引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案與檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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【中圖分類號】 G270 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 2095-5103（2013）03-0059-02
隨著計算機技術的廣泛應用和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，信息資源的存儲、檢索、遠程利用也越來越普及，“數(shù)字檔案館”漸漸浮出水面。相對于傳統(tǒng)的檔案館而言，數(shù)字檔案館不是一種真實的存在，但是作為一種虛擬的資源卻是真實的，而且是能夠有效地發(fā)揮作用的。
目前有些地方對數(shù)字檔案館的定義：“是一種建立在現(xiàn)代信息技術普遍應用基礎上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數(shù)字檔案信息資源進行管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡設施相連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。”我們要正確認識數(shù)字檔案館：數(shù)字檔案館并不簡單只是一個存放數(shù)字化檔案的檔案館。
由于數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案是全然不同的，所以筆者認為目前數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理、利用、銷毀等也與傳統(tǒng)檔案有很大區(qū)別，原有的手工檢索的檔案業(yè)務環(huán)節(jié)勢必要進行調整，要將不適用于檔案信息化建設的一些工作流程進行簡化，加強檔案信息化相關環(huán)節(jié)建設。
一、數(shù)字檔案的收集
數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無紙化辦公的推進，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質量優(yōu)良、結構合理等。數(shù)字檔案的收集方式不同于以往的實體檔案，它可以通過網(wǎng)絡存儲轉發(fā)等方式實現(xiàn)對電子文件的實時接收、存儲，收集范圍也可以適當擴大，不僅僅局限于以前實體檔案的歸檔范圍，對于歸檔范圍以外有重要價值的檔案信息也應該進行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務社會、滿足各方面的需要奠定良好的基礎。
二、移交歸檔的重要性
數(shù)字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數(shù)字檔案館的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內容有了新的要求。數(shù)字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數(shù)字檔案館歸檔的重點。所謂邏輯歸檔， 即依靠網(wǎng)絡通信技術將應歸檔保存的檔案（電子版本）發(fā)送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時準確的歸檔的同時， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。
三、數(shù)字檔案的鑒定
目前，只有關于實體檔案的鑒定管理辦法，對數(shù)字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機構基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關部門要制定相應的數(shù)字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內容包括與紙質文件對應的電子文件的鑒定、紙質文件歸檔范圍以外的但有重要價值的電子文件的鑒定以及紙質檔案數(shù)字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數(shù)字化鑒定、知識產(chǎn)權鑒定、數(shù)字簽名鑒定等。
四、數(shù)字檔案整理
對于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對于數(shù)字檔案而言，筆者認為這部分工作可以盡量簡化。因為利用數(shù)字檔案時與它們的存放位置是毫無關聯(lián)的，它們不像實體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內，而是借助于計算機和網(wǎng)絡技術，將實體檔案信息從載體上抽取出來并在網(wǎng)絡上傳播，供用戶在任意終端進行查詢利用，所以，數(shù)字檔案的整理可以借鑒教務管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時，根據(jù)考核目標、考核內容、難易程度等條件綜合檢索，自動生成一份試題；學生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時也是根據(jù)檢索條件自動生成，試題庫里的每條試題信息、成績庫里各門課的成績信息彼此之間是獨立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯(lián)系的。同樣，數(shù)字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標引、多次輸出呢？在著錄時不硬性按實體檔案目前的分類法進行人為組卷，不需要檔號、類目號等，而是通過計算機技術進行虛擬“組卷”，實質是利用數(shù)據(jù)庫技術在各份有聯(lián)系的文件的目錄或內容間建立關系，隨時自動整序，互相參見指引，計算機可以對數(shù)字檔案目錄和內容從任何角度進行分類組合，盡情展現(xiàn)它們之間在來源、內容、時間等方面的聯(lián)系。
五、數(shù)字檔案的保管利用
如果數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動利用為主動利用，為領導或各部門工作主動提出決策，讓數(shù)字檔案信息的現(xiàn)實實用價值和歷史參考價值得以充分實現(xiàn)。而數(shù)字檔案的保管就不如實體檔案那樣簡便，實體檔案要注意防火防盜等，而數(shù)字檔案的保護在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數(shù)字檔案存儲的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉錄、介質轉換，同時，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。
六、如何做到數(shù)字檔案管理安全
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二、信息化檔案管理的現(xiàn)狀
1）缺乏重視。對檔案信息化管理缺乏重視，不僅僅體現(xiàn)在管理部門當中，還包括信息管理人員自身。主要體現(xiàn)在管理部門的管理者遵循陳舊的管理模式，不與時俱進，在快速發(fā)展的電腦信息技術面前，管理者還沒有跟上信息管理的步伐。另一方面檔案管理工作人員，長期以往的工作環(huán)境中，已經(jīng)養(yǎng)成了一種工作習慣，要在讓他們重新接受另一種工作方法，一時之間心理上難以接受，甚至是抵觸不愿意做出改變。2）管理標準化不足。在進行檔案管理上，沒有完整齊全的管理制度和部門管理系統(tǒng)。比如，房產(chǎn)信息檔案的管理，它應該是擁有專門收集房產(chǎn)資料的人員，分化各級職責，如資料的收集整理人員，其次是立卷檢查人員以及檔案保管人員。而如今大多數(shù)還保持著兩三個人員管理信息檔案的工作模式，管理人員之間的職責分工不明確，到位。也沒有設置專門監(jiān)督的責任機構和人員，造成檔案信息管理總體的不足。3）管理人員素質較低。檔案信息人員的素質較低表現(xiàn)在工作責任感不強，具體表現(xiàn)在有的檔案信息管理者道德素養(yǎng)不夠高，將檔案資料據(jù)為己有，甚至是私自存放或是拒絕歸檔保管。檔案信息人員素質低下還表現(xiàn)在服務水平不夠高。以房產(chǎn)檔案信息管理為例，房產(chǎn)所有者需要調動存檔的資料進行復印或是作為他用時，管理人員不給予調檔，甚至態(tài)度惡劣，給他人造成事務辦理上的諸多不便。
三、加強信息化檔案管理的措施
1）完善基礎設施。加強信息化檔案管理的先決條件是完善應有的基礎設施，沒有這些必要的設備就只是紙上談兵，沒有實際的意義。建立現(xiàn)代信息化檔案管理首先所需要的設備，計算機是最主要的，其次是復印機，專業(yè)的軟件設備，打印機、掃描儀等等。而建立檔案信息系統(tǒng)是最關鍵和最主要的部分，擁有一項完整的系統(tǒng)可以更加快速的進行檔案的錄入，以及檔案的分類和檔案的查詢以及保管。2）重視檔案信息化的建設與傳統(tǒng)保管。檔案信息化的建設固然很重要，是往現(xiàn)代化信息檔案保管的一個重要過渡，它使得檔案信息形成一項完整的保管系統(tǒng)，也是現(xiàn)代電腦技術運用在檔案管理上的一次飛越。它在很大程度上為我們的工作節(jié)省了時間，提高了工作效率以及工作的效益。但是傳統(tǒng)的檔案保管也不能完全的放棄，比如說房產(chǎn)資料文件的原件是作為房產(chǎn)擁有者所有權的一個證明文件，這些文件都是要作為紙質文件資料長期保存的。3）加強信息安全的管理。在建設現(xiàn)代信息化檔案管理的步伐之上，還必須得加強信息檔案的安全性管理。在電腦科技發(fā)展的同時，一些人利用網(wǎng)絡的便利性以及網(wǎng)絡的漏洞，使用病毒或是黑客軟件對信息管理系統(tǒng)進行攻擊，造成信息檔案管理資料的流失與損壞。在沒有備份的情況下，這些流失與損壞的文件資料不能夠還原，給擁有者以及檔案資料管理部門增加損失。因此，亡羊補牢，為時已晚，檔案管理部門應當加強對信息安全管理的預防與應對。4）提高檔案管理人員的素質水平。這里所說的提高檔案管理人員的素質水平不僅僅包括管理人員的知識水平，更加重要的是道德責任水平。首先是檔案管理人員的知識水平，需要他們明確的知道檔案信息管理的具體內容以及保管措施以及自身職責的具體要求。其次是管理業(yè)務水平，我們知道一些檔案管理需要我們妥善的保管一些紙質資料，隨著時間的延長，紙質資料容易損壞或是陳舊，看不清楚具體內容，這就需要管理人員具備一定的修復能力。道德素養(yǎng)具體體現(xiàn)在自身的責任意識，強烈的職責使命感以及對自身的約束力。
四、結語
在迅速發(fā)展的科學技術時代，印證了科學技術是第一生產(chǎn)力。把這種發(fā)達的電腦信息技術運用到檔案信息管理當中，完成從傳統(tǒng)的紙質管理信息系統(tǒng)到現(xiàn)代信息化檔案管理的一個重要過渡。在本文中研究了運用現(xiàn)代的信息化檔案管理模式，突出了它的作用，以及它在檔案管理當中無法比擬的優(yōu)越性。在此同時提出在建立現(xiàn)代信息化檔案管理中所需要注意的問題，為怎樣建立新型的現(xiàn)代化檔案管理模式提供了可供大家參考的建議。
作者:劉洋 單位:天津市市區(qū)不動產(chǎn)登記事務中心
參考文獻：
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[2]戴永成.推進財務檔案管理信息化建設的探索與實踐[J].卷宗,2014,(7).
