引論：我們?yōu)槟砹?3篇學(xué)校人事檔案范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

1.高校人事檔案管理存在的問題

（1）材料利用分散。組織人事部門只掌握個人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職稱評定、工資等方面的材料，而教師的教學(xué)科研情況材料則比較分散，一部分由各個系室收集，一部分由教學(xué)科研處掌握，要了解一個教師的綜合情況，就必須到幾個部門去了解、去統(tǒng)計。這種分散管理破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映教職工的真實面貌。

（2）材料內(nèi)容過于形式化，空洞無物。比如每年一次的鑒定考核內(nèi)容基本都是相同的，評語都基本上是“堅持四項基本原則、擁護黨的領(lǐng)導(dǎo)”，“努力鉆研業(yè)務(wù)”，“科研能力較強”之類的話語，很難反映一個人的特點和全貌，體現(xiàn)不出個性特色。

（3）部分材料不規(guī)范、不完整。應(yīng)該歸檔的材料檔案里沒有，不應(yīng)該歸檔的材料卻出現(xiàn)在檔案里，還有的歸檔材料書寫不規(guī)范，形式不統(tǒng)一，有的材料還是復(fù)印件，歸檔紙張大小不一，有的考核材料沒有本人簽名，部分檔案材料中有些人的出生年月，加入黨團的時間、學(xué)歷，以及參加工作時間等前后記載不一致，出現(xiàn)年齡越填越小，工作時間越填越早，學(xué)歷越填越高等現(xiàn)象，使檔案材料的真實性大大降低。

（4）制度不健全，管理方法落后。從收集、鑒別、歸檔整理、保管保密到轉(zhuǎn)遞、查（借）閱利用等人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)缺乏一整套系統(tǒng)的規(guī)章制度。檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱檢索等一系列環(huán)節(jié)均為手工操作，工作效率低下，準(zhǔn)確性較差，利用率較低，與科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求差距甚大，計算機、光盤、掃描儀、縮微設(shè)備等現(xiàn)代信息技術(shù)手段尚未在學(xué)院人事檔案管理中廣泛應(yīng)用，難以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。

（5）缺乏深入精神。長期以來，檔案室只求看好大門、守好小攤，檔案不丟便可萬事大吉，在思想上形成看家守業(yè)的“保管型”思維方式，開拓創(chuàng)新意識欠缺，思路比較狹窄，視野不開闊，仍處于“被動服務(wù)”的局面。干部人事檔案日常的大量的傳統(tǒng)的利用工作是接待利用者的查閱，辦理檔案借出手續(xù)，為個人因辦理入黨、升學(xué)、深造、提干等事宜出具有關(guān)證明材料，而很少對檔案材料進行進一步的分析研究、再加工或開發(fā)匯編，將檔案信息轉(zhuǎn)化成可被利用的檔案信息。

2.高校人事管理的特點

（1）人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性。人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使，該機構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構(gòu)其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

（2）利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經(jīng)濟的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員，以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都不會忽略人事檔案的利用。由于利用者類型、利用用途的多樣性，他們對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面的需求存在多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

（3）人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性。市場經(jīng)濟的建立，降低了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

3.高校人事管理新模式的探索

（1）抓好隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性極強的工作，既涉及國家，又涉及個人的切身利益，對檔案管理人員在政治素質(zhì)、專業(yè)文化知識、科學(xué)技術(shù)知識方面提出了很高的要求。在選配檔案管理工作人員時，首先要注重選拔具有高度的責(zé)任心、強烈的事業(yè)心、愛崗敬業(yè)和默默無聞、無私奉獻精神、黨性好、作風(fēng)正、守紀(jì)律、保守機密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉計算機操作技術(shù)的黨員干部從事檔案工作。其次要經(jīng)常進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握科學(xué)的管理方法和手段，探索人事檔案管理的規(guī)律性和科學(xué)性。最后，各級領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案管理人員的思想、學(xué)習(xí)和工作，努力解決他們工作生活中的實際困難，充分調(diào)動各部門及兼職檔案員的工作熱情和積極性，使人事檔案管理邁上一個新的臺階。

（2）健全工作制度，加強科學(xué)管理。建立健全各項干部人事檔案管理制度是做好工作的前提和保證，干部人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規(guī)章制度來制約，就會無章可循、無所適從。因此，應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并堅持執(zhí)行，使其真正落到實處。尤其要建立應(yīng)用計算機管理人事檔案的各項制度，特別是對檔案材料收集歸檔、轉(zhuǎn)遞、查閱、保管制度要進一步嚴(yán)格要求，阻止虛假材料進檔，避免出現(xiàn)無頭檔案及死檔棄檔，完善人事檔案整理工作細(xì)則，使檔案的整理更加科學(xué)全面完整，為干部考察任用提供真實、準(zhǔn)確、實用的個人信息。同時，強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象，使檔案工作逐步達到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和科學(xué)化，為高校干部人才隊伍建設(shè)提供更好的服務(wù)。

（3）檔案客觀真實，突出個性特色。學(xué)校人事檔案工作除具有一般檔案工作的共同屬性和特點外，還具有自身的個性特點和特殊性。一是管理范圍較廣，形成檔案材料的部門較多；二是建檔對象文化層次較高；三是檔案的利用率較高。為確保檔案材料及時更新和完整齊全，首先，應(yīng)補充新時期形成的材料，例如將人事調(diào)動、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、公積金等與個人利益密切相關(guān)的材料納入個人檔案之中。其次，應(yīng)以收集客觀材料為主，如教師教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)研究和反映教師思想品德、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長、工作能力、成就貢獻等方面的評價材料，即能真正反映個性特征的內(nèi)容材料。人事檔案收集的渠道不應(yīng)是單一的，而是多方面的；不僅要通過組織、人事部門收集干部管理活動中形成的資料，還要通過學(xué)校機關(guān)各相應(yīng)管理部門收集當(dāng)事人的教學(xué)情況、科研成果及其他業(yè)務(wù)方面的材料。通過這樣的拓寬渠道來收集材料，才能全方位地立體地反映職工的整體面貌。

（4）人事檔案的科學(xué)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案管理要把人才檔案信息化，把人事檔案中的現(xiàn)實記錄轉(zhuǎn)化為“活”信息，建立一個豐富強大的數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術(shù)對人才隊伍進行統(tǒng)計和定量分析，為組織人事部門提供人才信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。人事檔案信息化管理系統(tǒng)最主要的部分是人事信息數(shù)據(jù)庫，它主要包括人員的基本情況、人員的職務(wù)和職稱情況、人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況及其他情況。它集中了組織、人事部門管理工作所需要的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不僅能夠重復(fù)使用，提高數(shù)據(jù)的利用率，而且能夠消除重復(fù)的數(shù)據(jù)收集存儲，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個結(jié)構(gòu)比較合理，功能比較完善，可以共享的人才信息資源，可以隨時為學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息服務(wù)。同時，檔案管理人員還可以針對本校人事檔案管理的實際利用情況，以現(xiàn)實需要為前提，對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現(xiàn)數(shù)字化，例如學(xué)歷、學(xué)位證書，近期的干部履歷，干部職務(wù)任免、職稱審批表，各種資格證書，等等。

完整、真實的人事檔案才能全面、準(zhǔn)確地反映人的德、能、勤、績，才能更好地為組織人事及學(xué)校各項工作服務(wù)。因此，學(xué)校人事檔案工作必須積極探索、大膽實踐，不斷創(chuàng)新，把工作推上新的臺階。

參考文獻：

［1］黃小斯.高校人事檔案的價值及其管理.集美航海學(xué)院學(xué)報，1998，（4）.

篇2

桂林市第一中學(xué)是一所歷史悠久的學(xué)校，成立于1939年。其前身是國立"漢民中學(xué)"（胡漢民是中國元老）。為抗日救國培植青年學(xué)生，著名文史學(xué)家、詞曲學(xué)家、教育家任中敏先生于1937年在南京創(chuàng)辦了漢民中學(xué)，并擔(dān)任校長。抗戰(zhàn)爆發(fā)后，學(xué)校被迫于1938年2月遷至廣西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校長親率弟子遷徙數(shù)千里，輾轉(zhuǎn)永福壽城，最后到貴州榕江繼續(xù)辦學(xué)，1945年抗戰(zhàn)勝利后再度遷回桂林重建學(xué)校。現(xiàn)屬于桂林市教育局直屬單位。現(xiàn)擁有在職教職工人事檔案173份，離退休職工人事檔案120份，死亡人事檔案98份。

1.人事檔案管理的重要性

人事檔案是黨政軍群機關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為市局選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

2.人事檔案管理與利用存在的問題

2.1干部人事檔案改版，改版工作時間緊任務(wù)繁重。2014年11月7日剛參加完市局舉辦的關(guān)于干部人事檔案培訓(xùn)的通知，緊接著2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下發(fā)《關(guān)于做好干部人事檔案改版工作的通知》，文件上時間要求在2014年12月31日前完成學(xué)校在職教職工干部人事檔案的改版工作，時間緊、任務(wù)重。全校在職教職員工檔案173份，這173份人事檔案的重新整理，僅技術(shù)加工，規(guī)范整理就有相當(dāng)大的工作量。

2.2人事檔案管理硬件不足。本校由于k公條件限制，雖然管理390多份人事檔案，但沒有實現(xiàn)檔案庫房、閱檔室分開，人事檔案庫房沒有配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。

2.3專職檔案管理人員缺乏。本校主要是有學(xué)校辦公室人事工作人員兼職監(jiān)管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了教育局統(tǒng)一完成干部人事檔案改版工作的時間，雖然兼職人員也經(jīng)常參加市局關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)，但是學(xué)習(xí)不夠系統(tǒng)完善。而這種管理模式，缺乏人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力、管理水平培訓(xùn)與提高，使得本校人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展都受到限制。

2.4單位人事部門檔案意識不強。為規(guī)范各學(xué)校的人事檔案管理工作，桂林市教育局印發(fā)了由桂林市檔案監(jiān)督指導(dǎo)科唐志紅科長編寫的《小學(xué)校各類檔案的整理方法及要求》。但是有時候辦公室事情繁雜，未能認(rèn)真對照制度，及時將需要歸檔的人事材料及時更新，從而影響了人事檔案材料的利用效果。

2.5信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開發(fā)利用等。目前，我們學(xué)校的人事檔案管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于辦理退休手續(xù)、工資變動審核、干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應(yīng)有的作用。

2.6檔案管理手段落后。現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計算機在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用、打印新檔案編碼、個人散材料的分類整理等，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。

3.解決人事檔案的管理與利用問題的措施

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力。單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進一步增強檔案意識，充分認(rèn)識到人事檔案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要主動關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務(wù)時，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時給以表揚和認(rèn)可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。

3.2為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件。要將人事檔案工作所需經(jīng)費列入單位財務(wù)計劃，保證經(jīng)費落實；改善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)檔案庫房、閱檔室分開；要為人事檔案庫房配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。

