引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案系統(tǒng)管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
干部信息規(guī)范化的需要。在日常的職工檔案管理工作中，形成了大量的職工信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足職工的微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理職工信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。
合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級(jí)部門都購(gòu)進(jìn)了相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進(jìn)展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發(fā)不及時(shí)，應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)職工工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
2.職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用
為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供全方位的職工信息。職工信息數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取職工的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及德能勤績(jī)等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢職工諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的資料，了解職工全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的職工信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解職工的傳統(tǒng)方式。
使信息充分得到共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的職工信息。通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。而且在職工管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。信息共享之后，各部門可以從各個(gè)側(cè)面，全方位了解每名職工，走出在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個(gè)側(cè)面了解職工的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對(duì)職工認(rèn)識(shí)的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理職工的情況，周期性較長(zhǎng)的工作利用這套系統(tǒng)，短時(shí)間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，職工的任免審批表、干部簡(jiǎn)歷等常用材料可以自動(dòng)生成，并可以實(shí)現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率與工作質(zhì)量。
可以使職工任免更加科學(xué)化，提高知人識(shí)人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報(bào)的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集職工的工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的情況，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動(dòng)態(tài)情況、資料和相應(yīng)的文字融為一體，并通過情況顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)任免人選有一個(gè)比較全面、直觀和生動(dòng)的了解，可以更好地評(píng)價(jià)和使用干部，提高知人識(shí)人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下用人的需要，選拔出各種類型的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。
建立和使用職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個(gè)問題：
要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。為了達(dá)到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國(guó)干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實(shí)現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會(huì)造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級(jí)數(shù)據(jù)無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之上。用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個(gè)信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。
要使職工多媒體信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量。
網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)信息共享的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有建立一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與高產(chǎn)出，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的信息服務(wù)。現(xiàn)階段比較先進(jìn)的組網(wǎng)技術(shù)有ATM和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價(jià)格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價(jià)格比，是一個(gè)比較合適的選擇。有計(jì)劃、分步驟、分階段建設(shè)多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立等。三個(gè)環(huán)節(jié)可以同時(shí)進(jìn)行，其中信息資源的采集是重點(diǎn)，也是基礎(chǔ)，職工信息的采集與報(bào)送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成職工管理工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作來抓。第二，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個(gè)系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗(yàn)推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進(jìn)一步加大投入，使整個(gè)系統(tǒng)趨于完善，最終滿足在職工工作的全面需要。
篇2
2 自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，計(jì)生檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3 有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
目前計(jì)生檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家計(jì)生檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同計(jì)生檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位計(jì)生檔案目錄庫(kù)建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
4 實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制
篇3
加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)和手段。所以，利用檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢(shì)，分析存在的問題，尋求解決的途徑。
一、提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件混亂，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。所以，我們要轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)。檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施，就要抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
二、要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣，才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。
三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目錄庫(kù)建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
四、慎重選定技術(shù)路線
信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對(duì)我國(guó)檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測(cè)需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，因此，不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。
五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前，我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題，如長(zhǎng)期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益
檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭(zhēng)取外援相結(jié)合。資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國(guó)家和地方財(cái)政長(zhǎng)期建設(shè)發(fā)展計(jì)劃中立項(xiàng)，檔案信息自動(dòng)化項(xiàng)目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決，為此耗費(fèi)了各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力。“九五”建設(shè)規(guī)劃被國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息化聯(lián)席會(huì)議作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃打下了良好基礎(chǔ)，但要落到實(shí)處，還有許多工作要做，各地也應(yīng)及早積極爭(zhēng)取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學(xué)合理，有分散和浪費(fèi)現(xiàn)象。如有的項(xiàng)目因各種原因不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用，這都有待于今后注意改進(jìn)。
七、重視人才管理
推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長(zhǎng)和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力。例如，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理；在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對(duì)社會(huì)有償服務(wù)，等等。
八、科學(xué)民主決策
