息知識，方便管理人員對于各種檔案進行科學、有序和高效的整理和管理，有效提高檔案管理的工作效率。

2存在的問題

在信息時代，計算機技術的飛速發展和傳統手工檔案管理的束縛成為鮮明的對比，它體現在檔案管理的額前期準備工作、計算機管理應用和專業化人才建設的各個方面，主要的問題集中在以下幾個方面：

2.1檔案管理的前期準備工作不充分

檔案部門在啟用計算機信息系統的時候，往往是主管部門的硬性要求，或者是檔案系統的系統架構，而對于檔案部門來說，沒有做好足夠的準備工作，往往是為了應付主管部門的檢查，或者僅僅是作為檔案信息管理系統的組成部分，對于檔案管理的重要性和必要性沒有充分的認識。比如，在準備過程中，檔案存儲的電子數據不到位，很多需要保持的紙質版的檔案材料通過高分辨率的掃描儀轉換成電子檔案資料，或者通過人工錄入的方式將檔案信息錄入電腦。但是，由于檔案管理人員的技術有限，容易導致檔案數據在向數字化轉化過程中產生人為的損壞或者丟失，影響檔案數據的準確性和權威性。此外，檔案部門的軟、硬件水平不足，很多檔案館的網絡設施落后，計算機設備相對陳舊，它們嚴重影響了檔案數據的采集、保存、歸檔和分類，也不利于檔案信息管理系統的應用。

2.2檔案管理的計算機運用不充分

在很多檔案館或者檔案部門都運用了計算機信息系統，也對于檔案管理人員進行了必要的專業培訓和計算機操作指導。但是在實際工作中，很多檔案館或者檔案部門都沒有有效利用計算信息系統，或者只是將計算機信息系統作為傳統檔案管理的輔助工具，主要側重使用它的收集、登錄和儲存功能，往往忽略了其檢索和信息加工的功能。此外，在當今信息大爆炸的時代，檔案信息已經不僅僅局限于文字，它需要檔案管理者加強檔案信息中的圖像、聲音、動畫等多媒體檔案數據的整理工作，而這些都是計算機信息系統的優勢所在，但是往往被廣大檔案管理者所忽略。因此，在此背景下，檔案的計算機信息系統優勢不能得到充分發揮，而檔案管理工作往往重復著相似的錯誤，或者埋沒在浩瀚的檔案歸檔工作紅，它體現不了檔案管理的高效率，更不能發揮計算機技術的優勢項目。

2.3檔案管理的專業化人才建設不足

在當今信息化時代，檔案管理工作已經從過去的密集型重復勞動過渡到現代化的計算機技術為依托的信息化工作，它要求檔案管理人員具有專業的檔案管理知識，掌握扎實的計算機知識，熟練運用各種信息檢索技術，而這些都需要具有高素質、專業化和高技能的信息管理人員才能勝任。然后我國檔案管理人才大多是從傳統高校檔案專業畢業，而且一般年齡都比較偏大，他們工作以后接受傳統的手工檔案管理模式，無論是在計算機操作、檔案管理思維的轉變和計算機信息技術的運用上都存在著不小的差距，而對于計算機的網絡安全防御則更是知之甚少，這就造成了很多時候，國家、社會和企業投入大量人力物力建成的檔案管理信息化系統不能投入使用或者用之甚少，檔案管理的人才梯隊建設不能跟上日新月異的信息化發展，計算機的應用成為了一種空談，檔案管理人員沒有危機意識，不能提高檔案管理技術的創新發展，使得檔案管理工作陷入被動的局面，落后于時代的發展和社會的需要。

3創新應用

檔案管理是一個復雜的系統工作，而計算機技術是傳統檔案工作的創新之舉，需要側重加強檔案信息歸檔、檔案信息網絡系統和專業人才梯隊等各方面的建設，才能真正將計算機技術的優勢發揮到最大。

3.1重視加強檔案信息歸檔的基本工作

檔案信息的存儲和歸檔是檔案管理的基本工作，也是檔案現代化管理的重要環節，只有充分保證檔案信息的收集、整理、歸檔和錄入工作的有序進行，才能保證歸檔的檔案信息真實有效，為后續的檔案管理工作提供準確的數據。因此，需要充分利用計算機技術來加強檔案信息歸檔的基本工作，運用計算機信息系統來加強檔案辦公自動化、檔案文檔管理一體化、檔案管理信息智能化和檔案服務現代化，滿足信息化時代對于檔案信息數字化歸檔的需求。此外，在檔案信息歸檔的過程中，需要認真完善計算機硬件、軟件等相關設備，保證檔案信息歸檔過程中的數字化存儲需要，提高檔案管理系統對于存儲容量、圖形讀取、性能優化、系統兼容等各種信息存檔所需要的基本運行條件，加強優化計算機信息化系統的整體性能，提升系統兼容性，加強計算機軟件更新，保證信息歸檔的高效安全運行。

