引論：我們?yōu)槟砹?3篇企業(yè)檔案文件管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫(xiě)作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見(jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

篇2

煤炭企業(yè)人事檔案作為企業(yè)選用人才、開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。優(yōu)化煤炭企業(yè)人力資源管理，離不開(kāi)煤炭企業(yè)人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關(guān)系。企業(yè)人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于在企業(yè)內(nèi)部最優(yōu)化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)在選聘、考察員工的時(shí)候，不僅要看他現(xiàn)在的工作能力和水平，還要了解每個(gè)員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷和實(shí)踐活動(dòng)的全部記載，較為全面地反映了個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德和素質(zhì)等基本內(nèi)容。健全煤炭企業(yè)人事檔案制度，優(yōu)化開(kāi)發(fā)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面出發(fā)：完善健全人事檔案內(nèi)容制度，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理和時(shí)展的要求；結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，對(duì)人事檔案工作進(jìn)行評(píng)估，形成切合企業(yè)實(shí)際的人才評(píng)價(jià)體系；企業(yè)人事檔案實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式的管理模式。

篇3

1.2企業(yè)文化的發(fā)展也影響著企業(yè)檔案收集整理和鑒定工作

企業(yè)文化作為整個(gè)企業(yè)的精神和靈魂所在，體現(xiàn)了企業(yè)的個(gè)性特征和獨(dú)特魅力，是企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，指導(dǎo)著企業(yè)發(fā)展的方向。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的組成部分，其存在價(jià)值在于滿足企業(yè)的發(fā)展需要。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)文化也會(huì)隨之不斷地完善，企業(yè)文化所體現(xiàn)出的價(jià)值取向的改變和發(fā)展也影響著檔案管理工作，也就是說(shuō)企業(yè)文化若發(fā)生變化，企業(yè)員工受到企業(yè)文化的影響，在收集和整理企業(yè)檔案過(guò)程中，對(duì)企業(yè)檔案在收集管理和主觀鑒定，也會(huì)隨之發(fā)生相應(yīng)變化。

1.3二者對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著相同之處

企業(yè)檔案管理和企業(yè)的文化建設(shè)都共同服務(wù)于企業(yè)管理工作，是企業(yè)管理工作的組成部分，他們共同致力于引導(dǎo)企業(yè)員工形成積極的價(jià)值取向，共同影響著企業(yè)的決策方向，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著推動(dòng)作用。

2檔案管理對(duì)企業(yè)文化的作用和功能

2.1檔案管理工作促進(jìn)了企業(yè)文化發(fā)展

企業(yè)檔案在企業(yè)的文化建設(shè)中體現(xiàn)了重要的價(jià)值和作用。首先，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的成長(zhǎng)史，是企業(yè)發(fā)展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現(xiàn)著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)滴，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源和精神財(cái)富。其次，企業(yè)檔案突出了企業(yè)文化與眾不同的特色，使企業(yè)文化個(gè)性的塑造更具針對(duì)性。每個(gè)企業(yè)的發(fā)展，都有著自身與眾不同的發(fā)展過(guò)程，檔案沉淀著不同企業(yè)的不同的文化精髓，繼承者本企業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)，因此，各企業(yè)文化形成也各具特色，可以說(shuō)企業(yè)的個(gè)性設(shè)計(jì)和形象塑造都離不開(kāi)企業(yè)的檔案工作。最后，企業(yè)檔案為企業(yè)員工的文化教育培訓(xùn)工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識(shí)，是企業(yè)寶貴的精神財(cái)富，企業(yè)檔案最真實(shí)的記錄了企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的相關(guān)資料，如企業(yè)財(cái)務(wù)、材料工藝、經(jīng)營(yíng)狀況、文化建設(shè)等等重要內(nèi)容，為企業(yè)對(duì)員工培訓(xùn)和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)了員工的積極性，增加員工對(duì)企業(yè)的熱愛(ài)。

2.2企業(yè)檔案與企業(yè)文化具有相同的功能

他們工作服務(wù)于企業(yè)管理工作，是文化與經(jīng)濟(jì)結(jié)合的產(chǎn)物，共同組成企業(yè)的精神文明建設(shè)，企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)文化具有以下功能：a.導(dǎo)向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價(jià)值觀資料，將職工引導(dǎo)到企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)上來(lái)，因此企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)文化具有導(dǎo)向功能。b.約束功能，企業(yè)檔案是企業(yè)文化的一部分，是企業(yè)的一種無(wú)形的文化力量，企業(yè)檔案的收集影響著企業(yè)文化的建設(shè)，并影響著企業(yè)的價(jià)值觀、行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范等，企業(yè)檔案和企業(yè)文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會(huì)將符合公司價(jià)值觀的信息搜集起來(lái)，使之融合，共同體現(xiàn)企業(yè)文化，同時(shí)融合職工的思想、行為，使之達(dá)成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進(jìn)企業(yè)文化，得到員工認(rèn)同并凝聚人心，團(tuán)結(jié)員工，使員工有歸屬感，從而使員工團(tuán)結(jié)一心，共同為企業(yè)發(fā)展而奮斗。e.輻射功能，企業(yè)檔案使企業(yè)形成不同的企業(yè)文化，對(duì)外則代表不同的形象，并使其對(duì)外部有一種輻射力，既樹(shù)立了自我形象，又對(duì)整個(gè)文化建設(shè)產(chǎn)生了極大的影響。

3如何有效發(fā)揮企業(yè)檔案管理在文化建設(shè)中的作用

首先，做好檔案的收集工作，企業(yè)檔案的收集和累計(jì)是檔案管理的最基礎(chǔ)工作，也是企業(yè)檔案發(fā)揮作用的前提條件。檔案的本質(zhì)屬性是它的原始記錄性，內(nèi)容則是它的文化性，檔案資料要求真實(shí)、豐富。其次，規(guī)范檔案管理，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念和工作方式，增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，重視企業(yè)各種檔案管理技術(shù)的開(kāi)發(fā)利用，加強(qiáng)檔案的信息化管理，要充分利用當(dāng)達(dá)的電子信息技術(shù)，提高管理效果和工作效率。積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，使檔案管理工作更專業(yè)化。最后，要定期的反饋工作，定時(shí)公開(kāi)企業(yè)檔案。使其自身不斷完善，檔案部門(mén)有必要定期對(duì)自身工作進(jìn)行反饋，而企業(yè)是由每一個(gè)員工的辛勤勞動(dòng)構(gòu)成的，因此員工有權(quán)利了解企業(yè)檔案的內(nèi)容。要加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的透明度，是企業(yè)的每一個(gè)員工都能定期的了解到企業(yè)檔案和企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。員工在了解的相關(guān)信息后對(duì)企業(yè)的信任度加強(qiáng)，工作時(shí)會(huì)更加努力。此外，檔案的管理方法也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，并始終堅(jiān)持以人為本的原則，在對(duì)大意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和員工利益最大化服務(wù)。

篇4

多媒體工具的運(yùn)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡(jiǎn)化了檔案查閱的復(fù)雜程度，但對(duì)于如何運(yùn)用這些工具提出了一些具體要求，對(duì)此我們需要在日常工作中對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。

