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（1）《職業衛生防病法》第19條規定，用人單位建立、健全職業衛生和勞動者職業健康監護檔案。第24條規定，用人單位應當按照國務院衛生行政部門和國家安全生產監督管理機構的規定，定期對工作場所進行職業病危害因素檢測、評價。檢測、評價結果存入用人單位職業衛生檔案，定期向所在地衛生行政部門和國家安全生產監督管理機構報告并向勞動者公布。第33條規定，用人單位應當為勞動者建立職業健康監護檔案，并按照規定的期限妥善保存。（2）《職業病防治法》第48條規定，職業病診斷、鑒定需要用人單位提供有關職業衛生和職業健康監護等資料時，用人單位應當如實提供，勞動者和有關機構也應當提供與職業病診斷、鑒定有關的資料。這是用人單位在職業病診斷過程中所必須旅行的舉證責任。（3）《職業病防治法》第33條規定，勞動者離開用人單位時，有權索取本人職業健康監護檔案復印件，用人單位應當如實、無償提供，并在提供的復印件上簽章。《職業病防治法》第64條規定用人單位未按規定組織職業健康檢查、建立職業健康監護檔案或者未將檢查結果如實告知勞動者的，有衛生行政部門責令限期改正，給予警告，可并處2萬元以上5萬元以下的罰款。

3用人單位職業衛生管理檔案的基本要求

3.1職業衛生管理檔案案卷歸檔前要做好準備工作。（1）簡明扼要的擬寫案卷標題，包括文件執法機關、內容、文種3個部分，標題要反映案卷內容。（2）根據檔案保管期限的規定，注明每一案的保管期限，職業衛生檔案一般為永久保存。（3）填寫卷內目錄、備考表及案卷皮、編號、裝訂成卷。（4）歸檔的案卷要填寫移交目錄，雙方簽字。3.2檔案室對各部門移交來的職業衛生檔案，要認真進行質量檢查，及時編號登記，入庫保管。3.3檔案工作人員要對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況進行登記，檔案工作人員調離時，必須做好交接手續。3.4職業衛生檔案庫房要堅固、安全，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作，并有應急措施。職業衛生檔案庫要設專人管理，定期檢查清點，如發現檔案破損、變質時要及時補修復制。3.5利用職業衛生檔案的人員應當愛護檔案，職業衛生檔案室嚴禁吸煙，嚴禁對職業衛生檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。3.6對保管的職業衛生檔案要積極提供利用，嚴格執行借閱制度。對于涉及勞動者個人健康資料的，用人單位應當履行保密義務。

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2、職業衛生管理制度和操作規程檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業衛生管理制度和操作規程一覽表、職業衛生管理制度文本、崗位職業衛生操作規程文本、職業病防治法律、法規、規范、標準、文件一覽表、職業衛生法律、法規等。

3、職業病危害因素種類清單、崗位分布及作業人員接觸情況檔案：建立的內容一般有）本檔案目錄、生產工藝流程圖、職業病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表、人員變動表、接觸職業病危害人員勞動合同、產生職業病危害的設備、材料及警示標識一覽表、產生職業病危害的設備、材料等。

4、職業病防護設施、應急救援設施檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業病防護設施、應急救援設施配置表、職業病防護設施及定期檢定證書、職業病防護設施、應急救援設施檢修、維護、更換匯總表等。

5、工作場所職業病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業病危害因素濃度（強度）日常監測記錄、職業病危害因素檢測整改一覽表、職業病危害檢測、評價委托書、機構資質、職業病危害因素檢測報告與評價報告、職業病危害現狀評價（檢測）報告回執表等。

1.衛生計生局檔案室管理的模式

檔案管理的模式又單位的性質不同、管理的方式等，有很多種模式，就現有的檔俺管理來看，主要有以下幾種模式：

（1）衛生計生局內部設立檔案室，有專職檔案管理員，有專門辦公室和檔案庫房，負責機關檔案工作的行政管理和檔案保管。

（2）衛生計生局只設立檔案庫房，沒有檔案行政管理辦公室，設專職或兼職檔案管理員，由檔案管理員負責檔案行政管理工作和檔案管理工作，稱為機關檔案庫房模式。

（3）負有某一行業檔案監管職能的專業管理機關設置的組織形式，即設有檔案保管機構，負責衛生計生局的檔案管理工作，履行行業檔案行政管理工作職能，指導和監督行業內檔案工作，稱為專業檔案室模式。

2.衛生計生局檔案管理工作存在的問題

檔案的管理工作由于檔案比較多，比較復雜，因而在管理起來也會存在著一些漏洞，隨著工作的開展，應該及時發展，及時更改，具體歸納工作中存在的問題如下：

（1）制度建設和執行力度不足現階段，不少檔案管理部門普遍存在制度建設缺位等現象，甚至沒有制定相應的崗位職責，缺乏系統、科學的管理。

（2）管理模式相對落后，檔案管理的信息化、數字化水平較低。

（3）檔案管理平臺以人工管理為主，導致檔案信息化水平普遍不高，管理平臺的工作效率大受制約。

（4）專業人才培養和輸出相對較少，人才資源緊缺。

3.衛生計生委檔案管理模式面臨的改革環境

隨著社會的發展，時代的變遷，檔案的管理工作也要跟上時代的步伐，才能服務于社會，取得經濟效益。因此，衛生計生委的檔案管理模式也敲響了改革的警鐘。

（1）社會經濟的變化，檔案管理的重要性日顯突出。

隨著我國經濟的快速發展，人員的構成發展跟大的變化。不同時期，衛生計生委需要通過檔案的管理，提供精確的數據，以便社會發展的管理。尤其是中國在轉型的時期，社會成員各個層次的比例，包括年齡、性別、學歷等等，都會影響到社會經濟的發展，社會政策的制定等等。

（2）政府信息公開推動衛生計生委檔案利用意識的提高

由于檔案的發展歷程不是很快，檔案的社會利用意識一直不高。政府在職能轉變的過程中，提出構建民主、透明政府的要求，這就要求衛生計生委的檔案也要透明化，具有提高社會對政府的監督意識和查閱市民信息意識，以及推動衛生計生委檔案利用意識提高。

（3）檔案信息化發展，給檔案集約管理提供可能。

隨著信息時代的到來，通信技術和計算機技術的發展，計算機的普及，使衛生計生委檔案管理工作也隨之發生了相應的變化。檔案載體從紙質，發展到了紙質、縮微膠片、光盤、硬盤、磁帶等多種載體并存的時代。信息化的發展以及檔案管理信息化技術的成就，給衛生計生委檔案管理改進，帶來了新的契機，并為檔案集約化管理提供可能。

4.改進衛生計生委檔案管理工作的措施

針對衛生計生委檔案管理工作中存在的問題，現將整改措施如下：

（1）完善制度建設，強化執行實效

在新的環境下，衛生計生委檔案管理工作要實現質的突破，要實現科學的可持續發展，這就要求必須堅持用制度管人管事，建立健全的機制和管理制度，使衛生計生委的檔案管理制度完善，并具有很高的執行效率。

（2）創新管理模式，提高衛生計生委的檔案信息化水平。要積極運用現代科技水平，創新檔案數字化管理的手段，提高衛生計生委檔案管理的信息化水平，做到提高服務質量和效率。衛生計生委的檔案管理信息化目的，是利用現代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，提高檔案管理質量和效率。

（3）拓展管理平臺，構建衛生計生委檔案數據庫系統。衛生計生委的檔案數據庫平臺建設是利用數字信息技術，實現檔案資料數字化，達到信息資源共享的的效果。因此，提升檔案管理水平，是推動檔案管理向現代化、信息化轉型的一個重要舉措。