3.2重視加強檔案管理的計算機網絡建設

當前環境下，檔案信息的計算機管理需要兼顧計算機技術、信息通信技術和計算機網絡技術，它側重于檔案管理能夠服務于民，能夠實現檔案信息的服務最大化，這就需要檔案信息管理部門和管理者加強對于計算機設備和技術進行及時的更新工作，加強檔案信息的數字化建設和網絡建設，真正保證計算機網絡內外的用戶都能及時訪問到檔案信息管理系統，能夠根據自己的訪問權限獲取到足夠的檔案信息，確保檔案信息數字化對于計算機網絡技術的迫切需求。為了提升檔案計算機管理的效率，需要在檔案管理內部建立一套完整、有效和安全的信息網絡系統，將檔案信息系統的檔案整理、掃描錄入、程序管理、組織結構、權限管理、查詢操作、安全防御等內容納入到信息網絡系統，實現檔案信息的可查詢、分級訪問和防火墻防御等多重操作，可以通過網絡信息查詢來實現信息整理收集的目的。

3.3重視加強檔案管理的多媒體信息建設

當今社會，計算機技術的重要應用就是通過多媒體等信息技術來顛覆傳統的管理模式。在檔案管理領域，側重通過多媒體等信息技術來實現檔案信息的立體化，注重對檔案信息的開發與利用，提高了檔案信息的服務功能，實現檔案的現代化、智能化管理。（1）通過多媒體信息系統實現檔案信息的工具化。目前，很多檔案館已經開始利用多媒體系統建立檔案館搜索目錄、參觀指南等，它將單調枯燥的檔案信息形象化，方便普通觀眾的查閱和參觀。（2）通過多媒體信息系統實現檔案信息的標準化。目前，國內檔案館和檔案部門的檔案存檔標準不統一，造成檔案在存儲和交換過程中出現信息不對稱的狀況，不利于多媒體信息技術的學習和交流，國家正在統一和規范多媒體信息存儲的介質，力爭通過多媒體信息存儲來規范檔案信息采集和存儲的規范性。（3）通過多媒體信息系統實現檔案管理的創新性。目前，多媒體技術已經逐漸從單純的技術應用過渡到功能應用，它能夠將單純的文字信息轉化為詳細的圖像、語音或者動畫的形式。另外，多媒體技術在檔案檢索目錄中可以實現擬人化操作，加強了檔案信息與管理者的聯系。

4結語

隨著信息時代的飛速發展，檔案管理工作也逐漸向著信息化、多媒體化和數字化方向發展，也使得計算機技術得到了充分的應用，它促使檔案管理向著現代化、智能化和自動化方向發展，也真正提高了檔案管理的工作效率，可以說，計算機技術成為了檔案管理不可多得的利器，促進了高校檔案發展進程。

作者:張燕敏 單位:濟南市技師學院

參考文獻:

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（二）經濟資源困泛

檔案不是獨立的經濟實體,不能夠直接盈利,只能靠財政撥款維持正常工作,沒有雄厚的資金來購買現代化的管理設備,成為企業檔案遲遲沒有邁上現代化道路的重要原因之一。尤其是在一些剛興辦的檔案，沒有一套全套的現代計算機管理系統，造成管理落后，缺乏現代技術的融入性，尤其是在圖書的物流配送、入柜等方面存在嚴重的漏洞，沒有加大資金投入，給現代技術手段的應用帶來一定的困擾。

（三）多媒體技術的整體應用不足

在現代技術與檔案管理中，通過構建多媒體的電子閱覽室、視聽閱覽室等，尤其是利用計算機技術、通訊技術和網絡設備為讀者提供便利，采取配備電視機和DVD影視播放機等，實現對現代技術的整體應用。但是，在多媒體的應用上，由于存在認識不到位、經費不足、民眾缺乏良好閱讀習慣等問題，給現代開放式檔案管理帶來新的問題，因此，要強化多媒體的效果應用，真正體現出現代技術手段的整體效能。