2.1建立學(xué)習(xí)考核制度

有效提高檔案管理的準(zhǔn)確性、全面性、真實(shí)性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識(shí)，對(duì)多媒體工具的熟練運(yùn)用以及標(biāo)準(zhǔn)化流程、步驟的熟練掌握，這離不開(kāi)系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核機(jī)制。首先，應(yīng)制定檔案室職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃，請(qǐng)專業(yè)的教師團(tuán)體對(duì)檔案員工進(jìn)行培訓(xùn)，或科室內(nèi)部培訓(xùn)。給科室員工制定詳細(xì)的課程表、授課時(shí)間、及所學(xué)內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學(xué)習(xí)新知識(shí)的機(jī)會(huì)與時(shí)間。其次，加強(qiáng)員工的考核機(jī)制。制定了職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機(jī)制，進(jìn)一步激勵(lì)職員學(xué)習(xí)的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實(shí)際操作練習(xí)，定期對(duì)員工進(jìn)行考核，并記錄到員工績(jī)效。對(duì)于學(xué)不會(huì)和不肯學(xué)，以及積極性不高學(xué)不好的員工進(jìn)行有效處理。對(duì)檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機(jī)制，怎么處理學(xué)不會(huì)、學(xué)不好、不肯學(xué)的員工都需要管理人員進(jìn)一步探索。

2.2提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識(shí)

檔案管理對(duì)于電力設(shè)施的運(yùn)行，改建，設(shè)備升級(jí)，企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個(gè)員工的頭腦。對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益來(lái)說(shuō)，如何控制成本、減少開(kāi)支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實(shí)的精神面貌、工作作風(fēng)等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運(yùn)行、改建、擴(kuò)建等方面來(lái)說(shuō)，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認(rèn)識(shí)了這一點(diǎn)，電力工程企業(yè)才會(huì)真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個(gè)檔案管理室就能做好的，需要各個(gè)部門(mén)的配合與支持，需要電力企業(yè)的負(fù)責(zé)人有效重視。必須在全企業(yè)樹(shù)立這一思想，把這一思想深入到每個(gè)員工的心中。提高認(rèn)識(shí)，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，步驟，要深入到每一個(gè)施工單位，每一個(gè)設(shè)備廠商，每一個(gè)材料供應(yīng)商。在電力建設(shè)工程開(kāi)始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細(xì)化責(zé)任到個(gè)人，定期核定審查各部分的檔案管理進(jìn)度，做到有效管理。對(duì)于不配合電力工程檔案管理的部門(mén)，不配合電力工程檔案管理程序的個(gè)人，做出有效處理，整頓。以推動(dòng)電力工程檔案的透明化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3如何應(yīng)對(duì)電力施工過(guò)程中的不同步

在電力工程進(jìn)行中，各施工單位的工作進(jìn)度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長(zhǎng)，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無(wú)形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負(fù)擔(dān)。面對(duì)這一情況，需要我們時(shí)時(shí)做好檔案的收集、審定、整理、驗(yàn)收的相關(guān)工作，細(xì)化到每一工程，做到一工程一驗(yàn)收。時(shí)刻追蹤各項(xiàng)工程的進(jìn)展情況，檔案的收集整理驗(yàn)收要與工程進(jìn)度保持一致。從工程開(kāi)始的建檔，到工程進(jìn)行中的檔案整編驗(yàn)收，再到每項(xiàng)工程竣工時(shí)的審定整理，再到全部完工時(shí)的檔案匯總整理與驗(yàn)收歸類，這四個(gè)過(guò)程缺一不可，必須做到實(shí)時(shí)追蹤、實(shí)時(shí)管理、把檔案管理從以前的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，貫徹到整個(gè)電力工程施工項(xiàng)目的始終。

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一、目前企業(yè)在項(xiàng)目檔案管理上存在的問(wèn)題

（一）歸檔項(xiàng)目文件齊全性方面的問(wèn)題。一是缺工程合法性證明文件；如缺工程核準(zhǔn)、批復(fù)文件，缺土地使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證等。二是招投標(biāo)文件中缺評(píng)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告和中標(biāo)通知書(shū)。三是項(xiàng)目申和批復(fù)、更改變更類文件沒(méi)有閉環(huán)，有申請(qǐng)沒(méi)批復(fù)或有批復(fù)無(wú)申請(qǐng)等。四是缺竣工報(bào)告、驗(yàn)收記錄、工程預(yù)決算資料等，或不完整。五是缺照片、錄音、錄像、光盤(pán)等聲像電子檔案。

（二）文件有效性方面存在的問(wèn)題。一是文件簽字、蓋章手續(xù)不完備。如合同、協(xié)議只有簽字，沒(méi)有蓋章；隱蔽工程驗(yàn)收記錄簽字不全，或缺設(shè)計(jì)單位簽字，或缺建設(shè)單位簽字。二是檔案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工圖沒(méi)蓋竣工圖章，或簽字不全；

（三）文件真實(shí)性、準(zhǔn)確性方面的問(wèn)題 。一是竣工圖修改不到位，竣工圖沒(méi)有按設(shè)計(jì)變更做相應(yīng)的更改。二是在施工圖上修改不注明修改依據(jù)。三是原材料出廠合格證、檢驗(yàn)報(bào)告的日期晚于復(fù)檢日期。

（四）案卷質(zhì)量方面的問(wèn)題。一是施工單位組卷方法不統(tǒng)一，如某項(xiàng)目分別由兩個(gè)不同施工單位承建，但其基建部分材料文件組卷方法卻不一致，影響文件的查找，也造成不夠統(tǒng)一規(guī)范。二是把項(xiàng)目前期管理性文件作為文書(shū)檔案歸檔，與項(xiàng)目檔案分離，違背科技檔案成套性原則。三是個(gè)別案卷組卷不合理。主要是項(xiàng)目前期文件，組卷時(shí)常出現(xiàn)不區(qū)分問(wèn)題、不區(qū)分年度組成雜卷，如把全部上級(jí)有關(guān)文件集中組成一卷，這樣不便于檢索利用。四是個(gè)別案卷題名不準(zhǔn)確。主要是題名過(guò)于簡(jiǎn)單，不能揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，如“上級(jí)有關(guān)文件”“竣工資料（一）”“竣工資料（二）”，難以準(zhǔn)確查找所需的文件。五是個(gè)別案卷中文字材料有污漬，圖紙有缺損等。

二、存在問(wèn)題的原因

一是負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)及管理人員檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位。有的僅在口頭上強(qiáng)調(diào)，并不落實(shí)在具體實(shí)際工作中。平時(shí)只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，而忽視了工程建設(shè)過(guò)程中檔案資料的及時(shí)收集、整理和保管。

二是施工單位不注意施工過(guò)程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作，不是按照施工過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)產(chǎn)生資料，往往是工程施工快結(jié)束了，才突擊搞竣工資料，使檔案資料的真實(shí)性大打折扣。

三是工程技術(shù)管理人員未嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度，對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目前期資料沒(méi)有及時(shí)整理、保存；對(duì)施工、監(jiān)理單位檔案資料要求、把關(guān)不嚴(yán)，致使工程項(xiàng)目結(jié)束后檔案遲遲不能歸檔，檔案部門(mén)對(duì)此無(wú)能為力。

四是工程項(xiàng)目資料管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，影響歸檔質(zhì)量。施工單位資料管理人員大都是臨時(shí)抽調(diào)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力較差，且大多身兼數(shù)職，精力有限。造成歸檔資料不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問(wèn)題，檔案部門(mén)管理人員給予指導(dǎo)都聽(tīng)不明白，嚴(yán)重影響歸檔質(zhì)量和完整性；也造成檔案部門(mén)在項(xiàng)目竣工完成后，補(bǔ)充收集工程竣工資料難度較大。

三、加強(qiáng)和改進(jìn)的措施

一是項(xiàng)目主管單位領(lǐng)導(dǎo)和具體管理人員應(yīng)高度重視項(xiàng)目檔案工作。加強(qiáng)國(guó)家和公司檔案有關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案意識(shí)和管理水平。應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案“四參加”要求，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中讓檔案管理人員提早介入，從而保證檔案質(zhì)量。