當(dāng)前，我國(guó)檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來，正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化，行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財(cái)物力的可能、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析，集思廣議才能避免失誤。要加強(qiáng)檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的協(xié)調(diào)工作，討論并提出系統(tǒng)建設(shè)中長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針，協(xié)調(diào)自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)中各有關(guān)方面工作，審定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實(shí)施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及重大立項(xiàng)和執(zhí)行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應(yīng)設(shè)立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。
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Discussion about the automation system management of the file information
LI Shu-wei
篇4
1云計(jì)算環(huán)境下檔案信息管理系統(tǒng)的管理風(fēng)險(xiǎn)
就管理風(fēng)險(xiǎn)來說，其主要指的是國(guó)家把檔案信息的管理推送至云服務(wù)只會(huì)所出現(xiàn)的相應(yīng)組織，管理風(fēng)險(xiǎn)與云服務(wù)的提供商在商業(yè)活動(dòng)種的發(fā)展此起彼伏或者是退出變化所導(dǎo)致的管理風(fēng)險(xiǎn)。準(zhǔn)入和退出機(jī)制。雖然云提供商運(yùn)用所有辦法對(duì)確保數(shù)據(jù)本身的安全性以及訪問連續(xù)性進(jìn)行證明，然而所涉及的敏感數(shù)據(jù)，特別是和我國(guó)安全相關(guān)量的數(shù)據(jù)，所有國(guó)家都是非常小心的。檔案信息的管理系統(tǒng)作用在部門內(nèi)的服務(wù)器時(shí)，好像能控制安全。將其向“云”進(jìn)行推送只會(huì)，就要考慮終止服務(wù)之后，不能泄露數(shù)據(jù)，同時(shí)，所有數(shù)據(jù)都體現(xiàn)出完整性，還能夠向新服務(wù)的提供商進(jìn)行遷移。因此，非常需要工作人員從體制和機(jī)制等不同方面考量服務(wù)提供商的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)。云計(jì)算業(yè)務(wù)具有很強(qiáng)的高彈性和大規(guī)模與分布化特性，應(yīng)用人員在安全問題上非常敏感，如果該敏感遇到“檔案”，就會(huì)使得人們深入地思考風(fēng)險(xiǎn)問題。加強(qiáng)戰(zhàn)略思維的應(yīng)用，站在長(zhǎng)遠(yuǎn)以及根本的立場(chǎng)上去觀察和分析與思考，在檔案事業(yè)的思考過程中，要具有一定的方向性和規(guī)律性，特別是緊密跟蹤‘物聯(lián)網(wǎng)’和‘云計(jì)算’與‘海計(jì)算’的信息技術(shù)，并對(duì)檔案工作的信息化發(fā)展前景進(jìn)行分析，以此來確保檔案信息不會(huì)由于偶然和惡意因素遭受破壞和更改與泄露，確保云計(jì)算背景下，檔案信息的管理系統(tǒng)能夠持續(xù)性地運(yùn)行，這是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析的最終目的。
2云計(jì)算環(huán)境下檔案信息管理系統(tǒng)的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)
所謂技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，其主要指的是因?yàn)樵朴?jì)算技術(shù)并不夠成熟和不完善，導(dǎo)致在運(yùn)行過程中會(huì)出現(xiàn)一定的技術(shù)障礙。就基礎(chǔ)設(shè)施來說，也就是服務(wù)云服務(wù)的提供商，其負(fù)責(zé)的主要是用戶的基礎(chǔ)設(shè)施，例如服務(wù)器和存儲(chǔ)與網(wǎng)絡(luò)以及管理工具等，然而云計(jì)算的基礎(chǔ)設(shè)施具有比較高的可靠性和物理安全性與網(wǎng)絡(luò)安全性以及信息存儲(chǔ)的安全性，這是云計(jì)算的職責(zé)范疇，主要涉及虛擬機(jī)入侵檢測(cè)和完整性的保護(hù)等。運(yùn)用云計(jì)算的用戶需要對(duì)虛擬化的基礎(chǔ)設(shè)施的安全問題加強(qiáng)重視，例如操作系統(tǒng)和應(yīng)用程序安全性等多方面。
2.1出現(xiàn)數(shù)據(jù)失真的風(fēng)險(xiǎn)
數(shù)據(jù)失真主要有，非法入侵所造成的數(shù)據(jù)篡改以及因?yàn)闉?zāi)難所造成的數(shù)據(jù)丟失。因?yàn)椤霸朴?jì)算”特點(diǎn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)存儲(chǔ)會(huì)出現(xiàn)在不一樣的物理地址中，也就是所有用戶數(shù)據(jù)受到“云服務(wù)”的影響并未獨(dú)立存儲(chǔ)區(qū)，同時(shí)，是用明文形式對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)本身的危險(xiǎn)性非常強(qiáng)。當(dāng)黑客入侵之后，就會(huì)造成數(shù)據(jù)被篡改以及不可抗力導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，這勢(shì)必會(huì)對(duì)于證據(jù)的檔案信息真實(shí)性有很大的挑戰(zhàn)。除去云服務(wù)的提供商以及別有用心的人員由于篡改和破壞所導(dǎo)致的數(shù)據(jù)失真問題，其他危害都是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)行為所導(dǎo)致的。
2.2出現(xiàn)服務(wù)中斷的風(fēng)險(xiǎn)
服務(wù)中斷主要指的是在云服務(wù)的過程中所出現(xiàn)的，因?yàn)椴豢煽沽腿藶橐蛩貙?dǎo)致的中心處理器和存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)故障。云計(jì)算背景下，所有用戶的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理與保護(hù)都需要在“云”當(dāng)中進(jìn)行完成，“云”架構(gòu)安全性不只是一臺(tái)服務(wù)器與檔案信息的管理系統(tǒng)進(jìn)行掛接如此簡(jiǎn)單。因?yàn)椤霸啤本哂旋嫶笮裕?dāng)出現(xiàn)事故之后，就會(huì)造成很大的影響。就現(xiàn)階段發(fā)生的影響比較大的事故來說，例如黑客入侵和誤操作與設(shè)計(jì)缺陷以及設(shè)備故障，還有自然災(zāi)害等，其是云服務(wù)發(fā)生中斷的重要因素。盡管先進(jìn)性的技術(shù)早已能夠化解絕大多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)，甚至很多云計(jì)算服務(wù)的中心早已具備了比較完善的應(yīng)急響應(yīng)系統(tǒng)，然而當(dāng)服務(wù)中斷之后，就會(huì)導(dǎo)致很大的損失出現(xiàn)。總體而言，不管是哪一種云服務(wù)提供商，其在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中都會(huì)結(jié)合災(zāi)難備份與災(zāi)難恢復(fù)的問題，災(zāi)難備份主要是備份數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)的處理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及基礎(chǔ)設(shè)施，還有技術(shù)支持水平的過程；后者則是指把信息系統(tǒng)由災(zāi)難導(dǎo)致的故障和癱瘓狀態(tài)向正常的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行恢復(fù)，還要對(duì)其所支持的業(yè)務(wù)能力由災(zāi)難所導(dǎo)致的不正常狀態(tài)向可接受的狀態(tài)進(jìn)行轉(zhuǎn)移。然而因?yàn)殡娮游募膹?fù)雜性，在系統(tǒng)當(dāng)中隨時(shí)都會(huì)發(fā)生大量信息流，當(dāng)出現(xiàn)某一時(shí)刻的斷電現(xiàn)象，就會(huì)使得數(shù)據(jù)作廢，更有甚者，因?yàn)椴]有對(duì)計(jì)算系統(tǒng)當(dāng)中的故障有所了解，也就是不能有效地對(duì)當(dāng)時(shí)的操作進(jìn)行完成。
2.3敏感信息出現(xiàn)泄漏風(fēng)險(xiǎn)
敏感信息發(fā)生泄露風(fēng)險(xiǎn)，不只是因?yàn)榉?wù)提供商的因素，系統(tǒng)設(shè)置也會(huì)導(dǎo)致云服務(wù)提供商對(duì)用戶本身的隱私數(shù)據(jù)造成泄露，但是大多數(shù)將服務(wù)還是推給云使用人員，在這一過程中，總是會(huì)錯(cuò)誤地認(rèn)為“云”就是“安全”，并沒有對(duì)自身的隱私數(shù)據(jù)制定任何的安全措施和手段。盡管云當(dāng)中存在的防火墻可以保護(hù)惡意的攻擊所造成的風(fēng)險(xiǎn)，然而該架構(gòu)模式還是會(huì)導(dǎo)致關(guān)鍵性數(shù)據(jù)發(fā)生泄露的可能，在延續(xù)性的社會(huì)記憶檔案館中，所有技術(shù)的引入都不會(huì)讓檔案館忽視比較基本的檔案信息管理系統(tǒng)中的安全問題。
3結(jié)束語
綜上所述，近年來，我國(guó)進(jìn)入了云技術(shù)發(fā)展的熱潮。其在分布式的系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)計(jì)算基礎(chǔ)上所形成，云計(jì)算環(huán)境下的檔案信息管理系統(tǒng)迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，然而還是存在一系列風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于相關(guān)人員來說，要加強(qiáng)對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的研究，深入了解這一背景下檔案信息管理存在的問題，有助于我國(guó)云計(jì)算環(huán)境下檔案信息管理工作的有效進(jìn)展。
參考文獻(xiàn)
篇5
1 提高檔案自動(dòng)化系統(tǒng)的整體水平
1.1 提高檔案規(guī)范化
檔案信息系統(tǒng)在發(fā)展過程中存在著很多的問題，其中技術(shù)水平方面的問題非常重要，技術(shù)水平在進(jìn)行提高的時(shí)候，檔案的規(guī)范化程度也要進(jìn)行提高，這樣能夠避免出現(xiàn)兩者之間差距越來越大的情況，同時(shí)也能更好的對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)展和推動(dòng)。檔案管理工作在進(jìn)行的時(shí)候一定要有相應(yīng)的制度，這樣能夠更好的形成一套非常有效的制度，同時(shí)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也能更好的形成規(guī)范化發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的情況下，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范化程度要進(jìn)行提高，這樣能夠避免出現(xiàn)滯后的情況，避免在檔案信息自動(dòng)化管理工作中出現(xiàn)矛盾和沖突，在進(jìn)行檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的時(shí)候一定要對(duì)相關(guān)的制度進(jìn)行規(guī)范化，這樣能夠更好的實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的集成化發(fā)展。檔案信息自動(dòng)化建設(shè)要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的發(fā)展負(fù)責(zé)，因此，在進(jìn)行管理的時(shí)候要從縱向和橫向方面都達(dá)到一定的水平，這樣能夠更好的發(fā)揮檔案的作用，同時(shí)也能更好的提高系統(tǒng)的綜合能力。