二、探討現代技術手段在檔案管理中的應用模式

（一）搭建現代技術應用的橋梁

在圖書管理中，通過現代技術手段的應用，建立綜合管理平臺，采取網絡編程等方式，細化每一個閱讀環節，尤其是對于檔案管理的高校遠程教育建設，為學生提供遠程教育場所、設備、技術，學生在異地利用檔案遠程進行學習，猶如在教室里一樣，可以感受到是在教室里學習的虛擬場景。同時還可以建立多媒體教學資源庫。多媒體教學資源庫是基于計算機網絡環境，利用信息技術手段，按照統一的技術規范和課程內在邏輯關系構建的，由眾多優秀數字化媒體素材、知識點素材及示范性教學案例等教學基本素材組成的，并可以不斷擴充的開放式教學支持系統。針對不同的學科，不同的種類和類型對各種視頻、音頻，圖形、圖像等內容進行統一的歸類和存檔，并為每類資源建立分類號，從而使師生在檢索時更加直觀、簡捷明了。

（二）網絡服務模式的基本雛形探討

網絡服務質量的高低決定著檔案主導作用發揮的重要地位，規范而有序的網絡公共資源的享受，會讓免費的開放程度達到最高點，其效果也是最佳的。其中，網絡服務包括館藏書目檢索，網絡知識導航，網上參考咨詢，網絡培訓課程，數字資源服務共享等多項內容，通過互聯網的形式達到精神閱讀的最佳境界，把先進的計算機技術、互聯網技術、物聯網技術運用于檔案服務，提供更多方便快捷的自助式服務。不斷擴大公共檔案各類資源的區域共享，加機計算機檔案中心，實現資源共享和合作足不出戶，得到全球多所檔案的文獻資料，實現有限館藏資源的無限檔案服務。

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（一）藝術檔案建檔意識不強

高職院校的藝術檔案不僅僅是學校檔案工作的有效組成部分，更是構建和諧校園、促進校園文化的重要載體，需要師生加強這方面的意識。高職院校在日常教學、科研、校園活動的過程中均會產生大量藝術檔案，諸如師生在日常教學科研、文藝演出等活動中產生的藝術檔案；學校組織各類文化節中產生的藝術檔案；師生參加校內外比賽中產生的藝術檔案等。雖然藝術檔案的種類數量不少，但是藝術檔案的收集、歸檔工作遠不如一般的文書檔案那樣受重視，學校檔案管理人員一方面對藝術檔案的產生情況不能有效掌握，另一方面未意識到藝術檔案收集的重要性，認為《高等院校檔案十大類實施辦法》中未對該問題作具體要求，于是對高職藝術檔案不重視收集，如在各類藝術比賽、展覽中產生的藝術檔案往往散落在各創作者手中，或長期存放在組織活動的相關部門，未能及時完整地歸檔到檔案館室。

（二）機構制度方面不夠完善

高校檔案工作是高校重要的基礎性工作，是體現高校辦學質量和管理水平的重要標志之一，學校應當對其加強領導和管理，將之納入學校整體發展規劃，納入整體考核評估指標體系。少數高職院校對檔案工作的重要性認識不足，意識不強，重視不夠；個別高職院校沒有根據《高等學校檔案管理辦法》規定將檔案工作納入學校整體發展規劃，未將檔案館建設列入新校區總體建設方案，依法管檔的自覺性和責任感有待進一步加強。一些建校時間長、辦學規模大、檔案數量多，符合中華人民共和國教育部第27號令規定條件的學校，至今尚未成立檔案館；有的學校雖然設立了檔案館，但級別建制偏低，人員偏少，難以適應學校又好又快發展的需要。少數學校檔案用房面積過小，基礎設施陳舊簡陋。個別學校檔案館安置在過渡用房，安全意識不強，必要的防護措施不到位，特別是臨時存放檔案的場所有著明顯的安全隱患。在檔案管理模式上，部分學校沒有根據有關法律法規進行建章立制，未能按照規定要求和檔案工作原則對學校各院系、各部門產生的各類檔案實行集中統一管理，特別藝術檔案的管理更是薄弱，呈現隨意化、無序化的狀態，缺乏必要的制度管理保障。