二是完善、健全公司項(xiàng)目檔案管理制度，尤其是歸檔范圍和歸檔要求，保證項(xiàng)目文件齊全、完整。同時(shí)項(xiàng)目招投標(biāo)過(guò)程中，要求施工單位、監(jiān)理單位一定要制定歸檔制度，并將檔案按期、完整歸檔納入相關(guān)合同條款，從源頭上保證文件能收集齊全；另外要加強(qiáng)參與工程建設(shè)的公司內(nèi)各部門(mén)、各環(huán)節(jié)文件的積累、收集，加強(qiáng)對(duì)參與項(xiàng)目實(shí)施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。

三是要保證文件有效、真實(shí)、準(zhǔn)確，需要文件形成單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位對(duì)文件的內(nèi)容和形成過(guò)程認(rèn)真審核把關(guān)。

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宣鋼5#、6#焦?fàn)t及配套設(shè)施改造工程從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開(kāi)工建設(shè)，形成了大量的有價(jià)值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況。做好這些資料的收集與管理，對(duì)工程建設(shè)過(guò)程管理和工程竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護(hù)，具有十分重要的意義。同時(shí)，我們也看到，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對(duì)工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設(shè)的同時(shí)，把工程建設(shè)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理工作。在工程管理實(shí)行全新的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，建立了重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，從實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真做好工程建設(shè)資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)進(jìn)程同步的基礎(chǔ)上，保障工程檔案資料收集工作的正常進(jìn)行，確保5#、6#焦?fàn)t技改工程項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

1建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，形成覆蓋工程建設(shè)各個(gè)方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系

宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程是宣鋼為實(shí)施鐵鋼材各600萬(wàn)噸規(guī)劃目標(biāo)的重點(diǎn)配套項(xiàng)目，也是為張家口市城市居民提供優(yōu)質(zhì)煤氣氣源的一項(xiàng)重點(diǎn)工程。焦化廠繼續(xù)采用“項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制”的工程管理模式對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項(xiàng)目指揮部，下設(shè)四個(gè)項(xiàng)目組，由廠長(zhǎng)、承擔(dān)工程任務(wù)的生產(chǎn)車間主管領(lǐng)導(dǎo)、科室的技術(shù)人員組成，在不改變現(xiàn)有編制的情況下，充分利用現(xiàn)有的人力資源，而每個(gè)人原來(lái)所承擔(dān)的廠內(nèi)業(yè)務(wù)不變，同時(shí)規(guī)定了各項(xiàng)目組的職責(zé)和任務(wù)，對(duì)項(xiàng)目的招標(biāo)、合同簽訂、工藝技術(shù)論證、方案確定、施工組織、設(shè)備到貨驗(yàn)收、資料整理收集等方面進(jìn)行管理。

宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程竣工資料收集的齊全完整準(zhǔn)確，對(duì)焦化廠今后的生產(chǎn)管理、技術(shù)改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制。我們按照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設(shè)立專職檔案員，在各項(xiàng)目組指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。技改工程指揮部在工程開(kāi)始時(shí)，即把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人，做好積累、保管工作，由各工程項(xiàng)目組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案管理，做到每個(gè)重點(diǎn)工程均有專人管理，負(fù)責(zé)工程資料收、發(fā)、轉(zhuǎn)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本工程范圍內(nèi)的技術(shù)方案、設(shè)計(jì)審查、施工組織、網(wǎng)絡(luò)，這樣從組織機(jī)構(gòu)上形成了一個(gè)專、兼職檔案員、各項(xiàng)目組、各施工單位相結(jié)合的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系，保證檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。

2圍繞工程建設(shè)，理順工作程序，形成全面的重點(diǎn)工程檔案收集渠道

近年來(lái)隨著技術(shù)進(jìn)步和宣鋼發(fā)展的要求，焦化廠技術(shù)改造任務(wù)加大，生產(chǎn)與基建施工項(xiàng)目交叉點(diǎn)多，為確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全完整，在基建工程項(xiàng)目開(kāi)工之前，將有關(guān)計(jì)劃通知各部門(mén)的檔案管理人員，讓檔案人員參加設(shè)備開(kāi)箱與有關(guān)工程會(huì)議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來(lái)龍去脈，以便及時(shí)完整地收集相關(guān)資料，使應(yīng)當(dāng)歸檔的資料“粒粒歸倉(cāng)”，對(duì)基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門(mén)、各建設(shè)單位的工程技術(shù)人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。

在健全組織機(jī)構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還進(jìn)行具體的分工。各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)工程檔案資料收集工作，檔案室與各項(xiàng)目組密切聯(lián)系，首先對(duì)中冶焦耐工程技術(shù)有限公司、宣鋼設(shè)計(jì)院等完成的有關(guān)工程項(xiàng)目的各種設(shè)計(jì)圖紙、資料、設(shè)計(jì)變更等材料，經(jīng)過(guò)檔案室收進(jìn)來(lái)、登記、審核、建臺(tái)賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項(xiàng)目組，并登記上賬，再由項(xiàng)目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時(shí)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工資料的驗(yàn)收，及時(shí)將該工程需要?dú)w檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進(jìn)行審查，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的整理后向檔案室移交。各項(xiàng)目組在資料管理上對(duì)檔案室負(fù)責(zé)，既負(fù)責(zé)接收資料，又負(fù)責(zé)收集、匯總、整理工程項(xiàng)目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，使他們?cè)谄綍r(shí)工作中有意識(shí)地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。

3強(qiáng)化檔案全過(guò)程管理，形成做好重點(diǎn)工程檔案工作合力

重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過(guò)程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，因此建設(shè)和施工單位的每一個(gè)檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到做好檔案工作，不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來(lái)，形成齊抓共管的整體全力，即全過(guò)程管理。在全過(guò)程管理中，按照《檔案法》和《建設(shè)項(xiàng)目（工程）驗(yàn)收辦法》的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建服務(wù)。

首先，要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)，運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來(lái)提高重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量。在與施工單位簽訂施工合同和協(xié)議時(shí)，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時(shí)在合同和協(xié)議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案管理規(guī)定》下發(fā)給進(jìn)廠的施工單位，做到工程驗(yàn)收與檔案檢查、交付驗(yàn)收同步進(jìn)行。從工程項(xiàng)目的可行性研究論證、施工許可證、初步設(shè)計(jì)審查、土建、設(shè)備、供排水、電器的施工、設(shè)計(jì)變更單及竣工圖的編制等方面進(jìn)行檢查驗(yàn)收，各項(xiàng)目組嚴(yán)格把關(guān)，并列入廠經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

其次，在搞好重點(diǎn)工程檔案管理中，充分利用先進(jìn)的檔案管理手段，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本工程項(xiàng)目的所有檔案，并對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的各個(gè)階段及各部門(mén)、設(shè)計(jì)單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個(gè)工程項(xiàng)目，使之適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需要，為項(xiàng)目建設(shè)單位提供更好的服務(wù)。

4注重實(shí)效，健全完善的保證措施

重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，從項(xiàng)目的提出、設(shè)計(jì)到施工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。工程項(xiàng)目檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程，一旦工程出了問(wèn)題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。搞好企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，影響重點(diǎn)工程資料收集歸檔工作開(kāi)展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視。為了解決這個(gè)問(wèn)題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保了重點(diǎn)工程收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。

4.1在《經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核》上進(jìn)行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對(duì)車間、部室的一項(xiàng)考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時(shí)、不齊全的，與各單位獎(jiǎng)金掛鉤，進(jìn)行扣罰。

4.2在工程竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)上進(jìn)行約束。按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；工程竣工驗(yàn)收前必須先交齊工程竣工的有關(guān)資料，工程資料不齊全的不進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

4.3在工程決算、付款上進(jìn)行約束。把工程建設(shè)資料收集、歸檔的及時(shí)性準(zhǔn)確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質(zhì)保金的一個(gè)重要條件。各工程項(xiàng)目組、檔案室負(fù)責(zé)對(duì)施工單位的工程竣工資料歸檔情況進(jìn)行審核、驗(yàn)收，齊全完整的予以簽字確認(rèn)。經(jīng)簽字確認(rèn)的，給予決算、付款。驗(yàn)收不合格的，不簽字確認(rèn)，并不予付款、決算。