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醫(yī)院檔案管理;檔案管理;模式改革
隨著我國經(jīng)濟水平的提高與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的內外環(huán)境都發(fā)生了巨大變化。為了適應時展的需要，醫(yī)院開始重視檔案管理工作。和以往相比，醫(yī)院檔案管理水平有了顯著提升，但是仍存在諸多問題，亟待改進。
一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
1.醫(yī)院檔案分類
在醫(yī)院檔案中，不僅涵蓋醫(yī)院的發(fā)展事件，還有諸多的研究成果記錄，能夠為醫(yī)院的各項科研活動提供豐厚的數(shù)據(jù)。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革工作穩(wěn)步推進的過程中，構建一套行之有效的檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的。當前，我國醫(yī)院檔案主要涵蓋文書檔案、病歷檔案、人事檔案這三種。從管理模式上來看，人力資源部門負責人事檔案的管理，檔案室負責文書檔案的管理，而醫(yī)務處則負責病歷檔案管理。從管理方式上來看，包括手工操作與人工檢索，十分落手。除了這些檔案之外，隨著醫(yī)院的發(fā)展，各種醫(yī)療活動增多，新增許多新的檔案類別，比方說院校附屬的教學醫(yī)院，會增加諸多教學檔案；與防疫部門聯(lián)合，會增加新的病歷檔案；和法律部門共同推出醫(yī)療法檢活動，會新增案件檔案與訴訟檔案等。這些新的檔案出現(xiàn)，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院必須加快檔案管理工作改革的步伐，以適應發(fā)展的需要。
2.醫(yī)院檔案信息化建設中的問題分析
（1）標準體系建設較為落后。因為醫(yī)院檔案管理中所涉及到的內容非常多，所以醫(yī)院檔案信息化建設工作也面臨著很多困難。很多醫(yī)院還沒有就信息化建設工作展開統(tǒng)一的規(guī)劃，信息化建設缺乏標準化體系。當前，醫(yī)院檔案管理軟件與檔案管理信息系統(tǒng)非常多，但是其兼容性普遍較差。在醫(yī)院的內部，各個部門往往運用獨立的系統(tǒng)，信息共享程度非常低，各種信息資源的利用度不高。（2）檔案信息化管理意識不強。隨著職能部門分工地不斷細化，各個部門在日常工作中會產(chǎn)生大量的電子文件，電子檔案流失的現(xiàn)象非常嚴重。很多人簡單地認為將檔案資料輸入電腦，能夠被查詢或者利用，檔案管理就實現(xiàn)了信息化，甚至還有人認為傳統(tǒng)檔案被保管好就可以了，沒有必要花費精力著手數(shù)字化信息處理工作。這些落后的思想觀念均導致醫(yī)院檔案管理發(fā)展停滯不前，嚴重影響了檔案管理的工作效率。（3）檔案信息化建設匹配設施與人才配備不夠。很多醫(yī)院對于檔案信息化建設方面的投入不夠，電子檔案生成部門的各種設備非常落后，為配置與電子檔案管理相適應的軟件與硬件。這導致電子檔案難以被長期保存，丟失的現(xiàn)象非常嚴重，給醫(yī)院帶來了巨大損失。很多部門未配置掃描儀等翻拍設備，導致電子檔案難以與紙質檔案同步。與此同時，相關工作人員的年齡結構不合理，普遍偏大，信息技術操作水平不佳，知識結構未能夠更新。對于醫(yī)院來說，既具備檔案管理知識，又擁有計算機操作能力的復合型人才太少，這些都導致醫(yī)院檔案管理水平低下。（4）電子檔案歸檔管理模式落后。當前，醫(yī)院中涉及到電子檔案管理工作的部門非常多，但是各個部門還沒有就檔案管理出臺統(tǒng)一的標準，未制定出有效的工作程序。各個部門在電子文件歸檔的時候，存在歸檔范圍不清晰的問題，缺乏有效的分類方法及整理規(guī)則等。這些有可能導致部分非常重要的電子檔案被破壞或遺失，這不僅影響了醫(yī)院的工作效率，還有可能給醫(yī)院帶來巨大的損失。電子檔案歸檔管理模式十分落實，必然會影響到醫(yī)院檔案信息化建設工作的穩(wěn)步推進，導致醫(yī)院的信息化水平低下，難以適應快速發(fā)展的時代。
3.云時代下醫(yī)院檔案信息化建設面臨的挑戰(zhàn)
隨著云時代的到來，醫(yī)院方面必須加快信息化建設工作。在多種新醫(yī)改政策之下，醫(yī)院以往信息孤島的情況不再，其必須逐步構建起和社會與群眾密切相關的“醫(yī)療云”，以滿足廣大患者及家屬的需要。很多醫(yī)院已將將信息化建設納入到戰(zhàn)略發(fā)展中，然而醫(yī)院信息化建設與“醫(yī)療云”建設，不單單進行靠各種數(shù)字化的設備，并非是構建業(yè)務信息系統(tǒng)那么簡單，必須將醫(yī)院內部的各種檔案進行數(shù)字化的處理，再和新的電子檔案有效融合，逐步構建起龐大的檔案信息庫，并和其他內外系統(tǒng)有效地對接起來，如鄉(xiāng)村社區(qū)衛(wèi)生信息網(wǎng)、公共衛(wèi)生信息系統(tǒng)等，使得信息實現(xiàn)共享，醫(yī)院的信息資源能夠充分發(fā)揮作用，實現(xiàn)經(jīng)濟價值與社會價值。
二、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用
綜合上文的有關內容，筆者就醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀展開了研究，汲取當前的實踐經(jīng)驗，筆者認為可以從如下幾方面入手，提升醫(yī)院檔案管理水平。
1.實行資源的整合
對于醫(yī)院檔案而言，資源整合是非常有必要的，能夠提升各種信息資源的利用率，使之發(fā)揮更大的價值。針對醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實狀況，相關部門應積極推出完善的檔案管理制度，使得多個部門的檔案能夠有效匯總，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。比方說醫(yī)院病歷檔案，其在醫(yī)院檔案中占有重要比重，數(shù)量龐大，且新增速度非常快。病歷檔案具有一定的法律效力，其對醫(yī)患雙方都具有重大價值，其不單單是醫(yī)院內部的資料，更是社會各界所共同監(jiān)督的一種法律文書。在保護患者與醫(yī)療機構的合法權益時，病歷檔案發(fā)揮著重要作用。在病歷檔案中，醫(yī)療診治的過程被詳細記錄，能夠體現(xiàn)出醫(yī)務人員的技術水平，也能夠展現(xiàn)出醫(yī)院的整體業(yè)務水準。在現(xiàn)代社會中，各種保險、傷害認定等對于病歷檔案的利用越來也高。為保障相關當事人的隱私，還要杜絕超范圍使用。針對此，醫(yī)院就病歷檔案進行統(tǒng)一管理是非常有必要的，這有助于病歷檔案的完整與安全，能夠保障其憑證價值。
2.對體制進行創(chuàng)新
一是采用統(tǒng)一領導，分級負責的方式。針對醫(yī)院的現(xiàn)實狀況，應構建起檔案管理辦公室，全面負責檔案管理工作。檔案管理辦公室對相關部門的檔案管理工作進行監(jiān)督與考核。針對特殊性的檔案，其能夠集中進行管理。部分與職能部門關系密切的檔案，可以放置于本部門管理，比方說會計檔案等。當技術力量不足的時候，可以將電子檔案置于技術力量強的部門。二是配置兼職或專職的檔案管理人員。檔案管理對于管理人員的專業(yè)水平有著極高的要求。針對部分專業(yè)性強，或工作量大的部門，應配置專職的檔案管理人員，確保責任到人，從而提升檔案管理的準確度。
3.優(yōu)化服務
在當前社會下，醫(yī)護人員應積極轉變思想，以適應時展的需要，檔案部門也應如此。以往其為被動的提供查閱服務，當前是應積極主動地展開宣傳工作。檔案管理人員應充分發(fā)揮檔案資料的教育與引導作用，使得檔案能夠在醫(yī)院的文化建設中實現(xiàn)價值。醫(yī)院的病歷檔案中蘊含大量的臨床信息，能夠為科研工作提供有利支持。醫(yī)院檔案管理部門可以積極與相關院校等科研機構取得聯(lián)系，使得這些病歷檔案能夠促進我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，為醫(yī)學研究做出貢獻。
三、結束語
醫(yī)院檔案管理改革工作所涉及到的內容非常多，醫(yī)院方面應發(fā)揮探索精神，積極總結經(jīng)驗，調整改革措施。針對醫(yī)院檔案管理工作的需要，醫(yī)院可以組織人員參加外部的各種檔案管理交流會，汲取有價值的部分，并與自身的實際狀況結合起來，摸索出新的管理方法。隨著現(xiàn)代信息技術水平的不斷提高，電子化檔案管理蘊含著巨大的價值。人們可以借助手機與互聯(lián)網(wǎng)等多種路徑來實現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問，醫(yī)院檔案信息管理統(tǒng)一化的優(yōu)勢將日益凸顯。
參考文獻
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檔案種類繁多，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。而對于一些專業(yè)性、業(yè)務性較強的還可建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等等。
檔案管理，也稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動就是檔案管理。
檔案管理并非只是將檔案歸檔整理就行了，它有自己的工作內容。檔案局管理主要包括兩個方面的內容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對檔案中所包含的信息的管理，也稱檔案信息組織。
做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類整理好，不出差錯，更重要的是必須與時俱進，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理工作的質量與水平。
二、檔案管理人員的素質要求
檔案管理人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養(yǎng)等的總稱。檔案管理水平與質量的高低，根本上取決于檔案管理人員素質的高低。《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質和業(yè)務素質提出的要求。
1.良好的政治素質
檔案管理人員應該具備各類專業(yè)工作人員必須具備的基本政治素質，堅持社會主義道路，遵紀守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應具備更強的政治素質。無論何時何地，都應堅持正確的政治方向，立場堅定，嚴守機密。