1.2 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候要完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在進(jìn)行檔案信息工程建設(shè)的時(shí)候，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是非常重要的組成部分，同時(shí)也是核心部分。數(shù)據(jù)庫(kù)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候是為了更好的利用先進(jìn)信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和使用，這樣能夠在查找資料的時(shí)候更加方便和快捷，同時(shí)也能更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)非常復(fù)雜的過程，同時(shí)，在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，這樣在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候是一個(gè)非常緩慢的過程，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的時(shí)候，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員要和檔案管理人員進(jìn)行配合，這樣能夠更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)以后的使用效果。數(shù)據(jù)庫(kù)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候一定要保證能夠突出重點(diǎn)，同時(shí)在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候要保證數(shù)據(jù)庫(kù)能夠更好的綜合發(fā)展，這樣能夠更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，同時(shí)也能更好的實(shí)現(xiàn)檔案目錄建設(shè)，在進(jìn)行檔案查找的時(shí)候進(jìn)行索引的時(shí)候能夠更好的便捷。
1.3 技術(shù)路線的選定
信息技術(shù)的快速發(fā)展使得現(xiàn)在的技術(shù)也在不斷發(fā)展，在進(jìn)行檔案信息自動(dòng)化發(fā)展的時(shí)候，要不斷的對(duì)新的技術(shù)進(jìn)行利用，這樣能夠更好的提高服務(wù)器的性能，同時(shí)，也能更好的使數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)更加的完善。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在發(fā)展過程中在不斷進(jìn)行改變，這樣就使得信息在不斷的實(shí)現(xiàn)，信息技術(shù)的發(fā)展是非常快速的，這樣就使得檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)在技術(shù)路線選擇上出現(xiàn)了一些問題，在進(jìn)行路線選擇的時(shí)候，先進(jìn)的技術(shù)能夠更好的實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和技術(shù)先進(jìn)性的統(tǒng)一，同時(shí)也能更好的使技術(shù)路線滿足人們的要求。檔案部門在管理過程中對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求是非常大的，這樣就會(huì)慢慢出現(xiàn)需求無法滿足的情況，避免出現(xiàn)這種情況，人們?cè)谶M(jìn)行宏觀監(jiān)測(cè)的時(shí)候要對(duì)信息量和使用頻率進(jìn)行必要的分析，這樣能夠更好的對(duì)設(shè)備進(jìn)行使用，同時(shí)也能更好的對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行分析，對(duì)技術(shù)發(fā)展情況進(jìn)行掌握。
2 管理制度的改進(jìn)
集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。
3 系統(tǒng)建設(shè)上的投資管理
目前檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要相當(dāng)大的資金投入，可以說是檔案部門的主要資金投入點(diǎn)，因此檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要對(duì)資金進(jìn)行良好的利用，特別是管理方面，應(yīng)該以項(xiàng)目為管理單位，對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤考察。可是現(xiàn)在檔案部門在項(xiàng)目方面并沒有一個(gè)長(zhǎng)期投入發(fā)展的項(xiàng)目，而且在項(xiàng)目資金獲取方面也不是非常容易，需要得到很多領(lǐng)導(dǎo)的批文才能申請(qǐng)到，為此，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)大部分精力都是耗費(fèi)在獲取批文這個(gè)過程上，只能有少部分精力投入到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)上，這樣的局面很難促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作的發(fā)展。應(yīng)該在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)資金來源上進(jìn)行改革，例如開辟綠色通道，減少審批步驟，亦或是開展和社會(huì)、企業(yè)之間的合作來獲取資金，這些都可以緩解因?yàn)橘Y金問題而阻礙檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的困難。
4 檔案人才管理
檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)工作，現(xiàn)代化不僅體現(xiàn)在設(shè)備、技術(shù)和思想方面，檔案人才也是其中的重要內(nèi)容。優(yōu)秀的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理隊(duì)伍可以促進(jìn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。關(guān)于檔案信息化系統(tǒng)操作和管理人才都應(yīng)該要具備很多要求，像是先進(jìn)設(shè)備的使用，能夠自我學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)，除了有檔案管理專業(yè)知識(shí)還應(yīng)該要涉獵其他學(xué)科的知識(shí)，這些要求都比較嚴(yán)格，因此對(duì)檔案人才的要求也比較高，這也是為了能夠讓檔案人員更好的參與到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中來，讓他們能夠勝任這樣的工作。而且除了知識(shí)和技能方面的需要，檔案人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和工作責(zé)任心也都必須具備。檔案隊(duì)伍的建設(shè)還需要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍管理，對(duì)檔案隊(duì)伍人員進(jìn)行調(diào)度和配合，以發(fā)揮每一個(gè)個(gè)體的優(yōu)勢(shì)，才能做好檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)工作。
5 結(jié)束語
篇6
（一）檔案管理信息自動(dòng)化的前提是管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前各地事業(yè)部門的管理與規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理還存在一定的差距，主要原因是計(jì)劃沒有變化快，還存在一陣風(fēng)式的管理，有些上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)各事業(yè)單位年末總結(jié)不重視，年初的計(jì)劃落實(shí)的不認(rèn)真，全聽上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的臨時(shí)安排，使一些事業(yè)單位對(duì)具體的計(jì)劃還沒有做完，上級(jí)新的任務(wù)就來了，往往造成工作的手忙腳亂，給檔案工作的信息采集造成很大的困難，使檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理很難形成良好的習(xí)慣，因此推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化工作是搞好檔案工作信息自動(dòng)化的前提，失去這個(gè)基本的前提就失去檔案工作自動(dòng)化信息管理的根本。
（二）對(duì)計(jì)算機(jī)硬件資源的開發(fā)程度不夠，使計(jì)算機(jī)沒有得到充分利用。檔案信息管理系統(tǒng)采用計(jì)算機(jī)輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案中的信息，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目和檢索,對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測(cè)和控制,以及對(duì)檔案行政管理數(shù)據(jù)進(jìn)行處理等等。主要設(shè)備是具有文字、圖像處理功能的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括根據(jù)系統(tǒng)的不同規(guī)模、不同目標(biāo)配置的數(shù)據(jù)貯存、通訊、檢索和環(huán)境監(jiān)測(cè)、控制等設(shè)備。因此需要掌握多學(xué)科、多專業(yè)、多部門人員相配合才能達(dá)到目的。而目前許多事業(yè)單位在這方面存在差距，沒有把計(jì)算機(jī)的硬件功能進(jìn)行更深層次的挖潛，只停留在輸入、存儲(chǔ)、輸出，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到計(jì)算機(jī)所具有的功能，具體地講，每個(gè)設(shè)計(jì)的軟件都是按照使用者的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，還要根據(jù)使用者的使用范圍、使用者所具有的能力等條件來設(shè)計(jì)，同時(shí)也反映出設(shè)計(jì)者自身的能力，目前計(jì)算機(jī)對(duì)檔案自動(dòng)化系統(tǒng)硬件的挖潛不足受自身能力的影響，同時(shí)也受到適用范圍及使用者能力的影響，隨著科技的不斷進(jìn)步，使用者能力的不斷提高，設(shè)計(jì)者才能不斷對(duì)檔案管理系統(tǒng)的軟件進(jìn)行挖潛，使檔案自動(dòng)化軟件更加符合時(shí)代的要求。
（三）數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)沒有長(zhǎng)期發(fā)展的計(jì)劃。事業(yè)單位的檔案信息自動(dòng)化管理是一個(gè)長(zhǎng)期系統(tǒng)的管理，首先要將原有的有價(jià)值的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，再把現(xiàn)在發(fā)生的事件輸入儲(chǔ)存，這些都涉及到數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，當(dāng)前一些事業(yè)單位只重視當(dāng)下發(fā)生的事件，對(duì)過去檔案卻不聞不問，同時(shí)對(duì)本單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不重視，或者應(yīng)付了事，造成有些過去的事件很難查找，當(dāng)今發(fā)生的事件記錄不全，失去了檔案存儲(chǔ)的目的。
（四）數(shù)據(jù)庫(kù)軟硬件水平有待提高。各單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備水平參差不齊，人員能力更是有高有低，無法做到橫向聯(lián)合。
三、采取的對(duì)策
篇7
1.1原料核算，費(fèi)用報(bào)銷
我在2013年12月來到南寧公司，開始是從事原料核算方面的工作。首先，從原料的訂，購(gòu)做起。對(duì)采購(gòu)訂單的審核，然后是原料入庫(kù)，結(jié)算，付款一系列工作。從財(cái)務(wù)人員的角度對(duì)進(jìn)場(chǎng)的原材料的質(zhì)量，價(jià)格，數(shù)量進(jìn)行審核，確保我們的原料是最優(yōu)質(zhì)的。
費(fèi)用報(bào)銷工作過程中對(duì)照公司的各種報(bào)銷制度和發(fā)票管理辦法進(jìn)行審核，在審核原始憑證時(shí)，對(duì)不真實(shí)、不合規(guī)、不合法的原始憑證敢于指出，果斷不予報(bào)銷；對(duì)記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證，予以退回重開。通過認(rèn)真的審核和監(jiān)督，保證了會(huì)計(jì)憑證手續(xù)齊備、規(guī)范合法，確保了會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、合法、準(zhǔn)確、完整，切實(shí)發(fā)揮了財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督的作用。
1.2成本核算，報(bào)表編制