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檔案事業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)創(chuàng)新，只有通過(guò)檔案工作的創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。信息化時(shí)代企業(yè)人事檔案管理只有服務(wù)于社會(huì)，跟上未來(lái)發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。1.從服務(wù)方式上創(chuàng)新。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，人事檔案的密級(jí)定為“秘密”級(jí)以上，這便給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，為提供利用設(shè)置了重重關(guān)卡，使人事檔案工作的服務(wù)內(nèi)容趨于閉塞。“以人為本”、“為人民服務(wù)”是檔案工作的中心所在，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作，要使檔案工作的作用充分發(fā)揮出來(lái)，檔案服務(wù)方式必須有所創(chuàng)新。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，能更多地體現(xiàn)出人事信息的自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化與開(kāi)放化。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，使人事檔案不再神秘，每個(gè)人都可以在權(quán)限范圍內(nèi)，自由查閱自己的基本信息和其他相關(guān)信息。檔案管理從閉塞走向開(kāi)放，從以往的紙頁(yè)翻閱到如今的網(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢，人事信息數(shù)據(jù)只需要一次錄入就可以多次反復(fù)利用，大大提高了檔案管理人員的工作效率。2.人事檔案對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的作用。對(duì)人事檔案管理的形態(tài)要有所創(chuàng)新，不能始終局限在接收、整理、轉(zhuǎn)遞等傳統(tǒng)的工作形態(tài)，要發(fā)揮人事檔案的作用，主動(dòng)分析人事檔案信息，較全面、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點(diǎn)以及專長(zhǎng)，有助于從人事檔案中探索人才成長(zhǎng)規(guī)律，更好地發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，并為企業(yè)和部門(mén)合理地推薦優(yōu)秀人才，使得各類人才揚(yáng)長(zhǎng)避短、在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中充分發(fā)揮才能貢獻(xiàn)自己的力量。人事檔案作為考察和了解人才的重要依據(jù)，有助于企業(yè)開(kāi)發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對(duì)人才的廣泛需求。如果沒(méi)有詳細(xì)的人事檔案信息分析，我們就無(wú)法清晰地了解企業(yè)整體的人才儲(chǔ)備情況，也就無(wú)法進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè)。由此可見(jiàn)，做好企業(yè)人事檔案工作，對(duì)于人力資源需求預(yù)測(cè)是至關(guān)重要的。所以，企業(yè)人事部門(mén)要以企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)為立足點(diǎn)，做好人事檔案管理和人事檔案信息綜合分析，為企業(yè)人力資源管理提供有效的服務(wù)。

篇8

企業(yè)檔案是企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中，由企業(yè)專門(mén)人員收集和整理的各類文件材料，具有重要價(jià)值，是一種有效的現(xiàn)代企業(yè)資源組織形式。

企業(yè)檔案以文字、圖像、視頻資料等形式，真實(shí)地記錄和反映了企業(yè)形成發(fā)展的全過(guò)程，是企業(yè)行政辦公和企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要部分。企業(yè)檔案是伴隨著企業(yè)的逐步發(fā)展壯大形成的，是企業(yè)發(fā)展的一手資料，并隨著企業(yè)的發(fā)展逐步調(diào)整完善，由專門(mén)的管理人員負(fù)責(zé)整理和匯編，有效地推動(dòng)了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 企業(yè)檔案與企業(yè)文化的關(guān)系

目前，從總體上來(lái)看，我國(guó)企業(yè)檔案管理發(fā)展存在不均衡性，受企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式以及其內(nèi)部管理水平的影響，企業(yè)的檔案管理層次具有較大差異。但在企業(yè)檔案管理上，各企業(yè)均采取有效手段，積極創(chuàng)新檔案管理制度，不斷完善其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快培養(yǎng)專業(yè)人才，以推動(dòng)企業(yè)檔案管理的高效穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)將其實(shí)際發(fā)展情況作為依據(jù)，忠實(shí)于現(xiàn)實(shí)，逐步深化檔案管理，經(jīng)過(guò)篩選整理，將一些有價(jià)值的內(nèi)容保存下來(lái)，并加以妥善整理和歸檔，由專門(mén)的檔案部門(mén)負(fù)責(zé)保管。當(dāng)企業(yè)發(fā)展遭遇困境時(shí)，企業(yè)管理者可以及時(shí)查閱檔案資料，吸收和借鑒以往成功經(jīng)驗(yàn)，采取有效措施，及時(shí)解決問(wèn)題，從而保障企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。而企業(yè)文化是企業(yè)在發(fā)展中所形成的一種集體價(jià)值觀，對(duì)增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，提升競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)意義重大。企業(yè)檔案與企業(yè)文化具有一種天然聯(lián)系，二者統(tǒng)一于企業(yè)基礎(chǔ)管理中，是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要保障。企業(yè)檔案與企業(yè)文化相互作用、相互促進(jìn)、相互影響，有效地增強(qiáng)了企業(yè)活力，共同推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展壯大。

3 企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的重要作用

3.1 企業(yè)檔案是發(fā)展企業(yè)文化的史料資源，積極服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)檔案記載了企業(yè)自成立之初至今的一系列重大生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，涉及內(nèi)容眾多，既包括企業(yè)的先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)、專利成果、先進(jìn)工藝、技術(shù)資質(zhì)，也包括企業(yè)的管理水平、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、榮譽(yù)記載以及職工素質(zhì)、人才建設(shè)、文化建設(shè)、設(shè)備配置、技改歷程、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的作用。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和管理成果的總結(jié)，是發(fā)展企業(yè)文化的重要史料資源，為企業(yè)文化發(fā)展提供了明確的發(fā)展思路和方向，極大地推動(dòng)了企業(yè)文化的發(fā)展進(jìn)程。就企業(yè)檔案目前的發(fā)展實(shí)際而言，企業(yè)檔案自建立之初就發(fā)揮了積極效應(yīng)，從內(nèi)在和外在兩方面體現(xiàn)了企業(yè)的發(fā)展歷程規(guī)律和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，對(duì)于企業(yè)文化的創(chuàng)建起到了積極引導(dǎo)作用。另外，受企業(yè)檔案自身特性的影響，企業(yè)檔案是隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷發(fā)展變化的，在繼承企業(yè)前期發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，去粗取精，為今后發(fā)展制定了一個(gè)科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，具有一定的預(yù)見(jiàn)性。

3.2 企業(yè)檔案是發(fā)展企業(yè)文化的重要理論參考

優(yōu)秀的企業(yè)文化往往是在立足企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)的基礎(chǔ)上形成和發(fā)展起來(lái)的，符合企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向。在發(fā)展企業(yè)文化時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者通常會(huì)以企業(yè)檔案為依據(jù)，制定出一整套較為系統(tǒng)完善的企業(yè)文化發(fā)展方案，而這一過(guò)程必須要堅(jiān)持以企業(yè)檔案為依據(jù)，充分挖掘企業(yè)文化的閃光點(diǎn)，打造自主文化。

3.3 企業(yè)檔案管理是企業(yè)文化的有機(jī)組成之一，承擔(dān)著創(chuàng)新企業(yè)文化的重要使命

企業(yè)檔案是企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展積累的物質(zhì)表現(xiàn)，屬于企業(yè)文化的一部分。因此，從客觀上來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理就是創(chuàng)建企業(yè)文化，提升企業(yè)整體文化水平的重要舉措和有力保證。因此，企業(yè)管理者應(yīng)進(jìn)一步更新管理理念，完善企業(yè)檔案管理，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，豐富企業(yè)文化。