2.精湛的業(yè)務素質
業(yè)務素質是指檔案管理人員應具備專業(yè)的技能和素質。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：
（1）掌握檔案管理專業(yè)知識。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計到提供利用、進行編研等各項業(yè)務環(huán)節(jié)都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學習和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質量，提高工作效率。
（2）熟悉檔案管理相關的法律法規(guī)。檔案管理人員要熟悉黨和國家有關檔案管理的各項法律法規(guī)和方針政策，熟悉針對本行業(yè)制定的各種規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)定，按照這些規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)定進行檔案管理。
（3）全面、扎實的實踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專業(yè)知識、法律法規(guī)和各項規(guī)章制度的要求都靈活地應用于日常的檔案管理工作實際中，從而高效率地完成好本職工作。
（4）檔案管理人員還需要及時掌握和熟練應用現(xiàn)代化的辦公手段。隨著檔案管理的現(xiàn)代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計算機操作能力，掌握檔案現(xiàn)代化設備的使用。
3.愛崗敬業(yè)，遵守職業(yè)道德
檔案管理人員應具有良好的職業(yè)道德，無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，尊重歷史，忠于職守。遵守職業(yè)道德主要表現(xiàn)為：一要熱愛檔案事業(yè)；二要有珍檔敬業(yè)、無私奉獻的精神；三要有甘于寂寞、甘于清貧的品質。
4.與時俱進，勇于創(chuàng)新
隨著社會生產(chǎn)力和經(jīng)濟的整體發(fā)展，尤其是科學技術的進步和提高，檔案管理人員在思想和業(yè)務上必須順應社會的發(fā)展趨勢，與時俱進。同時檔案管理人員要更新觀念，打破常規(guī)，勇于探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質量和檔案管理水平。
此外，檔案管理人員還應具備高度的責任心，具備較強的表達和溝通能力，具備高度的安全意識，具備一定的專業(yè)管理知識。
三、加強檔案管理的措施與方法
加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務，本人認為應從以下幾個方面入手：
1.建立以人為本的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異。要實現(xiàn)規(guī)范、標準的管理，就必須以《中華人民共和國檔案法》為指導，建立符合組織實際的以人為本的檔案管理制度。檔案管理工作要以“人”為中心，把組織成員個人需求與自我實現(xiàn)和組織協(xié)調發(fā)展作為管理的核心，創(chuàng)造一種學習型的組織氛圍，促進組織成員個人發(fā)展與組織發(fā)展相結合，從而形成組織成員個人的自我實現(xiàn)和組織檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。
2.嚴格規(guī)范文件的制發(fā)
檔案來源于文件，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。因此，在文件制發(fā)過程中必須要解決好規(guī)范化、標準化問題，確保這些作為檔案的原始憑證符合檔案的要求，全面提高檔案實體質量。文件的制發(fā)必須做好以下幾項工作：
（1）文件格式要規(guī)范、文種要合理，便于分類歸檔；
（2）文件要素要齊全、內容要完整；
（3）文件字跡要清晰、牢固，便于保存；
（4）文件用紙要統(tǒng)一、標準，便于整理。
3.科學管理電子檔案
在現(xiàn)今的網(wǎng)絡工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，必須加強電子文件的管理。
（1）提高電子文件載體的穩(wěn)定性，確保電子文件傳輸和使用暢通。
（2）建立電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的電子文件管理體制，正確進行電子文件的分類與歸檔。
（3）做好電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。
（4）解決好電子文件的保存與利用。
4.提高紙質檔案的立卷質量
在電子檔案日益發(fā)展的今天，在實際工作中，紙質檔案仍以其特有的優(yōu)勢得到廣泛應用。紙質檔案在唯一真實的原始性、無法替代的憑證性、內容材料的隱私性、持久穩(wěn)定的安全性、提取利用的直接性等方面是電子檔案無法替代的，因此任何組織都必須提高紙質檔案的立卷質量。
在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的過程中，必須注意解決好紙質檔案立卷的兩大問題：一是注意解決好檔案立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，二是注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
5.創(chuàng)新檔案管理工作
用科學發(fā)展的眼光，創(chuàng)新組織檔案管理工作。
（1）思想觀念的創(chuàng)新。要有積極的信息化轉化意識，強化檔案使用效率意識。
（2）管理方式的創(chuàng)新。解決好檔案資源量的有限性與人們需求的多樣性之間的矛盾。
（3）檔案管理隊伍整體素質的提高。
6.堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路
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紙質檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業(yè)在工作時的信息的記錄。紙質檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其是保存時容易發(fā)生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進行紙質檔案管理時要提高警惕，認真對待。
2、電子檔案管理
電子檔案管理是以先進的計算機技術為依托的，在檔案管理上有很大的優(yōu)勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進行關聯(lián)性操作，實現(xiàn)了信息的高效利用，同時使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠距離傳輸。
3、電子檔案與紙質檔案相比的優(yōu)勢
對于現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術不斷發(fā)展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準確了。這就提高了利用的效率。同時實現(xiàn)遠距離傳輸?shù)娜蝿铡牧硪环矫鎭碚f，電子檔案比較容易保存，具有很好的復用性質。
4、紙質檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢
一般的事業(yè)單位或者是企業(yè)管理中，在進行檔案處理時比較強調原始數(shù)據(jù)的完整性。保證原始的內容，確保其價值，并且檔案數(shù)據(jù)一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數(shù)據(jù)也比較穩(wěn)定。而且，在單位領導進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據(jù)。在中國甚至今后很長一段時期內，是不可能完全拋開紙質檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限。
二、電子檔案管理和紙質檔案管理的融合
隨著現(xiàn)在國家科技水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在進行不斷的發(fā)展，這就對有關的檔案管理必須進行細致性的管理，現(xiàn)在的電子檔案相對于紙質檔案管理中具有的優(yōu)勢比較強，但是紙質檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據(jù)具體的情況進行具體的使用。在相關的企業(yè)中，可以將兩者有效結合，一方面反映真實的檔案依據(jù)；另一方面，延續(xù)電子檔案的優(yōu)點。在現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展中，紙質檔案和電子檔案的管理應該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。
1、建立相對獨立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)
由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據(jù)兩者各自的特點分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實現(xiàn)從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業(yè)務處理上協(xié)調一致，方便利用，即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。
2、實行檔案部門集中管理電子檔案
電子檔案集中管理有利于實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環(huán)節(jié)嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯(lián)系，并對電子檔案進行專業(yè)性開發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用.因此，檔案管理部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任.