2014年5月開始進(jìn)行成本的核算。剛開始對(duì)月末成本核算不熟悉，很茫然。感到自己肩上的工作壓力，不能辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)，同事對(duì)我的信任，自己一定要做好南寧公司的成本核算工作。在蔣經(jīng)理和同事們的幫助和指導(dǎo)下，結(jié)合理論知識(shí)和實(shí)際生產(chǎn)情況，經(jīng)過半年的實(shí)踐和學(xué)習(xí)，對(duì)成本核算有了一定的認(rèn)識(shí)和掌握。成本核算工作要求很精細(xì)，從原料，藥品，編織袋的耗用，到運(yùn)費(fèi)，動(dòng)力成本的計(jì)提和分配，對(duì)成本造成影響的因素都必須精確。確保在月末成本核算的準(zhǔn)確，進(jìn)而使公司領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。
在每月成本核算后，會(huì)進(jìn)行當(dāng)月財(cái)務(wù)報(bào)表的編制工作。會(huì)計(jì)報(bào)表，管理報(bào)表，經(jīng)營(yíng)分析表等等。在報(bào)表編制中，嚴(yán)格按照總部報(bào)表規(guī)范進(jìn)行編制，同時(shí)完善金蝶報(bào)表取數(shù)設(shè)計(jì)，認(rèn)真檢查。力爭(zhēng)在2015年的會(huì)計(jì)報(bào)表的準(zhǔn)確性以及數(shù)據(jù)的勾稽審核上比2014年的報(bào)表工作大幅提高。
1.3稅務(wù)管理、會(huì)計(jì)檔案管理、ERP系統(tǒng)管理工作
每月月初完成上月稅款的納稅工作。嚴(yán)格按照國(guó)家稅法的要求計(jì)提稅款，并登錄國(guó)稅，地稅網(wǎng)站，按時(shí)申報(bào)上交。平時(shí)工作中，對(duì)國(guó)家稅務(wù)法律法規(guī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)。以適應(yīng)日常的工作需要。
每月月中進(jìn)行上月的憑證裝訂工作。做到會(huì)計(jì)憑證的規(guī)范，統(tǒng)一，整潔。按編碼要求對(duì)憑證編碼。日常工作中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行日常歸類和整理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。公司其他部門人員需借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)做到有相應(yīng)的記錄，包括日期，時(shí)間，借閱人，借閱事由，歸還時(shí)間等。
在ERP系統(tǒng)管理工作中，我在總部信息處和系統(tǒng)管理員的幫助下，在日常工作中對(duì)南寧公司的ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理和維護(hù)。針對(duì)公司的老舊電腦比較多，系統(tǒng)老化，運(yùn)行緩慢的情況，對(duì)部份電腦進(jìn)行了系統(tǒng)重裝，提高電腦的性能。
2.工作中的不足
2.1在成本核算和平時(shí)五日測(cè)算工作中，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)真領(lǐng)悟成本核算過程及原理，接受批評(píng)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高成本核算的準(zhǔn)確性。
2.2 在原料核算和物資管理的工作中，下車間和到各崗位溝通不夠，造成公司內(nèi)部的物資管理有不到位的情況。在今后工作中，認(rèn)真檢查原始憑證，多和原料部、生產(chǎn)、品管同事相互溝通，多了解市場(chǎng)價(jià)格情況，多了解生產(chǎn)一線情況。
2.3在ERP系統(tǒng)管理工作中，有很多不明白的地方應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)管理的操作性文件，多向總部信息處和片區(qū)系統(tǒng)員溝通學(xué)習(xí)，提高ERP系統(tǒng)管理的水平。
二．2015年工作計(jì)劃
1.積極學(xué)習(xí)和規(guī)范ERP系統(tǒng)管理流程，保證工作質(zhì)量，提作工作效率。
2.在物資管理，原料核算，費(fèi)用報(bào)銷這方面，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則以及總部要求的會(huì)計(jì)核算要求處理。
3.加強(qiáng)細(xì)節(jié)意識(shí)，提高報(bào)表編制數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
篇8
伴隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，人們對(duì)于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網(wǎng)絡(luò)化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門必須加強(qiáng)對(duì)其的安全管理，制定科學(xué)合理的管理機(jī)制，為管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行提供保障。
二、強(qiáng)化安全管理理念的運(yùn)行
眾所周知，理念具有先導(dǎo)性作用。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現(xiàn)較多的安全隱患，進(jìn)而使得電子公文檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此對(duì)于電子公文檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)而言必須從戰(zhàn)略的高度重視對(duì)電子公文檔案的管理，制定科學(xué)合理的安全管理機(jī)制，安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)部門人員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其管理專業(yè)知識(shí)，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。
三、制定安全管理制度的制定
安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規(guī)范的環(huán)境下運(yùn)行，才能有效的加強(qiáng)對(duì)電子公文檔案的管理。為進(jìn)行上述的工作，電子公文檔案管理部門人員必須按照相關(guān)的安全要求制定科學(xué)合理的安全管理制度，同時(shí)確保管理人員嚴(yán)格按照管理制度開展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監(jiān)督之下。例如，對(duì)于管理人員而言，必須對(duì)管理人員的使用權(quán)限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)人為因素。除此之外，還需加強(qiáng)對(duì)物理隔離模式的應(yīng)用，嚴(yán)格執(zhí)行身份認(rèn)證制度，禁止管理人員以外的人員進(jìn)入電子公文檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)還必須加強(qiáng)對(duì)制度執(zhí)行力的監(jiān)督，避免是安全管理制度有名無實(shí)。
四、加強(qiáng)安全管理系統(tǒng)的建設(shè)
對(duì)于電子公文檔案的管理而言，只有加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)配合，才能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)其的安全管理。關(guān)于某個(gè)單位，其電子公文檔案管理系統(tǒng)需要由管理部門與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門進(jìn)行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現(xiàn)安全管理漏洞。除此之外，還必須加強(qiáng)各部門之間的工作與技術(shù)的協(xié)調(diào)性，避免使安全管理出現(xiàn)“空白點(diǎn)”，以此來真正發(fā)揮安全管理體系的作用。
五、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全建設(shè)
所謂的數(shù)據(jù)庫(kù)安全建設(shè)即是指避免使數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)Trip。其安全機(jī)制分為不同的層面，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問在數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)、記錄級(jí)、字段級(jí)三個(gè)層面予以授權(quán)，對(duì)用戶的訪問權(quán)限與訪問內(nèi)容進(jìn)行控制。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)被破壞時(shí)，可根據(jù)相應(yīng)的日志文件對(duì)原因進(jìn)行查找，并進(jìn)行恢復(fù)，同時(shí)還可對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，便于相關(guān)管理人員的使用。此數(shù)據(jù)庫(kù)擁有四級(jí)用戶權(quán)限，即系統(tǒng)管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權(quán)限圖）。系統(tǒng)管理員擁有最高的系統(tǒng)管理權(quán)限，只有通過系統(tǒng)管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子公文檔案的有效管理，若未經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，則任何人不可以進(jìn)入電子公文檔案的管理系統(tǒng)，使電子公文檔案始終處于安全的運(yùn)行管理之下。
六、加強(qiáng)應(yīng)用程序安全的管理
應(yīng)用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現(xiàn)，才能有效的確保電子公文檔案系統(tǒng)的安全運(yùn)行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統(tǒng)，然而必須注意的是不同的部門需要建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，并建立嚴(yán)格的使用權(quán)限。為確保系統(tǒng)的安全，管理部門必須不定期的對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資料進(jìn)行備份并進(jìn)行歸檔處理。一旦歸檔，數(shù)據(jù)庫(kù)資料將完全被寫入不可擦除的光盤中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數(shù)據(jù)庫(kù)資料的丟失。除此之外，為確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設(shè)計(jì)技術(shù)。系統(tǒng)可自動(dòng)的記錄用戶對(duì)于系統(tǒng)的任何操作并形成日志文件，使系統(tǒng)管理員可以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的安全隱患。
七、拓展安全管理的內(nèi)容
若想加強(qiáng)電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對(duì)安全管理內(nèi)容進(jìn)行拓展，以此為加強(qiáng)電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行提供額外的保障。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，安全管理部門必須加大進(jìn)行物理安全管理、技術(shù)安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開展工作。為此必須發(fā)揮協(xié)調(diào)機(jī)制的作用，各部門各司其職并加強(qiáng)溝通，對(duì)于安全隱患及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并排除，尤其是在數(shù)據(jù)安全方面，管理者需要在U盤、光盤與云存儲(chǔ)中同時(shí)進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)“三管齊下”。
八、結(jié)束語
綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內(nèi)容，與紙質(zhì)檔案共同構(gòu)成了檔案管理體系，雖然我國(guó)已進(jìn)行范圍較廣的電子公文檔案管理應(yīng)用，然而對(duì)于其中存在問題也不容忽視，只有加強(qiáng)全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
參考文獻(xiàn)：
[1]張慎武,王玉霞,李國(guó)偉.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制研究[J].檔案管理,2013(4):48-49.