3.4 企業(yè)檔案是企業(yè)文化發(fā)展的歷史遺存，反映了企業(yè)文化的主要特性

企業(yè)檔案是伴隨著企業(yè)的產(chǎn)生而出現(xiàn)的，并隨著企業(yè)的逐步發(fā)展壯大而不斷積累完善，它主要涉及物質(zhì)生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)和精神思想兩方面內(nèi)容，是企業(yè)集體的智慧結(jié)晶，反映了企業(yè)文化的主要特性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者通過(guò)借鑒企業(yè)檔案中的一些精華部分，大力擴(kuò)展企業(yè)文化領(lǐng)域，豐富企業(yè)文化渠道，廣泛開(kāi)展多層次的企業(yè)文化活動(dòng)，有效地增強(qiáng)了企業(yè)的凝聚力和向心力。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案是企業(yè)整個(gè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和寫(xiě)照，反映了企業(yè)不同發(fā)展階段的具體情況和特點(diǎn)，是研究企業(yè)文化的重要?dú)v史資料，具有很高的科研價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。同時(shí)，企業(yè)檔案也是企業(yè)文化的側(cè)面顯現(xiàn)，反映了企業(yè)文化的個(gè)性化特征。因此，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者必須進(jìn)一步解放思想，完善檔案管理，積極運(yùn)用各種新方法新手段不斷提高其檔案管理效率和質(zhì)量，明確檔案管理思路和目標(biāo)，為企業(yè)文化的創(chuàng)建和發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的內(nèi)部發(fā)展環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

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1. 企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的特點(diǎn)

1.1企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的動(dòng)態(tài)性。簡(jiǎn)單的說(shuō)就是企業(yè)儀器設(shè)備在報(bào)廢或者轉(zhuǎn)移之前，設(shè)備的檔案會(huì)隨著儀器的變動(dòng)而發(fā)生變化，在儀器報(bào)廢或者轉(zhuǎn)移之前，設(shè)備的儀器檔案就處在一個(gè)不確定，始終改變的狀態(tài)。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，企業(yè)引進(jìn)一臺(tái)新儀器之后，在投入使用之后，必然要有檢修、更新，維修記錄，或者改造圖紙等，只要這臺(tái)機(jī)器在使用，就會(huì)有新的文件生成，直到儀器停止使用，檔案才會(huì)停止。

1.2企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的綜合性。企業(yè)設(shè)備儀器管理就是綜合管理設(shè)備儀器，顯而易見(jiàn)設(shè)備儀器檔案管理具有綜合性的特點(diǎn)。具體的講有以下的幾個(gè)方面：1）階段綜合性，企業(yè)引進(jìn)設(shè)備要經(jīng)過(guò)規(guī)劃，選購(gòu)到使用，維修再到檢修，最后是設(shè)備改造、更新。這幾個(gè)階段是交替發(fā)生的。2）部門(mén)綜合性，一般在一個(gè)企業(yè)里，設(shè)備的管理會(huì)涉及很多的部門(mén)，只有進(jìn)行綜合管理，才能有效地利用設(shè)備儀器。在設(shè)備管理中，要秉承設(shè)計(jì)制造與使用相結(jié)合，維護(hù)與檢修結(jié)合，改造，修理與更新結(jié)合。3）多樣性特點(diǎn)，將設(shè)備用不同的方式區(qū)分會(huì)有不同的結(jié)果，例如按照來(lái)源有，自制設(shè)備以及外購(gòu)設(shè)備；按照設(shè)備的行業(yè)特點(diǎn)，可以劃分為機(jī)械動(dòng)力類設(shè)備、儀器儀表設(shè)備；按照重要程度，可以劃分為一般設(shè)備與精密高端設(shè)備；按照設(shè)備的使用性質(zhì)可以分為通用設(shè)備與專用設(shè)備。

2. 企業(yè)設(shè)備檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題

2.1分散保管

現(xiàn)在的企業(yè)中，沒(méi)有一整套的設(shè)備管理系統(tǒng)，而是進(jìn)行分散保管。這也與相關(guān)的規(guī)定也是背道而馳的，在實(shí)際操作中，應(yīng)該遵守“成套性”原則進(jìn)行管理。設(shè)備從開(kāi)始的購(gòu)置到最后的入庫(kù)會(huì)產(chǎn)生不同階段的記錄，部分單位會(huì)根據(jù)企業(yè)職能的設(shè)置，應(yīng)該吧一整套的設(shè)備儀器檔案分成兩塊保管。一部分是早期的購(gòu)置請(qǐng)示到投標(biāo)書(shū)等文件；另一部分后來(lái)產(chǎn)生的記錄，說(shuō)明書(shū)等。這樣做不能全面反映一套設(shè)備的整個(gè)流程，也不利于后期的利用。

2.2歸檔一些不是原件的文件材料

一些企業(yè)在進(jìn)行固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)設(shè)備儀器檔案是復(fù)印件的情形，包括設(shè)備購(gòu)置合同以及技術(shù)協(xié)議。這種做法不僅不符合檔案本質(zhì)屬性，歸檔要求，也是不具有法律效應(yīng)的，同時(shí)也就失去了歸檔的意義。有以下幾點(diǎn)原因會(huì)造成這種狀況：1）購(gòu)置設(shè)備時(shí)簽訂的合同，協(xié)議份數(shù)不足，用復(fù)印品代替。2）購(gòu)置設(shè)備的流程不規(guī)范，特別是中小型企業(yè)使用傳真方式就簽訂了合同。3）使用進(jìn)口設(shè)備，由公司的。

2.3儀器檔案管理人員職責(zé)不明確

企業(yè)進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，各個(gè)部門(mén)之間有很多交叉的環(huán)節(jié)。在項(xiàng)目檔案的管理中，由于不明確各部門(mén)檔案管理職責(zé)，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，各個(gè)部門(mén)之間就相互推脫，相互推卸責(zé)任。一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目立項(xiàng)在資產(chǎn)管理部門(mén)，而采購(gòu)、招投標(biāo)在采購(gòu)部門(mén)。兩個(gè)部門(mén)經(jīng)常想把合同、協(xié)議納入自己的部門(mén)，而驗(yàn)箱時(shí)，卻都不注意“合格單”等文件，導(dǎo)致檔案殘缺。

3. 企業(yè)設(shè)備儀器常見(jiàn)問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

3.1設(shè)立設(shè)備儀器檔案牽頭管理部門(mén)。檔案牽頭管理部門(mén)就是資產(chǎn)管理部門(mén)，也就是固定的資產(chǎn)投資部門(mén)。應(yīng)由設(shè)備儀器檔案牽頭管理部門(mén)協(xié)調(diào)各相關(guān)部門(mén)，收集、集中、整理、分類、編號(hào)設(shè)備運(yùn)行各個(gè)階段產(chǎn)生的文件資料。這樣集中管理設(shè)備儀器檔案，不僅是按照相關(guān)的規(guī)定作業(yè)，也能維護(hù)儀器檔案的完整及安全，以便使用。

3.2企業(yè)設(shè)備儀器管理人員在歸檔及收集文件時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格按規(guī)定把關(guān)，堅(jiān)決不收復(fù)印件。歸檔人員有義務(wù)告知采購(gòu)的部門(mén)，在購(gòu)置設(shè)備時(shí)，簽訂的合同、協(xié)議份數(shù)不能少，應(yīng)按照相關(guān)的規(guī)程進(jìn)行簽訂相關(guān)的文件，對(duì)于公司購(gòu)置的設(shè)備，應(yīng)該特別備注，盡可能最后原件。