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1衛生監督機構檔案管理概念及作用

衛生監督檔案也被稱為衛生管理資料檔案,它能夠真實地反映單位在實際的管理活動中所行使的一些權力,通過開展衛生管理活動而形成的一種文字、文件形式的材料,也就是說衛生監督機構屬于衛生監督單位開展衛生管理工作的一個真實的記錄手段,它還能夠及時地反映單位在衛生管理工作的活動歷程。

2衛生監督管理制度

監督單位的衛生管理工作主要體現在衛生監督管理制度的落實上,并根據管理的全部內容和項目。確定資料歸入衛生監督檔案當中。要根據監督單位規模及類型的不同來制定與之相適應的衛生監督管理制度。

3衛生監督機構檔案管理中存在的問題

3.1檔案管理意識低下

我國自頒布檔案法之后,衛生監督機構就已經根據法令要求建立了三級的檔案管理網絡。當時這種網絡的建立并沒有起到太大的作用,因為在實際的應用當中,領導層們根本沒有意識到檔案管理對企業發展的重要性,這些領導認為檔案管理沒有什么大不了的,這樣的一種思想給工作人員帶來了極大的便利,很多的工作人員為了工作方便,就將檔案材料直接放在辦公桌上,并沒有進行分類存檔處理,使得檔案材料出現了損壞。其實之所以會出現這種情況主要還是因為領導層對檔案管理沒有提起重視,檔案管理工作出現不規范的現象也就比較好解釋了。

3.2檔案管理制度急需完善

在實際的檔案管理操作過程當中,有一部分的檔案管理雖然是有規章制度的存在,但是很多管理程序并沒有納入崗位責任制當中,所以就造成了部分工作沒有真正的依托,檔案管理的效率也會出現明顯下降,這樣一來就會影響到檔案管理的最終目標。

3.3檔案管理人員素質不高

檔案管理工作人員的素質對檔案管理的質量和水平都會產生直接的影響,再加上我國檔案管理的工作人員最開始配置的時候就非常簡單,基本上沒有專業的檔案管理人員,很多工作人員都是由辦公室文秘兼職的,所以說在檔案管理人員的選拔過程中,選拔人員只是注重了工作人員的專業技能,卻并沒有將檔案管理納入考核的范圍中。這也就導致檔案管理的專業技能培訓缺乏創新意識,使得檔案管理的質量達不到預計的要求。

4衛生監督機構的檔案管理應注意的問題

4.1提高檔案管理人員的意識

衛生監督機構要根據我國頒布的檔案法來對檔案進行管理,領導層一定要對檔案管理工作提高重視,這才是檔案管理工作得以發展下去的關鍵。領導層最好是結合當前的實際發展情況,此外還要對檔案管理的領導層進行適當調整,逐漸提高檔案管理的水平。將檔案管理的目標與衛生監督機構的工作目標進行有機的整合處理,進一步明確崗位責任制,進而實現認識到位和組織到位。衛生監督機構還要將所培養的專業檔案管理人員歸入衛生監督機構的人才培養當中,進一步加強衛生監督的宣傳力度,積極開展培訓工作,在潛移默化中提高檔案管理人員的意識和專業知識水平。最重要的一點就是要讓領導層和工作人員真切地意識到檔案管理的重要性。

4.2注重檔案管理人才隊伍的建設

為了進一步保障衛生監督機構檔案管理工作能夠得到可持續發展,注重人才隊伍的培養就顯得尤為重要。所以說在當前市場經濟的大背景下,衛生監督機構要不斷重視檔案管理人才的培養,對管理人員的作風以及政治面貌都要有一個全新的定位，不斷提升檔案管理人員的檔案管理專業技能。此外,衛生監督機構的領導還要重視檔案管理人員的福利待遇,對管理人員在實際生活中遇到的問題進行及時有效的解決,充分發揮以待遇、以真情留人的作用,以此來提高檔案管理人員的工作積極性和主觀能動性。

4.3進一步完善檔案管理制度

檔案管理工作要想順利實施,除了要做好各方面的細節工作以外,完善檔案管理制度也是非常重要的一個環節,檔案管理制度的完善可以為檔案管理工作的開展提供便利條件,再加上檔案管理依照我國檔案法的相關法律規章運作,一旦出現了問題有法律這一堅實的后盾。除此之外,還要做好檔案管理人員的日常考核,按照所制定的獎懲制度來對檔案管理工作人員進行獎勵和懲罰,這樣做就可以保障檔案管理中的考核結果與衛生監督機構的考核結果始終處于一個同步的狀態。

5衛生監督機構檔案管理辦法的制定

我國的很多企業和單位在制定管理制度的同時也制訂了衛生監督管理辦法,主要參考了國家檔案法的規定,各個科室都有了檔案管理的分工。在整理衛生檔案的時候都是按照不同的內容和類別先進行分類處理,然后再把檔案按照時間順序進行排序,而衛生監督管理人員也要做好衛生監督檔案管理工作,這也是在考驗檔案管理工作人員的綜合素質。

6結語

衛生監督對于我國企業的發展是非常重要的前提和保障,做好衛生監督機構的檔案管理工作能夠及時了解近期甚至很長時間的衛生監督數據,為今后的衛生監督監管提供了一個非常好的參考。而完善衛生監督機構的檔案管理制度也是為了更好地為廣大人民服務。相信隨著領導層的重視程度不斷加深,衛生監督機構檔案管理制度也會愈加完善。

作者:龔猛 單位:公主嶺市衛生監督所

參考文獻:

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[5]劉慶華,王慶榮.淺析衛生行政執法中的財政支持[C]//首屆全國衛生法規、標準效益評價技術研討會暨講習班論文匯編.2000.

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在我國的社會建設和經濟發展中，衛生防疫工作占有重要的地位，而且是推動我國衛生事業穩步發展的基礎部分。在鄉鎮衛生防疫工作中，檔案管理始終處于相對薄弱的環節，必須通過對相關問題的具體分析，并且制定和實施有效的管理措施，才能保證管理工作向科學化、規范化的方向發展。

1 鄉鎮衛生防疫檔案管理存在的問題

與各省、市、地區的衛生防疫部門相比，鄉鎮在衛生防疫檔案管理中普遍存在多方面的弊端和問題，這也是導致鄉鎮衛生部門實際工作效率和質量較低的主要因素。特別是隨著現代電子計算機和網絡技術的不斷發展，也要相求鄉鎮衛生防疫檔案管理模式、觀念、方法的創新，否則必將嚴重阻礙我國衛生防疫事業的長期發展。綜合分析我國鄉鎮衛生防疫檔案管理中存在的問題，主要表現在以下幾個方面：

1.1 檔案資料不全

在鄉鎮衛生防疫檔案管理中，由于受到歷史原因、技術條件、基礎設施的限制，客觀增加了基礎檔案資料收集和整理的難度，導致大量寶貴的原始檔案資料遺失，這對于區域衛生防疫工作的開展必然會造成一定程度的影響。

1.2 檔案管理制度不健全

國內多數鄉鎮衛生防疫部門都存在檔案管理制度不健全的弊端，特別是處于偏遠地區的衛生防疫部門，普遍未形成統一的管理標準和考核制度，導致檔案管理部門形同虛設。鄉鎮衛生防疫檔案管理制度不健全，既不符合管理工作的基本原則，也難以適應基層衛生防疫工作開展的具體要求。從鄉鎮衛生防疫檔案管理的實際情況而言，由于管理經驗的不足，也一定程度上影響到管理制度的構建和實施。

1.3 對于建檔的認識不足

目前，國內多數鄉鎮衛生防疫部門未能認清檔案管理工作的重要性，尤其是對于建檔的認識不足，從而導致檔案資料難以及時、準確、完整的進行整理與歸檔，嚴重影響到檔案資源的實際應用價值。另外，部分鄉鎮衛生防疫部門僅是將檔案的建檔工作作為應付上級檢查的一項內容，未能在建檔初期形成有效的監測材料和分析報告，這也是導致檔案管理工作實際效率大打折扣的主要因素。