篇9
社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，不但使通過計(jì)算機(jī)管理檔案成了現(xiàn)實(shí)，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，更使檔案管理信息化建設(shè)得到了不斷發(fā)展，可以說，管理信息系統(tǒng)的實(shí)施在技術(shù)上已逐步成熟。管理信息系統(tǒng)是一個(gè)不斷發(fā)展的新型學(xué)科，檔案管理要生存發(fā)展，就必須加強(qiáng)管理并且根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要點(diǎn)中的：信息化方向。這一要求。使得將檔案信息化建設(shè)作為對(duì)企業(yè)檔案工作的方向性要求，對(duì)企業(yè)檔案信息化提出了目標(biāo)和原則，對(duì)電子文件的歸檔存儲(chǔ)、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，電子檔案安全保管等提出了原則性要求。因此建立與自身特點(diǎn)相適應(yīng)的管理信息系統(tǒng)是必要的。
1 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建立的重要性
由于知識(shí)型企業(yè)構(gòu)成本身就是一種動(dòng)態(tài)的組織結(jié)構(gòu)，其檔案的載體形式、形成方式、運(yùn)行程序、管理模式也將是一種復(fù)雜化的、流動(dòng)的狀態(tài)，這勢(shì)必對(duì)學(xué)術(shù)界認(rèn)定多年的檔案全宗理論，價(jià)值鑒定原則，統(tǒng)一收集、保管、整理的范圍、方式、方法、標(biāo)準(zhǔn)等傳統(tǒng)理論帶來沖擊。原來檔案管理處理中心進(jìn)行信息管理的主要方式是基于手工處理，最多是用計(jì)算機(jī)的文本系統(tǒng)打印一些清單，信息處理工作量大，容易出錯(cuò)，時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)丟失，如果電子文件發(fā)生了丟失情況，那么這樣就會(huì)不利于文檔查找以及維護(hù)，在信息系統(tǒng)規(guī)范上面就比較利于達(dá)成目標(biāo)，這樣所產(chǎn)生的困難是可想而知的。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí)，它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。現(xiàn)在建立的檔案管理系統(tǒng)，把檔案的存檔和借閱管理等日常管理工作實(shí)行計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理，以提高工作效率和管理水平，能隨時(shí)查詢檔案的庫(kù)存量，以便及時(shí)、準(zhǔn)確、方便地為設(shè)計(jì)人員提供借閱信息。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高檔案管理的效率，也是企業(yè)科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。
2 關(guān)于企業(yè)的信息管理系統(tǒng)
置身于企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，企業(yè)檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了非常巨大的變化。首先是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后，適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。在企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)的管理活動(dòng)中，電子文件它以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。比如說，在進(jìn)行生產(chǎn)或者說是開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且顯得會(huì)更加有意義。
還有就是企業(yè)檔案的分類變化的情況。像有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份比較完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)當(dāng)中去了，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各方面狀況，分類也將更為詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。此外、在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收作為對(duì)其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和接收就顯得有些滯后了。“在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時(shí)無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也沒有辦法去坐等檔案的最后形成以及歸檔了。他們必須應(yīng)當(dāng)在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)以及相關(guān)職能。比如說在進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)過程中，要求計(jì)算機(jī)詳細(xì)記錄設(shè)計(jì)、加工過程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息，要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，應(yīng)當(dāng)懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性以及實(shí)時(shí)性，掌握好電子檔案信息的收集以及其管理的相關(guān)工作。
3 努力做好檔案系統(tǒng)管理工作
網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)通過利用檔案服務(wù)是檔案利用工作的新領(lǐng)域，要求檔
案工作者和社會(huì)利用者樹立新的檔案利用理念。對(duì)于檔案館及其工作人員來說重點(diǎn)在于利用方式的變革，利用范圍的擴(kuò)大，利用對(duì)象的拓展，以及努力提高檔案信息對(duì)社會(huì)發(fā)展的貢獻(xiàn)率等方面觀念的建立和意識(shí)的強(qiáng)化。
根據(jù)檔案利用工作的特殊性，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中開放的檔案還應(yīng)區(qū)分無條件利用和有條件利用兩部分。無條件利用的檔案信息供任何身份的利用者隨時(shí)自由利用，而有條件的檔案信息，必須要經(jīng)過身份確認(rèn)并實(shí)行有償?shù)姆?wù)，這部分檔案信息經(jīng)過雙層加密，利用者辦理一定手續(xù)后才能獲得使用密碼，于規(guī)定時(shí)間內(nèi)在網(wǎng)上獲得閱讀利用所需檔案的一些機(jī)會(huì)。
4 總結(jié)語
隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)方式正在逐漸走向自動(dòng)化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量的電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理方式會(huì)越來越無法適應(yīng)現(xiàn)在的步伐了。
總而言之，信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的非常重要的方向，檔案信息也是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證。所以說，我們必須加快檔案管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新速度，從而加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案工作者只有通過審時(shí)度勢(shì)，善于用一種新的思維、新的思路、新的方法，這樣才能夠去解決一些檔案工作中遇到的新矛盾和新得到的問題，從而進(jìn)行不斷地挑戰(zhàn)規(guī)則，這樣才能夠永葆檔案工作的青春與活力！
參考文獻(xiàn)
篇10
1.檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本集團(tuán)的實(shí)際工作需要，并適應(yīng)本集團(tuán)信息化建設(shè)發(fā)展需要。
2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。
3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。
二、檔案管理系統(tǒng)操作制度
（一）組織管理
1.集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)本檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃工作，并通過本系統(tǒng)來開展日常業(yè)務(wù)辦公，同時(shí)促進(jìn)本系統(tǒng)的不斷完善和優(yōu)化。
2.集團(tuán)有關(guān)部門應(yīng)負(fù)責(zé)配合檔案室保證檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行和管理、制定網(wǎng)絡(luò)管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，幫助檔案室及時(shí)解決應(yīng)用過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題。同時(shí)有計(jì)劃地進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，以不斷提高檔案室的信息化管理水平。
3.各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作，積極檔案信息化工作。
（二）系統(tǒng)管理
1.檔案系統(tǒng)各模塊的使用均由集團(tuán)檔案室系統(tǒng)管理員所分配的使用權(quán)限來控制，如果用戶對(duì)使用權(quán)限有疑問，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系。
2.所有用戶必須按照使用手冊(cè)中的規(guī)范要求來填寫數(shù)據(jù)和操作軟件，以免出現(xiàn)錯(cuò)誤或不可讀信息；如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，當(dāng)前用戶應(yīng)該負(fù)責(zé)。
3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)有調(diào)整和優(yōu)化意見，可先提交信息中心，待信息化領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議討論通過后協(xié)調(diào)軟件商統(tǒng)一修改。
（三）用戶管理
檔案管理系統(tǒng)用戶分為系統(tǒng)管理員、應(yīng)用操作員和一般用戶，并分別履行下列職責(zé)：
1.系統(tǒng)管理員。
（1）負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)的參數(shù)設(shè)定和日常運(yùn)行管理與維護(hù)，并做好日志管理。
（2）管理和檢查檔案管理系統(tǒng)日志。
（3）負(fù)責(zé)密碼管理，以及為檔案管理系統(tǒng)用戶設(shè)置賬號(hào)和授權(quán)。
（4）負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)的升級(jí)工作。