3.3明確不同部門(mén)在各個(gè)階段的職責(zé)，保障檔案的完整。設(shè)備從購(gòu)置到竣工之間要經(jīng)歷計(jì)劃、采購(gòu)、開(kāi)箱、使用管理這些階段。不同的階段，各部門(mén)分工不相同，責(zé)任也不同，應(yīng)明確各自的管轄范圍及應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。立項(xiàng)時(shí)，資產(chǎn)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)收集本階段的文檔，如購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)示等；采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該負(fù)責(zé)收集整理儀器設(shè)備的招投標(biāo)書(shū)，簽訂的合同協(xié)議，特別主要要求合同必須都是原件，而份數(shù)必須充足；開(kāi)箱時(shí)，兼職檔案員必須參加驗(yàn)收并收集此階段生成的檔案；使用過(guò)程中，資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)的部門(mén)，及時(shí)整理歸檔培訓(xùn)、使用、養(yǎng)護(hù)、維修生成的文件材料。

總結(jié)：我國(guó)的科學(xué)技術(shù)發(fā)生著日新月異的變化，各種高性能的復(fù)雜靜謐的大型的儀器走進(jìn)了企業(yè)，企業(yè)儀器設(shè)備的養(yǎng)護(hù)和維修也越來(lái)越復(fù)雜，利用健全穩(wěn)定的設(shè)備檔案管理體系科學(xué)合理的管理儀器設(shè)備愈發(fā)重要，也成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)間的一個(gè)重要籌碼。企業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身特點(diǎn)建立起一套科學(xué)的建檔方法與建檔理論，這樣就為了提高企業(yè)工作做好保障，為企業(yè)發(fā)展的提供扎實(shí)的基礎(chǔ)，為企業(yè)固定資產(chǎn)的投資驗(yàn)收做好鋪墊。

篇10

一、加強(qiáng)精神文明建設(shè)中照片檔案的收集、整理和保存工作

精神文明建設(shè)照片是精神文明建設(shè)文字檔案的補(bǔ)充，是一種特殊載體的檔案，精神文明建設(shè)照片檔案的收集范圍主要記錄本單位開(kāi)展文明單位建設(shè)活動(dòng)、群眾文體活動(dòng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷、取得的重要工作成果和重大事件等，這種以攝影為主要反映方式的、具有保存價(jià)值和反映本單位精神風(fēng)貌的照片是精神文明建設(shè)檔案的重要組成部分。精神文明建設(shè)照片的整理可按照片檔案全宗檔案編目要求編號(hào)，單獨(dú)存放和整理。都應(yīng)對(duì)每張照片單獨(dú)編號(hào)，并對(duì)拍攝照片背景信息進(jìn)行文字說(shuō)明，文字說(shuō)明至少應(yīng)包括拍攝年度和具體時(shí)間、地點(diǎn)、人物和事由，概括揭示照片影像所反映的全部信息，不能簡(jiǎn)單的利用重命名的方式對(duì)拍攝照片標(biāo)記后刻錄保存，

要做數(shù)碼照片數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)工作 ，確保數(shù)碼照片檔案管理的信息安全，數(shù)碼照片的保存也可刻錄成光盤(pán)、磁盤(pán)脫機(jī)保存，可以用備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)的方法保證檔案管理系統(tǒng)在遭受到病毒等攻擊時(shí)，原始數(shù)據(jù)不被丟失或損壞，從而避免文件被毀壞造成的巨大損失。

照片檔案是企業(yè)精神文明建設(shè)不可缺少的重要組成部分，照片檔案可以真實(shí)的將事情發(fā)生的場(chǎng)景展示給大家，比文字更具有直觀性，是企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)記載，是企業(yè)宣傳的窗口。

二、加強(qiáng)精神文明建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案電子化

檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，是檔案事業(yè)發(fā)展適應(yīng)時(shí)展的必然趨勢(shì)。電子檔案系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)各類電子文件歸檔、整理、編目、查閱、統(tǒng)計(jì)、備份和系統(tǒng)日志記錄功能的自動(dòng)化管理系統(tǒng)，把檔案中各類檔案紙質(zhì)實(shí)體轉(zhuǎn)化成電子文件加以管理，紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，使紙質(zhì)檔案與電子檔案完全一一對(duì)應(yīng)，就可用數(shù)字化產(chǎn)品代替原件提供利用，從而起到不動(dòng)原件、保護(hù)原件的作用。

一是將檔案管理信息數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化，形成一個(gè)完整的信息系統(tǒng)，發(fā)揮檔案整體最大信息效益；二是加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)檢索功能，只有建設(shè)具有齊全完整的電子檔案管理系統(tǒng)，才能真正達(dá)到完全通過(guò)電子件利用檔案，而檔案的檢索功能才能使檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮最大利用效果。三是加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全管理，通過(guò)跟蹤日志、備份數(shù)據(jù)、建立防火墻和更新防病毒軟件等技術(shù)手段保障系統(tǒng)安全。

三、工作創(chuàng)新是新時(shí)期精神文明建設(shè)檔案工作的需要

創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然要求，適應(yīng)新時(shí)期精神文明建設(shè)新要求，在變革中求發(fā)展，在發(fā)展中求創(chuàng)新，才能推動(dòng)精神文明建設(shè)檔案管理工作科學(xué)、規(guī)范發(fā)展。開(kāi)拓創(chuàng)新是引導(dǎo)社會(huì)前進(jìn)的強(qiáng)大力量，是我們適應(yīng)新形勢(shì)、認(rèn)識(shí)新事物的思想武器，作為精神文明建設(shè)信息資料收集、保管存放和開(kāi)發(fā)利用的檔案部門(mén)，面臨著管理現(xiàn)代化、需求多樣化、信息網(wǎng)絡(luò)化等多方面挑戰(zhàn)，如果忽視檔案管理工作的創(chuàng)新，檔案工作就會(huì)落后于新形勢(shì)的發(fā)展，無(wú)法為文明單位的發(fā)展提供有價(jià)值的參考資料，無(wú)法滿足新形勢(shì)下精神文明建設(shè)的新要求。

要想工作有創(chuàng)新必須有新舉措，加強(qiáng)對(duì)檔案管理者培訓(xùn)的創(chuàng)新工作，每年要對(duì)檔案人員進(jìn)行一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案管理者參加各種繼續(xù)教育課程學(xué)習(xí)，通過(guò)培訓(xùn)全面了解檔案工作面臨的新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求。

篇11

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性分析

建筑工程竣工之后需要對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定，在評(píng)定過(guò)程中需要工程建設(shè)過(guò)程中的參考資料，而完整規(guī)范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設(shè)中的重要作用：1.在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過(guò)程中，建筑工程檔案能夠?yàn)槠涮峁┫鄳?yīng)的依據(jù)和參考，這樣，相關(guān)單位就可以根據(jù)以往的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，利用工程檔案中的豐富資源，對(duì)城市進(jìn)行高效、合理的規(guī)劃和管理；2.竣工之后需要對(duì)工程進(jìn)行維修管理、擴(kuò)建和改建等工作，在此過(guò)程中相關(guān)人員可以依據(jù)規(guī)范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數(shù)據(jù)，對(duì)后續(xù)工程進(jìn)行完善和管理；3.建筑工程質(zhì)量的高低以及施工質(zhì)量是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對(duì)實(shí)際工程質(zhì)量進(jìn)行分析，一方面可以促使建筑工程整體質(zhì)量的提升，另一個(gè)方面還可以在一定程度上提高工程項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，在整個(gè)建筑工程建設(shè)中加強(qiáng)和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和面臨的問(wèn)題

（一）國(guó)有企業(yè)檔案散、亂、缺、散

由于我國(guó)國(guó)有企業(yè)中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式，原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方，這樣就導(dǎo)致檔案資料的分散；目前我國(guó)國(guó)有企業(yè)的分公司在收集檔案時(shí)，收集人員往往是固定在辦公室中對(duì)工程檔案進(jìn)行收集的，由于其對(duì)建筑工程的施工流程等各方面實(shí)際情況不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企業(yè)在工程建設(shè)之前不進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋z驗(yàn)，工程竣工之后也不進(jìn)行驗(yàn)收，而是將工程過(guò)程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員，從而導(dǎo)致檔案收集散亂、不規(guī)范；有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低，在整理檔案時(shí)缺乏相應(yīng)的能力，使得管理的檔案不集中，較分散。