1.4 檔案的實際利用率較低

由于國內鄉鎮衛生防疫部門的硬件條件普遍較差，難以將電子計算機和網絡技術合理應用于檔案管理工作中，多數部門仍然采取手工進行檔案收集、整理、錄入、檢索等工作，這必然導致檔案的實際利用率較低，而且影響到檔案資源的實際價值，對于我國衛生事業的整體發展也是極其不利的。

2 加強鄉鎮衛生防疫檔案管理的具體措施

在鄉鎮衛生防疫部門的實際工作中，檔案管理的內容主要為衛生監督、疾病控制過程中形成的相關資料。鄉鎮衛生防疫檔案不但是國家檔案的基礎組成部分，而且是基層衛生防疫部門在長期工作中積累的寶貴資料，因此，必須結合現階段的實際情況，加強鄉鎮衛生防疫檔案的管理。在鄉鎮衛生防疫檔案的管理在工作中，一定要深入貫徹和執行《中華人民共和國檔案法》的相關規定，而且要適時提高基層衛生防疫部門的管理水平和法制觀念，以推動我國衛生防疫事業的進一步發展。

2.1 加快衛生防疫檔案的信息化建設

在鄉鎮衛生防疫檔案的信息化建設中，必須配備專業的設備的人員，而且要制定相應的規章和制度，這也是提升檔案管理效率和質量的主要途徑。在鄉鎮衛生防疫部門的基礎設施建設中，一定要注重電子信息和網絡技術的應用，上級管理部門應盡量調配足夠的資金，而且要指派具有豐富工作經驗的人員對鄉鎮檔案管理人員進行業務培訓，以保證檔案資料的收集、整理、錄入、檢索等均實現信息化操作的基本要求。

2.2 加強管理機構的高效化

鄉鎮衛生防疫部門檔案管理機構的組建必須設定明確的目標，而且要保證管理任務清楚和渠道暢通，否則難以保證管理工作的實際效率和質量。為了提升鄉鎮衛生防疫檔案管理的高效化，必須實現信息管理、計劃管理與責任管理的相互協調，并且逐步構建完善的基層衛生防疫檔案管理網絡。一般情況下，鄉鎮衛生防疫部門的綜合檔案室應配備2-3名專職檔案管理人員，各科室要配備1名檔案員，并且制定嚴明的考核制度，以滿足工作的基本需求。

2.3 嚴把建檔質量，系統規范立卷

在鄉鎮衛生防疫檔案管理工作中，必須根據相關法律、法規的具體要求，以及上級管理部門頒發的工作標準和考核規定，嚴把建檔質量，系統規范立卷。為了保證建檔質量和立卷規范，鄉鎮衛生防疫部門要以科室為單位，廣泛收集和整理各種資料和文獻，并且按照規定進行檔案的歸檔與分析，以真實、客觀反映區域衛生防疫工作的開展情況和發展趨勢。

2.4 進一步拓寬檔案的開發與利用渠道

在鄉鎮衛生防疫檔案的開發與利用中，一定要打破傳統的思路和模式，而且要在滿足用戶實際需求的基礎上，主動開展衛生防疫的咨詢和宣傳服務，從而進一步拓寬檔案的開發與利用渠道。鄉鎮衛生防疫檔案必須服務于衛生監督、疾病控制等基礎工作，而且要加快檔案資料的共享，尤其是在對區域衛生防疫工作進行調查時，基層衛生防疫部門要及時提供確鑿、真是的檔案資料，這是促進衛生防疫工作科學發展的有效途徑。

綜上所述，在我國衛生防疫事業快速發展的背景下，作為基層組織的鄉鎮衛生防疫部門必須認清自身肩負的職責，逐步加強檔案管理的信息化、科學化和規范化，這是促進區域衛生防疫工作發展的重要途徑，也是提升鄉鎮衛生防疫部門整體管理水準的重要考核項目。同時，在鄉鎮衛生防疫檔案管理工作中，還要注意相關制度的科學制定與嚴格實施，以保證檔案管理的實際效率和質量達到預期的目標。

參考文獻

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進一步規范學校衛生檔案，促進學校衛生信息化建設，達到保護學生健康、增強學生體質、提高學生健康水平的目標。

二、開展范圍

區內所有中小學校、幼托機構。

三、工作安排

此項工作分階段、分步驟兩年內完成。2012年對轄區內所有中小學校、公立幼托機構開展學校衛生檔案管理工作，2013年對民營幼托機構開展學校衛生檔案管理工作。

（一）部署動員階段（5月中下旬）

區衛生局、教育局進行動員，召開現場培訓會。

（二）指導整改階段（6月至10月底）

各學校、幼托機構根據文件和培訓要求，積極落實整改措施，區衛生部門加強對各學校、幼托機構的指導力度，及時發現存在問題并加以改正。

（三）總結驗收階段（11月上旬）

各中小學校、幼托機構于11月10日前將工作情況上報至區教育局，區衛生局、教育局對各中小學校、幼托機構進行檢查評估。

四、工作要求

（一）高度重視，提升學校衛生檔案管理工作水平

學校衛生工作關系著每一個學生的健康和家庭的幸福，關系著社會的和諧穩定，其涵蓋食品安全、生活飲用水衛生安全、傳染病防控、教學衛生與生活衛生、健康教育與心理衛生、學校環境衛生等諸多領域。各學校、幼托機構要作為責任主體，落實專人負責，確保本項工作順利開展。

（二）明確職責，執行學校衛生檔案管理工作規范

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1基層公共衛生檔案管理工作存在的問題

1.1管理體制不健全 目前，我國多數醫院將本科室工作人員的權責予以區分，在此基礎上制定相關管理制度，進而導致檔案管理機構設置的雜亂、管理的分散[1]。此外，由于醫院采用將各部門的檔案進行分開管理的方式，造成醫院信息資源的連貫性和完整性的缺乏，還會給基層公共衛生檔案查找以及網絡化管理造成極大的困難。

1.2管理人員專業素質低下 管理人員的能力素質對公共衛生檔案管理的規范性以及高效性均造成重大影響，但目前我國多數醫院選擇采用非專業出身的檔案管理人員，此類管理人員的理論和文化水平存在較大差異，且具有較大的流動性；其次，管理人員專業素質低下，促使檔案管理工作的被動性和管理模式的呆板性。

1.3現代化管理水平較低 傳統的檔案管理模式下，檔案資料的整理主要是第二年第一季度整理前一年的檔案資料，在較為拮據的儲存空間內保存收集的資料，在導致檔案信息保存不全的同時，可能導致檔案信息刪除后無法恢復等情況出現。信息化的公共衛生檔案管理工作未能夠得到良好的落實。

1.4檔案管理模式落后 就基層公共衛生檔案管理而言，其強調檔案資源的保密性，因此，基層公共衛生檔案管理服務對象限制在職能科室和本系統[2]。檔案管理人員缺乏創新意識，習慣于服務單一對象，不僅導致基層公共檔案管理工作缺乏創新性和主動性，而且導致基層公共衛生檔案管理工作模式的落后與陳舊。

2基層公共衛生檔案管理工作的強化措施

2.1管理模式的完善 科學且完善的基層公共衛生檔案資源管理模式，不僅能夠為基層公共衛生檔案管理水平的提升提供保障，還能夠為基層公共衛生檔案管理工作的效率和品質提供保障[3]。①可設立專門負責基層公共衛生檔案管理的職能部門其不但要求基層公共衛生檔案管理人員重視檔案管理工作，②需要合理分配檔案管理工作人員，既要有專業的檔案管理人員又要有檔案系統技術人員，進而為檔案管理工作水平的提升以及檔案管理資源的充分利用提供保障。