3、建立一套科學合理的管理制度
由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失.同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發(fā)生變化，便難以確認它的原始性和完整性.因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.
4、提高檔案管理人員的綜合素質
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檔案資料通常來源較為分散，難免出現(xiàn)各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發(fā)掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查，難以保障當前對檔案信息的現(xiàn)實需要。
近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。
1.3 人員心態(tài)亟待轉變
在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。
2 檔案信息化建設的優(yōu)勢
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。傳統(tǒng)的檔案收集、整理以及信息服務，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉化為電子數(shù)據(jù)，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統(tǒng)人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡化操作環(huán)節(jié)，有利于服務質量的提升
信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡化傳統(tǒng)檔案信息服務的相關環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機制
檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統(tǒng)的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個環(huán)節(jié)的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協(xié)調聯(lián)動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發(fā)現(xiàn)問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。
3.2 提高管理人員素質
檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業(yè)素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態(tài)，夯實檔案管理的專業(yè)知識。同時，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。
加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側重于檔案的保管而非檔案信息的服務。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質檔案資料的管理轉變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉變傳統(tǒng)的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動熱情的服務精神。
3.3 加快數(shù)字化建設進程
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檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、數(shù)字攝影技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術等數(shù)字技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學計算、數(shù)據(jù)處理、實時控制，輔助設計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。總之，檔案數(shù)字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術，使檔案工作更為有效地為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務，已成為今后一個時期檔案發(fā)展的必然趨勢。
（二）數(shù)字化檔案
數(shù)字化檔案管理是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點主要有以下幾個方面。
1.數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設備而存在。數(shù)字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡系統(tǒng)。離開了計算機及相應的軟件，數(shù)字化檔案就無法生存、傳遞、識別。
2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。
3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成數(shù)字化文件的內容，使得數(shù)字化檔案的組成和結構要比紙質文件復雜得多。
二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢及要求
（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢
檔案數(shù)字化的實質是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅實的物質基礎，其優(yōu)勢包括以下幾個方面：
1.擴大經(jīng)濟效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。
2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。
總之，檔案數(shù)字化是大勢所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務。
（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求
檔案數(shù)字化所要實現(xiàn)的就是為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展提供優(yōu)質、高效的服務，其主要目標：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲問題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡平臺，使有效意義的動態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內提供最大的利用價值。其主要要求是：
1.科學性。檔案信息資源數(shù)字化應具有科學性。從實際出發(fā)，通過對檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優(yōu)先對具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數(shù)字化。
2.系統(tǒng)性。在進行檔案信息資源數(shù)字化時，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內容的內在邏輯，都應保持檔案外在的連貫、完整與內在的有機聯(lián)系。
三、推進檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對策
數(shù)字化檔案管理在具體設施過程中，必須依托高新技術的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內部產(chǎn)生的，它的顯著特點是完全依賴現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡基礎而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。
（一）予以科學規(guī)劃
檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，必須立足于長遠的科學規(guī)劃，為此要抽調檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長時間實行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。
（二）進行成本核算
目前，將傳統(tǒng)的載體進行數(shù)字化費用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數(shù)字文件進行管理和維護，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績效。如果不加強核算，則有可能導致數(shù)字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。
（三）建立雙套制管理機制
由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎相對薄弱，數(shù)字化過程中有很多問題待解決，因此在相當長的一段時間內企業(yè)的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整和真實，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。