3.3要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質(zhì)。為切實做好"干部人事檔案改版"任務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期國家教育發(fā)展事業(yè)對人事檔案管理的新要求；同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。

3.4完善、落實人事檔案管理制度。在本校現(xiàn)有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位人事檔案工作實際情況，繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規(guī)章制度體系。

在制定制度的基礎(chǔ)上，更要關(guān)注制度的貫徹落實情況。要按照規(guī)章制度要求，定期檢查檔案管理人員對檔案制度的落實執(zhí)行情況，督促其按照制度要求，及時將歸檔文件，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點是否明確等方面進行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案"見證歷史"的作用。

篇3

引言

在當(dāng)今社會的發(fā)展中，隨著全面深化改革的進程在不斷推進，信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，逐漸進入了信息時代，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度以及人才使用制度也在不斷地改革和創(chuàng)新以便更好的適應(yīng)信息化環(huán)境的發(fā)展，這就必然導(dǎo)致了學(xué)校在人事檔案管理工作上也需要進行適當(dāng)?shù)母母铮瑥亩玫膶崿F(xiàn)學(xué)校人事檔案資源的優(yōu)化管理，促進學(xué)校不斷的發(fā)展。

一、信息時代下學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理制度不完善

人事檔案管理制度是學(xué)校對人事檔案進行管理的前提，也是組織管理系統(tǒng)中的基本框架，能夠有效的保證檔案管理的秩序，對提升學(xué)校的經(jīng)濟發(fā)展和組織效率具有重要的意義[1]。在信息時代的大背景下，學(xué)校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，及時很多學(xué)校已經(jīng)按照國家或者教育部的相關(guān)規(guī)定制定了教學(xué)檔案管理辦法和報關(guān)方式等制度，但是對于學(xué)校人事檔案管理信息資源的制度還是不夠完善。而且，在有關(guān)調(diào)查中，只有一半的院校建立的有關(guān)的人事檔案管理制度，很多學(xué)校都沒有制定類似的管理制度，甚至還存在學(xué)校根本不清楚人事檔案相關(guān)管理制度。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

人事檔案是對人才的使用、開發(fā)、利用的過程進行記錄，是一種比較特殊的資源，也是學(xué)校對人員進行管理的一種手段，但是，就目前我國各大學(xué)校檔案資源的整合和共享還不夠科學(xué)合理，尤其是在信息時代的大背景下，檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)化的程度不夠高，無論是在當(dāng)前的學(xué)校檔案管理方面，還是在檔案軟件開發(fā)的方面，都缺乏了統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。這就必然導(dǎo)致許多學(xué)校在人事檔案管理上存在很多問題，其資源整合和共享無法適應(yīng)當(dāng)前信息化教育環(huán)境的工作，具有一定的滯后性。

（三）人事檔案管理的人員隊伍素質(zhì)較低

在信息化時代的環(huán)境下，學(xué)校的人事檔案管理是比較復(fù)雜且乏味的工作，在對檔案信息進行整合和共享的過程中，管理人員需要將所有的工作環(huán)節(jié)包括檔案數(shù)字化、檔案管理手段的現(xiàn)代化以及信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化等內(nèi)容進行整合和分類管理，這就說明在各個工作環(huán)節(jié)中要求管理人員的素質(zhì)能力較高。但是，在大多數(shù)學(xué)校，進行人事檔案管理的管理人員隊伍素質(zhì)不夠高，其中大多數(shù)工作人員沿襲以往的檔案管理方式，無法適應(yīng)信息化環(huán)境下的檔案管理工作，也存在有的工作人員雖然具備了檔案管理工作能力，但是缺乏計算機操作能力，使得其管理能力不能夠有效的發(fā)揮。

二、學(xué)校進行人事檔案管理工作的改善對策

（一）完善人事檔案的管理制度

學(xué)校在對人事檔案管理制度完善之前，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要加強對人事檔案管理的了解，明確的認(rèn)識到人事檔案管理在信息化時代的重要性，這樣學(xué)校才能夠更加重視人事檔案管理，從而進一步完善人事檔案管理制度，因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要經(jīng)常檢查人事檔案管理的工作，通過及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，來表明學(xué)校對人事檔案管理工作的重視度，從而對人事檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題進行及時的解決，這對人事檔案管理制度的完善是有重要意義的。而且，隨著現(xiàn)代化社會的發(fā)展，社會在不斷的改革，對人才的使用制度上和管理制度也在不斷地變化，這就必然導(dǎo)致相對應(yīng)的人事檔案管理工作以及制度也需要不斷的完善和改革，這樣學(xué)校才能更好的對人才進行合理配置、合理使用、合理流動，從而發(fā)揮人才最大的社會價值。

（二）促進人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一

學(xué)校如果希望能夠有效的對人事檔案進行整合和共享，就需要合理的運用計算機管理系統(tǒng)，同時還需要考慮人事檔案管理的實際情況以及人事檔案本身的特點，制定出適合本學(xué)校實施的標(biāo)準(zhǔn)化體系。通過對人事檔案管理進行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，不僅可以使得人事檔案管理人員按照國家的標(biāo)準(zhǔn)進行人事檔案的管理和操作，還能夠有效的利用計算機系統(tǒng)將人事檔案進行高速、快捷、方便的流動和傳閱，從而真正的為利用者服務(wù)。

所謂的標(biāo)準(zhǔn)化是指學(xué)校人事檔案資源整合技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、人事檔案整合的總體標(biāo)準(zhǔn)、人事檔案整合的管理標(biāo)準(zhǔn)以及人事檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，但是在目前學(xué)校人事檔案資源整合和共享的過程中，對其標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立不夠重視，沒有對其進行統(tǒng)一的管理和組織，因此，學(xué)校需要制定出標(biāo)準(zhǔn)要求，才能夠發(fā)揮出檔案資源的整合和應(yīng)用價值，促進人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，最終提高人事檔案的利用率和效率。

（三）加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案掌握著人才的信息，所以，學(xué)校只有有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，就能夠在最大限度上發(fā)揮人才的作用。在這個信息時代，信息技術(shù)快速發(fā)展，學(xué)校可以利用先進的科學(xué)技術(shù)設(shè)備，對人事檔案進行合理的管理，這樣提高了人事檔案的利用效率，也實現(xiàn)了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化，并且學(xué)校想在人事檔案管理改革過程中提高人事檔案管理工作的水平和效率，不僅需要在設(shè)施上花心思，還需要重視對管理人員的培訓(xùn)，讓人事檔案管理人員能夠充分了解這些現(xiàn)代化設(shè)施的基本操作，并且有效地運用到管理工作中，通過對管理工作人員進行定期或者不定期的培訓(xùn)，讓管理工作人員熟練掌握和使用現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，不僅要從理論上進行了解，還需要從實踐中獲得效果，這樣才能夠為學(xué)校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。

三、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今信息化的時代中，教育領(lǐng)域也逐漸實現(xiàn)信息化，在這樣的背景下，學(xué)校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，這樣一來學(xué)校對人事管理工作進行改革是十分必要的，通過完善人事檔案的管理制度、促進人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一、加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)等有效措施，可以適應(yīng)現(xiàn)今社會信息化的發(fā)展需求，促進學(xué)校的發(fā)展，最終提高人事檔案的利用率和效率。

參考文獻：

篇4

1.2檔案材料單一。

傳統(tǒng)的人事檔案是以記載收錄個人政治面貌為主，家庭出生、社會關(guān)系等單一內(nèi)容為主。記載教職工平時工作表現(xiàn)、文化進修程度、心理健康狀況、學(xué)生評分高低等方面的材料較少。

2創(chuàng)新人事檔案管理工作的措施

2.1充分認(rèn)識人事檔案管理工作的重要性

我國自改革開放以來，經(jīng)濟生活水平有了很大的提高。企事業(yè)單位的用人形式也發(fā)生了極大變化，人們就業(yè)的自由度和流動頻率越來越快。越來越多的人由原來的“鐵飯碗，一端一輩子”變?yōu)榭勺杂蛇x擇單位高度自由的社會人。人事檔案的重要性也減弱了，對人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對人事檔案產(chǎn)生錯誤的看法。認(rèn)為檔案已經(jīng)起不到什么作用了，甚至可有可無的思想。這對人事檔案的發(fā)展及其不利，不能真正發(fā)揮人事檔案價值的實用性，我國教育制度改革不斷深化，使各學(xué)校間教師和學(xué)生的流動性更強，同時也對人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個人經(jīng)歷，德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是全面衡量一個人是否能勝任此工作的重要依據(jù)。因此我們必須提高對人事檔案的認(rèn)識。

2.2改變以往的靜態(tài)式人事檔案管理，增強服務(wù)意識

學(xué)校的人事檔案是記錄學(xué)校教師在平時教學(xué)、科研、社會活動中形成的完整反映教師個人的勞動成果和智慧及獎懲經(jīng)歷，也反映了學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的水平、師資力量，是教師評職稱、考核等重要的依據(jù)。因此學(xué)校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務(wù)的“人性化”服務(wù)理念，并為教職工德、育、體全面發(fā)展提供保障。建立教師成長檔案。為每一位教師編制一份個人成長檔案，檔案資料以學(xué)歷程度、所學(xué)專業(yè)、教學(xué)課程、論文獲獎情況、學(xué)生對教師的滿意度、有無研究課題等為內(nèi)容。教師成長目標(biāo)以鄰近相關(guān)學(xué)校或本地區(qū)教師發(fā)展水平作為參照物，制定相應(yīng)的目標(biāo)管理辦法。例如本校各教師的特長、優(yōu)勢，那些是老師的斷角，那些是本學(xué)校大部分教師都欠缺的，并以動態(tài)形式公示。這樣教師對自己的狀況十分清晰，能夠及時糾正自己的失誤和不足，做到早準(zhǔn)備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業(yè)技術(shù)人才的成長、發(fā)展規(guī)律，滿足學(xué)校教職員工的專業(yè)發(fā)展需求。

2.3人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)變功能定位，實現(xiàn)“績效化”

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)時代的發(fā)展了，現(xiàn)在很多單位的人事檔案管理還是按以前計劃經(jīng)濟時代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發(fā)展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發(fā)揮不出應(yīng)有的“績效”作用。現(xiàn)在我國高中以下義務(wù)教育階段實行績效工資改革，績效改革涉及教師的崗位工資核定、績效的核算等。而這些改革的依據(jù)很大一部分是來自人事檔案的信息。因此我們在以后的檔案工作中必須突出檔案的“績效”信息功能，更好地發(fā)揮檔案的實用性。