（三）檔案人員的素質亟待提升

提高高職院校藝術檔案的管理水平，離不開檔案人員的辛勤工作。檔案工作機構的人員構成、個體素質如何，直接影響藝術檔案的管理水平和工作效果。只有綜合素質高的人，才能勝任學校藝術檔案的管理工作。近幾年，高職教育事業跨越式發展，但卻存在忽視檔案建設的情況，學校檔案專職人員數量不足的現象普遍存在。隨著高職辦學規模的擴大，各項工作內容與日俱增，但是，由于人們對學校檔案工作的認識不足，高職院校的檔案工作長期處于可有可無的一項工作。不是安排一些婆婆媽媽的人員，就是把別處不好安排的照顧對象推去檔案室。現有的這些檔案管理人員，來著不同的專業背景，有的學習歷史、有的學習文學、有的學習計算機，五花八門，檔案管理專業的卻不多，這就給他們從事檔案工作帶來先天不足——專業素養不夠。高職院校的檔案人員往往還兼任一些其他工作，只剩下很少時間和精力應付檔案業務已成為普遍現象。在這種情況下，高職院校的檔案工作面貌可想而知。

三、高職院校藝術檔案管理的對策與路徑

提升高職院校藝術檔案管理水平，需要從高職院校的組織管理機制、管理隊伍建設、藝術檔案的數字化建設、藝術檔案的利用水平等路徑著手，綜合運用發揮合力方能有所建樹。

（一）要切實加強領導

高職院校檔案管理工作應該納入學院整體發展規劃，納入整體考核評估指標體系，藝術檔案工作也應該列入學院整體檔案工作規劃，各二級院系應該把藝術檔案工作列入本部門整體發展規劃，由一名分管領導具體指導、制定政策、把握藝術檔案工作的發展方向。要切實把藝術檔案工作作為學院發展的有機組成部分，積極宣傳和組織、整理和挖掘藝術檔案，把藝術檔案工作作為工作總結、業務考核內容之一。要針對藝術檔案工作發展的不同層次、不同類型，分別提出不同的量化指標和時限要求，進行分類指導。要保證必要的經費，確保藝術檔案的完整、安全和有效利用。總而言之，高職院校各級領導的重視，是藝術檔案能否順利發展的關鍵。

（二）要加強隊伍建設

藝術檔案員隊伍是藝術檔案管理上水平上臺階的重要基石。學院領導應該關心藝術檔案工作隊伍的建設，努力解決藝術檔案人員的實際困難，提升他們在學院偏低的待遇，解決他們晉升的渠道問題，提供必要的業務進修、外出參觀學習的機會，從而穩定藝術檔案工作隊伍。要多層次、多門類加強業務培訓，不斷提高藝術檔案人員素質和管理水平。藝術檔案工作是一項復雜的專業技術勞動，因此，要求從事檔案工作的人員應具有合理的知識結構，又要具備良好的藝術素養。只有綜合素質高的人，才能勝任高職院校的檔案管理工作。檔案工作人員的素質是提高藝術檔案管理水平，充分發揮藝術檔案作用的先決條件。概括地說，對藝術檔案管理人員主要有以下要求：良好的政治素質、精湛的業務技能、良好的工作作風、高度的責任意識、良好的職業道德，較強的溝通能力。從加強團隊建設的角度來說，還需要重視每一個檔案工作人員的個體價值和主觀自覺性行動。也就是要充分發揮和調動每一個人內在的積極因素，創造性地開展工作。對藝術檔案管理隊伍的管理重點在于明確崗位，落實職責，稽查考核，協調激勵。學校應該把檔案人員隊伍建設列入人才發展目標，統籌規劃，不斷優化隊伍結構，使高校檔案人員隊伍朝著專業化、高素養、有梯隊的人才隊伍結構發展，為高職院校的藝術檔案工作注入可持續發展的活力。