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2、轉變觀念，超前管理
長期以來、我們對國土檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對于各類業(yè)務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和師局檔案員聯(lián)系。沒有將國土檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導致各類業(yè)務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。06年來，我分局意識到檔案工作不是臨時性工作、開始逐步轉變觀念，制定措施，對國土檔案進行超前管理。
3．國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道
從實際情況看、國土檔案是比較復雜的。它分類為九大部分，從每個部分的內容比較來說層次不齊。建設用地類的報批經(jīng)歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業(yè)務工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內容、數(shù)量做到心中有數(shù)。
4．制定規(guī)范，及時立卷
根據(jù)國土資源檔案的實際情況、我們制定了《檔案管理規(guī)定實施細則》，建立起檔案管理分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號分類方法等，將國土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計劃財務類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規(guī)劃類；(5)建設用地類：(6)土地監(jiān)察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產(chǎn)資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應該收集歸檔的文件資料進行分類可以裝訂成正規(guī)卷的、及時把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化。
5、強化檔案人員的業(yè)務培訓、提高檔案管理水平
客觀上對國土檔案工作人員的素質提出了更高的要求，從事國土檔案工作的人員，專業(yè)知識與其它單位的檔案人員更單一。為達到國土檔案整理規(guī)范化的要求、兼職檔案管理人員要進行一次正規(guī)的培訓、講解了國土檔案工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照國土檔案管理要求。對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作詳細的講解。使大家對國土檔案內容提前了解，在工作個有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規(guī)范化有—個切實的保障。
6通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作
做好國土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國土檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進國土檔案管理工作。國土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。我分在近幾年來實施電腦化管理、將國土檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業(yè)務提供依據(jù)，每當業(yè)務人員從利用檔案中獲得信息時、更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了國土檔案的完整性，促使國土檔案管理更上新臺階。
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2檔案管理信息化建設現(xiàn)狀
當前，檔案信息化建設已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質量的最佳方法，但是，仍有有許多相關單位并沒有對此非常重視，這也造成了在進行相關建設過程中，仍有些許地方不夠完善。就當前所存在較為顯而易見的操作人員技術問題而言，當前從事相關檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術不能夠滿足建設檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進行相關檔案管理工作。另外，相關操作人員對管理工作不夠嚴謹，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價值。這些原因都會很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發(fā)揮價值。
3檔案信息化建設相關介紹
檔案信息化所包含的內容具有多樣性，從大范圍角度來說，檔案信息化所指的是結合各個行業(yè)的檔案資料通過準確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內容涵蓋了經(jīng)濟、文化以及政治方面的資料。將各種資料進行準確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來說，檔案信息化就是指通過計算機網(wǎng)絡技術的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類，能夠使閱讀者在進行閱讀檔案資料的過程中更為方便，給閱讀者帶來更具真實性、多樣性的檔案資料。通過檔案信息化建設利用計算機網(wǎng)絡技術能夠有效地把許多現(xiàn)代化的檔案資源結合在一起，通過合理地歸類能夠使得閱讀者極為方便查詢最具現(xiàn)代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發(fā)揮作用，服務社會以及大眾。
4改進檔案管理的建議與方法
4.1注重檔案管理人員的服務意識與技術培養(yǎng)
優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關部門與相關人員參考。所以檔案管理工作人員應當牢記檔案信息化管理的最終目的，加強自身服務意識，堅持服務相關部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好的服務社會大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統(tǒng)管理觀念的同時加強自身專業(yè)素養(yǎng)，建設信息化檔案需要相關工作人員具有足夠的專業(yè)才能得以實現(xiàn)，信息化檔案管理相關工作需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)加強對管理人員的技術培養(yǎng)，對檔案信息化管理具有重大意義。
4.2提高檔案信息管理水平
在先進科學技術的推動下，通過使用計算機相關軟件能夠加快信息化檔案建設進程。通過相關計算機管理軟件能夠對信息化檔案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應加大檔案信息化所用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎。建設電子檔案是信息化檔案建設的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務社會的同時發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關鍵所在，但是也需要強化相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對提高管理質量起到重要作用。
4.3加強檔案信息管理
在進行檔案信息化建設過程當中，應當提前制定好相關工作流程，在整個建設過程中都應保持認真嚴謹?shù)膽B(tài)度。信息化檔案建設應當結合當前社會需求進行規(guī)劃，在構架檔案管理網(wǎng)絡平臺時，應充分發(fā)揮網(wǎng)絡平臺所具有的擴展性、靈活性等特點，以結合社會需求，拓展開發(fā)相關功能，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關人員應從以往的實物檔案管理向檔案信息化管理模式轉變。管理具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化資料，另外應注重對專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時逐步改革相關培訓與考評，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力。另外充分結合計算機網(wǎng)絡技術，通過相關管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡管理技術發(fā)展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關計算機網(wǎng)絡技術所構建的網(wǎng)絡平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實性，還能夠有效提高檔案使用率，節(jié)約絕大多數(shù)人力資源。
5結語
通過建設信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統(tǒng)的方式通過紙張來進行檔案相關資料的管理，已經(jīng)滿足不了當今社會的需求。因此，建設信息化檔案已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質量的最佳方法，相關管理單位應從實際出發(fā)，結合社會需要，構建高效的檔案信息化平臺，實現(xiàn)檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時也要注重相關管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地推動檔案信息化發(fā)展進程。