2.4強化檔案服務(wù)意識，發(fā)揮檔案功能的多樣性

國家教委6號令明確指出：“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一”。人事檔案反映了學(xué)校教職工和領(lǐng)導(dǎo)的個人的成長歷史和業(yè)績，是選撥人才的重要依據(jù)。所以，管好學(xué)校人事檔案對于人力資源開發(fā)起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學(xué)校包括社會單位對于人事檔案缺乏理解與重視。認(rèn)為可有可無，只要有個人專門保管即可。沒有對人事檔案應(yīng)發(fā)揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案怎樣才能更好地為學(xué)校師生服務(wù)需要我們檔案管理者不斷探索和發(fā)現(xiàn)。由傳統(tǒng)的簡單的收集整理，向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案的開發(fā)主要包括：一是對人事檔案信息來源的發(fā)掘及人事信息的收集、整理。如擴大對教師人事信息的收集范圍，對學(xué)校干部增加收集信息種類等。二是對手里的人事檔案信息進行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時效性和利用價值，使得檔案信息在學(xué)校教學(xué)、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動態(tài)化加工和重組，滿足現(xiàn)代化建設(shè)對人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對人事檔案形成信息化、集約化、動態(tài)化管理。

2.5提高人事檔案管理方法，加強人事檔案信息化程度

隨著電腦及網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)上教學(xué)、網(wǎng)上信息共享成為一種趨勢。信息化已貫穿我們生活的每個角落。我國把人事檔案信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略重點在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》提了出來。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)和落實情況。人事檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢下，人事檔案信息化必須進快實施，并為教育信息化和檔案信息化服務(wù)。人事檔案信息化可實現(xiàn)干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統(tǒng)的庫房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來。提高勞動效率和工作質(zhì)量。增強了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓(xùn)，加強業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練，提高自己的業(yè)務(wù)水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學(xué)校、社會單位服務(wù)。

2.6健全人事檔案的管理制度

健全的、規(guī)范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據(jù)，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質(zhì)量的高低直接對學(xué)校其他職位的穩(wěn)定產(chǎn)生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項較碎，所以要有一套嚴(yán)格的規(guī)章制度來制約，我們?nèi)耸聶n案管理者要依據(jù)《干部檔案工作要求》并根據(jù)本學(xué)校人事檔案管理中的實際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學(xué)校各項工作的順利開展做貢獻。應(yīng)明確人事檔案的接收、保管、查閱等細(xì)節(jié)，建立電子人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享，方便查閱，進一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。

篇5

摘要： 學(xué)校檔案工作是中小學(xué)教育事業(yè)的重要組成部分，是記錄教學(xué)發(fā)展歷史，收集存儲教育教學(xué)活動信息的手段，其中人事檔案是重要的組成部分。人事檔案反映了教師教學(xué)的過程和成果,是學(xué)校選撥優(yōu)秀教職工的考核依據(jù)。

Abstract： The school record work is an important part of primary and secondary education, is a means of recording the history of education, collecting and storing educational activities information, in which the personnel files is an important part. Personnel files reflect the process and outcomes of teaching and the basis for the assessment of selecting excellent school faculty.

關(guān)鍵詞 ： 教師人事檔案保管；服務(wù)意識；傳統(tǒng)管理模式；信息收集

Key words： teacher personnel files custody；service awareness；traditional management model；information collection

中圖分類號：G270 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-4311（2015）02-0246-02

0 引言

人事檔案是以記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的。以紙質(zhì)文件、電子文檔形式保存起來以備考察的歷史記錄。準(zhǔn)確的人事檔案信息是知人善任、選賢舉能的重要工具。人事檔案在國家機構(gòu)、學(xué)校、企事業(yè)單位在人事管理活動中起著重要的價值和作用，尤其在學(xué)校的教育管理中發(fā)揮著重要作用，是學(xué)校教師評定職稱、提撥學(xué)校教師的重要依據(jù)。由于傳統(tǒng)人事檔案不能滿足現(xiàn)階段教育發(fā)展的需要，所以我們要改進在人事檔案管理中的方式和方法。

1 傳統(tǒng)人事檔案管理存在的不足

1.1 傳統(tǒng)人事檔案模式比較僵硬，屬于靜態(tài)式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴(yán)重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務(wù)功能。要求教職工要無條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時卻需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示。只有少數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以查看，成了領(lǐng)導(dǎo)管理下屬的工具，嚴(yán)重制約了人事檔案的服務(wù)功能。這就造成很多教職工對檔案不重視，覺得和自己工作學(xué)習(xí)沒關(guān)系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務(wù)”功能發(fā)揮出來造成的。

1.2 檔案材料單一。傳統(tǒng)的人事檔案是以記載收錄個人政治面貌為主，家庭出生、社會關(guān)系等單一內(nèi)容為主。記載教職工平時工作表現(xiàn)、文化進修程度、心理健康狀況、學(xué)生評分高低等方面的材料較少。

2 創(chuàng)新人事檔案管理工作的措施

2.1 充分認(rèn)識人事檔案管理工作的重要性 我國自改革開放以來，經(jīng)濟生活水平有了很大的提高。企事業(yè)單位的用人形式也發(fā)生了極大變化，人們就業(yè)的自由度和流動頻率越來越快。越來越多的人由原來的“鐵飯碗，一端一輩子”變?yōu)榭勺杂蛇x擇單位高度自由的社會人。人事檔案的重要性也減弱了，對人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對人事檔案產(chǎn)生錯誤的看法。認(rèn)為檔案已經(jīng)起不到什么作用了，甚至可有可無的思想。這對人事檔案的發(fā)展及其不利，不能真正發(fā)揮人事檔案價值的實用性，我國教育制度改革不斷深化，使各學(xué)校間教師和學(xué)生的流動性更強，同時也對人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個人經(jīng)歷，德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是全面衡量一個人是否能勝任此工作的重要依據(jù)。因此我們必須提高對人事檔案的認(rèn)識。

2.2 改變以往的靜態(tài)式人事檔案管理，增強服務(wù)意識 學(xué)校的人事檔案是記錄學(xué)校教師在平時教學(xué)、科研、社會活動中形成的完整反映教師個人的勞動成果和智慧及獎懲經(jīng)歷，也反映了學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的水平、師資力量，是教師評職稱、考核等重要的依據(jù)。因此學(xué)校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務(wù)的“人性化”服務(wù)理念，并為教職工德、育、體全面發(fā)展提供保障。

建立教師成長檔案。為每一位教師編制一份個人成長檔案，檔案資料以學(xué)歷程度、所學(xué)專業(yè)、教學(xué)課程、論文獲獎情況、學(xué)生對教師的滿意度、有無研究課題等為內(nèi)容。 教師成長目標(biāo)以鄰近相關(guān)學(xué)校或本地區(qū)教師發(fā)展水平作為參照物，制定相應(yīng)的目標(biāo)管理辦法。例如本校各教師的特長、優(yōu)勢，那些是老師的斷角，那些是本學(xué)校大部分教師都欠缺的，并以動態(tài)形式公示。這樣教師對自己的狀況十分清晰，能夠及時糾正自己的失誤和不足，做到早準(zhǔn)備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業(yè)技術(shù)人才的成長、發(fā)展規(guī)律，滿足學(xué)校教職員工的專業(yè)發(fā)展需求。

2.3 人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)變功能定位，實現(xiàn)“績效化” 傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)時代的發(fā)展了，現(xiàn)在很多單位的人事檔案管理還是按以前計劃經(jīng)濟時代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發(fā)展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發(fā)揮不出應(yīng)有的“績效”作用。現(xiàn)在我國高中以下義務(wù)教育階段實行績效工資改革，績效改革涉及教師的崗位工資核定、績效的核算等。而這些改革的依據(jù)很大一部分是來自人事檔案的信息。因此我們在以后的檔案工作中必須突出檔案的“績效”信息功能，更好地發(fā)揮檔案的實用性。

2.4 強化檔案服務(wù)意識，發(fā)揮檔案功能的多樣性 國家教委6號令明確指出：“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一”。人事檔案反映了學(xué)校教職工和領(lǐng)導(dǎo)的個人的成長歷史和業(yè)績，是選撥人才的重要依據(jù)。所以，管好學(xué)校人事檔案對于人力資源開發(fā)起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學(xué)校包括社會單位對于人事檔案缺乏理解與重視。認(rèn)為可有可無，只要有個人專門保管即可。沒有對人事檔案應(yīng)發(fā)揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案怎樣才能更好地為學(xué)校師生服務(wù)需要我們檔案管理者不斷探索和發(fā)現(xiàn)。

由傳統(tǒng)的簡單的收集整理，向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案的開發(fā)主要包括：一是對人事檔案信息來源的發(fā)掘及人事信息的收集、整理。如擴大對教師人事信息的收集范圍，對學(xué)校干部增加收集信息種類等。二是對手里的人事檔案信息進行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時效性和利用價值，使得檔案信息在學(xué)校教學(xué)、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動態(tài)化加工和重組，滿足現(xiàn)代化建設(shè)對人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對人事檔案形成信息化、集約化、動態(tài)化管理。

2.5 提高人事檔案管理方法，加強人事檔案信息化程度 隨著電腦及網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)上教學(xué)、網(wǎng)上信息共享成為一種趨勢。信息化已貫穿我們生活的每個角落。我國把人事檔案信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略重點在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》提了出來。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)和落實情況。人事檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢下，人事檔案信息化必須進快實施，并為教育信息化和檔案信息化服務(wù)。人事檔案信息化可實現(xiàn)干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統(tǒng)的庫房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來。提高勞動效率和工作質(zhì)量。增強了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓(xùn)，加強業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練，提高自己的業(yè)務(wù)水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學(xué)校、社會單位服務(wù)。

2.6 健全人事檔案的管理制度 健全的、規(guī)范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據(jù)，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質(zhì)量的高低直接對學(xué)校其他職位的穩(wěn)定產(chǎn)生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項較碎，所以要有一套嚴(yán)格的規(guī)章制度來制約，我們?nèi)耸聶n案管理者要依據(jù)《干部檔案工作要求》并根據(jù)本學(xué)校人事檔案管理中的實際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學(xué)校各項工作的順利開展做貢獻。應(yīng)明確人事檔案的接收、保管、查閱等細(xì)節(jié)，建立電子人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享，方便查閱，進一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2.7 提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì) 隨著我國經(jīng)濟、社會的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會需要了。學(xué)校人事檔案服務(wù)對象已從過去單一的服務(wù)“少數(shù)人”，發(fā)展成為一個為全體教職工、學(xué)生等各個群體。學(xué)校人事檔案的任務(wù)、工作環(huán)境、管理模式等都發(fā)生著變化，這些都對人事檔案管理工作者提出了更高的要求，因此，廣大人事檔案工作者要學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)水平，順應(yīng)檔案信息化，功能多樣化的需求。信息化不僅要求人事檔案管理者具備良好的專業(yè)素質(zhì)、道德素養(yǎng)，還要有較強的創(chuàng)新能力、創(chuàng)新意識。

參考文獻：

[1]賀焱.改革學(xué)校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008（03）：11.