2.2管理制度的創新 基層公共衛生檔案管理工作的基礎是醫院管理制度，實行有效且完善的檔案管理制度不僅能夠提高基層公共衛生檔案管理工作的質量，還能夠提升檔案管理工作人員的積極性[4]。制定出適合基層公共衛生檔案管理的完善體系，包括檔案管理人員的職責、檔案管理工作的定時指導以及對檔案管理工作的管理三個主要方面。檔案管理人員的工作積極性同樣具有重要作用，為能夠有效提升檔案管理人員的工作積極性，基層公共衛生檔案管理部門可以制定并完善相關考核和培訓制度。實際工作時，首先應該選取具有多年檔案管理工作的人員構建帶頭工作小組，而小組內部需要儲備一名具有專業技能的技術指導人員；通過廣泛收集各科室意見的方式，制定具有可行性的管理制度，以促進基層公共衛生檔案管理工作能夠達到規范化和科學化，其主要目的在于為基層公共衛生檔案資料連續性及完整性提供切實保障。

2.3管理人員素質的提升 由于基層公共衛生檔案管理工作是一項規范化、科學化、現代化以及制度化的高標準體統工程，不同于各門類檔案管理的簡單化集中性管理[5]。針對目前我國基層公共衛生檔案管理工作中人員素質較低的問題，不僅需要重視檔案管理組織人員的業務培訓，而且需要強化人員的管理意識。此外，可以通過引進相關的考核晉升制度的方式，實現調動管理工作人員積極性的目的。強化工作人員的管理意識，首先需要得到相關領導的支持下，其后以開會強調或者突擊檢查等方式快速提升全體人員對檔案管理工作的重視程度，主要是因為全體人員完全熟悉檔案管理工作后有助于形成規范化的檔案收集工作。

2.4提高檔案管理工作的信息化 完善的基層公共衛生檔案管理需要不斷提高檔案管理工作的信息化，即利用現代化設備對檔案進行管理，可以在實現減少檔案儲存空間的同時節省管理工作中的資源消耗，繼而有效提升基層公共衛生檔案管理工作的效率[6]。①采用多樣化的儲存方式，為有效避免出現儲存空間不足、查找困難、共享性差等情況的出現，可采用電子文件的方式進行管理，將其儲存在硬盤或者磁盤內；②采用網絡化管理方式，網絡時代促進網絡化的發展，其主要在人事檔案網絡化、病例檔案網絡化以及文書管理網絡化三個方面進行有效的網絡化管理。

3結論

傳統的管理體制中存在管理體制不健全、管理人員不專業、現代化管理水平較低以及檔案管理模式落后等方面的不足。針對基層公共衛生檔案管理工作中存在的問題，從完善管理模式、創新管理制度、提升管理人員素質及引進現代化技術四方面對基層公共衛生檔案管理工作創新和改革，可有效提升基層公共衛生檔案的整體水平及工作的質量。

參考文獻：

[1]周小微，董惠楠.公共衛生系統檔案管理的創新[J].蘭臺內外，2014，5（5）：69.

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1 社區衛生服務中心公共衛生檔案管理現狀

1.1 檔案管理意識不強

社區衛生服務中心是一個保健系統，其所涵蓋的服務內容主要是預防、保健、治療、康復、健康教育等一系列工作[1]。社區衛生服務中心的工作公益性質很濃，時刻以居民的需求為導向，所以其工作的主要內容比較集中，同時日益復雜。社區衛生服務中心的工作人員通常一職多能，所以承擔的任務十分繁重，而且無編制人員較多，待遇不夠完善，導致社區衛生服務中心的工作人員時常會出現離職的情況。在人手不足的情況下，檔案管理工作就很難完善。當人員出現頻繁流動時，就會給檔案管理帶來更大的難題。每個社區衛生服中心雖然有國家的補助，但由于并不帶有營利性質，所以其補助也十分有限，在檔案管理方面的投入更是少之又少。

在日常檔案管理工作中，工作人員的檔案管理意識較為薄弱，對檔案管理的認識層面僅限于將材料妥善保管即可，卻不知道該工作真正的意義。一般情況下，社區衛生服務中心的檔案管理工作并不是有專人接管，護士等其他工作人員兼職進行管理者比比皆是，這樣的檔案管理工作很難做到專業與規范。

1.2 員工素質有待提升

目前，社區衛生服務中心的員工整體素質有待提高。一些工作人員的專業素質不夠，甚至專業不對口，這樣就會降低社區衛生服務的質量，不能將服務做到進一步細化，為居民提供滿意的服務[2]。還有一些工作人員缺乏編制，對工作沒有安全感，因此在工作中時常得過且過。一些檔案管理人員在工作中缺乏積極性和主動性，面對較為單一的檔案管理工作，很容易漫不經心，而且許多管理人員缺乏專業的培訓。

1.3 檔案缺乏真實性和完整性

隨著社會的不斷進步和居民對自身健康的重視，社區衛生服務中心工作日益繁瑣，需要不斷細化，這就對公共衛生管理工作提出了嚴格的挑戰。有些工作人員對檔案管理工作不重視，在日常繁重的工作之中就很容易造成檔案不真實和不完整。比如，社區衛生服務中心針對居民的健康檔案的收集工作通常會十分困難。這是因為社區衛生服務中心的服務質量不被一些居民看好，致使健康檔案的收集工作因居民的不配合建立而出現檔案不完整、不真實的問題。居民健康檔案的建檔率高低將關系到社區衛生服務中心公共衛生的考核成績，這樣就更難以保證是否會存在檔案作假的行為。基于檔案管理所存在的不真實、不確定的可能性，使得許多居民還是傾向于醫院的服務，卻并不信任社區衛生服務中心，由此形成了惡性循環，健康檔案管理依然有待完善。

1.4 管理制度建設不完善

目前，社區衛生服務中心公共衛生檔案管理之所以存在一定的問題，主要是制度不夠完善。缺乏完善的制度，就會造成檔案收集不完善，關鍵時刻找不到重要的檔案資料。檔案得不到妥善的保管，雜亂無章，就會導致檔案和信息不對稱。目前，檔案信息化正在逐步在各大社區衛生服務中心應用，但是卻沒有落到實處，無法與實際工作相結合，很難真正提升檔案管理的效率，甚至只是走形式。還有的社區衛生服務中心并不重視非病例檔案，而是隨意放置，這也體現了社區檔案管理制度的不完善[3]。

2 優化社區衛生服務中心公共衛生檔案管理策略

2.1 提高檔案管理意識

為了提高社區衛生服務中心的檔案管理工作質量，首先要提高檔案管理意識。檔案管理工作是社區公共衛生工作中的重要部分，通過準確記錄居民健康管理的情況，其可以為附近居民的健康提供完善的保障。此外，規范、完善的檔案管理能夠協助監測轄區衛生疾病疫情及防控。因此，需要管理人員了解檔案管理的重要性，并以此為參考，及時調整工作方向，找到處理問題的正確方式。社區衛生服務中心要定期開展檔案管理培訓，使檔案管理人員真正認識到工作的重要性，從而認真對待檔案管理，力求建立完善、真實的檔案。

2.2 提高員工綜合素質

為了改善檔案管理的現狀，不僅要提升員工的檔案管理意識，還要提高員工的綜合素質，建立一支強大、穩定、專業的高素質社區衛公共衛生人才隊伍。政府需要加大人才培養的力度，解決社區員工的編制問題，提高員工的福利待遇，這樣才能提升員工工作的積極性，逐漸適應日益繁瑣的社區服務工作。公共衛生服務工作自身不帶有營利色彩，因此需要一批心靜、踏實的工作人員，全心全意為居民提供良好的服務，做好檔案管理工作，使居民能夠充分信任社區公共衛生服務。