（5）發(fā)現(xiàn)并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映檔案管理系統(tǒng)故障，診斷并排除一般性故障，確保系統(tǒng)處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。
（6）負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)使用人員（主要為檔案室人員）進(jìn)行技術(shù)支持。
2.應(yīng)用操作員。
（1）負(fù)責(zé)對(duì)相應(yīng)功能模塊數(shù)據(jù)的錄入和日常維護(hù)，并確保數(shù)據(jù)的有效性和及時(shí)性。
（2）及時(shí)發(fā)現(xiàn)并向系統(tǒng)管理員反映檔案管理系統(tǒng)故障。
（3）確保對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行授權(quán)以內(nèi)的合法操作。
3.一般用戶。
（1）遵守檔案管理系統(tǒng)的密碼管理。
（2）遵守應(yīng)用系統(tǒng)操作使用手冊(cè)的規(guī)定，按照相應(yīng)授權(quán)進(jìn)行信息查詢與借閱，不得進(jìn)行授權(quán)以外的非法操作。
（四）使用規(guī)范
1.每個(gè)用戶在系統(tǒng)管理員開通賬號(hào)和授權(quán)后，必須及時(shí)更改自己的密碼，以保障自己密碼的安全性；用戶應(yīng)該定期或不定期修改自己的密碼；密碼字符數(shù)量不應(yīng)太少，推薦在六位以上，并且要盡量避免使用自己或親屬的生日或其它特殊數(shù)字。
2.用戶如果忘記密碼，要及時(shí)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系；用戶不得把自己的賬號(hào)密碼告訴其它任何人，因此所導(dǎo)致的所有后果均由自己承擔(dān)。
3.檔案室人員應(yīng)及時(shí)錄入檔案信息、及時(shí)處理歸檔信息（包括收發(fā)文、工程技術(shù)資料等）、及時(shí)處理借閱申請(qǐng)。
4.用戶對(duì)企業(yè)相關(guān)檔案資料的查看與借閱必須通過系統(tǒng)發(fā)起申請(qǐng)流程，并在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，應(yīng)盡快處理待辦文件，以免出現(xiàn)超時(shí)情況，如果超時(shí)應(yīng)由自己承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。
（五）數(shù)據(jù)管理
1.檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)，應(yīng)履行下列對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的維護(hù)職責(zé)：
（1）保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性。
（2）負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的交換和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的匯總。
（3）監(jiān)督、檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量和更新情況。
（4）及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、核對(duì)。
2.檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)屬于公司機(jī)密，要保證和維護(hù)數(shù)據(jù)的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、完整性和權(quán)威性。錄入的數(shù)據(jù)要真實(shí)反映數(shù)據(jù)的原始情況，不得隨意更改數(shù)據(jù)。
3.系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期進(jìn)行備份，并檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)的正確性和完整性。
（六）安全管理
1.檔案室對(duì)檔案管理系統(tǒng)實(shí)施安全和保密管理，建立并落實(shí)責(zé)任制，采取有效的安全和保密預(yù)防措施，避免檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，防止發(fā)生涉及企業(yè)安全、保密信息丟失和泄密事件。
2.安全操作
（1）建立完整的檔案管理系統(tǒng)用戶訪問權(quán)限管理體系，并登記備案。
（2）采取嚴(yán)密的安全措施防止無關(guān)人員進(jìn)入服務(wù)器系統(tǒng)，嚴(yán)禁用自帶的U盤或移動(dòng)硬盤等設(shè)備連接到檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器上。
（3）操作人員應(yīng)有互不相同的用戶名，定期更換操作口令，嚴(yán)禁操作人員泄露自己的操作口令，離崗時(shí)及時(shí)推出系統(tǒng)或關(guān)閉電腦，不允許其它人代為操作。
（4）各崗位操作權(quán)限要嚴(yán)格按崗位職責(zé)設(shè)置，系統(tǒng)管理員應(yīng)定期檢查操作員的權(quán)限，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審定。
（5）對(duì)數(shù)據(jù)備份等記錄建立定期查驗(yàn)制度。
（七）相關(guān)責(zé)任
1.相關(guān)單位和部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本暫行規(guī)定，出現(xiàn)以下情節(jié)將追究有關(guān)人員的相應(yīng)責(zé)任。
（1）軟件系統(tǒng)上線后由于各單位各部門未按進(jìn)度要求進(jìn)行相關(guān)模塊和節(jié)點(diǎn)的測(cè)試或數(shù)據(jù)初始化錄入，造成工作延誤，由責(zé)任人及所屬部門或單位承擔(dān)相應(yīng)后果。
（2）各單位各部門應(yīng)按信息中心要求提交軟件修改和調(diào)整意見，超出時(shí)間的由責(zé)任人及所屬部門或單位承擔(dān)相應(yīng)后果。
（3）各單位各部門未按要求保質(zhì)保量完成數(shù)據(jù)錄入，造成系統(tǒng)運(yùn)行延誤的，由該單位或部門承擔(dān)延誤責(zé)任。
（4）各單位各部門應(yīng)保證進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性，因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤造成的危害追究該單位主要負(fù)責(zé)人或直接責(zé)任人的責(zé)任。
（5）應(yīng)用軟件功能上線后，業(yè)務(wù)單位沒有按時(shí)使用，造成程序變更、修改或驗(yàn)收延期的，由該單位承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
（6）因下列行為致使檔案管理系統(tǒng)感染病毒，造成病毒傳播或遭到惡意攻擊，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)發(fā)生故障的，根據(jù)造成的危害程度追究該部門或單位主要負(fù)責(zé)人、直接責(zé)任人的責(zé)任：
①未及時(shí)安裝、使用、升級(jí)防病毒軟件的。
②未及時(shí)安裝系統(tǒng)補(bǔ)丁的。
③業(yè)務(wù)系統(tǒng)申報(bào)等環(huán)節(jié)所需介質(zhì)未查殺病毒的。
（7）故意傳播病毒，故意攻擊檔案管理系統(tǒng)主機(jī)服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫(kù)的，將追究單位負(fù)責(zé)人或直接責(zé)任人的責(zé)任，直至追究其法律責(zé)任。
（8）權(quán)限、口令等系統(tǒng)資源分配后，因用戶管理不善造成泄漏，被別人盜用導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等系統(tǒng)資源受損的，根據(jù)其造成的危害程度追究該部門或單位負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。
（9）的系統(tǒng)資源如因管理不善造成泄漏，根據(jù)其造成的危害程度追究該部門或單位負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。
（10）業(yè)務(wù)人員操作失誤造成嚴(yán)重后果或多次操作出現(xiàn)非正常問題的，將予以通報(bào)批評(píng)。
篇11
一、功能設(shè)計(jì)
功能設(shè)計(jì)如圖1所示。
二、功能描述與實(shí)現(xiàn)
2.1 檔案管理
2.1.1 檔案著錄
檔案著錄是檔案系統(tǒng)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和掛接要件的基本途徑之一，未通過電子政務(wù)系統(tǒng)審批的案卷建立檔案信息條目時(shí)使用此功能。主要包括檔案分類、著錄表單填寫、數(shù)據(jù)掛接等內(nèi)容。
2.1.2 檔案歸檔
通過電子政務(wù)系統(tǒng)審批的案卷，使用此功能將審批數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)歸檔。該功能模塊中，按照政務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)分類，顯示已辦結(jié)案卷信息。當(dāng)檔案管理人員對(duì)某一案卷進(jìn)行歸檔時(shí)，在此根據(jù)受理編號(hào)等信息查詢到對(duì)應(yīng)審批條目后，將該案卷審批信息及要件數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中的“待歸檔材料”模塊。
2.1.3 待歸檔材料
該功能用于對(duì)從政務(wù)審批系統(tǒng)中導(dǎo)入的案卷信息進(jìn)行著錄和歸檔。檔案管理人員為某一案卷選擇對(duì)應(yīng)的分類后，系統(tǒng)建立著錄表單，并根據(jù)設(shè)置的對(duì)應(yīng)關(guān)系讀取審批信息和要件數(shù)據(jù)。審核并補(bǔ)全著錄信息與要件數(shù)據(jù)后，完成案卷歸檔。
2.1.4 檔案修改
對(duì)已歸檔的案卷信息和要件進(jìn)行修改和刪除。
2.1.5 檔案銷毀鑒定
由檔案人員在系統(tǒng)中對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，填寫鑒定記錄，選擇延期保管或銷毀，并打印鑒定清單和銷毀清單。
2.2 檔案利用
2.2.1 檔案查詢
具有系統(tǒng)賬號(hào)的用戶在特定權(quán)限下使用系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢、下載、打印等。
2.2.2 檔案查閱登記
對(duì)外提供檔案查詢服務(wù)時(shí)，使用此功能對(duì)查閱申請(qǐng)人基本情況進(jìn)行登記，審核是否符合查詢條件，并反饋查詢結(jié)果。
2.2.3 檔案借出登記
對(duì)外借出檔案時(shí)，使用此功能。記錄借檔人姓名、單位、聯(lián)系方式、證件名稱等基本信息，并登記借檔目的、借出時(shí)間、應(yīng)歸還時(shí)間等情況。
2.2.4 借出檔案管理
對(duì)已借出檔案進(jìn)行管理。實(shí)時(shí)了解借出檔案數(shù)量、分類、是否超期未還、超期時(shí)間等。并對(duì)超期檔案進(jìn)行延期續(xù)借、催還等操作。
2.3 檔案統(tǒng)計(jì)
對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案管理及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。主要包括全宗統(tǒng)計(jì)、分類統(tǒng)計(jì)、利用統(tǒng)計(jì)等。