篇6

高中學(xué)校人事檔案是存儲教職員工信息以及學(xué)生個人信息的重要歷史記錄，其內(nèi)容主要由有價值的文字、清晰的圖表以及其他有存在意義的說明元素組成。學(xué)校人事檔案既是信息資源的保存體又是信息傳播的承載體，對教職員工以及學(xué)生的人生具有憑證、依據(jù)和參考的作用，同時對學(xué)校的教學(xué)活動也具有重大的影響。因此，完善高中學(xué)校人事檔案管理顯得尤為重要。高中學(xué)校人事檔案的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計以及提供利用等管理活動，并以此硐蚪討霸憊ず脫生提供具有權(quán)威性、可靠性的檔案信息服務(wù)。

一、高中學(xué)校人事檔案管理的基本現(xiàn)狀

（1）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面因為學(xué)校的教育水平測定與人事檔案管理并不存在直接的掛鉤關(guān)系，加之學(xué)生自身檔案意識薄弱，所以易于造成學(xué)校忽視學(xué)生的人事檔案的管理工作。另一方面是人事檔案日常管理工作本身并無實質(zhì)性內(nèi)容，值得一提的表面管理工作也就是為了應(yīng)對上一級部門的檢查而進行簡單的檔案規(guī)整和衛(wèi)生打掃。這樣，檔案管理工作很容易被忽視，檔案信息的完整性和精準(zhǔn)性也令人擔(dān)憂。

（2）人事檔案管理者缺乏專業(yè)度。在某些高中學(xué)校會存在著這樣一種現(xiàn)象，即從事學(xué)校檔案管理的工作人員所學(xué)專業(yè)與檔案管理無關(guān)。因此，檔案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科學(xué)、規(guī)范、有效的管理體系，從而使得學(xué)生的在校檔案模糊、無實際意義，甚至出現(xiàn)學(xué)生檔案信息被隨意篡改的現(xiàn)象。

（3）學(xué)校人事檔案管理制度體系不健全。由于有些學(xué)校對人事檔案管理缺乏足夠的重視，再加上從事檔案管理的工作人員專業(yè)性不強，直接導(dǎo)致學(xué)校檔案管理制度體系的不完善。這種不完善主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先檔案歸類不細(xì)致，過于簡單；其次對于檔案的實效期限管理失當(dāng)，以致堆積過多而混淆了對近期收集檔案的處置；再次，對于應(yīng)當(dāng)銷毀檔案的處理沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒蹋蛔詈螅瑱n案室的日常工作缺乏明確的責(zé)任制度。長此以往，就會出現(xiàn)管理者對檔案疏于管理的情況，從而導(dǎo)致檔案遺失、歸類位置混亂，甚至忽視對檔案室日常環(huán)境的干燥性處理，使得檔案潮濕，檔案內(nèi)容損壞，造成嚴(yán)重后果。

二、完善高中學(xué)校人事檔案管理的主要舉措

（1）加強對檔案有操作權(quán)的相關(guān)人員的管理意識。學(xué)校應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作納入到日常管理工作內(nèi)容中，使其成為不可或缺的一部分。此外，要通過宣傳引導(dǎo)等形式，增強工作人員對檔案管理內(nèi)容的認(rèn)識度，讓其明晰檔案本身的重大價值以及檔案管理工作的重要性。這樣，在日常管理工作中，直接操作人員才不會以自我感性認(rèn)知去處理檔案收集、整理、歸類等相關(guān)工作事項，能夠在一定程度上避免出現(xiàn)檔案遺失、無故銷毀、隨意篡改等情況。

（2）檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，增強管理人員的專業(yè)素質(zhì)。信息數(shù)字化是當(dāng)今時展不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢，也就是說現(xiàn)代高中人事檔案管理也需要打破“路徑依賴”，適應(yīng)潮流，形成數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式。這樣，一方面加強了檔案的整體銜接性，避免檔案丟失事故的出現(xiàn)；另一方面對于檔案管理者而言，工作量也相應(yīng)減少，檔案管理易于可控、可查。此外，學(xué)術(shù)要專攻，管理也要專攻，從事檔案管理的工作人員如果具備與之匹配的專業(yè)知識，那么在日常管理工作中一定會事半功倍，因為只有具備良好專業(yè)素質(zhì)的檔案管理者，才能夠使日常的檔案操作和管理更加科學(xué)、規(guī)范、細(xì)致，面面俱到。

（3）建立健全人事檔案管理制度，合理開發(fā)利用。高中人事檔案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，導(dǎo)致檔案操作規(guī)范不明確、問責(zé)制度不清晰。部分工作人員基于自我意識或者經(jīng)驗來處理檔案，短期內(nèi)問題可能不大，時間一長，檔案越積越多，問題則逐一暴露出來。這種缺乏客觀性和科學(xué)性的處理方法，很容易導(dǎo)致檔案信息的冗長、混亂，檔案編目流程煩瑣低效、檔案存放次序被打亂，檔案的盤點操作不科學(xué)，對失效檔案的管理不及時。所以，建立健全人事檔案管理制度并合理開發(fā)利用，讓管理者有據(jù)可依，有章可循，有責(zé)可問，是解決檔案管理問題行之有效的方法。

三、結(jié)束語

檔案所代表的是檔案所有者在某段期間內(nèi)所有活動最客觀的證明，它的影響力和價值性是不可替代的。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)格外重視，并不斷完善本校的人事檔案管理制度。加強對檔案有操作權(quán)的相關(guān)人員的管理意識，促使檔案管理人員樹立更加嚴(yán)謹(jǐn)、客觀、科學(xué)的態(tài)度來處理檔案，不讓檔案工作流于形式，而是更具有實際意義。切實提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，改善檔案管理水平，從而推動高中學(xué)校教育事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻：

篇7

學(xué)校人事檔案管理信息化主要是指對學(xué)校檔案信息資源的數(shù)字化、檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，對于學(xué)校的各類信息尤其是教職工的科研信息、職位調(diào)動等信息的存儲、處理、檢索、傳輸，以實現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理工作的高效化，最終實現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理。學(xué)校人事檔案管理工作設(shè)計人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、以及網(wǎng)絡(luò)信息的建設(shè)、人事檔案管理工作的信息化人才建設(shè)工作等實現(xiàn)人事檔案資源的合理開發(fā)和利用。

2.人事檔案管理信息化的重要意義

加強學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義主要表現(xiàn)適應(yīng)教育體制改革和發(fā)展自身的需要、加快學(xué)校的人事檔案管理工作方式的轉(zhuǎn)變、實現(xiàn)人事信息的高效利用、為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供信息依據(jù)三個方面。

（1）適應(yīng)教育體制改革和發(fā)展自身的需要。隨著教育體制改革的不斷深化，學(xué)校教學(xué)模式已由傳統(tǒng)的教師為主的學(xué)生參與轉(zhuǎn)化為學(xué)生為主教師參與的自主式學(xué)習(xí)模式，教學(xué)管理工作也要做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變以適應(yīng)教學(xué)模式的轉(zhuǎn)變，人事檔案的信息化轉(zhuǎn)變正是這一轉(zhuǎn)變下的產(chǎn)物。信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用使得學(xué)校人事檔案管理工作更加高效，信息的收集和記錄更加及時。學(xué)校在進行教師人才招聘時借助于學(xué)校的建立的網(wǎng)絡(luò)信息平臺招聘信息，并將教師的申請信息進行自動保存，因此人事檔案管理的信息化實現(xiàn)了將傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的人事檔案的管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)的信息管理，實現(xiàn)了學(xué)校檔案管理人員對教職工信息的全方位的了解，使得管理工作更加及時、高效。

（2）加快了學(xué)校的人事檔案管理工作方式轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的學(xué)校的人事檔案管理工作的工作重心主要是對教師職工的約束和管理，屬于行政事務(wù)管理，隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴大，教職工人數(shù)也逐年增加，這就使得管理的工作難度增加。現(xiàn)代化的人事檔案管理工作是將資源的優(yōu)化配置作為重點，對人力資源有效開發(fā)和利用。這就使得學(xué)校的人事檔案管理工作必須實現(xiàn)信息化，這就可以實現(xiàn)繁雜事務(wù)處理的簡單化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。

（3）實現(xiàn)了人事信息的有效利用，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供信息依據(jù)。人事檔案的信息化管理將學(xué)校人事信息通過計算機平臺以數(shù)據(jù)庫的形式呈現(xiàn)，其中用于公開化的檔案信息通過信息化平臺直接共享，實現(xiàn)了信息的公開化、學(xué)校管理工作更加透明化。此外通過共享的信息資源，人事部門可以快速了解教師及學(xué)生的最新信息，為領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供依據(jù)。

二、學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.人事檔案管理意識薄弱

當(dāng)前學(xué)校人事檔案管理工作中存在發(fā)展不均衡、資金投入不足、人才隊伍不合理等問題，歸根到底是學(xué)校對于人事檔案管理意識不足，對人事檔案管理工作不重視，這一系列問題會嚴(yán)重制約學(xué)校的人事檔案管理信息化建設(shè)的速度，影響學(xué)校管理水平的提高。教育改革過程中充分強調(diào)檔案信息化管理的重要性，因此在學(xué)校進行教育改革過程中，要高度注意人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，充分合理利用人事檔案的信息資源加強人力資源的優(yōu)化配置，以更好的指導(dǎo)學(xué)校的各項管理工作。

2.人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化水平有待提高

由于學(xué)校的人事檔案管理方法的單一性致使學(xué)校人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化管理水平受到嚴(yán)重制約。其中主要表現(xiàn)在：首先，管理方式受傳統(tǒng)管理方式的局限。傳統(tǒng)學(xué)校人事檔案管理工作主要是以紙質(zhì)檔案的利用和管理為主，雖然在利用范圍上具有一定的優(yōu)越性，但是紙質(zhì)檔案的收集和記錄以及管理工作都由人工操作完成，大大加大了管理在工作人員的工作量，未能實現(xiàn)現(xiàn)代的信息化技術(shù)與管理工作的有效連接，管理效率較低。其次認(rèn)識檔案管理缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型人才。人事檔案管理工作的信息化，實現(xiàn)了信息的更新的迅速性，同時教職工數(shù)量的增加，使得工作量大大增加，工作人員的開展難度增大，當(dāng)前學(xué)校的人事檔案管理人員專業(yè)知識不足，對于計算機技術(shù)的了解較少，為了加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)的速度，應(yīng)加快人才隊伍建設(shè)。

3.人事檔案管理制度缺乏系統(tǒng)性

目前大部分學(xué)校沒有形成完善的認(rèn)識檔案管理規(guī)章制度，管理責(zé)任制未得到有效落實，管理工作的規(guī)范化難以實現(xiàn)，部分高校具有檔案管理制度，但是缺乏一定的系統(tǒng)性，當(dāng)對人事檔案進行查閱、借閱時人事檔案存在雜亂無章的問題。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)存在問題的應(yīng)對策略

檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的意義，然而當(dāng)前學(xué)校人事檔案管理信息工作中還還存在部分不足，針對問題進行深刻剖析，筆者根據(jù)自身多年工作經(jīng)驗，提出以下三種有效應(yīng)對措施，旨在推動學(xué)校人事檔案管理的信息化建設(shè)。