2.3 規范信息材料收集和整理工作

目前的社區檔案管理之所以不完善，主要就是因為管理不規范，材料的收集和整理工作不到位，居民的健康檔案建檔率不高。這樣就需要對該項工作進行相應的規范，將居民的建檔工作作為重點，統一各種報表的填寫，確保各項數據完善，為居民建立完整的健康檔案。為了促進轄區居民充分配合社區建檔的工作，社區衛生服務中心要對居民開展健康教育，結合互聯網等媒體宣傳建立健康檔案的重要性，使居民能夠自動配合社區開展建檔。社區公共衛生服務需要各轄區各部門、機構的支持，因此要積極與居委會等重要的部門取得聯系，使其能夠了解到為居民建立健康檔案的意義，這樣就可以促進檔案收集與整理工作的有效開展[4]。

2.4 健全檔案管理制度

社區衛生服務中心的檔案管理若得到進一步完善，就必須要懂得無規矩不成方圓的道理，因此，建立有效的檔案管理制度是關鍵，通過制度規范行為，就可以進一步規范檔案管理工作。檔案管理制度的完善需要結合工作的實際情況，按照本轄區的檔案管理現狀制定相應的管理制度，這樣才能落到實處，真正規范檔案管理工作。檔案管理制度的制定要遵循相關法律法規，將檔案管理的每一個環節都要詳細進行規定，做到有法可依，有章可循。通過健全檔案管理制度，就能夠完善相應的收集、登記、儲存等一系列重要的工作，減少檔案丟失、遺漏的可能性。

3 結束語

綜上所述，為了完善社區衛生服務中心的檔案管理，需要找到問題所在，制定相應的解決對策，方可提升檔案管理質量。完善檔案管理才能夠更好地為轄區居民提供完善的公共衛生服務，使居民的健康得到充分的保障。

⒖嘉南

[1]艾麗，龔太曉. 社區衛生服務中心公共衛生檔案管理優化策略[J]. 辦公室業務，2016，05：75.

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[中圖分類號]G271；R197.1 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-01

1 衛生行政檔案概述

行政檔案指的是國家行政機關在法律規定的職權內，開展領導和管理工作時形成的歷史記錄。這些檔案資料反映了國家行政機關的歷史面貌，是提高工作效率、改善工作質量的基礎和保障。為了方便管理和利用，一個機關的全部檔案會組成一個卷宗，由專門機構進行管理，各種檔案會按照組織機構、年代進行分類，從而保持文件之間的歷史聯系。

衛生行政檔案涉及人事、財務、醫療衛生服務、公共衛生服務、衛生監督執法等內容。利用這些檔案信息，能夠為社區服務、醫療資源分配等決策提供依據，具有重復利用、不可再生的特點。正因如此，對檔案管理人員提出了較高的要求，一方面要求其具有高超的管理技術；另一方面要不斷提高自身能力，只有這樣才能發揮出檔案的應用價值，指導各項工作的開展。

2 衛生行政檔案管理中的問題

2.1 檔案建設不完善

從目前衛生部門的職能表現可以看出，行政指揮傾向明顯，例如行政干預、行政控制等。但部門領導的公共衛生意識不足，缺少宏觀的衛生觀念，醫療衛生服務工作的開展，大多依照上級文件，沒有調研基層衛生情況，因此，服務工作和實際狀況可能不符。由于衛生服務信息的收集不到位，相關檔案資料缺乏，導致領導決策存在盲目性，甚至浪費衛生資源。

2.2 檔案利用水平差

從檔案管理人員的角度看，由于自身業務水平低，存在有檔難用的問題。如，檔案室內的檔案資料常年原封不動，一些有價值的資料也沒有翻動；從表面上看檔案數量不斷增加，管理人員對其進行分類存放，但卻是為了應付檢查而為之，實際上造成了資源閑置和浪費。有學者的研究認為，檔案利用水平差，和宣傳不到位、認識程度低有關。在歐美發達國家，衛生行政檔案宣傳工作開展地有聲有色，能夠走進人們的視野。

2.3 檔案管理效率低

在信息技術時代，對檔案進行電子化改造是必然的趨勢，按照目錄查找檔案已不能適應當前的工作需求，會降低檔案管理效率。計算機和網絡技術具有高效、便捷、及時的特點，用于檔案的保存、查詢、管理等具有諸多優勢。然而當前衛生部門的信息化建設不完善，體現在缺乏共享平臺、編碼不統一，各自為政的局面，不利于檔案數據的開發和利用。

3 提高管理人員素質的措施

3.1 樹立正確的政治意識

檔案管理工作具有一定的機密性，因此管理人員必須政治合格。要想做到這一點，就應該學習黨的十精神，理解各項制度方針，保證自己的思想、行動和黨的發展一致；采用辯證唯物主義觀點和方法處理問題，落實國家提出的行政事業單位檔案建設管理工作原則；同時分析自身單位的實際情況，以促進各項管理制度的完善，為檔案管理工作創造有利的環境。

3.2 具有主動奉獻的精神

行政機關的檔案管理人員和疾病防治、衛生監督等領域的管理人員，是不一樣的，因為領導更加注重一線行政管理人員，從而會提高行政管理效率和效能，滿足新形勢的發展需求。這在一定程度上要求檔案管理人員要具有奉獻精神，正確對待不同分工帶來的角色差異，不產生消極怠工的心態，保證干一行、愛一行，切實為檔案管理工作貢獻自己的力量。從另一個角度看，主動奉獻要求管理人員加強服務意識，落實各項制度要求，并提升其自身水平、培養綜合素質。

3.3 豐富專業理論知識

對于檔案管理人員而言，應該具有扎實的檔案專業理論知識，這是開展日常管理工作的基礎。同時也不能故步自封，應該接觸和檔案相關的文化知識、操作技能，如，公共衛生、社會管理、衛生管理、圖書分類學、圖書館學等。努力形成復合型人才，是當今時展賦予的使命，也是提高檔案管理質量的必要條件。

3.4 掌握信息技術技能

分析衛生行政檔案工作的現狀，可知，各項工作均轉向數字化領域，包括衛生資源統計、疾病統計、醫院管理、人力資源管理等。而衛生資源共享平臺的構建，對管理人員的信息技術水平提出了高要求。管理人員只有熟練操作計算機，掌握各項辦公技能，了解不同軟件的功能作用，才能實現無紙化辦公的目標，做好檔案數據的保存、調用、統計、分析、管理等工作。另外，云計算平臺的發展異常火熱，能夠避免數據丟失、篡改、系統損壞等現象，但該平臺的應用前提是要求管理人員科學使用電腦，嚴格按照云計算的操作要求，開展數據的輸入、輸出、傳輸、存儲等工作。掌握先進的技術和原理，學習計算機和網絡技術知識，并能夠處理一些常見的系統故障，保證檔案運用的安全性，提高管理工作的效率。

4 結 語

衛生行政檔案管理工作的開展，能夠為社區服務、醫療資源分配等決策提供依據。當前管理工作存在的問題，集中在檔案建設不完善、利用水平差、管理效率低。因此，管理人員的應該樹立正確的政治意識，具有主動奉獻的精神，豐富專業理論知識，掌握信息技術技能。

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一、衛生干部人事檔案管理的現狀

（一）衛生干部人事檔案真實性較差

一般來說，衛生干部的人事檔案管理應該保證檔案資料的嚴肅性、真實性以及可靠性，但是在現實工作中卻頻頻出現檔案失真、失實甚至是遺失等等不良現象。某些個人或者醫院為了某種利益或者規避某種風險，有意識的任意隱瞞或者更換檔案資料，將不真實的資料放進檔案中或者直接改寫原始檔案，這樣使得衛生干部的人事檔案信息出現不全或者虛假現象，進而極大的降低了人事檔案的可信性[1]。這樣將嚴重影響了衛生系統人才的培養、選拔以及任用，而且現在大部分醫院都是采取“先調人后調檔”的方式選進優秀人才，若檔案材料出現問題但已為時已晚，進而導致出現一系列問題。