（三）要加快藝術檔案的數字化建設

藝術檔案是對學校和社會有保存價值的各種文字、圖片、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。要實現藝術檔案的文化傳承作用，必須加快藝術檔案的數字化建設。通過藝術檔案的數字化管理，讓更多的學生走進網絡平臺，共享先進文化的魅力，從而全面提高學生的文化素養，促進校園文化建設。加強藝術檔案的信息化和數字化管理，是藝術檔案事業適應時展的需要。利用多媒體技術，實現藝術檔案媒體的數字化。多媒體技術是一種交互性綜合處理的計算機技術。根據藝術檔案的多媒體特征，高職院校的檔案館可以充分運用多媒體技術中的音頻信息處理技術、圖像信息處理技術、視頻信息處理技術、多媒體數據庫技術和多媒體信息識別技術，結合數碼相機、數碼攝像機、數碼掃描儀等數字化設備，通過對紙質檔案、聲像檔案的掃描錄入、數碼處理、3D制作，將藝術檔案媒體轉化為電子代碼儲存、傳輸和處理，變成可視化、動態化、數字化的多媒體藝術檔案信息資源。藝術檔案管理軟件的運用，實現藝術檔案系統化的管理。軟件的應用可以提高管理思路和管理方式的創新，還可以提高管理的效率，提高日常藝術檔案管理的標準化和規范化的流程，及時提供文化資源的信息。高職院校在選用檔案系統管理軟件時，必須結合自己的工作條件、環境和和技術保障等方面的考慮，以提高軟件應用的實際效率。還要考慮檔案管理軟件的處理和儲存多媒體藝術檔案信息的能力。這樣就可以直接在電腦上進行藝術檔案信息的收集、整理、移交、歸檔、鑒定、銷毀、查詢和統計，簡化傳統的手工過程，提高科學化管理藝術檔案的能力。利用多媒體光盤技術實現藝術檔案數字化存儲。由于藝術檔案的信息量很大，圖文聲像并茂，這就需要功能全、密度高的大容量存儲器。多媒體光盤技術采用激光介質作為高密度信息存儲載體，具有記錄信息量大，存儲密度高，易于檢索，便于拷貝復制，還原傳輸效果好等優點。利用這些大容量的可讀寫光盤貯存圖像、聲音、動畫、視頻等多媒體藝術信息，既能有效地節省檔案庫房的貯存空間，擴展存儲能力，又便于保存、保管和借閱。

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三、具體工作思路

根據新形勢下檔案工作發展趨勢，制定具體工作思路如下：

1、對于紙質檔案。要在進一步健全收集檔案信息和完善收集網絡的基礎上，注意在收集材料的完備、及時、準確三方面下功夫，堅決把好“入口關”，切實提高歸檔材料的質量，做好紙質檔案的規范化管理工作；要嚴格按照《xx發電廠檔案整理工作細則》、《xx發電廠事檔案工作檢驗考評標準》的要求，切實做好檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實、條理、精煉、實用。

2、對于電子檔案。在系統結構結構方面，要在全系統使用檔案管理信息系統，并按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成公司系統的數據庫實體，使檔案信息查借閱、轉遞及數據的提取和統計分析等工作主要通過計算機進行；在多媒體檔案材料方面。要將工作、學習和生產一線的動態影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過計算機系統或投影設備顯示出來，從而提高知人、識人的深度和廣度。在多媒體檔案材料保管和維護方面。要以大容量、高速磁盤或光盤介質為電子多媒體信息的存儲介質，并按照科學的備份和保管制度進行備份和保管。同時注意對信息進行及時準確的采集、分類、更新和維護；在多媒體檔案材料使用方面。要通過實用、良好的操作界面，方便用戶對有關材料的查詢和使用。注意對整個電廠的信息進行統計分析和預測，為以后各項工作的決策提供參考；在多媒體信息系統保密和安全方面。要建立網絡防火墻，通過引進安全可靠的防攻擊系統，建立科學的訪問、利用管理體制，來保證電子檔案材料的保密和安全。

3、對于基礎建設。要對現有庫房進行裝修改造，同時添加購置檔案設施設備。爭取實現庫房、辦公、閱覽、機房“四分開”；庫房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位；增添庫房專用密集架**組，計算機*臺、空調*臺、去濕機*臺、復印機*臺，使庫房保管達到“八防”的要求；同時，充分運用網絡技術，配備專用的檔案管理專用計算機系統及數據備份設備，實現檔案的微機管理。按照目標管理的有關規定，文書檔案、科技檔案、多經檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等各個分類實現“三室分開”（庫房、辦公室、閱覽室）。

四、主要目標及措施

1、主要目標

以為xx發電廠提供優質、高效、快捷服務為目的，狠抓基礎建設，做好信息的采集和維護，為企業的各項工作的開展提供優質服務，使企業的檔案工作實現系統化、規范化的目標。

2、具體措施

一要提高思想認識，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感。檔案工作是發電廠整體工作的重要組成部分，檔案管理人員要在思想上充分認識到此項工作的重要性，增強做好檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感。