1.轉(zhuǎn)化人事檔案管理工作理念，提高管理工作的重視度

工作理念的轉(zhuǎn)變是加快人事檔案管理工作信息化重要推動力量。校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視是學(xué)校人事檔案信息建設(shè)工作開展的重要保障。因此在人事檔案管理信息建設(shè)過程中，一方面要強化領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作重要性的認(rèn)識，加大對管理工作的扶持力度、加強各部門之間的協(xié)調(diào)配合，調(diào)動學(xué)校師生全體為人事檔案管理信息建設(shè)工作貢獻力量。另一方面，人事管理部門加強對人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性的宣傳力度，提高教職工全體對人事檔案管理意識，從思想角度加強教職工對于人事檔案管理的重要性的認(rèn)識，在工作開展中使得大家積極參與，同時檔案管理人員 需要進一步強化自身服務(wù)意識，推動信息價值的實現(xiàn)過程。

2.加強學(xué)校人事檔案管理工作的投入

人事檔案管理的信息化建設(shè)還需要學(xué)校加大資金投入，為工作順利開展提供物質(zhì)保障。信息化建設(shè)的推進需要學(xué)校配備專用的計算機、掃描儀、打印機等以提高檔案信息的搜集、存儲、管理、維護的速度，學(xué)校可以采用多種方式進行籌資，推動學(xué)校的信息化建設(shè)，以實現(xiàn)人事管理信息的科技化呈現(xiàn)。學(xué)校可以將自身教學(xué)科研成果作為推進人事檔案管理信息領(lǐng)域的經(jīng)濟增長點，充分利用學(xué)校的高能力高素質(zhì)科技人才，樹立學(xué)校良好教育形象，并推動學(xué)校的人事檔案管理信息化建設(shè)。

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一是學(xué)校人事檔案內(nèi)容信息量少。

學(xué)校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務(wù)職稱工資材料等十大類材料，內(nèi)容信息量小、實用性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)階段人才開發(fā)的要求。反映個人經(jīng)歷、家庭情況及社會關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現(xiàn)、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術(shù)專長、心理素質(zhì)等個性特點的內(nèi)容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實際要求。

二是學(xué)校人事檔案管理分散化和非專業(yè)化。

體現(xiàn)在各個學(xué)校沒有統(tǒng)一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學(xué)校還通常根據(jù)各管理部門職能的不同，將教師的有關(guān)材料分散在幾個部門管理。例如，教務(wù)部門管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發(fā)、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經(jīng)歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。

三是學(xué)校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。

目前很多學(xué)校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學(xué)校人事檔案管理投入不足。體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學(xué)校人事檔案過度實行內(nèi)向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學(xué)校很難對人事檔案進行信息開發(fā)，更談不上與其他單位實現(xiàn)人才信息的“互通有無”。

二、如何建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制

我們應(yīng)該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。同時，要緊緊抓住學(xué)校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發(fā)提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務(wù)社會。

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二、中職學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.工作制度不健全，落實不到位

部分中職學(xué)校對相關(guān)管理人員的崗位職責(zé)沒有進行明確的規(guī)定，相關(guān)的管理規(guī)章及制度缺乏完整性、具體性、系統(tǒng)性，導(dǎo)致制度不健全的情況時有發(fā)生。有些中職院校則是相關(guān)的制度健全、完備，但是對相關(guān)的人事檔案管理工作缺乏重視，致使在現(xiàn)實的工作中，許多制度都沒有得到落實，對檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。

2.材料收集不齊全，整理不規(guī)范

各單位的管理人員對國家的有關(guān)的法律法規(guī)與政策，缺乏足夠的認(rèn)識，沒有予以高度重視，在關(guān)于執(zhí)行理解的程度水平方面，也存在著許多差異。此外，部分中職院校的有關(guān)管理人員也不固定，經(jīng)常發(fā)生更換的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致各個中職學(xué)校，在檔案材料的收集和整理方面，缺乏嚴(yán)重的完整性、系統(tǒng)性與規(guī)范性。

3.新建材料多，失真情況嚴(yán)重

在人事檔案中，確保材料的真實，這是院校生存的前提條件。然而，在實際的人事檔案管理工作中，履歷表中所填寫的信息不真實現(xiàn)象時有發(fā)生，這就極容易導(dǎo)致檔案材料的失真，部分單位為了發(fā)展與競爭，普遍存在著新建檔案的現(xiàn)象，使中職學(xué)校人事檔案的部分功能被削減，無法實現(xiàn)對人員考察的全面性。

三、加強中職學(xué)校人事檔案管理的措施

1.建立檔案管理制度，健全管理模式

在中職學(xué)校的人事檔案管理工作中，對于《檔案管理責(zé)任追究制度》、《干部檔案管理制度》等有關(guān)的制度，在建立的同時要不斷進行完善，使中職學(xué)校的認(rèn)識到人事檔案管理工作重要性，做到有章可循、有章可依。在有關(guān)檔案登記方面，必須要做到規(guī)范化和系統(tǒng)化，人事檔案管理的工作，必須依據(jù)相關(guān)的管理制度，嚴(yán)格依據(jù)對檔案保管期限及歸檔范圍方面的有關(guān)規(guī)定來開展人事檔案的管理工作。與此同時，對于現(xiàn)行的人事檔案管理制度，也要注重加強其規(guī)范化建設(shè)工作，不斷推進與深化人事檔案管理制度工作的改革，使人事檔案管理制度不斷朝著具體化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、合理化的方向發(fā)展，促使認(rèn)識檔案管理制度更加的完善，在服務(wù)體制的轉(zhuǎn)變方面，要注重突破傳統(tǒng)的服務(wù)體制，使服務(wù)體制朝著以人為本的方向發(fā)展，使人事檔案管理建設(shè)工作朝著規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

2.及時跟進，做到檔案的齊全完整

在中職學(xué)校人事檔案的收集方面，一定要注重定期開展收集工作，與此同時，也要不定期的開展人事檔案的整理，并注重將二者結(jié)合起來，在人事檔案的收集過程中，要不斷加強相關(guān)的監(jiān)督和管理，確保人事檔案收集管理的正常、有序、規(guī)范的開展與進行，對于人事檔案的收集范圍也要進行進一步的明確，只有這樣，才能使人事檔案的完整性予以保障，有利于推進人事檔案管理建設(shè)的動態(tài)化發(fā)展。此外，計劃的指定也非常重要，結(jié)合收集計劃對一些相關(guān)資料進行收集，這些資料包括工資普調(diào)、表彰獎勵、職稱評定、年度考核材料等等。為了方便組織人事部門對檔案查閱工作的開展，對于零散的材料，要不定期對其進行收集整理，對于相關(guān)的信息要做到及時地掌握，在對這些信息進行歸檔之前，必須注重開展相關(guān)的鑒定工作，鑒定工作一定要認(rèn)真嚴(yán)格進行，杜絕工作人員的掉以輕心，只有這樣，才能保證材料的客觀性、具體性與真實性，才能為相關(guān)查閱工作提供切實可行的依據(jù)。此外，要定期?Σ牧系牡羌怯氪?遞制度進行檢查，使監(jiān)督機制不斷的完善，使檔案材料的完整性得到保障。

3.加強信息化建設(shè)，提高檔案利用率

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在信息化越來越成熟的今天，辦公自動化成為一種潮流，并且使得手動辦公的缺點無限放大，然而，由于檔案管理領(lǐng)域的特殊性，許多部門單位的檔案仍然停留在手動辦公、紙質(zhì)存檔的階段，這種傳統(tǒng)的管理方式不僅效率低下，管理成本高，而且存在著容易丟失，存放不安全，檢索慢等缺點。學(xué)校的人事檔案屬于學(xué)校內(nèi)部的重要資料，相比較學(xué)校的其他部分，如圖書教材管理、教務(wù)管理、財務(wù)管理、行政績效管理等還處于信息化的初級階段，檔案中反映的年齡、工齡、職稱等要素直接影響到學(xué)校各教師或教輔人員的切身利益，一旦丟失或發(fā)生錯誤將會造成很嚴(yán)重的后果。因此加大力度加快進程實現(xiàn)學(xué)校人事檔案的自動化高效安全管理，勢在必行。

2.問題解析

2.1傳統(tǒng)方式的弊端

現(xiàn)階段很多學(xué)校的人事檔案是按部門放入相應(yīng)的資料箱（柜），然后在紙質(zhì)上統(tǒng)計，這種方式屬于純?nèi)斯げ僮鳎瑯O易發(fā)生投放失誤、丟失、信息不對等、查找不易等問題。而檔案是反映學(xué)校教工各方面信息的重要甚至是唯一依據(jù)，涉及教工的工資、保險、稅務(wù)、職稱、醫(yī)療等方方面面，所以一旦發(fā)生問題，后果十分嚴(yán)重。另外，隨著學(xué)校教職員工人數(shù)的不斷增多，信息量大幅度增加，檔案管理成本不斷攀升，如果遇到需要批量處理的問題，就需要讓相關(guān)人員自行上報資料，然后人事部門核實，而每年都存在教職員工多次上報相同或相似信息的情況，人事部門的核實統(tǒng)計工作量也很大。

2.2實現(xiàn)目標(biāo)

使用計算機平臺和Web技術(shù)，設(shè)計搭建一個網(wǎng)絡(luò)平臺，在學(xué)校范圍內(nèi)共享訪問，由人事部門初始化錄入各教職員工的個人信息，并批量分配教職員工個人專屬賬號和密碼，信息錄入完畢之后由教職員工本人憑賬號和密碼登入系統(tǒng)進行信息核實，核實無誤后確認(rèn)。設(shè)計統(tǒng)計模塊，可實現(xiàn)按照多條件查詢統(tǒng)計，以便學(xué)校進行信息批量處理。設(shè)計后臺管理模塊，可實現(xiàn)教職個人信息更新等操作。

2.3主要功能

2.3.1人事部門相關(guān)通知和查看。

2.3.2個人信息核實和報錯。

2.3.3教職員工的檔案信息查看和統(tǒng)計。

2.3.4各單位和個人的信息更新。

2.3.5教職員工的考勤、考核、獎勵和懲處管理。

2.4相關(guān)技術(shù)

本系統(tǒng)采用由Orical公司旗下的Java語言作為系統(tǒng)開發(fā)的軟件程序設(shè)計語言，使用JSP技術(shù)作為Web的顯示層，使用開源免費的MySql數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)庫后臺，并在Apache公司的Tomcat6.0服務(wù)器上進行管理，其中還涉及Java Bean技術(shù)、JDBC數(shù)據(jù)庫訪問技術(shù)、JavaScript腳本技術(shù)、Struts2.2框架技術(shù)等。上述一套技術(shù)均開源免費，最大限度地節(jié)省了學(xué)校使用本系統(tǒng)所需支出的成本，技術(shù)細(xì)節(jié)成熟完善，在電子商務(wù)、電子政務(wù)等領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，安全性也可以得到很好的保障。