（二） 國(guó)有企業(yè)檔案管理的制度不夠健全和完善

國(guó)有企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，為了確保檔案管理與企業(yè)管理水平協(xié)調(diào)一致，檔案管理過(guò)程中應(yīng)該采用信息化的管理方式，管理人員應(yīng)該樹(shù)立新的管理觀念，采用新的管理體制，這樣才能提高企業(yè)檔案的管理水平和管理效率。然而，當(dāng)前國(guó)有企業(yè)的檔案管理人員仍然沒(méi)有擺脫守舊的管理思想，在實(shí)際管理中不能將檔案管理工作融入到企業(yè)所有部門(mén)中去，相應(yīng)的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。

（三） 人員設(shè)備不足

國(guó)有企業(yè)檔案管理過(guò)程中熱暖設(shè)備不足問(wèn)題是一個(gè)較為普遍的問(wèn)題，現(xiàn)行的工程檔案管理體制是由三個(gè)層次組成的，分別是：總公司檔案管理部門(mén)、分公司檔案管理部門(mén)和工程項(xiàng)目部資料室。其中總公司檔案管理部門(mén)和分公司檔案管理部門(mén)人員配備的較少，相應(yīng)的設(shè)備也較為陳舊，甚至有些單位出現(xiàn)檔案庫(kù)房不足的問(wèn)題，這將會(huì)在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項(xiàng)目部雖然配備了充足的人員，但是專業(yè)的資料管理人員卻幾乎沒(méi)有，相應(yīng)的專業(yè)設(shè)備也甚是缺乏，這就可能導(dǎo)致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。

（四） 檔案質(zhì)量差

國(guó)有建筑企業(yè)檔案管理一般是有嚴(yán)格的質(zhì)量規(guī)定的，但是就目前的實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，很多檔案質(zhì)量并沒(méi)有達(dá)到規(guī)定質(zhì)量的要求，甚至還有相當(dāng)大的差距。例如，有的項(xiàng)目部為圖一時(shí)的簡(jiǎn)單，在填寫(xiě)原始資料時(shí)偷工減料，使得填寫(xiě)的資料不完整；有些歸檔的資料沒(méi)有辦理完備的法律手續(xù)；有些工程項(xiàng)目的檔案資料與實(shí)際資料不符等。

三、國(guó)有企業(yè)檔案管理的改進(jìn)措施

（一）依法治檔，不斷加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理

加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)從三個(gè)方面著手：首先，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，深入學(xué)習(xí)和掌握國(guó)家關(guān)于檔案的法律標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)溝通，獲得領(lǐng)導(dǎo)的理解和重視，而企業(yè)也用加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案管理的人員配置、設(shè)備配備等予以保證；其次，應(yīng)不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力，在加強(qiáng)自身法律法規(guī)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)；再者，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)考核，從企業(yè)基層中貫徹落實(shí)依法治檔。

（二）建立對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案損失責(zé)任追究制度

建立國(guó)有企業(yè)檔案損失責(zé)任追求制度，實(shí)質(zhì)上就是針對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案的重要性，在加強(qiáng)檔案管理工作的同時(shí)，重視檔案管理對(duì)公司各項(xiàng)建設(shè)的服務(wù)，全方位完善企業(yè)檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過(guò)程中，向下屬公司推行二級(jí)檔案管理制度，通過(guò)在綜合檔案室實(shí)行年檢考核制度，而在二級(jí)檔案管理制度部門(mén)實(shí)行年度考核，這樣，便可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問(wèn)題并及時(shí)采取措施對(duì)問(wèn)題加以解決。

（三）不斷強(qiáng)化建檔工作是檔案管理的基礎(chǔ)

針對(duì)目前國(guó)有企業(yè)檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問(wèn)題，應(yīng)該采取相應(yīng)的解決措施，針對(duì)“散”的問(wèn)題可以采用“收”的方法，通過(guò)構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)現(xiàn)有檔案和新建檔案進(jìn)行接收和保管；針對(duì)“亂”的問(wèn)題可以通過(guò)聘用檔案管理專業(yè)技術(shù)人員對(duì)國(guó)有企業(yè)信息資源進(jìn)行整合和整理，可以稱之為“整”的方法；針對(duì)“缺”的問(wèn)題，可以采用“查”的方式對(duì)問(wèn)題加以解決，具體做法是由相關(guān)檔案管理負(fù)責(zé)行業(yè)檔案的收集、整理、鑒定的指導(dǎo)工作，然后相關(guān)單位做好檔案移接工作，相互之間明確責(zé)任。

（四） 提高檔案質(zhì)量

檔案質(zhì)量的提高可以從三個(gè)方面著手，首先是項(xiàng)目經(jīng)理的檔案質(zhì)量提高的意識(shí)，其次是建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，最后是加強(qiáng)檔案管理過(guò)程的監(jiān)督。在檔案管理工作中，項(xiàng)目經(jīng)理的主要責(zé)任是組織、協(xié)調(diào)和管理各部門(mén)的工作，由此項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)的檔案質(zhì)量意識(shí)的提高是非常關(guān)鍵的；工程檔案管理作為一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，僅僅依靠單個(gè)部門(mén)或者個(gè)人是不可能對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行全面管理，必須建立建立健全相應(yīng)的工作制度和加強(qiáng)檔案管理的全過(guò)程監(jiān)督，保證全過(guò)程檔案的連續(xù)性和完整性。

結(jié)語(yǔ)：總而言之，國(guó)有建筑企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在實(shí)際管理工作中，檔案工作者必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中已經(jīng)存在和即將面臨的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題及時(shí)采取相應(yīng)的解決策略和方法。

參考文獻(xiàn)：

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建設(shè)工程項(xiàng)目檔案是建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。是工程建設(shè)過(guò)程的直接記錄，是建設(shè)工程的技術(shù)成果。它承載著建設(shè)者的智慧與結(jié)晶，是歷史的真實(shí)見(jiàn)證。在對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，工程檔案管理作為工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，如何管理好、使用好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案，發(fā)揮建設(shè)工程項(xiàng)目檔案對(duì)企業(yè)的作用尤為重要。

下面結(jié)合唐口煤業(yè)公司近幾年的建設(shè)工程案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題以及實(shí)踐情況對(duì)煤炭企業(yè)的工程項(xiàng)目檔案管理工作談自己的四點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

1 唐口煤業(yè)公司基本情況簡(jiǎn)介

唐口煤業(yè)公司于2001年10月開(kāi)工建設(shè)，2006年1月投入生產(chǎn)，核定年生產(chǎn)能力500萬(wàn)噸，井田面積約77平方公里，是淄礦集團(tuán)目前生產(chǎn)能力最大的礦井，也是唯一一座在同一工業(yè)廣場(chǎng)內(nèi)布置主、副、風(fēng)三個(gè)超千米立井的礦井。

唐口煤業(yè)公司建設(shè)工程基本情況：自開(kāi)工建設(shè)至投產(chǎn)四年多的時(shí)間，整個(gè)礦井建設(shè)分為土建工程、安裝工程、礦建工程，工程總投資約15億元，礦井投產(chǎn)后，相應(yīng)的土建、安裝、礦建工程雖然沒(méi)有基本建設(shè)時(shí)期那樣集中、投資大，但是維持簡(jiǎn)單再生產(chǎn)的工程項(xiàng)目依然發(fā)生，每年工程投資大約在2億元左右，相應(yīng)的工程資料也種類繁多。

2 煤炭企業(yè)建設(shè)工程檔案的特點(diǎn)