功能要點(diǎn)：（1）采用固定圖表與自定義統(tǒng)計(jì)字段相結(jié)合的方式設(shè)計(jì)。對(duì)于全宗統(tǒng)計(jì)、專業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)、文書檔案統(tǒng)計(jì)、查詢統(tǒng)計(jì)等常用檔案信息使用固定圖表實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，針對(duì)檔案管理需求，建立自定義統(tǒng)計(jì)模式，通過時(shí)間、利用情況、檔案分類、數(shù)量（卷數(shù)、頁數(shù)）、載體、材質(zhì)等信息字段的不同組合，讓檔案管理人員獲得不同的分析數(shù)據(jù)，便于檔案管理和利用。（2）統(tǒng)計(jì)結(jié)果的輸出及圖表化，包括導(dǎo)出、打印等。
2.4 系統(tǒng)設(shè)置
對(duì)檔案管理規(guī)則、表單、字段及系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行配置，確保檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范、準(zhǔn)確、高效。
2.4.1 檔案分類設(shè)置
檔案分類結(jié)構(gòu)，是檔案系統(tǒng)管理、設(shè)置、運(yùn)行的核心內(nèi)容，關(guān)系到檔案著錄表單設(shè)計(jì)、權(quán)限配置、數(shù)據(jù)類型、接口配置等。檔案分類以樹形層級(jí)顯示。
2.4.2 著錄表單及字段設(shè)置
對(duì)各分類檔案的著錄表單模板進(jìn)行自定義編輯和管理，包括字段名稱、屬性、類型、長(zhǎng)度、順序等。
2.4.3 輔助信息字典功能設(shè)置
對(duì)著錄表單中擁有固定選項(xiàng)的字段內(nèi)容進(jìn)行配置，檔案工作人員通過下拉框選取所需信息完成填寫，有利于規(guī)范著錄、提高效率。主要內(nèi)容包括全宗號(hào)、立卷人、密級(jí)、保管期限、行政區(qū)號(hào)、用途等。
2.4.4 水印配置
從檔案系統(tǒng)打印輸出的資料自動(dòng)添加水印，以標(biāo)示該檔案資料的權(quán)屬，避免用戶越權(quán)輸出和提供檔案資料。
2.4.5 接口配置
對(duì)檔案系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)有關(guān)字段的接口和對(duì)應(yīng)關(guān)系進(jìn)行配置，確保數(shù)據(jù)歸檔時(shí)，檔案系統(tǒng)能夠正確讀取電子政務(wù)系統(tǒng)中的所需信息。
2.4.6 檔號(hào)設(shè)置
配置不同類型檔案的檔案號(hào)生成規(guī)則。如文書檔案為“全宗號(hào)-年度.保管期限代碼-室編件號(hào)”；專業(yè)檔案為“全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)”。
2.5 系統(tǒng)管理
為確保系統(tǒng)的安全正常運(yùn)行，系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行的維護(hù)和管理。包括對(duì)組織機(jī)構(gòu)（部門）、用戶、角色權(quán)限的管理與配置，系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)日志管理等。
2.5.1 用戶管理
對(duì)使用系統(tǒng)的用戶信息進(jìn)行管理，包括新增、修改、刪除、查詢等。
2.5.2 機(jī)構(gòu)、部門管理
對(duì)本單位組織機(jī)構(gòu)和部門信息進(jìn)行管理，可新增、修改、刪除機(jī)構(gòu)和部門信息，并以樹形層級(jí)顯示。
2.5.3 角色管理
根據(jù)對(duì)系統(tǒng)使用需求的不同，建立不同的角色以滿足特定用戶的操作需求，如超級(jí)管理員、檔案管理員、檔案查詢利用崗等，并對(duì)角色信息進(jìn)行管理，包括新增、修改、刪除、停用等。
2.5.4 權(quán)限管理
對(duì)系統(tǒng)各字段信息和操作進(jìn)行細(xì)化和權(quán)限控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和用戶的精確管理。主要的權(quán)限控制包括系統(tǒng)菜單、檔案分類、全宗、密級(jí)、要件操作、表單字段等。
2.5.5 日志管理
為加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，系統(tǒng)自動(dòng)記錄運(yùn)行的整體情況，包括登陸日志和操作日志。可分別按需查詢各類日志信息，并導(dǎo)出至Excel。
2.5.6 數(shù)據(jù)備份
為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，提供對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)及要件數(shù)據(jù)的備份存儲(chǔ)功能，增強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性和容災(zāi)能力。
篇12
相較于其他管理工作，文書檔案管理的一個(gè)顯著特點(diǎn)就是具有整體性，其工作不是簡(jiǎn)單地劃分至辦公室職員和檔案部門，文書檔案數(shù)據(jù)資料的收集過程需要各個(gè)職能部門的協(xié)助，經(jīng)過歸類整合后的資料也不是僅僅服務(wù)于哪個(gè)部門，而是對(duì)整個(gè)企事業(yè)單位起指導(dǎo)作用和借鑒意義。
2.規(guī)范性原則
文書檔案管理工作的規(guī)范性主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)兩個(gè)層面，其中，文書檔案工作需要嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程化管理方式，貫穿于收文管理、發(fā)文管理、文件著錄、案卷著錄、借閱歸還、銷毀、變更、更正等各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)通過規(guī)范性的操作方式和管理模式為文書檔案查閱者提供便利，便于查閱者在短時(shí)間內(nèi)獲取有效信息，提高單位運(yùn)轉(zhuǎn)效率。
3.保密性原則
由于文書檔案記錄了許多單位內(nèi)部核心技術(shù)，在管理過程中，一定要注意保密行為，對(duì)于重要程度不同的文書檔案采用分類歸置，核心文檔應(yīng)妥善保存，管理職責(zé)應(yīng)落實(shí)到人，對(duì)于重要文書檔案的經(jīng)手人需要進(jìn)行詳細(xì)記錄核實(shí)，確保核心資料的安全。
二、文書檔案工作現(xiàn)存問題及檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)
1.目前文書檔案工作的主要問題
（1）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作認(rèn)知不足
意識(shí)是行為的基礎(chǔ)，只有提高單位高層管理人員對(duì)于文書檔案工作的重視程度，才能為新型檔案管理系統(tǒng)的建立、文書檔案工作水平的進(jìn)步掃清障礙。由于傳統(tǒng)檔案觀念的束縛，部分單位領(lǐng)導(dǎo)依舊認(rèn)為文書檔案工作只是簡(jiǎn)單的記錄收集保存，應(yīng)付檢查的一種無關(guān)痛癢的行為，沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)于單位發(fā)展和潛在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)的重要意義，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人力財(cái)力投入較少，嚴(yán)重制約了文書檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。
（2）文書工作與檔案管理脫節(jié)現(xiàn)象
在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案管理既密不可分又有著本質(zhì)的區(qū)別，處理好文書工作與檔案管理的一體化是做好文書檔案管理工作的關(guān)鍵所在。目前實(shí)際文書檔案管理過程中，常實(shí)行一種分體式的管理體系，這種管理制度相對(duì)科學(xué)合理，卻在一定程度上分離了文書工作與檔案管理工作，兩者在銜接上出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。究其根源，是因?yàn)椴糠治臅ぷ魅藛T缺乏檔案意識(shí)，在進(jìn)行信息收集過程中效率低且不能扣住檔案主題，而檔案專業(yè)人員基本不接觸文秘工作，從而造成了兩者脫節(jié)的現(xiàn)象，降低了文書檔案管理質(zhì)量。
（3）文書檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低
由于長(zhǎng)期對(duì)文書檔案管理工作的不重視，檔案管理人員通常不是專業(yè)人才，在檔案工作以外往往還兼有其它職位，這就導(dǎo)致其自身的責(zé)任感不強(qiáng)，不能將文書檔案工作擺在一個(gè)正確的工作位置；此外，有些單位的檔案管理人員雖然具備專業(yè)技能，但由于自身不積極和單位的不重視等原因長(zhǎng)期未能接受進(jìn)一步培訓(xùn)，其管理方法和管理理念極易受陳舊觀念桎梏，很難適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，從而不利于文書檔案工作效力的發(fā)揮。
2.運(yùn)用系統(tǒng)管理文書檔案的優(yōu)勢(shì)
（1）大幅度提高工作效率
檔案系統(tǒng)管理文書檔案工作的最大優(yōu)點(diǎn)就在于檔案系統(tǒng)強(qiáng)大的信息處理能力，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理工作人員完全依賴于手工操作，耗時(shí)費(fèi)力，工作效率也比較低，手工操作對(duì)于某些數(shù)據(jù)的計(jì)算還極易出現(xiàn)錯(cuò)誤偏差。檔案管理系統(tǒng)為文書檔案材料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)提供便利，文件材料的移交和借閱利用，都變得簡(jiǎn)單易行，通過互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，文件材料的轉(zhuǎn)移可以便捷實(shí)現(xiàn)，省去了以往的搬運(yùn)過程，大大提高工作效率。
（2）充分共享檔案信息
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案室與各職能部門難以實(shí)現(xiàn)信息共享，大量信息閑置在檔案庫(kù)房，不僅給管理和信息查閱帶來諸多不便，還造成了資金和資源的浪費(fèi)。電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)簡(jiǎn)化了信息載體，節(jié)省了存儲(chǔ)空間，并可便捷地與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供局域性網(wǎng)絡(luò)檔案信息的在線移交及借閱，超越了舊管理模式下信息流動(dòng)的單向性，實(shí)現(xiàn)了信息資源的多方共享，極大地提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
三、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于文書檔案工作的可行建議
1.提高檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用意識(shí)
單位高層管理應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代檔案管理重要作用的認(rèn)知，主動(dòng)將現(xiàn)代化手段引入本單位文書檔案管理工作中，加大企業(yè)檔案管理資金投入，結(jié)合單位自身情況和實(shí)際需求，配置檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)備和應(yīng)用軟件，為檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)保障。同時(shí)，也要注意對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)其管理意識(shí)和責(zé)任感，提高其檔案管理專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備量，還要對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化信息技術(shù)基礎(chǔ)培訓(xùn)，使其能自覺將現(xiàn)代化手段運(yùn)用到檔案管理工作中。