3.系統(tǒng)設(shè)計

3.1系統(tǒng)功能設(shè)計

經(jīng)分析和走訪，本系統(tǒng)分為以下五個模塊：人事信息模塊、信息查看和報錯模塊、后臺管理模塊、查詢統(tǒng)計模塊和人事考核模塊。其中，人事信息模塊主要是針對學(xué)校人事部門的各種通告、新聞的和查看，可以參照各信息實例中設(shè)置置頂、重要、懸浮滾動、普通等級別；信息查看和報錯模塊主要實現(xiàn)個人信息、部門信息的查看，如果發(fā)現(xiàn)信息有誤可以提交糾錯申請，由人事部門核實后進行更新；后臺管理模塊主要是實現(xiàn)信息的更新、刪除冗余等操作，另外也加入維護系統(tǒng)的功能。查詢統(tǒng)計模塊可以實現(xiàn)檔案信息的單個查詢和多條件綜合檢索，并可以實現(xiàn)分類匯總統(tǒng)計。人事考核模塊主要實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部各項人事考核指標(biāo)的個人完成程度，是學(xué)校行政信息化公開的重要體現(xiàn)。

功能模塊圖如下：

3.2數(shù)據(jù)庫設(shè)計

良好的數(shù)據(jù)庫設(shè)計對于一個高性能的應(yīng)用程序非常重要，就像一個空氣動力裝置對于一輛賽車的重要性一樣。如果一輛汽車沒有平滑的曲線，將會因阻力太大而無法疾馳。關(guān)系沒有經(jīng)過優(yōu)化，數(shù)據(jù)庫無法盡可能高效地運行。應(yīng)該把數(shù)據(jù)庫的關(guān)系和性能看作是規(guī)范化的一部分。

本系統(tǒng)采用MySql5.5作為數(shù)據(jù)庫后臺，共設(shè)計20個數(shù)據(jù)庫表，表內(nèi)主外鍵設(shè)計以及觸發(fā)器的設(shè)置都嚴(yán)格遵循關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的第三范式。

3.3關(guān)鍵技術(shù)設(shè)計

3.3.1采用唯一碼來作為教職員工的個人編號代碼，放置信息冗余重復(fù)和同名員工的信息重疊，并且，由于該唯一碼由系統(tǒng)自動生成，和個人的身份信息并無任何關(guān)系，從側(cè)面保護了員工的個人信息。

3.3.2如遇到個人信息有誤，需要填寫糾錯申請，然后等待人事部門審核更新。有效防止個人密碼丟失后被惡意篡改個人信息的發(fā)生。

3.3.3對于需要批量檢索的數(shù)據(jù)，可以按照多個條件聯(lián)合檢索，并支持模糊查詢技術(shù)。

3.3.4信息分頁，當(dāng)遇到檢索的內(nèi)容條目很多時，可以自動分頁實現(xiàn)多頁顯示。

4.總結(jié)

本系統(tǒng)通過軟件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)了學(xué)校人事檔案的自動化管理，在系統(tǒng)中加入人事考核和人事新聞模塊，使得人事部門的辦公可以在本平臺上實現(xiàn)一體化。本系統(tǒng)具有高效、快速、方便、易用、集成度高、安全性好等特點，可以大幅提高學(xué)校的信息化、自動化進程，提高辦公效率，增強檔案信息的安全性，降低由于重復(fù)填報個人信息所帶來的額外的工作量。相信本系統(tǒng)的應(yīng)用可以給學(xué)校的檔案管理工作帶來更多的效益和價值。

參考文獻：

［1］Kathy Sierra.Bert Bates，Head First Java.中國電力出版社，2007.

［2］李相國等.Java實例精通.機械工業(yè)出版社，2009.

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人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和調(diào)配等人事工作中的記錄材料，記載了個人在不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，客觀記錄和反應(yīng)了個人成長經(jīng)歷、家庭基本情況、社會關(guān)系及個人德、能、勤、績等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門對教職工管理的重要憑證和開展各項工作的基礎(chǔ)，高校對教職工的考核、調(diào)動、人才的選拔等重要人事活動都要以人事檔案為基礎(chǔ)。高校人事檔案對高校的師資隊伍建設(shè)、教學(xué)科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中來，實現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率，為高校培養(yǎng)、選拔人才、建立人才信息庫提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。然而醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理有著其特殊性，表現(xiàn)在：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫(yī)學(xué)院校不僅是由院系組成，還有附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院，教職工不僅承擔(dān)各院系的教學(xué)工作，還承擔(dān)各附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院的醫(yī)療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專業(yè)性等特點。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案實現(xiàn)信息化管理不僅對學(xué)校科研、教學(xué)人才的建設(shè)、人才庫信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院醫(yī)療人才的梯隊建設(shè)、醫(yī)療科研人才的選拔也有著重要的意義。

2.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實現(xiàn)信息化存在的困難

信息化作為當(dāng)今社會的大趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進的科學(xué)技術(shù)和新的管理方法，提高人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學(xué)校的人事工作服務(wù)。然而，大多數(shù)醫(yī)學(xué)院校對人事檔案的管理還處于傳統(tǒng)的管理模式，基本上還采用原始的手工方式，局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計算機僅限于統(tǒng)計檔案數(shù)目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內(nèi)記錄的重要信息進行錄入、存儲和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類和統(tǒng)計，信息化管理水平較低。這也直接導(dǎo)致了大量涉及人事的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作只能依靠手工完成，造成了反復(fù)勞動和人力資源的極大浪費。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，院校本部和附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院人數(shù)龐大，分布分散，要實現(xiàn)信息化存在的困難眾多，例如：

2.1人事檔案管理模式落后

一些醫(yī)學(xué)院校對人事檔案的管理還處在傳統(tǒng)的手工保管模式，跟不上信息化時代的發(fā)展。雖然學(xué)校對檔案部門配備了計算機，但檔案部門對計算機的應(yīng)用尚處在初步階段，甚至只限于簡單的利用EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數(shù)的統(tǒng)計等，缺乏使用檔案信息軟件對人事檔案信息進行錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，導(dǎo)致人事檔案信息儲存少或幾乎沒有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫(yī)學(xué)院校這種比一般院校要人數(shù)龐大、分布分散的特殊院校來說，這種傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)學(xué)校快速發(fā)展的需要。

2.2人員配備、軟硬件設(shè)施投入不夠

實現(xiàn)人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務(wù)，需要通過檔案部門工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數(shù)院校的人事檔案部門都存在人員配備不足的情況。雖然配有專門的部門或者專人，但對應(yīng)龐大的檔案數(shù)，配備的人員嚴(yán)重不足；并且人事檔案信息化管理對檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業(yè)務(wù)，也要求掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計算機等現(xiàn)代化設(shè)備對人事檔案進行信息化管理。同時，人事檔案部門的計算機、打印機等硬件設(shè)備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設(shè)備等這類檔案信息化必備的硬件設(shè)施。實用的檔案信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)和利用更為缺乏，無法實現(xiàn)對人事檔案管理的信息化和資源的利用。

2.3對檔案信息資源的利用不夠

要實現(xiàn)人事檔案信息化管理其核心內(nèi)容就是通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，對人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對教職工在教學(xué)科研工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為學(xué)校人事檔案工作提供即時、高效的服務(wù)。只有實現(xiàn)了人事檔案資源的共享，才能提高人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門對檔案信息的管理只停留在使用簡單的EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數(shù)、人員數(shù)的統(tǒng)計等，缺乏檔案信息軟件對信息進行錄入，對人事檔案資源的利用僅限于查詢各下屬單位的檔案數(shù)、人員基本情況等信息，利用率太低，無法實現(xiàn)對人事工作提供信息化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。

3.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實現(xiàn)信息化的途徑及辦法

3.1轉(zhuǎn)變管理模式，提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識

要實現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，必須轉(zhuǎn)變當(dāng)前傳統(tǒng)的管理模式，擺脫陳舊的管理思路，切實提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，需要學(xué)校及人事檔案管理人員提高現(xiàn)代化意識，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息儲存技術(shù)、多媒體技術(shù)、安全保護技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等對人事檔案進行信息化管理；用信息管理的理念創(chuàng)新工作理念，加強對人事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地探討檔案資源的開發(fā)，進一步提高信息利用率，促使人事檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)成為學(xué)校組織、人事等相關(guān)部門的信息庫和參謀部，并實現(xiàn)信息資源共享。

3.2培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)復(fù)合型人才，加大軟硬件設(shè)施的投入

要實現(xiàn)人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質(zhì)和扎實的業(yè)務(wù)知識，更需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、熟練運用信息化設(shè)備的能力。醫(yī)學(xué)院校要重視復(fù)合型檔案人員的培養(yǎng)，這是推進醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動人事檔案建設(shè)的關(guān)鍵。同時加大人事檔案信息化的軟硬件設(shè)施投入，營造現(xiàn)代化檔案管理平臺，把傳統(tǒng)的手工保管模式轉(zhuǎn)變到服務(wù)現(xiàn)代人事管理和助力學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展的重點上來，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化。

3.3建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高資源利用率，同時加強保密安全

人事檔案信息化管理系統(tǒng)的最重要的部分是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，它主要包括檔案人員的基本情況、職務(wù)和職稱情況，學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門開展管理工作所需的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，利用率高，而且能夠消除重復(fù)的數(shù)據(jù)收集存儲，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個結(jié)構(gòu)合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時為醫(yī)學(xué)院校各部門的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息服務(wù)。但是，人事檔案信息一旦實現(xiàn)了資源共享肯定存在著一定的風(fēng)險，常發(fā)生在傳輸、錄入、存儲、調(diào)用等等過程中。因此，進行信息化管理必須加強檔案管理制度和信息技術(shù)兩方面的安全。一方面，完善檔案信息的安全管理制度，對檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護、傳輸以及利用要制定統(tǒng)一嚴(yán)格的流程，尤其是對管理人員對信息資源庫權(quán)限的控制，采用授權(quán)驗證入庫制度，防止無關(guān)人員的隨意進入；按照相應(yīng)訪問者的身份，設(shè)置對人事檔案資料相應(yīng)的訪問權(quán)限。另一方面，要加強安全技術(shù)和開發(fā)安全軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大了人事檔案信息泄密的風(fēng)險，所以必須采用相應(yīng)的安全技術(shù)，例如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)、跟蹤監(jiān)測技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、數(shù)據(jù)資源備份等對資源數(shù)據(jù)進行安全保護，同時增強計算機防范病毒侵入的能力。只有這樣才能化解醫(yī)學(xué)院校人事檔案資源的安全保密與檔案資源利用、共享之間的矛盾，實現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，為學(xué)校的發(fā)展做出更大的貢獻。

參考文獻：

篇12

The Use of Information Management Electronic Records

in Personnel Management in Schools

CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]

（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;

[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）

Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.