（二）硬件設備落后及管理人員業務素質較低

部分地區由于受到客觀條件因素的制約，在衛生系統人事檔案的管理方面無法投入足夠的財力、人力，因此極易出現人事檔案保管、保護以及利用等等出現不合理性，而從事衛生干部人事檔案管理的工作人員專業技能不足，基本上都是從其它崗位調任或者兼職，因此在硬件設備以及管理人員業務素質方面都無法滿足現代衛生干部人事檔案管理建設要求。

（三）衛生干部人事檔案利用效率低

衛生系統干部的人事檔案都是本地區醫療體系中優秀的科研、管理人員在實踐活動中積累下來的結晶，因此具有較高的應用價值。目前，我國大部分人事檔案資料只實現了最基本的利用價值，即：人事調動時簡單查閱紙質的人事檔案資料。干部的人事檔案資料實踐應用較少，更多的處于一種落后、被動的服務狀態，進而無法更好的為衛生系統的醫、研、教和管理提供優質服務。

二、衛生干部人事檔案管理現狀產生的原因分析

（一）管理人員思想認識不到位

對于衛生系統干部人事檔案的管理工作，一般情況下都是呈現出“用起來重要，抓起來次要，忙起來不要”現象。而究其原因主要有兩點：一是相關領導未引起高度重視。部分醫院領導對于本單位干部人事檔案的管理工作表現出很大的隨意性，而且大部分檔案管理人員都是兼職，因此對人事檔案管理業務不精通，再加之日常事物較多，因此無法全身心投入到干部人事檔案管理工作上；二是人事檔案管理人員責任意識不強。在很多單位的人事檔案管理上都存在“身在其位，不謀其職”現象，更不懂如何使用現代化管理手段進行管理，進而導致衛生干部人事檔案出現真實性較差、利用效率低等問題。

（二）衛生干部人事檔案整理不規范

干部人事檔案的收集、整理、歸納是一項技術性較強的細致工作，在我國《干部檔案整理工作細則》就已經明確提出：“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用的目的”，而衛生干部人事檔案管理也應該嚴格按照上述標準來執行[2]。但是在現實工作中普遍存在干部人事檔案材料混雜、散亂現象，干部人事檔案并沒有按照相關標準格式進行分類處理便立卷成冊，因此對衛生干部人事檔案的合理應用帶來了嚴重的影響。

三、完善衛生干部人事檔案管理問題的措施

（一）更新檔案管理觀念，強化利用、服務意識

對于衛生干部人事檔案，醫院領導及人才服務中心應該積極配合將其作為事關醫療人才隊伍建設的高度來考慮，切實加強衛生干部人事檔案管理的投入力度，盡快將干部人事檔案工作納入到日常工作中。相關領導及檔案管理人員需要從現代信息資源角度來創新衛生干部人事檔案的管理，進一步加強衛生干部人事檔案的信息化綜合分析及深度開發利用，將傳統的“被動”服務變為“主動”服務，積極拓展干部人事檔案的服務領域，進而實現衛生干部人事檔案逐漸從簡單管理型服務模式向開放型服務模式轉變，將干部人事檔案建設成衛生系統優秀人才的資料庫，以此來有效推動衛生干部人事檔案管理工作的規范化、科學化。

（二）嚴格制定并遵照干部人事檔案管理制度

在衛生干部人事檔案的管理中，人才服務中心應該與醫院的干部檔案管理部門保持密切的溝通與交流，共同制定切實有效的衛生干部人事檔案管理基本細則。在衛生干部人事檔案管理細則中需要明顯提出：嚴格按照歸檔標準及范圍對干部人事檔案進行及時收集并做好登記工作；整理分析檔案資料，其中需要做到以下幾點：是否屬干部本人、是否屬歸檔范圍、是否齊全、是否重復、是否完善，對于整理好的檔案資料要進行準確分類，按照順序進行排列，整齊裝訂[3]；檔案管理人員每年定期對相關歸檔資料進行裝訂入卷，在各個管理環境上盡量做到細心，以此來確保干部人事檔案的完整性。

（三）注重衛生干部檔案管理工作創新性

衛生干部人事檔案管理工作的創新性，首先是需要在工作方法上創新，根據自身發展條件引進人事檔案管理軟件，進一步加快干部人事檔案管理信息化進程。充分利用計算機、掃描儀等等現代化技術設備，將干部人事檔案通過技術處理，形成電子文檔、圖片或者視頻等數據資料，讓將其錄入專門的干部人事檔案數據資料庫，在人事檔案的歸檔、統計、查閱、借閱過程中均采取微機化操作，從而實現信息化動態管理衛生干部的人事檔案；其次是在檔案內容上創新。切實完善衛生干部的人事檔案資料內容，在完成干部人事檔案基本內容之上，將干部的能力檔案、工作業績檔案也納入其中，以此來豐富干部人事檔案的內容，增加衛生干部人事檔案的應用價值。

（四）積極提升檔案管理人員基本素質

針對目前我國部分地區人事檔案管理者普遍為兼職人員這個現象，為了能夠使之適應現代信息化檔案管理發展的需求，在要求其自身加強專業理論及技能學習的同時，單位還應該給予外出進修學習的機會。首先，檔案管理人員需要認真學習《檔案法》、《干部人事檔案管理人員職責》等相關規章制度，努力加強自身的知識與修養，自覺學習相關專業知識（例如：計算機、法律、文字寫作等等），熟悉醫院干部的基本情況[4]；醫院相關部門應該組織檔案管理人員參加各種形式的培訓、進修活動，切實加強檔案管理人員的繼續教育工作，以此來提升干部檔案管理人員的業務技能及綜合素質水平。

參考文獻

[1] 劉立君.淺析醫院人事檔案管理的信息化建設問題[J].中國科技信息，2010，（12）： 190-191

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第四條衛生系統基建檔案管理工作，包括基礎設施建設及有關裝備的管理，為此將實行統一領導、統一制度、同一標準、分級管理的原則。

第五條市衛生局計財處作為本系統基建檔案工作的主管部門，在市檔案管理部門的協助下，對本系統基建檔案實施統一、宏觀的協調和督辦管理。其主要職責是：

(一)負責統一管理和指導本系統的基建檔案工作；在市檔案管理部門的協助下，起草、制定、修改基建檔案工作法規性文件、標準、規范，并組織業務培訓；組織本系統的檢查評比考核；協調基建檔案工作與其它工作之間的關系。

(二)參加本系統基建項目工程竣工和裝備安裝調試的驗收工作，審查需長期、永久保存的基建和裝備檔案，監督各單位做好建檔工作。

第六條各單位應設置基建檔案管理機構，根據本單位的情況，或成立基建檔案室，或納入綜合檔案室，建立和健全基建檔案管理的各項規章制度，配置專職或兼職管理人員（名單報市衛生局計財處備案），配備用房和必要的裝備。其主要職責是：

(一)負責收集本單位的基建和裝備檔案資料，督促基建管理部門和裝備購置管理部門及時、準確地報送有關資料，審核后，進行系統整理、編目、科學排列，為本單位的建設和發展及管理提供服務。

(二)匯編整理資料，按時向市城建檔案管理部門移交檔案。

(三)配合有關部門認真參與本單位基建工程竣工和裝備安裝調試的驗收工作，接受市衛生局及市檔案管理部門的檢查和業務指導，參與其組織的各項活動。

第七條根據*市城建檔案分級管理規定，市城建檔案館為一級管理單位，各單位基建檔案管理機構為二級管理單位。市衛生局作為衛生系統行政主管部門，在兩者之間起到協調管理和督辦的作用。