一是地面建設(shè)工程的單一獨(dú)立性。即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。二是井下礦建、安裝工程的專業(yè)性、復(fù)雜性，井下工程不像地面工程那樣直觀可見(jiàn)，可以說(shuō)礦井的開(kāi)拓和發(fā)展離不開(kāi)檔案資料。三是工程項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)性，它是該工程報(bào)批、施工、竣工過(guò)程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求得工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。

3 建設(shè)工程資料在使用、保管過(guò)程中存在的問(wèn)題分析

因礦井建設(shè)期長(zhǎng)，工程施工單位多，建設(shè)單位管理人員變動(dòng)，造成工程歸檔資料不完整，有的資料只有工程主體資料，沒(méi)有相關(guān)配套資料。

施工單位工程資料管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，更多的人員有工程施工相關(guān)專業(yè)知識(shí)，但缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，造成工程資料不規(guī)范，不全面。

負(fù)責(zé)工程資料的科室對(duì)存檔工作重視程度不夠，因工程一般建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)，不注重過(guò)程資料整理，存在工程竣工時(shí)的突擊現(xiàn)象。

工程資料在使用過(guò)程中，保護(hù)意識(shí)差，造成資料頁(yè)面不整潔，污漬、油漬現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，資料頁(yè)面隨意涂改，亂寫(xiě)亂畫(huà)，給檔案歸檔質(zhì)量帶來(lái)很大影響。

4 建設(shè)工程檔案管理探索與實(shí)踐

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理制度，是做好工程檔案管理工作的基礎(chǔ)。俗話說(shuō)：“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，制訂相關(guān)管理制度，從基層管理抓起，責(zé)任落實(shí)到人，加強(qiáng)對(duì)工程資料的有序管理，規(guī)范資料移交簽收制度，注重過(guò)程控制，最終保證歸檔資料及圖紙的齊全、規(guī)范。為此，公司專門(mén)印發(fā)了《唐口煤業(yè)管理制度匯編》、下發(fā)了《唐口煤礦科技檔案管理暫行辦法》，轉(zhuǎn)發(fā)了《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等，規(guī)范檔案管理行為，建立長(zhǎng)效運(yùn)行機(jī)制。

以人為本，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，是做好工程項(xiàng)目檔案管理的有力保證。人作為檔案管理中最主要的因素，公司根據(jù)自身的特點(diǎn)，努力培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，讓他們成為既懂工程專業(yè)技術(shù)知識(shí)，又懂檔案管理的綜合素質(zhì)管理人員，經(jīng)常組織有關(guān)科室負(fù)責(zé)人及兼職檔案人員學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定，培養(yǎng)他們的工作責(zé)任心，充分認(rèn)識(shí)工程檔案管理的重要性。

檔案管理人員要深入工程現(xiàn)場(chǎng)，做好對(duì)工程檔案資料的跟蹤服務(wù)工作。唐口煤業(yè)公司地面土建工程既有新建項(xiàng)目，又有改擴(kuò)建項(xiàng)目、維修項(xiàng)目，涉及的施工單位也較多，由此產(chǎn)生的工程資料也項(xiàng)目繁多。井下礦建工程、安裝工程也隨著礦井的開(kāi)拓延伸不斷變化，這就要求工程檔案管理人員要經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)，結(jié)合工程實(shí)際，理好思路，做到資料分類合理、項(xiàng)目明確，一目了然。

根據(jù)環(huán)節(jié)，按照原則，加強(qiáng)建設(shè)工程資料在歸檔前的收集、積累工作。針對(duì)建設(shè)單位管理人員變動(dòng)，造成工程歸檔資料不完整、只有工程主體資料，沒(méi)有相關(guān)配套資料的問(wèn)題，專職檔案管理人員與兼職檔案人員要“靠上”、“盯上”、“跟上”，要按照可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、單位工程、單項(xiàng)工程、竣工、試生產(chǎn)、科研、竣工資料等環(huán)節(jié)收集積累，保證建設(shè)工程檔案的規(guī)范性、完整性、系統(tǒng)性。

篇13

[key words] : management personnel; File standard; Quality business; Modern management

中圖分類號(hào)： G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)

1. 檔案管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理不夠規(guī)范與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象

1.1檔案管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)

一些企業(yè)員工檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至有一些部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案工作的存在偏見(jiàn)，認(rèn)為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理沒(méi)有實(shí)質(zhì)性作用，在管理檔案上舍不得投入財(cái)力與物力。個(gè)別項(xiàng)目部和下屬單位的檔案工作沒(méi)有實(shí)行崗位責(zé)任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量的水平。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高,目前，大部分企業(yè)雖然有了一支穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍，但管理人員的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不能適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，熟悉檔案內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

1.2檔案管理不夠規(guī)范與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象

目前，在一些企業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：檔號(hào)不規(guī)范；案卷標(biāo)題不規(guī)范；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。一是檔案門(mén)類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書(shū)、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個(gè)別流失。

1.3不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響

由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在斷代現(xiàn)象；部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過(guò)檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來(lái)提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，首先要進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)真貫徹執(zhí)行各級(jí)文件精神，不斷強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，大膽探索符合檔案工作自身特點(diǎn)的規(guī)律，能夠有效為當(dāng)代中國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、文化建設(shè)服務(wù)的檔案工作理論與方法，建立和完善中國(guó)特色的檔案管理現(xiàn)代化體系，堅(jiān)持一切從我國(guó)的基本國(guó)情出發(fā)，從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，制訂檔案工作目標(biāo)、任務(wù)、方針、政策，創(chuàng)造性地開(kāi)展計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，要拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)檔案工作的生機(jī)與活力.隨著社會(huì)的發(fā)展，工作的深入，各行各業(yè)的檔案數(shù)量逐步增加，依靠人工手段進(jìn)行檔案管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)發(fā)展的需要，所以采取現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理工作勢(shì)在必行。計(jì)算機(jī)、多媒體計(jì)算機(jī)、特別是超媒體的出現(xiàn)，為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員，從思想觀念上對(duì)新技術(shù)給予足夠的重視，用新的觀念看待事物，引進(jìn)使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，以促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，畢業(yè)論文可對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)制、掃描、取樣，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。通過(guò)人機(jī)結(jié)合的方式，檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計(jì)算機(jī)管理程序，就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來(lái)，大大提高了工作效率。要理解、尊重人才，關(guān)心、愛(ài)護(hù)人才，要努力創(chuàng)造一個(gè)尊重知識(shí)、尊重人才的良好氛圍。根據(jù)企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)，要合理用人、留人。知識(shí)結(jié)構(gòu)要高、中、低配備，年齡結(jié)構(gòu)要老、中、青結(jié)合。要擴(kuò)大選人用人視野，要選擇有真才實(shí)學(xué)、有實(shí)干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。跨世紀(jì)企業(yè)檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業(yè)務(wù)水平，還要有廣博的知識(shí)，強(qiáng)烈的開(kāi)拓、進(jìn)取意識(shí)，尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規(guī)和基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、技能，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)管理知識(shí)和操作技能，盡快實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。重視企業(yè)檔案利用，回饋企業(yè)投入。企業(yè)檔案是企業(yè)建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的記錄和匯總，是企業(yè)信息資源的匯集地、成品庫(kù)，企業(yè)檔案雖然本身具有較高的技術(shù)經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但這種價(jià)值是一種“潛在的價(jià)值”，只有重視企業(yè)檔案的利用工作，努力拓展新的服務(wù)空間和服務(wù)領(lǐng)域，才能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，實(shí)現(xiàn)它的真正價(jià)值。大力開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是現(xiàn)代企業(yè)和檔案工作者都應(yīng)當(dāng)全力關(guān)注并思考的重要問(wèn)題。

2.深化認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化與信息化管理

2.1深化認(rèn)識(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化與信息化管理