Key words personnel management; records management; electronic information

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展及其在各領(lǐng)域的發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理也隨著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理發(fā)展到檔案信息管理電子化，特別在高校和企事業(yè)單位中，這種電子化管理可以提高工作效率，優(yōu)化管理方法，促進檔案的科學(xué)管理。尤其在教育行業(yè)，檔案電子的管理顯示出明顯的優(yōu)勢，是未來發(fā)展的趨勢之一。本文主要探討學(xué)校人事信息的管理電子化。

1 檔案信息電子化管理的定義

檔案信息電子化是利用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工利用的一個過程，可以使其轉(zhuǎn)化為可供利用的軟件形式的二次文獻信息。①檔案電子化可以對檔案進行系統(tǒng)的管理，減少了對文獻整理的時間，有益于各單位間的信息交換，提高了社會和經(jīng)濟效益。其說明的是計算機在檔案管理中的應(yīng)用，通過計算機對檔案文獻材料進行處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料變?yōu)殡娮有问剑源朔奖闶褂谜邔Σ牧线M行查閱、修改、復(fù)制、傳送，從而提高工作效率。

2 檔案信息電子化管理的作用

（1）檔案信息電子化可利用軟硬件設(shè)施便捷進行檔案管理。電子化檔案管理的工作都是在計算機上操作，利用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案文件的查閱、修改、復(fù)制、傳送等工作，摒棄了傳統(tǒng)的檔案處理工作需要翻閱大量的紙質(zhì)文件的繁瑣，只需要網(wǎng)絡(luò)傳送就可以解決檔案的保存、傳輸及多次產(chǎn)出，解決了空間和時間的難題。電子化信息保存需要資源和空間。同時，隨著科技的發(fā)展，圖文處理、掃描拍攝等軟硬件相繼產(chǎn)生，為檔案管理提供便捷。

（2）檔案信息電子化可讓檔案信息實現(xiàn)共享。電子文件不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，而是利用計算機以電子文件的形式存在，管理信息數(shù)據(jù)的人可以利用，其它數(shù)據(jù)信息可以共享，在單位內(nèi)部部門之間甚至不同管理單位都能使用檔案的數(shù)據(jù)，不再受時間、空間和地域的限制。同時，學(xué)校擁有數(shù)據(jù)庫后，對整體教師管理也有很大的幫助。比如能通過數(shù)據(jù)對教師采取全面的評價等等。

（3）檔案信息電子化可將使檔案數(shù)據(jù)僅編輯一次便可多次重復(fù)使用，降低傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件出版經(jīng)費成本。傳統(tǒng)的手工編制的紙質(zhì)檔案出版需要很多的經(jīng)費，國家撥給檔案部門的經(jīng)費又是有限的，靠單位解決更是不現(xiàn)實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編輯好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經(jīng)費。②而今管理人員只需要將數(shù)據(jù)整理好，便可作為藍(lán)本多次重復(fù)使用，無論是打印或者出版，都便捷許多。

3 學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內(nèi)容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業(yè)績、考評成績等等綜合指標(biāo)。人事檔案數(shù)據(jù)龐大、瑣碎并復(fù)雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學(xué)校信息化的重中之重。信息技術(shù)引起檔案管理工作革命性的改革和創(chuàng)新，在學(xué)校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學(xué)校涉及的工作內(nèi)容單一，行政機構(gòu)簡單，教師的人事管理不太規(guī)范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優(yōu)化。

學(xué)校人事檔案管理軟硬件設(shè)施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術(shù)知識沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進了設(shè)備，但多是應(yīng)付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學(xué)校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數(shù)據(jù)，整理檔案，數(shù)據(jù)零散，無系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導(dǎo)致重復(fù)工作極多，任務(wù)繁重。由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，各類檔案目錄、內(nèi)容兼容性不強，無法互通使用;各個部門各自為政，資源不共享，規(guī)定不統(tǒng)一，并不能全面實施、進行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。檔案資料的科學(xué)性、數(shù)據(jù)性、可查詢性和共享性未能達到現(xiàn)代科學(xué)管理的要求。

檔案管理技術(shù)人員的管理水平和技術(shù)水平需進一步提高。檔案電子信息化，對其管理的人員是核心，人員的知識水平和操作技術(shù)能力，未能達到檔案電子化管理的水平要求，對辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對行政工作不精通，也有的對計算機操作不熟練，學(xué)校沒有專職技術(shù)人員，對檔案信息管理都是臨時兼職，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)和專業(yè)知識，沒有經(jīng)過正規(guī)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不能滿足現(xiàn)代先進的技術(shù)設(shè)備和操作軟件，因此對檔案信息管理不能勝任。

電子檔案信息的安全性、真實性和法律效力有待鞏固和加強。電子文件的存儲基礎(chǔ)是硬件，而傳輸軟件是網(wǎng)絡(luò)，因此對網(wǎng)絡(luò)管理尤為重要，與傳統(tǒng)筆錄方式比較，信息網(wǎng)絡(luò)在安全性方面存在以下弱點（即使現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)加強了安全保護措施）：數(shù)據(jù)可能被復(fù)制和盜取;數(shù)據(jù)可能丟失和無法復(fù)原;數(shù)據(jù)可能被惡意亂用等。因此，這些弱點給保密工作帶來極大的困難。③紙質(zhì)文檔形成后，一般具有相應(yīng)的穩(wěn)定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對獨立性，隨著電子科技的飛速發(fā)展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質(zhì)文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應(yīng)的真實性和安全性也令人質(zhì)疑。而紙質(zhì)文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個方面大打折扣。

4 如何加強檔案信息電子化管理在學(xué)校人事檔案管理中的運用

針對以上幾點現(xiàn)狀，分析不足，加強檔案信息電子管理可以采取的措施如下：

（1）學(xué)校要培養(yǎng)先進的現(xiàn)代信息管理人才，提高管理意識。思想決定命運，意識決定成敗。說明意識的重要性，意識的提高，需要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，并且應(yīng)用與實踐。有專業(yè)意識的人一般是專業(yè)的人員，專業(yè)的人才做專業(yè)的工作，其意識會比普通人高，如設(shè)備管理和操作，軟件維護和開發(fā)，完善這些都需要人才的引進和利用。使各類檔案信息數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)化，資源共享，簡化教師管理流程，給學(xué)校管理提供可靠、真實、快捷的依據(jù)。同時制定使用規(guī)范制度，讓軟硬件開發(fā)和使用有依據(jù)，成規(guī)范，盡量沒有漏洞。

（2）學(xué)校要提高人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。當(dāng)前，學(xué)校許多人事專員不精通專業(yè)知識的技術(shù)，提高檔案人員的專業(yè)知識水平。因此，學(xué)校對專業(yè)人員進行定期專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，有計劃和針對性地組織人員外出進修，讓他們綜合學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進的信息學(xué)、檔案學(xué)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)理統(tǒng)計、管理學(xué)等知識，掌握信息管理技術(shù)，這才是健全學(xué)校人事檔案管理的核心要求。

（3）學(xué)校要提高電子設(shè)備投入。如可以采購先進的電腦、數(shù)碼設(shè)備、掃描儀和專業(yè)軟件，在硬件方面達到數(shù)據(jù)庫管理的需要;同時應(yīng)用專業(yè)的管理軟件，對數(shù)據(jù)進行科學(xué)管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設(shè)備和軟件，提高工作效率。

（4）增強檔案管理工作人員安全意識。電子數(shù)據(jù)文件容易被修改，如果沒有對修改操作進行專業(yè)處理外，電子數(shù)據(jù)改動在計算機不會殘留任何改動痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術(shù)為電子檔案數(shù)據(jù)進行加密處理或者將電子文檔利用水印技術(shù)處理，但是實現(xiàn)檔案電子信息化管理后，這些數(shù)據(jù)通常會在網(wǎng)絡(luò)中進行傳輸，在網(wǎng)絡(luò)上進行傳遞就有被非法截獲的風(fēng)險，所以對在網(wǎng)絡(luò)中進行傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)必須進行多次加密，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。④如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動，就能跟紙質(zhì)文檔一樣規(guī)范，具有法律效力。同時，在維護電子檔案數(shù)據(jù)時，要與時俱進，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅的態(tài)度，不斷對數(shù)據(jù)庫進行更新和維護，電子化的手段可以很方便地達到這個目的。

（5）加強各單位之間的合作。當(dāng)今社會是一個高速信息化的社會，各單位之間的信息可以共享，因此，各單位間可以利用檔案電子化的共享，達到互相資源共享，提高工作效率。

總而言之，檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的新里程碑，未來還有很大的發(fā)展空間，同樣的，人事管理利用檔案信息電子化管理的手段也需不斷改進。加大電子設(shè)備和軟件的投入，以及專業(yè)人才隊伍建設(shè)，科學(xué)管理和考核，提高檔案專業(yè)人員知識水平和操作技術(shù)，創(chuàng)新發(fā)展和研發(fā)新的應(yīng)用功能和領(lǐng)域，通過檔案科學(xué)管理發(fā)展質(zhì)量和水平的不斷提升，促進人事管理快速地發(fā)展。在電子信息化時代的學(xué)校教育中，加快學(xué)校檔案信息化管理工作，促進檔案科學(xué)管理水平邁上一個新的臺階，更能有益于學(xué)校管理的規(guī)范化，進而創(chuàng)造更大的社會效益。

*通訊作者：肖滿

注釋

① 馮雪菊.檔案信息電子化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）：108-109.