作者:蘭志芳 單位:內蒙古烏蘭察布市中心醫(yī)院
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篇10
信息時代的到來，使計算機等通信技術得到快速的發(fā)展，目前經(jīng)濟學院的檔案建設和管理也邁入信息化發(fā)展的時代。對檔案進行信息化建設主要是通過信息化技術的使用，將檔案中的資料和信息與社會的政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展相互融合，進而使建設的信息化檔案資料和信息能夠在社會這個交流的平臺中最大限度地傳播開來，滲透和融合到社會中去，進而為社會服務。
一、檔案信息化建設的有效措施
1.促使工作人員樹立檔案信息化的理念
目前傳統(tǒng)的檔案建設中，工作人員并沒有對檔案建設有足夠的重視，工作中只是簡單地進行檔案記錄和保管工作，未能真正認識到檔案的重要性，這樣既無法滿足社會發(fā)展的需要，但也預示了檔案信息化建設的到來。在進行檔案信息化建設的過程中，相關的工作人員是工作的主體，他們要對信息化檔案建設有充分的了解，樹立正確的信息化檔案建設理念，在工作中發(fā)揮自己的主觀能動性，進而促進檔案信息化建設的發(fā)展進程。工作人員要對檔案信息化建設工作負有足夠的責任感和使用感，這樣才能推動檔案中的信息資料更好地傳播和融合到社會中去，提高檔案管理的質量。
2.提高信息化檔案建設的技術水平
在進行信息化檔案建設的過程中，工作人員要配置齊全的計算機等硬件設備，并能夠根據(jù)檔案信息的特點選擇適當?shù)南到y(tǒng)軟件進行信息統(tǒng)計，這樣能夠有效地提高信息化檔案建設的技術水平，并能夠在建設的過程中不斷進行完善，保證檔案的信息化傳播平臺系統(tǒng)性的強大，并能夠實現(xiàn)檔案的全文和目錄數(shù)字化，使檔案中的信息能夠在比較完善的現(xiàn)代化設備中進行內容錄入和統(tǒng)一的保存，這樣能夠有效地提高工作效率。值得注意的是，在進行檔案錄入時，要嚴格按照國家的規(guī)定和標準進行，并要進行一定的審查，保證信息錄入的準確性，減少重復性，推動信息化檔案建設的發(fā)展。
建設檔案信息化后，檔案的管理部門能夠對檔案中的信息進行共享，但是這樣就使得檔案管理中出現(xiàn)漏洞。所以在建設檔案信息化工作時，要界定的網(wǎng)上的信息，按級別進行文件信息預覽，對信息進行科學、合理的分類，查閱信息的用戶需要經(jīng)過網(wǎng)絡驗證才可以查閱信息。也可以明文規(guī)定一些信息是可以公開的，一些信息是只有一部分管理人員或者需要特殊條件才可以查閱，通過界定預覽者的身份進行信息公開或保密，這樣能夠有效地保證檔案信息的安全性和可靠性。
3.提高檔案信息化管理的水平
在初步完成檔案信息化建設的基礎上，對檔案進行管理時主要采用信息化技術，這樣能夠有效地提高檔案管理的水平和質量，保證檔案管理更加科學化和現(xiàn)代化。在檔案信息化建設之后的管理中主要采用的信息化系統(tǒng)設備，即掃描機設備、打印機、磁性介質等，這些設備在進行檔案資料信息化的過程中，推動了電子文件和信息化的發(fā)展，同時也保證檔案管理工作更加高效、科學。
在檔案信息化建設的發(fā)展進程中，國家規(guī)定了相關的實施綱要，主要是要相關的部門在進行檔案信息化建設的過程中選擇合適的管理軟件系統(tǒng)，并能夠有針對性、有計劃性地進行檔案資料的錄入工作，并針對這些信息進行深入的開發(fā)研究和利用。
二、檔案信息化管理的發(fā)展方向
在檔案的信息化建設完成之后，要對檔案進行管理，工作人員要有針對性地選擇合適的檔案管理系統(tǒng)軟件，結合經(jīng)濟學院自身以及檔案的發(fā)展優(yōu)勢，制定嚴格的檔案管理制度，保證檔案信息化的發(fā)展方向。同時還應該要提高檔案信息化管理工作人員的工作技能和整體素質，對工作人員進行相關系統(tǒng)技術和能力的培訓、考核，保證工作人員能夠熟練掌握基本的計算機知識和技能，并能夠積極參與到信息化檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)中，在工作中不斷充實自己，提高對信息化檔案管理的工作認識，在檔案管理的過程中提高工作效率，促進檔案管理的正常運行。
總而言之，檔案的信息化建設和管理工作需要有計算機等技術設備的支持，只有這樣才能夠通過現(xiàn)代化的技術設備，提高檔案建設和管理的工作效率，并能夠通過相關的軟件系統(tǒng)對檔案進行動態(tài)管理，節(jié)省人力和物力。工作人員在工作中要掌握基本的工作技能，提高計算機的知識水平，進而在工作中對檔案進行規(guī)范化、科學化的建設和管理工作，保證信息化檔案能夠有效地為社會和國家服務。
參考文獻
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（一）扣檔。扣檔指的就是當前我國很多企業(yè)為了避免人才流失的情況，以各種理由扣留員工檔案的情況，這種行為會造成極為惡劣的社會影響，同時還對對我國人才的流動以及人力資源市場配置造成比較大的阻礙。這種行為違反法律規(guī)定，如果勞動者因此遇到損失，扣檔單位必須對其進行賠償。（二）檔案丟失。發(fā)生檔案丟失的主要原因基本上都是管理人員的馬虎大意，不嚴格遵守規(guī)定方式和流程進行轉檔導致的問題。在現(xiàn)實生活里面，檔案丟失對當事人的影響是極大的，所造成的糾紛也最為嚴重。因為檔案一旦丟失就很難尋回，當事人過往的所有信息都將徹底消失，必然會對其未來發(fā)展以及相關事務的展開造成極大的消極影響。（三）死檔、遺檔和棄檔。死檔指的是一些勞動者會將自身的戶口以及檔案寄放到人才市場之中，因為很長時間沒有繳納保管費用，檔案就慢慢地變成了死檔。而遺檔指的則是很多勞動人員因為工作轉變的原因，其檔案也一直在發(fā)生著改變，但是因為沒有完成相應變動手續(xù)的及時辦理，最終造成了檔案遺失的情況。棄檔指的則是勞動者將自己檔案拋棄了的行為。這些情況發(fā)生的主要群體就是當代大學畢業(yè)生。除了上述情況之外，當前我國常見的人事檔案糾紛類型還有重建以及假檔情況存在。
二、我國企事業(yè)單位人事檔案管理架構優(yōu)化策略
（一）健全完善檔案的移交管理制度。檔案是一個人過去發(fā)生情況的有效記錄，也是人們進行過去回顧以及未來展望的重要依據(jù)。其必須科學、完整、真實以及可靠，并且保證能夠完成對其的合理利用。到現(xiàn)在為止，因為管理架構傳統(tǒng)落后的原因，檔案濫用以及遺失情況更是層出不窮，給我國經(jīng)濟發(fā)展以及現(xiàn)代化建設都造成了極大的消極影響。我國屬于人口大國，怎樣完成這些人力資源的有效利用對中華民族偉大復興中國夢的實現(xiàn)有著至關重要的影響。特別是在當前這個社會主義現(xiàn)代化發(fā)展建設的關鍵階段，企事業(yè)單位必須要對自身的檔案移交管理制度進行健全完善，這樣才能夠有效避免檔案丟失等情況的發(fā)生，為檔案管理工作的順利展開提供更有力的支持和保障。（二）加快檔案管理的信息化發(fā)展腳步。要想有效避免“遺檔”“死檔”以及“棄檔”情況的頻繁發(fā)生以及這種情況造成的消極影響，企事業(yè)單位應該提升數(shù)字信息技術在檔案管理應用中的重視，加快檔案管理的信息化發(fā)展速度，這樣才可以有效解決紙質檔案查詢效率低、花費資源大的問題，并通過網(wǎng)絡有效完成檔案的流通，進而有效避免“失檔”“檔案重建”以及“扣檔”等糾紛的出現(xiàn)，為企業(yè)單位人力資源管理工作的順利進行貢獻更大的力量。（三）更新改革人事檔案收費制度。現(xiàn)在我們國家在檔案管理上采用的是“以檔養(yǎng)檔”的手段，但是因為負責檔案管理的人力資源部門屬于政府下轄的非營利機構，人事檔案又是因為國家需要才建立的，勞動者基本上都沒有權利翻閱自己的檔案，所以由他們交納相應的管理費用明顯是有問題的，并不符合公平的要求，這種情況也是導致“遺檔”“死檔”以及“棄檔”情況層出不窮的最主要原因。要想有效避免這種情況發(fā)生，政府財政部門應該專門劃撥出一部分資金來為人事檔案管理服務，并慢慢實現(xiàn)人事檔案管理零收費的目標，這樣才可以杜絕“遺檔”“死檔”以及“棄檔”等情況的發(fā)生，為我國的經(jīng)濟發(fā)展以及現(xiàn)代化建設起到更大的推動作用，也為企事業(yè)單位人才選拔提供更為真實可靠的依據(jù)。
三、結束語
總而言之，人事檔案對我國企事業(yè)單位人才選拔有著至關重要的影響，其關系到企事業(yè)單位招聘人員的質量情況。但是，因為受到種種因素的影響，現(xiàn)在我國人事檔案管理發(fā)生了一定的問題，各種因此產(chǎn)生的糾紛事件更是層出不窮，給社會主義和諧社會的建設都造成了比較大的消極影響。要想有效改變這種情況。企事業(yè)單位必須對自身的人事檔案管理架構進行更新優(yōu)化，轉變相應的管理觀念，采用相應的信息技術推動檔案的數(shù)字化發(fā)展，這樣才可以為相關工作的順利開展作出更大的貢獻，進而為中華民族偉大復興中國夢的實現(xiàn)起到更大的推動作用。
【參考文獻】
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篇12
檔案信息化是在檔案管理活動中充分利用現(xiàn)代化的信息收集和處理技術，對檔案信息資源進行處理、管理和分析。實質上就是將檔案管理模式由傳統(tǒng)的實物保管為重點，轉化為檔案的數(shù)字化存儲與分析處理，并為社會提供服務。檔案信息化的意義在于推動檔案管理模式，以滿足社會對檔案資源的需求，實現(xiàn)檔案資源的信息共享和有效利用，深層次挖掘檔案信息資源中的價值。
2 檔案信息化對檔案管理帶來的挑戰(zhàn)
2.1 對檔案管理理念帶來的挑戰(zhàn)
檔案信息化對傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的諸多挑戰(zhàn)中，最為激烈的當屬對檔案管理理念的挑戰(zhàn)。檔案管理理念是檔案工作者開展工作的基礎和指引。但是新時代和新形勢下的檔案信息化工作，需要打破原有的理念，例如檔案“來源原則”講究不同來源的檔案不能相互混淆。但是信息時代，檔案信息來源和類屬增加幅度巨大，難以準確分辨歸屬。同時對檔案的“周期原則”也存在挑戰(zhàn)，實物檔案的保存周期與電子檔案的生命周期是完全不同的，那么也應該重新劃分管理周期。
2.2 對檔案管理制度帶來的挑戰(zhàn)