第八條本系統各建設單位基建檔案管理機構，負責基建工程和相關裝備的檔案管理，并做好資料的上報工作。

(一)基建工程檔案

1、工程項目立項或開工報建至竣工驗收的所有原始文字資料。

2、項目設計相關的紅線圖、方案設計、初步設計、施工圖設計和地質勘察等原始圖紙、照片、模型和錄像資料。

3、工程項目概、預、決（結）算資料，招投標文件，工程合同和其它合同協議等原始資料。

(二)裝備檔案

1、裝備考察論證報告、申請購置報告及有關批復文件、裝備購置計劃和資金預算文件。

2、裝備購置招投標文件，投標商背景資料，裝備型號、配置、報價和定標價資料，合同及有關商貿文件，裝備商檢、安裝調試驗收材料（包括設計、安裝、施工圖紙和照片）。

第九條工程竣工檔案由各建設單位按下列要求匯總，并做好上報和移交工作；裝備檔案應及時匯總，與土建有關的裝備檔案統歸于基建檔案，其它以報表形式報送市衛生局計財處（市屬單位）和區衛生局（區屬單位）：

(一)各單位所有建設工程項目的竣工檔案，從工程竣工驗收之日起三至六個月內移交完畢。裝備檔案從驗收之日起一個月內歸檔上報完畢。

(二)所有建設工程項目的竣工檔案，要求做到一式三套，原件交市城建檔案館，其它兩套交建設（或主管部門）和使用單位。所有裝備檔案（與土建有關的除外），要求做到一式二套，一套上報市（區）衛生局，一套使用單位存檔。

(三)歸檔的基建檔案應齊全、完整、準確、系統；各種簽證手續完備，字跡清晰；原件嚴禁用復印、復寫及易褪色的墨水編寫和書寫。

(四)竣工圖原則上由施工單位負責編制，對變更大的竣工圖由責任單位負責編制。竣工圖應是與實物相符的新藍圖，并經工程技術負責人簽字、加蓋“竣工圖”章。

(五)檔案的組卷，原則上按所屬類別和專業進行，對照歸檔范圍細則的順序號對號入座進行排列，每卷厚度不超過二公分，同一內容的檔案材料應緊接排列，防止內容脫節。

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1.2衛生監督檔案管理的配套機制未充分建立

衛生監督事業體制改革經過十年后，在衛生監督業務發展上取得了輝煌的成就，創建了科學高效的監管模式，打造出專業引領的執法隊伍，培育了富有時代特色的衛生監督精神，檔案管理工作作為后臺性的業務和基礎性的業務,因此往往處于較為次要的地位，在檔案的管理機制上仍顯滯后。仍然存在檔案組織體系建設不夠完善，檔案管理制度需進一步改進創新，檔案信息資源開發力度不夠，服務衛生監督事業的渠道和方式拓寬不足，檔案管理仍停留在收集實物檔案階段，電子檔案和實物檔案“雙軌制”集中管理機制仍未建立，對專業檔案、特色檔案、重大活動、重大事件等的文字、聲音、影像檔案的收集力度仍舊不足。

1.3衛生監督檔案管理的硬件設施和軟件配套上仍有待提高

由于辦公場所面積所限，衛生監督檔案管理人員大多是兼職,工作重心主要為日常監管執法事務,也制約了衛生監督檔案管理的發展進程。如部分衛生監督機構尚未建立專用檔案室，部分單位檔案室面積偏小，檔案工作人員的專業素質和服務水平較差，思想上對檔案的重視程度不足等，上述問題已無法適應新時期衛生監督檔案事業發展的需要，也直接制約了為衛生監督事業服務的動力和創新力。

1.4衛生監督檔案管理的科技含量不高

在許多基層監督機構的檔案管理上，仍使用手工整理檔案的操作模式,檔案的收集、整理、立卷、歸檔基本上是通過手工操作,一方面整理工作量非常大,影響工作效率,另一方面在查閱、借閱檔案上極不便利,在很大程度上影響了檔案的準確查詢和準確應用,影響了檔案價值的充分發揮[1]。隨著社會的不斷進步和衛生監督事業的不斷發展,衛生監督檔案包涵的范圍越來越廣,檔案科目越來越繁,新的檔案載體越來越多，僅僅依靠手工勞動已不能跟上時代的步伐，而仍未能將計算機、掃描儀、光盤存儲等技術運用到檔案管理中,嚴重制約管理效率和利用效率的提高,檔案管理工作的信息電子化進程較慢,已不能適應社會發展和改革開放形勢的要求。

2加強衛生監督檔案管理工作的對策

2.1明確衛生監督檔案管理的科學指導思想

堅持科學發展觀，以服務衛生監督事業發展和衛生執法工作需要作為推動檔案事業科學發展的主題，建立檔案管理創新體制，積極提升檔案服務水平為目標，在現有發展階段的基礎上，追求新的發展、實現大的突破，全力推進檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系建設，優化檔案管理體制，拓展檔案工作領域，提升檔案管理在衛生監督事業發展的影響力和貢獻力，逐步形成領導牽頭、架構清晰、職責明確、責任到人的檔案管理體系。

2.2應用提升檔案管理工作效率的信息技術手段

隨著信息化時代的到來，信息化建設的重要性日益突出，信息化水平已成為衡量一個單位、一個系統現代化水平和綜合管理水平的重要標志以及能否進一步加速發展的重要基礎，因此，衛生監督檔案管理要跟上時代的步伐,檔案管理技術和手段也要不斷地更新和發展,實現檔案管理信息化和自動化。檔案信息化是檔案管理模式從以檔案實體保管向以檔案內容為重點的數字化信息管理，并以數字化信息為主要形式向單位內部、社會提供利用服務為重點的轉變過程。這一轉變過程充分依托現代信息技術裝備，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化技術水平，啟動衛生監督檔案管理系統的開發和紙質檔案數字化工程，通過電子軟件等現代化信息設備，將檔案資源及其管理過程數字化,建立區域性、專題檔案目錄數據庫、紙質檔案全文信息庫、多媒體信息資源庫，完成所有照片、錄像、錄音檔案的數字化工作[2]。通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸,實現檔案資源的合理配置與有序開發,從而實現檔案信息資源的共享。實現檔案在線歸檔、查閱、統計分析等多種功能，方便利用者查詢和利用，與日常業務緊密結合，為檔案信息的及時利用提供了保證，操作簡單、使用方便，通過數字檔案助力一線監督執法工作，促進政府信息公開、提高衛生監督日常監管效率，從而提高檔案信息資源的利用率，最大限度發揮檔案信息資源的效能。

2.3建立衛生監督檔案人員的科學培養機制

衛生監督檔案工作既具備科學性、學術性,同時也具備政治性、保密性。檔案工作不止是機械整理，同時也是發揮主觀能動性的腦力勞動[3]。因此，必須著力做到以下兩點：①提高衛生監督檔案工作者的政治素質。檔案工作的特殊性要求檔案工作者要以衛生監督大局為重、無私奉獻，甘做無名英雄。②要加強衛生監督檔案業務培訓。衛生監督檔案管理具有很強的基礎性、技術性的特點,在檔案管理工作中,檔案收集、立卷、歸檔和安全保管等有復雜的技術規范。因此,應大力加強對檔案人員的業務培訓,檔案管理人員也要自覺學習檔案專業知識，同時，各單位也要把檔案業務培訓列入衛生監督的整個培訓計劃中,不斷提升檔案管理人員對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定等基礎知識的學習,以適應檔案工作的需要。

2.4優化檔案文件的集中管理機制

①完善檔案集中管理機制。建立健全文件整理、移交、保管、利用、鑒定、銷毀、向檔案室移交的流程和規范[4]，探索建立衛生監督檔案集中管理模式。②探索電子、實物檔案“雙軌制”集中管理機制建設，建立專題檔案數據庫、多媒體信息資源庫，完成所有照片、錄像、錄音檔案的數字化工作，實現電子文件與紙質文件同步運行的“雙軌制”歸檔管理。③加強重大活動和重大項目檔案工作。加強專業檔案、特色檔案、重大活動、重大事件等的文字、聲音、影像檔案的收集工作。