2.加強(qiáng)企業(yè)檔案收集整理力度
篇13
一、背景
按照國(guó)家法律、法規(guī)及衛(wèi)生行政部門規(guī)章、管理辦法、標(biāo)準(zhǔn)的要求，根據(jù)醫(yī)院自身規(guī)模及近幾年快速發(fā)展的需要，對(duì)各種管理全部進(jìn)入統(tǒng)一信息管理，尤其是放射衛(wèi)生檔案分類管理更是信息化管理中的主要環(huán)節(jié)，放射衛(wèi)生檔案的管理也在綜合管理的中樞樞紐作用下，并逐漸實(shí)現(xiàn)分類管理、分級(jí)管理。尤其是放射檔案管理制度與完整的檔案資料，對(duì)于日后的管理起到至關(guān)重要的作用。作為一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研為一體的現(xiàn)代化綜合醫(yī)院，放射人員檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)就顯得尤為重要。
二、放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的意義
現(xiàn)代化醫(yī)院管理信息量大、隨機(jī)性強(qiáng)，工作繁雜、分工精細(xì)、協(xié)作緊密，如果沒有一套嚴(yán)格、完整的規(guī)章制度或執(zhí)行的不夠嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、都將會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院工作的混亂、給患者造成不良后果。我院根據(jù)《中華人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》《放射性同位素與射線裝置安全和防護(hù)條例》和《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》等法律、行政法規(guī)的規(guī)定，我們制定了《青島大學(xué)附屬醫(yī)院管理模式 》，明確指出，安排專人負(fù)責(zé)個(gè)人劑量監(jiān)測(cè)和職業(yè)健康檢查管理，建立輻射工作人員個(gè)人劑量檔案和職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。檔案應(yīng)當(dāng)保存至輻射工作人員年滿75 周歲，或者停止輻射工作三十年。職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)當(dāng)包括勞動(dòng)者的職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康檢查結(jié)果和職業(yè)病診療等相關(guān)的個(gè)人健康資料。建立健全職業(yè)衛(wèi)生檔案和勞動(dòng)者健康監(jiān)護(hù)檔案，并按照規(guī)定的期限妥善保存。因此管理好放射衛(wèi)生檔案是目前工作的重中之重。管理檔案系統(tǒng)的開發(fā)也是十分必要和緊迫，對(duì)醫(yī)院信息化管理也有著十分重要意義。
三、放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)理論依據(jù)及目的
第一，依據(jù)：在編制該系統(tǒng)過程中，我們按照國(guó)家頒布的放射衛(wèi)生法律、法規(guī)為依據(jù)，并參考院內(nèi)其他管理系統(tǒng)制定的放射防護(hù)工作規(guī)范和檔案模式，使該系統(tǒng)具備良好的規(guī)范性、實(shí)用性和通用性。
第二，目的：通過放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)管理檔案，對(duì)放射診療工作人員健康查體、防護(hù)知識(shí)培訓(xùn)、配戴個(gè)人劑量等放射防護(hù)措施一一進(jìn)行登記，以掌握全院放射防護(hù)人員的動(dòng)態(tài)管理，有利于進(jìn)一步規(guī)范放射工作人員的技術(shù)操作、保證質(zhì)量、防止差錯(cuò)事故的發(fā)生。
三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)
平日工作中用到的數(shù)據(jù)及資料檔案只有進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)管理，才能發(fā)揮其管理作用。如何將放射檔案管理的工作流程進(jìn)行信息化處理，我們醫(yī)院信息部根據(jù)我們部門要求，編制一套檔案文件夾的名稱、年月、設(shè)備購(gòu)買日期、型號(hào)、實(shí)際使用日期、編號(hào)、設(shè)備主要參數(shù)、工作人員培訓(xùn)日期、健康檢查日期、設(shè)備具體場(chǎng)所、個(gè)人劑量計(jì)檢測(cè)結(jié)果等等管理軟件。
（一）總系統(tǒng)的設(shè)計(jì)
基于Excel服務(wù)器的信息系統(tǒng)，分為三個(gè)層次（如下頁圖所示）。最底層是基礎(chǔ)軟件，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子表格軟件等。在基礎(chǔ)軟件層之上，就是Excel服務(wù)器，它提供了構(gòu)建一個(gè)信息系統(tǒng)所必需的各種功能。基于Excel服務(wù)器之上，就是我們自己構(gòu)建的各種應(yīng)用系統(tǒng)。我們把實(shí)際業(yè)務(wù)和管理需求，做成一個(gè)個(gè)模板，固化到系統(tǒng)中，并且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，不斷優(yōu)化和發(fā)展。
此版本構(gòu)建的信息系統(tǒng)，最終用戶就在Excel的環(huán)境中操作，所以使用簡(jiǎn)單、配置也簡(jiǎn)單。
1.各種檔案交換系統(tǒng)：以數(shù)據(jù)交換、內(nèi)網(wǎng)及科室數(shù)據(jù)交換以及各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)提取及交叉使用，涵蓋了一個(gè)信息系統(tǒng)需要具備的各種特征。
2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)：用來實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及數(shù)字統(tǒng)計(jì)并以分析為功能，使各種數(shù)據(jù)能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)。
3.設(shè)備檔案管理系統(tǒng)又分為兩大部分：一部分為全院設(shè)備查詢HIS系統(tǒng)，全院所有設(shè)備自購(gòu)買之日管理的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化管理與信息共享，促進(jìn)現(xiàn)代化發(fā)展和規(guī)范化管理；另一部分為放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)。放射衛(wèi)生設(shè)備及工作人T所有信息及管理同時(shí)納入數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一管理，建立放射衛(wèi)生設(shè)備及從事該工作人員所有信息檔案資料的備份和存檔，確保所有資料信息不丟失。
4.放射衛(wèi)生檔案資料的收集入庫(kù)：以市南院區(qū)為中心點(diǎn)，支持市北院區(qū)、嶗山院區(qū)、黃島院區(qū)三個(gè)分院區(qū)科室多種途徑的上傳檔案，內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)均可。
5.文件和數(shù)據(jù)之間建立關(guān)聯(lián)：文檔的集中存儲(chǔ)與共享、權(quán)限控制、并發(fā)修改控制、版本管理、文檔日志、基線管理等。
6.放射衛(wèi)生檔案資源共享：具有網(wǎng)絡(luò)硬盤功能，可以建立網(wǎng)絡(luò)硬盤并設(shè)置權(quán)限，需要精細(xì)化的管理，每一次修改都要留痕、定期要備份、文件和數(shù)據(jù)要掛鉤在組織內(nèi)共享文件。與傳統(tǒng)的開辟共享目錄的方式相比，更安全也更方便。
在信息系統(tǒng)的使用過程中，由于硬件故障（如硬盤發(fā)生壞道）、用戶的誤操作（不小心刪除了數(shù)據(jù)）、或軟件系統(tǒng)故障（如感染病毒）等原因而導(dǎo)致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)損毀或丟失是一種常見的安全風(fēng)險(xiǎn)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份是信息系統(tǒng)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
（二）數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)
1.自動(dòng)備份：Excel服務(wù)器提供了定期自動(dòng)備份數(shù)據(jù)的功能，我們?cè)O(shè)定好備份的周期、備份時(shí)間和備份目錄，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)完成備份工作。（1）用SysAdmin帳戶登錄到系統(tǒng)管理臺(tái)，初次登錄的口令為空。（2）在左側(cè)樹型中展開“自動(dòng)任務(wù)”，選中其下的“自動(dòng)備份”，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇彈出菜單“新建”。（3）彈出“數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)備份計(jì)劃”窗口。（4）選擇要備份的應(yīng)用系統(tǒng)。（5）選擇備份路徑，點(diǎn)擊【設(shè)置】按鈕，彈出“任務(wù)發(fā)生頻率”窗口。設(shè)置備份頻率。（6）點(diǎn)擊【確定】，返回“數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)備份計(jì)劃”窗口。（7）點(diǎn)擊【確定】，用上述方法設(shè)置了自動(dòng)備份計(jì)劃后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按設(shè)定好的周期和時(shí)間在備份路徑下產(chǎn)生備份。
2.手工備份：除了設(shè)定自動(dòng)備份計(jì)劃外，還可以隨時(shí)做手工備份，操作方法如下：（1）在服務(wù)端計(jì)算機(jī)上，以SysAdmin帳戶登錄到系統(tǒng)管理臺(tái)。（2）在左側(cè)樹形選中節(jié)點(diǎn)“Excel服務(wù)器―應(yīng)用系統(tǒng)”，在右側(cè)列表中選中要備份的應(yīng)用系統(tǒng)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇彈出菜單【備份應(yīng)用】，彈出“備份應(yīng)用系統(tǒng)”窗口。（3）點(diǎn)擊【瀏覽 … 】選擇備份路徑。（4）按【確定】開始備份。最后點(diǎn)擊【確定】。（5）備份完成后，通過查看“我的電腦”，您會(huì)發(fā)現(xiàn)在您指定的目錄下產(chǎn)生一個(gè)新的文件，文件名為 ESDBBAK_< 當(dāng)前的年月日時(shí)分秒 >_< 應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)名 >.bak，例如，假設(shè)當(dāng)前的日期時(shí)間為：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，應(yīng)用系統(tǒng)名稱為：ABC，那么產(chǎn)生的備份文件的名稱為：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。