檔案信息化對檔案管理制度帶來的挑戰(zhàn)主要存在于實物檔案與電子檔案的各自不同的特點上。相對于實物檔案，電子檔案有著“流動性、易改性、易逝性”等特點。在檔案信息化過程中，電子檔案的管理數(shù)量和比例都顯著提升，以往的管理流程并不能完全適用于電子檔案。例如電子檔案在歸檔、鑒定以及著錄環(huán)節(jié)都提前了。著錄貫穿在電子檔案的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個文件的生命周期中。而且電子檔案由于分析利用等不同需求，在管理過程中還會存在大量的數(shù)據(jù)遷移和格式轉換工作，如何在這個過程中包裝檔案的正確性、連續(xù)性和可讀性也需要在管理制度上進行變革。
2.3 對檔案服務模式帶來的挑戰(zhàn)
傳統(tǒng)的檔案服務模式有兩個顯著的特點，即單向的和被動的。所謂單向的是指檔案服務工作只是對上不對下，普通社會公眾和一般組織無法獲取檔案信息。而被動的特點則是指檔案部門只是被動的接受檔案信息的查詢服務。但是信息化時代對檔案管理提出了新的要求：社會需要開放的、便捷的檔案信息服務。而市場經(jīng)濟也賦予社會行為主體更多的多元化與個性化的自由。服務對象的變更讓檔案管理工作的服務理念不斷拓寬和轉變。
2.4 對檔案安全帶來的挑戰(zhàn)
檔案信息化在不斷提高檔案信息資源的公開程度和利用率的同時，也為數(shù)字化檔案的安全管理問題帶來了新的挑戰(zhàn)。電子檔案與實體檔案最大的不同就是易改性。實物檔案的修改需要較高的技術要求，而且容易進行鑒定。但是電子檔案容易修改，且修改后鑒定困難。這就要求加強對檔案的安全管理工作，保證檔案真實性。另外檔案信息管理系統(tǒng)也容易遭受來自技術層面的挑戰(zhàn)，例如電腦病毒、黑客攻擊等等，讓檔案信息安全遭受威脅。
3 檔案信息化對檔案管理帶來的機遇
3.1 檔案信息化提高了檔案的更新與共享
經(jīng)濟全球化和信息化是社會發(fā)展的總趨勢，作為衡量一個國家和地區(qū)綜合實力的重要標志，信息化水平成為國家戰(zhàn)略發(fā)展的重要組織部分。在檔案管理范圍內，要進一步推進檔案管理工作的信息化水平。傳統(tǒng)檔案管理一方面讓檔案管理部門處于“信息孤島”模式，造成信息資源的擱置浪費，另一方面又處于“信息匱乏”模式。在大數(shù)據(jù)時代，高效率的信息資源共享和傳輸體系正在逐漸成為主流。檔案用戶渴望得到全方位的信息服務。而檔案部門借助信息技術，整合本部門的檔案資源，一方面節(jié)約用戶的查找信息的時間和精力，另一方面提升資源的利用效率。而且整合以后的信息資源能夠形成規(guī)模化的信息集合，有利于信息資源的開發(fā)和預測，而預測正是大數(shù)據(jù)的精髓。
3.2 檔案信息化更新了檔案管理的理念和制度
檔案信息化對傳統(tǒng)檔案管理的理念和制度提出挑戰(zhàn)，但是這種挑戰(zhàn)也為檔案管理工作更新管理模式，創(chuàng)建適合信息化社會的管理制度提供了良好的機遇。借助檔案系統(tǒng)的信息化進程，構建與完善科學有效的檔案管理工作體系，有效提升信息化檔案管理的效率。在管理理念和制度方案要加強數(shù)字化電子文件的監(jiān)控與管理，提升電子檔案的比例。同時要針對新的檔案管理模式，完善相關的檔案法律法規(guī)制度。盡可能地建立合理的管理和分配機制，開展檔案信息的管理工作。
3.3 檔案信息化創(chuàng)造了檔案服務新模式，提高了檔案利用率
傳統(tǒng)的檔案信息的管理理念在于“重保管輕利用”，但是信息化社會則有著更高的要求。檔案管理人員要把傳統(tǒng)的檔案服務進行拓展，由定時或限時的服務轉變?yōu)闄n案用戶的隨時自助服務。利用電子檔案可與載體分離的特點以及資源的可復制性和共享性等特點，由傳統(tǒng)的提供實體檔案到電子數(shù)據(jù)和實體檔案并用服務，由平面的服務轉化為與網(wǎng)絡空間結合的立體化服務。這種服務模式的創(chuàng)新進一步推動了檔案資源的主動性、針對性、廣泛性和開放性，樹立了以檔案用戶為核心的服務理念，為用戶提供信息咨詢與分析一體化的服務。
3.4 檔案信息化挖掘了檔案信息的深層次數(shù)據(jù)
檔案的信息化建設不僅讓傳統(tǒng)檔案資料進行信息化存儲，還增加了網(wǎng)頁檔案、圖片資料、聲像資料、多媒體資料等內容。而現(xiàn)代的數(shù)據(jù)挖掘技術可以把大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識。這些數(shù)據(jù)可以是數(shù)據(jù)庫中結構化的數(shù)據(jù)，也可以是分布在網(wǎng)絡上的零散數(shù)據(jù)。檔案管理部門拓展自身數(shù)據(jù)挖掘能力并對檔案數(shù)據(jù)進行維護，開展數(shù)據(jù)的關聯(lián)分析，發(fā)現(xiàn)一個檔案與其他檔案間的相互關聯(lián)性或相互依賴性。數(shù)據(jù)挖掘自動在大型數(shù)據(jù)庫中進行分類和預測，尋找預測性信息，自動地提出描述重要數(shù)據(jù)類的模型，或者是預測未來數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢。這些數(shù)據(jù)挖掘行為大大地開發(fā)了現(xiàn)有檔案資料的價值，為用戶提供更多選擇和可能。
4 檔案信息化管理實現(xiàn)流程
4.1 檔案管理業(yè)務流程再造
傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務流程已經(jīng)不能適應檔案信息化管理的需求，急需要對現(xiàn)有的檔案管理業(yè)務流程進行再造。在信息化社會的背景下，檔案管理部門與其他組織機構及檔案信息提供部門之間的聯(lián)系和工作銜接變得更加緊密。業(yè)務流程出現(xiàn)在移交部門與檔案部門之間、檔案管理工作實施之間、檔案部門與檔案利用者之間。這些業(yè)務流程要適應檔案信息化管理就必須進行重構。首先是優(yōu)化業(yè)務流程，理清并記錄下數(shù)據(jù)產(chǎn)生的環(huán)節(jié)、數(shù)據(jù)產(chǎn)生并存儲的地址、數(shù)據(jù)長期保存的方式方法、數(shù)據(jù)流轉的途徑和接口標準等。其次要建立標準和制度，制定數(shù)字檔案接收標準，才能保證檔案信息即時、長久、有效地保存。
4.2 檔案信息資源的整合
檔案資源的質量直接影響了信息化檔案管理與提供的數(shù)據(jù)服務的效果。目前各級政府部門和組織應用了各式各樣的信息化系統(tǒng)，包括辦公自動化系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、電子政務系統(tǒng)等。這些信息化系統(tǒng)為檔案數(shù)字化提供了必要的信息員，同時大部分檔案信息也來自于這些數(shù)據(jù)應用系統(tǒng)。要建立一體化的檔案信息化管理系統(tǒng)，就必須將檔案部門的信息管理系統(tǒng)納入整個政府和各級組織的信息化整體布局中，讓檔案部門的信息化建設和社會信息化建設同步對接。完成政府和各級組織實體檔案數(shù)字化以及存量信息資源的整合，建立同步性有效的數(shù)據(jù)備份。
4.3 檔案服務能力與范圍拓展
在市場經(jīng)濟的大環(huán)境下，組織與部門要想快速發(fā)展，就必須有自身的核心業(yè)務和核心競爭力。而檔案管理部門的價值就在于為有需要的用戶提供準確、充足的檔案信息。傳統(tǒng)的檔案管理部門還滿足于檔案的借閱模式，如檔案原件、檔案復印件、檔案檢索等。但是這些服務已經(jīng)不能滿足信息化社會的需求。一是要拓展服務功能，利用檔案信息的整理、組織和開發(fā)創(chuàng)造更好的信息資源服務條件，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘技術、信息集成技術、全文檢索技術等信息技術，極大地提升檔案檢索能力、檢索速度、查全查準率。二是要拓展服務范圍。將傳統(tǒng)的查閱服務向知識服務轉化，提供更加精準的專業(yè)化和個性化的服務，研究用戶的信息需求，分析他們利用數(shù)據(jù)解決問題的方法以及查詢問題的特點和要求，來拓展服務范圍。
4.4 檔案管理人力資源建設
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一、醫(yī)療檔案信息共享背景下科研檔案共享管理的重要作用概述
在醫(yī)療檔案信息共享背景下，科研檔案管理者應基于醫(yī)院檔案工作發(fā)展實際，積極推動科研檔案共享管理工作開展，既可以大幅度提升醫(yī)院科研檔案信息資源利用價值，又可以為高質高效地開展科研項目提供信息支撐，以此推動醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。1.有效控制醫(yī)療科研成本醫(yī)療科研項目的有序進行，可以實現(xiàn)醫(yī)療科研檔案信息共享目標，進而可以為醫(yī)療科研人員展開科研工作提供大量有價值的文獻資源和檔案信息資源支撐，且便于科研工作人員借鑒科研檔案資料中記錄的工作經(jīng)驗，有針對性地優(yōu)化科研工作，從而可以保障科研項目順利進行的同時，有效降低科研成本。在此過程中，醫(yī)療科研檔案信息資源利用率大幅度提升，對醫(yī)療科研事業(yè)的發(fā)展具有積極的促進作用。2.提高科研檔案資源利用率和價值醫(yī)療科研檔案信息資源的共享，可以為科研工作的優(yōu)化開展提供有價值的信息資源支撐，從而有利于醫(yī)療科研工作效率和質量的全面提升，進而可以為醫(yī)院各項工作的高效率開展提供優(yōu)質服務，使醫(yī)療科研檔案信息資源的利用率和價值得以全面提高，最終有利于醫(yī)療科研工作的現(xiàn)代化發(fā)展。3.推動管理工作現(xiàn)代化發(fā)展醫(yī)療科研檔案管理工作的目的在于挖掘有價值的科研資料，為醫(yī)務人員臨床科研工作提供資源支持，進而整體提升醫(yī)院綜合服務水平。在當代網(wǎng)絡信息環(huán)境中，積極探索基于信息網(wǎng)絡技術手段的醫(yī)療科研檔案信息化共享管理模式，可以為醫(yī)療工作人員參與臨床科研工作提供大量有價值的信息參考，在提高科研檔案信息服務水平的同時，有利于科研檔案信息資源價值的提升，使得醫(yī)療科研工作能夠高質量、有序進行，最終有利于全面提升醫(yī)療綜合服務水平。
二、醫(yī)療檔案信息共享背景下科研檔案管理現(xiàn)狀問題分析