2.5積極開展檔案管理的宣教工作

①檔案管理部門應根據衛生監督各業務部門的職能,明確應歸檔文件范圍,增強衛生監督員的檔案意識,提高對檔案工作的重要性的認識,檢查實際執行情況,把檔案管理作為年度績效考核內容之一。②檔案管理部門應利用多種機會，采用多種形式,爭取領導的重視，經常性地開展檔案知識和檔案法制宣傳工作,采取新聞報道、網站消息等方式檔案工作的進展情況，形成全員關心檔案管理工作的共識,積極參與檔案工作。③建立獎懲激勵機制，表彰、獎勵材料收集齊全、分類準確、組卷合理、歸檔及時、利用得當的部門和個人,促使立卷歸檔制度的規范執行,逐步使檔案管理工作規范化、科學化。

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1.衛生檔案面臨新形勢

1.1國家基本公共衛生服務項目在不斷更新

國家基本公共衛生服務項目自啟動以來經過不斷完善和改進，《國家基本公共衛生服務規范（2011年版）》（以下簡稱《規范》）已增加至11項內容，即：城鄉居民健康檔案管理、健康教育、預防接種、0～6歲兒童健康管理、孕產婦健康管理、老年人健康管理、高血壓患者健康管理、2型糖尿病患者健康管理、重性精神疾病患者管理、傳染病及突發公共衛生事件報告和處理以及衛生監督協管服務規范。

1.2衛生機構職能發生變化

國家基本公共衛生項目實施以來，鄉鎮衛生院逐漸擔負起基本醫療衛生服務與基本公共衛生服務的雙重職能，各級衛生行政部門、疫病控制預防、衛生監督、婦幼保健機構也承擔起權責范圍內的公共衛生服務。由此看來，各衛生機構由于職能發生變化，必然產生公共衛生服務類具保存價值的文件材料。

2.衛生檔案管理新增分類

2.1日常工作產生公共衛生服務類文件

原有的衛生檔案分14類:黨群行政類、疫病預防控制類、衛生監督類、病歷檔案、社區衛生服務類、醫療技術類、醫療事故技術鑒定類、采供血類、婦幼保健類、基建檔案、設備儀器檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、電子文件，而國家基本公共衛生服務工作中產生的具保存價值的文件材料缺少歸檔分類，因此，在檔案分類中新增公共衛生服務類是非常有必要的。

2.2健康教育是一項相對獨立工作

根椐《規范》要求，健康教育是屬于公共衛生服務的，雖然在其實施過程中和婦幼保健、老年人健康管理、慢性病健康管理等多項工作有較大的聯系，很多方面是相輔相承的，但實施產生的文件具有相對獨立性，含有大量的信息，能充分體現各衛生機構歷史面貌，因此，在檔案分類中應新增健康教育類。

2.3新型農村合作醫療發揮重要作用

在廣大基層衛生機構（以鄉鎮衛生院為主），新型農村合作醫療占據著重要位置，在很多地區已逐步實現新型農村合作醫療門診統籌一體化，和衛生機構存在廣泛的工作聯系，新型農村合作醫療辦公室下發到基層衛生機構的文件是基層衛生機構（以鄉鎮衛生院為主）開展新型農村合作醫療工作的依據，可以說是基層衛生機構（以鄉鎮衛生院為主）日常工作的一部分，因此，應新增新型農村合作醫療類。

3.衛生機構檔案管理機制

3.1提高領導對檔案管理認識

衛生機構領導應重視檔案管理工作，把檔案管理的相關法律法規切實應用到日常工作中，引導職工對檔案管理重要性的認識，加強檔案管理工作的組織與協調，盡可能創造檔案管理的物質條件，加強學術研究、查閱回溯性資料等方面的檔案利用，促進本單位檔案管理工作不斷升級。

3.2加強衛生機構檔案集中管理

衛生機構應進行檔案集中管理，增強衛生機構各部門檔案管理意識，組織學習檔案管理相關法律法規，制定各部門檔案收集的相關制度，培訓各部門負責人檔案收集的相關知識，熟悉各科室檔案歸檔范圍與不歸檔范圍，杜絕丟失、毀壞重要文件的事件發生，杜絕違反《檔案法》等相關法律法規的事件發生。

3.3必要時設置檔案管理崗位

衛生機構應指定專人以專職、兼職形式負責檔案管理工作。隨著新的醫療衛生體制改革的進行，基層衛生機構實行競聘上崗和績效考核，因此，衛生機構必要時可考慮設置檔案管理崗位，提高檔案管理專職人員檔案管理素質，開展檔案管理人員的繼續教育，對檔案管理崗位進行個人的績效考核。同時，上級衛生機構應將檔案管理工作納入下級衛生機構的績效考核。

4.規范電子檔案的歸檔

4.1電子檔案管理的必要性

文件上傳下達途徑一般分為三類，一是紙質文件，二是傳真文件（經復印、掃描后打印等方式存檔），三是電子文件，隨著辦公自動化（OA）的廣泛應用，上傳下達過程中使用越來越多的途徑是第三種，此外、電子病歷的廣泛使用也使衛生檔案管理有必要改變傳統人工歸檔模式，逐步實現數字化，對衛生機構科學研究、歷史發展具有重要意義，我們需要加強對電子檔案管理的重視度。

4.2電子檔案管理技術與方法

由于電子文件具有易修改、易刪除等特性，如果具備以下電子檔案管理技術與方法也可以有利于進行電子檔案歸檔：第一、改變文件為只讀性屬性；第二、為電子文件進行安全加密設置；第三、對電子文件進行整理，將word、excel、PPT等文件轉換為FDF格式、制作為電子書、轉化為JPG格式等形式進行存檔。必要時，通過數據恢復軟件對錯誤刪除的電子文件進行恢復；第四、對電腦添加刪除判斷程序，確認刪除后才可刪除，或設置為不可刪除。

4.3定期維護電子檔案收存硬件設備

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2.全面開展自查自糾，強化涉密檔案監管，由專人統一集中管理檔案，對機密件、秘密件任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料嚴格做好傳閱和保存工作，實現“借閱一次，登記一次”。

3.建立健全檔案管理制度，制定并落實了建立了《文件材料歸檔與不歸檔范圍》、《綜合檔案室工作職責》、《文件材料立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》等一些列規章制度，同時將各鄉鎮司法所的檔案工作列入目標考核資料，并要求各鄉鎮司法所嚴格執行，認真落實。明確在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環節實現制度化、規范化，做到收集齊全、分類合理、組卷科學、歸檔及時。

二、檔案業務建設工作

1.有適宜保管檔案的庫房，基本做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室三室分開。檔案庫房門窗堅固、位置適當，達到防盜、防光、防塵、防潮、防鼠、防火、防腐、防高溫等八防要求。備有空調、電腦、打印復印一體機、防盜門、檔案管理軟件等現代化設施和檢索工具，定期檢查滅火設備，確保檔案資料無安全隱患。

2.有數量充足、質量較好的檔案專用柜架，檔案裝訂嚴格按照國家標準要求裝訂。至今本局檔案無霉變、塵污、鼠咬現象，也沒有出現檔案被盜、被毀、涂改、泄密現象。

3.歸檔文件嚴格按照檔案立卷歸檔制度整理歸檔，貼合有關規范要求。同時為提高檔案現代化管理水平，通過應用全市檔案協同管理系統，實行了檔案電子自動化管理，使檔案資料的查找利用更加方便、快捷。

4.將文書檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案、社區矯正檔案、安置幫教檔案及其他專業檔案分門別類整理歸檔，歸檔文件資料齊全；編制了案卷目錄、歸檔文件目錄和必要的全引目錄，并把所有檔案的案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄輸入計算機，利用檔案協同管理軟件，達到文件級檢索。

5.根據我局實際狀況，建立了閱覽室，配備了借閱登記簿，做到了查閱登記、退檔注銷等手續齊備，檔案管理利用率得到明顯提高。積極開展利用檔案資料。綜合檔案室建立以來，為公證案件處理、法律援助、宣傳、普法考試等提供了基礎資料及咨詢服務。