篇13

一.景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院學(xué)生戶籍檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

1958年，中國迄今為止唯一的一所陶瓷高等學(xué)府——景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院就在這座千年古鎮(zhèn)誕生了，從而翻開了中國陶瓷高等教育的新篇章。現(xiàn)在，學(xué)院設(shè)有材料科學(xué)與工程學(xué)院、陶瓷美術(shù)學(xué)院、設(shè)計藝術(shù)學(xué)院、機械電子工程學(xué)院、工商學(xué)院、信息工程學(xué)院、人文社科學(xué)院、成人教育學(xué)院、科技藝術(shù)學(xué)院和思想政治理論課教學(xué)科研部等10個院部近40個專業(yè)，有碩士、本科、高等職業(yè)技術(shù)教育等多層次的培養(yǎng)形式，并向海外招收攻讀學(xué)士學(xué)位和碩士學(xué)位的留學(xué)生。截止2012年3月，有在校本專科、研究生、留學(xué)生共計15000多人，戶籍檔案在校的在1萬左右。

通過景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院保衛(wèi)處全體人員的共同努力，學(xué)校的學(xué)生戶籍檔案管理工作從無到有、從簡單到細(xì)致、從單一到全面，逐步發(fā)展起來，取得了一定得成績。但是，與兄弟院校的學(xué)生戶籍檔案管理工作相比，還存在許多的不足和問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1、缺少科學(xué)的管理方法

目前，景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的學(xué)生戶籍管理還處于比較初級的階段，雖然嚴(yán)格按照《檔案法》和公安部門有關(guān)戶籍本文由收集整理管理的法規(guī)來進行，但是管理方式、管理手段和管理技術(shù)都比較落后，學(xué)生的戶籍資料還是以戶籍卡片和簡單的excel電子表格的形式存管，至今沒有實現(xiàn)與景德鎮(zhèn)市新廠派出所管理系統(tǒng)的完全對接。導(dǎo)致在查詢和檢索學(xué)生戶籍檔案和信息時，如補辦身份證、查詢原始戶籍資料等，辦理人要先到學(xué)校新校區(qū)戶籍室查詢，沒有的話，還要到老校區(qū)進行查詢，如再無的話，則再到景德鎮(zhèn)市新廠派出所查詢手工檔案底存；即便是在學(xué)校新校區(qū)一次性查詢到，也仍需到老校區(qū)開具相關(guān)手續(xù)再到新廠派出所辦理最后的手續(xù)，整個辦理的過程十分繁瑣，且需要在多個地點往返和詢問，費時費力。

2、沒能適時完善管理制度

如今，學(xué)生戶籍檔案管理工作中不斷出現(xiàn)新的變化，首先，我國現(xiàn)行的大中專院校學(xué)生戶籍管理辦法規(guī)定與前幾年的已經(jīng)有了質(zhì)的變化，新生入學(xué)時，可以不在原籍辦理戶口遷移，上學(xué)期間，學(xué)生戶籍檔案不在學(xué)校，畢業(yè)時也無需再遷出；其次，景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的在校生規(guī)模與前幾年相比呈現(xiàn)倍數(shù)遞增的趨勢，相應(yīng)的戶籍檔案的管理工作量也大量增加；第三，由于各種原因轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、休學(xué)、開除的學(xué)生也逐年呈現(xiàn)上升態(tài)勢，其戶籍檔案的清退和保管工作有一定的難度；第四，許多的畢業(yè)生在戶籍檔案掛靠學(xué)校2年后沒有及時遷移，導(dǎo)致管理工作壓力增加等。以上情況都要求工作中的管理制度相應(yīng)作出調(diào)整，如在學(xué)生入學(xué)前，除了在入學(xué)通知中重點標(biāo)注戶籍遷移實行自愿原則之外；將是否進行戶籍遷移對大學(xué)生將來畢業(yè)、就業(yè)、工作等的優(yōu)缺點進行對比列表；尤其是戶籍遷移后，大學(xué)生的城市戶籍身份是無法回轉(zhuǎn)為農(nóng)村戶籍身份，因而可能喪失很多惠農(nóng)政策的優(yōu)惠；以供學(xué)生和學(xué)生家長綜合考慮，這樣將在很大程度上扭轉(zhuǎn)農(nóng)村籍學(xué)生“跳龍門”的戶籍概念。而景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的學(xué)生戶籍檔案管理制度還是上個世紀(jì)制定的，沒有及時根據(jù)當(dāng)前的工作環(huán)境的變化適時作出調(diào)整和完善。

3、全程化管理程度低淺

高校學(xué)生戶籍檔案的管理過程大致可以分為以下幾個環(huán)節(jié)：入學(xué)檢查，入戶審批，查詢、補辦、檢索等，畢業(yè)檢查派遣。在第一、二個環(huán)節(jié)上，景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的學(xué)生戶籍檔案管理已經(jīng)完全到位，而在學(xué)生戶籍檔案入戶的過程中以及在校期間的查詢等，尤其是畢業(yè)后的查詢、補辦等環(huán)節(jié)還處于比較低淺的水平階段，甚至有的環(huán)節(jié)還處于缺失狀態(tài)，不能更好的服務(wù)于在校生和畢業(yè)生。以往離校2年以上的學(xué)生需要調(diào)出個人戶籍檔案，由于學(xué)生個人不清楚自己離校時戶籍的去向，也不清楚應(yīng)該如何查詢和辦理。往往是先詢問之前的班主任或熟悉的老師，由其代為去學(xué)工處畢業(yè)分配辦公室和保衛(wèi)處戶籍管理詢問。而畢業(yè)2年以上學(xué)生的戶籍檔案在新校區(qū)是無法查詢，既無電子檔案又無紙質(zhì)檔案，故要回到老校區(qū)保衛(wèi)處；老校區(qū)主管該項工作的人員不是只承擔(dān)此項工作，若因其他事項外出，則使得查詢?nèi)嘶蜣k理人無法及時查詢和辦理。這樣的非全程化管理不僅不利于學(xué)生戶籍的日常管理，也不利于非正常未調(diào)離戶籍檔案的清理，導(dǎo)致戶籍檔案越壓越多，管理成本和問題增加。

4、不能及時創(chuàng)新管理

高校學(xué)生戶籍檔案的管理如何適應(yīng)當(dāng)前大學(xué)生就學(xué)和就業(yè)的需要是景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院還沒有全面思考的問題，因此在創(chuàng)新方面就更談不上。如新校區(qū)處于浮梁縣湘湖鎮(zhèn)，而戶籍管理又歸屬于珠山區(qū)新廠派出所，辦理相關(guān)工作需要先在新校區(qū)確認(rèn)相關(guān)基本手續(xù)后，再到新廠派出所辦理后續(xù)的手續(xù)，給學(xué)生以及學(xué)校戶籍檔案管理工作人員帶來一定的麻煩。如能在管理屬地和權(quán)限上申請由新廠派出所托管至湘湖鎮(zhèn)派出所，則能有效的化解這一問題。又如景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的學(xué)生戶籍檔案管理科設(shè)在保衛(wèi)處，而學(xué)生人事檔案管理設(shè)在招生就業(yè)處，如能實現(xiàn)類似政府辦證大廳的辦公模式，將學(xué)生戶籍檔案和人事檔案的辦理設(shè)立聯(lián)合辦公室，將有效提高管理效率和辦事效率，也能更好的為廣大學(xué)生服務(wù)。

二.對景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院學(xué)生戶籍檔案管理改革的思考

基于以上工作中存在的問題，借鑒兄弟院校的成功經(jīng)驗，結(jié)合景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院學(xué)生戶籍檔案管理的情況，做出如下的思考：

1、加強高校學(xué)生戶籍檔案管理政策的宣傳

為了讓學(xué)生便于自己戶籍檔案的遷移和相關(guān)利益的維護，一定要通過各種形式來加大對其的政策宣傳，讓條件成熟的學(xué)生不用將戶籍檔案遷移到學(xué)校，這樣可以減少由于遷移過程的程序帶來的錯誤而影響其戶籍檔案的管理。所以，景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院保衛(wèi)處戶籍管理科應(yīng)主動與招生畢業(yè)處直接聯(lián)系，在招生宣傳材料、新生報道須知、學(xué)生離校須知等材料上，通過紙質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)等形式，對學(xué)生和學(xué)生家長宣傳高校學(xué)生戶籍檔案管理政策，告之學(xué)生及其家長在不同的情形下，遷移戶籍檔案到學(xué)校是否有利于學(xué)生的利益；遷移過程中的主要程序和辦理注意事項；在校期間遇到不同的情形需要戶籍檔案證明和查詢等，如何辦理；畢業(yè)時如何辦理戶籍檔案的掛靠和遷移等，讓學(xué)生及家長全面認(rèn)識和了解我校對學(xué)生戶籍檔案的管理工作。

2、逐步運用信息化管理的方式方法

在依法嚴(yán)管的同時，一定講究科學(xué)管理。科學(xué)有效的管理，不但是高校學(xué)生戶籍檔案工作順利進行的必要條件，而且也是提高工作效率和服務(wù)水平的有效途徑。可逐步對現(xiàn)有的戶籍檔案管理工作實現(xiàn)電子化管理，將每年新進的學(xué)生戶籍檔案必須實現(xiàn)紙質(zhì)檔案掃描入檔，并借助學(xué)校信息工程學(xué)院的師資力量，開發(fā)自用性的學(xué)生戶籍檔案管理系統(tǒng)，將學(xué)生紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進行實時的錄入，這樣可以保證紙質(zhì)戶籍、掃描戶籍、戶籍電子信息系統(tǒng)的三位一體，以提高工作效率。另外，在日常工作中，將之前積壓的戶籍檔案按照學(xué)生畢業(yè)的年份，逐年電子化，改變現(xiàn)有戶籍檔案案卷目錄和卡片目錄的單一化，逐步使學(xué)生戶籍檔案管理走上現(xiàn)代化的軌道。

3、建章立制，規(guī)范管理

（1）收集制度

新生在到校報到的過程中往往會出現(xiàn)材料不全或材料遺失等情況，當(dāng)前還出現(xiàn)了冒名頂替入學(xué)、學(xué)生戶籍遷移證和身份證信息不一致等情況，這些都使得學(xué)生戶籍建檔工作遇到一定得難度。因而必須有嚴(yán)格的收集制度來保證所收集的學(xué)生檔案是真實可靠的，如果這第一步?jīng)]有做好，勢必影響到后面各個環(huán)節(jié)工作的正常開展。為此，諸如增加新生班主任作為兼職檔案管理員的制度，可以用以在收集環(huán)節(jié)來加強對檔案識別的力度。

（2）立檔和整檔制度

結(jié)合景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院學(xué)生戶籍檔案管理工作的特點，可以以學(xué)年度來分階段實施相應(yīng)的立檔和整檔管理。學(xué)年初，對新生進行立檔，實行分學(xué)年度按院系分卷建檔制度，學(xué)年末，對本屆畢業(yè)生的畢業(yè)生分配名冊、戶口遷移證存根、常住人口登記表等整理歸檔。另外，每個學(xué)期期間，對中途退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)者的戶籍檔案進行及時的整理，注明時間、去向以及原因，以備查考。

（3）使用制度

在具體的工作中還常遇到學(xué)生需要戶籍檔案辦理相關(guān)事宜的情況，甚至包括在校期間臨時要遷移戶籍檔案回原籍等情況，所以加強使用制度的建立非常必要。尤其是學(xué)生出國深造、畢業(yè)后需要結(jié)婚生子或是貸款買房、考公務(wù)員等的需要，學(xué)校可以在使用過程中開設(shè)“綠色通道”，為學(xué)生提供使用上的便利。

4、加強全程化管理

在入學(xué)檢查、入戶審批、畢業(yè)檢查派遣等環(huán)節(jié)之外，加強查詢、補辦、檢索等環(huán)節(jié)的工作，利用各種政策條件和技術(shù)手段，實現(xiàn)在景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院新老校區(qū)內(nèi)，學(xué)生戶籍檔案辦理、查詢、辦理等的“一站式”管理，強化全程化管理。如在新校區(qū)戶籍管理科設(shè)置遠(yuǎn)程身份證辦理系統(tǒng)，由學(xué)校戶籍管理人員對學(xué)生進行基本的確認(rèn)和照片拍攝，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸照片和相關(guān)基本信息到新廠派出所的服務(wù)平臺，減少辦證學(xué)生來回辦理的時間，也減少辦理資料的丟失和錯誤的概率。