信息網(wǎng)絡時代，醫(yī)療檔案信息共享是實現(xiàn)檔案資源利用價值增值和檔案管理水平提升的主流趨勢，對醫(yī)療檔案管理工作的開展產(chǎn)生了重大影響。事實上，當下的醫(yī)療科研檔案管理工作中信息共享存在諸多缺陷和不足，使得科研檔案信息資源價值增值難以成為現(xiàn)實，總結醫(yī)療科研檔案管理現(xiàn)狀問題，集中體現(xiàn)在以下幾個方面：1.信息化建設落后于醫(yī)療技術發(fā)展在科技發(fā)展支持下，醫(yī)療技術成果日新月異，尤其是信息化技術、數(shù)字化技術等普及應用在醫(yī)療衛(wèi)生領域，為醫(yī)療科研檔案信息資源共享和高效傳遞創(chuàng)造了良好的技術環(huán)境。但不可否認的是大部分中小型醫(yī)療衛(wèi)生機構在檔案數(shù)字化建設工作方面，建設成效不高，即使在醫(yī)療科研檔案管理領域引進信息化技術手段，也由于檔案管理人員缺乏先進的檔案管理理念，沒有正確深入地認識信息技術在檔案管理領域中應用的積極作用，使得其在科研檔案管理工作中對信息技術發(fā)展思想觀念僵化，觀念守舊，不利于醫(yī)療科研檔案信息化建設水平的提升。在醫(yī)療檔案信息共享背景下，醫(yī)療技術水平的提高與醫(yī)療科研成果的支持密切相關，一旦在信息化環(huán)境中沒有加快推進醫(yī)療檔案管理信息化建設，單純憑借紙質科研檔案，顯然難以實現(xiàn)醫(yī)療科研信息資源的高度共享，直接影響科研成果轉化的同時，對醫(yī)療技術的進步與創(chuàng)新極為不利。2.科研檔案缺乏規(guī)范性科研項目活動是醫(yī)療機構的重要工作之一，與醫(yī)療技術水平提升密切相關，始終在醫(yī)療臨床經(jīng)驗總結、醫(yī)療技術創(chuàng)新、推動醫(yī)療衛(wèi)生機構發(fā)展等方面發(fā)揮著重要作用。因此，醫(yī)療科研檔案管理標準化和規(guī)范化發(fā)展的重要性是不言而喻的，原因在于缺乏規(guī)范性的科研檔案管理，不僅會影響科研工作的有序進行，還會對科研成果的轉化產(chǎn)生不利影響，最終會影響醫(yī)療技術水平的提升。事實上，當前我國醫(yī)療科研檔案管理存在諸多缺陷和不足，其中科研檔案缺失規(guī)范性是突出問題之一，主要原因在于相關醫(yī)療機構在運營中一味重視科研工作，片面地認為科研工作是提高醫(yī)療技術水平的重要手段，但科研檔案工作只是簡單記錄科研工作內容，缺乏實用價值，這使得相關醫(yī)療機構在科研檔案管理工作中，未能嚴格按照要求來規(guī)范做好科研檔案收集與整理工作，從而出現(xiàn)科研檔案資料收集不完整，科研檔案信息失真等問題，難以提高科研成果準確性的同時，使得科研成果喪失了利用價值，還會影響科研檔案信息資源的后續(xù)利用，最終影響醫(yī)療技術水平的提升，不利于我國醫(yī)療事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。3.科研檔案管理人員業(yè)務能力和素養(yǎng)有待提高現(xiàn)階段，醫(yī)療科研檔案管理人員的素質存在一定的差異性，集中體現(xiàn)在科研檔案管理業(yè)務能力和素養(yǎng)等方面，使得醫(yī)療科研檔案管理工作難以高質高效開展。與此同時，科研檔案管理人員由于缺乏相應的業(yè)務能力和素養(yǎng)，在具體的工作中未能嚴格按照規(guī)范要求來展開科研檔案管理工作，使得科研檔案管理工作缺乏質量和效率，難以發(fā)揮科研檔案信息資源的利用價值。不僅如此，當前從事醫(yī)療科研檔案管理工作的人員，絕大部分是兼職人員，并非專業(yè)領域出身，從而存在巨大的人員流動問題，難以全面了解醫(yī)療科研檔案，且無法建立穩(wěn)定性高、綜合素質高的檔案管理隊伍，直接影響科研檔案管理水平。此外，由于相關醫(yī)療機構缺乏穩(wěn)定性高的專業(yè)檔案管理隊伍，不僅難以解決醫(yī)療檔案管理中的具體問題，還難以在科研檔案管理理念上與時俱進，與新時代科研檔案管理事業(yè)發(fā)展觀念相悖，最終會影響科研檔案管理質量和效率，不利于科研檔案信息資源價值的充分發(fā)揮。
三、基于醫(yī)療檔案信息共享背景下的科研檔案管理對策分析
如前所述，在醫(yī)療科研檔案信息共享背景下，醫(yī)療科研檔案管理工作存在一定的缺陷，集中體現(xiàn)在信息化建設水平不高、檔案管理人員缺乏較高的綜合素質等，不利于醫(yī)療科研檔案信息資源價值的充分發(fā)揮。因此，相關醫(yī)療機構應基于醫(yī)療檔案信息共享對科研檔案管理工作的具體要求，并立足于科研檔案管理實際，從建設高效信息化平臺、加強監(jiān)督、規(guī)范化管理科研檔案等方面入手，不斷提高醫(yī)療科研檔案管理效率和質量。1.建設高效的科研檔案管理信息化平臺在醫(yī)療衛(wèi)生領域，科研檔案管理工作高質高效開展，以及信息化建設進程的加快推進，都需要醫(yī)療機構相關領導和檔案管理者的高度重視和支持。因此，醫(yī)療領域的領導者應該在思想層面重新認識科研檔案管理信息化建設的重要性，在深入理解科研檔案管理信息化建設優(yōu)勢的基礎上，立足于醫(yī)療機構發(fā)展實際，基于醫(yī)療機構長遠發(fā)展目標、醫(yī)療檔案信息共享等，重視信息化管理系統(tǒng)建設，進一步加強信息化平臺建設，并要將科研檔案管理工作納入醫(yī)療機構常態(tài)化管理工作范疇，不斷提高科研檔案管理信息化建設質量和效率。在實踐中，相關醫(yī)療機構應基于醫(yī)療科研檔案特點建立高效的信息化管理平臺，并要同步配套建設軟硬件設施。在硬件方面，相關醫(yī)療機構應配套完善的相關存儲和交流設備。在軟件方面，相關醫(yī)療機構應建立開發(fā)高效率的網(wǎng)絡軟件支撐平臺，并要結合醫(yī)療科研檔案事業(yè)發(fā)展需求，開發(fā)系統(tǒng)功能完善的軟件，具體包括操作、管理等軟件。通過完善建設科研檔案管理軟硬件設備設施，助力提升科研檔案管理信息化平臺的專業(yè)性和應用性，為醫(yī)療科研工作高效開展提供豐富的資源，切實提高醫(yī)療檔案信息的共享程度，彰顯科研檔案管理工作的價值，推動科研檔案事業(yè)健康、長遠發(fā)展。此外，在科研檔案管理信息化平臺建設與應用的大前提下，可以快速推動新醫(yī)療成果及醫(yī)療技術在更大范圍內推廣應用，不斷提升科技轉化為生產(chǎn)力的速度，以此提高科研成果利用率，從而既有利于醫(yī)療科研檔案事業(yè)的發(fā)展，又有利于醫(yī)療行業(yè)整體技術水平的提升。2.實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化科研檔案管理規(guī)范化是醫(yī)療科研檔案信息高度共享，并充分發(fā)揮科研檔案信息資源價值的重要保障和基礎。針對當前醫(yī)療科研檔案管理缺乏規(guī)范性的實際問題，應加強多方監(jiān)督，實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化。首先，以時展和醫(yī)療檔案信息共享要求為立足點，牢固樹立科研檔案價值最大化的管理意識和觀念，加快推進科研檔案數(shù)字化建設，不斷完善新形勢下科研檔案歸檔范圍、構成要件等系統(tǒng)建設，使得科研檔案應歸盡歸，以此保證科研檔案的完整性和準確性，進而為科研檔案后續(xù)利用創(chuàng)造良好的條件，有效提高科研檔案信息資源利用率。其次，以科研檔案信息共享平臺為基礎，實現(xiàn)科研檔案的全面公開、透明，鼓勵科研檔案信息交流與利用。最后，加強科研部門與檔案管理部門之間的合作與交流，明確責任。針對醫(yī)療科研部門，在開展科研活動的過程中，還要重視科研檔案資料的收集與整理，旨在保障科研檔案資料的完整性、真實性。科研檔案管理部門應在科研項目進行中，采取定期和不定期相結合方式，抽查科研文件資料，一方面可以有效把控科研檔案資料的完整性和準確性，另一方面可以及時發(fā)現(xiàn)并指出科研檔案工作中的缺陷和不足，便于科研部門和檔案管理部門共同確保科研檔案工作的規(guī)范性，進而為醫(yī)療科研檔案信息的高度共享提供支持，最終為科研檔案事業(yè)的健康、長遠發(fā)展夯實基礎。3.創(chuàng)新科研檔案管理，提高科研檔案信息資源利用率首先，相關醫(yī)療機構要積極創(chuàng)新科研檔案管理信息化平臺，以傳統(tǒng)科研檔案管理功能為基礎，深入開發(fā)科研檔案管理利用價值，建立多樣化科研檔案信息數(shù)據(jù)庫，完整呈現(xiàn)科研項目數(shù)據(jù)、成果和科研過程信息等，并要在數(shù)字化檔案資源的支持下，提供便捷且多元化的檔案信息查閱服務。其次，創(chuàng)新和豐富科研檔案利用模式。科研檔案信息資源的多樣化，使得科研檔案信息資源具有海量化的特征，只有加強科研檔案信息的多元化處理，才能為相關醫(yī)療機構今后科研項目的高效開展提供大量信息資源，最終有利于科研事業(yè)的發(fā)展，并有利于科研檔案信息資源利用率的提高。最后，拓展科研檔案應用范圍。醫(yī)療科研檔案應用價值集中體現(xiàn)在提升醫(yī)療技術水平、提升醫(yī)療服務水平、醫(yī)校教學實踐等方面，這要求積極科研檔案管理部門積極創(chuàng)新科研檔案管理，切實發(fā)揮科研檔案信息利用價值，最大限度提高科研檔案信息資源利用率。4.基于醫(yī)療檔案信息要求來提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)相關醫(yī)療機構要想提高科研檔案管理水平，應強調信息化優(yōu)勢在科研檔案管理中的充分發(fā)揮，為醫(yī)療科研人員提供更加全面且準確的科研信息資源，這無形中對科研檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提出了更高的要求。因此，相關醫(yī)療機構應對科研檔案管理人員進行系統(tǒng)且全面的針對性培訓，具體包括計算機、部門交流與協(xié)作、檔案業(yè)務等培訓，以期通過專業(yè)且深度的針對性培訓，持續(xù)提高科研檔案管理人員的綜合素質，使其綜合素質滿足于醫(yī)療檔案信息共享背景下的科研檔案管理工作需求，切實提高科研檔案管理水平，不斷提高科研檔案信息資源的利用率。
四、結語
綜上所述，在醫(yī)療檔案信息共享背景下，相關醫(yī)療科研檔案管理工作面臨新的高標準要求，要求正確認識科研檔案管理工作中的缺陷，積極從建設高效的科研檔案管理信息化平臺、實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化等方面入手，不斷提升科研檔案管理信息化水平，為科研檔案信息共享提供支持，有效提高科研檔案信息資源價值，推動醫(yī)療檔案事業(yè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展。
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